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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理概述，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
首先是信息化時代的必然要求。在信息化時代，人們對各種時效性強、價值高的檔案信息的需求量越來越大，而如果醫院未建立檔案信息化查詢系統，龐大的資料庫根本無法滿足信息需求者的查詢要求，更談不上使用效率了。其次是提升現代化管理水平的根本途徑。隨著醫院現代化的發展，對信息資源的需求越來越多。然而醫院方面雖然在檔案信息化方面做出了一定努力，但仍然受到意識、設備、技術等方面條件的約束，實際的工作效率并不高。要想解決這一問題就必須更新傳統意識、改革管理方法、更換技術設備，從繁重的體力勞動中解脫出來，花費更多時間和精力研究和提升信息化管理水平。最后，醫療事業可持續發展的不竭動力。醫療事業是一項造福人類健康的偉大事業，從事這項事業要有長遠的發展眼光。醫療事業的發展需要大批的建設人才，而檔案管理就是為了充分掌握人才的資料，從而合理運用人才，發揮人才的重要作用，實現醫院事業的可持續發展。總之，檔案管理信息化是非常必要的，不僅有利于醫療衛生系統的發展，為醫院造就大批人才，還能夠優化信息資源，并延長檔案的壽命。
二、推進醫院檔案管理信息化的具體措施
（一）加強檔案軟硬件基礎設施建設
有許多醫院的檔案資料仍然是紙質或照片形式存儲，這種傳統的存儲方式對空間、溫度、通風以及防火條件等有嚴格的要求，這種方式的資料存儲時間短且存在不安定因素，一旦出現火災、地震等自然因素，很容易丟失重要的資料。利用信息化存儲就能有效避免這種現象，一張硬盤甚至能裝下一個圖書館的全部資料，這樣就解決了存儲空間的問題。為了檔案的安全，還可以設置鏡像站或選擇在互聯網服務器上儲存，這樣安全性就大大提高了。對此，醫院要盡快完成計算機、網絡、存儲及錄入系統的建設。
（二）大力推動醫院檔案數字化工程
我國大部分是公立醫院，都有幾十年的發展歷史，而以往積累下來的資料仍然是傳統的紙質或照片，不易保存且檢索困難。對此，醫院要加大檔案數字化的進程，將這些資料利用先進的錄入工具轉變成數字化存儲格式，進而解決傳統存儲的一些弊端。當前，利用影像錄入的PDF格式文件占用存儲空間小，而且便于檢索，可利用專用軟件進行文字的復制和粘貼，是非常值得醫院運用和開發的。
（三）建立科學化的信息檢索體系
醫院要開發高效的檢索工具，實現模糊檢索、多關鍵詞檢索以及多范圍、多角度的檢索。檢索工具的開發可借鑒一些知名的數據庫模式，如知網，它的檢索系統就是十分高效的。另外，還要充分利用互聯網的檢索功能，將資料上傳于互聯網或通過局域網讓工作人員隨時隨地都能檢索到需要的資料，最大程度實現資源共享。
（四）開展檔案管理人員信息化業務培訓
人才永遠是基礎工作的根本。檔案管理工作需要高素質的人才，只有高素質的人才團隊才能提高檔案管理的水平，實現檔案管理為醫院管理服務的真正目的。醫院檔案管理信息化建設的專業性、技術性都很強，亟需一大批事業心強、專業基礎扎實、熟練掌握信息科學技術的復合型人才。對此，醫院要對檔案工作人員進行系統而專業的培訓，尤其是計算機技術網絡知識、檔案數據信息庫以及信息設備的運用等方面進行重點培養，提高從業人員綜合素質。
（五）充分開展網絡共享建設
【關鍵詞】信息化管理；檔案管理；醫院檔案
隨著信息技術不斷的發展，信息化的管理也在各個行業得到了廣泛的應用。檔案管理和電子病歷作為醫院工作的一個重要組成部分，在醫院的工作中發揮了重要的作用。對于醫院本身的醫學教育、科研管理等都有很重要的作用。隨著醫學的體制慢慢的改革，并且信息技術不斷的進步，檔案管理的信息化也成為了大勢所趨。逐漸的向著科學化和規范化的方向發展。但是，檔案管理的信息化管理本身的過程中也出現了很多的問題。這就導致了醫院的檔案管理信息化水平和效率都不高。對于如何提高檔案管理信息化管理以及信息化進程，促進電子病歷的規范化就成為了當前醫院檔案管理需要面對的一個問題。
一、醫院檔案信息化環境下檔案管理工作人員的素質要求
（一）要有一定的專業基礎。在當前信息化的管理環境下，檔案的管理不僅僅是從工作的方式上有別于傳統的管理手段，在管理的思維上也是需要進行改進的。這主要體現在，在結合傳統的醫院檔案管理理論標準基礎上，通過信息化的管理手段和技術，提高醫院的檔案管理水平。隨著信息基礎的不斷發展，信息的更新速度也在不斷的加快，對于醫院本身來講，立足于傳統管理方式的檔案管理工作已經不能夠適合現代化的管理要求，這就需要我們立足于傳統的管理方式與現代化的管理手段相結合。所以，相關的檔案管理人員不僅僅需要有一定的檔案管理經驗，還需要有相對完善的醫學方面知識，這對于檔案的管理工作者來講是必備的條件。
（二）扎實的信息技術知識。在信息化的環境下，醫院的檔案管理工作本身是需要相關的管理人員具備比較強的專業素質。這樣的專業素質首先就是要求檔案的管理人員具備一定的醫學方面專業基礎知識，同時，隨著現代化的管理手段不斷的被引入，醫院的檔案管理人員對于計算機的操作以及相關知識也需要不斷完善，在計算機的工作環境下，不管是在醫院本身檔案的分類、管理方面還是在信息的收集和提供方面，都是要在計算機的基礎上進行操作。網絡在這樣的背景下發揮了重要的作用。醫院的檔案管理人員不僅僅要掌握計算機的很多基礎知識，還要具備比較強的計算機操作能力。所以，在醫院的檔案管理過程中，相關的管理人員就必須要具備一定的新觀念和創新意識，在比較復雜的信息面前要通過不斷的思考，勇敢的進行創新。這將有利于現有的資源進行加工和整合，實現信息化管理手段下的最大價值。
二、信息化環境下的醫院檔案管理策略
（一）改革管理體制，激發檔案管理人員的工作積極性。對于檔案的管理工作來講，傳統的檔案管理工作本身不能夠適應現代化的檔案管理信息化要求。所以，在信息化的背景下，檔案的管理工作就是要從制度的層面入手，以制度的創新帶動檔案管理工作本身的創新，從醫院的角度來考慮，檔案的管理工作本身是隨著人事制度的改革而進行的。要不斷的適應在信息化背景下的知識經濟時代要求。改革傳統的醫院檔案管理規定和體制，其最關鍵的就是要對人事管理制度進行改革。傳統的醫院檔案管理中，人事制度僅僅重視物質的獎勵等靜態的激勵制度，實際的效果卻不是很好。所以，我們要營造出比較好的外部環境和外部環境，尋找比較有效的精神刺激，以此帶動人事管理工作的效果。醫院的檔案管理制度要充分的體現出以人為本的思想來，滿足人的最基本要求，實現人的價值，追求人的發展，體系出人文的關懷。
（二）創新管理手段，促進醫院檔案管理的信息化管理。現階段，通過應用新的基礎，實現醫院信息管理的智能化要求。傳統的檢索系統本身只是通過一定的檢索工具來實現檢索所需求的信息。計算機的檢索本身要比手工的檢索更加的靈活和快速，所能夠滿足的功能也是比較多的。但是由于其檢索的途徑和方法有比較多的限制。這就為很多的工作帶來了極大的不便。醫院的檔案管理工作本身作為醫院的發展歷史、成果等的方面一個重要的記載載體，已經成為了醫院的事業發展過程中一個重要的環節，其有效的推動了醫院的醫療制度改革和創新。隨著現代化的技術以及信息技術不斷的發展，在醫院檔案管理中的應用已經相對比較廣泛。并且隨著時間的發展，醫院的檔案數量也呈現出了幾何數量的增長，在網絡上的共享技術也支持了網絡遠程的資源共享。所以，我們結合了醫院的實際情況，要針對醫生、護士等的查閱要求和查閱習慣等，創新管理的手段，通過現代化技術的應用，實現基于各種習慣的檢索，基于內容分析的多方面檢索技術，可以有效的滿足客戶的要求。
（三）創新服務方式，提高服務的質量。服務的方式決定了被接受的程度，而服務的質量將是服務最終目的所在。所以，對于醫院的檔案管理工作本身來講，實現服務方式的創新將是能夠實現推動醫院服務質量發展的重要舉措。由于醫院的檔案管理工作本身的管理內容就是實現檔案的查詢和使用。在現代的網絡環境下，以信息基礎作為支撐的信息交互方式已經成為了實現信息查詢和交換的主要方式。這就使得我們能夠通過醫院檔案資源的有效整合，實現有序的查詢，所以，在醫院內部來講，就要求能夠通過檔案本身的特點，結合使用者的服務要求，創新使用方式，同時也就為了推動醫院本身檔案化管理的信息化發展提供了重要的內容。
三、結語
隨著信息化技術的發展，醫院的檔案管理工作效率和評價已經不是單純的從收藏量以規模的角度出發，而是如何實現有效的信息處理加工以及信息的共享來判斷。這就為我們提出了一個比較嚴峻課題，那就是如何利用現代化技術，開發信息化資源，這也成為了醫院的檔案管理發展的一個方向。所以，通過積極的探討信息化在醫院檔案管理中的應用，推動醫院檔案管理的發展，提高醫院檔案管理工作的水平，是十分必要的。
參考文獻
[1] 胡果新.淺談縣級醫院檔案管理信息化建設[J].中國城市經濟，2011（12）.
檢測行業是隨著社會發展延伸出的新d服務業，也是實現經濟可持續發展的支撐領域，承擔著為經濟建設提供標準化計量測試和產品檢驗技術服務，為政府監管部門提供執法履職的技術保障和依據的職能。而檢測記錄檔案是檢測行業對結果報告進行溯源的重要憑證，檢測和校準實驗室能力認可準則（ISO/IEC 17025：2005）中對檢測記錄檔案的范圍、編寫、修改、保存期限等有明確要求。傳統的檢測記錄檔案歸檔流程是先由具體試驗部門負責編制、整理，隨后交檔案管理部門根據年份、任務號等進行編號、蓋章標識、存檔。隨著檢測行業的發展壯大，檢測任務量亦越來越大，檢測機構普遍存在歸檔工作量大、歸檔效率低下 、檔案借閱與歸還管理不規范、不便統計等系列問題。如何規范、高效、及時的完成檢測記錄檔案的歸檔工作是每個檢測機構都面臨的問題。本文針對記錄檔案管理過程中存在的問題，結合實際工作需求，利用信息化手段，提出下述改進方案，以期實現檢測檔案管理工作的全面規范和歸檔效率的持續提高。
二、檔案管理系統建設方案
1.方案概述
在進行信息化檔案管理系統建設時，需要體現“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則，立足“資源服務和業務管理”的宗旨。為利用計算機信息化技術系統，使其更高效、可靠地管理檔案資源，擬從規范歸檔方法、提高歸檔實時性、保證檔案準確性和完整性等幾個方面采取完善措施，在企業經典檔案管理模式的基礎上，結合目前成熟的條碼技術（如條形碼、二維碼），參考現有類似的管理系統（如圖書管理借閱系統），實現檔案管理系統的電子信息化完善升級。嵌入條碼技術后，檔案管理系統中歸檔、借閱、修改等主要功能的實現流程如圖1所示。
采用條碼技術后的檔案管理系統，每份文件、檔案都有唯一條碼作為身份標識，這個條碼包含文件、檔案的諸多信息，如記錄號、年份、檢驗記錄數量、歸檔科室、歸檔日期、歸檔人等。通過這個條碼，紙質文件檔案和檔案管理系統之間建立起了明了詳盡的關系，減輕了檔案管理人員的歸檔工作量，規范了檔案歸檔、借閱、修改等管理方法，提高了檔案管理工作的效率。同時，條碼技術的應用、系統的完善也增加了文件檔案的查詢追蹤操作性，進一步提高了整個檔案管理工作的效率。
2.系統功能描述
2.1檔案歸檔
引入條碼技術后，檔案歸檔的詳細流程如圖2所示。
條碼技術應用后，每份報告文件、每個檔案袋都有自己的身份標識。檔案管理系統利用條碼在紙質文件、檔案袋和系統之間建立起了電子信息化橋梁，給檔案管理工作帶來的效益主要體現在以下幾個方面：
（1）從報告生成、檔案歸檔至后期檔案的其它管理都可以通過系統進行實時查詢與追蹤，避免檔案遺失現象。
（2）歸檔系統的排隊和提醒功能可以讓申請人明確紙質檔案提交時間，避免出現網上歸檔申請通過后，因紙質檔案未及時提交而造成的待歸檔檔案積壓的現象，促進了檔案歸檔工作進程。
（3）人工印章核對檔案報告資料完整性的方式被取代，檔案管理人員通過掃碼形式，利用系統資源自動核對送來歸檔的檔案的完整性，大大節約了歸檔核查時間，提高了工作效率。
（4）檔案袋的條碼信息豐富，加上檔案存放位置的體系化、信息化，使得整個檔案庫信息的清晰度增加，方便在系統里進行檔案的查詢、檔案庫里對紙質檔案袋的查找。
2.2檔案借閱
檔案借閱與歸還系統功能流程圖如圖3所示。檔案管理系統的續借與歸還功能模塊可參照現在成熟的圖書借閱系統進行完善。檔案借閱歸還流程的規范，有利于檔案的追蹤，方便有借閱需求人員的同時也可以減輕檔案管理員的工作量，提高工作效率。
2.3檔案修改
已歸檔的檔案不得被隨意修改。若確實有修改需求時，需要得到相應負責人和檔案管理員的同意，相應的修改信息應在檔案管理系統里詳細記錄，做到有據可查。檔案管理系統里，檔案修改的功能流程圖如圖4所示。
2.4其它功能
引入條碼技術后，檔案管理系統的其它功能模塊也應該結合實際需求進行相應的改進，從而實現檔案管理系統的全面信息化。
關鍵詞：企業檔案 檔案管理 創新性策略
檔案可以記錄古今的經濟、政治、文化以及科學等各方面的知識。隨著我國社會生活的發展與進步，我國的檔案工作的范圍也在逐步的擴大。企業的檔案是一種信息的資源，同時也是企業各種信息和載體的統一體。如何有效的加強企業的檔案管理工作，對于企業具有十分重要的作用。
一、企業檔案管理工作的概述
1.企業檔案管理工作的主要內容
隨著企業現代化的發展，企業的檔案管理工作的范圍也逐步的擴大。要想做好企業的檔案管理工作，首要問題是掌握檔案管理工作的主要內容。包括利用科學的方法對各種類型的檔案進行歸類以及整理，同時收集企業的各種信息、整理信息并鑒定信息，并對收集的各類信息進行整編，達到有效利用并統計信息的目的。檔案管理中的重要環節是檔案的編研工作。企業的檔案的管理工作可以有效地促進企業信息的交流與建設，可以推進我國現代化企業的建設。
2.企業的檔案管理記載企業的發展進程
企業檔案的檔案是指與企業發展活動相關的各種文字資料以及媒體形式的資料等。其中包括各種圖紙，技術標準、規范、文書檔案、科技檔案、財務檔案、設備檔案等所有企業相關的憑據以及原始資料和數據等等。對企業的所有有價值的資料進行整理和歸檔，可以保證企業中各種原始資料的完整性、歷史性以及可追溯性，同時也可以為企業的良性發展提供有價值的依據。
3.企業檔案管理工作創新是企業發展的基礎
檔案管理工作的建設是國家信息化工作中的重要組成部分。豐富的企業檔案信息資源是企業發展和創新的基礎，而檔案信息的數字化的建設是企業檔案建設創新的核心內容，做好企業檔案管理的工作對于促進企業經濟的全面發展具有非常重要的意義，通過對企業檔案的管理工作，把與企業發展的有用信息進行匯總，并為企業的經濟發展和社會的發展提供依據并提供服務。
二、企業檔案管理工作中存在的問題
1.從事企業檔案管理人員的素質有待提高
企業檔案的管理人員的素質是檔案編研工作的重要因素。檔案的管理工作要求檔案管理人員掌握一定的檔案學基礎理論，同時還要有檔案管理的基本常識，有捕捉檔案管理信息的能力，同時也要有鑒定的檔案信息的能力。而在實際的工作中，很多企業中從事企業檔案管理的人員的專業水平以及日常的工作態度有所欠缺，或者有些管理者對企業檔案的工作認識不到位，缺乏創新的精神和現代化的管理設備等，跟不上時展的要求。此外，在企業檔案的成果編研的過程中，需要查閱很多的檔案資料，沒有專業技術的檔案管理人員將會影響到檔案管理工作的質量。
2.企業檔案的分類結構不合理
雖然現階段很多企業重視了檔案工作，并進行了檔案編研工作，但是仍然存在著一些分類上的問題，包括企業收集的檔案門類不夠多、檔桿結構不夠合理，以及檔案質量不高等現象。這些現象嚴重的影響了企業檔案的編研和整理工作。此外，很多企業的檔案部門缺乏編研的經費，沒辦法及時的出版檔案編研的成果，這也就影響了對企業信息研究的時效性與推廣性，同時也影響了檔案編研的成果的廣泛利用。
3.企業檔案的利用率較低
由于企業的檔案關系的企業的各個時期的歷史以及發展狀態，因此具有一定的保密性。只是專門的為企業的研究者提供相關的服務，這也導致了企業檔案所編研成果的利用率較窄，編研成果不會被大量的出版。此外，有些企業的檔案部門對各種載體以及不同類型的文件歸檔率都不高，檔案保管的措施不到位等，也最終導致了企業檔案的壽命被縮短，甚至出現了丟失和損壞的危險。
三、企業檔案管理工作的創新策略
1.推進企業檔案數據庫的建設工作
企業的檔案是企業信息的資源，可以為企業的發展建設工作提供信息和保障，同時也可以宣傳企業的業務等提供信息的保障。企業檔案的數據庫是網絡信息資源的存儲區域，要實現數字化的檔案管理工作就要加強數據庫信息的建設。尤其加強文件目錄數據庫的建設工作，開展企業檔案資源的數字化建設，同時建設高質量的信息數據庫。企業的檔案工作部門要及時的抓住企業檔案信息化建設的大好時機，全面開發檔案信息資源的利用工作，推進檔案數據庫的建設，積極探索新信息時代企業檔案管理的工作思路，開創檔案工作的新局面。在管理工作中，充分利用網絡技術手段來整理檔案，可以降低企業檔案整理和歸檔的工作量，減少工作人員的手工操作，為提高企業檔案管理工作的效率而起到重要的作用。
2.企業檔案信息化設備建設工作
要使企業的檔案管理工作跟上時展的步伐，首先就要對企業的檔案進行信息化的管理工作。要加強企業檔案庫房的建設、檔案檢索工具的改造，同時也要進行企業檔案管理的各項規章制度的建設。尤其要加強且檔案管理的現代化基礎設施的建設，使企業的檔案信息應用系統的軟件進行管理，并推進計算機管理的檔案的進程，最終達到提高企業檔案信息化管理的水平。除了檔案信息化的建設，還通過軟件系統對企業所有的檔案進行收集、整理、以及鑒定和統計工作，實現檔案工作的自動化。此外，更要加強企業檔案管理的網絡建設工作，以檔案部門為中心，覆蓋歸檔單位的應用系統。
3.在企業檔案管理的服務方式上創新
企業檔案的管理條件和方法隨著信息技術的發展和廣泛應用在逐步的改善，而且利用的范圍越來越廣，與此同時還要注意檔案管理的服務方式的改變和創新。要讓企業的員工熟悉并了解檔案工作，加大宣傳的力度，擴大檔案工作的知名度，宣傳檔案管理意識，逐步建立起互聯網的檔案服務體系，實現多渠道和多途徑的服務。要對企業中的各種檔案信息資源加以分類和分析，做到準確而及時地滿足人們對檔案信息的需求，通過服務上的創新來挖掘出企業檔案信息的資源，以提高檔案工作服務的及時性。
參考文獻：
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關鍵詞：市政建設 市政檔案管理 作用 問題 措施
一、市政檔案管理的概述
城市化建設進程的加快及相關基礎設施日趨完善，城市規劃起到的作用變得愈加突出，不管是建造一個新的城市，還是在舊城的基礎上做出相應的改動，又或者其他與城市建設具有緊密聯系的工程建設和規劃，都需要充分發揮市政工程檔案的作用，為城市規劃和建設提供重要的參考依據。可見，市政檔案管理在促進城市建設方面起著至關重要的作用。市政檔案管理工作的好壞對整個城市的運行、發展以及延續具有直接性的影響。由于市政工程中隱蔽工程占據的比重比較大，大部分設施不能從表面看見，為了防止施工中出現新舊管線相撞、挖斷電纜以及挖壞下水道等問題，市政檔案管理人員應切實做好自己的本職工作，為市政工程建設提供可靠的信息依據，從而實現提高市政工程建設水平的目的。
二、市政檔案管理在城市建設中的重要作用
（一）市政檔案管理是城鎮化規劃建設的重要基礎。城鎮化不是白手起家建新城，而是依據原有的城鎮體系，拓展發展空間，完善市政基礎設施等城市功能，增強城市吸納力和承載力的過程。
（二）市政檔案管理是城市建設的重要保障。城市建設必須從規劃、立項到建設、驗收，做到精益求精，高水平設計，高標準建設，做到件件是精品、個個是亮點。城市建設的每個工程、每個環節，都需要納入工程檔案管理，國家也明確規定了工程檔案在城建工程項目建設中的重要地位。重視和加強工程檔案管理，能夠使工程建設和管理單位切實加強質量管理，建設精品工程，打造精品城市。
（三）市政檔案管理是提高城市管理水平的重要依據。從城市道路、地下管線、橋梁涵洞和路燈照明等維護，到高架道路、城市隧道、地下軌道交通和地上軌道交通等管理，以及城市區域開發，城市管理涉及方面多、影響范圍廣、社會關注度高，是普遍的管理難題。
三、市政建設中市政工程檔案管理存在的問題
（一）內容不全。由于檔案工作的特殊性，很多建設單位存在重工程、輕檔案的問題，沒有形成完善的檔案管理工作機制，工程檔案不全等現象普遍存在，甚至有假檔案、假資料等問題。
（二）收集困難。很多建設單位對工程檔案重視不夠，沒有落實專人負責，往往以工程緊、任務重為借口，不及時形成、提供檔案材料，不注重收集具有保存價值的文字、圖片、音像等檔案資料，甚至工程項目竣工很久也沒有提供相關檔案。
（三）服務滯后。很多建設單位忽略了工程檔案的重要作用，無論是新建工程還是改造項目，往往沒有提前查閱檔案，依據檔案制訂工程方案，造成盲目施工。
四、市政建設中加強市政檔案管理的措施
（一）健全檔案管理機制。市政工程建設涉及面廣，檔案工作從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交等，需要參與工程項目的建設、設計、施工、監理等多個單位的共同努力，缺一不可。在各單位內部，要健全檔案聯動機制，各業務科室和項目部都要把及時上報檔案材料作為本職工作的重要內容，做到普通檔案資料定期上報，重要資料隨時上報，所有檔案全部上報的檔案上報制度，切實保證檔案資料的時效性和完整性。
（二）健全檔案收集機制。市政工程由于時間較長、室外工作多、涉及面廣、單位分散，檔案收集存在諸多困難，很容易造成資料積累殘缺不全。要健全檔案收集機制，充分發揮各方面的工作積極性，形成共同關心檔案、共同收集檔案的工作合力，從源頭上保證文件材料無遺漏、無差錯。一方面，要強化跟蹤。檔案工作人員要積極、主動、全面掌握工程進度，根據工程進度.及時督促有關科室或項目部收集檔案，并做出相應的技術指導。另一方面，要強化協調。對一些規模較大的市政工程，項目建設單位和檔案管理部門，應高度重視檔案收集工作，加強與施工單位檔案員及監理等單位的聯系，及時掌握工程進展情況，根據工程進度進行催收，必要時采取一定的強制性手段，避免檔案原始材料的散失，確保工程檔案的連續性、完整性和準確性。
（三）健全檔案服務機制。市政工程檔案的作用在于為城市管理提供可靠依據，市政工程檔案管理的最終目的是服務城市建設、保障城市運行、促進城市發展。在具體的城市規劃、建設和管理實踐中，要建立健全檔案審查機制，確保每個規劃、每個工程、每個改造都先經過檔案對接和檔案審查；同時，要依托信息技術，積極開發三維市政工程檔案管理系統，為各施工單位提供方便、快捷的查詢服務，更好地發揮市政工程檔案的基礎作用、保障作用和服務作用，為新型城鎮化建設和精品城市建設提供堅實基礎和有力支撐。
（四）保證市政檔案的延續性。隨著城市發展速度的不斷加快，市政工程建設為了適應城市發展的速度，需要在原有發展的基礎上做出快速的更新與轉變，而市政檔案在市政建設過程中發揮著極其重要的作用，這就對市政檔案的質量及管理水平提出了較高的要求，需要不斷提高檔案管理人員的業務技能和素質水平，為市政工程建設水平的提高提供可靠的信息依據。市政檔案在管理過程中需要從城市發展的實際情況出發作出相應的改變和創新，如城市的點、線以及面等方面發生了較大的變化，市政檔案管理人員也要在此基礎上有所創新，確保檔案的延續性，以便市政工程建設人員能夠在實際工作過程中有的放矢，從而實現提高市政建設水平的目的。
2021年7月
前 言 方案說明
1 系統概述
應集團要求，作為集團信息一體化的子系統，按照國家檔案館“五位一體”模式標準，在檔案庫房建設數字檔案館系統、智能庫房管理系統，逐步對檔案管理進行數字化；建設數字檔案管理系統，對數字化檔案進行管理；提供智能化的檔案資料編研工作；提高檔案管理的智能化水平。系統充分利用資源和硬件設備，為各部門辦公、決策信息提供利用服務。做到數據規、安全、資源共享、高效利用。
根據上述定位和按照檔案管理系統工程設計要求，本著采用最佳性能價格比設備的原則，從集團的實際需求出發，充分考慮系統的整體性、先進性、經濟性、可靠性和可擴展性。本設計以實用不奢華、簡單可靠為原則，滿足檔案管理長期的需要，系統具備檔案數字化系統、檔案密集架系統、智能庫房管理系統、溫濕度控制系統、視頻監控系統、門禁系統、智能燈光控制系統。
第一章檔案數字化系統
1.1 系統概述
檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案部管理服務提供高效率的全面服務。
檔案館數字化系統應滿足數字檔案館“收集、管理、存儲、利用”等功能要求：
1、電子文件（檔案）在各系統中采集、管理、保存、利用過程中的真實性、完整性、有效性；
2、參照國家檔案館《基于XML的電子文件封裝規》（DA/T48-2009）的要示，采用EEP封裝技術對電子檔案數據進行封裝，電子全文和目錄信息的緊密綁定；
3、實現各系統數據的接口，包含各公司部門系統接口、零散數據接口、中間數據格式接口；
4、充分采用技術手段解決檔案利用過程中的安全保證問題；
5、采用構件化、平臺化開發模式確保所有應用系統的可維護性、擴展性、穩定性；
6、通過自定義功能全面實現不同類型檔案的綜合管理，同時通過置瀏覽功能，實現不同類型電子全文（TXT、PDF、JPG、TIF、MPG、FLV等）的在線瀏覽。
1.2 系統功能
檔案管理數字化系統將實現檔案著錄、檔案庫房管理、檔案接待利用信息化，檔案數據、檔案實體管理一體化，檔案數據多媒體化，檔案數據交換智能化等功能。
1、檔案著錄
實現綜合檔案部門文書檔案、影音檔案文件和案卷級著錄，實現無實體檔案（數字公文、電子等）的著錄；實現檔案部門代碼、全宗屬類、全宗和目錄管理；實現著錄流程、工作量和著錄質量管理；實現檔案定位符的分配和管理。
2、庫房管理
對實體庫房進行圖形化，形象化管理，實時掌握庫房及其容的實際狀態，通過無線局域網技術輔助實現檔案出入庫操作和實體檔案物理位置管理等工作。通過查詢利用系統實現庫房管理員和檔案查詢接待員之間的檔案交接和相關登記工作。
3、檔案查詢利用
通過互聯和局域網實現數字檔案、實體檔案的查詢閱讀、在線預約，預約的多級審核和查詢接待管理，現場利用等功能；支持多種檔案利用方式；可對利用過程、利用效果和利用反饋進行全程管理；支持利用者、接待員、庫房管理員之間的檔案交接等功能。
4、現行文件
現行文件系統是檔案館實現政務公開職能的業務系統，主要包含：文件接收、登記、保管、查詢、利用和等功能。
5、檔案
除具備文章和欄目管理、論壇、圖片庫等功能外，還應具備檔案信息，檔案查詢、在線預約等功能；可與數字檔案館軟件系統協同實現物理隔離條件下的數據交換。
6、檔案數據交換
實現數字檔案館應用系統部檔案數據通訊協議和技術接口，使各個應用系統之間可以通過檔案數據交換系統進行可信、可靠、安全的數據通訊；
檔案數據交換系統還可以與數字檔案外部系統實現數據交換接口，并通過數據交換協議進行系統外部之間的檔案和管理數據交換，如數字檔案接收、檔案信息等，實現檔案管理業務與集團相關部門業務流程整合，從而完善數字檔案館擴大數字檔案館的信息共享圍、。
7、音像檔案管理利用
使用檔案著錄系統建立圖片、音頻和視頻檔案目錄數據庫，通過音像管理系統收集、歸檔和建立多媒體檔案庫，實現音像檔案瀏覽、查找、統計、目錄管理、數據維護等管理功能；實現音視頻檔案在線點播功能，允許集團部門通過檔案查詢利用系統進行檢索、瀏覽、點播和下載等操作。
第二章檔案密集架系統
2.1 系統概述
檔案的保存日益多樣化，如文字類、實物類、音像類，等等，從檔案介質方面有紙質、磁介質、膠片介質等等，由于檔案數量多如煙海，因此檔案管理建設費用和管理費用日益成為檔案發展的瓶頸所在。檔案密集架就是在這種情況下不斷地發展起來的。使用檔案密集柜，對同樣庫存檔案數量、庫房占地面積實現可節省化。檔案密集柜有手動和智能型兩大類。
2.2 系統功能
檔案密集架系統基本具備防水、防塵、防倒、防盜、溫濕度調控(通風)、防火等功能；可以低電壓操作，電氣保護安全可靠；同時具備防誤操作保護、紅外線自動保護、安全桿緊急保護等多種保護功能，能自動鎖定；系統具備煙霧報警，消防聯動報警功能。
檔案密集架系統在管理上具有智能化地借閱檔案，自動記錄，自動催還功能；能實現檔案智能化查詢、連續查找，依序打開；通過檔案智能化管理，實現有序擺放，有序管理；檔案密集架同時具備智能化故障自動檢測及應急處理，自動助推，緩啟動軟著陸，防碰撞功能，能夠提高語音提示及短消息提示功能。
檔案密集架系統還應該具備應急手柄，崗位式電動操作，固定列觸摸屏操作、操作臺（PC機）上操作等多種操作方式；并能進行PDA系統手持電腦遙控操作。
第三章智能庫房管理系統
3.1 系統概述
智能庫房管理系統參照國家檔案局《檔案館建筑設計規》、《檔案館溫濕度管理暫行規定》、《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求設計，突出了檔案庫房檔案安全保護的“八防”（即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等）要求，實現了檔案庫房管理、安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。
3.2 系統功能
智能檔案管理系統為檔案庫房管理提供了一種高智能綜合管理方案，系統重新優化集合了檔案智能管理、庫房溫濕度控制、高壓細水霧消防滅火、監視報警、門禁巡更等多個智能子系統。在這些系統中，以檔案智能管理系統為中心，把庫房溫濕度控制、高壓細水霧消防滅火集成在一個中央控制計算機的操作軟件上，實現了多種操作聯控、一機多用功能。消防滅火、門禁與監視報警系統仍作為能夠獨立工作和系統設置，同時與庫房溫濕度控制子系統的監控軟件建立信息傳遞，使兩者同時具有狀態監視功能，一旦發生災情或盜情等異常情況，按約定程序實現操作轉移。
系統主要由以下幾個系統集成組成：
1、智能庫房信息集成與綜合顯示
智能庫房系統主要是對檔案庫房提供全方位的管理和控制，保障庫房和庫房實體檔案的安全，主要包括檔案存儲系統、檔案監控定位系統、庫房LED系統。各種系統之間實現數據共享，相互聯動工作。
系統能實時采集庫房的溫濕度等數據, 對庫房的實時溫濕度數據，可以通過列表形式或者實時曲線圖的形式進行查看。
2、檔案實體管理信息集成與綜合顯示
館業務系統進行整合，實現檔案目錄共享以及用戶權限體系整合。根據檔案全程管理理論實現對檔案實體的流程化和智能化的輔助管理，檔案實體管理包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、二維碼管理、利用及統計等業務。結合電子檔案信息，實現包括實體入庫的提醒、鑒定提醒、利用請求、盤點、出入庫處理等業務信息的集成與綜合顯示。
第四章溫濕度控制系統
4.1 系統概述
檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度空氣凈化度密切相關。放在不適宜的溫濕度空氣凈化度下不僅影響檔案材料的保存，而且可加速其他因素對檔案的破壞。據統計80%的檔案的損壞就是由于溫度濕度和空氣凈化度不穩定、蟲柱引起的霉變，導致檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度空氣凈化度等符合檔案保存的要求，需采取一定的措施，即對檔案庫房的溫濕度空氣凈化度進行控制與調節。國家檔案局于1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》，對我國各類檔案庫房的溫濕度提出了明確的規定，標準為溫度14－24℃，相對濕度45－60%之間。
4.2 系統功能
溫濕度控制系統由中心控制器、存貯器、通訊轉換器、區域控制器、傳感器及控制模塊組成，所有的連接方式均采用總線制連接。傳感器與區域控制器為系統的前端設備。傳感器負責采集現場溫、濕度及防盜、消防信號的數據，并將數據信號傳至區域控制器，區域控制器接受到傳感器傳送的溫、濕度及各種數據后進行每區域的處理、比較、顯示并根據設定的溫、濕度上、下限值向存貯器及上位機傳輸即時信號，同時向受控設備控制模塊發出控制信號，控制模塊接受區域控制器傳來的各種信息，對空調、去濕機、增濕機、通風、凈化、報警等裝置進行控制，中心控制器對接受各區域控制器傳來的各種信息進行比較、存儲、顯示、統計、整理及打印，使其可對各區域控制器發出各種指令，同時將信息通過RS485傳至上位機，實行環境溫濕度控制、遠程監控及遠程故障診斷，使整套系統自動化控制更趨完美。
溫濕度控制系統能檢測、存貯、顯示、打印庫房環境的溫濕度及其它各種參數。通過對系統數據的設置、采集、比較、處理，控制受控設備工作，能自動控制各種型號的空調、去濕機等設備。主要功能有：
1、各種報警功能：系統具有防盜、消防、超溫超濕等多種報警功能,并有輸入輸出接口。
2、通風凈化功能：根據室外溫濕度定時、自動開啟換氣凈化設備，使庫房空氣保持清新。
3、受控設備自動檢測功能：能將運行中的設備狀況，即時反饋至中心控制器 及電腦,實時監測。
4、遠程控制功能：通過網絡，用戶可在異地對庫房進行實時監控。
5、管理控制軟件界面直觀、友好，操作方便，提供完善的查詢和圖表輸出功能。
第五章視頻監控系統
5.1 系統概述
視頻監控系統作為安全管理的一個重要措施，對室的主要出入口、通道進行監控管理。在監控中心可以通過圖像監控系統，監視室的主要出入口、通道的人員活動情況，如發現異常情況，可以及時知曉。這樣可以防患于未然，保證各區域的安全。并可以通過錄像機或數字圖像存儲設備進行圖像記錄，以備后用。
基于上述思想，擬設計了一套先進的多功能安防系統，能滿足系統工程對安全、管理的要求。
本方案的視頻監控系統有以下幾部分組成：
（1）視頻電視監控系統
（2）防盜及周界報警系統
5.2 系統介紹
視頻監控系統工作原理是：在需要監視的前端現場安裝合適的攝像機采集實時圖像，并把這些圖像信號通過網線、視頻線等傳輸線纜將圖像送至監控中心的監控主機，監控主機再把經過編譯的圖像信號通過監視器顯示出來，這樣安全管理人員不用到現場而在監控中心就能了解所有被監控場所的情況，不但可以節省人力物力，而且大大提高了安全管理的檔次和效果。
圖像監控系統根據其使用環境和系統功能的不同具有不同的組成形式。一般系統應由前端攝像系統、傳輸分配系統、控制系統、圖像處理保存系統、顯示系統組成。
1、前端攝像系統：前端攝像系統的作用是系統所監視的目標，即把被攝體的光、聲信號變成電信號，然后送入視頻監控系統的傳輸分配系統進行傳送。該系統的核心是攝像機。
2、控制部分：控制部分的作用是在控制中心通過有關設備對系統的攝像和傳輸分配部分的設備進行遠距離控制。控制部分的主要設備有集中控制器、云臺控制器、微機控制器等。
3、圖像處理系統：圖像處理保存是指對系統傳輸的圖像信號進行切換、記錄、重放、加工和復制等功能。主要設備有：視頻矩陣控制器、硬盤錄像機、電腦硬盤。
4、圖像顯示系統：為方便管理者及時、迅速直觀的監視各個被監控的區域，設計采用液晶拼接屏作為主要的圖像顯示方式。
第六章門禁系統
6.1 系統概述
門禁系統使用MAFIRE非接觸式IC卡。通過門禁系統，可以實現對人員權限的明確限定，無論是內部人員或外部人員，都可以通過對權限的設置，清楚的界定可以自由進出的人員，并對人員的進出情況進行記錄，以備查詢。極大的解放了人員管理的壓力，并可達到在提高安全度的情況下節約人力的效果。
6.2 門禁功能
為進一步加強安全管理，安裝智能門禁系統，經過技術處理的IC卡可做為開啟門禁的“鑰匙”，并可記錄進出人員信息等情況，便于實時管理與安全防。門禁系統可集成在整個安防系統中，與其余各個子系統進行聯動。當有人沒有通過身份驗證而非法進入時，門禁系統就會會通過聯動的報警系統進行報警，那樣就可以及時對發生的情況進行處理。
第七章智能燈光控制系統
7.1系統概述
智能燈光系統是對燈光進行智能控制與管理的系統，跟傳統照明相比，它可實現燈光軟啟、調光、一鍵場景、一對一遙控及分區燈光全開全關等管理，并可用遙控、定時、集中、遠程等多種控制方式，甚至用電腦來對燈光進行高級智能控制，從而達到智能照明的節能、環保、舒適、方便的功能。
關鍵詞：信息時代；辦公室檔案管理；創新研究
信息時代的發展為辦公室檔案管理工作帶來了契機也帶來了挑戰。信息化的檔案管理方便了各種信息的存檔和記錄，但同時也對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求。辦公室檔案管理要充分利用信息化和自動化的平臺來完善相關方面的工作，從而更好地順應信息時代潮流的發展。這就要求在管理辦公室檔案時，要充分發揮人的主觀能動性。創新辦公室檔案管理一方面能顯著提高工作效率，另一方面能夠很好地實現資源的優化配置，有效地節省人力、物力和財力。
1 信息化時代下檔案管理工作概述
1.1 檔案管理信息化的概念
檔案管理信息化是指將信息技術應用到接受、采集、保存檔案信息的管理過程中去，并提供檔案信息資源的利用服務。總的來說就是從傳統的實物記錄存檔轉變成現代化和數字化管理。這種管理工作必須在檔案行政管理機構的統一組織和規劃下進行。
1.2 檔案管理信息化的特點
檔案管理信息化的特點主要表現在三個方面。首先，檔案管理信息化工作的進行必須遵循檔案管理行政部門制定的法律法規和相關政策。其次，檔案管理信息化的表現形式由傳統的實物存存檔轉變為電子檔案。政府、企業和事業單位走向信息化管理的標志就是存檔載體由實物向電子的轉變。最后，檔案信息化管理較傳統的檔案管理具有不可比擬的優勢，信息化管理實現了檔案信息資源管理的數字化和網絡化，在很大程度上提高了檔案管理的工作效率。
1.3 檔案信息化管理建設的任務
檔案管理信息化建設的主要任務是利用現代信息技術開發和管理檔案信息資源。在檔案行政管理機構的統一組織和規劃下，結合現代信息技術，提高工作人員的信息化管理水平。現代信息技術不僅是一種提高檔案管理工作效率的方法和手段，更是管理檔案必不可缺的一種載體。
1.4 檔案信息化管理建設的內容
（1）基礎設施建設
完備的軟件和硬件基礎設施是實施檔案信息化建設的重要前提條件。檔案信息化管理的最終目標是建設一個全國統一的檔案管理信息平臺。為了更好地實現這個目標，在進行檔案信息化管理時，必須保證基礎設施的建設，為檔案管理信息化提供保障。
（2）標準規范建設
標準規范建設是檔案管理信息化建設的根本。建設檔案信息化管理的標準規范，就必須結合我國具體國情及實際，這就要求各個單位檔案管理部門要充分調研實際情況，在結合已有的通用規范的基礎上，探索出一條合適的標準規范。
（3）檔案信息資源建設
檔案信息化管理的重要任務是檔案信息資源的建設。檔案信息資源的建設必須同個單位的管理信息庫、數字檔案館和公共檔案信息資源庫的建設相統一。再次基礎上的檔案信息資源，將是社會發展不可或缺的重要資源。
（4）應用系統建設
檔案信息化建設必須要有相應的技術作為支撐才能順利持續地進行。技術的表現形式就是應用系統，它應該能滿足功能設計和標準兼容。應用系統所采用的軟件應盡量產品化和通用化，這樣才能更好地實現統一。
（5）人才隊伍建設
不管是什么樣的工作都離不開人的操作。檔案管理信息化的過程同樣需要人去完成。人才隊伍的建設對檔案信息化管理工作具有重大意義。不同行業的檔案管理所需的專業知識不同，因此要有針對性地進行相關行業的業務培訓。除此之外，計算機應用知識是信息化管理通用的必備知識，檔案管理的信息化的進行要求人才隊伍的信息化水平得到不斷的提高。
2 信息化時代下檔案管理面臨的問題
2.1 規劃和設計滯后
規劃和設計落后是信息化時代下檔案管理所面臨的首要問題。由于檔案信息資源的生成和管理受空間地域的影響，在權限、資金和規范方面都存在一定的局限。在這樣的背景下很難制定出全國統一的規劃方案。再加上檔案信息化進程中由于自身的變化導致檔案資源信息化管理系統的設計具有相對不確定性，難以實現一體化管理。
2.2 工作理念滯后
傳統的檔案管理理念更注重對檔案的收藏，往往忽視了檔案的實用功能。這種理念是一種狹隘的思想。信息時代下的檔案管理，信息量大且實用性強，工作人員對檔案的管理工作還應樹立服務意識。服務對象不僅僅是領導，服務范圍不僅僅是內部。從領導到基層，從內部到外部，這些都是工作人員應該與時俱進的理念。
2.3 管理方式落伍
傳統的檔案管理工作，信息的存檔是通過工作人員手工編輯進行的，這種存檔方式具有兩個弊端，首先，無法及時完整地對檔案資料進行歸檔整理。其次，在檢索資料時效率低下，很難發揮檔案信息資源應有的作用。
2.4 工作隊伍整體素質偏低
傳統的檔案管理工作，其工作人員往往是那些閑置人員進行的，她們只會簡單的電腦操作，對于相關軟件的使用并不精通。檔案信息化管理不僅要求工作人員要具備基本的計算機操作，還應熟練操作某個專業的軟件。不同的行業和專業，其檔案管理工作中所要求的專業知識也不相同。因此，檔案管理信息化應提高工作隊伍的整體素質，加大培訓力度，培養合格的專業的檔案管理人員，從而提高檔案管理的工作效率，以便更好地實現檔案信息資源的作用。
3.信息化時代下檔案管理創新的對策
3.1 創新思想觀念
革新檔案管理理念，就必須在重視檔案收藏價值的前提下加大對實用價值的重視力度。信息時代下的檔案管理，要求工作人員的觀念必須與時俱進，要有現代創新意識，注重檔案的實用價值，為社會提供更優質的檔案信息服務。
3.2 創新優化服務
創新優化服務首先是要構建網絡服務平臺。傳統的檔案管理方式滯后，手工編輯的存檔不利于檔案的利用，提取相關信息必須到檔案部門進行搜索和查詢，耗費人力和物力，工作效率及其低下[3]。如果構建統一的網絡服務平臺，就能實現資源的利用不受時空的限制，不管何時何地都能通過相關驗證信息對檔案資源進行提取查詢。構建好了網絡服務平臺，就要加強對電子檔案資料進行自動化管理。即電子資料的自動化上傳和整理。上傳的電子檔案資料可通過下載來實現其實用價值。
3.3 加強檔案資料的保密工作
現代信息技術為檔案管理信息化提供了便利，同時也帶來了風險。先進的信息技術對檔案資料的保密工作帶來了隱患。因為在計算機操作過程中，很有可能由硬件或軟件設施故障導致信息丟失，或病毒泄密。因此，必須加強檔案資料的保密工作。
4 結語
檔案管理在企事業單位運行過程中發揮了重要的作用，為了順應信息化時展的潮流，我們必須創新信息化時代下的辦公室檔案管理工作，實現檔案管理的現代化和數字化，在此基礎上建立全國統一的檔案信息管理平臺。創新檔案管理工作必須從創新思想觀念做起，注視檔案的實用價值，創新服務意識，讓檔案信息資源更好地、合理地服務社會。
參考文獻
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[3]李成. 論信息時代檔案管理工作的創新與實踐[J]. 電腦知識與技術，2013，31：7154-7156.
知識管理即一個知識系統，主要包含人文與技術知識，我們要先從中獲取，加上自身創造，整合，然后記錄，以及不斷更新等諸多過程，最終目的是為了不斷創新知識且回饋到知識系統里面去，不斷積累，為構建出一個量化和質化的知識系統打好基礎，并形成一個永久的循環體系，知識管理是對領域里面的新事物進行管理，通過知識的共享來創新，在創新的過程中求發展，更有利于應對社會政治、經濟的變化，更重要的是可以促進自身的發展。我們知道知識管理最先推廣實行是在企業中，但是它融合了多種多樣的科學結晶，是具有前瞻性的，滲入到其他組織機構是必然趨勢，只是時間上的問題，知識管理作為一種管理理念出現在21世紀90時代初，更好奠定了以后被廣泛應用的基礎。
二、檔案管理中知識管理的重要性
檔案是一種人們通過實踐，在過程中不斷沉淀、積累出具有保存意義的信息符號，它是知識信息得到傳播的一種重要形式，是顯性知識的一種代表，具有一定的權威性，但是現在的管理模式還是較落后，多數使用的是立卷式保存，這種傳統的管理方式顯然已經不能順應社會發展趨勢，終將被淘汰。知識管理在檔案管理中有著十分巨大的作用，主要有以下兩點:
（一）知識管理對拓展檔案管理的領域有顯著作用。
傳統的檔案管理，主要以文件、圖書、報紙等為基礎，人們過分注重把它們一一的區別開，這樣只會限制了檔案管理的范圍，導致我們把重點放在對歷史記錄的保存上，停滯不前，不能利用現有的檔案信息。知識管理恰恰相反，它將一切記錄的載體都涵蓋在管理范圍內，強調知識的應用和共享，這樣極大的拓寬了檔案管理的領域。
（二）知識管理可以使檔案管理的價值得到提升。
傳統檔案管理一味的關注檔案的安全性，有沒有被損壞，使檔案的真正作用大打折扣，很大程度上并不能滿足用戶對于知識的需求。知識管理通過現代的、智能的手段，運用現代信息技術，使用戶可以更便捷的汲取信息和知識，更迅速的促進知識轉化成為社會價值。
三、如何把知識管理應用到檔案管理中
（一）充分利用知識管理，加強創新思維。
創新思維在現代社會是一個不可或缺的條件，知識管理要求我們摒棄落后的思維模式，與時俱進，將檔案中的信息與網絡相結合，不僅能讓檔案中的原始信息傳遞出去，還可以更深層次的了解檔案知識所涵蓋的其他內容，舉一反三，全方位的管理資源。在知識管理中，還要注重知識的高度共享，一百個人有一百種想法，檔案中的知識可以提供給不同的人，通過知識的傳遞、共享還有交流，從而產生新的知識。完全打破了在知識管理中的局限性，知識資源完全開放，每個人都有可能從他人那里得到意想不到的啟示，從而為社會的發展做出更大更好的貢獻。
（二）強化檔案管理人員的自身修養。
檔案管理工作者中存在很多問題，專業技能不熟練，知識匱乏，管理者自身的素養不高，這都取決于沒有專業的培訓，管理人員思想落后，還停留在傳統的知識管理模式。檔案管理部門想要良好的運作，就必須要掌握最新的檔案管理技術，只有注重人員的培訓、繼續教育，形成一種互利互惠的文化氛圍，注重加強人員之間的情景演練，才能在檔案管理人員日后的工作中，把最新的管理模式帶來工作中來，利用現代信息化技術把檔案管理與知識管理結合在一起。
（三）加大對人力和技術創新的投入。
研究者們往往只看到了在知識管理中需要高昂的代價才能徹底施行，但是他們也忽略了施行之后，讓現有的部門和人員得到有效利用，所降低的成本和風險。檔案管理的很多設施并不健全，保存環境大部分都老化陳舊，為了加大知識管理在檔案管理中的應用，就應加大投入，無論是人員，還是環境，只有這些條件得到改善，才能更好的推進檔案管理現代化的步伐。還要加大對人力資源的投入，把知識管理人員和檔案管理結合起來。從而帶動計算機信息技術在檔案管理中的使用，使檔案管理更加有序化、完整化。
四、結束語
步驟
流程
內容概述
備注
1
離職申請
員工在正式離職前必須提前一個月向上級領導提出離職申請。
若在試用期內離職，需提前一周提出離職申請
2
離職面談
員工提出離職后，人事部則應與其進行面談，了解離職的具體原因和情況并進行協商。
3
離職審批
若協商不成，則需將員工離職事宜告知各部門，以便完成離職手續辦理。
4
工作交接
離職員工手頭工作、材料等都需做好交接，交還相關辦公用品（如：筆記本電腦等）。
5
費用清算
結清工資，遷移社保、公積金等。
6
離職材料
若勞動合同未到期，需簽訂勞動合同解除協議，并按要求開具員工離職證明。
7
檔案修改
在員工離職后員工檔案管理相關部門需及時修改相關資料文件。
員工離職操作流程（辭退——正式員工）
步驟
流程
內容概述
備注
1
提交辭退申請
由部門提交辭退申請，人力資源部分析辭退原因，并參照相關法律規定確認是否屬于違法辭退員工。
補償事宜需根據實際情況而定
2
辭退面談
就辭退原因及補償等事項進行面談和協商。
3
正式辭退
下發“辭退通知書”。
4
辦理離職手續
交接手頭工作，交還相關辦公物品（如：筆記本電腦等），并簽訂勞動合同解除協議。
5
費用清算
結清工資和補償，遷移社保、公積金等。
6
檔案修改
在員工離職后員工檔案管理相關部門需及時修改相關資料文件。
員工離職操作流程（辭退——試用期）
步驟
流程
內容概述
備注
1
提交辭退申請
部門認為不合適的員工可以提交部門辭退申請，并根據員工實際情況提供辭退或調崗建議。
補償事宜需根據實際情況而定
2
調查核實
人力資源部在收到部門辭退建議后需核實員工是否滿足試用期內辭退條件。
3
辭退預談
相關部門應根據核查結果、辭退原因等進行辭退預談，或根據員工情況和意愿進行調崗。
4
正式辭退
在辭退預談或調崗試用后，仍不符合錄用要求，則向員工發出“辭退通知書”。
5
辦理離職手續
交接手頭工作，交還相關辦公物品（如：筆記本電腦等），并簽訂勞動合同解除協議。
6
費用清算
結清工資和補償，遷移社保、公積金等。
7
關鍵詞：高校；基建檔案；管理；對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著國民經濟的快速發展，我國的高等教育也得到了飛躍式的成長，科教興國，教育的育人理念的不斷深入與高校現代化要求的加大，高校基建工作大跨步地展開，高校基建檔案是對它的全程記錄，在基建工程的統籌建設中具有極其重要的借鑒和指導價值，成為不可或缺的組成部分。自從我從事這個基建檔案管理的工作以來，根據我自身工作經驗以及對各高校的基建檔案管理現狀的了解，目前高校基建檔案工作不盡如人意，管理不系統，有些資料嚴重缺失，這不僅對基建工作歷史記錄的完整性的嚴重破壞，也不能為今后基建基礎設施的實施提供合理的資料，使得基建工作依舊處于摸索的初級階段，成為高校基建管理工作發展的瓶頸，很難實現行之有效且符合高校基建檔案管理自身特點的管理工作，與此同時，最大限度地提高建設資金的投資效益也成為空談。基于此種情況，我對高校基建檔案的思考與討論工作就此談一下看法。 1高校基建檔案內容概述及特性 所謂的高校基建檔案就是指高校在基建管理和基建工程項目從籌備、決策、立項、審批、勘察、招投標、設計、實施、監理到竣工交付過程中，直接、間接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、圖紙及聲像等不同形式的文件資料。它是校園各種建筑物、構筑物、管網等建設工程的規劃、設計、施工、使用、維護和檢修等活動的直接記錄，也作為對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證，成為高校檔案中不可缺少的重要組成部分。內容分為依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、招投標文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務文件、監理文件等類。 從定義和內容看，除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等普遍特點外，還具有自身獨有的特點。這些獨有的特點決定了基建檔案的作用是不可估量的，具體表現在以下幾個方面： 1.1歷史資料的作用
高校基建檔案用大量的文字和數據，如實地記載了校園基建工程從立項到竣工、交付、使用及運行管理全過程的情況，客觀地反映了項目總體規劃、實施計劃、構建設計、組織施工、后期改建等方面的情況，真實地提供了投資計劃、預算、決算等落實情況。一套完整的基建工程檔案，除了有大量的文字、數據記錄外,還有相應的一系列的圖紙、表格，給人以具體、直觀、形象的展現。因此，在具有一套完整基建檔案前提下，再現某項基建工程全面貌的工作就顯得輕而易舉。 1.2歷史憑證的作用
基建檔案在記載一項項基建工程的同時，還記載著學校的總體布局和遠景規劃。記錄歷史的文字、數據、圖紙、照片等不僅是人們進行社會實踐活動的真實的歷史反映，也是考究高校基建工作歷史和研究高校基建工作前景的科學依據。通過連續的、整套的高校基建檔案，我們可以清晰地了解不同時期、不同地區的高校基建狀況，并從中描繪出基建工程的發展歷程，是對前期基建工作歷史概述的有效憑證。 1.3對以后的基建工作起到參照作用
基建工程的各種統計、報表、維修、擴建、改建等離開基建檔案都將寸步難行。基建工程設計檔案一般已經過了施工考驗，承受了實踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料，吸取精華、去其糟粕，不僅可以加快速度，還可以提高設計質量及經濟效益。2當前高校基建檔案工作存在的一些主要問題
高校基建檔案管理工作隨著基建模式的轉變，內容越來越繁雜。高校基建檔案工作面臨的瓶頸問題沒有本質性的變化，依舊集中在基建檔案自身收集、歸檔、查閱、管理以及工作人員素質等方面。具體問題有以下幾方面：
2.1思想上不重視一直以來，基建檔案在高校檔案管理中是較不受重視的類別，高校的基建工程部門以及主管領導對基建檔案管理工作的認識遠遠不夠，檔案部門的宣傳力度也很局限，學校基建部門也往往重視不夠，在基建檔案管理上花的時間和精力相對較少。造成一些基建管理人員檔案管理意識淡薄的思想。建筑物竣工后，竣工資料隨便鎖進自己的柜子，以方便自己查閱。由于人員的更換，非常容易出現資料遺失、不完整、破損的現象。
2.2基建檔案管理人員不專業
基建項目的形成是一項周期性長、專業性強、完整性高、涉及多部門的工作，在每一步基建過程中都有大量的材料產生，面對如此多且繁雜的材料，收集就需要格外的細心和專業，這就對基建檔案管理人員有相當高的要求，不僅要有專業素養，還要熱愛檔案管理工作，然而，目前符合這種要求的基建檔案管理人員比較缺乏，是基建檔案管理工作中的絆腳石。 2.3歸檔的基建檔案質量不高
根據平時歸檔，整理的基建檔案材料中暴露出來的問題是基建檔案材料普遍質量不高，如圖紙的整齊程度、清潔程度等。還有一些歸檔材料或圖紙上隨意使用鉛筆、圓珠筆及紅色、純藍墨水等不符合歸檔要求的筆墨書寫，有的材料被多次涂改，字跡模糊不清，有些圖紙不是原件，而是復印件。竣工圖編制不規范，竣工資料不全。竣工圖沒有加蓋竣工圖章，竣工圖中相關責任人審核簽署漏缺嚴重，竣工圖章不符合規格，存檔圖紙不全，或者被磨損嚴重，不能真實準確反映工程實體的實際情況。
2.4基建檔案歸檔不夠完整
基建檔案缺失大體分為：一些項目論證、可行性研究等依據性文件缺漏不全；項目招投標過程中，由于中標單位外發包或歸檔不及時等導致資料散失；施工單位對在施工過程中所形成的，具有不可見性的相關檔案材料，如隱蔽工程設施圖、地下管網等，在收集時的疏漏或缺失；有些基建檔案管理人員忽略對全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了前期形成的文件材料和建設后期形成的交工驗收文件材料、工程監理等方面的材料，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷；嚴重影響到以后的使用查閱。
3完善高校基建檔案管理的對策
（一）領導重視是做好基建檔案管理工作的關鍵
學校主管基建的領導、基建部門以及工程管理人員應充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領導要重視和支持。只有領導加強對基建檔案建設意識，確立基建檔案管理工作的重要性，建立完善的基建檔案管理組織體系和制度體系，實現規范化的管理。
（二）增強學校基建部門收集檔案的責任感
只有提高檔案管理意識才能做好基建檔案管理工作，學校要建立以基建處為責任主體的組織機構，明確基建檔案管理人員。基建部門作為基建管理者和基建檔案的形成者，應有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。基建工程初始就與建立檔案同步進行；工程建設過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。
（三）加強基建檔案管理人員業務培訓
檔案管理部門應有針對性地加強基建管理人員的業務培訓，學習相關理論知識，領會現代化管理的標準。檔案管理人員不但要了解基建專業基礎知識，更要熟悉工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。項目施工過程中，基建部門工地代表要注意工程變更，及時查驗、監督監理和施工單位做好技術變更記錄和竣工圖繪制。監理單位和施工單位要把完整的、系統的、準確的施工變更數據和有關信息及時反饋給工地代表，確保基建竣工檔案是準確的第一手資料。
（四）逐步完善基建檔案現代化管理
隨著高校辦公系統信息化與網絡技術的普及，高校檔案館的管理模式也在逐步現代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，高校基建檔案管理工作，必須從傳統手工作業方式向信息化管理過渡。采用科學、先進的應用軟件進行檔案信息的存儲和利用，傳統的紙質載體檔案材料通過計算機信息系統管理轉化為可以自動檢索、網絡化運用的技術。設計單位提供的設計成果除紙質的藍圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標志，交存電子版竣工圖紙；與建設有關的文件進行電子存檔，建立電子目錄。建筑項目的相關信息如工程名稱、立項批文文件、工程規劃建設許可證號、工程施工許可證號、施工單位名稱、合同價、審計決算價、交付使用時間、竣工面積等內容，以建筑物為單位，逐一形成電子表格。在后期檔案使用時可以直接檢索、統計和查閱，同時可以實現遠距離傳遞檔案信息，提高工作效率。
參考文獻：
［1］農彥淺談高校基建檔案的建設
［2］林端莊，高校基建檔案科學化管理探析［J］. 福建建設科技，2007（2）.62-63
［3］陳曉偉，吳欣.高校基建檔案管理存在的問題及對策［J］機電兵船檔案，2009（5）.45-46.
一、集中式檔案管理概述
集中式檔案管理是指檔案集中儲存收藏的管理方式。根據我國法律規定，制定的合理有效的檔案保管體制，即將國家檔案統一收歸國家管理，任何其他單位不得擁有，所有國家檔案都是對我國歷史的見證，是我國不可或缺的寶貴材料，它們一直都在默默地為我國的發展貢獻著力量。如果說國家集中式檔案管理是一棟房子，那么基層集中式檔案管理則是建造房子的磚瓦，換言之，基層集中式檔案管理是基礎，是必不可少的一部分。在基層檔案管理中，各式各樣的檔案想要按照合理有序的方法進行管理，就必須將各種檔案整合起來統一管理，然后逐級分層，通過有效的方式方法達到檔案的集中式管理。
二、集中式檔案管理體制的意義
（一）集中式檔案管理體制對國家的意義。集中式檔案管理在我國檔案管理體制中是最為核心的一部分，是我國發展的基礎支撐。集中式檔案管理體制的誕生，結束了我國長期以來復雜而沒有效率的檔案管理方式，并且為我國檔案管理體制的發展奠定了基礎，為實現檔案管理體制改革邁出了堅實的一步。《檔案法》指出，統一有效的檔案管理方法對于我國檔案管理體制具有積極意義。
（二）集中式檔案管理體制對社會的意義。在我國社會迅速發展過程中，不乏會出現各種各樣的檔案材料，然而合理有效地對這些檔案進行管理是一項長期而艱巨的任務。只有完成了這項復雜而繁重的任務，才能對社會發展和進步進行有效的反思和分析，從反思分析中汲取精華血液，使之滲透融合到社會發展的大動脈中，使之取之不盡，用之不竭，為社會發展提供持續且有效的新鮮力量。
（三）集中式檔案管理體制對企業的意義。隨著我國科學的發展和科技水平的進步，我國企業依靠著健康的國家政策和科技水平飛速發展，在發展的同時，對集中式檔案管理的要求也隨之增加。一個企業，如果沒有合理有效的檔案儲存管理方法，就不能在眾多競爭企業中脫穎而出，就會迅速失去企業競爭力，從而導致企業破產重組。因此，集中式檔案管理體制能促進企業的進一步發展。
三、集中式檔案管理體制的具體做法
（一）建立健全檔案法規。近年來，我國對于檔案的法律法規缺乏統一要求，建立健全檔案法規體制迫在眉睫。我國各行各業都有自己的檔案管理辦法，在制定行業和部門檔案管理辦法上沒有對其深入進行研究和探討，只是從根本的利益出發，從而導致了各項檔案雜亂無章，如若長期執行可能會出現檔案丟失、遺漏等問題。因此，構建統一合理的檔案管理法律法規是檔案管理體制中最為重要的一個環節。
（二）檔案管理部門應優化合作。檔案管理部門是對檔案進行分類、分層、分專業管理的主要行政機關，然而，分散式管理并不能有效地針對檔案類型和用途進行合理的分類，所以，檔案管理部門需要通過團結協作，對檔案進行整合分析，進而實現合理有效的檔案管理。在各管理部門之間，實行統一領導、統一管理制定等政策，使部門和部門之間能夠進行統一的溝通，優化各檔案管理部門的合作，為合作提供便利暢通的橋梁。
（三）規范檔案管理工作。檔案管理工作是繁瑣而又重要的，因此，規范檔案管理工作是集中式檔案管理體制的重中之重。提高檔案管理工作人員的綜合素質，優化檔案管理工作的程序是規范檔案工作的有效途徑。了解學習并且嚴格依據我國《檔案法》進行檔案管理工作，進而通過對《檔案法》的深入學習，更好地保證檔案管理工作的規范性和有效性。
（四）促進檔案的現代化管理。隨著信息時代的到來，檔案管理也向數字多元化發展，檔案管理的重心也由傳統管理向數字化管理轉移。利用信息技術對檔案事業進行集中式管理，利用數字資源的完整、迅速的傳輸速度，對檔案進行實時、有效的管理。檔案的現代化管理不僅傳輸方便，而且還能有效的增加檔案的搜索速度，減少整理、分析檔案的時間，增加檔案管理工作的效率。因此，集中式檔案管理應采取多元的現代化技術，利用數字信息的真實、完整、可用和安全，提升檔案工作的效率和服務能力。
1 檔案管理概述
隨著當前信息化技術的普及，提高事業單位的工作效率成了事業單位面臨的重要問題，這就對事業單位的檔案管理工作提出了一定的要求。檔案管理工作作為事業單位工作的一項重要組成部分，對事業單位內各個部門的協調發展有著直接的影響[1]。在我國社會經濟的飛速發展和計算機技術創新雙重作用下，檔案管理也朝著信息化和高效化方向不斷發展，這使得檔案的查閱和管理工作更加的便捷有效。但是現如今大多數的檔案管理部門仍然按照傳統的方式進行檔案的管理，這在一定程度上阻礙了市場的順利運行和發展。檔案的管理業務在市場中屬于一種經濟聯系發展的產物，在社會和事業單位發展中都有著不可替代的作用，同時也是市場重要價值的體現[2]。近些年來，我國經濟和技術的不斷發展，使得單位受到市場經濟的影響越來越大，要想提高單位的檔案管理就必須順應時代的發展趨勢，創新管理手段和方法，并根據單位內檔案管理的現狀來進行有效分析，并從中找到問題的解決對策。
2 檔案管理中存在的問題
（一）管理人員素質不高
現階段大部分事業單位管理人員開始重視事業單位的檔案管理工作，但是從總體上看，事業單位的檔案管理仍然沒有實現應有的價值。從根本上分析其原因，主要是由于檔案管理人員的素質較低，業務水平和專業素養不高。尤其體現在檔案的管理和分類等工作中，由于其業務能力的限制，部門在檔案管理的分類工作上做的不到位，這就對檔案的查詢工作也造成了一定的困擾，需要花費更多的時間在檔案信息的獲取上，這對單位工作的整體效率造成了嚴重的影響。
（二）管理制度不健全
要想推?郵亂檔ノ壞牡蛋腹芾砉ぷ鞲?順利進行，就必須健全檔案管理的制度，制定切實可行的規章條例來實現檔案的高效管理。事業單位的檔案管理工作主要包括檔案收集、檔案的分類、檔案查閱的規定、檔案保管的期限設定、介質區分等方面。由此可見，從資料的產生和使用這一周期中，檔案的管理工作貫穿始終[3]。但是目前大部分的事業單位還沒有建立單獨的檔案管理資料儲存室，更加缺乏相應的檔案管理系統，導致管理的機制混亂。
（三）檔案管理方式和技術落后
事業單位現代化信息管理中存在的較大問題是，大部分事業單位還在沿用傳統的檔案管理方式，在管理過程中存在著工作效率低下和管理不到位的問題。隨著我國經濟和技術的雙重進步，檔案的管理開始出現越來越多的種類，檔案的管理工作也更加的復雜化。這對檔案管理者和管理技術提出了更高的要求，而傳統檔案管理方式對事業單位檔案管理帶來了一定的阻礙。
3 檔案管理措施
針對事業單位中檔案管理存在的問題，需要采取對應的管理措施，以改善檔案管理，提高檔案管理水平，更好的滿足事業單位的發展需求。具體的檔案管理措施如下：
（一）提高檔案管理人員的專業素養
針對事業單位的檔案管理人員，事業單位應當積極的組織相關技能培訓課程來增強工作人員對事業單位檔案管理的靈活性和專業性，充分的利用最新的專業技巧和理論等知識來加強人員的培訓[4]。除此之外，檔案的管理人員也應該努力并自覺地提高自身的專業素質和職業的道德水平。全面的了解和把握檔案管理職位的要求，在此基礎上努力的改正自身不足之處，提高自身的工作能力，做好本職工作。增強檔案管理人員的職業道德，嚴格遵守相應的規章制度，從而最大程度上維護事業單位的利益。
（二）樹立正確的檔案管理意識，構建事業單位檔案管理機制
任何的工作如果不能及時的更新工作觀念，就無法跟得上時代的進步，造成工作效率的低下，最后被社會所淘汰，檔案管理的工作也是這樣[5]。因此，檔案的管理人員必須要根據當前時展的實際情況來更新工作理念，并且對先進的檔案管理模式和方法有一定的了解，幫助管理者創建新的管理機制，并積極的參加相關培訓和講座等活動，增加日常管理工作的時效性。此外，相關管理部門應當設置專門的檔案管理的崗位，設置專門人員進行檔案信息的錄入、檔案收集、信息修改、信息核對和更新等一系列工作。完善檔案的管理制度，以授權形式來約束檔案借讀和查閱等情況，增強檔案信息的保密性質，防止重要信息出現泄漏情況。同時應當建立一個上下銜接的檔案收集系統，來保證檔案管理的工作落到實處。
（三）合理利用先進的信息技術
檔案管理工作的作用任務就是為用戶提供優質服務，而服務的好壞對檔案管理工作的發展有著直接的影響。因此，檔案的管理人員有責任對檔案的管理服務進行創新[6]。檔案管理工作在進行創新的時候，必須要以現代的計算機技術作為依托，充分地對服務空間進行有效開發，保證服務層次和質量的提高，以最大程度地滿足讀者對信息查詢的需求。為了能夠保證讀者問題的更好解決，檔案的管理人員需要具備一種創新意識，發揮現代的先進科技設備的真正作用。以前傳統的檔案管理都是采用的紙質印刷品進行資料的儲存，但現在，計算機技術的進步促進了儲存方式的改變，大部分的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質等工具進行的資源管理。這就要求檔案館需要對服務進行相關轉變，以適應社會的需求。
