時間：2023-05-17 17:51:46
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理方法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1、各種檔案按組卷要求，由立整理，按規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。
2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。
4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。檔案統(tǒng)計制度。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
[關(guān)鍵詞]印章；印章檔案；管理方法
印章檔案與聲像檔案、名譽(yù)檔案等一樣屬于實(shí)物檔案，可能有人對于印章檔案是否需要存在疑問，就比如廢舊印章，認(rèn)為它本身已失去效力，即使銷毀也不會產(chǎn)生不良影響。然而事實(shí)上，我們不能忽視一枚印章的效力，它既是權(quán)力的象征，又是一種信物，它是一個機(jī)關(guān)、單位或組織的憑證標(biāo)記，是某種行政行為或商業(yè)行為發(fā)揮作用的憑證，具有一定的法律效力。
1、印章檔案的基本含義
國家檔案局2008年頒布的《印章檔案整理規(guī)則》指出：印章檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有特殊價值的檔案。對印章檔案的正確管理與保存將直接關(guān)系到印章檔案的文史研究、藝術(shù)價值的繼承與發(fā)揚(yáng)。
2、印章檔案管理基本方法
管理印章檔案，要遵照印章檔案的形成規(guī)律，整理與分類要集中進(jìn)行，要區(qū)分好各印章檔案的價值；印章收集之后要確保數(shù)量齊全，整理印章檔案時，必須遵守真實(shí)性和完整性的原則；檔案歸類和整理印章檔案時方法應(yīng)當(dāng)科學(xué)規(guī)范；檔案整理完全后，應(yīng)當(dāng)使用可靠的材料保護(hù)檔案，確保檔案能夠完整且長久的保存。
（1）對已收入檔案管理部門進(jìn)行保管的印章應(yīng)登記造冊，按照每枚印章收進(jìn)的先后順序、類型、作用進(jìn)行正確分類并填寫印章交接表。在編制印章目錄時，要以簡明實(shí)用為原則，目錄大致可分為順序號、印章名稱、制發(fā)機(jī)關(guān)、啟用時間、廢止時間、上交部門、收入時間、數(shù)量、交接人簽名、備注等內(nèi)容。
（2）在登記目錄的同時，每個印章要預(yù)留印模（蓋在對應(yīng)的順序號上）。制作印模時，還要注意一些問題：凡是使用到的工具和材料必須保持清潔；印泥臺以及攪拌用的工具必須為非金屬工具；蓋制印模需要掌握好壓制力度，最好一次成型。蓋出的印模應(yīng)當(dāng)是文字清晰、圖形完整。印模裝盒時，需要按照排列順序，或者按照印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)印章數(shù)量，排列時一般按照從上到下，從左到右擺放。最好能用不干膠把順序號貼在圖章的實(shí)體上，這樣今后查找、管理印章檔案會更加方便。
（3）廢舊印章一般使用較久、印泥較厚，字跡模糊不清。收進(jìn)前可將印章放進(jìn)裝有清洗劑溶液的容器中，浸泡一小段時間之后再用軟毛刷子刷洗印章各個面，凹陷處難以清洗的部分，可以用細(xì)小而尖的竹簽祧洗，等到印章徹底洗凈后放置在陰涼通風(fēng)處晾干即可。清洗時要選擇恰當(dāng)?shù)南礈靹?，防止對印章造成不可挽救的毀壞。在清洗時，也有幾點(diǎn)需要注意：在清除印章上的污物時，要盡量保證印章的完整不變形；清洗后的印章，印面和邊款的圖案與字跡應(yīng)當(dāng)完整清晰；在使用易燃有機(jī)溶劑進(jìn)行清洗時要注意防火；竹簽清洗印章凹陷面的污物時要輕拿輕挑，避免損壞印章表面；印章清洗前期不宜浸泡太久，防止印章老化。
3、印章檔案管理存在的問題及措施
（1）在實(shí)際工作中，各類印章因?yàn)槭褂眯Я?、用途和審批?quán)限，往往分散于各個部門，容易造成“各自為政”、管理失控的局面。行之有效的辦法是指定文檔部門專職負(fù)責(zé)所有印章的核準(zhǔn)、刻制、領(lǐng)取、交接和監(jiān)督使用。印章啟用時，文檔部門統(tǒng)一建立“印章備案登記表”，將印模、啟用日期、保管部門、保管人等重要信息備份、登記在案；印章在交由其它業(yè)務(wù)部門使用保管期間，文檔部門負(fù)責(zé)跟蹤和監(jiān)督印章交接、作廢和銷毀情況，并在“印章備案登記表“上及時記錄相關(guān)信息。爭取從源頭上實(shí)現(xiàn)對各枚印章的備案管理，從而使印章的安全管理和有效監(jiān)控成為可能，由此形成的動態(tài)登記表作為印章管理檔案材料，歸檔保存。
（2）印章檔案的收集范圍力求完整。印章檔案的收集工作并不復(fù)雜，主要?dú)w檔材料范圍包括：印章備案信息表（包含印章啟用、保管、交接、銷毀等過程信息）；蓋章審批材料（包括印章使用審批表和使用登記表等）；印章實(shí)物；其它相關(guān)資料（如印章交接清單、憑證和刻制申請表等）。我們在收集檔案的時候，要盡可能把相關(guān)材料收集齊全。
（3）印章檔案的保管價值和期限要區(qū)別對待。不同類型的印章效力也有所區(qū)別，具有不同的法律和檔案價值。一般而言，除法人單位公章基于其特殊法律效力，形成的重要檔案材料需要永久保存歸檔外，其它類型的印章及其形成的檔案材料列為短期保管較為適宜。當(dāng)然，我們也要根據(jù)實(shí)際情況來判斷。
（4）杜絕濫用印章權(quán)限，印章備案制度不可或缺。印章因其特殊性往往隱含著法定的權(quán)威性，為了杜絕某些違法亂紀(jì)行為的發(fā)生，每一枚印章的各種權(quán)限都必須進(jìn)行嚴(yán)格控制，印章檔案制作過程應(yīng)當(dāng)全程受到管理。對于那些不需要?dú)w檔的印章，比如已經(jīng)受損嚴(yán)重或者僅在一般性事務(wù)性工作中才使用的印章，要及時銷毀并填寫印章銷毀登記表，將銷毀的登記表及時歸檔。
4、結(jié)束語
嚴(yán)格制作印章檔案、加強(qiáng)印章檔案的管理具有許多現(xiàn)實(shí)意義，既可以杜絕印章職權(quán)的濫用，又可以切實(shí)存檔入檔，讓每一枚印章都有檔可依。施行建檔存檔查檔機(jī)制，更有利于把握好每一份印章檔案的來龍去脈。所以說印章檔案作為一種特殊檔案的存在，它不僅僅是文書檔案、名譽(yù)檔案等各類型其他檔案的補(bǔ)充，又可以從印章檔案的變遷看到印章持有的單位和個人的發(fā)展和改革，這必然是其他形式的檔案所不能替代的，是檔案收集中不能忽視的環(huán)節(jié)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張躍豐，樓亦斗.印章檔案管理初探[J]浙江檔案，1998，4.
[2]龔征；走出“印章檔案”的誤區(qū)[J]檔案與建設(shè)，1996，12
1 血站人事檔案管理方法
1． 1 采取專人專管的方式。由專人負(fù)責(zé)醫(yī)護(hù)人員人事檔案的保管和更新工作，將人員更新、醫(yī)技人員職稱晉升等內(nèi)容單獨(dú)存放，一式兩份的材料做好備份。制定人事檔案借閱記錄，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不準(zhǔn)借閱，避免出現(xiàn)問題出現(xiàn)時相互推諉，丟失檔案時無處查尋。
1． 2 定時進(jìn)行血站醫(yī)護(hù)人員人事檔案的續(xù)訂工作。將近期醫(yī)護(hù)人員的個人學(xué)歷、晉升、考核等資料進(jìn)行更新; 衛(wèi)校、醫(yī)學(xué)院新畢業(yè)參加工作人員報到時就建立接收記錄，適當(dāng)時候及時建立本人人事檔案，確保檔案建立的及時性。
1． 3 人事檔案保存的環(huán)境十分重要。一個環(huán)境的溫濕度對保管好檔案，延長檔案壽命有很大關(guān)系。因?yàn)闄n案紙張由于存放年久而變質(zhì)，這種變化過程稱為自然老化。高溫、潮濕、低溫和干燥對檔案的破壞作用是很緩慢的，我們?nèi)庋鄹杏X不到，因此，這就要求我們采取科學(xué)的保護(hù)措施，控制與調(diào)節(jié)庫房溫濕度，避免人事檔案的損壞，所以，保持相對濕度 50% －65% 以及 10－18℃ 的溫濕度環(huán)境，是對檔案最好的一個保管狀態(tài)。
嚴(yán)格的講，血站醫(yī)護(hù)人員的人事檔案資料是一個人從無到有的依據(jù)，需要完善的管理制度，為血站職工保存一份完整的人事檔案是必不可少的一項(xiàng)工作。隨著管理人事檔案的負(fù)責(zé)人出現(xiàn)工作調(diào)整，交接過程中，必需要有交接手續(xù)，不僅是明確檔案負(fù)責(zé)人的責(zé)任，也是維護(hù)檔案安全、完整的必要手段。現(xiàn)在，許多醫(yī)療衛(wèi)生單位形成了檔案由多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。任何一份材料履歷材料的丟失都會為個人帶來一生的遺憾，而內(nèi)容丟失最容易出現(xiàn)的環(huán)節(jié)就是檔案交接的過程。所以，我們在做好血站醫(yī)護(hù)人員人事檔案保管工作的同時，更要加強(qiáng)檔案交接工作管理。
2 血站人事檔案交接中應(yīng)注意的問題
2． 1 首先要使負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)人員深刻領(lǐng)會檔案管理的重要意義和檔案交接工作的重要性，上級主管部門要高度重視所有負(fù)責(zé)檔案管理人員的思想教育工作。檔案管理是一件非常細(xì)小、瑣碎的任務(wù)，所有負(fù)責(zé)人需要有特別強(qiáng)的敬業(yè)精神和端正的工作態(tài)度［1］。如檔案交接過程中出現(xiàn)了問題，不一定是負(fù)責(zé)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有問題，更重要的是相關(guān)單位忽視了對負(fù)責(zé)檔案人員的思想教育工作，使得本單位負(fù)責(zé)檔案管理工作人員缺少責(zé)任心。老檔案人員離職后，新增負(fù)責(zé)檔案管理的人員接管，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)兩人都不愿負(fù)責(zé)，造成檔案丟失、毀壞等情況，責(zé)任分工不明確，相互推諉，從而導(dǎo)致檔案管理前后脫節(jié)。因此，負(fù)責(zé)人事檔案管理的專職人員，首先得端正思想、提高認(rèn)識、明確責(zé)任，有強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能確保人事檔案交接工作嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，使檔案完整無缺。
2． 2 常規(guī)中人事檔案在移交過程中先要?dú)w檔分類。在移交前把準(zhǔn)備交接的檔案進(jìn)行整理，做好檔案備份。一般醫(yī)療單位人事檔案中職稱系列的內(nèi)容最為重要，尤其是初級、中級、高級職稱要保證內(nèi)容齊全，這樣才能為下一次晉升打下良好基礎(chǔ)。這過程中應(yīng)及時交接新增的檔案內(nèi)容，有些內(nèi)容還需要再次使用，即使這樣也要先進(jìn)行歸檔，然后需要時再按制度辦理相關(guān)借閱手續(xù)。有些醫(yī)院在檔案管理過程中不能嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度，無故延期或缺失相應(yīng)內(nèi)容，更沒有按人事檔案管理制度中的要求進(jìn)行整理，無移交人、接管人等，造成部分檔案即使缺失也無處可查證，給個別醫(yī)護(hù)人員造成不可彌補(bǔ)的損失。
2． 3 認(rèn)真做好醫(yī)護(hù)人員人事檔案交接監(jiān)管工作，負(fù)責(zé)人要高度重視人事檔案管理工作。在檔案移交過程中，可由站主管檔案領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督，由直接管理檔案人員進(jìn)行交接，接收移交人員在監(jiān)督人員的監(jiān)督和幫助下對檔案工作進(jìn)行一些必要的詢問，同時要對一些疑問之處及時提出問題并詳細(xì)了解，在所有事項(xiàng)清點(diǎn)之后無任何問題時在交接手續(xù)上填寫時間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)以及移交內(nèi)容等［2］。
3 血站人事檔案管理發(fā)展
血站的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案管理制度，包括建立檔案的紙制內(nèi)容和電子內(nèi)容相對應(yīng)，檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將檔案管理制度和規(guī)定納入血站的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全血站檔案的動態(tài)管理制度，使血站檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行。
0引言
目前，我國人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，參加工作的時間存在隨意填寫的情況。因?yàn)槠渖婕傲酸t(yī)院員工的薪水、評職稱與晉升問題，特別是醫(yī)院人事檔案管理工作，很多醫(yī)院員工在醫(yī)院工作多年沒有得到晉升的機(jī)會，對薪水的漲幅也不滿意，轉(zhuǎn)而怪罪是醫(yī)院的問題。其實(shí)不然，現(xiàn)在很多的醫(yī)院采取的是聘任與合同制，這部分員工對于其在醫(yī)院的職位相對缺乏安全感，總希望能在這家醫(yī)院工作積累了經(jīng)驗(yàn)后去別的醫(yī)院就能夠得到轉(zhuǎn)正的機(jī)會，于是將自己個人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導(dǎo)致了其個人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫(yī)院覺得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來從事，身兼數(shù)職就無法做到將工作做到最好，于是就有了個人信息失真的情況出現(xiàn)。因此，本文基于這一點(diǎn)，將就醫(yī)院人事檔案管理的方式進(jìn)行分析與研究。
1全面提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
隨著時代的不斷變化，社會的進(jìn)步、科學(xué)的快速發(fā)展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質(zhì)內(nèi)容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如今已經(jīng)是信息數(shù)字化時代，互聯(lián)網(wǎng)加計算機(jī)的工作模式已經(jīng)滲入到了每一個行業(yè)中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計算機(jī)錄入保存的形式，計算機(jī)管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時調(diào)取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，開發(fā)或購買計算機(jī)管理軟件，創(chuàng)建科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進(jìn)行充分的利用。所以，從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計算機(jī)的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理人員的各方面素質(zhì)，多組織工作人員參加專家的授課輔導(dǎo)或者去外面學(xué)習(xí)交流，從而最終提高醫(yī)院檔案管理工作人員的整體水體。
2轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實(shí)性
人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、分類進(jìn)行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時間要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業(yè)務(wù)能力還有所取得的專業(yè)獎項(xiàng)以及社會影響等在其人事檔案中表現(xiàn)出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細(xì)，確保人事檔案材料的真實(shí)性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規(guī)格、公章等都是有使嚴(yán)格要求的。所以，一定要對此進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對一切違規(guī)的人事檔案采取拒收的形式來確保其規(guī)范性。最后就是對于醫(yī)院人事檔案要不斷的收入新的內(nèi)容，因?yàn)閱T工會隨著工作時間的變化而出現(xiàn)一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時變動或者行業(yè)的變更等都是要能夠及時的在人事檔案中表現(xiàn)出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時的進(jìn)行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補(bǔ)充新的材料，從而人事檔案也才能真實(shí)的反映出最新、最全的人事信息。
3增強(qiáng)服務(wù)意識，提高醫(yī)院人事檔案社會的使用率
醫(yī)院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現(xiàn)出其社會價值。所以，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點(diǎn)：第一，提高人事檔案的利用率，加強(qiáng)服務(wù)意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進(jìn)行開發(fā)與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質(zhì)進(jìn)行調(diào)動、職位提升等，所以，要能夠及時的掌握有關(guān)的信息以及工作動向，從而達(dá)到不斷提高工作效率與服務(wù)水平的目的。第二，利用信息化技術(shù)，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進(jìn)行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費(fèi)時間。而現(xiàn)在有了計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計算機(jī)中進(jìn)行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。
4結(jié)束語
醫(yī)院人事檔案管理工作的主要目的，就是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造有利條件的。總之，人事檔案管理工作中最重要的就是要做到規(guī)范化、科學(xué)合理化、現(xiàn)代化等，以此來加強(qiáng)檔案管理工作的有效利用率。使得人事檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步的發(fā)展。
作者：劉景 單位：湖南省常德市西湖區(qū)人民醫(yī)院
一、引言
城市的發(fā)展是需要遵循一定的規(guī)律，并符合城市發(fā)展的具體特征，要想讓一個城市能夠健康發(fā)展就要對該城市檔案信息資源進(jìn)行有效的理論指導(dǎo)，城市房屋檔案管理是城市管理的重要組成部分，我國相關(guān)領(lǐng)域都對該方面有了深入的研究，并取得了很大的進(jìn)步。但是城市建設(shè)速度的加快傳統(tǒng)的城市房屋建筑檔案管理方式已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需求，目前城市房屋建筑檔案管理中存在的問題主要包括：1.管理意識比較淡薄，人們對城市房屋建筑檔案管理的重視度不夠高。2.責(zé)任主體比較混亂且保存周期不統(tǒng)一。3.城市房屋建筑檔案管理的難度較大，并且管理手段比較落后。4.城建檔案管理人員對檔案工作不夠精通，導(dǎo)致整理出來的資料無法使用。針對以上問題可以看出，我國當(dāng)前的城市房屋建筑檔案管理中存在的問題直接影響到城市建筑的未來發(fā)展，對此要給出相應(yīng)的解決對策，本文就對改善城市房屋建筑檔案管理的措施進(jìn)行詳細(xì)的研究。
二、改善城市房屋建筑檔案管理的措施
1.加強(qiáng)城建檔案法制建設(shè)
隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，檔案接收的任務(wù)也越來越重，在嚴(yán)重缺少經(jīng)濟(jì)制約的條件下，需要對法律法規(guī)以及相應(yīng)制度進(jìn)行進(jìn)一步的建設(shè)，并從制度上加強(qiáng)對城市建筑檔案的管理力度，確保檔案的整體水平與質(zhì)量。近些年來，我國相繼推出了很多有關(guān)建筑方面的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等等，根據(jù)這些規(guī)律法規(guī)再充分結(jié)合當(dāng)?shù)爻鞘械膶?shí)際情況，就能實(shí)現(xiàn)對城市房屋建設(shè)的有效管理，同時隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們應(yīng)該把握住難得的機(jī)會充分利用計算機(jī)技術(shù)來完成人類無法完成的事情，利用這種高科技的手段能將管理的事物變得更加簡單，以往人工需要很長時間做完的工作計算機(jī)只需要幾分鐘，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在城市房屋建筑檔案中就能建立起數(shù)字化檔案，對城市檔案管理有很大的幫助。
2.提高檔案歸檔的質(zhì)量
在新形勢條件下，城建檔案工作者也要時刻明確自己的職責(zé)，不能只是等待建設(shè)單位主動移交檔案，這樣不僅檔案工作的效率不高同時也影響整個的工程建設(shè)，因此作為城建檔案的工作人員應(yīng)該在思想上以及行為上都認(rèn)真仔細(xì)，做到多動腦、多動手、愛崗敬業(yè)、勤奮刻苦，真正樹立起為人民服務(wù)的觀念，增強(qiáng)自身工作的積極性與主動性，再加上與相關(guān)建設(shè)單位的進(jìn)一步溝通，才能真正掌握檔案資料收集與管理的具體情況，同時建設(shè)單位在簽訂責(zé)任書的時候，要進(jìn)行相關(guān)信息的登記還要有固定的業(yè)務(wù)人員根據(jù)項(xiàng)目信息到施工現(xiàn)場去檢查并指導(dǎo)，讓服務(wù)工作做到有的放矢。城市房屋建筑檔案管理的分析與研究會涉及到很多方面的內(nèi)容，因此對房屋建筑檔案的管理與研究要從不同的角度去考慮，只有做到精心細(xì)致的研究才能提高檔案管理的水平。項(xiàng)目工程文件的歸檔是以建設(shè)單位為主，要施工與監(jiān)管相互分工才能實(shí)現(xiàn)全部文件的歸檔工作，建設(shè)單位與施工單位是合同的關(guān)系，因此工程檔案的管理不能依靠行政的方式，而是應(yīng)該通過法律、合同以及相應(yīng)計劃保證施工文件準(zhǔn)確、及時的歸檔。還要多重視對檔案信息的開發(fā)工作，充分發(fā)揮出檔案信息資料的作用，這也是檔案工作最根本的宗旨，這需要城建管理部門以及管理人員更加適應(yīng)時代的要求，充分發(fā)揮出工作的積極性與主動性，加強(qiáng)對信息資料的利用，采用現(xiàn)代的管理手段開展更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充分利用檔案信息資源來促進(jìn)我國城市房屋建筑檔案的迅速發(fā)展，并發(fā)揮出信息資源的效益與作用。
3.提高業(yè)務(wù)管理與技能水平
檔案管理質(zhì)量的好壞，一定程度上取決于檔案工作人員，由于城市建筑檔案的內(nèi)容比較多并且涉及到了城市建設(shè)的多個方面，對此就需要檔案管理人員不斷的探究新的業(yè)務(wù)知識與技能，既要有工程技術(shù)方面的知識又要擁有解決實(shí)際問題的能力，此外，城市建設(shè)檔案館中常會請一些具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員來傳授經(jīng)驗(yàn)，并通過交流與學(xué)習(xí)對檔案管理知識進(jìn)行補(bǔ)充，這樣能讓檔案管理人員的管理觀念以及業(yè)務(wù)水平得到提高，對提高檔案管理工作的工作效率與工程檔案的歸檔質(zhì)量都有很大的幫助。對工作人員的培訓(xùn)工作可以通過培訓(xùn)班的形式，以及施工管理單位或者檔案管理人員進(jìn)行專門的崗位培訓(xùn)，通過培訓(xùn)能讓他們充分認(rèn)識到城市建筑檔案的重要性，并了解城市建設(shè)的法律以及法規(guī)，嚴(yán)格把關(guān)培訓(xùn)考試在考試合格之后將崗位培訓(xùn)合格證書進(jìn)行發(fā)放，在日常工作中也要多檢查確保檔案人員是持證上崗，才能保證工程檔案的準(zhǔn)確性與完整性，為提高檔案的質(zhì)量打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。城市建筑檔案要想跟上時展的步伐，就要采取行之有效的措施同時加大收集的力度，確保檔案資料的完整與準(zhǔn)確，從而提升工程檔案的歸檔質(zhì)量確保城建檔案工作水平的提高，這樣才能更好的服務(wù)于城市規(guī)劃以及相應(yīng)的管理工作。
關(guān)鍵詞：檔案 管理 現(xiàn)代化目前，由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，，人們深刻的意識到成功傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不再適用這個的社會，而且傳統(tǒng)的檔案管理方法中存在的各種問題也都阻礙了社會發(fā)展的進(jìn)程。因此，人們開始對檔案管理進(jìn)行了一定的探索，而且還賦予了現(xiàn)代化檔案管理的新內(nèi)涵，近幾年來，人們對檔案管理的要求越來越高，檔案管理也進(jìn)行了不同程度的改革，但是由于我國在檔案管理這方面還沒有做出明確的規(guī)范，因此目前我國的檔案管理方法，還與許多發(fā)達(dá)國家還存在著很大的差距。所以，為了加快檔案事業(yè)現(xiàn)代化的進(jìn)程，我們采取相應(yīng)的措施，從而保障檔案事業(yè)發(fā)展的順利進(jìn)行。
一、檔案工作現(xiàn)代化的必要性
隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的到來，我國的市場經(jīng)濟(jì)也逐漸的融入到其中，因此如今的市場競爭壓力越來越大。而檔案管理無論是政府還是企業(yè)都是十分需要的，所以加強(qiáng)檔案管理不但有利于企業(yè)的運(yùn)作，還能促進(jìn)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。目前，由于社會主義現(xiàn)代化思想的提出，對于檔案工作的改革是勢在必行的，這不但是社會經(jīng)濟(jì)的需要，也是人類社會進(jìn)步的需要。因此，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化是建設(shè)社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)中，必須要經(jīng)歷的過程。只有做好了這一點(diǎn)，我國的市場經(jīng)濟(jì)才可以得到很好的發(fā)展。
在傳統(tǒng)的檔案管理中，對于檔案不能快速、準(zhǔn)確、完整的保存和管理，一直是檔案管理中存在的最大的問題。所以我們只有通過不斷的改革，采用現(xiàn)代好電子信息的管理手段，才能很好的解決我們以前無法解決的問題，而且實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理符合當(dāng)前我國國情，有利于我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
二、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
現(xiàn)代化的檔案管理工作是一項(xiàng)創(chuàng)新性、知識性很高的工作，而且它在不同的時期，有著不同內(nèi)容，而這些內(nèi)容是根據(jù)當(dāng)時的社會環(huán)境而論，而且需要人們在長期的理論和實(shí)踐中去探求，把檔案里面的資源信息化，再通過不同的方法表現(xiàn)出來。目前，由于電子化信息時代已經(jīng)到來，在檔案信息的管理上和以前的檔案管理又存在著許多不同的地方，其主要的不同點(diǎn)就是核心內(nèi)容。
1. 檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化
檔案的管理技術(shù)是指，把檔案中的資源信息化，通過記錄、儲存、整理、加工等方法進(jìn)行管理。而且隨著電子信息時代的到來，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在我們的生活中，因此隨著時代的變化，檔案工作技術(shù)也發(fā)生了一定的變化，人們開始把檔案中的信息應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)的計算機(jī)軟件中，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，讓人們可以享受到資源共享的真正意義，而且在真正意義上實(shí)現(xiàn)了檔案的自動化管理模式。
2. 檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。
3. 檔案干部知識化
由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。
4. 檔案資源信息化
在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見，在未來20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
三、檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，提高服務(wù)質(zhì)量。
利用計算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。縮微技術(shù)與計算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。
建立計算機(jī)檢索終端，提供快速復(fù)印和復(fù)制服務(wù)。利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復(fù)制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件?？萍荚谘该桶l(fā)展，社會在不斷進(jìn)步，檔案部門要充分認(rèn)識檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新方法，與時俱進(jìn)、進(jìn)取，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為國家改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
1檔案管理部門如何實(shí)現(xiàn)科技化的管理方式
檔案管理部門的相關(guān)的管理人員必須充分利用科技帶來的優(yōu)勢,借用現(xiàn)代化的管理技術(shù),才能滿足社會對于檔案的需求。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,企業(yè)種類不斷的增加,國民的轉(zhuǎn)移也早已擺脫了省的約束,無論是從企業(yè)發(fā)展需求還是從政府部門的要求看,檔案管理都必須實(shí)現(xiàn)科技化的現(xiàn)代管理辦法。國家在認(rèn)識到了這一情況后,對《檔案法》進(jìn)行了及時的修正,要求各檔案管理部門要盡快的實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的轉(zhuǎn)變。如今檔案管理辦法的變革已經(jīng)成為了無法逃避的問題,那么如何才能在最短的時間內(nèi)完成檔案的科技化現(xiàn)代管理就是我們要討論的問題。
1.1通過計算機(jī)的使用實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化
檔案科技化的現(xiàn)代管理辦法的實(shí)現(xiàn)必須建立在計算機(jī)使用的基礎(chǔ)上。檔案管理人員必須先學(xué)會計算機(jī)的使用,熟練的掌握計算機(jī)檔案管理的相關(guān)軟件,完成傳統(tǒng)記錄向計算機(jī)轉(zhuǎn)錄的程序?，F(xiàn)在社會上對于計算機(jī)的運(yùn)用已經(jīng)屢見不鮮,它憑借超快的運(yùn)算速度、駭人的數(shù)據(jù)儲存能力、便捷的軟件輔助功能等快速占領(lǐng)了各個信息行業(yè)。隨著人類科技的不斷進(jìn)步,計算機(jī)領(lǐng)域在不斷的發(fā)展,如今被大量運(yùn)用的四代計算機(jī)完成了人類對于辦公科技化的需求。計算機(jī)擁有各種先機(jī)的錄入搜索能力,能在數(shù)秒之內(nèi)完成大量信息的整理、搜索工作,它是檔案管理進(jìn)入科技化的有效媒介,也是完成現(xiàn)在檔案管理工作的最有效工具。
1.2改革管理方法實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化
傳統(tǒng)的檔案管理部門其員工的工作任務(wù)只是一些基本的記錄查詢工作,這種工作思想下,員工就會喪失對檔案的管理意識,無法意識到合理的管理對于檔案有效利用的重要性。檔案管理部門想要完成社會對于檔案管理的要求,就要對檔案管理者進(jìn)行思想教育。通過在崗培訓(xùn)讓管理人員意識到管理方法的重要性,并幫助他們掌握先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理辦法,摒棄傳統(tǒng)的管理方法和工作理念。
1.3利用現(xiàn)代科技的便捷減少不必要的時間消耗
計算機(jī)的使用只是檔案管理工作進(jìn)入科學(xué)化的基礎(chǔ)步驟,檔案管理工作人員必須以計算機(jī)為載體完成其他高科技產(chǎn)品的引進(jìn)工作。計算機(jī)只是作為信息處理、計算的儲存中心,檔案管理想要完成科學(xué)化的管理方法,必須給計算機(jī)配備相關(guān)的科技產(chǎn)品。文字掃描器就是減少工作人員錄入基礎(chǔ)信息的必備武器。計算機(jī)雖然擁有快速的計算能力和大容量的儲存能力,但是其自身的鍵盤試錄入速度并不是那么的可觀。文字掃描器的使用就大大解決了這一問題,它對書面的文字進(jìn)行掃描后,可以將其直接錄入到電腦中,大大減少了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。
2通過規(guī)章制度的建立將檔案管理工作規(guī)范化
檔案管理部門雖然作為一個信息管理部門,但是其有明確的工作內(nèi)容和數(shù)目眾多的工作人員,換句話說,檔案管理部門必須要擁有一套自己的規(guī)整制度和工作流程規(guī)范才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理部門的高層管理人員,應(yīng)該以企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)對員工進(jìn)行管理,要求員工在日常工作中不斷的總結(jié)和吸取教訓(xùn),通過實(shí)踐建立起一套合理的、系統(tǒng)的、適應(yīng)能力強(qiáng)的現(xiàn)在管理辦法。檔案管理部門相關(guān)負(fù)責(zé)人,必須對檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的考察,對各部門工作人員進(jìn)行統(tǒng)籌安排,實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的物盡其用,幫助工作人員明確自身的工作任務(wù),讓每個人員做到有章可循。檔案管理人員在進(jìn)行檔案錄用時經(jīng)常要借助其他部門的基礎(chǔ)資料。檔案管理負(fù)責(zé)人要通過科技手段的運(yùn)用在這些部門之間建立起一個暢通的溝通渠道,保證資料的及時傳輸和交流,完成信息部門科技資料網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。這幾年,經(jīng)過檔案管理工作人員的不懈努力,檔案管理在不斷的進(jìn)步和完善。檔案管理部門的工作效率和工作速度都得到了明顯的改善,但是檔案管理的整體效率還未能完全滿足社會發(fā)展速度對信息化的要求。檔案管理工作人員要時刻謹(jǐn)記社會對于自己的要求,將加快工作效率,提高工作質(zhì)量作為日常工作的一部分,爭取早日完成檔案管理與現(xiàn)在社會的同步發(fā)展。
作者：董晨輝 單位：吉林省遼源市科學(xué)技術(shù)信息研究中心
[關(guān)鍵詞]檔案；管理；現(xiàn)代化
1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
1.1檔案管理的信息化。檔案管理信息化是指在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時期檔案管理的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)兩個方面，通過信息化的渠道和方式，加強(qiáng)對于檔案資源的利用與開發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。
1.2檔案管理的虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實(shí)行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進(jìn)行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費(fèi)大量的時間和人力的同時，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計算機(jī)為檔案的載體，運(yùn)用智能化的計算機(jī)管理模式對檔案進(jìn)行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。
1.3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點(diǎn)在于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網(wǎng)絡(luò)這種載體。而網(wǎng)絡(luò)具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之下進(jìn)行檔案管理的工作，才能取得好的成效。
2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性
2.1自身發(fā)展的需要。隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運(yùn)用新手段新方法，實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應(yīng)新的發(fā)展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。
2.2加強(qiáng)保護(hù)的需要。另外，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體自身質(zhì)量的缺陷以及保護(hù)手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強(qiáng)對這些檔案的保護(hù)，則要求我們運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因?yàn)榧垙埖膿p壞導(dǎo)致檔案信息丟失的問題。
2.3充分利用的必要。傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨(dú)占性”的特點(diǎn)，一旦某段時間有人使用，其它人就不能再利用。實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強(qiáng)檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡(luò)這個平臺上同時進(jìn)行使用。
3.檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題
3.1缺乏專門的管理人才。檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長時間以來，我們的檔案管理運(yùn)用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理技能。他們并不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識，也缺少對現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。
3.2缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備。另外，由于檔案管理意識的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，軟硬件設(shè)施都嚴(yán)重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關(guān)重要的檔案管理自動化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術(shù)的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
3.3缺乏有效的管理方法。檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實(shí)施的時間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行摸索。在這種情況下，盡管有關(guān)部門對檔案文件的格式和標(biāo)準(zhǔn)做出了相應(yīng)的規(guī)定，但在實(shí)際操作過程中由于缺乏有效的方法指導(dǎo)，依然會出現(xiàn)各種各樣的問題，對檔案的管理造成了不良的影響。
4.實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的方式
4.1人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強(qiáng)的技術(shù)水平和管理水平。與此同時，最好還能具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在這樣的情況下，首先要建立嚴(yán)格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)，例如聘請專門的老師教授他們計算機(jī)方面的相關(guān)知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應(yīng)對現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。
4.2設(shè)施的引進(jìn)?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益。
一、前言
事業(yè)單位人員的檔案管理是一個事業(yè)單位運(yùn)營的最基本要求，一個事業(yè)單位只有做好檔案管理，才能擁有長期發(fā)展的資本。隨著科技的進(jìn)步和社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方法已經(jīng)不能趨于現(xiàn)代化，因此必將遭到淘汰。而只有尋求新的檔案管理方法才能保證該事業(yè)單位能夠繼續(xù)立足于當(dāng)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展潮流中。在新時期的事業(yè)單位建設(shè)中，如何尋找到一個適合事業(yè)單位的檔案管理方法是一個需要探討的問題。而科技的發(fā)展必將是新檔案管理方法出現(xiàn)的墊腳石。
二、事業(yè)單位檔案管理的基本概況
（一）傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式存在的問題。從事業(yè)單位出現(xiàn)以來，就一直在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式。所謂傳統(tǒng)的檔案管理模式是：在新員工入職時發(fā)放給他們表格，新員工需要根據(jù)表格上的提示填寫個人信息，填寫完畢后將表格上交給事業(yè)單位的檔案部，由檔案部進(jìn)行審核和保存。這種方法一直沿用至今，不斷體現(xiàn)出其弊端。且不論發(fā)放給新員工表格需要大量的紙張，單就表格的收集與保存方面，就存在著幾個問題。一方面是在收集的過程中，由于收集人員的工作失誤，可能會丟失或損壞員工的表格，最后導(dǎo)致檔案部的工作量增大，最重要的是很可能泄漏員工的個人信息，給員工的人身和財產(chǎn)安全帶來威脅。另一方面是在保存的工作中，由于檔案部的工作人員工作量較大，在進(jìn)行新員工的資料封存時將員工的個人信息標(biāo)記錯誤（即封皮信息與里面內(nèi)容不符），導(dǎo)致后期員工檔案提取工作難以進(jìn)行。以上情況的出現(xiàn)，除了客觀因素不可避免外，還存在著主觀因素：事業(yè)單位對檔案管理人才的培養(yǎng)不重視。由于現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理方法較為單一，因而許多事業(yè)單位對于檔案管理人員的招聘就十分不認(rèn)真，甚至很可能是從圖書館招進(jìn)的。這就導(dǎo)致了當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理模式存在弊端。（二）事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新的意義。就像一開始說的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)不能滿足不斷發(fā)展的當(dāng)下形式了。因而一個新的事業(yè)單位檔案管理模式的出現(xiàn)是當(dāng)下普遍的需求。新的事業(yè)單位檔案管理模式的改革就意味著新的招聘標(biāo)準(zhǔn)和新的管理制度的出現(xiàn)，為事業(yè)單位以后的人才招聘提供新的基本規(guī)范。從細(xì)微處就能體現(xiàn)出一個單位的大的發(fā)展趨勢，只有小的方面做好了，大的整體趨勢才不會太差。新的檔案管理模式為事業(yè)單位的未來發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，是一個企業(yè)能夠進(jìn)步的重要保證。因此事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性不言而喻。
三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考
（一）事業(yè)單位檔案管理的新模式。要想實(shí)施事業(yè)單位的檔案管理的新模式，就必須先進(jìn)行檔案部的人員改革，招聘或培養(yǎng)新的技術(shù)型人才。這些人才可以是國內(nèi)招聘也可以是國外招聘。只要他們具有一定的資料管理能力以及計算機(jī)的操作能力，都是符合基本標(biāo)準(zhǔn)的。最終面試時要注重其誠信程度，因?yàn)闄n案管理人員是接觸員工資料機(jī)會最多的人，也是泄漏員工檔案最有嫌疑的人，因此檔案部員工的誠信素質(zhì)是最高的要求。在招進(jìn)了新的、符合要求的檔案部員后，就要進(jìn)行相關(guān)的檔案部工作的培訓(xùn)，這里要求培訓(xùn)師具有一定的經(jīng)驗(yàn)，能夠在每一點(diǎn)問題上做出回答。隨后便是檔案管理模式的改革。在給員工發(fā)放表格的同時發(fā)放印好員工姓名和工作編號的檔案袋，由員工進(jìn)行核實(shí)無誤后將表格裝入檔案袋，按照檔案部發(fā)放的時間表，分批去檔案部，親自上交檔案。在上交時由檔案部人員在員工面前核查表格，確定一切信息無誤后，檔案部人員將員工的檔案保存到檔案室中。這樣便避免了傳統(tǒng)的檔案管理模式收集工作和保存工作的失誤，最大程度上保證了員工信息的安全性。（二）對事業(yè)單位檔案管理的未來展望。在對事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，我們還可以考慮采用一種新的檔案保存模式，那就是數(shù)字檔案館。在這個數(shù)字檔案館中，所有員工的檔案資料都以數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)，這就省去了煩瑣的文本檔案管理和提取的工作步驟，提高了檔案管理和提取的效率。在這個數(shù)字檔案館中，只有檔案部的工作人員有資格進(jìn)入并進(jìn)行檔案的修改和整理，其余任何人都不能進(jìn)入數(shù)字檔案館。而員工的資料有變動的情況下，就需要員工報告上級，上級經(jīng)過審核后將員工資料有變動需要修改的地方以文字的形式交給檔案部進(jìn)行修改。同時，這個檔案提取也不是任何人都可以進(jìn)行的，只有通過了上級的批準(zhǔn)，才能對員工的檔案進(jìn)行提取。而提取的過程也存在著嚴(yán)格的保密性。首先檔案提取人必須手執(zhí)上級蓋章的憑條，到檔案部申請?zhí)崛?，這時檔案部會給予提取人一個郵箱賬號和提取密碼（每個郵箱都只對應(yīng)一個員工的檔案資料），提取人在數(shù)字檔案館的網(wǎng)站登錄并提取員工的只讀資料后，一旦退出了這個網(wǎng)站，其郵箱的提取密碼會立刻改變，無法二次登錄。若想再提取該員工的資料，則要再次進(jìn)行提取申請了。這就是數(shù)字檔案館嚴(yán)密的資料管理模式。
四、結(jié)語
由此看來，新的事業(yè)單位檔案管理新方法的出現(xiàn)勢在必行，而且一定會為事業(yè)單位的長期、良好的發(fā)展提供條件。但是社會是不斷發(fā)展的，我們不能只滿足于當(dāng)前的形勢，而是需要不斷創(chuàng)新并且不斷改進(jìn)當(dāng)前的檔案管理模式?，F(xiàn)代社會中各國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展是相互競爭也是相互幫助的，我們生活在地球村中，可以向其他各國學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，借鑒國外的事業(yè)檔案管理方法，將學(xué)到的知識結(jié)合到我國的實(shí)際情況中，不斷改善當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理的方法，為社會做出貢獻(xiàn)。
作者:王增榮 單位:安丘市民兵訓(xùn)練基地
關(guān)鍵詞：新時期；中職學(xué)校；學(xué)生檔案管理；挑戰(zhàn)；研究
中職學(xué)生的學(xué)生檔案包括學(xué)生學(xué)籍、學(xué)習(xí)成績、教育實(shí)習(xí)或畢業(yè)后工作等情況。學(xué)生檔案是反映學(xué)校教育全貌的一面鏡子，中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，也是一項(xiàng)關(guān)系著學(xué)校是否能夠順利開展教學(xué)活動的重要指標(biāo)，是衡量學(xué)校教育水平高低的標(biāo)志之一。隨著新時期對素質(zhì)教育的提倡，如何讓中職學(xué)校學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化、制度化，從而不斷提高檔案管理人員的整體水平，以適應(yīng)新形勢的發(fā)展，有著非常重要的作用和意義。
1 中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
從我國目前中職學(xué)校的檔案管理工作來看，其中還存在許多亟待解決問題，例如，檔案管理人員素質(zhì)不高；檔案管理方法落后；學(xué)生檔案資料質(zhì)量低，甚至出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象等等。
1.1 檔案管理人員素質(zhì)不高
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理對教育事業(yè)的重要作用，對檔案管理的認(rèn)識比較膚淺，所以在管理的過程中不能嚴(yán)格要求。學(xué)校由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員大多是中職學(xué)校的老師兼任，而非學(xué)習(xí)檔案管理出身的專業(yè)人士。這些教師缺乏專門的檔案管理知識和系統(tǒng)的培訓(xùn)，對學(xué)生檔案的收集、規(guī)整和利用無法做到規(guī)范化，使得學(xué)生檔案在中職學(xué)校教育中的重大作用無法正常發(fā)揮。
1.2 檔案管理方法落后
中職學(xué)校在檔案管理中管理方法落后，有的學(xué)生檔案甚至還需要檔案管理人員進(jìn)行手工操作和整理，這樣不僅在前期的檔案整理工作中浪費(fèi)了大量的人力和物力，而且在檔案后期的利用中也非常困難，嚴(yán)重影響了檔案的檢索速度和檔案檢索的準(zhǔn)確性、全面性，不利于學(xué)生檔案作用的發(fā)揮。同時在檔案管理的過程中，硬件條件缺失，信息檢索和多媒體檢索無法得到廣泛的普及，一些紙質(zhì)的學(xué)生檔案由于受限于檔案保管條件，而出現(xiàn)丟失、破壞的情況。
1.3 學(xué)生檔案資料質(zhì)量低，甚至出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象
在中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案中，學(xué)生所上交檔案的真實(shí)性和完整性有待考證，而檔案科在收集的過程中由于審查工作做的不嚴(yán)格、不到位，使得一些學(xué)生檔案的質(zhì)量不高，學(xué)生檔案信息模糊，甚至出現(xiàn)一些虛假的檔案信息。同時由于中等職業(yè)學(xué)校中學(xué)生的流失現(xiàn)象嚴(yán)重，學(xué)生檔案的調(diào)動頻繁，很容易出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，無頭檔案較多。
2 中職學(xué)校學(xué)生檔案管理方法
針對以上的現(xiàn)象，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要從以下幾個方面對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)：
2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視學(xué)生檔案管理的工作，要把學(xué)生檔案管理工作提到平日的教學(xué)工作中去，對檔案管理機(jī)構(gòu)要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、加強(qiáng)管理。學(xué)校要設(shè)立專門的檔案室，由專門的檔案管理人員來對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理。此外，還要提高檔案管理人員的素質(zhì)。而要想提高檔案人員的素質(zhì)，首先應(yīng)該提高他們的思想認(rèn)識素質(zhì)，要讓他們認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)中的地位和作用，真正對自己所做的工作重視起來。其次要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓檔案管理人員按照我國的《檔案法》的基本要求和學(xué)校的實(shí)際情況，對學(xué)生檔案進(jìn)行收集、整理和加工，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使得他們獲得最新的檔案管理知識，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。
2.2 利用信息化的管理方法，更新檔案管理理念
中等職業(yè)學(xué)校的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)生也逐漸增多，學(xué)生檔案的管理工作也越來越多，這使得原來的學(xué)生檔案管理模式更加不適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計算機(jī)在日常生活中的廣泛應(yīng)用，中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作也要日益信息化、無紙化。檔案的信息化是現(xiàn)代檔案管理的重要標(biāo)志，檔案管理的現(xiàn)代化就是檔案管理人員，要采用現(xiàn)代化的技術(shù)如計算機(jī)、傳真或打印機(jī)等現(xiàn)代化的工具來收集和整理檔案，使得在以后對學(xué)生檔案進(jìn)行檢索和利用時，能夠更加地快捷、簡單，從而提高學(xué)生檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。
2.3 完善檔案管理制度，提高學(xué)生檔案的質(zhì)量
完善的檔案管理制度是進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。首先在檔案的整理中，學(xué)校檔案室要對學(xué)生上交的檔案信息進(jìn)行審核，以保證檔案信息的正確性。在學(xué)生檔案收集齊全后，又要根據(jù)檔案的年度、學(xué)生所在的班級或所學(xué)的專業(yè)等等進(jìn)行歸類整理，使得學(xué)生的檔案更加完整。同時要防止人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生，檔案管理部門要與各個班級管理者建立密切的聯(lián)系，及時掌握學(xué)生流動的具體情況并對學(xué)生的檔案進(jìn)行及時的調(diào)動，使得檔案與學(xué)生同步調(diào)動，防止無頭檔案現(xiàn)象的發(fā)生。此外，還要對包括學(xué)生入學(xué)時間、家庭地址、戶口所在地、所學(xué)專業(yè)、實(shí)習(xí)單位或畢業(yè)后的工作單位等對學(xué)生檔案信息進(jìn)行及時的補(bǔ)充，確保學(xué)生檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
3 結(jié)語
現(xiàn)如今，中等職業(yè)學(xué)校正面臨著重大的改革，能否做好學(xué)生檔案管理的工作，是新時期評估中職學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。建立健全學(xué)生檔案管理工作，有利于對學(xué)校進(jìn)行正確的評估，有利于教師查詢和檢索資料，有利于對中職學(xué)校進(jìn)行科學(xué)化的管理。隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，社會對中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作提出了更高的規(guī)范和要求，檔案管理人員要嚴(yán)格律己，依章辦事，做好學(xué)生檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)
[1] 謝芳.淺析如何加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊. 2011（07）
1.電子化的檔案載體
傳統(tǒng)的人事檔案管理資料主要為紙質(zhì)的載體，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時間、精力考慮如何存儲和保管人事檔案資料，紙質(zhì)化的檔案載體需要耗費(fèi)很大的存儲空間。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前人事檔案資料已經(jīng)可以用電子化的方式實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員只要使用使用計算計，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤，就能存儲海量的人事檔案資料。
2.數(shù)據(jù)化的檔案管理
如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發(fā)展，人們可以使用數(shù)據(jù)化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預(yù)先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標(biāo)簽，需要人事檔案資料時，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時間人們就查找到需要的資料。
3.分級化的查閱方式
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)或部門均有屬于自己的門戶網(wǎng)站，人們可以進(jìn)入門戶網(wǎng)站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據(jù)保密的程度具有分級性。比如說非企業(yè)或該部門的人員只能查閱已經(jīng)對外開放的人事檔案資料；企業(yè)人員可以根據(jù)自己的權(quán)限查閱一些較為保密的資料；企業(yè)單位或負(fù)責(zé)人可以查閱非常機(jī)密的人事檔案管理資料。
4.網(wǎng)絡(luò)化的共享平臺
在信息化的時間，人事檔案資料已經(jīng)成為展現(xiàn)部門或企業(yè)實(shí)力的一種途徑；也成為企業(yè)或部門里人與人之間相互了解的一種途徑；同時也成為人們熟悉自己工作環(huán)境的一種途徑。人事檔案資料已經(jīng)成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業(yè)或部門工作的開展帶來很多便利。
二、信息化的人事檔案管理模式的革新
1.革新封閉性的服務(wù)對象
舊時代的人事檔案，一般應(yīng)某個單位、某個組織的需求而建立，它服務(wù)的對象為這個單位或這個組織的人，這種服務(wù)的對象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個單位與組織有關(guān)的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過去的資料具有更多的價值。
2.革新單一性的資料來源
舊時代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關(guān)的當(dāng)事人自行填寫，或由管理人事部門的工作人員填寫。由于個人因素，這使人事檔案管理資料可能會出現(xiàn)偏差。在信息化時代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。
3.革新指定性的查閱人群
舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調(diào)閱人事檔案。因?yàn)椴殚喌娜巳悍秶邢?，所以舊的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權(quán)限的范圍內(nèi)自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。
4.革新被動性的管理方法
舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會根據(jù)企業(yè)或組織活動的開展補(bǔ)充和更新資料，這種管理方法非常的被動。在信息化的時代，人們要求檔案管理人員優(yōu)化人事檔案資料，使這些資料能位部門或企業(yè)創(chuàng)造更多的價值，人們的需求使檔案管理人員必須主動的思考如何才能做好人事檔案管理工作。
三、信息化的人事檔案模式表現(xiàn)的形式
1.社會性的服務(wù)對象
過去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業(yè)或部門提供資源服務(wù)。然而信息化的技術(shù)共享性的特點(diǎn)，使人事檔案資料成為一種推動企業(yè)或部門工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業(yè)或部門工作的情況。這使人事檔案管理要以整個社會成員為對象提供服務(wù)。廣泛的服務(wù)對象是大人事檔案管理的方向。
2.廣泛性的資料來源
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關(guān)部門的紀(jì)錄、網(wǎng)絡(luò)渠道、其它社會渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價值。
3.多樣性的查閱人群
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們會根據(jù)自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業(yè)或部門外的人員為了了解企業(yè)或部門的運(yùn)作情況，需要查閱人事檔案資料；企業(yè)或部門的人力資源管理部門為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門或企業(yè)的工作人員在工作時，有時需要負(fù)責(zé)某項(xiàng)工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實(shí)、更全面。
4.開放性的管理方法
由于過去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們在使用人事檔案資料時能夠了解到人事檔案管理現(xiàn)有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據(jù)諸多意見改變管理方法，使人事檔案管理的水平進(jìn)一步提高。
一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理不夠重視
當(dāng)前，很多事業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，沒有認(rèn)識到人事檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要影響，將人事檔案管理工作放在所有管理工作的后面，造成人事檔案管理工作逐漸形式化。雖然我國事業(yè)單位在人員聘用上實(shí)行崗位聘用制，并且公開招聘，但是在人事管理上依舊使用原有的管理制度，人事檔案管理工作沒有與人事制度改革相適應(yīng)，導(dǎo)致人事檔案管理的作用得不到有效發(fā)揮。
（二）人事檔案管理方法陳舊
事業(yè)單位的人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性都比較強(qiáng)的工作，但是在實(shí)際的人事檔案管理中，檔案管理的硬件設(shè)施不完善，管理手段也比較落后，導(dǎo)致人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性受到影響，人事檔案具有重要的參考和歷史價值，管理方法的落后制約了管理水平的提高。
（三）人事檔案管理的信息化水平低
當(dāng)前，信息技術(shù)不斷發(fā)展，各種信息技術(shù)手段已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到實(shí)際的管理工作中，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，信息技術(shù)也得到了普及，但是在人事檔案管理中，信息化水平還不高。很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，錄入個人信息、檔案目錄、檢索和查閱檔案的工作依舊由人工操作完成，紙質(zhì)化的檔案管理方式依舊廣泛的存在，不僅影響了檔案管理的效率，還不利于檔案的保存和管理。[1]
二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效對策
（一）加強(qiáng)對人事檔案管理的重視程度
為了實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視程度，將人事檔案管理工作放在管理工作的重要位置，為人事檔案管理部門配備優(yōu)秀的檔案管理人員，為人事檔案管理提供資金和設(shè)備支持，完善檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施。關(guān)心人事檔案管理人員，并定期對人事檔案的管理工作進(jìn)行檢查和考核，制定嚴(yán)格的考核辦法，使人事檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。
（二）采用現(xiàn)代化的檔案管理方法
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給人們的工作和生活帶來了極大的便利，事業(yè)單位人事檔案管理工作也應(yīng)逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，利用計算機(jī)對人事檔案的信息進(jìn)行收集、整理和歸檔管理，并及時更新檔案信息，創(chuàng)新管理方法。建立電子信息檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案的自動化管理，將個人信息錄入計算機(jī)中，形成電子檔案，以便日后的查詢和使用。建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案的無紙化管理，避免紙質(zhì)檔案管理中檔案破損現(xiàn)象的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的資源共享。[2]
（三）變革人事檔案管理體制
事業(yè)單位的人員招聘制度發(fā)生改革，人員的流動速度逐漸加快，而原有的人事檔案管理模式嚴(yán)重制約了人員的流動。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理需要由單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣y(tǒng)一管理的模式，將事業(yè)單位人員的人事檔案分配到社會中的人事檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種管理模式為單位以及個人使用檔案提供了便利，也為國家的統(tǒng)計工作提供了科學(xué)的材料和數(shù)據(jù)。[3]
（四）做好人事檔案的安全管理工作
為了提高事業(yè)單位人事檔案的管理和利用效果，還應(yīng)做好人事檔案的安全管理工作，檔案管理人員需要對事業(yè)單位各部門歸檔的檔案進(jìn)行登記和審查，檔案的借閱需由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。同時，做好檔案室的安全工作，對檔案室的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，根據(jù)管理工作的需要，添置新的檔案管理設(shè)備，做好檔案室的防火、防盜等工作，及時清理檔案室的衛(wèi)生，保證室內(nèi)溫度，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案管理工作。
（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
檔案管理人員的素質(zhì)能力對于人事檔案管理的效果有著直接的影響，所以應(yīng)選擇高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員，并提高檔案管理人員的福利待遇，將檔案管理的考核效果與檔案管理人員的薪酬掛鉤，提高他們的工作積極性。加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識和技術(shù)，遵守檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，熟練操作計算機(jī)以及現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備等，更好的適應(yīng)檔案管理的實(shí)際需要。
