時間：2023-05-24 14:34:44
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇保險檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
在新時期要規范社會養老保險業務的檔案管理工作，要保證養老保險業務檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養老保險保障性的功能，這對于社會養老保險業務的發展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，原有的社會養老保險檔案管理工作已經不適應當前的需要，顯然，社會保險事業檔案管理的發展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養老保險對檔案管理工作有著更高標準，推動社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業發展，已勢在必行。
二、新時期社會養老保險業務檔案管理的問題
新時期社會養老保險業務檔案管理問題，要利用計算機和網絡使檔案管理提高到一個高的檔次，在具體的實施中，要注意以下幾個方面的問題。
1.新時期社會養老保險業務與檔案管理制度問題
盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規，但由于對養老保險業務檔案規范化管理尚處于“初級階段”，使得養老保險業務檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發生；格式欠規范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調閱無硬性規定，不僅嚴重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發生的可能。
2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設施問題
社會保險業務與檔案管理軟硬件設施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養老保險檔案室，且設備配置簡陋，缺乏應有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，導致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現代化、信息化。據調查，目前大多數的社會養老保險業務檔案仍未完全實現電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業務量的日益龐大，傳統的社會保險業務檔案管理方式已經無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業務辦理的效率和質量產生質疑，影響社會養老保險機構形象。
3.新時期社會養老保險業務與檔案管理人員問題
社會養老保險業務與檔案管理人員專業素質有待提高。不少負責養老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養老保險檔案專業知識和其他相關技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業務缺乏了解。這種現象的惡性循環，勢必會導致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務質量也就難以令人滿意。
三、新時期提高社會養老保險檔案管理的對策
提高社會養老保險業務檔案管理水平的對策，設計做好社會養老保險業務檔案管理的基礎，因此，社會養老保險業務的檔案管理工作，要以人為本，負起責任，因此在新時期要積極對社會養老保險檔案管理，利用高科技手段創新，提高社會養老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。
1.健全制度標準與檔案管理規范化
健全制度標準，扎實推進檔案管理規范化。建立覆蓋全部環節的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎上，制定相應的檔案管理辦法、檔案業務流程、檔案分類方案。依據國家頒發的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《歸檔文件整理規則》等有關檔案的法律法規，從社保處養老保險工作實際出發，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規范管理，從而使社會養老保險業務各門類檔案資料實現集中、統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范有序、科學高效地開展養老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。
2.夯實基礎建設與推進檔案集中管理
夯實基礎建設，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備不足等實際問題。加大經費投入，提供物質保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備，確保達到“八防”標準。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數據的安全。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統，努力提升檔案服務效率。
3.加強隊伍建設與提升檔案管理人員素質
加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員素質。只有具備高素質檔案人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領導的基礎上，將檔案工作與業務經辦工作同時部署，納入每年的年初計劃，納入工作考核范圍，制定崗位責任和工作標準，要求專職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質、高尚的職業道德、大膽的創新精神、嚴謹的工作作風和過硬的業務技能。加強對養老保險檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，不斷提高養老保險檔案業務水平。此外，還要認真做好養老保險檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，提高社保處養老保險檔案管理現代化水平，加快推進檔案信息化建設，充分利用檔案資源信息為領導決策提供依據，為參保單位和參保個人提供優質便捷的服務。
四、結語
醫療保險檔案作為我國醫療檔案管理工作的重要內容，關系到醫院醫療服務水平的提升、良好醫療形象的塑造以及保險基金的管理，是關系到醫保管理質量的重要環節，因此，提升醫療保險管理水平與服務質量是順應當前醫療改革、滿足廣大群眾日益提升的醫療服務需求的重要選擇，是符合新時期醫療行業發展的必然舉措。醫療保險檔案管理人員要從認識上提升重要性認知，行為上提升管理工作質量與服務水準，從而以更加積極的姿態應對挑戰，服務醫療保險事業的進步與發展。
1．醫療保險檔案特點分析
目前我國國內醫療單位的保險檔案涉及人員與種類眾多，尤其是在我國積極推進醫保改革的大環境下，醫療保險無論是覆蓋范圍、惠及人群都有了質的提升，在險種方面也有了新的突破，這意味著醫療保險檔案的管理難度、服務需求都有了提升，對于醫院檔案的專業管理水平與服務質量提出了更多更高的挑戰。受國內醫保改革影響，現行醫療保險檔案無論是內容、范圍還是服務層次上都趨于復雜，我國醫療保險檔案主要涉及醫、保、患、藥四個方面，其中醫代表國家制定的定點醫療機構，出具各種認證資料、結算憑證、醫療保險服務協議以及醫療消費清單等;保是指醫保經辦機構，除了提供一般綜合檔案之外，主要針對醫保相關業務提供各類相關檔案，對醫保單位進行審核;患主要是指患者群體的個人醫保賬戶、基本醫療信息、醫保相關手續與各種基金轉移等;藥主要是指各大指定藥店，檔案涉及內容包括醫保服務協議、藥費清單、結算憑證等。從上述四個方面所涵蓋的醫保檔案資料來看，檔案管理專業水平高、服務能力要求高，對新時期醫保檔案管理提出了挑戰。醫療保險檔案不僅僅是患者醫療保險的相關檔案，檔案是否齊全直接關系到廣大醫保對象的切實利益，關系到能否憑借這一憑證享受各種醫療保險服務，關系到醫院檔案工作的管理與醫療衛生服務工作，因此做好醫保檔案的管理有重要意義，管理中也要充分挖掘檔案的服務價值，推動我國醫保的進步。
2．提升醫療保險檔案管理水平的舉措
提升醫療保險檔案管理水平要緊跟目前信息化潮流，圍繞檔案管理信息化這一核心適應新形勢需要進行管理革新與改造，要積極引進相關信息技術，利用網絡、計算機、云計算、數據挖掘等技術對醫保檔案進行更加專業的高水平管理，從而最大限度發揮醫保檔案服務價值，真正做到管理中權責分明，管理舉措切實到位，減少管理工作中的風險與問題。在管理醫保檔案的過程中，要積極對現有各項規章制度進行完善與創新，打造堅實的管理基礎，緊抓管理人才隊伍建設、管理制度落實、技術升級等，達到提升業務水平的目的。通過切實可依的管理制度進行醫保檔案管理，以助于減少執行中各個流程的潛在問題，便于問責，做到高效管理，切實履行各類獎懲機制，保障檔案管理的順利開展。在加強醫保檔案管理的過程中，要積極做好硬件設施建設，為管理與服務創造良好的平臺與基礎，這也是得以持續推進醫保檔案工作進步的必要前提條件。醫保檔案實際管理工作中，要重視并切實落實管理硬件設施的建設，積極予以完善，在及時更新換代的情況下為管理、服務質量的提升予以支持。比如某地區醫保局在經費、資源緊張的情況下，對醫保檔案管理優先安排資料室，購置各類計算機設備等進行檔案管理，在后續的醫保檔案服務工作中發揮了極大的作用，保證了醫保檔案信息的及時開發與利用，提升了檔案管理的安全性，也為后續管理工作的創新與改革提供了有力保障。醫保檔案管理中要做好各類檔案的接收與歸檔工作，嚴格把關檔案質量，在醫保工作將檔案的合理管理與應用作為重點，從而為基礎業務的順利執行提供切實依據，通過規范化、程序化的運作最終實現流程優化。比如某地區醫保局在醫保檔案管理改革中積極探索管理科學化與制度化，在認清以往管理工作問題的基礎上探索綜合管理新模式，利用多項創新舉措對不同門類、載體的醫保檔案進行開發，從而極大地挖掘了醫保信息的服務價值，提升了醫療服務工作質量。在醫保檔案管理中首先要針對檔案內容與類別進行分門別類的管理，做好不同載體檔案的有序化管理，確保檔案按照正確的時間、順序與類別進行排列，減少管理中的丟失、損壞、遺漏、篡改等問題。關于醫保檔案的建檔工作，要著重對目錄進行梳理與編寫，確保目錄清晰可查，檔案裝訂整潔牢固，以此達到提升醫保檔案整理質量的目的。另外，對于醫保檔案要加強管理監督與核查，將工作監督與考核列入必要的日常管理中，經常組織對檔案的梳理、核查等工作，確保檔案工作無疏漏。對檔案管理工作人員要定期組織培訓與教育，提升其職業道德水平與專業管理水準，積極組織各種醫保檔案管理交流的工作會議，聯合多個部門加強監督與考核，從而及時發現并處理管理工作中的各項問題，達到提升管理水平的目的。加強醫保檔案服務能力建設。醫保檔案的服務對象主要為各級參保單位與參保人員，要積極樹立人本化觀念，將僵硬死板的醫保檔案管理打造成為從參保單位與人員實際需求出發、符合他們醫保保險業務需求的新服務模式，為其提供便捷、快速、高質量的檔案服務，利用信息化、計算機等做到醫保信息的隨時查詢與共享，并且與各大醫療結構聯合共同建立專門的醫保網站，以確保醫保檔案得以最大限度地發揮服務功能與價值。考慮到醫保檔案的服務價值，要切身挖掘檔案本身信息的服務潛力，積極與社會各界溝通發掘醫保檔案管理與運用的各類問題，并及時提出合理的改善舉措予以解決，通過各類交流工作會議推動檔案信息的深挖掘與深加工，為醫保行業的決策與發展提供參考。為確保醫保制度的順利運行，未來要進一步研究參保人員結構、醫保基金投資、不同地區醫保水平與變化、醫保待遇變化規律等諸多內容，這些都必須以完善、準確的醫保檔案為基礎才能進行研究，因此為保障醫保制度的順利推行，必須做好醫保檔案的管理，從而確保我國醫療保險服務現狀得到進一步改善，實現平穩健康的過渡與發展。
3．結束語
綜上所述，醫療保險檔案是醫療保險工作的真實記載，也是我國社會主義保證體系的重要組成部分，醫療保險檔案管理的有效性與高效性直接關系著在保居民的切身利益。因此，要積極提升醫療保險檔案管理水平與服務能力，推動我國醫療保險檔案管理、開發、服務的進步，最大限度地挖掘醫保檔案的價值，促進國內醫保工作的進步，以便惠及更多參保人群。
作者：陳海飛 單位:廊坊市醫療保險管理中心
關鍵詞：居民；醫療保險；檔案管理；權益
1前言
新時期強化醫療保險檔案管理對于我國的醫療衛生事業創新有著重要的推動作用。醫療保險涉及的范圍相當廣，同時還關系到每位居民的切身利益，所以做好醫療保險檔案管理工作非常必要。醫療保險檔案管理工作質量的提高，為我國的醫療衛生事業提供了真實可靠的數據，這為日后的醫療衛生事業改革奠定了良好的基礎。所以，作為醫療檔案管理人員一定要不斷增強自身的素質，從宏觀上對工作有一個全面的認識，切實發揮檔案管理在醫療衛生事業中的作用。
2醫療保險的特點概述
當前，醫療保險檔案管理的工作水平不斷提升，但是在實際的過程中還存在一些問題。這對于醫療衛生事業的發展帶來了阻礙，從另一方面而言，影響了居民的切身利益，所以強化管理才能提高醫療衛生水平。提升醫療保險檔案管理的工作水平不僅需要強有力的技術支撐，同時還需要健全相應的管理制度。醫療保險檔案是開展醫保工作的重要資料，價值較高，其特點包括：
2.1廣泛性
醫保檔案與醫療衛生事業有著密切的聯系，這些關系可以體現在參與醫療保險人員的信息、報銷憑證、付款憑證等。醫保檔案內容的繁雜在一定程度上增加了醫療保險檔案管理的難度，這就要求醫療保險檔案管理人員能夠處理好工作中存在的問題，提高醫療保險檔案管理的質量。
2.2重要性
醫保檔案關系著參保人切實的權益，只有做好醫療保險檔案管理工作，才能保證醫療保險檔案內的文件真實可靠。醫療保險檔案管理工作是我國醫療衛生事業的重要組成部分，較高的檔案管理水平能夠加快推進醫療衛生事業的改革[1]。其中最重要的是醫療檔案管理能夠在一定程度上能夠提高數據的真實性，為醫療事業決策提供一定的參考。
3醫療保險檔案管理工作中存在的問題
3.1管理工作不扎實
我國參與醫療保險人數在逐年增加，相應我國的醫療保險檔案數量增多，檔案管理人員也在迅速增加。參保人員人數的增多，在一定程度上反映了我國居民經濟收入的提高，人們對于身體健康以及醫療衛生提高了認識。醫療機構在收到參保人的信息后，要進行及時歸納與整理，這樣才能讓醫保工作順利推進。當前，部分醫療檔案管理人員業務水平較低，工作不扎實，沒有較高的責任意識，這會使得醫療保險檔案在管理的過程中出現缺失，或者在醫療保險檔案移交的過程中出現差錯。
3.2管理制度不健全
醫療保險檔案管理水平提高不僅需要引入先進的管理技術，還需要配套健全相應的管理制度。當前部分醫療機構的檔案管理人員在工作過程中沒有遵從相應的管理制度，使得醫療保險的檔案管理制度只是流于形式，沒有進行真正的貫徹落實。如果在醫療保險檔案管理中缺乏健全的管理措施很容易導致參保人檔案不健全、醫療保險檔案沒有最大化的利用[2]。除此之外，檔案管理人員如果依舊按照之前的經驗開展工作，很容易導致管理的權責不清、任務不明的問題。所以，醫療保險檔案管理人員應該定期提高自己的專業水平，做好檔案管理工作。
4新時期醫療保險檔案管理強化策略
4.1強化管理制度
醫療保險檔案管理工作人員要重視檔案管理工作，單位可以開展各種各樣的宣傳活動，提高工作人員的責任意識，強化管理經驗。檔案管理并非是一個短期、靜態的過程，而是一項長期的復雜、動態性過程。在互聯網信息技術背景下，醫療保險檔案管理應該順應時展的趨勢，將數據管理平臺盡快引入醫療保險檔案管理的過程中，這才能讓醫療保險檔案管理工作適應社會的發展趨勢，從而促進醫療衛生事業的改革[3]。作為醫療檔案管理人員一定要始終樹立學習的心態，切實提高自己的責任感與使命感，提高醫療檔案管理工作的質量，積極向優秀的同事學習，發揮醫療檔案工作自身的優勢性。
4.2加強信息建設
隨著互聯網信息進步，信息管理技術被廣泛應用于工作管理過程中。醫保檔案管理信息化建設需要投入一定的人力、資金同時還需要較好的硬件處理。醫療保險檔案管理部門應該建立好獨立的檔案管理室、配套相應的管理設備、引入先進的網絡管理平臺、推進網絡信息服務平臺建設，促進醫療保險檔案管理工作朝著智能化方向發展[4]。醫療保險檔案管理人員還要定期維護計算機設備，更新病毒管理軟件，從而保證數據真實可靠，為醫療衛生事業的改革奠定基礎。最后，醫療衛生保險檔案管理部門還應該配套相應的服務設備，例如添置打印機、除濕器、空調等。保證檔案室的干凈，對于檔案室的設備要進行定期檢修。信息技術還可以應用在檔案的編碼上，這將有助于醫療保險檔案順序化。
[關鍵詞]醫療保險 檔案管理 意義 存在的問題 對策
中圖分類號：R842.6 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）47-0400-01
引言
提起檔案管理人們都不陌生，檔案管理學是研究檔案信息系統的運行規律，闡述檔案管理的一般原理的技術和方法的學科，并且通過工作實踐探討不同領域檔案管理工作的特點和規律。醫療保險檔案管理是一門新興的檔案管理業務，相比較其它領域的檔案管理有其獨特的特點和規律，實際工作中不能生拉硬套其它領域的檔案管理模式，必須根據醫療保險工作的特點和運行規律，找出符合實際的檔案管理特性。
1、醫療保險檔案管理的意義
醫療保險檔案管理是醫療保險工作的重中之重，其涉及面十分廣泛，政策性與專業性較強，是社會醫療保險制度制定的主要依據，也是完善我國社會保障體系的重要途徑和醫療保險工作順利開展的重要保障。其中，醫療保險檔案管理包括了“醫、保、患、藥”四大方面。所謂“醫”，就是定點醫療機構，即對定點醫療機構資格認證、醫療費用清單與結算憑證等檔案資料的管理；所謂“保”即醫療保險經辦機構，是指參保單位的基金征繳與支付資料；“患”是指參保病人，即病患的基本信息與個人賬戶信息；“藥”是指定點零售藥，即藥店的資格認證資料、藥費清單等資料。“醫、保、患、藥”是醫療保險工作的重點，是醫療保險工作開展的必備資料，也是制定醫療保險制度的依據，因此醫療保險檔案管理具有重要地位。
2、醫療保險檔案管理中存在的問題
2.1對檔案管理的重視程度不夠
在現實中，由于醫療保險工作的領導和員工缺乏對檔案管理的深入認識，沒有意識到檔案管理的重要性，從而在日常的工作中不夠重視檔案管理工作，導致檔案管理工作混亂。
2.2檔案管理信息化建設落后
雖然信息化步伐逐漸加大，但是在醫療保險檔案管理工作中，信息化建設還只是剛剛起步，存在著諸多的不完善之處，比如硬件設施不完善，計算機、硬盤、服務器都沒有達到標準；軟件設施不規范，醫療保險檔案管理網站存在種種問題；檔案管理工作的互聯網環境不安全，導致資料泄密甚至被篡改……這些都阻礙了醫療保險檔案管理工作的有序開展。
2.3醫療保險檔案規范化尚未形成
由于醫療信息化建設逐漸推進，我國的城鎮居民醫療保險檔案已經初步的完成信息化。然而，在信息化的過程中卻出現一個問題，即我國沒有形成規范化的信息化檔案格式，不同的省、市，甚至不同的醫院都依自己的需要建立信息化檔案。不規范的信息化檔案建立的方式給未來整合信息化檔案資源帶來很多問題。比如如果兩份格式不同的醫療保險檔案資料要整合在一起，就有可能會出現丟失數據的問題。
3、做好醫療保險檔案管理的對策
3.1高度重視檔案管理
高度重視檔案管理是保證檔案管理工作順利開展的基礎和前提條件。具體來講，在日常管理工作中，要加強對檔案管理重要性的宣傳和教育，使領導和員工都認識到它的重要作用，從而在具體工作中高度重視，做好檔案管理中的每項業務，不斷提高檔案管理水平。
3.2加強培訓，提高現有管理人員素質
對當前的醫療保險檔案管理工作人員要加強培訓，促使其不斷學習，定期提升，舉辦培訓班，增加培訓交流機會，不斷豐富其工作內容，開闊眼界，并且要定期進行考核，及時發現工作環節中的顯性與隱性問題，切實推動檔案管理工作人員綜合業務能力的提升。
3.3促進檔案管理信息化建設
醫療保險體系逐漸完善，但是在信息化建設方面長期存在的欠缺則將阻礙醫療保險體系的長遠發展，因此要從硬件設施建設、軟件設施建設與安全工作平臺這三個層面對醫療保險檔案管理進行信息化建設。
（1）加強硬件設施建設
由于醫療保險業務檔案屬于海量的數據文件，且文件的數量會持續更新，因此要選擇高速的、大容量的硬盤作存儲介質；為了穩定的備份檔案文件，相關工作人員要以光盤介質存儲數據檔案；為了便于檔案文件能迅速被調閱，網絡平臺要使用高速的服務器……這些都是硬件設施建設中必不可少的內容。
（2）加強軟件設施建設
為了讓檔案管理信息化建設具有規范性，相關的單位要使用自上而下、統一建設的方案進行軟件建設。通過軟件建設，可以建立一套界面美觀、交互友好、便于管理、適合數據共享的醫療保險檔案管理網站。
（3）創造安全工作平臺
當互聯網時代的檔案信息化管理存在安全隱患時，要做好檔案管理工作，相關部門要創造一個安全的檔案管理工作平臺，利用封閉的、安全的管理環境來保護數據安全與資料安全。同時醫療保險業務檔案的調閱權限要嚴格分級，使調閱者只能在自己的權限范圍內自由調閱數據，以此排除安全隱患。
3.4完善信息化檔案的標準
要讓醫療保險檔案信息化實現，就要在全國的范圍內統一一個科學的醫療保險檔案建立標準，它必須要能準確地記錄持有人的姓名、性別、年齡、身份證號、參保的方式等等一系列信息，這些信息使用的字段必須是標準的、錄入的格式必須是統一的、使用的標簽必須是科學的。如果不能做好這一系列的基礎建設工作，那么醫療保險信息化建設的根基會非常薄弱。要確保這個環節能夠順利進行，我國相關的部門要統一建設意見，督促執行過程、嚴格審核結果。
3.5加強管理，夯實基礎，嚴把社會保險業務檔案質量關。為此，要從社會保險檔案的源頭抓起。做好參保登記、繳費申報、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業退休人員社會化管理和稽核等具體業務，做到一月一整理，一月一立卷。基金管理過程中形成的財務管理憑證和各科室具體負責的統計報表、統計材料收集、整理、立卷，做到及時整理、隨時立卷，按時歸檔。
4、結語
雖然新時期醫療保險檔案管理工作備受重視，但是存在問題大大影響了醫療保險檔案管理工作的順利開展，使醫療保險工作受阻，給社會保障工作造成了一定的影響。為此，我們應加強檔案管理工作，解決工作中存在的一切問題，從管理制度、管理方式與管理人員三個層面進行改進與提升，從而真正地實現醫療保險檔案管理工作高效化，促進我國醫保體系的發展。
參考文獻
[1] 楊芳紅.圍繞“三大體系”建設，開創新時期檔案工作途徑[A].檔案安全與檔案服務――2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C].2011年
[2] 龐曉燕.淺析新時期醫保檔案信息化管理工作[J].山西檔案，2013（S1）
[3] 賈麗敏.醫療保險業務檔案管理信息化建設探究[J].電子技術與軟件工程，2014（20）
【摘要】企業養老保險檔案內容包含職工的個人信息和原始數據，為了保護檔案內容，應加強檔案管理，落實完善的檔案管理制度，管理人員需按照規定，依據不同的檔案，統一歸檔整理，做到認真分類，明確管理職責，嚴格依照管理機制中提出的要求，做好養老保險檔案管理工作，有利于促進企業穩定發展。
【關鍵詞】企業；養老保險；檔案管理
現如今，企業在發展過程中不僅要注重獲取經濟效益，還應高度重視開展養老保險檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認真歸檔的人員，按照規定予以嚴厲處罰，起到警示作用，使負責整理檔案的人員增強責任感，明確做好本職工作的重要性，從而認真、負責分類、備案、整理養老保險文件等等，有效提高檔案管理工作質量。
一、以往企業養老保險檔案管理現狀
以往企業發展過于關注效益，忽視加強管理檔案工作，由于疏于監管，沒有發現管理工作中未結合不同的檔案分類整理其中的內容，致使各種檔案混亂，當需要某個檔案資料時，不能快速找到職工文件，出現檔案丟失的問題，進而難以依據檔案內容進行相應的決策，有損職工的根本利益。然而，對于這一現狀，很多企業沒有高度重視，使檔案管理制度不完善不具體，沒有明確提出應遵守的規定，無法增強約束力，久而久之，檔案管理工作中經常出現不規范的行為，針對不同的文件、檔案，不注重記錄、歸檔整理，導致一些有價值的資料不齊全，內容不完整，不能盡快核對職工的情況，不利于企業的發展。再就是所運用的管理方式不先進，仍然依靠人力歸檔，不僅浪費時間，還不利于提高效率。對此，以下文章提出了行之有效的解決對策，必然會改變這一現狀，解決存在的問題。
二、企業養老保險檔案管理的有效途徑
（一）健全檔案管理制度。當前，企業在發展各個時期，對于養老保險檔案管理工作應提高重視程度，健全檔案管理制度，管理人員在實際的工作中應遵守規章制度，嚴格依照規定規范工作行為，認真歸類各種檔案，并根據職工養老保險所交的費用，詳細記錄，以便于日后查找與核對，體現出檔案管理人員認真負責對待本職工作的重要性。檔案管理人員只有充分意識到檔案丟失需承擔責任，才能明確管理職責，落實完善的監管制度，時刻約束和管理自我，工作中依據檔案法和管理機制中提出的要求，結合職工繳納養老保險的時間以及基本信息，整理成文件，而后，統一歸檔、分類，當需某個檔案時，就可快速找到文件，依據資料顯示的內容，在規定的日期發放養老金，促使職工的根本利益得到保護。因此，制定完善的檔案管理機制非常重要，這樣才能提高檔案的完整性，并確保檔案管理規范化、標準化進行。（二）采用信息化的管理方式。隨著科學技術的發展，逐漸推出了信息技術，廣泛應用于企業養老保險檔案管理之中，創新了管理模式，在整理檔案時，減輕了人力負擔，管理人員無需浪費很長時間歸檔，通過運用先進的信息技術，靈活操作電腦，登錄檔案管理軟件，查找到各類檔案，依據不同的文件、資料、信息、檔案，快速分類整理在文件夾中保存的珍貴文檔。過去紙質的檔案，長時間保存會泛黃，致使上面的字跡不清楚，有時難以快速找到所需的檔案，在短時間內無法確定應發放多少養老金。想要提高檔案管理效率，管理人員應緊跟時展的步伐，積極運用信息技術，以信息化的管理方式，高效率歸類諸多的檔案。在實際的工作中，可以發揮計算機的功能，快速查詢和檢索，找到原始的檔案，了解詳細的養老金，根據現實的數據信息，發放相應的養老金，體現出采用信息技術管理檔案能有效提高檔案管理工作的效率。（三）做好檔案分類和整理工作。現階段，企業在進行檔案管理工作之前，要選用工作能力較強的管理人員，確保管理過程中不出現違規現象，推動檔案管理工作規范化開展。管理時認真分類，結合不同的檔案，保存在不同的文檔之中，做到針對性地整理，使各種文件、資料分類保存起來，便于日后查找所需的檔案，從根本上避免出現檔案找不到的情況。因此，聘用符合崗位要求的管理人員非常重要，促使分類和整理工作按照規定進行，做到正確歸類，高效整理檔案，體現出檔案管理工作效率有所提高，可節省大量的時間，辦理業務、發放養老金等等。由此可知，檔案整理和分類工作是非常重要的一個環節，應依據檔案內容、文件類型合理歸檔，這樣才能提高檔案的完整性。
三、總結
綜上所述，要想解決企業養老保險檔案管理工作中存在的問題，必須先完善管理機制，而后，依照規定和提出的要求，加強管理和監督，推動檔案管理工作規范化進行，避免出現檔案丟失的情況，使檔案內容具有完整性。此外，還應做到與時俱進，積極運用先進的信息技術，高效整理養老保險檔案，進一步提高檔案管理的效率，促進社會保障機制得以落實。
【
摘 要 隨著企業職工養老保險參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養老保險財務檔案管理工作日益繁重，原有的養老保險財務檔案管理已經不能適應現代檔案管理的要求，需要加強養老保險財務檔案管理工作的標準化、科學化以及規范化，不斷提高養老保險財務檔案管理的水平，因此本文針對企業職工養老保險財務檔案管理中存在的問題，探討其有效對策。
關鍵詞 養老保險財務 檔案管理 問題 對策
不斷完善社會的保障體系，是關系到改革、發展、穩定的重大問題，養老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應現代信息社會的發展，建成能夠體現出社會公平的新型財務檔案管理體系。養老保險財務檔案管理水平的提高有助于養老保險機制的有效運行，因此，需要及時解決養老保險財務檔案管理中存在的諸多問題。
一、養老保險財務檔案管理存在的問題
（一） 財務檔案管理信息化有待加強
隨著科技的進步，財務檔案管理技術也在不斷的發展之中，電子財務檔案信息的數據也面臨著諸多的問題，紙質化的會計財務檔案已經不能適應當前的財務發展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財務檔案的管理帶來了不便，另外，財務檔案管理信息的透明化以及科學化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數據的篡改以及隨意操作，違反財務檔案管理的規定，這給財務檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計憑證、財務會計報告等會計核算專業資料的會計檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，因此會計檔案的信息化管理，要始終核查是否財務活動遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為。
（二） 財務檔案管理工作管理力量薄弱
財務檔案工作管理力量的薄弱主要表現在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財務檔案管理硬件設施以及軟件設施落后，工作環境較差，由于管理資金的限制，在財務檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統化的管理缺乏，現代化的管理設備還沒有投入到使用，這給數量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財務檔案管理的制度是規范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責任劃定，工作職責范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細的規定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找帶來不便；第三，管理機構不健全，財務檔案管理的領導機構的健全對于加強檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴格落實與執行，另一方面是管理機構的有效監督，缺一不可，同時，管理機構在考核機制方面還要繼續完善，對于檔案管理的若干指標嚴格把關，嚴格核查會計憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據，對于工作中存在的問題要穩妥的解決，管理機構在協調溝通方面還有著一定的缺陷。
（三） 財務檔案管理人員素質有待提高
財務檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應該具備良好的業務素質以及職業道德，目前有的財務檔案管理人員只是為了應付財務檔案管理的大量工作從其他部門調配過來的，沒有專業的檔案管理經驗以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓時間也就一再縮短，給養老保險財務檔案的管理帶來了潛在的問題。
二、養老保險財務檔案管理問題的對策
（一） 加強財務檔案信息化管理建設
財務檔案管理的信息化建設可以從數據庫的建立以及網絡建設兩方面進行，第一，財務檔案數據庫的建立，檔案信息化是財務會計順利進行工作的基礎，改變了傳統的紙質資料的種種弊端，在一定程度上有利于財務工作者的工作，財務檔案數據庫要從數據的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財務工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進一步的挖掘與管理，由于信息化建設人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計原始憑證、會計憑證的真實完整，妥善保管檔案信息；第二，網絡建設，財務檔案管理的網絡化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財務檔案經過網絡傳輸再經過財務人員的處理，就可以進入財務檔案數據庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財務檔案重復錄入的工作量，方便會計原始憑證、會計憑證等資料之間信息的傳閱。
（二） 完善財務檔案工作的管理
財務檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強領導等方面做起，第一，信息化管理，利用現代先進技術，采用信息化管理軟件，實現養老保險業務檔案管理的信息化、規范化，增加硬件設施，投入計算機、打印機以及掃描儀等設備，建立標準化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財務檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據，嚴格管理，明確檔案管理的工作責任與職責范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規范化、科學化，使得會計檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據可依，保證會計憑證以及資料的完整性以及真實性；第三，增強管理機構的建設，財務管理機構的建設有賴于管理的考核，通過考核加強管理的積極性、發現工作中的不足，另外還可以建立專門的財務檔案管理領導小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現的問題進行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進、考核獎勵等活動，激發員工的工作熱情。
（三） 提高財務工作人員素質
提高工作人員素質需要從職業道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務的觀念，增強主動服務意識，端正工作態度，以良好的精神風貌對待每一位參保人，強化財務檔案工作者的職業道德觀念，堅持據實立檔的作風，另外還要培養高素質的工作人員，利用講座培訓財務工作人員的業務素質，增強實踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進的管理理念。積極引進專業人才，打造高素質團隊，聘請專業教授進行實地指導，及時發現工作中的問題。
參考文獻：
關鍵詞：社會保險;檔案管理;信息化;安全;人才;
中圖分類號：F842.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01
一、社會保險檔案管理信息化建設的重要性
（一）方便檔案的檢索和使用。社會保險檔案管理信息化，使用者只要輸入關鍵詞，計算機上就會快速呈現出所要查詢的相關資料信息，大大提高了信息檢索效率。同時還可以采用電子加密技術對檔案進行機密處理，這也在很大程度上提高了社會保險檔案信息的安全性。
（二）可以實現檔案信息資源的科學管理。社會保險檔案管理信息化可以使檔案管理部門的工作走向開放化，使新型的信息采集、管理和服務職能取代傳統的檔案保管和利用職能，這不僅體現了時代的發展和社會的進步，更提高和優化了保險社會服務。
（三）可以提供智能化服務，提高檔案信息利用的時效性。社會保險檔案管理信息化，可以使檔案信息通過遠程服務實現資源共享，提高了使用的便捷性，大大縮短了檔案的編著時間。要實現檔案管理信息化工作的順利運行，就要使廣大的工作人員改變傳統的檔案管理思想，加強學習，不斷提高自身的信息化管理意識，將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案統統納入管理范疇，努力將復雜工作簡單化，簡單工作規范化。
二、當前社會保險信息化管理中存在的問題
（一）檔案管理信息化模式實效不高。一些社會保險檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方而脫機或聯機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數字化處理然后，借助社會保險檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。但是，不少社會保險檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對社會保險檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視社會保險檔案管理系統的建設，而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致社會保險檔案信息化建設效益低下。
（二）信息安全保密程度不高。在信息時代，由于網絡等技術的應用，使得社會保險檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的網絡病毒、網絡黑客對管理計算機的入侵、工作人員無意泄漏等情況外，電磁泄漏、剩磁泄漏等威脅更是防不勝防。
（三）檔案信息管理人才培養的不足。當今社會保險管理部門既熟知檔案管理知識，又具備信息化技術的人才可謂是鳳毛麟角，政府還沒有把培養信息化檔案管理人才納入到主要的工作仟務進程當中，這也是導致檔案信息管理人才嚴重缺乏的重要原因之一。
三、社會保險檔案管理的信息化措施
（一）建立規范標準的社會保險檔案管理信息化機制。要想建立起規范標準化的社會保險檔案管理信息化機制，就一定要確保檔案管理網絡的安全性，這就要求檔案管理機制必須規范化。我們可以努力從這兩方面做好：創新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項機制，逐步統一各項工作標準，細化各項工作，制定各項安全措施;統一檔案管理標準，這樣能夠保證檔案資源庫的正常建立，使整個檔案信息網絡工作保持暢通，順利實現社會保險檔案的資源共享。
（二）完善社會保險檔案管理信息化工作的服務方式。我們要想讓社會保險檔案管理信息化建設工作順利進行，就必須采用可以開發社會保險信息資源和創新服務方式的先進技術。例如：已經在檔案管理部門初步實現的計算機信息管理服務，可以設立相應的制度和標準，這樣可以大大避免資源的重復開發和過度浪費;也可以啟用相應的公共網絡服務系統，利用電話、計算機網絡等公共網絡為社會保險檔案信息化提供更加優質的服務。
（三）提升檔案信息化建設人員的專業素質。在進行檔案數字化管理時，首先，應當確保檔案管理人員具有高度專業化技術水平。檔案管理人員應當采用電了加密或數字簽名技術對電子文件進行歸檔管理。其次，檔案管理員應當對歸檔的電子文件進行備份處理，定期檢測檔案數據庫存放服務器的防毒殺毒防攻擊能力。最后，檔案管理人員應當加強學習如何將電子文件檔案移出進行長期保存，避免出現計算機系統損壞或其他意外事故、自然災害時，導致檔案的信息丟失。
（四）加強檔案信息化建設的網絡安全控制
1、訪問控制。訪問控制是網絡安全防范和保護的主要策略，它的主要任務是保證網絡資源不被非法使用和非法訪問。訪問控制可以說是保證網絡安全最重要的核心策略之一。根據訪問控制的內容，訪問控制可分為入網訪問控制和網絡的權限控制兩種。
（1）入網訪問控制。它控制哪些用戶能夠登錄到服務器并獲取網絡資源，同時也控制準許用戶入網的時間和準許他們從哪臺工作站入網。用戶入網訪問控制有兩道防線，第一道防線就是防火墻。防火墻通常設置于某一臺作為網間連接器的服務器上，并與網絡的其余部分隔開，在內部網與互聯網之間建認起一個安全網關，使訪問者無法直接存取內部網絡資源，保護網絡資源免遭其他網絡使用者的擅用或侵入。
（2）網絡的權限控制。網絡權限控制是針對網絡非法操作提出的一種安全保護措施。用戶和用戶組被賦予一定的權限，它指定用戶和用戶組只可以訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源，限制用戶可以執行的操作，防止用戶越權操作。
2、硬件防護技術。電子檔案載體極易受到環境的影響，因此應當定期檢測和拷貝，檢測每年進行一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式，樣品數量應不少于10%為宜;拷貝應每4年一次，要求多重備份，以防數據丟失，并且原載體繼續保留的時間不少于4年。對于電子檔案的檢測和拷貝，必須建立相應的跟蹤記錄，避免發生人為的誤操作。
（五）加強檔案信息資源開發利用。通常社會保險檔案部門現有的主要檔案資源仍然以紙質資源為主，在進行信息化管理轉變的過程中，首先要對這類檔案進行數字化轉換，通過掃描等轉換方式將紙質檔案文件進行二次保存，可供網絡查詢和使用。
參考文獻：
[1]邱曉莉. 試論檔案信息化建設的實施途徑[J]. 中國地名. 2009（02）
[2]李百旭，李鳳柱. 造就大批趕超時代潮流的現代檔案信息化建設人才[J]. 黑龍江史志. 2008（17）
1.社會養老保險與檔案的管理問題
在社會養老保險中，有些領導和一部分工作人員，對社會養老保險檔案工作的認識不足，總是覺得社會養老保險檔案工作只是簡單抄寫和保管工作，談不上社會養老保險業務的主要工作，不能給社會養老保險業務創造經濟效益，因此，對于社會養老保險檔案工作，只要做到不丟失、不泄露，就可以應付查檔、外調；這種輕視檔案工作的想法，表明這些工作人員對檔案工作不了解，忽視了檔案工作的重要性，勢必使社會養老保險當按工作難以適應現代化管理需要。
2.社會養老保險檔案與環境設施問題
社會養老保險對檔案管理必備的首要條件，首先是要落實檔案室的設施建設，有些社會養老保險檔案至今沒有專用檔案室，還有些檔案室狹小，由于檔案資料多，出現潮濕和“六防”設備配套欠缺問題，使社會養老保險檔案出現資料蟲蛀、霉變，影響檔案的完整性和外觀的整潔美觀，有的社會養老保險檔案室，連必備統一的檔案夾、切紙刀等工具都無法購置齊備。
3.社會養老保險檔案管理與管理水平問題
社會養老保險管理力量不強，管理手段滯后，管理水平低下，這是社會養老保險大多數工作人員的情況，他們大部分都未經過檔案專業知識培訓，對檔案管理的要求、檔案的重要性、檔案資料的收集整理、裝訂歸檔等業務基本不了解，對收集檔案意識薄弱，并且大部分檔案工作者為兼職，沒有人認真投入到檔案工作中去，日常事務只是把資料放進檔案盒，也不及時整理，嚴重影響了社會養老保險檔案的管理。另外一部分歸檔資料欠缺準確與真實性，傳統陳舊的社會養老保險檔案管理，已難以適應時代飛速的發展，在新形勢之下要求社會養老保險業務一定要改變傳統模式，進行現代信息化建設。
二、加強社會養老保險人事檔案管理的信息化建設措施
1.社會養老保險與檔案管理模式
傳統的檔案管理是以紙張為主的檔案管理實體，大多是以手動完成檔案的收集、整理、編制、鑒別、存儲、統計等方面管理，它的工作量非常的巨大，步驟又是相當的繁雜。由于存儲量大，檔案管理人員沒有精力，去實施對被封存的檔案資料進行信息提取與加工處理，社會養老保險檔案信息資源已經大多被閑置或變成廢物浪費掉。隨著現代管理技術與引進先進的設備，尤其是計算機和網絡的發展，為社會養老保險檔案管理，提供了良好的環境，現代化信息技術促使傳統的檔案管理模式面臨著一個嶄新的挑戰。檔案管理重點在于適應數字化記錄管理需求，從傳統的實體檔案管理向信息資源的管理轉變，將信息作為管理對象，對形成的不同檔案進行數字化處理，采取現代化技術對檔案信息資源統一管理。才能體現對檔案信息資源的價值。
2.社會養老保險與檔案管理數字化
檔案管理的信息資源數字化是檔案信息化建設的一個重要的基礎與前提，也是對檔案原件得以保護的重要方式；檔案數字化需要通過利用現代化先進的信息手段，將檔案部門的各種不同物質載體形式處理轉變成數字化信息，并創建一個數據庫文件以便于提供服務。形成數字信息化檔案管理未必意味著傳統的檔案管理要取消，其兩者應互相補充、。規范化與標準化是檔案信息化建設的一項十分重要的內容，也是衡量檔案管理現代化的一個重要標志。社會養老保險業務在進行檔案管理信息化時，應當根據國家推薦標準管理信息，根據其發展特點與需求，制定標準的內部管理，在實踐中逐步改進。數據庫文件的目錄，要有利于實際性的操作，又符合國家的標準規范。
3.社會養老保險與檔案信息化建設
人類社會推動信息化技術發展的目標，是在建立良好的信息基礎設施的環境下，使信息最大程度的利用與信息的公開得以實現；對檔案信息化建設來說，該發展目標具有十分重要的現實意義，檔案信息化建設應有一個過程，在此過程當中，伴隨著在檔案管理中應用程度的變化及其信息技術水平的提高，其信息化建設的階段性目標也應及時地做出應有的調整，所以在檔案信息化建設過程中，必須認識深遠并且立足當前，積極解決檔案信息化建設中會碰到的不同方面問題。
4.社會養老保險與檔案人才建設
檔案工作者綜合素質的高低，會影響到檔案信息化建設的進程，檔案工作者是檔案信息資源和用戶兩者互相聯結的紐帶與橋梁，在檔案的網絡化、信息化管理中，渴求擁有一大批高素質的人才隊伍。管理工作者應掌握好檔案專業知識，利用其專業知識，指導電子檔案文件進行分類歸檔。需掌握檔案信息化、數字化及電腦應用技術，使他們的業務水準與知識結構能夠適應檔案信息化建設的需要，為創建檔案新模式提供強有力的人才保障。檔案工作者若對計算機進行檔案信息現代化的管理不夠熟練，就難以適應檔案信息化管理的要求，更加難以高效率地實現檔案網絡化、信息化的管理與服務。不僅要為檔案管理部門配備計算機專業化人才，還應加強對管理工作者的在職培訓，提升檔案工作者對電子文件管理的專業知識，使他們肩負起電子文件歸檔管理的重任。
三、結語
黨的十對加強和完善我國社會保障制度建設提出了新的要求，社保部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能。社保工作是一項民生、民惠工程，也是社會熱點工作，關乎民眾共享經濟社會發展成果，以及和諧社會建設。因而，做好社保工作意義十分重大。社保業務檔案作為社保工作的原始憑證，記錄了參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況，“記錄人的一生，管理人的一生，也保障人的一生”。隨著“養老保險并軌”社會保險改革的不斷深化，隨著參保人口從城市到農村，參保人數及范圍日益增加，社保工作覆蓋面不斷擴大，參保人員流動性進一步增加，都使得社保業務檔案管理工作量與日俱增。因此，如何適應形勢需要，規范社保業務檔案管理，提升社保業務檔案管理工作水平，是一項必須引起我們重視和認真研究的重大課題。筆者作為一名檔案工作者，結合吉林省近年來的工作實際，從社會保險檔案工作滿足服務中心、服務大局、服務社會、服務百姓的需要出發，就進一步加強社會保險業務檔案管理問題，將近年來的思考盡己所能地梳理出來，希望對全省社會保險檔案管理有所裨益。
一、社保業務檔案的概念及特點
2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規章的形式聯合公布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》。它專門規范了社會保險業務檔案管理，維護了社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮了檔案的服務作用，依據是《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規制定的檔案規章。這一規定，從2009年9月1日起施行，對我們社保部門和社會保險業務檔案工作者來說，是最為直接的一個關于檔案管理的規范性文件。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》第三條規定，本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險業務檔案具有其獨特的特征：一是數量龐大，隨著我國社保制度的改革，全民參保的實現，社保業務檔案數量會出現爆炸式增長；二是動態變化，隨著個人工作單位、工資數額等情況出現變化，社保業務檔案也必須時刻跟隨具體情況而不斷變化；三是以人為本，社保業務檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證；四是規范性強，從產生的過程到形成的材料，從辦理程序到繳費標準都具有固定的標準和規范，不能隨意改變。
二、當前社保業務檔案管理存在的問題及對策
社保業務檔案工作是社保體系建設的一項基礎性工作，涉及內容多、范圍廣、政策性強。社保業務檔案是做好社保工作的最基礎的前提，它不僅是參保人員維護其合法權益的重要憑證，同時也是社保部門進行科學管理、提高工作水平的必要條件。
1.當前在社保業務檔案管理工作中存在的主要問題一是不夠重視。主要是對社保業務檔案的管理缺少相應的投入，人員配備、經費不到位等。有些部門沒有專門的檔案室，部分檔案室不符合標準，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，部分業務人員存在概念不清、檔案意識淡漠的問題。二是檔案多頭管理，缺乏規范標準。社保業務檔案由于涉及的面比較廣泛，有養老保險、失業保險等不同類別，不一樣的類別的檔案分別歸屬不一樣的部門管理，造成一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構。雖然2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規章的形式聯合公布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，我省社保系統也于2010年2月25日起施行了《吉林省社會保險檔案管理制度》，但其他類別的社保檔案管理缺乏統一的規范和標準，造成水平參差不齊，運行機制和工作秩序缺乏科學化、標準化、規范化。三是業務素質不強，信息開發滯后。社保管理機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流不多，檔案專業人才很少，兼職檔案工作者業務水平偏低，影響了檔案管理工作的水平和效率。不能有效地開發社保業務檔案的信息資源，社保管理部門缺乏全局意識和長遠意識，沒有充分認識到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險改革所起的重要作用。
2.加強社會保險檔案管理的對策。在新的歷史條件下，社會保險業務檔案管理工作要以科學發展觀為指導，以服務民生為目標，大膽創新，勇于突破，不斷探索，從提高認識、更新觀念、統一標準、規范程序等方面改進工作，不斷加強社保業務檔案管理，拓展工作思路，創新工作機制，以提高工作效率、提升工作水平為目標，積極探索社保業務檔案現代管理的新模式、新途徑，促進社會保障事業不斷健康發展。
作者:王海洋 單位:松原市社會保險事業管理局
關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2 社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
關鍵詞：社會保險管理；信息技術；應用分析；信息化
中圖分類號：C35文獻標識碼： A
一、社會保險檔案管理信息化的重要意義
1、有利于密切聯系群眾
信息化時代的顯著特征是具有較強的交互性，同樣一條信息會在無限延伸中反復閱讀。我們可以利用這一特征，密切聯系群眾，在信息網絡中建立新的交流方式，主動將規定與條例傳達給群眾，積極回應群眾的訴求。
2、有利于提升社會保險檔案管理的效能
利用信息網絡技術，一方面我們可以實現社會保險檔案管理信息與社會公眾的有效對接，從而能夠有效地避免信息傳遞的失真；另一方面，我們可以運用計算機網絡的處理信息與存儲信息的技術，將人力從繁瑣的手工操作中解放出來，從而提高社會保險檔案管理的工作效能，達到協同高效的管理水平。
3、有利于優化服務水準
信息化轉變了傳統社會保險檔案管理單一與被動的服務模式，突破了時空限制，整合了信息資源，豐富了服務內容，讓人民群眾享受到了公開透明的優質服務，從而拓展社會保險檔案管理的服務內涵，優化服務水準。
二、社會保險管理中采用信息技術的必要性
1、建立層次清晰的數據資源庫，省時高效，節約開支
之前在社會保險管理中最讓工作人員犯難與頭疼的即是信息搜集繁雜，收集信息數量龐大，很難實現即時查閱與定期更新。在社會保險管理系統中引進信息技術可以改變這一難題，極大進步工作效率。數據處理速度提高，節約辦事時間。我們經過一個實例證實功率進步的明顯性。例如某公司現有在職員工10000余名，這10000余名員工參保，首要要將這10000余名員工的信息記錄下來，通常社會保險管理人員最快的錄入速度是每分鐘一人次，這樣就要花費6天左右的時間，折合成工作日即是快到半月時間，周期比較長，效率低下。這還不排除其間呈現的錄入錯誤。如果選用先進的信息技術，那么經過簡單的復制與黏貼，大概一個多小時就能夠輕松搞定。效率整整進步了100多倍，這是在信息技術未誕生曾經我們所無法想象的。
除了提高效率外，還能夠削減失誤與經濟開支。先說說失誤的減少，人工操作很難防止過錯，并且數據都比較相似，很容易出現亂行、錯行等現象，人為發生二次過錯。假如選用信息技術，機器操作依照指令進行，能有效將失誤率控制在一定的范圍內。并且如今的信息技術都建立了完善的自我監測系統，能夠進行數據的自動檢測與更正。節省經濟開支也是非常顯著的，不只節省了人工開支，削減作業人數，并且削減物資耗費，降低辦公成本。
2、簡化保險辦理流程，推動社會保險新的變革
之前因為整個社會保險管理非常困難，所以保險制度的更新與優化遙遙無期。有了信息技術的加入，簡化了保險辦理流程，一改往日繁瑣的手續，效率提上去了，制度革新就自然就提上了議程。新的五險頒布出臺，更切合民意，保障民生，我們享受的權力更多，制度也更趨向合理。
3、信息及時更新，查詢更加方便
社會保險管理中的數據是需要隨時更新的，有了信息技術的加入，信息更新簡單又便捷，這也使得信息查詢更加方便，政策服務工作開展得更加透明，居民可以咨詢查詢自己的個人社會保障信息，發現其中的問題，切實維護自身的利益，政府部門的工作在陽光下運行，更加得民心，顯民意。
三、社會保險檔案管理信息化的特點
1、對象的復雜化
互聯網的快速發展將越來越多的人融入到虛擬社會之中，由于其具有高度的自由、開放、匿名等特征，為社會保險檔案的管理帶來了挑戰。因此，信息管理不僅是社會保險檔案信息化的組成部分，也是社會保險檔案信息化的難點所在。
2、管理開放化
傳統的社會保險檔案管理是一種層級化的封閉式管理模式，容易形成官僚化和低效化的弊端。一方面，信息源部門的權力不斷得到強化；另一方面，群眾由于難以獲得信息而處于劣勢。而在信息化時代，得益于互聯網的開放體系，極大地降低了門檻，群眾很容易就能夠與社會保險檔案管理信息實現“無障礙”對接。
3、信息互動化
互動化是信息化時代的另一個重要特征，社會保險檔案管理的信息互動化就是要借助互聯網技術更加廣泛地傾聽民意，回應民聲。同時也要借助于微博、微信等新媒介，不斷地創新管理方式，提高管理效能。
四、社會保險管理工作信息技術應用的策略
1、做好電子文件的有效分類，分門別類，層次清晰
這是社會保險管理工作選用信息技術的基礎性要求。做好文件夾的分類，分文件管理雜亂的電子數據。我們能夠把檔案管理中的全部電子文件按內容進行逐一擺放，能夠依照不同地區不同單位不同部門不同社保類型進行由大到小的細化，每個文件夾下是一個子文件夾，甚至子文件夾中又包括一些更細微的分文件夾，這樣細化的優點是能夠隨時查詢某個文件中的個人信息，通過信息技術所自有的檢索功能能夠找到需求的數據資料。假如資料安放比較雜亂，沒有規律與層次，即使有現代信息技術的輔助，也是一團數據的混亂堆積。這樣按文件夾分類既能夠方便資料查詢還能夠實現數據的隨機更新。對于那些需求定期更新的文件，一次性批量更新，省時省力沒有差錯。
2、注重原始資料備份，與數據信息緊密結合，保證信息真實
有時候我們會發現信息技術的使用雖然使得數據信息愈加方便查詢與保存，可是往往真實性欠缺，乃至出現無法與原材料的嚴謹對接，引發群眾對其真實性的置疑。由于信息技術是一項新式的事物，與傳統的紙質資料比較起來具有不可考據性，民眾公信度底。這就要求我們管理人員加強數據資料與初始資料的緊密結合，在保持原真實在資料的基礎上實現其與數據資料的有效統一，消除群眾質疑。在數據資料進行有效更正與修改時，如果有初始材料能夠構成對照，操作起來愈加簡單。近幾年，隨著養老進入社會化階段，個人的退休檔案與記載必須多次移交，有了初始資料的備份就不怕數據資料無處對照或者是丟失。
3、加強文檔保密，保障個人社保檔案的安全
社會保險管理工作一般要涉及到個人的社保檔案，可以說每一個數據都是個人的一份檔案，之所以稱為檔案就是因為其具有一定的保密性。所以作為社會保險管理工作人員就要時刻保持安全保密意識，盡可能地加強對個人社會保險繳納資料的保密工作。除了對這些數據資料進行有效備份外，還要對重要的文件加密處理，防止重要信息的泄漏與遺失。現在的網絡攻擊比較嚴重，有必要針對這些惡意攻擊展開必要的防御，下載安全證書，安裝漏洞補丁，設置防火墻等等，定時清理一些垃圾信息，實現計算機資源的優化。還需要注意的是最好電腦實現專職專用，如果是關于社會保險工作的數據就專門記錄這些重要數據，不要夾雜其他另類信息。
4、社會保險管理人員要樹立服務意識，提高自身信息化技能
我們前面提到掌握社會保險管理中的信息化操作是一門技能，這就對社會保險管理工作人員提出了要求，必須要掌握一定的信息化技能，會通過信息技術實現日常數據的采集、錄入、檢查與更新。同時，作為一名公職人員必須要時刻樹立群眾服務意識，認真辦理群眾的社會保險，接待群眾關于社會保險的咨詢，解答其本方面的疑問，對于群眾提出的查詢要求要積極配合，把人民的利益放在第一位，建設為人民服務的政府。
結束語
信息時代既為當前社會保險檔案管理工作提出了革故鼎新的客觀要求，同時也為不斷革新社會保險檔案管理工作提供了先進的技術支持，社會保險檔案管理信息化已成為推動社會保險檔案管理工作不斷創新的重要途徑。
參考文獻
[1]徐偉佳.社會保險檔案管理系統的設計與實現[D].黑龍江大學,2013.
[2]周仕芹.試論社會養老保險檔案管理信息化建設[J].黑龍江史志,2014,03:124-125.
1數字化是提高醫療保險管理效率的有效途徑
結合醫療保險數字化建設與應用的實踐，以醫療保險運行報表為指南，回顧了我省醫療保險工作取得的成績和存在的問題，分析了數字化建設在提高醫療保險人群覆蓋率、加強醫療質量管理、促進醫療質量提高等方面均發揮著極其重要的作用。全面推進和提高我省醫療保險管理工作，保障醫療保險基金的健康安全運行，必須具備四個基本條件。一是完善的基礎設施及技術支撐環境；二是從事醫療保險管理工作的高素質隊伍；三是良好的醫療保險制度環境；四是科學有效的管理。
2醫療保險檔案管理數字化與醫療服務的關系
門（急）診人次、門診大病（慢特病）人次、住院人次住院率等有關數據為了解參保人群的整體健康狀況，調整醫療費用報銷范圍和比例有著一定的指導意義。科學合理地使用醫保基金保障參保人的健康是醫療保險制度的根本目的。健康與醫療服務統計指標，可以通過數字客觀地描述和反映一定時間內，地區人口的健康狀況及其動態變化、發展趨勢，以及醫療服務水平和醫療保險制度對人口健康的影響。
3醫療保險檔案管理數字化管理與基金運行的關系
醫保基金的運行情況不僅是政府關心的問題，更是老百姓熱切關心的焦點問題。要保障醫保基金的健康、安全、高效運行就必須及時的了解醫保基金的收支余情況，保證其“總量控制、略有結余”。我們應充分發掘醫療保險數字化管理的技術優勢，進一步提高效率，降低運作成本，創造性地發展具有中國特色的醫療保險基金運行模式和保證基金運行的數字安全，同時也要保證其制度上的安全。各地醫保經辦機構都要根據省有關規定，建立比較完善的內部管理制度，對醫療保險基金的籌集、支付、使用和管理做出具體規定，從制度上保證社保基金的安全。其次，我想談談醫療保險數字化平臺與醫療質量管理之間的關系。醫療保險制度的建立和完善歸根到底是形成良好醫療費用共濟和醫療管理監督機制，使醫療機構為參保人創造健康價值。握參保人的基本情況和醫療保險基金的運行情況，能為政府出臺社會保障政策提供強有力的依據。數據共享和表達標準化。推行醫療保險基金運行情況上報制度，強調各類數據采集的真實性和及時性，并根據各地實際情況，對部分指標進行了增刪，建立數據共享平臺，使政府有關部門及時了解醫療保險運行動態，為進一步制定醫療政策提供了科學的依據，同時也為各地市州相互交流學習管理經驗提供了平臺和參照。
4利用醫療保險數字化平臺加強醫療質量的管理
醫療保險管理的數字化要求醫保定點機構也實行數字化管理，醫療機構為了獲得更多的醫療保險賠付就必須對參保人就醫進行數字化管理和加強醫療服務的質量管理。這樣就更加有利于參保人的醫療費用的控制和醫療服務質量的提高。特別是出臺了基本藥物目錄以后，醫保定點機構加強了藥品使用管理，如抗生素分三級管理和使用、品管理等效果明顯。
5醫療保險數字化管理的意義
醫療保險檔案數字化管理在管理方式上的變革一是必然促使干部隊伍知識化。數字化的管理模式的運用,必將使醫療保險的業務動作、管理活動越來越依賴于信息系統。反之,信息系統的成功運行又將更多信息應用的工作提升到醫保經辦機構領導工作顯要位置。醫保數據庫的提取和分析把過去的按照感覺進行粗放式管理方式變為用長期積累的大量數據說話,按統計結果決策的管理方式。二是控制醫療費用的增長、提高基金運行效率。醫療費用一直持續高速增長對醫保基金的穩定運行造成很大壓力，直接影響基金的穩定運行。如何合理控制醫療費用的增長，提高有限的醫療保險基金的使用效率，是當前迫切需要探索和解決的問題。醫保經辦機構要著力制定數據交換標準,規范上報表格的內容和格式,推行醫保的數字化管理，這樣也就有利于數據采集的真實性和及時性，通過設定醫保基金預警值，及時向醫療經辦機構提供基金運行現狀，防止基金“穿底“，從而保證其健康、安全、持續的運行，平穩度過“危險期”。
作者：劉旻單位：吉林省四平市醫療保險管理局
