時(shí)間：2023-05-28 09:24:34
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案局與檔案館的關(guān)系，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
摘要 ：本文論述了檔案行政管理部門(mén)的宏觀管理職權(quán)在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的定位，希望把接收檔案的工作做好，共同推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
關(guān)鍵詞：檔案管理；業(yè)務(wù)指導(dǎo)
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
《中華人民共和國(guó)檔案法》第六條規(guī)定：“國(guó)家檔案行政管理部門(mén)主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，同時(shí)規(guī)定“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。”這就明確界定了從中央到地方我國(guó)各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱各級(jí)檔案局）對(duì)相應(yīng)行政區(qū)劃內(nèi)所屬單位檔案工作的宏觀管理、監(jiān)督和指導(dǎo)權(quán)，這是保證我國(guó)檔案工作管理體制得以正常運(yùn)行的法律依據(jù)，是各級(jí)檔案局代表相應(yīng)行政區(qū)劃中的人民政府從宏觀上、整體上協(xié)調(diào)本行政區(qū)劃內(nèi)檔案事業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)關(guān)系的基礎(chǔ)。也正是這個(gè)法律依據(jù)，為檔案事業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的健康協(xié)調(diào)的發(fā)展提供了可靠的保障。可是，相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，特別是我國(guó)檔案工作實(shí)施達(dá)標(biāo)升級(jí)工作以來(lái)，各級(jí)檔案局對(duì)有關(guān)單位檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)進(jìn)入了一定的誤區(qū)，那就是因指導(dǎo)得太細(xì)太具體，不僅使檔案局的這種宏觀指導(dǎo)職能轉(zhuǎn)變?yōu)槲⒂^指導(dǎo)職能從而使自己陷入瑣碎的事務(wù)中而不能自拔，而且削弱了檔案館對(duì)檔案室與檔案館工作相聯(lián)的那部分業(yè)務(wù)技術(shù)工作的指導(dǎo)權(quán)，影響了檔案館同檔案局、檔案室之間的關(guān)系，使檔案館接收檔案的工作陷入到比較被動(dòng)的局面。
《中華人民共和國(guó)檔案法》第八條規(guī)定，“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。這就嚴(yán)格規(guī)定了各級(jí)各類檔案館對(duì)各分管范圍內(nèi)應(yīng)該移交檔案單位的檔案接收權(quán)，檔案館接收檔案，是法律賦予檔案館的權(quán)力之一，從檔案館業(yè)務(wù)工作的流程來(lái)看，它是檔案館工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，對(duì)將來(lái)保證檔案的完整與安全、最大限度地提供檔案信息服務(wù)從而最終實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)意義與價(jià)值具有重要的作用。
從法律賦予檔案館接收檔案的權(quán)力的角度來(lái)看，對(duì)各單位檔案室應(yīng)該移交進(jìn)館檔案所必須達(dá)到的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督權(quán)，理應(yīng)由檔案館的收集部門(mén)來(lái)行使，因?yàn)檫@部分檔案最終要移交到檔案館來(lái)保管，其分類、整理的質(zhì)量直接關(guān)系到保管與利用的水平。過(guò)去，因?yàn)闄n案館沒(méi)有充分有效地行使這種權(quán)力而使進(jìn)館檔案不符合保密要求，從而必須由檔案館重新整理使檔案館的工作陷入無(wú)可奈何的被動(dòng)局面的事實(shí)，就很好地說(shuō)明了這一點(diǎn)。當(dāng)然，檔案館對(duì)檔案室檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督權(quán)，只能嚴(yán)格限定在案卷的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范上，具體包括如下內(nèi)容：①卷內(nèi)材料是否符合構(gòu)成案卷的一般標(biāo)準(zhǔn)；②各種檔號(hào)的填寫(xiě)是否符合國(guó)家規(guī)范；③案卷封皮是否達(dá)到了規(guī)定的要求；④有關(guān)目錄的編制是否完備；⑤檔案載體的理化狀況是否符合進(jìn)館要求。另外，檔案館對(duì)檔案室上述業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)權(quán)必須以有關(guān)法規(guī)、政策、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)來(lái)行使才算真正有效。這是問(wèn)題的關(guān)鍵所在，因?yàn)橹贫ǚㄒ?guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)與貫徹實(shí)施法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)是兩種不同的職能，必須由不同的部門(mén)來(lái)承擔(dān)，這樣才能構(gòu)成一個(gè)有效工作系統(tǒng)。而我們檔案部門(mén)恰恰是在這個(gè)問(wèn)題上犯了一個(gè)不小的錯(cuò)誤。在檔案事業(yè)系統(tǒng)內(nèi)，各級(jí)檔案局是抓宏觀的，是制定政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的主體，檔案室與檔案館則是實(shí)施檔案局所制定的各種政策和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的具體單位，這兩種職能在我國(guó)檔案工作的有關(guān)政策及檔案學(xué)理論界似乎并沒(méi)有太大的爭(zhēng)議，但由于我們的政策、法規(guī)沒(méi)有嚴(yán)格區(qū)分它們的具體歸屬部門(mén)，所以在實(shí)踐中造成了檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)無(wú)限擴(kuò)大的現(xiàn)象，以致于檔案局在指導(dǎo)基層檔案室的工作時(shí)，甚至具體到了手把手傳授如何立卷技巧的地步，類似于在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)程中越權(quán)的現(xiàn)象，在我們檔案系統(tǒng)內(nèi)檔案局對(duì)檔案室和檔案館以及其它部門(mén)的業(yè)務(wù)關(guān)系中還普遍存在，這就難怪我們各級(jí)檔案局總是叫喊人手不夠、工作量太大，而檔案館卻又抱怨無(wú)事可做耐不住寂寞了。
要走出檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的誤區(qū)，給檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的層面及內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，各級(jí)檔案局就必須認(rèn)真對(duì)自己的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查權(quán)進(jìn)行研究，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上嚴(yán)格界定自己的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查的內(nèi)容，因?yàn)椤吨腥A人民共和國(guó)檔案法》雖然規(guī)定了各級(jí)檔案局對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)所有單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)權(quán)，但對(duì)監(jiān)督和指導(dǎo)的形式和內(nèi)容沒(méi)有具體的規(guī)定，《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》對(duì)檔案局的監(jiān)督指導(dǎo)權(quán)也沒(méi)有更詳細(xì)的規(guī)定，這就要求各級(jí)檔案局從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案工作的內(nèi)在規(guī)律制定出具體的、可操作的監(jiān)督與指導(dǎo)范圍與形式，以便檔案局、檔案館、檔案室各司其職，在科學(xué)合理的分工下協(xié)調(diào)地開(kāi)展工作。
根據(jù)國(guó)家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合目前我國(guó)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作越來(lái)越繁重的客觀實(shí)際，我國(guó)各級(jí)檔案局對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)的層面應(yīng)該定位在立檔單位而不是立檔單位內(nèi)的檔案室上。對(duì)立檔單位檔案工作的指導(dǎo)包括下述內(nèi)容：1、必須建立檔案工作， 完善檔案工作制度；2、設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)（一般是檔案室）并配備相應(yīng)的人、財(cái)、 物力保證單位檔案工作的正常開(kāi)展；3、確定分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。 如果有關(guān)單位不按上述要求保證檔案工作的開(kāi)展，檔案局就有權(quán)依法提出整改措施。當(dāng)某個(gè)單位按照要求建立了檔案室并配備了相應(yīng)的條件，對(duì)檔案內(nèi)具體業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，則由檔案室根據(jù)有關(guān)規(guī)定自行開(kāi)展，考慮到檔案室的重要檔案最終要移交到檔案館去的，檔案室的業(yè)務(wù)工作都是圍繞著形成合格的進(jìn)館案卷來(lái)開(kāi)展的，因此，檔案室日常業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作可以交由檔案館的收集部門(mén)來(lái)承擔(dān)。這樣可以密切檔案館同檔案室的業(yè)務(wù)聯(lián)系，使檔案室提前形成符合進(jìn)館要求的案卷，從而避免因館室業(yè)務(wù)脫節(jié)造成的移交進(jìn)館的檔案不符合要求必須返工的巨大浪費(fèi)。
立檔單位與立檔單位內(nèi)檔案室，是兩個(gè)不同的概念，在機(jī)構(gòu)的級(jí)別上處于不同的層次，對(duì)立檔單位進(jìn)行指導(dǎo)，是對(duì)整個(gè)單位而言，是宏觀的，是對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)以及這個(gè)單位關(guān)于檔案工作所提供的條件的要求；對(duì)檔案室進(jìn)行指導(dǎo)，是對(duì)一個(gè)單位的局部而言的，具體來(lái)說(shuō)，是對(duì)檔案室工作人員的業(yè)務(wù)要求，是微觀的。過(guò)去，對(duì)立檔單位與檔案室，我們?cè)诟拍钌鲜欠珠_(kāi)的，但實(shí)際業(yè)務(wù)工作中則是混淆的，甚至是視為同一的。這在過(guò)去檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)量小的情況下是看不出弊端的，但在達(dá)標(biāo)升級(jí)工作廣泛開(kāi)展、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作量大面廣的現(xiàn)在就不行了，它會(huì)嚴(yán)重影響到檔案行政管理部門(mén)宏觀指導(dǎo)職能的正常發(fā)揮。當(dāng)然，我們說(shuō)檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)只定位在立檔單位而不是檔案室，絕對(duì)不是要否定檔案局對(duì)檔案室的業(yè)務(wù)進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的權(quán)力，而只是想讓我們檔案工作者認(rèn)識(shí)到，檔案館對(duì)檔案室屬于進(jìn)館案卷質(zhì)量方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)，同檔案局對(duì)各個(gè)立檔案單位檔案工作的宏觀指導(dǎo)權(quán)一樣，都是《中華人民共和國(guó)檔案法》所賦予的權(quán)力，不得相互混淆，更不能由一方長(zhǎng)期包辦而混然不覺(jué)。檔案局管宏觀、管整體（這其中就包括對(duì)檔案館的宏觀指導(dǎo)），檔案館根據(jù)檔案局確定的原則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范行使自己職能范圍內(nèi)的職權(quán)，這兩個(gè)不同層次的職能的有效區(qū)分與實(shí)施，不僅能使各級(jí)檔案局從沉重的具體業(yè)務(wù)工作中解脫出來(lái)，真正發(fā)揮宏觀協(xié)調(diào)的作用，而且還能充分調(diào)動(dòng)各級(jí)檔案館的積極性，發(fā)揮它們的主動(dòng)權(quán)，把接收檔案的工作做好，共同推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
明確發(fā)展思路 轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)工作作風(fēng)
在某種意義上，切合實(shí)際的發(fā)展規(guī)劃和工作思路是事業(yè)能否繁榮昌盛的關(guān)鍵。云南省檔案局館領(lǐng)導(dǎo)班子緊緊抓住這一事關(guān)全局的核心問(wèn)題，于2002年明確提出了云南省檔案工作的發(fā)展思路――“依法治檔，科技興檔，發(fā)揮效益，強(qiáng)化服務(wù)”。這一工作思路不僅明確了云南檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)，而且提出了檔案事業(yè)發(fā)展的工作要求。
思想作風(fēng)、工作作風(fēng)建設(shè)是提高檔案工作凝聚力和戰(zhàn)斗力的重要途徑。針對(duì)檔案干部隊(duì)伍長(zhǎng)期存在的“眼睛向上，兩手向外”，按部就班、不思進(jìn)取的“等靠要”思想及工作作風(fēng)“軟、懶、散、滑”的現(xiàn)狀，局黨組相繼在省檔案局館機(jī)關(guān)開(kāi)展了“愛(ài)崗敬業(yè)教育”、“團(tuán)結(jié)干事教育”、“黨風(fēng)廉政教育”和“思想作風(fēng)教育整頓”活動(dòng)，在取得階段性成果后，又在實(shí)施“云嶺先鋒”工程的同時(shí)，在全省檔案干部隊(duì)伍中開(kāi)展了與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立開(kāi)拓創(chuàng)新形象；愛(ài)崗敬業(yè)，樹(shù)立樂(lè)于奉獻(xiàn)形象；自強(qiáng)不息，樹(shù)立“冷門(mén)熱心干”形象；顧全大局，樹(shù)立團(tuán)結(jié)干事形象；廣開(kāi)言路，樹(shù)立當(dāng)家作主形象；遵紀(jì)守法，樹(shù)立清正廉潔形象；客觀公正，樹(shù)立公道正派形象；艱苦樸素，樹(shù)立勤儉節(jié)約形象等“八種形象”和增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)、政治意識(shí)、大局意識(shí)、團(tuán)結(jié)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、發(fā)展意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、安全意識(shí)等“八種意識(shí)”的活動(dòng)。這些活動(dòng)使大家認(rèn)識(shí)提高了，關(guān)系和睦了，心氣順暢了，紀(jì)律加強(qiáng)了，干勁鉚足了，作風(fēng)轉(zhuǎn)變了，形象改善了，一種講團(tuán)結(jié)、講干事、謀發(fā)展的良好工作氛圍已在全省檔案部門(mén)逐漸形成。
抓宣傳工作 營(yíng)造良好檔案工作氣氛
針對(duì)檔案工作知名度不高，社會(huì)認(rèn)知度小，有些地方對(duì)檔案工作重視不夠的現(xiàn)狀，云南省檔案局一是把檔案工作的建設(shè)提到了法制的高度，使各級(jí)黨委政府對(duì)檔案工作建設(shè)的嚴(yán)肅性、重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)有了進(jìn)一步的提高；二是在省長(zhǎng)2003年和2004年政府工作報(bào)告中，分別寫(xiě)入了“管好用好檔案”和“做好檔案工作，發(fā)揮檔案資源效益”的有關(guān)檔案工作的論述，并在省政府工作任務(wù)分解中列入檔案工作，使檔案工作這項(xiàng)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作得到加強(qiáng)；三是加強(qiáng)愛(ài)國(guó)主義教育基地建設(shè)和已公開(kāi)現(xiàn)行文件查閱中心建設(shè)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平。云南省檔案館相繼舉辦了面向社會(huì)的“云南省建國(guó)50年成就展”、“云南省檔案館館藏名人照片檔案展”、“南洋華僑機(jī)工回國(guó)抗戰(zhàn)檔案史料展”，接待參觀人數(shù)近5000人次。此外，我們還編輯出版了極具收藏價(jià)值和可讀性、資料性的《中國(guó)檔案精粹?云南卷》、《清末民初的云南》、《》、《抗美援越》等畫(huà)冊(cè)和匯編，得到了省級(jí)有關(guān)部門(mén)的高度贊揚(yáng)和廣大讀者的熱烈歡迎；四是注重檔案宣傳工作，圍繞中心工作積極開(kāi)展宣傳，為云南檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造了一個(gè)很好的氛圍。
以成立“現(xiàn)行公開(kāi)文件查閱中心”為突破口，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制
2002年11月6日，云南省檔案局成立了“云南省現(xiàn)行公開(kāi)文件查閱中心”，同時(shí)發(fā)出通知，要求全省各地、州、市綜合檔案館在2003年6月底前成立現(xiàn)行公開(kāi)文件查閱中心，縣（市、區(qū)）級(jí)有條件的檔案館在2003年底前必須開(kāi)展這項(xiàng)工作。
為保證成立已公開(kāi)現(xiàn)行文件查閱中心的工作能在全省各地盡快貫徹落實(shí)，云南省檔案局根據(jù)先建立，后完善的方針，通過(guò)樹(shù)立典型、強(qiáng)化培訓(xùn)等方式，按照一是要有一個(gè)向黨委政府的請(qǐng)示；二是要收集一批能夠提供人民群眾查閱利用的已公開(kāi)現(xiàn)行文件；三是要將提供群眾查閱利用的已公開(kāi)現(xiàn)行文件提交保密部門(mén)備案；四是要安排一間房間，條件好的可單獨(dú)安排，條件差的可利用現(xiàn)有的檔案查閱室；五是要舉行一個(gè)成立儀式，廣泛邀請(qǐng)新聞媒介參加，擴(kuò)大知名度、增加影響力等一套符合云南實(shí)際的工作方法及程序，大力推動(dòng)“已公開(kāi)現(xiàn)行文件查閱中心”的成立工作，并將“公開(kāi)現(xiàn)行文件查閱中心”的成立，列為2003年度檔案行政執(zhí)法檢查的內(nèi)容。
為保持已公開(kāi)現(xiàn)行文件查閱利用工作的生命力，云南省檔案局還下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步做好現(xiàn)行公開(kāi)文件查閱中心工作的通知》，要求各地進(jìn)一步建立完善回訪制度、跟蹤服務(wù)制度、首問(wèn)負(fù)責(zé)制度、承諾服務(wù)制度等規(guī)章制度，加大文件資料收集力度，拓展服務(wù)領(lǐng)域，積極開(kāi)展“紅頭文件三下鄉(xiāng)”、電話代查、網(wǎng)上查閱、開(kāi)通服務(wù)熱線、開(kāi)展周六服務(wù)等活動(dòng)。
截止到2004年底，全省147個(gè)綜合檔案館全部成立了“現(xiàn)行公開(kāi)文件查閱中心”，收集已公開(kāi)現(xiàn)行文件141720件，接待查閱者2萬(wàn)余人次。
積極爭(zhēng)取資金 加州市縣檔案館庫(kù)建設(shè)
檔案館庫(kù)是保管保存檔案的重要基地，是保證檔案安全與完整的物質(zhì)基礎(chǔ)與條件。目前全省共有147個(gè)州市縣級(jí)檔案館，檔案館庫(kù)建筑總面積79672m2，保存有500余萬(wàn)卷（冊(cè)）的檔案資料。但是云南省的絕大多數(shù)州市縣檔案館都建蓋于上世紀(jì)80年代，存在著檔案庫(kù)房庫(kù)容飽和、館庫(kù)危舊房問(wèn)題突出、部分縣級(jí)檔案館無(wú)檔案庫(kù)房或檔案庫(kù)房與縣城和辦公區(qū)分離、檔案館庫(kù)房結(jié)構(gòu)不合理等問(wèn)題，這些問(wèn)題致使絕大多數(shù)州市縣檔案館檔案保管條件極其簡(jiǎn)陋，檔案安全保管得不到基本的保證，存在發(fā)生檔案蟲(chóng)害和安全事故的隱患，同時(shí)1993年前的已到接收入館年限的1999926卷因庫(kù)容飽和不能按時(shí)接收進(jìn)館，1993年至2003年形成的4158946卷即將需要接收進(jìn)館的檔案也將無(wú)法按時(shí)接收進(jìn)館。州市縣檔案館館庫(kù)的這種現(xiàn)狀已經(jīng)嚴(yán)重威脅著檔案的安全與完整，并成為云南省檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸。
面對(duì)困難，云南省檔案局把解決這一問(wèn)題作為發(fā)展全省檔案事業(yè)的突破口。首先，立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來(lái)，確定州市縣檔案館館庫(kù)建設(shè)規(guī)模為：州市檔案館3000m2，庫(kù)房不得少于2000m2，縣檔案館1500m2，庫(kù)房不得少于1000m2，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可滿足今后30年州市縣檔案工作的需要；其次，經(jīng)過(guò)省檔案局的積極請(qǐng)示、匯報(bào)和協(xié)調(diào)，徐榮凱省長(zhǎng)親自批準(zhǔn)的1000萬(wàn)元州市縣檔案館庫(kù)建設(shè)省級(jí)補(bǔ)助資金已于2003年和2004年由云南省發(fā)展改革委員會(huì)發(fā)文正式下達(dá)計(jì)劃，全省共有76個(gè)地縣獲得檔案館庫(kù)建設(shè)省級(jí)補(bǔ)助；第三，云南省政府同意印發(fā)的《省檔案局關(guān)于實(shí)施檔案工作“八項(xiàng)工程”加快云南檔案事業(yè)發(fā)展的意見(jiàn)》明確了州市縣檔案館的核心任務(wù)、館庫(kù)規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)，為州市縣檔案館庫(kù)的建設(shè)提供了強(qiáng)大的政策支持與組織保證；第四，省檔案局和省發(fā)展改革委員會(huì)一起與獲得州市縣檔案館庫(kù)建設(shè)省級(jí)補(bǔ)助的州市縣的主要領(lǐng)導(dǎo)簽訂了《重大基本建設(shè)項(xiàng)目責(zé)任書(shū)》，明確了館庫(kù)建設(shè)的工程投資總額、建設(shè)規(guī)模和內(nèi)容、資金來(lái)源、地縣配套資金數(shù)額、工程建設(shè)時(shí)間及雙方的責(zé)任，保證了建設(shè)的順利實(shí)施；第五，省檔案局領(lǐng)導(dǎo)在檢查、指導(dǎo)工作和調(diào)研中，積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)攸h委政府領(lǐng)把檔案館庫(kù)建設(shè)列入當(dāng)?shù)卣幕ㄓ?jì)劃；第六，積極推廣部分地區(qū)建蓋檔案館的成功經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)全省地縣檔案館庫(kù)的建設(shè)。
2011年11月21日，國(guó)家檔案局了第9號(hào)令，公布了《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）。它標(biāo)志著我國(guó)各級(jí)國(guó)家檔案館檔案資源建設(shè)步入了新的發(fā)展階段，必將對(duì)全面實(shí)施“三大戰(zhàn)略”，加快推進(jìn)“三大體系”建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案館“五位一體”的功能產(chǎn)生積極而深遠(yuǎn)的影響。當(dāng)前，正值檔案部門(mén)全面學(xué)習(xí)貫徹《規(guī)定》之際，筆者結(jié)合工作實(shí)際，談一點(diǎn)膚淺看法，供同行參考。
《規(guī)定》是在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程日益加快，檔案工作理論和實(shí)踐不斷發(fā)展，檔案工作領(lǐng)域不斷延伸，檔案的門(mén)類和載體形式不斷拓展，檔案資源結(jié)構(gòu)發(fā)生了深刻變化，原《規(guī)定》已不能完全適應(yīng)新時(shí)期建設(shè)覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系的需要等背景下，修訂并頒布施行的。《規(guī)定》有許多創(chuàng)新點(diǎn)，其中擴(kuò)大了檔案的接收范圍、突出了綜合檔案館的主體地位，是其最鮮明的特點(diǎn)。學(xué)習(xí)貫徹《規(guī)定》，應(yīng)注意處理好以下幾個(gè)關(guān)系。
一、處理好與國(guó)家檔案局第8號(hào)令和《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》的關(guān)系。8號(hào)令是各級(jí)機(jī)關(guān)正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限的根本依據(jù)，而機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)又是國(guó)家檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)，是各級(jí)檔案館檔案資源的重要來(lái)源之一。實(shí)踐中，一些立檔單位檔案人員對(duì)保管期限劃分把握尺度不一，注重紅頭文件保管期限的劃分，而把反映本單位職能活動(dòng)的綜合編研材料、獲獎(jiǎng)作品等劃為定期或作資料保存，勢(shì)必造成國(guó)家檔案資源的流失。貫徹《規(guī)定》，應(yīng)做好與8號(hào)令的有序銜接，各立檔單位應(yīng)對(duì)本機(jī)關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定來(lái)一次回頭看，如發(fā)現(xiàn)保管期限劃分不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模瑧?yīng)及時(shí)修訂，使保管期限劃分更科學(xué)、更合理。檔案部門(mén)在接收檔案過(guò)程中，應(yīng)對(duì)各移交單位劃分為定期的檔案進(jìn)行科學(xué)鑒別，鑒定為永久或30年的部分，應(yīng)重新劃分保管期限，按《規(guī)定》的要求，分別列入各檔案館的接收范圍，確保屬于接收范圍的檔案應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》是專業(yè)檔案工作的基本指南，列入該目錄的專業(yè)檔案是發(fā)展國(guó)計(jì)民生所必須的、最重要的，也是最基本的檔案種類，是國(guó)家檔案資源核心的組成部分，《規(guī)定》把這部分檔案列入了綜合檔案館的接收范圍，并且要重點(diǎn)監(jiān)管。貫徹《規(guī)定》，應(yīng)體現(xiàn)在檔案館收集檔案范圍細(xì)則制定工作中，應(yīng)與《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》相對(duì)應(yīng)，做好銜接，把移交單位專業(yè)檔案目錄在細(xì)則中加以明確，羅列清楚，確保專業(yè)檔案流向清晰。
二、處理好綜合檔案館與部門(mén)、專業(yè)檔案館的關(guān)系。實(shí)踐中，我國(guó)現(xiàn)有的由各級(jí)綜合檔案館與部門(mén)、專業(yè)檔案館共同構(gòu)建的檔案館網(wǎng)布局，是不合理的。一是造成了檔案資源長(zhǎng)期分散管理，檔案信息間有機(jī)聯(lián)系被人為割裂，不利于提高工作效率，綜合檔案館亦面臨“綜合”尷尬；二是部分檔案歸屬流向不清，容易造成重復(fù)進(jìn)館或部分檔案因流向不清而無(wú)館可入，不利于館藏建設(shè)；三是容易出現(xiàn)部分部門(mén)把持壟斷資源，限制社會(huì)利用檔案的現(xiàn)象；四是無(wú)形增加了社會(huì)成本，造成了國(guó)家人財(cái)物的浪費(fèi)；五是部門(mén)各自為政，檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)不統(tǒng)一；六是距公眾較遠(yuǎn)，利用者不能享受“一站式”服務(wù)，往往查閱一份文件而奔波于綜合檔案館與專業(yè)、部門(mén)檔案館間。《規(guī)定》的修訂，明確了綜合檔案館在國(guó)家檔案資源建設(shè)中的主體地位，有利于解決上述問(wèn)題。部門(mén)和專業(yè)檔案館是根據(jù)《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》并經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)置的，其中部門(mén)檔案館只收集本部門(mén)及其直屬單位的檔案，專業(yè)檔案館只收集某一專門(mén)領(lǐng)域或特定載體形態(tài)的專門(mén)檔案或檔案副本，二者都具有階段性、特定性和時(shí)效性特點(diǎn)，應(yīng)定位為過(guò)渡性檔案館，不是永久保管檔案的基地，其永久檔案最終要向綜合檔案館移交。實(shí)踐中，全國(guó)省級(jí)部門(mén)很少有批準(zhǔn)設(shè)立部門(mén)和專業(yè)檔案館的情況。貫徹《規(guī)定》，應(yīng)理清關(guān)系，理順關(guān)系，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌考慮，科學(xué)制定綜合檔案館收集檔案范圍細(xì)則，明確部門(mén)和專業(yè)檔案館檔案的最終歸屬和流向。
三、處理好綜合檔案館與國(guó)有企事業(yè)檔案館的關(guān)系。國(guó)有企事業(yè)檔案館是根據(jù)國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》、《企業(yè)檔案館申報(bào)登記辦法》等文件相關(guān)規(guī)定并結(jié)合企事業(yè)的發(fā)展需求設(shè)置的，收集本單位及其所屬機(jī)構(gòu)形成的檔案。實(shí)踐中，國(guó)有企事業(yè)檔案館不能履行永久保管本單位檔案的職能，國(guó)有企業(yè)發(fā)生破產(chǎn)轉(zhuǎn)制，事業(yè)單位發(fā)生撤銷等情況，檔案館將完成使命，不復(fù)存在。《規(guī)定》的修訂，進(jìn)一步明確了企事業(yè)檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是檔案行政管理部門(mén)監(jiān)管的重點(diǎn)，屬綜合檔案館依法接收的范圍。貫徹《規(guī)定》，還應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，理解不能出現(xiàn)偏差，既要考慮企事業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要，又要兼顧檔案資源的管理問(wèn)題，有保管條件的國(guó)有企事業(yè)檔案館可自行保管本單位形成的檔案，如不具備保管條件或保管不善的應(yīng)交綜合檔案館保管，檔案部門(mén)在開(kāi)展接收工作中，應(yīng)與這些單位做好溝通和協(xié)調(diào)，講究方法，妥善解決檔案的接收問(wèn)題。
四、處理好綜合檔案館與社會(huì)組織、家庭和個(gè)人保管檔案的關(guān)系。社會(huì)組織、家庭和個(gè)人等形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案，也是國(guó)家檔案資源的一部分，是檔案行政管理部門(mén)給予引導(dǎo)、扶持建檔的內(nèi)容，但其性質(zhì)有別于國(guó)家所有的檔案，其檔案的處置和流向也是多渠道的。重新修訂的《規(guī)定》，將這部分檔案列入了綜合檔案館的收集范圍，檔案部門(mén)在開(kāi)展收集工作中，重點(diǎn)應(yīng)加強(qiáng)宣傳和引導(dǎo)，告之他們檔案的重要性及最佳保管方法，鼓勵(lì)、動(dòng)員他們將檔案流向綜合檔案館。這部分檔案，綜合檔案館可經(jīng)協(xié)商收集或代存，或通過(guò)接受捐贈(zèng)、購(gòu)買(mǎi)等形式獲取。
參考文獻(xiàn)：
1.張巍平.綜合檔案館與專業(yè)檔案館關(guān)系問(wèn)題探討.
（作者單位：湖南省檔案局）
一、提前介入，變被動(dòng)為主動(dòng)
檔案館對(duì)機(jī)關(guān)撤并、企業(yè)破產(chǎn)的信息，一般只能從官方文件的渠道獲得。特別是破產(chǎn)企業(yè)，雖然《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》第六條第四款規(guī)定：“資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的國(guó)有企業(yè)，按隸屬關(guān)系及時(shí)報(bào)告企業(yè)主管部門(mén)和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)，申請(qǐng)檔案處置事宜。”可在實(shí)際工作中，有些資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的國(guó)有企業(yè)并沒(méi)有及時(shí)向檔案局提出申請(qǐng)，只是在一切事情都處理完畢后，才向檔案局詢問(wèn)檔案應(yīng)如何處置。這就導(dǎo)致檔案部門(mén)不能在第一時(shí)間介入、指導(dǎo)、監(jiān)督其檔案處置工作。對(duì)此，結(jié)合平谷區(qū)檔案館實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面入手。
（一）建立制約機(jī)制，依法行使檔案管理部門(mén)監(jiān)督職能
檔案部門(mén)積極與負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)改革的主管部門(mén)或企業(yè)主管部門(mén)協(xié)調(diào)，向他們反映情況，提出檔案的重要性，確保檔案移交工作納入改革方案，必須把檔案人員列入清算小組，對(duì)撤并機(jī)構(gòu)或破產(chǎn)企業(yè)的檔案進(jìn)行清理并建立移交的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保進(jìn)館檔案的完整、規(guī)范，保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量。如果沒(méi)有行之有效的制約機(jī)制，在機(jī)構(gòu)撤并或企業(yè)破產(chǎn)、重組過(guò)程中，由于工作頭緒很多，檔案管理很難進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)視野，檔案往往處于失控狀態(tài)，極易發(fā)生損毀、丟失。例如，平谷區(qū)化肥廠在企業(yè)破產(chǎn)倒閉后，檔案無(wú)人管理，若干年后，因有人查閱檔案，才與檔案館聯(lián)系，想把檔案交到檔案館。檔案館接收人員發(fā)現(xiàn)這部分檔案有的已經(jīng)發(fā)霉、有的被蟲(chóng)咬鼠嗑，損毀現(xiàn)象嚴(yán)重。如果依法建立了制約機(jī)制，充分發(fā)揮檔案局執(zhí)法監(jiān)督作用，把撤并單位檔案接收納人依法治檔的軌道，就能保證這部分檔案的齊全完整。
（二）主動(dòng)與撤并單位聯(lián)系，變被動(dòng)為主動(dòng)
在有關(guān)提前介入制度沒(méi)有建立的情況下，不坐等撤并單位找上門(mén)來(lái)，一旦得到消息后，就要引起足夠重視，馬上與該單位進(jìn)行聯(lián)系，把工作做在前頭，將指導(dǎo)的全部力量投入到此，避免因監(jiān)督、指導(dǎo)不到位致使檔案丟失、毀壞事情的發(fā)生。例如：平谷區(qū)檔案局指導(dǎo)科的工作人員從區(qū)衛(wèi)生局檔案員口中得知平谷區(qū)第二醫(yī)院要撤并的消息后，馬上到平谷區(qū)第二醫(yī)院監(jiān)督指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作，及時(shí)收集整理零散文件，按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行立卷歸檔，并會(huì)同管理科對(duì)案卷的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行了檢查，為順利接收進(jìn)館打下了良好的基礎(chǔ)。又例如，為保證平谷區(qū)國(guó)有企業(yè)檔案齊全完整，平谷區(qū)檔案局對(duì)全區(qū)國(guó)有企業(yè)進(jìn)行一次摸底調(diào)查，對(duì)區(qū)國(guó)有企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中檔案的處置情況做到了如指掌，視不同情況，進(jìn)行分類指導(dǎo)。這樣一旦企業(yè)破產(chǎn)或重組，就避免了檔案的散失。
（三）對(duì)撤并單位加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視
檔案是一個(gè)單位歷史的延續(xù)，其歷史價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值都是無(wú)法估量的。在編寫(xiě)史料過(guò)程中，最怕遇到無(wú)檔可查的情況，以致給編史修志留下遺憾。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)撤并單位檔案的清理工作，在宣傳中可以通過(guò)檔案法制宣傳和檔案利用實(shí)例宣傳，使撤并單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，以加強(qiáng)檔案工作。例如，平谷區(qū)藥材公司撤并后，單位人員進(jìn)行了分流，檔案工作無(wú)人管理，平谷區(qū)檔案局的工作人員多次找到原藥材公司經(jīng)理，向他宣傳檔案是一種無(wú)形資產(chǎn)，記載著企業(yè)的歷史，價(jià)值不可估量，使原藥材公司的經(jīng)理深刻認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，親自把檔案交到平谷區(qū)檔案館，確保了藥材公司檔案的齊全完整。
二、嚴(yán)把進(jìn)館檔案質(zhì)量關(guān)，不符合標(biāo)準(zhǔn)不進(jìn)館
在機(jī)構(gòu)改革和破產(chǎn)清算中，工作非常繁雜，加之人心浮動(dòng)，工作消極渙散，特別是破產(chǎn)企業(yè)的檔案，更存在收集不全、整理不規(guī)范情況。如將此類檔案接收進(jìn)館，由檔案館重新整理，僅憑檔案館的人力、財(cái)力、物力是很難做到的，同時(shí)也影響到日后的利用效果。因此，從檔案和檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的檔案不允許進(jìn)館。筆者認(rèn)為可以從兩方面入手：
（一） 加強(qiáng)日常監(jiān)督指導(dǎo)工作，搞好館室銜接，為檔案進(jìn)館打好基礎(chǔ)。基層檔案室業(yè)務(wù)工作的好壞，不僅關(guān)系著檔案進(jìn)館工作的順利進(jìn)行，而且還關(guān)系著檔案館整體工作的質(zhì)量和水平，這就需要檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在對(duì)基層進(jìn)行指導(dǎo)時(shí)，嚴(yán)格按照檔案行政管理部門(mén)制訂的規(guī)范要求辦，注重館室業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的連續(xù)性和一致性。日常基礎(chǔ)工作抓得好，發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，就不會(huì)眉毛胡子一把抓，檔案質(zhì)量就會(huì)有保證。
（二）加強(qiáng)接收與指導(dǎo)的配合，統(tǒng)一質(zhì)量要求，既分工又合作。對(duì)撤并機(jī)構(gòu)或破產(chǎn)企業(yè)檔案的接收工作中，普遍存在兩種矛盾：一是指導(dǎo)科為保證檔案齊全，存在“一窩蜂”全部進(jìn)館的要求；而管理科為保證進(jìn)館檔案質(zhì)量， 檔案館接收人員嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不符合要求，堅(jiān)決不允許進(jìn)館。二是撤并單位人心惶惶，找到人已經(jīng)很困難，更不要說(shuō)要求他們對(duì)檔案進(jìn)行整理；而檔案館人員也沒(méi)有精力在這部分檔案全部進(jìn)館后再進(jìn)行整理。為解決這兩種矛盾，就需要注意兩個(gè)結(jié)合，即接收與指導(dǎo)相結(jié)合，把關(guān)與幫辦相結(jié)合，加強(qiáng)指導(dǎo)與接收的合作，既保證機(jī)關(guān)檔案的質(zhì)量，又保證接收工作順利進(jìn)行。我們?nèi)砸云焦葏^(qū)第二醫(yī)院為例，檔案部門(mén)在第一時(shí)間介入后，首先指導(dǎo)科會(huì)同管理科對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，由管理科接收人員提出整改方案，由指導(dǎo)科負(fù)責(zé)案卷整改工作的監(jiān)督。一段時(shí)間以后，指導(dǎo)科工作人員與管理科接收人員進(jìn)行了二次驗(yàn)收，對(duì)一些小問(wèn)題，當(dāng)檔案館接收人員會(huì)同撤并單位檔案員一起，能當(dāng)時(shí)改正的當(dāng)時(shí)就改正，減少撤并單位檔案員的工作量，同時(shí)確保進(jìn)館檔案質(zhì)量。
三、 根據(jù)撤并單位實(shí)際情況，選擇接收各門(mén)類檔案
檔案館容納能力有限，撤并機(jī)關(guān)和破產(chǎn)企業(yè)都要向檔案館移交檔案，那是無(wú)法容納的。因此，檔案館對(duì)上述單位檔案采取“一窩蜂”統(tǒng)統(tǒng)接收的辦法，是不妥的。應(yīng)該區(qū)別對(duì)待，避免盲目進(jìn)館。應(yīng)根據(jù)撤并單位實(shí)際情況，確定不同的接收范圍。
（一）對(duì)于只改變企業(yè)性質(zhì)，而不改變經(jīng)營(yíng)內(nèi)容和場(chǎng)所的撤并單位，考慮不接收進(jìn)館的情況
1、根據(jù)《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規(guī)定：“生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門(mén)或寄存所在地國(guó)家檔案館。”對(duì)于只改變企業(yè)性質(zhì)，而經(jīng)營(yíng)內(nèi)容、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所不變的企業(yè)，我們認(rèn)為，改制后的企業(yè)應(yīng)使用原全宗號(hào)，改革前后的檔案應(yīng)一起放在該企業(yè)繼續(xù)保管。如我區(qū)的化工廠，在2000年由國(guó)有改為股份制，由于在改制后，原國(guó)有企業(yè)部分有關(guān)征地、占地、借貸款合同以及涉及接工齡等相關(guān)內(nèi)容的檔案，利用率比較高，所以，為方便檔案的利用和統(tǒng)一管理，我們決定，該企業(yè)改制前后的檔案統(tǒng)一放在該單位保管，并繼續(xù)使用原全宗號(hào)。
另外，對(duì)一些規(guī)模小、沒(méi)有特色的企業(yè)，檔案館可以不接收，其檔案交上級(jí)主管部門(mén)保管。如平谷區(qū)印刷廠、機(jī)械廠、長(zhǎng)城鞋廠、五金廠等破產(chǎn)企業(yè)的檔案移交到經(jīng)委進(jìn)行保管，檔案館不必接收進(jìn)館。
（二）根據(jù)檔案保管期限的長(zhǎng)短及利用情況，考慮將檔案部分接收進(jìn)館的情況
撤并單位，都有大量的短期檔案和會(huì)計(jì)檔案，這些檔案保管期限短，利用率低，一旦接收進(jìn)館，占據(jù)大量空間，進(jìn)館不久，就要面臨鑒定、銷毀。對(duì)一些一般性職能的機(jī)關(guān)以及臨時(shí)機(jī)構(gòu)，只接收永久和長(zhǎng)期檔案，對(duì)一些短期檔案由并入的單位代為保存，全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)不變。例如，我區(qū)靠山集鄉(xiāng)和韓莊鎮(zhèn)合并為金海湖鎮(zhèn)后，接收靠山集鄉(xiāng)會(huì)計(jì)檔案965卷，其中會(huì)計(jì)憑證685卷，占會(huì)計(jì)檔案的71%，接收韓莊鎮(zhèn)會(huì)計(jì)檔案1354卷，其中憑證1031卷，占會(huì)計(jì)檔案的76%，這些會(huì)計(jì)憑證，占據(jù)平谷區(qū)檔案館庫(kù)房大量空間。而且，2006年中央決定給企業(yè)退休人員增加養(yǎng)老津貼及2007年事業(yè)單位工人身份人員辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)過(guò)程中，需查閱大量的會(huì)計(jì)憑證，致使許多單位都集中到檔案館查閱有關(guān)工資檔案，不但需要等候，而且金海湖鎮(zhèn)到平谷區(qū)檔案館路途較遠(yuǎn)，途中還要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，影響了工作進(jìn)度。如果當(dāng)時(shí)只接收會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿這部分永久保存的檔案，而將保管期限短的會(huì)計(jì)憑證由金海湖鎮(zhèn)代為保管，這樣不僅減少了占用庫(kù)房空間，而且可以防止出現(xiàn)上述弊端。從以上實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)于保管期限短卻又經(jīng)常需要查閱的檔案，我們可以考慮只接收永久和長(zhǎng)期這部分檔案。
（三）根據(jù)撤并單位的性質(zhì)、職能，考慮全部接收進(jìn)館的情況
根據(jù)《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規(guī)定：“生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門(mén)或寄存所在地國(guó)家檔案館。”對(duì)一些國(guó)有企業(yè)，如果規(guī)模大、層次高，其產(chǎn)品曾是反映地方特色的名優(yōu)產(chǎn)品，有一定的代表性和典型意義，檔案有較大利用價(jià)值和憑證作用，其檔案就必須接收進(jìn)館。如平谷區(qū)區(qū)黃金公司，平谷區(qū)當(dāng)年曾是萬(wàn)兩黃金產(chǎn)出縣，黃金曾經(jīng)是平谷區(qū)具有代表性的拳頭產(chǎn)品，對(duì)黃金公司的檔案，就全部接收進(jìn)館。
另外，對(duì)一些具有特殊職能的機(jī)關(guān)，對(duì)其所形成的檔案也要全部接收進(jìn)館。例如，我區(qū)一商局被撤并后，它所具有的商業(yè)管理職能就不存在了，但它又代表了我區(qū)一定歷史時(shí)期的商業(yè)發(fā)展過(guò)程，對(duì)一商局的檔案就采取全部接收進(jìn)館的方法。
2010年以來(lái)，江蘇檔案部門(mén)全面貫徹落實(shí)省委十一屆九次全會(huì)和全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議精神，自覺(jué)圍繞黨和政府工作大局，確立“全國(guó)領(lǐng)先、全面領(lǐng)先”的工作目標(biāo)，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，提高公共服務(wù)能力，努力實(shí)現(xiàn)全省檔案工作面上指導(dǎo)和省檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)建設(shè)“兩翼齊飛”，推動(dòng)檔案工作又好又快發(fā)展。正是在這樣的背景下，《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》(DB32／T1892-2011)、《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和封裝格式》(DB32／T1893--2011)和《檔案數(shù)字化操作規(guī)程》(DB32／T1894--2011)等三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)不懈努力應(yīng)運(yùn)而生!這三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)是江蘇省為推動(dòng)“十二五”時(shí)期全省檔案信息化建設(shè)，貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等―系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，切實(shí)解決江蘇檔案信息化建設(shè)中疑難問(wèn)題而采取的重要舉措。
標(biāo)準(zhǔn)編制目的
2010年5月江蘇省檔案局聯(lián)合江蘇省標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)研究院，按照江蘇省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局下達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)編制計(jì)劃，在標(biāo)準(zhǔn)化處指導(dǎo)下，抓住數(shù)字檔案館建設(shè)中存量檔案數(shù)字化和增量歸檔電子文件管理兩個(gè)重要環(huán)節(jié)和主要內(nèi)容，結(jié)合實(shí)際，組織全省相關(guān)力量，研制完成圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)的三個(gè)系列地方標(biāo)準(zhǔn)。主要目的是：
1 規(guī)范和指導(dǎo)“十二五”時(shí)期全省數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是國(guó)家和地區(qū)實(shí)施信息化帶動(dòng)戰(zhàn)略和江蘇實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)核心戰(zhàn)略的重要實(shí)現(xiàn)形式。江蘇《電子文件管理細(xì)則》(試行)，明確省級(jí)數(shù)字檔案館為全省電子文件集中異地備份中心。屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子文件，各單位應(yīng)當(dāng)按照同級(jí)國(guó)家綜合檔案館明確的時(shí)限進(jìn)行移交。2011年《江蘇省國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十二個(gè)五年規(guī)劃綱要》第十二章“繁榮發(fā)展文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)”第三節(jié)“完善公共文化服務(wù)體系”明確“適應(yīng)群眾文化需求的新變化新要求，創(chuàng)新文化內(nèi)容形式和生產(chǎn)傳播方式，加快發(fā)展手機(jī)報(bào)、數(shù)字出版、數(shù)字圖書(shū)館、數(shù)字檔案館……”。標(biāo)準(zhǔn)的制定是為切實(shí)保障江蘇的數(shù)字檔案館建設(shè)按照國(guó)家和省的要求，與區(qū)域電子政務(wù)和信息化建設(shè)相銜接，著眼于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾遠(yuǎn)程在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求，把握方向不偏離。
2 總結(jié)江蘇實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，細(xì)化國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。為規(guī)范電子檔案的采集、管理、保存和利用，維護(hù)電子檔案信息資源的完整和安全，江蘇省檔案館和蘇南一些市縣檔案館進(jìn)行了電子檔案實(shí)時(shí)采集、長(zhǎng)久保存和有效利用的探索，2007年和2010年國(guó)家檔案局電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)和《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》宣貫會(huì)分別在江蘇召開(kāi)。江蘇省電子檔案中心、市級(jí)縣級(jí)數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)踐，獲得國(guó)家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎(jiǎng)的《省、市、縣三級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)模型》等課題研究，為更高層次的數(shù)字檔案館建設(shè)提供了直接經(jīng)驗(yàn)。在國(guó)家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，按照館室一體化原則，細(xì)化數(shù)字檔案館軟硬件技術(shù)指標(biāo)和評(píng)估細(xì)則，細(xì)化電子檔案元數(shù)據(jù)與封裝模型和房產(chǎn)、公證等30個(gè)實(shí)用型電子檔案目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，細(xì)化紙質(zhì)、照片底片、錄音錄像、縮微膠片和實(shí)物檔案等多載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，提高可操作性和實(shí)用性。
3 突出標(biāo)準(zhǔn)在檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)和主導(dǎo)地位。數(shù)字檔案館、電子文件(檔案)備份中心等檔案信息化項(xiàng)目投資大、涉及面廣、見(jiàn)效慢，標(biāo)準(zhǔn)先行是保證投入能夠獲得有效回報(bào)的重要前提。作為歸檔電子文件源頭的各立檔單位、電子檔案管理的各級(jí)各類檔案館以及負(fù)責(zé)電子政務(wù)和檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的IT企業(yè)，在開(kāi)展信息化建設(shè)過(guò)程中都急需應(yīng)用檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在國(guó)家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的框架內(nèi)進(jìn)一步制定地方標(biāo)準(zhǔn)相配套，有利于全省在“十二五”時(shí)期建設(shè)數(shù)字檔案館的實(shí)踐中，進(jìn)一步統(tǒng)一軟硬件基礎(chǔ)、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)格式，為數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享、永久保存和高效服務(wù)提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的依據(jù)。
標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程
1 《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》(DB32／T1892-2011)的編制。《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》結(jié)合江蘇實(shí)際，引進(jìn)國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，明確了基本技術(shù)框架，規(guī)范了數(shù)字檔案館建設(shè)中軟硬件平臺(tái)的技術(shù)方法和途徑，創(chuàng)造性地建立了較為完整的數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室評(píng)估體系，制定了詳細(xì)的評(píng)估細(xì)則及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，成為市縣切實(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)由十四章、兩個(gè)資料性附錄和四個(gè)規(guī)范性附錄構(gòu)成。主要內(nèi)容包括建設(shè)原則和總體要求、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)步驟、數(shù)字檔案館系統(tǒng)架構(gòu)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能要求、數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)要求、軟硬件配置要求、數(shù)字檔案資源建設(shè)要求、安全管理與制度建設(shè)和驗(yàn)收與績(jī)效評(píng)估。
該標(biāo)準(zhǔn)遵循國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，編制時(shí)結(jié)合江蘇實(shí)際，按照“客觀科學(xué)、總體把握、便于操作”的原則，對(duì)什么是數(shù)字檔案館、怎樣建設(shè)數(shù)字檔案館、如何評(píng)估數(shù)字檔案館做出詳細(xì)規(guī)定，并且通過(guò)結(jié)構(gòu)圖、表格等形式，對(duì)數(shù)字檔案館總體架構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、硬件配置、軟件功能等建設(shè)中必然遇到的技術(shù)問(wèn)題，做出了切實(shí)可行的規(guī)定，便于本省各級(jí)各類檔案館、檔案室和其他社會(huì)組織機(jī)構(gòu)在建設(shè)數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室時(shí)遵照?qǐng)?zhí)行。
編制中充分考慮了國(guó)家的相關(guān)法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)；融合了《省、市、縣三級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)模型》研究成果、省信息化重點(diǎn)工程江蘇省電子檔案中心的建設(shè)成果，以及本省蘇州、太倉(cāng)等多個(gè)市縣數(shù)字檔案館和云南、江西、青島、紹興等省、市數(shù)字檔案館的建設(shè)成果；參考了美國(guó)數(shù)字檔案館ERA項(xiàng)目的有關(guān)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)深入細(xì)致的技術(shù)論證、專題研究、會(huì)議討論、征求意見(jiàn)等形式，形成了與本省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展實(shí)際情況相適應(yīng)，具有適度前瞻性和領(lǐng)先性的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。
2 《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和封裝格式》(DB32／T1893-2011)的編制。《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和封裝格式》基于國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以共建共享的思想，規(guī)定了電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)模型以及涉及公共館藏和民生的30個(gè)基礎(chǔ)電子檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和目錄數(shù)據(jù)格式。標(biāo)準(zhǔn)由六章和一個(gè)資料性附錄構(gòu)成，為便于執(zhí)行和在辦公自動(dòng)化等相關(guān)系統(tǒng)中應(yīng)用，關(guān)于電子檔案的元數(shù)據(jù)具體描述均提供了技術(shù)模型。主要內(nèi)容包括元數(shù)據(jù)的表示方法、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)摘要表示、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)的字典表示、電子檔案封裝格式、電子檔案封裝結(jié)構(gòu)模型、封裝新增的元數(shù)據(jù)、封裝元數(shù)據(jù)元素的描述、電子文件的封裝及江蘇省基礎(chǔ)電子檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)表等規(guī)范性附錄。
電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案館建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)共建共享和長(zhǎng)期永久保存的核心基礎(chǔ)。起草中重點(diǎn)調(diào)研了電子文件連續(xù)體理論、永久保護(hù)真實(shí)的電子文件國(guó)際項(xiàng)目(InterPARES)、開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)、《ISO15489-1-2001信息和情報(bào)一記錄管理一第一部分：總則》、
《ISO／TR 2308I-2-2001信息和情報(bào)一記錄管理―第二部分：導(dǎo)則》、美國(guó)電子文件檔案館(ERA)項(xiàng)目、澳大利亞《維多利亞電子文件策略(VERS)》等國(guó)外理論、標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目實(shí)踐。研究了我國(guó)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)、《信息技術(shù)?元數(shù)據(jù)注冊(cè)系統(tǒng)(M D R)》(GB／T 18391.1-6-2009)、《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA／T 46-2009)、《基于XML的電子文件封制裝規(guī)范》(DA／T48-2009)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并與國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)參與制定單位安徽省檔案局標(biāo)準(zhǔn)起草組進(jìn)行了深入交流和研討。
同時(shí)緊密結(jié)合江蘇省信息化基礎(chǔ)性、標(biāo)志性、公益性重點(diǎn)工程――江蘇省電子檔案中心的實(shí)踐，對(duì)如何利用信息技術(shù)手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，傳輸和提供利用的技術(shù)環(huán)節(jié)和要素進(jìn)行了全面考察，通過(guò)建立綜合檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程開(kāi)展實(shí)質(zhì)性應(yīng)用。
3 《檔案數(shù)字化操作規(guī)程》(DB32／T1894-2011)的編制。《檔案數(shù)字化操作規(guī)程》規(guī)定對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案、照片檔案、縮微膠片檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的操作要求。標(biāo)準(zhǔn)對(duì)原始檔案準(zhǔn)備、交接、轉(zhuǎn)換設(shè)備選擇、技術(shù)參數(shù)設(shè)定、存儲(chǔ)格式、數(shù)據(jù)校驗(yàn)等做出詳細(xì)規(guī)定，并且對(duì)操作規(guī)程、數(shù)字化文件存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果管理、安全保密要求等做出了相應(yīng)規(guī)定，通過(guò)規(guī)范性附錄和資料性附錄提供檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換流程等，可操作陛和實(shí)用性較強(qiáng)。
標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)充分考慮了國(guó)家對(duì)檔案管理的各項(xiàng)法律、法規(guī)規(guī)定及國(guó)家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要求。主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《檔案交接文據(jù)格式》(GB／T 13968―1992)、《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T11821-2002)、《電子檔案文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)、《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18-1999)、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA／T 31-2005)、《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA／T43-2009)等。
檔案事業(yè)發(fā)展的人本化
以人為本是的基本觀點(diǎn)，也是黨的十六屆三中全會(huì)提出的科學(xué)發(fā)展觀的核心理念。黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展根本目的都是為了實(shí)現(xiàn)人的自由全面發(fā)展。因此，檔案事業(yè)發(fā)展要把促進(jìn)人的發(fā)展、滿足人的需求、提高人的素質(zhì)放在更加重要的位置，突出強(qiáng)調(diào)人在檔案事業(yè)發(fā)展中的主體地位和作用。
一是圍繞人的全面發(fā)展調(diào)整檔案事業(yè)發(fā)展的價(jià)值取向。堅(jiān)持以人為本，就要強(qiáng)調(diào)尊重人，解放人、依靠人，為了人和塑造人。根據(jù)黨委、政府編制“十一五”規(guī)劃的指導(dǎo)思想，即從以單純?cè)黾覩DP為出發(fā)點(diǎn)轉(zhuǎn)向以人的全面發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，特別是更加重視擴(kuò)大城鄉(xiāng)就業(yè)、改善城鄉(xiāng)二元結(jié)構(gòu)、縮小收入分配差距、健全公共服務(wù)、保護(hù)生態(tài)環(huán)境、加強(qiáng)防災(zāi)減災(zāi)等方面的工作。因此，檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的內(nèi)容也應(yīng)隨之轉(zhuǎn)變，既堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，又注重社會(huì)和人的全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。
二是檔案服務(wù)要在滿足人的需求方面不斷拓寬。在服務(wù)創(chuàng)新中，檔案部門(mén)做了大量工作，比如現(xiàn)行文件開(kāi)放、民營(yíng)企業(yè)檔案、社區(qū)檔案及家庭檔案的服務(wù)指導(dǎo)等，雖然有不同的看法，但我們認(rèn)為舉措能適應(yīng)人的不同層次需要和不同類型人的需要，因而受到了人們的歡迎，顯示出檔案服務(wù)滿足現(xiàn)實(shí)需求和激發(fā)潛在需求的功能。隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和人們生活水平的提高，人們對(duì)屬于精神文化范疇的檔案服務(wù)需求會(huì)越來(lái)越多。通過(guò)開(kāi)展貼近實(shí)際、貼近生活、貼近群眾的檔案服務(wù)，有利于消除檔案在人們印象中的神秘感，增強(qiáng)檔案工作的親和力。
三是著眼于提高檔案工作者的綜合素質(zhì)。檔案事業(yè)發(fā)展的一大突出矛盾是：人們對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展日益提高的社會(huì)需求與檔案部門(mén)提供的社會(huì)供給不足之間的矛盾。檔案部門(mén)不能及時(shí)提供與社會(huì)需要相適應(yīng)的有效供給，勢(shì)必遭人冷落，這一點(diǎn)從圖書(shū)館的門(mén)庭若市與檔案館的門(mén)可羅雀的鮮明對(duì)照中可以感受得到。我國(guó)檔案部門(mén)的社會(huì)認(rèn)知度、影響力都不足以吸引較高層次的人才加盟，檔案工作者的綜合素質(zhì)成為制約檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的一個(gè)瓶頸問(wèn)題。所以，編制檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃要把“人才工程”計(jì)劃納入其中，明確引進(jìn)一批、調(diào)整一批和培養(yǎng)一批的目標(biāo)。
檔案事業(yè)發(fā)展的法制化
我國(guó)《檔案法》頒布實(shí)施以來(lái)，我國(guó)檔案法制建設(shè)取得了顯著成績(jī)，依法治檔出現(xiàn)了新的局面，但檔案依法行政還存在不少的差距，檔案事業(yè)行政管理體制沒(méi)有理順，依法行政面臨諸多體制；法律制度建設(shè)滯后，難以全面、有效解決檔案工作的實(shí)際問(wèn)題；有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)、違法不究現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；檔案事業(yè)行政管理部門(mén)的工作人員依法行政的觀念和依法行政的能力水平還有待進(jìn)一步提高，這些問(wèn)題妨礙了檔案事業(yè)的全面發(fā)展。“十一五”期間，檔案部門(mén)應(yīng)全面貫徹國(guó)務(wù)院《全面推進(jìn)依法行政實(shí)施綱要》，繼續(xù)大力推進(jìn)檔案依法行政，針對(duì)以下檔案法制建設(shè)的突出問(wèn)題，重點(diǎn)突破，重點(diǎn)解決。
一是檔案事業(yè)依法行政的體制障礙。從檔案事業(yè)行政管理主體性質(zhì)看，按照《檔案法》精神，縣以上地方各級(jí)政府檔案行政管理部門(mén)應(yīng)是行政機(jī)構(gòu)，履行行政職能。但分析現(xiàn)狀，全國(guó)大多數(shù)檔案局被設(shè)置為事業(yè)單位，大多數(shù)檔案局的工作人員被確定為事業(yè)或依照公務(wù)員管理人員。在這種情況下檔案局賦予檔案行政管理職能名不正言不順，一些地方授權(quán)事業(yè)性質(zhì)的檔案局行使法定職能缺乏法律依據(jù)。從檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置看，隨著檔案局和檔案館機(jī)構(gòu)職能的日益明晰和分化，局館決策主體的同一性導(dǎo)致的局館職能界限不清，責(zé)任混淆的情況難以避免。如在近幾年發(fā)生的涉檔訴案中，不時(shí)發(fā)生檔案局、檔案館誰(shuí)是被告的爭(zhēng)執(zhí)。從檔案事業(yè)管理部門(mén)和部門(mén)、專業(yè)檔案館之間的關(guān)系看，有的地方兩者資源力量實(shí)現(xiàn)整合如深圳，有的地方各自為政、分庭抗禮，有的地方求大同存小異，關(guān)系處理靠人際勝于靠制度。
二是檔案事業(yè)依法行政缺乏統(tǒng)一的法制保障。從立法環(huán)節(jié)看，《檔案法》頒布實(shí)施對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展起到重要法律保障作用，但進(jìn)入21世紀(jì)，新情況、新問(wèn)題層出不窮，檔案事業(yè)規(guī)范性文件之間的相互協(xié)調(diào)還有不少問(wèn)題，包括《檔案法》在內(nèi)的一些檔案法律法規(guī)顯得過(guò)時(shí)，亟待修改、補(bǔ)充和完善，使檔案工作的方方面面有法可依、有章可循。如檔案局與城建檔案館對(duì)重點(diǎn)工程進(jìn)行具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)的法律依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，矛盾問(wèn)題反映在下面，但根子出在涉檔上位法、下位法和同位法之間的不統(tǒng)一上。從執(zhí)法環(huán)節(jié)看，檔案事業(yè)行政管理部門(mén)比較重視一年一度的聯(lián)合執(zhí)法檢查。聯(lián)合人大、政府法制部門(mén)開(kāi)展規(guī)模大、聲勢(shì)大的執(zhí)法檢查，對(duì)于解決檔案部門(mén)存在的人、財(cái)、物等實(shí)際問(wèn)題，促進(jìn)國(guó)家和地方檔案事業(yè)的發(fā)展起到了關(guān)鍵作用。但是，針對(duì)具體單位存在的問(wèn)題發(fā)出執(zhí)法通知書(shū)卻了了無(wú)幾，現(xiàn)實(shí)工作中我們很缺少典型執(zhí)法的案件，檔案執(zhí)法的嚴(yán)肅性和權(quán)威性沒(méi)有充分體現(xiàn)，執(zhí)法效能必然會(huì)打折扣。
三是檔案事業(yè)依法行政的領(lǐng)域存在新舊轉(zhuǎn)換的薄弱點(diǎn)。我國(guó)目前人均GDP已達(dá)到1000美元，進(jìn)入了現(xiàn)代化建設(shè)和體制變革的關(guān)鍵時(shí)期，社會(huì)轉(zhuǎn)型劇烈，使檔案事業(yè)依法行政的真空不斷出現(xiàn)。從“破”的方面看，以國(guó)有企業(yè)改制為例，隨著國(guó)有經(jīng)濟(jì)將從一般競(jìng)爭(zhēng)性行業(yè)和領(lǐng)域退出?熏 我們?cè)瓉?lái)熟悉的對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作的一套行政管理模式和機(jī)制，已不能適應(yīng)國(guó)有改制企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動(dòng)處置的新形勢(shì)。舊的模式和機(jī)制在沖破，新的模式和機(jī)制尚未形成，必然會(huì)生成大量的問(wèn)題，如檔案未如期移交、保管條件惡劣甚至損毀丟失等。對(duì)此，檔案行政管理部門(mén)往往應(yīng)接不暇。而原國(guó)有企業(yè)行政主管理部門(mén)由于與國(guó)有改制企業(yè)之間關(guān)系變得松散，依靠行政命令推動(dòng)工作的辦法已不太管用。從“立”的方面看，政府職能轉(zhuǎn)變和國(guó)有企業(yè)改制，會(huì)促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)、社團(tuán)、非企業(yè)單位和社會(huì)中介組織的發(fā)育和壯大，從而為檔案事業(yè)行政管理開(kāi)辟新的領(lǐng)域。怎樣加強(qiáng)檔案事業(yè)宏觀管理職能，同時(shí)將一些標(biāo)準(zhǔn)化、事務(wù)性、重復(fù)性的職能將交由具有相應(yīng)資質(zhì)的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)，是當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)，也是必須解決的重大問(wèn)題。
檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)代化
檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)代化內(nèi)涵十分豐富，這里著重強(qiáng)調(diào)思想觀念、檔案館建設(shè)和檔案資源開(kāi)發(fā)三個(gè)方面的現(xiàn)代化。
一是思想觀念的現(xiàn)代化。在類似條件下，為什么有的地方檔案工作開(kāi)展得生機(jī)勃勃，有的地方卻是死氣沉沉，很重要的區(qū)別來(lái)自思想觀念。凡事不能唯條件論或人云亦云，既要看到在現(xiàn)有條件下能辦成什么事，又要看到在條件暫不具備的情況下準(zhǔn)備辦成什么事；既要看到別人做了什么，更要看到別人沒(méi)有做什么。只有思想觀念超前領(lǐng)先，檔案事業(yè)發(fā)展才能體現(xiàn)時(shí)代性、把握規(guī)律性和富于創(chuàng)造性。要樹(shù)立和強(qiáng)化依法治檔、科教興檔、改革強(qiáng)檔、開(kāi)放辦檔、成本效益、特色品牌等一系列現(xiàn)代化的思想觀念，并以此指導(dǎo)檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃的編制。
濟(jì)南的章丘市是一個(gè)農(nóng)業(yè)大市，有22個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，908個(gè)行政村，98萬(wàn)人口，其中農(nóng)村人口占80％以上，耕地面積113萬(wàn)畝。自1991年至今，章丘市共建立村級(jí)檔案室879個(gè)，市檔案局多次獲得全國(guó)、全省先進(jìn)集體和農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作先進(jìn)單位等榮譽(yù)稱號(hào)。但是，隨著農(nóng)村改革的深化?熏也給村級(jí)檔案的管理工作提出一些新問(wèn)題、帶來(lái)一些新挑戰(zhàn)。如：有些村“兩委”班子不穩(wěn)定，干部調(diào)整頻繁，影響了村級(jí)檔案的正常歸檔和管理；農(nóng)村經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，使許多原屬村集體所有的企業(yè)改制為私人所有，導(dǎo)致部分村集體收入減少，辦公條件差，檔案缺乏基本的保管條件，個(gè)別的甚至放在村干部家中，霉變、蟲(chóng)蝕、鼠咬等隱患不同程度地存在；村級(jí)檔案管理人員絕大多數(shù)是兼職，平時(shí)工作頭緒較多，難以保證檔案的規(guī)范管理與安全；個(gè)別村干部將村級(jí)檔案尤其是涉及經(jīng)濟(jì)和財(cái)務(wù)的檔案視為私有，不能按村務(wù)公開(kāi)的要求，定期向群眾公布，甚至弄虛作假，侵占集體利益。據(jù)有關(guān)部門(mén)調(diào)查，近三年，章丘市發(fā)生的各類上訪案件中，因農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和財(cái)務(wù)問(wèn)題而引發(fā)的上訪案件占全市總量的72％。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，不僅影響了村級(jí)檔案的完整與安全，而且在一定程度上損害了群眾利益，影響了農(nóng)村發(fā)展和穩(wěn)定的大局。
圍繞如何解決這些問(wèn)題，章丘市檔案局進(jìn)行了深入調(diào)查研究，并從市委、市政府推行的農(nóng)村會(huì)計(jì)集中記賬管理工作中得到啟示。
普集鎮(zhèn)的做法：從“村賬鎮(zhèn)管”到“村檔鎮(zhèn)管”
在章丘市普集鎮(zhèn)的記賬中心大廳，人們除了可以看到一字排開(kāi)的納稅、記賬的電腦，還可以看到靠墻站立的檔案柜和墻上張貼的會(huì)計(jì)檔案管理辦法及各村分管會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任人。來(lái)這里繳納稅款的農(nóng)民若對(duì)稅額或村中賬目有不明之處，當(dāng)時(shí)便可要求從電腦或檔案中查找核對(duì)。就是說(shuō)，記賬中心負(fù)責(zé)所有獨(dú)立核算的村級(jí)收支、結(jié)算、分配的集體財(cái)務(wù)管理并辦理和代保管各村的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案。
經(jīng)過(guò)分析研究，章丘市認(rèn)為這種“村賬鄉(xiāng)建鄉(xiāng)管”的模式，對(duì)建好管好村級(jí)檔案也很有借鑒意義，認(rèn)為在現(xiàn)階段實(shí)行“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”，是保證村級(jí)檔案安全管理和利用的有效方法。于是他們首先在建立小城鎮(zhèn)檔案館較早的普集等鎮(zhèn)進(jìn)行了村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）代管的試點(diǎn)，目前，在普集鎮(zhèn)檔案館，共代管了全鎮(zhèn)68個(gè)行政村中55個(gè)行政村的文書(shū)檔案。來(lái)此學(xué)習(xí)和參觀者被告知，自2000年8月份開(kāi)展“村檔鎮(zhèn)管”至今，避免了因村干部換屆造成的檔案缺失，保持了村級(jí)工作的連續(xù)性，鎮(zhèn)檔案館共接待干部群眾借閱檔案1000余人次，為群眾解決實(shí)際問(wèn)題350多件次。
章丘市的經(jīng)驗(yàn)：規(guī)定代管范圍、移交時(shí)間和檔案所有權(quán)
為保證“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”工作規(guī)范化開(kāi)展，章丘市委辦公室、市政府辦公室向各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府轉(zhuǎn)發(fā)了章丘市檔案局制訂的《關(guān)于進(jìn)一步完善“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”工作的意見(jiàn)》。該《意見(jiàn)》在以下方面做出了規(guī)定：一是“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”的代管原則、范圍。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)按照有利于農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，有利于農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定，有利于保護(hù)農(nóng)民切身利益，有利于依法治村、建立和諧的農(nóng)村干群關(guān)系的原則，主要代管各村的重要文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案。文書(shū)檔案主要包括：村級(jí)區(qū)劃、村名、街名、村史、家族譜及重要的村規(guī)民約檔案；村委會(huì)、黨支部工作計(jì)劃、會(huì)議記錄、總結(jié)、報(bào)告及換屆選舉、人員任免、獎(jiǎng)懲檔案；計(jì)劃生育、人口普查、民事調(diào)解、治安保衛(wèi)、文教衛(wèi)生、評(píng)先表彰、救災(zāi)撫恤及公益活動(dòng)檔案；村級(jí)費(fèi)改稅、確定農(nóng)業(yè)稅檔案；土地、村辦企業(yè)、山林、水塘、果園等承包、租賃、確權(quán)的協(xié)議、合同、證書(shū)檔案；村建規(guī)劃、農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)、土地管理、宅基地使用、房屋普查檔案；招商引資、經(jīng)貿(mào)洽談等活動(dòng)中形成的談判記錄、來(lái)往函電、契約、協(xié)議、合同等檔案。會(huì)計(jì)檔案主要包括：會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證（上述材料由鄉(xiāng)鎮(zhèn)記賬中心整理歸檔，定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館移交）。二是代管檔案的移交時(shí)間。村級(jí)檔案一般由行政村歸檔保管3年后移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館代管?穴原則上在每屆村委會(huì)換屆前移交?雪；經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)、保管條件好的村，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管時(shí)間；人員不穩(wěn)定、保管條件差、檔案安全無(wú)保障的應(yīng)在每年集中立卷后直接移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館代管。三是村級(jí)檔案的所有權(quán)不變。雖由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室（館）代管，但各村可隨時(shí)查閱本村的檔案。四是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館及工作人員和村檔案人員的職責(zé)。
目前，章丘市22個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館，共代管700多個(gè)行政村的1．5萬(wàn)余卷檔案，代管比例占全部行政村的80％以上。
章丘市在實(shí)踐中體會(huì)到，“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”，有利于維護(hù)農(nóng)民群眾的切身利益；有利于村務(wù)公開(kāi)和基層民主建設(shè)；有利于維護(hù)農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定；有利于鞏固行政村建檔成果，推動(dòng)農(nóng)村檔案工作的持續(xù)發(fā)展。
行政村是我國(guó)農(nóng)村組織體系中最基層的單位，也是與農(nóng)民群眾生產(chǎn)生活關(guān)系最直接、最密切的一級(jí)組織。無(wú)論是從全國(guó)、全省，還是全市看，農(nóng)村面積和人口都占大多數(shù)，農(nóng)村是否穩(wěn)定，是影響穩(wěn)定大局的一個(gè)重要方面。行政村在其經(jīng)濟(jì)、政治、文化及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的很多檔案，如村規(guī)民約、土地承包和經(jīng)濟(jì)合同檔案等往往直接涉及到村民的切身利益，這些檔案一旦散失或被人為涂改，不但會(huì)妨礙村里工作的正常開(kāi)展，而且會(huì)直接損害村民的切身利益。實(shí)行“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”，財(cái)務(wù)檔案直接由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）記賬中心統(tǒng)建統(tǒng)管、將反映村委會(huì)工作的各種檔案由鎮(zhèn)檔案館（室）完整真實(shí)地代為保管好，定期向群眾公布，使村務(wù)公開(kāi)的內(nèi)容真實(shí)可靠，不僅有利于監(jiān)督和約束村干部，建立和諧的干群關(guān)系，便于農(nóng)民群眾和上級(jí)組織對(duì)村“兩委”成員及工作的監(jiān)督和考評(píng)，有助于換屆選舉工作的正常進(jìn)行，也有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村及時(shí)調(diào)解和處理經(jīng)濟(jì)糾紛、社會(huì)保障及突發(fā)性、等，從而有利于保持農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)農(nóng)村改革和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的全面發(fā)展。
濟(jì)南市的思路：肯定創(chuàng)新、確立原則、穩(wěn)步推行
從1991年章丘市開(kāi)展行政村建檔工作以來(lái)，濟(jì)南市的農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作已走過(guò)了十幾年的歷程。
―――濟(jì)南市率先制定了全國(guó)第一個(gè)由地方人大通過(guò)并公布實(shí)施的《濟(jì)南市行政村檔案管理辦法》，全市4700多個(gè)行政村中，93％以上開(kāi)展了檔案工作，行政村建檔工作走在了全國(guó)前列。
―――1999年開(kāi)始，濟(jì)南市重點(diǎn)抓了小城鎮(zhèn)建檔工作，初步探索、建立了以鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館為中心、包括鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位和行政村的“一館多室”的小城鎮(zhèn)檔案管理體系。
―――圍繞服務(wù)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)，濟(jì)南市還開(kāi)展了農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)建設(shè)工作，形成了以縣級(jí)檔案局館為中心、涉農(nóng)主管部門(mén)為主體，以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為紐帶，以行政村及科技示范戶為基礎(chǔ)，縣鄉(xiāng)村三級(jí)聯(lián)通，集收集、儲(chǔ)存和利用為一體的農(nóng)業(yè)科技檔案信息工作服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了農(nóng)業(yè)科技檔案信息收集、保存、利用的一體化。
新上任的濟(jì)南市檔案局局長(zhǎng)任建新在了解了濟(jì)南市農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的光榮歷史后，認(rèn)為十幾年來(lái)，濟(jì)南市先后開(kāi)展的上述工作，為推動(dòng)全市農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的發(fā)展，做出了積極貢獻(xiàn)。但他也同時(shí)敏銳地發(fā)現(xiàn)了妨礙工作繼續(xù)發(fā)展的問(wèn)題：全市還有300多個(gè)行政村沒(méi)有建立正常的檔案工作，已建檔行政村中，有專門(mén)檔案庫(kù)房的村不到20％，有的縣只占0．6％，檔案人員更換頻繁，很多檔案散失。如何鞏固行政村建檔成果，進(jìn)一步深化和提高農(nóng)村檔案工作水平，使之更好地為農(nóng)業(yè)農(nóng)村各項(xiàng)工作服務(wù)，成為擺在濟(jì)南市檔案部門(mén)面前的一個(gè)緊迫問(wèn)題。
通過(guò)調(diào)查研究，任建新和濟(jì)南市檔案局一班人發(fā)現(xiàn)，章丘市檔案局進(jìn)行了有益的、富有創(chuàng)新性的探索和嘗試，他們對(duì)行政村檔案實(shí)行代管的方法，較好地解決了村級(jí)檔案工作出現(xiàn)的一些新問(wèn)題。濟(jì)南市檔案局認(rèn)為，行政村檔案工作是整個(gè)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作中離農(nóng)民群眾最近、也最具有活力和廣闊發(fā)展前景的重要組成部分。實(shí)行“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”，有助于解決目前村級(jí)檔案工作中由于人員不穩(wěn)定、保管條件差的問(wèn)題，為村級(jí)檔案提供一個(gè)有利的保管和利用環(huán)境；可以減少行政村對(duì)檔案工作的投入，減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)。這一做法，體現(xiàn)了“三個(gè)代表”重要思想和與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，符合全市農(nóng)村檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀，是值得各縣區(qū)學(xué)習(xí)和借鑒的。為此，2003年11月28日，濟(jì)南市檔案局在章丘市召開(kāi)了“濟(jì)南市村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”，推廣章丘市的經(jīng)驗(yàn)并對(duì)下一步工作進(jìn)行了部署。
“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”工作是濟(jì)南市在農(nóng)村檔案工作實(shí)踐中的一個(gè)創(chuàng)新，沒(méi)有現(xiàn)成的模式和經(jīng)驗(yàn)可借鑒。在認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)的基礎(chǔ)上，他們特別強(qiáng)調(diào)開(kāi)展這項(xiàng)工作要明確服務(wù)宗旨。村檔鎮(zhèn)“代管”不是“直管”，關(guān)鍵是理解好“代”字。“代為管理”強(qiáng)調(diào)的是服務(wù)的概念，輸出的是具體服務(wù)方式，它是利用上一級(jí)檔案管理（保管）機(jī)構(gòu)的人員、設(shè)備、業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)，幫助行政村管好用好檔案，是要在服務(wù)中進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)行政村檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高行政村檔案工作水平，而并不是要取代和代替行政村建檔。
基于此，濟(jì)南市檔案局進(jìn)一步要求在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，注意把握“圍繞中心、服務(wù)大局，實(shí)事求是、從實(shí)際出發(fā)，抓點(diǎn)帶面、循序漸進(jìn)，服務(wù)為先、代管與利用并重”的幾項(xiàng)原則。要緊密配合黨委、政府在農(nóng)村的中心工作，配合農(nóng)村村務(wù)公開(kāi)、財(cái)務(wù)管理體制改革等有機(jī)進(jìn)行，避免就業(yè)務(wù)抓業(yè)務(wù)。要以最大限度地方便行政村工作和滿足農(nóng)民群眾對(duì)檔案的利用需求為工作目的。要根據(jù)實(shí)際情況，提出要求，不搞“一刀切”，省政府命名的13個(gè)中心鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)實(shí)力較強(qiáng)，對(duì)所轄行政村的檔案要盡量實(shí)行代管。要有的放矢地開(kāi)展細(xì)致的工作，成熟一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)部署一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，成熟一個(gè)村代管一個(gè)村，避免急躁和簡(jiǎn)單化。要爭(zhēng)取在2～3年內(nèi)把鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案人員輪訓(xùn)一遍，建立一支適應(yīng)當(dāng)前農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案工作發(fā)展要求的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案人員隊(duì)伍。
值得深入研究的問(wèn)題
濟(jì)南市將實(shí)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管行政村檔案，不僅看做行政村檔案保管地點(diǎn)、管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移，更視為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作乃至整個(gè)農(nóng)村檔案工作水平提高的一個(gè)標(biāo)志。為達(dá)到此目標(biāo)，要進(jìn)一步解決和研究的問(wèn)題還不少：
首先是管理載體。他們意識(shí)到目前全市的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館仍處于起步階段，還很不規(guī)范。是否要固定為“鎮(zhèn)檔案館”這一名稱也不一定。因此下一步根據(jù)農(nóng)村城市化、工業(yè)化步伐加快的新形勢(shì)，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)自身發(fā)展和實(shí)行“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”工作的雙向需求，積極探索建立、完善適應(yīng)當(dāng)?shù)厣a(chǎn)力發(fā)展水平、適應(yīng)綜合管理與開(kāi)發(fā)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息資源的管理機(jī)構(gòu)的新形式、新路子是工作中要研究的重點(diǎn)。
其次是代管內(nèi)容。行政村檔案不可能也沒(méi)有必要全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管。因此要在堅(jiān)持有利于農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定，有利于保護(hù)農(nóng)民切身利益，有利于全面反映和維護(hù)行政村主要工作和歷史發(fā)展原貌的原則基礎(chǔ)上，考慮到鄉(xiāng)鎮(zhèn)的條件和承受能力，精心研究、有針對(duì)性地確定代管范圍。
關(guān)鍵詞：檔案編研職務(wù)作品法人作品
檔案編研是有效開(kāi)發(fā)檔案信息資源、實(shí)現(xiàn)其參考和利用價(jià)值的重要途徑，所產(chǎn)生的編研成果大多為職務(wù)作品和法人作品。檔案編研成果劃歸職務(wù)作品還是法人作品，直接影響到檔案部門(mén)及檔案工作人員的切身利益。本文在對(duì)著作權(quán)法職務(wù)作品與法人作品相關(guān)概念進(jìn)行辨析的基礎(chǔ)上，探討在檔案編研工作中如何加強(qiáng)對(duì)職務(wù)作品與法人作品的管理。
一、檔案編研成果中職務(wù)作品與法人作品的概念辨析
檔案編研是檔案部門(mén)為充分實(shí)現(xiàn)檔案參考和利用價(jià)值，根據(jù)部門(mén)檔案管理和社會(huì)檔案利用需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進(jìn)行匯編檔案文件、編寫(xiě)參考資料、編史修志、撰寫(xiě)論文專著等一系列檔案文獻(xiàn)編纂和研究活動(dòng)。檔案編研成果大多歸為“職務(wù)作品”或“法人作品”的范疇。《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》對(duì)上述作品著作權(quán)歸屬作出了不同的規(guī)定，但是如何區(qū)分卻語(yǔ)焉不詳。然而，對(duì)于直接完成創(chuàng)作的自然人以及檔案機(jī)構(gòu)而言，其作品究竟是“職務(wù)作品”還是“法人作品”，直接關(guān)系到其是否享有著作權(quán)、享有何種著作權(quán)。因此，筆者在對(duì)職務(wù)作品和法人作品界定的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案編研工作中職務(wù)作品或者法人作品的法律屬性進(jìn)行梳理，以便更好地理解相關(guān)概念。
（一）職務(wù)作品和法人作品的界定
1.職務(wù)作品是公民為完成法人或者其他組織工作任務(wù)所創(chuàng)作的作品。根據(jù)創(chuàng)作中智力投入者和財(cái)力投入者對(duì)作品貢獻(xiàn)程度的不同，職務(wù)作品分為一般職務(wù)作品和特殊作品。一般職務(wù)作品的著作權(quán)由作者享有，但法人或者其他組織有權(quán)在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)優(yōu)先使用，作品完成兩年內(nèi)，未經(jīng)單位同意，作者不得許可第三人以與單位使用的相同方式使用該作品。特殊職務(wù)作品包括兩類，一是主要利用法人或者其他組織的物質(zhì)技術(shù)條件創(chuàng)作，并由法人或者其他組織承擔(dān)責(zé)任的工程設(shè)計(jì)圖、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、地圖、計(jì)算機(jī)軟件等職務(wù)作品。二是為法律、行政法規(guī)規(guī)定或者合同約定著作權(quán)由法人或者其他組織享有的職務(wù)作品。特殊職務(wù)作品著作權(quán)主要?dú)w屬于單位，創(chuàng)作人只享有署名權(quán)，單位可以給予作者獎(jiǎng)勵(lì)。
2.法人作品是指由法人或者非法人單位主持，代表法人或者非法人單位意志創(chuàng)作，并由法人或者非法人單位承擔(dān)責(zé)任的作品。作品滿足“由其主持”“體現(xiàn)其意志”“由其承擔(dān)責(zé)任”這三個(gè)要件，法人或其他組織視為作者。
3.職務(wù)作品與法人作品的區(qū)分。第一，是否存在勞動(dòng)或者人事法律關(guān)系，即在職務(wù)作品中，創(chuàng)作者與單位之間必然存在勞動(dòng)或者人事法律關(guān)系，法人作品則不對(duì)此作要求。第二，作品反映意志不同，前者是作者個(gè)人思想或情感的反映，后者是法人組織意志的體現(xiàn)。第三，責(zé)任承擔(dān)上的區(qū)別，職務(wù)作品一般情況下由作者本人承擔(dān)責(zé)任，特殊職務(wù)作品由法人或其他組織承擔(dān)責(zé)任，法人作品則由法人或其他組織承擔(dān)法律責(zé)任。[1]不過(guò)，由于職務(wù)作品與法人作品直接創(chuàng)作者都可能與單位存在勞動(dòng)或人事法律關(guān)系，且著作權(quán)法規(guī)定，對(duì)于特殊職務(wù)作品和法人作品，均由單位承擔(dān)責(zé)任，因此，兩者的區(qū)別更多地在于作品是否體現(xiàn)法人或者其他組織的意志。
（二）檔案編研成果具有職務(wù)作品或者法人作品的法律屬性
檔案人員為履行工作職責(zé)、完成工作任務(wù)，利用檔案管理單位物質(zhì)條件，在檔案文獻(xiàn)的日常收集和整理的基礎(chǔ)上進(jìn)行各類檔案編研活動(dòng)，形成大量的檔案文獻(xiàn)編研作品，具有鮮明的職務(wù)行為特征。一般而言，從檔案及其內(nèi)容的加工層次和性質(zhì)角度，將檔案編研成果分榧燜饜汀⒃文型、原文加工型、考證研究型四種類型。通常認(rèn)為檢索型編研作品不具有著作權(quán)，不受著作權(quán)法的保護(hù)。[2]而檔案原文型和原文加工型編研作品則視為法人作品或特殊職務(wù)作品，原因在于：一是檔案法律法規(guī)明確賦予檔案部門(mén)進(jìn)行檔案編研活動(dòng)的法定職責(zé)。二是原文型、原文加工型編研作品的發(fā)表為檔案及其內(nèi)容公布的一種方式，如涉及檔案原文或部分原文首次公開(kāi)，其發(fā)表就是檔案及其內(nèi)容的公布。根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第二十四條規(guī)定，只有檔案館和檔案保存單位才有國(guó)家所有檔案的公布權(quán)，從而上述部門(mén)才具有檔案原文型和原文加工型編研作品的發(fā)表權(quán)，加上一般職務(wù)作品的作者享有包括發(fā)表權(quán)在內(nèi)的一切著作權(quán)，因此上述兩種編研作品只能是法人作品或特殊職務(wù)作品。此外，考證、研究型作品大量使用了檔案館藏文獻(xiàn)資料，在不涉及檔案及內(nèi)容公布的情況下，通常為一般職務(wù)作品。需要注意的是，在檔案編研人員利用業(yè)余時(shí)間，在工作職責(zé)范圍之外使用開(kāi)放資料創(chuàng)作完成的作品，屬于檔案編研人員的個(gè)人作品。如果涉及檔案及內(nèi)容公布，則為特殊職務(wù)作品，直接創(chuàng)作者僅享有署名權(quán)，其他著作權(quán)則歸屬于其所屬的檔案部門(mén)。
二、檔案編研中職務(wù)作品與法人作品存在的實(shí)踐誤區(qū)
在實(shí)踐中，對(duì)于檔案編研中職務(wù)作品或者是法人作品的判定，大多數(shù)情況下，可以從“法人主持”“法人意志”“法人責(zé)任”三個(gè)要件上進(jìn)行判定，同時(shí)也需要結(jié)合案件的具體情況綜合分析。筆者選取如下案例，對(duì)此進(jìn)行詳解。
（一）王XX與XX市檔案館、XX市XX區(qū)檔案館侵犯著作權(quán)糾紛案
XX區(qū)檔案館員工王XX接受該館編寫(xiě)《李墨林年譜》的工作任務(wù)，通過(guò)對(duì)本館館藏與館外資料的收集、分析、核查、論證，獨(dú)立執(zhí)筆完成了《李墨林年譜》（草稿）的編寫(xiě)，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)修改后署名為XX檔案館定稿并歸檔，后因發(fā)表署名及著作權(quán)歸屬等問(wèn)題產(chǎn)生爭(zhēng)議。本案主要爭(zhēng)議在于涉案稿件為法人作品還是職務(wù)作品。原告王XX認(rèn)為涉案稿件為自己獨(dú)立完成的職務(wù)作品，著作權(quán)歸其所有。檔案館則認(rèn)為，編寫(xiě)《李墨林年譜》是單位工作計(jì)劃，主題思想、資料收集都由單位組織完成，王XX最終執(zhí)筆，單位領(lǐng)導(dǎo)審閱把關(guān)，立卷歸檔。《李墨林年譜》反映單位意志，由單位承擔(dān)責(zé)任，是法人作品，著作權(quán)歸單位所有。
法院最終認(rèn)定，《李墨林年譜》是王XX為完成單位任務(wù)，在收集分析館藏資料，走訪、調(diào)查的基礎(chǔ)上執(zhí)筆完成，內(nèi)容的真實(shí)與否直接關(guān)系到單位的利益，最終由單位領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)定稿，責(zé)任只能由單位承擔(dān)，因而判定作品為特殊職務(wù)作品，王XX享有署名權(quán)，其他權(quán)利歸檔案館享有。法院主要從以下三個(gè)方面否認(rèn)作品《李墨林年譜》為法人作品：其一，檔案館簡(jiǎn)單的任務(wù)下達(dá)，不能構(gòu)成法人主持，亦不能說(shuō)明體現(xiàn)了法人意志。其二，非集體創(chuàng)作。其三，沒(méi)有著作權(quán)屬約定。本案中，王XX為檔案館的工作人員，認(rèn)為作品是職務(wù)作品在主體上并無(wú)障礙。“責(zé)任”要件上，由于作品內(nèi)容真實(shí)與否直接關(guān)系到單位利益，由單位承擔(dān)責(zé)任，因此不是一般職務(wù)作品。但是由于“特殊職務(wù)作品”和“法人作品”都由單位承擔(dān)責(zé)任，因而并不能以此直接認(rèn)定“特殊職務(wù)作品”屬性，還需要排除作品的“法人作品”屬性。。考慮到上述要件后，法院結(jié)合“簡(jiǎn)單的任務(wù)下達(dá)”否認(rèn)了“法人主持”，進(jìn)而認(rèn)為作品未體現(xiàn)“法人意志”，以此排除了“法人作品”屬性，并最終確認(rèn)其為職務(wù)作品。
（二）趙XX與XX省XX縣檔案局著作權(quán)糾紛案
為宣傳該縣歷史文化，XX縣檔案局與趙XX商定拍攝反映該縣歷史和文化的DV片，趙XX主張?jiān)揇V片的策劃、拍攝、腳本創(chuàng)作、后期制作、配音等由自己負(fù)責(zé)完成，享有該片的著作權(quán)。檔案局未經(jīng)自己同意擅自公開(kāi)發(fā)行侵犯其著作權(quán)。檔案局則認(rèn)為制作DV片是在其領(lǐng)導(dǎo)下有計(jì)劃、有組織、有步驟地進(jìn)行的，目的是發(fā)揮檔案局（館）愛(ài)國(guó)主義教育基地的功能，檔案局是本片的制作者與著作權(quán)所有者。法院最終認(rèn)定涉案作品為法人作品：其一，作品由被告XX檔案局有計(jì)劃、有組織安排，體現(xiàn)法人意志；其二，本案原告趙XX并非被告XX縣檔案局的內(nèi)部職工，其創(chuàng)作性質(zhì)自然不屬于職務(wù)行為。實(shí)際上，本案的“法人作品”屬性頗為明顯：被告XX縣檔案局對(duì)于拍攝該片的提議以及拍攝過(guò)程有計(jì)劃、有組織地安排均能體現(xiàn)“法人主持”要件；發(fā)揮檔案局（館）愛(ài)國(guó)主義教育基地功能的創(chuàng)作目的也明顯體現(xiàn)了法人意志。作品宣傳的是該縣的歷史文化，其責(zé)任決非自然創(chuàng)作者能夠承擔(dān)，只能由作為被告的法人，即該縣檔案局承擔(dān)。由此，涉案作品滿足了構(gòu)成法人作品的三個(gè)要件。
三、現(xiàn)有著作權(quán)體系下如何管理檔案編研作品
為切實(shí)保護(hù)檔案部門(mén)以及編研人員的切身利益，促進(jìn)和推動(dòng)檔案編研工作的開(kāi)展，發(fā)揮檔案編研活動(dòng)服務(wù)社會(huì)價(jià)值，在現(xiàn)有法律框架下，檔案管理部門(mén)可以采取以下措施，理順檔案編研作品著作權(quán)屬管理制度，減少檔案編研工作中的著作權(quán)屬爭(zhēng)議。
（一）明確檔案編研作品的著作權(quán)屬性
1.檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)立法及編研工作實(shí)際，建立檔案編研作品著作權(quán)管理制度，對(duì)構(gòu)成一般職務(wù)作品、特殊職務(wù)作品、法人作品以及個(gè)人作品的具體情形作出明確規(guī)定，并予以公布。
2.對(duì)于職務(wù)作品，檔案機(jī)構(gòu)需明確下達(dá)具體創(chuàng)作任務(wù)。如果僅簡(jiǎn)單規(guī)定工作人員的工作任務(wù)為編研，那么編研作品將難以納入職務(wù)作品范疇。檔案機(jī)構(gòu)下達(dá)檔案編研創(chuàng)作任務(wù)時(shí)宜通過(guò)正式文件、會(huì)議記錄等方式形成書(shū)面記錄，確保編研作品的職務(wù)作品屬性。
3.在現(xiàn)行法律制度下，將特定作品納入法人作品范疇，應(yīng)采取以下措施使作品具有鮮明的法人作品特征：一是與本館職工、館外受托人及受托單位簽署著作權(quán)合同明確約定法人作品屬性。二是通過(guò)發(fā)文的方式明確創(chuàng)作計(jì)劃、組織創(chuàng)作，在創(chuàng)作動(dòng)議上突出單位主導(dǎo)地位。三是設(shè)定專人或?qū)Ｂ殭C(jī)構(gòu)對(duì)具體創(chuàng)作行為進(jìn)行指導(dǎo)和跟進(jìn)。最后，通過(guò)召開(kāi)集體會(huì)議、研討會(huì)等方式討論創(chuàng)作內(nèi)容和表達(dá)形式，對(duì)創(chuàng)作過(guò)程進(jìn)行有效控制，及時(shí)糾正偏離創(chuàng)作主旨的行為，并注意將創(chuàng)作形成和控制過(guò)程通過(guò)會(huì)議記錄等方式留存證據(jù)。
（二）平衡創(chuàng)作者和單位利益，合理劃分作品的職務(wù)作品或法人作品屬性
1.為鼓勵(lì)創(chuàng)作和促進(jìn)傳播，著作權(quán)法以保護(hù)創(chuàng)作者的合法權(quán)益為第一要義。然而現(xiàn)今包括資金、物質(zhì)技術(shù)條件等在內(nèi)的資本投入也是作品創(chuàng)作的關(guān)鍵因素，因此，資本投入者的利益也是著作權(quán)立法所必須考慮的。著作權(quán)法對(duì)一般職務(wù)作品采用不分割著作權(quán)的方式，即作者享有著作權(quán)，而賦予撾揮畔仁褂萌ǖ姆絞嚼雌膠饉方利益。當(dāng)物質(zhì)條件構(gòu)成作品完成的關(guān)鍵因素，為最大限度地促進(jìn)作品傳播和利用考慮，需要將作品規(guī)定為特殊職務(wù)作品，如我國(guó)著作權(quán)法列舉的工程設(shè)計(jì)圖、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、地圖、計(jì)算機(jī)軟件等法定特殊職務(wù)作品，均屬于主要目的是工業(yè)利用的作品，由單位享有署名權(quán)以外的其他相關(guān)經(jīng)濟(jì)權(quán)利更有利于促進(jìn)作品的傳播、利用和推廣。在作品由個(gè)人署名無(wú)法達(dá)到預(yù)期創(chuàng)作目的和實(shí)現(xiàn)預(yù)期社會(huì)意義的情況下，應(yīng)當(dāng)視為法人作品。
2.檔案編研作品具有很強(qiáng)的公益性，難以直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，且大多具有職務(wù)性特征，對(duì)于創(chuàng)作者而言，往往更看重作品的人身權(quán)，特別是署名權(quán)。為提高檔案編研人員的創(chuàng)作積極性，在檔案編研作品著作權(quán)屬管理中，不妨更多地保障直接創(chuàng)作者的署名權(quán)，僅在需要以單位署名達(dá)到預(yù)期創(chuàng)作目的、實(shí)現(xiàn)特定宣傳效果和預(yù)期社會(huì)意義的情況下，才將編研作品納入法人作品管理范疇。
（三）針對(duì)不同性質(zhì)的檔案編研作品，準(zhǔn)確界定著作權(quán)歸屬
1.將明顯具有公益性、單位作用突出的檔案編研作品劃歸法人作品。例如，對(duì)于未公布檔案的原文型和原文加工型編研作品，如果作品公益性突出且單位對(duì)作品創(chuàng)作完成起到主要作用，考慮到只有檔案館和檔案的保存單位才享有發(fā)表權(quán)，應(yīng)將這兩類檔案編研作品劃歸法人作品，具體執(zhí)行編研任務(wù)的工作人員則不享有著作權(quán)。
2.公益性色彩不明顯、個(gè)人創(chuàng)作作用突出的檔案編研作品，宜認(rèn)定為職務(wù)作品。未公布檔案的原文型和原文加工型編研作品，在個(gè)人作用突出，且不強(qiáng)調(diào)宣傳推廣等公益作用時(shí)，以及涉及檔案及其內(nèi)容公布的考證、研究型作品均應(yīng)認(rèn)定為特殊職務(wù)作品。個(gè)人對(duì)于作品形成的作用可以通過(guò)署名權(quán)得到認(rèn)可，檔案的公布權(quán)等則可以通過(guò)法人（檔案機(jī)構(gòu)）對(duì)特殊職務(wù)作品的發(fā)表權(quán)及其他一切除了署名權(quán)的相應(yīng)著作權(quán)益得到體現(xiàn)和保障。不涉及檔案及其內(nèi)容公布的考證、研究型作品則屬于一般職務(wù)作品。對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行考證、研究活動(dòng)為檔案人員履行工作職責(zé)行為，盡管考證、研究型作品的形成需要大量利用檔案機(jī)構(gòu)館藏檔案材料，但是其完成更主要是基于編研人員對(duì)檔案信息的分析、綜合和總結(jié)等大量創(chuàng)造性勞動(dòng)，由于不涉及檔案及其內(nèi)容公布，應(yīng)屬于一般職務(wù)作品，即檔案編研人員享有著作權(quán)，單位在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)享有優(yōu)先使用權(quán)。
3.檔案編研人員利用業(yè)余時(shí)間，在工作職責(zé)范圍以外使用檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)公布開(kāi)放的檔案資料所撰寫(xiě)的論著或論文，屬于檔案編研人員的個(gè)人作品。
注釋及參考文獻(xiàn)：
1 新鄭市檔案執(zhí)法情況
1.1 檔案執(zhí)法組織建設(shè)情況。1991年成立了檔案工作執(zhí)法責(zé)任制領(lǐng)導(dǎo)小組，1992年根據(jù)《河南省檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作實(shí)施辦法》，成立了檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查領(lǐng)導(dǎo)小組，建立起執(zhí)法隊(duì)伍。2009年4月成立了政策法規(guī)科，負(fù)責(zé)檔案行政執(zhí)法日常工作。
1.2 檔案執(zhí)法工作情況。從1994年至2013年的20年中，新鄭市檔案局對(duì)市直各單位、各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道辦事處）的檔案執(zhí)法檢查共25次，累計(jì)檢查1681個(gè)單位，與人大法工委、法制局聯(lián)合執(zhí)法檢查3次，累計(jì)檢查68個(gè)單位。對(duì)二級(jí)機(jī)構(gòu)檢查8次，累計(jì)檢查72個(gè)單位。對(duì)村（居）委會(huì)檢查9次，累計(jì)檢查200個(gè)村（居）委會(huì)。對(duì)同級(jí)檔案館檢查9次。總共累計(jì)檢查2030個(gè)單位，平均每年近102個(gè)單位。下發(fā)《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查整改通知書(shū)》154份。檔案行政處罰立案2次，處罰1次。2011年開(kāi)展1次檔案登記，共登記43個(gè)單位。
從調(diào)查統(tǒng)計(jì)看，檔案執(zhí)法檢查逐步成為常態(tài)化的工作，對(duì)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道辦事處）、市直單位的執(zhí)法檢查已成為檔案執(zhí)法的主要工作。但是，對(duì)二級(jí)機(jī)構(gòu)及村（居）委會(huì)的檔案執(zhí)法開(kāi)展得很少，對(duì)同級(jí)檔案館的執(zhí)法開(kāi)展得較晚又少；檔案執(zhí)法項(xiàng)目比較單一，檔案行政處罰較少，檔案登記較少且不全面。
2 新鄭市檔案執(zhí)法情況分析
2.1 檔案執(zhí)法模式的分析。我市的檔案執(zhí)法模式是檔案執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)檢查“合二為一”地進(jìn)行，一般每年一次。這樣的執(zhí)法模式有利也有弊。利：業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)所指導(dǎo)的單位情況熟悉，與被檢查單位檔案員便于溝通，在執(zhí)法時(shí)，對(duì)指出的業(yè)務(wù)問(wèn)題被檢查單位容易接受整改，在整改時(shí)檔案員也從中學(xué)習(xí)到一些業(yè)務(wù)知識(shí)。弊：一是沖淡檔案執(zhí)法的嚴(yán)肅性。從檔案執(zhí)法檢查的內(nèi)容和實(shí)際操作看，名為檔案執(zhí)法檢查，但更多的是業(yè)務(wù)指導(dǎo)。被檢查單位往往把執(zhí)法檢查當(dāng)作一般的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來(lái)對(duì)待，無(wú)形中沖淡了檔案執(zhí)法的嚴(yán)肅性。二是角色混亂，莫衷一是。由于檔案執(zhí)法與業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員身兼二職，在檔案執(zhí)法檢查中是以業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的身份來(lái)指導(dǎo)，還是以檔案執(zhí)法者的身份來(lái)執(zhí)法呢？什么問(wèn)題是以業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的身份來(lái)指導(dǎo)？什么問(wèn)題是以檔案執(zhí)法者的身份來(lái)執(zhí)法？怎樣在一次執(zhí)法中不斷變換角色？對(duì)被檢查方來(lái)說(shuō)，是聽(tīng)你來(lái)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，還是來(lái)接受你的執(zhí)法檢查呢？會(huì)使雙方都不知所措。
2.2 不同類型單位的執(zhí)法情況分析
2.2.1 對(duì)同級(jí)檔案館的執(zhí)法問(wèn)題的分析。在《檔案法》中，對(duì)檔案館工作的規(guī)范有10條之多，應(yīng)該說(shuō)，檔案館是檔案執(zhí)法的重點(diǎn)單位。但是，對(duì)同級(jí)檔案館執(zhí)法在前十幾年都沒(méi)有開(kāi)展，究其原因是實(shí)行局館合一的體制造成的。無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般執(zhí)法人員都認(rèn)為哪有自己對(duì)自己執(zhí)法的。況且，局館人員統(tǒng)一分配，此時(shí)你在局里干，彼時(shí)說(shuō)不定讓你到館里來(lái)；今天你是執(zhí)法人員，明日說(shuō)不定是執(zhí)法的對(duì)象。所以，對(duì)同級(jí)的檔案館執(zhí)法工作無(wú)法真正開(kāi)展下去。
2.2.2 對(duì)二級(jí)機(jī)構(gòu)和村（居）委會(huì)的檔案執(zhí)法問(wèn)題的分析。對(duì)二級(jí)機(jī)構(gòu)和村（居）委會(huì)的檔案執(zhí)法開(kāi)展得很少，其主要原因：一是重視不夠，表現(xiàn)在安排多，行動(dòng)少。雖然每年都把二級(jí)機(jī)構(gòu)和村（居）委會(huì)列入檢查范圍，但是并沒(méi)有作為重點(diǎn)，落實(shí)在執(zhí)法檢查中，只是抽查幾個(gè)單位了事。二是二級(jí)機(jī)構(gòu)和村（居）委會(huì)單位數(shù)量多，而檔案執(zhí)法人員較少，很難開(kāi)展對(duì)每一個(gè)單位有效的檔案執(zhí)法檢查。
2.3 對(duì)檔案登記工作的分析。對(duì)于檔案登記工作，也是很少進(jìn)行。20年中有記錄的僅2011年登記過(guò)一次，當(dāng)時(shí)全市90個(gè)立檔單位，只有43個(gè)單位的記錄。對(duì)于沒(méi)有登記的單位也沒(méi)說(shuō)明具體情況。究其原因：表面上是負(fù)責(zé)檔案登記的法規(guī)科與業(yè)務(wù)科之間相互推諉，實(shí)質(zhì)上是由于執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)檢查“合二為一”檔案執(zhí)法模式造成的，長(zhǎng)期的執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)檢查的“合二為一”，使法規(guī)科的職能嚴(yán)重退化。
石瑩在《中國(guó)檔案》2013年第9期撰文，指出隨著新檔案館的落成，很多檔案館面臨搬遷新館問(wèn)題。如何在最短的時(shí)間內(nèi)制作細(xì)致的搬遷方案和組織得當(dāng)?shù)膶?shí)施是完成這一任務(wù)的關(guān)鍵。整個(gè)搬遷過(guò)程如下：一是搬遷前規(guī)劃設(shè)計(jì)。1.組建搬遷領(lǐng)導(dǎo)小組；2.考察新館布局，首先，根據(jù)新館功能定位，將其分為庫(kù)區(qū)、辦公區(qū)、借閱區(qū)、業(yè)務(wù)管理區(qū)等區(qū)域，其次，調(diào)試安裝配套服務(wù)設(shè)備，最后，做好防災(zāi)準(zhǔn)備；3.進(jìn)行檔案資源和固定資產(chǎn)清點(diǎn)，然后對(duì)檔案進(jìn)行打包、裝箱、編號(hào)和設(shè)備登記造冊(cè)。二是搬遷過(guò)程控制。1.選擇搬遷方法；2.組織搬運(yùn)人員；3.確定搬運(yùn)路線；4.制訂搬運(yùn)安全預(yù)案。三是搬遷后上架整理。1.確定館藏空間；2.確定庫(kù)內(nèi)檔案管理新標(biāo)識(shí)，與登記目錄一一對(duì)號(hào)，做到實(shí)體與排架、編號(hào)一致；3.做好設(shè)備調(diào)試工作。
論數(shù)字檔案信息資源建設(shè)
金波在《檔案學(xué)通訊》2013年第5期撰文，指出數(shù)字檔案信息是數(shù)字檔案館建設(shè)的主體。數(shù)字檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館一項(xiàng)經(jīng)常性的重要業(yè)務(wù)工作。談到數(shù)字檔案信息資源建設(shè)必要性時(shí)，作者認(rèn)為，要有利于檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用；有利于檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展；有利于推動(dòng)社會(huì)信息化進(jìn)程。而談到當(dāng)前數(shù)字檔案信息資源建設(shè)存在的主要問(wèn)題，作者歸納為：1.缺少規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)；2.數(shù)字檔案信息資源不足，結(jié)構(gòu)不合理；3.技術(shù)力量薄弱，開(kāi)發(fā)利用能力低。關(guān)于數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，作者認(rèn)為有三個(gè)方面：1.館藏檔案資源建設(shè)；2.數(shù)字檔案資源庫(kù)建設(shè)包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（如照片檔案、音頻檔案、視頻檔案等）、元數(shù)據(jù)庫(kù)等；3.數(shù)字檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
改進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案資源建設(shè)的新思路
李立明在《檔案學(xué)研究》2013年第4期撰文，指出企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源的基本形式，改進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案資源建設(shè)是完善企業(yè)資源、豐富國(guó)家檔案資源的重要舉措。作者指出，走多元化的道路是改進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案資源建設(shè)的新思路：一是企業(yè)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)與保管期限精細(xì)化；二是檔案載體的多樣化；三是檔案管理體制的多樣化（一方面，企業(yè)成為無(wú)主管組織，企業(yè)間靠股權(quán)、產(chǎn)權(quán)關(guān)系維系，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)失去了行業(yè)歸屬；另一方面，企業(yè)內(nèi)部主要采取職能分工與項(xiàng)目管理相結(jié)合的形式。單一的、一成不變的檔案管理體制無(wú)法適應(yīng)國(guó)有企業(yè)的多元化特點(diǎn)，只有根據(jù)國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況等因素綜合考慮，分別確定各個(gè)企業(yè)最適宜自身的管理體制）；四是檔案庫(kù)房的選擇多元化（可自建庫(kù)房和租賃檔案庫(kù)房）。
新時(shí)期人事檔案優(yōu)化措施的思考
郭懷珍在《北京檔案》2013年第7期撰文，作者認(rèn)為，人事檔案既具有其他檔案的共性，也有區(qū)別于其他檔案的個(gè)性，做好人事檔案管理優(yōu)化，在人事管理工作中占有很重要的地位。作者發(fā)現(xiàn)人事檔案歸檔材料不規(guī)范是目前影響檔案質(zhì)量的主要因素。其存在的主要問(wèn)題是：1.歸檔材料內(nèi)容更新不及時(shí)；2.歸檔材料內(nèi)容不完整、不真實(shí)；3.歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一；4.歸檔材料內(nèi)容書(shū)寫(xiě)不規(guī)范；5.歸檔制度不落實(shí)，缺乏有效的制約機(jī)制。要做好人事檔案工作，必須做好人事材料歸檔工作，這是提高人事檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。其做法是：1.要完善人事檔案歸檔制度；2.挖掘人事檔案信息資源，豐富人事檔案內(nèi)容；3.加強(qiáng)人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)；4.明確人事檔案材料的具體要求（歸檔材料必須是完整、規(guī)范的正式材料，必須手續(xù)完備，材料歸檔要統(tǒng)一，內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如年齡、工齡、黨齡及學(xué)歷前后不一致，要經(jīng)本人簽字后再歸檔）。
檔案部門(mén)與新聞媒體合作共贏的嘗試與思考
劉鳳偉在《檔案與建設(shè)》2013年第6期撰文，談了檔案部門(mén)與新聞媒體合作共贏的幾點(diǎn)嘗試和思考：一是宣傳先行，及時(shí)征集編硏信息。2012年，蘇州市檔案局征集進(jìn)展和編研成果經(jīng)《蘇州日?qǐng)?bào)》、《姑蘇晚報(bào)》、蘇州電視臺(tái)等本地新聞媒體報(bào)道26次，社會(huì)反響很好。二是文教引領(lǐng)，全力打造文化精品欄目。2012年，蘇州市檔案局在《蘇州日?qǐng)?bào)》每周五《老蘇州》版開(kāi)設(shè)“珍檔解密”專欄，每期1500字左右，每年44期；同年還在《姑蘇晚報(bào)》周日《人文周刊》開(kāi)設(shè)“檔案”專版，每期3800字左右，以圖文并茂的形式介紹近現(xiàn)代名人。三是優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同記錄社會(huì)發(fā)展歷程。新聞媒體對(duì)新聞事件、社會(huì)熱點(diǎn)的報(bào)道，是對(duì)社會(huì)發(fā)展歷程的實(shí)時(shí)記錄，而檔案部門(mén)是歷史性、長(zhǎng)期性的記錄。檔案部門(mén)需要新聞媒體對(duì)收集聲像檔案材料的支持，新聞媒體需要檔案部門(mén)提供報(bào)道重大活動(dòng)、重大事件的背景材料。四是資源共享，深度弘揚(yáng)優(yōu)秀文化。近幾年，蘇州市檔案局和《蘇州日?qǐng)?bào)》在文化名人的檔案收集和采訪報(bào)道方面合作，互相提供線索，以“文化訪談”欄目形式聯(lián)合采訪文化名人、收集名人檔案。
論國(guó)家檔案館的有限公共性
王艷珍、曹航在《浙江檔案》2013年第6期撰文，認(rèn)為檔案館由于自身的諸多特點(diǎn)，不像“近鄰”的公共圖書(shū)館、博物館那樣具有純粹的公共性，并對(duì)檔案館的有限公共性從三個(gè)方面進(jìn)行了論述：一是檔案館體制影響公共性。主要為檔案館的特殊管理模式（局館合一）阻礙其公共服務(wù)功能的發(fā)揮；檔案工作人員的公務(wù)員（或“參公”）編制影響了其公共服務(wù)的積極性。二是檔案館工作對(duì)象限制其公共性。主要為館藏結(jié)構(gòu)單一和館藏檔案開(kāi)放利用限制條件較多。三是檔案館的服務(wù)理念和社會(huì)形象拉大了其與公民的距離。
低保檔案工作探微
孟冬在《蘭臺(tái)內(nèi)外》2013年第3期撰文，從三個(gè)方面論述了低保檔案工作：一是低保檔案的形成及特點(diǎn)。1.低保待遇申請(qǐng)審批的程序，決定了低保檔案的多層面性（涉及村、居委會(huì)，街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，縣級(jí)民政部門(mén)三個(gè)層面）；2.低保工作的管理方式，決定了低保檔案的動(dòng)態(tài)性。二是低保檔案的管理原則。1.分級(jí)分類管理（縣，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道，村、居委會(huì)三級(jí)管理）；2.一戶一檔動(dòng)態(tài)管理。三是低保檔案管理的一般方法。1.低保材料的歸檔；2.低保材料的整理；3.劃分低保檔案的保管期限；4.低保檔案的利用。
1 地方文獻(xiàn)的征集范圍
麗水市檔案局根據(jù)麗水市目前存世和出版的地方文獻(xiàn)的數(shù)量、種類、內(nèi)容等特點(diǎn)，制定了《麗水市檔案館地方文獻(xiàn)館管理辦法》，征集范圍包括：麗水地區(qū)歷代地方志、文史資料；碑刻、摩崖拓片和其他文物相關(guān)資料；民間的宗譜、族譜、契約、歌本、手抄本等民間文書(shū)；記錄麗水發(fā)展和具有時(shí)代特色的照片、錄影、錄音；在麗水工作、生活或原籍在麗水的知名人士、作家、詩(shī)人等創(chuàng)作的作品；工作、生活或祖籍在麗水的各界著名人士的照片、手稿、日記、信函、傳記、回憶錄及其主要著作； 我國(guó)臺(tái)灣、港澳，以及海外資料中有關(guān)麗水的資料；其他具有歷史檔案價(jià)值的地方文獻(xiàn)。
2 檔案館地方文獻(xiàn)征集工作現(xiàn)狀
2.1 地方文獻(xiàn)征集意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門(mén)征集對(duì)象主要為各類檔案，對(duì)地方文獻(xiàn)征集工作重視不夠。大多數(shù)檔案館，特別是基層檔案館，一直將地方文獻(xiàn)和其他類別的圖書(shū)資料混合收集和保存，沒(méi)有進(jìn)行專門(mén)的分類和著錄，也沒(méi)有作為一項(xiàng)單獨(dú)的工作進(jìn)行開(kāi)展，造成地方文獻(xiàn)數(shù)量少，內(nèi)容單一，存放分散，不便查找和利用。與圖書(shū)館、博物館等單位相比，檔案部門(mén)的地方文獻(xiàn)征集工作起步晚、時(shí)間短，沒(méi)有形成一定的規(guī)模。
2.2 缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)而科學(xué)的規(guī)劃。市縣級(jí)檔案館對(duì)地方文獻(xiàn)的征集缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，很大程度上帶有盲目性、隨機(jī)性和不確定性。常常是四處出擊，找到什么是什么、收集多少算多少。因此，很難征集到數(shù)量較多或具有較高存史價(jià)值的地方文獻(xiàn)，使文獻(xiàn)出現(xiàn)缺漏，難以形成科學(xué)的館藏體系。
3 地方文獻(xiàn)的征集方式
征集工作是做好地方文獻(xiàn)工作的基礎(chǔ)，作為市縣級(jí)檔案部門(mén)，在“無(wú)專職人員、無(wú)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”的條件下，必須因地制宜，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，開(kāi)展征集工作。
3.1 征集人員要練好四個(gè)基本功。腦清：要對(duì)本地的歷史文化有一定了解，知曉主要?dú)v史文獻(xiàn)的名稱和收藏情況，多閱讀地方文史書(shū)籍，努力提升自己的文化修養(yǎng)，做到腦中時(shí)刻裝著地方文獻(xiàn)征集工作。耳靈：就是關(guān)于地方文獻(xiàn)的信息要靈，隨時(shí)關(guān)注方志辦、文聯(lián)、社科聯(lián)、政協(xié)文史委和地方知名作家、文史專家的工作動(dòng)態(tài)，了解其研究和著作進(jìn)展情況。嘴甜：要和相關(guān)部門(mén)和人士，甚至是出版社印刷機(jī)構(gòu)搞好關(guān)系，多交朋友，經(jīng)常聯(lián)系或上門(mén)探望。腳勤：在得知哪個(gè)人士或單位有收藏或新的地方文獻(xiàn)要出版后，要及時(shí)上門(mén)去了解情況，力爭(zhēng)第一時(shí)間將其征集入館，同時(shí)，可動(dòng)員作者將原始手稿或收集的原始資料一并移交檔案館保存。
3.2 建立征集網(wǎng)絡(luò)。要善于發(fā)現(xiàn)和團(tuán)結(jié)一批對(duì)本地歷史文化較有研究的專家和收藏家，聘請(qǐng)其中熱愛(ài)檔案事業(yè)，熱心公益的人為征集顧問(wèn)，發(fā)動(dòng)其代為征集或提供征集線索，建立一個(gè)覆蓋面廣泛的征集網(wǎng)絡(luò)，以彌補(bǔ)檔案部門(mén)人員少、信息滯后的不足。為此，麗水市檔案館于2015年6月，聘請(qǐng)了第一批共12名檔案征集顧問(wèn)，其中既有地方文史專家，又有熱心群眾，也有已將個(gè)人檔案全部捐贈(zèng)檔案館的市民。
3.3 設(shè)置專庫(kù)或?qū)９瘛榈胤轿墨I(xiàn)設(shè)置單獨(dú)的庫(kù)房或?qū)Ｓ霉瘢龅郊泄芾恚奖悴楹屠茫瑫r(shí)做好分類、編號(hào)和編目工作。麗水市檔案館成立了麗水地方文獻(xiàn)館，并騰出單獨(dú)的庫(kù)房，專門(mén)用于存放地方文獻(xiàn)。
3.4 做好宣傳動(dòng)員。麗水市檔案館印制了《地方文獻(xiàn)征集啟事》，通過(guò)單位網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、展覽等途徑進(jìn)行，并利用檔案人員外出進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作交流等途徑進(jìn)行宣傳、動(dòng)員。通過(guò)各縣、市、區(qū)檔案館代為征集。同時(shí)，主動(dòng)與新聞媒體聯(lián)系，及時(shí)報(bào)道地方文獻(xiàn)征集情況，提高檔案部門(mén)的知名度，動(dòng)員市民主動(dòng)捐贈(zèng)地方文獻(xiàn)，并向捐贈(zèng)者頒發(fā)收藏證書(shū)，如果捐贈(zèng)的地方文獻(xiàn)數(shù)量較大或史料價(jià)值高，可舉行捐贈(zèng)儀式，擴(kuò)大宣傳面。
一、開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件服務(wù)的主要做法
1． 創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，規(guī)范服務(wù)行為。我們根據(jù)開(kāi)展文檔服務(wù)的特點(diǎn)，提出以“讓您滿意”作為服務(wù)的基本要求。制定了文明服務(wù)行為規(guī)范，實(shí)行服務(wù)承諾制度，嚴(yán)格按照承諾開(kāi)展限時(shí)服務(wù)；實(shí)行首問(wèn)責(zé)任制，不推諉服務(wù)責(zé)任；要求文明著裝，掛牌服務(wù)，規(guī)范文明服務(wù)用語(yǔ)；建立監(jiān)督機(jī)制，通過(guò)設(shè)立監(jiān)督投訴電話、市民留言簿、意見(jiàn)反饋卡等形式，自覺(jué)接受社會(huì)監(jiān)督。
2． 完善服務(wù)形式?熏提高服務(wù)水平。2002年起，我們根據(jù)用戶的不同需求，在做好常規(guī)服務(wù)的同時(shí)，采取了多種服務(wù)形式，如：（1）提供函電代查服務(wù)。解決外地利用者及本市年齡較大、行動(dòng)不便或工作繁忙等特殊群體利用中的實(shí)際困難。三年來(lái)，共提供函電代查405人次。（2）開(kāi)展跟蹤服務(wù)。對(duì)因種種原因查不到文件的利用者，我們及時(shí)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，并在承諾時(shí)限內(nèi)向利用者反饋情況。（3）開(kāi)通服務(wù)熱線和網(wǎng)上查閱服務(wù)。對(duì)于相對(duì)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，用戶打個(gè)電話就可以了解有關(guān)情況，到今年五月，通過(guò)服務(wù)熱線答復(fù)利用者咨詢3194人次；已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)用戶，還可以通過(guò)網(wǎng)上利用全部已公開(kāi)現(xiàn)行文件和檔案。（4）實(shí)施親情服務(wù)，想利用者所想，急利用者所急，切實(shí)為利用者排憂解難，以親切的話語(yǔ)，耐心周到的服務(wù)，使每一位利用者真正感受到親情般的溫暖，許多利用者與我們的工作人員成為朋友。（5）建立回訪制度。我們定期通過(guò)電話等方式，詳細(xì)了解利用效果和利用需求，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性和針對(duì)性，三年來(lái)，回訪達(dá)500余人次。（6）開(kāi)展周六服務(wù)，滿足上班族和學(xué)生們的利用需求。（7）先后11次開(kāi)展文檔服務(wù)進(jìn)社區(qū)、到街頭、送下鄉(xiāng)宣傳服務(wù)活動(dòng)，把與老百姓關(guān)系密切的政策文件免費(fèi)送到他們手中，同時(shí)借助媒體的宣傳，擴(kuò)大已公開(kāi)現(xiàn)行文件服務(wù)的知曉度。（8）開(kāi)展利用輔導(dǎo)服務(wù)，針對(duì)不同類型利用者的需求，分別提供學(xué)術(shù)型、查考型、檢索型輔導(dǎo)。?穴9?雪開(kāi)展VIP直通車服務(wù)，面向黨政領(lǐng)導(dǎo)和首腦機(jī)關(guān)處理重要事件的需要，實(shí)施首問(wèn)責(zé)任、即到即辦、及時(shí)回復(fù)的直通車服務(wù)。
3． 夯實(shí)服務(wù)基礎(chǔ)，改善服務(wù)條件。青島市檔案局積極探索現(xiàn)行公開(kāi)文件收集的有效途徑，首先認(rèn)真落實(shí)市委、市政府“兩辦”有關(guān)文件，并將報(bào)送已公開(kāi)現(xiàn)行文件作為考核各單位檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容和評(píng)先條件之一。在此基礎(chǔ)上，又進(jìn)一步采取多種收集形式：一是關(guān)注社會(huì)熱點(diǎn)、重點(diǎn)收集。如房改、醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、集中供熱等；二是利用新聞媒體及時(shí)收集。有些紙質(zhì)文件尚未收到媒體就公布了，我們就將有關(guān)文件先復(fù)印提供查閱，待正式文件到了再替換下來(lái)；三是利用現(xiàn)代化手段網(wǎng)上收集。除了在金宏網(wǎng)上將文檔服務(wù)中心單列發(fā)文戶頭外，我們和市委計(jì)算機(jī)中心協(xié)議實(shí)現(xiàn)文件資源共享；四是根據(jù)利用需求定向收集。對(duì)于出臺(tái)和群眾利益相關(guān)文件較多的單位，我們主動(dòng)聯(lián)系收集；五是不僅收集青島的現(xiàn)行公開(kāi)文件，而且收集國(guó)家和省有關(guān)政策性文件。目前，已經(jīng)收集與人民群眾有關(guān)系的各類已公開(kāi)現(xiàn)行文件13000余件（冊(cè)），基本滿足了社會(huì)的需求。
為了方便人民群眾查閱復(fù)制檔案文件，我們不斷增加各種服務(wù)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、閱讀復(fù)印機(jī)等，其中供用戶自行檢索的計(jì)算機(jī)由原來(lái)的5臺(tái)增加到20臺(tái)；編印了《利用手冊(cè)》和《走近檔案館》，引導(dǎo)和幫助利用者更好地利用檔案文件；配備了各種工具書(shū)、常用資料、查閱文檔專用箋、專用書(shū)簽等；設(shè)置了休息區(qū)和便民角，為老年人準(zhǔn)備了老花鏡等，千方百計(jì)給利用者營(yíng)造一個(gè)文明、舒適、溫馨的閱覽環(huán)境。最近，又在全市兩級(jí)文檔服務(wù)中心實(shí)施已公開(kāi)現(xiàn)行文件資源網(wǎng)絡(luò)共享，在每一個(gè)檔案館都可以查到中央、省、市和12個(gè)區(qū)（市）的現(xiàn)行政策性文件，大大地方便了人民群眾。
二、開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件服務(wù)的效果與影響
檔案部門(mén)開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件服務(wù)，是一項(xiàng)利國(guó)利民的工作。第一，開(kāi)辟了一條黨務(wù)政務(wù)公開(kāi)的重要途徑，人民群眾可以更方便及時(shí)地了解黨和政府的方針政策，有利于加強(qiáng)黨和政府與人民群眾的聯(lián)系與溝通。正如前來(lái)送匾的宋師傅所言：“黨和政府制定了許多好政策，這些政策要想辦法讓人民群眾知道，要有一個(gè)交流與溝通的場(chǎng)所。媒體上報(bào)道往往一帶而過(guò)，用時(shí)找不到，我覺(jué)得檔案館就是一個(gè)理想的場(chǎng)所。”第二，人民群眾通過(guò)查閱檔案文件，有利于維護(hù)自己的切身利益。在非公務(wù)查閱檔案文件的利用者中，為了維護(hù)切身利益來(lái)查閱檔案文件的約占80％，例如為了工資福利、社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、獨(dú)生子女、住房拆遷、離退休待遇查閱相關(guān)政策和依據(jù)等。第三，通過(guò)查閱檔案文件，有利于克服群眾對(duì)某些政策的疑慮和誤解，化解各種矛盾，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。第四，通過(guò)已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用，可以增加施政的透明度，便于社會(huì)對(duì)政府實(shí)施監(jiān)督。有一位利用者由于經(jīng)常到檔案館來(lái)看一些政策性文件，被戲稱為“政策通”，周圍的居民遇到問(wèn)題，經(jīng)常向他咨詢，向他請(qǐng)教，當(dāng)他發(fā)現(xiàn)有些部門(mén)制定或執(zhí)行政策與上級(jí)政策或法律法規(guī)不一致，就主動(dòng)給有關(guān)部門(mén)打電話或主動(dòng)上門(mén)咨詢或反映。
開(kāi)展現(xiàn)行文件服務(wù)，創(chuàng)建服務(wù)品牌，不僅給人民群眾帶來(lái)好處，而且對(duì)全市檔案工作和檔案部門(mén)自身機(jī)關(guān)建設(shè)也產(chǎn)生了推動(dòng)作用。主要表現(xiàn)在：
1． 推動(dòng)了各級(jí)檔案館館庫(kù)和設(shè)施條件的改善。開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件服務(wù)之前，由于檔案利用率不高，市、區(qū)（市）兩級(jí)檔案館的閱覽室一般都比較小。隨著已公開(kāi)現(xiàn)行文件服務(wù)的開(kāi)展，利用人次明顯增加，原有閱覽條件已不能滿足利用需要，促使兩級(jí)政府和檔案部門(mén)千方百計(jì)改善閱覽條件。青島市檔案館先后兩次改造和擴(kuò)建閱覽室，使閱覽室面積達(dá)到400平方米，最近市政府已經(jīng)批準(zhǔn)市檔案館近5800平方米的二期工程擴(kuò)建計(jì)劃，主要包括展覽廳和供利用者點(diǎn)播、觀看音像檔案的演播廳，屆時(shí)檔案館的利用閱覽條件將得到大幅度的改善。為了滿足城鄉(xiāng)人民群眾查閱已公開(kāi)現(xiàn)行文件的需求，我們?cè)谌袡n案系統(tǒng)全面開(kāi)展現(xiàn)行公開(kāi)文件服務(wù)，所屬12個(gè)區(qū)（市）檔案館都已建成文檔服務(wù)中心，或在政府政務(wù)大廳開(kāi)設(shè)文件查閱服務(wù)窗口，其中有9個(gè)區(qū)（市）為此已經(jīng)或正在新增、改建和擴(kuò)建館庫(kù)，檔案館的服務(wù)設(shè)施也得到大幅度的改善。
