時間：2023-05-28 09:24:42
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業(yè)員工檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】規(guī)范；員工；檔案管理；提升員工素質(zhì)
隨著人力資源的學(xué)歷教育與社會培訓(xùn)的進(jìn)一步推廣與加強(qiáng)，社會經(jīng)濟(jì)的日益多樣化與不斷的發(fā)展，企業(yè)對人力資源的需求也在不斷的增加，企業(yè)員工進(jìn)一步的增加，為了規(guī)范管理本企業(yè)的員工，促進(jìn)企業(yè)員工合理分配，建立和規(guī)范企業(yè)員工檔案管理，以提高人力資源的使用效益與合理流動。
一、新員工的檔案管理
（一）學(xué)歷教育畢業(yè)后初次參加工作的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
新聘用員工報到應(yīng)到人事部門辦理以下手續(xù)：（1）如實填寫《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對并遞交學(xué)歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復(fù)印件；（3）核對并遞交身份證原件及復(fù)印件，當(dāng)?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復(fù)印件，各項社會保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認(rèn)并保證雙方在聘用過程中的權(quán)利和義務(wù)。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應(yīng)續(xù)簽勞動合同書。
3、接收從學(xué)歷教育學(xué)校轉(zhuǎn)來的員工檔案并進(jìn)行登記管理
（二）從本企業(yè)以外的單位調(diào)入的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
（1）如實填寫《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對并遞交學(xué)歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復(fù)印件；（3）核對并遞交身份證原件及復(fù)印件，當(dāng)?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復(fù)印件，各項社會保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)；（6）與原單位解除勞動關(guān)系的證明文件。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認(rèn)并保證雙方在聘用過程中的權(quán)利和義務(wù)。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應(yīng)續(xù)簽勞動合同書。
3、接收從其他單位轉(zhuǎn)來的員工檔案并進(jìn)行整理歸類
凡新入公司員工，在辦理進(jìn)入公司手續(xù)后，由人力資源部對應(yīng)歸檔的材料做好累積工作，并及時整理裝訂進(jìn)入員工檔案袋。
二、轉(zhuǎn)正后的員工檔案管理
為規(guī)范公司員工的轉(zhuǎn)正程序，做到既有章可循又保證轉(zhuǎn)正考核流程的良好實施，特規(guī)定：轉(zhuǎn)正員工的人事檔案初級建立必須具備：員工登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件、員工轉(zhuǎn)正申請表、員工轉(zhuǎn)正考核鑒定表、員工轉(zhuǎn)正通知書、勞動合同書。員工必須具備以上檔案內(nèi)容、人事部方可為其建立企業(yè)員工人事檔案，缺以上任何一項者將影響轉(zhuǎn)正。
人事處負(fù)責(zé)公司人員的轉(zhuǎn)正手續(xù)的辦理、審核并通知財務(wù)對轉(zhuǎn)正人員做出薪資待遇標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整。相關(guān)部門負(fù)責(zé)新入職人員試用期間對其進(jìn)行在崗培訓(xùn)及轉(zhuǎn)正人員的初步審核。符合轉(zhuǎn)正條件的員工需提前一周到人事處領(lǐng)取《員工轉(zhuǎn)正申請表》并認(rèn)真填寫，報于部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人全面了解試用期內(nèi)員工工作情況及需求，如實評價員工的個人鑒定，指出員工的缺點與不足，并提出改善建議并簽署是否同意轉(zhuǎn)正的意見。轉(zhuǎn)正材料簽批后轉(zhuǎn)人事處，由人事處審核并提交符合規(guī)定的轉(zhuǎn)正人員信息給財務(wù)部以調(diào)整員工薪資用。
各種任免、出國、離退休等材料辦理完畢后，各種獎勵、處分材料報批后，入黨、入團(tuán)材料在批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正后，由各主管部門及時向檔案管理員移交歸檔。
（一）分類別、分部門進(jìn)行對檔案進(jìn)行管理
檔案管理員應(yīng)對管理檔案及時進(jìn)行更新、存檔、維護(hù)，以確保人事檔案的可追溯性。員工人事檔案由人事部專人負(fù)責(zé)保管、整理。任何人不得以任何名義私自查閱人事檔案資料。因特殊原因需查閱檔案時，必須經(jīng)人事處及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記查閱原因說明，方可查閱。檔案保管員只給其提供與查閱原因相關(guān)部分的檔案內(nèi)容。查閱檔案人對被查閱檔案資料負(fù)保密責(zé)任。
（二）轉(zhuǎn)遞人事檔案注意做好保密工作
轉(zhuǎn)遞人事檔案時，必須按照規(guī)定格式嚴(yán)密包裝，貼牢封條并加蓋密封章，按人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單項目認(rèn)真進(jìn)行發(fā)文登記，通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，并要求經(jīng)辦人簽字。轉(zhuǎn)遞出本公司的檔案，若一個月沒有收到回執(zhí)，經(jīng)辦人要及時查詢，以防丟失。轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單分為通知單及通知單存根，寄出時用復(fù)寫紙?zhí)顚懀盏交貓?zhí)后，將回執(zhí)貼于存根回執(zhí)處，并做相應(yīng)登記。人事檔案正式轉(zhuǎn)出時，必須在檔案目錄上及時注明寄出時間、地點、單位及經(jīng)辦人。
（三）臨時人員寄存的檔案管理（代管檔案管理）
員工離職時均不允許帶走個人人事檔案，離職員工檔案在離職滿三年后，在與企業(yè)無任何糾紛條件下經(jīng)本人同意后銷毀或寄還本人。
三、加強(qiáng)檔案管理對企業(yè)人才合理管理與流動的好處與作用
（一）有利于企業(yè)內(nèi)部人力資源發(fā)揮效益
企業(yè)人事檔案管理能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，企業(yè)的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長等基本情況；企業(yè)的人事檔案管理還能夠為企業(yè)的人力資源配備提供重要依據(jù)，通過對企業(yè)人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業(yè)的發(fā)展水平。企業(yè)管理者還可以通過將人事檔案的動態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合一起進(jìn)行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業(yè)的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強(qiáng)和改進(jìn)；企業(yè)的人事檔案管理還可為企業(yè)的人力資源開發(fā)提供依據(jù)，企業(yè)在發(fā)展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規(guī)模的引進(jìn)人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業(yè)可以通過現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行深入的開發(fā)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要，而充分利用企業(yè)的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。
（二）企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)的重要性
企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對人才的基本情況進(jìn)行了解和掌握的基本依據(jù)。對于企業(yè)而言，把好人才的進(jìn)出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進(jìn)行了解，然后進(jìn)行用人分析和確定。而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過對員工的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據(jù)。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（三）企業(yè)人事檔案管理對個人的重要性
對于個人來說，不管是調(diào)動工作、評定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會以檔案的形式進(jìn)行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補(bǔ)充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強(qiáng)人事檔案管理也成為當(dāng)今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進(jìn)行職稱和工齡材料的確認(rèn)。這就需要人事檔案來作為依據(jù)。所以說，加強(qiáng)人事檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
（四）改進(jìn)檔案管理的傳統(tǒng)模式，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。人力資源檔案管理，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，積極擴(kuò)展管理職能，利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)，使人力資源檔案管理工作真正適應(yīng)企業(yè)地發(fā)展需要，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供有力的堅強(qiáng)保障。現(xiàn)階段在經(jīng)濟(jì)改革浪潮的不斷沖擊下，企業(yè)往往將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益放在了企業(yè)工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業(yè)的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內(nèi)容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設(shè)不到位等問題。企業(yè)要想實現(xiàn)人力資源的良性發(fā)展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強(qiáng)對人事檔案的管理工作。
1.利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法
充分利用現(xiàn)代化的管理手段為了提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法，進(jìn)而實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化。利用現(xiàn)代的管理設(shè)備，實現(xiàn)信息化管理，使人事檔案管理數(shù)據(jù)能夠通過計算機(jī)進(jìn)行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進(jìn)的存儲設(shè)備的管理軟件，以保證人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。積極借鑒先進(jìn)的管理方法，使人事檔案管理更加科學(xué)、合理，保證人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。使現(xiàn)代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應(yīng)用。
2.健全管理體制，保證人事檔案的真實性
企業(yè)應(yīng)該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進(jìn)而完善其管理體制。企業(yè)要認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴(yán)格的材料鑒別和調(diào)查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進(jìn)行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應(yīng)該做好人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行工作任務(wù)，使企業(yè)的人事檔案管理實現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3.加強(qiáng)人事檔案管理隊伍建設(shè)
管理隊伍是企業(yè)發(fā)展的核心力量，檔案管理隊伍的建設(shè)也同樣具有重要的作用。高素質(zhì)的檔案管理隊伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業(yè)人事制度改革的重要任務(wù)。企業(yè)的人事管理隊伍應(yīng)該具有過硬的業(yè)務(wù)技能和合理的知識結(jié)構(gòu)體系。從大的方面來講，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策；從小的方面來講，人事檔案管理人員應(yīng)該熟悉相關(guān)的人事管理工作業(yè)務(wù)，熟練掌握工作流程和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，進(jìn)而保證人事檔案隊伍的整體素質(zhì)。
新時期加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內(nèi)部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長期發(fā)展，提高核心競爭力的需要。加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理不但要意識到管理中的缺陷，還要正視這種缺陷，并采取積極的措施來克制這種缺陷，進(jìn)而使人事檔案管理完善化和科學(xué)化。
參考文獻(xiàn)：
[1]四川路橋通錦房地產(chǎn)開發(fā)有限公司人力資源管理制度匯編.
一、檔案管理的內(nèi)涵
檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用等八個工作項目和過程。當(dāng)前，越來越多的企業(yè)都開始認(rèn)識到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業(yè)管理中的地位也越來越重要。
二、發(fā)揮檔案管理經(jīng)濟(jì)效益作用的措施與對策
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，檔案管理本文由收集整理對企業(yè)發(fā)展中的作用越來越突出。高效、有序以及規(guī)范的檔案管理可以提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理水平，但不可否認(rèn)的是，目前，在我國一些企業(yè)中，檔案管理中仍然存在著一些問題和不足，這些問題惡化不足不僅制約了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提升，更影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。下面就發(fā)揮檔案管理經(jīng)濟(jì)效益作用的措施和對策來進(jìn)行一些淺顯的分析和探討，希望這些措施和對策可以提高我國企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，最大限度的發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面的重要作用。
第一，提高對檔案管理的認(rèn)識。
在一個企業(yè)中，企業(yè)管理主要包括有：財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理以及人力資源管理等多個管理方面，這些管理對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響是長遠(yuǎn)和隱性的，因此，在一些企業(yè)中企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者都不太重視企業(yè)的檔案管理，而是更加重視可以為企業(yè)帶來明顯經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè)管理，因此，要想充分發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面的作用，就必須提高企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的認(rèn)識。一是提升自身的認(rèn)識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的認(rèn)識對檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展是有利的；二是提高員工對檔案管理的認(rèn)識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者只提高自身的認(rèn)識還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要提升企業(yè)員工特別是企業(yè)檔案管理員工的認(rèn)識，畢竟企業(yè)的檔案管理工作都需要企業(yè)員工來執(zhí)行，因此，這時候，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者就必須充分發(fā)揮出自身在企業(yè)管理中的核心和主導(dǎo)作用，通過自身的影響來提升企業(yè)員工對檔案管理工作的認(rèn)識。
第二，加強(qiáng)對檔案管理人員隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。
企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了企業(yè)檔案管理質(zhì)量，而檔案管理質(zhì)量又影響了檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益作用的發(fā)揮，因此，企業(yè)要想最大限度的發(fā)揮檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的作用，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。為此：
堅持每月學(xué)習(xí)制度。企業(yè)要提高檔案管理人員的素質(zhì)，就必須要求企業(yè)檔案管理員工不斷地學(xué)習(xí)，在不斷的學(xué)習(xí)中不斷提高自身的素質(zhì)和對工作的熟練度。學(xué)習(xí)內(nèi)容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。長期堅持下去，企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)必然會有一個質(zhì)的提升。
加強(qiáng)對檔案管理員工的培訓(xùn)。培訓(xùn)是老板送給員工最好的禮物。培訓(xùn)不僅可以提升員工的素質(zhì)，更可以留著員工。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新技術(shù)、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業(yè)加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，使其可以不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，如當(dāng)前企業(yè)檔案管理的信息化趨勢不可逆轉(zhuǎn)，基于計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，對企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)提出了更好的要求，不僅需要企業(yè)檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計算機(jī)技術(shù)和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這都需
要企業(yè)加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)。當(dāng)然，培訓(xùn)必須根據(jù)集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和運行維護(hù)的有關(guān)要求來進(jìn)行，只有這樣，培訓(xùn)才是有意義和作用的。
一、企業(yè)人事檔案管理存在問題
1.員工個人和企業(yè)對人事檔案意識薄弱
目前，在人事檔案管理工作中，不少企業(yè)對員工的人事檔案認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅只是一項保管的事務(wù)性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。員工個人秉著對人事檔案無所謂的態(tài)度，意識不到自己也有積累和維護(hù)檔案內(nèi)容安全的義務(wù)，對相關(guān)檔案材料的填寫比較簡單、隨意。更有甚者對自己人事檔案的去向漠不關(guān)心，或者是委托當(dāng)?shù)厝瞬胖行墓芾砗缶烷L期失去聯(lián)系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。
2.人事檔案管理員的素質(zhì)和管理水平不高
由于最初的企業(yè)不夠重視或其它原因，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理員在素質(zhì)水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過程中不夠細(xì)致認(rèn)真，缺乏責(zé)任心，只是簡單地做好檔案接收、檔案編號、庫房防火、防蛀等倉管工作，沒有及時將人事檔案材料收集歸檔，更沒有對檔案材料內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類及嚴(yán)格審核，導(dǎo)致員工個人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實性。此外，由于企業(yè)員工流動性大，檔案管理員的轉(zhuǎn)檔不及時，造成原單位有檔無人，新單位有人卻無檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態(tài)，從而影響了新單位的用人決策，同時又增加了原單位檔案保管的壓力。
3.人事檔案的管理手法相對落后
人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專業(yè)知識的人員全職管理，而在現(xiàn)實情況中存在部分企業(yè)把人事檔案管理工作交給了其他部門工作人員負(fù)責(zé)，這些人一是沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，不具備專業(yè)的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進(jìn)行檔案管理工作過程中沒有引起足夠重視，往往無法滿足人事檔案管理工作職責(zé)需要。另外大多企業(yè)人事檔案管理手法相對落后，還在采用比較傳統(tǒng)的老辦法進(jìn)行人事檔案管理，跟不上社會發(fā)展的步伐，滿足不了企業(yè)發(fā)展的形勢需要。例如企業(yè)沒有運用專業(yè)的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進(jìn)行管理，這種管理方式既浪費時間又不能夠保證質(zhì)量，大大降低了企業(yè)管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個人和企業(yè)的重視，衍生出人事檔案內(nèi)容陳舊、利用價值不高；檔案管理人員配備不足，專業(yè)性不強(qiáng)；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會的需要等等一系列的問題，這些問題制約了人事檔案對人力資源開發(fā)、配備與管理潛在作用的發(fā)揮。只有轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)管理，才能充分發(fā)掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。
二、企業(yè)人事檔案管理工作的應(yīng)對措施
1.要正確認(rèn)知檔案管理工作的意義及重要性
企業(yè)要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認(rèn)識到檔案管理并不是簡單的資料整理、保管工作，它對員工個人和企業(yè)都有著重要的作用。主要體現(xiàn)在：它是人力資源部和組織部門對員工進(jìn)行考察、選拔任用的基礎(chǔ)；它能幫助企業(yè)做好招聘、錄干、調(diào)動、出國材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個人或其子女提供實際生活中所需的類似親屬關(guān)系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認(rèn)識，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業(yè)可通過內(nèi)部報刊、知識講座等方式加強(qiáng)人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認(rèn)識到檔案與自身的發(fā)展有著休戚相關(guān)的作用。此外，企業(yè)在布置員工填寫相關(guān)檔案材料的時候，要告訴檔案人檔案存檔后會發(fā)揮怎樣的作用。這樣，可以樹立員工個人和企業(yè)共同參與檔案維護(hù)與管理工作的理念。
2.提高檔案管理人員的素質(zhì)和管理水平
作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質(zhì)。即堅持四項基本原則，了解黨和國家的各項方針政策，并遵紀(jì)守法。同時，檔案工作又是一項具有一定機(jī)密性的工作，要求工作人員必須嚴(yán)守國家秘密，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。其次，檔案管理員要有一定的專業(yè)理論知識和熟悉的業(yè)務(wù)技能。因此，企業(yè)可以通過教育培訓(xùn)提高檔案管理員的專業(yè)知識或者是通過學(xué)校招聘吸引高層次檔案專業(yè)人才到檔案部門工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強(qiáng)的服務(wù)意識和高度責(zé)任感。要自覺樹立為人民服務(wù)、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻(xiàn)精神。工作中要細(xì)心處理每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。
3.優(yōu)化檔案管理模式，實現(xiàn)信息化管理
實現(xiàn)檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求。企業(yè)可根據(jù)本單位人事檔案管理的現(xiàn)實情況自行開發(fā)檔案管理信息軟件或者是對外購買專業(yè)檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的信息化管理。這種替代傳統(tǒng)人事檔案管理的新模式可以為企業(yè)選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。
結(jié)束語：
一、人力資源管理與人事檔案管理
（一）人力資源管理概述。人力資源管理是一種實現(xiàn)員工價值和企業(yè)目標(biāo)的過程。其中在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下運用科學(xué)的方法，以人力資源的規(guī)劃、戰(zhàn)略以及職業(yè)分析等為基礎(chǔ)，對其進(jìn)行獲取、配置、培訓(xùn)、開發(fā)、考核與激勵、安全與保障、規(guī)范與約束、整合與凝聚等的工作。人力資源管理包括很多方面，如人力資源規(guī)劃、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、招聘與配置、勞動關(guān)系管理和福利與薪酬管理等。
（二）人事檔案管理概述。人事檔案是在人事活動中形成的并且以個人為單位集中保存?zhèn)洳殚喌奈募Y料，人事檔案不但記錄著員工的個人基本信息、家庭情況和工作情況等內(nèi)容和信息，而且還可以反映出個人的能力、品德、才能和其工作表現(xiàn)。人事檔案管理則是企業(yè)對人事檔案進(jìn)行實體管理并且對檔案中的信息、內(nèi)容進(jìn)行利用開發(fā)。檔案的收集鑒定、保管整理和登記統(tǒng)計等部分都是人事檔案實體管理的重要內(nèi)容，而人事檔案信息和內(nèi)容的開發(fā)利用則包含了檢索編研、登記統(tǒng)計和提供利用等工作。
（三）人力資源管理和人事檔案管理的關(guān)系。人力資源管理和人事檔案管理主要存在兩大關(guān)系：
1、人事檔案管理是人力資源管理的重要工作形式和組成部分，促進(jìn)人力資源管理的順利進(jìn)行。人事檔案是企業(yè)選用人才、考核業(yè)績的重要依據(jù)，也是了解員工基本信息、技能特長的重要途徑。
2、人事檔案是員工信息和發(fā)展情況的重要載體，記錄著員工的各種資料。另外，員工的內(nèi)部招聘、調(diào)動晉升、薪酬水平變化等的人力資源管理活動又是人事檔案的重要內(nèi)容來源。人力資源管理和人事檔案管理兩者相互促進(jìn)、相互依賴。
二、企業(yè)人事檔案管理的缺陷
（一）企業(yè)對人事檔案管理不夠重視。現(xiàn)階段，我國很多企業(yè)仍認(rèn)為人事檔案管理是一件簡單靜止的工作，在思想意識上對人事檔案管理工作存在片面的理解，錯誤的認(rèn)為在人事檔案管理工作上面投入更多的財力和物力是沒有必要的事情。正是在這種錯誤的思想意識作用下，導(dǎo)致了人事檔案管理工作人員工作不認(rèn)真，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，人員更換頻繁等問題。這種工作狀態(tài)不利于人事檔案管理工作的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。
（二）靈活的用人機(jī)制與企業(yè)人事檔案管理工作不適應(yīng)。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)背景下，一些企業(yè)在招聘人才時只注重人才的能力和技能，合同和協(xié)議是招聘的主要形式，而沒有做到用人事檔案管理來對聘用人才進(jìn)行有效的管理，這是企業(yè)人員流動頻繁的主要原因之一。甚至有些企業(yè)員工為了自身發(fā)展出現(xiàn)“跳槽”的現(xiàn)象，而原企業(yè)也為了維護(hù)自身利益不放員工人事檔案的情況導(dǎo)致了社會上的“死檔”、“檔案克隆”、“虛假檔案”等情況的發(fā)生。總之，靈活的用人機(jī)制和人事檔案管理體制的不相適應(yīng)是現(xiàn)在企業(yè)人事檔案管理工作的一個重要缺陷。
（三）企業(yè)人事檔案利用價值不高。現(xiàn)階段，很多企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理還是沿用的過去的管理模式，只是注重對員工姓名、性別、年齡和文化程度等基礎(chǔ)信息的管理，而對員工技能水平、專業(yè)特長等復(fù)雜重要的問題收集不夠全面，致使人事檔案不夠完整，不利于人事檔案管理工作的開展。人事檔案的不完整另一方面導(dǎo)致了企業(yè)人員與檔案的分離，使得人事檔案的利用價值變低。
三、人事檔案管理的重要性
（一）人事檔案管理提升人力資源利用率。人事檔案是企業(yè)選用、提拔人才的重要基礎(chǔ)，企業(yè)可以通過人事檔案加強(qiáng)對人才的了解，不僅包括了姓名性別、興趣愛好等基本信息，還包括了對專業(yè)技能等更深入的了解。對員工人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理才能為人才找到更合適的崗位，使各類員工揚長避短，最大限度的發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。
（二）人事檔案管理有利于促進(jìn)人力資源的合理整合和配置。術(shù)業(yè)有專攻，人都有各自的擅長領(lǐng)域，通過對人事檔案管理對人才專業(yè)特長進(jìn)行了解，才能根據(jù)不同人才的能力和特點在企業(yè)內(nèi)部對人才進(jìn)行合理的配合整合，才能夠把人才放在可以發(fā)揮其主動性和工作積極性的崗位，更好地促進(jìn)組織之間、部門之間人才的合理流動，防止人才利用不當(dāng)或者人才積壓的問題發(fā)生。人事檔案管理在促進(jìn)人力資源的合理整合配置方面有著積極的作用。
（三）人事檔案管理幫助企業(yè)更有針對性的設(shè)定員工培訓(xùn)項目。企業(yè)可以根據(jù)教育背景、年齡經(jīng)歷等員工信息資料在進(jìn)行培訓(xùn)之前設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)項目，對員工進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。比如企業(yè)中有年齡較大的員工，這些員工可能不太喜歡純知識理論的培訓(xùn)，可以針對他們進(jìn)行一些健康保健培訓(xùn)，讓他們的身體健康得到保障。這樣不但調(diào)動了員工的積極性，而且促進(jìn)了員工更好的工作。
（四）人事檔案管理促進(jìn)企業(yè)跨地域文化管理。企業(yè)員工可能來自祖國各地，不同地域的人有不同的文化、觀念、習(xí)俗等，不同文化背景的員工在工作中可能會產(chǎn)生沖突、溝通困難等情況。企業(yè)員工人事檔案中有籍貫、經(jīng)歷等資料，這樣檔案管理人員就可以根據(jù)檔案分析員工的文化特質(zhì)，對其在未來工作中可能會發(fā)生的不愉快進(jìn)行預(yù)測并設(shè)定相應(yīng)的機(jī)制和解決辦法。另外，企業(yè)在安排文化背景不同的員工進(jìn)行合作之前可以先了解其地域文化信息，提前做好溝通和心理交流。
（五）人事檔案管理有利于員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃。員工的人事檔案中記錄了員工的調(diào)動情況，員工受教育、離職情況，職務(wù)職稱，工作表現(xiàn)，工資薪酬和專業(yè)特長等。企業(yè)管理者可以根據(jù)員工的信息，為員工制定合適的職業(yè)生涯發(fā)展道路。
（六）人事檔案管理推動企業(yè)獎罰機(jī)制。馬斯洛需求層次理論指出了人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求，不同人在不同的階段有著不同的需求，不同需求的滿足程度對員工的激勵效果也是不同的。企業(yè)可以根據(jù)員工的人事檔案了解員工的切實需求，并采取針對性的手段。針對性需求的滿足可以大大提高員工的積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。
四、加強(qiáng)人事檔案管理工作
目前，企業(yè)的管理中，人事檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)代化，使人事檔案管理工作能夠適應(yīng)新形勢下的新要求。要做好人力資源管理，首先要對企業(yè)的人事檔案制度進(jìn)行改革，在人事檔案的收集、整理、歸檔、裝訂、傳閱的過程中都要有專人進(jìn)行監(jiān)督和管理。目前，我國企業(yè)的人員結(jié)構(gòu)組成越來越多樣化，傳統(tǒng)的人事檔案歸檔和管理工作肯定會對企業(yè)管理人員查閱檔案帶來較大的不便，人事檔案的科學(xué)化、信息化進(jìn)程迫在眉睫。應(yīng)盡快建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，方便人力資源管理部門和人員對信息隨時進(jìn)行及時有效的檢索。
此外，人事檔案管理工作也是社會保險體制建立的重要基礎(chǔ)工作，社會保險制度作為市場經(jīng)濟(jì)體制的重要支柱，作用相當(dāng)巨大，每一個參加工作的人員都要有相應(yīng)的保險來對其進(jìn)行保障。社會保險主要有養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、工傷保險、醫(yī)療保險、生育保險等組成，每種保險都有不同的作用。目前，統(tǒng)一的職工基本養(yǎng)老保險制度已經(jīng)建立，它涉及各行各業(yè)，如養(yǎng)老保險金的籌集是建立在國家、單位、個人三方面基礎(chǔ)之上，在繳納養(yǎng)老保險金和退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時間等都會成為最主要的依據(jù)。因此做好人事檔案管理工作與維護(hù)職工的基本權(quán)利關(guān)系重大。只有解決了企業(yè)職工的后顧之憂才能更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，也就達(dá)到了人力資源管理的最終目的。
五、結(jié)束語
一、我國企業(yè)人事檔案管理存在的突出問題
（一）企業(yè)人事檔案管理方法落后
盡管從總體上看，我國各類企業(yè)都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問題。有的企業(yè)對人事檔案管理過于簡單，只是對企業(yè)員工的姓名、性別、年齡等信息進(jìn)行簡單的記錄，而對企業(yè)員工德、能、勤、績等方面的記錄較少，無法真實反映企業(yè)員工的個人成長經(jīng)歷和歷史業(yè)績。還有一些企業(yè)對人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細(xì)，但具有較強(qiáng)的格式化，還缺乏分類管理的意識，這種傳統(tǒng)的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無法為企業(yè)檔案開發(fā)利用奠定良好的信息基礎(chǔ)。
（二）企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量較低
盡管我國企業(yè)人事檔案管理日益步入規(guī)范化，但很多企業(yè)檔案管理質(zhì)量較低，企業(yè)員工的檔案缺乏真實性。有的企業(yè)人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問題，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案無法更加真實、有效的反映員工的個人信息，不利于企業(yè)人事檔案的應(yīng)用。還有一些企業(yè)對于“流動性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴(yán)重的“棄檔”現(xiàn)象。而企業(yè)人事檔案的保存更是企業(yè)人事檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，歸檔立卷工作不及時，查找企業(yè)員工檔案十分費時費力，增加了企業(yè)人事檔案的管理成本。
（三）企業(yè)人事檔案管理模式單一
從我國企業(yè)特別是中小企業(yè)人事檔案管理情況來看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業(yè)還沒有使用檔案管理軟件，計算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、移動硬盤等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備十分匱乏，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業(yè)人事檔案缺乏“開放性”，對人事檔案實行“封閉化”管理，除了企業(yè)管理層和檔案管理人員，其他部門以及廣大員工根本無法接觸到人事檔案，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案的開發(fā)利用嚴(yán)重不足。
二、我國企業(yè)人事檔案管理問題的原因分析
（一）觀念制約
我國企業(yè)人事檔案存在上述問題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業(yè)對人事檔案管理缺乏重視，還沒有將企業(yè)人事檔案管理上升到“人才強(qiáng)企”的戰(zhàn)略高度，因而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層對人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業(yè)人事管理工作科學(xué)發(fā)展。這也直接導(dǎo)致很多企業(yè)沒有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監(jiān)督考核工作也不健全，因而導(dǎo)致企業(yè)人事管理工作不夠規(guī)范、方法陳舊、模式單一，制約了企業(yè)人事檔案管理工作更好的開展。
（三）人員制約
人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，企業(yè)人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)所決定。一方面，由于企業(yè)對人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵和約束機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理人員工作態(tài)度不夠積極，無法將更多的精力用于企業(yè)人事檔案管理，更多的是在應(yīng)付差事。另一方面，由于企業(yè)具有特殊性，因而對人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識和管理能力，同時還必須對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等活動更加了解，但我國很多企業(yè)人事檔案管理人員不注重加強(qiáng)學(xué)習(xí)和管理創(chuàng)新，導(dǎo)致很多重要的人事資料無法歸檔，影響了企業(yè)人事檔案管理的科學(xué)化。
三、完善我國企業(yè)人事檔案管理機(jī)制的思路
（一）創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理理念
理念具有先導(dǎo)性作用。完善我國企業(yè)人事檔案管理機(jī)制，首先必須在理念創(chuàng)新上狠下功夫。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層要從推動“人才強(qiáng)國”和“人才強(qiáng)企”戰(zhàn)略的角度，高度重視企業(yè)人事檔案管理工作，既要加大企業(yè)人事檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為企業(yè)人事檔案管理奠定堅持基礎(chǔ)；又要加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常關(guān)注和過問企業(yè)人事檔案管理工作，幫助解決企業(yè)人事檔案管理過程中遇到的問題和矛盾，為企業(yè)人事檔案管理工作營造良好環(huán)境。
（二）完善企業(yè)人事檔案管理制度
制度具有長期性、穩(wěn)定性、規(guī)范性的重要作用，制度是帶有根本性、長期性、穩(wěn)定性和規(guī)范性功能的行為規(guī)范。完善企業(yè)人事檔案管理機(jī)制，必須進(jìn)一步健全和完善企業(yè)人事檔案管理制度。一方面，企業(yè)要著眼于新形勢、新任務(wù)對企業(yè)人事檔案提出的新要求，積極推動企業(yè)人事檔案管理制度創(chuàng)新，對于已經(jīng)過時和落后的制度要進(jìn)行修改和完善，比如對于企業(yè)人事檔案的搜集必須將“取之有據(jù)、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規(guī)范。另一方面，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理制度的執(zhí)行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規(guī)范。
（三）優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理模式
健全和安全的企業(yè)人事檔案管理模式，對于完善企業(yè)人事檔案管理機(jī)制至關(guān)重要。要建立企業(yè)人事檔案協(xié)調(diào)機(jī)制，將企業(yè)人事檔案納入到企業(yè)各部門的工作內(nèi)容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應(yīng)交由人事檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)籌；要建立企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容，對于企業(yè)員工的個人資料、基礎(chǔ)材料、業(yè)績材料、科技成果材料以及不良表現(xiàn)等材料進(jìn)行歸檔，通過細(xì)化管理完善人事檔案內(nèi)容；要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案“信息化”建設(shè)，購置信息化建設(shè)的硬件設(shè)備和軟件程序，優(yōu)化信息資源，強(qiáng)化開發(fā)利用。
（四）打造企業(yè)人事檔案管理隊伍
企業(yè)人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性、保密性和專業(yè)性，因而必須由專業(yè)人員從事。企業(yè)要著力于加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作，引進(jìn)和培養(yǎng)一批既具有檔案管理能力、又具有企業(yè)管理能力、更具有較強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)的復(fù)合型人才，特別是要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，著力提升他們的大局意識、責(zé)任意識和職業(yè)道德，真正通過人事檔案管理人員素質(zhì)的提升推動企業(yè)人事檔案管理工作取得新成效。
關(guān)鍵詞：文書檔案管理現(xiàn)狀 措施 發(fā)展方向
隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的不斷進(jìn)步，企業(yè)的文書檔案管理對企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，是建立健全企業(yè)管理機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)發(fā)展的最基礎(chǔ)性工作。但是，就目前中國國情而言，很多單位對企業(yè)的文書檔案管理工作都不夠重視，忽略了它在企業(yè)發(fā)展中最基礎(chǔ)性的作用，在文書檔案管理工作中依然存在著很多問題，而這些問題得不到有效解決，就會對企業(yè)自身的發(fā)展造成阻礙。所以必須要對企業(yè)文書管理工作有一個清醒的認(rèn)識，了解它在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，在明確企業(yè)發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，通過一些有效的途徑使其得到改善。
一、我國文書檔案管理現(xiàn)狀
（一）企業(yè)文書檔案管理基礎(chǔ)普遍較差。 多年來企業(yè)文書檔案管理一直處于封閉式 管理狀態(tài)，檔案管理的主要目的在于保管并以 不丟失為原則，每個時期對檔案的質(zhì)量要求不 同、對檔案的整理規(guī)則不統(tǒng)一，對檔案工作的 重視和投入不足，檔案管理人員隊伍素質(zhì)參差 不齊，造成檔案管理基礎(chǔ)較差的局面。
（二）企業(yè)文書工作與文書檔案工作銜接方面存在問題。 企業(yè)在實際工作中，文書與檔案實行的是分塊管理制，不可避免的造成了文書工作與檔 案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的地方。由于文書人員檔案意識淡薄，忽視檔案管理人員對他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，經(jīng)常會出現(xiàn)收集范圍不明確、收集工作不及時、用紙不規(guī)范、裝訂不規(guī)范、附件不規(guī)范、文種使用不當(dāng)、辦理程序不規(guī)范、原稿不齊全、編號不規(guī)范等情況，文書處理文件工作質(zhì)量的高低直接影響了文書檔案收集工作的質(zhì)量、進(jìn)度和檔案利用，而且對文件鑒定價值和文件之間的有機(jī)聯(lián)系等都有一定的影響。
（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。 由于許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不能 給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，對檔案工作認(rèn)識存在一定的偏差，對其技術(shù)含量的重要性認(rèn)識不夠，在配備檔案管理人員時往往降低用人標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員的培訓(xùn)未引起高度的重 視，無形中造成檔案管理人員的素質(zhì)偏低，缺少必備的檔案管理專業(yè)知識和技能，對檔案必要設(shè)施的投入不夠，直接制約了檔案管理水平的提高。另外，各部門在收集檔案的過程中，為了本部門利用方便，不愿意將一些屬于歸檔 范圍的檔案及時交檔案部門統(tǒng)一歸檔，而檔案 人員又很難掌握其所有應(yīng)歸檔的文件，造成一些重要資料人為的流失。檔案在借閱過程中，還存在過期不還，催還未果的情況，檔案部門很難對其他部門采取相應(yīng)的處罰措施，真正發(fā)揮其應(yīng)有的職能。
（四）各部門不協(xié)調(diào)，阻礙文書檔案管理工作。文書檔案工作需要企業(yè)的各個部門的配合，比如歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一整理保管。而一些部門為了自己工作的便利或以要事在身為推脫，不愿意或不積極將需要歸檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。如此下去，文書檔案管理工作的效率低下是一方面，重要文件的丟失那就是更重要的后果了。各部門對檔案工作的配合不夠，必定會制約檔案管理水平的提高。
二、企業(yè)文書檔案管理工作的改進(jìn)措施以及發(fā)展方向
找到了在文書檔案的管理工作中所存在的主要問題，我們就要針對這些問題進(jìn)行分析和改進(jìn)，促進(jìn)文書檔案管理工作的完善。下面我就針對這個問題提出的一些適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)方法，對我國企業(yè)文書檔案管理工作未來的發(fā)展方向進(jìn)行一個合理的展望。
（一）提高對文書檔案管理工作的重視程度
企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)要先從正確觀念的樹立方面著手，只有把觀念擺正，提高對文書檔案管理工作的重視，才能在接下來的實踐中有良好的心態(tài)去處理遇到的問題和有效的進(jìn)行管理。對于管理者，必須要深刻的意識到文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的基礎(chǔ)性作用，不能只注重眼前的效益，要從長遠(yuǎn)的利益考慮，對文書檔案管理工作加以重視，并完善其管理制度，對員工在這方面的管理提出更高要求。而對于企業(yè)員工來講，則要在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下，提高對文書檔案管理工作的重視程度，提高工作熱情及其積極性，不管事務(wù)大小，都應(yīng)當(dāng)保持專業(yè)的職業(yè)精神努力去做好，認(rèn)真對待，減少在管理工作中所出現(xiàn)的差錯，提高管理質(zhì)量和管理效率。同時也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時代的發(fā)展，在這個向信息化趨勢不斷加強(qiáng)的年代，應(yīng)該注重對先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，將其運用在企業(yè)文書檔案的管理上，為企業(yè)信息化的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。
（二）解決好企業(yè)文書和檔案之間的鏈接問題
在文書檔案管理工作中，一定要注意對文件質(zhì)量的管理，文書工作的優(yōu)良程度對檔案管理工作的開展具有重要影響，文書是否規(guī)范、文書質(zhì)量的高低決定著文書管理工作能否有效進(jìn)行。因此，就必須處理好文書工作和檔案管理工作的銜接問題，使其相互協(xié)調(diào)，推進(jìn)文書和方案管理工作的一體化進(jìn)程。同時，還要注重材料的質(zhì)量問題，要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對紙張大小、文字格式、批文等進(jìn)行規(guī)范化的處理，對于收發(fā)的資料數(shù)據(jù)，要繼續(xù)詳細(xì)的記載，防止錯誤、疏漏的出現(xiàn)。發(fā)現(xiàn)文件錯誤要及時糾正，發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時補(bǔ)充，這樣才能夠保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，才能保證材料的質(zhì)量和完整程度，才能夠提升管理效率。
（三）提高員工的個人素質(zhì)
在挑選員工方面，企業(yè)應(yīng)該首先考慮到員工的專業(yè)性問題，盡量挑選在文檔管理上有經(jīng)驗的人員，對于新入職的員工，在入職之前，企業(yè)必須要對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使從業(yè)人員對文件檔案的管理工作有比較全面的了解和深刻的認(rèn)識，要在員工的心中樹立正確的價值導(dǎo)向，培養(yǎng)員工的專業(yè)素養(yǎng)。積極樂觀的心態(tài)、正確的管理態(tài)度、較高的從業(yè)熱情是這項工作能夠長久有序的進(jìn)行下去的必要條件。另外，企業(yè)還要借鑒國外的成功案例，將國外的先進(jìn)管理經(jīng)驗和當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合起來，充分的培養(yǎng)員工，發(fā)掘員工潛力。
三、結(jié)束語
企業(yè)要強(qiáng)化文檔管理水平，加強(qiáng)各部門的交流合作，做好文檔管理工作。要緊跟信息時代的潮流，利用計算機(jī)進(jìn)行新的管理模式，實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。■
參考文獻(xiàn)
一、供電公司增強(qiáng)檔案管理的重要性
企業(yè)文化的養(yǎng)成在一定程度上有賴于檔案管理體制的完善模式，企業(yè)文化作為一種人文環(huán)境，對每一位員工，對每一個公司都有著不可忽視的重要作用，通過對員工檔案進(jìn)行管理分析，我們可以對員工的文化背景、生活習(xí)慣有一個較為全面的了解，并在此基礎(chǔ)上，將相同文化背景，相似生活習(xí)慣的人組織在一起，能夠促進(jìn)團(tuán)隊成員之間的和諧相處，從而形成了一種和諧向上的企業(yè)文化環(huán)境，這種企業(yè)文化一旦形成，又促進(jìn)了員工自身的發(fā)展。可以說檔案管理在供電公司的日程管理與發(fā)展方式上扮演著舉足輕重的角色，發(fā)揮著越來越重要的作用。
二、檔案管理對于基層電力公司的作用
基層電力公司在檔案管理工作的實際操作中，要將檔案管理制度化，將檔案管理的責(zé)任落實到個人，采用科學(xué)的管理手段，利用財務(wù)審核、管理經(jīng)營、資料整理等方式，建立起一個高效的檔案管理體系，并將檔案管理作為日程工作考核的一項重要內(nèi)容，并不斷提出新的要求，在新的目標(biāo)的促進(jìn)下，刺激自身的發(fā)展，保持企業(yè)健康發(fā)展的勢頭。貫徹落實國家關(guān)于檔案管理的各項規(guī)定，結(jié)合基層工作的實際，制定出貼合企業(yè)自身的檔案管理方法，保證了檔案管理的高效性與科學(xué)性，實現(xiàn)檔案管理的制度化。科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的持續(xù)更新，互聯(lián)網(wǎng)不斷普及，我們可以借助網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行更加高效的管理，根據(jù)實際情況，對檔案進(jìn)行持續(xù)的更新，大大增強(qiáng)了基層電力公司檔案管理工作的時效性，并在此基礎(chǔ)上，對檔案進(jìn)行分類管理，企業(yè)能夠根據(jù)自己的需要，從檔案中對員工進(jìn)行分類管理，有利于人才的選拔與培養(yǎng)，發(fā)掘出每一位員工的潛能，在促進(jìn)員工自身發(fā)展的同時，提升了整個公司的實力，實現(xiàn)了員工的個人價值與企業(yè)的社會價值。依法治國作為我國法律建設(shè)的基本方針，在此基礎(chǔ)上，我國不斷加大立法力度，建立起較為完善的社會主義法律體系，近些年來，國家逐漸重視檔案工作，加強(qiáng)了對檔案管理工作的立法。在這一背景下，要求基層電力公司在檔案管理的工作中，遵守國家法律法規(guī)，以法律來規(guī)范檔案管理工作，在法理上，為基層電力公司管理的重要性與規(guī)范性提供了法理依據(jù)，同時也為普通公民維護(hù)自身的合法權(quán)益提供了法律依據(jù)，保證了我國檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。檔案管理工作絕不像我們認(rèn)為的只是將個人信息與成長經(jīng)歷、生活環(huán)境簡簡單單的記錄下來，而是在對檔案進(jìn)行合理保護(hù)的同時，對檔案進(jìn)行科學(xué)的使用，使檔案成為公司選拔人才，發(fā)掘員工才能，實現(xiàn)其人生價值的重要手段。
三、增強(qiáng)檔案管理的策略分析
基層供電公司檔案的管理要立足于企業(yè)實際，著眼于企業(yè)發(fā)展的前沿，采用合理、科學(xué)的檔案管理方式，對基層電力公司的檔案進(jìn)行有效地管理。檔案的管理首先應(yīng)將檔案的安全儲存放在首位，充分做好檔案管理工作的防火、防水等保護(hù)工作，在安全的環(huán)境中，對檔案進(jìn)行保存，由于檔案管理的周期較長，在檔案管理的過程中，面臨著諸多突況與偶發(fā)因素。為了排除外在因素對基層供電公司檔案管理工作中的影響，必須為檔案管理提供一個安全穩(wěn)定的外在物質(zhì)環(huán)境，使得檔案存儲環(huán)境能夠抵御各種自然災(zāi)害與人為的破壞，基層供電公司在進(jìn)行檔案管理是要充分考慮到地震、洪水、臺風(fēng)等自然災(zāi)害的發(fā)生，保存檔案的外在物質(zhì)環(huán)境，要有效的抵御地震、洪水、臺風(fēng)的能力。同時加強(qiáng)防火、防電的措施準(zhǔn)備，尤其是加大防火力度，盡快的降低火災(zāi)發(fā)生時對檔案的危害，盡量降低人為因素對檔案管理帶來的危害，保證員工檔案的安全。檔案管理的最終目的是科學(xué)的使用檔案資料，因此基層供電公司在管理檔案的過程中要建立起科學(xué)有效地檔案檢索與查閱機(jī)制，通過科學(xué)合理的檢索與高效的目錄設(shè)計，幫助檔案管理人員能夠?qū)n案做出簡單、明了的分類，使得公司的領(lǐng)導(dǎo)者在需要檔案時，能在較短的時間內(nèi)找到需要的檔案，并且能夠通過檔案信息及時了解各個員工工作的基本狀態(tài)與職業(yè)素質(zhì)，縮短了了解的時間，保證了了解的可信度，從而能夠從多個層次上全方面的了解員工的狀態(tài)，加深對員工的理解，從而發(fā)掘與培養(yǎng)出企業(yè)發(fā)展需要的人才，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從人才的選撥與培養(yǎng)上幫助企業(yè)找到一條適合自身發(fā)展的道路，實現(xiàn)基層供電企業(yè)管理體制的進(jìn)步。
四、結(jié)語
檔案管理作為基層電力公司日常管理工作的重要組成部分，對其科學(xué)發(fā)展、持續(xù)進(jìn)步有著重大的影響。因此，基層電力公司必須重視檔案管理工作，發(fā)掘檔案管理的重要意義，在對檔案進(jìn)行安全保管的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮檔案的作用，培養(yǎng)企業(yè)文化，發(fā)掘員工的天賦，不斷培養(yǎng)員工能力，提升員工的整體素質(zhì)，從而保證了企業(yè)的發(fā)展勢頭，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
作者:吳華羽 單位:青神縣供電有限公司
[關(guān)鍵詞]石油企業(yè)；檔案管理；職業(yè)生涯管理
中圖分類號：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）30-0345-01
當(dāng)前，人力資源的價值備受石油企業(yè)的重視，員工的職業(yè)生涯發(fā)展也成為石油企業(yè)關(guān)注的普遍問題。職業(yè)生涯管理是人力資源管理的一個重要環(huán)節(jié)，其核心是協(xié)調(diào)統(tǒng)一企業(yè)和員工的發(fā)展目標(biāo)，通過雙方的共同努力，最終實現(xiàn)雙贏。石油企業(yè)近些年油氣開發(fā)事業(yè)蓬勃發(fā)展，但同時，企業(yè)人力資源管理中出現(xiàn)的問題，尤其是檔案管理等后勤服務(wù)部門員工的職業(yè)生涯管理問題也成為石油企業(yè)提升內(nèi)部管理亟待解決的難題。
一、石油企業(yè)檔案管理人員職業(yè)生涯管理的必要性
1.1 有利于石油企業(yè)檔案管理人員自身職業(yè)生涯發(fā)展
石油企業(yè)檔案管理人員的主要工作是對各種資料、材料、檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、歸類、保管和提供查閱、利用等服務(wù)，因此，檔案管理人員與其他人員打交道的時間和機(jī)會比較少，工作具有重復(fù)性高、復(fù)雜性高、單調(diào)乏味、枯燥繁瑣等特點[1]。石油企業(yè)檔案管理人員大多是中年女性，他們年齡相對較大，長期從事檔案管理工作，職業(yè)穩(wěn)定性較高，因此，極易產(chǎn)生孤獨、焦慮、厭倦、壓力大等消極心理和思想，進(jìn)而產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。石油企業(yè)對檔案管理人員職業(yè)生涯開發(fā)和管理不夠重視，員工潛力開發(fā)不夠等多重原因造成檔案管理部門人才閑置、人才浪費等現(xiàn)象比較嚴(yán)重。石油企業(yè)為檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃與管理，根據(jù)不同檔案管理人員自身的特點和特長，結(jié)合檔案管理工作的要求和石油企業(yè)整體的職業(yè)生涯管理為檔案管理人員設(shè)計不同的職業(yè)生涯發(fā)展通道和方法，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和綜合能力，將檔案管理工作做得更精、更細(xì)、更好，獲得更多的職業(yè)發(fā)展機(jī)會，從而更有利于自身職業(yè)生涯的可持續(xù)發(fā)展[2]。
1.2 有利于完善石油企業(yè)組織職業(yè)生涯管理
人力資源的管理是石油企業(yè)管理的核心，做好人的管理的同時也能不斷促進(jìn)企業(yè)管理系統(tǒng)的不斷完善，推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。檔案管理系統(tǒng)是石油企業(yè)管理系統(tǒng)下的子系統(tǒng)，同樣檔案管理人員的職業(yè)生涯管理系統(tǒng)也是石油企業(yè)職業(yè)生涯管理系統(tǒng)下的子系統(tǒng)，因此，將檔案管理人員的職業(yè)生涯管理納入到組織職業(yè)生涯管理中來，有利于石油企業(yè)人力資源的開發(fā)，有利于組織職業(yè)生涯管理理論和實踐的完善，有利于石油企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
二、石油企業(yè)檔案管理人員職業(yè)生涯管理存在的問題
2.1 檔案管理人員缺乏職業(yè)生涯管理意識
石油企業(yè)檔案管理部門員工年齡相對較大，學(xué)歷相對較低，職業(yè)素養(yǎng)相對不高，大多滿足于現(xiàn)狀，缺乏職業(yè)生涯管理意識；他們職業(yè)生涯參與積極性不高，大多不愿意學(xué)習(xí)新知識和新技能，不愿意努力提高自己的能力，認(rèn)為職業(yè)生涯管理是別的部門，別人的事，與自己沒有太大的關(guān)系，自己只用傳統(tǒng)的管理思想和方法做好現(xiàn)在的本職工作就可以了；甚至有的員工認(rèn)為自己能力有限，學(xué)不會新的知識和技能，不會得到發(fā)展和提升，也不會被企業(yè)裁掉，就干脆放棄了職業(yè)生涯管理的想法。
2.2 管理層對檔案管理人員職業(yè)生涯管理不重視
石油企業(yè)管理層主要看重油氣勘探、開發(fā)、生產(chǎn)、儲運、處理、銷售等部門的工作，認(rèn)為檔案管理部門是后勤服務(wù)部門，檔案管理工作相對不重要，因此，對檔案管理人員的職業(yè)生涯管理就更加重視不夠，支持不夠，檔案管理人員職業(yè)生涯管理的戰(zhàn)略高度沒能得以提升，組織機(jī)構(gòu)不健全，制度不完善，資金不充裕，基層管理人員和員工對檔案管理工作不支持、不配合，使得檔案管理工作開展處處受阻，進(jìn)而影響企業(yè)其他部門工作的順利開展。
三、石油企業(yè)檔案管理人員職業(yè)生涯管理的對策
3.1 建立科學(xué)的職業(yè)生涯管理體系
石油企業(yè)檔案管理人員職業(yè)生涯管理不只是員工本人的事，也不只是人力資源部門的事，而是整個企業(yè)的事。因此，石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和支持檔案管理人員職業(yè)生涯管理，要建立科學(xué)的檔案管理人員職業(yè)生涯管理體系，體系包括檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃、職業(yè)生涯發(fā)展路徑、職業(yè)生涯管理配套措施等。科學(xué)的職業(yè)生涯管理體系是保證檔案管理人員職業(yè)生涯發(fā)展和企業(yè)人力資源管理戰(zhàn)略實施成功的關(guān)鍵。
3.2 工作內(nèi)容的再設(shè)計
檔案管理工作單調(diào)、乏味，工作內(nèi)容支離破碎，缺乏系統(tǒng)性。通過科學(xué)的工作分析，采用工作橫向擴(kuò)大化、縱向擴(kuò)大化、工作豐富化、工作連貫化等方法對工作進(jìn)行再設(shè)計，改善以前過細(xì)的勞動分工，使工作形式更完整，工作范圍更廣泛，員工參與度更高，可以獨立參與計劃、建議和決策，突破自身及工作上的局限性，從個人層面、組織層面、企業(yè)層面重新認(rèn)識和評價檔案管理工作的重要性。員工通過在工作中接觸更多的不合理和問題，促使自己在工作中和下班后抓緊學(xué)習(xí)提升自己，想更多的辦法解決工作中遇到的問題，不斷循環(huán)，在解決問題的同時提升自我，最終為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量[3]。
3.3 實行輪崗制度
石油企業(yè)檔案管理人員長期在同一崗位從事同一工作容易磨滅職業(yè)斗志，容易帶來職業(yè)厭倦感，造成職業(yè)發(fā)展停滯，而檔案管理部門職業(yè)生涯道路縱向晉升階梯有限，無法保證每個員工都得到晉升機(jī)會。因此，針對這種情況，在檔案管理部門推行定期輪崗制，讓他們對整個檔案管理部門的各個崗位和環(huán)節(jié)都有所接觸和了解；通過輪崗，各個員工都可以了解自己的優(yōu)點和缺點，找到自己擅長和不擅長的崗位，進(jìn)而朝著自己感興趣且擅長的方向發(fā)展；在輪崗過程中，各崗位人員相互配合、溝通、交流加深了對彼此工作的了解和認(rèn)識，工作中也會配合得更加默契。
3.4 為檔案管理人員開展各種培訓(xùn)
隨著時代的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，石油企業(yè)也引進(jìn)了大量先進(jìn)的設(shè)施、設(shè)備和技術(shù)，如計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、管理信息系統(tǒng)等硬件和軟件設(shè)施，檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了自動化和信息化，這就迫切需要檔案管理人員迅速學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代技術(shù)和技能，會高效利用相關(guān)設(shè)施和設(shè)備，提高檔案信息的收集、處理、歸檔、查閱、共享、保密等工作的速度和質(zhì)量。檔案管理人員傳統(tǒng)的管理思想和方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需要，檔案管理人員的職業(yè)生涯發(fā)展也將受阻。為此，石油企業(yè)要通過各種途徑有針對性的開展各種培訓(xùn)，如自學(xué)、集中培訓(xùn)、脫崗培訓(xùn)、外派培訓(xùn)等方式方法，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，如計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識、數(shù)據(jù)庫使用、信息檢索、相關(guān)設(shè)施的操作等方面的基本技能。通過培訓(xùn)讓員工可以完成更重要的工作，承擔(dān)更重大的責(zé)任，從而勝任更高的職務(wù)，獲得更多的個人成就，實現(xiàn)職業(yè)生涯管理的發(fā)展，增加工作滿意度和企業(yè)歸宿感。
4、結(jié)論
通過建立科學(xué)的職業(yè)生涯管理體系、工作內(nèi)容的再設(shè)計、實行輪崗制度、為檔案管理人員開展各種培訓(xùn)等措施加強(qiáng)對石油企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)生涯管理，從而激發(fā)檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，保證石油企業(yè)檔案管理部門的人力資源得以有效開發(fā)和最大化的使用。
參考文獻(xiàn)
[1] 劉慧芳，曲曉輝.基層檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃與組織管理關(guān)系研究[J].北京檔案，2012（11）：35-36.
【關(guān)鍵詞】檔案管理；人力資源管理；重要性
前言
企業(yè)現(xiàn)代化升級的過程中，企業(yè)管理者已經(jīng)認(rèn)識到了人力資源管理的重要性，而人事檔案管理又是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，它將員工真實的信息以文字的形式記錄并呈現(xiàn)，涵蓋員工的個人情況、工作經(jīng)歷、過往職業(yè)表現(xiàn)等，因此做好檔案管理工作，能幫助企業(yè)在市場上選擇到合適的人才，拓寬人才引進(jìn)渠道，并幫助企業(yè)建立有效的人才畫像；做好人事檔案管理，還能確保企業(yè)在人才招納、培養(yǎng)及人才管理工作中有據(jù)可依。可以說，人事檔案管理的水平是衡量企業(yè)人力資源管理水平的一個重要指標(biāo)。為此，本文主要研究如何提升企業(yè)的人事檔案管理水平，并提出幾點優(yōu)化措施。
1人力資源與人事檔案管理概述
企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，人力資源的管理統(tǒng)籌協(xié)調(diào)了人才的配置和人才的培養(yǎng)，人力資源管理的所有內(nèi)容都建立在企業(yè)發(fā)展的需求之上。基于人力資源管理的要求，企業(yè)人力資源部門制訂人才培養(yǎng)計劃、調(diào)度人力資源，最大限度地發(fā)揮人才的作用，幫助企業(yè)實現(xiàn)合理的人員配置，為企業(yè)的發(fā)展提供人才支撐。同時，企業(yè)中的人力資源管理還承擔(dān)著為企業(yè)培養(yǎng)人才的責(zé)任，在企業(yè)的發(fā)展中不斷地向企業(yè)輸送新鮮的血液，為其提供源源不斷的活力。要想在激烈的市場競爭中保持一定的優(yōu)勢，首先，企業(yè)要定期對員工進(jìn)行相關(guān)知識和技能的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)為企業(yè)培養(yǎng)優(yōu)秀的人才；其次，企業(yè)在培養(yǎng)員工時，要注重培養(yǎng)員工的主觀能動性，通過思想上的引導(dǎo)增強(qiáng)員工和企業(yè)之間的凝聚力。人力資源管理工作就是圍繞著“人力”和“資源”兩個方面展開工作，通過有效的手段和方式，最大限度地開發(fā)員工的潛力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展；而人事檔案管理就是在人力資源管理的基礎(chǔ)上，對所有的員工工作內(nèi)容、工作的具體情況展開有效的記錄，通過這樣的方式詳細(xì)記錄每一位員工在工作中的表現(xiàn)。管理部門通過人事檔案中記錄的信息能夠科學(xué)地判斷員工的整體素質(zhì)，同時方便人力資源部門對員工進(jìn)行綜合評定。企業(yè)中的管理層也可以通過人事檔案管理報告，對每一位員工進(jìn)行考察，從中發(fā)現(xiàn)和提拔能力較強(qiáng)的員工。
2人事檔案管理中存在的問題
2.1人事檔案存在虛假性
雖然我國企業(yè)對人事檔案管理工作越來越重視，但是在一些企業(yè)中也出現(xiàn)了員工學(xué)歷造假、工作經(jīng)驗造假等現(xiàn)象，很多企業(yè)的人事管理檔案所記錄的信息真實性有待考證。如果企業(yè)的人事檔案信息真實性不高，那么當(dāng)企業(yè)對這一類員工進(jìn)行考察時，其人事檔案就不能為企業(yè)管理層提供可靠的依據(jù)，甚至?xí)蛊髽I(yè)做出錯誤的安排，影響企業(yè)人力資源的合理配置。要解決以上問題，就需要企業(yè)在建立員工人事檔案時，采取多種辦法保證員工信息的真實性，只有這樣，才能保證企業(yè)在篩選人才時，能夠做出正確的選擇。
2.2人事檔案記錄不全面
企業(yè)當(dāng)下的人事檔案管理工作中，存在信息記錄不全面的問題。一般來說，檔案管理工作并不簡單地表現(xiàn)在個人工作閱歷的記錄上，還包括員工在遇到實際問題和困難時是如何處理和解決的，以及在工作中取得了什么樣的成果，這些內(nèi)容都需要體現(xiàn)在企業(yè)的人事檔案中。要想做好人事檔案管理工作，需要企業(yè)的人力資源管理部門對人員信息的各個層面加強(qiáng)分類、記錄、存儲及分析，使企業(yè)管理層可以通過檔案內(nèi)容快速地了解員工的個人素質(zhì)和工作能力，助力企業(yè)人力資源管理做出合理決策。
2.3人事檔案信息更新不及時
隨著社會發(fā)展節(jié)奏的加快，人力資源相關(guān)信息也快速更新，但是企業(yè)的人事檔案管理卻沒有跟上信息變化的速度，存在人事檔案信息更新不及時、新舊檔案銜接不暢等問題，此類問題的出現(xiàn)會導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息出現(xiàn)斷層，尤其是老員工的人力資源信息缺失、錯誤等，進(jìn)而造成企業(yè)內(nèi)任命不公平現(xiàn)象的發(fā)生。同時，企業(yè)的人事檔案管理手段比較落后，未配備先進(jìn)的信息技術(shù)系統(tǒng)，而且對于舊檔案缺乏優(yōu)化管理，這就會造成人事檔案信息查閱不便和丟失的問題。所以，在人事檔案管理的過程中，電子化的記錄方式必不可少。
3企業(yè)人事檔案管理優(yōu)化措施
3.1擴(kuò)展人事檔案信息搜集范圍
在企業(yè)內(nèi)部升職和崗位調(diào)整的過程中，參考人事檔案的信息有助于企業(yè)管理者做出正確的人事決策。管理者通過查閱人事檔案中記錄的員工個人信息、素質(zhì)能力評價及工作經(jīng)歷等，可以更全面地了解員工，挖掘員工的潛力，從而做出正確的人力資源調(diào)整決策，使得企業(yè)內(nèi)部的人力結(jié)構(gòu)變得更加合理和科學(xué)。此外，人事檔案管理還可以擴(kuò)展信息搜集的范圍，對員工的個人愛好、獲獎情況、特長、工齡等信息進(jìn)行搜集和分類，建立完善的人事檔案檔案數(shù)據(jù)庫，通過信息技術(shù)分析企業(yè)人力資源特征，幫助企業(yè)挑選合適的人才，最大限度地發(fā)揮企業(yè)人力資源的效率。
3.2加強(qiáng)對人事檔案信息的分析
企業(yè)的人力資源管理部門要善于對人事檔案中記錄的信息進(jìn)行分析和總結(jié)，利用分析結(jié)果為企業(yè)各類崗位選擇合適的人才，實現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。在人事檔案管理的過程中，還要注意對員工的各類信息進(jìn)行分類管理，把握同一類別信息的共性和差異，從而準(zhǔn)確地判斷企業(yè)目前的人才使用效率和人才配置的合理性，幫助企業(yè)管理者及時地對人力資源進(jìn)行調(diào)整，充分發(fā)揮人才把控作用，優(yōu)化企業(yè)資源配置，最大限度地發(fā)揮人力資源的效率。
3.3充分利用人事檔案，制定合理的激勵政策
企業(yè)的人才管理離不開對員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，對于企業(yè)的人才，開辟廣闊的職業(yè)發(fā)展舞臺是企業(yè)留住人才的核心戰(zhàn)略，在職業(yè)規(guī)劃的過程中，要幫助員工明確發(fā)展方向，并制定科學(xué)合理的人才激勵政策，激發(fā)人才潛力和工作熱情。企業(yè)在制定人才激勵政策時，可以參考人事檔案中的內(nèi)容，根據(jù)不同崗位員工的實際情況，針對性地設(shè)置激勵措施，最大限度地調(diào)動員工工作的積極性。此外，企業(yè)人力資源管理部門要更好地分析和深度挖掘人事信息，幫助企業(yè)管理者制定出具有多樣性且目的性更強(qiáng)的激勵策略。
電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責(zé)明確，做到責(zé)任落實到個人。電力項目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項目簽訂開始，就應(yīng)該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責(zé)任落實到相關(guān)單位，再從相關(guān)單位落實到具體科室，最后把責(zé)任落實到每個人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗。進(jìn)行檔案管理，一個標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎懲機(jī)制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。
2對于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進(jìn)行培訓(xùn)。
2.1建立學(xué)習(xí)考核制度
有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識，對多媒體工具的熟練運用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請專業(yè)的教師團(tuán)體對檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識的機(jī)會與時間。其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習(xí)，定期對員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績效。對于學(xué)不會和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。
2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設(shè)施的運行，改建，設(shè)備升級，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運行、改建、擴(kuò)建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識了這一點，電力工程企業(yè)才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認(rèn)識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設(shè)備廠商，每一個材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3如何應(yīng)對電力施工過程中的不同步
在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環(huán)節(jié)，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
3結(jié)語
在人力資源管理中，人事檔案所提供的信息是其識、選、用人才的依據(jù)，所以，人力資源管理和人事檔案管理關(guān)系非常密切。
（一）為開發(fā)人力資源提供可靠、真實的數(shù)據(jù)與信息
通過相關(guān)人事檔案能夠?qū)T工人生軌跡進(jìn)行動態(tài)分析，掌握員工過去與現(xiàn)在，并對員工發(fā)展?jié)摿M(jìn)行預(yù)測。人事檔案能夠?qū)⒕哂袃r值的相關(guān)信息提供給企業(yè)，幫助企業(yè)及時挖掘人才，防止對人才的埋沒與壓制，雖然作用各異、類型不同，然而，如果有利于發(fā)揮系統(tǒng)功能，則為有用人才。利用人事檔案中的相關(guān)信息，可以做到人才使用時的揚長避短，充分發(fā)揮人才效力。
（二）有利于合理配置人力資源
通過人事檔案能夠?qū)T工信息進(jìn)行深入性了解，進(jìn)而科學(xué)管理企業(yè)員工。人事管理有效性能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息共享，企業(yè)中配置資源時，依照人才不同的特點與能力，做到因事?lián)袢耍匀酥问拢谷瞬艃?yōu)勢得到充分發(fā)揮，在各系統(tǒng)、部門以及組織中促進(jìn)人才有序、合理流動，最終促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
（三）更規(guī)范、科學(xué)地預(yù)測人力資源需求
企業(yè)組織內(nèi)部是影響人力資源需求的主要因素，有效分析人力資源檔案有助于企業(yè)對人才需求進(jìn)行及時了解，最終對人才資源計劃予以合理制定。
二、不善的人事檔案管理對人力資源管理的負(fù)面影響
（一）檔案材料虛假性不利于合理配置人力資源
真實性是檔案的基本特質(zhì)，若檔案缺乏真實性，那么人事檔案就會不具備利用價值。由于信息缺乏對稱性，導(dǎo)致檔案頻頻出現(xiàn)失真的個人信息現(xiàn)象。像假年齡、假學(xué)歷以及假工齡等等。這些虛假信息會導(dǎo)致人事部門無法對企業(yè)職工做正確評估，無法正確制定企業(yè)人員補(bǔ)充計劃、配置計劃、退休及解聘計劃等相關(guān)工作。
（二）人事檔案內(nèi)容雷同、分散，導(dǎo)致人力資源效力的降低
企業(yè)人事檔案一定要對員工真實面貌進(jìn)行歷史、全面以及客觀反映，但是，目前很多人事檔案內(nèi)容抽象、資料單一，不能體現(xiàn)個性化，此現(xiàn)象導(dǎo)致企業(yè)在對人才的選用上缺乏一定參考價值，對企業(yè)員工正常晉升與選拔產(chǎn)生直接性影響，不僅會挫傷員工工作積極性，而且還會造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。
（三）落后的檔案材料管理，缺乏時效性，阻礙人力資源管理效率
陳舊的人事檔案材料都屬于記錄當(dāng)事人歷史的重要依據(jù)，因為不會對已置于人事檔案的相關(guān)員工材料進(jìn)行二次審核，而且最新的檔案也屬于程式化，對近期反映員工工作的檔案又很少，所以人力資源管理部門無法從中獲取有價值的企業(yè)信息。而且隨著不斷流動的企業(yè)人員，對企業(yè)進(jìn)行個人檔案的查閱帶來不便，造成時間與人力的浪費，從而降低企業(yè)工作效率。
三、對人事檔案管理予以完善，服務(wù)于現(xiàn)代人力資源管理
優(yōu)化人事檔案管理，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的真實性與動態(tài)性。在管理企業(yè)人事檔案活動中，企業(yè)需要及時改革與新情況、新形勢不相適應(yīng)的規(guī)章制度，構(gòu)建與新形勢相適應(yīng)的、新德、更科學(xué)與合理的人事檔案管理機(jī)制，確保人事檔案管理的制度化與法律化。對檔案材料登記與傳遞機(jī)制予以構(gòu)建與完善。人事檔案內(nèi)容一定要重視動靜結(jié)合、橫縱結(jié)合，便于人力資源管理部門可以準(zhǔn)確、及時了解員工實際情況。提高檔案管理工作者素質(zhì)。提高人事檔案管理工作者素質(zhì)是將人事檔案管理工作做好的重要舉措。人事檔案管理需要工作人員一定要具備較高工作素質(zhì)、良好職業(yè)道德及嚴(yán)格企業(yè)組織紀(jì)律，所以，一定要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與思想建設(shè)，不斷拓寬其知識領(lǐng)域，保證檔案管理人員可以不斷適應(yīng)更高要求、更新的管理檔案工作。
四、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；政工工作；護(hù)航
一、人事檔案檔案管理在企業(yè)政工工作中的重要性
人事檔案是個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表等形態(tài)的歷史記錄，是政工組織所屬的人事部門，按照黨的干部政策要求，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按照有關(guān)人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行有序整理和分類后組成的文本資料，是考察、了解個人情況的重要履歷內(nèi)容，是正確選人、用人，嚴(yán)格選拔德才兼?zhèn)涞念I(lǐng)導(dǎo)干部的重要依據(jù)。
二、以人為本，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理
（1）牢固樹立“以人為本”的觀念是做好企業(yè)人事檔案管理的前提。從人事檔案主體的角度來看，所有材料的主體是“人”，離開“人”，人事檔案就會失去存在的基礎(chǔ)，人事檔案管理就無從談起。換言之，是“人”充實了人事檔案管理工作的內(nèi)容。如果不把依靠人作為提升人事檔案管理的前提，收集的材料就難以做到齊全、完善，人事檔案就不可能完成全部，真實地反應(yīng)員工德才的使命。從檔案服務(wù)的角度來看，人事檔案是企業(yè)選拔人才、判定人才價值的依據(jù)。良好的檔案管理有助于企業(yè)認(rèn)識員工，制定切實可行的員工職業(yè)生涯規(guī)劃，提高員工素質(zhì)，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力，同時，良好的檔案管理可為員工個人發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是員工獲取組織信任，實現(xiàn)自我價值的基礎(chǔ)。（2）深入貫徹“以人為本” 的指導(dǎo)思想，提高企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量。首先，把依靠人作為提高企業(yè)人事檔案管理的根本前提，多渠道、全方位地收集員工個人信息，通過良好的檔案管理使員工檔案能夠詳實、全面地展示其履歷、特長、思想品德、業(yè)務(wù)能力以及工作實績。其次，把尊重人作為提高檔案管理的根本準(zhǔn)則，認(rèn)真落實材料的核查工作加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理。材料核查主要是對材料的真實性和完整性進(jìn)行判定。真實是員工檔案可靠性的前提和基礎(chǔ)，對材料真?zhèn)蔚蔫b定是對組織和檔案利用者的尊重和負(fù)責(zé)。完整性包括：一是各類材料內(nèi)容上的完整。比如：九類一中工資材料中的《崗位工資變動審批表》是否連續(xù)，九類二中的《干部任免審批表》是否齊全；二是每份材料手續(xù)完善。比如要求上報機(jī)關(guān)備案或?qū)徟牟牧鲜欠癜匆笸瓿桑掷m(xù)尚未完善的應(yīng)提交相關(guān)部門，按規(guī)定完善所有手續(xù)后再歸入員工檔案。再次，把為了人作為提高企業(yè)人事檔案管理的根本目標(biāo)。檔案工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性，企業(yè)人事檔案服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣取決于材料的真實性、正確性和完整性。因此要把材料的鑒別工作作為嚴(yán)格檔案管理的必要程序。材料鑒別除了上述的真?zhèn)舞b別和完整性鑒別外，尤其要注意核對材料與檔案主題的一致性，同名同姓人員要利用ERP系統(tǒng)的人員編號從年齡、性別、籍貫等基礎(chǔ)信息入手，避免張冠李戴，給企業(yè)提供錯誤的員工信息。
三、加強(qiáng)人事檔案ERP管理工作，以高科技手段引領(lǐng)人事檔案管理邁上新臺階
人事檔案管理，作為企業(yè)政工管理的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的廣泛普及和ERP管理系統(tǒng)的不斷應(yīng)用完善，正在體現(xiàn)出，利用高科技手段，更好地為政工工作服務(wù)，進(jìn)而滿足企業(yè)不斷發(fā)展、壯大的目標(biāo)和需求。進(jìn)入21世紀(jì)，高科技、智能化、信息化，正在逐步影響人們的日常工作和學(xué)習(xí)生活。而對于人事檔案管理工作，也正逐步由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，由繁鎖的、大量的原始工作方法逐步轉(zhuǎn)向簡單的、方便的智能化信息整理和檢索，從而，快速提升人事檔案管理水平，為人事任免和管理提供有效、全面、可信的依據(jù)。工作中，通過大量的原始數(shù)據(jù)資料的采集與整理等基礎(chǔ)工作，形成了有效的電子檔案系統(tǒng)文件，通過ERP系統(tǒng)檔案管理模塊的逐步推廣，從2007年的單一采集導(dǎo)入檔案目錄信息到滿足日常檔案管理的查詢、創(chuàng)建、目錄導(dǎo)出、轉(zhuǎn)遞檔案信息等用途，以高科技手段促使人事檔案管理工作不斷提高效率。加強(qiáng)人事檔案管理，必須具備與時俱進(jìn)的意識和心態(tài)，要以發(fā)展的眼光，準(zhǔn)確把握人事檔案管理的時代性和創(chuàng)新性，要緊緊圍繞黨政工作管理制度，以人為本，加強(qiáng)政工工作的全局意識和服務(wù)意識，以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的工作態(tài)度，認(rèn)真履行人事檔案管理工作要求，以扎實的工作基礎(chǔ)，為政工工作保駕護(hù)航。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]王玉萍.《企業(yè)政工檔案管理創(chuàng)新芻議》
[2]王云慶，苗壯.《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》
