時間：2023-05-29 18:21:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書與檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1、PDCA循環原理
PDCA循環是美國管理學專家戴明提出的著名理論，P(Plan計劃):根據任務的目標和要求，制定科學的計劃;D(Do執行):進行具體運作，實施計劃;C(Check檢查):對管理的結果進行系統的總結和評價:A(Action行動):在結果評估時總會出現各種問題，必須采取有關的措施進行改進。在每一次的循環過程中舊的內容都會被新的所替代，逐漸一些問題就得到了解決，管理的水平也逐漸地提高。從實質上來說，每一次的循環，都是處理水平的升華，從而促使整體的水平不斷地在改進中優化、升級，從而滿足新的需求。從上面的分析中可以看到，PDCA循環并不是原地周而復始的運轉，而是螺旋式上升的運轉，然后一環扣一環，互相制約，互為補充，因此PDCA循環又稱為質量環。
醫院文書檔案是由醫院在日常行政往來、管理工作中形成的公文轉變而來，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫院重大事件、重要活動的原始資料記載，具有參考、憑證作用。對醫院的進一步發展具有十分重要的價值。就醫院本身來說檔案管理構成了其存在的基礎，也是醫院辦公室的基礎文案。包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等一系列銜接有序的行為或過程。隨著醫院的發展，文書檔案管理在醫院管理中的作用日益提升，文書檔案的管理體現了整個醫院的基礎管理水平。
3、醫院文書檔案管理中實踐PDCA循環理論
P———計劃階段:1、就文書檔案管理工作而言，要促使文書檔案能夠從整體上反映出醫院的實際運行和管理的有關情況，對于這些文件需要進行妥善的保管。最首要的任務就是建立起一套規章制度，從規章制度上入手，逐漸完善相應的體系建設工作，促使文書檔案管理工作向著正規化、人性化的方向逐步發展。2、對于醫院文書檔案管理過程中來說，涉及的最基礎的環節的工作就是對各種文案進行收集并歸檔。在工作中確定文書檔案的歸檔的總體范圍是文書檔案保管的基礎。在實際管理過程中確定文書檔案的歸檔范圍可以有效地促進管理效率的提升，也保障了管理的質量。(1)設定歸檔方針。在文書檔案的管理過程中需要確立一個合理的歸檔方針，歸檔方針的確立必須以文書檔案的自身特征以及形成的方式為基準點。實踐中各個科室的檔案是不同的，必須形成科學合理的歸檔方針。在平時還要加強不同科室間的交流，從而不斷對歸檔范圍進行修繕。(2)文書檔案收集。完成第一步的工作以后，就要依據前面的方針進行文書檔案的收集工作，在收集的過程中管理的人員一定要本著認真、負責的態度進行。在收集的過程中一定要將各個科室的資料進行嚴格的分類統計，還要保證資料不能有缺失。(3)合理確定分類。之所以進行文書檔案的分類，就是為了不斷提高工作的質量。因此，在進行檔案的分類過程中一定要依據各個科室的實際情況進行。由于部分科室之間的文書檔案會存在交集，對于這類文書檔案要合理地進行區分，避免出現混淆現象，從而影響到以后的文書檔案的使用。3、除了完善規章制度，規范業務流程，還要逐步制定檔案人員的培訓計劃和培養方案，提高檔案管理的專業技能，使檔案人員的業務水平不斷更新，以便跟上檔案發展的步伐。
4、最后再確定引進專業設備計劃，完善現有辦公自動化程序，升級檔案管理系統，逐步提高硬件基礎設施
D———實施階段:1、醫院根據《國家檔案局8號令》、《江蘇省歸檔文件整理規則》、《江蘇省檔案管理條例》等文件精神，為了保證文書檔案具有一定的安全性，文書檔案管理部門對現有的規范性文件進行了整理和篩選，逐步制定出了有關的文件，比如說《檔案室管理制度》、《文書檔案整理制度》、《保密制度》、《檔案借閱制度》，禁止醫院的文書檔案內部局域網與外網連接，確保文書檔案管理系統的可控性、可靠性和安全性，用嚴密、規范、科學的制度來確保文書檔案系統的可靠運行。明確相應的崗位職責，并將這些制度納入醫院《制度匯編》，為程序化操作提供了制度保障和依據。2、文書檔案業務流程是基礎工作，強化檔案工作流程的規范性、可及性，包括以下三個方面:(1)規范檔案整理。在實踐過程中，文書檔案管理部門的人員應該根據文書檔案的有關年限最好本年度的文書整理工作，在整理的過程中要保證文書檔案的完整性，不能出現缺失、遺漏。在整理的過程中也要按照文書檔案的內在價值進行合理的分類。(2)檔案及時歸檔。要定期對文書資料歸檔，嚴防丟失。及時整理填充文書檔案，做到文書檔案分類準確、材料齊全、外觀整齊。(3)檔案銷毀的嚴密性。文書檔案具有一定的價值，對于這類文書檔案超過一定的保存期限后應該進行及時的銷毀處理，在實際處理的過程中。管理部門的人員應該對需要銷毀的文書檔案進行統計，列出清單，交由有關部門進行審批，應當派員進行銷毀過程的規范性的監督，銷毀后在文書檔案目錄上刪除。3、后期的學習也是文書檔案工作質量不斷提高的重要保障。在管理的過程中首先要確立文書檔案的管理理念，培養具有管理意識的管理人員;過去很多的文書檔案管理人員認為文書檔案管理可有可無，導致文書檔案出現了很多的問題。因此，要逐漸促使管理人員提搞文書檔案管理的重要性認識。對文書檔案管理人員的專業知識的培訓也十分重要，在平時過程中，應該多派一些管理人員取先進的單位學習和進修。通過進修不但提升自己的能力，還發現本單位文書檔案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是實現文書檔案管理的前提。文書檔案的過程中離不開相關的設備，在設備方面一定要和時代相適應，能夠滿足日常的文書檔案管理工作的需要。辦公自動化系統是目前文書檔案管理中常用的計算機軟件，沒有引進的醫院應該加快引進的步伐，用自動化來提升文書檔案管理的水平，從而將文書管理工作落到實處。C———檢查階段:在實踐過程中為了避免出現規章和操作相違背的現象，應該進行有效的監督和管理，避免不良現象的出現。本文建議在文書檔案管理的過程中可以建立一支專門的文書檔案管理隊伍，這支隊伍可以由醫院各科室負責人員和文書檔案管理部門的人員按照一定的比例組成。在制定一系列文書檔案監督管理措施與方案的基礎上，積極開展抽查、摸查。對整個文書檔案管理的過程實施監督。A———總結和反饋:總結和反饋工作是十分重要的，是整個工作是否成功的體現。在文書檔案管理的過程中，需要經常組織專門的總結會議。針對在檢查中出現的問題，進行探討。找出出現這些問題的主要原因，研究如何解決這些問題。從而促使文書檔案管理能夠逐漸向著規范化邁進。同時，要將沒有解決的問題輸入下一階段研究。在文書檔案管理的過程中，只有遵循PDCA的基本原則，才能促使管理質量實現螺旋式的上升。
作者：郭云 單位：鹽城市第一人民醫院
【關鍵詞】醫院；辦公室文書；檔案管理；缺陷；對策
文書檔案管理是指以書寫文件的形式對醫院的日常工作及管理活動進行記錄，包括認識管理記錄、財務管理記錄、業務管理記錄等。其工作難點在于文書檔案的收集整理和分類保管。
一、醫院辦公室文書及文書檔案管理的現狀及存在缺陷
（一）文書檔案管理制度不完善。文書檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實際管理工作需要，是各大醫院在文書檔案管理工作中普遍存在的現象。文書檔案管理工作的重點和難點是文書檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規范制度，對需要進行收集的文書檔案進行規定，避免重要文書檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書的妥善保管，方便日后調用。但各大醫院目前的狀況是缺乏詳細的文書檔案管理制度。
（二）文書檔案管理工作缺乏重視。在醫院也加入市場化經營的當下，醫院的工作人員普遍存在重視業務效益、輕視檔案管理的意識。也有部分工作人員認為文書檔案管理工作可有可無，意義不大。其工作內容沒有什么技術含量，只是比較繁瑣。檔案文書被收集整理后也很少被調用，利用價值低。在這一系列觀念引導下，文書檔案管理工作缺乏重視，工作質量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混y的現象不在少數。
（三）管理人員整體素質有待提高。醫學知識和醫療技術是醫院招納人才的主要衡量標準以及日后培訓的主要內容，醫院的文書檔案管理人員通常不是檔案管理的專業人才，只是由其他科室臨時抽調組成的管理團隊。可想而知，這樣的文書管理團隊缺乏專業的文書管理辦法，只是以生活經驗和傳統的管理思想進行文書檔案管理工作，難以實現文書檔案的規范化管理和高效調用。醫院文書檔案管理人員整體素質有待提高。
二、文書檔案管理工作整改策略
（一）建立健全文書檔案管理的規章制度，提高對檔案管理工作的重視。建立健全文書檔案管理的規章制度、對文書檔案的收集整理規定，嚴格制定文書檔案等級劃分標準，明確每一等級的文書檔案的處理辦法。對文書檔案實施分類存儲，根據其內容性質保管到相應部門。同時制定相應的人事管理制度和考核措施，將文書檔案管理的職責落實到個人，在工作過程中實施監督，其考核結果與績效掛鉤，不能達到標準的要采取相應的處罰措施。通過文書檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實，提高工作人員對文書檔案管理工作的重視，保證文書檔案管理的工作質量。
（二）加強管理人員的素質培訓工作，提高文書檔案管理能力。在制定文書檔案管理制度的同時，要積極開展管理培訓工作，提高管理人員的工作能力，使其能達到考核制度中的工作標準。首先要提高領導干部對文書檔案管理的重視，加大文書檔案管理工作的宣傳力度，帶動中層干部、基層職工積極開展文書檔案管理培訓工作。文書檔案管理確實不能給醫院帶來直接的經濟效益，但只有做好文書檔案管理工作，才能給醫院其它工作的正常開展提供保障，同時也對醫院工作進行記錄，日后可以有檔可查。在文書檔案管理培訓中，要注意先進管理理念和新管理辦法的引入，通過開展培訓切實提高文書檔案管理人員的整體素質和工作能力。
（三）改善文書檔案管理的硬件配置。醫院要加強文書檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進新技術和新設備，采用現代化的管理辦法和設備進行檔案管理。在技術上包括采用信息技術和電子技術等，實行文書檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設備上可以采用先進的電子設備，豐富文書檔案的形式，實現文書檔案的音像化和影像化。另外對文書檔案的存儲保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲等工作，同時加強信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。
三、結語
醫院辦公室文書與文書檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，醫院領導和相關工作人員應加大對文書管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質能力、優化管理設施，全面提高文書檔案管理工作的質量和效率。在文書檔案管理工作過程中積極總結存在的問題和不足，隨時更新管理理念和管理辦法，讓醫院文書檔案管理工作跟得上醫院的發展需要。
【參考文獻】
[1]徐軍. 醫院文書檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 檔案管理理論與實踐――浙江省基層檔案工作者論文集，2014：85-87.
[2]張冀紅. 醫院文書檔案管理存在的問題及對策[J]. 檔案天地，2012（08）：53.
關鍵詞：文秘工作；文書檔案管理工作；關系；協調互助 信息化
1 前言
當前，中國的經濟發展速度領先全球，受信息化時代的影響，很多工作之間都建立了一定的聯系，這些工作相互協調配合，極大地提高了我們的工作效率。當中，文秘工作與文書檔案管理工作借助信息化技術的支持，加強了兩項工作的聯系，促進了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的進程，是現代化管理工作的一大進步，體現了科學管理的理念，是我國行政管理現代化、規范化、便捷化的重要里程碑。為此，本文開展了以加強文秘工作與文書檔案管理工作主題的探討。
2 文秘工作和文書檔案管理工作的現狀與關系探討
現如今文秘工作的日常任務就是相關人員在日常管理過程中，根據一定的工作規律或規范，按照相關的行事原則，將各種文件進行有效地處理，并明確的標明各個文件之間的關系，負有承上啟下的作用，在單位里可以向領導提供有效的數據支持和重要材料，是很多領導工作中不可缺少的重要幫手。隨著科學技術的發展很多的文件處理需要借助計算機的幫助，減少了人工的耗費，同時也提高了工作的效率和準確性。文書檔案管理工作與文秘工作有很大關系，同樣是處理相關的文件，但是它是建立在文秘工作基礎上的，文秘工作人員將整理完整的重要材料移交到文書檔案管理人員的手上，然后檔案管理人員根據文件的特點和屬性分門別類再進行妥善保存，方便以后工作中對相關文件的查找。在信息化技術發展普遍的時代，文書檔案管理工作同樣也離不開信息技術這一鋒利的武器雖然信息化技術不能完全將檔案管理工作進行無紙化處理，但是可以利用計算機幫助我們迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服務。
文秘工作與文書檔案管理工作這兩項工作都屬于行政管理一類，這兩者在工作上是相互溝通、輔助協調的關系，將這兩項工作有機的結合起來是現代化辦公的必要手段。文秘工作與文書檔案管理工作在日常生活中都需要經常與文件打交道，文秘工作者是文件的創造者，而文書檔案管理工作者是文件的守護者，這兩者在工作中要不斷地進行交流，因為一旦完成一份重要的文件或資料就要移交到檔案管理室進行保存。以后若因為工作需要，文秘工作者還需要文書檔案管理人員的幫助找到相關資料。由此可見，文秘工作與文書檔案管理工作的質量相互影響著對方的工作質量，因此加強這兩項工作統一化管理是現代化辦公必要手段。接下來就讓我們一起探討如何加強對這兩項工作的管理，提高辦事效率。
3 加強文秘工作和文書檔案管理工作的有效辦法
3.1 樹立一體化管理理念
為了加強文秘工作與文書檔案管理工作，首先需要樹立一體化的管理理念，奠定這兩項工作發展的基石。這兩項工作在以前一般歸屬兩個部門，他們總是各自工作，很少進行統一交流，這就使得這兩項工作在交流問題上存在眾多問題，降低了工作效率，但是也沒有人想辦法解決。因此我們要解決這個問題，首先要具有一體化的思想，有了這種思想我們才能根據這兩種工作的特點與需求逐漸調節與交流溝通，達成統一共識，提高工作效率。
3.2 規范管理工作
因為我國行政工作發展時間較短，在很多方面存在著嚴重的問題。例如文秘工作中很多的文件沒有按照相關的格式進行編輯，很多資料與附件不夠完整，在整理時存在很多的錯誤沒有糾正，甚至連公文的文種都不能夠分清楚，使得文件的質量降低很多。另外在檔案管理工作中也存在著很多漏洞，工作人員因為專業技能較差，使得很多寶貴的文件沒有得到妥善保管，丟失了大量寶貴資料，由于辦理程序不夠科學，減緩了文件查找和歸類速度，降低了工作效率。因此，要使這兩項工作能夠更加順利快速的進行就必須根據相關規定與實際情況，合理規范工作秩序和要求，加強這兩項工作的對接交流，提供更加優質的行政服務。
3.3 借助信息化手段
在這個大數據時代，很多工作的發展已經離不開信息化技術的支持，因此我們為了實現文秘工作與文書管理工作一體化管理就要借助信息化技術這個平臺將這兩項工作更緊密的聯系在一起。現代化科技能夠保證能夠保證檔案管理工作的質量與效率，為文書檔案管理工作注入一股新鮮血液，使檔案管理在這個快餐時代永葆活力，實現他的價值。為了緊緊抓住這個時機我們應該建立一個信息化管理平臺，建立信息收集、分類、查找等不同功能，方便工作人員的管理以及人們的查找利用。同時要加強與其它部門的交流，收集其他部門的建議建立方便快捷的信息化平臺，是每個人都能保持高效的工作效率同時減少不必要的麻煩。
3.4 培養專業人才
在實際工作中，哪一項工作的發展都離不開人力的支持，專業的工作人員不但能夠保持高效的工作效率，更具有極高的職業道德和操守，利于部門之間的相互合作與交流，使部門之間一直維持有效的聯系。以前很多文書職位的工作人員因缺乏職業素養，在很多工作中存在問題，同時因為不能重視自己的工作，在工作中懶散松懈，使得工作質量嚴重降低，給相關部門帶來很大的損失。在文秘工作與文書管理工作中，專業的工作人T不僅能更快地完成工作保證質量，更便于這兩項工作的順利接洽，實現辦公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能夠為領導提供有效性的建議，當面對改革創新時，能夠以專業的眼光看待問題，做出最合理的判斷，推陳出新，保證工作的順利進行。
4 結語
綜上所述，我們已經深刻的了解到文秘工作與文書檔案管理工作之間的緊密聯系，在現實的生活中我們已經不能將這兩項工作完全分開，為了實現便捷化和科學化的現代化辦公我們應該想盡一切辦法將這兩項工作緊密聯系在一起，堅持一體化理念，利用信息化網絡平臺，培養專業化人才，規范各項工作，提高人們的工作效率，能夠在最短的時間內找到想要的資料，保證數據的準確性，為領導提供更準確的建議，實現部門利益最大化。
參考文獻
[1]侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現有問題及對策[J].《辦公室業務》. 2012
[2]黎艷輝.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].《黑龍江檔案》.2011
[3]肖娜.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].《魅力中國》. 2013
[4]宋李娜.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].《檔案》.2010
關鍵詞：街道文書檔案管理 問題 對策
從檔案管理角度來講，文書檔案管理是評判單位檔案管理水平高低的重要參考，它的管理水平直接關系著檔案資料的完整性和真實性。街道文書檔案管理是街道管理的重要內容，要提高街道管理質量就必須要重點做好文書檔案管理工作，尤其是在當前信息化發展趨勢下，更要注重其創新和完善，不斷優化管理結構和管理質量，對于街道文書檔案管理工作中存在的問題，需要從多方面入手，采取相應對策予以解決處理，從而推動文書檔案管理質量的提高，滿足新時期街道管理的高標準要求。
1.街道文書檔案管理工作的重要性
在經濟的發展帶動下，社會各行各業取得了顯著的發展成效。在當前社會各行業發展中，文書檔案管理工作占據著重要位置，它是行業健康發展的一個重點所在。簡單來講，文書檔案主要涉及到單位的重大發展事件、經營歷史、行政檔案以及人事檔案等等內容，檔案形式主要是以紙質為主，并含有部分的電子、影像等文書記錄，在當前信息化發展趨勢下，采用信息化管理方式，提高文書檔案管理質量勢在必行。街道文書檔案的針對主體是以街道管理為主，最終目的是提高街道管理質量，滿足街道管理的新要求和新標準。
從街道文書檔案的本質來講，它是對街道發展歷史的一種真實性和全面性的記錄，相對于普通的文獻資料來講，具有一定的特殊性，這種特殊性主要體現在它所具有的法律效用，正是因為這種法律效用，才使得文書檔案管理的客觀性和真實性較強。管理人員采用科學化思維，采用正確管理方式來對街道文書檔案進行科學化管理，可以對街道各種實踐性活動的深廣度實現客觀反映，從而獲得相對完整的信息，確保街道未來發展的健康有序。
2.當前街道文書檔案管理存在的問題
街道組織是當前我國地域管理的重要形式之一，它與人們的生活息息相關。從當前我國街道管理現狀來看，大多街道組織在管理上都過于重視行政管理和眼前利益，沒有將其文書檔案管理工作作為重點來抓，導致街道文書檔案管理工作質量逐漸下降。
首先，缺少一個健全有力的檔案管理機制。當前很多地區的街道管理組織中，由于管理機制的不健全，管理人員在將文件進行歸檔時，沒有遵循規范化和標準化原則，檔案的借閱也較為隨意，對于出現的檔案資料損壞情況追責也不到位，導致文書檔案真實性和完整性缺失，因此，健全完善管理機制刻不容緩。
其次，檔案管理人員的業務素質和管理水平不高，街道文書檔案管理人員一般都是由街道辦秘書人員或者是工作人員兼任的，這些人員在管理方面并不具備專業性，對于檔案的專業分類和歸屬沒有一個明確的判別方法，工作的連續性較差，造成檔案管理工作出現斷檔現象，進而使得街道文書檔案管理工作的時效性降低。除此之外，在業務素質方面，管理人員檔案意識的淡薄，使得檔案資料經常會出現丟失情況，甚至于部分管理人員私自對檔案文件進行修改變動，沒有考慮到檔案資料的保密性和真實性特點。
第三，重利用輕保管，這種檔案管理思維會進一步加劇文書檔案管理的管理難度。檔案管理工作的特殊性，它的管理效益并不是立刻顯現的，它是一個長期性過程，而街道檔案管理人員大多關注于街道事務，更愿意解決短期性工作，加上街道文書檔案管理工作量的較多，手續繁瑣使得檔案管理的整w水平較低，難以順利實現長期發展。
3.街道文書檔案管理的完善策略
3.1 在意識上加強重視，強化現代化管理理念
新時期，隨著信息技術的廣泛普及，檔案管理工作也得到了進一步的創新和發展。要提高街道文書檔案管理的時效性，就必須要遵循現代化管理理念，提高街道檔案管理工作地位，強化管理人員的檔案保管意識，對檔案管理的重要性進行深層次解讀，從而在此基礎上將其納入到街道組織總體工作規劃中，與此同時，管理部門還要加大檔案管理的資金投入力度，通過資金支持來實現檔案管理向現代化模式轉變，以積極、主動管理為主，形成全面的、系統性的管理機制。
3.2 建立完整的文書檔案管理機制
對于街道管理組織來說，要嚴格遵循檔案管理的相關法律法規制度，并在制度的支持下結合自身實際情況來制定切實可行的檔案保密和保管條款，將檔案管理機制落實到實處。眾所周知，街道文書檔案在管理上具有一定的復雜性和特殊性，它所涉及到的范圍較廣，工作量較大，基于這方面考慮，就需要街道組織對不同檔案性質進行科學化分類，并對檔案的形成更、收集、保管、使用等制定完善的制度體系，并在實踐過程中進行完善優化，確保檔案資料在整個使用過程中萬無一失。
3.3提高管理人員的業務技能和專業素質
街道文書檔案管理的主體是管理人員，因此，檔案管理工作的效果就很大程度上取決于管理人員的綜合素質高低。對于管理人員來說，就要在時展趨勢下，不斷學習先進管理理念，加強檔案管理意識，對不同性質的檔案有正確的區分和管理，采用先進的管理設備和技術，實現檔案管理的現代化和智能化轉變，從而推動檔案管理工作的長遠發展。
4.總結
信息時代的到來，為檔案管理工作的創新和完善注入了新的活力。街道文書檔案作為街道管理的重要內容，加強文書檔案管理的創新，提高管理效率具有時展的必需性，結合當前街道文書檔案管理情況來看，要解決管理中出現的問題，就要積極采用現代化管理理念，建立綜合性管理機制，提高管理人員的專業技能，從而推動街道文書檔案管理工作的長遠發展，滿足街道組織在新時期的管理要求。
參考文獻：
[1]鄧曉霞.文書檔案管理中的問題及對策探究[J].決策與信息（下旬刊），2013，（12）：523 -523.
[2]于彥明.探究文書檔案管理的問題及對策[J].黑龍江史志，2015，（11）：192-192.
[3]李祖留.街道文書檔案管理存在問題與對策[J].決策與信息（下旬刊），2015，（7）：158 -158.
[4]李穎.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].環球市場信息導報，2014，（6）：57-57.
一、文書檔案管理工作現存的問題
（一）文書工作與檔案管理工作出現脫節現象。文書檔案管理工作是檔案管理工作的基礎內容。文書管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯系，但是兩者之間存在著一定的區別，有統一性也有獨立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個管理體系。但是很多工作單位都存在著文書管理工作和檔案管理工作之間的脫節情況。目前的情況是，文書檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，而檔案管理人員對于文書管理工作的涉及又很少。這就導致了文書管理工作和檔案管理工作出現了脫節，從而造成了一些文書方案的遺漏和文種使用不規范的現象。這對文書檔案管理部門后續工作的展開有著很大的隱患。
（二）各部門不配合文書檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門不配合文書檔案管理部門的工作的現象。這方面也制約著文書檔案管理工作的開展，文書檔案的歸檔需要收集整理各個部門的文件和資料。但是有些部門為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給文書檔案管理部門歸檔統一管理。這一問題在文書檔案管理工作中普遍地存在。
（三）領導對文書檔案管理部門的重視不夠。文書檔案管理工作在各個工作單位中屬于特別冷門的部門，不受單位領導的重視。一些領導雖然明白文書檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒有過多地去關注文書檔案管理工作的內容和管理的情況。在日常工作當中，只要求員工把文書檔案資料收好即可，并沒有過多地給予意見和肯定，導致文書檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書檔案管理模式停滯不前，也沒有對文書檔案管理的模式進行改進和創新。
二、文書檔案管理工作改進的方法
（一）做好文書管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實就是日常工作中，工作人員及領導要處理的文件。這些文件質量的優劣對于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書檔案管理工作必須要把文書管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書管理工作人員要有較強的檔案保護意識，并且要做好文書資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時，要時刻記著文書管理和檔案管理的關系，實現兩者的一體化。當文書管理工作人員把文書工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開。
（二）各個部門配合文書檔案管理工作。加強文書檔案管理工作需要各部門的配合。所以在日常工作中，其它部門要配合文書檔案管理部門，及時將文件資料等交給文書檔案管理部門統一歸檔管理。
（三）領導要加強對文書檔案管理工作的重視。在一定程度上來講，一個部門的工作態度和工作熱情，取決于領導對這個部門的重視程度。所以說想要改進文書檔案管理工作中存在的問題，完善文書檔案管理工作，領導應該對文書檔案管理工作重視起來，對其存在的問題提出意見并找到解決辦法。通過更為智能化和科學化的方式來管理文書和檔案。當然，文書檔案管理工作是否能正常而有效地運行，還需要通過員工自己的努力使領導對文書檔案管理部門重視起來。
除了領導的重視外，文書檔案管理工作人員自己也要對工作重視起來，對于檔案的借出與歸檔制定一個清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個流程借出和歸還檔案。
【關鍵詞】文書檔案管理；資料信息；改進
一般我們所說的文書檔案就是團體機關、企事業單位以及一些其他的組織在領導和行政管理的工作中產生的一些文件。這些文件都需要歸檔保存，而這些工作都是文書檔案管理部門的工作。所以說文檔資料的可靠性、完整性和安全性與文書檔案管理者工作的能力和水平有著很大的關系。只有讓文書檔案管理工作與時代共同進步，不斷地改進和完善文書檔案管理工作中存在問題，才能更好地將文書檔案管理系統不斷地創新，與整個工作單位的運轉保持在一個步伐上。
一、文書檔案管理工作現存的問題
（一）文書工作與檔案管理工作出現脫節現象。文書檔案管理工作是檔案管理工作的基礎內容。文書管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯系，但是兩者之間存在著一定的區別，有統一性也有獨立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個管理體系。但是很多工作單位都存在著文書管理工作和檔案管理工作之間的脫節情況。目前的情況是，文書檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，而檔案管理人員對于文書管理工作的涉及又很少。這就導致了文書管理工作和檔案管理工作出現了脫節，從而造成了一些文書方案的遺漏和文種使用不規范的現象。這對文書檔案管理部門后續工作的展開有著很大的隱患。
（二）各部門不配合文書檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門不配合文書檔案管理部門的工作的現象。這方面也制約著文書檔案管理工作的開展，文書檔案的歸檔需要收集整理各個部門的文件和資料。但是有些部門為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給文書檔案管理部門歸檔統一管理。這一問題在文書檔案管理工作中普遍地存在。
（三）領導對文書檔案管理部門的重視不夠。文書檔案管理工作在各個工作單位中屬于特別冷門的部門，不受單位領導的重視。一些領導雖然明白文書檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒有過多地去關注文書檔案管理工作的內容和管理的情況。在日常工作當中，只要求員工把文書檔案資料收好即可，并沒有過多地給予意見和肯定，導致文書檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書檔案管理模式停滯不前，也沒有對文書檔案管理的模式進行改進和創新。
二、文書檔案管理工作改進的方法
（一）做好文書管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實就是日常工作中，工作人員及領導要處理的文件。這些文件質量的優劣對于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書檔案管理工作必須要把文書管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書管理工作人員要有較強的檔案保護意識，并且要做好文書資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時，要時刻記著文書管理和檔案管理的關系，實現兩者的一體化。當文書管理工作人員把文書工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開。
（二）各個部門配合文書檔案管理工作。加強文書檔案管理工作需要各部門的配合。所以在日常工作中，其它部門要配合文書檔案管理部門，及時將文件資料等交給文書檔案管理部門統一歸檔管理。
（三）領導要加強對文書檔案管理工作的重視。在一定程度上來講，一個部門的工作態度和工作熱情，取決于領導對這個部門的重視程度。所以說想要改進文書檔案管理工作中存在的問題，完善文書檔案管理工作，領導應該對文書檔案管理工作重視起來，對其存在的問題提出意見并找到解決辦法。通過更為智能化和科學化的方式來管理文書和檔案。當然，文書檔案管理工作是否能正常而有效地運行，還需要通過員工自己的努力使領導對文書檔案管理部門重視起來。除了領導的重視外，文書檔案管理工作人員自己也要對工作重視起來，對于檔案的借出與歸檔制定一個清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個流程借出和歸還檔案。
三、結束語
文書檔案的管理工作是一個很細致的工作，代表了一個工作單位的各項工作運轉的情況。將文書檔案管理模式與現代化的科學研究成果相結合，實現更為科學化和智能化的文書檔案管理模式。與此同時，對文書檔案管理人員做出標準化的培訓，以便更好地管理文書檔案工作。
【參考文獻】
[1]張文華.改進文書檔案管理工作的方法[J].黑龍江檔案,2014（04）:157.
[2]盧艷.淺析事業單位文書檔案管理效率的提高[J].中國科技投資,2013（Z4）:47.
關鍵詞：文書檔案；管理工作；問題；對策
政府機關部門、企事業單位、社會團體以及其他社會組織在領導與行政管理活動過程中所形成的具有保護價值的文件，就稱之為文書檔案。其文書檔案作為檔案工作中的主要組成部分之一，其具有較強的政治性、服務型以及技術性[1]。同時其也是衡量檔案管理水平的主要標準，文書管理水平的高低，不僅決定了檔案資料的質量，同時還對單位的建設與持續發展帶來一定的影響，尤其是在新時期背景下，文書檔案管理工作更為關鍵。為此，本文針對現階段文書檔案管理工作所面臨的新挑戰進行分析，并從根本上解剖管理工作中存在的問題，以制定有效的對策提升文書檔案管理工作的效率與質量，進一步促使文書檔案管理工作逐漸向現代化、科學化以及規范化方向發展。
一、新時期下文書檔案管理工作面臨的挑戰
（一）工作復雜、繁瑣
文書檔案管理其主要的工作內容是收集并保存各類資料，其管理的對象是對人事、事件、過程記錄以及各種文件資料進行存檔管理，通過利用各種各樣的載體對這些對象進行記錄并做好分類存放[2]。在新時期下，由于文書檔案數量的大幅度增加，其所涉及的資料越來越復雜，同時門類也逐漸增多，這就使得文檔管理工作量變大，其管理的過程也變得更復雜繁瑣。
（二）內容豐富、載體多樣
在社會發展步伐不斷加快、科學技術水平不斷提升的時代背景下，文書資料的種類變得越來越豐富，所涵蓋的范圍也更廣。在新時期下，文書檔案其所涉及的面可包含黨群文書檔案管理、行政文書檔案管理、特種載體的文書檔案等多個方面。與此同時，在科技日新月異的新時期，文書檔案其載體也呈現出多樣化發展，例如電子文件、圖片、錄音、錄像等都可作為文書檔案的載體。而多樣化文書檔案載體的發展，則對現代化文書檔案管理的相關管理人員其工作能力提出了更高的要求。
（三）管理標準化、規范化
不管是在舊時期還是在現階段的新時期下，文書檔案管理都具有公文管理所具有的管理標準化以及文書檔案規范性、保密性以及服務性的特點[3]。在文書檔案管理工作中，在資料的完整性與安全性上具有較高的要求，這就表示，現代化的文書檔案管理工作需要做到認真仔細，要求相關的管理人員需要具有良好的事業心與責任感。
二、新時期下文書檔案管理工作存在的問題
（一）缺乏規范化的文書檔案管理制度
文書檔案管理規范性不足是各企、事業單位文書檔案管理工作中普遍存在的問題，其主要表現為檔案號殘缺不全、案卷標題缺乏一定的科學性，或是案卷內缺少目錄以及組卷過于混亂等方面[4]。文書檔案管理的不規范，不僅會對檔案管理的質量造成一定的影響，同時還會阻礙文書檔案再利用價值的提升。而分析其規范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文書檔案管理制度而導致的，因此，在新時期下，需要不斷完善相關的文書檔案管理工作制度，以規范文書檔案管理工作行為，從而促進企業持續、健康發展。
（二）缺乏現代化的文書檔案管理手段
在文書檔案管理手段上，缺乏標準化與專業化的計算機軟件系統。目前許多檔案管理軟件，僅局限于檔案專業化管理流程的研究上，而沒有充分考慮到檔案與文件之間的銜接性，缺乏現代化的管理手段。特別是在辦公自動化推行之后，傳統的文書檔案管理軟件很難實現與OA系統之間的無縫鏈接，這就導致部分的電子文件不能及時和準確的進行歸檔[5]。
（三）文書檔案檢索效率有待提高
在文書檔案檢索上方式上，主要有手工檢索與計算機檢索兩種方式，而長期以來手工檢索在文書檔案檢索中的應用最為廣泛。在現階段的文書檔案檢索中，仍是以手工檢索為主要手段，但該種方法的檢索效率并不高，很難適應新時期社會發展的需求。雖然也有部分文檔案管理人員為了提升手工檢索的效率，花了許多時間與精力開發了一些檢索工具，但在檢索質量上較差，著又會導致文書檔案的價值受到影響。而文書檔案檢索效率低，也會在關鍵時刻對企業的決策帶來不可估量的影響。
（四）文書檔案管理人員素質較低
文書檔案管理人員作為檔案管理的執行者，其工作能力與自身素質的高低都直接影響了文書檔案管理工作的質量。而據研究調查顯示[6]，現階段大部分企業的檔案管理人員大多屬于轉崗的老齡職工，而部分的則為企業管理階層領導的親戚等，這就導致文書檔案管理團隊人員專業水平與個人素質較低的現象，從而影響了管理工作的質量。因此，在新時期的文書檔案管理工作中，提升管理人員的綜合素質對促進企業的發展具有重要意義。
三、新時期下做好文書檔案管理工作的對策
針對新時期下文書檔案管理工作主要面臨的挑戰出發，并結合現階段各企、事業單位在文書檔案管理工作中主要存在的問題，提出以下幾點相應的解決對策。
（一）完善文書檔案管理制度
為滿足新時期對文書管理的要求，針對目前其管理工作中由于管理制度缺乏而導致的文書管理規范性不足、保密性不夠等問題，首先需要在原有的文書檔案管理制度上進行完善。通過對現有制度的評估、分析，遵循科學、合法以及適用的原則，結合相關部門公文管理的實際工作要求，制定出符合現代化發展的“公文處理實施辦法”[7]；并通過對以往的文書檔案管理方面的各項具體要求或規定進行梳理，最終將檔案管理、統計歸檔、文檔處理程序以及檔案的保密、借閱與銷毀融為一體，并提出相應的規范化操作要求，以建立一個具有統一性、標準化的統一運行操作流程。同時對當前的存在管理漏洞的各項管理制度進行修繕，針對一些不合理或與實際管理工作不相符的制度，應及時廢除，從新修訂出適合企業發展與新時期要求的現代化文書檔案管理制度。
除此之外，在電子科技不斷發展的新時期之下，文書檔案開始向電子檔案的形式轉換，因此，在建立或完善相關檔案管理制度時，還需制定相應的電子文檔管理制度，通過將現代化的文書檔案管理制度與傳統的管理制度進行有效的結合。從而使文書檔案管理在健全的制度引導下得到全面、綜合與完整的管理，從根本上提升管理工作的質量。
（二）應用先進手段實現文書檔案現代化管理
在辦公自動化系統的廣泛應用使得收文、發文能夠通過OA流轉完成的新時期下，要求文書檔案管理人員需要摒棄傳統手工管理的觀念，學會利用現代化先進的管理手段實現文書檔案的現代化管理。
這就要求企業從文書檔案管理工作的實際情況出發，選擇合適企業檔案管理工作需要的現代化管理軟件，充分發揮計算機技術的作用，對文書檔案進行整理、立卷、編號與儲存、查閱等工作。同時，創建OA系統軟件與現代化管理軟件的接口，使OA辦公自動化系統能夠與檔案管理系統實現無縫鏈接，從而保證電子文件數據能夠通過辦公自動化系統進入檔案管理系統并進行歸檔，并使紙質文檔能夠與電子文檔相對應，確保信息的一致性。同時，企業需要利用相應的軟件，加強對企業內部文書檔案管理信息系統的建設，從而在保證文書檔案質量的基礎上提升文書檔案的應用價值，進一步實現文書檔案管理向信息化與現代化方向發展。
（三）提高文書檔案檢索效率
在文書檔案檢索方面，首先通過對當前的文書檔案進行全面的普查，根企業發展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內容的重復性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現標準化與科學化的前提。其次，通過對文書檔案進行組合，對于一些內容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯系明確，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴格按照相關標準來規范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準確性與效率。因為實施文書檔案的規范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準確性，才能使檔案發揮其具體的效用。
（四）提升管理人員的綜合素質
管理人員作為文書檔案管理工作的最終執行者，同時也是保證各項檔案管理工作正常進行的關鍵因素，管理人員自身素質水平與工作能力等綜合素質直接決定了企業文書檔案管理工作的水平。因此，各企業在文書檔案管理人才隊伍的建設上，一定要重視管理人員的綜合素質水平。企、事業單位可以結合自身管理工作的需要，一方面可以通過引進或聘用的方式將具有一定文化水平、專業素質與業務能力較高的人才充實到管理隊伍中；另一方面，企業可以從現階段文書檔案管理人員的具體情況出發，通過加強對管理人員相關知識與技能的培訓，利用多種渠道、多層次與多手段對其進行繼續教育，從而提升文書檔案管理人員的專業知識與綜合素質；除此之外，要求各管理人員對于新的管理知識、技術與手段不斷加強學習，并定期開展業務交流活動，以提高其在文書檔案管理方面的綜合能力。
四、小結
在新時期下，企業的文書檔案管理工作水平直接反應了企業內部的基礎管理水平，文書檔案管理工作想要適應時展的需要，就需要針對當前存在的問題，通過完善相關管理制度、利用現代化先進的管理手段，以提升文書檔案檢索效率，并通過提升相關管理人員的綜合素質，從而促進文書檔案管理工作向現代化、標準化、制度化與規范化方向邁進，促進企業的健康發展。
參考文獻：
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關鍵詞：文書檔案管理；縣級廣播電視臺；問題；措施
所謂廣播電視臺文書檔案，指的是廣播電視臺辦理完成、具有保存價值的文件轉化而成，其廣播電視臺行政管理、黨務等活動當中處理事務與相互聯系等實際需要的，采用圖表、文字等方法直接記錄而成的具備完整體式及處理程序的信息資料。文書檔案具有服務性、綜合性、規范性、前瞻性以及基礎性等特征，文書工作與檔案管理工作兩者本身是兩項密不可分、互相聯系以及互相促進的工作，文書檔案管理工作的質量不僅關系到廣播電視臺文書工作的質量，同時也關系到整個檔案管理工作的質量及完整性，如何做好文書檔案管理工作就成為各個縣級廣播電視臺急需解決的重要課題[1]。
1 縣級廣播電視臺文書檔案管理存在的不足
（一）對文書檔案管理的認知不足
現階段，在大多數縣級廣播電視臺中，廣大檔案管理人員本身對文書檔案管理的認知不足，導致其在檔案管理工作中對文書檔案的重視程度不足，文書檔案管理工作開展并不理想。究其原因，主要原因在于廣大檔案管理人員片面的認為文書檔案管理對廣播電視臺的直接效益影響不大，導致其在文書檔案管理過程中存在懈怠的現象[2]。除此之外，縣級廣播電視臺領導層對文書檔案管理工作也不夠重視，往往過于偏重于眼前利益而忽略了文書檔案管理的重要性。正是因為廣播電視臺內部對文書檔案管理的認知不足，導致文書檔案管理工作的效率偏低、質量不高。
（二）文書工作與檔案管理工作存在混淆現象
文書工作與檔案管理工作屬于兩種完全不同的內容，然而檔案管理必須要在文書工作順利開展的基礎上才可以得以有序進行。然而，部分縣級廣播電視臺的文書工作與檔案管理工作存在混淆的情況，沒有針對兩項工作進行有效的協調，文書檔案管理人員沒有注重與文秘工作之間的有效銜接，導致文書工作與文書檔案管理存在脫節的現象，最終不僅導致文秘的文書工作開展受到一定程度的影響，同時也對檔案管理工作產生了不良影響。因此，針對文書工作與檔案管理工作而言，其是兩項密不可分、互相聯系以及互相促進的工作，廣大檔案管理人員只有充分意識到這些特點，加強相關工作的聯系與協調，才可以有效保障文書檔案管理工作的質量與效率。
（三）檔案管理隊伍綜合素質參差不齊
檔案管理隊伍的綜合素質直接關系到廣播電視臺文書檔案管理工作的好壞。然而，針對現階段的縣級廣播電視臺檔案管理隊伍來說，許多檔案管理人員本身都是身兼數職，并且大部分檔案管理人員都缺乏相應的專業素質，導致檔案管理隊伍的綜合素質參差不齊。因為檔案管理人員身兼數職，一旦發生職位方面的調動，必然會導致縣級廣播電視臺檔案管理崗位不夠穩定，存在較大的人員流動性，再加上綜合素質方面的參差不齊現象，導致文書檔案管理工作的局面異常混亂。
（四）電子文書檔案安全系數不高
任何事物本身都具有兩面性，電子文書檔案自然也不例外。文書檔案信息化發展在帶來眾多優勢的同時，其也存在易修改、刪除等不足，再加上互聯網平臺保密性較差，更無法避免電腦及平臺系統的病毒、黑客入侵以及故障癱瘓等，倘若縣級廣播電視臺對相關安全工作的不重視，一旦面臨風險，則會引發一些難以彌補的損失。
2 應對措施
（一）提升廣播電視臺文書檔案管理意識
要想保障縣級廣播電視臺文書檔案管理工作的質量，就必須要提升廣播電視臺文書檔案管理意識，使得電視臺內部能夠意識到文書檔案管理的重要作用。這就需要各個縣級廣播電視臺在內部樹立文書檔案管理意識，不僅要讓檔案管理人員加強文書檔案管理意識，同時還需要讓其他相關部門加強文書檔案管理意識，以便于各個部門能夠更好的配合文書檔案管理工作的開展。此外，還應當綜合參考《檔案法》及廣播電視臺的相關要求，建立健全有關的規章制度，使得文書檔案管理相關的工作都能夠有章可循、有法可依，真正保障文書檔案管理工作健康、有序的開展。
（二）規范銜接文書工作與檔案管理工作
正如上文所述，文書工作與檔案管理工作之間的關系極為密切。所以，要想提升檔案管理工作的效率，首先必須要提升文書的質量，規范銜接文書工作與檔案管理工作。一方面，廣播電視文件的處理必須要嚴格遵循相關流程及規定來開展，進行科學分類之后進行立卷歸檔。另一方面，必須要注重細節方面的相關工作，例如，文書格式需要嚴格按照統一的要求，紙面清潔、紙張版式以及材質等都必須要滿足相關要求，文件應當進行及時的處理與歸檔[3]。此外，廣播電視臺還應當制定相應的規章制度，針對文書工作與檔案管理工作進行有效的協調銜接，以便于檔案管理部門能夠及時針對文書資料進行處理，進一步保障銜接工作的規范化與及時性。
（三）提升文書檔案管理人員綜合素質
首先，縣級廣播電視臺應當積極組織檔案管理人員定期參加相關部門舉辦的相應的專題學術、業務交流會議，積極開展形式豐富的專業網絡業務學習活動，使得檔案管理人員能夠及時了解檔案領域最新的應用技術與理論研究，并且能夠及時了解其他廣播電視臺文書檔案管理工作的現狀及發展情況，在拓展自身視野的同時，分析存在差距的原因，并積極引入相關的理念與技術，充分結合本廣播電視臺的現實情況，進一步保障文書檔案管理工作的質量。其次，重視檔案管理人員的繼續教育與引入，通過制定一套科學合理的人才引入制度，同時還應當制定一套符合事業單位實際情況的激勵晉升體系，積極吸引并引入檔案管理人才，進一步充實檔案管理隊伍，提升檔案管理人員的綜合素質[4]。
（四）構建文書檔案雙保險體系
為有效保障文書檔案的真實性與安全性，縣級廣播電視臺還應當積極構建紙質、電子文書檔案雙保險體系。針對領導簽字真跡、手工繪制等特殊文書應當進行掃描制作電子文檔處理，同時針對原件進行妥善的儲存保管，電子文書檔案則提供授權借閱方面的服務，盡可能減少原件的使用。此外，針對電子文書檔案應當根據保密級別進行分類管理，在做好備份工作的同時，設置專門的防火墻，針對廣播電視臺檔案管理系統的內網與外網進行有效的隔離，通過有效的認證機制來保障檔案系統的安全。
3 結語
綜上所述，廣播電視臺文書檔案管理工作是一項系統、復雜的工程。廣大縣級廣播電視臺應當意識到文書檔案管理工作的重要性，針對當前存在的不足制定相應的解決方案，通過多方共同努力保障文書檔案管理工作的質量與效率，將文書檔案的價值充分發揮出來。
參考文獻
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一、文書檔案管理工作中存在的問題
文書檔案管理工作與傳統的檔案管理工作有所區別。文書工作包括文件的收集、登記、整理以及歸檔等工作。而檔案工作是在文書的基礎上對所收集的資料進行保管、統計、檢索和提供利用等工作。文書檔案管理工作集兩者的任務和特點于一體。所以說它是一種較嚴謹的服務體系工作。文書檔案管理工作中主要存在著以下幾個問題：
（一）文書管理人員的積極性不高、專業性不強。文書檔案管理工作比較枯燥，也不能給工作人員帶來較好的經濟效益，所以管理人員的工作積極性不高。大學畢業的學生不愿?氖麓訟罟ぷ鰨?所以只能安排一些素質較低的人員負責此工作，所以出現專業性不強的現象。
（二）文書整理工作與檔案管理工作不能有效地銜接。文書工作重大收集、整理、歸檔。檔案管理工作重在檢索、統計和提供利用。可是在具體的操作過程中，這兩大體系各自為政，無法有效地銜接，導致工作承接過程中不能使兩者有機地統一，緊密地結合起來。
（三）檔案信息化的工作在執行過程中并不順利。在信息化時代，文書檔案管理工作離不開信息技術，可是檔案信息化的工作在執行過程中并不順利，檔案管理工作人員的多種不利因素阻礙了信息技術在文書檔案管理工作中的進程，導致文書檔案管理工作無法取得明顯的改善。
二、新時期創新文書檔案管理工作的策略
為了使新時期創新文書檔案管理工作能夠有效地適應時展的需要，提高文書檔案管理工作的效率，筆者認為應該從以下幾個方面進行創新：
（一）加強文書檔案管理人員思想上的創新。穿新鞋走老路，只能防礙工作的進展。所以在文書檔案管理工作上，務必要對管理人員進行“洗腦”，促使他們改變思想，拋棄傳統管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再單純從政治角度上去管理和處理文書檔案，而應從信息資料應用的角度去管理文書檔案，增強其實用性，使之與各行各業緊密聯系起來。
（二）更新文書檔案管理所用的系統。在計算機技術以及信息化技術的支持下，新時期創新文書檔案管理的工作已完全脫離了傳統的手工操作系統，已全部借助于計算機操作系統。但是，因為相關部門對檔案管理工作的不重視，對文書檔案管理工作的操作系統更新不到位，無法跟上信息化時期對其的要求。例如，在文獻資料的檢索中，由于操作系統的版本太低，無法存儲大量的資料，所以查詢資料者只能檢索到目錄，而無法對全文進行檢索。單位要想長遠地發展下去，立于不敗之地，就需要完善檔案管理系統的信息化，采取相應的措施，對單位檔案管理的模式進行調整。在管理上加強力度，根據單位的實際情況制定相應的一些管理條例，改變原有的檔案管理工作的模式。
（三）規范文書檔案的信息化管理。更新了文書檔案管理工作的操作系統之后，還應該規范文書檔案的信息化管理工作。在文書收集整理的過程中，要使之自動化和文字的規范化。例如在輸入文書的相關信息時，要采用統一的文字標準，使用規范化的文字和管理用語。另外還要加強對文書檔案的監控，使之具有安全性，確保文書檔案的安全性，從而對文案工作的創新起著非常重要的推動作用。
（四）創新工作機制。文書檔案管理工作一定要與社會環境相適應，在操作過程中注重現實利益，所以要創新工作機制，不能再像以前那相處于封閉的狀態，而應該做好文書檔案工作的宣傳，以引起上級部門領導對此的重視，使各部門能夠有效地參與到文書檔案管理工作中來。在充分利用這些資源時，可以促進文書檔案管理工作的協調性，從而提高文書檔案管理工作的質量。
關鍵詞：企業文書檔案管理；辦公自動化；建議
科技的不斷進步、信息技術的廣泛應用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎，這場前所未有的改革，勢必會對企業的文書檔案管理產生巨大影響。將網絡技術、計算機技術應用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進步的必然結果。這種具有正面意義的改變，使企業能夠實現辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質量，在企業的管理層面和今后的長期發展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實現辦公自動化談一談我個人的認識以及看法。
一、文書檔案管理實現辦公的自動化
（一）促進了文件和檔案的統一管理
在我國傳統的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項工作，只有文書的質量得到保障，才能夠促進檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區別，聯系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導致整個工作不能正常運行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經濟活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點。將其按照一定的規律，系統的進行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環節中尤其重要。在實現辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統一的系統對文件和檔案進行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機檢索，準確的找到想要的資料，也能夠通過管理達到資源的共享，最終實現文檔的統一。
（二）共同參與文書檔案的管理
在實現文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關系到企業的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進入歸檔管理環節，文書處理環節形成的文件基本信息如文件標題、作者、形成日期等，可以直接進入檔案管理環節生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。
（三）規范的文書檔案管理制度
在文書檔案管理實現了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發生變化，文件的歸檔將會出現紙質文件和網絡歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環節都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運轉等等。要實現這一點就必須要形成一個統一規范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環節加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權限設置。這些問題都要在最初對系統的設計上表現出來，才能夠保證辦公自動化環境下的文書檔案管理的順利進行。
（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效
辦公自動化實現了數據的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統到檔案管理系統的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據訪問權限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內容，檔案資源通過辦公平臺實現了共享。辦公自動化系統可以提供多種查詢檢索勸能，可實現檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。
二、對辦公自動化環境下文書檔案份理工作的建議
（一）將檔案管理系統納入到辦公自動化系統統籌考慮
目前，很多單位在設計開發辦公自動化系統時，檔案部門不能及時參與其設計規劃，文件管理系統與檔案管理系統“各自為政”，缺少統一規劃，使文件管理系統的設計功能無法滿足檔案管理系統的歸檔需求，導致檔案管理系統難以有效投入使用，或者出現辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容的現象。這就要求我們必需充分認識到文檔一體化的重要性和可行性，在進行辦公自動化系統設計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來。同時，我們還應樹立前端控制思想，在設計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設計提出具體的要求。
（二）統一規范的操作流程
要做好辦公自動化環境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規范化的管理體制；其次，要有一個統一的流程對其進行規范，對文件的處理、管理上要有嚴格的要求，其細節可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進行業務培訓，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進行分類、管理的能力。
（三）培養檔案管理人員的素質
要想真正實現文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質培訓必不可少。隨著現代化進程的不斷推進，科學技術已經廣泛的運用到了各個階層，不管是哪行哪業都或多或少的會提出一些技術性的要求。在文書檔案的管理中，要實現辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養入手，要求管理人員在擁有專業的檔案管理知識還需要具備對計算機網技術的掌握，適應時展的潮流，不斷的更新個人認識，擴展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進行了解和分析，更好的將先進的網絡技術、計算機技術與文書檔案的管理進行融合，實現文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。
三、結束語
總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創新局面。■
參考文獻
1.檔案管理工作的內涵
檔案管理工作是對文書的最后歸檔，進行檔案管理工作要篩選出有價值的文書，對其進行歸檔，但是檔案管理工作并不僅僅是對文書進行存放，還要對文書進行管理，因此，文檔管理工作是一項相對復雜的系統性工作。進行檔案管理工作首先要對文書進行篩選，對機密文件以及有價值的文件進行存放與歸檔，機密文件要進行秘密保管，不能夠對外開放，對機密文件的管理要根據檔案被銷毀的年限進行歸檔以及存放。對于重要文書的歸檔，要格外注意文書的防潮和防蟲管理，將檔案存放在適宜的環境條件中。
2.進行檔案管理工作的必要性
2.1是文書發展的需要
檔案管理工作是對文書的最后歸檔，是文書發展的必然以及需要。文書工作的結束并不是文書任務的完成，在文書任務完成之后還要對文書進行處理工作，處理工作包括以下幾點：一是及時銷毀一些經過使用的文書或者是沒有價值的文書；二是對使用結束之后并且有保密期限的文書進行歸檔，歸檔時要按照文書的保密期限進行歸檔；三是對使用結束之后但是具有使用價值的文檔進行歸檔以及管理，有價值的文檔在歸檔的同時還要根據使用的需要進行借閱。
2.2是檔案管理是現代化建設的需要
檔案是珍貴的文獻資料，具有很高的利用價值，隨著現代科技的發展，利用先進的計算機技術以及網絡技術等對檔案資料進行管理，有助于發揮檔案在政治建設、經濟建設、科學研究、編史修志、繁榮文化及民生服務等方面的重要作用，也有助于國家機關以及企業進行文件統籌，以便檔案的使用等。
3.檔案管理工作中存在的問題
3.1對檔案管理工作的重視程度不夠
眾所周知，檔案管理工作是文書工作的重點，但實際上，檔案管理工作遠沒有得到人們應有的重視，很多事業單位的文書檔案以及城市發展的文書檔案等都沒有得到很好的管理，甚至被人們忘卻。人們對檔案管理工作的不重視，阻礙了檔案管理工作的進步，加上檔案管理工作者的素質不高，缺乏系統的檔案管理的系統知識，檔案管理工作也沒有形成一套科學的管理系統，這些都使我國檔案管理工作的現狀不容樂觀。
3.2檔案管理機制不合理
目前，我國的檔案管理制度大多還是采用以往的檔案管理制度，但是隨著社會的進步，時代的發展以及科學技術的發展等，傳統的檔案管理制度已經不能夠適應現代化的檔案管理工作，檔案管理機制不合理、不完善，因此，繼續推行以往的檔案管理制度并不能夠達到很好的檔案管理效果。加上目前我國檔案管理組織機制匱乏以及檔案管理人才素質不高，缺乏創新精神等，導致我國檔案管理機制無法與時俱進。
3.3檔案管理工作管理水平不高
隨著時代的發展以及社會的進步，科學技術革新正在逐漸影響與改變著人們的生活和生產方式，電子計算機技術和網絡信息化技術已經普遍應用到各行各業中，極大地提高了生產效率，減輕了人們的工作壓力。電子計算機技術和網絡信息化技術同樣也可以在檔案管理工作中得到使用與推廣，但是我國的檔案管理工作并沒有與時俱進，也沒有借助先進的科學技術來提升檔案管理工作水平，因此目前，我國的檔案管理工作管理水平還處于一個較低的水平，有待提升。
3.4是檔案管理的管理者素質不高
檔案管理工作人員是檔案管理工作的關鍵，一個合格的檔案管理工作者不僅需要具備良好的文書管理知識，還需要擁有必要的文書歸檔的經驗，但是目前，我國檔案管理人員的素質普遍較低，很多管理人員并沒有經受過專業的培訓，也缺乏良好的職業修養，在工作中有玩忽職守的現象，同時，由于我國對檔案管理工作的重視程度不高，導致檔案管理人員隊伍的整體素質難以提升。
4.檔案管理工作的創新
4.1借助高科技的手段使檔案管理工作與時俱進
我國檔案管理工作應當與時俱進，善于利用先進的信息技術成果和計算機技術來提升檔案管理工作水平。創新案管理工作要更新文檔案管理的設備，配備高科技設備，提供信息技術的支持，不斷實現檔案管理的智能化。同時要進行軟件技術的更新，購買一些必要的文書檔案管理軟件，使文書檔案管理工作更加高效化與便捷化。
4.2管理高素質的檔案管理人才
管理人員隊伍建設是提高檔案管理工作水平的有效措施，因此要加強對檔案管理人員的培訓，通過開展定期培訓，不斷提高管理人員的素質以及進行知識的更新。國家要不斷重視檔案管理工作，提高文書檔案管理人員的招聘標準，以選拔高素質的文書檔案管理人員，防止一些人濫竽充數。同時，檔案管理人員也要在實際工作中不斷積累經驗，牢牢把握時代的變化進行知識更新以及能力提高。
4.3管理機制的創新
隨著時代的發展，一些傳統的，與當前檔案管理工作不相適應的文書檔案管理的機制應當予以變革，在充分研究文書檔案管理的機制問題的基礎上，結合時代的發展需要進行創新。進行管理機制創新時需要向一些專家學者進行咨詢，綜合它們的意見進行機制創新，使管理機制逐步科學化。
[關鍵詞]文書檔案管理；辦公自動化；問題；應用策略
中圖分類號：S182文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當前，信息技術的大范圍應用使人們的生活習慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現實基礎。傳統紙質文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動化應用到文書檔案管理工作中。然而，在實際的應用過程中還存在著諸多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平。
1辦公自動化在文書檔案管理中應用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統的文書檔案管理的過程中，檔案資料的收集、整理與儲存都是由人工進行操作的，這樣不僅效率低，同時還會造成大量的人力、物力與財力的浪費，使檔案管理服務與人們的實際需要存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動文書檔案的標準化與規范化進程
將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以推動文書檔案的標準化與規范化進程。文本歸檔工程主要包括兩個方面的內容：第一是歸檔工作以紙質文檔為對象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對象。利用網絡對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環節都進行規范，并對管理權限與具體內容加以解釋說明，這些內容規范和權限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現實基礎，還給文書檔案管理工作提供了管理依據。
1.3節省了存儲空間
在傳統的文書檔案管理中，一般都會占用大量的空間進行存儲，而將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以大大節省存儲空間。在自動化的發展環境下，相關設備得到了進一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現在大家面前，這就會大大節省檔案的存儲空間。在今后的發展過程中，電子檔案的數量會變得越來越多，因此在查詢的過程中也需要采用電子化的方式進行，相信在不久的將來，辦公自動化將會得到進一步的普及，更好的為社會發展做出貢獻。
2文書檔案管理中辦公自動化應用所面臨的問題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對于電子檔案管理來說，由于其是一種動態的管理方式，它具有開放性與共享性的特點，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現為如下幾點：第一，雖然電子檔案在處理過程中會使用偽造技術，但在原文件上處理會導致文件內容發生一定的變化，其痕跡不會得到保障；第二，文書檔案在傳輸的過程中會根據需要進行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進行修改，這就使得文書檔案資料無法保持最初的形態；第三，隨著近年來網絡黑客、竊密技術的不斷發展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術性與專業性，所以其對檔案管理人員的要求也比較高。對于檔案管理人員來說，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應的計算機操作技術，能夠靈活運用檔案的信息管理軟件。然而，從當前情況來看，雖然文書檔案管理人員大多數都掌握了先進的檔案管理技術，但信息處理技術操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動化的處理過程中缺乏專業復合型人才，對文書檔案管理工作的開展勢必會造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動化應用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要采取相應的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉變為圖像性質的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；第三，將電子文件進行備份與驗證，以避免電子文件的丟失與失真。對于需要進行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實現辦公自動化內部網絡和外網的隔離，保證辦公自動化網絡的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質。首先，改善硬件環境，加大硬件建設與投入的力度。只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能對這些設備了解、學習直至熟練運用，達到增強業務技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分；最后，促進檔案部門間與區域間的相互交流與合作，不斷擴大自身的交際面。通過進行經常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經驗與方法，通過利用網絡與現代通訊技術，來對檔案管理人員的信息源進行擴充，培養其創新思維。
3.3將文書檔案管理技術操作標準統一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應用價值得到最大程度的發揮，應當準確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學化分析的基礎上，對辦公自動化軟件加以優化利用，統一文書檔案管理技術操作標準，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動化應用到文書檔案中，應當確保其具有強大的系統功能，并要對相關技術參數進行規范，使文書檔案管理的數據轉化與數據接口具有一定的標準性與可靠性，從而促進電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結束語
綜上所述，在文書檔案管理中應用辦公自動化具有諸多的優勢，為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質，將文書檔案管理技術操作標準統一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動化應用水平。
作者：張曉霞
參考文獻
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