時(shí)間：2023-05-30 09:35:29
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的原則，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度 民營(yíng)企業(yè) 機(jī)械企業(yè) 檔案管理
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息化的發(fā)展，檔案的管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的手工管理變?yōu)榱爽F(xiàn)代的以信息化為手段的面向內(nèi)容的全方位的檔案管理理念。在這樣的趨勢(shì)下，現(xiàn)代企業(yè)也就必須要面對(duì)全新的企業(yè)管理里面來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行一定的改革。只有使用新的管理模式以及工作的方式才能有效的推動(dòng)檔案管理的科學(xué)發(fā)展。使之形成與現(xiàn)行的企業(yè)制度下相互適應(yīng)的檔案管理模式以及制度體系。這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)有效的管理平臺(tái)以及科學(xué)的管理隊(duì)伍的建設(shè)。進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)使檔案的管理工作從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代化。本文將針對(duì)民營(yíng)機(jī)械企業(yè)的檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)制度下所存在的問(wèn)題進(jìn)行一定的探討和分析。
一、 民營(yíng)機(jī)械企業(yè)檔案管理的原則
1、靈活的原則
民營(yíng)企業(yè)的根本的目的和利益所在就是為了能夠在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益，所以檔案管理的工作就必須遵照這樣的根本目的，在目的的引導(dǎo)下開(kāi)展為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的服務(wù)性工作。對(duì)于檔案管理的工作就是為了能夠方便那些高層的管理人員對(duì)已有的信息的查找和利用，若在檔案中存在很多的不適用和僵化的信息將直接的影響到企業(yè)管理者的決策問(wèn)題。
2、信息的真實(shí)性原則
信息的真實(shí)性的原則取決于檔案信息的管理是企業(yè)進(jìn)行決策的依據(jù)所在。只有那些真實(shí)正確的信息才是管理者做出科學(xué)的決策的前提。所以，保證信息資料的真實(shí)性是企業(yè)的社會(huì)責(zé)任所在。在檔案中如果有很多的虛假的信息，不僅僅會(huì)對(duì)企業(yè)的決策方向產(chǎn)生很大的影響，還會(huì)對(duì)企業(yè)的社會(huì)形象有很大的影響。
3、信息全面性的原則
信息的包含范圍是企業(yè)的檔案管理中必須要面對(duì)的問(wèn)題。如何處理好企業(yè)的信息的范圍也是一個(gè)企業(yè)的檔案管理水平的體現(xiàn)所在。這里所說(shuō)的企業(yè)檔案信息的全面性，并不是說(shuō)企業(yè)的檔案管理過(guò)程中必須要有那些與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不相關(guān)的信息。企業(yè)的檔案管理的打發(fā)我內(nèi)上的全面指的是企業(yè)的檔案管理要能夠提供企業(yè)的各個(gè)部門所需要的信息。對(duì)于對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及決策有幫助和參考價(jià)值的信息要做到及時(shí)的更新。這就需要企業(yè)的檔案管理人員對(duì)企業(yè)的所在行業(yè)有很好的了解以及扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)。
二、 民營(yíng)機(jī)械企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
1、檔案管理的意識(shí)問(wèn)題
一般的民營(yíng)企業(yè)的企業(yè)規(guī)模是相對(duì)比較小的，所以檔案管理的工作一般是不被重視的，很多的企業(yè)認(rèn)為檔案管理只是對(duì)企業(yè)的資源以及時(shí)間的浪費(fèi)。現(xiàn)在中國(guó)的社會(huì)管理環(huán)境中，很多的管理層對(duì)企業(yè)的檔案管理工作不夠重視，是企業(yè)檔案管理存在的根本問(wèn)題所在。并且由于民營(yíng)企業(yè)的工作人員的流動(dòng)性相對(duì)比較大，客戶的穩(wěn)定性也不夠強(qiáng)。所以很多的企業(yè)管理者認(rèn)為檔案的信息是不重要的。同時(shí)，檔案管理的本身問(wèn)題也是企業(yè)的檔案管理不被重視的一個(gè)重要的原因，由于企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)的本身所涉及到的經(jīng)營(yíng)范圍的資料的整合和保存工作，所以在平時(shí)企業(yè)的檔案管理工作很少能夠發(fā)揮出其根本的作用，只有在很長(zhǎng)的時(shí)間之后企業(yè)的檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)才能夠得到有效的體現(xiàn)。
2、企業(yè)的檔案管理方式相對(duì)單一
雖然很多的民營(yíng)企業(yè)開(kāi)始了企業(yè)的檔案管理的工作，但是很多的企業(yè)的管理模式上，還存在一個(gè)不科學(xué)的問(wèn)題，很多的民營(yíng)企業(yè)為了在管理中能夠節(jié)約成本，或者是受到了企業(yè)的本身經(jīng)濟(jì)條件的限制，在企業(yè)的檔案管理中沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備以及人才，這就存在檔案管理的手段上存在很多的問(wèn)題，紙質(zhì)的資料還是檔案管理的一個(gè)重要的方式，一般都是人工的填寫的模式，使得企業(yè)的檔案在后期的使用中面臨著比較大的困難。
3、企業(yè)的檔案管理工作缺乏正確的企業(yè)檔案主體認(rèn)識(shí)
在很多的機(jī)械企業(yè)的檔案管理的認(rèn)知水平上存在著一定的誤差，很多的檔案管理企業(yè)錯(cuò)誤的將傳統(tǒng)的人事檔案管理當(dāng)做企業(yè)的檔案管理的全部，也就是可以說(shuō)現(xiàn)在的很多的企業(yè)的檔案管理工作者對(duì)于其工作的范圍還沒(méi)有一個(gè)很明確的界定。或者是很多的人雖然認(rèn)識(shí)到了檔案的管理工作不僅僅是傳統(tǒng)的人事檔案的管理工作，但是實(shí)際的工作中還是以人事檔案的管理工作作為重點(diǎn)。因此，企業(yè)的很多的珍貴的資料就在這樣的過(guò)程中流失掉了。所以，對(duì)于企業(yè)檔案管理的主體上的認(rèn)識(shí)需要我們對(duì)于企業(yè)的檔案管理的工作進(jìn)行全方位的改革，改變傳統(tǒng)的檔案管理的意識(shí)，只有這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
三、民營(yíng)機(jī)械企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化
1、引起企業(yè)足夠的重視
政府部門要在企業(yè)的檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮出本身應(yīng)有的作用，要梳理企業(yè)的哪敢管理的危機(jī)意識(shí)，促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理的工作進(jìn)入正軌。加大檔案管理的宣傳力度提醒企業(yè)提高檔案管理的意識(shí)，樹(shù)立成功企業(yè)的典型也是一個(gè)相對(duì)比較好的模式。只要企業(yè)嘗到了企業(yè)的檔案管理的甜頭之后，企業(yè)才會(huì)有熱情建立起檔案管理新模式的愿望。
2、運(yùn)用現(xiàn)代化的機(jī)械管理設(shè)備
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了現(xiàn)代化的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)重要的工具，現(xiàn)代化的民營(yíng)企業(yè)的檔案管理也應(yīng)該脫離傳統(tǒng)的以人為主要的管理工具的模式，擺脫對(duì)人的依賴。而對(duì)信息化技術(shù)的依賴是檔案管理的一個(gè)必經(jīng)之路。在民營(yíng)企業(yè)中有必要購(gòu)入現(xiàn)代化的檔案管設(shè)備以增強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的可靠性以及資料的實(shí)用性。
3、優(yōu)化檔案管理模式
對(duì)于不同的企業(yè)，檔案管理的模式可以是不同的，很多大型民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)集中統(tǒng)一的管理模式來(lái)進(jìn)行檔案的管理，這樣的管理模式不僅僅管理的標(biāo)準(zhǔn)高，而且要求相對(duì)比較嚴(yán)格，使得檔案管理的體系更加的科學(xué)完善，這就能夠促進(jìn)檔案管理工作能夠更好的為了企業(yè)本身做出決策上的服務(wù)。中小型的民營(yíng)企業(yè)可以采取分散管理的模式，正確的對(duì)待自身的情況來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。這就可以使得檔案管理的過(guò)程不僅僅能夠滿足信息化的過(guò)程，而且還可以在檔案管理的過(guò)程中逐漸的滿足系統(tǒng)化的要求，逐步的建立起一個(gè)比較系統(tǒng)完善的檔案管理體系。
參考文獻(xiàn)：
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一、醫(yī)院綜合檔案管理存在的問(wèn)題
（一）缺乏對(duì)綜合檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
人們對(duì)事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知有利于促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)勢(shì)必會(huì)成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)部分醫(yī)院對(duì)綜合檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過(guò)程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財(cái)，是盲目追新的項(xiàng)目，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為數(shù)字化開(kāi)發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會(huì)出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識(shí)到自己在綜合檔案管理中的社會(huì)職責(zé)，尚未意識(shí)到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對(duì)綜合檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)，再加之缺乏具體經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致多種管理行為問(wèn)題的出現(xiàn)。
（二）檔案管理制度不完善
目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細(xì)化、可操作性的管理制度，不同部門對(duì)自身的檔案管理職能認(rèn)識(shí)不到位，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集范圍，導(dǎo)致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復(fù)合型人才的支持，但目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識(shí)與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。
（三）電子檔案不完善
現(xiàn)階段，我國(guó)部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)部分信息無(wú)法被讀取等多種問(wèn)題。部分單位尚未對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索，沒(méi)有按照要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，兩者之間無(wú)法做到一一對(duì)應(yīng)，這勢(shì)必會(huì)影響到對(duì)醫(yī)院檔案的利用。
二、醫(yī)院綜合檔案管理問(wèn)題的解決策略
（一）提高檔案管理意識(shí)
提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，加快標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)力度，并積極與國(guó)際社會(huì)接軌。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)通過(guò)會(huì)議、宣傳、活動(dòng)等方式，全面提升醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到自己的任務(wù)與職責(zé)，更好地促進(jìn)綜合檔案管理工作的開(kāi)展。另外，還應(yīng)完善檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務(wù)人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動(dòng)性與積極性。
（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際以及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計(jì)劃，進(jìn)一步明確不同職能部門的權(quán)限、職責(zé)以及檔案管理流程，進(jìn)而使得各項(xiàng)檔案管理工作的開(kāi)展有章可循。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案工作手冊(cè)的編制，針對(duì)性細(xì)分不同檔案的目錄標(biāo)準(zhǔn)、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實(shí)性的基礎(chǔ)上，方便對(duì)檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設(shè)過(guò)程中，必須遵循一定原則。具體來(lái)說(shuō)：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實(shí)事求是原則。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程中，不同部門必須結(jié)合自身實(shí)際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅(jiān)持利益平衡原則，對(duì)不同檔案的信息權(quán)利進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點(diǎn)，進(jìn)而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)遵循公開(kāi)、民主、科學(xué)的原則，積極征詢社會(huì)各界意見(jiàn)，增強(qiáng)信息立法的公開(kāi)性與透明度。
（三）加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度
對(duì)于綜合檔案管理發(fā)展來(lái)說(shuō)，電子文件信息管理平臺(tái)是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強(qiáng)電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支撐。各級(jí)檔案部門必須積極參與到管理平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中來(lái)，積極提出自己的意見(jiàn)，加強(qiáng)與技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺(tái)功能的合理性與效率。
在信息化高度發(fā)展的今天，我們必須加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度，強(qiáng)化電子檔案原始記錄性。具體來(lái)說(shuō)，可從如下方面入手：第一，嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案管理規(guī)范等國(guó)家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)禁越權(quán)操作，進(jìn)一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，及時(shí)查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計(jì)算機(jī)庫(kù)房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護(hù)套中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場(chǎng)等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價(jià)值。在日常檔案管理工作中，必須嚴(yán)抓這一工作并形成長(zhǎng)效運(yùn)行機(jī)制。
[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資
[作者簡(jiǎn)介] 徐禮祥，中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對(duì)于促進(jìn)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來(lái)我國(guó)加大了對(duì)固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案管理要求越來(lái)越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，沒(méi)有經(jīng)過(guò)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時(shí)由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對(duì)項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個(gè)項(xiàng)目管理的生命周期，對(duì)于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。
一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義
項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對(duì)歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。
（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量
項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒(méi)有足夠重視。同時(shí)，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒(méi)有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對(duì)項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問(wèn)題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。
（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個(gè)階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長(zhǎng)，短則2～3年，長(zhǎng)則5～6年。這些特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過(guò)被動(dòng)地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過(guò)全程管理原則，檔案工作人員明確每個(gè)階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時(shí)積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。
（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個(gè)單位對(duì)項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒(méi)有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問(wèn)題只有通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對(duì)規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。
（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用
項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始參加項(xiàng)目管理，并通過(guò)檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個(gè)項(xiàng)目組的檔案意識(shí)。項(xiàng)目組檔案意識(shí)的提高，對(duì)項(xiàng)目檔案價(jià)值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開(kāi)發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專業(yè)意識(shí)，有利于檔案工作人員主動(dòng)提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。
二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用
全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過(guò)前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來(lái)貫徹執(zhí)行全程管理原則。
（一）通過(guò)前端控制貫徹全程管理原則
檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評(píng)估、可行性研究和上報(bào)審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒(méi)有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒(méi)有及時(shí)得到檔案部門指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開(kāi)工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)能力。
（二）通過(guò)合同管理貫徹全程管理原則
通過(guò)合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢(shì)。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。”將項(xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時(shí)，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時(shí)間，明確各方責(zé)任，必要時(shí)建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。
（三）通過(guò)檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則
項(xiàng)目檔案管理制度對(duì)于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過(guò)項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識(shí)融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段和每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中，就會(huì)主動(dòng)按照要求進(jìn)行檔案管理工作。
有的單位沒(méi)有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒(méi)有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，針對(duì)不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案全程管理原則。
（四）通過(guò)檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則
項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，往往只能被動(dòng)接收項(xiàng)目檔案，對(duì)所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識(shí)和檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過(guò)在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)兼職檔案員可以彌補(bǔ)專職檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過(guò)專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。
三、結(jié) 語(yǔ)
檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個(gè)項(xiàng)目建成后留下兩個(gè)有形的東西，一個(gè)是工程實(shí)體，另一個(gè)就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個(gè)有機(jī)整體。通過(guò)全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值。
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關(guān)健詞：城建檔案；知識(shí)管理；創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
0、前言
在改革開(kāi)放和社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的新形勢(shì)下，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進(jìn)一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對(duì)城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，城建檔案館如何適應(yīng)社會(huì)需求，開(kāi)拓創(chuàng)新，是擺在我們面前的首要任務(wù)。
一．知識(shí)管理理念對(duì)城建檔案管理的創(chuàng)新
知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)催生的一種全新的管理理念與管理方法,應(yīng)用的領(lǐng)域十分廣泛,知識(shí)管理的理論、實(shí)踐與城建檔案工作更有密不可分的關(guān)系。雖然知識(shí)管理首先是在企業(yè)管理中得到推崇和實(shí)行,但作為融合多種學(xué)科成果、富有前瞻性的學(xué)科理論,其影響已快滲透到社會(huì)的各個(gè)層面。城建檔案工作承擔(dān)著保存城市珍貴記憶、促進(jìn)城市信息資源的合理利用、促進(jìn)城市可持續(xù)發(fā)展的重要使命。因此,城建檔案工作要對(duì)知識(shí)管理理論有清晰的認(rèn)識(shí),將這種全新的理念融入其工作領(lǐng)域,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值,為城市發(fā)展發(fā)揮更大的作用。
二、知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理的理論創(chuàng)新
隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息超載的涌現(xiàn),知識(shí)管理必將滲透到社會(huì)的各個(gè)層面。檔案管理作為知識(shí)管理的重要組成部分,只有正面迎接知識(shí)變革所帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn),才能擺脫固步自封的局面,真正實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2.1城建檔案管理原則的創(chuàng)新
無(wú)論是國(guó)家、社會(huì),還是個(gè)人都要遵循一定的原則,遵守特定的規(guī)矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產(chǎn)生,其管理過(guò)程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認(rèn)可的或者固化的原則只有跟上時(shí)代的步伐、及時(shí)創(chuàng)新、查缺補(bǔ)漏才會(huì)不被社會(huì)所淘汰。①幵放性原則。要建立一個(gè)開(kāi)放的城市建設(shè)檔案的知識(shí)管理平臺(tái),讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識(shí)添加到城建檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的平臺(tái)中去,與此同時(shí)城建檔案管理系統(tǒng)也可以吸收、利用外部的知識(shí)資源來(lái)豐富城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)庫(kù)。②發(fā)掘性原則。城市建設(shè)檔案信息管理者應(yīng)該意識(shí)到知識(shí)管理在城建檔案信息管理系統(tǒng)的產(chǎn)品以及其服務(wù)的價(jià)值創(chuàng)造中所發(fā)揮的關(guān)鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關(guān)知識(shí)的價(jià)值,并挖掘出來(lái)更多有用的價(jià)值。
③激勵(lì)性原則。城市建設(shè)檔案管通過(guò)建立包括知識(shí)運(yùn)行機(jī)制、績(jī)效機(jī)制及獎(jiǎng)懲機(jī)制等知識(shí)管理激勵(lì)系統(tǒng),對(duì)不同類型、不同層次的檔案管理人員實(shí)行不同的激勵(lì)方式和激勵(lì)策略。從而進(jìn)一步提高城建管理工作的水平。
④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設(shè)相關(guān)知識(shí)的過(guò)程中也能更進(jìn)一步深化自己的知識(shí),獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識(shí)。
2.2城建檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新
知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新即是對(duì)城建檔案知識(shí)的管理理念的創(chuàng)新、對(duì)城建檔案知識(shí)的獲取途徑的創(chuàng)新、對(duì)城建檔案知識(shí)的共享途徑的創(chuàng)新等。深入到知識(shí)管理領(lǐng)域的城建檔案管理內(nèi)容會(huì)更加豐富。
①知識(shí)創(chuàng)新管理
知識(shí)創(chuàng)新管理是對(duì)人及信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的一個(gè)過(guò)程?。其目的是要尋找人的知識(shí)創(chuàng)新能力與信息處理能力的最好組合,以實(shí)現(xiàn)在管理過(guò)程中最大程度地傳播和共享知識(shí)及信息;提高組織創(chuàng)新及應(yīng)變的能力,實(shí)現(xiàn)組織的發(fā)展策略。
知識(shí)創(chuàng)新管理主要在以下幾個(gè)方面:①城建檔案知識(shí)的規(guī)劃組織以及與城市建設(shè)有關(guān)的知識(shí)管理政策的制定;②有關(guān)城市建設(shè)的知識(shí)資源的識(shí)別、審核、信息資源體系的構(gòu)建和城建檔案信息系統(tǒng)的維護(hù);③城建檔案知識(shí)資源的幵發(fā)及創(chuàng)新,包括城建檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)和城建檔案知識(shí)資源的潛在價(jià)值的開(kāi)發(fā);④城建檔案知識(shí)管理成果評(píng)價(jià),即城建檔案知識(shí)信息管理系統(tǒng)的評(píng)價(jià)和知識(shí)信息服務(wù)體系的評(píng)價(jià)。
②知識(shí)服務(wù)管理創(chuàng)新
城建檔案管理在知識(shí)服務(wù)管理方面的創(chuàng)新主要是通過(guò)信息技術(shù)幵發(fā)使資源數(shù)字化和服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化;各種資源的構(gòu)建使內(nèi)容創(chuàng)新化;專業(yè)知識(shí)學(xué)科的拓展及對(duì)信息資源的廣泛了解使服務(wù)手段智能化;對(duì)不同對(duì)象的深層次了解使服務(wù)對(duì)象個(gè)性化。知識(shí)服務(wù)管理的創(chuàng)新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識(shí)服務(wù)的內(nèi)涵及本質(zhì),從而實(shí)現(xiàn)城建檔案管理由一般傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)向知識(shí)型、先進(jìn)性。
③人力資本管理創(chuàng)新
人力資本管理建立在人力資源管理的基礎(chǔ)之上,將部門中的人作為資本來(lái)進(jìn)行投資與管理,并根據(jù)不斷變化的人力資本市場(chǎng)情況和投資收益率等信息,及時(shí)調(diào)整管理措施,從而獲得長(zhǎng)期的價(jià)值回報(bào)。現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人力資本管理體系的要求能提供最新發(fā)展的趨勢(shì)和解決問(wèn)題的最新方法方面的信息。
知識(shí)管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業(yè)價(jià)值最大化的基礎(chǔ)上的。人力資本管理更關(guān)注人員的可持續(xù)發(fā)展。其可以通過(guò)培訓(xùn)及激勵(lì)等多種方法來(lái)提高他們的價(jià)值。
城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運(yùn)用招聘的內(nèi)涵,如發(fā)掘人員的增值潛力和附加值;進(jìn)行適合的教育培訓(xùn),提高必要專業(yè)的知識(shí)技能,使其有更好的創(chuàng)造能力;通過(guò)績(jī)效指標(biāo)和考核的管理方式進(jìn)行定期的分析來(lái)不斷調(diào)整人力資本的投資策略。
④知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理創(chuàng)新
隨著無(wú)紙化辦公設(shè)計(jì)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的普遍應(yīng)用,城建檔案的記錄、存儲(chǔ)和利用方式有了很大的改變。當(dāng)前的城建檔案管理日益趨向數(shù)字化管理。城建檔案館在應(yīng)用數(shù)字化檔案時(shí),需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行科學(xué)管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強(qiáng)各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時(shí),們城建檔案工作者在建設(shè)數(shù)字檔案館的同時(shí),積極應(yīng)用知識(shí)管理參城建檔案知識(shí)的產(chǎn)權(quán)的管理,建立新型的城建檔案信息體系。
2.3城建檔案管理職能的創(chuàng)新
城建檔案的管理職能不僅包括對(duì)城建檔案實(shí)體進(jìn)行的一系列管理活動(dòng),而且還包括行政管理職能。對(duì)于城建檔案的管理職能的創(chuàng)新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。
①城建檔案管理的內(nèi)、外化
所謂城建檔案管理的內(nèi)化是指城市建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)高層利用一切可能的資源及機(jī)會(huì)推廣知識(shí)管理的機(jī)制所在,使城建檔案建設(shè)內(nèi)化?。通過(guò)向城建檔案管理人員闡明知識(shí)管理對(duì)城市建設(shè)檔案管理組織及個(gè)人的價(jià)值,使得參與城市建設(shè)管理的人員認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理對(duì)組織及他們個(gè)人的發(fā)展的幫助,從而產(chǎn)生運(yùn)用知識(shí)管理與傳統(tǒng)的城建檔案管理相結(jié)合的理念。這樣才能提升城市建設(shè)檔案管理工作,知識(shí)管理內(nèi)化為城建檔案管理知識(shí)。城建檔案管理知識(shí)的內(nèi)化包括對(duì)城市建設(shè)相關(guān)學(xué)習(xí)的輸入、整合、分析及存儲(chǔ)。
城建檔案管理知識(shí)的外化是指內(nèi)化的知識(shí)信息的應(yīng)用,并與外部知識(shí)整合的過(guò)程氣包括城市建設(shè)相關(guān)知識(shí)的傳播、應(yīng)用到實(shí)際的城市建設(shè)中。實(shí)質(zhì)就是一個(gè)知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)資本產(chǎn)出的過(guò)程。城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)外化包括內(nèi)部的知識(shí)外化和外部的知識(shí)外化,即內(nèi)部知識(shí)整合與外部知識(shí)整合。
②城建檔案管理媒介
媒介就是把與某一研究領(lǐng)域相關(guān)的人和知識(shí)聯(lián)系起來(lái),通過(guò)群件、內(nèi)部網(wǎng)、工作流和文件管理系統(tǒng)進(jìn)行明確、固定的知識(shí)匹配和傳送氣現(xiàn)階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現(xiàn)了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應(yīng)城建檔案管理系統(tǒng)的體制改革等一系列問(wèn)題。這就要求采用電子化及網(wǎng)絡(luò)媒介等手段實(shí)現(xiàn)對(duì)城市建設(shè)檔案資源的管理,為社會(huì)提供實(shí)用的城市建設(shè)檔案資源信息査閱及咨詢服務(wù),同時(shí)也可以通過(guò)媒介收集社會(huì)公眾提供的最新的城市建設(shè)資源和信息,從而達(dá)到城建檔案管理職能的創(chuàng)新,有傳統(tǒng)的比較單一的職能發(fā)展成互動(dòng)互利的管理系統(tǒng)。
③城建檔案知識(shí)共享
城建檔案信息管理系統(tǒng)有城市建設(shè)檔案及信息的累積延續(xù)性較強(qiáng)、相應(yīng)的前置性強(qiáng)、內(nèi)容和數(shù)據(jù)龐大、專業(yè)技術(shù)性高及可利用性強(qiáng),利用率高等特點(diǎn)?。而現(xiàn)階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢和利用及管理維護(hù),違背了城市建設(shè)檔案集中保存管理的原則;此外,各個(gè)城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導(dǎo)致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無(wú)法查詢、利用效率低下。
所以,要發(fā)展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會(huì)之間的信息資源的共享。在城市建設(shè)系統(tǒng)檔案信息分類的基礎(chǔ)上,建立起涵蓋城建系統(tǒng)全部信息流和檔案類別的數(shù)字化框架,通過(guò)整合資源、幵放信息及查詢等途徑,把城市建設(shè)檔案和信息資源結(jié)合從而達(dá)到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。
三、知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理的實(shí)踐創(chuàng)新
知識(shí)管理由于其含義的針對(duì)性和適用的廣泛性,可以促進(jìn)城建檔案管理工作各個(gè)方面的完善。本文著眼于知識(shí)管理對(duì)城建檔案工作的技術(shù)層面的應(yīng)用,即構(gòu)建“城建檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)、建立“城市建設(shè)博物館”、挖掘城建檔案“隱性知識(shí)”及其檔案化、建設(shè)城建檔案工作效益“知識(shí)管理評(píng)價(jià)體系”等。
關(guān)鍵詞：檔案管理；知識(shí)管理；體系構(gòu)建
文章編號(hào)：ISSN2095-6711/Z01-2016-02-0087
一、引言
時(shí)代和檔案是息息相關(guān)的,時(shí)代和環(huán)境的變化是在對(duì)檔案管理研究時(shí)應(yīng)首先考慮到的。除此之外還有面對(duì)新的形勢(shì)下發(fā)展的需要怎樣去與之適應(yīng)，從而發(fā)展檔案管理，將其的作用完全發(fā)揮出來(lái)。
二、構(gòu)建知識(shí)管理型檔案管理體系的重要性
現(xiàn)今，時(shí)代在進(jìn)步，知識(shí)變得更加的重要，在生活工作中，其重要性不言而喻。知識(shí)管理的核心為知識(shí)，對(duì)人的潛能的開(kāi)發(fā)和利益為其重點(diǎn)，以知識(shí)為助力，增值知識(shí)以及創(chuàng)新。所以，知識(shí)管理在國(guó)內(nèi)被許多單位作為一種主要的策略，以此來(lái)將核心競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品價(jià)值提高，從而占取更多的市場(chǎng)份額。但是，在知識(shí)管理的運(yùn)用上，幾乎所有的單位都是處于一個(gè)外在的狀態(tài),沒(méi)有在內(nèi)部進(jìn)行應(yīng)用，尤其是在檔案上的應(yīng)用，這是不利于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的。就單位來(lái)講，各單位在對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行決策時(shí)，檔案是其主要的依據(jù)，同時(shí)也是單位取得信譽(yù)和市場(chǎng)的前提，在組織機(jī)構(gòu)的有序運(yùn)作和健康發(fā)展上，科學(xué)合理、可行、有效的檔案管理能夠起到很大的積極作用。但是，不管是內(nèi)部還是外部，環(huán)境都是在變化的，傳統(tǒng)的檔案沒(méi)有現(xiàn)今的理念為指導(dǎo)，在單位進(jìn)行裁減時(shí)，其首當(dāng)其沖。時(shí)代在變化，應(yīng)當(dāng)將其優(yōu)化，在檔案管理的實(shí)踐中融入先進(jìn)的管理理念，將其不斷完善，把它的價(jià)值給顯現(xiàn)出來(lái)，讓其走出困境。由此可以看出，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來(lái)的今天，構(gòu)建知識(shí)管理型檔案管理體系對(duì)推動(dòng)單位發(fā)展有很大的意義。首先，通過(guò)構(gòu)建知識(shí)管理型檔案，利于借鑒先進(jìn)的知識(shí)管理理念等，進(jìn)一步將檔案管理模式完善，打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，利于實(shí)現(xiàn)高效高質(zhì)的檔案管理；其次，就單位檔案管理工作擺脫當(dāng)前的困境而言，建立管理模式也是十分有利的，這樣可以充分發(fā)揮出檔案的知識(shí)資源的優(yōu)勢(shì)，有助于單位達(dá)成其發(fā)展目標(biāo)。
三、對(duì)知識(shí)管理型檔案管理體系的建立和使用
1.以知識(shí)管理型檔案管理體系的總體框架作為基礎(chǔ)
知識(shí)管理型的檔案管理體系在總體的框架下，能夠?qū)⑵淇闯墒且环N管理的方式或者是一種管理的思想，而它最大同時(shí)也是最重要的一個(gè)作用就是有效對(duì)單位檔案進(jìn)行管理，將檔案的發(fā)展動(dòng)力給激發(fā)出來(lái)。并且通過(guò)這個(gè)在單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)活動(dòng)當(dāng)中帶入檔案的積極影響作用，進(jìn)而讓單位的發(fā)展能夠更加穩(wěn)定以及健康。知識(shí)管理型管理檔案體系有三部分構(gòu)成：管理機(jī)制、管理體制以及管理流程。管理體制中主要有組織結(jié)構(gòu)、管理制度與文化理念，管理機(jī)制起支持作用；管理機(jī)制中有運(yùn)行機(jī)制和監(jiān)控機(jī)制，監(jiān)控機(jī)制起到的是監(jiān)督控制的作用，運(yùn)行機(jī)制的作用是對(duì)管理實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)；管理流程主要有收集、整理、檢索、鑒定與服務(wù)，這些能讓組織的績(jī)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)更加的有保障。
2.管理體系建立的原則
（1）實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的原則。檔案產(chǎn)生的直接效益微乎其微，應(yīng)表現(xiàn)出它的隱形價(jià)值，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是利用檔案管理的積極作用，讓單位進(jìn)一步的完成各項(xiàng)生產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)單位的總體績(jī)效目標(biāo)。（2）系統(tǒng)集成原則。知識(shí)管理是屬于理念也是方法,它應(yīng)用在檔案管理實(shí)踐中，借助點(diǎn)為兩者的耦合關(guān)系，從而將系統(tǒng)的運(yùn)作體系建立好，從而協(xié)調(diào)統(tǒng)一好管理體制、機(jī)制和流程，讓單位檔案管理工作面向一個(gè)新的發(fā)展方向，為企業(yè)獻(xiàn)出自己的力量。（3）資源整合原則。在最終的目標(biāo)上，檔案管理對(duì)單位內(nèi)部的各種檔案進(jìn)行有效的管理，讓所有重要資源都能夠得到有效的整合，使之受益到單位的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，現(xiàn)今的觀念為大檔案，因此，更加要將實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和轉(zhuǎn)化檔案知識(shí)資源作為基礎(chǔ)，這樣才能夠使其為單位發(fā)揮它應(yīng)有的作用，同時(shí)也能讓其穩(wěn)步的發(fā)展。（4）管理體系的應(yīng)用。檔案管理在以知識(shí)為基點(diǎn)上建立完成之后，在具體的應(yīng)用實(shí)施管理體系中，將其和之前的進(jìn)行比較，就會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多的完善地方。①細(xì)化了保管過(guò)程。在運(yùn)用知識(shí)管理在檔案管理中，能細(xì)致化檔案保管工作，進(jìn)而能夠很好地解決一些發(fā)生在傳統(tǒng)檔案管理中的不同問(wèn)題，能將檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用效率大程度的提高。②有序開(kāi)展檔案管理。檔案管理中運(yùn)用知識(shí)管理，能夠讓其出現(xiàn)一些之前沒(méi)有的變化，使得檔案管理工作的效率以及質(zhì)量有著很明顯的提高，這樣的話，會(huì)使得檔案能夠更加的有序，從而也能夠充分體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值和作用。③能夠進(jìn)一步的拓寬檔案管理的領(lǐng)域。就單位的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而言，知識(shí)通過(guò)知識(shí)管理能夠直接用于這些生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中。這也就意味著，檔案管理體系基于知識(shí)管理的上，能夠拓寬其活動(dòng)的領(lǐng)域，因此檔案就可和組織的發(fā)展戰(zhàn)略及經(jīng)營(yíng)的決策進(jìn)行結(jié)合。進(jìn)而不斷的成為在單位日常工作的重要組成部分。總體而言，檔案管理工作的特點(diǎn)就是復(fù)雜性和系統(tǒng)性比較的強(qiáng)，但是，人們會(huì)常常忽視檔案管理的地位和作用。信息資源的重要性隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)變得更加突出，知識(shí)是信息的表現(xiàn)形式之一，人們也愈加的關(guān)注起來(lái)，知識(shí)管理的應(yīng)用拓寬了很多。融入知識(shí)管理到檔案管理中，從而將檔案管理體系的建立更加完善，對(duì)于檔案管理事業(yè)在未來(lái)的發(fā)展道路上能夠起到一個(gè)很好的推動(dòng)作用，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
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1醫(yī)院開(kāi)展文書檔案管理工作需遵循的原則
醫(yī)院在開(kāi)展文書檔案管理工作的過(guò)程中必須嚴(yán)格遵循以下原則:首先，標(biāo)準(zhǔn)化原則。多數(shù)文書檔案均是由公文轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)，因此在文書檔案管理中必須先要做好公文管理，通過(guò)制定具有統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)公文進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。其次，規(guī)范化原則。在醫(yī)院文書檔案管理中，必須對(duì)立卷進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一歸檔，規(guī)范管理工作流程，規(guī)范相關(guān)管理技術(shù)操作。最后，保密性原則。在醫(yī)院文書檔案管理中必須保證文書檔案的原始性，提高電子檔案的加密性，保證所有文書檔案的安全性。
2醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新措施
2．1加強(qiáng)信息化建設(shè)
二十一世紀(jì)最典型的特征就是高度的信息化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給各行各業(yè)都帶來(lái)了巨大的變革。在當(dāng)前環(huán)境下，所有的醫(yī)院都配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行辦公操作。因此，在條件允許的情況下，應(yīng)該把計(jì)算機(jī)計(jì)算應(yīng)用到對(duì)醫(yī)院文書檔案管理過(guò)程中去，這樣不但能夠有效地提高文書檔案管理工作的效率，還能夠在很大程度上保證文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。在后信息化時(shí)期，醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中一定要針對(duì)自身的發(fā)展特點(diǎn)，在工作的過(guò)程中提高信息化建設(shè)的水平，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部建立、完善信息化管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院的文書檔案管理方式做出根本性的變革，從而保障文書檔案管理工作能夠同世界接軌［2］。利用信息化管理主要可以實(shí)施三方面的工作:(1)對(duì)以前普遍擠壓的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，組織專門的人員將這些文書檔案掃描成數(shù)字化數(shù)據(jù)，這樣可以有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的收集和備案工作，有利于保存，提高了文書檔案查閱、使用的高效性，促使文書檔案的價(jià)值獲得了提升;(2)實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)據(jù)化管理后，每一個(gè)醫(yī)院都有一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，醫(yī)院可以根據(jù)自己的情況同其他醫(yī)院建立聯(lián)合數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)資源的檢索，提高了資源利用的效率，也促進(jìn)了信息的傳遞，有利于促進(jìn)整個(gè)行業(yè)水平的提升。
2．2對(duì)文書檔案進(jìn)行歸口管理
在醫(yī)院的文書管理工作中，主要涉及財(cái)務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、設(shè)備等眾多科室。管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，有效管理的難度較大。因此，醫(yī)院可將辦公室設(shè)置為一個(gè)重要部門，主要復(fù)雜對(duì)醫(yī)院相關(guān)文件進(jìn)行收集和運(yùn)轉(zhuǎn)。將醫(yī)院的文書檔案歸口于醫(yī)院辦公室管理工作中，將傳統(tǒng)的多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｒ还芾恚⑴蓪Ｈ藢?duì)各科室文件資料的上交情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，避免文件堆積、文件散亂等現(xiàn)象發(fā)生。該種管理模式可實(shí)現(xiàn)從源頭上確保醫(yī)院文件資料的安全性、完整性和保密性，為醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量及工作效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也可促進(jìn)醫(yī)院文書檔案的價(jià)值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障體系
隨著信息化檔案管理的不斷深入，檔案信息管理的安全性面臨更多的問(wèn)題。安全性目前已經(jīng)成為制約信息技術(shù)的主要發(fā)展瓶頸，越來(lái)越多的人開(kāi)始關(guān)注信息的安全性。在當(dāng)前情形下，很多醫(yī)院根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求都先后建立起屬于自己的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且也體驗(yàn)到了文書檔案數(shù)字化管理的便捷性，但是在管理和應(yīng)用的過(guò)程中必須保證文書檔案的安全性［3］。所以，醫(yī)院應(yīng)該組織專門的技術(shù)人員完善信息保證體系，促使文書檔案管理向著安全的方向發(fā)展。首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自己的發(fā)展情況建立屬于自己的電子檔案管理規(guī)章制度，使用電子檔案的過(guò)程中必須嚴(yán)格的要求，建立使用登記制度;其次，必須頂起對(duì)文書檔案的載體進(jìn)行硬件安全性掃描;最后，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平和職業(yè)道德。增強(qiáng)其工作責(zé)任心，提高其文書檔案保密意識(shí)。
3結(jié)束語(yǔ)
一、目前學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
（一）存在的問(wèn)題
學(xué)校檔案的管理是以信息化為依托，以分享資源為目標(biāo)，以提高教學(xué)服務(wù)質(zhì)量為要求的檔案管理。作為保有教育教學(xué)活動(dòng)第一手資料的學(xué)校檔案，自然就是學(xué)校教學(xué)當(dāng)中的重中之重，但是它的功能往往是被忽視的。目前大多數(shù)學(xué)校仍然是用傳統(tǒng)的方式來(lái)管理自己的檔案，僅僅是儲(chǔ)存保管，并沒(méi)有將它們的信息服務(wù)功能開(kāi)發(fā)出來(lái)。其中最為重要的一點(diǎn)就是檔案的信息化程度偏低。特別是在教學(xué)檔案的信息化管理當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)收存的檔案不能夠積極地被開(kāi)發(fā)和利用而被束之高閣，致使其失去檔案自身的價(jià)值。
（二）面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)
隨著近年來(lái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化。更多的檔案是在電子計(jì)算機(jī)中生成并儲(chǔ)存的。在學(xué)校檔案的管理中，如何使得機(jī)讀形式的檔案更具有系統(tǒng)性、價(jià)值性、讓廣大師生獲得更為完善的服務(wù)，是目前學(xué)校檔案信息化趨勢(shì)當(dāng)中我們面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)之一。其次是檔案在信息化過(guò)程當(dāng)中必然面臨安全化問(wèn)題，美國(guó)斯諾登“棱鏡”事件已經(jīng)給我們敲響了警鐘。在開(kāi)發(fā)當(dāng)中必須將各種類別的系統(tǒng)和資料加以整合，這樣來(lái)說(shuō)就必須利用新的思路去進(jìn)行開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新。但是在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中存在的缺陷有很多，加上沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能就面臨著巨大挑戰(zhàn)。
二、學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的建立
（一）檔案信息化管理的基本原則
1、規(guī)范性原則
制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2、安全性原則
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。
3、服務(wù)性原則
檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，因此必須遵守服務(wù)性原則，講究信息化工作的作用。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把利用率較高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化處理。
（二）建立檔案管理信息化系統(tǒng)的基本要求
要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理，總的來(lái)說(shuō)就是在實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供的一體化和快捷化程度，從而將有用的信息高效的分享出來(lái)，方便廣大師生對(duì)于各種資源的利用。
1、抓好檔案管理的技術(shù)流程
首先建立有效的件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案；其次是改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案管理的需要；然后是依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；最后應(yīng)當(dāng)注意的是在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
（1）關(guān)注通知平臺(tái)，從源頭抓起
學(xué)校的文印部門和檔案管理部門通常都隸屬于辦公室，保持部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)，形成習(xí)慣，讓打字員接收的所有材料的電子版，全部發(fā)送一份給檔案管理員。檔案管理員及時(shí)根據(jù)分類原則，逐一標(biāo)注、分類存檔，保證資料的完整性。
留意校長(zhǎng)簽署紙質(zhì)文件、通知的派發(fā)單位，既要知道種子播撒的去向，又要關(guān)心種子的收成，對(duì)有可能形成文字材料上報(bào)的事情要過(guò)問(wèn)事情經(jīng)辦的結(jié)果，收集第一手相關(guān)電子材料。
（2）建立聯(lián)系，保持溝通
定時(shí)聯(lián)系，與相關(guān)部門保持密切聯(lián)系。生活中一定要做個(gè)有心人，知道哪個(gè)部門、什么時(shí)間能有哪些教科研活動(dòng)，隨時(shí)收集與該活動(dòng)有關(guān)的第一手資料，也能確保資料的完整、系統(tǒng)性。
定向聯(lián)系，與各部門負(fù)責(zé)文秘處理的人員保持密切聯(lián)系，將形成的有價(jià)值的材料及時(shí)匯總存檔。
2、檔案信息化管理建設(shè)的水準(zhǔn)
在學(xué)校檔案的信息化管理中，最不能忽視學(xué)校傳統(tǒng)精華和改革的發(fā)展性。首先充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量；同時(shí)要對(duì)于傳統(tǒng)的電子檔案進(jìn)行多媒體化改革，對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。對(duì)于歸檔的檔案要在經(jīng)過(guò)鑒定分析和更新之后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息處理電子化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。
三、重視檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理人員在學(xué)校檔案信息化改革當(dāng)中具有舉足輕重的地位。他們的創(chuàng)新精神、管理理念影響著學(xué)校檔案管理的效率和特點(diǎn)。現(xiàn)階段很多學(xué)校缺少專職的檔案管理人員，管理水平相對(duì)較低。我們應(yīng)當(dāng)充分重視學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)工作，積極引進(jìn)新的技術(shù)和理念，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者。
（一）選拔檔案管理人員的基本條件
檔案管理工作者首先應(yīng)當(dāng)具備一定的語(yǔ)言文字能力以及科學(xué)文化素養(yǎng)。學(xué)校檔案管理不同于企業(yè)檔案的管理。其檔案資料具有多樣性特點(diǎn)，只有在對(duì)于各種知識(shí)有所了解的前提下，根據(jù)自身的語(yǔ)言能力，才能簡(jiǎn)明扼要地對(duì)各種檔案進(jìn)行分析和歸類，才能首先在入庫(kù)的過(guò)程當(dāng)中做到“去其糟粕、取其精華”的效果。同時(shí)，工作人員的管理能力和分析能力也是要進(jìn)行培養(yǎng)的。檔案管理的目標(biāo)是提高各種信息資源的利用率，所以在面臨較為龐大的信息檔案資料的時(shí)候，檔案人員必須具備檔案的分析、檢索和篩選的能力才能確保檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。
（二）與時(shí)俱進(jìn)，抓好培訓(xùn)
［關(guān)鍵詞］ 檔案； 計(jì)算機(jī)管理工作； 問(wèn)題； 措施
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 057
［中圖分類號(hào)］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）14- 0096- 02
1 檔案計(jì)算機(jī)管理的內(nèi)涵
1．1 檔案計(jì)算機(jī)管理的定義
檔案計(jì)算機(jī)管理指的是檔案管理人員以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、磁盤和光盤等為載體進(jìn)行文字材料的存儲(chǔ)。那么檔案計(jì)算機(jī)的管理形式主要有以下的4種：電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙，當(dāng)然還有其他的一些形式。
1．2 檔案計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)
檔案計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)主要是相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言的，檔案計(jì)算機(jī)管理的主要特點(diǎn)是：① 檔案計(jì)算機(jī)管理不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，所以也不是直觀就能翻閱得到的，這就需要我們借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀；② 檔案計(jì)算機(jī)管理的檔案信息借助計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行快速、簡(jiǎn)單的處理和傳遞工作，比之前的紙質(zhì)摘錄等速度快捷； ③ 檔案計(jì)算機(jī)管理還能實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，這樣也就意味著檔案的傳輸?shù)炔辉偈艿赜蚓嚯x和時(shí)間的影響了，更加方便； ④ 由于我們現(xiàn)在采用了檔案計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，那么，如今的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和保存條件也就隨之發(fā)生變化，它不再要求紙質(zhì)、書寫等條件，而且對(duì)檔案的保存場(chǎng)地的面積也不再有相當(dāng)高的要求。總之，我們說(shuō)，隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)將會(huì)日趨突出和明顯。
2 檔案計(jì)算機(jī)管理工作中存在的問(wèn)題
2．1 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。而這種檔案原始記錄性主要是表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上和檔案的形式上兩個(gè)方面。我們都知道，一些檔案在存檔之前是需要當(dāng)事人的親筆簽名或者是當(dāng)事人的親筆手稿的，這都是檔案原始記錄的體現(xiàn)，有一定的真實(shí)性，進(jìn)一步說(shuō)，只有有這些親筆簽名等原始記錄的檔案才能有法律效應(yīng)，成為法律的憑證。但是，在檔案計(jì)算機(jī)管理工作中，電子文件從起稿開(kāi)始到文件修改、印發(fā)都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作的，這種模式雖然便于修改和復(fù)制、打印等，有一定的方便性，但是這卻使檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。所以，這也就引發(fā)了電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定的爭(zhēng)論問(wèn)題：究竟電子文件能否作為存檔之用，電子文件是否具有一定的法律效應(yīng)等等，這些都是檔案計(jì)算機(jī)管理工作中遇到的問(wèn)題，也是我們急需解決的新課題。
2．2 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案來(lái)源原則的影響
檔案信息的來(lái)源原則主要包括兩個(gè)方面：從外部環(huán)境來(lái)看，我們是遵循尊重全宗的原則；從內(nèi)部環(huán)境來(lái)看，我們是遵循尊重原始順序的原則。
但是自從檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理層面開(kāi)始，隨著電子文件進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域開(kāi)始，以原始順序?yàn)樵瓌t的檔案信息來(lái)源開(kāi)始不斷地備受關(guān)注。在之前的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中我們形成了這樣的原則，只有根據(jù)其來(lái)源才能形成一定的法律效應(yīng)和相應(yīng)的法律責(zé)任，而在現(xiàn)在的電子文件檔案過(guò)程中就打破了文件本來(lái)的順序。所以，在充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)就需要我們不斷地根據(jù)客觀實(shí)際情況和變化，進(jìn)一步完善檔案信息的來(lái)源原則，并對(duì)其進(jìn)行豐富和發(fā)展。
2．3 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案學(xué)理論研究的影響
就目前來(lái)看，我們的檔案管理理論的成熟和研究基本都是圍繞紙質(zhì)檔案為主要研究對(duì)象的，而對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的研究還是處于萌芽階段的，所以，隨著檔案工作對(duì)象的變化，那么檔案工作原理、理論等方面的研究也就隨著需要進(jìn)行進(jìn)一步的更新。
3 檔案計(jì)算機(jī)管理工作的改進(jìn)措施
3．1 建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理工程
檔案切實(shí)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理體系之后，需要我們做好對(duì)檔案的歸檔工作，做好電子文件的技術(shù)處理工作，建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理工程。
建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理工程，這就要求我們的檔案管理人員深入到現(xiàn)行的電子檔案文件管理、工作領(lǐng)域，切實(shí)去了解電子文件信息的重新排列和組合的來(lái)龍去脈。這也就是說(shuō)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作時(shí)，需要檔案工作人員學(xué)會(huì)將已經(jīng)歸檔的電子文件更改為“只讀性”的文件模式，即是只能讀不能寫的不能更改的文件模式，這種模式對(duì)識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)有很好的作用，保證了檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。
3．2 檔案計(jì)算機(jī)管理一定要解決好電子文件檔案的保存工作
鑒于我們對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的理論研究還處于一定的初級(jí)階段，又加之以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件檔案形成時(shí)間短、缺乏實(shí)際的貯存經(jīng)驗(yàn)，所以電子文件原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題很值得商榷和作進(jìn)一步的研究，盡管在理論上電子文件是可以長(zhǎng)期保存的。
3．3 檔案計(jì)算機(jī)管理工作需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
優(yōu)秀的人員素質(zhì)對(duì)一個(gè)工作的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案計(jì)算機(jī)管理工作的實(shí)現(xiàn)是需要我們的檔案管理工作人員提升自身檔案工作的質(zhì)量，為此，我們的檔案工作人員要適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須積極搞好知識(shí)的學(xué)習(xí)、補(bǔ)充、消化等工作，促進(jìn)檔案工作人員隊(duì)伍素質(zhì)的強(qiáng)化。
3．4 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化
在進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作過(guò)程中，我們需要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范檔案著錄工作，保證檔案基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)的通用性，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享創(chuàng)造條件。
4 總 結(jié)
檔案計(jì)算機(jī)管理工作的實(shí)現(xiàn)可以加快檔案管理工作的效率，提高檔案管理工作的效能，從而減輕檔案管理工作原有繁重的工作。加強(qiáng)和國(guó)際的檔案管理進(jìn)行有效的接軌以及聯(lián)系，做好相關(guān)工作，使得計(jì)算機(jī)管理工作有效、順利進(jìn)行，更好地服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和繁榮。
主要參考文獻(xiàn)
隨著我國(guó)高等學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長(zhǎng)，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和壓力。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發(fā)生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進(jìn)行策略創(chuàng)新。在新的時(shí)代背景下，高校檔案管理工作如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，提高其服務(wù)學(xué)校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的重要職責(zé)，是我們當(dāng)前需要深入研究的問(wèn)題。
一、高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)
高校檔案是對(duì)高校教學(xué)科研、學(xué)校管理工作的記錄，其本質(zhì)是對(duì)上述內(nèi)容的信息描述，而進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數(shù)字化載體建設(shè)問(wèn)題。加強(qiáng)高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，根本是實(shí)現(xiàn)了檔案信息的記錄載體創(chuàng)新，回顧檔案記錄載體的發(fā)展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡(jiǎn)，最后進(jìn)行到了當(dāng)前主要存在的紙質(zhì)媒介。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現(xiàn)出來(lái)，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費(fèi)較大的物力、人力，而且在這種高強(qiáng)度的勞動(dòng)面前，檔案信息管理的準(zhǔn)確性也容易受到影響。此外，紙質(zhì)媒介的物質(zhì)屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數(shù)字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足之處，不僅僅是節(jié)省了寶貴的人力、財(cái)力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進(jìn)行高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，主要從三個(gè)方面入手，一是館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)，二是對(duì)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲(chǔ)介質(zhì)建立專題的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這幾種措施能有效完成高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)一定的查閱平臺(tái)軟件，可以為用戶提供非常便捷的應(yīng)用體驗(yàn)。
二、高校檔案管理的信息化建設(shè)
加大高校檔案管理工作，需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理方式的創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的大力發(fā)展，實(shí)施高校檔案管理的信息化建設(shè)成為一個(gè)較好的抓手和途徑。隨著教育教學(xué)改革的深入發(fā)展，各高校也在不斷深化教育教學(xué)改革，各種新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新事物、新問(wèn)題、新內(nèi)容對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的速度和效率的需要越來(lái)越高，檔案信息資源的利用主體越來(lái)越多。在這種新形勢(shì)背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強(qiáng)工作創(chuàng)新，更新工作觀點(diǎn)，提高創(chuàng)新水平和工作能力。而進(jìn)行高校檔案管理的信息化建設(shè)則是當(dāng)前高校檔案管理進(jìn)行服務(wù)方式創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。依靠高校檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效提供檔案管理的服務(wù)效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復(fù)雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發(fā)揮重要價(jià)值。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以比較高效、及時(shí)、便捷的為學(xué)校檔案需求人員提供服務(wù)，而且能通過(guò)分類設(shè)置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。
三、高校檔案管理的文檔一體化建設(shè)
檔案管理的理論研究表明，實(shí)施檔案管理工作一體化是未來(lái)檔案管理發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)，是當(dāng)前高校檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要機(jī)遇。根據(jù)文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個(gè)生命周期，主要是指從檔案文件的產(chǎn)生，到這些文件真正轉(zhuǎn)化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個(gè)發(fā)展過(guò)程。這一理論的基本含義可概括為是從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)比較完整的運(yùn)動(dòng)周期，而這一整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期所引其的特點(diǎn)和作用不同而區(qū)分為不同的運(yùn)動(dòng)階段，針對(duì)各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的特點(diǎn)，應(yīng)采用相應(yīng)的管理方式。根據(jù)文件生命周期理論，我們要充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的實(shí)踐價(jià)值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過(guò)把握好文件轉(zhuǎn)化為檔案全過(guò)程的規(guī)律及各個(gè)階段的特點(diǎn)和作用，以便更好更科學(xué)地開(kāi)展對(duì)文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設(shè)，并沒(méi)有全面否定各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的管理特性，而是要根據(jù)這些特點(diǎn)，充分應(yīng)用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內(nèi)目錄生產(chǎn)等不同流程中。
四、加強(qiáng)檔案信息資源的全面整合
為切實(shí)提供高校檔案管理的服務(wù)效率，提高對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的有機(jī)整合，提高綜合利用水平。通過(guò)建立統(tǒng)一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務(wù)系統(tǒng)，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效的目的。進(jìn)行檔案信息資源的有機(jī)整合，需要切實(shí)堅(jiān)持三個(gè)基本原則，一是要實(shí)施統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)制度，二是要建設(shè)統(tǒng)一分類管理辦法，三是要進(jìn)行統(tǒng)一管理制度的規(guī)范，科學(xué)整合區(qū)域內(nèi)不同領(lǐng)域的檔案資源。在進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面，需要使用檔案資源流向調(diào)整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設(shè)監(jiān)管體制，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。最后，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，更要始終堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，積極高效的滿足高校需求和社會(huì)用戶的個(gè)性化需求，切實(shí)發(fā)揮高校檔案管理的特殊服務(wù)功能。
五、結(jié)語(yǔ)
總而言之，伴隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，提高高校檔案管理工作水平成為一個(gè)重要議題，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)也是新時(shí)期對(duì)檔案工作的最新要求。檔案信息的數(shù)字化、信息化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化以及檔案的一體化等，都是當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)代化探索。未來(lái)的高校檔案管理工作中，還需要不斷創(chuàng)新，加大工作力度，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化、健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：信息化 人事檔案 管理
中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）07（a）-0230-01
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各領(lǐng)域中，信息化水平的運(yùn)用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進(jìn)入信息化時(shí)代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術(shù)等方面要做出相應(yīng)變革才能適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時(shí)代的要求。
1 信息時(shí)代背景下人事檔案管理的新要求
1.1 檔案信息數(shù)字化
信息時(shí)代的一個(gè)重要標(biāo)志就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域中，社會(huì)進(jìn)步后就需要有新的檔案管理模式，可以對(duì)人事檔案進(jìn)行更科學(xué)的、更完善的管理。為了滿足信息時(shí)代人事檔案管理的新需求，首先要對(duì)原有的檔案資料進(jìn)行全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即借助電子手段將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字式的人事檔案，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。
1.2 檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化
由于人事檔案中含有大量的個(gè)人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見(jiàn)人事檔案對(duì)保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行記錄、保存，因此在移交過(guò)程中要經(jīng)過(guò)多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過(guò)程中出現(xiàn)泄密行為，很難確定具體責(zé)任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風(fēng)險(xiǎn)。
1.3 檔案制訂標(biāo)準(zhǔn)化
在當(dāng)今的信息時(shí)代下，信息資源共享是其中的主要內(nèi)容，但是要達(dá)到信息共享有一個(gè)必要的前提就是信息標(biāo)準(zhǔn)化，也就是說(shuō)所有信息資源在記錄、傳遞時(shí)使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案的傳統(tǒng)管理中缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致社會(huì)人才信息整合困難。信息時(shí)代背景下需要將信息進(jìn)行整合，采取的手段就是制定統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，借助人事檔案管理系統(tǒng)軟件對(duì)人事檔案進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)化的管理，實(shí)現(xiàn)信息共享。
2 信息時(shí)代背景下人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
2.1 人事檔案的信息數(shù)字化管理
由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，信息時(shí)代的人事檔案管理必然會(huì)向檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案向的數(shù)字化管理方向發(fā)展的前提是建設(shè)出完善科學(xué)的管理系統(tǒng)軟件，因此在確定人事檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的基本框架之后，要謹(jǐn)慎選則安全系數(shù)高且相對(duì)完善的人事檔案應(yīng)用軟件。人事檔案信息按照規(guī)定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質(zhì)量控制，并充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實(shí)時(shí)升級(jí)需要。
2.2 人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理
在信息時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到大力發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網(wǎng)絡(luò)化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權(quán)力的相關(guān)部門才能獲得調(diào)閱權(quán)限，還要保證信息在異地共享的過(guò)程中的安全。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化要依靠現(xiàn)代化的管理手段實(shí)現(xiàn)，因此對(duì)管理者素養(yǎng)的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)具備熟練的軟件操作能力。
3 完善人事檔案信息管理體制的策略
在信息時(shí)代的背景下檔案管理必然向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為了避免人事檔案在管理上出現(xiàn)問(wèn)題，就必須從多方面加強(qiáng)控制，相關(guān)部門的人員組成以及相關(guān)規(guī)章制度都要進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)人事檔案管理進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督，制定科學(xué)的績(jī)效考評(píng)機(jī)制。
3.1 實(shí)施專人負(fù)責(zé)制
在信息時(shí)代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業(yè)技能，例如掌握必要的信息化管理知識(shí)，具有檔案保護(hù)等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數(shù)職不利于檔案管理，因此對(duì)檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業(yè)能力過(guò)硬的檔案管理人員專職負(fù)責(zé)，將職責(zé)劃分清晰，無(wú)論哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都能確定責(zé)任人。
3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)
當(dāng)前我國(guó)有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續(xù)工作，這種行為導(dǎo)致檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)單一，不能及時(shí)注入新鮮血液，一味以老方法開(kāi)展工作影響現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)度。要優(yōu)化人員組成，有計(jì)劃的引進(jìn)人事檔案管理的專業(yè)人才，對(duì)原有檔案管理人員定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，全面提高工作能力。
3.3 完善內(nèi)部管理模式
科學(xué)、完善的管理制度可以對(duì)人事檔案管理部門日常工作進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據(jù)管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據(jù)具體情況制訂詳細(xì)的工作流程，依照流程進(jìn)行檔案信息化管理。
3.4 制定內(nèi)部考核機(jī)制
要有公平的評(píng)價(jià)機(jī)制和考核機(jī)制才能確定檔案管理人員在工作中的表現(xiàn)，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進(jìn)的，因此，要根據(jù)人事檔案管理的特點(diǎn)制定一套獎(jiǎng)懲制度。對(duì)工作認(rèn)真，有突出貢獻(xiàn)的工作人員在精神以及物質(zhì)上進(jìn)行雙重獎(jiǎng)勵(lì)，給予“優(yōu)秀工作者”的稱號(hào)以及一定數(shù)額的獎(jiǎng)金；對(duì)工作能力差，態(tài)度不認(rèn)真，工作出現(xiàn)失誤的工作人員進(jìn)行罰獎(jiǎng)金、批評(píng)，造成嚴(yán)重后果者給予處分或追究法律責(zé)任。
3.5 經(jīng)費(fèi)實(shí)行全面管理
在檔案管理信息化的同時(shí)也要注重財(cái)務(wù)方面的問(wèn)題，人事檔案信息管理計(jì)劃必須是全面的，將管理過(guò)程中出現(xiàn)的一切費(fèi)用都納入預(yù)算管理。以收支平衡為原則編制預(yù)算表，按照上級(jí)部門的撥款安排支出。
4 結(jié)語(yǔ)
人事檔案管理在信息時(shí)代必將發(fā)生巨大變化，為了能適應(yīng)需求現(xiàn)存的人事檔案管理模式要及早開(kāi)始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經(jīng)驗(yàn)建設(shè)符合人事檔案管理特點(diǎn)的管理體系。目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，所以要關(guān)注科技科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及時(shí)掌握最新的科技知識(shí)，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，將人事檔案管理向著更深層次的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、集成化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1] 陳燕軍.構(gòu)建信息時(shí)代檔案信息服務(wù)的新平臺(tái)[J].黑龍江檔案，2011（3）.
本文對(duì)新組建呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司的集中檔案信息化管理問(wèn)題加以探討。隨著全市涉水行業(yè)行政單位的調(diào)整、撤并、整合，而涉及到的原各單位檔案管理問(wèn)題及總公司組建后的檔案管理信息化建設(shè)設(shè)想，針對(duì)檔案信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題，討論其檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，以便為呼和浩特市供排水有限責(zé)任公司在城市供排水現(xiàn)代化建設(shè)，及其檔案信息化建設(shè)中提供參考。
關(guān)鍵詞：
供排水有限責(zé)任公司；檔案；開(kāi)放共享；數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)
一、呼和浩特市供排水檔案信息化建設(shè)思考
“供排水行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案平臺(tái)”，是全市供排水總公司檔案管理部門管理現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，隨著城市規(guī)模逐步擴(kuò)大，新型產(chǎn)業(yè)不斷出現(xiàn)，以及市民生活水平不斷提高，城市對(duì)供排水建設(shè)的要求越來(lái)越高，涉水環(huán)境要綠色環(huán)保，對(duì)水資源利用率和經(jīng)濟(jì)性要求越來(lái)越高。隨著涉水單位體制不斷改革，全市涉水單位調(diào)整，整合一體化管理逐步落實(shí)，隨著這樣的機(jī)構(gòu)整合，就給供排水總公司檔案管理部門提出了新的改革創(chuàng)新要求：對(duì)過(guò)去各行政單位分散的檔案管理體制進(jìn)行改革，盡快建立適應(yīng)供排水行業(yè)新的統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理信息庫(kù)，使檔案服務(wù)能準(zhǔn)確、快速、精準(zhǔn)、開(kāi)放、共享及互動(dòng)的全新檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。本文主要分析呼和浩特市供排水檔案信息化管理建設(shè)及其現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，提出供排水行業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的構(gòu)架方案，以期為供排水總公司在檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)方面提供參考。
二、全市涉水行業(yè)檔案信息管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
（一）呼和浩特市涉水行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀從20世紀(jì)60年代初期，市內(nèi)的供排水行業(yè)就不同程度地開(kāi)始了檔案管理科的建設(shè)，其檔案采集的主體部門是單位的辦公室主持，幾乎沒(méi)有檔案專業(yè)人員，僅僅處于單一的粗放的原始資料保管狀態(tài)。改革開(kāi)放以來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)檔案管理工作的要求不斷提高，檔案資料的管理機(jī)構(gòu)才開(kāi)始具備，有了初級(jí)規(guī)范的檔案專業(yè)化管理機(jī)構(gòu)和人員。但是，許多單位的檔案管理還是處初級(jí)保管的被動(dòng)狀態(tài)，檔案收集隨意性很大、零亂、缺失嚴(yán)重，檔案保管條件原始落后，自然損壞時(shí)有發(fā)生。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息數(shù)字化建設(shè)被正式提出，對(duì)全市涉水行業(yè)檔案信息化管理的要求也越來(lái)越高。供排水行業(yè)以生產(chǎn)管理、管網(wǎng)管理、營(yíng)業(yè)管理、無(wú)紙化辦公為主要核心的管理信息系統(tǒng)，已逐步成為呼和浩特市供排水行業(yè)工作中不可缺少的工具。目前，很多城市供排水行業(yè)的檔案信息化大都采用影印、掃描、文本錄入等數(shù)字轉(zhuǎn)換方法，建立原始檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這種檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的不足使系統(tǒng)整合分析共享能力差、智能分析差，無(wú)法形成實(shí)時(shí)在網(wǎng)絡(luò)中的一體化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，無(wú)法全面提高供排水檔案信息化水平。
（二）呼和浩特市供排水行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題供排水檔案管理信息化建設(shè)正處于建設(shè)與逐步完善階段，及時(shí)學(xué)習(xí)、收集、分析、借鑒國(guó)內(nèi)同行檔案信息化管理建設(shè)好的經(jīng)驗(yàn)，分析他們檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，是建設(shè)呼和浩特市供排水檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的捷徑，事半功倍，十分必要而又迫切，縱觀國(guó)內(nèi)一些供排水檔案數(shù)字信息化建設(shè)存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下方面。
1.觀念問(wèn)題在現(xiàn)有的檔案管理制度方式下，供排水總公司的檔案管理雖取得了較快較規(guī)范的發(fā)展，但在公司一些二級(jí)企業(yè)和基層單位還是認(rèn)為，他們沒(méi)有必要趕檔案信息化管理的這個(gè)“時(shí)髦”。還有些人認(rèn)為，檔案管理信息化建設(shè)僅僅只是一些計(jì)算機(jī)操作，軟、硬件的單獨(dú)配置，認(rèn)為有這些就意味著信息化建設(shè)已完成，沒(méi)有意識(shí)到供排水檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的、復(fù)雜的工程，決不僅僅只是建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站就算實(shí)現(xiàn)了管理的信息化，這種認(rèn)識(shí)制約著行業(yè)信息化的健康發(fā)展。
2.人才問(wèn)題供排水檔案管理規(guī)模較專業(yè)化而零亂，管理業(yè)務(wù)單一，無(wú)法建立自己的IT隊(duì)伍，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)人才吸引力有限，單位內(nèi)部也很少能找到既懂得IT技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才，大多數(shù)單位信息化建設(shè)只能借助外來(lái)力量完成，由于開(kāi)發(fā)人員不清楚企業(yè)內(nèi)部檔案管理的具體情況，溝通困難則成為信息化建設(shè)的軟肋。
三、供排水檔案管理信息化系統(tǒng)的組成和其邏輯關(guān)系
1.建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)此平臺(tái)建設(shè)可使整個(gè)公司內(nèi)部上至高層領(lǐng)導(dǎo)，下至普通員工都可以通過(guò)各自的權(quán)限在瀏覽器上共享、分析、處理和應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部各種檔案信息的資料，實(shí)現(xiàn)查閱自動(dòng)化、運(yùn)營(yíng)智能化、管理決策科學(xué)化、相關(guān)信息資源化和運(yùn)作網(wǎng)絡(luò)化。
2.建立穩(wěn)定可靠的檔案核心數(shù)據(jù)交換中心通過(guò)對(duì)各個(gè)行政，技術(shù)等環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)時(shí)全面采集和發(fā)送，實(shí)現(xiàn)全公司內(nèi)的各種檔案資料信息的集中存儲(chǔ)，形成一個(gè)檔案信息共享體，帶動(dòng)整個(gè)公司內(nèi)檔案資料流程運(yùn)作順暢，保證各層級(jí)管理系統(tǒng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料的運(yùn)用。
四、信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
1.信息化建設(shè)的原則供排水行業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵守統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，先易后難原則；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互聯(lián)互通、信息共享和系統(tǒng)開(kāi)放原則；技術(shù)先進(jìn)、可靠、實(shí)用原則；“以人為本”的服務(wù)體系；信息安全原則。其系統(tǒng)設(shè)計(jì)要先進(jìn)、可靠、實(shí)用。要充分利用成熟可靠的公用網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)其分散和遍布的特點(diǎn)，采用VPN虛擬局域網(wǎng)，保證數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)準(zhǔn)確傳輸。
2.系統(tǒng)運(yùn)行的開(kāi)放性系統(tǒng)必須便于開(kāi)發(fā)、使用、維護(hù)、管理和系統(tǒng)升級(jí)的支持，應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)要考慮到計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用，使各類數(shù)據(jù)資源得到共享。供排水檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、不斷充實(shí)和完善的系統(tǒng)工程，呼和浩特市供排水公司必須認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)是單位基于信息技術(shù)的知識(shí)擴(kuò)散及創(chuàng)新的延伸，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要性，并采取相應(yīng)的管理措施，建章建制，從而達(dá)到通過(guò)信息化來(lái)提高供排水公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，保持市供排水公司始終處于競(jìng)爭(zhēng)的前列。
參考文獻(xiàn)：
[1]胡西春.淺論新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā),2011(28).
[2]翟宏.做好檔案管理創(chuàng)新工作[J].科技致富向?qū)?2012(26).
受我國(guó)傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，傳統(tǒng)的人事檔案管理是一種以“管理”為中心的陳舊模式，在這一模式下，人事檔案管理是一個(gè)完全封閉的領(lǐng)域，在這一領(lǐng)域內(nèi)，人事檔案管理體制又是一個(gè)強(qiáng)調(diào)內(nèi)外有別、檔隨人走、檔案管理資格限定以及檔案利用阻礙重重的制度。目前，這一模式已經(jīng)在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性不足、檔案管理和利用的無(wú)序化以及檔案管理技術(shù)手段落后等。在這樣一種現(xiàn)狀面前，人事檔案管理的需求和必要性都呼之欲出，探討人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑成為學(xué)者和相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者討論的熱點(diǎn)。本文將著重從人事檔案管理工作優(yōu)化改革的必要性和具體路徑出發(fā)展開(kāi)下面的論述。
二、改革企業(yè)人事檔案管理工作的必要性
本文認(rèn)為之所以強(qiáng)調(diào)改革企業(yè)人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個(gè)方面密不可分的：
（一）知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然要求
對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不斷加深以及重視度不斷提升的現(xiàn)象是與世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展到以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的階段這一社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景是分不開(kāi)的。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是指一種經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)主要依賴于知識(shí)的生產(chǎn)、擴(kuò)散和應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。在這樣一種經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，知識(shí)積累是經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的源泉，而知識(shí)的積累和技術(shù)的進(jìn)步則主要依靠人力資本。于是知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，人力資源管理便成為最受關(guān)注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數(shù)據(jù)和信息的材料便成為管理者們關(guān)注的重點(diǎn)所在。
（二）實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面管理的重要方面
企業(yè)管理不僅僅是生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)這些看得見(jiàn)的價(jià)值創(chuàng)造部門。企業(yè)的員工也是企業(yè)存續(xù)和發(fā)展的重要基石。特別是技術(shù)和知識(shí)密集型行業(yè)，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業(yè)的員工，為企業(yè)創(chuàng)造更多的知識(shí)財(cái)富也是企業(yè)管理者需要倍加關(guān)注的問(wèn)題。而隨著勞動(dòng)力市場(chǎng)的不斷自由化，員工的流動(dòng)性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下人員的優(yōu)化配置，能夠更好地促進(jìn)人力資源的優(yōu)化利用；另一方面，企業(yè)在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動(dòng)的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些都不利于企業(yè)對(duì)員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面管理也是有利的，只有這樣，企業(yè)才能更有針對(duì)性聘任、培養(yǎng)滿足自己發(fā)展目標(biāo)的員工，提高企業(yè)員工的總體質(zhì)量。
（三）增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)和人才是財(cái)富創(chuàng)造的源泉。那么在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)有力手段便是人才的管理。結(jié)合企業(yè)的發(fā)展方向和目標(biāo)，有針對(duì)性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業(yè)員工和人才的管理建立其一個(gè)制度化的體系都是企業(yè)人才管理的重要方面。因而，做好企業(yè)人事管理工作，對(duì)于企業(yè)有效利用人才資源，實(shí)現(xiàn)自身的長(zhǎng)足發(fā)展，增強(qiáng)和保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。
三、改革企業(yè)人事檔案管理工作的幾個(gè)原則
在分析企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化改革的具體路徑之前，應(yīng)當(dāng)首先明確整個(gè)人事檔案管理工作的總體原則。本文認(rèn)為，改革企業(yè)的人事檔案管理體制應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下原則：
（一）服務(wù)為導(dǎo)向的原則
檔案資料是記載個(gè)人基本信息、整體素質(zhì)和能力以及社會(huì)履歷的重要資料。既是個(gè)人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認(rèn)識(shí)和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業(yè)人事檔案的管理過(guò)程中，從整個(gè)檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現(xiàn)為用人單位和個(gè)人服務(wù)的原則。保證為用人單位提供真實(shí)、完整、有效的檔案信息，也為個(gè)人提供向用人單位展示自身素質(zhì)和能力的素材，同時(shí)注意保護(hù)個(gè)人基本信息和隱私不被泄露和不當(dāng)使用。
（二）保證檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確的原則
考慮到人事檔案在企業(yè)全面管理的重要性，檔案內(nèi)容的完整準(zhǔn)確對(duì)于企業(yè)和個(gè)人來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要，否則檔案資料的利用價(jià)值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個(gè)人的全部基本信息，并且全面反映一個(gè)人履歷變化的過(guò)程，不能出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象。準(zhǔn)確性要求是指檔案資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、不存在模糊不清、無(wú)法確認(rèn)的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價(jià)值才能得到保證。
（三）實(shí)行統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理原則
因?yàn)槿藛T流動(dòng)的頻繁，檔案資料會(huì)在多個(gè)單位之間流轉(zhuǎn)，為了更加便利有效的管理，便需要有一個(gè)統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
四、改革企業(yè)人事檔案管理工作的具體路徑
在改革總體原則的指導(dǎo)下，本文認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)具體方面出發(fā)，具體實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理制度優(yōu)化目標(biāo)，包括：
首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認(rèn)為政府人事管理部門才是個(gè)人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯(cuò)誤觀念。毫無(wú)疑問(wèn)，相比較各個(gè)用人單位主要是企業(yè)，政府人事部門對(duì)于企業(yè)人事檔案的利用和利害關(guān)系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權(quán)限交給企業(yè)自身，既有利于企業(yè)自身對(duì)人員的管理，也有利于促進(jìn)企業(yè)改進(jìn)管理方法和制度實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，建立合理且可操作性強(qiáng)的人事檔案管理制度。按照更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確以及實(shí)現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個(gè)環(huán)節(jié)都明確具體的操作規(guī)范和目標(biāo)要求，并且明確崗位職責(zé)，以此保證整個(gè)人事檔案管理制度的有序化和科學(xué)性。再次，重視檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，提高整個(gè)檔案管理工作隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)。不僅要強(qiáng)化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識(shí)教育，提高相關(guān)人員的政治素質(zhì)和法律意識(shí)，也要注重提高其知識(shí)水平和服務(wù)能力，增強(qiáng)其對(duì)現(xiàn)代技術(shù)手段和管理理念等專業(yè)知識(shí)的掌握程度。最后，借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化。計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的已經(jīng)深入整個(gè)社會(huì)管理的方方面面。實(shí)踐也證明，信息技術(shù)能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。企業(yè)在人事檔案管理的信息化過(guò)程不能僅僅是進(jìn)行簡(jiǎn)單的電腦錄入和輸出，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)的不同管理目標(biāo)，對(duì)人事檔案進(jìn)行全面的處理和利用。
五、結(jié)語(yǔ)
