時間：2023-05-30 09:35:30
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇畢業生檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（一）學生自身對檔案的重要性意識不夠
很多大學生都覺得檔案只在學校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴格要求提交檔案，大學生更是無所謂的態度，缺乏對人事檔案重要性的認識，只有加強大學生對檔案重要性的認識，檔案才能在人才資源開發中更好的發揮作用。
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規定和實施細則，管檔的業務人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當一個保管員的身份，對于收集的學生的檔案即沒有系統的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質有待提高
隨著社會的不斷發展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應該順應潮流，加強計算機在檔案管理中的應用，這也加強了對檔案管理人員的素質要求，不僅要熟悉傳統的檔案管理工作流程，還要認真學習計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現代管理提供更好的服務。
二、高校畢業生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度
高校必須積極向學生宣傳檔案的重要性，讓學生能充分認識到檔案在畢業后就業或者繼續深造學習中的重要作用。還要提高學生檔案的管理水平，完善學生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執行相關規定，對于已經就業的畢業生要及時將檔案送達學生就業單位,對于暫時未就業的畢業生就要及時的將學生檔案送達相關人才服務機構，不能私自的將學生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現現代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業生檔案管理水平，就要創新管理模式，要根據實際情況制定相應的制度，改進管理工作手段，將現代化技術應用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業生人事檔案管理與轉遞的銜接工作
高校畢業生檔案轉遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現差錯，這就要求高校畢業生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉遞工作的前后銜接，體現全方位的管理理念，結合管理活動的各個環節,合理運用現代信息化技術，爭取能徹底的解除畢業生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務
由于目前的就業機制改革創新，畢業生也多了一些時間來考慮就業的問題，根據這種情況，高校應該進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務，不僅僅是做好個人，還應該對畢業生實行以學校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業生就業的有力保障。總而言之,積極做好畢業生人事檔案管理工作,既是順應社會主義市場經濟發展的需要,也是我們人事人才工作者不可推卸的責任。
（五）規范檔案轉遞流程，確保檔案轉遞安全
關鍵詞：人才中心；畢業生；檔案管理；問題；措施
1 人才中心檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理信息化水平較低
隨著社會經濟的發展，信息科技技術也在不斷發展，但人才中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務質量的提升。我國已經頒布關于實現人才中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才中心實現真正的信息化管理仍相對較難。一是資金問題，一套高級的檔案管理軟件費用偏高，縣級人才中心各項支出費用均由縣級則政負擔，很難支付高額費用支出。目前，縣級人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進行管理。二是歷史原因，學生自初中開始就已經開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質版，再延續到高中、大學，等到大學或大學畢業后才將檔案信息輸人到電腦中，檔案轉到人才中心以后，仍是紙質版的檔案材料。要實現信息化管理，就需要將紙質檔案轉換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和則一力，縣級人才中心難以負擔。
（二）被棄檔案難以管理
隨著經濟的迅猛發展，我國就業流動率也在不斷增大，給人才中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是部分學校畢業生畢業時，由學校就業指導中心統一將學生檔案轉至生源地人社局，而學生并未持就業通知書回原籍報到，致使檔案被棄置。二是大部分學生在畢業后將檔案寄放在人才中心，之后便對其置之不理，無法保證檔案的及時更新。面對大量被遺棄檔案，人才中心的檔案管理人員很難開展工作。多數檔案所有者都是等到需要檔案時才去人才中心索取檔案，但是由于這期間所有者對檔案置之不理，導致檔案一直“沉睡”在人才中心，給檔案管理工作帶來困難。
（三）檔案管理人員配備不足
對檔案管理員的制度是很清楚明了的，但是在實際生活中就出現了一定的差異，沒有足夠的人員去進行檔案管理的工作，這樣也增加了人員在工作中的人物量過大。也隨著畢業的學生越來越多的情況，檔案員的工作內容就比較的繁重，人員缺少，對工作中都會出現影響等問題，要得到合理的解決。
（四）檔案流轉中存在不規范現象
在檔案轉接過程中可能由于某些學校對學生的檔案沒有做好合理的保管，對學生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現了一些問題。還有一些是已經放在人才市場的，但是在轉接過程中沒有規范性，所以也影響了檔案不合理的現象，這樣也導致一定要是檔案的本人就解決，才能進行保管等環節的落實。
2 加強人才中心畢業生檔案管理的措施
人才中心檔案管理部門在接收畢業生檔案的時候，應將這些檔案中的信息一一錄入到計算機中，同時，平時的管理工作中對于畢業生提取檔案以及遞交后續的檔案資料等新的內容，也應在計算機上面認真、細致地進行記錄，并對于檔案管理的各個流程都嚴格實行規范化的管理。
（一）加快檔案管理電子化進度
為使檔案管理變得更加簡單并盡快實現管理信息化，在接收檔案時，人才中心應將畢業生檔案信息錄人電腦；在管理過程中，部分畢業生如需遞交后續檔案內容或需要提取其檔案，都應在電腦上做好記錄，規范流程，細致記錄，加強檔案管理。同時，地方政策應支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對檔案管理軟件的資金投人，購買適合縣級人才中心實際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業生提供更加優質和便捷的服務。
（二）進一步完善檔案管理辦法
對檔案管理的辦法進行進一步的完善是提高人才中心畢業生檔案管理質量的重要途徑，而且為了更好實現檔案的規范管理管理人員應該將管理辦法統一化，通過統一歸類的辦法實現檔案的規范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時間為依據進行歸類管理，也可以采取分級分類的方式進行管理，這種方式對于數量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對這些檔案可按地區先進行一次歸類，再根據寄存時間進行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創新的情況下，能極大地讓畢業生檔案管理工作的質量和效率得到提升。
（三）適當增加管理人員，提高其素質
應積極引進人才，按照檔案管理的相關規則和實際需求配備足夠的專職人員，切實解決目前人才中心畢業生檔案管理人員不足的問題。其次，為了更快實現檔案管理信息化，我們應該重視檔案管理人員專業水平和信息技術的培訓和提高工作，培養出更多的專業素質過硬、工作經驗豐富又懂得信息技術復合型人才，同時，注重人才引進和其崗前培訓工作，從整體上提高檔案管理人員專業水平和綜合素質。
（四）強化檔案流轉規范性、科學性
實現檔案流轉的科學性與規范性的前提和基礎就是讓檔案管理以及責任追究的相關制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴格執行，落實到位，嚴格相關的流程和手續，對于流轉過程中的違規和錯誤現象、行為必須嚴格追究責任，提高我們服務質量和工作效率。結束語綜上所述，我們應正確面對目前人才中心畢業生檔案管理存在的問題，并不斷探索改進的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實實現畢業生檔案管理質量和效率的全面提升。
3 結論
綜上所述，通過本文分析可以看出，加大畢業生檔案管理已經成為當前人才中心面臨著的主要工作，因此，對于人才中心的主管部T以及財政部門來說，必須重視畢業生的檔案管理工作，加大經費上的投入，進行硬件和軟件上的建設，能夠滿足人才中心檔案管理信息化建設的需求，加快檔案管理信息化建設的步伐，為廣大畢業生提供更加便捷以及優質服務。
參考文獻
[1]李憲峰. 淺談人才中心人事檔案管理的創新措施[期刊論文]. 山西青年，2016（07）
【關鍵詞】高職院校；畢業生檔案管理；強化方法；意義
高職院校的畢業生檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的個人證據，是人在社會上生存的軌跡，和社會勞動保障、薪酬待遇、組織關系等有著非常緊密的關系。高職院校畢業生的人事檔案是記錄高校畢業生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強高職院校畢業生的檔案管理工作不僅是順應時代的發展，深化教學改革，還是提高高職院校的管理水平和教學質量的重要手段，對社會主義建設具有重大的意義。
一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析
1.意識不強，檔案存放存在缺陷
由于我國市場不斷變化，企業在用人的分配和接受上都發生了轉變，又加上一些高職院校的畢業生對人事檔案認識上還不足，使得組織和檔案人員對檔案的重視力度下降，對檔案的存放也就不那么關心，造成了檔案的存放出現了很多的情況，如有的人檔案在就業單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經遺失了。
2.檔案后續材料充實不足
由于目前的一些企業不重視人事檔案，僅關注的是人員的學歷和能力，加上一些高校的畢業生不重視人事檔案，雖然有了長達幾年甚至十幾年的工作經驗，但都沒有進入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經歷，造成了檔案人員人生經歷缺失。
3.棄檔和死檔逐漸增多
由于目前的社會中很多企業不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對員工的約束也僅依賴合同或協議，出現了重文憑輕檔案的現象，很多的人才服務機構中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。
二、強化高職院校畢業生檔案管理工作的幾點方案
1.加強高職院校畢業生檔案管理的意識
高職院校的畢業生檔案管理是學校日常管理工作中的一部分，學校領導和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規范程度，這也能體現出學校的管理水平和教學質量，由于高職院校畢業生的人事檔案對于學生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質量對畢業生的影響很大，所以進一步的加強學校領導和檔案管理人員的管理意識就特別的重要，他們應該進一步的學習《檔案法》和相關的法律法規，要明確檔案管理的重要性。
2.加強高職院校檔案管理人員的素質
對于高職院校的畢業生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應該要保證管理科學合理化、穩定化和最優化。學校還應該給檔案管理人員提供一個發展和提高業務水平的平臺，要針對檔案管理工作的特點開展業務培訓或學生交流活動，盡最大的努力提高檔案管理人員的業務能力、管理水平和現代化信息技術運用能力，與此同時，還要加強檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認識到檔案管理對于學生的重要性，認識檔案管理不僅服務學生還服務社會。通過加強檔案管理人員的素質提高管理的質量和效率。
3.建立完善的管理制度
在高職院校中，每一個職能部門應該有部門間的規章制度，對于檔案管理部門，應該建立一個完善的學生信息收集整理、保管保密、檢查核對、轉遞送交等規章制度，部門領導做好監督的工作，務必將每項規章制度落實，做到有據可依、有章可循，確保管理工作有序的進行。
4.加強學生檔案管理工作的宣傳力度
高職院校畢業生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內容，在對學生提供服務的同時要使檔案的價值體現出來，這需要檔案人員的積極配合才能達到最好的效果，所以加強檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學生能夠了解和認識到檔案的基礎知識和重要性，讓學生及時的反饋各項信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。
高職院校畢業生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉遞，中間的步驟多，經歷的時間長，轉手的部門多，這就需要高職院校的相關領導給予高度的重視和檔案管理人員的認真負責，在規范的規章制度和先進的信息管理技術下做到真正的檔案服務于學生，服務于社會。
參考文獻：
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作者簡介：
（一）高校畢業生人事檔案管理對國家發展的重要性。
國家競爭的本質在于人才的競爭，高校畢業生作為我國人才隊伍中重要的組成部分，對于推動國家的發展以及綜合國力的提升而言發揮著重要作用，在此過程中，高校畢業生人事檔案由于能夠對畢業生的專業、學歷、品德、才干等作出反應，因此可以作為實施人才競爭戰略工作中的重要依據。同時高校畢業生人事檔案本身就是我國檔案管理事業中不可或缺的內容，因此，做好高校畢業生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發展還是對于我國檔案管理事業的發展都發揮著重要作用。另外，高校畢業生人事檔案可以讓國家對高校畢業生的學習經歷、就業方向以及工作發展做出了解，這對于我國調整人才戰略、教育計劃以及促進就業率的提升等可以發揮出參考作用。
（二）高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。
高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現在兩個方面：一是能夠讓企業更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現人盡其能。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業生的學歷、在校表現、實習經歷以及工作經歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質，這些內容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據并提供參考作用；二是能夠讓企業更好的掌握員工信息與狀態，從而為企業人力資源管理工作提供依據。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業素質與綜合素質的基礎上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據。同時，根據高校畢業生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質來合理安排員工培訓，從而促進畢業生對自身工作的盡快融入以及職業能力的提升。
（三）高校畢業生人事檔案管理對畢業生自身的重要性。
高校畢業生人事檔案記錄著畢業生的各類信息，并且也能夠對畢業生綜合素質做出反映。一是在畢業生求職過程中，畢業生的人事檔案是社會企業事業單位人才招聘以及公務員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內容，在此過程中，畢業生人事檔案發揮著依據作用；二是在畢業生參加工作后的職務晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發揮著憑證作用；三是高校畢業生人事檔案記錄著高校畢業生的職務、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業生對自身合法權益做出維護的重要憑證；四是畢業生人事檔案記錄著畢業生在學習以及工作中的各項考核數據，以此為依據，畢業生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質做出有針對性的提升，從而推動自身事業的發展。
二、高校畢業生人事檔案管理對策
（一）對高校畢業生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續管理工作得以有序發展的重要基礎，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業生自身，都應當樹立重視畢業生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領導對畢業生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領導而言，不僅要在意識方面認識到高校畢業生人事檔案管理工作的重要意義，同時要在行動上為高校畢業生人事檔案管理工作創造良好條件，并且要強化對畢業生人事檔案管理工作的領導與把控。從行為實踐方面來看，高校領導要通過舉辦展覽、講座等方式來提高檔案管理單位以及學生對人事檔案管理重要性的認識，同時有必要給予畢業生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設施的完善，從而確保檔案管理機構能夠從硬件、軟件兩個方面使畢業生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應當對高校畢業生人事檔案的價值作出認知，雖然在高校畢業生人事檔案管理中存在偽造內容或者內容單一的問題，但是這并非普遍的現象，因此，用人單位應當將畢業生人事檔案當作是對畢業生作出的了解，對人才進行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業生自身能夠強化對人事檔案管理工作重要性的認識；作為高校畢業生，應當認識到畢業生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關，其內容所具有的真實性、權威性以及有效性能夠為畢業生的工作以及自我提升發揮出重要作用，所以，高校畢業生應當對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對高校畢業生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業生人事檔案管理工作規范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業生人事檔案管理工作中的檔案構建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構建補充制度，從而推動畢業生人事檔案的充實，確保體現出畢業生的各類信息。在此方面，高校畢業生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態度，確保人事檔案信息的準確與及時收集，從而為高校人事檔案的良好利用構建基礎。所收集的檔案內容要具有完整、全面的特點，并重視體現出畢業生的專業能力、政治素質以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業生需要對檔案收集范圍做出嚴格的規定，同時要對高校畢業生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構建追蹤收集制度的基礎上來確保人事檔案信息的及時收集與查漏補缺；其次，高校要重視對畢業生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業生人事檔案價值的實現需要建立在高校畢業生人事檔案得以有效利用的基礎之上。在此方面，高校要對畢業生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應當禁止利用與借閱。在利用與借閱手續方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個人身份證明，并填寫審批表。高校畢業生人事檔案管理單位在對這些內容做出核實的基礎上才能夠進行檔案借閱。在構建檔案借閱與利用審批制度的基礎上，高校畢業生人事檔案管理單位還應當制定有效的監督機制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監督來避免在檔案的借閱與利用中出現違規現象，從而避免檔案的丟失。對于違規現象，應當明確規定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。
（三）推動檔案管理隊伍專業素養的提高。
經過調查研究可知，現在很多的大學生不注重自身檔案的管理，對檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業生在校期間的整體素質信息，是整體上反映畢業生素質的重要憑證。但目前相關人員對檔案不夠重視，現有很多問題需要整改。
一、人事檔案管理存在的問題
1.畢業生自身不重視個人檔案管理。隨著勞務制度的改革變化，用人單位對有關資料的審查要求，使一部分的畢業生認為畢業檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經濟的發展用人單位自由制定用人標準，所以畢業生們為了盡快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關人事部門也不過于重視畢業生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業生檔案有關作用。
2.檔案的管理工作不夠規范。相關檔案管理部門沒有自身嚴格的管理制度，在對檔案進行歸檔、收納等工作時不認真負責，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴重的影響了檔案管理工作的嚴肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。
3.檔案管理方式陳舊。在部分地區還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴格，在現在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現象。檔案長時間沒有人認領，傳統管理方式又做不到及時的數據更新，致使一些檔案存放時間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應了畢業生在校活動的真實情況，是各方面人們認識客觀事實的依據材料，不管是畢業生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項最具有價值的信息載體，高校畢業生的檔案管理工作的好壞更是關系到了眾多畢業生的自身利益。
二、做好畢業生檔案管理的有關措施
為了讓大中專畢業生的檔案更好的發揮出其作用，為畢業生們提供更好的服務，提出幾點管理檔案的具體措施。
1.加強畢業生對檔案的重視性。畢業生初步邁進社會，沒有相關的實踐經驗，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業生只以為檔案只是脫離學校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業生畢業時，學校相關部門一定要讓畢業生們認識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉移到生源地的有關工作。而另一方面，作為用人機構，要向畢業生說明檔案的實際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時的做好補充工作，千萬不能忽視。
2.確保檔案管理部門的規范化。檔案的管理部門在接收畢業生檔案時，要做好詳細的記錄和分類存檔，要詳細根據學歷、專業等信息進行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業生檔案統一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業素質，采用信息化管理辦法，使用計算機軟件進行檔案的管理工作。事實證明，使用計算機軟件進行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。
3.加強畢業生檔案信息的利用。有關人員在整理檔案的過程中，要充分了解學生的各種信息，比如學生的知識水平以及社會實踐情況等等，并設立多項查詢條件，可以根據不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業生信息多元檢索系統的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優秀人才不流失。
三、結語
關鍵詞: 高校畢業生就業學生檔案工作作用突出問題思考
學生檔案工作是高校學生教育管理工作中的一項基礎性工作,包括畢業生檔案的收集、整理、出檔、轉遞、提供咨詢服務等具體工作項目。學生檔案工作不僅關系到畢業生從學生向社會人的轉變,而且對其今后就業、職稱評定、婚育證明、轉正定級、政審、辦理養老等社會保險和開具出國、升學有關證明等各方面都有影響。因此,高校畢業生就業中的學生檔案工作,對學生工作者及畢業生個人而言,都不可忽視。
一、高校畢業生就業中學生檔案工作的作用
1.提供檔案利用,為用人單位的人力資源管理奠定基礎。
經過收集、整理、歸檔等環節而形成的畢業生檔案系統、有序地匯集了畢業生學習期間的學籍記錄、獎懲記載、社會活動情況、相關社會關系等一系列內容,用人單位通過對學生檔案的查詢,在對員工個人能力、興趣的分析與評估的基礎上,可以了解畢業生的能力結構,分析畢業生的素質狀況,從而比較全面地了解學生在校期間的經歷與表現。
2.協調學生檔案管理,為畢業生就業提供及時完整的檔案材料。
學生檔案材料的收集歸檔主要包括學生入學登記表,畢業生登記表,畢業生就業通知書,入黨(團)材料,獎學金登記表及在校期間獎勵、表彰,以及懲處材料、德育鑒定、所學課程的歷次考試(或考查)成績等材料。
3.進行檔案管理咨詢服務,完善畢業生檔案轉遞工作。
畢業生檔案通過檔案轉遞工作與畢業生就業同向流動,以實現“人檔合一”的人事檔案管理要求,檔案轉遞工作的開始也是畢業生在校身份的結束,學校對畢業生的管理就此告一段落。
二、高校畢業生就業中學生檔案工作面臨的突出問題
1.檔案轉遞。
(1)檔案轉出的問題:第一,畢業生升學,招生調檔與應屆畢業生畢業的時間差。如碩士生錄取檔案調檔在每年的四、五月,本科生畢業時間在六月底,出檔在七月初。由于升學招生時畢業生學籍等材料未能完整,造成應屆畢業生升學工作中的兩次投檔,而且,各高校招生檔案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能兩次轉遞地址不一致,未能將學生檔案轉遞到實處。第二,退檔及其再次投遞。由于地址失誤、單位管理機要權限的限制,造成學生檔案轉遞被機要部門退檔,需要學生檔案管理工作人員主動與有關人員聯系,或接受相關檔案轉遞情況查詢,落實具體的檔案轉遞方式。
(2)檔案接受的問題:人事(管理)部門檔案管理滯后,接到畢業生檔案未能及時整理,被誤認為檔案未收到,需要學校的學生檔案管理工作人員借助畢業生檔案轉遞單據,在畢業生與檔案接收部門之間進行溝通,明確學生檔案歸屬。
2.畢業生檔案管理的相對滯后性。
(1)檔案整理相對于畢業生求職活動在時間上的滯后性。目前,不論哪種方式,大多數高校都是在大學生畢業離校時才突擊整理檔案。但是,人才市場日趨激烈的競爭,求職方式的多樣化,使得畢業生求職活動有超前的趨勢,在校期間產生的檔案材料散放在各系(院)、處(室)乃至個人手中,學生檔案工作與畢業生擇業活動相比,從材料的收集到歸檔,呈現明顯滯后的管理模式,應屆畢業生學籍、人事管理等材料在需要為其求職提供憑據時,往往尚未能收集、整理齊全,造成畢業生檔案材料缺乏系統性、完整性。
(2)檔案提供利用相對于用人單位查詢的滯后性。近年來,不少用人單位陸續走進高校,舉辦供需見面雙向選擇活動以招募人才。這種方式通常由高校就業主管部門牽頭,先介紹畢業生情況,而后由用人單位通過看檔案材料,再確定面洽人選。因此,學生檔案管理部門能否提供詳實、全面的學生檔案就顯得至關重要。有的在關鍵時刻如果不能提供大學生檔案材料,就會嚴重影響畢業生就業。
三、對畢業生就業中學生檔案工作的思考
1.樹立動態管理學生檔案的觀念。
(1)檔案情況的變動性。由于學生學習具有一定的周期性和階段性,因此,學生檔案材料是在變動中不斷豐富的,有學籍、求學經歷、獎勵、處分、撤消處分等變化等,使得學生檔案管理工作從檔案接收、歸檔到轉遞、出檔,始終處在動態運作當中。(2)動態收集的可能性。大學生學習生活具有一定規律性,檔案材料的形成過程,從開始時的入學登記,到結束時的畢業離校,學科考試、評獎選優、社會實踐等活動都是有組織、相對集中進行的。動態管理學生檔案的目的,就在于適時補充檔案材料,及時歸檔,最大限度地有效提供檔案材料,切實為畢業生就業服務。
2.畢業生信息資源的共享。
(1)資源共享的工作因素。畢業生就業中的學生檔案工作涉及學生管理、教學管理、檔案管理等諸多學校管理部門,這些部門有共同的服務對象――應屆畢業生,有共同的工作目標――完成畢業生就業計劃,也有共同的信息源――畢業生個人信息及就業信息。(2)資源共享的支持環境。高校作為高等教育的教學、科研基地,有著豐富的資源優勢及得天獨厚的人才優勢,校園網的建立更為信息資源的共享提供了切實可行的技術平臺。將計算機數據技術和網絡技術用于畢業生就業工作,不但能減少就業信息管理工作中的重復勞動,還能提高畢業生檔案管理的技術水平及工作效率,有助于及時、準確地掌握畢業生檔案運作的狀況。在數字校園建設和現代化管理手段在高校各部門間普遍應用的今天,畢業生信息網絡化管理已成為就業及畢業生檔案工作的發展趨勢。
3.拓寬畢業生檔案服務范圍。
(1)畢業生檔案流向查詢服務。第一,關于未收到檔案問題的查詢,應及時主動聯系機要部門,為其落實檔案轉遞情況;第二,關于遺留檔案問題的查詢,應建立檔案滯留聯系方式,注意對其個人資料的補充,以確保檔案信息的連續性。(2)畢業生檔案材料的證明服務。學生畢業后,因人動而檔案管理一時滯后、本人材料不全或不慎遺失,學生檔案管理部門作為畢業生信息資料的管理機構,應該為其學歷、學籍、學習成績提供相應的證明材料。(3)畢業生信息的數字化管理。隨著高校辦公自動化的發展,作為學校公共服務體系之一的學生檔案管理部門,在畢業生就業工作中應將學生檔案工作從單一的紙質材料管理發展成學生檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式,依據高校辦學特點及檔案管理的技術水準,依托校園網的規范管理,主動提供服務,宣傳學生檔案管理政策,在設置查詢權限的前提條件下,畢業生檔案流向、遺留檔案信息,滿足畢業生及用人單位對學生檔案的利用。
參考文獻:
[1]李清.高校畢業生就業中的學生檔案工作[J].檔案,2006,(4).
關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理模式
高職院校作為我國高等教育的重要組成部分,肩負著為國家培養、生產、管理一線高技能人才的重任。高職教育快速發展，為社會、區域輸送的是應用型人才，高職院校學生檔案是學生從高中（中專）階段及大學期間個人學習、經歷和重要社會實踐活動的真實記錄，是對學生的綜合素質及能力水平較全面的考察，成為用人單位選拔人才的真實、可靠的第一手資料。高職院校的學生檔案管理也有其自身的特點，重視和加強學生檔案的管理和利用，是新形勢下高職院校檔案建設工作的重要內容之一。
一高職院校學生檔案管理現狀與不足
1.檔案管理意識淡薄
現在畢業生到社會上工作，只有公務員、事業性單位、國企等少數單位是需要調檔案、辦戶口的，很多公司、企業都不需要辦理戶口，需求調整檔案，導致許多畢業生認為只要有施展才華的舞臺和高收入就可以，人事檔案已經成為無關緊要的東西，無需什么檔案證明自己輝煌的過去；在工作之后，有人認為職稱已不是證明人才能力的惟一標準，如果不參加職稱評定，就不需要使用檔案。我國現行的人事檔案管理制度在很長一段時間還不會取消，隨著人事制度改革的深入推進，人事管理將逐步進入規范化管理階段。畢業生就業以后，要面臨落戶、轉正定級、職稱申報等問題，這些都需要查閱檔案；畢業生繼續升學、報考公務員也需要使用檔案。因此，檔案意識淡漠最終將使個人的權益受到嚴重的損害。
2.學生檔案的內容不夠全面，形式比較單一
現高職院校學生檔案一般包括學生中高考檔案、學生在校期間填寫的登記表、黨(團)籍材料、獎(懲)材料、高職院校畢業生登記表、成績檔案、體檢表等。這些材料基本上能客觀地反映學生在校期間德、智、體及家庭狀況。但對學生平時表現記錄少，如學生參加集體活動、社會實踐活動或輕微違紀情況沒有反映或只有粗略反映。
3.檔案管理標準不統一
隨著招生規模的不斷擴大，專業和學生數量不斷增加，檔案整理和在校期間學籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經使用單純流水號的方法，已經不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續不完備，如畢業生登記表沒有本人簽名、沒有學校公章；學生成績單沒有教務部門的公章或用復印件替代。二是書寫用筆不標準，填寫檔案材料時存在采用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆書寫的現象。三是紙質材料頁面設置不標準。規格不一的紙張開本和頁邊距設置在學生檔案里隨處可見，增大了檔案標準化管理的難度[1]。
4.入學檔案轉遞途徑不規范，新生檔案內容缺失嚴重
實行網上招生后，紙質檔案寄發轉遞不規范。檔案都由考生自行帶入學校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發生。高職院校中，中職升高職學生的檔案還經常分地點存放。因中職生畢業后可直接就業，故部分中職院校將學生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學生帶入學校，造成檔案內容不完整。
隨著高職院校畢業生就業制度改革，國家不再對高職院校畢業生進行統包統分。應該說，生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案通常經過多個環節，從學生本人轉到學校立卷各院系，再到就業指導辦、地市級教育局（人事局），最終到就業單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視對高職院校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節多、人員雜，導致一些學生檔案錯投、誤投，甚至丟失。
5.管理方式墨守成規
高職院校學生檔案的管理模式、管理方式墨守陳規，過于強調其保密性和安全性，而忽視了其作為檔案的開發利用、為社會提供服務的宗旨，嚴重制約了高職院校學生檔案的提供利用，高職院校學生檔案平時只是束之高閣，利用頻率比較低。
二新形勢下高職院校學生檔案的創新管理模式
1.加大宣傳，提高全社會檔案意識
提高全社會的檔案意識并不單純是學生或學校的事情。想要提高全社會的檔案意識必須由社會、用人單位、高職院校和學生共同做出努力。第一，各級人事檔案管理部門應通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案的背后是人事管理關系，涉及每個人的合法權益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔保單位、職稱評定的申報單位、社會管理的依托單位。由此可見人事檔案的重要性。第二，現在全國大部分地區都實行高中畢業生自帶高中學籍檔案到錄取院校報到的做法，各院校可利用新生入學繳交檔案之機讓學生了解這一做法的作用和意義，讓學生樹立初步的檔案意識。通過加強宣傳教育，讓學生知曉在校期間哪些材料將進入畢業生檔案；在學生畢業前，學校則應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托校園網、就業網、校報、就業宣傳欄等平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識[2]。
2.豐富檔案內容，提高檔案利用價值
高職院校培養學生的目標是高等技術應用型人才與高技能人才，其檔案內容也應注重收集體現其實際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術等級證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現較好撤銷處分的材料都應歸入檔案。這樣一方面能真實、全面、動態地反映學生的成長經歷，同時也可對學生的不良行為起到一定的遏制作用。學生參加社會有益組織的活動情況，如青年志愿者等，以及反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況、在校期間通過自學同時獲得本科學歷的證書等等，都歸入學生檔案，從而豐富了學生檔案的內容，立體地、全面地反映出學生的發展情況，使學生檔案能真正成為學校或用人單位培養人才、使用人才的可靠依據。
3.建立真實性和完整性相統一的學生檔案管理體系
目前，考生檔案存在日益簡單的趨勢，這與網上招生方式有著密切的聯系。但是，這種簡單化的方式絕不能理解為在檔案內容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進檔案填寫內容的真實性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統一，填寫內容要真實、完整，相關指標項目的含義要清晰、準確、有效。第二，考生紙質檔案歸案項目要統一規范。
學生檔案信息的開發利用是提高學生檔案管理整體水平的重要任務。學生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點，轉變“無所作為”的思想認識，把學生檔案信息開發利用作為學生檔案管理工作的重要內容之一來看待。如：可充分利用學生檔案管理軟件，編制學生信息庫，通過跟蹤畢業生的就業信息，對畢業生的就業質量進行分析，為學校進一步改進人才培養模式，加快課程改革，提高教學質量，促進畢業生充分就業提供參考。
4.“雙套制”管理方式
筆者結合自身工作經驗和高職院校學生檔案管理現狀，認為高職院校學生檔案管理必須實行“雙套制”管理方式，即實行紙質檔案和電子檔案共同歸檔保存并進行管理和利用的方式，實現高職院校學生檔案數據庫管理與紙質檔案互補、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護紙質檔案的同時，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學生檔案與計算機網絡結合起來,就可以顯示學生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數據統計；便于查閱；可同時滿足不同檔案使用者的需求。
5.完善學生檔案管理各項規章制度，做到有章可循
以《普通高等學校檔案管理辦法》為基礎，結合實際情況，制定相應的《學生檔案管理制度》及《畢業生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統一的入學登記表格和《檔案材料標準填寫方法》，確保歸檔內容的真實性、準確性和一致性。在嚴格遵守《畢業生檔案管理制度》的同時，建立全面的檔案郵寄登記及回執手續，保證畢業生檔案不錯發、不漏遞。根據高職院校某些專業需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領導批準，并嚴格辦理登記手續后，方能將檔案密封借出[3]，確實實現檔案管理的準確、有效，保證檔案材料按時、完整的歸還。建立標準化、規范化的工作程序，在保證檔案管理高質量、高效率的同時，提高檔案管理的基礎工作水平。
綜上所述，做好高職院校學生檔案管理工作，是學校人才培養工作的需要，也是社會經濟發展的需要，在當前經濟危機的情況下，不僅有利于畢業生就業，還有利于促進高職院校自身建設，提高社會信譽，檔案工作者在實際工作中仍需加強研究，不斷提高學生檔案管理工作水平，促進學生就業，為畢業生將來的道路鋪設檔案的良好道路，進而提高高職院校的整體管理水平，為社會培養高素質人才。
參考文獻：
陳凱俠：高職院校學生檔案管理工作的問題及措施.黑龍江檔案.2009年3月：85
一、大學生畢業檔案管理中存在的問題
1.未能得到足夠的重視
許多基層的人才服務中心一直未能認識到檔案管理的重要性，認為大學生畢業工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯系；學生也是如此，大多都沒有意識到檔案的重要性，很多學生在畢業后的很長時間內檔案都在自己手中，也不寄存到才服務中心；另外，一些基層的人才服務中心也未能及時管理檔案，只是隨意堆放。種種現象都說明了基層人才服務中心所存在的不同程度上的輕視思想，很多人對缺乏對大學生畢業檔案工作的了解，甚至是忽視，無法滿足當前的管理需求。
2.檔案管理方法與保存技術都比較落后
當前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊，管理雜亂無序，不利于用人單位上門查閱、參考，關鍵時刻影響了畢業生的就業。當前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時間短、流動較快、投寄單位多、就業趨向廣等特點；檔案管理對環境要求較高，特別是一些區縣級的人才服務中心沒有專用檔案室，有些檔案室設備不配套，再加上狹窄、潮濕，很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀，影響檔案的保存及美觀度、完整性等；此外，很多大學畢業生的檔案都是無法備份的原始材料，一旦損壞不僅影響學生個人，還會影響社會對人才連續培養目標的達成。
3.檔案內容單一不全，未能反映
大學生的在校全貌大學生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學登記表、報到證存根、學籍成績總表、獎懲文件、體檢表等，這些材料未能涵蓋學生的素質全貌，也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現了一些新的如：大學生英語四、六級證、計算機等級證書、心理測試成績、社會實踐活動等檔案材料，也反映了當代大學生的精神風貌，但部分也未能進入學生本人檔案之中。
二、大學生畢業檔案管理的應用對策分析
1.高校應不斷提升重視的程度
加強對大學生畢業檔案管理工作的重視程度，培養檔案管理人員的管理服務與愛崗敬業的奉獻意識，引導其全心全意為大學畢業生檔案管理工作所服務；嚴格規范檔案管理的流程，如何歸檔，多長時間做出什么樣的處理，都應做到規范化、制度化、專業化及職業化。同時，重視檔案管理工作人員的激勵制度，將其工作成績和服務態度納入職務晉升與評定之中，對工作人員形成制度化的約束。
2.不斷完善管理方法與保存條件
檔案保存是一項具有較強技術性的工作。所以，伴隨著時代的飛速發展，檔案的管理與保存也應逐步實現現代化。比如：擴建館舍、增購除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設備，購置計算機、網絡、數據儲存設備等；同時，加強對檔案的巡視、檢查、除蟲，注意放水、放火，提升安全防護等級。
3.拓展大學畢業生檔案歸檔的范圍
高校應立足于當前大學生的實際學習情況、生活軌跡等，不斷修改與補充原歸檔的范圍，從而體現、涵蓋當前大學生的德智體美勞、個性特征、心理狀態、發展潛能、適應崗位等全貌。例如：政治思想方面的鑒定、學習成績與報告、圣體素質等，從而促進大學生畢業生的就業和日后的發展。
4.加快大學生畢業檔案的計算機管理
一、高校畢業生人事檔案信息化的現狀
要搞好高校畢業生人事檔案的信息化管理工作，必須掌握當前高校畢業生人事檔案信息化的現狀，這樣才能有的放矢的采取有效措施，搞好高校畢業生人事檔案信息化工作。
（一）解決高校畢業生人事檔案管理信息化意識
在高科技時代，加速實現高校畢業生人事檔案信息化管理，是一項繁重的任務，也是時代賦予的任務，這些工作任務的順利進行，必須得到人才交流主管部門的高度重視和大力支持，才能切實的把高校畢業生的人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前看，各省、市對高校畢業生人事檔案信息化建設的發展狀況來看，由于各級領導對高校畢業生的人事檔案信息化建設工作不夠重視，對人事檔案管理工作投入的財力及人力不足，由此，導致出現了一些各方面問題，例如，會限制人事檔案信息化發展的速度，使之與信息現代化發展無法適應，也使高校畢業生的人事檔案，在管理與改革中無法發揮積極作用，也使用人單位陷于兩難之中，難以得到人才，更難于得到優秀人才。
（二）檔案管理信息化的法規體系與業務規范
對于人事檔案的記載來說，它的信息非常豐富，時間跨度也比較長，但在改革開放以來，由于主觀和客觀方面的各種原因，有些人事檔案中的信息，常常會出現這樣或那樣的不同或差錯，例如，數據的前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄在檔案中出現，如何能讓這些問題，能在信息化建設中得到順利的解決，使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，并且在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，這就要求我們對人事檔案的管理，要有一個完整的業務規范指導體系，這樣才能使從事檔案信息化建設的工作人員，在信息化建設中，既得到政策上的支持，又能在方式方法的得到指導，使人事檔案管理工作，形成一個統一的、規范的、科學的、縝密的人事檔案信息資料數據庫，有利于高校畢業生的就業困難，也有利于企業的人才需要和流動的需要。
（三）缺乏高素質的人事檔案信息化人才隊伍
人才是人才交流中心檔案信息化建設的重中之重。目前人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術能力和水平較差，不適應人事檔案信息化建設的需要。
二、人才交流中心對高校畢業生人事檔案信息化管理對策
人才交流中心是一個人才的中介橋梁，它要為高校畢業生和企業對人才的需求解決雙方的需求，因此對于人事檔案信息化的管理，要真實可靠，并要做到適時提供，這樣就可以為雙方解決問題。
（一）人事檔案信息化建設的重要性
在社會主義市場化的發展中，隨著人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的重要性，要在國家政策的引導下，人才交流部門，要積極穩妥地推動人事檔案信息化建設進程，要從政策上，不斷加大財力及人力的投入，同時要加強人事檔案信息化建設的基礎設施建設，為人事檔案信息化建設提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把人事檔案信息化建設，作為人事工作中的一個重要的組成部分來進行建設。
（二）人事檔案管理的規章制度與業務規范
人事檔案信息化建設，是新時期對人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務，所以無法再依據傳統的手工管理階段的制度，必須結合高科技時代的技術，要利用信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應的工作流程和規章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進人事檔案管理工作發展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規范化發展。特別是高校畢業生的人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設的開展。
（三）檔案管理質量與人員業務素質
檔案管理質量與人員業務素質，是相互關聯的命題，人事檔案信息化建設，它的一個關鍵因素，就是建設一支高素質的檔案信息化管理人才。因此，在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。要把檔案管理質量的優劣與管理人員的業務素質能力結合起來，要在管理人員的意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。
一、有效解決高職高專畢業生人事檔案管理問題的對策
針對目前高職高專畢業生人事檔案管理的現狀，我們提出有效的解決措施，具體從以下幾個方面進行。
1.加強人事檔案重要性的宣傳與教育作為高職高專院校和人才服務機構，應該向畢業學生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，在畢業之后充分做好相關的檔案轉接工作，掌握檔案的所在地;及時與人才服務機構保持長期的聯系，進而有效地降低檔案的遺失和銷毀率。
2.做好充分的聯絡，保證人事檔案的完整性人才服務機構要強化責任意識，對人事檔案進行規范化管理，對來了解檔案去向的學生，要細心地服務，并做好檔案的調取工作。對已報到的學生，應做好相關的手續辦理登記工作，并與學生之間取得長期的聯系。對不能及時將畢業生檔案轉出的，應與用人單位和學生本人保持聯系，以便后期將檔案轉入。一旦畢業生的信息發生改變，應與人才服務機構及時取得聯系，并且需將畢業之后的各項信息也納入到人事檔案，保證人事檔案的完整性，并提升它的利用價值。
3.提升人事檔案的轉接質量造成檔案遺失的主要原因是人檔分離，而根本原因就是辦理檔案轉移的程序繁瑣，浪費經歷和時間。因此人才服務機構在人事檔案的轉移辦理方面要及時，或實行遠程辦理服務，通過郵寄來完成相關的辦理，進而提升學生的檔案管理意識。
4.完善人事檔案管理制度人事服務機構是在滿足社會發展需求的基礎上誕生的，它也可以視為一種社會流動人才管理部門。而人事檔案就是實施管理的重要依據。因此，必須完善人事檔案管理制度，使人事服務機構、畢業生以及高職高專院校之間保持聯系，完善人事的內容，對人事檔案的管理與轉移進行全方位，有效提升人力資源利用率。
5.改進檔案管理部門的服務質量與服務內容一般情況下，高職高專畢業生的人事檔案主要由人才服務機構代為保管。因此，人才服務機構必須掌握社會對人事檔案內容和信息的需求，及時和學校溝通，并填充內容，使其信息具有完整性，進而提升檔案的價值。在服務的內容和機制上，使其更加全面和完善，如參加各類考試資格審核、黨團組織關系管理、轉正定級、養老保險以及聘用合同簽證等，這樣才能體現出檔案的真正價值，使學生紛紛加入到存檔的隊伍之中來。
6.用人單位應重視檔案的建設與延續企事業單位應將高職高專畢業生在各個階段的個人信息及時記錄進去，包含的內容主要為業績、綜合素質與能力、評價、工作中的表現、經權威部門認定的業績考核信息以及工作的變更等。使個人的信息能夠完全被社會最大化地掌握，并使檔案的內容一直處于動態和不斷豐富的過程，提升它的實用價值。
二、結語
人事檔案對每位高職高專畢業生而言，都具有重要的意義，學校、個人、用人單位以及人事服務機構均要充分認識它的重要性，做好相關的人事檔案管理工作，將人事檔案管理落到實處，并充分發揮它的作用。
作者：劉瑩單位：江蘇農林職業技術學院
關鍵詞：學籍檔案；服務功能；管理對策
中圖分類號：G643 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）34-0005-02
一、高校學籍檔案的特征
高校學籍檔案是大學生被錄入高校后的高考成績、學籍表、在校學習成績、獲獎情況、畢業證書登記及畢業派遣等諸多方面信息的真實記錄和反映，是學生在校學習的重要個人信息記錄。學生學習成績表是大學生在校期間學習成績的記錄。學生畢（結）業證、學位證登記表是對學生學歷學位教育結果狀況的信息記錄。上述信息做為大學生在校學習生活的信息記錄，為他們在未來的繼續教育、就業及社會保障服務等方面做證明具有意義。高校學籍檔案具有如下基本特征：
1.高校學籍檔案具有真實性特征。高校檔案是由不同的學生管理單位，根據高校教育管理規定，在大學生入學的不同階段，對學生學籍檔案材料分別整理匯編而成。如招生部門根據本地區的招生計劃及本高校的招生簡章，與本地區教育部門協調共同完成招生工作，在工作過程中形成新生錄取方面的學籍檔案。學生成績檔案及畢業證、學位證登記表等學籍檔案是由教務處、各院系在學生成績管理過程和畢業登統過程中形成的關于學生成績表、畢業證登記等方面的學籍檔案。由于它們是在學生錄取，學生成績管理、學生畢業登統過程中形成并歸納整理出來的文檔，故具有原始性、真實性。
2.高校學籍檔案內容具有多樣性特征。高校學籍檔案內容豐富，材料多樣，包含新生錄取登記表、學生成績登記表、學生在校期間獲獎材料、四六級英語考試成績、學生畢業證學位證登記、畢業生學籍等多方面內容材料，是記錄學生高校生活材料的綜合體。
3.高校學籍檔案形成具有分散性特征。高校學籍檔案的材料由不同的職能部門分別形成。如招生部門形成：新生錄取檔案，教務部門形成學生成績表、畢業生登記表等檔案，學生管理部門形成學生的各種獎懲記錄檔案，各院系形成學生學籍登記等學籍檔案。校檔案館（室）綜合管理全校學籍檔案，并提供檔案利用服務。
4.高校學籍檔案利用的頻繁性特征。高校學籍檔案是高校利用頻率最高的檔案。學生在繼續升學、就業、出國留學活動中需要查閱并出示學習成績表、畢業證中（英）文證明等證明材料。目前在社會保障活動中有些需要社會化存檔者和一些即將退休人員在整理退休材料時也需查閱補辦相關學籍檔案材料，以提供其相關畢業和分派遣證等方面的證明。另外還有一些畢業證書學位證書丟失者在評職稱等需要時，也要求補辦學歷學位證明等等。諸多方面的需求，使學生檔案得到頻繁利用。
高校學籍檔案諸多特點中，真實性是它的首要特征，決定了高校學籍檔案的其他特征，也決定了它作為信用憑證材料，能夠起到服務學校管理和服務社會的雙重作用。
二、高校學籍檔案的服務功能
概括地講，學校學籍檔案具有服務校內外的兩方面功能。高校學籍檔案服務校內是指：一方面學籍檔案是供高校內部各職能部門查閱關于學生學籍等方面的情況，另一方面是給在校學生的繼續升學、出國留學時為相關單位提供證明。服務校外是指：為已經畢業的學生提供在高考錄取證明、研究生錄取證明，本科或研究生成績單，畢業證學位證證明及畢業分配或派遣證明等。具體看，學籍檔案具有以下幾方面的功能：
1.學籍檔案服務學校職能部門的功能。學籍檔案是高校教學管理部門和學生管理部門對學生管理過程中形成的原始材料，是對學校學生在校期間綜合信息的反映。學籍檔案服務學校職能部門的功能，是指學籍檔案為學校職能部門提供查詢服務的功能。第一，學籍檔案為教學管理服務。學籍檔案管理與教學管理工作緊密相連，相互促進。一方面，學籍檔案是學校教學與管理工作結果的詳細記錄，如歷年成績記載、學籍變動、畢業證書登統等真實地記載在學籍檔案中；另一方面，學籍檔案中的記錄反過來為教學和管理工作的提高提供了數據支持，學籍檔案的記錄可以反映出一段時間內學院教學水平的來源與去向、學生的培養層次、學校教育教學改革的方向及教學管理工作的水平。職能部門通過查詢調取學籍檔案資料，分析數據，為制定新的計劃、規劃查詢依據。如通過教學質量檢查或教學水平評估材料，從中隨機抽取學生成績做調查統計，發現當前工作的不足，及時調整制定新的教學計劃，促進教學質量的進一步提高。第二，學籍檔案為學生管理服務。學籍檔案記錄了學生多方面情況，如學生年齡、出身，家庭主要成員和所從事的職業、職務，家庭經濟情況以及本人成長經歷等。學生管理部門的老師從中可以了解學生的成長環境，所受到的影響和成長中可能出現的各種問題，以便及時加以正確引導，從而促進了學生管理工作的順利進行。第三，學籍檔案為學校發展提供信息支持。學籍檔案的動態形成過程及靜態實證材料分析，直接為學校的改革發展提供依據。如畢業生的畢業去向，直接反映了社會對大學生的需求狀況，為高校專業調整和學校發展提供原始信息。
2.學籍檔案服務在校大學生的功能。學籍檔案是大學生在校成長全部過程的真實材料記載。在校大學生在出國留學或就業時都要向相關部門提供學籍檔案材料。如在校學生在出國留學時需提供學生入學時的高考成績、在校學習成績單等；用人單位在與畢業生簽約時，用人單位要核實學生的畢業證和學位證，以確認學生身份，避免假學歷學位濫竽充數。學籍材料的歸檔及未來的信用憑證作用，對在校生也影響頗深，對督促和激勵學生努力學習和鍛煉有積極的意義。
3.學籍檔案服務畢業生、服務社會的功能。高校畢業生在就業后，對學籍檔案也有很多需求。主要表現在如下方面：（1）國外就業的畢業生在繼續求學時，要求高校提供他在國內高校就讀的學習成績，學歷學位材料。（2）國內畢業生在就業后，在職稱評定時被要求高校提供畢業證、學位證材料對其畢業證、學位證加以認證。（3）畢業生畢業證結業證不慎丟失，補辦相關證件，要根據畢業生的學籍檔案材料，提取其畢業證學位證等材料加以認證。（4）畢業生在辦理退休時社會保障部門要確認其工齡時，需要查閱學籍檔案材料，提取他的畢業就業派遣證等方面的證明，對其畢業情況加以認證。高校學籍檔案服務畢業生的這些社會功能，對學生能否繼續完成升學、再就業、計算工資工齡等有重要影響。學籍檔案服務社會的功能在當前市場經濟的條件下，社會保障日益完善的社會環境下，保障個人合法權益，具有重要的現實意義。學籍檔案服務學校職能部門、服務在校生的功能是學籍檔案的基本職能，學籍檔案服務畢業生是學籍檔案服務社會的重要內容，也是學籍檔案日益被社會重視的重要表現。學籍檔案服務社會的功能要求高校的學籍檔案管理要立足現實，重溫歷史，加強學籍檔案的整理和補救工作，以期更好地實現學籍檔案的社會化服務。
三、完善學籍檔案管理提高學籍檔案服務質量
學籍檔案管理是一個動態的管理過程，既承上啟下，又繼往開來。在檔案管理中存在舊問題，不利于新時期學籍檔案服務社會的新要求；新時期學籍檔案服務社會功能的強化，又要求高校檔案管理不斷創新。
（一）目前學籍檔案管理過程中存在的問題
學籍檔案是學生被高校錄取、在學校學習、從高校畢業及分配或派遣等一系列個人信息記錄，作為其為社會服務的信用憑證，其內容是否先進，是否便于查詢，對于高校檔案能否高效便捷地為學生提供服務關系重大。在高校檔案管理過程中恰恰出現了相關的問題，具體表現在以下幾個方面：
1.受歷史條件限制，學籍檔案材料內容不完整。由于歷史的原因或管理不完善，造成學籍檔案不完備。缺少學籍檔案實證材料。再如由于管理不完善，相關部門或院系歸檔不全，造成學籍檔案信息不完備等等。
2.受管理部門的影響，學籍檔案記錄不規范。比如，畢業生成績單，應有三個部門的公章：學生所在院系，教務處及院系主管領導的名章。如由于某些部門疏忽，致使學生成績單會缺少其中的某個印章，使學生成績公信度受到影響。再如，畢業學籍表應記載學生從入學到畢業的全部信息材料。院系在檔案形成過程中，記錄不規范，缺少學生在校的某些信息，使學生在利用學籍檔案時要增加其他部門的附加材料加以佐證，導致服務水平降低。
3.受計算機管理系統限制，學籍檔案管理手段不先進，電子化程度不高。受檔案電子化程度的影響，有些學校的學籍檔案沒有進入到電子查詢階段，靠人工查詢，費時費力，不利于紙質檔案的保管，也影響服務質量的提高。
4.受高校檔案館水平建設的限制，檔案收集和整理不到位。由于有些高校的檔案管理依然是檔案室的水平，檔案員數量少檔案員自身管理水平限制，使學籍檔案收集、檔案整理、管理工作不到位，也會影響學籍檔案服務社會的質量。
發現問題是解決問題的前題，研究對策是解決問題的最好方法，我們要從現實存在的問題出發，不斷研究檔案管理的理論和實踐，提高服務質量。
（二）加強高校學籍檔案管理，提高高校學籍檔案服務社會的質量
1.加強檔案隊伍建設，不斷提高學籍檔案工作人員的素質。學籍檔案管理人員必須認真學習高校檔案管理辦法，提高自身的思想素質和業務水平。學籍檔案管理人員要有定期的崗位素質培訓，進行檔案管理專業知識的系統學習和專業技術培訓，提高檔案管理人員的專業水平；加強檔案管理人員的思想教育，提高對學籍檔案管理工作的地位和作用的認識。
2.建立學籍檔案管理體系，健全管理制度。實行實體化管理體制，高校可根據實際情況，明確規定以學籍管理部門為依托，建立以院、系（部）單位為支點的學籍管理體系；明確學籍管理部門的檔案管理人員，各院系的教學人員為兼職的檔案員，全力輔助學籍管理部門完成學籍檔案的收集、整理、歸檔等工作，為全面管理學籍檔案提供可靠的組織保證。健全學籍檔案管理制度，學籍檔案制度必須掌握學籍管理的原則，既要嚴格執行學籍檔案的法規，又要以對學生高度負責的態度，做到以事實為依據，以管理制度為準繩，做到有章可循，有據可依。
3.加快學籍檔案管理的現代化、信息化進程。學籍檔案管理的現代化是以信息為基礎的，要實現檔案管理的現代化，首先要實現管理思想的現代化。學籍管理人員要充分認識到學籍檔案工作在市場經濟建設中的作用，以靈活多樣的形式，開展多種形式的服務。其次，管理方法的現代化。高校應根據實際情況，把計算機手段運用到學籍檔案的管理中，建立學籍檔案數據庫，運用計算機系統查詢、打印服務系統，提高工作效率。
綜上所述，學籍檔案管理作為高校檔案工作的一個組成部分，應當在實踐中不斷摸索，總結經驗，讓檔案信息真正能及時有效地為社會提供服務，使檔案開發工作逐步走上規范化、制度化、科學化的軌道。
參考文獻：
[1]李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析[J].齊齊哈爾醫學院學報，2008，29（17）.
人事部：做好高校畢業生就業服務
日前，記者從人事部獲悉，人事部下發《關于做好高校畢業生就業服務工作的通知》要求各級人事部門定期畢業生供求信息對困難家庭畢業生加大服務力度對到西部地區工作的畢業生志愿者提供免費的人事檔案管理。
通知要求各級人事部門要重視和做好高校畢業生就業服務工作充分發揮政府人事部門所屬人才服務機構的作用進一步健全和完善公共服務功能不斷提高服務質量。各級政府人事部門所屬人才服務機構應在人才市場中設立專門的服務部門、服務窗口積極為高校畢業生就業提供服務。對急需專業的畢業生可采取多種形式的引進儲備辦法。要加強與用人單位特別是科研院所、大型企業的聯系設立一批畢業生實習基地、創業基地積極為畢業生就業或自主創業創造條件。
同時，要注意掌握就業困難畢業生的情況對父母雙方均失業、家庭生活標準低于當地最低生活保障或有其他特殊困難的長期未就業的畢業生，要有針對性地加大服務力度，做好就業推薦工作。開設為畢業生服務的信息平臺，定期畢業生供求信息。切實做好未就業高校畢業生和到西部地區工作的高校畢業生志愿者的人事檔案管理工作。凡畢業離校時沒有落實工作單位的高校畢業生，在兩年擇業期內，愿意將戶口轉回原籍的，各級人事部門應負責為其辦理相關手續。政府人事部門所屬人才服務機構免費為其提供人事檔案、戶口管理。非應屆畢業生落實工作單位后，各級人事部門要及時為其出具非應屆畢業生工作介紹信，協助其辦理報到、戶口遷轉等手續。到西部地區工作的高校畢業生志愿者在服務期間將人事檔案轉到政府人事部門所屬人才服務機構的，由政府人事部門所屬人才服務機構為其提供免費的人事檔案管理。對服務期滿后落實單位的畢業生，政府人事部門所屬人才服務機構要為其出具工齡證明，協助其辦理人事檔案接轉等手續。
通知還鼓勵和支持畢業生自主創業。自主創業的高校畢業生可將人事關系存放在政府人事部門所屬人才服務機構由政府人事部門所屬人才服務機構負責為其辦理人事關系接轉、人事檔案管理、轉正定級、黨團關系、專業技術職務任職資格申報評審、社會保險金繳納等服務實行全方位的人事服務解除其后顧之憂。
