時間：2023-05-30 10:26:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理考核細則，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞:德育檔案;管理工作;創(chuàng)新研究
0引言
德育檔案管理工作是德育工作的重要環(huán)節(jié)，在學校教育中德育教育是首要的教育任務，它也是學校教育事業(yè)發(fā)展的關鍵。在學校教育中只有對德育檔案管理工作規(guī)范化才能更好的促進德育教育工作的開展，學生德育檔案管理工作是需要學生與學校雙方來配合完成的，所以學生德育檔案管理工作對于學生的未來發(fā)展以及學校教育工作的順利進行都是起到很重要的作用的。
1學生德育檔案管理工作的實際意義
學生具備良好的思想道德素質是其綜合素質的一個關鍵組成部分，正確的思想道德教育才能對學生的人格與個性的形成起到重要的作用，同時也能提高學生的綜合素質。德育工作應該是貫穿學生的所有學習階段的，它也是學校教育工作中不能忽視的重要部分，應該引起足夠的重視。德育工作是一個長久性的工作，本身就有一定的復雜性，在新時代的教育發(fā)展階段，它影響著學生的思想觀念和思維結構，會使其發(fā)生很大的變化，怎么正確的培養(yǎng)學生的思想價值觀，使其能夠養(yǎng)成良好的道德素質和文化修養(yǎng)，對教育工作者來說都是一個不小的挑戰(zhàn)。
2目前學生德育檔案管理工作的現(xiàn)狀
教育事業(yè)的不斷發(fā)展，各種教育結構的改革，對于學生的綜合素質、道德品質的關注度越來越高，也就是如此學生德育檔案所發(fā)揮的作用也越來越大。在現(xiàn)代企業(yè)招聘中對于學生的德育品質的考核被放在了首位，知識與技能的不足可以在實際的工作中進行在培訓是可以很快得到提高的，但是德育品質不好那么其他的都不重要了，這樣德育品質差的人是不被企業(yè)所接受的。
2.1不夠重視
我國的教育活動中長久以來對于學生的科學文化知識的關注度一直都是放在首位的，也就是專注的對學生文化素質與文化技能的培養(yǎng)，而對于德育教育的重視程度明顯不足，德育檔案的建立則是屬于長期的空白狀態(tài)，即使有也只是對文化檔案的一個補充，并不是完整獨立的檔案體系，發(fā)揮的作用很小。隨著教育改革的不斷推進，德育檔案工作與過去有了較明顯的區(qū)別，但是也沒有得到全面的普及，只是在一些重點學校會有所涉及，且學校中的教師與學生對于此并不怎么關注，這也是德育檔案管理工作關注低的重要因素之一。
2.2管理制度不完善
雖然我國有專門的《檔案法》，但是在實際的檔案管理工作還是存在著一定的薄弱環(huán)節(jié)，而德育檔案管理就是屬于其中的薄弱環(huán)節(jié)，它的相關管理制度還并不是很完全與成熟，在部分地區(qū)雖然已經(jīng)有了明確的德育檔案管理的制度與規(guī)定，但是還是存在個別地區(qū)的德育檔案管理處于空白狀態(tài)，制度的不完善就不能很好的指導德育檔案管理工作的有效開展。現(xiàn)階段在高校中對于學生的德育檔案管理工作主要分為兩種，即集中管理和分散管理。
3學生德育檔案管理工作創(chuàng)新措施
3.1制定德育考核細則
在進行學生德育檔案管理工作之前需要學校根據(jù)自身的德育教育特點再結合整體的德育教育方針來制定適合本院校發(fā)展的德育考核細則。德育考核細則中要明確的規(guī)定德育考核的具體內容，主要的內容有:思想政治方面、文藝體育方面、科技活動與社團活動、社會實踐活動方面、紀律遵守方面以及其他方面等，把每一個方面在進行相關的細化，列出詳細的考核標準，以此來作為學生德育檔案記錄的主要方面與內容。
3.2健全德育檔案管理機制
為了讓德育檔案管理工作更加的科學、合理，就需要健全德育檔案管理機制，這是德育檔案管理工作的基本原則，只有明確了責任才能在德育檔案管理工作中發(fā)揮好自身的工作職能，使得德育檔案管理工作長久有效。德育檔案管理工作是需要全體師生共同參與完成的，加大德育工作的宣傳力度，可以克服部分學生和教師對于德育工作的排斥與抵觸心理，并且規(guī)范了檔案管理工作的嚴肅性，嚴禁私自修改檔案內容。
3.3建立班級德育考核管理組
可以建立班級德育考核管理組，在班級里為每一個同學建立德育考核檔案，并且在班級里組建考核小組，有專門的同學負責填寫，而學生會下屬的各個部門都要對每個班級學生的思想政治活動、紀律遵守情況等為每個班級進行分類管理，將整理的結果與每個班級的專門負責人進行溝通，如若某個學生覺得自己的德育檔案記錄有問題可以提起申訴，經(jīng)調查確定情況屬實的可以進行更改，而這些德育檔案最后都要進行電子登記錄入。
4結語
總之，在高校建立學生的德育檔案對于學生德育發(fā)展和培養(yǎng)是十分必要的，并且德育檔案管理工作水平的不斷提高，可以使得用人單位對于學生的在校表現(xiàn)能夠了解的更加全面，以此來增加認同感，這也為畢業(yè)生的綜合評定提供了可靠的依據(jù)，學生德育檔案管理工作也能有效的鍛煉學生的自主管理能力，是對自我的一種管理鍛煉，也是對其德育培養(yǎng)的有力約束，所以學生德育檔案管理工作的不斷創(chuàng)新既是學校檔案管理工作的需求，也是時展的需求。
參考文獻:
［1］馬曉峰.高職院校學生德育檔案管理工作創(chuàng)新研究［J］．蘭臺世界，2013，05:40－41．
［2］馬玉妍，宋巍巍.高校學生檔案管理工作創(chuàng)新研究［J］．邊疆經(jīng)濟與文化，2016，08:109－110．
［3］吳潔，李婷.高校學生檔案管理工作創(chuàng)新研究［J］．辦公室業(yè)務，2016，23:112．
［4］龍潔.通過“以人為本”分析學生檔案管理工作創(chuàng)新［J］．民營科技，2014，11:113．
關鍵詞：醫(yī)院 醫(yī)德醫(yī)風 檔案管理
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2012)O9-0097-01
檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。”醫(yī)院檔案包括醫(yī)院在醫(yī)療業(yè)務及相關活動中形成的文件、報表、圖像、圖表、錄音、錄像、光盤等各種檔案。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，醫(yī)療市場的競爭日益激烈，如何做好醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作，有效發(fā)揮檔案的社會功能，促進醫(yī)務人員道德素質的提高，更好地為醫(yī)療、科研、教學服務，筆者有如下幾點體會。
一、健全醫(yī)德醫(yī)風管理制度、抓好醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的基礎工作
我院于2002年建立了醫(yī)院第一份醫(yī)德醫(yī)風檔案，但直到2004年為迎接醫(yī)院管理年活動，醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風檔案管理才有了一定起色。這個階段，筆者認為，領導重視，建立起較為規(guī)范的規(guī)章制度，是我院醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作的起點。首先，醫(yī)院成立了醫(yī)德醫(yī)風管理領導小組，制定了《醫(yī)務人員醫(yī)德考評制度》、《醫(yī)務人員醫(yī)德醫(yī)風考核辦法》、《醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風檔案管理細則》等切實可行的規(guī)章制度。其次，確定了醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風檔案的基本構成。主要分成三個大部分：第一部分記錄職工的基本情況；第二部分記錄職工平時的醫(yī)德醫(yī)風考核內容、結果和獎懲情況；第三部分是職工歷年來醫(yī)德醫(yī)風的總結和組織考核意見。再次，培訓專職檔案管理員。各科室設立了兼職檔案員，由辦公室檔案部門負責檔案員的日常考核。個人年度醫(yī)德醫(yī)風總結在科室評議通過后，由檔案員將考核表載入其檔案。其他事跡、材料由檔案員收集，存入檔案并隨時記錄在相關表格上。以上措施，有效保證了檔案材料收集工作的順利完成。最后是醫(yī)德醫(yī)風檔案的立卷工作。我們參照了人事檔案管理辦法，每人一卷，活頁裝訂，以姓氏筆畫為序編制案卷號和案卷目錄。卷內材料分表格、個人醫(yī)德醫(yī)風總結、獎懲原件、復印件、照片等。每類材料之間設立明顯標志，各類材料單獨編制卷內目錄和頁碼。每年對上年度材料進行整理裝訂，經(jīng)醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風委員會審核并簽署意見，年度醫(yī)德醫(yī)風檔案即告完成。
二、提高認識、重視資源、做好醫(yī)德醫(yī)風檔案的開發(fā)利用
建立醫(yī)德醫(yī)風檔案的首要目的即是利用。因此，我們采取了多種措施，使檔案資源利用達到最大化。一是將檔案
資料量化、細化，使檔案資料易于操作，便于考評。具體做法就是將醫(yī)德醫(yī)風自查自評部分分成10個方面，每部分賦予相應的分值，總分為100分。規(guī)定了評議的及格分，即90分，并以此作為獎懲的依據(jù)。二是每季度將醫(yī)德醫(yī)風建設和考評情況通過專門簡報的形式下發(fā)各科室，通知到每個職工。這個方面我們進行了大膽嘗試，事實證明效果不錯。具體做法就是每季度各科室檔案員將醫(yī)德醫(yī)風檔案從檔案室領回，讓每個職工都能看到自己的檔案內容。優(yōu)秀的同志會更加努力，爭取更大的進步；落后的同志以優(yōu)秀同志為榜樣，奮起直追。如2003年我們有4名同志因服務態(tài)度方面存在問題，醫(yī)德醫(yī)風考核不合格。看到自己的檔案內容，這4名同志知道了問題所在，以后就再沒犯過同類錯誤，并以此為鑒，在下一年度的醫(yī)德醫(yī)風考核中取得了優(yōu)異成績。三是將醫(yī)德醫(yī)風檔案考核結果作為科室評優(yōu)、個人評先和職稱晉升的重要依據(jù)。規(guī)定如科室有2%的同志醫(yī)德醫(yī)風考核在90分以下，則科室不能參加評優(yōu)。科室醫(yī)德醫(yī)風考核達到100%則自動成為精神文明科室，并給予適當物質獎勵。個人醫(yī)德醫(yī)風考核連續(xù)兩年達到優(yōu)秀則享有優(yōu)先晉職資格。這些規(guī)定的實施，極大調動了科室及職工的工作積極性，為樹立醫(yī)務人員的正
面形象，構建和諧醫(yī)患關系，打造醫(yī)院品牌而做出積極的貢獻。
三、加強培訓、提高檔案工作者的素質
做好醫(yī)德醫(yī)風檔案的管理及利用，人才是關鍵。所以自立檔之日起我們即把人員培訓當作工作的重中之重來抓。
建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革的一項重要措施，是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必要手段。因為企業(yè)制度的創(chuàng)新與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立是互相補充、促進的。
（一）企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新，在企業(yè)改革過程中，無論是轉變經(jīng)營機制，還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度.檔案為企業(yè)調整組織和產(chǎn)業(yè)結構，對外經(jīng)濟合作、清產(chǎn)核資.進入市場成為具有獨立法人權力競爭者提供重要的信息和依據(jù)。
（二）現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對檔案工作也提出了新的要求，如果企業(yè)檔案工作還停留在傳統(tǒng)管理模式下，將阻礙其發(fā)展。作為企業(yè)科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進行改革.實現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。
（三）制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質量，更好地為社會、為民眾、為企事業(yè)服務，檔案管理制度的強弱直接影響到檔案管理的效率和效能。
二、結合實際，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度體系
檔案管理制度的建設是科學規(guī)范開展檔案工作、加強企業(yè)信息檔案資源建設工作的首要環(huán)節(jié)。因為制度是基礎保證和根本保障，它使各項工作有章可循、有法可依。現(xiàn)代檔案管理制度體系的建設應包含檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務規(guī)范和重點檔案工作制度等方面的內容。其中檔案工作規(guī)章包括各級、各部門檔案工作人員責任及文件形成歸檔責任制度、檔案工作規(guī)定、資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置辦法、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等方面；檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內容；檔案業(yè)務規(guī)范則又囊括了檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案全宗管理辦法等內容；而重點檔案工作制度則包含了軍工電子固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)范、檔案工作協(xié)作組工作規(guī)則等等。
筆者所在的中電海康集團有限公司是2014年在總部中國電子科技集團公司“加快安全電子產(chǎn)業(yè)發(fā)展”的號召下由中國電子科技集團公司第五十二研究所下屬全資子公司浙江海康集團組建而成的安全電子產(chǎn)業(yè)子集團，公司建立伊始，公司領導就十分注重制度體系建設工作。中電海康檔案管理辦公室更是積極配合公司制度建設工作，結合檔案工作的特點難點，在貫徹公司制度建設的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調研，認真完成《中電海康集團有限公司檔案管理辦法》，其中包含了檔案管理人員工作職責、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規(guī)范，奠定了檔案管理工作的基礎，初步在制度建設和執(zhí)行環(huán)節(jié)層面上打造了閉環(huán)管理平臺。隨后各專兼職專業(yè)檔案管理人員結合自身工作實際經(jīng)驗，相繼出臺《文書檔案管理細則》、《會計檔案管理細則》、《科研檔案管理細則》《儀器設備檔案管理細則》等等制度規(guī)范，進一步強化責任落實，嚴格工作標準，使檔案管理工作很快上了一個新的臺階。后續(xù)我公司檔案管理部門將進一步完善檔案管理制度建設，從強化企業(yè)檔案資源建設角度出發(fā)，積極學習、研究先進企業(yè)的檔案資源建設經(jīng)驗，制定出適合我公司發(fā)展要求的企業(yè)檔案資源建設制度，推進公司檔案資源建設工作的開展，如《企業(yè)檔案資源開發(fā)與利用制度》、《檔案資源建設管理制度》、《檔案資源建設達標升級考核測評辦法》等制度，最終建立健全一整套科學規(guī)范、可操作性強的現(xiàn)代檔案管理制度，夯實公司檔案管理工作的基礎。
三、如何優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理制度體系
（一）制度創(chuàng)新戰(zhàn)略――走實用化之路
沒有永久不變的制度，只要是符合本單位實際情況的，可以進一步提高效率的就是好制度。制度創(chuàng)新的成果要經(jīng)得起實踐的考驗。在檔案館看來有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應用。檔案人員一定要深入學習和研究本單位的當前發(fā)展戰(zhàn)略和中長期發(fā)展規(guī)劃。制度創(chuàng)新著眼點在于組織內部。機制與制度是密切相關的。機制是由制度內化而來的，檔案管理制度是否符合本單位運行規(guī)律，這是檔案管理機制創(chuàng)新能否實現(xiàn)的關鍵。
（二）管理創(chuàng)新戰(zhàn)略――走復合化管理模式之路
新世紀的新技術革命，正在推進組織管理現(xiàn)代化和辦公自動化。檔案形成的規(guī)范性和檔案利用的廣泛性，將使檔案和檔案工作走出檔案室，走向組織管理的每個角落，使檔案事業(yè)成為組織內全體干部職工的共同事業(yè)。搞檔案工作信息化也好，搞檔案數(shù)字化也好，千萬不能忽視傳統(tǒng)檔案管理模式。我們主張在傳統(tǒng)的基礎上進行改進，引進現(xiàn)代化的技術和管理手段。數(shù)字檔案和紙質檔案同步推進，采用復合化管理模式。復合化檔案管理模式是檔案載體多元化，兩種不同載體的檔案如何有機結合保存的模式，有利于檔案管理發(fā)展的良好模式。
1、統(tǒng)一規(guī)章制度，建立起檔案管理基本組織架構
檔案館成立以前，檔案管理分兩校區(qū)運作，規(guī)章制度也不統(tǒng)一。建館以后實現(xiàn)統(tǒng)一管理的關鍵是不僅從組織形式上、更要從規(guī)章制度上統(tǒng)一。因此，我們今年的重要工作是制定檔案管理辦法、各門類檔案管理實施細則及有關規(guī)章制度。在全館人員的共同努力下，截止到*月中旬，學校已經(jīng)批準下發(fā)了《中國農(nóng)業(yè)大學檔案管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)大學人事管理暫行規(guī)定》以及黨群行政等各門類檔案管理實施細則、《中國農(nóng)業(yè)大學人物檔案征集管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)大學立卷部門檔案工作考核辦法》等*項規(guī)章制度，已下發(fā)各單位貫徹執(zhí)行。同時，為了建立有效機制，我們還明確了內部管理機構及負責人，討論制定了各室任務分工及工作人員崗位職責等規(guī)章制度，使檔案館管理組織架構基本建立起來，對充分發(fā)揮和調動檔案工作人員積極性起到了促進作用。
2、實現(xiàn)實質合并，統(tǒng)一辦公、統(tǒng)一管理。
去年*月檔案館成立時是東、西校區(qū)兩地辦公，為了整合資源、形成合力、提高工作效率，按照學校要求，上半年先后將東校區(qū)人事檔案、研究生檔案和綜合檔案全部搬進館內，人員也集中統(tǒng)一辦公。為做好這一工作，重新調整改造了庫房、增加了*多平方米的庫房面積，安裝了*立方米的密集架。
3、舉辦兼職檔案員培訓班，加強業(yè)務指導，調動各立檔單位積極性。
檔案是學校基礎工作，要做好這一工作必須充分發(fā)揮各立檔單位積極性。要真正從原分校區(qū)管理到集中統(tǒng)一管理，必須在統(tǒng)一檔案管理規(guī)章制度基礎上，各單位兼職檔案員掌握具體的歸檔方法，否則統(tǒng)一管理就是空的。因此，我們舉辦了兩期兼職檔案員培訓班。就檔案的地位、作用及歸檔方法、要求向*名兼職員作了講解。通過培訓，使兼職檔案員檔案意識增強了，明確了自己的職責，掌握了具體的歸檔要求。
4齊心協(xié)力抗非典，堅守崗位不停工。
非典疫情給全北京乃至全國人民造成了嚴重危害。檔案館在學校領導下，積極抗擊非典的同時，堅守崗位，做好搬家準備工作、歸檔及檔案利用、制定檔案管理辦法、建章立制工作。就是在非典特別嚴重的時候，也沒閉館，工作人員始終堅守崗位。另外，工作人員積極參加機關分黨委安排的門衛(wèi)值班及向非典患者家屬獻愛心活動。
5購置計算機等辦公設備、家具，為做好檔案工作創(chuàng)造物質條件。
學校支持檔案工作，撥*萬元設備專款作為檔案館成立啟動費。為了能盡快使辦公設備到位，解決辦公基本條件問題，我們在非典期間，積極與廠家聯(lián)系，購置了六臺計算機、三臺打印機及其板臺、沙發(fā)、文件柜等辦公家俱，為實現(xiàn)統(tǒng)一辦公提供了物質條件。
6、配合百年校慶，開展名人志編寫、百年畫冊編輯有關工作。
學校為迎百年校慶，決定編寫校慶叢書，其中名人志和百年畫冊主要任務由檔案館承擔，如名人志共收錄名人*余名，其中*人由檔案館承擔，現(xiàn)已初步完成*余人的撰稿工作。百年畫冊編輯方案目前已經(jīng)學校批準，基礎工作正在準備之中。
【關鍵詞】稅務檔案；工作管理；認識
隨著社會科學技術的發(fā)展，檔案越來越成為一個單位持續(xù)發(fā)展的重要資源之一。檔案是一個單位發(fā)展歷程的真實記錄，而稅務檔案就是稅收征收管理過程中形成的以紙張為載體的圖、文材料，是征、納雙方依法辦稅的法律文書，具有不可動搖的法律效力。因此，不斷強化稅務檔案管理，保護檔案資料，提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案無可替代的憑證作用，責任至關重大。在計算機和網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的當下，為檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。
一、各級領導重視，是做好稅務檔案管理工作的前提
稅務檔案工作就是要圍繞“規(guī)范管理、精細服務”這一中心開展，要重視檔案信息利用，提高檔案工作質效。各級領導要關注檔案管理工作，把檔案管理工作納入重要議事日程，做到常議常抓常檢查，定期加強硬件投入，如購置防潮防磁柜、加濕器、防光窗簾、報警器、電腦等，以設施設備更新，增強檔案管理安全系數(shù)。各業(yè)務部門要重視檔案規(guī)范化建設，要制定科學的稅收業(yè)務檔案整理方案，增強稅收業(yè)務檔案規(guī)范化建設的可操作性，提高稅收業(yè)務檔案建設的整體水平，實現(xiàn)稅務系統(tǒng)業(yè)務檔案資源共享。
二、提高綜合素質，是做好稅務檔案管理工作的基礎
增強檔案管理人員的綜合素質，是提高稅務檔案管理水平和檔案服務質量的先決條件。隨著電子檔案、聲像檔案等新型載體的出現(xiàn)，對稅務檔案管理人員提出了新的要求。
（一）要有過硬的政治素質。由于稅務檔案管理工作行業(yè)的獨特性，要求檔案管理人員必須具備過硬的政治素質，需要有較高的政治理論素養(yǎng)，必須懂得與檔案管理相關的法律、法規(guī)知識。同時，檔案管理人員要把“德”放在首位，要有高度的組織紀律性，遵守國家和單位的各項規(guī)章制度，才能確保不發(fā)生失泄密事件。
（二）要有高尚的職業(yè)道德。稅務檔案管理工作是一項以服務納稅人、方便于工作為主的工作，稅務檔案是征、納雙方之間的紐帶，所以，稅務檔案管理人員應該樹立真心實意為納稅人服務和熱情為單位稅務工作奉獻的思想，愛崗敬業(yè)，不計得失，在平凡崗位上勇于奉獻。
（三）要有精湛的業(yè)務技能。要結合單位實際，定期組織檔案管理人員進行業(yè)務培訓，將培訓內容與實際工作相結合，除學習專業(yè)理論知識外，還要懂得文書學、檔案管理學和稅務知識，熟悉國家有關檔案工作的法律，清楚上級部門對檔案管理工作的要求，明白自己的業(yè)務工作職責，通過“一專多能”的技能，把檔案管理專業(yè)知識靈活運用于工作實踐，才能高標準做好稅務檔案管理工作。
（四）要有強烈的崗位意識。一是稅務檔案管理人員在工作中要樹立較強的責任意識，發(fā)揚敬業(yè)奉獻精神，真正了解本職崗位的責任，以嚴肅負責的態(tài)度，認真對待每卷檔案，從整體到細微，都要尊重客觀，做到精益求精，嚴謹務實，一絲不茍，才能適應崗位需求和工作需要。二是稅務檔案管理人員在工作中要具有創(chuàng)新意識，當前信息發(fā)展較快，檔案管理人員要發(fā)揮聰明才智，消除檔案員就是保管員的思想，想方設法提高業(yè)務工作水平。三是稅務檔案管理人員在工作中要樹立服務意識。稅務檔案不僅為單位決策提供服務，還是納稅人提供依法納稅的依據(jù)。因此，檔案管理人員應積極發(fā)揮主觀能動性，不斷改進工作作風，完善服務內容，提高服務質量，為檔案使用者提供主動熱情，及時準確，全面周到的服務。
三、堅持規(guī)章制度，是做好稅務檔案管理工作的關鍵
加強稅務檔案管理制度建設是持續(xù)做好檔案管理工作的基礎。一是入檔資料收集從實。稅務檔案主體有的是文字，但也有圖像及其他各種形式的原始材料，為了查找、索引方便快捷，在入檔材料收集過程中要嚴格規(guī)范檔案卷宗整理，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，都嚴格遵守檔案管理制度進行，不降檔案收集標準，對制度落實不打折扣，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確。二是日常檔案管理從細。加強稅務檔案日常管理，規(guī)范檔案借閱程序，建立健全各種規(guī)章制度。近年來，先后制定了《克拉瑪依市地稅局檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》《檔案工作保密制度》《檔案材料歸檔制度》等相關規(guī)章制度，明確了檔案管理的工作職責和任務、檔案的歸檔范圍及整理要求，使檔案管理人員對文件材料的形成、收集、整理有據(jù)可依，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)。三是定期檢查考核從嚴。加強檔案管理工作考核，是促進稅務檔案管理和提高檔案從業(yè)人員技能的有效方法。除上級業(yè)務部門定期進行例行檢查外，本級檔案主管部門也要不定期進行檢查，在檔案檢查過程中，要專門建立詳細的業(yè)務檔案考核細則，通過實施推動檔案管理規(guī)范化建設。近年來，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，建立檔案管理人員崗位責任制，充分調動檔案工作人員的積極性。
四、完善檔案資源，是稅務檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的源泉
一是要不斷拓寬稅務檔案工作服務領域。要持續(xù)做好各類文件材料的收集、整理、分類、歸檔工作和稽查檔案、專業(yè)會計檔案、照片檔案和設備檔案以及各類專業(yè)檔案的移交接收工作、電子檔案的著錄工作。
二要加大檔案信息化力度。加大電子文件接收力度，接收紙質文書檔案和實物檔案的同時，完成文書檔案電子化，切實做好電子檔案掃描工作，實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案同步歸檔。
三要抓好檔案歸檔質量。實現(xiàn)檔案整理規(guī)范化、目標管理制度化，做到檔案收集完整、劃分保管期限準確、整理和編目科學、檢索和利用方便、保管條件科學安全。
（一）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規(guī)定和實施細則，管檔的業(yè)務人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當一個保管員的身份，對于收集的學生的檔案即沒有系統(tǒng)的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質有待提高
隨著社會的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應該順應潮流，加強計算機在檔案管理中的應用，這也加強了對檔案管理人員的素質要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認真學習計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業(yè)生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度
高校必須積極向學生宣傳檔案的重要性，讓學生能充分認識到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學習中的重要作用。還要提高學生檔案的管理水平，完善學生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執(zhí)行相關規(guī)定，對于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時將檔案送達學生就業(yè)單位,對于暫時未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時的將學生檔案送達相關人才服務機構，不能私自的將學生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要創(chuàng)新管理模式，要根據(jù)實際情況制定相應的制度，改進管理工作手段，將現(xiàn)代化技術應用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉遞的銜接工作
高校畢業(yè)生檔案轉遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結合管理活動的各個環(huán)節(jié),合理運用現(xiàn)代信息化技術，爭取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務
由于目前的就業(yè)機制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應該進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務，不僅僅是做好個人，還應該對畢業(yè)生實行以學校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。總而言之,積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,也是我們人事人才工作者不可推卸的責任。
（五）規(guī)范檔案轉遞流程，確保檔案轉遞安全
關鍵詞：醫(yī)院 人事檔案管理 現(xiàn)狀 對策
中圖分類號：F240
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）12-289-02
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人事管理過程中形成的，包括醫(yī)院職工假期管理制度、醫(yī)院人才引進辦法等一系列規(guī)范性制度，其內容包括員工個人入編或上崗、職稱晉升或晉級、工資調整、職務任免、年度考核、獎懲情況等記錄個人成長軌跡的一系列材料。人事檔案及其管理工作是醫(yī)院人才開發(fā)與管理的信息基礎，也是職稱評定及福利待遇評定的依據(jù)。切實加強人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，可以為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的信息，保證人才隊伍的素質，最大程度地發(fā)揮人力資源的作用。
一、醫(yī)院人事管理的現(xiàn)狀及存在的問題
我國的絕大多數(shù)醫(yī)院是計劃經(jīng)濟的產(chǎn)物，作為社會公益事業(yè)的一部分，長期以來依靠國家財政的支持，在管理體制和運行機制方面還保留著計劃經(jīng)濟的烙印。近年來，醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式，在國家衛(wèi)生事業(yè)政策和人事管理制度不斷發(fā)展的環(huán)境下顯得有些滯后，這對于醫(yī)院發(fā)展經(jīng)濟和開展工作存在不利的影響。
1.人事檔案管理觀念落后。醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務機構，普遍存在著注重醫(yī)院業(yè)務而輕視醫(yī)院管理的現(xiàn)象，很少把人事檔案信息用于人力資源的管理，在檔案管理上僅限于保管、存放、收集等簡單的分類整理工作，缺少利用檔案構建人才信息庫的意識，更沒有形成積極主動為醫(yī)院發(fā)展提供人事信息建議的觀念{1}{2}{3}。
2.人事檔案利用效率低。一方面，傳統(tǒng)的人事檔案收集范圍和收集內容與新時期人事信息的需求不相適應，傳統(tǒng)的人事檔案中大量記載的是一些陳舊、靜態(tài)的經(jīng)歷性材料，已不能真實客觀地反映一個人最新的素質能力信息，亟需補充人事制度改革過程中形成的能夠真實反映職工德才表現(xiàn)、具有長期查考價值的材料，如醫(yī)德醫(yī)風考評、競爭聘任、門診、病房工作量、科研創(chuàng)新能力、病人滿意度等資料。另一方面，人事檔案資料分析和預測綜合少，導致檔案利用率低。此外，人事檔案管理信息化程度不高，限制了人事檔案的利用。
3.管理體制不順。我國公立醫(yī)院通常是由政府的幾個部門進行多頭的管理，管理職能分割的現(xiàn)象比較嚴重。醫(yī)院院長基本上無法在人員流動、工資改革、經(jīng)營戰(zhàn)略等方面充分發(fā)揮自主性，所以醫(yī)院的各項改革相對落后，造成了醫(yī)院幾個管理性的職能科室權責不分、人浮于事和機構重疊{4}{5}。
4.人才聘用與流動中存在問題。人才聘用與流動是構建醫(yī)療技能過硬、服務質量優(yōu)越的醫(yī)療隊伍的前提，也是提高醫(yī)院競爭力的必然要求。在聘任體系缺乏公正、客觀、公平的背景下，醫(yī)院內部很容易形成輕業(yè)績、重資歷的不公現(xiàn)象{6}{7}。很多醫(yī)院在對專業(yè)技能人才進行聘任時，多以員工的年齡、資歷與工作年限等作為衡量標準，而忽略了對應聘人員工作能力、技能水平和工作表現(xiàn)等方面的考核。同時，在事業(yè)單位管理制度下，員工和醫(yī)院的關系相對固定，很難有人才正常流動，具有較大的僵化特征。無法促使優(yōu)秀人才進入。此外，由于社會外部環(huán)境不配套，在醫(yī)院內部流動的管理上也缺乏完善的促使優(yōu)秀人才脫穎而出的良好機制，醫(yī)院內部往往缺乏挑戰(zhàn)和競爭。
5.缺乏先進的考核方法。任何一項勞動人事管理活動都離不開人事考核，對人員的評價、考核是檢驗人事管理活動的手段，又是人事決策和改進人事管理的依據(jù)。目前大多數(shù)醫(yī)院只有年度考核，沒有把平時的工作表現(xiàn)、工作成績以每月每季度作為周期的考核，并且考核時大多數(shù)情況是發(fā)一張考核表，由職工自己填寫自我評價，科室考核小組評分，然后由人事部門存檔，既沒有量化指標全面客觀的評估，也沒有考核后針對性地面談、反饋和培訓，更是很少將考核結果和職務升遷、人員流動或工資獎金等聯(lián)系起來，使考核工作常流于形式{8}。
6.缺乏完善的人才培養(yǎng)機制。醫(yī)院普遍存在著缺乏專業(yè)人才培養(yǎng)機制的問題。首先，醫(yī)院缺乏對管理人員的培養(yǎng)。管理人員是醫(yī)院內部開展管理工作的有效引導人與組織者、決策者，對醫(yī)院管理水平有重要決定作用。然而，現(xiàn)如今很多醫(yī)院管理人員均非管理專業(yè)出身，經(jīng)常是由醫(yī)療崗位提升而來，這對醫(yī)院管理水平有嚴重影響。同時，很多醫(yī)院只對學科帶頭人及科室負責人培訓與教育給予重視，而對普通員工缺乏培訓，致使醫(yī)院員工素質整體上難以得到有效提升{9}。
二、解決對策
人事檔案作為醫(yī)院考察和了解人才的重要手段，是醫(yī)院能否實現(xiàn)科學用人的重要依據(jù)。因此，通過分析醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)有問題，提出相應的改革措施，使醫(yī)院規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化的人事檔案管理得以實現(xiàn)，這對醫(yī)院的發(fā)展和人力資源的開發(fā)具有十分重要的作用{10}{11}{12}。
1.更新管理觀念，強化檔案利用意識、服務意識。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到工作的重要性，端正工作態(tài)度，不斷提高自己的業(yè)務水平，以飽滿的熱情創(chuàng)新檔案管理工作。首先，在人事檔案管理工作中必須樹立改革創(chuàng)新觀念，以改革的精神、發(fā)展的眼光審視人事檔案管理工作中存在的問題和缺陷，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感{13}。通過完善管理體制、改進管理服務方式和豐富服務內容，適應醫(yī)院培養(yǎng)新型高素質人才的需要，同時要重視學習與檔案相關的法律法規(guī)，加強檔案管理意識{14}。其次，要重視對人事檔案管理人員的教育，提高他們的專業(yè)化水平和素質，提高自覺防止和抵制各種違法行為的能力，從而維護檔案的完整性和真實性。最后，從專業(yè)的角度做好保管和利用現(xiàn)有檔案的工作，不斷提高服務水平的專業(yè)性{15}。
2.健全并完善人事檔案的管理制度。目前，應結合醫(yī)院人事工作的實際和社會現(xiàn)實的需要，進一步完善各項檔案管理制度，特別是要建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集機制、工作聯(lián)系制度和情況通報制度、人事檔案整理工作細則、人事檔案計算機輔助管理制度等，使工作有序、有據(jù)可依{16}。針對“棄檔”以及人事檔案管理同聘請制度嚴重矛盾這一現(xiàn)象，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效是處理這一問題的辦法之一。
醫(yī)院亟需建立真正意義上的醫(yī)院綜合檔案室，配備專職的綜合檔案管理人員，明確并強化其職能，根據(jù)檔案工作的統(tǒng)一領導、分級管理原則，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案收納到綜合檔案室，再由專職檔案管理人員進行統(tǒng)一分類、歸檔、管理。針對醫(yī)院和各部門形成的檔案內容、特點、行業(yè)要求，制定集中管理、分行業(yè)歸檔、積極提供利用的管理制度，及時修訂原有檔案管理辦法，突出各行業(yè)特點，提高檔案利用價值，建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。
3.建立新型的用人機制和合理的薪酬體系。我國公立醫(yī)院目前實行的是事業(yè)單位職務等級工資制度，在薪酬管理方面沒有充分體現(xiàn)“優(yōu)質優(yōu)價”的原則，為此，醫(yī)院必須要對現(xiàn)有分配制度進行改革，建立公平合理的薪酬體系和靈活的崗位工資制，強化人事檔案管理人員的績效考核和激勵機制，以嚴格的績效考核為中心，持續(xù)改進質量，加強定期抽查的密度與力度，對取得良好效果的創(chuàng)新管理工作給予嘉獎，而對存在嚴重紕漏和錯誤的現(xiàn)象，則給予行政或物質上的處罰；在激勵機制上，實行具有競爭優(yōu)勢的薪金制度，給予物質上的優(yōu)厚待遇，并注重人事檔案管理工作精神激勵，使人事檔案工作的重視度和良好的晉升機制得到保證。同時，加大對管理骨干和技術骨干的分配力度，更好地發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性，進而增強醫(yī)院的整體活力，提升醫(yī)院的整體品質競爭力和經(jīng)濟效益。
4.建立完善崗位責任制和考核制度。醫(yī)院要根據(jù)人事制度改革的要求，建立和完善崗位責任制及考核制度。一是要建立停聘、換聘、辭聘、解聘制度，定期對聘任人員進行全面考核，并將考核結果作為續(xù)聘、晉級、分配、獎懲和解聘的主要依據(jù)。同時，職工也可以按照聘任條件提出辭聘，從而使人員進出的通道暢通，提高人事管理的靈活性。二是將管理、技術、責任等因素納入分配制度中，積極實行按勞分配和按崗定酬，逐漸拉開崗位分配檔次；同時突出人才價值，兼顧崗位人員的利益與權責，進而更好地增強員工的緊迫感、責任感和危機意識，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造熱情。
5.提高檔案管理人員的素質。培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質人才：（1）檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內容。（2）倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和企業(yè)文化建設，充分調動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為醫(yī)院發(fā)展目標做出最大的貢獻。（3）引入競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。（4）醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
6.加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段，創(chuàng)新人事服務的形式。人事檔案信息開發(fā)是促進人力資源合理配置的重要手段，對此，醫(yī)院應該增加資金投入，提高檔案管理硬件設備，引進現(xiàn)代化技術和設備，真正實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。醫(yī)院要根據(jù)需要增加檔案庫房面積，購買恒溫、除濕設備，設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。同時，建立人事檔案的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用{17}。創(chuàng)新的人事服務例如人事，區(qū)別于過去的人事檔案管理的“有需要，才進行”相對滯后的、暫時的管理，提供長時間段，有具體形式的管理方式，是這種管理方式社會主義市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分，有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化{18}。
醫(yī)院人事檔案材料真實地反映了各級人員職務、學歷和專業(yè)等情況，為促進人才合理配置使用，加強人才隊伍建設，服務醫(yī)院發(fā)展大局起著重要的作用。重視和加強醫(yī)院人事檔案管理工作，全面推進人事檔案工作科學化、規(guī)范化、制度化，可以有效提高人事檔案的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用，為醫(yī)院領導班子準確提供各類人才信息和用人依據(jù)，更有助于醫(yī)院建立起以擇優(yōu)、競爭為導向的人才選拔機制，高效的利用資源，真正實現(xiàn)人盡其才、才盡其用。有效改進人事檔案的管理和利用，對于提升醫(yī)院人力資源的合理配置，制訂實際可行的技術人才發(fā)展規(guī)劃，更好地為醫(yī)院培養(yǎng)、選拔和使用人才提供重要參考依據(jù)，進而充分發(fā)揮檔案的作用，使人事檔案工作逐步進入一個嶄新的管理模式，有效提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟效益、社會效益和醫(yī)院競爭力{19}{20}{21}。
綜上所述，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度不斷加快的今天，醫(yī)院人事檔案工作的重要性日益凸顯。新時期醫(yī)院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，運用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術，加快人事檔案管理工作信息化建設，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，提高檔案的利用價值，使其最大化地發(fā)揮效力，進而有效推動醫(yī)院人力資源管理和促進醫(yī)院的長足發(fā)展。
注釋：
{1}吳小蕓.淺析醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中醫(yī)藥管理雜志，2012，20（6）：558-559
{2}唐微微，李秀艷.醫(yī)院專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理初探[J]，中國醫(yī)院管理，2001，2（4）：50
{3}吳勇.淺析醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中醫(yī)藥管理雜志，2011，19（5）：449-450
{4}劉丹萍，曹蒲為，嚴宏蓮等.淺析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀[J].中外健康文摘，2009，6（26）：256-257
{5}王秋蓉，王萍.淺析醫(yī)院人事管理的問題與對策[J].福建醫(yī)藥雜志，2006，28（1）：135-136
{6}殷維清，劉海宏，張凌霞等.淺析新時期中醫(yī)醫(yī)院人事管理的問題與對策[J].安徽醫(yī)學，2011，32（3）：376-377
{7}魏文娟.醫(yī)院人事管理向人力資源管理的轉變[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理，2006，4（1）：41-43
{8}孫敏.醫(yī)院人事管理問題及對策分析[J].辦公室業(yè)務，2013，（21）：160，162
{9}徐淳.新時期醫(yī)院人事檔案管理工作重點的探討[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2007，7（6）
{10}張云霞.醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].中外醫(yī)療，2008，27（16）：92-92
{11}張衛(wèi)，宋慧哂.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀淺析及對策[J].中外醫(yī)學研究，2011，09（20）：150-151
{12}鞏建紅.對人事檔案管理工作的設想[J].蘭臺世界，2008，1
{13}毛曉海.關于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].華章，2013，（27）：312-313
{14}徐淳，徐曉鳳.關于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].中國科技信息，2011，（3）：139-141
{15}陳英.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中國中醫(yī)藥咨訊，2012，04（5）：466-467
{16}董惠苓.醫(yī)院人事管理轉向人力資源管理探析[J].改革與開放，2013，（6）：55
{17}馬俊英.淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].邯鄲職業(yè)技術學院報，2012，25（3）：94-96
{18}胡煌鶴，吳珊.淺談新形勢下的醫(yī)院人事管理[J].管理學家，2013（23）：480-480
{19}敏.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析與設想[J].西部醫(yī)學，2007，19（3）：499-500
{20}張衛(wèi)，宋慧哂.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀淺析及對策[J].中外醫(yī)學研究，2011，09（20）：150-151
（一）人事檔案管理體制比較之后，不符合新形勢下的需求目前的人事檔案管理機制主要依據(jù)管理者的權限及其隸屬關系來管理，對組織人事管理工作可以起到重要的作用，但現(xiàn)在是屬于科技新時代，人員流動速度快且量大，人員關系時常變動，檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)新狀況，讓人應接不暇。其一是檔案管理的關系混亂，比如某些企業(yè)單位的部分員工檔案在人事部，但有些卻在人才交流中心，還有的在勞保部門或社保部門等，其主體混亂不清，管理有難度。其二，檔案時有脫節(jié)，一些企業(yè)單位檔案管理意識不強，經(jīng)常出現(xiàn)人檔分離，也有出現(xiàn)“死”檔、棄檔或無檔的狀況，導致某些員工檔案最后無蹤可查。其三，管理力度不夠，常有盲區(qū)。有些企業(yè)單位在招聘時，私自存貯收受應聘員工檔案，一些流動人員和工作還沒有著落的畢業(yè)生以及退伍軍人，被截留檔案也時有發(fā)生的，造成管理的盲區(qū)。
（二）人事檔案管理人員技能和素質有待加強首先，員工的思想觀念跟不上時代的步伐，有些傳統(tǒng)守舊。有些員工一直沿用以前的管理方式，埋頭苦干，整天插在繁瑣的日常事物中，對思考和變革人事檔案管理工作從來都是漠不關心，對新出現(xiàn)的狀況或問題無從下手，或置之不理，沒有積極進取和創(chuàng)新的精神。其次，員工的技能水平比較低，現(xiàn)代化的人事檔案管理要求人員具有較高的文化水平，掌握專業(yè)的管理知識和科學技能，比如計算機技能。還有平時缺乏系統(tǒng)的技能培訓，經(jīng)常會犯一些低級的錯誤。最后員工的工作熱情度不高，檔案管理工作是一件非常復雜而且瑣碎的工作，這要求檔案工作者有很強的的工作信念和無私奉獻的精神。
（三）人事檔案服務水平低人事檔案的資料是非常多，而且可以隨時增加，而檔案管理工作者又相對比較少，有時不能及時收集檔案資料，又不經(jīng)常整理，造成檔案信息滯后，無法為企業(yè)單位領導管理者提供及時又全面的信息。而且管理層面比較單一，僅為各單位政工的干部和人事部門。還有檔案服務的路徑比較單一，現(xiàn)在是信息時代，雖然人事檔案管理有逐步加入計算機手段，但是多數(shù)只有錄入中、高級人員的信息，總之信息的不全面、不準確，最終還要通過紙質版查詢，從而影響工作效率。
二、人事檔案管理工作的建議和策略
人事檔案管理是一項具有政策性和業(yè)務性的工作，而且他要求比較高的保密性，可以促進人事資源的開發(fā)與利用，同時還能為和諧社會的發(fā)展起到推動作用。所以，提高人事檔案管理工作的效率，要與時俱進、解放思想和開拓進取，通過強有力的措施改革，加強和完善管理制度和工作細則，從信息化和科技化上改進人事檔案管理工作，為企事業(yè)單位提供良好的、全面的人事管理信息。
（一）建立區(qū)域性人事檔案管理中心
區(qū)域性檔案管理中心，就是指企事業(yè)單位和黨政機關的全體工作人員的人事檔案管理中心，要利用現(xiàn)代化的手段管理人事檔案并作合理的開發(fā)利用，才能更好的為企事業(yè)單位服務。比如在水利管理這方面，整體上全國的水利人事檔案管理是一個龐大的中心系統(tǒng)，其中包括許多的子系統(tǒng)，而子系統(tǒng)直接連著省市縣的人事管理中心，這樣可以方便人事檔案的控制和管理，可行性高，而操作上主要是由員工所在的企事業(yè)單位或者托管中心來完善新材料，按期繳納保管費用。人事檔案管理中心經(jīng)過一系列系統(tǒng)的保管、更新、利用開發(fā)等方式發(fā)揮其職能，實現(xiàn)服務社會和促進人才資源整合的作用。
（二）加強和完善檔案內容制度
人事檔案管理要從人力資源的管理和開發(fā)利用方面出發(fā)，客觀記錄員工業(yè)務水平、技術能力、業(yè)績、誠信度等方面，特別要凸顯個人的能力，加強認識檔案信息的使用價值。因此，各企事業(yè)單位要從這些方面入手，充分完善內部人員的檔案資料，而且能夠及時的更新完善，確保檔案資料與時俱進。
（三）考核評估人事檔案管理工作
根據(jù)企事業(yè)內部檔案工作管理體系，創(chuàng)建符合市場需求的人事檔案管理工作的評估體系，逐漸形成公平、公開、公正的人才競爭機制，可以為企事業(yè)單位的人力資源開發(fā)利用帶來客觀的經(jīng)濟效益。其中可以分為三個方面，其一是建立主管部門的評估制度，主管人事檔案的各個組織有責任對企事業(yè)人事檔案進行監(jiān)督和管理，可通過定期評估考核的方式來執(zhí)行。其二，建立中介機構的測評章程，從長遠來考慮，人事檔案測評將會起到舉足輕重的作用，這與人事檔案管理的現(xiàn)代化和市場化是相呼應的。其三，建立個人的監(jiān)督制度，將相同的檔案資料交予檔案管理部門和檔案當事人共同審核鑒定，并且將持有異議的部分進行重新審核，確保對個人和組織雙方的負責。
（四）加強檔案管理工作隊伍的建設，提高人員素質
管理工作者是人事檔案的直接管理者，其隊伍的工作效率將影響到人事檔案管理的成效，所以需要加強隊伍建設，提高人員的綜合素質。一方面要完善檔案管理人員隊伍，調動有責任心、專業(yè)的人員負責具體工作，落實管理人員的薪酬待遇，保證隊伍的專業(yè)性和穩(wěn)定性。另一方面，加強對管理工作者的培訓，企事業(yè)單位要根據(jù)計劃有理有據(jù)的定期對員工進行培訓，開展一些相關的講座，或者選拔一些員工到學校或一些比較先進的單位學習，從而提高員工的各項業(yè)務水平，同時建立獎罰機制，實行量化考核，可以充分激發(fā)管理人員的工作能動性和創(chuàng)造性。由此才能保證員工有條理地、有效率地完成人事檔案管理工作。
三、結語
1地質原始資料特點
工程地質原始資料是工程勘測設計過程中產(chǎn)生的原始記錄，是工程設計的基礎和依據(jù)，也是施工過程的重要指導。工程竣工后，原始資料便成為工程設計的原始憑證，對后期工程問題處理、工程質量責任劃分等起到至關重要的作用。
地質原始資料檔案是一個有機載體，其特點主要有四：
（1）成套性。它記載和反映建設活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內容銜接，構成項目完整的成套性整體；
（2）專業(yè)性。它是專業(yè)技術活動的真實記錄，包括了從工程的勘測、設計、施工、竣工到建成工程地質條件的全過程；
（3）現(xiàn)實性。它具有較強的現(xiàn)實使用性，是全面考核建設工作設計質量、工程質量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗收的依據(jù)，是工程建設、使用維護和技術改造的不可缺少的現(xiàn)實性依據(jù)。
（4）保密性。因為它涉及到一定的地域和民族因素，必須保證其保密性，不可遺失或隨意公開。
2地質原始資料管理存在的問題
某設計院以水電項目為主，工程周期長，地質原始資料涉及前期勘探、施工期編錄、竣工驗收等各階段的多種圖、表的記錄，原始資料數(shù)量、種類繁多。
由于地質原始資料不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，導致有些項目對原始資料的重視度不夠，存在原始地質資料收集不及時、有缺失，記錄不規(guī)范、格式不統(tǒng)一，保存不當?shù)龋曄裼涗浉髯员４妫瑳]有及時編輯整理等各種問題。到工程竣工、原始資料歸檔時，資料殘缺不全，污染破損嚴重，甚至無法成套性存檔。
某些已竣工的工程顯示，由于沒有規(guī)范的歸檔流程，在后期資料查找使用中，資料的查找使用率不及30%。
3提高地質原始資料管理效率的辦法
3.1提高全體員工對原始資料的重視度
首先需要提高全體員工對地質原始資料的重視度。地質原始資料是工程從勘察到竣工全過程地質條件的最真實記錄，是設計方案的基礎、是施工方案的重要指導、是竣工驗收的重要依據(jù)。對原始資料的收集、保存及歸檔應做到系統(tǒng)性與及時性。地質原始資料完整地歸檔，對工程竣工后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，地質原始資料檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設項目發(fā)揮最大效益。項目負責人及團隊要高度重視地質原始資料的檔案工作。工程建設是百年大計，工程建設的原始資料檔案同樣是百年大計，因此從項目立項開始，就要明確分工，指定相關人員負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作。
3.2制定符合實際情況的地質原始資料管理規(guī)章制度
首先某設計院針對各種檔案的管理有一系列覆蓋面廣泛的管理作業(yè)文件。地質處應根據(jù)項目類型，嚴格按照院文件材料歸檔管理作業(yè)文件ITM.03B01及國家規(guī)程規(guī)范《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》（DA/T 41-2008）的要求，結合地質處的生產(chǎn)管理細則，根據(jù)建設項目的規(guī)模、特點和需要，合理分配相關人員進行檔案管理工作。
其次是加強項目資料管理制度建設，建立切合實際的地質原始資料歸檔工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，建設項目由于規(guī)模大、工期長、地質原始資料多，因此，依據(jù)不同項目特點制定符合該項目實際情況的地質原始資料檔案管理組織架構和管理程序，就成為做好地質原始資料檔案管理工作的根本保障。
第三要堅持做到“四同步”，即：項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。
3.3對專業(yè)責任人員進行檔案知識業(yè)務培訓
一個單位建設項目地質原始資料檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規(guī)章制度健全與否，主管檔案領導的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關，更與項目上的地質專業(yè)負責人對檔案資料的重視程度有著極大的關系。地質原始資料檔案未形成時，資料都散落在各經(jīng)辦人手中。地質處項目責任人應根據(jù)實際情況，定期對各有關人員進行檔案知識的業(yè)務培訓，讓項目上的地質團隊從思想上重視檔案管理，掌握地質原始資料檔案的收集范圍、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，不要等到工程項目需要進行檔案驗收時，才知道地質原始資料檔案還有整理的標準和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，地質處項目責任人應及時跟蹤項目建設進度，及早介入地質原始資料檔案工作，進行業(yè)務指導，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終項目的驗收打下基礎。
3.4規(guī)范地質原始資料收集的方法
地質原始資料收集是否完整齊全，整理是否科學規(guī)范直接反映工程地質條件的完整度和準確度。地質原始資料收集方法應體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是水電項目工程大、周期長，形成的文件材料門類繁多， 要明確規(guī)定工程地質檔案應具備的質量和數(shù)量要求、移交形式等。相關責任人應對收集的地質原始資料進行檢查、校核和鑒定工作。最終達到地質原始資料收集表格化、清單化、標準化；整理及時化、整理手段標準化；保存方式安全、規(guī)范化；移交資料全面、完整、正確。
3.5定期開展資料整理檢查與監(jiān)督
由于地質原始資料繁多，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，現(xiàn)場工作又非常繁忙，地質人員絕大部分精力集中在工程地質情況的收集，對資料整理一般都是被動應付。如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期開展地質原始資料的自查工作，一方面保證資料收集的及時性、全面性與正確性，另一方面保證地質原始資料保存的完整性與保密性。
4結語
關鍵詞：高校；畢業(yè)生；檔案管理
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校畢業(yè)生檔案的內容與特點
1、學生檔案的內容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業(yè)自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達標登記表等。
2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節(jié)性或準季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。
3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內，便于加強對學生在校時學籍、業(yè)績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統(tǒng)注入文字信息。
二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題
（一）畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。
（二）檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。
三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對策
（一）提高對畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認識
一是加強宣傳力度，提高畢業(yè)生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。
二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。
三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時保管。
（二）加強對畢業(yè)生檔案的科學規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。
二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。
三是要實行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規(guī)范的管理。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
采用先進的信息化手段加強畢業(yè)生檔案管理，建立畢業(yè)生電子檔案庫，實行畢業(yè)生檔案網(wǎng)上查詢，提高管理效率和水平。充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，建立畢業(yè)生網(wǎng)站、QQ群等，將不屬于個人隱私的檔案內容上網(wǎng)，對需要保密檔案文件信息進行加密處理，對允許閱讀的用戶，當身份鑒別確認后方可進行解密處理讀出相應的數(shù)據(jù)。用人單位可以通過上網(wǎng)查詢并利用，實行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業(yè)生在學校、工作單位、人才市場多次往返奔跑，使畢業(yè)生檔案管理更加規(guī)范、有序、方便。
1.醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高
目前，大部分醫(yī)院對納入醫(yī)療器械檔案管理的內容沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標準和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。另外，目前在醫(yī)院目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.2檔案意識不強，檔案利用率較低
對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為醫(yī)療器械檔案工作可有可無，有些醫(yī)院領導認為器械檔案臨時所需，只注重醫(yī)院經(jīng)濟效益，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和醫(yī)療設備資料的完整性，致使器械檔案信息資源開發(fā)不足，導致檔案利用率不高。
1.3檔案管理人員業(yè)務水平不高
在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學歷偏低，甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全
由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院醫(yī)療器械檔案室一般只管理設備采買、招投標文書管理等，而器械檔案的使用及采買后的論證管理資料等在各個科室分散管理，形成了多部門管理醫(yī)療器械檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。
2.實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
2.1建立完善的管理架構
醫(yī)療設備檔案管理是檔案管理的一個支脈，它的整個管理經(jīng)絡與檔案管理是相輔相成的。首先要建立完善的管理架構，成立由分管院長直接領導，由專職檔案、兼職檔案管理崗位的檔案管理體系。實行醫(yī)院、科室、操作人員的三級管理網(wǎng)絡，并設專人負責。
2.2建立健全崗位責任制
根據(jù)醫(yī)療設備檔案管理的要求，結合醫(yī)院的實際情況，定崗、定職、定責、定編，把崗位責任制真正落實到每個人身上。定期召開有關檔案管理人員會議，明確工作內容、目標及崗位責任制。修訂和完善醫(yī)療設備檔案管理制度。定期召開檔案管理培訓學習會，并將崗位責任制納入醫(yī)院目標考核、管理責任制的一部分。及時與有關人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)等掛鉤。
2.3完善醫(yī)療設備檔案的規(guī)范化、智能化管理
醫(yī)療設備檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是處理醫(yī)療設備引起的各種糾紛的法律依據(jù)。要實現(xiàn)醫(yī)院設備檔案的規(guī)范化，就要制定相應的標準和辦法。明確歸檔范圍和歸檔時間，并進行嚴格的科學跟蹤和管理。根據(jù)醫(yī)療衛(wèi)生管理部門頒布的《醫(yī)學科研儀器設備管理暫行辦法》所制定的醫(yī)院設備管理的基本制度，在此基礎上，建立健全了管理實施細則和崗位責任制。要求管理人員根據(jù)關聯(lián)性原則，將每一臺設備所形成的所有材料進行系統(tǒng)整理建檔。每一臺設備為一卷，卷內以件為單位進行裝訂，并按依據(jù)材料、設備開箱驗收、設備安置調試、設備運行維修、隨即圖樣等順序進行整理排列，放置于一只專用的檔案盒中。為便于檢索利用，每卷盒內都應有卷內目錄。然后嚴格按專業(yè)、種類或型號分類、編號、排列上架、編目管理。最后要建立數(shù)據(jù)庫，建立設備檔案計算機檢索系統(tǒng)，實行集中統(tǒng)一管理。
醫(yī)療設備檔案管理的智能化是進一步優(yōu)化醫(yī)療設備檔案管理工作的重要手段之一。因為醫(yī)療設備檔案的收集、整理、完善、保存是一項任務重、工作量大而又縝密細致的工作，存在著資料管理的不完整性、任意性、資料查找的不方便性、盲目性等缺點。如果充分發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，建立醫(yī)療設備檔案智能化管理系統(tǒng)，通過計算機網(wǎng)絡使不同權限的部門能及時、完整、準確、方便地錄入、刪除、修改和查詢醫(yī)療設備的原始檔案和相關資料，從而使醫(yī)療設備檔案管理工作真正進入現(xiàn)代化管理水平。
1. PDCA理論內容。PDCA循環(huán)又叫質量環(huán)，是管理學中通用模型，最早是由休哈特（Walter A.Shewhart）于1930年構想出來，后被美國質量管理專家戴明（Edwards Deming）博士于1950年再度挖掘并廣泛宣傳和應用到持續(xù)改善產(chǎn)品質量中，所以現(xiàn)在學界中大多數(shù)稱之為“戴明環(huán)”。它是任何一項管理活動有效進行的一種基本方法，特別是在質量管理工作中得到了廣泛的應用，也是全面質量管理所應該遵循的科學程序，這種全面質量管理活動的所有過程就是質量計劃的制定、實施、總結、提升的過程，這個過程實際就是PDCA循環(huán)，是一種永不停頓周而復始運轉的過程。它是一種不斷持續(xù)改進、階梯式上升的科學總結。其實施的原理就在于通過嚴密的過程控制借以實現(xiàn)預定的目標。其特點有三：大循環(huán)帶許多個小循環(huán)，如果把某所高校看做是一個大的PDCA循環(huán)，那么檔案科、檔案管理人員就是各自小的PDCA循環(huán)（見圖1）；通過每一次的循環(huán)后，階梯式上升，讓檔案科管理中暴露出的某些問題得到解決，并將好的經(jīng)驗繼續(xù)保留，總結出一定成果，提升檔案科的管理水平和運行效果，然后再進入下一個循環(huán)提升周期，如此反復循環(huán)不斷提高就會使得檔案的管理更為科學、規(guī)范和合理（見圖2）。
在PDCA循環(huán)中，A（行動）始終是PDCA循環(huán)的關鍵和核心。因此這種循環(huán)提升若要實現(xiàn)就需要整理大量數(shù)據(jù)資料，并綜合運用到不同領域的技術和方法。整個循環(huán)分為4個階段、8個步驟（見表1）。
2.檔案管理引入PDCA循環(huán)的理論內容。隨著新檔案管理辦法的出臺和高校教育事業(yè)發(fā)展的逐步深入，以及檔案管理信息化建設的加快，檔案管理儼然成為集管理學、信息科學、檔案學等多種學科專業(yè)的綜合性管理體系。檔案管理作為高校管理的基礎性工作，也是高校管理的重要內容之一，既要保留前人積累的先進管理經(jīng)驗，也要有與時俱進意識，賦予新時期對于高校檔案管理工作提出的新要求。總的來說，高校檔案科管理應該是與整個院校管理大的發(fā)展總基調保持一致，要處在變中求不變，又在不變中求變的不斷更新、持續(xù)改進的過程。它包含了科室的規(guī)劃（Plan）、實施（Do）、控制（Check）和提升（Action）四個步驟。依據(jù)“持續(xù)改進”提升的系統(tǒng)論觀點和PDCA循環(huán)理論思想，可以將高校檔案科管理流程建設表示如圖3。與戴明的環(huán)理論運行相結合，高校檔案科管理便是繼承與開放的持續(xù)改進過程，其本身就是一個不斷更新不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環(huán)來實現(xiàn)。
二、基于某高校檔案科管理PDCA循環(huán)應用分析
PDCA循環(huán)理論模型將高校檔案管理劃分為總體規(guī)劃、實施、檢查、修訂四個部分，四個部分共同構成了高校檔案管理完整的科學體系，此外，這四個部分又是彼此獨立，各自有著嚴密的結構內容組成。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經(jīng)過不斷的“規(guī)劃——實施——檢查——修訂”循環(huán)提升，最終實現(xiàn)高校檔案管理的近、中、遠期目標的實現(xiàn)和管理水平的整體提升（如圖4）。
對于高校檔案管理來說，整個院校的檔案管理是一個大的PDCA循環(huán)，檔案科管理則是一個小的PDCA循環(huán)，檔案科管理規(guī)劃、實施、檢查、修訂就構成了一個個小的PDCA循環(huán)系統(tǒng)內容。高校檔案管理通過這些小循環(huán)內容的不斷“規(guī)劃——施行——檢查——修訂”而把高校的檔案科、檔案管理人員以及高校其他科室和人員組織起來形成一種大環(huán)帶小環(huán)，小環(huán)推動大環(huán)循環(huán)不斷發(fā)展提升，最終讓高校檔案管理呈現(xiàn)出科學、合理、高效等特質，能夠創(chuàng)造出更多的社會效益和經(jīng)濟效益。
根據(jù)《辦法》規(guī)定，高校檔案管理過程涵蓋了從事招生、教學、科研、管理等直接形成的有保存價值的歷史記錄。某高校在檔案管理體系中，將整個檔案管理劃分為學校、學院、系三級PDCA循環(huán)管理體系，這其中包括檔案科的管理，其職責主要是檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、督導、編研等等，下面以某高校學籍檔案管理引入PDCA循環(huán)理論為例，作一簡要探究。
1. P階段（Plan）——計劃。P階段是高校檔案管理的階段性目標、方針的制定。這個計劃一般包括了組建建檔工作領導小組，會抽調院系人事、教務處等部門人員組成；其次是印制各種歸檔和檔案收集整理過程中所需的各種表格；再次是對參與人員進行培訓，熟悉檔案的填報方法和要求；最后是在工作開展前夕召開動員大會，傳達相關文件精神。在新學年開學后的10月份以及新一屆學生畢業(yè)后的8月份分別對各院系上一年度的檔案情況進行調研，包括新生入學的建檔、畢業(yè)生離校檔案，以及單位教職員工人員及職級的變化等等。
如某高校在對上一年的檔案自查后發(fā)現(xiàn)本科畢業(yè)生的學籍檔案還是沿用以往的歸檔范圍（如高中學籍檔案材料、高校招生錄取材料、畢業(yè)生登記表、入黨入團材料等等），一些諸如學生職業(yè)能力培訓考核、心理測試成績、社會實踐等等能夠全面反映學生綜合素質全貌的有價值的檔案沒有及時被收集。還有的是檔案材料不規(guī)范，例如用圓珠筆填寫登記表、文檔用紙規(guī)格不統(tǒng)一、缺少印鑒章等等（見表2）。
針對上述自查出現(xiàn)的問題，該校成立了學籍檔案質量控制組織，由分管副校長和各系分管檔案工作的副主任以及檔案科負責人共同組成，領導和協(xié)調全校本科階段檔案質量管理工作，并定期檢查全校的學籍檔案質量。明確相關人員的工作職責，做到分工明確，各司其職。并以《XX大學工作質量檢查項目考核標準》為依據(jù)，學籍檔案質量控制組織小組結合相關文件精神，再制定相應的學籍檔案錄入細則說明、學籍檔案質量管理制度、學籍檔案質量控制計劃、學籍檔案改進方案以及完善學籍檔案檢查標準及評比細則等等。
2. D階段（Do）——實施。D階段就是對上述計劃的具體施行，即通過高校人力、物力、財力等各種可以有效利用的資源進行合理的配置和綜合運用，保障上述計劃中所列任務的順利完成，這一階段也是PDCA循環(huán)論中的關鍵。首先是要提高高校廣大師生及管理人員對學籍檔案管理重要性的認識，由于學籍檔案的質量直接反映了學校的管理水平，領導重視是學籍檔案規(guī)范化管理的關鍵；其次是要打造一支高素質的檔案管理隊伍，檔案管理本身是一個較為枯燥，需要管理人員更多奉獻精神的崗位，因此，高校要通過出臺相關的激勵措施穩(wěn)定這支隊伍，發(fā)揮出學籍檔案服務師生的服務功能和管理功能；再次是要與時俱進，不斷的拓寬學生學籍檔案范圍。高校要緊密結合新時期高校人才培養(yǎng)模式和用人單位運用、評價人才的多方位參考的現(xiàn)實需要，圍繞新時期人才評判標準不斷拓寬學籍檔案范圍，如學生的心理健康檔案、誠信檔案等能反映學生德、智、體、美、勞全方面的有價值資料都應該注意收集、歸檔；最后是落實檔案管理方面的相關獎懲制度，將定期的巡查結果等作為檔案管理人員考核、評先評優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。
3. C階段（Check）——檢查。C階段的檢查主要是對照第一階段（P階段）所指定出的各種目標指導下，檢查第二階段（D階段）的具體落實效果，并將各項制度在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行及時匯總。如果達到了預期目標，就要對前期的工作進行實時總結，并將好經(jīng)驗進行推廣。若未能改變前狀，就應從計劃措施設置是否超過了管理者的能力或超越了高校的實際狀況等進行分析。
4. A階段（Action）——處置。處置階段主要是對上一階段（C階段）的結果進行處理，對成功的管理經(jīng)驗要及時的提煉和推廣，對存在的問題要及時進行總結，并提出相關的整改措施和方案，做到持續(xù)改進。這一階段如果沒有解決的問題，則可放入到下一個PDCA循環(huán)中加以解決，因此處置階段也是為下一輪循環(huán)做好準備工作（見表3）。
首先是在第一時間里將檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題及時公之于眾，讓學校其他部門及工作人員及時了解各自存在的問題，為下一輪循環(huán)明確解決問題的方向；此外，檔案科要及時與各部門溝通，督促其認真整改；其次是做好“協(xié)調員”角色，即在發(fā)現(xiàn)問題后要及時與各院、系相關部門進行充分的溝通，修正不規(guī)范行為。通過總結不斷將發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，也為這一階段未能解決的問題納入到下一輪去持續(xù)改進，進而最終推動檔案管理PDCA循環(huán)不斷提升，實現(xiàn)檔案科管理的制度化、規(guī)范化和標準化，進而推動整個學校管理水平的提升，也有利于其他科室管理的不斷發(fā)展。例如，表3中，對于上一階段檢查出來的“檔案歸類不準確”的問題，要及時協(xié)調有關部門和人員及時采取相關措施進行整改，對于如“庫房面積小”等不能馬上解決的問題，應將其納入到下一輪循環(huán)中，從計劃開始，直至問題得到解決為止。
參考文獻：
[1]潘沼山孫方敏黃始振.現(xiàn)代管理學.科學技術出版社2001.
[2]斯欣宇. PDCA循環(huán)理論在質量管理工作中的運用.中國檢驗檢疫2004（6）.
[3]李曉萍.基于PDCA循環(huán)的物流管理案例教學研究.價值工程2010（6）.
