時間：2023-05-30 10:55:18
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案整理知識，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案電子信息化；檔案教學；實踐；應用
G275.2
《信息文書與檔案》是商務助理專業主干課程之一，課本按照文書與檔案管理的辦理流程，系統介紹了采集信息、草擬文書、辦理文書、管理檔案等內容。任務情境之中包含了理論知識和實踐操作。以模塊四《管理檔案》為例，即檔案的系統整理和科學編目。不僅要正確地將歸檔文件區分“件”，更要最終親自動手將文件整理成合格的檔案。僅僅依靠傳統紙質檔案的整理過程并不能將每一個環節的技能都掌握到位。本文結合課堂與企業的實際需要，與浙江京圖科技有限公司共同開發了“商務助理專業檔案電子信息管理軟件”，并在教學實踐中應用這一軟件開展課堂教學，并總結了教學實踐中的優縈氬蛔恪
一、現狀與需求。
（一）課堂需要：
（1）缺乏各類真實的文件進行實訓。比如，在判斷文件的保管期限時，需要大量紙質檔案文件對照《檔案保管期限表》反復實踐練習，才能在工作中迅速、正確地判斷一份文件正確的保管期限，掌握這一既能。教學實訓過程中學校的教師無法提供各類真實的大量紙質檔案供學生實訓，教學過程中只能紙上談兵，淺嘗輒止。
（2）實訓材料繁復，價格高。紙質檔案整理時，教師需要準備好大量的待整理文件，購買檔案盒、準備歸檔文件目錄、卷內備考表、包角紙、歸檔章、印泥、號碼機等各類耗材與設備。實訓中，學生一旦填寫、整理錯誤，整個文件以及其中很多材料都將報廢，不能重復使用，一次實訓經費高、效率低。
（二）企業需求：
商務助理專業在制定新的人才培養模式時，通過實地走訪、網絡問卷等形式考查了各類企事業單位，發現隨著電子信息技術的不斷發展，檔案管理工作日益受到重視。紙質檔案越來越多地作為電子化檔案保存。許多企業單位需要對電子文件產生以前的紙質檔案開展數字化工作。人們對檔案管理信息系統定位提出越來越高要求的同時，也面臨著檔案管理人才緊缺的窘境。紙質檔案電子化保存這一技能已成為企業對于商務助理類人才的一個新的要求點。學校教育勢必要從企業用人需要角度培養更多的適用人才。[參考文獻：
[1]柴軍榮 文書檔案電子化管理探討[J] 2013.9]
二、開發與制作。
商務助理專業基于檔案管理教學現狀與用人單位的實際需求，經過多次溝通、交流與浙江京圖科技有限公司共同開發了“商務助理專業檔案電子信息管理軟件”（見圖1）。整個系統按照OAIS模型分為檔案教學、檔案考試、成果統計等，其功能涵蓋對文書類檔案、科技類檔案、電子照片類檔案等類別檔案整理的全過程。京圖公司還將在系統中附帶大量企業真實檔案（隱去保密信息）供學生實訓使用。
（圖1：商務助理專業檔案電子信息管理軟件內容架構）
信息錄入：主要完成標準信息的錄入，為檔案教學、檔案考試模塊打下基礎。通過此模塊，教師錄入作為標準答案的檔案信息，檔案教學模式時可以在課堂教學、測試時將檔案信息給學生，供教學考試使用。
檔案教學：主要完成各種類別檔案的教學任務。
（一）文書檔案教學，學生在工具包知識點以及系統提示下，完成文書類檔案的整理工作，熟悉文書檔案的整理流程；
（二）科技檔案教學，學生根據科研、產品、設備、基建四類科技檔案整理方案，在書本知識點以及系統提示下，完成所有科技檔案的整理工作，熟悉科技檔案的整理流程；
（三）電子照片檔案教學，針對學生自己收集到的照片，錄入到本系統，在書本知識點以及系統提示下，完成電子照片檔案的整理工作，熟悉電子照片檔案的整理流程。
檔案測試：主要完成各種類別檔案的考試測評。
（一）文書檔案考試，進入文書檔案考試界面，系統將關閉知識點展示以及系統提示，學生獨立完成文書檔案的整理，考查學生對文書檔案整理的掌握情況；
（二）科技檔案教學： 進入科技檔案考試界面， 系統同樣關閉知識點展示和系統提示，學生獨立完成科技檔案的整理，考查學生對科技檔案整理的掌握情況；
（三）電子照片檔案教學，針對學生自己收集到的照片，錄入到本系統，在書本知識點以及系統提示下， 完成電子照片檔案的整理工作， 熟悉電子照片檔案的整理流程。
三、實踐與運用
（一）課前準備
教師準備：教師完成信息錄入部分，將十份需要交給學生完成電子化管理的紙質檔案提交至系統，并將文件的關鍵信息：全宗名、年度、保管期限、歸檔章、歸檔文件目錄等錄入系統，作為實訓時提示或考查學生的知識點。課堂教學時，教師使用檔案教學模式。
學生準備：熟悉檔案電子信息管理軟件各部分的操作方法。
（二）課堂教學策略（見圖2）
照片回顧 下發文件：
陽光會務服務公司承接的商務助理專業“魅力商務 全能助理”閉幕式順利結束了，以照片的形式回顧閉幕式“經典一刻“，同時會后產生了大量的會議文件需要整理，為了方便日后的查找和利用，會議文件除了按照文書檔案歸檔外，還要進行紙質文件電子化管理。陽光會務服務公司高葉接到了這個任務，要對10份會議文件通過檔案電子信息管理軟件進歸檔。
引導實施 文件歸檔：
任務導入之后，引導學生說出檔案歸檔整理的基本步驟（圖3），即
確定“件”
【關鍵詞】新視角 檔案整理
【中圖分類號】G272 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）24-0199-01
檔案整理是企事業單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學習經驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應新技術、新文化帶來的影響。
一 目前檔案整理工作存在的問題
1.檔案整理缺乏認識
由于部分單位對檔案整理工作的認識不足，缺乏足夠的人力財力投入，導致檔案整理工作一直沒有落到實處。主要體現在以下幾個方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專業素質，不能高質量、高效率地完成歸檔的任務，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專業素質，但是由于上級缺乏重視，引起員工對工作的忽視，出現工作不認真，態度不端正的情況。（2）檔案整理從業人員年齡結構不合理，偏向老齡化，缺乏專業技能培訓，導致業務水平低下，檔案的搜集、歸檔、數字化、裝訂等任務均不能有效完成，甚至出現遺漏、誤收等現象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調閱為一體，沒有很好的區分，對檔案館的服務性產生了影響。
2.檔案整理意識薄弱
對單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質導致其不容易出成績，不受外界重視，甚至被認為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財力的投入。種種不良意識導致檔案整理工作的重要性和必要性沒有得到充分認識，部分單位還對資料歸檔工作產生了抵觸情緒，這些都嚴重制約了檔案整理工作的有效有序進行。
3.檔案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，檔案整理人員對自己的工作產生了認識偏差，他們認為檔案整理不重要甚至不需要進行，只需看好檔案即可；同時單位又缺乏足夠重視，導致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統方法進行，這在飛速發展的社會與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數字化、信息化，也缺少高效實用的整理方法。
4.檔案整理缺乏規范流程
規范的檔案整理工作，應配備統一、科學、標準的工作流程或操作手冊，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規范沒有體現在工作中，這樣容易對檔案的實用價值產生嚴重影響。
二 新視角下檔案整理的方法
1.強化檔案整理人員的知識技能培訓
要讓檔案整理跟上時展的腳步，其從業人員就應當接受相應的教育，使工作更科學，方法更先進。首先應配置先進的檔案整理設備，建立檔案信息化系統、檔案查詢網絡、完善檔案快速錄入設施，并教育員工熟練掌握設備的使用與系統的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術的運用，還是從業人員思想與觀念的變革。對于檔案的新載體、新種類、新材料，設備的新技術、新功能、新知識，都需要活躍的思想來駕馭。因此，單位還應引進年輕的檔案整理人才，實現檔案整理工作的知識化、年輕化、專業化轉換，使檔案整理水平大大提高。
2.新視角下的檔案整理信息化
在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統，筆者認為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術。信息工業的飛速發展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網絡世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數據庫技術。目前的數據庫技術已相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業單位可通過建立檔案數據庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設備，就應投入足夠的資金。首先，單位應認識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現在以下幾點：（1）保存經濟成果，成為日后主張經濟利益的憑證；（2）對企業來說，檔案是質量的證明和追溯的依據；（3）檔案還包含了技術開發的過程與經驗；（4）檔案的整理也是企業單位文化的積累，一本檔案包含了單位發展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關負責人就應保證整理工作有充足的物質保障，要按照國家和行業標準完善檔案整理的相關要求。檔案人員的編制、檔案工作規模、檔案數量的定制等都應提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設與完善，實現數字化、信息化、標準化、規范化的檔案整理工作。
三 結束語
綜上所述，從加強從業人員培訓與人才引進，建立完善的電子信息化檔案整理系統，加大檔案整理資金投入三個方面下功夫，就能在新時代更好地進行檔案整理工作。
參考文獻
關鍵詞： 文秘 《檔案管理學》 教學改革
《檔案管理學》這門課程以檔案管理的總體性、宏觀性理論和檔案管理基本方法、原則的理論為指導，傳授從事檔案工作的基本方法和技能，它既要求學生應當掌握檔案收集、鑒定、整理、保管、統計等實體管理理論，以及檢索、提供利用、編研等檔案信息開發利用理論，更要求學生必須掌握上述八項內容的檔案管理工作操作實務。
檔案管理學是提高學生動手能力，樹立創新精神的重要環節，除了需要廣博的理論知識做支撐外，還需要注重課程實踐教學，加強學生對檔案工作的感性認識，培養學生分析、綜合、解決問題的能力，確保教學質量，提高學生專業素質。
一、對教學內容、方法、方式進行改革
首先，現代社會需要的是既能動腦又能動手，既掌握一定現代科學技術又具有較高操作技能的復合型文秘人才，這就要求文秘專業中檔案管理課程的教學不能只停留在書本知識和一些經驗等方面，要積極探索與研究適合文秘專業的教學改革，適應現代辦公條件下文件與檔案管理的新變化，適應電子文件、數字檔案館的保管與利用，這就需要學生在創造性地綜合運用所學知識解決實際問題方面有所突破，在運用跨學科理論知識分析解決實際問題能力方面有所創新。如：以“件”為單位進行檔案整理是在文秘與檔案工作不斷發展，辦公自動化條件日趨完善的情況下，為簡化文書處理和檔案整理程序，逐步實現文檔一體化，對檔案整理方法的創新，這些內容教科書上還來不及編進去，及時補充并開展相關的實踐教學才能讓學生所學的知識和技能緊跟檔案工作發展的步伐，提高學習的主動性和積極性。
其次，提倡教學方法靈活性、多樣化。在教學過程中，既要有教師的講授，又要有實踐參觀、案例分析，實施啟發式、自習討論式教學方法。在檔案管理課程教學中應突出職業能力培養，充分發揮“教師主導，學生主體”的作用，把學生推向學習主人的位置。
再次，借助多媒體等現代化的教學方式，豐富教學內容。課堂上使用課件能使沉悶的課堂立刻生動起來，在特定的理論內容里添加相關的圖片和音頻、視頻文件，如在檔案管理過程中使用的表冊樣式、檔案館的庫房實景、檔案管理設備的外觀樣式、整理完畢的檔案規范樣本及一些史料故事等，使授課內容趨于形象直觀，從而有助于學生縮短認識理解的過程，輕松愉快地度過幾十分鐘，提高學生參與教學的積極性，增強課堂教學效果。
二、注重現場教學，在真實環境中進行“實戰訓練”
注重發揮學生的主觀能動性和創造性，把課堂搬出教室，將學校檔案館、各專門檔案室作為課程的教學實踐基地，使學生切實掌握檔案工作環節；熟悉檔案館的各種設備器械，并學會使用；接觸到不同載體、不同形狀、不同類型的檔案，并親身實踐對于它們的整理及保管方法。通過這種模式，學生形成了關于檔案宏觀的感性認識，縮短了走上工作崗位從事相關工作的適應期，教師也可以把它當做檢驗授課效果的一個標尺，憑此考查學生對課堂所學知識要點的掌握程度，以便于及時發現弱點并加以強化訓練。
三、引入案例教學，全面培養學生的思維能力
運用案例教學法，有利于“活化”教學內容，把抽象的概念、原理具體化，讓它們處于一定的情景中。教師可以結合社會中的熱點、難點問題，選擇具有典型性、啟發性和針對性的案例引入課程教學中，這樣既能活躍課堂氣氛，又有助于學生更加注重理論聯系實際，掌握基本原理及其適用的方法和原則，拓寬思考角度和深度，培養全面的思維能力，增強教學效果。誠然，課堂上對于“八千麻袋事件”、“湯國基事件”、“如此‘特殊’退休事件”及“棄檔族”等案例的探討結果并不是非常重要的，重要的是培養了學生分析、思考問題的能力。
教師還可以組織學生通過現代化教學網絡觀看以“檔案”為題材的專題節目，如大型系列片《清宮秘檔》，中央電視臺的《國寶檔案》，北京電視臺的《檔案》，深圳電視臺的《解密》等欄目，這些欄目有些案例很典型，制作也很成功，有些欄目還有專家點評，對教學會很有幫助。
四、改變傳統的作業模式，嘗試新型實踐性作業法
作業是鞏固和檢驗教學效果的最主要手段之一。傳統的應用型學科作業模式，以考查理論與概念的書面練習為主，學生完成作業的方式大多數是通過文字敘述來回答問題，許多人就采取抄書、抄襲的方法應付。而實踐性作業模式，轉到以理論與實踐相結合的能力訓練為主上，能使學生將所學理論知識融會貫通，達到較好的教學效果。
檔案管理學是一個完整的知識體系，涉及檔案的收、管、用等各個方面，具有很強的技術性和操作性，光靠講解是不夠的，尤其是對于毫無檔案工作感性認識的學生來說，掌握檔案整理、鑒定、分類、著錄標引、編制檢索工具等業務工作內容都有較大的難度。檔案整理大作業是《檔案管理學》課程教學實現理論與實踐相結合的有效形式，也是對傳統應用型學科作業模式改革的有益嘗試。
在講解歸檔文件整理時，采取歸檔文件整理大作業模式，利用學校不歸檔的文件，將其隨機分發給學生，每人20份以上以“件”為單位進行檔案整理，讓學生模擬具體的實際工作進行操作練習，教師指導學生完成對歸檔文件分類、鑒定、確定保管期限、排列、編號、編目、裝盒等實訓過程，這就促使學生必須獨立完成各自的作業，從而避免了互抄作業的現象。這種“邊學習邊實踐”的方法，給學生提供了實實在在的管理對象，并要求他們運用書本知識解決實際問題，不僅可以從感性與理性的結合上加深對書本知識的理解，而且可以通過理論與實踐的結合，將理論知識轉化為實際獨立工作能力。
五、改革課程考試和成績評定的方法，引入“創新分”機制
對檔案管理學考試方式進行改革，改傳統的死記硬背的閉卷考試方式為大綜合論述題的模式，著重考查學生分析問題的能力、解決問題的能力。
【關鍵詞】國土資源 檔案管理 庫房管理
在國土資源管理工作中，國土資源檔案是對國土資源資料的記錄，關系到國土資源管理工作的有序性，也是歷史的真實記錄，有著十分重要的價值和意義。庫房管理作為國土資源檔案管理體系中的一環，涉及到檔案的整理保存工作，為國土資源檔案資料的調取研究提供了便利。如何更好地做好國土資源檔案管理的庫房管理工作，這是本文將以討論的重點。
一、國土資源檔案管理的重要性
國土資源檔案是做好我國國土資源管理工作的重要而且珍貴的資料，在對資源的保護和發展的保障方面有著不可估量的作用。凡舉民生根本，國家重工業基礎，民族立身之處，都離不開國土資源檔案管理所做的優化工作。社會保障和經濟發展無不需要國土資源檔案提供的真實、準確的資料和數據，它所保存的文字、圖表、圖紙、音像以及實物等材料無不說明了我國歷史的沿革，人民生活的發展。因此國土資源檔案管理在國土資源管理工作中的地位是無可代替的。
二、國土資源檔案庫房管理的職要
國土資源檔案庫房管理的工作內容包括檔案的整理、保管和編目檢索工作。
1.國土資源檔案的整理工作。國土資源檔案的整理是對日常積累的大量凌亂狀態下的資料的整理工作，使之可以成為系統化的檔案。其中最為主要的是資料的分類工作。所謂分類，就是將立檔單位所形成的檔案，按照時間、內容、形式的不同，分層次，按類別地整理成有序有效有機的資料體系，使之便于歸檔保存。
2.國土資源檔案的保管工作。國土資源檔案的保管工作就是為滿足社會使用的需要，對檔案進行保護，以免其因為自然原因或社會原因遭到損毀、破損。其中除電力類型的檔案較易保管之外，紙質文書類型、聲像類型和實物類型的檔案需要注意保管條件，做到防潮防濕以及防止其他物理化學變化。另外對于特別珍貴的資料，也要采取相應的收藏和限制利用的手段。
3.國土資源檔案的編目和檢索工作。一般國土資源檔案的保管存放是按其自然形成的規律，即按收集整理的時間順序進行的。對于可能存在的調取困難，一般通過科學合理的編目工作使之便于檢索，以便社會各方面在其需要利用的時候可以快捷地調取使用。
三、國土資源檔案庫房管理的主要問題
1.檔案管理水平不高。目前國土資源檔案的保存整理工作存在許多問題，首先是庫房的檔案資料存在長期積壓、疏于整理、亂堆亂放、保管不當的現象。庫房管理人員對國土資源檔案的重要性理解不高，整理歸檔拖沓遲滯，造成大量未整理的資料的擠壓，甚至因為對資料的保管不夠用心，使得早期的資料長期存放而無人問津，致使霉變、蟲蛀以及破損，更有甚者導致了國土資源檔案資料的丟失，造成了無可挽回的損失。
2.從業人員素質較低。其次的問題在于從業人員素質較低。目前國土資源檔案管理的從業人員或因為歷史原因，或因為社會觀念，其思想觀念上對檔案不夠重視，文化素質和知識結構上難以勝任對檔案的分類整理編目，而在工作能力上又懶散拖拉，不能積極應對相對枯燥的檔案整理工作。由于無法學習先進的知識技能，使得庫房管理工作顯得極為落后。
3.基礎設施不完善。有些基層國土資源所的基礎設施極不完善，檔案庫房緊缺，基礎設施和設備較為落后。有時庫房和辦公場所連在一起，使得其在防護上無法采取充足的措施，檔案資料的安全因此存在著相當大的隱患。比如像檔案柜之類基礎設備的缺乏，就在客觀上致使檔案亂堆亂放，不利于檔案的保存工作。
4.數字化信息化程度較差。要做好檔案的保管工作，又要便于社會利用，其中一個重要的方法就是對可以進行數字化的檔案進行數字化處理，使其信息資料不受物理化學條件影響，又方便檢索、調取、復制和運送，但實際工作中對檔案的數字化的重視不足，進程嚴重落后。觀念上無法對這項工作加以足夠的認識，又缺乏資金、設備和人力的投入支持，使得國土資源的檔案資料遠遠未到數字化信息化所要求的程度。
四、國土資源檔案管理有關問題的相應對策
1.積極轉變思想觀念。對以上這些問題，首先要求國土資源檔案部門能夠解放思想，各從業人員能夠對國土資源檔案加以重視，對檔案資料的收藏，保管，整理，編目，檢索，調用等各個環節都加以同等的重視。庫房管理人員首先要認識到自身工作的重要性，要了解自己的工作關系到檔案價值的挖掘，公眾服務的創新。
2.提供從業人員的專業素質。要定期對相關從業人員進行專業培養，可依照不同的專題，對檔案管理人員進行基礎知識和專業技能的培養，使其掌握專業的檔案管理知識，具備專業的檔案管理技能，熟悉檔案管理操作，使之在各類檔案的整理上架方面熟練操作。同時定期和不定期對相關人員的工作情況加以考察和審核，加強經驗交流，使之能夠更好地做好檔案管理工作。此外計算機技術的培訓業是必要的。
3.加強檔案的規范化管理。檔案的規范化管理首先要依靠國家制定的《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國土地管理法》，建立完善的檔案管理制度。同時對國土資源檔案的相關法律法規，要進一步加以完善。要建立一套科學合理的規范化檔案管理流程，使檔案管理工作能夠從程序化運作中減少差錯的發生。
4.重視基礎設施建設。基礎設施建設要加以重視，在檔案所的建立之初就首先要對庫房和檔案室加以規劃，使各部分建筑的功能獨立，設施設備完整齊備，便于檔案的保存和查閱調取。
5.推行數字化信息化檔案管理。在新時代新技術的影響下，檔案管理工作要充分利用計算機信息技術，加快國土資源檔案的信息化和數字化，建立數據庫，配置網絡機房和檢索終端，既便利于檔案的整理保存，又有利于社會的使用。利用現代化的軟件硬件技術，準確記錄數據信息的更新變化。
五、結論
庫房管理在國土資源檔案管理的中的地位是重要的，相關人員應當加以注意，并正視各項問題，更好地做好檔案管理工作。
參考文獻：
基層人行內審檔案管理工作的問題及建議
一、內審檔案管理工作存在的主要問題
1、對內審檔案管理的重要性認識不夠。審計人員對內審檔案工作的重要性缺乏充分認識。實際內審工作中注重內部審計項目的實施，認為只要出具了內審報告，提出了內審意見，做出了內審處理決定，該內審項目就結束了。相對忽視內審項目資料的收集、整理和歸檔工作。
2、內審檔案管理人員的專業知識不夠。目前，基層人民銀行內審人員多數來自于各業務部門，從事過檔案管理工作的人員很少，缺少檔案管理的專業知識是不容爭辯的事實，基層內審檔案管理人員對于檔案管理的基礎理論、基本原則知之甚少，開展內審檔案管理工作時缺乏檔案管理理論的指導，內審檔案管理人員專業知識的匱乏，制約了內審檔案管理水平的提高。
3、內審檔案規范化管理的程度不夠。由于內審檔案管理人員大多數沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，對檔案的基本操作規程又知之較少，因此，在內審檔案資料收集、內審檔案資料整理、內審檔案資料歸檔、內審檔案資料保管等方面存在許多不規范的地方，規范化管理水平還有待與于加強和提高。
二、改進內審檔案管理工作的幾點建議
1、提高對內審檔案管理重要性的認識。內審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認識到它在人民銀行業務經營和發展中的作用。要改變過去重審計項目的實施輕內審檔案管理的觀念，不斷提高對內審檔案管理重要性的認識。一要提高領導的內審檔案管理意識。隨著人民銀行內部審計范圍的不斷擴大,內審業務量逐年增加,領導同志應該將內審檔案管理當作一項重要工作來抓，強化對內審檔案管理工作的監督，明確內審檔案管理人員的任務和職責，加強對內審檔案工作的組織領導。二要樹立內審人員的參與意識。審計工作人員在進行審計項目時，要樹立參與內審檔案管理工作的意識，把在審計活動中形成的文件、筆錄、憑證的原件及復印件，要按照內審檔案管理的要求，進行詳細的整理分類，應把此項工作作為內審檔案管理前期工作來做。三要提高內審檔案管理人員的責任意識。內審檔案管理人員是內審管理工作的主要力量，必須樹立他們對內審檔案管理工作質量負全責的意識。
2、完善內審檔案管理制度，健全管理機制。制度就是行為規范，是要求審計人員共同遵守的、按統一程序辦事的規程。要做好內審檔案管理工作，必須完善和健全一整套相關的制度。同時，還要建立與之配套的管理機制。一要完善健全管理制度。首先要建立各種內審檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二要建立激勵和約束機制。要定期組織對內審檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚和獎勵，這樣可以激發內審檔案人員的動力0，讓他們樂于奉獻自己的聰明才智，發揮積極性、主動性和創造性。對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。
3、實行內審檔案目標管理責任制。將內審檔案管理分為前、中、后三個階段實施目標責任制管理。一要前期基礎工作。每一個審計項目確定內審檔案管理責任人，主審人負總責、審計小組長負分管責任，審計人員負具體責任，內審項目檔案由項目主審人負責整理裝訂，形成制度與崗位掛鉤、崗位與人員掛鉤、人員與責任掛鉤的內審項目檔案目標管理責任制。二要做好中期的整理歸檔工作。每個內審項目完成后，檔案管理人員要嚴格按照《中國人民銀行內審項目檔案管理辦法》進行操作。首先按結論性文件、立項性文件、證明性文件和其他文件材料進行排序，對破損的材料及時進行修補，字跡模糊的進行復制，與原件一起存放，然后再進行打碼裝訂，并編制檔案目錄，最終形成審計案卷進行立卷歸檔，及時裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規則及時進行分類、排列和整理，材料齊全，檔案目錄完整，密級確定準確，實現了內審項目檔案管理規范化。三要做好后期的妥善保管工作。內審檔案管理人員負責內審項目檔案的保管、借閱工作。要設置內審項目檔案管理登記薄、內審項目檔案移交、借閱登記簿，對內審檔案管理過程實施監督。在辦理存檔、移交、借閱時，檔案管理員對其案卷的完整度進行審核，并詳細填寫各種登記簿。同時按要求將檔案存放在專門的鐵柜中，做到防盜、防火、防蟲、防潮，實現內審項目檔案管理的規范化、科學化。四要形成部門負責人、主 審、審計人員、檔案管理人員相互監督的機制，共同將內審檔案管理工作做好。
1會計檔案歸集管理的內容
根據《會計檔案管理辦法》第五條規定：“會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料”。具體包括：
（1）會計憑證。在實際工作中要做到原始憑證粘貼時要平整、統一，對于超過憑證尺寸的原始單據等應折疊對齊，做到整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁，便于翻閱。
（2）會計賬簿。它包括總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。不同的賬簿要分類別整理歸檔，組成保管單位。
（3）會計報表。分月度、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表以及其他附表等。
（4）其他會計核算資料。它是指與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。如各種經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料等。
2會計檔案管理工作中的問題
（1）會計檔案資料整理不完整。在會計工作中，多數單位往往只是通過各種途徑注重對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔管理，卻不重視會計文件材料的匯集、整理和歸檔等，并抱著一切從便、敷衍了事的態度，這也就造成了會計檔案的不完整性。例如山東路橋的部分施工項目部在項目完工后，總是急于歸整會計憑證、賬簿等專業資料，等到項目審計時，才發現一些關鍵的勞務協議、經濟合同等文件資料缺失，從而導致原始證據的不足，嚴重影響了審計結果的評價。
（2）會計檔案基礎工作不規范。在會計檔案立卷方面，常常存在以下幾個問題：會計檔案封面內容填寫不全，裝訂不整齊，部分分類、排列不規范，目錄不細甚至無目錄等；會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章；會計專業資料、會計文件資料混亂放置以及會計報表各月份分散存放等問題。在會計檔案的保管方面，沒有成立綜合檔案室，而只是由出納人員兼管，這也違背了行業法規。《會計檔案管理辦法》第六條規定指出：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案”。此外，會計檔案移交時沒有移交清單，未按照永久、定期兩類分別保管；銷毀檔案也不及時，造成會計檔案累積過多、混堆混放、查找困難；而且在實際運行中，還存在很多操作上的漏洞，致使整理出的會計檔案達不到規范化標準，偏離科學管本文由收集整理理的嚴格要求，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
（3）會計檔案管理人員業務素質低下。目前，很多單位都未設立專業的會計檔案管理人員，即便部分設立的單位中會計檔案人員也缺乏應有的職業道德，使得整體業務素質低下：無原則、無制度、無規定，甚至違法亂紀；偽造、篡改、變換記錄憑證；建假賬、建外賬等現象。這些行為都在一定程度上造成了會計核算工作的不規范，并導致會計信息失真，進而影響了單位宏觀經濟決策的制定。
（4）會計檔案管理制度不健全。在制度設立這方面，很多單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的、可操作性強的規定。
（5）對會計檔案管理工作的重要性認識不深。檔案管理意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。例如山東路橋的部分施工項目部，只強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，并沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。大多數兼管檔案的會計人員，不熟悉會計檔案的基本操作規程，更不具備一定的操作技能，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚。
3加強會計檔案管理的措施總結
3.1強化會計檔案管理意識，做到思想上重視強化檔案意識，培養牢固的檔案觀念，即促進檔案意識的形成與增強它的反作用。會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。檔案的原始性、憑證作用和參考價值，決定了其作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。只有從思想上重視，才能在實踐中真正做到嚴肅貫徹。
3.2規范會計檔案立卷及保管。《會計檔案管理辦法》第六條規定指出：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。”在具體操作時，注重抓好會計檔案的立卷、移交、存放、清點、檢查、調閱與銷毀等詳細工作。在會計檔案立卷時，根據會計憑證類、會計帳簿類、會計報表類和其它類四類檔案進行分級編號管理。裝訂時使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容逐項填寫齊全。裝訂完畢按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，并認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了封賬，屬于活頁賬簿的，將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。然后按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。在保管方面，已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。
3.3加強會計人員檔案管理知識的培訓。如前所述，會計檔案是經濟業務原始反映的重要史料和證據。做為檔案整理的第一責任人，會計檔案管理人員對會計檔案規范化整理的操作水平間接影響一個單位的經營業績、管理水平、會計基礎質量。所以，按照現代會計檔案管理人員素質的要求，加強對會計檔案管理人員的綜合素質的培養成為當務之急。《檔案法》第九條規定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識”。因此，應從源頭上做好會計檔案的整理規范工作，組織專業培訓，全面提高會計檔案管理人員的思想素質、業務素質和職業道德，使會計檔案人員不僅具備精湛的檔案管理學知識、熟練的業務技能以及高尚的職業道德素養，并能根據環境的變化，不斷地對自身的知識進行充電及更新，進而更好的投身會計檔案管理工作中，切實提高會計檔案的歸檔質量，使會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學。
3.4建立會計檔案管理體制。嚴格按照《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，積極組織引導會計檔案管理工作，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和燒毀等管理制度，保證會計檔案妥當保管、有序寄存、便利查閱，嚴防毀損、散失和泄密。會計管理工作本身充滿復雜性和挑戰性，這就決定了它運行的程度直接關系到企事業單位的發展。
4.小結
聽檔案課講座心得體會
蔡科長今天用28年的檔案歷程給我們上了一堂生動的檔案課，檔案的特殊性決定了檔案人員一定要具有政治意識、責任意識、大局意識、服務意識、配合意識、法制意識、創新意識和奉獻意識。檔案工作不干不知道煩，不涉及不知道難。可以說檔案工作也是一項良心活，說簡單也簡單，想省事也能省，簡單的方法一“堆”了之，但其唯一性、真實性和不可再生性，決定了檔案工作的特殊性，其價值的體現不在當前，而是若干年后。我們平時所做的工作就是收集、整理、保管、利用，如果不歸檔整理，劃分期限，編寫目錄，一旦利用起來就困難了。
檔案對我來說是神秘的，聽了蔡科長的課，讓我對檔案產生了濃厚的興趣，同時更感到檔案是一部歷史，即有保密性又有公開性，要求我在平時學習檔案時，拓寬檔案的視野和思路，加強政治學習，獲取適應新形勢需要的相關知識，著力培養和提高自己的檔案管理能力和服務能力等方面綜合素質，準確把握檔案工作在經濟社會發展中的定位和重要作用，把我們檔案的規律熟記在心。
在這一個多月的整理檔案中，讓我深深感到老檔案人在工作中的細心、耐心，從蓋章這一小事上，蓋章的位置必須在中間，蓋章必須清楚，并不能有多余的邊框，老檔案人對工作的態度和忘我的工作精神感染了我，感動了我！我今后要使自己逐步掌握檔案管理和信息管理的基本理論、基礎知識與業務技能，以及與信息管理相關學科的知識；掌握和熟悉我國檔案管理的方針、政策和法規；掌握國內外檔案管理與信息管理的前沿成就與發展動向。使自己早日成為優秀的檔案工作人員。
隨著經濟社會的發展，人類適應自然、改造自然活動在不斷創新、發展，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求，不斷創新。在這樣的背景下，社會對檔案事業的傳統格局和傳統的運作方式提出了許多新的需求。
1.符合擴大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產生，梢案室不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢已越來越明顯。
2.符合利用檔案信息的需求。現今提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物卡當案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這種檔案信息需求的大潮，已經開始沖擊檔案傳統的服務方式。
3.從服務方式上看，除要求提供檔案原件進行摘抄外.還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。而且這種需求已形成較高的呼聲，在這樣的情況下，一味因循守舊，必然會被知識經濟社會淘汰。
以上這些說明，新時代要求檔案工作必須打破常規，創新管理和服務機制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要存思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，才能使檔案工作跟上形勢的發展，實現其應有的價值，發揮其應有的作用。
二、檔案工作創新的主要內容
1.思想觀念上要創新。任何工作的跨越和創新，都必須有一個嶄新的有創意的思想觀念作前導。要充分認識創新是檔案工作發展的動力，檔案工作的建立、發展、壯大離不開創新。在當今社會，檔案事業發展的諸多問題。沒有現成的答案，也沒有任何經驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創新中發展。
2.基礎管理上要創新。基礎管理包括了檔案的收集.整理、鑒定、保管到開發利用。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯的工作流程，每一程序的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發展，檔案載體已呈現出多樣性的趨勢。如電子計算機自動控制的電子檔案，同紙質檔案相比，具有更方便，準確、高效的優勢，但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面，又出現了一些值得探索研究的新課題。如從我國機關檔案工作的實際出發，為適應檔案管理現代化的需要，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》，這個規則的貫徹實施，改變了機關傳統的檔案管理的基礎工作方式，兼顧了計算機和手工管理兩種方式，這實際上也是檔案管理手段的一種創新。
3.服務機制和手段要創新。在服務機制和手段上的創新，主要是服務的觀念要更新，服務的范圍和內容要創新，服務方式要創新，并且要有一定的機制作保證。
三、檔案工作創新需要堅持的原則
1.堅持推動檔案整理原則。檔案創新是檔案基礎工作的組成部分，檔案整理工作則是便于檔案的保管和利用。一方面，檔案創新能夠反映檔案整理狀況，人們通過具體地利用檔案的活動集中反映出檔案創新工作和檔案整理工作的整體水平；另一方面，檔案創新要以檔案整理有序為基礎，把便于檢索方便利用作為確保提供檔案信息服務的前提與條件。檔案創新，客觀上要求檔案整理工作必須創新。因而檔案創新與卡當案整理有著密切相關的內徑聯系，兩者具有相互聯系的內在關系
2.堅持推動檔案利用原則。檔案利用是檔案創新的基本立足點，檔案創新與檔案利用的目的是，滿足黨和網家各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享。即創新工作要為檔案利用的順利開展提供條件，發展檔案事業。可見，檔案創新是為檔案利用服務的。
我們必須處理好檔案創新與檔案整理、檔案利用之間的關系，通過兩者的互補互促，形成檔案工作的良性循環，實現檔案創新與檔案整理、利用工作的共同提高。
四、檔案工作創新推進措施
1.在工作重點上創新。檔案工作要創新。必須圍繞重點工作，抓住難點、熱點、重點問題，尋找工作的突破口，找準主攻方向.大膽實踐.創造性地開展工作。通過工作重點的創新，帶動、提高其他工作的創新和提高水平。
2.在工作機制上創新。檔案工作要創新，必須有健全、完善的工作機制和工作保證。創新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性.加強法律、法規和制度建設，做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，促進檔案工作的制度化、程序化和規范化。要形成系統完整的工作程序，用于指導和規范檔案工作，要完善崗位責任制度，嚴明崗位紀律，真正形成一套職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉靈活的工作機制，為檔案工作各項任務的圓滿完成提供堅實的保證。
關鍵詞：高速公路；檔案管理；意識；信息化；人員素質
中圖分類號： U412.36+6 文獻標識碼：A
一、高速公路項目檔案的特點
（一）專業性強
高速公路建設項目檔案是公路工程專業技術活動的產物，在工程科研、設計、施工等過程中產生的文件材料，包括工程設計、施工工程記錄、工程質量檢查、驗收記錄和報告、試驗測量等技術型工作，集中反映了公路工程專業的技術內容和相關方法，具有鮮明的專業特點。因此，要做好高速公路檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識，而且要有工程方面的知識。
（二）流轉時間長
高速公路建設項目建設周期從項目提出、立項、審批、招投，到施工、建成通車，最后竣工驗收，歷時 3 年以上。建設手續要求完備，程序復雜，從資料形成到歸檔時間較長。
（三）形成單位、部門多
在整個高速公路建設項目中，要涉及到政府部門、勘察、設計、施工、建設、監理、運營使用單位等，常常多達數十家。各參建單位要按照相關標準和要求，完成各自職責范圍或合同規定的項目文件形成、收集、整理、歸檔工作。
（四）載體多樣性
高速公路建設項目檔案有著多種載體形式檔案，不僅有紙質檔案，還有聲像、實體、電子檔案等。
高速公路建設項目檔案管理的主要目標
（一）工程檔案管理達到協調統一性
高速公路工程建設項目管理過程中對于資料收集、檔案形成等內容，嚴格要求相關檔案管理人員在進行工作時接受工程檔案管理培訓，熟悉高速公路工程檔案管理條例，以此確保工程檔案歸檔的完整性和統一性。
（二）工程檔案管理達到計劃前瞻性
高速公路建設項目是一個逐步推進的過程，項目建設本身具有較強的計劃性，工程在每一個階段需要工作的內容十分明確，一定程度上為高速公路建設項目檔案資料收集、整理等工作打下堅實的基礎，除此之外，高速公路建設項目管理工作者進行工作之前必須對整個工程計劃進行分析和研究，并根據其實際情況制定目標，同時，有效地完成資料收集和整理的工作。
當前高速公里建設中檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識不強
檔案意識不強，沒有足夠重視檔案管理工作。很多單位領導常常只重視工程建設的質量、施工進度、資金投入和生產安全，認為檔案與經濟效益無關，重不重視都無所謂。
（二）檔案工作與建設工作不同步
長期以來，在建設項目中，一直存在著“重外輕內”的思想，搶工期，抓進度，重安全，往往忽視了對工程文檔產生過程的控制和管理，造成“內外業不同步，內業資料缺乏及時、準確、真實和完整性。
（三）檔案管理機構和人員不到位
考慮到人員和經費等因素，許多工程項目單位沒有設立檔案專員以及專門的檔案管理部門，管理網絡沒有建立，檔案室和相關設施設備缺乏，無法保障檔案的質量、安全; 還有些單位雖然成立了相應的機構，但未落實到具體工作中，形同虛設。
（四）人員素質有待提高
從實際情況看，對高速公路建設項目檔案管理人員要求很高。從事高速公路工程檔案的人員要懂工程專業方面的技術，還要要懂得檔案管理知識。在工程建設中，填寫施工技術表格、整理竣工圖紙及對資料的專業分類組卷、往來文件的歸檔等工作都需要專業技術知識。因此，提高項目檔案管理人員的綜合素質是非常必要的。
完善高速公路建設中檔案管理的策略
（一）強化檔案管理意識
高速公路建設項目的檔案工作是由建設、設計、施工、監理單位的專兼職檔案人員來完成的，同時也需要各級領導和全體員工的大力配合，因此，要想做好檔案管理工作，就必須要強化全員的檔案意識。
1、培養全體員工的檔案意識
檔案工作收集和整理，很多并不是由專業的檔案部門來完成的，而是由一些基層單位來完成的，因此，必須要加大檔案管理的宣傳工作，增強全體人員的檔案意識，以便做好檔案的收集整理工作。
強化檔案工作人員的責任意識
高速公路檔案工作是一項既枯燥、繁瑣，又細致、認真的工作，需要檔案工作人員既要具備檔案意識和服務意識，又要具備較強的事業心和責任感。能夠靜下心來鉆研檔案業務，沉下身去做好指導檢查，在檔案管理崗位上有所作為、不負職責。
（二）推進檔案管理的信息化和智能化
1、確立檔案工作現代化發展思路
信息化、自動化是檔案管理工作現代化的重要內容和主要路徑。從事高速公路檔案管理工作的人員，必須要具備現代檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術學等專業知識，具備高速公路建設過程中質量、安全、環保、科研、協調等各個方面的相關知識，同時，還要具備計算機和網絡等方面的相關知識。
努力實現檔案管理工作的“數字化”
努力推進計算機技術、網絡技術在檔案管理工作中的最全面、最廣泛的應用，實現計算機網絡系統下對電子文件的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、編纂等，推進文件和檔案一體化管理技術、磁介質技術、縮微技術和檔案保護技術等。
努力實現檔案管理工作的“智能化”
將高速公路檔案管理人員更新與知識結構更新、檔案管理技術更新緊密結合起來，培養具有現代檔案管理知識、現代科學技術的年輕隊伍，推進現代電子技術在檔案管理工作中的普遍運用。
（三）加強高速公路檔案管理制度建設
1、建立完善的文書處理制度
首先建立文件收發登記制度，把好收、發文關，根據掌握的信息和工程項目的特點、規律，確定可能形成的文件材料，及時編制初步的歸檔目錄，使檔案部門和公路參建單位對將形成的工程檔案材料做到心中有數；
其次，建立跟蹤制度，跟蹤收集要求檔案人員經常深入到各部門和施工單位，及時獲取準確信息，時刻緊追工程文件變化情況和運行過程，達到收集齊全、完整的目的；
再次，建立督促和催辦制度，在文書處理過程中，文書檔案人員要關注文件運行過程，跟蹤督促辦理，對處理完畢的文件、會議評論、工程文件、圖紙要積極主動上門收集；建立限時辦結制度，各部門每年形成的文件材料要求次年 3～4 月內整理、立卷移交檔案室，工程項目技術檔案要在竣工驗收后三個月內整理、立卷移交檔案室，否則，按限時辦結制度獎罰兌現。
建立科技檔案保證金制度
科技檔案是公路養、建、管以及舊路改造的依據。目前，科技檔案流失和收集不全已成為檔案管理工作中比較突出的問題。因此，應建立保證金制度，在各項目計劃中列支一定比例的保證金，在項目竣工驗收后，移交驗收檔案材料時，按驗收得分情況返還檔案保證金。以保證科研項目和工程檔案的完整、齊全、系統、準確和相互配套。
堅持科技檔案檢查驗收制度
嚴格按照國家有關檔案法規、政策，堅持檔案部門參與工程驗收和科技項目鑒定，做到下達任務與提出歸檔要求同步、檢查進度與檢查檔案形成同步、驗收鑒定成果與驗收鑒定科技檔案同步、評獎成果與檔案部門出具歸檔證明同步的“四同步”管理。這是確保檔案資料齊全、完整、準確的有效措施。
（四）大力提升檔案管理者的業務素質
1、突出專業化方向
加強高速公路系統專業人才的引進、培養和儲備，要引進一批經過具有檔案專業理論素質和有一定的文化素養的人才隊伍，對于其它專業的人才，要加強檔案管理學相關知識的系統培訓、學習和掌握，熟練運用現代檔案管理技能，對于檔案信息能進行深層次的研究和深入的發掘，并能較好推進檔案工作的組織與管理，使高速公路建設檔案管理工作符合檔案工作自身的發展規律。
突出行業化方向
在高速公路建設過程中，檔案管理工作必須緊密結合建設的實際，服務建設大局，在精通檔案管理規律的同時，要精通高速公路管理規律，打造適合高速公路建設需要的具有行業特征的高素質檔案工作隊伍。
突出專職化方向
要不斷提高職業素養，要制定并貫徹執行好符合高速公路建設特點的檔案工作發展規劃，培養一批熱心檔案工作、鉆研檔案業務、把握檔案工作要點、主動搞好服務適應高速公路建設事業發展需要的專職檔案工作人員，確保做好檔案素材的收集、鑒別和整理歸檔工作，搞好檔案業務建設和業務指導，完成檔案工作的各項工作任務，為高速公路建設事業提供優質的服務。
結語
綜上，高速公路建設項目檔案是工程建設過程中必不可少的組成部分，具有十分重要作用。同時還能夠有效地反映出工程建設的實際情況，給整個建設工程項目后期營運管理工作提供基礎條件，由此可見，必須加強對高速公路檔案管理工作的重視。只有優化管理，才能促使檔案管理工作更好地為高速公路事業服務，更好地發揮其經濟效益和社會效益。
參考文獻
[1]曲文莉.談高速公路檔案管理與行業文化建設[J].山西檔案，2010.6.
大學的最后一個暑假，我到廣州市xx區建設與市政局實習，時間是從xxx年七月十日至八月七日。實習期間努力將自己在學校所學的理論知識向實踐方面轉化，盡量做到理論與實踐相結合，在實習期間能夠遵守工作紀律，不遲到、早退，認真完成領導和負責人交辦的工作，得到負責人的好評，同時也發現了自己的許多不足之處。
此次實習，主要崗位是檔案整理，由于之前沒有接觸過此類的工作，所以在剛剛著手的時候顯得有些生疏，但是經過一段時間的學習，也能夠很熟練地展開工作。檔案整理工作主要有兩種，一種是將文本檔案進行歸檔，一種是將電子檔案進行歸檔，在實習的過程中，我參加了整個檔案的整理過程，并掌握了檔案整理的相關知識要要點，同時在電子檔案的整理過程中，結合自身所學知識，對原先的方法進行了改革，同時也得到了負責人的贊同。
實習期間，我利用此次難得的機會，努力工作，嚴格要求自己，虛心向領導和負責人求教，同時利用空余時間認真學習一些課本內容以外的相關知識，不僅僅掌握了一些基本的資料整理方法，還進一步鞏固擴展了自己所學到的知識，為以后真正走上工作崗位打下基礎。
“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。”在短暫的實習過程中，我深深的感覺到自己所學知識的膚淺和在實際運用中的專業知識的匱乏，剛開始的一段時間里，對一些工作感到無從下手，茫然不知所措，這讓我感到非常的難過。雖然在學校所學專業不是檔案整理，但是在這過程中，剛開始卻不能將自己所學知識運用在實際的工作上，這時才真正領悟到“學無止境”的含義。但是在實際的工作過程中，要求的是一種快速的學習方法與探究的能力，通過與另一位實習生的合作，我們慢慢地學會用探索的方法進行學習，不僅僅是按照原先的方法依葫蘆畫瓢，而是在專業知識的基礎上，對我們的工作進行了一定程度的改進與創新。通過一點點的探索與變化，漸漸地我們悟出了在工作學習上，我們要處理好的 “三個關系”：即課堂教育與社會實踐的關系，以課堂為主題，通過實踐將理論深化；暑期實踐與平時實踐的關系，以暑期實踐為主要時間段；社會實踐廣度與深度的關系，力求實踐內容與實踐規模同步調進展。
在實習的過程中，我也發現，對于教育技術學學生的我，資料整理顯得相當地重要，對于我以后的工作也能夠起到相當大的作用，不管是文本材料的整理，還是電子材料的整理，都需要一定的整理規則和方法，所謂為規矩不成方圓，尤其是在現代社會中，信息的大量涌現，如果沒有一個行之有效的管理方法，確實是很難實現資源的有效管理和利用，通過這一次的實習，也讓我掌握了相關的知識和方法，讓我明白了在進行資料整理得過程中需要注意的問題，并且需要避免的問題。
當然，在實習的過程中不僅僅是學習到了工作上的方法，同時也意識到了自身在溝通技巧上的缺乏，面對負責人與領導，很多時候都不能進行很好的溝通，這給我的工作也造成了一定的困擾，不能夠很好的交流工作心得，同時在與人之間的關系上也很難有新的變化。針對這一點，也許不僅僅是我一個人的問題，在校學生閱世不深，在溝通上不能很好的實現，也是一個難題。不過欣慰的是能夠及時的發現自身的缺點，在接下來的時間針對自身薄弱的環節進行練習，為以后的工作打下一個較為堅實的基礎。這近一個月短暫而又充實的實習，對我走向社會起到了一個橋梁的作用，過渡的作用，是人生的一段重要的經歷，也是一個重要步驟，對將來走上工作崗位也有著很大幫助。向他人虛心求教，遵守組織紀律和單位規章制度，與人文明交往等一些做人處世的基本原則都要在實際生活中認真的貫徹，好的習慣也要在實際生活中不斷培養。
經過這一段時間的實習，明白了工作上的一些制度與要求，作為師范生的我，更應該要嚴格要求自己，因為我們的就業對象是人民教師，這是一個神圣的職業，任何時刻都馬虎不得。
本8月14、15日，院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓。兩天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日后管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。下面我談談自己的認識、收獲和體會。本文原創網站為中國范例網-
一、規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。
當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為
重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國內咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發展具有顧問特色的企業文化、經營管理、業務拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標準化、質量化的軌道前進，公司內部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續發展起重要作用，也成為衡量公司經營管理水平的重要標志。
二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發的收文、公司內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨群、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發展，業務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發展的要求。
培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對公司特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。
首先，要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目；其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。
再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經營管理活動檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向
檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產品，是知識產品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關部門對上市公司的管理規定， 財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機構眾多，涉及公司業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。針對這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理的同時，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄公司發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個事業部（定制產品）等研究部門等，這些部門的檔案實體，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷,而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。
四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強檔案管理的專業學習和培訓。
提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新。
五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。
檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。
我認為賽迪顧問的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受公司辦公室的監督、指導。
辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
1 化工行業檔案的特點
1.1 形成周期長，變動大
化工產品的研發過程往往需要經歷很長的時間，并且從立項開始，在到產品的各項研發階段，都需要根據項目的要求完成整個研發。同時在完成研發過程后也往往需要根據市場的要求，進行修改產品的設計及研發思路，整個過程涉及較長的周期。
1.2 專業面廣、種類多
化工企業的產品涉及諸多具體的專業，涵蓋的專業面較廣，并且根據具體的產品種類還可以細分更多的領域。這就誕生了諸多的化學產品信息，并且包括各種行業的檔案信息，要求檔案管理中需要處理各類的化工專業信息。
1.3 技術儲備功能和繼承性
在化工專業的發展過程中，需要根據化工實驗發展確定相應的化工學科發展，最主要一個特點就是實驗中積累發展經驗，并且通過不斷地實驗獲得最終滿足市場的技術和產品。其中，化工檔案作用就是記錄技術發展的中重要信息，能夠提升產品技術的積累特性，能夠發揮技術傳承的作用。化工檔案能夠總結過去的研究經驗，并且根據前人的研究為未來產品發展提供支持，從而能夠保證化工技術發展的延續性。此外，化工技術發展中，檔案管理工作能夠通過搜集技術經驗，形成相應的技術知識群，也就可以促進設計研究的發展，從而體現了化工技術的發展潛力。
2 化工行業檔案管理工作的優化
2.1 檔案的收集
第一，檔案收集工作的基礎是專業人員的工作知識，而領導干部的意識和重視程度直接決定了該工作的質量。在收集化工檔案的工作過程中，若工作人員不具備專業素質，就不能在工作中實現信息的全面把控，從而導致檔案收集工作出現混亂。若工作過程中領導干部的意識不到位，獨一收集檔案工作不重視，必然導致該項工作開展困難。第二，在檔案收集工作中，需要建立符合自身發展的制度，能夠建立全員的法律知識體系。在檔案工作中，需要根據制度執行相應的工作，按照要求落實相應的責任。同時，檔案收集工作人員能夠熟練掌握各類專業法律知識，從而形成全面的法律知識體系，從而能夠加強檔案收集工作的客觀性和科學性。
2.2 檔案的整理
在檔案整理工作中，直接決定檔案管理整體水平，也是化工企業管理的關鍵工作。化工檔案整理需要通過分析各類檔案信息，進行相應整理和分類，從而形成完善檔案體系。在具體工作過程中，必須重視提升工作技巧，具體包括：第一，能夠及時追蹤已存檔的檔案信息，根據檔案要求進行分析相應的工作內容，在檔案整理中能夠按照企業的化工信息實施分類，及時地制定相應的檔案整理規范，能夠與相關部門進行及時的信息交流，實現檔案信息的共享。第二，在檔案整理中，還應該行業的發展，制定相應的解密和降密工作制度。根據相應的技術知識保密性，調整企業內部的共享范圍和加密等級，做到與行業保持知識產權的與時俱進，從而能夠全面提升檔案管理工作規范性。
2.3 檔案的利用
檔案管理工作的根本還在于應用檔案，具體檔案的利用中技巧包括：第一，提升服務質量，轉變服務模式。在傳統的檔案管理工作中，受到工作人員工作態度和專業素質的影響，諸多人員不能夠提供主動服務，這就要求工作人員必須提升服務質量，通過服務質量管理全面提升工作人員的服務態度，并且按照行業的發展要求提供更加專業的檔案服務。第二，在檔案管理中應充分的使用信息化的工具，采用計算機和互聯網來提升檔案管理工作效率，全面提升檔案管理電子工作的質量，從而形成全面化的檔案管理模式。此外，應積極與專業信息化服務公司合作，挖掘檔案管理工作的信息化能力。
2.4 加強宣傳，提高積極性
檔案管理宣傳是提升全企業員工參與檔案相關工作重要方式，在進行檔案管理宣傳中，需要整合企業內部的資源，強化內部員工的意識，能夠在內部形成良好的工作氛圍，并且將檔案管理工作中的管理價值發揮出來，從而形成企業檔案管理文化機制，能夠提升檔案管理工作水平。同時，通過宣傳檔案管理工作的相關要求、制度和規范，就能夠全面強化員工的主動意識，將檔案管理工作作為企業發展的重要內容，形成良好的發展循環，全面提升檔案管理能力。
