時間：2023-05-31 09:11:25
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理的優勢，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用的工作。隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子文件已經漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質公文、紙質文獻等實體資料都在以逐電追風的速度被電子公文、電子文獻等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡單談談檔案管理的作用、電子檔案的要點以及電子檔案管理的優勢。
一、檔案管理的作用
檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產出物質或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機構或者檔案工作人員產生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負責管理各部門形成的歷史文件的專業，所以檔案管理是管理性質的工作。檔案管理系統并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項通過提供檔案信息來為社會實踐服務的工作，這是不同于其他工作的特點之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經濟、政治服務，否則檔案管理就不會存在，也難以發展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應社會的需要，并被社會所利用，是具有服務性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現出一定的階級利益和階級關系，這被一定的統治階級掌握著，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務的方向集中表現了檔案管理工作的政治性質。
二、電子檔案的要點
隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子檔案管理已經逐漸取代傳統檔案管理的方式了。下面我們就來談談創建電子檔案管理的三大要點：一是要建立一個電子檔案首先就應該先構建一個公共的、獨立的、應用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業務所需要涉及的，包括實體以及虛擬的檔案信息化管理，來實現實體檔案的信息化轉變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結構化的數據庫等等。三是我們所創建的電子檔案一般是具有保存價值的歷史記錄或是作為法律依據的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀錄，并且電子檔案必須具有歷史再現性或者文件的原始記錄性。
三、電子檔案管理的優勢
下面就讓我們具體談談電子檔案管理的幾大優勢：第一，由于電子檔案管理是通過計算機的應用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現如今，信息化技術高速發展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質檔案必須在一定的環境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質檔案的風險，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計算機自動完成的，減少了人為錯誤的發生，且電子檔案并不會隨著時間的增長而發生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感彩，只會遵照被設計的保密程序而運行，但是保存紙質檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質量管理工作能夠做得更好。傳統的檔案的質量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計算機被設計的自動化程序來進行運營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時效價值。
四、結語
綜上所述，電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。
【參考文獻】
[1]劉欣欣.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.
[2]蔡國慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學刊,2014(03):113+138.
[3]劉欣欣.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.
關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。
參考文獻：
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[5]張承宇.基于QR碼水印的電子檔案管理系統的設計與開發[D].浙江理工大學，2013.
關鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索
檔案電子化指的是利用電子計算機、網絡等現代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數據庫，提供高效信息檢索功能。現代科技的不斷進步，信息數據的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業發展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，節約檔案管理成本，還能為檔案二次開發打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。
一、 檔案電子化管理的優勢
1、 管理便利
檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數據庫系統來實現的，檔案的內容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節省時間，有些內容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產生錯誤。利用網絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。
2、 查閱簡易
檔案電子化管理以數據庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網絡登陸數據庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。
3、 傳遞和保密
電子化的檔案都在系統里面可以進行獨立查詢，避免了傳統檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。
4、 存儲和共享
電子檔案的存儲要相較于傳統檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。
二、 檔案電子化管理面臨的問題
1、安全性問題
不管是傳統的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統的安全性缺乏保障，檔案管理系統漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。
2、管理標準問題
建立于數據庫基礎之上的檔案管理系統，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。
3、二次利用問題
檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產生了極大的影響。
4、法制問題
我國現有檔案方面的法律法規還不能滿足快速發展的檔案電子化管理的需求，法律依據不足，經常出現檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規范性和安全性。
三、 檔案電子化管理優化對策
1、加強檔案電子化管理的重視力度
檔案電子化管理系統的建設需要企業的高度重視，只有企業所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業應該加大投入，不僅在物質資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質，才能實現檔案電子化管理的放好發展。
2、加強檔案電子化管理的安全建設
安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統，加強網絡監管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。
3、加強檔案電子化管理的標準建設
檔案電子化管理系統建設是一項復雜的工程，檔案管理系統的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業發展的檔案管理標準，將企業的各個部門都銜接到一起，防止脫節。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統的普適性。
4、加強檔案電子化管理的法制建設
為了促進檔案電子化管理的規范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規，企業必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規來進行檔案管理，并結合企業自身檔案管理中出現的問題和漏洞，在國家制定的法律法規上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。
四、 結語
綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現各類疑難問題，加快企業檔案電子化管理進程，為企業發展打下更好的基礎。
參考文獻
1 檔案管理電子化的重要性
（一）有利于提高檔案管理工作效率
時代的發展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠為管理決策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發展和單位所開展的業務都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優中選優，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務
計算機技術和網絡技術的快速發展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點及優點
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業務發展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用，在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統檔案管理方式的優勢。
檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備中，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設備上抽調出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數據，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產之前就采取控制措施，能有效的預防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現狀及主要問題
（一）對檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規范，沒有統一的管理制度作為制約，這就導致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導致一些檔案數據出現錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發展。
（二）缺乏專業的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經驗及相關素質，還要具備一定的電子技術能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質的檔案管理人員還相對缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉變思想觀念，樹立電子化管理意識
新的檔案載體呈現出的特點，要求檔案管理者轉變傳統管理理念，在實體檔案管理方法的基礎上加以創新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習慣使用電子設備處理龐大的檔案數據。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統的檔案保管理念，做好備份、維護數據庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。
（二）強化電子化硬件建設，確保電子化管理的實現
實現檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設備和工具。隨著計算機技術和網絡的發展，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，保證電子設備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數據應用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。
（三）培養檔案管理電子化的創新型人才
檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應用，因此建立復合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質，也是檔案管理電子化的重要環節。從管理單位角度，應有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網絡、檔案軟件等方面信息化技能培訓，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，以適應檔案事業的發展。
（四）增強電子檔案信息和數據的安全性
電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數據、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設備的安全性，處理檔案的電腦不得連網，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。
5結語
綜上，在當今網絡技術和社會經濟不斷發展的時代，檔案管理以社會信息化為基礎，應用先進的現代信息技術，使檔案管理工作與時俱進、開拓創新，實現真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會提供更好的服務，也讓檔案管理工作順利健康的持續發展。
電子文檔是科技發展的產物，現代化企業中，辦公自動化的實現，使得電子文檔的應用更加頻繁，也促進了電子文檔的發展。檔案管理工作中，電子文檔的應用，是檔案工作進入辦公自動化時代的體現，這是檔案管理事業的一個新起點，因此，做好新時期的檔案管理工作，不管是對社會，還是對企業，個人都具有非常重要的意義。電子檔案管理，是應用計算機網絡技術，實現對資料的采集，記錄以及分享。它在提高了檔案管理工作的工作質量，還促進了我國檔案事業的進一步發展。文章分析了電子檔案管理的優勢和缺點，從中得到了提高檔案管理工作的方法。希望可以為人們提供一些參考和幫助。
二、電子檔案管理的優勢
對一個事物產生興趣的前提，是了解它的優勢和特點。電子檔案管理，作為新時期社會建設中重要的工作內容。其強大的存儲能力以及時效性，是人們廣泛關注它的關鍵。電子檔案還能實現資料的統一整理，存儲以及調取。對于各種資料信息能夠快速的分門別類。對其經行整理，編輯和存儲。
1、在歸檔時間上具有及時性。電子檔案可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過備份或傳輸給檔案管理部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。
2、歸檔方式的準確性。電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、在管理方式上具有科學性。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可查找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
4、在查詢利用方式上具有安全性。由于電子檔案的存儲介質具備了存儲密度大、容納信息多、記錄速度快、傳播速度快等特點，使得電子檔案有效地節約占用空間；由于計算機技術在檔案管理工作中的作用得以充分發揮，檔案管理員可以通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統的檔案管理工作中解放出來，從而有效地提高工作效率。
三、電子檔案的不足
1、電子檔案的安全性易受到黑客和病毒的破壞電子檔案在存儲、傳輸、查閱等過程中容易被計算機病毒和黑客的攻擊，導致電子檔案信息的泄露和破壞。所以做好電子檔案的安全工作不是一件容易的事情。
2、電子檔案對檔案管理人員要求比較高隨著計算機技術和網絡技術的普及，檔案管理人員不僅要具有一定的計算機操作水平，還要具有專業的檔案管理知識，更要有較強的工作責任心。因此，電子檔案對檔案管理工作者的業務能力和業務知識提出了更高的要求，要求檔案工作者要不斷的學習，適應新時期檔案管理工作的需要。
3、電子檔案的原始性不易判斷確認在計算機上文件很容易被復制和修改，檔案的真實性容易失真，有時真假難辨。同時，電子檔案內容的完整性很難保障，編輯時容易造成丟失。
4、電子檔案的可讀性問題
隨著計算機和信息技術的不斷發展，新技術在不斷的應用于社會實踐中，可能導致電子檔案的可讀性受到影響。
四、做好電子檔案管理的措施
1、建章立制，嚴格按照檔案管理的規章制度，設置不同的權限，利用技術手段保護好檔案的真實性、完整性、價值性等。檔案管理人員應按照電子檔案管理辦法和標準來規范電子檔案的管理工作，實行文件管理和電子檔案管理統一領導和規劃。制定統一的、科學的、合理的電子文檔歸檔制度。各部門、各單位按照不同的權限等級級別對電子文檔進行收集、歸檔、查閱、傳輸和打印，確保文檔的真實性、完整性和價值性。
2、加強檔案管理人員的學習和培訓。每一個檔案管理者不僅要具有較高的檔案業務水平，同時還應具有熟練的計算機使用和操作水平。加強對檔案管理人員政治素質的培養，讓他們充分認識檔案管理工作的重要性，有力地提高他們的工作責任心。
3、嚴格控制電子檔案的修改、轉換，保證電子檔案的真實和完整。可以通過將電子文檔設置為只讀文件或對文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保文檔的安全性。
4、加強電子檔案的安全管理。一是在辦公自動化系統內外設置隔離，通過路由器、防火墻等將內外網隔離。二是對使用權限進行審核，對利用權限進行認定，向系統注冊登記。三是通過對電子文檔進行備份，以確保文檔的安全。
5、要不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施。要注重電子檔案管理軟件的研究和開發，建立電子檔案網頁網站，加強電子檔案管理的學習、交流和提高。總之，要加大檔案管理信息化建設，使檔案管理逐步數字化，不僅要注重電子檔案管理中的硬件建設，同時也要注重軟件建設，從而使檔案更好的為社會經濟建設服務，促進人類社會更好更快地發展。
一、相關概念綜述
（一）社會化
社會化就是指企業將自己的部分業務外包到社會，利用社會專業化優質資源實現自己外包業務的高效運作。社會化的實現一般是立足于兩方面的條件。首先，基于企業成本核算這一層面考慮，借助于自身來解決所有業務環節低效化問題，則會耗費大量成本，從而會直接阻礙核心業務環節的發展，將非核心的業務環節外包出去，就會起到“雙贏”的目的。其次，從社會外包承接單位而言，具有專業化水準的外包承接單位在人力資源建設、技術條件、服務質量等方面都會使企業無法企及，在為企業提供高效化外包服務的同時，促進自身經濟效益的提高。[2]
（二）電子檔案
電子檔案與紙質檔案是相對應的一種概念，即是使用計算機磁盤來存儲檔案信息的系統，電子檔案與傳統的紙質檔案具有較大的區別，從存儲的形式、存儲的容量等方面來予以闡述。從存儲的形式來說，電子檔案主要是將紙質的檔案信息利用光盤、以字節、比特方式存儲在電腦網絡上，繼而是以文字、數據、圖像、表格或是符號的形式予以呈現出來；從存儲容量這一視角來分析，相對于紙質檔案，電子檔案具有非同尋常的存儲容量，舉例來說，一張光盤的存儲容量可以達到600 MB―4000MB，相當于350000張A4打印紙的紙質檔案信息，除此之外，電子檔案還在存儲的安全性、外顯的形象性等方面具有顯著優勢。
二、社會化視角下企業電子檔案管理
在企業實施電子檔案管理實踐中，會因為自身不具有相應人力資源與技術條件而將電子檔案管理實施外包，利用社會專業化的力量所實施的電子檔案管理，就是社會化視角下企業電子檔案管理。社會化視角下企業電子檔案管理主要劃分為以下幾個類別。
首先，電子檔案軟件的社會化。即企業與軟件制造商進行充分協作，將電子檔案軟件管理系統的研發外包給這一制造商，使之可以為企業提供具有個性化要求的電子檔案軟件管理系統。
其次，數字檔案館的社會化。即將數字檔案館的建設與維護、電子檔案光盤、磁盤的壓縮與制作、數據庫的構建等都外包給社會專業電子檔案建設企業，從而使得數字檔案館的運作更具有數字化的特點。
最后，電子檔案資產與人力資源管理的社會化。這一模式指的是企業將自己的電子檔案資產與人力資源管理完全外包給社會中專業電子檔案管理商，這一模式具有高度的社會化特點，企業只是起到監管性的作用，但是其缺點就是在保障電子檔案運作效率的同時也容易使檔案數據信息存在泄露的危險。
三、社會化視角下企業電子檔案建設的現狀
企業的電子檔案主要是包括企業內部的資料，這些資料涉及日常業務、內部規制、人力資源建設等諸多方面的文件、圖片，以及影像資料等， 在存儲的時候，往往就是將紙質檔案的資料壓縮為字節、比特等方式存儲在磁盤、光盤或是磁帶等介質中，在閱讀的時候則是利用閱讀器進行解壓下載，最終提取。[3]在社會化的大背景下，企業的電子檔案的發展取得了較為顯著的成績，但是也存在諸多的問題，下面就從這兩個方面予以闡述。
（一）社會化視角下企業電子檔案建設取得成績
降低企業檔案管理的成本，提高資源利用實效。對于企業來說，檔案管理是其必不可少的環節之一，這一環節將會在提升其人力資源管理管理效能方面發揮作用，但是，基于檔案管理自身所具有的復雜性與繁瑣性特點，就使得企業在落實電子檔案管理的實踐中具有不少的障礙，尤其是在電子檔案數據庫的構建、軟件的配置、網站的設計與維護等方面嚴重滯后，這就使得社會化的電子檔案管理優勢凸顯。通過電子檔案管理的社會化，就可以使得企業不必在電子檔管建設方面注入過多的資本，社會化的電子檔案外包承接單位會以自己高質量的服務與高水平的技術完成企業個性化的要求，以此實現電子檔案資源的高效化運作。
促進社會分工協作的細化與資源的有效配置。從當前社會分工層面來進行分析，電子檔案的社會化實質上就是社會分工協作的結果，企業可以將自己非核心的環節外包出去，在實施社會化的進程中節約了自己的成本資源，從而使自己可以集中更多的資源從事核心產業與經營，這對于社會的發展是有利的。因為企業本身就是社會的一個有機組成部分，在社會資源的配置的視角來說，資源的專業化使用將會促進資源產生更大的效益，據此而言，電子檔案的社會化就會使得社會上的電子檔案管理的人力資源、物力資源集中到了某一個部門或是社會的節點，由此達到資源有效配置的目的。
（二）社會化視角下企業電子檔案建設存在問題
企業電子檔案的社會化程度不夠。一些企業雖然也致力于電子檔案的社會化，但是僅僅是將無關緊要的電子檔案推向了社會外包商，而將大部分的電子檔案留在本單位處理，但是基于本單位的電子檔案建設與管理的技術人員匱乏等諸多原因，從而使得電子檔案數據庫建設與運作、電子檔案資料的壓縮與下載技術支撐等都無法達到要求，從而大遲緩了電子檔案作用的發揮，甚至于出現了“走倒車”的現象，一些企業又回到了檔案管理的紙質化時代。
企業對電子檔案的社會化的監管弱化。在一些企業的管理者看來，檔案管理本身就是一個無關緊要的工作，相對于企業的生產經營部門，檔案管理部門無法創造價值，于是將檔案管理部門置于后勤管理體系。在信息化的時代，企業管理者根據上級的要求實施電子檔案社會化的管理，這在一定程度上滿足了管理者簡化環節，集中力量發展生產的要求，但是在具體的實踐中卻采取了“一推了之”的策略，即將企業電子檔案的資源以及管理的權限完全推給了社會，自己不負擔任何的監管職責，對于電子檔案管理的社會化管理的狀況不聞不問，這就極易導致管理失控的危險，甚至于會使數據信息泄露風險加大。
電子檔案社會化的安全保障能力不足。電子檔案的外包承接單位一般會將不同單位的電子檔案資源集中進行管理，但是，不同企業的電子檔案的格式與軟件會有較大的差別，互不兼容的處理系統容易導致數據信息的丟失或是被篡改，從而會給企業造成一定的損失，再者，一些電子檔案的外包承接單位本身技術水平不夠，在軟件設計的時候，諸如防火墻的設計還處于低級階段，無法有效阻止黑客的侵入，數據信息被竊取的問題由此而出現，這就會大大損害電子檔案的外包承接單位的信譽。
四、社會化視角下企業電子檔案建設前景展望
（一）電子檔案社會化深度得到拓展
對于企業的管理者而言，電子檔案的社會化是一個事關企業發展全局的工作，不僅會起到優化檔案管理工作本身的作用，更為重要的是會促進企業各項工作，尤其是企業的戰略規劃、人力資源管理等工作的開展，因此，就應該將電子檔案社會化的建設放置在企業發展全局層面予以認知，高度重視、認真規劃，就會促使電子檔案社會化深度得到拓展。
（二）企業對電子檔案社會管理單位工作監管逐漸強化
對于企業來說，原有的“只放不管”的工作模式已經過時，社會化的“放”與有條件的“管”結合起來成為企業實施監管的必由之路。具體來說，在企業將電子檔案實施社會化管理的實踐中，從“整合社會資源、提升電子檔案管理有效性”的大原則出發，與外包承接單位緊密協作，依托外包承接單位技術優勢、人才優勢等實現企業電子檔案工作的健康發展，但是，為明確雙方的權利與義務，應該是簽訂具有法律效力的文本，其中體現出企業所擔負的主體監管的責任，這就會對外包承接單位形成約束力，使之著力于改善自己的服務質量，以此贏得更多的客戶。
人類已快步走人信息時代，信息時代給人們的工作生活都帶來了巨大的變化。生活在信息的世界里，我們在互聯網中享受著信息快速傳播的便利，享受著便捷獲取信息的福利。電子檔案是檔案工作中的新模式，它是信息時代的產物。隨著現代科學技術的發展，檔案管理工作必然走向電子化，電子檔案是檔案工作順應潮流、與時代接軌的媒介，同時我們也意識到，只有提高個人素質才能跟上時展的腳步。
（一）電子檔案的特點
電子檔案具有收集迅速高效、查詢利用方便、系統依賴性等特點。首先，依靠著互聯網及信息技術，檔案工作人員可以利用掃描、微縮、攝影等方式將有價值的信息快速錄人，計算機的智能可以有效降低人工錄人的錯誤率，保證錄人信息的真實與完整，為檔案的利用工作提高了可靠的前提保證。電子信息技術能為檔案的鑒別工作提供高效鑒別的服務，這也為檔案管理人員的篩選工作減少了負擔、提高了效率。其次，電子檔案錄人信息載體后，版式統一，便于查詢利用，電子信息系統具備的搜索功能更是為查詢工作節省了不必要的翻閱時間。脫離了紙質載體，信息的傳遞更具有靈活性，利用互聯網的傳遞也更快捷便利。再次，電子檔案也存在一定的局限性，它必須依賴信息載體，如電子計算機、uBS閃存盤等工具，才能實現信息的讀取與傳遞，另一方面，計算機識讀不相兼容的應用系統生成的電子檔案時必須借助轉換程序，有時可能造成原文件格式的丟失，有時這種轉換時相當困難的，若設備受限則會影響檔案信息的利用。
（二）電子檔案與傳統檔案的區別與優勢
古代記錄信息的方式有打繩結、刻甲骨、刻竹簡等，造紙術發明后，紙張這一載體成了人類記錄信息的主要方式，而走人信息時代后，電子式的記錄則顯示出了更大的優勢。傳統檔案依賴紙張，記錄在紙張上的檔案脆弱、厚重，缺乏電子檔案易保存、易復制、易傳遞的優點：紙張檔案若管理不善，則會遭遇如臺北故宮文物被雨水侵蝕的打擊，可為需要檔案的人群提供完整的信息，而非公開的電子檔案則可以在信息技術的支持與保護下實現更好的保密，利于機密檔案的保管；需要獲取異地檔案時，紙張需要通過實體物流轉運，而電子文檔則僅依靠互聯網便可以輕松快速地完成傳遞，節省了時間與財力消耗。
（三）電子檔案的發展趨勢
信息技術產業是主導國家、世界經濟發展的重要產業，軟件技術、軟件產品的迅猛開發給檔案管理工作開辟了高效便捷的工作道路。展望電子檔案的發展前景，電子檔案以其自身獨特的優勢逐漸成為檔案管理中的重頭戲之一，隨著科學技術的迅猛發展，電子檔案將向自動化、系統化、網絡化發展，將會被更廣泛、更高效、更便捷地利用，掌握電子檔案管理技術的檔案管理從業人員將會更多，為電子檔案服務的軟件、信息平臺也會更完善，電子檔案工作將會穩定地、持續地發展。
二、信息化背景下對檔案管理人員素質提出的新要求
（一）政治素質
檔案工作的政治機要性和強，但這也往往是企事業單位檔案管理部門容易忽略的地方。檔案管理人員必須講政治，因為他們直接管理著黨和國家、單位的重要機密，沒有一定的政治覺悟和工作責任感是無法做好檔案保密和管理工作的。隨著信息化時代的到來，檔案管理人員掌握檔案信息的方式更加靈活，而檔案信息的泄露途徑更加多樣，一旦由于檔案管理人員工作疏忽或者口不把門，有意或者無意造成檔案信息的泄露，將可能會給國家、單位或相關關系人帶來不可估量的傷害或損失，也會是單位相關工作變得被動。因此，政治素質是信息化背景下檔案管理人員應當具備的首要素質。
（二）專業素質
信息化時代的到來簡化了檔案管理的程序和內容，一些原本需要人工處理的管理項目交由網絡計算機處置，大大減輕了人工的投入，也提高了檔案管理的效能。因而有些檔案管理人員出錯誤的認為，現在的工作都交由電腦去做，自己不需要再想過去那樣掌握檔案的收集、編排、歸檔、存放等工作，也日漸疏忽了專業技能尤其是基礎性的理論知識和專業知識的學習和訓練，這種想法是萬不可取的。相反，信息化背景下的檔案管理人員需要進一步提高自身的專業素質，不僅需要掌握傳統的檔案編排管理的方式方法，還應當掌握一些網絡信息化時代的檔案信息管理新手段、新辦法，只有如此，才能更好地適應信息化時代給檔案管理工作提出的新要求和新挑戰。
（三）信息化素質
檔案管理信息化要求檔案管理人員除具備一定的檔案管理基礎理論與方法外，還應當具備較高的計算機知識和信息化操作水平，只有這樣才能順利的適應檔案信息化管理的要求，更好地為企事業單位服務，因此，檔案管理人員不斷加強學習，提高自身的信息化素質尤為重要。具體來說，首先應當掌握基本的檔案管理信息化理論和知識，知曉信息化管理的各個環節要求和操作規程，能夠正確使用本單位的檔案信息化管理系統。其次，在正確使用、熟練掌握的基礎上，還應當具備一定的技術創新能力。由于各個單位的檔案管理情況不同，檔案使用的要求也不盡相同，在檔案管理的過程中，檔案管理人員可能會遇到很多新的問題，面臨很多新的挑戰，這就需要檔案管理人員善于闡發思想、重組知識結構，主動的尋找解決問題的方法和途徑，以便更好地做好檔案的管理和使用工作。
（四）道德素質
由于檔案管理部門長期處在局限性和封閉性的環境中，與外部接觸有限，直接創造經濟價值的機會很少，因而很容易被單位領導忽視。因此，需要不斷加強檔案管理人員的思想道德素質，使其樹立堅定的理想信念和良好的職業道德。這是單位實施人才競爭、增強單位活力的客觀要求，但也往往造成檔案管理人員的不滿，因此單位領導應當及時關注這一問題，發現并理解檔案管理人員的苦衷，在政策上給予一定的優惠，而作為檔案管理人員，也應當正確認識這一客觀事實，提高自身的道德素質，以強烈的事業心和高度的責任感繼續做好檔案管理工作，發揚愛崗敬業精神，不計較個人得失。只有這樣，才能更好地提高自我，爭取更大的進步。
一、中專學校電子檔案管理現狀
現階段，根據電子檔案管理實際的發展情況來看，其自身存在以下幾個方面的特征：
（一）工作過量
立足于中專學校自身發展的需求來看，每年都會有大量的應屆畢業生和新生的檔案變化，檔案變動的單位以千萬進行衡量;同時，會出現部分學生選擇出國留學，或是直接就業的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動，以及相應的維護、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財力，導致了檔案管理的工作過量。
（二）信息化水平過低
現代科學技術水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應的提高。科學技術的便捷性、有效性，在實際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現，也無法發揮它的高效性。大部分中專學校仍然采取的是紙質的檔案管理方法，這種傳統的檔案管理方法已經無法滿足學校的需求。目前，中專學校的電子檔案管理還在初步發展階段，有關管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發揮它的作用性。
（三）變動量過于頻繁
中專學校每一年都會有大量的學生畢業或是入學，就這樣的情況來看，具有很強的流動性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。
這些都是電子檔案管理的現狀，也是降低其高效性的主要原因。
二、電子檔案管理應用到中專學校檔案管理中的有效措施
根據電子檔案管理自身自身發展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性
第一，提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性;第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規范化發展
建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用;其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設備，提高對中專學校的軟件、硬件管理
電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。
（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平
中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。
【關鍵詞】檔案；電子檔案；問題；對策
中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）09-0046-01
現代信息技術的發展促進了檔案管理方式的創新與變革，其中電子檔案管理的出現彌補了傳統檔案管理存在的不足，表現出了極大的優勢與發展潛力。
一、我國電子檔案的管理模式
在我國電子檔案管理中，主要以機構自行分散管理和檔案館集中管理兩種模式為主，主要采用雙套制電子檔案管理方式，也就是同時將電子與紙質兩種檔案歸檔、保存、管理。
機構自行分散管理的電子檔案管理模式的優點在于能夠很好的保證電子檔案的完整性與可識性，同時還能減輕檔案館的資金與技術負擔，但該模式的缺點也是明顯的，即文件實體分散、部分有價值的檔案管理欠妥。
檔案館集中管理的電子檔案管理模式能夠實現檔案的集中管理，使檔案實體置于妥善的管理之下，能夠有效避免刪改、修改檔案的情況發生，有利于保障電子檔案的真實性與可靠性。
二、電子檔案管理存在的問題
我國的檔案管理正在逐步走向數字化、現代化，但在電子檔案管理的實踐中仍然發現了一些突出的問題：
（一）電子檔案的“本來面目”極易改變
電子檔案管理實踐表明，電子檔案極易遭到破壞。首先，原始性難以保證。電子檔案在內容上與形式上呈現相對獨立的狀態，內容易變，且無固定形式，加之電子檔案生成、傳輸、接受狀態完全一致，這便為電子檔案原始性的鑒定造成困難。
（二）電子檔案安全管理面臨隱患
當前，電子檔案管理人員對于檔案的安全性并未引起足夠的重視，安全防范措施不到位。電子檔案以計算機系統為載體，在電子信息的收發、保存、歸檔過程中面臨著病毒感染、被盜、泄密、偽造、篡改等一系列風險；同時，由于電子檔案更易被修改、覆蓋，原稿易被破壞，以致電子檔案利用時面臨著諸多安全隱患。
（三）檔案管理軟件研發明顯滯后
與信息技術迅速發展相比，電子檔案管理軟件的研發明顯滯后，無法充分滿足電子檔案管理、查閱、利用、傳輸等多方面要求。同時，由于各地區發展存在差異，重視程度又多有不同，以致電子檔案管理系統多有不同，對電子檔案的全國聯網構成了制約。
（四）管理人員的管理水平參差不齊
當前，我國電子檔案管理人員的管理水平梯度明顯，業務素質差距較大，導致各電子檔案管理單位的管理現狀差距明顯。如部分單位將紙質檔案通過數字化掃描將紙質檔案轉換為電子檔案，并將電子檔案掛接入檔案專用服務器并與系統內網連接，已經實現了檔案全文搜索及一體化管理，但有的單位目前仍然停留在將發文時的電子版底稿保存或只是部分實現檔案目錄管理。
三、完善電子檔案管理的策略
電子檔案將越來越成為未來檔案管理的主要形式，而這一趨勢的推進還需要采取積極的策略加以完善。
（一）改進技術手段保持電子檔案的“本來面目”
電子檔案的原始性、真實性、完整性難以保證，就失去了電子檔案應有的價值，因此就需要通過改進技術手段加以避免：
首先，采集背景信息和元數據。形成電子檔案的同時，應利用先進技術采集描述電子檔案的背景、內容、結構以及整個管理過程的元數據，旨在為未來檢驗電子檔案原始性、真實性及完整性提供依據。
（二）完善電子檔案的安全體系
在電子檔案管理中，如何保障其安全性是至關重要的，這也是電子檔案管理中較為常見的問題，因此，應強化電子檔案的安全體系建設：
首先，建立數據備份和恢復系統。為有效克服網絡系統安全隱患，應加強數據備份和恢復系統建設，保證即使出現安全性事故也能有效恢復關鍵、重要信息數據。
其次，加強網絡安全管理。可以通過驗證用戶信息、輸入調閱口令、限制訪問以及安裝病毒防殺軟件防止病毒和黑客的惡意破壞。
再次，針對重要文件施用“雙重“歸檔法。鑒于電子文件載體及信息技術的易修改性，為保障數據安全，可以將之制成硬拷貝存檔。由于簽署和印章是文件生效的主要標志，故而應充分利用現代技術，以紙質的形式將具有憑證作用和法律效力的文件保存下來。
（三）研發電子檔案管理軟件
因為電子檔案管理工作具有特殊性，這就需要通過強大的軟件平臺開展工作。電子檔案管理軟件，應當具有統一的數據格式標準，并且具備良好的兼容性，以適應當前以及未來一段時間電子檔案管理工作的需要。
（四）加強培養優秀的檔案管理人員
檔案管理員作為電子檔案管理的實施者，直接決定著檔案管理的成效。面對檔案管理人員業務素質參差不齊的狀況，應當加大檔案管理人員的培養、培訓力度。
首先，提高檔案管理人員計算機技術水平。電子檔案的管理工作要求管理人員必須很好掌握處理和操作圖像、聲音等多媒體文件技術以及日常電子檔案維護工作。這就需要培訓檔案管理人員的計算機應用能力，助其更好適應電子檔案管理工作。
其次，加強管理人員素質。檔案管理人員在開展管理工作時，必須要具備強烈的安全意識和高度的工作責任感，以使其能夠真正履行自己的職責，而這都是需要在平時就要加強培養的。
總之，應正確認識當前電子檔案管理工作面臨的問題，并及時采取有效的解決方案，不斷提升電子檔案管理水平。
參考文獻：
事業單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷的優勢，保證對時展的滿足，實現檔案管理的現代化和電子化，才能實現基層事業單位檔案管理工作的良好開展，進而為事業單位的其他工作打下堅實的基礎。在闡述事業單位檔案管理現代化和電子化的內涵以及要求下，對當前事業單位中檔案管理中存在的弊端進行分析，隨后提出相應的解決辦法。
關鍵詞：
事業單位；檔案管理；信息化；現代化
隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作需要走上信息化和時代化的道路。目前，中國的事業單位均面臨著深化改革的重要任務，檔案管理工作對于事業單位來講是必然的，因此事業單位中的檔案管理人員需要與時俱進，對檔案的管理方式進行及時更新，最終實現檔案信息管理的電子和現代化。
1檔案管理現代化和電子化的優勢和特征
檔案對事業單位的全部日常工作實現了詳細的記錄，可以有效提升事業單位的工作效率，其管理有著十分重要的作用。因此若能夠進一步提升檔案管理的水平，將檔案管理的現代化和電子化進程實現推進，則代表著檔案管理的水平將會出現極大的進步。檔案管理將脫離傳統的紙質媒介。在信息的收集上，電子檔案更容易對檔案信息進行接受和存儲，很好的避免了物理空間的占據。[1]在處理和檔案的選擇上，電子檔案同傳統檔案對比會更加便利和快捷。電子檔案隨時都能夠從電子設備上抽調出來，為工作所服務。并且在信息的選擇上，只需要將相應的功能健進行點擊就能夠對大批量的數據進行處理，且具有準確無誤的效果。在信息的加工上，若電子檔案需要綜合處理以及修改數據，則可以隨時進行，但是紙質檔案沒有如此方便的功能，在緊急情況下，傳統檔案無法滿足快速的社會發展需要。
2我國事業單位中檔案管理的現狀和缺陷
我國當前的檔案管理辦法比較傳統，其中存在較多的弊端和不足。首先是規范化的問題，我國當前的現代化和電子化檔案管理方式存在嚴重的不規范性。具體的表現方式有工作人員在處理電子檔案上。[2]電子檔案的體積較小，攜帶便利，但是某些工作人員意識不到檔案信息的重要性和機密性，在管理中大手大腳，將檔案實行隨意的處理，導致了檔案的遺失和泄露。某些工作人員只會將檔案進行上傳，對檔案信息的規范管理和重要數據的備份管理技能掌握不足，極易導致電子設備在出現故障后，輕易的就將電子檔案丟失。且有著電子檔案的設備在出現遺失后，十分容易造成檔案信息的泄漏，造成國家和事業單位的難以避免的損失。對此提升檔案管理人員的業務能力和個人素質十分重要，要保證對檔案管理的工作人員實施培訓和教育，保證其可以對檔案管理的重要性進行充分認識，保持高度警覺，避免出現檔案丟失或是遺漏等情況。上述內容中涉及的電子檔案安全性問題，一方面是由于檔案管理人員的工作缺陷造成的；另一方面還可能有電子檔案管理中的技術問題所導致的。有的事業單位缺乏與時俱進的思想，對老化的電子存儲設備沒有實現及時的更換，導致了存儲在其中的電子檔案的損壞和故障的發生。有的事業單位的電腦配置十分落后，處理速度緩慢，這些極有可能會導致檔案管理數據處理的效率。此外，計算機的軟件未進行及時更新，造成檔案數據會出現不同的錯誤。為檔案的管理造成一定的麻煩。以上事業單位電子檔案管理中存在的各種缺陷，需要不斷強化和提升事業單位檔案管理人員的管理安全意識，對電子存儲的設備進行及時更新，充分做好備份工作，保證正常檔案處理工作的有序和穩定實施。
3全面實現單位檔案管理現代化和電子化的方式
在社會經濟的不斷發展中，信息技術已經逐漸變得普及，傳統的檔案管理方式已經無法滿足經濟發展的需求，因此需要在本質上實施改變，事業單位檔案管理工作是其開展高效性和秩序性工作的必經之路，是實現社會穩定發展的重要保障。
3.1建立并健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養
3.1.1建立并健全管理制度。事業單位在自身的改革中，實現了管理水平和手段的相應提升，但是事業單位在實行檔案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保證事業單位工作人員的明確自己的具體工作任務，盡職盡責的完成檔案管理工作。
3.1.2加強檔案工作人員培訓的力度。加強檔案工作人員培訓的力度，提高他們的檔案管理水平，轉變檔案工作人員的傳統思想和理念，讓他們學會利用現代化設備地進行檔案的管理與存儲，并能利用網絡實現檔案查詢、管理相統一，充分提高檔案工作效率。
3.1.3事業單位檔案管理人員要進行定期考核。實現對事業單位檔案管理人員的定期考核，保證相關工作人員對檔案管理工作重要性的充分了解，并實現對相關管理工作的掌握，由此為完善檔案管理工作打下堅實的基礎。[3]
3.2通過計算機對檔案的庫房實現管理
借助計算機對檔案內的資料實施管理，是檔案管理現代化和電子化的重要途徑。在基層事業單位管理制度的逐漸完善中，通過計算機技術對庫房資料實行管理。這樣會為工作人員對檔案保存期間的全方位管理帶來極大的便利，保證資料庫房安全性的全面提升。
3.3實現檔案保存和查詢的電子化和現代化
計算機技術得到了普及，實現了傳統手寫錄入和查詢檔案方法轉為電子化。在檔案的接手中，管理人員需要進款的對檔案的內容展開整理，并在隨后實施錄入，實現對資料內容的統一保存。在電子錄入信息的過程中，將紙質文檔轉化為電子形式，這樣不但更加有利于檔案的保存，同時還能為檔案資料的查詢帶來極大的便利。
3.4構建檔案管理的網絡系統
檔案管理的現代化和電子化在轉型過程中，一定要充分形成專業的網絡系統。這樣既能方面事業單位中的管理人員對檔案的管理，還能將檔案的信息管理推向專業化和網絡化道路。在科技化時代的發展下，任何科技管理技術都實現了動態發展。
3.5確保電子檔案信息和數據的安全性
電子設備使用管理起來比傳統的紙質檔案方便快捷，但是電子設備一旦出現故障、丟失、被盜將對檔案信息和數據造成毀滅性的損失。因此，安全對于檔案信息來說必須作為重點作務，要高度重視。
3.5.1要提高檔案管理人員的安全意識。加強檔案管理人員的電腦技術培訓、網絡安全教育，讓他們充分認識到檔案信息安全的重要性，同時要讓他們學會如何使用與保戶電子信息設備，學會處理分析數據，維護檔案信息等方面的知識。
3.5.2要及時更新備份電子檔案存儲設備。隨著電子科技水平的發展，電子檔案存儲設備也在不斷的更新，因此檔案部門要及時進行設備更新與備份，應用與最新電腦設備相匹配的電子檔案存儲設備，防止因設備更新不及時而丟失檔案現象發生。這就要求檔案部門領導要高度重視檔案管理工作，加強檔案管理工作的投入力度，及時改善檔案存儲環境，以保障檔案信息數據的完整保存。
4結論
基層事業單位檔案管理工作的現代化和電子化是時展的需求，是社會進步的需要。因此在未來的一段時間內，檔案管理的現代化和電子化是實現事業單位改革和管理的主要任務。實現檔案管理制度的建立和健全，運用高科技手段武裝紫衫，強化對管理人員的培訓和教育，保證事業單位檔案管理符合現代化和電子化的要求，為其更好的使用社會發展做出充分保證。
參考文獻
[1]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智,2014,36:373.
[2]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場,2015,28:126+139.
雖然當前企業內部的信息處理網絡得到了較大程度的進步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業檔案管理工作質量的提高。企業檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業還沒有建立完善的檔案管理信息系統，缺乏強力的系統和技術支撐，即便一些企業建立了信息系統，但沒能根據檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業檔案管理的工作效率，制約企業檔案管理的科學化、創新化發展。
二、促進檔案管理科技建設創新的策略
1.轉變觀念，提高企業對檔案管理的重視度
企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發揮引導作用，要與時俱進，利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業檔案管理制度
健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量，促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家規定的標準，做到有法可依。同時，企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求，通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發現不足即可進行針對性的更改，以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。
3.電子化發展，重視電子文件管理
網絡化和數字化的普及發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數據中，技術人員和檔案人員即可實現信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。
三、結語
【關鍵詞】電子檔案；管理；利用
1 電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.1 提供拷貝
拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
1.2 通信傳輸
通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
1.3 直接利用
直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
2 加強電子檔案管理的意義
2.1 加強電子檔案管理，可以節省人力物力
為夯實檔案基礎管理，堅持嚴把“四關”：第一，嚴把資料形成關。認真規范公文處理、業務辦理、行政執法等各項工作程序，嚴格按照檔案管理的要求把關，嚴格程序控制，加強質量管理，從源頭上保證歸檔材料質量的嚴肅性。第二，嚴把資料收集關。第三，嚴把檔案整理關。對當年的檔案資料，嚴格按照機關檔案“三合一”制度，統一檢查、指導、歸檔，確保檔案整理的規范性。第四，嚴把檔案管理關。檔案室實行專人負責，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實行臺帳管理，嚴格實行保密規定，確保檔案安全性。
2.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
3 加強電子檔案管理的重要意義
3.1 加強電子檔案管理，有利于節省人力物力
為夯實檔案基礎管理，堅持嚴把“四關”：第一，嚴把資料形成關。認真規范公文處理、業務辦理、行政執法等各項工作程序，嚴格按照檔案管理的要求把關，嚴格程序控制，加強質量管理，從源頭上保證歸檔材料質量的嚴肅性。第二，嚴把資料收集關。第三，嚴把檔案整理關。對當年的檔案資料，嚴格按照機關檔案“三合一”制度，統一檢查、指導、歸檔，確保檔案整理的規范性。第四，嚴把檔案管理關。檔案室實行專人負責，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實行臺帳管理，嚴格實行保密規定，確保檔案安全性。
3.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
