時間：2023-05-31 09:53:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案處理方式，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
畢業季調檔函的3種處理方式 應屆畢業生
應屆畢業生，在考研人群中，是所在比例做多的。應屆畢業生在收到調檔函之后，處理的方式比較簡單。按照調檔函上所寫的要求，把調檔函拿到學院相關領導處簽字，然后上交學校就可以。上交調檔函之后，就不用再管其他。一段時間后，給擬錄取學校打電話問老師收到沒有，就可以了。
未就業往屆生
畢業后，繼續考研，沒有找工作的考生，首先要確定你的檔案在哪里?通常是保留在你的本科院校，或者是在你的戶口所在地。確定你的檔案在哪里之后，通常是自己本人去辦理，如果路途遙遠，也可以申請代辦，這個時候，看檔案管理處能否統一代辦。把檔案調出之后，首先要請求檔案管理部門幫忙郵寄，因為有的學校不接收以個人名義郵寄的檔案，可能會被打回來。如果遇到檔案管理部門不幫忙郵寄，自己一定要事先打電話到擬錄取院校和老師溝通，說明情況，確保以自己的名義郵寄不會被退回來。
已就業往屆生
已經就業的往屆生，也存在同樣的問題，弄清楚你的檔案到底是在哪里。如果你的檔案在你的戶口所在地，辦理起來不會遇到太大障礙。如果你的檔案在你的工作單位，一定要和你的單位直系領導先說明情況，然后有領導出面幫忙辦理提取檔案。把檔案調出以后，處理方式和上述第二種情況相同。
調檔案不是小事，一定要確保檔案能夠在調檔函規定的截止日期之前到達擬錄取學校。最為關鍵的是，如果是以自己的名義郵寄，一定要確保檔案郵寄安全，能夠順利到達。雖然學校名義明確說要打電話確認，為了安全起見，在自己已經郵件之后一周，可以打電話咨詢老師，問老師是否收到檔案。因為每年都會有檔案丟失的情況出現，檔案一旦丟失，找起來就比較麻煩。不論平時自己是否是一個細心的人，調檔案這件事千萬不能馬虎。我們辛辛苦苦努力備考，好不容易考上了，最后的這些工作一定要做好!
一、大數據時代下檔案應用管理中出現的問題分析
（一）專業數據處理人才不足。在當前的檔案管理中，缺少擁有扎實的數據處理能力的專業人才，主要是統計員和分析員。根據當前社會發展的趨勢來分析，在未來很可能會根據檔案管理數據分析目前國家人力資源分配的具體現狀，因此分析人員責任重大，他們關系到國家、企業的競爭力。而解決這一問題，單單地增強對當代大學生的技能要求，或者引進國外優秀人才是不能解決問題的，因此就需要加大力度，不斷增強對專門人才的培養力度，來更好地適應大時代數據的檔案管理需求。
（二）檔案數據存儲系統安全性能不高。對過去的企業引進人才模式分析，可以發現企業中建構的信息都比較分散，信息無法流通，因此也就造成了企業無法直接對檔案數據進行有效地整理分類，這就無法發揮出信息本身最大的利用價值。隨著當前科學技術發展速度的加快，數據信息也更加容易泄露、遺失。這種數據破壞力極其強大，并且難以恢復。因此當前數據整合所帶來的儲存信息安全性需要引起高度的重視。
（三）檔案信息存儲、獲取效率低。根據目前的大數據處理方式分析，一般情況下，都是輸入容易，輸出難。在處理數據時首先需要將相關的信息數據送往一個專門的數據庫，一般數據庫運行的數據較多，則本身已經構成一個大數據。根據當前社會發展現狀分析，企業活動規模、數量越來越大，數據訪問、查詢頻率也就越高。因此當下如何采取有效措施，解決與此相關的問題，就成為了當務之急。
二、當前檔案管理引入大數據處理方法的必要性
（一）大數據處理方法可以滿足檔案管理需求。目前國家對檔案管理提出了以下幾個方面的要求：多用信息、少用能源。對于檔案管理機構而言，其主要任務就是作為長久保存資料的場所，及時為大家提供必備的信息資料，因此是一種為社會服務的機構。它本身擁有廣泛的信息，但是由于當前存在種種問題，包括管理方式落后、人才能力不足、以及人們對檔案管理意識不高，使得目前的信息資源并沒有得到充分的利用跟發展。只有一個城市中的檔案管理體系不斷完善，才可以為市民提供更多的便利機會，同時才可以促進城市檔案管理的進一步提升。目前應該從多方面出發，定期整理已經保存過的信息，跟社會需求相結合，從而達到為社會公眾服務的目的。
（二）大數據處理可以加強相關電子文件管理。隨著當前社會發展水平的迅速提升，電子文件的數量也在與日俱增。對電子文件的搜尋也變得比紙質材料更難。因此就需要采取適當的方法對其進行有效處理。當前主要應用的方式是對電子文件進行宏觀鑒定，首先判斷其是否具有自身的文件價值。這就需要做好兩個工作，首先采取大數據處理方式將其歸類整理，最后再根據其價值進行歸檔處理。
三、促進大數據時代背景下檔案管理的有效措施
（一）不斷地促進技術發展。技術水平越高，處理大數據的檔案管理效率才會越高。當前應用的檔案管理技術，應該滿足高效、快捷的特點。目前常用的模式主要指采用新型的技術，來更有效地獲取、存儲、挖掘、查詢信息，從而提供有效的決策分析。隨著未來的進一步發展，可以不斷發展形成產業化的創新模式。
（二）提升檔案管理技能。對數據進行有效管理可以獲取有效的數據信息資源。對于企業而言，由于內部的數據有時需要保密，因此橫向之間無法做到共享，這就導致了目前無法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不斷完善目前的檔案管理，使信息的安全性能得以保障。
（三）加強數字化文件管理模式的發展。在當前的大數據發展時代背景下，人類檔案管理的方式不斷更新，主要涉及以下方面：電子文件、電子檔案、數字化文件。相比較傳統的紙質材料，電子文件本身具有眾多的優勢，例如：具有儲存便捷、占據空間小、傳播方便等特點。因此它可以快速儲存多種信息，更加適應大數據時代對于檔案管理的相關需求。
關鍵詞：紙質文物；損害；保護；修復
一、紙質文物的范疇及對其進行保護的意義
一般把以紙張作為載體具有藝術價值或歷史意義的古代文物稱為紙質文物。紙質文物包括古代文獻檔案、古代書籍、古代字畫等，可以反應出一個民族的文化、歷史、藝術等信息，保存好這些文物可以給后人留下豐富而寶貴的文化財富。這些文物在時間的推移中只會越來越少，且無法復制，一旦丟失將無法復原，那么與之相關的文化、藝術、歷史、精神價值也會隨之消逝。所以說文物保護工作就是為了將這些代表著民族文化內涵的東西進行更為長久的保存，將一個文明古國的風采和內涵加以保護。
二、紙質文物受損的基本類型和成因
2.1蟲害
蟲害是所有紙張儲藏損害中最為常見、發生最為頻繁的問題，由于紙張在發明之初就是使用木材等材料制作，在紙質文物的裝裱材料當中，通常存在有淀粉、膠質和動物蛋白，有部分蟲類以此為食，甚至還有一些紙張害蟲在啃咬紙張后還會在其中結蛹產卵，對紙張進行二次損害，另外也有害蟲的有色排泄物也會對紙質文物中的文字、圖像等珍貴信息造成損害。目前我國的紙質文物蟲害中常見的害蟲有：書蠹，竹蠹，藥才甲、衣魚、白蟻、煙草甲、短鼻木象、蟑螂、中華圓皮蠹、東方蜚蠊、谷粉蟲等等。
2.2霉害
紙質文物的載體――紙張的主要成分是纖維素，一些害蟲的尸體和排泄物成為菌類的營養源，進而形成紙質文物的霉害狀況。當菌類在紙張上長期生存后會對紙張造成兩種損害，一種是菌類分泌的霉對紙張的染色以及侵蝕，另一種是菌類在生長繁殖的過程中將紙張中的纖維素和蛋白質等一些維持紙質文物強度和耐受性的成分作為養分來吸收。
2.3自然因素損害
紙質文物在自然因素下受到的損害主要為溫濕度和氣體的損害。紙張的長期保存需要維持恒定的溫度和濕度，紙張在保存時通常應當將環境溫度維持在16 -18°C，當溫度過高時，容易造成紙張過速老化，溫度過低，則可能使紙張中的游離水結冰，影響紙張的韌性。紙質文物所處空間的空氣濕度也要控制，過于潮濕的環境會引發紙張的霉變。對于氣體損害來說，紙張主要容易受到一些溶水后產生酸性的氣體影響，由于紙張內含有少量的游離水，如果空氣中的酸性氣體過度，很容易被紙張所吸收，與其中的游離水相結合，容易產生腐蝕性很強的碳酸、硝酸等，這些腐蝕性較強的無機酸會促進紙張中纖維的水解速度，加速紙張的氧化，導致文物無法被長期有效的保存。
三、紙質文物的保護方法
3.1低溫滅殺蟲害
紙張的蟲害防治需要以“防”為主，在進行收藏之前，首先對紙張進行特定的處理，通過條件控制來抑制蟲害。建議在實際的收藏中采用低溫存放的凍殺技術，低溫凍殺符合紙質蟲害的防治要求，通常只需要將溫度維持在零下20度左右，在此溫度下四至五天即可殺滅蟲害，這種短時低溫的滅蟲方法對紙質文物的負面影響不明顯，但對蟲害的預防卻起到了很好的作用。
3.2通過納米防腐紙進行防腐處理
納米材料本身的耐受性較高，目前在紙質文物保護領域也出現了納米防霉紙，這種防霉紙內的無機納米添加劑不易揮發，不會對原藏品造成較大影響，無機添加物也不適宜于菌類的生存，這種材料還具有耐老化、耐腐蝕等特征，通過這種材料的包覆能夠對原作品起到很好的防霉效果。目前常見的防霉處理方式過于傳統，其處理方式與蟲害的處理方式大致相同，但是具體處理時的標準又有所差異，這就使得文物要經過兩次甚至多次的重復處理，這很容易導致文物在處理的過程中出現損害。納米防腐紙則大大降低了防腐處理的難度，相對的保護投入更低，其處理和更替更為方便。
3.3保證紙質文物收藏的標準環境
在紙質文物保護的環境控制方面，要做好溫度控制，濕度控制和通風處理。紙質文物的收藏環境，溫度必須控制在紙張強度不受影響，杜絕過高和過低溫度。濕度必須控制在紙張菌類不易滋生的環境濕度，當然干燥程度不能過高，還應避免強光的直接照射。管理員要經常性的對收藏空間進行通風處理，還要定期對空氣中有害氣體進行檢測，尤其是收藏館附近有廠家排放有害氣體的，更需要進行頻繁檢查，如果通風也無法控制有害氣體的就需要通過科學的空氣凈化設施來保證儲藏空間的氣體質量。
四、紙質文物受損后的修復策略
4.1紙質文物的信息修復
紙質文物的保護包括了紙張本身和紙張載體內所記載的信息這兩個部分，具體的修復也要從這兩個部分著手，其中信息修復最為困難。在具體的信息修復之前，為了達到長期保存的目的，要建立一份檔案文件，其中有紙質文物的圖像信息、文字信息、規格、以及保存要求，在編制成文后備案并收錄到收藏文獻條目當中，以保證今后在進行修復工作時能夠得到全面的原始信息；在收藏的過程中，當紙質文物出現損傷后，收藏館可以結合實際的收藏條件以及對文物的研究結果出示一份修復處理建議書，建議書中結合各自的經驗對其修復方案、程序以及所需使用的技術進行詮釋，特別要對其中的問題進行劃分與排序，指出哪些損害是需要優先處理的，以求盡可能的保留最有價值的部分。
4.2紙質文物的記錄及紙張的修復
中國傳統的紙質文物修復方法主要有裝裱、復制等方式，而如今的修復技術則更為科學和全面。在具體的修復過程中，可以制定以下的修復流程：（1）從收藏目錄中找出文物收藏之初所編制的備份檔案，與已經出現損害的現有文物進行對比，找出損害的區域和狀況，包括蟲害、褶皺、出現損毀的圖像輪廓等等；（2）進行試劑檢查，比對文物收藏時所記錄的初始資料，檢查紙張的保存狀態與原始狀態之間的差距；（3）對文物進行清潔，在具體的修復中可以使用干性的清潔工具火山膠海綿或軟鬃毛刷等對文物表面的灰塵等污漬進行清理；（4）對紙張進行脫酸處理，對紙質文物的脫酸可以選用非水性脫酸劑，使用這類試劑脫酸后紙張干燥較快，且不易起褶皺，但是某些脫酸試劑會導致紙張變色，因此具體的使用還需要依據實際情況來調整；（5）對損傷部位進行修復并補全殘缺，比對原始資料，找出損傷部位和殘缺部分的大小，通過材料覆蓋紙等進行補全或修復，材料要與作品的紙張厚度顏色以及纖維素等的化學結構一致；（6）進行修復后，還要進行二次檢驗，并對原始編制檔案進行補充，以留作未來的修復參考用。
參考文獻：
[1]鄭利平,席周寬,武仙竹,王運輔.重慶地區館藏木質文物病害調查與保護[J].重慶師范大學學報(哲學社會科學版),2008,(06).
[2]張畔楓.唐代圖書檔案的修復[J].蘭臺世界,2011,(12).
[3]張曉彤,王云峰,詹長法.紙質文物保護修復的傳統與現代[J].中國文物科學研究,2007,(01).
1.1管檔意識淡薄：
目前，在醫院中普遍存在重視醫療業務的發展，卻輕視人事檔案管理的現象，對人事檔案信息進一步開發利用的重要性認識不足，認為人事檔案沒有多大作用，大部分職工檔案管理意識淡薄，不了解檔案的作用，甚至認為只要不調離醫院，檔案可有可無。
1.2管理方法滯后：
在調研中我們發現，當前許多醫院尚未見適應本單位的人事檔案管理制度。且在醫院目標管理考核中，也未將干部人事檔案管理工作納入考核中；許多醫院人事檔案管理仍停留在手工管理檔案的階段，沒有配備計算機進行信息錄入并建立數據庫進行數據檢索、分析利用。
1.3內容不規范：
在調研中我們發現，許多醫院的人事檔案的內容存在不規范的現象，如缺少履歷表、入黨登記表等，有些檔案填寫隨意，并且存在信息不真實的現象，使檔案材料缺乏可靠性;有些檔案材料因歸檔不及時造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規范性、系統性。
1.4缺乏高素質的人事檔案管理人員：
醫療機構人事檔案工作崗位上的管理人員大多是中途轉行或兼職管理檔案的非專業人士，知識結構不平衡，學歷、職稱較低，缺乏必要的人力資源管理專業知識，對行政管理、醫院工作不熟悉，一般只能應對簡單的收集和裝訂工作，難以勝任新時期的檔案管理工作。
2如何做好醫院人事檔案管理
2.1加強人事檔案收集與豐富檔案內容
醫療服務機制改革加快了醫院現代化建設，使得醫院內部管理工作面臨著全新的調整，這些促進了人力資源管理工作的優化配置。醫院作為社會醫療服務中心，能夠為廣大患者提供多方面的醫療保障，加快了新時期醫院服務管理水平的提升。人力資源作為醫院改革的重要內容，其應當受到廣大醫院的高度重視，并且采取對應的人事檔案工作機制。為了適應可持續發展戰略的需求，醫院要重新整頓內部人事檔案管理機制，改變早期守舊的操作流程，從檔案信息收集開始提供可靠的保障機制。一般情況下，只要患者入院救治就應該對其進行資料跟蹤收集，并且建立數字化檔案作為信息資源庫，方便日后對患者治療情況的檢查。考慮到醫院每天患者的流動性較大，人事檔案材料收集工作也會面臨很多的難度，這就要求醫院注重各項科學技術的靈活應用，尤其是計算機辦公自動化要融入檔案資料處理工作，這些都依賴于人事檔案管理的創新改革。比如，檔案工作人員要定期檢查所收集資料的真實性，并且對產生新資料進行有效的補充，進而改善醫院檔案工作的合理化整編。
2.2切實維護人事檔案的真實性和準確性
長期以來醫院注重內部醫療工作的改革調整，對人事檔案資料工作沒有給予足夠的關注，導致人事管理工作處于落后水平，一些重要的人事資料未能得到充分利用。人事科是醫院日常辦公的主要部門之一，關系著醫院內部人力資源調配與控制工作的執行情況，若人事管理不當則會影響到人事工作的有序開展。醫院人事檔案管理應考慮信息資料的真實性及可靠性，嚴格禁止虛假信息的收錄與使用，避免對醫院工作造成不利的影響。比如，對剛剛建立的人事檔案資料，應堅持對原始信息的審核與考察，保證數據資料的有效利用率。若檢查要人事信息與實際情況不符，應重新審查且調整信息。
2.3加強人事檔案的動態管理
人事檔案管理是醫院常規化經營的重要內容，注重認識管理有助于提升內部人力資源的有效利用率，加快新一輪醫療服務機制的優化改革。基于先進理念指導下，醫院內部管理模式有了更多的轉變空間，尤其是在內控管理體系日趨成熟的背景下，人事檔案管理也有了新的轉變，這些都依賴于動態管理思想的融入。所謂動態管理是相對于靜態管理而言，早前醫院堅持靜態管理而處于被動狀態，人事檔案管理工作一直保持原有的工作模式，這大大影響了整個醫院人事信息的處理效率。為了改變舊管理模式的作業成效，以動態管理思想為指導理念，強化人事檔案的管理策略，對醫院內部調控具有多項指導意義。首先，醫院要從觀念上認可動態管理的應用價值，對醫院辦事工作流程執行動態化管理方案，解決早期內部管理工作存在的缺陷，建立更加多元化的人事檔案管理對策；其次，人事部門要盡快適應動態管理作業的要求，提供切實可行的辦事管理機制，加快動態管理模型的創建與實施，解決醫院內部辦公作業存在的種種弊端。例如，人事部門要積極調整原有的資料管理方案，人事信息收集、處理、考評、存儲等方面優化，保證每一項數據信息資源都能得到充分的利用。
2.4加強人事檔案信息化管理
科學技術是推動人事檔案工作改革的技術保障，以信息科技為辦公中心件禮品現代化管理模式，這是檔案信息化管理的必然趨勢。醫院要定期引入計算機設備作為調控中心，對數據資源實施可靠的調配制度，進而強化人事檔案管理工作的總體效率，維持了各項人事信息的自動化配置，實現了人事檔案管理的創新改革。現在我們通過計算機實現信息管理自動化和網絡化，使人事信息由傳統的手工處理方式轉變成計算機處理方式，逐步實現個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內涵，以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息可以對部門和個人開放，并開展網上服務業務，如查詢、搜索和評價等功能。這樣不僅能增加人事檔案管理工作的透明度，而且還能開發和利用人事檔案信息資源，為醫院發現人才、培養人才和使用人才提供重要信息。
2.5加強衛生技術人員專業檔案管理
關鍵詞：綜合檔案館；檔案利用；檔案公布
綜合檔案館運營的最終目標是通過相關人員對檔案的有效管理，使得使用者能夠有效的進行信息的獲取。大數據時代對于信息的處理方式與過去存在著明顯的差異，其具體的差異可以被總結為以下幾點，其分別為：首先，由于大數據時代的科技以及其他的技術手段較為發達，因此已經不用再為省時省力進行抽樣調查，而大可以進行整體數據的分析，因此其調查與分析的結果也更加的精確；其次，傳統的數據分析注重分析的精確性，但是在已經可以實現數據分析的精確性的大數據時代，其更加關注的卻是信息的混雜性；最后，相對于傳統的信息處理方式，大數據時代的信息處理更希望探測信息之間的相關性。
一、綜合檔案館中檔案利用與公布中存在的問題探究
（一）檔案利用與公布相關法律法規的不完善
在大數據時代下，由于互聯網的儲存功能的強大，因此人類的各種活動每時每刻都在制造著大量的數據信息。在這種背景下，我國的檔案數量激增，出現了許多沒有被納入檔案范圍但是卻起到了重要作用的信息，這些信息的出現推動著我國檔案管理工作的革新。但是在檔案管理工作急速發展的現階段，我國與檔案管理相關的法律法規卻沒有進行多元化改革，知識一味地沿用傳統的法律體系記性約束，已經不能夠滿足如今的檔案管理工作的需要。如果不能夠將檔案利用與檔案數字化建設進行有效的結合，將對我國綜合檔案館管理中的檔案利用和公布工作產生巨大的阻礙。針對上述情況，想要快速推進我國檔案管理工作的發展，就必須要根據時代的要求重新進行相關法律法規的修訂，從法律層面對其進行約束，做到與時俱進。
（二）檔案利用與公布工作中的權限劃分不清
對于任何一名人員來說，權利與義務的分配都對其有著重要的意義，檔案利用者也是如此。在進行檔案工作利用的實際過程當中，如果不明確檔案使用者的權利，會使其在獲取信息的過程當中承擔一定的風險；如果不明確檔案使用者的義務，也會對檔案的最終價值的體現產生一定的阻礙。檔案的利用，是檔案工作的最后一道程序，其不僅能夠體現整個檔案收集以及整理過程的有效性，也能驗證先前工作是否科學合理。正是由于檔案利用工作意義重大，使得加強檔案的公布權的應用成為一項必不可少的內容。
二、綜合檔案館檔案利用與公布工作的策略探究
（一）進行相關法律法規的完善
針對企業進行檔案管理中的利用與公布工作的體制與模式的改革的必要性，筆者主要從兩個方面加以探討，首先是由于檔案管理的改革所導致的體制與模式的改變。檔案記載著某些領域的從建立到當前的所有重要信息，對于其發展具有舉足輕重的地位，因此當處在檔案管理的改革已經實施的階段，那么進行檔案管理利用與公布體制與模式的改變就具有著必要性；當今時代是一個數據爆發的時代，想要在市場經濟的體制下良好穩定的發展，就要緊跟時代的步伐，從法律層面進行檔案管理模式與體制的改革。進行檔案管理模式與體制在法律層面的改革，要從檔案的利用途徑以及檔案的利用過程入手，針對前者，應當以網絡為平臺，盡量的減少檔案利用途徑的限制；對于后者，由于檔案已經采取公開的形式允許開放使用，因此相關部門不能拒絕個人以及其他民間組織查閱檔案的要求。對于沒有進行公開的檔案，需要查閱的相關人員得到審批后方可進入。
（二）對檔案開放利用公布相關者權責分明
由于我國的綜合檔案館的發展還處于起步狀態，因此在各方面都存在著相關問題，需要得到進一步解決，其中最為主要的是相關責任與權力的明確。綜合檔案館的相關權力與責任的明確主要分為以下幾點：首先，在相關機構形成檔案后，要及時對其進行判斷，明確該檔案能夠公開以及公開利用的年限，除此之外，在檔案的公開使用年限到達上限后，對于其性質的判定是由原機構進行還是原機構與檔案館共同進行；其次，如果原機構所形成的檔案不能夠進行公開利用，那么需要進行保密的年限是多少以及對于其公開年限的鑒定是由原機構進行還是原機構與檔案館共同進行；最后，由于該檔案需要涉及到公開使用的問題，因此傳統的以“件”為單位進行計量的檔案，現在要以“格”為單位進行審查。想要實現檔案開放利用，還要對檔案限制開放的制度加以調整，要求原機構在檔案形成的過程當中對其進行規范化管理，以利于綜合檔案館后期工作的進行。
結語
應對大數據時代的信息爆發，檔案管理充分的意識到了檔案公開的重要性，并且樹立起檔案意識，要改變必須將檔案進行嚴格的保存的思想。在大數據時代下，由于互聯網的儲存功能的強大，因此人類的各種活動每時每刻都在制造著大量的數據信息。在這種背景下，必須加強綜合檔案館的服務水平，使更多的人熟悉這種開放性的模式，分享更多的檔案信息，以此來促進社會的進步。
參考文獻
[26]王嵐.國家治理視角下《檔案法》修改的思路與思考[J].檔案學研究，2015，01：41-48.
關鍵詞：信息時代；管理；紙本檔案
現在計算機普及，計算機的應用也滲透到各個領域，計算機是從什么時候開始走進人們生活中的？從國際的角度上看，從第三次科技革命后，計算機開始發展，但我國是在改革開放以后計算機行業才開始走進大眾視線，在科技高速發展的今天，各行各業都進入電子管理時代，檔案管理工作如此。而在信息時代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。
1 電子檔案管理是必然趨勢
傳統的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應。但是，在電子信息飛速發展的今天，紙本檔案就不能適應當前社會的發展節奏，檔案管理創新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統的紙本管理方式相比，電子檔案具有優越性。電子檔案管理方式有很多優點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發展，是人類發展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。
2 電子檔案的管理措施
2.1 優化電子文件管理流程
每一件事情在發展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關活動也要按照相關順序完成，電子文件的管理流程和傳統的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統，高效的處理數據文件，要積極構建科學合理的高效管理流程。
2.2 建立文件處理系統
文件管理是文件處理系統的核心，文件處理系統直接決定著電子文件的技術特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統上。在完整的電子文件處理系統中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統是一個制度，在這個制度下，進行文件處理與管理工作。文件管理系統也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學標準的管理制度。
3 電子檔案管理和紙本檔案共同發展
電子檔案符合當今信息時代的發展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發展變化下而產生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發展，為學者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發展節奏和發展規模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學會保護和管理。
4 對紙本檔案的保護和管理
從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統是一種全世界通用的系統，即使現在己經被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要。基本上，傳統紙本檔案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調卷～清點～防護～轉移～銷毀。不過隨著時間的推移，現在已經把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結合在一起的。它的壽命與內外部諸多因素和保護環境條件有關，就其內部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突發事件的防范措施。也就是說外部保護環境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內室外溫度濕度要每日對比，認真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長檔案存放壽命。另外陽光每日照射時間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強烈的直射陽光，光線強烈時一定要加防護窗簾遮擋光線。庫房一定要通風良好，通風良好也是保證檔案不發霉退色的前提之一，紙本檔案的保護與管理重要的一條就是責任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環境良好，而缺乏責任心也是不行的，工作也不會做到位。要知道一旦這項工作有所閃失，損失是無法彌補的，后果不堪設想，因為檔案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發事故的能力，對于火災、洪水等災害要防患于未然；對于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災害）要做到深入細致，把事故消滅在萌芽，一旦發現，也要有處理事故的能力，這才是一個合格的檔案管理人員應具備的素質。
結束語
綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應轉變觀念，改革傳統的檔案管理模式，建立電子檔案系統，更加全面科學的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據重要的位置，電子檔案創造的價值引起人們關注，為了使檔案管理工作更好地適應現代信息時代的發展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統，為經濟建設和社會發展服務。但是在發展電子檔案的同時也不能忽視傳統的檔案管理，傳統的紙本檔案管理也具有社會意義，在我國檔案事業發展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統一發展。
參考文獻
[1]張文亮.關于電子檔案管理的思考[J].云南檔案，2008（9）.
1 明確檔案信息化
檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導之下，各個部門與機構全面應用現代化信息技術，對檔案的信息資源以及數據等進行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優化檔案管理工作體系，增強其發展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關管理人員利用檔案實體保管方式，將其作為管理工作的重點項目，然后利用數字化管理技術開展相關工作，向檔案管理實體提供信息化服務，轉變傳統檔案管理模式，打破傳統檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設必須要明確以下幾點：第一，要保證檔案信息化建設的數字化與網絡化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數據儲存效率與質量，達到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉變傳統的檔案管理方式[1]。
2 檔案信息化建設問題分析
檔案信息化建設中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設的有效性，難以提升檔案管理工作質量。具體問題表現為以下幾點：
第一，檔案信息化數據異構性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個單位與部門之間的數據庫不同，并且各個部門的數據來源于數據特征等不同，在實際情況下，會出現內部結構處理方式復雜等問題，導致出現檔案信息化數據異構性問題[2]。
第二，高度分散問題。檔案信息化建設中，各個檔案會散落在管理部門或是經濟單位，例如：在建設局與稅務局財務報表實際移交的時候，會出現各類重復或是分散的信息數據，相關管理人員要利用大量時間篩選出有價值的信息數據，這就導致檔案信息化建設效率降低。
第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設過程中，經常會出現管理方式滯后的現象，難以提升檔案信息化建設質量，主要因為檔案信息化建設人員還不能根據信息化建設需求對其進行有效的管理，難以提升信息化建設工作效率與質量。
第四，管理觀念滯后。當前，部分檔案信息化建設與管理部門還沒有認識到檔案信息化建設工作的重要性，難以提升檔案信息化建設與管理工作質量，甚至還在應用傳統的紙質管理措施，無法增強檔案信息化建設效果[3]。
3 檔案信息化建設與檔案管理措施
檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設與管理中存在的問題。
3.1 建設專門的網絡檔案系統
檔案信息化建設部門需要建設專門的網絡檔案系統，在網絡檔案系統中，技術人員可以綜合利用數字化平臺，例如：建設公眾、內部等信息服務網，發揮網站的作用，同時，還要統一檔案信息化建設標準，積極建設檔案信息化硬件與軟件基礎設置，提升檔案管理水平，促進信息資源共享工作的進步。
3.2 重視電子文件管理工作
檔案信息化建設部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計算機網絡體系的建設，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉換成為電子檔案格式，提升數據的可靠性與通用性，同時，還要保證電子檔案的價值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網絡安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質量，同時，還要保證電子文件數據下載的真實性，將其儲存在光盤中[4]。
3.3 制定完善的技術處理制度
在檔案信息化技術處理過程中，相關檔案管理人員與技術人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術處理工作問題，提升檔案技術處理工作效率與質量。在電子文件技術處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長時間電子文件保存中，必須要重視保存的準確性與安全性，定期對其進行復制處理，并且建立完善的競爭機制，避免出現電子文件保存不當的現象。
3.4 積極應用現代化管理措施
檔案信息化建設部門必須要積極應用各類現代化管理措施，提升資源共享管理效率與質量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統檔案管理方式轉變成為現代化的檔案管理模式，積極應用網絡化技術與數據化技術，提升數據化檔案管理質量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。
3.5 樹立正確的服務意識
檔案信息化建設部門必須要樹立正確的服務意識，利用先進服務觀念開展工作，提升檔案信息化建設質量與效率。在檔案信息化建設部門實際服務期間，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務意識，根據檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設工作效率與質量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強檔案信息化建設工作效果，進而優化檔案信息化管理體系。
3.6 制定完善的管理制度
檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，優化檔案信息化建設與管理體系，提升檔案信息化建設效率。首先，相關管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質量，增強檔案信息化建設效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統檔案管理方式的局限性，發揮現代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農村管理工作效率，增強檔案信息化建設工作效果，避免出現病毒感染的現象與問題，同時，還要重視檔案信息化建設與管理工作服務質量。
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。
美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。
其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數據進行處理，已不再需要大量的數據錄入，數據錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。
校園網中各類數據庫的建立，使各類數據“數出一門”，使各類歸檔的數據能非常及時、準確。學校內的管理對象多，且具有一定的流動性，如學生入學與畢業、教職工的調離與退休等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網上計算機管理的數字化檔案卻能隨時準確反映當前的情況。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。
許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展
90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（CER?鄄net）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網(ChinaGBnet)，并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET，800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
1.3.3經費緊張狀況得到初步緩解
經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經初步認識到檔案館網絡建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。檔案館自身通過多種創收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
2.2.3數據庫建設滯后
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。
2.2.4經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網絡，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質低弱
在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化、網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。
3高校檔案管理現代化的初步構想
3.1采用客戶機/服務器(Client／Server)體系結構模式
客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C／S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執行，共同實現整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調用某些數據時，工作站向被稱為后臺的數據庫服務器（Server）發出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結果返回給前臺，這樣工作站就成了數據庫服務器的客戶（Client）。
C／S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統，它必須依賴網絡系統而存在，并且充分利用了網絡的資源優勢，但它對具體的網絡硬件、網絡操作系統并無嚴格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構造起實用C／S結構系統。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。
3.2建立基于Web的服務體系
在學校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計算機管理檔案信息為主要形式，通過計算機檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務方式，因此為利用者提供的信息組織結構應是網狀的，用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽，而不是按照規定途徑進行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應建立自己的Web服務器，向校內外檔案利用者提供檔案信息服務。目前，計算機技術的發展，使得在PC機上Web建立站點變得相當的簡單，只需選用適當的Web服務器軟件，有些操作系統，如WindowsNT，已把建立Web服務器的功能內置在系統之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺微機而是有無Web服務器。
3.3檔案信息的管理離不開數據庫系統
數據庫管理系統的選擇要建立在Internet／Web技術基礎上，也就是說，選擇數據庫系統不僅要支持C／S體系結構，還要支持分布式處理。既要具備聯機事務、處理數據安全性與可靠性的支持能力，又要有較強的安全控制能力，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力。現在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase，FoxBASE，FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。
參考文獻
1周曙東.電子商務概論[M].南京：東南大學出版社，2002
1李超，周定文，黃驍儉．網絡財務[M].北京：中國財政經濟出版社，2002
前言
RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識別，常稱為感應式電子晶片或感應卡、非接觸卡、電子標簽等。這種容編碼、識別、數據采集、自動錄入和快速處理等功能于一體的新興信息技術以其獨特的技術性能，廣泛應用于各行各業，迅速地改變著人們的工作方式和生產作業管理，極大地提高了生產效率，在各種應用環境中得到了廣泛應用。目前，此項技術在國內檔案信息自動化管理領域開始使用。
檔案管理的現狀與問題
1.檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種手工處理方式耗費大量勞動和時間，使得整個流程既繁瑣又低效。
2.檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時長
雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。 3.檔案的盤點操作不科學
由于檔案數量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內，每個檔案盒內存放的檔案種類、數量均不相同，如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發現和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。
電子標簽（RFID）技術
1.RFID系統技術原理
RFID系統因應用不同其組成會有所不同，但基本的RFID系統主要由電子標簽、天線、讀寫器和主機組成。電子標簽放在需要被識別的物體上，由耦合元件和芯片組成，標簽有內置天線，可以發送和接收信號；天線完成無線信號的發送和接收；讀寫器可以發送和接收命令，并與主機通信，執行主機命令；主機發送用戶命令和顯示接收數據。RFID系統根據工作頻段和工作方式具有不同的性能，應用于不同場合。
RFID系統的工作原理(如圖1)：讀寫器通過天線發送出一定頻率的射頻信號；當RFID標簽進入讀寫器工作場時，其天線產生感應電流，從而RFID標簽獲得能量被激活并向讀寫器發送出自身編碼等信息；讀寫器接收到來自標簽的載波信號，對接收的信號進行解調和解碼后送至計算機主機進行處理；計算機系統根據邏輯運算判斷該標簽的合法性，針對不同的設定做出相應的處理和控制，發出指令信號；RFID標簽的數據解調部分從接收到的射頻脈沖中解調出數據并送到控制邏輯，控制邏輯接收指令完成存儲、發送數據或其他操作。
2. RFID技術特點
（1）快速掃描:條形碼一次只能有一個受到掃描，而RFID辨識器可同時讀取多個RFID標簽。
（2）抗污染能力強、耐久性好:傳統條形碼的載
域網或無線局域網覆蓋,以進行數據傳輸。將RFID標簽閱讀器RJ45口與電腦網口相連接,從而可將RFID標簽閱讀器讀取的數據通過網絡或無線網絡的方式傳回服務器。
（4）天線安裝
為確保檔案標簽數據的讀取,需要根據檔案室實際情況,包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來確定天線布置,確保最佳讀寫效果,天線需要定制。
5.基于 RFID技術的檔案信息自動化管理流程
（1）入庫
檔案入庫前，首先要根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入RFID標簽，生成的數字標簽數據被傳送到中心數據庫里以備系統其他模塊調用。檔案入庫的流程如圖3所示：
入庫時，檔案管理信息系統的儲位管理子系統發出入庫指令，然后讀取要入庫的檔案盒信息，儲位自動識別模塊與檔案自動識別模塊進行檔案盒信息匹配，匹配后由儲位自動識別模塊分配該檔案盒的存放儲位，確認無誤后，管理員發出入庫確認信息，確認信息通過計算機總線傳遞至該檔案架，儲位指示點亮起，管理人員將檔案盒放至指示點所指示的儲位，按下儲位上的確認按鈕，指示燈熄滅，確認信號反饋回管理系統，入庫結束。全部檔案入庫完畢后，在查詢管理子系統中可對已入庫的檔案信息進行查詢，從而實現對檔案的可視化、動態化管理。
（2）盤點
由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。
（3）查閱
檔案的查閱流程如圖4所示。在查詢相關檔案時，管理員首先通過查詢管理子系統查閱檔案的編目號，系統將根據編目號提取中心數據庫里所儲存的數據信息，核對無誤后發出出庫指令，儲位管理子系統中的檔案自動識別模塊將根據編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發出出庫指令，儲位指示燈亮起。當檔案經過出庫口時，出庫口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統，管理人員再次確認所查檔案與所出庫檔案一致后確定出庫。此時，系統將記錄下檔案的出庫時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監控模塊將向警報模塊發出異常警報。
（4）安全管理
安全管理子系統可實現對檔案館現場的實時監控與異常警報功能，以防止檔案被毀、被盜等。
（5）防毀管理
每份檔案入館時先精確測量其重量、頁碼等物理特性, 并存入RFID數據管理系統, 由監控模塊對這些信息進行監控。在檔案被查閱后歸還時，管理員對該檔案的物理特性再次進行檢測，并與檔案借出之前的數據核對，從而可以及時發現檔案有沒有被撕毀、缺失等。
（6）防盜管理
所有庫放檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報。
（7）銷毀
檔案的價值具有時間效應，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，銷毀管理子系統將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續保管處理。同時，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統發出無線指令，由各檔案盒上的RFID標簽反饋回保管期限信息，實現對檔案的有效期管理。
雖然RFID系統在實際應用中有一定的缺陷，但隨著技術的成熟，標簽成本的降低，行業標準的制訂，這種現代化的技術有很大的發展潛力，使其服務于檔案信息自動化管理，將解決很多用傳統技術難以解決的難題，為檔案管理工作注入新的活力。
參考文獻：
一、總體架構的選擇和優化
課題對三種系統架構模式進行了比較，最終選擇了一套適合本課題的系統架構模式。
大型網絡應用系統在架構選型上基本可以分為兩大類型，即集中式與分布式，兩種方案的基本思想如表1所示。
綜合集中式架構與分布式部署方案一的優點，盡量避免不同構架的缺點，結合各地檔案館實際建設情況，經全面考慮，項目提出并采納了分布式構架方案二。
基本實現思想是：
(1)中心服務器主要從管理的角度人手，各地方檔案館按要求到中心服務器注冊；
(2)各地方檔案館自己維護索引服務，全文數據；
(3)各地方檔案館提供索引查詢服務、開放接口，中心服務器通過web Service的方式檢索文件；
(4)各地方檔案館提供全文展示服務站點；
(5)中心服務器提供門戶、檔案檢索服務、系統后臺管理平臺。
分布式方案二(表2)具備以下優點：
(1)中心服務管理方便，中心服務器管理人員主要負責管理與審核等工作；
(2)系統建設資金投入比集中式架構需要的軟硬件配置大大降低；
(3)中心服務器不存在索引服務器和全文服務器的管理維護問題，沒有存儲壓力；
(4)各地方檔案館各自維護檔案數據，索引文件和全文數據都不需要上報；
(5)單個檔案館子系統一旦不能正常運作，不會影響對其他檔案館系統資源的查詢；
(6)各地檔案資源更新的周期取決于各自的索引創建計劃，在數據更新的時候只要啟動索引文件創建任務即可，避免了索引文件與檔案資源不匹配的問題；
(7)開放檔案數據的權限由各地方檔案館控制。
分布式方案二缺點：
(1)檔案資源檢索展示效率沒有集中式架構快，因為索引文件和全文內容是分布式部署，訪問效率取決于網絡狀況和各地檔案全文服務器性能；
(2)各地方檔案館都需要一定的軟硬件資金投入。
二、信息交換平臺
課題對子站點的架構進行了設計，提出了既有數據的使用方案，開發了中心服務器后臺管理平臺。
1.子站點總體設計
前置機子站點分布安裝于各地檔案館中，主要負責各地檔案館可公開的檔案信息的整理、索引創建，向中心服務器提供查詢服務，并且向普通用戶提供指定信息的檔案瀏覽功能。具體架構設計用圖(表3)表示：
子站點具有數據維護、查詢服務、索引創建、檔案信息瀏覽4類功能。
2.既有異構檔案數據和非結構化檔案信息的使用方案
既有的異構檔案數據，可以分為基礎數據庫和特色檔案數據庫兩部分，為此課題組定義了基礎數據庫的結構，以便于開放檔案信息資源的利用。
(1)基礎數據庫。對于基礎數據庫的檔案數據，子站點軟件預先在系統中預裝表結構，并提供標準的導入導出工具，安裝軟件后可以立即進行標準數據的導人工作。導入導出工具提供通過中間文件和直接對數據庫導入兩種方式。中間文件導人的具體操作方式是：先將既有數據庫中的數據導出到預定義格式的XML文本文件中，如果數據量大可以根據主鍵分批導出，再導人到新數據庫中；直接數據庫導人的處理方式是：在應用系統中，提供設置新舊數據庫字段對應關系的功能，并且可以根據主鍵靈活指定導入計劃，可一次導入或分批導人。
(2)特色檔案數據庫。對于特色檔案數據庫，子站點軟件提供根據用戶要求靈活建立數據庫表的功能，先根據個性化數據要求，建立相應的數據庫表，然后再利用標準化數據的處理手段，導入個性化數據。
(5)非結構化檔案信息。對于非結構化檔案信息，子站點軟件提供了基于軟件的文件拷貝功能；如果數據量比較龐大，可以不采用拷貝的方式，而是根據既有數據的實際情況采用網絡或本地資源直接讀取的方式進行資源訪問，以提高數據的利用效率，這種數據利用的前提是通信鏈路須暢通。如果現有數據存儲在與本系統物理隔離的地方，應該采用存儲中介進行數據遷移。
3.中心服務器后臺管理平臺
中心服務器后臺管理平臺主要包括用戶角色權限管理、信息及審核、節點機注冊審核等功能。
三、檔案資源利用平臺
1.信息門戶
國家數字檔案館信息門戶提供檔案收集、檔案管理、檔案利用，以及檔案檢索人口服務。首頁提供了專題、名人、熱點、展覽四個欄目。熱點欄目提供快速檢索與熱點內容相關聯的檔案信息資源的服務功能。
2.檔案檢索
檔案檢索是檔案利用用戶的核心接口界面。
檔案檢索依賴于系統建立的全文、照片、音頻、視頻等檔案資源索引庫，這種分類檢索的方式不僅提高了系統檢索效率，同時也方便了用戶對檔案資源的檢索利用；檔案檢索服務不僅提供全館范圍內查詢的功能，同時也提供按指定館藏進行查詢的服務(表4)；檔案檢索支持普通檢索和帶邏輯關系的檔案高級檢索功能；支持在檢索結果中進行二次檢索；檔案檢索結果的展示方式采用類似Google搜索引擎提供的方式。
3.全文檢索軟件
一、數字化處理方式的選擇
將紙質檔案轉換成計算機可處理的數字格式通常有兩種方法：一是將紙質檔案掃描并以圖像方式存儲；二是利用已有的縮微膠片影像進行數字化轉換或者直接用數碼相機進行拍攝。對紙質檔案進行直接掃描的方式比較經濟和快捷。因此，紙質檔案的數字化一般應采取掃描的方法將其變成電子圖像文件直接存儲，再配合標引信息數據庫的建立，實現檔案資料電子影像的快速檢索利用。
二、數字化存儲設備的選擇
大量檔案原文的存儲管理離不開海量存儲技術。光盒存儲系統是目前海量存儲的基本手段。完整的光盤存儲系統包括光盤盤片、相應的光盤驅動器及其光盤軟件。選擇檔案信息光盤存儲系統的考慮因素如下。
（一）支持開發：訪問用戶的數量
選擇檔案光盤系統最關鍵的因素應當是其可同時支持在線并發動用戶的數量，對眾多并發訪問的支持是有效實現檔案信息庫利用價值的基本條件。否則，無論存儲容量多大，都可能因光盤系統不能有效支持眾多并發用戶而徹底崩潰，進而導致整個網絡系統的癱瘓。
（二）安全性及其安全管理體系
檔案信息確保其存儲安全十分重要，對于鏡像存放在光盤存儲系統中的重要檔案信息，系統管理員和合法用戶在任何情況下均不得對其數據做任何修改。因此，在選擇檔案光盤系統時安全性是必須考慮的重要因素。
（三）對各種網絡操作系統和網絡結構的支持
網絡環境中，網絡操作系統平臺和網絡結構千變萬化，網絡服務器和客戶機多種多樣，這就要求檔案光盤存儲器能夠適應各種復雜的網絡環境。
（四）存儲容量
必須根據本單位數字化檔案的數量及其增長情況來選定光盤塔、光盤庫可存儲光盤的數量及其總的存儲容量。存放檔案信息的光盤數量每年在不斷增加，因此選擇檔案光盤存儲系統時應考慮系統是否允許采取自行添加硬盤的方式來對光盤塔和光盤服務器進行擴容。
三、紙質文書檔案數字化步驟
（一）檔案整理階段
1.拆裝。對歸檔改革前整理的檔案，要將檔案原件的裝訂拆除，排好順序，并用夾子夾起防止散亂；歸檔改革后整理的檔案如果沒有裝訂，可直接排好順序。操作中不得對檔案原件有任何損壞。
2.修復。檔案中若有裝訂金屬物需去掉，有破損的地方需在備考表中注明，如破損程度影響了檔案內容的文件，則需進行修補：小于16開的檔案需進行托核；沒有裝訂線的檔案要另用紙加寬，操作時要注意兩點：一是補紙與檔案縫接處宜窄不宣寬，一般為l―3mm；二是如需要在檔案的四周加邊，應先加長邊，后加短邊；多份檔案粘連一起時，需在不損壞檔案載體信息量的前提下，細心分開，如實在無法分開則不分。
3.檔案及目錄的檢查、整理。妥善保管好檔案，嚴禁批注、圈劃、圈點。檔案目錄中出現繁體字或不規范的簡化字時，一律參照國家標準的簡體字補充著錄，需手寫補錄的項目要求字跡工整，并逐份逐頁地仔細檢查，不符合要求的應予以糾正。
（三）檔案掃描掛接階段
1.檔案掃描。檔案掃描過程中要嚴格執行有關檔案閱覽利用及保管保護和保密制度，注意保護好檔案。
（1）檔案掃描必須采用專業文件掃描儀，以黑白為主，對于原件不清和字跡較淡的檔案，掃描時必須用灰度或真彩模式掃描。掃描件打印效果不得比原件差，打印出的頁面比例尺寸與原件相同，同時分辨率不低于200dpi。
（2）檔案掃描一般采用逐頁手工掃描，紙張較好的檔案可以采取連續進紙方式掃描。
（3）檔案掃描中發現檔案粘連一起時，則需在不損壞檔案載體信息量的前提下分開，將可以識別的信息全部掃描。
（4）存儲格式按多頁TPF的格式進行保存，每份卷內文件為一個多頁TIFF。保存多頁HFF文件時，要注意核對好頁碼順序，不得缺漏頁。
（5）文件命名：歸檔改革前的檔案采用“全宗號+保管期限+目錄號+案卷號+順序號”命名，例如：“001（全宗號）+（保管期限）+（目錄號）+（案卷號）+（順序號）”歸檔改革后的檔案采用“全宗號+年備保管期附件號”命名。
（6）掃描完成后必須指定專人進行核查，檢查掃描效果、按文件內的頁碼順序、文件名是否正確。
2.光盤刻錄存儲。將掃描形成的圖片文件采用保存期限為300年以上的光盤刻錄，一式兩套，以作備份，并填寫詳細清單。光盤刻錄必須有專人負責檢查，檢查光盤內容是否有錯漏，光盤能否正常打開等。
3.數據檢查。有專人專機對每天完成的數據進行檢查，要求保證掃描形成的圖片文件與卷內文件一致，編號元誤，清晰度和格式符合標準。
4.數據掛按。將效描獲得的每個圖片文件對照數據庫原有的目錄數據，逐份點擊聯接導入數據庫，數據聯接必須跟掃描同步進行。在數據庫中備份導入后的數據，特備份數據用保存期限為300年以L的光盤刻錄并制作一份聯接清單。
【關鍵詞】RFID技術；檔案管理；信息化
1.前言
RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識別，常稱為感應式電子晶片或感應卡、非接觸卡、電子標簽、電子條碼等。這種容編碼、識別、數據采集、自動錄入和快速處理等功能于一體的新興信息技術以其獨特的技術性能，廣泛應用于各行各業，迅速地改變著人們的工作方式和生產作業管理，極大地提高了生產效率，在各種應用環境中得到了廣泛應用。目前，此項技術在國內檔案管理領域開始使用。
2.檔案管理的現狀與問題
（1）檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種手工處理方式耗費大量勞動和時間，使得整個流程既繁瑣又低效。
（2）檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時長
雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。
（3）檔案的盤點操作不科學
由于檔案數量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內，每個檔案盒內存放的檔案種類、數量均不相同，如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。
（4）對失效檔案的管理滯后
由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發現和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。
3.電子標簽技術（RFID）在檔案管理中的應用
3.1 RFID技術簡介
一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。讀寫器將特定格式的數據寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。
3.2 基于RFID的檔案自動化管理系統功能模塊設計
一套基于RFID技術的檔案管理自動化管理系統，其主要由RFID數據管理系統和檔案管理信息系統組成，如圖1所示。
RFID數據管理系統與檔案管理信息系統通過系統接口實現系統間的對接，由RFID數據管理系統實現檔案數據的收集、儲存、讀寫電子標簽；檔案管理信息系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。
3.2.1 RFID數據管理系統
該系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫；手持式閱讀器是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。
3.2.2 檔案管理信息系統
該系統由儲位管理子系統、查詢管理子系統、銷毀管理子系統和安全管理子系統構成。各子系統的主要功能如下：
（1）儲位管理子系統：該子系統能夠實現檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案的出入庫時較好地實現檔案儲位的定位。
（2）查詢管理子系統：在檔案需要被查閱時，由該子系統提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業。
（3）銷毀管理子系統：檔案入庫前，在銷毀管理子系統中設定每份檔案的保管期限，當到達保管期限時，銷毀管理子系統自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作進一步處理。
（4）安全管理子系統：當檔案盒在非正常情況下離開儲位，安裝于儲位區的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統，監控模塊將會把這一異常信息立即發送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機控制中心發出警報。
3.3 基于RFID的硬件檔案管理系統
（1）標簽信息項的設定
檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區間及數量。
（2）標簽安裝
在檔案標簽中，將電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。而儲位標簽在儲位不需要調整或者標簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲位標簽直接安裝在儲位正下方的支撐橫梁上。
（3）閱讀器安裝
在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設備的正常工作需外接110
-240VAC電源適配器，并有局域網或無線局域網覆蓋，以進行數據傳輸。將RFID標簽閱讀器RJ45口與電腦網口相連接，從而可將RFID標簽閱讀器讀取的數據通過網絡或無線網絡的方式傳回服務器。
（4）天線安裝
為確保檔案標簽數據的讀取，需要根據檔案室實際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來確定天線布置，確保最佳讀寫效果，天線需要定制。
4.RFID技術應用于檔案管理信息的優點
4.1 讀取便捷
RFID以非接觸式讀取信息，管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。
4.2 讀取速度快
RFID可以同時讀取多個芯片信息，工作人員只需將其要借出的所有檔案放在自助借還機上，根據提示進行相應的點鍵操作，就可以一次性地借出系統默認的最大限量的檔案，將大大提高工作效率。
4.3 提高檔案清點速度
使用RFID進行館藏清點，只要用手持RFID閱讀器沿著柜架上下掃描一遍，事先存入RFID標簽里的檔案信息都將一一呈現，這樣不但極大地減輕了工作人員的勞動強度，簡化了工作流程。
4.4 減少錯架亂架率
采用RFID技術，只需在RFID閱讀器中輸入要找的檔案，沿著柜架依次掃描，一旦發現排架錯誤或找到所要的檔案時，立刻用聲光報警，這使得查找工作變得非常方便，也能顯著降低錯架亂架率。
5.結束語
雖然RFID系統在實際應用中有一定的缺陷，但隨著技術的成熟，標簽成本的降低，行業標準的制定，這種現代化的技術有很大的發展潛力，如果使其服務于檔案管理，將解決很多用傳統技術難以解決的難題，為檔案管理工作館注入新的活力。
參考文獻
[1]游戰清.無線射頻識別技術(RFID)理論與應用[M].電子工業出版社,2004.
