時(shí)間：2023-06-02 09:20:50
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇專業(yè)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
(一)專業(yè)檔案的特點(diǎn)
專業(yè)檔案是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在某一專業(yè)職能活動(dòng)中形成的具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的檔案。具有專業(yè)性強(qiáng)、獨(dú)立性與現(xiàn)行性強(qiáng)以及動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)。專業(yè)檔案不僅形成規(guī)律、內(nèi)容性質(zhì)有明顯的專業(yè)性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業(yè)特點(diǎn)，同時(shí)其作用范圍、作用對象和作用時(shí)效也有特定的專業(yè)局限性；是專業(yè)職能活動(dòng)的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，可以相對獨(dú)立地支撐有關(guān)專業(yè)活動(dòng)，且工作查考期長，查考的實(shí)時(shí)性、連續(xù)性要求高，往往作為立檔單位全宗內(nèi)相對獨(dú)立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數(shù)據(jù)和信息需要同記錄對象的現(xiàn)實(shí)情況保持動(dòng)態(tài)一致，隨著記錄對象的變化隨時(shí)補(bǔ)充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業(yè)檔案需要由形成部門相對獨(dú)立地保管和使用的重要原因。
(二)區(qū)縣專業(yè)檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區(qū)檔案局通過問卷調(diào)查方式，對區(qū)屬44個(gè)立檔單位專業(yè)檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進(jìn)行了調(diào)查。經(jīng)統(tǒng)計(jì)匯總，44個(gè)立檔單位分別由其所屬的217個(gè)專業(yè)科室(所屬單位)形成各類專業(yè)檔案378種(文種)。根據(jù)全區(qū)各類專業(yè)檔案不同的整理、保管單位統(tǒng)計(jì)，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業(yè)檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業(yè)檔案由各單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的有180種、由專業(yè)檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業(yè)檔案按記錄對象(事項(xiàng)、單位、戶、人)整理的有223種，按時(shí)段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時(shí)增減內(nèi)容的有47種。整理后，編制紙質(zhì)檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業(yè)檔案中，有查閱控制規(guī)定的有324種，僅對當(dāng)事人提供利用的有92種，能夠提供社會(huì)公眾利用的只有14種。這些專業(yè)檔案中，沒有具體規(guī)定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業(yè)檔案作較大范圍的調(diào)查，以上調(diào)查數(shù)據(jù)和情況不盡準(zhǔn)確，但可以看出，當(dāng)前專業(yè)檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進(jìn)口沒有出口，檔案存儲(chǔ)空間嚴(yán)重不足。其中勞動(dòng)和社會(huì)保障、法院、檢察院、工商、城管監(jiān)察等系統(tǒng)尤為突出。
2、整理、編目的規(guī)范化程度低。很多專業(yè)檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據(jù)專業(yè)特點(diǎn)和基礎(chǔ)條件自行設(shè)計(jì)的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區(qū)縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業(yè)檔案自身特點(diǎn)，立檔單位往往不能將專業(yè)檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業(yè)檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規(guī)定。如設(shè)在區(qū)縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規(guī)定向區(qū)縣檔案館移交，其專業(yè)檔案則按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，由市各業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督指導(dǎo)。
4：規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)工作滯后。在44個(gè)立檔單位中，沒有制定規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的占38％。其中，許多規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)或由上級業(yè)務(wù)主管部門單獨(dú)制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)合制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，區(qū)縣檔案部門無法對專業(yè)檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)，并得到立檔單位的認(rèn)可。
存在上述問題的主要原因，一是專業(yè)檔案的數(shù)量和內(nèi)容伴隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的改革與發(fā)展出現(xiàn)了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)；二是檔案行政管理部門與各專業(yè)主管部門協(xié)調(diào)不夠，對專業(yè)檔案的條塊交錯(cuò)管理存在缺位、錯(cuò)位或越位現(xiàn)象；三是缺乏對專業(yè)檔案歸屬流向的總體設(shè)計(jì)，導(dǎo)致專業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了一定程度的無序。
二、關(guān)于區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區(qū)縣屬機(jī)關(guān)、單位各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)，而檔案歸屬與流向的有關(guān)規(guī)定不明確、不具體或原來的規(guī)定不符合基層業(yè)務(wù)工作實(shí)際，導(dǎo)致各類專業(yè)檔案大量積存在形成單位，只有進(jìn)口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業(yè)務(wù)工作造成很大困難。另一方面，也影響了區(qū)縣綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)的豐富與優(yōu)化。
2、部分區(qū)縣行政機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系發(fā)生變化，由隸屬區(qū)縣政府轉(zhuǎn)為由市業(yè)務(wù)主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機(jī)關(guān)形成的文書檔案，區(qū)縣檔案館一般仍按過去的規(guī)定接收，形成機(jī)關(guān)也比較配合。而對于各類專業(yè)檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區(qū)縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業(yè)主管部門已經(jīng)設(shè)立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區(qū)縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案”應(yīng)納入地方綜合檔案館收集范圍的規(guī)定，一直以來并未得到較好的貫徹實(shí)施，在新的形勢下實(shí)施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業(yè)檔案館的合并，區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的調(diào)整和區(qū)縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區(qū)縣行政區(qū)劃整合，還是分門別類按不同級別行政區(qū)劃整合，至少在大城市的核心功能區(qū)及城市功能拓展區(qū)，需要從國家檔案資源配置的全局出發(fā)，合理設(shè)計(jì)、科學(xué)規(guī)劃和審慎決策。
(二)設(shè)計(jì)專業(yè)檔案歸屬流向的原則
規(guī)劃區(qū)縣專業(yè)檔案的歸屬與流向要在遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用”的基本原則和“重點(diǎn)發(fā)展原有各級國家綜合檔案館，根據(jù)需要適當(dāng)建立部門檔案館，把國家檔案館網(wǎng)建設(shè)成為結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息能力、為社各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有機(jī)整體”的檔案館設(shè)置與布局原則基礎(chǔ)上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護(hù)國家記憶
區(qū)縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔(dān)維護(hù)本行政區(qū)各項(xiàng)事業(yè)歷史真實(shí)面貌的職能，自然也是各類具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案的終極歸宿。市級專業(yè)檔案館是收集、管理某一領(lǐng)域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領(lǐng)域檔案的職能，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要設(shè)置。部門檔案館是各專業(yè)主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關(guān)檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網(wǎng)布局的組成部分，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要在形成專門業(yè)務(wù)或科技檔案數(shù)量大的專業(yè)主管部門設(shè)置。按照國家現(xiàn)行規(guī)定，
部門檔案館中記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)的具有永久保存價(jià)值的檔案，保存50年后應(yīng)向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機(jī)構(gòu)，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當(dāng)前，針對各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)以及專業(yè)檔案在形成、保管、利用上的特點(diǎn)，應(yīng)合理規(guī)劃我市的檔案館網(wǎng)布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規(guī)范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責(zé)，促進(jìn)全市國家檔案資源的整體建設(shè)和管理。
2、創(chuàng)新專業(yè)檔案管理體制，服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作
專業(yè)檔案數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛，具有專業(yè)性、獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性和現(xiàn)實(shí)工具性強(qiáng)的特點(diǎn)。應(yīng)根據(jù)專業(yè)檔案形成、保管、利用上的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)部門的實(shí)際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應(yīng)各類專業(yè)檔案管理與建設(shè)的需要，更好地為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。
(1)由專業(yè)檔案形成科室保管的模式。對于獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)實(shí)工具性都比較強(qiáng)的專業(yè)檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業(yè)工作的正常進(jìn)行。形成科室應(yīng)承擔(dān)積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務(wù)，并承擔(dān)將其中已失去現(xiàn)實(shí)管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責(zé)，接受本區(qū)縣檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。
(2)由專業(yè)檔案形成單位的專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心保管的模式。對于形成數(shù)量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業(yè)人員直接控制和使用的專業(yè)檔案，可以成立專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心，實(shí)施過渡性和集約化保管。
(3)由專業(yè)檔案形成單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的模式。根據(jù)歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點(diǎn)，可以隨同文書檔案一并管理的專業(yè)檔案，應(yīng)納入本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業(yè)主管部門需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案特別是垂直管理單位的專業(yè)檔案，可以按照規(guī)定向?qū)I(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館集中，實(shí)施過渡性和集約化管理。市級專業(yè)檔案管理中心和部門檔案館應(yīng)具備安全保管和充分開發(fā)檔案信息的條件和能力，承擔(dān)向社會(huì)提供檔案利用的職責(zé)，保證本行業(yè)專業(yè)性活動(dòng)以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業(yè)檔案管理體制，是為了扭轉(zhuǎn)當(dāng)前專業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的無序狀況，更好地服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工作，發(fā)揮專業(yè)檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務(wù)的整體效應(yīng)。各個(gè)管理層次及各類管理模式的具體確定，應(yīng)由檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門做出統(tǒng)一規(guī)定。同時(shí)，無論是采取哪種模式，都應(yīng)接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，并按規(guī)定向綜合檔案館移交記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)的具有永久保存價(jià)值的檔案。
3、按地域整合與按行業(yè)整合并舉，方便社會(huì)利用
實(shí)施檔案資源整合是強(qiáng)化檔案集中統(tǒng)一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會(huì)各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業(yè)整合。對于特大城市而言，城市基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)以及一些需要垂直管理的專業(yè)性工作，往往不是按區(qū)縣行政區(qū)劃來設(shè)置和管理的。對于這些行業(yè)形成的檔案資源應(yīng)當(dāng)首先按照專業(yè)管理的需要進(jìn)行行業(yè)性整合，而后再按照維護(hù)國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區(qū)縣檔案館主要應(yīng)整合本區(qū)縣行政區(qū)劃內(nèi)具有行政隸屬關(guān)系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區(qū)縣行政區(qū)劃管理與建設(shè)的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現(xiàn)了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統(tǒng)。為加強(qiáng)本行業(yè)、本系統(tǒng)管理的需要，縱向系統(tǒng)的檔案資源整合應(yīng)運(yùn)而生，專業(yè)主管部門的行業(yè)性檔案管理機(jī)構(gòu)也將隨之得到強(qiáng)化和發(fā)展。面對檔案資源整合新的發(fā)展趨勢，各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)各專業(yè)主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強(qiáng)國家檔案資源整體建設(shè)的高度，對各級各類專業(yè)檔案資源的歸屬與流向進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)一規(guī)劃。
三、加強(qiáng)專業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議
(一)加強(qiáng)對專業(yè)檔案監(jiān)督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門開展對專業(yè)檔案資源的全面普查，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定專業(yè)檔案資源管理與建設(shè)的對策與措施。
普查應(yīng)著重了解各類專業(yè)檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項(xiàng)目應(yīng)盡可能詳細(xì)、具體，如形成情況應(yīng)了解每類專業(yè)檔案的具體文種、形成部門、年均形成數(shù)量、現(xiàn)有數(shù)量等；整理情況應(yīng)了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要?jiǎng)討B(tài)管理等；保管情況應(yīng)了解專業(yè)檔案庫房設(shè)置、保管條件、管理機(jī)構(gòu)及人員等；利用情況應(yīng)了解利用對象的控制、利用方式及利用時(shí)效的特點(diǎn)等；歸屬流向應(yīng)了解各類專業(yè)檔案有無歸屬流向的具體規(guī)定、專門檔案館或部門檔案館設(shè)置情況、有無銷毀到期檔案的具體規(guī)定或處置辦法等；監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系應(yīng)了解檔案管理部門和業(yè)務(wù)主管部門在哪些管理環(huán)節(jié)存在缺位、錯(cuò)位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學(xué)合理地制定專業(yè)檔案建設(shè)規(guī)劃和管理措施。
2、切實(shí)加強(qiáng)對專業(yè)檔案的監(jiān)督管理。專業(yè)檔案管理是各行業(yè)、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會(huì)的重要信息資源。面對數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛的專業(yè)檔案，必須站在國家檔案資源建設(shè)的高度，從管理體制、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業(yè)檔案的特點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)對專業(yè)檔案資源的管理與建設(shè)。
要針對各類專業(yè)檔案管理的缺位、錯(cuò)位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業(yè)主管部門、綜合檔案館與專業(yè)檔案館、監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)關(guān)與檔案形成部門的職責(zé)分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協(xié)調(diào)、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業(yè)檔案管理的政策、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)各類專業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，維護(hù)專業(yè)檔案的連續(xù)性和整體性，有效地支持專業(yè)活動(dòng)的正常開展，積極發(fā)揮專業(yè)檔案的社會(huì)作用。要在繼承專業(yè)檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，注重制度創(chuàng)新，根據(jù)各類專業(yè)檔案形成、保管、利用的新情況、新特點(diǎn)，創(chuàng)新管理理念和模式，既要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)檔案完整與安全、方便社會(huì)各方面利用的原則，又要尊重專業(yè)檔案的自身屬性和特點(diǎn)，創(chuàng)造有利于各類專業(yè)檔案資源建設(shè)、管理、利用的新形式。當(dāng)前加強(qiáng)專業(yè)檔案管理的重點(diǎn)是要從國家檔案資源建設(shè)的全局出發(fā)，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，全面梳理各類專業(yè)檔案的歸屬與流向，落實(shí)市、區(qū)、縣檔案局(館)和專業(yè)主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)、接收專業(yè)檔案的職責(zé)和檔案形成部門積累、整理、移交專業(yè)檔案的職責(zé)，推動(dòng)各類專業(yè)檔案管理活動(dòng)的有序開展。
(二)關(guān)于專業(yè)檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業(yè)檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網(wǎng)布局，合理設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃全市專業(yè)檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、條塊結(jié)合的層面，構(gòu)建“結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息的能力、為社會(huì)各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展的格局。
1、設(shè)立若干專業(yè)檔案館
專業(yè)檔案館是按專業(yè)設(shè)置的，收集和永久保管特定領(lǐng)域或者特殊載體檔案，并向社會(huì)提供利用的檔案保管機(jī)構(gòu)。《全國檔案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自冶區(qū)、直轄市)以及計(jì)劃單列市、特大城市設(shè)置哪些專門檔案館，按照重點(diǎn)加強(qiáng)各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃，報(bào)同級人民政府批準(zhǔn)，并報(bào)國家檔案局備案。
目前，我市設(shè)置的城市建設(shè)檔案館，是收集、管理和永久保存城市規(guī)劃、建設(shè)有關(guān)檔案的專業(yè)檔案館。還可以根據(jù)需要設(shè)立若干專業(yè)檔案館，收集、管理和永久保存特定領(lǐng)域或者特殊載體的檔案，以加強(qiáng)專業(yè)檔案的管理與建設(shè)。
2、設(shè)立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業(yè)主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的檔案館。《全國檔案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自治區(qū)、直轄市)以及計(jì)劃單列市、特大城市的有關(guān)專業(yè)主管部門，根據(jù)實(shí)際情況需要設(shè)館的，由同級檔案行政管理部門按照重點(diǎn)加強(qiáng)各級國家綜合檔案館的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃并報(bào)同級人民政府批準(zhǔn)。
目前，我市設(shè)有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設(shè)置和布局方案》規(guī)定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設(shè)置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價(jià)值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)檔案數(shù)量大的市專業(yè)主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動(dòng)中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價(jià)值的檔案，按規(guī)定向市檔案館移交。
可以考慮設(shè)立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實(shí)行垂直管理的市專業(yè)主管部門，如工商行政管理局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、藥品監(jiān)督管理局、國土資源管理局等部門，設(shè)立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，以及由所屬區(qū)縣分局形成的需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案。其所屬的各區(qū)縣分局在行使國家行政管理職能活動(dòng)中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價(jià)值的文書檔案，仍按原規(guī)定向區(qū)縣綜合檔案館移交。
3、在區(qū)縣專業(yè)主管部門設(shè)立專業(yè)檔案管理中心
檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，不僅在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著，而且隨著信息時(shí)代技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息資源受到人們的重視。醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)科技檔案是醫(yī)學(xué)科技成果的產(chǎn)物，是醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員在長期的醫(yī)療實(shí)踐和科研活動(dòng)中，積累了大量的技術(shù)資料，是衛(wèi)生技術(shù)人員經(jīng)過創(chuàng)造勞動(dòng)所取得的，有醫(yī)學(xué)科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的科學(xué)技術(shù)研究結(jié)果。這些資料微觀上記載了衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)發(fā)展的過程和德能勤績，宏觀上反映著醫(yī)院的整體醫(yī)療水平和科研能力，也可以說是醫(yī)院的重要財(cái)富。因此，在市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代如何搞好專科醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員科技檔案，加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)人員科技檔案管理，已成為每個(gè)衛(wèi)生管理者的首要任務(wù)之一。
強(qiáng)化管理，制度落實(shí)
領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案意識。這是做好衛(wèi)生技術(shù)科技檔案管理工作的重要因素和條件。科技檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是重要的信息資源，是反映醫(yī)院衛(wèi)生科技事業(yè)發(fā)展的歷史見證。 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在思想上要充分認(rèn)識到其重要性，切實(shí)重視抓好這項(xiàng)工作，關(guān)心本單位的檔案室建設(shè)，支持檔案人員的工作。
要把科技檔案工作納入科技管理軌道：檔案部門要與醫(yī)教管理部門互通信息，密切配合，協(xié)助醫(yī)教管理部門將科技檔案的歸檔工作納入管理中去。
增強(qiáng)科技人員檔案意識，確保科技檔案的完整性、準(zhǔn)確性。要向檔案人員宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高他們的檔案意識，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度，把材料歸檔工作作為自己的職責(zé)。
加強(qiáng)自身建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，是做好醫(yī)學(xué)科技檔案管理工作的重要保證。檔案人員要指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助科技人員做好醫(yī)學(xué)科技材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合規(guī)定與要求。檔案人員要重視學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷更新知識，積極主動(dòng)地為醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展服務(wù)。
對衛(wèi)生技術(shù)科技檔案實(shí)行部門分級管理存在不少困難。一是技術(shù)檔案信息量大，收集面廣，建檔難；二是工作范圍不同，搜集資料難；三是專業(yè)不熟，歸檔難。為了實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使衛(wèi)生技術(shù)檔案更好地為衛(wèi)生技術(shù)人員發(fā)揮作用，必須建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，針對技術(shù)檔案的內(nèi)容和管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的不同，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和措施，并嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。保證檔案資料的延續(xù)和完整性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院技術(shù)人員檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。
充分發(fā)揮技術(shù)檔案的作用
充分發(fā)揮技術(shù)檔案的作用，利用好這部分檔案信息資源，不斷地?cái)U(kuò)展應(yīng)用領(lǐng)域，為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于技術(shù)檔案管理上，將專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)科技檔案的全部信息建立關(guān)聯(lián)，集中表達(dá)在一個(gè)窗中的各頁面內(nèi)，直觀地展示個(gè)人的基本信息、技術(shù)信息，最終達(dá)到技術(shù)檔案管理自動(dòng)化的目標(biāo)。有利于院領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解各科室各系列人員力量、醫(yī)療能力、學(xué)術(shù)水平等方面的情況，從而測估醫(yī)院的整體實(shí)力，以便進(jìn)行宏觀控制和決策。
加強(qiáng)衛(wèi)生人員技術(shù)科技檔案收集工作
圍繞醫(yī)院中心做好技術(shù)檔案的集中收集。首先把好專業(yè)技術(shù)職稱評聘材料關(guān)。衛(wèi)生技術(shù)人員科技檔案大部分是技術(shù)職稱評聘過程中形成的，它比較全面地反映了衛(wèi)生技術(shù)人員在專業(yè)技術(shù)工作中的經(jīng)歷、品德、業(yè)務(wù)專長、工作能力和管理水平。其次是業(yè)務(wù)報(bào)告、年終工作總結(jié)，國內(nèi)外各種刊物發(fā)表或會(huì)議交流的論文等材料，醫(yī)學(xué)科技成果，都屬于收集的范圍。
結(jié)合日常工作做好技術(shù)檔案的平時(shí)收集。技術(shù)檔案是針對衛(wèi)生技術(shù)人員建立的，只有他們才最了解自己，對自己的資料保存最完整。對每個(gè)衛(wèi)生技術(shù)人員收集的論文、成果等個(gè)人技術(shù)材料，要建立嚴(yán)格的登記手續(xù)，同時(shí)，對散失在外沒有登記的文件材料，各有關(guān)科室要集中收到檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免遺漏，定期收集。要做好這方面的收集工作，還需要各部門之間通力合作，共同完成。
確定檔案業(yè)務(wù)信息管理范疇
基本信息：檔案號、姓名、科室、最高學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、第一學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、第二學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、工作時(shí)間、職稱、任職時(shí)間。
論文信息管理：檔案號、題名、出版時(shí)間、責(zé)任者、級別、(標(biāo)有ISSN或CN)收錄、數(shù)量、歸檔時(shí)間。
論著信息管理：檔案號、書名、出版項(xiàng)、出版時(shí)間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數(shù)量、歸檔時(shí)間。
參加科研工作情況信息管理：檔案號、項(xiàng)目名稱、合同編號、課題來源、類別、經(jīng)費(fèi)、研究起止時(shí)間、承擔(dān)單位、負(fù)責(zé)人、參加者名次、歸檔時(shí)間。
科研課題完成情況信息管理：檔案號、課題名稱、研究起止時(shí)間、鑒定時(shí)間、鑒定單位、證書編號、科室、負(fù)責(zé)人、參加者名次、歸檔時(shí)間。
獲獎(jiǎng)情況信息管理：檔案號、獲獎(jiǎng)名稱(科技成果、醫(yī)療成果、優(yōu)秀論文、專利證書、榮譽(yù)證書)、授獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)時(shí)間、級別(國家、省、部、市)、證書號、歸檔時(shí)間。
學(xué)術(shù)會(huì)議情況信息管理：檔案號、會(huì)議內(nèi)容、參加地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時(shí)間。
培訓(xùn)、進(jìn)修情況信息管理：檔案號、起止時(shí)間、專業(yè)內(nèi)容、進(jìn)修單位、參加者、培訓(xùn)鑒定歸檔時(shí)間。
學(xué)術(shù)職務(wù)情況信息管理：檔案號、學(xué)術(shù)團(tuán)體、職務(wù)、任職時(shí)間、聘任單位、科室、受聘者、歸檔時(shí)間。
［關(guān)鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點(diǎn)。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進(jìn)管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業(yè)化認(rèn)識
首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認(rèn)識。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨(dú)特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學(xué)科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國家對檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專門機(jī)構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機(jī)構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨(dú)立特性。
其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強(qiáng)專業(yè)化意識。加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對查閱過的案卷不經(jīng)檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。
再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅(jiān)持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業(yè)化過程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進(jìn)文書檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式
要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立、人員獨(dú)立、管理獨(dú)立、經(jīng)費(fèi)獨(dú)立、業(yè)務(wù)獨(dú)立的檔案館。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，建立和健全檔案行政管理和保管機(jī)構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價(jià)值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負(fù)責(zé)，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規(guī)范，檔案的價(jià)值整體得到利用。
三、改進(jìn)文書檔案管理專業(yè)化方式
文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項(xiàng)專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點(diǎn)集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。
制度建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實(shí)現(xiàn)“檔案館可以通過報(bào)紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會(huì)公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進(jìn)一步完善軟件開發(fā)公司的售后服務(wù)，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)對軟件和系統(tǒng)進(jìn)行升級。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強(qiáng)信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時(shí)配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識，做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國家規(guī)定進(jìn)行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。
文書檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅(jiān)定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊(duì)伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該懂得電子計(jì)算機(jī)操作和軟件設(shè)計(jì)的基本原理，能自如地運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識，以利用各種手段實(shí)行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強(qiáng)文書檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。
其一，加強(qiáng)檔案學(xué)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識體系，根據(jù)社會(huì)需求，有條件的高校要積極開辦檔案學(xué)本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，加強(qiáng)課程建設(shè)和教材開發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。
其二，引進(jìn)檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評定、推優(yōu)評優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，改善檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷、年齡、知識、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體活力。
一、專業(yè)技術(shù)檔案的相關(guān)內(nèi)容
檔案資料是直觀的體現(xiàn)出醫(yī)學(xué)工作者工作狀態(tài)最為直接的方式，也是考量醫(yī)務(wù)人員成果最為直接的方式，也在宏觀的方面也是體現(xiàn)出醫(yī)院管理的重要組成部分。也是標(biāo)志著學(xué)校未來發(fā)展的趨勢和方向。這也是對于醫(yī)院醫(yī)療評估的主要方式。專業(yè)技術(shù)檔案管理中有醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的資料檔案、醫(yī)務(wù)人員職稱檔案、相關(guān)技術(shù)業(yè)績檔案和科研項(xiàng)目立項(xiàng)檔案等。下面我們就對其中三種做出詳細(xì)介紹：
（1）醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人資料有個(gè)人的入職簡歷、學(xué)歷和學(xué)位證書或是相關(guān)權(quán)威機(jī)構(gòu)的證明、參加的不同組織機(jī)構(gòu)的專業(yè)培訓(xùn)證明（其中含有學(xué)習(xí)的具體任務(wù)、學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)習(xí)情況、成績單）。除了以上的幾種之外，還要要求醫(yī)務(wù)人員根據(jù)每日的工作情況記錄在冊，根據(jù)每天接診的病患資料在整理檔案，并連同述職報(bào)告一同上交，上級領(lǐng)導(dǎo)將這些資料連同對于醫(yī)生的考核結(jié)果統(tǒng)一入檔，形成較為完整的檔案體系。值得一提的是，醫(yī)院會(huì)有很多對外交流的機(jī)會(huì)，醫(yī)生在外地或是出國留學(xué)，也需要將專業(yè)技術(shù)相關(guān)的資料和心得及時(shí)上交，以便后期的備檔；
（2）醫(yī)院的層次劃分主要體現(xiàn)在職稱的不同，不同的醫(yī)生有不同的職稱等級，每人的任職報(bào)告中有注明相關(guān)的評審結(jié)果，對于評審的要求包含有對于醫(yī)務(wù)工作者的申請資料、資格審核表、上級審批表以及醫(yī)院和個(gè)人之間簽訂的合約等。在都滿足條件，醫(yī)生可以完成職稱的評定，并將評定結(jié)果統(tǒng)一入檔進(jìn)行管理；
（3）對于醫(yī)療中的相關(guān)技術(shù)方面的資料管理的更加嚴(yán)格。也是在評審中重要的審核項(xiàng)目。其中包含本年度醫(yī)院醫(yī)生公開發(fā)表的專著、論文。這些專業(yè)性的著作要在核心刊物中發(fā)表，并記錄在檔案當(dāng)中，目的是為年終評選審核作準(zhǔn)備。此外對于醫(yī)院中關(guān)于專業(yè)技術(shù)的科學(xué)鑒定成果也需要將結(jié)果和相應(yīng)的證書一并入檔。在常規(guī)檢查中，如遇到疑難雜癥或是較為典型的案例的時(shí)候，必須要將案例及時(shí)記錄下來，并將歸檔資料復(fù)印，進(jìn)行二次歸檔。同時(shí)，對于一些具有醫(yī)療研究價(jià)值的案例放入較為高級的管理目錄中，并需要相應(yīng)的提供工作成績方面的有效證明；
（4）對醫(yī)院的發(fā)展趨勢，科學(xué)研究是一項(xiàng)重要任務(wù)。醫(yī)院要在科學(xué)研究方面提供更多支持。需要在項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段填寫項(xiàng)目報(bào)告書、項(xiàng)目檢索表、項(xiàng)目計(jì)劃安排表、項(xiàng)目任務(wù)書、項(xiàng)目合同書、科研項(xiàng)目申辦書、項(xiàng)目具體課題、項(xiàng)目同意書等，并將這些資料在科研中進(jìn)行保存。另外，除去這些要求以外還要將實(shí)驗(yàn)中的過程和成果進(jìn)行階段性的整理，并同時(shí)將計(jì)算的資料進(jìn)行檔案管理。
詳細(xì)要求了專業(yè)技術(shù)方面的檔案，還有有關(guān)于醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)后的心得體會(huì)。總結(jié)鑒定評估驗(yàn)收階段：有評審鑒定申請書、工作總結(jié)、科研報(bào)告、已發(fā)表的論文論著、技術(shù)鑒定材料、科研經(jīng)費(fèi)使用登記本等。成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段：成果申報(bào)材料、技術(shù)鑒定材料、鑒定證書及獲獎(jiǎng)材料、證書，推廣應(yīng)用證明、效益證明、檢索報(bào)告等。推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等。
二、專業(yè)技術(shù)檔案的管理
在檔案管理中，首要的是對于科學(xué)研究態(tài)度的端正，擁有良好的科研團(tuán)隊(duì)氛圍，在具有高水平的創(chuàng)新研究團(tuán)隊(duì)中，對于檔案的管理尤為突出，使用較為長效的管理機(jī)制使得檔案管理工作從個(gè)人化的工作形態(tài)變成醫(yī)院相關(guān)部門的具體職能，通過建立科學(xué)的指標(biāo)體系來形成考核制度，將歸檔的方式和效率作為考核醫(yī)院工作人員工作狀態(tài)的一項(xiàng)指標(biāo)。在三級甲等醫(yī)院中，在納入系統(tǒng)的項(xiàng)目研究中，對于檔案的模式管理做到細(xì)分管理，使用較為科學(xué)的對比模式來提升檔案管理的質(zhì)量，每一級領(lǐng)導(dǎo)要對下面的管理機(jī)構(gòu)形成更為具體的檔案管理制度，在系統(tǒng)詳細(xì)的管理中，將檔案管理作為重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)行完善。
同時(shí)要完善醫(yī)院綜合檔案管理模式的過程中，要對于檔案的管理具體的行政化，具體的與法律相互的結(jié)合在一起，通過將三級醫(yī)院的檔案管理情況作為醫(yī)院評審的重要組成部分，讓醫(yī)院的醫(yī)生和工作人員樹立良好的歸檔習(xí)慣，讓科研技術(shù)人員意識到歸檔的重要性，以及歸檔的必要性，從而在制度下形成較為完善的檔案管理體系建設(shè)。
在醫(yī)院當(dāng)中，院方的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案的建設(shè)重點(diǎn)關(guān)注，尤其是在一些基層單位，對于歸檔中出現(xiàn)的問題要及時(shí)的端正態(tài)度，對于在整理檔案的過程中要對面對的困難積極的解決，投入更大的人力和物力對于現(xiàn)階段的檔案管理基礎(chǔ)方面的建設(shè)做出保證。就如在醫(yī)院的辦公空間出現(xiàn)短缺的情況，可以將原有的空房或是儲(chǔ)物間騰出位置，這樣就可以解決檔案存放地點(diǎn)不確定的問題，必須重視的是，工作區(qū)域必須與明火和水分開。必要的時(shí)候還要將檔案管理中使用到的設(shè)備進(jìn)行填補(bǔ)，如檔案存儲(chǔ)柜、計(jì)算機(jī)、中央空調(diào)、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防鼠器械和防蚊蟲的措施，有效的改善檔案存放的環(huán)境，確保檔案不會(huì)在非人為因素下受到破壞的情況發(fā)生。
三、對于評估方案中專業(yè)技術(shù)檔案的管理
1.從每個(gè)工作人員的入職開始收集
首先在醫(yī)院招聘來的每位醫(yī)生在上崗之前都要將個(gè)人的相關(guān)檔案報(bào)醫(yī)院方審核，其中包含有上文提到的個(gè)人的入職簡歷、學(xué)歷和學(xué)位證書或是相關(guān)權(quán)威機(jī)構(gòu)的證明，這樣的操作可以使得醫(yī)院在第一時(shí)間去的人事的相關(guān)檔案；其次是醫(yī)院的相關(guān)資料收集部門要在一定的時(shí)間內(nèi)向醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者收集專業(yè)技術(shù)方面的檔案，并將通知的發(fā)出作為工作檔案的管理章程。在三級甲等醫(yī)院中的各個(gè)科室要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定記錄每天的問診記錄單，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案資料向相關(guān)的部門進(jìn)行呈交。對于資料的收集過程，要充分考慮到檔案編寫的醫(yī)務(wù)人員的心理情況，保證檔案資料的安全，嚴(yán)格的保護(hù)檔案中的個(gè)人專利權(quán)益，從檔案工作管理性質(zhì)的完善中打消他們的顧慮，為檔案的收集整理工作做出保證，也為后期的檔案合理的使用做出相應(yīng)的基礎(chǔ)。
2.利用醫(yī)院的一些中心工作進(jìn)行集中收集
首先，利用醫(yī)務(wù)人員在申報(bào)職稱評審時(shí)的機(jī)會(huì)進(jìn)行收集。醫(yī)務(wù)人員在評職稱時(shí)所上交的資料，往往是最全面、最真實(shí)的反映其在專業(yè)領(lǐng)域中的工作經(jīng)歷，如其在專業(yè)領(lǐng)域突出的強(qiáng)項(xiàng)、工作業(yè)績、工作能力及管理水平等相關(guān)內(nèi)容。
3.“三納入”、“四同步”的方法有利于檔案的收集
認(rèn)真落實(shí)“三納入”，從明確各級人員的職責(zé)入手，將技術(shù)檔案納入醫(yī)院的管理制度之中，納入到相關(guān)科室職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，并與經(jīng)濟(jì)核算掛鉤，把住財(cái)務(wù)結(jié)算關(guān)。實(shí)踐證明，這一措施對技術(shù)檔案的收集歸檔工作起到了重要的保證。堅(jiān)持“四同步”是做好歸檔工作的關(guān)鍵。如下達(dá)科研計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；評審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果或科研人員晉級考核與檔案部門評價(jià)有關(guān)課題歸檔情況同步等。
四、加強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的管理
（1）實(shí)行集中統(tǒng)一管理是做好業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作的基本原則，形成規(guī)范、保管完整、系統(tǒng)安全是業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的基本要求。業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作必須以此原則為指導(dǎo)，這也是《中華人民檔案法》的要求，它不僅符合時(shí)展的需要，而且也是衡量醫(yī)院管理水平的標(biāo)志之一。
（2）建立科學(xué)的檔案分類方案和管理原則。分類是業(yè)務(wù)技術(shù)檔案科學(xué)管理和有效利用的前提，也是各級醫(yī)院面臨的一個(gè)共性問題。由于技術(shù)檔案內(nèi)容豐富、構(gòu)成復(fù)雜、使用率高，因而制定一個(gè)既符合科學(xué)管理要求又切合本單位實(shí)際的分類方案和管理原則顯得尤為重要。我院在經(jīng)過廣泛調(diào)查、全面分析和充分論證的基礎(chǔ)上制定了以人建檔，并實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，真正實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)技術(shù)檔案檢索、匯編和打印自動(dòng)化，大大提高了工作效率和管理質(zhì)量。
五、開發(fā)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案信息資源
長期以來，由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，大部分醫(yī)院只重視“人事檔案”，而對業(yè)務(wù)技術(shù)檔案沒有引起足夠的重視，隨著醫(yī)療市場競爭的日益激烈，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)清醒的認(rèn)識到醫(yī)療市場的競爭就是高技術(shù)和高科技人才的競爭，因此，充分挖掘醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)。
1.充分發(fā)揮業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)務(wù)人員職稱評聘提供依據(jù)和憑證技術(shù)檔案是醫(yī)務(wù)人員在日常工作中德、能、勤、績的真實(shí)記錄和集中反映，衛(wèi)生人員在填寫職稱申報(bào)表時(shí)，可以據(jù)此獲得直接的數(shù)據(jù)與憑證；另一方面也為職稱評聘提供客觀的考評依據(jù)，使考評工作既真實(shí)，又有說服力，從而克服考評工作憑主觀印象和缺乏量化指標(biāo)的弊端，為職評工作的公正客觀創(chuàng)造良好的條件。
2.開發(fā)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案信息資源，提高醫(yī)院科研管理水平充分挖掘業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的學(xué)術(shù)參考價(jià)值，開展編研工作。如通過編制《醫(yī)院論文匯編》、《科研立項(xiàng)匯編》、《科研成果匯編》、《醫(yī)院基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等，不僅調(diào)動(dòng)廣大醫(yī)務(wù)工作者重視科研的工作熱情，而且為醫(yī)護(hù)人員提供學(xué)術(shù)信息，使他們盡快了解到本學(xué)科的研究動(dòng)態(tài)和發(fā)展方向，吸收和借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)。
六、結(jié)束語
[關(guān)鍵詞] 檔案管理；醫(yī)院管理
[中圖分類號]R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]B [文章編號]1673-7210（2008）01（b）-111-02
湖州市第三人民醫(yī)院是浙江省三級甲等精神病專科醫(yī)院。多年來，該院堅(jiān)持以人為本，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，鼓勵(lì)更多的中青年科研人才大膽探索，勇于創(chuàng)新，醫(yī)院遵循“內(nèi)培外引”的人才隊(duì)伍建設(shè)思路，使醫(yī)院構(gòu)建起了一支高素質(zhì)、高水平的人才隊(duì)伍，為醫(yī)院事業(yè)建設(shè)和發(fā)展起到了積極的作用。在激活用人機(jī)制的同時(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員（以下簡稱衛(wèi)技人員）的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案管理顯得尤其重要。
1醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的概念
醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱個(gè)人業(yè)務(wù)檔案）是國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織管理活動(dòng)中，直接產(chǎn)生的反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、職業(yè)道德、工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)實(shí)績等為內(nèi)容的文件材料；是以個(gè)人為立卷單位，按照一定的原則和方法加工整理而成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案材料。它為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據(jù)、憑證和參考。它對于一個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生單位專業(yè)技術(shù)人員的配備結(jié)構(gòu)比例、技術(shù)力量、綜合素質(zhì)等方面具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。
個(gè)人業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍：①考核類：包括專業(yè)技術(shù)人員年度考核表、工作人員年度職業(yè)道德考核表。②教育培訓(xùn)類：包括學(xué)歷、學(xué)位、各類培訓(xùn)證明材料。③獎(jiǎng)懲類：包括獎(jiǎng)勵(lì)、處懲結(jié)果證明材料。④論著成果類：包括論著期刊、成果獎(jiǎng)勵(lì)證明材料。⑤其他類：包括職工履歷表等有關(guān)職工基本情況證明材料。而最早形成的材料是由學(xué)校畢業(yè)分配來院的有關(guān)學(xué)生個(gè)人的學(xué)歷、思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)習(xí)評語、獎(jiǎng)懲情況等文件。其后在從事業(yè)務(wù)技術(shù)工作中不斷形成的新的有關(guān)聘用、獎(jiǎng)懲、政治思想、職業(yè)道德、業(yè)績水平以及履行崗位職責(zé)情況等真實(shí)記錄，經(jīng)整理而成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案。因而個(gè)人業(yè)務(wù)檔案立卷后，不是一成不變的，而是隨著個(gè)人所從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)不斷增加而豐富，是一個(gè)人業(yè)務(wù)經(jīng)歷面貌的客觀反映。 因此，檔案管理人員要不失時(shí)機(jī)地維護(hù)好個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的完整性。
2加強(qiáng)個(gè)人業(yè)務(wù)歸檔管理工作的措施
從當(dāng)前我院個(gè)人業(yè)務(wù)歸檔管理工作的實(shí)際情況來看，在材料收集完整方面，存在一定難度，究其原因大致有二：一是從業(yè)后，為晉升晉級繼續(xù)報(bào)考院校的畢業(yè)生檔案中缺少繼續(xù)深造的學(xué)習(xí)與鑒定情況登記表等材料。二是年度考核材料歸檔不全。為了做好我院衛(wèi)技人員業(yè)務(wù)檔案材料的收集歸納
和整理工作，建立和完善衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案，作者認(rèn)為應(yīng)做好以下幾方面工作：
2.1領(lǐng)導(dǎo)重視是醫(yī)院開展業(yè)務(wù)檔案工作的有力保證
隨著醫(yī)院各項(xiàng)管理制度的健全落實(shí)，醫(yī)院檔案管理工作已擺到領(lǐng)導(dǎo)工作的重要議事日程，該院領(lǐng)導(dǎo)非常重視對個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的管理工作，充分認(rèn)識到它既是關(guān)系到衛(wèi)技人員個(gè)人的切身利益，又是醫(yī)院衛(wèi)技人員人力資源配備的客觀反映。因此，在加強(qiáng)對專兼職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)和教育的同時(shí)，重視對檔案材料的收集工作。一是對收集的檔案材料必須是辦理完畢的正式材料，材料應(yīng)齊全、真實(shí)、文字清楚、對象明確，有承辦單位及形成材料的日期。二是對檔案的材料凡規(guī)定由人事部門審查蓋章的，須經(jīng)人事部門蓋章。三是檔案管理部門要經(jīng)常了解和掌握形成檔案材料的信息，加強(qiáng)溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不斷改進(jìn)工作和服務(wù)方法，取得業(yè)務(wù)部門的支持和配合，積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的收集工作。
2.2加強(qiáng)責(zé)任意識是檔案人員做好檔案工作的關(guān)鍵
檔案工作要求檔案人員要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感，忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、嚴(yán)格把關(guān)，該歸檔的材料要及時(shí)歸檔。如畢業(yè)生報(bào)到建檔、人才流動(dòng)關(guān)系轉(zhuǎn)接等，都要保證個(gè)人檔案材料歸檔的及時(shí)和完整。特別是在發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)有的檔案材料，又無法從原院校或單位收集時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知本人，能積極配合單位盡快想辦法通過各種途徑將自己的材料找回或及時(shí)補(bǔ)充，一旦時(shí)間久了會(huì)給當(dāng)事人在從業(yè)證明、職稱晉升、資格認(rèn)定等方面帶來諸多困難，甚至造成憑證材料無法彌補(bǔ)的損失。如一位專科畢業(yè)的已工作了幾年的護(hù)士，在辦理領(lǐng)取本科自學(xué)考試畢業(yè)證書時(shí)，要求復(fù)印專科畢業(yè)的成績單，經(jīng)我院人事檔案部門查閱，發(fā)現(xiàn)唯一缺少原就讀高校的成績單，經(jīng)輾轉(zhuǎn)雖補(bǔ)回了專科成績證明，但給檔案部門和她本人都帶來了不必要的麻煩。通過檔案利用工作的一個(gè)實(shí)例，進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，了解收集檔案的實(shí)際效益，做好檔案工作。
2.3嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，真正為醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員服務(wù)
個(gè)人業(yè)務(wù)檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定的特點(diǎn)，因而在管理模式和方法上側(cè)重點(diǎn)不同。因此，在認(rèn)真收集好歸檔材料的同時(shí)，要嚴(yán)格把好個(gè)人業(yè)務(wù)檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。對衛(wèi)技人員在各自的崗位上完成年度工作后，在進(jìn)行自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人評議后，交由專業(yè)歸口職能部門。如醫(yī)生系列歸醫(yī)務(wù)科負(fù)責(zé)考評，護(hù)理系列交護(hù)理部負(fù)責(zé)考評，然后由人事科對其個(gè)人進(jìn)行各項(xiàng)評分標(biāo)準(zhǔn)的綜合考評，其中包括工作業(yè)績、科研成果、獎(jiǎng)勵(lì)情況、論文出刊等，將考評匯總資料提交院專業(yè)技術(shù)與非專業(yè)技術(shù)考核小組進(jìn)行考評，遵循公平公正、擇優(yōu)推薦、統(tǒng)籌兼顧等原則，按專業(yè)技術(shù)人員考核的一定比例，擇優(yōu)排序進(jìn)行綜合考評，最終為優(yōu)秀、稱職或不稱職的考評結(jié)果，經(jīng)人事部門簽字蓋章后，移交綜合檔案室歸檔。因此，個(gè)人專業(yè)技術(shù)年度考績材料形成過程，涉及內(nèi)容真實(shí)可靠、全面完整。在歸檔時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)工作責(zé)任感，理順內(nèi)部關(guān)系，完善運(yùn)行各個(gè)過程，環(huán)節(jié)之間的銜接，嚴(yán)格按照歸檔范圍要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、詳實(shí)記錄其年度工作表現(xiàn)，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，力求做到歸檔材料齊全完整，缺一不可，保障檔案材料的數(shù)量和質(zhì)量，真正為醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員服務(wù)。
關(guān)鍵詞：檔案管理；人事檔案；公共衛(wèi)生
1 公共衛(wèi)生行業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀
隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，尤其人事聘用制度的不斷完善，人事檔案的管理模式問題也更加突出的展現(xiàn)出來。人事檔案管理如何適應(yīng)社會(huì)與時(shí)代的發(fā)展，成為現(xiàn)階段人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問題。近十年來，國家對公共衛(wèi)生領(lǐng)域的重視不斷加強(qiáng)，特別是2003年的“非典”以后，國家對公共衛(wèi)生的投入逐年增加，我國的公共衛(wèi)生事業(yè)有了長足的發(fā)展，公共衛(wèi)生專業(yè)人才的重要性日益增加。但同時(shí)，公共衛(wèi)生人才的人事管理工作仍沿用傳統(tǒng)干部管理辦法，其檔案內(nèi)容未能突顯出專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)特性和技術(shù)水平，影響了用人單位對專業(yè)人才的準(zhǔn)確判斷和全面評價(jià)。不利于單位對人才的使用。如何加強(qiáng)對公共衛(wèi)生從業(yè)人員的人事管理，已成為現(xiàn)階段值得關(guān)注的問題。
2 公共衛(wèi)生行業(yè)人事管理存在問題
（一）公共衛(wèi)生單位同屬于國家事業(yè)單位，在人事檔案管理方面仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，基本材料主要包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政審、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、職務(wù)工資等，人事檔案集中展現(xiàn)了個(gè)人的德育狀況和工作表現(xiàn)，并沒有突出公共衛(wèi)生人員的工作特點(diǎn)。
（二）公共衛(wèi)生事業(yè)本身是一個(gè)特殊行業(yè)，就單一的疾控部門來說，它的專業(yè)人員包括預(yù)防醫(yī)師、實(shí)驗(yàn)室檢測人員、消毒殺蟲人員及科研人員等。他們各自從事不同的專業(yè)工作，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。由于工作人員常與病源打交道，因而也成為高風(fēng)險(xiǎn)人群。在疾病預(yù)防控制過程中，他們也應(yīng)成為重點(diǎn)的防控對象，對他們的健康情況應(yīng)有詳細(xì)的記錄，但目前的人事檔案中并沒有涉及這方面的內(nèi)容。
（三）公共衛(wèi)生專業(yè)性強(qiáng)，日常工作外還負(fù)擔(dān)相當(dāng)一部分的高校學(xué)生培養(yǎng)及科研工作，專業(yè)技術(shù)考核材料幾乎伴隨他們的終生。但目前這方面的管理較為隨意，未明確列入人事檔案管理范圍。
3 建立結(jié)合專業(yè)、綜合的人事管理制度
隨著時(shí)代的進(jìn)步，人事檔案管理制度也需要不斷的發(fā)展與完善，才能有效適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展與自身的挑戰(zhàn)。為此，衛(wèi)生部門應(yīng)調(diào)整公共衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)，逐步建立以專業(yè)技術(shù)生涯、工作能力和信用記錄為主要內(nèi)容的新型專業(yè)技術(shù)人員管理模式，同時(shí)應(yīng)該根據(jù)行業(yè)的特殊性，增加健康檔案部分內(nèi)容。
（一）完善學(xué)歷與繼續(xù)教育檔案。公共衛(wèi)生是個(gè)不斷發(fā)展、日新月異的學(xué)科，專業(yè)人員在工作過程中也不斷在進(jìn)行如在職研究生等的學(xué)習(xí)，每年也有各種不同專業(yè)繼續(xù)教育，這些學(xué)習(xí)經(jīng)歷是個(gè)人工作能力的補(bǔ)充，也應(yīng)成為人事檔案的組成部分。
（二）建立健康檔案。公共衛(wèi)生是較為特殊的行業(yè)，工作中經(jīng)常接觸傳染病的傳染源，有很高的職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。因此，專業(yè)人員除每年的常規(guī)體檢外，應(yīng)增加更多的有關(guān)傳染病的檢查項(xiàng)目，根據(jù)衛(wèi)生法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，保留各種有風(fēng)險(xiǎn)傳染疾病的檢查記錄，隨時(shí)跟蹤從業(yè)人員的健康情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)職業(yè)暴露。保證從業(yè)者的健康的同時(shí)也控制相關(guān)疾病的傳播。
（三）技術(shù)檔案內(nèi)容。目前我國專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案依舊是參照干部人事檔案管理辦法進(jìn)行管理，從檔案的收集整理歸檔分類都滲透著黨管干部的痕跡，無法真實(shí)反映出一個(gè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平，因此，應(yīng)完善調(diào)整檔案的內(nèi)容，如科研情況、教學(xué)任務(wù)、論文水平，學(xué)界影響等。這些材料在一定程度上反映了他們的學(xué)術(shù)水平及業(yè)績成果，是專業(yè)技術(shù)人員檔案的一大亮點(diǎn)
（四）增加個(gè)人社會(huì)信用檔案。信用檔案是社會(huì)發(fā)展與時(shí)代進(jìn)步的必然產(chǎn)物。目前，許多國家都建立完善的個(gè)人信用檔案，專業(yè)人員建立個(gè)人信用檔案，積累個(gè)人信用財(cái)富，塑造良好的職業(yè)形象，可為自身的職務(wù)升遷、事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，單位也可降低管理成本，有利于培養(yǎng)穩(wěn)定、忠誠的人才隊(duì)伍。增強(qiáng)單位的凝聚力。同時(shí)，也可以防范職務(wù)犯罪和因個(gè)人不當(dāng)行為造成的各種損失。
公共衛(wèi)生的建設(shè)對國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政治的穩(wěn)定具有不可忽視的作用，公共衛(wèi)生專業(yè)人員作為公共衛(wèi)生事業(yè)的工作主體，其人事檔案也必然成為衛(wèi)生部門人事管理的核心部分，檔案內(nèi)容直接影響到衛(wèi)生事業(yè)人才資源的應(yīng)用，我們要充分意識到完善公共衛(wèi)生專業(yè)人員人事檔案管理的重要性，優(yōu)化人才資源，建設(shè)人才隊(duì)伍，為推動(dòng)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學(xué)研究；2011年05期.
關(guān)鍵詞:信息化 建筑工程設(shè)計(jì) 檔案管理
中圖分類號： TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
檔案信息化建設(shè)，特別是建筑工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目要建立電子檔案，對于檔案管理人員來說其工作方式不再是只將發(fā)行的設(shè)計(jì)文件按冊登錄、完成借閱，而是要面對大量的電子文件。大一點(diǎn)的項(xiàng)目要對上千個(gè)電子文件進(jìn)行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統(tǒng)所需的大量而細(xì)致的工作，是紙介檔案管理時(shí)初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對檔案工作者來說是挑戰(zhàn)也是契機(jī)。
1 目前我國建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
建筑工程設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)項(xiàng)目的重要組成部分之一，直接反映著工程建筑物的質(zhì)量的安全性和可靠性，建筑工程設(shè)計(jì)檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)和投標(biāo)開始，貫穿于工程建設(shè)立項(xiàng)報(bào)建審批，工程建設(shè)項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)，工程建設(shè)項(xiàng)目的施工以及施工后期的質(zhì)量驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。 從中，我們不難看出，建筑工程設(shè)計(jì)檔案是對工程設(shè)計(jì)全程全方位的記錄，建筑工程設(shè)計(jì)檔案在一定程度上反映著建筑工程質(zhì)量的安全性和可靠性。
1．1 檔案管理信息化建設(shè)緩慢
隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，建筑設(shè)計(jì)行業(yè)加快了建筑工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)的步伐。雖然加大了建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注和投資力度，但是據(jù)相關(guān)的資料顯示，目前我國的建筑工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)還是十分的緩慢，根本無法滿足我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)的需求。在建筑工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)過程中，由于多數(shù)檔案的來源地不盡相同，因此信息相對的都比較分散，很難進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范的管理; 其次，部分的建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理部門在工作過程中還是更側(cè)重于實(shí)體檔案管理，對建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)的力度還是十分的薄弱。
1．2 檔案管理信息化建設(shè)動(dòng)力不足
目前，我國的建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理在信息化建設(shè)還處于初期的起步階段，在建設(shè)過程中還存在著很多的不足和漏洞，同時(shí)，在工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，人才緊缺也是阻礙建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)主要因素之一，檔案管理人員對建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，在工作過程中出現(xiàn)走形式，無法確保工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的真實(shí)性和可靠性。
1．3檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不明確
一直以來，檔案管理人員對實(shí)物資料的收集總是能采取各樣方法與手段使其齊全、系統(tǒng)，但面對電子文件收集、整理等工作的時(shí)候，往往存在不太了解其工作意義，不明白實(shí)物資料與電子文件資料之間如何發(fā)揮互補(bǔ)作用以及電子文件系統(tǒng)收集以后怎樣發(fā)揮其利用上高效率的優(yōu)勢。究其根本原因主要是由于我國的建筑工程設(shè)計(jì)檔案在信息化建設(shè)過程中并沒有十分明確的目標(biāo)，這就成為致使我國的建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展緩慢的直接因素之一。
2 基于信息化的建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理建設(shè)的方法
近些年來，建筑設(shè)計(jì)行業(yè)逐漸認(rèn)識到了工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)行業(yè)向現(xiàn)代化發(fā)展的重要力量，因此，不少企業(yè)和單位紛紛加大了建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)注和投資力度，完善建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化的基礎(chǔ)配置，力求能夠不斷的提高建筑工程設(shè)計(jì)檔案的收集和管理能力以及檔案的再利用效率。
2．1 增強(qiáng)建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化意識
建筑工程設(shè)計(jì)檔案作為建筑工程的重要組成部分之一，直接反映著工程建筑物施工質(zhì)量的安全性和可靠性。一直以來，建筑工程設(shè)計(jì)檔案信息化的發(fā)展和建設(shè)都比較緩慢，封閉性較強(qiáng)，開放性不夠，自然也就無法實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致檔案的實(shí)際利用在一定程度上成為了空話。為了能夠進(jìn)一步提高建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的有效性，增強(qiáng)建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化意識，將檔案管理工作和信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，確保在工作過程中能夠擺脫傳統(tǒng)工程設(shè)計(jì)檔案管理模式的束縛和影響，積極的摸索和建立一套健全的科學(xué)的建筑工程設(shè)計(jì)檔案信息化管理模式，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)
2．2 加大對建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度
檔案管理人員作為建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的主要執(zhí)行者和參與者，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能直接影響著建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和合理性。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，我國多數(shù)的檔案管理人員在對建筑工程設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行管理的過程中卻還是沿用著傳統(tǒng)的管理方式，顯然已經(jīng)無法滿足我國現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的需求，加大對建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，是實(shí)現(xiàn)我國建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化的關(guān)鍵因素。建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理人員在工作過程中需要不斷地充實(shí)自我，豐富自己的知識面，從而不斷的提升自己在檔案管理工作中的具體價(jià)值; 同時(shí)相關(guān)的管理部門也需要不斷的培養(yǎng)和強(qiáng)化建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，提高檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障
2．3 樹立建筑工程設(shè)計(jì)檔案信息化管理的安全意識
隨著信息技術(shù)在我國的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，為建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理提供了更加方便快捷的管理方法和途徑，在一定程度上提高了我國建筑工程設(shè)計(jì)檔案信息化管理以及利用的效率和質(zhì)量，但是由于信息技術(shù)的不確定性同樣也給我國建筑工程設(shè)計(jì)檔案的信息化管理埋下了一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。目前在我國，部分的建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理部門在進(jìn)行建筑工程設(shè)計(jì)檔案的信息化建設(shè)過程中，忽視了對檔案的機(jī)密性和安全性的相關(guān)設(shè)置，導(dǎo)致部分的建筑設(shè)計(jì)檔案出現(xiàn)丟失后或泄密的問題，給相關(guān)的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。針對這種情況，相關(guān)的管理部門在進(jìn)行建筑工程設(shè)計(jì)檔案的信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合建筑工程設(shè)計(jì)檔案中的具體內(nèi)容的機(jī)密性對部分檔案進(jìn)行加密設(shè)置，通過運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提高機(jī)密檔案的安全性和可靠性，將建筑工程設(shè)計(jì)檔案的信息化管理和實(shí)際運(yùn)用進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合; 同時(shí)，在建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需要加大對檔案紙質(zhì)文件的保管力度和維護(hù)工作，從而進(jìn)一步提高我國建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的科學(xué)性和有效性。
關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院 檔案管理 問題 對策
一、基層醫(yī)院檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識薄弱
現(xiàn)階段，在基層醫(yī)院發(fā)展的過程中，大部分領(lǐng)導(dǎo)的基層檔案管理意識薄弱，不能夠?qū)n案管理納入到醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃之中，導(dǎo)致部分工作人員不重視檔案管理環(huán)節(jié)，認(rèn)為檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展沒有什么作用。此外，部分醫(yī)務(wù)人員不能夠熟悉和了解在檔案管理材料中的一些具體要求，對檔案的管理只是形式上的存在，并沒有發(fā)揮實(shí)質(zhì)上的作用。
（二）檔案管理制度落后
現(xiàn)階段，在基層醫(yī)院發(fā)展的過程中，包括很多方面的管理制度，例如，醫(yī)療制度、護(hù)理制度以及財(cái)務(wù)制度等等，但是，大部分基層醫(yī)院卻沒有設(shè)置檔案管理制度。因此，在檔案管理的過程中，醫(yī)院沒有明確檔案管理的具體負(fù)責(zé)人員，進(jìn)而無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)性，不能夠?qū)n案管理與醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際狀況有機(jī)的結(jié)合在一起，這不利于加快基層醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程。
（三）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較差
伴隨科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，以及信息化時(shí)代的到來，在檔案管理的過程中，醫(yī)院對檔案管理人員提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，以適應(yīng)信息時(shí)展的要求。但是，現(xiàn)階段，大部分檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較差，部分檔案管理人員是從其它部門調(diào)劑過來，因此，對檔案管理缺少系統(tǒng)、理論化的管理，這已經(jīng)無法適應(yīng)信息時(shí)展的基本要求。
二、完善基層醫(yī)院檔案管理的對策
（一） 強(qiáng)化檔案管理意識
目前，在基層醫(yī)院發(fā)展的過程中，檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)揮重要作用，能夠記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫(yī)院發(fā)展不可缺少的重要信息資源。因此，要想加快基層醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程，應(yīng)強(qiáng)化基層醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)基層對檔案管理的重視，以使檔案管理能夠納入到基層醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃之中，并且還應(yīng)大力宣傳與檔案法相關(guān)的基本條例，進(jìn)而使基層醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性，以使醫(yī)院檔案管理的進(jìn)程不斷加快。
（二）建立完善的檔案管理制度
為了有效確保檔案管理工作的順利開展，要求基層醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理的具體要求，以及醫(yī)院自身發(fā)展的實(shí)際狀況，以使檔案管理制度能夠與醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際相結(jié)合，明確工作人員的具體職責(zé)，使醫(yī)院的全體員工都能夠加入到醫(yī)院管理之中。此外，對于檔案管理人員，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的考核，使考核與管理人員自身的利益融合在一起，從而調(diào)動(dòng)管理人員工作的積極性，更好的投入到檔案管理之中。
（三）提高檔案管理人員的專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)
檔案管理人員的專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)直接影響檔案管理效率，因此，在基層醫(yī)院檔案管理的過程中，提高管理人員的專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義。這就要求醫(yī)院應(yīng)認(rèn)識到提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的重要性，定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可以由單一化轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻踊纾梢酝ㄟ^專家講座、座談會(huì)議、交流會(huì)議等等，逐漸轉(zhuǎn)變檔案管理人員的認(rèn)知水平。
此外，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層也應(yīng)定期參加與檔案管理相關(guān)的國際交流會(huì)議，吸收其先進(jìn)的管理理念，引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)較高的管理人員，為其提供良好的工作環(huán)境，使其能夠更好的服務(wù)于醫(yī)院的檔案管理。
（四）明確檔案管理人員的具體責(zé)任
目前，在基層醫(yī)院檔案管理的過程中，檔案的交接環(huán)節(jié)至關(guān)重要，因此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)提高重視程度，將檔案交接納入到重要議程之中。因?yàn)樵卺t(yī)院檔案管理的過程中，涉及的內(nèi)容比較多，并且部門分散、復(fù)雜，因此，檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，這就要求醫(yī)院應(yīng)建立全面、系統(tǒng)的檔案交接制度，改進(jìn)和完善檔案材料的傳遞制度，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，一旦發(fā)現(xiàn)任何問題，及時(shí)找到解決的對策。
（五）加強(qiáng)檔案的開發(fā)效率
在基層醫(yī)院檔案管理的過程中，要求相關(guān)管理人員不應(yīng)只是停留在整理、保管階段，應(yīng)始終堅(jiān)持服務(wù)的基本理念，由以往的被動(dòng)逐漸轉(zhuǎn)向主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源。
例如，檔案管理人員應(yīng)充分利用各種檔案載體，使檔案內(nèi)容豐富、形式多樣化，為基層醫(yī)院開展文化建設(shè)提供有利的素材，以向工作人員弘揚(yáng)醫(yī)院文化，為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
三、結(jié)語
綜上所述，通過分析醫(yī)院檔案管理存在的主要問題，以及完善的基本對策，我們可以看出，在基層醫(yī)院發(fā)展的過程中，檔案管理環(huán)節(jié)至關(guān)重要，是基層醫(yī)院得以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，但是，由于受到多種因素的限制，在檔案管理的過程中，仍舊存在諸多的缺陷，不利于加快基層醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程。因此，基于以上存在的問題，這就要求醫(yī)院相關(guān)管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性，建立健全檔案管理體制，提高檔案管理人員的專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)，引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，強(qiáng)化檔案的開發(fā)效率，以使醫(yī)院朝向更好、更快的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]張紅文，徐秀玲，劉麗麗等.淺談基層醫(yī)院如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化[J].醫(yī)學(xué)信息與管理，2011，（06）.
[2]李曉紅，劉玉婷，張?bào)阌甑?淺談基層醫(yī)院檔案管理存在的主要問題以及完善的基本對策[J].人民教育出版社，2011，（08）.
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；問題；對策
中圖分類號：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）29-0035-01
電力企業(yè)管理包括很多內(nèi)容，檔案管理就是其中一項(xiàng)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理方式也有了一定的發(fā)展，但仍存在著不少問題，檔案管理方式落后、管理制度不夠完善、管理人員專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)較低。這些都嚴(yán)重制約著電力企業(yè)的發(fā)展，必須采取措施優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理。
1 檔案管理的內(nèi)涵及意義
1.1 檔案管理的內(nèi)涵
檔案管理，顧名思義就是檔案管理員對檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行整理、收集、保管和統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)。檔案管理是為企業(yè)其它活動(dòng)提供便利。檔案管理工作復(fù)雜多樣，內(nèi)容繁復(fù)，具體包括檔案的整理、檔案的收集、檔案的保管以及檔案的編輯研究。檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類，紙質(zhì)檔案就是以紙張作為媒介和載體的一種檔案，它是最常用的一種方式，也是最基本的。紙質(zhì)檔案在管理的過程中受內(nèi)外因的相互作用，紙張很容易破損、臟污。電子檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)軟硬盤中的檔案，它是一種與紙質(zhì)檔案相對的檔案類型，電子檔案具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未來檔案發(fā)展的趨勢。
1.2 檔案管的理意義
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、聲像的歷史記錄。檔案記錄著企業(yè)、員工的成長，能夠?yàn)槠髽I(yè)者決策提供依據(jù)，為企業(yè)文化發(fā)展提供宣傳材料。企業(yè)若管理不好檔案，一旦泄露，不但會(huì)導(dǎo)致企業(yè)員工個(gè)人信息的泄露，更會(huì)影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)形象。因此，檔案的管理必須做到完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。電力企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)管理中逐漸積累形成的各種資料，這些資料對電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)、各項(xiàng)管理工作都有重要影響，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，能夠確保企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。
2 電力企業(yè)檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理制度體系不完善
為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業(yè)因其特殊性，更需要做好檔案管理。電力企業(yè)在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規(guī)章制度以及責(zé)任追究制度。很多大中型電力企業(yè)能夠嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照制度要求執(zhí)行，但還是有一部分基層企業(yè)忽視制度的作用，具體工作不按照制度規(guī)定的執(zhí)行，導(dǎo)致很多制度成為了擺設(shè)。企業(yè)的責(zé)任追究制度也未真正發(fā)揮作用，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員在思想上沒有足夠的重視，加之一些電力單位管理不善，許多文件不同程度遺失。
2.2 管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)
檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進(jìn)行分類、使用和歸還，它不僅是一項(xiàng)工作量巨大、工作程序復(fù)雜的工作，而且檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理操作。然而很多電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業(yè)的人員對檔案進(jìn)行管理，尤其是電力企業(yè)中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業(yè)知識，缺少檔案管理的專業(yè)技術(shù)資格證書，且計(jì)算機(jī)水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。即使有些人員有專業(yè)技術(shù)資格證書，具備了檔案管理的專業(yè)技術(shù)能力，這些人具備良好的檔案專業(yè)理論知識，但缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。
2.3 檔案管理方式方法較落后
檔案管理需要運(yùn)用科學(xué)的原則和方法對檔案進(jìn)行管理，以便為企業(yè)發(fā)展提供更好服務(wù)的一項(xiàng)工作。不同的檔案類型需要不同的管理方式。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理方式比較單一，主要分為三種：檔案集中統(tǒng)一管理、檔案分散管理以及檔案分級管理。集中統(tǒng)一管理有利于保護(hù)檔案的完整性、統(tǒng)一性。但往往受企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理方式的限制，且這些管理方式過于繁瑣，工作量大，工作效率極低，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。檔案管理是為企業(yè)服務(wù)的，必須創(chuàng)新檔案管理方式。
3 優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理措施
3.1 健全檔案管理制度體系
完善的制度是企業(yè)運(yùn)行的根本，也是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。電力企業(yè)管理具有綜合性、動(dòng)態(tài)性、復(fù)雜性等特征，檔案管理更是如此。檔案管理雖然制定了一定的制度體系，但有些制度不夠完善，要根據(jù)供電企業(yè)具體需求細(xì)化檔案管理制度，制定檔案管理規(guī)范細(xì)則，完善檔案管理制度體系。尤其是在檔案的利用方面，檔案的利用是檔案資源價(jià)值的體現(xiàn)，檔案不能隨意被翻閱、利用，要健全檔案利用體系。電力企業(yè)制定了檔案管理的責(zé)任追究制度，這些制度能夠明確個(gè)人責(zé)任，但很多制度尚未被有效執(zhí)行。要進(jìn)一步完善責(zé)任追究制度，明確誰管理誰負(fù)責(zé)，以及檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)限，增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任意識。此外，對領(lǐng)導(dǎo)的追責(zé)也必不可少，這樣能夠強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識，讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，增強(qiáng)檔案管理意識。完善檔案管理很重要的一項(xiàng)就是人事檔案管理制度，必須建立健全人事檔案的保管制度，要定期對人事檔案進(jìn)行檢查、校對，以確保檔案的完整性。
3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)
按照不同的標(biāo)準(zhǔn)和原則對檔案進(jìn)行分類管理，具體可以分為文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、電子檔案、人事檔案等。管理內(nèi)容繁瑣，方式復(fù)雜。若想對檔案進(jìn)行有效管理，必須提升電力企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)。面對檔案管理存在的人員老化和專業(yè)技術(shù)人才緊缺的現(xiàn)狀，電力企業(yè)管理者要高度重視，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理意識，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化管理，必須聘用具有專業(yè)知識的人。針對檔案管理人員年齡老化、結(jié)構(gòu)不合理的問題，要通過學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識，再通過培訓(xùn)提升這些人的能力。要提高管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性、主動(dòng)性，更新已有知識。檔案管理工作需要專業(yè)人才，必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的專業(yè)人才。檔案管理是一項(xiàng)枯燥、繁瑣的工作，要采取各項(xiàng)措施穩(wěn)定檔案管理人才隊(duì)伍，提高專業(yè)技術(shù)人員的積極性。
3.3 實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理
隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理也在發(fā)展，呈現(xiàn)出信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。所謂檔案的信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)對檔案的數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行采集、整合和提供服務(wù)的過程。原來檔案形式主要是紙質(zhì)的，隨著科技的發(fā)展，電子檔案廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中。電子檔案就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)磁盤、磁帶等設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)的檔案信息。要構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立化的檔案信息管理平臺(tái)。不僅要構(gòu)建這樣的平臺(tái)，更要對各種檔案信息進(jìn)行有效管理，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化。此外，大量的紙質(zhì)檔案也需要數(shù)字化管理，要派專人對紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理，可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類，然后錄入電腦系統(tǒng)，這樣在利用的時(shí)候更方便、更快捷，要盡量將紙質(zhì)檔案納入信息資源開發(fā)利用體系。對檔案進(jìn)行管理不能僅運(yùn)用一種手段，對電子檔案進(jìn)行管理必須雙管齊下，電力企業(yè)既需要運(yùn)用紙質(zhì)檔案，又必須運(yùn)用電子檔案。只有雙管齊下，才能確保檔案管理的時(shí)效性。
4 結(jié) 語
做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，能夠提高電力企業(yè)管理水平。要通過建立健全檔案管理制度體系，填補(bǔ)管理體系不完善的漏洞；通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)提升檔案管理人員素質(zhì)，彌補(bǔ)管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)的缺陷；通過對檔案進(jìn)行信息化、現(xiàn)代化管理，優(yōu)化檔案管理方式方法。只有多措并舉，才能真正提高電力企業(yè)檔案管理。
參考文獻(xiàn)：
[1] 丁率.企業(yè)檔案管理存在的問題及措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（9）.
前言
醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)學(xué)事業(yè)的科學(xué)研究都有著十分重要的作用，隨著科技的發(fā)展傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理形式已經(jīng)不能滿足日益增長的數(shù)據(jù)量的需求，所以我們應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的改革讓醫(yī)院檔案管理工作做得更好地。所以本文主要對醫(yī)院檔案管理工作中的誤區(qū)進(jìn)行相應(yīng)的分析，同時(shí)探討相應(yīng)的改進(jìn)的方法。
1 檔案管理工作中的誤區(qū)
1.1 檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率低
由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以在一些部門和領(lǐng)導(dǎo)中存在著對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，“重醫(yī)療、輕檔案”的意識較為嚴(yán)重。由于對檔案重視不夠，檔案信息資源開發(fā)不足所以現(xiàn)有的檔案利用率不高，檔案管理制度相對落后。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)療科學(xué)技術(shù)不斷提高，新的、先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療手段不斷投入使用，而相關(guān)的檔案管理制度卻沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修訂，致使有些很有價(jià)值的科研成果資料未能及時(shí)整理歸檔。由于檔案管理分散，各科室分散管理，不利于檔案的完整和安全，也不利于檔案利用率。甚至出現(xiàn)重復(fù)保存，造成物力、人力、和空間的浪費(fèi)，更有許多應(yīng)該納入管理的檔案卻沒有納入管理。
1.2 檔案管理制度不健全，管理效率不高
在醫(yī)院管理中，涉及檔案管理的制度、職責(zé)以及檢查考核制度仍不夠健全。 由于管理制度不嚴(yán)、不健全，各科室保管的材料不能及時(shí)移交綜合檔案室，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，甚至出現(xiàn)遺失或損毀。檔案管理制度不健全，在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少。由于沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核方案中，致使檢查督促考核也得不到落實(shí)。
1.3 檔案管理人員文化素質(zhì)低，業(yè)務(wù)水平不高
我國檔案專業(yè)人員隊(duì)伍參差不齊主要體現(xiàn)在思想觀念落后、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面。缺乏現(xiàn)代科學(xué)知識，外語差，檔案專業(yè)畢業(yè)的高層次人才較少，己經(jīng)成為阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的教育培訓(xùn)卻沒有納入計(jì)劃，檔案管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，服務(wù)方式和管理水平跟不上時(shí)展的要求，缺乏創(chuàng)新和活力。同時(shí)，給檔案管理帶來較大困難的原因是檔案管理人員工作變動(dòng)較大，檔案管理作為一專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，需要有一定專業(yè)知識的人才才能管好用好檔案，管理人員在長期管理過程中所積累的知識與經(jīng)驗(yàn)對檔案管理很重要，但由于一些醫(yī)院的檔案管理人員經(jīng)常變動(dòng)，不但致使己經(jīng)培養(yǎng)好的檔案人員發(fā)揮不了作用，而且還需要對新的工作人員重新培養(yǎng)鍛煉，給檔案管理帶來很大的困難。
2 如何改進(jìn)檔案管理工作中的誤區(qū)
2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在和重要保證，也是科學(xué)管理檔案的前提條件。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，各級醫(yī)院要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。平日里加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)和充分認(rèn)識檔案的重要意義，從而更好地支持檔案管理工作。檔案管理工作業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，因?yàn)槠鋵I(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、內(nèi)容繁雜。若要做好此項(xiàng)工作，沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持單一靠檔案管理部門是難以開展的。檔案管理的工作人員要轉(zhuǎn)變“重管輕用”的觀念，克服“無所作為”的消極落后思想意識，要解放思想，更新觀念，變封閉式管理為開放型管理，為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務(wù)，主動(dòng)為醫(yī)學(xué)、科研活動(dòng)提供各種咨詢服務(wù)。
2.2 構(gòu)建檔案管理工作小組，制定相應(yīng)的考核制度
成立的檔案管理工作小組做為檔案管理機(jī)構(gòu)按責(zé)任應(yīng)具備組長、副組長，成員為主要科室主任。各科室都要設(shè)一名兼職檔案管理員，其主要負(fù)責(zé)是對本科室的檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔，并定期交至檔案室存檔。這樣，通過過檔案管理組織機(jī)構(gòu)的建立，從而保證了整個(gè)醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行。醫(yī)院應(yīng)除了要將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，還應(yīng)該將檔案管理與科主任工作實(shí)績考核獎(jiǎng)懲掛鉤，既要要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理工作，又要明確科主任對科室檔案工作的管理責(zé)任，為促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范提供了制度指標(biāo)。拓展檔案的歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院面對醫(yī)療市場所進(jìn)行的各種經(jīng)營活動(dòng)，些經(jīng)營活動(dòng)要形成各種不同的方案、協(xié)議等，應(yīng)及時(shí)收集歸檔。又如提倡采購招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全醫(yī)院檔案管理組織，落實(shí)專人收集。
2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
目各醫(yī)院從事檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)程度明顯不足，很原來不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)，而是從行政、護(hù)理、計(jì)算機(jī)管理等部門轉(zhuǎn)崗過來的，在經(jīng)過一段時(shí)間專業(yè)培訓(xùn)之后，便開始從事檔案管理工作。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。 各醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。管理制度是各項(xiàng)管理工作的靈魂，如果沒有一套嚴(yán)格的管理制度，檔案收集處理的過程將十分混亂。要改變觀念，樹立創(chuàng)新意識，盡快實(shí)現(xiàn)服務(wù)主體由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式由實(shí)體型向信息型轉(zhuǎn)變，服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。要注重檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高其思想水平和專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)科學(xué)管理能力，更好地勝任本職工作。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊(duì)，以便適應(yīng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷推動(dòng)檔案管理水平的提高。通過這樣的方式可以幫助我們更好地做好醫(yī)院的檔案管理工作，完成組織上的安排。
一、煤炭檔案管理的相關(guān)概念分析
檔案是人們生活當(dāng)中常見的名詞，與人們生活有著密切的關(guān)系。在當(dāng)前的研究當(dāng)中，對檔案的概念就有多種。一般研究認(rèn)為檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。這種記錄即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。煤炭檔案就是煤炭企業(yè)日常管理及其歷史進(jìn)行記錄，形成完善的檔案體系。煤炭檔案管理通俗的說就是對煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，通過文字、聲音、視頻等途徑將煤炭企業(yè)的各種信息完善的保持。煤炭企業(yè)的檔案有著自身特點(diǎn)，在日常的檔案種類當(dāng)中一般包括設(shè)計(jì)檔案；支護(hù)檔案；日常技術(shù)管理檔案；部門技術(shù)創(chuàng)新管理檔案；防治水檔案；“一通三防”及防突管理檔案；安全管理與生產(chǎn)組織檔案；經(jīng)濟(jì)成本檔案；勞動(dòng)工資檔案；機(jī)電設(shè)備管理檔案；煤質(zhì)管理檔案等等。因此煤炭企業(yè)檔案的管理是一項(xiàng)高強(qiáng)度、技術(shù)性強(qiáng)的工作，需要有一套完善的管理方法。
二、煤炭企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
煤炭企業(yè)是勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)，在企業(yè)發(fā)展中檔案管理非常重要，它能充分反映企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，記錄企業(yè)在人員、技術(shù)、材料等各方面的信息，為企業(yè)管理層進(jìn)行決策提供依據(jù)。當(dāng)前，在煤炭企業(yè)檔案管理當(dāng)中還存在不少問題，這主要表現(xiàn)在：首先是檔案管理人員工作業(yè)務(wù)不熟練？。煤礦檔案管理人員很多人都沒有專業(yè)性的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際的工作當(dāng)中都是按照自己的思路進(jìn)行檔管理，沒有專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)和考核這樣導(dǎo)致檔案管理缺乏系統(tǒng)系和專業(yè)性。檔案人員培訓(xùn)力度不夠。這主要表現(xiàn)在一方面企業(yè)內(nèi)部對檔案管理人員的培訓(xùn)重視程度不夠，沒有建立一套完善的培訓(xùn)體系，另一方面由于煤炭企業(yè)人員較多，技術(shù)性強(qiáng)，使煤炭企業(yè)檔案管理人員工作量較大，檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)間較少。最后檔案管理的信息化程度不強(qiáng)，在當(dāng)前很多煤礦企業(yè)檔案管理當(dāng)中很多企業(yè)都是沿用的是過去傳統(tǒng)的手工管理模式，都是采用紙質(zhì)記錄檔案信息。計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用較少，沒有建立一套完善的內(nèi)部檔案信息化管理。
三、檔案管理在煤炭企業(yè)中的發(fā)展趨勢
從以上的分析可以看出，煤炭企業(yè)檔案管理在實(shí)際的發(fā)展中還存在一系列的問題，這些問題從一個(gè)側(cè)面反映了煤炭企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。
（一）檔案管理專業(yè)性加強(qiáng)。隨著煤炭戰(zhàn)略地位的凸顯，煤炭企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有重要地位。煤炭企業(yè)管理現(xiàn)代化管理趨勢日益加強(qiáng)，因此專業(yè)管理是煤炭企業(yè)檔案發(fā)展的必然要求。煤炭企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)細(xì)致和繁瑣的工作，煤炭企業(yè)應(yīng)配備專職檔案管理人員，才能夠更高效、更專業(yè)、更及時(shí)的對檔案進(jìn)行登記、收集和處理等工作。另外在檔案管理上要有一套完善的內(nèi)部管理體系，對不同的檔案都有著明確的規(guī)定。如對于紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理需要對檔案的種類、份數(shù)和編寫具有明確的要求需要立卷的檔案材料就要按照有關(guān)要求進(jìn)分類，不需要立卷的材料則直接進(jìn)行歸檔。在歸檔管理當(dāng)中所以文件材料必須頁碼清晰、卷名簡潔明快，經(jīng)過專職的檔案人員檢查后方可歸檔。在聲音和視頻檔案管理上也有明確的要求，聲音和視頻檔案必須在有關(guān)技術(shù)處理之后，配備必要的文字，方可保管。另外在檔案知識上注重業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在日常的檔案管理當(dāng)中要建立一套完善的培訓(xùn)體系，對檔案管理的各個(gè)流程進(jìn)行詳細(xì)的講解，對容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行說明，保證檔案知識的體系性。只有這樣才能有效提高媒體企業(yè)檔案管理人員的知識水平，保證檔案管理的高效進(jìn)行。
（二）檔案管理趨于系統(tǒng)化。隨著煤炭企業(yè)專業(yè)建設(shè)加強(qiáng)，企業(yè)內(nèi)部逐步建立一套完善的管理流程，檔案管理也不列外，未來檔案管理趨于系統(tǒng)化，應(yīng)圍繞檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，積極開展工作。如對重大建設(shè)項(xiàng)目檔案有一套完善的管理流程。首先建設(shè)項(xiàng)目工程招投標(biāo)及設(shè)備招投標(biāo)開始，注意原始資料收集，保證檔案的完整。其次工程建設(shè)過程當(dāng)中，要高度重視檔案管理工作，將檔案管理列入工程日常管理和考核當(dāng)中，與工程建設(shè)實(shí)行同步管理，對建設(shè)過程當(dāng)中檔案管理的質(zhì)量、份數(shù)和保管期限有明確的規(guī)定，確保工程建設(shè)過程中檔案的質(zhì)量。最后在收集和保管檔案的過程當(dāng)中，檔案人員要親自參與檔案的開箱和檢查，在歸檔過程當(dāng)中要定期的召開會(huì)議，對檔案管理中存在的問題進(jìn)行說明并整改，保證后期管理工作順利進(jìn)行。
（三）檔案管理的外向合作性更加密切。由于煤炭企業(yè)檔案管理工作量大且繁瑣，所以檔案管理工作需要其他部門的有效配合，建立一個(gè)系統(tǒng)化的管理流程。應(yīng)根據(jù)各部門的專業(yè)性質(zhì)、職責(zé)范圍進(jìn)行劃分，保證檔案管理的高效運(yùn)行。如生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、支護(hù)、日常技術(shù)管理、防治水檔案的建立工作。機(jī)電部門負(fù)責(zé)機(jī)電設(shè)備檔案的建立工作。安監(jiān)部門負(fù)責(zé)安全管理檔案的建立工作。企管部門負(fù)責(zé)經(jīng)營成本檔案的建立工作。勞資部門負(fù)責(zé)勞動(dòng)工資和工傷治療費(fèi)用檔案的建立工作。根據(jù)分工情況，各部門建立相關(guān)檔案，最后匯總到檔案專職管理部門統(tǒng)一整理裝訂成冊。在具體的操作當(dāng)中也有明確的規(guī)定，生產(chǎn)部門及掘進(jìn)隊(duì)、開拓隊(duì)的工作面都要建立專間進(jìn)行檔案管理。對施工的方法、施工過程進(jìn)行記錄，并同時(shí)建立檔案。把工作當(dāng)中的每一個(gè)操作流程詳細(xì)記錄，對遇到的問題要清楚的展現(xiàn)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)和原因。對所有檔案每月定期傳遞到企業(yè)檔案管理部門，進(jìn)行歸納和總結(jié)，完成檔案的流程化建設(shè)。
[關(guān)鍵詞] 新醫(yī)改；檔案管理；規(guī)范化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 112
[中圖分類號] G271；R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0193- 01
醫(yī)院檔案管理工作就是對醫(yī)院的各種數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行管理和整理的工作，其中主要包括了醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的各種數(shù)據(jù)和醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的各種文件和數(shù)據(jù)等方面的檔案，其中還包括了醫(yī)療糾紛、引進(jìn)資料、先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療學(xué)術(shù)的研究活動(dòng)等方面的內(nèi)容。對于醫(yī)院的這些各方面的資源和數(shù)據(jù)，對醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步都有著非常重要的作用，所以需要對醫(yī)院的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。
1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 缺乏對檔案管理工作的重視
在醫(yī)院各方面的管理工作中，檔案管理一直屬于不被重視的類型。對醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理的內(nèi)容主要有管理考核和綜合性的管理活動(dòng)著兩方面的內(nèi)容，但是很多醫(yī)院的相關(guān)的人員始終認(rèn)識不到醫(yī)院檔案管理的重要性，常常把醫(yī)院的檔案管理工作當(dāng)作是可有可無的。因?yàn)獒t(yī)院的管理人員對檔案管理的消極態(tài)度，導(dǎo)致了在對檔案管理進(jìn)行工作人員的安排上十分的消極和不夠全面。醫(yī)院在引進(jìn)人才的時(shí)候很少進(jìn)行專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，同時(shí)也不能夠積極的對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)。醫(yī)院的管理人員對于檔案管理的不夠重視始終是檔案管理不能夠規(guī)范化的一個(gè)重要的原因。
1.2 醫(yī)院檔案管理工作人員不夠?qū)I(yè)
檔案管理不是一個(gè)簡單的資料收集和整理的工作，它也需要工作人員具有足夠的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)的技能支持。但是，目前我國大部分的醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的工作人員在檔案管理中的業(yè)務(wù)水平比較差，有很多的醫(yī)院檔案管理工作人員并不是出身與檔案管理的專業(yè)，只是在進(jìn)行職業(yè)的選擇的時(shí)候被調(diào)劑到進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的這個(gè)工作中來，他們往往在工作之前乃至在工作之后都沒有進(jìn)行過專業(yè)的檔案管理知識的培訓(xùn)，所以他們進(jìn)行檔案管理工作的專業(yè)程度上有所欠缺。很多的醫(yī)院的檔案管理人員除了缺少專業(yè)的檔案管理的技能，不能夠?qū)I(yè)和規(guī)范的對檔案進(jìn)行管理之外，還缺少足夠的檔案管理過程中的法制觀念。在進(jìn)行檔案管理 的工作中需要依據(jù)相關(guān)部門制定的《檔案法》的規(guī)定進(jìn)行檔案管理，但是目前我國醫(yī)院的很多檔案管理人員缺少依法歸檔的意識，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候常常不能夠科學(xué)和系統(tǒng)的進(jìn)行工作，導(dǎo)致在檔案信息的收集方面存在很嚴(yán)重的問題。
2 新醫(yī)改背景下加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的對策
2.1 對醫(yī)院行政檔案資料的管理工作的規(guī)范化
首先，應(yīng)該建立起一個(gè)專業(yè)的檔案管理的部門，并且要能夠?yàn)闄n案管理分配專業(yè)的設(shè)備、人員和辦公的場所等等。在進(jìn)行檔案管理的過程中，要能夠在統(tǒng)一的管理下進(jìn)行檔案的管理工作。檔案管理部門能夠在醫(yī)院的其他部門的工作提供各種資料和數(shù)據(jù)，同時(shí)還能夠?yàn)橄嚓P(guān)的管理人員在進(jìn)行醫(yī)院的管理活動(dòng)中提供相關(guān)參考資料和依據(jù)，能夠極大的提高醫(yī)院各個(gè)部門的工作效率。其次，應(yīng)該加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的工作效率和工作水平。在我國的醫(yī)院檔案管理方面最嚴(yán)重的問題就是缺少專業(yè)的檔案管理人員，這個(gè)問題是制約我國檔案管理規(guī)范化的重要的因素。通過提高醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)的技能和職業(yè)素養(yǎng)，能夠不斷的提高他們的業(yè)務(wù)水平，提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化程度。
2.2 加強(qiáng)對醫(yī)院科研檔案資料管理的規(guī)范化
作為關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療水平和醫(yī)療技術(shù)是否能夠提高的資料，醫(yī)院的科研活動(dòng)的資料是醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)。在對醫(yī)院的科研資料進(jìn)行管理的時(shí)候需要注意兩方面的內(nèi)容：①加強(qiáng)對科研資料進(jìn)行全面的收集、歸納和整理，及時(shí)的對整理好的科研資料進(jìn)行編目和分類等工作，并且要對已經(jīng)分類的資料進(jìn)行安全的保存，并且要適時(shí)的對保存的資料進(jìn)行再管理，防止出現(xiàn)遺漏的內(nèi)容。②要能夠?qū)φ砗玫目蒲匈Y料進(jìn)行再開發(fā)的活動(dòng)。對科研的資料進(jìn)行再開發(fā)是一項(xiàng)對醫(yī)院和社會(huì)醫(yī)療水平的提高有著重要作用的工作，所以醫(yī)院的檔案管理人員要能夠利用保存好的科研資料幫助醫(yī)院相關(guān)部門進(jìn)行在開發(fā)的工作，把醫(yī)院檔案管理的作用充分的發(fā)揮才出來。
2.3 加強(qiáng)對醫(yī)院病例資料管理的規(guī)范化
在醫(yī)院的管理中有一項(xiàng)需要進(jìn)行著重管理的工作，那就是醫(yī)院的病例資料的管理。隨著醫(yī)患矛盾的日益增多，為了輔助醫(yī)院解決醫(yī)患矛盾，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對病例資料管理的規(guī)范化。要建立為病例檔案建立一個(gè)資料庫，保證病例資料的完整；①對病例資料的查閱設(shè)置嚴(yán)格的限制，保證病人的隱私：②及時(shí)的對病人的病例進(jìn)行歸檔和整理，防止工作堆集，造成不必要的麻煩。
