時間：2023-06-02 09:21:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理方式，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、“互聯網+”時代的檔案管理現狀
（一）檔案意識性不足。檔案意識有待提高，領導重視方面有待加強。首先是意識上的欠缺。由于對檔案管理了解不夠，人們對其重要性沒有一個清醒的認識。甚至在一些人的眼里，檔案管理可有可無。其次就是領導對此項工作沒有足夠的重視，檔案意識很淡薄。不少領導只是片面的追求經濟建設，忽視了檔案工作的重要程度。上行下效，領導沒有這方面的意識，檔案管理工作想要做好難上加難。
（二）檔案管理隊伍建設不完善。目前，檔案管理工作人員的業務素質普遍較低。究其原因主要有以下幾方面：第一，大部分檔案管理人員都是身兼數職，并且基本都是半路出家，相對來講沒有經過系統的學習和培訓。第二，部分基層單位在人員配備上不重視學歷及業務素質，而且檔案管理人員的待遇也比其他部門差得多。同時，檔案管理人員在晉級職稱評定等方面的待遇也不夠公正，與相關聯的圖書系列相差較大。
（三）基礎設備薄弱。設備不到位，硬件設施差。檔案管理工作必須有一定的專項經費作為保障才能完成。有些政府和單位由于對檔案工作的經費投入不足，造成了硬件建設的遲滯和落后，具體表現在：沒有固定的檔案存放場所，檔案柜亂擺亂放，管理無序而混亂；硬件設備不夠齊全且性能落后；現代化建設跟不上時代的發展和變化，技術設備陳舊落后。
（四）管理手段不合理。管理手段呆板落后。隨著時代的發展，各種新生事物如雨后春筍般層出不窮。然而，大多數檔案管理部門特別是基層的單位，是既沒有設備也沒有人。有些檔案管理部門一直沿用傳統的模式進行操作，不具備運用計算機和網絡技術的能力。另外，一些檔案管理部門對檔案管理工作也沒有進行大力度宣傳，從而造成檔案工作不被廣大群眾所了解和認知。
二、互聯網+”時代的檔案管理具體方式
（一）推行人才培養戰略。人才始終是技術推動、發展與完善的必備要素，而這一點在“互聯網+”時代下的檔案管理方式的革新層面也不例外。因此相關的檔案管理部門應重視人才的重要性，進而以較為系統化的方式為人才提供一定的培訓環境，首先通過較具權威性的理論體系的普及來全面革新檔案管理人才的意識形態，以促進其提升自身的知識結構體系，并以此來完善自身的理論儲備。其次還需要通過實踐使檔案管理人才在知識培訓環節所形成的知識體系架構切實地與實踐相結合，進而全面促進相應檔案管理人才的整體發展。因此這就需要檔案管理人才切實地進行相應的檔案管理實踐活動，以此來提升自身的動手能力，并切實地培養自身的工作執行能力，進而使自身的工作水平得到較為系統化的提升。
（二）完善檔案信息素質教育。檔案信息素質與實際的檔案的完整性以及檔案在管理過程中的規范化處理有較為直接的聯系，并且這一特性在實際的檔案管理工作流程中也是尤為關鍵的。而員工的信息素質很容易影響實際的檔案管理工作，因此需要對員工在工作層面的信息素質修養進行進一步規范并強化。而其中最需要強化的就是員工對檔案的主體性意識，以及員工在實際的檔案獲取環節的意識性教育，以此來對員工的檔案信息保密處理意識進行較為集中的強化處理，同時還要進一步推動員工進行檔案轉化的熟練度以及檔案傳播過程中的嚴謹性，而這些作為檔案信息素質的建設進程中至關重要的環節需要得到相應管理人員的高度重視。
（三）制定合理的標準。現代化檔案工作的核心是對計算機的應用以及對網絡技術的全方位掌握，因此，網絡技術的掌握對于“互聯網+”時代的檔案管理方式的革新來說有著較為重要的建設性意義，因此需要以科學化的手段來對相關的檔案管理執行標準有一個較為細致的規劃。而與此同時，這一規劃性體系的構建也能夠間接提升相關電子系統的實際運算速率，進而使相應的工作環節得到較為細致化地簡化，而這對于相對而言無明顯操作規律的檔案管理環節來說，就顯得尤為關鍵。因為計算機是無法進行具體管理控制的，即便可以，因運算程序的復雜也不會有很高的效率。只有加快檔案現代化管理，實現檔案工作的標準化才能適應越來越快的知識經濟的發展要求。
論文摘要:加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢。加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度。
檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統文化把人的價值歸結為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協調檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。
當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創造性的人格品質，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業、對利用者服務卻那么熱情，這種忠于檔案事業的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質利益的價值觀的力量，它充分體現了中國文化積極有為、奮發向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征。
人事檔案是機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。
那么，如何加強人事檔案管理方式和手段的改變?
1.人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為科研工作服務。
2.加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
3.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。 轉貼于
4.實行人事，促進人事檔案的社會化開放式管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。
自1999年起，逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。
論文摘要:加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢。加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度。
檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統文化把人的價值歸結為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協調檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。
當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創造性的人格品質，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業、對利用者服務卻那么熱情，這種忠于檔案事業的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質利益的價值觀的力量，它充分體現了中國文化積極有為、奮發向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征。
人事檔案是機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。
那么，如何加強人事檔案管理方式和手段的改變?
1.人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為科研工作服務。
2.加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
3.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
4.實行人事，促進人事檔案的社會化開放式管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。
自1999年起，逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。
【關鍵詞】計算機技術 信息量
隨著國家的綜合實力的提高，我國各個方面都在快速發展，各方面都有日新月異的變化，尤其是科學技術方面更是躋身于世界前列。21世紀是信息化的網絡時代，網絡已經滲透到人們生活的各個層面。計算機行業是各行各業的領頭軍，計算機技術的發展也促進了其它行業的快速發展，尤其是在檔案管理方面，有了計算機加入，使檔案管理更加的方便、快捷。對于公安機關來說，機關內的檔案非常重要，不僅重要，而且數據量非常大，這也加大了公安管理人員的管理難度。傳統的檔案儲存方式過于繁瑣，易丟失，運用計算機管理就很好的解決了數據大、整理繁瑣等傳統管理方法所解決不了的問題。公安機關的檔案管理使用計算機技術，使數據和案例的整理更加的簡便，查詢也更加的方便，提高了公安機關人員的工作效率，也使國家機關的管理體制更加健全，更加的合理有序，促進公安機關檔案的可持續發展。但是，這種好的管理方法還沒實現完全普及，有些地區仍使用傳統的檔案管理方法。所以本文通過闡述傳統檔案管理的弊端，以及對計算機技術在公安機關檔案管理中的應用的優勢介紹，讓人們再次了解到計算機技術對檔案管理的重要意義。
1 我國公安檔案現狀
從計算機引入我國以來，電腦行業就快速發展，計算機已經成為各個行業中不可缺少的設備之一，自然國家機關更不例外。公安機關的檔案是指公安機關在履行國家法律賦予公安機關的職責活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料。它主要包括公安文學檔案、公安聲像檔案、公安會計檔案、公安人事檔案等。簡單地來說，就是指一些警員的資料、犯罪分子的案例、犯罪證物和公安人員辦事的費用記錄等。公安檔案管理工作不僅是公安工作中的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分。檔案的井然有序，才能使它在打擊犯罪、保護人們和維護社會穩定中發揮重要的作用。所以，加強檔案管理是目前公安機關的緊迫任務之一。
2 我國公安機關檔案管理的現狀
在信息化的今天，計算機加入到機關的檔案管理中是必然的趨勢。我國雖然在一些發達地區實現了在公安機關的檔案管理中使用計算機技術，但仍有一些地區沒有使用這一新技術，而仍使用傳統的管理方法。傳統的檔案管理方法主要是以人為本，使機關人員的工作負擔加重，有耗費時間長，人力耗費大、工作效率低等特點。即便有這些劣勢，但這些地區的人員仍不想使用計算機管理檔案的方式，不愿意學習新的計算機技術，可見他們對于信息化檔案管理的認識不夠，仍固守傳統的簡單整理文件的模式，認為用計算機管理檔案過于麻煩，對新的管理方式有抵觸心理。計算機管理機關檔案，所有的數據都需要人工錄入，并且要按照材料的分類歸檔保管，檔案信息的輸入、檢索、利用等工作都必須按照規定的流程進行，剛開始會比較的繁瑣，這也使一些工作人員不愿意使用這種新的檔案管理方法，看不到這種方法的好處，對于管理方法的變革不夠重視。其次，有些機關人員對于這種新的檔案管理方式不熟悉、不了解，甚至對于這種新的系統不會使用，認為現學這種信息化管理方式，太過困難，認為傳統的模式也比較方便，這也是信息化檔案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我國現在公安機關檔案管理的現狀是：國家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人員更依賴于傳統的檔案管理方式，這就造成了矛盾。但不可否認的是，信息化的檔案管理方式更適合現代化社會的發展，在信息量如此大的社會，數字化的管理方式使信息查找起來更加的方便快捷。
3 計算機技術在公安機關檔案管理中的作用
在地大物博的中國，資料數據非常龐大，所以對檔案科學化管理是非常重要的，但現在，一些公安機關人員漸漸的弱視了檔案管理的重要性。公安機關的檔案繁瑣而且數據量龐大，傳統的檔案管理容易引發很多問題。如資料的丟失，傳統的紙質版的保存不能很好長久地儲存資料，容易造成資料的丟失；資料的損毀，簡單地文件整理，然后放入檔案室，對于長時間的儲存文件來說，極容易被損壞，造成不可挽回的損失；查找案例的繁瑣，在警察辦案中很重要的就是對于案件的深入了解，對于嫌疑犯的了解，那么這時就需要對以往的案例進行查找和利用，而傳統的檔案管理方式使案例的查找變得更加困難。而信息化的檔案管理就很好的解決了這些問題，計算機技術在檔案信息管理中的興起已成為了一個必然的趨勢。
計算機技術在檔案管理應用方面與傳統的方式相比有很多不同之處，已成為機關檔案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解決了傳統管理方式中資料易丟失、易損毀等問題，只要簡單地錄入數據，根據文件的類別進行歸檔、備份，那么檔案一般就不會丟失；其次，對于公安機關的檔案管理信息來說，最重要的是對于信息的查找與利用，在計算機系統中輸入數據之后，按年代或地區等方式進行分類放置，查找時，只要在搜索欄搜索想要的數據就可以了，節約了傳統管理方法中一一查找的時間，提高了工作效率；擴展了資源共享范圍，傳統的檔案管理受到有限的信息傳送技術的影響，無法進一步對資源范圍進行拓展，而計算機管理方式就可以很快的進行信息傳送，擴展資源共享的范圍與區域；使檔案信息更加組織化、系統化，更好地維護了歷史的真實面貌；實現了公安檔案管理同現代技術的有機結合，使公安檔案管理更加適應網絡現代化的發展，使檔案管理工作走上良性發展的道路。
4 計算機技術在公安檔案管理中運用的意義
隨著計算機技術的飛速發展，公安檔案管理工作的重要性進一步加強，人們對于檔案管理的認識也逐漸的加強。在檔案管理中使用計算機技術，使檔案信息更加的組織化、系統化，更好地重現歷史的真實面貌?？茖W規范的公安檔案管理，是民生建設的重要組成部分，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。
參考文獻
[1]胡海敏.淺析計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].網絡安全技術與應用，2015（04）：49-51.
[2]孫宏君.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2016（18）：184.
[關鍵詞]檔案管理;科學化;信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.135
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01
1 檔案管理科學化的作用及意義
檔案是一種具有極大使用價值的歷史性資料，能夠為相關工作的開展提供憑證和依據。隨著時代的發展和社會的進步，檔案的數量越來越龐大，其形式也不再局限于傳統文字，這些都對檔案管理工作提出了更高要求。因此，應當進一步提升檔案管理的科學化水平，其重要作用及意義體現在以下幾個方面。其一，逐步提升檔案管理的科學化水平，能夠以更加科學的方法和途徑對檔案進行管理，有助于檔案管理工作向規范化、科學化、制度化的方向發展，從而顯著增強檔案管理的質量。其二，檔案管理的科學化實質上就是運用各種先進的信息技術、數字技術對檔案進行有效處理，使檔案從整理歸檔到使用的整個流程更加方便、快捷，檔案自身的價值能夠獲得最大程度地體現，這對于相關工作的開展非常有利。
2 檔案管理現狀分析
從目前檔案管理的總體情況上看，雖然較之以往有了很大進步，但仍然存在諸多不足之處，具體體現在如下幾個方面。其一，管理方式有待改進?，F階段，檔案管理仍以紙質化為主，電子信息化管理尚未大范圍普及。由于紙質檔案資料的載體為紙張，其可能在保存的過程中出現浸濕、燒毀、破碎等情況，同時反復的借閱還可能導致檔案丟失或損壞，一旦重要檔案丟失，其所造成的后果非常嚴重。其二，管理體系有待完善。部分檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，由于對工作的重要性認識不足，加之管理體系不夠健全，從而導致有價值的檔案資料和重要的檔案信息去向不明，這在一定程度上制約了檔案管理科學化水平的提升。其三，人員素質有待提升。檔案管理人員自身的素質和專業水平直接關系到檔案管理工作的開展成效。然而，有些檔案管理人員一般都是憑借個人的工作經驗對檔案進行管理。而科學化的檔案管理工作需要先進的技術設備予以保障，這對管理人員的素質和能力水平提出了較高要求，由此導致檔案管理工作的科學化水平不高。
3 提高檔案管理科學化水平的路徑
3.1 提升檔案管理人員的綜合素質
在檔案管理工作中，人既是管理者也是參與者，其素質和專業能力的高低直接關系到檔案管理的科學化水平。在當前的形勢下，為了進一步提高檔案管理的科學化水平，必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質。首先，可以從檔案管理人員隊伍方面著手，通過引入大量專業的管理人才，使人員結構更加合理。其次，檔案管理部門應當加強對在職人員的培訓，采用各種不同的培訓方式，如外派學習、對外交流等，完善檔案管理人員的專業知識結構，提升其技能水平。同時，要確保培訓內容的全面性和系統性，不但要涉及與檔案管理信息化有關的內容，還要包括與檔案管理工作相關的內容，如國家現行的法律法規及政策、行業內部標準等。再次，應完善管理人員考核制度，從而使檔案管理工作更加規范，讓所有的管理人員始終保持嚴謹的工作態度，及時、高效地完成檔案管理的相關工作。
3.2 積極轉變思想觀念
轉變思想觀念是檔案管理科學化水平提升的根本保障?，F階段，檔案管理已經從傳統的手工操作向先進的計算機管理轉變，從而使工作效率和管理水平獲得了顯著提升。因此，檔案管理人員要認清形勢，打破傳統守舊的管理觀念，轉變墨守成規的思想，運用全新的管理方式和方法，推動檔案管理工作向科學化方向發展，使檔案資料的價值得以充分體現。
3.3 更新管理方式
長期以來，檔案管理方式均是以館藏型為主，檔案保管是工作的核心內容，雖然這種管理方式也有一定的可取之處，但卻無法滿足檔案管理科學化的要求，為此，必須對管理方式和方法進行更新。對檔案信息的利用是當前檔案管理的主要目標之一，應當采取利用型的管理方式，發揮檔案資料的價值，實現資源共享，為檔案使用者提供更加優質的服務。此外，各類檔案資源均應從原本量的積累向質的提高轉變，這樣才能最大限度地發揮出檔案的使用價值。
3.4 完善管理制度體系
檔案管理制度體系的完善是實現檔案管理科學化目標的基本保障，這要求各單位制定完善的檔案管理責任制，進一步明確檔案管理人員的職責，做好本職工作。同時要從全局到局部兩方面把握，完善相關規章制度，如在人事方面應制定績效考核制度，做到優獎劣罰，以調動檔案管理人員的工作積極性。此外，還應針對行業內的運行管理構建相應的規章制度，并從立法的角度約束檔案管理科學化的工作方法，規范管理人員的行為。
4 結 語
檔案管理是一項較為復雜且系統的工作，想要做好這項工作就必須不斷提高檔案管理的科學化水平，通過提升人員素質，轉變思想觀念，完善制度體系和更新管理方式等途徑，不但能夠為檔案管理科學化目標的實現提供保障，而且還能使檔案的價值得以最大限度的發揮，這對于促進我國檔案事業的持續、穩定發展意義重大。
主要參考文獻
[1]徐麗.淺談當前檔案管理的存在問題及對策[J].湖北電視廣播學院，2012（11）：119-124.
關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。
參考文獻：
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關鍵字：醫院檔案管理； 創新； 發展
一、傳統醫院檔案管理模式概述
1.1、傳統醫院檔案管理的方式
傳統醫院檔案管理主要是紙質檔案，醫院專門設置檔案室進行存放。醫院每天的人流量是超大的，而且要求每個就診的患者都要登記個人信息，特別是重癥患者。從最初的檢查到后期的治療，整個過程當中使用的信息表格就更多。檔案管理人員通常按照一定的規則將檔案分類。這時還要求有干燥的專門的檔案室來存放檔案，這就要求定期的打掃和管理?？偠灾?，傳統的檔案管理是紙質檔案的人力管理方式。
1.2、傳統檔案管理中存在的問題
傳統檔案管理的管理難度較大，無法保證檔案私人信息的安全性，主要是因為他存在一下的不足之處：（1）紙質檔案保存難度高。和現在興起的電子檔案不同，紙質檔案在長久的空氣和潮濕環境下，會出現字跡模糊不清和紙張腐爛的情況，這會導致很多重要檔案損壞。（2）人力管理的不確定性大。檔案管理人員的個人疏忽或者是未預料到的情況常常會使檔案丟失或者患者私人信息泄漏。（3）成本高。傳統檔案不僅需要專門的干燥的空間用來儲存檔案，還要在適當的時期銷毀已經發到信息保留期限的檔案。從前期的檔案表格設計到后期的管理和銷毀。整個過程都會消耗很多人力、物力以及財力。高成本的管理工作帶給醫院的壓力也比較多。
二、檔案管理的創新發展
2.1、檔案管理方式的轉變
傳統的檔案管理方式已經不符合現代社會的發展要求，因而只有快速轉變管理方式，才能在社會競爭中繼續前行。現代醫院檔案管理主要是電子化的檔案管理模式。隨著計算機的逐漸普及和發展，電子化管理已經成為一種趨勢，醫院只有轉變管理方式，迎合時代需求，才能走的更遠。電子化管理模式是現代醫院檔案管理的創新和發展。
2.2、電子化管理的特點
電子化的檔案管理具有以下特點：（1）信息保存的持久性。和傳統的電子檔案管理方式不同，電子檔案管理是將所有的患者信息錄入電腦，用電子格式存檔。這樣的存檔方式不再像傳統的貯存方式一樣會受到周圍環境的影響。因而更具有持久性。（2）信息保存的安全性。傳統檔案管理是人力的管理方式，一般醫院為了節省支出，所以對于檔案管理工作的人員配置也不是很多。這就導致在日常的工作中很多檔案會丟失或者是被人蓄意偷竊。這樣的弊端在很大程度上威脅著患者的隱私安全，也影響著醫院的可信度。電子化的管理模式可以在計算機上設定訪問權限，這樣就可以保證權利范圍以外的人是沒有辦法獲得信息的，從而保證了信息的安全性。（3）信息保存成本低。電子化管理一般只需要一至兩位專門的信息登記員就可以了，不需要專門的檔案存放室，也不需要更多的管理維護人員以及不必要的其他支出，節省了醫院的成本支出。（4）電子化管理的高效率。電子化管理模式無論是從信息的錄入、管理還是從信息的查找和審查都是十分方便的。這在一定在程度上節省了時間，提高了工作的效率。
2.3、醫院電子化檔案管理的意義
電子化管理是現代醫院檔案管理的新型模式，從根本上提高了管理水平，也是對其他行業的管理理念的一個引導。檔案電子化管理從根本上解決了傳統檔案管理當中存在的很多的問題，改善了醫院檔案管理中的弊端問題，為醫院的改革做出了重大的貢獻。同時，作為檔案管理中的創新發展，也取得了巨大的成果?？偠灾娮踊芾硎且环N從落后到先進的蛻變，是一種生產管理的發展。
2.4、電子化檔案管理存在的問題及處理方法
盡管電子化檔案管理對于現代醫院檔案管理工作來說是一次巨大的飛躍，但是因為現代技術發展的不完善，常常會出現以下的問題：（1）系統崩盤問題。電腦有時候會出現系統崩盤的情況，在這種情況下，保存在電腦當中的數據就會消失，這是一個很讓人頭疼的問題。因而，為了解決這樣的麻煩，在記錄數據的同時要做好數據備份的工作，以防止這類問題的出現。另外，還要做定期的電腦檢查，及時修正電腦存在的問題。（2）黑客入侵問題。很多醫院的網絡都會受到黑客入侵，從而使得越來越多的客戶信息流向大眾。黑客入侵是屬于電腦程序設置問題，因而要定期請專業的技術維修人員維護網絡健全。
三、醫院檔案管理創新與發展的展望
從傳統的人力管理到現在的電子化管理，醫院檔案管理實現了巨大的飛躍。可見，創新發展對于一個企業機構的巨大影響。電子管理的技術還在不斷地探索發展當中，很多存在的問題也正在被一一解決，未來的電子化管理將呈現更加完善的管理模式。同時從根本上變革現代的管理模式，推進市場的發展。
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檔案管理工作是單位工作中的重中之重，檔案管理科學化水平的提高除了對單位檔案管理部門的工作效率有重要影響外，也是機關單位服務水平提高的一條必然路徑，特別是我們正處在全面深化改革的開局之年。所以，科學的管理方式是提高單位檔案管理水平與服務水平的重要途徑，也是是單位謀求發展需要探討的重要問題。
1檔案管理科學化水平提高的意義
檔案管理工作科學化水平的提高是隨著信息化發展而催生出的一個課題?？茖W技術水平的不斷提高對檔案管理工作提出了新的更高要求。檔案管理的傳統模式已經不能適應當前檔案管理工作的日常要求，在創新并完善當前的檔案管理模式的同時，還要對檔案收集、收藏和傳播等不同流程進行全面優化，才能使檔案管理的科學化目標得以早日實現。
檔案管理工作的科學化水平提高是檔案管理事業發展的重要途徑。日常的檔案管理中，由于檔案的種類增多，年份較長，使得檔案的整理工作難度較大，而且影響檔案的科學分類和有效傳輸。正因為此，檔案管理科學化水平的提高，有利于簡化檔案管理工作復雜流程，從而有利于推進檔案管理事業現代化發展。
檔案管理科學化水平提高深刻體現了科學發展觀的必然要求。科學發展觀提到統籌兼顧的工作方法和全面、協調、可持續的要求都對檔案管理工作提出了指導性的作用。檔案管理是我國文化建設中的一個重要方面。因此，提高檔案管理科學化水平是找尋民族文化根源，實現文化自覺的一種重要方式。更是順應科學發展觀，使檔案充分發揮其重要性必然途徑。
2目前檔案管理工作存在的問題
2.1重視程度不足
雖然一直以來，黨和政府高度重視檔案管理工作，但仍存在著某些機關單位檔案不重視檔案管理工作的現象，這主要表現在在對一些文獻資料保存不夠及時，對很多檔案資料的留存和保護沒有建立一套科學的管理機制。這些都是造成檔案資料的保存不當，檔案建設和發展較為遲緩的重要原因。
2.2檔案管理工作制度不夠健全
在一些機關單位中，存在著這樣一種現象，檔案管理工作缺少制度上的保障，使得檔案管理工作形式不正規的現象較多。檔案管理工作的標準化水平全憑檔案管理人員的工作經驗決定，對需要歸檔的內容，歸檔的操作形式，歸檔之后的保存等都缺乏合理有效的定義與操作程序。這也是對檔案管理工作的科學化、規范化的阻礙之一。
2.3檔案管理工作者素質偏低
很多單位工作中，檔案管理工作處于邊緣化的地位，主要表現處理很多單位對檔案管理工作重視程度不夠導致檔案工作不甚正規外，還表現為檔案管理工作者的素質較低不能跟上信息化發展要求。一些單位的檔案管理人員在運用先進技術與更新知識等方面仍稍顯不足。還有一些檔案管理工作者對此工作的重視性有所偏差，不重視檔案知識和檔案管理技術管理手段的更新。這些也對檔案工作的科學化發展造成一定影響。
2.4檔案利用率較低
檔案的價值在于能夠用過去的記錄為現代的生活提供幫助。但目前檔案管理工作中，存在著檔案只是保管而不加以利用的普遍現象。檔案館的相對封閉性使得檔案作為一種社會資源而不能發揮其應有的價值和作用。但是較低的利用率使得檔案的價值不能夠充分發揮。
3提高檔案管理工作的科學化水平路徑
3.1切實轉變傳統檔案管理思想
提高檔案管理工作的科學化水平，首先要進行觀念上的轉變，要切實轉變傳統的檔案管理工作理念。檔案管理工作人員要充分理解自己的工作職責并了解提高檔案管理科學化水平的重要意義，以科學發展觀為指導，樹立正確的檔案管理工作觀念。這也是檔案管理工作科學化水平提高的堅實基礎。
3.2強調管理方式的改變與創新
一直以來，檔案管理方式屬于館藏型，檔案管理工作主要集中于檔案保管方面，強調檔案的安全保密性工作。在人事和管理上的變動時，才會進行“調檔”。這種管理方式明顯不適應辦公室工作的信息化建設，不利于推進檔案管理科學化發展。因此，必須創新傳統的檔案管理方式，建設利用型的信息化檔案管理方式，加強對檔案的信息的利用，實現機關資源的共享，更好地提高檔案管理科學化水平。
3.3加強檔案管理人員的素質建設
這主要表現在：首先，加強檔案管理工作人員能力建設。檔案數量隨著國民經濟與社會發展水平的不斷提高而與日俱增，檔案管理工作量也隨之提高。信息時代的發展使得檔案管理工作必須與時代水平相結合，這些變革都對管理人員掌握技術的能力是很大的考驗。這就要對管理人員的傳統工作方法進行革新，培養對現代化管理工具的使用能力；其次，培養工作人員的管理意識。這就要求其既要掌握過硬的專業技能，也要具備先進的管理意識。兩者的提高都要針對檔案管理人員所管理檔案的類型對其進行培養，在提高檔案管理工作人員業務水平的同時也提高其對檔案管理工作的科學化水平認知。
【關鍵詞】學籍，高校，檔案，管理
高校學籍管理工作直接對學校的教學質量、社會名譽等有所影響。因此，為了可以適應時代的發展，完善人才培養制度，高校一定要加強對學生的學籍檔案管理。但在目前，高校學籍檔案在管理、利用等都存在一些急需要改善的地方。
一、高校學籍檔案特點
1.信息量龐大。伴隨我們國家教育教學的不斷優化、改革，以經多種教育形成的推廣。各大高校在擴招的同時也在擴大自己學校的專業內容、種類、科目，而且越來越復雜。這些情況也決定了學籍檔案向著龐大、多元的形勢發展。一般來說，學生的學籍檔案包括了靜態及動態信息。靜態信息：學生基本信息（名字、出生日、住址、聯系電話、家屬聯系電話、學號、錄取成績及錄取號、專業等等）；動態信息：所學的科目信息、考試成績（包括正考以及補考的內容）、平時作業、論文、畢業資格審核等等。
2.準確、真實性。學籍檔案記錄了學生從入學開始一直到畢業的各種信息。這種記錄一定是可以真實反映學生在高校學習、生活階段的各項真實的內容。如在學校的基本情況、學業完成度、學生在校得獎或受罰的記錄等等。這些資料是在有關學籍管理規定中所形成的，根據有關要求整理而得，因此所有的檔案都必須是真實且準確的。
3.周期采編及動態擴充特點。在學校，每個學年的開始、結束等，都是學生綜合素質變化的真實記錄的一個重要階段，同時也是學籍管理方面文件材料形成最多的一個階段，這樣就決定了學籍檔案其文件材料的形成是具有周期性的。同時，一整套賽事的學籍檔案是基于對學生基本素質發展的記錄、收集、整理，通常是以階段為單位進行開展的，有的內容每學期一記，有的則是一學年一記，如遇特殊情況，還要隨時記錄。
二、高校學籍檔案管理現存問題
1.要求不統一，制度不明確。無論是何種工作都要有制度方面的制約，有的高校只是簡單給檔案館擬定了一些管理規定，而對管理人員未提出明確需求，而這樣不單讓工作人員無法意識到學籍檔案管理的重要性，同時對學籍檔案管理工作不盡職。有的高校本科生學籍檔案一般都存放在學生工作辦公室、團支等等，因為從事有關管理工作人員具有比較大的流動性，且缺少檔案管理的專業知識，未能統一管理，制度不完善，存在責任不明確、安全性弱、保密性不強等情況。再加上學籍檔案數量比較多、存放的空間有限，無法做到好的管理。很多都是學生干部來對檔案內容進行更新、管理等，檔案管理無法做到安全、保密、完整。
2.檔案管理過于復雜。檔案管理復雜是因為當前高校本身的教育方式所決定的。很多高校不單單有學歷教育，同時也存在著非學歷教育。例如全日制教育、成人教育、遠程教育、單科教育、大專教育等等。不同的教育系統都有自己的檔案管理，而且管理方式也不統一，這樣就在某種程度上決定了檔案管理的復雜性，也正因為這種復雜性，在管理方面不具有條理性，讓管理的難度加大，也是當前極需要改善的一個問題。
3.信息化落后，管理手段陳舊。高校學籍管理仍以分部門而治的多個系統管理的方式，未有統一信息管理的平臺，每一個部門均有自己的一整套信息的系統，增加了工作量不說，也讓信息無法達到共享的狀態，重要勞動多、準確性過低等等都是管理手段陳舊的表現。雖然當前教育部已向各大高校推動了無紙化的辦公、網絡教學等現代化手段，但是真正把電腦、網絡教學等現代化手段，但真正把電腦以及網絡運用在檔案管理中的仍是少數，多數的高校還是采用手工錄入、查詢的方式，再加上檢索工具落后，在查找學籍檔案時存在很多問題。
三、解決高校學籍檔案管理現存問題的解決方法
1.構建服務觀，規范管理。在不斷加劇競爭的今天，無論對對哪一個領域而言，都是人才間的意識，而在這一種人才競爭中，高校學籍檔案管理發揮著極為重要的價值、作用，直接關系著學生畢業后的就業。因此，高校的領導、各部門、教師、學生等都要重視學籍的檔案管理，要自覺更新、完善檔案。由于學籍檔案管理所涉及的內容極多，在收集整理時具有一定難度，因此構建起規范的管理制度是做好學籍管理工作的前提，同時對這些制度不斷加以修訂。擬定一整套完整的收集、保管、和、安全保護等系列的規章制度。同時，伴隨高校本身發展的需求和學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作需要在新管理方式下，以學校的中心工作開展，如招生、就業、專業設置等等，構建起以服務為主觀念，進一步加大服務功能。
2.開展靈活多元的管理方式。學籍管理方式一定是針對不同專業學生開展的，具有可靠且靈活的管理方式，開展分專業、分層次多元管理。當前，很多高校均是執行學分制，學生可根據自己本身情況來選擇學習的方式，在這一期間內，學生可在本系跨年級選課，或是在全校范圍內跨專業選題，這樣為學籍管理帶來挑戰，要讓這部分的學籍管理得到最大限度拓展，需要跟蹤并了解他們選課以及成績的考核情況，要因人而宜分別登記、注冊。
3.以信息技術為手段，構建網絡化學籍管理。伴隨計算機技術、網絡技術的不斷發展，學籍檔案管理也一步一步實現了信息化。之前以保密及單純為主管理方式也無法實現當前社會需求。高校學籍檔管理一定要與時代同步，改革不適應現代化管理要求方法，把計算機技術加入學籍檔案管理工作中。高?？蓸嫿ㄆ鹣冗M的教學管理系統、將選課、學籍等管理集中，通過計算機網絡系統構建管理平臺，實現資料共享。
四、結語?？傊?，學籍檔案是學校檔案信息資源一種非常重要的形式，同時更是學校的財富。高校只有加強的學籍檔案管理并重視其開發、利用，才可更好為教學及高校發展服務。雖然就目前而言，高校學籍檔案管理仍存在一些問題。但我們只要找到這些問題的核心所在，就一定可以提升高校學籍管理的效率。
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關鍵詞：檔案管理 保密工作
檔案保密工作是檔案管理工作中的重要內容，與過去檔案管理工作相比較，不僅要在管理方式和手段上進行完善的控制，同時還要在管理服務上進行應用和提高。在檔案保密工作中需要從歸檔、整理、保管和利用等各個方面進行控制和重視，同時在工作中還要做好檔案保密與開放之間的關系，確保檔案工作和管理方法的完善與安全，真正的做到維護企業和國家利益。社會的進步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用目前科學技術方法和管理方式進行檔案管理是提高檔案價值，最好檔案工作的重點。
一、檔案管理工作的意義及作用
合格的檔案管理工作不僅可以為企業和單位的發展帶來促進作用，同時還可以為企業和單位管理水平的提高和完善提供發展動力。由于在當前檔案工作中存在著較多的問題和效率的影響，使得檔案工作中各個工作環節要進行嚴格控制，包括對發展過程的優秀管理方式，因此檔案管理工作在日后企業單位的發展中準備相關的資料，方便管理工作的應用和完善。由于檔案中所記錄的內容包括著發展過程的優秀成果，因此在檔案管理是為日后企業或者單位的發展提供完善準備資料，并且方便企業管理階層做出準確的判斷。隨著我國的全面發展與進步，檔案管理工作發生了極大的變化，在各個管理環節都不斷的完善。在檔案工作中，通過完善檔案管理要求，是做好保密工作的主要基礎。
檔案管理工作主要有兩項重要的作用：首先在管理工作中，通過考察管理方式和措施為主要依據進行檔案管理，確保檔案管理工作能夠滿足目前社會發展需求。檔案作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，在管理工作中是具有法律效應的，因此在管理的過程中需要結合自身特點和方式來形成統一完善的工作模式，并且其管理工作要能夠讓人信服。因此，檔案作為真實憑證而存在，需要結合社會技術方式來完善管理措施，做好保密工作。
二、檔案管理工作的重要性
首先，檔案管理工作的規范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質量和不泄露。不僅對檔案袋實行統一的印制，對工作人員進行統一的培訓，還統一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準。對每個環節的檔案工作嚴格控制，例如：檔案的借閱和復印等。只有嚴格統一使檔案管理工作規范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩定基礎。對于檔案基礎工作，檔案服務創新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務創新很好的帶動了檔案基礎工作，對于檔案學的理論研究發揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區的檔案館對于全宗學理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數字化、電子文件、文檔一體化和與改革創新配套的檔案法律、法規、行政規章建設等許多問題進行了大膽的創新實踐與理論研究，取得了很多有益的經驗。檔案服務創新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務的工作量，相對于傳統的手工勞動方式得到增大。
其次，檔案管理工作的信息化。檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現代合理科學的管理方式，實現信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。
最后，檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環節都需要通過嚴格的管理機制進行把關，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規范和信息化的監督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴格的監督機制。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的。這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。
三、檔案管理工作策略
隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作，改變管理者的內外素質，增強其專業的知識，實現檔案共享價值，才能使檔案管理工作跟上企業和單位發展步伐。
其一，強化管理者的管理意識和綜合素質，并進行規范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此，要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統計、檢索等相關的工作。由于檔案管理工作的質量問題會受到管理者綜合素質水平的因素影響，作為重要任務的管理者，必須要具有很高的積極主動與創造性，因此要加大對管理者的綜合水平進行培養。目前檔案管理工作越來越現代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進行改革，只有具有專業知識的管理者，才能夠順利完成現代化的檔案管理工作。
四、要把握和處理好保密與利用工作的關系
在浩如煙海的各類檔案中，有相當一部分是檔案。根據《保密法》規定，這部分檔案劃分為“絕密”、“機密”和“秘密”三級。做好檔案的保密工作，是檔案工作者的神圣職責。檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認識和實際工作中，必須把握處理好兩者的關系，不可偏廢。
利用檔案為實踐活動服務，具有極為重要的現實意義。然而，在實際工作中普遍存在著重保輕用，利用不足的弊端。檔案工作者害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費。
關鍵詞：文化館;檔案;數字化管理
一、前言
隨著科學技術的不斷發展，數字化技術得到了非常廣泛的應用，為了適應當今社會文化館檔案管理的要求，需要將數字化的管理方式運用于文化館的檔案管理工作之中，進而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實際工作中，要對當前檔案管理工作的不足進行充分的分析，再通過有針對性的引入數字化的管理方式，進而彌補傳統檔案管理方式的不足，經數字化技術充分的運用于檔案管理之中。
二、文化館檔案數字化管理的必要性
文化館檔案的數字化管理是指通過掃描、拍照、手打等方式，將紙質的檔案資料輸入到數據庫的服務器之中進行存儲，進而實現檔案資料的存儲、備份以及檢索利用等。對文化館檔案進行數字化管理的必要性主要體現在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經過長時間的使用會不可避免的發生不同程度的破損，會對檔案資料的完整性造成嚴重的影響，因此，將紙質資料轉變為數字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質檔案會占用大量的空間，隨著檔案數量的不斷增多，對其進行管理的難度也會越來越大，尤其是對紙質檔案進行查閱時，會浪費大量的時間，通過將紙質檔案轉變為數字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質檔案的集中管理。
三、文化館檔案數字化管理的問題所在
由于檔案的數字化管理所涉及到的內容較多，而且具有非常強的專業性，在當前文化館檔案數字化管理過程中，存在著如下的問題：（1）檔案數字化處理設備配備不足，某些文化館的數字化處理設備還比較落后，僅配備了計算機和掃描機等最基本的處理設備。在對文化館檔案進行數字化的轉化過程中，還停留在本機上處理本機上保存的管理模式，沒有專業的數據庫服務器、存儲設備及配套的安全設備。同時，還無法對數字檔案進行有效的共享和進行異地備份，導致數字檔案的安全性無法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業的數字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數字化管理的理念，也就無法對數字化檔案進行良好的管理。同時，檔案管也沒有對檔案管理人員進行系統全面的數字化檔案管理培訓，雖然很多檔案管引入了先進的數字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應的數字化檔案管理知識，也就無法充分的發揮出檔案管理軟件的作用。
四、提高文化館檔案的數字化管理水平的有效措施
為了進一步提高文化館檔案的數字化管理水平，需要結合當前數字化檔案管理的實際情況，采取以下有效的改進措施：（1）加大數字化檔案管理的投入，配備充足的數字化檔案管理設備。文化檔案館要加大檔案數字化管理設備的投入資金，并建立有效的監督機制，確保資金能夠有效的投入到檔案數字化管理設備上。在設備類型的選擇上，要充分的考慮當前文化館的實際需要以及經濟上的合理性，優選出技術先進經濟合理的數字化檔案管理設備，進而提高檔案管理的數字化水平。（2）制定切實可行的人才引進制度和培訓制度，文化館要通過引進專業的數字化檔案管理人員和對檔案管理人員進行有效的數字化管理培訓，進而提高檔案管理人員整體的數字化管理水平。文化館要加大人才引進資金的投入，進而吸引到更多優秀的檔案數字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時，還要加強檔案管理人員的數字化管理培訓，通過進行系統全面的有效培訓，逐步提高檔案管理人員的整體數字化管理水平。
五、結語
綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發展的實際要求。通過對文化館檔案進行數字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實際情況進行充分的分析，尤其是檔案數字管理中存在的問題，進而對問題采取有針對性的改進措施，從而提高檔案管理的數字化水平。
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一、文書檔案管理立卷的具體方法
目前，我國文書檔案立卷的方式主要有兩種，分別是以“卷”歸檔法和以“件”歸檔法。傳統的檔案管理方式是以“卷”歸檔，即根據檔案的特征、性質進行分類，并擬寫卷名、裝訂成冊；以“件”歸檔是后期形成的檔案管理方式，主要是將檔案按照時間順序排列，并按照單位、期限、年度、機構等標準分類，并裝盒、蓋章、編目錄，不裝訂成冊。雖然二者的整理程序存在很大的差別，但是它們都保持著相同的整理原則。近年來，隨著辦公自動化進程的不斷推進，我國對傳統以“卷”歸檔的檔案管理方式進行了改革，形成以“件”歸檔的檔案管理方法，并不斷推廣開來。但是，不能否認，這兩種立卷方式各有利弊，如何揚長避短依然是檔案管理工作者不斷探究的問題。
二、文書檔案“件”與“卷”的利弊
1、傳統的以“卷”歸檔的利與弊
優點：首先，以“卷”歸檔可以將檔案資料裝訂成冊，不僅整齊美觀，還可以便于保管，不易被查閱者隨意抽取或者拆卷，因此有利于保證檔案材料的完整性。其次，以“卷”歸檔便于人們進行查閱，查閱者可以根據查閱內容的性質進行查找，提高查準率；而且還可以查閱同類性質的問題，提高查全率，有利于全面地分析查閱的資料，提高對檔案材料的理解程度。缺點：第一，以“卷”歸檔的工作量比較大，往往需要“化零為整”進行分類整理，工作效率比較低，而且容易出現紕漏，比如檔案遺漏，錯置等等。第二，缺乏安全性，由于檔案裝訂成冊，因此人們在查閱資料時可以整冊翻閱，這樣不利于檔案信息的安全。第三，當發現同類的新檔案材料時不方便增加，因此增加檔案需要通過申請后再拆卷、裝訂，過程異常繁瑣。第四，“雜卷”難以避免，由于檔案管理人員對檔案材料的理解存在歧義，因此在檔案的歸類方面往往產生爭議造成檔案無法歸類。第五，卷名擬寫困難，因為有時候檔案材料不只是體現一個問題，因此有時候存在同一份檔案材料往往會出現在不同的案卷里，當然，如何擬寫卷名也就成了一項困難的工作。第六，以“卷”歸檔的程序異常復雜，需要專職的人員進行收集，并移送相關的檔案部門，然后再進行編目、入庫。
2、改革后以“件”歸檔的利與弊
優點：第一，以“件”歸檔的程序相對簡單，將檔案整理工作“化整為零”，即“隨辦隨歸”，檔案人員將公文處理后可以隨時裝訂、蓋章進行歸檔，后期在對文件的編號進行調整。第二，以“件”歸檔加強了文件的保密性質，限制了查閱者的查閱范圍，即指定查閱資料，不會泄露其他材料的內容。第三，便于增加新的檔案材料，當發現有檔案遺漏、錯放的情況下便于對檔案進行增減，使檔案管理工作更加靈活。第四，以“件”歸檔的方式相對簡單，便于整理，只需要根據時間順序按照單位、機構、期限、季度等標準分類，避免了不必要的分歧。第五，便于查閱者對檔案文件進行打印、掃描等，減少對原件在利用中產生的磨損，有利于保護檔案材料的安全。第六，以“件”歸檔便于充分利用計算機一體化管理的功能，不僅檔案存儲量大，而且查閱方便，進一步提高了人們的工作效率與質量。缺點：首先，以“件”歸檔按照時間順序排列，在一定程度上會使檔案內容顯得雜亂無章，當查閱者不記得檔案材料具體時間的情況下就無從下手。其次，以“件”歸檔沒有對檔案材料裝訂成冊，而是采取盒裝等形式，這使得單份檔案容易丟失、折損等，也不利于檔案材料的保管。此外，由于同一份檔案下發的時間有時存在差異，因此會導致同一份檔案材料出現前后不連接情況，增加了檔案查閱的難度。
三、完善文書檔案立卷方法的具體措施
綜上所述，不難發現，以“件”歸檔比以“卷”?w檔方法有著更大的優勢，因此，我們應該揚長避短，結合二者的優點不斷完善檔案管理方式，進一步提高我國檔案管理水平。首先，我們應該正確認識以“件”歸檔方式，作為新生的檔案管理方法不可能盡善盡美，因此，我們應該采取不斷發展、創新、完善的態度積極對待。其次，我國應該順應時展潮流，積極利用互聯網信息技術，建立健全電子檔案管理平臺，實現檔案管理的有效性。此外，不斷完善我國在檔案管理方面的政策制度，為檔案管理事業的發展提供可據參考的規范。比如，針對檔案出現的“超期滯后”等問題出臺相關的條例，各個企事業單位也可以根據自身的情況不斷的發展、創新檔案管理方法。與此同時，我國應該重視檔案管理工作，不斷培養高素質的檔案管理人才，從而不斷地完善檔案管理理論與模式。而我國的企事業單位也應該提高對檔案管理工作的重視程度，建立健全檔案管理工作人員的培訓與考核體系，培養其高度的責任心和工作能力，有利于進一步提高檔案管理水平，促進我國檔案管理事業的健康長遠發展。
