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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理工作的計劃，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
現代社會中科學技術是第一生產力，經濟要發展離不開科學技術資源的支持。現代社會科學技術的發展日新月異，國與國之間的競爭早已演變為科學技術實力的競爭。我國各省也將科學技術放在本地區發展戰略的首要位置。由此可見，在新一輪競爭中，誰的科技優勢越明顯，準確把握機遇，誰就能有所作為，贏得競爭中的主動權，所以科技工作在國民經濟建設與發展中的地位十分重要。
一、科技計劃項目的概念
在2001年1月20日，科學技術部頒的第五號令《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中，第一章第二條明確規定：國家科技計劃項目是指在國家科技計劃中實施安排，單位或者個人承擔的，在一定時期內所進行的科學技術研究開發活動。
二、科技計劃項目檔案的形式與定義
所謂的國家科技計劃項目檔案是指科技項目在立項、實施、結題驗收或者成果轉化過程中，所形成的需要進行歸檔保存的各種類型、載體的文件，其列入國家科技計劃內，且研究經費以中央財政撥款為主。由上述定義可以看出，科技計劃項目檔案所形成的領域包括政府部門、社會組織以及個人；而科技計劃項目實施的整個過程可以從科技計劃項目檔案中體現出來；此外，在實施科技計劃項目過程中，直接形成了科技計劃項目檔案，其為原始記錄且具備相當的保存價值。
三、科技計劃項目檔案的管理
第一，檔案管理要服務于科技項目管理與監督服務。在科技管理過程中，項目檔案的作用越來越突出，項目檔案的管理也逐漸成為科研管理的一項重要內容與必要條件。在檔案管理過程中，政府科技主管部門和項目負責單位通過簽訂合同的方式明確雙方責任。按照合同內容由科技主管部門提出項目檔案管理要求，而項目負責單位則據合同條款如期、保質的完成項目研發工作，并且將科技主管部門提交完整的項目檔案文件。
第二，對項目執行加以規范以項目檔案為客觀依據。按照項目的運作規律，通常采用項目責任人制進行項目管理，即在項目檔案形成、積累以及歸檔的全過程中，該負責任擔負主要的領導責任。整個項目的研發過程均是通過項目檔案完整、忠實地記錄下來，根據檔案可以對項目的進展情況、存在的問題進行及時的了解，項目檔案的科學性、嚴肅性也得到了保證。在執行項目過程中，要保證各種原始記錄的配套性、準確性以及完整性，并將其作為項目管理的重要依據。
第三，項目檔案要具備充分的資源共享性。相關規定中有明確要求，各類國家科技計劃所建立的數據庫要具備兼容性，實現信息資源與數據資源最大化共享。項目檔案是項目執行單位記錄相關項目信息的主要載體，因此要求其具備資源共享性。要實現這些信息資源的共享，轉化為科技成果，為全社會利用，前提就是項目檔案標準化與規范化管理。
四、科技計劃項目檔案管理需要解決的問題
第一，項目檔案科學管理水平有待提高。項目檔案的形成過程對應了項目的運作過程中，項目各隊均會形成對應的文件，由此可見項目檔案是計劃項目立項、檢查以及驗收等研究活動的重要標志。項目檔案屬于科研過程的軟成果，對項目績效進行評估要以項目檔案為依據和前提，從這個意義上講，項目檔案的重要性與科研活動的硬成功作用相當。項目檔案管理是科學計劃項目管理的一個重要部分，要委派專職、專業的人員與機構進行實施，以保證其科學性。項目管理也是科技管理的一種重要形式與重要內容，只有尊重科學、尊重創新，充分認識到科技實踐、發展、再實踐、再發展的科學規律，對項目檔案進行科學管理，才能保證科技計劃項目整體的有效性。
第二，項目檔案管理機制有待完善。由于計劃項目的執行單位不僅限于屬地單位，因此無法適用原有的檔案管理屬地化模式，從而項目檔案管理過程中經常出現盲點或者空白。要進一步強化項目檔案管理，就要徹底改變這種屬地管理模式，采用履行合同的新模式，檔案管理的實施對象確定為項目執行單位。這種管理模式最顯著的特點就是不考慮項目執行單位的行政關系與隸屬關系，使得項目執行單位與項目檔案管理單位合而為一，這樣就不存在固有的領導關系，而屬地內行政管理部門的職能也更加明確，與項目檔案管理的客觀要求也相符。
第三，項目檔案的質量要有所保證。要進一步落實檔案管理責任制，使得項目檔案的質量有所保證，主要可以從以下兩方面著手：首先，科技管理部門要做好項目管理檔案，以滿足公眾的知情權，接受公眾監督。要按照項目的實際進度進行檢查、驗收、監理與審計，并確認發明權與知識產權的歸屬，這些工作均要以項目檔案作為憑證。其次，要保證項目執行者的合法權益。項目負責人對項目研發檔案負有領導責任，實行項目負責人制，保證了得技計劃研究活動可以按照規范建檔，對研究過程、研發狀況以及所得數據進行忠實的記錄。項目負責人要保證提供給監管方檔案的真實性、準確性以及完整性，這也是項目負責人的責任與義務。
第四，檔案工作監管職能的強化。項目檔案管理工作是一項專業性、系統性的工作，科技主管部門與檔案主管部門在監督、指導以及實施專業管理的過程中，有一定的難度。因此要基于行政改革的角度，以社會專業資源為依托，提高檔案管理的專業化程度。比如委托有專業資質的機構評估檔案的完整性與準確性；或者引入專家機制，以保證檔案管理監管的客觀性與公正性等。
參考文獻：
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關鍵詞：人口計劃生育；檔案管理；措施
檔案是對歷史的記錄，如何做好新時期的人口和計劃生育工作的檔案管理工作對我國新時期人口和計劃生育工作更好開展和促進社會經濟有好又快發展有著積極的作用。新時期的人口和計劃生育工作已經邁入了法制化，規范化，制度化發展，對人口和計劃生育檔案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新時期的人口和計劃生育檔案管理工作已經不能夠停留在以前的管理模式上了，必須要有采取新的管理模式，并加強管理工作等實踐方面的創新研究。
一、充分認識人口計生檔案工作的重要性
檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案管理是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作。同樣，計生檔案管理也是黨和國家事業發展一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。恰恰是鄉鎮計生干部特別是鄉鎮領導干部缺乏這樣的認識。因此，要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規的宣傳教育，讓《檔案法》等法律法規不斷深入人心，全面提高鄉鎮計生干部特別是領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認識。市、縣（區）人口計生部門要經常舉辦鄉鎮計生檔案管理人員培訓班，特別是對鄉鎮領導干部，至少每年要開展一次系統培訓，使鄉鎮領導干部和計生檔案管理人員準確把握檔案法的條款規定，掌握計生檔案管理的基本知識，提高對計生檔案管理的認知程度和接受程度，避免在工作中不作為和亂作為。
二、人口和計劃生育檔案管理工作現狀
我國是一個人口大國，我國的人口和計劃生育工作的開展面臨著許多嚴峻的形勢，這也為我國人口和計劃生育檔案管理工作也帶來了一些問題，主要就集中在兩方面：
1、領導對檔案管理工作不夠重視
基層檔案整理和保管是整個檔案管理工作全過程的基礎，這卻是我國的人口計劃生育工作檔案管理工作的薄弱環節。領導對基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門在人們的心中也是“冷衙門”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對工作提出的建設性建議總是不能夠獲得應有的重視。檔案的管理工作并沒有列入各級計生考核體系中，領導關注的事情一直都是計生的實踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關注檔案管理方面的專業能力是否已經具備。
2、缺乏檔案管理意識，檔案保管條件差
檔案管理工作的不受重視對工作人員的工作積極性也是一個沉重的打擊，而基層工作人員的業務素質和檔案管理意識方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差實在是太遠了。計生工作檔案管理人員對檔案的保管技術工作和業務方面的知識背景都非常的缺乏，多停留在“存放便萬事大吉”的狀態，這使得檔案管理總是顯得雜亂無章的狀態。因為檔案管理工作本身就缺乏應有的重視，因此檔案保管方面的硬件設施也跟不上時代的要求，檔案庫缺乏相應的保護措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。盡管現在國家提出了一些列的嚴格規章制度和法律法規，但是人口計生檔案管理工作方面依舊是出現一房多用，辦公用品質量低下等現象，甚至檔案資料出現污損和丟失等重大工作失誤。
三、加強計生檔案管理工作的對策
1、提高對計生檔案管理工作的重視
領導對計生檔案管理工作的重視是對檔案管理工作制度化，標準化最為關鍵的一個環節，是計生檔案管理工作能夠順利進行，能夠科學管理現代化的前提。人口和計劃生育部門的領導應當更新觀念，充分認識到計生檔案管理工作對計生工作開展的決策依據方面的作用，為育齡婦女提供優質服務的作用，為流動人口提供優質服務的作用，促進計劃生育工作改進的作用，為農民致富方面的作用。要把計生檔案管理工作提到和計劃生育協會，法制建設等部門同等重要的地位，把管理和建設納入到主要的議事日程，劃撥必要的財政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎，為計生檔案管理工作進一步的科學化，標準化，現代化做好準備。
2、強化人口計生檔案管理規章制
人口計生工作任務十分繁雜，為把檔案管理工作融入人口計生部門的各項工作中，就需要有一套完整的制度來規范約束。一是人口計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，嚴格按照制度辦事，嚴把“三關”，即：評查、歸檔和上架關。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環節，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴”，在專業人員指導下進行驗收整理，凡不符合質量要求的，必須重新按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的資料，全部進行檢查，按要求歸類、裝訂。二是實行定期談話制度，專兼職檔案員要定期與服務對象談話，經常到基層去，到育齡婦女家中去，獲取第一手資料，取得工作主動權。三是實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務站以及醫院的B超室、手術室、婦產科等相關科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來。只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案完整齊全，從而保證相關資料得以及時、準確、完整歸檔，這樣既確保了人口計生工作的質量，也提高了檔案的可利用性。
3、拓寬服務領域，強化服務理念
首先應建立健全計生檔案，主要是建立計生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部職工初婚、離婚、復婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計劃、獨生子女證登記簿；已婚育婦查環、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環、查孕情況登記簿；歷年違反計劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動情況登記簿。“一卡”是：計劃生育登記卡。“七簿、一卡”檔案反映了整個單位計劃生育的各種基本情況。此外，還有一些計生的文件、照片等材料，也要收集歸檔。計生情況也是不斷發展變化，有的結婚，有的離婚，有的復婚，有的計生節育，有的超生違法，有的獲獎，有的受罰，有的調進，有的調出。因此，要對計生檔案實行動態管理，計生材料及時收集歸檔。建立完整準確的計生檔案，這就為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎。
4、提高工作人員的管理素質
檔案管理工作人員的知識技能水平和科技水平直接關系到檔案工作的管理水平，我國的計生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質。這些素質可以從以下幾個方面綜合入手：第一、重視對高素質、復合型人才的培養；第二、重視計生檔案工作人員的在職培訓；第三、鼓勵檔案工作人員自我成才；第四、合理調配人才，優化人才結構。工作人員素質的培養和提高一定要結合信息時展的技能需求，為下一步引入計算機等技術進行檔案管理工作做好人才的儲備和培養工作，使得我國的計生檔案管理工作的臺階能夠跟上時代的步伐。
5、引入新技術
計算機技術應用在計生檔案管理工作的多是淺顯的技術手段，沒有發揮出計算機應當具有的能力，所以要積極應用好計算機技術在計生檔案管理工作中的作用，還應當進行適合我國計生檔案管理工作現代化，科學化的信息管理軟件，以有效的簡化檔案管理工作的一些繁雜過程，提高工作效率，優化檔案管理工作。
人們進入圖書館的時候有個檢索系統，這個系統為人們尋找需要的書籍帶來了許多便利，而計生檔案管理工作人員應當積極引入類似的系統，為工作帶來便利，而不是搬照以前的工作方式，只是對文案歸檔處理。在檢索的過程中，尋求用關鍵詞代替主題詞的方法避免主題詞存在的繁瑣，效率低下的弊病。計算機技術在應用過程中，首先要做好數據庫的構建工作，構建一個良好的數據庫系統，不僅有利于將來工作的人員對檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。而且構建的數據庫應當簡便易操作，不能是部門請來了構建數據庫的工程師，但體統太過專業化，不易于一般工作人員操作那么計算機技術的引入也就失去的了應該具有的意義了。在檔案的保管方面，由于紙質的文檔不容易保存，容易受到許多環境因素的影響。現實中檔案管理庫并不是非常的完善，而且還多存在一房多用的情況，文檔容易受到損壞，因此，可以積極利用多媒體等手段對檔案進行有效的保管。比如把文檔做成很小的膠卷，這在許多大的圖書館就有利用這種技術，而且還非常的經濟，這不僅有利于檔案的保存，還能夠極大的減小檔案對空間的占用。同時把一些數據制作成相應的可以在計算機上觀看的視頻或者音頻之類的文件，不僅有利于檔案的查閱，更有利于檔案的永久保存和復制。
6、要加強檔案管理的網絡化建設
實現檔案管理的網絡化，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能搞好地起到資料的交流和共享作用。要不斷強化檔案的服務功能，編制和安裝科學、實用的檔案檢索工具，力求實現檔案資料查詢“以計算機為主、案卷目錄為輔”的查詢系統，把“死檔案”變成“活資料”。目前，全省人口計生網采用四級網絡的樹形結構，覆蓋了省、市、縣、鄉四級行政區域，將常住人口信息和流動人口信息分別管理，同時又相互關聯，建立兩地聯系，實現了數據一處輸入，各處共享，既提高了檔案管理水平和辦公效率，又為杜絕違法生育行為奠定了基礎，還可便于各級及時查詢匯總信息，及時掌握育齡婦女管理工作情況，為穩定低生育水平提供數據支持。
【關鍵詞】人口；計劃生育；檔案管理；管理策略
當前，人口和計劃生育工作日益規范，人口計生檔案管理工作朝著法制化、制度化方向發展。在新形勢下，需要進一步探索人口和計劃生育檔案管理工作的新方法，通過對此工作的探索實踐，不僅等夠提高人口計生檔案的管理水平，更好地開展人口計生工作，而且有力地促進了經濟社會的健康、持續發展。
一、認識人口和計劃生育檔案管理工作的重要性
人口計生檔案是國家制定人口和計劃生育政策的重要依據，是搞好人口和計劃生育工作的基礎。要提高人口計生檔案管理水平就必須充分認識到此檔案的重要性。
人口計生檔案不僅能夠為育齡婦女提供優質的服務，而且有效地服務于流動人口，政府可以通過人口計生檔案，掌握流動人口的動向，了解流動人口的婚育情況，及時滿足他們的生育需求。人口計生檔案還可以通過利用群眾信息需求檔案，了解群眾的需求、疑問、意見或者建議，進一步改進計劃生育的工作方法，為群眾提供優質的服務，提高群眾的滿意度。同時，人口計生檔案能夠保證群眾的計劃生育嚴格執法，為人口計劃生育工作的政務公開和民主管理提供服務，保證群眾的知情權，杜絕不公平、不公正的現象發生，進一步促進農村的致富，提高農村的小康水平。
二、分析并解決人口和計劃生育檔案管理中的問題
隨著人口和計劃生育工作的進行，人口計生檔案管理工作出現了一系列的問題，政府工作人員必須認真分析其中存在的問題，并找到解決途徑。
當前，我國政府的許多同志存在認識上的偏差，計生檔案管理思想松懈，工作敷衍了事，弄虛作假，個別單位造假資料、假文件，嚴重損壞了檔案的真實性。檢查組工作不到位，走馬觀花，導致檔案管理停滯不前。計生檔案管理人員多為老、弱、病、殘的同志擔任，工作人員素質低，人員不固定，人事調動頻繁，工作被動，嚴重影響了檔案的管理水平。同時，檔案立卷不規范，室藏內容龐雜，案卷數量繁多，檔案基礎普遍較差。要想把人口計生檔案管理水平提高一個檔次，就必須認真研究這些問題，解決好這些問題。
三、提高檔案管理人員素質
檔案工作者的文化水平直接影響著檔案的管理水平，要想人口和計劃生育檔案工作做好，就必須提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案的管理水平。
當前，信息時代的到來已經淘汰了傳統的檔案管理方式，新的檔案管理工作需要高素質的復合型人才，這些人不僅要善于檔案管理，而且要有較高的計算機水平，信息處理水平。因此，有關部門要加強檔案人員的素質培養工作，除了聘請高素質人才以外，還要重視在職檔案人員的培訓，設立專門的培訓班，將培訓內容與現實工作相結合，更要積極鼓勵檔案工作人員不斷學習，提高自學水平，
通過各種有效途徑，將人口和計劃生育檔案管理人員的素質推上一個新臺階。同時，政府要合理調配人才，優化人才結構，使不同層次的檔案管理人員相互配合，相互影響，讓整體效能得到最大的發揮。
在檔案管理基層工作人員提高文化水平的同時，人口計劃生育部門的領導也要更新觀念。通過進一步加強對人口計生檔案工作的領導，使檔案管理工作與宣傳教育、政策法規、計劃生育協會等有機結合，全力改善檔案管理的工作環境。
四、實現檔案的規范化和標準化管理
規范人口計生檔案工作的程序與方法是檔案管理工作的基礎。檔案管理工作的每一個環節都必須按照統一的程序和科學方法進行。檔案管理工作人員要定期做全面的案卷普查，及時剔除無用的文件，更新新的檔案。同時，檔案管理工作人員還需要重新組合案卷，統一分類，規范案卷。
在檔案的現代化管理中，每一個環節都離不開計算機的準備工作，其中最主要的是著錄工作。在人口計生檔案管理的準備工作中，要分輕重緩急，循序漸進，分級次著錄，同時要分門別類，充分利用檔案目錄的原有信息，減少錄入環節，大大提高錄入速度。檔案管理工作人員在進行準備工作時，也可以用關鍵詞來代替主體詞，減少查找的時間。檔案管理的準備工作做好了，就等于完成了檔案管理整個工作的關鍵環節。
我國是世界上的第一人口大國，人口和計劃生育檔案管理工作不容忽視。為了適應人口計劃生育工作向法制化、規范化、制度化發展的趨勢，人口計生檔案管理水平必須得到前所未有的提高。只有采取了切實有效的檔案管理工作措施，才能進一步提高檔案管理水平，更好地開展新時期的人口和計劃生育工作，促進社會經濟的健康、快速發展。
參考文獻：
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【關鍵詞】計劃生育檔案管理創新;內容;重要性;存在問題;有效方法
創新是社會進步和國家發展的源泉，對于我國國民經濟的提高和社會各行各業的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領域都應該積極創新，進而取得更優異的發展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創新，依據時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數字化建設，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發展需要。
1計劃生育檔案管理創新的重要性及創新內容
計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創新工作宣傳和數字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數字化建設程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創新包括兩方面的內容：①對計生檔案實施規范化、系統化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質和檔案管理數字設備的性能。相關計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規范化、科學化的計生檔案數字化管理系統，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質量，增強計生檔案管理工作的權威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術和現代化信息設備，能定期維護檔案管理信息化系統，只有這樣才能加強檔案管理的規范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創新工作離不開優秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現代信息技術培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業務素質和信息技術專業技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設備、正規的檔案管理技術軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數字化設備的各種軟硬件水平，創建起一個科學先進的計生檔案數字化管理系統，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續開展保駕護航[1]。
2計劃生育檔案管理數字化建設過程中存在的問題
計劃生育檔案數字化建設是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發展趨勢的結果，也是現代計算機技術和互聯網技術在計劃生育工作中大規模應用的必然結果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現階段在計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些問題，亟待相關人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：
2.1沒有設定統一的計劃生育檔案管理機構
現階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調動，沒有統一的計生檔案管理機構對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經過嚴格的計生檔案管理業務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規定和業務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。
2.2缺乏統一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度
當前我國并沒有制定統一的計劃生育檔案管理標準，多數計生檔案管理機構都是自行發展，缺少規范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調來的，檔案管理專業才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構的管理制度也不完善，權責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數量、檔案內容等保密意識不強，一旦出現管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。
2.3檔案管理數字化建設資金不足
由于我國是一個發展中國家，經濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現階段我國進行計劃生育檔案管理數字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業的進一步發展。因為檔案管理經費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數字化軟硬件設施，從而難以建設比較規范和科學的高性能計劃生育檔案管理數字化網絡系統。
2.4數據庫建設較為落后
各級計生檔案管理部門的數據庫建設嚴重落后，這也是現階段導致我國計劃生育檔案數字化建設發展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據時展創建起了不同規模的計劃生育信息檔案數據庫，然而因為這些數據庫沒有與先進的檔案管理軟件相結合，“信息孤島”現象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。
3加強計劃生育檔案管理數字化建設的有效方法
3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質
因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業道德培訓，使他們養成良好的職業道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業務知識培訓，提高他們的業務處理能力。③加強他們的計算機技術和網絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平[4]。
3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備
在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。
3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作
計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展[5]。
3.4加強情報監控加強計劃生育檔案的情報監控
對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展[6]。
4結語
綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創新發展和數字化建設不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構進行檔案管理創新和數字化建設。雖然當前我國計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業務知識和現代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現計劃生育檔案信息資源共享。
參考文獻
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新時期下，我們必須要認識到，計劃生育醫療檔案管理工作的重要性：第一，計劃生育醫療檔案管理工作屬于基層計生服務站的原始資料，它直接體現了服務站的醫療技術水平，同時也非常準確的反映了其發展歷程；第二，計劃生育醫療檔案管理工作能夠為科學開展基層計生服務工作提供有價值的基礎資料；第三，計生醫療檔案材料可以作為醫療服務事故、醫療糾紛發生之后的關鍵法律憑據，尤其是《醫療事故處理條例》正式實施之后，對于計生服務站的醫療服務工作提出了嚴加嚴格的要求。如果在計生醫療服務實施時發生了服務對象人身損害的事故，我們能夠依靠的最直接、最關鍵的證據材料便是醫療檔案；第四，計生醫療檔案材料能夠為計生服務站各項決策提供準確科學的依據。計生醫療檔案是人口計生服務統計數字的資料來源，我們對這些材料信息進行分析解讀，能夠更加科學的進行工作規劃，掌握未來工作重心，為計劃生育決策提供依據。
二、做好計劃生育醫療檔案管理的措施
（一）不斷更新觀念，樹立正確認識
對于計劃生育醫療檔案管理服務人員來說，應當了解和掌握必須的檔案專業知識，了解計劃生育醫療檔案管理服務工作所涉及到的相關知識。計劃生育醫療檔案管理人員要積極更新思想觀念，充分認識到做好計生醫療檔案管理工作的重要性，主動為計生工作提供更多準確全面的支持材料，為計生服務站的健康發展提供決策依據，為單位創造越來越多的社會和經濟效益，充分發揮出檔案管理工作在計劃生育醫療、辦公室工作等方面的重要作用。
（二）規范約束機制，完善工作制度
計生醫療檔案的收集、建檔、管理工作比較復雜，因此必須要有一套健全的管理機制，確保檔案管理服務工作的規范性。應做好《檔案法》、《保密法》以及《人口與計劃生育法》等相關法規的宣傳工作，樹立依法治檔意識；在具體的工作過程中，要堅持統一要求、統一標準，計生醫療文書的行文規范，檔案收集歸檔準確齊全；檔案管理服務工作人員在歸檔過程中必須要仔細審查校對，根據相關標準對歸檔的材料文件逐一檢查，遇到不合格的必須重新整理入檔，確保計生醫療檔案質量。
（三）堅持科學管理，積極改革創新
計劃生育醫療檔案管理工作方法的改革創新是確保人口和計劃生育工作持續健康發展的關鍵內容。對于計劃生育醫療檔案的管理服務工作來說，必須要爭取盡快實現科技化、現代化、信息化，盡快擺脫手工操作效率低、速度慢的現象；檔案管理工作人員應當借助于信息技術、影像技術以及網絡技術等現代化工作方式來提升計劃生育醫療檔案管理工作的技術水平，讓檔案管理方式從“舊”轉“新”；另外，現代科學的檔案管理手段也需要相關檔案服務人員具備較強的專業能力和業務功底，能夠將自己打造成為一專多能的綜合型人才，從而為我國的計劃生育事業的發展做出更多貢獻。
（四）提升人員素質，強化安全管理
檔案管理服務工作人員的綜合素質主要指的是思想素質、業務能力以及職業道德水平等。對于計生醫療檔案管理工作人員來說，應當做到嚴格自律，可以準確的認識自身的職責與權力。在實際工作過程中，應當樹立依法治檔的思想認識，避免出現個別抽檔、改檔的問題，保證計劃生育醫療檔案的準確性、完整性以及安全性，根據檔案管理制度中所要求的內容做好收集歸檔工作，明確檔案查閱權限，做好相關記錄和保密工作；此外還應當做好檔案庫的防火、防盜、防潮等工作。
三、結語
（一）教學檔案不完整
教學檔案中所包括的最主要的內容就是教師的具體教學活動，但是由于很多職業院校只注重對對教學和教育工作的管理，對教學檔案的收集和歸檔工作卻不夠重視，導致很多教學檔案沒有被及時、完整的整理起來，造成教學檔案的缺失，從而給教學檔案的利用和保管造成嚴重的障礙。
（二）院校相關人員對教學檔案的管理缺乏重視
近幾年來，職業院校的競爭越來越激烈，培養高質量的、為社會所需要的人才成為各職業院校的競爭主題。因此導致很多職業院校只注重宏觀的教學管理工作，對于應當重視的教學檔案的管理工作卻未給予充分的重視。因而，對大部分職業院校來說，教學檔案的管理都是學校管理工作中的一個相當薄弱的環節。教學檔案管理的地位不高，相關人員管理意識薄弱，責任不清，教學檔案發揮不了其應有的重要作用。職業院校對教學檔案的資金投入和精力投入都不足。
（三）教學檔案管理人員的專業素質不高
學校的教學檔案管理工作不僅是一門科學，也是一項專門的技術。因此，檔案管理人員必須具備一定的專業知識和技能，才能做好檔案管理工作。但是，從現階段國內的大部分職業院校來看，職業院校的檔案管理工作在人員配備上，尚缺乏具備專業素養的管理人員，大部分檔案管理工作都由其他部門的人員兼職，導致檔案管理工作漏洞頗多，對檔案的有效利用也大打折扣。
（四）教學檔案管理的信息化程度較低
隨著科技的發展，檔案管理的信息化程度也越來越高，信息化技術的運用會給檔案管理工作帶來相當多的便利，尤其是對計算機技術的廣泛應用，使檔案管理工作更加規范、系統和科學。但是，現在很多院校在檔案管理工作上延續的還是傳統的管理模式，不僅檔案管理的難度會逐漸增加，更是難以對教學檔案進行有效利用。
二、職業院校加強對檔案管理的措施
（一）強化教學檔案管理意識，健全檔案管理制度
作為教學管理中的重要組成部分之一，教學檔案的管理工作必須引起院校內相關人員的高度重視，將檔案管理納入教學管理制度和教學工作計劃之中。提高廣大教職工的歸檔意識，養成隨時、及時歸納檔案的習慣。根據國家對教學檔案管理工作的要求和政策，學校要制定切實可行的教學檔案管理的規章制度，強化相關人員的檔案管理意識，提高教職工的自覺歸檔意識，從制度上對檔案管理工作的有序進行進行保障。
（二）提高教學檔案的管理質量
要確保教學檔案的完整、齊全，提高檔案管理工作的質量，必須在教學檔案的形成之初，就及時進行收集和整理。學校的檔案管理制度要依據《檔案法》來制定，在教學檔案的實施細則中，要明確歸檔流程和歸檔范圍，以此來確保教學檔案的完整性和真實性，真正提高教學檔案管理工作的質量。
（三）提高檔案管理人員的素質
院校要建立一支高素質的專業化技術較強的教學檔案管理隊伍，必須有目的、有計劃的加強對教學檔案管理人員的業務培訓和專業學習，使他們掌握教學檔案管理工作的專業理論和專業知識。檔案管理人員要能夠熟練運用教學檔案管理工作的方法和原則，在實際的工作中不斷提高教學檔案管理工作的技能和水平。要熟悉教學檔案的具體內容和范圍，還要熟悉教學材料的特點和規律，確保教學檔案的準確、完整、規范和系統。
（四）加強對教學檔案的信息化建設
現代社會已經步入了信息化時代，職業院校的教學檔案也越來越多，傳統的手工管理模式不僅工作效率低下，還極容易出現人為失誤，對教學檔案的查閱和利用也造成了一定程度上的困難，顯然已經不適應學校的現代管理模式和形式的發展了。從國外的發展經驗來看，教學檔案信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢，能夠在很大程度上提高教學檔案的管理效率，還能夠對教學檔案在最大限度上實現資源利用進而共享。同時，也能夠通過對現代信息技術的運用，加強教學檔案管理的安全性。
三、結語
【關鍵詞】疾控中心；檔案管理；計算機；信息技術
一、疾控中心檔案管理工作中運用計算機網絡技術的優勢
（一）計算機網絡技術的運用提高了存儲能力
疾控中心的主要職責包括組織實施各種疾病預防與控制計劃、調查突發公共衛生事件的危險因素，實施控制措施、疫情及健康相關因素信息管理、健康危害因素監測與控制、開展常見病原微生物檢驗檢測和常見毒物、污染物的檢驗鑒定、開展疾病監測、職業衛生、放射衛生和環境衛生等領域健康危害因素監測，管理轄區疫情及相關公共衛生信息、組織開展健康教育與健康促進等，而如此龐大的業務量，每年都為疾控中心帶來數量相當可觀的信息儲備。這些信息儲備有的是紙質材料、有的是刻錄光盤、有的是文件書籍等等。這就造成了信息儲備資源的逐年增多，讓檔案儲藏是極度飽和。而隨著計算機網絡技術在疾控中心檔案管理工作中的運用，虛擬空間、云存儲等存儲技術的引入，將一些檔案進行數字化處理，本來占據數立方米的檔案資料只需要一張小小的硬盤或者云存儲賬號就能完成，這就大大提高了疾控中心檔案管理工作的存儲能力。
（二）計算機網絡技術的運用提高了使用能力
疾控中心檔案管理工作之所以能夠成為疾控中心日常工作的核心部分，正是由疾控中心檔案信息的基礎性地位所決定的。無論疾控中心開展何項工作，都必須有文件依據為指導，且需要參考之前類似活動開展所取得的經驗教訓，這樣才能夠更好地開展各項疾控防治工作。然而，在實際工作中，對疾控中心檔案信息的使用卻成為了難題。檔案庫資料眾多，每一次使用信息都需要從眾多的信息中進行篩選，耗時耗工，有時候上網查詢資料反而比從檔案庫中找尋資料更加方便快捷。隨著計算機網絡技術在疾控中心檔案管理工作中的運用，特別是信息管理、檢索軟件的引入，能夠幫助檔案管理人員迅速幫助信息使用者找到所需要的檔案信息，這就大大提高了信息的使用效率。
（三）計算機網絡技術的運用降低了管理成本
計算機網絡技術的運用之所以會被稱之為第三次科技革命，是因為它也突出了“科技是第一生產力”的主體，一臺計算機在檔案管理中的作用可以等同于35個人工的作用；同時，傳統檔案管理模式下，疾控中心每年都要購置很多疾控相關的書籍以及用來存放書籍、檔案資料的檔案柜等設備，而計算機網絡技術的運用，則可以通過電子信息的方式來解決上述兩個問題，降低疾控中心的資金投入；最后，傳統模式下的疾控中心檔案管理工作還需要投入大量的維護費用，比如檔案資料的修復費用、存儲架的維護費用等等。計算機網絡技術在疾控中心檔案管理工作中的運用，電子化的數據資料僅僅通過備份就能夠完成維護，這就大大降低了疾控中心檔案管理工作的維護投入。
二、疾控中心檔案管理工作中運用計算機網絡技術的舉措
（一）提高對疾控中心檔案管理工作信息網絡化的認識
目前在我國的許多地方疾控中心實際工作中，特別是在縣級地區的疾控中心實際工作中，檔案管理工作大多由辦公室或者是財務室人員兼職管理，這充分體現了地方疾控中心對于檔案管理工作的認識不足。而在更多的地方，疾控中心檔案管理工作完全靠人工手工完成檔案的收集、歸檔管理和處置，甚至整個檔案管理室都很難發現一臺計算機網絡設備，這則充分凸顯出地方疾控中心檔案管理工作中對于信息網絡化認識的不足。所以要實現疾控中心檔案管理工作的信息網絡化，必須首先提高地方疾控中心對于檔案管理工作信息網絡化的認識，將疾控中心檔案管理工作的信息網絡化納入中心發展規劃中去，具體到日常管理工作中去。
（二）加快疾控中心檔案管理工作的信息網絡化建設進程
國家衛生部、檔案局在《衛生檔案管理暫行規定》中提出：“檔案信息化建設要與本單位的信息化建設同步發展，逐步實現檔案管理信息化、服務網絡化、不斷提高檔案的現代化管理水平”。而要加快疾控中心檔案管理工作的信息化、網絡化進程，必要的計算機軟硬件基礎設施系統勢必不可少的，疾控中心必須加快對于計算機網絡設備等基礎設施的配置，盡快的將這些軟硬件設施落實到位，同時也必須加快對于加濕、除塵等基礎設施的配套配置，做好信息網絡化檔案管理室的維護工作。
（三）提高疾控中心檔案管理工作人員的信息網絡化素質
檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心，在檔案管理工作中發揮著決定性作用，然而地方疾控中心檔案管理工作人員隊伍的整體素質卻令人堪憂，甚至連專業的檔案管理專業技能都不具備，更不要說通過計算機網絡技術來開展檔案管理工作了。所以，實現地方疾控中心檔案管理工作的計算機網絡化，必須首先提升檔案管理工作人員的檔案管理及信息網絡化素質。一方面，通過公開招聘、聘用等方式招錄專業的檔案管理人員，將檔案管理工作從辦公室工作中獨立出去，形成獨立的檔案管理工作體制；另一方面，對檔案管理工作人員進行計算機網絡化技術培訓，對于新引入的檔案管理工作設備及軟件，可以聘請供貨方為檔案管理工作人員進行指導培訓，幫助疾控中心的檔案管理工作人員更快的熟悉這些設備和軟件。
（四）建立疾控中心檔案管理工作信息網絡化制度規范
一方面，結合單位及地方疾控防治實際情況，制定適合本單位的檔案管理工作信息網絡化制度規范，保證檔案信息的真實性、可靠性和合法性；另一方面，建立一套具體的信息網絡化檔案管理工作流程及規章制度，確保流程及制度的科學性，并要求落實到位。
參考文獻：
現在，相對于我國高等教育事業的發展速度和水平來說，各高校的檔案管理工作卻缺乏先進性。在檔案管理的工作中，存在著很多的問題和漏洞，由此也大大地減緩了高校管理工作的進行步伐。主要有以下幾方面的問題。
（一）高校管理人員對檔案管理工作認識不足，重視不夠。
在高校檔案管理中，各高校普遍存在著相關管理人員的檔案管理工作認識不正確，管理不到位，甚至疏忽大意，導致丟失檔案的現象時常發生，嚴重影響了檔案管理工作的正確開展。
（二）高校沒有建立長期的檔案管理目標與規劃
現今好多高校在檔案管理方面并未制定科學、高效、可持續的工作計劃。部分管理人員認為，各大高校在安排檔案管理的工作時，只需進行短期的目標制定即可，無需進行長遠的目標計劃，而且檔案的實用性不強，翻閱的幾率較低，因此，封存即可，無需進行歸檔。上述觀點都是因為缺乏檔案管理的高度意識而導致，最終影響了檔案管理工作的正常開展。
二、提高高校檔案管理質量水平
在我國高校檔案管理過程中，統一存在一個問題，就是僅有一些專門的檔案管理人員和管理層才能接觸到，沒有做到檔案開放。所以，檔案管理工作閉塞，需要我們進行以下調整：
（一）實施檔案管理開放，提高管理質量
首先，提高對本學校師生的開放程度。一個學校中，教師和學生作為主體人群，檔案管理質量水平工作應該受師生的監督。通過讓師生了解到檔案管理的相關服務項目、工作程序以及檔案管理的重要性，可以提高其對檔案管理工作的重視，并可以做到對高校檔案管理的保密性意識，推動高校檔案工作的發展。
（二）提高高校檔案管理人員的素養，提升綜合素質
檔案管理工作對于檔案管理人員的能力素養也是有要求的。檔案管理工作是一項業務性較強的工作，尤其隨著現代科技的不斷提高，未來的檔案管理工作必會實現更高層次的現代化水平，這就要求檔案管理人員不僅要有對檔案管理工作的重視，工作規范，服務意識充足，有認真的工作態度，還要加強培訓，使檔案管理人員能夠在工作中利用普及的軟件設備.
三、建設完善的高校檔案管理質量保障體系
現在，我國高校檔案管理工作中尚未有一套完善的檔案管理制度。要想提高檔案管理工作的質量水平，促進我國高校檔案管理的發展進程，就必須建立起一套完善的高校檔案管理工作體系來規范管理工作的行為。
（一）提高檔案管理意識，提升檔案管理質量氛圍
首先，高校檔案管理體系要求學校師生在內的所有人員的共同參與。要形成一種系統的管理，實現各院系領導、管理部門人員以及高校各院系檔案信息管理人員之間的密切配合和相互溝通協作，共同完成一系列檔案管理工作。只有把高校檔案管理工作發展成一項全民工作，才能保證檔案工作的統一性及完整性，提高檔案管理意識，從而保證檔案的高質量。
（二）建立健全的檔案管理制度
在檔案管理工作中，要形成有章可循的高校檔案管理制度：
1、要做好安保工作
這就要做到對校內檔案的高度安全保密，切勿泄露給外來的無關人員。合理地利用資源，規范地進行整理工作，各高校也需要建立檔案收集、歸檔、鑒別，整理、檢查信息資源以及核對等各項制度。為了使這些制度能夠有條不紊地進行，以及盡快有效率地解決工作中出現的問題，可以成立高校檔案管理領導小組，實現“及時發現問題，及時解決問題”的目標。
2、對檔案管理工作人員提出績效機制
完善高校檔案管理部門內部工作人員的職責，使管理人員對其工作有“歸屬感”，始終讓此項工作處在一個重要的地位上。績效評價是對檔案管理人員的工作業績、專業技術、管理能力之間進行評價和考核的機制。實施手段可以是成立評價小組，組員之間對相關方面進行公平公正的評價，并把最終結果進行公示。
3、提倡師生對學校檔案管理工作提出的問題
如上面所提到的，教師和學生作為學校主體對象，他們對于高校檔案管理工作起著重要的推動的作用，能夠促進檔案管理工作的正常運營。因此，可以設立一個意見采納箱，或者建立一個網絡討論群組，可以隨時隨地提出寶貴的意見，并考慮意見或建議的可行性并予以接納采用。
（三）堅持檔案管理體系的長期可行性
檔案是一個人活動的真實記錄者。高校檔案管理要加強自身部門建設，不斷地豐富和優化管理結構，體現主流社會文化，完善規章制度，加大宣傳力度，在社會中提高自己各項管理制度的知名度和認可度，并經常反思和改進，才能做到可持續的發展。
關鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理
中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080
On the Archives Management Work of Second Level
College of Higher Vocational Colleges
SONG Ge
（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）
Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.
Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management
高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設和發展的歷程，為高職院校的各項統計工作提供源頭的基礎數據，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養質量等的重要平臺，是領導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規化、標準化。①
1 高職院校二級學院檔案管理的范圍
高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。
1.1 黨務行政資料的歸檔
包括學校下發的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數據采集的報表;二級學院的工作設想、工作總結、會議記錄、規章制度、合同協議、榮譽證書等。
1.2 教學常規資料的歸檔
包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業設計論文;教學規劃、規定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業建設、課程申報、評獎評優資料等。
1.3 師資隊伍資料的歸檔
包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發明專利等。
1.4 實驗實訓資料的歸檔
包括實訓室建設方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優申報等。
1.5 學生管理資料的歸檔
包括各年級學生名冊、畢業生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業生就業去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。
2 高職院校二級學院檔案管理的重要性
隨著高職院校的蓬勃發展，高職院校的規模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規劃、方案、總結、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學校總檔案的完善和補充。根據高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎。目前，如何合理科學的建設和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發展中需要思考的迫在眉睫的問題。
3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題
（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領導小組，統一指導規范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。
（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統一梳理歸檔的意識欠缺。
（3）管理隊伍素質不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統的檔案管理的業務培訓和學習經驗，應用現代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續從事檔案管理的崗位工作經驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質量。
（4）管理沒有統一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。
（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質文檔的存檔，紙質檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現變質和老化、發霉、受潮的現象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。
4 高職院校二級學院檔案管理的建議
（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統計和考察借鑒提供了原始的數據，折射了二級學院在成長和發展過程中的不足和進步。在全校范圍內，要加強對相關文件的宣傳和學習，提高二級學院領導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。
（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統籌規劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩定性。
（3）規范檔案管理制度。規范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據之一。在二級學院教師范圍內，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。
（4）設置專門的檔案室。統一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。
（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質和業務素質，讓他們系統的學習檔案管理的專業基礎知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。
（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現代化辦公技術，提高檔案工作的管理水平。③要根據檔案資源的時限和內容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。
5 余論
隨著高職教育事業的蓬勃發展和內涵建設的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學校基礎工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。
注釋
① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.
[關鍵詞]科技計劃項目；檔案管理；現狀分析；對策研究
[DOI] 10.13939/ki.zgsc.2015.03.74
隨著科技水平不斷提高，我國逐漸進入建設創新型國家階段，科技計劃項目也成為科學研究和技術開發活動的載體，有效促進科學技術的進步和社會經濟的發展。其中，科技計劃項目檔案作為項目管理的重要參考依據，完整客觀地記錄了科學計劃項目實施的整個過程。因此，如何開展對國家科技計劃項目檔案的管理工作，成為國家科技發展領域最為關注的話題。
1 國家科技計劃項目檔案的簡介
1.1 國家科技計劃項目檔案的相關概念
國家科技計劃項目檔案是指列入國家科技計劃并以中央財政撥款為主的科技項目在立項、實施、結題驗收或成果轉化全過程中形成的、應該歸檔保存的各種類型和載體的文件。
1.2 國家科技計劃項目檔案的特點
1.2.1 國家科技計劃項目的重要參考依據
根據相關定義可知，科技計劃項目檔案是由科技計劃項目的整個執行過程中產生的，是對整個科學計劃項目執行過程的完整記錄，也是一切有關項目的信息來源。科技計劃項目在執行過程中，需要科技計劃檔案來提供準確、清晰的參考信息，有助于科技計劃項目順利完成管理、監測、執行等任務。
1.2.2 科學技術創新的基礎
科技計劃項目檔案作為科技計劃項目的參考依據，承載著大量科學技術計劃項目中技術研究者研究開發出的科學技術和研究經驗等寶貴科技信息資源。而科技創新是一種基于原本科技水平的向上突破，所以說科技計劃項目檔案為科技研究人員提供大量他們所需科技信息資源，為科技創新提供源源不斷的動力，成為科學技術創新的基礎。
1.2.3 科技進步的永久性價值
國家科技計劃項目檔案簡單的來講就是國家所擁有的具有知識產權的科技資產，承載了大量核心技術內容，從另一層面上來看還是國家科學技術發展的歷史記錄，保存著對國家科技進步的永久性價值。
2 國家科技計劃項目檔案管理現狀
2.1 關于管理體系
由于我國在對科技計劃項目檔案管理方面還處于發展階段，因此尚未確立一個專門的管理體系，主要是對科技計劃體系結構的參考。具體表現為一個“三個計劃+兩個建設”體系，其中“三個計劃”指的是“基礎研究計劃”、“高技術研究發展計劃（簡稱863計劃）”和“科技支撐計劃”；“兩個建設”指的是“研究開發條件建設”和“科技產業化環境建設”。以下是對各個計劃與建設的功能解釋：
（1）基礎研究計劃。其中包含了如自然科學基金、國家重點基礎研究發展計劃以及攀登計劃等分支計劃內容。主要由科技研究人員自由選擇研究問題，另外，開展重點基礎問題研究時要以國家目標為方向。
（2）高技術研究發展計劃。主要研究如何解決國家中長期發展和安全的前瞻性、戰略性高科技問題。
（3）科技支撐計劃。從經濟角度和社會角度兩大需求角度出發，以解決社會中公益性技術問題，促進產業技術升級為主要執行方向，有效為產業結構調整、優化生活質量以及社會可持續發展提供足夠的科技支撐。
（4）研究開發條件建設計劃。為國家重點實驗室、重大科學工程、國家工程中心等國家重點科學計劃提供能力和科技基礎工作方面的支持。
（5）科技產業化環境建設計劃。該建設計劃以開發科技型企業和環境建設為主，深化國家重點產業、科技興貿和科技型企業創新基金等工作，將發展重點偏向于科技中介機構建設，打造利于科技成果轉化和科技產業化發展的建設氛圍。
以上每種計劃都有專屬的檔案管理方法和檔案管理要求。例如高技術研究發展計劃中，其管理方法就分為分級管理和全過程管理，并且對不同的檔案管理方法都有不同的要求。
2.2 關于管理模式
目前，我國實行橫向分散的科技計劃項目檔案管理模式。其中，各類科技計劃項目取決于不同的管理部門或事業單位實施單獨或聯合歸口管理。例如高技術研究發展計劃分別將管理任務分給科技部系統的三個單位；在歸口管理單位設立負責檔案收集管理的工作崗位。
2.3 檔案管理工作中現存的問題
目前，我國科技計劃項目檔案管理受到項目規模、性質、內容、經費等因素的影響，普遍存在以下幾種主要問題：
第一，國家對科技計劃項目檔案管理的概念還不夠明確，對項目檔案來源的解釋尚不統一，同時還缺乏具有針對性的科技計劃項目檔案管理體系。所以在管理對象、理論研究和實踐等方面都存在較大爭議。
第二，檔案管理中的歸檔工作不力。科技計劃項目檔案的收集歸檔問題越來越突出，一大原因在于科技計劃項目承擔單位對項目檔案管理工作的重視程度不夠，缺少負責科技計劃項目檔案管理的專業工作人員。其次在于科技研究人員只注重科研的成敗，忽視對科技信息資源進行整理和歸納，導致檔案管理員無法將科研成果及時、完整地歸檔。
第三，科技計劃項目檔案管理模式落后。受管理體系不健全、對管理工作重視度不夠等原因，致使項目檔案管理工作局限于傳統模式下對科技計劃項目檔案的收集、整理與保管。對信息化管理意識薄弱，導致大量項目檔案資源沒有實現信息化，逐漸拉大了與時展水平的距離，嚴重減弱了項目檔案管理的發展勢頭。
3 國家科技計劃項目檔案管理對策
3.1 建立完整的科技計劃項目檔案管理體系
國家與政府應該建立適合科技計劃管理實際狀況的科技計劃項目檔案管理體系，從規范制度、組織結構和工作體系等方面深入加強管理體系的功能，將其融入科技計劃管理的各項任務中。
3.2 加強科技計劃項目檔案管理工作的系統性
需要針對項目承擔單位以及科研人員進行思想和技術上的培訓，使其明確自身在項目檔案管理工作中肩負的責任與義務，從而加強科研人員的歸檔意識，體現工作的系統性。同時，重點針對項目檔案管理工作人員進行培訓，需要項目承擔單位經常開辦對檔案管理人員的專業性培訓，使檔案管理部門逐漸成為一支具備高業務水平、檔案管理技術專業的管理人才隊伍。
3.3 加強科技計劃項目檔案管理工作的科學性
隨著世界逐漸深入信息化技術，尤其是計算機的廣泛使用。科技計劃項目檔案部門不再只提供紙質檔案，取而代之的是大量的電子文檔。使得檔案管理工作逐漸邁向信息化模式，極大加快了檔案管理工作效率。
總之，推進建設創新型社會，離不開科學技術的研究，而只有將科技計劃項目檔案管理工作做好，才能為建設提供充足的動力。深入分析我國科技計劃項目檔案管理工作的現狀，尋找出解決現存問題的有效對策，做好科技計劃項目檔案管理工作，為我國科技進步注入動力，促進國家發展。
參考文獻：
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一、檔案管理工作應用的作用與意義
(一)為領導提供一個分析數據的藍木。首先，檔案管理工作的最重要的一個作用就是可以為領導階層進行檔案指導工作提供一個借鑒的重要材料，起到了領導發展的“參謀”作用。同時，有利于領導對整個工作情沉的了解與發展。
檔案管理工作需要做好對各個部門的工作計劃有一個簡單的了解、對于每個部門的工作人員的數量以及編制有一個了解，對于設備的數量也要做好統計工作。要了解整個企業或者行政單位的具體的規章制度以及所執行的各項規定條文等。對于這些東西的了解有利于做好檔案管理工作，需要檔案管理工作人員要進行不斷的實踐與積累總結工作經驗，檔案管理工作者做好這些不同的工作，有利于為不同的工作發展提供一個借鑒的材料，更有利于領導對整個工作大局進行指導工作。通過統計工作者反映出的統計結果領導可以間接地看出整個企業或者行政單位發展的情a5}做出了解與分析。
(二)檔案管理工作有利于提高工作效率。在檔案管理工作中應用檔案管理制度有利于提高整個檔案管理工作的工作效率，有利于進一步的對檔案進行整理工作、有利于檔案的編排以及進行檔案數據分析。檔案管理工作人員在進行對檔案的數據收集、簡單的數據整理、對于數據的分析與編排以及數據的分類工作時，可以將檔案管理工作應用到其中，利用檔案管理制度與針對不同的階段不同的時期發展的情沉，此外，針對不同工作類型也要制定不同的檔案管理制度，檔案管理工作人員不能僅僅憑借一小部分人進行全而的數據分析，要縱觀全局不能“怕麻煩”要對大局有所了解進行數據的整理與分析工作。總而高之，將檔案管理制度應用到檔案管理工作中有利于提高整個檔案管理工作的工作效率，同時可以減少檔案的誤差，增加整個檔案的真實性，使得統計出來的檔案有養真實可靠地作用。
(三)檔案管理工作可以為各項工作提供一個基礎的材料。最后檔案管理工作應用到檔案管理工作中有養一個重要的作用，檔案管理可以利用整個檔案管理工作的自身發展規律為企業或者行政單位提供一個各項工作發展的基礎材料，為各項工作的未來發展提供一個可靠地數據，通過檔案數據的某一些方而的專業的數據統計工作，可以為各項工作的科學性的發展提供一個發展規劃，對于以前的工作計劃有所了解，找出存在的發展問題，通過一系列的數據統計表現出來的數據增長與下降情a5}分析出未來的發展趨勢。檔案管理工作對于不同的工作部門有養不同的數據需求，對于檔案的整理以及數據的統計要從不同的角度出發，滿足不同的工作崗位對檔案管理的數據需求，在檔案的數據統計方而對于目錄的設計要滿足不同的需求，方便查找與閱覽。所以，一個完整的檔案管理數據可以為不同的工作需求提供一個基礎的材料，為其未來的發展提供一個發展的“藍木”。
二、拓寬知識層面，實現現代化的管理
隨養對檔案的需求不斷地增加，檔案的種類與數量越來越多。所以，只有實現檔案管理的現代化工程，才能夠最有效的解決當前形勢下的全新的問題。
(一)加強管理意識與管理責仟。檔案管理具有很強的專業性，需要檔案的管理人員不僅僅需要具備十分專業的職業技能，還需要對工作有一定的責任心，具有良好的職業道德素養，對待工作要嚴肅認真，需要敬業樂業，能夠無私奉獻。同時還需要有扎實的檔案管理的基木功。所以，檔案管理工作人員只有具有先進的專業知識，不斷拓寬知識層而，提高綜合素質，才能做好適應新時期的檔案管理工作。
(二)具有現代化的管理技能，提高管理人員的綜合素質水平。檔案管理不斷地進行更新與發展，檔案管理逐漸朝養現代化、數字化的趨勢發函，信息化是信息時代對檔案工作管理的一個全新的要求，更是現代社會檔案管理的發展必然的趨勢。所以，檔案管理工作人員要不斷的結合自身工作的發展需要，一邊去不斷的自我完善，一邊的完成好檔案管理的工作，在提高檔案管理的業務水平的同時，要注重自身的信息技術的完善與發展，努力使得自身所具有的信息技術和網絡技術能夠應用于檔案管理的工作中去。
(三)利用現代化的科學技術，進行檔案的整理工作。利用電子計算機等一些現代化的設備進行檔案工作的整體，可以很大程度上節約工作時間，提高工作效率，從而可以達到一個事半功倍的效果。利用電子計算建立一個模擬的人工立卷，按養檔案的種類不同進行不同的分類，也可以按養文件的先后順序進行排列與打印。這樣可以很大程度上降低檔案整理人員對整個檔案的主觀因素的影響，從而能夠使得檔案管理工作能夠更加的完善，更好地為社會所服務，提供必要的資料依據。
(四)健全對固定資產的盤查制度，賬目與實際數量吻合
要健全對國有企業的固定資產的徹底盤查的制度，要定期的全而清查固定資產的總數量與總額。對于固定資產的來源與組成部分要徹底的查明原因，要落實對于固定資產的管理的相關責任人，保證固定資產的實際數目要與賬目上的數量相吻合。杜絕出現固定資產的太過鋪張浪費，要讓固定資產的每一處都發揮其最大的作用。
(五)要發揮固定資產的最大利用效率
檔案信息化管理作為一種新型的檔案管理模式，其依靠計算機的強大計算能力，可以快速地進行數據地整合、分析、極交提高全縣檔案管理的效率，而且還可以通過互聯網來進行資源共享，對于檔案的長期發展有著巨大的作用。就目前情況來看，縣級檔案信息化建設不存在很多問題，比如檔案管理應用系統建設滯后、檔案信息化人才隊伍亟待培養、檔案資源共享觀念淡薄等，這些問題直接影響到全縣檔案信息化建設的步伐。為了改善這些問題，筆者對檔案信息化建設過程中常見的問題進行了分析，并找準了問題的解決對策。
一、檔案信息化管理的現狀及問題
1.檔案信息化專項資金不足。自2011年起，近4年，方正縣檔案信息化每年平均投入資金5萬元，采取外包的形式對檔案進行數字化管理，由于資金有限，這直接使得全縣檔案信息化建設進展緩慢。
2.檔案管理應用系統建設滯后。當前縣級檔案管理工作存在的一個問題就是檔案應用系統建設滯后，雖然多數單位均已安裝使用泰坦2000檔案管理系統，但系統版本陳舊，功能單一，在當前信息量突飛猛漲的條件下已經不能適應當前的檔案管理工作的需要，亟待研發更新新型的檔案管理系統。另外，截止目前，我縣仍然沒有建立起全國統一的檔案管理網站平臺，也沒有構建起大規模的國家檔案數據庫，這些現實情況就使得檔案管理工作暫時仍無法為社會提供隨時隨地的檔案信息查詢、保存、提取等服務，這也成為制約檔案信息化管理的一大障礙。
3.檔案信息化人才隊伍亟待培養。人才是發展的基礎和后備力量，對于檔案的信息化工作來說也不例外。當前檔案信息化管理工作面臨的另―個現實即國內的檔案信息化人才資源與國內的檔案信息化建設及工作需求的矛盾十分嚴重，即專業的檔案管理人才無法滿足檔案信息化管理工作的缺口和需要，專業人才隊伍亟待發展壯大。檔案從業者的信息化素養總體偏低這一現實與技術型人才嚴重缺乏、“中間性”人才缺失、人才引入及激勵政策有待完善等方面原因都有著密切關系，也是人才培養的癥結所在。
4.檔案資源整合觀念淡薄。在檔案管理工作中，我國傳統的一些思想和理念一直或多或少地影響著當前的檔案管理工作。如，在管理工作中，檔案館藏一直是衡量檔案館規模和地位的重要指標，這就造成一些檔案管理部門片面的追求自我實體擁有量，但在獲得自我實體擁有量的同時卻往往忽視如何將自我主體擁有的館藏與整個社會信息體系相結合并共享，實現信息資源的最大化利用，這一現實也成為當前檔案管理工作的一大問題。
二、當前檔案信息化管理的對策
1.提高認識，統籌規劃。首先必須在思想上允分認識檔案信息化管理的重要性。積極學習和順應檔案信息化管理工作的知識和要求，為做好檔案信息化管理工作打好基礎：其次，作好統籌規劃。檔案信息化管理工作的工作量較大，要積極做好相關情況的調查，包括檔案類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。同時，根據實際情況制訂檔案信息化的科學規劃，包括硬件設施的購置計劃和軟件研發的長期規劃，使其有較強的資金支撐能力和擴展能力。
2.做好檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中，要對檔案管理工作的流程、流轉過程、封存、納入數據庫等整個環節進行妥善、全面的質量控制和質量檢查，保證數據資源的準確、安全。具體來說，質量控制應包括以下幾方面內容。一是數字化前的檔案整理檢查。保持數字化檔案原件的完整性、有序性；二是做好檔案資料數字化后的數據質量控制，如圖像質量檢查等；三是數據聯接檢查。如通過系統目錄數據庫與已掃描的檔案文件資料進行聯接比對等，這些方面都需要引起從業人員的高度重視，把握其中的每個細節，做好工作。
3.加強人才隊伍建設。針對檔案信息化管理人才隊伍不能滿足工作需要的現實情況，一方面要加大相關專業的人才培養力度，不斷增加具有專業知識和較高業務能力的人才數量，另一方面要有計劃的定期對現有從業人員進行培訓，使現有從業人員接觸新時期的檔案信息化管理工作要求，轉變傳統觀念，更好的適應工作。
4.整合專業檔案目錄資源。對于當前的檔案管理工作來說，面對大量的信息資源，如何幫助查閱者快速、便捷的查詢關鍵信息是各大檔案管理單位必須面對和解決的問題。因此，檔案的目錄資源整合也逐漸成為檔案管理工作的轉變趨勢，比如將檔案按照行業.類別區分為城建檔案、房產檔案、信用檔案、人事檔案等，這都使檔案查詢得到極大便捷。不難看出，在今后的檔案管理工作中，不斷豐富和完善檔案目錄資源分類規整將成為必然選擇和趨勢。
