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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的成效，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：財務；檔案管理；問題；對策；發展；工作
1 引言
亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。財務檔案是記錄和反映公司經營全過程的重要經濟史料和憑證，是公司檔案的重要組成部分。為加強財務部財務檔案的管理，規范財務檔案管理過程中所涉及環節，妥善管理財務檔案，避免由于管理不善而導致公司遭受損失，財務檔案管理人員必須嚴格按照相關的管理措施和規范，提高財務檔案的管理成效和水平。
2 當前財務檔案管理的現狀
2.1 思想意識相對淡薄，重視程度不夠
隨著企業的不斷發展，部分財務檔案管理人員的思想意識卻沒有進一步的提高和轉變。很多財務檔案的管理人員，在工作上態度相對懶散、思想意識相對淡薄，對于財務檔案管理的重要性缺乏一定的認識，這就導致了財務檔案管理工作在企業的發展中常常處于不良的工作狀態和氛圍。
2.2 財務檔案管理的制度性規范相對缺乏
很多企業中雖然對財務管理制度有著明確的制度規范，但是在財務檔案管理崗位的職責和職能中卻沒有一個充分的、清晰的說明和條款。很多企業中，其財務檔案管理的規范是沿用著財務管理內容來開展的，其針對性和專一性相對較欏S行┢笠鄧淙揮忻魅返牟莆竦蛋腹芾碇貧齲但是由于其規范性較弱，約束力不強的原因，也導致了很多企業的財務檔案管理崗位不能充分的發揮其職能性和主觀能動性。
2.3 信息化程度相對較低
隨著信息化時代的不斷發展，企業財務檔案管理崗位也充分享受了科技發展的紅利。但是在實際的工作中，企業尤其是中小企業對于財務檔案管理信息化的進程和重要性認識相對較低，很多檔案管理工作依然沿用著傳統紙張檔案管理的模式，工作成效相對較低。
3 與時俱進，財務檔案管理的幾點想法
3.1 轉變工作態度，提高工作積極性
提高財務檔案管理成效，首先的就是要提高財務檔案管理人員的思想認識和工作態度，提高其工作的積極性和有效性。只有充分的提高和約束好檔案管理人員的思想，才能積極的鼓勵和引導他們落實到實際的工作過程中去。所以企業在崗位的職能和職責書上，需要進一步的對相關的工作人員進行思想教育和崗位流程落實。
3.2 加強信息化與數字化檔案管理建設
信息化和數字化帶給財務檔案管理的改變是幫助企業的檔案管理，從傳統紙質、繁雜、低效率的檔案管理成效中走出來，通過信息化與數字化的檔案管理模式，積極的推動企業財務檔案管理工作成效的推進。比如傳統的財務檔案管理中，公司需要調閱某一年、某個部門的檔案管理，需要工作人員花費很長的時間去尋找。而通過數字化和信息化的手段，財務檔案管理人員只需要在電腦的檢索頁面，輸入相關的限定信息，然后把檢索的頁面通過E-mail或其他信息途徑即時的傳輸給相關請求的人員，工作效率提高的層次是呈比例的上升。當然，這一切都需要前期的紙質檔案數字化的存儲過程。
3.3 提高企業的重視度，加大檔案管理設基礎設施和用具的投入
很多企業在財務檔案管理信息化的過程中，還需要進一步的加大對其基礎設置和辦公用具的投入。通過提高預算、加大投入、優化部門結構等形式，切實的提高相關財務檔案管理部門的工作積極性和成效性。
3.4 科學的設置對財務檔案管理人員的考核和評價
考核和評價是企業對員工和部門進行科學和細致化評判的依據。但是現階段很多企業在財務檔案管理的考核和評價中，考核內容相對較為寬泛，不能充分的體現財務檔案管理部門的工作特殊性和系統性，考核的結果也沒有進一步的與企業職工的福利、職稱、晉升等有效的結合在一起。所以企業應該在不斷的完善考核內容的基礎上，細化考核的標準和條款，并且把工作人員的工作態度、工作過程、工作流程、工作心得、工作跟進、信息化技能等等有效的結合在一起，提高檔案管理考核和評價的公平、公正。
4 結語
總之，切實的提高企業財務檔案管理對于企業的進一步發展有著重要的保障意義。作為企業財務檔案管理的人員，需要進一步的立足財務檔案的實際情況，結合本企業的發展現狀，行之有效的開展相關的財務檔案管理工作。此外，作為現代化的財務檔案管理人員，應該與時俱進，通過不斷的提高自身的檔案管理素養和技能，為企業的檔案管理發展做出自己的貢獻。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理；信息化；措施
檔案中記載著很多重要信息，是具有很強的保存價值的資料，對于社會各項事業、各類企、事業單位的發展具有著不容忽視的重要作用。在當前信息化社會建設的時代背景下，推動檔案管理信息化，改革傳統的檔案管理方法，提升檔案管理的規范化、現代化水平，可以推動檔案管理事業上升到一個新的高度，更好的發揮檔案管理的服務功能。相對來說，由于檔案管理工作沒有得到應有的重視，檔案管理的信息化建設水平也普及較低，因此，迫切的需要加快檔案管理信息化建設，提升檔案管理信息化水平，結合檔案管理現狀，具體可以從以下幾個方面實施：
一、加大檔案管理信息化基礎設施投入
在當前各種檔案不斷增多的情況下，傳統落伍的檔案管理方式已經遠遠跟不上時代的腳步，同時，檔案管理的實際需求也對于信息化建設提出了更高的要求。盡管我國各行各業在信息化建設方面也進行了一些有益的探索，取得了初步的成效，尤其是最近幾年，網絡方便快捷的優勢吸引著人們，帶動了網絡基礎設施的建設。但是，由于對于檔案管理的信息化建設的認識不足，重視程度不夠，相對于一些高科技行業來說，信息化基礎設施的投入明顯不足，檔案管理的信息化基礎設施還比較陳舊，很多先進的設備設施還沒有得到推廣應用，現有的信息化基礎設施也還存在著閑置的情況，利用率不高，設備設施老化，電腦等設備配置較低，導致檔案管理的工作效率不高，直接限制了檔案管理信息化建設的進程，使檔案管理電子化、數字化的程度還比較低，很多檔案管理工作還是靠人力手工操作，效率低下且容易出現疏漏。為了加快檔案管理的信息化建設進程，首先需要加大信息化所需要的硬件設施的投入，提高硬件的配置，加快基礎設施設備的更新換代，最大程度的開發利用信息化基礎設施的價值，為檔案管理的信息化建設提供強有力的支持。
二、做好檔案管理人員信息化技能培訓
檔案管理信息化建設除了需要先進的硬件設施給予支持之外，還需要運用各種規范化、簡便易行的軟件，實現檔案管理的數字化操作，才能真正實現檔案管理的信息化。但是，不論哪種軟件的應用，還是檔案管理信息化網絡系統的建設和運用，都需要檔案管理人員具有扎實的信息技術知識，能夠比較熟練的操作應用各種軟件系統。目前來看，檔案管理人員的檔案管理專業技能和信息技術普遍比較薄弱，成為制約檔案管理信息化建設水平的重要因素。由此看來，為了提升檔案管理的信息化水平，培養具備良好的信息技術和檔案管理專業知識的人才隊伍成為非常重要的一步。首先，針對現在檔案管理人員信息技術有限的情況，結合檔案管理信息化的實際需求，通過聘請專門的信息技術人員對檔案管理人員進行專門的信息技術方面的培訓，讓現在的檔案管理人員掌握必備的信息技術知識和操作技能，并且提升檔案管理人員的信息素養，增強這些人員的學習創新意識，調動他們自主學習的積極性。其次，信息技術發展日新月異，為了確保檔案管理人員能夠跟上信息技術發展的步伐，還需要定期的組織檔案管理人員進行有關信息技術方面的繼續教育，做好相關的考評工作，切實提升檔案管理人員信息技術水平。最后，高校在培養檔案管理人才時也需要注重信息技術的學習，為檔案管理事業輸送更多高素質人才，也為檔案管理信息化工作的開展提供人才保障。
三、提升檔案管理信息化安全保障水平
信息技術的快速發展確實為檔案管理的信息化建設創造了有利的條件，但是，由于檔案管理工作具有一定的特殊性，在安全性方面具有較高的要求，很多資料需要保密。在進行信息化建設的過程中，也還需要通過各種手段確保檔案管理的安全高效，這也是加快檔案管理信息化建設的重要條件。具體來說，可以通過從提高信息化基礎設施的配置，采取先進的信息技術手段，安裝各種性能優越的防病毒、防黑客軟件，從技術方面為檔案信息的安全提供支持，加強檔案管理信息化網絡的安全管理，增強檔案管理人員的信息安全意識等方面，保障檔案管理信息化的安全性。
四、建立檔案管理信息化規章制度體系
檔案管理是一項嚴謹、細致的工作。在進行信息化建設過程中，也需要進行相關規章制度的建設，建立檔案管理信息化的保障體系，完善工作流程，明確各個崗位的工作職責，清晰的界定檔案管理人員的職能，加強檔案管理人員的職業道德教育，讓檔案管理信息化工作可以有序的推進。比方說，為了確保檔案管理的安全性，專門制定檔案管理的安全制度、保密制度，檔案歸檔的規范和標準等，以及對檔案管理人員登錄檔案管理系統的權限進行科學的設置，以及對于違規操作的懲罰等相關的規定。通過嚴格、規范的制度體系讓檔案管理的信息化工作更加高效、安全。總之，在檔案管理中應用先進的信息技術，進行檔案管理的信息化建設，實現檔案管理的數字化、網絡化，是當前信息時代的必然要求。尤其是隨著社會各項事業的快速發展，大量重要的資料需要保存、管理和應用，更加突顯了檔案信息化管理的重要意義。檔案信息化管理是一項龐大的系統工程，需要從信息化的硬件設施、軟件系統、人才團隊、制度規范的建設等各個方面全面推進，才能使檔案管理在信息化建設的進程中更加卓有成效。
參考文獻：
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[關鍵詞]預防醫學檔案；檔案管理；科學化
[中圖分類號]G275.9[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）5-0056-02
1預防醫學檔案特點的概述
1.1點多面廣
就預防醫學檔案的內容來看，點多面廣是其最主要的特點，例如既有疾病的防治和衛生監測檢測以及科教培訓、突發公共衛生事件的處理以及重點業務活動的記載等。而做好這些工作，有的是長期的，有的是階段性的，有的是周期性的或者中斷后反復開展的工作，尤其是其開展的范圍在涉及本系統的同時還涉及其他相關部門或專業，在地區上來看，不僅有本地的，還有相鄰省份、全國和全球性的，由此可見，預防醫學檔案的內容具有點多面廣的特點。
1.2種類繁多
就預防醫學檔案的內容來看，種類繁多是其另外一個特點。這是因為其對社會上出現的各種群體性預防活動進行了真實的記錄，且所制成材料以及存在的形式來看也具有多樣性。例如甲骨文、紙質材料、聲像材料、硬盤、光盤、磁帶以及采集的樣品和珍貴的標本。因此預防醫學檔案的另一個特點就是種類繁多。
1.3形成周期長
人類在同病魔開展斗爭的歷史長河中，使得我們對一些疾病有了一個新的認識，而這個過程十分漫長，尤其是一些對人類健康危害性較大的傳染病，從出現到消滅需要全球人類的共同努力達一個多世紀之久。例如以前最常見的“天花”疾病，雖然目前在我國已經消除，但從出現到消除經歷了170年之久。由此可見，要形成一套完整的檔案必須經過漫長的周期，并非一朝一夕就能完成。
2預防醫學檔案的作用分析
一是有助于對預防醫學發展規律的研究，從而對疾病進行監測和預控，從而為確保人類健康奠定基礎，因而在對預防醫學研究過程中具有不可或缺和不可替代的作用；二是為預防醫學試驗的開展提供科學的依據，在研究預防醫學過程中，其具有繼承性和可傳遞性以及連續性較強的學科，因而必須在預防醫學檔案內容里對預防醫學進行進一步深入的研究；三是為有關衛生法規和標準決策的制定以及預防為主方針貫徹提供有力的依據，這是由于在這些法規制定和方針政策實行過程中必須查閱大量的檔案，才能進一步作出技術性和科學性的決策。
3如何促進預防醫學檔案管理的科學化
3.1常規性措施
3.1.1致力于檔案管理體系的健全和完善
在意識到完善檔案管理體系在檔案管理中的重要性的基礎上，疾控檔案作為疾病預控、突發公共衛生事件的處理以及疫情的處理的重要依據。因而必須致力于檔案管理體系的健全，做到任務分解的同時確保職責得到有效的明確，在疾病預控制度和工作手冊制定過程中，應加強對各檔案室在檔案收集和整理以及歸檔過程中自身職責的所在，并由每個業務科室選派一位檔案員負責對本科室的業務工作檔案的收集，并將其移交綜合檔案室，再由綜合檔案室的檔案管理員對其進行收集和整理以及歸檔，且加強與各科室的檔案管理人員的溝通和交流，并加強業務指導，從而促進管理體系的健全和完善。
3.1.2致力于檔案管理信息化的建設
隨著時代的發展，傳統的檔案管理往往只是采取紙質化的方式進行記錄，而這一記錄方式已經難以適應時展的需要，因而在經濟適用的前提下，加強對現代信息技術與設備的應用，例如設置專業的計算機用于檔案的管理，并選用相應的檔案管理系統加強檔案的管理，以最佳的查詢方式，確保各種檔案能在第一時間查詢和利用，并在互聯網平臺下建立局域網，每個業務科室就能與檔案室實現信息資源的共享，從而更好地滿足疾病預控工作的要求。
3.1.3致力于檔案信息反饋及時性的提升
一旦發展重大傳染病，不僅會給廣大人民群眾的健康帶來重大的威脅，還會給社會與經濟的穩定造成難以估量的損失，因而在對其進行處理時形成的文字和光盤以及照片等相關檔案信息，實際就是對這一過程進行真實的記錄，在積累疫情預控經驗的同時為科學決策提供合理和科學的依據，從而為科學研究提供相應的數據資料。因此在發生重大疫情時，作為檔案管理人員必須在整個過程中加強對檔案資料的收集，將收集的數據資料進行及時有效的更新，確保反饋的及時性，為疫情的控制提供科學的決策和依據。
3.1.4致力于自身專業技術和綜合素質水平的提升
隨著時代的發展，對預防醫學檔案管理人員的專業技術和綜合素質水平的要求也在不斷的提升，因而作為檔案管理人員必須緊密結合時展的需要，致力于自身專業技術知識的學習，切實做好在職學習和業務培訓工作，致力于自身業務水平和理論素養等綜合水平的提升，成為懂得檔案管理和預防醫學知識的新型復合人才，并積極參與單位的培訓工作，在強化自身技能的同時做好表率工作，形成良好的檔案管理氛圍。
3.2創新性措施
3.2.1致力于檔案管理意識的創新
良好的檔案管理意識是做好檔案管理的根源。因此，作為領導，首先必須轉變傳統的意識，充分意識到加強檔案管理的重要性，并引導全員加強有關檔案方面的法律法規的學習，促進全員檔案意識的提升，從而形成從上到下共同努力和支持的檔案工作氛圍，與此同時，作為檔案管理人員必須數量良好的信息觀、時效觀、協作觀和競爭觀，致力于自身觀念的提升，充分意識到檔案管理在整個疾病預控工作中的重要性，從傳統的管理型職能轉向服務型職能。從而形成良好的檔案管理意識，以檔案管理意識的創新為檔案管理的科學化的實現注入活力。
3.2.2致力于檔案管理內容的創新
雖然檔案管理內容較多，但隨著時代的發展，其涉及的內容將會更廣，因而為了更好地適應發展的需要和管理的科學化，就必須對檔案管理內容進行創新。一是對管理制度進行創新，做好制度的創新為檔案管理成效提升奠定基礎，有助于衛生疾病的預防和協調，并嚴格按照檔案管理要求致力于制度體系的完善，確保整個檔案管理工作井井有條、有法可依，尤其是疾病預控重心應制定相應的檔案接收到銷毀等一系列程序的執行制度，促進檔案管理科學化和制度化的實現。二是加強對館藏信息資源的分析和研究，結合預防醫學的需要，精心編制檢索目錄，從而為檔案查找的準確性和及時性的提升奠定基礎，尤其是在學術論文撰寫的過程中提供重要的依據，因而必須對檔案館內的資料進行分析，找出價值較高的信息內容，編制開放利用的檔案資料信息，從而更好地為檔案查詢提供便利，最終為檔案管理的科學化的實現注入活力。
3.2.3致力于檔案管理方式的創新
檔案管理的科學化離不開有效的管理方式，因而為了科學化地管理預防醫學檔案，就必須致力于管理方式的創新，尤其是在當前網絡信息時代下，因而對檔案管理方式的創新的重要渠道就在于檔案管理的網絡化，因此在檔案管理過程中作為管理人員應利用現代檔案管理方式，加強網絡信息技術的應用，建立檔案的開發和檢索以及應用的服務系統，在網絡信息技術的支持下創新管理方式和服務理念，從而更好地滿足檔案查閱的需要，最終確保各種疾病得到及時地預防和治理，確保管理的科學化。
3.2.4致力于服務方式的創新
實現檔案管理的科學化的目的就在于利用，因而在做好上述工作的同時，還應加強服務方式及創新。一是要拓寬收集面，防止檔案材料的流失，使檔案更完整、準確地反映出實際情況，為檔案利用打好基礎。二是改變長期以來單一的借閱模式，擴充服務內容，更新服務方式，開展多種形式的檔案信息開發利用工作。改變以往坐等上門的封閉式服務方式，積極主動、熱情為疾病預防控制工作服務，配合研究任務，分工收集、整理有關課題的檔案資料。
3.2.5致力于宣教方式的創新
檔案管理工作是一項專業性很強的工作，應大力開展檔案法律法規知識宣傳，增強全員檔案意識和檔案法制觀念。預防醫學檔案還是普及衛生防疫知識、開展宣傳、培訓專業人才的有力工具。利用檔案可以編寫衛生科普讀物和教材，繪制衛生宣傳圖畫、舉辦各種展覽和講座、編寫衛生年鑒等。在宣傳中，不僅要說明檔案的重要性，而且說明其在實際工作中的作用的典型事例加以宣傳，提高領導及預防醫學專業技術人員對檔案重要性的認識。
4結論
綜上所述，對如何促進預防醫學檔案管理的科學化進行探討具有十分重要的意義。作為新時期背景下的預防醫學檔案管理人員，必須認識到預防醫學檔案科學化實現的重要性，認真分析預防醫學檔案特點和作用，致力于檔案管理體系的健全和完善、檔案管理信息化的建設、檔案信息反饋及時性的提升以及自身專業技術和綜合素質水平的提升，并致力于預防醫學檔案管理意識、管理方式、服務方式、宣教方式的創新，最終實現預防醫學檔案管理的科學化，以促進我國預防醫學事業的可持續發展，為我國的疾病預控工作成效奠定堅實的基礎。
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地方高校轉型發展是一項系統工程，涉及方方面面，考驗著高校的頂層設計能力與綜合管理水平。檔案管理工作是高校實施綜合管理的一項非常重要的基礎工作，同時也在一定程度上體現出高校行政管理水平的高低，應當引起足夠的重視。為了適應新形勢下轉型發展的需要，高校檔案管理工作必須著眼和服務于大局，積極做出與學校改革相適應的改變，推動應用型普通高校健康穩定地發展。
一、高校檔案管理工作的重要性
檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校檔案涵蓋了高校的基礎建設、師資隊伍建設、教學、科研、行政、財務等方方面面，是反映高校發展過程的重要材料和依據，也是高校健康有序、高效運行的有效保證。對于高校而言，檔案真實反映出高校教學研究與依法民主治理學校的進程，具有權威性、真實性，為高校基礎建設、教學評估、師生管理、科學研究等各個管理項目的開展提供了參考數據，為高校領導層的科學決策提供了原生態的信息資料和參考依據。高校檔案管理的成效，不僅僅是檔案管理人員自身專業素養與能力的體現，更是高校推進現代教育改革和發展總體成效的一面折射鏡和記錄儀，因此，高校檔案工作對于高校的現行管理和未來發展都具有重要意義。
人才培養始終是高校的第一使命和根本任務。就教學和科研等人才培養活動而言，檔案管理也同樣發揮著重要的作用。總的來說，高校的人才培養目標實現最終還是要落實到各項教學與科研活動上。良好的學術風氣、完備的教學能力是學校永續發展的基礎，完善的管理制度則是高校順利運行的保證。然而這一切的有效落實，離不開高校檔案的支持，通過梳理歷史檔案，從中發現學校在處理教學、科研等制度上的態度、結果等，為現行和未來的教學、科研等活動服務。在制定相關的教學管理制度和教學文件材料時，通過查閱相關的檔案資料，承上啟下、承前啟后，可以做到更加有效的銜接。此外，高校的檔案信息還是教師成長發展過程的重要存儲器，可以?榻淌υ謚俺粕甌ā⑵老繞烙派咸峁┍匾?依據。
二、當前應用型本科院校檔案管理的現狀
近年來，隨著高等教育的不斷發展，高校的規模也在不斷擴大，這對高校檔案管理來說是一個巨大的挑戰。高校檔案管理屬于一項系統化的工程，并且與諸多具體工作項目緊密相連，存在協同發展的關系。對于應用型本科院校而言，檔案管理工作受到諸多因素的影響，存在著多方面的問題和不足，主要體現在以下幾個方面：
（一）對檔案管理工作重視程度不夠。當下我國高等教育走到了戰略性結構調整時代的關口，特別是地方普通高校，面臨著向應用技術型高校轉型發展的巨大壓力和戰略機遇期。在此背景下，因各高校辦學歷程、辦學目標和辦學條件等不盡相同，導致高校檔案管理尚未形成統一標準，部分高校對于檔案管理工作沒有引起足夠重視，甚至持有輕視的錯誤理念，從而導致檔案管理工作不能步入正常軌道。
（二）檔案管理人員素質參差不齊。由于應用型本科院校普遍成立時間較短、辦學條件相對薄弱，在學校檔案工作上的經費投入和管理方式存在許多先天不足。在人員的素質上，檔案管理編制不足，檔案管理從業人員并不都是專門崗位，人員的素質和業務能力參差不齊，對于檔案管理的重要性缺乏應有認識，工作方式依然局限在傳統的檔案管理模式中，認為檔案管理就是簡單的檔案資料的收檔、歸納和整理工作，往往采取得過且過、敷衍了事的心態，缺乏責任意識和進取精神，工作的積極性與主動性需要進一步加強。
（三）崗位待遇反差較大。相對于高校的教學、科研、財務等主體崗位而言，檔案管理機構偏于一角，地位不高，檔案從業人員在進修、培訓與個人發展等方而的機會不多，崗位待遇較低。另一方面，在應用型高校全面推進轉型發展、不斷深化校企合作和加強對外交流的新形勢下，檔案管理工作的內容和資料收集范圍必將進一步擴大，這給高校檔案管理人員帶來了極大的工作壓力。長此以往，造成很多檔案從業人員的個人成就感降低，表現出一定的職業倦怠傾向。
（四）機構設置不健全。現實中依然存在部分高校沒有設置專門的檔案結構和管理工作人員，或者專職的檔案管理人員隊伍還沒有形成，片面地將檔案管理工作和一般的辦公室業務行為混為一談，部分高校的檔案管理工作甚至是由其他相關辦公室人員兼職完成，從而導致檔案管理制度不完善，管理標準不統一，檔案質量良蕎不齊。
（五）經費投入不足。由于應用型高校正處于轉型發展和上升期，各項建設都需要經費支撐，對檔案管理的經費預算相對不足，導致很多檔案管理的硬件設施和辦公條件停留在早期水平上，甚至沒有設立專門的檔案庫房，檔案管理的信息化建設更是無從談起，嚴重制約了高校檔案管理的現代化進程。
（六）管理方式相對落后。近年來，現代科技與計算機信息技術飛速發展，給各行各業的發展產生了積極推動作用。然而，就高校的檔案管理工作看，管理方法與手段大部分還處于落后的境況，有些高校在檔案管理上依然只有“紙上談兵”，（下轉第172頁）（上接第170頁）電子化和數字化的檔案管理模式沒有提上建設議程，檔案形式過于單一，檔案管理工作中的方法與技術缺乏多元化手段，檔案的利用效率低下。
三、未來應用型本科院校檔案管理的發展趨勢
雖然高校檔案管的工作還存在著諸多不足和問題，但隨著信息化時代和科技時代的到來，各高校會做出更多的努力，以改變現在的不良工作現狀。隨著我國高等教育改革的日益深化，結合社會實踐對檔案管理工作的客觀要求和現代科技與信息化手段在檔案管理工作的應用，高校檔案管理工作也在積極適應新形勢，跟上時展的步伐，總體上高校檔案管理工作未來呈現以下幾方面的發展趨勢。
（一）檔案管理的標準化。建立檔案管理評估體系，健全完善的檔案管理標準，是提升應用型本科院校檔案管理工作水平的重要保障。要把檔案人員的經驗式管理變為標準化和制度化的管理，做到依照規程，有章可循。同時，建立良好的評估監督體系，形成監督機制，能夠及時糾正工作偏差，促進檔案管理工作規范化。
（二）檔案管理的專業化。檔案管理專業化程度在一定程度上決定著高校的整體管理水平，只有建立了自己的專業化檔案管理體制，建設和發展專業化的檔案管理隊伍，才能確保高校在其他建設方面更穩定地發展。高校檔案管理人員要提高對檔案管理專業化的認識，要用專業的知識和技術開展工作，創建專業化管理模式，充分發揮檔案管理在高校發展中的重要服務功能。
（三）檔案信息的開放化。高校的檔案資料涉及國家和商業機密及個人利益，受到《保密法》《著作權法》等相關法律的約束。檔案信息的開放，遵循著檔案自由利用原則、檔案安全原則、保護知識產權和個人隱私權原則。檔案自由利用原則的目標是檔案開放的范圍應最大化、檔案保密的范圍應最小化。從這個角度看，高校檔案應在維護保密和安全的原則下，盡量加大開放力度，發揮其在人才培養和高校整體發展過程中的積極作用。
（四）檔案管理的現代化。檔案管理現代化是檔案管理發展的必然趨勢，也是順應經濟社會轉型發展的現實需要。檔案管理現代化，包括檔案管理組織的現代化、檔案管理方法的現代化、檔案管理技術與設備的現代化。檔案管理現代化是在傳統檔案管理基礎上發展起來的，充分利用計算機技術、互聯網技術等進行檔案的信息化管理，包括文件材料存貯的電子化、數字檔案管理過程的計算機化、數字檔案信息檢索的自動化以及信息流通的網絡化，可見，這是一個綜合性系統工程，也需要配備專業的技術人員。檔案管理現代化將大大提高檔案管理的工作效率和歸檔資料的查詢與利用效率，還可以減少對紙質檔案的損傷。
關鍵詞：高校 專業技術人員 檔案管理 問題 對策
一、引言
在日常教學管理以及教學活動過程中所累積的原始資料，構成了專業技術人員的檔案。專業技術人員檔案詳細的描繪了教學各項工作的主要內容，常被看做是高校進行教學管理以及教學研究過程中的重要參考。專業技術人員檔案是權衡高等學校是否踐行可持續發展的教育事業的參照，也是檢驗高等學校教學管理水平和教學質量規范性的試金石。專業技術人員檔案不僅在一定程度上促進著教育教學改革的穩步向前，更是連接教學改革、教學研究以及教學活動的紐帶，承擔著牢記過去、展望未來的歷史責任。
由于兼具專業性、多樣性、周期性和分散性等眾多特點，專業技術人員常常能夠客觀反映教學活動的成效并能夠進行很好的總結。如今，由于時代對綜合性素質人才的需求，教學領域內容呈現不斷擴寬的趨勢，新的學科、新的領域、新的思維層出不窮，隨之而來的是專業技術人員的檔案內容越來越多。有鑒于此，當前形勢下，注重專業技術人員檔案的管理工作以及提升管理的水平，無疑對幫助教育事業發展有著積極的推動作用。
二、高校專業技術人員檔案管理的內涵及現狀
高校專業技術人員檔案指的是記錄高校專業技術人員在教學以及科研活動中所涉及的資料，以及能夠反映高校專業技術人員的教學科研情況的材料。這些材料組成的高校專業技術人員檔案不僅能夠客觀地反映高校專業技術人才在教學和科研兩端的活動，還能夠有利于全面評價高校專業技術人員的精神狀況、教學水平和科研能力，為高校客觀地評價專業技術人員提供了可觀的參考依據。
通常說來，高校專業技術人員檔案一般包括以下四個方面：
1.教學檔案專業技術人員檔案。這部分一般包括教學計劃書、教育改革、教學計劃、課程設置、課程相關教案以及學生的聽課記錄等內容，教學檔案是衡量高校專業技術人員教學活動的效率的重要參考依據。
2.科研檔案。科研檔案是進行科學技術、實際生產以及建設管理工作的重要組成部分。科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節，科學技術處和綜合檔案室應把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合。每一個高校專業技術人員都必須按照相關要求做好各種科技文件材料的積累、整理和歸檔工作。通常包括高校專業技術人員正在進行或者曾經主持或參與的各個課題，檔案中應該注明科研課題情況，具體涉及項目名稱、課題的類別、項目負責人、批準部門、資助方式及其經費使用情況等內容，如果必要，還需注明課題所取得科研成果，諸如學術論文或者專利著作等，存留相關的數據資料。
3.獎懲檔案。獎懲檔案是檢驗高效專業技術人員在從事教學科研活動中所獲得獎勵以及受到的處分的重要資料。具體包括高校專業技術人員在從事教學和科研的活動中所得的各項獎勵證明材料和各種榮譽稱號等，同時，也包括高校專業技術人員接受的書面處分等懲罰。
4.培訓檔案。培訓檔案是衡量高校專業技術人員有沒有接受過系統全面的培訓的重要指標。完善的培訓檔案應該包括培訓需求調查資料、年度培訓計劃、培訓教材以及培訓考核評估資料等四個方面，此外，還應該對高校專業技術人員進行培訓考核，以此來檢驗培訓的成效。
三、當前高校專業技術人員檔案管理的問題
1.專業技術人員檔案管理制度尚未完善。當前，我國實施的《普通高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法》都沒有對專業技術人員的檔案管理進行比較科學明確的規定。所以，當前高校專業技術人員的檔案都是按照各個部門的管理需要而建立起來的。正因此如此，如今，由于缺乏必要的管理制度約束，我國的高等學校中專業技術人員的檔案管理存在如下兩個方面的問題：
（1）專業技術人員檔案材料不齊全，這種檔案不齊全的現象主要表現在由于檔案資料的收集以及管理的過程中出現失誤而造成的資料不全。另一方面是由于高等學校的校領導沒有充分認識建立高校專業技術人員檔案的重要性，因此，沒有對專業技術人員的檔案資料進行及時更新，不能了解專業技術人員的最新動態，也無法對其工作能力和教學成效進行客觀的評價。
（2）多方面綜合管理專業技術人員檔案。如今，許多高校的專業技術人員檔案都零星的分布在各個高校的教學部門、科研院所以及教務部門等地方，所以加大了專業技術人員檔案資料收集的難度，專業技術人員個人檔案材料應該在每項活動以及每一特定的時間段結束后，隨時進行歸檔。通常來說，高校專業技術人員的基本人事檔案材料、從事科研技術的成果材料和證明資料、參加社會各種學術團體及學術或社會兼職的證明材料，此外，還應該包括榮譽證書等材料由個人主動、及時地將原件或復印件送交檔案室，由檔案人員經過核實并登記后收集歸檔。
2.存在重收集輕使用的情況。高校專業技術人員檔案呈現重收集、輕使用的模式。通常而言，高校專業技術人員的檔案資料是由專門的人事檔案部門集中起來統一管理，但是并不意味著所有的檔案收集工作都由檔案室負責。當然，我們必須得看清，僅靠檔案部門一己之力，難免存在瑕疵，高校專業技術人員應該從根本上重視個人檔案資料的收集情況和使用，專業技術人員檔案資料的完整性直接關系到個人的綜合考評、晉升以及績效考核。高校專業技術人員要善于將科研工作和建檔工作進行規范化的管理，下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要盡可能同步。在進行檢查項目計劃進度和檢查科研涉及的文件材料時，要形成情況同步。在進行成果驗收和成果鑒定時，要使鑒定科研檔案材料同步。
3.管理手段和方法有待提高。如今高校從事專業技術人員檔案管理的專業人員數量相對偏少，復合型的檔案管理人才更是嚴重缺乏，在很大程度上阻礙了高校專業技術人員檔案資料的收集以及相關信息的匯總和編訂工作。如今，不僅要采取一定的措施來替代原始的檔案管理方法，即人工操作，以紙張和案卷為主要工具的管理方式，逐步向現代化數字媒體為主的信息化管理方式邁進。另一方面，要致力于提高提高高校專業技術人員檔案管理人員素質，具體從以下幾個方面著手。一、幫助高校專業技術人員檔案管理人員轉變觀念，不斷追求管理方式上的創新。二、努力練就過硬的管理能力，不僅要具備扎扎實實的業務能力，還應該具備比較強的管理能力和服務意識。三、要適應形勢，敢于向傳統的管理模式提出挑戰。四、具備一定的語言知識，具備較高的語言基礎知識、寫作知識、書法知識和歷史知識。
四、提升高校專業技術人員檔案管理的途徑
鑒于當前高校專業技術人員檔案在為高校員工的業績考核以及職位提拔上提供了客觀的參考依據，因此，提升高校專業技術人員檔案管理的效率勢在必行。通過分析當前眾多高校在進行專業技術人員檔案管理上出現的問題，筆者認為可以從以下幾個方面著手，逐步開展工作。
1.建立健全檔案管理制度。高校領導要從根本上重視專業技術人員檔案對個人發展的重要性，高校專業技術人員的檔案管理，不同于一般的文件材料，應該依照專業技術人員的各種檔案材料的自然形成先后順序進行排列，可以按照每人一個盒子作為保存單位，編訂一個流水序列號，對盒上標明姓名，在盒子外填寫卷內目錄，對盒內材料進行頁碼編訂。需要指出的是，如果這些檔案材料規格不齊，應采取更加靈活的方式來對檔案進行整理。除此之外，建立起一套行之有效的高校專業技術人員檔案管理制度也是十分有必要的。建立起較為科學的、完善的管理制度專業技術人員檔案，才能幫助高校進行專業技術人員考核和選拔的工作，踏上規范化的道路。可以采取以專業技術人員檔案管理部門牽頭，各個教學部門和檔案管理人員協助的方式，進行“三位一體”的管理，提高檔案管理的水平和效率。
2.重視專業技術人員檔案的開發使用。高校專業技術人員檔案管理的重要性不言而喻，這與其的使用價值的重要性是分不開的。換句話說，如果專業技術人員檔案沒有實際用處的話，那么其檔案管理工作就無須花費如此多的時間和精力。通過研究專業技術人員檔案，可以幫助高校相關部門進行分析和評定，掌握實時的訊息，反應不同專業的專業技術人員在從事教學、科研、社會活動中所取得的成績，反映出不同專業人才之間的優劣，為專業技術人員的人事的調動提供可觀的依據。
3.信息化管理手段的利用。現代化的檔案管理的發展趨勢越來越侵向于利用電子化的檔案管理模式代替傳統的紙質版管理方式，不僅可以節約大量的紙張，利于環保，還節省了人力物力，此外，這樣也有利于實現專業技術人員資料在一定范圍內的資源互享。
五、小結
專業技術人員檔案管理工作越來越重要，逐漸發展成為當前衡量高校發展的重要因素，我們要通過不斷總結經驗，完善并健全檔案管理的體制和制度，更好的為高校教學和科研服務。
參考文獻：
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關鍵詞:檔案管理;信息化建設;風險;防控措施
檔案信息化作為我國檔案事業發展的新階段,具有高效便捷等優勢,已在我國很多檔案館或部門得到嘗試,并取得了初步成效。但是由于檔案信息化的特性,使得它在實踐中很容易受到惡意攻擊,造成檔案被篡改或者缺失。所以,在檔案信息化建設中,分析以及研究信息化建設中存在的風險就顯得至關重要。
一、檔案信息化建設的風險
檔案與老百姓的切身利益息息相關,它的安全性以及管理效率都在很大程度上影響著我國發展建設腳步。目前,實現檔案管理的信息化是檔案事業發展的必然趨勢,但是它在發展演變過程中也會存在一定的風險,具體如下:
1、網絡病毒威脅
在檔案信息化建設中,由于網絡病毒引起的網絡通信阻塞、文件信息損壞等問題,不僅會極大阻礙檔案系統提供正常服務,同時還會導致常年積累的檔案信息丟失,造成的損失是災難性且不可修復的。
2、網絡攻擊風險
在檔案信息化建設中,為了確保檔案傳輸存儲安全,需要適當的將內網與外網進行隔離,防止因信息泄露而引發的嚴重后果。但是現實是,很多不法分子為了借助檔案信息牟取暴利,會對檔案內部網絡進行惡意攻擊,一方面可能造成檔案資料被竊取或惡意篡改,另一方面還會導致系統癱瘓,影響它的功能。
3、外部環境風險
在檔案信息化建設過程中,由于它自身的系統屬于弱電工程,耐壓值較低,它在運行過程中,很容易受到外部環境因素影響,比如地震、水災以及火災等自然災害;技術人員的操作失誤或錯誤;設備被惡意破壞或被盜;電磁干擾;等等。
4、管理安全風險
在檔案信息化管理中,由于管理職責不明確以及相關的管理制度不健全等,都會或多或少的影響到檔案管理的效率以及質量。與此同時,管理人員缺乏安全管理意識以及專業水平較低等,也是導致檔案信息化管理存在紙漏的主要因素之一。
5、系統安全風險
在信息化時代,檔案信息化管理的應用系統也要在使用過程中,不斷地修復漏洞或者更新換代,只有確保應用系統本身的安全可靠,才能降低其被網絡攻擊或病毒感染的幾率。
二、檔案信息化建設風險的防控措施
1、提高檔案信息化建設團隊的綜合素質
想要實現檔案的信息化管理,就要讓相關的檔案管理人員從過去的雜業型轉變為專業型。檔案信息化管理的安全、有序、高效,離不開高素質管理人員的支持。目前,很多檔案管理部門或檔案館在信息化建設中,遇到的最大障礙就是缺少既懂軟件開發又精通檔案管理相關知識的人才。基于此,相關部門或機構就要盡一切努力來為檔案管理人員提供培訓學習的機會,并建立競爭機制,讓每一位管理人員都能在克服惰性的基礎上,充分發揮他們的主觀能動性;另外建立激勵機制,并實現人員的優化配置,從而在保證工作效率的同時,提高員工的工作責任感以及積極性。
2、提高檔案標準化管理意識
有些單位或機構過分強調本單位的特殊性,而沒有實現對檔案的標準化管理。這種拒絕標準化管理的方式也在一定程度上阻礙了該單位的可持續發展。甚至于有些單位的檔案管理工作理念在很長一段時間內都沒有改變,盡管能獲得一些成效,但是整體檔案管理工作卻不具備通用性,檔案的利用率也大大降低。因此,淘汰這種陳舊的管理觀念是很有必要的,這也是目前檔案信息化建設能否順利展開的重要前提。
3、強化風險應急處置職能
相關部門或機構想要實現對風險的有效防控,應該針對檔案信息化建設中可能存在的風險制定一套應急處理方案,其中包含事前控制措施以及事后處理措施,從而在遇到風險的第一時間就能立即做出反應,以此來將損失降到最低。與此同時,可以制定一個完善的風險評估方法,對風險發生的位置、幾率、后果以及損失等有一個全面分析評估,從而為管理人員及時發現風險并預警提供保障。
4、加大對信息技術研發以及引進的投人力度
可以通過研發或者引進先進信息技術的方式,來保證檔案信息管理的安全可靠。在信息技術不斷革新或者修復的同時,系統受網絡攻擊或者病毒感染的幾率也會大幅度下降,這就能強化檔案管理人員對檔案信息平臺的操作監控,以此來向公眾提供安全便捷的服務。
三、結語
在我國信息技術不斷發展的同時,想要進一步提升檔案管理的效率以及安全性,進行信息化建設就勢在必行。目前,我國在檔案信息化建設中還會受到各種威脅以及風險,影響到檔案管理的有序高效。因此,相關部門或機構應該改變檔案管理人員的管理理念,加強對他們的專業技術培訓,從而在不斷學習探索過程中,為檔案信息化建設添磚加瓦。
作者:吳寧寧 單位:無棣縣人力資源社會保障信息中心
參考文獻:
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關鍵詞 知識管理 高校檔案 檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
1高校檔案管理的概述
1.1知識管理的內涵
知識管理作為一種創新理念，起源于20世紀80年代迅速發展的戰略性人力資源管理的思想。而知識管理與一般管理活動的不同，主要在于它將重點集中于知識的觀點上，經由系統、組織的應用知識，最終創造新知識。正如美國APQC所定義的，知識管理作為一種策略，是在恰當的時間，將正確的知識傳達給正確的人，并且幫助人們共享知識，將信息付諸于改善組織成效的行動上。
1.2將知識管理應用于高校檔案管理的必要性
一方面，知識管理可以延伸高校檔案管理的領域。在過去高校的檔案管理過分地強調檔案與資料、圖書的區別，從而使得高校的檔案管理成為高肋般的部門。由于高校的檔案管理部門僅僅注重歷史記錄的保存，從而使得它的社會價值并不是很大。但是我們將知識管理的理念運用到高校的檔案管理中，學校就可以將一切有價值的檔案信息納入到檔案中，這樣延伸了檔案的領域，從而構建出一個潛力無限的共享體系。
另一方面，知識管理也能夠提升高校檔案管理的價值。我們知道傳統的檔案管理一直都存在著“重保存，輕利用”的觀念，因此高校檔案館一直都是被動地提供服務，這樣就在一定程度上極大地削弱了高校檔案管理的價值，將知識管理應用當中之后我們就可以利用知識管理中的人性化、中性化的管理手段，促進高校檔案管理的主動性，從而有助于學生在檔案管理人員的幫助下，找到有價值的資料，這樣就在一定程度上增加了檔案管理的價值。
2知識管理背景下高校檔案管理的運行
2.1知識獲取
知識獲取是高校檔案管理的一個重要的方面，無論是對于內部組織還是外在的環境因素，知識獲取都是檔案管理能夠持久生存的一個重要的方面。在我國高校的檔案管理中，知識的獲取一般包括兩個方面的重要內容。一方面是指顯性知識的獲取，例如教育部門下達的文件、教職工的信息等等都屬于檔案管理的顯性知識的獲取。這些部門的知識能夠實現檔案管理的最基本的功能，維持檔案管理的基本生存。另一方面是指隱性知識的獲取。這方面的知識有助于促進高校檔案管理的進一步發展，實現知識管理的理念。例如，檔案管理人員通過觀察、模仿、溝通等技巧，掌握住本校教職工的某些思想觀念，從而使得某些隱性的知識得以保存下來。我們可以通過錄像等將優秀教師的上課視頻保存下來，有助于我們對于教師的教學思想進行保存。這樣就可以將隱性的知識顯性化。
2.2知識共享
知識共享是高校檔案管理的一個重要的方面。過去的檔案管理成為高校中的“知識孤島”，嚴重削弱了檔案管理的重要作用，但是我們引入知識管理之后，就可以通過獲得的隱性知識以及顯性知識，實現檔案管理的信息與外部信息的整合，從而促進檔案管理信息的價值增值，促進檔案管理部門的健康持續發展。
隨著我國電子計算機技術的不斷進步，尤其是網絡的普及使得“知識共享”的觀念不斷地深入人心，因此，我們也要不斷地塑造高校檔案管理的新文化，不斷地促進高校檔案管理的主動服務，從而實現”知識共享”，促進高校檔案管理的順利進行。
2.3知識利用
在知識管理的背景下，我們要想不斷地提升高校檔案管理的價值就需要不斷地開放高校的檔案，只有這樣才能夠實現高校檔案的知識共享，從而促進對于檔案知識的利用，不斷地提升高校檔案事業的核心競爭力。
例如，高校作為知識的匯聚之地，無論是教師還是學生都對知識有著一定的敏感，因此，充分地開放檔案，對于教師了解知識的源頭、發展變化有所幫助，從而有助于促進教師的專業技能以及專業知識的創新，從而不斷地提高高校檔案管理的價值；也有助于學生對于知識的來龍去脈進行詳細的了解，從而更加深入地把握知識，有助于學生對于知識的綜合運用，因此檔案館的不斷開放有助于我們不斷地提高知識的利用，促進我們對于知識的掌握以及創新，這就有利于實現檔案管理的價值。
3基于知識管理的高校檔案管理外部構建
知識管理在高校檔案管理中的應用必將推動高校檔案管理的創新，提升檔案管理的核心競爭力，因此為了保證高校檔案管理的順利轉變，我們應該建立良好的組織文化，為檔案管理的轉變提供一個良好的文化氛圍，同時我們也應該構建高校知識管理體系，這就從制度層面上保證了高校檔案管理的轉型。
4結束語
隨著社會經濟的迅速發展，知識管理已經成為高校檔案管理的一個重要的發展趨勢。知識管理必將引起高校檔案管理的重要變革，從而促進高校的檔案管理的功用真正被發揮出來，為高校師生的學習進步提供經驗借鑒，對于高校的健康長遠發展有著重要的意義，也對于我國社會經濟的發展有著重要的幫助。
參考文獻
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【關鍵詞】高校 檔案管理 信息化
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）01-0051-02
檔案是指機關、組織、個人在社會活動中形成的作為歷史記錄保存起來以備考查的文字、圖像、聲音及各種方式和載體的文件，有著重要的參考作用和憑證作用。檔案管理是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，檔案工作是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案工作最基本的組成部分。
作為高校檔案管理不僅要做好相關人事檔案、教學檔案等檔案管理，而且要對高校管理內容中涉及的各項工作提供服務，因而，高校的檔案管理與其他檔案管理工作相比，有著更加突出的價值。隨著近年來我國高等教育體制改革和現代化信息技術的飛速發展，高校的運行管理方式和教育服務范圍都發生了巨大變化，各類電子文件資源大量增加，檔案管理的信息化、規范化是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢。
在信息化的背景下，高校檔案管理與新技術的相互融合，使得檔案管理效率大為提升，與傳統的高校檔案管理相比較，由于網絡管理的普遍應用，新時期的高校檔案管理發生了深刻的變化，但由于認識的不到位等多方面的原因，對于高校檔案管理的作用不少高校并未真正重視，我國高校檔案管理工作還存有一定的問題。
一 高校檔案管理層思想觀念落后
面對不斷發展的檔案工作，相關管理人員對其的重視程度不高，沒有充分認識到工作的必要性及其在整個學校發展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個附帶性質的工作，認為此類工作對學校的管理工作無關緊要。因此，在實際工作中，部分檔案管理人員忽視檔案管理的作用，有些單位的領導管理意識不強，對檔案管理人員的管理力度不夠，導致檔案管理人員對自身工作缺乏全面的認識。此外，在固有思想的約束下，部分高校檔案管理通常只重視檔案的基礎性管理工作，如整理、編目及查閱等，對于檔案社會服務功能等方面的工作建設沒有實質性的操作措施。高校檔案管理中，還存在相關管理人員專業素質不高，無法勝任檔案管理的現象。在部分的高校檔案管理人員中，有些檔案管理人員身兼數職，往往疲于應付其他日常瑣事，而忽略了自身本職工作。另外，很多的檔案管理人員，在就職時沒有接受專業系統的培訓，由于文化差異和專業水平的差異，造成檔案管理的體制建設不夠合理，工作人員的思想觀念落后，檔案管理人員的管理水平不符合時代需求等。
二 高校檔案規范化管理程度不夠
高校檔案管理工作是一項較為復雜的工程，特別是人事檔案和科研檔案的遺失可能給高校整個管理帶來極大的損失。目前，高校中大多數檔案管理的隨意性太強，沒有建立起一套嚴格檔案管理制度，致使高校檔案管理散、亂、差現象普遍，存在檔案遺失的現象。高校檔案管理中，因為資金的缺失，導致檔案管理部門無法配齊信息化設備，基礎設施的滯后造成了大多數高校的檔案管理仍處于高度依賴人力操作的階段，這種現象使得高校檔案管理的發展陷入停滯狀態。此外，盡管一些高校在硬件上配備了大量的計算機，但實際的管理工作還大量依靠人工，大量的信息設備成了擺設。另外，由于相關檔案管理計算機軟件在編制過程中，計算機編程人員對檔案管理工作缺乏認識，導致管理軟件實用性不強，無法勝任高校檔案管理工作。
三 提高高校檔案管理水平的若干措施
1.完善檔案管理手段
不斷完善檔案管理手段，采用先進的現代信息化檔案管理方法和手段。傳統的檔案管理手段基本上建立在紙質檔案管理的基礎上，從建立檔案到保存檔案，再到查閱檔案，每一個步驟都必須依靠人去操作，導致檔案管理使用的人工多、效率低。而現代電子檔案基本上依靠計算機技術、網絡技術，可大大提高檔案管理的效率，降低檔案管理的人工成本，高校檔案管理要適應社會和經濟不斷發展的需要，采用先進的檔案管理方法和手段，最大限度地滿足各方面對檔案部門快速、準確提供檔案信息的需求，為高等教育事業發展服務。
2.提高高校檔案管理人員的素質
信息化背景下的高校檔案管理建設，歸根結底還得依靠人來完成，提高高校檔案管理隊伍的專業素質有利于實現檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化要求管理人員具備較強的檔案專業素質，要具備一定的信息技術知識。具體而言，高校檔案管理隊伍應該具備以下素質：（1）較好的政策解讀能力，較高的思想政治素質；（2）信息化的管理理念，團隊合作的精神；（3）掌握現代化的管理手段與方法。較高的政策水平及思想政治素質是管理人員做好檔案管理工作的重要前提，檔案管理是一項較為繁瑣的工作，需要管理人員具備足夠強的責任心，良好的職業素養及思想政治素質，這樣有利于管理人員提升事業的榮譽感，在工作中實現自我價值；信息化管理理念及團隊合作的精神是實現高校檔案信息化的關鍵所在，通過樹立信息服務理念，加強管理隊伍間的相互協作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運用先進的管理手段，能有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應信息化檔案的管理建設，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。
參考文獻
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1.載體差異下的檔案管理
以前，常用的檔案都是紙質形式，因此在檔案管理時對于紙質的耐久程度有著很高的標準，后來逐漸發展起來的電子檔案，硬盤、光盤、磁帶等也成為了新的檔案存儲介質。載體的差異下，檔案管理也不盡相同，在檔案的硬件備份中，光盤、磁性物質等作為主要的載體，各載體之間是存在差異的，磁性物質容易產生靜電反應，那么會影響到其本身磁粉的掉落，從而容易丟失所對應檔案的信息，甚至于造成無法恢復的嚴重后果；對于光盤，在存儲電子檔案上算常用載體，但也會由于性能的不穩定而出現一定的問題。總而言之，載體的差異都會對檔案管理帶來多多少少的影響，因此，我們應該結合檔案管理的實際情況，采用相適應的保護技術對檔案進行合理的管理，以確保更有效地保護檔案。
2.環境差異下的檔案管理
載體的差異，從而使得檔案管理也存在著各式各樣的保護技術，然而載體差異的重要原因主要是來源于環境的差異，溫度的高低、濕度的大小都是會對載體的性能有著不同程度的影響。載體發生的反應可能會因溫度、濕度的不同而發生一定的差異，從而對檔案的損壞也有一定程度上的差別。溫度過高、過低，都是不利的環境因素，都有可能成為電子檔案存儲媒介膨脹或收縮的原因。因此，在檔案管理時，應該嚴格地控制好一定的溫度、濕度，以減少外界環境對于存儲介質的影響，以延長檔案使用時間。
3.技術保護差異下的檔案管理
檔案的信息化管理，不僅與載體、環境之間有著密切的關聯，在技術保護上也存在很多的區別。目前，對于電子檔案常用的管理方法主要是建立相應的備份機制，備份主要有完全備份、增量備份、差異備份三種形式，而每種備份都各有千秋，在檔案管理的技術保護上都有很大的貢獻。例如：完全備份主要是對于檔案進行完整性的復制，可以形成一份檔案的副本，在檔案數據缺失的情況以最快速度成功還原檔案信息；而增量備份的側重點主要是在檔案數據發生變化時才進行，其雖不能一次性還原所有數據，但是卻可以大大地減少了備份過程中的時間；最后是差異備份，差異備份與增量備份極為相似，僅僅不同的是差異備份針對上一次完全備份的，可以說是既改進了完全備份和增量備份的不足，又充分地發揮備份的效用，是一種很靈活的檔案保護技術。
二、檔案技術保護的建議
紙質檔案逐步成為電子檔案的取代物，這是歷史發展必然的結果，那么相對的，電子檔案技術保護也必然是一個繼承與發展的過程。在檔案管理過程中，如何采取相應的技術保護，也是眾多研究者討論的問題，以下針對檔案保護提出兩個方面的建議，以供相關人員參考。
1.完善檔案技術保護措施
不管是紙質檔案還是電子檔案，在檔案管理上都同樣存在著如何保護的困難，特別是電子檔案這一新型存儲方式的保護更加成為研究的重點。電子檔案的便捷、靈敏都使得有利于各項業務的順利開展，因此在檔案技術保護措施上，相關人員也在不斷地研究新的技術，新的方法，以完善檔案技術保護措施，進一步強化檔案管理的建設。
2.培育專門檔案管理人才
由于檔案信息化建設的到來，信息化技術更新之快更想而知，而對于新型檔案管理問題的出現，除了有相應的技術作為基礎，另外專門的檔案管理人員也是必不可少的，因為這方面人才的缺乏會導致檔案信息化管理的滯后，所以加大力度培育專門檔案管理人才，讓他們都投身于檔案管理與保護的工作中去，這讓會使得檔案管理取得更好的成效。
三、結束語
1．對房產檔案管理數字化的認識不足
近年來，雖然房產檔案管理方法在不斷地改進和完善當中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個主要的原因就是相關人員對房產檔案管理數字化的管理模式的實現缺乏足夠的認識，對其重視程度明顯不足。不注重房產檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊企業經營過程中的重要的作用。因此，在實際的管理實施過程中，缺乏嚴謹的信息采集與分類環節，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價值，也耽誤了大量的時間，拖延了工作進度。
2．缺乏專業的人員指導和開展檔案管理工作
隨著社會的不斷發展和變遷，我們必須清楚認識到現代化的知識型檔案管理早已逾越傳統的手工勞動范疇。我國在房產檔案管理中缺乏對專業人才的投入，大多數檔案管理人員都不是畢業于檔案管理專業的人員，也沒有經過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業經濟發展的重要性。
3．有效實現房產檔案管理的數字化的若干措施
(1)提高房產業相關人員對檔案管理數字化的深層認識實現房產檔案管理的數字化的主要目的在于科學、系統的管理房產檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業管理者制定企業決策提供正確的依據。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產企業檔案管理的發展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現房產檔案管理的數字化，不斷地提高相關業務管理水平和工作效率，房產檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統的管理模式相比所顯示出的巨大的優勢，讓其從根本上意識到實現房產檔案管理數字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優質、高效的方向發展，促進房產檔案管理現代化的建設。
(2)提高檔案管理人員的業務能力，實現員工的專業化、規范化［2］數字化房產檔案管理，是一門集眾多學科于一體，對專業性和技術性有著較高的要求。數字化房產檔案管理人才，必須擁有全面系統的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數字檔案建設過程中發揮出其作用。在競爭日益激烈的時代背景下，要想富有成效的實現房產檔案管理的數字化，管理部門必須建立一支有專業素養高、文化水平高、思想覺悟高、業務水平高的卓越的房產檔案管理人才。因此培養和造就高素質的既懂檔案管理業務工作，又熟練掌握辦公自動化技術的綜合型人才則對企業的發展戰略意義非凡。這就要求相關單位應該重視檔案人才的教育和培養，充分激發和調動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產檔案人員的能力，打造出一直專業知識過硬、綜合實力超強的團隊。
4．結語
快速發展的房產業對我國房產檔案管理工作既創造了機會，也帶來了挑戰，傳統的房產檔案管理模式因其諸多的缺陷已經很難順應當下房產企業的不斷地跨越式的發展。筆者認為，我們必須盡快實現房產檔案管理的數字化模式，向科學、系統、全面、便利、完善、高效、先進的趨勢進步，逐步推動我國房產檔案管理完善，加大人才、財力和技術開發方面的投入，不斷提升檔案工作者的專業化程度，為房產檔案管理數字化的全面實現打好堅實的基礎。
作者：高原單位：哈爾濱市住房保障和房產管理局檔案信息中心
【關鍵詞】公路系統；檔案管理；科學化水平；路徑選擇
一、公路系統檔案管理工作現狀
公路系統信息管理過程極易發生突發問題，加之公路建設與生產加工、原料采集、供給營銷等等相關，無疑都使得公路系統的檔案管理工作具備了高復雜性、高難度等等特點。公路系統檔案數據包含了眾多的內容（生產銷售、客戶及供應商數據等），在公路項目建設過程中發揮著無可替代的作用。提高公路系統檔案管理工作水平有利于全面提高公路項目建設質量，此項工作的重點在現階段被放置在了全面應用現代化通信技術與信息技術方面。由于我國公路系統檔案管理缺乏完整性，很多工作的重心被放在了工程目進度層面，檔案管理工作的隨意性加大，因而檔案管理一直是項目建設過程中的薄弱環節。此外，由于缺乏重視度，我國公路系統檔案管理從業人員大多為非專業人士，這些人缺乏安全、責任意識，在落實檔案管理的過程中極容易隨意操作，加之信息化應用程度不高，不僅加大了檔案管理工作的難度，更降低了檔案工作的效率。如公路建設過程中的檔案記錄缺失難以為后續公路通車提供歷史依據，公路檔案的作用難以發揮，公路資料的整理也因此被復雜化。
二、檔案管理存在的問題
（一）重視程度缺乏連續性。我國公路系統檔案管理工作于2005年前后大范圍開展，工作的重點是提升檔案管理標準化與規范化。我們必須得承認，在國家號召之下，公路系統的檔案管理獲得了前所未有的高度重視，檔案管理部門也因此設立了長、短期奮斗目標。然而就現階段實際情況看來，很多單位在實現了短期目標以后，極容易出現“驕傲自滿”的情緒，繼而無意識地出現了管理松懈問題。管理松懈導致長期目標的實現難以落實，加之檔案管理無法快速取得成效，各級領導對檔案管理工作的重視度也隨之降低，愿意投入進此項工作的精力、財力以及人力都有所下降，進而導致公路系統檔案管理出現工作淡化、邊緣化等等問題。值得一提的是，有些單位受制于編制、職數等等的限制，大肆縮減專業管理人員而聘用兼職人員，檔案管理工作的質量以及檔案管理的業務水平因此備受制約，檔案管理的發展也因此遭遇瓶頸。
（二）收集歸納缺乏全面性。公路系統的檔案內容包括聲像資料、實物檔案以及數據資料，然而很多基層單位只注重數據質量，對于聲像資料以及實物檔案的整理歸檔并不重視，很多聲像資料及實物檔案在收集的過程中流失，或是被控制在個別檔案管理人員手中，一旦出現諸如檔案管理人員調崗等等問題，那么檔案信息隨之將不可避免地面臨遺失問題。加之很多單位的信息檔案未能及時納入檔案室管理，電子檔案建設不到位，管理者缺乏操作電腦的能力，無一不加劇了檔案丟失的風險。
（三）管理利用缺乏實用性。公路系統的檔案管理工作很少能夠在短期之內就獲得成效，很多管理工作都是在系統的長遠建設中發揮推動作用、帶動社會經濟效益提高的。由于未能迅速獲益，很多管理者因此難以科學地把握“藏”與“用”之間的關系，繼而出現重“藏”輕“用”問題。此外，現階段不存在科學定位檔案管理使用的相關規定，檔案管理所能夠產生的經濟效益和社會效益沒有廣泛宣傳，檔案管理人員不知道科學的檔案管理與自身經濟效益之間的聯系，檔案信息的開發嚴重不足，檔案的利用效率差強人意。
（四）隊伍建設缺乏長期性。一直來，我國公路系統檔案管理工作一直由辦公室負責，受客觀條件制約，辦公室人員的變動相對頻繁，新人由于不熟悉檔案管理業務，加之缺乏必要的檔案管理專業培訓，往往難有較高的檔案管理科學性意識，在落實相關管理工作的時候隨意性較大，檔案的收集，整理歸檔質量參差不齊，致使檔案工作的結果與期望值出現較大偏差，檔案管理隊伍建設缺乏長期性。
三、提高公路系統檔案管理科學化水平的路徑
（一）加強經常性教育提高認識。思想決定意識，意識決定行為，良好的檔案管理思想是做好檔案管理工作的必要條件。公路系統檔案管理部門的領導者們必須重視檔案管理工作的規范化，強化檔案部門文件管理的超前控制，盡可能避免檔案移交等等過程，確保檔案管理過程科學化、合理化。其次，積極開展與檔案管理相關的教育活動，提高相關者的重視程度，確保領導者們能夠充分發揮模范帶頭作用。眾所周知，領導者是企業發展方向的決策者，只有確保領導們重視公路系統檔案管理才能夠上行下令使所有的檔案管理人員都能夠懷有高度的歷史使命感和責任感、積極地對待檔案管理工作，以耐心細致的工作態度提高檔案管理質量。
（二）定期歸檔保證檔案齊全完整。對于檔案管理工作而言，檔案收集、整理、歸檔是其基礎性工作。對公路系統而言，檔案不僅包括文書檔案，還包括實物檔案聲像檔案、基建檔案等等，涉及的范圍極廣。管理者在定期對檔案進行歸檔的時候，需要全方位考慮現實情況，在保證檔案質量的同時，保證檔案齊全完整。管理人員應該懷有高度的責任感認真整理、細致鑒別與檔案相關的各類信息材料，對符合歸檔的材料要及時處理，對手續不齊全的材料需要及時退回并責令相關部門補辦，以保證檔案的準確性、真實性和完整性，以備后查。
（三）強化利用發揮檔案信息功能。檔案管理的根本目標在于充分發揮檔案的作用，使檔案資源得到共享利用。實現檔案價值的最主要途徑是檔案利用，而檔案利用開發是檔案管理自身價值的重要體現。想要有效提高公路系統檔案管理科學化水平，必須從加強檔案管理基礎出發，確保檔案人員能夠在科學落實收集、整理、鑒定、保管等工作的基礎上開展檔案編目、檢索等工作，編制科學的、與實際相匹配的檢索工具，充分發揮電子計算機管理優勢健全檢索、匯編等等工作。值得一提的是，檔案信息的組織化、系統化有利于提高檔案資料的使用率，因此應被予以重視。
（四）不斷提升檔案管理隊伍素質。檔案管理人員負責檔案管理工作，其素質高低直接影響了檔案管理工作的質量。隨著科技的進步，檔案管理過程中涉及的、與科技相關的事物越來越多，設備的更新、載體的多樣化等無一不對檔案管理人員素質提出高要求。為了滿足檔案管理的實際需求，企業方面應不斷強化檔案管理工作人員的培訓工作，提高檔案管理者的業務水平。當然，想要整體拔高檔案管理隊伍素質，企業方面還應有意識地吸納檔案管理方面的專業人士，充分發揮專業人士的專業技能，進而帶動整個檔案管理隊伍向著高素質方向發展。
四、結束語
公路系統檔案管理在公路系統建設中能夠發揮巨大的作用，然而現階段我國公路系統檔案管理工作的狀況不容樂觀，檔案管理存在問題，有些甚至已經嚴重地阻礙了我國公路系統檔案管理水平的提高。隨著我國社會主義現代化進程的不斷發展，檔案管理科學化已經成為我國信息化建設前進不可或缺的一部分。現如今，檔案管理在各個領域的地位越來越高，重要性也越來越顯著。公路系統檔案管理的科學性與人們的生產生活關系密切，采取有效措施提高公路系統檔案管理科學水平已經成為當務之急。管理者們需要以科學理論為指導，利用科學的辦法不斷完善檔案管理制度，加速公路系統檔案管理的信息化、標準化以及規范化。相信通過相關人士的不懈努力，我國公路系統的檔案管理水平一定能夠獲得發展，我國公路系統的檔案管理也一定能夠走上可持續發展的道路。
【參考文獻】
項目建設過程中形成的資料種類繁多，資料如何收集、整理、分類、立卷、編目、歸檔等是檔案管理中的重要工作。因此，要嚴格執行國家檔案管理有關規定，按章行事，規范操作。
1.1資料的收集與整理
規范檔案管理，首先必須落實項目檔案工作的組織保證體系，其次要制定檔案管理相關人員資質審查、培訓及檔案收集、整理等管理規定。
（1）在工程項目施工期間，設立專人負責檔案管理工作，統一管理項目建設期間所有工程施工歸檔的資料。
（2）從事檔案工作人員實行“準入制”，即所有專兼職檔案工作人員必須經過培訓，做到持證上崗。不定期組織檢查檔案工作人員持證上崗情況，杜絕無證上崗。
（3）根據國家有關檔案管理規定，編制檔案收集、整理、分類、立卷、編號、歸檔實施細則，規范操作。
（4）工程管理部門對工程施工期間工程檔案的收集整理情況進行不定期的跟蹤檢查，發現問題及時處理。
1.2檔案移交與審核
建立檔案收集、整理、移交、歸檔四級審查制度，確保歸檔資料的質量。
（1）項目部在資料移交前要組織自查，檢查歸檔資料內容是否符合條件，是否漏項，資料的分類、組卷、編號等是否符合規定。
（2）項目部自查結束后，工程管理部牽頭組織相關人員對移交資料進行審核，重點審核資料的分類、組卷、編目等是否符合要求，發現問題限時整改，以確保資料及時移交。
2做好基礎工作，加快檔案數字化管理的進程
實行檔案數字化保管是檔案管理工作發展的必然趨勢。要利用現有資源，從制度的建立，軟件、硬件設施的投入著手，做好檔案數字化管理的基礎工作。在保管紙質檔案的同時，備份電子檔案，逐步推進檔案數字化管理基礎工作，建立檔案數字化管理的框架，為下一步全面實行檔案數字化管理打下基礎。
3結語
