時(shí)間：2023-06-02 09:57:25
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇行政公文寫作格式，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：公文寫作；不規(guī)范現(xiàn)象
黨政機(jī)關(guān)公文是政府各部門間以及政府與企事業(yè)單位間進(jìn)行溝通交流的一種重要工具。然而，在日常工作中，公文寫作的不規(guī)范現(xiàn)象依然時(shí)有發(fā)生，不僅會損害公文的效力，還給公文制發(fā)機(jī)關(guān)的公文管理工作帶來麻煩，甚至造成惡劣影響。通過對資料的查閱與整理，我將公文寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象歸納為以下幾種：
一、公文文種錯(cuò)用
通常來講，公文的文種由發(fā)文機(jī)關(guān)的行文目的以及發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)間的行文關(guān)系來決定。在我國，國家行政機(jī)關(guān)公文的文種共有13個(gè)，分別是：通知、通告、公報(bào)、命令（令）、公告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、函、意見、議案、報(bào)告、決定，每種公文都有其特定的適用范圍與功能，如果在公文寫作過程中濫用公文文種，將會失去制發(fā)公文的目的和意義，甚至擾亂各行政部門間正常的工作秩序，對政府工作造成負(fù)面影響。然而，在公文寫作實(shí)踐中，文種使用不規(guī)范現(xiàn)象仍然存在。比如，某鎮(zhèn)人民政府維修道路需要資金，要向縣交通局行文申請維修資金，擬標(biāo)題為“某鎮(zhèn)人民政府關(guān)于道路維修資金的報(bào)告”，這就是將報(bào)告與請示誤用了。需要上級機(jī)關(guān)答復(fù)或批復(fù)，應(yīng)該使用請示，而非報(bào)告，因此正確的做法應(yīng)該是將題目擬為“某鎮(zhèn)人民政府關(guān)于道路維修資金的請示”。除此之外，一些制發(fā)機(jī)關(guān)亂造公文文種，如將“關(guān)于……的請示”寫成“關(guān)于……的申請”等，為行政工作帶來了很多不必要的麻煩。
二、公文標(biāo)題不簡要
公文標(biāo)題的作用主要在于概括公文的內(nèi)容，因而，公文標(biāo)題應(yīng)該簡要、明了，言簡意賅，能夠突出主旨，并使用簡潔的文字，盡量不要使用較長的句子。而在實(shí)際行文過程中，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一些公文的標(biāo)題拖沓冗長，尤以轉(zhuǎn)發(fā)性通知較為常見。舉個(gè)例子，如上海市財(cái)政局與上海市國家稅務(wù)局轉(zhuǎn)發(fā)國家財(cái)政部與國家稅務(wù)總局關(guān)于軟件產(chǎn)品增值稅政策的通知時(shí)，以“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部與國家稅務(wù)總局關(guān)于軟件產(chǎn)品增值稅政策的通知的通知”為標(biāo)題，這樣的題目就既復(fù)雜又冗長。通知是上級機(jī)關(guān)要求下級機(jī)關(guān)辦理事項(xiàng)、執(zhí)行事務(wù)，或上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)傳達(dá)事項(xiàng)，任免人員以及下級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文時(shí)使用的文種。而下級機(jī)關(guān)在轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的通知時(shí)，正確的做法應(yīng)是去掉開頭的“關(guān)于”和最后的“通知”，因此，題目應(yīng)擬為“轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部與國家稅務(wù)總局關(guān)于軟件產(chǎn)品增值稅政策的通知”，這樣處理使得公文標(biāo)題簡潔了許多。
三、公文格式不規(guī)范
公文內(nèi)容的權(quán)威性、嚴(yán)肅性要求行政公文的格式必須具有規(guī)范性。但是，在如今的公文寫作實(shí)踐中，公文寫作格式不規(guī)范問題卻頻繁發(fā)生。筆者將公文寫作格式不規(guī)范問題大致分為這樣幾類：一是公文發(fā)文字號的年份自2000年1月起由原來規(guī)定的方括號[ ]括起改為用六角括號〔 〕括起，而在實(shí)際中有很多單位依然在使用方括號；二是在文件編號前加“0”和“第”字，如在“長春市電業(yè)局文件編號：長電（86）第067號”中，應(yīng)去掉“0”和“第”字，改為“長春市電業(yè)局文件編號：長電〔1986〕67號”；三是成文日期的阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字的混用問題。需要我們注意的是，對于成文日期，黨的機(jī)關(guān)與政府機(jī)關(guān)要求有所不同，黨的機(jī)關(guān)要求對公文的成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)注，而行政機(jī)關(guān)要求對公文的成文日期用小寫的漢字進(jìn)行標(biāo)注。另外，把“”與“零”混用也是不規(guī)范的用法，經(jīng)常有一些政府機(jī)關(guān)單位將漢字?jǐn)?shù)字與阿拉伯?dāng)?shù)字混合使用，如將“二一六”寫成“二0一六”。雖然只是區(qū)區(qū)一個(gè)“零”的誤用，卻使公文寫作失去了其應(yīng)有的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。
四、公文用語不嚴(yán)謹(jǐn)
公文的語言是各機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行公文活動所運(yùn)用的書面語言，公文用語應(yīng)是規(guī)范的現(xiàn)代漢語，具備嚴(yán)謹(jǐn)、精簡、準(zhǔn)確等特性。公文用語不當(dāng)將直接對政府形象造成損害，并對行政工作的開展造成不良影響。但在際寫作過程中，我們卻經(jīng)常能見到公文語言搭配、贅述等不規(guī)范現(xiàn)象。舉例來說，“應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，黨的搞活農(nóng)村經(jīng)濟(jì)政策給農(nóng)民帶來了經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，嘗到了甜頭”這句話中，“應(yīng)當(dāng)承認(rèn)”就應(yīng)當(dāng)刪去，“嘗到了甜頭”與“帶來經(jīng)濟(jì)實(shí)惠”語義重復(fù)，也應(yīng)當(dāng)刪去；再如，“各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要從文山會海中解放出來，就要少發(fā)不必要的文件，少開不解決問題的會議”這句話中，“少發(fā)不必要的文件“與“少開不解決問題的會議”是對第一句話不恰當(dāng)?shù)男揎棧瑧?yīng)改為“少發(fā)文件，少開會議”。
除了公文語言嗦、重復(fù)外，主語、謂語、賓語搭配不當(dāng)，句子成分殘缺、語序混亂，乃至標(biāo)點(diǎn)符號的錯(cuò)用，都是在公文寫作中容易發(fā)生的錯(cuò)誤。因此，我們必須要在寫作中時(shí)刻注意，避免錯(cuò)誤的發(fā)生。
五、結(jié)語
為了加強(qiáng)公文寫作的規(guī)范化，公文撰寫人員必須提高對公文規(guī)范化問題的重視，在平時(shí)注重知識的積累，培養(yǎng)公文寫作思維，加深對政策的理解，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和理論知識，在寫作過程中堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，以確保公文發(fā)揮其在行政管理工作中的應(yīng)用價(jià)值，努力促進(jìn)行政公文規(guī)范化邁向新高度。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄭林峰.思維形式細(xì)推敲――邏輯規(guī)律在公文寫作中的運(yùn)用[J].秘書，2012（01）.
XX街道社區(qū)工作人員綜合知識專題講座，在工作人員的認(rèn)真組織和精心籌劃下，在街道領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，在全體社區(qū)工作人員的積極參與下，于XX年XX月XX日如期開辦了。
第一講為《公文寫作基礎(chǔ)知識》，由XX同志講授。講座內(nèi)容分為基礎(chǔ)知識和實(shí)際應(yīng)用兩部分，通過XX同志由淺入深的生動講解，我對公文寫作有了更深層次的體會，具體如下：
一、注重積累
1. 要養(yǎng)成積累資料的良好習(xí)慣。積累盡可能多的素材是撰寫文稿的前提和基礎(chǔ)。素材的積累是一個(gè)長期的過程，只有時(shí)時(shí)處處做有心人，才能積累到諸多適用、可用的優(yōu)質(zhì)素材。還必須廣泛涉獵各個(gè)領(lǐng)域的知識，聚沙成塔。我們生活在信息社會，互聯(lián)網(wǎng)為我們搭建了學(xué)習(xí)積累的廣闊平臺。因此，要善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)積累材料，拓展視野，增長知識。除此之外，還要多整理、多歸納、多總結(jié)，加強(qiáng)自己對公文寫作的了解，培養(yǎng)自己對公文寫作的興趣。
2. 要關(guān)心國家大事。關(guān)心大事，心中有全局。機(jī)關(guān)公文，無論向上匯報(bào)和請示工作，還是向下部署下達(dá)任務(wù)，都應(yīng)當(dāng)講政治、講大局，與中央和地方政府的重要方針政策相一致，與時(shí)展的新精神、新提法、新要求相一致，做到與時(shí)俱進(jìn)。
二、注意特性
1. 公文寫作一般（除了個(gè)人總結(jié)）是要站在某一群體、某一組織的位置上，它所傳達(dá)的是被代表的單位的發(fā)出的信息，接
受者也往往是集團(tuán)性質(zhì)的或者眾多個(gè)體的。所以在寫作時(shí)不要總想著自己，而要多考慮文中所代表的單位的立場。
2. 公文的寫作格式和要求都有明確的規(guī)定，具體情況各不相同。對于這些規(guī)則，靠死記硬背是不行的，而且往往不能靈活應(yīng)用。最好的方法是找來一些標(biāo)準(zhǔn)范文來看，對照規(guī)則，多思考、多理解。之后，可以不看規(guī)則寫一兩篇相同文體的，再對照規(guī)則和范文檢查。在反復(fù)實(shí)踐中理解記憶比較好。
3. 由于公文和人們的社會生活結(jié)合得非常緊密，它是一種應(yīng)用文體，是為了實(shí)際工作而使用，是傳遞交流信息、商洽處理問題的一種工具。因此，公文寫作要“實(shí)”，即避免以為追求辭藻的華麗和語句的粉飾雕琢。
4. 主題要突出，觀點(diǎn)要鮮明，防止模棱兩可、自相矛盾； 層次要明確，主要觀點(diǎn)、次要觀點(diǎn)之間的從屬關(guān)系不能顛倒，不能把與主題無關(guān)的一些觀點(diǎn)放到一起；主題和內(nèi)容之間要符合正確的邏輯關(guān)系。
5. 注意格式和語句。正確的格式是公文的基礎(chǔ)，而流暢的語句則是公文的靈魂。公文寫作時(shí)不能任意發(fā)揮，要按照既定的規(guī)則書寫，否則就違反了公文的規(guī)范性要求。
公文是行使政府行政職能，部署和開展各項(xiàng)活動的最重要的載體、工具和基礎(chǔ)性工作。政府所有的活動，都要通過各種不同形式的公文予以記載、表述和傳達(dá)。公文代表著一個(gè)集體的形象，因此，搞好公文寫作，提高公文質(zhì)量，是每一名工作人員必須具備的基本素質(zhì)。
遴選自古就有，如王安石在《辭男雱?wù)f書札子》：“一介之任,必欲因能；講藝之臣,尤為遴選。”雷紹性的《名說》：“其遴選代表，為國民任事，較今統(tǒng)領(lǐng)之任期為尤短。”陸游《代乞分兵取山東札子》：“以十分之一，遴選驍勇有紀(jì)律之將，使之更出迭入，以奇制勝。”等。可見遴選考試通俗一點(diǎn)說就是“針對公務(wù)員的公務(wù)員考試。”
第一種：公文寫作類，這個(gè)無需多解釋，公務(wù)員的基本技能甚至是主要技能。第二種：案例分析類，這種題型有點(diǎn)像公考的面試，主要是考察考生對某一個(gè)社會問題的看法，還有就是考察在工作中遇到一些突發(fā)事件怎么辦，還有一種無非就是活動組織和安排等。第三種：類申論型，類似于申論的客觀題，主要有概括類和提出對策類，比如概括某一社會現(xiàn)象或者問題的原因、存在的問題，提出相關(guān)的對策等。第四種：文章寫作，類似于申論的大作文寫作，但是也不完全等同。
兩者的不同則體現(xiàn)在申論的作答必須完全依據(jù)材料、實(shí)現(xiàn)答題內(nèi)容、答題形式、答題次序和申論材料的有機(jī)統(tǒng)一，還有辯證使用“原詞原文的抄”“歸納的抄”“創(chuàng)新的抄”。而遴選的作答則不一樣，比如2014中央機(jī)關(guān)遴選考試中第一題公文寫作類就和申論的公文寫作區(qū)別很大，申論的公文寫作類基本上就是一道概括題、而且對答題格式的要求也不強(qiáng)。一道20分的題格式分最多也就是2-3分。而我們遴選的公文寫作呢，基本沒有素材，只是簡單的說一個(gè)事，讓我們自由發(fā)揮、完成答題。材料基本沒有太大用，這樣是遴選考試和申論考試的不同，前者更關(guān)注于實(shí)際操作能力，因?yàn)殄噙x的對象畢竟都是工作2-3年以上的公務(wù)員，而申論面向的對象則大多是應(yīng)屆生或者是沒有行政機(jī)關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的。再就是遴選最低也是市級機(jī)關(guān)招錄，對考生的文字處理能力要求更高、更多的是考察我們的歸納和提純能力、考察透過現(xiàn)象看本質(zhì)的能力，而公考的申論主要考察的則是發(fā)現(xiàn)問題和概況問題的能力，兩者還是區(qū)別的。所以，遴選和申論既有聯(lián)系也有區(qū)別，我們在作答時(shí)候不能將兩者等同，但是也不能完全割裂，后續(xù)我們會詳細(xì)講解，更多詳細(xì)的說明可以去看看QZZN悟空老師寫的《悟空遴選大魔笈》，好幾百頁的資料說的非常非常清楚。去那里找呢，一是可以去搜索，而是可以馬云哪個(gè)站搜一下。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱新《條例》）已經(jīng)自2012年7月1日起開始實(shí)施。新《條例》的施行，使得公文處理有了新的“國標(biāo)”，為機(jī)關(guān)公文處理規(guī)范化提供了制度保障，對推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化必將發(fā)揮重要作用。
近年來各級機(jī)關(guān)公文處理總體上規(guī)范化程度在逐年提高，公文運(yùn)行的嚴(yán)肅性和時(shí)效性也在不斷加強(qiáng)。但也有不少單位和部門沒有嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和要求去做，制發(fā)公文存在很大的隨意性，不僅影響了公文的嚴(yán)肅性，也影響了行政效率和對外形象。因此，各級黨政機(jī)關(guān)都要認(rèn)真學(xué)習(xí)新《條例》，進(jìn)一步強(qiáng)化公文規(guī)范的理念，采取有效措施，促進(jìn)辦文水平和質(zhì)量、效率的提高。
首先，要提高認(rèn)識，切實(shí)增強(qiáng)做好公文規(guī)范化工作的自覺性。各級領(lǐng)導(dǎo)干部不僅要在思想上高度重視公文處理工作，而且要在實(shí)踐中帶頭自覺遵守公文處理的相關(guān)規(guī)定和辦法，注重加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，切實(shí)維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；另一方面，具體從事公文辦理的人員，要以高度負(fù)責(zé)和精益求精的態(tài)度，認(rèn)真做好公文規(guī)范化工作。要經(jīng)常通過各種有效形式，學(xué)習(xí)宣傳公文處理的有關(guān)規(guī)定和辦法，及時(shí)掌握公文規(guī)范化的要求，積極推進(jìn)公文規(guī)范化工作。
第二，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高公文辦理人員的整體素質(zhì)。要通過學(xué)習(xí)加強(qiáng)思想政治建設(shè)。公文辦理人員要刻苦學(xué)習(xí)黨的路線方針政策和有關(guān)法規(guī)政策，不斷提高理論素養(yǎng)和政策水平，樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，從理論上認(rèn)識公文寫作的規(guī)律，本著對黨、對事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到干一行、愛一行、鉆一行、精一行。要通過學(xué)習(xí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力建設(shè)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)公文處理的有關(guān)知識，系統(tǒng)了解各類公文的格式和特點(diǎn)、具體規(guī)范和要求。同時(shí)要勤學(xué)苦練，虛心借鑒消化，取長補(bǔ)短，不斷提高公文寫作的質(zhì)量和水平。
第三，要完善制度，保證公文規(guī)范化建設(shè)取得實(shí)效。各地各部門要結(jié)合工作實(shí)際，制定出具體可行的規(guī)范公文運(yùn)行的制度辦法，使公文運(yùn)行有章可循。要積極建立公文規(guī)范化的目標(biāo)管理和崗位責(zé)任制，突出“崗位”，強(qiáng)化“責(zé)任”，使公文處理人員任務(wù)具體，職責(zé)清楚，獎懲分明，使公文制發(fā)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都井井有條，環(huán)環(huán)相扣，推動公文運(yùn)行向著規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。
第四，要嚴(yán)格要求，加強(qiáng)對公文規(guī)范化的管理。一要照章辦事。從公文的起草到審核、審簽、印發(fā)，都必須嚴(yán)格按制度和規(guī)范辦事，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任，嚴(yán)格運(yùn)行程序，定期不定期地對本地區(qū)本部門公文運(yùn)行情況進(jìn)行檢查和通報(bào)，著力改變過去只重視公文內(nèi)容而忽視公文格式的做法，把公文格式是否規(guī)范作為審核的重要內(nèi)容。二要強(qiáng)化審核。在公文審核中，從內(nèi)容、文種、格式到運(yùn)行程序，都要按照職責(zé)范圍，層層把關(guān)，一級對一級負(fù)責(zé)。特別是承辦單位的負(fù)責(zé)人，要以身作則，對公文文稿要認(rèn)真對待，仔細(xì)推敲，絕不能有等、靠、要的思想，絕不能匆匆過目，草率簽發(fā)，要切實(shí)負(fù)起第一審核人的審核責(zé)任，嚴(yán)把公文運(yùn)行的質(zhì)量關(guān)。
一、課程性質(zhì) 公文寫作是我們經(jīng)常碰到的工作難題之一，雖然網(wǎng)上有許多通用的公文寫作模版和現(xiàn)成的范文，但關(guān)鍵是如何提高自身的公文寫作水平，寫出既符合規(guī)范又符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的高質(zhì)量的公文，這是每位員工特別管理人員的必備技能之一。
《企業(yè)公文寫作與處理》是公司每位員工勝任公司崗位的必修課，是適應(yīng)21世紀(jì)數(shù)字化、信息化時(shí)展要求和應(yīng)對日益激烈的社會競爭而專門設(shè)置的一門實(shí)用性、操作性、應(yīng)用性很強(qiáng)的課程，它以黨和國家有關(guān)規(guī)范性文件為指導(dǎo)，主要研究與闡釋國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中所形成的公務(wù)文書的寫作與處理的基本規(guī)律與方法，其內(nèi)容具有政治性、綜合性、規(guī)定性與應(yīng)用性的特點(diǎn)。
《企業(yè)公文寫作與處理》有利于提高員工的政治素養(yǎng)、知識水平和實(shí)踐能力，可以幫助員工成為具有專業(yè)知識、訓(xùn)練有素的公文寫作與處理者。
二、課程目的和要求
1、了解公文。使員工比較全面系統(tǒng)地掌握企業(yè)公文寫作與處理的基本理論、基本知識與基本技能，認(rèn)識公文形成與處理的基本規(guī)律，了解和掌握我國國家機(jī)關(guān)、社會組織現(xiàn)行的公文文種及其使用范圍，公文的體式與稿本，公文的行文規(guī)范，機(jī)關(guān)法定公文和主要常用文書的寫作要領(lǐng)、寫作要求，以及公文辦理、公文立卷與歸檔的原則、程序與方法等。
2、會寫公文。培養(yǎng)和提高撰寫公文和處理公文的能力，熟練掌握使用不同的文種發(fā)揮不同的作用，在符合公司及領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下，寫作簡介有力、邏輯嚴(yán)密、條例清晰的較高質(zhì)量的公文，在公司日常工作中和進(jìn)行行政等公務(wù)活動中掌握和使用好公務(wù)文書這一重要工具。
3、利用公文。公文的作用不僅僅表現(xiàn)在它作為一種特定文體的獨(dú)有功能上，而且能夠發(fā)揮出“文本”意外的力量，可以鍛煉人的邏輯思維，提高語言能力，提升寫作水平，切實(shí)發(fā)揮公文的以文輔政、文以載道的功能。
公文寫作大綱：企業(yè)公文寫作與處理課綱概括。
第一部分：公文基本標(biāo)準(zhǔn)
一、 文件名稱要與內(nèi)容的標(biāo)題一致，一般寫上20110910 前面寫上大唐魯檢修辦 人 工﹝2011﹞
4號等。
二、 標(biāo)題：簡明扼要 概況行文內(nèi)容。除了法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)，標(biāo)題2 1
號小標(biāo)宋簡體 加粗 居中 空一行。一行寫不開 寫兩行 斷句最好選擇容易讀。
三、 正文：
（1） 3號仿宋GB2312 ，每段段前縮進(jìn)兩位，
（2） 一級標(biāo)題，一、 （一）、1. （1）。
（3） 時(shí)間書寫沒有幾月幾號必須寫幾月幾日 ，號是不能在文章里面出現(xiàn)的。
（4）
四、附件：在正文之后，距離正文空一行，要求加書名號，兩行寫不開，第二行文字要在附件冒號之后。成文日期之前 注明附件。
成文日期：右空4字，加蓋印章上距正文 2-4MM居中下壓成文時(shí)間，成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。2011年9月27日，或者是二〇一一年九月二十七日，不能為2011.9.27.
四、 主題詞：文件末頁下端、抄送上方，詞匯之間空一格（全角），主題詞: 用3號黑體，居左 頂
格， 詞目 3號小標(biāo)宋簡體 詞目之間空1字。一般不超過五個(gè)詞匯。
五、抄送：前空一個(gè)字符，冒號后 抄送單位用逗號隔開，第二行與冒號對齊。
六、頁面基本設(shè)置：
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頁邊距：上下3.5，左右2.7，頁眉2.5，頁腳2.5，
每行26個(gè)字，每頁21行，左側(cè)裝訂。
頁眉 頁腳 小四號 黑體 加粗
段落固定值28磅。
七、文件保存格式，03-07兼容版
第二部分：
一、 善用詞匯，突出重點(diǎn)。關(guān)于公司周例會匯報(bào)內(nèi)容要求的通知，關(guān)于規(guī)范公司周例會匯報(bào)內(nèi)容
的通知，關(guān)于強(qiáng)調(diào)公司周例會匯報(bào)內(nèi)容的通知。
注意詞組的前后順序。制定安全交通措施，并認(rèn)真落實(shí)學(xué)習(xí)。應(yīng)該是學(xué)習(xí)落實(shí)。
去掉口語化。納入春季安全大檢查里面，去掉里面。
分清關(guān)系。積極與省公司溝通、協(xié)商，盡快簽訂維保合同，溝通、協(xié)商屬于平級之間的關(guān)系，請示 減少不必要的詞匯。工作的組織部門、會議的負(fù)責(zé)人、每一個(gè)項(xiàng)目，去掉“的”“一”。
二、 職工利益再小也是大事，在和再 ，傳達(dá)、轉(zhuǎn)發(fā)、下發(fā) 、傳發(fā)。今天晚上，本月完成，不符
合規(guī)定。
三、 關(guān)于文章結(jié)構(gòu)的問題。第一大部分 第二大部分第三大部分每一段第一句一般為總結(jié)句
子。
四、 公文內(nèi)引用各部門、會議名稱要完整，如人力資源部、教育培訓(xùn)中心，不能寫人資部、教培，
正式文件里面涉及的會議、單位等名稱，必須核實(shí)準(zhǔn)確，寫全稱 。人名、地名、數(shù)字、引文必須準(zhǔn)確，人資、財(cái)務(wù)、計(jì)劃經(jīng)營的數(shù)據(jù)慎用，引用公文完整標(biāo)題，家書名號，引發(fā)文字號并加括號。
五、 大唐山東電力檢修運(yùn)營有限公司、檢修運(yùn)營公司，不能為檢修公司，關(guān)于有限責(zé)任公司的解
釋，可以直接寫為有限公司。
六、 文章一個(gè)篇幅和段落中盡量避免用詞重復(fù)，同時(shí)要保證整篇文章里面所有稱呼要對應(yīng)，經(jīng)常
出現(xiàn)的問題 如：以創(chuàng)先爭優(yōu)為主線 文章后邊經(jīng)常出現(xiàn)以創(chuàng)先爭優(yōu)為抓手 以創(chuàng)先爭優(yōu)為載體，避免出現(xiàn)前后不一的說法，團(tuán)結(jié)一心，精誠團(tuán)結(jié)，齊心協(xié)力。
七、 注意標(biāo)點(diǎn)符號使用，全角 半角區(qū)別，文章分條說明時(shí) 數(shù)字后邊用點(diǎn)或是頓號時(shí)，整篇文章
要一直使用點(diǎn)或頓號，莫要此頁使用點(diǎn)，后幾頁變成頓號。標(biāo)點(diǎn)符號的應(yīng)用，尤其是逗號、頓號、分號的應(yīng)用。五六個(gè)字一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號整個(gè)文章會看著很散。
八、 寫文章最主要的就是嚴(yán)謹(jǐn)，尤其是在忙碌的時(shí)候?qū)憱|西，更要嚴(yán)謹(jǐn)，經(jīng)常因?yàn)椴蛔⒁獬霈F(xiàn)錯(cuò)
別字 ，或是句子不通順的現(xiàn)象，每一個(gè)句子寫完后，認(rèn)真分析一下句子主、謂、賓，一些句子經(jīng)常忘掉賓語或是用錯(cuò)賓語。
九、電腦打字經(jīng)常出現(xiàn)同音但是字不對的現(xiàn)象，比如公關(guān)和攻關(guān) 以及需要和須要，以至于 以致于等詞或字的用法，一定要分清楚，正確使用。做出和作出、簽訂和簽定、家具和家俱、截至和截止等詞區(qū)別
須要：客觀情況要求一定要須要耐心
需要：對事物的欲望或要求可見性 需要一個(gè)團(tuán)結(jié)隊(duì)伍
以至于+延續(xù) 以致于+結(jié)果
正確區(qū)分“的 得 地”的使用方法，
的用法前面是 形容詞 后邊是名詞高大的建筑
地同法前面是形容詞后邊是 動詞飛快地跑 認(rèn)真地讀書
得用在動詞后面跑得真快 飛得高
簽訂和簽定，法律承認(rèn)簽訂，很少出現(xiàn)簽定
一、關(guān)于公文問題
當(dāng)前，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，隨著決策科學(xué)化、民主化進(jìn)程的加快，隨著各級領(lǐng)導(dǎo)干部知識水平、理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，文秘工作在辦公室的地位更加重要、作用更加突出。多年來，市市各單位、機(jī)關(guān)各部門從事文秘工作的人員，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)研究，增加知識儲備，提高理論素養(yǎng)，拓寬工作視野，提高文稿的思想水平和政策水平；不斷深入了解三個(gè)文明建設(shè)情況、基層工作情況和職工生活情況，切實(shí)感受實(shí)際工作，確切把握社情民意，增強(qiáng)文稿的實(shí)在感、厚實(shí)感和針對性、指導(dǎo)性；切實(shí)把上級精神與本地實(shí)際結(jié)合起來，把黨委總的要求與領(lǐng)導(dǎo)同志在具體工作上的思路結(jié)合起來，全面體現(xiàn)黨委的工作意圖，準(zhǔn)確闡發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的主要觀點(diǎn)，做到文短意豐、義明理達(dá)。市辦公室在公文處理上有著較好的基礎(chǔ)，每年起草、審核、傳閱、呈閱和辦理的公文不少于1500件次，基本沒有出現(xiàn)差錯(cuò)。各單位也是一樣，公文辦理質(zhì)量在不斷提高。可以說，我市的文秘工作隊(duì)伍建設(shè)力度大，工作經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)知識扎實(shí)，為市單位的發(fā)展建設(shè)做出了一定的貢獻(xiàn)。但是在總結(jié)成績和經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，也暴露出存在的問題和與要求之間存在的差距。
(一)公文格式不規(guī)范。各單位、部門報(bào)送市委、市委辦公室和市、市辦公室的公文中，格式缺項(xiàng)丟項(xiàng)仍占一定數(shù)量。公文的文頭、正文、文尾加起來一般由16個(gè)部分組成，其中發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(紅頭)、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、印章、主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等組成部分是必不可少的。如果是上行文，還必須注明簽發(fā)人、會簽人姓名。但是我們的公文中，有的沒有正式文頭，或者文頭沒有套紅；有的公文沒有加蓋印章；有的“請示”、“意見”不注明簽發(fā)人、會簽人姓名，有的不標(biāo)注主題詞。有的行政公文用紙沒有統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。
(二)行文不規(guī)則。主要表現(xiàn)是:一是上行文直報(bào)。將需要市委或市審批的事項(xiàng)，以部門或部門負(fù)責(zé)人的名義，越過辦公室，直接報(bào)送市領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。二是上行文多頭主送。一個(gè)請示，同時(shí)報(bào)送多位領(lǐng)導(dǎo)同志。這就造成公文脫離正常運(yùn)轉(zhuǎn)渠道體外循環(huán)，形成了一些“倒流文”和“帳外文”，增加了公文處理的難度，降低了辦文的效率。三是屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，不是直接報(bào)送主管部門處理，卻報(bào)送市審批或要求辦公室轉(zhuǎn)辦，增加了公文旅行的時(shí)間。四是未經(jīng)市同意，有些部門向下一級單位正式行文，有的還責(zé)令下一級單位向部門報(bào)文，有些部門甚至要求下一級單位必須轉(zhuǎn)發(fā)部門下發(fā)的文件。5.部門下屬單位和一些與市沒有行文關(guān)系的企業(yè)事業(yè)單位越級向市行文。
(三)文種混用。在上行文中，經(jīng)常混用的文種是“報(bào)告”、“請示”、“意見”。主要表現(xiàn)是在報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)，或者本應(yīng)使用“意見”的卻寫成了“報(bào)告”。“報(bào)告”是閱件，我們?nèi)绻?ldquo;報(bào)告”作為閱件處理，報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)，就很可能造成誤時(shí)誤事。部門之間相互請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)用“函”這個(gè)文種，但是，部門之間請求批準(zhǔn)用“請示”，答復(fù)審批事項(xiàng)用“批復(fù)”的現(xiàn)象仍然存在，這也是不符合規(guī)定的。
我們公文處理工作目前存在的這些問題，雖然不是普遍現(xiàn)象，但必須引起我們高度重視，采取有力措施，盡快扭轉(zhuǎn)一些部門存在的文件多、質(zhì)量差、效率低、程序亂的現(xiàn)狀。
二、關(guān)于信息督查問題
近兩年來，各級領(lǐng)導(dǎo)對信息和督查工作非常重視，給予了高度關(guān)注。各單位突出發(fā)展主題，拓展思路，創(chuàng)新方法，主動出擊，認(rèn)真開展信息和督促工作，在服務(wù)大局、促進(jìn)落實(shí)、推動工作上發(fā)揮了重要作用。
一是強(qiáng)化責(zé)任，突出重點(diǎn)，決策信息和決策督查獲得新突破。各單位的信息和督查工作始終圍繞市市中心工作，保持與市委重大決策部署的實(shí)施同步推進(jìn)，上報(bào)和督查領(lǐng)導(dǎo)之所需，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，辦領(lǐng)導(dǎo)之所急，充分發(fā)揮了職能作用。
二是把好關(guān)口，提高質(zhì)量，專項(xiàng)信息上報(bào)和專項(xiàng)查辦取得新成效。堅(jiān)持重大事項(xiàng)和重要工作信息定期上報(bào)，努力提高市委和市領(lǐng)導(dǎo)批示件的辦結(jié)質(zhì)量，以嚴(yán)肅的態(tài)度和極端負(fù)責(zé)的精神，努力做好專項(xiàng)信息上報(bào)和專項(xiàng)查辦工作。
三是轉(zhuǎn)變作風(fēng)，注重實(shí)效，信息調(diào)研和督查專報(bào)工作有了新提高。從服務(wù)黨委決策、協(xié)助黨委抓好落實(shí)的高度出發(fā)，各級辦公室和部門在市辦公室的督促下能夠及時(shí)上報(bào)調(diào)研信息和督查專報(bào)，特別是有的單位加強(qiáng)了“問題”類信息和督查專報(bào)的報(bào)送工作，對發(fā)現(xiàn)的問題如實(shí)上報(bào)，讓市委全面了解決策的落實(shí)情況，更好地指導(dǎo)工作。市辦公室也加大了這方面的工作，堅(jiān)持每天上報(bào)信息，定期上報(bào)督查專報(bào)，今年共刊用信息816條，督查專報(bào)采用325期。
三、關(guān)于文秘工作的幾點(diǎn)要求
(一)公文寫作和處理要引起高度重視。熟練掌握公文和公文處理的基本知識，是機(jī)關(guān)工作人員特別是辦公室工作人員的一項(xiàng)基本功，也是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部具備的基本素質(zhì)。公文寫作和處理必須做到以下幾點(diǎn)：
一是要符合政策法律。一份公文的內(nèi)容，包括觀點(diǎn)、措施、要求等，都要與黨和國家的方針、政策和法律、法規(guī)的精神相吻合，代表行政機(jī)關(guān)的意志和職工群眾的利益，這是公文寫作必須堅(jiān)持的原則。公文的名稱、形式和內(nèi)容結(jié)構(gòu)、文字表達(dá)等都要規(guī)范化。各市單位、各單位行政公文用紙必須推行和使用統(tǒng)一國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。
二是要遵循邏輯規(guī)則。公文的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)要注意邏輯聯(lián)系。如公文中的各條各款之間，前后之間，過去的公文和現(xiàn)在的公文之間必須嚴(yán)格注意它們的邏輯聯(lián)系，不能自相矛盾，前后抵觸。
三是要反映客觀事實(shí)。公文寫作要實(shí)事求是，不能夸大，不能縮小，更不能失真。下行文的回復(fù)要有針對性，回復(fù)的內(nèi)容要解決提出的問題。業(yè)務(wù)性公文，尤其是指導(dǎo)工作的公文，如意見、紀(jì)要、決定等，要符合我們上級單位工作的基本規(guī)律，提出切實(shí)可行的措施要求。上行文提出的要求，特別是公文反映的情況，列舉的事例，引用的材料，提供的數(shù)據(jù)，都應(yīng)做到準(zhǔn)確無誤。
四是要文風(fēng)端正質(zhì)樸。公文的文風(fēng)，要力求體現(xiàn)簡、樸、直、暢四個(gè)要求，力戒文牘主義，不嘩眾取寵，力求用簡潔的語言表達(dá)深邃的思想，用短小的篇幅承載豐富的內(nèi)涵。
五是要轉(zhuǎn)變文風(fēng)，提高文字綜合水平。文稿是辦公室的主要“產(chǎn)品”，是參謀服務(wù)的基本載體，是衡量服務(wù)水平的重要標(biāo)尺。提高文稿起草水平，要求我們準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的工作都要盡量了解，凡是領(lǐng)導(dǎo)考慮的問題都要深入思考。要突出單位工作的特點(diǎn)，把上級方針政策和本地實(shí)際結(jié)合起來，把文稿的主題主旨和職工的所思所想結(jié)合起來；文字綜合工作要把為上級黨委和領(lǐng)導(dǎo)提建議、謀思路作為首要任務(wù)，提高文稿的質(zhì)量和指導(dǎo)基層工作的實(shí)效。
(二)調(diào)查研究要多出成果。調(diào)查研究是謀事之基、成事之道，是我們?yōu)辄h委決策出好點(diǎn)子、當(dāng)好參謀的重要環(huán)節(jié)，是我們做好文秘工作的基礎(chǔ)。今后，我們要重點(diǎn)圍繞市委制定的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展思路開展的各項(xiàng)工作為重點(diǎn)，深入調(diào)查研究，多出精品力作，使我們的調(diào)研成果更多地進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，為推進(jìn)工作、宣傳市單位發(fā)揮應(yīng)有的作用。
(三)信息報(bào)送要講求實(shí)效。古人講：言當(dāng)其時(shí)，一字千金；言背其時(shí)，一文不值。因此，信息報(bào)送要做到“四快”，即發(fā)現(xiàn)問題快，采編撰寫快，送閱審批快，反饋落實(shí)快。要真實(shí)準(zhǔn)確。真實(shí)主要是反映事件的全貌，一是一，二是二，這是信息的生命。準(zhǔn)確主要是定量要客觀公正，定性要邏輯嚴(yán)密。要可靠有用。我們報(bào)送的信息要能夠進(jìn)入決策層次，能夠指導(dǎo)和推動工作，真正解決實(shí)際問題。要喜憂兼報(bào)。對那些負(fù)面信息和緊急信息，要嚴(yán)格按照程序迅速上報(bào)，報(bào)實(shí)、報(bào)準(zhǔn)、報(bào)全，決不能遲報(bào)、漏報(bào)、瞞報(bào)、謊報(bào)。?
(四)督查工作要突出重點(diǎn)。要發(fā)揮好督促檢查作用，必須把工作重點(diǎn)放在發(fā)現(xiàn)和解決決策落實(shí)過程中的問題上來。一要緊緊依靠黨委開展督查，形成領(lǐng)導(dǎo)抓、抓領(lǐng)導(dǎo)的督查機(jī)制，樹立督查權(quán)威。二要突出決策督查。緊緊圍繞市委的重大決策部署及中心工作，及時(shí)將重要文件、會議、決策部署分解立項(xiàng)，明確責(zé)任單位、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和具體要求，定期或不定期督查通報(bào)。三要繼續(xù)抓好專項(xiàng)督查。對領(lǐng)導(dǎo)同志批示件的辦理要制定嚴(yán)格的制度和程序，建立查辦工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確承辦單位、承辦領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。對領(lǐng)導(dǎo)及上級機(jī)關(guān)交辦的專項(xiàng)查辦件，要做到事事有結(jié)果，件件有回音，并且要嚴(yán)把案件辦理質(zhì)量關(guān)，做到事實(shí)清楚，定性準(zhǔn)確，處理符合法規(guī)政策。
(五)日常運(yùn)轉(zhuǎn)要高效規(guī)范。要建立健全辦文、辦會、辦事的各項(xiàng)制度和程序，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作責(zé)任制和工作程序，形成規(guī)范高效的工作運(yùn)行機(jī)制。要嚴(yán)格公文處理程序和辦法，從文件的起草、審核、簽發(fā)、傳閱、催辦等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格按程序辦理，規(guī)范運(yùn)作，嚴(yán)格把關(guān)。要精簡、壓縮文件數(shù)量，盡量避免層層轉(zhuǎn)發(fā)文件，減少發(fā)文數(shù)量，防止公文橫傳倒流。加強(qiáng)公文審核工作，杜絕政策上的漏洞和技術(shù)上的差錯(cuò)。要落實(shí)各種大型會議服務(wù)規(guī)范，嚴(yán)格會議報(bào)批制度和領(lǐng)導(dǎo)活動呈批制度，統(tǒng)籌安排好領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力和時(shí)間深入基層調(diào)查研究。辦會要精心組織，在人員通知、會場布置、會標(biāo)字體、座位排序、會議簽到、討論情況收集、交通警衛(wèi)、新聞報(bào)道等方面做到嚴(yán)密細(xì)致，保證會議的順利召開。
保密工作要以落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)干部保密工作責(zé)任制為龍頭，以提高保密人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的保密意識、加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)要害部門保密管理為重點(diǎn)，以推進(jìn)保密管理規(guī)范化、保密技術(shù)現(xiàn)代化為手段，堅(jiān)持依法行政，強(qiáng)化保密執(zhí)法。黨史工作要注重黨史資料的搜集整理和著手撰寫，完成剩余志書的編審和出版工作，協(xié)助做好《上級單位年鑒》等資料的整理上報(bào)工作。檔案工作要走依法治檔的路子，切實(shí)加強(qiáng)各級各類檔案室建設(shè)，突出抓好檔案升級達(dá)標(biāo)工作。
一、《條例》和《格式》存在的疑難問題及處理辦法
問題一：份號、密級和保密期限、緊急程度。企業(yè)文件一般不涉及份號、密級和保密期限和緊急程度，涉及密級的根據(jù)企業(yè)的規(guī)定定級。如《中國建筑第二工程局有限公司保密工作規(guī)定》和《中國建筑第二工程局有限公司秘密文件管理制度》。
問題二：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。《格式》中規(guī)定：“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。”《格式》并未對字體大小作出明確規(guī)定，這給企業(yè)在實(shí)際操作中造成了一定困惑。
在企業(yè)文件中，當(dāng)機(jī)關(guān)標(biāo)志為一排時(shí)用小標(biāo)宋體小初字，如“中國建筑第二工程局有限公司文件”；當(dāng)機(jī)關(guān)標(biāo)志為兩排時(shí)，機(jī)關(guān)名稱字體采用小標(biāo)宋體一號字，“×××文件”采用小初字，兩行居中排版，如“中國建筑第二工程局有限公司辦公室文件”。企業(yè)根據(jù)機(jī)關(guān)名稱字?jǐn)?shù)的多少確定排版格式，原則上標(biāo)志大小不超過上級機(jī)關(guān)標(biāo)志。
問題三：發(fā)文字號。《條例》規(guī)定：“發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。”《條例》并未對發(fā)文字號的代字作明確的規(guī)定，這給企業(yè)在實(shí)際操作中帶來新的問題。如，是否采用“發(fā)、字、函”等字？是否統(tǒng)一由發(fā)文單位名稱規(guī)范化縮寫和文種縮寫組成？
企業(yè)為了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，筆者所在單位中國建筑第二工程局有限公司規(guī)定，代字應(yīng)由發(fā)文單位名稱規(guī)范化縮寫和文種縮寫組成，以簡潔、明了、不產(chǎn)生歧義為原則，不采用“×××發(fā)、×××字”等代字；年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（3號仿宋GB2312）；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“[]”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。
問題四：頁碼。《格式》規(guī)定：公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
但企業(yè)在實(shí)際應(yīng)用中，由于大部分都采用微軟公司制造的辦公軟件，在一個(gè)文件中編頁碼是統(tǒng)一設(shè)置，最后空白頁和版記頁均不編排頁碼，只能單獨(dú)再做文件，最后將有頁碼的頁面和沒有頁碼的頁面合并。給排版人員造成了很大工作量。
此外，在公文處理過程中容易出錯(cuò)的地方。當(dāng)附件與正文一起裝訂時(shí)，版記應(yīng)在附件最后一頁：當(dāng)附件不與正文一起裝訂時(shí)，版記應(yīng)在正文后、在附件前。
二、公文寫作的技巧
一是要正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)意圖是指領(lǐng)導(dǎo)在布置工作、發(fā)出指令時(shí)的本意及其希望達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或目標(biāo)。獲取領(lǐng)導(dǎo)意圖的途徑：從主動詢問中獲得；從領(lǐng)導(dǎo)批示中領(lǐng)會；從平時(shí)言談中捕捉；從講話材料中把握；從積零為整中綜合。把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的要求：一方面要準(zhǔn)確、全面、提煉、增強(qiáng)“貼近度”。另一方面要善于換位思考：從現(xiàn)實(shí)角度看問題（當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的主要問題），從全局角度看問題（與其他企業(yè)的主要差距），從未來角度看問題（對企業(yè)發(fā)展的獨(dú)到見解），從實(shí)踐角度看問題（怎樣立即解決問題），從上下結(jié)合角度看問題（與上級要求相銜接），從理論和政策高度看問題（提升眼界與格局）。
二是要遵循公文寫作流程。明確公文主題。在把握領(lǐng)導(dǎo)意圖后，確定公文文種，動筆之前，要做到胸有成竹。收集相關(guān)材料。根據(jù)主題收集真實(shí)、準(zhǔn)確、新鮮、典型的，能反映事物本質(zhì)特征的資料。
很多長期在辦公室給領(lǐng)導(dǎo)寫材料的人，都有過“江郎才盡”的體會。的確，給領(lǐng)導(dǎo)寫文章是一項(xiàng)有較高難度的工作。一是知識更新非常快。二是一個(gè)好的企業(yè)，管理行為是持續(xù)的，不會有太多創(chuàng)新和變化。但是，作為秘書每次給領(lǐng)導(dǎo)寫材料不能雷同。還要不斷變化，爭取給人耳目一新的感覺。這就需要秘書想盡辦法搜集材料（本人更趨向搜集，而不是收集），平時(shí)決不能“偷工減料”，一定要有竭澤而漁的魄力。總之，搜集資料越多越好。
擬定寫作提綱。確定公文內(nèi)容的組成情況，表達(dá)順序，安排公文的首尾和銜接過渡。做到條理清晰、層次分明、銜接緊密、總體和諧。
正式起草成文。注意時(shí)效性，注重文字規(guī)范、字號、排版等要求。起草材料的時(shí)候，切忌主觀臆斷，憑空編造。文字材料中，每一個(gè)觀點(diǎn)、每一個(gè)意見、每一種思想都要有據(jù)可依，一定要在收集的資料中找到出處。所謂文以載道，載的不是秘書個(gè)人的思想，而是領(lǐng)導(dǎo)集體的智慧。在起草的過程中，一定要做到忘我的境界。這樣才能更好地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握領(lǐng)導(dǎo)的思想。
首先介紹述職報(bào)告的定義。根據(jù)國家有關(guān)公文寫作的規(guī)定，報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)陳述事項(xiàng)的上行文，屬于行政公文中議案、報(bào)告和請示三個(gè)上行文之一。《國家行政公文處理辦法》規(guī)定“報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問”。述職報(bào)告可以說是工作報(bào)告中的總結(jié)性報(bào)告，是社會組織機(jī)關(guān)和部門的負(fù)責(zé)人向上級管理機(jī)關(guān)陳述自己某一階段工作情況，進(jìn)行總的回顧，找出內(nèi)在規(guī)律，以指導(dǎo)未來實(shí)踐的履行職務(wù)情況的口頭報(bào)告。作為綜合性較強(qiáng)的公文，屬于報(bào)告的一種，又與總結(jié)和講話稿相似。
安全工作述職報(bào)告的特點(diǎn)
(一)個(gè)人性。安全生產(chǎn)工作述職報(bào)告是積極安全生產(chǎn)責(zé)任人自身所負(fù)責(zé)的組織或者部門在某一階段開展安全生產(chǎn)工作的全面回顧，按照上級規(guī)定在一定時(shí)間進(jìn)行，要從安全工作實(shí)踐中去總結(jié)成績和經(jīng)驗(yàn)，找出不足與教訓(xùn)，從而對過去的工作做出正確的結(jié)論。與一般報(bào)告不一樣的是，述職報(bào)告特別強(qiáng)調(diào)個(gè)人性。個(gè)人對本崗位，或所管理范圍內(nèi)的安全工作負(fù)有職責(zé)。自己親身經(jīng)歷或者督查的材料必須真實(shí)。這就要在寫作上更多地采用敘述的表達(dá)方式。還要據(jù)實(shí)議事，運(yùn)用畫龍點(diǎn)睛式的議論，提出主題，寫明層義。講究擺事實(shí)，講道理;事實(shí)是主要的，議論是必要的。在寫法上，以敘述說明為主。敘述不是詳敘，是概敘;說明要平實(shí)準(zhǔn)確，不能旁征博引。
(二)規(guī)律性。述職報(bào)告要寫事實(shí)，但不是把已經(jīng)發(fā)生過的事實(shí)簡單地羅列在一起。它必須對搜集來的事實(shí)、數(shù)據(jù)、材料等進(jìn)行認(rèn)真的歸類、整理、分析、研究。通過這一過程，從中找出某種帶有普遍性的規(guī)律，得出公正的評價(jià)議論，即主題和層義以及眾多小觀點(diǎn)(包括了經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律的思想認(rèn)識)。議論不是邏輯論證式，而是論斷式，因?yàn)樽陨砬闆r就是事實(shí)論據(jù)。如果不能把感性的事實(shí)上升到理性的規(guī)律性的高度，就不可能作為未來行動的向?qū)А．?dāng)然，述職報(bào)告中規(guī)律性的認(rèn)識，是從實(shí)際出發(fā)的認(rèn)識，實(shí)踐理性很強(qiáng)，其目的在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使今后的工作能在前期工作的基礎(chǔ)上有所進(jìn)步，有所提高，因此述職報(bào)告對以后的工作具有很強(qiáng)的借鑒作用。任何一項(xiàng)工作都不可能是憑空而來，必須進(jìn)行“揚(yáng)棄”，即必須具有一定的繼承性與創(chuàng)新性。而繼承性，就是要繼承發(fā)揚(yáng)以前工作中好作風(fēng)、好的方法，去掉不好的方面，不斷創(chuàng)新，工作才會有進(jìn)步。策略性也是規(guī)律性的一個(gè)方面。策略即今后工作計(jì)劃，是安全工作述職報(bào)告的重點(diǎn)內(nèi)容。
(三)通俗性和專業(yè)性。安全工作既面向群眾，又必須有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性、學(xué)術(shù)性，因此要在保持相當(dāng)?shù)膶I(yè)性的同時(shí)，又不失通俗性內(nèi)容要盡可能明晰準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)是格式化的。如果需要在面對聽觀宣講，則必須口語化，適應(yīng)受眾的接受心理，拉近講話者和聽眾的心理距離，這就特別講究語言的大眾化、口語化。
(三)藝術(shù)性。述職報(bào)告的藝術(shù)性是魅力所在，直接影響著整個(gè)報(bào)告這一藝術(shù)生命體。這樣，寫作述職報(bào)告必然聯(lián)系整體的講話活動特點(diǎn)來進(jìn)行。“述職報(bào)告”一詞，可以分為兩部分來看待：“述職”，是主體的實(shí)質(zhì)性道理。“報(bào)告”，是呈現(xiàn)表像而又整體的藝術(shù)生命體。報(bào)告者要兩者并重。寫作述職報(bào)告，最好從上述總的認(rèn)識出發(fā)。
安全述職報(bào)告的主題
述職報(bào)告是帶有藝術(shù)性的論說文，正如所有科學(xué)文章如議論文、說明文一樣，一定要明確樹立一個(gè)鮮明的主題，即一個(gè)判斷句，還要在報(bào)告中反復(fù)突出。主題要概括全文內(nèi)容即對社會組織公務(wù)情況的深刻認(rèn)識及辦事意向。工作的“主張”、目標(biāo)，在報(bào)告中就是“主題”。確定主題，這是寫作首要而且最為重要的工作。要總結(jié)出一個(gè)集中議論的句子即主題句——口號、標(biāo)語、廣告語，深入人心，作為標(biāo)題并貫穿全文、反復(fù)突出。當(dāng)然，安全工作述職報(bào)告離不開“安全”這兩個(gè)字，其他如“以人為本”、“科學(xué)發(fā)展”等應(yīng)該也相當(dāng)時(shí)髦。
安全述職報(bào)告的一般結(jié)合和格式
*市公務(wù)員申論考試的題型變化很大。從題目的數(shù)量上來看，由最初的兩道題目變成三道題目，又由于學(xué)習(xí)中央國家機(jī)關(guān)和山東、浙江等地的命題結(jié)構(gòu)，變?yōu)樗牡李}目，一直到20*年保持不變。
從具體的題目要求來看，更注重分析問題能力的考核。從20*年*市公務(wù)員的申論考試可以發(fā)現(xiàn)，第一題沒有太大的變化，依舊是概括主要內(nèi)容或概括主要問題。變化的主體是第二題和第三題。第二題是針對材料所反映的主要問題提出對策或建議，第三題是結(jié)合給定的某一個(gè)或幾個(gè)材料所反映的問題談看法，說觀點(diǎn)。20*年的與20*年的相比沒有太大的變化。
二、注重對部分給定材料的理解
*市公務(wù)員考試把一部分題目的作答不再定位在對全部給定材料進(jìn)行總體的把握上，而是對部分材料進(jìn)行深刻把握。20*年*應(yīng)屆生申論考試的試題雖然不像20*年那樣具體指出哪則材料，但就具體問題而言，與20*年命題方式?jīng)]有質(zhì)的區(qū)別。
例如：
20*年*市應(yīng)屆畢業(yè)生申論考試第三題：
請從行業(yè)協(xié)會的角度談?wù)勅绾翁岣摺爸袊圃臁痹谑澜缟系牡匚弧Ｒ螅汉喴鞔_，合理可行;字?jǐn)?shù)不超過400字。
20*年*市應(yīng)屆畢業(yè)生申論考試第二題：
針對給定材料所反映的目前聽證會存在的問題，試擬出具體可行的解決措施。要求：條理清楚，字?jǐn)?shù)不超過300字。
20*年*市應(yīng)屆畢業(yè)生申論考試第三題：
結(jié)合“給定材料5”、“給定材料6”和“給定材料9”，談?wù)勗诂F(xiàn)階段用網(wǎng)上聽證的方式召開價(jià)格聽證會是否可行，要求：簡要明確，字?jǐn)?shù)不超過300字。
三、公文型題目有可能成為*市公務(wù)員考試的題目
近年來，申論題目的要求往往是處理行政機(jī)關(guān)中的日常事務(wù)，因此公文寫作一直是申論考試的重要題目。在2014年、2014年和20*年中央國家機(jī)關(guān)公務(wù)員申論考試，以及20*年四川省、20*年浙江省和20*年江蘇省公務(wù)員考試的申論考試中都出現(xiàn)了公文型題目。
例如：
20*年四川省公務(wù)員考試申論第二題：
假設(shè)你是某市政府調(diào)研室工作人員，通過對本市外來人口各項(xiàng)狀況的了解，擬進(jìn)行一次本市外來人口管理模式的調(diào)研，請撰寫一份調(diào)研提綱。要求：符合調(diào)研提綱的相關(guān)要求，條理清晰，具有針對性和可行性，限500字內(nèi)。
關(guān)鍵詞 檔案管理工 作現(xiàn)代化 檔案管理 創(chuàng)新
一、檔案管理工作現(xiàn)代化的背景
1.進(jìn)入21世紀(jì)，隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步要求必須實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、電子通訊等新技術(shù)、新手段的廣泛應(yīng)用使得辦公自動化和無紙辦公成為現(xiàn)實(shí)。檔案工作順應(yīng)新形勢逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化成為必然選擇。
2.傳統(tǒng)的手工管理檔案方式勞動量大， 查詢速度慢， 工作效率低， 嚴(yán)重影響檔案的利用。辦公自動化， 帶來電子檔案的大量產(chǎn)生， 要求我們必須通曉電子檔案的特性， 把握電子檔案的運(yùn)動規(guī)律， 積極開發(fā)電子檔案信息資源， 提高工作效率。辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化， 提高工作效率， 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。
3.加強(qiáng)對檔案的利用率和保密性，要求實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案管理模式，伴隨著檔案存儲年份的延長， 由于檔案的載體材料質(zhì)量差， 保護(hù)手段落后等客觀原因， 將會出現(xiàn)了褪色現(xiàn)象， 嚴(yán)重的甚至出現(xiàn)“無字”現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理工作信息利用共享性差，不能與他人同享檔案信息， 這都迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段以提高管理質(zhì)量。
二、檔案工作創(chuàng)新助推檔案管理工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)
1.要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。“思想是行動的先導(dǎo)。”要進(jìn)行檔案管理工作現(xiàn)代化，檔案工作人員的檔案意識形態(tài)最先需要“現(xiàn)代化”。不引進(jìn)先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理論作為指導(dǎo)， 整個(gè)檔案管理的發(fā)展便會受到影響， 也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。檔案從紙質(zhì)檔案向電子檔案演進(jìn)，突破了由于紙質(zhì)載體的時(shí)空局限性。同時(shí)，電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛。檔案工作人員應(yīng)著眼科技發(fā)展的趨勢， 運(yùn)用科學(xué)的眼光看待檔案管理， 積極思考解決檔案新載體方面的問題。
2.檔案隊(duì)伍要創(chuàng)新。進(jìn)人信息時(shí)代， 檔案工作要適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要， 檔案工作者就必須作為創(chuàng)新主體， 主動迎接挑戰(zhàn)，樹立創(chuàng)新意識。檔案工作的創(chuàng)新來自對檔案管理的創(chuàng)新想法和欲念，沒有創(chuàng)新的認(rèn)識， 檔案創(chuàng)新無從談起。培養(yǎng)檔案工作者知識的創(chuàng)新能力， 使之成為適應(yīng)時(shí)代要求的復(fù)合型人才， 是檔案工作現(xiàn)代化所必需。
3.開發(fā)檔案信息資源要創(chuàng)新。檔案信息資源是信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)， 也是創(chuàng)新工作的前提。現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用， 既能把檔案管理工作從繁重的手工勞動中解放出來， 又能使大力開發(fā)和科學(xué)合理有效地利用檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí)。在檔案的保護(hù)、存儲、信息的檢索、編目和參考查詢服務(wù)中， 廣泛應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)， 加大技術(shù)更新和現(xiàn)代化投入， 是實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用工作根本變革的必由之路。
4.創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制， 改變服務(wù)方式是創(chuàng)新檔案工作的目的。按照“堅(jiān)持創(chuàng)新， 突出服務(wù)” 的思路， 不斷加強(qiáng)檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)， 改變一切不適應(yīng)新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務(wù)方式， 是創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制的前提之一。在實(shí)際工作中，要做好兩方面工作. 首先， 檔案開發(fā)利用要向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化， 根據(jù)工作的需要有針對性地編研科技水平高、利用價(jià)值高的開發(fā)利用成果。其次， 要向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化， 除做好上門利用服務(wù)外， 還要主動與科研、經(jīng)濟(jì)部門聯(lián)合， 建立咨詢服務(wù)等。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本措施
1.要學(xué)會運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)。目前， 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已深入社會的各個(gè)領(lǐng)域和角落， 輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就把我們迅速地帶入到多媒體信息高速路， 通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息， 可以廣泛地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享， 而實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源共享， 就要求我們既要有扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)工作能力， 又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用和管理知識， 這樣才能做到相輔相成、互相促進(jìn)、互為轉(zhuǎn)化， 適應(yīng)信息社會發(fā)展的需要。目前隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展， 檔案載體已呈多樣化趨勢， 由單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化， 電子檔案除具有方便、準(zhǔn)確、高效等優(yōu)勢外， 在收集、歸檔、鑒定、利用和保密等方面給檔案管理工作帶來新的課題， 檔案管理人員要學(xué)會運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識， 通過技術(shù)處理， 采取必要的手段加以控制， 管好用好檔案， 以達(dá)到兩者的完美結(jié)合， 以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。
2.理順關(guān)系， 健全制度， 拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系， 健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高， 必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案管理部門， 明確職能， 將企業(yè)各個(gè)類型的檔案統(tǒng)一管理， 統(tǒng)一考核， 使檔案管理與企業(yè)核心業(yè)務(wù)同步考核評價(jià)， 同步發(fā)展。同時(shí)， 要拓展檔案的范圍。如企業(yè)經(jīng)營方面， 所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。
3.重視人才培養(yǎng)， 提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案管理人員培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃， 通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等， 提高業(yè)務(wù)水平， 適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展， 推動檔案管理水平的提高。
4.開發(fā)檔案資源， 為企業(yè)管理工作服務(wù)。檔案資源的開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的主要目的， 通過檔案深層開發(fā)， 提高檔案的使用價(jià)值為企業(yè)自身管理及客戶服務(wù)。同時(shí)， 通過利用檔案為企業(yè)創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益， 提高檔案在企業(yè)管理中的地位和作用， 促進(jìn)檔案建設(shè)。
. 培訓(xùn)目的：使受訓(xùn)人員了解公文的基本特點(diǎn)和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。
．培訓(xùn)內(nèi)容：
1、公文的概念
2、日常公文的分類
3、公文擬寫的步驟與方法
4、電子公文
5、公文范例
6、嘗試寫作
．課程長度：6時(shí)
．培訓(xùn)方式：講解法+范文欣賞+模擬練習(xí)
．教材內(nèi)容：
引言
在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，經(jīng)濟(jì)競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時(shí)代的今天，公文在為黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)、傳達(dá)企業(yè)決策中發(fā)揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請示、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報(bào)告、說明等
公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：
一、 明確發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請求事項(xiàng)，擬請上級機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。
2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào)；針對下級來文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。
二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究,
發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。
怎樣為擬寫公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計(jì)劃，首先需要查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等。
總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)
在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。
四、落筆起草、擬寫正文
結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)：
1、 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。
在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。
2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改
初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。
1、 關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。
3、 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。
4、 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。
5、 關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號。
修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。
請示的特點(diǎn) 一、針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而"請示"具有很強(qiáng)的針對性。二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報(bào)的請示事項(xiàng)，無論同意與否，都必須給予明確的"批復(fù)"回文。三、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。四、時(shí)效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會使問題得以及時(shí)解決。
請示的分類
根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：
一、 請求指示性請示。二、 請求批準(zhǔn)性請示。三、 請求批轉(zhuǎn)性請示。
請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：
一、 首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。
1、 標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》
2、 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。
二、 正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。
1、 開頭。主要交代請示的理由。
2、 主題。主要說明請示事項(xiàng)，它是向上級機(jī)關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。
3、 結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有"當(dāng)否，請批示"、"妥否、請批復(fù)"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準(zhǔn)"或"以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行"。
三、 尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。
請示應(yīng)注意的問題
一、 一文一事的原則。
二、 材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。
三、 理由充分，請示事項(xiàng)明確。
四、 語氣平實(shí)、懇切，以引起上級的重視。
報(bào)告
報(bào)告是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。"報(bào)告"是陳述性文體。寫作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式."報(bào)告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報(bào)告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。"下情上達(dá)"是制發(fā)報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達(dá)方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報(bào)告的特點(diǎn)：
一、報(bào)告的目的為了向上級匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問題，所以不帶請示事項(xiàng)，這是它與請示的重要區(qū)別之一。二、報(bào)告中一般不提建議或意見。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報(bào)告中提出的建議或意見，可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。三、報(bào)告在內(nèi)容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。四、報(bào)告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時(shí)匯報(bào)工作、反映問題、提出建議，也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。
報(bào)告的種類
報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。寫法
報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的寫法
一、 匯報(bào)性報(bào)告
匯報(bào)性報(bào)告主要是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：1、 綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績或問題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。2、 專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對某項(xiàng)工作中的某個(gè)問題，向上級所寫的匯報(bào)性報(bào)告。
二、 答復(fù)性報(bào)告
這種報(bào)告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。
三、 呈報(bào)性報(bào)告
呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級向上級報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。
四、 例行工作報(bào)告 例行工作報(bào)告是下級向上級因工作需要定期向上級所寫的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用支出報(bào)告等。
公告
公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。
公告的寫法
公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語言簡潔明快。
一、 標(biāo)題。
公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號。
二、 正文
正文一般由主旨與說明構(gòu)成。
主旨單獨(dú)成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。
說明寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用"特此公告"作為結(jié)語。
三、 落款及日期
公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。
會議紀(jì)要
會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識，會后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開展工作的依據(jù)。同時(shí)"會議紀(jì)要"是可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流的作用。
會議紀(jì)要的寫法
會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會議紀(jì)要》
二、 正文。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。
1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2、 主體。它是會議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實(shí)予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。
電子公文
隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實(shí)現(xiàn)無紙化。
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報(bào)告》。
四、 事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。
關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)；文秘；檔案；一體化
中圖分類號：G27
文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A
文章編號：1000-8772（2012）11-0087-02
新時(shí)期文秘工作處于單位中樞的重要位置，具有綜合情況、協(xié)調(diào)關(guān)系、信息調(diào)研、督促檢查、辦事服務(wù)的職責(zé)。文秘工作涉及文書處理、信息綜合、新聞宣傳、交辦督查、公務(wù)接洽、活動安排、會務(wù)準(zhǔn)備、檔案立卷等多項(xiàng)基本任務(wù)。作為農(nóng)業(yè)科研單位，2012年農(nóng)業(yè)部啟動了“科技進(jìn)村入戶，助力增產(chǎn)增收”的全國農(nóng)業(yè)科技促進(jìn)年活動，并且繼續(xù)進(jìn)行了事業(yè)單位績效管理試點(diǎn)工作，文秘人員面對新一輪的工作要求，更應(yīng)該聯(lián)系實(shí)際需要，從系統(tǒng)、科學(xué)的角度全面理解并落實(shí)文秘工作。那么新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)呢？
一、新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì)
按人們通常的直觀印象，科研單位的文秘工作不外乎抄抄寫寫、跑跑腿、忙忙碌碌，做些不起眼的小事，誰都能勝任。其實(shí)不然，在新的政策環(huán)境要求之下，科研單位的文秘人員首先要有高度的責(zé)任心。要有不怕吃苦、不厭煩瑣、高度負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神，敬業(yè)才會樂業(yè)，才能滿腔熱情地投入本職工作。其次， 必須具備扎實(shí)的科技基本功。科研單位的文秘人員也必須具備基本的農(nóng)業(yè)科研常識，針對水產(chǎn)科研單位，文秘人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代漁業(yè)科技知識， 跟蹤水產(chǎn)研究領(lǐng)域的最新科技信息，不能浮在表面，說外行話，要深入實(shí)際做行家里手。例如，近期隨著媒體對“天價(jià)刀魚”的報(bào)道，全國政協(xié)副主席王志珍、江蘇省省長李學(xué)勇分別視察了刀魚的養(yǎng)殖情況，作為文秘人員，就必須思想覺悟起來，詳細(xì)了解相關(guān)新聞報(bào)道，了解事情進(jìn)展情況，如此，再有接待來訪人員問詢起刀魚的情況，便可以侃侃而談，不至于一問三不知。第三， 必須具備良好的業(yè)務(wù)能力，全面綜合的素質(zhì)。必備的組織管理能力和溝通技巧，熟練的外語口語、基本的計(jì)算機(jī)操作能力以及規(guī)范的公文寫作常識、文件歸檔整理知識是科研單位文秘文員工作得心應(yīng)手的秘訣。如此才能做到政令暢通，上情下達(dá)，真正成為適應(yīng)時(shí)代需要，又紅又專的人才。
二、科研單位文秘與檔案管理工作的規(guī)范銜接
沒有規(guī)范化的文書基礎(chǔ)，難有標(biāo)準(zhǔn)化的案卷質(zhì)量。同樣，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的檔案提供利用， 文秘工作也易受阻。抓檔案必須從文秘工作抓起， 抓文書必須從文、檔一體化抓起[1]。
《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》是文秘與檔案工作的準(zhǔn)則。文秘工作面對的是公文起草、核稿、登記、印發(fā)和立卷等工作，跟蹤公文的全流程運(yùn)轉(zhuǎn)；檔案管理面對的是公文的整理、著錄、保管、查閱、利用、檢索和編研等工作，是對公文的后續(xù)追蹤和反饋。公文是文秘工作的產(chǎn)品，同時(shí)又是檔案資料的來源，因此，文秘工作與檔案工作是公文運(yùn)轉(zhuǎn)流程中的先后環(huán)節(jié)，二者緊密相連，密不可分。實(shí)行文秘工作與檔案工作一體化管理，既有利于歸檔文件從源頭上進(jìn)行質(zhì)量控制，規(guī)范管理，又有利于強(qiáng)化歸檔意識，方便追蹤公文流向，充分發(fā)揮公文、檔案的利用價(jià)值[2]。
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上承下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦，歸檔，會直接影響整個(gè)單位的工作效率，能夠使單位更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神。因此說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能有效推動文秘工作規(guī)范有序的健康發(fā)展。
三、利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)文秘檔案電子一體化
所謂文檔一體化管理，就是把文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，在公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過程，都體現(xiàn)文秘工作和檔案工作的具體要求，使文檔工作流程科學(xué)化、規(guī)范化，充分發(fā)揮公文、檔案應(yīng)有的價(jià)值。自古以來就有“文檔不分家”一說，雖說信息化時(shí)代，辦公現(xiàn)代化使得分工越來越細(xì)，但文秘檔案一體化管理已是大勢所趨[2]。
加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到文秘和檔案工作的成效。“文檔一體化”的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是科研單位做好檔案工作的前提。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都能體現(xiàn)檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化， 管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，信息化真正實(shí)現(xiàn)了文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高了檔案的質(zhì)量[3]。
利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。在具備一定的檔案硬件建設(shè)之后，軟件建設(shè)也不可輕視[4]。筆者走訪了多家國家級水產(chǎn)科研單位，在向辦公系統(tǒng)的文秘工作者詢問文檔一體化相關(guān)工作時(shí)都發(fā)現(xiàn)，因?yàn)榭蒲袉挝皇冀K以科研為本，對文檔工作較為忽視，人員配備方面也存在不足，只能做到兼職檔案員，造成兼職檔案員無暇顧及、不受重視檔案工作，同時(shí)也不納入績效考核的范圍。農(nóng)業(yè)科研單位也很難做到集中對兼職檔案員定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，文檔一體化在農(nóng)業(yè)科研系統(tǒng)內(nèi)部沒有形成統(tǒng)一成熟的體系，即使有好的管理軟件，沒有懂業(yè)務(wù)知識的人才，農(nóng)業(yè)科研單位的文檔一體化也只能是一紙空談。
因此我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要對歷史負(fù)責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作。實(shí)行文秘工作與檔案工作一體化管理，必將加速辦公自動化和檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程[5]，從而提高農(nóng)業(yè)科研單位辦公效率。
綜上所述，文秘工作是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，檔案管理是發(fā)揮文秘工作價(jià)值的延續(xù)和升華。實(shí)行文秘工作與檔案工作一體化管理，不是文秘和檔案部門一家之事，農(nóng)業(yè)科研單位的員工因工作需要都有可能是公文和檔案的經(jīng)辦人，因此，強(qiáng)化經(jīng)辦人規(guī)范的公文處理意識和歸檔意識更是文秘檔案管理的重中之重，農(nóng)業(yè)科研單位人員整體檔案意識的加強(qiáng)才是保持文檔規(guī)范科學(xué)的關(guān)鍵所在。
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