時間：2023-06-02 10:00:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子化檔案管理方案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術(shù)； 思考
［中圖分類號］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快檔案信息電子化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的自動化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統(tǒng)，2009年完善了全處范圍的局域網(wǎng)建設(shè)，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標(biāo)推進(jìn)。
1 檔案信息電子化的作用
在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：
（1） 檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。
（2） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現(xiàn)象。
（3） 檔案信息電子化，可利用計算機網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。
2 實現(xiàn)檔案管理電子化應(yīng)注意的問題
本文結(jié)合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。
2．1 實現(xiàn)檔案管理電子化，首先應(yīng)做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
在推進(jìn)檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
2．2 電子化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)注重系統(tǒng)整體水平的提高
檔案信息電子化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)注重整個系統(tǒng)功能的完善，組成系統(tǒng)的各個子功能模塊都應(yīng)周密考慮，特別應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)功能的利用，這樣才能充分提高系統(tǒng)的綜合能力。部分功能模塊或一個重要模塊的不完善，都可能造成系統(tǒng)應(yīng)用水平的低下。系統(tǒng)開發(fā)完成后，應(yīng)進(jìn)行充分的測試，針對單位的實際應(yīng)用，逐一檢測每個功能模塊，通過不斷細(xì)致的修改完善，使系統(tǒng)的整體管理水平有較大的提高。
2．3 重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
檔案電子化管理的核心和基礎(chǔ)是檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息數(shù)據(jù)庫是指在計算機上存儲的相互關(guān)聯(lián)的，具有一定組織結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫建設(shè)中一定要統(tǒng)一認(rèn)識，軟件開發(fā)人員同檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分溝通，協(xié)同配合，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來源，針對不同的來源和類型，做好信息數(shù)字化的處理、歸檔，方便后期信息數(shù)據(jù)的錄入。同時，要面向應(yīng)用，充分考慮計算機軟硬件平臺的飛速發(fā)展變化，不斷完善數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。
2．4 應(yīng)制訂切實有效的技術(shù)方案
在實現(xiàn)檔案管理電子化的過程中，應(yīng)根據(jù)本單位的情況，實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮本單位的發(fā)展需求及先進(jìn)技術(shù)的未來發(fā)展，制訂出切實可行的方案，追求經(jīng)濟與效益的最優(yōu)比，避免追求大而全，高標(biāo)準(zhǔn)高檔次，造成系統(tǒng)設(shè)備購置后不能充分利用，投資浪費現(xiàn)象的發(fā)生。
要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，保護(hù)電子文檔的安全。通過采取技術(shù)手段，將已歸檔的電子文件進(jìn)行安全處理，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。
要解決好電子文件的保存問題。要根據(jù)不同存儲介質(zhì)的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對電子文件的影響，加強防護(hù)，同時做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。
2．5 根據(jù)單位實際加強管理
檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應(yīng)用相結(jié)合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進(jìn)，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統(tǒng)一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內(nèi)不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進(jìn)行管理，使檔案信息電子化系統(tǒng)信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費，另一方面也影響了信息的使用。
2．6 重視人才管理
檔案信息電子化的最終落實，要通過檔案管理人員的應(yīng)用來實現(xiàn)，其素質(zhì)水平的高低直接影響電子化水平的應(yīng)用效果。對于單位來說，應(yīng)加強組織領(lǐng)導(dǎo)，有針對性地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員其基本掌握信息技術(shù)的新知識，熟練系統(tǒng)的操作；檔案管理人員要加強自身的學(xué)習(xí)，不斷補充新知識，努力鉆研業(yè)務(wù)，以適應(yīng)信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。實現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，利用先進(jìn)技術(shù)，逐步完善系統(tǒng)的各項功能；同時，在建設(shè)過程中，要充分調(diào)動各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關(guān)的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達(dá)到提高檔案管理水平的目的。
主要參考文獻(xiàn)
1.檔案管理信息化建設(shè)的重要作用
目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實施電子管理時需要采用OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)雖然實現(xiàn)了無紙化管理，但存在數(shù)據(jù)丟失、無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應(yīng)通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，通過信息化的管理方式充分發(fā)揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節(jié)省檔案管理中所耗費的財力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程可以充分利用現(xiàn)代信息傳輸通道高速傳播檔案數(shù)據(jù)，單位中的各部門與員工可直接利用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，這就有助于實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。另一方面，加快信息化管理建設(shè)，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權(quán)的情況下直接整理檔案數(shù)據(jù)信息，無需通過打印、復(fù)印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統(tǒng)檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節(jié)省大量的人力及財力。此外，實現(xiàn)信息化管理可以利用電子數(shù)據(jù)庫取代紙質(zhì)檔案，避免因紙質(zhì)檔案受到時間、環(huán)境及溫度等影響而出現(xiàn)模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。
2.電力單位檔案管理信息化建設(shè)分析
2.1加快信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)進(jìn)程
電力單位應(yīng)根據(jù)檔案管理要求及自身經(jīng)營情況對信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進(jìn)新興檔案管理技術(shù)，并積極采用現(xiàn)代管理模式提高電力單位內(nèi)部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設(shè)提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并在此基礎(chǔ)上提升信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統(tǒng)，利用管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理系統(tǒng)的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統(tǒng)可以及時、順利發(fā)送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施[3]。此外，應(yīng)加快電力單位紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程，確保電子數(shù)據(jù)檔案的全面性，以便為信息化管理構(gòu)建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質(zhì)檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統(tǒng)化管理電子化檔案。在電子化檔案的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，可以采用現(xiàn)代管理理論建設(shè)檔案應(yīng)用質(zhì)量管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)接口，采用不同的數(shù)據(jù)交換分支，包括發(fā)電廠等相關(guān)單位的數(shù)據(jù)交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。
2.2建立起信息化管理的保障體系
為了確保檔案管理的信息化建設(shè)能夠順利完成，則應(yīng)建立起相應(yīng)的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機制。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理過程的實施均需要電力單位中的相關(guān)人員實現(xiàn)有效配合，溝通是配合的基礎(chǔ)，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實現(xiàn)有效溝通，明確各相關(guān)部門在檔案信息化管理中的職責(zé)，在實現(xiàn)通力配合的基礎(chǔ)上保障信息化管理建設(shè)過程的穩(wěn)定性與持續(xù)性。其次，要建立起安全保障與防護(hù)體系。建立起現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，所有應(yīng)注重調(diào)整或提高信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，保證在關(guān)鍵時刻信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)應(yīng)急，避免電力領(lǐng)域中的技術(shù)科研成果及具有獨立知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息被非法竊取。第三，應(yīng)注重建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系，確保信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、使用與運行過程均有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實現(xiàn)檔案信息共享[4]。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理體系應(yīng)包括系統(tǒng)操作規(guī)范體系、安全運行標(biāo)準(zhǔn)體系及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)工作，為檔案的信息化管理建設(shè)提供有力的人才保障。在人才培養(yǎng)方面，可通過建立激勵制度培養(yǎng)素質(zhì)較高的檔案信息化管理專業(yè)人才，從而為信息化管理提供人力資源。
2.3完善檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計方案
相對完善的信息化管理系統(tǒng)設(shè)計方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結(jié)合電力單位檔案管理的實際情況，可以采用以下設(shè)計方案。在系統(tǒng)功能設(shè)計方面，管理系統(tǒng)應(yīng)具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統(tǒng)計功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設(shè)計管理系統(tǒng)所運用的技術(shù)方案時，可以采用OAIS系統(tǒng)，OAIS系統(tǒng)可在J2EE平臺中運行，且具有可擴展與標(biāo)準(zhǔn)化的特點，適用于建設(shè)數(shù)字化檔案館。OAIS系統(tǒng)可支持多種數(shù)據(jù)庫關(guān)系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協(xié)議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計算機網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)據(jù)計算、管理功能、數(shù)據(jù)處理功能及應(yīng)用程序，在設(shè)計系統(tǒng)時可應(yīng)用RMI技術(shù)，該技術(shù)能夠使管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程移交，將檔案管理部門下級單位數(shù)據(jù)傳輸?shù)街鞴軝C構(gòu)所使用的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中[5]。此外，在采用上述系統(tǒng)管理電力單位檔案時可以采用以下實施步驟：第一，對單位總部與下屬機構(gòu)所使用的信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)，保證各個系統(tǒng)之間的文件管理、歷史檔案管理實現(xiàn)無縫對接。第二，應(yīng)確保單位總部能夠使用統(tǒng)一界面完成下屬機構(gòu)檔案信息的查閱工作，同時使下屬機構(gòu)中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實現(xiàn)互聯(lián)互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎(chǔ)上建立具有分布式、開放性特征的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化
在互聯(lián)網(wǎng)時代的大背景下，將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個單位檔案管理能力具有強烈的現(xiàn)實意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗，也暴露出許多問題。本文將分析當(dāng)納管理現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢與特點，并結(jié)合實際，提出改進(jìn)方案，促進(jìn)一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。
1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點
1.1 高效性
相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子化檔案管理運用先進(jìn)的信息技術(shù)，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術(shù)。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數(shù)據(jù)加工能力，有效規(guī)避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時，電子化檔案管理表現(xiàn)出方便快捷的特征，提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]
1.2 綜合性
現(xiàn)代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質(zhì)媒體，還運用多媒體技術(shù)，從而強化了一個單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應(yīng)用方面，都有很大的提升。同時，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式優(yōu)勢還表現(xiàn)在處理檔案的效率與能力上，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)的由于傳統(tǒng)檔案管理模式，從而表現(xiàn)出巨大的應(yīng)用潛力，將檔案功能在一個單位中發(fā)揮到極致。
1.3 便攜性
依靠紙質(zhì)媒體的傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展。依靠計算機多媒體技術(shù)的現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統(tǒng)檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時，傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案文件轉(zhuǎn)移中，容易出現(xiàn)丟失與損壞的情況，因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優(yōu)點，能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺迅速的處理數(shù)據(jù)。此外，電子化檔案管理的優(yōu)勢還表現(xiàn)在強大的儲存于檢索功能上，依靠計算機的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲存在便于攜帶的電子設(shè)備中，就能隨時的進(jìn)行查詢與檢索。
2 檔案管理中存在的問題
2.1 對檔案管理工作不夠重視
受傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領(lǐng)導(dǎo)層未能全面的認(rèn)識檔案管理工作，將其當(dāng)成一個儲存性質(zhì)的工作，沒有能夠認(rèn)識到檔案管理工作與一個單位運轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響，而在一個單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致一個單位中檔案管理工作流于表面。
2.2 管理模式不規(guī)范
科技的發(fā)展也帶動了其他領(lǐng)域工作的革新，但技術(shù)的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù)，成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關(guān)工作人員沒能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，早成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。[3]
2.3 檔案管理制度不健全
檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。
3 提高檔案管理水平的有效措施
3.1 檔案保存查詢實現(xiàn)電子化
檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理錄入，將傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔。相比紙質(zhì)文檔，電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現(xiàn)檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關(guān)工作人員大量的錄入工作，能夠?qū)n案進(jìn)行及時、有序的分門別類，從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]
3.2 建立完善的檔案管理制度
完善檔案管理制度，是提升一個單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是一個單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實際出發(fā)，實事求是的進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢、新要求出發(fā)，針對當(dāng)前的工作要求，與時俱進(jìn)，從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴充檔案管理制度的內(nèi)容，在一個單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重的完善檔案管理制度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進(jìn)。同時，還能保證一個單位的內(nèi)部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實現(xiàn)代化檔案管理的工作。
3.3 加強檔案電子化管理的重視程度
加強一個單位電子化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識出發(fā)。加強部門領(lǐng)導(dǎo)對一個單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術(shù)的支持。
3.4 形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系
在檔案管理的電子化的轉(zhuǎn)型過程中，需要建立與之對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系，一方面，健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎(chǔ)，從而使檔案信息更加權(quán)威、專業(yè)。另一方面，利用互聯(lián)網(wǎng)的開放性與平等性，能夠讓一個單位內(nèi)的檔案管理工作人員更好的參與進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作中。加強檔案管理人員的能力建設(shè)，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合一個單位運轉(zhuǎn)的需要。[5]
4 結(jié)語
一個單位檔案管理工作現(xiàn)代化及電子化是順應(yīng)時代的發(fā)展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來發(fā)展方向。因此要求相關(guān)工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠?qū)⑾冗M(jìn)的信息技術(shù)融入到自身的工作中來，從而更好地適應(yīng)社會的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化
文書檔案是反應(yīng)各個階段，各個時代的主要政治和管理制度的記錄過程，是社會發(fā)展過程中的主要記錄者。文書檔案記錄了一個社會組織在生產(chǎn)過程中各個階段的重要管理活動和各個業(yè)務(wù)開展?fàn)顩r，是社會發(fā)展過程中主要的體現(xiàn)形式。文書檔案管理是通過由各種已經(jīng)完成的活動中能夠具有保存價值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。隨著當(dāng)前社會中計算機技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準(zhǔn)，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當(dāng)前人們對檔案管理過程中的系統(tǒng)化，精確化，各種先進(jìn)的技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不斷的加快，成為當(dāng)前為人們提供準(zhǔn)確信息的前提，用以滿足當(dāng)前人們對信息的需求。
一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點
電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節(jié)省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程
也變得更容易操作，只是在計算機上打打字和點點鼠標(biāo)便可完成，時間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。
第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財力。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻： 現(xiàn)在，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都對電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護(hù)計算機和局域網(wǎng)，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。
第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴(yán)重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對獨立，為了獲得更多經(jīng)濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換格式。同時也增加了經(jīng)費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。
三、加快推進(jìn)檔案信息化技術(shù)的基本原則
1、科學(xué)化規(guī)范化和精細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，必須要進(jìn)一步細(xì)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。
2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強調(diào)安全使用和管理。
3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因為檔案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜恕⒇敗⑽锪Γ裕獔猿中б媾c質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。
四、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網(wǎng)，讓文書檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個IP地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強人員管理，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進(jìn)行教育培訓(xùn)。經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責(zé)任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責(zé)任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達(dá)到檔案管理的保密要求。
五、結(jié)束語
現(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)展的社會，是一個科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發(fā)展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產(chǎn)經(jīng)營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現(xiàn)者。現(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學(xué)已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當(dāng)前社會發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實現(xiàn)檔案管理過程中對其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應(yīng)用《商場現(xiàn)代化》2011年第03期
關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；問題；對策
檔案信息電子化主要是指應(yīng)用計算機對檔案進(jìn)行材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發(fā)的過程都是在電腦上進(jìn)行，電子檔案便于修改、復(fù)制、傳送，提高了工作的時效性；但其在使用過程中導(dǎo)致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復(fù)存在，并且電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒有清晰的界限區(qū)分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長遠(yuǎn)的。檔案信息的電子化管理是牽一發(fā)而動全身，檔案管理工作是信息化的推進(jìn)，是知識與技術(shù)的進(jìn)步，使得檔案管理工作的技術(shù)含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發(fā)展積極采取措施適應(yīng)技術(shù)的更新。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存
電子化檔案管理的工作都是在計算機上進(jìn)行，檔案文件的修改、復(fù)制、查找、輸出等工作簡單快捷，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，處理起來就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯(lián)網(wǎng)即可，一個郵件的發(fā)送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個軟件，解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境和場地面積的高要求。
1.2 檔案信息電子化實現(xiàn)信息利用共享性
電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是利用計算機以文件的形式展現(xiàn)為任何使用者，實現(xiàn)了信息利用的共享性，不再受時間和距離的影響。
1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本
目前，大部分單位的檔案部門都是使用電腦及網(wǎng)絡(luò)對檔案工作進(jìn)行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設(shè)備以及技術(shù)條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應(yīng)用，新技術(shù)也在逐漸的被應(yīng)用到管理工作中，如語音識別、文字掃描模式識別等，提高了利用率。減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財力等的浪費，降低了管理成本，提高了工作效率。
1.4 提高檔案信息的時效性
信息的手工加工程序是選題―選材―編輯―出版，是一個比較慢的細(xì)活，再從文件資料形成開發(fā)二次文獻(xiàn)信息，可想而知，時間比較漫長，等到二次文獻(xiàn)開發(fā)好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應(yīng)用價值。電子化檔案，管理人員只需利用計算機利用機讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的時效性。
1.5 降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件使用的出版經(jīng)費成本
傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費，國家撥給檔案部門的經(jīng)費又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費。
1.6 提升檔案部門的自身價值
檔案信息電子化可實現(xiàn)多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，提高了檔案部門的影響力度及自身價值。
2 檔案信息電子化現(xiàn)狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統(tǒng)一，造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。
2.2 檔案信息資源共享的要求達(dá)不到
我國目前還沒有開發(fā)出一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形式不統(tǒng)一，層次不同，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到檔案信息資源共享的要求。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高
檔案信息電子化工作開展的前提是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，僅僅著眼于某個單位或某個企業(yè)，并不能全面實施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作，制約了檔案工作電子化的發(fā)展。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前大多檔案部門缺乏高技術(shù)的人才，專業(yè)的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術(shù)賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施
3.1 政府要加大支持力度
政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題
做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發(fā)展
以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是推進(jìn)檔案信息電子化的重要前提和基礎(chǔ)；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，二者是相輔相成，互相促進(jìn)的。要不斷加強電子檔案的硬件和軟件建設(shè)，不斷規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的準(zhǔn)確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。
3.5 人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫
我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。
4 結(jié)束語
總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢，當(dāng)前我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點突破階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，是值得我們認(rèn)真思考的問題.各級檔案業(yè)務(wù)、計算機專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協(xié)同作戰(zhàn)，認(rèn)真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和可實施方案，為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。
參考文獻(xiàn)
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[2]鄭曉雁. 淺談加強檔案信息電子化管理的重要性[J]. 長治學(xué)院學(xué)報，2008，04：88-89.
當(dāng)前全國各地文明單位考評重心已從“評時”向“平時”轉(zhuǎn)變，按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常檔案的規(guī)范化收集整理，能全面、真實、準(zhǔn)確地反映創(chuàng)建成果，因此創(chuàng)建檔案的日常管理應(yīng)引起足夠重視。隨著當(dāng)今環(huán)保問題日益凸顯，文明單位電子化考核的呼聲日益高漲，一些地方開展了電子化考核，積累了寶貴的經(jīng)驗，例如安徽省蕪湖市的文明創(chuàng)建動態(tài)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化以及管理的動態(tài)化，受到中央文明辦的充分肯定。文明單位創(chuàng)建檔案從紙質(zhì)模式走向電子模式將是大勢所趨。
二、文明單位創(chuàng)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究
（一）創(chuàng)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究現(xiàn)狀
文明單位創(chuàng)建活動經(jīng)過多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺相應(yīng)的精神文明創(chuàng)建活動管理辦法，為文明單位創(chuàng)建活動健康發(fā)展提供了規(guī)范性文件依據(jù)。各單位主要依據(jù)當(dāng)?shù)氐拇祟愐?guī)范性文件所附考評體系，按照本單位成文或不成文的“標(biāo)準(zhǔn)”來整理創(chuàng)建檔案，有些檔案部門由于自身是文明單位，對創(chuàng)建檔案格外重視，檔案整理科學(xué)規(guī)范。
（二）創(chuàng)建檔案管理模式系統(tǒng)解決方案
1.檔案運行“四心質(zhì)量環(huán)”模式
一是用心策劃。年初根據(jù)創(chuàng)建主管部門和上級有關(guān)創(chuàng)建要求，結(jié)合本單位實際制訂文明創(chuàng)建檔案工作計劃。對于臨時增加的創(chuàng)建工作要求，應(yīng)及時吸納到檔案工作計劃中。二是專心實施。單位應(yīng)創(chuàng)造條件讓專（兼）職文明創(chuàng)建檔案工作人員能專心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過程中應(yīng)用心思考，善于總結(jié)經(jīng)驗。文明單位間可開展檔案工作交流活動，以共同提高檔案管理水平。三是細(xì)心檢查。單位創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)對創(chuàng)建檔案工作開展情況的檢查工作進(jìn)行部署，負(fù)責(zé)檢查的部門應(yīng)對照考評體系和上級有關(guān)要求，對文明創(chuàng)建檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核，有建立質(zhì)量管理體系的單位可將文明創(chuàng)建檔案工作的檢查納入內(nèi)部審核和管理評審，檢查是否符合計劃的預(yù)期效果，重在查找問題，識別改進(jìn)機會。四是精心改進(jìn)。對于第三環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的好的經(jīng)驗做法加以總結(jié)，對查找出來的問題應(yīng)逐條糾正并提出預(yù)防措施，以保持檔案管理工作有序運轉(zhuǎn)。
2.檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化模式
一是紙質(zhì)模式的標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)、優(yōu)化的標(biāo)準(zhǔn)化原則，對檔案裝具及其索引標(biāo)簽、卷內(nèi)材料目錄，材料分類與編號規(guī)則等制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范。二是電子模式的標(biāo)準(zhǔn)化。在電子模式下，各種文件、證書、照片、音像資料均應(yīng)形成電子文檔。按標(biāo)準(zhǔn)化原則，對應(yīng)考評體系各級指標(biāo)建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱按各級指標(biāo)名稱命名，并按級別嵌套，將電子文檔存放到對應(yīng)的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規(guī)范文件名的命名規(guī)則，對諸如編號、年份代號、標(biāo)題名稱等予以標(biāo)準(zhǔn)化，以便電子查考檢索。文檔名稱按“兩位數(shù)序號：文檔主題”命名，如“01：創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)小組文件”，宜在正文頁腳插入文檔名稱（居右），在瀏覽時可起到提示作用。采用電子模式，不僅節(jié)約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質(zhì)檔案進(jìn)而節(jié)約有限的實體空間，堪稱綠色創(chuàng)建。
3.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式
各地文明創(chuàng)建主管部門可考慮實行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎(chǔ)上，建立文明創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)平臺,向管轄范圍內(nèi)的文明單位開放，通過在線指導(dǎo)、審核文明單位按時上傳日常創(chuàng)建檔案資料實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，從而實現(xiàn)文明創(chuàng)建常態(tài)化。在功能設(shè)計上，可以讓文明單位自身的工作人員或領(lǐng)導(dǎo)通過登錄專門的賬號，查閱本單位的創(chuàng)建檔案。各地文明創(chuàng)建主管部門也可及時發(fā)現(xiàn)檔案工作的好做法好經(jīng)驗，通過這個平臺予以推廣，促進(jìn)文明創(chuàng)建水平的整體提升。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化也有利于考評工作更加公開透明、公平公正，為考評工作的標(biāo)準(zhǔn)化打下扎實的基礎(chǔ)。
三、結(jié)語
為了規(guī)范和提高會計檔案的現(xiàn)代化管理水平，國家財政部、國家檔案局于2015年12月了修訂后的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱：辦法），自2016年1月1日起施行。《辦法》確定了電子會計檔案的法律效力，會計檔案的取得、使用、歸檔、保管等均可以通過電子形式管理，進(jìn)一步肯定了電子會計檔案的有效性和對紙質(zhì)會計檔案的可替代性。
二、電子會計檔案解析
（一）為何會產(chǎn)生電子會計檔案
千百年來會計都是使用紙筆記賬，但隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，這一情況發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。計算機技術(shù)可以說是迄今為止最為有力的會計核算工具，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用又為財務(wù)工作提供了更為高效快捷的手段。現(xiàn)如今，無論是大型集團(tuán)，還是小微企業(yè)，無論是財務(wù)核算，還是納稅申報，都離不開計算機和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，很難想象如果脫離開計算機和網(wǎng)絡(luò)，我們?nèi)绾螌⒇攧?wù)工作進(jìn)行下去。
紙張作為會計核算信息的載體，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，正在逐步喪失主導(dǎo)地位。經(jīng)過二十余年的發(fā)展，現(xiàn)如今大中型企業(yè)普遍使用ERP軟件來滿足日常管理需要，小型企業(yè)的財務(wù)部門也基本實現(xiàn)會計電算化。這些新手段的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)時時刻刻都在產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，也就生成了大量的電子會計檔案。
（二）電子會計檔案必然性
白紙黑色的紙質(zhì)檔案，看得見、摸得著、存得住，長期以來都是會計檔案保存的不二選擇。但隨著企業(yè)大量電子財務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，紙質(zhì)會計檔案已顯得有些力不從心，畢竟要把所有的財務(wù)數(shù)據(jù)打印、裝訂、歸檔，是一件費時費力的工作，如果是大型集團(tuán)企業(yè)的話，則是一項龐大的工程，幾乎是不可能完成的任務(wù)。
因此，電子會計檔案是隨著會計核算方式的變革而產(chǎn)生的，是將信息化手段應(yīng)用于財務(wù)工作后的必然結(jié)果。
（三）保存電子會計檔案的關(guān)鍵
雖然電子會計檔案是一種全新的檔案形式，但其仍然屬于會計檔案的范疇，日常工作中我們需要按照《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案；當(dāng)滿足特定條件時，單位內(nèi)部形成的電子會計資料及從外部接收的電子會計資料，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
現(xiàn)代會計核算主要依托于目前廣泛使用的ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)既是會計核算的手段，同時也是電子會計檔案的保存工具。由于ERP系統(tǒng)具備功能多樣性，因此能否做好ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及維護(hù)工作，將成為電子會計檔案能否有效保管的關(guān)鍵所在。
三、實現(xiàn)會計檔案電子化的條件
（一）實現(xiàn)電子會計檔案的軟件條件
由于ERP系統(tǒng)本身能夠儲存絕大多數(shù)的會計核算信息，因此ERP軟件是實現(xiàn)會計檔案電子化必要的軟件之一。
早期的電子會計檔案是以會計電算化形式出現(xiàn)的。模擬手工賬務(wù)處理是早期會計軟件的主要特點，它簡化了轉(zhuǎn)賬、過賬、記賬、報表等環(huán)節(jié)的操作，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性錄入，從而減少了重復(fù)勞動，同時也降低了出錯的可能，大大提高了工作效率，可以說是會計核算方式革命性的突破。隨著會計電算化逐步成熟和普及，計算機技術(shù)開始向產(chǎn)供銷等領(lǐng)域擴展，最終替代了手工傳票，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息的傳遞和共享，實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化，ERP系統(tǒng)也就此誕生。因此，ERP系統(tǒng)是具有雙重功能，既是廣大財務(wù)人員日常使用的核算軟件，也是存儲核算結(jié)果、保存會計檔案的“倉庫”。
數(shù)據(jù)庫軟件，是實現(xiàn)會計檔案電子化的另一個必要條件。ERP系統(tǒng)將核算的結(jié)果保存在數(shù)據(jù)庫之中，數(shù)據(jù)庫軟件將這些數(shù)據(jù)作為一個個的獨立元素保存下來，因此可以說數(shù)據(jù)庫軟件就是電子會計檔案的最終“歸宿”。
ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫軟件是實現(xiàn)會計檔案電子化的兩個必要條件，二者相互依存，缺一不可。如果把數(shù)據(jù)庫軟件比喻成存儲電子會計檔案的“倉庫”，那么ERP軟件就是連接這個倉庫的“傳送帶”，它將核算結(jié)果傳送到倉庫里，又從倉庫里將數(shù)據(jù)取出并翻譯成可讀的會計語言呈獻(xiàn)給信息使用者。
（二）實現(xiàn)電子會計檔案的硬件基礎(chǔ)
要想實現(xiàn)電子會計檔案的保存，除了ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等軟件條件外，還需要具備一定的硬件基礎(chǔ)，主要包括計算機、服務(wù)器、存儲、帶庫等運算存儲設(shè)備，同時也包括交換機、路由器、VPN等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。
計算機是每個財務(wù)人員所必需的，日常操作大多在算機上完成。對于使用網(wǎng)絡(luò)ERP軟件的企業(yè)來說，服務(wù)器也是必需的設(shè)備，由于服務(wù)器具有大容量存儲和較好的安全系數(shù)，因此ERP軟件的數(shù)據(jù)端和數(shù)據(jù)庫軟件都安裝在服務(wù)器上。大型集團(tuán)企業(yè)往往會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，需要更大的存儲空間和更高的安全等級，同時還要滿足異地備份和高可用的需要，僅使用服務(wù)器遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足使用要求，因此還需要增加存儲設(shè)備、磁帶機、虛擬帶庫等設(shè)備。
（三）安全至上原則
電子會計檔案屬于會計檔案的范疇，在安全性方面除了需要滿足防止丟失、毀損、篡改等基本要求，同時還要根據(jù)“電子化”這個特點，采取針對性的措施來滿足電子會計檔案的安全要求。誠然會計檔案電子化能夠為企業(yè)財務(wù)工作帶來很多益處，但它的安全性仍是很多企業(yè)不得不面對和思考的問題。
同保存紙質(zhì)會計檔案需要有安全可靠的倉庫一樣，電子會計檔案也需要有一個安全且足夠大的地方來保存。對于擁有局域網(wǎng)的單位來說，在局域網(wǎng)內(nèi)架設(shè)服務(wù)器和存儲是安全和成本比較均衡的方案，能夠防范絕大多數(shù)風(fēng)險并且成本可控，也是目前大多數(shù)企業(yè)采取的方法。如果單位距離比較分散，無法使用局域網(wǎng)互聯(lián)，也可以使用公有云技術(shù)來完成電子會計檔案的儲存，目前國內(nèi)許多IT公司都能提供云服務(wù)技術(shù)，如百度云、阿里云、360云盤等。由于有強大的技術(shù)支持，知名IT公司提供的云服務(wù)在安全方面是比較有保障的，遠(yuǎn)高于企業(yè)自行組建的遠(yuǎn)程存儲方案，而且一旦出現(xiàn)系統(tǒng)受損的情況，云服務(wù)的供應(yīng)商也更有可能將受損的數(shù)據(jù)恢復(fù)。
電子會計檔案的保管同樣應(yīng)當(dāng)滿足不相容會計崗位的要求，即出納人員不得兼任會計檔案保管的崗位。電子會計檔案一般都儲存在服務(wù)器中，財務(wù)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱，大大提高了查閱效率，但同時也為篡改會計檔案留下了隱患，任何人都有可能“神不知，鬼不覺”地將電子會計檔案變更或刪除。因此，需要對使用電子會計檔案系統(tǒng)的人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，實行按需分配，并且在會計崗位調(diào)整時同步調(diào)整系統(tǒng)的權(quán)限。對ERP等系統(tǒng)的使用進(jìn)行行為審計，使用審計軟件對系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和記錄，有效保障電子會計檔案的使用安全。
四、利用好電子會計檔案，不要讓數(shù)據(jù)沉睡
紙質(zhì)會計檔案歸檔后再次查閱的機會比較少，如無特殊事項，這些紙質(zhì)會計檔案會一直“沉睡”直到銷毀，其中的數(shù)據(jù)也得不到挖掘整理。所以說紙質(zhì)檔案的作用比較單一，僅僅起到了備查的作用，并不能為企業(yè)未來的發(fā)展提供強有力的數(shù)據(jù)支持。
電子會計檔案則不然，由于電子會計檔案檢索查閱十分方便，所以它是非常好的企業(yè)財務(wù)分析的數(shù)據(jù)來源。如果將電子會計檔案與數(shù)據(jù)分析軟件相結(jié)合，則能夠構(gòu)建出企業(yè)數(shù)據(jù)模型，如實的反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，并在此基礎(chǔ)上更好地謀劃發(fā)展方向。因此，電子會計檔案不能僅僅停留在備查層面，而是要更多的 “激活”其內(nèi)在的數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)更好的為企業(yè)服務(wù)，這才是電子會計檔案所體現(xiàn)出的最大價值。
五、按需定制符合自身條件的電子會計檔案方案
電子會計檔案具備諸多優(yōu)點，是未來會計檔案保管的重要形式之一，預(yù)計今后會有越來越多的企業(yè)選擇將會計檔案電子化。但要實現(xiàn)會計檔案電子化，并非一朝一夕之功，需要進(jìn)行大量的工作，投入大量的資源，無論是人力、物力、財力，還是時間成本，都不是普通企業(yè)能夠承受的。
構(gòu)建完整的電子會計檔案體系，需要合適的軟件以及與之配套的計算機和網(wǎng)絡(luò)硬件，同時為了維持全套系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)還需要消耗額外的電能，另外也需要配備專業(yè)的技術(shù)人員。隨著軟件系統(tǒng)升級、計算機技術(shù)發(fā)展及設(shè)備逐步老化淘汰等原因，企業(yè)為了保存電子會計檔案仍需要大量的資金支出。由此可見，并非所有企業(yè)都能夠承受會計檔案電子化所帶來的成本壓力，這就要求企業(yè)要根據(jù)自身的需求和能力來選擇會計檔案電子化的程度。
大型集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)量大、種類繁多，分支機構(gòu)可能分散在不同地點，會計檔案的整理歸集難度較大，同時大型集團(tuán)企業(yè)能夠提供足夠的人力、物力、財力和時間來支持電子會計檔案的建設(shè)，滿足運行所需的資金支持。因此，大型集團(tuán)企業(yè)比較適合全面的會計檔案電子化，雖然需要投入較大的成本，但從節(jié)省紙質(zhì)檔案成本和檔案保管便利性方面考慮，還是電子會計檔案更具性價比。
中小型企業(yè)由于沒有大型集團(tuán)企業(yè)的需求以及財力方面的支持，不宜將會計檔案全面電子化，而是采取電子會計檔案和紙質(zhì)會計檔案相結(jié)合的方式。企業(yè)可以視情況將部分會計檔案打印、整理、歸檔，按照紙質(zhì)檔案的保管規(guī)定辦理，這樣既能夠滿足會計檔案的保管需要，又能有有效的節(jié)約成本。
國家十二五計劃中，將建設(shè)“高效政府”提升至新的高度，其中，電子政務(wù)位居要沖。要實現(xiàn)政務(wù)的電子化，首先需要將各級政府日常辦公中所匯集的海量文字和圖像資料電子化，因此可以說，以“高掃”為核心的專業(yè)化解決方案正為電子政務(wù)提供了全新的解決方案和思路，從而實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間、空間和部門分隔的限制，建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式，從而在整個政府辦公環(huán)境中實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的信息化流通。
檔案是人們從事社會實踐活動所產(chǎn)生的憑證，是直接形成的歷史紀(jì)錄。無論在國內(nèi)還是國外都對其保存價值都給予了高度重視。對各類檔案的快速歸檔和妥善管理正是各政府機構(gòu)的重要基本功能之一。使用高速文檔掃描儀及掃描軟件對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化掃描，然后通過軟件系統(tǒng)對電子化的檔案進(jìn)行整體管理，是目前最行之有效的手段。其中包括： OCR識別、文件智能錄入管理、檢索編輯等環(huán)節(jié)，整理好的電話信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫存儲、備份，就能夠高效實現(xiàn)電子化檔案的簡便應(yīng)用、管理并永久保存。
以目前正在各級政府部門廣泛使用的佳能專業(yè)高速文件掃描儀DR6050C和DR7550C及其應(yīng)用為例，在卷宗堆積如山的檔案室里，DR6050C、DR7550C分別以其極快的速度――每分鐘60頁和75頁，和高準(zhǔn)確性、便捷性將檔案、宗卷等紙質(zhì)文件迅速轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件。而它們都載有圖像處理芯片，能確保在對包含大量照片或圖片的檔案進(jìn)行多種圖像處理功能的同時保持高速掃描，同時這兩款機型黑白、灰度和彩色都高達(dá)600dpi，確保以精確和清晰的方式還原檔案的真實。舉個例子：1000頁包含大量圖片的彩色或黑白A4檔案歸檔工作，DR6050C只需要不到17分鐘即可高質(zhì)量的完成，而DR7550C更將這一時間縮短為12分鐘！可見高速正是“高掃”服務(wù)檔案管理的第一優(yōu)勢。
再如為保證圖像質(zhì)量的穩(wěn)定，“高掃”應(yīng)該在每次掃描作業(yè)開始之前執(zhí)行自動校正，另由于檔案資料很多采用手工填寫，還包括一些復(fù)印件，尤其是保存的歷史性文檔，經(jīng)常會有字體偏淺，復(fù)印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。為了掃描效果的清晰度，佳能產(chǎn)品均設(shè)計了文本增強技術(shù)，可以通過檢測紙上字跡的位置，并加以強調(diào)，克服障礙，獲得清晰準(zhǔn)確的掃描結(jié)果。檔案室的文檔多數(shù)情況下都是批量進(jìn)行，為更好的減輕人員負(fù)擔(dān)，提升工作效率，“高掃”在送紙環(huán)節(jié)也應(yīng)有過人之處。比如佳能“高掃”產(chǎn)品均配有減速輪的送紙裝置，確保在快速和無人參與的批量掃描時頁面可以可靠的分離。為了防止紙張同時送入，佳能“高掃”還配備了超聲波傳感器，它會檢測重疊紙張之間的間隙，防止多數(shù)紙張同時進(jìn)入。同時，作為檔案綜合解決方案的重要部分，“智能管理”應(yīng)該是非常重要的功能模塊。如佳能就在機器中均捆綁了自有的掃描應(yīng)用程序軟件Capture Perfect――在處理文件時，支持多種文件保存格式和文件分發(fā)選項，比如可檢索和加密PDF，掃描到電子郵件等，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高效管理。
據(jù)IDC預(yù)計，2010-2014年“高掃”的年復(fù)合增長率將達(dá)到8.1%，展現(xiàn)出廣闊的發(fā)展前景。在電子政務(wù)需求帶動下，高速掃描儀專業(yè)化和高效能的優(yōu)勢將得以深化。具有更高速度、更低能耗、更多樣化功能和更豐富完善的軟件配套的“高掃”，將力助政府業(yè)務(wù)模式的改變，使電子化政務(wù)之路更暢通。
（朱梁）
[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；建設(shè)；措施
中圖分類號：G270.7；R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）08-0224-01
檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。
1.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
1.1 社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性
檔案部門使用的計算機型號不統(tǒng)一，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進(jìn)程。
1.2 檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某一個系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
1.3 檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題
檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類辦法及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
1.4 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。
2.檔案信息化建設(shè)的意義
2.1 加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。
2.3 加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
3.實現(xiàn)檔案管理信息化的具體措施
3.1 收集和歸檔
在公司中公司所有資料的收集，歸檔，然后將公司有價值的資料、有保存價值的資料經(jīng)過安全整理，確保在以后的工作活動資料不會丟失，確保資料的完整、準(zhǔn)確，有利于公司工作的完好進(jìn)行。
3.2 備份管理
公司各單位、各部門應(yīng)該有計劃的將自己有價值的資料、檔案進(jìn)行備份管理或者放到公司的檔案庫保存。建立健全檔案歸檔制度，使檔案管理進(jìn)行得安全、規(guī)范，在管理中要對檔案提供借閱登記，保證資料的安全，做到檔案的安全管理，為公司的發(fā)展做長遠(yuǎn)的打算。
3.3 對檔案進(jìn)行定期核查
需要檔案室管理的工作人員定期對檔案進(jìn)行清點核對，是否符合檔案的原始記錄，做到萬無一失，機密資料不被盜取，保障公司的權(quán)益不受侵害。
3.4 對檔案進(jìn)行定期修復(fù)完善
檔案特別是紙質(zhì)檔案，容易出現(xiàn)老化、破損、霉變等問題，這個時候就需要定期檢查，做到及時發(fā)現(xiàn)，及時修復(fù)完善，電子檔文件記得定期備份，電子檔案的儲存媒介要及時修檢。
3.5 安全存放
不同載體的、不同材質(zhì)的檔案應(yīng)按照其特殊的情況進(jìn)行分門別類規(guī)范保存。電子檔案要注重儲存媒介的有效保存時間，紙質(zhì)檔案又要注意防霉防潮，需要對特殊載體檔案的進(jìn)行特殊存放，根據(jù)其特性和要求，安全、規(guī)范、合理存放。
3.6 珍貴、有價值的檔案的保管
公司建立相應(yīng)的檔案室，對珍貴、有價值的檔案進(jìn)行特殊保存，可以放到檔案室或者遞交別的地方進(jìn)行保管，同時進(jìn)行備份，對原件進(jìn)行保存，復(fù)印件拿來使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。
4 檔案管理信息化建設(shè)途徑
4.1 增強檔案管理現(xiàn)代化意識
檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。
4.2 加快硬件設(shè)施建設(shè)
要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案部門充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟利益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。
4.3 建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍
檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識，信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。
摘要：檔案的電子化管理,是檔案工作中的一個新課題,它面臨一些不可回避的新問題,它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物,雖然還存在一些有待解決的問題,本文通過對檔案工作電子化發(fā)展中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并拿出一些對策供大家探討。
關(guān)鍵詞：檔案工作電子化發(fā)展電子檔案問題對策
電子檔案的管理,在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度,而且極大地提高了工作效率,隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入,檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā),電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。
信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類生活的各個方面發(fā)生了巨大的變化。計算機應(yīng)用于辦公自動化和自動化工程設(shè)計,已產(chǎn)生了大量的CAD或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理,是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用,成為勢不可擋的潮流。計算機的普遍應(yīng)用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成,為縮小檔案保存空間,快捷傳遞交流信息,搞好信息服務(wù),實現(xiàn)信息共享,無疑將會帶來極大的方便,同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。
一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變
（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變
在管理活動中,電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙,而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果,因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
（二）企業(yè)檔案的分類變化
舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、 會計 檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中,計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同,但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要,分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。
（三）檔案接收和保管上也有所改變
在電子環(huán)境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。
無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》,提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺,要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性,掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具,更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。
二、電子檔案工作面臨的問題
（一）電子檔案原件的真實性問題
電子文件很容易被刪改,且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問題
用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。
（三）電子檔案保存的長久性問題
隨著辦公自動化的不斷深入,好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補的損失。
三、應(yīng)對方案
（一）盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才
培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強全員計算機知識培訓(xùn)的同時,通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應(yīng)用人才,使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù),熱愛檔案事業(yè);不僅會操作而且會設(shè)計程序,能夠開發(fā)軟件。
（二）建立健全維護(hù)電子文件真實和安全的法規(guī)
在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。因此,建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度,對于維護(hù)電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。要通過 法律 形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
（三）制定電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
一、電子檔案管理的基本特征
隨著電子技術(shù)的迅猛發(fā)展和推廣，檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍，從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來新的機遇與挑戰(zhàn)。電子檔案是一個新概念，全新的檔案形式，是一種新形式、新內(nèi)容、新載體的檔案。如果說檔案電子化、多媒體檔案只是檔案物理載體的量變，而電子檔案管理則是從內(nèi)容、形式到手段的質(zhì)變。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。主要是：
1.實體的虛擬化。電子檔案是存儲在計算機或者網(wǎng)絡(luò)中的，看不見摸不著。電子檔案海量信息，使得未來的數(shù)字檔案存儲只能是分布式存儲的。
2.檔案中各項內(nèi)容集合性較高。文本、圖片、音頻、視頻等融于一體，甚至通過超文本鏈接、跨庫關(guān)聯(lián)等方式擴展相關(guān)內(nèi)容，并且可以多角度的展示。
3.易于編輯、管理、傳輸?shù)取Ｋ枰度氲拇罅烤庉嫛⑧]寄、通訊、復(fù)印、打字、裝訂等費用都節(jié)省下來，直接降低了成本。
4.交互性強、投資成本低。電子檔案的形式是在線的、實時的、網(wǎng)絡(luò)化的，使得用戶之間可以十分便利地溝通。
基于電子檔案管理的上述優(yōu)點，隨著經(jīng)濟及電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已逐漸成為檔案管理領(lǐng)域中最為重要的一種表現(xiàn)形式。企事業(yè)單位、高等院校、社會機構(gòu)甚至個人都可能產(chǎn)生大量的電子檔案。電子檔案屬于檔案學(xué)領(lǐng)域，涉及到一定的信息安全，目前還沒有一個強制性的電子檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并且電子檔案的管理還存在一些問題，亟需不斷深入研究和解決。
二、現(xiàn)有的電子檔案管理方案
電子檔案現(xiàn)有的安全管理措施包括載體管理、硬拷貝管理、電子拷貝管理和“雙套制”管理等多種措施，各種措施都具備各自的特點，優(yōu)缺點并存，具體分析如下。
1.載體管理。載體管理是指從電子檔案載體制作材料的質(zhì)量和載體物理性安全兩個途徑實現(xiàn)安全保護(hù)的。制作材料包括磁盤、光盤、輸入輸出設(shè)備等，都極大的影響檔案獲取人對信息的收集、保存、整理、修改、調(diào)取等活動。因此載體保護(hù)就是電子檔案最底層的保護(hù)措施。
2.硬拷貝管理。硬拷貝管理是指在紙質(zhì)保管時，將電子檔案材料進(jìn)行刪除。這種保護(hù)措施利大于弊，不復(fù)合檔案管理學(xué)發(fā)展的趨勢。
3.電子拷貝管理。電子拷貝管理是指脫機媒體措施包括載體保護(hù)、硬拷貝保護(hù)、電子拷貝保護(hù)和“雙套制”保護(hù)等多種措施，各種措施都具備各自的特點，優(yōu)缺點并存。
4.載體管理。載體管理主要是指從電子檔案載體制作材料的質(zhì)量和載體物理性安全兩個途徑實現(xiàn)安全保護(hù)的。制作材料包括磁盤、光檔案資料，制作磁帶、光盤、磁盤等載體的檔案備份并存在檔案庫中的一種保護(hù)機制。此方法具有較多優(yōu)越性，但是對備份載體存放環(huán)境要求較高，管理風(fēng)險較大。
5.“雙套制”管理。以硬拷貝和電子拷貝雙重備份方式，形成兩種介質(zhì)備份檔案的“雙套制”管理方式。該方案安全性較高，但是存在人力、物力、資金成本高，紙質(zhì)版本檔案不具備數(shù)據(jù)相關(guān)性和證據(jù)性等特征，不能很好反映檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。
三、電子檔案管理存在的問題
上面介紹了現(xiàn)有的多種電子檔案管理措施，都能起到很好的管理作用，并從專業(yè)技術(shù)的角度，探討了各種方案的優(yōu)缺點。但我國電子檔案管理領(lǐng)域在管理制度、管理理念、管理風(fēng)格上，存在著非系統(tǒng)性、盲目性、被動性、缺乏制度性和低效率性等問題，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展。
電子檔案管理是一項系統(tǒng)工程，要求對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有序的、相關(guān)的綜合管理。但是在現(xiàn)實管理過程中，不管是內(nèi)部因素還是外部因素、不管是體制原因還是人為原因，都使得電子檔案管理出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，說明我國部分機構(gòu)還沒有建立起電子檔案管理的系統(tǒng)論、科學(xué)性理念。
管理的盲目性表現(xiàn)在“人云亦云”，現(xiàn)有管理沒有了解檔案管理基本特點、沒有針對性、沒有深究性，只是簡單跟風(fēng)，不能很好地控制管理風(fēng)險。這和很多工作者的觀念、技術(shù)以及其所在崗位整體素質(zhì)有一定的關(guān)系。有的部門相關(guān)人員對電子檔案管理知識掌握較少，沒（下轉(zhuǎn)第16頁）（上接第12頁）有相關(guān)的安全保護(hù)意識，工作處于被動狀態(tài)，沒有很好的主觀保護(hù)意識，這就為風(fēng)險的來臨提供了機會。另外部分行業(yè)缺乏相關(guān)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，在管理實施過程中，會出現(xiàn)因為缺乏制度和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致電子檔案不能受到很好的保護(hù)。
傳統(tǒng)管理措施還具有低效率性。表現(xiàn)在，由于保護(hù)成本高，使得風(fēng)險的控制成本相應(yīng)較高，從而造成人力、物力、財力等的巨大投入，從而得不到相關(guān)部門的重視和支持，使得效率性很低。
實體移交和權(quán)力移交
在經(jīng)典檔案管理學(xué)中，歸檔是這樣定義的：將具有長遠(yuǎn)保存價值的文件向檔案部門移交的過程。對于電子文件的歸檔，很多場合下人們?nèi)匀谎永m(xù)這樣的定義模式，只將其中的文件換作“電子文件”。然而被越來越多的機構(gòu)所采納的邏輯歸檔方式的出現(xiàn)，卻對這種定義模式發(fā)起了沖擊。邏輯歸檔中，電子文件在歸檔前后的物理存儲位置并沒有發(fā)生變化，換句話說，電子文件本身并沒有向檔案部門移交。不過，仍然有一個事物發(fā)生了移交行為，那就是文件管理權(quán)，即文件管理的權(quán)力由文件形成者所有變?yōu)闄n案人員所有。
實體和權(quán)力是文件歸檔過程中可能發(fā)生移交行為的兩個對象。在紙質(zhì)環(huán)境中，實體移交和權(quán)力移交兩位一體，不擁有文件實體，便無法擁有文件管理權(quán)。歸檔過程中，文件管理權(quán)力隨著文件實體向檔案部門轉(zhuǎn)移，實體保管者同時也是信息管理者，這兩個角色是統(tǒng)一的，這種統(tǒng)一又是那樣順理成章，以至于檔案工作者相對忽略了歸檔的目的是檔案人員取代文件形成者成為管理權(quán)力的擁有者，而將達(dá)成這個目的的手段―――實體的轉(zhuǎn)移當(dāng)成是歸檔的主要內(nèi)容，因而文件實體的移交成為歸檔的同義詞。
網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)改變了實體和管理權(quán)密不可分的關(guān)系，擁有實體并不一定擁有邏輯控制的能力，沒有實際占有文件實體，同樣可以擁有文件存取能力，所以人們可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問，可以從萬里之外的計算機對本地計算機中的信息資源進(jìn)行增、刪、改等操作，可以控制文件的存取行為，可以跟蹤文件的利用過程，可以察看文件的屬性等。因此在網(wǎng)絡(luò)平臺上，檔案部門并不一定要依靠對文件實體的擁有實現(xiàn)對管理權(quán)限的掌控。與此同時，信息技術(shù)部門在電子文件實體管理上擁有更為專業(yè)的技能，“讓最專業(yè)的人員承擔(dān)相應(yīng)工作”這個管理原則又要求機構(gòu)重新考慮電子文件實體保管工作的分工。在這樣的背景下，邏輯歸檔方式產(chǎn)生了。它提醒我們?nèi)ニ伎奸L期以來隱藏在實體移交背后的歸檔的實質(zhì)。歸檔是確定電子文件檔案身份的過程，一旦文件擁有了檔案的身份，就意味著它擁有了比形成目的更為廣泛的用途，而只關(guān)注文件形成目的的文件形成者們便不再適合于繼續(xù)承擔(dān)管理職責(zé)，應(yīng)該由另外的部門接管電子文件，檔案部門就是這樣的部門，它代表整個機構(gòu)為電子文件發(fā)揮其更全面的價值創(chuàng)造條件。盡管電子文件實體轉(zhuǎn)交檔案部門保存的現(xiàn)象依然普遍，在網(wǎng)絡(luò)化水平不高、信息安全保密要求較高的機構(gòu)中，移交電子文件介質(zhì)依然是一種有效的歸檔方式，但是電子文件歸檔的重點正由文件實體的移交向文件管理權(quán)力的移交轉(zhuǎn)變，而且電子文件管理權(quán)力的交接并不必然伴隨著實體的移交，這個發(fā)展趨勢隨著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的全面開展而日益明晰。
對于電子文件實體移交和權(quán)力移交關(guān)系的處理，也從一個側(cè)面反映了電子環(huán)境中整個檔案管理工作重點的轉(zhuǎn)移，檔案管理的重點將不再是實體保管，而是智能管理，包括檔案信息的規(guī)劃、控制和組織。
分散保存和集中保存
在紙質(zhì)環(huán)境中，文件在歸檔前分散保存于形成人員的手中，歸檔后則集中保存于檔案部門。由于集中保存為統(tǒng)一管理文件信息提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此文件歸檔后應(yīng)集中存放的做法在電子環(huán)境中仍然得以延續(xù)，只不過在采取邏輯歸檔方式的機構(gòu)中，負(fù)責(zé)集中保存電子文件的角色有了變化。
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，信息是可以為眾多用戶跨時空共享的，這個特點允許人們將集中保存電子文件的做法延伸到文件歸檔前，即文件在產(chǎn)生的時候便實現(xiàn)集中存儲。這樣，機構(gòu)在確定電子文件歸檔前后的保存方案時，就面臨兩種選擇：其一，歸檔前分散保存，歸檔后集中保存。這里的分散保存是指電子文件存儲在形成文件的計算機中，如個人計算機；集中保存是指電子文件集中存儲在指定的專門的服務(wù)器中。其二，歸檔前集中保存，歸檔后集中保存，歸檔前后文件的保存位置沒有改變，也就是說在文件產(chǎn)生之前，文件的存儲方案就已經(jīng)預(yù)先設(shè)定好，業(yè)務(wù)人員個人操作的桌面機中不保存機構(gòu)的文件。我們將這種方案稱為“面向電子文件整個生命周期的集中保存方案”，邏輯歸檔采取的就是后一種方案。
一般地，網(wǎng)絡(luò)化程度較低，機構(gòu)信息管理水平較低，或者對安全保密性要求較高的單位一般采取歸檔前分散保存，歸檔后再予以集中保存的做法。其優(yōu)點是成本低，方便文件形成者的使用；缺點是不利于機構(gòu)掌握自身所擁有文件信息的整體情況，也不利于文件歸檔之前的統(tǒng)一管理，如果在歸檔之前文件管理措施不當(dāng)，往往需要在歸檔后付出更多的代價加以彌補。
隨著網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及在網(wǎng)絡(luò)平臺上信息管理經(jīng)驗的積累，有越來越多的機構(gòu)采取面向電子文件整個生命周期的集中保存方案，具體來講，該方案可以有兩種實現(xiàn)方式：其一，物理集中，即機構(gòu)中用以集中保存歸檔文件的服務(wù)器，在物理上集中存放于一個地點，如信息技術(shù)部門或檔案部門。其二，邏輯集中，即機構(gòu)中用以集中保存歸檔文件的服務(wù)器，分布于多個地點，如業(yè)務(wù)部門、檔案部門、信息技術(shù)部門都設(shè)有保存歸檔文件的服務(wù)器，這些服務(wù)器中存放信息的種類、數(shù)量、相互關(guān)系等需要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、部署和實施。如果機構(gòu)規(guī)模小，業(yè)務(wù)簡單，沒有分支機構(gòu)，數(shù)據(jù)量小，可采取物理集中方式；而如果機構(gòu)規(guī)模大，業(yè)務(wù)復(fù)雜，地理分布廣，數(shù)據(jù)量大，一般采用邏輯集中方式。面向電子文件整個生命周期的集中保存方案的優(yōu)點包括：
1．有助于機構(gòu)實時掌握文件的情況。惠普公司的一位首席執(zhí)行官盧?普賴特曾說過：“如果惠普知道它知道什么，我們的盈利將超過目前的3倍”。②如果文件一經(jīng)產(chǎn)生，便得以集中保存，那么機構(gòu)可以從文件生成之時起開始實時地、主動地掌握文件的情況，而不必等到文件歸檔后才被動地清點自己的知識資產(chǎn)，從而將知識管理的理念貫穿于電子文件整個生命周期之中，提高機構(gòu)信息管理的水平。
2．有助于及時糾正錯誤行為。由于文件生成之后便處于統(tǒng)一管理的狀態(tài)，因此機構(gòu)可以及時發(fā)現(xiàn)針對文件的非法、不當(dāng)、錯誤的處理、操作，避免事后彌補。
3．有助于集成文件歸檔前后的管理行為，提高管理效率。歸檔前文件的集中存儲是一種前端控制措施，在確定電子文件存儲方案的同時，還需要統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計文件整個生命周期的管理，在這個過程中，將協(xié)調(diào)、整合、統(tǒng)一、集成曾經(jīng)發(fā)生在不同時間的管理行為，包括文件歸檔前后的分類、編號、著錄等，以減少因歸檔前后整理、組織、加工方法不同導(dǎo)致的摩擦、重復(fù)勞動，實現(xiàn)集中存儲、統(tǒng)一管理的規(guī)模效益，提高管理的效率。
在具備上述優(yōu)點的同時，面向電子文件整個生命周期的集中保存方案也存在一定的缺點，其中最突出的就是成本高。這里的高成本不僅表現(xiàn)在需要一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、相關(guān)軟件的支持，還表現(xiàn)在文件集中存儲方案需要專業(yè)人士的維護(hù)，需要配套的管理制度的保障，涉及文件命名、分類、編號、著錄等方面，而后者更難實現(xiàn)。此外，該方案還需要實現(xiàn)一定的靈活性，以適應(yīng)機構(gòu)內(nèi)外環(huán)境變化的需要。
雖然在信息技術(shù)強大的作用力下，電子文件實體保存的分工進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整，檔案部門已不是機構(gòu)內(nèi)部以電子化方式產(chǎn)生和保存的文件實體的惟一保管者，但是，因為歸檔前后電子信息存儲位置的設(shè)計與實施也是一個事關(guān)信息化成本和效益的問題，需要在綜合考慮機構(gòu)業(yè)務(wù)活動、業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)信息、信息基礎(chǔ)設(shè)施等各種因素之后加以權(quán)衡，檔案管理也是其中一個重要的考慮角度，而從檔案管理的角度對于電子文件的保存提出功能要求，是檔案部門的分內(nèi)之責(zé)，所以，即便是不承擔(dān)電子文件實體保管任務(wù)的檔案部門，也并不能完全將電子文件的存儲、保管作為一個黑箱來看待，而要參與到文件保存方案的設(shè)計、實施之中。比如，對于歸檔前采取分散保存方案的機構(gòu)而言，需要依靠一些手工管理方法來實現(xiàn)對電子文件形成階段的監(jiān)控；對于歸檔前采取集中保存方案的機構(gòu)而言，則需要在軟件系統(tǒng)中嚴(yán)格限定不同人員產(chǎn)生、處理、利用文件的權(quán)限。再如，除了在線保存方案之外，為了安全起見，機構(gòu)還需要制定脫機保存的策略，諸如銀行、稅務(wù)等數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)安全性要求高的機構(gòu)，一般還需要進(jìn)行異地備份。
獨立開展和集成管理
長期以來，文件歸檔被視為按照先后線性順序開展的管理流程中一個相對獨立的環(huán)節(jié)。對于形成文件的業(yè)務(wù)流程而言，歸檔是最后一個步驟；對于檔案管理流程而言，接收文件歸檔則被視為檔案工作的第一步。但是在電子文件的管理中，隨著全程管理和前端控制原則的貫徹，歸檔不再簡單地充當(dāng)順序連接業(yè)務(wù)流程和檔案管理流程的接點，它與產(chǎn)生文件的業(yè)務(wù)工作之間的集成以及與其他文件管理活動之間的集成的趨勢日益明顯：
1．歸檔與業(yè)務(wù)活動的集成。機構(gòu)在文件形成之后，即可對重要文件打上歸檔標(biāo)記，保證其在處理完畢之后即可存入檔案數(shù)據(jù)庫。這個動作將一直被定位為業(yè)務(wù)流程最后環(huán)節(jié)的歸檔提前到業(yè)務(wù)流程的開始，也將歸檔更緊地納入形成、處理文件的業(yè)務(wù)流程。
2．歸檔和鑒定的集成。對重要文件打上歸檔標(biāo)記，這也是對文件保存價值的一個判斷，在實際操作的時候，可以將鑒定與打上歸檔標(biāo)記合并開展，只要鑒定的結(jié)果是文件的保存期限大于零，那么系統(tǒng)便可以自動賦予文件以歸檔的標(biāo)記。如果電子文件采取物理歸檔的方式，那么歸檔與鑒定的集成還表現(xiàn)在歸檔文件的質(zhì)量檢查和文件的技術(shù)鑒定的合并。
3．歸檔和權(quán)限設(shè)置、備份等安全保護(hù)活動相集成。歸檔意味著電子文件管理權(quán)力的轉(zhuǎn)移，對文件的操作權(quán)限也將隨之發(fā)生變化；同時，對于歸檔的電子文件，適當(dāng)?shù)膫浞菔潜夭豢缮俚模瑱?quán)限設(shè)置、備份等安全保護(hù)活動與歸檔都是密切聯(lián)系的。
4．歸檔和整理的集成。實現(xiàn)邏輯歸檔的前提是事先確定電子文件的整理方案，包括分類結(jié)構(gòu)、編號構(gòu)成、著錄項目等，隨著歸檔的進(jìn)行，必須同時確定文件在機構(gòu)信息結(jié)構(gòu)中的位置、代號等，而文件的分類號、順序號、歸檔者、歸檔時間等又都是著錄中的重要項目，設(shè)計精良的管理系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)⑵渥詣佑涗浀街洈?shù)據(jù)庫中。
這些集成現(xiàn)象的發(fā)生促使我們思考其成因，機構(gòu)是基于什么樣的考慮應(yīng)用全程管理和前端控制原則？并導(dǎo)致原先相對獨立的文件、檔案管理活動逐步融會、彼此鏈接？信息化背景下文件管理目標(biāo)及其實現(xiàn)途徑是尋求這個答案的兩個線索。
我們說歸檔最重要的內(nèi)容是文件管理權(quán)力的移交，而機構(gòu)之所以要改變文件管理權(quán)力的歸屬，主要是為了實現(xiàn)電子文件形成目的之外的多種用途，后者是電子文件管理的總體目標(biāo)，不管技術(shù)環(huán)境如何變遷，這個總體目標(biāo)是保持不變的。
