時間：2023-06-04 10:47:18
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案的管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、辦公室文書檔案管理特征
文書檔案主要是以紙質(zhì)或其他載體記錄發(fā)生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。這些信息資料都是被分門別類存放的，這一階段的檔案管理工作中心是信息收集與整合，之后對其編目和保存。
文書檔案中涉及的內(nèi)容非常豐富，其中包括企事業(yè)單位的發(fā)展歷史、科技發(fā)展、設備管理、財務管理以及行政管理等等。
辦公室文書工作與文書檔案二者之間存在這密切的聯(lián)系，其中辦公室文書的工作內(nèi)容是收集與整理文件信息內(nèi)容，之后需要對其進行歸檔與編目；文書檔案管理工作涉及到的工作內(nèi)容是文件的書寫材料、格式以及歸檔。
二、辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀
（一）辦公室文書檔案管理建設力度過低
通常情況下辦公室文書檔案資料多數(shù)存放于庫房底層，潮濕、不通風、灰塵沉積的環(huán)境并不利于管理工作正常進行，部分檔案室非常破舊，加之存放檔案的區(qū)域受到限制，導致文書檔案職責不明就會出現(xiàn)管理不完善的現(xiàn)象，這樣就會出現(xiàn)現(xiàn)有的管理成果與檔案管理標準相差甚遠。由于檔案管理工作得不到重視，從而有限的資金也不會注入到辦公室文書項目發(fā)展中，從而檔案管理工作建設被完全忽略。
（二）辦公室文書檔案工作認知尚淺
諸多企事業(yè)單位在對待文書檔案管理工作時缺乏宣傳力度，導致工作人員在文書管理過程中對自身的工作職責認知不清晰，檔案工作人員平時的日常工作量較大，加以對檔案管理工作認識不到位，不愿意花費精力做指導工作，從而導致轄區(qū)內(nèi)的檔案信息管理工作存在一定滯后性。工作項目順利開展，首先要得到領導重視，檔案管理工作革新整改需要得到辦公室文書領導的重視，因為部分領導在思想意識上沒有領會到檔案管理的重要性，認為只要有人管理就可以，因此在隊伍建設方面沒有加大專業(yè)力度。
（三）文書檔案管理工作缺乏積極性與規(guī)范性
工作人員積極性匱乏具體表現(xiàn)：多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理人員無論是理論水平、文化水平還是專業(yè)素養(yǎng)都或多或少有欠缺。甚至一些工作人員不是專業(yè)人員，并不具備文書檔案管理工作知識與技能，所以在工作中就會出現(xiàn)主人翁意識的缺失。工作人員調(diào)動密集、薪金待遇一般使在職工作人員對本質(zhì)工作出現(xiàn)懈怠性，不能激發(fā)工作人員提升工作素養(yǎng)以及業(yè)務水平，導致辦公室文書檔案管理工作不能夠與時俱進。
三、辦公室文書檔案管理工作有效措施
（一）規(guī)范文書檔案管理工作
在工作中要進一步實現(xiàn)檔案管理與文書工作的有效融合，在文件信息收集與整理時要注意紙張使用的規(guī)格、要統(tǒng)一文件格式的使用、要統(tǒng)一筆支型號的選擇，這樣直接影響到文件信息的管理質(zhì)量，以此才能夠統(tǒng)一實現(xiàn)辦公室文書與文書檔案管理的現(xiàn)代化管理，使其更加規(guī)范化。
（二）培養(yǎng)與塑造文書檔案管理人員的專業(yè)知識與技能
首先，要良好利用受眾群體，抓好檔案管理宣傳工作，要將社會大眾的意識作為著力點，強化群眾檔案管理認知，使他們感受到檔案管理與保存在企業(yè)發(fā)展中起到的重要作用，同時需要辦公室文書檔案管理工作人員參加檔案業(yè)務培訓，不斷學習專業(yè)知識理論以此來豐富檔案管理專業(yè)知識。其次，檔案宣傳工作要滲入到領導工作重點范圍內(nèi)，在日常工作中不斷增強其思想認知程度，摒棄傳統(tǒng)封閉的觀念，向辦公室文書職能發(fā)展觀念、社會大眾服務意識方向發(fā)展，在辦公室文書檔案管理工作中加大人力、物力的有效投入，從本質(zhì)上提高檔案工作的發(fā)展速度，使之與辦公室文書等日常工作齊頭并進，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展起到助推作用。
（三）激發(fā)文書檔案管理工作人員積極性
首先，需要管理層對待工作人員招募工作要慎重，嚴格把控招聘人員的專業(yè)知識與技能，這樣才能夠保證員工在工作過程中有責任感；其次，加強辦公室文書檔案工作基礎設施的管理，使硬件能夠發(fā)揮其工作職能。其次，制定崗位責任制度，健全相關的規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作，并且認真落實到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細分落實給每一位工作人員，這樣可以激發(fā)工作人員的責任意識以及事業(yè)觀念。為確保檔案工作隊伍穩(wěn)定的工作狀態(tài)，要建立有效且健全的激勵制度，使工作人員對檔案管理的本質(zhì)充滿正面思想。
四、結束語
檔案管理工作是建立在文書管理工作基礎之上的，所以想要企事業(yè)單位的文件信息得到發(fā)展與利用，文書與檔案管理是一定要得到充分重視的，企事業(yè)單位的建設與發(fā)展是需要文書檔案來記載的，對于以后企事業(yè)單位的發(fā)展也是有著重要意義的，所以在工作過程中要強化文書與檔案管理工作人員的個人素養(yǎng)，使之能夠認識到自身的工作職能，使企業(yè)的有效資源得到最大化的利用，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位信息資源的優(yōu)化，同時也是體現(xiàn)企事業(yè)單位管理水平的重要途徑。
參考文獻：
[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)濟與社會，2011
一、醫(yī)院文書檔案管理的特點
醫(yī)院文書檔案屬于醫(yī)院非常重要的文件，它記載著醫(yī)院所有的重大事件，它見證了醫(yī)院的歷史，并對醫(yī)院的管理與未來具有非常重要的作用。醫(yī)院文書檔案具備了服務性、保密性、規(guī)范性的特點。
1.服務性。醫(yī)院的文書檔案主要是給醫(yī)院的領導部門提供決策或參考，所以，醫(yī)院文書檔案具備了服務性，通過服務性來提升醫(yī)院領導階層的工作效率及信息化的管理，并且也可以為患者提供更加方便的查詢服務；
2.保密性。醫(yī)院文書檔案具備了高度的保密性。由于許多文書檔案都牽連到醫(yī)院的內(nèi)部以及患者的相關資料，因此保密工作一定要做到位，絕對不可以將這些信息流傳出去，以免一些不法分子做出危害醫(yī)院和患者的事情；
3.醫(yī)院文書檔案很多都屬于醫(yī)院領導級別的公文，這些公文的管理是所有文書檔案的中心，具備了規(guī)范性的特點，這樣的規(guī)范性主要通過公文的紙張管理、字跡管理、傳遞管理以及檢查管理的為你各方面體現(xiàn)出來。
將醫(yī)院的文書管理工作做好，不但可以提升醫(yī)院的工作效率，還可以加快醫(yī)學的進步。
二、目前醫(yī)院文書檔案的管理存在哪些問題？
1.醫(yī)院文書檔案管理制度不到位。
當前，我國醫(yī)院文書檔案的管理通常都存在于行政辦公室的綜合檔案部門，可是因為以往的檔案設置管理具有一些問題，使得醫(yī)院的文書材料及病人的資料通過不同的可是進行管理，這樣的管理方法不但不利于綜合開發(fā)利用，還會造成管理方面的松懈，造成工作效率下降，并且一旦出現(xiàn)問題時，各科室就會相互推卸責任，對于醫(yī)院的管理非常不利。并且，當前許多醫(yī)院不關注醫(yī)院文書檔案的管理工作，管理意識非常不夠，檔案的管理制度不到位，職責分工模糊。文書檔案資料如果可以被充分利用，會為醫(yī)院帶來非常高的回報，也可以讓醫(yī)院的管理更加規(guī)范。
2.醫(yī)院文書檔案的管理人員需要提升專業(yè)素養(yǎng)。
當前，因為我國許多醫(yī)院對文書檔案的管理工作不給予充分的重視，使得醫(yī)院的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、文化程度都無法達到水準，根本不符合當前醫(yī)院的發(fā)展需求。許多醫(yī)院的文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都有待提升，知識老化、不儲備新知識，工作效率過低，這對于我國的醫(yī)院文書檔案管理工作的發(fā)展十分不利。
三、新形勢下醫(yī)院文書檔案管理的有效方法
1.提升文書檔案管理的設施建設
醫(yī)院應當提升文書檔案管理的設施建設，以便可以加快文書檔案管理的發(fā)展。首先，要在硬件設施方面進行建設。醫(yī)院要為文書檔案管理部門配備相應的辦公設施，例如辦公室、庫房、檔案館等場所，并應配備電腦、掃描機、打印機、復印機、檔案架等辦公用品，還應添加監(jiān)控設施、消防器材、除塵設施、空調(diào)等檔案保護設施，以便可以在管理文書檔案上實現(xiàn)自動化和信息化的管理模式。其次，在軟件設施方面進行建設，應當通過醫(yī)院的具體情況采取相應的文書檔案管理軟件模式，并通過良好的軟件系統(tǒng)為其維護和升級。
2.改革文書檔案的管理方法
由于醫(yī)院的管理建設執(zhí)行信息化的管理模式，醫(yī)院應當通過高科技的電子信息技術管理文書檔案，并通過這種方式來提升文書檔案管理工作的效率。首先，透過運用電子信息技術以及計算機技術，可以將收集文件、整理文件、歸檔文件等工作流程進行簡化，并且針對檔案采取分類儲存、備份的方式進行管理；其次，通過醫(yī)院的網(wǎng)絡信息平臺以及檢索平臺，讓檔案的使用人員透過授權可以獲得需要的資料，加強文書檔案查閱工作的效率；再次，加強文書檔案的電子化管理的保密措施，通過合理的技術方法做好防消磁、防損壞的保護工作，針對電子文書檔案要采取異地存儲及備份的方式進行管理，并通過文書檔案的保密性高低來采取不同等級的保管方式，對于高機密性的文檔要通過高級別的加密方式進行管理。
3.落實文書檔案專項渠道管理改革
醫(yī)院的文書檔案管理由于關系到人事科、財務科、設備科、醫(yī)務科、總務科、辦公室等各個部門。醫(yī)院應當把辦公室當做文件的歸納及傳遞的重要科室，把文書檔案的專項渠道歸結到辦公室進行管理，將多方管理變成專一管理，并指派專人負責監(jiān)督各部門上交的文件資料，以防造成文件散亂或長期積壓的狀況，從頭抓起，保證文件資料的保密性及完整性，為提升醫(yī)院文書檔案管理的效率打好基礎。
4.加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期進行培訓
檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)同醫(yī)院文書檔案的管理水準緊密相連。醫(yī)院應當通過一些相關方式提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，例如可以通過定期為管理人員進行專業(yè)的培訓、可以進行一些業(yè)務方面的交流活動、可以通過現(xiàn)場觀摩的方式進行學習，用類似此類的活動來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及管理業(yè)務的操作能力。檔案管理人員要來掌握文件收集、歸檔的范圍，并及時做好回收的工作。醫(yī)院還應當針對檔案管理人員進行定期的計算機培訓，通過培訓學會新的管理方面的技術，進而提升文書檔案信息化管理的能力。
結束語：綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理的工作屬于系統(tǒng)類工作，應當從觀念上、制度上、管理上、服務上不斷進行改革，使其符合時代趨勢，突出醫(yī)院文書檔案管理工作的特色，以此實現(xiàn)社會的進步、醫(yī)院的發(fā)展。
參考文獻：
[1]姬忠起，鄧忠印.淺析新形勢下醫(yī)院檔案工作的開發(fā)利用[J].山東檔案.2009.（01）
關鍵詞：文書檔案；科學化管理；文檔一體化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
引言 檔案是社會發(fā)展的記載器，記錄著社會發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設進展，領導決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進一步科學化體現(xiàn)。隨著科學技術的進步發(fā)展，本文提出文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學化管理，并針對當前發(fā)展新形勢，提出對文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出的新發(fā)展趨向，具有較有價值的參考意義。
一、應用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網(wǎng)絡技術下，直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭雍罂梢圆涣羧魏魏圹E，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
其次，網(wǎng)絡化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的信息電子化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。
2提出檔案管理工作的要求
2.1 要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)
文書檔案工作由于其工作特點以及環(huán)境的因素，決定了從事該項工作的人員缺乏活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正因為這樣，往往職員從事該項工作時間不長，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時由于麻痹較容易出現(xiàn)錯誤，從而導致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質(zhì)量效果。因此，文書檔案工作的性質(zhì)決定檔案工作者應要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準確性。
2.2 擁有專業(yè)知識，提高檔案管理水平
鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應檔案現(xiàn)代化管理的需求。
2.3 做好文書檔案管理的基礎工作
文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。
四、結束語
文書檔案的信息電子化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻：
[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5
[2]裴承志 奧多：辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2
[關鍵詞]文書檔案；信息化；管理方法
隨著計算機及其網(wǎng)絡技術的不斷更新發(fā)展以及無紙化辦公的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问剑晃臅鴻n案的歸檔等操作過程均由計算機進行處理。
一、信息化文書檔案管理主要有以下幾點優(yōu)勢
1.辦公效率大幅提高
基于計算機的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.資源隨時可供檢索，信息充分共享
基于計算機的文書檔案處理，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻信息，加上網(wǎng)絡技術應用，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無法能及的。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案相比，電子文件的壽命要長得多。紙張在一定的條件下容易受到破壞，如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如光碟，U盤，移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網(wǎng)絡技術，可直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、信息化文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭雍罂梢圆涣羧魏魏圹E，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2. 對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、信息化文書檔案管理對從業(yè)者的相關要求
1.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。
電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2.利用現(xiàn)代化技術整理檔案。
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。
3.加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
關鍵詞 文書檔案管理 現(xiàn)代化 管理策略
一、引言
計算機技術日益更新，文書管理自然也需要跟上時代步伐，運用信息化的管理手段和管理設備，促進文書檔案的信息化、現(xiàn)代化，在更好滿足檔案利用的同時，也促進本單位文書檔案信息化的發(fā)展。深入學習文書檔案現(xiàn)代化管理，對提升企業(yè)管理水平有很大的幫助。
二、文書檔案在現(xiàn)代化管理中的意義
文書檔案是指，在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性的檔案，[1]如機關、事業(yè)單位在行政管理中產(chǎn)生的請示、通知、報告、總結、會議記錄等文件材料。使用文書檔案來命名是因為對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有積極的幫助。文書檔案管理得是否規(guī)范，是企業(yè)管理制度能否履行的關鍵，對企業(yè)單位的形象及發(fā)展具有重要影響。文書檔案在現(xiàn)代化管理中是非常重要的，管理的科學性決定著文書檔案的科學性和系統(tǒng)性，是文書檔案標準化、規(guī)范化的具體表現(xiàn)。在現(xiàn)代化程度高速發(fā)展的今天，文書檔案管理可以通過合理運用信息技術，構建合理體系，提升文件管理的效率，確保文書檔案管理的高效運行。
三、文書檔案管理中存在的現(xiàn)狀
（一）文書檔案管理理念比較陳舊
文書檔案管理是一項具有全局性、長期性的工作，對企業(yè)、事業(yè)單位的未來發(fā)展具有一定影響，在信息化程度較高的現(xiàn)代社會，能夠運用科學的管理理念歸整檔案，從而達到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文書檔案管理因各方面的原因，使得管理理念不夠新穎，跟不上信息化的節(jié)奏，所以當前文書檔案管理水平整體而言較低。在這樣的情況下，企業(yè)、事業(yè)單位應該根據(jù)市場需求，結合數(shù)據(jù)庫、智能化系統(tǒng)等有針對性的方式對文書檔案進行管理。可是也不得不面臨最現(xiàn)實的問題，就是當前許多單位在發(fā)展過程中規(guī)劃不足，對目前的經(jīng)濟形勢的認識還不夠深刻，檔案管理的重視程度更是無暇顧及，所以依舊采用最簡單傳統(tǒng)的管理方式，這在一定程度上制約了檔案工作的開展。
（二）文書檔案管理制度不夠完善
當前很多單位在對文書管理方面存在隨意化的問題，相關監(jiān)督制度也缺乏執(zhí)行力，對檔案是平時不注重管理，檢查就一把抓瞎。但不得不說國內(nèi)目前對文書檔案管理還是非常缺乏相應的管理手段，管理方式甚至停滯在陳舊模式上，因此制約了檔案工作的順利開展。
（三）管理人員的綜合能力水平有限
目前，很多單位在文書檔案管理方面的人員具有非專業(yè)性、隨意性、缺乏積極性的現(xiàn)狀。一方面是因為缺乏檔案專業(yè)管理知R和管理手段，另一方面是單位投入在檔案管理的資金較少，這些管理人員大都是單位員工中文化水平不高的家屬親戚，對專業(yè)化、信息化的管理沒有概念，對檔案管理停留在照本宣科、隨意而為的狀態(tài)。由于管理隨意、混亂，使很多問題得不到及時高效的解決，從而影響了企業(yè)檔案工作的開展。
四、文書檔案現(xiàn)代化管理策略
（一）加強對文書檔案現(xiàn)代化管理的認識
21世紀以來，市場經(jīng)濟穩(wěn)步前進，企業(yè)、事業(yè)單位越來越重視未來的規(guī)劃和發(fā)展，其中文書檔案管理的作用也變得更加重要，檔案工作中產(chǎn)生的包括決定、批復、通知、會議記錄、計劃和總結等越來越多，檔案管理已然成為企業(yè)、事業(yè)單位管理公司的一個重要渠道。[2]單位應該在重視文書檔案管理的基礎上，加強管理人員對文書檔案運用現(xiàn)代化信息技術策略管理的認識，根據(jù)單位需要明確檔案分類并使其歸檔整理體系化，再細劃各項工作細節(jié)，各司其職，進一步完善檔案管理體系，做到定期甄別鑒定、到期銷毀。
（二）不斷完善和健全文書檔案管理體系
文書檔案管理能夠有條不紊地推進，最重要的一點就是文書檔案管理一定要成體系，這也是企業(yè)單位各項工作快速高效運轉(zhuǎn)的關鍵。即“建立完善的管理體系――建立長效的管理機制――建立穩(wěn)定的管理隊伍”。首先，建立完善的管理體系包括建立自上而下的領導管理體系、建立明確的橫向管理體系。[3]前者主要是確保文書檔案管理中各項工作有序開展，使得管理處于一種動態(tài)平衡；后者是對員工的各項管理機制，只有使得領導部門和員工之間有更多的合作和溝通，才能使各項工作責任到人、落到實處。其次，建立長效的管理機制是指建立穩(wěn)定長效的管理運行機制，從管理的角度對文書檔案進行具體的、細節(jié)的規(guī)范。如施工企業(yè)單位，因其工作性質(zhì)的特殊性，分管文書檔案管理的領導和人員常處于動態(tài)管理模式，經(jīng)常隨著施工進度調(diào)整工作崗位，也就是說文書檔案工作無專人負責管理，常常是前一任調(diào)走，未進行有效的工作交接，下一任對此項業(yè)務不熟悉，工作無從下手，往往按照個人意愿進行文件整理，導致文件無序堆放，檔案利用工作無法開展。解決這類問題最有效的方式就是建立長效的管理機制，從領導抓起，層層負責，使文件由專人負責，專人保管，專人利用，人員更替時做好檔案移交手序。移交時要同步做好電子文件的移交歸檔，以便工作查考利用，提高檔案管理效率。第三，建立穩(wěn)定的管理隊伍，就是要配備專、兼職檔案管理人員，使他們的工作崗位相對穩(wěn)定，業(yè)務相對簡單，使他們能夠潛心的對文書檔案進行專項管理，避免工作任務繁雜導致工作遺漏或失誤，從而確保文件的安全和科學有效利用。
（三）加強檔案基礎建設，穩(wěn)步推進現(xiàn)代化管理
檔案現(xiàn)代化管理的水平高低很大程度上決定了企業(yè)發(fā)展的效益和前景。文書檔案現(xiàn)代化管理水平如何，是體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的風向標。所以要提高企業(yè)效益，務必要加大對檔案現(xiàn)代化管理的投入。建立健全檔案基礎設施的購置與配備，檔案館庫的建設，信息化基礎設施的投入，檔案信息管理軟件的到位，文件流程與檔案系統(tǒng)軟件的無縫對接，具有信息化管理水平的人員配備等，這些都是文書檔案現(xiàn)代化得以開展的基本條件。其次，還要選拔具備一定的學習能力、表達能力、執(zhí)行能力，具有既懂檔案業(yè)務，又懂計算機基本技能的檔案人員充實到檔案隊伍，對他們進行檔案基礎業(yè)務和信息化管理的培訓，使他們把所學知識運用到實際工作中來，并能通過學習掌握各項管理手段，從而確保文書檔案管理工作有條不紊地展開。與此同時，還要對他們進行信息化業(yè)務培訓，使他們熟悉并掌握檔案管理軟件的操作和使用，運用計算機知識對文書檔案進行管理，確保檔案管理工作能夠在信息化的基礎上得到更好的提升，強化檔案信息化管理水平，實現(xiàn)文書檔案一體化，從而更加方便快捷的為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展做好利用服務。
五、結語
計算機技術和網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展，運用信息化手段對文書檔案進行管理已經(jīng)是社會發(fā)展的當務之急。想要真正提升文書檔案管理的水平，把信息化技術運用在其中，一方面需要加強基礎設施建設，另一方面要構建具有建設力和執(zhí)行力的文書檔案管理隊伍，能落實管理制度，充分運用現(xiàn)代化手段和設備，使文書檔案現(xiàn)代化管理水平得到真正的提升。
（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）
[作者簡介：苗江（1971―），本科，檔案館員，主要從事文書檔案管理。]
參考文獻
[1] 韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].機電兵船檔案，2010（4）：46-47.
[關鍵詞] 醫(yī)院文書檔案;管理;利用
[中圖分類號] G275.9 [文獻標識碼]B [文章編號]1674-4721(2010)06(c)-129-01
醫(yī)院文書檔案管理在醫(yī)院建設和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用[1]。檔案管理充分體現(xiàn)了醫(yī)院的基礎管理水平,檔案管理是醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學化方向發(fā)展的重要標志,是不斷提高醫(yī)院管理水平的需要,因此,做好醫(yī)院檔案管理和利用具有十分重要的意義。
1 醫(yī)院領導要高度重視文書檔案的管理
充分認識檔案管理工作的重要性,充分認識醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設中的重要作用。嚴格按照標準進行檔案管理,應對全部文書檔案進行系統(tǒng)的整理。文書檔案應建立全卷宗、歷年檔案的收集和整理情況、鑒定報告和銷毀清冊、全宗指南、檔案保管及安全檢查記錄等材料,集中立卷歸檔保存。檔案室、柜要做到防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠,使檔案不會損失,保證檔案的絕對安全[2]。具有永久和長期保存價值的案卷,若有損失或字跡模糊時,應及時修補或復制。搞好檔案室內(nèi)外的衛(wèi)生,每季度進行一次大掃除,經(jīng)常保持室內(nèi)整齊、清潔。每年對保存檔案進行一次全面檢查。平時應做好檔案的收集、整理、保管、利用情況的登記工作,做到數(shù)據(jù)準確無誤。檔案管理人員變動時,必須在辦理調(diào)離手續(xù)前,將所管檔案的數(shù)量和狀況移交清楚,交接雙方辦理完交接手續(xù)后,方能調(diào)離工作崗位。
2 醫(yī)院加大檔案管理硬件設施的投入
從人力、物力、財力上保障檔案管理工作的質(zhì)量,保障檔案管理所需硬件設施,配備業(yè)務技術強、政治思想好、綜合素質(zhì)好的管理人員,選派工作細心、耐心、有責任心的黨員同志負責。從而保障檔案管理質(zhì)量,更好地為醫(yī)療、保健、教學、科研、管理等各項工作服務。
3 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理員應愛崗敬業(yè)、熱情周到、不計得失、耐心細致、主動服務,認真做好檔案管理工作,主動為醫(yī)院領導的正確決策提供依據(jù),為業(yè)務發(fā)展、科研提供依據(jù),為醫(yī)院的精神文明建設和經(jīng)濟建設服務。
4 檔案的提供利用
檔案管理人員應熟悉所管檔案的情況,主動了解各科室、各部門對檔案所要利用的內(nèi)容,做到及時、準確地提供檔案材料。凡因工作需要而借閱文書檔案時,按檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)。任何人都有保護檔案的責任,不得在檔案上圈點、劃線、污損,更不準拆散,違者按照《中華人民共和國檔案法》的有關規(guī)定追究責任[3]。外出開會需借檔案,要經(jīng)本院分管領導批準,所借檔案不準帶原件,只能帶復印件,注意保存,不得丟失和泄密,回單位后應及時退還檔案室查收注銷。
5 檔案的鑒定和銷毀
定期對超過本院《文書檔案保管期限表》規(guī)定的文書檔案進行鑒定、移交或銷毀。鑒定工作由醫(yī)院辦公室及有關人員組成小組,對應鑒定的檔案進行逐卷、逐件的審查,并提出移送或銷毀意見。鑒定工作結束后,鑒定小組對有價值的檔案要做好插卷或組卷工作,要寫出關于鑒定檔案的報告,并附上需要移送或銷毀案卷的清冊,報院分管領導審批后,方可移送或銷毀。并按保密規(guī)定進行監(jiān)銷。
6 檔案資源的開發(fā)和利用
利用檔案信息資源向醫(yī)院及上級主管部門提供各種信息,為醫(yī)院管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結、實施措施等提供了真實可靠的檔案信息[4]。利用檔案信息資源,為制定醫(yī)院工作質(zhì)量評價、醫(yī)療、護理、教學、科研、論文撰寫等提供了大量信息資料,并配合重點專科、學科帶頭人選拔、科研課題確立等工作的完成;利用檔案信息資源,為經(jīng)濟責任審計、自查、項目建設和醫(yī)院財務部門債權債務檢查等提供了相應的檔案資料。
7 結語
綜上所述,通過加強檔案管理和檔案利用工作,為醫(yī)院發(fā)展建設、領導決策醫(yī)療教學、科研等工作提供了真實、有效的檔案資源,嚴格按照標準進行檔案管理。加強綜合檔案室的軟、硬件建設,規(guī)范檔案管理制度,完善基礎設施。只有檔案工作一步步地朝著科學化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展,才能適應當前社會發(fā)展的需要,檔案工作的社會功能和經(jīng)濟效益才能得到充分的利用和發(fā)揮。因此,醫(yī)院檔案工作者的任務還很艱巨,還有很多工作需要進一步規(guī)范和加強管理。
[參考文獻]
[1]秦紅梅.加強科研檔案管理 促進科研事業(yè)健康發(fā)展[J].四川檔案,2007, (5):24-25.
[2]蔡燕平.醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀問題與對策[J].基層醫(yī)學論壇,2007, 11(11):1038-1039.
[3]關東梅.論醫(yī)院文秘人員修養(yǎng)與文檔管理[J].中華臨床醫(yī)學研究雜志,2008,14(7):1070-1071.
[關鍵詞]文書檔案；管理；創(chuàng)新
文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。針對檔案管理工作中存在的主要不足，我認為，應該從以下幾個方面進行創(chuàng)新。
一、檔案管理工作創(chuàng)新
大部分檔案管理人員在長期從事單調(diào)、乏味的檔案管理工作中，逐漸失去了創(chuàng)新和不斷進取的欲望，當前檔案管理的工作仍沿用以往落后的管理模式。因此，要轉(zhuǎn)變檔案工作動力不足、缺乏超前意識的近況畢業(yè)論文范文，努力從原有的檔案管理狀況中解脫出來，變成為社會發(fā)展服務的先行官和創(chuàng)造者，檔案管理工作由以往的事后資料搜集的管理方式，逐步向事前介入、事中參與和事后跟蹤的新的管理模式轉(zhuǎn)變。檔案管理工作只有隨著市場發(fā)展的角度思變、求新，才能贏得社會的認可。在社會進步和科技飛躍發(fā)展的今天，檔案是人類社會發(fā)展的重要的信息資源。因此，所有檔案管理人員都有責任，并且有義務將檔案的開發(fā)、管理和利用作為一項重要的工作來對待，使其更好的服務于革新開放和經(jīng)濟建設。
二、隊伍建設創(chuàng)新
目前，科學技術飛速發(fā)展，檔案管理的模式也隨之不斷改善，朝著科學化、合理化的方向發(fā)展，即便如此，檔案管理也需要人的操作。所以，檔案工作者必須堅持學習和培訓，不斷提升自身從業(yè)水平，通過先進的科學技術加強檔案的管理，促使檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。
要把好人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識、有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。要注重現(xiàn)有人才的使用，大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術特長的年輕干部。要穩(wěn)定檔案干部隊伍，解決他們的實際不足，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，推動論文范文檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
三、檔案管理機制創(chuàng)新
負責檔案工作的有關部門必須從大局著眼，適時引入競爭機制，創(chuàng)新工作策略畢業(yè)論文，徹底轉(zhuǎn)變以往檔案管理人員安于近況畢業(yè)論文范文的工作心態(tài)，強化其憂患意識，從根本上杜絕安逸作風的存在。轉(zhuǎn)變以往的管理方式，適時引進競爭機制，秉承公平、公正的原則，平等的對待每一位檔案工作人員；當然，根據(jù)崗位特點，選聘才華出眾、能力卓越、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，利用這種優(yōu)勝劣汰的管理模式，使能者上庸者下，使檔案管理人員都能認識到，他們自身能力的拓展和工作業(yè)績與其存活發(fā)展有密切的聯(lián)系；強化員工的危機意識，使其更加努力的工作，激發(fā)其工作熱情和個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力，盡量在檔案管理方式上實現(xiàn)管理創(chuàng)新。此外，建立一整套完善的創(chuàng)新激勵機制，如通過合理的分配方式、獎懲機制、職稱晉升制度等，鼓勵員工創(chuàng)新，并將創(chuàng)新思維或能力作為員工考核的基本標準，并將考核結果與員工的薪資待遇、職位晉升緊密聯(lián)系起來，在管理過程中為員工個的創(chuàng)新提供必要的條件和空間，促使檔案管理工作實現(xiàn)良性循環(huán)。
四、檔案管理模式創(chuàng)新
檔案管理工作已開始使用計算機技術，但一般只涉及到檔案目錄的錄入、輸出和檢索，我們還需要的深入研究計算機技術在該領域深層次的推廣和應用。實際上，通過信心觀察，我們可以發(fā)現(xiàn)計算機技術在檔案管理領域具有非常廣闊的發(fā)展空間，如用條形碼替代檔號，不但確保了檔案資料的安全，即安全可靠，也便于查閱和管理，同時，這種方式能加快借閱歸、還檔案的速度。我國當前的各行各業(yè)瑣碎的手工操作都能通過計算機來完成。檔案工作也不例外。檔案的業(yè)務工作、檔案管理工作等都不同程度的實現(xiàn)了計算機管理，大大推動論文范文了各地區(qū)檔案信息的交流，這是人們利用計算機等先進的管理模式的具體體現(xiàn)。大量實踐證明，這種檔案管理模式能夠解決實際不足，同時也能提升管理效率以及管理水平。
[關鍵詞]文書檔案管理；辦公自動化；問題；應用策略
中圖分類號：S182文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當前，信息技術的大范圍應用使人們的生活習慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現(xiàn)實基礎。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動化應用到文書檔案管理工作中。然而，在實際的應用過程中還存在著諸多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平。
1辦公自動化在文書檔案管理中應用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統(tǒng)的文書檔案管理的過程中，檔案資料的收集、整理與儲存都是由人工進行操作的，這樣不僅效率低，同時還會造成大量的人力、物力與財力的浪費，使檔案管理服務與人們的實際需要存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內(nèi)容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動文書檔案的標準化與規(guī)范化進程
將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以推動文書檔案的標準化與規(guī)范化進程。文本歸檔工程主要包括兩個方面的內(nèi)容：第一是歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對象。利用網(wǎng)絡對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環(huán)節(jié)都進行規(guī)范，并對管理權限與具體內(nèi)容加以解釋說明，這些內(nèi)容規(guī)范和權限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現(xiàn)實基礎，還給文書檔案管理工作提供了管理依據(jù)。
1.3節(jié)省了存儲空間
在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，一般都會占用大量的空間進行存儲，而將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以大大節(jié)省存儲空間。在自動化的發(fā)展環(huán)境下，相關設備得到了進一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現(xiàn)在大家面前，這就會大大節(jié)省檔案的存儲空間。在今后的發(fā)展過程中，電子檔案的數(shù)量會變得越來越多，因此在查詢的過程中也需要采用電子化的方式進行，相信在不久的將來，辦公自動化將會得到進一步的普及，更好的為社會發(fā)展做出貢獻。
2文書檔案管理中辦公自動化應用所面臨的問題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對于電子檔案管理來說，由于其是一種動態(tài)的管理方式，它具有開放性與共享性的特點，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現(xiàn)為如下幾點：第一，雖然電子檔案在處理過程中會使用偽造技術，但在原文件上處理會導致文件內(nèi)容發(fā)生一定的變化，其痕跡不會得到保障；第二，文書檔案在傳輸?shù)倪^程中會根據(jù)需要進行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進行修改，這就使得文書檔案資料無法保持最初的形態(tài)；第三，隨著近年來網(wǎng)絡黑客、竊密技術的不斷發(fā)展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術性與專業(yè)性，所以其對檔案管理人員的要求也比較高。對于檔案管理人員來說，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應的計算機操作技術，能夠靈活運用檔案的信息管理軟件。然而，從當前情況來看，雖然文書檔案管理人員大多數(shù)都掌握了先進的檔案管理技術，但信息處理技術操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動化的處理過程中缺乏專業(yè)復合型人才，對文書檔案管理工作的開展勢必會造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動化應用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要采取相應的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；第三，將電子文件進行備份與驗證，以避免電子文件的丟失與失真。對于需要進行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質(zhì)文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實現(xiàn)辦公自動化內(nèi)部網(wǎng)絡和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動化網(wǎng)絡的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，改善硬件環(huán)境，加大硬件建設與投入的力度。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能對這些設備了解、學習直至熟練運用，達到增強業(yè)務技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分；最后，促進檔案部門間與區(qū)域間的相互交流與合作，不斷擴大自身的交際面。通過進行經(jīng)常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經(jīng)驗與方法，通過利用網(wǎng)絡與現(xiàn)代通訊技術，來對檔案管理人員的信息源進行擴充，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維。
3.3將文書檔案管理技術操作標準統(tǒng)一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應用價值得到最大程度的發(fā)揮，應當準確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學化分析的基礎上，對辦公自動化軟件加以優(yōu)化利用，統(tǒng)一文書檔案管理技術操作標準，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動化應用到文書檔案中，應當確保其具有強大的系統(tǒng)功能，并要對相關技術參數(shù)進行規(guī)范，使文書檔案管理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)據(jù)接口具有一定的標準性與可靠性，從而促進電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結束語
綜上所述，在文書檔案管理中應用辦公自動化具有諸多的優(yōu)勢，為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將文書檔案管理技術操作標準統(tǒng)一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動化應用水平。
作者：張曉霞
參考文獻
[1] 宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江科技信息，2017，03：196.
[2] 張?zhí)?試論文書檔案管理的辦公自動化應用[J].現(xiàn)代國企研究，2017，10：82.
1 文書檔案管理工作的概況
1.1 文書檔案管理工作的背景情況
在我國不斷的發(fā)展過程中，文書檔案管理工作是一項必不可少的工作內(nèi)容，我國的文書檔案管理工作在不斷地進行著。傳統(tǒng)的文書管理工作是指建立一個相關的部門通過事件的發(fā)生從而記錄下來，進行封存。但是，這樣會存在一些弊端，導致一些文書檔案在保存過程中遭到破壞。因此，相關的管理部門需要加強管理工作，在檔案的分類管理上解決問題。文書檔案工作對于我國的發(fā)展有著重要的意義，盡管現(xiàn)在我國的文書檔案工作還存在著不足，但我們找到了解決的問題的辦法。希望在工作中能夠認真的落實優(yōu)化方案，使文書檔案管理工作得到更好的發(fā)展。（1）
1.2 文書檔案管理工作的現(xiàn)狀
通過一些案例分析來了解現(xiàn)狀和問題
（1）滯后表現(xiàn)
在時展的步伐下，各種制度都在不斷創(chuàng)新，但在企業(yè)的管理制度方面，特別是對文書檔案管理的工作，卻不能得到及時的改進。而且文書檔案的管理忽視了他在工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當前發(fā)展的腳步。
（2）檢索效率不高
文書檔案檢索有手工檢索、計算機檢索，檔案進行歸類整理后，存在著處于放置狀態(tài)。并且，檔案的檢索方式大多屬于手工檢索。但是，在檔案的數(shù)量不斷的增加下，檢索的效率將會越來越慢。況且，計算機的檢索需要耗費大量的人力和物力，需要文書檔案管理人員技術上的支持，這樣會浪費大量的時間。
（3）管理人員的專業(yè)知識和技能有待提高
目前文書檔案管理工作得不到重視，導致在各個企業(yè)單位缺乏專業(yè)的技術人員。并且，許多工作人員缺乏相關的專業(yè)知識，并且沒有受過專業(yè)的培訓，所以對檔案的歸類整理和編碼放置等都不熟練，使工作效率和工作質(zhì)量明顯降低。在當前信息化?r代，檔案管理人員不但要有專業(yè)技能，而且需要熟練各種各樣的計算機應用。這樣，在檔案管理工作人員努力下，才會把文書檔案的管理工作做的更加完善。（2）
1.3 文書檔案管理工作的必要性
文書管理工作是記錄的內(nèi)容是對我國發(fā)展研究的重要依據(jù)，我國的文書管理工作對我國發(fā)展具有重大意義。而它不僅是記錄對現(xiàn)階段我國所發(fā)生的事件，更是對將過去的文書檔案進行整理和分析，使過去檔案中所欠缺的部分得到補充，努力從檔案中找出缺少的部分，完善文書檔案的內(nèi)容。在對我國的歷史記錄分析中，根據(jù)以往的案例發(fā)現(xiàn)它的不足之處，并尋找新的方式，避免相同或類似的錯誤再次發(fā)生。只有這樣才能有所收獲、有所進步，使我國在發(fā)展的道路上越走越遠。
2 我國文書檔案管理工作的優(yōu)化方案
2.1 需要優(yōu)化文書檔案管理制度
許多傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在問題，需要在下一階段有待提高。文書檔案的管理是以時間為分界線進行大量的檔案的管理存放工作，雖然這種方式易行，但是因為整理存放的文書檔案數(shù)量太多，使其太過于籠統(tǒng)化，在日后的查找中存在著巨大的困難。因此需要進行細致分類，然后根據(jù)事件的類型進一步的分類，使所有的文書檔案得到有序的存放。在管理人員管理制度中，規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容，沒有對所有的工作項目進行分配，這樣存在大量問題，導致有些工作項目中工作人員過多，造成資源的浪費。因此在對文書管理人員進行管理優(yōu)化時，應該使每一項工作都要高效有序地進行，使每名文書檔案管理人員都做好分內(nèi)的事情。 （3）
2.2 要有培養(yǎng)管理人員的學習能力
在新時代下，我們要對所有工作者有很高的要求，所以，文書檔案管理人員的學習能力也要加大提高。我們需要適應科學化對的管理要求，使大部分的事業(yè)單位和國企在新形勢下進行大力創(chuàng)新，分類管理主抓建設的大制度。現(xiàn)如今，要想更好的發(fā)展，就必須進行不斷的學習，這樣才能提高工作能力、對事物的分析能力。因此對于現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，需要在工作的過程中不斷的學習新事物，對文書檔案要有相當?shù)牧私猓@樣有助于工作的得以順利進行。對現(xiàn)代化的技術手段的學習要十分重視，使這些技術在日后的工作過程中得到合理的應用。
2.3 利用現(xiàn)代化技術進行管理工作
所謂的現(xiàn)代化技術最多的指對網(wǎng)絡的應用，網(wǎng)絡是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術，它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡應用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。
3 文書檔案管理工作中的創(chuàng)新措施
3.1 對管理理念的創(chuàng)新
文書檔案管理理念的創(chuàng)新是工作的關鍵。文書檔案管理的工作人員需要及時的更新思想，跟隨時代的潮流，總結經(jīng)驗與不足，學習新型的管理模式，以積極向上的學習姿態(tài)應對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新。同時，在文書檔案管理的創(chuàng)新上，應該遵守以大局為重的原則，堅持以企業(yè)的利益為中心。而且文書檔案管理上還必須要有宣傳的意識，檔案管理工作并不是單個部門的工作，我們需要合理的對檔案管理進行宣傳，使更多的人參與到檔案管理的工作上去。（4）
3.2 對管理形式的創(chuàng)新
信息時代使文書檔案管理工作有了一定的挑戰(zhàn)。因此我們需要從文書檔案的管理手段上進行創(chuàng)新。要對文書檔案的信息化進行管理，并在此基礎上提升對文書檔案管理的安全性。因此，在輸入過程中，應采用更加先進的技術省去人工的輸入麻煩。建立檔案管理的系統(tǒng)，在創(chuàng)新的過程中，根據(jù)單位發(fā)展的實際需要，在原有的管理制度基礎上進行改革創(chuàng)新，使以前存在的不完善的地方能夠得到彌補。
3.3 完善文書與檔案工作的銜接
文書檔案的利用價值都來自于各個部門，文書檔案工作因為信息化加大，從而將面臨新的技術環(huán)境。因此，我們要積極主動的與各部門進行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進展。還需要在日常整理檔案中發(fā)現(xiàn)它的不足之處，及時與各部門進行聯(lián)系。在建設遠程互動平臺及局域網(wǎng)方面的不斷推進下，也取得了不同程度的發(fā)展。所以，我們應該保證制度建設與現(xiàn)代社會發(fā)展需求的相適應性，提高制度創(chuàng)新的有效性。（5）
一、電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)缺點
與傳統(tǒng)的檔案管理辦法相比較，電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作顯現(xiàn)出較多優(yōu)勢，但同時也存在一些缺點，以下就對電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)缺點進行總結分析。
（一）電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點
1.利用辦公自動化系統(tǒng)對文書檔案進行管理，其實主要是利用辦公自動化中的信息處理能力來實現(xiàn)對文書檔案的高效化管理。傳統(tǒng)的檔案管理，從文件的收發(fā)、歸檔、分類到編號、入庫等，要求細心嚴謹，不容出現(xiàn)差錯，一系列的工作環(huán)節(jié)都需要借助人力來展開，其間需耗費大量人力，花費大量時間。而利用辦公自動化技術來管理文書檔案，可以使檔案的整套管理流程不再繁瑣，檔案收發(fā)、歸檔、查閱等程序都可以利用計算機技術來運行，從而使檔案管理變得方便快捷。
2.傳統(tǒng)的文件檔案無論借閱還是傳遞的過程中，紙質(zhì)文件都容易發(fā)生復制、保密內(nèi)容外泄、遺失等情形，而文件異地傳遞時，因距離、天氣、快遞人員責任心強弱以及其他因素的影響，決定了文件傳送經(jīng)歷的時長。而電子辦公環(huán)境下文書檔案的傳遞只需要在線傳遞即可，過程既安全又省時，使文件傳遞保持較高的安全系數(shù)。
3.傳統(tǒng)的文書檔案主要借助紙質(zhì)來保存，其保存時間受環(huán)境、氣候、紙質(zhì)及查閱次數(shù)的影響，一旦紙質(zhì)文件遭到毀壞，文件的內(nèi)容信息將不復存在。而電子版的文書檔案受周圍環(huán)境因素的制約較小，保存也比較方便，隨著使用需要，文書檔案保存可以借助U盤、網(wǎng)絡云盤及硬盤來進行，保存在此設備中的文書檔案，其毀壞的可能性也比較小，因此，電子版文書檔案的保存比傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的保存具有顯著的穩(wěn)定性。
4.傳統(tǒng)的文書檔案隨著量的累積，大量的文書檔案陳設在文件柜中未能充分利用，造成了資源的浪費，且查閱和管理都變得十分不易。應用辦公自動化技術對文書檔案實施管理以后，建成了相對完善的文書檔案管理體系，使檔案信息與其他信息實現(xiàn)共聯(lián)，可以促使文書檔案合理利用，杜絕了資源的浪費，同時，可以利用廣闊的網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)實現(xiàn)與其他檔案部門的信息共享，或者彼此之間相互進行信息交流與經(jīng)驗借鑒，使信息資源共享變得可行。
（二）電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的缺點
1.電子版文書檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案相比，其保密性問題是目前的一大隱患。電子版文書檔案比較容易被修改，因計算機中很多預設條件都是通用的，修改者可以根據(jù)自己的需要隨意設置字體種類、顏色和大小，電子版文書檔案無法留下親筆簽字和蓋章，即便遭到修改也難辨其究竟為原件或復印件。所以，電子版文書檔案容易被修改的問題是目前電子辦公環(huán)境下文書檔案管理面臨的一大挑戰(zhàn)。
2.電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的另一個缺點是檔案管理人員的素質(zhì)不能跟現(xiàn)代自動化辦公設備發(fā)展相適應。因受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，傳統(tǒng)的檔案管理方式已固化在他們的思維意識里，又因大多數(shù)檔案管理員的素質(zhì)相對來說都不高，并不能掌握電子辦公的技能和技巧，即使引進了用以文書檔案管理的辦公自動化設備，也不能發(fā)揮其應有的作用。所以，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)是電子辦公環(huán)境下文書檔案管理需要努力克服的另一個困難。
二、電子辦公環(huán)境下文書檔案管理存在的問題
（一）未能及時轉(zhuǎn)變觀念
受信息時代影響，人們逐漸有了要高效開發(fā)信息的意識。實踐中，我國電子文書檔案管理起步時間較晚，在很長一段時間內(nèi)，檔案都處于封閉及半封閉的狀態(tài)。對于應用辦公自動化技術對文書檔案進行管理，檔案管理員還沒有足夠的認識，也尚未具備充足的實踐經(jīng)驗。由于受經(jīng)費限制，文書檔案管理得不到應有的重視，而文書檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神，缺乏對檔案信息資源開發(fā)的服務意識，導致文書檔案管理工作質(zhì)量長久以來得不到提升。
（二）未能克服電子信息技術阻礙
電子信息技術是實現(xiàn)對文書檔案應用電子化管理的基礎，電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理對技術要求極高，它需要有專業(yè)系統(tǒng)并且嚴格的電子技術來做保障，對計算機領域的知識涉及面廣、技術密集、更新發(fā)展速度快等給文書檔案的管理工作帶來了一定難度。另外，保證電子文書檔案的真實性，對于信息安全技術來說極其重要，所以需要借助相關法律來保證電子文件信息的安全，但目前我國關于電子文書檔案管理的法律法規(guī)尚未確立，所以電子文書檔案的安全暫時還難以保證。又因電子文書檔案所涉及的個人隱私與公共信息網(wǎng)絡的隔離問題，以及網(wǎng)上信息管理、檢索、數(shù)據(jù)壓縮及存儲技術的應用都尚未普及，成為電子文書檔案管理中的技術阻礙。
（三）資金不足以及設備落后
對電子辦公環(huán)境下的文書檔案進行管理，就需要相關的電子設備做其強有力的后盾。目前的辦公環(huán)境下，大部分電子文書檔案管理部門都能配備計算機作為檔案管理的基礎設施，但是受經(jīng)濟條件限制，其他類似文字掃描、計算機硬件、檔案管理系統(tǒng)之類的文書檔案管理設備得不到配備，所以導致電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作一直得不到進展，效率得不到提高。
（四）未能及時更新電子文書檔案管理標準
要確保電子文書檔案的管理規(guī)范統(tǒng)一，其前提是要制定嚴格的電子文書檔案管理標準，我國雖然對文書檔案的管理制定了成熟的標準，但是對電子文書檔案的管理還沒有一個系統(tǒng)成熟的標準和模式，管理質(zhì)量更是參差不齊。電子文書檔案管理標準的制定，應該以文書檔案的登記、錄入、保存等環(huán)節(jié)為起始，借鑒其他檔案的管理標準進行制定，文書檔案的管理過程中每一個環(huán)節(jié)都應該考慮在文書檔案管理標準的制定范圍中， 并且還應該在實際管理工作中，依照實踐不斷總結高效的管理教訓和經(jīng)驗，使電子文書檔案管理更具科學性。
三、電子辦公環(huán)境下文對書檔案進行高效管理的對策
（一）將文書檔案管理觀念數(shù)字化
日漸信息化的社會促使文書檔案管理也走上數(shù)字化和信息化的道路，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，也不再局限于單一用手工整理文檔的方式，信息化時代下的文書檔案管理采用大量的多媒體、數(shù)據(jù)庫和圖片等數(shù)字檔案來代替。想要實現(xiàn)文書檔案管理的高效與創(chuàng)新，就要充分意識到信息的重要性，盡早樹立信息化的文書檔案管理觀念，將文書檔案管理有效融合到現(xiàn)代計算機技術和網(wǎng)絡技術中去，促進文書檔案管理的方式改革和技術創(chuàng)新。
（二）制定適用于文書檔案管理的標準和制度
網(wǎng)絡技術的發(fā)展使得電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作逐漸趨向于科學高效，但同時也暴露出一些弊端，文書檔案載體的多樣化發(fā)展，為電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理制定并完善相應的法律法規(guī)提供了必要的條件。首先，要嚴格規(guī)范鑒定及建立電子檔案的全過程，使其趨于規(guī)范、標準。其次，建立完成后還應進行調(diào)整，使文書檔案管理與相關的制度相符合，要逐漸促使文書檔案信息的開發(fā)走向規(guī)范、程序、制度化，以此來保證電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作的效率。
（三）需完善文書檔案管理軟件的基礎設施建設
相關文書檔案管理部門要善于借鑒成功的經(jīng)驗，以局域網(wǎng)文書檔案管理為基礎，逐步完善文書檔案管理軟件的基礎設施建設，同時，完善的文書檔案管理軟件基礎設施建設要以完善的應用系統(tǒng)為基礎，所以，還需要加強文書檔案應用系統(tǒng)的建設，才能使電子文書檔案管理高效化。
一、文書檔案是醫(yī)院不斷發(fā)展的歷史見證
（一）文書檔案作為一個醫(yī)院的歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，其重要性和關鍵性是不言而喻的
醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院辦公室一項最經(jīng)常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。文書檔案管理是醫(yī)院基礎管理水平的充分體現(xiàn)，對于推動醫(yī)院管理體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有著不可忽視的作用。近幾年，醫(yī)院各項工作都在邁向科學化、規(guī)范化、標準化，隨著醫(yī)療規(guī)模的擴大，為適應醫(yī)院發(fā)展建設，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。醫(yī)院領導對檔案工作也越來越重視，通過多種形式大力推進檔案建設，把檔案規(guī)范化管理納入重要議事日程。正視醫(yī)院檔案管理中存在的問題，充分認識檔案建設的必要性和獨特性，將會有效促進醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。
（二）文書檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標準之一
在高速發(fā)展的信息時代，隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化、標準化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分。在實際工作中，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案規(guī)范化的重要基礎工作。日益豐富的文書和檔案工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作是各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但文書檔案已經(jīng)成為衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標志。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在所從事的醫(yī)療、科研、教學、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，它是一個單位發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在管理建設狀況的記錄，因此在整個管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。在醫(yī)院建設和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是現(xiàn)代醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學化方向發(fā)展的重要標志。
二、醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施
（一）著力提高文書檔案管理人員素質(zhì)
醫(yī)院文書檔案，是醫(yī)院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫(yī)院行政管理、醫(yī)療護理管理、黨務管理等活動的重要憑證。醫(yī)院文書檔案對醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院現(xiàn)代化的辦公有了長足的發(fā)展，而文書檔案管理遠遠落后于醫(yī)曉的信息化建設，這就迫使檔案管理工作者必須著眼未來，努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，解放思想，不斷創(chuàng)新，進一步提高工作效率。醫(yī)院文檔人員應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。
（二）不斷推進信息化管理進程
醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院綜合檔案室或辦公室一項最經(jīng)常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，電子信息科學地不斷進步，醫(yī)院管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。通過信息化建設以期能夠推動醫(yī)院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。
（三）建立檔案制度，規(guī)范檔案管理
檔案管理工作的目的，是為了強化醫(yī)藥衛(wèi)生科技事業(yè)單位的檔案管理，促進檔案信息資源的開發(fā)利用，使醫(yī)藥衛(wèi)生科技事業(yè)單位檔案工作跟上衛(wèi)生改革工作的步伐，更好地為衛(wèi)生事業(yè)各項工作業(yè)務。醫(yī)院文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。只有從提高本單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發(fā)展提供強有力的保證。通過建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。根據(jù)《檔案管理法》，我院制定了相應的檔案管理制度，每份檔案從裝訂、整理、借閱等都制定了相應的管理制度，使檔案的利用、銷毀都有章可循。
【關鍵詞】文書檔案；檔案管理；重要作用
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面的過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。
一、當前文書檔案管理工作中存在的問題
目前我國企事業(yè)單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的復合型專業(yè)人才十分匱乏。
（二）檔案管理機構和職責不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達到應有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的地步。在機關機構設置中，不少檔案管理機構的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責功能嚴重被弱化。
（三）檔案管理不夠規(guī)范。在一些大的企事業(yè)單位或是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。
二、提高檔案管理效率的對策
針對目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，本人認為需從如下幾個方面做起。
（一）領導重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個單位發(fā)展軌跡和建設成果的重要載體。目前，很多企事業(yè)單位領導對文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領導必須立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，把檔案管理工作納入單位事業(yè)發(fā)展的長遠規(guī)劃中，讓職工充分認識到檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風氣。
（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對當前檔案管理機構的地位和職責功能嚴重被弱化的現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設立檔案管理機構，添購檔案管理設施設備，成立以單位主要領導為組長，相關負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一定數(shù)量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認真研究落實本部門的文書檔案工作任務，使文書檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案工作的關鍵。文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開闊的視野、優(yōu)化的知識結構、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，就要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學》和國家有關文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認識搞好文檔管理工作是自已應盡的法律責任和義務。二是要把住人才入口關，注意招聘一些有檔案專業(yè)知識，有專業(yè)技術技能的人才充實文書檔案隊伍。同時加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業(yè)務知識培訓，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業(yè)務同步發(fā)展。
（四）牢記服務是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為單位各項工作提供更加便捷的服務。這就要求我們強化服務功能，創(chuàng)新服務機制。使得文書檔案工作更好地為領導決策服務，為單位事業(yè)服務。
三、應用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點
（一）提高辦公效率，降低檔案管理成本。以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了辦公自動化后，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。同時電子文檔保存空間小，調(diào)用時方便快捷，只要通過檢索查詢就可以將相關文件查閱出來。
（二）提高文件信息交流，實現(xiàn)資源共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。而今實現(xiàn)了文書檔案管理的網(wǎng)絡化以后，就不再需要查閱檔案的人到檔案保管部門查了。法令性的文件，不需要設密碼，建立一個共享網(wǎng)站，任何人任何時候都可以點擊、查閱。有密級的文書檔案，在符合查閱條件范圍的人通過聯(lián)系后，以核對密碼的形式由檔案管理部門對其授權查閱，通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率。
（三）依賴成熟載體，實現(xiàn)長期保存。電于文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易遭受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
四、針對在實踐應用過程中遇到的一些問題提出幾點方法
（一）辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網(wǎng)絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)；管理網(wǎng)絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。
（二）提高檔案人員的綜合素質(zhì)。通過不斷學習獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。事實證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通信等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
（三）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善的管理機制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標準化，從而根本上切實提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設和發(fā)展。
