時間：2023-06-04 10:49:30
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息電子化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[論文摘要]隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。
追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
一、檔案信息電子化管理常見問題
1.認知度偏低
檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。
2.缺乏科學完整的體系
作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建。科學完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。
二、優化措施
1.根據檔案的類別與級別區別管理
做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。
2.定期梳理檔案重要程度，調整安全級別
【關鍵詞】檔案信息電子化 現狀 發展趨勢 建設應用
1.衛生事業單位檔案信息電子化的現狀
1.1標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
1.2檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
1.3檔案信息管理人員的素質有待提高。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
1.4電子文件歸檔人認識存在誤區。許多檔案管理員認為紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒；
1.5病案現代化管理技術薄弱。病案科應具有先進的計算機、掃描儀、刻錄機、打印機等設備，建立醫院網絡化信息系統（HIS）。網絡化信息系統（HIS）包括門診系統、住院系統、影像檢查系統、檢驗系統和病歷統計系統，這些系統在全院之間應能實現信息共享。
2.醫院檔案信息電子化的發展趨勢
檔案信息電子化是醫院檔案利用工作發展的必然趨勢。運用信息網絡技術管理手段，提升當代醫院檔案管理水平。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，尤其是醫院電子病歷及病案信息化數字化建設要求必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
3.醫院檔案信息電子化的建設應用
所謂檔案信息電子化，就是以館（室）藏檔案資料，紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。隨著國家醫改制度的實施，醫院住院病人越來越多，病例的管理要求也越來越嚴格，紙質病例檔案已經無法再適應當今醫院的發展需求，所以檔案管理信息化已勢在必行。
3.1醫院病案信息的存儲可以采取縮微技術，將縮微技術應用于病案管理可以解決病案的存儲空間問題，而且縮微后的病案與原件具有同等的法律效力。推廣使用電子病歷，雖然目前電子病歷還不具有法律效力，但隨著信息技術的不斷發展，電子病案在我國的應用將會逐漸得到普及，它是信息技術和網絡技術在醫療領域應用的產物，是醫院綜合信息系統的核心，將成為醫院病案管理發展的必然趨勢。應用電子病歷可大大減少各種儲存的成本和保管病案的成本，提高工作效率，降低勞動強度，又能適應醫療質量管理的需要。
3.2提高檔案信息管理人員的專業素質。電子檔案的保護是當前檔案管理的一項重要內容，作為檔案管理部門應具備相應的電子檔案管理知識，配備相應的電子檔案管理設施及設備，如應配備相應的計算機設備、光盤刻錄儀及安全防護軟件等，同時需要建立一整套嚴格、規范、合理的電子檔案保護與利用制度隨著醫療科學技術及信息技術的不斷發展，對醫院檔案管理人員提出了更高的素質要求，除了需要具備專業的檔案管理基礎理論知識外，還應具備計算機理論知識及應用技術，學習和了解醫學活動的規律、工作流程等多學科的知識，不斷提高自身的文化素質，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經驗。
3.3建立“兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質文件同時存檔，形成內容相同的兩套檔案，歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應在每一卷電子文件及紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準確、規范的映射關系，以便于對應和查找。
參考文獻：
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關鍵詞：財務檔案；電子化信息；管理
一、電子化信息下財會檔案管理的特點
信息化財會檔案除了涵蓋傳統的紙質檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質或光盤保存起來的會計數據以及財務軟件系統，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領域，但由于磁性介質太過依賴環境，電子數據常常在溫度、濕度等因素的影響下發生丟失情況，所以對使用存放環境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統的紙質檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統支持方可實現查閱，計算機系統是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環境系統的優化配置。信息化財會檔案由于實現了會計信息的數字化，為統計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統與其他管理系統間的優化整合，實現了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數據丟失、影響系統正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數據的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數據恢復到之前正常的狀態，最終降低了會計數據的真實可靠性。電子化財會檔案的優勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發揮，為需求者提供更多的幫助，這是現代財會檔案管理的關鍵。
二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略
（1）構建完善的信息化財會檔案管理制度。當前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業對內部基礎資料進行了統一規范，制定了相應的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規范，實際卻沒有具體操作層面的制度規范。所以必須根據《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案管理辦法》的標準要求，加快構建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網絡設施建設進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網絡設備，這樣在賬務查賬過程中，只能通過傳統滯后的方式，先在財務系統中調出賬務，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關憑證資料，如果檔案室與財務辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設施建設，針對檔案管理實際所需優化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設施，綜合財務系統與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關硬件設施配備齊全后，若能研發出和財務管理系統數據有效對接的財會電子檔案查詢系統，那么財務人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務信息系統數據與信息單據管理基礎上，為了有效處理各系統單據關聯性不強、連貫性弱以及管理不夠規范等問題，可構建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據傳遞實現了可視性、連貫性，信息數據得到了嚴格保密，權限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業經營管理業務全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據，逐步摒棄了各類業務的紙質單據。現階段，已經有企業將業務系統和財務系統進行了融合，身份認證系統得到推廣與應用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構建完善的風險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統安全有效運行；此外，還應對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統管理員的職責任務是加強流程的監管，這對系統運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統內生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學性。信息化環境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構文件處理流程，把檔案處理的各環節、內容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業應積極構建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設置專門的電子檔案數據中心，完善權限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數據的安全奠定堅實的基礎，并安排專業的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質及思想認識。財會檔案電子化，除了具備傳統的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業，相關領導者必須高度認識對財會檔案資料進行科學化管理的重要性，同時還要督促相關制度的構建。當前，依舊有部分推行會計電算化的企業，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質，樹立磁性介質檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務。（6）通過數據標準接口，實現財會信息標準化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統一的標準，這是目前不容小覷的問題，財會信息標準化關鍵在于實現會計數據接口的標準化。通過數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，促進了各軟件內數據的有效轉換。運用XBRL可以對企業內部系統進行科學整合，集中各項財會信息，能對不同技術、不同平臺及不同軟件下形成的商業信息數據進行自由交換及安全提取，重組底層的元數據生成新的財務報表，達到現代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數據的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發生，如財務軟件相同但版本不同或財務軟件不同都必須提供數據接口等問題，所以對于企業而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數據間的安全轉換，實現了財務報告數據的標準統一化。XBRL技術的實踐應用，不斷拓寬了電子化財會檔案數據的范圍，同時還全面歸納匯總了標準接口達到標準的數據，實現了財會信息數據的統一。
三、結語
信息化財會檔案和傳統的財會檔案具有緊密的聯系，相互配合協作，直接反映了企業未來財會規范化的方向。所以我們應全面突出財會信息化的功能作用，加強財會檔案電子化管理。檔案管理人員應緊跟信息化時代的發展步伐，積極探索各類先進高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業創造更大的效益，推動企業持續穩定發展。
參考文獻
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摘 要 近年來，我國經濟建設在世界范圍內取得了較好的成績，各行各業獲得了前所未有的發展空間，各項事業的改革日益深化。在科學技術不斷發展的今天，信息化技術得到了廣泛的應用。檔案管理正向電子化管理邁進。相較而言，電子檔案在環境方面具有很高的要求，非常容易被破壞，所以在管理方面要求非常嚴格。本文將簡單分析現階段會計檔案電子化管理的意義，存在的問題，然后提出相應的解決措施。
關鍵詞 信息化 會計檔案 電子化 管理
在計算機信息技術的快速發展背景下，會計工作正從電算化向信息化轉變，對于會計檔案的管理，隨之發生了巨大的變化，財務工作者可以依靠高端的信息化方式，能夠建立無紙化財務信息資源共享，而傳統的手工記賬紙質憑證及相應的檔案已經由數字檔案和電子憑證替代。在信息化條件下，傳統的檔案管理模式不再適應會計信息化需求，因此，必須進行會計檔案的電子化管理。
一、信息化條件下電子會計檔案電子化管理的特征
現階段，會計檔案的電子檔通常都是采用磁帶、磁盤、光盤等方式存儲，還有一些工作人員會利用云存儲相關信息，將電子檔案存放于云端網絡空間，這對環境的要求要遠遠超出紙質檔案，很容易受到破壞。可是這種方式又具有查閱方便、信息量大的特點。
（一）會計檔案電子化管理對環境具有較高要求
紙質會計檔案會占用很大的存儲空間，在對資料的分類和保存方面也很復雜，管理難度很高。而電子檔案在空間方面要求很少，查閱起來也很簡單，可是存儲在磁盤或光盤等介質上的信息，對環境要求非常高，如果環境溫度過高或者超市，就極容易損毀光盤或磁盤當中的信息。
（二）電子檔案易被破壞
會計電子檔案都是在磁介質當中存儲的，信息的集中程度比較高。而且和紙質檔案最大的區別為，會計電子檔案如果被篡改，通常不會留有任何痕跡，不容易發現，造成會計檔案真實性的降低。磁盤通常都會有相應的使用壽命，在信息保存過程相應的數據同樣面臨被破壞的危險，還要考慮設備更新，這些都會影響會計檔案中相應數據的有效性，導致信息失真。另外，還要高度注意防止他人對信息進行惡意篡改，如果出現此種情況，損失將是巨大的。
（三）具有I域寬泛，內容豐富的特點
在傳統的會計檔案當中，常常含有一些原始單據，記賬憑證，報表和賬目等，是反應企業經濟業務的一項重要材料。而會計電子檔案中不僅包含以上諸項，還含有計算機硬盤和磁介質中存儲的一些電子數據，所以在內容方面非常豐富。
（四）具有較強的高速性和共享性
在信息化條件下，會計檔案的電子化管理當中，利用相應的計算機進行信息處理，所以在處理及整合數據方面，速度會呈幾何倍增加，相應的信息還能利用網絡傳遞，有利于共享某些會計信息，提高信息共享性。所以在信息化條件下，會計檔案的電子化管理能夠提高速度，更大程度地發揮檔案的價值。
二、現階段會計檔案在電子管理中存在的問題
（一）缺乏完善的管理制度
目前，很多企業的會計電子檔案都是企業財務軟件管理者進行管理，可是財務工作者畢竟是非科班檔案管理者，因此進行管理會計電子檔案的時候，常常會存在一些管理不善問題。且在實際的電子檔案管理工作中缺乏較好的管理制度，相應管理者的工作職責得不到明確，缺乏規范的管理流程，非常隨意。所以在實際工作中就會存在檔案歸類錯誤或數據對視的問題，也會有無法查找的問題，從而不能有效使用會計電子檔案。
（二）缺乏良好的保存環境
保存會計的電子檔案的時候，很多部門通常都會利用傳統方式來保存和管理，這樣的環境常會存在磁場干擾嚴重或超市問題，還有一些企業的檔案室并沒有進行明確規定不準隨意進入，造成相應的會計檔案被惡意篡改或環境遭到破壞。
（三）不采用統一的財務軟件版本
目前，有很多版本的財務軟件，并未進行統一，各款財務軟件在操作方法及功能方面也都存在差異，這就導致財務工作者學習軟件時的困難。通常而言，財務工作者不會了解全部財務原件，對各款軟件熟悉的程度也都不一樣，所以無法避免出現一些失誤性操作。
（四）不能及時備份
會計檔案所記錄的通常是非常重要的財務數據及信息，一些檔案管理者不能深刻認識會計檔案管理的重要性，不能嚴格要求自己，所以就會存在不能及時備份數據的問題。如果會計檔案損毀或丟失，那么造成的損失就是永久性，相應數據根本不能進行恢復。
（五）缺少計算機維護工作者
進行會計檔案電子化管理的前提是計算機網絡，可是網絡自身也有很多危險問題，比如網絡黑客，網絡病毒等等，從而嚴重威脅檔案信息。因此，進行會計檔案電子化管理就必須配備專業的網絡技術工作者有效維護網絡安全，可是目前幾乎沒有單位或者部門配備了專業的網絡專業人才，一般都是財務工作者通過短期培訓然后負責日常的維護，也有的單位或部門只有在計算機網絡出現問題后才會聘請專業人員進行維護，從而無法保證維護效果，還存在信息泄露的危險，為企業造成經濟損失。
三、信息化條件下會計檔案電子化管理對策
（一）管理制度化
在管理會計電子檔案的時候，必須建立健全相應的制度。會計檔案中的信息和數據都非常重要，所以進行管理的時候就要特別注意，避免一點差池，這點只有有效執行相應制度才能得到保證。具體而言，可以從以下幾個部分著手。第一，制定會計檔案電子管理和傳遞的流程，工作人員整理好相應的信息和數據之后，應根據具體要求對數據進行刻盤和備份，然后根據有關規定保存到會計檔案庫當中，分類存放好。此外，檔案管理者必須對電子檔案進行定期和不定期的維護及檢查，從而保證會計檔案具有較強的完整性。其次，要制定比較嚴格的會計檔案管理的規范，比如查閱相應電子檔案的時候必須通過提前申請和審批，管理電子檔案人員也必須遵循有關規定，不可進行違規操作。
（二）提高會計檔案保存環境的安全性
會計檔案要用現代化設備進行保存。一些企業或部門會將會計檔案進行紙質檔案和電子檔案共同保存，電子檔案用于查詢，比較方便，紙質檔案在保存方面則有很多優勢，可以對電子檔案的有關信息進行校對。保存電子檔案的時候，只少要備份一份，所以要將原盤和磁盤進行分開保存。保存會計電子檔案的環境應注意防潮性，防火性，防磁性，保證庫房溫度在規范標準內，避免陽光直射的位置，此外還要保持良好的通風。磁盤應存放在防磁柜中，避免磁盤感染一些計算機病毒。
（三）選用軟件時保證版本一致
目前，市場上有很多版本的財務軟件，且軟件的更新速度也非常快，所以財務人員在軟件選擇及使用方面也面臨很多困難。針對這種情況，企業或部門必須積極強化對財務人員計算機軟件業務的培訓力度，選擇新的財務軟件或進行版本更新后，要對相應工作人員進行培訓，不斷提高業務水平，避免由于對軟件不熟悉產生的失誤性操作。
四、結語
對企業而言，會計檔案具有非常重要的意義，在信息化條件下，會計檔案必然走向電子化管理道路。所以相應的企業及部門負責人必須高度重視對會計檔案的電子化管理，制定相應的規范，從而保證會計信息的安全性及高效性。
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[4]王素花.淺析新形式下會計檔案的管理[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2014（04）.
一、文書檔案管理信息的電子化的優點
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統計和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，解決了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的現象。電子檔案但它最大的有點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節省資源，穩定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應現代社會快節奏的工作特點。比起傳統的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經濟效益是無法估量的。網絡化的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網絡為載體進行資料的傳輸，并且相關資料存放在相應的資料庫內，人們可以通過協議進行網上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
檔案管理實現了從外部的目錄管理到內部的內容管理，并且實現了信息系統的工聯，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業務聯系。
第四，提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力，不免會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
其次，網絡化的發展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現象尤為明顯，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這些問題丞待解決。
關鍵詞：勘察設計；檔案資料管理；電子信息化
近年來，電子信息不斷普及，這就為檔案管理創造了良好的發展機遇，檔案管理工作越來越向著信息化、專業化、數字化方向發展，而勘察設計單位的檔案管理工作也必須適應信息化時代大環境。如今，勘察設計單位的檔案管理工作已經難以適應社會經濟的發展，所以勘察設計單位檔案管理工作必須適應時代要求，實現勘察設計單位檔案資料管理電子信息化。本文是就勘察設計單位檔案管理電子信息化的必要性進行論述。
1 勘察設計單位勘察設計單位檔案資料概況
勘察設計是每一項工程必不可少的環節。近些年我國經濟不斷發展，基礎設施也在不斷完善，各項工程也不斷進行著，勘察設計單位也隨之得到長足發展。而檔案管理作為勘察設計單位工作的重要組成部分，在勘察設計單位工作中有著重要作用與意義。
勘察設計單位的檔案主要涉及人事檔案以及勘察資料檔案兩部分，人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。勘察設計單位人事檔案則是國家人事檔案的組成部分，是勘察設計單位工作人員在進行工程勘察期間的出勤、工作及各種創新獎勵、榮譽的真實歷史記錄，是勘察設計工作人員工作及其今后選拔、任用、考核的主要依據。勘察資料檔案是勘察設計單位在勘測、規劃、設計活動過程中收集的資料，包括圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的勘察材料。勘察資料檔案是勘察設計單位工作成就的歷史記錄，是勘察設計單位非常寶貴的信息資源，勘察資料檔案是勘察設計單位發展的重要保障。
2 勘察設計單位傳統紙質檔案
紙質檔案是勘察設計單位傳統的檔案管理方式，其地位不斷受到新型的檔案載體的沖擊，其弊端缺點在科技不斷創新的當代表現也越來越突出，很難適應當代勘察設計單位檔案資料管理的需要。1、紙質檔案受環境因素影響大。在高溫、潮濕、光感強、有有害氣體的環境里，在氧化劑的作用下紙質檔案容易發生氧化反應，氧化紙張，使其受損變碎，從而損害了紙張上的檔案資料，變得模糊，使其失去了其價值，這對勘察設計工作帶來了巨大的損害，影響了工作進程。2、在勘察設計中會有大量資料與數據，紙質檔案儲存會產生大量的紙張，這樣便會占有大量的儲存空間。而勘察設計的檔案類型多種多樣，各種分類就會需要不同的檔案室與檔案架，這些檔案室與檔案架的設置需要大量的資金。3、勘察設計方案資料多種多樣，紙質檔案管理方法對這些勘察設計方案資料分類需要消耗大量的人力、物力、財力，同時對檔案管理者也是一種負擔。4、勘察設計的紙質檔案資料甚多，攜帶不便而且受災害影響也大，遇到自然災害或人為災害時，會有巨大損失，不容易挽回。
3 勘察設計單位電子信息檔案
3.1 概況
電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。勘察設計單位的工作人員將收集的資料以計算機光盤、磁片等化學磁性材料為載體，儲存在云盤或磁盤里。
3.2 特點
1、檔案信息的非人工識讀性：電子檔案不需要人工識讀，它由計算機儲存制作而形成，它通過計算機解碼裝換成人們能認識的符號字體然后被人們認識和使用。
2、檔案信息存儲的高密度性：電子檔案儲存在虛擬的空間里，它以磁盤和移動硬盤為載體，儲存空間大，可以儲存海量的信息。但不占用與其比例相等的空間，便于攜帶查閱。
3、檔案信息與載體之間的可分離性：電子檔案儲存在虛擬空間里，可以沒有固定現實位置，不需要通過紙質載體來傳輸，其以非實體的方式進行管理加工、復制傳輸、攜帶閱讀。具有超時空的共享性。
4、多種信息媒體的繼承性：電子檔案繼承了各種信息媒體的特點，它把文字、圖像、動畫、聲音等匯聚一身，方便了勘察設計工作人員的查閱。
5、電子檔案對系統依賴性：電子檔案是需要高科技支持，它的儲存與閱覽需要電子軟件與硬件來實現。
4 勘察設計單位電子檔案較傳統紙質檔案的優勢
4.1 共享性
勘察設計單位電子檔案的共享性是指同一份電子檔案超越時空，不受時空限制，實現電子檔案的共享。而紙質檔案大多是獨份，有固定的時空限制，難實現共享。
4.2 多樣性
勘察設計的電子檔案形式多樣，有文字，有聲音，有動畫及視頻，以多種形式呈現在需求者面前，而且電子檔案易于修改，如改變其格式、內容、及錯誤點，使電子檔案變得更加靈活便攜，使用效率大大提高。而紙質檔案形式單一，對紙質檔案的修改不易進行。
4.3 經濟環保性
科技進步，電腦應用也隨之普遍，因此勘察設計的電子檔案是既經濟又環保的有效手段。電子檔案在網絡環境下，利用電腦網絡的虛擬性擁有虛擬的儲存空間，其通過電腦網絡的共享性來實現電子檔案的傳輸與利用，從而減少了資源的浪費；而紙質檔案需要大量的紙張與人力去整理，這樣既不經濟又不環保。
4.4 保護原件性
電子檔案再利用時可以減少文件的損耗，方便使用者重復使用，而紙質檔案受各種因素影響容易損耗原檔案的資料，不利檔案的保存。
4.5 便于傳輸性
電子檔案可以通過網絡虛擬傳送，穿越時空限制進行電子檔案的傳輸，大大提高了檔案信息資源的可用性。而紙質檔案需要多種傳輸媒介，而且有時間的限制，不利提高檔案利用效率。
結論：從上述的論述與對比我們可以明顯看出勘察設計單位檔案電子信息化的優越性，它是傳統紙質檔案所無法比擬的，因此勘察設計單位檔案資料管理實現電子化信息化是勘察設計單位檔案管理工作的內在要求，是適應時代要求的，是非常必要的。
參考文獻
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[2] 楊策媛、秦艷.《電子檔案的特點與管理》，2011
【P鍵詞】擴圍；會計檔案電子化；現狀
隨著社會技術的不斷發展，信息化革命已經席卷了社會生活的各個方面，數字檔案因它獨特的優勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發展需求。
1 會計檔案電子化發展的必要性
1.1 會計檔案管理部門自身發展的需求
互聯網+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數據管理模式向現實和虛擬館藏相結合的模式轉變，在對檔案的收集管理方面也由傳統的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉變。這樣做，不但對數據的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務質量，提升了檔案信息服務的工作效率。
1.2 會計檔案用戶對于信息化數據的需求
大數據時代的到來，使得數據量變得非常龐大，隨之而來的，是數據價值密度的降低。用戶想要在海量數據中，尋找對于自己有用的數據，就必須依托檔案網站，這樣用戶在查詢數據時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統，而這，無疑要依托現代互聯網技術的發展，將會計檔案信息進行電子化、數字化。
2 會計檔案電子化試點或將“擴圍”現狀研究
2.1 會計檔案電子化試點在企業內部的應用
近幾年來，隨著信息技術的發展，會計檔案電子化已經成為未來發展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數據量非常大，銷毀工作需要在院領導的審查后才能執行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業的優秀成果。下面，我們將以中國聯通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。
在電信公司工作開展過程中，已經基本實現了電子憑證、電子賬簿等方面的應用。在實驗過程中，電信公司相關負責人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調節表、總賬、日記賬、固定資產卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產生巨大的影響，會使得內部業務產生更大的推動作用，使得企業內部的業務、財務等相關信息的處理更加便捷而高效。
為了實現會計檔案電子化的閉環控制，建立長效的檔案管理機制，聯通相關負責人認為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現網絡發票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現公司上下生產過程的集約化和經濟化的發展。
2.2 會計檔案電子化試點在電子發票方面的應用
當下，會計檔案電子化試點工作已經席卷了現代社會的各個行業，例如在保險農業利用電子化會計檔案，能夠簡化發票聯次，對公司的工作展開產生了極大的便利。利用網絡優勢，實現發票在線開具，若互聯網不發達的地區，可以取消保費發票的記賬聯。到目前為止，保險業務中仍然存在著大量的保費發票聯次的現象，主要以一式三聯、一式四聯為主要形式，導致換算保費發票的成本非常高。在未來，取消財務聯，簡化發票的聯次必將是未來發展的趨勢，若能將電子發票和電子商務納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。
電子發票，顧名思義，能夠起到發票的作用，但是以電子記錄的形式進行顯現。現在，電子發票的形式主要是紙質發票的電子影像，在未來，發展潛力巨大。電子發票的應用，能夠極大的簡化納稅人在領購、開具、傳遞，申報等方面的工作，不需要再去相關部門，直接實現在線操作。雖然，電子發票在我國應用還不廣泛，但已經在美國、日本、印度、智力等多個國家投入使用，并且取得了非常好的效果。要想實現發票的電子化大范圍應用，首先，可以借鑒國外應用的相關經驗；其次，要增加企業電算化的應用，摒棄原有的“以票管稅”的方法，提高企業的電算化進程。電子發票的大范圍使用，已經成為全行業的共識，在未來，必將在我國發揮更大的作用。
財務信息化在過去一段時間取得了巨大的進步，符合時代潮流的財務核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業單位和政府機關都在用先進的財務分析軟件進行財務核算和分析。財務信息化的巨大進步極大地提升了企事業和政府機關財務管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機制的滯后和技術成熟度的限制，會計檔案電子化的進程相當緩慢，成為財務管理信息化發展的瓶頸。財政主管部門敏銳地把握了會計檔案電子化的趨勢，并出臺極具現實意義的政策措施。
2015年12月，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。
新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，如對以下七類會計檔案可只建電子檔案。
一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。
雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發展必將產生十分深遠的影響。
電子會計檔案轉正史
1984年財政部、國家檔案局聯合印發了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施十多年以來，對規范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務經濟社會發展發揮了積極作用。但隨著我國經濟社會的快速發展和信息技術的廣泛應用，會計檔案工作的方方面面均發生了較大變化，越來越多的會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規范。
從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續組織部分信息化程度較高的企業和地區開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年，財政部、國家檔案局、國家稅務總局、國家發改委針對電子發票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發票及電子會計檔案管理綜合試點工作。
2014年，財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。
會計檔案電子化的意義
會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，對未來的財務管理具有不可估量的現實意義。
會計檔案電子化具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均會產生重要影響―――除了節省成本，還有利于提升會計工作監管成效，最大限度地防范財務風險。
（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費
紙質電子檔案的耗材成本巨大，如農商銀行業務系統每日報表約有50種，各類月報70多種，年底報表更甚。每天紙質打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網點每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機等各類耗材，合計財務支出1萬元以上，對于擁有30余個網點的縣級行而言，紙質會計檔案成本之高可見一斑。
電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大大減少資源浪費。新《管理辦法》允許符合條件的電子會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，這將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節能減排，形成綠色環保的生產方式。
（二）有利于提升財務管理效率
在企事業財務管理實踐中，很多財務管理的流程都會產生紙質會計檔案，這些檔案都需要專業的財會人員分門別類管理，財務部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質會計檔案保管存放困難。伴隨近年來會計檔案成幾何倍數增加，會計傳票、憑證、報表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現因處理不當導致檔案擺放雜亂、無序堆放等現象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現代化、標準化檔案室匱乏，因而制約了當前檔案規范化管理。
會計檔案電子化有利于優化財務管理流程，以前需要現場辦理的，現在可以不用現場辦理，節省人力、物力。此外，電子會計檔案傳輸、保存相對簡潔、高效。相對于紙質會計檔案，電子會計檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會計檔案的使用效率，進而提升財務管理效率。
以電子票據會計檔案為例，如果將電子票據會計檔案以電文數據形式存放在會計檔案電子管理系統中，通過充分集成并關聯實體會計檔案，逐步形成安全規范的電子會計檔案調閱管理流程，這樣既滿足了調閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會計檔案數據的安全保密。
這不僅會提升會計信息資料的傳遞速度，也將在相關部門打通快速通道，實現財政票據會計檔案在更大范圍內的廣泛利用和高度共享，創造更加靈活便利的會計信息查閱環境，使傳統的以紙質會計檔案為主，加快轉向電子會計檔案與紙質會計檔案并重，為實現真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎。
（三）有利于財務大數據的發展
國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網絡傳遞，實現決策科學化、管理精細化。企業發展也需要大數據的支撐，通過大數據的分析和處理，企業可以洞察新的商業機會、優化企業決策等。新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數據的深度開發和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業的發展注入新的動力。
（四）有利于會計監督和檢查
電子票據會計檔案將極大方便會計工作的監督與檢查，為多層次、全方位加強會計管理提供全面、準確的信息，實現“復核式監督”和“實時監督”，從而提高事后監督的時效性，有效防范會計核算風險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統權限設置，能夠有效防范相關管理、操作人員對會計資料進行人為修改，嚴密財務工作流程，確保會計賬務組織體系的完整性和嚴肅性。
會計檔案電子化的案例
中國聯通作為全國首批開展會計檔案電子化管理推廣實施工作的企業之一，在大力組織推進會計檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結合其業務財務一體化平臺的搭建與運行，探索確定了“實物、系統、人”三位一體的會計電子檔案管理機制，實現了會計檔案規則化、查詢簡單化和管理規范化。這種探索實踐對于基層核算及財務管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會計檔案管理的趨勢。
2012年10月以前，廣西聯通的各類會計檔案均采用紙質打印歸檔，實行手工編號造冊登記，整理難、移交遲，檢索難、統計繁，不利于規范化管理；紙質檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財務的資源消耗。隨著公司規模不斷擴大，業務快速發展，以及經營管理對多維信息需求的增加，會計工作需要按照專業、全成本屬性、客戶群、準利潤中心等進行精細化核算，會計檔案資料日益增多。同時，大ERP各子系統、子模塊業務處理同時自動生成的會計分錄數量巨大，進一步加大了憑證打印的數量和成本。傳統的會計檔案管理模式已滿足不了規范化管理的要求，既不利于進一步深化實施會計信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進會計檔案電子化勢在必行。
依托中國聯通統一建設的數字檔案管理系統，與大ERP建立接口，使會計檔案實現電子化、系統化管理成為可能。大ERP系統固化了公司業務處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運營等經營活動過程中產生的相關信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿到會計報表等會計信息產生過程的內部風險控制流程，并通過業務系統與財務系統無縫連接和定義自動會計規則，實現從獲得原始憑證到形成最終財務報告全過程的系統自動化處理，使會計信息的相關性、完整性、真實性和會計核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統在建設之初就納入了公司整體的信息安全框架內進行管理。在系統的規劃設計、建設實施和運行維護的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術等各方面，貫徹安全保密的要求，加強安全保密管理，構建了全程全網的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設一級架構系統，支撐集團、省、地市三級應用，有效支撐一套會計政策、一套核算規則、一套立體科目、一套風險控制體系、一本賬（即一套財務核算及業務管理信息）、一套表（即一套報表匯總體系，包括財務基礎報表、管理類報表、分析類報表）的“六統一”財務管理目標，也為推進會計檔案電子化工作奠定了堅實的基礎。
會計檔案電子化，具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均產生重要影響。項目推進期，廣西聯通成立了“會計檔案電子化管理”項目推進工作領導小組和財務、綜合、信息化三個專業線工作組，統一推動項目的實施和日常管理工作。其中財務組經過對204項紙介質的梳理，制訂了《ERP系統記賬憑證及對應單據管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項會計基礎工作的統一規范。
現階段，廣西聯通實現了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、大ERP系統產生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應的紙質憑證和賬簿，節約了大量的紙張及IT耗材成本。以區公司本部為例，實施會計檔案電子化后，當年一季度憑證數量均較上年同期減少了2/3。會計檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優化流程、提高效率的重要抓手。
推行會計檔案電子化管理應把握的重點
推行會計檔案電子化必須從實際出發，緊密結合企業的現實情況，制定周密可行的方案。
（一）推行會計檔案電子化應堅持的原則
1.安全性
會計檔案管理工作的首要任務就是保障會計檔案的安全，紙質檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲介質保管、網絡安全等方面嚴控風險、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術手段，降低計算機網絡受攻擊、侵犯的威脅，確保系統安全運行。同時，還要對工作流程加強監管，確保安全運轉會計信息。工作流程的監控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統安全穩定的運行。因此，關注流程管理的科學性是檔案管理人員的義務和責任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產生的檔案信息實施統一管理，所以為了保證數據的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內網外網物理隔離等，建立檔案數據中心，設置的權限體系要完整，配備專業人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。
2.保密性
會計檔案資料泄密會給農商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經濟風險，可能造成不可估量的損失，因而應從提高人員職業素養，加強人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。
3.規范性
會計檔案的存放管理必須保證其嚴肅性和規范性，必須符合財政主管部門的規定。
4.兼容性
會計檔案的管理工作還應放開視野、兼容并蓄，既保留傳統紙質檔案的必要存在，同時選擇性大力發展電子檔案和信息數據庫，甚至未來發展中還可能出現數字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術檔案等。
5.智能性
一是會計檔案入庫管理實現智能化，大力借助智能數據化存儲媒介、速照掃描、數據自動歸檔保存等先進技術在日常辦公中實現實用價值。二是會計檔案查閱調閱實現智能化，借助互聯網技術和現代電子傳輸技術實現內部資源共享和外部授權權限內查詢的功能。
（二）推行會計檔案電子化應注意的問題
1.要制訂詳細的執行方案
會計檔案電子化，對企業來講是一件大事，馬虎不得。企業必須從自身實際出發，分析本企業檔案管理存在的問題，整合本企業會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關單位考察學習，以便借鑒先進的管理經驗。
2.要重視軟硬件建設
會計檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會計檔案是企業經營的核心秘密，如果企業沒有先進的軟硬件支撐，其安全性、規范性等均難以保證，一旦發生泄密等，對企業的不利影響非常大。
3.要重視人員培訓
會計檔案電子化需要財務檔案管理人員具備新的管理知識和技能。這就需要對原有的會計檔案管理人員進行培訓和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識和技能。
會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉移的客觀事實。企事業單位要把握這一趨勢，并結合本單位的實際情況適時推動會計檔案管理工作逐漸向電子化轉變。
參考文獻：
一、食品稽查業務檔案電子化管理的意義
食品稽查檔案是食品生產、銷售、轉運、儲存等環節監管的客觀記錄，是食品稽查行業領導決策、制定監管措施、市場反應、問題處理等過程的歷史記載。也是食品稽查工作的一個重要組成部分。食品稽查業務檔案電子化管理是實現食品稽查工作科學化、規范化、信息化管理的基礎，也是開發檔案信息資源、提高檔案利用效率、監控雙方行為、考核稽查質量的重要手段。
食品稽查電子檔案是指在食品監督稽查過程中形成的各種信息資料，經掃描儀、采集卡等電子設備，通過數字化處理，存儲于計算機數據庫中的電子檔案信息。通過數據庫管理系統、計算機網絡以及相應的管理軟件，對食品稽查電子檔案進行分類、編目、歸檔，實現稽查檔案資料電子數據的高密度存儲、快速傳輸和無地域、無時限資源共享以及查詢利用。食品稽查電子檔案內容包括基礎管理類、統計報表類、稽查文書類、風險級別類、其它類等，基本涵蓋了稽查工作的全過程。
食品稽查電子檔案的優勢首先是檢索利用方便。電子化的食品稽查檔案可以通過網絡覆蓋下的任何一臺計算機經過合理授權，只需輸入密碼即可對食品生產銷售企業的日常監管、產品質量、進貨渠道、庫存下架、使用、繳銷等情況進行查詢和統計。其次，檔案信息易于保管。與紙質載體相比，食品稽查電子檔案使用高科技材料制成的光P、磁盤等介質作為儲存載體，節能環保、使用壽命長，而且可以重復使用，解決了傳統實體檔案管理中容易損毀的問題。食品稽查電子檔案存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上，占用的空間小，操作簡單，節省資源。第三，可以實現檔案資源的共享。傳統的食品稽查檔案管理模式中，食品稽查單位和部門之間的信息無法做到及時交流和共享，造成資源浪費。信息化的到來和網絡的發展，人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用網絡傳輸檔案信息資源，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，這就為食品稽查電子檔案實現網絡資源共享成為現實。食品稽查單位之間可以通過網絡進行有關稽查業務檔案的查找、利用，食品稽查單位內部各部門之間也可以通過網絡實現部門之間、上下級之間的稽查業務信息溝通、交流與共享。第四，食品稽查電子檔案的網絡傳輸。避免了傳統食品稽查檔案靠人力傳送，省時省力，而且也提高了檔案傳送過程中的安全性。
二.食品稽查業務檔案電子化存在的問題
首先，食品稽查檔案的電子化管理標準不統一。隨著食品稽查部門檔案管理信息化的廣泛開展，許多食品稽查單位都在添加檔案信息化設備和相應管理軟件。由于沒有一個統一的食品稽查檔案電子化標準，所以各個食品稽查單位在電子檔案的收集、整理、歸檔標準方面，處于各自為政、各行其是的狀態。因此，建立一套科學、嚴謹的食品稽查檔案電子化管理體系標準是十分緊迫的問題。
第二，食品稽查檔案管理電子化過程中的安全問題。首先，由于電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，不能像紙質檔案那樣可以通過文件的一些表面特征來判斷檔案的原始性，這樣，食品稽查電子檔案真實性就難以得到保障。其次，在檔案管理網絡化的發展過程中，電子檔案的安全性問題日益突出。網絡黑客、病毒的入侵造成電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯他人的合法權益。這些問題都對食品稽查電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
第三，食品稽查電子檔案管理對檔案管理人員素質提出了更高要求。檔案管理人員既要懂得紙質文書檔案管理的操作理論、方法，還要能夠熟練使用計算機等信息化設備和一些檔案管理軟件。
第四，食品稽查單位各自使用的稽查業務電子文件不兼容問題。由于各食品稽查單位使用不同系統、不同格式的稽查電子檔案，這就導致電子文件難以轉換、不兼容的問題產生，使食品稽查檔案信息資源共享受到影響
三、食品稽查業務檔案電子化管理對策
社會的發展，網絡的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據。[2]在衛生事業單位中，加強電子化人事檔案的管理是加強行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術在人事管理中的應用，提高檔案管理的效率，體現電子信息化技術的價值，值得探討。
二、衛生事業單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業性，人事部門應重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現的問題。在衛生事業單位中，因為人員調動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛生事業單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續配備不齊全、手續不完備等問題。
某些醫院注重藥物管理工作，注重對醫生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫院負責人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現疏漏，直接導致了醫生升職時評判的片面性，導致某些優秀醫生對醫院不滿而出現跳槽等現象，幸好醫院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫院的各方人事調動以及醫生升職等提供重要依據，醫院也因此而更上一層樓。
三、衛生事業單位人事檔案管理現狀
（一）人員不足現問題突出
在我國多數地區的衛生事業單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛生事業單位內部醫生、護士以及其他部門人員來講人數可忽略不計。在一些較小的衛生事業單位中，多數人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠專注。多數人事部門的檔案材料無人整理、無人監督，甚至出現人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業務技能水平普遍偏低
嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業性較強的工作，其對閱卷的規范、閱卷質量等要求較高。多數衛生事業單位因對人事管理方面的不重視，導致人事部門人員變動較為頻繁，導致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術水平不足，后期亦未受到專業化的培訓，造成管理檔案的人事技術水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數據的準確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在逐漸進行改革創新發展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發展卻仍顯欠缺。據調查，目前我國多數衛生事業單位的人事檔案管理仍然是較為傳統的紙質管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發達城市的大型衛生事業單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經進入信息化管理時代，電子化、科學化、規范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛生事業單位以及各企業的當務之急。
四、衛生事業單位人事檔案管理電子化應用分析
（一）在衛生事業單位建立電子檔案的必要性
在衛生事業單位之中，單位的衛生系統是一項較為復雜的系統，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛生事業單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質檔案轉化為電子化數據，方便管理人員管理的同時節省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數據庫存放檔案外，也應對衛生事業單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應用
在人事檔案管理中，相關檔案管理者可以利用計算機網絡將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫生也可根據心腦科、骨科等從事職位進行分類，節省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網內部進行資源數據的共享，當領導或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網查找，增加檔案透明度的同時，對數據庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應用中的風險
在電子化廣泛應用于人事管理檔案后，為企業部門帶來便利的同時也帶來了一定的風險。其一，網絡的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學以來的成長歷程、學習經歷、工作經歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網絡而存在，雖然壓縮了紙質檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網絡也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網絡的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風險控制在一定范圍內，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛生事業單位人事檔案管理的發展提供保障。
五、結語
【關鍵詞】電子檔案管理；科技進步；電子文件；應用1電子檔案管理的現狀
1.1檔案管理的標準化進展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。 檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎。許多單位因實施現行分類法有一定難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施本單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。
1.2計算機技術尚未大規模應用于檔案管理。 由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廠仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
2電子檔案管理中出現的問題
2.1電子檔案管理過程中出現的漏洞
2.1.1對電子文件原稿保存的忽視。 目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2.1.2信息安全與保密問題。 電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。
2.2電子檔案自身的缺陷
2.2.1電子檔案的原始性、真實性、完整性問題。 對于紙質文件來說，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
2.2.2電子檔案的長期可讀性問題。 當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。
3解決電子檔案管理中問題的對策
3．1電子檔案管理的原則
3.1.1規范性原則。 規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。
3.1.2可靠性原則。 人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
3.1.3高效率原則。 檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電予化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優良的電子化加工系統，是檔案信息電子化工程的助推器。
3.2解決電子檔案管理過程中問題的對策
3.2.1采取切實可行的信息保護措施。 信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專‘機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。
3.2.2重視和加強對檔案管理人員的培養。 在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養，一方面，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔窠人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。
3.2.3加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理。 軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護。參考文獻
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