時(shí)間：2023-06-05 09:54:49
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理工作總結(jié)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對(duì)森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對(duì)檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對(duì)能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
［關(guān)鍵詞］單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類號(hào)］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國(guó)單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對(duì)于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當(dāng)前時(shí)展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。
1檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性
檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對(duì)于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項(xiàng)重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對(duì)于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲(chǔ)信息，顯著降低信息存儲(chǔ)占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時(shí)可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時(shí)依照實(shí)際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實(shí)現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。最后還能隨時(shí)進(jìn)行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。
2我國(guó)單位檔案管理中的弊端
我國(guó)當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險(xiǎn)。還有些工作人員只會(huì)上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來嚴(yán)重?fù)p失。從這一點(diǎn)上來看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識(shí)，加大對(duì)檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點(diǎn)分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個(gè)原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時(shí)俱進(jìn)，電子存儲(chǔ)設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，沒有及時(shí)更新軟件，也會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對(duì)電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識(shí)，另一方面需要加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備管理，及時(shí)更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。
3單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略
信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進(jìn)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對(duì)檔案管理工作人員實(shí)際情況開展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對(duì)于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時(shí)在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對(duì)于單位來講，則需要實(shí)現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識(shí)，還涉及很多其他學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識(shí)，因此，在培訓(xùn)過程中不僅要重視對(duì)工作人員的管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，還要注重對(duì)其他學(xué)科知識(shí)的攝取，促進(jìn)其知識(shí)面的更新。另外，新形勢(shì)下培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)該是加強(qiáng)工作人員科技知識(shí)學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，對(duì)工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運(yùn)用，難以滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，因此，必須加強(qiáng)培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。
3.2通過計(jì)算機(jī)管理檔案資料庫房
在檔案資料管理中，可以加大計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)在庫房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。
3.3實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化
在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也增加了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時(shí)代需求，在日益增長(zhǎng)的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)于工作人員來講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時(shí)間。其信息化和智能化的特點(diǎn)，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使整個(gè)檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進(jìn)資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時(shí)還能提高檔案資料的查詢速度。
3.4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
在檔案管理工作中，想要有效實(shí)現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)程中，管理技術(shù)的動(dòng)態(tài)化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。
4結(jié)語
單位需要對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，以滿足時(shí)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。
主要參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】 手足口病 檔案管理 利用
手足口病是由多種腸道病毒引起的常見病、傳染病。以嬰幼兒發(fā)病為主，主要為腸道病毒coxA16及EV71，傳染性強(qiáng)，易引起暴發(fā)和流行。中國(guó)衛(wèi)生部于2008年5月2日明確將手足口病納入《傳染病防治法》規(guī)定的丙類傳染病管理，
— 醫(yī)院手足口病檔案管理的重要性
傳染病的檔案同人事、財(cái)務(wù)、病歷檔案一樣至關(guān)重要，同時(shí)也是檔案管理工作的重要組成部分。手足口病屬丙類傳染疾病，建立健全其檔案是預(yù)防公共衛(wèi)生突發(fā)事件及醫(yī)院科研發(fā)展不可缺少的一環(huán)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理好.利用好這一資料，不僅有助于預(yù)防傳染性疾病的發(fā)生與流行，減少疾病對(duì)人民群眾健康的危害，同時(shí)還能為醫(yī)療系統(tǒng)廣泛開展應(yīng)對(duì)傳染性疾病的科技攻關(guān)活動(dòng)提供第一手資料。
二 手足口病檔案管理
1、手足口病檔案管理主要的內(nèi)容
手足口病屬丙類傳染性疾病，其檔案內(nèi)容從該病的病原學(xué)、流行病學(xué)、診斷標(biāo)準(zhǔn)、住院出院指征，疫情報(bào)告、流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制措施，會(huì)議記錄，上級(jí)批示、宣傳材料等全過程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖樣和聲像記錄等不同的材料。手足口病患者的檔案應(yīng)包括患者姓名、家長(zhǎng)姓名、性別、出生日期、居住環(huán)境、聯(lián)系方式、診斷依據(jù)、治療措施、疫情報(bào)告及轉(zhuǎn)歸情況。
2、手足口病檔案資料的收集
手足口病四季均可發(fā)生，并可暴發(fā)和流行，因此其檔案收集歸檔范圍也較廣，據(jù)其有傳染性、流行性、暴發(fā)性，可造成集體感染和家庭聚集發(fā)病，可以從醫(yī)院、社區(qū)、學(xué)校來收集資料。
2.1、醫(yī)院手足口病的檔案收集
（1）醫(yī)院按上級(jí)部門的統(tǒng)一布署成立手足口病領(lǐng)導(dǎo)組成員及分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和相關(guān)科室人員的職責(zé)和任務(wù)。
（2）手足口病預(yù)防控制、治療工作的標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)原則、方法及上級(jí)有關(guān)部門與本單位形成的具有保存價(jià)值的收發(fā)文件、內(nèi)部會(huì)議文件、記錄、簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要的電話記錄、宣傳材料、照片、錄像帶、錄音帶、電子文件等。
（3）手足口病流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制方案、工作總結(jié)、傳染源、傳播途徑以及疫情報(bào)告、隔離、消毒、護(hù)理、治療等資料。
（4）對(duì)門診就診病人、住院病人及其家屬進(jìn)行篩查、確診、隔離、消毒處理、治療形成的材料，其中住院病人形成的病歷由病案室保管，門診病歷則由患者本人保管，以便復(fù)查時(shí)查閱，但醫(yī)院應(yīng)有詳細(xì)的登記記錄，包括姓名、性別、家長(zhǎng)姓名、聯(lián)系方式、住址、治療、隔離措施等、對(duì)疑似病人、接觸者要進(jìn)行跟蹤觀察，并有相應(yīng)記錄。
（5）對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)情況，考核的記錄，及預(yù)防和治療手足口病醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的開支，相關(guān)設(shè)備的利用，如呼吸機(jī)、監(jiān)護(hù)儀等。
2.2學(xué)校手足口病的檔案收集，（尤指托幼機(jī)構(gòu)）
（1）嬰幼兒每日的體溫監(jiān)測(cè)記錄，對(duì)玩具、用具、餐具清洗、消毒登記。
（2）對(duì)孩子可觸及的進(jìn)行消毒，專人負(fù)責(zé)記錄。
（3）流行期間教室、宿舍進(jìn)行通風(fēng)、清掃的記錄。
（4）發(fā)現(xiàn)患兒及時(shí)就診的時(shí)間，并對(duì)其所有用品消毒記錄。
（5）患兒增多時(shí)采取的措施、報(bào)告、上級(jí)指示的記錄。
2.3社區(qū)手足口病的檔案收集
（1）社區(qū)居委對(duì)手足口病的宣傳材料、以及相互間交流的材料。
（2）對(duì)預(yù)防傳染病發(fā)生所采取的措施的記錄。
（3）社區(qū)患兒的就診、治療及轉(zhuǎn)歸，以及接觸者的預(yù)防消毒情況。
（4）對(duì)手足口病患兒的報(bào)告記錄以及接觸者家長(zhǎng)的心理反應(yīng)。
3、手足口病檔案的歸檔
（1）手足口病確診病例需住院治療的形成的住院病歷則由病案室歸檔保存，保存30年。
（2）手足口病的流行病學(xué)、流行病學(xué)的調(diào)查、疫情報(bào)告、手足口病防控領(lǐng)導(dǎo)組、電話會(huì)議記錄、重要的電話記錄及統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、各醫(yī)療機(jī)構(gòu)、社區(qū)、托幼機(jī)構(gòu)的各種宣傳材料、預(yù)防措施、工作總結(jié)、反映防控工作的錄像、電子文件、照片等。衛(wèi)生部關(guān)于手足口病的診斷預(yù)防指導(dǎo)原則、標(biāo)準(zhǔn)方法、醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)手足口病的治療、消毒、隔離措施、接觸者、疑似病人的處理記錄均由檔案室保存，文字材料實(shí)行一文一件整理歸檔，聲像、照片使用專用裝具歸檔，電子文件則按國(guó)家并實(shí)施的《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》的相關(guān)要求整理歸檔。
一、基層人行電子檔案管理工作現(xiàn)狀
當(dāng)前基層人行的電子檔案主要分為以下幾大類：一是由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦結(jié)后導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)的正式公文文件。二是電子化的會(huì)計(jì)檔案。三是磁盤，光盤上刻錄儲(chǔ)存的文檔、圖片、錄像，以及數(shù)碼設(shè)備記錄的視頻音頻文件等電子資料。前兩部分電子檔案內(nèi)容，涵蓋了當(dāng)前各個(gè)部門的主要工作，它們得到規(guī)范管理，才能保證檔案資料的科學(xué)、安全、合理應(yīng)用。而其他文字圖像資料，包括反映系統(tǒng)各部門工作總體狀況和階段性狀況的各類工作總結(jié)、匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等，作為對(duì)前兩類檔案資料的重要補(bǔ)充，對(duì)工作歷史也起著同樣重要的文獻(xiàn)作用。相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件及其檔案管理已能普遍理解和接受，但電子文件及其檔案管理電子化對(duì)基層人行來說還是一個(gè)新課題，與以前的紙質(zhì)文件為主的檔案管理有著質(zhì)的不同。電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，當(dāng)前檔案數(shù)字化的內(nèi)容既包括檔案目錄的數(shù)字化。也包括載體檔案的數(shù)字化（紙質(zhì)檔案，照片檔案，錄音錄像檔案等）的數(shù)字化。受人員和技術(shù)能力的限制，當(dāng)前檔案數(shù)字化工作進(jìn)展較為緩慢，達(dá)到完全統(tǒng)一歸檔，精細(xì)化管理的難度較大。
二、基層人行電子檔案管理工作中存在的主要問題
檔案管理的電子化應(yīng)用在基層央行還處于起步階段，尚缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的軟件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些問題。主要是：
檔案管理工作中，重視傳統(tǒng)檔案管理而輕視電子檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。具體表現(xiàn)為一是從事檔案工作人員對(duì)檔案電子化推廣建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)操作應(yīng)用技術(shù)要求更高的電子檔案的比較排斥，二是工作意識(shí)的滯后。對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒有考慮到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)的滯后影響電子檔案的進(jìn)一步推廣和發(fā)展，缺少專用的電子檔案管理設(shè)備和專門的存放電子檔案的場(chǎng)所和裝具。當(dāng)前使用的電子檔案管理系統(tǒng)操作繁瑣復(fù)雜，難以上手。
人員技術(shù)能力不能滿足工作需要。電子文件的歸檔與管理要求文檔人員既要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)也要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需要。但目前基層行檔案管理人員大部分都是兼職，基本上未經(jīng)過檔案管理專業(yè)教育和培訓(xùn)，管理業(yè)務(wù)尚不夠精通，且計(jì)算機(jī)專業(yè)水平不足，實(shí)際工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數(shù)據(jù)損害、損失甚至造成系統(tǒng)的破壞崩潰。電子檔案管理工作需要承擔(dān)的程序和數(shù)據(jù)維護(hù)，包括電子檔案載體和專門使用的裝具進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)等職責(zé)，只能完全依賴于科技人員，而科技人員缺乏足夠的檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，不具備檔案管理的經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)技能，對(duì)檔案管理人員遇到的某些問題又無法及時(shí)有效的解決，由于當(dāng)前電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的復(fù)雜性，一旦在管理應(yīng)用上遇到疑難問題時(shí)，雙方難以做到“有機(jī)融合”，協(xié)作時(shí)容易出現(xiàn)“斷鏈”。
電子檔案的推廣應(yīng)用使檔案保密工作面臨諸多新挑戰(zhàn)。首先使得保密工作的內(nèi)容拓展。由于信息的記錄載體和傳輸保存手段發(fā)生了巨大變化，檔案保密工作除了要繼續(xù)保證紙質(zhì)檔案的安全外，還要保證無形的電子檔案信息的安全；既要重視秘密的靜態(tài)管理，又要重視秘密的動(dòng)態(tài)管理，要貫穿于電子檔案信息存儲(chǔ)、處理、傳遞的全過程。其次使保密工作難度加大。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新的失泄密渠道不斷涌現(xiàn)，失泄密途徑日益增多、失泄密速度變快、且不易被發(fā)現(xiàn)和難于檢查。由于信息的共享性、網(wǎng)絡(luò)傳播的快速性，檔案信息一旦泄密，便可通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳輸，無限擴(kuò)散，其惡劣影響面之大，產(chǎn)生后果之嚴(yán)重，無法估量。電子文件、電子檔案隨時(shí)面臨種種嚴(yán)重復(fù)雜且隱性的泄密風(fēng)險(xiǎn)，大大增加了檔案保密工作的難度。三是保密技術(shù)要求提高，現(xiàn)代數(shù)碼設(shè)備和辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，僅靠傳統(tǒng)的方式和手段已不能滿足保密工作的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)等檔案，只要把檔案鎖好，不丟失，不讓無關(guān)的人接觸，就可保證不泄密；由于電子檔案在應(yīng)用操作中具有易于修改、下載，復(fù)制，剪輯、粘貼、移動(dòng)和重新編機(jī)組合等特點(diǎn)。因而在發(fā)送、接收，保管、歸檔和提供查閱的等過程中都容易發(fā)生泄密。這就要求管理人員在每個(gè)環(huán)節(jié)都要具備相應(yīng)的技術(shù)防范措施。
電子檔案管理缺乏統(tǒng)一的制度，操作不規(guī)范。各個(gè)科室對(duì)電子文件資料的重視不足，管理模式較為粗放。在工作活動(dòng)中形成的匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等電子資料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行創(chuàng)建，收集，和保存。而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環(huán)節(jié)完全缺失。也未進(jìn)行備案后交給檔案管理人員統(tǒng)一保管，由于電子文件信息與載體的可分理離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整人員變動(dòng)、辦公設(shè)備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長(zhǎng)久保存和開發(fā)利用。由于對(duì)非實(shí)體的檔案操作和管理制度相對(duì)缺失，在管理上無規(guī)章可遵循，使工作人員對(duì)電子檔案的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，要么亂丟亂放、隨意刪除銷毀。要么歸檔不及時(shí)，交接無手續(xù)，常常處于自主管理和自由處理的狀態(tài)。
三、加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策
一是轉(zhuǎn)變觀念，積極推行檔案管理的電子化。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及和辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的辦公形式帶來了重大變革。日常業(yè)務(wù)處理的電子化產(chǎn)生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當(dāng)前，這種檔案具有比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案大的多存在意義和作用，通過對(duì)電子檔案的科學(xué)分類、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來許多重要的文字和數(shù)據(jù)、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、全面的憑證與依據(jù)。新時(shí)期的檔案管理工作必然會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，二者結(jié)合將會(huì)越來越緊密。所以，盡快轉(zhuǎn)變觀念，積極推行辦公自動(dòng)化和檔案管理的電子化，對(duì)提高基層單位管理水平，科學(xué)的分析歷史資料和數(shù)據(jù)，以便及時(shí)、準(zhǔn)確的作出決斷，有著重要的作用。
二是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法規(guī)，并根據(jù)工作實(shí)際。制定電子檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從電子檔案的資料的建立、收集、整理、分類、立卷、歸檔、查閱，直到最后的鑒定、銷毀每個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循。進(jìn)一步明確檔案管理負(fù)責(zé)人，兼職、專職檔案工作人員的崗位職責(zé)，并對(duì)電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作程序進(jìn)行定期和不定期的督查和考評(píng)。發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，確保各項(xiàng)制度的落實(shí)。制定科學(xué)、合理及符合工作實(shí)際的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，為全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案效用管理奠定基礎(chǔ)。
三是強(qiáng)化對(duì)電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件和儲(chǔ)存環(huán)境的建設(shè)與基礎(chǔ)檔案的電子化管理。首先要從實(shí)際需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，引進(jìn)適合當(dāng)前工作特點(diǎn)，操作便捷的檔案管理軟件，組織專業(yè)技術(shù)人員及時(shí)對(duì)新產(chǎn)生的歸檔文件及相關(guān)資料進(jìn)行電子化處理，并遵循固定的標(biāo)準(zhǔn)格式對(duì)圖片、照片音頻視屏材料以磁盤和光盤進(jìn)行鑒定分類、著錄標(biāo)引、信息組織、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、已有格式的轉(zhuǎn)換、最后統(tǒng)一納入電子檔案的管理模式。對(duì)以往的各類檔案資料盡快通過掃描，數(shù)碼攝錄等方式進(jìn)行電子化處理，以磁盤、光盤為介質(zhì)的形式進(jìn)行歸檔，并分門別類的進(jìn)行著錄編目，設(shè)定查閱權(quán)限、保密級(jí)別和編碼存執(zhí)。采用性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設(shè)備，營(yíng)建適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，強(qiáng)化防磁、防火、防病毒設(shè)施的完善與維護(hù)，保證電子檔案載體和貯存介質(zhì)的安全穩(wěn)定。確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，加強(qiáng)權(quán)限管理，通過安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、信息隱藏等數(shù)據(jù)確保電子檔案在傳輸和查閱過程中的安全。
1 企業(yè)檔案管理存在的不足
1.1 企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視。目前企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作在認(rèn)識(shí)上還存在著許多不足，造成企業(yè)檔案管理水平的低下。目前大部分企業(yè)在發(fā)展過程中都是過分的關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟(jì)因素、企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于企業(yè)檔案管理的關(guān)注度不夠，造成企業(yè)檔案管理過于形式化，沒有核心內(nèi)容。伴隨著我國(guó)市場(chǎng)體制的不斷完善和成熟，企業(yè)管理層也認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，并極力的推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。
1.2 企業(yè)缺乏有效的檔案管理制度。企業(yè)對(duì)檔案收集、整理和保管等方面制度還不夠健全，盡管我國(guó)部分企業(yè)已經(jīng)建立部分檔案管理制度，但是這些管理制度在執(zhí)行上力度還有所欠缺，部分檔案管理人員的責(zé)任心不夠，對(duì)于檔案相關(guān)文件資料的整理不夠及時(shí)，更存在部分檔案收集不全，或檔案丟失的情況，對(duì)于一些借出檔案閱讀手續(xù)上還不夠健全，存在有借無還的現(xiàn)象，這樣很容易造成部分人員憑借借閱檔案的機(jī)會(huì)對(duì)于檔案中的一些數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行篡改，從而降低了企業(yè)檔案真實(shí)性和價(jià)值。
1.3 企業(yè)檔案管理評(píng)估體系不完善。企業(yè)檔案管理的評(píng)估工作主要是過程性和階段性的進(jìn)行檔案管理工作總結(jié)，目前很多企業(yè)沒有結(jié)合自身檔案管理的實(shí)際情況和檔案館管理工作流程制定出完善企業(yè)檔案管理評(píng)估體系，這樣就很容造成企業(yè)對(duì)于檔案管理工作狀況的不了解，更難以準(zhǔn)確的分析和制定切實(shí)可行的企業(yè)檔案管理工作，從而制約企業(yè)檔案管理的發(fā)展和優(yōu)化。
1.4 企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升。伴隨著我國(guó)企業(yè)深化改革，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部工作進(jìn)行一系列的調(diào)整，檔案管理人員內(nèi)部不斷的有新人進(jìn)入，這些新的檔案管理人員上崗后對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還不全面，并盲目的認(rèn)為檔案管理是一個(gè)輕松的活。企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于新加入檔案管理隊(duì)伍的員工也沒有進(jìn)行系統(tǒng)的知識(shí)培訓(xùn)，盡管部分企業(yè)單位組織了檔案管理培訓(xùn)，也只是流于形式，這種情況下對(duì)于企業(yè)檔案管理工作水平的提升產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。
2 完善企業(yè)檔案管理的對(duì)策
2.1 提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。完善企業(yè)檔案管理工作，首先需要企業(yè)檔案管理人員樹立一個(gè)本職工作的思想觀念，并提升自身檔案管理的意識(shí)和管理能力。再者就是需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作有個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，并在企業(yè)進(jìn)行改革和重組時(shí)，做好企業(yè)檔案管理部門人員的配置，完善企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)和企業(yè)檔案管理職能。保證企業(yè)檔案管理隊(duì)伍能夠在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注下，做好企業(yè)檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的開展。
2.2 規(guī)范和健全企業(yè)檔案管理制度。針對(duì)目前企業(yè)中存在落后的檔案管理制度進(jìn)行更新和完善，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，才能推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作向制度化、規(guī)范化發(fā)展，進(jìn)而保證企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作的順利發(fā)展。例如在完善企業(yè)檔案的收集制度確保企業(yè)檔案資料收集的完整性和及時(shí)性；完善企業(yè)檔案借閱制度確保企業(yè)檔案借閱秩序和減少檔案丟失；完善企業(yè)檔案整理和歸檔制度確保企業(yè)檔案資料更嚴(yán)謹(jǐn)。
2.3 完善現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理發(fā)展。伴隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)產(chǎn)生了極大的影響。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)下檔案管理工作理念的更新，對(duì)于企業(yè)檔案管理中存在一些不適應(yīng)的方法和手段進(jìn)行改革和完善。并且伴隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的提升，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行深層次的開發(fā)，完善現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案利用價(jià)值，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，想要完善企業(yè)檔案管理工作，需要一支具備專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過定期的培訓(xùn)使得企業(yè)檔案管理的專業(yè)人員更好的適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作，并能夠及時(shí)的采取有效的措施抓好檔案管理工作，使得企業(yè)檔案管理工作更好的適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展、高素質(zhì)的檔案管理人員能夠更好挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，為檔案管理工作的有效開展奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的開展提供完善的服務(wù)。
2.5 加大投入，提升企業(yè)檔案管理水平。新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、信息化已經(jīng)是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的必然要求，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)很難滿足和適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，對(duì)落后企業(yè)檔案管理方式和手段進(jìn)行更新、完善，加大對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的投入力度，對(duì)于原有企業(yè)檔案管理設(shè)備進(jìn)行改造和建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)指導(dǎo)下紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，并嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求，以件為單位，提升企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：手足口病 檔案管理 利用
手足口病是由多種腸道病毒引起的常見病、傳染病。以嬰幼兒發(fā)病為主，主要為腸道病毒coxA16及EV71，傳染性強(qiáng)，易引起暴發(fā)和流行。中國(guó)衛(wèi)生部于2008年5月2日明確將手足口病納入《傳染病防治法》規(guī)定的丙類傳染病管理，
―、醫(yī)院手足口病檔案管理的重要性
傳染病的檔案同人事、財(cái)務(wù)、病歷檔案一樣至關(guān)重要，同時(shí)也是檔案管理工作的重要組成部分。手足口病屬丙類傳染疾病，建立健全其檔案是預(yù)防公共衛(wèi)生突發(fā)事件及醫(yī)院科研發(fā)展不可缺少的一環(huán)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理好.利用好這一資料，不僅有助于預(yù)防傳染性疾病的發(fā)生與流行，減少疾病對(duì)人民群眾健康的危害，同時(shí)還能為醫(yī)療系統(tǒng)廣泛開展應(yīng)對(duì)傳染性疾病的科技攻關(guān)活動(dòng)提供第一手資料。
二、手足口病檔案管理
從平頂山市疾病防控中心檔案管理的實(shí)踐來看，手足口病檔案管理主要包括以下幾各方面：
（一）手足口病檔案管理主要的內(nèi)容
手足口病屬丙類傳染性疾病，其檔案內(nèi)容從該病的病原學(xué)、流行病學(xué)、診斷標(biāo)準(zhǔn)、住院出院指征，疫情報(bào)告、流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制措施，會(huì)議記錄，上級(jí)批示、宣傳材料等全過程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖樣和聲像記錄等不同的材料。手足口病患者的檔案應(yīng)包括患者姓名、家長(zhǎng)姓名、性別、出生日期、居住環(huán)境、聯(lián)系方式、診斷依據(jù)、治療措施、疫情報(bào)告及轉(zhuǎn)歸情況。
（二）手足口病檔案資料的收集
手足口病四季均可發(fā)生，并可暴發(fā)和流行，因此其檔案收集歸檔范圍也較廣，據(jù)其有傳染性、流行性、暴發(fā)性，可造成集體感染和家庭聚集發(fā)病，可以從醫(yī)院、社區(qū)、學(xué)校來收集資料。
1.醫(yī)院手足口病的檔案收集
（1）醫(yī)院按上級(jí)部門的統(tǒng)一布署成立手足口病領(lǐng)導(dǎo)組成員及分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和相關(guān)科室人員的職責(zé)和任務(wù)。
（2）手足口病預(yù)防控制、治療工作的標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)原則、方法及上級(jí)有關(guān)部門與本單位形成的具有保存價(jià)值的收發(fā)文件、內(nèi)部會(huì)議文件、記錄、簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要的電話記錄、宣傳材料、照片、錄像帶、錄音帶、電子文件等。
（3）手足口病流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制方案、工作總結(jié)、傳染源、傳播途徑以及疫情報(bào)告、隔離、消毒、護(hù)理、治療等資料。
（4）對(duì)門診就診病人、住院病人及其家屬進(jìn)行篩查、確診、隔離、消毒處理、治療形成的材料，其中住院病人形成的病歷由病案室保管，門診病歷則由患者本人保管，以便復(fù)查時(shí)查閱，但醫(yī)院應(yīng)有詳細(xì)的登記記錄，包括姓名、性別、家長(zhǎng)姓名、聯(lián)系方式、住址、治療、隔離措施等、對(duì)疑似病人、接觸者要進(jìn)行跟蹤觀察，并有相應(yīng)記錄。
（5）對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)情況，考核的記錄，及預(yù)防和治療手足口病醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的開支，相關(guān)設(shè)備的利用，如呼吸機(jī)、監(jiān)護(hù)儀等。
2.學(xué)校和幼托機(jī)構(gòu)的手足口病的檔案收集
（1）嬰幼兒每日的體溫監(jiān)測(cè)記錄，對(duì)玩具、用具、餐具清洗、消毒登記。
（2）對(duì)孩子可觸及的進(jìn)行消毒，專人負(fù)責(zé)記錄。
（3）流行期間教室、宿舍進(jìn)行通風(fēng)、清掃的記錄。
（4）發(fā)現(xiàn)患兒及時(shí)就診的時(shí)間，并對(duì)其所有用品消毒記錄。
（5）患兒增多時(shí)采取的措施、報(bào)告、上級(jí)指示的記錄。
3.社區(qū)手足口病的檔案收集
（1）社區(qū)居委對(duì)手足口病的宣傳材料、以及相互間交流的材料。
（2）對(duì)預(yù)防傳染病發(fā)生所采取的措施的記錄。
（3）社區(qū)患兒的就診、治療及轉(zhuǎn)歸，以及接觸者的預(yù)防消毒情況。
（4）對(duì)手足口病患兒的報(bào)告記錄以及接觸者家長(zhǎng)的心理反應(yīng)。
（三）手足口病檔案的歸檔
1.手足口病確診病例需住院治療的形成的住院病歷則由病案室歸檔保存，保存30年。
2.手足口病的流行病學(xué)、流行病學(xué)的調(diào)查、疫情報(bào)告、手足口病防控領(lǐng)導(dǎo)組、電話會(huì)議記錄、重要的電話記錄及統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、各醫(yī)療機(jī)構(gòu)、社區(qū)、托幼機(jī)構(gòu)的各種宣傳材料、預(yù)防措施、工作總結(jié)、反映防控工作的錄像、電子文件、照片等。衛(wèi)生部關(guān)于手足口病的診斷預(yù)防指導(dǎo)原則、標(biāo)準(zhǔn)方法、醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)手足口病的治療、消毒、隔離措施、接觸者、疑似病人的處理記錄均由檔案室保存，文字材料實(shí)行一文一件整理歸檔，聲像、照片使用專用裝具歸檔，電子文件則按國(guó)家并實(shí)施的《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》的相關(guān)要求整理歸檔。
基層國(guó)土資源檔案是對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)涉及國(guó)土資源管理具有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
1 基層國(guó)土資源檔案管理中存在的問題
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善，無法滿足實(shí)際需要
由于基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，普遍存在檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋、設(shè)備陳舊的現(xiàn)象，部分單位不能修建專門的檔案室，控溫降溫設(shè)備不健全，導(dǎo)致很多檔案損壞，不能維護(hù)歷史本來面貌，給查找利用帶來諸多不便。
1.2 資料歸檔不完整，不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化管理
檔案管理員在歸檔過程中，往往只重視業(yè)務(wù)層面的檔案收錄，忽視了工作總結(jié)、創(chuàng)建材料、各類責(zé)任狀、會(huì)議記錄等材料的整理歸檔，沒有形成檔案管理的完整意識(shí)，甚至有些單位在裝訂檔案的過程中，缺乏時(shí)間觀念，大量檔案積壓，再加之沒有案卷交接記錄，存在遺失問題。
1.3 檔案信本文由收集整理息化管理缺失
有的基層所缺乏網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，沒有安裝國(guó)土資源檔案管理信息系統(tǒng)，許多檔案仍實(shí)行手工查閱，浪費(fèi)了大量時(shí)間。
1.4 檔案管理者的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)工作，檔案管理者必須具備較好的專業(yè)素質(zhì)才能勝任。一些單位安排文化層次低、年齡偏大的屬于“安置型”人員擔(dān)任，再加之管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案管理規(guī)范缺乏深入細(xì)致的分析，存有應(yīng)付了事的現(xiàn)象，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求。
2 如何強(qiáng)化基層國(guó)土資源檔案管理
2.1 完善檔案管理制度，建立統(tǒng)一集中的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強(qiáng)和完善《檔案資料保管制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案查閱制度》、《檔案員崗位責(zé)任制度》等，做到制度上墻。可以根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，制定管理細(xì)則，從歸檔范圍、保管期限、分類方法等方面建立檔案管理分類大綱。成立專門的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，形成全系統(tǒng)統(tǒng)一管理的模式。充分利用各種機(jī)會(huì)和場(chǎng)合宣傳檔案管理工作的地位和作用，提高系統(tǒng)全體人員加強(qiáng)檔案管理、保護(hù)利用好檔案的意識(shí)。
2.2 加強(qiáng)檔案硬件建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)
加大檔案管理投資力度，根據(jù)基層國(guó)土所規(guī)范化管理的要求，必須建立專門的檔案室和閱檔室，配備檔案密集架、溫控設(shè)備、計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，提高科學(xué)管理水平。要加快國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)，安裝統(tǒng)一的國(guó)土資源檔案管理信息系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的功能，建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫?？梢赃m當(dāng)探索通過相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，形成地區(qū)之間數(shù)據(jù)的共享，有條件的單位可以采取身份識(shí)別觸摸屏自動(dòng)查詢。
2.3 拓寬檔案搜集渠道，確保檔案收集完整規(guī)范
從實(shí)際情況看，基層國(guó)土檔案主要分為綜合類、地籍管理、建設(shè)用地、執(zhí)法監(jiān)察、礦產(chǎn)資源、土地利用規(guī)劃類等。其中聲像材料類很容易被忽視，這類文件因?yàn)閿?shù)量不多，查閱的頻率相對(duì)不高，檔案管理人員很容易忽視。因此，檔案管理人員要及時(shí)將需要?dú)w檔的材料做好交接記錄，根據(jù)每一類所確定的歸檔范圍，將各類交接材料進(jìn)行分類整理，及時(shí)完整地將材料裝訂成冊(cè)并錄入檔案信息管理系統(tǒng)，以便查閱。
2.4 強(qiáng)化檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的意識(shí)，培養(yǎng)高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。要明確檔案管理人員的職責(zé)和任務(wù)，在做好檔案收集的同時(shí)，為閱檔者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在選派優(yōu)秀人員擔(dān)任檔案管理工作的同時(shí)，要對(duì)上崗人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，組織與其他檔案管理員的經(jīng)驗(yàn)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高。要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，要求其掌握檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠熟練操作檔案管理信息系統(tǒng)，從而提高檔案管理水平。要實(shí)行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，并建立嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲制度，最大限度地調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。
【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校；檔案；利用
開發(fā)利用檔案信息資源，滿足教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等工作的需要是高等職業(yè)學(xué)院檔案管理的最終目的，也是院校檔案工作其它環(huán)節(jié)的落腳點(diǎn)和歸宿。在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生的教學(xué)科研成果成為高等職業(yè)院校檔案部門保存數(shù)量最大、最為豐富的館藏信息資料，管理和開發(fā)這些信息資源對(duì)高等職業(yè)院校的發(fā)展具有十分重要的意義。現(xiàn)階段檔案信息服務(wù)內(nèi)容不斷豐富，檔案信息服務(wù)范圍的迅速擴(kuò)大以及用戶對(duì)檔案信息服務(wù)要求的逐步提高等，都需要檔案管理工作必須有所創(chuàng)新，始終圍繞著利用的優(yōu)化原則來展開，其主要目的就是為了有效地利用院校檔案資源，最大限度地滿足利用需求。高等職業(yè)院校檔案管理人員要從滿足社會(huì)需要、學(xué)校需要、師生需要的角度，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。
一、不斷增強(qiáng)檔案管理者的服務(wù)意識(shí)
學(xué)校檔案利用者是指在學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中，需要利用檔案信息資源的各職能部門或個(gè)人。學(xué)校檔案利用者（包括教師、科研人員、行政管理人員和學(xué)生以及社會(huì)其他人員）對(duì)學(xué)校檔案信息資源的要求和愿望。由于院校不同利用者的知識(shí)結(jié)構(gòu)、心理素質(zhì)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)及年齡閱歷的不同，造成了對(duì)檔案信息需求方向的不同。因此，學(xué)院檔案管理部門要從用戶需求特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，以庫藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，對(duì)檔案信息進(jìn)行多層次、多角度的揭示，增強(qiáng)檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性和能動(dòng)性，預(yù)見性和針對(duì)性，以滿足不同利用者的需求，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用的效益最大化。要充分滿足檔案利用者的信息需求，要重點(diǎn)把握好以下幾個(gè)方面。首先要了解用戶的需求，并使之細(xì)化和具體化，做到有針對(duì)性、目的性、有效性地指導(dǎo)利用實(shí)踐工作。其次檔案管理人員要增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)，要主動(dòng)深入基層，深入實(shí)際，調(diào)查和了解本校黨政、教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理工作的特點(diǎn)及對(duì)檔案需求的內(nèi)容和規(guī)律性，為開展檔案利用工作提供參考性信息。比如學(xué)校管理者，他們的管理職能決定了他們的需求是帶有全局性、綜合性的檔案信息，檔案管理部門就要注意收集與這些有關(guān)的上級(jí)指導(dǎo)性文件及學(xué)?；顒?dòng)形成的各種文件材料、工作總結(jié)等；學(xué)校的教學(xué)人員肩負(fù)著教書育人的重任，檔案部門要注意收集上級(jí)傳達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件，各專業(yè)的教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、教學(xué)改革、教育教學(xué)評(píng)估及各種教研活動(dòng)中有保存價(jià)值的檔案，教學(xué)工作人員以此為依據(jù)，不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，更新教學(xué)內(nèi)容，改進(jìn)教學(xué)方法，從而提高教學(xué)質(zhì)量；學(xué)生對(duì)檔案的需求則是用來指導(dǎo)畢業(yè)論文和答辯，進(jìn)行就業(yè)指導(dǎo)的一些畢業(yè)論文、調(diào)查報(bào)告、數(shù)據(jù)分析及證明材料等。再次注意創(chuàng)設(shè)良好的高校檔案利用者需求的心理環(huán)境，以便保證用戶需求的順利實(shí)現(xiàn)。要注重為用戶提供最簡(jiǎn)便最直接的檢索方式，讓用戶以最快的速度查到自己需要的資料，保證用戶需求的順利實(shí)現(xiàn)。要建立反饋機(jī)制，根據(jù)利用者對(duì)現(xiàn)存檔案實(shí)際利用的評(píng)價(jià)，不斷了解利用效果和各方面的利用需求，為檔案的收集、編研工作提供線索。
二、不斷創(chuàng)新檔案利用的內(nèi)容和方式
在職業(yè)學(xué)院檔案的利用方式上，要從查閱服務(wù)轉(zhuǎn)向咨詢式服務(wù)，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)、超前服務(wù)，從檢索工具式服務(wù)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化、多途徑式服務(wù)。一是院校檔案應(yīng)充分利用資源的優(yōu)勢(shì)。通過舉辦校史展覽，教學(xué)成果、德育教育成果和校園文化特色展覽、出版學(xué)校規(guī)章制度及教科研成果的檔案文獻(xiàn)匯編，印發(fā)檔案知識(shí)宣傳普及冊(cè)及檔案資料利用指南等多種形式，更好地服務(wù)于檔案利用者。二是創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的服務(wù)創(chuàng)新。檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的創(chuàng)新，不能僅僅等于網(wǎng)上宣傳欄，要盡可能地提供本校檔案資源，使其形成有序的信息群，最大限度地向利用者提供所需的信息，同時(shí)還要提供一個(gè)和檔案利用者相互交流的平臺(tái)。比如可以開發(fā)在線咨詢平臺(tái)，利用者可以通過電子郵件、QQ、網(wǎng)絡(luò)電話、語音交流等方式，向檔案工作者提出在檔案的利用過程中，涉及到檔案信息管理和提供信息服務(wù)中遇到的問題，由檔案工作者進(jìn)行解答，全面滿足用戶的咨詢需要。還可以提供在線閱覽，各院校檔案部門可根據(jù)自身實(shí)際情況來確定不同服務(wù)對(duì)象，這些服務(wù)對(duì)象也可以注冊(cè)、登記，成為電子文件中心或電子檔案館會(huì)員，由檔案部門對(duì)這些會(huì)員實(shí)行區(qū)分管理和授權(quán)查閱權(quán)限等。
三、不斷創(chuàng)新檔案的編目和編研工作
檔案的編目和編研工作必須進(jìn)行創(chuàng)新，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，全方位、多層次、網(wǎng)絡(luò)化的編研成果將會(huì)受到高校利用者的歡迎。檔案編研工作創(chuàng)新應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：一是要立足于學(xué)校實(shí)際調(diào)研，檔案管理只有在十分熟悉檔案的保藏情況下，立足院校教學(xué)、科研、管理和學(xué)校工作特點(diǎn)，根據(jù)利用的實(shí)際需要，因時(shí)、因地、因事選擇最佳編研課題，真正發(fā)揮其服務(wù)功能。二是多角度合作編研。檔案管理人員在自己編研的同時(shí)，還要積極主動(dòng)與校內(nèi)有關(guān)職能部門的編研力量實(shí)行橫向多角度、多層次、全方位的立體合作編研。這樣既能增強(qiáng)編研力量，又能提高編研工作的時(shí)效性，又可以全面提升編研成果的質(zhì)量水平。三是注重編研工作的現(xiàn)代化。在編研工作手段上，要積極采用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行電子化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，提高編研工作效率，對(duì)編研成果實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，及時(shí)有效地獲得編研信息，更好地實(shí)現(xiàn)高層次檔案信息資源的共享。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 劉家真 .電子文件管理理論與實(shí)踐.科學(xué)出版社，2003.
一、高校科研檔案歸檔范圍的確定
科研檔案的最終目的是科研檔案的開發(fā)利用。因此必須以科研檔案的開發(fā)利用為出發(fā)點(diǎn)，并表現(xiàn)于整個(gè)檔案工作活動(dòng)的全過程中，這也是檢驗(yàn)科研檔案的科學(xué)管理的客觀標(biāo)準(zhǔn)。要做好檔案的科學(xué)管理和利用,首先要從歸檔的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)抓起。科學(xué)確定歸檔范圍是重要的第一步。筆者認(rèn)為科研檔案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
1.科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑?shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
2.科研項(xiàng)目檔案
主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
3.科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
二、高?？蒲袡n案的應(yīng)用
1.高?？蒲袡n案是開展科學(xué)技術(shù)研究的必要條件
科研工作具有繼承性、創(chuàng)造性和反復(fù)性的特點(diǎn)，沒有繼承就沒有發(fā)展，沒有借鑒就不可能創(chuàng)新。任何一門科學(xué)技術(shù)的發(fā)展或一項(xiàng)科研課題的開展，都離不開借鑒利用原有成果和經(jīng)驗(yàn)，這是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一條規(guī)律。但要繼承和借鑒，就要有科技儲(chǔ)備?？蒲袡n案作為科研活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是積累科技經(jīng)驗(yàn)和儲(chǔ)備科技資源的一種重要手段，并且具有原始性和不可替代性。
在科研活動(dòng)中利用科研檔案，可以對(duì)科研人員的思想、觀點(diǎn)和研究方法產(chǎn)生積極的影響；可以在了解歷史、現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，推知發(fā)展趨勢(shì)；在科研中直接利用有些科研數(shù)據(jù)，可以減少重復(fù)勞動(dòng)，避免人、財(cái)、物、時(shí)間的浪費(fèi)；可以縮短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是現(xiàn)代科學(xué)研究，各門學(xué)科互相滲透、互相依存，如果沒有充足檔案、資料作為參考依據(jù);科研活動(dòng)必然寸步難行。
2.高校科研檔案是科技信息交流和科研成果推廣應(yīng)用的重要工具
科研檔案真實(shí)地記錄和反映了前人科學(xué)思想、科學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研過程和科研成果，包含豐富的第一手科技信息，是重要的科技資源。作為科技研究表達(dá)和存在的一種主要形式，科研檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、信息傳遞、科技協(xié)作以及科技成果轉(zhuǎn)讓、推廣與應(yīng)用的工具。同時(shí)，作為科學(xué)技術(shù)的有機(jī)組成部分，科研檔案也是一種潛在的生產(chǎn)力，通過科學(xué)管理與利用，便可以轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力。在許多情況下，可利用科研檔案直接創(chuàng)造價(jià)值，為社會(huì)增添財(cái)富。
3.科研檔案是科研管理的依據(jù)和憑證
從科研檔案形成的過程及其結(jié)果看，它是從當(dāng)時(shí)直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來的，并非在使用之際臨時(shí)編造的，它客觀地記錄了以往的科研情況，是令人信服的歷史證據(jù)。科研檔案是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)的決策離不開對(duì)歷史和現(xiàn)實(shí)情況的準(zhǔn)確把握，而科研檔案便是學(xué)?？蒲泄ぷ骺陀^現(xiàn)實(shí)的真實(shí)反映，它無疑可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的數(shù)據(jù)。
4.科研檔案是對(duì)科教人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力考核與職稱評(píng)聘的重要依據(jù)
一套完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的科研檔案，可以反映出科教人員的基礎(chǔ)理論水平、基本技能及綜合能力的高低，體現(xiàn)科學(xué)創(chuàng)見能力的高低。對(duì)于集體研究項(xiàng)目，還可從科研檔案中衡量每位科研人員的工作態(tài)度、協(xié)作精神及貢獻(xiàn)大小。所以，科研檔案為完善對(duì)科研人員的考核和獎(jiǎng)勵(lì)以及評(píng)職晉級(jí)提供了科學(xué)依據(jù)。
三、如何加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理和應(yīng)用
1.建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序
為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
2.規(guī)范高?？蒲袡n案的現(xiàn)代化管理
科研檔案管理規(guī)范化是科研檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)?？蒲袡n案規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。
3.建設(shè)高?？蒲袡n案管理的信息化環(huán)境
高?？蒲袡n案信息化是指廣大教職員工具有信息化意識(shí)，能夠充分利用科研檔案。高?？蒲袡n案信息化環(huán)境對(duì)高?？蒲袡n案信息化進(jìn)程有很大的影響。良好的信息化環(huán)境可以加快高校科研檔案信息化建設(shè)速度，反之，就會(huì)阻礙高?？蒲袡n案信息化建設(shè)的步伐。
然而，學(xué)校成人教育檔案的管理并非盡如人意，忽略成人教育檔案管理的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，搞好成人教育檔案管理工作，是需要認(rèn)真研究探討的課題。
一、成人教育檔案的特點(diǎn)及存在的問題
1、成人教育的三個(gè)特點(diǎn)
①社會(huì)性強(qiáng)學(xué)員多為在職在崗的工作人員,學(xué)員數(shù)量多、涉及面廣,層次參差不齊。②教育層次豐富，可以開展專科、本科甚至碩士、博士等學(xué)歷教育,也可以根據(jù)崗位的需要進(jìn)行崗位技能培訓(xùn)、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)、職業(yè)教育、繼續(xù)教育等非學(xué)歷教育。③學(xué)習(xí)方式靈活多變，學(xué)員可以選擇函授、夜大、專業(yè)特色自考、專業(yè)證書后大專等不同的學(xué)習(xí)方式，同時(shí)還可以選擇脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)、不脫產(chǎn)的學(xué)習(xí)方式。
2、工作特點(diǎn)決定了成人教育檔案內(nèi)容的龐雜，種類繁多
①有文書檔案,主要包括：教育行政主管部門下發(fā)的有關(guān)成人教育工作的政策、法律、法規(guī)等文件；院校下發(fā)的成人教育教學(xué)工作、專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)籍管理以及有關(guān)規(guī)章制度等方面的文件；成人教育規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、學(xué)員管理、時(shí)間及經(jīng)費(fèi)安排、獎(jiǎng)懲措施等方面的文件；其他有關(guān)文件。②有學(xué)籍檔案，包括學(xué)員入學(xué)登記、學(xué)員學(xué)籍卡片、學(xué)員成績(jī)總冊(cè)、在校學(xué)員名冊(cè)、學(xué)員學(xué)籍變更等材料。③有教學(xué)、教務(wù)檔案，包括成人教育各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)方法、課程設(shè)置要求及安排、學(xué)期教學(xué)進(jìn)度表、教材選用、授課教師資歷及授課情況反饋等內(nèi)容。④有招生檔案，包括年度招生工作所涉及的學(xué)員報(bào)名、考試、錄取、收費(fèi)等方面的材料、表格，招生對(duì)比分析（如實(shí)際招收與計(jì)劃招收差額對(duì)比分析、縱向年度專業(yè)招生對(duì)比分析）、招生工作總結(jié)等材料。⑤畢業(yè)學(xué)員檔案，包括畢業(yè)學(xué)員的選題答辯、畢業(yè)總結(jié)、學(xué)位評(píng)定及授予情況材料、畢業(yè)證的發(fā)放、領(lǐng)取簽字等內(nèi)容，還包括畢業(yè)學(xué)員專業(yè)工作情況的跟蹤調(diào)查和信息反饋材料等。
3、成人教育檔案在管理中存在的三個(gè)問題
①檔案散存、亂存現(xiàn)象嚴(yán)重。②檔案內(nèi)容缺失嚴(yán)重。由于人員的內(nèi)部調(diào)動(dòng)、部門的撤并調(diào)整，加上具體經(jīng)辦人員的升遷調(diào)動(dòng),檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象普遍存在，一人多專、數(shù)人一專的成人教育檔案缺失尤為嚴(yán)重。③檔案管理的模式陳舊，水平低下。仍沿用陳舊的管理方法，管理人員不專業(yè)，內(nèi)容單一，加上硬件條件的不足，查詢和使用方法落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足成人教育發(fā)展的要求。
二、當(dāng)前形勢(shì)下加強(qiáng)成人教育檔案工作的對(duì)策
1、抓意識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄、管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)。尤其在高等學(xué)校，成人教育被許多領(lǐng)導(dǎo)看作“掙錢機(jī)器”，認(rèn)為成人教育只要能為學(xué)校掙來錢就是對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作最大的支持，是對(duì)學(xué)校發(fā)展最大的貢獻(xiàn)。在這種思想的左右下，許多高等學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)根本不重視成人教育檔案的管理，檔案管理意識(shí)非常淡漠,比如些高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只強(qiáng)調(diào)長(zhǎng)期保存普高學(xué)生考試試卷,而對(duì)于成人教育學(xué)生考試試卷保存則不予重視,對(duì)普高生在校內(nèi)的一切活動(dòng)都能做詳細(xì)的紀(jì)錄并加以歸類，而對(duì)于成教學(xué)生的活動(dòng)卻不聞不問，很少紀(jì)錄。因此，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和有效利用，成為普通高校成人教育檔案管理工作很難適應(yīng)教育發(fā)展的重要原因領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把抓檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，在經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持檔案的收集、立檔工作。
2、抓源頭
為了逐步實(shí)現(xiàn)成人教育檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，為今后考核成人教育質(zhì)量提供可靠依據(jù)，必須從日常工作的點(diǎn)滴做起，注意檔案平時(shí)的積累和保管，為日后檔案的利用打下良好的基礎(chǔ)。長(zhǎng)期以來，由于諸多原因，在高等學(xué)校檔案管理工作中，成人教育檔案管理工作末能得到應(yīng)有的重視，部分高校在實(shí)際工作中忽視成人教育檔案的收集、整理，致使成人教育檔案內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，嚴(yán)重影響了成人教育檔案的開發(fā)利用。有的學(xué)校在成人教育學(xué)生電子注冊(cè)工作中，由于檔案材料沒有按時(shí)立卷歸檔，因此給學(xué)生電子注冊(cè)工作帶來很多困難，不能按時(shí)完成上級(jí)交辦的學(xué)生電子注冊(cè)工作。高等學(xué)校必須加大成人教育三級(jí)檔案管理工作的力度，從檔案形成部門的源頭抓起，努力營(yíng)造人人關(guān)心、重視學(xué)校成人教育檔案管理工作的若氛圍，為日后檔案的管理打下良好的基礎(chǔ)。
3、抓制度
成人教育檔案管理部門要做到文件材料管理有序，合理分類存放，使文件材料來龍去脈清晰，為立卷歸檔工作奠定良好的基礎(chǔ)。要建立成人教育檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立歸檔范圍，建立各級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成人人負(fù)責(zé)，層層把關(guān)，齊抓共管的良好局面。
4、抓管理
改革傳統(tǒng)管理思維，建立檔案信息服務(wù)體系。隨著教育的改革和發(fā)展,高等學(xué)校檔案工作重點(diǎn)應(yīng)從以往收集、整理、保管為主的管理模式轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用、服務(wù)為主，把主要精力放在提高檔案的利用、發(fā)揮檔案材料的價(jià)值和效益方面上來。此外，根據(jù)不同部門用戶、不同專業(yè)角度的需求建立完善的檔案信息服務(wù)體系是檔案信息社會(huì)化的要求，也是提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案價(jià)值的可靠保證。檔案信息服務(wù)體系是檔案信息社會(huì)化的產(chǎn)物，建立檔案信息服務(wù)體系的目的是根據(jù)檔案信息服務(wù)社會(huì)化、市場(chǎng)化的要求,加強(qiáng)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的合理分工和協(xié)作，提高檔案信息的傳遞能力和服務(wù)水平，滿足用戶多層次、不斷增長(zhǎng)的服務(wù)需求。
5、抓協(xié)調(diào)
成人教育檔案來源于各基層單位，產(chǎn)生于教學(xué)管理、學(xué)生行為管理等各項(xiàng)工作之中，成人教育檔案貫穿于學(xué)校成人教育管理工作的始終，需要各環(huán)節(jié)工作協(xié)同配合，更好地完成成人教育檔案的管理工作。第一是成人教育學(xué)院兼職檔案員與本單位三級(jí)兼職檔案員的協(xié)調(diào)配合。要主動(dòng)爭(zhēng)得三級(jí)檔案員的配合和支持，認(rèn)真指導(dǎo)檢查本單位現(xiàn)行文件的管理和立卷歸檔情況，從檔案形成部門的源頭抓起。第二是與本單位領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)和配合。主動(dòng)爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，督促領(lǐng)導(dǎo)做好文件材料的積累和歸檔工作。領(lǐng)導(dǎo)用過的文件材料要及時(shí)收回，合理保管。第三是與學(xué)校檔案部門的協(xié)調(diào)配合。要主動(dòng)接受學(xué)校檔案部門的檢查和指導(dǎo)，配合學(xué)校檔案部門的工作，按照學(xué)校的統(tǒng)一要求做好本單位的立卷歸檔工作。
6、抓硬件
為了適應(yīng)現(xiàn)代成人教育檔案資料大容量、繁瑣、復(fù)雜的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應(yīng)，成人教育檔案管理必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)成人教育檔案的信息化與資源共享。現(xiàn)代化的管理手段，使之不但能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地查找到所需要的有關(guān)檔案資料，而且能做到及時(shí)、省時(shí)，更好地為成人教育工作服務(wù)。
參考資料：
1、張航：《科學(xué)高效地管理學(xué)籍檔案是提高成人教育質(zhì)量的重要保證》，《陜西師范大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)報(bào)》2004年第21期。
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案；管理；現(xiàn)代化
中圖分類號(hào)：TM73文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-0118（2012）12-0194-02
一、檔案及其作用
（一）檔案的定義
檔案的一般定義是指國(guó)家機(jī)構(gòu)單位、社會(huì)組織或個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而中國(guó)檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價(jià)值的歷史記錄，而不少檔案學(xué)者則認(rèn)為檔案是由檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史紀(jì)錄。
（二）檔案的作用
檔案是具有一定查考和利用價(jià)值的文件，是經(jīng)過檔案專業(yè)人員鑒定挑選的在質(zhì)量數(shù)量上相對(duì)穩(wěn)定的文件精華，是按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求立卷歸檔后形成的文件組合，不是雜亂或單一的文件，是宣傳教育的素材及社會(huì)歷史的憑證，是人們實(shí)踐活動(dòng)中自然形成的歷史真實(shí)紀(jì)錄。
檔案在工作中是領(lǐng)導(dǎo)決策的得力助手是機(jī)關(guān)工作的參謀。領(lǐng)導(dǎo)在作出決策之前，都要翻閱大量的檔案，熟悉各有關(guān)的基層工作情況，研究不同時(shí)期的有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從中找出決策的論據(jù)。機(jī)關(guān)的工作總結(jié)、計(jì)劃制定、調(diào)查研究和處理問題，需要了解情況、掌握材料和熟悉政策，必須查閱大量的即有文件和資料。這些文件和資料都保存在有關(guān)檔案里，所以，齊全、完整的檔案，是企業(yè)工作人員得以順利開展各項(xiàng)管理工作的有力助手和得力參謀。
二、檔案工作內(nèi)容
（一）文書材料的立卷：根據(jù)國(guó)家實(shí)行文書部門立卷的原則，為全面真實(shí)地反映一個(gè)企業(yè)的歷史面貌，及時(shí)地將企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。
（二）檔案的收集及整理：為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對(duì)將要撤消部門或單位的文書檔案要及時(shí)收集，對(duì)所收集的檔案進(jìn)行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學(xué)地整理使其更加系統(tǒng)化。
（三）檔案的檢索及保護(hù)：為了滿足大多數(shù)人對(duì)檔案的利用，編寫檔案目錄，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長(zhǎng)久保存，采用科學(xué)方法對(duì)檔案加以有效的保護(hù)。
三、如何加強(qiáng)檔案管理工作
（一）加強(qiáng)法制宣傳，提高依法治檔的自覺性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，電力企業(yè)檔案工作同樣也要納入法制的軌道。電力企業(yè)檔案部門應(yīng)切實(shí)履行檔案管理的職責(zé)，把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為范圍之內(nèi)。
1、要宣傳貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)企業(yè)檔案工作的法律法規(guī)，規(guī)范企業(yè)檔案工作的內(nèi)部管理體制及管理行為，為企業(yè)提供適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度、維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益的法律保障。
2、應(yīng)自覺依法治檔，用檔案行政管理部門及有關(guān)行業(yè)部門的相關(guān)法規(guī)政策來約束自己的檔案管理行為，并接受有關(guān)部門的監(jiān)督檢查。
3、檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念，把依法管理與提供服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來，要從為企業(yè)服務(wù)的角度，規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，為企業(yè)提供科學(xué)、適用、針對(duì)性強(qiáng)的法律規(guī)范，并提供政策咨詢、技術(shù)支持及人員培訓(xùn)等多種服務(wù)。
（二）加強(qiáng)電力檔案管理工作創(chuàng)新，利用科技實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，電力企業(yè)檔案和檔案工作所具有的新特點(diǎn)和新要求，如檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，檔案種類日趨豐富，檔案利用數(shù)量增加、范圍擴(kuò)大、深度加強(qiáng)、時(shí)效要求更高等，使傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足要求，應(yīng)使用現(xiàn)代化的管理方法與技術(shù)應(yīng)用。
1、實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，以現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法，完成檔案信息資源的充分開發(fā)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)。按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類、組卷、著錄、標(biāo)引，保證歸檔文件齊全完整、分類科學(xué)合理、卷內(nèi)文件排序正確、檢索清楚便捷，以適應(yīng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的需要。
2、推進(jìn)電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是電力企業(yè)發(fā)展的知識(shí)積累，是電力企業(yè)資產(chǎn)的憑證，是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的依據(jù)，是電力企業(yè)寶貴的無形資產(chǎn)。電力企業(yè)檔案管理中檔案的收集、整理、立卷歸檔工作納入企業(yè)員工和項(xiàng)目經(jīng)理的崗位職責(zé)，納入企業(yè)工作流程，納入企業(yè)工作業(yè)績(jī)考核等等。
檔案信息化建設(shè)主要包括：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等、推進(jìn)檔案信息化管理主要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)做好信息和數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列基礎(chǔ)工作。為此，我們要加強(qiáng)信息的選取和積累，在管理好傳統(tǒng)檔案的同時(shí)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)電子信息，推進(jìn)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作。
關(guān)鍵詞:電力企業(yè)，檔案管理，意義
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
檔案管理在電力行業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重要的影響。隨著電力行業(yè)改革的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理變得越來越重要。
檔案的形成及作用
1.形成
檔案是文件的條件形成的、是過去的、已經(jīng)完成的歷史參考價(jià)值的文件，具有實(shí)用和指導(dǎo)實(shí)踐的文件，在文件中尚未完成其傳達(dá)或當(dāng)前的任務(wù)是不被轉(zhuǎn)移到檔案保管賬戶。檔案是具有一定查考和利用價(jià)值的文件，是經(jīng)過檔案專業(yè)人員鑒定挑選的在質(zhì)量數(shù)量上相對(duì)穩(wěn)定的文件精華，是按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求立卷歸檔后形成的文件組合，不是雜亂或單一的文件，是宣傳教育的素材及社會(huì)歷史的憑證，是人們實(shí)踐活動(dòng)中自然形成的歷史真實(shí)紀(jì)錄。
2．作用
檔案在工作中是領(lǐng)導(dǎo)決策的得力助手，是機(jī)關(guān)工作的參謀。領(lǐng)導(dǎo)在作出決策之前，都要參閱大量的檔案文獻(xiàn)，熟悉各有關(guān)的基層工作情況，研究不同時(shí)期的有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從中找出決策的論據(jù)。機(jī)關(guān)的工作總結(jié)、計(jì)劃制定、調(diào)查研究和處理問題，需要了解情況、掌握材料和熟悉政策，必須查閱大量的即有文件和資料。這些文件和資料都保存在有關(guān)檔案里，所以，齊全、完整的檔案，是企業(yè)工作人員得以順利開展各項(xiàng)工作的有力助手和得力參謀。
二、檔案管理在電力企業(yè)中的意義
檔案管理是電力企業(yè)管理工作中不可或缺的組成部分，具有非常重要的作用。作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和原始憑證，電力檔案包含著許多內(nèi)容，涉及到方方面面，范圍廣、門類多、信息容量大。檔案是企業(yè)成長(zhǎng)、發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，涵蓋著豐富的科技資源和知識(shí)信息，是一筆不可估量的財(cái)富。檔案管理是保證電力企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的客觀需要，是提高工作質(zhì)量和工作效率的有效手段。目前我國(guó)電力企業(yè)的檔案管理還存在著許多問題，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際，轉(zhuǎn)變思想，以科學(xué)創(chuàng)新的理念加快企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，構(gòu)建合理、有效的管理機(jī)制，不斷完善檔案管理工作，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展壯大提供有力的信息保障。
三、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題
1.檔案管理體系不健全
一方面，當(dāng)前對(duì)各電力企業(yè)管理人員往往僅對(duì)工程進(jìn)度、工程質(zhì)量有較高的要求，比較重視，對(duì)檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動(dòng)的局面，只能依靠手工操作和憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，從而嚴(yán)重了檔案功能的發(fā)揮，與當(dāng)前電力工程日益增多的工作需要極不適應(yīng)。另一方面，多數(shù)檔案歸檔不及時(shí)，沒有從簽訂合同準(zhǔn)備開工就開始，而是等到工程接近完工時(shí)，才加班加點(diǎn)進(jìn)行檔案歸檔，導(dǎo)致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補(bǔ)記錄等方法進(jìn)行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。讓一些應(yīng)該歸檔的材料沒有歸檔，而不應(yīng)該歸檔的材料卻歸檔了。
2.管理的專業(yè)化程度不高
在管理人員上，大部分電力企業(yè)從事檔案管理的人員并非檔案管理專業(yè)的專門人才，他們并不熟悉檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)，也沒有意識(shí)到在電力企業(yè)發(fā)展過程中檔案管理工作的重要作用，只是將檔案管理簡(jiǎn)單地看作是收集、分類和存放資料而已。在管理機(jī)構(gòu)上，許多電力企業(yè)檔案管理部門不單獨(dú)存在，常與其他機(jī)構(gòu)和部門共同管轄或組合。這將使電力企業(yè)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)上產(chǎn)生混亂，把不應(yīng)該保存的檔案保存，長(zhǎng)期歸檔大多是無用的數(shù)據(jù)，這不僅會(huì)使企業(yè)成本增加，從而也大大影響了檔案在企業(yè)發(fā)展中所起的作用。
3.檔案記錄不完善
一方面，當(dāng)前很多電力企業(yè)檔案管理只注重整理收集技術(shù)數(shù)據(jù)資料，對(duì)生動(dòng)、形象的聲像檔案卻完全忽視了，有的單位雖然配置錄音、照相或者攝像等設(shè)備，但卻沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，有的即使進(jìn)行了相關(guān)聲像資料的收集，卻沒有按檔案管理要求送檔案室歸檔保存，造成了多數(shù)聲像資料的流失，影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保存和有效利用。另一方面，部分人員在檔案管理的細(xì)小方面也不規(guī)范，比如檔案記錄方法方面，同樣一個(gè)事，就有幾種不同的記錄方式，這些細(xì)節(jié)方面極大程度影響了計(jì)算機(jī)的檢索，降低了檢索效率。
4.檔案管理信息化建設(shè)落后
信息化是檔案管理工作的發(fā)展方向，也是提高檔案管理水平的有效途徑。目前，電力企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)還比較落后，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入不夠；相關(guān)政策、制度、標(biāo)準(zhǔn)不健全，實(shí)際開展過程中缺乏具體的措施和依據(jù)；很多企業(yè)雖然配備了相關(guān)的數(shù)字化硬件設(shè)施，但利用率很低；企業(yè)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用不足，未能實(shí)現(xiàn)資源共享；專業(yè)人才匱乏，制約了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
四、提高電力檔案管理的措施
1.健全電力檔案管理體系
首先根據(jù)電力企業(yè)單位實(shí)際水平和工程的相關(guān)需求，建立健全相應(yīng)的電力檔案管理制度與實(shí)施規(guī)范，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、整理分類、以及竣工文件的編制、交接驗(yàn)收等都要提出具體要求，最有效的辦法是在工程開始之前，就由企業(yè)檔案室制定詳細(xì)的管理制度下發(fā)到各施工單位，進(jìn)而做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、職責(zé)分明。其次是建立相應(yīng)的檔案管理工作監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，落實(shí)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲措施，以此來增加檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，從而更有效地進(jìn)行檔案管理，真正做到工程開工有報(bào)告、工程進(jìn)行過程中有記錄、工程進(jìn)場(chǎng)時(shí)有合同，對(duì)照有標(biāo)準(zhǔn)、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有依據(jù)。最后是規(guī)范電子文件的歸檔，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，要求統(tǒng)一載體、統(tǒng)一格式，以此提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)在企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享。
2.積極提高數(shù)字信息化程度
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，大量的電子文件的應(yīng)用，極大地推動(dòng)了數(shù)字化檔案室的建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，從文本、圖形、圖像，使更多的歷史數(shù)據(jù)，如更多的影像顯示，所以我們必須積極主動(dòng)地提高數(shù)字信息化檔案管理。首先是電力管理信息系統(tǒng)具有實(shí)用價(jià)值，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求，設(shè)計(jì)和開發(fā)，管理信息系統(tǒng)，規(guī)范各種文本，音頻和視頻文件、軟件、硬件設(shè)施的升級(jí)，在對(duì)數(shù)字信息的需求。其次是電力系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立是有效的，共享和促進(jìn)電力檔案，提高檔案利用的權(quán)力。最后，還應(yīng)不斷提高檔案管理人員的能力素質(zhì)，尤其是信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案信息采集的信息化程度，發(fā)展和轉(zhuǎn)移。
3.提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)
作為檔案管理工作的具體執(zhí)行者，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作效率直接影響著檔案工作的質(zhì)量和結(jié)果。檔案工作不僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)服務(wù)性工作。檔案人員除了要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，還要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)工作責(zé)任感。檔案管理人員應(yīng)明確自身的職責(zé)，規(guī)范各類檔案資料的管理，保證檔案的完整性、真實(shí)性和保密性，同時(shí)，還要對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，以更好地為企業(yè)服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。因此，首先要讓管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過來，明白數(shù)字信息化檔案管理、聲像檔案管理等的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、人員配備等的重要性；其次，可以通過檢查等方式，使工程技術(shù)管理人員、檔案管理人員等從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值和作用。
4.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
電力企業(yè)應(yīng)充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)、改革的方式、檔案管理，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排的重要性。制定相關(guān)法規(guī)，檔案資源的深入研究和開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的信息，充分利用現(xiàn)代數(shù)字設(shè)備，信息人才引進(jìn)高層次，復(fù)合、有效的進(jìn)行的檔案管理工作的信息化建設(shè)。
