時(shí)間：2023-06-05 09:55:34
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇如何進(jìn)行檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
信息時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，給新時(shí)代企業(yè)檔案的數(shù)字化管理帶來(lái)了發(fā)展契機(jī)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的書(shū)寫(xiě)記載變成了計(jì)算機(jī)的信息存儲(chǔ)。方便了企業(yè)檔案的查詢和使用，還提高了企業(yè)的辦事效率。所以，在信息化的今天，如何進(jìn)行企業(yè)檔案的數(shù)字化管理將成為企業(yè)發(fā)展中所關(guān)注的關(guān)鍵問(wèn)題。
二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性
企業(yè)檔案的數(shù)字化管理就是在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)把傳統(tǒng)使用文字、數(shù)字和圖片等紙質(zhì)方式的存貯轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息儲(chǔ)存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統(tǒng)等。對(duì)企業(yè)各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，為其建立集中數(shù)字檔案館勢(shì)在必行，檔案數(shù)字化管理，在優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。
三、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用分析
在信息社會(huì)中的檔案數(shù)字化管理已經(jīng)不再陌生。比如企業(yè)的人事管理，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理企業(yè)自動(dòng)化辦公等等。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理模式不單單克服了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問(wèn)題，還使得企業(yè)的檔案管理更加的精細(xì)化。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，但同時(shí)不能完全否定企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理，比如企業(yè)的合同管理、文書(shū)檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理作備份。因此，我們需要對(duì)企業(yè)檔案中如何進(jìn)行數(shù)字化管理以及數(shù)字化管理的具體內(nèi)容進(jìn)行確定。
四、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)分析
首先，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理大大地提高了企業(yè)的辦公效率。數(shù)字化檔案管理中使用的數(shù)據(jù)庫(kù)比如EXCEL以及OA等，使得檔案管理的工作更加的便捷。其次，數(shù)字化的檔案管理對(duì)檔案存儲(chǔ)的原件保護(hù)措施得到了完善和增強(qiáng)。只要數(shù)字化系統(tǒng)中的硬盤(pán)設(shè)施不被破壞，數(shù)字化的檔案將不受到影響。傳統(tǒng)的新聞?lì)悪n案、產(chǎn)品類檔案的紙質(zhì)保管也可以借鑒數(shù)字化檔案管理的方法，做出數(shù)字化的信息，進(jìn)而使得合同、新聞、產(chǎn)品檔案管理更加的高效，同時(shí)提高檔案的保護(hù)措施強(qiáng)度。
五、如何開(kāi)展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理
（一）規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，需要逐漸使其規(guī)范化。所以，我們需要借助計(jì)算機(jī)等技術(shù)辦法，使得人力資源以及數(shù)字化加工設(shè)備（掃描設(shè)備）的能力得到提升，并根據(jù)檔案管理的內(nèi)容和方式進(jìn)行不斷的探索，最終使得工作流程規(guī)范化。這是保障企業(yè)數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開(kāi)發(fā)模式。在具體的實(shí)施中，把紙質(zhì)的工程檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)將電子檔案上傳到自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行雙套備份，然后在紙質(zhì)轉(zhuǎn)化成電子的過(guò)程中還需要保持?jǐn)?shù)字化的效果。使得數(shù)字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業(yè)現(xiàn)在都利用內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行辦公，文書(shū)檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業(yè)檔案數(shù)字化一條龍服務(wù)模式。所謂數(shù)字化“一條龍”服務(wù)模式就是對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數(shù)字化）、消毒殺蟲(chóng)、數(shù)據(jù)備份等系列程序后，將紙質(zhì)檔案歸檔整編進(jìn)入檔案庫(kù)，備份檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)字化檔案服務(wù)器中，方便查閱利用。
（二）更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念。為了使得企業(yè)的數(shù)字化檔案管理更加的具有高效率，需要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行企業(yè)的數(shù)字化檔案管理。如何進(jìn)行檔案管理人員的培養(yǎng)，并使得其管理水平得到提高是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。首先，要將企業(yè)的檔案管理理念更新，并使得企業(yè)管理者的視野得到開(kāi)闊。只有管理者充分重視企業(yè)的數(shù)字化檔案管理，才能使得企業(yè)內(nèi)部可以推行數(shù)字化的檔案管理。數(shù)字化的檔案管理技術(shù)也在大數(shù)據(jù)的促進(jìn)下變得日新月異，因此檔案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的數(shù)字化檔案管理水平跟上時(shí)代的步伐，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理水平。數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案各有利弊，除去一些特殊情況如打官司等要傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之外，數(shù)字化在利用的方便高效，是企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。
（三）充分地利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。計(jì)算機(jī)改變生活，網(wǎng)絡(luò)使得人與人之間的距離逐漸縮短，查閱文件已經(jīng)不需要去圖書(shū)館或者檔案室中進(jìn)行查詢，只需要連上網(wǎng)絡(luò)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索。所以，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理要充分的利用計(jì)算機(jī)的便捷性，進(jìn)而使得檔案的查詢和管理的流程逐漸變得高效率。但是，在此過(guò)程中，也需要注重企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全保密工作。例如當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案中的紙質(zhì)發(fā)票在逐步轉(zhuǎn)變成電子發(fā)票，這樣使得發(fā)票報(bào)銷(xiāo)程序更加的快捷。公司的工程檔案與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公相融合，進(jìn)行數(shù)字化的全程跟蹤管理，使公司對(duì)工程的進(jìn)展可以全面了解管控。
六、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，本文對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行分析，首先介紹了企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，接著對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用進(jìn)行分析，然后提出如何開(kāi)展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。再具體執(zhí)行過(guò)程中，需要規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程、更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念以及充分地利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。企業(yè)引進(jìn)檔案數(shù)字化管理時(shí)，需要跟進(jìn)時(shí)展的步伐，提高企業(yè)數(shù)字化管理的水平，進(jìn)而使得企業(yè)的檔案管理的效率更高。
作者:盧立紅 單位:河鋼集團(tuán)唐鋼公司
綜合檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，為醫(yī)院管理的規(guī)劃與決策提供了依據(jù)，具有十分重要的作用。但從實(shí)際情況而言，醫(yī)院綜合檔案管理仍存在諸多問(wèn)題，尤其是管理制度不完善、管理人員素質(zhì)偏低等問(wèn)題，弱化了綜合檔案管理工作的有效開(kāi)展，影響綜合檔案在實(shí)際應(yīng)用中的重要作用。因此，本文立足于對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)，就如何強(qiáng)化綜合檔案管理提出了若干策略。
一、現(xiàn)階段醫(yī)院綜合檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）綜合檔案管理制度不完善，管理工作落實(shí)不到位
綜合檔案管理涉及到文書(shū)檔案、財(cái)會(huì)檔案和人事檔案等內(nèi)容，是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作。建立完善的檔案管理制度，是全面開(kāi)展管理工作的重要基礎(chǔ)。一方面，管理制度尚不完善，檔案管理沒(méi)有設(shè)置，明確的部門(mén)，導(dǎo)致管理工作各自為營(yíng)，松散的管理狀態(tài)顯然滯后于醫(yī)院發(fā)展的需求；另一方面，綜合檔案管理缺乏有效的監(jiān)督，從工作的開(kāi)展到考核，流于形式的工作狀態(tài)，以至于管理工作落實(shí)不到位，綜合檔案的重要價(jià)值難以充分體現(xiàn)。
（二）檔案管理人員素質(zhì)偏低，不利于管理工作全面而有效開(kāi)展
綜合檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，但其重要性往往缺乏足夠的重視，無(wú)論是在人力投入，還是資金投放等方面，醫(yī)院對(duì)于綜合檔案管理工作的支持都是不夠的。首先，醫(yī)院綜合檔案管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)性，管理能力無(wú)法滿足檔案管理工作的需求；其次，管理人員學(xué)歷偏低，缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理方法，以至于管理工作方式僵化，工作改革難以深入開(kāi)展；再次，在檔案管理工作中，思想觀念松散，對(duì)綜合檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，工作行為具有很大的隨意性，缺乏良好的職業(yè)道德與素養(yǎng)。
（三）綜合檔案管理手段落后，滯后于檔案管理工作的需求
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院在檔案管理工作中也有了較大轉(zhuǎn)變，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，優(yōu)化了綜合檔案管理的效率。首先，醫(yī)院在綜合檔案管理中的投入相對(duì)較少，檔案管理設(shè)備比較落后，在一定程度上無(wú)法滿足檔案管理工作的需求。并且，在信息化建設(shè)方面，缺乏足夠的投入，信息化建設(shè)落實(shí)不到位。因此，在新的歷史時(shí)期，綜合檔案管理的優(yōu)化，關(guān)鍵在于如何進(jìn)一步提高檔案管理的手段，強(qiáng)化信息化建設(shè)工作推進(jìn)。
二、新時(shí)期優(yōu)化醫(yī)院綜合檔案管理工作策略
當(dāng)前，醫(yī)院綜合檔案管理工作的強(qiáng)化，關(guān)鍵在于如何進(jìn)一步強(qiáng)化管理制度的建設(shè)，并逐步強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)與信息化建設(shè)，為醫(yī)院綜合檔案管理工作全面而有效落實(shí)，創(chuàng)造良好的內(nèi)外環(huán)境。在筆者看來(lái)，新時(shí)期醫(yī)院綜合檔案管理工作的優(yōu)化，關(guān)鍵在于落實(shí)以下幾個(gè)方面的工作：
（一）建立健全綜合檔案管理制度，提高檔案的利用效率
完善的管理制度是檔案管理工作有效開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，也是推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作改革的重要依托。首先，科學(xué)合理的綜合檔案管理制度，應(yīng)立足于醫(yī)院的實(shí)際情況，明確管理工作的主體部門(mén)以及各部門(mén)的職責(zé)；其次，嚴(yán)格踐行“分級(jí)管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的管理原則，對(duì)醫(yī)院各載體、各門(mén)類的資料進(jìn)行收集整理，并實(shí)現(xiàn)有效的歸檔管理，確保綜合檔案收集的完整性；再次，針對(duì)不同檔案的特點(diǎn)及內(nèi)容，制定分行業(yè)/集中管理的制度體系，強(qiáng)化綜合檔案管理的有效性，并拓展檔案歸檔的范圍，確保綜合檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用。
（二）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高人員的綜合素質(zhì)
新時(shí)期下的檔案管理工作強(qiáng)調(diào)管理人員具有良好的綜合素質(zhì)，狠抓落實(shí)各檔案管理工作的有效開(kāi)展。因此，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，建立健全培訓(xùn)教育機(jī)制，為管理人員隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)造良好的內(nèi)部條件。首先，抓好教育培訓(xùn)工作。特別是對(duì)管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高管理工作的有效性；其次，做好計(jì)算機(jī)等方面的培訓(xùn)，提高管理人員適應(yīng)新環(huán)境的能力，確保工作全面而有效的開(kāi)展；再次，強(qiáng)化人才引進(jìn)工作，尤其是專業(yè)化人才的引進(jìn)，對(duì)于強(qiáng)化綜合檔案管理十分重要。
（三）強(qiáng)化信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率
在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，強(qiáng)化醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)，是新時(shí)期檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是優(yōu)化檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前，醫(yī)院要加快信息化建設(shè)，通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用，加快信息檢索及管理工作的便利性。建立完備的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面而細(xì)致的記錄，確保綜合檔案的完整性。此外，綜合檔案管理涉及多方面內(nèi)容，信息化建設(shè)的推進(jìn)與實(shí)現(xiàn)，一方面減少了工作量、簡(jiǎn)化了工作程序；另一方面，為提高綜合檔案管理效率，創(chuàng)造良好的工作平臺(tái)。
檔案管理工作并沒(méi)有跟上時(shí)代的腳步由于退耕還林的材料檔案很多且復(fù)雜例如分丘塊登記表、造林通知書(shū)等等。但許多單位并沒(méi)有認(rèn)真將其進(jìn)行專門(mén)的分類整理。從而致使一些使用率較高的林業(yè)資源檔案由于保存不當(dāng)導(dǎo)致丟失，無(wú)法為后續(xù)的工作提供工作技術(shù)依據(jù)。最重要的是由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)林業(yè)檔案認(rèn)識(shí)不夠，并沒(méi)有給檔案工作室提供專門(mén)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等等設(shè)備。因此大多檔案使用手抄或是原稿，其文字、數(shù)據(jù)、圖像等會(huì)因?yàn)榇鎯?chǔ)時(shí)間過(guò)久而消失。
二、加強(qiáng)林業(yè)資源檔案管理的必要性
檔案尤其是退耕還林的檔案的管理作用的發(fā)揮對(duì)于全面發(fā)展國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供強(qiáng)大的動(dòng)力。為何要加強(qiáng)林業(yè)資源檔案管理呢？筆者認(rèn)為有以下原因：
1.當(dāng)人們?cè)谕烁耐恋厣铣霈F(xiàn)糾紛，過(guò)去的檔案能夠提供必要、可靠的科學(xué)資料和依據(jù)。
2.退耕還林本身存在的巨大工作量，加強(qiáng)林業(yè)資源檔案的管理等夠在今后更好地維護(hù)農(nóng)戶們的基本經(jīng)濟(jì)權(quán)益。
3.將系統(tǒng)的林業(yè)資源檔案進(jìn)行加工整理，創(chuàng)造新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。檔案內(nèi)所保存的信息是社會(huì)信息的組成部分，它完整、真實(shí)地記錄了人們生活在不斷進(jìn)步的狀況。而林業(yè)資源檔案亦是如此，它記錄了人們?cè)谶M(jìn)行林業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一切狀況，對(duì)我國(guó)的林業(yè)建設(shè)起著巨大的作用。
三、如何進(jìn)一步加強(qiáng)林業(yè)資源檔案管理
在現(xiàn)今的激烈的發(fā)展環(huán)境下，任何科學(xué)決策的分析和制定都離不開(kāi)歷史所留下的資料。因?yàn)槊恳豁?xiàng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展決策，都是在歷史經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行新的探討。因此，加強(qiáng)退耕還林資源檔案的管理工作時(shí)不可待。
（一）對(duì)原始檔案歸納和整理這是進(jìn)行檔案資源管理的基礎(chǔ)。進(jìn)入信息化時(shí)代，必須利用高效率、具有超強(qiáng)邏輯推理和判斷的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描器等現(xiàn)代管理軟件對(duì)原始檔案進(jìn)行更好地收集、歸納、整理和保存。退耕還林的檔案最重要的就是圖片和文字信息，保證能夠使其以文件的形式進(jìn)行保存。對(duì)各項(xiàng)林業(yè)資源檔案進(jìn)行分門(mén)別類的整理，保證庫(kù)房的干凈，以保證檔案的完整性得到保存。
（二）建立完善相應(yīng)的管理體系，以規(guī)范退耕還林檔案管理體制根據(jù)本地實(shí)況建立相應(yīng)管理體系，完善獎(jiǎng)懲制度，對(duì)退耕還林檔案管理的每一環(huán)節(jié)都做出嚴(yán)格的管理規(guī)章。例如對(duì)每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)都成立一個(gè)退耕還林檔案登記簿，每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)完成登記后統(tǒng)一交收市政府保管。
（三）將檔案管理的相關(guān)工作人員落實(shí)到位，樹(shù)立正確的服務(wù)理念對(duì)于林業(yè)資源檔案的管理人員應(yīng)該由對(duì)相關(guān)林業(yè)的法律法規(guī)和管理技術(shù)熟知，熱愛(ài)檔案的管理工作的高素質(zhì)人才擔(dān)任。成立退耕還林小組，保證能夠使其以文件的形式進(jìn)行保存。
文書(shū)檔案管理的工作性質(zhì)是了解國(guó)家和行業(yè)之間的政策法規(guī)、執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)以及單位內(nèi)部工作的傳達(dá)、相互溝通。它是一項(xiàng)比較繁瑣，嚴(yán)密的工作，正是由于它的存在，才能為今后順利的開(kāi)展各項(xiàng)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也是領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)重要決策的依據(jù)?？茖W(xué)的日益發(fā)達(dá)，使之應(yīng)用到文書(shū)檔案的管理工作中，如何做到文書(shū)管理工作規(guī)范化，數(shù)字化，程序化和網(wǎng)絡(luò)化，不斷適應(yīng)工作的需求，這是一個(gè)值得思考的問(wèn)題?？偨Y(jié)以前的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)前的工作要求，對(duì)于如何進(jìn)一步做好文書(shū)檔案的管理工作，本文提出了以下幾點(diǎn)建議。
一、做好文書(shū)檔案管理工作的前提是領(lǐng)導(dǎo)要高度重視
文書(shū)檔案的管理工作分為兩種類型：一種是上級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理：另一種是由本單位內(nèi)部組織產(chǎn)生的文檔管理。無(wú)論是哪種文書(shū)檔案管理都是領(lǐng)導(dǎo)以后開(kāi)展工作的重要依據(jù)之一，因此只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理工作，才能使得文檔管理規(guī)范化，單位每個(gè)部門(mén)都會(huì)形成重視檔案工作的風(fēng)氣，才能在工作中的硬件，軟件等方面提供便利的條件，把檔案管理工作細(xì)致化，對(duì)工作中存在的問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)，認(rèn)真落實(shí)到每個(gè)負(fù)責(zé)人的身上，更好的促進(jìn)管理人員的積極性。因此文書(shū)檔案管理在實(shí)際工作中能發(fā)揮應(yīng)有的作用和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此的高度重視是密不可分的。
二、做好檔案管理工作的基本條件文書(shū)管理要規(guī)范化
文書(shū)檔案管理工作的基本條件就是文書(shū)管理規(guī)范化，公文的種類，格式，處理程序是否規(guī)范嚴(yán)重影響到檔案的管理，尤其是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天，顯得更為重要。提前把文件歸納分類放進(jìn)一個(gè)文檔中。例如；日常的工作中，一定要把文檔鑒別以后分類歸納進(jìn)行編號(hào)等處理，在文件還沒(méi)有完成之前但是經(jīng)過(guò)確定的要做好登記，等相關(guān)的工作完成之后，再分類放入文檔之中。這樣做的目的不僅僅是節(jié)約時(shí)間，減少工作環(huán)節(jié)中出錯(cuò)的現(xiàn)象，更避免了重復(fù)的勞動(dòng)，同時(shí)也是為了保證文書(shū)和文檔的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，還能提高工作效率。
進(jìn)入文檔庫(kù)的所有文檔都要實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，為檔案以后的收集，整理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在接受檔案之前一定要根據(jù)每個(gè)部門(mén)下發(fā)的要求或者通知，明確檔案的范圍，內(nèi)容，要求以及標(biāo)準(zhǔn)等，及時(shí)修改和完善每種檔案的整理細(xì)節(jié)問(wèn)題，保管期限等，以確保收入的文檔及時(shí)歸類，方便以后使用之時(shí)快速找到文檔。
三、文書(shū)檔案管理工作的保障是要有完善的管理制度
文檔工作一體化就是把各檔案部門(mén)比較分散獨(dú)立的文件進(jìn)行分類管理形成一個(gè)有機(jī)的整體進(jìn)行整理。根據(jù)每個(gè)文檔不同的價(jià)值，作用和特點(diǎn)歸類為永久保存或者最終銷(xiāo)毀等。無(wú)論是永久保留還是銷(xiāo)毀都要經(jīng)過(guò)時(shí)間的考驗(yàn)，過(guò)一段時(shí)間以后，沒(méi)有任何價(jià)值的文檔就可以銷(xiāo)毀，但具有永久保存價(jià)值的文檔就要進(jìn)行再次整理，保管和利用。
“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓?！倍臅?shū)檔案管理工作也是如此，沒(méi)有規(guī)范的管理制度約束人們的行為，如何實(shí)施文檔的管理工作。在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的同時(shí)，一定要制定規(guī)范的制度，才能讓每個(gè)工作人員認(rèn)真遵守，學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)“檔案法”和“國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”，并依據(jù)部門(mén)公文管理工作的實(shí)際情況，制定“公文處理實(shí)施辦法”等條例。
文書(shū)檔案庫(kù)應(yīng)把有價(jià)值和重要的文檔資料收入，實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，為檔案的收集，整理工作奠定基礎(chǔ)。在接受檔案的時(shí)候，按照有關(guān)部門(mén)下達(dá)的要求，范圍，內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)等條件，嚴(yán)格整理文檔細(xì)節(jié)，保管時(shí)間等，確保文檔的歸類與分布準(zhǔn)確。
四、文書(shū)檔案管理人員要具備應(yīng)有的素質(zhì)
文檔管理人員所具備的素質(zhì)是檔案工作能夠有序完成的關(guān)鍵所在，只有工作人員在實(shí)際的工作中具備檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到工作的重要性，規(guī)范管理制度等，才能使得文檔管理工作有序的進(jìn)行，更好的為本單位服務(wù)。
4.1文書(shū)檔案管理人員的要求
文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它要求工作人員必須有高度的責(zé)任感，職業(yè)道德，務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，因此文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任感是最基本的條件。不僅如此，文書(shū)管理工作人員還必須具備優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，視野開(kāi)拓和綜合素質(zhì)的提高，才能做好文書(shū)檔案管理的工作。
4.2專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)要繼續(xù)提高
文書(shū)檔案工作首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案的基本知識(shí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，平時(shí)要認(rèn)真的閱讀與檔案有關(guān)的書(shū)籍，例如：《檔案管理基礎(chǔ)》，《檔案管理學(xué)》等書(shū)籍，以便平時(shí)需要之時(shí)能夠查閱，真正做到一邊工作一邊學(xué)習(xí)，在工作的同時(shí)逐漸提高自己的理論知識(shí)水平。
4.3要有高度的工作責(zé)任感
檔案工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的職業(yè)悟性，隨時(shí)把所需要的檔案知識(shí)裝在自己的腦海里，本著對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到檔案工作的細(xì)致化。認(rèn)真按照《辦法》的要求，規(guī)范和科學(xué)的做好每一份文件，并做出科學(xué)的評(píng)估。
五、做好文書(shū)檔案管理還要接受新信息，善于交流經(jīng)驗(yàn)
在工作的同時(shí)，作為一名合格的文檔管理工作人員要不斷的總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，遇到困難或者難以解決的事情，要多請(qǐng)教上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者有經(jīng)驗(yàn)的管理人員，不能單憑自己的冠絕歸納文檔。同時(shí)還應(yīng)強(qiáng)化工作的責(zé)任感和熱情，培養(yǎng)職業(yè)道德，不斷接受外來(lái)的新知識(shí)，擴(kuò)大視野范圍，提高自身的鑒別能力，利用一切學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，互相交流，從而提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。
結(jié)語(yǔ)
文書(shū)檔案工作對(duì)于管理人員的要求非常高，也具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，因此，在工作的同時(shí)要不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，并不斷的提高管理檔案的質(zhì)量和利用率。只要文書(shū)檔案的管理人員多多學(xué)習(xí)，以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，才能使得檔案管理更加的規(guī)范化和科學(xué)化，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理服務(wù);新思路
0 引言
企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成全部檔案的總和，企業(yè)檔案更是展示和記錄著整個(gè)企業(yè)發(fā)展的過(guò)程，并維護(hù)整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)發(fā)展和服務(wù)?？梢钥闯銎髽I(yè)檔案管理在整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目運(yùn)作、市場(chǎng)定位以及市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)方面提供巨大的指導(dǎo)。企業(yè)如何完善檔案管理，能為企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供動(dòng)力支持。
1 企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.1 企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不夠全面
在現(xiàn)階段的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)在如此激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)為了提升自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，都將企業(yè)工作的重心放在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，并將企業(yè)檔案管理工作擺在了企業(yè)的邊緣，由于對(duì)企業(yè)檔案管理沒(méi)有進(jìn)行全面的認(rèn)知和重視。在企業(yè)檔案管理在資金和人員配置上都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)多的投入造成企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)了較多疏忽的地方，檔案丟失、泄密等狀況經(jīng)常出現(xiàn)。
1.2 企業(yè)檔案管理方式和手段相對(duì)落后
國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)檔案管理還是采用手工作業(yè)的方式，在檔案主題中，會(huì)出現(xiàn)不同部門(mén)和單位的資料，但是這些資料如果一起交到檔案館內(nèi)會(huì)出現(xiàn)重復(fù)性，而這手工作業(yè)的方式，檔案館如何進(jìn)行信息的篩選，選取出有價(jià)值的信息，并做好信息資源的合理加工和有效利用，幫助企業(yè)和職工實(shí)現(xiàn)資源共享，成為企業(yè)檔案管理急需解決的問(wèn)題。
此外，部分企業(yè)檔案管理部門(mén)也都引進(jìn)了現(xiàn)代化管理的設(shè)備，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作的處理，但是仍然存在一些基本功能，例如，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及檢索管理等都缺乏綜合處理技術(shù)，特別是在企業(yè)檔案數(shù)量不斷增多的狀況下，技術(shù)的缺乏影響企業(yè)發(fā)展的需求，也極大地的降低企業(yè)檔案的價(jià)值和利用效率。
1.3 檔案的管理人員專業(yè)水平相對(duì)較低
確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展，從主觀上講就是需要專業(yè)化和高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理人員，要求企業(yè)檔案管理人員非常熟悉企業(yè)檔案管理工作。但目前存在一個(gè)問(wèn)題就是，企業(yè)檔案管理人員自身的素質(zhì)不高、知識(shí)層次不高，更缺乏專業(yè)的技能水平，所以，這種狀況下也就制約了我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程和發(fā)展。
2 企業(yè)檔案管理工作的新思路
2.1 提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度
企業(yè)內(nèi)部人員要全面提升對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并了解到企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)生存發(fā)展產(chǎn)生了重要意義。強(qiáng)化和提升企業(yè)檔案管理人員的重要性，增強(qiáng)企業(yè)員工的責(zé)任意識(shí)，明確檔案管理工作是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)員工重要責(zé)任。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面來(lái)講，提升企業(yè)檔案管理工作的重視，做到思想的解放，與時(shí)俱進(jìn)，提升企業(yè)檔案管理工作的效率，用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理方式提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量，構(gòu)建一個(gè)完善的企業(yè)檔案管理體系。
2.2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作檢查考核規(guī)范化
企業(yè)檔案管理的規(guī)范檢查和考核，是確保企業(yè)檔案管理工作順利開(kāi)展的手段，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，檢查和考核工作很容易被忽視。但有效的檔案管理能夠幫助我們避免工作的差錯(cuò)，并結(jié)合我國(guó)檔案管理的需求，制定出一個(gè)適合企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該做好細(xì)致的考慮，對(duì)檔案庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn)以及檔案存放和保管的標(biāo)準(zhǔn)都做出詳細(xì)的解釋。當(dāng)然也需要完善企業(yè)檔案管理檢查和考評(píng)制度，做好檔案專業(yè)部門(mén)檢查和考評(píng)工作以及企業(yè)內(nèi)部管理工作的考評(píng)。
2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案管理制度
在檔案管理工作開(kāi)展中，想要實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為企業(yè)檔案各項(xiàng)工作提供充足的便利，需要做好企業(yè)檔案管理制度的建立和完善，在標(biāo)準(zhǔn)化制度的保證下為企業(yè)檔案管理工作指明方向。企業(yè)檔案管理部門(mén)在處理電子文件時(shí)，需要積極地尋求企業(yè)各個(gè)科室和部門(mén)的幫助，讓他們對(duì)檔案管理工作提出支持。同時(shí)建立一個(gè)完善、科學(xué)、有效的企業(yè)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，在企業(yè)電子文件資源遞交過(guò)程中，采用更有效的管理方式，也做到嚴(yán)格按照自動(dòng)化的規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，這種狀況下也確保了企業(yè)電子文件處理工作的有效進(jìn)行。
當(dāng)然在制定企業(yè)檔案管理制度和系統(tǒng)時(shí)，在對(duì)企業(yè)軟件選取過(guò)程中，要選取一些兼容性和應(yīng)用性好的軟件，做好軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范工作。
2.4 提升企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)
具備較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)檔案工作人員，對(duì)企業(yè)檔案管理和建設(shè)工作的開(kāi)展尤為重要。因此，健全企業(yè)檔案管理建設(shè)隊(duì)伍，做好企業(yè)檔案工作人員的有關(guān)培訓(xùn)工作，讓企業(yè)檔案工作人員能夠更加熟練的掌握企業(yè)檔案管理的有效制度、流程和計(jì)算機(jī)操作以及軟件開(kāi)發(fā)和維護(hù)等技術(shù)。同時(shí)企業(yè)更是要在給予企業(yè)檔案管理人員更好的薪酬待遇，幫助企業(yè)員工檔案管理人員做好培訓(xùn)工作，吸引更多優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。
3 小結(jié)
企業(yè)檔案工作的開(kāi)展，其目的就是為了確保企業(yè)高速的發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)，但目前我國(guó)企業(yè)檔案管理工作還存在較多的不足，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分意識(shí)到檔案管理工作在整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著重要作用，我們也只有選擇不斷適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展形勢(shì)，適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展需求，健全我國(guó)企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，全面推動(dòng)企業(yè)今后有序健康的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：病例檔案；管理；問(wèn)題；改進(jìn)建議
病例檔案中的數(shù)據(jù)、資料和記錄對(duì)于醫(yī)院的科研、教育、診療、護(hù)理等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行尤為關(guān)鍵，一旦發(fā)生遺失則會(huì)給醫(yī)院的臨床試驗(yàn)、事故分析、醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等工作帶來(lái)較大困難，同時(shí)隨著改革的不斷進(jìn)行、患者及其家屬維權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，提高病例檔案的管理水平也成為了醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容[1]。本文具體分析了我院檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題及其產(chǎn)生的原因，并提出了針對(duì)性的改進(jìn)措施，旨在提升我院的病例檔案管理水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，現(xiàn)具體綜述如下。
1 病例檔案管理中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生原因
我院在近年來(lái)的醫(yī)療配套基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善、醫(yī)療水平不斷提升，然而病例檔案的管理中仍存在以下問(wèn)題，現(xiàn)將具體的問(wèn)題及產(chǎn)生原因作如下歸納[2]。
1.1 檔案積壓
（1）具體表現(xiàn)：病例檔案缺乏有效的利用，相關(guān)記錄、數(shù)據(jù)和資料歸檔后直接被捆綁置于相應(yīng)的分類庫(kù)中而長(zhǎng)時(shí)間擱置形成死檔案，調(diào)取非常困難。
（2）原因：管理手段相對(duì)滯后、未能建立電子檔案并實(shí)現(xiàn)信息化管理、缺乏信息搜索平臺(tái)，人工操作導(dǎo)致工作效率低下，資料調(diào)取過(guò)程費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因此病例檔案的利用率極低，這也在一定程度上限制了醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。
1.2 缺乏專業(yè)管理
（1）具體表現(xiàn)：管理人員不能勝任檔案管理中的相關(guān)工作，如資料收集不全、難以準(zhǔn)確分類、無(wú)法按照規(guī)定編號(hào)等。
（2）原因：缺乏專業(yè)的管理人才、缺乏對(duì)于相關(guān)管理人員進(jìn)行有效的上崗培訓(xùn)。
1.3 檔案記錄不規(guī)范
（1）具體表現(xiàn)：部分檔案記錄的內(nèi)容缺失、過(guò)程簡(jiǎn)略、漏填事項(xiàng)，使檔案的可信度、真實(shí)性降低；部分診斷記錄中的癥狀記錄不全、判斷依據(jù)片面、邏輯不清、語(yǔ)句不通；部分記錄難以辨識(shí)、涂改較多、字跡模糊、顏色不一、補(bǔ)記現(xiàn)象普遍，難以確保記錄的同步性；部分文件未嚴(yán)格按照規(guī)定書(shū)寫(xiě)，漏簽時(shí)間、名字情況較多。
（2）原因：一方面是由于記錄者的態(tài)度不夠認(rèn)真、專業(yè)知識(shí)水平有限，另一方面和缺乏有效的管理、審計(jì)體系有關(guān)。
1.4 檔案損壞和遺失
（1）具體表現(xiàn)：部分檔案由于存放時(shí)間較長(zhǎng)、存放環(huán)境較差，常常容易出現(xiàn)腐蝕、霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀損壞等情況，導(dǎo)致無(wú)法使用；而部分資料則在調(diào)取后由于各種原因未能歸檔保存而造成檔案的遺失。
（2）原因：檔案室缺乏溫濕度調(diào)節(jié)裝置、定期清潔消毒，因此使?jié)穸冗^(guò)大滋生細(xì)菌、真菌和蛀蟲(chóng)；由于缺乏專門(mén)的病例檔案調(diào)閱登記、歸檔管理制度，因此無(wú)法記錄調(diào)檔人的信息并完成及時(shí)歸檔，造成部分資料遺失。
2 如何提升病例檔案的管理水平
上文已經(jīng)對(duì)我院病例檔案管理中出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題及其產(chǎn)生原因進(jìn)行了較為全面的歸納和分析，本部分特針對(duì)以上問(wèn)題的產(chǎn)生原因提出了相關(guān)的改進(jìn)建議。
2.1 建立電子檔案和信息搜索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)病例檔案的充分利用
將相關(guān)資料和檔案進(jìn)行編號(hào)后輸入電子表格中建立電子檔案，建立信息化管理體系并搭建信息搜索操作平臺(tái)，使調(diào)檔人通過(guò)搜索編號(hào)即可獲取檔案的具體內(nèi)容、存放位置，從而提高了資料調(diào)取的效率，如用C表示腫瘤患者，T表示治療方案，具體日期當(dāng)天的治療記錄，通過(guò)這種搜索、調(diào)檔方式可簡(jiǎn)化調(diào)檔流程、提高醫(yī)師調(diào)檔的積極性和檔案的利用率，從而使醫(yī)院的科研實(shí)驗(yàn)得到更多的數(shù)據(jù)支持，給臨床的治療和護(hù)理提供更多的參考經(jīng)驗(yàn)[3]。
2.2 專人管理、專業(yè)培訓(xùn)
加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)療實(shí)習(xí)人員的檔案管理培訓(xùn)和專業(yè)人才儲(chǔ)備，并規(guī)定由專人負(fù)責(zé)醫(yī)院病例檔案的管理任務(wù)，在上崗前應(yīng)對(duì)管理人進(jìn)行較為系統(tǒng)的培訓(xùn)，內(nèi)容包括病例檔案管理的重要性、病例檔案管理的主要任務(wù)和內(nèi)容、病例檔案管理人員的職責(zé)、管理人員的職業(yè)技能（如資料的收集、分類、編號(hào)和保存等專業(yè)培訓(xùn)），并在通過(guò)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)考核的情況下方能上崗管理，而管理人員還應(yīng)接受1年/次的定期的考核。
2.3 建立檔案記錄和審計(jì)制度、加強(qiáng)醫(yī)療人員的職業(yè)培訓(xùn)
（1） 醫(yī)療人員的工作態(tài)度不夠認(rèn)真、專業(yè)知識(shí)掌握水平有限是造成記錄不規(guī)范情況的重要原因，在管理層面上應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療人員的職業(yè)培訓(xùn)（包括職業(yè)道德和專業(yè)知識(shí)兩個(gè)方面），通過(guò)職業(yè)道德培訓(xùn)，可促使醫(yī)療人員了解醫(yī)療職業(yè)的崇高性和重要性，從而起到端正的工作態(tài)度的效果，可有效避免漏寫(xiě)、簡(jiǎn)寫(xiě)、記錄失誤；而通過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，則能促使診斷醫(yī)師對(duì)于患者的癥狀、病史等資料進(jìn)行全面、客觀的評(píng)價(jià)，并找到可靠的判斷依據(jù)，使病例記錄具有可追溯性和可靠性[4]。
（2） 另一方面，由于缺乏統(tǒng)一的記錄標(biāo)準(zhǔn)和審計(jì)監(jiān)管，也使得不規(guī)范的記錄情況頻頻發(fā)生，將醫(yī)院診斷報(bào)告、治療方案、護(hù)理計(jì)劃等的具體記錄格式（如診斷記錄中要求必須記錄患者的病史、癥狀、檢查結(jié)果、確診依據(jù)等）、記錄要素（日期、記錄人）、書(shū)寫(xiě)要求（及時(shí)性、有效性、真實(shí)性、同步性等）均作明確的規(guī)定并建立病例檔案記錄標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，并由護(hù)士長(zhǎng)、院長(zhǎng)、主任醫(yī)師等組成審計(jì)小組1月/次按照規(guī)程中的要求對(duì)記錄進(jìn)行審計(jì)、檢查、修正，可明顯提升記錄的規(guī)范性[5]。
2.4 檔案室良好環(huán)境的保持
在檔案室中增加通風(fēng)裝置并進(jìn)行溫濕度監(jiān)控，控制檔案室的濕度在30%～60%、溫度在18℃～25℃間，在此溫濕度條件下則不容易使紙質(zhì)檔案受潮、霉變；另外也應(yīng)對(duì)檔案室進(jìn)行周期性的清潔和消毒以避免細(xì)菌滋生，清潔劑主要為純化水，而消毒劑則為75%的乙醇，周期清潔和消毒可保證檔案室相對(duì)的無(wú)菌環(huán)境和檔案不受破壞[6]。
2.5 建立檔案調(diào)取登記、歸檔制度
為避免檔案遺失情況的發(fā)生，通過(guò)記錄調(diào)取檔案的信息（檔案類型、借閱用途、調(diào)檔日期）、調(diào)檔人的信息（科室、姓名），規(guī)定歸檔日期在3天以內(nèi)等措施，能夠明確借閱人信息和歸還時(shí)間，這樣可以有效的控制檔案遺失情況的出現(xiàn)。
3 總結(jié)
在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，檔案積壓（檔案利用率低下）、缺乏專人管理、記錄過(guò)程不夠規(guī)范、檔案損壞和遺失等情況較為常見(jiàn)，而通過(guò)建立電子檔案和信息搜索平臺(tái)、建立專人管理和上崗培訓(xùn)制度、建立檔案記錄和審計(jì)制度、加強(qiáng)醫(yī)療人員的職業(yè)培訓(xùn)、建立檔案調(diào)取登記、歸檔制度、檔案室溫濕度監(jiān)控及定期清潔消毒制度等管理措施，能夠有效提升我院對(duì)于病例檔案的管理水平，值得實(shí)踐。
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一、醫(yī)療檔案管理模式變革的迫切性
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快，相應(yīng)對(duì)醫(yī)療檔案管理工作也提出了新的要求。舊的、落后的手工管理和簡(jiǎn)單的檔案系統(tǒng)管理模式，已經(jīng)無(wú)法解決當(dāng)今醫(yī)療檔案管理工作面臨的各種困難。一方面現(xiàn)在的醫(yī)療檔案記錄已經(jīng)不再是只包括病情的單一記錄，而是上升成一種既包含生理健康也包含心理健康的綜合的全面的記錄，同時(shí)也不同以前只是為醫(yī)院內(nèi)部管理提供信息資源，更重要的是被作為法律證據(jù)和保險(xiǎn)賠付等的依據(jù)。另一方面，我國(guó)在近幾年積極推進(jìn)農(nóng)村合作醫(yī)療體系的建設(shè)，隨著納入合作醫(yī)療體系人數(shù)的增加，醫(yī)療檔案信息的數(shù)量也急劇上升。傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨更大的挑戰(zhàn)。這種情況的存在更加要求淘汰舊的醫(yī)療檔案管理模式。
二、醫(yī)療檔案的有效開(kāi)發(fā)利用
醫(yī)療檔案管理工作是醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，不可代替。而醫(yī)療檔案信息的有效開(kāi)發(fā)利用不僅可以推動(dòng)醫(yī)療技術(shù)進(jìn)步，而且可以促進(jìn)整個(gè)醫(yī)療服務(wù)體系和醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)療檔案管理工作的重中之重就是研究如何最大限度地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化共享。然而在實(shí)際工作中，一些醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平很低，還停留在落后的手工收集整理和利用過(guò)于簡(jiǎn)單的檔案檢索工具開(kāi)展工作，這就給整個(gè)管理和利用工作帶來(lái)不利。由此可見(jiàn)，在日常工作中應(yīng)積極探索如何進(jìn)行醫(yī)療檔案利用的研究，找到最有效的方式，進(jìn)一步整體優(yōu)化醫(yī)療檔案利用工作，實(shí)現(xiàn)利用率的有效提高。
（一）有針對(duì)性地整理檔案信息資源。沒(méi)有被整理歸納的醫(yī)療檔案信息是不完整的，通常不能滿足人們的利用需要。在這種情況下，檔案工作者可以選某個(gè)專題，把多種醫(yī)療檔案信息整合起來(lái)，以方便人們查詢使用。另外針對(duì)存在的大量檔案信息，應(yīng)該學(xué)會(huì)篩選比較后再整理歸納。把精華的部分匯編成冊(cè)，這樣可以更加有效地利用檔案信息資源。
（二）積極探索開(kāi)發(fā)利用醫(yī)療檔案的經(jīng)濟(jì)效益。通常情況下，我們只注重醫(yī)療檔案信息的積累，而往往容易忽略檔案信息和本地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的聯(lián)系，以至于整理出的有價(jià)值的信息不能被諸如企事業(yè)單位的科研和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所利用。無(wú)法產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。因此檔案管理工作者要在日常工作中緊密關(guān)注當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)文化等方面的發(fā)展進(jìn)程，及時(shí)了解社會(huì)需求。在關(guān)鍵的時(shí)候能夠把醫(yī)療檔案中所包含的信息和現(xiàn)實(shí)生活中獲取的經(jīng)濟(jì)信息有機(jī)地結(jié)合起來(lái)；另外，在這個(gè)過(guò)程中要懂得平衡處理醫(yī)療檔案保密與開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系。
三、現(xiàn)代化的數(shù)字化檔案管理體系
在現(xiàn)有傳統(tǒng)管理模式下，大量且種類繁多的醫(yī)療檔案信息長(zhǎng)期無(wú)序地存放，想要做到跟蹤管理和共享查閱變得幾乎不可能。處在目前的環(huán)境條件下，數(shù)字化檔案管理體系使一切變得可能。數(shù)字化檔案管理體系，不僅可以將數(shù)據(jù)直接歸檔，而且還可以用掃描的方式錄入信息，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)與數(shù)字通信技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，形成結(jié)構(gòu)體系的最優(yōu)化，使醫(yī)療檔案的現(xiàn)代化管理工作進(jìn)一步提升。
現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展，使利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文件管理成為新的發(fā)展方向，同時(shí)也為檔案管理工作創(chuàng)造了新環(huán)境，現(xiàn)在，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)療檔案管理工作的醫(yī)院越來(lái)越多，那么電子計(jì)算機(jī)技術(shù)如何在醫(yī)療檔案管理工作中發(fā)揮作用，主要包含以下幾個(gè)方面：一是可以有效管理多媒體檔案。在診療過(guò)程中產(chǎn)生的多媒體信息，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以對(duì)其進(jìn)行處理，方便醫(yī)生和患者直觀地查看。二是可以自動(dòng)進(jìn)行立卷和統(tǒng)計(jì)分析。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)立卷統(tǒng)計(jì)的速度不僅快，而且更加準(zhǔn)確。三是可以根據(jù)查閱者的要求自動(dòng)檢索信息，計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅可以對(duì)存儲(chǔ)在內(nèi)的信息進(jìn)行整理，而且可以按照不同的要求自動(dòng)編制各種目錄，方便查閱信息。四是可以對(duì)醫(yī)療檔案的數(shù)量、內(nèi)容以及使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。這樣方便了檔案工作者及時(shí)了解信息的利用頻率，有助于其在日常工作中總結(jié)出好的規(guī)律，更好地服務(wù)于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。
（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是基于全面有效的對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行管理，使企業(yè)檔案信息能夠更好的為企業(yè)管理工作服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展積累資料。對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，我們首先要提升企業(yè)檔案信息管理人員的整體素質(zhì)。檔案信息管理人員的素質(zhì)關(guān)系著整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)，只有人員素質(zhì)提高了，企業(yè)檔案信息的管理才能有條不紊的進(jìn)行。其次，對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，我們還要建立科學(xué)的檔案信息模式，使之標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。只有在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中建立科學(xué)的檔案管理模式，才有可能使企業(yè)的檔案管理流程順利進(jìn)行，使企業(yè)工作正常運(yùn)作。
（二）企業(yè)檔案信息的整合與利用
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理存在著很多的不足：對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠深刻、檔案管理工作不夠完善、檔案管理人員素質(zhì)較低、對(duì)檔案管理工作不夠重視等。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的深入改革，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨使企業(yè)的檔案信息得到了最完善的整合和最大的利用。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，開(kāi)發(fā)檔案資源，使之為現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理服務(wù)，為企業(yè)盈利最大化服務(wù)。現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)量不僅數(shù)據(jù)量大，內(nèi)容繁雜，而且涉及面較廣，分類不科學(xué)，傳統(tǒng)的手寫(xiě)式或卡片式的檔案管理方式已落后于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。而大數(shù)據(jù)是繼云計(jì)算、聯(lián)網(wǎng)之后的一次技術(shù)上的革新，它能夠?qū)⒋罅康膹?fù)雜的資料進(jìn)行分類歸納整合，使企業(yè)檔案信息得到很好的利用。
二、企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)不是一蹴而就而是一個(gè)長(zhǎng)期、變化的過(guò)程，它不僅要與企業(yè)之間找到合適的契合點(diǎn)，還要有利于企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，因此建立企業(yè)檔案制度應(yīng)注重以下幾方面：
第一，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的制度需要企業(yè)在檔案信息管理的過(guò)程中提高認(rèn)識(shí)，任何文化都是靠人創(chuàng)造的，在企業(yè)檔案信息管理中，只有增強(qiáng)人們的檔案文化意識(shí)，才能全面發(fā)展企業(yè)檔案文化的作用，才能更好的進(jìn)行企業(yè)檔案文化的整體規(guī)劃，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展服務(wù)。
第二，除要有掌握檔案管理知識(shí)的人才外，還需要具有多方面知識(shí)的復(fù)合型能才，包括具有計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、外語(yǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、保密技術(shù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的專業(yè)知識(shí)等企業(yè)配置檔案管理人員時(shí)必須考慮到的。
第三，從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的制度。企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)是企業(yè)整體制度建設(shè)的一部分，因此，企業(yè)的檔案管理制度的建設(shè)不僅要符合企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，還要與企業(yè)整個(gè)制度建設(shè)相符。這就要求企業(yè)在制定檔案管理制度的時(shí)候要從企業(yè)的整體狀況和檔案管理的真實(shí)情況出發(fā)。
第四，建立相關(guān)的職能部門(mén)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的制度。企業(yè)的檔案管理關(guān)系著企業(yè)檔案信息的優(yōu)化配置和最大限度地開(kāi)發(fā)，因此，企業(yè)在建立企業(yè)檔案管理制度之前可以成立相關(guān)的職能部門(mén)。企業(yè)檔案管理職能部門(mén)的成立不僅可以使企業(yè)的檔案管理科學(xué)化，還可以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
三、企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新
（一）體制和模式的創(chuàng)新的含義
企業(yè)檔案管理體制和模式創(chuàng)新是指企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中，從體制和模式的探索階段開(kāi)始，到制定、執(zhí)行階段都有所創(chuàng)新，而且這種創(chuàng)新是符合科學(xué)并行之有效的。企業(yè)檔案管理體制和模式創(chuàng)新是企業(yè)文化創(chuàng)新的一部分，運(yùn)用得當(dāng)時(shí)對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)有很大的助力。
（二）體制和模式的創(chuàng)新的必要性
一方面，企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新是由企業(yè)檔案管理的改革決定的。一個(gè)企業(yè)的檔案是企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)，是企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地的重要信息。企業(yè)的檔案管理從企業(yè)創(chuàng)建之初就已經(jīng)成立，直至企業(yè)結(jié)束，因此，企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的地位。另一方面，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展也要求企業(yè)進(jìn)行體制和模式的創(chuàng)新?，F(xiàn)代企業(yè)正在蓬勃發(fā)展，如果企業(yè)的檔案模式還停留在以前老舊的模式上，企業(yè)的檔案管理模式不能有所創(chuàng)新有所改變，那么企業(yè)的發(fā)展勢(shì)必受阻。
（三）企業(yè)如何進(jìn)行檔案管理體制和模式的創(chuàng)新
首先，要進(jìn)行企業(yè)檔案管理體制和模式的創(chuàng)新，就要求企業(yè)檔案管理工作者必需具備創(chuàng)新意識(shí)。想法是行動(dòng)的先鋒，沒(méi)有想法就無(wú)法行動(dòng)，因此企業(yè)要進(jìn)行檔案管理體制和模式的創(chuàng)新，就必須要有創(chuàng)新意識(shí)。
其次，要進(jìn)行企業(yè)檔案管理方面的創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息化的時(shí)代，企業(yè)檔案的管理要利用信息化的途徑使企業(yè)檔案信息的管理電子化，在節(jié)省空間的同事提升管理效率，為企業(yè)帶來(lái)更大的效益。
最后，還要進(jìn)行企業(yè)檔案管理功能的創(chuàng)新。這里的管理功能的創(chuàng)新是指在信息化的基礎(chǔ)上，是企業(yè)信息管理更加便捷化，例如在信息登記階段新增審核功能，一邊更好的理解企業(yè)人員；在查詢?yōu)g覽階段新增添加功能，及時(shí)更新檔案信息；在檔案調(diào)取階段新增聯(lián)系功能，時(shí)時(shí)了解員工動(dòng)態(tài)，填補(bǔ)企業(yè)檔案管理方面的漏洞。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案，規(guī)范管理，信息資源，有效利用
機(jī)關(guān)檔案真實(shí)記錄了機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作，因此，這個(gè)地區(qū)的各種事業(yè)的發(fā)展情況必將以此為依據(jù)。近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)始終處于高速發(fā)展的狀態(tài)，社會(huì)也在不斷向前進(jìn)步著，我們的檔案管理工作也必將隨之發(fā)生一系列的改變。當(dāng)前，檔案的數(shù)量與日俱增，檔案的內(nèi)容和形式日趨豐富，服務(wù)對(duì)象的范圍也在逐步擴(kuò)大。為此，怎樣提升機(jī)關(guān)檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。本文就機(jī)關(guān)檔案管理的工作實(shí)際，淺談以下機(jī)關(guān)檔案如何加強(qiáng)規(guī)范管理，檔案信息資源如何才能獲得有效利用。
一、有效利用檔案信息資源的重要性。
通過(guò)以往的工作經(jīng)歷，我們可以認(rèn)識(shí)到，檔案管理是一種服務(wù)工作，這種工作需要長(zhǎng)期進(jìn)行，檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出了檔案管理的價(jià)值和作用。
1、檔案工作的服務(wù)職能主要是通過(guò)檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出來(lái)的。論文參考。整個(gè)檔案管理工作需要足夠的人力、財(cái)力和物力來(lái)收集、整理、歸檔、保存和管護(hù)大量繁雜的信息和數(shù)據(jù)，在檔案管理的過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的及時(shí)收集和安全保存，更重要的是，他還能為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)，這也是檔案管理工作所起的最重要的作用。要讓檔案管理工作更加具有生機(jī)和活力，只能是將檔案管理工作的服務(wù)職能充分發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。
2、對(duì)檔案管理工作的檢驗(yàn)主要就是通過(guò)檔案信息資源的有效利用情況體現(xiàn)出來(lái)的。要對(duì)檔案工作人員的管理工作和取得的成績(jī)進(jìn)行衡量檢測(cè)，檔案信息資源的利用情況是說(shuō)明這一問(wèn)題的最佳途徑。進(jìn)行歸檔的檔案資料是否齊全，是否系統(tǒng)，質(zhì)量如何，庫(kù)藏和檢索情況如何，都會(huì)對(duì)檔案信息資源的有效利用產(chǎn)生影響。所以，利用檔案信息資源的有效利用情況，就可以對(duì)檔案管理工作是否能夠貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行很好的檢驗(yàn)。
3、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用這一目標(biāo)，可以很好的拖動(dòng)檔案管理工作的提升和改進(jìn)。經(jīng)過(guò)對(duì)檔案信息資源的有效利用情況的調(diào)查收集，可以決定是否要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行提升和改進(jìn)以及如何進(jìn)行檔案管理工作的提升和改進(jìn)。根據(jù)機(jī)關(guān)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，當(dāng)保存的檔案材料超過(guò)保存期限時(shí)，必須對(duì)這部分檔案進(jìn)行鑒定，來(lái)決定是銷(xiāo)毀這部分檔案還是繼續(xù)保存這部分檔案。在進(jìn)行鑒定的時(shí)候，要考慮到很多因素，其中，對(duì)檔案價(jià)值的判定，并且找到對(duì)應(yīng)的檔案信息資源的有效利用情況作為依據(jù)，是進(jìn)行鑒定的時(shí)候必須要考慮到的最重要的因素，因?yàn)檫@些內(nèi)容對(duì)檔案的鑒定工作是有利的，也能對(duì)檔案規(guī)范管理的良好發(fā)展起到促進(jìn)作用。論文參考。
二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施。
1、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的基礎(chǔ)前提是抓好公文制發(fā)。公文用紙以及對(duì)文件進(jìn)行的排版和文件的裝訂質(zhì)量必須保證按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；文件的辦理過(guò)程必須按標(biāo)準(zhǔn)程序來(lái)實(shí)施；確定要進(jìn)行存檔的文件必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明。
2、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的關(guān)鍵步驟是要抓好文件的歸檔。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理利用價(jià)值的最大化、檢索利用便捷化和案卷的完整化，加強(qiáng)檔案的規(guī)范管理是必須的，要實(shí)現(xiàn)上面的所有目標(biāo)，文件的歸檔就是其關(guān)鍵的步驟，在這一過(guò)程中，必須始終貫徹“以本單位形成文件為主”這一工作原則。辦文人員的歸檔意識(shí)需要進(jìn)一步增強(qiáng)，檔案的時(shí)效性要有更好的把握，要確保保存檔案的完整性，并且重點(diǎn)是要明確對(duì)文件和資料進(jìn)行分類歸檔。貫徹好“以本單位形成文件為主”這一工作原則之外，為了保證檔案的利用價(jià)值，檔案全宗的完整性需要引起足夠的重視。
3、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)就是要抓好案卷的整理工作。在檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，案卷整理這一環(huán)節(jié)需要耗費(fèi)大量的人力和較多的時(shí)間，但是對(duì)檔案的最終形成以及將來(lái)的開(kāi)發(fā)利用，他都起著至關(guān)重要的作用。歸檔的案卷不經(jīng)過(guò)專業(yè)、細(xì)致的整理，最終形成的檔案就不是規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的，將來(lái)對(duì)其進(jìn)行使用的時(shí)候，它就不可能提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的信息資源。案卷整理要以有利于分類和檢索作為出發(fā)點(diǎn)，要按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的相關(guān)要求，將檔案整理方法進(jìn)行進(jìn)一步的改進(jìn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，可以盡量實(shí)行電子檔案目錄錄入和啟動(dòng)檔案全文掛接工作，有利于檔案資源的有效利用。
4、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的最佳途徑就是要抓好檔案的查閱或借閱這一服務(wù)環(huán)節(jié)。首先，要建立健全檔案查閱或借閱的主體審核機(jī)制。制作出規(guī)范詳細(xì)的“檔案查閱或借閱申請(qǐng)表”，查閱或借閱檔案的人員在接觸檔案之前必須填寫(xiě)“申請(qǐng)表”，在經(jīng)過(guò)相關(guān)科室審核后，按照相關(guān)科室的審核意見(jiàn)，檔案室工作人員為查閱或借閱檔案的人員提供服務(wù)，這樣，加強(qiáng)了對(duì)檔案信息資源利用的統(tǒng)籌管理。其次，檔案的查閱或借閱要實(shí)行嚴(yán)格登記管理制度，同樣需要制作出規(guī)范詳細(xì)的“檔案查閱或借閱登記表”，查閱或借閱的人員在接觸檔案前，要在“登記表”中詳細(xì)寫(xiě)明：查閱或借閱人員的單位、姓名、查閱或借閱時(shí)間、檔案的盒號(hào)、保管期限、案卷或文件題名等各種信息，并在相應(yīng)的表格欄目中準(zhǔn)確填寫(xiě)好利用目的，進(jìn)一步提高了檔案信息資源利用過(guò)程的管理明細(xì)化程度；最后，對(duì)檔案信息資源的利用效果要進(jìn)行及時(shí)的跟蹤反饋，查閱或借閱檔案的人員在使用完檔案后，在歸還所借檔案時(shí)，及時(shí)的辦理相應(yīng)的歸還手續(xù)，在上面所說(shuō)的“登記表”中的相應(yīng)欄目處填寫(xiě)利用效果，有利于后期的跟蹤服務(wù)，同時(shí)，還要及時(shí)的進(jìn)行電話回訪，進(jìn)一步完善檔案信息資源有效利用效果的反饋機(jī)制。論文參考。
5、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的保障措施就是要抓好安全工作這一重要環(huán)節(jié)。要加強(qiáng)排點(diǎn)設(shè)施設(shè)備，避免安全事故的發(fā)生，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有可能出現(xiàn)問(wèn)題或隱患的地方時(shí)，應(yīng)采取一定的措施，及時(shí)的予以整改，避免各種影響檔案安全的安全事故的發(fā)生。為確保檔案資料的安全和萬(wàn)無(wú)一失，在對(duì)檔案進(jìn)行收集、保管、利用、保存和設(shè)備管理等的各項(xiàng)工作要按照規(guī)范嚴(yán)格做好，檔案管理的各項(xiàng)工作制度要逐步的建立健全，要有專人負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和各種登記的工作，要明確責(zé)任到人，制定的措施要實(shí)施到位。
6、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作需要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心和使命感。要讓檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，增強(qiáng)他們的責(zé)任心和使命感。要讓檔案工作人員認(rèn)識(shí)到，案卷中的一頁(yè)薄紙就可能左右著領(lǐng)導(dǎo)的決策，就可能改變一個(gè)人的命運(yùn)，或者影響一個(gè)重要工程能否順利完工，所以檔案工作人員的工作是神圣的，是崇高的，值得我們引以為豪。
檔案工作記錄了歷史，傳承了文明，為社會(huì)提供服務(wù)，為人民進(jìn)行造福，由此可見(jiàn)，檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。檔案事業(yè)也是一種崇高的事業(yè)，黨和國(guó)家的發(fā)展離不開(kāi)檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，在實(shí)際工作中，檔案工作人員要將自己的工作職責(zé)履行好，將自身的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用貢獻(xiàn)出自己的力量。
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關(guān)鍵詞：水利系統(tǒng)；檔案管理；建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2015）005-000-02
一、引言
水利系統(tǒng)作為新農(nóng)村建設(shè)的重要一環(huán)，在保障居民生活，提高居民生活質(zhì)量方面有著不可替代的作用。對(duì)于一些地理位置特殊的農(nóng)村，復(fù)雜的地形，眾多河流和湖泊，多變的氣候，都使得當(dāng)?shù)氐牡谭?，水?kù)，河壩等多種類型的水利工程對(duì)于防洪，排澇，抗旱等發(fā)揮了較大的作用。水利系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)合理的防汛方針，認(rèn)真貫徹落實(shí)，同時(shí)在面對(duì)自然災(zāi)害時(shí)努力拼搏，頑強(qiáng)奮斗；通過(guò)科學(xué)的調(diào)度和認(rèn)真務(wù)實(shí)的態(tài)度取得抗災(zāi)過(guò)程的勝利；從而做到從水利工程出發(fā)，維護(hù)新農(nóng)村的經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。
而水務(wù)檔案管理作為水利系統(tǒng)種種方案和措施的文字，圖片等記錄，為后期的水利系統(tǒng)發(fā)展和完善打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，如何規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化的有效保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮水務(wù)檔案管理的重要作用，科學(xué)合理的檔案管理刻不容緩。本文從制度，施行和后期總結(jié)等方面出發(fā)，新農(nóng)村水務(wù)檔案管理的探討。
二、水利檔案管理制度的完善和改進(jìn)是建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的前提
一般而言，完善的水利檔案管理制度必須包括以下幾個(gè)方面：
1.檔案室的管理需要和限制：對(duì)于檔案室應(yīng)當(dāng)做到，始終保持檔案室的整潔和衛(wèi)生狀況，防止因?yàn)榛馂?zāi)，潮濕，塵土，強(qiáng)光照射，高溫，蟲(chóng)害和鼠患以及盜竊等形成的對(duì)檔案原件的損壞。檔案室內(nèi)部應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格禁止對(duì)于其他物件的存放，做到一室一用。同時(shí)，管理人員要注意出入時(shí)要將檔案室的電子設(shè)備全部關(guān)閉，同時(shí)注意關(guān)門(mén)落鎖。
2.檔案室的檔案保密準(zhǔn)則：如果工作人員要進(jìn)入檔案室，必須攜帶相關(guān)的證件和身份資格證明，通過(guò)審查后，到指定的鑰匙存放地點(diǎn)取出要查閱的檔案所在檔案室的鑰匙；如果是內(nèi)部文件，必須出示上級(jí)批注以及該工作與檔案的密切關(guān)系證明。
3.檔案室的借閱準(zhǔn)則：一般情況下，檔案室的資料查閱要在管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，只能閱讀有批準(zhǔn)資格的檔案部分，不得外借。不準(zhǔn)對(duì)任何檔案進(jìn)行毀損和復(fù)制。如有需要將檔案外帶或復(fù)制，必須經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)。
4.檔案的鑒定和銷(xiāo)毀：工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)準(zhǔn)則和規(guī)章制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，如發(fā)現(xiàn)過(guò)期檔案應(yīng)該按時(shí)進(jìn)行登記造冊(cè)，向上級(jí)打銷(xiāo)毀報(bào)告，批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。毀損過(guò)程仍然要注意確保保密，不使檔案外泄。
這樣完善的檔案管理制度，能夠保證社會(huì)主義新農(nóng)村的水務(wù)建設(shè)時(shí)時(shí)刻刻有據(jù)可查，且所查內(nèi)容真實(shí)可信，工作內(nèi)容不會(huì)泄漏。這對(duì)水務(wù)檔案的管理人員提出了比較高的要求：首先，管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到農(nóng)村水務(wù)檔案管理對(duì)于村民生活的密切關(guān)系和重要作用，強(qiáng)化保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。更新觀念，從而實(shí)現(xiàn)水務(wù)檔案管理的多層次管理和制度的嚴(yán)格遵守。其次，要對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技巧進(jìn)行培訓(xùn)，保證其能夠?qū)n案進(jìn)行定期審查和養(yǎng)護(hù)。同時(shí)充分提高其對(duì)信息的駕馭能力和道德意識(shí)，從而防止監(jiān)守自盜的情況發(fā)生。
三、水務(wù)檔案管理與其它技術(shù)部門(mén)的密切配合是建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的保障
水務(wù)檔案管理是對(duì)社會(huì)主義新農(nóng)村的水利建設(shè)的準(zhǔn)備和改進(jìn)工作的支持，其和工程管理部門(mén)，其他技術(shù)人員，甚至是上級(jí)部門(mén)的配合程度都會(huì)極大的影響水利工程的正常運(yùn)行。因此，應(yīng)當(dāng)從以下角度加強(qiáng)水務(wù)管理部門(mén)和他人的配合工作：
1.水務(wù)檔案管理部門(mén)與工程管理部門(mén)的配合：水利工程屬于社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)工程的一種，因此水務(wù)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)服從于工程管理部門(mén)。在工程計(jì)劃開(kāi)始施行之后，確定本檔案管理部門(mén)的的管理范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。在工程的圖紙完善和審查時(shí)積極參與，從檔案管理的角度提出對(duì)專業(yè)資料格式和內(nèi)容的具體意見(jiàn)，做好保障工作。工程預(yù)驗(yàn)收的時(shí)候，檔案室的管理人員應(yīng)當(dāng)參與進(jìn)去，通過(guò)信息審核系統(tǒng)，查看文件材料數(shù)據(jù)的真實(shí)性，工程項(xiàng)目的完善性，資料整理的規(guī)范性，從而確保各單位竣工檔案的編制合理合格，施工職責(zé)劃分明確。檢出過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)立即向工程管理部門(mén)匯報(bào)，要求按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整改，以便整體工程的歸檔能夠達(dá)到預(yù)期要求。
2.水務(wù)檔案管理部門(mén)與技術(shù)部門(mén)的配合：在一個(gè)完善的水利工程中，檔案人員主要負(fù)責(zé)歸檔的制度制定和審核，而技術(shù)人員則是形成該檔案的中堅(jiān)力量。水利工程的特殊性導(dǎo)致其檔案的形成過(guò)程中需要大量技術(shù)人員的參與，檔案內(nèi)容包括了較多的專業(yè)名詞，對(duì)于不熟悉該項(xiàng)目的人來(lái)講往往難以理解，更難審核。因此，檔案管理人員要充分學(xué)習(xí)水利工程的基礎(chǔ)知識(shí)，在審核過(guò)程中通過(guò)對(duì)技術(shù)人員的詢問(wèn)確保理解的正確性和審查的規(guī)范性不因?qū)I(yè)難度而受到影響。對(duì)于技術(shù)人員來(lái)說(shuō)，往往對(duì)于檔案的格式不甚了解，則應(yīng)該配合檔案管理人員的要求，保證水利工程檔案的完整和準(zhǔn)確。
3.水務(wù)檔案管理部門(mén)與建設(shè)單位的配合：檔案工作人員的任務(wù)之一就是擬定檔案的建立標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。這一點(diǎn)必須與建設(shè)單位的要求相互配合，幫助其一起制定技術(shù)文件的編制要求，爭(zhēng)取做到不重不漏，相互依仗。保證檔案管理符合水務(wù)建設(shè)單位的后期要求。同時(shí)這也可以確保檔案的規(guī)范制定和后期審核符合建設(shè)單位的基本情況。
4.水務(wù)檔案管理部門(mén)與上級(jí)部門(mén)的配合：在稅務(wù)檔案管理過(guò)程中，往往需要進(jìn)行多方面的協(xié)調(diào)，這離不開(kāi)上級(jí)部門(mén)的支持。只有遇到問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)部門(mén)進(jìn)行反應(yīng)，在可控范圍內(nèi)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解決，防止其最終影響整個(gè)工程的完工。同時(shí)，一些新出臺(tái)的規(guī)章制度和管理內(nèi)容都需要上級(jí)部門(mén)及時(shí)反饋給水務(wù)檔案管理部門(mén)對(duì)其進(jìn)行更新和完善。因此，主動(dòng)爭(zhēng)取上級(jí)部門(mén)的支持對(duì)水務(wù)檔案管理部門(mén)極為重要。
四、水務(wù)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)是提高社會(huì)主義新農(nóng)村水利工程建設(shè)效率的基礎(chǔ)
當(dāng)今信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展對(duì)于水務(wù)檔案管理的創(chuàng)新提出了新的要求。如何充分利用信息化技術(shù)，建立完善的檔案信息庫(kù)，是當(dāng)今社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的重要內(nèi)容。主要包括以下三個(gè)方面：
1.加強(qiáng)信息的硬件基礎(chǔ)建設(shè)和軟件使用。必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施是現(xiàn)代化檔案建設(shè)過(guò)程中不可或缺的部分，如何保證資金利用的合理性，設(shè)備使用的正確性，軟件購(gòu)買(mǎi)的高效性以及后期培訓(xùn)的必要性，是水務(wù)檔案管理的新的內(nèi)容。
2.加強(qiáng)水務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。為了將水務(wù)信息進(jìn)行更好的分析和共享，需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)。首先要對(duì)檔案室中的檔案進(jìn)行數(shù)字化，通過(guò)掃描技術(shù)等實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。通過(guò)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的建立和完善，保證信息的查詢和分享愈發(fā)便利。
3.培養(yǎng)新型檔案管理人才。現(xiàn)代化的檔案管理和創(chuàng)新意識(shí)需要高素質(zhì)高能力的檔案管理人才。通過(guò)對(duì)其的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和基本信息技術(shù)的使用培訓(xùn)，才能充分應(yīng)對(duì)水務(wù)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的信息化要求。
五、結(jié)論
綜上所述，在社會(huì)主義新農(nóng)村的建設(shè)過(guò)程中，水務(wù)檔案管理通過(guò)其對(duì)于水利工程的重要影響力，對(duì)制度的完善，和其他部門(mén)的配合以及信息化的應(yīng)用都提出了較高的要求。如何充分保證這三個(gè)方面的水務(wù)檔案管理的科學(xué)合理性，是建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的前提，保障和基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
隨著全球化、信息化的飛速發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，社會(huì)給企業(yè)帶來(lái)的有機(jī)遇同時(shí)也有挑戰(zhàn)，對(duì)于企業(yè)檔案管理也是一樣。本文簡(jiǎn)要分析檔案管理創(chuàng)新的必要性，提出了企業(yè)檔案管理應(yīng)如何進(jìn)行創(chuàng)新的路徑分析。
【關(guān)鍵詞】
企業(yè)；檔案；檔案管理創(chuàng)新
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，社會(huì)給企業(yè)帶來(lái)的有機(jī)遇同時(shí)也有挑戰(zhàn)，對(duì)于企業(yè)檔案管理也是一樣。比如，科技水平的發(fā)展、企業(yè)職工思想的變化、管理人員價(jià)值觀念的變化等許多方面都在變化，在這種背景下，企業(yè)檔案管理工作如果不進(jìn)行有效的創(chuàng)新，必然就不能與企業(yè)發(fā)展同步，更談不上為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。而且，只有不斷的尋求創(chuàng)新，企業(yè)檔案管理才能更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
企業(yè)檔案包括了企業(yè)生產(chǎn)、生活、科學(xué)技術(shù)研究等方方面面的資料。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中起到了傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來(lái)的作用，是企業(yè)的重要組成。在信息與經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理必須緊跟時(shí)代的步伐，融入這個(gè)飛速發(fā)展的大潮流中。
一、檔案管理創(chuàng)新的時(shí)代性要求
1、企業(yè)要發(fā)展，就必須創(chuàng)新，而檔案管理的創(chuàng)新是其中最重要的部分
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的管理方式發(fā)生了變化，管理手段也日趨先進(jìn)，所以要加強(qiáng)檔案管理，就必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，樹(shù)立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。
2、時(shí)間、科技和人才的競(jìng)爭(zhēng)，使企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新成為當(dāng)務(wù)之急
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，現(xiàn)行檔案是企業(yè)科技情報(bào)和信息的載體，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，而這些都是企業(yè)的重要機(jī)密，它們關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展和效益，關(guān)系到企業(yè)的存亡。企業(yè)面臨著時(shí)間、科技和人才等的競(jìng)爭(zhēng)，所以如果檔案管理沒(méi)有新的觀念，就難以適應(yīng)并緩解現(xiàn)代企業(yè)面臨的壓力。
3、經(jīng)濟(jì)全球化要求檔案信息管理和利用不斷創(chuàng)新
經(jīng)濟(jì)全球化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大潮流，這一歷史潮流要求檔案管理進(jìn)一步創(chuàng)新。沒(méi)有創(chuàng)新的精神就沒(méi)有現(xiàn)代化檔案管理，就不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化的需要。唯有創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，才能將檔案的管理和利用融入全球化的進(jìn)程之中，跟上時(shí)代的前進(jìn)步伐。
二、檔案管理創(chuàng)新的路徑探析
1、觀念創(chuàng)新
隨著不斷的改革和發(fā)展，我國(guó)企業(yè)主體實(shí)現(xiàn)了多元化。企業(yè)的組織形式不同，企業(yè)的投資主體不同，決定了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的多樣性。而要適應(yīng)這種多元化和多樣性，必須要對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是各方面創(chuàng)新的基礎(chǔ)，只有了思想觀念創(chuàng)新，才能談得上其它方面的創(chuàng)新。只有加強(qiáng)了創(chuàng)新意識(shí)，才能重視、支持管理創(chuàng)新，才能進(jìn)行管理創(chuàng)新的實(shí)踐活動(dòng)。檔案管理人員要加強(qiáng)思想觀念方面的創(chuàng)新，必須要對(duì)檔案管理工作的變化有明確的認(rèn)識(shí)。要面向社會(huì)，全面開(kāi)放，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。企業(yè)檔案工作者只有解放思想，更新觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，才能為檔案管理的創(chuàng)新做好鋪墊。
2、管理體制創(chuàng)新
檔案的管理體制受企業(yè)發(fā)展模式的影響。過(guò)去的企業(yè)基本為國(guó)營(yíng)、集體企業(yè)，這使得企業(yè)管理模式過(guò)于統(tǒng)一。而隨著改革開(kāi)放，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化的大趨勢(shì)，當(dāng)代企業(yè)呈現(xiàn)多元化形式。私營(yíng)企業(yè)，外資企業(yè)以及各種形式企業(yè)的崛起使我們必須改變過(guò)去呆板，統(tǒng)一的管理體制，推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新?？v觀現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征，可大致總結(jié)為產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)債明確，政企分開(kāi)，管理科學(xué)。現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理必須要適應(yīng)這些基本特征，就必須得一方面對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理體制擇優(yōu)繼承，另一方面，要提出適合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新的體制，并且實(shí)行改革。我們應(yīng)該充分的了解，必須有健全、完善的工作機(jī)制，加強(qiáng)法律、法規(guī)和制度建設(shè)，做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究；必須要克服和防止工作的隨意性和盲目性，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化，才能完成檔案管理體制的創(chuàng)新。另外，作為輔助，企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)抓住時(shí)機(jī)積極開(kāi)展數(shù)字化檔案館建設(shè)，在信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中增強(qiáng)緊迫感，把網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要任務(wù)納入到日常工作中去，運(yùn)用新技術(shù)開(kāi)創(chuàng)檔案管理創(chuàng)新的新局面。
3、理論知識(shí)創(chuàng)新
眾所周知，只有不斷進(jìn)行理論知識(shí)，才能適應(yīng)時(shí)展的要求，跟上時(shí)展的步伐?，F(xiàn)代的社會(huì)是一個(gè)信息、人才、和知識(shí)為主的時(shí)代。在如此豐富多彩的時(shí)代，企業(yè)發(fā)生了巨大的變化。為了適應(yīng)適應(yīng)日新月異的變化，我們必須加強(qiáng)理論知識(shí)的創(chuàng)新，而檔案管理也不例外。企業(yè)檔案管理部門(mén)要有過(guò)硬的專業(yè)水平和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的能力，就必須建設(shè)不斷學(xué)習(xí)型的工作團(tuán)隊(duì)。為了實(shí)現(xiàn)理論知識(shí)方面的創(chuàng)新，我們要尊重知識(shí)，尊重人才、重視人才，搞好創(chuàng)新，大力開(kāi)發(fā)檔案人才資源。
4、服務(wù)手段創(chuàng)新
要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)意識(shí)，就要圍繞中心工作樹(shù)立超前服務(wù)意識(shí)和效益服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)等待服務(wù)為積極主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。檔案管理工作應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，堅(jiān)持檔案工作服務(wù)于全廠黨政、經(jīng)營(yíng)、安全、生產(chǎn)機(jī)制創(chuàng)新，實(shí)質(zhì)上就是要把檔案室的各項(xiàng)服務(wù)功能充分挖掘和開(kāi)發(fā)出來(lái)。創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。同時(shí)，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)資源共享。
【關(guān)鍵詞】加強(qiáng) 獻(xiàn)血者 檔案管理
一、當(dāng)前獻(xiàn)血者檔案管理中存在的不足
一是對(duì)檔案管理重視不夠，設(shè)施較為簡(jiǎn)陋。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)獻(xiàn)血者檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為獻(xiàn)血者檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位“中心”工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查閱就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門(mén)的事，或認(rèn)為直接是專（兼）職檔案管理人員的事。因此，往往未把獻(xiàn)血者檔案管理工作納入到議事日程，不夠重視獻(xiàn)血者檔案管理工作，檔案室建設(shè)設(shè)計(jì)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，“六防”設(shè)備不配套，易引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。
二是檔案管理人員管理水平還有待進(jìn)一步提高。由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了管檔人員工作變動(dòng)頻繁，加之管檔專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)較少，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)檔案管理工作。又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)喜歡采用原始的手工操作方式，信息化程度不高。有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，不利于檔案管理效率的提高，還造成一定的資源浪費(fèi)，甚至直接影響到獻(xiàn)血者檔案的完整與安全，如反復(fù)調(diào)閱紙張變脆、字跡褪色。
三是獻(xiàn)血者檔案收集歸檔工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度還不夠健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。而且收集歸檔的材料不全面，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)獻(xiàn)血者的全面真實(shí)情況，尤其是獻(xiàn)血者的血液如報(bào)廢去向或受血者等未能記錄完整。這些都嚴(yán)重影響了獻(xiàn)血者檔案的質(zhì)量，降低了獻(xiàn)血者檔案的利用率。
二、加強(qiáng)獻(xiàn)血者檔案管理的幾點(diǎn)建議
一是進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)獻(xiàn)血者檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。只有單位領(lǐng)導(dǎo)將其納入到重要議事日程，高度重視檔案管理工作，建立健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案管理制度，定期不定期開(kāi)展指導(dǎo)、檢查和督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)，各科室要密切配合，認(rèn)真抓好檔案資料的收集、整理、歸檔等每一環(huán)節(jié)，形成上下重視，人人重視，齊抓共管，這樣才能保證獻(xiàn)血者檔案的完整歸檔，安全管理，有效地提供利用。
二是進(jìn)一步加大財(cái)政投入，提升檔案管理的硬軟件水平。中心血站要在檔案工作上舍得經(jīng)費(fèi)投入，做到年初有檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算安排，年中有檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)落實(shí)，年終有檔案硬軟件設(shè)施添置。尤其要在檔案的維護(hù)、保護(hù)和搶救以及檔案信息化建設(shè)等方面經(jīng)費(fèi)予以重點(diǎn)保障，專項(xiàng)列支；要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步搞好防盜、防霉、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套安全措施，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不損壞、無(wú)丟失，又保證檔案信息不泄密、無(wú)失密。獻(xiàn)血者檔案是無(wú)償獻(xiàn)血者的信息資源庫(kù)。要提高檔案管理工作水平，充分發(fā)揮獻(xiàn)血者檔案在血站業(yè)務(wù)管理中的作用，就必須借助血站計(jì)算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢(shì)，注重電子檔案的管理使用，使檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動(dòng)化管理水平，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
三是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。要配置專（兼）職檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。注重檔案管理干部的培養(yǎng)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的干部從事檔案工作，要求做到“勤（建檔要勤，各種表證存檔要勤）；“細(xì)”（工作要認(rèn)真仔細(xì)，各類表核對(duì)要仔細(xì)）；“嚴(yán)”（嚴(yán)格管理，從開(kāi)始就把好建檔關(guān)口）?！币ㄆ诮M織檔案管理人員到省、市級(jí)進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的重要性、責(zé)任心和事業(yè)心，提高檔案管理的技術(shù)水平。
四是進(jìn)一步規(guī)范管理制度，注重檔案資料收集。收集獻(xiàn)血者檔案材料是做好獻(xiàn)血者檔案工作的基礎(chǔ)?！堆竟芾磙k法》規(guī)定，獻(xiàn)血有關(guān)檔案資料要至少保存10年。獻(xiàn)血者征詢、體檢、采血、檢驗(yàn)、發(fā)放的原始記錄作為日后用血返還和輸血糾紛的歷史記載與見(jiàn)證具有長(zhǎng)期甚至永久性的保存價(jià)值。檔案室集中保管著大量的獻(xiàn)血者信息，檔案管理人員必須及時(shí)收集、梳理與檔案有關(guān)的各種材料。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回血站各科室及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。要進(jìn)一步建立健全《獻(xiàn)血者檔案資料查閱制度》、《獻(xiàn)血者隱私保密制度》、《獻(xiàn)血者檔案工作目標(biāo)管理考核制度》等，做到從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用都有專人負(fù)責(zé)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的檔案應(yīng)定期向上級(jí)主管部門(mén)或檔案部門(mén)進(jìn)行移交，保證檔案管理規(guī)范有序。
參 考 文 獻(xiàn)
