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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科技檔案管理的重要性，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】檔案管理工作；檔案管理問題；對策
0.引言
檔案管理工作是相對而言比較輕松的工作，可是隨著科學技術的不斷更新，科技給檔案管理的工作帶來了極大挑戰。檔案管理要求的是專業性，機密性，政策性為一體的工作。在現在科學民主的新型社會中，檔案的完整性與機密性尤顯得極為重要。任何一個企業或是單位，檔案的可循性對整個工作流程的順利進行起著重要作用，人員的配備，工作的有序性，都跟檔案有關。因此，檔案管理的工作是整個工作得以順利展開的保證。
1.檔案管理工作存在的問題
如前文所述，檔案管理工作尤為重要，對檔案的管理并不是一項可有可無的工作。但是，在工作的進行過程中，不難發現其中存在一定的問題，這些問題不僅給檔案管理工作帶來麻煩，同時也給企業、單位造成不必要的損失。
1.1檔案管理工作人員的主觀存在的問題
大家都應想象得到，檔案管理的工作每天就是需要與一些比較機密的文件打交道。這不僅需要工作人員的細心，也更高的要求了檔案管理工作人員的素質。然而，現實中卻不是如此。一般在管理檔案的都是一些年紀偏大的工作人員，同時又是一群細心不夠，對檔案管理不夠專業的人員。由這么一群人進行檔案管理的工作，這不僅會給檔案帶來損失，還會給企業，單位造成損失。當然，還有一部分原因就是這些工作人員本身沒有意識到檔案的重要性，因此也就沒有意識到自己工作的重要性。
1.2單位、企業對檔案管理工作的重視不夠
一些單位及企業由于對檔案管理工作的不夠重視，認為是一堆沒什么作用的紙，隨便怎么處置都好，因此對檔案進行管理的設施也就不夠齊全。一些對檔案進行管理的必要硬件設施也不存在。造成檔案蟲蛀，檔案材料發生霉變，檔案的儲存室里潮濕，影響檔案原本的美觀效果及一些必要的保存價值。這些都是在一些單位及企業中常見的檔案管理問題。
1.3檔案資料收集不齊全
在日常生活中，很少人會去檢索檔案，也就不會發現檔案中存在的問題。其實，也就是因為檔案收集的不夠齊全，資料不齊全就不會有人去查詢。這是對檔案管理工作一個極大的挑戰。一些必要的信息沒有及時的收集到，這就會造成檔案中一部分信息的缺失，容易導致信息的準確度不夠高。因此在檔案工作人員收集檔案時往往會發生收不到，收不齊的情況發生，一些必要歸檔的信息就會遺漏。
1.4檔案管理的保密性指數不高
檔案屬于機密性的東西，其保密程度應當是極高的。但是現在各種新科技的誕生，機密性的文件同樣可以遭他人破壞。這就是在保存檔案過程中，其可保密性的程度沒有提高，還有一個就是其檔案管理的設施比較落后，容易遭他人的的侵襲。
2.針對檔案管理工作的政策
2.1加強職工培訓，提高職工的職業素質
在員工開始進行檔案管理工作之前應對其進行專業的培訓。首先應當是提高工作人員對檔案管理的認識。只有在接受專業的培訓之后才會認識到檔案的重要性。在正確認識檔案管理工作之后，對其以后的工作就會有極大的幫助。如何對檔案進行歸檔，怎樣對檔案進行管理，這都是要經過專業的培訓。在工作中不斷的提升自己，培養自己的專業素質，使得檔案管理的工作能夠進行有效的進行。
2.2提高單位，企業對檔案重要性的認識
一個良好的單位，離不開對檔案很好的管理。若單位對檔案重要性能夠有正確的認識，就會相應地管理好檔案。一些部門由于沒有體會到檔案的好處，也就沒覺得管理檔案是又該多重要的事。要讓單位提高對檔案重要性的認識，單位的領導首先應認識到檔案工作與其他工作一樣重要。專業的人員對檔案進行專業的管理，設立專門的檔案管理室，檔案管理的配套設施應該齊全。同時單位也應加強對檔案管理工作人員專業知識的培訓。設立明確的管理制度讓他們遵循。用制度約束管理的工作人員，用制度來保障單位工作的進行。外在的硬件設施都齊全的情況下，擴大檔案管理的工作，豐富檔案管理的內容。使檔案能夠發揮其應有的作用。
2.3保證檔案收集的及時性
一般情況，若是檔案沒有收集齊全，那應該就是收集不及時，在后續的收集工作中補充不完整。收集檔案應根據實際情況對檔案進行合理的收集和歸檔。檔案本身具有的特性就是及時性和準確性。由于一些比較重要的信息容易流失，因此在進行檔案管理時就應該注意收集檔案應該要及時，這不僅有利于他人信息的檢索，也有利于檔案完整的保存。
2.4增強檔案管理的意識，加強檔案的安全性
檔案存在這極大地機密性，而機密性也是保存檔案的意義所在。但是，在科技不斷的更新中，一些機密的文件也越來越容易受到他人的關注，在接受關注的同時其安全屬性也在不斷的下降。這就給檔案管理的工作帶來了極大地挑戰。如何避免這些問題的產生，那就相應的需要提高檔案管理工作人員的保密意識，在工作人員提高自我素質的同時，加強專業的管理，那么在專業管理知識及專業的設施配備下，檔案在管理中也就不容易遭到襲擊。
3.結語
總之，在社會的不斷進步，科技的日益變更中，必須將檔案的管理工作與其他的工作同等對待，從各自的觀念與意識中認識檔案管理工作的重要性，并不斷的創新檔案管理的工作，提高工作人員的職業素質，做好單位檔案管理工作。檔案管理不僅是對自己單位工作的負責也是對保護好信息的重要組成部分，為社會的資源建設提供重要的依據。
參考文獻：
[1]李多.市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[J].合肥：安徽大學，2011，10 （24）：51-53.
[2]陳玉玲.淺談檔案管理存在的問題及對策[J].浙江職業技術學院，2011，9（10）：237.
關鍵詞 加強管理；科技檔案；措施
中圖分類號 G275.3
文獻標識碼 A
文章編號 （2014）13-0029-01
引言：
科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。與一般的檔案相比，它具有專業性、種類和類型多樣性、成套性、實用性等特點。科技檔案是無數科技工作人員的勞動結晶，對新的科學研究具有重要的參考價值。21世紀是信息化時代、知識經濟時代，科技檔案顯得更加重要，因而，科技檔案管理工作也被提上日程。但是，目前的科技檔案管理工作中存在著種種問題。例如，科技檔案管理人員專業能力不強，檔案管理出現混亂的情況，科研單位對科技檔案工作不夠重視，管理的各項設施不齊全等。因此，在新形勢下，加強科技檔案管理工作勢在必行。
一、加強科技檔案管理意識提高工作人員能力
近年來，雖然社會經濟在發展，科技水平在進步，企業的科技檔案管理技術也在不管的提升，可是目前仍然有一些問題，存在于科技檔案管理工作當中，這與相關人員對科技檔案管理的重要性認識不夠，當然同時也與工作人員自身能力弱有密切聯系。第一點，就是科技檔案管理單位領導不重視。科技檔案是科技工作人員智慧的結晶，對新技術、新研究具有重要的參考價值。在知識經濟時代，科技檔案的作用更加突出。但是，在許多科技檔案管理單位，單位領導沒有意識到科技檔案管理工作的重要意義，對科技檔案管理工作的關注、支持力度不夠。因此，檔案管理部門不能及時購買先進的管理設備，不能對工作人員定期進行業務能力培訓等。第二點，科技檔案管理工作人員對其工作重要性認識不夠，工作能力不足。單位領導不重視，下級檔案工作人員更不用說。他們對自身工作的意義認識不夠，科技檔案管理意識薄弱，工作態度不端正，有些人對于日常工作敷衍應付、似是而非。針對這些情況，單位領導首先要加強這方面的學習，深刻認識到在新形勢下科技檔案的重要性，端正工作態度，嚴肅工作作風。第三點，單位領導加強對科技檔案管理工作的支持力度和關注程度，一方面加強科技檔案管理工作重要性的宣傳，使全體員工意識到科技檔案的重要作用。另一方面，單位領導要采取相應的措施，改善科技檔案工作環境，加大工作的硬件和軟件投入；為工作人員提供更多的培訓和學習機會，提高他們的業務能力和素質。
二、完善管理制度確保證科技檔案管理工作順利進行
任何一個企業單位，如果沒有制度的保障，那么工作運行無章可循，就會出現混亂。科技檔案管理工作也不例外。完善的規章制度可以使科技檔案工作井井有條地進行。完善科技檔案管理制度，具體可以從以下幾個方面著手：
（一）完善科技檔案保管制度
科技檔案與其他檔案有所不同，它具有具有專業性、多樣性、實用性等特點。專業性特點使科技檔案管理工作難度加大；多樣性特點使科技檔案的歸類、整理工作更加繁瑣；實用性特點使科技檔案經常被借閱，而不是像其他檔案那樣，可能很久都不動。因此，科技檔案管理部門，要針對這些情況，制定和完善相應的制度，確保工作有序進行，比如，整理、歸類制度，借閱和歸還制度等。
（二）健全科技檔案安全和保密制度
科技檔案也具有一般檔案所要求的安全、保密特點。安全、保密是檔案工作的基本要求。科技檔案更要做好這方面的工作，因為它有時涉及到科技機密，關系到企業發展，甚至國家安全。完善和健全科技檔案安全制度，是做好科技檔案工作最基本也是最重要的一個環節。比如，科技檔案管理單位要建立健全科技檔案保密工作制度、科技檔案保密守則、檔案庫房管理制度、密傳機房工作制度、泄密事件查處辦法等一系列規章制度，使科技檔案保密工作有章可循、有法可依。
三、改善科技檔案管理工作環境
（一）運用現代技術管理手段
目前，我們已經步入信息化時代，科學技術已經在我們的生活中得到廣泛應用。在科技檔案的管理工作中，也應該改善傳統的管理手段，把新技術、新設備運用到檔案管理工作中去，提高工作效率。《檔案法》明確規定：“檔案管理應采用先進技術，實現檔案管理現代化”。以法律的方式規定了科技檔案管理工作要適應時代要求實現信息化。采用現代化管理，更加簡單、方便、快捷，節省人力資源。如今，隨著社會經濟的發展，科技成就的數量和種類越來越多，更新的速度也越來越快。科技檔案工作管理只有采用現代科技技術，才能滿足當前的工作需要。
（二）建設科技檔案網站，實現資源共享
科技的進步，使得網絡成為一種新的工作平臺。建立科技檔案網站，一方面，科技檔案管理工作可以改變傳統檔案的存儲媒介，建立科技信息資源數據庫，使有些可以公開的科技檔案實現資源共享。另一方面，方便檔案管理人員及時更新檔案信息和進行檔案管理工作服務等。
[關鍵詞]科技檔案；管理和利用；規范化
科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。科技檔案的有效管理和設計方案、實驗開發及項目研究之間存在一定的聯系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點與重要性
科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。
二、科技檔案規范化管理的內容分析
根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。
1.建檔管理規范化
科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。
3.管理崗位與制度規范化
科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務
規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。
1.加強業務建設
科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質
科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。
3.創新服務方式
科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享。可根據實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。
4.擴大服務領域
隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域。科技的方案管理已經逐漸滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。
結束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展。科技檔案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。
參考文獻
[1]汪志遠.淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.
1.1檔案管理分散
由于每個學生歸檔時間不一致，導致他們的檔案有的存放在成教管理處，有的則在成教學生管理處，這種現象就造成了對檔案不能夠集中管理.再加上對學生檔案的歸檔采用的是年度制，然而像一些學生的成績表，是按照學制來劃分歸檔的，這就造成一些學生的資料無法按照年度來進行歸檔.
1.2檔案管理的變動比較頻繁
對學生檔案的查閱本來就是一件動態的工作，成人教育學生的學習地點也經常有變動，這就造成了學生學籍會時常發生變動，因而檔案也就隨之變化，由于近幾年學歷造假現象越來越嚴重，因而全國性的學歷打假也在持續進行中，企業單位對學生檔案的查閱就更加頻繁了，這樣相應提高了成人教育學生檔案的作用.
2高校成人教育學生檔案管理工作中存在的一些弊端
2.1忽視檔案管理的重要性、管理制度不健全
由于歷史因素的限制，目前一些高校對于成人教育學生檔案管理工作的認識存在一些問題，對成人教育定位的繼續教育以及崗位培訓的重要性有所忽視，因而對于成人教育學生檔案管理工作有所欠缺，缺乏自主性和積極性.在2008年國家檔案局以及教育部頒發的《高等學校檔案管理辦法》中雖然對學生檔案的管理做了明確的方向指示，但是并沒有提及具體的管理措施以及流程，因而就造成各高校在學生檔案管理制度上存在缺陷，導致一些高校的成教學生檔案管理工作存在隨意性，像一些工作人員就沒有把學生檔案管理當作是一件必要的工作來做，他們自身就認為這工作沒有意義，因為學生畢業之后檔案就自然會轉走，所以根本不需要進行管理，對學生自己來說，他們對個人檔案的重要性也認識不足，以致他們在填寫自己檔案的時候也抱著無所謂、不認真的態度.
2.2學生檔案管理工作人員缺乏專業性、檔案管理機構不完善
對檔案管理的重要性認識不足這一現象普遍存在于各高校中，許多高校的教學系統中并沒有進行檔案管理的專門部門，檔案管理的工作人員也并非專業人員，大多是由其他行政人員兼職的，他們對檔案管理工作既不具備檔案業務的基本知識和使用信息化技術管理檔案的能力，也沒有經過系統全面的專業培訓，因而在日常的學生檔案管理工作中也不會懂得專業化的管理，再加上他們有其他的工作事項，這就導致在學生檔案管理過程中時常會發生一些問題，比如文件材料丟失等等，另外對學生檔案管理也不集中，一些成教學生的檔案還存放在不同的教學站點，有的學生對個人檔案的重要性也認識不足，在填寫個人檔案時態度比較隨意，學校的一些部門對學生填寫的檔案不加審查就進行直接歸檔，極其不負責任.
2.3學生檔案管理不嚴謹、查閱和利用效率低下
一些高校成教對學生檔案的管理認識不到位，沒有將學生檔案安置到專門的地方存放，只是隨意地與其他資料放在一起，造成學生檔案的丟失、損壞等，由于前期管理不嚴，導致一些檔案的內容不齊全、一些需要有公章的地方沒有蓋章等現象.加上如今社會科技化、信息化的發展，網絡的運用大大提高了辦工的效率，然而各高校對檔案的記錄仍停留在紙質上，沒有利用信息化科技去管理學生檔案，因而在對學生檔案的查閱和利用效率上就有所影響，企業單位對學生檔案信息資源的發掘也存在困難，這就造成檔案管理者跟信息需求者之間不能有良好的互動.
3改進高校成人教育學生檔案管理工作中存在問題的一些措施
3.1加強學校領導對學生檔案管理工作重要性的認識
領導的重視與否，直接關系到檔案管理工作的好壞.因而要想做好成人教育學生檔案管理工作，必須要加強學校領導對它重要性的認識，這樣學校領導才能把檔案管理當作是一項必要的工作來看待.學校服務的對象是學生，學生是檔案的主要對象，學生檔案能將學生在校學習期間的各方面信息記錄在冊，因而學生檔案的重要性遠超過學校的任何資料，學生檔案是學校教學管理中必不可少的一個組成部分，具備參考和保存價值.因而各高校領導必須加強對學生檔案的管理意識.
3.2加大對學生檔案管理的宣傳力度、調動全校師生參與檔案管理的積極性
學生檔案的內容記載的是學生從小學、初中、高中、大學中的主要活動，這其中包括學生的考試成績、平時在校的表現等等，這些資料的記載，對于學生日后到社會上參加工作有非常重要的作用，因而對學生檔案的可靠性要求比較高，加強檔案管理的宣傳力度，不僅是讓老師，還要讓學生充分認識到檔案的重要性，讓他們積極主動地參與到檔案管理中來.成人教育中的學生一般是社會上的在職人員或是一些從技校、中專畢業的學生，因而從其自身意識來說，他們認為成教的含金量不高，自然對自己的個人檔案也不予重視，其實這樣的觀念是完全錯誤的，學生檔案作為學生在校期間的重要憑證，其重要性不言而喻.學生要自覺認識到檔案的重要性，在檔案填寫時要抱著對自己認真負責的態度，并且主動配合老師對檔案進行管理，讓完備的檔案成為自己進入社會崗位的墊腳石.
3.3建立健全完善的檔案管理制度，完善成人教育檔案管理體系
加強學生檔案管理工作的前提是要建立健全檔案管理制度，要讓檔案管理工作有制度可依.目前各高校的檔案管理制度普遍存在不健全的現象，對學生檔案的管理隨意化，很容易造成學生檔案的丟失、損壞等，另外對檔案的處理不完善，經常出現檔案不齊全、歸檔不及時等現象，因而建立健全完善的檔案管理制度迫在眉睫.對于檔案的管理工作，首先要有專業的工作人員進行收集整理、管理材料，其次要完善檔案管理工作的規章制度，加強檔案工作的保密性，最后要建立嚴格的檔案歸檔、借閱以及使用制度，全面提高成人教育學生檔案管理工作的質量.
3.4提高成人教育學生檔案管理工作人員的專業素質
學生檔案的管理是一項至關重要的工作，對于其進行管理的工作人員必須要具備專業的素質，學校要選擇專業、優秀的檔案管理人員來任職這項工作，而不能為了減少成本，選擇一些其他崗位上的人員來兼任，學生檔案管理工作需要工作人員具備較高的熱情以及業務能力，因而學校要對檔案管理的工作人員進行定期的專業培訓，提高他們工作的積極性，加強他們管理檔案的能力.另外學校要針對檔案管理人員建立相對應的監督機制、獎懲制度、考評體系，通過對檔案管理人員工作的監督檢查，來提高他們工作的質量，對于工作效率高的人員給予一定的獎勵，然后按照優上劣下的原則，根據工作質量的高低來決定工作人員的職務與職稱，通過這三種方式來激發工作人員的工作積極性，提高他們工作的效率，從而推動整個檔案管理隊伍整體專業素質的提高.
3.5完善檔案管理方式，創新檔案管理方法
隨著社會信息化、科技化的發展，成人教育學生檔案管理中以紙質形式記載學生信息的方式已不能滿足高校對檔案的管理需求，因而對于成人教育學生檔案管理應在紙質形式保存的基礎上，充分發揮信息化科技的作用，實現檔案數字化、電子化、科學化.
4結語
【關鍵詞】醫院綜合檔案信息化；重要性；措施
【中圖分類號】R197.32 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）01-0332-01
1 醫院綜合檔案管理的現狀
醫院檔案涵蓋了醫院管理的各個方面，包括文書、人事、病歷、財務、基建等很多重要檔案。但由于醫院對檔案管理的意義認識不足，重視不夠，醫院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段，存在著設備技術落后、存儲空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩的諸多不足，使檔案開發利用率低，發揮的作用不大，醫院綜合檔案管理已跟不上醫院日趨發展的需求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化，知識面窄，知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業人才等問題。這些情況已嚴重阻礙了醫院檔案事業的發展。
2實現醫院檔案管理信息化的重要性
2.1 檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求
檔案信息化可以促進醫院信息化建設和規范化管理，提高醫院信息化管理水平。
2.2 檔案信息化是加強醫療衛生工作的需要
醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數據，而檔案信息化在充分發揮檔案的這些功能方面有著獨特優勢。
2.3 檔案信息化可為醫療業務工作提供高效、優質的服務
實現檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。
3醫院檔案信息化管理的應對措施
3.1 醫院檔案管理納入醫院發展規劃
檔案信息化管理應緊密聯系醫院的發展戰略，醫院領導要充分認識到，醫院多年積累的檔案對醫院發展的重要性，只有醫院領導足夠重視和支持，把醫院檔案管理納入發展規劃，才能把醫院綜合檔案管信息化落到實處。
3.2 加強檔案信息化建設中軟件配套工作
建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是檔案工作向信息化邁進的必由之路。檔案信息化建設應與醫院的網絡建設同步進行，實現資源互補。
3.3 加大資金投入，完善信息化設備
在檔案信息化管理中，首先需要配置穩定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設施，以滿足信息化環境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求。
3.4 加強檔案管理人員培訓
要實現醫院檔案信息化，提高檔案管理的質量和檔案資源開發利用的效率，需要利用現代科學技術手段和方法進行管理，這就要求醫院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業知識素養，還要具備熟練掌握現代化信息技術的能力。通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發展的需要。
3.5 信息化檔案安全防范
[關鍵詞]事業單位；檔案管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02
事業單位在日益發展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內都很少明顯的變動，很多人認為檔案管理工作簡單、創新性小，所以事業單位本身也沒有投入太多的精力在檔案管理方面進行改革，但是我們不難發現近年來事業單位的檔案管理問題層出不窮，而且很多問題都是歷史遺留的，一直沒有改進，所以檔案管理一直沒有進步，也沒有好的發展。
一、事業單位檔案管理的范圍
第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級下發的文件，本單位發出的文件，各部門的工作計劃、總結等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業單位行政工作的主要內容。對于上級的檔案文件一般會下發給部門進行學習貫徹，比如針對十的召開，開展一些關于學習十精神的演講比賽或者相關活動的通知等都屬于上級文件；本單位的文件比如說針對上級文件我們單位自己將要組織什么樣的對應活動，或者為了提高單位工作人員的素質，促進工作更好地開展，單位進行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計劃或者總結之類的內容是總體衡量一個部門、一段時間工作得失的一個標準，各單位根據自己的不同情況不定時間的要求部門編寫工作總結或者針對前一陣的部門發展撰寫下一階段的工作計劃，這是讓部門工作不斷完善、不斷進步的一種方式，也是我們事業單位行政檔案的一部分，還有一些信函會議記錄，這都是對單位發展的一種監測監督。
第二部分是人事檔案管理。這里面的內容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉調或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經查有不屬實的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當我們說起檔案，一部分人僅認為是個人檔案。
第三部分是財務檔案管理。事業單位不同于行政單位，所以財務管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財務檔案中包含有日常的財務支出憑證，每一次財務支出的目的、用途、金額等內容都要做好全面的記錄，也要有相關的發票等作為支出用途的依據；還有各種財政收入，每一筆款項從何而來都要做好詳細記錄；對年度預算、預算調整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財務總結預算工作的依據；年度季度的財務分析報告也是財務檔案的重要內容，通過財務分析了解財務使用效率，還有諸如繳納的各種社會費用、收支的立項計劃和執行情況等，總之，單位的一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業單位的財務檔案。
第四部分是業務檔案。這里主要內容就是業務學習、業務考核、業務會議記錄等內容，像現在每年都會進行的事業單位招考就屬于業務范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業務檔案，還有單位組織進行的業務培訓，因業務需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業務檔案管理的重要內容，這些屬于業務范疇的工作內容，有關資料的記錄就是以后類似工作的一個依據參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內容。
二、事業單位檔案管理問題
首先，檔案管理混論，沒有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個人最為重要的證明，很多單位對其重要性并沒有認識到。很多事業單位檔案管理混亂，比如說我們現在每年都會有地方的事業單位招考，這時候大批的人才被招進事業單位，但是問題在于很多單位并沒有及時地進行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現象還稍微好一些，對招進的人才能夠及時了解調查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區比較偏遠的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時常存在。
其次，檔案管理員素質不高，缺少專門的檔案管理專員。檔案管理看似簡單，其實蘊含著豐富的學問，但是現在我們看來，很多的事業單位沒有專門從事檔案管理的專員，在進行事業單位考試的時候檔案管理員一欄的專業限制很多都是不限，而且大多數事業單位沒有意識到應該派專門人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業單位的檔案管理人員素質較低，缺少專業性。
第三，事業單位檔案管理制度落后，并且缺少科學性和技術性。現在單位發展注重效益，辦公室、財務部才是主要的改革發展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會認為，檔案管理就是簡單的存檔調動，但是檔案管理的過程步驟卻是非常重要、周全的，一個環節出現錯誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學技術在各行業都有應用，但是在事業單位的管理部門卻沒有很好地利用起來，檔案入網、跟隨記錄這些都沒有做到位，所以龐雜的檔案也就得過且過地管理著，沒有形成很好的制度體系。
第四，對檔案管理的重要性沒有認識到位，思想態度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來說，涉及到國家政府部門的文件方針；從微觀來說，有各自單位的文件和人事檔案。國家政策方針關系到國家發展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個人來說，每個人的檔案就是自己人生經歷的一個證明，如果這個證明出了問題后果將不堪設想。不論從哪個角度來說，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒與對此有所重視。筆者認為態度決定一切，正是因為單位中沒有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實，這樣就使得檔案工作長期處在被忽略的狀態下，工作人員也是應付了事，長此以往檔案管理就會陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴重后果總有一天也會接踵而至。
三、如何促進事業單位檔案管理的更好發展
（一）加強制度化管理，促進事業單位檔案管理的有序發展
“檔案管理是整個行政事業單位協調、有序、高效運行的有效保證。”〔1〕制度是任何單位正常運轉的保障之一，沒有規矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。其次，對于一些轉調人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉走檔案的轉接制度，保證檔案在轉接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環節沒有監管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時應該檢查好檔案內容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規范，規范檔案管理行為。
（二）提高檔案管理人員素質，提高檔案管理質量
管理人員的素質是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。在招聘的時候，事業單位應該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業化；另外，單位人員在安排崗位時，要認識到檔案管理的職位不是隨便一個人就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運行。比如說，檔案一般是紙質的形式存在于檔案館內，我們在進行檔案管理的時候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應該由專業人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質是十分必要的。
（三）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現代科技接軌
“計算機網絡技術的飛速發展和廣泛運用使檔案信息管理逐漸邁入了現代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發展創造了契機。”我們應該注意讓事業單位的檔案管理入網，并且單位之間可以結成全部事業單位的整體檔案網絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調動檔案轉接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。比如，現在很多企業投資讓云技術進入檔案管理領域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進入檔案管理是一個發展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結合才能促進檔案管理的優質發展。
（四）提高思想意識，重視檔案管理
各事業單位尤其是單位領導應該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會議上，應該適時對檔案管理的方式方法、遇到的問題等內容進行討論，共同解決問題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上。可以成立專門的檔案管理負責領導班子，定期對檔案室的有關情況進行調查了解，及時發現問題、解決問題。對于提高管理的一些可行性方案，領導應給與足夠的支持與肯定，加強檔案室硬件管理，定期對檔案管理工作作出考核評定，在全單位樹立起重視檔案管理的意識和作風。
我們通過上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問題，這些問題并不是太大的問題，但是時間太久又遲遲沒有改進所以改變起來會有一些阻礙，但是我們根據這些情況提出了建議措施。如果事業單位能夠進行一番大刀闊斧的改革，事業單位的檔案管理會有一次大的進步，也可以為以后的檔案管理發展提供更好的環境和基礎。
〔參 考 文 獻〕
〔1〕安曉莉.試論事業單位檔案管理信息化的建設與發展〔J〕.現代商業，2011，（18）.
〔2〕史毓，王愛珍.事業單位人事檔案的信息化管理〔J〕.現代營銷：學苑版， 2011，（06）.
〔3〕程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析〔J〕.科技創新導報，2011，（20）.
關鍵詞：施工現場；文件管理；檔案收集；質量；建筑企業；科技
一、引言
一般來說，檔案管理其實就是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。建筑企業施工現場的文件管理是建筑企業檔案管理的重要組成內容，強化施工現場文件的管理成效，對于全面提高建筑企業檔案管理成效、指導建筑企業施工管理質量有著重要的意義。
二、當前建筑企業現場檔案管理的現狀
（一）部分現場文件檔案管理人員的思想認識不足
在建筑企業中，存在部分施工現場文件檔案資料的管理人員，對于檔案資料管理的重要性缺乏一定的認識，在工作過程中不能對現場施工進度、情況、問題等資料信息進行有效的采集與記錄，片面地認為檔案管理對于施工行為沒有多大的作用，只要抓好現場的施工管理，提高施工質量，就是為企業創造效益。類似這些思想認識，都嚴重地制約了建筑企業施工現場檔案管理成效的提高。
（二）有些建筑企業對于科技信息化時代下的檔案管理缺乏一定的投入和重視
有些建筑企業，檔案管理投入和預算不足，很多檔案管理行為和過程仍然停留在傳統的檔案管理模式中，一味的“紙上談兵”，對于電子檔案和數字化檔案的認識不足，沒有認識到信息化檔案管理對于建筑企業檔案管理的重要性，間接地制約了施工現場檔案管理成效的提高。
（三）相關施工現場文件資料管理人員的專業素質與技能相對欠缺
一些建筑施工企業的檔案管理人員，尤其是施工現場的檔案管理人員，其自身的檔案管理能力和素養不足，有些項目部的檔案管理人員甚至是施工員來兼職。缺乏專業化的檔案管理隊伍，降低了施工現場資料采集與管理的成效。
（四）施工現場的文件檔案資料保存問題
文件檔案資料的保存，是建筑企業施工現狀的重要管理內容。有些建筑企業的項目部在檔案資料的保存上，沒有專門的科室，很多檔案資料隨意放置，造成了有些檔案資料的損毀與丟失，直接影響了建筑企業檔案資料的利用與發展。
三、提高建筑企業施工科技檔案收集質量的幾點思考
（一）強化現場檔案管理人員的思想認識，加強檔案管理人員的技能培訓
提高建筑企業施工現場的檔案管理成效，最重要的就是要提高現場檔案管理人T的思想認識。只有從思想上提高檔案管理人員的認識，才能真正的讓每一個檔案管理人員積極主動的進行施工現場文件檔案資料的采集工作，并且以嚴格要求來規范檔案管理的行為，從而為提高施工現場檔案管理成效打下堅實的基礎。此外，建筑企業應該切實地落實好對施工現場文件檔案管理人員的培訓和教育工作，定期或者不定期地開展多樣化的培訓活動，切實地提高相關工作人員的專業技能和素養，為建筑企業施工現場檔案信息的采集與管理工作打下堅實的基礎。
（二）科技信息時代檔案管理的應用
科技時代的發展，信息化的飛躍，給各行各業的發展帶來了發展機遇。檔案管理事業也不例外，信息化時代下的檔案管理模式，可以有效地為施工現場文件檔案資料的采集提供更為有利的保障。比如，針對有些項目部沒有專門的檔案資料保存場所，為了防止施工現場檔案資料的損毀和丟失，數字化和電子化的檔案管理系統能夠有效的解決這樣的問題。又比如針對施工現場檔案管理人員工作積極性不高的情況，信息化的檔案管理系統有利于建筑企業即時的查看相關文件資料的采集情況，對施工現場檔案管理工作可以起到有效的監督管理。
（三）建立和完善施工現場文件檔案信息的管理制度
制度和規范是保障施工現場檔案管理行為穩定發展的基礎。建筑企業還應該在現有規范和制度下，細化管理條例和規章制度。因地制宜，結合每一個項目的獨有特點和施工情況，針對性地進行文件檔案資料管理工作，用變通與靈活的管理模式與規范開展施工現場文件檔案資料的采集工作，提高建筑企業施工檔案資料的管理成效。任何一個工作都離不開有效的崗位職責與制度規范，隨著建筑企業的進一步發展，相關的職能部門應該充分地進行崗位制度和規范制度的細化與研究，讓每一個崗位行為都能在制度與規范中開展，切實地做到有制度可以依靠、有制度必須依靠、違反制度必須深究、違反制度必須嚴究，為建筑企業現代化檔案管理與發展做好鋪墊。
（四）科學地進行考核和評價工作
一般在建筑企業中，尤其是一些現場施工中的檔案管理人員，建筑企業無法進行科學有效地考核與評價工作。然而，完善的考核體系與評價工作是提高建筑企業施工現場檔案管理人員工作成效的重要推動力。為此，建筑企業應該切實的結合施工現場的實際情況，以施工文檔等資料為主要內容，針對性的開展考核與評價工作。把檔案管理人員的工作過程、日志表述、信息化系統進行、個人思想、項目部人員評價等形成一個科學的考核“生態鏈”，切實有效地對每一個施工現場檔案管理人員進行有效地評價工作，并且把這種考核與評價的結果與相關工作人員自身的福利待遇、職稱等向掛鉤，激勵更多的施工現場檔案管理人員進一步增強主動工作的積極性，充分發揮每一個人的主觀能動性，為建筑企業現代化檔案事業與發展做出貢獻。
四、結語
總之，提高建筑企業施工現場的文件檔案資料管理成效對于建筑施工企業的健康、穩定發展具有重要的意義。因此，作為建筑企業檔案管理部門，一定要重視對相關檔案管理人員思想教育和技能培訓，積極地運用科技時代的優勢，提高現場文件檔案資料的管理工作。此外，建筑企業還應該轉變傳統檔案管理的思維，以主動、積極的思想，推動現代化檔案管理工作的發展。
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【關鍵詞】電力公司；檔案數字化；研究
1.電力系統檔案管理的重要性
電力系統內部各個環節十分復雜，檔案對于各個部門的管理工作有著至關重要的作用，對電力系統的正常運行有積極意義。電力系統的檔案中記錄了大量的原始數據和信息，信息繁雜，種類多樣，并且具有重要的現實參考意義，是電力系統的未來發展的重要依據，是電力系統寶貴的財富。所以，電力系統檔案部門必須與時俱進，開拓創新，加強對現階段數字化技術的學習和應用，建立完善的檔案管理體系，加強對龐雜電力檔案的管理工作，提高電力系統檔案管理的有效性和保障作用。
2.新時期電力系統檔案管理數字化
國民經濟快速發展，生產和生活方面對電力系統的依賴程度越來越高，給電力系統的發展帶來了新的問題，電力系統必須根據自深建設、發展特點，結合先進的管理技術，加強系統內部建設，深化改革，創新發展機制，加強檔案管理，加強檔案管理的規范性和科學性，提高檔案的利用率。
2.1科技檔案管理特點
（1）專業技術性強電力生產活動涉及面廣，包括立項、征地、前期、土建工程、電氣、通信、消防、監理以及電器設備等各個方面，所形成的科技檔案具有非常明顯的專業技術特征。
（2）利用價值高科技檔案從電力生產過程中直接形成，真實記錄了生產活動的方方面面，既是工程質量評定、資產評估、財務審計，以及事故原因分析、索賠、 民事糾紛等的憑證依據，又是公司開展日常安全生產運行、檢修維護及技術改造等工作不可缺少的參考資料。在電力生產管理過程中，科技檔案具有重要的憑證作用和參考價值。
（3）保管期限長，數量多變電站工程自投產，一般有50年以上的保存壽命，其設備設施的設計、制造、施工建設等技術檔案保管年限與設備設施壽命相當或更長。 隨著設備設施不斷老化，運行維護及更新改造任務的加大，科技檔案數量也不斷增加，而這些檔案保管期限也多為長期或永久保存。
（4）檔案管理延續性強科技檔案可以形象地稱為電力生產設備設施的健康履歷和病歷。工程建設時的科技檔案記錄了電力生產設備設施形成時的基本信息， 后期在生產運行中形成的技術檔案詳細記錄了設備設施所發生的缺陷、故障及診斷處理等信息。不同時段所形成的科技檔案均為設備設施不可分割的連貫信息， 因此科技檔案管理不可間斷，具有很強的延續性。
2.2如何使電力系統檔案管理科技化。
（1）運用軟件管理。電力系統為社會經濟發展提供必要的能源，為社會發展提供強大的動力支持，新時期的電力系統檔案管理必須要轉變傳統的思想觀念，改變傳統模式，加大信息技術的應用力度，提高檔案管理的技術手段，實現系統科技化和技術化的更新，使電力系統的檔案管理更加的有效。
在這里簡單介紹一款電力系統檔案管理軟件：檔案管理數據庫系統數據錄入、數據查詢修改、電子檔案調用等功能。
這款軟件的功能特點是：方便的錄入功能，便捷的查詢和修改功能，靈活的調用功能。當然， 如今已經有越來越多的數據管理系統供我們選擇參考， 旨在更好地為電力系統檔案管理服務。
（2）完善檔案信息管理系統，開展網上服務隨著電力生產精細化管理深入開展， 電力生產人員工作效率必將逐步提高，利用快捷、高效的方式獲取信息資源成為他們的共同愿望。建立以計算機、互聯網為工作平臺的檔案數字管理系統，將檔案的保存功能向信息中心轉變，開展網上服務，提高利用效率，這是滿足利用者服務需求的最有效途徑。一方面要充分利用變電站局域網建立檔案主頁，使檔案管理系統與辦公自動化系統關聯起來。公開案卷目錄及卷內文件目錄，實現檔案信息網上查詢、檢索，使生產人員更方便查閱檔案室已藏檔案。另一方面最大限度實現檔案資料數字化。檔案資料數字化后，在網上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務，使利用者可以不受地域和時間限制，及時獲取自己所需的檔案信息，使服務變得快捷、高效、準確，大大提高檔案的利用率和使用價值。
（3）加強科技檔案歸檔收集整理工作。生產信息資料收集歸檔是開展科技檔案管理的基礎工作。 通過了解生產一線人員活動狀況，密切跟蹤現場生產動態， 提前掌握檔案收集的具體材料，列出詳細的檔案材料的收集計劃，從而把分散在各部門或個人手中的檔案集中起來， 實現統一管理，最終實現信息資源共享。收集起來的信息資料再通過檔案整理這一中心環節處理后，才能確定歸檔的必要性和重要性。檔案整理工作應該深入分析文件材料的內在聯系，遵循檔案形成規律， 盡量保持文件材料之間的關聯， 使每項生產活動檔案構成不可分割的有機整體，以反映精細化管理活動的真實面目。
2.3數字化檔案利用
數字檔案在檢索、利用、傳輸等方面能高效、快捷、方便地滿足利用者需求，利用者可在自己的電腦終端上看到自己所需要的信息。數字檔案利用中最突出的問題是信息安全。數字信息的易變性使數字檔案利用中潛藏著對信息原始性的威脅，另一方面，隨著網絡的普及，數字檔案從檔案閱覽室疏散到四面八方的計算機上，使許多行之有效的控制手段變得無能為力，因此，在這種現代化的數字檔案利用過程中，要堅持既方便查閱利用，又保證安全的基本原則。豐臺供電公司檔案數字化建設完成以后，與北京市電力公司檔案管理系統實現對接，為檔案電子借閱工作帶來很大便利。
3.檔案數字化管理展望
在電力系統實現數據化管理的過程中，必須充分考慮數字化功能實現的利弊因素對電力系統檔案管理的影響，提高危機意識，站在全局的角度出發，了解數字化功能的使用條件，結合當前檔案管理中的管理辦法，積極創新，加強檔案借閱管理的流程，完善數字檔案的整理質量，不斷升級和完善檔案的借閱系統，提高系統的技術含量，豐富檔案內容和知識面，為員工提供良好的知識平臺，提高檔案的利用率，為電力系統的生產和發展提供良好的保障。
[關鍵詞]信息化時代；檔案管理；重要性
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-0-01
在信息技術高速發展的現在，企業檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰。傳統檔案管理模式已經完全不能和先進的科學管理方案接軌，不能適應社會發展需求。因此，企業必須積極改正陳舊的管理方式，尋求全新的管理模式，促進企業檔案管理的發展。
1 檔案管理現狀分析
1.1 檔案管理觀念落后
對檔案管理工作不重視是大部分企業普遍存在的問題。主要表現在以下幾方面：第一，大部分企業，缺乏檔案管理的專業部門。第二，管理者對檔案管理工作認識不足。大部分企業管理者錯誤地認為檔案管理工作就是對企業資料的整理，并不能給企業帶來經濟效益，這種想法導致企業不愿意設立專門的檔案管理部門。
1.2 檔案管理信息化水平低
目前，大部分企業檔案管理信息化水平低，主要體現在以下幾個方面：第一，部分企業仍采用傳統檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數字化，導致檔案管理的信息化建設水平較低。
1.3 檔案管理不能為公司服務
傳統檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業服務。好的企業檔案管理能在企業中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業發展的興衰點，找到發展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業發展，為企業服務。
2 信息化時代檔案管理的建議
2.1 科技存檔
當前的檔案管理工作應該向數字化靠攏，從實體檔案管理轉變為對信息資源的科技化管理。科技化管理檔案主要運用現代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關檔案的網頁，建立數字化視頻檔案數據庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關部門網站制作網頁，使檔案管理服務于系統互聯網，并形成科技化的電子檔案數據庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內容的真實性和安全性，且快速實現資源共享。在互聯網上，應實現檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。
2.2 信息化管理
傳統檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術的引進，奠定了檔案管理科技化基礎，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變為計算機存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現代化和科技化。也從另一個角度要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，適應新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準確地為社會創造經濟效益。
2.3 工作重心向信息偏移
在傳統檔案整理實踐中，主要工作是檔案實體數據整理。在實際檔案管理中，檔案實體管理是對檔案的流程化控制。而計算機存檔技術給傳統檔案管理模式帶來巨大挑戰，傳統檔案管理無法應對電子信息時代的數字化處理要求，因此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業的關注焦點從文件實體化向文件形成化發展，使文件整理和保管與科技有機聯系起來。
2.4 培養信息化檔案管理人才
在檔案管理中，應著重引進和培養現代化管理人才，全面提高工作人員素質，積極改善檔案管理設備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養檔案管理的數據庫開發人才，只有優秀的人才儲備，才能更好地服務于檔案管理工作。其次，企業要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設立專門的培訓機構，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，加強工作人員的理論研討和學術交流。最后，要引進了解信息化的技術人才，具有現代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務質量。
3 結 語
隨著信息技術不斷發展，傳統實體式檔案存檔方式已不適用于企業的發展。因此，檔案信息處理自動化和數字化的趨勢勢在必行。檔案工作面臨著從傳統到科技化的重大變革，如何加速檔案管理科技化成為當前研究的重點。企業要尋找傳統檔案管理模式的不足，汲取現代化的檔案管理模式，形成符合企業實際發展的方法，更好地為社會服務。
主要參考文獻
[關鍵詞]高職院校 科研檔案管理
[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1006-5962(2012)03(a)-0128-01
高職院校科研檔案，是指在教育教學研究及自然科學技術研究活動中形成的檔案，包括具有保存價值的文字、圖表、聲音、圖像等載體材料，記載和反映了科研活動的過程與結果，一定程度上代表著本院校的學術水平。但由于大部分高職院校發展歷史短，且將大部分精力用于校園基礎設施建設和提高教學水平和辦學實力上，往往容易忽略科研檔案的管理和規范，使得科研檔案管理存在一些亟待解決的問題。
1 高職院校科研檔案管理的意義和作用
科研檔案與科研工作密不可分，相輔相成，能夠互相促進。高職院校既是培養生產一線技能人才的場所，又承擔著教學科研活動的重要任務。科研檔案是教學、科研知識資源的存儲載體，記錄了高職院校歷年來科研活動的過程與結果，具有必不可少的參考價值。與此同時，科研工作的不斷發展也為科研檔案提供著源源不斷的信息，使得科研檔案日益完善。
2 高職院校科研檔案管理存在的問題
(1)科研人員意識淡薄，對科研檔案管理的重要性認識不足。許多高職院校將大量的精力集中用于校園基礎設施建設與提高教學質量和辦學實力上，忽略了科研檔案管理工作。部分科研人員不重視科學研究過程中檔案資料的積累，而部分高職院校的科研管理部門也只重視課題的立項率、結題率，單純地追求課題立項數量和獲準經費，從而使得大量的科研檔案嚴重流失和遺漏，一定程度上造成科學研究無記載或科研檔案不完整。究其原因，還是因為科研人員重研究輕歸檔，對科研檔案工作的重要性認識不足。
(2)高職院校科研檔案管理制度不健全，職責不明確。目前，多數高職院校的科研檔案管理制度，基本上都是根據《科學技術檔案工作條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法規，結合本院校實際制定的。但在實際操作過程中，科研檔案管理制度大多落實不到位。不少高職院校的科研管理部門和檔案部門之間缺乏溝通，科研管理部門只重視課題立項、獲準經費及成果管理，不重視科研檔案管理。另外也存在院校專門負責檔案管理的部門又因為遠離科學研究和管理一線的問題。
(3)高職院校科研檔案缺乏完整性科研檔案的歸檔意識淡薄導致一些科研人員不重視在研究過程中文件材料的形成與完整積累，造成了科研檔案的不完整。當科學研究進行到一定階段或課題結題以后，本應及時整理過程中形成的文字、圖像、聲音等材料，進而分門別類進行歸檔，可是當課題在申報或結題完成后，研究材料便被擱置起來，時間一長，或因為其他工作就會被完全忽略，甚至淪為一堆廢紙，致使科研檔案不完整。還有一些科研人員不了解科研檔案的管理方法，歸檔不系統、不分類、不標注，有的缺開題報告，有的缺論證過程，有的缺調研報告，有的缺結題報告，造成了科研檔案的遺漏，導致科研檔案不完整。
3 如何加強高職院校的科研檔案管理
(1)強化科研檔案管理意識，提高科研檔案管理人員的主動性和積極性。科研檔案管理意識的強弱，事關科研檔案管理人員工作的主動性和積極性，是科研檔案得以完善的基礎。因此，強化高職院校科研人員的檔案管理意識尤為重要。高職院校負責檔案管理的部門要經常向學校領導匯報科研檔案管理工作，讓科研檔案管理檔案意識深入人心，使大家認識到科研檔案管理工作的重要性，形成人人重視科研檔案、人人參與科研檔案的良好氛圍。
(2)完善科研檔案管理制度，促進科研檔案工作的規范化和制度化。科研檔案管理應始終堅持做到及時、完整歸檔，避免因時間拖延導致的檔案材料流失。與此同時，高職院校也應集中統一管理，明確從事科學研究的教師及科研管理人員在科研檔案工作中的職責，建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式。
(3)強化科研檔案管理隊伍建設科研檔案管理工作的重要性，要求科研檔案管理人員要有較為廣博深厚的檔案管理知識，如需掌握檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等基礎理論知識。除此之外，科研檔案管理人員還要結合高職院校科研工作的實際情況，完全熟悉本校各級各類科研課題的基本情況，并不斷擴展知識領域，優化知識結構和能力結構，掌握國內外先進的科研檔案管理方法，增強科研檔案工作服務能力。
(4)創新檔案管理工作模式科研管理部門要與時俱進，創新科研檔案管理模式，做到檔案理論創新和機制創新。繼續推進文書立卷的改革，普及和貫徹執行《歸檔文件整理規則》這一檔案行業標準。還要加強科研檔案的信息化、數字化建設，充分利用單位局域網設科研檔案網站，努力實現科研檔案管理的現代化，大膽引進和使用現代科技成果，增加科研檔案管理工作的科技含量，提高科研檔案的利用率。
科研檔案是高職院校科研活動的真實記錄，在科研工作中發揮著知識儲備的作用。隨著高職院校科研事業的不斷深入和發展，科研檔案的作用和地位越來越突出。因此，我們要不斷地研究和分析科研檔案管理中存在的問題，不斷地探討解決問題的途徑，使科研檔案能夠更好地為高職院校的教學和科研服務。
參考文獻
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醫療保險檔案管理是整個醫療事業管理的核心基礎，是醫療保險管理系統的重要工作之一，它體現的是現代醫療服務水平和服務質量，決定著現代保險的管理層次。醫療保險檔案是人們參加國家醫療保險管理，參與保險繳費的唯一憑證，切實關系到每位人民群眾的利益。所以加強醫療保險檔案管理是我國醫療體系工作人員必須的工作，是促進我國醫療體系進一步完善的重中之重。本文針對現階段醫療保險檔案管理發展的現狀，進行合理化的研究分析，提出可行性的合理化建議。
【關鍵詞】
醫療保險；檔案管理；醫療事業；探討
一、醫療保險檔案管理的現狀
醫療保險檔案管理是國家醫療保險總體系的重要組成部分，在日常檔案管理中起到了重要的作用，雖然部分大醫院的醫療檔案管理制度已經相對完善，但是在小部分醫院中醫療檔案管理體系依舊存在著各種方面的問題，主要問題表現在以下幾個方面：
（一）醫療保險檔案本身的不完善。醫療保險檔案是進入醫院進行各項消費和費用交納的基本憑證，然而個別相關部門的工作人員并未對其本身的主要作用有足夠的重視，對于醫療保險檔案的填寫和完善工作做得并不是盡心盡力，在某些方面可能還“偷工減料”，使得醫療保險檔案本身就不是十分完善，所以在進行后期的保管時，由于各方信息的不完善和不完整，核對時誤區較大，對于醫療保險檔案的最終保存有一定的影響作用。
（二）醫療保險檔案管理制度的不完善。現階段隨著我國對于醫療保險制度的完善，相關醫療保險檔案管理制度依舊存著弊端。國家在醫療保險方面投入很大，但是在醫療保險檔案管理制度的投資方面并未很多，使得很多醫療保險檔案管理的糾紛案例不能有據可循，有理可據。各相關部門對于醫療保險檔案管理制度的完善不能做到及時有效，對于醫療保險檔案管理制度的認識并不是很到位，導致醫療保險檔案制度的建立缺失。
（三）各相關部門的不重視。由于對于醫療保險檔案管理的投資缺失，造成了各相關部門對于醫療保險檔案管理的認識并不是很完善，重視力度不夠，不能夠將醫療保險檔案管理的工作做到細致化。
（四）信息化建設不完善。在醫療保險檔案管理數據方面，信息化投入力度不夠，使得現階段的醫療保險檔案管理多是人工管理，不能與時俱進進行信息化管理，科技投入力量不夠，導致醫療保險檔案管理還是停留在基礎化階段，不能滿足現行醫療保險檔案管理的需求。
（五）醫療保險檔案管理人員素質低下。由于現象的日益嚴重，使得現階段的醫療保險檔案管理人員不作為，在醫療保險檔案管理人員素質日益低下的狀態下，導致現階段醫療保險檔案管理整體呈混亂現狀。
二、提高醫療保險檔案管理的措施對策
（一）加強對于醫療保險檔案管理的重要性認識。醫療保險檔案管理是公民參加醫院治療的憑證，是進行后期報銷等事宜的保障，文字、電子數據、圖表等是醫療保險經辦機關形成醫療保險的主要形式，具有原始數據的保存價值，是醫療保險機構、參保單位和醫療個人最直接記錄和使用的資源，是整個醫療保險事業最真實的數據反映。所以相關單位和人員要對醫療保險檔案有足夠的認識，對于其重要性要充分了解，做好醫療保險檔案管理的保存、轉案等相關工作，為醫療保險檔案管理作出貢獻。
（二）提高對于醫療保險檔案管理的信息化認識。對于傳統的醫療保險檔案管理工作來說，都是由人工進行數據采集、數據收集、數據記錄和數據保存管理的，醫療工作效率十分的低下，既浪費人力物力，又消耗了大量的時間。醫療保險檔案管理的相關部門和人員，要充分運用信息化進行管理，提高檔案管理的效能，利用信息技術對于檔案進行整理分析，盡快實現現代化信息管理。醫療檔案的管理人員，應該充分認識到技術的重要性，及時進行技術更新，掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。加強現代信息技術的灌入，是現代醫療保險檔案管理的需要，是與時俱進的象征，可充分提高醫療保險檔案的使用效率。信息化技術的運用，極大地提高了醫療保險檔案管理的效率，使醫療工作人員的工作量降低，從繁忙的工作中解脫出來，更好地為醫療保險檔案的管理事業作貢獻。
（三）提高醫療檔案管理的人員素質。對于醫療保險檔案管理的人員，要在選拔時就充分注重人員素質，選拔高素質的人才，醫療保險檔案管理的工作人員必須具有極高的責任心和服務意識。對于醫療保險檔案管理的工作人員來說，要提高針對性的服務戰略認識，提高參保人員的滿意程度，這樣不僅提高了醫療保險的滿意度，而且還有利于醫療保險檔案管理行業管理人員對于事業有前瞻性的認識和制定合理化的對策。醫療保險檔案具有一定的個人隱私性，所以對于醫療保險檔案管理工作人員來說，還要提高保密工作的認識，不可泄露參保人員的信息和資料，不能利用自己的職權將檔案信息隨意售賣，要提高科學的保密水平和服務的工作能力，逐步實現醫療保險檔案管理工作的規范化、信息化和科學化。
三、結語
醫療保險檔案管理工作是整個檔案管理總體系工作的重要基礎工作之一，它體現了現階段醫療保險基金的管理水平，代表著醫療保險相關部門的服務質量，關系著廣大人民群眾最根本的人身醫療利益。因此不僅相關部門要加強醫療保險檔案管理的認識，公民個人也要加強認識，及時做好監督工作，為醫療保險檔案管理工作作出一份貢獻。
【參考文獻】
[1]曹傳清.醫療保險檔案管理中存在的問題與解決措施探微[J].決策與信息(中旬刊),2015(09).
關鍵詞：檔案管理工作；問題；策略
近幾年來檔案管理被應用在各個領域中，這就充分證明檔案管理工作能夠一定的社會價值，主要的價值體現在檔案中包含了個人非常重要信息內容，是一個人的在社會上生存的一種體現。
一、檔案管理工作的重要性
在檔案管理中進行科學規范的管理工作是衡量企事業單位管理水平的一個重要指標，企事業單位在發展的過程中都會用檔案的形式記載發展歷程，這些重要的檔案資料對企事業單位來說非常的重要。在現代社會發展中，檔案管理工作的重要性體現在各個方面，在對文檔進行整理歸納時，還包含著豐富和廣泛的科學內容，在遇到疑難需要參考的問題時，可以查閱相關資料。
二、檔案管理工作中存在的問題
（一）管理體制不健全
由于檔案管理體制存在一定缺陷，導致相關的工作在管理過程中對工作的內容模糊不清，包括在文件歸檔整理中、分類以及保管期限劃分等問題中認識不足，沒有及時對文檔進行歸納整理，延誤檔案管理工作。同時也存在著一些工作人員責任心不強，以及保密工作的力度不夠。造成這種現象的主要原因是，相關單位對檔案管理工作重視度不夠，領導忽視，致使監督力度不夠，沒有制定合理的管理體制，對員工的行為進行約束和獎勵[1]。
（二）管理人員素質水平不高
在很多的企事業單位中由于檔案管理工作沒有收到重視，在管理中的沒有專業的管理人員，導致管理工作的整體水平不高；同時工作人員缺乏工作的積極性和主動性，對檔案管理工作沒有科學、正確的理解，在管理中眼高手低，對一些細節問題容易忽略，導致檔案管理水平不高。造成這種現象的主要原因是，企事業單位沒有專門的檔案管理的文秘人員，大多數工作人員屬于兼職，沒有更多的精力投入到檔案管理工作中；同時業務水平也不高，再加上缺乏相應的系統培訓，最后嚴重影響檔案管理工作的質量[2]。
（三）在檢查中發現更多的問題
由于在平時檔案管理工作中存在很多的問題，但是相關的工作人員沒有引起足夠的重視，把很多問題都放置不去處理。導致領導在檢查的過程中漏洞百出，一些很嚴重的問題在檢查中都凸顯出現，像配套設施不健全、文件歸檔不正確、使用登記不規范等。出現這種現象最主要的原因是檔案保管的條件太差，很多的企事業單位為了節省經費的開支，并沒有設立專門的檔案管理室，與國家規定的檔案相關標準相差甚遠，在管理上達不到要求，與整齊劃一、規范統一的標準差距很大。還有不少的企事業單位由于房屋不夠，把檔案管理室變成了雜物室，導致檔案管理工作保密性存在一定問題，并且管理體質不到位，在管理過程中容易造成檔案文件受損。
三、提高檔案管理的工作策略
為了提高檔案管理的整體水平，必須要加強對檔案工作的監督力度，經過系統科學的培訓，提高管理人員的專業素養以及工作的積極主動性，同時需要不斷完善相關的體制，提高相關工作人員管理的水平。以下是具體的實施策略。
（一）加強對管理工作的認識
提高對檔案管理工作認識主要是從三個方面進行論述，首先，需要健全檔案管理的相關規章制度，利用嚴格的獎懲制定來約束員工的行為，對積極的行為進行物質表揚和精神表揚，對不合格的行為規范根據輕重必須予以懲罰。其次，相關組織領導需要對檔案管理工作重視起來，相關部門需要加強宣傳力度，使檔案工作人員認識到檔案管理工作的重要性，同時需要加大對檔案管理工作的資金投入力度，需要設立專門的檔案管理室，對管理中所需的器材嚴格按照規定進行選購，不斷的完善檔案管理室的環境以及相應保管的條件，使檔案管理室統一整齊規范。最后，提高文秘人員的綜合素質，對檔案管理工作人員必須要經過系統嚴格的培訓，對政治思想以及業務水平不達標的人員一律不允許錄用[3]。
（二）加強檔案管理中的保密性
對于加強檔案管理中的保密性主要體現在三個方面，首先，需要提高檔案管理人員的保密意識，在工作人員入職前，需要進行安全保密工作的培訓，引導員工提高自身素質，做好本職工作。工作人員在實際的檔案管理中需要保持清醒的頭腦，對保密的相關規定必須熟知，要嚴守保密紀律。其次，需要加強檔案管理室的保密工作，要把檔案管理室進行獨立設置，與雜物室區分開來，規定保密區和非保密區；需要在檔案管理室中安裝警報系統，做到設施安全，防范得當；同時值班人員需要做好執勤工作，需要派專門的人員進行監督。最后，需要建立系統的文檔管理的規章制定，包括閱覽制定、外借制定、復制制度等；同時需要根據實際情況制定合理的使用范圍以及相關的手續制度[4]。
（三）加強檔案管理的信息化
檔案管理工作也需要緊跟時展的步伐，在管理的過程中需要引進現代信息技術來提高檔案管理的水平。為了使管理人員提高信息技術操作水平，企事業單位需要對員工進行培訓，多途徑多層次的培養信息化人才。同時也需要引進先進的管理設備，健全檔案管理的管理系統；利用現代化手段使檔案管理資源共享；管理人員可以利用現代化信息技術，擴大自身的知識范圍，提高管理水平[5]。
四、結語
社會在不斷的發展，社會大眾對維護自身權益越來越重視，對檔案的需求也非常的急迫，在檔案管理中檔案人才非常的關鍵，關系到檔案管理工作是否合理、合法性，特別是在信息化檔案管理系統中，檔案人才更為重要，是保證信息數據的準確性的前提。因此，相關部門需要重視對檔案人才的培訓，在上崗前必須要經過嚴格系統的選拔，同時相關工作人員在實際工作中也需要不斷學習積累經驗，保證對檔案進行科學、合理、有效的管理。
參考文獻：
[1]何繼先.談中小企業公共服務平臺網絡環境下復合型檔案管理人才的培養工作[J].黑龍江檔案，2014，04：100.
[2]夏鵬.企業檔案管理工作中存在的問題及對策[J].機電兵船檔案，2015，03：27-29.
[3]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創新導報，2013，07：209.
