時(shí)間：2023-06-05 10:15:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高效辦公方法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；辦公自動(dòng)化；辦公效率
1簡(jiǎn)述辦公自動(dòng)化
1.1辦公自動(dòng)化定義
辦公自動(dòng)化定義廣泛，泛指通過將新興技術(shù)與手段融入辦公工作中，以改進(jìn)傳統(tǒng)的辦公方法。辦公自動(dòng)化是對(duì)傳統(tǒng)辦公手段的一次突破性改革，其借助現(xiàn)代信息智能技術(shù)，智能地分析和整理海量數(shù)據(jù)與龐大數(shù)目的資料，減少了人為的干預(yù)因素，不但能夠有效將辦公效率提高，還能減少一些不必要的人為錯(cuò)誤。其核心在于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，從而提高生產(chǎn)勞動(dòng)的效率。因其會(huì)極大地加快行業(yè)的發(fā)展速度，故而當(dāng)今社會(huì)的任何領(lǐng)域都離不開辦公自動(dòng)化的協(xié)助。
1.2辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)
1.2.1安全性辦公自動(dòng)化大大提高了文件及數(shù)據(jù)的隱蔽性能，使其更加安全。通過盡量避免人為手段實(shí)現(xiàn)對(duì)重要文件的保存，從而降低泄露機(jī)密的風(fēng)險(xiǎn)，有效遏制了信息的惡意擴(kuò)散現(xiàn)象。
1.2.2完備性引入辦公自動(dòng)化，使得往常由于人為的不當(dāng)處理而導(dǎo)致的文件丟失、數(shù)據(jù)缺失等問題從根本上得到解決，也有效地提高了辦公效率，使辦公效率有了質(zhì)的飛躍。
1.2.3智能性辦公自動(dòng)化通過高精度的算法和智能化的處理手段處理數(shù)據(jù)、整理文件，智能地分析辦公中遇到的各類問題，并通過機(jī)器學(xué)習(xí)篩選出最優(yōu)的解決手段。計(jì)算機(jī)所具有的超高的運(yùn)算速度與傳統(tǒng)人工方式的速度不可同日而語(yǔ)，以其優(yōu)秀的速度能夠更便捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)解決措施的探求。
1.3辦公自動(dòng)化技術(shù)的意義
辦公自動(dòng)化的落地，可有效實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)的改善，甚至管理體制的優(yōu)化。其在進(jìn)一步提升效率的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公能力的增強(qiáng)，為產(chǎn)生正確的最優(yōu)決策提供了可靠的支持。計(jì)算機(jī)信息智能技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用中，具有相當(dāng)?shù)闹匾獌r(jià)值，對(duì)其，我們必須給予高度重視，尤其是自動(dòng)辦公系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)。將計(jì)算機(jī)信息智能技術(shù)與辦公結(jié)合，一方面通過信息共享能夠提升各部門之間的協(xié)作能力，在實(shí)時(shí)的交互工作模式下，保障信息的安全性與準(zhǔn)確率，還能使辦公內(nèi)部環(huán)境得到改善，極大地提升辦公者工作的活力和積極性；另一方面，通過優(yōu)化資源的形式，合理利用已存資源，同時(shí)能夠有效地規(guī)劃資源，從而減少辦公成本的開銷，使單位用戶具有更優(yōu)異的經(jīng)濟(jì)效益。
2計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用現(xiàn)狀
2.1計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)
2.1.1優(yōu)化辦公環(huán)境由于現(xiàn)代自動(dòng)化辦公與計(jì)算機(jī)信息智能技術(shù)的緊密結(jié)合，導(dǎo)致辦公空間緊缺不再成為限制辦公工作的難點(diǎn)。由于計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)交互式辦公模式，使得現(xiàn)在的辦公方式由傳統(tǒng)的辦公室辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樵谌魏螘r(shí)間任何地點(diǎn)辦公，實(shí)現(xiàn)了辦公環(huán)境的多樣化。在不約束辦公環(huán)境的基礎(chǔ)上，辦公者還可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)方便快捷的工作私密交流，既優(yōu)化了辦公環(huán)境，又保證了相關(guān)通知以及涉及私密技術(shù)的信息能夠安全及時(shí)地傳遞給各位相關(guān)工作者。
2.1.2改善信息運(yùn)作效果在高速發(fā)展的信息化時(shí)代，信息數(shù)據(jù)的使用效果關(guān)系著企業(yè)的生死存亡。為了保障企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使其能夠穩(wěn)定生存與永續(xù)發(fā)展，要求企業(yè)決策者能夠及時(shí)全面地了解企業(yè)自身的實(shí)時(shí)信息以及競(jìng)爭(zhēng)公司的發(fā)展情況，并以此為基礎(chǔ)，作出符合企業(yè)自身發(fā)展的決策。當(dāng)下計(jì)算機(jī)信息智能技術(shù)在辦公方向的應(yīng)用，能夠有效提高重要信息的傳遞速度，改善了信息的運(yùn)作效果，一方面使企業(yè)決策者通過快速了解信息提升企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)力，另一方面也提高了公司員工的工作效率。
2.1.3降低辦公成本由于計(jì)算機(jī)高效、便捷、去紙化的特點(diǎn)，使得使用者可以實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行辦公，省去了辦公地點(diǎn)和大量不必要的辦工耗材。
2.2應(yīng)用現(xiàn)狀中存在的問題
2.2.1決策者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)理解不到位決策者應(yīng)該深入了解結(jié)合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)后的現(xiàn)代自動(dòng)化辦公方式。這種方式，不僅表現(xiàn)在軟件系統(tǒng)的層面，更體現(xiàn)在對(duì)于硬件設(shè)施的需求。目前許多決策者認(rèn)為購(gòu)買完相應(yīng)的收費(fèi)軟件，便大事告成。更有甚者，直接將辦公系統(tǒng)外包給相關(guān)團(tuán)隊(duì)，自己成為了甩手掌柜。這是一種錯(cuò)誤的認(rèn)知，無論是往小的層面看一臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)，還是往大的層面看一臺(tái)大型Linux服務(wù)器，都需要精細(xì)的物理層提供支撐。換句話說，只有當(dāng)硬件物盡其用，才能充分發(fā)揮軟件的作用。這就要求決策者充分理解計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)物理設(shè)備的優(yōu)化，只有這樣才能有效處理信息和實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的管理，促進(jìn)辦公自動(dòng)化進(jìn)一步發(fā)展。
2.2.2部分辦公人員專業(yè)素養(yǎng)不高計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與辦公方式的結(jié)合，凸顯出目前的工作層面仍存在大量問題。其中最關(guān)鍵的一點(diǎn)便是大多數(shù)從業(yè)人員的相關(guān)技術(shù)掌握不牢。由于新手段對(duì)使用者的操作水平提出了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，所以員工需要學(xué)習(xí)新興技術(shù)來提高自己的競(jìng)爭(zhēng)性。然而對(duì)于員工而言，這并非一件易事。無論學(xué)習(xí)新技術(shù)還是熟悉新的工作方式，都需要一定的時(shí)間和大量的知識(shí)儲(chǔ)備。一旦使用者無法妥善運(yùn)用新軟件、新技術(shù)，無法接受新的工作方式，那更新的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將遠(yuǎn)遠(yuǎn)發(fā)揮不出其應(yīng)有的水平，甚至?xí)捎谄桨自黾庸ぷ髁亢陀捎诓皇炀殞?dǎo)致的錯(cuò)誤，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于傳統(tǒng)辦公的效率。
2.3解決方案
2.3.1提高容錯(cuò)性通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，不再畏懼體量大的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的有效分析，是辦公自動(dòng)化最為關(guān)鍵和鮮明的特點(diǎn)。用戶可享受計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用成果，根據(jù)不同崗位、不同功能的辦公自動(dòng)化軟件，通過簡(jiǎn)單命令，對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行定向處理。該系統(tǒng)還可以根據(jù)員工級(jí)別的不同，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。在計(jì)算機(jī)信息智能化技術(shù)的基礎(chǔ)下，對(duì)文件的修復(fù)也不再局限于艱難的一次性處理修復(fù)困難，而是通過運(yùn)用不同手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修復(fù)，還可以撤回操作，從而提高數(shù)據(jù)處理時(shí)的容錯(cuò)率。
2.3.2優(yōu)化員工結(jié)構(gòu)源于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的現(xiàn)代辦公模式，要求我們對(duì)員工的分工進(jìn)行重新架構(gòu)，取消不必要的崗位與增加新技術(shù)崗位。企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)員工技能的改革力度，如果員工無法適應(yīng)新的工作形式，無法成功應(yīng)用新技術(shù)，可以適當(dāng)辭退；對(duì)于可以適應(yīng)新方法和新技術(shù)的員工，應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)鼓勵(lì)，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)員工結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。
2.3.3提高決策者對(duì)行業(yè)的理解只有增加決策者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的理解，才能實(shí)現(xiàn)上下級(jí)員工之間以及各職能部門之間的溝通協(xié)作，使原本的工作充滿活力，進(jìn)而調(diào)動(dòng)個(gè)人的創(chuàng)造力，最終實(shí)現(xiàn)行業(yè)的發(fā)展。其次要讓硬件物盡其用，從而推進(jìn)軟件發(fā)揮其作用。決策者實(shí)現(xiàn)對(duì)物理設(shè)備的優(yōu)化，再結(jié)合軟件有效處理信息和管理數(shù)據(jù)，使辦公自動(dòng)化再上一層樓。
3計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化未來的發(fā)展
3.1實(shí)現(xiàn)無距離辦公
由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化的程度，降低了對(duì)于工作環(huán)境的要求。在未來，應(yīng)當(dāng)更致力于實(shí)現(xiàn)無距離辦公，使員工在任何時(shí)間任何地點(diǎn)，都能夠直接連接自動(dòng)辦公系統(tǒng)進(jìn)行辦公。例如國(guó)內(nèi)的華為公司，該公司的華為云，正有意拓寬其在該目標(biāo)上的路徑，率先突破辦公環(huán)境的無距離辦公，其帶來了更加便利的工作效率，使工作質(zhì)量更加優(yōu)秀，以此實(shí)現(xiàn)工作的長(zhǎng)足發(fā)展。
3.2應(yīng)用在視頻技術(shù)方面
視頻對(duì)話辦公技術(shù)的產(chǎn)生對(duì)單位用戶實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作具有極其重大的現(xiàn)實(shí)意義。視頻對(duì)話的工作形式現(xiàn)在已經(jīng)在各重大場(chǎng)合中被廣泛應(yīng)用，國(guó)內(nèi)各大高校和單位用戶已經(jīng)將視頻對(duì)話技術(shù)應(yīng)用在學(xué)習(xí)和工作當(dāng)中。隨著該項(xiàng)技術(shù)的深入研究，以視頻軟件為終端的會(huì)議的應(yīng)用效果也將得到不斷提升。
關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；OA；ERP；結(jié)合；企業(yè)管理系統(tǒng)；應(yīng)用
中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 (2012) 12-0000-02
一、OA與ERP概述
OA，是指辦公自動(dòng)化英文Office Automation的縮寫，是一種新穎的辦公方式，它結(jié)合了計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)功能和現(xiàn)代化辦公方式，是目前新信息技術(shù)革命中相當(dāng)活躍并具備很強(qiáng)生命力一個(gè)全新的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，毋庸置疑的說是信息化革新與發(fā)展的產(chǎn)物。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部的員工可跨地區(qū)、跨時(shí)間協(xié)同完成工作。在工作的整個(gè)流程中，注重對(duì)員工和工作過程的管理，以此來完成對(duì)具體事務(wù)的管理。通過此系統(tǒng)而使用的交換式網(wǎng)絡(luò)，將更加方便與快捷的相互傳遞信息，深化拓展了辦公方法，完全實(shí)現(xiàn)了高效率的辦公。在當(dāng)前企業(yè)所使用的OA系統(tǒng)中，很多是基于lotus Notes平臺(tái)而開發(fā)，因?yàn)檫@種平臺(tái)具有很好的優(yōu)勢(shì)，它的管理功能和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存貯管理功能以及工作流定義都非常的靈活、強(qiáng)大，是一個(gè)理想的以公文流轉(zhuǎn)為重要內(nèi)容的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的開發(fā)平臺(tái)。當(dāng)前很多運(yùn)行狀態(tài)比較好的OA，都是在這個(gè)環(huán)境下開發(fā)而來的系統(tǒng)。
ERP，是指企業(yè)資源計(jì)劃英文Enterprise Resource Planning的縮寫。比較傾向企業(yè)的業(yè)務(wù)管理，優(yōu)化并固化了業(yè)務(wù)流程。ERP主要側(cè)重對(duì)物流、物料和資金的管理。ERP的導(dǎo)向主要是結(jié)果，主要包括系統(tǒng)整合企業(yè)所有的每項(xiàng)資源。此系統(tǒng)最早在1990年由美國(guó)的一家咨詢公司提出的，最早應(yīng)用的行業(yè)是制造業(yè)，以后慢慢的拓展到其它的行業(yè)。ERP發(fā)展之初，其概念具有十分狹窄的空間，單單局限于制造業(yè)行業(yè)企業(yè)的資源計(jì)劃部分。但隨著引入了企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組管理和企業(yè)供需鏈管理等一些管理理論，ERP的管理對(duì)象也相應(yīng)擴(kuò)大到了企業(yè)的物、人、財(cái)、信息等一切資源與企業(yè)產(chǎn)品的產(chǎn)、供、銷等一切業(yè)務(wù)。ERP拓展并集成了企業(yè)內(nèi)部所有管理功能的全部信息，并且也大大超出了企業(yè)自身的業(yè)務(wù)范圍，集成了所有供需鏈上一切的相關(guān)業(yè)務(wù)信息。通過信息整合手段與技術(shù)整合和控制了企業(yè)相對(duì)分散的業(yè)務(wù)過程。
二、OA與ERP的關(guān)系
OA這種辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)，集信息處理、知識(shí)管理和企業(yè)業(yè)務(wù)流程于一體，將企業(yè)使用的決策支持系統(tǒng)升級(jí)成決策智能系統(tǒng)，其核心是知識(shí)管理，為員工提供了共享知識(shí)的機(jī)制和豐富的知識(shí)學(xué)習(xí)功能，保證了系統(tǒng)使用人員能根據(jù)知識(shí)需求方便的跟專家學(xué)習(xí)，并能隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)單位已有的知識(shí)，提高了員工在OA系統(tǒng)中學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性，在員工創(chuàng)新能力不斷提高的過程中，也不斷提高了企業(yè)和機(jī)關(guān)的整體應(yīng)變與創(chuàng)新能力。所以說，員工使用OA系統(tǒng)辦公達(dá)到了從“如何做事情”上升到“知道如何做”的目的。當(dāng)前，ERP解決方案和其他的應(yīng)用案例都具有各自的特點(diǎn)，但是所有方案的最終目的都是基本一致的，在通常情況下都與“從不同的道路登上同一山峰”意義相同。不同的道路是指具體的技術(shù)手段和方法，同一山峰指的是企業(yè)信息化的設(shè)計(jì)目標(biāo)。當(dāng)前的ERP已不局限于企業(yè)的內(nèi)部管理，已拓展到了以前不涉及的知識(shí)決策領(lǐng)域和工業(yè)自動(dòng)化作業(yè)等相關(guān)領(lǐng)域。
從管理學(xué)角度來講，ERP主要是計(jì)劃和控制企業(yè)內(nèi)部的全部資源，主要側(cè)重于滿足客戶和準(zhǔn)時(shí)交貨的同時(shí)將企業(yè)的各種成本降低到最大限度，是通過提高企業(yè)內(nèi)部工作效率的途徑來提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，該系統(tǒng)的中心是效率。OA主要是將企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所提供的企業(yè)基礎(chǔ)信息轉(zhuǎn)化為對(duì)企業(yè)發(fā)展有利的管理信息，為企業(yè)管理人員和其他工作人員提供優(yōu)越的辦公環(huán)境和便捷的辦公手段，使他們能夠快樂、愉悅、輕松的工作。ERP和OA所關(guān)注對(duì)象是不同的，ERP關(guān)注更多的是企業(yè)內(nèi)部資源的計(jì)劃和控制，OA關(guān)注更多的是業(yè)務(wù)或事務(wù)處理，歸納和總結(jié)對(duì)企業(yè)有利的信息。因此來講，OA的使用在ERP的前端，拓展延伸到了ERP之前難以完善的處理范圍，而ERP就是企業(yè)管理中的全面應(yīng)用。
從兩個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念上講，ERP的主要業(yè)務(wù)流程是比較固定的，但很多OA業(yè)務(wù)流程卻非常的靈活。ERP系統(tǒng)在一定程度上講又叫事務(wù)處理系統(tǒng)，要求準(zhǔn)確記錄企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中人、財(cái)、物等資源的發(fā)生情況，集成了企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)財(cái)務(wù)、產(chǎn)品庫(kù)存等各部分的管理模塊，顯著提高了企業(yè)的自動(dòng)化水平，顯著減少了人力需求及人為差錯(cuò)，大大提高了辦公效率。OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的辦公流程，能夠?qū)k公流程中實(shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)控和實(shí)時(shí)跟蹤，方便了不同部門和不同工作崗位之間的協(xié)同工作，在提高辦公效率的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了高效協(xié)作。
通過從管理和設(shè)計(jì)兩方面對(duì)兩種系統(tǒng)的分析，可以知道兩者之間既有區(qū)別，也有聯(lián)系，二者的最終目標(biāo)就是要使企業(yè)的利益實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久化和最大化，取得最高的投資回報(bào)率。
三、OA和ERP相結(jié)合的優(yōu)勢(shì)
摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人們的日常生活和工作已經(jīng)逐漸變得信息化。在企業(yè)辦公管理中，辦公管理系統(tǒng)的使用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的整合，對(duì)企業(yè)物質(zhì)的合理分配，從而提高企業(yè)職工的辦公效率。本文對(duì)JAVA技術(shù)進(jìn)行了簡(jiǎn)析，并在此基礎(chǔ)上分析了基于JAVA技術(shù)平臺(tái)的辦公管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。
關(guān)鍵詞：JAVA技術(shù)平臺(tái)；辦公管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)
在企業(yè)辦公管理中，為了提高員工的辦公效率，企業(yè)需采用更加高效的管理方式對(duì)職員辦公進(jìn)行管理，而這也為辦公自動(dòng)化發(fā)展提供了機(jī)會(huì)。在現(xiàn)代化辦公中，基于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，利用辦公管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)員工的職責(zé)進(jìn)行合理分配，轉(zhuǎn)變企業(yè)辦公方式，以人機(jī)共存的辦公方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工性辦公，以便達(dá)到整合資源，并提高企業(yè)員工辦公效率的目的。現(xiàn)代化辦公需要依靠辦公管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，而這也充分展現(xiàn)了設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)的重要性。
1 JAVA技術(shù)簡(jiǎn)析
在SERVLRT技術(shù)基礎(chǔ)上產(chǎn)生的JSP技術(shù)是一種頁(yè)面技術(shù)，而JSP技術(shù)也是辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中最為重要的一種技術(shù)。而JSP頁(yè)面技術(shù)不僅包含SERVLRT技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，也彌補(bǔ)了SERVLRT技術(shù)存在的代碼編輯速度慢這一缺陷。相較于SERVLRT技術(shù)，JSP技術(shù)的編輯語(yǔ)言與ASP等腳本語(yǔ)言更為相似，編輯人員也更容易理解。JavaScript技術(shù)作為一種具有較高安全等級(jí)的腳本語(yǔ)言，主要用來設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)的驅(qū)動(dòng)模塊。這種技術(shù)的應(yīng)用需要依靠事件驅(qū)動(dòng)和對(duì)象。JavaScript技術(shù)作為連接不同對(duì)象或者客戶交互的重要技術(shù)，主要被用于開發(fā)客戶端程序。在HTML語(yǔ)言編輯中，JavaScript技術(shù)的應(yīng)用能夠更好地解決語(yǔ)言編程問題。在實(shí)際應(yīng)用中，JavaScript技術(shù)所具備的優(yōu)勢(shì)就是代碼見解，對(duì)于語(yǔ)言編輯不需要完全依靠服務(wù)器來實(shí)現(xiàn)，對(duì)電腦的性能也沒有太多的要求。JavaBean組件技術(shù)在辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中發(fā)揮著極為重要的作用，主要用于設(shè)計(jì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯封裝。因此，JavaBean組裝技術(shù)較常用于設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)的函數(shù)操作。
2 辦公管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
2.1系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則
辦公管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是為了滿足用戶的需求，所以在設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)該遵循實(shí)用性原則，充分考慮用戶的實(shí)際需求，以便提高系統(tǒng)使用的便捷性和用戶工作的精準(zhǔn)性。同時(shí)，在辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，依據(jù)易用性原則進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，可以讓用戶使用辦公管理系統(tǒng)時(shí)，不需要安裝客戶端，這在很大程度上提高了用戶使用辦公管理系統(tǒng)的便捷性。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)主要是依靠辦公管理系統(tǒng)中的B/S結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)可以讓辦公管理系統(tǒng)在實(shí)際使用過程中，不會(huì)受到地域影響，從而讓用戶更加高效地使用辦公管理系統(tǒng)。
隨著企業(yè)的發(fā)展、壯大，企業(yè)所產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息的數(shù)量也會(huì)變得越來越多，而要想更好地管理企業(yè)的數(shù)據(jù)信息，避免因數(shù)據(jù)信息數(shù)量過大，對(duì)辦公管理系統(tǒng)的運(yùn)行造成影響。那么在辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，應(yīng)隨著企業(yè)的發(fā)展，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)存進(jìn)行擴(kuò)展，并逐步對(duì)辦公管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，以便確保辦公管理系統(tǒng)可以滿足企業(yè)的發(fā)展需求。為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)存擴(kuò)展這一目標(biāo)，在設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)依據(jù)可擴(kuò)展維護(hù)原則，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的硬件和軟件技進(jìn)行擴(kuò)展。就目前而言，隨著市場(chǎng)格局的改變，辦公管理系y要想發(fā)揮更大的作用，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的硬件和軟件進(jìn)行更新，以便更好地提高企業(yè)管理水平和員工辦公效率。
2.2系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)
在企業(yè)辦公管理中，對(duì)辦公管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，提高企業(yè)員工的辦公效率。目前，對(duì)辦公管理系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)方式主要分為兩種：一種是結(jié)構(gòu)優(yōu)化方法，一種是原型法。隨著科技水平的不斷提高，對(duì)辦公管理系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)不再只是依靠單獨(dú)的一種設(shè)計(jì)方式，而是結(jié)合了兩種設(shè)計(jì)方式的優(yōu)點(diǎn)去設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)的架構(gòu)。在這種設(shè)計(jì)理念下，辦公管理系統(tǒng)不僅具備結(jié)構(gòu)優(yōu)化方法的生命周期，也可以讓系統(tǒng)設(shè)計(jì)變得更有針對(duì)性。在辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，結(jié)構(gòu)優(yōu)化方法的應(yīng)用是在分析系統(tǒng)整體性的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公管理系統(tǒng)中不同模塊所承擔(dān)的工作進(jìn)行優(yōu)化，然后利用原型法設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)，從而讓設(shè)計(jì)出的辦公管理系統(tǒng)能夠同時(shí)具備兩種設(shè)計(jì)方式的優(yōu)點(diǎn)。
2.3系統(tǒng)子模塊設(shè)計(jì)
在企業(yè)辦公管理中，對(duì)辦公管理系統(tǒng)的使用主要分為三個(gè)步驟：第一步，用戶登錄辦公管理系統(tǒng)的主頁(yè)面，并驗(yàn)證個(gè)人身份信息。第二步，用戶根據(jù)自身的需求去選擇系統(tǒng)主頁(yè)面的功能菜單。第三步，用戶操作辦公管理系統(tǒng)的子模塊。從用戶使用辦公管理系統(tǒng)的步驟可以分析出，辦公管理系統(tǒng)的子模塊主要有三個(gè)，分別是用戶身份驗(yàn)證子模塊、個(gè)人通信錄子模塊和職工信息管理子模塊。
在辦公管理設(shè)計(jì)中，依據(jù)用戶身份權(quán)限性設(shè)計(jì)而產(chǎn)生的子模塊是用戶身份驗(yàn)證子模塊，而該子模塊所承擔(dān)的職責(zé)就是保護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中所產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息的安全，避免數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)泄漏、誤刪等問題。用戶在使用辦公管理系統(tǒng)的時(shí)候，需要先獲得系統(tǒng)使用權(quán)限；而當(dāng)用戶進(jìn)入身份登錄界面后，系統(tǒng)會(huì)提示用戶登錄個(gè)人身份信息，在用戶輸入個(gè)人身份信息并驗(yàn)證通過后，辦公管理系統(tǒng)就能夠被用戶正常使用了。在設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)的時(shí)候，設(shè)計(jì)人員需要設(shè)置系統(tǒng)信息，而用戶只有登錄匹配系統(tǒng)信息的相關(guān)個(gè)人身份信息，才能夠正常使用辦公管理系統(tǒng)。假如用戶登錄的個(gè)人身份信息與系統(tǒng)信息不吻合，則用戶就無法使用該系統(tǒng)，需要重新輸入正確的個(gè)人身份信息。
在設(shè)計(jì)辦公管理系統(tǒng)的時(shí)候，個(gè)人通信錄子模塊的設(shè)計(jì)可以幫助用戶更好地管理個(gè)人信息，從而提高自身的辦公效率。在辦公管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用中，用戶要想使用系統(tǒng)的個(gè)人通信錄子模塊，需要先在登錄頁(yè)面輸入個(gè)人身份信息進(jìn)行驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后會(huì)進(jìn)入系統(tǒng)主頁(yè)面，這時(shí)用戶就可以選擇使用主頁(yè)面內(nèi)的個(gè)人通信錄子模塊。從功能上來看，個(gè)人通信錄子模塊的作用是讓用戶對(duì)聯(lián)系人信息進(jìn)行添加或修改，方便用戶更快的找尋聯(lián)系人信息。
在辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，職工信息管理子模塊的設(shè)計(jì)可以幫助管理人員更加準(zhǔn)確、清楚的掌握企業(yè)所有職工的個(gè)人信息，方便對(duì)企業(yè)職工進(jìn)行管理。在辦公管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用中，操作職工信息管理子模塊的方式主要有兩種，最常使用的操作方式是管理人員利用自身信息登錄辦公管理系統(tǒng)，然后選擇使用職工信息子模塊，最后依據(jù)企業(yè)職工的個(gè)人信息，對(duì)企業(yè)職工信息進(jìn)行完善或修改。
結(jié)束語(yǔ)：
隨著信息化發(fā)展速度的不斷加快，信息化辦公管理模式逐漸受到了企業(yè)的重視。在企業(yè)辦公管理中，依據(jù)信息化辦公管理模式而設(shè)計(jì)的辦公管理系統(tǒng)的使用，不僅能夠整合企業(yè)資源，合理分配企業(yè)職工職責(zé)，也能夠提高企業(yè)職工辦公效率和企業(yè)數(shù)據(jù)信息收集效率，而這對(duì)提高企業(yè)管理水平很有幫助。
參考文獻(xiàn)：
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煉內(nèi)功促管理
三元食品（全稱北京三元食品股份有限公司）前身是成立于 1956 年的北京市牛奶總站，1968 年更名為北京市牛奶公司，2001年改制成為北京三元食品股份有限公司。
目前，三元食品已在內(nèi)蒙古海拉爾市、河北遷安、石家莊、天津靜海、廣西柳州等地設(shè)立生產(chǎn)基地，旗下產(chǎn)品涵蓋屋型包裝鮮奶系列、超高溫滅菌奶系列、酸奶系列、袋裝鮮奶系列及各種乳飲料、冷食、宮廷乳制品等百余品種，銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋北京各城區(qū)、郊縣及全國(guó)50多個(gè)省、市。
隨著三元食品經(jīng)營(yíng)規(guī)模日趨擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部管理成本不斷增加，對(duì)業(yè)務(wù)管控要求也在提升。
當(dāng)下，對(duì)于三元管理團(tuán)隊(duì)而言，如何探尋出一條適合自身發(fā)展的“內(nèi)功”修煉之道，顯得尤為重要。
而搭建一套協(xié)同辦公平臺(tái)系統(tǒng)，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的方方面面進(jìn)行規(guī)范管理、理順流程，提高溝通效率，同時(shí)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、規(guī)避業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，則成為三元食品提升企業(yè)協(xié)同管理水平修煉內(nèi)功的重中之重。
為此，三元食品開始思考如何通過引入先進(jìn)的信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)升級(jí)，為解決企業(yè)面臨的難題提供有效解決途徑。
結(jié)合現(xiàn)狀，三元食品管理層明確了系統(tǒng)建設(shè)需求，即建設(shè)一個(gè)全面、嚴(yán)謹(jǐn)、快速響應(yīng)、穩(wěn)定、移動(dòng)的平臺(tái)。據(jù)三元食品信息部經(jīng)理張鐵軍介紹，全面的平臺(tái)是指可以支撐全公司所有辦公、進(jìn)行多組織管理的基礎(chǔ)平臺(tái)；嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠脚_(tái)是指將制度和流程進(jìn)行電子化；快速響應(yīng)的平臺(tái)指的是可靈活適應(yīng)制度及業(yè)務(wù)的變化；穩(wěn)定則強(qiáng)調(diào)了該平臺(tái)保證公司正常業(yè)務(wù)的進(jìn)行的重要性；移動(dòng)的平臺(tái)則可保證企業(yè)可以遠(yuǎn)程進(jìn)行批復(fù)。
流程驅(qū)動(dòng)管理
三元食品信息部經(jīng)理張鐵軍表示：“我們經(jīng)過甄選評(píng)估，選擇IBM的智慧協(xié)作平臺(tái)，主要基于三方面考慮：第一，它的技術(shù)成熟；第二，其易用性和開發(fā)性能夠滿足我們的需求；第三，合作團(tuán)隊(duì)須具有豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，而 IBM 恰好能夠符合我們的需求。”
據(jù)介紹，該協(xié)同平臺(tái)可無縫整合即時(shí)通信、郵件、辦公系統(tǒng)，員工日常業(yè)務(wù)可在一個(gè)平臺(tái)上完成，并通過與其他應(yīng)用軟件的整合，解決信息孤島問題。此外，該平臺(tái)還可提供多層級(jí)的安全解決方案，為系統(tǒng)保駕護(hù)航。據(jù)了解，該系統(tǒng)平臺(tái)計(jì)劃在三元總部、液態(tài)奶事業(yè)部、技術(shù)中心、工業(yè)園、送戶事業(yè)部、干酪事業(yè)部、華東事業(yè)部等多個(gè)組織進(jìn)行實(shí)施，內(nèi)容涵蓋企業(yè)管理多項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，如個(gè)人事務(wù)類、行政辦公、公文管理、財(cái)務(wù)流程管控、企業(yè)信息管理、企業(yè)知識(shí)管理等。
根據(jù)實(shí)際管理需求，三元食品決定啟用公文管理、行政辦公、會(huì)議管理、參觀管理、員工培訓(xùn)管理、合同管理、財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理、項(xiàng)目管理、促銷等市場(chǎng)活動(dòng)管理、知識(shí)檔案、報(bào)表查詢、手機(jī)簽核等模塊，并對(duì)請(qǐng)示、參觀、會(huì)議、合同管理、財(cái)務(wù)管理等模塊進(jìn)行重點(diǎn)深入的應(yīng)用。
易于開發(fā)是關(guān)鍵
一般而言，協(xié)同管理是從辦公系統(tǒng)演變而來的，屬于典型的管理支撐系統(tǒng)，必須自上而下地強(qiáng)力推進(jìn)。而等大家逐漸熟悉系統(tǒng)后，就會(huì)出現(xiàn)一些諸如一些諸如社交商務(wù)這樣的自下而上的行為。
三元食品協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過程也同樣符合這樣的情形。“待處理文件提醒、審批留痕等功能都是在實(shí)際應(yīng)用的過程中提出來的，然后交給技術(shù)人員進(jìn)行逐項(xiàng)的實(shí)施。”
三元食品協(xié)同辦公平臺(tái)項(xiàng)目經(jīng)理馬滿生說，“這套系統(tǒng)我們使用得比較得心應(yīng)手，就是因?yàn)樽罱K用戶參與到開發(fā)過程中，結(jié)合自身的工作特點(diǎn)和需求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化。”
三元食品信息部經(jīng)理張鐵軍則表示，選擇IBM Lotus Domino正是由于它的易用性和可開發(fā)性。“辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的后續(xù)調(diào)整工作會(huì)有很多，隨著企業(yè)的發(fā)展會(huì)不斷增加新功能，所以我們尤其強(qiáng)調(diào)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一定要我們自己可以開發(fā)，而且很容易開發(fā)和維護(hù)。”
協(xié)同辦公平臺(tái)不是一蹴而就的項(xiàng)目。馬滿生表示：“做這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，我們進(jìn)行了大量的投入，同時(shí)我們也正在培養(yǎng)一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的成功應(yīng)用，對(duì)提升公司的業(yè)績(jī)很關(guān)鍵，所以我們還會(huì)繼續(xù)努力地去做，不斷地進(jìn)行調(diào)整和完善。”
智慧協(xié)作顯效
目前，在第三方協(xié)同辦公方案的協(xié)助下，在三元食品內(nèi)部，基本的公文流轉(zhuǎn)已經(jīng)完成了電子化，目前三元食品總部所有部門均使用了財(cái)務(wù)管理模塊；預(yù)算管控也已初見成效，目前可以進(jìn)行電子化的內(nèi)控制度大部分已通過辦公平臺(tái)進(jìn)行管控。
此外，三元協(xié)同辦公系統(tǒng)使用一年多后，公司運(yùn)營(yíng)效率顯著提升。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前，三元經(jīng)營(yíng)管理流程中最復(fù)雜的合同申請(qǐng)流程效率提高了 170%，目前只需 8天，就能完成合同申請(qǐng)的相關(guān)審批，而之前手工審批合同需要 14～21天；從財(cái)務(wù)相關(guān)單據(jù)效率分析方面看，目前付款申請(qǐng)可以在 4～5天內(nèi)完成，而之前的手工付款一般需要 5～7天；從預(yù)期處理時(shí)間分析方面看，根據(jù)目前主要使用的幾種表單的效率分析，這些表單的處理效率預(yù)期可提升20%～30%左右。
在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，三元食品對(duì)信息化建設(shè)的重視與推進(jìn)力度有目共睹。
與此同時(shí)，越來越多的企業(yè)也和三元食品一樣，在向社交商務(wù)轉(zhuǎn)型的過程，逐漸意識(shí)到：協(xié)同辦公平臺(tái)系統(tǒng)的建設(shè)不僅僅是簡(jiǎn)單的辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，將公司現(xiàn)有的各個(gè)信息系統(tǒng)通過協(xié)同辦公平臺(tái)進(jìn)行集成、建立統(tǒng)一的管控平臺(tái)，在企業(yè)充分釋放信息化能量的整體戰(zhàn)略中也發(fā)揮著舉足輕重的地位。
寫在最后
在現(xiàn)代企業(yè)中，與現(xiàn)代化的生產(chǎn)、物流、辦公環(huán)境相匹配的，應(yīng)該是現(xiàn)代化的管理方式。協(xié)同辦公、ERP這樣的信息化應(yīng)用在企業(yè)中不僅扮演著降本增效的角色，更成為規(guī)范業(yè)務(wù)流程、改進(jìn)企業(yè)管理方式的工具。
【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng) 安全性 應(yīng)用推廣
隨著社會(huì)發(fā)展，辦公自動(dòng)化日益增強(qiáng)，醫(yī)院OA系統(tǒng)快速發(fā)展，對(duì)醫(yī)院辦公室人員提供全方位的信息采集和處理，為上級(jí)管理和決策提供了科學(xué)依據(jù)，也方便醫(yī)護(hù)人員查詢，提交資料，提供無紙化辦公。因此，OA 系統(tǒng)使醫(yī)院管理更加科學(xué)，并且提升了辦公的效率和質(zhì)量，使醫(yī)院的綜合能力有很大提高。
1 OA 系統(tǒng)的安全性
OA 系統(tǒng)的安全性直接影響到醫(yī)院信息的高效、安全和可靠，對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)的應(yīng)用有著很大的作用。OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器上，分為數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)安全。OA系統(tǒng)安裝網(wǎng)絡(luò)防病毒系統(tǒng)，經(jīng)常對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)病毒，及時(shí)解決。當(dāng)發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，及時(shí)更新到最新狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)了OA 系統(tǒng)的高效、安全和可靠。
2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)
開發(fā)結(jié)構(gòu)分為B/S（瀏覽器/服務(wù)器）和C/S（客戶端/服務(wù)器）兩種模式。
B/S模式的系統(tǒng)以服務(wù)器為核心，程序處理和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)基本上都是在服務(wù)器端完成，容易開發(fā)和維護(hù)。
C/S模式系統(tǒng)以服務(wù)器作為數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)平臺(tái)，在終端設(shè)計(jì)有專門的應(yīng)用程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和初次處理，然后將數(shù)據(jù)傳遞到服務(wù)器端，用戶只能使用客戶端應(yīng)用程序才能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。這種模式專業(yè)程度高，運(yùn)行速度快，適合大部分平臺(tái)和應(yīng)用。
這兩種模式各有特點(diǎn)，在OA系統(tǒng)中都有應(yīng)用。
3 系統(tǒng)服務(wù)層功能
平臺(tái)服務(wù)層為應(yīng)用層提供各種服務(wù)，方便開發(fā)和維護(hù)。
3.1 數(shù)據(jù)源服務(wù)
采用數(shù)據(jù)源服務(wù)，所有數(shù)據(jù)都以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)對(duì)象的形式來展現(xiàn)，數(shù)據(jù)獨(dú)立存儲(chǔ)，減少了數(shù)據(jù)冗余，對(duì)物理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的修改不會(huì)對(duì)其他應(yīng)用產(chǎn)生影響。
3.2 授權(quán)服務(wù)
在平臺(tái)為所有應(yīng)用提供統(tǒng)一的授權(quán)認(rèn)證服務(wù)。授權(quán)服務(wù)的核心是角色，每個(gè)用戶至少擁有一個(gè)角色，每個(gè)角色被定義可以訪問規(guī)定的資源。資源可以是數(shù)據(jù)，應(yīng)用等等。然后通過對(duì)用戶的角色授權(quán)，來控制數(shù)據(jù)流的流向，方便操作和應(yīng)用。
4 系統(tǒng)功能
系統(tǒng)功能大體分為日程管理，知識(shí)管理和設(shè)置中心等等，方便用戶使用和系統(tǒng)維護(hù)。
4.1 日程管理
每個(gè)員工可以登錄到OA系統(tǒng)，打開日程管理后，可以查看各種動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)和有效。上級(jí)可以登錄到OA系統(tǒng)，打開日程管理后，可以查閱員工新上傳的信息，上級(jí)根據(jù)實(shí)際進(jìn)行審批。此外，還可以對(duì)各種信息進(jìn)行查閱。
日程管理可以分為個(gè)人日程和部門日程，個(gè)人日程管理使用戶只能查看和維護(hù)本人的日程， 可以保護(hù)個(gè)人的信息。部門日程使上級(jí)向下層傳達(dá)信息，方便和有效。另外，個(gè)人可以共享個(gè)人日程，也可以查看別人共享的信息。
4.2 知識(shí)管理
知識(shí)管理是一種知識(shí)資源，知識(shí)管理可以對(duì)知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行上傳，共享，保存，創(chuàng)新，保持知識(shí)的及時(shí)，有效，讓所有人共享，為信息共享和創(chuàng)新帶來很大的方便。
4.3 設(shè)置中心
設(shè)置中心大體分為權(quán)限設(shè)置和角色設(shè)置，權(quán)限設(shè)置可以為每個(gè)人設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，也可以根據(jù)流程設(shè)置權(quán)限。角色設(shè)置根據(jù)每個(gè)人的權(quán)限分組，方便添加權(quán)限和管理權(quán)限。
5 OA系統(tǒng)應(yīng)用效果
應(yīng)用層大體分為后臺(tái)模塊，前臺(tái)模塊和手機(jī)模塊等等。
5.1 后臺(tái)模塊
后臺(tái)模塊就是管理員模塊，主要是權(quán)限管理。為用戶添加和刪除，增加和減少權(quán)限，調(diào)整流程等等。當(dāng)流程有錯(cuò)誤時(shí)，可以及時(shí)來改動(dòng)。權(quán)限管理可以方便添加權(quán)限，包括流程的新建，提交，查詢等。另外，新建的每一個(gè)流程都可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整。
5.2 前臺(tái)模塊
前臺(tái)模塊主要是根據(jù)各個(gè)用戶的特點(diǎn)分配權(quán)限，方便用戶應(yīng)用，不同的用戶有不同的角色和權(quán)限，大體分為上級(jí)和員工，員工可以根據(jù)實(shí)際情況給上級(jí)發(fā)消息和查詢各種信息，上級(jí)可以批閱和提各種意見，提高了交互性，方便了所有人溝通。
5.3 手機(jī)模塊
支持移動(dòng)建模，滿足個(gè)性化的移動(dòng)應(yīng)用，支持多種微信接入方式，快速推動(dòng)移動(dòng)辦公，極大地方便了各用戶的使用。手機(jī)模塊使用個(gè)性化的用戶界面。界面友好，簡(jiǎn)單易用。手機(jī)界面和OA系統(tǒng)界面大部分保持相同，方便了每個(gè)人學(xué)習(xí)和使用。
6 實(shí)現(xiàn)異地和移動(dòng)辦公
隨著OA 系統(tǒng)應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，通過互聯(lián)網(wǎng)與OA 辦公系統(tǒng)進(jìn)行連接，辦公將沒有限制，每位員工除了在院內(nèi)可以訪問，在在異地也可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問OA系統(tǒng)可以及時(shí)處理各種任務(wù)，收到各種信息，方便及時(shí)了解最新信息。
7 結(jié)論
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大。各種總結(jié)，計(jì)劃等信息量越來越多，OA 系統(tǒng)可以加快院內(nèi)的信息資料的應(yīng)用，方便每個(gè)人學(xué)習(xí)和了解信息，及時(shí)處理各種任務(wù)等，為醫(yī)院信息化發(fā)展提供很大的支持。
參考文獻(xiàn)
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該老干部的話，雖然直白，卻也不無道理。十幾年前，交通尚不發(fā)達(dá)，政府辦公條件艱苦，一只圓珠筆、一個(gè)筆記本、一雙平底鞋，基本就是一個(gè)干部的標(biāo)配。修屋建壩、種菜犁田、鄰里矛盾，所有工作幾乎都需要干部親自下鄉(xiāng)完成。也正因如此，群眾對(duì)干部更加熟悉，干群關(guān)系也更加融洽。
如今，正如某些老干部所說，交通便利了，干部下鄉(xiāng)為群眾辦事的機(jī)會(huì)卻越來越少了；電腦配齊了，為群眾辦事的效率反而越來越低了；辦公樓越修越高了，干部與群眾之間的距離也似乎越來越遠(yuǎn)了。
而作為年輕人，對(duì)于老干部的“年輕人不下鄉(xiāng)或者下鄉(xiāng)少”的說法卻難以完全贊同。有年輕人認(rèn)為，隨著政府辦公條件的提高，以前靠腳走遍村社的工作方法既不現(xiàn)實(shí)也不高效。
試想一下，幾十里山路，光步行就要幾個(gè)小時(shí)，還如何談工作效率？一個(gè)人的精力總是有限，隨著村情社情的不斷復(fù)雜，單純靠干部下鄉(xiāng)解決全部群眾問題，也并不可取。
另一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，政府辦公方式也必然與時(shí)俱進(jìn)。而相較于以前的單純靠人工的工作方法，電腦辦公提高的不僅是辦事效率，更節(jié)省了人力物力。
因此，盲目用以前的“下鄉(xiāng)”模式來套用在現(xiàn)在的年輕人身上，并不恰當(dāng)，也不符合當(dāng)下形勢(shì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，政府行政方式必將發(fā)生變化。僅從一個(gè)下鄉(xiāng)，就折射出了時(shí)展的必然烙印，但這并不代表年輕人不應(yīng)反思。
時(shí)下，伴著大學(xué)生村官、選調(diào)生的政策“春風(fēng)”，一大批年輕干部走上了工作崗位。學(xué)歷高、年紀(jì)輕、志向遠(yuǎn)成為這群人的“標(biāo)簽”，也確實(shí)為黨的隊(duì)伍帶來了活力。
然而不可否認(rèn)的是，隊(duì)伍中也確實(shí)存在少數(shù)年輕干部熱衷于走捷徑、工作作風(fēng)浮躁、脫離群眾等問題。可以說，“下鄉(xiāng)少”從某種程度上來說，表現(xiàn)了少數(shù)年輕人身上存在的“病癥”。
比如，現(xiàn)如今一談到解決群眾矛盾，往往是老將上場(chǎng)，小將退后。年輕人排解群眾糾紛矛盾，面對(duì)應(yīng)急場(chǎng)面駕馭能力弱，有的上班一年了，還讓轄區(qū)群眾感到陌生，這些都是無法忽略的事實(shí)。
一個(gè)“下鄉(xiāng)”現(xiàn)象，反映出的是傳統(tǒng)工作模式和現(xiàn)代工作模式之間的碰撞，但這并不能說明兩者之間無法共存。與其說老干部們對(duì)年輕干部“下鄉(xiāng)少”的不滿，不如理解為對(duì)年輕人不深入基層，脫離群眾的不滿。
對(duì)于年輕干部來說，工作正處于起步階段，個(gè)人成長(zhǎng)也猶如小樹發(fā)新芽般充滿生機(jī)，但一旦偏離群眾路線，即使成長(zhǎng)得再快，也終會(huì)大樹將傾。
【關(guān)鍵詞】 辦公室自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)處理技術(shù) 應(yīng)用
前言：
計(jì)算機(jī)處理技術(shù)推動(dòng)著辦公室自動(dòng)化的廣泛普及，貫穿于辦公室自動(dòng)化的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，認(rèn)識(shí)和使用辦公室自動(dòng)化的首要任務(wù)是理解計(jì)算機(jī)技術(shù)，其次還要了解辦公室自動(dòng)化的主要功能，并在工作生活中加以利用，有效的運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高工作效率和工作質(zhì)量。因此，本文對(duì)辦公自動(dòng)化的要素特點(diǎn)和主要功能進(jìn)行了詳盡的整理，希望可以促進(jìn)辦公室自動(dòng)化的發(fā)展，提高辦公人員的工作效率及工作質(zhì)量。
一、辦公自動(dòng)化的要素以及特點(diǎn)
1.1辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)
計(jì)算機(jī)技術(shù)是辦公自動(dòng)化的技術(shù)支撐，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中的信息采集與信息的存貯全部依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)。所以，為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的目標(biāo)，首先需要普及計(jì)算機(jī)技術(shù)。
辦公自動(dòng)化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)為基礎(chǔ)，以人為主宰，系統(tǒng)科學(xué)為核心，綜合利用計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)來完成任務(wù)的方法手段。
辦公自動(dòng)化中辦公人員與辦公設(shè)備和信息資源之間有著緊密的關(guān)聯(lián)，辦公人員通過辦公設(shè)備對(duì)信息資源進(jìn)行分析處理利用，可以高效快速的完成工作任務(wù)，大大的縮短了辦公時(shí)間。
1.2辦公自動(dòng)化的要素
辦公自動(dòng)化由五大要素組成，其中包括：辦公人員、辦公制度、辦公工具、辦公信息和辦公活動(dòng)。辦公活動(dòng)是以信息處理為主的一N行為，其活動(dòng)過程是將目標(biāo)信息輸入計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)的轉(zhuǎn)換輸出結(jié)果，將輸出的結(jié)果修正再輸入的一個(gè)過程。
辦公人員是辦公自動(dòng)化的第一要素，需要了解辦公設(shè)備的使用方法和功能。辦公人員在辦公過程中，需嚴(yán)格按照辦公制度執(zhí)行，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)對(duì)辦公信息進(jìn)行處理。
二、辦公自動(dòng)化的主要功能
通常辦公活動(dòng)中常用的信息有數(shù)據(jù)信息、文字信息、聲音信息、影像信息及圖表信息等。而辦公室自動(dòng)化的系統(tǒng)主要功能則包括：對(duì)于文字表格的處理、對(duì)于圖像圖形的處理、對(duì)于語(yǔ)音視頻文件的處理、對(duì)于電子郵件的收發(fā)及處理、對(duì)于資料的存儲(chǔ)處理以及進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)會(huì)議對(duì)于會(huì)議內(nèi)容的記錄和處理等。
數(shù)據(jù)處理是辦公室的核心任務(wù)，而計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)，可以準(zhǔn)確的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改及整理，減少數(shù)據(jù)的冗余。文字表格的處理可以運(yùn)用office軟件進(jìn)行排版設(shè)計(jì)，使其信息傳達(dá)更加直觀。圖形圖像的處理可以運(yùn)用photoshop等軟件進(jìn)行編輯、美化、修改等。
同時(shí)，計(jì)算機(jī)還可存儲(chǔ)大量的語(yǔ)音視頻文件，為會(huì)議提供更加豐富直觀的素材。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，學(xué)習(xí)工作生活中經(jīng)常有出差的現(xiàn)象，而針對(duì)一些重要的事宜，同樣可以采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程會(huì)議。
三、計(jì)算機(jī)技術(shù)給辦公自動(dòng)化帶來的效益
辦公人員可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)以及科學(xué)的管理模式提高工作效率和工作質(zhì)量。借助計(jì)算機(jī)的快速處理能力查閱資料、對(duì)表單數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以快速在短時(shí)間內(nèi)獲取大量有價(jià)值的信息，大大提高了工作效率。同時(shí)計(jì)算機(jī)處理的信息相比傳統(tǒng)統(tǒng)計(jì)信息更加準(zhǔn)確可靠，降低了人工處理產(chǎn)生的錯(cuò)誤，可以大幅提高決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，為決策提供全面可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。
同時(shí)，重要會(huì)議精神的傳達(dá)通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的形式，和會(huì)議記錄，可傳有效的傳達(dá)給每一位工作人員，客服了空間的限制。計(jì)算機(jī)在辦公室自動(dòng)化中的應(yīng)用縮短了處理問題的時(shí)間，客服了時(shí)間空間的難題，加速了企業(yè)的發(fā)展，加快了社會(huì)的進(jìn)步。
四、結(jié)論
計(jì)算機(jī)發(fā)明以來，世界發(fā)展發(fā)生了天翻地覆的變化，各行各業(yè)都從傳統(tǒng)的模式，走向信息化的時(shí)代，為了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，辦公室自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)辦公模式的新標(biāo)準(zhǔn)，合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，可大大提高企業(yè)的辦公效率，使企業(yè)穩(wěn)步向前，本文針對(duì)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)要素進(jìn)行分析，整理出了辦公自動(dòng)化的主要功能，明確了解計(jì)算機(jī)自動(dòng)化帶來的效益，希望可以推動(dòng)辦公室自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的應(yīng)用。以此為參考，促進(jìn)企業(yè)的辦公速度，加速企業(yè)的發(fā)展。
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現(xiàn)代企業(yè)的無紙化辦公是社會(huì)領(lǐng)域的一次重要變革。依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行日常辦公業(yè)務(wù)處理，不僅可以高質(zhì)量、高效率地大量收集、處理和存儲(chǔ)各類信息資料，把管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，從事創(chuàng)造性地管理活勤，而且使決策和計(jì)劃更加科學(xué)、合理，管理渠道更加暢通，調(diào)度更加及時(shí)，監(jiān)控更加有效。
一、企業(yè)信息化平臺(tái)建設(shè)的必要性
推廣應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過網(wǎng)上無紙化辦公，主要實(shí)現(xiàn)如下三方面的目標(biāo)：
(一)提高辦公效率
傳統(tǒng)辦公方式中的信息傳遞，主要依靠機(jī)要交換、郵寄、傳真等方式進(jìn)行，準(zhǔn)確性和時(shí)效性差。以我國(guó)某單位為例，每年要向各地下屬單位制發(fā)一千多件公文、簡(jiǎn)報(bào)、資料;同時(shí)接收各地上報(bào)的數(shù)以千計(jì)的文件、資料和政務(wù)信息。這些工作過去主要依靠手工辦理、郵局傳遞。應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，公文辦理和傳遞完全在網(wǎng)上進(jìn)行，不但省卻了辦文和文件收發(fā)人員的往返勞頓，各地單位還可在文件簽發(fā)當(dāng)日從網(wǎng)上收到上級(jí)單位的文件，使辦公效率大大提高。
(二)規(guī)范辦公行為
傳統(tǒng)的紙介質(zhì)公文流轉(zhuǎn)，較突出的問題是對(duì)公文流轉(zhuǎn)過程、批辦結(jié)果難以實(shí)施有效監(jiān)控和跟蹤，從而延誤文件的辦理。一些單位和人員不按公文處理規(guī)則辦文，經(jīng)常發(fā)生未經(jīng)辦公室核稿、有關(guān)單位會(huì)簽就直送領(lǐng)導(dǎo)簽批，還有文件橫傳、多頭請(qǐng)示等不規(guī)范行為。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)用戶權(quán)限和工作流程進(jìn)行控制，全程跟蹤文件流程過程，可避免不規(guī)范辦公行為，提高管理水平。
(三)實(shí)現(xiàn)信息共享
傳統(tǒng)辦公方式產(chǎn)生的信息，主要是以紙介質(zhì)存儲(chǔ)，信息的共享程度低，查詢不方便，從而影響了對(duì)信息的開發(fā)利用。應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，辦公過程在網(wǎng)上進(jìn)行，辦公所產(chǎn)生的信息直接存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，便利查詢，有利于實(shí)現(xiàn)大范圍的信息共享。大力推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，是適應(yīng)信息化大趨勢(shì)[1]。
二、實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的必要條件
(一)網(wǎng)絡(luò)化辦公的技術(shù)
實(shí)現(xiàn)無紙化辦公必須有良好的技術(shù)支撐，考慮到網(wǎng)絡(luò)化的授權(quán)和開放這兩個(gè)特點(diǎn)，首選技術(shù)應(yīng)該是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。
實(shí)現(xiàn)無紙化辦公離不開工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)。現(xiàn)在隨著Web技術(shù)的發(fā)展，基于Internet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺(tái)。這樣整個(gè)工作流軟件負(fù)載輕、開放性好、維護(hù)方便，并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的，因此基于Web的工作流軟件將在未來的無紙化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。
(二)無紙化辦公建設(shè)思路
1.在設(shè)計(jì)方法方面
考慮到我國(guó)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀，采用生命周期法和快速原型法相結(jié)合。在已有產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，以快速原型法為主。在實(shí)施方面遵循統(tǒng)一規(guī)范和分布實(shí)施的原則。
2.在設(shè)計(jì)思想方面
從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計(jì)，即將設(shè)計(jì)的著眼點(diǎn)放在用戶對(duì)象身上，設(shè)計(jì)視角范圍是整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)，并將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計(jì)中去。
3.在實(shí)現(xiàn)方法方面
從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)(CAS)理論進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價(jià)值的東西就越多[2]。
三、無紙化辦公建設(shè)的舉措
(一)開發(fā)工具與技術(shù)
現(xiàn)在開發(fā)OA的技術(shù)主要集中分為三大類：基于c/s結(jié)構(gòu)的應(yīng)用程序開發(fā)，結(jié)合c/s結(jié)構(gòu)和Web技術(shù)的復(fù)合應(yīng)用程序，基于B/S結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)。
1. c/s結(jié)構(gòu)系統(tǒng)
c/s結(jié)構(gòu)系統(tǒng)是傳統(tǒng)開發(fā)模式，一般以數(shù)據(jù)庫(kù)和客戶端的兩層結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，也有加人中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)。在OA早期是標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)模式，但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，它已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公，逐漸在被取代。
2. C/S+Web技術(shù)
為了補(bǔ)充C/S結(jié)構(gòu)的不足，在C/S基礎(chǔ)上加入Web技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的獲取，但擁有一定局限性，如數(shù)據(jù)及時(shí)更新、軟件升級(jí)等問題就無法很好解決。
3. B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)
B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的首選技術(shù)，它沿用動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)，加入OA的開發(fā)理念，完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公的需求。對(duì)于B/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)，具體技術(shù)又有多種選擇：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NET Framework。對(duì)于這幾門技術(shù)，可以說又各有其特點(diǎn)：
(1)JSP技術(shù)：具有良好的跨平臺(tái)性，加上J2EE功能十分強(qiáng)大，但是J2EE的布置使開發(fā)成本顯得略高，而且沒有良好的安裝界面。
(2)PHP技術(shù)：是早期動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)中的強(qiáng)手，但隨著JSP技術(shù)與ASP技術(shù)的不斷更新，使得PHP技術(shù)比較落后。
(3)ASP技術(shù)：類似于PHP技術(shù)，開發(fā)簡(jiǎn)便，快速，加上IIS的功能支持，是比較簡(jiǎn)易快速的開發(fā)技術(shù)。
(4)ASP.net：可以說是ASP技術(shù)的替代技術(shù)，也是ASP的一大進(jìn)步，在Microsoft.NETFramework的強(qiáng)大支持下，可以使用C++，VB，Javascript三種語(yǔ)言來編寫代碼，采用預(yù)先編譯技術(shù)，使得代碼安全性加強(qiáng)。
針對(duì)中小型OA用戶，可以采用ASP.net技術(shù)，原因在于該技術(shù)易于服務(wù)器的維護(hù)，成本相對(duì)較低，開發(fā)周期較短。針對(duì)政府部門OA用戶，可以采用JSP或ASP.net技術(shù)，原因在于政府部門服務(wù)器很多已經(jīng)為L(zhǎng)inux系統(tǒng)，在該平臺(tái)下采用JSP技術(shù)較成熟;如果是Windows用戶，則可采用ASP.net技術(shù)。
(二)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的構(gòu)建
1.系統(tǒng)客戶端
網(wǎng)絡(luò)OA客戶端只是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)操作界面，不安裝任何數(shù)據(jù)庫(kù)訪問客戶端，不包含任何業(yè)務(wù)邏輯對(duì)象，但可以呈現(xiàn)為多種形式，例如：基于Web瀏覽器的客戶端、Windows用戶界面的客戶端，以PDA和手機(jī)等為硬件媒介的客戶端等。客戶端接收和傳遞的數(shù)據(jù)是經(jīng)過XML。格式化的自定義格式的數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)的安全和保密性提供了合理的封裝。目前只是謝覽器形式的客戶端開發(fā)，同時(shí)可以開發(fā)各種形式的客戶端應(yīng)用于各種客戶端需求，為不同形式的客戶開拓不同的訪問途徑。
2.系統(tǒng)中間件服務(wù)
網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)中間件服務(wù)可以使用XML Web Service封裝所有的業(yè)務(wù)邏輯對(duì)象，它是基于三層結(jié)構(gòu)的分布式應(yīng)用系統(tǒng)。通過對(duì)辦公業(yè)務(wù)邏輯的封裝使客戶端的運(yùn)行速度、運(yùn)行效率得到有力的保障。同樣，客戶端的升級(jí)更新維護(hù)也變得簡(jiǎn)單易行。當(dāng)辦公應(yīng)用需要改變時(shí)，只改變封裝的業(yè)務(wù)邏輯對(duì)象便使整個(gè)系統(tǒng)輕而易舉地改變。使用XML Web Service封裝業(yè)務(wù)邏輯對(duì)象為整個(gè)系統(tǒng)的拓展以及與其他系統(tǒng)的集成提供一個(gè)強(qiáng)大的解決方案，因?yàn)閄ML Web Service在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間，乃至是基于不同操作系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)之間可以互相包含、調(diào)用。
3.數(shù)據(jù)庫(kù)
網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)可以基于MS-SQL Server。主要考慮到微軟各系統(tǒng)之間的性能優(yōu)化等因素。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)可以輕易移植到任何基于OLE DB設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，因?yàn)橄到y(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)通信部分是面向接口的設(shè)計(jì)。可以與任何OLE DB數(shù)據(jù)庫(kù)連結(jié)使用。
圖1 無紙化辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的構(gòu)建
四、結(jié)語(yǔ)
傳統(tǒng)的無紙化辦公系統(tǒng)是針對(duì)某個(gè)行業(yè)甚至某個(gè)企業(yè)而開發(fā)的，故有諸多的限制和代碼固化，不利于靈活的OA定制和客戶化，而且很多OA系統(tǒng)都具有相同的功能，只是表現(xiàn)手法和操作流程有所不同。現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)辦公模塊可以是統(tǒng)一的，在底層通用型OA平臺(tái)上稍加修改，就可以成為一套具有很強(qiáng)針對(duì)性的網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)。這樣，既方便該系統(tǒng)的二次開發(fā)，也方便于針對(duì)不同性質(zhì)部門單位的網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)的定制，使網(wǎng)絡(luò)OA既具有通用性，又具有可擴(kuò)展性。
行政管理組織結(jié)構(gòu)指將行政管理系統(tǒng)內(nèi)部的各個(gè)要素按照一定規(guī)律組合成的形式,包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能范圍、責(zé)權(quán)關(guān)系等多項(xiàng)內(nèi)容。科學(xué)合理的行政組織結(jié)構(gòu)將會(huì)激發(fā)管理系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)發(fā)揮出巨大的管理功能,進(jìn)而推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，反之,則會(huì)影響學(xué)院各種功能的發(fā)揮,給學(xué)校的各項(xiàng)工作帶來消極影響。因此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的行政管理組織作為學(xué)院行政管理的載體，在學(xué)院各項(xiàng)活動(dòng)的運(yùn)行中發(fā)揮著無可替代的重要作用。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)從自身特點(diǎn)出發(fā)，建立合理高效行政的行政管理組織結(jié)構(gòu)。學(xué)院的行政管理組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建必須考慮到行業(yè)專家和實(shí)訓(xùn)機(jī)構(gòu)的工作人員，兼顧他們利益。同時(shí)在設(shè)置機(jī)構(gòu)時(shí)，本著經(jīng)濟(jì)高效的原則，減少不必要的流程，提高行政管理的工作效率。最后，制定合理的責(zé)權(quán)關(guān)系，協(xié)調(diào)學(xué)校與社會(huì)行業(yè)、實(shí)訓(xùn)基地的關(guān)系。
二、構(gòu)建系統(tǒng)規(guī)范的行政制度體系
為提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的行政管理效率，學(xué)院應(yīng)結(jié)合學(xué)院特殊的行政環(huán)境，建立規(guī)范、系統(tǒng)、完整的行政制度體系，保證操作過程的具體化，明晰化，讓學(xué)院全體教職員工有章可循、按章辦事，以制度管人管事，避免行政管理人員按照主觀意志辦事，保證行政管理的公開性和公平性。針對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的特殊性，建議在構(gòu)建行政制度體系時(shí)應(yīng)該注意到以下兩點(diǎn)：
（1）重視行政人員的反饋意見，不斷改進(jìn)行政制度體系。隨著近年來招生規(guī)模的擴(kuò)大，教師隊(duì)伍學(xué)生數(shù)量日益增加，使得行政人員日常處理的事物種類繁多，工作繁重。行政人員在工作中應(yīng)該不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率。而行政人員對(duì)行政制度體系的反饋意見具有巨大價(jià)值，行政管理人員應(yīng)該依據(jù)這些寶貴的意見，改進(jìn)行政制度體系。
（2）行政制度體系應(yīng)該對(duì)學(xué)科專業(yè)指導(dǎo)委員會(huì)，實(shí)訓(xùn)基地，行業(yè)專家予以特殊對(duì)待，不能一味采用硬性的行政管理方式，簡(jiǎn)單的行政命令，實(shí)行行政監(jiān)督和行政控制等手段，應(yīng)針對(duì)他們的特點(diǎn)，采用軟性的行政手段，多采用激勵(lì)，引導(dǎo)，協(xié)商等方式，促使他們?yōu)閷W(xué)校服務(wù)。
三、建設(shè)高素質(zhì)高效率的行政隊(duì)伍在建設(shè)過程中要注意以下三個(gè)方面：
（1）建設(shè)一支專職行政隊(duì)伍。學(xué)院的行政管理工作，以服務(wù)全體師生為宗旨，具有工作量大，覆蓋面廣，事務(wù)瑣碎等特征，傳統(tǒng)的“雙肩挑”已不能承擔(dān)起行政管理任務(wù)，這些人員既有科研任務(wù)，又沒有充足的時(shí)間與精力，也不是專業(yè)的行政管理人員，嚴(yán)重影響了行政管理工作的工作效率，因此，組織職業(yè)技術(shù)學(xué)院專職的行政隊(duì)伍，使政管理人員各司其職，明確分工，對(duì)學(xué)院行政管理工作具有重要作用。（2）提高行政管理人員的綜合素質(zhì)。一支專職的行政隊(duì)伍需要專業(yè)的管理人員，職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，提高對(duì)行政管理人員的學(xué)歷素質(zhì)要求。其次，對(duì)已有的行政管理人員應(yīng)該多培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們提高自己的學(xué)歷層次。最后，學(xué)院要積極的選送優(yōu)異的行政管理人員到國(guó)外的著名職業(yè)技術(shù)學(xué)院進(jìn)修學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的行政管理的理論，以提高自己的理論修養(yǎng)。（3）建立一套合理的考核方法。目前，學(xué)院對(duì)行政管理人員的工作成績(jī)不能有效的量化，對(duì)他們的成果考察得不充分。所以應(yīng)該邀請(qǐng)全體教職員工和學(xué)生代表成立考核小組，根據(jù)行政管理人員的崗位目標(biāo)、工作性質(zhì)、職權(quán)范圍，從思想道德素質(zhì)、工作態(tài)度、敬業(yè)精神、工作執(zhí)行能力、服務(wù)意識(shí)等設(shè)置詳細(xì)的考評(píng)指標(biāo)，以突出考核的全面化，正確評(píng)價(jià)的他們的工作表現(xiàn)和工作績(jī)效。
四、改善辦公條件，促進(jìn)辦公信息化發(fā)展
良好的工作環(huán)境會(huì)提高員工的工作積極性，使員工以熱情負(fù)責(zé)的工作態(tài)度來處理各種事務(wù)，提高工作效率。為此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該從以下兩點(diǎn)做起：（1）改善辦公條件的硬件設(shè)施。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該優(yōu)化辦公環(huán)境，為各個(gè)辦公室配置空調(diào)設(shè)備、打印機(jī)、書柜、電腦設(shè)備、公座椅等基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，并合理設(shè)置辦公室人均面積，保證行政人員的辦公條件，使他們保持熱情，提高行政管理人員的工作積極性。（2）推行辦公信息化，進(jìn)行軟件建設(shè)，促進(jìn)辦公自動(dòng)化。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已在學(xué)校辦公方室得到廣泛運(yùn)用。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該積極開展軟件建設(shè)，推行辦公自動(dòng)化，這不僅提高的行政管理人員的工作效率，方便廣大師生，還最大限度的節(jié)約了資源。
五、結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】無紙化辦公；環(huán)保高效
【中圖分類號(hào)】X324 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672—5158（2012）08—0239-01
環(huán)保高效之無紙化辦公主要是改變傳統(tǒng)辦公模式中使用紙筆的書面辦公方法，利用電腦等現(xiàn)代化力公設(shè)施通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公。環(huán)保高效之無紙化辦公模式的實(shí)施，符合現(xiàn)代科技發(fā)展的背景，將成為未來辦公模式的必然趨勢(shì)。無紙化辦公模式的實(shí)施有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公現(xiàn)代化、科技化，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的科學(xué)化及辦公的高效化。因此，積極實(shí)施環(huán)保高效之無紙化的辦公模式是企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。
一、環(huán)保高效之無紙化辦公的優(yōu)勢(shì)意義
環(huán)保高效意義下無紙化辦公的落實(shí)與開展，有利于實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全化以及辦公高度自動(dòng)化。辦公無紙化使得工作過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相結(jié)合，同時(shí)電子筆跡技術(shù)的應(yīng)用使得文件簽名內(nèi)容的不可更改性、真實(shí)性以及安全性得到了保障。同時(shí)，實(shí)施無紙化辦公避免了以往辦公過程中紙張浪費(fèi)及人工傳達(dá)遞送的時(shí)間延誤和交通耗費(fèi)等問題，對(duì)于提高辦公效率和辦公質(zhì)量也有著非常重要的作用。
環(huán)保高效之無紙化辦公對(duì)于辦公流程的規(guī)范化、辦公資源的整合、以及辦公效率的提高有著積極的促進(jìn)作用。無紙化辦公使用一個(gè)集成平臺(tái)對(duì)單位的人力、客戶以及硬件等資源進(jìn)行綜合整合及管理。從而建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理系統(tǒng)，使辦公的具體工作及內(nèi)容落實(shí)到崗、權(quán)限分明，避免辦公拖沓、推脫權(quán)責(zé)的現(xiàn)象。
無紙化辦公對(duì)于加快信息流通并提高辦公效率起著至關(guān)重要的作用。在辦公過程中，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)決策層下達(dá)的任務(wù)、文件，以及工作人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報(bào)及信息反饋，可以實(shí)現(xiàn)零障礙的快速信息對(duì)接。這不僅使信息交流保持通暢，同時(shí)提高了力/公效率。
環(huán)保高效之無紙化辦公的實(shí)施，改變以往傳統(tǒng)規(guī)范性差、系統(tǒng)性差、效率低等影響工作質(zhì)量的模式，建立完善、科學(xué)的管理體系及制度。在實(shí)行無紙化辦公的過程中，降低成本的同時(shí)提高了辦公效率，無形之中提高了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)在環(huán)保、無紙化的辦公條件下不斷完善與發(fā)展。
二、實(shí)施無紙化辦公的現(xiàn)狀和阻礙因素
環(huán)保高效之無紙化辦公的實(shí)施尚未得到大范圍的理解與應(yīng)用，并且在無紙化辦公的實(shí)施過程中仍有很多客觀因素對(duì)其產(chǎn)生制約的影響。企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化的必然性和必要性的理解存在著差異；企業(yè)決策層、管理層以及管理人員對(duì)無紙化辦公的意識(shí)不足；以及無紙化辦公人才的缺乏等方面都對(duì)環(huán)保高效之無紙化辦公的開展與實(shí)施有著不同程度的制約與影響。
三、環(huán)保高效之無紙化辦公的推廣實(shí)施
環(huán)保高效之無紙化辦公的應(yīng)用，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，使無紙化辦公得到充分重視。同時(shí)要注重?zé)o紙化辦公人才的培養(yǎng)，并對(duì)無紙化辦公技術(shù)及設(shè)施的不斷更新與完善提供必要的資金保障。只有充分做好無紙化辦公工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作，才能使無紙化辦公充分落到實(shí)處，并發(fā)揮其作用。
1.企業(yè)工作人員應(yīng)對(duì)環(huán)保高效之無紙化辦公予以充分重視。
環(huán)保高效之無紙化辦公的充分實(shí)施很大原因在于企業(yè)決策層、領(lǐng)導(dǎo)層。決策、領(lǐng)導(dǎo)層的充分重視，能夠增進(jìn)工作人員對(duì)無紙化辦公這種工作形式的理解和支持，能夠使這種辦公形式在工作中得以更加順利的推廣和應(yīng)用。由于受傳統(tǒng)辦公模式的影響，企業(yè)工作人員認(rèn)為白紙黑字的書面辦公形式更加可靠，而對(duì)于自動(dòng)化、現(xiàn)代化的無紙化辦公模式則抱有懷疑的態(tài)度。對(duì)于此，可以將電子筆跡技術(shù)應(yīng)用到無紙化辦公中，使得文件簽名內(nèi)容不可更改、安全并保證其來源的真實(shí)性。這對(duì)于轉(zhuǎn)變企業(yè)工作人員對(duì)于無紙化辦公不信賴的態(tài)度有著很大的作用。只有消除企業(yè)工作人員對(duì)無紙化辦公的疑慮，使企業(yè)工作人員對(duì)于無紙化辦公予以充分的理解和認(rèn)同，認(rèn)識(shí)到無紙化辦公的重要性，并積極的進(jìn)行無紙化辦公宣傳教育活動(dòng)，才能使環(huán)保高效之無紙化辦公真正得以實(shí)現(xiàn)、落實(shí)到位。領(lǐng)導(dǎo)的重視和工作人員的理解對(duì)于企業(yè)在實(shí)施無紙化辦公過程中提供相應(yīng)的資金支持、技術(shù)保障等方面有著積極的推進(jìn)作用。
2.環(huán)保高效之無紙化辦公人才的培養(yǎng)。
企業(yè)若想完全實(shí)現(xiàn)環(huán)保高效之無紙化辦公，就需要廣納賢才，并對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，使企業(yè)工作人員的專業(yè)水平及素質(zhì)得以提高，充分掌握無紙化辦公所必需的相關(guān)知識(shí)和技能，從而使環(huán)保高效之無紙化辦公得以全面、深入的實(shí)施。同時(shí)，對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行相關(guān)方面的培訓(xùn)，以及無紙化辦公形式的全面深入實(shí)施，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化、科技化的發(fā)展也有著重要的意義。
3.環(huán)保高效之無紙化辦公要建立安全保密系統(tǒng)。
建立安全保密系統(tǒng)對(duì)于環(huán)保高效之無紙化辦公的實(shí)施有著重要的意義及作用。建立企業(yè)內(nèi)部專用局域網(wǎng)絡(luò)，限制使用外聯(lián)網(wǎng)，對(duì)于企業(yè)文件及資料的保密工作起著積極的保護(hù)作用。同時(shí)，要加強(qiáng)辦公各環(huán)節(jié)之間銜接的管理，確保各項(xiàng)工作分配到崗、責(zé)任落實(shí)到人。加強(qiáng)安全保密系統(tǒng)的管理，確保企業(yè)資料安全性，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。
4.加強(qiáng)對(duì)環(huán)保高效之無紙化辦公的技術(shù)支持。
企業(yè)在無紙化辦公中不但要保證企業(yè)資料及信息的安全性、穩(wěn)定性及保密性，同時(shí)也應(yīng)與無紙化辦公技術(shù)的不斷創(chuàng)新及發(fā)展保持同步，以確保企業(yè)無紙化辦公技術(shù)的實(shí)時(shí)性，對(duì)企業(yè)信息及資源提供最大限度的保護(hù)，使無紙化辦公得以切實(shí)高效地施行，服務(wù)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。
5.對(duì)環(huán)保高效之無紙化力公提供資金支持。
保證對(duì)無紙化辦公所需的設(shè)施、技術(shù)、人才培訓(xùn)等方面資金的投入，是企業(yè)開展環(huán)保高效之無紙化辦公的先決條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。企業(yè)對(duì)于無紙化辦公的投資，是企業(yè)走向現(xiàn)代化、科技化的必要手段，是保證企業(yè)不斷發(fā)展壯大的基本條件。因此，企業(yè)對(duì)環(huán)保高效之無紙化辦公提供必要的資金支持具有十分重要的意義。
四、結(jié)語(yǔ)
切實(shí)加強(qiáng)環(huán)保高效之無紙化辦公，將有利于企業(yè)建立科學(xué)、合理的管理體系，有利于節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，有利于保證信息流通的順暢，使辦公現(xiàn)代化、科技化，并提高辦公效率。因此，環(huán)保高效之無紙化辦公勢(shì)在必行。
參考文獻(xiàn)
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自動(dòng)化早在20世紀(jì)70年代就被人們所關(guān)心,許多應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的公司都相繼推出自己的自動(dòng)化辦公產(chǎn)品,一度將人們所期盼的“無紙化辦公”推向,但是,到今天為止,辦公自動(dòng)化也沒有真正發(fā)展起來并取得人們所預(yù)期的成就,導(dǎo)致這種現(xiàn)象產(chǎn)生的不僅僅是外部的客觀條件,也是我們自己主觀上對(duì)辦公自動(dòng)化理解產(chǎn)生誤區(qū)。這些主觀和客觀的不成熟主要表現(xiàn)在以下方面:1、應(yīng)用辦公自動(dòng)化工具的人員一般只在自己的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行獨(dú)立操作,對(duì)工具的應(yīng)用也僅局限于對(duì)一些簡(jiǎn)單的表格和文字的處理,網(wǎng)絡(luò)通常只用來進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的郵件傳輸。2、現(xiàn)在應(yīng)用的軟件功能過于單一,即使是已經(jīng)成熟的辦公自動(dòng)化軟件,仍然還以表格和文字的處理為主,開發(fā)軟件時(shí),并未將客戶在業(yè)務(wù)等方面的實(shí)際需求結(jié)合進(jìn)去。3、在宣傳辦公自動(dòng)化時(shí),對(duì)其功能的宣傳過于片面,過于強(qiáng)調(diào)其辦公過程“自動(dòng)化”,使人們?cè)趯?shí)際運(yùn)用中過于依賴其自動(dòng)化和智能化。4、傳統(tǒng)的手工辦公方式已經(jīng)在我國(guó)運(yùn)行幾十年,一時(shí)間引入自動(dòng)化辦公系統(tǒng)必然引起人們的不適應(yīng),也會(huì)對(duì)正在運(yùn)行的辦公體制產(chǎn)生影響,甚至?xí)绊懖糠稚霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的關(guān)系,妨礙自動(dòng)化辦公的應(yīng)用。5、使用辦公自動(dòng)化軟件的客戶沒有良好的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)。6、辦公自動(dòng)化軟件的安全性有待考究。
2.辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化應(yīng)該會(huì)向數(shù)字化辦公發(fā)展,即在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成幾乎所有的辦公內(nèi)容。就我國(guó)目前計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r來看,我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、安全技術(shù)和軟件理論的發(fā)展都有很大可能可以達(dá)到數(shù)字化辦公的要求。全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公必然會(huì)使現(xiàn)有的辦公管理體制發(fā)生變革,并且員工的工作習(xí)慣和工作方式也需要很長(zhǎng)時(shí)間改變并適應(yīng)新的環(huán)境,雖然有諸多問題,但是全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公仍然是勢(shì)在必行。
辦公自動(dòng)化自進(jìn)入我國(guó)以來發(fā)展十分迅猛,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,辦公自動(dòng)化也從最初的漢字輸入、字處理、查詢檢索和排版編輯等簡(jiǎn)單的單機(jī)應(yīng)用逐漸發(fā)展為現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公,通過網(wǎng)絡(luò)將單項(xiàng)辦公變成一個(gè)大范圍的辦公系統(tǒng),再通過計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個(gè)大范圍的辦公系統(tǒng)連成一個(gè)更大范圍的辦公系統(tǒng)。在企業(yè)中建立內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)已經(jīng)是發(fā)展辦公自動(dòng)化的必然趨勢(shì)。現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化運(yùn)用多媒體技術(shù),加強(qiáng)辦公自動(dòng)化軟件自身的圖形、文字、語(yǔ)音等的處理能力,使之更大的滿足了市場(chǎng)對(duì)辦公自動(dòng)化的辦公需求,擴(kuò)大了處理辦公信息的范圍,提高了處理辦公信息的能力。由此看出,多媒體技術(shù)也是辦公自動(dòng)化發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。
傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化重在強(qiáng)調(diào)對(duì)文檔數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計(jì),日常工作也主要是一些文件的收發(fā)等,缺乏對(duì)協(xié)作型工作的處理能力,服務(wù)對(duì)象也以單一的文檔數(shù)據(jù)為主,這些條件決定了傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化的自動(dòng)化潛力不能被有效地開發(fā)和利用。新一代辦公自動(dòng)化的發(fā)展是以知識(shí)化管理為核心的現(xiàn)代辦公自動(dòng)化,隨著社會(huì)信息量的不斷增多,企業(yè)需要更多的了解外部信息,并不斷對(duì)企業(yè)自身的內(nèi)部知識(shí)進(jìn)行積累,在外部信息和內(nèi)部知識(shí)之間不斷找出優(yōu)勢(shì)和不足,是企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)不斷得到提升。辦公自動(dòng)化的價(jià)值不應(yīng)該僅僅是辦公計(jì)算機(jī)化,而是要將知識(shí)融入到辦公自動(dòng)化中,將知識(shí)管理和辦公自動(dòng)化很好的結(jié)合起來,讓新一代的辦公自動(dòng)化為企業(yè)各個(gè)階層提供更好更高效的工作模式。
現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化已經(jīng)早已不是以前的簡(jiǎn)單文檔處理和單純行政事務(wù)了,現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的使命是通過提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量來提高企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理是以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)知識(shí)人才、傳遞和利用知識(shí)為目的的系統(tǒng)工程,它可以幫助企業(yè)解決知識(shí)的共享和再利用問題。知識(shí)管理可以在合適的時(shí)間給正確的人傳遞正確知識(shí),幫助人們采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng),以避免錯(cuò)誤和工作的重復(fù)。知識(shí)管理可以幫助企業(yè)搜集和管理散布在企業(yè)各個(gè)系統(tǒng)中的信息和人們頭腦中的知識(shí)。因此,知識(shí)是未來辦公自動(dòng)化的核心系統(tǒng),知識(shí)管理是辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)技術(shù)。
3.辦公自動(dòng)化存在的問題
辦公自動(dòng)化在我國(guó)的發(fā)展過程中雖然取得了不少的成績(jī),但與此同時(shí)也產(chǎn)生了諸多問題,例如投資大但效果不明顯、工作人員水平低、軟件投入少、硬件投入多、重復(fù)建設(shè)多以及模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等。當(dāng)前運(yùn)用辦公自動(dòng)化的工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)十分缺乏,對(duì) 計(jì)算機(jī)硬件及操作系統(tǒng)的了解就更加匱乏,這就導(dǎo)致了員工工作效率的低下,此外,因?yàn)閷?duì)系統(tǒng)知識(shí)的缺乏就間接造成系統(tǒng)管理工作者工作量的增多。進(jìn)算計(jì)技術(shù)的發(fā)展日新月異,軟硬件的升級(jí)也逐步加快,這就意味著企業(yè)在后期為辦公自動(dòng)化的升級(jí)要付出不少成本。 這些問題的產(chǎn)生主要有以下幾方面的原因:1、未能全面深入的理解辦公自
動(dòng)化。將辦公自動(dòng)化的意義僅僅理解為自動(dòng)化、智能化的先進(jìn)辦公設(shè)備,借此提高工作效率。然而,辦公自動(dòng)化的主要目的則是通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化來提高管理層的決策效能。2、對(duì)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)不重視。辦公自動(dòng)化是以管理和信息積累為基礎(chǔ)的,辦公自動(dòng)化必需依賴這兩個(gè)基礎(chǔ)發(fā)展,沒有這兩個(gè)基礎(chǔ),辦公自動(dòng)化的發(fā)展就不切實(shí)際。3、技術(shù)條件制約。沒有技術(shù)條件的支持,辦公自動(dòng)化的發(fā)展就顯得十分無力。
4.辦公自動(dòng)化的發(fā)展策略
根據(jù)我國(guó)目前辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展中存在的問題,為了讓辦公自動(dòng)化更好更快的發(fā)展,提出以下策略:1、組織實(shí)施方面。由傳統(tǒng)工業(yè)項(xiàng)目的管理體制向產(chǎn)品化、專業(yè)化的實(shí)施體制進(jìn)行轉(zhuǎn)變。2、技術(shù)選向方面。緊跟世界的發(fā)展趨勢(shì),選擇與社會(huì)接軌、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、開放程度好的技術(shù),自主開發(fā)關(guān)鍵的應(yīng)用技術(shù)。3、系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面。根據(jù)我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀,在企業(yè)已經(jīng)運(yùn)用的辦公自動(dòng)化軟件基礎(chǔ)上以快速原型法為主。4、實(shí)施方面。實(shí)施原則遵守統(tǒng)一規(guī)范和分布實(shí)施。5、設(shè)計(jì)思想方面。以用戶的實(shí)際需求為主,將用戶在辦公中的實(shí)際需求結(jié)合到軟件設(shè)計(jì)中。6、實(shí)現(xiàn)方法方面。以采用復(fù)雜適用系統(tǒng)理論代替結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)。采用復(fù)雜適用系統(tǒng)理論即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象提取出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng),這種系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化,隨著系統(tǒng)使用時(shí)間的增加,可利用的價(jià)值也隨之積累。
5.結(jié)束語(yǔ)
辦公自動(dòng)化從最初到今天的發(fā)展,已經(jīng)從傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單文檔處理發(fā)展到為整個(gè)企業(yè)提供信息交換的重要平臺(tái),辦公自動(dòng)化的作用和意義向前邁進(jìn)了一大步。將來,辦公自動(dòng)化的程度也會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和市場(chǎng)需求的增長(zhǎng)而進(jìn)一步提高,因此,企業(yè)必須不斷引進(jìn)新設(shè)備,學(xué)習(xí)新技術(shù)、新手段和新方法,不斷提高自身辦公自動(dòng)化的程度和水平,從而提高個(gè)人的辦公效率、企業(yè)的管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。
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關(guān)鍵詞 政府；辦公系統(tǒng)；內(nèi)外網(wǎng)；物理隔離技術(shù)；辦公自動(dòng)化
中圖分類號(hào)：TP393.08 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-7597（2014）01-0063-01
政府上網(wǎng)中一系列網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用得到了蓬勃發(fā)展，基于Internet的相關(guān)應(yīng)用逐漸融入到政府機(jī)關(guān)及其企事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)中。在當(dāng)今一臺(tái)計(jì)算機(jī)盡知天下事的信息時(shí)代背景下，政府辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防范力度還尚有提升空間，雖然有些政府部門設(shè)置了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，且采取了相應(yīng)的防護(hù)舉措，具有一定的防護(hù)能力，但依然達(dá)不到防御最佳化的效果，此時(shí)物理隔離技術(shù)便應(yīng)運(yùn)而生。故而，對(duì)政府辦公系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)的研究有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1 我國(guó)政府辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的現(xiàn)狀
信息時(shí)代的來臨，基于Internet應(yīng)用的普及力度逐漸加大，政府部門出于提高工作效率的考量，其辦公系統(tǒng)中逐漸引進(jìn)了相關(guān)應(yīng)用和技術(shù)，一方面帶給了政府辦公方式的多樣化，另一方面由于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用在辦公系統(tǒng)中的不斷運(yùn)用，并伴隨著Internet漸而開放化進(jìn)程，使得政府辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全存在著嚴(yán)重威脅。
先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)固然帶給了政府辦公的多樣性、便捷性、高效性等，但是其潛在的威脅卻一直是政府部門致力于解決的難題之一。為此，我國(guó)越來越多的政府部門相繼組建了內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)，使其與外部網(wǎng)絡(luò)隔離開來，這就造成了外部網(wǎng)絡(luò)無法辦公，政府辦公的“重?fù)?dān)”則由內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)挑起，因此，內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)中涵蓋了大量豐富且具有高度機(jī)密性的信息和相關(guān)數(shù)據(jù)。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研發(fā)和投入的不斷加大，政府內(nèi)部辦公系統(tǒng)中設(shè)備的正常運(yùn)行與機(jī)密性數(shù)據(jù)和信息的安全面臨風(fēng)險(xiǎn)，信息泄露和病毒入侵的機(jī)率大大增加。據(jù)不完全資料統(tǒng)計(jì)，全球的政府部門辦公系統(tǒng)中因?yàn)樾畔⑿孤逗筒《救肭值仍斐傻闹苯踊蜷g接經(jīng)濟(jì)損失每年就高達(dá)數(shù)百萬(wàn)美元，故而，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全成為政府部門的亟待解決的難題之一。當(dāng)前，越來越多的政府部門漸漸認(rèn)識(shí)到了辦公系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離技術(shù)的重要性，并采取了一些舉措，力求將辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全水平達(dá)到最大化。
2 現(xiàn)有的政府辦公系統(tǒng)安全防護(hù)策略
政府部門為防范或規(guī)避高度機(jī)密信息和數(shù)據(jù)資源的泄露，為實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)辦公的完美結(jié)合，采用的防護(hù)手段有軟件解決、行政和法規(guī)命令以及物理隔離。
2.1 軟件解決
包含了部分硬件技術(shù)和相對(duì)負(fù)載的軟件技術(shù)，用于降低網(wǎng)絡(luò)威脅，如通道控制、入侵探測(cè)器、服務(wù)器、防火墻等，此類包羅萬(wàn)象的應(yīng)用技術(shù)均屬于邏輯機(jī)制，只能對(duì)預(yù)先設(shè)置好的可能有害的信息或操作進(jìn)行檢測(cè)或拒絕，對(duì)完全意義上的病毒根本無計(jì)可施，達(dá)不到對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全需求。
2.2 行政和法規(guī)命令
作為政府辦公網(wǎng)絡(luò)安全重要保障之一的行政和法規(guī)命令，對(duì)辦公紀(jì)律提出了具體要求，但是依然存在疏漏，并不能完全杜絕機(jī)密信息的泄露現(xiàn)象。
2.3 物理隔離
所謂物理隔離，指的是運(yùn)用手段，將政府辦公的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)予以隔離，使其不具備任意的線路連接。普通的物理隔離，一方面阻止了黑客對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的入侵，提高了安全水平；另一方面卻造成了數(shù)據(jù)交流困難、維護(hù)費(fèi)用增加以及設(shè)備場(chǎng)地增加現(xiàn)象，給政府辦公帶來了不便，主要手段包括：1）投入2臺(tái)電腦，一臺(tái)上內(nèi)網(wǎng)，一臺(tái)上互聯(lián)網(wǎng)，造成了計(jì)算機(jī)資源浪費(fèi)；2）另設(shè)上網(wǎng)辦公室，加大了成本投入，不具有經(jīng)濟(jì)效果；3）投入網(wǎng)絡(luò)安全隔離計(jì)算機(jī)，即在機(jī)箱內(nèi)配備了網(wǎng)卡和主板各兩套，但是受到機(jī)內(nèi)電源、兼容等問題的限制，且價(jià)格較高，同樣不夠完美；4）保護(hù)卡、安全卡或其他。
3 政府辦公系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)的應(yīng)用
普通的物理隔離雖然在一定程度上避免和規(guī)避了網(wǎng)絡(luò)安全方面存在的風(fēng)險(xiǎn)，但是效果卻并不是盡如人意的。外網(wǎng)只能涉及非性的資料，傳輸方式以U盤、可移動(dòng)硬盤等為主。內(nèi)網(wǎng)則設(shè)立了內(nèi)部局域網(wǎng)，傳輸方式采用OA文件傳輸系統(tǒng)，且均有短信提示，客戶端PC機(jī)安裝了U盤管理系統(tǒng)，只能對(duì)特定移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行識(shí)別，若確有傳送資料、文件的必要，需要相關(guān)部門提供刻錄光驅(qū)、經(jīng)審核后方可（嚴(yán)格按照審批-登記-收回-銷毀的流程）。為了更好的實(shí)現(xiàn)政府辦公系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的完美結(jié)合，物理隔離卡憑借其經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、方便可行等優(yōu)點(diǎn)，成為維護(hù)政府辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的重要技術(shù)支撐。
3.1 物理隔離卡原理
物理隔離卡設(shè)置了一個(gè)手動(dòng)開關(guān)，在同一時(shí)刻下，SATA硬盤或IDE硬盤、驅(qū)動(dòng)器、光驅(qū)、1.44軟驅(qū)等物理數(shù)據(jù)載體只有一組是起作用的；另外一組是不能被選擇的，并禁止其讀寫數(shù)據(jù)。其中一組數(shù)據(jù)保持通電狀態(tài)，另一組則處于沒有通電狀態(tài)。由于電源不能保障，硬盤內(nèi)的IC或馬達(dá)不能正常工作，硬盤內(nèi)的數(shù)據(jù)便不能被讀寫，再加上單條網(wǎng)絡(luò)連接線的影響，同時(shí)段下僅有一條線對(duì)應(yīng)其相應(yīng)的數(shù)據(jù)載體，達(dá)到了安全隔離效果。此外，物理隔離只需要在原有設(shè)備上接入，屬于硬件設(shè)計(jì)，操作安全可靠，既不占用空間，又達(dá)到了經(jīng)濟(jì)目的。
3.2 物理隔離卡作用的實(shí)現(xiàn)
為實(shí)現(xiàn)政府內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)彼此之間的數(shù)據(jù)傳輸，網(wǎng)絡(luò)的物理隔離在實(shí)現(xiàn)上可以通過以下方法：1）在辦公系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)使交換硬盤進(jìn)行統(tǒng)一，把要交換的數(shù)據(jù)統(tǒng)一在此硬盤中，經(jīng)過嚴(yán)格審查和篩選后，才允許介入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)；2）在單機(jī)上添加一個(gè)硬盤，使其作為數(shù)據(jù)盤，將辦公中確實(shí)需要交換的數(shù)據(jù)信息等存放于該盤中。
此外，除了原有的控制屏幕保護(hù)外，在物理隔離卡中安裝了網(wǎng)絡(luò)提示軟件，無論處于內(nèi)網(wǎng)還是外網(wǎng)狀態(tài)，在設(shè)置好“定時(shí)”檢查或計(jì)算機(jī)在啟動(dòng)和關(guān)機(jī)的狀態(tài)下，其自帶的功能均會(huì)對(duì)CMOS與BIOS數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，以確保數(shù)據(jù)是否被修改等。注意日常內(nèi)外網(wǎng)辦公電腦資料保密性的檢查，并將不定期檢查納入到日常檢查范疇中，以“發(fā)現(xiàn)問題-解決問題-事后總結(jié)”為規(guī)范。這樣一來，便在一定程度上維護(hù)了網(wǎng)絡(luò)安全，同時(shí)對(duì)存在的隱患也起到了防范和規(guī)避作用。
4 結(jié)束語(yǔ)
由上觀之，政府辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全是關(guān)乎政府辦公能否高效化且具有保密性的重要因素。鑒于我國(guó)政府辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)起步較晚的現(xiàn)狀，使得政府辦公系統(tǒng)的安全存在著巨大的威脅，只有加大政府內(nèi)外網(wǎng)物理隔離相關(guān)技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用力度，才可以為政府辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全提供技術(shù)保障和能力支持。
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