時間：2023-06-06 08:58:48
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理分類方案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關(guān)鍵詞】水利工程檔案 收集 管理 利用
水利工程檔案具有重要的利用價值，如何才能做好水利工程檔案管理工作，是項目建設(shè)管理的需要，也是國家和水利部的共同要求。就如何管理好水利工程檔案，筆者有以下幾個個方面的體會。
1.水利工程檔案的重要性
水利工程檔案是指水利工程在前期工作、實施階段、竣工驗收等各建設(shè)階段中形成的材料，它包括從工程項目的提出、可行性研究、設(shè)計、決策、招（投）標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理及竣工驗收、試運行等全過程中形成的具有保存價值的文字圖表、聲像圖紙等不同形式與載體的各種歷史記錄，歷史地、真實地反映和記錄了人們在水利工程建設(shè)的智力創(chuàng)造和勞動的全過程，對工程建成投產(chǎn)后的運行、管理、養(yǎng)護、維修、改建、擴建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著非常重要的憑證和依據(jù)作用，對搞好其它水利工程也起著借鑒與參考的作用。
2.領(lǐng)導(dǎo)重視、科學(xué)管理，確保每項工程檔案資料的完整性
2.1增強工程項目人員檔案意識
水利部《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）中，明確項目法人應(yīng)對檔案工作負總責，須認真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)。因此要確定項目工程檔案工作人員，增強水利工程建設(shè)項目全員檔案意識，依法管理項目檔案，加大檔案人材的培養(yǎng)力度，提高工程建設(shè)項目檔案工作人員的素質(zhì)。
2.2制定制度，確保檔案有序管理
重視做好檔案管理工作，只有完整、準確、系統(tǒng)的檔案，才能滿足工程建設(shè)、工程管理工作對檔案利用的要求，而做好檔案管理工作是提供利用的基礎(chǔ)和保證。
2.2.1領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是管好用好檔案工作的關(guān)鍵
水利工程檔案屬于科技檔案，而科技檔案管理是單位科技、生產(chǎn)管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加以重視和關(guān)注，使其在制度上、裝備上、人員配備上得到支持和保證，使檔案工作能真正發(fā)揮其職能的作用。
2.2.2在進行工程建設(shè)的同時，必須注重注重工程資料和工程檔案的管理工作
水利工程檔案資料來源于工程建設(shè)全過程，是工程實體形成的真實記載和反映。它不僅在建設(shè)過程中的質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其它日常管理工作中具有重要作用，而且在工程建設(shè)后的運行、管理工作中也是不可缺少的依據(jù)和條件。因此，我們必須注重工程資料和工程檔案的管理工作。
2.2.3制定檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案資料的管理
應(yīng)根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》、及水利部《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)，制定《檔案員崗位責任制》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等規(guī)章制度，對檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和提供利用及保密等方面作嚴格規(guī)定。將水利工程的檔案的形成、積累、整理工作形成制度，項目法人應(yīng)切實做好項目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。檔案人員要時時督促和指導(dǎo)檔案的收集、整理工作。
2.2.4制定切實可行的分類方案，精心歸檔，確保檔案的完整性
全宗是我國檔案管理的基本理論。制定檔案分類方案應(yīng)樹立全新的全宗理念，應(yīng)以全宗為對象進行。項目法人在項目劃分完成后，要根據(jù)單位工程、分部工程及單元工程劃分的具體情況，制定出整個項目工程文件材料的歸檔范圍、保管期限和檔案分類方案。確定工程項目檔案的分類方案，結(jié)合工程建設(shè)實際，按工程建設(shè)過程產(chǎn)生文件材料的性質(zhì)、工程建設(shè)項目的專業(yè)、類別統(tǒng)一考慮。在確定分類方案時，要視整個項目工程為一個全宗，也就是說，工程項目的分類方案，應(yīng)能包含這個工程建設(shè)項目的全部檔案內(nèi)容。
3.強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平
水利工程檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點。客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此，為達到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進行了大量培訓(xùn)、講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料。使大家對檔案內(nèi)容提前了解，在工作中更好的發(fā)揮，注意積累資料。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進行。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標準化、規(guī)范化有—個切實的保障。
4.通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。每當業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。
參考文獻：
[1]水利部.水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定 （水辦2010[80]號）.2010
一、指導(dǎo)思想
加強檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，提高我局檔案管理的整體水平，促進檔案工作更好地為我局工作的開展提供保障。
二、目的
切實增強檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強檔案管理工作力度，逐步完善檔案管理配套建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，加快檔案管理現(xiàn)代化進程，保障檔案管理工作的標準化、科學(xué)化、規(guī)范化順利實施。
三、主要工作
1、提高認識，加強對檔案目標管理活動的領(lǐng)導(dǎo)。
我局檔案是我局在財務(wù)管理、黨政管理和其他各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像等各種形式與載體的文件材料的總和，是維護真實面貌的歷史記錄，是我局工作的有機組成部分，也是科學(xué)管理我局的重要基礎(chǔ)。我局配備兼職檔案管理人員，制訂檔案工作目標管理實施計劃，確保在今年檔案管理工作順利完成。
2、加強硬件建設(shè)
安裝遮光窗簾、添置檔案柜、除濕設(shè)備、溫濕度計、滅火器。保持檔案庫房清潔、寬敞、明亮、通風(fēng)，并達到防盜、
防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。
3、規(guī)范操作程序，依法科學(xué)管理
(1)做好檔案的收集工作
為防止文件在閱辦過程中遺失，當文件送達承辦人時，請承辦人簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。對一些特別重要的文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的辦法，然后由檔案責任人負責查收交檔案室存檔。在交接過程中，全面清理資料，對散落在個人手頭的資料由股室檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案的收集既齊全又完整，避免資料的遺失。
(2)制定較為科學(xué)合理的分類方案。
將檔案分為文書檔案、音像電子檔案、實物檔案幾大類。將文書檔案按年度-類目-級別-保管期限進行分類，以不同期限按黨群類、行政事務(wù)類、財務(wù)類等進行排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。
(3)認真做好日常的檔案管理。
各類檔案、資料按類別整齊地存放在不同的檔案柜內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記薄、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。
(4)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理人員要參加教育局檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理人員平時的工作要有計劃、有措施、有成效。
四、提高認識，強化管理
【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理工作；有效開展
隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，國家對文書檔案管理工作加大了經(jīng)濟上的支持，目的是為了完善我國文書檔案管理工作內(nèi)容，使文書檔案更好的得到記錄與整理。現(xiàn)階段我國的文書檔案管理工作正在努力的進行優(yōu)化與改進，在整理過去已有的檔案記錄的同時，還要搜集一些缺少的歷史記錄，使得所整理的文書檔案更加完整細致。在對現(xiàn)今事件文書記錄的過程中積極的采取現(xiàn)代化技術(shù)，使記錄的過程更加簡單、快捷、有效。
一、文書檔案管理工作的概況
1我國文書檔案管理工作的背景
文書檔案管理工作在一個國家的發(fā)展過程中，是必不可少的一項工作內(nèi)容，我國的文書檔案管理工作在國家的任何發(fā)展階段都不斷地進行著，將我國的每一次改革、每一次發(fā)展都記錄了下來。傳統(tǒng)的文書管理工作就是建立一個相關(guān)的部門，文書管理工作者根據(jù)事件的發(fā)生用文字真實的記錄下來，將以時間為分類標準的檔案進行封存。過去我國對文書管理工作不夠重視，導(dǎo)致有一些文書檔案在保存過程中遭到意外的破壞，丟失了一些重要的歷史檔案?；趯ξ覈臅鴻n案的保護，相關(guān)的文書檔案管理部門加強了管理工作，但在檔案的搜集和分類管理上還存在著有待解決的問題。
2我國文書檔案管理工作的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段我國文書檔案管理工作在技術(shù)和效率上得到了明顯的提高，解決了以往工作中存在的許多難題。近幾年國家經(jīng)濟飛速發(fā)展，文書檔案管理工作的進一步發(fā)展也離不開經(jīng)濟的支持。國家加大了對文書檔案存放安全的要求，現(xiàn)階段我國正在加強文書檔案存放處的建設(shè)。在選擇文書檔案存放場所時要根據(jù)一定的要求，要保證存放場所沒有環(huán)境上的安全隱患，降低了文書檔案遭意外破壞的概率。目前文書檔案管理部門還加強了對工作人員的管理，加強了文書檔案管理人員對工作責任的認識，保證了文書檔案管理工作的有效進行。
3做好文書檔案管理工作的必要性
文書管理工作是記錄國家已經(jīng)發(fā)生重要事件的工作，它所記錄的內(nèi)容是在日后對國家發(fā)展研究的重要依據(jù)，所以國家的文書管理工作的正常進行對國家的進一步發(fā)展意義重大。文書檔案管理工作不僅是對現(xiàn)階段國家所發(fā)生的事件進行記錄，更重要的還是將過去的文書檔案進行整理與分析，記錄過去檔案中所欠缺的部分，努力從各種檔案中找出缺少的部分，完善我國的文書檔案內(nèi)容。完善我國文書檔案的內(nèi)容其實就是完善我國的歷史記錄，在對國家的歷史記錄分析中我們可以根據(jù)以往的案例發(fā)現(xiàn)不足，并且在下一階段的國家發(fā)展過程中要尋找新的方式，避免犯相同或類似的錯誤。這樣才能在過去的發(fā)展中有所收獲有所進步，讓我國在發(fā)展的道路上更加暢通。
二、現(xiàn)階段我國文書檔案管理工作優(yōu)化方案
1優(yōu)化文書檔案管理制度
傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進行細致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容與注意事項，沒有對所有的工作項目進行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負責人員，使每一項工作都能高效地進行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。
2培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力
在新時代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M行分類的文書檔案進行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。
3利用現(xiàn)代化技術(shù)進行文案管理工作
關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;加工;管理
檔案現(xiàn)代化管理是國家電網(wǎng)公司建設(shè)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代化公司的基本要求,也是國家電網(wǎng)公
司實施“SG186”工程的重要部分。檔案數(shù)字化是指利用計算機、掃描、數(shù)字攝影、數(shù)據(jù)庫、多媒體、存儲等高新技術(shù),把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,實現(xiàn)資源共享。這也是辦公自動化和檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需要。
1檔案管理現(xiàn)代化的定義及內(nèi)容
檔案管理現(xiàn)代化就是指運用現(xiàn)代化管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案和檔案工作實行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會政治、經(jīng)濟、文化科學(xué)、技術(shù)發(fā)展對檔案的需求。檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下內(nèi)容：實現(xiàn)檔案的標準化、規(guī)范化管理。按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學(xué)合理，卷內(nèi)文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應(yīng)應(yīng)用微機管理檔案的需要；實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化；加強對檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)和管理，使之掌握先進的檔案管理技術(shù)手段和知識，不斷引入競爭機制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊伍。
2協(xié)同辦公與檔案管理系統(tǒng)的銜接為歷史檔案數(shù)字化提供了保障
協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),為做好歷史檔案的數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)。
1)檔案數(shù)據(jù)加工后,轉(zhuǎn)移到檔案信息管理平臺,檔案目錄進入管理系統(tǒng)中。
2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。
3)在系統(tǒng)中對遷移的歷史數(shù)據(jù)進行信息補充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。
4)在系統(tǒng)中對用戶進行權(quán)限、檔案類型及角色配置。
5)對遷移的數(shù)據(jù)進行項目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項目等。
6)協(xié)同辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。
7)紙質(zhì)來文可在協(xié)同辦公系統(tǒng)中收文登記后網(wǎng)上流轉(zhuǎn),填寫文件基本信息等數(shù)據(jù)后歸檔。
3歷史檔案數(shù)字化加工實施要求
3?1準備階段
1)做好現(xiàn)存歷史檔案的現(xiàn)狀分析。包括檔案類型、載體形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等。根據(jù)檔案情況
制定檔案數(shù)字化方案,確定項目需求以及掃描系統(tǒng)的集成解決方案。
2)發(fā)揮輔助設(shè)備功能。重點從檔案數(shù)字化設(shè)備配置計劃的成套性、項目硬軟件的集成性、數(shù)
字化方案與公司檔案需求的適應(yīng)性等方面加以考慮,從實際需要出發(fā)長遠打算,力求確保掃描儀等硬件設(shè)施的配套具有較強的支撐能力和擴展能力。
3?2實施階段
1)檔案數(shù)字化加工。形成電子文件的存儲格式。國家電網(wǎng)公司實施的檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置
有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、
發(fā)文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數(shù)據(jù)、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對紙質(zhì)載體檔案做數(shù)據(jù)化處理時,根據(jù)現(xiàn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的要求選擇相應(yīng)的格式,使用掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件,然后根據(jù)格式要求逐一掛接到相應(yīng)文件目錄下的檔案信息化管理平臺檔案庫中。
2)根據(jù)公司具體情況逐年推進。檔案數(shù)字化受設(shè)備及檔案室人手制約,檔案室要根據(jù)歸檔
文件保管期限、檔案整理規(guī)范進行數(shù)字化,盡量將部分重點檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化處理,力爭做到數(shù)字化檔案的高價值和高利用率。
3)加強載體質(zhì)量檢查和處理。經(jīng)數(shù)字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質(zhì)文件在擺放時要端正,亮度達到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進
行掃描。
4)形成資料。為保證每個環(huán)節(jié)的正常進行和順利銜接,需制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表,
如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程記錄》、《掃描圖像質(zhì)檢記錄》、《目錄錄入及校對統(tǒng)計表》、《目錄與圖像檢查對應(yīng)表》等。這些登記表在數(shù)字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后,應(yīng)及時將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎(chǔ)上詳細編寫數(shù)字化加工說明,包括全宗號、年代、件數(shù)、總頁數(shù)、目錄代號、案卷總數(shù)、電子數(shù)據(jù)容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規(guī)范的資料并保存,它是檔案數(shù)據(jù)有章可循的依據(jù)。
4做好文件材料雙歸制
文件材料雙歸制是保證紙質(zhì)文件歸檔的同時必須有電子文件歸檔,其工作包括:
1)對有歸檔價值的文件,將紙質(zhì)文件按要求掃描為電子文件;
2)對地方來文或有歸檔價值的文件,掃描后進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)進行收文登記,保證文件在協(xié)
同辦公中流轉(zhuǎn);
3)對辦理完畢的紙質(zhì)文件在檔案管理系統(tǒng)中進行添加,并掛接電子文件;
4)新建、擴建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:
①工程前期文件。從立項開始,工程資料的收集與工程進度同步進行,并在檔案管理系統(tǒng)中
錄入,掃描掛接電子文件。
②施工資料及監(jiān)理資料。根據(jù)現(xiàn)場施工進度及時在單機版管理系統(tǒng)中進行處理,保證工程進
度與資料數(shù)據(jù)化同步。
③非物資及物資招投標文件、廠家設(shè)備資料。招投標單位在提供紙質(zhì)文件的同時提供電子文
件,保證歸檔文件數(shù)字化。
5檔案管理人員怎樣適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求
實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先是檔案人員的現(xiàn)代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德，掌握先進的科學(xué)知識和管理技能。同時還要具備較高的業(yè)務(wù)能力、理論素養(yǎng)和文化修
養(yǎng)。作為一名供電企業(yè)檔案工作者，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)從以下幾方面著手：
（1）認清形勢，調(diào)整心態(tài)，樹立獻身檔案事業(yè)的觀念。要適應(yīng)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認識，認清供電企業(yè)改革和發(fā)展的方向，認清檔案工作的意義和價值，強化職業(yè)道德，努力開創(chuàng)供電企業(yè)檔案工作新局面。
（2）努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，積累駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，運用現(xiàn)代技術(shù)手段的能力。
（3）廣泛涉獵現(xiàn)代科學(xué)文化知識，逐步完善自身的知識結(jié)構(gòu)，努力使自己成為一專多能的復(fù)合型高級人才。以適應(yīng)檔案工作日益復(fù)雜、變化的需要。
（4）努力提高業(yè)務(wù)水平，在實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)上，積極開發(fā)檔案信息資源，為供電企業(yè)工業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供高效的服務(wù)
關(guān)鍵詞：會計檔案；質(zhì)量管理；過程方法
中圖分類號：F230 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01
會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經(jīng)濟發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務(wù)計劃的數(shù)據(jù)源，又是進行科學(xué)經(jīng)濟決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的文獻源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經(jīng)驗、智慧和技術(shù)的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴重影響了會計檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質(zhì)量控制方法，對會計檔案進行全過程質(zhì)量管理，是當前加強會計檔案建設(shè)，提高會計檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強的理論價值和現(xiàn)實意義。
一、會計檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)
（一）理論依據(jù)
檔案管理學(xué)的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當是會計檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強調(diào)會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會計檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當建立在對會計檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責分析的基礎(chǔ)之上。
（二）法規(guī)標準依據(jù)
遵循法規(guī)標準的規(guī)定和要求，是保證會計檔案質(zhì)量的根本途徑。會計檔案管理的相關(guān)法規(guī)標準主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權(quán)條例》。
（三）實踐依據(jù)
在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強會計檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會計業(yè)務(wù)實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強實踐操作性的質(zhì)量控制方案。
二、基于過程的會計檔案質(zhì)量控制方法
根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應(yīng)從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質(zhì)量控制方法進行具體研究。
（一）會計檔案收集階段的質(zhì)量控制
第一，嚴格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會計檔案形成的特點和規(guī)律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應(yīng)嚴格遵照會計部門保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會計檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴格的具體要求，保會計檔案的歸檔質(zhì)量。
（二）會計檔案鑒定階段的質(zhì)量控制
第一，嚴格遵循標準規(guī)范，準確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴格遵循相關(guān)標準規(guī)范，對檔案的保管期限進行準確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴格遵守銷毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應(yīng)當嚴格遵守銷毀工作流程。
（三）會計檔案整理階段的質(zhì)量控制
在會計檔案整理階段，第一，嚴格遵循分類方案，準確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會計檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類方案；第二，準確揭示文件內(nèi)容，完整填寫卷內(nèi)文件目錄；第三，準確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號。依據(jù)分類方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫案卷目錄。
（四）會計檔案利用階段的質(zhì)量控制
第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴格會計檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對檔案的利用范圍、利用方式、批準手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網(wǎng)絡(luò)平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。
作者單位：61786部隊
參考文獻：
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為了加強體育教學(xué)檔案管理工作，提高體育教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，體現(xiàn)體育組的教學(xué)情況，實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標準化，規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為體育組的教學(xué)服務(wù)，特制定本制度：
一、歸檔
體育教學(xué)文件材料歸檔是指把體育組在教學(xué)過程中形成的具有保存價值的資料和文件，按照分類保管的辦法集中存放，以供檢索、查閱。
二、歸檔范圍
1、教育局及學(xué)校有關(guān)體育教學(xué)的文件；
2、體育組人員組成及變動情況，教師業(yè)務(wù)情況登記表，教師基本情況材料（含學(xué)歷、學(xué)位、職稱、履歷、業(yè)務(wù)情況獎懲、科研成果等的原件或復(fù)印件）；
3、教學(xué)改革方案、計劃；
4、教材、教學(xué)參考資料，各種圖片、聲像資料；
5、典型教案、體育教師備課計劃及記錄；
6、教學(xué)進度表；
7、教學(xué)總結(jié)與考核；
8、運動會方案、比賽過程圖片、比賽結(jié)果；
9、學(xué)生考試成績及學(xué)生體質(zhì)與健康測試達標情況；
10、學(xué)生在各類體育比賽中的獲獎證書。
三、歸檔程序
（一）形成積累
1、在教學(xué)過程中，各體育教師把自己的有關(guān)需歸檔的材料整理完畢并寫好目錄，裝訂后交體育組檔案管理員（如果沒有專職管理員的，一般由體育組組長兼任）歸檔；
2、體育組檔案管理員按文件材料分類列表歸檔，并定期整理。
（二）整理組卷
1、檔案管理員要對檔案進行分類存放，并造冊存于電腦，以供查閱；
2、卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)按正件在前附件在后，印件在前定稿在后的要求排列；
3、檔案制成要求材料質(zhì)量優(yōu)良、書寫字跡工整，文字清晰。文字書寫禁止使用紅墨水、鉛筆，非檔案專用圓珠筆及復(fù)寫；
4、文件材料收集齊全、完整且審核、簽發(fā)手續(xù)完備；
5、填寫案卷封面各欄目，標題要簡短、明確。
4、檔案的查閱
外單位人員要查閱、借閱、復(fù)印檔案的要經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準，體育組檔案管理員要將檔案的查閱、借閱、復(fù)印情況進行詳細登記。
關(guān)鍵詞：檔案；產(chǎn)品；分類；評價；質(zhì)量；顧客滿意度
何謂“檔案管理服務(wù)產(chǎn)品”？產(chǎn)品是指能夠提供給市場，被人們使用和消費，并能滿足人們某種需求的任何東西，包括有形的物品、無形的服務(wù)、組織、觀念或它們的組合[1]。依據(jù)產(chǎn)品的定義，檔案管理服務(wù)產(chǎn)品指企業(yè)為滿足檔案管理相關(guān)需要而提供的物品與服務(wù)的總和，例如，檔案裝具、檔案設(shè)備及周邊用品、檔案軟件、檔案業(yè)務(wù)服務(wù)等。一方面，市場上提供的檔案管理服務(wù)產(chǎn)品種類數(shù)量繁多，質(zhì)量千差萬別。另一方面，在交易過程中，賣家比買家擁有更多產(chǎn)品信息，交易雙方信息的不對稱直接影響檔案工作的成效。面對繁多龐雜的檔案管理服務(wù)產(chǎn)品，如何快速準確地獲取更多產(chǎn)品提供者及產(chǎn)品質(zhì)量的信息，成為檔案管理服務(wù)產(chǎn)品交易的一個“瓶頸”。本文首先對檔案管理服務(wù)產(chǎn)品進行分類，在此基礎(chǔ)上，提出針對各個類別產(chǎn)品的評價指標，為檔案館、檔案室合理選購檔案管理服務(wù)產(chǎn)品提供支持。
1 檔案管理服務(wù)產(chǎn)品的分類
檔案管理服務(wù)產(chǎn)品的分類并沒有直接的法規(guī)標準作為依據(jù)，只有少數(shù)法規(guī)標準如《檔案裝具》（DA/T 6-1992）、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA／T 42—2009）等部分涉及檔案裝具和設(shè)備的分類。參考現(xiàn)有法規(guī)標準并結(jié)合產(chǎn)品的性質(zhì)和用途，可將檔案管理服務(wù)產(chǎn)品大致分為檔案裝具、檔案設(shè)備、檔案易耗品、檔案軟件與檔案業(yè)務(wù)服務(wù)五大類。
1.1 檔案裝具。檔案裝具是檔案館(室)存放并保護檔案的裝置或容器。主要有柜裝具類、架裝具類和其他裝具等。
1.1.1 柜裝具。柜裝具類主要包括案卷柜、文件柜、辦公柜、膠片柜、磁帶柜、卡片柜、自動選層柜等。
1.1.2 架裝具。架裝具類主要包括固定架和密集架。固定架有單柱式、復(fù)柱式和積層架等。
1.1.3 其他裝具。即檔案卷盒、卷皮、卷夾、光盤盒、磁帶盒等。
1.2 檔案設(shè)備。檔案設(shè)備一般指具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機器、儀器、儀表等設(shè)備。依據(jù)它的用途，可以分為保護設(shè)備和技術(shù)設(shè)備。
1.2.1 保護設(shè)備。保護設(shè)備包括檔案庫房所配置的滅火器材、除塵器、去濕機、加濕機、溫濕度監(jiān)控設(shè)備等。
1.2.2 技術(shù)設(shè)備。技術(shù)設(shè)備包括打印機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼照相機、光盤刻錄機，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源等。
1.3 檔案易耗品。即用于檔案管理的易消耗品。如，防蟲防霉劑，活性炭等吸濕劑，卷繩，裱糊紙等。
1.4 檔案軟件。目前，較為常見的檔案軟件產(chǎn)品有綜合性檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、文檔一體化管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)等。
1.5 檔案業(yè)務(wù)服務(wù)。檔案管理咨詢公司提供的業(yè)務(wù)服務(wù)主要有檔案寄存、整理、數(shù)字化加工、保護、銷毀以及咨詢業(yè)務(wù)。
1.5.1 檔案寄存。由檔案咨詢公司或檔案寄存機構(gòu)提供檔案庫房、設(shè)備和人員，對寄存檔案提供保管、保護和利用等有關(guān)服務(wù)。
1.5.2 檔案整理。檔案整理服務(wù)即對企事業(yè)單位的檔案（包括文件、圖書、資料等）進行拆訂、分類整理、裝訂等。
1.5.3 檔案數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化加工服務(wù)就是把傳統(tǒng)形式檔案（如紙質(zhì)、膠片等）轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文本、影像，并用計算機來存儲。
1.5.4 檔案保護。檔案保護服務(wù)主要包括殺蟲滅菌、修復(fù)等。檔案修復(fù)服務(wù)包括去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等。
1.5.5 容災(zāi)備份。容災(zāi)備份服務(wù)是在異地建立兩套或多套功能相同的IT系統(tǒng)，互相之間可以進行監(jiān)視和功能切換，意外發(fā)生時也不影響系統(tǒng)正常工作。
1.5.6 檔案銷毀。利用先進的檔案銷毀機器，根據(jù)系統(tǒng)的流程和方案銷毀各種載體類型的檔案。
1.5.7 檔案咨詢。檔案咨詢服務(wù)由專業(yè)的檔案管理機構(gòu)對企事業(yè)單位的檔案管理制度、檔案運轉(zhuǎn)流程、檔案管理方案、檔案人員配置等進行評估和建議。
2 構(gòu)建檔案管理服務(wù)產(chǎn)品評價指標體系的原則和要求
2.1 構(gòu)建檔案管理服務(wù)產(chǎn)品評價指標體系的原則
2.1.1 目的性原則。設(shè)立檔案管理服務(wù)產(chǎn)品評價指標體系的目的在于真實準確地反映現(xiàn)代檔案管理服務(wù)產(chǎn)品的質(zhì)量狀況，促進企業(yè)樹立現(xiàn)代的檔案管理服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量觀。評價指標、權(quán)重以及評價方法的設(shè)置和選擇必須以此為導(dǎo)向。
2.1.2 系統(tǒng)性原則。影響人們對產(chǎn)品評價的因素非常多，因此，在對產(chǎn)品進行評價時，不能只考慮某一因素，必須采取系統(tǒng)、全面的評價原則，才能綜合、客觀地作出對檔案管理服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量的評價。
2.1.3 可操作性原則。評價體系的各項指標應(yīng)該既可以通過實際的觀察、測量、評定的方式進行度量，又便于在評價過程中進行操作，這就要求用操作化的語言對指標加以定義。
2.2 構(gòu)建檔案管理服務(wù)產(chǎn)品評價指標體系的具體要求
2.2.1 以產(chǎn)品質(zhì)量為評價核心。產(chǎn)品質(zhì)量是產(chǎn)品使用價值的具體體現(xiàn)，也是影響客戶滿意度最重要的因素，因此，對檔案管理服務(wù)產(chǎn)品進行評價必須以產(chǎn)品質(zhì)量為評價核心。產(chǎn)品質(zhì)量包括產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和外觀質(zhì)量兩個方面。產(chǎn)品的內(nèi)在質(zhì)量是指產(chǎn)品的內(nèi)在屬性，包括性能、壽命、可靠性、安全性、經(jīng)濟性五個方面，產(chǎn)品的外觀質(zhì)量指產(chǎn)品的外部屬性，包括產(chǎn)品的光潔度、造型、色澤、包裝等[2]。
關(guān)鍵詞 工程資料 資料管理 現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)
中圖分類號：S611 文獻標識碼：A
1實施背景
近年來國家下大力氣加快電力建設(shè)，一大批電力建設(shè)項目紛紛立項上馬。隨著電力工程建設(shè)項目的不斷發(fā)展壯大，其檔案管理水平也有所提升。但由于受傳統(tǒng)管理方法和固化工作理念的局限，電力建設(shè)工程項目資料管理工作仍存在一定不足，對其經(jīng)濟性認識仍不到位，有待從若干方面加以改進。
2 當前電力工程資料管理中存在的不足
（1）部分企業(yè)對于工程檔案資料的重要性認識不足。部分施工單位只重視外業(yè)施工組織，不重視內(nèi)業(yè)資料管理，仍然這項工作可有可無，形式主義。（2）工程施工文件材料質(zhì)量不高，書寫字跡耐久性差、竣工圖及變更通知單等修改不規(guī)范。即在填寫的過程中不注重資料的保存性和規(guī)范性，應(yīng)付了事。（3）竣工檔案收集困難。電力施工任務(wù)緊、人員分散，竣工檔案收集工作往往由于人員已撤場、地域分散難集攏等特點難以收集齊。
3 加強電力工程資料管理工作的若干對策
筆者建議擬采用“總分總”的方式對工程資料管理的權(quán)限、責任和管理流程進行再造。基本思路是在分公司一級采用“總攬”的方式。即：本部作為信息集中和的主體，將管理標準、控制要求、協(xié)同信息、運營策劃等職能管起來；在項目部一級采用“分部”的方式既：項目部作為中間環(huán)節(jié)將信息有效地傳遞到執(zhí)行層，并加以監(jiān)督，完善資料做好記錄；在作業(yè)層采用“匯總”的方式。即：作業(yè)層分專業(yè)、分權(quán)屬做好上級各項管理要求的執(zhí)行實錄，匯總至項目部一級的中間層。通過管理權(quán)屬的明確和管理層級的劃分，輔以專業(yè)崗位的配套設(shè)置，達到全面提升工程資料管理水平的目的。
3.1超前控制，工程檔案管理與重點工程建設(shè)同步進行
自工程立項開始， 檔案人員就制定檔案工作管理體制、并根據(jù)工程的具體內(nèi)容、特點，工程建設(shè)的進度分階段分類制定檔案工作計劃，明確提出檔案歸檔標準和質(zhì)量等具體要求。為進一步完善檔案管理制度，保證各施工單位、監(jiān)理單位的文件有源可溯、有據(jù)可依，工程開工時就制定檔案管理員崗位說明書，明確界定檔案管理員的職責，并配套制定竣工文件編制辦法、檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、保管期限表等制度等制度，建立全方位、廣覆蓋的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在簽訂勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理和設(shè)備采購合同時，要明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交工作及文件材料積累的范圍、順序，并記錄存檔，同時將已制定的相關(guān)制度發(fā)放至各參建單位。在工程檔案管理過程中，各參建單位檔案管理人員的管理意識和業(yè)務(wù)水平也是不容忽視的問題，為保證工程檔案管理工作的完整性、準確性、系統(tǒng)性，可通過會議、培訓(xùn)、授課等方式明確各施工單位、監(jiān)理單位的檔案工作管理職責，按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，界定參建單位在竣工文件方面應(yīng)承擔的責任。
3.2加強監(jiān)督，確保檔案管理工作的完整性
工程項目檔案是工程建設(shè)各階段的真實記錄，是工程管理、維護、擴建的重要依據(jù)。由于工程檔案具有廣泛性、成套性、階段性、專業(yè)性等特點，為保證工程檔案管理的完整性，要求工程檔案管理人員全程參與在建項目，確實參與項目的有關(guān)會議、專題活動、重大節(jié)點，了解工程建設(shè)的實際進展情況。在進行檔案管理工作時，檔案管理人員要及時制定檔案管理工作計劃，并根據(jù)工程進展情況，加強對工程檔案資料的形成情況、流轉(zhuǎn)情況的監(jiān)督指導(dǎo)，并做好詳細記錄，保證工程竣工文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性。
3.3跟蹤指導(dǎo)，保證重點工程項目檔案的完整和準確
為做好工程檔案的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，從工程立項開始，檔案管理人員就要參與相關(guān)會議、重大節(jié)點、工程驗收，及時了解工程的計劃、規(guī)模、進度等情況，與參建單位管理人員保持聯(lián)系，使工程進展與文件材料收集整理的進度一致，保證工程檔案搜集工作的連續(xù)性、真實性和完整性。在對工程檔案進行跟蹤指導(dǎo)時，要有針對性地對施工中存在的檔案管理問題進行相關(guān)指導(dǎo)，對發(fā)現(xiàn)的問題與監(jiān)理單位、參建單位協(xié)同解決，認真商討后制定解決問題的措施和方案。檔案管理人員要嚴格遵守工程檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，例如工程原件必須歸檔；工程工程文件應(yīng)字跡清楚， 圖樣清晰， 圖表整潔； 竣工圖完整、準確、清晰、規(guī)范， 修改到位， 與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商及質(zhì)檢記錄相符合， 做到文、圖、物相符； 編制原材料文件時， 應(yīng)與報驗單、出廠證明及試驗報告一同組卷；做到工城建設(shè)變建設(shè)、邊驗收、邊立卷，保證工程檔案組卷質(zhì)量及其成套性和完整性。
3.4 嚴把驗收關(guān)，做好項目檔案驗收
工程檔案的質(zhì)量直接影響該工程今后生產(chǎn)、維護、改擴建的提供利用，因此，工程檔案在保證其資料真實完整的同時，必須遵守“三結(jié)合”的原則，即建設(shè)單位檔案人員與施工單位兼職檔案員相結(jié)合、與監(jiān)理工程師相結(jié)合、與建設(shè)單位項目經(jīng)理相結(jié)合。工程檔案管理人員在建立工程檔案時必須認真審核，保證資料能夠真實反應(yīng)工程建設(shè)的實際情況，確保工程檔案的真實完整。在工程驗收時，建設(shè)單位應(yīng)當與本單位相關(guān)技術(shù)人員、專兼職檔案人員、監(jiān)理人員共同監(jiān)督指導(dǎo)驗收，重點檢查工程前期文件、各種隱蔽工程紀錄、設(shè)計基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗評定文件、監(jiān)理工作文件、各項專業(yè)驗收文件和竣工圖等資料是否齊全，是否符合工程各階段實際情況，審批手續(xù)是否齊全，資料是否符合歸檔要求等，將相關(guān)問題共同在驗收前解決，把好工程驗收關(guān)，保證工程檔案的高質(zhì)量。
工程檔案作為工程建設(shè)的成果，設(shè)計施工管理多方面的因素，其管理的重要性不容忽視。工程檔案管理者應(yīng)根據(jù)該工程特點，可通過以上超前控制、跟蹤指導(dǎo)、嚴把驗收關(guān)等方法， 積極主動、服務(wù)創(chuàng)新，促進工程檔案管理工作的全面提升，為工程項目順利通過“國家優(yōu)質(zhì)工程”驗收創(chuàng)造有利條件，充分發(fā)揮檔案服務(wù)于社會的功能。
4 預(yù)期效果
在建立不同施工方案、不同技術(shù)路線的工程項目建設(shè)全套資料庫的基礎(chǔ)上，可對項目建設(shè)方案進行效率比選和經(jīng)濟比選。通過分析不同項目的投資回報率、成本―收益等數(shù)據(jù)，比較不同施工方案的經(jīng)濟效益，進而為今后類似項目建設(shè)提供經(jīng)濟最優(yōu)化的施工方案。還可就不同技術(shù)路線進行效率對比，綜合比較不同技術(shù)路線的工期、質(zhì)量、成本等因素，選出效率最優(yōu)化方案，從而為今后相關(guān)方案選擇提供參考。從這個角度看，檔案管理工作具有相當?shù)慕?jīng)濟學(xué)價值。
參考文獻
1、制定好戶外廣告檔案的分類方案和收集范圍
就銅川市城建監(jiān)察支隊管理的戶外廣告建檔來說，首先按地域概念劃分為新區(qū)、老區(qū)（區(qū)、印臺區(qū)）兩個全宗。其次在全宗內(nèi)再按照所轄街道和路段來建立戶外廣告檔案。像新區(qū)按轄區(qū)內(nèi)街道和路段可以劃分為：南北方向的路段：東環(huán)路、長豐路、鐵諾路、長虹路、華夏大道、長寧路、西環(huán)；東西方向的路段：北環(huán)、咸豐路、華原東道、正陽路、朝陽路、鴻基路；第三在每個街道和路段內(nèi)又可按廣告的種類和形式來劃分。
2、做好戶外廣告檔案的登記和收集工作
城建管理人員和檔案管理人員要加強溝通和協(xié)調(diào)，嚴格按照銅川市人民政府《關(guān)于新區(qū)戶外廣告清理整治有關(guān)問題的會議紀要》的要求，安排專人，深入一線，對轄區(qū)內(nèi)的戶外廣告進行一次全面的摸底調(diào)查，了解清楚所有戶外廣告的業(yè)主和所屬廣告公司，并對廣告內(nèi)容、聯(lián)系電話、設(shè)置地點、設(shè)置規(guī)格、設(shè)置期限、面積、審批單位、廣告的材質(zhì)等相關(guān)資料進行登記造冊、現(xiàn)場拍照，收集齊全，為建立好戶外廣告檔案奠定基礎(chǔ)。
3、分門別類，整理歸檔
檔案人員要對所收集到的第一手資料，按照戶外廣告檔案的分類方案，將每一個戶外廣告的檔案進行詳細的歸類和整理，最后對整理好的戶外廣告檔案進行編目裝盒，以便以后的查找利用。
4、借助現(xiàn)代科技手段，提高戶外廣告檔案的管理水平
在歸檔整理戶外廣告檔案的過程中，要借助計算機和檔案管理軟件，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子的檔案，實現(xiàn)文字和電子兩種形式保存，這樣既起到了保護檔案原件的作用，又方便了查找利用。通過計算機和檔案管理軟件的幫助，可以很容易的查找到利用者的所需。同時也方便檔案人員統(tǒng)計出轄區(qū)內(nèi)的門面店鋪牌、戶外廣告牌、公益性指示牌、宣傳欄及建筑工地戶外廣告的數(shù)量，真正做到對轄區(qū)內(nèi)的戶外廣告檔案了如指掌。
5、建立相關(guān)規(guī)章制度，及時更新完善戶外廣告檔案內(nèi)容
戶外廣告檔案的建立，只是這項工作的起點，檔案管理人員切不可有一勞永逸的思想，而是要和戶外廣告登記管理部門做好配合工作，實行動態(tài)管理。既要按照《銅川市市容市貌標準》，做好對戶外廣告設(shè)置的審批工作，又要根據(jù)戶外廣告內(nèi)容的變更和數(shù)量的增減，隨時隨地收集相關(guān)的檔案資料予以補充和完善。同時還要建立和完善戶外廣告檔案管理的相關(guān)制度，靠制度來管理好、利用好這些檔案，真正使這些戶外廣告檔案在宣傳公益事業(yè)，宣傳企業(yè)產(chǎn)品，宣傳公司及業(yè)主信息，美化城市形象，提升城市品位的過程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。
作者：王賓娃單位：陜西省銅川市城建監(jiān)察支隊
公路收費站檔案管理制度要求
（一）收費站檔案管理制度公路收費站的檔案管理應(yīng)該采用業(yè)務(wù)管理兩級制度，檔案的收集，分類，存檔應(yīng)該在收費站檔案工作管理科室的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行，有其負責具體的組織實施。其業(yè)務(wù)管理分為站、科兩級，對業(yè)務(wù)活動中形成的大量的收費及車輛交通監(jiān)測監(jiān)督資料進行按站、科兩級進行管理。凡歸站級業(yè)務(wù)的管理的檔案資料，有各科室負責收集，整理，立卷，定期向站級檔案室歸檔，有其負責統(tǒng)一的管理。凡歸科級業(yè)務(wù)的管理的檔案資料，有各科室負責收集，整理，立卷，有科室負責管理。在對檔案管理業(yè)務(wù)進行分級時，應(yīng)按照總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的要求和原則進行劃分，一般站級的檔案應(yīng)包括能夠反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的材料及在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)監(jiān)督和監(jiān)測數(shù)據(jù)上形成的具有一定的保管價值及保管時限較長的檔案材料，站級檔案應(yīng)該可以在一定程度上反映和概括本站主要的業(yè)務(wù)活動和工作水平。（二）收費站檔案安全性要求收費站檔案存儲應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定選擇適宜的庫房，同時應(yīng)指定專人負責管理，指定嚴格的檔案管理制度，入庫人員在查找借閱檔案時，應(yīng)遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，無關(guān)人員無員禁止入內(nèi)，檔案庫房應(yīng)做好防火、防潮及其他安全措施，并指定相應(yīng)的安全預(yù)案，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，發(fā)現(xiàn)事故及時處理，并做好相應(yīng)的記錄，以確保檔案資料的安全，如遇。同時對收費站的檔案應(yīng)考慮其是否，將絕密檔案和普通檔案單獨分開保管，低于檔案應(yīng)指定相應(yīng)的條例，加強檔案的管理，查閱相應(yīng)絕密檔案時，必須嚴格按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)，嚴格杜絕無權(quán)、越權(quán)調(diào)閱，如果出現(xiàn)泄密問題，必須及時查明原因，及時補救，同時檔案的管理人員應(yīng)該具備良好的政治素質(zhì)，較強的責任心和保密意識，檔案根據(jù)其等級要設(shè)置相應(yīng)的安保設(shè)施。
檔案管理的改善措施
（一）檔案的科學(xué)分類要根據(jù)高速公路檔案專業(yè)性的特點，應(yīng)不斷拓寬高速公路檔案信息收集范圍，適時、準確、全面地做好各類信息的收集、整理、存儲工作?？茖W(xué)分類就是按照檔案管理部門的要求，根據(jù)高速公路管理的實際情況，按部門、內(nèi)容等形式上的異同，分成若干類別。根據(jù)實際情況，一般分可講檔案為黨群、精神文明、行政和人勞四大類，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，在檔案整理工作中，案卷不得有金屬物品，如鋼釘、回形針等，同時遇到案卷破損應(yīng)及時進行修復(fù)，以有利于檔案規(guī)范化管理。做好照片檔案整理工作，邀請檔案局專業(yè)技術(shù)人員針對照片的歸檔范圍、保管期限、編號、抄目、裝盒等問題對辦公室人員進行專門的培訓(xùn)，為整理工作創(chuàng)造一個良好的開端。嚴格遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、利用的原則，將圖像清晰，具有重要意義的照片按照保存年限的不同整理出來對照片形成較多的年份，按照業(yè)務(wù)類、活動類、會議類、站站容站貌類、領(lǐng)導(dǎo)視察類五類順序進行排列；對于照片形成較少的年份，則按照時間順序依次排列，并嚴格按照六要素進行文字說明，確保能一目了然地反映出照片的真實意義。按照照片檔案冊保存條件，保證檔案室室內(nèi)溫度和濕度都處于允許范圍內(nèi)，檔案室由專人負責定期進行除塵和除濕工作，確保照片檔案存放安全。檔案收集只有通過科學(xué)分類，才能便于系統(tǒng)地查找利用。（二）檔案資料的編研檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而科學(xué)的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。準確把握文件立卷歸檔的界定原則。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，在基層收費站一般以年度為單位界定進行立歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在科學(xué)的立檔原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料，如收費站發(fā)文中的請示和管理所對請示的批復(fù)，同一個活動管理處下發(fā)的活動方案和管理所下發(fā)的活動方案等，歸檔在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。（三）檔案管理的信息化建設(shè)通過檔案管理信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)，可以實現(xiàn)檔案工作的自動化程度，針對網(wǎng)絡(luò)時代用戶對信息需求快捷、方便、準確等特點，檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進行科學(xué)管理和深層次的開發(fā)，加強高速公路檔案管理的信息化建設(shè)。在高速公路檔案管理中，檔案管理人員應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)對重大問題做好決策，為高速公路管理各項工作及時準確地提交檔案信息材料，為高速公路的各項管理工作服務(wù)。
結(jié)論
高速公路檔案管理工作是一項長期而艱巨的工作，必須通過相關(guān)速公路檔案管理工作和現(xiàn)代經(jīng)濟、科技發(fā)展以及高速公路管理部門的長期發(fā)展相結(jié)合，使用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化的管理手段對檔案進行管理，才能開拓檔案管理的新時代，使檔案管理順應(yīng)高速公路的快速發(fā)展，與正在高速發(fā)展的高速公路系統(tǒng)同步發(fā)展。
作者：關(guān)梅 單位：柳州高速公路收費管理所綜合辦公室
第一條為加強實物檔案的管理工作，使實物檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標準化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《**市檔案條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。
第二條本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及其他組織。
第三條本辦法所稱實物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質(zhì)實體為載體的物品檔案。
第四條市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)實物檔案管理進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條實物檔案的歸檔范圍
（一）本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。
（二）上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。
（三）本單位對外交往中獲贈的重要紀念品。
（四）本單位組織的各種重大活動中形成的紀念品。
（五）機構(gòu)成立以來使用過的牌、匾。
（六）本地區(qū)、本企業(yè)第一批生產(chǎn)的、獲獎的及重要的產(chǎn)品樣品。
（七）其它有保存價值的實物。
第六條實物檔案的歸檔要求
（一）應(yīng)歸檔的實物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交；由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實物確需在有關(guān)部門暫時保留的，應(yīng)先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)。
（二）歸檔的實物要保持整潔、無破損。任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
（三）歸檔的實物應(yīng)當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關(guān)系。
（四）本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應(yīng)當拍照歸檔。
第七條實物檔案的保管期限
實物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。
第八條實物檔案的整理
（一）歸檔實物的分類：歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。歸檔實物可按物品種類分類；實物檔案較少的單位，可不分類。
（二）歸檔實物的排列：歸檔實物可按種類結(jié)合時間進行排列，也可按歸檔時間順序排列。
（三）歸檔實物的編號：歸檔實物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實物品像的合適位置粘貼標簽，填寫檔號。歸檔實物的檔號一般由全宗號、類別號、件號組成（不進館單位全宗號不填）。歸檔實物的檔號有兩種格式：
格式一：全宗號－類別號－件號
格式二：全宗號－件號
（四）實物檔案目錄的編制：歸檔實物應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設(shè)置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數(shù)量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目（見圖一）。
實物檔案目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱、實物類別等項目（見圖二），其中全宗名稱為必填項，實物類別為可選項。
實物檔案目錄及實物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。新晨
第九條實物檔案的保管
（一）實物檔案應(yīng)專庫或?qū)９癖９堋?/p>
（二）存放實物檔案的庫房和櫥柜應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。
（三）易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護，確保實物檔案完好無損。
第十條實物檔案的利用
（一）利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續(xù)。
（二）因舉辦展覽等確實需要使用實物檔案原件，須辦理借用審批手續(xù)。
（三）珍貴的或不易搬動的實物檔案，提供實物檔案照片使用。
第十一條實物檔案的移交
（一）凡列入同級綜合檔案館進館范圍的單位，上一年度實物檔案整理完畢后，應(yīng)在次年七月二十日前將實物檔案目錄報送同級綜合檔案館備案。經(jīng)檔案行政管理部門認定具有永久保存價值的實物，應(yīng)當在五年內(nèi)移交同級綜合檔案館。
（二）實物檔案移交時，交接雙方應(yīng)辦理移交手續(xù)。
第十二條市、縣（區(qū)）綜合檔案館實物檔案的管理可參照本辦法執(zhí)行。
第二條本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及其他組織。
第三條本辦法所稱實物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質(zhì)實體為載體的物品檔案。
第四條市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)實物檔案管理進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條實物檔案的歸檔范圍
（一）本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。
（二）上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。
（三）本單位對外交往中獲贈的重要紀念品。
（四）本單位組織的各種重大活動中形成的紀念品。
（五）機構(gòu)成立以來使用過的牌、匾。
（六）本地區(qū)、本企業(yè)第一批生產(chǎn)的、獲獎的及重要的產(chǎn)品樣品。
（七）其它有保存價值的實物。
第六條實物檔案的歸檔要求
（一）應(yīng)歸檔的實物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交；由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實物確需在有關(guān)部門暫時保留的，應(yīng)先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)。
（二）歸檔的實物要保持整潔、無破損。任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
（三）歸檔的實物應(yīng)當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關(guān)系。
（四）本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應(yīng)當拍照歸檔。
第七條實物檔案的保管期限
實物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。
第八條實物檔案的整理
（一）歸檔實物的分類：歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。歸檔實物可按物品種類分類；實物檔案較少的單位，可不分類。
（二）歸檔實物的排列：歸檔實物可按種類結(jié)合時間進行排列，也可按歸檔時間順序排列。
（三）歸檔實物的編號：歸檔實物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實物品像的合適位置粘貼標簽，填寫檔號。歸檔實物的檔號一般由全宗號、類別號、件號組成（不進館單位全宗號不填）。歸檔實物的檔號有兩種格式：
格式一：全宗號－類別號－件號
格式二：全宗號－件號
（四）實物檔案目錄的編制：歸檔實物應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設(shè)置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數(shù)量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目（見圖一）。
實物檔案目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱、實物類別等項目（見圖二），其中全宗名稱為必填項，實物類別為可選項。
實物檔案目錄及實物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。
第九條實物檔案的保管
（一）實物檔案應(yīng)專庫或?qū)９癖９堋?/p>
（二）存放實物檔案的庫房和櫥柜應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。
（三）易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護，確保實物檔案完好無損。
第十條實物檔案的利用
（一）利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續(xù)。
（二）因舉辦展覽等確實需要使用實物檔案原件，須辦理借用審批手續(xù)。
（三）珍貴的或不易搬動的實物檔案，提供實物檔案照片使用。
第十一條實物檔案的移交
（一）凡列入同級綜合檔案館進館范圍的單位，上一年度實物檔案整理完畢后，應(yīng)在次年七月二十日前將實物檔案目錄報送同級綜合檔案館備案。經(jīng)檔案行政管理部門認定具有永久保存價值的實物，應(yīng)當在五年內(nèi)移交同級綜合檔案館。
（二）實物檔案移交時，交接雙方應(yīng)辦理移交手續(xù)。
