時間：2023-06-06 08:59:54
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案電子化的重要性，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
社會的發展，網絡的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據。[2]在衛生事業單位中，加強電子化人事檔案的管理是加強行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術在人事管理中的應用，提高檔案管理的效率，體現電子信息化技術的價值，值得探討。
二、衛生事業單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業性，人事部門應重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現的問題。在衛生事業單位中，因為人員調動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛生事業單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續配備不齊全、手續不完備等問題。
某些醫院注重藥物管理工作，注重對醫生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫院負責人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現疏漏，直接導致了醫生升職時評判的片面性，導致某些優秀醫生對醫院不滿而出現跳槽等現象，幸好醫院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫院的各方人事調動以及醫生升職等提供重要依據，醫院也因此而更上一層樓。
三、衛生事業單位人事檔案管理現狀
（一）人員不足現問題突出
在我國多數地區的衛生事業單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛生事業單位內部醫生、護士以及其他部門人員來講人數可忽略不計。在一些較小的衛生事業單位中，多數人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠專注。多數人事部門的檔案材料無人整理、無人監督，甚至出現人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業務技能水平普遍偏低
嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業性較強的工作，其對閱卷的規范、閱卷質量等要求較高。多數衛生事業單位因對人事管理方面的不重視，導致人事部門人員變動較為頻繁，導致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術水平不足，后期亦未受到專業化的培訓，造成管理檔案的人事技術水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數據的準確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在逐漸進行改革創新發展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發展卻仍顯欠缺。據調查，目前我國多數衛生事業單位的人事檔案管理仍然是較為傳統的紙質管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發達城市的大型衛生事業單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經進入信息化管理時代，電子化、科學化、規范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛生事業單位以及各企業的當務之急。
四、衛生事業單位人事檔案管理電子化應用分析
（一）在衛生事業單位建立電子檔案的必要性
在衛生事業單位之中，單位的衛生系統是一項較為復雜的系統，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛生事業單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質檔案轉化為電子化數據，方便管理人員管理的同時節省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數據庫存放檔案外，也應對衛生事業單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應用
在人事檔案管理中，相關檔案管理者可以利用計算機網絡將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫生也可根據心腦科、骨科等從事職位進行分類，節省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網內部進行資源數據的共享，當領導或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網查找，增加檔案透明度的同時，對數據庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應用中的風險
在電子化廣泛應用于人事管理檔案后，為企業部門帶來便利的同時也帶來了一定的風險。其一，網絡的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學以來的成長歷程、學習經歷、工作經歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網絡而存在，雖然壓縮了紙質檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網絡也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網絡的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風險控制在一定范圍內，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛生事業單位人事檔案管理的發展提供保障。
五、結語
關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；電子化
一、基層檔案管理工作現狀及存在的問題
近幾年來，隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，基層央行辦公自動化管理系統已逐步代替以往手續繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認識，相應的配套管理措施和有效的技術支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現在：
一是電子文件檔案管理意識不強，文件丟失問題嚴重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認識上的誤區，認為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認為拍攝完成、看完用完就算完成任務了，不需要歸檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，致使部分電子檔案長期在個人或業務部門內部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機構調整、人員變動等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了電子檔案的長久保護和開發利用。
二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規范?；鶎友胄须m然健全了相應的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態；也有的單位雖有管理制度，但落實不夠，執行不嚴，歸檔不及時，交接無手續，保管不規范，缺乏行之有效的管理措施。
三是檔案管理工作存在"一重一輕"現象，基礎設施建設相對滯后。由于部分領導存在思想認識和管理理念上的偏差，認為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統檔案管理的人財物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統檔案管理，輕電子檔案管理"的現象，使檔案管理電子化建設進程發展滯后。
四是管理人員專業素質不高，缺乏現代化檔案管理專業知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關檔案管理規定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環節和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標準化、電子化的專業知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。
二、大力推進基層央行檔案管理電子化建設勢在必行
一是加強領導，提高認識。基層央行檔案管理工作的電子化建設是順應潮流、適應形勢發展的新舉措、新要求，是實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為人民銀行中心工作任務提供高效、優質服務的有效措施，是推進基層央行工作全面協調可持續發展的基本要求?；鶎友胄袡n案管理電子化建設要堅持以科學發展觀為指導，緊密結合基層央行工作實際，堅持實事求是，既要精心組織、真抓實干，又要做到統籌規劃、科學謀劃，為長遠發展打下良好基礎。
二是著力實現檔案管理標準化、規范化，大力提高檔案管理基礎工作水平。加強基礎工作是實現檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、銷毀等各個環節要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環節認真加以規范。然后按照標準化、規范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實現標準化和規范化，為檔案管理電子化提供了充分準備。
三是建立健全相關管理制度，保證檔案管理電子化沿著標準化、制度化、規范化的軌道發展。要依據《檔案法》、《機關檔案業務建設規范》等有關規定，結合基層央行工作實際，進一步充實完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規程》，建立電子化檔案管理措施，規范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個環節都要做到有章可循。同時進一步明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責，對歸檔范圍、保存期限、保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序，做到定期或不定期監督檢查和考核評價，發現問題，及時整改，以確保各項制度落到實處。
關鍵詞：電子化；檔案工作；影響；益處
一、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1.傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由技術人員、檔案人員所共享。這就使得檔案與文件之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作原則、方法及流程，如文件的立卷歸檔制度。檔案工作流程的起點是文件的歸檔立卷工作，也是檔案工作和文書工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，通常一年歸檔一次。而電子文件隨時更改，隨時產生，存貯在計算機光盤或磁盤中。因而，其對計算機具有很強的依賴性。倘若歸檔，必須采用光盤或磁盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2.由于電子文件載體與信息的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的內容特征和形式特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行多角度、有效、迅速的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的使用者可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3.由于電子文件的保存價值同時取決于其可讀性和自身價值，其鑒定的標準、內容、方法均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其參考價值和憑證價值確定保管期限，而電子文件一方面由于用戶的需要，數據和信息不斷地補充和修改，另一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其管理、鑒定方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管要求、方法以及對外利用和檢索等方面也與紙質文件有許多不同之處。
二、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以室藏檔案資料采用機讀形式做為主要物質對象，用計算機對檔案文獻進行不同層次的加工和篩選、收集，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1.可充分發揮和利用現有計算機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案室對計算機的開發功能簡單，應用單一，有的僅僅用于文件打字貯存或檔案著錄，使用的低效率造成時間、財力、物力和人力的極大？良費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，導致信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。而檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.檔案信息電子化，可多次產出，一次投入，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，期望農場給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到各個部門及領導，就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5.檔案信息電子化，可使最新技術順利地與檔案信息接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在建設階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的要求和變化，使現在的檔案電子化，為將來“信息高速公路”中有一份檔案信息打下基礎。
檔案信息利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。唐山燃氣集團有很多種終端設備和遠傳設備負責收費、計量、安全預警、管網更新等信息收集和傳輸，把這些檔案信息綜合、系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。作為燃氣企業檔案管理人員，對于各種電子檔案的收集整理，不失時機地為集團公司領導提供有價值的檔案信息，為領導決策提供有效信息，保障企業能夠快速發展，是檔案管理人員的必備的素質。同時，有效信息的提取必須有一個“去粗取精”的過程，使得電子文檔的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，才能為檔案信息利用者提供更為完善的服務。在信息技術日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應用水平，是勢在必得。
一、檔案信息的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以紙質檔案、縮微膠片影像、錄音、錄像資料等為主要物質對象，利用計算機及其它設備對檔案文獻進行收集、篩選進行電子化加工，使之轉化成為計算機軟件形式的二次信息加工，然后再結合這些電子文件自身的特點，采用先進的軟件系統對電子檔案進行文件級的管理，從而實現安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為社會生活和經濟生活提供安全、真實、準確、快捷的檔案信息管理模式。其優點有：
1.提高文檔的利用效率?，F在大多數檔案部門都是應用計算機及計算機網絡進行檔案管理，用于檔案著錄及文件輸入貯存等。檔案信息基礎硬件配置以及技術條件日益成熟，計算機已得到廣泛的應用，形成了大量的電子文件，快速發展的網絡技術又進一步波及到了文書檔案的運轉、傳遞過程和利用方式。一些新技術，如語音識別、文字掃描模式識別等方面的應用已逐步進入實用領域。檔案信息電子化的工作效率與過去的手工操作相比，有了很大的提高。
2.明顯提高檔案信息的時效性。過去手工信息加工的工作模式就是一種“慢工出細活”的工作方式，從文件資料形成到收集、整理和歸檔，所需的時間長、任務繁鎖，且容易造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的利用價值。檔案信息電子化以后，編者可以直接利用機讀形式的檔案，充分利用計算機及計算機網絡的強大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈現二次文獻。
二、推進檔案信息電子化的策略
1.慎重選擇技術路線
信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征，對檔案信息電子化影響最大的是檔案應用軟件的開發及成熟的數據轉換技術。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統的技術路線尤為重要，應從計算機信息處理技術特點和發展的角度考慮，研制開發適應當代檔案信息管理工作的應用軟件，其中的管理模塊應與各行各業的檔案管理工作緊密結合，同時利用軟件技術實現不同數據結構間的自動轉換功能，即通過應用軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數據結構、版式等，通過軟件自動轉化到較大范圍的統一的標準上來，從而最大限度地發揮計算機及網絡的強大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。
2.加強檔案標準化建設
檔案信息電子化的運用體現在檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案管理要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準化建設本身也是一個系統工程，要推進檔案信息電子化，必須進行科學、合理、長遠的規劃，避免人力、物力、財力的浪費，抓好檔案的標準化建設，兩者是相輔相成、互相促進的辯證關系。國家檔案管理部門應盡早制定檔案信息電子一體化技術流程標準體系和規則，實現檔案目錄信息、文件原文和原數據的電子化管理。通過網絡環境，即可在一定的范圍內進行資源共享，從而有效地避免大量的重復勞動，及日后數據匯集的重復現象。
3.高度重視人才管理
【關鍵詞】醫院辦公室；文書檔案；電子化管理
文書檔案整理是醫院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發展、人員的交替、榮譽以及財務歷史賬單等，是醫院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應用較少，遠遠落后于醫院臨床電子檔案的電子化應用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現代化要求，醫院文書檔案實現電子化管理勢在必行。
一、醫院文書檔案管理現狀
（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級?？漆t院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復借閱、使用不可避免出現原件受損或遺失，而很多20年前的紙質存檔文件則已經出現發黃、破損等問題。
（二）文件缺失嚴重。醫院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經出現污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結合相關檔案文件要求然后根據個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業水平決定檔案整理水平，不可避免出現文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。
（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復印，遇到缺失的檔案或年份不詳的檔案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。
二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性
（一）實現存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應用電腦掃描、照相等手段，實現檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統檔案只有紙質化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。
（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現醫院文書檔案的價值，實現檔案資源的整合和共享。辦公室文件經院領導批示后需相關科室傳閱，文件不僅經常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫院局域網實現院內共享，提高了檔案的時效性、應用價值以及應用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。
（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節省時間，提高工作效率。
三、實現辦公室文書檔案管理電子化的障礙
辦公室文書檔案的電子化建設是一項長期任務，隨著醫院發展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現有傳統方式，利用材料提交系統、文件管理系統、數據庫管理系統等應用軟件及計算機自帶的關鍵詞查找功能等實現檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規范化管理，建立全面的檔案數據庫，但在實現電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業素質、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。
（一）主管文書檔案人員的專業素養與計算機應用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術的應用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現有狀態，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應用計算機技術但在專業素養上又有所欠缺，無法將紙質檔案與電子檔案合理地融合歸納。
（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關的技術培訓，并隨著技術的更新需要M行定期的相關知識培訓，其次上網絡系統、信息管理系統等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節規范化和軟件升級等都需要相關人員跟進服務。
（三）檔案電子化后，由于存儲設備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現故障，就可能造成系統無法工作，丟失部分資料，與此同時設備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設備損壞，便無法獲取文件。
四、實現辦公室文書檔案電子化的對策
辦公室電子文件檔案建設比紙質文件整理的技術性要求更高、工作更細致。在做好紙質檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數據化系統，通過不定期的培訓與交流，取長補短，結合本醫院的實際，結合數據化系統與紙質檔案的分類標準，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學合理的管理制度，這就要求：
（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發文與本院發文實行電子目錄登記與紙質版登記雙管齊下，并將上級發文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關科室查詢，對于本院發文按發文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統性，文件查詢更便捷。
（二）加快文書檔案信息化、網絡化的步伐，爭取領導在人力物力財力方面的最大支持。實現部分檔案資源在內部局域網資源共享，通過建立web為基礎的服務體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務，適時與院內外相關機構進行交流與合作，為院內職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉變思維，爭取醫院領導支持，使相關科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現紙質檔案和照片、實物檔案的數字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領導看到電子檔案更規范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。
（三）實現辦公室工作人員隊伍年輕化，轉變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現文書檔案管理理念的創新、管理流程的規范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現文書檔案管理的網絡化、電子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網絡和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限進行安全設置，對移動存儲安裝嚴格把關，定期檢測系統，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定，此外，對電子文件和計算機設備的保管設施和環境也要嚴格按照檔案保管要求選擇，預防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。
五、Y語
綜上所述，隨著我國醫療衛生事業的發展和醫院信息化的迅速發展，醫院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫院文書檔案的電子化建設需要我們積極分析現階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創新，提高對電子文書數據化系統的應用能力，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。
【參考文獻】
[1]趙艷.淺談加快檔案管理工作的現代化進程[J].黑龍江科技信息，2009（24）.
[2]林凡.電子檔案載體的保管[J].中國病案，2008，9（9）.
[3]張文興，李林波，王曉麗.加強醫藥電子檔案管理的對策探討.中國醫學裝備，2009（12）.
[4]李麗芳.現代醫院檔案建設與管理的發展趨勢和方向.管理科學，2011（100）.
[5]朱少丹.談醫院檔案電子化管理的存在問題及對策[J].廣東檔案，2010（4）.
【關鍵詞】 陜西電視臺；檔案管理；信息電子化；益處；措施
一直以來文書檔案管理在檔案工作中發揮著重要的作用，它記裁著一個單位發展的歷史過程，但是在目前，隨著辦公自動化、無紙化等事物的出現，我們面對信息化快速發展，如何提高文書檔案的管理水平，方便、快捷地向對方提供文書檔案信息，這是我們在整理檔案工作中遇到的新課題 。運作計算機進行電子歸檔，使檔案信息更具有系統性、真實性、價值性是非常有價值和意義的。
一、檔案信息電子化概念
所謂檔案信息電子化，就是把我們的文件紙質檔案資料用微機進行收集、篩選和不同層次的歸檔，使之轉化成為電子文檔的形式供人們使用的過程。
二、文件紙質檔案與檔案信息電子化“兩套制”歸檔的必要性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，所以在現在技術條件下，我們對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。但是傳統的檔案管理模式由于占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們日漸增大的對信息資源的渴求。通過對紙質檔案的進行信息電子化處理，利用電子檔案替代原件使用，實現了對檔案原件的有效保護。數字化檔案可以副本異地保存，這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。就是把我們的文件紙質檔案資料用微機進行收集、篩選和不同層次的歸檔，使之轉化成為電子文檔的形式供人們使用的過程。同時就檔案信息電子化來說，將文件紙質檔案轉化為電子文檔，即使是最普通的電子數據，保存電子文檔也存在著巨大的風險，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。所以將傳統的文件紙質檔案管理辦法和檔案信息電子化管理有機整合，才能發揮檔案管理的綜合優勢。由此說明檔案采取“兩套制”是非常有必要的。
三、如何將文件紙質檔案轉化為檔案信息電子化
從理論上講，將紙質檔案轉化為電子檔案的方法有三種：即鍵盤輸入法、掃描輸入法和數碼攝影輸入法。各有其優缺點，其中鍵盤輸入法因其效率低、誤差大的缺點而很少使用；掃描輸入法轉化為DOC文件，容易出現亂碼，和掃描不完備等現象。數碼攝影輸入法因目前數碼相機的解像力較低、價格高而未實際應用。我們目前是使用文檔存入軟件將文件紙質檔案的類型、歸檔時間、條目、題要、檔號用鍵盤輸入法輸入到電腦中，系統自動按件產生檔案號，并根據檔案的、題要、等級等進行分類，很實用，檢索起來也非常方便。
四、檔案信息電子化的益處
1、手工操作轉為機器操作，提高了辦公效率
檔案信息電子化是利用計算機強大的信息處理能力，把過去依賴手工操作，轉化為電子信息，這樣就把我們從過去繁重的手工中解放出來，過去整理文書檔案時要求收集完整、用筆規范、耐用，大到分類、統計，小至一個訂書針都要求防銹質量，又費時、費力還不定能達到滿意的效果。在現在，在我們使用檔案信息化軟件處理后，將我們從這些繁重的工作中解放出來，查閱文件變得簡單易行，大大提高了辦公效率。
2、類別明晰，檢索、查找方便
舉例說明，目前陜西廣播電視臺共有檔案6680卷，其中原保存永久卷453卷，長期330卷，短期159卷，合同類文本檔案5088卷，等，而一個卷冊則是由一份或多份文件組成，每當有干部職工來借閱、查閱文件時，我們首先需要請對方提供一個較為準確的信息，比如說是哪一年的文件，然后再將文本檔案登記本拿出來，翻閱出當年的文書檔案登記本逐條篩選，非常麻煩，有時找一個文件需要很長時間，而且還要求對方提供的條件比較準確才行，而現在實行檔案信息電子化管理則是將每一卷（冊）中的每一份紙質文件按類別、條目、關鍵詞、保管時期等重新歸檔，檢索、查找起來非常方便，一目了然。大大提高了時效性。
3、大大降低了單位安全成本
隨著房地產市場的快速發展，個人住房貸款也迅速上升，陜西廣播電視臺從2001年以來共辦理個人收入證明430人（次）。2008年9月央行與銀監會聯合下文對商業銀行發放“第二套房貸”提出調控要求，如果有職工需要再次購買房產，我們在不了解對方是購買“第一套”還是“第二套”就盲目提供職工收入證明進行擔保，這必將使我單位的安全成本大大提高，而具體要知道某位職工是“第一套房貸”還是“第二套房貸”就需要查找該職工有沒開個人收入證明的檔案。雖然我們一直保存著職工的個收證明申請檔案，但是需要逐一翻閱，工作量巨大，紙質檔案也不易于多次翻閱，我們實行電子化管理后，只用將職工的個人收入證明的申請按姓名、部門、時間、貸款數額，工資等情況輸入計算機，計算機進行逐一分類存檔?，F在如果需要查閱對方是幾次房貸，我們只用在計算機里調出任意一個條目檢索就可以了解對方的房貸情況，大大降低了我單位的安全成本，減少了風險。
五、檔案信息電子化如何進行管理
1、培養和提高人員素質
由于檔案信息電子化是利用計算機進行操作，涉及到計算機軟件、硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術等基礎知識，不僅僅是只懂得計算機技術或者是只懂得紙質檔案管理人員所能勝任的，因為必須加強對檔案管理人員的管理，首先要從思想上讓他們認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，不僅要進一步使檔案信息利用最大化，還要使這些電子化的檔案做到可靠、有效的、安全的保護?？傊?，必須提高制作者和管理人員的責任心，使他們養成踏實可靠的工作作風，忠于職守的工作態度，在輸入文件目錄和關鍵詞、保管時限等能做到認真負責、精益求精，這才能是保證檔案信息電子化的完整性和快捷性。
2、要建立檔案利用、管理制度
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須要獲得檔案主管領導的審批，才能借閱、查閱檔案，媒體單位有很多獲獎欄目或者是個人都將自己的獲獎證書個人保存，這樣就造成職工在評職稱時沒有獎勵證明，給部分職工評職稱帶來了麻煩和因擾，所以還需要建立完備的檔案管理制度，將各類檔案及時收集，同時及時更新檔案信息，真正做到電子檔案利用和紙質文本檔案利用互補，進一步整合管理檔案資源，實現檔案需求利用質的飛躍。
六、小結
現代社會正在跨入“信息時代”，文書檔案歸檔、保管與利用電子化管理，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應檔案工作需要和發展，檔案電子化的管理與利用著眼點要高，立足點要實，我們要緊緊圍繞我單位的客觀實際，順應電臺發展的規律，加強科學管理，確保檔案電子化能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在單位的不斷發展中發揮更大的作用。
【參考文獻】
[1]房蕊.我國檔案網站建設存在的問題及其對策[J].理論學刊，2004.12.
[2]伍發龍.淺議檔案信息的開發與利用[A].貴州省檔案學會第五次檔案學術研討會論文集[C].2003.
[3]景麗萍.加強學校檔案工作的規范化管理[J].中國科教創新導刊，2011.16.
關鍵詞：人事檔案管理 現狀 趨勢
人事檔案是掌握人才信息的重要途徑，是選賢舉能、管理人才的重要手段。現代社會是一個向管理要效益的社會，企業人力資源管理水平的高低，直接決定了企業未來的發展。同時，高效率的人事檔案管理既是檔案管理人員實現自身價值的重要體現，也是企業管理水平提升的重要標志。為此，我們必須要對企業人事檔案管理的現狀有一個宏觀的把握，才能夠保證人事檔案的管理水平有所提升。
一、人事檔案管理的現狀
（一）人才對檔案的重視程度日趨弱化
隨著改革開放的不斷深入，企業的經營模式正在朝著多元化的方向發展，在這樣一個社會背景下，傳統的人力資源分配制度逐漸被淘汰?，F代企業的人才引進，多數采用聘用制，用人單位更加重視人才的能力，而非資歷。同時，目前的轉檔手續周期長、程序繁復，這直接導致人才在工作變動過程中放棄轉檔。特別是沿海地區，由于這一地區的人員工作變動更為頻繁，加之很多人認為檔案在求職就業過程中發揮的作用并不大，尤其是一些非黨員、年輕人更是如此。據相關資料顯示，在我國各級人才市場中，保存的人事檔案有將近60萬份無法于主人取得聯系，而且這一數字還在持續增長。
（二）檔案管理水平有待加強
由于社會對檔案管理工作的不重視，企業對于檔案管理人才選拔的標準也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數為非專業人士，檔案知識相對匱乏。比如認識不到檔案管理工作的重要性；對檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業務不熟練；許多企業中的檔案管理人員身兼數職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴重制約了企業檔案管理水平的提升。從檔案管理設備配備方面看，多數企業幾乎沒有一個標準的檔案室，而是集辦公、倉庫、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術仍然十分落后。許多檔案由于反復使用，加之陽光照射，已經出現了紙張發黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。
（三）檔案的信息化程度較低
隨著網絡技術的飛速發展，計算機已經滲透到社會生活諸多領域。目前，檔案信息管理系統已經建立，并且逐步得到推廣。但是多數企業的檔案管理信息化還停留在對將個人信息輸入電腦中的階段，很多技術并沒有應用于檔案管理中去，部分企業的資料檢索、檔案查閱仍然采用手工方式，實現無紙化閱檔、信息化管理還有很長的路要走。
（四）非公企業忽視檔案管理
社會對檔案管理的不重視，除了表現為個人放棄檔案之外，還有就是非公企業忽視檔案管理?，F代企業越來越重視人才的能力，用人機制也日益靈活，企業管理者認為考察檔案不如考察人才的工作表現更為直接。這直接導致員工的職業道德、性格特點、個人資歷等信息無法讓下一個企業了解，而且斷檔也有可能給員工的工作、學習、生活帶來一些困擾。
二、人事檔案管理的發展趨勢
（一）檔案管理電子化程度不斷加強
伴隨著網絡技術的快速發展，信息化、電子化已經成為社會發展的必然趨勢，在這種形勢下，傳統的人事檔案管理模式已經出現種種弊端，而無法適應市場經濟的客觀需要。轉變檔案管理模式，推進信息化、電子化進程，已經成為企業人事檔案管理的當務之急。其中，檔案資料的電子化，是實現檔案管理信息化的基礎，也就是說只有正確的將紙質檔案信息錄入到計算機中，使紙質檔案轉化為電子檔案，才能夠正確的使用檔案，提高檔案的使用效率。然后再以電子化為基礎，逐步加快人事信息的數據庫建設，引進現代辦公自動化系統，使其他部門能夠快捷、迅速的查找、使用檔案，同時實現電子化檔案與原始檔案的協同配合，極大提高檔案的使用效率。而且檔案管理實現電子化之后，能夠提高檔案的科技含量，同時還能夠有效防止對原始檔案的磨損與破壞，降低檔案管理的成本風險。
（二）檔案管理朝著網絡化方向發展
檔案管理的網絡化是建立在電子化基礎上的，而檔案管理網絡化的前提則是遵循國家的相關保密規定。檔案信息網絡化是充分利用當前的網絡優勢，從而實現檔案信息資源的共享。企業在推進檔案信息網絡化進程時，必須要與檔案信息保密建設同步進行，要對檔案資源使用的部門設置一定權限，沒有權限的部門或者個人，將無法查閱相關檔案資料。與此同時，我們還需要加強檔案管理人員的素質建設，提高檔案管理工者的職業道德水平與業務技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠對檔案管理業務以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創新，從而依托現代的科技手段，實現企業檔案管理的標準化、高效化。
（三）檔案管理方式日益多元化
目前，人事已經成為人力資源管理的新方式，這是市場經濟發展的客觀需求，也是人才產業化發展的重要保障。從微觀層面上講，人事制度就是將“單位人”轉化為“社會人”，這種管理方式實際上就是將人事關系管理與人才使用管理相分離，簡單說就是企業只負責用人，而人事負責檔案管理。諸如工齡的計算、職稱的評定、各種保險的繳納等等，均由人事來負責。隨著社會經濟的發展，人事的服務方式也在逐步得到拓展，比如“人才租賃”制度，已經在部分地區開始實行。這種方式主要是由人才市場作為人員的雇主而存在，全面負責員工的人事管理，而用人企業與人才市場簽訂的是租賃合同。這種制度不但提高了人力資源配置的效率，同時也減輕了企業檔案管理的負擔。
綜上所述，隨著我國社會經濟的快速發展，檔案管理工作面臨著新的管理環境。檔案管理者必須要把握時展的趨勢，以及企業發展的客觀需要，從檔案管理的現狀入手，不斷探尋管理的新技術、新方法來解決檔案管理過程中遇到的新問題，積極推進檔案管理的信息化、電子化以及網絡化發展，從而為企業的平穩、健康發展提供有力保障。
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校
隨著國家大力發展高等職業教育事業，教育改革的深入，對于高職院校來說，學生、教職員工的檔案數據每年都會出現大量錄入、遷出等變動，檔案數量隨之也增長非?？?， 檔案的變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。如何對高職院校的檔案信息資源進行高效的管理？如何實現高職院校檔案信息化建設？我認為計算機化的現代檔案管理是大勢所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應用于日常辦公與管理，以促進實現高職院校檔案管理的科學化、現代化和規范化，使每個學生和教職工的檔案更健全、更完善。
1 高職院校檔案管理目前的現狀
1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、滯后現象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應的重視，同時對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識。在這些高職院校看來，學生數量，以及由學生產生的經濟效益才是第一位的，在他們的意識形態中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會對學院的長遠發展起到任何的影響，進而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認識主要體現在學校的領導方面，同時在學校的有些教職員工身上也有所體現。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對檔案管理工作具有比較強的意識，這些員工對檔案管理工作都有明確的認識。因為檔案管理工作是一項具有內部性和保密性的工作，同時也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認為，檔案管理員的工作就是進行檔案管理，而與自己沒有任何關系；有的同志對檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學校的教師隊伍中有相當一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認識。
1.2 檔案管理機制和方法比較落后。學院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財會檔案等幾大類。按理說這些檔案應該統一歸到一起管理，但目前學校，都沒有理順關系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個教師的教學情況、教學獎懲的材料，又要在教務處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實性。檔案材料形式單一，未實現電子文檔的方式存儲文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質處理階段，根本不具備進行現代化管理的設備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實現。
1.3 高職院校檔案管理工作量大。對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業、就業或繼續深造、新教師入校參加工作，教職工的調出等一系列的學生、教職員工的檔案數據變動、變化呈現出數量大、變動比較頻繁，以及跨區域調動等，另外，對檔案進行維護、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財力等。
1.4 有待實現檔案信息電子化、現代化管理。隨著科學技術的不斷發展，計算機和網絡得到推廣和使用，在這種環境下，傳統的以紙為載體的檔案管理將會受到嚴重的沖擊。電子化檔案管理已成為當今的發展趨勢，其在檔案管理中的優勢還沒有得到充分的展示。當前學校檔案管理依然是紙質檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。在高校數據庫中，如果現代化設備和電子信息技術沒有應用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當前，對檔案進行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對于自動化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發揮計算機和網絡的優勢。
2 檔案管理工作建設中的對策
2.1 對檔案工作加強管理，強化教職工的檔案意識。通常情況下，高職院校要建立規范化、科學化的管理制度對檔案館進行管理，進而提高檔案管理的現代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據可查，進而使檔案工作為學院發展提供服務。因此，領導要不斷更新觀念，提高建設檔案的意識，對學院的各項工作通過檔案資料進行處理和規劃，進而為檔案工作奠定基礎；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進而使檔案管理工作落到實處，從領導干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時俱進，對檔案管理工作進行改革，進而滿足社會發展的需要。最大限度地爭取領導對檔案管理工作的支持，真正意識到檔案工作的重要性，同時將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進行同時布置，同時檢查，同時驗收。另外，要不斷鞏固和強化教職工的檔案管理意識，從思想和行動兩個方面，讓他們真正意識到檔案管理工作對學院和個人的發展都具有非常重要的作用，進而在實際行動中，主動配合檔案部門的各項工作，積極的參與到學院檔案建設中去。
2.2 建立和完善規章制度，對檔案工作進行科學化、規范化管理，同時不斷提高檔案管理人員的素質。通常情況下，建立健全規章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進行管理，那么就會出現無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規章制度，對各類檔案進行及時歸檔處理，實施檔案管理細則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進而為檔案資料的長期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實現規范化、科學化管理提供制度保證。管理人員素質的高低關系到檔案管理質量的高低，所以管理人員首先應具備優良的思想政治品質、樂于奉獻、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業務、有豐富的專業知識、扎實的專業基礎知識、豐富的現代檔案管理經驗，以及使用計算機的能力等。學院通過不定期的專業技術培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業的技術管理知識、健全現代管理手段，不斷提高學院的檔案管理水平。
2.3 計算機實現電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學院應把檔案工作需要的經費納入學校經費預算，把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規劃，與數字化校園建設同步，為檔案機構添置必要的現代化設備，以便開展工作。原來的手寫、紙質的檔案管理、數據的統計、存儲都需要耗費大量人力，而且還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應的也提高了工作效率。
2.4 檔案管理實現電子化、現代化是必然趨勢。管理人員必須努力學習微機使用、管理知識，實現檔案管理電子化、現代化、規范化的建設。目前計算機技術和網絡技術的普及應用，形成了一個信息化的社會，這不僅提高了辦事效率，也為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。傳統的紙質檔案靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱、對于距離較遠的跨省市區的單位共享或調度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現代化信息手段，高效的辦公自動化軟件的應用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，從而實現檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。而電子文檔的存儲方式多種多樣，如光盤、U盤、移動硬盤等環保、存儲量大、儲存時間長，受外部環境影響小，具有很強的穩定性和可靠性。
隨著現代科學技術的發展，對檔案信息進行電子化、現代化管理，在一定程度上為數據量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續采用傳統的手工管理檔案方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業技術管理知識、完善現代化管理手段、增強創新意識，才能使學院檔案管理工作邁上新臺階。
參考文獻：
[1]童健.信息時代提高高校檔案管理人員素質研究[J].貴州民族學院學報（哲學社會科學版），2004（06）.
[2]李純.淺談高校檔案管理人員的素質[J].山東檔案，2010（06）.
1、領導不重視和檔案管理人員的綜合素質不能滿足工作需要制約著路政檔案管理的規范化
由于路政檔案機構的領導沒有把路政檔案工作放到重要日程，對此項工作認識不清，沒有引起足夠的重視；檔案管理人員也沒有從思想上很好地認識到檔案管理的重要性，對路政業務不夠精通，綜合素質不能滿足工作需要，導致了路政檔案管理工作與路政管理及公路建設的發展不相適應。
2、路政檔案的收集、歸類和保管的流程缺少規范化管理
《路政檔案管理制度》只是規定路政檔案由業內專人負責收集和整理，對于具體的操作程序及方法沒有流程性的規定。如路政檔案工作人員在對照管理辦法整理檔案時發現了許多問題，路產管理資料如何歸檔，辦法沒有細化。
3、公路路政檔案管理技術制約著檔案管理工作更有效的運行
信息化的飛速發展給路政檔案的發展帶來了根本性的變革。目前，國內的路政檔案管理主要以行政管理為主，缺少基礎數據庫，而且在檔案信息資源共享的法律法規方面也有空白和不足，就會產生決策上缺乏科學性，隨意性比較大的局面。
路政檔案不僅僅真實記錄了路政管理部門的工作內容，還客觀反映了我國當前的路政管理水平，為路政相關政策的制定提供了基礎性的材料。由此也更應不斷探索思考如何科學組合、優化效能做好路政管理的各項業務工作，為了使路政檔案得到更高效、完善的管理，針對當前路政管理中存在的一些典型問題，提出以下幾點建議。
1.提高對路政檔案管理重要性的認識
通過采取多種方式，組織路政人員學習提高對檔案管理重要性的認識，提高業務素質的培養和對健全檔案管理、應用檔案的意識，利用檔案采集信息遺漏造成的損失和危害，用事實提高路政人員對加強路政檔案管理重要性的認識，努力提高路政人員的思想認識和強化檔案管理重要性，實現雙到位。充分認識到搞好檔案管理，不僅可以提高路政人員對管好路政檔案重要性和必要性的認識，而且可以豐富檔案內容、更好的服務路政管理和廣大群眾。
2.理順規范路政檔案管理
一方面認真梳理有關路政管理方面的法律法規、文件規定，確定檔案的收集范圍，并詳細劃分進行歸檔分類。另一方面按照工作性質將治超法規文件、路政管理、涉路工程、非公路標志管理等分別歸類，形成紙質材料，由路政執法人員攜帶。電子文件匯總后按治超、涉路、非標等關鍵應用名詞搜索查詢。將該類電子文件放于網站或觸摸查詢機內，這樣不僅供社會人員隨時查閱，而且有效地提升了路政政策宣傳效果。
3.制定路政檔案管理制度
明確規定路政檔案原始資料的信息收集，按照巡路中隊的責任路段分別進行資料收集，整理紙質檔案按路段內的項目分類存放，電子檔案按字段名稱錄入，建成數據庫系統，由內業組具體負責管理。
4.加大科技的投入
關鍵詞：水庫；電子檔案；管理
1 水庫做好電子檔案管理工作的意義
1.1 是提升水庫檔案管理工作的要求 水庫在管理和發展中會產生大量的檔案，檔案中的內容對于現實的水庫發展情況是重要的記錄，對于現在和未來水庫的管理工作的發展都具有重要意義。因此，水庫的檔案管理工作水平如何關系到水庫的發展，關系到水庫各項工程的記錄。如果在水庫的檔案管理工作方面采取電子化的檔案管理，那么檔案的管理和保存都會采用電子化的管理模式在，這種管理模式對于檔案管理水平的提升發揮著重要的促進意義。
1.2 是對水庫檔案的更好的保障 傳統的水庫檔案管理工作延續著紙質化的檔案管理工作方式，無論是人員檔案還是工程項目檔案等，都是通過紙質的檔案形式呈現和保存的。從一定程度上來講，這種傳統的紙質檔案管理容易出現檔案丟失，損壞等情況，不利于檔案的長期保存。同時，由于紙質檔案一部分需要手寫等形式來展現，因此，檔案的真實性容易受到威脅。所以，在水庫的檔案管理工作中采用電子化的檔案管理方式，這在一定程度上對于檔案的保存也是有益的，減少檔案管理中可能出現的丟失、損壞等情況的出現機會。
2 水庫電子檔案管理工作中存在的問題
水庫電子檔案管理對于水庫檔案管理工作有著重要的影響，但是就目前情況來看，當前水庫在電子檔案管理工作方面還存在著一些問題和不足，這些問題的存在制約了電子檔案管理的發展，是需要水庫在電子檔案管理工作中進行改進的。
2.1 管理人員對電子檔案重視程度低 在當前的水庫檔案管理工作中，水庫檔案管理人員對于電子檔案的重視程度比較低，一直以來習慣了傳統紙質檔案管理模式的員工，對于現代化的電子檔案管理的認識比較淺薄，沒有充分了解到電子檔案對于水庫檔案管理工作的重要意義，因此，在很大程度上，管理人員對于電子化的檔案管理缺乏足夠的認識，他們在具體的工作中所開展的電子檔案管理工作水平也會下降。
2.2 電子檔案技術管理問題不到位 電子檔案管理工作的開展還需要檔案管理工作中實現一定的技術支撐，電子檔案實現了檔案管理的無紙化辦公，不僅將傳統檔案中的內容復制到電子文件中，同時還要進行精密的檔案安全保管，保障電子檔案的安全。因此，在水庫檔案管理工作中要想實現檔案的電子化管理，還需要水庫發展中具備強有力的電子技術支持。但是，就當前水庫電子檔案管理工作發展的具體情況來看，水庫管理工作方面的電子技術支持還非常落后，由于掌握專業的電子技術的人員數量不足，電子技術使用所需要的資金支持力度有限，電子設備老化，新型電子設備技術的數量比較少等情況的存在，這些都直接制約了水庫電子檔案管理工作的實現，影響了電子檔案管理工作的發展進程。
2.3 電子檔案管理人員能力素質存在不足 在水庫的電子檔案管理工作的開展方面，不僅需要技術，資金的支持，還需要專業的電子檔案管理人員來為檔案管理保駕護航。隨著水庫開展電子檔案管理的需求不斷增加，如何在電子檔案管理工作中保障管理質量，提升管理水平，這些問題基本全都需要具體的檔案管理人員來實現。就目前水庫電子檔案管理工作的發展情況來看，檔案管理人員對于電子檔案管理技術的掌握程度還比較低，他們在進行具體的檔案管理工作的過程中，由于缺乏技術支持和專業的電子檔案管理知識，導致了他們的電子檔案管理能力差，制約了整體的電子檔案管理工作水平的發揮。此外，當前水庫的檔案管理人員普遍文化素質偏低，他們在對新型的電子檔案管理技術學習的過程中，學習能力較差，這也影響了他們掌握先進技術的能力，制約了電子檔案管理工作在水庫中的發揮。
3 做好水庫電子檔案管理工作的對策
水庫發展中對于檔案管理工作的要求比較高，當前信息化發展的大背景下，電子化的檔案管理已經成為檔案管理工作的大趨勢，但是水庫在進行電子檔案管理工作方面還存在著很大的不足，針對這些存在的問題，未來水庫做好電子檔案管理工作需要從幾個方面入手。
3.1 重視電子檔案管理工作的建設 重視電子檔案管理工作的建設，需要檔案管理人員和水庫的整體管理工作等多方面進行努力。作為檔案管理人員，應該從自己的管理思想和管理理念角度入手，充分認識到電子檔案管理如今已經成為大難管理工作的大勢所趨。此外，上級部門對水庫電子檔案管理工作有足夠的認識，加大對電子檔案管理工作發展的宣傳力度，通過對檔案管理人員進行培訓，宣傳，培養他們充分認識到做好電子檔案管理工作的重要性。重視檔案管理工作還需要從制度領域入手，設定更加與時俱進的電子檔案管理制度，用制度的手段規范電子檔案管理的工作流程。
3.2 做好對電子檔案管理工作的技術支持 這就需要從兩個方面進行努力，首先，技術支持需要專業的技術人員對電子檔案管理系統進行建設，水庫可以針對性的聘請專業人員建設一套完善的電子檔案管理系統，并且聘請專職的技術人員對系統進行定期的維護和更新，保障電子檔案的保密性和安全性。其次，做好電子檔案的安全管理，還需要水庫投入一定量的資金支持電子檔案系統的全面運轉，提升電子檔案的運行水平和整體能力，保障電子檔案的運行更加專業化，精細化。
3.3 強化對電子檔案管理人員的培訓 在培訓工作方面，水庫需要根據現行的電子檔案管理需求和管理問題針對性地設計培訓方案，對于具體的檔案管理人員從技術、文化，以及思想理念等方面對他們進行培訓，讓他們在掌握先進管理技術的同時，也能夠從思想理念方面與時俱進地發生轉變，更好地適應電子檔案管理工作的需求。此外，在水庫的發展中，還可以適當地引進掌握先進技術的電子檔案管理人才，提升整體的管理團隊實力。
4 結論
電子檔案管理是水庫檔案管理發展的大勢所趨，水庫方面需要針對目前存在的問題，做好相應的管理對策，提升檔案管理水平，促進水庫的全面發展。
參考文獻：
關鍵詞：文件管理；管理標準；事業單位
1 相關概念綜述
1、文件管理
文件是承載信息的重要形式，文件可以是某種業務憑證、可以是某種信息資源，這些文件對于事業單位具有重要的意義，而文件管理就是針對文件的一系列管理活動。對于事業單位而言，文件管理是一項專項工作，主要包含對文件的撰寫、、整理、歸檔等相關工作。文件管理看似簡單，實則十分繁雜，文件管理工作對于事業單位整體工作有著十分重要的影響。
2、文件管理現代化、電子化要求
隨著社會的發展，針對事業單位文件管理工作提出了新的要求，現代化和電子化就是21世紀針對事業單位文件管理的基本性要求。現代化要求寓意著事業單位文件管理工作順應事業單位的現代化發展，為事業單位提供高效、便捷的文件查詢服務。而電子化要求則是讓文件管理徹底無紙化，利用電腦和互聯網對文件進行電子保存，不僅可以方便查閱相關文件，促進文件管理工作更高效的運行；同時文件管理無紙化也更符合現代化資源節約社會構建?，F代化、電子化的文件管理可以有效降低事業單位在文件管理方面成本，讓文件管理工作變得簡單、輕松，更有利于文件的長期保存。以現代化和電子化為標準，可以評價事業單位文件管理工作是否達到標準，是否滿足當今時代要求。
2 事業單位文件管理中存在的主要問題
1、文件管理意識不足
事業單位文件管理是一項系統性工作，是一項嚴格要求的工作，但事業單位文件管理的相關工作人員并沒有意識到工作的重要性，忽視了文件管理工作的標準和要求。早在2009年，國務院等相關部門就頒布了《電子文件管理暫行辦法》，以此要求文件管理工作標準化，該《辦法》已經執行五年有余，但目前個別事業單位文件管理人員由于相關意識不足，沒有認識到文件管理工作的重要性，造成對此標準仍不了解，導致在日常工作中忽視文件管理的標準化。因此，文件管理意識不足是事業單位文件管理工作中存在的主要問題。
2、文件查閱效率低下
文件管理最基本要求就是便于查詢，但從目前情況來看，事業單位在文件管理查詢方面存在諸多缺陷，造成查詢效率低下，從而影響到事業單位的工作效率。從日常實踐中我們了解到，目前事業單位針對文件管理并沒有詳細的流程規范，工作人員在日常文件管理過程中也沒有相應的標準，造成文件存放混亂，編號錯誤嚴重，一旦需要查詢該文件無法準確的進行查找，造成了查閱效率低下。因此，事業單位危險查詢效率低下是文件管理工作中存在的重要問題。
3、文件格式不統一
文件格式統一是事業單位針對文件管理工作的基本要求，從目前事業單位情況來看，事業單位文件管理標準化管理已經成為一種趨勢，不少事業單位文件管理標準化已經提上日程。但即使是在這樣的要求下，我們看到一些個別的事業單位在文件格式方面仍存在不統一的現象，由于文件格式不統一造成文件查閱困難、文件損壞的現象時有發生。因此，事業單位文件格式不統一是目前文件管理過程中存在的重要問題。
3 針對事業單位文件管理現代化和電子化發展建議
1、加強文件管理工作人員意識，嚴格遵守相關流程及制度
加強文件管理工作人員的相關意識，讓其認識到工作的重要性，并且嚴格按照相關流程和制度進行工作十分重要。目前事業單位文件管理工作仍存在部分工作人員不按照規定流程和制度進行工作，從而造成文件管理工作效率低下，錯誤頻發。在未來的發展過程中，事業單位文件管理工作人員應該重視相關制度的遵守，切實按照制度規范來實施日常工作，要在思想上達到充足認識，了解到文件管理標準化不僅僅是一種要求，其根本目的是讓文件管理工作能夠更加順利的開展。只有事業單位文件管理工作人員思想意識提升到一定高度，嚴格按照相關規定制度執行工作，文件管理才能向著規范化發展，事業單位文件管理工作才能取得進步。因此，提升文件管理人員的相關思想意識，嚴格遵守流程和相應制度是保障事業單位文件管理工作順利進行的重要前提。
2、認識傳統紙質文件向電子化文件管理發展的必然趨勢
隨著社會的發展和進步，計算機已經成為事業單位文件管理工作的重要工具，傳統的紙質保存方式已經無法滿足當今社會需要，被時代所淘汰。因此，事業單位應該通過電子化建設來提升文件管理的工作效率。從傳統的紙質文件管理過程中，我們發現紙質文件管理容易損壞，且存在查找不便的情況發生。這種現象嚴重制約著我國事業單位文件管理工作的進一步發展。隨著相關技術的進步，紙質文件管理向電子化文件管理發展是一個必然趨勢，目前很多事業單位已經建立了相應的搜索及查詢功能，正在逐步實現文件管理電子化的全面推廣，在這個過程中要認識到電子化是取代傳統紙質文件管理的必然趨勢。
3、重視文件管理標準模板的使用
雖然我國多次提出針對事業單位文件管理格式化要求，但個別事業單位對此要求并不重視，在文件標準格式方面仍存在諸多問題，造成了事業單位文件管理工作的效率低下。面對這種情況，我國應該進一步強相關規范要求，時刻督促事業單位建立標準化的格式模板，針對格式存在問題的事業單位進行批評、教育，并督促其將錯誤的格式進行修正，從而實現事業單位整體文件的格式統一。因此，重視事業單位文件管理標準模板的應用，可以大大提升事業單位文件管理工作的效率，更提升相關工作的準確性。在未來的發展過程中，重視事業單位文件管理標準模板的使用，通過標準模板使用來提升文件管理工作的效率是正確的舉措，同時使用標準模板也能符合相關部門對事業單位文件管理的基本要求。
4 結論
通過本文的闡述，了解到事業單位文件管理并不是一項簡單的工作，其工作內容及性質對于事業單位整體而言具有重要意義。通過對事業單位文件管理的現狀進行研究，發現目前事業單位文件管理工作中存在一定問題，渴望消除這些問題，促進事業單位文件管理工作進一步發展，就需要加強文件管理工作人員意識，嚴格遵守相關流程及制度、認識傳統紙質文件向電子化文件管理發展的必然趨勢以及重視事業單位文件管理標準模板的使用，事業單位文件管理工作在達到這些要求之下，可以大大提升文件管理的效率及準確度。規范化、高效化、格式化發展是社會對于事業單位文件管理的新要求，只有符合這種新要求，事業單位文件管理工作才能取得進步，才能贏得更多人的認可。
參考文獻
[1]周莉莉.關于事業單位檔案文件存檔管理要點的探討[J].辦公室業務，2014（11）.
[2]張興蕊.事業單位文件檔案管理要點探究[J].信息化建設，2015（11）.
1.電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.1 提供拷貝。
拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
1.2 通信傳輸。
通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
1.3 直接利用。
直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
2.加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
2.1 加強電子檔案管理，有利于節省人力物力。
在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量。
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
2.3 加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。
3.做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
3.1 建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
3.2 規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3.3 建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
3.4 加強工作人員管理，提高檔案保護意識。
