時間：2023-06-06 09:01:55
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇國企檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵詞：國企；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化模式；構(gòu)建
前言： 檔案對企業(yè)的重要性不僅是為企業(yè)發(fā)展提供信息和資源，還表現(xiàn)在為企業(yè)創(chuàng)造了財富和生命辦，企業(yè)想要保持健康穩(wěn)定的發(fā)展就必須要進行有效的檔案管理，國企亦是如此。目前，利用計算機和信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式成為發(fā)展趨勢，需要在各企業(yè)得到應(yīng)用，以提高企業(yè)管理效率。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化實際上就是通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)檔案資料進行存儲、管理以及利用，不僅可快速便捷記錄企業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，還能進行及時有效的傳遞，為國企的管理和建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化具有時代性，檔案工作應(yīng)與國企管理同步發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式有利于檔案工作的建設(shè)、有利于人才的培養(yǎng)、有利于國企管理建設(shè)的發(fā)展。
一、 國企檔案管理信息化的重要性
1.提高了國企檔案管理工作人員的工作效率。網(wǎng)絡(luò)化必然會節(jié)省工作的時間和精力，還大大降低了出錯率，并且方便進行篩選錯誤。通過計算機檔案管理可以實現(xiàn)自動化、實時化，對檔案數(shù)據(jù)只需一次錄入便可多次利用并實現(xiàn)共享，檔案信息進行自動統(tǒng)計并形成報表，各種報表也是自動打印，節(jié)省大量人力。同時還方便了檢索、查詢借閱工作，通過網(wǎng)絡(luò)的搜索功能改變了過去要去庫房翻查，不僅費用費力還很可能查無所獲的情況，借閱查詢更是操作方便，通過網(wǎng)絡(luò)自動生成催還記錄，對過期不還的借閱者是一種很好的監(jiān)督。
2.提高了部門的技術(shù)水平和管理效率。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式下，管理工作一改過去的繁瑣，解脫出很大一部分工作人員，使他們有更多的精力去進行檔案的收集和編研工作，大大提高了職能部門的工作效率。國企檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式下才能符合企業(yè)的信息化、數(shù)字化發(fā)展方向，才不至于成為企業(yè)前進道路上的累贅，網(wǎng)絡(luò)化提高了部門的技術(shù)水平，保證企業(yè)能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境，也為國有企業(yè)的科研開發(fā)提供了更安全、更便捷的生存空間。
3.保證了檔案信息的完整性。檔案是對歷史活動的一種真實記錄和反映，國有企業(yè)每年都會有大量檔案資料要收集、整理和保管，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各方面，企業(yè)需要保證這些信息的安全性和完整性。網(wǎng)絡(luò)模式的檔案管理可以很好實現(xiàn)這一要求，通過計算機無紙化操作記錄每一項重要信息，形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，再設(shè)上相應(yīng)的查看權(quán)限，不僅提高了檔案信息的利用率，減少了檔案管理的反復(fù)查閱性，還很好解決了檔案損壞、丟失的問題。
二、國企檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式構(gòu)建存在的問題
1.檔案管理體制不健全
檔案管理負責(zé)整個企業(yè)的檔案信息，理應(yīng)由企業(yè)統(tǒng)一管理，但事實上，很多企業(yè)的檔案管理卻是各部門具體負責(zé)，即各部門負責(zé)各部門的檔案資料。這樣一來，不僅造檔案資料的零散和不完整，容易引起丟失，還不方便人們查閱、使用和共享。此外，國家和行業(yè)在制度創(chuàng)新上忽視檔案規(guī)章的修編也是造成制度失靈，管理體制不健全的重要原因。
2.檔案管理措施落后
國有企業(yè)要面對的檔案信息內(nèi)容廣泛、涉及面多，如何及時有效的處理這些信息需要與之相匹配的管理手段才行。目前，我國多數(shù)國企檔案部門只是簡單地配備計算機用于文件的接收、傳遞與保存等工作，對具體的檔案管理措施尚處于半人工操作狀態(tài)，信息的收集、整理、歸檔等工作存在一定滯后性，影響了人員業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。
3.檔案管理隊伍水平參差不齊
人才是企業(yè)發(fā)展的根本，而對檔案管理工作來說，檔案管理人員的素質(zhì)則直接決定檔案管理工作的水平。檔案管理人員的技能和綜合素質(zhì)是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的基石，如管理人員思想落后、工作缺乏創(chuàng)新、人才隊伍蕭條必須不符合企業(yè)的發(fā)展要求。目前，我國多數(shù)國有企業(yè)檔案人才建設(shè)處于初級階段，綜合水平有等提高，在利用先進的科學(xué)理念和技術(shù)構(gòu)建企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化方面還缺乏一些能力。在年齡結(jié)構(gòu)上，青中老工作人員配置比例不協(xié)調(diào)，既通曉檔案業(yè)務(wù)又能熟練應(yīng)用信息技術(shù)的全方位人才嚴重不足。實際工作中更是缺乏鉆研精神，理論與實務(wù)不能進行有效的結(jié)合，為構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式帶來阻力。
三、解決檔案管理網(wǎng)絡(luò)化中相關(guān)問題的對策分析
1.建立健全檔案管理機制
國有企業(yè)在創(chuàng)新發(fā)展的道路上也要重視檔案管理工作的重要性，建立健全相關(guān)檔案管理制度，如綜合性的規(guī)章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度等，從根本上加強國企檔案管理制度建設(shè)，確保日常管理工作有章可循，有法可依。同時，檔案管理人員也應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、特點、目的等屬性采用合理的檔案分類方法、整理形式及應(yīng)用手段對檔案材料進行編目，制定檔案查閱及維護制度使得管理工作能夠做到有章可循。
2.加強國企電子檔案工作建設(shè)
信息化時代，各種信息都開始強調(diào)無紙化電子化，檔案管理電子化應(yīng)該無太多技術(shù)障礙，應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)越性提高檔案管理工作。單位檔案數(shù)據(jù)要有備份保存，并注明形成檔案的時間和操作人，系統(tǒng)也要進行日常和升級，最終形成電子檔案，方便對檔案進行日常管理和查閱。充分運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，發(fā)揮計算機存儲量大、查詢速度快的特點建立起符合人員業(yè)務(wù)檔案信息的管理系統(tǒng)對人員實行全方位、多角度的綜合管理巳成為機關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
3.全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
國有企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化離不開管理人員的支持，人才才是檔案管理的核心，沒有人什么都做不了，只有先完善檔案管理人員隊伍的建設(shè)，才能真正實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。從事檔案管理的人員在思想政治、專業(yè)知識、綜合素質(zhì)等方面都應(yīng)符合企業(yè)檔案工作的要求。首先要轉(zhuǎn)變觀念， 加強思想建設(shè)，做好檔案工作的宣傳教育， 讓人們都認識到檔案管理工作的重要性，才能從根本上重視這一工作，而非敷衍了事。其次，以日常工作為基礎(chǔ)， 依據(jù)國企科技檔案管理工作對人才素質(zhì)的需求，經(jīng)過論證與討論后增加對計算機檔案建設(shè)技術(shù)、通訊技術(shù)及檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)知識的培訓(xùn)，努力讓每一位檔案人員成為綜合協(xié)調(diào)能力較強、又通曉最新信息技術(shù)的全方位人才，為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化提供人才保障。最后要培養(yǎng)檔案管理人才的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是推動科學(xué)技術(shù)發(fā)展的根本動力，也是提高企業(yè)經(jīng)營效率，增強企業(yè)市場競爭力的核心部分，同時還是檔案部門開拓進取的積極力量。檔案人員應(yīng)解放思想， 開拓視野， 樹立現(xiàn)代化創(chuàng)新理念， 落實理論與實踐相結(jié)合，為國有企業(yè)檔案管理工作更上一個臺階做出貢獻。（作者單位：義煤集團熱電分公司綜合辦公室）
參考文獻：
[1] 薛松企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理層次的構(gòu)建與優(yōu)化分析 經(jīng)營管理者 2014年第1期
關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理;信息化;建設(shè)
1.前言
檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。加強檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。
2.我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
2.1檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展概況
20 世紀90 年代中期以來，中國企業(yè)的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運行。企業(yè)開始建立使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業(yè)檔案機構(gòu)和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，沒有及時應(yīng)對，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。曾經(jīng)發(fā)生企業(yè)員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實效不高
一些企業(yè)檔案機構(gòu)和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯(lián)機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數(shù)字化處理。然后，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或瀏覽。但是，不少企業(yè)檔案機構(gòu)只是盲目地進行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。
2.3檔案管理信息化標準、規(guī)范工作不足
早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關(guān)注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標準尚不完善，這制約了企業(yè)檔案信息工作的進程。
2.4檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術(shù)，不能只滿足于計算機簡單操作。
2.5企業(yè)歸檔方式的現(xiàn)狀
2001年1月1日施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公文發(fā)文處理應(yīng)遵循草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序；收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統(tǒng)地體現(xiàn)檔案工作流程，但是隨著政務(wù)信息化建設(shè)步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網(wǎng)上辦公變成現(xiàn)實，如果運用網(wǎng)上辦公，一個文件可同時發(fā)送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的收文與發(fā)文程序?qū)l(fā)生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發(fā)文中的繕印、用印以及分發(fā)程序?qū)⒂涉I盤和鼠標來完成。以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為載體的檔案工作要應(yīng)對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉(zhuǎn)變。
3.加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
3.1加強企業(yè)檔案管理信息化的益處
1．大多數(shù)基層檔案室，計算機的應(yīng)用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機讀文件的檔案，縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產(chǎn)出的，這樣改變了信息加工受經(jīng)費限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進行多份拷貝，這樣就拓寬了服務(wù)范圍，擴大了社會影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質(zhì)檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計算機技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化
企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計算機技術(shù)的使用實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實現(xiàn)企業(yè)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)化
企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實現(xiàn)了檔案的共享。當前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要。現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識
我們認為文檔一體化的實質(zhì)是：把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎(chǔ)性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發(fā)，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現(xiàn)實價值有深刻認識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當前工作服務(wù)，更要站在對歷史負責(zé)的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉(zhuǎn)的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經(jīng)常性對文書工作人員進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其明確歸檔范圍。
4. 加強檔案管理體制的創(chuàng)新
4.1檔案管理機制創(chuàng)新主要在于精簡
任何企業(yè)，精干是必然趨勢，企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步，檔案管理的方法要創(chuàng)新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過計算機網(wǎng)絡(luò)將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。
4.2檔案管理的機制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效
企業(yè)就是要創(chuàng)利潤，無論經(jīng)濟體制改革、轉(zhuǎn)換機制，都是為了經(jīng)濟利益和社會效益。檔案管理也應(yīng)該是以此為目標的，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的保障之一。
5.結(jié)語
總之，為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求,各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現(xiàn)自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。■
參考文獻
[1]郭志敏檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題
【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位 會計電算化 檔案管理 問題 方略
會計是以貨幣為主要計量單位，應(yīng)用數(shù)學(xué)方法，圍繞以創(chuàng)造價值為主要目標的企事業(yè)單位（以下簡稱單位）內(nèi)部所開展的重要管理活動，而會計電算化檔案則是反映和儲存會計資料的一種載體，即將所有與會計有關(guān)的信息通過檔案的形式反映出來。當前，會計電算化檔案以其高效、自動、方便、準確、及時等優(yōu)點正日益受到廣大企業(yè)單位的關(guān)注，然而，由于這種檔案形式的會計電算化在我國起步較晚，在普及的過程中產(chǎn)生了許多問題。基于此，本文就會計電算檔案在企事業(yè)單位普及和應(yīng)用中存在的問題進行了探討，并針對問題的癥結(jié)制定了解決方案，以期為提升我國企事業(yè)單位的會計管理效能和提升會計工作質(zhì)量而獻計獻策[1]。
一、企事業(yè)單位在會計電算化檔案管理方面存在的問題
開展會計電算化檔案管理是一項系統(tǒng)工程，其中包含了多個項目的開發(fā)與應(yīng)用，以及一定的成本投入。如硬件平臺的建設(shè)、財務(wù)軟件的選擇與開發(fā)、會計電算化相關(guān)人員的素質(zhì)配置與分工、運行規(guī)程以及相關(guān)機制的建設(shè)與完善，等等。普及會計電算化檔案管理過程中的障礙一部分來自這些項目，同時也受到了人力因素的影響，綜合來說，其主要體現(xiàn)在了以下三個方面。
（一）管理理念問題
我國的企事業(yè)單位大都經(jīng)過了數(shù)年乃至數(shù)十年的發(fā)展歷程，經(jīng)過企業(yè)決策者的艱苦奮斗，才開創(chuàng)了今天的局面。這些優(yōu)秀的企業(yè)家有著豐富的市場經(jīng)驗，以及獨特的戰(zhàn)略眼光，然而老一輩企業(yè)家在當代都不同程度的表現(xiàn)出與時代脫軌的跡象，他們的管理理念是會計電算化檔案管理普及的主要障礙。
（二）形式化問題
受會計電算化檔案管理的成功個案影響，有些企事業(yè)單位不結(jié)合實際情況，不進行現(xiàn)狀剖析，盲目的投入資本實施會計電算化檔案管理，而在引進項目之后卻受多種因素影響無法發(fā)揮其最大功效，最終使得會計電算化檔案管理流于形式。此外，財務(wù)軟件被當作打字機、儲存器的現(xiàn)象也較為普遍，會計電算化檔案管理軟件無法為單位提供財務(wù)信息方面的數(shù)據(jù)支撐，造成企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子錯誤的認為其不能為單位發(fā)展服務(wù)，最終使會計信息化檔案管理逐漸的荒廢，會計管理工作又回到了原始的起點[2]。
（三）財務(wù)軟件問題
當前大多數(shù)單位應(yīng)用的會計電算化管理軟件通用性能差，集成化程度低，財務(wù)軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶，對行業(yè)特征和單位的核算特點考慮不夠，導(dǎo)致不少施行會計電算化檔案管理的會計人員仍要做大部分輔助工作。此外，各核算管理模塊缺乏銜接，總賬固定資產(chǎn)、工資等模塊問數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，以實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬，相關(guān)查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發(fā)揮計算機在數(shù)據(jù)處理和儲存上的先進性。
二、強化會計電算化檔案管理效能的有效對策
（一）加強對會計電算化檔案管理的認識
作為企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子要讓單位適應(yīng)瞬息萬變的市場經(jīng)濟形勢，就必須借助會計電算化檔案管理，以便為及時與準確提供相關(guān)信息作出相應(yīng)的決策。而開展會計電算化檔案管理工作不僅要對會計人員進行宣傳，更重要的是對各級主管部門及單位領(lǐng)導(dǎo)宣傳，使他們正確認識會計電算化檔案管理是一項系統(tǒng)工程，各單位負責(zé)人應(yīng)親自組織領(lǐng)導(dǎo)會計電算化工作，統(tǒng)一規(guī)劃，開展會計電算化檔案管理工作，促進其快速發(fā)展。
（二）解決形式化問題
各單位在應(yīng)用會計電算化檔案管理的過程中要結(jié)合單位的實際狀況，對單位當前的規(guī)模、經(jīng)濟條件以及發(fā)展前景做出正確的分析，避免盲目跟風(fēng)，重視會計電算化檔案建設(shè)的實際效益。基于這樣一個前提開展電算化檔案建設(shè)工作，是單位發(fā)展戰(zhàn)略中的重要決策。要在手工會計歸檔與電算化檔案管理之間擇取適合當前單位發(fā)展狀況的管理模式，正視會計工作對單位發(fā)展所起到的促進作用，避免會計電算化檔案管理形式化，使其能夠更好的為單位發(fā)展服務(wù)[3]。
（三）解決會計人員素質(zhì)問題
會計電算化檔案管理普及必須要有專業(yè)的人員保障，因此，在培養(yǎng)會計電算化人才時，應(yīng)注重培養(yǎng)“會計――計算機――檔案――管理”的復(fù)合型人才，以期提高會計從業(yè)人員的綜合素質(zhì)水平。在對工作人員進行需求調(diào)查的基礎(chǔ)上合理的安排會計電算化檔案管理培訓(xùn)的內(nèi)容，普及會計電算化檔案管理基礎(chǔ)知識水平和整個理論結(jié)構(gòu)體系，既要使管理人員熟練掌握會計電算化的相關(guān)理論知識及實際操作，又要隨時更新其知識儲備，以期跟上時代的發(fā)展和要求。其中尤其是作為會計電算化檔案管理實施不可缺少的重要部分――計算機的操作及財務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護是培訓(xùn)內(nèi)容的重中之重。
（四）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強化會計電算化檔案管理效能
傳統(tǒng)的會計電算化數(shù)據(jù)檔案管理模式具有具有耗時、耗力的缺點，因此，在落實網(wǎng)上預(yù)立卷歸檔工作的前提下開展檔案管理，需要首先將有價值的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實現(xiàn)檔案歸檔，并在此基礎(chǔ)上加強軟、硬件建設(shè)。首先，在硬件建設(shè)方面，企事業(yè)單位應(yīng)全面更新現(xiàn)有設(shè)施，建立一個以計算機為載體的檔案管理平臺；其次，在軟件建設(shè)方面，企事業(yè)單位應(yīng)建立內(nèi)部局域網(wǎng)計算機組，利用局域網(wǎng)中的文件管理、應(yīng)用軟件共享、打印機共享等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的“機械化”。此外，在管理軟件方面，目前我國應(yīng)用最為廣泛的檔案管理軟件有易度和金銳，而企事業(yè)單位會計部門也可以利用Excel、Foxtable等系統(tǒng)自主制作檔案管理軟件[4]。
三、結(jié)語
綜上所述，筆者認為在我國企事業(yè)單位普及會計電算化檔案管理要著重依靠人才，對人才的培養(yǎng)尤其重要；其次，單位要健全管理制度，為開展會計電算化檔案管理營造一個良好的環(huán)境；最后，單位內(nèi)部都應(yīng)該增強對會計軟件的使用意識，加大會計電算化的普及力度。只有這樣，才能切實提升企事業(yè)單位的會計工作效能和質(zhì)量，并讓良好的會計工作推動企業(yè)的健康發(fā)展。
參考文獻
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關(guān)鍵字：科技檔案；國企；管理創(chuàng)新
進入信息化社會之后，人們已經(jīng)認識到科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力的地位。國企在提高生產(chǎn)力方面起到了重要的作用，而對國企的科技檔案進行創(chuàng)新管理也成了一項基本的戰(zhàn)略，這樣對企業(yè)形成強大的核心競爭力是非常有優(yōu)勢的。當下黨和政府對科技創(chuàng)新非常重視，并提出具體的要求，構(gòu)建創(chuàng)新型的國家，增強我國的綜合國力，努力提高我國的國際競爭力。在此背景之下，國企作為重要的經(jīng)濟發(fā)展的力量，就需要審時度勢，不斷的深化創(chuàng)新理念，要求檔案管理與技術(shù)都要適應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，從而全面的提高國企的經(jīng)濟效益以及競爭力。
1 科技檔案管理現(xiàn)代化的意義
對科技檔案進行現(xiàn)代化的管理是有非常深遠的意義的，首先要在思想上有對檔案進行現(xiàn)代化管理的概念，對檔案的管理與手段要有創(chuàng)新性的思維，在社會科技飛速發(fā)展的今天對新的技術(shù)要進行大膽的使用，這樣對企業(yè)檔案的有效管理是非常有作用的。歸根到底，對科技檔案進行現(xiàn)代化的創(chuàng)新首先還是思想的改變，從人的思想中能夠真正的認識到對檔案管理帶來的巨大的成效，這也是一個企業(yè)能夠保持與時俱進，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目標的關(guān)鍵所在。對于現(xiàn)代化，它的內(nèi)涵是隨著時代的不斷發(fā)展而發(fā)生變化的，現(xiàn)代化是最新的科學(xué)技術(shù)與創(chuàng)新理念的一種體現(xiàn)。對檔案進行現(xiàn)代化的管理指的是對檔案的歸類與開發(fā)中使用智能檢索與光學(xué)掃描以及網(wǎng)絡(luò)的遠程傳送、數(shù)碼技術(shù)等，根據(jù)這些現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案的不同種類進行科學(xué)化的管理與規(guī)范。
2 我國當前國企檔案管理的現(xiàn)狀
當前我國在企業(yè)檔案管理方面還存在一些問題。首先是對待國企電子檔案的管理運用方面還不是很普遍。在我國某些國企單位中還存在一些比較傳統(tǒng)的觀念，比如白紙黑字立此為證，在信息化的今天，在檔案管理中竟然還存在以紙張作為主要的辦公材料。當今社會是信息化的社會，信息化的電子檔案管理體系已經(jīng)日趨成熟，也變得非常重要。而在我國還存在紙質(zhì)與電子信息化并存的現(xiàn)象，一些單位對電子檔案的體系建設(shè)方面做的并不是很好，應(yīng)該大力進行改進。
其次是一些單位雖然建立了電子檔案的體系，但是在管理上還存在不小的問題。在一些國企單位中，電子信息對于每個單位的人員的信息、成果與技術(shù)信息等當面的記錄并不是非常的完整，在一些流轉(zhuǎn)的程序方面也存在不足，對檔案管理的創(chuàng)新產(chǎn)生了非常不利的影響，如果不加以改善，很有可能會對企業(yè)的生產(chǎn)與競爭力產(chǎn)生不利的影響。
3 對國企檔案創(chuàng)新管理的幾點建議
（一）要對傳統(tǒng)的思想觀念進行創(chuàng)新。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層需要將檔案的信息化作為企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，將此納入到各個部門的職責(zé)范圍之中，以及員工的工作表現(xiàn)中。而檔案部門的主要人員需要對企業(yè)中的檔案有組織有計劃的進行信息化的改進。對于改善需要的經(jīng)費也要劃入年度的財務(wù)預(yù)算，依據(jù)檔案管理的數(shù)量進行科學(xué)技術(shù)與設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)安全等設(shè)備的配置。企業(yè)需要加大對檔案管理經(jīng)費的投入，為檔案管理的的現(xiàn)代化創(chuàng)新提供必要的資金上的支持。
（二）對相關(guān)的組織機構(gòu)進行創(chuàng)新。對檔案管理，需要健全檔案管理部門的機構(gòu)，需要設(shè)立專門的檔案管理辦公室以及專門針對檔案管理的監(jiān)督部門。對相關(guān)的部門或者單位都要配置專業(yè)的人才，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，保證各部門的正常運行。設(shè)立相關(guān)機構(gòu)在一定的程度上可以避免三個和尚沒水喝的弊端，從管理上進行分析，設(shè)置相關(guān)的機構(gòu)也是一個企業(yè)的組織能力是否能夠發(fā)展壯大的一個重大的表現(xiàn)，是一個企業(yè)能夠適應(yīng)容易激烈的市場競爭的重要的前提。而建立科學(xué)有效的監(jiān)督機制則是保證企業(yè)組織與執(zhí)行力的重要保障。因此說，對于企業(yè)檔案管理，必須強化監(jiān)督，保證執(zhí)行力，對于監(jiān)督部門，需要有明確的工作責(zé)任與工作人員，強化分工，嚴禁推卸責(zé)任的事情發(fā)生。
（三）加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)。對與檔案管理的人才的選擇需要從其職業(yè)的特殊性等方面來考慮，檔案管理人才需要有高超的技能與綜合素質(zhì)，還需要具備不斷進取與開拓創(chuàng)新的思想。對檔案管理人才隊伍的建設(shè)要建造一支不但具備能夠通曉各類檔案知識，還必須能夠熟練的掌握自動化信息化的管理技術(shù)的專業(yè)技能。要求人才隊伍能夠使用現(xiàn)代化的技術(shù)與自身的能力對檔案進行科學(xué)的處理土管理，高效的完成對檔案的收集、整理與鑒定，以及對檔案信息資源的開發(fā)與利用，為人們以及企業(yè)提高最好的服務(wù)。
對檔案管理人才隊伍的建設(shè)要加大宣傳教育的力度，將檔案管理人員的社會地位進行提高，以改變社會對于檔案管理人員的認識。在對檔案管理人員的隊伍的建設(shè)中，一定要堅持以人為本的原則，使用開拓創(chuàng)新的科學(xué)的管理方式對人才隊伍進行管理。對待人才隊伍資源的配置，必須堅持科學(xué)化的配置方案，要考慮企業(yè)的整體與企業(yè)的發(fā)展狀況，充分的將服務(wù)向企業(yè)的生產(chǎn)第一下靠攏，將企業(yè)的檔案管理與企業(yè)的發(fā)展方向與命運有效的結(jié)合起來，打造我國國企檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展的基石。
（四）促進國企科技檔案信息化的建設(shè)。企業(yè)檔案最主要的業(yè)務(wù)是對檔案的執(zhí)行與轉(zhuǎn)存進行記載，對企業(yè)中工作的運行起到很大的促進作用，此外還會對企業(yè)的合法權(quán)益起到很重要的保護作用。對企業(yè)的檔案進行信息化管理可以將大量的檔案資源充實到信息平臺上，這樣就可以最大化的發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。構(gòu)建制度化與科學(xué)化的檔案管理體系能夠節(jié)約企業(yè)的資源，保證企業(yè)的競爭力，更能夠在科技發(fā)展與創(chuàng)新方面體現(xiàn)企業(yè)的長遠目標，以更優(yōu)質(zhì)的面貌的對社會與國家提供服務(wù)。
結(jié)語
我國的經(jīng)濟已經(jīng)與世界開始接軌，這就要求我國要以一種最新的面貌面對世界，要求我國的各項管理體制與水平都要進行一個大的改變，就是要與世界接軌的一種面貌。而國企檔案的管理是國企經(jīng)濟發(fā)展的重要組成，因此需要在管理范圍、管理方式與管理手段等諸多方面進行大膽的更新。這是適應(yīng)整個經(jīng)濟工作變化，為提高國企的生產(chǎn)力與競爭力的關(guān)鍵所在。
參考文獻
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對于所有的企業(yè)來說，進行檔案管理是企業(yè)管理過程中非常重要的工作，它存在于企業(yè)的生產(chǎn)以及正常運營等管理情況，一個企業(yè)的檔案管理好不好對于企業(yè)的發(fā)展前景有很大決定作用，檔案管理也對企業(yè)的運營和收益起著一定的作用。檔案管理對企業(yè)進行的一些活動進行記錄，并且記錄的數(shù)據(jù)較為原始，在研究企業(yè)的管理時具有很重要的作用。
1 企業(yè)檔案管理中存在的問題
1.1 企業(yè)檔案管理制度的不健全
我國大部分的企業(yè)在檔案管理方面沒有完善的管理制度，進行檔案管理時缺少相應(yīng)的監(jiān)督力度，同時在一些方面也沒有較為統(tǒng)一的管理要求，致使我國檔案管理陷入一種渙散并且很隨意的管理狀態(tài)，沒有一系列完整的檔案管理模式和制度，進行檔案管理的方法比較落后，由于檔案管理手段的不先進和管理的方式落后導(dǎo)致企業(yè)的很多重要資料不全。
1.2 進行檔案管理的人員綜合能力水平較低
目前，我國的企業(yè)即使正在建設(shè)相應(yīng)的檔案管理措施，比如組建特定的部門進行檔案管理，制定檔案管理的完整制度，協(xié)調(diào)各部門的工作，但是因為企業(yè)中的大多數(shù)檔案管理人員沒有專業(yè)的檔案管理知識，進行檔案管理的方法也比較落后，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展過程中相當一部分的情況以及問題都得不到及時的解決。
1.3 普遍缺乏理論研究與政策指導(dǎo)
對檔案進行有效的理論研究是企業(yè)檔案管理過程中很重要的過程，但是我國企業(yè)在檔案管理方面的研究不多，甚至是非常匱乏，沒有相應(yīng)的指導(dǎo)措施，這些因素羅列在一塊對企業(yè)的管理產(chǎn)生非常不好的影響。我國當前的檔案管理方法與手段都是很多年之前的陳舊理論和方法，面對當前的改革浪潮，再使用這些陳舊的方法進行檔案管理就表現(xiàn)的很乏力。在檔案管理的發(fā)展過程中，企業(yè)的發(fā)展是離不開檔案管理的，但是企業(yè)在檔案管理過程中沒有較完善的理論研究，一些相應(yīng)的國家標準和法規(guī)也沒有出臺，缺少具有政策性的指導(dǎo)，由于這些問題的存在，我國企業(yè)在進行檔案管理時就表現(xiàn)的不知所措。導(dǎo)致各部門之間不能相互配合，自己做自己的工作，對檔案管理不能進行有效的統(tǒng)一。
1.4 普遍存在信息化程度不高現(xiàn)象
我國企業(yè)檔案管理中，每個單位進行檔案管理時還是使用較為傳統(tǒng)的人工模式，缺少相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息化管理，沒有先進的管理方法。在當前社會和經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，如果還是繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理就顯得非常落后，也非常的不切合我國網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度，進行檔案管理時不能將現(xiàn)有的資源進行充分的利用。傳統(tǒng)的檔案管理有很多的缺點，比如文件保存很困難，由于是紙質(zhì)的原因很容易發(fā)霉或者發(fā)生鼠害，進行的存儲需要很大的地方，需要的管理人員較多等。在我國，進行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式是企業(yè)發(fā)展過程中的一種必然趨勢，同時也是企業(yè)和檔案管理發(fā)展的要求。要對檔案管理給予充分的重視，從現(xiàn)在開始改變現(xiàn)有的檔案管理模式，使之盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化。
我國企業(yè)檔案管理較為落后主要有以下幾點：第一、企業(yè)對大難管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化認識不充分，在信息化告訴發(fā)展的今天，沒有將檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化放置放到一個正確的位置，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)沒有相應(yīng)的資金；第二、企業(yè)檔案信息化的相關(guān)標準和制度等較為缺乏，在檔案管理的實際過程中沒有相應(yīng)的具體措施；第三、即使有很多企業(yè)配備了較為先進的檔案管理設(shè)施，但是對這些設(shè)備的利用率很低，進行存入的檔案數(shù)據(jù)非常受限；第四、利用信息化對檔案管理時，沒有進行重組的開發(fā)和利用，導(dǎo)致我國大部分企業(yè)沒有實現(xiàn)信息資源共享的模式。
2 原因剖析
2.1 對企業(yè)檔案管理的認識不足
我國企業(yè)中，對檔案管理的認識上有很多的不足甚至是偏差，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往只重視企業(yè)的產(chǎn)量和經(jīng)濟效益，對檔案管理工作沒有認真對待過，很多時候覺得檔案管理只是拿著一把鑰匙而已，這種想法是非常錯誤的，然而對于檔案管理過程中的檔案填寫、分類直到入庫等全都不知道，甚至對于一些要求和法規(guī)也不會問起。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，就使得進行檔案管理的工作人員也人為檔案管理不重要，進行檔案管理時一份沒有輕重的工作，然而當因為檔案管理出現(xiàn)錯誤給企業(yè)造成損失的時候，才發(fā)現(xiàn)檔案管理工作很重要，這時基本上為時已晚。
2.2 進行檔案管理時的落實不力
當前，在很多企業(yè)中沒有較為完善的檔案管理制度，致使檔案管理出現(xiàn)問題時責(zé)任落實不到位，對檔案管理沒有相應(yīng)的標準和規(guī)范，對企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營造成損失，導(dǎo)致對企業(yè)的經(jīng)濟效益產(chǎn)生直接的作用。
3 企業(yè)檔案管理的策略
3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理觀念
檔案管理要緊跟時代的步伐，在當前的時代背景之下，企業(yè)檔案管理要采用新的管理模式，對一些較為傳統(tǒng)的檔案管理模式進行有效的改革，要不斷的學(xué)習(xí)和強化企業(yè)檔案管理的理念和模式，要使企業(yè)的檔案管理和經(jīng)濟發(fā)展的方向相一致，使企業(yè)的發(fā)展不斷前進。在我國企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)的一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的理念和態(tài)度還很傳統(tǒng)，企業(yè)在發(fā)展過程中所面臨的整體環(huán)境還不是非常清楚，所以沒有認識到檔案管理實行網(wǎng)絡(luò)化和信息化的好處和重要意義。因此，企業(yè)在發(fā)展的過程中要努力學(xué)習(xí)檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的知識，建立較為完善的企業(yè)檔案管理信息模式，將檔案分類歸納，對企業(yè)的所有人員的權(quán)責(zé)進行最為有效的落實。
3.2 加強企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建
對企業(yè)檔案管理的構(gòu)建，需要建立起一種自傷而下的管理體系，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)妖氣帶頭作用，使企業(yè)對于檔案管理在不同的工作之間進行傳遞時很方便，使企業(yè)在進行檔案管理時處在一種較為平衡的狀態(tài)，并且有一個非常明確的體系。在部門中要建立起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的溝通體系，讓企業(yè)員工的訴求得到最大成都的滿足，激發(fā)起企業(yè)員工的積極性，要發(fā)揮不同人員的能力進行工作，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，獎勵其長期有效的企業(yè)管理機制。建立適合企業(yè)特征的管理制度，加強企業(yè)檔案管理人員情況的充分掌握，定期對企業(yè)檔案管理人員的知識和技能培訓(xùn)。
關(guān)鍵詞：境外企業(yè) 檔案 檔案管理
近年來，隨著經(jīng)濟全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業(yè)紛紛“走出去”，在境外開展業(yè)務(wù)、設(shè)立駐外機構(gòu)、建立海外子公司，從而產(chǎn)生了大量境外企業(yè)檔案。這些境外企業(yè)檔案是我國企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業(yè)境外資產(chǎn)的重要組成部分。加強境外企業(yè)檔案管理研究具有十分重要的理論價值和現(xiàn)實意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業(yè)檔案管理研究文獻進行了調(diào)查統(tǒng)計與分析評述。
一、文獻統(tǒng)計分析
筆者于2012年7月22日，以中國知網(wǎng)（）的“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”、“中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫”、“中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫”和“中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫”4大數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業(yè)檔案”、“海外企業(yè)檔案”、“跨國企業(yè)檔案”5個關(guān)鍵詞，分別進行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關(guān)文獻33篇。
從文獻發(fā)表時間來看，1992年首次有人提出境外企業(yè)檔案管理的問題，2001年之前有關(guān)境外企業(yè)檔案管理研究的文獻較少，2001年中國加入世界貿(mào)易組織之后，相關(guān)文獻數(shù)量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）。可以預(yù)見，隨著我國企業(yè)“走出去”戰(zhàn)略的逐步推進，有關(guān)境外企業(yè)檔案管理研究的文獻數(shù)量將呈快速上升的趨勢。
二、主要研究成果
（一）境外企業(yè)檔案的價值
學(xué)者們都認識到，境外企業(yè)檔案作為一種原始憑證，是維護企業(yè)合法權(quán)益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規(guī)避合同風(fēng)險時發(fā)揮著不可替代的作用。除此之外，一些學(xué)者還認為：
第一，境外企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)。王強、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強境外單位內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業(yè)參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進企業(yè)內(nèi)部的文化融合，還能為企業(yè)總部管理層決策提供重要依據(jù)。[2]
第二，境外企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源和知識資產(chǎn)。張斌指出，境外企業(yè)檔案“不僅記錄了境外企業(yè)經(jīng)營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗，是企業(yè)不可或缺的知識資源和財富”。[3]王強、唐振華認為，境外檔案是境外單位的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務(wù)國際化經(jīng)營上發(fā)揮著重要作用。[4]
第三，境外企業(yè)檔案對促進我國境外企業(yè)的整體發(fā)展意義重大。李向群認為，“加強境外企業(yè)檔案管理是加強境外資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，檔案工作對境外中央企業(yè)資產(chǎn)保值增值意義重大。”[5]吳廣平認為，管理好國有境外企業(yè)檔案，不僅是國有境外企業(yè)自身經(jīng)營和發(fā)展的需要，也是國家政策研究及經(jīng)濟戰(zhàn)略發(fā)展的需要。[6]
（二）境外企業(yè)檔案的特點
境外企業(yè)在資產(chǎn)屬性、經(jīng)營模式、管理方法等方面，與境內(nèi)企業(yè)相比存在諸多不同之處，相應(yīng)地作為境外企業(yè)活動伴生物的檔案也有著不同的特點：
第一，形成與保管的分散性。許多學(xué)者提到，跨國企業(yè)的境外企業(yè)或駐外機構(gòu)點多面廣，涉及多個國家、地區(qū)，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經(jīng)辦誰保管，甚至留存在個人手中。
第二，來源及內(nèi)容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認為：境外企業(yè)在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內(nèi)主管機關(guān)的文件一般不發(fā)至境外企業(yè)，文件來源比較單一；在文件內(nèi)容上，主要以商貿(mào)往來文件為主，黨群類的文件較少。
第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業(yè)檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機構(gòu)檔案材料語種復(fù)雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強、唐振華也指出：“石油企業(yè)境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]
（三）境外企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的問題及原因
學(xué)者們認為，目前我國境外企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內(nèi)檔案法規(guī)對境外企業(yè)檔案管理缺乏有效制約，境外企業(yè)檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案專業(yè)人才不足。境外企業(yè)檔案的知識產(chǎn)權(quán)歸屬、價值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學(xué)者們認為主要在于以下幾個方面：
一是國內(nèi)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)不健全。目前，我國已頒布的有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的部門規(guī)章或規(guī)范性文件主要有《關(guān)于加強境外投資、承包工程、設(shè)計咨詢科技合作和勞務(wù)合作項目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計劃委員會、對外經(jīng)濟貿(mào)易部1993年）、《關(guān)于加強駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關(guān)于加強在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》（2009年證監(jiān)會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方了一些相關(guān)的地方性法規(guī)制度，如《廣州市境外企業(yè)檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區(qū)國有企業(yè)檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內(nèi)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)不夠健全，使得境外企業(yè)檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達宏認為：“企業(yè)‘走出去’戰(zhàn)略實施后，境外國有企業(yè)檔案的監(jiān)管仍缺少明確的法律法規(guī)。我國的檔案法規(guī)中涉及到關(guān)于境外國有企業(yè)檔案管理的條款太少，且規(guī)定不甚明確。”[12]
二是受所在國家或地區(qū)的法律限制。境外企業(yè)所在國家或地區(qū)對于企業(yè)檔案有著不同于國內(nèi)的法律規(guī)定，從而增加了境外企業(yè)檔案管理的復(fù)雜性。例如，郭潤華論及，英國規(guī)定，與企業(yè)稅務(wù)有關(guān)的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務(wù)部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業(yè)財會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規(guī)定，在規(guī)定的保管期限內(nèi)，企業(yè)有保管這些檔案材料的義務(wù)，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業(yè)自己決定；有的國家或地區(qū)規(guī)定企業(yè)形成的財會文件材料須交由當?shù)芈蓭煒潜９埽幌愀鄣貐^(qū)的法律對有裝訂痕跡的證據(jù)材料是不承認其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項目產(chǎn)生的會計檔案要按當?shù)貒叶悇?wù)審計的要求而存放在境外，接受當?shù)貒叶ㄆ诨虿欢ㄆ诘亩悇?wù)審計和稽查。[15]
三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，實行企業(yè)檔案綜合管理。而一些國家的企業(yè)檔案大多處于分散管理狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業(yè)的管理模式或組織設(shè)計基本上模仿所在國的企業(yè)管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業(yè)卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業(yè)知識的流失以及國有資產(chǎn)的流失。”[16]
四是跨區(qū)域、遠距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認為，由于距離遙遠、境外企業(yè)駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)難以開展。張斌指出，跨區(qū)域是企業(yè)境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業(yè)的境外企業(yè)往往涉及多個國家或地區(qū)，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]
五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務(wù)簽證的嚴格限制，以及嚴峻的政治、安全風(fēng)險，同時為提高海外業(yè)務(wù)國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。”[20]
（四）加強境外企業(yè)檔案管理的策略
第一，強化檔案意識培養(yǎng)。鄧達宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業(yè)檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售的始終，貫徹到企業(yè)的檔案工作中。[21]任鳳仙認為，要將檔案工作列入境外企業(yè)國內(nèi)主管單位舉辦的境外企業(yè)管理人員培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)工作應(yīng)重點提高境外企業(yè)專兼職檔案人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及語言素質(zhì)。[22]中石油檔案室認為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊伍兼職的特點，加強培訓(xùn)工作成為培養(yǎng)員工檔案意識、規(guī)范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應(yīng)有計劃地實施檔案培訓(xùn)，對海外項目員工采取“普及”培訓(xùn)的方式，側(cè)重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓(xùn)的方式，側(cè)重檔案工作操作規(guī)范和技術(shù)標準。[24]
第二，完善檔案法規(guī)體系。吳廣平認為，要加強對國有境外企業(yè)檔案管理的立法，以法律的規(guī)范約束國有境外企業(yè)檔案工作行為。[25]鄧達宏認為，要分階段進行立法，檔案行政管理部門要加強調(diào)研，研究新情況、新問題，搞好規(guī)劃、現(xiàn)行試點，制定地方關(guān)于境外國有企業(yè)檔案方面的規(guī)章制度。[26]
第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應(yīng)堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構(gòu)主管單位齊抓共管、分工負責(zé)的運行機制；應(yīng)確立駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作由主管單位的檔案部門指導(dǎo)和監(jiān)督的原則。[27]許多學(xué)者提出，境外企業(yè)檔案管理應(yīng)制定專人負責(zé)并與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任及經(jīng)濟利益掛鉤。中石油明確了各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案業(yè)務(wù)管理職責(zé)，公司建立了以國內(nèi)總部檔案室、海外單位檔案機構(gòu)為業(yè)務(wù)管理主線，以各專業(yè)系統(tǒng)和海外項目兼職檔案員為基層工作隊伍的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。[28]中國交通建設(shè)集團規(guī)定由駐外辦事處總經(jīng)理、項目負責(zé)人負責(zé)檔案工作，檔案部門提供的各駐外機構(gòu)工程項目歸檔情況作為年終獎金發(fā)放的依據(jù)之一。[29]中原油田對外經(jīng)濟貿(mào)易總公司規(guī)定，項目經(jīng)理為境外項目檔案管理的第一責(zé)任人，實行檔案“一票否決”權(quán)，將檔案歸檔情況與項目經(jīng)理工作業(yè)績和經(jīng)濟效益掛鉤。[30]
第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實施檔案檢查”的內(nèi)容加入到對下屬境外企業(yè)的內(nèi)部審計工作中。[31]宋瑩認為：對于境外項目檔案管理，“‘項目經(jīng)理負責(zé)制’是最好的辦法，以項目經(jīng)理為主，如何操作則由其根據(jù)工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強境外檔案管理。”[32]許多企業(yè)針對境外企業(yè)檔案的特點與管理要求，制定了因地制宜、針對性強的規(guī)章制度。例如，中原油田對外經(jīng)濟貿(mào)易總公司修訂了《關(guān)于加強境外項目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業(yè)（項目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發(fā)有限公司制定了《關(guān)于加強海外檔案管理工作的意見》《關(guān)于加強海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實施細則》和《中國石油海外勘探開發(fā)公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設(shè)集團制定了《駐外機構(gòu)工程項目科技文件資料歸檔辦法》。[35]
第五，創(chuàng)新檔案管理機構(gòu)。一者建立信息中心。鄧達宏認為：“境外國有企業(yè)應(yīng)建立起檔案信息資料中心，統(tǒng)一、動態(tài)地管理本企業(yè)的文件信息，并定期地傳送給境內(nèi)企業(yè)總部，以便總部的監(jiān)督。”[36]任鳳仙認為，要以企業(yè)檔案工作為依托，成立海外市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)搜集情報，提供咨詢服務(wù)。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機密的文件檔案交由當?shù)匦抛u度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機構(gòu)代為保存。”[38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務(wù)性的檔案托管機構(gòu)保管企業(yè)檔案資源。
第六，應(yīng)用先進信息技術(shù)。境外機構(gòu)與境內(nèi)機構(gòu)相距遙遠，使得境內(nèi)母公司對境外子公司的指導(dǎo)和監(jiān)督比較困難，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區(qū)的中央企業(yè)的檔案工作進行調(diào)研后，認為要“確立中央企業(yè)檔案信息化和企業(yè)信息化的關(guān)系，將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃，通過技術(shù)手段推動境外中央企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和制度化。”[41]中國中化集團公司在集團公司 IT 部的支持下，通過全集團的局域網(wǎng)，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內(nèi)外機構(gòu)的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標準、檔案知識等方面的內(nèi)容，并與集團公司檔案部門進行業(yè)務(wù)交流。[42]中國石油海外勘探開發(fā)公司總部機關(guān)搭建了檔案資源管理遠程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統(tǒng)，各境外單位可以通過網(wǎng)絡(luò)遠程把數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器，實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理。[43]中原油田外經(jīng)貿(mào)總公司的檔案人員用內(nèi)部管理系統(tǒng)登錄公司網(wǎng)站，在“業(yè)務(wù)往來”中對境外公司進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。[44]
第七，多種收集方法相結(jié)合。田巧玲認為，境外項目檔案不方便帶回時，可以按照年度向國內(nèi)主管部門移交當年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應(yīng)將復(fù)印件或備份件報國內(nèi)主管部門統(tǒng)一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認為，可以采取定期收集、隨時收集與重點收集、跟蹤收集相結(jié)合的辦法進行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質(zhì)文件進行接收。[46]楊琦認為，對于境外企業(yè)檔案的管理，要有適當?shù)撵`活性，重點要求境外企業(yè)做到重要文件，如企業(yè)注冊登記、業(yè)務(wù)檔案、法律文書、合同協(xié)議、資產(chǎn)權(quán)屬證明、業(yè)務(wù)經(jīng)營權(quán)的批準文件等重要文件予以歸檔。[47]
三、總體評價
（一）研究不足
總體上，國內(nèi)在本領(lǐng)域已取得一定成果，但仍存在如下不足：
第一，視野高度不夠。多數(shù)學(xué)者僅從企業(yè)檔案部門的自身業(yè)務(wù)或者從本行業(yè)，如檔案收集、項目檔案、會計檔案等出發(fā)，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務(wù)企業(yè)整體經(jīng)營戰(zhàn)略，促進企業(yè)全面發(fā)展的角度出發(fā)進行研究；亦未能順應(yīng)全球化趨勢，從國家推進“走出去”的戰(zhàn)略高度出發(fā)，立足于維護國家與企業(yè)權(quán)益和安全進行審視。
第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題和應(yīng)對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學(xué)有效的境外檔案管理體系。
第三，思想理念陳舊。多數(shù)學(xué)者未運用現(xiàn)代檔案管理理論來指導(dǎo)實踐工作，或者試圖套用舊的檔案學(xué)理論分析新出現(xiàn)的境外企業(yè)檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運用新的管理理念開展研究。
（二）研究方向
筆者認為，將來可從著重以下幾個方面進行探索：
第一，加強境外國家或地區(qū)企業(yè)檔案法律研究。跨國企業(yè)檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區(qū)的檔案法律，同時又遵從子公司所在國家或地區(qū)的檔案法律。因此，我國應(yīng)加強對“走出去”的重點國家或地區(qū)檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區(qū)對于其管轄范圍內(nèi)企業(yè)的檔案管理有哪些具體的規(guī)定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。
第二，運用先進的管理理念。應(yīng)該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業(yè)檔案作為企業(yè)核心信息資源、重要知識資產(chǎn)，作為內(nèi)部控制、國有資產(chǎn)監(jiān)管重要工具的角度出發(fā)開展研究。
第三，開展案例分析及實證研究。鑒于目前本領(lǐng)域內(nèi)宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實證研究較少，可以選擇幾個中國企業(yè)“走出去”的重點國家或地區(qū)的幾家具有代表性的境外企業(yè)作為典型個案，開展案例分析和實證研究。通過分析這些境外企業(yè)檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進而探索我國如何建立境外企業(yè)檔案管理體系。
本文為國家社會科學(xué)基金項目“國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管體系研究”（批準號：12CTQ036）階段性研究成果之一。
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隨著網(wǎng)絡(luò)計算機科學(xué)與人工智能的發(fā)展，現(xiàn)代國有企業(yè)的信息化建設(shè)越來越完善，但，在完善的過程中，卻把國有企業(yè)檔案管理工作拋到了九霄云外，忽視了國有企業(yè)檔案管理在國有企業(yè)當中的作用與地位，信息化與網(wǎng)絡(luò)化已成為了當今時代的主流。與國外發(fā)達國家的優(yōu)秀企業(yè)相比，我國國有企業(yè)由于機制不健全、抗風(fēng)險能力低等特點更需要注重內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)的建立與改革，推動國有企業(yè)檔案管理的變革，不斷提高國有企業(yè)檔案管理的整體的水平，努力把自身打造成國際競爭力強的具有中國特色的新型國有企業(yè)。促進國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
二、現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案管理工作中存在問題的解決對策
1.提高認識，增強責(zé)任感
提高對檔案管理工作的重視程度是開展檔案管理工作的前提。單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案工作的重視，充分完善檔案資源和信息的建設(shè)。首先；通過開展相關(guān)會議、講座和展覽對檔案管理工作加強宣傳，調(diào)動全體員工的積極性，及時普及檔案管理工作的基本知識；其次，為了提高管理人員的專業(yè)水平和實際工作能力，在工作中，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織檔案管理培訓(xùn)班，鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)新的知識，掌握新的技能，提高思想政治覺悟；最后，檔案管理人員也要樹立終身學(xué)習(xí)的思想意識，不斷加強自身修養(yǎng)，積極參加進修學(xué)習(xí)課程，不斷總結(jié)工作中的經(jīng)驗，增強責(zé)任感，提高自己的專業(yè)技能。
2.做好管理活動，創(chuàng)新管理方式
首先，要建立完善的接收、征集制度。國企的檔案管理部門要變革過去等其他部門上門移交文件資料的模式，而要運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到檔案適時收集。其次，還要豐富檔案收集的范圍，不能僅僅局限于以紙質(zhì)為載體的檔案，而應(yīng)把與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的各種照片、影像等其他載體以及各種具有保存價值的實物納入其中。最后，要加強信息網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)的使用，構(gòu)筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng)，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
3.提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)
首先，選拔檔案管理工作人員要拓寬視野，注重從企業(yè)各個部門挖掘人才，尤其是那些學(xué)歷高、知識廣、細心勤快、熱愛檔案管理工作的人才，并通過建立嚴格的考試、競爭上崗和審批等程序，從源頭上保證國企檔案管理工作人員的素質(zhì)；其次，國有企業(yè)還應(yīng)積極創(chuàng)造條件，建立和完善檔案管理工作人員的再教育機制。如可將檔案管理人員送去高校或檔案主管部門進行相關(guān)的檔案管理理論學(xué)習(xí)或業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們在充分拓展現(xiàn)有知識的同時，也能全面提高自身素質(zhì)，從而在根本上滿足形勢發(fā)展和實際工作的需求；最后，采取“請進來、走出去”的辦法。一方面，請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)；另一方面，組織檔案管理工作人員到一些模范企業(yè)參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進經(jīng)驗和業(yè)務(wù)流程。
4.引進新技術(shù)
隨著計算機科學(xué)與人工職能的發(fā)展，國有企業(yè)要在現(xiàn)代企業(yè)制度的基礎(chǔ)上，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入國有企業(yè)檔案管理的工作中去，從而不斷改進國有企業(yè)檔案管理的工作方式與工作形式，使國有企業(yè)的檔案管理工作能夠突破時空的限制，不斷提高國有企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
三、結(jié)語
信息化是當今時代的標志，信息技術(shù)為世界經(jīng)濟的發(fā)展都做出了巨大貢獻，更為世界人民創(chuàng)造了財富。雖然信息技術(shù)的發(fā)展十分迅猛，但是在隨之而來的是大量的文件和檔案，再運用傳統(tǒng)的方法去管理海量的檔案是極其不科學(xué)的，也是不符合時展需要的，所以我國要對檔案管理工作進行新一輪的革新，下面就對檔案管理進行深入的探討。
一、檔案管理體制
檔案是對歷史的記載，是企業(yè)運行的證據(jù)，更是企業(yè)內(nèi)部做出決定是的依據(jù)，所以無論是企業(yè)運行還是公司決策，檔案資源都對企業(yè)起著至關(guān)重要的作用。在企業(yè)實際運行中，要想讓企業(yè)在內(nèi)部對檔案進行管理工作就必須要按照管理檔案的相關(guān)政策來執(zhí)行。這里所說的相關(guān)政策實際上就是管理層內(nèi)部根據(jù)企業(yè)實際需求制定出的規(guī)章制度，企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)工作人員要則需要無條件來執(zhí)行這些制度，以保證企業(yè)的檔案管理工作能順利進行。從根本上看，企業(yè)管理工作的核心就是對權(quán)利進行分配并保證工作中是各項職能可以正常運作。
檔案管理體制是企業(yè)內(nèi)部展開檔案管理工作過程中形成的檔案管理體系，形成這種管理體系的目的就是為了對企業(yè)的各種檔案進行管理，使工作中需要檔案時可及時有效的運用所需資料，最大限度提升檔案管理工作的應(yīng)用。
二、我國檔案管理體制的現(xiàn)狀
根據(jù)我國目前檔案管理體制來看，雖然在檔案管理工作中取得了一定的進展，但是與發(fā)達國家在檔案管理模式方面相比還相差甚遠。尤其是我國企業(yè)在檔案管理運行過程中，其管理體系基本都相同，大多數(shù)都采取分級管理的方式，加上集中統(tǒng)一、企業(yè)自主和條塊結(jié)合為基本原則，使我國企業(yè)的檔案管理工作可以達到運行的狀態(tài)。其中，統(tǒng)一管理的意識是說企業(yè)在運作的過程中需要建立起專門的檔案管理部門對整個企業(yè)的所有檔案進行統(tǒng)一的管理，使企業(yè)的檔案有序，工作有效。從理論上分析這種管理模式，其運用的管理措施可以在管理過程中產(chǎn)生良好的效果，而且還會為企業(yè)工作效率的提升助力，但是與現(xiàn)實進行對比就會發(fā)現(xiàn)，由于企業(yè)在現(xiàn)代化建設(shè)方面經(jīng)驗不足，再加上技術(shù)有限等實際情況，檔案管理工作并不盡如人意。
三、現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢
計算機和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化產(chǎn)品已經(jīng)成為二十一世紀不可缺少的產(chǎn)物，所以現(xiàn)代化信息技術(shù)也就隨之不斷發(fā)展。各行各業(yè)都會在企業(yè)的運行過程中產(chǎn)生大量的文件，而這些文件往往對企業(yè)來說都具有重要的價值，只有對這些文件進行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時不得不說的就是傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法，滿足現(xiàn)代化的需求，而且傳統(tǒng)檔案管理方法也滿足不了在信息技術(shù)方面的需求，所以我國企業(yè)將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰(zhàn)。檔案管理體制的改革也對檔案管理的相關(guān)人員提出了更高的要求，認識上要有所提升的同時，在信息技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)上也要有所提升，從而以最大限度發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢。
（一）解決傳統(tǒng)檔案管理的不足
之所以企業(yè)在檔案管理過程中還存在許多缺點，是因為大多數(shù)企業(yè)還意識不到企業(yè)對檔案管理工作的缺失。首先，現(xiàn)代化進程不斷推進，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數(shù)據(jù)也就不斷增多，所以更多的現(xiàn)代化技術(shù)就應(yīng)該唄營運到檔案管理工作中，而做到二者的有機結(jié)合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數(shù)據(jù)和文件都出現(xiàn)過被盜、更改和銷毀等現(xiàn)象，為了更好地保存這些材料和數(shù)據(jù)，就必須要對檔案管理工作人員進行強化。
（二）順應(yīng)時展
檔案在我國的發(fā)展過程中起著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內(nèi)容和任務(wù)的作用，這是一項重要的任務(wù)，因為他起到保護文化財富的作用，同時更是能夠造福子孫后代的偉大事業(yè)。另一方面，檔案管理工作的任務(wù)還有為其他行業(yè)提供有效的信息資料，這是為現(xiàn)代化建設(shè)提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項工作都能順利進行，檔案就必不可少，這是時展的必然要求，只有充分發(fā)揮檔案的價值才有可能科學(xué)有效地對社會的發(fā)展風(fēng)險力量。
（三）檔案管理工作的必然趨勢
在近些年的檔案管理工作中，現(xiàn)代化的技術(shù)水平和現(xiàn)代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進展提供了支持。在發(fā)展的過程中，一方面，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)工藝和管理理念形成了各種不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術(shù)的引進和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理制度也日趨完善，并且對于各種新技術(shù)的實現(xiàn)都起到了重要作用。
尊老愛幼是我國中華民族的傳統(tǒng)美德，尤其是尊敬老人更是重中之重的首要，很多老年人可謂是從年輕時代就嘔心瀝血投身到社會的建設(shè)和發(fā)展的大潮中來，一直勤勤懇懇直到白發(fā)蒼蒼，對社會得發(fā)展起到了一定的重要性，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮(zhèn)人口得相對增多，老齡化的不斷提前，使得我國退休人員越來越多，很多單位和企業(yè)都在進一步的改革退休年齡的問題，進而使得退休老人的檔案和一些列的服務(wù)業(yè)漸漸被忽略，得不到隨著他們的退休他們的檔案和服務(wù)也越來越得不到重視。當我們一味的呵護祖國的希望，未來的花朵的同時，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經(jīng)為為國家的經(jīng)濟的建設(shè)做出過很大的貢獻，是黨和國家的一支不容忽視的專業(yè)力量更是國家的“國寶”，因此，這期間以企業(yè)的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續(xù)服務(wù)工作更是十分值得我們是重視的。
二、我國企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析
我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)自進入21世紀后直線上升，迅速發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時對人身權(quán)益保障、社會保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業(yè)退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
（一）管理制度有待一定的完善
雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是仍有部分退休人員人事檔案管理制度管理不完善，存在一些弊端和有待處理的問題，主要表現(xiàn)為：檔案標準不夠統(tǒng)一，檔案管理發(fā)展不夠平衡，細節(jié)事項規(guī)定不夠明確等等，而且大城市、發(fā)達地區(qū)的狀況與不發(fā)達地區(qū)的成鮮明的對比，而一些小縣城、農(nóng)村和落后地區(qū)對于社保機構(gòu)的建設(shè)和管理更是微乎極微，沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發(fā)展。
（二）交接管理人員的專業(yè)性有待提高
由于管理交接的檔案管理人員的專業(yè)存在一定的不足，大部分企業(yè)的人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，在對于企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理時處理比較混亂，甚至有些企業(yè)隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些非專業(yè)人員甚至對國家的相關(guān)法律規(guī)定、社會保險內(nèi)容及注意事項等等很多問題都根本不了解，以致形成檔案隨意堆放，無法分類整理、材料殘缺不齊等等的現(xiàn)象出現(xiàn)。更嚴重者甚至導(dǎo)致企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理混亂問題而造成許多民事訴訟案件的發(fā)生。
（三）意識比較淡薄
企業(yè)把更多的經(jīng)歷投放在經(jīng)濟效益和財務(wù)管理方面，對于企業(yè)退休人員人事檔案管理重視度不夠，甚至有些企業(yè)認為人事檔案只是企業(yè)與員工雇傭關(guān)系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應(yīng)付管理。而退休人員由于對自身權(quán)益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關(guān)聯(lián)，不了解它的價值，沒有對企業(yè)的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
三、新時期企業(yè)退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業(yè)退休人員檔案管理體制
現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立一個專門的退休人員檔案管理機構(gòu)部門，要想確保各項檔案管理工作順利的開展進行，離不開科學(xué)、完善的企業(yè)退休人員檔案管理機制，專門負責(zé)企業(yè)退休人員檔案管理工作。
（二）建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索
進一步加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是現(xiàn)代檔案管理的重點行動目標，現(xiàn)代企業(yè)退休人員的檔案管理應(yīng)該一改以往傳統(tǒng)的手動記錄管理的模式，應(yīng)該建立健全的計算機控制系統(tǒng)，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理程度，以統(tǒng)一的文字、圖形等方式將退休人員的相關(guān)資料信息進行更為嚴格的統(tǒng)一管理，直接輸入近電腦系統(tǒng)中，逐漸形成一個標準、規(guī)范、嚴格的系統(tǒng)管理模式、輸入到電腦中保存應(yīng)在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現(xiàn)代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施
在退休人員檔案管理過程中，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展情況以及退休人員的管理情況建立較為科學(xué)、完善的退休人員管理制度，同時應(yīng)以一定的技術(shù)管理控制，進而使退休人員的檔案管理起到一定的有效性，應(yīng)時時遵循歸類處理原則不斷的改進和提高企業(yè)退休人員檔案管理的針對性。對于社會化管理而言，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，不斷完善檔案管理措施，提高企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
四、現(xiàn)階段企業(yè)退休人員檔案信息話建設(shè)分析
1 省管企業(yè)檔案管理存在的問題及原因
目前，我省省管國有企業(yè)（以下稱“省管企業(yè)”）的檔案管理方面出現(xiàn)了檔案管理功能弱化、檔案資料收集不齊全、歸檔不及時、日常管理人員不足等一系列問題，究其原因，企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變化，企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的不足，規(guī)章制度不夠完善影響企業(yè)檔案管理的發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部對企業(yè)檔案的管理手段還不夠先進。對于企業(yè)的檔案管理工作來說，首先應(yīng)該規(guī)范好企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營行為，規(guī)范好企業(yè)經(jīng)營行為的有效手段就是應(yīng)該維護好檔案的嚴肅性。從根本上防范并化解好企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的前提是應(yīng)該增強企業(yè)內(nèi)部控制的能力;對企業(yè)來說，企業(yè)風(fēng)險防范的第一道防線就是內(nèi)部控制。
2 省管企業(yè)實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的途徑
2.1 企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該提高對檔案的管理意識。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)該重視宣傳、重視造勢，并且積極探索出全新的企業(yè)檔案管理的工作方式。要加大企業(yè)對檔案管理的宣傳力度，通過廣大的新聞媒體，不斷地宣傳并推介企業(yè)對檔案的規(guī)范管理。大力宣傳一些典型實例，如，近年來房地產(chǎn)市場高溫下造成土地價格飆升，某省管企業(yè)的二級企業(yè)生產(chǎn)礦區(qū)附近村民多次上訪并到法院，要求企業(yè)按時下價格賠付35年前就占用村民的巨額土地款。該企業(yè)的檔案部門及時提供了當年企業(yè)賠付村民土地款的合同、收據(jù)和村委會、村民簽名等翔實證據(jù)，法院依此駁回村民，為企業(yè)挽回巨額經(jīng)濟損失。類似檔案資料為企業(yè)經(jīng)營中產(chǎn)生的法律糾紛提供堅實歷史依據(jù)的案例還有很多。再如，部分民營企業(yè)在脫鉤改制前為國有企業(yè)，改制過程中的所有檔案資料為改制過程是否合規(guī)合法、是否造成國有資產(chǎn)流失、是否經(jīng)得起歷史檢驗提供了真實的歷史依據(jù)等。通過大力宣傳，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作引起高度的重視，為企業(yè)的檔案管理工作的順利進行營造良好的氛圍。
2.2 確定企業(yè)檔案作為重要信息資源的地位，制定相關(guān)資源開發(fā)利用方案。在信息化社會中，信息已經(jīng)成為市場一種非常重要的資源和財富，檔案具有高度的可靠性、真實性以及原始依據(jù)性，作為能夠視為當前市場上最為權(quán)威的信息資源形式之一，是企業(yè)進行決策的重要依據(jù)，非常有必要對其進行開發(fā)和利用。依照開發(fā)程度的深淺可以將國有企業(yè)檔案資源開發(fā)分為三個階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開發(fā)，處于對檔案信息提示和提出階段的第二次開發(fā)，處于對于檔案信息進行加工、處理階段的第三次開發(fā)。為了能夠充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造效益，必須重點克服下述幾個問題：首先，重點突破現(xiàn)有檔案管理制度的局限性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求和信息化時代的要求進行制度創(chuàng)新;其次，提高館藏檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為資源開發(fā)和利用奠定堅實基礎(chǔ);再次，通過制度建設(shè)、機制改革來提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性;最后，花力氣提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。
2.3 積極探索新的企業(yè)檔案管理模式。企業(yè)應(yīng)該探索創(chuàng)建檔案資產(chǎn)的評估機構(gòu)，這樣不僅可以把企業(yè)的檔案資產(chǎn)作為有形的資產(chǎn)和無形的資產(chǎn)價值放到評估中的原始憑證中，還可以對企業(yè)的檔案自身做一個正確的評估，盡可能地做到企業(yè)和國家之間的權(quán)益不受到影響，嚴格杜絕國有資產(chǎn)的流失。還有邀請新聞媒體適度報道一些企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，可以使檔案行政部門得到有關(guān)企業(yè)檔案工作的客觀準確信息，實現(xiàn)科學(xué)決策，及時研究解決企業(yè)檔案工作存在的問題。通過新聞媒體將企業(yè)檔案工作困境適時適度向社會披露，使企業(yè)檔案工作接受社會輿論監(jiān)督。
2.4 理順企業(yè)檔案工作行政監(jiān)督渠道，加大檔案行政監(jiān)督力度。國資監(jiān)管部門是代表政府履行出資人對國有資產(chǎn)的監(jiān)督管理職責(zé)，其主要職能就是深化國企改革，指導(dǎo)企業(yè)建立現(xiàn)代化企業(yè)制度，確保國有資產(chǎn)保值增值，防范國有資產(chǎn)流失，而檔案工作就是全面記錄國企改革發(fā)展的真實歷史依據(jù)的載體;檔案行政部門應(yīng)攜手國資監(jiān)管部門一起，建立與完善對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督機制，加大企業(yè)檔案管理的行政監(jiān)管和執(zhí)法力度，有效督促企業(yè)重視檔案工作，將檔案工作擺到應(yīng)有位置，保證企業(yè)檔案工作的正常開展。企業(yè)的行政主管部門也應(yīng)該加大力度監(jiān)督對檔案的管理，明確監(jiān)督管理的范疇，明確檔案管理工作在企業(yè)管理工作中的位置。其次，是在企業(yè)內(nèi)部建立一套完整的監(jiān)督控制制度，不斷提高企業(yè)對檔案管理的工作效率。最后，是企業(yè)的行政部門對企業(yè)的檔案管理工作的方式應(yīng)該隨著時代的發(fā)展而不斷地改革。
隨著經(jīng)濟科技的不斷進步，現(xiàn)代化的企業(yè)管理核心要求產(chǎn)權(quán)清晰。省管企業(yè)對檔案的管理工作不僅要不斷消除業(yè)已存在的問題，還要通過實際行動來改革和完善檔案管理工作做法，為我省經(jīng)濟戰(zhàn)略性結(jié)構(gòu)調(diào)整和省管企業(yè)改革發(fā)展譜寫新的篇章。
一、知識產(chǎn)權(quán)貿(mào)易壁壘企圖扼殺中國企業(yè)
所謂“337調(diào)查”，源于美國《1930年關(guān)稅法》中第337條款，旨在限制在對美進行產(chǎn)品傾銷和壟斷貿(mào)易等“不公平競爭行為”。現(xiàn)行美國《綜合貿(mào)易與競爭法》明確授權(quán)美國國際貿(mào)易委員會(簡稱ITC)，若美國公司提起請求，可對進口中的貿(mào)易行為進行調(diào)查和裁處。一旦被判定違反337條款，ITC有權(quán)下達排除令或禁止令，即普遍排除侵權(quán)產(chǎn)品的生產(chǎn)商、進口商及其下游產(chǎn)品進入美國，或直接命令被控者立即停止所有“不公平”貿(mào)易行為。
英國秦萊科技有限公司、美國泰萊三氯蔗糖公司是目前全世界最大的制糖企業(yè)，而全球最大的三氯蔗糖消費市場又在美國，為了控制美國90％的市場份額，秦萊公司向ITC遞交申請，要求針對中國三家同行(不包括捷康)和22家中外進出口公司生產(chǎn)的三氯蔗糖及其下游產(chǎn)品侵犯5項專利進行337調(diào)查，并申請了普遍排除令。雖然被告名單中沒有捷康公司，但一旦被告的中國企業(yè)有任何一家被判定侵權(quán)，中國所有制糖企業(yè)將普遍被擋在美國市場之外；即使中國企業(yè)全部勝訴，市場將優(yōu)先選擇勝訴的企業(yè)，而且三家被告企業(yè)的生產(chǎn)工藝與捷康不完全相同，不能代表捷康進行辯護，捷康公司還存在被的風(fēng)險。不利形勢逼迫捷康公司高層決策：主動加入ITC-337調(diào)查，即在訴訟期間以不侵權(quán)身份出現(xiàn)在國際舞臺上，進而維護自己的合法權(quán)益。
二、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案奠定了證據(jù)基礎(chǔ)
337調(diào)查打的是證據(jù)戰(zhàn)，而企業(yè)平時積累的知識產(chǎn)權(quán)檔案成了應(yīng)訴舉證的關(guān)鍵。鹽城捷康三氯蔗糖制造有限公司于2006年在江蘇射陽經(jīng)濟開發(fā)區(qū)成立，企業(yè)從建立之初就注重新產(chǎn)品新技術(shù)的開發(fā)，不斷對生產(chǎn)工藝進行創(chuàng)新改造，不斷完善產(chǎn)品標準體系和質(zhì)量檢測體系。在短短的幾年內(nèi)，申請了7項中國專利、4項美國專利，完全擁有自主知識產(chǎn)權(quán)。由于企業(yè)重視將工藝實驗、生產(chǎn)試制和技術(shù)發(fā)明活動中形成的所有文件材料、技術(shù)資料，包括電子文件等都作為檔案，認真收集、嚴密保存，產(chǎn)生了大量的知識產(chǎn)權(quán)檔案。企業(yè)將這些檔案，特別是專利檔案，提供給全美知識產(chǎn)權(quán)領(lǐng)域最知名的專利律師事務(wù)所資源律師，與美國泰萊公司的5項專利進行仔細比對，最終得出對主動應(yīng)訴有利的結(jié)論。
在證據(jù)遞交過程中，捷康公司將存檔的相關(guān)材料，包括電腦存盤的技術(shù)資料，都如實提交給美國調(diào)查機構(gòu)法官和原告律師。由于檔案資料完整、充分，證據(jù)確鑿，當然也包括證人證言、封樣產(chǎn)品化驗結(jié)論及專家認定等綜合因素，美國ITC法官做出裁決：捷康公司的生產(chǎn)工藝不侵犯泰萊公司的5項專利。今年5月，原告方美國泰萊公司主動申請撤訴。6月，ITC裁決正式生效，捷康公司應(yīng)訴國際知識產(chǎn)權(quán)官司取得徹底勝利。這是中國涉外企業(yè)在國際知識產(chǎn)權(quán)訴訟中取得的標志性勝利，其直接效果就是為企業(yè)產(chǎn)品進入美國市場掃清了障礙，而市場機會則是一筆無法用價值衡量的巨大財富。
三、中國企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理現(xiàn)狀堪憂
能夠像捷康公司這樣，重視知識產(chǎn)權(quán)的檔案管理，利用知識產(chǎn)權(quán)檔案取得顯著成果的企業(yè)僅僅是少數(shù)。總的來看，知識產(chǎn)權(quán)檔案與我國的知識產(chǎn)權(quán)工作發(fā)展還不相適應(yīng)。有不少企業(yè)管理者缺乏檔案意識，將企業(yè)檔案管理當作負擔(dān)而不是財富；對知識產(chǎn)權(quán)檔案更是了解不多，重視不夠，在制訂企業(yè)管理規(guī)劃和制度時，不能將檔案管理同時納入其中；在知識產(chǎn)權(quán)活動中，對檔案收集、歸檔保存沒有具體規(guī)定，也沒納入考核檢查體系，造成大量的知識產(chǎn)權(quán)檔案資料散落，甚至流失。
知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的問題往往使涉外企業(yè)付出沉重的代價。中國在對美國的出口貿(mào)易中遇到知識產(chǎn)權(quán)訴訟越來越多，近幾年連續(xù)成為337調(diào)查涉案最多的國家，因檔案證據(jù)缺失等諸多問題，中國企業(yè)在調(diào)查中極少勝訴，而因官司敗訴受到普遍排除令牽連，導(dǎo)致全行業(yè)倒閉或產(chǎn)業(yè)鏈斷塌的現(xiàn)象卻經(jīng)常出現(xiàn)。
四、企業(yè)必須重視并加強知識產(chǎn)權(quán)檔案管理
捷康的案例啟示我們：重視和加強知識產(chǎn)權(quán)檔案管理，是關(guān)系企業(yè)生死存亡的頭等大事。今年3月，國家檔案局、國家知識產(chǎn)權(quán)局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的意見》，對知識產(chǎn)權(quán)檔案工作提出了高標準、嚴要求，是推動全國各地區(qū)、各有關(guān)單位對知識產(chǎn)權(quán)檔案進行規(guī)范化、制度化管理的指導(dǎo)性文件。
摘要:檔案是企業(yè)重要的信息資源,檔案資料是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn),在新的經(jīng)營形勢之下,傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式需要進行發(fā)展和改革。本文在分析現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理特點的基礎(chǔ)上,闡述了企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建,包括分布集中管理模式,實現(xiàn)檔案管理的一體化和標準化。
關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代企業(yè)制度;管理模式
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的知識經(jīng)濟時代,信息的重要性日益凸顯,已經(jīng)變成與有形資產(chǎn)同樣重要的戰(zhàn)略資源。企業(yè)管理工作的重要組成部分是檔案的管理,檔案是企業(yè)重要的信息資源,是企業(yè)科研、技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營的一項基礎(chǔ)性工作和真實記錄。檔案資料是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn),發(fā)揮著應(yīng)有的重要作用。對檔案進行科學(xué)化、標準化的管理,是一項基礎(chǔ)性工作。在企業(yè)中建立一套體現(xiàn)公司科學(xué)管理水平的標準化的檔案管理體系,使檔案工作同步于企業(yè)發(fā)展,將為企業(yè)的各項工作的開展創(chuàng)造必要條件,也為企業(yè)抵御和規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險發(fā)揮一定作用。應(yīng)該看到,在新的經(jīng)營形勢之下,傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式與體制已經(jīng)顯得滯后,需要對脫離企業(yè)實際的檔案管理工作進行發(fā)展和改革。
一、現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理特點分析
我國企業(yè)隨著改革進程的逐步推進,受到了極大的沖擊,為不斷適應(yīng)這些變化,檔案的管理也做著相應(yīng)調(diào)整。在這些變化的沖擊下企業(yè)檔案管理表現(xiàn)出的變化具體有:
1.集中管理模式向集中-分散結(jié)合管理或分散管理轉(zhuǎn)變
在計劃經(jīng)濟的背景下,我國企業(yè)的檔案管理采用集中統(tǒng)一管理模式。在積累和控制企業(yè)檔案資源的要求下,集中統(tǒng)一的管理模式發(fā)揮了極大作用。隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)型以及我國社會的改革開放,我國不斷加大腳步融入世界經(jīng)濟,加上民營經(jīng)濟的不斷崛起以及國外企業(yè)的進入,國內(nèi)企業(yè)受到越來越大的沖擊,傳統(tǒng)的在國家規(guī)劃下對檔案進行集中統(tǒng)一化管理的單一模式也變得無法適應(yīng)企業(yè)的實際需求。作為企業(yè)管理必不可少的一部分,必須構(gòu)建更加適合的檔案管理體系以維持企業(yè)的高效運行。在這樣的情況下,集中-分散結(jié)合管理或分散管理的檔案管理模式逐步得到了發(fā)展。作為獨立法人機構(gòu),企業(yè)自主擁有檔案資源,加之隨著企業(yè)管理模式向橫向扁平化管理演進,集中-分散結(jié)合管理或分散管理的檔案管理模式更有利于企業(yè)效率的提高。
2.由手工管理向計算機網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變
根據(jù)實際企業(yè)狀況,企業(yè)檔案管理模式結(jié)合特定思維與特定環(huán)境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于計算機網(wǎng)絡(luò)的檔案管理方式。基于網(wǎng)絡(luò)的集成化檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)連接起獨立的管理終端,整合企業(yè)各類軟資源,融業(yè)務(wù)知識管理、信息處理、檔案管理于一體,是一種現(xiàn)代化的管理模式。基于網(wǎng)絡(luò)的集成化檔案管理有很多優(yōu)勢,有利于部門間信息交流與分享,有利于分布式的處理數(shù)據(jù),也有利于企業(yè)統(tǒng)一管理各類資源。因此,網(wǎng)絡(luò)化管理是企業(yè)檔案工作未來的發(fā)展趨勢。
3.企業(yè)檔案管理部門由星型結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向復(fù)合型結(jié)構(gòu)
所謂星型結(jié)構(gòu),指的是檔案管理部門受公司級檔案管理機關(guān)的直接領(lǐng)導(dǎo),檔案部門與機關(guān)之間是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。檔案管理部門對公司檔案管理的運作進行負責(zé),在其領(lǐng)導(dǎo)下,各部門進行檔案移交和負責(zé),呈現(xiàn)出典型的直線職能式企業(yè)檔案管理模式。而所謂的復(fù)合型的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),指的是分布式的企業(yè)檔案管理體系。各個部門對自己檔案管理效力負責(zé),之間沒有行政領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,在企業(yè)管理向扁平化進展的情況下,復(fù)合型結(jié)構(gòu)是適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展趨勢的檔案管理方式。
4.加強了企業(yè)檔案社會化協(xié)作
當前,企業(yè)經(jīng)濟效益是企業(yè)的主要關(guān)注點,因此企業(yè)傾向于外包管理非現(xiàn)行檔案。目前社會上出現(xiàn)了專業(yè)型檔案保存中心的機構(gòu),為企業(yè)檔案的外包提供了可能。社會化協(xié)作可以降低管理費用,緩和企業(yè)檔案保管的壓力,符合政府轉(zhuǎn)變職能的需要,實現(xiàn)非行政職能社會事務(wù)的分離,有利于集中精力進行宏觀管理。在制定基本目標和標準,政府督導(dǎo)的前提下,企業(yè)檔案形成了管理的社會化競爭,由此產(chǎn)生的社會化競爭激勵機制,將使檔案事業(yè)充滿活力,促進檔案管理效益的提高。
二、現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理模式的建構(gòu)
綜上所述,本文作者認為,當前企業(yè)在檔案管理方面應(yīng)當采取的管理體制與模式為:堅持社會化與市場化的有機融合,依照企業(yè)自身管理特點,企業(yè)自主的管理檔案,并采取分布集中管理模式,實現(xiàn)檔案管理的一體化和標準化。
1.企業(yè)檔案的分布式集中管理模式
所謂分布式集中管理企業(yè)檔案,指的是企業(yè)檔案管理形式采取事實上分散、形式上集中的管理形式。事實上分散,是指由企業(yè)檔案形成部門對企業(yè)檔案具體事務(wù)進行具體管理,企業(yè)檔案的利用、保存,制定均由企業(yè)各職能部門負責(zé)。形式上集中,是說由企業(yè)一級管理層總負責(zé)完善檔案管理流程、制定企業(yè)檔案管理制度、進行企業(yè)檔案管理,但是企業(yè)一級管理層只對文件形成版本進行授控,而不參與企業(yè)檔案具體管理事務(wù)。上文所提及的分布式集中管理從核心來講其實還是一種分散管理,不同之處是必須符合法律要求,并遵守企業(yè)法規(guī)的約束,意即遵循形式上的約束。
2.企業(yè)檔案的信息一體化管理模式
企業(yè)檔案的信息一體化管理是從系統(tǒng)論的角度出發(fā),借助計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以文件生命周期理論為基礎(chǔ),對檔案進行統(tǒng)籌和管理,使之發(fā)揮各自以及總體的最大效能,實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化,企業(yè)檔案的信息一體化管理模式是檔案管理與文件管理內(nèi)在聯(lián)系的必然結(jié)果。有利于最大限度地對文件和檔案信息資源進行開發(fā)。企業(yè)檔案的信息一體化管理模式具體內(nèi)容包括信息利用的一體化、流程管理的一體化和檔案生成控制的一體化。其技術(shù)支撐是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)何計算機為代表的信息技術(shù)。這些數(shù)字化技術(shù)的推廣和應(yīng)用檔案管理的工作效率,簡化了工作程序,改變了檔案的載體性質(zhì)和生成方式,使得檔案一體化管理有了技術(shù)基礎(chǔ)。
3.企業(yè)檔案的標準化管理模式
企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向就是實現(xiàn)管理標準化,規(guī)范化與標準化的管理可以加速檔案工作的發(fā)展,把新的先進的管理方法與管理技術(shù)引入檔案工作。具體的方面包括:企業(yè)檔案工作名詞術(shù)語標準化、企業(yè)檔案代號代碼標準化、企業(yè)檔案著錄標準化、企業(yè)檔案標引語言標準化、企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定標準化、企業(yè)檔案的統(tǒng)計、提供利用標準化以及企業(yè)檔案編篡及出版格式標準化等。
三、結(jié)束語
企業(yè)檔案的管理模式與管理體制是動態(tài)發(fā)展的,需要結(jié)合先進理念和具體實際去對其加以充實,從而推進企業(yè)檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。
參考文獻:
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