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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的工作總結，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：農業開發；檔案管理；提高認識；采取措施
中圖分類號：F323.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674—0432（2012）—08—0006—1
1 加強組織領導，提高對檔案工作的認識
農業開發檔案是農業開發項目實施管理的真實載體和歷史記錄，科學、規范、齊全的檔案資料對于指導項目實施、保證項目順利驗收、為領導提供決策依據具有十分重要的現實意義。因此要加強對農業開發檔案的管理工作。一是加強領導力度，成立檔案管理小組，確定一名副主任直接負責檔案的管理工作，確定一名項目管理人員專門負責收集日常項目檔案資料，確定一名專門檔案管理人員對所收集的所有檔案進行分類、歸檔、管理等日常工作。二是加強基礎建設，配備檔案管理所需要的鐵皮柜、電腦、復印機、滅火器等檔案歸檔設施。三是建立健全檔案管理的各項規章制度，保證檔案管理工作規范化、制度化和科學化。
2 采取有利措施，做好檔案資料的日常收集
檔案齊全是檔案管理的最基本工作，在日常工作中，我們要明確責任，責任到人，狠抓各類檔案資料的收集整理工作。對于文書檔案，要建立嚴格的收發文登記制度、由專人負責傳閱工作，做到收文不丟不壓，發文不缺不少。對于項目檔案，按照項目的前期工作、規劃設計、項目實施、項目竣工驗收、項目工程的移交管護等各個環節，由負責收集檔案資料的項目人員進行歸類收集，做到應收盡收，資料齊全完備。對于會計檔案，由會計人員在收集整理后定期入檔。
3 確定農業開發歸檔資料的內容，制定合理的分類標準
農業綜合開發開發檔案應分文書檔案、科技檔案、會計檔案等三個一級類目，在一級類目下還應設若干二級類目及三級類目。
文書檔案分為指導類和綜合類。指導類應包括領導講話，上級來文，有關管理規定、辦法，會議材料，上機機關批準的項目規劃，實施計劃等。綜合類應包括本單位工作總結，典型材料，統計資料及簡報等。
科技檔案應分土地治理項目類和產業化經營項目類兩類，并按照形成時間、項目建設二條線整理。
土地治理項目類檔案的內容應包括：項目前期形成的文件，項目請示，包括項目建議書（申報書），擴初設計及其審定意見，項目批復文件（復印件），項目區的規劃設計等；項目建設過程中形成的文件，包括工程施工記錄，項目變更請示及其變更設計、項目變更批復，工程招投標文件，工程建設承包合同，機井卡片、造林密度、成活率調查卡片，中低產田方田卡片等；項目完成后形成的文件，包括項目完工驗收單，工程竣工預決算表，項目區建設工作總結，項目竣工驗收請示，項目竣工報告，項目資金審計報告，有關工程建設的圖片資料、錄像、照片，工程建后的管護制度，工程移交資料等；土地治理項目科技檔案，包括項目申報材料，項目合同書，相關的請示、批復文件等，科技項目培訓的要有培訓計劃，培訓會議通知，培訓資料，培訓人員簽到表，培訓記錄（講課內容，授課人員，授課人員的資質證明，培訓對象），培訓總結報告，有關圖像照片等。
產業化經營項目類檔案的內容應包括產業化經營項目請示，有償資金財政承諾，產業化經營項目建議書，項目前期立項的審計報告，項目批復（復印件），項目建設變更請示及變更設計，項目變更批復，項目實施計劃，工程招投標文件，工程建設承包合同，項目設備采購合同，項目建設工作總結，項目竣工驗收請示，項目竣工報告，項目資金審計報告，有關工程建設的圖片資料、錄像、照片等。產業化項目科技培訓培訓計劃，培訓會議通知，培訓資料，培訓人員簽到表，培訓記錄（講課內容，授課人員，授課人員的資質證明，培訓對象），培訓總結報告，有關圖像照片等。
4 提高檔案人員的業務素質，狠抓歸檔資料的管理
農發工作的特殊性要求檔案管理人員既要熟悉農業開發工作的具體業務，又要掌握檔案管理的專業知識，因此，檔案管理人員要加強學習，掌握農業綜合開發項目建設的各個流程，自項目立項論證準備初期就對項目檔案工作進行全盤考慮和統籌安排，做到心中有數。在學習掌握項目知識外，還要加強檔案管理專業知識、計算機操作技能的學習，以提高他們的專業素質和檔案管理知識。
關鍵詞 基層；農業科技檔案；管理；意義；問題；對策
中圖分類號 G275.3 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2016）01-0309-02
農業科技檔案是農業科研單位日常管理工作的重要組成部分，是農業科研部門在農業科學研究、生產運用、基礎建設等活動過程中形成的對國家和社會具有保存價值的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、錄音、錄像、照片、食物、標本等不同形式和載體的科技文件材料，包含了先進生產技術和科研成果，是從事農業科技研究、生產、技術開發、推廣運用的重要依據。
地方農業科研推廣單位主要從事新品種選育，新品種技術的引進試驗、示范推廣與創新，縣鄉科技人員和農民技術培訓等工作，承擔著區域農業科技創新、科技成果轉化推廣的重要任務。下面結合單位實際，就基層農業科研單位科技檔案的重要性、歸檔范圍與要求談幾點粗淺的認識。
1 農業科技檔案管理的意義
德宏州農業技術推廣中心、德宏州農業科學研究所隸屬德宏州農業局的公益性一類農業科研和農業科技試驗示范推廣事業單位。單位由行政辦公室、水稻研究室、玉米研究室、馬鈴薯研究室、蔬菜研究室、經濟作物研究室、新技術研究室（小麥、魔芋、間套種技術課題組）7個行政機構組成，主要負責新品種選育，新品種、新技術的引進試驗示范推廣與創新，縣鄉科技人員和農民技術培訓等工作。還分別承擔了農業部、省農業廳、德宏州下達的各項項目，例如2014年，我單位共承擔國家、省、州各類農業科研、科技推廣項目30余項，項目資金累計500余萬元。集體或個人榮獲國家級、省級、州級獎勵多個。和國外友人來往密切，曾有我單位技術骨干派往非洲、緬甸進行技術指導，非洲蘇丹、緬甸等國家的科技人員到我單位參觀學習、進行試驗研究。
在單位的發展中，農業科技檔案管理的好壞有著十分重要的意義，通過查閱之前的科技檔案材料可幫助改進農業科技水平，促進農業科技的發展。農業科技檔案作為一種重要的信息資源，真實地記錄了科研活動，同時為科研活動提供了有價值的技術信息，創造了較好的社會效益和經濟效益，隨著社會的進步，科技的發展，農業科研檔案作為重要信息資源的地位會越來越高。抓好當前的農業科技檔案管理，將會更好地為農業農村經濟服務，促進單位的穩步健康發展。
2 存在的問題
2.1 檔案管理意識弱，歸檔范圍不明
單位領導和廣大科技人員對檔案管理認識不到位，沒有認識到檔案對農業科技發展的促進作用，口頭上、會議上重視，行動上卻缺乏歸檔的主動性和自覺性，對歸檔范圍和歸檔要求不清楚。部分科技人員對單位檔案管理工作不信任，一些應該歸檔的核心材料自行保管，遺失、損壞現象嚴重，特別是一些科技人員因工作崗位變動或退休后，帶走或遺失自行保管的檔案，嚴重影響了科研推廣工作的延續性。
2.2 系統性檔案材料少，完整性差
歸檔材料中，總結性、成果性等方面材料較多，試驗研究階段的調研報告、試驗記錄、試驗數據和分析材料、圖片等重要的系統性材料較少，導致檔案的系統性和完整性較差。
3 對策
3.1 明確歸檔范圍
科技人員只有明確了文件材料的歸檔范圍，才能在平時的科研活動、項目實施中不斷積累各種試驗研究材料，保證材料的真實性、準確性與完整性。完整的科技檔案包括反映本單位主持或協作完成的各類科研試驗、推廣項目和技術培訓產生的全部技術材料，及本單位各課題組購置的各類設備儀器的檔案材料等。
3.1.1 準備階段。包括協議書、委托書、合作意向書、課題項目建議書、項目計劃任務書、項目合同書、試驗方案和設計調研報告、可行性研究報告、科研課題經費申請報告及批復等資料。
3.1.2 試驗階段。包括課題試驗測試、項目實施方案、室內考種、田間調查、實驗過程中的重要原始記錄、報告、專利申請材料、中期評估報告、課題階段總結、年度進展及執行情況報告等。
3.1.3 總結驗收階段。包括項目驗收確認審核表、工作總結、驗收評估報告、評審文件、品種審定書及報審材料、項目經費決算、審計報告、各種財務憑證、財務報表等資料。
3.1.4 成果獎勵申報階段。包括科技成果檢測、登記、鑒定材料，科技成果獎勵與審批文件，以及論文、專著、專利文件等。
3.1.5 推廣應用階段。包括技術運用情況、成果推廣應用經濟與社會效益材料、推廣應用方案、技術轉讓合同、協議書、新品種銷售權轉讓協議及批復、推廣應用中的技術資料及工作總結、國內外同行評價及農戶反饋意見、成果宣傳報道等資料。
3.2 完善歸檔要求，強化管理措施
關鍵詞：疾控中心；檔案；管理信息化
【中圖分類號】R197.32【文獻標識碼】A【文章編號】1672-3783(2012)07-0499-01
檔案工作不僅是一項專業性工作，也是我們整個疾病預防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個單位實際工作的重要依據，更是一個疾病預防控制中心日常數據信息資料的來源。在機構改革和信息技術發展帶給其發展機遇的同時，也面臨著諸多挑戰。如何實現在機構改革中檔案管理的現代化，去適應新的挑戰，是目前疾病預防控制機構所要面對的新任務、新要求。
1現代化觀念，提高對檔案管理工作重要性的認識
國家衛生部、檔案局在《衛生檔案管理暫行規定》中提出：“檔案信息化建設要與本單位的信息化建設同步發展，逐步實現檔案管理信息化、服務網絡化、不斷提高檔案的現代化管理水平”。因此，疾病控制中心將檔案的信息化管理工作納入中心發展規劃中來是很有必要的。而要保證信息化管理工作的順利進行，重要的是保證良好的工作條件的配置，如相應的檔案存儲庫房、服務器、統一規范的檔案裝具、優良的閱檔環境等硬件的投入，以便于規范；在軟件方面，在人員配備的基礎上要加強人員的培訓和規范化的管理要求、設置專門的檔案管理科室和主管領導，以及良好暢通的網絡管理體系等。
2現代化內容，全面開發檔案信息資源的來源
機構調整后,衛生防病工作成為疾控中心的重頭戲,不斷充實完善衛生防病業務檔案尤為重要,館藏量的豐富和優化與否,是實現檔案利用需求的前提條件,是檔案管理的基礎。從調查情況看我省各級疾控中心檔案室目前收藏數量都很有限,所以檔案人員更要開闊工作思路,深入科室指導,加強以下內容的收集。①歷年主要傳染病流行趨勢預測、傳染病疫情爆發流行調查處理及分析的總結性報告;②人群免疫、免疫接種質量的效果評價及重大異常反應、接種事故的調查處理、分析和總結性報告;③主要傳染病病原學及血清學監測分析與總結;④重大疫情、食物中毒及飲水污染的調查處理、分析和總結性報告;⑤微生物學、衛生理化和毒理檢驗技術性總結;⑥病媒醫學昆蟲各項監測工作總結以及專題性調查分析;⑦健康教育與健康促進專題性總結;⑧針對衛生防病工作的建設性、指導性,管理性、綜合性論述以及學術論文等。特別是對核對無誤的疫情材料和各種疫情統計報表等資料采用檔案室集中統一管理的形式,按一文一件操作規范統一編目,并確定保管期限為永久,然后將數據錄入檔案管理系統軟件保存,做到有序化且有目可查。
疾病預防控制機構是集疾病預防控制衛生監督監測健康教育科研培訓于一體的公共衛生體系，其信息資源是疾病預防控制工作者實踐業務工作的重要支柱疾病預防控制機構檔案部門應加強檔案信息資源的開發，利用館藏的信息資料和檢索工具，對檔案信息進行分析研究篩選加工整理歸納，有效進行深加工，以便于查找利用；根據預防醫學的不同學科，對機讀檔案進行分類，編制各類檢索目錄，準確迅速全面地查找檔案，實現檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。
3現代化管理，健全檔案管理的規章制度
疾病預防控制檔案大致可以分為文書業務會計設備聲像實物等類，一般多采用中心檔案室和科室兩級管理的模式，由中心領導主抓檔案管理工作，中心檔案室設專職檔案員負責全單位檔案的整體管理工作，統一管理各種門類和載體的檔案，全面負責檔案的收集整理保管利用統計鑒定和銷毀等工作各科室設兼職檔案員應由中心檔案室管理的檔案，各科室整理立卷后向中心檔案室定期移交；科室檔案由科室內兼職檔案員在年終整理裝訂立卷后存科室備查，在保證單位內重要資料得到有效保存的同時，也使得科室檔案內容的延續性使用的便利性得到了保障檔案員在學歷和專業方面應滿足一定的要求，必須具備公共衛生檔案管理計算機管理等知識和技能同時，要建立健全疾病預防控制檔案的管理制度，并將其納入有關部門和人員的崗位責任中納入年末績效考核中，統一規范檔案的收集歸檔保管利用等操作流程，規范檔案管理行為，做到有法可依有章可循應保證檔案室的基礎設施建設水平，配備現代化的計算機、打印機、移動硬盤等辦公設備及充足的檔案裝具。
4現代化服務，提高檔案信息的利用率
檔案管理的最終目的就是利用，發揮出它潛在的經濟效益和社會效益因此，疾病預防控制機構檔案部門要多渠道多途徑地開展檔案信息服務工作，使檔案為疾病預防各項工作服務首先要改變長期以來單一的借閱模式，改變以往坐等上門的封閉式服務方式，擴充服務內容，更新服務手段，開展多種形式的檔案信息開發利用工作，積極主動熱情地為疾病預防控制工作服務如可直接或間接參與課題組的研究工作，配合研究任務分工收集整理有關課題的檔案資料其次要優化綜合檔案室的硬件環境，接入計算機網絡，實現檔案信息資源共享，使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄，減少查閱時間，提高利用率。
參考文獻
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【關鍵詞】數字時代；檔案管理；切分；著錄；人才培養方案
隨著數字時代的到來，信息的管理發生了天翻地覆的變化。數字化在降低人們對文字閱讀的興趣的同時，卻提高了人們對視頻觀看的興趣。這就使得檔案管理的對象、檔案管理的方法產生了巨大變化，進而，也對秘書的檔案管理能力提出了新的要求。這對秘書學專業來說，既是挑戰，也是機會。說它是挑戰，是因為掌握數字檔案管理的能力要遠比掌握紙質檔案管理的能力難得多；說它是機會，是因為秘書學專業終于有了一個過硬的專業技能了。這個能力不僅體現在技術上，而且體現在素質上，特別是體現在創新能力上。
一、秘書人員檔案管理工作的轉變
伴隨著檔案管理對象由紙質檔案為主向數字檔案為主的轉變，管理的條件、方法和所需要的能力也發生了巨大的轉變。
所謂數字檔案，是指以視頻或音頻形式存儲的信息，電視臺等媒體又稱其為媒體資產。紙質及實物檔案管理主要需要的是空間和架子，而數字檔案管理的基本條件是網絡計算機系統，這一轉變對管理方法的影響主要表現在以下兩個方面：
（一）由表層管理向深層管理轉變。調用一份紙質檔案時，一般不會只調用其中的某一頁，往往是調用一套檔案，再從中找到有用的那部分信息。如用戶想查某個通知中的某一項要求，就必須調用整個通知。而調用數字檔案（視音頻信息）時，既可以調用長達幾十個小時的完整信息，也可以調用其中幾秒鐘的信息。如用戶想使用某個足球運動員在某場比賽的某一次助攻視頻時，他不必從一個半小時的整場比賽的錄像中找，只需要輸入幾個關鍵詞，就能迅速找到所需要的視頻。
這種不同是因為對不同介質檔案的管理不同造成的，而對不同介質檔案管理的不同則是與瀏覽不同介質的特點有關。瀏覽紙質檔案要比瀏覽視音頻檔案容易。也就是說，同樣是陌生的、內容容量差不多的檔案，瀏覽并確定所需要信息，紙質檔案需要的時間要比數字檔案所需要的時間少。所以，為了方便數字檔案的使用者，使其能夠迅速找到并調用所需的信息，就要對數字檔案進行化整為零的管理，即對完整的視音頻進行層層切分，使之變成一個個小片斷，再對每個小片斷進行文字說明，即著錄。
管理檔案，一個重要的工作是編目。對紙質檔案的編目，只需要對完整一套檔案的各方面信息進行著錄，如時間、作者、主要內容、關鍵詞、語言種類等；但對數字檔案的編目，不僅需要對完整檔案信息進行著錄，還要對檔案進行層層切分，然后分別著錄。這就是說數字檔案的編目包括兩個方面：切分與著錄。
一般情況下，數字檔案的切分分為五層：節目、片段、場景、鏡頭和關鍵幀；著錄主要有四大項：題名項、主題項、描述項、建設者項。
如對一個專題片（即一個節目，如某次會議）的管理是：先進行片段層的切分與著錄，即將完整的專題片切分成若干個內容相對完整的片段，同時為每一個重要片段（編目者認為重要的）抽取一幅關鍵幀，并著錄該片段的主要信息：題名項、主題項、描述項、建設者項等。
片段層編目完成后，要進行的是下一層――場景層的切分與著錄，即將每個重要片段切分成若干個場景，然后對其中重要場景的各方面信息進行著錄，并抽取至少一幅關鍵幀。
然后是再下一層――鏡頭層的切分與著錄，即將每一個重要場景再切分成若干鏡頭，并對重要鏡頭的各方面信息進行著錄，同時抽取至少一幅關鍵幀。
這么編目的目的是便于利用者提取任意一個想用的部分，不必花大量時間瀏覽整個視頻資料。但從上述數字檔案的管理過程可以看出，它對數字檔案不僅有表層的管理：節目層的著錄，更有深層的管理：層層切分并逐層著錄。
（二）由被動管理向能動利用轉變。主要內容有：
1.檔案管理技術改變引起工作重點改變。檔案管理工作主要包括八方面的工作：檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統計、檔案編研與檔案利用。過去，對秘書的檔案管理工作要求重點是做好前六項，即來什么檔案管理什么檔案就基本可以了?，F在，由于數字檔案管理技術的先進性，對秘書的檔案管理工作的重點轉為：檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用。因為在數字檔案管理系統內，檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計都可以由專門設備和管理軟件完成，留給人的工作就比較簡單了。如需要對檔案進行統計時，只要向系統內輸入要求，幾乎是瞬間就能得到統計結果。因此，上述工作在檔案管理工作中的重要性有所下降。相應的計算機不能完成的工作，人能發揮主觀能動性的工作，如檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用工作就成了管理者的重點工作。
2.檔案利用的需求改變引起工作重點改變。以往，檔案利用最常見的作用是證明，管理者能迅速找到可以證明某事、某人的檔案材料就可以了。至于利用檔案創造新作品，或基于對檔案的研究為領導或部門工作提出建議，不是秘書檔案管理時的主要工作。但隨著信息設備和信息管理技術的提高，人們閱讀習慣的改變，使得領導或部門的工作總結，對產品的推介、宣傳等不再以文字的形式或配合PPT演講的形式進行，取而代之的是視頻形式。這就要求秘書們能夠利用已有的視音頻――數字檔案制作工作總結專題片，或情況、產品介紹專題片等。而制作專題片，就要充分發揮管理者的主觀能動性，這不僅需要有較高的文化水平，還需要有較強的創新能力。
二、秘書人員能力與素質要求提高
以傳統介質為檔案管理對象的檔案管理，對秘書的能力要求是：了解檔案管理的要求，掌握檔案管理技術，如分類、裝訂、裝盒、著錄、復印、傳真等，其技術含量和對創新的要求并不高；而以視音頻為主要檔案資料的數字檔案管理，其對管理者的能力與素質要求則比較高。其主要表現在以下這4個方面。
（一）要有較高的對視音頻作品的理解能力。這主要是因為，在對數字檔案進行編目時，必須有較高的對視音頻信息的理解能力和比較熟悉不同類型的視音頻信息的編目特點，才能正確切分和準確著錄。否則，會層次切的不對，重要的片段、場景、鏡頭沒抓住，重要的信息沒著錄上。
一般來說，數字檔案的形象性高于以文字為主的檔案，因此，檔案比較生動；但其邏輯的清晰性不如以文字為主的檔案，因此，檔案管理者對數字檔案的主旨和結構的準確理解比較困難，加上有的數字檔案創作者使用了比較獨特的表達形式，這就給檔案管理者在編目時準確切分和著錄造成較大的困難，需要管理者具有較高的理解能力。另外一個原因是，數字檔案管理要遠比傳統介質檔案管理深入。
按廣電總局制定的編目規范看，視音頻信息共分六大類：新聞類、體育類、影視劇類、專題類、綜藝類和素材類。在這六類中，編目每一類材料所需的知識體系和能力都不一樣，如對新聞類數字檔案編目需要的能力不是很高。這一是因為所需要的知識并不特殊；二是因為其結構清楚，片段（一條新聞）與片段（另一條新聞）間邊界清楚，因而容易切分；三是要需著錄的內容，視頻上基本都有，不需要編目者自己總結太多。而對影視劇類、體育類視音頻信息的編目則需要有特殊的知識積累和較強的理解能力。因為，雖然每個人都看過不少電視、電影，但由于一般人并不具有導演的眼光，體育知識不豐富，因此，沒有經過專門培訓，很難迅速找到重要片段、重要場景，并寫出正確的著錄內容。
（二）要有更強的文字運用與語言概括能力。數字檔案管理與傳統的檔案管理還有一點不同的是，它的服務對象數量大得多，有的是面對全世界，因此影響也更大。隨之而來的就是對編目工作要求很高，比如，對錯別字非常重視，要求著錄不能有一個錯別字。這就要求檔案管理者必須具有較高的文字水平，它主要是指正確書寫漢字和準確概括視音頻內容的能力。
在檔案檢索工作中，最重要的一項是編目，數字檔案管理的編目包括切分與著錄兩項，而文字檔案的管理沒有切分，只有著錄一項。雖然兩種檔案的管理都有著錄一項，但水平要求差別很大。文字檔案管理的著錄比較容易，需要著錄的主要內容，檔案上基本都已具有，管理者照抄或稍作總結即可。而數字檔案管理所需要填寫的題名項、主題項和描述項很多需要管理者自己總結、概括。因此，不經過一段時間的專門訓練，很難勝任這樣的工作。
（三）最好掌握非線性編輯等軟件的應用能力。數字檔案管理的最重要的目標在利用，無論是截取某一段視音頻作為證明，還是以多段視音頻為素材制作新的專題片，都需要一個能力：編輯軟件的能力。
編輯軟件有多種，其中比較簡單的要數會聲會影，這是大眾級的視頻編輯軟件。還有一款專業普通級的視頻編輯軟件：Adobe Premiere，目前，這款軟件廣泛應用于廣告制作和電視節目制作中。此外，還有一款軟件比Adobe Premiere更廣泛應用于廣告制作和電視節目制作中， 是蘋果公司開發的一款專業視頻非線性編輯軟件：Final Cut Pro。
掌握第一款軟件，不需要納入教學計劃，學生利用業余時間就可掌握，因為它很簡單。但正因為簡單，不能用它制作內容復雜、表達豐富的專題片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能夠用來制作復雜的專題片，而且掌握其基本功能也不是太難，因此，可以選擇其中之一納入教學計劃。
（四）要有一定的創新能力。對數字檔案的利用，重要方式之一就是專題片制作，即利用已有的視音頻材料制作新的視音頻作品。這樣的工作對于學生來說是有一定難度的工作，難就難在創新上。能否用普通的材料表達新的主題；所選的材料能否給人以新鮮的感覺，哪怕是舊材料新視角；主題表達的形式是否能夠另辟蹊徑，不落俗套。如果沒有一定程度或方面的創新，那所制作的視音頻作品就沒有生命力。
三、秘書人才數字檔案管理能力培養
概括地說，數字檔案管理的內容主要有兩種：編目與編輯。編目主要要求的是對視音頻的理解能力。雖然編目也需要熟悉編目規范，但由于其只是一種知識，不是培養的難點所在。編輯要求的是創造性地使用檔案材料制作新的視音頻作品，它對管理者的綜合素質要求較高。
（一）培養學生的數字檔案管理能力的必要性。是否有必要培養秘書人才具有這樣的能力、怎樣培養秘書人才具有這樣的能力是根據專業所在地區和師資條件決定的。如果專業處在欠發達地區，那就不必培養。因為，培養這樣的能力不僅需要師資，也需要比較先進的設備。但如果專業處在比較發達的地區，就應該將此能力的培養納入到人才培養目標和人才培養方案中。理由有二：一是它能較全面地培養學生的信息管理能力。在培養學生數字檔案管理能力的同時，也培養了他們的信息搜集、整理、管理等能力和辦公軟件應用能力。二是它能有力地提高學生的綜合素質。因為，編輯一個視音頻作品，是一個人閱讀、思考、寫作和創新能力的綜合體現。
（二）納入人才培養方案。如果將培養學生的數字檔案管理能力納入人才培養方案，可以有兩個層次：作為一般能力培養和作為核心能力培養。
1.作為一般能力培養。數字檔案管理能力，作為檔案管理能力的一部分，是秘書應該掌握的諸多能力之一。培養這一層次的能力，既可以在一門課中實施，即在《檔案管理》課中作為檔案檢索中一項能力培養；也可以作為一個單獨的實訓項目在實踐學期進行。
2.作為核心能力培養。如果將檔案管理作為秘書人才的核心能力，那就要為它設計一個教學模塊。這個模塊可以包括3門課程，也可是4門課：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》，其中《視音頻信息編輯》也可分為《非線性編輯》和《影視節目制作》，關鍵看專業方向。
《檔案管理》的教學內容除了使學生了解檔案管理的8種工作外，特別要使學生掌握對視音頻信息的著錄能力?！稊z影攝像》課，既是教授學生辦公設備的使用，也是培養學生視音頻信息的鑒賞和表達能力。《視音頻信息編輯》課的教學內容主要包括兩個方面：非線性編輯和專題片制作，在教學過程中，二者可以融為一體。此課培養的是學生對數字檔案的利用能力。
3門課或4門課的教學順序可以自由安排，既可以是總分分式，即上課順序為：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》；也可以是分分總式，即上課順序為：《攝影攝像》《視音頻信息編輯》《檔案管理》?！稒n案管理》是總，其他課是分。
不同的上課順序體現不同的教學設計思路?？偡址质绞窍Ｍㄟ^《檔案管理》使學生對數字檔案管理有一個概論式的了解，然后再通過《攝影攝像》《視音頻信息編輯》課對數字檔案管理的專項能力進行深入訓練。分分總式是希望讓學生先把各專項能力訓練好了，再在《檔案管理》課上進行綜合訓練。
數字檔案管理既然是因社會發展而產生的新工作，它就有較強的拓展性，對于《檔案管理》課來說，它是對傳統檔案管理方式的拓展；對于秘書人才來說，它又是秘書專業能力要求的向上拓展；對于工作崗位來說，數字檔案管理稍微改變一點，就是迎合新的職業――媒體資產管理。因此，將數字檔案管理能力的培養納入秘書人才培養的方案中，會使所培養的人才無論是在能力方面，還是在就業崗位方面都會有一定的拓展。
【參考文獻】
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關鍵詞：農機；購置補貼；檔案管理
中圖分類號： F323.3；G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2017.04.038
1農機購置補貼檔案管理的內容
農機購置補貼檔案是指各有關單位在實施農業機械購置補貼政策中形成的，能真實、準確、完整、系統地反映農機購置補貼工作的文件、合同、發票、照片、電子檔案等資料，是農機購置補貼工作的重要組成部分。
一是詳細核實農機購置補貼合同、農戶信息和機具信息，將購機申請表、購機者身份證明復印件、購機補貼管理合同、購機補貼指標確認通知書、購機發票復印件、機具花名冊、鄉鎮農機管理站或村委會購機證明信等信息資料，購機者身份影像、公示資料以及人機合照等進行了分類建檔，一機一檔，人機統一、手續齊備、資料齊全并全部備份。
二是農機購置補貼的辦法、制度、規范性文件、實施方案以及農機購置補貼會議、技術培訓等相關資料、補貼產品選型等文件資料。
三是經銷商上報的農機購置補貼資料、機具匯總表、機具申請表原件及購置補貼工作的相關調研、檢查、核實記錄材料以及年度農機購置補貼政策實施工作總結以及其他有關農機購置補貼資料。
2農機購置補貼檔案管理的重要性
農機購置補貼工作是國家出臺制定的強農惠農政策，親民利民，意義重大。農機管理部門一方面要將農機購置補貼政策不折不扣的落實到位，同時要保證檔案管理工作的真實性、準確性、科學性。確保農機購置補貼檔案有理可依，有據可查，才能真正避免違規違紀等各類問題的出現，切實體現出農機購置補貼檔案管理工作為民服務的宗旨。
2.1農機購置補貼檔案管理工作是國家制定補貼計劃的重要依據
做好農機購置補貼的檔案管理工作，可以給農業部門提供具體的數據分析，根據農戶需求、市場供給、調配等方面制定合理可行的補貼計劃和政策，為翌年的農機購置補貼工作做好充足準備。
2.2規范化、標準化的檔案管理工作可以促進農機購置補貼工作高效、有序運轉
做好檔案管理工作可以對農機市場需求與供給進行統計分析，便于對農戶購買農機的數量和類型進行引導，避免盲目購買造成不必要的損失。并把農戶對購機的需求通過專業分析之后把信息反饋給生產商和經銷商來調整生產規模和銷售規模，以實現市場的宏觀調控。
2.3農機購置補貼是一項政策性很強的工作
做好農機購置補貼檔案管理工作，保證備案資料的詳細和真實，保證農機購置補貼資金安全、規范、高效使用，及時、準確對購買補貼信息、農戶個人信息進行備案，防止農戶倒賣農機來套取國家補貼資金。
2.4認真做好各類紙質、電子檔案歸檔整理工作是農機購置補貼工作的必然要求
對于紙質檔案要專人管理，科學分類。購機補貼的電子檔案主要包括從購機補貼系統導出的各種匯總表、明細表、供貨確認時照的人機合影及各鄉鎮農機補貼明細表以及用戶購機發票的電子掃描件等，電子檔案數據只需一次錄入就可以多次利用，達到網絡化、實時化、自動化，是提高辦公效率和檔案安全性的必然趨勢。
3目前農機購置補貼檔案管理存在的主要問題
3.1對農機購置補貼檔案管理工作的重要性認識不足
有些部門對農機購置補貼檔案管理工作沒有足夠重視，未設置專職農機檔案管理人員。有些檔案管理人員對補貼政策、當地農業信息和管理工具等還不是很熟悉，沒有完全掌握。
3.2檔案管理者的專業水平和工作能力不足
有些檔案管理人員沒有經過專門的業務培訓，缺乏一定的檔案管理知識和技巧，進而影響到檔案的收集、管理和利用。
3.3購置補貼電子檔案管理不夠系統化
有些農機購置補貼檔案管理部門沒有采用電子化信息管理系統，沒有按照統一制定的軟件程序操作，不能完整的保存檔案資料，影響了工作效率和檔案保管時效。
4結語
農機購置補貼檔案管理工作是一項繁雜而瑣碎的工作，真實記錄和反映農機購置補貼工作的詳細情況，是檢查農機購置補貼落實情況、考評總結農機購置補貼工作得失和制定實施方案的重要依，對現代化農業建設和加快社會主義新農村建設步伐具有重要的現實意義。
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關鍵詞：醫院 檔案管理 規范化 可行性 探究
一、傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用
傳統管理檔案的方法主要是指在次年的第一個季度對前一年醫院工作中的全部檔案信息資料進行科學的整理，并且對其進行分門別類的立卷和歸檔。然而，醫院全年工作總結中的各項具體數據主要還是來源于各科室的各種總結報告和統計方面的報表，并且只能從眾科室的眾多材料中將所需要的各種數據信息提取出來。造成這種復雜情況的原因主要與以下幾方面有關：第一，醫院檔案管理的方法仍然采用的的傳統的管理方法，檔案管理尚未形成一個完整的規范制約。第二，醫院各科室的主任大多都是專業性非常強、技術水平高超的干部，一般在業務管理方面肩負著重要的責任，并且還肩負著對各科室進行行政管理的重要使命，但是部分主任對于行政方面的管理工作不熟悉的情況普遍存在，相應的便對檔案的收集和整理并不是十分的清楚，再加上行政管理工作本身與和各科室的業務工作聯系并不密切，便使得科室內的主任在行政管理工作中的狀態是十分的被動，檔案的管理工作也就更難形成科學的體系。因此，在醫院檔案的管理中對信息收集不全面、重復利用信息等現象經常出現。為確保能夠更好的利用醫院檔案信息資源，更好的為人民服務，醫院就必須對新的管理檔案的方法和有效途徑進行深入的探究，從而保證醫院檔案信息的不會流失，并且不斷充實醫院在衛生方面的信息，從而能夠最大限度的保證醫院檔案信息資源使用價值的有效發揮。
二、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上
為更好的適應社會主義市場經濟的發展需要，和基于一切為了病人的服務理念，醫院逐漸形成了以各科室的龍頭管理模式，并且將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上面。同時為保證更好的為臨床一線服務，醫院檔案收集工作就必須有所改變和提高，通過更上一個全新的臺階，來實現信息資料的系統化、科學化、完整化的收集和整理，并且醫院的檔案管理工作朝著更加規范化和科學化的方向發展。利用這種方法不僅可以將各科室的具體情況系統化的反映出來，并且還能通過報表中的具體數據及時的發現問題，并采取針對性的措施進行及時的整治，從某種意義上講這非常有利于科室主任全面掌握各項情況，是做好總結性報告和提高報告水平的重要依據。
三、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試
根據醫院的實際發展情況和經濟條件，可以建立專門的檔案室評審，不僅與目前醫院所進行的醫療衛生條件改革相應，并且將檔案工作的管理工作在每個科室內滲透，從而最大限度的發揮重要作用。一方面，它完全不需要動用科室大量的人力、物力以及時間去進行各項資料的整理和收集，也不需要專門人員去進行管理，只需要制定科室內的一個技術人員在規定時間內不耽誤自己工作任務完成的同時，花費少量時間在表格內容和要求的提示下，將科室工作中的各項數據通過文字記載的方式真實的記錄下來。另一方面，表格的填寫對于推動科室的工作的進展、主任的管理、新業務新技術的科學研究以及行政管理等具有非常重要的作用。
四、有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑
醫院科室的檔案管理工作對管理整個醫院都起著非常積極的作用，但是任何新事物的出現和發展的過程都不是一帆風順的，都是在艱y困陷中逐漸成長和發展起來的，醫院檔案的管理也不例外。因此，相關的檔案管理者要積極的開動腦筋，使檔案管理的工作在大多數人的支持、理解中獲得不斷的發展。第一，要得到醫院領導和各科室主人的理解和大力支持，通過采取各個擊破的方式，并將實踐付諸于行動中，使他們都能夠對這項工作有所了解，明白其中所蘊藏的重要意義和目的，并將具體的實施辦法講解清楚，在此基礎上對他們進行一定的動員，確保其能夠積極主動的接受這項工作。第二，在非常具有代表性的醫院進行試點，并與其他未采用這種方法科室在年終的評比活動中進行科學有效的對比，從而將其本身的對醫院管理發展的重要作用凸顯出現，為檔案管理工作在醫院整個管理的正常實行打下牢固的基礎。
五、結語
隨著社會經濟的快速，以計算機為載體的電子信息技術獲得了巨大的進步。檔案作為醫院管理中的至關重要的組成部分，是醫院得以正常運行和發展的重要保障。為適應社會發展和醫院的實際需要，必須加強對醫院檔案的管理，使其能夠根據管理工作的重心，有針對性的展開工作，通過重點分析隱藏在其中重點問題，做出科學的決策以此來有效促進醫院檔案管理工作朝著科學化的管理方向發展。綜上所述，本文通過對醫院檔案管理工作的重要性進行了仔細、科學的分析，并在此基礎上經過深入的分析和考慮，從傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試以及有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑等方面對醫院檔案管理規范化的可行性進行了科學有效的探究，從而為醫院檔案管理水平的有效提升和新時期醫院的健康發展具有非常重要的意義。
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當前信息化已經滲入到了社會生活的方方面面。檔案作為醫院的重要信息來源，在此形勢下，必須要進行進行不斷的改革和創新來適應社會的發展。信息化檔案管理作為現代化婦嬰醫院管理工作的重要手段之一，現針對目前信息化檔案管理的必要性和安全性兩方面進行簡要的分析。
【關鍵詞】婦嬰醫院 信息化檔案管理 安全性
1 婦嬰醫院信息化檔案管理的必要性
我國各級婦嬰醫院在信息化檔案管理方面也不同程度的做了一些努力，但是總的來說還存在很多的不足之處，醫院對檔案信息化管理的認識仍然不高，甚至有些醫院的檔案管理還處于較為落后的狀態，這主要是因為，醫院的檔案信息化管理意識和相關的技術設備沒有跟上信息化的發展步伐，從而出現檔案管理效率低的情況。影響徹底的改變這一情況，就必須不斷的更新觀念，認識到醫院信息化檔案管理的重要性，不斷的應用當前較為先進的技術和設備來實現對檔案信息的管理，從而來提高檔案信息資料的利用率，從根本上來提高檔案管理的水平。
更重要的一點就是，信息化檔案管理對婦嬰醫院的檔案信息數據進行的有序的整合，加大了其利用率。檔案信息數據的整合不僅僅系統有效的整合的檔案信息，還進一步的擴大了數據信息的使用范圍，提高了其有效數據的利用率。傳統檔案管理模式下，由于醫院工作較為復雜，工作人員需要隨時的調閱相關的檔案資料需要花費大量的時間和精力，給工作人員帶來了很多的不便。但是如果實施信息化檔案管理之后，工作人員只需要在醫院的電腦上通過互聯網就可以很輕松的解決這個問題。另一方面，信息化檔案更具有一個導航功能，這有利于各工作人員按照自己的需求進行快速的查閱，從而有效的提高了醫療檔案的利用率，更大限度的實現了醫院檔案信息資料的共享。
2 婦嬰醫院檔案實現信息化管理的主要內容
2.1 資料的處理過程要實現信息化管理
資料處理是檔案管理工作的基礎工作，資料處理的好壞直接影響到了檔案管理的質量。為了適應當前形勢下的工作需求，資料處理人員應該盡可能的將當天受到的資料信息錄入計算機，并按照規定的時間進行批辦和傳閱。資料處理的過程也可以通過網絡來進行，這很大程度上減少了資料處理人員的工作量。
2.2 病歷檔案要實現信息化管理
隨著醫療事業的不斷發展，各種新技術和新設備使用，應該將每個病人的基本情況進行編碼輸入計算機，應用計算機的數據查詢功能，將每個病人的情況一一列出，通過醫院的內部局域網將信息檔案反饋到各科室，從而為醫療人員的科研活動等提供有利的數據依據。同時檔案系統將處理后的檔案資料反饋給各科室，從而方便他們的工作總結，并從中發現問題，及時的加以改進，從而來不斷的提高醫療服務水平。
2.3 醫院人事檔案要實現信息化管理
隨著信息化的發展，準確、快速的提供人事檔案資料是十分重要的，根據人事檔案的特點，建立較為完善的認識檔案管理策略，從而來加強對醫院人事的管理水平。
隨著技術的發展和信息化發展的不斷實踐，醫院信息化發展從90年代末至今也在不斷的在發展和完善，內容也在不斷的增加，如圖1。
3 檔案信息化建設中信息安全管理是重點
隨著檔案信息化建設的發展，檔案信息化建設作為婦嬰醫院的重要組成部分，檔案信息化建設中的安全管理問題是首先必須要進行其工作的重點內容。一般情況下信息化檔案存在的安全隱患包括二大類：一類是網絡技術自身存在的安全隱患。信息數據在傳輸的過程中任何中介站點都是可以被攔截的，這就使得網絡信息化本身就是存在安全隱患。在這種情況下檔案管理人員可以通過內外網隔離技術、漏洞掃描技術、入侵檢測技術等高科技手段來將這些蓄意利用網絡安全隱患的入侵者加以攔截，從而來保證檔案信息資料的安全性。二是，管理人員的素質問題。在實際的檔案信息化管理過程中，由于部分檔案管理工作人員及操作人員對資料信息化的保密意識不高，使得檔案資料處于一個較為開放的狀態下，使得檔案信息的安全得不到有效的保證，帶著很大的安全隱患。這就需要在實際的檔案信息化管理過程中，根據婦嬰醫院的實際情況不斷的來優化檔案信息化管理的安全設置，提高訪問密碼的安全等級系數，從而來保證信息化檔案的安全性。檔案工作人員還要定期的對信息化檔案進行備份。同時婦嬰醫院要制定嚴格的檔案管理和使用制度，從而來規范工作人員的操作行為，正常操作杜絕漏洞，形成一套較為完善的安全保障體系。
4 總結
隨著互聯網的普及和信息時代的到來，加快婦嬰醫院的信息化檔案管理建設，利用互聯網技術來實現檔案管理的自動化，這是實現醫院管理系統化、科學化的必要手段。信息化檔案管理是一項較為系統的、長期的工作，需要檔案管理人員的積極配合。只有在一個良好、安全的管理條件下，信息化檔案才能夠發揮其最大的作用，才能夠更好地為婦嬰這些弱勢群體服務。
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作者簡介
李凱，男，現為吉林省四平市婦嬰醫院檔案館員。
農業科技檔案是指在農業科研項目、設施、經費、試驗、人才、知識產權、成果轉化、政策法規等系統管理過程中，從考察、預備試驗到申請立項、執行、總結、結題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農業科研檔案，不僅記錄了農業科研的真實過程，也記錄了農業科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數據、成果、得失等詳細情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結經驗教訓、研究事物發展規律、從事發明創造、宣傳農業科技、普及農業科研成果等提供可靠的參考，是農業科研成果鑒定、專利申請、技術轉讓的重要依據，也是農業科研單位管理創新、技術創新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農業科研單位一項必不可少、具有較強專業性的工作。
2農業科研檔案管理的工作流程
農業科研檔案管理工作是對農業科研活動中直接形成的各種科技文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點，目的是積累豐富、真實的館藏資料，做到經?；?、及時化，注重日積月累；整理是根據檔案的形成規律進行合理的分類、立卷、編制目錄，必須做到科學化、專業化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎性工作，首先應通過專家的論證，對收集的檔案做出客觀正確地評價，以確定收藏價值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴格化，以確保檔案完好無損；查詢檢索是檔案管理與服務的主要手段，應快捷化、實用化，講求服務效率和質量；編研開發是體現檔案管理價值的重要途徑之一，必須做到有用化、長期化，注重實用實效?？傊蒲袡n案管理工作量大、面廣、專業性強，需要及時收集、堅持日常維護管理，是一項綜合性、系統化的管理工作。
3存在的問題
3.1檔案收集不及時、不齊全
農業科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農業生產過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農業科研工作的特殊性，檔案來源比較分散，不能及時收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄，身兼數職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設計、生產過程中，檔案部門無法參與整個項目實施過程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進行歸檔，缺乏全面、系統收集項目材料的途徑。不重視收集當年未鑒定驗收或申報專利，或成果周期性長的科研項目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門或科研人員手中，時間一長，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。
3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低
根據國家《檔案法》的規定，科研單位應當設立檔案資料室，配備專職檔案管理人員。但對農業科研單位來說，檔案管理僅僅是一項輔工作，部分農業科研單位不太重視檔案管理工作，不專門設立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農業科研項目實施過程中，必然會產生大量的科研數據、圖片、影像等資料，對這些資料隨意堆放，沒有專職人員進行日常管理，長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統和進行編研開發工作。目前，部分農業科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會效益和經濟效益，作為農業科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業務，而且要掌握一定的農業科技知識，并能夠熟練掌握計算機等現代化辦公設備應用。但多數農業科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農業科技知識欠缺，觀念陳舊，知識老化，加之人員更換頻繁，不經專業培訓，這些因素在一定程度上制約了農業科研檔案管理工作的規范化。
4思考
4.1完善農業科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規范化的依據，而且是日常管理工作的操作指南?？蒲袡n案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規范、檔案部門工作規范等?？蒲袡n案工作制度是根據國家法律、法規，對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責、檔案保密、檔案利用原則等所做的規定，是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執行的規范性文件[3]。科研文件管理規范包括農業科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標準等。檔案部門工作規范包括檔案工作人員崗位職責、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規則、交接手續、檔案利用制度、內部資料管理制度等操作規范性文件。制度建設具有根本性、長期性、穩定性，檔案管理人員要認真學習檔案法律法規，掌握黨和國家對檔案事業發展的基本要求，并依據檔案法律法規，進一步完善和加強科研檔案管理制度體系。
4.2明確農業科技檔案的歸檔范圍
農業科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準備階段的課題或項目審批文件、任務書、委托書、開題（立項）報告，調研報告，方案論證和協議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄；田間記載數據、試驗報告、計算材料等以及設計文件、圖紙，關鍵技術、關鍵配方、工藝流程、技術路線和統計分析材料；研究階段的音像資料、技術說明、重要來往技術文件等。③總結鑒定驗收階段的研究工作總結、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應用意見、參加人員名單，技術鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件，獲獎及審批材料，專利申請、專利受理通知書、專利證書，推廣應用證明材料等。⑤推廣應用階段的推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件。⑥生產定型階段的鑒定材料、轉讓合同、協議書、用戶反饋意見等有保存備查價值的材料。
4.3加強科研檔案人員業務培訓
農業科研檔案管理工作有較強的專業性，要求從業人員必須具備一定的政治理論水平和農業科學技術知識，以及檔案專業知識技能。現代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動，而豐富的專業知識、計算機操作技術和先進的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質，也是衡量檔案管理水平的基本標準。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓制度，開展業務培訓和職業教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農業科研檔案管理業務，熟練掌握計算機等現代化辦公設備的操作技術，提高農業科研檔案管理知識水平。其次要加強對農業科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應當忠于職守，遵紀守法，愛崗敬業，具備檔案管理專業知識，熟悉農業科研業務知識，并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志，要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經驗與改革發展的新要求結合起來，從舊傳統、舊觀念、舊框框中解脫出來，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務的思想。各有關部門和各科研單位應建立獎勵機制，對政治思想好、責任心強、有創新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵；對工作失職，違反規定，泄露機密，造成工作損失者，應視其情節輕重，給予懲處。
關鍵詞：數字化檔案管理
一、高校二級學院檔案管理現狀及分析
隨著高等教育體制改革的不斷深化和辦學規模的不斷擴大，二級學院管理類文檔越來越多。有上級職能部門下發的指令、指導性文件；有學校制定下發執行的各種教學制度、辦法、規定、條例；有學院制定的教育改革、專業和課程建設材料；有學院、系工作總結，重要會議記錄及參與的重大活動材料等等。針對大量的檔案材料，目前高校二級學院管理現狀不容樂觀，主要存在以下問題：
(1)二級學院領導檔案管理的意識不強，檔案管理認識薄弱，過分依賴校級的檔案管理。認為反正學校有專門的檔案管理部門，二級學院沒必要花大量的人力、物力、財力在檔案管理上，況且，目前調檔的機率不是很高，目前的管理狀態還能應付對檔案的需求。
(2)每個二級學院檔案管理人員都是兼職的，管理員沒有經過專門的培訓，只是本能的材料的整理。另外，經常更換管理人員，使得銜接不夠，需要時無從尋找，不能及時準確的提供。
(3)文檔、檔案管理制度不全。有些二級學院雖然也有管理規章制度，但執行起來有一定的難度，制度也就形同虛設。另外，有些學院可能根本就沒有制訂相關的規章制度，完全依賴學校相關部門的指導。
二、基于網絡的數字化檔案管理研究
針對檔案管理中存在的種種問題和不足，國內許多學者和管理人員提出了許多有效的辦法和措施。我們認為要從軟件和硬件兩方面來解決目前的問題。
（一）軟件方面
1．積極開展宣傳教育，轉變思想觀念，增強教職工的檔案意識，提高檔案管理人員素質，建立一支結構合理、素質精良的專兼職檔案管理隊伍。對管理人員進行“短、勤、快”定期培訓和平時業務指導相結合的方法，提高其業務素質。請檔案專業的專家、教授講授檔案基礎理論知識和相關法律法規，逐步提高檔案管理人員的業務水平，請兼職檔案管理員到校案館觀摩，由經驗豐富的專職檔案工作人員結合具體案卷進行講解和操作輔導，使之對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環節有更直觀的認識。這樣可以提高二級學院檔案管理人員的立卷和歸檔工作的專業水平。另外可以通過形式多樣的檢查、評比、考核。在評優、職務晉升等方面給予傾斜，激發二級學院專職、兼職檔案管理人員的工作積極性，充分發揮他們的主觀能動性。
2．強化規范制度管理，完善立卷歸檔制度。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規定，以確保收集的準確、完整。
（二）硬件方向：構建數字化檔案管理體系，快速有效的為廣大師生提供信息服務。
1．做好檔案書面文本和電子文本的收集、整理、鑒定、保管、利用和統計。
二級學院的檔案可分為永久、長期、短期、暫存。
二級學院的檔案內容包括（1）行政管理類：主要包括學院五年規劃，年度的工作計劃、總結，每次黨政會議紀錄、紀要，學院規章制度，學院向校方的請示、匯報及批復，學院與教育實習、專業單位的合作協議及社會服務項目的合作協議等等。（2）教學管理類。主要包括教學計劃、教學大綱、教學進度表、教材、每學期教學任務安排、聽課評價表、教學測評成績、年度教學業績考核成績、學生各類成績、學生獎懲情況記錄等等。（3）教師業務類。教師個人基本資料，教師教學材料，教師科研材料、教師參展材料、教師各類作品獲獎材料、教師舉辦展覽材料、教師舉辦講座材料，教師外出交流材料等等。二級學院管理人員要及時收集各方材料或明確有關材料的歸屬。因為目前二級學院中行政管理類檔案、教學管理類檔案和教師業務類檔案是分別在不同的管理人員手中，檔案管理人員非常清楚各類檔案的歸屬。
檔案的整理就是根據收集范圍編制二級學院分類方案，行政管理類檔案可根據時間、年度分類，教師業務類可根據人事部門的分類每位教師自成一卷。
保管或移交。由于二級學院檔案工作的雙重性，經過鑒定、整理的學院檔案，其中一部分列入校檔案館歸檔范圍的，學院檔案員要編制好目錄及時移交到校檔案館，對未列入校檔案館歸檔的范圍的檔案由學院經分類保管。
學院檔案管理員要充分發揮主觀能動性，了解服務對象，明確服務方向，既要為學院領導服務，又要為學院師生報務。
2．在信息化大環境下，應利用網絡技術、通訊技術來大力加強檔案管理的數字化建設工作。目前，各高校都已建立起較高質量的校園網，這為二級學院檔案管理網絡化提供了基礎。但除了硬件設施作基礎外，對教學檔案進行有效的管理更需要數據庫作為保證。二級學院檔案管理部門必須在信息深加工上下工夫，把收集來的大量資料進行入庫存檔、分析提取，充分利用各種新的電子文檔技術，開發高質量的數據庫管理和應用程序，以進一步推行歸檔的標準化并有利于檔案的關鍵字檢索等服務。及時建立專門的檔案信息網站，通過網絡向校內外利用。
三、小結
雖然經過國家教育部的評估，各高校對檔案管理的認識有所提高，但還是存在很多問題，我們提出基于網絡的數字化的檔案管理研究，希望通過構建這樣的管理體系來有效的管理檔案，并使檔案最大限度發揮其作用。
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[關鍵詞]事業單位；檔案管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02
事業單位在日益發展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內都很少明顯的變動，很多人認為檔案管理工作簡單、創新性小，所以事業單位本身也沒有投入太多的精力在檔案管理方面進行改革，但是我們不難發現近年來事業單位的檔案管理問題層出不窮，而且很多問題都是歷史遺留的，一直沒有改進，所以檔案管理一直沒有進步，也沒有好的發展。
一、事業單位檔案管理的范圍
第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級下發的文件，本單位發出的文件，各部門的工作計劃、總結等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業單位行政工作的主要內容。對于上級的檔案文件一般會下發給部門進行學習貫徹，比如針對十的召開，開展一些關于學習十精神的演講比賽或者相關活動的通知等都屬于上級文件；本單位的文件比如說針對上級文件我們單位自己將要組織什么樣的對應活動，或者為了提高單位工作人員的素質，促進工作更好地開展，單位進行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計劃或者總結之類的內容是總體衡量一個部門、一段時間工作得失的一個標準，各單位根據自己的不同情況不定時間的要求部門編寫工作總結或者針對前一陣的部門發展撰寫下一階段的工作計劃，這是讓部門工作不斷完善、不斷進步的一種方式，也是我們事業單位行政檔案的一部分，還有一些信函會議記錄，這都是對單位發展的一種監測監督。
第二部分是人事檔案管理。這里面的內容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉調或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經查有不屬實的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當我們說起檔案，一部分人僅認為是個人檔案。
第三部分是財務檔案管理。事業單位不同于行政單位，所以財務管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財務檔案中包含有日常的財務支出憑證，每一次財務支出的目的、用途、金額等內容都要做好全面的記錄，也要有相關的發票等作為支出用途的依據；還有各種財政收入，每一筆款項從何而來都要做好詳細記錄；對年度預算、預算調整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財務總結預算工作的依據；年度季度的財務分析報告也是財務檔案的重要內容，通過財務分析了解財務使用效率，還有諸如繳納的各種社會費用、收支的立項計劃和執行情況等，總之，單位的一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業單位的財務檔案。
第四部分是業務檔案。這里主要內容就是業務學習、業務考核、業務會議記錄等內容，像現在每年都會進行的事業單位招考就屬于業務范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業務檔案，還有單位組織進行的業務培訓，因業務需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業務檔案管理的重要內容，這些屬于業務范疇的工作內容，有關資料的記錄就是以后類似工作的一個依據參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內容。
二、事業單位檔案管理問題
首先，檔案管理混論，沒有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個人最為重要的證明，很多單位對其重要性并沒有認識到。很多事業單位檔案管理混亂，比如說我們現在每年都會有地方的事業單位招考，這時候大批的人才被招進事業單位，但是問題在于很多單位并沒有及時地進行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現象還稍微好一些，對招進的人才能夠及時了解調查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區比較偏遠的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時常存在。
其次，檔案管理員素質不高，缺少專門的檔案管理專員。檔案管理看似簡單，其實蘊含著豐富的學問，但是現在我們看來，很多的事業單位沒有專門從事檔案管理的專員，在進行事業單位考試的時候檔案管理員一欄的專業限制很多都是不限，而且大多數事業單位沒有意識到應該派專門人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業單位的檔案管理人員素質較低，缺少專業性。
第三，事業單位檔案管理制度落后，并且缺少科學性和技術性?，F在單位發展注重效益，辦公室、財務部才是主要的改革發展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會認為，檔案管理就是簡單的存檔調動，但是檔案管理的過程步驟卻是非常重要、周全的，一個環節出現錯誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學技術在各行業都有應用，但是在事業單位的管理部門卻沒有很好地利用起來，檔案入網、跟隨記錄這些都沒有做到位，所以龐雜的檔案也就得過且過地管理著，沒有形成很好的制度體系。
第四，對檔案管理的重要性沒有認識到位，思想態度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來說，涉及到國家政府部門的文件方針；從微觀來說，有各自單位的文件和人事檔案。國家政策方針關系到國家發展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個人來說，每個人的檔案就是自己人生經歷的一個證明，如果這個證明出了問題后果將不堪設想。不論從哪個角度來說，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒與對此有所重視。筆者認為態度決定一切，正是因為單位中沒有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實，這樣就使得檔案工作長期處在被忽略的狀態下，工作人員也是應付了事，長此以往檔案管理就會陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴重后果總有一天也會接踵而至。
三、如何促進事業單位檔案管理的更好發展
（一）加強制度化管理，促進事業單位檔案管理的有序發展
“檔案管理是整個行政事業單位協調、有序、高效運行的有效保證。”〔1〕制度是任何單位正常運轉的保障之一，沒有規矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。其次，對于一些轉調人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉走檔案的轉接制度，保證檔案在轉接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環節沒有監管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時應該檢查好檔案內容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規范，規范檔案管理行為。
（二）提高檔案管理人員素質，提高檔案管理質量
管理人員的素質是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。在招聘的時候，事業單位應該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業化；另外，單位人員在安排崗位時，要認識到檔案管理的職位不是隨便一個人就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運行。比如說，檔案一般是紙質的形式存在于檔案館內，我們在進行檔案管理的時候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應該由專業人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質是十分必要的。
（三）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現代科技接軌
“計算機網絡技術的飛速發展和廣泛運用使檔案信息管理逐漸邁入了現代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發展創造了契機?！蔽覀儜撟⒁庾屖聵I單位的檔案管理入網，并且單位之間可以結成全部事業單位的整體檔案網絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調動檔案轉接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。比如，現在很多企業投資讓云技術進入檔案管理領域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進入檔案管理是一個發展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結合才能促進檔案管理的優質發展。
（四）提高思想意識，重視檔案管理
各事業單位尤其是單位領導應該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會議上，應該適時對檔案管理的方式方法、遇到的問題等內容進行討論，共同解決問題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上。可以成立專門的檔案管理負責領導班子，定期對檔案室的有關情況進行調查了解，及時發現問題、解決問題。對于提高管理的一些可行性方案，領導應給與足夠的支持與肯定，加強檔案室硬件管理，定期對檔案管理工作作出考核評定，在全單位樹立起重視檔案管理的意識和作風。
我們通過上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問題，這些問題并不是太大的問題，但是時間太久又遲遲沒有改進所以改變起來會有一些阻礙，但是我們根據這些情況提出了建議措施。如果事業單位能夠進行一番大刀闊斧的改革，事業單位的檔案管理會有一次大的進步，也可以為以后的檔案管理發展提供更好的環境和基礎。
〔參 考 文 獻〕
〔1〕安曉莉.試論事業單位檔案管理信息化的建設與發展〔J〕.現代商業，2011，（18）.
〔2〕史毓，王愛珍.事業單位人事檔案的信息化管理〔J〕.現代營銷：學苑版， 2011，（06）.
〔3〕程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析〔J〕.科技創新導報，2011，（20）.
畜牧檔案管理工作存在的問題
有些畜牧單位檔案移交沒有主動性，多次催交也不見效果，給檔案保管保護帶來嚴重后患，也致使檔案查閱利用不便。檔案人員不穩定，素質有待提高。個別畜牧單位檔案人員經常變化，特別是一些基層單位檔案人員的變化頻繁，檔案人員需要較長的熟悉、適應過程，不利于檔案工作的深入開展；個別畜牧單位人員變換中工作交接不規范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調查、工作創新上不夠。檔案經費投入少，保管保護條件差。由于受資金的限制，加之領導重視不夠，相當一部分畜牧單位檔案基礎設施不完善，保管條件差，特別是部分畜牧基層單位檔案室不僅面積小，而且堆放其他物品，不是單獨的檔案室，根本不具備檔案“八防”的要求，不利于檔案的管理與利用，檔案現代化管理是一句空話，尤如紙上談兵。檔案管理混亂，制度不健全。很多畜牧單位檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式，執行不嚴。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，借出的檔案不履行借閱手續，時間一長檔案資料就不知去向，檔案丟失現象時有發生。檔案利用率低，未發揮應有作用。畜牧檔案在利用率上很低，檔案資源整合能力較弱。目前，畜牧基層單位對檔案資源主要用于提供近幾年領導決策的工作總結，提供制定各種工作措施，涉及的內容單一，并沒有真正的把檔案資源合理利用，總結出一套行之有效的開發利用方法。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，在檔案資源的利用上，極大規模地實現時效性、綜合性的特征。
畜牧檔案工作發展的對策和建議
進行分類立卷歸檔，確保畜牧檔案工作健康有序開展。強化領導，明確責任。切實加強檔案工作的領導，依法把檔案事業發展列入畜牧單位的發展規劃中。納入目標管理，列入領導工作議事日程，提高檔案工作在各單位的地位，與其他工作同部署、同考核、同獎罰，切實解決檔案工作中所必需的人力、物力、財力等實際問題，在思想上引起高度重視，在行動上由被動變為主動，由應付了為常規工作，確保檔案工作步入正常發展軌道。把握重點，規范管理。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點，是做好檔案工作的基礎，是檔案工作的中心。在畜牧文件材料的歸檔及管理中要把好文件材料收集關，確保文件材料的齊全完整，把好文件材料整理關，確保文件材料歸檔規范，把好文件材料管理關，防止畜牧檔案的損毀和丟失，確保畜牧檔案的真實性和可靠性，把好文件保密關，保證檔案的內容不泄密。重視安全，確保檔案萬無一失。加大對檔案室投入，增加需要的安全設施設備費、檔案裝具設備購置費、檔案日常保管保護費，把檔案安全列入工作目標管理，列入安全工作檢查項目，每年檢查幾次，適時通報，落實檔案安全工作。通過先進的辦公自動化設施，確保畜牧檔案管理的現代化，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。建好隊伍，增強素質。明確領導分管，配備政治思想好、事業心強、能熟練掌握檔案專業知識的人擔任，并注意保持人員的相對穩定。要不斷強化檔案知識業務培訓，外出參觀學習，開闊畜牧檔案人員的視野，增強政治理論素質和業務素質，培訓中用理論聯系實際，看示范，有針對性，能使檔案人員聽得懂、學得會，能獨立完成單位歸檔文件整理工作，要把畜牧檔案立卷管理工作列入每年的工作計劃目標，認真貫徹執行檔案工作的法律、法規，規范檔案工作業務建設。
本文作者：張麗娟工作單位：吉林省梨樹縣畜牧總站
1.1管檔意識淡薄：
目前，在醫院中普遍存在重視醫療業務的發展，卻輕視人事檔案管理的現象，對人事檔案信息進一步開發利用的重要性認識不足，認為人事檔案沒有多大作用，大部分職工檔案管理意識淡薄，不了解檔案的作用，甚至認為只要不調離醫院，檔案可有可無。
1.2管理方法滯后：
在調研中我們發現，當前許多醫院尚未見適應本單位的人事檔案管理制度。且在醫院目標管理考核中，也未將干部人事檔案管理工作納入考核中；許多醫院人事檔案管理仍停留在手工管理檔案的階段，沒有配備計算機進行信息錄入并建立數據庫進行數據檢索、分析利用。
1.3內容不規范：
在調研中我們發現，許多醫院的人事檔案的內容存在不規范的現象，如缺少履歷表、入黨登記表等，有些檔案填寫隨意，并且存在信息不真實的現象，使檔案材料缺乏可靠性;有些檔案材料因歸檔不及時造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規范性、系統性。
1.4缺乏高素質的人事檔案管理人員：
醫療機構人事檔案工作崗位上的管理人員大多是中途轉行或兼職管理檔案的非專業人士，知識結構不平衡，學歷、職稱較低，缺乏必要的人力資源管理專業知識，對行政管理、醫院工作不熟悉，一般只能應對簡單的收集和裝訂工作，難以勝任新時期的檔案管理工作。
2如何做好醫院人事檔案管理
2.1加強人事檔案收集與豐富檔案內容
醫療服務機制改革加快了醫院現代化建設，使得醫院內部管理工作面臨著全新的調整，這些促進了人力資源管理工作的優化配置。醫院作為社會醫療服務中心，能夠為廣大患者提供多方面的醫療保障，加快了新時期醫院服務管理水平的提升。人力資源作為醫院改革的重要內容，其應當受到廣大醫院的高度重視，并且采取對應的人事檔案工作機制。為了適應可持續發展戰略的需求，醫院要重新整頓內部人事檔案管理機制，改變早期守舊的操作流程，從檔案信息收集開始提供可靠的保障機制。一般情況下，只要患者入院救治就應該對其進行資料跟蹤收集，并且建立數字化檔案作為信息資源庫，方便日后對患者治療情況的檢查。考慮到醫院每天患者的流動性較大，人事檔案材料收集工作也會面臨很多的難度，這就要求醫院注重各項科學技術的靈活應用，尤其是計算機辦公自動化要融入檔案資料處理工作，這些都依賴于人事檔案管理的創新改革。比如，檔案工作人員要定期檢查所收集資料的真實性，并且對產生新資料進行有效的補充，進而改善醫院檔案工作的合理化整編。
2.2切實維護人事檔案的真實性和準確性
長期以來醫院注重內部醫療工作的改革調整，對人事檔案資料工作沒有給予足夠的關注，導致人事管理工作處于落后水平，一些重要的人事資料未能得到充分利用。人事科是醫院日常辦公的主要部門之一，關系著醫院內部人力資源調配與控制工作的執行情況，若人事管理不當則會影響到人事工作的有序開展。醫院人事檔案管理應考慮信息資料的真實性及可靠性，嚴格禁止虛假信息的收錄與使用，避免對醫院工作造成不利的影響。比如，對剛剛建立的人事檔案資料，應堅持對原始信息的審核與考察，保證數據資料的有效利用率。若檢查要人事信息與實際情況不符，應重新審查且調整信息。
2.3加強人事檔案的動態管理
人事檔案管理是醫院常規化經營的重要內容，注重認識管理有助于提升內部人力資源的有效利用率，加快新一輪醫療服務機制的優化改革?；谙冗M理念指導下，醫院內部管理模式有了更多的轉變空間，尤其是在內控管理體系日趨成熟的背景下，人事檔案管理也有了新的轉變，這些都依賴于動態管理思想的融入。所謂動態管理是相對于靜態管理而言，早前醫院堅持靜態管理而處于被動狀態，人事檔案管理工作一直保持原有的工作模式，這大大影響了整個醫院人事信息的處理效率。為了改變舊管理模式的作業成效，以動態管理思想為指導理念，強化人事檔案的管理策略，對醫院內部調控具有多項指導意義。首先，醫院要從觀念上認可動態管理的應用價值，對醫院辦事工作流程執行動態化管理方案，解決早期內部管理工作存在的缺陷，建立更加多元化的人事檔案管理對策；其次，人事部門要盡快適應動態管理作業的要求，提供切實可行的辦事管理機制，加快動態管理模型的創建與實施，解決醫院內部辦公作業存在的種種弊端。例如，人事部門要積極調整原有的資料管理方案，人事信息收集、處理、考評、存儲等方面優化，保證每一項數據信息資源都能得到充分的利用。
2.4加強人事檔案信息化管理
科學技術是推動人事檔案工作改革的技術保障，以信息科技為辦公中心件禮品現代化管理模式，這是檔案信息化管理的必然趨勢。醫院要定期引入計算機設備作為調控中心，對數據資源實施可靠的調配制度，進而強化人事檔案管理工作的總體效率，維持了各項人事信息的自動化配置，實現了人事檔案管理的創新改革。現在我們通過計算機實現信息管理自動化和網絡化，使人事信息由傳統的手工處理方式轉變成計算機處理方式，逐步實現個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內涵，以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息可以對部門和個人開放，并開展網上服務業務，如查詢、搜索和評價等功能。這樣不僅能增加人事檔案管理工作的透明度，而且還能開發和利用人事檔案信息資源，為醫院發現人才、培養人才和使用人才提供重要信息。
2.5加強衛生技術人員專業檔案管理
