時(shí)間：2023-06-07 09:11:23
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科技檔案的管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1.科技檔案收集與管理的重要性
科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究中形成的具有一定價(jià)值的科研項(xiàng)目、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等檔案，是具有保存和參考價(jià)值的科學(xué)技術(shù)資料，對(duì)本單位的發(fā)展起著重要的作用。
1.1科技檔案是科技活動(dòng)的真實(shí)記錄
科技檔案反映了一個(gè)單位的科研、生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，是科研、生產(chǎn)發(fā)展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動(dòng)結(jié)晶。它能為科技人員在進(jìn)行管理、科技決策、技術(shù)交流、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、推廣應(yīng)用等方面提供信息和依據(jù)。科技檔案是寶貴的無形資產(chǎn)，蘊(yùn)藏著巨大財(cái)富，它在產(chǎn)品制造、設(shè)備維修、設(shè)施擴(kuò)建中為工程技術(shù)人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。同時(shí)，它還能促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展，提高知識(shí)創(chuàng)新能力，新產(chǎn)品開發(fā)能力和同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內(nèi)容
檔案法中明確規(guī)定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供、利用等環(huán)節(jié)，其中收集是第一環(huán)節(jié)。由此可見，強(qiáng)調(diào)對(duì)產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集、集中統(tǒng)一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會(huì)和諧、為科學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。
2.科技檔案收集與管理存在的問題
2.1對(duì)科技檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠
目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動(dòng)的收集狀態(tài)，檔案資料的上交不及時(shí)，收集不齊全的情況較為普遍。倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統(tǒng)一，不能為科技檔案工作的進(jìn)一步開展打下良好的基礎(chǔ)，就會(huì)影響和制約檔案工作的開展，勢(shì)必會(huì)影響整個(gè)單位發(fā)展的效率與效益。
2.2沒有法制意識(shí)和長(zhǎng)期規(guī)劃
由于對(duì)科技檔案收集和管理工作沒有法制意識(shí)和長(zhǎng)期規(guī)劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對(duì)檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動(dòng)的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動(dòng)性。目前，我所還沒有形成完全主動(dòng)歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項(xiàng)檔案部門的工作，僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)而匆匆歸檔。
3.做好科技檔案收集與管理工作的意義
3.1增強(qiáng)檔案意識(shí)，做好收集管理工作
要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，檔案工作人員和科技人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》。《檔案法》中規(guī)定，“對(duì)國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。這就從法律上明確了應(yīng)該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統(tǒng)完整。檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動(dòng)地做好科技檔案的收集與管理工作。檔案工作是伴隨著科研工作而進(jìn)行的企業(yè)主動(dòng)行為，因此，要以主動(dòng)的服務(wù)來促進(jìn)檔案收集工作的進(jìn)行，以跟蹤服務(wù)來保證收集工作的高效完整、統(tǒng)一真實(shí)。
3.2建立專兼職檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，敦促檔案產(chǎn)生部門歸檔
《檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，以維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。這個(gè)原則是我國多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的積累與總結(jié)，也是被檔案工作實(shí)踐證明是行之有效的，必須全面理解，認(rèn)真落實(shí)。要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，有穩(wěn)定的檔案職能機(jī)構(gòu)，建立一支人員結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊(duì)伍。把檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)到科技檔案形成的各個(gè)部門，在這些部門設(shè)置兼職檔案員，并將其進(jìn)行培訓(xùn)，使他們成為部門檔案收集工作的實(shí)行者和監(jiān)督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)。
3.3加強(qiáng)科技檔案活動(dòng)全過程的收集與管理工作
科技活動(dòng)是長(zhǎng)期、連續(xù)不斷進(jìn)行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進(jìn)的發(fā)展中不斷產(chǎn)生的。科技資料在科研工作的早期對(duì)科技檔案管理具有較大的可塑性。因此，為了提高科技檔案收集工作的質(zhì)量，在項(xiàng)目開展工作之際，應(yīng)及時(shí)地將科技檔案管理要求傳達(dá)到各級(jí)科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。
科研工作的最終目的是將科研轉(zhuǎn)入生產(chǎn)。這一階段應(yīng)重點(diǎn)做好科研總結(jié)、使用說明書、成果照片、成果申報(bào)表、鑒定證書，以及課題論證報(bào)告等的收集工作。這樣，由于文件資料產(chǎn)生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應(yīng)及時(shí)主動(dòng)、有目的、有計(jì)劃地按照工程、項(xiàng)目的進(jìn)度做好文件材料的收集工作。
因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責(zé)，落實(shí)到人。檔案部門在整個(gè)工作過程中要發(fā)揮指導(dǎo)監(jiān)督作用，在保證文件完整的同時(shí)，努力使所收集的文件材料質(zhì)量達(dá)到最好。
3.4做好科技檔案的集中統(tǒng)一管理，保證檔案的完整齊全
維護(hù)科技檔案的完整與齊全，是科技檔案管理的首要任務(wù)。維護(hù)檔案的準(zhǔn)確性，必須從加強(qiáng)管理入手，建立健全科技檔案的更改補(bǔ)充制度，加強(qiáng)科技檔案質(zhì)量的鑒別工作，保證科技檔案的準(zhǔn)確性。對(duì)庫房里的檔案進(jìn)行科學(xué)分類，系統(tǒng)排列，對(duì)每個(gè)科研項(xiàng)目的科技文件進(jìn)行整理立卷，正確編著目錄，保證科技檔案的系統(tǒng)化。為確保科技檔案的安全，應(yīng)加強(qiáng)科技檔案的安全措施，建立檔案的保密制度，提供必要的防護(hù)措施。
關(guān)鍵詞：科技計(jì)劃項(xiàng)目；檔案；信息資源；管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2014年2月27日
實(shí)施國家科技計(jì)劃項(xiàng)目是我國政府支持重大科技研發(fā)活動(dòng)的主要形式，是推動(dòng)我國科技進(jìn)步、提升我國自主創(chuàng)新能力的重大舉措，科技計(jì)劃項(xiàng)目也正在以前所未有的方式與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、環(huán)境等諸多因素更加緊密地結(jié)合在一起。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為記錄科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施過程的資料，是重要的科技信息儲(chǔ)備資源，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理，是發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息資源的前提條件，也是進(jìn)一步提升科技管理工作水平，完善科技檔案管理體系的重要途徑。
一、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理工作的重要性
科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技檔案的重要組成部分，開展科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的研究，是為了獲得理論和技術(shù)方法成果，促進(jìn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作不斷進(jìn)步。同時(shí)，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作也是國家科學(xué)技術(shù)管理工作和國家檔案事業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是建設(shè)和發(fā)展科技檔案事業(yè)的重要部分。
（一）有利于增強(qiáng)各部門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理意識(shí)。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案記載和反映了科技計(jì)劃項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)的全部過程和具體成果，是項(xiàng)目科研人員的勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔材料一般包括研究課題的可行性論證材料、申請(qǐng)立項(xiàng)材料、立項(xiàng)后各階段的試驗(yàn)原始記錄材料、最后的總結(jié)報(bào)告、成果報(bào)告、成果鑒定、成果推廣示范和反饋信息材料等。加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理，有利于建立健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系，及時(shí)查缺補(bǔ)漏，完善科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，增強(qiáng)各部門和科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)者的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，從源頭上保證項(xiàng)目檔案的完備性。
（二）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技計(jì)劃管理的重要內(nèi)容。從科技計(jì)劃管理的角度看，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理，強(qiáng)化并拓展了科技計(jì)劃項(xiàng)目管理鏈條上項(xiàng)目的驗(yàn)收工作內(nèi)容，有利于積累和豐富科技檔案資源，也強(qiáng)調(diào)了科技計(jì)劃管理工作中的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的重要性。
（三）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是國家科技計(jì)劃管理的依據(jù)。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是在科技計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收和成果轉(zhuǎn)化整個(gè)過程中產(chǎn)生的，是科技計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行過程中的真實(shí)記錄和可靠的信息來源。因而，它為科技計(jì)劃項(xiàng)目的全生命周期管理提供了及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，成為對(duì)國家科技計(jì)劃執(zhí)行、管理、監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。完整、真實(shí)的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息將有助于加強(qiáng)對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目全過程管理科學(xué)性、準(zhǔn)確性。
（四）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案易于規(guī)范，對(duì)科技檔案管理具有較強(qiáng)的示范性。科技計(jì)劃項(xiàng)目是圍繞一個(gè)具體研究目標(biāo)，展開的相對(duì)獨(dú)立的科研活動(dòng)，從申請(qǐng)立項(xiàng)、項(xiàng)目研發(fā)到項(xiàng)目驗(yàn)收是一個(gè)完整的科技過程。而且，項(xiàng)目研究目的明確、研究范圍清楚、研究過程容易區(qū)別等特點(diǎn)，使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理相對(duì)單純，具有良好的過程控制與實(shí)施的條件。而且，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理與其他科研管理的共性多、密切相關(guān)，便于其他科技檔案工作借鑒，具有較強(qiáng)的示范性。
（五）發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息價(jià)值的重要保障。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，在科技研發(fā)過程中，檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用已經(jīng)引起社會(huì)各界的高度關(guān)注，檔案信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案記錄了科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施的完整過程，包含有大量有價(jià)值的科技信息。做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，才能充分發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案潛在的科技信息價(jià)值和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，為進(jìn)一步支撐國家科技發(fā)展提供重要支撐。
二、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理中存在的突出問題
由于我國政府層面沒有專門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門和相關(guān)的法規(guī)，導(dǎo)致科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理問題突出。
（一）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系不健全。目前，我國對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理主要是依托科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的組織架構(gòu)來實(shí)現(xiàn)的。各類科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案分類、分部門管理，不同的科技計(jì)劃項(xiàng)目有不同的檔案管理辦法，國家層面沒有出臺(tái)統(tǒng)一的國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法，未建立完善的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系。實(shí)際上對(duì)各類科技計(jì)劃項(xiàng)目的檔案采取的是“獨(dú)立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科學(xué)技術(shù)委員會(huì)已經(jīng)出臺(tái)了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)性文件，北京市科學(xué)技術(shù)委員會(huì)還建立了專門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案館，專門管理北京市各類科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源。
（二）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的歸檔意識(shí)淡薄。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集歸檔是當(dāng)前各部門科研檔案管理工作中存在的突出問題。首先，各科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)項(xiàng)目檔案的管理工作重視不足。一些項(xiàng)目承擔(dān)單位沒有專門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的部門和工作人員，導(dǎo)致在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中對(duì)檔案的收集管理工作給予足夠的重視。其次，在科技計(jì)劃項(xiàng)目研究過程中，多數(shù)科研工作者重視從事科學(xué)研究，重視科研成果的發(fā)表與獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)，對(duì)項(xiàng)目檔案資料的整理和積累重視程度明顯不足。許多科研工作者認(rèn)為科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔是科技檔案管理部門的工作，與自己從事的科研工作無關(guān)緊要。有些科研工作者為了研究團(tuán)隊(duì)的榮譽(yù)和利益，再加上管理部門的缺位，很多項(xiàng)目檔案資料被科研人員當(dāng)作個(gè)人資源保管，甚至尋找各種借口拒絕歸檔。這給國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集和歸檔工作帶來很大困難。
由于上述問題的普遍存在，嚴(yán)重影響了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的完整性、系統(tǒng)性。
（三）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式落后。由于管理體系不健全，各方面的投入和支持力度不夠，導(dǎo)致當(dāng)前科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理主要局限于科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案實(shí)體的收集、加工整理、保管，而對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的信息化管理相對(duì)薄弱，導(dǎo)致大量的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源沒有實(shí)現(xiàn)信息化，這也嚴(yán)重約束了檔案資源的開發(fā)利用。
（四）定密范圍不準(zhǔn)確，影響了知識(shí)產(chǎn)權(quán)效益的發(fā)揮。在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理過程中，把科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案保護(hù)與利用對(duì)立起來的問題十分普遍。過分強(qiáng)調(diào)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的技術(shù)性，擔(dān)心項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用會(huì)泄漏技術(shù)秘密，導(dǎo)致定密范圍擴(kuò)大。把本可以公開利用的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案加以保密，應(yīng)該解密的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案沒有及時(shí)解密，把科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案長(zhǎng)期擱置在庫房而不充分開發(fā)利用，這樣不僅造成了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在管理和利用過程的知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失現(xiàn)象，也導(dǎo)致項(xiàng)目檔案保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)的憑證作用得不到實(shí)現(xiàn)，影響了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為一種有價(jià)值的科技資源的開發(fā)利用。
三、加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理的建議
健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系，是科學(xué)地管理科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案，保證及時(shí)、有效地提供科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息的關(guān)鍵。
（一）健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理制度。制度建設(shè)是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作走向規(guī)范化、科學(xué)化的重要保障。首先，宏觀層面上，國家科技管理部門應(yīng)建立專門的國家科技計(jì)劃?rùn)n案管理部門，專門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，指導(dǎo)各相關(guān)部門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作，出臺(tái)專門的法律、法規(guī)；其次，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)在上級(jí)科技主管部門及科技檔案工作主管部門領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)《檔案法》和有關(guān)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法，結(jié)合科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施和科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)際需要，針對(duì)性的出臺(tái)《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法》及《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》，明確科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求，確定責(zé)任單位、責(zé)任人范圍。
為確保科技計(jì)劃項(xiàng)目材料完整歸檔，項(xiàng)目課題組和科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)各盡其責(zé)，完善科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集制度。實(shí)行課題組歸檔責(zé)任制，科技計(jì)劃項(xiàng)目課題組負(fù)責(zé)人要在課題組成員中指定人員負(fù)責(zé)科研檔案的收集和管理工作，按照科研工作程序，確保科研各階段成果材料的完整性。明確在科技計(jì)劃項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收環(huán)節(jié)，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔的完整性將作為一個(gè)重要的考察因素，待與科技計(jì)劃項(xiàng)目相關(guān)的所有檔案資料按規(guī)定歸檔完畢，經(jīng)科技計(jì)劃?rùn)n案管理部門驗(yàn)收合格并出具相關(guān)證明材料后，整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收工作才算完成。否則不能核準(zhǔn)一個(gè)科技計(jì)劃項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收工作，并追究相關(guān)單位和負(fù)責(zé)人的責(zé)任。
科技管理部門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔工作的人員，應(yīng)嚴(yán)格按照國家各相關(guān)部門制定的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理制度認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目的跟蹤管理，確保各課題組分散形成的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資料及時(shí)、完整地移交科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門。
（二）開展專題培訓(xùn)，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的系統(tǒng)性
第一，針對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員進(jìn)行培訓(xùn)。各級(jí)科技管理部門要配合科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門組織項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，讓項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員明確自己在整個(gè)項(xiàng)目檔案管理過程中所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員的歸檔意識(shí)。
第二，針對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。專業(yè)的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的核心要素。國家科技管理部門應(yīng)舉辦國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人員專題培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在收集、整理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的特殊要求，提升科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作人員的專業(yè)水平。通過培訓(xùn)逐步建立一支業(yè)務(wù)水平高、檔案管理意識(shí)強(qiáng)、能夠掌握開發(fā)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案先進(jìn)技術(shù)的專業(yè)管理人才隊(duì)伍，提升項(xiàng)目檔案管理水平，優(yōu)化科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式。
（三）加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的科學(xué)化管理。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作的科學(xué)化是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使項(xiàng)目檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動(dòng)化方向邁進(jìn)了一大步。科學(xué)化是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作科學(xué)管理的重要手段，將有利于在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理中形成一系列的科學(xué)化的管理制度。
科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化，主要是國家通過制定和實(shí)施各項(xiàng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作有統(tǒng)一的規(guī)范，以便采用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，逐步提高科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和項(xiàng)目檔案開發(fā)利用的現(xiàn)代化水平，為科研工作者迅速、準(zhǔn)確地提供科技信息。
科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案部門提供的不只是紙質(zhì)檔案，還有大量的電子文檔。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作者要具備能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠快速收集信息，安全保護(hù)信息和及時(shí)準(zhǔn)確提供信息的能力。廣、快、精、準(zhǔn)是信息化社會(huì)的科研工作對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息需求的基本特點(diǎn)，為滿足這一需求，在很大程度上還必須借助于先進(jìn)的技術(shù)手段。運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段管理科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的必然趨勢(shì)。
（四）科學(xué)、合理地確定科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的秘密等級(jí)。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案進(jìn)行保管并提供利用時(shí)，檔案管理人員要對(duì)整理好的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類。在實(shí)際管理工作中，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人員嚴(yán)格劃清項(xiàng)目檔案中非密檔案與檔案界限，再根據(jù)其不同特征和開放程度，對(duì)不同級(jí)別、不同需求的利用者確定與之相適應(yīng)的利用范圍，制定相應(yīng)的管理辦法。結(jié)合實(shí)際，劃分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等不同的密級(jí)，明確規(guī)定使用范圍。的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案都應(yīng)加蓋密級(jí)標(biāo)記，以便與一般檔案區(qū)別開來，列入控制使用的范圍。同時(shí)，對(duì)超過規(guī)定保密期限的，按照相關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源，從而使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在后期的開發(fā)利用過程中，既能充分體現(xiàn)它的科技信息價(jià)值，又能防止密級(jí)檔案泄密事件的發(fā)生。
四、結(jié)語
國家科技計(jì)劃項(xiàng)目對(duì)于推動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國家科技進(jìn)步發(fā)揮著重大作用，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案具有能夠及時(shí)保存科技信息的優(yōu)勢(shì)。為此，必須高度重視國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理工作，加強(qiáng)國家科技信息資源的積累，為我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展提供完整、可靠的信息資源。同時(shí)，必須清楚整個(gè)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理工作涉及到國家科技管理部門、科技計(jì)劃實(shí)施單位和相關(guān)科研人員，要做好國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，不僅需要國家科技主管部門給予高度重視，更需要科技計(jì)劃項(xiàng)目的各管理和實(shí)施主體的共同參與和支持。
主要參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】科技檔案；管理；信息化
由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。
一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的就跟經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)
企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對(duì)企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營(yíng)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)在國內(nèi)外市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。
很多企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了IP市場(chǎng)風(fēng)雨變換的考驗(yàn)，以“抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號(hào)，已實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。更多更快地收集、整理、傳遞有價(jià)值的信息，為很多企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為很多企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。很多企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長(zhǎng)期的全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動(dòng)態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。
三、科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程
科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技計(jì)劃（資金）管理，包括科技項(xiàng)目計(jì)劃，青年科技促進(jìn)費(fèi)項(xiàng)目計(jì)劃等；二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報(bào)、評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場(chǎng)等；三是負(fù)責(zé)專利管理，包括申報(bào)、統(tǒng)計(jì)、實(shí)施等；四是負(fù)責(zé)計(jì)量管理，包括計(jì)量升級(jí)、貫徹執(zhí)行計(jì)量法、計(jì)量認(rèn)證與認(rèn)可、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計(jì)量站管理等；五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報(bào)、評(píng)審、發(fā)表、獎(jiǎng)勵(lì)等；六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等；七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計(jì)工作；八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，很多企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個(gè)方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是很多企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。
科技管理系統(tǒng)、科技計(jì)劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)、計(jì)量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評(píng)審專家?guī)臁⒖萍汲晒麑＜以u(píng)審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計(jì)功能。
推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對(duì)科技檔案的需求。
科技檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。
四、科技管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理
1.科技計(jì)劃管理系統(tǒng)。
科技計(jì)劃管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計(jì)，利用先進(jìn)的三層體系結(jié)構(gòu)（BAS），應(yīng)用JAVA技術(shù)開發(fā)，符合J2EE標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)大的企業(yè)級(jí)資源管理平臺(tái)，是建立并實(shí)施ERP的核心。科技計(jì)劃管理的主要功能包括：對(duì)基層、省公司和發(fā)很多企業(yè)的科技計(jì)劃進(jìn)行分類查詢，按項(xiàng)目類別，負(fù)責(zé)單位對(duì)資金分配的統(tǒng)計(jì)，設(shè)備的購置計(jì)劃，科技計(jì)劃草稿，科技計(jì)劃的上報(bào)等。該系統(tǒng)運(yùn)行以來，通過信息網(wǎng)絡(luò)完成計(jì)劃上報(bào)與下達(dá)、項(xiàng)目申請(qǐng)若干個(gè)。
2.計(jì)量管理系統(tǒng)。
計(jì)量管理主要包括：基層單位申報(bào)計(jì)量室認(rèn)證資料、基層單位計(jì)量管理資料信息采集與查詢等。
3.全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)。
全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)、基層單位上報(bào)QC成果、QC成果評(píng)審結(jié)論及上報(bào)QC成果，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化編寫模板等。
4.科技成果和專利管理。
科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報(bào)科技成果、科技成果匯總維護(hù)、基層單位上報(bào)專利、篩選申報(bào)科技進(jìn)步獎(jiǎng)項(xiàng)目、基層單位返回科技進(jìn)步獎(jiǎng)推薦書、匯總上報(bào)科技進(jìn)步獎(jiǎng)推薦書、科技成果專利統(tǒng)計(jì)及收集科技成果推廣項(xiàng)目申請(qǐng)書等。
5.科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。
統(tǒng)計(jì)是科技檔案工作的一個(gè)組成部分，基本任務(wù)是對(duì)檔案工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、分析、監(jiān)督，以計(jì)量化的管理，科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的所有報(bào)表均采取網(wǎng)上電子報(bào)表形式。對(duì)各類統(tǒng)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)用化。基層單位可以錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、修改、打印。
在科技管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中，不僅實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理，同時(shí)涌現(xiàn)出大量的新技術(shù)、新成果服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動(dòng)其他新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，科技檔案信息化的實(shí)現(xiàn)也一定能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：科技檔案；現(xiàn)代化管理； 對(duì)策
Abstract: scientific and complete, standard file management, not only for scientific and technological personnel of labor one kind of affirmation and recognition, also for future research and played a reference, inheritance and development role. Therefore, explore the modernization of the science and technology archives management has the extremely vital significance. The paper describes the importance of modern science and technology archives management, on the basis of analysis of the present situation of system science and technology archives the problems existing in the management and analytical thinking and Suggestions.
Keywords: technology archives; Modern management. Countermeasures
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
l 科技檔案現(xiàn)代化管理的重要性
科技檔案，是科技人員在科學(xué)技術(shù)研究和生產(chǎn)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其現(xiàn)代化管理具有非常重要的意義。主要表現(xiàn)在：
1．1 檔案是機(jī)關(guān)、單位和個(gè)人科技活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的知識(shí)形態(tài)存在的歷史記錄檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機(jī)關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。
1．2科技檔案是科技工作者辛勤勞動(dòng)的成果以及科技思想結(jié)晶，具有數(shù)量大、科技含量高、利用率高、效益明顯等特點(diǎn)科技檔案是從事科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等工作活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔保存的重要技術(shù)文件材料(包括圖紙、圖表、照片、影視片、多媒體、技術(shù)總結(jié)材料和重要運(yùn)算數(shù)據(jù)等)。它是國家全部檔案的組成部分，是今后科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)工作的重要依據(jù)和必要條件。
1．3科技檔案的保管和開發(fā)利用為科學(xué)研究、新技術(shù)開發(fā)以及生產(chǎn)活動(dòng)的不斷發(fā)展提供了可靠的依據(jù)，是科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的重要形式和手段科技檔案資料是生產(chǎn)和科研活動(dòng)中不可缺少的重要組成郝分，科技檔案資料的利用被人稱為科研的必要?jiǎng)趧?dòng)，有時(shí)它貫穿某項(xiàng)生產(chǎn)和科研活動(dòng)的始終，和直接的生產(chǎn)和科研活動(dòng)密不可分。
1．4科技檔案是實(shí)現(xiàn)信息傳遞進(jìn)行技術(shù)交流的工具
大到各個(gè)國家、地區(qū)，小到各個(gè)不同領(lǐng)域的集團(tuán)、公司，無不對(duì)科技檔案的信息交流給予極高的重視。很多地方都成立了大大大小小的科技信息交流中心，并由專人負(fù)責(zé)科技檔案的收集、整理以至跨國、跨省、跨地區(qū)的信息交流。
2其存在的問題分析。
由于缺乏專職管理人員對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地管理，致使檔案材料在頁碼編號(hào)、檔案排序及材料分類、入庫等環(huán)節(jié)上存在著許多不足之處。主要表現(xiàn)在：
2．1檔案材料頁碼編號(hào)及書寫位置不規(guī)范。
2．2檔案材料移交混亂。
2．3檔案材料分類不清。
科技檔案資料不完整原因主要包括：一是科研部門對(duì)材料的收集不完整、不及時(shí)；二是科技人員外出參加各種學(xué)術(shù)交流、科學(xué)考察等，會(huì)議文件及考察報(bào)告很少有人主動(dòng)將資料文件交檔案人員歸檔，而檔案管理人員又對(duì)外派人員情況不了解，造成會(huì)議文件不能及時(shí)入檔；三是有的科技人員對(duì)科技檔案缺乏了解，認(rèn)識(shí)不夠，只向檔案部門移交科技成果階段的技術(shù)材料，大量研制階段的第一手資料仍保留在個(gè)人手中。科技檔案的不完整，直接影響了科技檔案整體質(zhì)量的潛在價(jià)值。
2．4技術(shù)手段欠缺。。
3、對(duì)于科技檔案現(xiàn)代化管理的幾點(diǎn)思考
3.1依法治檔是加強(qiáng)企業(yè)科技檔案工作的根本保證國家和行業(yè)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《國家重大工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》等法規(guī)性文件，為科技檔案工作依法治檔提供了法律依據(jù)，但在企業(yè)檔案工作中，依照檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)管理科技檔案還存在不少差距，有法不依、有標(biāo)準(zhǔn)不執(zhí)行的現(xiàn)象還很突出，忽視管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求導(dǎo)致科技檔案歸檔不全、材料不真實(shí)、整理不規(guī)范的情況常有發(fā)生。
要提高對(duì)企業(yè)科技檔案工作的認(rèn)識(shí)。企業(yè)檔案工作者應(yīng)善于與領(lǐng)導(dǎo)溝通，使之了解國家關(guān)于科技檔案的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，了解科技檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視支持，爭(zhēng)取到在本單位行使依法管理科技檔案的職權(quán)，企業(yè)檔案工作者才能行之有效地依法做好科技檔案工作。
要不斷提高企業(yè)檔案工作人員依法管理科技檔案的工作能力。依法治檔主要依靠檔案專業(yè)人員加強(qiáng)執(zhí)法，這就要狠抓檔案工作隊(duì)伍的自身建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員的法律法規(guī)知識(shí)教育和培訓(xùn)，加強(qiáng)工作責(zé)任感，使檔案員成為素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬，能適應(yīng)在具體科技檔案工作依法管理的要求。
要建立完善的企業(yè)科技檔案管理制度。結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，把科技文件的形成、收集整理歸檔、開發(fā)利用各工作環(huán)節(jié)納入有關(guān)人員的崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，形成既具有指導(dǎo)意義又有約束力的科技檔案工作程序文件，使相關(guān)部門有法可依。同時(shí)，要形成檔案部門必須參加科研成果鑒定、新產(chǎn)品開發(fā)定型、基建工程竣工驗(yàn)收、重要儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收與生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)等各項(xiàng)具體工作的制度。
3.2建立健全企業(yè)科技檔案的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和管理制度
科技文件材料的歸檔。要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個(gè)部門產(chǎn)生的科技文件材料，由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)歸檔。做到每一項(xiàng)生產(chǎn)、建沒、科研、管理等工作活動(dòng)。完成后都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存。
檔案部門對(duì)歸檔的科技檔案要進(jìn)行分類、編目、登記工作。應(yīng)根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置專門檔案庫房和配備相應(yīng)的檔案設(shè)備。庫房?jī)?nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟取囟龋瑫r(shí)要具有防盜、防火、防潮、防陽光、防腐蝕、防有害生物和防污染等設(shè)施，并應(yīng)具備齊全的消防器材，確保檔案的安全。在進(jìn)行檔案的著錄工作時(shí)，必須按照國家標(biāo)準(zhǔn)局頒發(fā)的《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)結(jié)合本單位管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。
科技檔案部門應(yīng)建立健全科技檔案的借閱制度。，借出科技檔案應(yīng)根據(jù)使用范圍、保密程度履行一定的批準(zhǔn)手續(xù)。凡是根據(jù)檔案材料編制的各種匯編、索引、手冊(cè)等，在對(duì)外交流時(shí)，均應(yīng)按原檔案材料的使用范圍，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能進(jìn)行。檔案部門要建立健全檔案的統(tǒng)計(jì)工作。統(tǒng)汁內(nèi)容包括檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案提供利用及其利用效等。
3.3開發(fā)利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目科技檔案的利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)。
積極主動(dòng)參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理，把企業(yè)各階段重點(diǎn)工作作為檔案部門的重點(diǎn)工作。這就要求檔案員走出卡當(dāng)案部門，了解企業(yè)各項(xiàng)工作的動(dòng)態(tài)，及時(shí)提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研究等活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。
應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計(jì)算機(jī)全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存人計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。
開展科技檔案信息的編研。隨著計(jì)算機(jī)在科技檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員學(xué)會(huì)專題史料編制等等，提高科技檔案管理效率；同時(shí)還應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)科技開發(fā)等需要，深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門日常工作提供決策依據(jù)和參考資料。
結(jié)語。
在科技發(fā)展迅速的今天，科技檔案管理工作的重要性也日益突出。科技檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)、艱巨的工程。我們務(wù)必要加強(qiáng)科技檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理，從而為增強(qiáng)科技檔案在科學(xué)研究中的作用，提高我區(qū)科技整體水平發(fā)揮重要作用。
參考文獻(xiàn)
[2] 王傳宇，沈永年．科技檔案管理學(xué)．中國人民出版社，1989．
一、我國目前的檔案管理現(xiàn)狀
1傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是現(xiàn)代檔案管理工作的重要內(nèi)容，其也是目前的主要類型，因?yàn)樗枷胧艿絺鹘y(tǒng)檔案管理的影響，導(dǎo)致了大家白紙黑字的思想比較深入，在對(duì)電子檔案的應(yīng)用上還沒有形成較大的規(guī)模。科技信息技術(shù)不斷的完善，全球信息一體化的趨勢(shì)是未來的發(fā)展方向，科學(xué)技術(shù)在社會(huì)發(fā)展中的作用非常的重要，因此電子檔案管理就變得非常重要。我國目前使用的檔案管理方式是紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的方式，可是電子檔案并沒有受到很大的關(guān)注，很多單位認(rèn)為只要有紙質(zhì)檔案就可以了，電子檔案可有可無，認(rèn)為紙質(zhì)檔案是實(shí)質(zhì)性的有形物質(zhì)，這種思想就是比較陳舊和落后的，也使得檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生很多的局限性。
2.電子檔案的歸檔和管理不科學(xué)合理。電子檔案管理在各單位中，對(duì)于其技術(shù)、管理、成果等的記錄不夠全面，內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)上有著弊端，阻礙了其遠(yuǎn)端發(fā)展，因此國家、企業(yè)等事業(yè)單也會(huì)因?yàn)闄n案管理工作產(chǎn)生阻礙性。
二、對(duì)科技檔案管理的認(rèn)識(shí)
1.科技檔案管理概念
對(duì)自然科學(xué)、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等研究中，形成一些需要?dú)w檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料就叫做科技檔案管理。
2.科技檔案管理的地位及作用
科技檔案管理是企事業(yè)單位的技術(shù)發(fā)展基礎(chǔ)，其占據(jù)了很重要的地位。盡管檔案管理是歷史比較久的一項(xiàng)工作，但是科技檔案的時(shí)間并不長(zhǎng)，因?yàn)樵诮I(yè)革命之后，科技檔案管理才開始出現(xiàn)，科技檔案管理是社會(huì)大生產(chǎn)以及專業(yè)分工的產(chǎn)物。事業(yè)單位的發(fā)展是建立在科技的基礎(chǔ)上，而科技的發(fā)展是以科技檔案作為依據(jù)，因此科技檔案在各行業(yè)領(lǐng)域中都是非常重要的信息資源。
三、科技檔案管理的創(chuàng)新
1.科技檔案的信息化
①實(shí)行科技檔案信息化的必要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的高速發(fā)展，科技管理檔案開始由只保存檔案資料的功能轉(zhuǎn)化為憑借現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高科技資源，以信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)作為發(fā)展平臺(tái)，積極促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，從而提高各個(gè)行業(yè)的綜合實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
②科技檔案信息化的含義：依據(jù)各行業(yè)的實(shí)際狀況，全方面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，把事業(yè)單位的科技檔案的來源做好處理和管理。科技檔案管理的信息化對(duì)各個(gè)事業(yè)單位來說就是對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，并且對(duì)這些檔案信息的接受、傳輸。保存及提供服務(wù)都實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，最大程度的實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的創(chuàng)新。信息化技術(shù)可以解決原始檔案因?yàn)槎啻尾殚喍鴮?dǎo)致?lián)p害的問題，這對(duì)檔案的管理與保存是十分有利的。因此，現(xiàn)代信息推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。
③人才是推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵：國家實(shí)施“科教興國”是把人才的培養(yǎng)放在了一切發(fā)展的前面，人才的培養(yǎng)對(duì)其他各項(xiàng)的發(fā)展起著關(guān)鍵性的作用，對(duì)科技檔案管理的發(fā)展也不列外。科技檔案的信息化和數(shù)字化，都使得檔案管理人員的技能和職業(yè)素養(yǎng)要求比較高，他們的檔案管理技術(shù)要求熟練，還需要對(duì)科技的使用熟悉，因此檔案管理人員的培養(yǎng)是目前非常緊要的工作。解決了檔案管理人才的問題，就有利于各個(gè)事業(yè)單位科技檔案的數(shù)字化、資源共享、服務(wù)到位，也能保證檔案管理事的長(zhǎng)期發(fā)展，從而滿足各行業(yè)對(duì)科技檔案管理的需求。
2.檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新
①建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”：把各個(gè)類別的電子檔案全部集中歸類到電子檔案數(shù)據(jù)管理中心里，并在網(wǎng)站提供保密性或免費(fèi)性電子文件的查找、利用服務(wù)項(xiàng)目，充分發(fā)揮其涉及面廣、內(nèi)容豐富以及利用率高的優(yōu)勢(shì)，是檔案資源最大化的共享。
②實(shí)行在線檔案服務(wù)方式：通常，檔案管理部門會(huì)通過檔案展覽的方式以及去檔案部門調(diào)用的方式來進(jìn)行檔案利用，這些利用方式效率不高，檔案信息得不到充分的利用，其價(jià)值沒有得到發(fā)揮，加上人們的生活方式的改變，對(duì)信息化的需求量增加，人們對(duì)信息的時(shí)效性越來越重視，工作、生活、學(xué)習(xí)等環(huán)境有了很大的改變，人們最迫切的希望了解到信息真實(shí)情況，因此傳統(tǒng)的檔案利用方式不被大家所接受了，需要提供更加新的服務(wù)，在線檔案服務(wù)便是這樣的一種方式。
3.擴(kuò)大科技檔案的服務(wù)領(lǐng)域
①檔案信息的服務(wù)對(duì)象要進(jìn)行轉(zhuǎn)變，過去僅僅是對(duì)企事業(yè)單位或大型組織提供服務(wù)，而如今，社會(huì)的個(gè)體對(duì)于信息的需求也是非常大的，檔案管理的服務(wù)主體也應(yīng)該要有所變化，以此來增加科技檔案管理的服務(wù)范圍，讓檔案管理資料的綜合性更加的強(qiáng)大。
②知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，檔案信息代表的是資本，科技檔案是社會(huì)和企事業(yè)所需求的重要信息，要求能夠置辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案管理事業(yè)。
③創(chuàng)新是檔案發(fā)展的動(dòng)力來源，除了有技術(shù)創(chuàng)新外，其服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新也是非常重要的內(nèi)容，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行改革，讓其符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，讓檔案管理的發(fā)展更加具有活力。
科技檔案是各項(xiàng)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)資源儲(chǔ)備的一種形式，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，人們對(duì)檔案公用性和開放性需求大大增強(qiáng)，科技檔案的利用對(duì)象和服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬，新形勢(shì)下，做好科技檔案的保密和開放管理工作，以發(fā)揮科技檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，已成為新時(shí)期科技檔案工作者亟待研究和探索的重要課題，下面就這一問題談?wù)劥譁\的看法。
1 科技檔案管理中的保密與開放兩者之間的關(guān)系
科技檔案保密和開放利用，是檔案工作的兩項(xiàng)重要組成部分。檔案保密是針對(duì)有一定技術(shù)性和機(jī)密性的內(nèi)部信息在一定時(shí)間和區(qū)域范圍內(nèi)限定其閱讀、利用的范圍；檔案開放是指依照有關(guān)法律、法規(guī)將原來處于保密和封閉狀態(tài)的檔案向社會(huì)公眾開放。檔案開放的主要目的是充分開發(fā)利用科技檔案中的信息資源，有效發(fā)揮其在推動(dòng)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展中的作用。在檔案開放利用工作中，一方面，檔案利用者希望自己的查檔需求得到充分滿足，另一方面檔案管理人員必須在嚴(yán)格遵守保密規(guī)定的基礎(chǔ)上開展服務(wù)工作。但從根本上說，科技檔案管理中的保密與開放是一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一體，兩者之間是對(duì)立統(tǒng)一的辯證關(guān)系。因此，在科技檔案管理中應(yīng)正確把握保密與開放的“度”，片面注重其中的任何一點(diǎn)，都不利于科技檔案管理工作的有效開展，應(yīng)兼顧兩者的有效統(tǒng)一。檔案利用是檔案工作的生命線，在科技檔案管理過程中，檔案工作者應(yīng)堅(jiān)持“在保密的前提下開展利用”，“在利用的基礎(chǔ)上加以保密”的工作方針，做到保、用結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，促進(jìn)科技檔案的合理利用和開發(fā)。
2 做好科技檔案開放利用過程中的保密工作
科技檔案管理包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，檔案的保密與開放管理應(yīng)貫徹于以上各個(gè)環(huán)節(jié)中，重點(diǎn)做好科技檔案開放利用過程中的保密工作，其應(yīng)注意以下兩個(gè)方面。
2.1 做好科技檔案開放利用前的準(zhǔn)備工作
科技檔案開放利用前，應(yīng)做好準(zhǔn)備工作：第一，做好檔案案卷的分類整理工作，利用原始檔案文件進(jìn)行整理，認(rèn)真劃分和鑒別涉密檔案和非涉密檔案，分別立卷絕密、機(jī)密、秘密和非秘密檔案，確保分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚。第二，建立健全檔號(hào)，組織好必歸應(yīng)歸的所有資料，以確保歸檔時(shí)不失密。第三，針對(duì)重要、珍貴的科技檔案，采取抄錄、復(fù)印、拍照等形式進(jìn)行復(fù)制，形成檔案副本，并進(jìn)行數(shù)字化處理。第四，編制目錄檢索工具、檢索全文數(shù)據(jù)庫、專題性檢索工具、各種檢索工具、敘述性檢索工具等，實(shí)現(xiàn)被利用檔案檢索途徑的多元化。
2.2 對(duì)開放檔案進(jìn)行審查，確定開放與控制范圍
根據(jù)《保密法》的規(guī)定，其嚴(yán)格劃分檔案的密級(jí)，以便檔案管理人員針對(duì)不同的密級(jí)采取不同的管理措施。為科學(xué)確定檔案利用層次、檔案開放與控制使用范圍，應(yīng)做好檔案開放前的審查工作，提高審查工作的規(guī)范性和科學(xué)性。并嚴(yán)格遵循《保密法》的相關(guān)規(guī)定，對(duì)超過保密期限的檔案進(jìn)行解密，明確密與非密、內(nèi)部與外部的界限，保證開放利用的檔案的合理性。為確保檔案開放利用過程中不失密、不泄密，針對(duì)不同需求的利用者應(yīng)選擇合理的利用范圍、審批手續(xù)等。
3 加強(qiáng)科技檔案利用過程管理與監(jiān)督
對(duì)于科技檔案的利用，可以采取多種服務(wù)方式，如檔案查閱、檔案外借、檔案報(bào)道服務(wù)、檔案陳列、展覽服務(wù)、編研服務(wù)、專題服務(wù)、咨詢證明服務(wù)等，在利用過程中，應(yīng)加強(qiáng)管理與監(jiān)督，防范不利于檔案保密的各種不良行為，其主要側(cè)重于以下幾個(gè)方面落實(shí)。
3.1 建立健全規(guī)章制度
目前，我國《檔案法》對(duì)于科技檔案保密信息的規(guī)范仍不完全嚴(yán)密，因此檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家檔案工作、保密工作的有關(guān)方針政策，健全科技檔案規(guī)章制度建設(shè)，如檔案的收集、整理、保密、閱覽、外借、復(fù)制、保密銷毀等制度，促使工作人員積極執(zhí)行。同時(shí)嚴(yán)格規(guī)范保密檔案的管理行為，用完后及時(shí)歸檔，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，重點(diǎn)加強(qiáng)絕密檔案的管理，絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理，使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，如果發(fā)生失密、泄密，及時(shí)采取合理的措施補(bǔ)救。
3.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高科技檔案工作人員工作素質(zhì)
檔案工作人員是科技檔案的保密與開放管理的主要實(shí)施者，其負(fù)有直接責(zé)任，應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)。在科技檔案管理過程中，應(yīng)不斷提高科技檔案管理人員的政治素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和鉆研《檔案法》和《秘密法》，做到知法、守法，堅(jiān)守職業(yè)道德，樹立保證科技檔案安全的強(qiáng)烈意識(shí)。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身檔案管理理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身專業(yè)知識(shí)和技術(shù)實(shí)踐能力，做好涉密檔案的基礎(chǔ)工作，全面掌握檔案工作的規(guī)律，積極探索和創(chuàng)新，保持敏銳的洞察力，提高檔案管理工作中的應(yīng)變能力，保守檔案秘密，防止保密檔案泄密。
3.3 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)保密監(jiān)督及庫房管理
一、改進(jìn)措施
1．宣傳檔案法規(guī)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)北京市昌平區(qū)婦幼保健院的檔案管理工作由副書記直接領(lǐng)導(dǎo)，并由信息科主任負(fù)責(zé)，為檔案工作的順利開展提供了可靠的保證。檔案員利用各種形式向領(lǐng)導(dǎo)、全院職工大力宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》以及科技檔案的重要性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持和科室的配合，增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員自覺歸檔的意識(shí)。
2．全面開放收集科技檔案科技檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)，收集的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)是保證科技檔案有效價(jià)值的根本保證。擴(kuò)大科技檔案的收集視野，以檔案室為中心主動(dòng)“輻射”，把屬于科技檔案的材料全部收集到。擴(kuò)大科技檔案的收集范圍、收集內(nèi)容，檔案員到各個(gè)科室、病區(qū)收集歸檔材料，提醒各科負(fù)責(zé)人歸檔時(shí)間。收集每一項(xiàng)完整的科研材料，收集科研項(xiàng)目全過程的、全方面的記錄，收集成果性、總結(jié)性、鑒定性和獲獎(jiǎng)證書的歸檔材料。提高檔案員的工作態(tài)度，明確工作責(zé)任，甚至予以獎(jiǎng)懲，提高檔案員收集的主動(dòng)性和積極性，保證科技檔案收集的全面、準(zhǔn)確、及時(shí)。
3．健全完善科技檔案管理制度醫(yī)院檔案的科學(xué)規(guī)范管理，能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展提供寶貴借鑒，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步，推動(dòng)醫(yī)院管理水平的提高具有重要的支持作用。建立科技檔案管理制度，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際制訂了《科技檔案工作制度》、《科技檔案歸檔范圍與要求》，科研檔案管理納入了管理制度和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。
4．科技檔案工作納入同步管理北京市昌平區(qū)婦幼保健院真正實(shí)行了“三納入”、“四同步”的管理制度。把科技檔案的形成、收集、管理、歸檔工作納入醫(yī)院工作程序；科技檔案歸檔納入工作計(jì)劃；把科技檔案管理納入職責(zé)范圍。計(jì)劃任務(wù)與要求歸檔同步；檢查科研進(jìn)度與檢查科研材料同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；評(píng)審科研成果與檔案室出具科研課題歸檔證明材料同步。各科課題從立項(xiàng)起，由負(fù)責(zé)人收集、保管和整理本課題科研過程中形成的全部文件材料。在科研項(xiàng)目完成后，將科研文件材料整理歸檔。每年科研辦給檔案室列出本年結(jié)題需歸檔的課題目錄，檔案室出具歸檔證明。恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一定的經(jīng)濟(jì)手段，也是做好科研文件材料歸檔工作的有效措施。醫(yī)院上報(bào)成果、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，檔案材料歸檔齊全、完整，檔案室才能在申報(bào)材料上加蓋檔案章。
5．調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員歸檔的積極性北京市昌平區(qū)婦幼保健院正在改革階段，對(duì)科技人員的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，重新設(shè)崗定位。2013年對(duì)醫(yī)務(wù)人員的職稱評(píng)定晉升工作有新的規(guī)定，科研論文、著作、文件材料必須歸檔。科研人員在填寫考核表、職稱申報(bào)表時(shí)，發(fā)表的科研論文、出版的著作、獲得的獎(jiǎng)狀必須由檔案室核對(duì)，個(gè)人提供的材料與檔案室核對(duì)一致才有效，否則以檔案室提供的為準(zhǔn)。醫(yī)院做好離崗人員科研材料的歸檔。科研人員在離崗時(shí)，檔案室人員檢查是否有借閱檔案未歸還。科研辦對(duì)科研檔案審查工作有重要規(guī)定，科研人員在辦理手續(xù)時(shí)，經(jīng)手的課題所形成的文件材料是否交接完畢，如果科研人員所經(jīng)手的課題已結(jié)題，必須整理歸檔，如果課題尚未結(jié)束，必須有本人辦理課題材料交接手續(xù)。這項(xiàng)改進(jìn)的實(shí)施，保證了科研檔案的及時(shí)收集、整理，也使科研人員、課題負(fù)責(zé)人更加重視科技檔案。
6．樹立檔案工作的效益觀念醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，檔案員要樹立效率觀念，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供服務(wù)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案的利用價(jià)值，特別要認(rèn)識(shí)到醫(yī)學(xué)科技檔案就是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。
二、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
1．科學(xué)管理優(yōu)質(zhì)服務(wù)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺(tái)，學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員的知識(shí)適應(yīng)檔案資源數(shù)字化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的需要。北京市昌平區(qū)婦幼保健院2010年安裝了檔案信息管理系統(tǒng)，建立了文書檔案數(shù)據(jù)庫、基建檔案數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫、科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、科技論文數(shù)據(jù)庫、科研著作、獎(jiǎng)狀等數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案工作的現(xiàn)代化管理。實(shí)現(xiàn)了全院人員查找、利用檔案時(shí)，以最便捷的方式、短時(shí)間內(nèi)為他們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。科研檔案既有公開的也有保密的。嚴(yán)格做好有密級(jí)的科研檔案保密工作，只有參加課題的人員才能借閱，其他人員必須經(jīng)本課題負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。在做好科技檔案的保密性的基礎(chǔ)上，為醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員提供相關(guān)技術(shù)咨詢、查詢服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】NoteExpress軟件；科技查新；檔案
管理系統(tǒng)隨著科技信息技術(shù)的發(fā)展，查新檔案的信息化管理取得了很大了進(jìn)步，給圖書館信息化管理工作帶來了很大便利。但是，鑒于發(fā)展時(shí)間短，在軟件管理系統(tǒng)的研發(fā)上還存在一些不足，如界面友好度不夠、綜合對(duì)比分析性能不強(qiáng)、軟件使用缺乏穩(wěn)定性、操作性不理想等，亟待完善。
1科技查新檔案管理系統(tǒng)概述
根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定的性質(zhì)，查新檔案可范圍文書檔案、模板性較強(qiáng)項(xiàng)目檔案兩種類型。本文主要就項(xiàng)目檔案的信息化管理進(jìn)行探討。每個(gè)科技查新項(xiàng)目，通常包括科技查新報(bào)告、合同、相關(guān)文獻(xiàn)全文、檢索結(jié)果和必要的專家意見等，而查新項(xiàng)目的比較核心為查新合同和查新報(bào)告。在查新檔案管理中，使用NoteExpress平臺(tái)，即參考文獻(xiàn)管理工具軟件，可幫助用戶在科研流程中，準(zhǔn)確而高效利用電子資源，進(jìn)行文獻(xiàn)搜索和管理，從而有助于科研的順利推進(jìn)。利用NoteExpress軟件開展查新檔案管理，在發(fā)展過程中，可實(shí)現(xiàn)查新檔案的信息化存儲(chǔ)、自動(dòng)化檢索、多元化服務(wù)和人性化管理，進(jìn)而可減輕工作人員的工作量和工作負(fù)荷，提高管理的效率，并還可拓展查新服務(wù)范圍。
2管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
NoteExpress軟件為中文操作界面，屬性表頭高達(dá)50多種，可以方便用戶進(jìn)行隨意的更改，同時(shí)NoteExpress軟件也有利于實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的細(xì)節(jié)化管理。整個(gè)查新檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)如下：首先搭建系統(tǒng)平臺(tái)，以NoteExpress軟件為基礎(chǔ)，第一步要對(duì)NoteExpress題錄進(jìn)行修改，一般要修改13個(gè)屬性，包括項(xiàng)目屬性，如修改項(xiàng)目名稱、修改項(xiàng)目編號(hào)；包括檢索屬性，如修改檢索式、修改檢索范圍和結(jié)果、以及修改檢索詞與結(jié)論；包括委托屬性，如修改委托日期、修改委托單位與委托人；其他屬性還有查新點(diǎn)、完成日期修改等。題錄修改完后，第二步是數(shù)據(jù)導(dǎo)入，只要滿足NoteExpress過濾器文檔要求，就可以將查新報(bào)告直接導(dǎo)入題錄。或者也可以手工錄入，相比直接導(dǎo)入，逐條錄入操作簡(jiǎn)單，也較為便捷。其中，數(shù)據(jù)錄入的流程為：第一步：搭建系統(tǒng)平臺(tái)。首先打開NoteExpress軟件，然后鼠標(biāo)右鍵打開題錄菜單，完成屬性表頭編輯。第二步：逐條錄入。點(diǎn)擊新建題錄，在相應(yīng)位置處依次粘貼字段內(nèi)容。第三步：導(dǎo)入附件。在題錄菜單中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后鏈接到附件存放處。第四步：保存。完成上述步驟后，點(diǎn)擊保存題錄。
3管理系統(tǒng)技術(shù)兼容性
Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系統(tǒng)，均可安裝NoteExpress系統(tǒng)，適用于多種操作系統(tǒng)，且可應(yīng)用于多種辦公軟件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具備晚上的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫在線檢索功能。在單機(jī)上適用NoteExpress也可，技術(shù)的先進(jìn)性確保了查新項(xiàng)目數(shù)據(jù)保密性、安全性，并可實(shí)現(xiàn)快速導(dǎo)出數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能具有連續(xù)性，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速復(fù)制和共享。樹形結(jié)構(gòu)文件夾，允許用戶隨時(shí)添加和重命名文件夾，便于查新檔案的聚類存放和有效管理。建立好查新檔案數(shù)據(jù)庫后，維護(hù)管理十分方便，同時(shí)也可保障管理屏的良好運(yùn)行。
4管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)
4.1批量處理
對(duì)于查新項(xiàng)目，基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)不僅能夠單個(gè)修改題錄信息，更可以批量替換字段，對(duì)字段進(jìn)行批量編輯操作，更能夠?qū)Ω郊M(jìn)行批量鏈接。對(duì)于查新檔案管理員來講，系統(tǒng)批量處理功能的實(shí)現(xiàn)在很大程度上提高了字段的整體編輯水平，減輕了工作壓力。
4.2及時(shí)檢索服務(wù)
基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)檢索功能。檢索查新項(xiàng)目，只要輸入部分字段或者是相關(guān)字段，就能夠進(jìn)行匹配定位，提供快速化的檢索服務(wù)。同時(shí)，對(duì)于查新項(xiàng)目，為給分組管理提供便捷化服務(wù)，系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)先級(jí)檢索標(biāo)識(shí)功能。
4.3附件鏈接服務(wù)
題目錄的功能可實(shí)現(xiàn)檔案局部細(xì)節(jié)管理，且題錄欄中的附件連接功能，允許用戶查詢新報(bào)告、新合同和Dialog等數(shù)據(jù)，同時(shí)也可查閱相關(guān)文獻(xiàn)，將文獻(xiàn)全文連接至新項(xiàng)目下，便可查詢到詳細(xì)的信息列表處下的鏈接路徑下。還具備很好的筆記編輯功能，用來幫助用戶及時(shí)查詢和編輯記錄項(xiàng)目的有關(guān)信息。4.4項(xiàng)目與排序基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)為分析查新項(xiàng)目提供了良好的服務(wù)，可以按照優(yōu)先級(jí)對(duì)查新項(xiàng)目排序，也可以對(duì)項(xiàng)目字段進(jìn)行操作。例如，對(duì)查新項(xiàng)目委托人排序，有助于分析項(xiàng)目委托人分布，從而實(shí)現(xiàn)有效的用戶管理。
4.5提供多元化服務(wù)
基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建給查新檔案管理員提供了極大的管理便利，在科研項(xiàng)目編寫工作中，通過管理系統(tǒng)的檢索分析服務(wù)能夠得到強(qiáng)大的信息支持，同時(shí)也有利于及時(shí)了解工作進(jìn)展。
5結(jié)語
綜上所述，以NoteExpress軟件為基礎(chǔ)構(gòu)建的科技查新檔案管理系統(tǒng)，解決了當(dāng)前軟件系統(tǒng)使用中的不足，操行簡(jiǎn)單，數(shù)據(jù)維護(hù)簡(jiǎn)單，實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)的精細(xì)化和檢索的快速自動(dòng)化，具有多元化服務(wù)優(yōu)勢(shì)，其人性化管理大大提升了工作效率。
參考文獻(xiàn)
[1]黃春曉.文獻(xiàn)管理軟件在科技查新中的應(yīng)用——以NoteExpress文獻(xiàn)管理軟件為例[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊,2011,(1):54-55+89.
【摘要】本文論述了傳統(tǒng)科技檔案管理模式、管理現(xiàn)狀及具體不足，并以此提出科技檔案管理創(chuàng)新策略。
關(guān)鍵詞 科技檔案；管理模式；創(chuàng)新
伴隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)均發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，科技檔案管理方面，在促進(jìn)了管理工作的同時(shí)，也使其面臨著一定的挑戰(zhàn)，為更好地適應(yīng)這種變化，我們應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作思維和手段，創(chuàng)新科技檔案管理模式，充分發(fā)揮科技檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的積極作用。本文先簡(jiǎn)單介紹了傳統(tǒng)科技檔案管理模式，分析該模式在新形勢(shì)下日益凸顯的不足，并針對(duì)這一現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略。
一、傳統(tǒng)科技檔案管理模式
近年來，隨著我國科技事業(yè)的飛速發(fā)展，涌現(xiàn)出了大量的科技文件，伴隨著文件數(shù)量的不斷增加，也加重了文件管理工作的負(fù)擔(dān)。現(xiàn)階段，手工搜集、整理和加工是科技檔案管理的主要模式，使得檔案管理人員面臨沉重的工作任務(wù)，工作效率不高。而這種不科學(xué)、不系統(tǒng)的管理模式，往往導(dǎo)致文件雜亂存放，受損嚴(yán)重，甚至出現(xiàn)重要檔案的遺失。外加部分工作人員思想認(rèn)識(shí)不足，分類不合理，使得科技檔案分散在不同科室，有些甚至出現(xiàn)檔案存儲(chǔ)在個(gè)人手中，或借閱不歸還的現(xiàn)象，亦達(dá)不到資源共享的目的。
二、科技檔案管理存在的不足
伴隨著社會(huì)的高度發(fā)展，社會(huì)各界愈發(fā)重視檔案管理工作，然而，在具體的科技檔案管理工作中仍然存在不足之處。新形勢(shì)下，科技檔案管理主要存在以下不足：
（一）思想認(rèn)識(shí)不足。思想認(rèn)識(shí)層面直接決定著檔案管理工作效率和質(zhì)量。在具體的科技檔案管理中，絕大多數(shù)單位或者個(gè)人對(duì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)均存在不足。科研檔案與文書檔案相比，歸檔數(shù)量明顯不足。同時(shí)，在一些單位舉辦的科技活動(dòng)中，只保存了立項(xiàng)、驗(yàn)收數(shù)據(jù)，并未認(rèn)真記錄科技活動(dòng)的開展進(jìn)程，科技檔案整理將變成空談，導(dǎo)致所存檔案的價(jià)值不高、所需檔案尚未存檔的現(xiàn)象，因科研工作自身具有一定的特殊性，關(guān)鍵檔案缺失將會(huì)給科研部門帶來巨大的損失。
（二）管理體系以及法律規(guī)范不健全。在新形勢(shì)下，檔案管理機(jī)構(gòu)面臨大量的科技檔案信息，而檔案管理體系缺少可行性，管理規(guī)范不合理，這在很大程度上增加了檔案管理工作的難度系數(shù)。
（三）利用率不高。通過有效的檔案管理手段全面地滿足各個(gè)部門的實(shí)際需求是科技檔案管理工作的主要目標(biāo)，并具有一定的效率性和規(guī)范性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的手工分散式檔案管理工作模式的弊端日益突顯，部分單位的檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、配套設(shè)施不完整、工作人員的管理水平不足，無法滿足新形勢(shì)下檔案借閱需求。同時(shí)，檔案服務(wù)體系不完備，社會(huì)利用率不高。
三、科技檔案管理創(chuàng)新策略
（一）提高對(duì)科技檔案的思想認(rèn)識(shí)。我們應(yīng)高度重視科技檔案管理，主要可從以下幾方面著手：1. 從整體發(fā)展高度認(rèn)識(shí)科技檔案管理。科技檔案源自于科研活動(dòng)，并能為科研活動(dòng)提供參考，它作為一筆無形資產(chǎn)，擁有巨大的發(fā)展?jié)摿ΑＲ虼耍鱾€(gè)單位應(yīng)從整體發(fā)展的高度認(rèn)識(shí)科技檔案管理工作，做好科技檔案管理不僅是管理部門自身的責(zé)任，還關(guān)乎其它部門的生產(chǎn)與發(fā)展，同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增加在科技檔案管理中的投入力度，加強(qiáng)宣傳，讓單位的每一位員工均能認(rèn)識(shí)到科技檔案管理的重要性。2. 將科技檔案管理體系列入整體質(zhì)量管理范疇。將科技檔案管理體系列入整體質(zhì)量管理范疇可規(guī)范檔案管理工作，并能確保歸檔文件資料的真實(shí)、可靠。另外，科技管理部門應(yīng)結(jié)合自身情況，制定相應(yīng)的管理體系并不斷完善，進(jìn)而確保科技檔案的真實(shí)，能有效發(fā)揮科技檔案的價(jià)值。
（二）完善科技檔案管理體系以及法律規(guī)范。在新形勢(shì)下，為創(chuàng)新科技檔案的管理模式，應(yīng)結(jié)合單位當(dāng)下情況，圍繞《中華人民共和國檔案法》，參照相關(guān)工作法規(guī)，編制科學(xué)、合理、實(shí)用的規(guī)范制度，并針對(duì)科技檔案搜集、整理、保存、使用等環(huán)節(jié)編制詳細(xì)的規(guī)定，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作或者沒能及時(shí)完成任務(wù)的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，予以改正。同時(shí)，對(duì)于嚴(yán)格參照規(guī)范制度的工作人員，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。構(gòu)建系統(tǒng)的檔案搜索體系，以此來提高檔案利用率。
[關(guān)鍵詞] 科技檔案管理； 科學(xué)技術(shù)； 發(fā)展； 關(guān)系； 提升對(duì)策
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 047
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2012）22- 0085- 01
1 科技檔案管理與科技發(fā)展的關(guān)系
科技檔案是對(duì)科技活動(dòng)信息的有效保存，能夠在科技發(fā)展當(dāng)中提供指導(dǎo)性作用，而對(duì)于科技檔案進(jìn)行有效管理也能夠很好地保障科技活動(dòng)的可持續(xù)發(fā)展，因此兩者之間有著極為緊密的聯(lián)系。一般而言，這種聯(lián)系包括著如下幾個(gè)方面。
（1） 科技檔案管理能夠確保科學(xué)技術(shù)得以很好的保存。科學(xué)技術(shù)是一種知識(shí)形態(tài)，其必須借助于一定的載體加以保管，從而在無數(shù)次的重復(fù)運(yùn)用后，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)帶來極為有效的改革。科技檔案就是保管科學(xué)技術(shù)的載體總和。人們?cè)谶M(jìn)行科學(xué)活動(dòng)之時(shí)，最早形成的是關(guān)于科技創(chuàng)新的一系列理論思想，在逐步將這些思想進(jìn)行實(shí)踐操作后，才能形成最終的科技成果。就抽象意義上的科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下來，而這些文字資料就形成了科技檔案。顯然，對(duì)于科技檔案的管理不僅能夠完整地保存科技成果形成的基石性思想理念，而且對(duì)這些科技檔案的有效分析也能夠確保人們可以對(duì)科技發(fā)展趨勢(shì)有著清晰的理解。
（2） 科技檔案管理可以保障開發(fā)的科技成果得以有效的保管。由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展具有逐步發(fā)展的特征，也就是不斷根據(jù)對(duì)科學(xué)技術(shù)的理解而發(fā)展，不具有突然變化的特質(zhì)，因此在發(fā)展過程中就必須確保在不同時(shí)期所取得的科學(xué)技術(shù)認(rèn)識(shí)能夠得到很好的保存，這是科技檔案的最主要成果。而對(duì)科技檔案進(jìn)行有效的管理，則能夠保證科學(xué)技術(shù)在研發(fā)過程中能夠不斷地被積累與分析，從而對(duì)科技發(fā)展前景進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)，體現(xiàn)出科技檔案管理對(duì)于科技進(jìn)步的促進(jìn)作用。事實(shí)上，從科學(xué)研究自身的模式來看，現(xiàn)有的科技成果、文獻(xiàn)等對(duì)科技進(jìn)一步發(fā)展具有直接指導(dǎo)作用，只有不斷對(duì)現(xiàn)有文獻(xiàn)資料進(jìn)行解讀、分析，才能夠確保科學(xué)技術(shù)的不斷更新進(jìn)步。
總的來說，科技檔案管理工作與科學(xué)技術(shù)進(jìn)步之間的聯(lián)系是通過科學(xué)技術(shù)內(nèi)容所體現(xiàn)。科技檔案自身具有很高的使用價(jià)值，而對(duì)于科技檔案的管理則有效地將這種價(jià)值從理論層面上升到實(shí)踐層面，帶來科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步。也就是說，科技檔案是科學(xué)技術(shù)在一段時(shí)間內(nèi)沉淀的產(chǎn)物，而科技檔案管理則是發(fā)展科學(xué)技術(shù)的有效工具，兩者的緊密結(jié)合最終帶來了科學(xué)技術(shù)的可持續(xù)發(fā)展。由于科技檔案資料自身具有客觀性，因此針對(duì)科技檔案管理工作的主觀能動(dòng)性進(jìn)行強(qiáng)化，則可以極大地提升科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步水平。
2 當(dāng)前科技檔案管理存在的主要問題
2.1 對(duì)科技檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重視程度不夠
我國關(guān)于科技檔案的規(guī)定各省、地市均不統(tǒng)一，使科技檔案管理工作無法規(guī)范地進(jìn)行，給科技檔案的管理工作帶來了一定的障礙。因?yàn)檫@個(gè)原因，目前有部分組織，不管是組織領(lǐng)導(dǎo)還是科技檔案管理工作人員，對(duì)于科技檔案管理的現(xiàn)代化都不是很重視，對(duì)科技檔案管理的投入不足。科技檔案管理現(xiàn)代化化必須以引進(jìn)先進(jìn)的科技檔案管理技術(shù)手段為前提，需要大量的資金投入。資金短缺無疑極大束縛了現(xiàn)代化的進(jìn)展。
2.2 缺乏科技檔案更新意識(shí)
通常情況下，在組織進(jìn)行科技檔案編制與管理的初期，人們對(duì)于科技檔案管理的認(rèn)知十分重視，能夠保障科技檔案構(gòu)建的完備性。然而，隨著工作的持續(xù)性開展，人們對(duì)于科技檔案更新的意識(shí)出現(xiàn)了一定的滯后狀況，這主要是因?yàn)檫\(yùn)營(yíng)方面的正常開展已經(jīng)成為人們所主要關(guān)注的方面，而核心工作團(tuán)隊(duì)及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展，也使得科技檔案更新處于一個(gè)較為緩慢的過程中。這種更新意識(shí)的缺乏在企事業(yè)組織發(fā)展過程中出現(xiàn)危機(jī)時(shí)往往難以從科技檔案管理層面給予組織足夠的幫助。
2.3 缺乏相應(yīng)的科技檔案管理高水平的人才
科技檔案管理從傳統(tǒng)的管理手段走向現(xiàn)代手段的是一個(gè)較為復(fù)雜的過程，除了必須有足夠的資金支持外，還必須有優(yōu)秀的技術(shù)人才支撐。科技檔案工作在組織中屬于后勤類，工作挑戰(zhàn)性不強(qiáng)，對(duì)于職工晉升來說并不是多么必要的籌碼，因此，科技檔案管理工作難以吸引到優(yōu)秀的人才。科技檔案管理水平的提升、進(jìn)程需要的人才必須是同時(shí)具備科技檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。有的組織不知道購買什么樣的科技檔案管理設(shè)備，也有的組織“跟風(fēng)”購買了先進(jìn)設(shè)備卻缺乏熟練的操作人員，沒有起到應(yīng)有的作用。
3 提升科技檔案管理水平的對(duì)策
3.1 著力提高對(duì)科技檔案管理信息化的重視程度
某些組織由于對(duì)科技檔案管理工作不重視，導(dǎo)致資金短缺、人才匱乏，對(duì)提高科技檔案管理水平產(chǎn)生不利影響。組織的領(lǐng)導(dǎo)要著力提高對(duì)這一工作重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到科技檔案工作是組織必不可少的一部分，事關(guān)每個(gè)職工的切身利益。領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮引領(lǐng)作用，制定科技檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則，制定信息化的戰(zhàn)略，對(duì)信息化過程進(jìn)行全程掌控。與此同時(shí)，對(duì)于信息化進(jìn)程的投入要予以適當(dāng)增加。科技檔案管理工作的信息化需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，首先就是必須充足的資金支持。
3.2 提高科技檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平
工作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)任何一項(xiàng)工作來說都是必不可少的。科技檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平和規(guī)范化水平的提高，一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責(zé)任感，另一方面對(duì)科技檔案管理工作的發(fā)展也有著積極的促進(jìn)作用。而且，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化應(yīng)該體現(xiàn)在科技檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，在科技檔案管理過程中尤其應(yīng)該如此。
一、積極開展各種形式的宣傳活動(dòng),提高全員、特別是管理層的檔案管理意識(shí),取得管理層的高度重視和支持
為確保歸檔的順利,各企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關(guān)的法規(guī)、條例,制定企業(yè)相應(yīng)的科技檔案管理辦法,明確崗位職責(zé)及相應(yīng)的歸檔流程,規(guī)范科技檔案的工作程序和管理要求。
企業(yè)科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動(dòng)的科技文件,科技檔案是直接反映企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科技和設(shè)計(jì)活動(dòng)的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們?cè)谏a(chǎn)、建設(shè)、科研和設(shè)計(jì)等工作中形成的科技文件材料通過各有關(guān)單位、生產(chǎn)技術(shù)部門集中收集而成的。然而企業(yè)科技檔案所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性很強(qiáng),難以計(jì)量,不能為企業(yè)代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業(yè)管理層對(duì)科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí),增強(qiáng)檔案意識(shí),使全體員工都認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。使管理層懂得重視和做好企業(yè)科技檔案管理工作,是對(duì)企業(yè)歷史負(fù)責(zé),為企業(yè)實(shí)現(xiàn)服務(wù)、替企業(yè)未來著想,才能更好的使企業(yè)得到發(fā)展,以得到管理層的更多的理解和重視。
二、檔案部門對(duì)檔案的收集要做到事前介入
生產(chǎn)設(shè)備檔案是企業(yè)的生產(chǎn)的中樞,它記載了設(shè)備的結(jié)構(gòu)、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設(shè)備是否能正常運(yùn)行,在于設(shè)備的維護(hù)與管理,設(shè)備的維護(hù)與管理依賴于設(shè)備檔案的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。檔案技術(shù)人員要參與生產(chǎn)管理,對(duì)進(jìn)入企業(yè)的各種設(shè)備。檔案管理人員要參加開箱驗(yàn)收,并做好驗(yàn)收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對(duì)化工企業(yè)的鍋、容、管、特設(shè)備及主要生產(chǎn)設(shè)備應(yīng)根據(jù)設(shè)備開箱清單逐項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收。例如:鍋爐設(shè)備開箱的驗(yàn)收主要有鍋爐質(zhì)量證明書、使用說明書、工業(yè)鍋爐內(nèi)部檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐外部檢驗(yàn)報(bào)告、各種合格證、鍋爐強(qiáng)度計(jì)算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、安全閥檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐安裝質(zhì)量證明書。壓力容器設(shè)備主要有壓力容器產(chǎn)品質(zhì)量證明書、設(shè)備銘牌、鍋爐壓力容器產(chǎn)品安全性能監(jiān)督檢驗(yàn)證書、圖紙等。都是企業(yè)申請(qǐng)使用登記的基礎(chǔ)材料。企業(yè)管理論文如果收集的不全、不仔細(xì),會(huì)給企業(yè)的辦證使用代來很大的不便。
在參加設(shè)備開箱驗(yàn)收進(jìn)行資料收集時(shí),檔案人員不僅要認(rèn)真、仔細(xì)的收集,還要了解這些設(shè)備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應(yīng)企業(yè)利用的需要。同時(shí),根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)人員的需要將設(shè)備說明書復(fù)印成冊(cè)分發(fā)給生產(chǎn)部門和技術(shù)部門,供生產(chǎn)人員和技術(shù)人員參考。還要幫助、指導(dǎo)設(shè)備技術(shù)部門建立、建全設(shè)備技術(shù)檔案。要做到專業(yè)管理與群眾管理相結(jié)合。技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。
三、對(duì)企業(yè)科技檔案的收集要做到事中控制
在各生產(chǎn)、技術(shù)部門的協(xié)助下,才能使收集資料的工作做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。平時(shí)的收集工作決定資料收集的完整性。生產(chǎn)技術(shù)部門不是專業(yè)的檔案管理部門,平時(shí)往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要?dú)w檔時(shí)臨時(shí)設(shè)派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業(yè)在生產(chǎn)過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產(chǎn)生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產(chǎn)生的施工記錄、工程項(xiàng)目的報(bào)告等材料,這些都是反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的具體憑證和很有保存價(jià)值的原始記錄,這都是靠工程技術(shù)人員平時(shí)的收集來完成;還有部分工程技術(shù)人員擔(dān)心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或?yàn)榱嗽诠ぷ髦凶约河械倪^人表現(xiàn)而封閉技術(shù)不愿交出某些關(guān)鍵性的技術(shù)材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術(shù)人員在整個(gè)生產(chǎn)過程中定期對(duì)生產(chǎn)部門提供監(jiān)督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強(qiáng)化部門和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí),使每位技術(shù)人員把科技材料的歸檔看作自己的職責(zé)和義務(wù)。避免關(guān)鍵性技術(shù)資料由于保管不善和應(yīng)歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)檔案技術(shù)人員就必需了解工程的性質(zhì)以及設(shè)備性能,掌握工程技術(shù)專業(yè)的相關(guān)基本知識(shí)。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內(nèi)容不全和形式單一的現(xiàn)象得到改善。
四、對(duì)企業(yè)科技檔案的收集要做到事后核查和驗(yàn)收把關(guān)
在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準(zhǔn)確地收集每一份資料,體現(xiàn)收集檔案的準(zhǔn)確性。
五、注重培養(yǎng)企業(yè)復(fù)合型檔案管理人才。
1 提高覺悟，牢固樹立政治意識(shí)
古人云：“欲治國，必先治品性。”責(zé)任心養(yǎng)德，更能樹德，它是一種理性的代表，是人最基本的道德觀。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性管理性很強(qiáng)的工作。檔案工作者的政治覺悟、道德素養(yǎng)、知識(shí)能力決定著檔案工作水平的高低，關(guān)系到國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，檔案工作者一要有堅(jiān)定的理想信念，增強(qiáng)宗旨意識(shí)，樹立服務(wù)思想，立足本職工作。二要自覺樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，以我們黨在新時(shí)期的一系列新的理論、思想和方針政策指導(dǎo)我們的思想和工作，做一個(gè)政治強(qiáng)業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作者，為改革和發(fā)展服務(wù)。三要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)、規(guī)律和發(fā)展要求，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，牢固樹立愛崗敬業(yè)、秉公守法、求實(shí)創(chuàng)新等思想觀念，為做好檔案工作奠定良好的政治基礎(chǔ)。
2 嚴(yán)守紀(jì)律，培養(yǎng)良好職業(yè)道德
檔案工作者的職業(yè)道德是根據(jù)社會(huì)道德結(jié)合檔案專業(yè)特點(diǎn)，對(duì)檔案工作者提出的日常行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范，它是職業(yè)道德在檔案領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)。
2.1 遵紀(jì)守法，嚴(yán)守秘密
檔案工作是一項(xiàng)不同于其它行業(yè)的服務(wù)性工作，是按規(guī)定和一定程序?yàn)閱挝粸樯鐣?huì)提供檔案服務(wù)，有些檔案記錄著國家的、單位的、商業(yè)的科研的一些機(jī)密，保密工作成了我們檔案工作人員必須遵守的一項(xiàng)重要課題。因此，檔案工作者必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，以確保檔案政治上的安全。正確處理好開放利用與保密的關(guān)系，在確保安全的情況下充分開發(fā)利用。
2.2 淡泊名利，熱心服務(wù)
檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)和工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作。其出發(fā)點(diǎn)和最終目的，就是為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研和精神文明建設(shè)服務(wù)，為各項(xiàng)社會(huì)工作提供一定的條件。檔案工作不同于其它的服務(wù)性工作，只能通過服務(wù)對(duì)象進(jìn)一步創(chuàng)造服務(wù)，這就決定了服務(wù)效果是間接的和潛在的，沒有直觀的經(jīng)濟(jì)效益。這些就要求檔案工作者必須摒棄名利思想，甘做無名英雄，全方位提供服務(wù)，這是檔案工作者最基本的職業(yè)要求。
2.3 態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，作風(fēng)扎實(shí)
檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性較強(qiáng)的工作，更是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)微、煩瑣的工作。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致踏實(shí)的工作作風(fēng)，是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提條件。這種工作作風(fēng)，體現(xiàn)在檔案整理、管理、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，任何一點(diǎn)差誤都會(huì)給其它檔案管理環(huán)節(jié)和利用者帶來許多困難，甚至造成難以查閱以至人力物力的浪費(fèi)。
3 潛心學(xué)習(xí)，努力提高專業(yè)素質(zhì)
3.1 認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)
檔案工作者必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、掌握檔案專業(yè)知識(shí)。檔案業(yè)務(wù)理論來源于檔案工作的實(shí)踐，反過來檔案工作的實(shí)踐又迫切需要檔案專業(yè)知識(shí)的指導(dǎo)。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，不但需要一定的科學(xué)知識(shí)，而且需要較好的專業(yè)理論水平。只有這樣才能將工作中的新現(xiàn)象、新經(jīng)驗(yàn)提到理論的高度來認(rèn)識(shí)，從而在實(shí)踐中不斷總結(jié)、補(bǔ)充、發(fā)展、完善專業(yè)理論。
3.2 與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)
隨著檔案門類日益增多和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，檔案管理方面的科學(xué)化，現(xiàn)代化設(shè)備也迅速增加，尤其是近幾年興起的電子文件歸檔與管理這一新課題，這就必然要求檔案工作者要熟悉和掌握現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)。只有這樣，具體工作才能得心應(yīng)手。
3.3 廣采博取，努力學(xué)習(xí)科技檔案相關(guān)知識(shí)
檔案工作和其它專業(yè)工作一樣，都不是孤立的，除了要求要掌握檔案專業(yè)知識(shí)之外，還必須對(duì)于一些基礎(chǔ)和相關(guān)知識(shí)有足夠的了解。作為科技檔案工作者，要認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握一定的農(nóng)業(yè)科研知識(shí)，只有對(duì)農(nóng)業(yè)科研規(guī)律、農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目等有一定的了解，才能對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、準(zhǔn)確
效。另外，還要不斷學(xué)習(xí)提高語言文字水平。語言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，如果不具有扎實(shí)的語文知識(shí)就很難勝任這項(xiàng)工作。
