時間：2023-06-07 09:37:57
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案的數(shù)字化管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
隨著社會日新月異的發(fā)展，各級政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應(yīng)與滿足倍增的需要，勢必要運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)，如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、存儲技術(shù)等，與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合，建立起電子照片檔案系統(tǒng)，這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息利用社會化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。
首先，數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進(jìn)行復(fù)制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導(dǎo)致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理之后，不僅可以實(shí)現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉(zhuǎn)移，而且各歸檔單位通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門。
其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環(huán)境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發(fā)揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點(diǎn)，而且保存與復(fù)制過程中不會存在變質(zhì)、褪色等問題。同時，在照片修復(fù)上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進(jìn)行修復(fù)處理，使得圖片達(dá)到較好的效果。
第三，電子化管理實(shí)行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內(nèi)容一對一地調(diào)用照片，而是根據(jù)所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機(jī)隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強(qiáng)度大大降低，節(jié)省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調(diào)看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網(wǎng)絡(luò)以電子郵件等方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析
近幾年，隨著國家社會的發(fā)展和各地經(jīng)濟(jì)的增長，照片檔案管理工作也進(jìn)入到一個新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應(yīng)的《照片檔案管理規(guī)范》，所以在管理實(shí)施的過程中會有章可循，相對規(guī)范，但對于數(shù)碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規(guī)范了。
2.1 管理制度不完善
國內(nèi)雖然早已出臺了《照片檔案管理規(guī)范》，但這個規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數(shù)碼照片檔案在較長一段時間內(nèi)一直沒有制定出一套相對完整的的管理規(guī)范，這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來了嚴(yán)重的影響。直至2014年，國家出臺了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)范，但由于長時間缺乏一套完整的規(guī)范，很多的檔案館（室）現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現(xiàn)象，在管理過程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結(jié)合實(shí)際的具體情況，制定出相適應(yīng)的電子化管理實(shí)施細(xì)則，如對數(shù)碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此，實(shí)際上，很多單位對于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態(tài)，這對照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。
2.2 收集、整理難度大
與傳統(tǒng)照片的管理對比而言，數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無底片、不用沖洗的特點(diǎn)，無需產(chǎn)生購買膠卷和沖洗的費(fèi)用，使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中，質(zhì)量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應(yīng)的收集細(xì)則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現(xiàn)今數(shù)碼相機(jī)的普及率很高，甚至智能手機(jī)也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能，不僅照片數(shù)量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進(jìn)行收集歸檔。
與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片?n案的數(shù)量更加巨大，在整理數(shù)碼照片時既要鑒定篩選，又要進(jìn)行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進(jìn)行整理、選擇，所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時、準(zhǔn)確。
2.3 安全隱患嚴(yán)重
數(shù)碼照片的存儲依賴于電子設(shè)備和計算機(jī)，這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來了嚴(yán)重的隱患。當(dāng)存儲設(shè)備發(fā)生故障時，數(shù)碼照片有可能就會丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件，其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性，計算機(jī)和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險性，這會造成大量數(shù)碼照片被破壞，甚至丟失。
3 加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對策
3.1 進(jìn)一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度
數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別，就形成模式和保存載體而言，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同，數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件，需要依靠計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理。因此，制定適合本地區(qū)本單位的切實(shí)可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前工作的實(shí)際內(nèi)容以及自身部門的需要來制定一套與當(dāng)前部門現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級管理部門應(yīng)當(dāng)明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項指標(biāo)要求，即對數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細(xì)致具體的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進(jìn)行逐張編號并按照編號逐張進(jìn)行錄入說明，包括時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴(yán)禁對拍攝影像進(jìn)行加工修改，以保證歸檔數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性和有效性。只有責(zé)任到人，工作要求明確，形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。
3.2 建立有效的照片歸檔審核機(jī)制
歸檔的數(shù)碼照片要求是真實(shí)且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數(shù)碼照片文件仔細(xì)檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經(jīng)過編輯，如添加、合成、修改、挖補(bǔ)等后期編輯制作處理，不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性。此外，對于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴(yán)格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質(zhì)量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對反映同一內(nèi)容的若干張照片應(yīng)去粗取精，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現(xiàn)力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質(zhì)量。
3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)
各檔案館（室）對歸檔的數(shù)碼照片要嚴(yán)格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行管理，要加強(qiáng)對照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計算機(jī)中建立分類整理完畢的數(shù)碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進(jìn)行脫機(jī)保存，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，數(shù)字光盤的儲存和利用方便，通用性較強(qiáng)，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環(huán)境，避免磁化、強(qiáng)光照射和磕碰；三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，應(yīng)選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實(shí)行一套紙質(zhì)，兩套電子，三備份制度。
電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數(shù)字光盤和移動硬盤儲存的數(shù)碼照片資料，都有丟失的風(fēng)險，光盤和硬盤都可能因?yàn)榛覊m、光照、使用過頻、磕碰等環(huán)境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內(nèi)容丟失。在數(shù)碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質(zhì)照片進(jìn)行翻拍、掃描，把丟失的數(shù)碼影像恢復(fù)過來。
關(guān)鍵詞 檔案管理 思路 數(shù)字化
目前，對檔案進(jìn)行管理逐漸的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)能夠?qū)⑿畔①Y源進(jìn)行有效的管理。通過計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，將傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
一、數(shù)字化的檔案
對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理指的是對具備相應(yīng)價值的語音、軟件、圖像、影像、文本以及科學(xué)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、加工以及保管，實(shí)現(xiàn)電子的存取。在檔案的信息化發(fā)展過程中，必然會出現(xiàn)數(shù)字化的檔案，它能夠體現(xiàn)信息化建設(shè)的綜合實(shí)力，也是檔案館實(shí)現(xiàn)信息化的要求。
二、重要性
隨著多媒體的技術(shù)、數(shù)據(jù)庫的技術(shù)以及計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，逐漸的出現(xiàn)新型的檔案信息狀態(tài)，也就是檔案的數(shù)字化。目前，各個領(lǐng)域中都在廣泛的使用計算機(jī)，使數(shù)字化的檔案逐漸形成，同時也就形成了數(shù)字化的管理。它能夠?qū)⒌乩砦恢貌煌约拜d體不同的信息通過數(shù)字化形式進(jìn)行存儲，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)資源的共享。
數(shù)字化的檔案使信息的對象進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)載體的檔案轉(zhuǎn)變成為機(jī)讀的檔案，將保管的費(fèi)用有效節(jié)約，將占據(jù)的空間有效節(jié)省，同時使檔案的查閱得到有效簡化，避免對資料進(jìn)行反復(fù)的印制而導(dǎo)致資源浪費(fèi)。數(shù)字化的檔案能夠?qū)Y料進(jìn)行及時的歸檔，同時可以對資料進(jìn)行充分利用，將辦公的效率有效提高。
對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理，能夠促進(jìn)檔案的領(lǐng)域中不斷運(yùn)用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及通訊技術(shù)，使檔案管理的方法、技術(shù)以及理論進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使檔案的信息資源實(shí)現(xiàn)共享以及有效的利用，將檔案信息在增值方面具備的作用充分發(fā)揮，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，將檔案的作用以及地位進(jìn)行有效的提升。
在將檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，社會公眾以及職能部門可通過管理系統(tǒng)對需要的檔案以及信息進(jìn)行及時查閱和有效利用，不再受到各個方面的限制，同時也避免重復(fù)的勞動以及時間的浪費(fèi)，這將會使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，檔案會因?yàn)榻?jīng)常性的翻閱出現(xiàn)破損或者是丟失，使永久性的保管受到嚴(yán)重影響，在進(jìn)過數(shù)字化的處理之后，在對檔案進(jìn)行利用時可以通過電子的方式，將使用原件的頻率有效降低，保障了原件的安全。
三、思路的構(gòu)成
（一）管理人員素質(zhì)
在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，管理人員素質(zhì)是非常重要的一個方面。隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，檔案的信息在不斷的增長，對檔案的利用也在不斷的增長，導(dǎo)致對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理成為非常重要的一項工作。在對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，一個必不可少的要素就是管理人員，同時管理的工作對管理人員素質(zhì)提出了較高的要求。管理人員不僅僅要具備相應(yīng)的管理知識，還要對一些網(wǎng)絡(luò)的基本技能進(jìn)行掌握，如數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)的管理、數(shù)據(jù)的錄入以及計算機(jī)的操作等等。對管理人員要進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，運(yùn)用新的方式、機(jī)制、思路以及體制，依據(jù)以人為本的原則，使管理人員素質(zhì)得到有效提升。同時對管理人員進(jìn)行針對性的教育以及培訓(xùn)，使管理人員能夠?qū)⑾嚓P(guān)知識進(jìn)行更新，對相關(guān)技能進(jìn)行有效的掌握，對管理工作的知識點(diǎn)以及環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)全面的掌握，在進(jìn)行管理工作時能夠使用現(xiàn)代化的手段以及技術(shù)，對數(shù)字化的檔案進(jìn)行有效管理，將管理的工作有效加強(qiáng)。
（二）個性化的服務(wù)
對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理并不是對某一個具體的檔案館進(jìn)行管理，它管理的對象是由社會資源構(gòu)成的檔案體系，為檔案的使用人員提供動態(tài)化以及形式多樣的管理服務(wù)。在對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，依據(jù)檔案使用人員的需求將相關(guān)信息進(jìn)行收集，強(qiáng)調(diào)的是運(yùn)用自身在檔案方面具備的能力以及信息為檔案使用人員創(chuàng)造相應(yīng)價值，將檔案使用人員沒有辦法解決的問題進(jìn)行解決，從而實(shí)現(xiàn)價值。對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，檔案的管理人員要將管理的能力充分發(fā)揮，同時將創(chuàng)新的精神以及研究的能力充分提升，將服務(wù)進(jìn)行有效的創(chuàng)新，為檔案使用人員提供個性化的服務(wù)。
（三）與社會的信息進(jìn)行聯(lián)結(jié)
在對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，與社會的信息進(jìn)行聯(lián)結(jié)，能夠使數(shù)字化的檔案在使用方面的效率有效提升，同時能夠滿足發(fā)展的需求。將相應(yīng)的網(wǎng)頁或者是站點(diǎn)在檔案的信息網(wǎng)進(jìn)行設(shè)置，將情報、檔案以及圖書進(jìn)行有效的結(jié)合，打破了單一局面，使社會的信息系統(tǒng)得到有效完善，實(shí)現(xiàn)一體化的管理，將整體的優(yōu)勢充分發(fā)揮。在進(jìn)行社會的信息系統(tǒng)建設(shè)時，主要的內(nèi)容以及前提就是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將整合的目錄進(jìn)行建立。
相同的檔案在進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，會呈現(xiàn)出不同格式。實(shí)際的使用過程中，最為常見的就是標(biāo)簽圖像的文件格式以及便攜的文檔格式這兩種。其中，對文件輸出的分辨率沒有較高要求或者是內(nèi)容相對較多時使用便攜的文檔格式；對圖像文件輸出的精度具備較高要求的時候使用標(biāo)簽圖像的文件格式。
除此之外，在對數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲的時候，可以使用光盤、磁盤的陣列以及服務(wù)器等形式，將數(shù)字化檔案的安全性有效提升。在進(jìn)行目錄機(jī)構(gòu)的建設(shè)時要依據(jù)檔案類別進(jìn)行，依據(jù)文件檔號對經(jīng)過掃描的文件或者是圖像進(jìn)行命名，然后存儲與相應(yīng)目錄之下。對存儲的結(jié)構(gòu)以及文件的名稱進(jìn)行規(guī)范，使管理的工作有效加強(qiáng)，對文件進(jìn)行有效的利用。
四、總結(jié)
目前，對檔案進(jìn)行管理逐漸的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)能夠?qū)⑿畔①Y源進(jìn)行有效的管理。對于數(shù)字化檔案的管理工作，我們要充分意識并且高度重視其重要性。在對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，要對管理人員素質(zhì)、個性化的服務(wù)以及與社會的信息進(jìn)行聯(lián)結(jié)充分重視，使數(shù)字化的檔案管理工作能夠有效順利的進(jìn)行，對數(shù)字化的檔案進(jìn)行有效的管理，實(shí)現(xiàn)資源的共享。希望本篇文章可以為管理人員提供一定的參考，促進(jìn)數(shù)字化的檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳敏.淺談加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的重要性[J].企業(yè)導(dǎo)報，2011（8）.
關(guān)鍵字：檔案管理；數(shù)字化；技術(shù)變革
中圖分類號：F299.23；G270.7
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到人們工作和生活的許多個方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運(yùn)用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過程中利用計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲方式，能夠節(jié)約大量的存儲空間，方便檢索，便于保存，對于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運(yùn)用中，要堅持真實(shí)性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。
一、檔案管理數(shù)字化的意義
實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用主要是指利用計算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影和掃描等先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進(jìn)行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。
檔案管理數(shù)字化主要具有兩個方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場地，在保管的過程中，對于庫存的條件要求比較高，在搬運(yùn)的過程中需要的人力財力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲，更夠有效的節(jié)約存儲的空間，存儲較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進(jìn)行查閱下載，這有利于對檔案資源行進(jìn)行有效的管理和處置，以達(dá)到檔案資源的高度共享。
二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問題
雖然我國進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的時間還不是很長，但也取得了可喜的進(jìn)步，自上個世紀(jì)九十年代行業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉(zhuǎn)變，既保護(hù)了檔案信息，又加快了檔案的開發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用還是一個不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過程，不會一蹴而就。所以，對于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當(dāng)今檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用所出現(xiàn)的問題可以歸納為以下幾點(diǎn)。
（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全
檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲管理和利用都有著一套較為便捷的平臺。但是就目前來說，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長時間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡單的服務(wù)，在實(shí)際利用效果和服務(wù)上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發(fā)程度還不夠，所以很多服務(wù)還無法開展。
（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)
在如今經(jīng)濟(jì)和科技都快速發(fā)展的時代背景下，信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會造成資料的缺失和錯誤。對于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。但是目前，我國在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理的數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范和要求還不夠健全。
（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才
對于檔案創(chuàng)新形式的運(yùn)用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來說，我國對于檔案管理學(xué)方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專門的大學(xué)開設(shè)檔案管理學(xué)，所培養(yǎng)的專門性人才還不多，難以滿足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要。
三、檔案管理數(shù)字化的改進(jìn)措施
（一）培養(yǎng)專業(yè)性人才
人才是第一生產(chǎn)力，這一點(diǎn)在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當(dāng)然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對已有的數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面，留住人才。
（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)
缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理會造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會對檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。
（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)
原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過人工錄入或者用掃描儀進(jìn)行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實(shí)用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時修改、補(bǔ)充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因?yàn)閿?shù)字檔案在存儲或傳輸?shù)倪^程中可能會出現(xiàn)很多不可控的因素導(dǎo)致資料的丟失或損壞。
四、結(jié)論
檔案管理數(shù)字化極大地節(jié)省了人力資源，將人力逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)行業(yè)，簡化檔案管理流程的同時，還提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。在運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的過程中，要注意堅持可用可查可共享的基本原則，簡化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，必須進(jìn)一步培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，進(jìn)一步健全電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。
[關(guān)鍵詞]檔案信息 管理辦法 數(shù)字化
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）21-0327-01
隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)普及到各行各業(yè)，我國的檔案信息管理模式也由傳統(tǒng)的方法逐漸過渡到數(shù)字化的新型檔案管理形態(tài)，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等將不同載體、不同形態(tài)的信息資源用數(shù)字化形式存儲，利用網(wǎng)絡(luò)相互連接，方便隨時提取信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理的優(yōu)點(diǎn)
檔案信息管理采用數(shù)字化存儲，可以提升通用性、提高安全性、增強(qiáng)可視性，便于計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時瀏覽。資源管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)虛擬，滿足用戶檔案信息即時搜索、即時提取，實(shí)現(xiàn)全方位資源共享。信息資源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，檢索速度快、效率高、范圍廣。使用者可以在任何時間、任何地點(diǎn)、通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案信息，大大節(jié)省人力、物力和財力資源。數(shù)字化的檔案信息管理具有保存時間長，保真性高，內(nèi)容全面、完整、真實(shí)等特點(diǎn)，方便用戶隨時訪問。
檔案信息數(shù)字化較傳統(tǒng)方法先進(jìn)，將紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，還節(jié)省占地空間，方便迅速查閱，避免反復(fù)印刷造成資源浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理使資料及時歸檔，盡快為用戶提供，通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)隨時查閱，提供便利的信息控制服務(wù)。
2 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息管理方法
2.1 推進(jìn)規(guī)章制度規(guī)范化
為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化科技檔案管理工作，使其發(fā)揮重要作用，首先建立健全崗位責(zé)任制，制定工作目標(biāo)、工作職責(zé)。把工作目標(biāo)、工作職責(zé)分解到位，落實(shí)到人，實(shí)現(xiàn)專人保管，專人負(fù)責(zé)。制定了檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計鑒定制度、檔案移交制度、檔案管理獎懲制度等等，科技檔案管理人員按章辦事，使數(shù)字化檔案管理步入正軌。嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，對于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨(dú)保管。
2.2 努力實(shí)現(xiàn)信息化管理
實(shí)現(xiàn)信息化管理，建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案電子化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各企業(yè)日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄人、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作目管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理、企業(yè)分類管理等，從而從機(jī)制上提高企業(yè)信息共享能力。
（1）建立數(shù)據(jù)查詢制度
采用科技檔案管理軟件，運(yùn)用光學(xué)掃描復(fù)制、文字圖像壓縮、計算機(jī)高智能檢索、通信網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程信息傳輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù)，建立科技檔案數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)。計算機(jī)對科技檔案信息資源進(jìn)行輔助管理，可以使科技檔案信息更準(zhǔn)確及時地為科研事業(yè)服務(wù)。
（2）建立備份管理制度
一次輸入多次輸出、科技檔案檢索快速、信息存儲量大都是信息時代帶來的好處，信息時代科技檔案管理工作帶來便利快捷的同時，也存在不穩(wěn)定性和可變性，因此在日常工作中建立備份管理制度是非常必要的，科技檔案管理人員按照制度定期對電子文檔復(fù)制，防止科技檔案信息丟失而造成損失。
（3））完善網(wǎng)絡(luò)管理手段
檔案信息對于探索和掌握生產(chǎn)規(guī)律，確定發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)合理布局有重要作用。計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得科技檔案建立了文獻(xiàn)信息采集體系、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)體系和現(xiàn)代化文獻(xiàn)信息服務(wù)體系，建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的寬帶信息網(wǎng)絡(luò)，因此要采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識別技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)管理，確保網(wǎng)絡(luò)安全。
2.3 提升檔案管理人員素質(zhì)和技術(shù)水平
隨著當(dāng)今世界信息且爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強(qiáng)的分析能力，對一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大且的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。
信息時代，數(shù)字化的檔案管理對科技檔案管理人員無論是在政治素質(zhì)、能力素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都提出了更高要求，為了適應(yīng)新形式的發(fā)展科技檔案管理人員就要不斷加強(qiáng)這些方面的學(xué)習(xí)，才能更好地完成科技檔案管理工作。要選拔復(fù)合人才，提高檔案管理人員的敬業(yè)精神和業(yè)務(wù)素質(zhì)。全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的新知識，使得科技檔案管理工作得心應(yīng)手。
2.4 強(qiáng)化服務(wù)意識
強(qiáng)化科技檔案服務(wù)意識是現(xiàn)代數(shù)字化檔案工作不容忽視的課題，特別是對于科技檔案工作如何適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展而言，科技檔案服務(wù)意識的強(qiáng)化顯得尤其重要。所以需要不斷強(qiáng)化服務(wù)觀念，加大服務(wù)力度，不斷提高服務(wù)水平。
3 結(jié)論
檔案信息數(shù)字化管理是科技發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)步的必經(jīng)之路，檔案信息管理部門必須以積極的態(tài)度做好數(shù)字檔案館的建設(shè)，在創(chuàng)新的大環(huán)境中不斷提高。
參考文獻(xiàn)
[1] 趙德美，和英.淺議數(shù)字化檔案管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2006.21.
（一）全面考慮各種實(shí)施要素
明確目標(biāo)后，應(yīng)確定各種實(shí)施要素，即數(shù)字化檔案信息的重點(diǎn)發(fā)展項目，如全文信息化項目、局域網(wǎng)數(shù)字化服務(wù)項目、廣域網(wǎng)信息服務(wù)項目等等。各種實(shí)施要素需采用不同的評估方法，可借用某些指標(biāo)性體系。
（二）保障系統(tǒng)的建立
構(gòu)建保障系統(tǒng)也是為了保障數(shù)字化檔案信息管理的順利實(shí)施，保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化檔案信息管理體制、運(yùn)行及保障機(jī)制。即檔案信息的數(shù)字化建設(shè)及實(shí)施需要各項規(guī)章制度、組織、機(jī)構(gòu)、人力、財力及物力的支持，更無法脫離保障系統(tǒng)。
二、加快立法，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力
（一）加快立法
我國已經(jīng)頒布了《合同法》，其中涉及到電子信件、合同、電報、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內(nèi)容形式，對于實(shí)現(xiàn)我國數(shù)字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外，有關(guān)《政府信息公開條例》也對破壞政府信息的違法分子進(jìn)行了刑事及行政責(zé)任的規(guī)定。就某種意義而言，偽造電子檔案數(shù)字簽名的后果，和破壞印章、文件所應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任相同。如今，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢，除采用技術(shù)、方法來保障其完整性與可靠性以外，還應(yīng)加快立法，明確其法律地位。
（二）加強(qiáng)監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力
為了確保數(shù)字化檔案信息具有足夠的法律效力，不少國家紛紛制定標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)控及管理程序，以進(jìn)一步明確數(shù)字化檔案信息的重要性。在完善的監(jiān)控程序及高效的管理體系下，想要確保數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與完整性并非一件難事，但是，應(yīng)當(dāng)注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，應(yīng)當(dāng)著重強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是電子檔案數(shù)字化進(jìn)程中的著作權(quán)及數(shù)字化權(quán)等問題。目前，不少法律案件均涉及到數(shù)字化權(quán)問題，為保障著作權(quán)者的合法權(quán)益，在檔案信息的數(shù)字化過程中，應(yīng)對檔案來源進(jìn)行鑒別，看其是否受到《著作權(quán)法》的保護(hù)，若在《著作權(quán)法》的保護(hù)范圍內(nèi)，應(yīng)全面考慮檔案信息數(shù)字化權(quán)問題。若不受《著作權(quán)法》保護(hù)，則無需考慮這些問題。同時，還應(yīng)確認(rèn)檔案信息的所有權(quán)，數(shù)字化檔案信息仍屬復(fù)制行為，必須同著作權(quán)人積極協(xié)商，給予其足夠的報酬，并獲得其許可之后，方可將其檔案信息收錄數(shù)據(jù)庫中。
三、引入新型安全技術(shù)，保障數(shù)字化檔案信息的安全性
一、 關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫；檔案數(shù)字化管理；電子文件
信息經(jīng)濟(jì)已成為當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動力和新增長點(diǎn)，信息化成為各企業(yè)競爭的制高點(diǎn)。作為企業(yè)各個領(lǐng)域、各種生產(chǎn)和社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將成為未來5-10年內(nèi)新產(chǎn)生檔案的主體。面對這樣的形勢，如果缺乏完善的檔案館數(shù)字化解決方案，企業(yè)各領(lǐng)域的信息化發(fā)展必然也會受到制約。目前，要實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理，我認(rèn)為要加強(qiáng)以下三個方面的工作。
二、 首先是檔案數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。
檔案數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心部分。檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計是檔案計算機(jī)處理系統(tǒng)設(shè)計的核心和基礎(chǔ)，其效能往往影響到整個系統(tǒng)的功能和效益。檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計要經(jīng)歷由現(xiàn)實(shí)世界經(jīng)過概念世界向機(jī)器世界轉(zhuǎn)換的過程。它要解決的問題是：針對一個檔案工作應(yīng)用領(lǐng)域，設(shè)計優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫邏
輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)，使之滿足用戶的信息管理要求和數(shù)據(jù)操作要求，有效地支持各種應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)行。數(shù)據(jù)庫設(shè)計的目標(biāo)是為用戶和各種應(yīng)用系統(tǒng)提供一個高效率的運(yùn)行環(huán)境。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計過程應(yīng)考慮的約束條件有：計算機(jī)軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的能力、用戶的需求及系統(tǒng)對完整性、安全性的要求。計算機(jī)管理檔案的實(shí)質(zhì)是用數(shù)據(jù)處理的方式管理檔案信息。檔案計算機(jī)管理要適應(yīng)資源共享的需要建立綜合性網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，應(yīng)遵循多個原則，側(cè)重于檔案管理與生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科技活動的銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)從檔案機(jī)讀目錄的管理到檔案原文信息的數(shù)字化管理。
三、 檔案數(shù)字化管理
在對館藏檔案資源進(jìn)行分級鑒定、有序整理的基礎(chǔ)上，有計劃地分期分批把紙質(zhì)檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，使這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫并網(wǎng)。在此筆者著重提及的是紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化。二者數(shù)字化的原理和技術(shù)相同。紙質(zhì)檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數(shù)字圖像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案文件以及照片、圖片、底片等通過輸入設(shè)備(數(shù)碼像機(jī)、掃描儀、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)等)所獲得的并以數(shù)字格式存儲的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對圖像進(jìn)行各種技術(shù)處理，如對污損、殘缺圖像進(jìn)行修復(fù)、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平。對這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個完整的計算機(jī)數(shù)字圖像應(yīng)用系統(tǒng)包括輸入、存儲、處理、輸出等主要環(huán)節(jié)?；谳斎朐O(shè)備的核心技術(shù)主要有光點(diǎn)轉(zhuǎn)換技術(shù)、色彩管理技術(shù)、色彩校正技術(shù)、動態(tài)色彩樣正技術(shù)、三色同步掃描技術(shù)；處理技術(shù)主要有色彩增強(qiáng)技術(shù)、增強(qiáng)圖形技術(shù)、位增強(qiáng)技術(shù)、圖像處理軟件；存儲與檢索技術(shù)主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術(shù)；輸出技術(shù)可采用不同方法和設(shè)備進(jìn)行：屏幕顯示輸出、熱轉(zhuǎn)換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數(shù)碼擴(kuò)印技術(shù)、膠片記錄儀等。一個理想的數(shù)字圖像系統(tǒng)，不應(yīng)孤立地考慮某一個環(huán)節(jié)的處理方法和技術(shù)，而是要尋求整體綜合效果，系統(tǒng)的每一個環(huán)節(jié)都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數(shù)字化的設(shè)備的性能，決定了數(shù)字圖像的質(zhì)量。
三、是電子文件的收集與歸檔。
1.電子檔案的特點(diǎn)：
（1）、虛擬性：電子檔案是在計算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，在沒有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時，它是無法顯示出來的，是非實(shí)際的事物，因而具有虛擬性。
（2）、依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，離開計算機(jī)等設(shè)備電子檔案不可用。其對設(shè)備的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。
（3）、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。
（4）、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。
（5）、信息共享性，傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。
（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳___________輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題如：（一）數(shù)據(jù)的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動性；（四）信息的易出錯性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護(hù)、利用等方面有其自身的特殊要求。
2.電子檔案的收集。
電子文件從文書轉(zhuǎn)化為檔案過程中，無需分類，組卷，因?yàn)樵谟嬎銠C(jī)上可以多角度進(jìn)行分類、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系，因此無需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交、在接收的過程中，需要必要的設(shè)備條件、技術(shù)條件和業(yè)務(wù)準(zhǔn)備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換以解決不同格式電子文件的識讀問題。
3.電子檔案的整理。
由于電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，可以根據(jù)不同的需要，利用自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進(jìn)行了分類和編號，組織建立了數(shù)據(jù)庫。對于脫機(jī)保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。
4.電子檔案的鑒定。
電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個方面，電子檔案內(nèi)容鑒定主要是對文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的技術(shù)分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定，無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。電子檔案的鑒定程序?yàn)闅w檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時，進(jìn)行內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定，對未進(jìn)入檔案室的電子文件在保管一定時期后再鑒定，以確定其是否需要繼續(xù)保存。
5.電子檔案的保護(hù)。
電子檔案的保護(hù)是電子檔案管理工作中的重點(diǎn)。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場和電場的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對磁性載體，推薦溫度為18℃，相對濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對溫度為45%-60%。（2）防止灰塵?；覊m可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等?；覊m是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。（3）防止外來磁場和機(jī)械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應(yīng)，使盤基老化、脆性增大、強(qiáng)度下降，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
6.電子檔案的利用。
電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)需要對其信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制等，滿足利用者的各種需求。檔案人員還可以按照一定的專題對電子檔案進(jìn)行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 信息化 數(shù)字化
傳統(tǒng)的檔案信息存儲通常是以紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類、存儲，再經(jīng)過人工進(jìn)行檢索和進(jìn)行維護(hù)。且進(jìn)行檔案備份需要大量的人力和物力，人工處理的過程中還需進(jìn)行必要的糾錯。檔案信息化通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描再錄入到計算機(jī)存儲系統(tǒng)中，使得人事檔案管理更容易進(jìn)行實(shí)時的同步備份，使得人事檔案管理的存儲空間更小，維護(hù)更加快捷、方便和安全[1]。
一、當(dāng)前我國人事檔案管理的主要問題分析
管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠(yuǎn)的角度來看，我國人事制度的改革以及社會的發(fā)展隨著人才流動壁壘的減少。我國人事檔案實(shí)施社會化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，人事檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動的特征，“人檔分離”現(xiàn)象屢見不鮮。很多人事檔案，已經(jīng)無法真實(shí)的反映出當(dāng)事人的狀態(tài)，久而久之，人事檔案就會隨著其分離的狀態(tài)從根本上達(dá)不到其應(yīng)承擔(dān)的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經(jīng)喪失了其應(yīng)有的“檔案”的價值。人事檔案應(yīng)能夠首先反映出當(dāng)事人客觀真實(shí)的歷史記錄，而當(dāng)前我國的“人檔分離”狀態(tài)本身也成為了我國當(dāng)前人事檔案中的一種真實(shí)狀況的描述和反映。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長期開始定期公示 “長期失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統(tǒng)計，當(dāng)年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。我國至上世紀(jì)九十年代開始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國人員流動性，企業(yè)職工檔案管理也逐漸開始與企業(yè)分離，很多曾經(jīng)的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現(xiàn)出其向“社會人”角色的一種轉(zhuǎn)變。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
隨著我國各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的托管檔案的增多，每年和檔案主人長期失去聯(lián)系的“死檔”數(shù)量不斷增加。交費(fèi)率低且持續(xù)不繳費(fèi)致使成為的“死檔”令人才中介機(jī)構(gòu)頭痛不已，因?yàn)檎l都不敢隨便銷毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當(dāng)事人不來辦理相關(guān)手續(xù)，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門將人事檔案視為“棄檔” 封存起來。而在封存期內(nèi)，由于無任何當(dāng)造成很大的影響。在當(dāng)前我國現(xiàn)行的人事管理制度下，這些原本已經(jīng)喪失“價值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國特殊的人事制度背景下，特別是在國企、事業(yè)單位以及想進(jìn)入國企或事業(yè)單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎(chǔ)資料之一。
二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢展望
（一）我國人事檔案管理的信息化方向。由于現(xiàn)有人事檔案中的很多當(dāng)事人的個人經(jīng)歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補(bǔ)，另外進(jìn)行查詢和流轉(zhuǎn)效率低下已成為共識的普遍問題。隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，我國政府職能的相關(guān)機(jī)構(gòu)幾乎在每年的統(tǒng)籌和總結(jié)大會中都會提及人事檔案的信息化管理和數(shù)字化進(jìn)程，然而我國在人事檔案利用和服務(wù)方面的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面盡管已經(jīng)取得一些較為明顯的進(jìn)展。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務(wù)”項目，這些項目將分類整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當(dāng)事人或查詢單位開設(shè)證明。
（二）我國人事檔案進(jìn)行電子化、信息化以及數(shù)字化成為必然方向。隨著我國全國開展得一輪信息化檔案工作使得我國很多地區(qū)人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化，但與檔案研究領(lǐng)域的學(xué)者們的設(shè)想仍有一段顯著地差距，隨著我國人才流動的特征，當(dāng)前很多單位和企業(yè)的人才其實(shí)際上過去的歷史行為以及個人信用記錄很難真正被現(xiàn)單位了解，而構(gòu)建起一個“數(shù)字化”的人事檔案將有助與每一個用人單位都能夠及時客觀的了解到當(dāng)事人的公共行為以及誠信記錄?！皵?shù)字化”管理也已經(jīng)成為了我國人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。
三、總結(jié)
人事檔案管理數(shù)字化的好處使得用戶進(jìn)行檔案檢索更加快捷和方便，在當(dāng)今信息化網(wǎng)絡(luò)時代，如何利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案目錄公布、開放，同時讓用戶可以借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行交互應(yīng)用已成為檔案管理人員所關(guān)心的最核心的問題。而傳統(tǒng)人事檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢所趨。
參考文獻(xiàn)：
[1]王露露.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作[J].才智，2012，（21）：350.
關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；檔案管理；策略
在數(shù)字化時代下，檔案管理工作若想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)對計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，促進(jìn)檔案信息的自動化、創(chuàng)新化發(fā)展。盡管數(shù)字化管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，在提高了檔案信息管理工作效率方面發(fā)揮著重要的作用。因此加大力度探討數(shù)字化管理模式下的檔案管理策略，能夠?yàn)闄n案事業(yè)的未來發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。
1 檔案數(shù)字化管理概述
1.1 檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵
檔案數(shù)字化管理主要是通過對現(xiàn)代化的掃描技術(shù)、電腦技術(shù)以及數(shù)字化錄像技術(shù)等進(jìn)行有效運(yùn)用，將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，其有效連接形式為互聯(lián)網(wǎng)，其存儲形式為大數(shù)據(jù)，在實(shí)際管理過程中，通過計算機(jī)系統(tǒng)對檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一化管理，強(qiáng)化檔案服務(wù)效率，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展。
1.2 檔案數(shù)字化管理的意義
檔案管理的最終目的是滿足用戶需求，傳統(tǒng)檔案服務(wù)習(xí)慣于通過紙質(zhì)材料、圖片材料和聲像材料等向客戶提供檔案信息，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們逐漸習(xí)慣于通過互聯(lián)網(wǎng)獲取資源信息，據(jù)此英國曼徹斯特大學(xué)對未來檔案用戶類型和用戶需求走向做了論述：未來，中國將有越來越多的檔案網(wǎng)站在線用戶，檔案服務(wù)將由實(shí)體檔案館逐漸向數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)變，人們也將通過數(shù)字化、智能化、信息化的形式更加便捷地獲取檔案信息。管理數(shù)字化有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。未來用戶的檔案信息需求將由實(shí)體化向內(nèi)容化轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型材料向電子型材料轉(zhuǎn)變，從到館查閱方式向互聯(lián)網(wǎng)檢索方式轉(zhuǎn)變。只有順應(yīng)趨勢，重新定位檔案用戶及用戶需求，才能不斷提升服務(wù)水平，發(fā)揮檔案信息的價值，檔案管理數(shù)字化建設(shè)己經(jīng)是當(dāng)下信息資源共享發(fā)展的必然要求。
管理數(shù)字化有利于完善檔案管理、增強(qiáng)檔案的保存性。檔案在中國己經(jīng)有數(shù)千年的歷史，其記錄載體經(jīng)歷了從甲骨、竹筏、貝葉、絲帛到紙張的過渡，如今又迅速被光盤、磁帶所取代，形成了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，不但提高了管理質(zhì)量和效率，還有效緩解了閱覽室、館藏庫房緊張的狀況，增強(qiáng)了檔案的保存性。傳統(tǒng)檔案管理職能以保管和利用為主，而信息化時代檔案管理職能正在向信息搜集、管理和服務(wù)轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的管理模式顯然無法適應(yīng)信息化時代下檔案的管理要求，只有創(chuàng)新檔案的搜集、整理、保管手段，進(jìn)行合理化的資源配置，才能有效管理，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的綜合。
管理數(shù)字化有利于提高檔案可利用性。傳統(tǒng)檔案內(nèi)容枯燥單一，只有專業(yè)研究學(xué)者才會去閱讀利用，而對于信息化時代下的網(wǎng)絡(luò)用戶來說，館藏資料作用不大。由于互聯(lián)網(wǎng)用戶對信息內(nèi)容層次和個性化服務(wù)的需求不斷提高，能否提供經(jīng)過篩選、整合、優(yōu)化后的個性化信息是衡量檔案管理優(yōu)劣的一項指標(biāo)，故檔案信息化建設(shè)成為個性化檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。
2 數(shù)字化管理模式下檔案管理的有效策略
2.1 強(qiáng)化檔案管理人員的數(shù)字化意識
在數(shù)字化時代下，檔案管理是一項系統(tǒng)性工程，為推進(jìn)檔案建設(shè)事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)對信息化介質(zhì)的有效利用，通過檔案管理主體、介質(zhì)與客體三方面之間的協(xié)調(diào)配合，規(guī)范檔案信息資源的搜集、整理和有效利用，切實(shí)提高檔案管理人員的數(shù)字化管理意識，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展。
2.2 加強(qiáng)檔案管理人員儲備和數(shù)據(jù)庫建設(shè)
就現(xiàn)代社會發(fā)展形勢來看，檔案數(shù)字化管理具有較強(qiáng)的綜合性，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位技能都有著嚴(yán)格的要求，因此在數(shù)字化管理模式下，檔案管理工作若想要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)檔案管理人員儲備，定期開展檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)和教育，強(qiáng)化其檔案管理事業(yè)心和責(zé)任心，并強(qiáng)化其檔案管理服務(wù)質(zhì)量和水平。有計劃的組織檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)，及時掌握計算機(jī)新技術(shù)，最大程度上滿足客戶日益增長的服務(wù)需求，全面提高檔案管理的規(guī)范性和有效性。檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，就是指在數(shù)字化時代下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)通信、文字處理以及管理軟件的運(yùn)用等進(jìn)行充分的掌握，有效運(yùn)用數(shù)字設(shè)備從事檔案的整理、編輯以及統(tǒng)計利用等工作，全面提高檔案數(shù)字化管理的效率。
2.3 建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心
在數(shù)字化檔案管理過程中，為強(qiáng)化檔案管理效率，檔案館應(yīng)當(dāng)積極與企事業(yè)相關(guān)單位的信息管理部門加強(qiáng)聯(lián)系與配合，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，將管理范圍內(nèi)的各單位電子檔案開展高效化管理，為社會公眾提供有限制性的電子檔案的查詢和利用，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的資源共享，一定程度上提高了檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。
2.4 電子檔案的自動上傳收集
檔案管理的數(shù)字化管理，應(yīng)當(dāng)堅持與時俱進(jìn)，通過對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的有效利用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子檔案自動上傳的工作窗口，在第一時間對檔案信息資源進(jìn)行收集，并以服務(wù)器為平臺，實(shí)現(xiàn)電子檔案的穩(wěn)定有序上傳。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時管理，促進(jìn)檔案信息服務(wù)利用的網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案信息管理的法制化?？梢酝ㄟ^目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)絡(luò)上對一部分檔案目錄進(jìn)行公開，便于相關(guān)人員對檔案信息進(jìn)行檢索和查詢，提高檔案服務(wù)的便捷性。與此同時，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理部門與宣傳部門之間的密切配合，將重大活動中形成的重要錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并及時歸檔，促進(jìn)數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫得以完善，為后期宣傳和利用提供可靠的數(shù)據(jù)信息支撐。
2.5 建立健全數(shù)字化檔案管理體制
檔案管理是一個信息化系統(tǒng)，為強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理的整體效率，應(yīng)當(dāng)積極建立健全現(xiàn)代化檔案管理體制，基于集中管理和使用方便的因素出發(fā)，規(guī)范檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過對系統(tǒng)內(nèi)各軟件和硬件的有效運(yùn)用，加強(qiáng)檔案信息資源的集中化管理，堅決避免自建系統(tǒng)而導(dǎo)致檔案信息分割或檔案信息資源浪費(fèi)的情況出現(xiàn)，最大程度上提高檔案數(shù)字化管理的工作效率，為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
結(jié)束語
隨著現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)堅持與時俱進(jìn)，不斷運(yùn)用新技術(shù)，改善新方式，結(jié)合檔案管理的工作任務(wù)和工作要求適度調(diào)整管理模式，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的順利開展，建立一套科學(xué)且高效的檔案數(shù)字化管理體系，為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉靜華.分析檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）.
關(guān)鍵詞：檔案；素質(zhì)；管理；對策
中圖分類號：G127 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）003-00-02
我國非常注重檔案的管理工作，但是從檔案管理的實(shí)際工作情況來看，檔案管理是一項非常復(fù)雜、繁瑣的工作，工作量非常大，傳統(tǒng)手工的檔案管理工作效率低，很容易出現(xiàn)錯誤，很多珍貴的檔案文獻(xiàn)都在傳統(tǒng)檔案管理的方法中遺失，造成了很大的損失。將信息化、數(shù)字化融入到檔案管理中去，可以提高檔案管理的工作效率，而且從檔案使用的角度上來說，通過信息的檢索查找檔案也是非常的快捷、高效，大大提高了人工查找的效率。但是從我國在推廣檔案管理數(shù)字化的過程中來看，還存在很多問題，也正是考慮到這一點(diǎn)本文對將數(shù)字化融入到我國的檔案管理工作中去進(jìn)行了深入的探討。
一、數(shù)字化檔案管理的涵義介紹
對于任何組織、團(tuán)體、國家來說，檔案都是非常重要的，因?yàn)闄n案是記錄這些團(tuán)體、組織、國家在不同時間里所進(jìn)行的各種活動，包括文化活動、宗教活動、政治活動等，在這些活動進(jìn)行的同時也會以圖片、文字等形式保留下來，而這些歷史的信息記錄對其未來的發(fā)展作用也是非常大的。檔案對于文化的傳承、歷史的記錄意義重大，所以必須對檔案進(jìn)行合理的分類以及科學(xué)的管理，只有這樣才能讓檔案發(fā)揮最大的作用，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。
隨著科技的進(jìn)步，計算機(jī)已經(jīng)在我們的生活中扮演必不可少的角色，越來越多的工作領(lǐng)域也出現(xiàn)了計算機(jī)的身影，計算機(jī)的出現(xiàn)讓我們的工作效率大大的提高，而另一方面因?yàn)闀r間的不斷推進(jìn)，所存留下來的歷史檔案越來越多，要以手工的方式對這些檔案進(jìn)行整理所花費(fèi)的時間是巨大，而且工作效率非常慢，計算機(jī)正好解決了這一難題，通過計算機(jī)使用數(shù)字化的技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，非常簡單、高效，大大提高了檔案的使用頻率，讓檔案發(fā)揮更大的作用。
二、當(dāng)前數(shù)字化檔案管理問題分析
1.數(shù)字化檔案管理人才不足
檔案的數(shù)字化管理雖然在理論上與傳統(tǒng)的檔案管理并無太大差別，但是在操作的過程中卻存在很大的差異。在我國實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的過程也出現(xiàn)很多因?yàn)檗D(zhuǎn)變管理方式而產(chǎn)生的問題，主要問題就是原來的檔案管理人員難以運(yùn)用檔案數(shù)字化管理的方式進(jìn)行管理工作，單從從事檔案管理這項工作本身來看，工作人員大多是年齡較大的人群，這類人群對于電腦是非常陌生的，很難操作，而年輕的一代人又認(rèn)為檔案管理這些工作過于枯燥，沒有新鮮感，很多年輕人都非常抵觸這項工作。在這樣的環(huán)境下，我國的檔案數(shù)字化管理就出現(xiàn)專業(yè)人才不足的情況，這給我國的檔案數(shù)字化管理帶來了很大的困難。而要改變這一現(xiàn)狀就必須一方面對老員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們適應(yīng)檔案數(shù)字化管理；一方面就是要積極挖掘檔案數(shù)字化管理方面的人才，只有這樣才能真正的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理；另一方面就是積極開發(fā)檔案數(shù)字化管理的計算機(jī)軟件，以最小的人工投入換來最大的工作效率，通過這樣技術(shù)與人才的結(jié)合就能夠更好的解決這一難題了。
2.專業(yè)檔案數(shù)字化管理設(shè)備不足
我國的數(shù)字化檔案管理尚處于剛剛起步階段，在這一階段還需要大量的資金投入去完善基礎(chǔ)設(shè)施，這些基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)施、軟件設(shè)施等。但是在實(shí)際的檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)過程中，因?yàn)闄n案管理并不是一種馬上就有回報的工作，所有大多數(shù)的單位、團(tuán)體都不會拿出大量的資金投入到檔案管理工作中去，這就導(dǎo)致了在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過程中因?yàn)橘Y金的缺乏而難以推進(jìn)。很多單位即使配備了一些計算機(jī)設(shè)備，也都是非常老化的計算機(jī)，這些計算機(jī)根本無法完成檔案數(shù)字化管理的工作。在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過程中，我國也推出了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求，雖然在短時間內(nèi)大多數(shù)單位都沒有達(dá)到國家所要求的具體水準(zhǔn)，但是我們不能放棄，應(yīng)該抱著積極的心態(tài)投身于檔案數(shù)字化管理工作中去，同時積極研發(fā)符合檔案數(shù)字化管理的科學(xué)軟件，為我國盡早實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的力量。
三、推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的舉措
1.挖掘?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理人才
檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理在內(nèi)容的差別就是由原來的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子信息材料，而這些電子信息材料就需要儲存在專門的電子設(shè)備中，比如硬盤、U盤、光盤等，這些儲存材料的不同決定了其保存的方式也是不同的，這些電子儲存材料一旦受損或者受潮都會損壞，而一旦損壞那么里面所儲存的大量電子信息都會損失掉，因此電子儲存設(shè)備必須進(jìn)行備份，并且放在不同的地方進(jìn)行保存，其中一個受到破壞，另外一個還可以使用。諸如此類的問題還有很多，要想解決這些專業(yè)的問題就需要專業(yè)的人才來進(jìn)行檔案管理，從事檔案數(shù)字化管理的工作人員應(yīng)該經(jīng)常參加一些專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)自身在檔案數(shù)字化管理方面的專業(yè)儲備，在選擇參加檔案數(shù)字化管理專業(yè)知識培訓(xùn)的工作人員時也應(yīng)該注意既要選擇新員工，同時也要選擇老員工，這樣就會避免檔案管理工作人才的斷層。在具體的工作人員培訓(xùn)中應(yīng)該將職業(yè)道德培訓(xùn)與專業(yè)知識培訓(xùn)結(jié)合在一起，在提高專業(yè)水平的同時也讓工作人員更加的認(rèn)可與愛護(hù)檔案數(shù)字化管理的工作。對于專業(yè)的人才的挖掘還應(yīng)該注意的是這里的人才挖掘并不是盲目的挖掘，而是分專業(yè)的人才挖掘，所組建的檔案數(shù)字化管理人才隊伍必須是合理的，只有這樣的人才隊伍才能更好的完成檔案數(shù)字化管理的工作。
2.數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用
檔案中所涉及到的信息是各種各樣的，包括了社會、生活、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、民族、性別、健康等，而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中光是對這些檔案進(jìn)行簡單的分類就已經(jīng)是非常繁瑣的工作了，更不要說在這些大類的下面又會劃分出各種小的分類。在實(shí)際的分類工作中會遇到一個非常大的困難，那就是因?yàn)閭€人見解的不同所進(jìn)行的種類劃分是不一致的，有人認(rèn)為是社會類的檔案，而又有人認(rèn)為是生活類的檔案，這樣就在檔案的立卷中存在很大的差異，而由立卷引起的差異在檔案查找的過程中同樣也會遇到，有人認(rèn)為此類的檔案應(yīng)該從社會類的檔案中查找，而有人認(rèn)為應(yīng)該從生活類檔案中查找，這樣就會產(chǎn)生很大的分歧，也不利于檔案的管理工作。而使用檔案的數(shù)字化管理，將計算機(jī)相關(guān)的專業(yè)軟件應(yīng)用到工作去就會輕松的解決此類難題，不但解決了立卷中所遇到的難題，在檔案查找的時候也會非常簡單順利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行專門的收集處理，在處理的時候會涉及到對相關(guān)材料的篩選、裁剪等，這些工作程序經(jīng)常會因?yàn)楣ぷ鞯氖韬鲈斐刹豢赏旎氐膿p失，而采用檔案數(shù)字化管理的方式就會輕松解決這一困難，這對保護(hù)檔案的完整性意義重大。很多從事檔案管理的工作人員因?yàn)殡y以適應(yīng)新的管理方式，故而產(chǎn)生排斥的心理，這對檔案數(shù)字化管理的推廣產(chǎn)生很大的阻力，應(yīng)該積極疏導(dǎo)老職工的心理問題，將檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)向他們講清楚，讓從事檔案管理的老員工帶頭進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)。
3.加大資金投入、更新專業(yè)設(shè)備
檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)展情況直接受到資金的投入與專業(yè)設(shè)備的影響，但是從我國當(dāng)前的情況來看并不樂觀，主要表現(xiàn)在資金投入不到位，很多專業(yè)的設(shè)備都沒有得到更新，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)進(jìn)度。因此，相關(guān)部門必須引起高度重視，將檔案數(shù)字化管理工作需要的資金投入到位。在檔案數(shù)字化管理的專業(yè)設(shè)備方面又分為軟件設(shè)備與硬件設(shè)備兩個方面，在軟件方面應(yīng)該加大對專業(yè)軟件的研發(fā)，盡快將最新研發(fā)的、專業(yè)的軟件技術(shù)應(yīng)用到檔案數(shù)字化管理的工作中去；對于硬件設(shè)備，除了加大資金購買更新以外，對于現(xiàn)有的設(shè)備也要做好防護(hù)保養(yǎng)工作，這樣不但可以延長其使用的壽命，對于其提高工作效率也有很重大的影響。因?yàn)闄n案數(shù)字化管理是一項尚處于摸索階段的工作，因此在實(shí)際的工作中應(yīng)該認(rèn)真積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)工作中的不足，這樣更有助于案數(shù)字化管理的發(fā)展。
四、結(jié)語
檔案數(shù)字化管理是當(dāng)前國際檔案管理的大趨勢，可以有效的提高工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中遇到的很多困難。但是我國的檔案數(shù)字化管理剛剛起步，很多問題還需要我們慢慢解決，只有加大資金投入，積極研發(fā)專業(yè)軟件、更新硬件設(shè)備，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，才能讓我國的檔案數(shù)字化管理取得更好的發(fā)展，讓檔案更好的為社會發(fā)展來服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]黃莉雯.高校人事檔案信息化管理研究[J].價值工程，2017（03）：33-35.
[2]肖蓉.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].中國管理信息化，2017（03）：167-168.
[3]馬旭紅.檔案信息化建設(shè)的績效評價研究[J].中國管理信息化，2017（03）：168-169.
關(guān)鍵詞：新常態(tài)；檔案管理；數(shù)字化；措施
1 引言
隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也提出了越來越多的要求，特別是最近要求“經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)現(xiàn)新常態(tài)”的提出，使得我國對經(jīng)濟(jì)發(fā)展有了新的定義。“新常態(tài)”一詞是于2014年5月在河南考察時首次提出的，要求我國經(jīng)濟(jì)適應(yīng)新常態(tài)，謀求新突破。“新常態(tài)”的提出不僅適用于我國當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對于事業(yè)單位檔案管理工作同樣適用，新常態(tài)中的“新”指的是在舊的形態(tài)的基礎(chǔ)上不斷尋求創(chuàng)新、謀求突破，這就使得事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)向新常態(tài)看齊，與時俱進(jìn)，不斷尋求創(chuàng)新管理模式，以達(dá)到高效的管理水平。新常態(tài)下，作為事業(yè)單位檔案管理工作，必須做到準(zhǔn)確高效、井然有序、完整無缺，而要做到這些，依靠傳統(tǒng)檔案管理模式顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足的。近年來，隨著我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使檔案管理數(shù)字化成為可能，并經(jīng)過不斷的發(fā)展，成為提高檔案管理工作效率最有效的管理工具。檔案管理數(shù)字化建設(shè)指的是使用計算機(jī)技術(shù)通過掃描、修正、分類、整合等信息處理手段，在不改變原始檔案信息的前提下對檔案信息以及檔案存儲形式進(jìn)行一系列的信息化轉(zhuǎn)換，形成系統(tǒng)的數(shù)字化檔案，由于其具有辦公高效化、信息處理自動化、歸檔整理經(jīng)濟(jì)化等諸多優(yōu)點(diǎn)，逐漸被廣泛應(yīng)用。然而，就目前數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用來說，由于傳統(tǒng)模式向新型模式轉(zhuǎn)換，其中必然會出現(xiàn)諸如信息安全、數(shù)字化操作等新的問題，認(rèn)清這些問題所在并制定正確的處理處理，有助于單位的檔案管理工作變得更為數(shù)字化、現(xiàn)代化和效率化。
2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的一些問題
2.1 硬件支持與軟件開發(fā)相對滯后
要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，就必須要求其計算機(jī)硬件、軟件的開發(fā)與支持及時跟上，否則數(shù)字化管理將難以實(shí)現(xiàn)。由于事業(yè)單位檔案繁多量大，經(jīng)常性的存在檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統(tǒng)遲鈍、緩慢，甚至出現(xiàn)崩潰，不利于數(shù)字化管理的高效率，硬件上，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理必須具備信息采集設(shè)備、信息存儲設(shè)備和信息利用設(shè)備等，但是從當(dāng)前的發(fā)展情況來看還是比較欠缺的；軟件上，我國當(dāng)前檔案管理室使用的軟件很多缺少信息管理功能，而且一些還不具備信息通用功能，到目前為止，相關(guān)軟件的開發(fā)與應(yīng)用還比較落后。
2.2 信息管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易管理漏洞
檔案數(shù)字化管理必須要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，然而，由于目前我國事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理剛剛興起，起步較晚，數(shù)字化管理水平不高，檔案室存檔業(yè)務(wù)的數(shù)字化特性非常差，對信息的收集、存儲、管理等沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是目前檔案目錄、細(xì)則等的相容性都非常差，此外，大多數(shù)歸檔都是以磁盤和優(yōu)盤的形式，檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)等都沒有完全實(shí)現(xiàn)，檔案數(shù)字化缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，得不到全面推廣和使用，極易造成管理漏洞，這將對檔案數(shù)字化的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙。
2.3 數(shù)字化檔案信息的安全問題面臨考驗(yàn)
數(shù)字化檔案管理相比于紙質(zhì)化管理雖具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但也有一定的弊端，檔案信息的安全問題便是一大考驗(yàn)。由于數(shù)字信息有著較強(qiáng)的流動性，這便使得數(shù)字檔案在使用當(dāng)中不斷的遇到更多網(wǎng)絡(luò)安全的風(fēng)險，如病毒侵襲、黑客攻擊致使信息被盜取等，進(jìn)而對數(shù)字檔案的完整性與真實(shí)性帶來嚴(yán)重的影響；另外，電子檔案信息的完整性也會受到考驗(yàn)，在當(dāng)今電子檔案的使用過程當(dāng)中，很有可能存在人為因素，無意或有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的真實(shí)信息，而一旦數(shù)字信息被改變，將難以辨別，不留痕跡，因此，數(shù)字化檔案信息的安全問題必須受到重視。
2.4 數(shù)字化管理的平穩(wěn)過度問題
由于我國檔案管理傳統(tǒng)的管理模式都是以紙質(zhì)化管理進(jìn)行，要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式，這期間的平穩(wěn)過度也是一大考驗(yàn)。一方面，大量的檔案管理人員習(xí)慣于紙質(zhì)檔案管理，對突然到來的數(shù)字化新型管理技術(shù)缺乏適應(yīng)性及相關(guān)操作的技術(shù)性，既要滿足檔案管理技能以及一般計算機(jī)的操作，同時又要滿足特殊計算機(jī)的操作，這樣的管理人才嚴(yán)重匱乏；另一方面，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案，信息的遷移過程也會出現(xiàn)問題，例如信息的丟失、信息錄入錯誤或人為篡改信息等，都會在不同程度上造成電子檔案完整性與真實(shí)性的破壞。
3 提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效措施
3.1 重視檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作
事業(yè)單位要想加快數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的完美應(yīng)用，就必須具備與單位自身管理相適應(yīng)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，因此，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理工作，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作，如內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)的建立、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及相關(guān)操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用、高性能服務(wù)器、大容量儲存設(shè)備等等，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟、硬件的及時更新與支持。
3.2 建立統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)管理高效率
建立統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，有助于更好地實(shí)現(xiàn)管理高效率，因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)信息收集、存儲以及管理標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，尤其是對于檔案目錄、內(nèi)容細(xì)則等的相容性方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)上，此外，對于檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)等制定上也應(yīng)統(tǒng)一考慮，確保其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，全面保證網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機(jī)制等可以相互聯(lián)系，以此來實(shí)現(xiàn)一體化的檔案建設(shè)文檔。
3.3 加強(qiáng)信息安全管理，提高檔案信息的安全程度
事業(yè)單位應(yīng)重視信息安全的管理工作，尤其是對重要文件數(shù)據(jù)和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)使用安全上，必須確保其信息的安全性。為此，事業(yè)單位應(yīng)不斷加強(qiáng)后續(xù)防火墻的維護(hù)和訪問設(shè)置、及時安裝并更新殺毒軟件并做好重要數(shù)據(jù)及檔案的備份工作等，以便于最大限度的防止檔案信息受到網(wǎng)絡(luò)安全的威脅；另外，還必須做好檔案文件的保密工作，嚴(yán)格要求數(shù)字化檔案的管理機(jī)制，建立相應(yīng)的安全等級以及訪問權(quán)限，盡可能的促進(jìn)檔案信息安全保密程度的提高，減少人為破壞文件等不良情況造成的信息缺失與篡改等，全面的確保重要文獻(xiàn)、檔案以及系統(tǒng)的使用安全。
3.4 培養(yǎng)數(shù)字化管理人才，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化平穩(wěn)過度
為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的平穩(wěn)過度，事業(yè)單位應(yīng)及早做足準(zhǔn)備，對相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的技能培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員對數(shù)字化管理軟件的操作技能的培訓(xùn)，幫助他們及時適應(yīng)并勝任新型數(shù)字化管理工作，確保檔案數(shù)字化管理的平穩(wěn)過度。此外，事業(yè)單位也應(yīng)做好相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，確保在信息由紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，實(shí)現(xiàn)個人檔案信息真實(shí)完整地轉(zhuǎn)換，避免因因?yàn)橐蛩卦斐傻臋n案信息錄入錯誤、丟失等情況出現(xiàn)。
4 結(jié)束語
在新時期、新常態(tài)的發(fā)展背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從自身的管理實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)新常態(tài)下計算機(jī)信息管理的發(fā)展需求，與時俱進(jìn)，不斷強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案信息化的管理工作，徹底的擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶來的負(fù)荷，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)利益，同時也應(yīng) 加強(qiáng)電子檔案的信息安全管理工作，確保電子檔案的安全程度，促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平的全面提高。
參考文獻(xiàn)
[1] 徐麗娜.檔案數(shù)字化的原則與標(biāo)準(zhǔn)化問題探析[J].檔案，2014，（5）：38-39
關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院；人事檔案管理
數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展推動了醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)展，并為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作與社會發(fā)展的同步對接。下面，筆者就針對醫(yī)院人事檔案管理對數(shù)字化信息的應(yīng)用情況發(fā)談一談自己的體會。
一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況
1.人工操作效率低下
醫(yī)院的人事檔案主要用于對醫(yī)院工作者的基本情況進(jìn)行記錄，能夠真實(shí)全面地反應(yīng)醫(yī)院工作人員在學(xué)習(xí)、工作以及生活等方面的真實(shí)情況。在人事檔案管理的人工操作模式當(dāng)中，必不可少進(jìn)行轉(zhuǎn)抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風(fēng)險，一旦在轉(zhuǎn)抄過程中出現(xiàn)錯誤，后續(xù)就需要通過多個復(fù)雜的程序來進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)償，這樣又降低了管理效率。此外紙質(zhì)檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化具有極大的不利影響。
2.對人事檔案管理資料的利用率較低
大部分醫(yī)院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進(jìn)行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質(zhì)人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫(yī)院的管理成本。再加上醫(yī)院需要定期對檔案進(jìn)行整理或清理，這也會對紙質(zhì)化人事檔案產(chǎn)生損害。
3.檔案管理信息化水平不高
縱觀我國醫(yī)院人事檔案管理情況來看，大部分醫(yī)院并不具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設(shè)施情況都更為落后。信息基礎(chǔ)也不夠牢固，無法與現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展步伐相適應(yīng)，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的一大要因。
二、如何基于數(shù)字化信息技術(shù)完善醫(yī)院人事檔案管理工作
1.提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識
醫(yī)院必須保持全院上下員工思想上的統(tǒng)一性，提高人事檔案數(shù)字化管理的意識，構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，在醫(yī)院內(nèi)部推行三層管理模式，從根本上調(diào)動起醫(yī)院人事檔案管理的積極性以及靈活性。
2.充分運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)促進(jìn)認(rèn)識檔案管理工作的完善
數(shù)字化信息技術(shù)中所涉及的一切技術(shù)都是基于信息科學(xué)理論以及方法而實(shí)現(xiàn)的，是一種對人類信息處理功能進(jìn)行拓展而形成的功能。醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中充分運(yùn)用人力資源，可以刺激服務(wù)能力的提升，從而提升醫(yī)院人事資源技術(shù)應(yīng)用方面的可操作性。
3.創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式
對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進(jìn)行利用是其最終的目的。醫(yī)院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調(diào)取等服務(wù)，還應(yīng)在堅持保密原則的基礎(chǔ)上登錄相關(guān)網(wǎng)站完善檔案數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)一步提升人事檔案信息的共享性。
4.加大隊伍建設(shè)力度
醫(yī)院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質(zhì)量人才隊伍的支撐作用。醫(yī)院應(yīng)定期組織人力資源科進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及實(shí)踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實(shí)踐能力；此外，還應(yīng)優(yōu)先分配一些熟練掌握計算機(jī)操作技能、具備高度工作責(zé)任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應(yīng)關(guān)注的是，醫(yī)院應(yīng)控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩(wěn)定性，不要輕易變更崗位。
三、數(shù)字化信息對醫(yī)院人事檔案管理的重要意義
1.提升醫(yī)院工作效率
電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時更新、修改以及作廢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫(yī)院人事檔案資料更高的時效性，提升醫(yī)院整體的工作效率。
2.保存難度降低
傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現(xiàn)損壞、遺失等現(xiàn)象，而數(shù)字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，保存時間極長，且不容易被損壞。
3.信息儲存內(nèi)容覆蓋面更廣
電子儲存媒介具有空間大的特點(diǎn)，因此醫(yī)院在儲存人事檔案信息時不必再因?yàn)閮Υ鎴鏊蛔愣霈F(xiàn)選擇性保存的現(xiàn)象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學(xué)習(xí)以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。
4.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性
紙質(zhì)檔案在閱讀的過程中需要耗費(fèi)極大的經(jīng)歷，因此在閱讀考核內(nèi)容時往往不會進(jìn)行全面閱讀。數(shù)字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關(guān)的評價結(jié)果都是通過數(shù)據(jù)形式來呈現(xiàn)的，可以讓查詢者一目了然，從而促進(jìn)了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實(shí)、可靠。
5.信息獲取速度加快
在紙質(zhì)人事檔案管理模式下，人事檔案的調(diào)取需要花費(fèi)較多的時間，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)會根據(jù)所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。
四、在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對策
1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識
數(shù)字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優(yōu)勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現(xiàn)代化計算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應(yīng)加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫(yī)院也應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機(jī)密性檔案文件必須加大保護(hù)力度，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2.完善人事檔案管理制度
要想全面確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行，就必須制定完善的規(guī)章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責(zé)任制，明確每一名工作人員的職責(zé)與義務(wù)，將具體責(zé)任落實(shí)到個人。此外，還應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)及升級處理，對于其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份工作。
參考文獻(xiàn)
[1]呂慧萍.醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)數(shù)據(jù)在人事檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2013，（5）：49-50.
[2]宋兵，朱衛(wèi)華，邵悅，等.大型綜合性醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用[J].人力資源管理，2014，（10）：227-229.
[3]郭英.論信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2012，（5）：125.
房地產(chǎn)檔案管理的傳統(tǒng)方式就是手工處理，極易使檔案實(shí)體在人為或者自然的條件下出現(xiàn)差錯和管理缺陷。而在房地產(chǎn)檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，可具備存儲量大、出錯率小、資源共享等優(yōu)勢，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，由此可知，在房地產(chǎn)檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為時展的趨勢。
1 房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用要點(diǎn)分析
盡管數(shù)字化技術(shù)具備無可比擬的優(yōu)勢，但數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于房地產(chǎn)檔案管理工作中，還需注意以下幾個問題：
1.1 注意服務(wù)理念的創(chuàng)新
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式要求管理人員，只需向客戶提供相應(yīng)的咨詢和證明等被動型服務(wù)即可，缺乏主動服務(wù)和優(yōu)化服務(wù)的意識。因此，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員需改變自身的服務(wù)理念。
1.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞
隨著信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作[1]。
1.3 注重檔案管理人才的培養(yǎng)
由于房地產(chǎn)檔案管理趨于數(shù)字化，因此，需注重對管理人員的技能培訓(xùn)，并讓其熟練掌握房地產(chǎn)專業(yè)知識、檔案管理技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)維修技術(shù)等知識，并加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)知識、數(shù)據(jù)庫管理技能、網(wǎng)絡(luò)知識等管理知識的培訓(xùn)力度，為房地產(chǎn)企業(yè)培養(yǎng)一批實(shí)用型人才。
2 房地產(chǎn)檔案管理中有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的策略
2.1 建立健全的管理制度
在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓(xùn)到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲的數(shù)字檔案資料，并對其進(jìn)行密級分類：將敏感和機(jī)密的資料信息進(jìn)行加密處理，也可將其脫機(jī)存儲于一個安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機(jī)房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護(hù)、防護(hù)設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護(hù)安全管理等內(nèi)容，通過相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問題，從而增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴(yán)格將其落到實(shí)處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實(shí)性[2]。
2.2 規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料
在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲存不當(dāng)、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行管理，不但能達(dá)到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進(jìn)的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動態(tài)化。如圖1。
2.3 建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)和傳輸平臺
在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中，還需注意以下兩點(diǎn)：一是組建數(shù)據(jù)庫?？赏ㄟ^掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描資料組建成數(shù)據(jù)庫的形式，降低人工錄入出錯率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺。在房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化管理過程中，需以實(shí)現(xiàn)其價值為中心，以此有效利用房地產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫。但是在建立傳輸平臺的過程中，需確保傳輸平臺的安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸?shù)倪^程中丟失，或者人為竊取[3]。
