時(shí)間：2023-06-08 10:59:38
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理建議與意見(jiàn)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：海洋監(jiān)測(cè)檔案；信息化；研究
1 引言
我們?cè)趹?yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，比如利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文技術(shù)等對(duì)檔案信息資源進(jìn)行安排、管理與配置后，最終實(shí)現(xiàn)了資源共享的過(guò)程稱(chēng)為檔案管理的信息化。它能將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)予以保存，不但能夠更好地保存資料，而且也能夠?qū)崿F(xiàn)信息資料的自動(dòng)化查取。
海洋監(jiān)測(cè)檔案是指在海洋調(diào)查、觀測(cè)、監(jiān)測(cè)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。目前在本中心站保存了海洋調(diào)查、監(jiān)測(cè)、觀測(cè)、預(yù)報(bào)過(guò)程中取得的各類(lèi)記錄報(bào)表及數(shù)據(jù)資料。
傳統(tǒng)海洋監(jiān)測(cè)檔案的管理主要還是針對(duì)紙質(zhì)檔案保管，模式老化、查找不便且易損壞。目前我國(guó)的海洋監(jiān)測(cè)檔案管理存在很多問(wèn)題，尤其在基層海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)單位，管理模式落后、軟硬件配套措施不足、信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后、檔案信息安全建設(shè)不完善等都是亟待解決的問(wèn)題。而檔案實(shí)行了信息化管理后，完全可以解決上述問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)便捷、高效、規(guī)范的管理模式，給我們的工作帶來(lái)便利。所以，海洋監(jiān)測(cè)檔案的信息化管理是今后檔案管理的大趨。本研究闡明了檔案信息化管理的重要性以及國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀，結(jié)合本單位的實(shí)際情況對(duì)海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理情況進(jìn)行了深入分析，指出目前海洋監(jiān)測(cè)檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，并對(duì)我們今后海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化管理提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議，推動(dòng)我們基層單位的海洋監(jiān)測(cè)檔案管理工作更上一個(gè)新的臺(tái)階。
2 檔案信息化管理的方式及發(fā)展
關(guān)于信息化的表述我國(guó)學(xué)術(shù)界和政府內(nèi)部做過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的研討，就是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心來(lái)生產(chǎn)、獲取、處理、存儲(chǔ)和利用信息。信息化就是計(jì)算機(jī)化、通信化、知識(shí)化。信息化就是要在人類(lèi)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛而普遍地采用信息技術(shù)。
檔案信息化就是人類(lèi)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理念，充分開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有的社會(huì)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流和資源共享，以提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的質(zhì)量，推動(dòng)人類(lèi)社會(huì)發(fā)展和社會(huì)轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。檔案信息化管理就是把檔案管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)融合起來(lái)，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。
傳統(tǒng)的檔案信息都是通過(guò)紙質(zhì)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，我們通常都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、裝訂、組卷，這種工作方式無(wú)論在人力還是物力上都很麻煩，并且工作效率低下。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們環(huán)保和節(jié)約意識(shí)的增強(qiáng)，無(wú)紙化辦公已經(jīng)盛行，檔案的信息化管理也逐漸受到青睞。其具有以下幾大優(yōu)勢(shì)，1）有利于提高檔案信息的利用率；2）有利于提高檔案存檔的工作效率；3）有利于將檔案材料進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸。所以發(fā)展迅速，并且推廣到各行各業(yè)，在我國(guó)人事檔案的管理、糧油運(yùn)輸業(yè)檔案的管理、圖書(shū)館檔案的管理等都開(kāi)始逐步走上了信息化道路。最近幾年，隨著海洋監(jiān)測(cè)檔案管理要求的提高，信息化管理也逐漸應(yīng)用到了海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理領(lǐng)域。從管理需求上看，檔案的信息化管理在海洋監(jiān)測(cè)領(lǐng)域勢(shì)在必行，我們必須從根本上重視起來(lái)，努力實(shí)現(xiàn)我們基層監(jiān)測(cè)單位的海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化管理。
3 海洋監(jiān)測(cè)檔案管理存在的問(wèn)題
海洋監(jiān)測(cè)檔案的信息化管理成效已經(jīng)初步顯現(xiàn)，但由于其在國(guó)內(nèi)起步較晚，目前還存在以下問(wèn)題：
3.1 管理模式老化
目前在基層單位中海洋監(jiān)測(cè)檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案現(xiàn)行管理要求較為繁瑣，借閱、查閱等比較麻煩；三是對(duì)海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案更新起來(lái)比較慢。
3.2 軟硬件配置不到位
在基層單位的海洋監(jiān)測(cè)檔案管理中，一方面大都還是使用一些比較落后的硬件設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，軟硬件配置急需升級(jí)改進(jìn)。比如：目前檔案管理使用的計(jì)算機(jī)與普通工作使用計(jì)算機(jī)無(wú)異，在儲(chǔ)存空間和工作穩(wěn)定性上并不能完全符合檔案信息化管理的要求，在配套軟件方面也沒(méi)有一套完善、適合基層單位使用的檔案信息化管理軟件使用，只是單純使用OFFICE辦公軟件。
3.3 信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
在海洋監(jiān)測(cè)檔案錄入上，有時(shí)為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不完整，這就造成了日后對(duì)監(jiān)測(cè)檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫(kù)更新的不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案的一系列問(wèn)題。目前在基層海洋單位中信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作尚未正式開(kāi)展，尚未形成統(tǒng)一、方便且實(shí)用的信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式。
3.4 檔案信息安全建設(shè)不足
信息安全建設(shè)不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計(jì)。目前基層單位海洋監(jiān)測(cè)檔案的備份工作均相對(duì)滯后，受條件和人員限制，不能及時(shí)完成。另外，在日常工作中取得的部分初始數(shù)據(jù)資料相對(duì)分散，為方便使用留存分散在個(gè)人手中，對(duì)此類(lèi)數(shù)據(jù)沒(méi)有形成相對(duì)統(tǒng)一、有效的保管，容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)資料安全隱患。
4 國(guó)外檔案信息化對(duì)我國(guó)檔案管理的啟示
在國(guó)外檔案信息化管理的發(fā)展迅速，以美國(guó)為例，美國(guó)的檔案管理是集中管理模式，所有的檔案都是由對(duì)應(yīng)的部門(mén)統(tǒng)一保管。美國(guó)為檔案管理專(zhuān)門(mén)設(shè)置了“檔案總署”來(lái)統(tǒng)領(lǐng)各個(gè)機(jī)構(gòu)。就聯(lián)邦政府的工作人員檔案管理為例，其檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，檔案中包括聯(lián)邦政府的在職人員和非在職人員的各種信息，例如：調(diào)動(dòng)信息、雇傭信息、死亡信息、辭職信息等。當(dāng)人員信息發(fā)生變動(dòng)后，工作人員只需輸入相應(yīng)的編號(hào)就能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的錄入和刪除，并在后臺(tái)實(shí)現(xiàn)時(shí)時(shí)的更新。此外，美國(guó)檔案的開(kāi)放性上也值得我國(guó)學(xué)習(xí)，只要是檔案本人或檔案相關(guān)人員向檔案部門(mén)提出合理的申請(qǐng)，檔案部門(mén)就有義務(wù)為其提供檔案的復(fù)印件，如果檔案本人對(duì)其檔案的準(zhǔn)確性提出質(zhì)疑，也可以向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)會(huì)把相關(guān)的修改信息同步到官網(wǎng)，并且把處理結(jié)果通知給申請(qǐng)人。
5 海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化的建議與對(duì)策
針對(duì)海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，本研究提出以下意見(jiàn)和建議：
5.1 建立信息化管理體系，完善管理制度，建立管理標(biāo)準(zhǔn)
海洋監(jiān)測(cè)檔案部門(mén)首先要建立檔案信息化管理體系，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，用制度規(guī)范管理，保障具體工作的充分落實(shí)；其次要建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，例如：在檔案的信息化錄入時(shí)規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的實(shí)時(shí)維護(hù)操作等。在制度與標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)建議從兩方面進(jìn)行調(diào)研論證，一方面要邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家以座談會(huì)的形式進(jìn)行討論，另一方面通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷、實(shí)地調(diào)查等方式收集基層檔案管理人員的意見(jiàn)，以此建立起一個(gè)科學(xué)、有效、規(guī)范的信息化檔案運(yùn)行機(jī)制。
5.2 加大海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化軟硬件設(shè)施的投入
在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)海洋監(jiān)測(cè)檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于海洋監(jiān)測(cè)檔案的特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的投入并注意定期更新；在軟件方面，由于海洋監(jiān)測(cè)檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)海洋監(jiān)測(cè)檔案信息的管理是檔案部門(mén)需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。此外，應(yīng)確保每年有專(zhuān)項(xiàng)資金用于檔案管理硬件和軟件的更新與維護(hù)，確保信息化管理系統(tǒng)的平穩(wěn)安全運(yùn)行。
5.3 建設(shè)海洋監(jiān)測(cè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
由于海洋監(jiān)測(cè)檔案的數(shù)據(jù)都是百萬(wàn)量級(jí)的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要滿足以下幾個(gè)方面的要求：一是實(shí)現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作；二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新；三是實(shí)現(xiàn)海洋監(jiān)測(cè)檔案更新的及時(shí)性；四是實(shí)現(xiàn)海洋監(jiān)測(cè)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存；五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的安全性。海洋監(jiān)測(cè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)更新，使數(shù)據(jù)管理起來(lái)更加方便，使用更加便捷。
5.4 建立檔案資源共享機(jī)制
檔案資源共享機(jī)制是指在政府檔案管理部門(mén)與企業(yè)檔案部門(mén)建立起檔案的共享機(jī)制，包含三個(gè)層次的共享：政府檔案管理部門(mén)內(nèi)部的共享、企業(yè)檔案部門(mén)內(nèi)部的共享、政府檔案管理部門(mén)和企業(yè)管理部門(mén)的共享。在具體的實(shí)現(xiàn)方式上，政府檔案管理部門(mén)和企業(yè)檔案管理部門(mén)內(nèi)部資源共享主要是通過(guò)局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，而政府與企業(yè)之間的合作的主要是通過(guò)軟件的對(duì)接來(lái)實(shí)現(xiàn)的。此外還可以建立海洋監(jiān)測(cè)檔案信息查詢系統(tǒng)網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺(tái)，這方面可以學(xué)習(xí)美國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，為申請(qǐng)者提供檔案查看和修改服務(wù)。
5.5 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺(tái)
在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對(duì)接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過(guò)去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)決策、檔案管理、對(duì)外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)工作既可以自己招聘組建專(zhuān)門(mén)的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，也可以把開(kāi)發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)，在外包過(guò)程中要對(duì)第三方軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行相關(guān)資質(zhì)認(rèn)定，簽訂相關(guān)保密協(xié)議，并且要定期對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行檢查，確保其運(yùn)行穩(wěn)定，最終形成一個(gè)完善的信息化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。
5.6 提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
傳統(tǒng)的海洋監(jiān)測(cè)檔案管理方法不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理信息化的要求，一方面要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進(jìn)行合作，針對(duì)崗位的特點(diǎn)培養(yǎng)專(zhuān)門(mén)的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對(duì)人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對(duì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)這方面的培養(yǎng)，避免檔案資料泄密等事件的發(fā)生。
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一、城市地下管線工程檔案的構(gòu)成及特點(diǎn)
城市地下管線工程文件材料的構(gòu)成，主要文件材料有：建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批文；建設(shè)項(xiàng)目選址(走經(jīng))意見(jiàn)書(shū)；建設(shè)用地規(guī)劃許可證；土地部門(mén)用地批復(fù)；規(guī)劃部門(mén)的規(guī)劃設(shè)計(jì)審查意見(jiàn)、批復(fù)；建設(shè)工程規(guī)劃許可證(走經(jīng)批復(fù))；業(yè)管理部門(mén)的審批文件(消防、環(huán)保)；測(cè)繪部門(mén)的定點(diǎn)、定線成果表、走經(jīng)圖；工程竣工驗(yàn)線成果表、走經(jīng)圖；管線工程竣工圖、節(jié)點(diǎn)樣圖。
城市地下管線工程檔案具有以下特點(diǎn)：
1、權(quán)威性。大、中型管線工程是在辦理規(guī)劃審批過(guò)程中形成的，它匯集了計(jì)劃、土地、規(guī)劃、環(huán)保、消防等職能管理部門(mén)的審批意見(jiàn)，是工程建設(shè)的憑證，具有權(quán)威性。如規(guī)劃行政主管部門(mén)批準(zhǔn)的走經(jīng)圖，建設(shè)單位必須嚴(yán)格遵守，如有改變，必須報(bào)規(guī)劃行政部門(mén)批準(zhǔn)，并編制竣工圖。
2、廣泛性。管線檔案及供電、郵電、通信、給水、排水、煤氣、熱力等十余個(gè)行業(yè)與部門(mén)的檔案，如有損傷殃及面廣，影響大，與城市人民生產(chǎn)、生活息息相關(guān)，關(guān)系到千家萬(wàn)戶的生活質(zhì)量和品味。
3、特殊性。城市管線在城市星羅棋布，縱橫交錯(cuò)，“看不見(jiàn)、摸不著”，隱蔽性很強(qiáng)，管線都埋設(shè)于地下，起碼的覆土厚度為0.5米，而某些污水管埋深達(dá)10米，我們很難發(fā)現(xiàn)他們。除了修建地下人防、地鐵、廣場(chǎng)、停車(chē)場(chǎng)、通道及商貿(mào)服務(wù)設(shè)施外，大部分工業(yè)輸送管道、給排水、污水、中水管道、通信、電力、供熱、供氣等基礎(chǔ)設(shè)施安置在地下，形成了密如蛛網(wǎng)的地下管線，成為城市的血管和神經(jīng)。
因此，要搞好現(xiàn)代化城市的建設(shè)和管理，為將來(lái)擴(kuò)建、維修打好基礎(chǔ)，必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的地下管線資料。
二、城市地下管線工程檔案利用的目的和利用形式
(一)城市地下管線工程檔案的利用目的
城市管線檔案的利用是城市檔案工作的重點(diǎn)，管線檔案的價(jià)值，只能通過(guò)利用才能充分體現(xiàn)，利用者越多，社會(huì)效益才會(huì)越高，從管線檔案利用情況來(lái)看，管線檔案利用將占館藏利用的五分之一，目前利用城市地下管線工程檔案的目的有：
1、領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)決策。主管行政部門(mén)，規(guī)劃部門(mén)及建設(shè)系統(tǒng)管理人員辦理工程擴(kuò)建、改造、轉(zhuǎn)換功能，設(shè)立新項(xiàng)目查閱利用管線檔案做到心中有數(shù)。
2、行政管理設(shè)計(jì)部門(mén)查考。城市地下管線工程檔案不僅是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是城建檔案管理人員匯編“城市地下工程管線綜合圖”等資料的依據(jù)。從而能夠更好地為城市規(guī)劃建設(shè)提供依據(jù)，減少開(kāi)挖次數(shù)，美化城市環(huán)境，方便行政管理與設(shè)計(jì)部門(mén)。
3、為建設(shè)管理、施工管理提供依據(jù)。過(guò)去，很多施工單位或管理產(chǎn)權(quán)單位，不重視管理檔案的收集與保管，甚至遺失檔案資料，在開(kāi)挖時(shí)經(jīng)常挖斷鄰舍管線，造成停水、斷電，此時(shí)只能由城建檔案提供管線依據(jù)。
(二)城市地下管線工程檔案的利用形式
城市地下管線工程檔案的利用主要采用以下幾種形式：
1、檔案實(shí)體利用。利用者帶上有關(guān)身份證明，辦理查閱手續(xù)，直接查閱原始檔案。
2、管線檔案綜合編制利用。利用者說(shuō)明查閱目的、區(qū)域、城建檔案管理人員按其要求，選擇該區(qū)域經(jīng)檔案人員加工完善的管線檔案滿足查閱者要求。
3、管線檔案的復(fù)制。根據(jù)利用者查閱目的，為其提供檔案復(fù)制件，如管線竣工縱、橫斷面圖，節(jié)點(diǎn)坐標(biāo)，高程，走經(jīng)，埋深等方面管線資料。根據(jù)多年來(lái)城市地下管線工程檔案管理實(shí)踐證明，城市地下管線工程檔案是城建檔案的核心檔案，與城市的發(fā)展，建設(shè)緊密相連，收集開(kāi)發(fā)完整、準(zhǔn)確的城市地下管線工程檔案對(duì)今后提供利用十分重要。
三、城市地下管線工程檔案的接收
(一)城市地下管線工程檔案接收中存在的問(wèn)題
1、集中統(tǒng)一管理難，造成無(wú)檔可查。由于管線單位不履行地下管線工程建設(shè)管理程序，不辦理規(guī)劃許可證、施工許可證，不規(guī)劃驗(yàn)收，不做竣工測(cè)量、竣工備案等，移交檔案又缺乏強(qiáng)有力的行政、經(jīng)濟(jì)制約措施，導(dǎo)致管線新建、改建信息不明，管理無(wú)從下手，檔案驗(yàn)收無(wú)關(guān)可把，城建檔案存在一定困難。“無(wú)檔可查”而盲目施工造成地下管線屢遭破壞、地下管線鋪設(shè)復(fù)雜混亂、管道重復(fù)鋪設(shè)、資源無(wú)法共享而造成資金浪費(fèi)等的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。
2、種類(lèi)繁多，各自為政，造成有檔不查。常見(jiàn)的有給水、污水、雨水、電力、通信、熱力、燃?xì)馄叻N，隨著城市的發(fā)展，又拓展出了中水、網(wǎng)絡(luò)、煤制氣等新的管線。但這些管線的權(quán)屬單位各不相同，管線的建設(shè)，維護(hù)管理均由相關(guān)單位負(fù)責(zé)。檔案管理各屬其主。加之各級(jí)部門(mén)對(duì)地下管線工程檔案管理缺乏協(xié)調(diào)，行業(yè)、部門(mén)之間經(jīng)常相互“撞車(chē)”，管線檔案信息收集和集中統(tǒng)一管理難的問(wèn)題沒(méi)有從根本上解決。
3、更新快，技術(shù)日趨復(fù)雜，造成檔案不準(zhǔn)。城市管線的建設(shè)沒(méi)有中斷過(guò)，無(wú)論什么時(shí)候，都在進(jìn)行著規(guī)模不同的各種管線的建設(shè)。特別是近幾年，城市發(fā)展迅速，向外擴(kuò)張，城市基礎(chǔ)設(shè)施得以重視，往往新區(qū)道路各種管線都預(yù)先敷設(shè)。老城區(qū)則不斷進(jìn)行擴(kuò)容、翻新、積水點(diǎn)排水管網(wǎng)改造等一系列維護(hù)工作，所以，城市管線像是有生命的，不斷衰老，也不斷生長(zhǎng)，時(shí)時(shí)刻刻，沒(méi)有停歇。同時(shí)，現(xiàn)在的管道，無(wú)論從管材，還是施工工藝都發(fā)生了質(zhì)的變化，各種塑料管、非開(kāi)挖技術(shù)、高壓力管道系統(tǒng)、超高壓輸電電纜等都得到廣泛的應(yīng)用。城市擴(kuò)張，管線系統(tǒng)也擴(kuò)張，這樣系統(tǒng)中的等級(jí)角色就多了，有主干，次干、支管之分，管線系統(tǒng)變得越來(lái)越復(fù)雜，系統(tǒng)中各個(gè)單位所起的作用也更加專(zhuān)業(yè)，例如某城市環(huán)路8km長(zhǎng)高壓燃?xì)夤埽幌蜓赝緝蓚?cè)單位送氣，只起到平衡的作用。
(二)接收城市地下管線工程檔案的措施
1、主管部門(mén)應(yīng)將地下管線工程的管理納入正常的工程管理審批程序中。建議主管部門(mén)委托城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程竣工備案，或者在工程竣工備案表中設(shè)置由城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)簽署的接收工程竣工檔案審核意見(jiàn)欄。實(shí)現(xiàn)三個(gè)同步：一是工程立項(xiàng)與工程建檔同步；二是工程實(shí)施與工程資料的收集、整理同步；三是工程項(xiàng)目驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收同步。從而確保工程檔案及時(shí)接收進(jìn)館，并達(dá)到完整、齊全、安全、準(zhǔn)確的要求。對(duì)不進(jìn)行竣工測(cè)量驗(yàn)收、不移交檔案的建設(shè)單位和施工單位，城市規(guī)劃管理部門(mén)對(duì)其后續(xù)工程不與審批，直至其糾正為止。通過(guò)事前、事中、事后各個(gè)環(huán)節(jié)多項(xiàng)措施的規(guī)定確保檔案的收集。
2、《城市地下管線工程檔案管理辦法》的頒布實(shí)施將對(duì)城市地下管線工程檔案的管理工作起到一定的規(guī)范和推動(dòng)作用。為保證《辦法》的順利實(shí)施，各省市要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定好與《城市地下管線工程檔案管理辦法》相配套的地方性管理辦法。在配套辦法中應(yīng)明確下列幾個(gè)問(wèn)題：一是配套辦法要具體，具有可操作性，有實(shí)踐指導(dǎo)性；二是《城市地下管線工程檔案管理辦法》的第十七條涉及罰款問(wèn)題，條款中只明確了罰款的責(zé)任人和罰款數(shù)額，但沒(méi)有詳細(xì)說(shuō)明如何收、如何用罰款，在配套辦法中應(yīng)予以補(bǔ)充；三是建議加大城建檔案執(zhí)法方面的執(zhí)行力度，努力營(yíng)造一個(gè)良好的執(zhí)法環(huán)境，否則罰款只能徒有形式，不能真正達(dá)到目的；四是建議在配套措施中能加入關(guān)于老管線的管理辦法；五是建議在配套辦法中統(tǒng)一各類(lèi)地下管線的技術(shù)規(guī)范。
3、各級(jí)政府和建設(shè)主管部門(mén)要高度重視，在財(cái)力、人力上予以保證。建議由政府部門(mén)牽頭，城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，建立具有實(shí)用性、先進(jìn)性、操作簡(jiǎn)單、數(shù)據(jù)生成更新快速方便、兼容性好等特點(diǎn)的城市地下管線信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)對(duì)其實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
4、城市地下管線工程檔案的管理需要一批專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才。為此應(yīng)加快人才培養(yǎng)，加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)，積極實(shí)施崗位培訓(xùn)和持證上崗，要有一批技術(shù)熟練和過(guò)硬的技術(shù)人員進(jìn)行管理維護(hù)。
5、建議由城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建立城市地下管線普查機(jī)構(gòu)。為更好地開(kāi)展城市地下管線普查工作來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)其有效的管理，普查工作應(yīng)在政府的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督下，由建設(shè)行政主管部門(mén)協(xié)同各專(zhuān)業(yè)管線管理單位以及測(cè)繪、施工等企業(yè)，完成對(duì)城市地下綜合管線的補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪等補(bǔ)救工作，從而盡快改善城市地下管線的無(wú)序狀態(tài)。
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，金融業(yè)各項(xiàng)工作不斷深入推進(jìn)。在此過(guò)程中，必須認(rèn)真防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)處置資產(chǎn)損失，有效提高資產(chǎn)質(zhì)量，充分實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)保全，特別要做好呆賬核銷(xiāo)工作。呆賬核銷(xiāo)檔案是指在呆賬核銷(xiāo)工作中形成的具有保存與查證價(jià)值的相關(guān)材料，主要包括在核銷(xiāo)過(guò)程中形成的申報(bào)、審核、審批、核銷(xiāo)材料，在貸款業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的貸款申請(qǐng)、貸款調(diào)查、貸款審批、借款合同、貸款催收通知書(shū)等書(shū)面材料，以及在向人民法院過(guò)程中形成的書(shū)、人民法院判決（調(diào)解）書(shū)、人民法院裁定書(shū)、人民法院債權(quán)憑證等材料。做好呆賬核銷(xiāo)檔案管理，對(duì)于全面了解呆賬核銷(xiāo)工作過(guò)程，掌控核銷(xiāo)項(xiàng)目信息，規(guī)范賬銷(xiāo)案存管理，提高貸款核銷(xiāo)工作效率，切實(shí)為金融業(yè)健康發(fā)展服務(wù)，都具有積極意義。
1問(wèn)題分析
其一，檔案管理制度不健全。目前，我國(guó)關(guān)于呆賬核銷(xiāo)檔案管理的規(guī)章制度缺失，政府層面制定的《金融企業(yè)呆賬核銷(xiāo)管理辦法》《信貸檔案整理規(guī)則》等規(guī)章制度中，沒(méi)有明確提及呆賬核銷(xiāo)檔案管理的方式方法，也缺乏具體的檔案工作要求。其二，檔案資料收集不完整。由于呆賬核銷(xiāo)檔案材料的產(chǎn)生過(guò)程復(fù)雜、形成周期較長(zhǎng)，檔案遺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如，根據(jù)《金融企業(yè)呆賬核銷(xiāo)管理辦法》規(guī)定，借款人或者被投資企業(yè)在貸款過(guò)程中產(chǎn)生的借款材料、被催收過(guò)程中產(chǎn)生的催收材料以及核銷(xiāo)過(guò)程中形成的核銷(xiāo)材料是呆賬核銷(xiāo)檔案的重要組成部分，但實(shí)際工作中這些檔案材料遺失較為嚴(yán)重；此外，因同一檔案材料經(jīng)手人員調(diào)動(dòng)頻繁，借據(jù)、借款合同、保證函等重要材料在收集過(guò)程中往往要經(jīng)多人轉(zhuǎn)手，極易造成散失。其三，檔案交接手續(xù)不規(guī)范。以玉環(huán)農(nóng)村合作銀行為例，銀行要求客戶經(jīng)理在案卷結(jié)案后要把呆賬核銷(xiāo)材料及時(shí)歸檔，并與檔案員辦理好交接手續(xù)。但在實(shí)際工作中，客戶經(jīng)理往往將呆賬核銷(xiāo)材料單獨(dú)裝盒并自行保存，沒(méi)有按要求履行交接手續(xù)；一些客戶經(jīng)理直接將呆賬核銷(xiāo)材料交給信貸文員整理，再由文員交由綜合檔案室，而客戶經(jīng)理與檔案員之間沒(méi)有辦理交接手續(xù)，造成工作責(zé)任不明確，如果發(fā)生問(wèn)題易出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象；個(gè)別客戶經(jīng)理素質(zhì)較低，無(wú)視呆賬核銷(xiāo)檔案管理要求，拒交呆賬核銷(xiāo)材料。
2改進(jìn)建議
第一，建立專(zhuān)門(mén)的呆賬核銷(xiāo)檔案管理制度。政府應(yīng)當(dāng)出臺(tái)呆賬核銷(xiāo)檔案管理制度，從宏觀層面對(duì)檔案工作要求進(jìn)行規(guī)定；各相關(guān)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定有針對(duì)性的呆賬核銷(xiāo)檔案工作規(guī)范，細(xì)化工作責(zé)任，明確工作要求。以銀行為例，建議銀行制定呆賬核銷(xiāo)檔案管理規(guī)范，明確以下事項(xiàng)：一是呆賬核銷(xiāo)檔案歸檔范圍；二是各支行指定兼職檔案人員負(fù)責(zé)本支行呆賬檔案材料的收集與整理，于次年6月底前造好移交清冊(cè)，將清冊(cè)與檔案一并移交總行綜合檔案室；三是支行客戶經(jīng)理負(fù)責(zé)將工作中形成的呆賬核銷(xiāo)材料及時(shí)主動(dòng)移交兼職檔案管理員集中管理，不得把檔案材料據(jù)為己有；四是總行綜合檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)各支行的呆賬核銷(xiāo)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一編目、保管和開(kāi)發(fā)利用。第二，對(duì)呆賬核銷(xiāo)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核。以銀行為例，需做到以下幾點(diǎn)：一是由各支行兼職檔案人員編寫(xiě)呆賬核銷(xiāo)檔案的真實(shí)性調(diào)查報(bào)告，經(jīng)支行認(rèn)定小組討論，由經(jīng)辦支行負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，上報(bào)總行合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)部；二是由銀行合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)部匯總各支行上報(bào)的呆賬核銷(xiāo)檔案，并會(huì)同計(jì)劃信貸部、財(cái)會(huì)信息部對(duì)檔案的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審核并簽署意見(jiàn)，再上報(bào)董事會(huì)風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)進(jìn)行再次審核；三是由審計(jì)部門(mén)對(duì)檔案的完整性與真實(shí)性進(jìn)行最后把關(guān)。第三，建立呆賬核銷(xiāo)檔案信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)。可以全面推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）工作為契機(jī)，建立呆賬核銷(xiāo)檔案信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)，由綜合檔案室面向特定用戶提供下載或批量復(fù)制檔案全文或目錄數(shù)據(jù)的服務(wù)，并授權(quán)用戶通過(guò)查詢服務(wù)接口獲得或引用所需檔案的詳細(xì)信息，提升檔案的利用效率。
作者:李肖玉 單位:浙江玉環(huán)農(nóng)村合作銀行
文書(shū)檔案信息化管理的缺點(diǎn)
雖然電子檔案有著紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，但由于其形成方式及載體的特殊性，也有著自身難以克服的缺點(diǎn)。1、電子檔案的真實(shí)性受限制。電子文件都在是電腦上形成的，人們可以對(duì)它進(jìn)行反復(fù)的編輯和修改。并且文本的格式，包括字體、字號(hào)、段落等，都可以以一定的方式形成而看不出原作者，這就為一些人偽造、仿造、變?cè)煳募峁┝丝沙酥畽C(jī)。人們無(wú)法根據(jù)筆跡等紙質(zhì)檔案所特有的屬性來(lái)作出判斷，這在一定程度上影響了電子檔案的真實(shí)性。2、電子檔案的安全性和保密性有待提高。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給我們的生活提供了很多的便利，但同時(shí)也帶來(lái)了隱患。網(wǎng)絡(luò)黑客及網(wǎng)絡(luò)犯罪現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這對(duì)存在于網(wǎng)絡(luò)上共享的電子檔案信息也構(gòu)成了一定的威脅。計(jì)算機(jī)木馬的植入和計(jì)算機(jī)病毒的入侵會(huì)讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，從而使電子檔案被丟失或被篡改。3、電子檔案的信息化管理對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。在辦公自動(dòng)化條件下，文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的相關(guān)理論、操作方法等，還要求檔案管理者要熟練使用電子計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件。這就要求我們的檔案管理人員要具備較高的知識(shí)水平。目前，我國(guó)能夠熟練掌握檔案信息化工作技能的管理人員還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作的需要，人才缺乏也成為檔案信息管理工作進(jìn)一步發(fā)展的軟肋。4、電子檔案存在不兼容問(wèn)題。各軟件開(kāi)發(fā)公司由于經(jīng)濟(jì)利益的需要或發(fā)展方向的不同，很多電子設(shè)備之間都是不兼容的。電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成不同的電子文件，相互不能通用，或是不能實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了一定的工作量和一筆不菲的支出。
建議和意見(jiàn)
針對(duì)以上種種在文書(shū)檔案信息化管理應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，結(jié)合專(zhuān)家的意見(jiàn)及工作實(shí)踐，本人提出以下幾點(diǎn)建議，以供商榷。第一，要從源頭上對(duì)電子文書(shū)檔案的真實(shí)性進(jìn)行控制，與打印出來(lái)的文稿核對(duì)一致后進(jìn)行存檔。在歸檔過(guò)程中，要做好檔案的加密工作，由檔案人員一手進(jìn)行歸集、整理，不要交由其他不相關(guān)的人員經(jīng)手，防止信息的丟失與誤操作。第二，在電子檔案的傳輸與共享過(guò)程中，對(duì)電腦進(jìn)行必要的定期殺毒和維護(hù)，做好檔案的保密工作，對(duì)密級(jí)較高、不宜公開(kāi)的檔案進(jìn)行特殊保護(hù)和處理，不能共享的文件絕不能泄漏出去。在檔案共享的過(guò)程中，也要做好檔案的保護(hù)工作，對(duì)檔案管理軟件要進(jìn)行定期升級(jí)和維護(hù)管理，這樣才能更好地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。第三，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期和不定期的教育培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。不斷學(xué)習(xí)是獲得知識(shí)、提高素質(zhì)的根本途徑。要建立自學(xué)為主、培訓(xùn)為輔的學(xué)習(xí)模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，以保證檔案管理人員的素質(zhì)隨著時(shí)代變化而不斷提高。建立一定的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分，提高檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性。加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度。通過(guò)各種形式的交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源，拓展其創(chuàng)新思維。第四，在計(jì)算機(jī)硬件和軟件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬件和軟件的使用環(huán)境。增加對(duì)硬件和軟件的投入，找到適合本單位的軟硬件設(shè)施，能解決大部分的文檔不兼容問(wèn)題，并且可以尋求相關(guān)的軟件專(zhuān)家的幫助。同時(shí)，由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，原有的計(jì)算機(jī)硬件及軟件下產(chǎn)生的文件已不能適應(yīng)現(xiàn)有條件下存貯的需要。對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以適應(yīng)更高載體的要求。
文書(shū)檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載著一個(gè)單位在一定時(shí)期的發(fā)展軌跡，同時(shí)也客觀真實(shí)地反映著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中的某些重要事件。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案信息化管理已成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中主要的檔案管理手段。文書(shū)檔案信息化管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，做好電子檔案管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，可以使檔案發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值，提供更多的經(jīng)濟(jì)效益，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。
本文作者：劉莉工作單位：淮安市淮陰區(qū)城市資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有限公司
火力發(fā)電廠工程直管、代建、委托三種建管模式并存，參建單位眾多。在工程建設(shè)中，僅土建施工單位就有近百家，相應(yīng)的施工合同就有700多項(xiàng)。此外還有相當(dāng)數(shù)量的監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)，土建、機(jī)電安裝等各類(lèi)火電廠工程合同。因此，合同管理的工作量十分巨大。電廠一開(kāi)始意識(shí)到合同檔案管理的重要性，采取了一些相應(yīng)措施來(lái)加強(qiáng)其管理。然而，由于火電廠自身和客觀因素，合同檔案管理不規(guī)范，存在有待改善的問(wèn)題。
1.1對(duì)火電廠工程合同檔案管理工作的認(rèn)知缺陷火電廠普遍存在多項(xiàng)工程同時(shí)進(jìn)行、項(xiàng)目跨專(zhuān)業(yè)等特點(diǎn)，這給合同檔案管理帶來(lái)相當(dāng)?shù)碾y度。
1.2火電廠工程合同檔案管理工作的缺陷由于電廠內(nèi)部各個(gè)項(xiàng)目所在部門(mén)只注重合同對(duì)正在進(jìn)行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及歸檔。這樣一來(lái)，合同檔案材料由于人為等因素會(huì)損害了有效文字等情況。
1.3各類(lèi)火電廠工程合同檔案文件資料的缺陷在合同檔案的管理過(guò)程中，我們往往只關(guān)注合同檔案的收集、保存、歸檔、管理等環(huán)節(jié)，而忽略了合同本身的質(zhì)量，必須確保各類(lèi)合同文件資料的完整性和真實(shí)性。不少合同缺少某些重要的條款，在實(shí)施過(guò)程造成工程缺陷和漏洞，影響工程質(zhì)量，運(yùn)行后造成不安全事件發(fā)生。
2.加強(qiáng)火電廠工程合同檔案管理的措施
2.1提高對(duì)火電廠工程合同檔案管理工作的重視程度在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，然后進(jìn)行火電廠工程合同的策劃，為報(bào)價(jià)、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見(jiàn)。當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對(duì)于合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實(shí)施過(guò)程中的信息資料，然后對(duì)此進(jìn)行分析，提出合同實(shí)施方面的意見(jiàn)、建議，建立合同實(shí)施保證體系。第一，建立外包工程管理平臺(tái)。各有關(guān)單位的所有合同檔案管理專(zhuān)職人員及時(shí)錄入工程立項(xiàng)、資質(zhì)審查、入場(chǎng)管理、施工監(jiān)督和竣工驗(yàn)收等管理環(huán)節(jié)信息，對(duì)各項(xiàng)施工工程進(jìn)行在線管理和監(jiān)督，確保各項(xiàng)合同檔案信息準(zhǔn)確、完整。第二，建立合同網(wǎng)絡(luò)審核體系。確保簽訂的合同符合《合同法》及與其他法律、法規(guī)有關(guān)的內(nèi)容以及所涉及到合同的規(guī)定，明確發(fā)承包雙方各自的權(quán)利義務(wù)，保證工程施工質(zhì)量，不發(fā)生合同糾紛。
2.2各類(lèi)火電廠工程合同檔案文件資料必須真實(shí)完整合同檔案是工程建設(shè)檔案的重要組成部分，是反映工程建設(shè)真實(shí)情況的基本資料，是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。第一，建立合同管理平臺(tái)。將合同的基本信息，如檔號(hào)、合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、簽定日期、合同多方責(zé)任者、合同屬性、合同金額、履行情況、合同整理互見(jiàn)號(hào)等子目錄項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)著錄，在同一個(gè)工程的各類(lèi)合同后用括號(hào)統(tǒng)一著錄工程的名稱(chēng)或統(tǒng)一的工程編號(hào)，確保火電廠工程合同收集完整，歸檔及時(shí)。實(shí)行發(fā)包單位和承包單位分級(jí)管理，除做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作外，要建立起一個(gè)與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、穩(wěn)定的合同管理人員網(wǎng)絡(luò)體系，確保人員有效到位，保障工程施工合同歸檔渠道的暢順。第二，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)，使檔案人員應(yīng)充分利用信息時(shí)代的資源，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)合同檔案特別是建設(shè)工程施工合同、大、小修技改項(xiàng)目施工合同檔案進(jìn)行管理，并實(shí)時(shí)錄入、更新管理過(guò)程的信息，確保合同檔案信息性便捷和準(zhǔn)確。與此同時(shí)，合同檔案管理人員還應(yīng)提高防范意識(shí)，加強(qiáng)合同檔案管理的保密工作，維護(hù)火電廠自身的合法權(quán)益。
2.3火電廠工程合同檔案管理工作必須規(guī)范有序合同檔案管理是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的過(guò)程化管理，任意一個(gè)環(huán)節(jié)不規(guī)范就可能造成檔案的失實(shí)或缺失。為此，各有關(guān)單位相關(guān)專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)應(yīng)通力協(xié)作，共同做好相關(guān)的工作。第一，合同履約責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過(guò)程中的各類(lèi)原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，及時(shí)將全套合同資料提交合同主管部門(mén)歸檔。第二，合同主管部門(mén)按規(guī)定及時(shí)將合同檔案移交公司檔案室存檔。合同檔案資料包括合同協(xié)議書(shū)、合同條款、有關(guān)紀(jì)要等文件。招標(biāo)項(xiàng)目還應(yīng)包括招投標(biāo)的全套檔案資料。第三，基建火電廠工程合同由合同主管部門(mén)整理按規(guī)定及時(shí)移交公司檔案室，歸入基建檔案，機(jī)組大、小修和部分日常維護(hù)項(xiàng)目，外包合同由生產(chǎn)技術(shù)部整理成冊(cè)移交公司檔案室，歸入生產(chǎn)檔案。合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時(shí)，要按規(guī)定辦理好借閱手續(xù)，并及時(shí)回收，以免檔案遺失或損毀。
3.結(jié)束語(yǔ)
一、項(xiàng)目檔案管理工作制度化
健全的、科學(xué)的規(guī)章制度使檔案管理工作規(guī)范化、制度化,有法可依,有章可循。制度的制定，不僅要為工程資料的收集整理提供了理論上的依據(jù)，而且要對(duì)施工單位具有指導(dǎo)性、可操作性。應(yīng)根據(jù)工程本身的特點(diǎn)和實(shí)際，對(duì)工程資料的歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔時(shí)間、組卷順序、卷內(nèi)目錄書(shū)寫(xiě)、頁(yè)碼編制、竣工圖的制作要求，工程資料的準(zhǔn)確性要求、工程資料整理的系統(tǒng)性要求，工程資料歸檔過(guò)程的質(zhì)量控制、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)做出規(guī)定。這樣就使工程檔案管理有了一個(gè)比較規(guī)范的準(zhǔn)則,使所有施工單位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的隨意性,達(dá)到熟悉工作程序，掌握工作標(biāo)準(zhǔn)，自覺(jué)作好每一個(gè)環(huán)節(jié)工作之目的。1.核設(shè)施退役整治工程資料的歸檔整理規(guī)定應(yīng)執(zhí)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定。2.建設(shè)單位要建立項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、辦公室，配備專(zhuān)職檔案人員，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理，將檔案管理工作納入工作效能考核；建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，該網(wǎng)絡(luò)要覆蓋建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位，以便把檔案工作落在實(shí)處。3.檔案人員要常參與項(xiàng)目檔案培訓(xùn)不斷提高自身素質(zhì)，在退役治理過(guò)程中要全程參與項(xiàng)目管理工作（參加有關(guān)會(huì)議、項(xiàng)目合同招、投標(biāo)和設(shè)備儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收、工程驗(yàn)收等工作），了解項(xiàng)目的內(nèi)容與實(shí)施進(jìn)度，這樣才能對(duì)項(xiàng)目檔案即時(shí)進(jìn)行收集與歸檔，從而保證檔案質(zhì)量。
二、項(xiàng)目檔案的收集與整理工作
項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)、和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，這樣才能保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
（一）明確各參建單位職責(zé)
1.建設(shè)（業(yè)主）單位主要職責(zé)。建立健全檔案管理規(guī)章制度；對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預(yù)驗(yàn)收和專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收；向檔案主管部門(mén)移交檔案。2.施工單位主要職責(zé)。收集、整理所承擔(dān)工程施工過(guò)程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。3.監(jiān)理單位主要職責(zé)。收集、整理監(jiān)理工作中形成的文件；對(duì)施工檔案特別是竣工圖進(jìn)行審查；向建設(shè)單位移交檔案。4.勘察、設(shè)計(jì)單位主要職責(zé)。收集、整理勘察、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料和有關(guān)的設(shè)計(jì)文件；參與編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。
（二）項(xiàng)目檔案的收集與整理
1.項(xiàng)目檔案的收集。要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確性，需要建設(shè)管理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位共同配合，在收集過(guò)程中嚴(yán)格按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）和軍工鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施退役治理項(xiàng)目檔案管理辦法（中核地檔發(fā)[2009]142號(hào)）規(guī)定進(jìn)行。收集在項(xiàng)目管理施工過(guò)程中所形成的一切有價(jià)值的記錄（文字或其他載體：影像、光盤(pán)、磁介質(zhì)等）。項(xiàng)目檔案收集工作需要各個(gè)項(xiàng)目管理人員（建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等）具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，要有面對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度。收集資料分三個(gè)階段時(shí)行：（1）前期（準(zhǔn)備）階段。一圍繞立項(xiàng)形成的文件材料（立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告及批復(fù)文件、初步設(shè)計(jì)審批文件等）。二設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料（地質(zhì)水文勘查報(bào)告、重要巖樣土樣及說(shuō)明等）、三設(shè)計(jì)文件材料（總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)方案及審查意見(jiàn)等）、四項(xiàng)目管理文件（施工承包合同、勘察設(shè)計(jì)承包合同、監(jiān)理委托合同、招投標(biāo)文件、建設(shè)用地規(guī)劃文件、土地使用證、拆遷安置方案及審查意見(jiàn)等）。（2）竣工驗(yàn)收階段。這一階段產(chǎn)生的文件資料主要有竣工驗(yàn)收申請(qǐng)、竣工會(huì)議文件、驗(yàn)收鑒定書(shū)、項(xiàng)目決算書(shū)、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作總結(jié)、項(xiàng)目監(jiān)理工作總結(jié)、施工總結(jié)、聲像資料、交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表，環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗(yàn)收審批文件等。（3）施工階段。（包括施工單位、監(jiān)理單位施工過(guò)程中形成的資料）這一階段產(chǎn)生的資料最多，收集最為困難，整理最為繁雜，歸檔最有價(jià)值，而且最容易出現(xiàn)問(wèn)題，是最為關(guān)鍵的階段。施工資料分為：管理資料、質(zhì)量控制資料（質(zhì)量保證資料及隱蔽工程驗(yàn)收資料）、質(zhì)量驗(yàn)收資料、竣工圖、工程照片及電子文件等2.特別注意收集隱蔽工程資料。隱蔽工程是在施工過(guò)程中上道工序被下道工序所掩蓋的內(nèi)容。施工單位按有關(guān)規(guī)定對(duì)隱蔽工程先進(jìn)行自檢，自檢合格后，填寫(xiě)《隱蔽工程檢查記錄表》報(bào)送項(xiàng)目監(jiān)理工程師。監(jiān)理應(yīng)對(duì)《隱蔽工程檢查記錄表》的內(nèi)容到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢測(cè)、核查，并簽認(rèn)。《隱蔽工程檢查記錄表》中的核查意見(jiàn)（審核意見(jiàn)）：核查意見(jiàn)要明確，隱檢的內(nèi)容是否符合要求要描述清楚。然后，給出核查結(jié)論。在隱檢中一次驗(yàn)收未通過(guò)的要注明質(zhì)量問(wèn)題，并提出復(fù)查要求。隱檢合格后，施工單位才可進(jìn)入下一道工序施工。隱蔽記錄是工程最為重要的記錄，隱蔽工程不能抽檢，要全數(shù)檢查，對(duì)于大的、重點(diǎn)部位的隱蔽工程要有照片資料支撐，我們現(xiàn)在很少有隱蔽工程照片，隱蔽記錄也填寫(xiě)不到位，在隱蔽工程表格中（需要設(shè)計(jì)勘察部門(mén)簽字），我們現(xiàn)在工程很多未設(shè)計(jì)勘察部門(mén)簽字；3.歸檔文件材料收集完成后應(yīng)按照（GB/T11822-2008）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行整理組卷、編目，將凌亂的有價(jià)值的文件材料組合成一個(gè)系統(tǒng)，便于今后利用查找。4.收集、整理材料時(shí)，要盡可能收集資料的原件。施工單位在填報(bào)表、簽合同等工作時(shí)，要多簽一份。多報(bào)一份。保證歸檔的資料是原件。實(shí)在沒(méi)有原件，如供貨商提供的質(zhì)量證明文件為復(fù)印件，如鋼材合格證等。類(lèi)似這種復(fù)印件，應(yīng)該允許歸檔。但必須注意以下幾點(diǎn)：第一復(fù)印件的內(nèi)容、印鑒應(yīng)清晰，且內(nèi)容與原件一致。第二要注明原件的存放處。原件出處單位加蓋公章確認(rèn)。第三如果原件的字跡材料是不耐久的（如圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙），應(yīng)加印復(fù)印件，與原件放在一起。
本文作者：何曉芳工作單位：湖北省核工業(yè)地質(zhì)局
（一）建立教育實(shí)踐活動(dòng)檔案簡(jiǎn)單性與隨意性大。在教育實(shí)踐活動(dòng)中，部分基層單位根本就沒(méi)有獨(dú)立建檔；有的基層單位雖然建立檔案，但檔案建立沒(méi)有體現(xiàn)出全面性、系統(tǒng)性、科學(xué)性、規(guī)范性；少數(shù)基層單位存在著隨意性和應(yīng)付性，重要資料遺失、該歸檔資料沒(méi)有的現(xiàn)象普遍存在；甚至個(gè)別單位有著盲目性，不管有用與沒(méi)用、重要與不重要等統(tǒng)統(tǒng)“一筐裝”，亂而無(wú)序，就沒(méi)有規(guī)范而言。
（二）建立教育實(shí)踐活動(dòng)檔案無(wú)要求與規(guī)范。部分基層單位存在著僅僅是為了完成任務(wù)的工作態(tài)度，未能制定切實(shí)有效的要求與規(guī)范，歸檔時(shí)間、范圍、方法、步驟與保存期限無(wú)從談起，造成檔案管理人員收集整理教育實(shí)踐活動(dòng)檔案不規(guī)范、不全面；甚至有的基層單位存在著草草打包就萬(wàn)事大吉的現(xiàn)狀。
二、做好基層單位教育實(shí)踐活動(dòng)檔案規(guī)范與管理的幾點(diǎn)建議
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、組織得力。基層單位黨政主官要從講政治、講黨性的高度，親自掛帥督辦負(fù)總責(zé)，加強(qiáng)檢查、指導(dǎo)、督辦，做到與單位重點(diǎn)檔案“五同”：即同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同考核。在指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)建立教育實(shí)踐活動(dòng)檔案的基礎(chǔ)上，把建立教育實(shí)踐活動(dòng)檔案編入單位工作目標(biāo)責(zé)任制中，責(zé)任細(xì)化到科室、人，做到群策群力、齊抓共管的良好局面，確保教育實(shí)踐活動(dòng)各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)都能從組織上保證檔案不疏漏、不散失。
（二）科學(xué)統(tǒng)籌、高效開(kāi)展。基層單位要切實(shí)有力地加強(qiáng)對(duì)建立教育實(shí)踐活動(dòng)檔案工作的指導(dǎo)，做到提前著手、穩(wěn)步推進(jìn)、常抓不懈、貫徹始終；及時(shí)選派單位政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的檔案管理精兵強(qiáng)將，負(fù)責(zé)教育實(shí)踐活動(dòng)各個(gè)時(shí)期、各個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料整理歸檔工作，建立教育實(shí)踐活動(dòng)檔案獨(dú)立全宗，做到同步整理、同步歸檔、同步著錄、同步利用；著實(shí)做到文字資料、圖片資料、音像資料齊全完整、井然有序，切實(shí)保證教育實(shí)踐活動(dòng)檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。
（三）保障得力、全面監(jiān)管。基層單位要聚焦“”改進(jìn)作風(fēng)，做為民務(wù)實(shí)清廉的務(wù)實(shí)者，要及時(shí)主動(dòng)為教育實(shí)踐活動(dòng)檔案管理工作提供服務(wù)與全面監(jiān)管，要指導(dǎo)督促職能科室、承辦人具體工作，要帶頭多措并舉挖掘教育實(shí)踐活動(dòng)題材與內(nèi)容，要深入研究并牽頭組織編制翔實(shí)有效的教育實(shí)踐活動(dòng)檔案的管理要求與規(guī)范，要全程跟蹤指導(dǎo)與督辦，切實(shí)做到工作有計(jì)劃、開(kāi)展有指導(dǎo)、全程有監(jiān)管、結(jié)束有落實(shí)，實(shí)實(shí)在在地將單位教育實(shí)踐活動(dòng)形成的各項(xiàng)材料規(guī)范建檔、落到實(shí)處。
（四）措施得力、規(guī)范明確。基層單位要在第一時(shí)間明確對(duì)教育實(shí)踐活動(dòng)檔案歸檔的要求與規(guī)范，筆者結(jié)合工作實(shí)踐認(rèn)為基層單位教育實(shí)踐活動(dòng)檔案建檔原則：按照教育實(shí)踐活動(dòng)時(shí)間、環(huán)節(jié)、步驟、要求等進(jìn)行歸檔。要按單位（部門(mén)）分類(lèi)整理，對(duì)部分有交叉的資料可視情把握，在分類(lèi)說(shuō)明、備考表中注明。教育實(shí)踐活動(dòng)檔案整理歸檔完善好后要及時(shí)向有關(guān)部門(mén)做好移交工作。
三、做好基層單位教育實(shí)踐活動(dòng)檔案管理的主要措施
(一)制定教育實(shí)踐活動(dòng)檔案歸檔范圍。筆者結(jié)合國(guó)家檔案法規(guī)和工作實(shí)踐認(rèn)為教育實(shí)踐活動(dòng)檔案歸檔范圍主要有以下幾類(lèi)：
1.上級(jí)文件。上級(jí)印發(fā)的有關(guān)教育實(shí)踐活動(dòng)的各類(lèi)文件、通知、會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、信息簡(jiǎn)報(bào)、培訓(xùn)資料、影音資料等。
2.本級(jí)文件。(1)活動(dòng)部署：一是基層單位成立教育實(shí)踐活動(dòng)機(jī)構(gòu)文件；二是教育實(shí)踐活動(dòng)實(shí)施方案；三是召開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)討論教育實(shí)踐活動(dòng)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；四是教育實(shí)踐活動(dòng)動(dòng)員會(huì)、推進(jìn)會(huì)、組織生活會(huì)、通報(bào)會(huì)、座談會(huì)、總結(jié)會(huì)等相關(guān)資料，包括會(huì)議方案、會(huì)議通知、簽到表、講話匯報(bào)、發(fā)放的資料等；五是領(lǐng)導(dǎo)批示件。(2)總結(jié)匯報(bào)：報(bào)上級(jí)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)表、情況匯報(bào)、活動(dòng)小結(jié)、階段總結(jié)等資料。(3)信息刊發(fā)：上級(jí)刊物和各類(lèi)新聞媒體刊發(fā)的本單位活動(dòng)信息資料等。(4)影像資料：開(kāi)展活動(dòng)的照片、視頻、專(zhuān)題片等各類(lèi)影像資料。
3.活動(dòng)各環(huán)節(jié)的專(zhuān)項(xiàng)檔案資料。(1)學(xué)習(xí)教育、聽(tīng)取意見(jiàn)環(huán)節(jié)相關(guān)資料：一是組織學(xué)習(xí)教育實(shí)踐活動(dòng)的相關(guān)資料、學(xué)習(xí)計(jì)劃、學(xué)習(xí)心得及組織集中學(xué)習(xí)時(shí)的簽到表等；二是本單位征集意見(jiàn)收發(fā)的調(diào)查問(wèn)卷、征求意見(jiàn)表、信函等原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料，開(kāi)展民主評(píng)議、座談約談、入戶走訪等工作的記錄性資料，以及梳理匯總后的意見(jiàn)建議等。(2)查擺問(wèn)題、開(kāi)展批評(píng)環(huán)節(jié)相關(guān)資料：包括查找“”表現(xiàn)、聚焦“”問(wèn)題、開(kāi)展談心交流、撰寫(xiě)檢查資料、召開(kāi)專(zhuān)題民主生活會(huì)和組織生活會(huì)、滿意度測(cè)評(píng)、對(duì)照檢查等相關(guān)資料。(3)整改落實(shí)、建章立制環(huán)節(jié)相關(guān)資料：包括整改方案、落實(shí)舉措、制度規(guī)定，開(kāi)展民主評(píng)議過(guò)程中的原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料及梳理匯總材料，對(duì)活動(dòng)成果的總結(jié)材料等。
4.需要?dú)w檔的其他資料。
（二）細(xì)化教育實(shí)踐活動(dòng)檔案保管期限。
1.永久保存資料。(1)教育實(shí)踐活動(dòng)機(jī)構(gòu)、計(jì)劃、方案、環(huán)節(jié)計(jì)劃、總結(jié)等。(2)建章立制資料：整改方案、措施、長(zhǎng)效機(jī)制等。(3)會(huì)議記錄資料：黨組（黨委、黨支部、黨小組）會(huì)、活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)及黨課記錄等。(4)領(lǐng)導(dǎo)講話及黨課講稿。
2.長(zhǎng)期保存資料。(1)活動(dòng)考核考勤資料。(2)活動(dòng)記錄、學(xué)習(xí)筆記等。(3)征求意見(jiàn)、查擺問(wèn)題臺(tái)賬與公示、信息報(bào)道、活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表、班子與個(gè)人對(duì)照檢查、心得體會(huì)、教育實(shí)踐活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)與要求。
3.短期保存資料。上級(jí)單位文件材料、本單位一般性資料，下屬單位文件材料等。
（三）強(qiáng)化教育實(shí)踐活動(dòng)檔案利用與開(kāi)發(fā)。
1.擴(kuò)大利用效益。要充分利用好教育實(shí)踐活動(dòng)檔案服務(wù)黨建、服務(wù)發(fā)展的具體作用，對(duì)所屬各單位、各部門(mén)教育實(shí)踐活動(dòng)檔案的利用情況加強(qiáng)檢查指導(dǎo)督促，使其發(fā)揮到各項(xiàng)工作與活動(dòng)中去，營(yíng)造出學(xué)有榜樣、做有標(biāo)桿的良好發(fā)展態(tài)勢(shì)。
2.強(qiáng)化檔案編研。要從研究層面對(duì)教育實(shí)踐活動(dòng)檔案進(jìn)行深入編研，把握好其各個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)進(jìn)行深層面研究與剖析，深挖和展示其精髓與實(shí)踐歷程。
3.強(qiáng)化檔案宣傳。要多措并舉加大宣傳力度，充分利用好內(nèi)部宣傳載體和外部新聞媒體進(jìn)行廣泛宣傳，讓單位教育實(shí)踐活動(dòng)既可深入人心、落地生根，又可為單位全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展起到積極助推作用。
四、總結(jié)
1、對(duì)審計(jì)檔案的管理不夠重視。
現(xiàn)在社會(huì)和單位對(duì)審計(jì)工作的希望值是越來(lái)越高，內(nèi)審項(xiàng)目的任務(wù)是越來(lái)越重，而審計(jì)資源又很有限。內(nèi)審機(jī)構(gòu)一年到頭忙于應(yīng)付日常紛繁復(fù)雜的審計(jì)項(xiàng)目都很緊張。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)往往是關(guān)注審計(jì)結(jié)果質(zhì)量較多，當(dāng)一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目只要把審計(jì)報(bào)告或?qū)徲?jì)意見(jiàn)書(shū)或?qū)徲?jì)結(jié)果報(bào)告送達(dá)出去，該項(xiàng)目審計(jì)就算結(jié)束。檔案則采取“誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷”的方法，由主審人員自行整理案卷。主審人員經(jīng)常老項(xiàng)目沒(méi)結(jié)束新項(xiàng)目又上手，沒(méi)有時(shí)間對(duì)審計(jì)檔案的分類(lèi)、歸集、整理進(jìn)行仔細(xì)研究。因?qū)徲?jì)任務(wù)重部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)檔案的檢查、督導(dǎo)要求也沒(méi)有對(duì)審計(jì)結(jié)果質(zhì)量來(lái)的重視與嚴(yán)格，有的甚至存在歸檔不及時(shí)，資料不齊全的問(wèn)題。
2、對(duì)審計(jì)檔案的復(fù)核與檢查不夠嚴(yán)格。
審計(jì)項(xiàng)目很多財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料都是來(lái)源于單位與部門(mén)的會(huì)計(jì)資料。現(xiàn)在大多數(shù)單位和部門(mén)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都實(shí)現(xiàn)電算化，很多審計(jì)數(shù)據(jù)都是通過(guò)電子稿來(lái)反映。為了節(jié)約審計(jì)成本，審計(jì)人員一般只對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題進(jìn)行摘錄，或?qū)徲?jì)數(shù)據(jù)篩選出的選樣資料進(jìn)行抽樣統(tǒng)計(jì)分析與核算后，編制審計(jì)工作底稿或?qū)徲?jì)日記。而對(duì)原始的電子檔和樣本資料并不完全打印。內(nèi)部審計(jì)組在進(jìn)行審計(jì)復(fù)核，檢查時(shí)，對(duì)查出問(wèn)題的結(jié)果進(jìn)行檢查復(fù)核的仔細(xì)和嚴(yán)格，而對(duì)原始樣本的數(shù)量和質(zhì)量情況，主要還是以聽(tīng)主審人員匯報(bào)或抽查部分結(jié)果的多，存在部分復(fù)核督導(dǎo)不到位、檢查不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象。
3、部分審計(jì)檔案缺乏完整性。
根據(jù)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》要求，審計(jì)文件材料應(yīng)當(dāng)按照結(jié)論類(lèi)、證明類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)、備查類(lèi)4個(gè)單元進(jìn)行排列。規(guī)定中對(duì)4單元的文件材料都有具體說(shuō)。但是在審計(jì)項(xiàng)目歸檔實(shí)施過(guò)程中，特別是內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，很難完全按照規(guī)定來(lái)執(zhí)行。如某內(nèi)審機(jī)構(gòu)一年要有二三百項(xiàng)零星維修工程的結(jié)算審計(jì)，在人員少、任務(wù)重的的情況下，一般只能在審計(jì)結(jié)束時(shí)，內(nèi)審部門(mén)根據(jù)審計(jì)金額的大小出具審計(jì)報(bào)告或工程結(jié)算審核單，在實(shí)際建檔時(shí)零星維修工程和小型基建工程就難有立項(xiàng)性文件書(shū)(審計(jì)通知書(shū)和審計(jì)實(shí)施方案)等。只有一份結(jié)論報(bào)告或?qū)徍?定)單。至使內(nèi)部審計(jì)在部分審計(jì)檔案整理時(shí)存在文件不完整現(xiàn)象。
二、解決內(nèi)部審計(jì)檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策思考
針對(duì)上述提到的問(wèn)題，我們必須提出有效的改進(jìn)措施與對(duì)策，才能有效地提高審計(jì)檔案的管理質(zhì)量。
1、加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。
各級(jí)審計(jì)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，把加強(qiáng)審計(jì)檔案管理列入審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)來(lái)抓，認(rèn)真組織本部門(mén)人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》精神。做到把抓審計(jì)檔案管理質(zhì)量與審計(jì)立項(xiàng)任務(wù)同布置、同檢查、同驗(yàn)收、同總結(jié)。制定有關(guān)審計(jì)檔案管理辦法，把對(duì)審計(jì)檔案的檢查評(píng)比與審計(jì)人員的審計(jì)質(zhì)量考核評(píng)比結(jié)合起來(lái)。
2、加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案管理完整性的檢查。
內(nèi)審機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要安排人員兼職承擔(dān)審計(jì)檔案員的職責(zé)。按“誰(shuí)主審，誰(shuí)立案”的原則完成檔案案卷時(shí)，要由專(zhuān)人對(duì)結(jié)論類(lèi)、證明類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)、備查類(lèi)4個(gè)單元內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、排列順序的規(guī)范性進(jìn)行檢查確認(rèn)，對(duì)不符合要求的退給原整理人員進(jìn)行調(diào)整修正。保證在上交上級(jí)檔案部門(mén)時(shí)所有案卷統(tǒng)一規(guī)范。
3、加強(qiáng)行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)審計(jì)檔案管理評(píng)比。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化建設(shè);用戶視角;用戶體驗(yàn)
引言
檔案在當(dāng)前社會(huì)生活中具有重要的意義，尤其是在信息化與科技化發(fā)展如火如荼的今天，檔案信息化建設(shè)更是備受矚目。而隨著“以用戶為中心”理念的日漸明晰，檔案管理信息化建設(shè)中如何做到一切從用戶利益出發(fā)，做好用戶資源管理越來(lái)越重要。
一、檔案管理信息化趨勢(shì)
當(dāng)前，檔案管理信息化勢(shì)不可擋，引起了關(guān)注。下面我們將對(duì)檔案管理信息化的進(jìn)程與原因進(jìn)行分析。
1.檔案管理信息化的進(jìn)程
上個(gè)世紀(jì)80年代以來(lái)，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日漸發(fā)達(dá)，尤其是近幾年，信息化步伐逐漸加快，在人們的生活中占據(jù)了重要的地位。黨的十七大報(bào)告指出：“大力推進(jìn)信息化與工業(yè)化融合，促進(jìn)工業(yè)由大變強(qiáng)。”不僅是工業(yè)，國(guó)民經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域都開(kāi)展了信息產(chǎn)業(yè)革命，尤其是檔案管理領(lǐng)域，更是由于資源過(guò)于繁多、信息過(guò)剩而需要信息化的輔助。可以說(shuō)，檔案信息化必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時(shí)代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。
2.檔案管理信息化的原因
檔案管理信息化并不是偶然，而是由于檔案信息在信息資源中地位十分重要，可以說(shuō)檔案管理信息化是檔案發(fā)展的必然，也是時(shí)展的必然。
（1）檔案信息在信息資源中的地位。檔案信息是信息資源的重要構(gòu)成成分，是人們?cè)谏鐣?huì)生活與工作中的重要記錄，因此是一種特殊的信息產(chǎn)品，在很多工作中都起到了憑證和依據(jù)的作用。（2）檔案發(fā)展的必然。檔案管理信息眾多，需要更為科技化、專(zhuān)業(yè)化的管理。而傳統(tǒng)的檔案管理以手工操作為主，工作量較大，且檔案多為紙質(zhì)，管理方面費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又不易保存，因此需要利用現(xiàn)代管理技術(shù)和信息技術(shù)加以改進(jìn)。（3）時(shí)展的必然。在信息時(shí)代，信息消費(fèi)將成為加快社會(huì)信息化進(jìn)程的原動(dòng)力，這是時(shí)代賦予社會(huì)信息部門(mén)的使命。
二、檔案管理信息化建設(shè)中用戶體驗(yàn)的重要性
在檔案管理信息化建設(shè)中，用戶體驗(yàn)越來(lái)越備受重視。所謂用戶體驗(yàn)，指的是用戶在進(jìn)行產(chǎn)品或服務(wù)的使用中所產(chǎn)生的綜合感受和體會(huì)。用戶體驗(yàn)的最大特點(diǎn)是關(guān)注用戶的個(gè)人感受，而非關(guān)注產(chǎn)品功能與服務(wù)，但產(chǎn)品的功能與服務(wù)是必不可少的一個(gè)因素，是關(guān)系到用戶體驗(yàn)的重要內(nèi)容。隨著社會(huì)環(huán)境的變化和用戶知識(shí)結(jié)構(gòu)的改變，社會(huì)公眾對(duì)檔案公共服務(wù)的要求也逐步提高，用戶體驗(yàn)也越來(lái)越成為一個(gè)重點(diǎn)與難點(diǎn)。就檔案管理來(lái)看，用戶體驗(yàn)是用戶與檔案管理機(jī)構(gòu)的交互與反饋，檔案管理機(jī)構(gòu)只有在檔案管理信息化建設(shè)中提供越來(lái)越完善、越來(lái)越人性化、越來(lái)越高速快捷的信息服務(wù)，才能提升用戶滿意度，使用戶獲得超出預(yù)期的價(jià)值感受與感體驗(yàn)，如此才能真正提升檔案管理的工作水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
三、檔案管理信息化建設(shè)中如何體現(xiàn)用戶視角
在檔案管理信息化建設(shè)中，要體現(xiàn)用戶視角，就需要從網(wǎng)站建設(shè)體現(xiàn)用戶中心、數(shù)字檔案館中關(guān)注用戶體驗(yàn)、構(gòu)建用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、保障用戶檔案資料的安全幾個(gè)方面入手，改進(jìn)檔案管理。
1.網(wǎng)站建設(shè)要體現(xiàn)用戶中心
檔案機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站起到了宣傳、服務(wù)等作用，其直接面對(duì)用戶，因此給用戶的服務(wù)如何是十分重要的。因此，在檔案部門(mén)的網(wǎng)站建設(shè)中，一定要明確網(wǎng)站所面向的人群，明確網(wǎng)站要服務(wù)的主體，也就是要體現(xiàn)用戶中心。在歐美一些發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案網(wǎng)站，永遠(yuǎn)是用戶中心，根據(jù)其網(wǎng)站可以很知其服務(wù)對(duì)象是公眾。需要注意的是，用戶登錄檔案網(wǎng)站不僅僅是查詢檔案信息、了解檔案部門(mén)的職能，更重要的是要解決自己實(shí)際生活中的利用需求。因此檔案部門(mén)在網(wǎng)站建設(shè)過(guò)程中要切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)站的各項(xiàng)功能，也可以適當(dāng)?shù)丶尤胍恍?shí)用網(wǎng)站的鏈接，方便用戶瀏覽。
2.數(shù)字檔案館中的用戶體驗(yàn)
過(guò)去幾年，由于信息化的發(fā)展和電子政務(wù)的普及，數(shù)字檔案館發(fā)展越來(lái)越迅速，尤其檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃推出以來(lái)，對(duì)數(shù)字檔案館的政策方面的側(cè)重越來(lái)越多，可以想見(jiàn)數(shù)字檔案館的發(fā)展必將如日中天。而數(shù)字檔案館如何遵循用戶視角與用戶體驗(yàn)，按照不同的用戶不同的需求，來(lái)提供個(gè)性化的服務(wù)，是真正考驗(yàn)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。為此，在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，不僅要關(guān)注鞏固數(shù)字檔案館的服務(wù)，也要適當(dāng)建設(shè)一些個(gè)人數(shù)字檔案館，為需要檔案信息的用戶創(chuàng)造個(gè)性化的檔案存儲(chǔ)、利用的平臺(tái)，同時(shí)可以利用個(gè)人計(jì)算機(jī)來(lái)建立數(shù)字檔案信息庫(kù)，使個(gè)人用戶能夠快速、及時(shí)地得到檔案信息。這樣一來(lái)，用戶在檔案的存儲(chǔ)與使用方面更為便捷，也更能享受個(gè)性化的服務(wù)與體驗(yàn)。
3.用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建
為了使用戶得到更為全面、便捷的服務(wù)，同時(shí)反饋?zhàn)陨淼囊庖?jiàn)與建議，應(yīng)該構(gòu)建完整的用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的更新與修復(fù)，加強(qiáng)與用戶的溝通，使用戶有一個(gè)回饋意見(jiàn)的平臺(tái)，從而得到更好的用戶體驗(yàn)。
4.用戶檔案資料的安全保障
對(duì)于檔案工作而言，安全與保密是十分重要的。為此，在網(wǎng)站建設(shè)體現(xiàn)用戶中心、數(shù)字檔案館中關(guān)注用戶體驗(yàn)、構(gòu)建用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時(shí)，切不可忽略了用戶檔案資料的安全。由于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日趨高超，病毒和黑客的入侵也是需要重點(diǎn)防范的。在基于用戶視角的檔案管理工作中，需要重點(diǎn)關(guān)注用戶資料的安全與保密，對(duì)其加以保障，使用戶可以安心地使用。
四、結(jié)語(yǔ)
以上，我們對(duì)檔案管理信息化趨勢(shì)進(jìn)行了分析，研究了檔案管理信息化建設(shè)中用戶體驗(yàn)的重要性，并就檔案管理信息化建設(shè)中如何體現(xiàn)用戶視角展開(kāi)了論述。和諧社會(huì)注重以人為本，檔案管理工作中做到以人為本、以用戶為中心，使用戶得到更好的服務(wù)體驗(yàn)，這才是檔案工作的重點(diǎn)。
參考文獻(xiàn)
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疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過(guò)程中的歷史面貌,也是國(guó)家檔案管理重要財(cái)富的一部分,目前由于各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不一,管理不科學(xué),存在著以下問(wèn)題:
(一)檔案管理格局混亂、機(jī)構(gòu)不健全各級(jí)防疫機(jī)構(gòu)管理機(jī)制不健全,由于檔案特點(diǎn)平時(shí)不起眼,有些機(jī)構(gòu)沒(méi)有把檔案統(tǒng)一的習(xí)慣,各科室對(duì)工作中形成的檔案單獨(dú)進(jìn)行管理,由于沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)誰(shuí),檔案分散在各科室或者個(gè)人手中,各科室根據(jù)自已主觀的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理。由于檔案的經(jīng)濟(jì)效益往往不能直接在社會(huì)上反映出來(lái),使得許多應(yīng)納入管理范圍的材料沒(méi)有存檔,造成平時(shí)我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內(nèi)人動(dòng)或部門(mén)重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴(yán)重的信息資源浪費(fèi),對(duì)今后查看歷史檔案帶來(lái)諸多不便。
(二)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對(duì)歷史防疫經(jīng)驗(yàn)的借鑒和未來(lái)防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對(duì)整個(gè)疾控工作學(xué)術(shù)科研和涉及到疾控執(zhí)法標(biāo)誰(shuí)都是重要的參考依據(jù)。而在當(dāng)前的疾控工作中,缺乏相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)誰(shuí)支持,檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),大多存在著重經(jīng)營(yíng)、輕檔案的意識(shí),也由于這種思想的影響,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對(duì)各類(lèi)檔案分界不清,認(rèn)為存檔只是例行公事,可有可無(wú),對(duì)形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識(shí)面窄、知識(shí)老化等,尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng),導(dǎo)致檔案研究、利用率較低。
(三)檔案管理工作硬件建設(shè)不完善根本談不上專(zhuān)業(yè)的檔案庫(kù)房,也正是由于這種分開(kāi)管理,對(duì)檔案的存檔和保護(hù)工作帶來(lái)了很大的困難。近年來(lái),科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用,而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲(chǔ)存信息量小,不利于檔案的利用和開(kāi)發(fā)。
二.信息化環(huán)境下的疾控檔案管理工作研究
由于全球信息化高速發(fā)展,我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到,檔案信息化將成為未來(lái)趨勢(shì)。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強(qiáng)重視對(duì)檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰(shuí)的檔案信息,要充分發(fā)揮檔案這一重要?dú)v史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對(duì)于在信息環(huán)境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點(diǎn)意見(jiàn)供其他疾控檔案管理人員參考:
(一)建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制
疾控站檔案管理,也是一項(xiàng)科學(xué)管理,在疾控系統(tǒng)還是新的技術(shù)工程,亞需建立和完善管理長(zhǎng)效機(jī)制。俗話說(shuō)得好,“沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見(jiàn),在檔案管理總要求的指引下,設(shè)計(jì)出檔案管理的規(guī)劃,具體制定檔案管理的各項(xiàng)制度,讓疾控檔案管理發(fā)生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的檔案材料無(wú)須進(jìn)行繁瑣的紙質(zhì)登記整理,甚至無(wú)須進(jìn)入庫(kù)區(qū),可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)時(shí)上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。應(yīng)用各種方法進(jìn)行科學(xué)管理,使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相聯(lián),形成一個(gè)系統(tǒng)化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區(qū)或國(guó)家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區(qū)或國(guó)家的檔案信息,打破傳統(tǒng)檔案管理的地域限制,對(duì)一些病因的學(xué)術(shù)研究和突破都有很好的推進(jìn)作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發(fā)展過(guò)程及其規(guī)律性,批判地繼承前人的研究成果,總結(jié)與吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),繼續(xù)新的研究創(chuàng)造所必須參考的寶貴材料。各項(xiàng)疾控檔案利用規(guī)章制度的條文即要應(yīng)非常嚴(yán)謹(jǐn),同時(shí)更要便于執(zhí)行,要不斷在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。
(二)提高檔案標(biāo)誰(shuí)化、規(guī)范化水平
目前雖然有些機(jī)構(gòu)也試圖通過(guò)信息化系統(tǒng)來(lái)管理疾控檔案,但由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰(shuí)和規(guī)范,各種資料存檔雜亂無(wú)序,沒(méi)有統(tǒng)一平臺(tái),甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達(dá)不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴(yán)重影響檔案保存的質(zhì)量。要明確獎(jiǎng)罰條例,對(duì)“失誤”、“失職”責(zé)任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi),例如:環(huán)境衛(wèi)生包括公共場(chǎng)所、水、大氣等,免疫規(guī)劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛(wèi)生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設(shè)施的缺乏,而是沒(méi)有制定統(tǒng)一的檔案保存標(biāo)誰(shuí)和規(guī)范,因此系統(tǒng)沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰(shuí),并真正實(shí)施才能達(dá)成。搞好疾控檔案的管理對(duì)保障疾控工作正常運(yùn)行,對(duì)保障疾控事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展極為重要。在建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰(shuí)后,可適當(dāng)組織疾控工作人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)全員對(duì)檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔(dān)負(fù)著重任,防疫檔案隨時(shí)發(fā)揮著不可估量的社會(huì)效益,逐步使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。
(三)有重點(diǎn)地做好數(shù)據(jù)庫(kù)
關(guān)鍵詞：現(xiàn)狀 人事檔案管理 發(fā)展對(duì)策
bstract： Personnel file management is an indispensable part of our hospital management process， to promote the role during the development of the hospital. However， there are many problems and shortcomings in the management of hospital archives， such as hospital management and heavy business technology development， light file management； file management system is imperfect， technical means backward， low degree of information. The development of personnel management in our hospital is the main way to promote the scientific and standardized management of our institute. But the county my hospital in the personnel file management lack of attention， so that when the work carried out there will be some obstacles. This paper discusses the status quo of the personnel file management in our hospital， and puts forward some suggestions to promote the personnel management of our hospital in an orderly manner.
Key words： current situation； personnel file management； development strategy
人事n案管理是我院管理過(guò)程中不可或缺的一部分，在醫(yī)院發(fā)展期間到一定的促進(jìn)作用。規(guī)范有序地開(kāi)展我院的人事檔案管理工作能更好地為醫(yī)療業(yè)務(wù)工作服務(wù)，推進(jìn)醫(yī)院科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。因此，加強(qiáng)對(duì)我院人事檔案管理工作的重視，了解當(dāng)前我院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，并建議性地提出改善措施，可以一定程度上提高我院的管理水平。
1.我院人事檔案管理工作的目前形勢(shì)
1.1人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
我院對(duì)于檔案缺乏使用意識(shí)與管理意識(shí)，忽視人事檔案管理工作，對(duì)于人事檔案管理工作在我院管理工作中的作用意識(shí)不到，致使我院內(nèi)檔案資源的開(kāi)發(fā)與儲(chǔ)備受到限制，同時(shí)也阻礙了我院對(duì)檔案的利用效率，制約了人事檔案管理工作的開(kāi)展。
1.2人事檔案管理空間不足、設(shè)備比較陳舊
我院的檔案存儲(chǔ)與保管在空間方面受到一定的限制，有突況的時(shí)候，房間不夠用就會(huì)占用原有檔案用房，或把其作為醫(yī)療用房，這樣檔案存儲(chǔ)的空間就會(huì)變小。人事檔案管理的硬件設(shè)施的更新與更換也不及時(shí)，設(shè)備都比較陳舊，對(duì)于現(xiàn)代化的人事檔案管理技術(shù)與方法掌握的又不是很到位。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)下，在我院的管理工作中融入計(jì)算機(jī)技術(shù)意義重大。但是許多我院對(duì)于計(jì)算機(jī)管理技術(shù)比較匱乏，對(duì)管理工作起到的作用比較小。人事檔案管理工作的硬件設(shè)備、信息技術(shù)、管理方法等等方面都缺乏創(chuàng)新。
1.3缺乏完善的人事檔案管理體制
部分我院不把人事檔案管理工作列入工作人員的業(yè)績(jī)考核中。同時(shí)人事檔案管理工作人員多為兼職人員，均來(lái)源于醫(yī)生、護(hù)士，缺乏檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。再加上我院經(jīng)常性地開(kāi)展醫(yī)療技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案管理方面的培訓(xùn)基本沒(méi)有，這樣人事檔案管理工作的開(kāi)展就完全是憑借經(jīng)驗(yàn)，管理方法和管理意識(shí)過(guò)于陳舊，沒(méi)有形成一套完善的人事檔案管理體制。
2.促進(jìn)我院人事檔案管理快速穩(wěn)定發(fā)展的建議性措施
2.1就人事檔案管理硬件設(shè)備實(shí)施及時(shí)更新
各個(gè)我院要注重人事檔案管理設(shè)備的資金投入，對(duì)于需要購(gòu)置的人事檔案管理設(shè)備要及時(shí)的購(gòu)進(jìn)，將人事檔案管理的工作環(huán)境和管理水平提升上去，盡可能的打造信息化的人事檔案管理模式。如此一來(lái)不僅僅使得我院的人力和物力得到節(jié)省，還方便了檔案的查閱，保證了人事檔案的完整性。例如，可增設(shè)網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，采用網(wǎng)上查詢、搜索和評(píng)價(jià)等公開(kāi)查詢的方法，這樣使得社會(huì)公眾對(duì)醫(yī)療資源的知情權(quán)得到有效的滿足。除此之外，使用計(jì)算機(jī)管理會(huì)促進(jìn)空間環(huán)境的節(jié)省，更會(huì)增加檔案的保密度。所以對(duì)于我院之中使用先進(jìn)的管理設(shè)備實(shí)施檔案管理意義重大，對(duì)人事檔案管理硬件設(shè)備實(shí)施及時(shí)更新，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。
2.2注重人事檔案管理形式的創(chuàng)新
我國(guó)當(dāng)前的我院檔案管理制度處于靜態(tài)發(fā)展，形勢(shì)比較單一，沒(méi)有特色。許多醫(yī)院中的醫(yī)療人事檔案管理都遵循著固有的模式，我院內(nèi)所有的職工的檔案大同小異，沒(méi)有屬于自己的特色，這樣要想在查看檔案的時(shí)候，把個(gè)人的政治思想、道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等綜合反應(yīng)出來(lái)比較困難，個(gè)人能力和素質(zhì)的指標(biāo)也不能凸現(xiàn)出來(lái)，因此我院的人事檔案要想在醫(yī)院人才流動(dòng)比較大的情況，在人才發(fā)掘、人才培養(yǎng)等方面發(fā)揮作用受到一定的局限性，人事檔案的存在幾乎是沒(méi)有意義的，人事檔案工作也缺乏實(shí)效。因此，我們一定要把我院人事檔案工作流于形式這種狀態(tài)進(jìn)行徹底的改變，我院人事檔案空洞化的局面一定要扭轉(zhuǎn)，拓寬我院人事檔案的來(lái)源渠道，樹(shù)立歸檔意識(shí)，對(duì)于一些可反應(yīng)醫(yī)療人員的綜合素質(zhì)的資料要及時(shí)歸檔，要強(qiáng)化個(gè)人和部門(mén)的歸檔義務(wù)，使大家認(rèn)識(shí)到檔案管理與每個(gè)人的切身利益密切相關(guān)，更關(guān)乎到一個(gè)人的職業(yè)生涯。檔案工作要由靜態(tài)化轉(zhuǎn)化成動(dòng)態(tài)，將檔案的來(lái)源渠道進(jìn)行拓寬，豐富檔案的內(nèi)容，這樣才可以更好的為我院的人才工作提供信息服務(wù)，除此之外，對(duì)于人事檔案的內(nèi)容和形式要實(shí)施創(chuàng)新，結(jié)合崗位職責(zé)的不同，對(duì)其設(shè)置科學(xué)的考核體系，特別對(duì)于醫(yī)務(wù)人員要實(shí)施定期考核，對(duì)其考核的結(jié)果要及時(shí)的入檔，這樣我院的人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理才會(huì)實(shí)現(xiàn)。
2.3創(chuàng)建完善的檔案管理工作制度
通過(guò)法律以及行政手段對(duì)檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，結(jié)合檔案法等相關(guān)法規(guī)，制定切實(shí)可行、完整并且科學(xué)的檔案管理制度。針對(duì)醫(yī)院各科室檔案材料實(shí)施統(tǒng)一集中管理，將檔案管理和醫(yī)療業(yè)務(wù)考核掛鉤。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。
3.結(jié)語(yǔ)
綜上所述，對(duì)于人事檔案管理在我院工作開(kāi)展之中一定要引起重視，將行政工作與檔案管理工作協(xié)同開(kāi)展，這樣可促進(jìn)我院臨床醫(yī)療、科學(xué)研究工作更好的發(fā)展。我院對(duì)于人事檔案管理工作的重要性一定要有清楚的認(rèn)知，將檔案信息資源進(jìn)行合理的優(yōu)化，建立健全的人事檔案管理制度，促進(jìn)檔案工作效率的提升，引入計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)，這樣才會(huì)推進(jìn)我院各項(xiàng)工作順利發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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一是完善登記監(jiān)管制度。針對(duì)事業(yè)單位監(jiān)管工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，制定出臺(tái)《事業(yè)單位登記年檢工作規(guī)范》、《事業(yè)單位登記管理工作規(guī)范》，嚴(yán)把法人資格準(zhǔn)入關(guān)、程序合法關(guān)和時(shí)限要求關(guān)，完善事業(yè)單位登記管理行政處罰、現(xiàn)場(chǎng)核查、信息公開(kāi)制度，做到有法可依、有章可循。
二是明確崗位職責(zé)任務(wù)。明確業(yè)務(wù)辦理的流程，設(shè)置受理人、審核人、負(fù)責(zé)人崗位，對(duì)不同崗位職責(zé)進(jìn)行了細(xì)化和明確，嚴(yán)格按照規(guī)定，把好受理關(guān)、審核關(guān)、核準(zhǔn)關(guān)。積極落實(shí)限時(shí)辦結(jié)制、一次性告知制等制度，全面提升工作效能，進(jìn)一步規(guī)范辦事程序，提高服務(wù)質(zhì)量。
三是健全監(jiān)督舉報(bào)機(jī)制。暢通社會(huì)監(jiān)督渠道，加大宣傳力度，充分利用“12310”舉報(bào)電話、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等監(jiān)督平臺(tái)，完善三位一體的監(jiān)管長(zhǎng)效機(jī)制，及時(shí)、全面地了解社會(huì)公眾對(duì)事業(yè)單位管理、運(yùn)行情況的意見(jiàn)和建議，提高了事業(yè)單位的透明度，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位外部監(jiān)督與自我約束的有機(jī)結(jié)合。
四是規(guī)范檔案管理制度。建立健全登記檔案管理制度，按照規(guī)定對(duì)事業(yè)單位登記檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范、裝訂和分類(lèi)，按照“一戶一檔”的檔案管理要求，分戶、分類(lèi)、分件對(duì)各事業(yè)單位登記檔案進(jìn)行整理。對(duì)檔案內(nèi)部使用、查閱、借閱的要求、程序、時(shí)限等作出明確規(guī)定，充分發(fā)揮事業(yè)單位法人登記管理檔案的作用，提高事業(yè)單位登記檔案的利用率。積極探索檔案管理新模式，做好歷史登記檔案電子化采集工作，充分利用電子檔案系統(tǒng)為社會(huì)提供信息公開(kāi)的平臺(tái)，提高監(jiān)管效能。
二、抓日常監(jiān)管，加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督
一是嚴(yán)格規(guī)范登記年檢工作。按照法定權(quán)限、條件和程序做好事業(yè)單位登記年檢工作，把好“三關(guān)”，即法人資格準(zhǔn)入關(guān)、程序合法關(guān)和時(shí)限要求關(guān)；實(shí)行了“三統(tǒng)一”，即統(tǒng)一時(shí)間、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一進(jìn)度。對(duì)年檢對(duì)象、年檢時(shí)間、年檢程序等都做了科學(xué)系統(tǒng)的安排，制定印發(fā)了詳細(xì)的年檢說(shuō)明，規(guī)范了辦理程序，縮短了辦理時(shí)間，提高了工作效率。
二是加強(qiáng)部門(mén)協(xié)調(diào)配合機(jī)制。會(huì)同公安、質(zhì)檢、國(guó)稅、地稅等15個(gè)部門(mén)出臺(tái)《奎文區(qū)事業(yè)單位法人監(jiān)督管理工作聯(lián)席會(huì)議制度》，各部門(mén)依照制度各履其責(zé)，齊抓共管，形成合力，在事業(yè)單位活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)其法人資格的監(jiān)督。定期召開(kāi)座談會(huì)，對(duì)登記管理工作現(xiàn)在及前期聯(lián)席會(huì)議制度執(zhí)行情況進(jìn)行通報(bào)，分析目前事業(yè)單位監(jiān)督管理工作中存在的主要問(wèn)題，并對(duì)共同做好事業(yè)單位監(jiān)督管理工作提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議，建立起各部門(mén)整體聯(lián)動(dòng)、相互配合的長(zhǎng)效監(jiān)管機(jī)制，不斷提升公益服務(wù)水平。
三是探索開(kāi)展事業(yè)單位現(xiàn)場(chǎng)核查。現(xiàn)場(chǎng)核查辦法出臺(tái)后，區(qū)編辦對(duì)照辦法要求，到事業(yè)單位與主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、事業(yè)單位法人進(jìn)行交談，實(shí)地查看事業(yè)單位運(yùn)行情況，現(xiàn)場(chǎng)了解在履行職責(zé)方面的實(shí)際情況，認(rèn)真聽(tīng)取事業(yè)單位的意見(jiàn)建議。對(duì)事業(yè)單位的住所、人員配備、財(cái)務(wù)狀況等登記事項(xiàng)進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，使審核工作更加直觀和準(zhǔn)確，確保了登記信息的合法性和真實(shí)性，為加強(qiáng)事業(yè)單位監(jiān)管和保障事業(yè)單位合法權(quán)益奠定良好的基礎(chǔ)。
四是積極推進(jìn)事業(yè)單位信息公開(kāi)。建立信息公開(kāi)備案制度，明確事業(yè)單位登記管理信息公開(kāi)的范圍、內(nèi)容、方式和時(shí)間等事項(xiàng)，規(guī)范登記管理信息公開(kāi)的方式，嚴(yán)格登記管理信息公開(kāi)的時(shí)限，在信息公開(kāi)的形式上可選擇通過(guò)廣播、電視、報(bào)刊及單位公開(kāi)欄、宣傳欄等多層面、多渠道予以公開(kāi)，做到了“網(wǎng)上能查到，宣傳欄能看到，報(bào)上能讀到，廣播能聽(tīng)到”，保障公眾對(duì)事業(yè)單位登記管理工作的知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)。
三、抓工作創(chuàng)新，完善監(jiān)管機(jī)制
一是規(guī)范部門(mén)履職行為。以事業(yè)單位職責(zé)履行情況為抓手，開(kāi)展事業(yè)單位履職情況檢查，確保權(quán)力邊界勘得準(zhǔn)、職責(zé)理得清，完善職責(zé)監(jiān)督檢查的相關(guān)制度，將檢查結(jié)果納入監(jiān)督檢查的日常工作中，加強(qiáng)面上檢查、不定期抽查，逐步建立起監(jiān)督部門(mén)職責(zé)履行的長(zhǎng)效機(jī)制，使各項(xiàng)行政審批流程公開(kāi)、透明，陽(yáng)光操作，減少權(quán)力灰色地帶，確保部門(mén)依法履職、正確履職、規(guī)范履職、高效履職。
二是探索實(shí)施事業(yè)單位績(jī)效考核。成立事業(yè)單位考核委員會(huì)，對(duì)全區(qū)事業(yè)單位考核工作進(jìn)行組織領(lǐng)導(dǎo)。結(jié)合實(shí)際在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)先行試點(diǎn)，逐步完善考核體系后，適時(shí)全面推開(kāi)。去年，由編辦、衛(wèi)生、財(cái)政、人社組成聯(lián)合考核組，對(duì)全區(qū)四所基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)實(shí)行了績(jī)效考核。在考核工作中，登記管理局負(fù)責(zé)完成對(duì)事業(yè)單位法人監(jiān)督管理內(nèi)容的考核，區(qū)衛(wèi)生局承擔(dān)以基本醫(yī)療服務(wù)、設(shè)施建設(shè)與管理等為主要內(nèi)容的基本業(yè)務(wù)情況考核。在考核結(jié)果的運(yùn)用上，發(fā)揮績(jī)效考核的導(dǎo)向和激勵(lì)作用，與財(cái)政補(bǔ)助資金安排掛鉤，規(guī)范了基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu)編制管理和日常運(yùn)營(yíng)，提升了基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)服務(wù)水平。
