時間：2023-06-08 11:27:09
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息化建議，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的必要性
1.1農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是推動農(nóng)業(yè)科技檔案管理發(fā)展的趨勢加快檔案信息化建設(shè)是國家及河北省“十一五”以來對檔案管理工作提出的新要求，檔案信息化建設(shè)勢在必行。由于農(nóng)業(yè)科研活動多是在野外、田間地頭進(jìn)行試驗記錄或數(shù)據(jù)采集，形成的檔案資料易受環(huán)境限制，因而歸檔時會出現(xiàn)部分資料字跡模糊、紙張變色或破損的現(xiàn)象，因此，傳統(tǒng)的檔案利用方式又容易造成損害，影響保存效果。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)之后，檔案的利用、保存和管理通過計算機(jī)來完成，這樣科技人員只需通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)即可實現(xiàn)檔案的查閱［11］，大大減少對檔案原件的損毀，有力地保證了檔案的完整。
1.2農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)農(nóng)業(yè)科學(xué)發(fā)展的需要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，利用信息化平臺將農(nóng)業(yè)科技檔案，從“后臺推到窗口”，從“室藏轉(zhuǎn)向公開”［5］，實現(xiàn)檔案信息資源共享，全面提升農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)利用和服務(wù)水平，進(jìn)一步提高農(nóng)業(yè)科研的效率;同時，更便于農(nóng)業(yè)科技信息的二次利用和開發(fā)［9］，更好地為科技扶貧、科技下鄉(xiāng)和科技咨詢服務(wù)，對保證農(nóng)業(yè)的科學(xué)發(fā)展，推動農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新和現(xiàn)代農(nóng)業(yè)建設(shè)具有重要意義［5］。
1.3農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的途徑傳統(tǒng)的檔案管理方式工作量大，效率低，既費時又費力［8］。實現(xiàn)檔案信息化管理后，檔案的收集方式由指導(dǎo)代辦轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢查督促［13］，確保了歸檔資料的完整，檢索與查詢通過網(wǎng)絡(luò)就可以實現(xiàn)，使檔案的利用更加快捷、方便，大大地減輕了檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們更好地從事檔案收集整理和編研工作，進(jìn)一步提高了檔案工作的效率，全面提升了檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平［10］，為檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定奠定了堅實基礎(chǔ)。
2農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問題
目前，農(nóng)業(yè)科技檔案的管理多數(shù)是處于保管和利用狀態(tài)，沒有實現(xiàn)檔案信息化的合理配置和科學(xué)管理，農(nóng)業(yè)科技檔案沒有充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用［10］。
2.1檔案的管理方式單一，工作手段落后由于檔案工作受條件限制，檔案管理至今還局限于傳統(tǒng)的手工操作模式，計算機(jī)未能在檔案管理及檔案信息的存貯、加工上應(yīng)用。“重藏輕用”問題普遍存在，檔案一旦歸檔就被束之高閣，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2.2檔案信息化意識淡薄，利用率低部分科技人員檔案信息化意識淡薄，對歸檔的重要性認(rèn)識不足，為了自己使用方便，將形成的大多數(shù)科研資料保留在自己手上［2］，不能反映科研項目的全貌;目前，農(nóng)業(yè)科研單位普遍存在重科研、輕推廣的現(xiàn)象，有資料顯示，我國每年取得的科技成果有2萬多項，而轉(zhuǎn)化率僅為20%～30%［11］。
2.3檔案材料形成周期長，不規(guī)范由于農(nóng)業(yè)科研工作周期較長，有些試驗記載的數(shù)據(jù)字跡和紙張不規(guī)范、不準(zhǔn)確［12］;有的課題文件材料中原件較少，復(fù)印件較多，字跡又不清楚，不適合長期保存;有的科研項目由于涉及多部門、多單位，以及由于科研人員的調(diào)動，檔案材料易流失，導(dǎo)致檔案材料缺乏連續(xù)性、完整性。
2.4部分檔案人員業(yè)務(wù)水平低，服務(wù)意識不強(qiáng)檔案管理中，缺少既懂一定的農(nóng)業(yè)科研知識又有較強(qiáng)檔案專業(yè)知識的專職檔案人員;部分檔案人員兼職過多，業(yè)務(wù)水平不高，致使其工作熱情低，多為坐等上門的被動服務(wù)，主動服務(wù)意識不強(qiáng)，保密意識又淡薄，在一定程度上影響了農(nóng)業(yè)科技檔案的有效利用。
3農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的幾點建議
3.1提高思想認(rèn)識和服務(wù)水平檔案管理人員必須更新觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”的管理方式，依靠信息技術(shù)實現(xiàn)資源共享［12］，為創(chuàng)新檔案管理新模式打好思想基礎(chǔ);將原來“坐等上門”的服務(wù)方式通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)直接提供利用，提高檔案的服務(wù)水平;加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，提高人們對檔案信息化的認(rèn)識程度［13］。
3.2加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理檔案管理部門要加大《農(nóng)業(yè)法》、《檔案法》以及《檔案管理的有關(guān)規(guī)定》的宣傳學(xué)習(xí)力度［7］，不斷增強(qiáng)廣大科技人員的檔案意識，對在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科研活動中形成的原始檔案材料及時進(jìn)行規(guī)范整理，防止原始資料的流失，確保農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性。
信息化管理成為高校人事檔案事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇，是在新的形勢下高校人事檔案工作如何更好地為師資隊伍建設(shè)和干部隊伍建設(shè)服務(wù)所要探索的重要內(nèi)容之一，人事檔案信息化管理的推進(jìn)，必將為整個高校的改革與發(fā)展提供及時、準(zhǔn)確、高效的信息依據(jù)，積極推動高校各項事業(yè)的順利開展。
高校人事檔案信息化管理，其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對高校人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲、加工、檢索、傳輸，為高校人事檔案工作提供即時高效的服務(wù)，以實現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。它包括：人事檔案信息資源的有序整理、人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、人事檔案信息技術(shù)的應(yīng)用、人事檔案信息資源的開發(fā)利用、人事檔案信息化人才隊伍的建設(shè)等。
1高校人事檔案信息化過程中存在的問題
1.1缺乏人事檔案管理信息化建設(shè)意識
實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，是一項繁重的工作任務(wù)，這些工作的順利進(jìn)行，必須得到高校領(lǐng)導(dǎo)班子和相關(guān)部門高度重視及大力支持，切實把人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前高校人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展?fàn)顩r來看，由于高校對人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，財力及人力投入不足等各方面問題，會限制人事檔案信息化發(fā)展的速度，使之與高等教育的現(xiàn)代化發(fā)展無法適應(yīng)，使人事檔案在高校管理與改革中無法發(fā)揮其積極作用。
1.2缺乏完善的法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系
人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有點差錯，數(shù)據(jù)前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設(shè)中得到順利的解決，使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，并且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時解決標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導(dǎo)，從而形成一個統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫。
1.3缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍
人才是高校檔案信息化建設(shè)的重中之重。目前高校的人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術(shù)能力和水平較差，不適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)的需要。
2高校人事檔案信息化管理對策建議
2.1充分認(rèn)識人事檔案信息化建設(shè)的重要性
隨著高等學(xué)校人事制度改革的不斷深入，要充分認(rèn)識人事檔案信息化建設(shè)的重要性，要在國家政策的引導(dǎo)下積極穩(wěn)妥地推動人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，不斷加大財力及人力投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把人事檔案信息化建設(shè)作為高校人事工作中的一個重要的組成部分來進(jìn)行建設(shè)。
關(guān)鍵詞：信息化；科技檔案；管理
科技檔案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于當(dāng)前世界正處于檔案管理的應(yīng)用階段，所以對其管理的技術(shù)有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基礎(chǔ)上，有利于提高檔案資源的優(yōu)化配置效率，節(jié)約管理的成本和費用，滿足社會發(fā)展的需求等。
1 科技檔案管理的現(xiàn)狀分析
由于當(dāng)前正處于社會變革新時期，要求建立知識型經(jīng)濟(jì)新社會，科技檔案體系的建立健全和完善是時展的必然趨勢，而且相關(guān)管理部門也對此引起了高度的關(guān)注。但是，在很多方面仍需要再進(jìn)行改進(jìn)。但深入分析研究，一些組織的科技檔案管理水平還較為落后，很多檔案管理部門仍然沒有突破傳統(tǒng)管理體系的束縛限制，受到社會快速發(fā)展變遷的影響，很多方式和制度難以適應(yīng)現(xiàn)代化社會，致使其無法正常的投入使用，這就不利于提高檔案管理的效率，使檔案管理工作y以正常進(jìn)行，而且降低了信息傳播的速度，逐漸的跟人們的需求背道而馳，不符合社會實際發(fā)展需要。
對于科技類檔案的在整理及管理上，需要注意下列幾方面問題：首先，在現(xiàn)代化的檔案管理是不斷進(jìn)步，相關(guān)軟件、硬件都運(yùn)用在了檔案管理上，在這個知識更迭交替迅速的年代，科技檔案相關(guān)的歸檔及分類管理的工作量極具增加，原有的傳統(tǒng)模式，過于落后守舊，在時代進(jìn)步中，應(yīng)摒棄原來陳舊的科技檔案管理形式方法。其次，目前由于科技管理針對科研工作的內(nèi)容較多且繁雜，眾多的科研工作的任務(wù)時間周期較長并分為不同的階段，在不同的環(huán)節(jié)中又涉及到項目的遞交申請、開展實踐、驗收查看等多個階段。原有的傳統(tǒng)模式已經(jīng)不適應(yīng)目前的科技檔案管理工作任務(wù)，因此要求必須采用完備的科技檔案管理方式方法，避免檔案管理的混亂及效率低下的問題。另外，由于一套完備的科技檔案內(nèi)容記錄了科學(xué)研究的整個科研流程順序內(nèi)容，在科研中又運(yùn)用了信息化方式來參與研究，其中包括大量的設(shè)計圖紙、工程圖片、數(shù)據(jù)記載及視頻錄像等等，這些新的模式都給科技檔案管理提出了新的要求，目前的檔案管理工作與此還存在很大的差距，在檔案管理中缺乏管理人才、缺少設(shè)備配置、缺少相關(guān)信息數(shù)據(jù)資源、缺少資金投入等等問題，要求必須要提高科技檔案管理的專業(yè)化水平。
2 信息化時代背景下的我國科技檔案管理建議
（一）采用現(xiàn)代化的形式來進(jìn)行科技檔案的目錄，編排，立卷等任務(wù)
在科技檔案管理中需要具備目錄的自動編排及檢索功能，這是現(xiàn)代信息化管理檔案的手段之一，自動編排目錄是將檔案管理的內(nèi)容全部收集整理后，信息運(yùn)行自動編成檔案的目錄，并在不同的檢索要求下來編制相應(yīng)的條款目錄，其中有整個卷宗目錄、分類建立案卷目錄、小節(jié)目錄等等，在對作者及題目編制過程能迅速的發(fā)揮出現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)處理信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。自動檢索功能可實現(xiàn)通過檔案的關(guān)鍵詞及標(biāo)題、檔案號等詞語快速的反應(yīng)并及時找到查詢目標(biāo)，得出查詢結(jié)果，這種方法相對于人工檢索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其準(zhǔn)確率與精細(xì)程度。能最大限度地滿足利用者實際需求。通過電腦自動生成立卷，是電腦利用科技信息管理，把具有相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容文件進(jìn)行分類整理，綜合分析并重新整理成卷宗，并對每本的卷宗進(jìn)行統(tǒng)一的編排并分類，有效的提高立卷的高效與速度。
（二）采用現(xiàn)代化的形式來自動進(jìn)行科技檔案實現(xiàn)借閱、統(tǒng)計等任務(wù)
科技檔案中的查驗及分析、總結(jié)、統(tǒng)計及歸納任務(wù)十分的瑣碎，通過采用現(xiàn)代化的信息方式來可以實現(xiàn)自動借閱過程及分析相關(guān)數(shù)據(jù)信息的任務(wù)，在科技檔案的工作中，能夠進(jìn)行自動管理的包括登記、挑選、得出結(jié)果、歸檔、數(shù)據(jù)分析總結(jié)、查驗等等，采用現(xiàn)代化的管理借閱手段可以提高工作的效能。在實現(xiàn)科技和借閱管理的方面主要涉及以下內(nèi)容：是否可借、借閱人的資格權(quán)屬、借閱的登記內(nèi)容、借閱的退還等等處理。采用此信息技術(shù)還可以對檔案的相關(guān)資料自動整理編輯，在實現(xiàn)提供檔案內(nèi)容的檢索外還可以對檔案之中內(nèi)容進(jìn)行編輯及進(jìn)行排版的任務(wù)。此外，還要在檔案管理中注重檔案環(huán)境的自動控制，例如可利用電腦程序?qū)n案柜及架子進(jìn)行自動的管理與應(yīng)用，運(yùn)用檔案登記的相關(guān)信息數(shù)據(jù)編制檔案柜內(nèi)的具體派位管理，根據(jù)數(shù)據(jù)的具體內(nèi)容，實現(xiàn)檔案架及柜子的自動管理工作，可以實現(xiàn)科學(xué)合理的分配資料位置并提升資料的管理利用率，自動的預(yù)警檔案管理環(huán)境中的濕度、溫度、防火及防盜等功能。
（三）加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才
在科技檔案的信息化管理中必須注重檔案管理的高效能人才，因此，科技檔案管理工作中必須不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
擁有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段來管理科技檔案管理工作，逐步的推進(jìn)科技化管理的方向。因此，在科技檔案信息化管理的不斷發(fā)展中必須重視信息化的人才建設(shè)。以現(xiàn)代化的管理人才為載體，逐步的提升科技檔案管理價值與效率。因此，我們必須的加強(qiáng)信息管理人才的培訓(xùn)教育，實現(xiàn)科技檔案管理工作持續(xù)有效的展開。另外，檔案管理上級部門要注重提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵參加培訓(xùn)與自我提升學(xué)習(xí)的方式方法，使得檔案管理人才進(jìn)一步的提高個人素質(zhì)并完善專業(yè)檔案知識。
3 結(jié)束語
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領(lǐng)域，基于信息化的應(yīng)用將越來越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確保科技檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，有效推進(jìn)的建立科技檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
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中小城市城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
1.城建檔案信息化建設(shè)準(zhǔn)備工作有待加強(qiáng)。城建檔案信息化的前提是城建檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化，各地方城建檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作存在差異，參差不齊，這為城建檔案信息化建設(shè)帶來了一定的難度。
2.城建檔案信息化的重復(fù)建設(shè)資源浪費。各地方城建檔案信息化建設(shè)互不通信，進(jìn)行封閉式開發(fā)，這樣就會造成重復(fù)建設(shè)，不僅浪費資源，而且浪費人力物力作重復(fù)勞動。
3.城建檔案信息化資源共享標(biāo)準(zhǔn)化有待提高。現(xiàn)在城建檔案信息化建設(shè)中使用的軟件共享性差，另外各地城建檔案部門信息化進(jìn)展不一，各自運(yùn)用的軟件不能互用，大多數(shù)網(wǎng)站只是建立簡單的鏈接，總體上還是孤立分散的，制約了城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
4.城建檔案信息化資金投入與人才缺乏。由于中小城市城建檔案信息化建設(shè)觀念的束縛，堅持艱苦樸素的傳統(tǒng)，以盡量少花錢為標(biāo)準(zhǔn)，找當(dāng)?shù)氐蛯哟蔚募夹g(shù)人員進(jìn)行開發(fā)工作，到頭來設(shè)計出的系統(tǒng)不能用。另外，綜合性人才缺乏，資金投入不足，盡管引進(jìn)了高科技的產(chǎn)品設(shè)備，也不能充分發(fā)揮其作用。
5.城建檔案信息化機(jī)構(gòu)設(shè)置不當(dāng)。城建檔案信息化建設(shè)中的機(jī)構(gòu)設(shè)置一直是中小城市城建檔案信息化建設(shè)的弊端。中小城市城建檔案信息化建設(shè)的主要負(fù)責(zé)部門沒有明確的指示，也沒有具體的部門對其進(jìn)行管理，在遇到問題時無處解決。只有設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行嚴(yán)格的統(tǒng)一的管理，才能使城建檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步進(jìn)行。
中小城市城建檔案信息化建設(shè)的啟示與建議
1.中小城市城建檔案信息化建設(shè)的啟示。中小城市城建檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)階段還沒有達(dá)到一個規(guī)范化系統(tǒng)化的整體。中小城市中因其自身發(fā)展以及政府部門對于城建檔案的重視程度的差異性，造成了中小城市中城建檔案信息化建設(shè)存在不同。但就總體來說，中等城市的城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展較之小城市完善。就全面來看，中小城市城建檔案信息化建設(shè)還需進(jìn)一步加強(qiáng)。中小城市城建檔案信息化建設(shè)是一項艱巨的基礎(chǔ)性工作，首先要將建設(shè)這個基礎(chǔ)打?qū)崳@樣才能使城建檔案信息利用和服務(wù)更加到位。“城建檔案信息化建設(shè)是新時期城建檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是城建檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。”[2]33那么就建設(shè)城建檔案信息化的方面來說，城建檔案信息化是社會發(fā)展的需要，是時展的必然要求，對于城建檔案信息化的建設(shè)問題也就相應(yīng)提出。如何建設(shè)城建檔案信息化，這是建設(shè)者們應(yīng)該首先考慮的問題，要先確定出建設(shè)城建檔案信息化的目標(biāo)，并制定好具體的方案來實現(xiàn)這個目標(biāo)，從中小城市的城建檔案信息化建設(shè)速度來看，建設(shè)中存在的問題還沒有解決，具體的措施沒有得到采用。城建檔案信息化建設(shè)基本成型，細(xì)節(jié)還需進(jìn)一步完善。
2.對中小城市城建檔案信息化建設(shè)的建議。“檔案信息化建設(shè)是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。”[3]100
關(guān)鍵詞：檔案信息化實踐 檔案工作創(chuàng)新研究
中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082 （2013）11-0026-02
隨著社會的發(fā)展，信息時代的來臨，一些國家開始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，從而有效提高檔案的作用。我國對于這方面有著高瞻遠(yuǎn)矚的眼光，早在2000年，我國國家檔案局以及中央檔案館已經(jīng)開始落實檔案信息化建設(shè)，并頒發(fā)了一系列的通告。然而，該工作并沒有得到相關(guān)重視，我國很多地方的檔案館依然沒有完全實現(xiàn)信息化管理，一些地方沿用傳統(tǒng)的檔案管理中，同時還存在一些漏洞，更不用說檔案管理工作的創(chuàng)新了。
檔案記錄是對歷史事件進(jìn)行詳細(xì)的記錄，同時也可以給未來發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。因此，對檔案進(jìn)行有效、快速的管理工作，能夠有效保證檔案的完整性，對現(xiàn)代社會來講有著非常重要的借鑒作用。從檔案中的歷史事件進(jìn)行學(xué)習(xí)，吸收相應(yīng)的經(jīng)驗教訓(xùn)，才能更有效的避免發(fā)展過程中出現(xiàn)相類似的問題。在檔案管理的過程中，利用率較高的檔案被稱為活檔案，利用率較少的檔案則稱之為死檔案。活檔案和死檔案的分類和管理非常重要，這就需要利用信息化對檔案進(jìn)行管理，本文主要對檔案信息化實踐與創(chuàng)新方面進(jìn)行研究，并提出合理的建議。
一、充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性分析
1.充分認(rèn)識到檔案信息化的重要性，改善檔案管理工作
對檔案進(jìn)行信息化管理，可以對檔案進(jìn)行及時的管理和查詢，利用計算機(jī)設(shè)備，對要查詢的檔案進(jìn)行關(guān)鍵字輸入，即可進(jìn)行檔案的查詢。這便是檔案信息化的便捷性。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，該方法具有高速、方便等優(yōu)點，且可以廣泛應(yīng)用在各個地方的管理當(dāng)中，從而實現(xiàn)檔案信息化管理。
2.符合形勢發(fā)展的需求
邁入21世紀(jì)信息全球化的時代，檔案信息化與數(shù)字化變得越來越重要，利用檔案信息化和數(shù)字化，能夠?qū)n案進(jìn)行及時有效的管理，并為檔案工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。檔案是對一個時期的工作、歷史進(jìn)行記錄和管理，可以說是一個時代的縮影，利用檔案，可以引導(dǎo)著下一代人繼續(xù)前行。在眾多檔案當(dāng)中，如果未能對檔案進(jìn)行及時有效的管理，就會造成檔案混亂，查詢困難，導(dǎo)致檔案難以進(jìn)行運(yùn)用。使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，倘若出現(xiàn)查詢?nèi)藛T較多的情況，則容易導(dǎo)致查詢混亂的現(xiàn)象。檔案管理人員要不停地搬動檔案文件，從而容易造成檔案文件的損壞或缺失，并嚴(yán)重拖慢了檔案查詢的速度。
3.企業(yè)現(xiàn)代管理的需求
檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的需求之一。隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)的競爭變得越來越激烈。在一些決策當(dāng)中，需要對檔案進(jìn)行回顧性分析。這就需要對檔案進(jìn)行及時的查找，將找出的相關(guān)文檔進(jìn)行回顧性分析，從而做出決定。這樣一來就非常注重時效性，實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，決策人員就可以足不出戶進(jìn)行檔案查找。舉個例子，當(dāng)決策人員需要查找關(guān)于2003年會計部的檔案文件時，可以讓秘書在檔案資料庫中輸入“2003”，“會計部”，“X X”內(nèi)容的關(guān)鍵詞，就能夠在0. 2秒之內(nèi)查找完畢，并根據(jù)電腦上的提示，將查找得到的文件按照相關(guān)編號到檔案室當(dāng)中領(lǐng)取，從而提高檔案翻閱的便捷性。
二、檔案信息化實踐內(nèi)容分析
1.建立檔案數(shù)據(jù)庫
以某地方為例，關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫的建立，早在2001年國家便開始著手建立，將檔案文件的目錄和相關(guān)內(nèi)容信息輸入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而實現(xiàn)對檔案文件的數(shù)據(jù)化管理。截止到2010年為止，該地方已經(jīng)順利輸入相關(guān)文件達(dá)到13萬條，卷級的目錄已經(jīng)達(dá)到1萬5千多條。這些數(shù)據(jù)庫的建立，一方面能夠體現(xiàn)當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展，另一方面也體現(xiàn)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)管理者對檔案信息化建設(shè)的重視。
2.加強(qiáng)對檔案的整理和防護(hù)工作
檔案的整理和防護(hù)工作主要包括以下幾點：第一，紙質(zhì)檔案的電子化，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，具體的方法為掃描。第二，將電子檔案進(jìn)行整理。將電子檔案利用磁盤、網(wǎng)絡(luò)、磁帶、硬盤等方式進(jìn)行保存，從而保證電子檔案的完整無缺。第三，檔案管理人員對檔案進(jìn)行及時的清點，以保證檔案的完整性。
3.加強(qiáng)對電子文檔的收集工作
電子文檔的收集工作非常重要，它是未來檔案資源的重要組成部分。目前，檔案文件主要包括紙質(zhì)文件和電子文件。要實現(xiàn)文檔的保存工作，就必須要將紙質(zhì)文件電子化，并對兩種類型的檔案進(jìn)行共同管理，紙質(zhì)檔案要利用檔案資料室進(jìn)行收集和存放，電子文檔則要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、硬盤系統(tǒng)等工具進(jìn)行收集和存儲，并存放到檔案資料室當(dāng)中。
三、檔案工作的創(chuàng)新建議
1.檔案信息建設(shè)要提高系統(tǒng)水平
檔案信息化建設(shè)，要不斷提高檔案系統(tǒng)水平。即檔案系統(tǒng)的每一個節(jié)點都必須要達(dá)到合乎標(biāo)準(zhǔn)的水平，這些水平通過互相聯(lián)系，從而發(fā)揮出優(yōu)勢，并提高信息建設(shè)系統(tǒng)的能力。一些系統(tǒng)節(jié)點在運(yùn)行的過程中會出現(xiàn)不同程度的障礙，這些障礙會導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行的水平較低，不利于檔案工作的進(jìn)行。
2.要做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要是企業(yè)或政府相關(guān)部門對電子檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效的管理，目前我國電子檔案信息系統(tǒng)主要處于文件處理和管理系統(tǒng)之間的發(fā)展階段，數(shù)據(jù)庫的建立和完善都是影響電子檔案工作創(chuàng)新的重要部分，因此必須要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行積極的開發(fā)和建設(shè)，以滿足檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。
3.提高檔案信息工作的水平
檔案信息工作的現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾點：檔案信息工作較為落后、規(guī)范化程度不高、檔案之間的資源未能及時進(jìn)行共享、檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高，這些因素都嚴(yán)重地影響著檔案信息的發(fā)展。因此，管理人員必須要不斷提高檔案信息工作的創(chuàng)新，設(shè)立相關(guān)的規(guī)定對檔案信息工作進(jìn)行規(guī)范，提高檔案管理人員的素質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行定期考核工作，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的管理人員辭退處理，要廣泛吸引專業(yè)性人才參與到檔案管理當(dāng)中去，從而更好地實現(xiàn)檔案的管理。
結(jié)束語
檔案的信息化管理是一項長期的、復(fù)雜的管理事項，要提高檔案的管理水平，必須要在管理的過程中，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，實事求是，從而促進(jìn)信息化建設(shè)，保證檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
論文摘要：水利檔案利用管理現(xiàn)代化思路和建議
論文摘要摘要：檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。社會功能和社會使命是檔案存在和發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的功能。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)應(yīng)用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，信息技術(shù)日新月異的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，不僅對國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，而且對檔案工作者也提出了新的更高的要求。
1黃河檔案信息化建設(shè)簡況
當(dāng)前，水利行業(yè)尤其是黃河系統(tǒng)，已經(jīng)初步形成了以黃委和網(wǎng)管中心為主點，向全流域擴(kuò)散為面的、四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)體系，而水利系統(tǒng)的檔案管理信息化建設(shè)平臺仍然是有待填補(bǔ)的空白，現(xiàn)已迸發(fā)出和數(shù)字黃河不和諧的音符，已逐漸顯現(xiàn)出對“三條黃河”發(fā)展的一種制約功能。因此，順應(yīng)時代潮流，適時推進(jìn)水利行業(yè)檔案信息化建設(shè)，是黃河水利檔案工作適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。
2檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性
同志在黨的十六大報告中明確指出摘要：貫徹”三個代表”重要思想必須使全黨始終保持和時俱進(jìn)的精神狀態(tài)，不斷開拓理論發(fā)展的新境界，并且強(qiáng)調(diào)，和時俱進(jìn)就是黨的全部理論和工作，要體現(xiàn)時代性，把握規(guī)律性，富于創(chuàng)造性。檔案工作作為水利工作的重要組成部分，同樣面臨著如何始終做到和時俱進(jìn)的關(guān)鍵新問題。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的加快推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)日新月異的飛速發(fā)展，非凡是我國加入WTO（世界貿(mào)易組織）以后，檔案事業(yè)更面臨著一個新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。廣大檔案工作者應(yīng)積極投身于信息化建設(shè)的浪潮中，以科學(xué)、創(chuàng)新的姿態(tài)，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，增強(qiáng)時代責(zé)任感，增強(qiáng)服務(wù)意識，充分熟悉到只有通過檔案資源信息化，采用先進(jìn)的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立起有效、快捷的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，形成向全社會開放的服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的自由共享，才能最大限度地開發(fā)和利用檔案資源，為國民經(jīng)濟(jì)和水利行業(yè)向前發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。
3思路和建議
3.1以人為本，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計算機(jī)檔案管理。電子計算機(jī)以其高速運(yùn)算和極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學(xué)的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。目前水利系統(tǒng)檔案人員知識結(jié)構(gòu)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，這將成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸新問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當(dāng)務(wù)之急。
3.2要改變檔案工作長期無聲無息的封閉局面。要面向全行業(yè)，乃至全社會，積極參和社會活動，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。
3.3加強(qiáng)對檔案工作者信息意識培養(yǎng)。徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對檔案信息資源實施科學(xué)管理和有效開發(fā)利用。
3.4加強(qiáng)對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)和檔案信息化相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，提高檔案工作者把握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。
3.5強(qiáng)化練習(xí)，加強(qiáng)培訓(xùn)。對檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，同時突出時代應(yīng)用知識教育，對檔案工作者進(jìn)行市場經(jīng)濟(jì)理論、法律、WTO等知識系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才進(jìn)入檔案管理隊伍中，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。
3.6加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。制約檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識水平，表現(xiàn)以下四點。
3.6.1首先，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，沒有資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設(shè)備，應(yīng)千方百計配置先進(jìn)設(shè)備；沒有管理人才，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。
3.6.2其次，各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年至少要探究一兩次檔案工作的重大事項、重要課題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作目前狀況，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和新問題。
3.6.3再次，上級領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流和合作，在本系統(tǒng)造成一種互幫互學(xué)，你追我趕的競爭態(tài)勢，以先進(jìn)帶動落后，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長初短，共同提高。
3.6.4最后，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上實現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新，這對檔案事業(yè)無疑具有重要意義。
關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2016.11.232
0 引言
近年來，隨著我國信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，信息網(wǎng)絡(luò)快速普及，高校的信息化建設(shè)快速發(fā)展，高校檔案工作也面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何應(yīng)對信息化帶來的變化，進(jìn)一步拓展檔案工作發(fā)展空間，利用信息化為提升高校檔案管理工作和服務(wù)工作，是我們亟待解決的問題。
1 高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
1.1 高校檔案信息化建設(shè)成績顯著
自從2000年國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中提出：“要堅持依賴科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進(jìn)程”，把檔案信息化建設(shè)作為“十五”期間的一項戰(zhàn)略性任務(wù)明確下來，全國各地高校均開展了檔案信息化建設(shè)工作，許多高校投入經(jīng)費，進(jìn)行檔案的數(shù)字化工作，部署數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。
1.2 館藏數(shù)字化資源量不斷增大，但檔案資源數(shù)字化比例不高
大多數(shù)高校已經(jīng)開展數(shù)字化工作，但由于各種原因只能逐步推進(jìn)。一方面存量檔案數(shù)量巨大，數(shù)字化需要大量的人力物力，短時間內(nèi)難以完成。另一方面新增檔案還不能完全實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動化采集歸檔，大多還停留在紙質(zhì)件歸檔，手工著錄的模式。
1.3 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)重管理，輕服務(wù)
大多數(shù)高校的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過多年的使用已經(jīng)比較成熟，但大多注重檔案的管理，卻不夠重視服務(wù)利用。
1.4 高校檔案信息化投入不足
檔案信息化工作需要經(jīng)費作為保障，但高校檔案部門長期處于學(xué)校發(fā)展的邊緣化位置，學(xué)校對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，檔案工作的投入本身就不足，更何況檔案信息化建設(shè)。同時檔案工作作為學(xué)校的一項基礎(chǔ)性工作，無法創(chuàng)收，只能依靠學(xué)校的行政撥款。
2 高校檔案信息化建設(shè)的必要性
2.1 電子文件日益增多，需信息化手段管理收集
傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文歸檔到著錄，然后掃描，最后歸檔的模式耗費大量的人力物力。目前高校的公文大多已通過電子文件的形式在OA中處理，通過信息化手段，探索電子公文的半自動或自動歸檔，可以提高檔案收集歸檔工作的效率。
2.2 檔案數(shù)量日益龐大，需信息化手段進(jìn)行管理，提升工作效率
新時代下，高校教育教學(xué)、對外交流等工作均不斷發(fā)展，歸檔范圍也不斷調(diào)整，檔案量隨之不斷增加，高校檔案庫房緊張，通過信息化手段一方面數(shù)字化保存檔案，另一方面合理規(guī)劃管理檔案庫房，從而更好的保存學(xué)校檔案。
2.3 利用服務(wù)要求日益提高，檔案工作需要借助信息化手段提升服務(wù)
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)的檔案查詢利用模式已經(jīng)無法滿足廣大師生、校友對檔案利用的要求，通過信息化手段，提升檔案檢索利用的效率、準(zhǔn)確率，從而更好的提供檔案利用的服務(wù)。
3 高校檔案信息化建設(shè)的建議
3.1 規(guī)范制度建設(shè)，制定明確目標(biāo)計劃
標(biāo)準(zhǔn)化是開展檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗和可持續(xù)發(fā)展。高校檔案信息化工作應(yīng)制定和完善適合自身發(fā)展、符合國家和地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化建設(shè)規(guī)范制度。同時高校檔案應(yīng)制定切合實際的具體目標(biāo)及計劃，有序的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。
3.2 依托全校信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案館基礎(chǔ)設(shè)施
檔案部門應(yīng)向?qū)W校申請充足的資金，配置檔案信息化建設(shè)需要軟件系統(tǒng)、服務(wù)器、計算機(jī)等軟硬件設(shè)施。檔案部門應(yīng)該緊跟學(xué)校信息化建設(shè)的步伐，充分利用學(xué)校信息化建設(shè)成果。例如可以借助學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心的網(wǎng)絡(luò)資源，可以租用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心機(jī)房或虛擬服務(wù)器備份資源，可以抓住學(xué)校其他部門開發(fā)信息化系統(tǒng)時進(jìn)行系統(tǒng)級對接，可以借助學(xué)校公共平臺推送檔案服務(wù)等。
3.3 加快數(shù)字化工作，強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)
信息資源建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的一個重要組成部分，有條件的高校檔案部門應(yīng)該盡快的開展存量檔案的數(shù)字化工作，存量檔案數(shù)字化工作應(yīng)優(yōu)先考慮早期的老檔案、利用率較高的檔案。同時對于增量檔案盡可能采取紙質(zhì)、電子雙套歸檔。
3.4 穩(wěn)重求快，逐步推出應(yīng)用，提升服務(wù)
高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)在推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的同時，逐步向師生推送服務(wù)，提高檔案工作在校內(nèi)的影響力。例如可以借助微信公眾平臺向師生推送檔案工作相關(guān)信息，在校內(nèi)提供檔案查詢的網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)系統(tǒng)，在校內(nèi)開發(fā)直接提供師生對部分開放檔案的自助查詢系統(tǒng)等。
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關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；信息化
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）02-00-01
在今天信息化的發(fā)展中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。檔案信息化建設(shè)有利于節(jié)省庫房空間和檔案裝具， 保護(hù)館藏歷史檔案， 節(jié)約人、財、物力， 提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的社會、經(jīng)濟(jì)效益。檔案信息是以檔案為物質(zhì)存在形式的信息， 是文獻(xiàn)信息的重要組成部分， 它既有一般文獻(xiàn)信息的特征， 又有不同于其他文獻(xiàn)信息的特征。[1]隨著中職學(xué)校的發(fā)展壯大，信息量也在不斷的增大，其檔案信息化建設(shè)尤為重要。
一、中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題
現(xiàn)階段，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)整體上還是取得了很大的進(jìn)展，由此也使相關(guān)工作方便、便捷了很多。現(xiàn)在部分中職學(xué)校教師教學(xué)及教學(xué)管理工作信息化水平有了很大提高，精品課程、教學(xué)資源庫、試題數(shù)據(jù)庫、教學(xué)管理軟件建設(shè)等等。比如，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化能效地提高了教學(xué)檔案的利用價值，為教學(xué)管理提供服務(wù)，為學(xué)校教學(xué)水平評估工作提供網(wǎng)絡(luò)資源依據(jù)和憑證，減少評估工作對紙質(zhì)材料的依賴，實現(xiàn)教學(xué)評估工作的高效工作。不僅使學(xué)校和教師及時便捷的了解學(xué)生的基本狀況，也使學(xué)生能夠及時查詢到自己的相關(guān)信息。
但是由于中職學(xué)校客觀和主觀兩方面因素的制約，與高職院校及比較好的中職學(xué)校檔案信息化管理的程度，還存在著基礎(chǔ)設(shè)施比較薄弱，建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)較低，管理人員素質(zhì)落后等因素的制約。下面主要從以下幾點進(jìn)行分析：
（一）信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施比較薄弱
我們都知道任何一個單位的信息化建設(shè)，不僅僅是一句口號，更重要的需要資金，技術(shù)，人員和相關(guān)部門的配合。中職學(xué)校雖然在檔案工作方面制定了許多標(biāo)準(zhǔn)。首先檔案信息化建設(shè)需要配備容量比較大的服務(wù)器、電腦，還要建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫以及局域網(wǎng)，不僅要具備硬件條件，同時也要對專門用于檔案管理的軟件進(jìn)行開發(fā)，對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)與管理，這些工作都要花費大量的費用。現(xiàn)階段，中職學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)沒有配備足額的信息化建設(shè)資金進(jìn)行硬件建設(shè)。
其次可以說遺留問題較多。比如圖書館的檔案種類繁多，有來自上級的文件、本單位的各種會議記錄、教學(xué)部門的教學(xué)成果、科研成果等等。由于種類多，在落實管理責(zé)任不到位的情況下，出現(xiàn)了互相“推諉”的現(xiàn)象，造成部分檔案出現(xiàn)“無人管”，或者“管理不善”的現(xiàn)象。那么這種現(xiàn)象也是信息化建設(shè)過程常遇到的問題。
（二）檔案信息化水平低下，開發(fā)利用還不足
現(xiàn)在檔案的信息化建設(shè)過程中，還存在著信息化水平低下，開發(fā)利用不足的問題。一是檔案信息化管理過程中所收集的資料很難保證資料的真實性和正確性，一定程度上還存在收集到的是紙質(zhì)資料，甚至有的資料是經(jīng)過不斷的催促才敷衍了事的上交。其次開發(fā)利用的空間還不足，目前的檔案信息化還只能說是一個初步的發(fā)展，還沒有做到全面的信息化，各個部門的信息化建設(shè)還局限于各自的管理部門，尤其像教務(wù)科與教學(xué)科兩個部門的很多工作難以明確，很難做到相關(guān)部門的相互配合。
（三）檔案信息化管理人員素質(zhì)比較差
現(xiàn)階段中職學(xué)校的檔案管理人員大部分文化素質(zhì)以及身體素質(zhì)參差不齊，數(shù)量也比較少，大部分年長的檔案管理人員都不會使用計算機(jī)對相關(guān)檔案進(jìn)行管理工作。而且學(xué)校也沒有專門檔案信息化管理人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)、對程序進(jìn)行不斷的研發(fā)設(shè)計，很大程度上降低了檔案信息化建設(shè)的工作效率，對有效的信息資源不能充分利用，達(dá)不到檔案信息資源共享。
二、加大檔案信息化建設(shè)的相關(guān)建議
（一）加大投入，增加檔案信息化建設(shè)的支持
首先，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)本校的實際情況制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)下，按照學(xué)校和政府財政的支持下，努力爭取相關(guān)吸進(jìn)的支持，使資金上的困境得到解決，同時在條件成熟的情況下，拓寬資金投入渠道，對資金進(jìn)行充分的挖掘和利用，比如可以利用社會資源對本校的支持；利用相關(guān)技術(shù)部門的支持，使檔案信息化建設(shè)工作能夠順利的進(jìn)行。同時在檔案信息化建設(shè)的過程中，要嚴(yán)格把控資金的實用，爭取“好鋼用在刀刃上”，提高資金在信息化中的有效性，減少資源的浪費現(xiàn)象，從而獲得更好的效益。
（二）進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)的效益
首先，檔案信息化建設(shè)是一項綜合性很強(qiáng)的工作，要求工作員必須是懂檔案又懂電腦的復(fù)合型人才，所以搞好檔案工作人員的培養(yǎng)教育和人才儲備是很重要的。要加強(qiáng)檔案信息化管理工作者對數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)通信、文字處理及常用管理、運(yùn)用軟件有充分的撐握，應(yīng)學(xué)會使用電腦和及其它數(shù)字設(shè)備從事檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用服務(wù)。 [2]
其次，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化給檔案的安全管理提出了更高要求，除了要制定相關(guān)的安全保密制度、管理人員安全保密意識，學(xué)校還要有人力、物力的投入，增加機(jī)器設(shè)備投入、網(wǎng)絡(luò)安全保障投入。實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)及應(yīng)用系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，這也是教學(xué)檔案信息化管理的難點。[3]
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【摘要】現(xiàn)階段，社會保險檔案管理存在重視度不足、缺乏統(tǒng)一管理制度、缺少專業(yè)管理人員、管理設(shè)施配置不足等問題。要想提升社會保險檔案管理水平，需提升對于這項工作的重視度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化，建設(shè)專業(yè)的社會保險檔案管理隊伍，推動社會保險檔案管理信息化建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】社會保險；檔案管理；對策；建議
一、社會保險檔案管理存在的問題
目前，需歸屬于社會保險檔案的，主要有以下幾類文件資料：1.政策依據(jù)類。即國家和地方出臺的各項有關(guān)社會保險的法律法規(guī)和政策性文件。2.業(yè)務(wù)憑證類。即在社會保險費用扣繳、匯繳、轉(zhuǎn)接、報銷、理賠等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的憑證。3.結(jié)算賬卡類。具體包括社會保險費用管理手冊、養(yǎng)老保險手冊、費用匯繳賬冊、參保人員花名冊、保險關(guān)系轉(zhuǎn)遞清單、轉(zhuǎn)接變更登記卡等。4.統(tǒng)計報表類。包括社會保險費用匯繳統(tǒng)計表、參保人員工資變動情況統(tǒng)計審核表等。5.離退休人員社會化管理類。具體包括退休人員待遇統(tǒng)計、生存調(diào)查表、遺屬待遇審批表等。6.電子檔案類。這是指社會保險工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公后形成的數(shù)字化檔案。現(xiàn)階段，我國社會保險檔案管理存在以下幾個問題：1.重視程度欠缺。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)未正確認(rèn)識到社會保險檔案資料的價值，將工作重心放在社會保險的擴(kuò)面征繳上，對于社會保險檔案管理工作重視度不足。2.缺少統(tǒng)一規(guī)范的管理制度。國家為了規(guī)范社會保險檔案的管理，了社會保險檔案管理制度，但是各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在按照規(guī)范實施標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的積極性及進(jìn)度上存在較大差異，有些區(qū)域檔案信息不全，不同區(qū)域歸檔范圍不明確，導(dǎo)致檔案信息無法實現(xiàn)高效利用。3.缺少專業(yè)的社會保險檔案管理人員。部分社會保險部門缺乏專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平過低，部分為兼職人員，沒有專業(yè)知識背景。4.社會保險檔案管理設(shè)施配置不足。隨著社會保險制度的健全，社會保險檔案資料增多，檔案室?guī)烊萘考毙柙龃螅易詈媚軌蜃龊梅莱薄⒎阑鸸ぷ鳎⑶腋鶕?jù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，完善相關(guān)的硬件、軟件設(shè)置配置，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信安全管理。
二、加強(qiáng)社會保險檔案管理的對策及建議
（一）提升社會保險檔案管理重視度。在特色社會主義建設(shè)進(jìn)程中，國家對于社會保險的重視度一直在提升，在這種情況下，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分重視對于社會保險檔案的管理，將之納入部門的發(fā)展規(guī)劃中，在年度工作計劃中，制定科學(xué)合理的社會保險檔案管理改進(jìn)計劃，加大人力物力資源投入，將檔案房擴(kuò)建，配置現(xiàn)代化管理設(shè)備及專業(yè)人員，建立健全檔案管理制度。（二）實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，社會保險檔案具有較高的價值，為了提升檔案利用率，國家應(yīng)該制定科學(xué)合理、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的社會保險檔案管理制度，明確規(guī)定各社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在檔案管理上的人力物力配置要求，明確各類文件歸檔的要求及標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息在真實性、完整性、及時性上的要求，從而確保檔案信息的參考價值。同時，健全社保檔案管理落實考核機(jī)制，將社會保險檔案管理工作任務(wù)細(xì)分到各個部門，并建立科室聯(lián)動機(jī)制，相互監(jiān)督，分工協(xié)作。（三）建設(shè)專業(yè)的社會保險檔案管理隊伍。根據(jù)現(xiàn)代化社會保險檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，為社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供人才支持。而且，社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育。比如說，現(xiàn)在很多社會保險檔案管理人員存在信息素質(zhì)不足的情況，機(jī)構(gòu)在配置信息化檔案管理設(shè)施后，應(yīng)該組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，提升自己的責(zé)任心，保持高度警惕。（四）推動社會保險檔案管理信息化建設(shè)。用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據(jù)信息利用者的需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，社會保險檔案管理機(jī)構(gòu)必須意識到檔案管理信息化建設(shè)的意義，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，構(gòu)建檔案信息化管理平臺，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴(kuò)大檔案的利用范疇。
三、結(jié)語
社會保險檔案具有保存、查考、利用的價值，作為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，應(yīng)該保證檔案資料的完整、真實，從而確保檔案信息能夠準(zhǔn)確反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展情況，作為當(dāng)?shù)匕l(fā)展規(guī)劃的依據(jù)，為當(dāng)?shù)厣鐣ｋU體系的構(gòu)建與完善提供信息支持，促進(jìn)和諧社會的構(gòu)建。作為社會保險檔案的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該充分重視保險檔案管理工作的重要性，積極履行崗位職責(zé)，提升辦事效率，提升工作質(zhì)量，為人民服務(wù)。現(xiàn)階段，我國保險檔案管理水平比較低，存在諸多問題，必須予以重視，及時解決。
【
一、目前基層醫(yī)院檔案管理存在的主要問題
作為基層醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院的檔案管理工作還不能與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)，存在的主要問題如下：
（一）缺乏對檔案管理工作的重視，疏于其管理制度建設(shè)
由于基層醫(yī)院的財力和人力等方面的制約，加之檔案工作無法如醫(yī)療科研、教學(xué)研究等能夠直接產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的特點，導(dǎo)致一些醫(yī)院對檔案管理的重視不夠，具體表現(xiàn)在：（1）檔案管理并未與醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展同步。目前整體來看，我國的醫(yī)療事業(yè)還處于快速上升的階段，很多先進(jìn)的、新型的醫(yī)療手段和醫(yī)療器械都在不斷涌現(xiàn)，這就要求醫(yī)院的檔案管理工作也相應(yīng)地跟上發(fā)展的需求。但是很多基層的醫(yī)院，僅僅重視醫(yī)院的規(guī)模的擴(kuò)大、醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)等，對檔案設(shè)備的投人等嚴(yán)重不足，有的甚至不能納入到醫(yī)院的計劃范疇，這直接延緩了檔案管理工作能力的提高。（2）缺乏較為完善的檔案管理制度，導(dǎo)致很多需要歸檔的文件仍然存留在各職能科室或是主管院領(lǐng)導(dǎo)那里，而且檔案的借閱制度也存在管理漏洞，很容易出現(xiàn)借而不還的現(xiàn)象。
（二）對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，檔案管理方法落后
目前基層醫(yī)院檔案管理存在著一定程度的管理不規(guī)范問題，比如管理職能不明確，主要表現(xiàn)在：很多基層醫(yī)院在檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理職能上存在管理漏洞，比如醫(yī)院的文書檔案、科技檔案、會計檔案和音像檔案等通常是由綜合檔案室主要負(fù)責(zé)，醫(yī)療病歷資料通常由病案室管理負(fù)責(zé)，這樣就形成了多個部門來管理的基本格局，缺少一個專門獨立的部門來負(fù)責(zé)管理，不利于檔案資源的利用和共享。此外，由于檔案的管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案的利用率偏低。一些基層醫(yī)院缺乏有效的信息檢索系統(tǒng)，開放程度較低，存在“管大于用”的現(xiàn)象。
（三）醫(yī)院檔案管理未全面納入信息化建設(shè)
實現(xiàn)數(shù)字化管理已經(jīng)成為諸多醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)代化管理的目標(biāo)和重要舉措。當(dāng)前信息化技術(shù)在一些醫(yī)院行政管理、醫(yī)療管理等方面得到了具體應(yīng)用，但是檔案管理的信息化建設(shè)卻非常滯后，具體表現(xiàn)在：（1）一些基層醫(yī)院的檔案管理工作還停留在人工手動的管理階段，比如一些文書檔案、醫(yī)療器械登記、人事檔案等，這些都制約了醫(yī)院數(shù)字化和信息化管理的發(fā)展。（2）在大多數(shù)的基層醫(yī)院，檔案的保存主要依賴紙質(zhì)和照片這兩種形式，很容易受通風(fēng)、溫度以及防火等因素的影響，從而給醫(yī)院的檔案管理庫房帶來潛在的風(fēng)險。
二、提高基層醫(yī)院檔案管理能力的建議和思考
基于前文的分析，本文將從四個角度提出相應(yīng)的解決對策，具體如下：
（一）加強(qiáng)對檔案管理的重視，不斷完善檔案管理制度建設(shè)
（1）在工作理念上，需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視和檔案法等內(nèi)容的宣傳，這樣讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和各科室職工都能充分認(rèn)識到實施檔案管理工作的必要性和重要性。（2）不斷完善檔案的收集、利用和歸檔制度。一方面，需要將檔案管理的相關(guān)工作納入醫(yī)院的績效考核制度中，另一方面還需要建立檔案管理的責(zé)任制，將責(zé)任劃分到相關(guān)的管理部分、職能科室和個人，大力提高他們的責(zé)任意識，從而為檔案管理工作的開展提供一定的保障。（3）強(qiáng)調(diào)檔案管理的服務(wù)特色。這就要求檔案管理工作不能“閉門造車”，需要逐步改變被動服務(wù)的現(xiàn)象，建立檔案機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，從而拓展服務(wù)的范圍和層次。
（二）利用先進(jìn)的管理辦法，科學(xué)梳理檔案管理的工作流程
基于基層醫(yī)院目前存在的主要問題，本文建議：（1）實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理。具體包括：進(jìn)行質(zhì)量控制，即運(yùn)用科學(xué)的管理方法，進(jìn)行檔案的收集、歸納、編號和登記等，從而從源頭上直接控制檔案的質(zhì)量；進(jìn)行全過程控制，即成立檔案形成的過程監(jiān)控小組（部門），選派專業(yè)的檔案管理人員對檔案的形成和整理過程進(jìn)行指導(dǎo)和必要的監(jiān)控，從而將檔案涉及的各個業(yè)務(wù)工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計，達(dá)到醫(yī)院資源合理配置的管理目標(biāo)。（2）將檔案管理方法實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。比如建議采用數(shù)據(jù)庫的方式對醫(yī)學(xué)影像等資料進(jìn)行歸檔和管理。
【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；檔案管理；信息化建設(shè)
中圖分類號：G27
一、緒言
檔案是人們現(xiàn)實生活的真實記錄，也是國家信息資源的重要組成部分。作為原始信息的重要組成部分，檔案信息能在現(xiàn)代社會中發(fā)揮著巨大的作用。文章認(rèn)為檔案管理工作是一個系統(tǒng)而且實用的管理工作，還有信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能推動企業(yè)檔案管理發(fā)展迅速。文章以我國現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)的管理為研究對象，通過分析其現(xiàn)狀和問題，提出了相應(yīng)的對策和建議。
二、現(xiàn)代檔案管理信息建設(shè)重要性
首先，能使文件檢索和使用更方便。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的幫助下，先進(jìn)的管理方法可將傳統(tǒng)的手工查詢文件的數(shù)據(jù)模式轉(zhuǎn)變成檔案信息處理模式，電子目錄的使用和以電子文件的形式歸檔，能創(chuàng)造出一個方便的現(xiàn)代電子檔案信息查詢系統(tǒng)，在查找過程中，工作人員只需輸入相關(guān)的詞，就可以很快在PC、平板電腦乃至手機(jī)的屏幕上顯示相關(guān)信息。這種智能化、移動化的快速信息檢索方法，可以提高查詢效率，應(yīng)用范圍廣，并可使用電子加密技術(shù)對企業(yè)檔案信息作安全處理。
其次，能使檔案信息存儲工作走向無限性。通過限制空間等因素，許多可以反應(yīng)生產(chǎn)、科研活動過程中并具有一定價值的檔案很難有效被利用。因為檔案文件分類復(fù)雜，特別是一些常見的業(yè)務(wù)活動必須要保存大量的檔案材料，如果你選擇傳統(tǒng)的文件儲存方法，就要用到很大的庫存。加上傳統(tǒng)的檔案管理工作存在查詢效率低、立卷工作困難等問題，而現(xiàn)代信息檔案管理能充分利用電子空間的無限存儲性，通過PC、平板電腦和手機(jī)等多種終端，實現(xiàn)企業(yè)單位無紙化數(shù)據(jù)庫的管理模式。
三、當(dāng)前我國檔案管理信息建設(shè)現(xiàn)狀與問題
當(dāng)前我國檔案管理信息建設(shè)工作中遇到了許多瓶頸與問題，我們必須要正確認(rèn)識自身的缺陷不足，才能真正做到有的放矢，文章分析了當(dāng)前我國檔案管理信息建設(shè)現(xiàn)狀與問題。
首先，思想觀念落后直接制約著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，但我國很多檔案管理人員思想守舊，仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，他們認(rèn)為檔案管理不過是為了實現(xiàn)“管理”而管理，缺乏相應(yīng)的開發(fā)理念和服務(wù)意識，認(rèn)為只要管理得當(dāng)就沒問題，然而，這些傳統(tǒng)思想?yún)s阻礙了現(xiàn)代檔案管理信息建設(shè)水平的提高。
其次，中國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的資金投入較少。因為檔案信息化建設(shè)需要大量資金投資和硬件設(shè)施，并要確保內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)正常，加強(qiáng)信息安全和保護(hù)工作等，這都要花費大量的錢。但在現(xiàn)實中，大多數(shù)商業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者因為重視程度不夠，所以要投入大量資金建設(shè)信息是很困難的，也不能有效地開展后期工作。
再次，缺乏檔案信息建設(shè)人才。人才是一切技術(shù)的支柱，然而，人力資源已成為目前我們國家檔案信息化建設(shè)工作的一大障礙，我國信息化建設(shè)缺乏人才，特別是檔案信息人才越來越少，而且許多現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，趕不上信息化的發(fā)展步伐，不能滿足現(xiàn)代檔案建設(shè)的需求和發(fā)展。
四、新時期檔案管理信息化建設(shè)路徑
我國企業(yè)檔案管理未來的發(fā)展趨勢必然是走上信息建設(shè)的道路，但如何提高檔案管理信息建設(shè)工作的有效性，應(yīng)從以下幾個方面來實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的需要。
首先，轉(zhuǎn)變觀念，把傳統(tǒng)理念變?yōu)楝F(xiàn)代創(chuàng)新思想。我們說的傳統(tǒng)檔案管理模式在邁向信息建設(shè)的發(fā)展方向中，必然會發(fā)生思想的碰撞，但要解決問題的關(guān)鍵，需要從決策者開始，也就是說，要得到企業(yè)管理者的重視。我們可以通過明確檔案信息化建設(shè)的重要作用以引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而使領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)現(xiàn)企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理存在漏洞，需要轉(zhuǎn)變管理模式。
其次，要積極探索電子檔案管理工作。企業(yè)檔案管理部門要盡早做好電子文件信息的歸檔與收集，及時建設(shè)企業(yè)電子檔案管理中心，這是企業(yè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)的一種制度創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理部門這樣的管理中心，可以解決數(shù)字企業(yè)電子檔案歸檔的根本問題，并將所有電子信息集成到檔案管理部門，實現(xiàn)檔案管理多終端實現(xiàn)服務(wù)。
最后，由于檔案信息工作是一個技術(shù)程度較高的管理工作，除了掌握相關(guān)的檔案管理理論，還要熟悉計算機(jī)操作，然而，要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，我們必須高度重視人才隊伍建設(shè)。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)重視信息管理人才的培養(yǎng)，并滿足其建設(shè)的需求。企業(yè)可為一些在職的檔案管理人員加強(qiáng)其繼續(xù)教育工作，給他們提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，使他們能始終保持其領(lǐng)域內(nèi)的最新專業(yè)技能，以確保檔案管理人員具有足夠的信息素養(yǎng)，能出色地完成企業(yè)檔案信息管理的工作。
五、結(jié)語
總的來說，檔案管理信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理的思想，構(gòu)建了周圍環(huán)境的檔案管理和檔案模式。信息化建設(shè)也為企事業(yè)單位的檔案開發(fā)利用提供了更方便的服務(wù)，從而為檔案在社會活動中發(fā)揮更大的作用，加強(qiáng)社會信息的傳播和共享。
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但不可否認(rèn)的是，隨著人民群眾司法需求的增長，法院訴訟檔案管理體系在組織設(shè)置、制度建設(shè)、科技管理等方面也逐漸暴露出諸多與形勢任務(wù)不相適應(yīng)的問題，亟待完善。其中最為突出的是缺少整體規(guī)劃和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在庫房建設(shè)、信息化建設(shè)等工作中，各家法院各自為政，導(dǎo)致一方面是重復(fù)建設(shè)、形成浪費，另一方面又因財力等因素導(dǎo)致庫房不足、管理系統(tǒng)難以完善，各院之間無法兼容，致使訴訟檔案跨院、跨省借閱難以實現(xiàn)。為此，建議從訴訟檔案管理的自身規(guī)律和未來發(fā)展趨勢綜合考慮，有效整合各類資源，在高級法院設(shè)立訴訟檔案管理中心，建立中心庫房，統(tǒng)一保存、管理實體檔案，同時，走科技強(qiáng)院之路，充分利用高科技手段，將單一實體檔案轉(zhuǎn)換為實體檔案和數(shù)字化檔案并存，實現(xiàn)檔案管理工作真正意義上的信息化，從而全面提高訴訟檔案管理體系的整體性、科學(xué)性、規(guī)范性。
一、當(dāng)前訴訟檔案管理工作中存在的主要問題
(一)管理體制不健全
1、基礎(chǔ)規(guī)定過于滯后。當(dāng)前法院檔案管理工作依據(jù)的法律法規(guī)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案管理工作條例》以及最高法院法(辦)發(fā)[1991]46號文件的有關(guān)規(guī)定。其中，制發(fā)于1991年的46號文件(包括《人民法院檔案管理辦法》等8項規(guī)章制度)是當(dāng)前法院檔案管理工作的基礎(chǔ)。由于46號文件中的相關(guān)規(guī)定已經(jīng)嚴(yán)重滯后，不能適應(yīng)當(dāng)前法院檔案管理工作的需要，一線法院檔案管理部門迫切需要一套適應(yīng)新時期工作，便于執(zhí)行的訴訟檔案管理辦法。
2.管理模式不科學(xué)。目前是各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統(tǒng)一。由于大多數(shù)基層法院的人、財、物力量有限，實踐中訴訟檔案庫房嚴(yán)重不足、檔案人員匱乏成為普遍現(xiàn)象。同時，由于各自為政，不同法院的規(guī)定不盡相同，加之實體卷宗使用不便、借閱環(huán)節(jié)上的安全無法充分保障等特點，導(dǎo)致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產(chǎn)生的矛盾日益凸顯。
3.管理手段不專業(yè)。其中最為突出的就是歸檔率的統(tǒng)計不科學(xué)，沒有標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)計辦法，依據(jù)各法院信息化程度的高低做法不一。一般在審判管理軟件中未包含歸檔管理項目的法院，是依據(jù)各業(yè)務(wù)庭自己上報的應(yīng)歸檔數(shù)和未歸檔數(shù)據(jù)來統(tǒng)計歸檔率，無法做到客觀全面。
4.監(jiān)督、激勵機(jī)制不完善。目前，法院檔案管理工作是接受檔案局和高級法院檔案管理部門的雙重業(yè)務(wù)指導(dǎo)。法院系統(tǒng)自身至今還沒有設(shè)立專門針對檔案管理工作進(jìn)行表彰的項目，尚未形成有效的激勵機(jī)制。
(二)信息化過程中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
當(dāng)前，在“科技強(qiáng)院”思想的指導(dǎo)下，全國各地法院加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，訴訟卷宗數(shù)字化作為其中一項內(nèi)容，也正在蓬勃開展。但是由于大多數(shù)都是各級法院各自獨立研發(fā)管理軟件，在設(shè)計上對檔案管理項目的歸屬未能形成統(tǒng)一的指導(dǎo)思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標(biāo)準(zhǔn)并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)。
(三)人、財、物保障不到位
1.庫房緊缺。近年來，隨著案件數(shù)量的激增，訴訟卷宗檔案數(shù)量劇增，所需空間急劇膨脹。而紙質(zhì)實體卷宗具有原始性與不可替代性，因此即使訴訟檔案卷宗已經(jīng)電子化，其仍需保存。按照規(guī)定，訴訟檔案保管期限最短的也要存放30年。囿于建設(shè)規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)及客觀實際，因訴訟爆炸本已在審判辦公用房方面捉襟見肘的各基層法院，無力、無處再擴(kuò)建檔案庫房，檔案庫房嚴(yán)重緊缺。
2.人員編制短缺。法院系統(tǒng)是嚴(yán)重缺人的國家機(jī)關(guān)之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的編制只能向一線審判部門傾斜，難以再為檔案部門配齊、配足人員。基層法院檔案管理工作總體局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任務(wù)，無力再進(jìn)一步開展檔案管理創(chuàng)新與編寫檔案史料等檔案編研工作。
3.卷宗移轉(zhuǎn)不安全。訴訟檔案在審判過程中頻繁流轉(zhuǎn)不利于訴訟卷宗的安全。從一審、二審、申訴、再審、執(zhí)行、抗訴等程序中的調(diào)卷、退卷過程中容易發(fā)生卷宗的損毀丟失。
二、完善訴訟檔案管理體系的設(shè)想
(一)構(gòu)建新的檔案管理組織架構(gòu)和科學(xué)的管理機(jī)制
1.設(shè)立各省法院檔案管理中心和中心檔案庫房。《檔案法》第二條明確規(guī)定，國家一切機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織所形成的檔案必須歸國家所有;第五條規(guī)定，檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。訴訟檔案是國家檔案全宗的重要組成部分，法院是國家審判機(jī)關(guān)，以法院為全宗單位，以全宗為核心，實行訴訟檔案的分級集中統(tǒng)一管理是維護(hù)訴訟檔案真實性、可靠性的有力保障。長期以來各級法院各自管理其產(chǎn)生的訴訟檔案，只是做到了分級管理，沒有體現(xiàn)集中統(tǒng)一的優(yōu)勢。
建議在高級法院以及部分中級法院設(shè)立集中統(tǒng)一管理轄區(qū)訴訟檔案的管理中心，建設(shè)中心檔案庫房集中存放基層法院的紙質(zhì)卷宗。基層法院僅保留周轉(zhuǎn)庫房，保證實體紙質(zhì)訴訟檔案形成后5年內(nèi)的存放和保管。
2.建立健全訴訟檔案管理制度。建議最高法院盡快組織各法院通過認(rèn)真細(xì)致的調(diào)研論證，制定新的訴訟檔案管理制度辦法，重點強(qiáng)調(diào)明確以下四方面內(nèi)容:一是確定卷宗材料的排列順序。重點關(guān)注新增類型材料的放置位置。二是在立卷歸檔制度中強(qiáng)調(diào)卷一的索引功能。三是對照新修訂的民事訴訟法等法律法規(guī)及司法解釋，重新制定案由和保管期限的相關(guān)規(guī)定。四是建立科學(xué)有效的歸檔率統(tǒng)計模型，為各項考核提供公平、有力的基礎(chǔ)數(shù)字。
3.創(chuàng)新管理方式。一是建立調(diào)離人員檔案交接監(jiān)督機(jī)制。二是搞好配套開發(fā)。探索研發(fā)裁判文書制作系統(tǒng)，將裁判文書從啟動、呈批、審查、印刷的整個流程電子化，達(dá)到真正的無紙化審判。
4.科學(xué)配置人力，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理工作本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性，法院的訴訟檔案具有更強(qiáng)的專業(yè)性。不論采用何種編制的人員，都應(yīng)當(dāng)保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定，保證檔案人員政治過硬，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力。
5.完善激勵機(jī)制。可以考慮設(shè)立法院檔案管理先進(jìn)工作者獎項，以充分調(diào)動法院檔案管理工作人員的工作積極性和主動性。
(二)訴訟檔案信息化的解決思路
1.標(biāo)準(zhǔn)先行，科學(xué)規(guī)劃。檔案的信息化建設(shè)必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)。建議由最高法院根據(jù)訴訟檔案管理的實際需求出臺法院系統(tǒng)的訴訟檔案的電子化標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和規(guī)范全國各級各類法院訴訟檔案電子化。在當(dāng)前不能夠統(tǒng)一開發(fā)商和統(tǒng)一應(yīng)用軟件的情況下，作為訴訟檔案電子化的基本依據(jù)，并采取相應(yīng)措施促使各級法院在系統(tǒng)開發(fā)中嚴(yán)格遵守，以便于在今后的發(fā)展中實現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。
2.建立統(tǒng)一的訴訟檔案管理軟件。各行各業(yè)應(yīng)用管理軟件的統(tǒng)一是大勢所趨。建議由最高法院統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一軟件，保證最高法院對全國法院訴訟檔案資源的有效采集，真正實現(xiàn)由上到下的四級檔案管理體系。
3.創(chuàng)建電子檔案查詢體系。全國法院系統(tǒng)均實現(xiàn)電子化歸檔后，在四級法院建立一個完整的電子檔案查詢系統(tǒng)，與現(xiàn)有的法院案件信息管理系統(tǒng)整合在一起，凡是上訴或進(jìn)入審判監(jiān)督程序的案件，根據(jù)一定的審批程序，向有關(guān)法官開放電子卷宗。這樣可以極大地減少審判過程中的調(diào)卷量，緩解審判庭和法院檔案部門的工作壓力，也可以減少卷宗在調(diào)閱過程中出現(xiàn)的沖突及案卷丟失的風(fēng)險。
4.訴訟案卷數(shù)字化并卷。在訴訟檔案管理中，同一原、被告的案件在不同的審理階段會形成不同的卷宗，如減刑假釋案件、申訴復(fù)查案件、再審案件、執(zhí)行案件的卷宗原則上都應(yīng)該采取并卷的方法進(jìn)行管理，達(dá)到全面掌握案件各階段審理情況的目的。
