時(shí)間：2023-06-25 16:38:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程檔案整理規(guī)范，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.相關(guān)部門對(duì)檔案管理制度重視不足，落實(shí)不夠
在水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作往往不會(huì)被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對(duì)檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無明確的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。在實(shí)際建設(shè)施工過程中，各參建單位對(duì)文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長(zhǎng)、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗(yàn)收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)
調(diào)查中的重點(diǎn)水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個(gè)單項(xiàng)工程會(huì)被分成多個(gè)標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會(huì)分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識(shí)薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時(shí)完工才是主要工作內(nèi)容，對(duì)檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對(duì)于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時(shí)間不長(zhǎng)的青年居多，他們經(jīng)驗(yàn)不足，又沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動(dòng)的接受并保存文件資料。再加上工程工期長(zhǎng)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、人員流動(dòng)性等不確定性因素，還會(huì)發(fā)生文件材料遺失、缺項(xiàng)漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會(huì)出現(xiàn)工程面臨竣工驗(yàn)收時(shí)才會(huì)想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗(yàn)收，就會(huì)突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實(shí)性就無法保證。此外，水利工程項(xiàng)目在施工建設(shè)時(shí)都會(huì)成立項(xiàng)目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場(chǎng)地和條件的限制，項(xiàng)目部無集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會(huì)放在辦公室的鐵皮柜中保存，項(xiàng)目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致文件資料收集不及時(shí)、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會(huì)留存施工建設(shè)場(chǎng)面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對(duì)比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊(cè)中，并配以詳細(xì)的文字說明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時(shí)間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對(duì)應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會(huì)由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實(shí)施過程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問題不能及時(shí)被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對(duì)今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
【關(guān)鍵詞】規(guī)范 構(gòu)建管理體制 明確制度 提高檔案質(zhì)量 嚴(yán)格程序
近幾年，馳宏公司工程建設(shè)處于高峰期，工程投資大、項(xiàng)目多，戰(zhàn)線長(zhǎng)，同時(shí)，在建設(shè)過程中形成的資料數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定及保證的重要依據(jù)，是公司檔案的重要組成部分。為此，強(qiáng)化參建各施工、建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢等方的檔案意識(shí)，全面加強(qiáng)工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。結(jié)合《企業(yè)工程建設(shè)檔案工程規(guī)范》，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)中采取有效措施，保證工程建設(shè)竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、齊抓共管，構(gòu)建工程檔案管理體制
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開始就有檔案人員的介入，由各部門配合將所形成的前期資料，如：初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目建議書、土地勘察定界報(bào)告、地形地質(zhì)測(cè)量報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)災(zāi)害報(bào)告、可行性研究報(bào)告等相關(guān)資料及時(shí)分類歸檔。在工程進(jìn)行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門施工圖紙及施工中形成的招投標(biāo)文件、施工方案及各類設(shè)備、材料的訂購(gòu)、訂貨合同，并建立了由建設(shè)方――項(xiàng)目部――施工方――監(jiān)理方――質(zhì)檢方五級(jí)管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。
二、建立和明確相關(guān)制度，確保檔案的規(guī)范
完善制度建設(shè)，職責(zé)分明，層層把關(guān)。是做好工程建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地建設(shè)工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程施工質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收實(shí)施辦法》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程單位工程劃分意見》的通知等文件。對(duì)施工方資料的收集、整理及移交進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定和要求。在工程建設(shè)過程中堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理，經(jīng)建設(shè)方工程處、監(jiān)理方、質(zhì)檢方審核把關(guān)后，按照檔案部門的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進(jìn)行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化，為日后的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案質(zhì)量。
工程建設(shè)檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。對(duì)日后工程的維護(hù)、改造和申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在工程建設(shè)初期檔案人員就親自到各項(xiàng)目部施工點(diǎn)上指導(dǎo)負(fù)責(zé)資料的收集、分類工作，同時(shí)按照檔案整理要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細(xì)的講解，使大家對(duì)歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對(duì)資料的積累。做到了檔案工作和工程建設(shè)同步進(jìn)行，為日后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)。使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有了一個(gè)切實(shí)的保障。
檔案人員還不定期的深入項(xiàng)目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，對(duì)檔案技術(shù)問題手把手的給予指導(dǎo)，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。
四、明確重點(diǎn)，嚴(yán)格程序
公司在工程建設(shè)過程中，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員有上百家，設(shè)計(jì)、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據(jù)參建各方工作性質(zhì)和內(nèi)容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點(diǎn)，一是對(duì)項(xiàng)目法人我們自己，重點(diǎn)督促、檢查項(xiàng)目批文、立項(xiàng)報(bào)告、地勘、水文、氣候資料，設(shè)計(jì)施工詳圖、招投標(biāo)文件、施工合同、施工報(bào)告、訂購(gòu)、訂貨合同，建設(shè)管理等資料；二是對(duì)施工單位，重點(diǎn)督促，檢查承包合同、資質(zhì)證書、工程原始記錄、工程質(zhì)量評(píng)定資料、質(zhì)量保證資料、施工管理報(bào)告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗(yàn)收證書等資料；三是對(duì)監(jiān)理單位，重點(diǎn)督促、檢查監(jiān)理工作報(bào)告、抽檢記錄及工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則，監(jiān)理日志，來往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴(yán)把工程竣工資料關(guān)?？⒐べY料是工程檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整，而且關(guān)系到工程能否順利通過驗(yàn)收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時(shí)還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗(yàn)收時(shí)，首先要把資料情況報(bào)告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門對(duì)資料進(jìn)行認(rèn)真檢查得到認(rèn)可后，方對(duì)工程組織竣工驗(yàn)收，工程驗(yàn)收完畢簽署驗(yàn)收證書，等竣工資料在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完整、齊全交到檔案部門后，在移交清單上雙方簽字認(rèn)可，在審簽單上簽署意見，財(cái)務(wù)部門看到審簽單后才給予支付款項(xiàng)。監(jiān)理部門在工程驗(yàn)收后也及時(shí)把監(jiān)理資料進(jìn)行歸檔移交到檔案部門。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對(duì)檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項(xiàng)工程竣工資料做到了項(xiàng)目齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。
由此可見，竣工驗(yàn)收有檔案人員的參與是至關(guān)重要的，它是工程檔案的一道重要關(guān)口，按照檔案要求以及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和驗(yàn)收規(guī)程，對(duì)建設(shè)單位的案卷進(jìn)行集中審驗(yàn)，達(dá)到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問題的及時(shí)給予指正，以便及時(shí)整理、補(bǔ)辦，加以完善。同時(shí)也隨時(shí)歡迎他們到公司檔案室來咨詢、來學(xué)習(xí)做得好的單位的經(jīng)驗(yàn)。這樣使已經(jīng)完工的工程檔案全部達(dá)到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：通信工程；檔案資料；有效整理；措施
中圖分類號(hào)：TN913 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 16-0000-02
1 通信工程檔案資料有效整理過程中存在的問題
1.1 注重工程建設(shè)，輕視檔案資料整理
這種現(xiàn)象在目前通信建設(shè)中非常普遍，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與工程技術(shù)人員在思想上對(duì)此沒有足夠的認(rèn)識(shí)，致使工程檔案資料的整理工作一直難以順利開展。在實(shí)際工程施工中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目及資金，工程技術(shù)人員則負(fù)責(zé)工程的質(zhì)量和進(jìn)行的情況，而建設(shè)單位對(duì)工程檔案的管理意識(shí)非常薄弱，檔案工作相互推諉，監(jiān)督工作也失去了意義，因?yàn)榍捌诠こ虣n案缺乏及時(shí)有效地記錄，致使后期檔案資料整理工作出現(xiàn)重重障礙。
1.2 監(jiān)督管理工作缺乏力度
在具體的項(xiàng)目施工過程中各參與單位對(duì)整理檔案工作重視度不夠，沒有足夠的管理力度，而檔案資料管理部門事實(shí)上無法參與到工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，所以無法了解項(xiàng)目在每個(gè)階段的具體情況，對(duì)一手檔案材料無法進(jìn)行時(shí)時(shí)有效的監(jiān)控，往往只有在工程中期甚至已經(jīng)竣工驗(yàn)收時(shí)才參與其中。
1.3 工程檔案資料易流失
大型的項(xiàng)目往往施工工期較長(zhǎng)，同時(shí)參與單位及人員眾多，流動(dòng)性也大，在施工過程中往往都是只關(guān)注施工具體的工作進(jìn)度，對(duì)工程檔案資料缺少管理保護(hù)意識(shí)。這樣以來在工程進(jìn)行過程中檔案資料遺失或者不明去向的情況時(shí)有發(fā)生，對(duì)后期工程結(jié)尾驗(yàn)收及工程檔案資料整理交接帶來諸多的困難。
2 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是通信工程檔案資料有效整理改革的必由之路
正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，通信工程檔案資料管理也是如此。如何能夠?qū)Ω黝愅ㄐ殴こ虣n案進(jìn)行科學(xué)有效地整理以提高檔案資料質(zhì)量是目前不得不思考的問題，通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理才是通信檔案資料整理的必由之路，通過對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效地整理才能使得檔案資料的工作更加規(guī)范化、細(xì)致化，這樣才能為實(shí)際工作所用，不僅可以使得檔案資料得到了有效的保存、也因此使得監(jiān)督管理力度得以極大的提升。
2.1 檔案資料內(nèi)容的全面準(zhǔn)確，是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求
項(xiàng)目涉及單位首先要提高檔案資料整理意識(shí)，積極與檔案整理人員配合，幫助對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充與鑒定。在簽署工程合同書時(shí)就應(yīng)有一份明確的關(guān)于工程檔案具體的規(guī)定，使其在法律監(jiān)督下進(jìn)行，也具有法律效力。這樣做不僅可以對(duì)施工單位與相關(guān)人員有了更加明確的要求與規(guī)范，也使得后期工程檔案資料的歸總、存檔等后續(xù)工作有了保障。
除了其他部門的積極配合，檔案整理人員則要更加熟悉全部項(xiàng)目工程情況，監(jiān)督施工單位及所涉及各單位檔案資料的收集和整理情況，對(duì)每一階段形成的檔案資料情況須十分清楚，同時(shí)還需要分階段定期的檢查施工單位對(duì)于檔案資料的收集狀況，保證資料的準(zhǔn)確、全面，切實(shí)做到檔案整理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2.2 統(tǒng)一格式設(shè)計(jì)與印制的檔案資料表格與文件是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的表現(xiàn)形式
通信工程檔案資料整理的標(biāo)準(zhǔn)化需要有統(tǒng)一的表格與形式，因?yàn)橥ǔＧ闆r下這些檔案都是永久保存的，如果檔案規(guī)格不統(tǒng)一，就很難保證資料卷的保存質(zhì)量，甚至無法長(zhǎng)久保存。工程檔案資料經(jīng)過這樣的統(tǒng)一規(guī)范，不僅可以使得資料卷保存質(zhì)量有了保證，也因?yàn)橛辛私y(tǒng)一詳細(xì)的信息填寫使得后期查找、翻閱等均十分方便，減少了檔案整理人員相關(guān)的工作量，也更加便于檔案整理人員對(duì)于工程施工過程的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保了監(jiān)督管理的力度。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化整理文件圖紙
檔案人員整理檔案的水平與通信工程檔案的案卷質(zhì)量也是密不可分的。如何提高檔案的質(zhì)量的重要條件便是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化整理文件和圖紙。因?yàn)橥ㄐ殴こ痰臋n案呈現(xiàn)的是通信建設(shè)的全部過程，通信工程的檔案也與通信工程相同，有著自身的規(guī)律和順序，所以要做到的是文件與圖紙的有序排列，在整理文件材料時(shí)其中的編排形式和資料內(nèi)容都有統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，在歸檔時(shí)也能統(tǒng)一一致，也為以后的使用帶來了便利。要構(gòu)建一套統(tǒng)一的通信工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，這為以后檔案的保存和使用都有重要的意義，檔案的質(zhì)量顯得至關(guān)重要。另外，幫助檔案資料管理部門提高工作效率的很好方法是對(duì)檔案正確、科學(xué)與合理的排列方法。
3 電子圖檔的數(shù)據(jù)籌備情況
檔案整理工作的工作性質(zhì)需要幾代人連續(xù)工作，它是一項(xiàng)具有很強(qiáng)的連續(xù)性與系統(tǒng)性的工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，檔案整理工作也開始踏入了由計(jì)算機(jī)整理的行業(yè)，但盡管如此，也離不開檔案整理過程中的收集、整理、編碼、搜索等基礎(chǔ)性工作，工作人員更不能掉以輕心，把一切工作都交給計(jì)算機(jī)來完成。即使使用最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代設(shè)備和最完善的圖檔軟件，作為工作人員也要將檔案館接收的電子文件進(jìn)行條目整理。電子圖檔的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不夠充足，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)功能損傷，造成資源浪費(fèi)。通信工程設(shè)計(jì)單位的紙質(zhì)圖檔整理走向電子圖檔整理，面臨的三類情況主要分為：
（1）我國(guó)數(shù)十年來，引入的CAD積累了大量的電子文件都存放在軟盤里，近兩年來的電子文件少數(shù)開始存入光盤中。然而，不管是軟盤還是光盤都散落在各個(gè)設(shè)計(jì)單位甚至單位個(gè)人手上，并且軟盤的使用壽命非常短，經(jīng)過一段時(shí)間以后，軟盤中的數(shù)據(jù)可能讀不出來。對(duì)于那些沒有收集整理的數(shù)據(jù)使用起來也是極為麻煩。所以建議檔案資料管理部門制定相應(yīng)的政策，由項(xiàng)目的各個(gè)負(fù)責(zé)人配合檔案人員收集、整理、編排、歸檔這些散落在各處的軟盤，再根據(jù)項(xiàng)目分類刻錄成兩份新的光盤，一份供借閱，一份存檔保存。
（2）隨著電子文件的不斷產(chǎn)生，檔案部門和設(shè)計(jì)部門配合編制合適的軟件進(jìn)行文件填寫。對(duì)于設(shè)計(jì)人員來說，只需要填寫圖簽內(nèi)容，繪圖前一次性填寫的信息自動(dòng)生成圖紙右下角的圖簽，沒有增加設(shè)計(jì)人員的額外工作量。而對(duì)于檔案整理人員來看，整理人員只需要?dú)w檔時(shí)對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充，提高的工作效率。
（3）我國(guó)在引入CAD之前，在工程設(shè)計(jì)單位還留下了許多圖紙檔案，其中的一些仍然具有極高的利用價(jià)值，要科學(xué)保存這些圖紙檔案，可以通過掃描轉(zhuǎn)化為電子圖檔進(jìn)行再保存在利用。掃描后圖紙文件需要經(jīng)過矢量化才能被設(shè)計(jì)人員利用，但矢量化的缺陷便是圖形會(huì)失真。針對(duì)原圖紙不清楚的地方我們可采用兩種辦法使用，第一種是對(duì)計(jì)算機(jī)出圖較清楚的圖紙掃描進(jìn)行矢量化處理；第二種是過去留下的藍(lán)圖掃描后不再通過矢量化處理，僅供設(shè)計(jì)人員觀看使用，如果在實(shí)踐中需要使用便由設(shè)計(jì)人員本人進(jìn)行矢量化處理。
4 重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案資料整理人員
在保障有效管理的前提下，應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案資料整理工作人員。檔案整理人員是一線的后勤工作人員，是通信工程建設(shè)中不可或缺的重要組成部分。在選任通信工程檔案整理人員時(shí)，首先要在“世界觀、人生觀、價(jià)值觀”三觀以及職業(yè)道德上進(jìn)行嚴(yán)格考察；再次要做好檔案整理人員的職業(yè)上崗培訓(xùn)教育，堅(jiān)持學(xué)習(xí)并貫徹《檔案法》，通過學(xué)習(xí)使檔案工作人員認(rèn)識(shí)到自己所做的工作與社會(huì)發(fā)展的緊密關(guān)系，除了眼前的經(jīng)濟(jì)效益外，還有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的社會(huì)效益；最后還應(yīng)該做好對(duì)檔案整理人員以及各部門領(lǐng)導(dǎo)的宣傳工作，定期學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，各部門工作人員組成協(xié)作組，經(jīng)常溝通與交流檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)和面臨的問題，讓每個(gè)人都加深檔案在通信工程建設(shè)中的重大意義。
5 結(jié)論
隨著我國(guó)通信行業(yè)的高速發(fā)展，通信工程的檔案數(shù)量也與日俱增，隨之而來的工程檔案資料的整理也日益繁重。所以為了適應(yīng)當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，當(dāng)前最應(yīng)做好通信工程檔案的管理工作，順利實(shí)施通信建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]寧鵬志.淺談如何有效的管理通信工程檔案[J].建材發(fā)展導(dǎo)向，2011，9（6）.
[2]陳智為，王衛(wèi)東.通信工程檔案的有效管理[J].北京檔案，2002，5.
（一）重工程建設(shè)，輕檔案管理
由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，往往重建設(shè)、輕管理，重竣工、輕保存的問題，致使工程檔案管理的機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房等得不到有效落實(shí)。
（二）管理制度不健全，且管理執(zhí)行不到位
工程檔案收集齊全完整難；檔案整理環(huán)節(jié)多，規(guī)范整理難度大；檔案數(shù)量多，頁(yè)數(shù)、件數(shù)、卷數(shù)及套數(shù)等都較多，正確統(tǒng)計(jì)難度大。
（三）檔案管理人員配備不足，工程建設(shè)檔案管理體制不完善
由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒有建立工程檔案管理部門，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩(wěn)定性差，而且對(duì)航道工程檔案的收集、整理、規(guī)檔不熟悉，使得案卷質(zhì)量差，無法達(dá)到檔案管理要求。
（四）檔案管理現(xiàn)代化水平不高，未能實(shí)現(xiàn)資源共享
檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，沒有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件。許多參建單位沒有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。在實(shí)際工作中，參建單位重視紙質(zhì)文件的歸檔，輕視電子文件的歸檔，紙質(zhì)文件與電子文件未能同步歸檔，航道工程檔案信息不能實(shí)現(xiàn)共享。
二、加強(qiáng)工程檔案管理的措施和對(duì)策
（一）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程檔案工作
通過檔案法律、法規(guī)普及及宣傳等方式方法，讓領(lǐng)導(dǎo)從檔案實(shí)際應(yīng)用中認(rèn)識(shí)到檔案工作在整個(gè)工程建設(shè)中的重要作用和地位，從而在各方面給予支持，促進(jìn)檔案工作健康協(xié)調(diào)發(fā)展。
（二）依法規(guī)檔，樹立依法管理的意識(shí)
江蘇省交通廳航道局二00九年編印的，《航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理文件匯編》，下發(fā)到各工程建設(shè)指揮部和各基層單位，通過工作會(huì)議、座談交流、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案法制知識(shí)競(jìng)賽等多種形式，大力宣傳工程檔案法制化、規(guī)范化管理的重要意義和作用。認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫徹落實(shí)各項(xiàng)文件規(guī)定，提高思想素質(zhì)和理論水平，實(shí)行依法治檔。
（三）增強(qiáng)檔案意識(shí),嚴(yán)格履行職責(zé)
建設(shè)行政主管部門在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時(shí),與建設(shè)單位簽訂工程建設(shè)檔案責(zé)任書,明確建設(shè)單位以及施工、監(jiān)理等參建各單位在工程建設(shè)檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù),并監(jiān)督執(zhí)行。建設(shè)單位在工程開工前,應(yīng)將本單位各部門和參建單位有關(guān)工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)和要求,以正式文件的形式印發(fā),以便于各單位(部門)檔案人員收集相關(guān)資料,使應(yīng)當(dāng)歸檔的各類文件材料“顆粒歸倉(cāng)”。
（四）制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤
工程建設(shè)是百年大計(jì)，有了工程沒有檔案將后患無窮。成立工程建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。定期召開工程建設(shè)檔案工作會(huì)議，及時(shí)布置相關(guān)的檔案整理工作。
（五）加強(qiáng)專業(yè)化指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高
基層檔案工作人員檔案管理水平講解工程檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)、分類編號(hào)、整理步驟和申報(bào)資料、驗(yàn)收程序等，并將現(xiàn)場(chǎng)操作示范和組織參觀有機(jī)結(jié)合起來，現(xiàn)場(chǎng)講解有關(guān)注意事項(xiàng)，講解案卷、案卷目錄的填寫，圖紙折疊是否規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。
（六）培養(yǎng)一批專業(yè)化工程檔案整理
人員到指導(dǎo)工作崗位上去對(duì)于政策理論性強(qiáng)，具有豐富管理知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，善于協(xié)調(diào)溝通，并對(duì)整個(gè)工程前期直至驗(yàn)收竣工整個(gè)工程形成的文件、圖紙、照片、視頻等資料十分了解的專業(yè)人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，工程檔案整理需要這種新型復(fù)合式專業(yè)技術(shù)人才。
（七）通過網(wǎng)絡(luò)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)
與工程進(jìn)度、質(zhì)量等比起來無關(guān)緊要，不重視資料的收集和整理，忽略了對(duì)資料有效性、規(guī)范化和完整性的控制，使得形成的工程資料在質(zhì)量上出現(xiàn)了物質(zhì)形態(tài)不統(tǒng)一，信息記錄要素不完整的狀況。不完整的資料會(huì)導(dǎo)致片面性，不能系統(tǒng)、全面地反映工程的質(zhì)量狀況。應(yīng)設(shè)專人整理有關(guān)工程資料，根據(jù)工程的項(xiàng)目劃分、工程量等，收集有關(guān)工程數(shù)據(jù)，保證資料全面完整，便于查找。
信息通信工程檔案資料的收集范圍
為有效地提高通信工程檔案的質(zhì)量，更好地做好通信工程檔案的開發(fā)利用工作和現(xiàn)代化管理，避免出現(xiàn)歸檔文件不及時(shí)、不齊全等問題，就要對(duì)通信工程檔案提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，按照《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》和《黃委信息系統(tǒng)科技檔案分類及文件材料歸檔辦法》，我單位通信工程建設(shè)項(xiàng)目大致分為開工、施工、竣工三個(gè)階段，檔案管理要與這三個(gè)階段實(shí)現(xiàn)“三個(gè)同步”，必須緊扣這三個(gè)環(huán)節(jié)。工程項(xiàng)目立項(xiàng)階段檔案部門在工程立項(xiàng)階段的主要工作是與通信工程項(xiàng)目的資料員、檔案管理人員密切配合，做好收集準(zhǔn)備工作。這一階段需收集、整理的檔案文件包括：可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書及批復(fù)文件、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書、招投標(biāo)文件、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、鑒定和審批等。在工程施工階段在工程實(shí)施階段，檔案部門應(yīng)及時(shí)了解工程進(jìn)度，督促工程技術(shù)人員、資料員做好文件材料的形成和積累工作，定期檢查、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。這一階段需收集、整理的檔案文件包括：開工報(bào)告，施工合同，技術(shù)交底，施工組織設(shè)計(jì)，施工計(jì)劃，施工方案，施工技術(shù)措施，施工安全措施等；通信設(shè)備的出廠證明，質(zhì)量鑒定，建筑安裝材料試驗(yàn)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更通知書及材料代用通知單，施工記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，重大事故處理報(bào)告等；設(shè)備開箱、安裝、調(diào)試記錄；施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；工程監(jiān)理、工程質(zhì)量監(jiān)督等文件。在工程竣工驗(yàn)收階段工程竣工驗(yàn)收是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案管理部門應(yīng)直接參與驗(yàn)收工作，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確。這一階段需收集、整理的檔案資料包括：一是驗(yàn)收竣工文件，包括項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、全部竣工圖、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審報(bào)告鑒定書、工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料和竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件等；工程的概算、預(yù)算、決算；試運(yùn)行及維護(hù)記錄等材料。
加大音像資料收集力度
音像資料是信息通信工程中檔案資料整理中的弱項(xiàng)，項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的音像資料較少，難以滿足歸檔要求。音像資料更能夠印證項(xiàng)目實(shí)施的全過程。故要加大音像資料收集、積累和整理的力度，更直觀地反映工程建設(shè)的全過程。隨著黃河通信工程管理的規(guī)范化，要求歸檔的通信工程技術(shù)資料更加規(guī)范、全面、完善。通信工程檔案同通信工程一樣，有著自己的形成規(guī)律。這就要求在整理文件材料過程中資料內(nèi)容和編排形式上必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》和《黃委信息系統(tǒng)科技檔案分類及文件材料歸檔辦法》等相關(guān)要求整理歸檔材料，這樣不僅使資料的歸檔范圍能保持一致，也為將來的提供利用帶來了方便。為此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)和掌握新的知識(shí)，做好這項(xiàng)工作。
作者：張敏 單位：河南河務(wù)局信息中心
[關(guān)鍵詞]水利工程 聲像檔案 管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：G 文章編號(hào)：1009914X（2013）34047901
聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是紙質(zhì)載體檔案的必要補(bǔ)充。水利工程建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案普遍存在著收集不全面、整理不及時(shí)、歸檔不完整等問題，直接影響了聲像檔案乃至整個(gè)項(xiàng)目工程檔案的完整、保管及利用。因此，結(jié)合天津市南水北調(diào)工程對(duì)水利工程聲像材料的收集和整理談些不成熟的看法。
一、聲像檔案管理存在的問題
1、聲像檔案管理沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)
我國(guó)雖然對(duì)聲像材料的歸檔提出了要求，但到目前為止沒有針對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)聲像檔案的收集及整理要求進(jìn)行明確規(guī)定，雖然照片檔案在《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）中有明確要求，但隨著科技水平的不斷進(jìn)步，規(guī)范中的部分內(nèi)容已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在照片檔案管理的需要。因此，收集及整理聲像檔案時(shí)沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)為檔案管理人員的工作帶來一定的困難。
2、聲像檔案管理沒有得到足夠的重視
一般工程建設(shè)的各個(gè)參建單位在工程建設(shè)過程中只重視工程質(zhì)量、安全與工期，從來不重視工程檔案的收集與整理，尤其是聲像檔案。其實(shí)，聲像材料的收集必須在建設(shè)過程中及時(shí)收集，否則往往由于人們的不重視，到工程結(jié)束后才發(fā)現(xiàn)此部分內(nèi)容成為了空白，直接影響了工程檔案乃至工程項(xiàng)目的驗(yàn)收結(jié)果。
3、聲像檔案管理人員不專業(yè)
目前，工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理人員大多兼職聲像檔案的收集與管理，由于拍攝人員技術(shù)水平不高、責(zé)任心不強(qiáng)、計(jì)劃不周以及對(duì)拍攝范圍的把握不好等原因，很有可能最終導(dǎo)致重要活動(dòng)、已完項(xiàng)目或關(guān)鍵部位攝錄質(zhì)量不符合要求或沒能及時(shí)攝錄，影響了檔案的完整性。
4、聲像檔案收集整理不好控制
水利工程具有戰(zhàn)線長(zhǎng)、工期長(zhǎng)、參建單位多等特點(diǎn)，聲像材料的收集工作由各個(gè)參建單位分別收集整理，這就直接影響了聲像檔案的質(zhì)量及歸檔。首先，即使項(xiàng)目建設(shè)主管部門對(duì)聲像材料的收集、整理提出了明確要求，但各參建單位對(duì)聲像材料的重視程度及收集要求不能保持一致；其次，能否做到聲像材料的及時(shí)收集與整理，一旦忽視，面對(duì)一堆照片，沒有人能說清來龍去脈，沒有人能明確標(biāo)準(zhǔn)每一張照片的參數(shù)，造成整理不規(guī)范；還有，有的參建單位檔案管理人員不穩(wěn)定，新老人員的交接工作能否到位，同樣影響著檔案的完整性。
5、聲像檔案的保存方面
聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，它與紙質(zhì)載體材料所要求的保管條件有很大的區(qū)別，這些材料對(duì)溫濕度變化、灰塵、有害生物和有害氣體、外界磁場(chǎng)較敏感，保存條件要求較高，聲像檔案的保管條件的好壞與其“壽命”長(zhǎng)短有著密切的聯(lián)系，加強(qiáng)聲像檔案的科學(xué)保護(hù)和管理，增強(qiáng)聲像材料的耐久性，延長(zhǎng)其“壽命”，因此要建立專門的聲像檔案管理庫(kù)房，照片庫(kù)溫應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%，存放磁帶最好不用鐵皮柜。對(duì)收集到的聲像檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔整理并輔以文字說明，用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言準(zhǔn)切的記錄檔案的內(nèi)容，包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等，提高聲像檔案存儲(chǔ)信息的安全性、閱讀工具的安全性、存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性，防止錄音錄像內(nèi)容被改動(dòng)，歸檔后的聲響資料存儲(chǔ)模式應(yīng)設(shè)置為禁止操作的狀態(tài)，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，以免丟失。
但目前對(duì)聲像檔案的管理仍存在很多困難，如：難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶，母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。又如區(qū)別照片檔案中的原版底片和制作精良的翻版底片，這給聲像檔案的收集和保管工作帶來了一定的難度。
二、做好聲像檔案管理工作的對(duì)策
編制聲像檔案管理目錄，嚴(yán)格審批手續(xù)，加強(qiáng)聲像檔案借閱管理，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍，積極探索聲像檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮聲像檔案的作用，在不影響保密的前提下，可利用聲像檔案制作宣傳畫冊(cè)、多媒體放映、專題片等，對(duì)聲像檔案積極進(jìn)行開發(fā)利用。
1、明確收集整理標(biāo)準(zhǔn)
要想做好工程項(xiàng)目聲像檔案的收集整理工作，首先要明確收集整理的標(biāo)準(zhǔn)。呼吁相關(guān)部門盡快出臺(tái)聲像檔案管理規(guī)范。
2、提高重視程度
必須爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，把工程檔案工作尤其是聲像檔案管理工作作為貫穿工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的重要工作來抓，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職人員。
3、提高管理人員專業(yè)水平
選派一些有專業(yè)文化知識(shí)、技術(shù)、技能、責(zé)任心強(qiáng)、懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。同時(shí)加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)技能，以適應(yīng)工作需要。
4、抓收集整理過程控制
工程項(xiàng)目建設(shè)主管部門應(yīng)制定聲像檔案管理辦法及保管、利用管理制度，明確工程建設(shè)過程中各參建單位及其聲像檔案管理人員的職責(zé)，同時(shí)應(yīng)明確聲像檔案的收集整理要求。工程建設(shè)過程中，各參建單位應(yīng)加強(qiáng)聲像檔案的及時(shí)收集與整理，主管部門在進(jìn)行工程質(zhì)量檢查的同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案包括聲像檔案進(jìn)行檢查，并對(duì)聲像檔案的質(zhì)量進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
三、天津市南水北調(diào)工程聲像檔案管理工作
天津市南水北調(diào)工程建設(shè)委員會(huì)辦公室在《南水北調(diào)天津市配套工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》（津調(diào)水綜20121號(hào)）文件中明確要求工程項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)參建單位應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、錄音、錄像等聲像材料的收集工作。為了加強(qiáng)天津市南水北調(diào)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，天津市南水北調(diào)工程質(zhì)量與安全監(jiān)督站起草了《天津市南水北調(diào)工程項(xiàng)目檔案歸檔整理規(guī)范》，其中就按照國(guó)家南水北調(diào)辦公室相關(guān)文件的要求，結(jié)合天津市南水北調(diào)工程建設(shè)實(shí)際，對(duì)聲像檔案的收集整理工作提出了明確要求，這為各參建單位及檔案管理人員順利開展聲像檔案的收集整理工作提供了依據(jù)，同時(shí)也為工程項(xiàng)目檔案的順利驗(yàn)收奠定了良好基礎(chǔ)。
結(jié)語(yǔ)：隨著社會(huì)信息化時(shí)代的發(fā)展，聲像檔案地位日益凸顯，對(duì)水利工程中的聲像檔案進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的開發(fā)利用，具有重要意義，因此要不斷提升檔案的管理水平，讓聲像檔案更好的為水利工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 鄭繼勝.小議農(nóng)田水利的戰(zhàn)略地位及其建設(shè)措施[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2011（04）.
關(guān)鍵詞：園林工程；資料歸檔；現(xiàn)狀分析；優(yōu)化措施
中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
前言
園林綠化工程是為人類創(chuàng)造良好的生存環(huán)境，創(chuàng)造園林式的綠化空間。在園林綠化工程施工期間形成了各種工程信息資料，其中包括整個(gè)工程的歷史紀(jì)錄，它包括園林工程基建過程形成的文件資料、園林工程監(jiān)理過程形成的資料、園林工程物資資料、工程施工過程中形成的施工資料、施工管理資料、施工試驗(yàn)資料、施工驗(yàn)收資料、工程竣工圖等構(gòu)成了整個(gè)工程完整歷史的信息。完整的收集，并按一定原則分類、組卷，園林綠化工程資料最終要移交城建檔案部門歸檔的。本文綜合近幾年來積累和管理工程資料方面的實(shí)踐．對(duì)園林工程文件資料管理歸檔方面存在的問題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行總結(jié)研究。
1 園林工程資料檔案的價(jià)值
園林工程資料是對(duì)施工情況的記錄，真實(shí)反映了工程施工的全過程，反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量，特別是對(duì)于隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值。資料的收集、篩選、分類及整理是一項(xiàng)煩瑣又需要有耐心的工作，往往得不到人們的重視，特別是在項(xiàng)目實(shí)施的前期更容易被忽視。每次交竣工驗(yàn)收前的資料檢查時(shí)，由于資料不齊、表格內(nèi)容填寫不規(guī)范、填寫錯(cuò)誤等等問題，很大程度的影響工程的評(píng)分和質(zhì)量鑒定的成績(jī)，因此資料整理和存檔工作就顯得更加重要，強(qiáng)調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。因此，加強(qiáng)對(duì)工程資料的收集、歸檔與保存是非常重要的一項(xiàng)工作。為了建立完善園林工程資料，作為資料檔案管理人員，首先要收集大量的基本資料。比如招標(biāo)、投標(biāo)及施工期間產(chǎn)生的大量文件或資料如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文件、施工圖預(yù)算書、設(shè)計(jì)變更簽證、施工日志、工程驗(yàn)收記錄、發(fā)包方與承包方之間來往函件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程決算書等。
2 園林工程檔案資料的收集和整理
在大多數(shù)施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發(fā)，又不利于共享和利用。同時(shí)，由于對(duì)工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時(shí)間。其二是耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力。其三是給項(xiàng)目檔案資料歸檔帶來較大難度。
工程建設(shè)檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個(gè)工程建設(shè)工作中的一項(xiàng)重要工作，必須認(rèn)真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項(xiàng)目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號(hào)、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統(tǒng)一規(guī)格的用品，做到檔案資料的規(guī)范、統(tǒng)一、并具可操作性和可使用性。
3 園林工程檔案資料的保管和使用
首先，要確保資料的安全，在保管工作中要采取防盜、防火、防腐、防蟲、防污、防鼠等安全措施，防止檔案資料的損壞，已經(jīng)損壞的資料要及時(shí)組織修復(fù)或復(fù)制；其次，是做到借閱資料必須登記，外單位人員借閱的監(jiān)理資料不得私自轉(zhuǎn)借，不得私自復(fù)印，不得遺失、拆折、抽掉、污損，不得在檔案資料上圈點(diǎn)、劃線和涂改。
4 園林工程檔案原始資料的規(guī)范化
4.1 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，還有的園林工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽，這些現(xiàn)象都沒有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，從而降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。
4.2 園林工程原始資料不齊全
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件。難以滿足檔案資料管理規(guī)定中"竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件"的基本要求。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)。同樣造成了原始文件遺失。
4.3 園林工程資料利用率低
目前城建檔案館里的各方面工程技術(shù)資料很多，但很少有人去查閱、利用。遇到需要查找技術(shù)資料時(shí)，不是去查檔案，反而找原來參與建設(shè)施工的人員了解情況，回憶規(guī)劃建設(shè)狀況，這實(shí)在是一種浪費(fèi)資源、不尊重科學(xué)的行為。另外，因?yàn)殚L(zhǎng)期的封閉、半封閉管理，造成園林工程資料檔案利用率不高。過去由于過于強(qiáng)調(diào)保密，檔案很少對(duì)公眾開放。多年來檔案館的這種自我封閉、與世隔絕，又是檔案館檔案利用率不能增長(zhǎng)的內(nèi)部原因之一。
4.4 園林工程資料信息化程度不高
就青海地區(qū)的總體情況而言，園林工程資料信息化水平還比較低，安裝使用工程檔案專用軟件的單位，各種數(shù)據(jù)庫(kù)還未規(guī)范建立起來，錄入任務(wù)十分繁重。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足，僅能做到安排定時(shí)檢查資料的收集、整理、保管和利用情況，但在推動(dòng)園林資料信息化的認(rèn)識(shí)上還存在差距，認(rèn)為此工程竣工后向城建檔案館提交了文字資料，就算工程總體結(jié)束了。這就導(dǎo)致了檔案資料信息化落后。
5 園林工程檔案資料管理工作的優(yōu)化措施
5.1 從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做園林工程全過程文件資料管理與歸檔的前提
當(dāng)前園林工程建設(shè)項(xiàng)目大多實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項(xiàng)目法人既然對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對(duì)項(xiàng)目的各階段產(chǎn)生的工程資料負(fù)責(zé)，從園林工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立園林工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)園林工程項(xiàng)目各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)各階段文件資料管理的指導(dǎo)，監(jiān)督。實(shí)現(xiàn)園林工程立項(xiàng)開始與竣工資料收集同步；園林工程施工過程與竣工資料形成同步；園林工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步，從而將資料管理"三同步"原則貫穿到園林工程施工資料管理的全過程。
5.2 建立健全園林工程資料管理制度是做好園林工程資料檔案的根本
一個(gè)園林工程要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點(diǎn)。當(dāng)有多個(gè)單位參與同一園林工程建設(shè)時(shí)。項(xiàng)目管理部門在園林工程建設(shè)初期(而不是中后期)就應(yīng)結(jié)合園林工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本園林工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定。明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。園林工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在園林工程項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的，適合本工程特點(diǎn)的資料所要求的表格及樣本．以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣．才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范。只有加強(qiáng)園林工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。
5.3 加強(qiáng)過程控制是保證園林工程資料真實(shí)有效的最好措施
園林工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位和工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到園林工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免園林施工與資料整理兩張皮．切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生。負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位商標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。
5.4 提高園林工程檔案利用率的方法
首先，擴(kuò)大宣傳，提高園林資料檔案工作的知名度。檔案館應(yīng)通過辦宣傳欄、舉辦圖片展覽等宣傳手段廣泛宣傳《檔案法》，同時(shí)介紹館藏的園林工程資糧檔案向社會(huì)開放的內(nèi)容、數(shù)量，提高園林資料檔案工作的知名度，讓社會(huì)各界和公民都了解利用園林工程檔案的意義和實(shí)際效果。其次，加強(qiáng)園林資料檔案社會(huì)化服務(wù)的力度。隨著數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用和普及，各類信息，隨著網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入千家萬(wàn)戶，人們對(duì)知識(shí)和信息的需要越來越迫切，使信息的社會(huì)服務(wù)成為一種需要。要提高園林工程檔案的利用率，信息服務(wù)社會(huì)化是關(guān)鍵，我們應(yīng)針對(duì)不同的信息需求，提供不同的信息服務(wù)。同時(shí)要充分利用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)手段，擴(kuò)大服務(wù)范圍，暢通交流渠道，提高檔案信息服務(wù)的普及力和影響力。
5.5 扎實(shí)開展檔案信息化工作，加快園林工程檔案信息化
首先，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)園林工程檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定工作人員，及時(shí)研究解決工作開展過程中遇到的各種困難問題。及時(shí)完善計(jì)算機(jī)配置，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，軟件更新等。只有具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
其次，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，同時(shí)穩(wěn)定隊(duì)伍。在檔案管理信息化時(shí)代要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此,要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性、時(shí)效性很強(qiáng)的工作，沒有熟練掌握檔案業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)，沒有愛崗敬業(yè)精神和耐心細(xì)致的工作方法是根本做不好的。因此，檔案人員要自覺加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，同時(shí)要積極參加檔案行政主管部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增長(zhǎng)本領(lǐng)。
再次，提高檔案信息的指導(dǎo)、督查、鑒定、評(píng)估能力。指導(dǎo)各工程項(xiàng)目施工單位的園林工程檔案工作的開展，幫助查找存在的問題及原因，提出切實(shí)可行的改進(jìn)意見，規(guī)范園林工程檔案工作。同時(shí)要加強(qiáng)督促檢查，對(duì)沒有完成的園林工程檔案工作任務(wù)的要通報(bào)批評(píng)，對(duì)完成任務(wù)出色的要表彰獎(jiǎng)勵(lì)，形成你追我趕的生動(dòng)局面。同時(shí)，把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé),也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]張偉.檔案信息化建設(shè)中存在的問題及完善措施[J].太原師范學(xué)院學(xué)報(bào),科學(xué)社會(huì)版,2007(3):166-167.
[2]航慶加.淺談草地生態(tài)建設(shè)工程檔案管理[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué),2007,35(24):7534.
縣城管局積極開展檔案整理工作
為進(jìn)一步提升檔案規(guī)范水平，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，縣城管局將檔案整理作為強(qiáng)化機(jī)關(guān)科學(xué)化、規(guī)范化管理的重要手段，通過“三個(gè)加強(qiáng)”切實(shí)做好檔案管理工作。
一是加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)。挑選認(rèn)真負(fù)責(zé)、有工作經(jīng)驗(yàn)的同志專職負(fù)責(zé)檔案整理，并派人多次到縣檔案局請(qǐng)教學(xué)習(xí)，就檔案收集、整理、期限劃分、裝訂、目錄錄入、保管等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了系統(tǒng)規(guī)范的培訓(xùn)。
二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案室實(shí)際，合理調(diào)整檔案存放架柜，把原始的普通文件柜更換為堅(jiān)固、結(jié)實(shí)的檔案密集架柜和工程圖紙柜。密集架的投入使用，排列科學(xué)合理，增加了庫(kù)容量，并配置了防盜防火安全門，確保安全。
三是加強(qiáng)檔案管理制度。建立相應(yīng)的檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，做到有章可循，以確保檔案資料歸檔的質(zhì)量。每一份檔案資料從收集、整理、立卷、歸檔到移交檔案室，都要求做到資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并按照檔案管理規(guī)定整理成冊(cè)。
截止目前，已整理完成垃圾處理廠工程檔案36卷，年度文書檔案收集整理工作正同期開展。
[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目檔案前端控制
中圖分類號(hào)：U665文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料前端控制的必要性
近年，由于江蘇電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目迅猛發(fā)展，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案所占比重也越來越大。不少參建單位只注重抓工程進(jìn)度，而忽視了工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量。這些檔案既是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是企業(yè)檔案的重要組成部分。在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成大量的文件資料，如果沒有及時(shí)進(jìn)行收集與整理，必定會(huì)影響項(xiàng)目檔案的齊全性和完整性，這不僅會(huì)影響對(duì)工程的質(zhì)量管理，也會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目的日后維護(hù)和改擴(kuò)建等帶來麻煩。為此，加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的前端控制，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，對(duì)提高建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量具有重要意義。
（一）有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料質(zhì)量規(guī)范化
電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目由于工期長(zhǎng)，特別是涉及的參建單位和環(huán)節(jié)多，項(xiàng)目檔案工作一直處于運(yùn)動(dòng)和補(bǔ)充狀態(tài)。要使建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，僅靠檔案管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是無法辦到的。事實(shí)上根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)來看，項(xiàng)目檔案質(zhì)量的控制，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。通過從工程合同簽訂到工程竣工驗(yàn)收前的檢查，將被動(dòng)的工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，及時(shí)干預(yù)文件材料的形成和整理等過程，對(duì)歸檔文件質(zhì)量進(jìn)行超前控制，才能保證案卷質(zhì)量?jī)?yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案收集及時(shí)化、整理標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）有利于提高檔案管理效率
由于有些項(xiàng)目管理部門基本上不懂檔案管理知識(shí)，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、不熟悉歸檔范圍、整理規(guī)范，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，才知道項(xiàng)目檔案應(yīng)進(jìn)行整理，在一定程度上造成歸檔滯后，甚至是資料遺失。長(zhǎng)此以往，勢(shì)必對(duì)國(guó)家和企業(yè)帶來不可估量的損失。加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的前端控制可以減少這種現(xiàn)象的發(fā)生。
檔案部門及時(shí)介入文件資料的收集與整理，清晰了解不同階段產(chǎn)生的文件資料的流向，及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，指導(dǎo)施工、監(jiān)理等參建單位按照電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案整理規(guī)范整理檔案，有效減少重復(fù)整理，才能提高檔案管理效率，徹底改變建設(shè)項(xiàng)目檔案管理滯后的現(xiàn)象。
二、實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案前端控制管理的方法和途徑
（一）及時(shí)跟蹤工程項(xiàng)目信息，有效控制文件材料的流向
建設(shè)單位所有工程項(xiàng)目必須納入檔案部門歸檔監(jiān)督控制范圍。一是通過建設(shè)規(guī)劃部門，掌握工程計(jì)劃、項(xiàng)目投資、工期等信息，及時(shí)了解工程情況以便有針對(duì)性的進(jìn)行管控；二是通過建設(shè)單位的項(xiàng)目管理部門掌握工程進(jìn)展，隨時(shí)跟蹤建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集情況，有計(jì)劃的開展檔案檢查工作；三是通過工程主管部門掌握工程竣工驗(yàn)收信息，檔案部門要抓住關(guān)鍵階段，提前介入竣工文件歸檔管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，在工程中間交工和竣工驗(yàn)收前對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行全面檢查。
（二）健全管理機(jī)制，以制度控制規(guī)范管理
檔案管理與工程項(xiàng)目管理之間是一個(gè)有機(jī)整體，在制度上明確職責(zé)、理順關(guān)系，按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，明確項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目檔案的第一責(zé)任人，要從全局角度督促做好檔案工作。由建設(shè)單位檔案管理人員負(fù)責(zé)具體檔案業(yè)務(wù)，施工、監(jiān)理等參建單位按合同要求提交系統(tǒng)整理的項(xiàng)目文件，并向建設(shè)單位移交。
同時(shí)，要制定適合本部企業(yè)的檔案資料整理標(biāo)準(zhǔn)，其內(nèi)容包含歸檔范圍、保管期限和責(zé)任劃分，案卷組卷和卷內(nèi)文件排列順序等一系列標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)參建單位按照規(guī)范整理檔案資料。檔案管理人員也要關(guān)注檔案管理制度的更新，適時(shí)修改完善，使前端控制有章可循。
（三）檔案人員要進(jìn)行電網(wǎng)建設(shè)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)
在實(shí)際工作中，大多數(shù)檔案人員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求等專業(yè)知識(shí)，對(duì)施工過程形成的技術(shù)資料往往只體現(xiàn)在對(duì)紙張、字跡上的要求，對(duì)施工技術(shù)資料的內(nèi)容缺乏判斷能力。由于專業(yè)性知識(shí)缺乏，也使得檔案人員在工程項(xiàng)目管理上缺少話語(yǔ)權(quán)。而沒有專業(yè)知識(shí)的支撐，縱然有各種制度作為保障，但也只能流于形式，難以真正實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量的前端控制。
要想做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識(shí)的同時(shí)，檔案人員必須要了解工程建設(shè)項(xiàng)目的基本知識(shí)，對(duì)工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量具有基本的判斷能力，不斷提高自身的專業(yè)能力，把檔案管理專業(yè)知識(shí)和工程項(xiàng)目檔案管理融合在一起。這樣檔案人員的工作才能變被動(dòng)為主動(dòng)，打破工程項(xiàng)目檔案管理工作的瓶頸。
（四）建設(shè)項(xiàng)目歸檔的檔案質(zhì)量的控制
根據(jù)國(guó)家和企業(yè)相關(guān)文件規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)工程各個(gè)建設(shè)階段歸檔資料完整性、準(zhǔn)確性的前端控制，并通過契約或經(jīng)濟(jì)手段，確保檔案資料的及時(shí)收集。
1. 通過工程合同對(duì)歸檔資料質(zhì)量進(jìn)行控制。合同是對(duì)工程建設(shè)中各方面實(shí)施控制的龍頭，也是約束整個(gè)工程的關(guān)鍵。明確把項(xiàng)目檔案的收集歸檔納入到合同當(dāng)中去，運(yùn)用法律手段約束參建單位，為檔案的管控取得主動(dòng)權(quán)和法律保障。在簽訂合同時(shí)，設(shè)立建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求具體條款，將檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量、歸檔時(shí)間等納入合同條款進(jìn)行控制。結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況，在條款中設(shè)置對(duì)參建單位竣工文件歸檔應(yīng)負(fù)責(zé)任的約束條款，要求按工程合同金額的 3-5％作為檔案保證金。對(duì)不符合檔案整理要求的，給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)制裁。
2． 抓好施工過程文件材料的審核控制工作。過程控制是確保檔案齊全完整的關(guān)鍵。在工程開工后，召開技術(shù)交底會(huì)議時(shí)，對(duì)檔案資料同時(shí)進(jìn)行交底，明確交工資料的整理標(biāo)準(zhǔn)和套數(shù)。施工過程中加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)，檔案管理人員要主動(dòng)出擊，定期到施工現(xiàn)場(chǎng)檢查施工、監(jiān)理資料收集情況，動(dòng)態(tài)掌握資料積累情況，也可以結(jié)合中間驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，避免過程進(jìn)度與資料脫節(jié)的情況發(fā)生。同時(shí)將檢查結(jié)果及時(shí)反饋，以保證檔案管理工作的科學(xué)有序。此外，當(dāng)參建單位在過程中更換資料員時(shí)，要及時(shí)培訓(xùn)，防止資料收集整理工作斷檔?？⒐を?yàn)收階段是項(xiàng)目檔案成型的關(guān)鍵階段，要對(duì)資料進(jìn)一步審核，對(duì)于流失的文件資料尚可進(jìn)行補(bǔ)救，在最后階段把好監(jiān)督關(guān)。通過對(duì)項(xiàng)目分階段的控制，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)過程文件的控制。同時(shí)，要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件雙軌制，便于今后的檔案利用。
3、通過審核檔案移交表，進(jìn)行“檔案保證金”控制。建設(shè)單位可根據(jù)本單位具體情況，制定基本建設(shè)檔案管理辦法及工程財(cái)務(wù)結(jié)算付款規(guī)定。例如，工程項(xiàng)目進(jìn)入財(cái)務(wù)決算階段，施工承包單位必須有建設(shè)單位檔案部門簽字確認(rèn)的檔案移交目錄和移交情況說明，財(cái)務(wù)部門才準(zhǔn)予辦理工程決算終期付款。施工承包單位在辦理工程尾款及財(cái)務(wù)部門支付質(zhì)量保證金時(shí)，應(yīng)持有施工單位擬寫，建設(shè)單位檔案部門簽字確認(rèn)的工程項(xiàng)目檔案移交情況說明，才給予辦理保證金支付。
電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制是一個(gè)系統(tǒng)工程，只有將檔案工作納入工程項(xiàng)目管理流程，實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)控制，扎實(shí)做好建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、整理等業(yè)務(wù)建設(shè)工作，才能夠?yàn)榻ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的全面提高提供有力保障。
參考文獻(xiàn)
[1] 張紅.重點(diǎn)工程檔案管理中的前端控制.城建檔案,2013,(9)
（漳衛(wèi)南運(yùn)河德州河務(wù)局 山東 德州 253000）
【摘要】隨著各級(jí)水利工程管理單位創(chuàng)建工作的全面開展，水利工程維修養(yǎng)護(hù)管理技術(shù)資料的整理提出了更高的要求，水利工程水利工程資料存在項(xiàng)目多并且內(nèi)容復(fù)雜等因素，結(jié)合近年來在達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作中對(duì)水利工程資料整理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何規(guī)范、快捷的整理水利工程技術(shù)資料進(jìn)行探討，并對(duì)解決當(dāng)前工程管理資料規(guī)范化中所存在的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性及現(xiàn)代化程度比較缺乏等問題所產(chǎn)生的原因及解決之道提出一些自己的淺見。
關(guān)鍵詞 水利工程資料；規(guī)范化管理
漳衛(wèi)南運(yùn)河是海河流域的重要的河道，堤防長(zhǎng)度1536千米，擔(dān)負(fù)著防洪保安全的重任，2002年以來，按照《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)體改辦關(guān)于水利工程管理體制改革實(shí)施意見的通知》（［2002］45號(hào)、“海河水利委員會(huì)水利工程管理體制改革試點(diǎn)工作指導(dǎo)意見”和“漳衛(wèi)南水利工程管理體制改革試點(diǎn)工作實(shí)施方案”的有關(guān)要求，進(jìn)行了水管體制改革工作。隨著2006年經(jīng)費(fèi)的到位，維修養(yǎng)護(hù)工作全面鋪開，按照全面展開、重點(diǎn)提高的工作思路，各水管單位積極開展維修養(yǎng)護(hù)工作，工程面貌發(fā)生較大變化，成效顯著。但是隨著各級(jí)水利工程管理單位創(chuàng)建工作的全面開展，水利工程維修養(yǎng)護(hù)管理技術(shù)資料的整理提出了更高的要求，水利工程水利工程資料存在項(xiàng)目多并且內(nèi)容復(fù)雜等因素，作者結(jié)合近年來在達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作中對(duì)水利工程資料整理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何規(guī)范、快捷的整理水利工程技術(shù)資料進(jìn)行探討，并對(duì)解決當(dāng)前工程管理資料規(guī)范化中所存在的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性及現(xiàn)代化程度比較缺乏等問題所產(chǎn)生的原因及解決之道提出一些自己的淺見。
1.工程維修養(yǎng)護(hù)管理技術(shù)資料的重要性?
工程水利工程技術(shù)資料是在維修養(yǎng)護(hù)及相關(guān)活動(dòng)中直接形成的一套較為全面、規(guī)范的文件材料。主要包括項(xiàng)目的提出、籌備、設(shè)計(jì)、施工、竣工、運(yùn)行等內(nèi)容，主要由相關(guān)文件、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像圖片等組成，是評(píng)定工程質(zhì)量、竣工交付使用的必要條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的依據(jù)。因此，工程維修養(yǎng)護(hù)管理技術(shù)資料及其檔案規(guī)范化管理就顯得尤為重要。每個(gè)資料必須具有真實(shí)可靠性、質(zhì)量記錄及其過程管理的規(guī)范性、工程施工過程的可追溯性等要求。這也是部頒《水利工程管理考核辦法》及其考核標(biāo)準(zhǔn)（水建管［2008］187號(hào)）的一項(xiàng)具體要求，對(duì)水利工程管理單位的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化管理有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2.工程維修養(yǎng)護(hù)管理技術(shù)資料管理現(xiàn)狀?
水利維修養(yǎng)護(hù)工程施工的特點(diǎn)是：工程項(xiàng)目多、工期長(zhǎng)、工程技術(shù)復(fù)雜，因而造成在實(shí)施過程中發(fā)生各種相對(duì)條件的變化。在整理過去的工程維修養(yǎng)護(hù)管理技術(shù)資料管理中，我發(fā)現(xiàn)多數(shù)都存在以下的不足：?
2.1紙張不標(biāo)準(zhǔn)。原始資料的用紙和有關(guān)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，鑒定書及簽證紙張規(guī)格不符合歸檔要求，存在著紙質(zhì)不同的問題。特別是由多個(gè)參建單位資料匯總裝訂時(shí)情況更嚴(yán)重，致使資料檔案的質(zhì)量無法得到保證。?
2.2書寫不規(guī)范。原始簽證資料五花八門，有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等，這些都與竣工資料歸檔要求不符，給后期資料編制工作帶來極大的困難。?
2.3資料不齊全。施工管理文件原件不齊全。個(gè)別施工管理重要文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)到后，因保管不善造成遺失、破損。?
2.4整理不規(guī)范，內(nèi)容不完善。資料存在缺項(xiàng)，順序錯(cuò)亂的情況.有的數(shù)據(jù)出現(xiàn)前后矛盾，有的資料所填時(shí)間與實(shí)際時(shí)問不符，有的缺乏蓋章或簽字認(rèn)證。?
2.5施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范。原始驗(yàn)收簽證資料與實(shí)際施工情況不相符，驗(yàn)收項(xiàng)目有空白欄出現(xiàn)，簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象，降低了竣工資料的使用價(jià)值。?
2.6是整理移交不及時(shí)。工程竣工驗(yàn)收后，不能按規(guī)定及時(shí)匯總，整理審查，移交竣工資料，造成管理錯(cuò)亂。
3.工程維修養(yǎng)護(hù)管理技術(shù)資料不規(guī)范的原因?
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，沒有完善健全的檔案管理制度。
主管領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱，存在重建設(shè)、輕資料的現(xiàn)象。忽視檔案管理，檔案資料流向制度不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動(dòng)、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒人管的現(xiàn)象；對(duì)工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度，人員配備及裝備投入上都有待于提高。?
3.2工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，歸檔不夠及時(shí)，資料不規(guī)范。盲目滿足工程施工進(jìn)度的需要，工程驗(yàn)收后，沒有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，以致驗(yàn)收小組解散后找不到當(dāng)事人簽字而出現(xiàn)代簽現(xiàn)象。對(duì)竣工資料管理重視不夠，缺乏有效控制竣工資料質(zhì)量的具體措施。在工程資料管理過程中，對(duì)規(guī)范資料管理不細(xì)不嚴(yán)，不夠深入。尤其是個(gè)別施工單位技術(shù)力量薄弱、專業(yè)培訓(xùn)少、管理水平低下是造成施工過程中竣工原始資料文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的重要因素。?
3.3檔案管理人員非專業(yè)化現(xiàn)象普遍。在水利工程管理單位中，普遍缺乏專業(yè)檔案管理人員，檔案管理人員大都是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，且兼職現(xiàn)象多，專業(yè)知識(shí)不足，精力有限。檔案人員只是被動(dòng)地從工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員那接收、移交過來，往往或多或少存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。
4.解決管理難題，尋求水利工程檔案的未來發(fā)展之路?
4.1提高思想認(rèn)識(shí)，確保管理質(zhì)量。努力提升單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，明確相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門對(duì)工程檔案工作的監(jiān)管責(zé)任，形成領(lǐng)導(dǎo)層面有人負(fù)責(zé)，具體工作有人抓、有人管，相關(guān)部門通力配合，共同促進(jìn)工程檔案工作開展的良好工作局面。?
4.2明確職責(zé)任務(wù)，提升管理水平。嚴(yán)格落實(shí)工程檔案與工程項(xiàng)目建設(shè)的同步管理要求，將工程檔案納入項(xiàng)目管理工作程序，嚴(yán)格要求，同步管理。力求做到工程計(jì)劃任務(wù)與工程文件材料歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料同步，項(xiàng)目驗(yàn)收成果與驗(yàn)收檔案同步；檔案人員提早介入，積極參與到工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收之中，做到組織上有保證，制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，工作上有安排，管理上有考核。?
4.3加大投入力度、走管理現(xiàn)代化之路。檔案管理手段的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志。必須通過加大人力物力的投入力度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報(bào)送、傳遞，滿足多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)，從而切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資料分類科學(xué)化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。?
4.4優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)專業(yè)化。改變目前人員素質(zhì)低，綜合工作技能差的狀況，要將學(xué)習(xí)新理論、新知識(shí)、新技能作為提高人員綜合素質(zhì)的前提；吸納有專業(yè)技能、懂管理的人員上崗工作，確保檔案管理人員知識(shí)專業(yè)化、技能標(biāo)準(zhǔn)化，管理水平現(xiàn)代化，從理論上、體制上和機(jī)制上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展，更好地為水利事業(yè)建設(shè)服務(wù)。?
一、主要工作情況
（一）加強(qiáng)宣傳工作，城建檔案意識(shí)增強(qiáng)
加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《市城鄉(xiāng)檔案管理規(guī)定》的宣傳工作。利用咨詢服務(wù)形式，向建筑單位、施工單位廣泛宣傳《檔案法》和《管理規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，通過召開宣傳會(huì)議、發(fā)放檔案目錄指南資料等方式，營(yíng)造宣傳聲勢(shì)，形成大家共同關(guān)心、支持城建檔案工作的良好氛圍。
（二）運(yùn)用科學(xué)管理手段，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
1.抓基礎(chǔ)、重審核，檔案工作進(jìn)一步規(guī)范
一是完善舊制度。隨著形勢(shì)的變化，我檔案室及時(shí)完善、修改了檔案管理相關(guān)工作制度，對(duì)檔案的移交、審核、保管、借用等制度進(jìn)行適度調(diào)整，緊跟發(fā)展步伐。
二是建立新制度。為加強(qiáng)工程竣工檔案整理，提高檔案案卷質(zhì)量，使工程竣工檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我檔案室結(jié)合工作實(shí)際和工作在存在的問題對(duì)入庫(kù)檔案在立卷、排序等方面提出了“七項(xiàng)要求”；嚴(yán)格了建設(shè)單位對(duì)工程竣工檔案的移交成套性；加強(qiáng)了工程竣工圖報(bào)送工作。
三是認(rèn)真落實(shí)一書制度。嚴(yán)格執(zhí)行市城建檔案館關(guān)于工程檔案管理的規(guī)定，在有關(guān)施工單位、建筑單位、監(jiān)理單位的支持和配合下，《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》制度得到很好落實(shí)。全年共簽訂《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》32份，對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，入庫(kù)檔案質(zhì)量高。
四是嚴(yán)格審核。我檔案室嚴(yán)把審核關(guān)，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)和要求不放松，盡力收齊入館檔案，盡量要求補(bǔ)充遺缺材料，盡可能保證檔案的成套性和系統(tǒng)性，為將來的利用做好鋪墊。
2.抓內(nèi)部、重管理，案卷質(zhì)量進(jìn)一步提升
一是加強(qiáng)職工培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。制訂了學(xué)習(xí)制度，將學(xué)習(xí)制度化、自覺化，教育職工要勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)，講究學(xué)習(xí)方法，學(xué)以致用，學(xué)會(huì)在學(xué)習(xí)中找差距、求進(jìn)步，在學(xué)習(xí)中拓思路、爭(zhēng)創(chuàng)新。在工作緊張、經(jīng)費(fèi)較緊缺的情況下，安排人員參加了市城建檔案館的有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不斷豐富職工的各項(xiàng)知識(shí)，提升職工的業(yè)務(wù)能力。
二是完善工作流程。針對(duì)以前工作中存在的問題，結(jié)合平時(shí)工作實(shí)際，我檔案室設(shè)計(jì)出更加便捷的工作流程，可當(dāng)面洽談、可電話答復(fù)等，方便業(yè)主，方便自身，提高工作效能。
三是強(qiáng)化檔案室管理。加大庫(kù)房巡查次數(shù)，勤打掃、勤通風(fēng)、勤投藥、勤檢查，認(rèn)真做好八防，保證庫(kù)房衛(wèi)生，確保館藏檔案絕對(duì)安全。
3.抓業(yè)務(wù)、重利用，檔案效益越來越好
一是抓收集。在局機(jī)關(guān)檔案方面，完成了局機(jī)關(guān)全年度文書檔案、檔案的接收整理歸檔工作；在城建檔案方面，加大了對(duì)市政、道路等縣重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案和局重點(diǎn)股室檔案的接收力度。本年度共接收整理檔案169卷，豐富了館藏。
二是抓業(yè)務(wù)指導(dǎo)。加強(qiáng)檔案入庫(kù)前期準(zhǔn)備工作。每項(xiàng)工程辦理手續(xù)之時(shí)，要求施工、建設(shè)單位資料員到場(chǎng)并現(xiàn)場(chǎng)提出檔案入庫(kù)規(guī)范要求，提供參考樣本，免費(fèi)發(fā)放規(guī)范要求和相關(guān)制度，為保證進(jìn)館檔案質(zhì)量提供保證。
三是抓整理。嚴(yán)格按照《城建檔案整理規(guī)范》，對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行分類、整理、編目、入庫(kù)，同時(shí)對(duì)庫(kù)房的案卷進(jìn)行了科學(xué)的分類和保管，排架整齊。全年共整理檔案資料169卷，案卷整理合格率達(dá)98%，確保檔案不積壓。
四是抓利用。我檔案室在做好檔案接收管理的同時(shí)，積極開展檔案查閱利用服務(wù)。全年共接待檔案查閱約50人次，利用檔案約60卷次，提供復(fù)印資料約35張，為城市建設(shè)、工程備案、房產(chǎn)辦理、資質(zhì)年審、司法部門取證、房屋維修等方面提供了大量的憑證和依據(jù)，取得了良好的社會(huì)效益。
（三）抓廉政、重廉潔，確保檔案工作者良好形象
一是內(nèi)抓財(cái)務(wù)制度建設(shè)和落實(shí)。嚴(yán)格按照規(guī)定收取費(fèi)用，不擅自提高或減免檔案費(fèi)用，真正做到應(yīng)收盡收，需減則減、需免則免，防止任何亂收費(fèi)行為發(fā)生。財(cái)務(wù)制度堅(jiān)持一支筆審批，嚴(yán)格一支筆審批，做到了制度嚴(yán)密、程序合法、手續(xù)齊全，無違法、違規(guī)現(xiàn)象。今年共收取檔案管理費(fèi)37200元整。
二是外拒業(yè)務(wù)相對(duì)人吃請(qǐng)。我檔案室認(rèn)真落實(shí)黨風(fēng)廉政責(zé)任制落實(shí)推進(jìn)年相關(guān)制度要求，管好自身的嘴，管好自身的手，從不接受業(yè)務(wù)相對(duì)人的吃請(qǐng)，嚴(yán)守檔案入庫(kù)程序和標(biāo)準(zhǔn)，獲得了業(yè)主及施工單位的好評(píng)。
三是強(qiáng)抓廉政教育明心志。一年來，我檔案室按照落實(shí)黨風(fēng)廉政責(zé)任制，認(rèn)真抓好廉政建設(shè)工作。首先，按照市局的部署和安排，提高思想認(rèn)識(shí)，自查自糾，加強(qiáng)內(nèi)部管理，嚴(yán)格業(yè)務(wù)工作程序，規(guī)范業(yè)務(wù)人員行為，廉潔從政，樹立良好形象。其次，不斷強(qiáng)化自律意識(shí)，努力工作，勤政、廉政，認(rèn)真學(xué)習(xí)十精神，嚴(yán)格要求自己，積極做好表率作用。再次，以廉政謀工作發(fā)展，以工作促廉政建設(shè)。在工作中切實(shí)把提高人員素質(zhì)作為一項(xiàng)大事來抓，注重加強(qiáng)干部職工隊(duì)伍思想政治教育和綜合素質(zhì)的提高，日常工作管理中有章可循、有法可依。
二、存在問題
（一）聲像檔案工作有待加強(qiáng)，缺少竣工詳細(xì)圖紙和照片保存，難以對(duì)工程項(xiàng)目的建設(shè)、城區(qū)實(shí)景及舊貌。
（二）數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度有待加快，隨著形勢(shì)發(fā)展的需要，檔案需求增多，舊的檔案管理模式在實(shí)際利用過程中已存在著許多的不足。
（三）各建設(shè)、施工、監(jiān)理單位文件資料中缺少法定審批材料原件，還需一定程度上的協(xié)調(diào)。
三、今后的打算
（一）加大收集力度，不斷豐富館藏和優(yōu)化結(jié)構(gòu)
加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，加大重點(diǎn)工程檔案、市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案、數(shù)字（電子）檔案收集力度，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏。認(rèn)真落實(shí)市局有關(guān)城建檔案方面的方針、政策和法律、法規(guī)。結(jié)合本地實(shí)際，形成和建立我縣城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案，改善館藏結(jié)構(gòu)。
（二）突出重點(diǎn)，加快城建檔案信息化建設(shè)步伐
認(rèn)真實(shí)施《建設(shè)電子文件與檔案管理規(guī)范》，加強(qiáng)電子文件歸檔工作和電子檔案的規(guī)范化管理。對(duì)工程規(guī)劃?rùn)n案、重點(diǎn)工程檔案要進(jìn)行數(shù)字化處理，抓緊檔案著錄工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)現(xiàn)有管理軟件進(jìn)行更新，以適應(yīng)現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的需要，為建立數(shù)字檔案館奠定基礎(chǔ)。
（三）把住關(guān)鍵，加大城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度
重點(diǎn)抓好兩個(gè)方面的工作，一是創(chuàng)新工作方面，開展工程竣工圖紙電子化報(bào)送工作，實(shí)行嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同保管方案。二是進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)建設(shè)、施工單位資料員的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助其解決檔案工作中存在的困難和問題，引導(dǎo)其提高檔案意識(shí)，從而推動(dòng)城建檔案整體工作水平的提升。
（四）圍繞中心，努力做好城建檔案服務(wù)工作
重視城建檔案信息資源的開發(fā)利用工作，根據(jù)城建工作需要和現(xiàn)藏檔案資料，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，特別是要圍繞城建中心任務(wù)，主動(dòng)做好聲像拍攝服務(wù)等。
檔案規(guī)范執(zhí)行問題較多
重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料的整理不夠規(guī)范，施工控制過程記錄(如測(cè)量文件、原始記錄)不齊全，原材料合格證、復(fù)合報(bào)告、材料(構(gòu)件、配件）質(zhì)量保證書資料不齊全。
監(jiān)理單位對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的過程監(jiān)理與工程報(bào)檢職責(zé)不明
各種隨工檢查記錄中缺少簽字，簽章手續(xù)不全，在工程報(bào)驗(yàn)時(shí)，工程的相關(guān)資料不夠齊全、完整、準(zhǔn)確。
總包單位責(zé)任落實(shí)不到位
總包單位管理措施不具體，責(zé)任不明晰，沒有認(rèn)真履行對(duì)分包單位檔案的匯總、組織交付驗(yàn)收等合同規(guī)定；沒有及時(shí)組織有資質(zhì)的單位進(jìn)行工程總平面圖、工程管線竣工圖的編制、歸檔。工程項(xiàng)目檔案存在的問題如得不到有效解決與整治，重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案記錄的內(nèi)容就難以反映工程的真實(shí)情況，勢(shì)必會(huì)影響到工程的建設(shè)，乃至今后的投入使用、維護(hù)管理和改擴(kuò)建。因此必須加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理與規(guī)范操作，重點(diǎn)做好工程項(xiàng)目檔案歸檔工作，保證工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
加強(qiáng)工程項(xiàng)目監(jiān)控，保證工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量
(一)健全規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來監(jiān)控
近年來，國(guó)家檔案與建設(shè)行政管理部門相繼制定了《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性文件和一般性質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使工程項(xiàng)目檔案工作有章可循。具體到每個(gè)工程項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際，根據(jù)工程項(xiàng)目文件形成、積累與歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)的具體情況，針對(duì)不同部門分別提出具體標(biāo)準(zhǔn)與要求。不僅要明確歸檔范圍和要求，還要規(guī)范工程項(xiàng)目檔案材料形成的種類和質(zhì)量。如果僅僅滿足于歸檔范圍，而未對(duì)形成過程作出約束，歸檔就會(huì)成為無源之水，無本之木，工程項(xiàng)目檔案的齊全完整就成為一句空話。
由于時(shí)間緊急或場(chǎng)景特殊，工程建設(shè)者往往會(huì)忽略以下材料的收集和歸檔：
1.地基開挖后的情況記錄。驗(yàn)基要對(duì)該工程地質(zhì)情況作出簡(jiǎn)要描述，按規(guī)定該簽章的個(gè)人和單位要完善手續(xù)。
2.工程隱蔽記錄。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩蓋的重要部位應(yīng)做好隱蔽記錄。
3.質(zhì)量問題處理記錄。工程監(jiān)理單位對(duì)工程活動(dòng)中發(fā)生的質(zhì)量問題及其處理措施、實(shí)施過程、處理后的檢測(cè)結(jié)果和鑒證情況要做好詳細(xì)記錄。
4.主要建材、構(gòu)配件試驗(yàn)報(bào)告。主要建筑材料與構(gòu)件、配件，必須經(jīng)過質(zhì)量檢驗(yàn)及技術(shù)參數(shù)測(cè)定，有的是供應(yīng)廠商提供的試驗(yàn)報(bào)告，有的是承建單位委托科研機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。送檢的建材、構(gòu)配件一定要形成書面檢測(cè)報(bào)告，供應(yīng)廠商的試驗(yàn)報(bào)告也要收集齊全。
5.工程建設(shè)情況報(bào)告。單項(xiàng)工程和整個(gè)工程竣工后，應(yīng)當(dāng)撰寫一個(gè)專題總結(jié)或情況報(bào)告，將該項(xiàng)工程建設(shè)情況及其基本情況，尤其是一些檔案材料中沒有記載而十分重要的材料，在總結(jié)中應(yīng)加以說明，以備查考。
為確保這些重要檔案材料的形成，必須通過工作標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等做出強(qiáng)制性規(guī)定，并且在收集、整理檔案材料的過程中認(rèn)真加以甄別，鑒定文件材料的真?zhèn)危顾袡n案材料能夠真實(shí)準(zhǔn)確地反映建設(shè)活動(dòng)。
(二)運(yùn)用管理制度來監(jiān)控
嚴(yán)密、科學(xué)的管理制度，是確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量的保證。建設(shè)單位在招標(biāo)、投標(biāo)以及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，要特別明確工程項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任與義務(wù)?？辈?、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位要認(rèn)真收集和整理本單位所形成的工程檔案，及時(shí)向建設(shè)單位移交。工程監(jiān)理單位在對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)理的同時(shí)，還應(yīng)將工程檔案質(zhì)量納入監(jiān)理的范圍，要完成一項(xiàng)審理一項(xiàng)，使工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量得到全程控制。
(三)采取跟蹤管理來監(jiān)控
跟蹤管理是國(guó)家對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的基本要求，其主要內(nèi)涵是檔案工作要與工程建設(shè)開始同步，與工程建設(shè)同步，與工程竣工驗(yàn)收同步。實(shí)行同步跟蹤管理，便于將工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制貫穿于工程建設(shè)的全過程。
工程檔案的同步跟蹤管理要抓住以下關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并明確相應(yīng)的質(zhì)量要求：
1.文字材料登記。對(duì)進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)指揮部的所有文字材料，要有專人登記管理，注明文字材料的名稱、編制單位、時(shí)間、來文單位、簽收人簽名等，發(fā)現(xiàn)來文不符合質(zhì)量要求的要及時(shí)處置。
2.藍(lán)圖清點(diǎn)鑒定。藍(lán)圖需要逐套清點(diǎn)、鑒定，發(fā)現(xiàn)問題，如有缺圖、漏項(xiàng)或不清晰、份數(shù)不夠的，及時(shí)向設(shè)計(jì)部門索取，確保每套圖紙的完整、準(zhǔn)確。
3.變更設(shè)計(jì)歸類。對(duì)設(shè)計(jì)修改、補(bǔ)充的變更通知單一定要按不同的專業(yè)逐份進(jìn)行分類登記。可將設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件按其產(chǎn)生的來源分為三大類，即設(shè)計(jì)方編制的設(shè)計(jì)變更通知單，施工方申報(bào)經(jīng)設(shè)計(jì)部門確認(rèn)生效的業(yè)務(wù)聯(lián)系單、技術(shù)核定單以及建設(shè)方產(chǎn)生經(jīng)各方確認(rèn)的有效圖紙的會(huì)審、工程會(huì)議紀(jì)要等。這三大類文件一般經(jīng)過設(shè)計(jì)方簽章后即視為生效文件，一定要保證手續(xù)完備有效。
4.設(shè)備開箱技術(shù)文件收集。檔案人員必須參加重要設(shè)備的開箱，詳細(xì)填寫好“設(shè)備開箱資料驗(yàn)收記錄表”，作為竣工交付驗(yàn)收檔案的憑證。若發(fā)現(xiàn)開箱資料不齊全、不配套，要及時(shí)反映，向廠家、商家索取，索賠技術(shù)文件。
5.聲像、光(磁)盤歸檔。由于形成這些載體的渠道較多，經(jīng)手人員復(fù)雜，稍微疏忽就容易造成檔案散失。因此，檔案一經(jīng)形成就要立即收集、鑒定，妥善保管。
6.竣工圖編制質(zhì)量。目前，竣工圖的編制主要是以施工圖為基礎(chǔ)，通過將施工過程中的有效變更依據(jù)性文件在施工圖上予以充分、準(zhǔn)確地反映和標(biāo)記后形成的，保證了設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件在數(shù)量上的全面性與內(nèi)容上的準(zhǔn)確性，同時(shí)保證了竣工圖的編制質(zhì)量。這些設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件既是施工變更的依據(jù)，也是編制竣工圖的依據(jù)。
實(shí)施工程項(xiàng)目檔案管理“三同步”，保證工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量
在工程項(xiàng)目檔案管理工作中，必須做到“三同步”，即制定工程項(xiàng)目檔案收集計(jì)劃與工程立項(xiàng)同步，工程檔案收集與工程設(shè)計(jì)、施工同步，工程檔案驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收同步。
(一)制定工程項(xiàng)目檔案收集計(jì)劃與工程立項(xiàng)同步這是做好檔案收集工作，保證工程項(xiàng)目檔案完整、齊全的重要環(huán)節(jié)。工程檔案包括從工程立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收期間產(chǎn)生的檔案材料，貫穿于工程建設(shè)的始終，從另一個(gè)角度來看，它又分別產(chǎn)生于建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位和施工單位，而對(duì)大的項(xiàng)目來說，設(shè)計(jì)單位和施工單位往往還不止一個(gè)。因此，工程項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案情況相當(dāng)復(fù)雜，如果沒有一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃，要想最終保證檔案的完整齊全是不可能的。因此，作為一個(gè)工程項(xiàng)目的所有者，同時(shí)也是工程項(xiàng)目檔案收集工作的總責(zé)任人——建設(shè)單位，必須在工程立項(xiàng)時(shí)就制定一個(gè)詳細(xì)的收集計(jì)劃，包括該項(xiàng)工程可能產(chǎn)生哪些檔案，分別產(chǎn)生于哪些部門，如何收集，以及質(zhì)量要求等；同時(shí)還應(yīng)明確專職或兼職檔案人員的職責(zé)。
(二)工程項(xiàng)目檔案收集與工程設(shè)計(jì)、施工同步這一階段是工程建設(shè)的主要階段，工程項(xiàng)目檔案也主要產(chǎn)生于這一階段。檔案管理人員對(duì)于設(shè)計(jì)、施工過程中產(chǎn)生的工程項(xiàng)目檔案，應(yīng)做到隨時(shí)收集，對(duì)較大的工程，還要對(duì)分階段收集來的檔案及時(shí)進(jìn)行整理以防止散失遺漏；同時(shí)還要對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督，防止弄虛作假，從而保證檔案的完整準(zhǔn)確，確保其質(zhì)量。
(三)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收同步以往，有關(guān)部門對(duì)這一環(huán)節(jié)最為重視，認(rèn)為這是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把好這個(gè)關(guān)口，就能保證檔案的完整、齊全并確保其質(zhì)量。但事實(shí)上這樣做其實(shí)是本末倒置，因?yàn)檎缤こ藤|(zhì)量在工程設(shè)計(jì)、施工階段就已經(jīng)確定了，竣工驗(yàn)收只是“驗(yàn)收”而已一樣，工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，也是在產(chǎn)生的時(shí)候就已確定了，這時(shí)再抓，顯然是馬后炮。
當(dāng)然，也不能否認(rèn)對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收的重要性。對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收是將各階段、各部門產(chǎn)生的工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行匯總，并按照有關(guān)規(guī)定，盡快歸檔或報(bào)送有關(guān)部門，以防止散失在無關(guān)單位和個(gè)人手中，造成“人去檔空，不知所終”的結(jié)局?？傊?，工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)行“三同步”有利于杜絕虛假檔案，有利于檔案行政管理部門職能的發(fā)揮，有利于工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量的提高，是確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量行之有效的方法。
加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的措施
(一)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)單位要根據(jù)檔案法律、法規(guī)的要求，進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將項(xiàng)目檔案管理納入部門職責(zé)和崗位責(zé)任制，與考核掛鉤。建立以檔案部門為核心，項(xiàng)目各參建部門共同配合的工程項(xiàng)目檔案工作管理體系，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作齊抓共管，確保工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。
(二)強(qiáng)化全程受控，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作的計(jì)劃管理將工程項(xiàng)目檔案管理列入工程項(xiàng)目實(shí)施網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃中，實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)階段就制定歸檔計(jì)劃，確定工程項(xiàng)目檔案直接負(fù)責(zé)人，實(shí)行節(jié)點(diǎn)和全程控制，保證工程項(xiàng)目檔案管理工作與各項(xiàng)工作緊密結(jié)合，從而促使工程項(xiàng)目檔案的收集、積累與工程項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度同步進(jìn)行，使工程項(xiàng)目檔案文件材料全程受控。
(三)強(qiáng)化合同管理，提高工程項(xiàng)目檔案管理的法律約束力將工程項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)要求納入合同管理，在工程項(xiàng)目委托招標(biāo)與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建各方簽訂合同、協(xié)議時(shí)，設(shè)立專門條款，明確對(duì)工程項(xiàng)目文件的編制責(zé)任、份(套)數(shù)、質(zhì)量、交付時(shí)間、違約罰則等內(nèi)容的規(guī)定；也可將有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的內(nèi)容作為合同附件，實(shí)行檔案交付情況與結(jié)算掛鉤。
(四)完善工程項(xiàng)目檔案管理制度與業(yè)務(wù)操作規(guī)范完善工程項(xiàng)目文件管理程序和工程項(xiàng)目檔案管理制度，做到程序化、成體系、覆蓋全，職責(zé)要明確，要求要具體，控制和考核測(cè)試要有力度。根據(jù)工程項(xiàng)目具體特點(diǎn)，制定針對(duì)性、操作性強(qiáng)的歸檔范圍、歸檔要求和整理編目規(guī)范。在工程項(xiàng)目實(shí)施的全過程中，加強(qiáng)電子、聲像檔案管理，并按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)整理歸檔。
