時間：2023-06-26 16:24:25
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程檔案管理方法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.
Keywords: municipal engineering; File; methods
中圖分類號： TU99文獻標識碼： A 文章編號：
市政工程檔案的分類
市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業規章、法律法規、圖書資料、基建文件、監理文件、施工文件、設計文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中規定的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標文件、預算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄(培訓記錄、工作總結、工作計劃、會議紀要、工作聯系單，合同臺帳，收發文本、采購計劃)也分為外來和自制兩類。
二、檔案管理的方法
(一)管理體制改革的分析
要定期對相關的檔案管理制度和法規進行研究學習，及時制定一批既符合市政工程檔案上作自身發展規律，又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經驗的檔案法規規章。2001年，國家檔案局為適應建設項目的改革開始制定《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案驗收規范》兩個文件，為進一步做好項目檔案工作創造了良好的環境，提供了及時服務，也為我們應對工程建設體制改革如何提高檔案提供了參考依據，我們可根據其要求，及時學習和宣傳，并結合工程建設實踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點建設工程檔案工作的規章制度，依法管好重點建設項目的檔案。
(二)重視工程檔案管理工作
工程建設中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業資料分散于l工程技術科、試驗室、合同管理等部門。工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施_工單位或監理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間；四是工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時間；二是耗費大量人力、物力、財務；三是為項目檔案管理帶來較大難度；另外，對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設管理中，應該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。
(三)制定出工程檔案管理辦法
1．檔案管理前的控制
為了讓管理工作順利的開展，須對各種文件和記錄有效控制，充分發揮檔案資料在各個工作環節中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項。
2．檔案管理中的控制
在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強對檔案管理的事中控制。所謂實行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案(如行業規章、法律法規、圖書資料、公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、合同、基建文件、項目施工與竣工圖)采用專門管理，對于部門性或專業性較強的檔案(如培訓記錄、部門工作計劃、各種工作底稿、收發傳遞記錄等、監理文件、施工文件、考核記錄)實行分散至各部門(單位)進行管理，檔案管理部門定期監督、檢查與總結。為此，我們在各部門設立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎保證。
(三)加強對市政工程檔案工作信息化和網絡化建設的研究
大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程梢案中運用。現階段，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定((CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理一個發展方向。近幾年，有些公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。
(四)建立檔案檢索系統
各部門應有效利用部門的微機資源建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門(公司)的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協調工作能力；方便各部門(單位)對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料；內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成(特定)的編號。(如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更)。
(五)及時做好傳遞和變更記錄
在檔案管理的過程中，如果經常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄(如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等)，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
(六)加強市政工程檔案管理人員和有關技術人員的素質
隨著時代的變遷和建筑業的不斷發展，市政檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。在迅速發展的市場經濟中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。首先，要注重人才。社會的發展，科學技術的進步，使市政檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案[：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動市政檔案事業發展的關鍵，這些應引起各級領導的重視。
(七)定期對資料進行整理
由于資料整理比較繁雜，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。
(八) 嚴格把關市政檔案的驗收
嚴格的把關是保證市政檔案質量的重要環節，按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設周期長的丁程，應分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。
關鍵詞：新形勢；水利工程；檔案管理；創新途徑
新時期我國水利工程建設的普遍性特點是參建單位多、周期長、規模大、項目多等，大部分從開工到完工需要持續好幾年，這就大大提高了水利工程檔案管理工作的難度。另外，隨著水利工程施工質量標準的不斷提高及規范性的提升，傳統的檔案管理措施已經無法滿足新時期的管理需求，只有對傳統管理方法進行大膽創新，才能優化管理成效。因此，在新形勢下如何創新水利工程檔案管理方法，是管理人員應深入思考的問題。
一、創新檔案管理機制
創新傳統的水利工程檔案管理機制，是提高新形勢下水利工程檔案管理成效的有效保障。在實際的創新檔案管理機制的過程中，需要做好以下幾點。
（一）堅持分級管理與統一領導原則
水利工程各個參建企業應安排分管領導直接負責檔案管理工作，構建完善的責任制度。同一級的水利部門應對行政部門中的水利相關檔案進行管理，還應對項目的參建單位、監理單位、施工單位、設計單位的檔案進行管理。逐漸健全水利工程檔案行政主管機構以領導為主體、其他各方積極參與的水利工程檔案管理工作機制，以保證密切配合、各盡其職、明確分工，從而全面激發與彰顯檔案管理人員的才能，為水利工程檔案管理工作負起責任、承擔義務。
（二）水利工程建設企業應全面落實法規制度
水利工程建設企業應全面落實《水利檔案工作規定》《檔案法》等法規制度，結合工程具體特點，依據自身條件，構建出一套完善的檔案保密、查詢借閱、歸檔保管的崗位責任制，使檔案管理工作者都能明確自身的義務與職責，把檔案管理效果當成考核個人工作情況的主要依據，并依據考核結果實施恰當的獎勵與懲罰，從而提高檔案管理人員的責任感，激發他們的工作熱情。
二、完善檔案資源體系
健全的檔案管理體系是新時期水利工程檔案管理工作順利開展的基礎與前提，因此水利工程管理部門應充分重視檔案管理工作，并采取措施大膽創新檔案管理體系，從而為管理效果的提高做好準備。水利工程管理部門在創新檔案管理體系的過程中，應做好以下幾點。
（一）提高收集與整理檔案資料的力度
各級水利機構應將水利工程檔案管理及其他工作提高到同等地位進行統一設計、規劃與落實，成立分級的專項管理小組，以保證檔案工作與工程建設活動同步開展，盡可能將搜集資料的范圍等同于工程施工范圍。縣級及其以上的水利部門檔案管理機構應加大對各種檔案收集與整理工作的指導與監督，尤其是對重點水利項目，應全面做好各種工程資料的收集與整理工作。
（二）健全歸檔制度
各個地區的水利工程建設企業的檔案工作者應認真履行管理義務，結合《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》，構建完善的水利工程資料文件歸檔制度。只要是歸檔的材料文件，不管是錄像、錄音、視頻還是電子文件，在竣工驗收過程中都應及時移交給水利部門或項目辦，所有人和部門不得拒絕歸檔或據為己有。針對丟失或損毀檔案的，應及時補救并嚴肅處理相關責任人。
三、優化檔案利用體系
水利工程開展檔案管理工作的主要目的是有效利用檔案資料，以促進水利事業的快速、健康發展。這就需要水利部門努力構建出便捷的利用水利檔案的體系，以顯著提高水利工程檔案的利用率與便捷性。在實際優化水利檔案利用體系的過程中，應做好以下幾點。
（一）提高檔案資料的數字化程度
各級水利機構應將建設數字檔案室納入信息化建設規劃中，努力從財力、物力與人力方面統籌安排，以逐漸提高水利工程檔案信息存數的網絡化與數字化，各個部門的檔案管理人員應努力提高工程資料的數字化程度，為檔案資料使用人員提供方便。另外，應提高數字化水利工程檔案資料的保密性，以有效預防盜竊遺失、網絡泄密等問題的出現。
（二）推動檔子信息的網絡共享程度
縣以上級別的水利機構應借助現有的信息傳輸平臺與網絡，努力提高檔案信息的共享程度，構建地區或地方水利工程檔案系統，激勵檔案室將可公開的信息、檔案上傳到網絡上，使檔案使用者可遠程使用。另外，上級水利機構可搭建出和下級對接的檔案資源平臺，以提高資源的共享程度，逐漸將各個地區、各種級別的水利工程檔案信息整合在一起，形成水利工程信息利用體系，以便于水利工程信息需求人士的利用。總之，在新形勢下，水利工程管理部門應依據新時期的新特點與新情況有針對性地創新水利工程檔案管理方法與措施，逐漸提高檔案工作的先進性、完整性與高效性，最終為水利工程檔案信息使用價值的提升奠定基礎。
參考文獻：
[1]張蘊倩，曹瑛，胡繼成，等.新形勢下創新水利工程檔案管理的途徑[J].江蘇水利，2016（1）：69-72.
[2]夏宇，陳璠.新形勢下水利工程檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2015（2）：81.
關鍵詞：高校；基建檔案；管理
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
收錄日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學校基本建設工作的真實原始記錄，是學校檔案的重要組成部分，也是學校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐步完善管理方法具有現實意義。
一、我國高校基建檔案管理現狀
1、檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導致高校的基建部門以及主管領導對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規范的現象較普遍。
2、制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多高校沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現在經費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設備和經費支持，但學校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設施和設備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
3、歸檔的基建檔案質量不高。從已歸檔的材料中發現，基建檔案的材料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應的電子文件。還有的學校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理。
4、檔案載體不豐富。按規定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應的材料，給學校造成不可彌補的損失。
二、加強高校基建檔案科學化管理的對策
1、加強基建檔案工作領導。國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”可見，檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工作，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。
2、提高檔案人員素質。搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度。基建管理部門作為基建檔案的產生和使用部門，檔案人員更應當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平及檔案管理能力。
3、完善基建檔案管理制度。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化的前提。高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進行約束和指導。工程建設項目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步；堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導到位；指定項目專職檔案人員到位；落實項目施工、安裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位。
4、做好基建檔案工作“三同步”管理。“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求，其內涵主要包括：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。在制定本單位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時，應建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項工作，以及竣工驗收應提供的檔案資料，以及資料套數，從而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使基建檔案進入正常化管理。
5、實現檔案工作網絡化管理。隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使用，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服務。目前，高校基本建設檔案的管理工作，已經進入從經驗管理向先進科學技術管理階段，傳統的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網絡整體建設，實現檔案工作網絡化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應現代化管理需要。
主要參考文獻：
[1]陳傳華，劉學應.對高校基建檔案管理的認識[J].科技情報開發與經濟，2005.10.
建設工程檔案是指建設工程的立項審批、可行性驗收、項目評估、論證、勘測、設計、施工、調試、竣工驗收及改擴建等工作中形成的應當保存的各種文字、圖紙、圖標、數據、聲像等不同形式和載體的記錄。隨著工程建設規模的逐年擴大，提高和監督工程質量的手段、措施不斷完善，建設工程檔案管理主要體現在以下幾個方面:
1．建筑工程檔案具有單一獨立性、真實性、適用性等特點。檔案隨著工程建設同步完成的，反映了一個獨立建筑本身的整體性;檔案形成后需要工程質量監督單位進行竣工驗收，這就需要保證這些資料與工程實體一致;讓檔案考核工程建設、檢查工作建設，讓建筑工程檔案作為建筑的永久原始記錄。
2．建設工程檔案是建設工程質量的反映。工程檔案是建設活動的直接產物，全面的反映了工程建設的全過程，對建筑實體具有質量責任監督作用，一旦建筑工程質量出現問題，可以從工程項目資料查找原因。
3．檔案質量管理與工程管理相統一。施工單位從工程管理出發，建立健全建設工程檔案管理質量標準，隨著建筑工程的進行，資料收集工作也在進行。防止施工單位在建設初期不注重文件材料收集，到工程完工后，資料收集倉促，簽字、蓋章手續不全，影響了建設單位竣工備案和交付使用。
二、建筑工程檔案的歸檔范圍
1．綜合性文件資料。為了確保建筑工程檔案收集的全面、準確，必須首先了解檔案管理相關的法律法規，了解檔案資料中應收集的文件。在施工前，必須具有上級批準進行施工的文件，還有計劃任務書;地質勘查單位提供的地質、水文、氣象、地震等勘查文件;相關政府部門對工程開工的審批文件;工程施工、監理中標文件及有關合同等綜合性文件資料。
2．土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。在施工現場，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項文件資料。如開工竣工報告，圖紙會審、變更、技術交底等材料，項目施工組織設計，監理規劃，工程會議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質量檢驗證明文件和試驗文件;混凝土、砂漿配合比及試驗報告;隱蔽工程驗收記錄，沉降、位移、變形等觀測記錄等。要保證資料收集工作與施工進度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無簽字和蓋章等問題出現。
3．竣工圖。建筑工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結構工程竣工圖、給排水工程竣工圖、空調通風工程竣工圖等。
三、建筑工程檔案存在的問題及管理措施
1．存在的問題。
(1)忽視對檔案資料的使用。檔案管理部門忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當建筑出現質量問題后，很少利用工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。
(2)忽視了檔案資料對相似工程的作用。對待相似工程，管理者沒有充分發揮檔案資料的參考作用。
(3)檔案編制人員專業技能欠缺，沒有認真負責的完成工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規范，缺乏必要的真實性，不能達到檔案利用的效果。
(4)檔案管理人員對施工現場資料收集不夠重視。檔案管理人員對工作不負責任，不親臨現場了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對施工決預算有一定的影響。
(5)檔案管理人員收集資料倉促，整理、歸檔和移交過程不夠流暢，不能及時將檔案移交給檔案管理部門。
2．管理措施。
(1)建立健全檔案管理制度。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，施工單位必須根據現場施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中應該明確自己的職責，規范檔案資料的收集、整理工作，項目竣工驗收時要完成文件資料的驗收工作，建設遺留問題，保證歸檔質量。
(2)進行施工現場辦公工作。檔案管理人員必須跟著施工進度進行資料收集，在工程施工，尤其是關鍵工序和隱蔽工程施工中，必須進行現場監督，了解工程進展情況，并做好詳細記錄，使得檔案管理工作走向良性循環的軌道上來。
(3)建立檔案檢索系統。隨著計算機技術的不斷發展，檔案管理部門建立了現代化的檔案管理方法，開發了檔案檢索系統，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統的紙質檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時提高了檔案管理部門協調工作能力，方便了檔案利用效率。
(4)及時做好傳遞和變更記錄。在施工過程中，可能會遇到設計不合理，無法進行施工而必須進行變更的情況，這就需要檔案管理人員及時進行處理，保證檔案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的變化情況，才能防止這些資料的丟失和損毀。
(5)提高檔案管理人員的素質。增強檔案管理人員的素質，嚴格履行職責。加強對檔案管理人員和有關技術人員的培訓，讓他們了解檔案收集和管理過程中會形成那些類型的文件，哪些是屬于有保存價值的檔案，使得檔案管理人員有理論、懂技術、會管理、業務精，從而提高檔案管理隊伍的管理服務水平，采用科學的管理方法，更好的服務于建設工程檔案管理工作，同時檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律法規的內容和主管部門的有關規定，在工作中靈活運用，提高檔案管理工作的水平。
(6)嚴格把好竣工驗收質量關。嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。竣工驗收時，建設單位應該按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。檔案驗收的重點是檢查項目前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，必須將工程竣工驗收與檔案驗收同步，保證建筑工程檔案符合移交要求。
隨著水利行業安全生產標準化建設工作的持續開展，安全生產檔案在安全生產工作中的重要性也日益凸顯，逐漸引起了人們的重視。然而，水利工程管理單位的安全生產檔案管理工作還未走向成熟和平衡，有些單位安全生產檔案的管理很不規范，未按要求設置單獨的檔案庫房或檔案專柜，管理人員往往認為只要把檔案材料收集起來，集中放進檔案盒中保管，丟不了就可以了，沒有進行規范的分類、整理和存放。這樣以來，無論是在檔案的利用、還是在檔案的保管保護方面都存在著一定的問題，所以建立健全安全生產檔案的收集、整理、歸檔、保管制度是很有必要的。
1 水利工程管理單位安全生產檔案的作用
1.安全生產檔案是水利工程管理單位安全管理的基礎
水利工程管理單位的安全生產檔案詳實記錄了本單位安全生產制度建設、安全文化建設;人員的管理、培訓;所轄水利工程的運行、監測、維修、安全養護等方面最基礎、最原始的資料，是水利工程管理單位開展安全生產工作、落實安全生產主體責任的基礎。
2安全生產檔案是分析事故原因的原始資料
事故的發生雖然有突發性和特點，但大部分事故與當事人思想麻痹和工作疏忽有關。對每次事故發生時間和導致事故發生的原因做出詳細的調查和完整的紀錄，就有可能將他們和其他檔案資料綜合在一起，找出事故發生的共性原因，發現隱藏在事故背后一些規律性的東西。這樣做可以抓住安全工作的關鍵點，著重做好事故多發時間和多發部位的防范工作，使安全生產工作更有針對性，起到事半功倍的效果。
3.安全生產檔案是職能部門安全監管監察的重要手段
安全生產檔案，便于檢查人員查閱安全生產資料，有重點地勘察水利工程現場，有效地了解和掌握水利工程管理單位在自身管理過程中全員、全過程、全方位安全管理的狀況，從而有事實、有依據、有針對性地監督指導水利安全生產管理工作。
2 水利工程管理單位安全生產檔案的主要內容
水利工程管理單位安全生產檔案的內容主要有以下幾個方面
1.本單位安全生產組織機構、安全生產規章制度
安全生產組織機構成立和職責分工情況;本單位制定的安全生產規章制度(包括安全生產責任制度、安全生產管理制度、安全操作規程、危險源管理制度等)。
2.安全生產工作文件
包括國家和各級政府所頒發的有關安全生產的法律、法規和條例;上級下發關于安全生產工作的文件及本單位貫徹執行的文件;單位擬定的安全生產管理目標與工作計劃、執行情況及年度總結;本單位第一責任人和直接責任人主持會議的記錄;單位討論重大問題的會議紀要;安全生產例會制度執行情況。
3.安全生產經費投入材料
安全生產措施費落實情況(安全隱患項目的整改、安全防護、消防器材購置等情況;勞動保護用品購置及使用情況;管理人員及從業人員安全生產培訓等費用情況;安全生產經費的實施情況(包括經費計劃安排、使用臺賬等材料)。
3.安全生產責任書、考核及獎懲材料
本單位與安全生產責任人簽訂的責任書;對安全生產責任人年度考核材料;對安全生產先進單位和個人表彰獎勵;對違反安全生產責任人的處罰材料。
4.安全生產檢查材料
本單位安全生產(包括現場安全設施設備、勞動保護用品發放、危險品管理、安全操作、安全保衛及防范、安全防火等)檢查記錄;本單位第一責任人和直接責任人檢查安全生產工作記錄;建立事故隱患臺賬，組織開展安全隱患排查治理、督促落實隱患整改、報送隱患排查治理情況;重大危險源登記建檔、治理情況。
5.安全生產學習教育培訓材料
組織安全生產學習、會議的情況(包括學習、會議的內容、參加人員、記錄、照片等);本單位制定的安全教育培訓計劃，開展安全生產方面的宣傳、教育及培訓評估改進情況;在職職工參加安全生產知識的培訓，及對特種作業人員、新參加工作人員上崗前培訓、三級教育情況。
6.應急機構、預案及演練材料
應急組織機構和應急隊伍建設情況;制定完善安全事故應急預案、加強演練情況(包括生產安全事故應急預案、防洪度汛預案及演練情況等)。
3 加強水利工程管理單位安全生產檔案管理工作的方法
1.加強對安全生產檔案管理工作的領導
水利工程管理單位的各級領導，要把安全生產檔案管理工作作為檔案事業的重要組成部分和單位建設的重要內容來抓。要切實加強對安全生產檔案管理工作的領導，把單位的安全生產檔案管理納入單位工作計劃，與其他各項工作同步安排，同步部署。
2.規范安全生產檔案管理工作，完善安全生產制度
制度建設是規范安全生產檔案管理工作的根本保證。水利工程管理單位要結合水利實際，逐步建立、健全安全生產檔案的收集、鑒別、歸檔及保管保護等制度，明確檔案人員的職責，并將檔案管理和工作人員崗位責任制落實情況納入考核內容，做到職責明確，規范管理。安全生產檔案管理，往往涉及到單位各個部門，需要各部門協調解決。因此各部門要齊抓共管，密切聯合，建立起科學系統的檔案管理網絡。安全生產檔案管理工作者還要深入到可能產生安全生產檔案的各單位，了解和掌握實際情況，為收集整理工作打下堅實基礎。
3.加強隊伍建設，提高管理人員素質
檔案管理工作水平的高低，人是決定因素。安全生產檔案管理人員應熟悉檔案專業理論知識，熟悉安全生產管理業務，忠于職守，遵守紀律，具有履行職責必需的文化知識和專業技能。要定期接受相應培訓，不斷學習檔案管理的新知識和新技術，以適應檔案管理科學化進程的需要。此外，檔案管理工作連續性強，檔案管理人員要較長時間才能逐漸適應。因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須保持檔案管理人員隊伍的穩定。
4.實現安全生產檔案的科學化、現代化管理
安全生產檔案管理部門應根據本單位實際情況，對歸檔文件進行科學系統地分類、排列、編目和保管，采用先進技術和管理方法，推動文檔一體化進程，實現檔案管理現代化。
檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，決定了檔案管理方法要不斷改革。只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。
為加強水利安全生產檔案管理工作，充分發揮檔案在安全生產工作中的作用，水利工程管理單位應根據國家檔案法規和有關規定要求，建立、健全水利安全生產檔案管理體系，履行檔案工作中的責任和義務，確保水利安全生產檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。
一、檔案管理的現代化含義及流程
（一）檔案管理的現代化是以現代管理科學為指導，應用現代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化，定量化，信息化，智力化。
（二）檔案現代化管理系統的工作流程如下：1、檔案數據的收集，2、檔案數據的前處理；3、檔案數據的錄入；4、檔案數據的存儲管理；5、檔案數據的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。
二、檔案管理的現代化要求
（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。
（二）檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。
（三）檔案管理的現代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。
三、加快數據準備，促進檔案現代化管理邁向新臺階
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
（二）分清?p重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
【關鍵詞】供電企業；檔案管理；電子檔案
引言
檔案管理是供電企業管理的重要組成部分，它直接關系到供電企業在市場競爭中贏得主動。供電部門加快建立和完善供電企業檔案管理，使其更加適應社會主義市場經濟的管理系統，以確保供電企業和經濟的快速發展。尤其是隨著供電企業的高速發展，新上工程項目也急速增加，致使檔案管理在工作中出現一系列問題。所以，傳統的檔案管理方式難以滿足供電企業快速發展的需要，針對于此種情況更應該實現供電企業檔案管理的現代化。
一、檔案工作者要深刻認識檔案現代化管理的重要意義
檔案現代化管理是在檔案組織結構管理科學化的基礎上，應用現代科學技術，特別是以電子計算機為核心的信息處理技術，實現檔案管理方法和管理手段的現代化。
檔案現代化管理是建設現代企業的基本要求，是檔案管理適應現代信息技術發展的必然選擇，是檔案事業實現健康持續發展的必由之路。現代科學技術特別是數字化技術、網絡技術的利用，使檔案的管理從傳統紙質載體向數字化文件存儲、查閱轉變。實現檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化，有利于進一步拓寬管理思路，改進工作方法，加強管理力度，提高工作效率，更好地為企業各項工作服務。
二、檔案工作現代化管理的目標及任務
檔案工作現代化管理的目標：實現檔案管理方法和管理手段的現代化，完成檔案工作向管理實體檔案和檔案信息為主的轉化，實施和完善文檔一體化管理，構建公司檔案信息網絡，實現檔案信息資源的共享。力爭在公司系統形成一個管理科學、功能齊全、服務優質、具有同行業先進水平的檔案現代化管理網絡。檔案工作現代化管理的主要任務：以檔案信息化建設為重點，采取有效措施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，擴大信息采集范圍，推動紙質檔案數字化工作，建立檔案信息化標準體系，加快檔案人才隊伍建設，提高檔案人員的素質，全面推動檔案管理現代化。
三、供電企業檔案工作要實行現代化管理
近幾年以來，隨著網絡信息技術的發展和普及，供電企業檔案的管理由原來的書寫形式均轉化為用計算機進行操作，在計算機中安裝特定的軟件，以便于檔案的儲存和查找。除此之外，為了滿足供電企業日益發展的需要，必須提高檔案管理的現代化水平，實現檔案管理的數字化及信息化，其主要包括以下幾方面的內容：
（1）按照國家標準，實現檔案的標準化、規范化管理。建立一套科學合理的項目檔案管理制度，對文件材料的形成、收集、分類、整理、組卷等提出具體要求，進行規范統一的管理檔案。
（2）運用現代化管理方法，實現檔案管理的科學化、高效化和系統化。將文書工作以及檔案工作實行整體化、協調化的統一管理。
（3）將檔案管理工作快速信息化。只有實現了檔案管理工作的信息化才能稱之為檔案管理的現代化。采用高新技術例如影像、掃描等方法將大量文字信息資料快速集中于較小的載體之中（即將大量聲像、文字資料存儲到軟盤、光盤及硬盤上），新技術與舊式的管理相比小巧輕便，減少了存儲所需的空間，占地面積少，查詢快速便捷、清晰準確，既省時、省力、節省資源又利于保存。如筆者所在單位已使用OAK辦公自動化系統，實現了文檔一體化管理，利用辦公自動化系統檔案管理模塊，推行文件收集、登陸、移交、歸檔、統計、借閱網上“一條龍”服務工作，目前應用情況良好。
四、供電企業檔案管理現代化對檔案管理者的要求
根據檔案管理的特點和性質也決定了檔案管理人員應該具備較高的職業素質和文化水平，尤其是要實現檔案管理的現代化，更需要高素質的管理人才和團隊。隨著科學技術的不斷進步，要使企業檔案管理工作與企業的建設共同發展，在檔案管理工作中就必須建立科學的檔案管理體系，而科學體系的建立與否是由專業的管理人才所決定的，所以在企業檔案管理部門中高素質的管理人才尤為重要，因為他們是信息庫的建設者，是信息資源與需要者之間的橋梁和紐帶。對于高素質的企業檔案管理人員必須具有高尚的職業道德，要有較高的科學文化素質和系統的檔案基礎理論以及適應市場經濟競爭的基本素質。作為一名供電企業檔案管理工作者，為滿足檔案管理現代化發展的需要應著重注意以下幾個方面：
（1）對檔案管理工作提高認識，加強企業檔案管理人員的事業心和責任感。在有些企業中，檔案管理工作之所以很難推進原因就在于部分領導或管理者對檔案管理工作認識不到位，認為檔案管理就是把企業的情況記錄下來，沒有什么含金量或不能給企業帶來效益，所以在工作中應付上級的領導，以致于實際檔案管理工作一片混亂。對于檔案管理工作的目的就是更好的協助企業，促進企業的發展和進步，所以在某種意義上來說檔案的管理具有服務性，故檔案管理人員在工作中要提高服務意識和服務質量，在工作中要注意社交，溝通及協調能力的培養，以便更好的與檔案用戶交流。
（2）要注意自身業務水平的發展及提高，在實現檔案管理標準化、規范化的基礎上，積極開發檔案信息資源，為供電企業生產和發展提供高效的服務。努力學習現代檔案管理知識，運用現代技術手段和管理體系對企業檔案進行管理。21世紀也就是知識經濟的時代，在人們的學習和研究中，管理體系也在不斷更新，它既給供電企業檔案工作帶來了發展機遇，也對供電企業檔案工作提出了嚴峻挑戰。供電企業檔案工作人員在工作中要不斷的進行自我提升，自我充電，不僅要跟上社會的發展進程，還要站在時代的前沿，成為具有知識技能的管理者。
（3）加強對自身知識結構的完善，在工作管理中努力提高創新意識，力求成為復合型的高級人才。在對知識的學習中不僅包括檔案專業的管理知識，還應該包括較強的法律意識和運用法律的能力，對于現代化的辦公手段也應該是能熟練的掌握并應用且在工作中除了不斷的積累經驗外，還應對工作的管理方法進行創新。所以檔案管理者在工作中要在原有的工作程序的基礎上，利用科學的管理方法和手段，對檔案管理工作進行創新，對于工作人員要有堅忍不拔、不怕困難的精神狀態，要積極的解決工作中出現的問題，創造性地開展新的檔案管理工作。
五、結束語
總之，供電企業檔案管理工作具有較強的挑戰性。檔案管理實現網絡化、現代化是社會發展的必然趨勢，也能更好的適應企業的建設與發展，因此檔案管理要緊密結合供電企業發展的需要與時俱進，開拓創新，主動掌握時代節拍。雖然檔案管理的現代化是一個長期的過程，需要在實際工作中不停的摸索與探討，但我們只要在工作中抓住機遇，加強學習，沖破原有的管理觀念和方法，不斷改革創新，才可能形成一套科學的檔案管理體系，對于供電企業檔案的管理工作的現代化和科學化作出應有的貢獻。
參考文獻
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關鍵字：信息時代；醫院檔案管理；改革；創新舉措
我國醫療衛生的改革、服務延伸對醫院提出了更高的要求，但是現在大多數的醫院的檔案管理的意識還是非常淡薄的，并且醫院的管理的硬件環境和軟件的設施都相對落后；醫院的現代化的管理手段更換不及時，這都對提升醫院檔案管理的提升設置了障礙。針對醫院檔案管理出現的問題，我們應該逐步加強管理意識，并且加強醫院設施的建設，延伸檔案管理的服務，更好的促進醫院的發展。
1 更新管理概念
1.1 醫院領導的觀念的更新
樹立正確的管理理念對充分利用現有醫院的資源，并且協調好醫院的信息化都有著很好的指導的意義。醫院檔案在面臨著信息技術的滲透應用和電子檔案的逐步應用，醫院的管理者的思想也受著前所未有的挑戰。作為管理者要及時的學習現代的理念，打破原有的傳統的檔案管理的觀念，做好迎接挑戰的準備，并且根據自己的醫院實際情況進行創新，逐步的引進現代化的管理設施和管理理念，提升醫院的現代化的管理水平。
1.2 工作者的觀念的更新
作為醫院檔案工作的管理或者操作人員都要立足本醫院的具體實際，不斷的學習先進的檔案管理方法，提升自身的業務水平，并且針對醫院的檔案的管理工作，工作人員要對已有的資源進行儲存、加工，并且做好檔案的傳遞或者交接的工作，以確保檔案的管理工作是緊密聯系的。另外，隨著管理經驗的多年的實踐，我們要在工作中創新管理方法，更好、更快的完成管理工作，并且在實踐中逐步檢驗和完善、提高檔案管理的技能和意識。
2 醫院檔案環境建設
2.1 提升檔案管理的硬件設施
醫院如果想提升檔案的管理的水平，就要做出一定的改革。之前的傳統的手工管理檔案的方法已經不能適應現代醫院建設和發展的需要。此時，我們必須對醫院的硬件的設施進行更新，硬件設施的落后，軟件設施也不容易進行。更新了基礎的設施，進行了自動化的辦公和電子化的檔案管理有助于提高工作人員的工作效率和工作質量。購置硬件設施時，要講究直接的配合。另外還要考慮到檔案的重要性對醫院來說是非常重要的，我們還要做好檔案的保護工作，安裝先進的監管設備，安全防火或者防水措施，提升了硬件設施，才能開展后續的工作。
2.2 加強醫院檔案管理隊伍建設
目前醫院的檔案管理工作多處于被動應付的狀態。很多從事于檔案管理的工作人員都是兼職工作，因此多為檔案管理工作的非專業人員（有相當一部分是從其他的護理或行政等部門派遣過來的臨時人員），缺少必要的足夠的時間以及熱情來完成分內工作。這就造成了很多檔案管理人員的文化水平或專業理論素質的參差差異，出現了一系列的影響檔案工作質量和效率的問題，主要包括從業人員沒有經過系統的專業技能訓練，缺少應具備的基本理論知識，專業知識不扎實，知識面有待于進一步拓寬。在醫院本身來說，忽視了對檔案管理人員的培養和再教育，使得這些專業崗位長期停留在較低層面，缺少思想觀念和管理水平的發展創新，落后于時代。這些都造成了醫院檔案管理工作的低效率、低水平狀態。因此，在提供了硬件設施之后，我們還要在檔案工作人員中開展計算機培訓，以掌握檔案計算機管理運用技術，提高檔案現代化管理水平。
3 檔案管理系統的開發
我們進行醫院檔案管理系統的開發的最終的目的就是促進醫院工作的順利的開展，進行檔案管理時我們要以醫院的工作為中心，針對醫院舉行的大型的公共衛生活動，我們除了做好工作的記錄，還要拓展多種形式，做好檔案的搜集和管理工作，針對醫院的大型的義診或者是學術交流會議，豐富和充足的檔案資源為后續發展提供了基礎和詳實的資料。
醫院檔案科學化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、科學化、制度化、現代化的高標準系統工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現代化形勢，迫使檔案工作人員要采用系統工程、網絡技術目標管理等科學的管理方法。計算機是現代化管理手段必不可少的工具。用計算機管理醫院檔案方便利用者及時查找、利用和閱讀，節省人力、物力和財力，提高工作效率。因此利用計算機這一先進的記錄信息工具，我們可以為更多的人提供在線資源，這就擴大了服務的范圍，真正的實現醫院的資源共享，并且還可以通過建立局域網進行醫院資源的安全、快速的傳輸，將檔案和醫院的信息、書籍和治療的信息聯系在一起，為醫院和檔案的管理都提供了嶄新的平臺，發展的空間更大。
4 檔案管理工作的創新性延伸
4.1 對檔案信息進行深層次加工
隨著人們需求的日益增加和社會對信息要求度的提高，僅僅對檔案進行整理、保存已經不能滿足現代社會發展的需要。醫院的管理人員需要針對不同的人群進行檔案的深層次加工，充分利用醫院已有的資源，對檔案進行歸納總結和整理，并且通過網絡這個現代化的手段更好的為查詢者提供更加詳實、完備持續更新發展的檔案信息資源。
4.2 提供檔案的咨詢服務
當我們的檔案管理逐步做到位和完善之后，我們就要建立便民的服務中心，一是可以更好的體現檔案管理的作用，用網絡化的手段更好的為來醫院就診或者康復的人員服務，這也是檔案網絡化管理的發展的方向和趨勢。二是通過這個服務舉措，可以提升醫院的形象。
5 結語
綜上所述，我們要不斷的解放思想，逐步適應醫院現代化管理的需要；逐步提升管理人員對設備的適應能力、接受能力和操作能力，加強和提升工作人員對檔案管理的意識。另外，我們及時的根據醫院和市場發展的需要更新現有的檔案管理的設備和相應的檔案的管理的軟件，從手工逐步過渡到自動化的辦公的水平。逐步縮小與市場發展的差距，促進醫院的檔案管理工作的順利開展和效率的提升。
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一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕馭的主要參數。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。
二、加快檔案管理工作現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程，在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進。
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質教育。
加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。
計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
一、重點工程項目的工程設計檔案需要重點管理
重點工程項目一般都具有一定的保密性和知識產權在其中，然而其建設是一個動態的過程，從項目提出、設計、施工、驗收，檔案一直處于分散狀態，僅僅靠檔案管理人員是遠遠不夠的，這就需要項目的開始就要從制度上、驗收環節上、經濟手段上進行制約，對項目建設過程中各個階段及各部門所行成的工程檔案落實到具體人員，一旦工程除了問題，第一時間就能找到責任人。擺正檔案和建設項目的關系，確保重點工程檔案資料齊全、完整、準確。
二、強化檔案人員的培訓，提高檔案管理人員的素質
隨著工程設計檔案管理向信息化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術。努力提高自己的業務素質和科學知識。工程設計檔案不同與一般的文書檔案，它不僅需要檔案專業知識，還需要所涉及的業務知識。在一套圖紙中，需要檔案管理人員能夠分清其前后形成的過程，內在的聯系，這樣才能更準確的管理工程設計檔案。培訓是提高管理素質的最主要途徑，在培訓中講解工程設計中一般形成哪些文件材料、具體歸檔范圍等，如工業項目中會形成什么文件資料、圖紙，規定哪些是必須歸檔的等。工程設計檔案管理人員還可以通過加強業務研究來探索工程設計檔案的管理方法，以便適應新形勢下工程設計檔案管理的工作需要。檔案管理者的業務水平高低直接影響檔案利用率高低。
三、完善服務功能，注意服務機制的創新
服務是檔案工作的主題，是檔案工作的生命力，也是檔案工作者的主要職責。檔案服務的不斷創新是企業利用檔案信息的需要，檔案管理人員要從檔案原件中提煉出讓專業人員有用的信息，編寫多方位，多種類的檢索工具，這樣加工出來的檔案信息能夠使本院的專業技術人員、管理者、院外業主更加快捷地查詢到自己所需要的信息。工程檔案數量大，種類繁多，這就迫切需要檔案管理人員在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，在實踐中積極創新，打破常規，創新服務機制，實現檔案服務由被動變主動，由單一變全方位，提高檔案的服務質量。
四、加快工程設計檔案信息化建設
工程檔案信息化建設是不可阻擋的趨勢，看一個設計院工程檔案的管理水平，主要是看工程檔案信息化建設的程度。專業人員在工程設計時，往往產生大量的電子文件，檔案管理人員在接受紙質資料的同時也要接受和管理電子檔案，檔案室要及時配備檔案信息化設備，如掃描儀、光盤刻錄機等，將現有的工程檔案目錄索引數字化，將施工圖底圖進行掃描，把常使用而易損壞的檔案及需要長期保存的檔案數字化，還可以根據本院工程設計的特色形成有自身特色信息化數據庫，如礦山設計信息庫、民用建筑信息庫等，以便檔案得到更好的保存。開發適合本院的檔案信息化軟件，建立檔案管理平臺，不僅能有效的實現工程設計檔案的動態管理，還能節省人力物力，節省檔案庫房用地。保證檔案信息化建設與社會信息化建設同步，提供快捷有效的檔案信息服務。
總之，工程設計檔案管理是設計院管理的一項重要的基礎性工作，是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，搞好工程設計檔案工作對企業的發展有很重要的作用，應結合自身檔案特點，管好、用好這筆財富，為設計院的發展做出應有的貢獻。
作者:趙靜單位:蘭州有色冶金設計研究院有限公司
關鍵詞：檔案管理；現狀；科學化；意義；對策
檔案管理是一門不斷發展的系統管理工程，如果檔案管理不能跟隨科技的發展與社會進步的步伐一同發展的話，就面臨對相關的工作造成障礙的后果。現階段，我國正處于市場經濟與經濟全球化快速發展的時期。在這種新形勢下，需要對檔案管理工作進行一定的改進，具體體現在要根據全新的管理理念與科學的管理方法對檔案管理工作的整個工程進行系統化地劃分，以保證檔案管理工作可以滿足形勢發展的需要。
一、檔案管理工作現狀
目前檔案管理工作中存在一些問題，這些問題主要集中在相關工作人員與領導與檔案管理工作的重視程度不夠，相關檔案管理人員素質較低，部分單位檔案管理手段比較落后等這幾個方面。 由于相關人員的檔案管理意識的模糊，很多相關檔案資料上交的拖沓與不及時，從而造成單位新檔案管理內容和管理方式。檔案文件材料未能及時清理歸檔，其中重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，根本沒把檔案工作放在與單位其他工作同等位置，視檔案管理這項工作可有可無。
二、檔案管理科學化的意義
檔案作為一種信息資源，是對單位發展、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門都應該充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案作為一種信息資源，是對單位發展、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有非常重要作用。
（一）提高檔案管理科學化水平有利于進一步完善、剖析單位歷史原貌與發展進程，是實現上述目標的有效途徑。同時，檔案管理在建設和發展經濟、意識形態層面也有著不可替代的巨大作用。
（二）順應信息化發展趨勢。在信息化時代的背景下，傳統檔案管理方式工作強度大、工作繁瑣的缺點日益明顯，給查找檔案帶來一定的困難。在現代網絡技術發達的環境下，將高新技術利用到檔案管理中來，并把這種新型檔案管理方法付諸實踐，能夠使檔案管理的科學化水平得以提升，并在實際工作中得到廣泛應用。
（三）利于檔案管理人員素質的提升。提高檔案管理科學化水平就意味著對管理人才的相關素質加以培訓與提升，也是促進檔案事業健康發展的必要前提。
（四）加強檔案科學化管理，維護檔案的完整與安全、方便利用，就必須加強管理意識，確立管理方向。如依據檔案法的相關規定，制定《檔案管理制度》和各項檔案管理細則，從入檔、歸檔、檔案管理、利用等各個方面嚴格落實管理責任，并培養檔案管理人員的責任意識，牢記檔案管理的重要性。根檔案管理的性質和要求，嚴格落實檔案保密規定，禁止私自外借，嚴禁泄露檔案內容。牢固樹立檔案管理服務于單位工作的意識，加大檔案管理基礎設備投入，人員投入，為單位的其他人員充分利用檔案資料創造良好的服務內容和服務環境。要求檔案管理人員充分利用檔案資料，發揮檔案資料的宣傳價值和信息價值。通過選編，統計數據檔案資料匯編等形式，發揮檔案本身的價值，從而把“死檔案”變成“活資料”。
三、提高檔案管理科學化對策
檔案管理科學化水平的提升，不僅可以有效增強檔案部門的實際工作效率，而且對于部門機構的經營管理水平提高有著積極的促進作用。
（一）積極完善和宣傳檔案法律法規。首先是檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各單位應堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。其次是機關單位自身層面，要構建科學化檔案管理機制。只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，要做到科學利用信息化手段。
（二）提高管理人員的素質。從檔案管理的工作特點來看，其工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。因此，加快專業檔案管理人才的培養，也是實現檔案管理科學化的重要方法之一。這就要求檔案工作人員除了在本單位檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，還應著重做好相關單位檔案的編目、檢索、編研等工作，編制較適用的單位檢索工具，建立健全檢索體系等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足單位檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對單位檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的相關檔案。
（三）提高檔案的信息化，以待檔案管理的科學化。檔案管理的信息化可以使得檔案工作能夠更具科學化的主要手段，能夠更好將檔案事業具備科學現代化水平。檔案管理應當加大投入，將檔案管理的基本設施提升，使得檔案管理載體具有多樣化。合理的運用現代化的技術手段完善電子檔案，健全完善電子檔案室。并且采用現代化的通訊手段將檔案資源能夠實現網絡化，使得檔案管理更具備科學化水平。
提高檔案管理科學化是新時期檔案工作面臨的新機遇和新挑戰，是順應信息化迅速發展的必然趨勢，也是檔案管理朝規范化、制度化、標準化方向發展的重要途徑，更是推進經濟社會不斷發展的有力保障。
參考文獻：
[1]羅許慧.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經濟與社會發展研究.2015（11）.
關鍵詞：檔案；建筑工程；管理
改革開放以來，我國的建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的業內資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、建筑工程檔案資料的內容
1．綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
2．土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開／竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
3．竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。
二、建筑工程檔案管理需要解決的問題
1．檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80％左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2．缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3．缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。
三、建筑工程檔案有效管理的措施
1．建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。
2．嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。
3．加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
4．加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
5．充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。
各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。
6．及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
