時間：2023-07-07 17:25:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程檔案管理體系，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
為了全面提升檔案管理水平，實現西安地鐵“建優質工程、創一流檔案”工作目標，我們創造性地將全面質量管理體系的理念貫徹到地鐵日常的檔案管理工作之中。在檔案管理過程中用系統論的方法將檔案管理制度、檔案管理流程串起來，使一系列具有控制職能的方法、措施、程序規范化、系統化，形成一個嚴密的、完整的內部管理體系，提高工作效能，并留下痕跡以便日后監督和考核，結合該理念，我們在日常檔案管理工作中主要做了兩個方面工作：一是配合貫標過程，實現質量體系文檔的痕跡化管理，確保地鐵建設項目工程竣工驗收資料的完整性、準確性、系統性；二是在貫標結束后，通過檔案信息系統來促進貫標成果，即―系列的檔案管理流程得到貫徹執，行，形成科學化、標準化、規范化的地鐵檔案管理體系，從而達到“關口前移，全程跟蹤，同步驗收”的檔案管理總體目標。
以管理文檔為核心，納入程序、同步建檔
地鐵建設過程中，各建設工序環節對施工質量和安全要求非常嚴格。公司明確檔案管理部門職能定位，理順檔案管理體系，確定了檔案管理目標后，我們在日常檔案管理工作中，把檔案管理目標與職能部門、專(兼)職檔案管理人員具體工作相結合，制定標準、安排計劃、明確責任、嚴格考核，這樣從根本上改變了在工程建設傳統管理模式中輕視檔案管理工作的局面。檔案資料管理標準要求公司各項工作必須實行檔案信息一體化管理，從源頭上控制文件資料的形成與流向，實現文件資料和檔案的“無縫”銜接，把后期對檔案的控制要求(完整性、準確性、系統性)提前到文件的管理階段，做到前端控制。實行工程資料監管“關口前移，全程跟蹤，同步驗收”的管理模式，從而保障地鐵工程項目建設質量安全要求。
1 與市質量監督站、市城建檔案館對二號線車站、區間、裝修、風、水、電工程的施工用表(主要檢驗批和施工記錄用表共計957張)進行規范，編寫了《西安市軌道交通工程資料驗收標準》(土建工程)和《建筑工程資料驗收標準》，并已下發到各參建單位，為檔案專項驗收打好基礎。
2 加強日常監控工作。在地鐵工程建設之初，明確了各參建單位收集、整理、歸檔責任和義務，切實保證工程檔案的完整性、準確性和系統性，我們始終堅持三個結合：(1)聯合市城建檔案館采取定期與不定期形式對施工單位資料編制情況進行檢查指導和參建單位自查自糾相結合，(2)業務培訓和先進試點相結合，(3)檔案驗收和工程月度信譽考核相結合。實施三個指導：(1)指導參建單位項目經理、總監、資料員共計215人次就竣工文件的編制、組卷、歸檔業務，現已完成了四次業務培訓。(2)搭建了參建單位資料員信息交流平臺( Q群共有315人)，指導資料員互相學習、取長補短、交流經驗。(3)加強與城建檔案館聯系。并請他們到施工、監理單位檢查指導內業資料的編制。要求四個同步：(1)下達工程項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，(2)檢查工程項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步，(3)驗收工程項目與驗收項目檔案同步t(4)工程結算與信息中心出具項目文件材料歸檔情況證明同步。
目前，地鐵二號線土建工程驗收相繼進行了檔案專項驗收，嚴格落實工程檔案專項驗收制度，做到“檔案不合格、工程不驗收”，對竣工檔案嚴把質量關，以點帶面，發揮好項目檔案的驗收的“推動、促動、震動”作用，全面規范建設項目檔案驗收工作。對不符合驗收要求的檔案提出整改意見，直到整改達到要求才給予驗收?，F已完成二號線17個車站、16個區間的主體工程驗收，把檔案的專項驗收提前到重點分部工程的驗收，及早介人，全程跟蹤，確保項目檔案工作與項目建設同步進行，在開工技術交底、中間過程檢查、工程竣工驗收三個環節中，建立了切實可行的項目檔案工作管理流程，對做好項目工程檔案工作起到了很好的促進作用。
實現檔案文件自動流轉功能，完善創新、提升水平
我們根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，要求紙質檔案與電子檔案同步歸檔。2009年西安市地下鐵道有限公司信息中心與清華紫光公司共同開發了地鐵檔案管理信息系統，對檔案管理信息化工作進行了統籌規劃和專項實施，建立西安地鐵檔案管理信息系統，并向所有參建單位下發了檔案管理信息系統單機版，要求參建單位在單機版上完成電子數據的錄入工作。
檔案管理信息系統作為企業整個信息綜合管理系統的重要信息支撐。功能主要包括：進出檢查、版本控制、審核追蹤、操作日志、更改通知、電子分發、虛擬組卷歸檔等。檔案管理信息系統要求各類正式文檔都要通過規范統一的文檔模板的方式來生成，通過標準分發模板和審批模板實現其分發、審批和。檔案管理系統實現了用一個大型數據庫和檔案服務器來管理和存儲所有的各類的文件。文件被分類編碼后，并附上電子文檔，可被關聯或連接到系統內各模塊中的任何一個對象，給不同業務技術人員的利用和訪問提供了極大的便利。
在貫標結束后，即形成檔案管理體系時，需要信息化系統再提供一系列的流程支撐體系，通過信息化的流程來實現這些標準體系的貫徹和落實。我們按照ISO 9001管理的要求，建立了檔案驗收、檔案接收等一系列流程，將施工中每一工序應歸檔的資料定量化，如鉆孔灌注樁分部，應填寫的質量驗收檢驗批表3張，施工記錄5張，規范了質量控制資料的編寫，通過檔案信息管理平臺，做到檔案歸檔管理事前有預防、過程有監督，事后有分析，貫徹ISO質量體系的PDCA管理理念，規定工序歸檔清單樣板，編制了《招投標文件歸檔作業指導書》《第三方監測歸檔業務作業指導書》和《施工圖歸檔作業指導書》《設備儀器檔案歸檔作業指導書》等各門類檔案作業文件，同時利用計算機軟件技術，可實現檔案收集、管理體系文件的、更新、查詢、監控、利用等自動流轉功能。
目前，二號線勘察、測繪、設計、招標單位(共計35個)檔案的電子與紙質檔案的同步歸檔工作已完成，形成工程檔案9561卷，初步設計圖12351張，首次將地鐵勘察的地質巖芯照片(包括西安地質的14條地裂縫)7.6萬張歸檔，現階段的正在進行結構子單位工程驗收過程中，各施工、監理單位正在檔案單機版上完成檔案數據的錄入工作，信息中心負責人審核電子數據準確無誤通過后，再將紙質檔案歸檔。同時我們推進音像檔案流媒體管理系統，重點是工程建設中隱蔽工程、
重點工序的拍攝，實現流媒體資料的收集、管理、利用，將更直觀展示工程建設全過程?，F已完成了分階段向市城建檔案館移交檔案資料的任務。根據檔案數據異地存儲備份的要求，我們完成了檔案數據災難備份，健全了檔案安全保密體系，在公司內外網隔離條件下，開放網上賦權借閱，實現檔案信息資源共享。
回顧地鐵二號線建設項目檔案工作中取得了一定的成績，但我們也清楚地認識到，檔案工作是一個系統的、連續的過程，是―項需要常抓不懈、嚴細求實的工作。目前仍存在一些困難和問題，總結檔案工作所走過的路程，我認為，以下經驗在今后的工作中應加以堅持和發揚，在檔案管理下一步工作中，應做好下述幾方面工作：
1 按照“持續改進”原則，健全各項檔案管理標準
一流企業建標準、二流企業創品牌、三流企業造產品，既然我們的地鐵目標是“建一流地鐵”，一流企業就要建立高于國家標準的企業標準，按照“持續改進”原則，積極推行全面質量管理理念，健全各項檔案管理標準，如二號線土建工程資料編寫規范只量化到具體表格，下一步要盡陜組建團隊，統一表格內容的填寫，建立機電系統歸檔資料的編寫標準。
2 檔案管理體系應具有系統性
地鐵檔案管理工作涉及面廣，工程檔案管理工作是一項系統工程，從項目前期的建設工作到最終的國家驗收，形成PDCA閉合環，它在工程建設中環環相扣，步步相連。為了加強對重點工程各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準確、系統，公司總部在工程項目開始階段就加強檔案意識的宣傳和檔案業務知識的培訓，用規范化、標準化來嚴格要求工程資料歸檔工作。二號線參建單位多達100多家，所以在開工建設初期，就要明確各單位工程的驗收范圍和程序，單位工程內部各分部之間接口界面的驗收流程，落實各部門和有關人員檔案工作責任制，形成有效運行的項目檔案工作管理體系。
3 檔案管理體系應具有預防性
必須明確規定將項目檔案工作納入建設項目合同管理，對項目檔案管理全過程工作提出明確要求。實現關口前移，全程跟蹤。同步驗收總體目標。
4 檔案管理體系應具有全面有效性
必須及時介入，全程跟蹤，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。檔案工作人員要抓住開工技術交底、中間過程檢查、工程竣工驗收三個環節，使檔案工作與工程建設基本做到同步布置、同步檢查、同步考核、同步驗收。與檔案行政主管部門(市檔案局、市城建檔案館)通力合作，建立切實可行的項目檔案工作監督體系。
一、水利工程檔案管理的現狀
1、水利工程檔案管理人員缺少驗收資料的實戰經驗，導致驗收資料整理的不完善在水利工程中檔案管理工作是一項極其復雜性、瑣碎性的工作，它要求檔案管理工作的真實性完整性和原始性。在實際的檔案管理中，檔案管理工作人員缺少驗收資料的實戰經驗，在收集資料的時候，所有的資料都通過負責人移交的，所以，搜集上來的資料不全面，在搜集的這些資料中，經常存在著缺項、漏項、蓋章的手續不全、驗收的記錄不準確資料整理的不準確等現象。這些現象反映了驗收資料整理的不完善，導致檔案管理工作不順利。2、檔案管理工作前期準備的不完善主要表現在以下兩個方面一方面，水利工程檔案管理的負責人及管理人員忽視了檔案管理工作，對檔案管理工作根本就不重視，只是在口頭答應，根本就不落實到實際當中，在日常的施工管理中，將工程的施工質量和進度一件卻等作為首要工作。另一方面，施工單位根本就沒有按照水利工程檔案管理的規范要求來進行，把施工過程中的一些資料的收集、整理、歸檔等根本就未能遵循施工過程的每個環節來產生資料，大多數的工程基本都是在工程施工快完工的時候，然后才進行整理竣工資料。3、缺少專業的、高素質的檔案管理人員在水利工程的檔案管理工作人員中，大多數的管理人員基本都是沒有經驗、業務水平極低的人員，有的檔案管理人員甚至是沒有太高的文化，還有的人員不只是從事檔案管理這一行，還從事著其他的行業，所以沒有太多的精力投入到實際的工作管理中來。還有的人員對檔案管理工作缺少嚴重的業務知識，對其業務知識不熟悉，最終產生了歸檔不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，嚴重影響著歸檔質量。4、缺乏完善的檔案管理機制體系首先，有些工程施工單位在工程檔案管理工作上存在著諸多問題，在制定檔案管理制度上不完善，雖然有些施工企業制定了安敢管理體系，但是也不健全。其次，由于檔案管理部門的人員業務繁忙，對檔案管理法規宣傳的不夠，缺少應有的業務指導力度，對工程檔案專項執法檢查工作也沒有沒抓起來。最后，檔案資料流向制度不健全，在工程建設中，有的施工技術人員要調走，在調走的時候，這些被調動的人員同時也把檔案帶走，出現了人走檔案沒有人員管的現象。
二、加強水利工程檔案管理的控制措施
1、加強水利工程檔案管理人員的業務培訓，提高其業務素質為了加強水利工程檔案管理工作，首先要加強水利工程檔案管理人員的業務培訓。對于其管理人員來講，他們的檔案管理知識和業務技術水平與其他單位的檔案人員來講更應有所提升。所以說，要想提高水利工程檔案管理人員的業務素質，首先就要對其進行業務培訓，尤其是對一些做兼職工作的人員進行培訓，專門培訓有關檔案管理方面的內容，這樣才能培養出一支高素質的檔案管理的隊伍，對于培訓的內容要明確，增加檔案管理人員的理論知識，定期的進行對管理人員抽檢，在檔案管理的實際工作當中要將培訓的內容聯系到一起，這樣才能創建一個標準、規范的水利工程檔案管理隊伍。2、制定完善的水利工程檔案管理體系，崗位責任落實到位為了建立完善的檔案管理制度體系，水利工程的各部門要強化實施的力度，制定合理的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。與此同時，在檔案管理部門的內部建立激勵體系，將檔案管理工作目標落實到各個部門，然后進行落實到位，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
三、結束語
通過以上闡述的觀點我們可以看出，在水利工程工作中，檔案管理工作的重要性是和水工技術是同等重要的，也就是說檔案管理工作是一項復雜、基礎性的工作，檔案管理水平的高低是直接影響著水利工程企業管理水平高低的關鍵標志之一，我們作為專業檔案管理人員，必須要加強自身的職業素質、技能素質、在管理中建立好相應的管理體系，只有這樣才可以為水利工程項目提供堅實的后勤保障。
作者：黃小敏 單位：吉林省水利綜合事業管理總站
檔案是反映黨和國家及各級地方組織，以及企事業單位的真實面貌的工具，它同時也是科學技術、經濟建設等活動歷史面貌的原始記錄，檔案管理工作是一項集專業技術性、科學管理性與服務性的工作，需要按照一定原則科學地進行管理，為科研、生產、基建等服務。檔案管理工作的內容大概包括：檔案的管理體制、檔案事業的規章制度、檔案的立法和規章制度、建立檔案的系統工程、建立檔案標準化規范、建立并實行檔案業務職稱制度等等。具體的內容包括檔案的收集整理、分類編目、保管、鑒定、統計、利用等工作，歸檔前科技文件材料形成、積累的指導工作，歸檔后對檔案的更改、補充以及監督檢查等。以下是關于科學有效地做好電力工程檔案管理的相關策略。電力工程檔案管理是一項為企業生產與決策及時且準確的提供服務的工作。在管理工作中基本原則是集中統一的進行管理，且保證檔案的完整、準確、系統和安全，讓其能有效地得到利用。
二、電力工程檔案管理現狀分析
在國家經濟的快速發展的背景下，我國大量投入建設電力工程基礎設施，電力工程建設項目不斷增加，與之相關的重要資料越來越需要加強管理，一些重要的資料需要存檔管理，這需要進一步的完善電力工程建設檔案管理工作。電力工程建設中的資料和數據較多，檔案管理工作有著舉重若輕的意義。新形勢下電力工程所承擔的職責越來越重，能否科學管理好檔案直接關系到電力工程建設能否順利進行。電力工程檔案主要是記錄各類電力工程項目的實施過程、工程結果、存在的問題及改進意見。它反映了電力工程的各環節內容，電力工程項目的質量及效果都可以在其中進行查詢，目的是為了管理電力工程質量、持續的改進和擴大電力工程成果應用。由此可見這一工作的重要意義。
三、為了做好電力工程檔案的信息化管理工作，應從以下三方面來著手
（一）對檔案管理的流程進行規范。傳統的電力工程檔案的不規范已經不能適應現代企業的管理要求，也不能應用于信息化形勢下電子檔案的查詢，所以要根據企業文化及特點，在傳統的檔案歸檔基礎上引入現代檔案管理的理念與方式，以滿足企業需要。在企業內部建立標準化流程及歸檔時間限制來規范化管理電力工程資料的歸檔。在真實有效的信息記錄方面可以兼具紙質與電子檔案兩種方式。（二）科學合理的劃分檔案類別。對電力工程設計、施工、驗收過程進行合理科學的分類，按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統計及查詢。將電力工程各類檔案進行登記、編目、分類整理、保管，以此便于查找、統計和分析。（三）建立標準一致的檔案。電力工程檔案的規范統一對歸檔、查詢及應用很重要，建立標準一致的系統化檔案模板及裝訂順序對了解電力工程進度、電力工程效果及電力工程評估、改進意見都具有直觀性及針對性。電力工程檔案應根據電力工程類別分類制定各類標準化、系統化的檔案。
四、建立信息化電力工程檔案管理體系
（一）全員參與。充分梳理電力工程項目建設業務，明確電力工程檔案管理體系的結構，科學的界定檔案管理的職責。檔案管理的職責除了要分配給專業的文件檔案管理部門人員，還應適當的分配到相應的部門和層級，包括高管、項目經理、信息管理相關工作人員、系統管理人員和日常工作中需要創建和控制文件的其他人員，讓全員參與到檔案的管理中來。領導是重要支撐，應保證檔案管理體系與電力工程項目建設的戰略方向一致。單位還可以采取輔助措施來保障檔案管理工作的順利開展，如將檔案管理的要求明確寫進合同條款。（二）全程管控。保證電力工程檔案的系統、準確、完整，必須全過程的進行質量管理，事前進行計劃，事中進行控制，事后進行檢查的方式進行管理。在項目的規劃中分局檔案管理的要求及實際情況，制定與項目相適應的規劃，在進度計劃和質量要求中可細化到每項業務過程中需形成的文件和其中的信息；在工程建設中，要做好關于施工的檔案管理，定期總結匯報檔案管理工作，指導和檢查關鍵點；在竣工驗收的過程中，對工程檔案資料進行全面檢查并提出整改意見。（三）建立系統。電力工程檔案的信息化管理需要建立管理系統。對文件從形成、流轉、歸檔、鑒定、保存或銷毀的全過程的信息管理，實現電力工程檔案的自動化、智能化、標準化、精細化管理。信息管理體系的研發要以國內外文件檔案管理最新的規范、標準為參考，讓信息管理系統最大化提高檔案管理的效率，讓管理系統在文件檔案的計劃、形成、流轉、歸檔等階段實現自動化管理。
五、總結
綜上，電力工程檔案工作要順應時代的發展，加快網絡化和信息化的建設來適應企業發展的需要。在電力工程檔案信息化建設中應用現代化科技方式來逐步構建完善的檔案信息平臺，提高工作效率和水平，提升服務質量，使電力工程檔案管理水平邁向新臺階，為企業創造更大的經濟、社會效益。
作者:葉蓉 單位:大唐黃島發電有限責任公司
【參考文獻】
【關鍵詞】工程設計檔案，檔案管理，管理對策
隨著國家經濟的發展，我國的工程建設也在蓬勃發展中，在工程建設中會形成各種類型的工程設計檔案，這些檔案貫穿工程建設的全過程，在工程施工、竣工驗收、后期運營、維護以及新工程借鑒等都具有十分重要的現實意義。因此，工程設計檔案對國家建設有十分重要的意義，加強工程設計檔案管理也勢在必行。
1 工程設計檔案的內容
1.1 任務內容及技術標準
（1） 任務書、協議書、合同書、上級批文。
（2） 任務有關的文件、原始資料和依據，建設單位提出的對建設項目的詳細要求。
（3） 會議紀要。
1.1.2 原始調查、測繪、分析、試驗資料
（1） 規劃、勘察設計進行中所產生的觀測、試驗、化驗、計算、調查等成果匯總的圖表、文字說明及報告。
（2） 外委及向有關單位收集的調查資料、各種比例的地形圖、地質圖、控制點成果表、水文地質、地震、氣象、經濟等成果資料。
（3） 與工程相關的工程照片、底片及攝像帶等。
（4） 為編制工程概預算提供的調查有關的資料匯總。
1.1.3 規劃、勘察設計成果
（1） 工程調查報告、規劃報告、地勘報告、測繪成果及文字說明。
（2） 工程項目建議書、工程項目可行性研究報告等。
（3） 初步設計文件、施工圖設計文件及各階段補充、修改、變更設計及其附件。
2 工程設計檔案的特點
2.1 組成的成套性
一項工程設計全部設計文件材料的總和，包括設計依據材料、中間設計成品和最終設計成品等，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。
2.2 形成的階段性
根據設計工作的基本程序，一項工程一般都要經過設計準備（即前期）階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，每個設計階段工作任務、工作程序和工作環節，應具備有工作條件，以及必須形成的設計文件的內容及其深度、章節的組成，格式及審批權限等，在設計程序中有明確具體的規定。
2.3 內容的專業性
一項工程設計是由多種專業和設計人員按不同專業分別開展具體設計作業，又相互配合共同完成，因此，一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程。各專業之間必須密切協調，以相互提供的設計文件作為依據而開展工作，其形成的設計文件之間也必然有著非常緊密的聯系。
2.4 使用的通用性
設計是一項繼承性和創造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設計成果的基礎上進行創造，而不可能是全新的設計，這首先是設計工作性質所決定的客觀要求，也是設計再生產的前提條件。工程設計的圖紙文件除了用于某一特點的工程建設項目外，還用于本單位其他工程項目的設計工作中，或外單位生產建設做參考和借鑒，套用其中的一部分甚至全部圖紙文件，這樣大大避免了重復勞動，縮短了設計周期，提高了工程效益，這同時也為工程設計檔案的保密工作提出了更高的要求。
2.5 數量浩大
工程建設產品本身具有整體性的特點，不僅造型龐大、結構復雜、內容繁多，而且由一個個單件生產的項目銜接的固定資產體系。它們千差萬別，各自有它獨特的結構、形式和要求，并相應形成多種多樣單獨的設計圖紙文件。因而設計單位在設計技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。
2.6 巨大的經濟效益
設計單位的工程設計檔案，是從事工程設計技術活動的成果和產品。工程設計檔案具有巨大的經濟效益，首先它是為某具體工程項目提供設計圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開發利用的設計技術資源，對內可參考復用，對外可供技術轉讓和交流。因此在工程設計檔案管理中，需加強檔案保密性工作。
3 工程設計檔案的重要性
3.1 是工程建設項目的有機組成部分
建設工程項目中，設計檔案是最重要組成部分，項目的調查報告、工程建議書、可行性研究報告、施工圖設計成果等，都是工程項目不可或缺的成分。工程設計檔案貫穿著工程建設的全過程，是工程建設項目的必需品。
3.1.1 在控制工程質量方面的作用
工程設計檔案在工程質量控制中的重要性，體現在以下兩個方面：
（1） 工程設計檔案在施工過程中，是施工單位參照執行的標準，同時也是建設單位、監理單位控制工程質量的標準；
（2） 工程設計檔案在工程竣工驗收過程中，是對工程質量進行驗收參照的標準。
3.1.2 在養護維修中的作用
工程設計檔案在工程后期使用過程中發揮著重要作用，工程設計檔案中的設計標準是工程使用過程中不能超越的界限；同時在后期的養護維修過程中，都需參閱原設計圖紙，在原設計的基礎上提出合理的養護維修措施。
3.1.3 在工程重建、改擴建中的作用
因自然災害、或在后期需提高工程設計等級（改擴建工程），需查閱原工程設計檔案。原設計檔案可提供一些通用的技術資料，如地勘資料等；同時原設計檔案在災害調查、改擴建工程參考中也具有重要作用。
3.1.4 在科研項目中的作用
正是由于工程設計檔案的通用性、專業性以及巨大的經濟效益，工程設計檔案在科研項目中體現自身的作用?？蒲许椖客鶗芯唧w的工程實例，便離不開工程設計檔案；同時工程行業的新技術，一般是在對已有工程項目的總結、創新，在此過程中需要參考大量的工程設計檔案。
4 工程設計檔案管理對策
4.1 建立檔案管理體系，編寫檔案管理細則
檔案管理體系是由檔案標準（指檔案的企業標準）、檔案行政管理規章和企業各職能部門中與檔案管理相關的崗位職責條款這三個部分有機地結合在一起而形成的，其中檔案標準是整個體系的骨干，檔案行政管理規章和職能部門崗位職責是與其互相配合，相輔相成的統一體。
建立科學、合理、適用和操作性強的工程設計檔案管理體系，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面做出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔等提出具體要求。使檔案工作做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有條例、庫房管理有措施、開發利用有目標，保證檔案管理工作的順利開展。
編寫工程設計檔案管理辦法，使檔案管理人員在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。
4.2 提高檔案管理人員素質
檔案管理人員應具備檔案管理水平，了解和掌握檔案管理專業技術并深入各部門了解部門的主要工程設計活動，以便對各部門的工程設計檔案提出統一的立卷要求，促使部門對工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡潔明確且便于保管和利用。
對于檔案的管理還有一點也很重要，就是要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。通過培訓考核等手段使檔案管理人員不斷熟悉業務規范，強化執行力，提高檔案服務力。
4.3 建立檔案管理指標
在提升文檔管理水平和加強程序執行力的同時，還需建立了檔案管理指標，每個部門每年按照檔案要求，整理自己部門的檔案，嚴格按照檔案管理要求辦理。
文件控制方面：要求準確及時完成文件的收集處理、整理、鑒定，歸檔率達100%，檔案鑒定和銷毀率達100%。具體做法是：
（1）將文檔標準要求納入各部門的考核指標，促使各部門正確編制檔案目錄和整理檔案，并及時上報檔案室。
（2）為確保檔案的質量，由檔案管理人員對重大工程設計檔案進行復核，及時將發現的問題反饋給相關科室和經辦人員，及時落實整改措施，確保工程檔案指導、驗收和進檔案室各個環節標準的統一。
（3）檔案的查詢、借閱做到分部門、分級別、分人員的查詢層次。
（4）加強檔案的保密性工作，不外傳相關設計檔案，重要檔案借閱需經主管部門領導許可。[1]
4.4 檔案管理信息化
檔案管理信息化體現在兩個方面，一是紙質版檔案的信息化管理，二是檔案的數字化管理。
自上世紀九十年代始，計算機技術逐漸進入我國，在檔案管理工作中陸續采用了計算機管理，雖然僅僅是條目的管理，卻為檔案的信息化工作做出了開創。計算機在檔案管理中的應用，提高了檔案管理工作的檢索能力，提高了檔案管理工作人員的工作效率，這一檔案管理方法沿用至今，采用計算機配備專業的檔案管理系統，可使設計檔案管理井井有條。
隨著計算機技術的發展及檔案管理系統的應用探索，檔案的數字化管理技術顯著發展，檔案管理進入快速推進階段。2000年左右至今，檔案進入了發展階段，期間國家檔案局了《全國檔案信息化建設實施綱要》。工程設計行業依據國家檔案局的要求，依據行業發展特點和要求，以國內先進數字檔案館建設水平為標桿，提出可供設計單位參照的數字檔案館建設指導意見，推動行業內有條件的單位建設行業一流的數字檔案館，實現檔案信息化管理，適應企業發展的需求，提升檔案信息資源的利用價值。[2]
5 結語
工程設計檔案具有成套性、階段性、專業性、通用性、數量浩大以及巨大的經濟效益等特點。工程設計檔案具有十分重要的意義，在工程建設過程、質量驗收環節、工程養護維修、工程重建改擴建以及科研項目中發揮著巨大作用。為充分發揮工程設計檔案的作用，必須加強檔案的管理工作，采取建立檔案管理體系、提高檔案管理人員素質、建立檔案管理指標、檔案管理信息化等措施，可提高檔案管理質量。
【參考文獻】
關鍵詞：勘察行業；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
一、檔案歸屬問題
近年來，一些勘察單位體制改革，實行企業化管理，其檔案管理工作沒有相應的轉換。例如，在非城市建設系統的一部分，高職檔案指導基層單位檔案并接收其科研檔案，但市場屬于項目文件不列入接收；城市建設檔案和檔案管理部門并沒有隸屬關系，所以項目文件管理由企業自己的行為。問題不是企業自身能夠解決的，國家沒有明確的政策對企業檔案，接收，造成越來越大的項目文件號碼只能保存在企業檔案室。這不僅給企業造成巨大的壓力，也不利于社會的使用。本人認為，國有企業檔案理應屬于人民，在適當情況下，應當向公眾開放。企業檔案室顯然不具備向社會開放的能力，從而大大減少了檔案的利用。應該有一個統一管理相應的法律法規明確該項目文件和最終目的，企業不僅是寶貴的財富，作為歷史的見證，更重要的讓過去積累的勞動成果，發揮其應有的作用。
二、數量的增加與鑒定問題
經濟的發展使得一些工程勘察企業的工作范圍在不斷擴大。例如項目的增多，專業的擴展——由過去的幾個專業擴大到相關的十幾個甚至更多，都導致了檔案的急劇攀升?？萍妓胶凸芾硭降奶岣摺⒐ぷ鞒绦虻囊幏兜纫彩鞘箼n案數量增加的因素，以至于檔案庫房永遠顯得捉襟見肘。怎樣才能做到既能夠將有價值的檔案資料有效地保存，又盡量減緩檔案數量的增加速度，以減少企業保存的壓力，是一個重要的課題。
因此，檔案鑒定問題自然而然地擺在了檔案管理者的面前。雖然工程檔案管理以實踐為主，但我們恰好可以根據工作中的具體實踐有的放矢，歸納總結，嘗試一些理論研究，反過來指導實踐。工程檔案的鑒定，并無確定統一詳細的標準，我們在綜合考慮其鑒定價值標準因素時，要改變以往注重豐富室藏檔案、認為檔案庫存數量多多益善的觀念，重點考慮效益標準。企業的能力是有限的，保存檔案是為了利用，如果它的利用價值小于保存它所需要的消耗，那么，保存檔案的意義就大大減小，甚至無意義。在此基礎上綜合評價檔案的價值，該舍棄的部分一定要舍棄。事實上，謝倫伯格就曾經提出大意如下的見解：任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發揮作用，但是不可能把它們都保存下來。根據這樣的思路制定切實可行的鑒定制度體系，在實際工作中建立機構，機構的工作人員可由檔案形成部門、檔案管理部門的骨干成員組成，定期進行鑒定工作，棄之無保存價值的檔案，并使之成為工作常態，從而形成良性循環。當然，這只是本人根據工作中的體會得出的看法。
三、競爭與保密制度
由上述可知，企業工作范圍的擴展，使企業更廣闊、更深入地參與了市場競爭，甚至參與國際競爭。工程檔案的保密和利用的矛盾越來越清楚地顯現出來，特別是商業秘密，在計劃經濟時代不那么明顯，現在必須重視。但這并不等于減少檔案的利用，相反，檔案的信息價值越來越強烈地發揮出了作用，對它的需求也就越來越多。要保證檔案在利用過程中即能夠發揮出最大的價值，又不能泄漏秘密，建立科學、嚴格的保密制度，并在實際工作中一絲不茍地執行仍是最有效的手段。
四、企業制度的建立
檔案管理是企業管理的一部分，是不可缺少的一個環節。隨著現代企業制度的建立，檔案管理工作需要補充新內容，去除原來管理中不夠科學、嚴謹的管理方式，與國際通行的管理體系接軌。例如，工程勘察行業的企業普遍建立了質量、安全、環境管理體系，由此突現了檔案的作用，檔案管理工作隨之調整、改進，在此基礎上制定的檔案管理制度既符合管理體系要求，又符合檔案管理要求，變得更加科學、規范。質量、安全、環境管理體系的建立在很大程度上促進了檔案管理工作，反過來，檔案管理工作為管理體系的順利運行提供了有力的支持。
建立科學的管理制度，應該做到檔案管理工作在制度的框架下穩定地運行和發展，不因為領導的重視與否、領導的變換與否而發生改變。在過去的工作中，很多檔案管理人員都深刻地體會到領導的重視與否對檔案管理工作起著至關重要的作用，并將其作為一條重要的經驗加以總結，實際上這恰恰說明了我們的管理方式還比較落后，做工作依靠人治，而不是科學的管理制度。希望得到領導重視，恰恰是人們無奈的表現，在這種情況下是不能指望檔案管理工作科學、規范的，更談不上有序的發展。這與現代法治理念、現代管理意識、現代企業制度是背道而馳的，現在，應該摒棄這種觀念和方式。
五、法律事務增多
工程勘察行業市場機制的建立和逐漸成熟必然導致企業的法律事務越來越多，工程檔案的原始憑據作用也越來越重要，它對維護公平的市場競爭環境、維護企業的合法權益都有著不可替代的作用。而由此“產生”的社會效益、經濟效益是非?？捎^的。這樣的案例非常多，企業依靠所存檔案作為憑據，耗費了最少的人力、物力、財力成本，在法律層面占據了有利地位，贏得了主動，避免了損失。
六、檔案信息化建設
檔案信息化建設是檔案管理一項系統性的工作，但在工程檔案管理中應綜合考慮各種因素。一方面，要提高工程檔案信息化管理水平，這是毋容置疑的。檔案信息化是企業管理現代化建設中不可或缺的組成部分。建立工程檔案信息化管理系統，是很多企業已經做了、正在做或準備做的一項重要工作，對檔案進一步的規范化管理，對檔案的高效、科學的利用等都有著不可替代的作用。另一方面，應理性地看待工程檔案信息化建設問題，這與上述觀點并不矛盾。根據對一些企業相關部門目前管理情況的了解，從計算機管理在工程檔案的形成方式、管理模式、利用方式和利用效率、對管理者的要求等方面的參與程度，大致可以將企業檔案信息化管理粗略地劃分為三個階段或者說三個層次，即計算機參與檔案管理階段，傳統方式和計算機技術綜合管理階段，電子文件系統管理階段。處于各個階段的企業均占有一定比例，這種情況在目前是很正常的，因為每一個企業的具體情況不同，如企業管理現代化程度不同，計算機技術的利用程度不同，檔案管理各有自己的特點和具體方法，不可能要求所有的企業都達到比較高的水平，那是不切實際的。只要企業在檔案信息化建設過程中，在總的原則與國家、地方、行業的相關規定保持一致的情況下，檔案信息化水平與企業管理信息化水平相協調，滿足工作的需要即可。任何事情都有自己的發展規律，不可能一蹴而就，一定是循序漸進。可以肯定的是，隨著科學技術的發展、企業管理水平的提高和市場競爭的需要，工程檔案信息化管理水平將會越來越高。我們需要的不是為了檔案信息化而不切合實際的“”，而是與企業整體的信息化水平協調發展。
在工程檔案信息化建設中，計算機專業人員配置問題較之其他方面的問題似乎更顯突出。檔案管理人員中精通計算機專業的人員比較少，計算機專業人員又不通曉相應的檔案專業知識，并且很難在留在檔案部門長期工作，這在一定程度上增加了檔案信息化建設的難度。應建立相應機制，充分發揮計算機專業人才的專業技能，創造條件使他們對檔案管理工作有認同感、成就感，同時對他們進行檔案基礎知識的培訓，從而成為檔案管理部門的專職員工，只有這樣才能為提高檔案信息化管理水平提供人才方面的有力保證。
關鍵詞：建設工程；檔案管理；編制；
中圖分類號：TU204+.2 文獻標識碼：A 文章編號：
近年來，隨城市建設的快速發展，建設工程越來越多使得檔案管理工作得到進一步重視，但相較西方發達國家成熟的管理經驗我國仍存在不足。因此，需加強進一步地改革和創新，借鑒西方成熟的管理經驗，因地制宜，完善我國檔案管理制度，為工程建設提供高效高質的服務。
1.完善檔案管理制度
要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。
工程建設類項目精確而又復雜，這項工作的順利進行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規范。我國檔案管理的有關條列規定，工程建設單在項目建設期間，需要掌握建設實際情況，不斷完善、準確相關檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項工程建設項目的各項責任，以免在建設工程中出現的問題無處尋責，并保證規范檔案資料的收集、入檔，促進檔案、各項目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準確和完整。一般情況下，工程項目建設時間比較長，以至于建設期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設的影響，從項目建設開始，就需要制定專業人員，做好檔案規整工作，確保各項任務的順利進行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統化和網絡化的檔案管理體系。
2.完善施工管理制度，加強檔案材料的編制管理
在工程建設檔案管理當中，應該按檔案管理規章制度對檔案材料進行編制，這是工程建設單位的基本標準。形成一個高質量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建設單位必須要明確本身的檔案管理責任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術進行培訓鍛煉，提高建設工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建設施工進行監督管理，定期要對檔案材料的編制進行審查指導，達到施工單位對檔案材料的要求標準，為下一期工程項目的順利進行打下堅實的基礎。為了能夠使工程檔案材料有計劃地記入檔案，便于上級領導的審查，明晰責任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計劃中去。目前，很多工程項目的實施都是利用投標的方式將工程項目承包出去，而好多承包企業又將工程項目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項目的質量、積累和整理的過程等）就需要詳細列入檔案管理的內容中去，減少建設過程中的失誤。
3.利用現代科技對檔案信息多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，西方發達國家對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。檔案管理工作者應該借鑒西方先進的檔案管理方式，吸收先進的管理技術，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建設工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運用在檔案管理中。近年來，很多水利、建設工程單位已經對錄像檔案、紙質材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運用多媒體進行網絡化保存。提高各部門檔案管理工作的協調能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。
4.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關
使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建設工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定或不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。
5.及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建設物在，檔案在，這是重點工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進行維修、改造。
6.與時俱進提高從業人員技術和綜合能力
關鍵詞： 建筑工程檔案管理展望
中圖分類號：TU198 文獻標識碼： A
一、建筑工程檔案管理的現狀
建筑工程在建設過程中形成的各種形式的信息記錄，經過系統整理和科學編目就形成了建筑工程檔案。從當前建筑工程檔案管理情況看，存在以下現象。
（一）檔案管理意識淡薄。建筑企業現多為股份制或私營制，企業水平參差不齊，大多數企業存在著只注重工程進度和資金控制，卻忽視檔案管理，對檔案資料的重視程度不夠，資料管理跟不上，認識不到檔案資料管理對于工程建設的重要作用，普遍存在著缺乏專職的檔案管理人員或檔案管理人員配備不足。
（二）收集整理難度大。建筑工程系統復雜，整體要求高，覆蓋面廣，相應地其檔案也就特殊、復雜、多樣。工程可能有多家施工企業分包施工，工程建設過程中文件繁多，收集整理難度大且很容易出現失誤。另外，各參建單位可能來自不同的地區，對工程資料的管理有著各自的理解和習慣作法，極易造成資料的混亂和流失。
（三）檔案管理體系不完整。現多數企業，尤其是中小城市的建筑企業大多數都沒有建立檔案管理體系，或管理模式不成熟、不系統、不完善、不統一；甚至有些單位臨時委托他人突擊代編，編假造假。另外，不同地方檔案管理要求有異，建筑企業大多采用地方的管理標準，形成的檔案也就不統一、不規范。
（四）檔案交接脫鉤或移交不及時。施工過程中，技術人員不固定，隨意更替或撤離，也不辦理檔案交接手續，導致材料分散、丟失。
（五）缺乏相應的培訓機構。由于沒有強制的培訓機構，現在大多數檔案管理人員都是企業自帶自學形成的，對檔案管理不夠專業，缺乏全面、統一、規范、標準的培訓，業務知識掌握的不全面，在知識層面和認知程度上存在較大差異，專業素質較差，難以勝任工作需要。
（六）檔案材料不完整。主要存在：有的是工程竣工沒有形成檔案材料；還有的是只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案（比如室外給排水設施、煤氣管線、供電線路、園林綠化、硬化交通等檔案材料寥寥無幾）。此外，收集整理資料不及時，編制資料與工程進度不同步或脫節、內容不真不實、缺少必填內容和手續不全等。
二、展望今后建筑工程檔案管理
為保證建筑工程檔案歸檔資料的準確、齊全、規范、完整，實施工程建設各階段檔案資料的有序管理是唯一辦法。把檔案管理列為工程項目管理的重要內容，放在與施工管理同等重要的位置，就應在管理體制上加以規范。
（一）健全相關法律。建立相關法律是落實檔案管理制度和執行有關規范的根本保證。從檔案資料的收集、填寫、編制、整理、交接到移交要有法可依、違者可懲，在工程檔案形成的各個環節都有法的保障；建立工程檔案管理體系也要有法可依；各單位有關負責人及檔案管理人員，在工程檔案形成過程中所應承擔的職責也應以法的形式明確。
（二）成立專門的培訓機構。加強檔案人員知識培訓是確保工程檔案質量的有力措施。設立專門的檔案管理強制培訓機構，開展業務學習講座，不定期地為建筑行業培訓綜合型的檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的整體水平。通過培訓掌握相關法律法規，學會科學的管理方法，提高管理人員業務水平和服務質量。經培訓且考核合格的頒發《執業證書》或《上崗證》，嚴禁無證從事檔案管理工作。
（三）建立工程檔案管理服務部門。同工程監理一樣，容許社會依法建立工程檔案咨詢（服務）公司，或者在城市建設檔案館內部成立工程檔案管理伺服機構，專門為建筑業提供檔案管理服務。
（四）建立合理的檔案管理體系。所有建筑企業必須依法設立專門的工程檔案管理機構，統一部門設置，統一規章制度，按標準要求配置專職的檔案管理人員。并做為建筑企業達標考核的一項必考內容，否則不予核發營業執照。
（五）統一規范要求。國家制定統一的管理規范，包含各地方的特殊情況。細節內容、表格樣式、書寫方法、分類排序、簽字蓋章、歸檔整理等均統一標準要求，同時廢除不統一的各地方規定。
（六）檔案管理要科學
1. 完善的檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。按照國家檔案管理的有關規定，一要從工程立項就針對性地制定比如《×××工程歸檔范圍》、《×××工程檔案管理辦法》、《×××實物、聲像檔案管理辦法》、《×××檔案借閱制度》等；二要按級明確建設、勘察、招投標、施工、監理等各單位檔案負責人所屬工作及崗位責任；各企業只少有一名主要領導負責該項工作；三是制定檔案資料管理目標，列入各企業日常工作議事日程，列入年度工作計劃，列入各級施工承包合同；四是細化檔案資料收集、整理的規范要求，確保工程建設各階段的歸檔資料真實、準確、規范、齊全。
2. 根據工程進度實施有效的過程控制措施。建筑工程檔案資料的形成是一個循序漸進的過程，重在收集整理要及時，因此做好“過程控制” 尤為重要。比如建立每周一次的檔案資料抽查制度，每月一次的檔案資料例會審查制度，每月一次檔案工作情況匯報、通報制度，定期組織參建單位進行檔案工作溝通、交流活動等。促進檔案編制與工程建設同步進行，有效地防止資料的丟失和滯后。
3. 嚴把文件的出入關口。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制過程。業主、總包、監理各方負責人，結合工程進展加強監督管理，經常性地檢查工程檔案材料編制情況，對特殊情況要實施全方位檢查，比如加強對隱蔽工程資料的復查，對進場材料報驗資料的跟蹤檢查等等，掌握第一手資料。施工單位應明確自己的責任，安排能力強、業務精能勝任檔案管理工作的人員上崗，按照標準要求伴隨工程進度編制工程檔案材料，確保兩者同步進行；資料負責人員按照歸檔規定，加強自檢，認真審核，嚴格把關，發現問題及時解決，按實際發生填漏補缺，保證資料真實、系統、規范、完整，從源頭上防止產生不符合規范要求的檔案資料。
4. 充分發揮監理總包的監督控制作用。監理單位負責對所有項目檔案資料實施監督管理，嚴格把關報驗資料，對所有參建單位的資料均實行雙簽。
5. 建立文件檔案登記制度。管理過程中，要詳細登記資料的收集、整理、入檔、流轉、借閱情況，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化。因此，對文件檔案的增減變動、來龍去脈、運轉流向做到實時監控、胸中有數，一項不漏。同時做好防丟失、防損毀、防失效工作，確保檔案資料完整、有效。
6. 建立獎懲激勵制度。對管理到位、認真負責的單位和個人給予經濟上的獎勵；對管理混亂、文件資料丟失，不按期整改的單位及個人進行處罰；有效調動各參建方管理好檔案資料的積極性，以促進文件檔案管理的成效。
7. 充分利用現代化電子技術。大力研發和推行音像檔案、電子文檔在工程檔案中的運用，實現建筑工程檔案信息化、網絡化管理。把照片、錄像、紙質等各種類型的檔案制成縮微檔案或磁介質檔案。以利于編寫、查閱、校對和存儲，也可節省大量的資源。
三、結 語
由以上看出，建筑工程檔案管理是一個復雜的過程，也是一個不斷發展的過程。針對當前存在的問題，健立建筑工程檔案管理法，樹立法的管理理念，建立法的管理模式，用法的形式管理，形成檔案管理是社會責任的局面；完善建筑工程檔案管理機制；進一步制定科學規范的的檔案管理制度與措施，切實為做好建筑工程檔案管理工作打牢堅實的基礎，這也是解決當前建筑工程檔案管理問題的有效途徑和發展方向。
參考文獻
[1] 《建筑工程文件歸檔整理規范》GB/T 50328-2001。
1.基于項目管理的工程檔案管理體系的構建。
基于項目管理的工程檔案管理體系既要求對工程檔案實施全過程的動態管理，也對其質量控制提出了一定的標準，簡單的說就是以項目施工計劃及其進度紐帶，按照檔案規范及時收集每個環節的工程檔案信息，并加以分類和歸檔，以及有效的挖掘利用，以此實現檔案真實、完整、高效。具體可從下述幾點著手：一是全過程管理工程檔案，既要基于工程項目的施工計劃明確文件的收集時間，強化薄弱環節和關鍵環節的檔案收集，同時應就工程項目的立項審批、規劃設計、招投標、征地安置、施工過程、竣工驗收等各階段的文件進行分類收集；二是強化控制工程檔案質量，這就要求應按照一定的標準和規范進行歸檔，而且力爭以用戶利益為核心，全面整理、科學分析、主動挖掘檔案信息，并注重收集、整理、分析反饋信息，以此為工程檔案使用者提供高層次、個性化的優質服務。
2.基于工程檔案管理的項目管理體系的構建。
因項目管理是工程檔案管理的基本前提，而工程檔案管理又是項目管理的重要內容，可見兩者相輔相成，不可分割，因此也應基于檔案管理促進兩者的共同發展。具體應以記錄的工程財務信息為參考，掌握并分析費用收支，結合工程的實際進度，有效控制工程造價；以記錄的工程施工情況為參考，合理配置施工資源，確保在合同規定的日期內完成項目施工；以所有的工程檔案作為控制工程質量的重要參考，以此減少不必要的損失，保質保量完成工程建設。
二、系統運行保障
1.制定統一規范的工程檔案標準。
通常工程項目規模浩大，涉及面廣，其檔案必然數量眾多，種類繁雜，因此制定統一、規范的檔案標準是實現檔案完整、真實、有效的基礎保障，具體應注意下述幾個方面：工程施工組織設計文件中應具備編織者、技術主管、建設單位、監理單位等參建各方的簽名、審批，其內容應明晰、具體；圖紙會審文件中應涵蓋工程名稱、地點、參建人員、會審內容、時間等信息及相關部門的簽字蓋章；材料合格證、質檢報告等文件應合法、齊全；合同、協議等內容應公平，嚴謹，全面，不存在漏洞；技術交底文件應符合質量驗收規范，如管道安裝應詳細記錄管件的大小、位置，支架方法等，驗收描述要詳細；分項、分部等資料劃分應明確且正確，內容真實不存在重項、漏項，施工日記應真實、全面等；此外針對檔案信息管理系統中的文本、圖片、聲像等不同類型的檔案應予以分類管理，其規范應以相應的數據庫要求為重要依據。
2.構建完善的工程檔案管理系統。
合理的工程檔案管理信息系統對于提高其管理績效具有重要的推動作用，在此筆者認為應以核心服務器為中心，為建設、設計、施工、監理及其他單位的溝通與合作提供一個公共平臺，以此為其查閱、使用、管理、分析工程檔案提供便利。但其應以統一文件格式、設置工作流程、定義訪問權限、完善數據庫建設、規范數據接口等為前提，建立數據、項目、服務集成的管理系統，以此便于收集、分類、歸檔、分析、應用工程檔案信息，如可以切實掌握待復核、履行期、已終止等不同類型的合同信息，核對和統一財務信息、施工材料等賬目，查詢設計變更等重大事項，以此為控制工程造價、質量、進度提供服務平臺，尤其利于順利完成工程驗收，以及合理解決經濟糾紛等問題。此外也可利用工作會議、匯報總結等豐富的信息反饋渠道，挖掘價值信息，用于為解決方案的制定等提供幫助。
3.明確劃分工程參建各方的權責。
工程檔案來源繁雜，其全面收集并非一項易事，僅靠單方力量顯然難以實現，因此必須強化工程參建各方的聯系，明晰其權責，以此促進工程檔案收集和管理工作有序開展，也為工程隱患的責任歸屬奠定基礎。如建設單位應負責工程項目申請，獲取土地、建設、規劃審批書、許可證等資質，可行性報告、施工組織設計、施工圖紙、招投標文件、承包合同等文件，其在城建檔案館、施工、設計、監理等各單位之間的檔案管理中起著承上啟下的作用；勘察單位應負責提交準確、可靠的工程勘察報告；設計單位應提交合理的施工圖以及技術方案；監理單位主要負責對施工現場的管理監督，并提交現場簽證、施工進度等相關文件；施工單位則主要負責工程質量，即提交材料、配件、機械、隱蔽工程等質檢報告。為進一步規范工程檔案管理活動，還應基于單位實況選擇項目式、強/弱矩陣式等組織形式。
4.形成有效的工程項目組織文化。
為切實推進工程檔案管理規范化、高效化，工程參建各方都應提高對工程檔案管理的認知，并自覺參與、配合檔案收集、管理和利用。其中工程檔案管理部門應身先士卒，認真貫徹檔案意識，并通過廣泛宣傳，形成自上而下管理工程檔案的良好局面；應立足于工程項目和工作需求，明確工程檔案管理目標，并在管理制度和檔案規范的約束下，加強部門之間、檔案形成者之間的溝通與合作，進一步完善檔案數量、種類、標準規范等；檔案管理者應切實強化自身的職業素養，掌握科學、實用、先進的檔案管理理論知識和方法技巧，熟練使用檔案信息管理系統，規范檔案操作，保證其完整、真實、標準，學會善于挖掘有效信息，并加以提煉和總結，以此為檔案使用者提供有力參考，提高工程檔案的時效性。
三、結束語
（一）檔案材料內容陳舊缺失，無法反映現代社會對人才素質的整體要求
隨著我國改革開放和人才社會化的不斷發展，計劃經濟時代的“單位人”逐漸被市場經濟時代的“社會人”所取代，以控制人員自由流動為主的嚴格僵化的人事檔案管理制度開始出現了松動。公立醫院編內人員的人事檔案管理雖然納入了傳統檔案管理體制，但由于管理不到位，在一定程度上造成了檔案材料嚴重缺失和不完整。同時，隨著公立醫院員流動人員的不斷增加，錄用醫務人員的手續也開始簡化，檔案審點僅局限于錄用人員的學歷、職稱等材料，其它材料常常不做嚴格要求。另外一些流入各地人才交流中心的流動人員的托管檔案材料也基本得不到及時補充和更新。因此，公立醫院部分人員的檔案材料無法完整地反映建檔人的真實情況，根據檔案材料內容難以對建檔人作出客觀的整體評價。在公立醫院人事檔案主要由相應級別的組織或人事部門管理，專業技術檔案由上級業務主管部門管理，傳統的人事檔案側重收集建檔人的個人經歷、政治狀況、工資職級、獎懲等情況，而許多記載醫務工作人員的工作業績、專業技術水平和學術研究等有關專業技術檔案材料，沒有完整地集合在建檔人的人事檔案案卷里?，F代社會對人才的評價不能僅僅依據他的社會出生、家庭背景、工作經歷等客觀的歷史資料和簡單地現實表現記錄，更重視人才的品性、個性、技術特長、突出的業績等鮮活的真實的個體表現。由于傳統的人事檔案材料材料收集過于狹隘，憑借傳統人事檔案材料，同樣不能全面反映管理相對人的真實情況。
（二）“以檔管人”僵化管理模式，無法適應現代社會對人才社會化管理需要
由于受傳統管理思想的影響，我國公立醫院人事檔案管理至今仍沒有徹底走出“以檔管人”的傳統理念。“以檔管人”的人事檔案管理模式，使檔案管理相對人與醫院之間形成一定的人身依附關系，是醫院通過對檔案的管理權的控制來實現對內部人員自由流動控制的一種手段。計劃經濟時代公立醫院進人的主要方式是通過行政計劃性招工、招干、調動等途徑來實現，任何人員的進出都有嚴格的政策規定和相應的檔案記錄，并按照“檔隨人走”原則，對人事檔案管理相對人進行全程建檔和跟蹤管理。這種單一的檔案管理體制對人才的流動具有較大的制約作用，有利于醫院對內部人員的“終身制”管理。但隨著我國經濟社會的快速發展和國家人事政策調整，“終身制”人事管理模式已越來越不能適應社會發展需要，在公立醫院人才的自由流動普遍化后，“以檔管人”的人事檔案管理模式已退化成醫療衛生行業健康發展的阻力。因此，公立醫院不能以職工隊伍的穩定為由，扣留職工人事檔案，限制個人對工作單位的自由選擇。這種“以檔管人”人事管理模式，嚴重背離了國家人才自由流動的政策，不利于全社會人力資源的合理配置和整體開發利用，并在一定程度上影響到了各類醫療衛生人才工作的積極性和創造性，影響到醫療衛生行業正常發展，無法實現現代社會對人才社會化管理的需要，最終影響到公立醫院對各類人才的合理需求和醫院的正常發展。
（三）“分散多頭”的無序管理狀態，制約了人事檔案管理機制的創新和發展
建立在“終身制”人事管理體制基礎上的嚴格的檔案管理模式，是我國計劃經濟時代最具有時代特色的人事管理制度之一，是公立醫院人員穩固的制度基礎，有利于保持人事檔案的完整性，并便于通過人事檔案的查閱歷史地、全面地了解建檔人有關情況。但隨著超常穩定的人事管理體制被打破后，公立醫院出現了大量醫院自行招聘和引進的編外人員，人事檔案管理的難度增大了，單一的人事檔案管理方式不能適應對不同性質人群管理的需要，多樣的人事檔案管理方式也應運出現。根據目前的人事檔案管理政策，公立醫院正式編制人員仍列入傳統人事檔案管理體系，管理相對規范，但編外人員（非正式編制人員）人事檔案的管理由于缺少應有的政策指導，存放方式各種各樣，管理很不規范。檔案材料得不到及時地補充、整理和確認。人事檔案管理權沒有得到應有地維護，管理權被非法分散，人事檔案出現了“分散多頭”狀態。人事檔案陷入無序管理狀態后，不但產生了一定數量的“棄檔”或“死檔”，而且由于人事檔案的對象僅局限于大中專畢業生和行政事業單位辭職人員，大量的未納入傳統人事檔案管理體系的其他人員，卻不能進入政府主辦的人事檔案體系，許多人的人事檔案管理無變成了無著落。因此，制定各類人員人事檔案管理規范，建立全社會統一的人事檔案管理體系，是創新和發展人事檔案管理機制基礎性工程。
（四）檔案管理專業化建設落后，無法適應信息化和數據化管理時代的需要
人事檔案管理人員是開展檔案管理工作的實施者和策劃者，其個人專業素質和綜合素質的高低將直接影響到管理質量。然而，目前許多公立醫院沒有專門的管理部門和專職管理人員，人事檔案管理大部分掛靠人事部門。檔案管理工作人員常常由人事部門工作人員兼職管理，有的雖設立了專職管理人員，但多為半路出家，未曾接受系統專業知識教育和培訓，其專業素質嚴重先天不足。同時，部分綜合素質強的管理人才,常常選擇離開人事檔案管理崗位，從事其他管理工作，人員變動不居，相應管理人員在有限的工作時間內，難以積累必要的工作經驗。因此，部分公立醫院的人事檔案管理僅屬于一種簡單經驗性管理，使得我國部分公立醫院人事檔案管理工作，難以同其它各項工作協同發展，專業隊伍建設嚴重滯后于公立醫院現代化建設的需要。隨著醫療衛生事業的不斷發展，社會對醫療衛生人才的要求越來越高，同時醫療衛生行業的人才的成長過程，相對于許多行業而言，培養周期長，其知識更新快和經驗的積累緩慢，因此，對醫療衛生人才的評價難以憑借簡單地人事檔案材料做出科學的結論，醫療衛生人才的人事檔案材料，必須按照建檔要求不斷予以充實和豐富，增加應有的信息含量，從而發揮醫療衛生人才人事檔案在人才評價和推介方面應有的作用。人事檔案材料信息的不斷增加，傳統的手工處理方法難以信任繁雜的資料處理工作，人事檔案管理必須借助于現代信息技術和數據化管理平臺，提高人事檔案資料收集、整理和處理能力，提高工作效率。但我國大部分公立醫院信息化建設和數據化管理近幾年才剛剛起步，人事檔案資料的管理仍主要依靠手工操作方式來完成，傳統的操作和處理方式難以滿足大數據時代需要。
二、推進和完善公立醫院人事管理改革的主要對策
要想全面落實人事檔案管理工作，提高管理質量，醫院必須要重視該項工作的重要性，走出傳統管理模式和認識的誤區，實現管理模式的轉型發展，以現代管理理念為指導思想，逐步建立起完整的人事檔案管理程序，進而提高醫院檔案管理質量，推動醫院健康、可持續發展發展。以下從當前醫院人事檔案管理實際出發，立足問題，分析改進管理工作的可行性策略：
（一）規范建檔內容，將主要技術檔案材料納入人事檔案內容，不斷完善檔案內容
加強公立醫院人事檔案建檔規范，應按照公立醫院不同人員類別，進行分類規范。正式編制人員，就目前而言，是公立醫院人員最主要組成部分和醫院發展的核心力量，人員異動較少，相對較為穩定。這類人員的人事檔案管理，應參照國家干部人事檔案管理的要求，規范建檔，同時，維護原始檔案材料的統一性、連續性和完整性。在檔案材料的整理過程中，應及時發現和補充缺失的檔案材料，適時擴大檔案材料收集范圍，將能反映建檔人品性、個性、技術特長和突出業績的原始性材料，特別是，能反映建檔人業務能力的技術性檔案材料納入收集和整理范圍。同時，公立醫院應重視編內外進出人員的人事檔案管理，不能因這部分人退出了或暫時無法納入傳統人事檔案管理體系，而不予以重視。在人才自由流動的社會大環境下，公立醫院應擺正心態，按照國家人才政策要求，做好辭職人員的人事檔案材料的歸檔、整理和交接工作。公立醫院在招聘人員和引進各類人才時，首先應通過正常途徑調閱相關人員人事檔案，依靠現有的檔案材料內容，對其作出相對客觀的總體評價，為醫院人事決策提供科學依據，進院后，再按照政策要求和建檔規范，對相應人員人事檔案材料進行查漏補缺，完善檔案材料內容。有檔案管理權的，還要做好相應人員的人事檔案后續管理，沒有檔案管理權的，可委托中介機構進行檔案托管。在檔案托管期間，應加強同托管機構的聯系和溝通，及時將檔案管理相對人的新成檔案材料移交托管機構入檔。規范人事檔案建檔內容，是不斷完善公立醫院人事檔案管理的基礎和前提，人事檔案管理人員應采取科學細致的工作態度，按照人事檔案管理規范要求，做好人事檔案材料的收集、補充、甑別和整理工作，并適時創造性的將能反映建檔人技術能力等鮮活的真實的個性化檔案材料，納入人事檔案材料的收集和整理范圍，不斷完善建檔內容。
（二）按照內外有別的要求，人檔適度分離的原則，建立并行統一的社會化管理體系
目前公立醫院人事檔案管理是一種內外有別的管理體制，編內人員的人事檔案由具有人事檔案管理權的相應行政級別的組織或人事部門，參照干部人事檔案管理要求，實行集中統一、分級管理。縣（區）及以上（含縣）單位按照人事檔案管理權限，設置檔案處、科、室等機構集中統一管理干部人事檔案；縣（區）以下單位的人事檔案實行由縣（區）組織部集中管理，或由縣（區）組織部、縣（區）人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其人事檔案由上一級單位管理。公立醫院編外人員的檔案管理主要由具有人事檔案管理權的所在單位或由所在單位委托政府主辦的人才交流中心進行管理。但本人認為，公立醫院編外人員的人事檔案管理應統一歸口到政府主辦的人才交流集中管理，這樣既可以發揮集中管理的優勢，又可以防止個別公立醫院以各種理由非法扣留人事檔案，保證醫療衛生人才的合理正常的自由流動。從而有利于培育同傳統認識檔案管理體系并行不勃、相互補充的社會化管理體系。當公立醫院編內人員因某種原因，需要改變工作環境，放棄在體制內工作時，其人事檔案管理可以通過一定程序及時由傳統管理體系轉入政府主辦的人才交流中心人事檔案管理體系；反之亦然。除了公立醫院編外人員的人事檔案交由人才交流中心管理外，其它性質的非公立醫院編制人員，特別是，暫時沒有工作單位的流動人員，其人事檔案更應納入人才交流中心管理。由于大部分人才交流中心至今并沒有足夠重視委托人員的人事檔案管理，制度很不健全，沒有按照人事檔案管理的要求，進行檔案材料的收集、整理、建檔和審核，將工作簡化為工齡認定和工資審核，甚至個別人才交流中心僅把檔案托管作為創收的門路，行為地異化了檔案托管的社會職責。因此，政府主管部門應重拳出擊，嚴肅處理各種不作為行為，規范人事檔案的托管。同時，傳統人事檔案管理體系和人事檔案托管體系應并行不勃，加強業務溝通管理，按照相關要求，及時做好檔案進出人員檔案的移交和后續管理工作。
（三）提高管理人員素質，運用現代科技手段，創建人事檔案信息化數據化管理平臺
關鍵詞：水利工程；檔案管理；質量
1提高水利工程檔案管理質量的重要性
做好檔案管理工作是水利工程施工建設的重要保證。為了保證水利工程的建設發展，檔案管理工作極為重要。做好檔案管理工作是保證水利工程的順利發展因而顯得極為重要。一直以來，隨著水利工程管理和規范的不斷進展，對管理模式提出了新的要求，也就是說提高水利工程的檔案管理工作質量。但是，在當今的水利工程檔案管理中，依然存在著一些不規范的質量問題，從工程的開工階段到竣工驗收的階段，在這個過程中，歸檔資料的完成程度以及整理的質量都要進行驗收，然后歸檔。科學完善的做好水利工程的檔案管理工作，更多地為水利部門和社會提供有力的參評依據，最終達到水利工程檔案實現的根本目的。因此，本文淺談了水利工程檔案管理工作。但是，在當今的水利工程檔案管理工作中，還存在著一些弊端，這嚴重的阻礙了水利工程的順利發展。那么，怎樣才能做好水利工程的檔案管理工作呢？本文首先分析了水利工程檔案管理的現狀，闡述了加強水利工程檔案管理的控制措施，并分別對其進行了如下探討研究。
2水利工程檔案管理的現狀
2.1檔案管理工作前期準備不完善
主要表現在以下兩個方面：一方面，水利工程檔案管理的負責人及管理人員忽視了檔案管理工作，對檔案管理工作根本就不重視。在日常的施工管理中，部分管理人員片面的注重工程的施工質量和進度，而工程檔案管理難以落實。另一方面，施工單位根本就沒有按照水利工程檔案管理的規范要求來進行，把施工過程中的一些資料的收集、整理、歸檔等根本就未能遵循施工過程的每個環節來整理歸檔資料，大多數的工程基本都是在工程施工快完工的時候，然后才進行竣工資料整理。
2.2缺少專業的、高素質的檔案管理人員
在水利工程的檔案管理工作人員中，大多數的管理人員基本都是沒有經驗、業務水平極低的人員，有的檔案管理人員甚至是沒有太高的文化，還有的人員不只是從事檔案管理這一行，還從事著其他的行業，所以沒有太多的精力投入到實際的工作管理中來。還有的人員對檔案管理工作缺少嚴重的業務知識，對其業務知識不熟悉，最終產生了歸檔不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，嚴重影響著歸檔質量。
2.3檔案管理人員缺少驗收資料的經驗，導致驗收資料整理的不完善
在水利工程中檔案管理工作是一項極其復雜性、瑣碎性的工作，它要求檔案管理工作的真實性、完整性和原始性。在實際的檔案管理中，檔案管理工作人員缺少驗收資料的實戰經驗，在收集資料的時候，所有的資料都通過負責人移交的，所以，搜集上來的資料不全面，在搜集的這些資料中，經常存在著缺項、漏項、蓋章的手續不全、驗收的記錄不準確資料整理的不準確等現象。這些現象反映了驗收資料整理的不完善，導致檔案管理工作不順利。
2.4缺乏完善的檔案管理機制體系
首先，有些工程施工單位在工程檔案管理工作上存在著諸多問題，在制定檔案管理制度上不完善，雖然有些施工企業制定了檔案管理體系，但是也不健全。其次，由于檔案管理部門的人員業務繁忙，對檔案管理法規宣傳的不夠，缺少應有的業務指導力度，對工程檔案專項執法檢查工作也沒有沒抓起來。最后，檔案資料流向制度不健全，在工程建設中，有的施工技術人員要調走，在調走的時候，這些被調動的人員同時也把檔案帶走，出現了人走檔案沒有人員管的現象。
3加強水利工程檔案管理質量的措施
3.1完善檔案管理體系，落實崗位責任
為了建立完善的檔案管理制度體系，水利工程的各部門要強化實施的力度，制定合理的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。與此同時，在檔案管理部門的內部建立激勵體系，將檔案管理工作目標落實到各個部門，然后進行落實到位，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
3.2提高檔案管理人員的素質
加強水利工程檔案管理人員的業務培訓，提高其業務素質為了加強水利工程檔案管理工作，首先要加強水利工程檔案管理人員的業務培訓。對于其管理人員來講，他們的檔案管理知識和業務技術水平與其他單位的檔案人員來講更應有所提升。所以說，要想提高水利工程檔案管理人員的業務素質，首先就要對其進行業務培訓，尤其是對一些做兼職工作的人員進行培訓，專門培訓有關檔案管理方面的內容，這樣才能培養出一支高素質的檔案管理的隊伍，對于培訓的內容要明確，增加檔案管理人員的理論知識，定期的進行對管理人員抽檢，在檔案管理的實際工作當中要將培訓的內容聯系到一起，這樣才能創建一個標準、規范的水利工程檔案管理隊伍。
3.3加強檔案信息化管理的設施建設
統籌安排檔案經費和設備，建立設備齊全、功能完善的計算機機房，配置承載檔案信息系統的高性能服務器和數據存儲器，安裝專業的檔案管理軟件，為檔案的信息化建設提供良好的數據處理和存儲環境。不斷提高檔案的檢索功能，使其能夠按照項目分類、功能、年度、文號、密級等進行靈活檢索。檔案的信息化建設需要復印機、電腦、掃描儀等先進的電子設備，實現檔案目錄電腦檢索，內容電子化掃描工作，為檔案的數字化提供了物質基礎。加強對各種系統和軟件的學習和開發，逐步實現檔案信息的有序整理、檔案信息數據庫的建立、檔案信息網絡的建設及信息資源的開發利用，并不斷豐富和完善檔案信息數據庫的內容。
3.4加強電子檔案的安全管理
加強檔案的安全管理，做好檔案的復制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏，加強計算機系統及操作系統的安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，加強檔案的信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發生。一是注重檔案管理人員的學習培訓，熟知檔案安全保護知識，定期進行檔案安全檢查，做好檢查記錄，發現問題或存在的安全隱患應及時向領導匯報并采取相應的處理措施。二是制定檔案安全責任制，責任到人，將檔案安全工作列入本單位議事日程和工作計劃，確保檔案安全管理工作責任的落實。三是做好檔案安全管理的宣傳教育工作，采用多種形式開展檔案安全教育活動，增強檔案管理和廣大干部職工的檔案安全管理意識。四是建立健全檔案安全應急處置預案。根據本單位的實際情況，制定檔案安全應急處置預案并加以不斷完善，隨時應對可能出現的各種突發性事件。
結束語
通過以上闡述的觀點我們可以看出，在水利工程工作中，檔案管理工作的重要性是和工程技術是同等重要的，也就是說檔案管理工作是一項復雜、基礎性的工作，檔案管理水平的高低是直接影響著水利工程企業管理水平高低的關鍵標志之一，我們作為專業檔案管理人員，必須要加強自身的職業素質、技能素質、在管理中建立好相應的管理體系，只有這樣才可以為水利工程項目提供堅實的后勤保障。
參考文獻
[1]黃小敏.論水利工程的檔案管理工作[J]. 科技與企業.2014（10）
[2]沈紅梅.對水利工程檔案管理現狀的反思價值工程息[J].2014（3）.
【關鍵字】電力企業；檔案管理；標準體系；構建
電力企業是經濟發展的基礎產業，關系到國計民生，在服務百姓、促進經濟發展方面起著重要的作用。檔案管理工作一直是電力企業管理工作的重點，對企業未來發展起著重要的作用，在電力企業改革浪潮不斷推進的今天，先前的電力企業檔案管理方式出現了一些不足，需要構建一個統一的電力企業檔案管理標準體系，以便更好的促進電力企業的發展，為人們提供更為優質的服務。
1 檔案管理對于電力企業的重要性
檔案是一個企業發展成長的真實記錄，含有豐富的信息，對于企業而言具有不可估量的價值。電力企業檔案管理工作記錄了企業所有的生產經營活動，和行業的發展歷程，包括很多內容，涵蓋方方面面，門類多、范圍廣，信息量大、形式多樣，有文字、聲音、圖像等多種形式。而這些珍貴的資料是否能夠保存完好，直接影響檔案被利用的效果，進而影響企業的建設和發展。這對于電力企業能否在激烈的競爭中能否贏得主動權至關重要。
2 電力企業檔案管理存在的問題
隨著電力企業改革的不斷深入，電力企業檔案經歷了從無到有，從紙張記錄到計算機記錄，并逐漸向標準的現代化管理體系過渡。當前，雖然各個電力企業都設置了專門的檔案室，安排了專門的檔案管理人員，對所有的檔案實行統一的管理，但是在檔案管理的規范化、信息化等方面還存在許多有待解決的問題。
2.1 電力企業對檔案管理工作缺乏重視
在我們的電力企業中仍存在相當部分的員工甚至領導對于檔案管理工作缺乏科學性的認識，認為檔案管理僅僅是簡單的記錄，資料輸入工作。目前在許多電力企業中仍就只把電力工程建設看作重中之重，忽視對檔案管理工作的建設，促使電力企業中部份工作人員輕視檔案的記錄工作，僅僅是為了考評而做這項工作，而并非從一種對企業負責的角度出發，致使檔案管理工作不能充分發揮對企業發展的推動作用。
2.2 檔案管理工作人員的業務素質較低
由于部分電力企業領導對檔案管理工作缺乏認識，致使相關人事部門在選拔檔案管理工作人員時，缺乏專業的考查機制。有些企業雖然存在檔案管理人員，但是大都是由其他工作人員兼任，缺乏對檔案管理工作的重視。此外大部分從事檔案管理工作的人員并非檔案專業畢業的，他們對檔案管理工作沒有清楚的認識，對檔案管理的重要性認識程度不夠。此外就以上問題，企業也并未對這些非專業人員進行專門的培訓。綜上諸多原因，促使檔案管理工作的工作人員整體素質較低。
2.3 檔案管理手段落后、力量薄弱
目前仍存在部分企業采用手動錄入，并未采用專門的軟件，更不要說形成網絡化管理了。造成檔案管理的信息化進程滯后的原因很多，主要有以下幾個方面，企業對檔案管理缺乏重視，致使相關部門缺乏資金推動檔案管理工作的信息化進程；企業缺乏對檔案管理信息化的相關制度的制定，促使檔案管理工作標準不完善；還有部分企業雖然配備了相關的信息化設備，但是由于檔案管理人員業務素質較低，使得這些設備的利用率較低；此外由于大部分電力企業存在諸多部門，而企業的資源共享網絡建設不足，致使各個部門之間缺乏有效的聯動，材料歸檔困難，導致檔案記錄工作不能夠及時高效的完成。
2.4 電力企業檔案管理工作的理論研究滯后
隨著電力企業改革的逐步進行，檔案管理工作的科學性逐漸被提上日程，但是目前電力企業檔案管理工作的理論研究才剛剛起步，對于電力企業而言，這還是一個嶄新的課題，需要加強理論研究和相關政策的指導，尤其是關于檔案的一些法律認證，諸如檔案在企業產權變更后檔案應該歸屬于誰等各種問題。這需要我國相關法律的完善，相關政策的出臺，從而知道電力檔案管理工作穩定的向前發展。
3 構建電力企業檔案管理體系的措施
上述介紹了電力企業目前存在的一些問題，如果想要建立統一的電力企業檔案管理系統就必須采取有效的措施解決上述問題。
3.1 健全企業的檔案管理制度
國家相繼出臺了一系列的檔案管理相關的法律法規和指導政策，有：《中華人民共和國檔案法》、《工業企業檔案分類試行規則》、《企業檔案管理規定》等。這要求企業嚴格執行相關的法律法規，根據國家出臺的各項政策指導，結合自身的實際情況，不斷完善檔案管理建設，統一規范，建立統一的檔案管理體系，使得檔案管理工作有法可依、有章可循。各個企業自身也需要建立健全檔案管理的相關規章制度，建立獎罰機制、監督機制等，提高檔案管理者的責任意識。
3.2 加強企業檔案管理的信息化
當前，檔案管理都是由計算機軟件實現的，且要求企業內部實現網絡的數據共享，使得工作人員無須到各個的部門查找資料，在這統一的信息系統平臺上即可得到各部門的資料，從而可以及時高效的對企業活動進行記錄。而檔案管理系統的信息化、網絡化的建立，需要各個電力企業加強相關的經費投入，建立一整套完善的硬件系統，充分利用這些設備，同時雇用高水平的專業工作人員進行管理。
3.3 提高檔案管理人員的業務素質
如果想要構建標準的電力企業檔案管理體系，就必須提高檔案管理人員的業務素質，使得檔案管理人員具備基本的檔案管理知識和基本技能，以及分析處理解決問題的能力。這可以通過兩方面的措施來改善目前的狀況。一方面電力企業可以雇用專業的檔案管理人員，這些人員不但要懂得檔案管理知識，還要精通相關的法律法規和計算機的相關知識。另一方企業可以通過對固有員工的培訓來提高管理人員的業務素質。比較這兩種方法，就企業現狀而言，顯然第二種方法更切實可行，而且這種方法是企業需要長期堅持的方法，因為隨著社會的發展，科學的進步，如果想要保證人員的與時俱進，培訓工作是必不可少的。當然，不同的企業根據自己的情況可以采取不同的培訓方式，可以現場培訓，也可以通過網絡學習。不但要培訓檔案管理人員的專業技能，還要提高檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識。培養他們的職業道德，提高他們的工作熱情。
3.4 提高檔案管理工作者的服務意識
作為檔案工作人員，一定要具備嚴謹求實的工作態度，積極進取的工作心態。這是一項服務性的工作，企業需要讓檔案工作人員認識到檔案工作服務性的特點，提高檔案工作者主動工作的意識，主動提供優質的服務，主動了解企業的運轉、經營狀況，主動了解當前企業的需求，利用企業的數據共享系統，為相關部門提供及時、快捷的服務。
4 總結
電力企業檔案管理標準體系的建立對電力企業的發展起著至關重要的作用，企業管理是否規范，在一定程度決定論企業生產活動能否高效快捷的進行。在當前信息技術發展的時代，電力檔案管理系統的信息化，是電力企業建立標準體系首先要進行的舉措，本文提出了目前電力企業檔案管理存在的一些問題以及相關的解決措施，為電力企業檔案管理標準體系的建立提供了參考。
參考文獻：
[1]解忠武，趙正青，黃誠，于軍濤，程穎濤.電力企業管理標準體系的構建和完善[J].黑龍江電力，2010（08）.
[2]陶琨.新時期電力企業檔案管理與實踐研究[J].中國電力教育，2012（12）.
[3]湯津行.電力企業檔案管理中存在的問題及對策[J].中國集體經濟，2009（06）.
[關鍵詞]新醫改；醫院檔案管理工作；必要性；改革；知識管理；信息技術
中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0336-01
一、醫院檔案管理的現實意義
醫院檔案資料作為醫院的發展提供重要依據，涉及到醫院未來發展的各項計劃決策、工程合同、財務審計數據，也包括人事資料及會議記錄等等。管理這些高參考價值的檔案資料，一方面能全面提升醫院各個部門在各個方面的管理水平，一方面也能大力推進醫院自身的文化體制建設，反映醫院財務收支的實際狀況，同時達到監督醫院經營狀況的作用。
在倡導信息科技化發展，普及醫改環境的今天，醫院檔案管理的改革就勢在必行，這也是醫院自我調整管理運作機制的良好契機。在這種背景下，檔案管理工作的重要性就已經凸現出來，借助合理的機制規劃、豐富的知識管理導向以及高科技技術來為醫院檔案管理工作奠定基礎，使醫院始終保持在正常、高效的運營軌道上，也是醫院在醫改環境下追求可持續發展的終極目標。
二、醫改下醫院檔案管理工作的改革新思路
醫改為醫院檔案管理工作提出更多要求，也帶來更多機遇與可能性，使醫院檔案管理工作朝多元化方向發展，這也是目前我國醫療衛生事業發展的大勢所趨。本文認為，醫改下的醫院檔案管理工作應該突出創新特色，走個性化道路，除常規的以工作機制改革為主的檔案管理思路外，還應該多從先進社會發展需求和醫院發展方向來尋找突破口，另辟蹊徑，走個性化管理道路。
三、基于知識管理導向的醫院檔案管理工作改革思路
知識管理是對醫院檔案管理及其業務領域所有知識的集中匯總，它展現了一個系統復雜的管理過程，這就包括了對知識的收集、整合、應用和保存。知識管理就是基于知識創造、貢獻與共享這一套完整機制來提高醫院檔案管理的知識應用水平，促進醫院和諧發展建設。知識管理迎合了現如今知識經濟型與網絡信息型社會高速發展，在管理工作中求新求變的重大特色，它針對醫院這樣一個知識密集型組織為核心，將知識管理導向引入到醫院檔案管理環節中，形成化學反應，希望以醫院檔案作為知識資源，構建醫改下的全新檔案管理模式。具體來說，基于知識管理導向的醫院檔案管理工作創新主要體現在以下四點。
（1）構建檔案知識管理人員制度
以知識管理為基本導向的醫院檔案管理工作首先要以人為本，圍繞人建立相關管理制度，因為是人的知識能力決定了醫院檔案管理的應用程度和應用水平。所以首先要基于知識管理理論來培訓醫院檔案管理工作者，其培訓內容就包括了醫院檔案信息系統的操作理論與實踐學習、醫院各科室部門日常工作資料的信息挖掘學習等等。再者，培訓過程也應該強調和督促檔案管理者要主動與臨床科室、職能科室工作人員進行溝通交流，以便于更快更準確的獲得第一手數據信息資料，進而做到第一時間形成醫務檔案，保證醫院檔案管理的流通性。
（2）構建醫院名家名醫檔案體系
醫院除這些實際存在的醫務檔案以外，還有隱性知識，它存在于醫務工作者的頭腦中。所以醫院檔案管理工作應該充分挖掘這些隱性的知識資源，讓他們也成為醫院檔案管理工作改革過程中的新內容，即建立醫院名家名醫檔案體系?？梢哉f，這部分檔案管理工作非常生動，它所蘊含的豐富內涵也是傳統醫務檔案所無法比擬的。因為這里就包括了名家名醫在醫療實踐活動、真實病例中所總結的診療經驗，在醫學學術研究中所總結的寶貴理論等等。所以醫院應該在日常工作中多多收集這些名醫名家在行醫過程中所產生的有效資料，歸納提煉他們的個人觀點、醫療技巧和經驗，同時將一些可能并未開發出的隱性知識同時挖掘出來，就比如說某些名醫名家在會診過程中對病人的口頭建議、他們所撰寫的診斷病歷等等，將這些資料編撰成冊，然后保存于醫院檔案管理中心，日后供醫學學術研究或者供年輕醫學學者學習。
（3）構建數字化知識管理體系
基于知識管理的醫院檔案管理也應該走信息技術路線，構建數字化管理體系，逐漸向全面信息化管理機制發展。在醫改環境下，醫院的所有文件、檔案都應該以互聯網作為主要工作交流平臺，以數字化技術為主要路徑，將傳統檔案掃描技術轉化為數字化，逐漸形成新一代醫院檔案知識管理體系。同時，也要實現醫院檔案管理的有效分類，主要分為檔案信息綜合管理與網絡信息共享兩大部分。檔案信息綜合管理主要基于各部門數據信息進行整合歸納，而網絡信息共享則實現了部門之間信息的有效交流，這也正符合了目前醫改背景下對醫院檔案管理工作的新要求，那就是全面、快捷、合理有效的構建醫院檔案管理現代化體系，實現科技與傳統管理模式的相互有機結合。
（4）構建檔案管理模塊
醫院檔案管理模塊也是基于知識管理系統所構建的，它是在醫院檔案庫中所形成的分支知識庫，其中就包括了醫療電子檔案、醫學圖書期刊、臨床醫務規程規范等等。這其中涉及了醫院的大部分醫療事務，同時檔案管理模塊也發揮了醫院對電子檔案整合的技術優勢，實施了各個部門、各個醫療科目的有效分類，使醫務電子檔案管理模塊在醫院的醫療服務中發揮巨大作用。以主題知識庫為例，它就作為醫院檔案的知識地圖出現，它基于醫院綜合檔案構建，并且由醫務工作者和檔案管理者進行了系統化梳理分類，它基本實現了基于知識管理的橫向縱向交叉關系，使醫院的各類檔案在邏輯上被組織聯系起來，形成了全新的知識資源體系，供各個醫療部門共享。
四、基于法律基礎的醫院檔案管理電子安全機制
信息化之于醫院檔案管理的真正意義還在于安全性，基于法律法規的醫院檔案管理電子安全機制構建也是必不可少的。舉例來說，應該為醫院檔案管理構建入侵檢測防御系統，它被設置于醫院電子檔案管理系統數據存儲設備前，當有網絡入侵狀況發生時，即使攻擊源頭在任何位置，入侵檢測防御系統都會報警將入侵信息匯總傳輸給數據中心，確保對可以訪問業務的監督檢查。為此，醫院應該設置基于網絡入侵防御的專業硬件設備，例如IPS（ Intrusion Prevention System）計算機防御系統或者專業防火墻，基于它們來構建網關病毒防御體系，實現對自身數據的實時檢測與有效保護，同時也確保數據共享的安全性，做到以法律法規為基本原則的雙向智能技術保護。
五、結束語
綜上所述，基于醫改背景下的醫院檔案管理工作應該走多元化、全方位發展路徑，在保留傳統優秀管理模式的基礎上也要創新意識思路，結合新醫療業務發展理念和信息化時代來創建新管理體系及系統模式，為醫院檔案管理提供更有效保障，進而實現對醫院檔案管理水平的全面提升。
參考文獻：
