時(shí)間：2023-07-10 17:34:56
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
黨的十對(duì)加強(qiáng)和完善我國(guó)社會(huì)保障制度建設(shè)提出了新的要求，社保部門(mén)不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能。社保工作是一項(xiàng)民生、民惠工程，也是社會(huì)熱點(diǎn)工作，關(guān)乎民眾共享經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展成果，以及和諧社會(huì)建設(shè)。因而，做好社保工作意義十分重大。社保業(yè)務(wù)檔案作為社保工作的原始憑證，記錄了參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的真實(shí)情況，“記錄人的一生，管理人的一生，也保障人的一生”。隨著“養(yǎng)老保險(xiǎn)并軌”社會(huì)保險(xiǎn)改革的不斷深化，隨著參保人口從城市到農(nóng)村，參保人數(shù)及范圍日益增加，社保工作覆蓋面不斷擴(kuò)大，參保人員流動(dòng)性進(jìn)一步增加，都使得社保業(yè)務(wù)檔案管理工作量與日俱增。因此，如何適應(yīng)形勢(shì)需要，規(guī)范社保業(yè)務(wù)檔案管理，提升社保業(yè)務(wù)檔案管理工作水平，是一項(xiàng)必須引起我們重視和認(rèn)真研究的重大課題。筆者作為一名檔案工作者，結(jié)合吉林省近年來(lái)的工作實(shí)際，從社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作滿(mǎn)足服務(wù)中心、服務(wù)大局、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)百姓的需要出發(fā)，就進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理問(wèn)題，將近年來(lái)的思考盡己所能地梳理出來(lái)，希望對(duì)全省社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理有所裨益。
一、社保業(yè)務(wù)檔案的概念及特點(diǎn)
2009年7月23日，人力資源社會(huì)保障部和國(guó)家檔案局以部門(mén)規(guī)章的形式聯(lián)合公布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》。它專(zhuān)門(mén)規(guī)范了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮了檔案的服務(wù)作用，依據(jù)是《中華人民共和國(guó)檔案法》和社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)法規(guī)制定的檔案規(guī)章。這一規(guī)定，從2009年9月1日起施行，對(duì)我們社保部門(mén)和社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作者來(lái)說(shuō)，是最為直接的一個(gè)關(guān)于檔案管理的規(guī)范性文件。《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》第三條規(guī)定，本規(guī)定所稱(chēng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專(zhuān)業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案具有其獨(dú)特的特征：一是數(shù)量龐大，隨著我國(guó)社保制度的改革，全民參保的實(shí)現(xiàn)，社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量會(huì)出現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)；二是動(dòng)態(tài)變化，隨著個(gè)人工作單位、工資數(shù)額等情況出現(xiàn)變化，社保業(yè)務(wù)檔案也必須時(shí)刻跟隨具體情況而不斷變化；三是以人為本，社保業(yè)務(wù)檔案是個(gè)人參與社保的原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人利益的重要憑證；四是規(guī)范性強(qiáng)，從產(chǎn)生的過(guò)程到形成的材料，從辦理程序到繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)都具有固定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不能隨意改變。
二、當(dāng)前社保業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策
社保業(yè)務(wù)檔案工作是社保體系建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，涉及內(nèi)容多、范圍廣、政策性強(qiáng)。社保業(yè)務(wù)檔案是做好社保工作的最基礎(chǔ)的前提，它不僅是參保人員維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，同時(shí)也是社保部門(mén)進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作水平的必要條件。
1.當(dāng)前在社保業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題一是不夠重視。主要是對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案的管理缺少相應(yīng)的投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位等。有些部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，部分檔案室不符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重，部分業(yè)務(wù)人員存在概念不清、檔案意識(shí)淡漠的問(wèn)題。二是檔案多頭管理，缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。社保業(yè)務(wù)檔案由于涉及的面比較廣泛，有養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等不同類(lèi)別，不一樣的類(lèi)別的檔案分別歸屬不一樣的部門(mén)管理，造成一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu)。雖然2009年7月23日，人力資源社會(huì)保障部和國(guó)家檔案局以部門(mén)規(guī)章的形式聯(lián)合公布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，我省社保系統(tǒng)也于2010年2月25日起施行了《吉林省社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度》，但其他類(lèi)別的社保檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成水平參差不齊，運(yùn)行機(jī)制和工作秩序缺乏科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)，信息開(kāi)發(fā)滯后。社保管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流不多，檔案專(zhuān)業(yè)人才很少，兼職檔案工作者業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作的水平和效率。不能有效地開(kāi)發(fā)社保業(yè)務(wù)檔案的信息資源，社保管理部門(mén)缺乏全局意識(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息開(kāi)發(fā)對(duì)推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)改革所起的重要作用。
2.加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策。在新的歷史條件下，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以服務(wù)民生為目標(biāo)，大膽創(chuàng)新，勇于突破，不斷探索，從提高認(rèn)識(shí)、更新觀念、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范程序等方面改進(jìn)工作，不斷加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案管理，拓展工作思路，創(chuàng)新工作機(jī)制，以提高工作效率、提升工作水平為目標(biāo)，積極探索社保業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代管理的新模式、新途徑，促進(jìn)社會(huì)保障事業(yè)不斷健康發(fā)展。
作者:王海洋 單位:松原市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn) 社保業(yè)務(wù) 檔案管理
1 維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來(lái)越多。由于社會(huì)保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無(wú)法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭(zhēng)議。
我市自1987年就開(kāi)始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開(kāi)展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過(guò)程中，對(duì)一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過(guò)查詢(xún)企業(yè)職工花名冊(cè)、企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。
隨著國(guó)有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動(dòng)關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開(kāi)展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開(kāi)保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢(xún)以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開(kāi)企業(yè)十幾年，社保資料會(huì)不會(huì)遺失？社保所這里是否完整保留自己過(guò)去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來(lái)到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來(lái)，心里有說(shuō)不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
2 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類(lèi)似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)丟失的情況下，保定市社保所通過(guò)歷史資料的查詢(xún)，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對(duì)參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)還十分陌生。沒(méi)有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過(guò)河。通過(guò)抓庫(kù)房建設(shè)、文件材料收集、歸類(lèi)、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫(kù)房從無(wú)到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡(jiǎn)單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令和河北省人力資源和社會(huì)保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號(hào)文件）》要求，我市社保所出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開(kāi)展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過(guò)查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1 統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級(jí)管理、便于查詢(xún)、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2 統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、檔案查閱、辦公三分開(kāi)，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備。
3.3 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類(lèi)三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢(xún)服務(wù)工作。
關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù) 檔案管理 策略分析
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作主要指對(duì)社保檔案進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、裝訂，以及之后的移交、保管、堅(jiān)定等一系列工作，社保檔案的管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理工作中的基礎(chǔ)部分，但卻對(duì)社保工作的順利展開(kāi)有著重要影響作用。現(xiàn)階段，我國(guó)具有較為龐大的社保檔案庫(kù)，這給檔案的管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，而我國(guó)社保檔案管理工作存在較多不足，并已經(jīng)影響到了社保工作的高效展開(kāi)，因此必須對(duì)其展開(kāi)深入研究，不斷提高我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理水平。
一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀
（一）缺乏先進(jìn)的檔案管理手段
目前，大多數(shù)的社保檔案仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，并沒(méi)有采取電子信息化的管理手段，這給檔案的查閱帶來(lái)了極大困難。許多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)受到環(huán)境條件的限制，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案存放室，許多檔案資料被分開(kāi)保存，不僅給檔案的保存與查閱帶來(lái)了極大的困難，同時(shí)也加大了檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。而具有專(zhuān)門(mén)檔案室的機(jī)構(gòu)，其檔案管理手段也較為落后，軟硬件設(shè)施極度缺乏，同時(shí)也缺少專(zhuān)業(yè)的管理人才，因此也無(wú)法達(dá)到較好的檔案管理效果。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性
社會(huì)保險(xiǎn)在社會(huì)保障體系中占據(jù)著重要地位，而其包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等多個(gè)類(lèi)別，這就造成一個(gè)人的保險(xiǎn)資料被分別保存在不同的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，這種分散管理方式給保險(xiǎn)人的資料查詢(xún)帶來(lái)了極大困難，也極易出現(xiàn)管理紕漏，管理方式缺乏足夠的科學(xué)性。
（三）社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低
同時(shí)，社保檔案管理工作中還存在專(zhuān)業(yè)人才缺乏的不足，管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理工作的需求。許多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員，其管理員工缺少足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與專(zhuān)業(yè)技術(shù)，因此也無(wú)法較好的進(jìn)行檔案管理工作。同時(shí)，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也缺少足夠的員工培訓(xùn)工作，沒(méi)有充分意識(shí)到培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的重要性，這也極大的限制了檔案管理工作的發(fā)展。
二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的策略分析
（一）促進(jìn)社保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化
在加強(qiáng)社保檔案管理工作時(shí)，首先必須建立完善的管理制度與管理程序，促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)政策，加快檔案管理工作相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，同時(shí)構(gòu)建完善的檔案管理體系，逐步促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。
（二）加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)
加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)主要是指對(duì)檔案庫(kù)“八防”建設(shè)與管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。為了保障社保檔案管理室的環(huán)境安全性，必須加強(qiáng)檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理，同時(shí)還應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的完全對(duì)接，從而達(dá)到對(duì)檔案管理的全面控制。
（三）重視社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理
保險(xiǎn)人的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)將具有多個(gè)環(huán)節(jié)，因此必須重視對(duì)社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理。為了達(dá)到對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的全過(guò)程管理，必須要對(duì)保障對(duì)象的個(gè)人變動(dòng)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期進(jìn)行檔案信息的調(diào)查核實(shí)，從而保證檔案信息的真實(shí)有效，從而能夠充分發(fā)揮社保檔案的證據(jù)價(jià)值。
（四）促進(jìn)社保檔案的信息化管理
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的辦理過(guò)程中將產(chǎn)生大量的紙質(zhì)材料，而紙質(zhì)材料在保存與移交過(guò)程中將極大的受到外界環(huán)境的影響，且將給工作人員帶來(lái)極大的工作量，因此必須盡快促進(jìn)社保檔案的信息化管理，通過(guò)將紙質(zhì)檔案存錄為數(shù)字檔案、數(shù)據(jù)備份以及建立社會(huì)保障號(hào)碼發(fā)放制度，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的信息化管理，從而極大的提高檔案管理效率與安全性。
（五）加強(qiáng)社保檔案管理人才培養(yǎng)
檔案管理人員的對(duì)提高社保檔案的管理水平有著重要影響，因此必須加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人才的培養(yǎng)工作。在機(jī)構(gòu)條件允許的情況下，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，并積極招聘專(zhuān)業(yè)檔案管理人員、計(jì)算機(jī)人才以及法律人才，并定期展開(kāi)對(duì)管理人員的培訓(xùn)與考核工作，從而確保工作人員的專(zhuān)業(yè)水平與素質(zhì)水平。同時(shí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還必須重視提高管理人員的政策解讀能力，確保工作人員能夠依據(jù)法律政策，進(jìn)行科學(xué)、合理、合法的檔案管理工作，從而真正實(shí)現(xiàn)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理目標(biāo)。
（六）重視社保檔案的保密性管理
社保檔案含有參保人的大量私密信息，而個(gè)人信息的泄露將給參保人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失以及名譽(yù)損失的風(fēng)險(xiǎn)，因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先，檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與流程進(jìn)行操作，從而最大可能的降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也必須建立完善的檔案保密管理制度，嚴(yán)格限制檔案?jìng)€(gè)人信息的使用，并對(duì)不規(guī)范、不合法的檔案管理操作進(jìn)行懲戒，從而確保參保人檔案信息的保密性。
三、結(jié)束語(yǔ)
本文首先探究了我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，指出了其存在的問(wèn)題，包括缺乏先進(jìn)的檔案管理手段、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性以及社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低這三個(gè)方面的不足，并針對(duì)這些不足進(jìn)行了加強(qiáng)檔案管理工作的策略分析，認(rèn)為政府部分必須從促進(jìn)社保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)、重視社保檔案的動(dòng)態(tài)化管理、促進(jìn)社保檔案的信息化管理、加強(qiáng)社保檔案管理人才培養(yǎng)以及重視社保檔案的保密性管理這六個(gè)方面展開(kāi)社保檔案的管理工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙巧霞.芻議新時(shí)期該如何做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].明日風(fēng)尚，2016，11：222
一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中亟待解決的問(wèn)題
1.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理分散，標(biāo)準(zhǔn)不一。我國(guó)現(xiàn)行社會(huì)保障管理體制無(wú)論是組織管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，還是立法規(guī)定都相對(duì)分散。管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，在檔案管理上沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理方法滯后，缺乏結(jié)合實(shí)際細(xì)化各類(lèi)社保檔案的管理細(xì)則，使得檔案實(shí)體管理投入較大，社會(huì)服務(wù)功效甚微。
2.檔案實(shí)體存量多、增量大，歸檔材料應(yīng)“瘦身”。社會(huì)保險(xiǎn)體系的不斷完善，保險(xiǎn)種類(lèi)的多樣化，使得參保人數(shù)和范圍廣泛覆蓋，參保方式更加細(xì)化，保險(xiǎn)工作的業(yè)務(wù)量連年大幅提升，與此帶來(lái)的是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的與日俱增。以西城區(qū)為例，社保中心檔案的年增量為15000卷，醫(yī)保中心檔案年增量為30萬(wàn)件。如此巨大的增量，為社保檔案管理和庫(kù)房管理帶來(lái)了空前的壓力。按現(xiàn)有方式管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案實(shí)體，管理成本將不堪重負(fù)。
3.部分檔案利用價(jià)值不高，利用率偏低。通過(guò)對(duì)近兩年檔案利用情況進(jìn)行跟蹤分析，西城區(qū)社保中心業(yè)務(wù)檔案的利用量每年只有300余件,主要是內(nèi)控部門(mén)、基金監(jiān)督部門(mén)、業(yè)務(wù)科室及參保單位查閱利用一些依據(jù)性檔案材料，約占總查閱量的99%，而審批材料只占1%，基本上未接待公民查閱檔案。醫(yī)保中心業(yè)務(wù)檔案的利用量約為每年150件，以審批材料中的醫(yī)療費(fèi)原始單據(jù)利用最多。在利用時(shí)效上，基本上只利用3年以?xún)?nèi)形成的檔案，2008年以前的檔案利用很少。調(diào)研結(jié)果表明，部分檔案本身的價(jià)值不高，導(dǎo)致社保業(yè)務(wù)檔案利用率偏低，不能充分發(fā)揮其社會(huì)化的服務(wù)功能。
二、解決問(wèn)題的對(duì)策與設(shè)想
（一）建立健全檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)“大集中”管理從管理的角度看，綜合檔案館僅接收永久保存的檔案，造成社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理更加分散，且社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案增量大，大部分檔案館在建設(shè)初期未能預(yù)留這部分檔案的庫(kù)房容量。從利用的角度分析，參保單位和人員并不了解要查詢(xún)的社保信息保存在哪里，不僅要跑經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要跑檔案館，利用不便勢(shì)必引起利用者的不滿(mǎn)，增加社會(huì)負(fù)面效應(yīng)。在當(dāng)前經(jīng)辦機(jī)構(gòu)分設(shè)的情況下，如何更好地整合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資源，將檔案集中管理？筆者認(rèn)為可以成立“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中心”，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理一定區(qū)域內(nèi)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照檔案管理中心的要求，定期（如每年）向中心移交檔案實(shí)體及數(shù)據(jù)，由中心按照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案實(shí)體與數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整合，真正實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育、工傷等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的集中管理、綜合利用和信息共享。
（二）科學(xué)管理檔案實(shí)體，應(yīng)歸盡歸，該存才存1.緊密結(jié)合實(shí)際，科學(xué)劃定檔案實(shí)體保管期限?！侗本┦?lt;社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）>實(shí)施辦法》（京人社發(fā)〔2010〕109號(hào)）對(duì)十類(lèi)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限做了明確規(guī)定，調(diào)研發(fā)現(xiàn)仍有一些期限設(shè)定與實(shí)際情況不適宜。一是在現(xiàn)有保管期限的基礎(chǔ)上，增加5年定期保管期限。如生育保險(xiǎn)手工報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用審批材料，按照規(guī)定其保管期限為10年，每一件檔案以參保人為單位，其中包括審批表、申報(bào)表、收費(fèi)單據(jù)及診斷證明、出院證明、生育服務(wù)證、出生證、身份證復(fù)印件等相關(guān)審核材料，共計(jì)10余頁(yè)。從參保人的角度來(lái)看，參保人在一次性享受生育保險(xiǎn)待遇后，這類(lèi)材料也就實(shí)現(xiàn)了其查考價(jià)值。在實(shí)際工作中，此類(lèi)檔案主要留作內(nèi)控部門(mén)、基金監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行審計(jì)之用，查閱者很少，且僅利用近兩年的檔案內(nèi)容，故劃定5年保管期較為合適。到期后及時(shí)進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀，可以減小檔案管理成本，節(jié)約庫(kù)房空間。二是調(diào)整檔案保管期限偏高的檔案。如用人單位社會(huì)保險(xiǎn)登記材料、用人單位社會(huì)保險(xiǎn)年檢材料、五險(xiǎn)參保單位登記表等，其保管期限為永久保存。調(diào)研發(fā)現(xiàn)其保管期限偏高，因?yàn)榇祟?lèi)登記材料所記載的內(nèi)容主要為單位名稱(chēng)、組織機(jī)構(gòu)代碼、住所地、法人或負(fù)責(zé)人、開(kāi)戶(hù)銀行及賬號(hào)等，這些信息是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核用人單位參保資格的依據(jù)，對(duì)職工享受醫(yī)療保險(xiǎn)待遇和將來(lái)計(jì)發(fā)養(yǎng)老金沒(méi)有直接的查考利用價(jià)值。三是檔案實(shí)體狀態(tài)不足以按劃定期限保存的情況。在調(diào)研過(guò)程中，通過(guò)翻閱積存待整理的檔案，我們發(fā)現(xiàn)有部分審批材料字跡為針式打印，因打印效果不佳，淺藍(lán)色字跡褪色嚴(yán)重，多有辨認(rèn)不清之處，還有個(gè)別單據(jù)為熱敏紙材質(zhì)，僅保存兩三年就已看不清了，這部分檔案仍按原保管期限劃定沒(méi)有實(shí)際意義。應(yīng)及時(shí)鑒定整理，可依據(jù)具體情況適當(dāng)降低保管期限，同時(shí)盡快采取數(shù)字化補(bǔ)救措施。2.鑒定檔案價(jià)值，科學(xué)界定歸檔范圍，為檔案實(shí)體“瘦身”。國(guó)家檔案局3號(hào)令及北京市檔案局109號(hào)文件中均規(guī)定了各類(lèi)登記表單的相關(guān)審核材料作為檔案劃入歸檔范圍。調(diào)研中，通過(guò)查看各類(lèi)檔案實(shí)體，發(fā)現(xiàn)審批、登記材料中附帶了大量參保人辦理業(yè)務(wù)時(shí)提交的相關(guān)審核材料，其在案卷中占有較大比例，導(dǎo)致檔案案卷厚重臃腫。如基本醫(yī)療保險(xiǎn)基金補(bǔ)繳表中每一個(gè)參保人都需附帶一本勞動(dòng)合同，而這部分材料實(shí)際上對(duì)參保人并沒(méi)有查考利用價(jià)值，其主要作用是為內(nèi)控部門(mén)、基金監(jiān)督部門(mén)對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)提供依據(jù)。筆者認(rèn)為，這些相關(guān)審核材料可以不納入歸檔范圍，而是將其作為審計(jì)依據(jù)，一是將審計(jì)工作前移，歸檔前審計(jì)；二是相關(guān)審核材料由保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)自存，以備核查；三是辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作過(guò)程中進(jìn)行數(shù)字化掃描以供備查。此外，部分檔案為經(jīng)辦機(jī)構(gòu)或醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)生成的電子單據(jù)，如醫(yī)院上傳的住院費(fèi)用清單，由醫(yī)院為歸檔工作專(zhuān)門(mén)進(jìn)行打印，歸檔裝箱上交保存后，就沒(méi)開(kāi)箱利用過(guò)，且在醫(yī)院系統(tǒng)里已經(jīng)全部存有電子數(shù)據(jù)，建議此類(lèi)檔案做無(wú)紙化保存，由醫(yī)院上交電子數(shù)據(jù)即可。
（三）加快信息化進(jìn)程，搭建社保檔案電子數(shù)據(jù)統(tǒng)一平臺(tái)當(dāng)前，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化工作尚處在目錄應(yīng)用的初級(jí)發(fā)展階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社會(huì)保險(xiǎn)工作發(fā)展和改革的腳步。應(yīng)打破僵化的固有思維模式，使社保檔案管理由重社保檔案實(shí)體向重社保檔案信息轉(zhuǎn)變，逐步搭建能夠查詢(xún)到參保人全部社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息中心。數(shù)字化工作初期雖然耗資巨大，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這是降低行政成本、提高行政效率，服務(wù)民生的有效途徑。
（四）完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案制度體系全國(guó)各地陸續(xù)出臺(tái)了一些關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理辦法和規(guī)定，但在實(shí)際工作中，仍缺乏細(xì)化的各類(lèi)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案具體管理細(xì)則，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如檔案歸檔范圍、鑒定方法、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、整理方法、檔案管理人員職責(zé)、利用保密制度等。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作從材料生成、整理歸檔、上架排列、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有章可循，逐步構(gòu)建完整的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案制度體系.
作者：李茂福 邢晶晶 單位：北京市西城區(qū)檔案局
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)社保業(yè)務(wù)檔案管理
一、維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來(lái)越多。由于社會(huì)保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無(wú)法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭(zhēng)議。
我市自1987年就開(kāi)始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。**市社保所在開(kāi)展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過(guò)程中，對(duì)一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過(guò)查詢(xún)企業(yè)職工花名冊(cè)、企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。
隨著國(guó)有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動(dòng)關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開(kāi)展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為**市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開(kāi)**去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到**市社保所查詢(xún)以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開(kāi)企業(yè)十幾年，社保資料會(huì)不會(huì)遺失？社保所這里是否完整保留自己過(guò)去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來(lái)到**社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來(lái)，心里有說(shuō)不出的高興。**市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在**市，類(lèi)似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)丟失的情況下，**市社保所通過(guò)歷史資料的查詢(xún)，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對(duì)參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)還十分陌生。沒(méi)有現(xiàn)成的樣板，**市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過(guò)河。通過(guò)抓庫(kù)房建設(shè)、文件材料收集、歸類(lèi)、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫(kù)房從無(wú)到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡(jiǎn)單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令和河北省人力資源和社會(huì)保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號(hào)文件）》要求，我市社保所出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開(kāi)展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。**市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過(guò)查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
三、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級(jí)管理、便于查詢(xún)、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，**市社保所建立了一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、檔案查閱、辦公三分開(kāi)，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類(lèi)三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢(xún)服務(wù)工作。
**市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要求對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來(lái)，進(jìn)行鑒定整理、組卷歸檔。
【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理工作
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是否保存完整、是否安全保存、是否有效利用等，都將直接和所有勞動(dòng)者的合法權(quán)益相關(guān)，這對(duì)穩(wěn)定社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的意義也非常大。尤其是隨著社會(huì)保險(xiǎn)的不斷變化，其涉及的范圍越來(lái)越大，人數(shù)參與也越來(lái)越多，因此，規(guī)范化的發(fā)展需要迅速地建立起來(lái)，只有這樣才能提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，才能確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的科學(xué)、合理、規(guī)范，這也是建設(shè)法制化、社會(huì)化和規(guī)范化必然的選擇。
一、新形勢(shì)下提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性
社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于其針對(duì)的對(duì)象是廣大人民群眾，其主要收集的是社會(huì)保險(xiǎn)單位關(guān)于廣大勞動(dòng)者辦理的養(yǎng)老險(xiǎn)、失業(yè)險(xiǎn)、醫(yī)療險(xiǎn)或者生育險(xiǎn)所涉及的所有文獻(xiàn)資料，因此，其具備了一定的特殊性。為了確保檔案管理工作的切實(shí)可行，就需要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，這也是發(fā)展的必然結(jié)果，只有這樣才能有助于檔案管理體制的健全，才能促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的展開(kāi)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中記錄的信息尤為重要，倘若信息丟失將很難找回，這樣的話也將導(dǎo)致后續(xù)的工作無(wú)法開(kāi)展。因此，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作尤為重要，特別是在信息化發(fā)展的今天，如何在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)是確保檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化重要的工作內(nèi)容，這也是為后續(xù)的工作奠定基礎(chǔ)。
二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理遇到的問(wèn)題
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是整個(gè)社會(huì)保障體制中重要的組成部分，它確保了社會(huì)保障信息交流和共享，是維護(hù)所有勞動(dòng)者的合法權(quán)益證書(shū)，也是社會(huì)保障部門(mén)科學(xué)化和效率化工作的參考條件。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)該和社會(huì)保障體系協(xié)同發(fā)展，只有這樣才能促進(jìn)社會(huì)保障行業(yè)的發(fā)展。然而，在我國(guó)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作還存在很多的困難，這些困難制約著社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展，其主要有以下幾點(diǎn)：（一）管理形式不統(tǒng)一。雖然社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作已經(jīng)受到很多的重視，然而，在實(shí)際的工作中并沒(méi)有取得預(yù)想中的效果，其存在的問(wèn)題還沒(méi)有完全地解決。最為明顯的問(wèn)題就是沒(méi)有統(tǒng)一的管理形式，規(guī)范性非常弱。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)在受理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)大量的文獻(xiàn)資料，這些資料不可能是由一個(gè)部門(mén)完成的，它需要很多的部門(mén)協(xié)同工作，有的時(shí)候還會(huì)造成工作上的重疊，這樣的話不僅僅降低了工作效率，還造成了資源浪費(fèi)，不利于社會(huì)保險(xiǎn)工作正常運(yùn)行。（二）缺少專(zhuān)業(yè)性的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要使用的是紙質(zhì)的材料，但是，這樣容易造成文獻(xiàn)的丟失或者損壞，可以說(shuō)在某種程度上增加了檔案管理工作的難度。比方說(shuō)，如果檔案管理科室出現(xiàn)了火災(zāi)或者水災(zāi)等事故，那么這些損壞的紙質(zhì)文件將再也找不回來(lái)。雖然，目前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用比較普遍，但是，在檔案管理工作中還沒(méi)有被廣泛地運(yùn)用，更不要說(shuō)明確的制度限制，這也造成管理內(nèi)容混亂、模糊、不確定，影響了檔案管理工作質(zhì)量。此外，隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)，對(duì)于檔案資料的需求越來(lái)越頻繁，這無(wú)疑增加了檔案管理工作的難度。（三）檔案管理方式落后。檔案管理是保障社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行的憑證，但是，在實(shí)際工作中檔案管理方式并沒(méi)有完全地落到實(shí)處，因此，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)階段社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的改革需求。目前，大多數(shù)檔案管理科室的基礎(chǔ)設(shè)施還沒(méi)有健全，尤其是在重大事故中，資料丟失的現(xiàn)象比較普遍，又或者所處的環(huán)境不利于資料保存，造成檔案損壞。
三、提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作
（一）健全檔案管理制度。檔案管理工作應(yīng)該符合時(shí)代的需求，因此，要不斷完善檔案管理制度。檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)展開(kāi)的重要憑借，所以，需要健全的檔案管理制度去指導(dǎo)，特別是在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)需要大量文獻(xiàn)資料支撐的時(shí)候，檔案管理資料尤為重要。為了避免因?yàn)橘Y料的丟失影響實(shí)際的工作，就需要科學(xué)、合理地健全檔案管理制度，以此提高檔案管理工作效率。（二）提高制度標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立，確保規(guī)范化管理。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展方向應(yīng)該是科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，以及制度化，因此，需要制定科學(xué)的管理方式。比方說(shuō)，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的資料收集、文獻(xiàn)歸檔、信息整理和保管，以及查看、運(yùn)用、轉(zhuǎn)交等工作的開(kāi)展，而規(guī)范化的管理方式可以有效保證這些文獻(xiàn)資料的最大化運(yùn)用。對(duì)于不同的檔案，特別是社會(huì)保險(xiǎn)檔案中的會(huì)計(jì)檔案、專(zhuān)業(yè)檔案，以及保險(xiǎn)類(lèi)的檔案等，要清楚地劃分出來(lái)，載體和內(nèi)容的不同，其對(duì)應(yīng)的保管期限和歸檔位置也要有所變化。（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重創(chuàng)新式管理。社會(huì)在進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展，因此，檔案管理工作也需要?jiǎng)?chuàng)新，比方說(shuō)，堅(jiān)持檔案管理的統(tǒng)一性，也就是堅(jiān)持檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)、單位、機(jī)制、監(jiān)管和指導(dǎo)的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)檔案管理最大化價(jià)值。此外，還應(yīng)該采用無(wú)紙化自動(dòng)辦公，這樣就可以將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔，提高檔案管理的安全性。
四、結(jié)束語(yǔ)
社會(huì)保險(xiǎn)檔案對(duì)保險(xiǎn)公司工作的開(kāi)展意義非常大，這也是推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑?？偟膩?lái)說(shuō)，在信息化發(fā)展的今天，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)該向著網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化的發(fā)展方向，解決傳統(tǒng)的檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，符合時(shí)展的需求，確保社保工作的有效性。
作者:劉威 單位:松原市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心
【參考文獻(xiàn)】
[1]呂建平.如何做好新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作[J].城建檔案,2017(02):57-58.
一、抓住核心，切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理關(guān)鍵靠“人”。人員素質(zhì)始終是關(guān)系到檔案管理水平和工作效率的核心問(wèn)題。提高社保檔案管理信息化水平，一方面，要重點(diǎn)圍繞《檔案法》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》等法律、規(guī)章，組織開(kāi)展各種形式的教育培訓(xùn)活動(dòng)。培養(yǎng)檔案管理人員依法辦事的法制意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。與此同時(shí)，要認(rèn)真抓好社會(huì)保險(xiǎn)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案是在業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理服務(wù)的過(guò)程中逐步形成的，從產(chǎn)生到立卷、從歸檔到利用，整個(gè)過(guò)程都與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦有著密切的關(guān)系。因此，社保檔案管理人員必須達(dá)到熟練掌握社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)、規(guī)范、安全的管理和應(yīng)用。另一方面，要積極開(kāi)展以計(jì)算機(jī)應(yīng)用為主要內(nèi)容的信息技術(shù)學(xué)習(xí)。作為社保檔案管理人員，要繼續(xù)提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用與管理創(chuàng)新能力。要從目前檔案管理人員的素質(zhì)水平出發(fā)，有計(jì)劃、有側(cè)重、分層次地培養(yǎng)出操作應(yīng)用、系統(tǒng)運(yùn)維和程序開(kāi)發(fā)人員。在注重人員培養(yǎng)時(shí)，也要注重改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)，更多地吸收和接納年輕化、專(zhuān)業(yè)化、知識(shí)化的青年骨干力量。在尊重人才的同時(shí)更要尊重知識(shí)，從學(xué)歷層次、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)等方面造就一支既懂理論又懂實(shí)踐、既能操作又善于創(chuàng)新的檔案信息化管理隊(duì)伍。
二、強(qiáng)化手段，有效運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)字技術(shù)
實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的信息化，才能實(shí)現(xiàn)社保檔案資源共享，從而提升社會(huì)保險(xiǎn)公共管理服務(wù)水平。一是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為骨架科學(xué)管理社保檔案。由于社保數(shù)據(jù)成倍增加，對(duì)數(shù)據(jù)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性和業(yè)務(wù)處理的速度及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力和安全性的要求越來(lái)越高。在選擇設(shè)備和軟件時(shí)可以選擇技術(shù)成熟廠商的產(chǎn)品。例如IBM小型機(jī)和其自主研發(fā)的AIX6.0操作系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)可選擇DB2數(shù)據(jù)庫(kù)或oralce數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可以采用SAN或NAS等方式。在門(mén)戶(hù)網(wǎng)站和數(shù)據(jù)服務(wù)器之間要設(shè)置防火墻，做好訪問(wèn)策略以保證數(shù)據(jù)的安全。二是利用通信設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠方便、快捷地提供服務(wù)，供參保群眾查詢(xún)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，實(shí)現(xiàn)社會(huì)的有效監(jiān)督。使用信息化技術(shù)后，可以極大地提高工作效率，為推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案現(xiàn)有電子設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的基礎(chǔ)上進(jìn)行改造，與社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享資源，能夠極大地降低改造成本，提供更加詳實(shí)、有效的信息。在開(kāi)發(fā)系統(tǒng)時(shí)要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，尤其在當(dāng)今社會(huì)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，wifi設(shè)備廣泛使用及4G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，使手機(jī)、iPAD等移動(dòng)終端設(shè)備可以隨時(shí)隨地訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)資料。檔案管理機(jī)構(gòu)更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)在原有門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)適應(yīng)蘋(píng)果OSX和Android系統(tǒng)的手機(jī)、iPAD等移動(dòng)設(shè)備的應(yīng)用查詢(xún)程序。三是通過(guò)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，增加相應(yīng)的欄目來(lái)介紹社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作，提供參保單位和個(gè)人方便查詢(xún)檔案信息的界面，使參保單位和個(gè)人及時(shí)了解自己的參保情況、檔案信息的記載。同時(shí)網(wǎng)站開(kāi)發(fā)時(shí)也適應(yīng)手機(jī)、iPAD等移動(dòng)設(shè)備用戶(hù)的訪問(wèn)需求。在網(wǎng)站的建設(shè)中相應(yīng)地考慮到檔案信息的共享，提升社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)服務(wù)社會(huì)、服務(wù)參保群眾的能力，并且為其他政府部門(mén)提供信息支持。
三、注重細(xì)節(jié)，不斷研究新情況，解決新問(wèn)題
社會(huì)保險(xiǎn)檔案作為記載社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要載體，是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性和必要性，從檔案存放、組織機(jī)構(gòu)、人員配備、制度保障、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各方面給予重視和加強(qiáng)。一要做好業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)資料。例如企業(yè)的報(bào)表、參保人員提交的資料以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦依據(jù)的政策法規(guī)的收集工作。二要深入企業(yè)收集在崗職工的相關(guān)資料，及破產(chǎn)企業(yè)職工的檔案收集，防止丟失、損壞，造成參保人員利益受損失。也防止不法人員利用丟失檔案造假。三要收集社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)參加社會(huì)活動(dòng)的資料，作為歷史資料以備查詢(xún)。檔案管理部門(mén)將收集到的資料進(jìn)行處理，如果是紙質(zhì)的進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換。整理好后，立卷、歸檔，以備他日查詢(xún)使用。四要滿(mǎn)足公開(kāi)透明的檔案管理要求。對(duì)已經(jīng)收集、整理、保管的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，通過(guò)恰當(dāng)?shù)那?，由社?huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)統(tǒng)一出來(lái)，滿(mǎn)足群眾的查詢(xún)需求，使其利用價(jià)值得以充分體現(xiàn)。
作者：唐德峰 單位：遼源市社會(huì)保險(xiǎn)局
目前，我國(guó)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度在逐步地完善過(guò)程中，但由于參保與交保人數(shù)日益增長(zhǎng)，致使養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理需要進(jìn)行相應(yīng)地改革。作為記載參保人完整工作經(jīng)歷狀況的載體，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是參保人參保的事實(shí)憑證。在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中，檔案的收集、整理與歸檔等環(huán)節(jié)都是非常重要的。
一、新形勢(shì)下的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理
自改革開(kāi)放以來(lái)，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了多方面的改善。之所以對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不斷地進(jìn)行完善，是因?yàn)樽罱K的目的是要避免養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的不真實(shí)、不完整和不安全性。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是提高養(yǎng)老保險(xiǎn)保障性功能的一種重要手段，通過(guò)為參保個(gè)人及社會(huì)有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)來(lái)促進(jìn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，其肩負(fù)重任。近年來(lái)，有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，必須要對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行改革，才能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需要。因此，在新形勢(shì)下，為了不阻礙社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，必然要對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。
二、新形勢(shì)下做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的對(duì)策
（一）完善和規(guī)范檔案管理制度。在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，其原始資料包括參保人個(gè)人信息賬戶(hù)、繳費(fèi)資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料以及業(yè)務(wù)有關(guān)的書(shū)面資料等，這些都是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案需要進(jìn)行管理的資料。完善和規(guī)范檔案管理制度的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。規(guī)范化的檔案管理首先要確保實(shí)用性和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的資料檔案在歸檔存檔時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)混淆的問(wèn)題。這就要求檔案管理人員不僅要確保明確分類(lèi)，還應(yīng)該做好歸類(lèi)檔案的記錄。檔案管理部門(mén)在完善和規(guī)范檔案管理制度時(shí)，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具體化。合理性主要是指有關(guān)檔案管理方式方法符合現(xiàn)實(shí)應(yīng)用要求；有效性和全面性是指所建立的檔案制度要涵蓋所有工作環(huán)節(jié)；具體化是指檔案管理具體流程和檔案資料分類(lèi)方式等都必須明確。此外，完善和規(guī)范檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律為依據(jù)。在檔案管理制度的要求約束下，檔案管理部門(mén)對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、集中、規(guī)范有序地管理。
（二）提高信息化檔案管理水平。在新形勢(shì)下，信息科技水平得到了快速提升，其已經(jīng)惠及到各行各業(yè)，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理也不例外。信息化檔案管理與完全人工方式的檔案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。信息化檔案管理改變了以紙質(zhì)書(shū)面記錄與個(gè)人檔案的堆放與存放方式，既縮短了工作時(shí)間，又避免了占據(jù)了較大的空間進(jìn)行資料的存放。信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案管理電子化，有利于檔案的查詢(xún)與檢索，大大地降低信息檢索的不準(zhǔn)確性。人工進(jìn)行檔案資料原件的查找與翻閱既費(fèi)時(shí)又耗力，工作效率較低，而由計(jì)算機(jī)檢索與掃描獲得信息既節(jié)省了大量的時(shí)間，又提高了工作的準(zhǔn)確性和效率。
另外，信息化檔案管理在分類(lèi)與管理時(shí)，不可忽視科學(xué)的歸檔與提高工作質(zhì)量。針對(duì)普通類(lèi)型的業(yè)務(wù)文件、退休記錄、審計(jì)等的存檔時(shí)間要明確記錄。對(duì)于影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步的記錄時(shí)，要注意歸類(lèi)方式的選擇?？偠灾?，信息化檔案管理的最終目的是為了減少檔案管理工作的無(wú)序現(xiàn)象。
（三）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理的重要組成部分，控制著檔案管理所有環(huán)節(jié)。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的目標(biāo)是服務(wù)社會(huì)，因此，檔案管理部門(mén)不可忽視檔案管理人員的素質(zhì)水平。新形勢(shì)下，隨著檔案管理工作要求的提高，與之相應(yīng)的檔案管理人員的素質(zhì)水平也應(yīng)該提高。為此，檔案管理部門(mén)需注意管理任務(wù)和責(zé)任的分配。通過(guò)明確工作職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)的方式提升管理人員的素質(zhì)，才能更好地讓檔案管理服務(wù)于社會(huì)。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在形勢(shì)下，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作仍然是需要關(guān)注的一個(gè)領(lǐng)域。針對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中不適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代需求的問(wèn)題，要通過(guò)完善和規(guī)范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質(zhì)等途徑進(jìn)行改革，才能確保社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效性。
（承德市人力資源和社會(huì)保障局，河北 承德 067000）
摘 要：人力資源和社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人檔案管理是將有關(guān)人力資源和社會(huì)保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。人力資源檔案管理就是推動(dòng)人力資源的信息資源，因此為了加速人力資源的流動(dòng)，必須加強(qiáng)人力資源的檔案管理工作，這樣才會(huì)使人力資源得到充分的利用。
關(guān)鍵詞 ：人力資源和社會(huì)保障；檔案管理
中圖分類(lèi)號(hào)：C962文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1000-8772（2015）07-0196-02
收稿日期：2015-02-12
作者簡(jiǎn)介：董麗芳（1978-），女，河北承德人，本科，檔案館員；研究方向：檔案管理；人力資源社會(huì)保障的檔案管理。
近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，人民生活水平的日益提高，社會(huì)保障工作日趨完善，社會(huì)保障基金規(guī)模急劇擴(kuò)大，人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理工作在當(dāng)代社會(huì)顯得尤為重要，其在受到越來(lái)越重視的同時(shí)，自身的缺陷與制度的不完善也逐漸體現(xiàn)出來(lái)。在新形勢(shì)下為了解決好人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理工作遇到的新問(wèn)題和新情況，就需要不斷增強(qiáng)管理工作的能力和水平。
人力資源和社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人檔案管理是將有關(guān)人力資源和社會(huì)保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對(duì)于做好人力資源和社會(huì)保障整體工作至關(guān)重要，尤其是大批國(guó)有企業(yè)改制，員工與企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系后給個(gè)人檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，再加上一些用人較少的微小企業(yè)為了減少管理成本，往往更喜歡人事檔案管理，人與檔案脫節(jié)的問(wèn)題也比較突出，如何適應(yīng)新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理工作遇到的新情況和新問(wèn)題，不斷加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障個(gè)人檔案管理工作，為黨和政府做好人力資源和社會(huì)保障工作提供完整、科學(xué)、詳實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是人力資源和社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人檔案管理工作者面臨的重要任務(wù)。
一、人力資源和社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題
（一）對(duì)勞動(dòng)保險(xiǎn)檔案管理重視不夠
勞動(dòng)保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，管理檔案的硬件投入不足，有的地方部門(mén)由于檔案歸檔不及時(shí)，檔案保存工作不到位，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制不健全
社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，不同的類(lèi)別社會(huì)保障檔案分別由不同的部門(mén)管理，管理出現(xiàn)了多方管理，而且部門(mén)之間溝通困難、不及時(shí)，一個(gè)人的資料由不同機(jī)構(gòu)管理，不能形成完整的檔案信息，這就加重了管理的負(fù)擔(dān)，同時(shí)給單位帶來(lái)不必要的麻煩。
（三）檔案資料收集難、歸檔不齊全
由于在日常管理檔案工作存在各自為陣的現(xiàn)象，致使檔案工作人員在收集和整理檔案材料時(shí)，往往收不齊，收不到，致使一些有價(jià)值的必須歸檔的資料被遺漏，給檔案工作造成損失。例如，自謀職業(yè)者或靈活就業(yè)人員參保檔案因?yàn)槲醇皶r(shí)建檔或歸檔不夠及時(shí)，就存在跨年度移交和歸檔保管，查閱困難的問(wèn)題。又如平常業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員為了查詢(xún)方便不及時(shí)移交資料，致使這些對(duì)今后工作具有查考利用價(jià)值的“真品”散存在業(yè)務(wù)承辦部門(mén)，有的甚至流落在個(gè)人手中，只為局部和自己暫時(shí)使用考慮，沒(méi)有為全局的發(fā)展與建設(shè)考慮，致使部分檔案有空缺現(xiàn)象，這樣就影響了檔案的完整性，影響了利用工作，最終對(duì)服務(wù)日常工作造成不利。
（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
近年來(lái)，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)雖然按照上級(jí)部門(mén)具體要求，積極開(kāi)展檔案升級(jí)工作，健全了檔案機(jī)構(gòu)，明確了專(zhuān)兼職檔案員，建立了以辦公室為主體，有關(guān)職能部門(mén)配合的上下統(tǒng)一聯(lián)系的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。但在實(shí)際工作中，這種網(wǎng)絡(luò)體系“名存實(shí)亡”，使作用沒(méi)有更好地發(fā)揮出來(lái)，究其原因可以從兩個(gè)方面來(lái)看：一是專(zhuān)職檔案員調(diào)換頻繁，精力不能集中，部分檔案管理人員有看攤守業(yè)思想，沒(méi)有積極收集資料，更沒(méi)有積極主動(dòng)地指導(dǎo)或參與業(yè)務(wù)科室檔案整理；另一方面從業(yè)務(wù)科室管理工作來(lái)看，覺(jué)得身為兼職檔案員，認(rèn)為只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡(jiǎn)單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交檔案室，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。所以，上下并沒(méi)有真正形成協(xié)調(diào)指導(dǎo)關(guān)系，這為以后的檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范造成不利。
（五）檔案升級(jí)工作重名不重利，檔案利用效率低。
有的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只是把檔案升級(jí)工作當(dāng)做上級(jí)工作任務(wù)，不得不重視檔案升級(jí)工作，花費(fèi)人力、物力、財(cái)力，使管理工作達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，但僅僅停留在升級(jí)達(dá)標(biāo)，卻沒(méi)有把檔案管理工作作為一項(xiàng)常態(tài)性工作。個(gè)別單位在達(dá)標(biāo)升級(jí)工作中只重視硬件建設(shè)而忽視軟件建設(shè)，投入大量資金購(gòu)置檔案用品和檔案保護(hù)設(shè)備，對(duì)檔案室加以“包裝”，而沒(méi)有真正按照管理辦法歸檔整理，存在缺、漏現(xiàn)象，顯得“只可遠(yuǎn)觀而不可細(xì)瞧”?？偟目磥?lái)，目前的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作滿(mǎn)足日益復(fù)雜繁重的工作需要仍然有欠缺，檔案發(fā)揮的作用似乎有些單薄。
二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策
（一）大力宣傳檔案法規(guī)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料的收集。首先，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要身先士卒，將檔案工作與其它各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作放在同等重要地位，將其納入日常工作規(guī)劃，將檔案工作列為目標(biāo)管理考核項(xiàng)目之中，做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自過(guò)問(wèn)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)。其次，不能放松檔案宣傳工作，要充分認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下社會(huì)保障檔案管理工作的重要地位和作用，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重要性、現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，讓廣大干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高廣大干部參與檔案管理工作的主動(dòng)性、積極性、自覺(jué)性，督促各科室主動(dòng)上交歸檔資料。再次，動(dòng)員和組織全體工作人員參與檔案工作，加（下轉(zhuǎn)203頁(yè)）（上接195頁(yè)）強(qiáng)對(duì)日常各類(lèi)文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對(duì)不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員擔(dān)負(fù)著對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等基本工作，加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)也是搞好檔案工作的首要前提。要挑選合格的干部擔(dān)任檔案員，檔案人員必須在思想上具有高度的責(zé)任心、政治警惕性和嚴(yán)格的紀(jì)律性，在業(yè)務(wù)上要求做到熟、精、勤。檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，消除等待調(diào)卷利用檔案的思想，要積極思考如何更好的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案利用效率。二是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和實(shí)際工作能力。此外，檔案工作人員還應(yīng)注重計(jì)算機(jī)管理檔案等各種知識(shí)的培訓(xùn)，以便適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展。三是要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系作用，專(zhuān)職檔案員一方面主動(dòng)收集散存在科室和個(gè)人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作人員加強(qiáng)聯(lián)系，不僅在業(yè)務(wù)上給予指導(dǎo)，而且在具體操作上積極參與，使科室檔案和機(jī)關(guān)檔案同時(shí)進(jìn)行規(guī)范化管理。四是開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流，提高檔案管理水平，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，開(kāi)闊視野，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，探討研究檔案知識(shí)，總結(jié)教訓(xùn)，改進(jìn)工作不足，提高工作效率。
（三）加強(qiáng)檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，真正做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。實(shí)踐證明，各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)對(duì)于增強(qiáng)社保經(jīng)辦人員的檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理有著明顯的推進(jìn)作用，它也是發(fā)展檔案事業(yè)的一種有效的手段和途徑。標(biāo)準(zhǔn)化即嚴(yán)格按照文件規(guī)定，各個(gè)環(huán)節(jié)都要達(dá)到升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)范化即健全規(guī)章制度，規(guī)范管理檔案；科學(xué)化即采取有效歸檔方法，結(jié)合部門(mén)自身實(shí)際需要制定的“三合一”制度，逐步形成一個(gè)門(mén)類(lèi)比較齊全、管理有序的綜合檔案規(guī)范體系；現(xiàn)代化即改善檔案保管條件，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，為規(guī)范化管理檔案提供必要條件。同時(shí)，把檔案管理升級(jí)工作納入綜合工作目標(biāo)考核中去，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案事業(yè)與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。
（四）充分發(fā)揮檔案作用，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。一是歸檔資料要齊全，這樣才能保證查借檔案內(nèi)容的廣泛性。二是建立各項(xiàng)查借閱制度，編制檢索工作，為查找和利用檔案提供方便。三是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，利用微機(jī)管理檔案，全面、準(zhǔn)確、快速的提供檔案資料，充分發(fā)揮檔案為業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作服務(wù)的作用。四是收集檔案利用的實(shí)際效益，促進(jìn)檔案利用率的提高。
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作今后應(yīng)更好地服從和服務(wù)社會(huì)保險(xiǎn)工作的大局，從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，全面貫徹落實(shí)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》及有關(guān)法規(guī)，積極配合檔案行政管理部門(mén)，以實(shí)現(xiàn)檔案制度化、規(guī)范化、信息化、專(zhuān)業(yè)化管理為目標(biāo)，以實(shí)行檔案綜合管理為手段，進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理水平，不斷推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1] 鍋彩虹；淺議保定市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理[J]；青春歲月；
2010年07期.
[2] 鍋彩虹；淺議保定市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理[J]；青春歲月；
【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；工作
所謂社會(huì)保險(xiǎn)檔案，就是從事社會(huì)保險(xiǎn)工作的職能部門(mén)在開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)工作的實(shí)踐活動(dòng)中，直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史紀(jì)錄。社會(huì)檔案的建立無(wú)疑有助于社會(huì)保險(xiǎn)工作及時(shí)有效地開(kāi)展，使社會(huì)保險(xiǎn)工作的實(shí)踐活動(dòng)有據(jù)可考。
一、社會(huì)保險(xiǎn)工作建檔現(xiàn)狀
隨著保險(xiǎn)種類(lèi)不斷轉(zhuǎn)變和參保人數(shù)的不斷增多，多年的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料管理工作量也日漸增大，由最初的幾萬(wàn)人到現(xiàn)在的幾十萬(wàn)人。社保業(yè)務(wù)檔案管理作為社保經(jīng)辦管理工作之一，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)要定期做好對(duì)參保人員的檔案資料進(jìn)行歸納、總結(jié)、分類(lèi)、歸檔、裝訂、保管、利用、移交以及摧毀等等一系列工作。它既是增強(qiáng)社保經(jīng)辦過(guò)程中質(zhì)量與科學(xué)管理社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的必要手段，至此一個(gè)以養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)工作為主的社保工作體系逐步建立、完善起來(lái)。
二、現(xiàn)階段社會(huì)保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)
從形成的范圍看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案涉及面廣，產(chǎn)生和保存由各自的承辦部門(mén)負(fù)責(zé)；從動(dòng)態(tài)角度看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案中有相當(dāng)內(nèi)容信息是不斷變化的，應(yīng)實(shí)行一定程序的動(dòng)態(tài)管理；從現(xiàn)有載體看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案基本以紙制材料和電子系統(tǒng)為主；從管理角度看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理還處于分散、無(wú)序的狀態(tài)，有待加強(qiáng)規(guī)范管理；從利用角度看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案無(wú)論是宏觀方面的材料還是微觀方面的材料，一直處于利用的高峰期。由于社會(huì)保險(xiǎn)初期的建檔工作不夠理想，其信息共享機(jī)制與系統(tǒng)也尚未健全與開(kāi)通，因而給利用工作造成一定的困難。
三、加強(qiáng)社會(huì)保障檔案的規(guī)范化管理
一是必須用科學(xué)發(fā)展指導(dǎo)檔案工作，按照建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的要求做好新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作。目前，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案信息的需求，信息網(wǎng)絡(luò)化要求檔案工作盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。電子文件歸檔與電子檔案管理等日益走上檔案的前臺(tái)，因此，必須尋求與其他信息及其他傳媒的溝通和連結(jié)。學(xué)會(huì)利用科學(xué)技術(shù)、科學(xué)方法和高科技手段發(fā)展自己，使科學(xué)技術(shù)真正成為促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作快速發(fā)展的動(dòng)力。二是有為才能有位。必須明白，作為和地位是辯證的關(guān)系，有作為才會(huì)有地位，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的成效只有通過(guò)檔案工作人員的辛勤努力，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平才能得到體現(xiàn)，面對(duì)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，與希望同在的形勢(shì)，練好內(nèi)功，強(qiáng)化自身的同時(shí)，以令人稱(chēng)羨的作為，贏得社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作在社會(huì)應(yīng)有的地位。社會(huì)保障體系的建設(shè)與完善離不開(kāi)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，當(dāng)前應(yīng)關(guān)注以下幾個(gè)方面的工作：首先要會(huì)同社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的主管部門(mén)，盡快研究制訂有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)章，明確社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的原則。管理體制、機(jī)構(gòu)人員、職責(zé)任務(wù)等項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)確定社會(huì)保險(xiǎn)文件材料利用、移交等項(xiàng)具體事宜，以便在建檔管理時(shí)有所遵循。其次要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)建檔工作的宣傳，營(yíng)造良好的建檔輿論氛圍。再次要提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作人員的素質(zhì)，組織從事社會(huì)保險(xiǎn)工作專(zhuān)、兼職檔案人員參加培訓(xùn)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)應(yīng)該以“三個(gè)代表”思想為指導(dǎo)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案法規(guī)知識(shí)以及相關(guān)的政策法規(guī)按檔案業(yè)務(wù)知識(shí)技能，使其以較高的素質(zhì)，適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作需要。最后要配合上級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)，加快建立覆蓋全國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和步伐，同時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息網(wǎng)的建設(shè)與管理應(yīng)全國(guó)統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)籌安排并全力做到軟件統(tǒng)一，硬件設(shè)備配置要求統(tǒng)一，網(wǎng)絡(luò)之間接口標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)傳遞方式統(tǒng)一，以避免重復(fù)工作。作為一名檔案工作者，必須加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會(huì)黨在新時(shí)期的歷史任務(wù)和奮斗目標(biāo)，實(shí)行兩個(gè)轉(zhuǎn)變；即由被動(dòng)應(yīng)付向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由自我封閉向?qū)ν忾_(kāi)放（保密案卷除外）轉(zhuǎn)變，加大開(kāi)發(fā)檔案的力度，搞好規(guī)章制度建設(shè)和思想作風(fēng)建設(shè)，在工作中，既要發(fā)揚(yáng)埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛精神”，又要發(fā)揮開(kāi)拓創(chuàng)新、靈活主動(dòng)的精神，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理作出貢獻(xiàn)。
四、加快信息傳遞，挖掘資源潛力
開(kāi)展檔案信息服務(wù)，就是以最大限度地滿(mǎn)足利用者的需要為目的，以最大程度地開(kāi)發(fā)檔案信息所蘊(yùn)藏的潛能為宗旨，不斷開(kāi)拓新的服務(wù)領(lǐng)域和方式，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案信息。為加強(qiáng)傳遞檔案信息，必須建立科學(xué)的檔案信息系統(tǒng)，確立有效的，科學(xué)的輸出途徑，采取多種多樣的服務(wù)形式，使檔案信息充分發(fā)揮指導(dǎo)和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，創(chuàng)造更高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為企業(yè)服務(wù)。
五、結(jié)語(yǔ)
2010年10月，《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《社保法》)頒布。該法第七十四條中對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門(mén)提出了檔案工作要求，即“社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)為用人單位建立檔案，完整、準(zhǔn)確地記錄參加社會(huì)保險(xiǎn)的人員、繳費(fèi)等社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)，妥善保管登記、申報(bào)的原始憑證和支付結(jié)算的會(huì)計(jì)憑證。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄參加社會(huì)保險(xiǎn)的個(gè)人繳費(fèi)和用人單位為其繳費(fèi)，以及享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇等個(gè)人權(quán)益記錄，定期將個(gè)人權(quán)益記錄單免費(fèi)寄送本人。按照筆者理解，這正是《社保法》保護(hù)參保單位和參保人切身利益這一立意的體現(xiàn)，“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的核心。上述法律條文對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理要求和方法具有明確指向性。
因此，筆者認(rèn)為：有必要將試行規(guī)定中相關(guān)條款規(guī)定按照《社保法》的要求進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)社保檔案的發(fā)展需要。具體建議在如下方面進(jìn)行修改。
種類(lèi)劃分
根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和管理特點(diǎn)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檔案種類(lèi)劃分是制定專(zhuān)業(yè)檔案管理規(guī)章的前提和基礎(chǔ)。依筆者理解，試行規(guī)定針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案制定管理規(guī)章的目的，無(wú)非是將社保經(jīng)辦部門(mén)中除文書(shū)檔案之外的所有檔案納入其中。這樣“大而全”的做法則必然導(dǎo)致文件材料范圍交叉、管理要求互相抵觸的問(wèn)題。試行規(guī)定中的歸檔范圍將單位和個(gè)人參保登記、社保經(jīng)辦、定點(diǎn)醫(yī)院管理、違法案件查處等多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成文件材料納入，而在具體整理中，登記、經(jīng)辦環(huán)節(jié)形成文件材料的整理方法和定點(diǎn)醫(yī)院管理與違法案件查處形成文件材料的整理方法是明顯不同的，因?yàn)榍罢咝枰凑丈婕皢挝缓腿藛T的不同進(jìn)行分別整理，而后者就不必在意單位或人員不同。同樣在鑒定和管理環(huán)節(jié)，兩者也有所區(qū)別。更何況，定點(diǎn)醫(yī)院管理和違法案件查處都與參保者正常參保無(wú)關(guān)。為解決上述問(wèn)題，筆者建議：以“社會(huì)保險(xiǎn)檔案”和“定點(diǎn)醫(yī)院管理檔案”名稱(chēng)取代“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案”名稱(chēng)，將違法案件查處形成文件材料歸入文書(shū)檔案。
分類(lèi)方法
試行規(guī)定采用的“年度―業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”和“年度一險(xiǎn)種一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的分類(lèi)方法顯然是照搬了文書(shū)檔案的“年度一組織機(jī)構(gòu)”分類(lèi)方法。此種分類(lèi)方法固然在實(shí)際操作中簡(jiǎn)便易行，但無(wú)疑忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的形成規(guī)律。可以說(shuō)，社保部門(mén)所有的經(jīng)辦環(huán)節(jié)都是對(duì)參保者賬戶(hù)建立、變化、轉(zhuǎn)移、終結(jié)等不同階段狀況的控制，所有屬于社會(huì)保險(xiǎn)檔案歸檔范圍的文件材料都是圍繞參保者賬戶(hù)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程相關(guān)控制環(huán)節(jié)產(chǎn)生的。所以，參保者賬戶(hù)的區(qū)別才是社會(huì)保險(xiǎn)檔案分類(lèi)的根本所在，只有以賬戶(hù)作為分類(lèi)方法才能實(shí)現(xiàn)《社保法》提出的按單位和個(gè)人建立相應(yīng)檔案的要求。雖然在目前各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作實(shí)際中，不同保險(xiǎn)種類(lèi)對(duì)參保者賬戶(hù)要求不同，但從發(fā)展方向看，“五險(xiǎn)合一”是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦的大趨勢(shì)，故保險(xiǎn)種類(lèi)不應(yīng)成為社會(huì)保險(xiǎn)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。筆者建議：以“參保賬戶(hù)一年度”作為社會(huì)保險(xiǎn)檔案的分類(lèi)方法。
整理原則
試行規(guī)定中提出了立卷的整理方法要求，卻沒(méi)有對(duì)整理原則的表述，這可能是決策者對(duì)各地實(shí)際情況難以把握造成的。在實(shí)際工作中，案卷整理和單件整理均是客觀存在的。基層經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案人員認(rèn)為這兩種整理方法各有利弊，難以取合。筆者認(rèn)為，如果執(zhí)行“參保賬戶(hù)一年度”分類(lèi)方法，則必然要求以參保賬戶(hù)為整理單位，即不同參保賬戶(hù)形成的文件材料分別整理。這樣做的結(jié)果無(wú)疑是使社保檔案整理工作量大增，尤其是在社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋全國(guó)所有公民的未來(lái)時(shí)期，這樣的工作量令人無(wú)法想象。不過(guò)，隨著檔案管理信息化程度的逐步提高，各級(jí)社保經(jīng)辦部門(mén)完全可能通過(guò)在具體經(jīng)辦時(shí)提前設(shè)置整理標(biāo)識(shí)這一手段來(lái)減少后續(xù)的整理工作量?！渡绫７ā分兴?guī)定的參保人社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼或者在某一行政區(qū)域通用的條形碼編碼都可以作為社會(huì)保險(xiǎn)檔案整理標(biāo)識(shí)。在具體操作過(guò)程中可以由業(yè)務(wù)經(jīng)力、人員做好部分甚至所有整理步驟，檔案人員負(fù)責(zé)核對(duì)、裝訂環(huán)節(jié)，從而合理分配整理工作量?；鶎由绫I(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的這一轉(zhuǎn)型過(guò)程可能會(huì)很痛苦，但這一轉(zhuǎn)型過(guò)程是必需且可行的。筆者建議：以“不同參保者賬戶(hù)形成的文件材料分別整理”作為社會(huì)保險(xiǎn)檔案的整理原則。
保管期限
試行規(guī)定中將所有檔案的保管期限分為永久和定期兩種。其中定期還劃分了100，年、50年、30年、10年等不同檔次。這樣做無(wú)疑是從文件本身內(nèi)容保存價(jià)值出發(fā)進(jìn)行了深入細(xì)化，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理達(dá)到了精細(xì)化操作。然而，操作的復(fù)雜化也隨之而來(lái)。據(jù)筆者了解，許多基層社保經(jīng)辦檔案人員都訴說(shuō)部分文件材料不知道劃分為何種保管期限才合適，部分文件材料的保管期限劃分為50年或者30年都有道理。因此保管期限的劃分受到人為因素影響，主觀隨意性很大。而隨意劃分又必然影響到檔案的后續(xù)環(huán)節(jié)，如排列、上架、利用甚至移交。從實(shí)際情況看，針對(duì)同一賬戶(hù)檔案的利用相對(duì)較多，而同一賬戶(hù)的檔案如果屬于同一保管期限，則更有利于檔案管理和利用。進(jìn)而可以設(shè)想，將來(lái)社保檔案在檔案館中的開(kāi)放利用，必然是以參保賬戶(hù)為基礎(chǔ)，囊括同一參保者所有參保、變更、支付等一系列文件材料的檔案更有查考、研究?jī)r(jià)值。故而把社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管期限定為永久和5年定期兩種，分別對(duì)應(yīng)于移交國(guó)家綜合檔案館的檔案和社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)自主保存的檔案，這在實(shí)際中最為簡(jiǎn)便且容易理解掌握。參保者死亡、出國(guó)等帶來(lái)的賬戶(hù)終結(jié)意味著檔案形成過(guò)程的結(jié)束，因此，社會(huì)保險(xiǎn)保管期限只能從此時(shí)開(kāi)始計(jì)算。另外，《中華人民共和國(guó)行政訴訟法》對(duì)支付保險(xiǎn)金有爭(zhēng)議而產(chǎn)生的行政訴訟有明確的時(shí)效規(guī)定。對(duì)于超過(guò)時(shí)效而沒(méi)有發(fā)生行政訴訟的終結(jié)賬戶(hù)檔案，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也沒(méi)有必要長(zhǎng)期保存。筆者建議：將社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管期限劃分為永久和5年兩種。定期保管檔案的年限從賬戶(hù)終結(jié)后次年1月1日起計(jì)算，而且同一賬戶(hù)內(nèi)的檔案保管期限相同。
鑒定模式
不同的保管期限規(guī)定對(duì)應(yīng)不同的檔案鑒定模式。試行規(guī)定中對(duì)保管期限的規(guī)定必然對(duì)應(yīng)著年年鑒定、歸檔次年起算的檔案鑒定模式。作為關(guān)系到參保者切身利益的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，應(yīng)當(dāng)秉承專(zhuān)業(yè)檔案管理模式而不是文書(shū)檔案管理模式進(jìn)行檔案鑒定。上一部分設(shè)想中簡(jiǎn)化的保管期限規(guī)定也對(duì)應(yīng)著簡(jiǎn)化的檔案鑒定模式。筆者認(rèn)為，在區(qū)分參保對(duì)象賬戶(hù)的前提下，基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案人員在本年度針對(duì)參保對(duì)象新建賬戶(hù)和終結(jié)賬戶(hù)同時(shí)進(jìn)行檔案鑒定。首先在參保對(duì)象新建賬戶(hù)中預(yù)設(shè)部分賬戶(hù)形成檔案的保管期限為永久，例如，在本機(jī)構(gòu)參保的國(guó)有企事業(yè)單位、具有代表性的民營(yíng)企業(yè)的賬戶(hù)；其余單位和個(gè)人為5年。然后在本年度終結(jié)的保管期限為5年期的賬戶(hù)中，根據(jù)繳費(fèi)、變更、支付等情況挑選若干個(gè)賬戶(hù)為永久，其余仍為5年。這樣，基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案人員每年仍進(jìn)行檔案鑒定工作，而不必面對(duì)海量文件材料。筆者建議：社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案人員應(yīng)根據(jù)參保對(duì)象的重要程度、繳費(fèi)變化情況、有無(wú)違法現(xiàn)象等因素，每年對(duì)參保對(duì)象新建賬戶(hù)和終結(jié)賬戶(hù)進(jìn)行鑒定。
檔案接續(xù)
隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度的規(guī)范與發(fā)展，參保職工對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)注度的不斷增強(qiáng)，參保資料的日益增多和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，企業(yè)肩負(fù)重要的社會(huì)責(zé)任，身系維護(hù)職工合法權(quán)益的義務(wù)，企業(yè)不僅負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)政策的貫徹落實(shí)，而且直接面對(duì)參保職工開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)政策的宣傳解釋工作，甚至對(duì)于參保職工日益增加的保險(xiǎn)訴求負(fù)有維穩(wěn)、協(xié)調(diào)責(zé)任，發(fā)揮著上下貫通的重要紐帶作用。俗話說(shuō)“基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖”，這些工作的開(kāi)展，與社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料息息相關(guān)，企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料成為至關(guān)重要的載體與基石，社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料管理愈發(fā)凸顯重要意義。
二、我公司社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料管理模式
1.以前管理中存在的問(wèn)題和不足。以前各企業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料管理方式各異，甚至該歸檔的資料沒(méi)有歸檔,檔案隨意保存、丟失的情況以及多頭管理的現(xiàn)象也比較常見(jiàn)。我公司在經(jīng)辦社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，也出現(xiàn)過(guò)因基礎(chǔ)資料缺失導(dǎo)致參保人質(zhì)疑個(gè)人保險(xiǎn)待遇，最終訴諸法律多年奔波的事例，雖為個(gè)例，但是單位和參保職工個(gè)人都浪費(fèi)了很大的精力、財(cái)力，給雙方都造成了極其被動(dòng)的影響。在2013年全省職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)補(bǔ)繳工作中，我公司由于部分參保職工原始社會(huì)保險(xiǎn)資料的缺失，導(dǎo)致增加了補(bǔ)繳人員基礎(chǔ)信息查檔、反復(fù)確認(rèn)等環(huán)節(jié)，工作量大大增加，補(bǔ)繳工作持續(xù)一年多才完成。而其他一些同行業(yè)企業(yè)由于基本養(yǎng)老保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料的缺失，至今還未能開(kāi)展補(bǔ)繳工作，嚴(yán)重影響了職工的養(yǎng)老待遇。諸如此類(lèi)事例還有一二。
2.參保職工需求。隨著社會(huì)的進(jìn)步，參保職工維權(quán)意識(shí)和保險(xiǎn)意識(shí)日益增強(qiáng)，特別是開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)等信息資源增多，參保職工對(duì)于自身社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人賬戶(hù)、繳費(fèi)情況、待遇支付等內(nèi)容的關(guān)注程度日益迫切，參保職工保險(xiǎn)需求日益增強(qiáng)。
3.實(shí)際工作需要。按照地方有關(guān)部門(mén)社會(huì)保險(xiǎn)工作要求，以及公司強(qiáng)化“三基”工作，提高工作質(zhì)量和工作效率管理目標(biāo)，便于對(duì)公司社會(huì)保險(xiǎn)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找不足、改進(jìn)提高，提高企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料管理，勢(shì)必對(duì)下一步工作開(kāi)展發(fā)揮良好的借鑒和推動(dòng)作用。
4.客觀環(huán)境推動(dòng)。由于本企業(yè)的生產(chǎn)特點(diǎn)，各基層單位分布較散、相互距離較遠(yuǎn)，資料傳遞存在丟失、責(zé)任劃分不明等安全風(fēng)險(xiǎn)，原來(lái)公司集中管理的一級(jí)管理模式已不便于為參保職工提供及時(shí)、有效的查詢(xún)，也不再適應(yīng)規(guī)范管理、提高管理、安全管理的需要，這些客觀因素迫切需要一種適合本企業(yè)實(shí)際的社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料管理方式。
5.我公司社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料具體管理模式。通過(guò)各層面研討，外出調(diào)研，認(rèn)真比對(duì)周邊企業(yè)做法，聽(tīng)取基層單位意見(jiàn)和建議，結(jié)合地方社會(huì)保險(xiǎn)主管部門(mén)業(yè)務(wù)要求和我公司實(shí)際，最終確定了具有我公司特點(diǎn)的“321”社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料管理模式：“3”即三個(gè)統(tǒng)一：內(nèi)容統(tǒng)一、形式統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。“內(nèi)容統(tǒng)一”即統(tǒng)一檔案內(nèi)容，對(duì)公司社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料的歸檔范圍、管理要求、管理制度、保管期限等做了統(tǒng)一規(guī)定，確保社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料的齊全、完整和安全“；形式統(tǒng)一”即統(tǒng)一檔案外觀，統(tǒng)一檔案盒、背脊標(biāo)簽、歸檔封皮、目錄記錄及檔案的專(zhuān)門(mén)存放場(chǎng)所等，使社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一美觀，也保證了職工內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料的一致性，利于管理“；標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一”即按照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料進(jìn)行檢查、考核，按照《公司社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)資料收集、整理、編目、歸檔、移交到利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)按一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查、考核，推進(jìn)了社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程?！?”即兩級(jí)管理：公司社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料由公司和基層單位按照管理權(quán)限進(jìn)行兩級(jí)管理。公司層面的社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料由公司社會(huì)保險(xiǎn)中心進(jìn)行管理，具體包括公司社會(huì)保險(xiǎn)基金收支管理、社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)及地方社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)的保險(xiǎn)費(fèi)、待遇申報(bào)等資料；各基層單位層面的社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料由各單位保險(xiǎn)部門(mén)進(jìn)行管理，具體包括本單位職工個(gè)人資料、本單位社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)申報(bào)資料及公司核準(zhǔn)的材料。公司和基層單位各司其職、各負(fù)其責(zé)，分工明確、責(zé)任清晰?！?”即一人一檔：個(gè)人檔案按人建立，一人一檔，基本養(yǎng)老、基本醫(yī)療、補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)和企業(yè)年金等賬戶(hù)手冊(cè)統(tǒng)一歸入職工檔案，實(shí)現(xiàn)“四險(xiǎn)合一”，與其他待遇資料一并按照年度進(jìn)行歸檔，資料齊全、一目了然，方便職工查詢(xún)，也大大減輕了基層單位的工作量。公司社會(huì)保險(xiǎn)中心作為上面實(shí)施管理職責(zé)的“一根針”，通過(guò)定期、不定期地對(duì)基層單位社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)管，將各基層單位實(shí)施具體管理的“千條線”緊緊地串了起來(lái)。這種管理模式利于有效提高工作效率和工作質(zhì)量，也保證了基礎(chǔ)資料的齊全完整、便于有效便捷利用資料信息。實(shí)施兩年多來(lái)，再未出現(xiàn)資料缺失、丟失等問(wèn)題，特別是滿(mǎn)足了生產(chǎn)一線參保職工的查詢(xún)、咨詢(xún)等需求，基層單位和參保職工反響較好。
（1）提高了工作質(zhì)量和效率。基層是一個(gè)企業(yè)的基本構(gòu)成和靈魂，是企業(yè)政策、制度的具體執(zhí)行者。各基層單位社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作的質(zhì)量高低，直接影響到公司社會(huì)保險(xiǎn)政策、制度的全面、準(zhǔn)確貫徹落實(shí)。標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、內(nèi)容統(tǒng)一、形式統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了日常社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦操作，大大提高了基層單位社會(huì)保險(xiǎn)工作效率和工作質(zhì)量，從而自下而上推動(dòng)了公司社會(huì)保險(xiǎn)整體管理水平和服務(wù)水平的提高。
（2）確保了資料的安全完整性。按照檔案形成途徑進(jìn)行具體保存歸檔，哪家單位形成的資料哪家單位負(fù)責(zé)及時(shí)、全面歸檔。由于社會(huì)保險(xiǎn)具有動(dòng)態(tài)性，經(jīng)常出現(xiàn)人員工作變動(dòng)，在職、退休、死亡等身份變更等變化，基層單位作為直接管理部門(mén)，及時(shí)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料進(jìn)行收集、整理、保存、歸檔，確保資料的完整，也減少了往公司檔案部門(mén)來(lái)回傳遞資料的環(huán)節(jié)，降低了資料丟失、責(zé)任不明確等潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。
（3）便于有效便捷利用。隨著社會(huì)保險(xiǎn)的發(fā)展、資料數(shù)據(jù)的日益增多和人們維權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案與參保人的聯(lián)系日益密切，各基層單位作為社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料的收集、整理、歸檔部門(mén)和業(yè)務(wù)檔案第一管理部門(mén)，不僅能及時(shí)為參保職工及時(shí)提供查詢(xún)等服務(wù)，做到“以人為本”“、親情服務(wù)”，還能從專(zhuān)業(yè)角度對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)、信息、趨勢(shì)等進(jìn)行分析，為下一步優(yōu)化管理、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策準(zhǔn)確提供了準(zhǔn)確、合理依據(jù)。
三、企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)資料管理方式改進(jìn)探究
