時間：2023-09-01 16:56:47
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數字化的管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
傳統的檔案信息管理是以紙質檔案來作為管理的主要對象，對其進行收集、分類和存儲，利用的時候進行檢索調用，加上平時的維護，這些就是對檔案工作的全部，而檔案信息化改變了這一局面，首先是檔案的介質發生的變化，再來就是管理模式出現了變化，很多的人工步驟都由計算機系統代替，最后增加了檔案的利用，讓檔案的價值得到發揮[1]。
一、當前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。
（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。
三、總結
信息化和網絡化的應用讓人事檔案管理成為了必然的結果，而如何的利用網絡來對檔案服務進行改變，提供更多個性化的服務，將是檔案發展的另一個階段，檔案一直都是非常重要的信息資源，在以前我們因為技術不夠，無法對其進行良好的利用，而今，技術已經不再是問題，因此利用和服務將會是我們發展的主要方向。
【關鍵詞】圖書館 數字化管理 自動化服務
一、前言
21世紀是一個集數字化、網絡化、信息化為一體的時代。那數字化必然是圖書館的未來方向，因而數字化圖書管理將是一個值得探討的課題，本文將對數字化的圖書管理提出自己的見解。
二、何為數字化圖書管理
所謂數字化圖書管理就是對各種各樣的圖書館運用現代數字技術加以處理和儲存，其實質就是一種多媒體制作的分布式信息系統。這樣不僅是當地即便遠程讀者也可以滿足自己對文本、圖像等所需信息的需求。
三、數字化圖書館的特點
（一）管理方式計算機化
數字圖書館就是將計算機數字化應用與信息處理特長與圖書館資源相結全并進行管理與應用，讓圖書館工作人員可以通過計算機操作來進行傳統的管理工作，達到便利、準確等效果。
（二）信息存儲數字化
數字化圖書館的一切特點與優勢都建立在計算機信息存儲數字化的基礎之上。而圖書館資源數字化主要由以下幾點組成：1.傳統館藏的數字化；2.一些電子出版物如光盤之類的；3.包括網絡傳輸的文字信息、圖形、圖像信息以及聲音、視頻、動畫等數字式信息的組織管理；
這樣數字化技術就很大程度上節約了存儲空間，加速了信息的檢索還能促進遠程交流，而且還保護了一些類似古籍珍善本和歷史遺物的文獻?？傊畔①Y源數字化數字圖書館采用數字化信息存儲處理技術，對信息資源建立分布式的大型文獻信息庫及超文本檢索系統，提供了必備的條件。
（三）查詢手段便捷化
讀者可以通過互聯網等電子通信手段，與數字圖書館網上信息中心相連接，查看想要的信息與資料，圖書館數字經參后可以為用戶提供各種信息數據庫的聯網查詢服務，為信息檢索提供了快捷方便的服務形式。
數字化圖書館的建設不僅可以實現信息資源數字化，還可以利用信息傳遞網絡化的功能的同時實現信息網絡共享化。網絡信息隨著現代社會信息的發展，內容非常豐富。利用數字化網絡平臺將各高校的圖書館均是數字化的管理可以共建共享信息資源，那么用戶足不出戶就可以得到自己所需信息那么就會使得資源共享跨地域、跨國界。
（四）數字化圖書館建設的問題以及對應策略信息資源建設
數字圖書館建設主要指的是信息資源的建設。而在本文中，提到的數字圖書館建設的問題，更多的是各高校自身圖書館信息資源建設以及在網絡中實現信息資源共享。
四、 數字圖書館的意義
數字化的圖書管理相較于傳統的來說是一個巨大的變革，他將運用網絡以及科技技術等代替傳統的信息存儲、加工、管理、使用、傳播的方式，從而使得用戶對于信息資源有效利用和共享。在對于文獻的處理上傳統的圖書館是用戶必須直接接近文獻才能得到從而使用文獻，而數字化圖書館可以將圖書或其他出版物、字符文本或圖像等，可在終端顯示、打印、記錄在別的載體上事先，那么我們就可以通過查找聯機目錄和其他數據庫確認所需資料這樣簡單又省時方便。
當代社會的信息極度豐富，數字圖書館可以進行網絡資源的檢索，可以有效利用網絡上豐富的資源，實現網絡信息的共享，以提高信息的利用率，極大的解決傳統圖書館的貯存空間不足，購買圖書的經費不夠的問題，可以使圖書館流通簡單化。數字圖書館可以進行傳統圖書館無法進行的全文檢索、圖像檢索。
五、數字圖書館的優越性
（一）計算機在數字圖書館中具有非常重要的作用，計算機已經大量應用于圖書館管理工作中，占據了管理工具非常重要的位置，也就是說現代圖書館管理工作已經離不開計算機了，圖書館管理工作通過計算機不僅可以獲取出版社的新書信息，網上購書，而且還可以把買進的新書編入數據庫，省去制作數目卡片的繁瑣工作?？傊?，計算機的出現幫我們省了很大的人力和物力，提高了工作效率，實現了操作的自動化管理。
（二）網絡的出現使數字圖書館超越了時間和空間的約束，把世界各地的知識庫和數據庫有序的連接起來，讓閱讀者可以在任何地點、任何時間里自由的從數字圖書館獲取他們所需的信息。計算機的出現不僅實現了資源共享，還避免了大量重復繁瑣的操作和建設。
六、數字化管理的要求
圖書館在現有條件逐漸自動化和網絡化前提下，應該在業務流程的展示管理機制上有所突破并打破傳統，在業務結構體系上也應該重新組合，建立起我國各階層人士，對各行業人員對圖書的現實需求給予快速解決方案，網絡化的快速發展應用督促我們要建立一支很專業的管理隊伍，管理最主體因素就是管理隊伍本身，從設備到文獻資源的現代化，最最重要的一點就是高素質的管理人才。因此要將培養人才作為重點發展戰略，為挑戰知識經濟提供可靠的力量。
圖書館員在網絡快速發展的環境中遇到的挑戰巨大。圖書館要在專業水平知識上對專業人員的不停的更新拓展，讓其在創新拓展能力和業務水準都得以提高。讓所需要信息服務在現代科技推動下的得到適應，并在技術上對圖書館數字化發展提供巨大支持。
七、結束語
圖書館作為高校文化的一部分，它為學校培養人才也起到了不可磨滅的作用。發展數字化圖書館正是為了更好的完成圖書館的職能的一種手段方式。隨著社會的進步、經濟和科學技術的現代化發展，數字化圖書館不僅僅只局限于為高校服務，數字化圖書館將能過數字網絡服務于全社會，來而完成數字化圖書館新時代新時期賦予的使命。
參考文獻：
1.檔案數字化建設的必要性
1.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求
隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。
1.2檔案數字化建設是社會發展的需要
檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。
1.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢
檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建筑設計和科研等方面的多維需求，這是傳統模式不能相比的。
1.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎
如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限制，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。
2.提高檔案數字化管理的對策
2.1建設系統工程，實現信息共亨
檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。
2.2提供科學技術保障措施
在技術上進行不斷改進和創新，技術創新要多樣化，譬如信息加密技術，數字簽名技術，防火墻技術，操作系統安全內核技術，入侵檢測技術和長期可存取技術等。只有技術的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數字化建設的安全性，提供科學有效的技術保障，促進檔案數字化管理的順利進行。
2.3實現數字檔案統一管理
針對檔案數字化建設中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統運行環境安全管理制度等。在建立檔案數字化建設標準體系時，必須依據國家確定的國家信息化相關規定來制定，同時還要與行業和地方的相關政策、辦法相結合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數字化建設標準統一，步調一致，有利于部門之間、單位之間、系統之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯。
2.4完善紙質檔案規范處理
由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。
2.5加強數據系統設施建設
數據庫建設已成為信息資源開發的重要手段之一，其建設在數字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎設施的優化，需要配備適應數字檔案信息發展所需的軟硬件。檔案部門應根據實際情況、配備適應檔案數字化工作需要的辦公設備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數字化管理全過程的需要，努力實現網絡、應用、技術和產業的良性互動，促進網絡融合，實現資源優化配置和信息資源共享，充分利用數據庫技術對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數據庫管理系統軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了開發效率。
2.6建立檔案安全保障體系
隨著科技的發展，社會上網絡犯罪的手段也愈加高端，如今網絡違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網絡攻擊、垃圾郵件、系統漏洞、網絡竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術和病毒防護技術等全面堵截，防止網絡文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網絡安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預防應對地震、火災、冰雪和洪澇等突發自然災害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風險系數降到最低，確保數字檔案的安全管理。
1 檔案數字化管理的特點
1.1 占用空間小、儲藏信息量大。檔案數字化管理運用先進的數字存儲技術將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉化為計算機能夠識別的數據，通過計算機等電子設備展現給用戶。占據空間很小的數據庫能存儲大量的信息資源，打破了原來紙質文檔一統天下的局面，嶄新的存儲方式讓傳統檔案館望塵莫及。同時，全球互聯的網絡技術實現了信息共享，用戶通過數字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網上檔案館，更是網上文化和信息交流中心。
1.2 實現了管理模式自動化。通過設計出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統，無需人工鑒別再分門別類地運輸上架。新型數字化檔案館將傳統檔案館實現了高智能的技術型管理，而相關的工作人員主要任務也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發為主，更有利于促進檔案館信息資源的全面化和服務優質化。
1.3 查詢資料更加快捷。使用數字化檔案館，短時間內就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數據終端，比如一臺電腦，在操作系統中輸入檔案資料或信息的關鍵字就能立刻查詢到數據庫中存儲的相關信息。更重要的是，檔案數字化管理通過網絡將信息自動呈現在讀者面前，免去專門跑傳統檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時隨地方便快捷地查閱信息，省時省力，提高了工作效率。
1.4 不同地域、單位建設的數字化檔案館通過網絡的互聯互通，實現了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。
2 檔案數字化管理中存在的問題
2.1 缺少資金支持。任何新設備、新技術的更新都需要強有力的資金支持。建設數字化檔案館所需的設備，一是費用高；二是設備更新淘汰比較快，隨著科技的不斷發展，電子設備更新的周期不斷縮短；三是設備使用磨損影響使用年限，檔案館要服務全社會的查閱需求，使用人數多，必然影響設備的使用壽命。
2.2 缺乏專業化管理人才。目前，大部分檔案館在檔案管理信息化人才隊伍的建設上力度不夠。在人才結構上，既具備專業的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上，沒有規范的章程和標準，缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的職工兼管。并且，大多數檔案館管理人員普遍存在年齡偏大、計算機操作不夠熟練、對數字化檔案館的相關知識一知半解等問題。檔案館在社會上的地位不高，很難吸引優秀人才進入檔案館發展，甚至連內部的優秀人才也因此外流。
2.3 存在重復建設。許多檔案館都存在各自為政問題，缺乏統一的規劃布局。各個地區獨立建設數字化檔案館，其信息資源大多處于各自獨立和相對分散的狀態，從而造成數字資源重復建設，使大部分檔案館資源基本雷同，沒有顯示出各個檔案館的館藏特色和優勢，造成資源的巨大浪費。
3 加強檔案數字化管理的幾點措施
3.1 增加資金投入，確保硬件設備齊全。數據庫建設是檔案館數字化建設與發展的基礎和根本，要實現數字化，必須確保硬件建設，而這一整套設備的購入就需要雄厚的資金作后盾。此外，數字化檔案館主要以數據處理和應用為主，其最終目的是最大限度滿足查閱者訪問網上資源和館藏資源的需求，因此，在選擇技術和產品時，應充分考慮到其先進性、適用性、經濟性，以便及時擴展和易于維護，要根據本地區特點，研制開發簡單、便于操作的管理系統。
3.2 加強管理人員隊伍建設。一是定期開展專業技術培訓，有目的有計劃地選派技術骨干去參加數字化專業技術的培訓和研討會，不斷學習和掌握新技術、新技能。二是大力引進高素質的專業技術人才。館員不僅具有檔案館學、情報學以及相關學科的專業知識，還需要計算機技術、網絡技術、通訊技術等相關的知識，因此，檔案館應通過各種方式建立起能留住高層次人才的待遇機制。三是把數字化檔案館建設納入城市現代化建設的整體規劃中。一個設施先進，數據資源豐富的檔案館不僅可以更好地服務大眾，更能彰顯一個城市的品位，因此，要盡可能地創造條件，推進數字化檔案館的發展。
3.3 實現檔案館資源共享。為避免重復化建設，節約數字化檔案館建設成本，最大限度地實現資源共享，應按區域、按類別采用聯合采購、聯合存貯、聯合編目、聯合建庫、聯機檢索等手段，實現不同地區間數字化檔案館的資源共享，更好地服務大眾。
新形勢下社會朝信息化的方向飛速向前發展，事業單位檔案的管理離不開通信技術，事業單位機構的的發展離不開計算機的輔助，需要順應時展的潮流結合自身的管理特點充分利用互聯網的優勢加強數字化建設。本文通過闡釋新時期事業單位檔案數字化管理的意義以及數字化建設過程中存在的問題提出相應的措施旨在提高檔案管理的工作效率，促進事業單位的長遠發展。
【關鍵詞】
新時期；事業單位檔案；數字化；管理
一、新時期加強事業單位檔案加強數字化建設的意義
事業單位的檔案管理包含文書、人事、基建檔案三部分，檔案管理是事業單位做出科學決策的重要前提。信息技術的發展推動了檔案數字化管理的發展進程，這種管理手段可以節約檔案檢索的時間，提高所查詢信息的準確性，提高檔案的利用率。數字化的檔案管理有助于事業單位經濟效益的提高。傳統的檔案管理需要耗費很多的辦公費用，增加了事業單位的支出，檔案的數字化管理可以節約檔案存儲空間和儲存成本，同時在查詢方面很便捷，在一定程度上可以提高事業單位的經濟效益。檔案的數字化管理可以提高行政效率,因為這種管理手段可以讓檔案及時、迅速地歸檔，管理人員可以擁有更充分的時間研究檔案，開發檔案潛在的價值，讓工作的開展更加井然有序。
二、新時期事業單位檔案的數字化建設中存在的問題
很多單位主要采用傳統的檔案管理方式，檔案管理的重心放在人工管理紙質檔的檔案，查閱的過程中耗費很多的時間和金錢。同時很多檔案只起到了存儲的作用，這種寶貴的資源并沒有獲得開發，檔案被查閱的限制很大，開發的價值沒有體現出來。檔案的查詢與利用的便捷在數字化建設中存在一定的弊端，比如檔案容易被別有用心的人復制和散播，安全系數不高，加上檔案管理人員的專業素質較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數據丟失或者損壞。事業單位在檔案數字化的建設過程中對硬件和軟件的投入不足，缺乏抵抗黑客盜取重要信息的系統，[1]容易泄露信息而導致國家或者單位的財產損失。我國事業單位的檔案管理軟件質量參差不齊，有些軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上是不完善的，針對本單位的特點自主開發的軟件很少，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷。檔案的數字化管理需要一個統一的管理標準，但是我國的事業單位收集、管理信息的質量較低，檔案的目錄和細則之間不兼容。軟件之間不兼容導致檔案的技術和程序缺乏全面、統一的管理標準，這對檔案數字化的發展形成了一股強大的阻力。我國的事業單位的檔案管理工作人員的專業素質較低，對計算機的操作僅僅局限于日常的基本操作，再加上檔案管理的工作性質十分單調和枯燥，檔案管理工作領域缺乏復合型的人才。
三、加快新時期事業單位檔案的數字化管理步伐的措施
為了讓事業單位檔案的數字化建設更加全面，在檔案管理中，管理者應將檔案信息及時利用計算機將檔案存儲在安全的地方，嚴格規定檔案審閱的流程和時間。利用信息技術及時提醒工作人員按時處理工作，保證檔案管理的工作安全、可靠。這種數字化的管理方式可以縮短信息傳遞與反饋的時間，減輕工作人員的負擔，提高辦公效率。同時事業單位應從長遠的角度看待數字化管理，構建數字化的管理系統，加大硬件設施和軟件的投入，及時升級系統，確保檔案的安全性。同時檔案管理工作應該用明確的規章制度進行細分，落實監督和問責制度，在檔案數字管理系統中的操作、維護等過程中做到科學管理，不斷提高事業單位的檔案管理效率。在新時期的大背景下，自動化辦公系統的應用已經比較廣泛，在這種背景下對辦公自動化系統中添加檔案查詢功能和設置開放查詢的權限，[3]將系統的功能與實際情況有效結合，才能提高管理的綜合效率。檔案數字化的管理系統必須具備良好的升級能力，只有這樣才能跟上時代的變化，發揮出相應的管理功能。事業單位的檔案數字化建設必須重視檔案管理的可靠性，否則容易造成數據丟失和缺損等問題。國家應對事業單位的各方面的軟件投入提供資金支持，鼓勵單位自主研發符合自身特點的管理軟件，從而提高檔案管理的效率和可靠性。同時單位應該鼓勵工作人員不斷學習補充計算機知識，提高計算機操作的能力。單位應提供員工的交流平臺，提供更多的培訓學習機會，提高管理人員各方面的素質。事業單位應針對檔案數字化管理的特點制定符合本單位實際情況的檔案管理機制。單位可采用檔案使用安全機制、使用機制、工作制度相結合的方式實現檔案數字化。數字化建設需要防范機密檔案被竊取或者丟失，甚至惡意修改，做到保證信息安全，避免給將單位和國家帶來損失。
四、結語
我國的檔案管理工作如今仍存在著一些問題，但是加強檔案管理數字化建設要以社會和科技的發展水平為前提，科學的改革遵循循序漸進的規律，運用比較先進的管理體制和手段進行改革。同時競爭日益激烈的情況下，國家更需要培養實用型的，具有創新性的人才。檔案管理工作人員的綜合素質需要不斷提高，提倡學習型的工作模式，構建和諧社會需要不斷提高管理質量和工作效率。提高檔案管理數字化水平對管理制度的規范和完善具有重大意義，這也是時展的必然要求。
參考文獻：
[1]張巍.談事業單位檔案數字化管理[J].黑龍江檔案,2014(02):134.
（一）全面考慮各種實施要素
明確目標后，應確定各種實施要素，即數字化檔案信息的重點發展項目，如全文信息化項目、局域網數字化服務項目、廣域網信息服務項目等等。各種實施要素需采用不同的評估方法，可借用某些指標性體系。
（二）保障系統的建立
構建保障系統也是為了保障數字化檔案信息管理的順利實施，保障系統指的是數字化檔案信息管理體制、運行及保障機制。即檔案信息的數字化建設及實施需要各項規章制度、組織、機構、人力、財力及物力的支持，更無法脫離保障系統。
二、加快立法，確保數字化檔案信息的法律效力
（一）加快立法
我國已經頒布了《合同法》，其中涉及到電子信件、合同、電報、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內容形式，對于實現我國數字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外，有關《政府信息公開條例》也對破壞政府信息的違法分子進行了刑事及行政責任的規定。就某種意義而言，偽造電子檔案數字簽名的后果，和破壞印章、文件所應承擔的法律責任相同。如今，逐步實現數字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢，除采用技術、方法來保障其完整性與可靠性以外，還應加快立法，明確其法律地位。
（二）加強監控，確保數字化檔案信息的法律效力
為了確保數字化檔案信息具有足夠的法律效力，不少國家紛紛制定標準化監控及管理程序，以進一步明確數字化檔案信息的重要性。在完善的監控程序及高效的管理體系下，想要確保數字化檔案信息的真實性與完整性并非一件難事，但是，應當注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，應當著重強調的一點是電子檔案數字化進程中的著作權及數字化權等問題。目前，不少法律案件均涉及到數字化權問題，為保障著作權者的合法權益，在檔案信息的數字化過程中，應對檔案來源進行鑒別，看其是否受到《著作權法》的保護，若在《著作權法》的保護范圍內，應全面考慮檔案信息數字化權問題。若不受《著作權法》保護，則無需考慮這些問題。同時，還應確認檔案信息的所有權，數字化檔案信息仍屬復制行為，必須同著作權人積極協商，給予其足夠的報酬，并獲得其許可之后，方可將其檔案信息收錄數據庫中。
三、引入新型安全技術，保障數字化檔案信息的安全性
1 事業單位實行檔案化管理的必要性
隨著現代科技的高速發展，數字化管理的優勢日益凸顯出來，使用計算機對檔案進行數字化管理，具有傳統檔案管理無法達到的優點，例如：檢索快速、查找方便、節約成本、利用率高、存儲量大、可以實現資源共享等，事業單位應該跟隨信息發展的腳步將數字化管理這一信息產物應用于檔案管理中，提高檔案管理的效率。
1.1 數字化檔案管理有助于提高事業單位經濟效益
我國社會主義經濟的高速發展，信息量突飛猛進的增長，傳統的檔案管理粗放型模式的缺陷暴露出來，為了解決這種模式帶來的問題，就需要增加辦公人員和辦公經費，從而造成檔案管理成本的提高，然而將數字化管理應用于檔案管理中，大大的解決了傳統模式檔案管理造成的人員和成本的浪費，不僅大幅度節約了單位檔案管理的成本費用，還存在著諸多優點，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經濟效益。
1.2 數字化檔案管理有助于提高辦公人員的辦公效率
數字化檔案管理相比于傳統模式的檔案管理具有能夠準確快速的歸檔，并且利用時能夠迅速高效提供的優點。在當今人員流動性極大的企事業單位中，要想快速準確的統計員工的入職、退休以及人員的調動等動態信息，根據以往傳統模式的檔案管理，會耗時耗力，還可能出現信息不全面這一弊端，通過數字化管理的檔案信息，能夠準確快速的查找到所要的信息，還可以查找到相關信息，做到傳統檔案管理模式做不到的全面性、快速性、準確性，由于檔案信息超時空流動的優點，將數字化管理模式應用于檔案管理中，大幅度的提高了辦公人員的工作效率。
1.3 數字化檔案管理有助于提高檔案的利用率
在以紙質為載體的傳統檔案管理模式中，檔案需要保存在固定的檔案室，這種保存模式造成了很大的不便，檔案日積月累，數量繁多，當你在找需要的檔案時會造成很多時間和人員的浪費，實施數字化檔案管理這一模式，可以快速、準確的找出需要的檔案，數字化管理檔案還可以實現共享這一功能，不僅大大的節省檔案保存空間，使檔案管理受時間和空間約束的這一弊端得到完美的解決，大幅度提升了檔案的利用效率。
2 事業單位檔案管理數字化的現狀
2.1 硬件的發展
中國現在很多單位已經普及計算機的使用，能夠基本實現無紙化辦公，并且擁自己的局域網，計算機網絡建設飛速發展，為數字化管理應用于事業單位檔案管理提供了強有力的技術支持。
2.2 軟件的發展
我國目前已經開發并應用于數字化檔案管理的大量軟件，用于收集、信息檢索、整理、編目、利用等功能的軟件，為事業單位數字化檔案管理提供了技術保障。
2.3 具備發展所需的人才支持
將數字化管理應用于檔案管理工作中，不僅需要硬件、軟件的支持，更需要檔案人員進行收集、整理、編目、檢索、統計等工作的后續工作支持，在檔案管理工作中，對檔案管理人員的自身素質也有比較高的要求，不僅需要具有較強的專業知識的儲備，還需要計算機網絡基礎和操作技術以及良好的預防能力，相對而言，事業單位人員的總體素質比較高，具有較強的學習能力和計算機基本操作技術，能夠將計算機技術與工作有機結合，同時，還應該加強對其基本技能的培訓，提高知識儲備的同時，加強業務能力，能夠使其在今后的工作開展中順利進行，提高發現問題、解決問題的能力，達到數字化檔案管理的工作要求。
3 數字化檔案管理的發展措施
3.1 文書處理過程和歸檔實現數字化管理
在檔案管理工作中，作為檔案工作基礎的文書工作發揮著重要的作用，直接影響著檔案的內在品質，為了順應這一時代信息產物的需求，檔案管理人員需要把文件通過計算機進行歸檔處理，在事業單位的局域網內進行傳閱，同時也要設置好催辦時間和傳閱時間。如果中間任一環節出現問題，都可以得到及時的反饋，確保檔案工作能夠有效及時的進行下去，從而避免了檔案堆積這一歷史問題的出現；而且，將數字化管理應用于檔案管理這一模式中可以大幅度節省傳統模式檔案反饋和傳遞過程中浪費的時間，在減輕工作人員工作強度的同時，極大的提高了檔案管理的效率。
3.2 建立工程?w系
檔案數字化是一個復雜的工程體系，從思路設計到設備的選型以及軟件研發再到掃描系統、錄入系統、備份系統、查詢系統、安全措施等都是一個龐大的工作，可以將檔案管理從操作、環境、保密機制、目錄管理等分為幾個方面，這幾個機制相互配合相互聯系，從而能夠提高事業單位的信息共享的能力。
3.3 數字化管理建立好與單位辦公系統的對接
結合數字化檔案的優點，需要結合實際情況制定完善的管理制度，可以從文檔一體化、文檔網絡安全性、文檔保密、歸檔制度這幾個方面入手，其中，尤為重要的是數字化信息的安全性，檔案作為一種特殊的文獻資料，有的檔案是公開化的有的則是需要完全保密的，檔案信息數字化之后，其安全性應該高度重視，應該從硬件和軟件這兩方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，應該提高存儲載體本身的質量，還應該提高載體保存時間，為文件的數字化存儲做好長期準備。同時，存儲電子信息的磁盤或者其他載體介質應該有專人看管，能夠保證電子信息檔案不會因為人為因素或者其自身不必要的原因而報廢，同時應該做好電子信息的備份防止意外情況的發生。第二，軟件方面，需要通過設置權限以及密碼這種安全措施進行控制從而降低安全風險，能夠使電子信息能夠不被人為破壞、非法入侵，從而能夠有效的達到電子信息的安全性。
3.4 建立可靠的信息支持系統
做好檔案數字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續穩定的運行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數字化檔案管理系統應當具有較好的升級能力，系統擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統功能，擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統，提高系統的存儲容量可以通過增加擴展模塊來實現，同時，存儲系統應該具備較高的可擴展性，能夠進行在線擴容，從而能夠實現較好的保護功能，從而達到較好的管理效果。第二，系統應該具備較好的可靠性和良好的性能，數字化檔案系統的可靠性和性能在檔案管理中發揮著極其重要的作用，直接關系著檔案管理工作的成效，因此，要意識到數字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲系統在硬件和其結構能夠保證整個系統安全有效的運行，同時硬件需要保證整個系統的連續性，系統數據可以根據不同用戶的需求進行設置數據的保密性或者共享從而提高系統數據的安全性。
1 醫療檔案及其數字化管理的內容
醫療檔案是病人到醫院就診時，對醫務工作人員給出的醫療文書、檢驗報告、影像資料、處方等進行整理和歸檔得到的材料，材料內不僅應清楚的記錄病人基本信息，如：姓名、性別、年齡、家庭住址和聯系方式等；而且還應清楚記錄病人每次就診時的診斷、所用藥物、經治醫生的資歷等。信息化管理指把以上信息轉化為電子信息并在統一的軟件系統內進行登記、分類和歸檔。這種信息能夠在一個平臺內共享，使得病人在不同醫院就診時都能夠顯示患者的診療經過，為醫生的診斷和治療提供便利，同時也為病人節省大量的支出。同時，信息化管理還需要專業的計算機工作人員對軟件系統和平臺進行維護，從而保障其正常、安全、有效地運行。
2 傳統醫療檔案的管理存在一系列問題
2.1 工作人員缺乏專業素質
一些醫療檔案管理的工作人員不具備醫學背景，在實際的檔案管理的過程中，很多管理人員不能成功進行檔案的合理分類歸檔，使得難以發揮檔案管理實際作用；同時檔案管理人員工作態度不認真對待檔案隨意分類，誤導醫生及患者使得檔案管理缺乏嚴謹。很多醫務工作者在給病人的診斷中記錄含糊，省略書寫，使檔案管理人員對患者疾病不能正確識別及分類，嚴重阻礙著醫療事業的健康發展。系統后臺維護人員及業務水平不夠使得系統經常發生各種故障，降低系統的使用效率，同時一些惡意木馬病毒等的攻擊不能有效防范也導致系統癱瘓，檔案信息泄露等，從而造成嚴重的影響。
2.2 醫療檔案無法共享
目前，我國各級醫療機構相繼建立了信息化醫療服務業務，如：一卡通、電子病歷、網絡掛號等，但這些信息化建設各自為政，患者的醫療檔案保存在不同診療醫院中，無法共享，相互封閉；由于患者不可能總在同一家醫院就診，所以到了別家醫院，往往還需要重新登記，再檢查一遍，甚至在同一家醫院的不同科室也要重復檢查，造成了醫療資源以及資金的極大浪費。盡管有的經濟發達地區構建了區域性信息化服務平臺，但缺少統一的標準和管理，沒有真正發揮作用，反而造成更大浪費。
2.3 醫療檔案不完整
患者在不同醫院就診時，其診療經歷就出現了間斷，醫療記錄不完整。醫生只有在了解和掌握病人的病史情況下，才能在診療過程中做出正確的診斷，采取正確的治療措施，更好地為病人服務。很多醫院還未開展電子病歷，仍舊采用紙質病歷或醫療文書，這就導致許多病人信息不能被上傳至檔案管理系統，而把紙質載體變為電子檔需要繁瑣的過程，無疑造成許多病人信息不完善。這就需要醫療檔案信息具有連續性、完整性。
2.4 醫療檔案保管、查閱難度大
傳統的醫療檔案以紙質為主，手工操作，過程繁瑣，時效差，效率低。各醫療部門和檔案信息管理論文人員之間缺乏溝通聯系。目前，絕大多數醫院的各類醫療檔案除住院病歷由病案室統一保管外，其余如：X線膠片、病理切片、影像圖文等分屬各個科室管理并保存。在一個醫院內形成多部門管理醫療檔案的格局。因此，在需要查閱時費時費力，流程繁瑣，還易導致檔案損毀甚至丟失。
3 推進醫療檔案數字化的措施
3.1 提高工作人員的專業技能及職業素質
對于檔案管理人員，應加強他們的醫學基本知識培訓，增加對疾病病種的了解及分類，同時還應加強計算機操作和常規軟件的培訓，使得他們業務更加熟練，定期考核工作量并實行獎懲制度使他們工作更規范更認真。對于醫務工作人員，應提高醫學水平正確診斷疾病，端正態度認真書寫醫療文書，提高計算機水平正確輸入醫療檔案信息至醫療系統。后臺維護人員應加強計算機及系統故障的各種培訓及演練，保障系統能正常安全有效地運行。作為醫療檔案管理的排頭兵，檔案管理人員、醫務工作者和后臺維護人員發揮著重要角色，能夠改善醫療檔案管理效果等，應提高他們的專業技能和職業素質。
3.2 培養醫療信息化人才
醫療衛生體制改革的逐漸深入使得醫療檔案內容更加豐富，檔案信息載體更加多樣，檔案管理手段更加先進。這些都導致了對醫療檔案管理人員的要求更高?，F代化管理需要的是既熟悉檔案業務、又掌握醫學知識和計算機知識的復合型人才。此外，醫療檔案管理人員還應具備較高的政治素質和職業道德水準，要有敬業精神、創新意識、保密意識和嚴謹的工作作風。
3.3 加大醫療檔案數字化管理的宣傳力度
檔案管理人員要在傳統的醫療檔案保管方法的基礎上，接受數字化管理方案，并了解其作用在于更好的為醫院醫療等各項工作服務。在此之后，醫療檔案管理人員則需積極宣傳醫療檔案數字化在醫學工作中的重要作用，包括介紹這種管理方法的價值，提高公眾的認知度，讓廣大醫務人員了解到醫療檔案數字化建設的意義重大。
3.4 切實開展醫療檔案數字化管理
政府機構和醫療部門應投入資金建立信息化網絡建設，使各級醫療部門具備數字化管理的硬件條件。優化管理系統使其更方便于操作和管理，從而方便醫務工作者使用，提高工作效率。在各大醫學院校開設相關專業培育優質人才，開展科教興醫戰略，促進整個醫療事業的進步。定期開展培訓和講座，提高工作人員的業務能力。制定相關規章制度，定期開展審核，確保醫療檔案的質量。
3.5 建設安全穩定的醫療檔案共享服務平臺
建立和完善患者病史及診療史的信息化管理系統，使各家醫療機構能共享患者的診療信息。對于之前的紙質病案，應通過技術手段生成電子版本上傳至系統內。建立個人信息檔案，統一編碼，從而實現醫療檔案信息資源共享。此外，醫療信息檔案都具有非常高的保密性，要根據保密級別進行分類和使用，同時還要區分特例，不能以偏概全。因此，為更深一層的提高醫療檔案信息管理的安全性與保密性，應不斷更新計算機等設備并改善其使用環境，加強網絡的防火墻建設，防止病毒與木馬入侵。
3.6 完善醫療檔案數字化管理的相關法律法規
醫療檔案數字化不僅需要有醫療信息化人才、醫療機構的大力宣傳與支持，更需要有完整的法律法規來為其保駕護航。然而，我國目前關于檔案數字化的法律法規和配套政策依舊不完整，比較落后，僅有《中華人民共和國檔案法》以及《中華人民共和國保守國家秘密法》等幾部法律文件。因此，政府部門應積極建立健全相關法律法規制度，來完善醫療檔案數字化建設過程中可能產生的一些問題，從而使醫療檔案數字化管理更加規范化、合理化、制度化和合法化。
4 結語
信息化時代下的醫療檔案數字化管理是未來發展的趨勢，醫療檔案數字化建設需要充分的人力、財力、技術、設備等的配套支持。雖然我國醫療檔案數字化建設已有多年的經驗，但我國醫療檔案數字化建設尚處于起步階段，醫療信息化人才少，宣傳力度不夠大，信息平臺不夠完整，相關檔案的法律制度研究尚未深入開展，制約了醫療檔案的信息化建設[1，2]。立足醫療檔案數字化建設的發展現狀，解決這些問題，對于推進醫療檔案數字化建設、實現醫療資源共享和提高醫療資源利用率具有重要意義[3，4]。同時規范醫療檔案在處理醫療糾紛中也發揮著重要的作用。信息的整合便于醫務人員和科研工作者進行科學研究，評判某一疾病的發展及預后，總結經驗采取更好的治療方法，從而促進醫療進步。通過對現存問題的分析和給出的解決策略，希望能夠為改進醫療檔案的數字化管理提供幫助。
參考文獻
[1] 劉亞靜.網絡信息化背景下醫療檔案信息共享存在的問題及對策探討[J].河北醫學，2014（5）：878-880.
【關鍵詞】聲像檔案；管理；數字化建設
聲像檔案具有較高的特殊性、形象性、客觀性及交流性等特點，是一個集合了聲音、文字、圖像等多種信息的集合體，一張簡單的照片，一段并不長的錄像，很有可能會起到大段文字都無法替代的作用。但是，在檔案的管理中，聲像檔案又往往容易被人們所忽視。我們結合醫院的具體實際情況，對現有的管理聲像檔案中所出現的問題進行討論，并對其進行數字化管理的必要性及主要措施做出分析與探討，以期使其得到更好的保護，在醫院未來的發展中發揮出更大的價值。
一、醫院中的聲像檔案數字化的必要性
在傳統的醫院聲像檔案管理當中，由于年限、技術等因素的制約，導致檔案極易報廢或損毀，從而失去其重要的使用價值，與此同時也給管理方面的工作帶來巨大的影響。而且在進行對聲像檔案的管理工作時，還要對灰塵、溫度等多方面的影響因素進行有效的控制，而這些都離不開大量存儲設備的購入。此外，聲像檔案中的磁介質信息載體的穩定性差，在保存的過程中可能會極大地影響資料的質量。并且隨著使用次數的增多，聲像檔案的磨損也會隨之加重，可能會導致無法使用等問題。而且聲像檔案還有需求空間大、手工檢索較難等諸多缺點。在這些問題的影響下，就要求我們加快對于聲像資料數字化的管理腳步。推進數字化管理可以有效地節約空間，利用移動硬盤、光盤等作為有效的存儲工具，將傳統的紙質存儲甩在身后。而且數字化建設還能更加方便相關人員對于相關影像資料的查閱和下載，使檔案資源的共享得到了推動，也提高了聲像檔案的管理質量與效率。
二、現有的聲像檔案管理中存在的問題
在醫院的聲像檔案管理中，雖然比傳統的紙質檔案更加方便快捷，但仍然存在著許多的問題。首先，由于聲像檔案的相關制度都不夠完善，歸檔率也偏低。聲像資料一般都是在宣傳科或辦公室進行生成整理，對于日常的活動資料拍攝及錄像都是上述科室準備好后，定期地上交歸檔，若是在此期間生成資料的部門對此事不重視或是較忙，則可能會使歸檔率和檔案的質量難以保證。其次，很多檔案管理人員本身專業素質不夠，這也對其管理質量與工作開展造成了較大的影響。而檔案的相關管理者對其開發利用意識淡薄，導致許多檔案雖有開發價值卻無人問津，發揮不了其自身的作用。除此之外，我國現有的聲像檔案的開發利用以及管理的手段也都相對落后，亟待提高。
三、關于數字化的具體管理辦法
醫院的聲像檔案按照其內容大致分為照片檔案、錄音檔案及錄像檔案。對于照片檔案，我們應首先將其通過掃描的方式轉化為電子的形式。照片長期處于空氣中或者保養不當則會出現發霉、失真失色等問題，而轉化為電子版則能避免上述問題的發生。若是對于一些已經有破損殘缺的老舊照片，也可使用Photoshop等相關的圖像處理軟件進行適當的修復，爭取使其恢復原貌。對于錄音錄像形式的影像檔案，也應用相關軟件進行處理、播放以及錄制，克服傳統保存方法的弊端。而在進行錄像采集時，我們也應采用不同的處理方式對于不同的載體來進行不同的管理。對于聲音類的聲像檔案。在其轉換數字化之前，我們應當采用各種科學手段對其進行剪切壓縮，并集中化管理，必要時采用合適的軟件來進行聲像采集等輔助制作，以保證質量。需要足夠的儲存空間也是檔案數字化重大特點之一。這個空間并非實實在在的空間，而是足夠容納這些資料數據的虛擬空間。并且對于相關的聲像檔案一定要完成備份，可以采用硬盤或是刻錄光盤等各種方式，避免由于網絡等客觀原因導致的不可預測的風險而造成損失。此外從還應設置索引目錄等，方便大家搜索與讀取。最后，還應重點注意安全問題，防止病毒的入侵與損壞。一些重要的資料應設置分級密碼，防止其惡意泄露。
四、結語
聲像檔案是一個單位發展的重要見證，醫院的聲像檔案見證著一個醫院的歷史發展，能給醫院的管理提供重要的依據，因而，對其的檔案管理工作與保護工作都不容忽視。現如今數字化信息化的不斷發展，也為這些聲像資料有效地管理提供了良好的契機。充分地利用現有的數字化技術，加快實現聲像檔案的數字化轉換，可以有效地使醫院的發展得到推動，使其更地為醫院的科研、醫療等工作提供服務。
【參考文獻】
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一、數字化圖書館建設需要領導重視
我校領導十分重視圖書館建設，由校長主管，還有教導主任分管，把圖書館納入學校工作計劃，當做學校的一件實事來抓，為圖書館制定了一系列規章制度。2012年10月，學校啟用數字化圖書管理平臺，并為圖書館添加兩網電腦、一臺激光打印機、一臺條碼打印機、兩臺掃描儀及音響等數字化設備，方便師生學習并保存學習成果。
二、數字化圖書館的編目和讀者管理工作
1.數字化圖書館編目工作
首先，將新書采用科學的方法進行分類、蓋章、貼條形碼。接著進入“采、編、典”界面，點擊“增加新記錄”，進入書目信息著錄界面，編輯完信息點擊“保存”，之后點擊“高級編輯”，進一步著錄其他信息。點擊所查詢出來數據的書名進入書目信息界面，點擊“索書號”進入“索書號”界面。只填“分類號”和“種次號”（著者號）兩個字段，分類號會自動獲取共享數據中分類號（按中圖法第四版分類），種次號會根據分類號自動生成。當鼠標光標在分類號的編輯框內閃動時，按Enter鍵（回車），會自動生成種次號。在“確認分類號正確”的情況下，點擊“保存”，生成索書號記錄，在“索書號”界面點擊“保存”，系統自動切換到“典藏數據”的界面。最后，書錄入系統后要打印書標，貼在書脊正中離底部2 cm的地方，貼之前可對錄入完畢的書進行“畫線”，方便貼書標。圖書錄入完畢后，按照“中圖法”分類號的順序排架。
2.讀者管理工作
管理員登錄系統，進入“系統管理”“讀者管理”，點擊“增加新讀者”，填寫新讀者的基本信息后保存。其中讀者條碼、讀者姓名、登錄名、密碼和可外借五項是必填項。個別讀者的添加主要用于中途來的教師或轉學來的學生。
批量讀者：可將讀者信息做成表1模式，在“系統管理”“讀者工作區”中批量導入。
表1
點擊讀者的“內部編號”，進入讀者信息界面，點擊“修改”按鈕，對變更的信息進行編輯，點擊“刪除”按鈕可刪除該讀者。
三、數字化圖書館面向師生開放
為師生服務是圖書管理員的首要工作。每學期開學，管理員都要制訂工作計劃，然后按照安排工作。期末寫總結，找出不足之處并及時改進。
為了做好圖書館的開放工作，采取多種開放形式：
對教師開放方面，隨時為全校教師服務，滿足他們教育教學的需要。
對學生開放方面，采取學生外借與室內閱覽相結合的方式，針對低段的學生采取室內閱讀的管理方式，由管理員為學生統一配書，統一發書；高段學生采取刷卡借閱方式，學生憑卡向圖書館借書，整個借還書過程非?？焖伲咝А?/p>
通過借閱活動的有效開展，提高了學生的閱讀興趣，拓寬了學生的視野，培養了學生的綜合能力，充分發揮了圖書館的作用。圖書管理員應努力為師生營造干凈、整潔、舒適的閱讀環境，主動向師生推薦好書，不但做到為人找書，還要為書找人，以更好地配合教育教學工作的開展。
四、圖書的修補工作
圖書修補要及時，要在圖書沒受到損害之前就采取措施，不要等到圖書破損，修補極為困難或根本不能修補時，才想起修補。要挖掘圖書室現有資源，充分利用資源，發揮資源優勢，反對浪費，主張節約，做好圖書的修補工作。
五、結束語
隨著我國醫療體制改革的不斷深入，人們對自我保健、健康管理、健康決策的需求越來越強烈。就醫觀念的改變，使得醫療行業的競爭日趨激烈，社區醫院面臨著嚴峻的考驗。雖然社區醫院主要以醫療、預防、保健、康復、健康教育等服務為主要內容。更加貼近廣大社區居民。但是社區醫院必須加強以患者為中心、以市場為導向的全方位競爭能力，才能擁有病人并留住病人，使醫院獲得可持續發展的動力源。因此，醫院開展人性化的社區病人隨訪工作非常必要。不僅給病人提供更好的服務，又能提高醫療水平，為科研、教學積累一定的資料。由于查找一些特定病種和有隨訪價值的病案工作量非常大，而且隨訪后的人工記錄不斷增加，使隨訪管理工作非?；靵y。讓隨訪工作難以開展…。病人隨訪的數字化管理有效的改變了這種狀況，大大提高了隨訪的工作效率，也讓病人對醫院的滿意度得到提升。
1 醫院隨訪的定義
醫院隨訪是指追訪性的診療服務，是對患者的病情追蹤及健康指導。醫院根據患者病情的醫療需要，進行臨床教學、科研的需要，對診斷治療后的患者約定定期或不定期來醫院復查，到病人家中訪視或用信件等方式調查了解病情，進行健康指導。隨訪按疾病、治療方法等因素分為近期隨診與遠期隨診，它是醫院醫療服務的延伸，具有重要的診療意義、科研學術意義、社會意義、經濟意義。
2 社區醫院病人隨訪數字化管理的作用
病人隨訪數字化管理改變了傳統的手工管理模式，讓隨訪的目的更明確、內容更豐富。隨訪后反饋的數據能全面、及時的進行匯總、分析，為醫院尋找擴展新業務、維護現有的病人資源、開拓新的市場、改善為患者服務的手段、加強醫患之間的溝通都有積極的作用。同時也使患者及時獲得康復保健指導與咨詢，對醫院社會效益及經濟效益的提高起到了明顯促進作用。
3 社區病人隨訪數字化管理的目的
提高醫院的知名度與信譽度，維護現有的病源，提高復診率，吸引更多的新病源。同時也是建立病人對醫院的信任度。加強醫護人員的管理，不斷提高醫療服務水平及服務質量。通過病人的反饋意見，讓醫護人員充分認識到自己的責任，也促進醫院的管理。擴大社區醫療的服務范圍，擴充電子病案中醫療信息的來源。促進電子病案向電子健康檔案的方向發展?？梢詫ι鐓^居民的健康狀況有一個動態的了解，跟蹤病情的發展，預測疾病的趨勢，并且及時采取相應的干預措施，做到早預防、早發現、早治療。獲取更多的信息資源，為醫院的發展方向、醫療研究諸多方面提供依據。分析醫院的病源分布、病種分類、年齡層次、醫療費用、用藥效果、轉歸等情況，為醫院的醫療管理提供更多的信息。并充分利用信息資源，有效提高工作效率。
4 社區病人隨訪信息化管理的流程
隨著醫院信息化建設的推進，從網絡信息系統獲取有效信息十分方便快捷。首先做到HIS系統與病人隨訪系統的無縫連接，另外與街道、社區衛生服務站聯網，獲取更多病人資料。將隨訪的數據存至獨立的數據庫中，并相應的返給醫院、街道、社區衛生服務站所需的數據。做到雙向資料傳輸，也為建立社區病人電子健康檔案做充分的準備。具體流程如下。
4.1 病人資料的獲取 從合法的途徑取得病人資料，其中主要來源于HIS系統的門診醫生站與住院病案首頁，另外與街道、社區服務中心聯網，建立中間庫，將社區病人資料導人隨診系統獨立的數據庫中。
4.2 病人資料的檢索、查詢 將采集的各項數據按需求條件檢索、查詢出所要的內容。例如按疾病種類查詢：高血壓、糖尿病、腫瘤、精神病、傳染病、孕產婦、外傷等不同類型的病人；按病人轉歸情況、出院時間、地域范圍、年齡、性別、費用、用藥、主治醫生、手術種類、歷次隨訪記錄等查詢，可以單項、多項組合查詢，操作人員依據ICD-10國際疾病分類編碼庫、ICD-9手術及醫療操作分類編碼庫，可自行維護疾病種類及手術種類，針對不同類型來對病人進行檢索、查詢。
4.3 病人隨訪 從程序中查找出所需要的不同類型病人，根據病人信息進行家訪、電話訪問、手機短信、電子郵件、社區調查、咨詢臺、問卷等方式，依據隨訪記錄，錄入或導入到病人的信息資料數據庫中。
4.4 隨訪內容分類匯總根據隨訪的內容及病人反饋意見，按不同內容匯總。例如：預約復診、指定醫生、有待解決問題、建議、投拆等。
4.5 匯總結果報送相關部門
報送給院領導、醫務部、護理部、藥房、質量監控部、后勤服務中心等部門，等待答復或處理結果。
4.6 結果反饋及執行各部門在規定時間內，及時答復或處理問題，并制定出改進方案，公示并反饋給病人，把對病人反饋相關內容存入病人信息中，以便日后查閱。
4.7 業務統計 工作人員的工作量統計、部門及個人投訴率、部門及個人問題解決率、隨訪率、失訪例數、未復電(復電)、未復信(復信)例數等，病人信息等情況的組合查詢統計、疾病的地域分布、疾病的年齡分布、預測、單病種的用藥效果等。
【摘要】文章結合實際，從七個方面論述了數字化醫院進行財務規范化管理的途徑，闡明了財務規范化管理的意義和作用，對醫院深化財務管理提供了可借鑒的理論指導依據。
“規范出效益”已成為人們的共識，規范化管理也被越來越多的領域所采用，并越來越充分地顯示出它極大的潛能。醫院財務管理規范化的標志，是各項經費管理活動的正規有序。近年來，借助數字化醫院強大的信息優勢，我院財務部門逐漸理順工作流程，進行規范化財務管理，使醫院經費的使用效益大大提高。通過實踐，不斷總結經驗并對出現的問題進行優化改進，本文從以下七個方面對醫院財務規范化管理進行探討。
1嚴格規范財務管理流程，提高工作效率
目前在財務管理工作流程過程中，我們常常會看到這樣的現象：醫院工作人員拿著單據需要找各級領導進行審批，但又不知道該單據需要審批到哪一層次，財務人員不斷接受工作人員的咨詢，進行解釋和指導，但仍然有人抱怨財務報賬太麻煩，甚至會誤認為是財務人員有意卡他，使財務與醫院相關科室的關系不易溝通、協調，單據的業務審批和財務審核效率低下。這主要是由于財務管理工作的流程描述不到位、不直觀、不規范、可操作性差造成的[1]。要改變目前這種狀況，就要嚴格規范財務管理工作流程，通過邀請業務部門的相關人員修訂流程圖，對各個工作程序予以圖解化，用一套業務流程描繪符號來繪制流程圖，符號規范，線路清晰，一目了然，使財務管理制度能夠全面、直觀、形象的反映，財務形象不斷改善，內控制度得以落實；同時也有助于財務人員輪崗時了解熟悉各工作崗位的程序與責任，很大程度縮短了崗位轉換的適應期，大大提高了工作效率。
2明確崗位工作規范，強化崗位職責
崗位工作規范對工作程序、方式、方法和完成標準，及相互關聯的崗位之間的協調關系、交接內容和方式都有明確的規定，可以防止任職者在完成任務過程中工作的隨意性和出現問題時不知所措，避免工作中出現紕漏、辦事拖拉和相仿崗位之間的扯皮、互相推諉，有助于保證任務完成的質量并提高工作效率[2]。崗位工作規范的研究制定有利于財務管理者實踐經驗的有效繼承和保證工作的連續性，防止人變、人走事空。
3嚴格落實內控制度，加強預算經費使用管理
為確保管好用好各項經費，財務部門嚴格落實“四分”制度，即會計、出納分設，支票、印鑒分管，收款、開票分開，結算、報銷分審。通過“四分”制度，環環相扣，有效管控財務內部疏忽，防范財務內部出現風險的可能性，確保了資金的安全。每月總經濟師都要通過醫院會計核算管理系統對當月發生的支出數據進行查詢，并對異常數據進行審查，抽查原始憑證，督促整改。院主官每月對裝訂成冊的憑證進行最后把關審簽。憑借信息系統及對原始憑證的層層把關，嚴格落實醫院經費使用內控制度，確保經費使用的合理性。
財務部門掌握著各事業部門經費的預算情況，是各部門經費使用的第一關，審核會計應對各事業部門的預算情況了如指掌，對經費的使用及票據的真假做到嚴格把關，嚴禁超預算或無預算使用經費情況的發生，維護預算的法規性和嚴肅性，盡量杜絕虛假發票報銷及搭便車情況的發生。
4強化黨委科學管財，規范經費使用過程
近年來，醫院黨委借助數字化優勢不斷強化科學理財意識，堅持把管財、議財作為醫院建設一項經常性基礎性工作常抓不懈。院黨委從醫院全面建設出發，把財務工作納入黨委重要議事日程，年初制定經費預算時，嚴格遵循“量入為出、精打細算、厲行節約、統籌安排、保障重點”的編制原則，把一些不合理、超財力的項目統統堵在預算之外。堅持定期聽取財務部門經費預算執行情況匯報，高效運用預算經費管理系統，分析經費管理使用形勢，查找問題的癥結所在，共同研究整改對策，制訂跟蹤問效措施，提高經費的整體效益，實現按計劃用財。
及時發現和解決財務工作中存在的問題，做到管財議財集體化、公開化、制度化、經?；?，確保財務工作健康有序運行。
嚴格落實經費審批權限和聯審會簽等制度，一切經費開支，必須堅持黨委集體理財和分管領導“一支筆”審批制度。院黨委要求財務部門根據實際情況每年對醫院財務管理規定進行修訂，并對三處一部及院領導各自及聯合審批權限進行了規范，各部門預算內經費由部門正職審批，超過審批權限時由相關副院長及主官審簽。對超過一定限額的開支，單位主官要共同把關、聯合審批，及時掌握經費的投向、投量。
5創新工作思路，不斷提升財務人員理財能力
一名出色的財務人員必須有豐厚的理論基礎和嫻熟的會計技能。目前，軍隊醫院財務人員隊伍的現狀，與醫院的發展建設要求存在較大差距。很重要的原因就是軍隊醫院財務人員缺乏系統的專業培訓，大部分都是由專業相近的人員到醫院從事財務工作。軍隊財務干部的素質如何，直接關系到財務法規的貫徹執行及各單位的理財水平；同時也影響到我軍整體財務保障水平、保障能力。所以作為財務工作者要從崗位做起，練內功強素質，嚴格認真，干好本職工作，做好賬。做到“三個強化”，即：強化自律意識、強化照章辦事意識、強化學習意識[3]。
參考文獻
[1]應黎鴻,張孟,李潔.談軍隊醫院財務管理工作流程描述[J].軍隊財務，2008，（6）：48
[2]靳麗萍.財務管理規范化實施過程研究.現代商業[J].，2008，18（36）：79-80
