時(shí)間：2022-07-19 00:27:48
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校教學(xué)檔案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
優(yōu)化檔案管理人員素質(zhì)，也是高校教學(xué)評(píng)估對(duì)高校檔案管理的作用之一。在高校教學(xué)評(píng)估中，隨著高校評(píng)估的指標(biāo)體系和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的提高，對(duì)高校檔案管理人員的要求也逐步提高，在一定程度上使高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平面臨著新的挑戰(zhàn)。面對(duì)當(dāng)前高校檔案管理人員素質(zhì)普遍不高的現(xiàn)狀，開(kāi)展高校教學(xué)評(píng)估工作，可以促使廣大高校檔案管理工作人員不斷更新檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，與時(shí)俱進(jìn)地采用現(xiàn)代管理方式開(kāi)展高校檔案管理工作。
有利于完善檔案管理工作機(jī)制
檔案管理工作機(jī)制對(duì)高校檔案管理工作至關(guān)重要，高校教學(xué)評(píng)估在完善高校檔案管理工作機(jī)制方面的作用也不容忽視。當(dāng)前高校檔案管理工作機(jī)制還存在著諸多亟待解決的問(wèn)題，從總體上來(lái)看，當(dāng)前高校檔案管理工作機(jī)制有待完善。在高校檔案管理工作中，通過(guò)開(kāi)展高校教學(xué)評(píng)估，加大檔案管理工作力度，建立檔案工作自評(píng)自建的長(zhǎng)效管理機(jī)制，使學(xué)校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的管理軌道，有利于完善高校檔案管理工作機(jī)制。
發(fā)揮高校檔案管理中教學(xué)評(píng)估作用的策略
在高校檔案管理中，發(fā)揮高校檔案管理中教學(xué)評(píng)估作用的策略，可以從充分意識(shí)教學(xué)檔案管理的重要性、建立健全高校教學(xué)檔案管理制度、配備高素質(zhì)的高校檔案管理人員三個(gè)方面入手，下文將逐一進(jìn)行分析。
（一）充分意識(shí)教學(xué)檔案管理的重要性
高校檔案管理工作是高校建設(shè)的重要組成部分，充分意識(shí)教學(xué)檔案管理的重要性，是發(fā)揮高校檔案管理中教學(xué)評(píng)估作用的關(guān)鍵。在高校檔案管理中，重視教學(xué)檔案工作，是搞好教學(xué)檔案管理有一個(gè)很重要的前提。充分意識(shí)教學(xué)檔案管理的重要性，可以從兩個(gè)方面采取措施，一方面從高校領(lǐng)導(dǎo)層到教學(xué)和教學(xué)管理的職能部門(mén)，要重視教學(xué)檔案材料，認(rèn)真整理檔案材料并妥善保管；另一方面高校檔案室的檔案管理人員，要樹(shù)立檔案管理意識(shí)，切實(shí)把高校教學(xué)評(píng)估和高校檔案管理工作聯(lián)系起來(lái)，實(shí)施有效的高校檔案管理工作。
（二）建立健全高校教學(xué)檔案管理制度
高校教學(xué)評(píng)估和高校檔案管理工作息息相關(guān)，管理制度是教學(xué)檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，建立健全高校教學(xué)檔案管理制度，使高校檔案管理工作在制度上得到保障，可以在一定程度上促進(jìn)高校教學(xué)評(píng)估工作的開(kāi)展，便于更好地進(jìn)行高校檔案管理。目前高校教學(xué)檔案管理制度建設(shè)緩慢，在處理具體的檔案管理工作時(shí)，使得高校檔案管理沒(méi)有章法可循，按照教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系,建立一套教學(xué)評(píng)估檔案，建立健全高校教學(xué)檔案管理制度，制定出每一教學(xué)工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范高校教學(xué)檔案管理制度，對(duì)高校檔案管理具有巨大的促進(jìn)作用。
（三）配備高素質(zhì)的高校檔案管理人員
高校教學(xué)水平評(píng)估推動(dòng)了檔案管理升級(jí)，極大地推動(dòng)了高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和科學(xué)化、規(guī)范化管理。隨著高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)的深入發(fā)展，在高校檔案管理中，對(duì)高校檔案管理人員也提出了新的要求，只有配備高素質(zhì)的高校檔案管理人員，才能適應(yīng)現(xiàn)代高校檔案管理工作的發(fā)展。在高校檔案管理工作中，建設(shè)一支業(yè)務(wù)精良的檔案管理隊(duì)伍，可以通過(guò)定期開(kāi)展對(duì)高校檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)技能訓(xùn)練，使高校檔案管理人員成為迎評(píng)促建的骨干，進(jìn)而帶動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展。
結(jié)語(yǔ)
一、高校教學(xué)檔案管理工作的特征
1.廣泛性。高校教學(xué)檔案包含了所有級(jí)別教育主管部門(mén)在教學(xué)創(chuàng)新、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)工作中的指示；學(xué)校為完成教學(xué)目標(biāo)而規(guī)定的所有與教學(xué)有關(guān)的制度、章程、條例；也包含了教學(xué)過(guò)程中的所有工作審查、評(píng)估；教學(xué)任務(wù)的編輯與完成狀況；專業(yè)與學(xué)科的設(shè)定、實(shí)驗(yàn)室材料；教材征訂與老師教材的編排，招生錄取、學(xué)籍管理、各種賽事、得獎(jiǎng)狀況、畢業(yè)生相應(yīng)材料等。2.多樣性。多樣性指的是高校教學(xué)檔案的類別較多。由于高校教育教學(xué)的改革，使高校學(xué)科類別設(shè)置持續(xù)增加，各個(gè)學(xué)科相互間的界限愈發(fā)模糊，學(xué)科中的門(mén)類也逐漸細(xì)化，所有學(xué)科的融合性持續(xù)提高。這些在某種程度上決定了高校教學(xué)檔案的多樣化，也使檔案的總量明顯增多。3.時(shí)間性。時(shí)間性指的是教學(xué)檔案存在相應(yīng)的時(shí)間順序。教學(xué)檔案在總體教學(xué)實(shí)踐中按照時(shí)間順序及教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行材料組建，可以有效展現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)中的過(guò)程性與階段性。
二、高校教學(xué)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)
1.管理人員意識(shí)及水平無(wú)法適應(yīng)教學(xué)檔案的管理所需。高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)活動(dòng)主要環(huán)節(jié)與組織方式之一，依舊會(huì)對(duì)其在理解及認(rèn)識(shí)方面具有誤區(qū)及不足，教學(xué)檔案管理人員在專業(yè)素養(yǎng)及能力方面需要提升。首先，有些教學(xué)檔案管理人員對(duì)教學(xué)檔案的地位缺乏充分的認(rèn)識(shí)，也不明確教學(xué)檔案的功能及意義，僅將教學(xué)檔案視為教學(xué)材料的收集地，只是簡(jiǎn)單地呈現(xiàn)教學(xué)過(guò)程，在管理及處置時(shí)也較為隨便，甚至在教學(xué)活動(dòng)剛剛結(jié)束后，教學(xué)檔案就被遺棄。其次，高校檔案管理人員大多數(shù)為一線教師或行政人員，欠缺專業(yè)的管理檔案及管理教學(xué)的能力，無(wú)法確保教學(xué)檔案管理的實(shí)際效果。同時(shí)還有些人為兼職管理人員，并不能在時(shí)間和心理上符合教學(xué)檔案管理要求。2.運(yùn)行機(jī)制未順應(yīng)以人為本的觀念。有些高校在教學(xué)檔案管理的實(shí)際運(yùn)行機(jī)制方面將辦公室管理擺在主位，具有鮮明的機(jī)關(guān)化、行政化傾向，無(wú)法很好地體現(xiàn)以人為本的管理服務(wù)理念。雖然大力倡導(dǎo)科學(xué)發(fā)展觀，深入實(shí)施群眾路線實(shí)踐教育活動(dòng)，高校也在教學(xué)檔案管理人員及管理部門(mén)中逐步樹(shù)立以人為本的理念，開(kāi)始在教學(xué)檔案中不只注重采集信息與信息歸檔，還更加注重服務(wù)于師生，服務(wù)于教學(xué)活動(dòng)及培養(yǎng)人才等環(huán)節(jié)。可是在從教學(xué)檔案的管理實(shí)踐方面來(lái)講，依舊存在僅注重收集材料，而不注重材料升華的現(xiàn)象；僅注重管理材料，而不注重發(fā)揮其服務(wù)能力的現(xiàn)象；僅注重管理，而不注重發(fā)揮師生員工積極性的現(xiàn)象。從整體來(lái)看，學(xué)校教學(xué)檔案管理工作機(jī)制依然無(wú)法真正順應(yīng)新時(shí)期新理念的標(biāo)準(zhǔn)。3.在管理現(xiàn)狀、科學(xué)管理、依法治校方面尚有差距。雖然大多數(shù)高校具有教學(xué)檔案管理的相應(yīng)規(guī)定，有利于高校教學(xué)管理品質(zhì)及辦學(xué)規(guī)范程度的提升，發(fā)揮著重要的作用。可是在教學(xué)檔案管理制度實(shí)施中，各高校并不均衡，有些高校較為科學(xué)并規(guī)范化的管理教學(xué)檔案，體現(xiàn)出教學(xué)核心地位。可是有些高校受傳統(tǒng)理念所束縛，并且在體制方面不夠完善，因此在教學(xué)檔案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落實(shí)不明確、制度不規(guī)范、檢查不改正的現(xiàn)象，隨意收集或修改教學(xué)檔案，教學(xué)檔案應(yīng)有的作用及地位并未得到有效的體現(xiàn)及肯定。有些現(xiàn)象與我國(guó)高等教育科學(xué)化、規(guī)范化、法治化進(jìn)程存在一些距離，從某一層面而言，對(duì)我國(guó)高等教育的長(zhǎng)期發(fā)展以及依法治理理念的執(zhí)行尤為不利。
三、高校教學(xué)檔案管理模式的現(xiàn)狀及問(wèn)題
1.教學(xué)檔案管理體制不夠完善。長(zhǎng)期以來(lái)許多高校并未在提升教學(xué)品質(zhì)上吝惜投入財(cái)力、物力及人力，可是往往卻對(duì)收集整理、研發(fā)運(yùn)用教學(xué)檔案過(guò)于忽視，令教學(xué)檔案管理出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。這不但對(duì)高校檔案管理工作的開(kāi)展不利，也對(duì)教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理質(zhì)量的提升有所影響。有些高校雖然具備教學(xué)檔案管理章程，但卻存在許多問(wèn)題。2.教學(xué)檔案管理部門(mén)工作職責(zé)模糊。教學(xué)檔案在管理方面具有較強(qiáng)的分散性，工作量較大，教學(xué)檔案涵蓋院校的不同部門(mén)及不同院系。職能部門(mén)、人事處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處等部門(mén)均直接擔(dān)負(fù)或間接擔(dān)負(fù)管理教學(xué)的工作，都會(huì)建立教學(xué)檔案。由于高校各個(gè)部門(mén)之間欠缺良好的溝通，各自執(zhí)行教學(xué)檔案的管理，雖然有些院校具備檔案館，但也未在工作職責(zé)中包括所有內(nèi)容，因此，具有管理教學(xué)檔案職責(zé)模糊的問(wèn)題。3.管理人員欠缺專業(yè)性。以當(dāng)前的狀況而言，因?yàn)閺?qiáng)化高校檔案管理工起步行相對(duì)較晚，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)檔案管理意識(shí)較為淡漠，并未充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理的重要作用，在管理體制上并不完善，人員配置也不夠?qū)I(yè)。大多數(shù)學(xué)校并未配備專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，身兼數(shù)職的工作人員普遍存在，大部分均未接受過(guò)專業(yè)檔案管理工作的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)及要求并不熟悉，令教學(xué)檔案管理工作空有標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)則并未嚴(yán)格執(zhí)行，成為紙上談兵。4.并未真正發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值。教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值既表現(xiàn)在教學(xué)評(píng)估工作中，將教學(xué)檔案資料當(dāng)作主要評(píng)估資料，權(quán)衡高校教學(xué)能力，體現(xiàn)高校教學(xué)品質(zhì)。還需在平時(shí)的教學(xué)管理當(dāng)中，通過(guò)查找教學(xué)檔案，運(yùn)用教學(xué)檔案深化教學(xué)內(nèi)容，和教學(xué)方式改革。可是傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式較為落后，主要進(jìn)行手工操作，將紙張案卷作為載體進(jìn)行采集、歸類和搜索。教學(xué)檔案收集不完整、不及時(shí)、不規(guī)范，都會(huì)降低教學(xué)檔案的水準(zhǔn)，較難真正發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值。
四、構(gòu)建高校教學(xué)檔案管理新模式
1.完善制度，確保教學(xué)檔案管理有理有據(jù)。做好制度建設(shè)工作尤為關(guān)鍵，完善良好的檔案管理制度成為檔案管理工作的有效保障。需確保教學(xué)檔案的完整系統(tǒng)，以頂層設(shè)計(jì)入手，通過(guò)有效的方法，以檔案的內(nèi)容、目錄、不同級(jí)別需存檔的內(nèi)容，甚至采集整理流程，不同檔案的采集方法、歸檔時(shí)間、存檔時(shí)限等不同內(nèi)容著手，規(guī)定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理體制，劃分至所有檔案管理的所有環(huán)節(jié)當(dāng)中，力爭(zhēng)所有工作均能夠有據(jù)可依。并且需創(chuàng)建相應(yīng)的借閱、移交管理制度，將管理程序規(guī)范化，將工作人員職責(zé)進(jìn)一步明確。保障所有教學(xué)檔案的完整性。2.分級(jí)管理，明確權(quán)責(zé)。當(dāng)前高校執(zhí)行的三級(jí)管理模式既有有利的一面，也有不利的一面。可是要想令一切教學(xué)檔案歸類至一個(gè)地方管理，在當(dāng)前的環(huán)境中，并不能執(zhí)行。因此如何令所有層次均各擅其職，最大程度展現(xiàn)出當(dāng)前管理模式的優(yōu)勢(shì)，需要具備明確權(quán)責(zé)的頂層規(guī)劃。依照所有級(jí)別的利弊，對(duì)所有級(jí)別需掌管的內(nèi)容、范疇、職責(zé)、權(quán)利進(jìn)行劃分，如此則能夠各取所需。3.提升教學(xué)檔案管理信息化。在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展當(dāng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)已經(jīng)變成十分普遍的現(xiàn)象。創(chuàng)建數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的氛圍，將紙質(zhì)檔案為輔的全新檔案管理模式，已經(jīng)變成必然的趨勢(shì)。因此，身為學(xué)校，應(yīng)當(dāng)持續(xù)壯大資金、設(shè)施、管理人員等方面的投入，極力支持檔案管理建設(shè)。并且檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)持續(xù)提升業(yè)務(wù)能力，掌握更多的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，快速順應(yīng)當(dāng)前的形式，積極融入到教學(xué)檔案管理的改革當(dāng)中，較好的完成檔案管理工作，以此加快并提升學(xué)校檔案管理工作的總體能力。
五、結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞:高校檔案管理教學(xué)評(píng)估
1990年10月原國(guó)家教委《普通高等學(xué)校教育評(píng)估暫行規(guī)定》出臺(tái)后,教育部明確提出高等教育要從重視規(guī)模發(fā)展向更加重視高等教育質(zhì)量的提高轉(zhuǎn)變,并決定從2003年起,建立5年一輪的普通高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估制度,旨在進(jìn)一步提升我國(guó)高等教育的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。從以往的評(píng)估工作實(shí)踐來(lái)看,評(píng)估專家組主要通過(guò)系統(tǒng)查閱學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的原始檔案資料來(lái)搜集學(xué)校教育的主要信息,了解各項(xiàng)工作的發(fā)展?fàn)顩r,藉此對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)員作出評(píng)價(jià)。因此,高校檔案承擔(dān)著重要的角色,對(duì)評(píng)估工作的順利進(jìn)行與評(píng)估成績(jī)的認(rèn)定起著重要作用。對(duì)此,優(yōu)化高校檔案管理水平,使之在往后的教學(xué)評(píng)估中發(fā)揮更好的作用,意義重大。
一、高校檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用分析
1.高校檔案是教學(xué)評(píng)估的重要基礎(chǔ)和客觀依據(jù)
高校檔案是廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等載體文件,從高校檔案的內(nèi)容上看,它詳細(xì)地記載了一所學(xué)校的歷史全貌和發(fā)展過(guò)程,它是隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生,隨著學(xué)校的發(fā)展而逐漸積累的一種重要信息資源。從形式上看,它是教學(xué)文件有條件的轉(zhuǎn)化物,詳細(xì)地保留著形成者的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)簽署、上級(jí)機(jī)關(guān)批示和起草個(gè)人的印證,以及當(dāng)時(shí)形象的照片錄像或原聲聲音,是形成者的原稿、原作、原聲、原貌,是全校師生教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和學(xué)校發(fā)展的總結(jié)和智慧的結(jié)晶,是知識(shí)和信息資源的儲(chǔ)存庫(kù),同時(shí)也是學(xué)校自我認(rèn)識(shí)自我發(fā)展,自我提高的重要依據(jù)。接受教學(xué)評(píng)估的學(xué)校,無(wú)論評(píng)估指標(biāo)體系、評(píng)估程序如何確定,其基本內(nèi)容都離不開(kāi)大量的原始檔案材料。
2.高校檔案是教學(xué)評(píng)估的重要憑證
為保證教學(xué)評(píng)估工作的客觀真實(shí),進(jìn)行各項(xiàng)工作評(píng)估時(shí)必須充分依賴于檔案,因此,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集高校檔案是搞好教育評(píng)估的基礎(chǔ)。目前,隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展,各種相應(yīng)的檔案材料不斷豐富,這些檔案信息不僅反映了各種教育活動(dòng)的真實(shí)過(guò)程,而且記錄了高校工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和創(chuàng)新發(fā)展,全面體現(xiàn)了高校貫徹黨的教育方針、深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量的過(guò)程,具有很強(qiáng)的憑證和參考作用。在教學(xué)評(píng)估中,不僅匯報(bào)材料和自評(píng)報(bào)告必須依據(jù)真實(shí)的檔案材料,且還要將完整、規(guī)范的檔案材料提供給評(píng)估專家組查閱。在專家組實(shí)地考察過(guò)程中,也會(huì)將檔案材料和現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行對(duì)照和驗(yàn)證。準(zhǔn)確、完整的檔案材料是高校教學(xué)工作水平評(píng)估中最有說(shuō)服力的重要依據(jù),如果沒(méi)有這些檔案材料,評(píng)估就會(huì)成為無(wú)源之水,無(wú)本之木。
二、高校檔案工作在教學(xué)評(píng)估中凸顯的主要問(wèn)題
如上所述,準(zhǔn)確、完整的檔案資料直接影響到評(píng)估專家對(duì)學(xué)校教學(xué)工作水平的評(píng)價(jià),影響到評(píng)估結(jié)果和學(xué)校的聲譽(yù),但在接受驗(yàn)收檢查的過(guò)程中,高校檔案工作也凸顯出這樣或那樣的不足,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1. 檔案管理意識(shí)淡薄
首先,對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案工作雖然在高校的教育、評(píng)估及其他各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的原始憑證作用,但利用檔案的過(guò)程一結(jié)束,檔案往往就被束之高閣。其次,工作進(jìn)程中檔案的形成意識(shí)不強(qiáng)。高校檔案部門(mén)保存檔案并提供利用,但檔案部門(mén)只是檔案的管理服務(wù)部門(mén),其管理的檔案是由各部門(mén)在日常工作中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的,但一些部門(mén)沒(méi)有把檔案工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料積壓、收集不全、流失在各部門(mén)或個(gè)人手中等問(wèn)題,因此在接到參加評(píng)估的通知后,不得不再次投入大量的人力、物力和財(cái)力重新整理補(bǔ)充材料,造成被動(dòng)局面和浪費(fèi),給工作帶來(lái)很大的阻力和損失。
2.館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理
高校檔案館館藏檔案大都存在著檔案載體較為單一,特色不夠鮮明的問(wèn)題,不能適應(yīng)日益多樣化的檔案利用需要,具體可概括為“一多四少”。“一多”是紙質(zhì)檔案多,特別是文書(shū)、教學(xué)、研究、基建、財(cái)會(huì)等檔案占據(jù)了“大半江山”,體現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案工作的特點(diǎn)。“四少”一是實(shí)物檔案少,尤其是榮譽(yù)性、紀(jì)念性實(shí)物館藏少;二是歷史檔案少;三是人物檔案少;四是館藏珍貴文獻(xiàn)備份少。這是長(zhǎng)期以來(lái)重單位文件歸檔、輕個(gè)人文獻(xiàn)實(shí)物收集歸檔,重年度歸檔、輕即時(shí)歸檔,重校內(nèi)歸檔、輕校外收集等做法所致。由于檔案材料不齊全,無(wú)法滿足教學(xué)評(píng)估的需要,于是出現(xiàn)了偽造檔案的做法――專家檢查什么就準(zhǔn)備什么,臨時(shí)編造材料或?qū)υ紮n案做技術(shù)處理。這種行為嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性,使部分檔案不能客觀反映現(xiàn)實(shí),致使評(píng)估不實(shí)。
3.檔案材料收集不齊全、不規(guī)范
由于評(píng)估所需的材料和高校檔案管理所要求歸檔的范圍不相一致,導(dǎo)致檔案管理中所收集的材料對(duì)評(píng)估所需往往不盡如人意,加之平時(shí)對(duì)一些有價(jià)值的檔案材料管理不規(guī)范,使材料的質(zhì)量與評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的要求相差甚遠(yuǎn)。主要表現(xiàn)在:一是必要的教學(xué)檔案材料缺項(xiàng)嚴(yán)重。如各科試卷的分析報(bào)告、部分實(shí)驗(yàn)報(bào)告沒(méi)有存盤(pán);二是檔案材料中不規(guī)范的現(xiàn)象比較普遍。如有些材料中提到的數(shù)據(jù),前后不一致;部分統(tǒng)計(jì)表格式和內(nèi)容不統(tǒng)一,相同內(nèi)容的表格,前后名稱不一致,有些職能部門(mén)形成的文件材料,沒(méi)有文件形成日期和加蓋公章;有些材料的紙張大小和字體格式不統(tǒng)一,不符合公文的基本要求;交叉部門(mén)上報(bào)的數(shù)據(jù)分析由于統(tǒng)一 口徑不一致 ,導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真,直接影響了評(píng)估的結(jié)果。
4.檔案管理手段相對(duì)落后
部分學(xué)校由于建設(shè)資金不足,檔案管理工作的信息化建設(shè)一直沒(méi)有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展,對(duì)檔案管理實(shí)施手工操作的現(xiàn)象比較多,信息化的建設(shè)的缺陷導(dǎo)致相關(guān)的信息化設(shè)備也十分有限,并直接制約了信息化的發(fā)展。大多高校雖然已利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理,但基本還是屬于人工管理狀態(tài),現(xiàn)代化的設(shè)備只是圖有其表。同時(shí),一些高校雖利用現(xiàn)代技術(shù)建立了一些高校數(shù)據(jù)庫(kù),但都各自為政。以上種種現(xiàn)象均無(wú)法適應(yīng)高校快速發(fā)展中急劇增長(zhǎng)的檔案信息的存儲(chǔ)需要,更無(wú)法滿足本科教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案信息快捷檢索與利用的要求。
三、優(yōu)化高校檔案管理的若干建議
1.雙管齊下,增強(qiáng)檔案意識(shí)
檔案意識(shí)強(qiáng)弱直接影響著檔案工作的質(zhì)量,增強(qiáng)檔案意識(shí),充分發(fā)揮高校檔案工作在學(xué)評(píng)估中的重要作用,措施如下:一是大力宣傳檔案法律法規(guī)。通過(guò)采取豐富多彩的形式,如校園廣播、宣傳欄板、院報(bào)、校園網(wǎng)絡(luò)等來(lái)宣傳檔案法律法規(guī),擴(kuò)大影響,讓檔案意識(shí)深入人心,提高全校檔案意識(shí);二是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)程度。增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),促使領(lǐng)導(dǎo)干部和各級(jí)職能部門(mén)形成重視檔案工作的共識(shí),充分調(diào)動(dòng)全院師生員工積累檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺(jué)性,增強(qiáng)檔案歸檔管理的責(zé)任心。
2.完善檔案管理工作制度,加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)
在教學(xué)評(píng)估動(dòng)力的作用下,大多數(shù)高校在接受評(píng)估前都加大了檔案建設(shè)力度,顯示出集中人力、物力、時(shí)間,全面推進(jìn)檔案建設(shè)的熱情。高校檔案部門(mén)要以此為契機(jī),完善檔案管理工作制度,措施如下:一是在貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上,綜合規(guī)劃全校檔案工作,擬訂和落實(shí)本校檔案工作規(guī)章制度,如歸檔有范圍,立卷有標(biāo)準(zhǔn),借閱有規(guī)定,保密有條例,庫(kù)房管理有措施,開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)等,在細(xì)節(jié)上保證檔案管理的順利開(kāi)展;二是建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度,定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作,保障檔案工作正常、有序地開(kāi)展;三是強(qiáng)化檔案行政部門(mén)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,提高學(xué)校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅(jiān)持照章辦事,努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖,執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣,履行程序不變通,遵守紀(jì)律不放松,保證高校檔案管理工作高效有序地開(kāi)展;四是加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案工作人員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平,保持高校檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定,確保高校檔案事業(yè)不斷向前推進(jìn)。
3.豐富檔案利用工作的內(nèi)容和手段,提升檔案工作公共服務(wù)能力
高校檔案工作要圍繞學(xué)校大局,在為學(xué)校教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理提供檔案利用服務(wù)的同時(shí),根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定,為社會(huì)和人民群眾利用檔案創(chuàng)造便利條件。要制定相關(guān)的利用辦法,簡(jiǎn)化利用手續(xù),配備利用設(shè)施。對(duì)可開(kāi)放的檔案,應(yīng)專門(mén)編制利用指南和開(kāi)放目錄。積極開(kāi)展檔案編研工作,形成有特色的檔案編研成果,并通過(guò)檔案陳列、展覽、媒體、網(wǎng)站等多種途徑,開(kāi)展檔案宣傳。有條件的高校,可在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。高校檔案機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步豐富服務(wù)民生的手段,創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,拓展高校檔案館(室)的教育、文化和公共服務(wù)功能,讓高校檔案成為展示學(xué)校美好形象的窗口,提高學(xué)校的知名度和美譽(yù)度。
4.加快檔案信息化建設(shè)步伐
高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心,以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn),以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ),以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo),確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要的檔案建設(shè)。隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善,許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦理,這些電子信息的歸檔管理將會(huì)更好地滿足教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案信息檢索、利用的要求。所以,要強(qiáng)化專兼職檔案人員的電子信息歸檔意識(shí),將檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃。學(xué)校檔案館(室)及各職能部門(mén),尤其是教務(wù)、科技、人事、學(xué)生工作等部門(mén),應(yīng)當(dāng)盡快建設(shè)較完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),同時(shí)盡可能地提高計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案著錄和自動(dòng)標(biāo)引工作參與度,實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與編目。充分利用校園網(wǎng)絡(luò),將檔案信息管理同辦公自動(dòng)化管理融為一體,提高信息采集、傳輸和服務(wù)的效能。
參考文獻(xiàn):
【1】王峰.從高校教學(xué)評(píng)估看檔案管理工作的重要性【J】.中國(guó)市場(chǎng).2009,(05)
論文摘要：在高校的建設(shè)發(fā)展中，教學(xué)工作是重點(diǎn)、是核心，而教師又是教學(xué)的核心資源。師資隊(duì)伍的建設(shè)關(guān)系到學(xué)校建設(shè)發(fā)展的速度，師資的水平關(guān)系著高教教育的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)師資隊(duì)伍的建設(shè)是高校工作的重中之重。要做好教師管理工作，激發(fā)教師的工作熱情，就必須科學(xué)規(guī)范的建立教師教學(xué)檔案，充分地利用，才能有效地發(fā)揮教師檔案的作用，才能使教學(xué)檔案不段地、更好地為教學(xué)服務(wù)。
一、教師教學(xué)檔案的內(nèi)容
（一）教學(xué)內(nèi)容。教學(xué)內(nèi)容包括教師授課的教學(xué)日歷、授課對(duì)象的層次和專業(yè)、授課學(xué)時(shí)、教案、歷次考試測(cè)評(píng)內(nèi)容等，這些均是教學(xué)授課的主題，也是教學(xué)檔案的主要內(nèi)容。從中可以反映出教師的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)水平、教學(xué)效果、教學(xué)手段和教師個(gè)人的能力，也可反映教師的基本素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，通過(guò)這些可以了解和掌握教師教學(xué)活動(dòng)的情況和發(fā)展動(dòng)態(tài)。
（二）科研內(nèi)容。繼承和創(chuàng)新是科研工作的本質(zhì)特征，教學(xué)和科研相互促進(jìn)、相輔相成，教學(xué)為科研提供信息，為科研打下物質(zhì)基礎(chǔ)，而科研創(chuàng)新的內(nèi)容又應(yīng)用于教學(xué)之中，服務(wù)于教學(xué)。科研在創(chuàng)新的道路上，開(kāi)辟了一片嶄新的區(qū)域，研究和探索著專業(yè)知識(shí)前沿的領(lǐng)域，對(duì)更新理論知識(shí)、提高教學(xué)質(zhì)量起著決定性作用。因此，將教師的科研課題申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)書(shū)及課題論證、課題研究、課題鑒定等三大階段的內(nèi)容整理歸入教學(xué)檔案，以及以后的課題交流情況、發(fā)明專利情況應(yīng)一同整理歸入教學(xué)檔案，在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，加以推廣利用，提高社會(huì)影響和社會(huì)效益，這樣，對(duì)提高教師科學(xué)研究的積極性、促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，推動(dòng)學(xué)校發(fā)展均起著重要的作用。
（三）業(yè)績(jī)材料及學(xué)術(shù)交流。學(xué)術(shù)交流是提高師資水平不可缺少的途徑，也是教師互相學(xué)習(xí)、開(kāi)拓知識(shí)的最好途徑。通過(guò)交流，教師可以取他人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，可以吸取和借鑒先進(jìn)的教學(xué)方法，可以了解外校的教學(xué)活動(dòng)、科研情況，可以針對(duì)尖端問(wèn)題進(jìn)行探討磋商等等。積極鼓勵(lì)和支持教師進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，并將交流的資料及教師個(gè)人的交流匯報(bào)總結(jié)作為歸檔內(nèi)容存人業(yè)務(wù)檔案，同時(shí)將教師的學(xué)術(shù)論文、論著及編寫(xiě)的習(xí)題集、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)等業(yè)績(jī)材料．一并歸檔保存。業(yè)績(jī)材料在很大程度上反映著教師的專業(yè)素質(zhì)和理論水平，是教學(xué)評(píng)估的有力見(jiàn)證。
（四）教學(xué)管理。教學(xué)工作離不開(kāi)管理，科學(xué)的教學(xué)管理，不僅促使教學(xué)質(zhì)量的提高，而且也極大地調(diào)動(dòng)了教師從教、從研的積極性，教學(xué)管理應(yīng)本著規(guī)范、科學(xué)的原則，將教學(xué)管理制度、教師業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及政治學(xué)習(xí)記錄、教師的專題講座報(bào)告會(huì)、教學(xué)檢查、評(píng)先評(píng)優(yōu)等記錄、資料、證書(shū)歸入教學(xué)檔案進(jìn)行管理，使教學(xué)管理為教學(xué)服務(wù)并成為教學(xué)保障的有力武器。
二、教師教學(xué)檔案的作用
高校教學(xué)檔案是教師在以教學(xué)和科研為中心的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，形成的反映教師業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績(jī)的信息載體，它以個(gè)人為基本單元，按歸檔制度整理和保管，隨時(shí)以備查考，是高校的人才資源信息庫(kù)。因此，對(duì)高校教師檔案的管理，就是建好高校的人才信息庫(kù)，并充分發(fā)揮人才信息庫(kù)為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)的功能。教學(xué)檔案在高校教學(xué)和科研中發(fā)揮著不可替代的重要作用。主要表現(xiàn)為：首先，它為正確評(píng)估教師工作量的飽和、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)等提供了可靠的依據(jù)。教師教學(xué)檔案由于及時(shí)收錄了教師在一定時(shí)期內(nèi)的教學(xué)工作量、作業(yè)批改、畢業(yè)指導(dǎo)、科研情況以及獲獎(jiǎng)情況等記載，量化考核以及綜合評(píng)估等材料，實(shí)事求是，準(zhǔn)確可靠，給評(píng)價(jià)教師的素質(zhì)和業(yè)績(jī)提供了真實(shí)可靠的依據(jù)。其次，它為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理部門(mén)制定教師引進(jìn)、培養(yǎng)等計(jì)劃提供了參考依據(jù)。因?yàn)樗涊d了全校教師的年齡、學(xué)歷、職稱、專業(yè)、業(yè)績(jī)等基本信息，通過(guò)統(tǒng)計(jì)反映出當(dāng)前學(xué)校師資隊(duì)伍的各種結(jié)構(gòu)比例、各學(xué)科之間的教師比例等關(guān)系。以此為依據(jù)，結(jié)合學(xué)校專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)及發(fā)展規(guī)模，可以制定出既切合實(shí)際又有利于學(xué)校發(fā)展的師資引進(jìn)和培養(yǎng)計(jì)劃。再次，客觀存在為學(xué)校順利通過(guò)教學(xué)評(píng)估、課程評(píng)估、專業(yè)評(píng)估、學(xué)位授予權(quán)評(píng)估等提供基本信息資料。同時(shí)，高校教學(xué)檔案構(gòu)成了高校人才信息庫(kù)。它對(duì)高校選拔各層次的管理人員，建立各類錄用、量才選拔發(fā)揮著積極作用。可以通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案的查閱，能夠公正、客觀、全面地了解一個(gè)教師的教學(xué)、科研、社會(huì)活動(dòng)等綜合情況。同時(shí)對(duì)于開(kāi)發(fā)智力資源、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，也可以起到重要的參考作用。
三、教師教學(xué)檔案的利用
建立教學(xué)檔案是為了更好地利用它所蘊(yùn)含的信息資源，最大限度地利用業(yè)務(wù)信息資源為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，不斷提高教師素質(zhì)和教育質(zhì)量是建立業(yè)務(wù)檔案的最終目的。教學(xué)檔案的內(nèi)容來(lái)源于校內(nèi)教師的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，同時(shí)又服務(wù)于教師的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，這些為教學(xué)改革、為學(xué)校發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策提供著可靠的依據(jù)，為選拔骨干教師、評(píng)先評(píng)優(yōu)、教學(xué)質(zhì)量工程等項(xiàng)目均提供著可靠的依據(jù)，為學(xué)校進(jìn)行科學(xué)研究、教師進(jìn)修培訓(xùn)、課程改革、專業(yè)調(diào)整與設(shè)置，科研成果推廣應(yīng)用等提供有價(jià)值的信息。
2l世紀(jì)是全世界各項(xiàng)事業(yè)發(fā)生重大變革和發(fā)展的時(shí)期，支撐這個(gè)世界進(jìn)步最為重要的因素是人才，因此，建立并充分發(fā)揮教師教學(xué)檔案的作用，對(duì)高校的改革和發(fā)展起著推動(dòng)作用。科學(xué)管理檔案、為教學(xué)服務(wù)。在教師的教學(xué)檔案中，大量有價(jià)值的信息分散在個(gè)人的案卷中，如何把這些分散的信息集中起來(lái)，最有效的方式就是做好科學(xué)編研工作，將教師教學(xué)檔案信息分專題編研，可以大大地提高其利用價(jià)值。教師教學(xué)檔案雖然對(duì)象單一，但由于教師活動(dòng)領(lǐng)域廣泛，涉及教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)活動(dòng)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、教學(xué)管理等方面，內(nèi)容非常豐富，做好編研工作，讓準(zhǔn)確的信息資源更好地為教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
總之，建立教師教學(xué)檔案是社會(huì)的需要，是師資隊(duì)伍建設(shè)的需要，是高校建設(shè)發(fā)展的需要。做好教師教學(xué)檔案管理，科學(xué)編研，綜合利用有效開(kāi)發(fā)信息資源，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)作用，為創(chuàng)建一流的高校而努力。
參考文獻(xiàn)
[1]劉芳.論高校教師檔案意識(shí)的培養(yǎng)[J].蘭臺(tái)世界，2007，(9).
【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；檔案管理；管理信息化
高等學(xué)校教學(xué)檔案是高校師生在進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理過(guò)程中的歷史記錄，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的客觀反映和具體總結(jié)。連續(xù)、完整的教學(xué)檔案是高等學(xué)校開(kāi)展教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要依據(jù)；是提高教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)；是支撐教學(xué)評(píng)估工作的重要依據(jù)。所以，加強(qiáng)高等學(xué)校教學(xué)檔案管理，建立完整的教學(xué)檔案管理體系，對(duì)于提高高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)研究、提升教學(xué)管理水平，具有重要的意義。
一、貴州高等學(xué)校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
作為西部地區(qū)的貴州省，高等教育較中東部省份和周圍省份較為落后，到2013年6月全省共有高等院校44所，其中本科院校18所，國(guó)家級(jí)211重點(diǎn)大學(xué)只有貴州大學(xué)1所。近年來(lái)貴州高等教育發(fā)展較快，各學(xué)校積極加強(qiáng)教學(xué)管理的各項(xiàng)工作，在檔案管理上積極投入，各學(xué)校檔案管理?xiàng)l件有了較大的改善。但由于各個(gè)學(xué)校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，貴州高等學(xué)校檔案管理，特別是教學(xué)檔案管理依然存在以下問(wèn)題。
1、對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為教學(xué)檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門(mén)的事，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，不想管也不愿管。
2、教學(xué)檔案管理分散，管理不規(guī)范，存在毀損和丟失現(xiàn)象。教學(xué)檔案是高校師生在進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理過(guò)程中的歷史記錄，產(chǎn)生于各高校基層教學(xué)單位（院系），種類繁雜，數(shù)量較多。所以，各高校基本上是將教學(xué)檔案分散在各基層教學(xué)單位（院系）進(jìn)行管理，只有很少的學(xué)校進(jìn)行集中管理。由于將教學(xué)檔案分散在各基層教學(xué)單位（院系）進(jìn)行管理，受各基層教學(xué)單位（院系）管理場(chǎng)地，管理人員檔案管理水平和學(xué)校沒(méi)有統(tǒng)一的教學(xué)檔案管理制度的影響，教學(xué)檔案的分類、裝訂千奇百怪，甚至存在毀損和丟失現(xiàn)象。
3、各學(xué)校檔案管理人員配備不足，造成教學(xué)檔案管理由非專業(yè)、非專職的檔案管理人員管理。目前貴州高校只有少數(shù)幾個(gè)院校設(shè)立了獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，多數(shù)院校都還是將檔案管理附屬于其他部門(mén)。設(shè)立了獨(dú)立的檔案管理部門(mén)的學(xué)校，對(duì)檔案管理人員配備一般在10人以下，未設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門(mén)的學(xué)校檔案管理人員一般配備1-2人。檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)校文書(shū)、科研、基建、會(huì)計(jì)、人事等門(mén)類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護(hù)工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導(dǎo)致了檔案人員工作量過(guò)大。所以，多數(shù)院校只好將學(xué)校最主要的檔案―教學(xué)檔案分散在各基層教學(xué)單位（院系），委托給由非專業(yè)、非專職的檔案管理人員（教學(xué)秘書(shū)）管理。
4、教學(xué)檔案管理的信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高。但目前貴州省高等院校中只有少數(shù)幾個(gè)學(xué)校引進(jìn)使用了現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)，多數(shù)學(xué)校仍然采用傳統(tǒng)的手工采編管理。即使使用了現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)的，也主要用于人事、文書(shū)等檔案的管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在教學(xué)檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于教學(xué)管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。
二、加強(qiáng)貴州高等學(xué)校教學(xué)檔案管理建議
1、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理宣傳，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要作用。思想認(rèn)識(shí)是主導(dǎo)人們行動(dòng)的指針。貴州各高等學(xué)校要積極宣傳加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的重要性，讓學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，特別是各基層教學(xué)單位（院系）領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)識(shí)之一，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)研究、提升教學(xué)管理水平，具有重要的意義和價(jià)值。
2、建立健全教學(xué)檔案管理制度，理順教學(xué)檔案管理流程，確保教學(xué)檔案管理科學(xué)化管理。教學(xué)檔案管理工作涉及到學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，建立健全教學(xué)檔案管理制度，理順教學(xué)檔案管理流程，是確保教學(xué)檔案管理科學(xué)化管理的關(guān)鍵。為確保教學(xué)檔案管理按流程順利開(kāi)展，各學(xué)校必需制定統(tǒng)一、科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。 其內(nèi)容應(yīng)包括教學(xué)檔案管理人員崗位制度和教學(xué)檔案管理流程制度。
教學(xué)檔案管理人員崗位制度是明確教學(xué)檔案管理人員配備和崗位職責(zé)制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負(fù)責(zé)，明確工作人物和職責(zé)范圍，做到責(zé)權(quán)明確。高等學(xué)校教學(xué)檔案管理內(nèi)容繁多，工作量大，各高校檔案館必須配備專門(mén)的教學(xué)檔案管理人員崗位，負(fù)責(zé)全校教學(xué)檔案管理。同時(shí)，各基層教學(xué)單位（院系）辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)、學(xué)生科科長(zhǎng)可作為各基層教學(xué)單位（院系）兼職教學(xué)檔案管理人員崗位，負(fù)責(zé)各基層教學(xué)單位（院系）的教學(xué)檔案管理。
教學(xué)檔案管理流程制度是對(duì)教學(xué)檔案收集、歸檔和庫(kù)存管理等管理規(guī)定。教學(xué)檔案管理流程一般應(yīng)包括教學(xué)檔案收集、教學(xué)檔案歸檔和教學(xué)檔案庫(kù)存管理等工作流程。
教學(xué)檔案的搜集是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，是將教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員在日常的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理等活動(dòng)中，形成的諸多具有保存價(jià)值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等收集起來(lái)，為教學(xué)檔案歸檔提供依據(jù)。由于教學(xué)檔案的來(lái)源相對(duì)分散，從而使得教學(xué)材料的搜集相對(duì)難度較大。同時(shí)，因?yàn)榻虒W(xué)活動(dòng)學(xué)年性的特點(diǎn)，使得教學(xué)檔案的歸檔與其他檔案的歸檔工作不能同步進(jìn)行，從而容易產(chǎn)生漏檔的情況。這些問(wèn)題都是在教學(xué)檔案的搜集環(huán)節(jié)中應(yīng)該著力注意和避免的問(wèn)題。
教學(xué)檔案歸檔是指對(duì)收集的教學(xué)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)和立卷的過(guò)程。教學(xué)檔案的整理是一項(xiàng)復(fù)雜并細(xì)致的工作，同時(shí)，在教學(xué)檔案整理的過(guò)程中必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行。每份教學(xué)檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經(jīng)過(guò)十幾項(xiàng)具體的內(nèi)容，如分類、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列、編頁(yè)碼、抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄等等。此外，在教學(xué)檔案歸檔的過(guò)程中，應(yīng)格外注意教學(xué)檔案的歸檔材料，應(yīng)反映出教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理的全過(guò)程，尤其在歸檔的過(guò)程中，應(yīng)按照教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的各個(gè)階段來(lái)搜集材料，具體來(lái)說(shuō)，一方面，要把需存檔的所有資料補(bǔ)齊、補(bǔ)全，使得相關(guān)材料合理連貫、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教學(xué)檔案材料進(jìn)行鑒別，去偽存真、去雜存整、去劣存優(yōu)，從而確保教學(xué)檔案材料的準(zhǔn)確性和有序性。
教學(xué)檔案庫(kù)存管理工作是指教學(xué)檔案的保存、借閱、返還等工作。由于教學(xué)檔案產(chǎn)生于各高校基層教學(xué)單位（院系），主要借閱使用為各高校基層教學(xué)單位（院系），所以，高校教學(xué)檔案庫(kù)存管理工作應(yīng)按其使用頻繁程度分級(jí)管理。在一年以內(nèi)的教師教學(xué)檔案，在校學(xué)生學(xué)生教學(xué)檔案，因其使用頻繁，可以由各高校基層教學(xué)單位（院系）管理，超過(guò)一年的教師教學(xué)檔案和畢業(yè)學(xué)生學(xué)生教學(xué)檔案，可以集中到學(xué)校檔案館統(tǒng)一管理。
3、積極開(kāi)展教學(xué)檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，進(jìn)而提升他們的業(yè)務(wù)水平，如案卷的整理、歸檔的內(nèi)容和范圍、編研的質(zhì)量等。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)具有責(zé)任精神和敬業(yè)精神，在工作中應(yīng)樹(shù)立超前意識(shí)，主動(dòng)摸索教學(xué)檔案管理工作的規(guī)律，從而優(yōu)化具體的教學(xué)檔案管理工作。這些對(duì)于提升教學(xué)檔案管理水平，具有重要的意義。
4、逐步建立高校檔案管理信息化系統(tǒng)，提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。 隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，原先舊的教學(xué)檔案管理機(jī)制已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。在具體工作中，我們應(yīng)當(dāng)更新觀念，逐步將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備引入到具體的教學(xué)檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化。如，成績(jī)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的建立，提高了日常工作的效率，避免了人力、物力資源的浪費(fèi)。同時(shí)，可建立網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，從而方便進(jìn)行教學(xué)資料的檢索和查詢，進(jìn)而發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)效作用。
作為西部地區(qū)欠發(fā)達(dá)的貴州，高等學(xué)校檔案管理普遍較為落后，提高貴州高等學(xué)校檔案管理水平任重而道遠(yuǎn)。以上問(wèn)題的分析和建議，僅是我作為貴州高等學(xué)校檔案管理人員中的一員提出的較為膚淺的看法和建議。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】信息化 教學(xué)檔案 安全性
【中圖分類號(hào)】G472 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1006－9682（2011）05－0089－02
高校教學(xué)檔案是高等院校對(duì)教學(xué)實(shí)施過(guò)程、教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師管理、實(shí)驗(yàn)室管理的真實(shí)記錄，是在日常的教學(xué)活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，可全面反映高等院校教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，也是評(píng)估教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。教學(xué)檔案管理是高校檔案管理工作的一個(gè)重要部分。隨著各個(gè)高等院校的教學(xué)水平評(píng)估的展開(kāi)，教學(xué)檔案管理日趨重要。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理方法的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理是提高教學(xué)檔案的管理水平，是提高高校教學(xué)管理水平的重要途徑。
一、教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)過(guò)程中形成的原始材料，其特點(diǎn)如下：
1．教學(xué)原始性材料分類多，數(shù)量大。
教學(xué)檔案有來(lái)自上級(jí)各主管部門(mén)對(duì)教學(xué)工作、教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)等方面的工作安排、管理制度、規(guī)定條例等，也有各教學(xué)單位對(duì)教學(xué)過(guò)程記錄的原始材料、教學(xué)工作安排的工作文件，還有教研室活動(dòng)、教研室建設(shè)、學(xué)生活動(dòng)、學(xué)生管理原始記錄和相關(guān)材料，分類較多；由于涉及到的內(nèi)容多、范圍大、人數(shù)多，因此檔案數(shù)量相對(duì)較大。
2．教學(xué)檔案整理的周期性比較強(qiáng)
教學(xué)過(guò)程以學(xué)期為單位開(kāi)展，原始材料的產(chǎn)生具有較強(qiáng)的周期性，因此，教學(xué)檔案整理歸檔應(yīng)按學(xué)期進(jìn)行，形成周期性的檔案。
3．教學(xué)檔案學(xué)科專業(yè)性強(qiáng)
除了學(xué)生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專業(yè)性都比較強(qiáng)，在人才培養(yǎng)過(guò)程中，需要按不同的專業(yè)特色實(shí)施教學(xué)，各種教學(xué)活動(dòng)存在很大的差異性，因此，不同學(xué)科專業(yè)院系的教學(xué)檔案的整理具有很強(qiáng)的學(xué)科專業(yè)特性。
4．教學(xué)檔案資料的形式多樣化
各個(gè)院系教學(xué)活動(dòng)的形式多種多樣，有課堂教學(xué)、課外教學(xué)、課內(nèi)實(shí)驗(yàn)、校內(nèi)實(shí)訓(xùn)、校外實(shí)習(xí)、野外考查、社會(huì)調(diào)研等。不同的教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的原始材料的形式也是多樣的，有紙質(zhì)材料、照片、光盤(pán)、標(biāo)本、樣本等，這種多樣性檔案原始資料，可以真實(shí)確切地反映多樣性教學(xué)活動(dòng)的面貌，更能體現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。
二、教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
教學(xué)檔案管理由各個(gè)教學(xué)院系獨(dú)立完成，由于缺乏統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)協(xié)調(diào)管理，管理的信息化還處于初級(jí)階段，沒(méi)有充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高管理效率。
第一，以紙質(zhì)檔案為中心，管理對(duì)象是紙質(zhì)載體檔案，檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)大多是手工進(jìn)行。
第二，電子檔案保存不統(tǒng)一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)，給電子檔案查詢利用帶來(lái)很大的不便。
第三，電子檔案保存比較分散，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沒(méi)有依靠強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成，資源不能共享，導(dǎo)致很多檔案重復(fù)建檔，利用率低，利用手段單一。
第四，電子檔案查詢利用過(guò)程中，沒(méi)有有效的安全保障措施，在受到計(jì)算機(jī)病毒攻擊時(shí)，會(huì)使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓，電子檔案存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)遭到破壞，造成數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成災(zāi)難性的錯(cuò)誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全破壞。
第五，教學(xué)檔案管理獨(dú)立于校園網(wǎng)進(jìn)行，沒(méi)有采用有效手段來(lái)協(xié)調(diào)各部門(mén)統(tǒng)一完成，不但造成校園網(wǎng)資源浪費(fèi)，而且浪費(fèi)大量的人力資源進(jìn)行重復(fù)建設(shè)。
三、教學(xué)檔案信息化管理方法
考慮到教學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際工作需要，進(jìn)行了初步的探索，逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。
1．構(gòu)建有效多級(jí)網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)檔案管理平臺(tái)，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，提高管理效率和檔案的利用率。
通過(guò)采用基于Web的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)主管部門(mén)、教學(xué)院系、教研室的多級(jí)管理體系。Web系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于實(shí)施、維護(hù)簡(jiǎn)單，特別是在校園網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)控制列表，可較好的實(shí)施安全管理策略，保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，提高整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行效率。
2．系統(tǒng)采用多級(jí)存儲(chǔ)體系，提高檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。
數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用磁盤(pán)、磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)的多級(jí)存儲(chǔ)體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的多級(jí)存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)的安全。有效的實(shí)施RAID技術(shù)，一般情況下通過(guò)RAID 1（磁盤(pán)鏡象結(jié)構(gòu)）來(lái)確保數(shù)據(jù)安全，在條件允許的情況下通過(guò)RAID 5（分布式奇偶校驗(yàn)的獨(dú)立磁盤(pán)結(jié)構(gòu)）方式，即可保證數(shù)據(jù)有較高的安全性，同時(shí)可以提高數(shù)據(jù)讀取的性能。
3．檢索工具多樣化，采用案卷檢索和全文檢索相結(jié)合的方式，提高檔案查詢的效率和準(zhǔn)確度。
檔案檢索工具是記錄、查找、報(bào)道檔案材料的手段，是管理和利用檔案的工具。為了更加有效的進(jìn)行檔案檢索，除了設(shè)置常用的分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄以外，還需要設(shè)置全文檢索，將檔案中的各種事物名稱、檔號(hào)、關(guān)鍵字等進(jìn)行編排，通過(guò)輸入特定的詞來(lái)實(shí)現(xiàn)全庫(kù)數(shù)據(jù)檢索，可有效提高檢索效率，增強(qiáng)系統(tǒng)的實(shí)用性。
4．檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化分級(jí)實(shí)施，分學(xué)期完成。
由于教學(xué)檔案的分類多，檔案的產(chǎn)生涉及的部門(mén)較多，檔案數(shù)據(jù)的采集必須按不同的部門(mén)分別同步進(jìn)行。對(duì)教學(xué)管理部門(mén)、教學(xué)單位、教研室等不同級(jí)別的處室分別規(guī)定數(shù)字化檔案的范圍，同步實(shí)施檔案數(shù)據(jù)采集，有效避免重復(fù)勞動(dòng)或相互推諉。由于教學(xué)檔案的量較大，必須以學(xué)期為單位進(jìn)行歸檔立卷，并有效的實(shí)施數(shù)據(jù)的電子化；對(duì)于類似學(xué)生活動(dòng)等較為頻繁開(kāi)展的活動(dòng)需要縮短歸檔的周期。
5．檔案收集時(shí)，采用“雙套制”，在進(jìn)行紙質(zhì)、實(shí)物檔案的歸檔的同時(shí)，還要有效的完成檔案的電子化。
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)示，所以對(duì)于有憑證作用的文件必須以紙質(zhì)形式保存；由于電子檔案的載體不穩(wěn)定性，加上電子檔案的易修改性，所以紙質(zhì)檔案的保存很有必要。歸檔時(shí)采用不同的編目方法，資質(zhì)檔案和電子檔案都必須在備注部分加以說(shuō)明，注明對(duì)應(yīng)的電子檔案和紙質(zhì)檔案的檔案編號(hào)，以便利用時(shí)相互參照。
6．檔案的查閱采用分權(quán)分級(jí)流程審核方式，保證檔案的保密性。
由于教學(xué)檔案的查閱利用會(huì)涉及到教學(xué)管理的各個(gè)部門(mén)，而檔案的保密性針對(duì)不同的檔案內(nèi)容會(huì)有不同的要求，所以必須進(jìn)行分級(jí)別、按權(quán)限進(jìn)行查閱；對(duì)于低級(jí)別權(quán)限的用戶需要查閱高保密檔案時(shí)，必須嚴(yán)格執(zhí)行流程審批制度，層層落實(shí)責(zé)任，確保檔案信息的安全。
7．檔案管理采用專兼職結(jié)合，提高管理效率。
由于教學(xué)檔案的數(shù)量較大，給立卷歸檔和數(shù)字化帶來(lái)了很大的難度，如果僅有專職檔案管理員統(tǒng)一完成會(huì)有較大難度，必須采用專兼職結(jié)合，專職檔案員負(fù)責(zé)檔案歸檔的統(tǒng)一規(guī)劃、立卷、審核、指導(dǎo)等工作，兼職檔案員負(fù)責(zé)具體材料的裝訂歸檔，并完成檔案的數(shù)字化工作。
四、教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題的對(duì)策
教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，由于電子檔案建設(shè)會(huì)增加管理人員的工作量，在實(shí)施過(guò)程中存在較大阻力，我們必須克服困難，落實(shí)責(zé)任，保證建設(shè)的進(jìn)程。
1．加強(qiáng)教學(xué)管理人員的檔案建設(shè)意識(shí)和信息化管理的意識(shí)
加強(qiáng)檔案意識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，教學(xué)管理者發(fā)揚(yáng)兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、默默無(wú)聞的優(yōu)良傳統(tǒng)的同時(shí)，要把檔案信息資源的利用價(jià)值與教職工的切身利益結(jié)合在一起，把檔案的服務(wù)意識(shí)貫穿在整個(gè)檔案的建設(shè)過(guò)程中，真正使教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)是利用最新的信息技術(shù)來(lái)服務(wù)檔案管理，信息化強(qiáng)調(diào)的不僅是計(jì)算機(jī)軟硬件，更強(qiáng)調(diào)人、管理、技術(shù)之間的有機(jī)集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者對(duì)信息化有正確理解和足夠重視是信息化成功實(shí)施的關(guān)鍵。
2．不斷提高教學(xué)檔案管理者的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力
教學(xué)管理人員和教學(xué)檔案管理員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力會(huì)直接影響教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程。特別是教學(xué)管理人員存在年齡差異性、學(xué)歷差異性，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力參差不齊，對(duì)新知識(shí)接受能力也不同。因此必須針對(duì)不同人群制定不同培訓(xùn)計(jì)劃，以保證管理人員團(tuán)隊(duì)的綜合能力的提高。
3．加強(qiáng)制度建設(shè)，把電子檔案建設(shè)落實(shí)到管理人員的業(yè)務(wù)考核中。
由于電子化教學(xué)檔案建設(shè)種類多、數(shù)量大、任務(wù)重，必須要求廣大教學(xué)管理者全員參與、專兼結(jié)合。為保證實(shí)施的有效性，在信息化的過(guò)程中需要加強(qiáng)制度建設(shè)，把建設(shè)任務(wù)制度化，并形成可以量化或者物化的指標(biāo)，作為教學(xué)管理人員的業(yè)務(wù)考核內(nèi)容。把建設(shè)任務(wù)與崗位責(zé)任有機(jī)結(jié)合，這樣才能夯實(shí)任務(wù)、落實(shí)責(zé)任，確保建設(shè)任務(wù)有效完成。
4．加大計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備投入的力度
信息化建設(shè)中，除了需要大量的計(jì)算機(jī)以外，更需要配置較好的數(shù)字化設(shè)備，包括高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等，這些設(shè)備的需求也是電子化檔案建設(shè)的特色。
五、總 結(jié)
高校教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)是強(qiáng)化教學(xué)管理的需要，是深化教學(xué)改革的需要，也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。但是教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)的工作，需要不斷提高信息化管理意識(shí)，不斷應(yīng)用最新的信息技術(shù)，不斷完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)，提高管理效率，更好的為教學(xué)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
經(jīng)過(guò)幾年的發(fā)展完善，如今我院的教學(xué)檔案已具有了一定規(guī)模，建立了專門(mén)的教學(xué)檔案室和教學(xué)庫(kù)房，寬大明亮，占地138平方米，安裝了防護(hù)網(wǎng)、防盜門(mén)、防光窗簾和溫濕度儀，使用了防鼠設(shè)備和防霉防蟲(chóng)劑，保障了教學(xué)檔案的安全防盜；有先進(jìn)整齊的密集架36組，不僅使檔案防塵、存取方便，也使整個(gè)庫(kù)房整潔美觀；有空調(diào)四臺(tái)、除濕機(jī)一臺(tái)，滅火器六個(gè)，做到了檔案的防潮防火。與庫(kù)房相隔建立了專門(mén)的閱檔室，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作，并配有相關(guān)的閱檔桌椅兩套，便于查閱之用，整個(gè)教學(xué)檔案室設(shè)施完善、齊全、先進(jìn)、安全、整潔。
教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，層次齊全，記載著有關(guān)教學(xué)的各個(gè)方面。檔案內(nèi)容共分十七類，其中主要有：教務(wù)資料，記載著我院的辦學(xué)宗旨、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、措施方法等；課堂教學(xué)課程安排包括了教學(xué)大綱和各學(xué)期計(jì)劃總結(jié)；試卷與試卷分析收集了我院歷屆各科的考試試卷七一些優(yōu)秀試卷的分析點(diǎn)評(píng)；教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)歷職稱證明是教師每八學(xué)期教學(xué)工作的具體記錄及教師學(xué)歷職稱的復(fù)印件；學(xué)生檔案有錄簡(jiǎn)表、學(xué)習(xí)成績(jī)冊(cè)、職業(yè)資格認(rèn)定名冊(cè)、學(xué)籍表和畢業(yè)生檔案等；還有教師編著的教材、學(xué)術(shù)論文、備課教案、授課手冊(cè)和課題研究等大量的內(nèi)容。教學(xué)檔案記錄著我院的教學(xué)成果，體現(xiàn)了師資力量和教師隊(duì)伍的整體素質(zhì)，蘊(yùn)藏著教書(shū)育人的文明與創(chuàng)新，反映了我院科學(xué)規(guī)范的教學(xué)方法、豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和完整的體系，從中看到了一所學(xué)校的教學(xué)發(fā)展壯大過(guò)程。
我院教學(xué)檔案的收集整理工作采用的方法是：分散立卷、集中管理、定期歸檔。將零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本分類、組合、排序和編目，組成有序體系的過(guò)程就是立卷歸檔。檔案管理要分主次和時(shí)效，我們歸檔時(shí)要有選擇，講求科學(xué)規(guī)范，以全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)對(duì)待歸檔工作，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用已有基礎(chǔ)，分門(mén)別類保管和利用。
做好教學(xué)檔案管理的目的是為了提供利用，服務(wù)學(xué)校的發(fā)展。在這方面，教學(xué)檔案發(fā)揮了它應(yīng)有的重要作用。2000年學(xué)校關(guān)申報(bào)由普通中專晉升省級(jí)重點(diǎn)中專學(xué)校時(shí)，其中教學(xué)工作作為評(píng)估的一個(gè)主要方面，評(píng)估材料占所有申報(bào)材料的2 / 3，為此教學(xué)檔案提供了大量的第一手詳盡資料，主要有：
1、教學(xué)方法改革，共108份資料，其中主要包括：推廣投影儀教學(xué)的實(shí)施方案；推進(jìn)素質(zhì)教育的實(shí)施方案；計(jì)算機(jī)輔助會(huì)計(jì)實(shí)驗(yàn)系統(tǒng)資料；優(yōu)質(zhì)膠片評(píng)比活動(dòng)資料；溝通課教學(xué)效果調(diào)查表及開(kāi)展第二課堂活動(dòng)的相關(guān)資料。
2、教學(xué)管理制度7項(xiàng)，內(nèi)容包括：教務(wù)科管理制度；學(xué)生管理若干規(guī)定；教務(wù)科聽(tīng)課評(píng)課制度；實(shí)施教學(xué)教案檢查制度的規(guī)定；關(guān)于教務(wù)管理工作的暫行規(guī)定；關(guān)于考試命題的暫行規(guī)定；河北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生成績(jī)考核與管理細(xì)則。
3、辦學(xué)體制改革4份：關(guān)于新學(xué)校征地集資辦法；關(guān)于新建學(xué)校集資辦法；關(guān)于教職工集資入股的可行性報(bào)告；其他可供參考資料。
4、考試考核改革46份：閱卷方法改革的效果分析及相關(guān)資料；實(shí)行無(wú)紙化考試的相關(guān)資料；教改結(jié)果的對(duì)比分析；教考分離的實(shí)施方案；組建試題庫(kù)的相關(guān)資料；加強(qiáng)考核管理的相關(guān)資料；考試課、考察課分離計(jì)劃；擴(kuò)大操作型考試范圍實(shí)施方案；關(guān)于實(shí)施學(xué)分制管理的相關(guān)資料等內(nèi)容。
這些資料對(duì)順利升為重點(diǎn)中專學(xué)校起了至關(guān)重要的作用，也為在2002年我院升格大專奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，如果沒(méi)有這些內(nèi)容的資料提供，升為重點(diǎn)中專就很困難，升大專也就不可能了。
在2007年和2012辦學(xué)水平評(píng)估中教學(xué)檔案室提供了大量的原始材料，為評(píng)估順利完成做出了貢獻(xiàn)。
在2010年校志編寫(xiě)中教學(xué)檔案室也提供了大量的教學(xué)方面第一手材料，得以使校志編寫(xiě)工作勝利完成。
教學(xué)檔案中收集的教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)歷職稱證明、教師的論文、論著為教師的晉級(jí)、職稱評(píng)定起了很重要的作用，為領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師的考核提供了參評(píng)依據(jù)，也使得晉級(jí)評(píng)定避免了單純的靠座談、憑印象，做到了公平公正。同時(shí)把教師的學(xué)歷、職稱、論著、教學(xué)成果等詳盡內(nèi)容記錄在案，促進(jìn)了教師積極努力工作，并不斷總結(jié)、提高教學(xué)水平。教學(xué)檔案室每年為各科老師、教務(wù)處提供近 65 次左右的查閱。
在教學(xué)中，各科室經(jīng)常搞一些教學(xué)評(píng)估，教學(xué)檔案室也為其提供了大量的資料，如在全省高校體育教學(xué)評(píng)估中，為體育教研室提供了大量教師業(yè)務(wù)檔案以及獎(jiǎng)杯兩個(gè)、證書(shū)八本、獎(jiǎng)牌六個(gè)，為順利通過(guò)教學(xué)評(píng)估發(fā)揮了重大作用。
在每年學(xué)生畢業(yè)時(shí)有的學(xué)生成績(jī)出現(xiàn)錯(cuò)誤，成績(jī)有誤就不能拿畢業(yè)證，也就不能順利畢業(yè)、工作或升學(xué)，教學(xué)檔案中的學(xué)生歷屆成績(jī)冊(cè)，給學(xué)生成績(jī)提供有效證明從而順利畢業(yè)。每年學(xué)生查閱成績(jī)80多次。
[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G647.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）06-0363-01
隨著我國(guó)高校生源的拓招，對(duì)檔案管理工作的要求也進(jìn)一步提高。高校教學(xué)檔案是指高校從事活動(dòng)的直接產(chǎn)物等招生，教學(xué)，科研，管理，生活，學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字，圖表，聲像等不同形式，載體的歷史記錄。這是學(xué)校完成教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，同時(shí)也是進(jìn)行教學(xué)研究，教學(xué)改革，教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流的重要平臺(tái)，課程建設(shè)。加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理水平和使用價(jià)值，有利于提高教學(xué)質(zhì)量，改進(jìn)教學(xué)方法，進(jìn)行教學(xué)研究服務(wù)，具有重要的指導(dǎo)作用，對(duì)于學(xué)校的重大決策和教學(xué)科研管理工作。
一.高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1工作人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理水平高低懸殊。檔案管理，特別是重要公共機(jī)構(gòu)的檔案管理都要求統(tǒng)一管理，而且也出臺(tái)了相應(yīng)的配套措施。但是，實(shí)踐中卻仍然存在有悖這一原則的現(xiàn)象。原因就在于，檔案最初形成是在各個(gè)部門(mén)，各個(gè)部門(mén)的工作人員辦事手法不一，工作程序也千差萬(wàn)別，這就使得檔案收集整理遇到很大的麻煩。再加上檔案管理工作人員水平層次不齊，使得檔案管理工作出現(xiàn)諸多混亂的局面，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)先設(shè)想的統(tǒng)一管理。高校案管理也難逃這一現(xiàn)象，在實(shí)踐中也或多或少的呈現(xiàn)出這一特點(diǎn)。
1.2檔案管理機(jī)制存在弊端，出現(xiàn)問(wèn)題難以責(zé)任到人。百密必有一疏，任何工作都不能保證純粹的正確和合理。高校案管理工作的復(fù)雜性與繁瑣性也決定了必須有一種責(zé)任機(jī)制來(lái)減少工作失誤的現(xiàn)象出現(xiàn)，避免在工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)相互推諉，消極補(bǔ)正。實(shí)踐中，檔案內(nèi)容泄漏、檔案遺失的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。其原因不僅僅在于工作人員的疏忽與失誤，在外部制度層面也存在很多問(wèn)題。因此，如何完善檔案管理的責(zé)任制度對(duì)于減少工作失誤，加強(qiáng)檔案管理安全來(lái)說(shuō)有著至關(guān)重要的作用？1.3高校案管理作用單一，難以實(shí)現(xiàn)檔案制度應(yīng)有功效。檔案管理在于合理利用檔案，高校案管理也不例外。現(xiàn)階段，我國(guó)的檔案管理工作存在諸多漏洞，使得我國(guó)的檔案存在不完整性。檔案記錄與收集的間斷使得檔案的實(shí)效性大大下降，很多檔案歸檔后也僅僅起到“裝飾作用”，很難實(shí)現(xiàn)最大效能的檔案利用。
二.高校檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法
2.1 完善學(xué)籍管理機(jī)制
目前分散在混亂的招生管理的變化。學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，包括招生，課程評(píng)價(jià)，績(jī)效記錄，康復(fù)，維護(hù)，維修，暫停，恢復(fù)，改變專業(yè)，轉(zhuǎn)移，退學(xué)，畢業(yè)研究生學(xué)歷，學(xué)位的授予，等等。可以說(shuō)是極其復(fù)雜的，由時(shí)間和強(qiáng)有力的政策內(nèi)容混亂和糟糕的管理。但作為一個(gè)學(xué)籍檔案管理人員要優(yōu)先考慮這一龐大復(fù)雜的事務(wù)，安排好工作程序和時(shí)間表，要求認(rèn)真把握文字。例如，一些士兵學(xué)校政策要求學(xué)生保留三年，之后他們?cè)俎D(zhuǎn)班從其他學(xué)校，如，一些學(xué)生離開(kāi)學(xué)校后不久，高考畢業(yè)再重復(fù)，不能方便地放置這些復(fù)雜的情況下，逐步規(guī)范管理秩序。同樣的檔案材料，有關(guān)部門(mén)也不一致，如在出勤考核，學(xué)生紀(jì)律，學(xué)生參加講座和社會(huì)活動(dòng)，學(xué)生的狀態(tài)變化，如記錄統(tǒng)計(jì)有部門(mén)記錄的現(xiàn)象之間的不一致。信息中提到的一些材料和一些不一致；不一致的格式和內(nèi)容的表，表名是不相同的內(nèi)容不一致。以上這些是缺乏整理，管理散亂無(wú)序的表現(xiàn)。
2.2 提高工作人員業(yè)務(wù)能力
將強(qiáng)相關(guān)工作人員的工作質(zhì)量，提高檔案文書(shū)處理水平。檔案的收集與整理事關(guān)檔案日后的利用效能與效果，控管理機(jī)構(gòu)檔案管理更能體現(xiàn)出這一點(diǎn)。因此，不僅僅要形成統(tǒng)一的工作程序，使工作制度化、規(guī)范化，更需要提高相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)。工作人員的素質(zhì)提高，既可以使工作技能實(shí)現(xiàn)飛躍。
2.3 完善教學(xué)檔案細(xì)則
建立教學(xué)檔案管理系統(tǒng).明確每一級(jí)，每個(gè)崗位的職責(zé)，并建立教學(xué)檔案的具體評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，建立教學(xué)檔案管理的檢查和評(píng)價(jià)系統(tǒng)。通過(guò)教學(xué)檔案評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的建立和實(shí)施評(píng)估制度，將評(píng)估和考核結(jié)果作為衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，保證教學(xué)工作和教學(xué)檔案管理工作同步，教材的情況和積累的程度相吻合的教學(xué)檔案產(chǎn)生，而將大學(xué)的教師的職稱評(píng)審及教學(xué)檔案管理部門(mén)出具檔案證明相結(jié)合，加強(qiáng)教學(xué)檔案的監(jiān)督職能，現(xiàn)實(shí)將被集成到每個(gè)環(huán)節(jié)的教學(xué)檔案管理教學(xué)。
三.高校檔案管理的主要體會(huì)
3.1正確認(rèn)識(shí)高校案管理中存在的漏洞才是提高工作效率的第一步，更是檔案管理制度不斷完善的基礎(chǔ)之所在。在這一階段，不僅相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，各個(gè)部門(mén)的工作人員亦應(yīng)當(dāng)如此。在高校案管理工作中，軟件與硬件共同完善、雙管齊下才是治理之本，完善之基。
3.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)，不斷為高校案管理工作輸入新鮮血液，同樣是提高工作效率的重要保證。高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低往往決定著檔案管理工作的成敗，也是檔案利用效能的重要保障。因此，各級(jí)高校在加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任性、創(chuàng)造性的同時(shí)，必須注重復(fù)合型檔案人才[4]的培養(yǎng)。這種人才不僅嫻熟的掌握專業(yè)技術(shù)知識(shí)，也對(duì)計(jì)算機(jī)只是等相關(guān)領(lǐng)域有這相當(dāng)?shù)牧私猓挥羞@樣才能保證檔案管理的全面合理收集。
3.3全面高效的利用檔案才是檔案制度的最終目的。不能全面的利用檔案，不僅是對(duì)資源的浪費(fèi)，更是使得相關(guān)工作變的毫無(wú)價(jià)值。高校案管理工作人員不僅應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的精心整理與保存，更應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)知識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的多次利用，系統(tǒng)、科學(xué)、全面的利用檔案資源，充分實(shí)現(xiàn)檔案制度的價(jià)值。
四.結(jié)語(yǔ)
高校檔案管理對(duì)我國(guó)的疾病預(yù)防管理作用有著舉足輕重的作用，我們應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)其存在的不足，努力完善我國(guó)的檔案管理制度，最大限度的發(fā)揮高校檔案的作用，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，更好的實(shí)現(xiàn)和諧社會(huì)的要求。
參考文獻(xiàn)
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一、高校教學(xué)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀
（一）管理重視程度的意識(shí)較薄弱
在高校中往往將教學(xué)和科研作為衡量教師工作的標(biāo)準(zhǔn)，那教學(xué)、科研管理自然就成為了高校管理工作的重點(diǎn)，高校在這種主流管理意識(shí)的引導(dǎo)下，對(duì)教學(xué)的理解僅限于“教”與“學(xué)”，關(guān)注的對(duì)象也往往落在教師和學(xué)生身上，片面的認(rèn)為檔案管理像其它高校行政工作一樣并非如教學(xué)、科研顯得那么重要。
教學(xué)檔案的管理，較其它的管理工作的確具有一定的單調(diào)性，但對(duì)管理系統(tǒng)性和科學(xué)性的要求使其檔案工作顯得尤為重要。但目前高校中很多管理人員由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，并且對(duì)工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求偏低，以至于在管理過(guò)程中工作人員的執(zhí)行力會(huì)直接受到影響。不管是過(guò)去還是現(xiàn)在，時(shí)效性對(duì)高校的二級(jí)學(xué)院檔案管理來(lái)說(shuō)都顯得尤為重要。在信息化應(yīng)用程度不高的時(shí)代，假如高校教學(xué)文件或?qū)W生檔案不能及時(shí)做到歸類，未歸檔文件久而久之的積壓便會(huì)不知去向，對(duì)檔案保存的完整性和安全性造成一定的損失，為教學(xué)輔助工作帶來(lái)不同程度的負(fù)面影響。
隨著信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的滲透，對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的要求也在不斷提高。但檔案管理工作是否能取得成效，依然首先取決于管理者對(duì)工作的重視程度。
（二）信息化管理模式規(guī)范化的缺乏
對(duì)管理工作的規(guī)范化要求同樣適用于高校檔案管理工作，信息技術(shù)建設(shè)的不健全直接影響管理工作整體水平。目前大多數(shù)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的整理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，于是無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正的信息資源的共享。正是由于教學(xué)檔案管理沒(méi)有建立統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)，不管是在信息資源建設(shè)，應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)，還是在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)方面，沒(méi)有建立統(tǒng)一的目錄檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的歸納都是各行其是，這樣一來(lái)的管理層次無(wú)法提升。高校中二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案的保管，只能是停留在相對(duì)滯后的管理方法上，管理在規(guī)范性、服務(wù)性以及資源共享性方面距離信息化檔案管理的要求還存在很大的發(fā)展空間。
不僅如此，管理模式規(guī)范化的缺乏在高校的教學(xué)檔案信息化應(yīng)用中，存在眾多的安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給信息化技術(shù)管理安全工作帶來(lái)了一系列的問(wèn)題，不注重網(wǎng)絡(luò)黑客或網(wǎng)絡(luò)病毒的防護(hù)，將會(huì)給教學(xué)檔案管理帶來(lái)不必要的損失。因此在教學(xué)檔案管理中一定要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全部署，防止一切不利因素給信息化管理帶來(lái)的干擾。
（三）管理人員的管理技術(shù)有待提高
目前在高校對(duì)教師及管理人員學(xué)歷、能力素養(yǎng)需求較其它行業(yè)整體水平偏高的影響下，現(xiàn)在高校中負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的管理人員在綜合素質(zhì)、工作水平方面都有了很大的提升。但是要保證二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作信息化的順利開(kāi)展，就必須具備相應(yīng)技術(shù)管理專業(yè)的知識(shí)。但從大多數(shù)高校實(shí)際情況來(lái)看，缺乏真正掌握教學(xué)檔案信息化管理技術(shù)的人員，因?yàn)檫@對(duì)檔案管理的人員信息化技術(shù)的要求相對(duì)專業(yè)，不僅要熟練掌握檔案管理工作流程，還要能夠根據(jù)各自二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況合理配備和運(yùn)用教學(xué)資源。這樣一來(lái)，要求高校教學(xué)檔案管理人員必須要注重信息化管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)的積累，并對(duì)教學(xué)檔案管理水平進(jìn)行科學(xué)、合理的自我評(píng)估。
二、高校教學(xué)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用的必要性
高校的教學(xué)檔案信息包括教師課堂教學(xué)教案、教學(xué)日歷，以及教學(xué)過(guò)程中所使用的教學(xué)方法及教學(xué)成果。信息化技術(shù)在高校的檔案管理中的應(yīng)用，可以有效地輔助高校實(shí)現(xiàn)教學(xué)改革過(guò)程，進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)水平。隨著教輔工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用，教學(xué)檔案數(shù)字化管理程度的提高，使其變得更為系統(tǒng)化、合理化。伴隨教輔工作效率的提高，教師可以將更多的時(shí)間、精力投入到教學(xué)、科研中來(lái)，保證各種教學(xué)活動(dòng)的全面開(kāi)展，學(xué)術(shù)會(huì)議的順利召開(kāi)。數(shù)字化技術(shù)的在教學(xué)檔案中的不斷更新、應(yīng)用，使信息化可以更好地為廣大師生提供“教”與“學(xué)”的服務(wù)，使高校的教學(xué)檔案的利用率大大提高，不僅滿足了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的需要，也是高校檔案管理的必然趨勢(shì)。
（一）是檔案管理工作的內(nèi)容和程序精簡(jiǎn)化的表現(xiàn)形式
教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是指利用高科技的信息技術(shù)對(duì)檔案的信息進(jìn)行分類、存儲(chǔ)，由于數(shù)字化的信息存儲(chǔ)更加方便快捷，有效節(jié)省了教學(xué)檔案信息存儲(chǔ)的空間和時(shí)間，使存儲(chǔ)信息更加的全面和完整。電子信息化的存儲(chǔ)方式真正保證了檔案管理中的信息準(zhǔn)確率，并且在保存過(guò)程中不會(huì)像紙質(zhì)檔案材料那樣易損，是教學(xué)檔案質(zhì)量提高的一個(gè)重大突破。
信息化技術(shù)使教學(xué)檔案管理的內(nèi)容更為精簡(jiǎn)，工作程序更為便利，大大縮短了管理人員的工作時(shí)間，保證了教學(xué)檔案存儲(chǔ)信息的時(shí)效性，有利提高管理的工作水平和效率。
（二）實(shí)現(xiàn)校務(wù)管理工作公正化、清晰化的有效途徑
高校教學(xué)檔案信息化規(guī)范化建設(shè)，目前體現(xiàn)在校務(wù)管理平臺(tái)尤其是公告欄，例如高校辦學(xué)、教師的聘任、招生及畢業(yè)生就業(yè)和出國(guó)留學(xué)的條件都會(huì)通過(guò)校級(jí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息公告欄里進(jìn)行通知，以便全校師生對(duì)信息的全面接收。作為二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理，需要將其有效的信息作為電子檔案文件分類存儲(chǔ)，有效的擴(kuò)大了校級(jí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的功能，是提高教學(xué)檔案管理工作的水平，真正實(shí)現(xiàn)高校的校務(wù)管理公正化、清晰化的有效途徑。
（三）提高教學(xué)檔案的利用率的客觀需要
信息化的技術(shù)在高校的檔案管理工作中的引入，使教學(xué)資源配置得到充分優(yōu)化，減少檔案管理工作所用的時(shí)間，并且節(jié)省高校人力、物力、和財(cái)力。為學(xué)院師生提供全面信息資源，降低檔案信息查找的難度，使檔案管理的工作程序更為規(guī)范，并且提升了檔案管理的水平和管理者服務(wù)的能力。加強(qiáng)了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，使檔案資源的利用率增加。教學(xué)檔案的利用率的提高意味著檔案管理工作對(duì)教學(xué)工作的影響越來(lái)越明顯，所以，提高教學(xué)檔案的利用率也是發(fā)展高校教學(xué)工作的客觀需要。
（四）促進(jìn)高校教輔工作發(fā)展的必然趨勢(shì)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的發(fā)展，使社會(huì)和經(jīng)濟(jì)都取得了巨大的發(fā)展和進(jìn)步，在這種形勢(shì)下，高等學(xué)校既面臨著機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn)。在社會(huì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型期間，高校教育所面臨的重大挑戰(zhàn)就是面對(duì)高等教育的大眾化以及產(chǎn)業(yè)化應(yīng)如何提高教學(xué)質(zhì)量，如何讓教輔工作更科學(xué)化的發(fā)展，從而對(duì)促進(jìn)教學(xué)工作起到更為積極的作用。對(duì)教輔工作現(xiàn)代化改革的首要目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理，這是高校教輔工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是決定高校全面推行現(xiàn)代化教育理念的客觀需要。
三、高校教學(xué)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用
（一）構(gòu)建數(shù)字化信息的檔案系統(tǒng)
檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，利用寬帶數(shù)據(jù)的通信傳輸技術(shù)，使教學(xué)檔案的資源和信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。教學(xué)管理的數(shù)字化作為先進(jìn)的管理體系，其系統(tǒng)眾多，例如，多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，TCP/IP等技術(shù)，還有數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（Oracle，300GB的PH光盤(pán)庫(kù)，以及各種各樣的掃描儀器，利用軟件的開(kāi)發(fā)工具），將高校教學(xué)檔案建立成一個(gè)目錄庫(kù)，以及電子化的信息系統(tǒng)。甚至部分教學(xué)檔案，即便非檔案資料管理的人員，同樣可以根據(jù)需要使用管理號(hào)碼，直接上網(wǎng)瀏覽，這樣一來(lái)，方便了查閱的教師，豐富了檔案管理的手段，提高了檔案管理的效率，使高校教學(xué)檔案的管理工作更加的規(guī)范、便捷。
（二）信息技術(shù)的主要應(yīng)用體現(xiàn)
首先，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及管理軟件的使用，部分教學(xué)、科研信息更為公開(kāi)，使教學(xué)人員與教輔人員之間的溝通變得高效。直接影響就是提高管理工作的效率，使其查閱更加方便、快捷且準(zhǔn)確，降低在管理中由于人為因素而所引發(fā)的檔案存儲(chǔ)失誤，使高校檔案管理的工作更加的規(guī)范化、高效化、精準(zhǔn)化。其次，通過(guò)信息技術(shù)的培訓(xùn)，能夠使相關(guān)人員掌握最新的信息化管理手段，進(jìn)一步提高綜合管理能力，使其更好地適應(yīng)信息化檔案管理工作的要求。
（三）建立高校教學(xué)檔案信息安全保障體系
社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用發(fā)展給教學(xué)檔案管理帶來(lái)高效的同時(shí)，也增加了檔案信息的不安全因素，因此，高校教學(xué)檔案管理的信息保密性就顯得尤為重要。建立信息化的安全保障體系，在高校教學(xué)檔案信息化管理的工作中，對(duì)信息造成安全威脅的網(wǎng)絡(luò)黑客以及網(wǎng)絡(luò)病毒等要有充分的防范意識(shí)。因此，必須相應(yīng)具備完整的安全防范系統(tǒng)，將重要的電子檔案信息做好備份，在安全性的基礎(chǔ)上確保教學(xué)檔案信息的完整性。
四、高校教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)
（一）檔案信息呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢(shì)
隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高，檔案信息也呈現(xiàn)出了多元化發(fā)展的趨勢(shì)。雖然教學(xué)檔案資料，各雖然各種電子的文本、網(wǎng)絡(luò)、還及音像資料已成為教學(xué)檔案資料的重要組成部分，但是二級(jí)學(xué)院所要整理的學(xué)生檔案和試卷檔案的保存形式是紙質(zhì)為主的。雖然電子化管理模式已經(jīng)滲透于檔案信息的管理過(guò)程，但不同的教學(xué)檔案信息，對(duì)存放的空間、存儲(chǔ)的時(shí)間都有著更為細(xì)化的要求。針對(duì)這種資料種類多元化的趨勢(shì)，要對(duì)檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)行信息合理配置。將電子資源作為檔案管理主要手段，做好專業(yè)性的電子檔案信息存儲(chǔ)，將已擴(kuò)大的教學(xué)檔案的接收內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的歸類、調(diào)整，使教學(xué)檔案信息管理實(shí)現(xiàn)真正的多元化發(fā)展。
（二）檔案資料種類的多樣化趨勢(shì)
隨著檔案信息的多元化發(fā)展，在曾經(jīng)的紙質(zhì)、電子及影像等教學(xué)檔案資料種類的基礎(chǔ)上，也呈現(xiàn)出更加多樣化的趨勢(shì)。以符號(hào)形式存在的信息資料，包括各類信息符號(hào)構(gòu)成的文本，在學(xué)校高效能的管理體制下，簡(jiǎn)單的紙質(zhì)信息載體已經(jīng)不能適應(yīng)教學(xué)檔案管理的需求。尤其在電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用的今天，檔案信息的載體越來(lái)越多，于是檔案資料的種類便呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)。
在教學(xué)檔案管理過(guò)程中，通過(guò)擴(kuò)大教學(xué)資料信息的采集的范圍、縮短信息錄入及輸出的時(shí)間，強(qiáng)化管理工作的服務(wù)意識(shí)，使檔案管理能夠更適合教學(xué)工作的需求，為其它教輔工作順利開(kāi)展提供便利條件，只有加快科學(xué)的信息化的檔案管理手段，將多樣化的現(xiàn)代檔案資料的應(yīng)用于教學(xué)，才能實(shí)現(xiàn)真正的信息化技術(shù)管理。
關(guān)鍵詞： 信息化； 教學(xué)檔案管理； 電子文檔； 措施
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2011）01-0094-02
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化從思維觀念和工作實(shí)踐上都深刻影響著高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。“十一五”建設(shè)期間，各高校檔案館（室）的信息化建設(shè)引起了領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并取得了較大成績(jī)，但高校院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)還不容樂(lè)觀。目前各高校正在制定“十二五”建設(shè)規(guī)劃，在此之際筆者就院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)作些探討：
一、高校院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的重要性
（一）高校檔案信息化管理建設(shè)的主體和核心
教學(xué)檔案是教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料總稱。目前隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，各高校教學(xué)管理重心下移，院（系）不僅是實(shí)施教學(xué)活動(dòng)的主體，也成為教學(xué)管理的主體。教學(xué)檔案材料主要由院（系）負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管，其中需永久保存的檔案移交給學(xué)校檔案館（室）保管。因此，院（系）教學(xué)檔案是高校檔案的主體和核心，院（系）信息化管理建設(shè)程度直接影響學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)的發(fā)展[1]。
（二）推進(jìn)院（系）教學(xué)信息化管理的迫切需要
隨著高校教學(xué)管理重心的下移，院（系）教學(xué)管理包含的內(nèi)容越來(lái)越多，如課堂管理、學(xué)籍管理、專業(yè)建設(shè)管理、教研管理等等。為了提高管理效率和管理水平，大都院（系）使用了教務(wù)管理系統(tǒng)、實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、教師授課用多媒體等等。在現(xiàn)代化、信息化的教學(xué)管理中會(huì)產(chǎn)生大量、形式多樣的電子文件，如文字、圖表、錄音、影像等等，這些電子文檔需要做到及時(shí)、科學(xué)、高效的收集、整理、匯總、編目、歸檔，靠傳統(tǒng)的手工操作已無(wú)法適應(yīng)，需要采用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，提高管理效率。另一方面，現(xiàn)代教學(xué)及管理中也需要檔案管理者為其提供高效、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。因此信息化時(shí)代下的教學(xué)管理正呼喚著信息化的教學(xué)檔案管理的出現(xiàn)。
（三）網(wǎng)上教學(xué)評(píng)估和項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審的重要依據(jù)
院（系）教學(xué)檔案承載著大量的教學(xué)、管理、研究的信息，通過(guò)教學(xué)檔案材料可以對(duì)院（系）的各項(xiàng)工作做出比較客觀全面的評(píng)價(jià)。隨著教育改革及教育信息化管理的深入發(fā)展，高校教學(xué)水平評(píng)估、專業(yè)（學(xué)科、課程）建設(shè)申報(bào)驗(yàn)收等都將采用信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，如：國(guó)家級(jí)、省級(jí)精品課程建設(shè)現(xiàn)在已經(jīng)采用網(wǎng)上申報(bào)和網(wǎng)上評(píng)審。專家和有關(guān)主管部門(mén)在網(wǎng)上評(píng)估、評(píng)審主要通過(guò)看申報(bào)單位在網(wǎng)上提供的數(shù)字化的真實(shí)的檔案信息材料。而齊全、完整、系統(tǒng)、科學(xué)的教學(xué)檔案材料才能全面、真實(shí)、系統(tǒng)地展示自己的工作情況，是獲得專家好評(píng)的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)已成為迫切需要。
二、高校院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的現(xiàn)狀
檔案管理信息化是指檔案部門(mén)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)行檔案信息化存儲(chǔ)、標(biāo)準(zhǔn)化管理、網(wǎng)絡(luò)化利用等等。高校院（系）實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，目前還存在許多問(wèn)題：
（一）無(wú)明確的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)管理部門(mén)
院（系）教學(xué)檔案管理往往只作為教學(xué)行政管理工作的一部分，沒(méi)有引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，在領(lǐng)導(dǎo)分工中，沒(méi)有指定負(fù)責(zé)人，也無(wú)明確管理職責(zé)。教學(xué)檔案信息化管理是一個(gè)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，而院（系）從行政領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員都不是業(yè)務(wù)出身。大都高校沒(méi)有確定對(duì)院（系）教學(xué)檔案信息管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的管理部門(mén)，即使有的指定了管理部門(mén)，但管理職責(zé)也不具體，導(dǎo)致院（系）教學(xué)檔案信息化管理處于不規(guī)范的、自成一體的自然發(fā)展?fàn)顟B(tài)。
（二）無(wú)科學(xué)的管理手段
目前，各高校院（系）大都配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，引進(jìn)或自行開(kāi)發(fā)了教務(wù)管理、實(shí)驗(yàn)管理、論文管理等多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，逐步在推進(jìn)辦公自動(dòng)化，這些使教學(xué)管理在信息化建設(shè)方面取得了較好成績(jī)。但是檔案管理沒(méi)有專門(mén)的管理系統(tǒng)，卻還停留在傳統(tǒng)的手工處理階段，沒(méi)有實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，辦事效率低，與正在發(fā)展的院（系）信息化教學(xué)管理不相適應(yīng)。
（三）無(wú)統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
教學(xué)檔案管理是獨(dú)立于行政管理之外的一門(mén)專業(yè)性學(xué)科，從文件的收集、整理、鑒別、歸檔、編目、保存、檢索等都應(yīng)有專門(mén)的管理規(guī)范，大都高校只對(duì)檔案館（室）制定了管理辦法，但對(duì)院（系）教學(xué)檔案管理沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)章制度。另外隨著信息技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理，各院（系）檔案管理者面對(duì)形式多樣的電子文檔，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致保存的電子檔案從形式到內(nèi)容都各不相同，即使實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
三、高校院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的措施
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善管理建設(shè)
目前部分高校院（系）檔案管理處于一種既無(wú)具體領(lǐng)導(dǎo)管理，又無(wú)業(yè)務(wù)部門(mén)指導(dǎo)的不規(guī)范、自然發(fā)展的狀態(tài)。導(dǎo)致院（系）檔案管理工作停滯不前，跟不上學(xué)校和院（系）教學(xué)、科研、管理的發(fā)展需要。
首先，成立學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由學(xué)校管教學(xué)的副校長(zhǎng)負(fù)責(zé)，成員由各院（系）主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)組成，辦公室設(shè)在學(xué)校檔案館（室）。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)整個(gè)學(xué)校的檔案信息化管理建設(shè)，檔案館（室）負(fù)責(zé)院（系）教學(xué)檔案管理的監(jiān)督和管理。這樣院（系）檔案信息化建設(shè)既有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，又有業(yè)務(wù)部門(mén)指導(dǎo)業(yè)務(wù)和監(jiān)督檢查工作[2]。
其次，制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度。很多高校教學(xué)檔案管理不完善，特別是對(duì)院（系）教學(xué)檔案管理還沒(méi)有具體管理辦法，另外隨著教學(xué)信息化管理建設(shè)的發(fā)展，如電子文件、多媒體文件、聲像文件等信息資料不斷出現(xiàn)，對(duì)于它們的管理還沒(méi)有制定規(guī)范、科學(xué)的管理制度等等。學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該組織相關(guān)人員和部門(mén)制定操作性強(qiáng)、管理明確的管理制度。如《XX學(xué)校教學(xué)檔案管理辦法》、《XX學(xué)校檔案管理人員管理辦法》《XX學(xué)校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)》，還有具體的《文檔一體化制度》、《查閱利用制度》、《網(wǎng)絡(luò)安全管理制度》、《電子檔案?jìng)浞葜贫取贰ⅰ侗O(jiān)督管理制度》、《院（系）檔案管理職責(zé)》等等，做到從學(xué)校檔案館（室）到院（系）檔案信息化管理都有具體的管理制度、責(zé)任明確。
（二）加大經(jīng)費(fèi)投入，開(kāi)發(fā)或引進(jìn)相應(yīng)的系統(tǒng)
首先，引進(jìn)或開(kāi)發(fā)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)。檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在功能上做到有機(jī)對(duì)接，使文書(shū)處理與檔案管理工作融合起來(lái)，即從文件的撰寫(xiě)、修改、簽發(fā)、接收、批閱、歸檔、著錄、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過(guò)程，能在應(yīng)用系統(tǒng)上按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)順利進(jìn)行，即實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理[3]。院（系）檔案管理人員大都是教學(xué)秘書(shū)兼任，采用檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，將大大減輕他們的工作量，并且使他們工作得心應(yīng)手，同時(shí)應(yīng)用系統(tǒng)操作中產(chǎn)生的各種信息資料是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提基礎(chǔ)。
其次，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理還要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。隨著高校信息化建設(shè)的推進(jìn)，學(xué)校建立了校園網(wǎng)，各院（系）也建立了自己的網(wǎng)站。但是院（系）還要建立自己的檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)，上與學(xué)校檔案館（室）相連，下與院（系）各教研室、實(shí)驗(yàn)室、學(xué)生工作辦公室等相連，左右與其它院（系）和職能部分相連，實(shí)現(xiàn)檔案信息上下左右貫通，建立起學(xué)校檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。不過(guò)開(kāi)發(fā)建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要靠學(xué)校和院（系）共同努力才能完成。
（三）加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)
檔案管理的規(guī)范化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的迫切要求。只有把檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才可能實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等。院（系）檔案管理要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，首先要建立專門(mén)的檔案信息化管理室。管理室配有專門(mén)的電腦、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子存儲(chǔ)設(shè)備、檔案柜、檔案盒等等，實(shí)行專人管理。只有這樣才能使分散在系辦公室、系學(xué)生工作辦公室和各個(gè)專業(yè)教研室、實(shí)驗(yàn)室的檔案材料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，才有可能做到專業(yè)化、規(guī)范化管理[4]。其次，紙質(zhì)文檔和電子文檔過(guò)程管理實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如教案、試卷、實(shí)習(xí)材料、開(kāi)課計(jì)劃、畢業(yè)論文等，這些檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作都在院(系)完成，各院（系）檔案工作者應(yīng)該遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，嚴(yán)格按照學(xué)校的《檔案管理辦法》、《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)》等要求去管理。否則，不僅嚴(yán)重影響院（系）檔案信息化管理建設(shè)，也阻礙學(xué)校檔案館（室）的檔案信息化管理建設(shè)。如：新生錄取名冊(cè)、在校生名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)是學(xué)籍檔案的一部分，如果有的院（系）長(zhǎng)期保存，有的短期保存，甚至有的不保存等，這不符合檔案管理的完整性、統(tǒng)一性、科學(xué)性的原則，檔案信息資源也難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。
總之，院（系）檔案信息化管理建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，也需要第一線的每個(gè)檔案管理工作者與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓進(jìn)取，充分應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高院（系）檔案管理和利用水平。
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關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；電子文件；歸檔工作
一、教學(xué)檔案是檔案的一種，是學(xué)校檔案的一個(gè)組成部分。它與黨群類、行政類檔案一樣，都是歷史的真實(shí)記錄，具有查閱利用價(jià)值和憑證作用，對(duì)于一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)、理念都起到了支撐作用，完善教學(xué)檔案工作才能保證教學(xué)管理工作的正常進(jìn)行。由于教學(xué)檔案有著時(shí)間劃分特殊、文件來(lái)源分散、形成材料多樣化、形成復(fù)雜內(nèi)容豐富等特點(diǎn)，紙質(zhì)教學(xué)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)換有利于延長(zhǎng)檔案壽命實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。
二、信息化下高校教學(xué)活動(dòng)模式也發(fā)生著很大的變化，選課、排課、成績(jī)、學(xué)籍、教材管理等教務(wù)管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)普及，電子文檔、光盤(pán)、多媒體等形式成為儲(chǔ)存教務(wù)信息的重要渠道。高校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、和教學(xué)研究中所取得的成果都能夠客觀的體現(xiàn)在檔案中，其中凝結(jié)著廣大教育工作者的辛勞和智慧。在網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代背景下，教學(xué)檔案管理需要順應(yīng)時(shí)展。如果不重視電子文件的管理就會(huì)使有關(guān)教學(xué)檔案的完整性收到損害[1]。為此應(yīng)當(dāng)適時(shí)的開(kāi)展電子教學(xué)檔案的歸檔工作，并通過(guò)制定相應(yīng)的歸檔管理細(xì)則，明確提出電子教學(xué)文件的歸檔范圍、方式、時(shí)間、手續(xù)等方面的要求，以保證教學(xué)檔案的完整性和教學(xué)“記憶”的清晰性。首先要對(duì)教學(xué)檔案要進(jìn)行數(shù)字化加工與處理，教學(xué)檔案數(shù)字化、電子化處理要有規(guī)劃、有目的的進(jìn)行。轉(zhuǎn)換前要對(duì)全部教學(xué)檔案認(rèn)真分析，根據(jù)教學(xué)檔案的具體價(jià)值，制定出計(jì)劃確定那些檔案應(yīng)該優(yōu)先那些逐步進(jìn)行[2]。一般而言，教學(xué)檔案中招生管理、學(xué)籍管理學(xué)位工作和畢業(yè)生工作等永久和長(zhǎng)期保存的檔案應(yīng)該優(yōu)先電子化，比如，學(xué)生錄取名冊(cè)、成績(jī)表、畢業(yè)資格審核表、學(xué)位檔案等，是教學(xué)檔案電子化加工的重點(diǎn)；利用率高的教學(xué)檔案則采用邊用邊電子化的方式，邊用邊掃描對(duì)檔案而言是比較有效的處理方式；破損或者老化的檔案也要列入電子化處理范圍，在修復(fù)的同時(shí)進(jìn)行電子化加工，以保護(hù)檔案信息資源的留存。其次要制定教學(xué)檔案電子化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，特別是要規(guī)范電子化加工的工程，在掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、圖文編輯和存儲(chǔ)格式等工作流程上嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。例如，電子教學(xué)文件的各種支持文檔，以及表達(dá)其格式和相關(guān)元數(shù)據(jù)的文檔。在信息化建設(shè)中，不同于介質(zhì)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，形成的電子化教學(xué)檔案要注意保持其元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性[2]。紙質(zhì)檔案電子化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫(kù)、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲(chǔ)、檢索利用等工序[3]。文件資料按照要求先立卷后掃描，掃描的內(nèi)容包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表；一般選用jpg或者gif等通用圖片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。選擇電子轉(zhuǎn)化的方法針對(duì)不用檔案內(nèi)容分別采用計(jì)算機(jī)鍵盤(pán)手工錄入、機(jī)器掃描輸入、計(jì)算機(jī)多媒體輸入三種方法[4]。建立基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)、成績(jī)數(shù)據(jù)等索引部分的文件采用手工方式輸入。對(duì)于原文件和全文，如教學(xué)綜合文件、學(xué)籍檔案中錄取表、成績(jī)單畢業(yè)生照片等采用掃描或者數(shù)碼相機(jī)以圖形方式存入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中；多媒體教學(xué)錄像等采用計(jì)算機(jī)多媒體處理方式轉(zhuǎn)換，在選擇電子化數(shù)據(jù)庫(kù)格式標(biāo)準(zhǔn)方面，盡量采用統(tǒng)一、常用的文件格式。電子文件歸檔也有很多需要注意的情況，如利用計(jì)算機(jī)終端直接訪問(wèn)和利用歸檔的電子教學(xué)文檔，當(dāng)載體處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)也許不會(huì)出問(wèn)題，這種方式可以分為網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種具體形式[5]。前者是指把符合歸檔條件的電子教學(xué)文檔，經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案管理機(jī)構(gòu)指定的節(jié)點(diǎn)，并存儲(chǔ)在學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的載體上的過(guò)程。介質(zhì)歸檔就是把電子教學(xué)文檔先按檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，存儲(chǔ)在一定的物理介質(zhì)上，再向檔案管理機(jī)構(gòu)移交的過(guò)程。由于目前電子文件的安全問(wèn)題尚未得到較好解決，所以各學(xué)校可以考慮采用物理歸檔方式，并注意備份。
三、電子教學(xué)文檔的歸檔，應(yīng)當(dāng)首先做好必要的前端控制工作，保證電子教學(xué)文檔的齊全完整、格式規(guī)范、備份充足。第一，歸檔的電子文檔一般經(jīng)過(guò)著錄和鑒定，這是保證歸檔后的電子教學(xué)文檔的歷史真實(shí)性及其質(zhì)量的必要手段。第二，歸檔的電子教學(xué)文檔必須填寫(xiě)《歸檔電子教學(xué)文檔移交檢驗(yàn)表》和《歸檔教學(xué)文檔教學(xué)接收檢驗(yàn)登記表》[6]。第三，歸檔的電子教學(xué)文檔應(yīng)搜集齊全，即列入歸檔范圍的電子教學(xué)文檔都要及時(shí)地向?qū)W校的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。由于電子教學(xué)文檔的存取具有較強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性，所以在歸檔過(guò)程中，必須十分注意將有關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)文檔收集齊全，否則歸檔的文字教學(xué)文檔就可能成為死文檔。第四，歸檔的電子教學(xué)文檔必須真實(shí)有效。目前除了實(shí)行“雙套歸檔制”即同時(shí)歸檔紙質(zhì)文件外，有條件的教學(xué)單位還可以采用電子數(shù)字簽名技術(shù)、水印技術(shù)、加密技術(shù)等，確認(rèn)電子教學(xué)文檔的有效性。第五，歸檔的電子教學(xué)文檔應(yīng)有學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，規(guī)范電子教學(xué)文檔的格式，以保證其可讀性的實(shí)現(xiàn)。第六，為了保證歸檔電子教學(xué)文檔的安全性和可據(jù)性，凡是采用物理歸檔方式的學(xué)校，均應(yīng)對(duì)電子教學(xué)文檔實(shí)行多套制保存。一般情況下，可以將教學(xué)檔案歸檔兩份一份使用一份備案。凡是邏輯歸檔的電子教學(xué)文檔，應(yīng)由形成單位賦予文件以歸檔標(biāo)記，然后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將自動(dòng)把歸檔信息提示給學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)，學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)給歸檔的電子教學(xué)文檔配以分類號(hào)、檔案號(hào)，之后歸檔的電子教學(xué)文檔及相關(guān)的管理信息可以進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，電子教學(xué)文檔便進(jìn)入了檔案管理狀態(tài)。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子教學(xué)歸檔，其具體的歸檔手續(xù)與邏輯歸檔相似。在完成上述手續(xù)后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)按程序設(shè)計(jì)要求生成并打印出《歸檔電子教學(xué)文檔登記表》，該表格經(jīng)過(guò)交接雙方核準(zhǔn)認(rèn)定后，作為電子教學(xué)文檔歸檔憑證。
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關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院 教學(xué)檔案管理 問(wèn)題對(duì)策
教學(xué)檔案是指運(yùn)用文字、圖像、聲像等介質(zhì)對(duì)教學(xué)實(shí)踐及其教學(xué)管理的相關(guān)資料進(jìn)行收集、保存的，具有檔案保存查考價(jià)值的教學(xué)資料的統(tǒng)稱。教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校所有的教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理過(guò)程，是一所學(xué)校成長(zhǎng)與發(fā)展的真實(shí)的記錄。因此，一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案是具有歷史查考和證實(shí)的效用與價(jià)值，同時(shí)也是高校檔案的有機(jī)組成部分。隨著學(xué)院學(xué)科和專業(yè)建設(shè)的快速發(fā)展，各二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案資料的數(shù)量隨之快速增加，因此對(duì)教學(xué)檔案收集和管理就至關(guān)重要。
一、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的意義
一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案一起構(gòu)成了二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，其中，又以教學(xué)檔案最重要，數(shù)量最多。程衛(wèi)民、劉音認(rèn)為，教學(xué)檔案是指：“高校二級(jí)學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、音像等載體材料”[1]，包括：關(guān)于高等教育的規(guī)定、途徑、專業(yè)培訓(xùn)課程、教學(xué)大綱、課程和實(shí)施細(xì)則、每學(xué)期教學(xué)任務(wù)分配表、專業(yè)見(jiàn)（實(shí)）學(xué)習(xí)表、教師工作量計(jì)算、使用教料、題庫(kù)、試卷、考試記錄、試卷分析、論文答辯和其他材料。
一般來(lái)說(shuō)，高校有了教務(wù)和檔案管理部門(mén)，對(duì)于二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的設(shè)立與否存在爭(zhēng)議。然而事實(shí)是，各高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案材料是平日教學(xué)工作材料的收集，是檔案收集和管理的基礎(chǔ)和根本，是處于一線的檔案管理工作單元。其對(duì)學(xué)院正常的教學(xué)秩序的維持、高校檔案建設(shè)和管理發(fā)揮著不可或缺的重要作用。這些檔案資料是二級(jí)學(xué)院進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)管理的重要參考和主要依據(jù)，是對(duì)提高教學(xué)水平、推動(dòng)教學(xué)改革和提高教書(shū)育人的有力保障。
（一）教學(xué)檔案管理是維持教學(xué)秩序和發(fā)揮教學(xué)功能的重要保障
學(xué)校最基本也是最主要的功能是教學(xué)，教書(shū)育人是其根本宗旨。但是要維持日常正常的教學(xué)秩序，有效發(fā)揮學(xué)校的教書(shū)育人的功能，就離不開(kāi)日常教學(xué)檔案的收集和整理。每學(xué)期初的教材訂購(gòu)、課程安排、課表制作以及教學(xué)計(jì)劃收集等，缺少教學(xué)檔案的支撐就無(wú)法高效合理的運(yùn)行。而每學(xué)期末教學(xué)檔案的收集又是一個(gè)學(xué)期師生教學(xué)活動(dòng)的記錄和憑證，為下一年教學(xué)工作的開(kāi)展提供借鑒；對(duì)良好的教學(xué)手段的學(xué)習(xí)和成功經(jīng)驗(yàn)的借鑒，提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量具有重要作用。
（二）教學(xué)檔案是二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作和高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的基礎(chǔ)
高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是評(píng)估提供重要資料和依據(jù)，教學(xué)檔案管理的優(yōu)劣很大程度上直接關(guān)系到評(píng)估的好壞。教學(xué)檔案作為教學(xué)管理的綜合材料，是反映和衡量整個(gè)教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要基礎(chǔ)，是重要的學(xué)術(shù)和管理水平的依據(jù)。“高校實(shí)際教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系的各個(gè)條目的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，都以教學(xué)檔案作為評(píng)估的依據(jù)，每個(gè)條目的內(nèi)容都是教學(xué)檔案的具體體現(xiàn)[2]。”
教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估中的重要作用，還可以體現(xiàn)在教學(xué)管理的年度考核、教師的教學(xué)記錄、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)查詢等等方面。只要保存完整的教學(xué)檔案就可以成為追溯歷史的原始憑證，能為學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)改革等方面的評(píng)估提供數(shù)據(jù)支持。
（三）教學(xué)管理需要教學(xué)檔案的信息支持和反饋
建立和管理教學(xué)檔案是對(duì)日常教學(xué)工作的原始資料的收集，其主要內(nèi)容不僅涉及教學(xué)管理的評(píng)估，而且對(duì)教學(xué)質(zhì)量的高低好壞也具有直接的信息參考價(jià)值，是高校進(jìn)行教學(xué)管理改革的重要依據(jù)和信息來(lái)源。這種信息幫助和信息回應(yīng)，能為教學(xué)改革出具無(wú)數(shù)的教學(xué)案例材料，可以反映出教師的教學(xué)水平、教學(xué)效果；尤其是師生的反饋信息對(duì)今后的教學(xué)改革能否準(zhǔn)確反映實(shí)際情況、合乎教學(xué)改革的基本規(guī)律和學(xué)校教學(xué)發(fā)展的基本趨勢(shì)具有重要意義。同時(shí)，為提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量給予支持。
二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
我國(guó)高校教學(xué)檔案經(jīng)過(guò)近40年的發(fā)展取得了巨大發(fā)展，并隨著高校二級(jí)學(xué)院的迅速發(fā)展，各二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案建設(shè)也取得了較大發(fā)展，對(duì)高校的教學(xué)改革和教學(xué)管理發(fā)揮著重要作用，但也存在不少困難與問(wèn)題。
（一）二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)和教職員工對(duì)教學(xué)檔案歸檔意識(shí)淡薄
二級(jí)學(xué)院的教職員工對(duì)教學(xué)檔案材料的歸檔意識(shí)淡薄，對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的重要性以及教學(xué)檔案歸檔范圍、如何歸檔和管理都不明確。
首先，二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)待教學(xué)檔案的建立和管理上認(rèn)識(shí)不夠，既沒(méi)有建立相應(yīng)的資料收集保管規(guī)章制度，也沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員崗位，導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院大部分都是兼職檔案員，兼職的檔案管理員工作職責(zé)難以明確，增大工作難度；而且，兼職檔案管理人員缺乏相應(yīng)的補(bǔ)償機(jī)制，因此很多時(shí)候也是敷衍了事，工作積極性不高。
其次，教師基本不會(huì)主動(dòng)移交教學(xué)資料，每年歸檔時(shí)都要催交，有的老師對(duì)教學(xué)資料的歸檔存在抵觸態(tài)度，認(rèn)為教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和科研成果是自己的教學(xué)成果，有一定的保密性，所以不愿意作為公共資源來(lái)保存；還有的教師工作中本來(lái)就比較拖拉形成習(xí)慣，再加上在對(duì)待自己教學(xué)檔案的提供和建立上認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理人員在資料收集上存在困難。
（二）教學(xué)檔案管理缺乏專業(yè)人員，整體素質(zhì)不高且不穩(wěn)定
目前高校很多教學(xué)檔案管理人員并不是專業(yè)的專職檔案人員，他們不是檔案管理學(xué)專業(yè)出身，缺乏必要的檔案管理知識(shí)。首先大部分二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理員都是由教學(xué)秘書(shū)兼任，而教學(xué)秘書(shū)平時(shí)要處理煩瑣的教務(wù)教學(xué)、實(shí)踐等事物的工作，根本沒(méi)有多余的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，平時(shí)學(xué)校也不會(huì)安排他們?nèi)⒓酉鄳?yīng)的培訓(xùn)，因此對(duì)教學(xué)檔案的收集整理和歸檔不熟悉，很多時(shí)候是應(yīng)付了事；其次二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)經(jīng)常更換，這就導(dǎo)致檔案管理人員也經(jīng)常變動(dòng)，有的二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員幾乎每年都在變動(dòng)，隊(duì)伍極不穩(wěn)定。
（三）教學(xué)檔案沒(méi)有形成規(guī)范的體系制度
對(duì)檔案材料的整理沒(méi)有明確的范圍和要求，許多不同種類的教學(xué)檔案管理人員按照工作習(xí)慣來(lái)組織、整理，因此各二級(jí)學(xué)院保存的教學(xué)檔案資料不統(tǒng)一。二級(jí)學(xué)院除了教學(xué)檔案還有科研檔案、學(xué)生檔案、行政檔案等等，這些檔案基本是誰(shuí)收集誰(shuí)存放誰(shuí)管理。由于二級(jí)學(xué)院辦公場(chǎng)所有限，所有檔案都放置在一起，又沒(méi)有專業(yè)人員統(tǒng)籌管理，因此檔案存放比較凌亂。二級(jí)學(xué)院幾乎沒(méi)有專門(mén)的獨(dú)立的教學(xué)檔案室，教學(xué)檔案管理環(huán)境差，難于進(jìn)行集中管理。
（四）二級(jí)學(xué)院檔案教學(xué)及檔案利用率不高
教學(xué)檔案資料的保存與管理的目的是為了日后能利用，能作為教學(xué)改革和教學(xué)管理的參考和憑證。由于檔案收集、建設(shè)和管理需要人員、場(chǎng)所和資金，而大多數(shù)高校二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師們還不能完全理解教學(xué)檔案的重要性，加之建設(shè)資金嚴(yán)重缺乏，使得教學(xué)檔案管理未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化收集和管理，信息化建設(shè)嚴(yán)重不足，只能限于目錄檢索上，實(shí)際利用年率不高；而且由于教學(xué)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)水平不高，基本的設(shè)施和人員不足，使得檔案的文件目錄及文件的重要內(nèi)容未能及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)，連接上互聯(lián)網(wǎng)，增加了教學(xué)檔案的信息檢索難度，致使教學(xué)檔案的利用耗時(shí)長(zhǎng)、查準(zhǔn)率與查全率較低，難以滿足教學(xué)管理的需求和難以適應(yīng)現(xiàn)代教育的發(fā)展要求。
（五）教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)意識(shí)薄弱
教學(xué)檔案數(shù)字化“是指利用計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)的教學(xué)檔案，根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字檔案資源的過(guò)程[3]。”教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)是在當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)尤其是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展的基礎(chǔ)上，隨著我國(guó)高校快速發(fā)展和現(xiàn)代化管理發(fā)展的產(chǎn)物。雖然檔案數(shù)字化發(fā)展是未來(lái)檔案建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)高校教學(xué)和管理具有重要意義，但是我國(guó)高校檔案數(shù)字化起步晚，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視，無(wú)論在建設(shè)資金或?qū)I(yè)人員配置等方面均存在嚴(yán)重問(wèn)題。因而目前大多數(shù)高校的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案依然采用紙質(zhì)檔案管理方式，這必然不能滿足日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化教學(xué)發(fā)展的需求，也不能適應(yīng)當(dāng)今全球經(jīng)濟(jì)社會(huì)的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)。這不得不是一個(gè)需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)引起高度重視的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
三、提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的對(duì)策
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)、老師和檔案管理員的檔案管理意識(shí)
首先，二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)檔案的管理工作，盡量配備專業(yè)的專職人員負(fù)責(zé)，至少也要保持管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，并做好人員更換時(shí)的銜接工作，確保教學(xué)檔案的完整性和延續(xù)性。
其次，強(qiáng)化教學(xué)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，要求教學(xué)工作的教師積極配合和支持檔案管理人員的工作，從根本上改變教學(xué)檔案管理的不利局面。
最后，學(xué)校應(yīng)派檔案室的專職人員經(jīng)常去二級(jí)學(xué)院宣傳檔案工作的重要性、最新動(dòng)態(tài)和學(xué)科前沿的一些理論實(shí)踐知識(shí)，還可依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法，明確相關(guān)內(nèi)容，提高大家的檔案意識(shí)。
（二）加大資金的投入，規(guī)范檔案管理
各高校對(duì)學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)管理改革投入大量的資金，而對(duì)各二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的資金投入非常之少。為規(guī)范教學(xué)檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地為二級(jí)學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，學(xué)校應(yīng)加大對(duì)教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行資金投入；增加或者引進(jìn)專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，派出學(xué)院的兼職檔案管理人員外出進(jìn)行檔案類專業(yè)的培訓(xùn)。此外，學(xué)院還可以制定一些針對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的扶持政策，強(qiáng)化檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性等，從而提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理水平。
（三）提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員的素養(yǎng)
檔案利用和檔案資源開(kāi)發(fā)與管理人員的素養(yǎng)密切相關(guān)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是檔案工作的性質(zhì)決定的。為提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，端正思想認(rèn)識(shí)和專業(yè)水平，二級(jí)學(xué)院應(yīng)加大力度提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。如通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或安排到省、市舉辦的檔案培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，或到其他高校參觀取經(jīng)等方式，使檔案管理人員的素養(yǎng)盡快達(dá)標(biāo)，從而更好地服務(wù)于二級(jí)學(xué)院的教學(xué)與管理。
（四）學(xué)校應(yīng)建立完善教學(xué)檔案規(guī)章制度并加強(qiáng)監(jiān)管
學(xué)校必須建立行之有效的管理體制，明確教學(xué)檔案的內(nèi)容和各教師的責(zé)任，由各二級(jí)學(xué)院主抓教學(xué)的副院長(zhǎng)主管教學(xué)檔案管理工作，配備工作認(rèn)真并有奉獻(xiàn)精神的專兼職檔案員。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員或者兼職檔案管理人員的補(bǔ)助和獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行制度化規(guī)定，從制度上支持和鼓勵(lì)教學(xué)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，從而為更好地進(jìn)行教學(xué)檔案建設(shè)和管理服務(wù)。此外，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作要定期按照規(guī)章制度，由管教學(xué)的副院長(zhǎng)和相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)管督促和檢查，以保證教學(xué)檔案管理工作的順利有效地開(kāi)展。
（五）加強(qiáng)教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化管理的建設(shè)
隨著網(wǎng)絡(luò)和科技的快速發(fā)展，高校的教學(xué)檔案也應(yīng)跟上時(shí)展的腳步，逐步由原來(lái)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，建設(shè)檔案信息化。目前，大學(xué)的數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加強(qiáng)并推動(dòng)了教學(xué)檔案和資料管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。例如，現(xiàn)在高校實(shí)行的數(shù)字化校園信息平臺(tái)，全校師生可以隨時(shí)進(jìn)入學(xué)分制系統(tǒng)查詢成績(jī)、課表、課程安排和考試安排等信息，而且這些信息都是永久的保存。因此我們應(yīng)加大力度建設(shè)校園信息平臺(tái)，將更多地教學(xué)檔案錄入校園網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)良好的快速的檔案管理，輕松地為教師和學(xué)生提高資源共享服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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