時(shí)間：2022-08-25 10:28:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校宣傳辦公室，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞： 高校圖書館 辦公室工作 準(zhǔn)確定位
圖書館是高校的文獻(xiàn)信息中心，是為教學(xué)科研服務(wù)的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，與師資隊(duì)伍、實(shí)驗(yàn)設(shè)備共譽(yù)為高校的三大支柱，更是同學(xué)們求學(xué)的第二課堂。把圖書館看作一個(gè)系統(tǒng)，高校圖書館辦公室又在其中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它是圖書館的行政和業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)全館的政策、計(jì)劃、控制、協(xié)調(diào)、公關(guān)等工作。
1.高校圖書館辦公室工作的基本內(nèi)容
1.1圍繞學(xué)院教學(xué)、科研工作，協(xié)助館長(zhǎng)搞好館藏建設(shè)、開發(fā)與利用，為讀者提供多元化服務(wù)。
1.2做好接待工作，搞好內(nèi)外溝通，掌握各種信息，收集管理好上級(jí)文件及業(yè)務(wù)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
1.3做好讀者咨詢工作，經(jīng)常開展問卷調(diào)查，及時(shí)了解不同讀者需求。
1.4接受和傳達(dá)上級(jí)的指令，貫徹和督促各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行，輔助館長(zhǎng)處理好圖書館內(nèi)部行政事務(wù)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。
1.5組織和安排好全館各種會(huì)議學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及公共活動(dòng)，做好后勤保障工作。
2.高校圖書館辦公室工作的特點(diǎn)
2.1服務(wù)對(duì)象多樣
高校圖書館是為高校教學(xué)科研服務(wù)的信息中心，服務(wù)的對(duì)象是以學(xué)生、教師為主的群體。長(zhǎng)期遵循“讀者第一，服務(wù)至上”的宗旨，作為圖書館的綜合性辦事機(jī)構(gòu)的辦公室，同樣體現(xiàn)了這一宗旨，只不過服務(wù)的對(duì)象更為寬泛。圖書館服務(wù)的對(duì)象僅僅是讀者和教學(xué)科研機(jī)構(gòu)，而辦公室的服務(wù)對(duì)象還包括館領(lǐng)導(dǎo)、館內(nèi)各部室、學(xué)校相關(guān)職能部門，兄弟院校，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門，以及圖書館界相關(guān)業(yè)務(wù)單位。
2.2行政事務(wù)繁雜
隨著高校圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，圖書館辦公室的行政事務(wù)管理工作也由過去單一化、模式化轉(zhuǎn)向了多元化、復(fù)雜化，具有較強(qiáng)的綜合性和隨機(jī)性特點(diǎn)。它在圖書館工作中是一個(gè)綜合性機(jī)構(gòu)，日常工作上到與地方圖工委、圖書館學(xué)會(huì)及兄弟館之間的聯(lián)系，下到館內(nèi)龍頭漏水的維修、庫室鑰匙的配備等，其工作內(nèi)容十分繁雜、瑣碎而具體。
2.3工作要求全面
圖書館辦公室崗位的特殊性，要求工作人員既具備從全局出發(fā)的眼光和能力，勝任文秘工作、檔案管理、設(shè)備管理、后勤保障、對(duì)外宣傳、多方協(xié)調(diào)、會(huì)議組織、活動(dòng)組織、財(cái)務(wù)管理等圖書館日常行政工作，又是優(yōu)秀的圖書館專業(yè)技術(shù)人員，能夠充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)能力，及時(shí)掌握和處理文獻(xiàn)信息資訊，開展讀者閱讀咨詢與輔導(dǎo)，積極參與圖書館科研項(xiàng)目撰寫科研論論的同時(shí)，認(rèn)真做好圖書館科研服務(wù)工作。
3.圖書館辦公室的作用
3.1參謀咨詢作用
辦公室要為館長(zhǎng)決策當(dāng)好參謀，為館長(zhǎng)決策提供文件、資料、情報(bào)，并為館長(zhǎng)想辦法、提建議、獻(xiàn)良策。決策的科學(xué)性，直接影響著圖書館的發(fā)展，所以要當(dāng)好個(gè)參謀，必須具備敏銳的觀察力和獨(dú)立思考能力，并要有超前意識(shí)和創(chuàng)新精神，同時(shí)不斷豐富自己的知識(shí)，提高分析問題、解決問題的能力。
3.2承上啟下作用
圖書館辦公室是領(lǐng)導(dǎo)和各基層業(yè)務(wù)部門之間的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，它上承館領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是領(lǐng)導(dǎo)層貫徹執(zhí)行黨的方針政策及上級(jí)部門指令的助手，下對(duì)各業(yè)務(wù)部門負(fù)有督導(dǎo)、檢查和向領(lǐng)導(dǎo)層反饋情況的職責(zé)。
3.3綜合協(xié)調(diào)作用
圖書館各部門都有著各自特殊的職能，要想使各部門充分發(fā)揮職能，整個(gè)圖書館工作系統(tǒng)運(yùn)行和諧，必須有一個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)就是辦公室。它就相當(dāng)于一個(gè)大家庭的管家，既要全面、準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)館長(zhǎng)的意圖，又要將各部室的步伐協(xié)調(diào)起來，確保圖書館各項(xiàng)決策的執(zhí)行效果。這個(gè)綜合協(xié)調(diào)職能發(fā)揮的情況，直接影響著圖書館的整體工作。
3.4對(duì)外溝通作用
高校圖書館之間的密切聯(lián)系，可以大大促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。辦公室在這其中應(yīng)本著互相尊重、互相支持的原則，配合各業(yè)務(wù)部門開展好館際互借、資源共享、經(jīng)驗(yàn)交流、學(xué)術(shù)討論、參觀學(xué)習(xí)等工作，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、服務(wù)方法和服務(wù)內(nèi)容，促進(jìn)館際之間互惠互利和共同發(fā)展、共同進(jìn)步。
3.5后勤保障作用
辦公室一項(xiàng)重要的工作就是做好全館人員的后勤保障，如工資、獎(jiǎng)金的發(fā)放，辦公用品、勞保用品的領(lǐng)發(fā)，職工福利待遇的落實(shí)等工作。同時(shí)要關(guān)心同志們的生活，排解職工和領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂。
4.如何做好圖書館辦公室工作
4.1明確兩個(gè)定位
4.1.1辦公室職責(zé)與定位
若要充分發(fā)揮上述高校圖書館辦公室的作用，首先就要明確各方面具體工作的定位。
4.1.1.1處理事務(wù)。辦公室要將眾多繁雜的事務(wù)有條不紊地處理好，就要力爭(zhēng)做到“到位”絕不能“越位”，要有“力度”又不能“過度”，要“主動(dòng)”又不能“妄動(dòng)”。
4.1.1.2參與政務(wù)。盡職盡責(zé)完成圖書館行政事務(wù)。在對(duì)本館基本情況、整體工作全面了解的基礎(chǔ)上，辦公室要向領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的分析材料，自下上呈的材料最好先通覽一遍，摘出要點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好服務(wù)工作。
4.1.1.3服務(wù)工作。辦公室上服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，下服務(wù)館員、讀者，服務(wù)對(duì)象多，情況又各不相同，這就要求辦公室要增強(qiáng)高效服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，切忌推諉扯皮、拖拖拉拉，要做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心，館員、讀者滿意。
4.1.1.4會(huì)務(wù)辦理。組織和策劃會(huì)議是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在辦會(huì)過程中要求細(xì)心，考慮周全，將會(huì)議可能出現(xiàn)的情況都考慮進(jìn)去，如會(huì)場(chǎng)布置的合理性，燈光、音響、投影等設(shè)備故障，照、錄像人員的安排，等等，要做足后備，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。
4.1.2辦公室主任角色的定位
辦公室主任是圖書館辦公室的責(zé)任人，直接參與圖書館發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度的制定與實(shí)施，肩負(fù)著聯(lián)系上下、溝通館內(nèi)外的使命，在圖書館的行政體系中扮演著十分重要的角色。
4.1.2.1“參謀員”角色。辦公室主任應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策主動(dòng)提出實(shí)施方案或進(jìn)行可行性論證，但要把握好分寸、尺度，注意方式、方法，切忌直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策。
4.1.2.2“協(xié)調(diào)員”角色。辦公室主任應(yīng)協(xié)調(diào)好館領(lǐng)導(dǎo)和館員之間的關(guān)系、辦公室和各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系及各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，將各部門步調(diào)協(xié)調(diào)起來，使其有機(jī)配合。
4.1.2.3“監(jiān)督員”角色。辦公室主任應(yīng)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)情況，掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)展和執(zhí)行情況，并及時(shí)向館領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)，保證各項(xiàng)工作的順利開展。
4.1.2.4“服務(wù)員”角色。辦公室主任應(yīng)具備腳踏實(shí)地、淡泊名利的個(gè)人品質(zhì)，秉承“服務(wù)至上”的工作宗旨，任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)，對(duì)工作耐心和細(xì)心，對(duì)同事和讀者有誠心和愛心。
4.1.2.5“宣傳員”角色。辦公室主任應(yīng)具備主動(dòng)宣傳的意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、展板甚至電視等媒介向廣大師生讀者宣傳圖書館做了哪些工作，取得了怎樣的成績(jī)，將來打算如何開展工作。通過宣傳使讀者了解圖書館工作，懂得如何利用圖書館，樹立圖書館良好的形象。
4.2突出四個(gè)字
4.2.1慎
高校圖書館辦公室工作大到領(lǐng)導(dǎo)重要決策的實(shí)施，小到燈泡、龍頭的維修，都看似為一些瑣碎小事，但稍有紕漏就很可能變成大問題，因此各項(xiàng)工作的開展都要慎重，要做到大事不誤，小事不漏。尤其是關(guān)乎職工利益的事情，辦公室要高度重視，切忌漫不經(jīng)心;對(duì)待館內(nèi)其他業(yè)務(wù)部室，自己也不可頤指氣使，把辦公室凌駕于其他部門之上。
4.2.2精
高校圖書館辦公室工作事無巨細(xì)，但每個(gè)環(huán)節(jié)都關(guān)系全局，這就要求辦公室工作人員具備嚴(yán)謹(jǐn)、求“精”的作風(fēng)，一絲不茍，追求卓越。在具體工作中善于思考和謀劃，條理清晰，未雨綢繆，預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的各種情況，做到“精心、精細(xì)、精準(zhǔn)、精益求精”。
4.2.3勤
辦公室的工作人員還應(yīng)做到“五勤”，即“嘴勤、眼勤、腦勤、手勤、腿勤”。“嘴勤”就是要勤請(qǐng)示，勤匯報(bào)，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到反映問題不失真，傳達(dá)指示不走調(diào)。“眼勤”就是要多觀察，多學(xué)習(xí)，多看一些有利于工作的資料。“腦勤”就是平時(shí)多思考、多想幾個(gè)“為什么”，多想幾個(gè)“怎么辦”，不斷提高預(yù)見和應(yīng)變能力。“手勤”就是要多寫、多記，注重平時(shí)材料的積累，有備無患。“腿勤”就是要經(jīng)常深入各個(gè)部門調(diào)查研究，克服困難，多做工作。
4.2.4和
辦公室工作需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同“作戰(zhàn)”,因此成員之間若不和就無法共事。一個(gè)辦公室不管有多少人，都要做到人人有事做，分工不分家，大家在一起干工作要和諧有序、配合密切，切不可形成“自掃門前雪”的工作局面。
4.3養(yǎng)成兩個(gè)習(xí)慣
4.3.1好的工作習(xí)慣
高校圖書館辦公室工作涉及面廣，內(nèi)容繁多，辦公室工作人員若想各項(xiàng)工作干起來得心應(yīng)手，就要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。
首先，工作要計(jì)劃性。不能盲目地等著干，也不能推著干，長(zhǎng)期有年計(jì)劃，短期有周計(jì)劃，每天要列出當(dāng)日工作清單，對(duì)大項(xiàng)工作要做好專項(xiàng)計(jì)劃，臨時(shí)工作合理安排。其次，工作中要考慮到最優(yōu)化的問題。當(dāng)多項(xiàng)工作擺在面前時(shí)，辦公室工作人員應(yīng)區(qū)分大小輕重緩急，統(tǒng)籌安排，不能“眉毛胡子一把抓”。再次，辦公室工作人員還要熟練應(yīng)用各類計(jì)算機(jī)辦公軟件及其它現(xiàn)代化的辦公手段來提高工作效率。最后，定期進(jìn)行工作總結(jié)。及時(shí)地進(jìn)行總結(jié)有助于辦公室工作人員進(jìn)行理性思考，找出工作中存在的不足和下一步努力的方向，以有助于今后工作的開展和人員自身的成長(zhǎng)進(jìn)步。
4.3.2好的學(xué)習(xí)習(xí)慣
圖書館工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，與館內(nèi)業(yè)務(wù)部門密切聯(lián)系的圖書館辦公室工作人員，應(yīng)該是圖書館行政和業(yè)務(wù)工作中的多面手。這就要求辦公室工作人員必須養(yǎng)成學(xué)習(xí)的習(xí)慣。首先，要學(xué)習(xí)圖書館的專業(yè)知識(shí)，系統(tǒng)掌握各部門的工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和流程，這樣才能在實(shí)際工作中應(yīng)付自如。其次，要學(xué)習(xí)文秘和計(jì)算機(jī)知識(shí)，以提升組織管理、寫作和現(xiàn)代化辦公的能力。最后，要學(xué)習(xí)國家相關(guān)的方針、政策，不斷增強(qiáng)自身的政治素養(yǎng)，樹立崇高的職業(yè)道德。
綜上所述，做好高校圖書館辦公室工作不是一件容易的事，它需要全體辦公室人員運(yùn)用智慧，不懈地努力和無私地奉獻(xiàn)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)和能力，在準(zhǔn)確定位的前提下，轉(zhuǎn)變觀念，開拓思路，創(chuàng)新工作，以適應(yīng)不斷發(fā)展的圖書館事業(yè)。
參考文獻(xiàn)：
［1］楊紅玲，.淺議高校圖書館辦公室工作.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008.7.
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［3］黃嘉慧.高校圖書館辦公室工作漫議［J］.圖書館論壇，2003.2：58-59.
招募工作按以下程序進(jìn)行：
1、組織招募：各級(jí)工作協(xié)調(diào)管理辦公室和各高校要充分利用廣播、電視、報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，廣泛宣傳有關(guān)政策，積極動(dòng)員高校畢業(yè)生踴躍報(bào)名；
2、確定人選 6月下旬，省“三支一扶”辦公室對(duì)各市確定的人選審核后，統(tǒng)一指定時(shí)間和醫(yī)院，對(duì)入選學(xué)生進(jìn)行體檢。體檢標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行人事部《高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃健康狀況要求》。經(jīng)審核、體檢合格的大學(xué)生，由省“三支一扶”辦公室組織其填寫《山東省高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃登記表》，同時(shí)與服務(wù)單位簽署《山東省高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃協(xié)議書》。6月底前，將確定的“三支一扶”大學(xué)生名單上報(bào)全國“三支一扶”辦公室備案。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
根據(jù)《關(guān)于組織開展高校畢業(yè)生到農(nóng)村基層從事支教、支農(nóng)、支醫(yī)和扶貧工作的通知》精神，結(jié)合我省實(shí)際，現(xiàn)就組織開展20*年高校畢業(yè)生到農(nóng)村基層從事支教、支農(nóng)、支醫(yī)和扶貧工作（“三支一扶”）的有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、工作程序：
（一）組織領(lǐng)導(dǎo)。省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室負(fù)責(zé)全省“三支一扶”的總體規(guī)劃和協(xié)調(diào)指導(dǎo)工作。各州、地、市人事部門會(huì)同同級(jí)教育、財(cái)政、農(nóng)牧、衛(wèi)生、扶貧和團(tuán)委負(fù)責(zé)“三支一扶”計(jì)劃的上報(bào)，高校畢業(yè)生的招募、體檢、培訓(xùn)和派遣工作。各縣（區(qū)）人事部門會(huì)同有關(guān)部門負(fù)責(zé)“三支一扶”高校畢業(yè)生服務(wù)崗位的安排和管理工作。
（二）確定計(jì)劃。省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室將全省“三支一扶”需求計(jì)劃上報(bào)全國“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室，經(jīng)批準(zhǔn)后下達(dá)各州、地、市，并向社會(huì)公開招募計(jì)劃信息。
（三）招募對(duì)象主要為我省高校應(yīng)屆和往屆畢業(yè)生。同等條件下優(yōu)先招募貧困大學(xué)生。
（四）宣傳動(dòng)員。省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室通過新聞媒體廣泛宣傳“三支一扶”的重要意義和到農(nóng)村去，到基層去，到人民最需要的地方去建功立業(yè)的就業(yè)觀念；利用青海省人才市場(chǎng)網(wǎng)、青海省大中專畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)、人事廳網(wǎng)站招募計(jì)劃、招聘地區(qū)和崗位等信息。各高校應(yīng)充分利用校園網(wǎng)、公告欄等途徑在校內(nèi)招募條件、程序等信息，動(dòng)員高校畢業(yè)生積極應(yīng)招。各州、地、市應(yīng)多形式、多渠道宣傳“三支一扶”計(jì)劃，本地區(qū)的招募方法、需求和聯(lián)系電話等信息。通過宣傳、動(dòng)員，確保畢業(yè)生及時(shí)了解招募的相關(guān)情況。
（五）組織招募。
1、*月底至*月*日前，各州、地、市根據(jù)下達(dá)的招募計(jì)劃，按照省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室指定的時(shí)間，組織高校畢業(yè)生報(bào)名并進(jìn)行資格審查，報(bào)名時(shí)須填寫《高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃登記表》（式樣附后）。報(bào)名工作結(jié)束后，各州、地、市按照公開、平等、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的原則對(duì)志愿報(bào)名者進(jìn)行考核或考試，在此基礎(chǔ)上確定參加體檢的人員。
2、*月底前，各州、地、市組織入選畢業(yè)生進(jìn)行體檢，體檢要按照全國“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室制定的健康狀況要求（要求附后）進(jìn)行。體檢不合格的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)換。
3、*月*日前，各州、地、市將合格人員的《高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃登記表》報(bào)省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室審批。
4、*月*日前，由各州、地、市人事部門組織確定人員進(jìn)行3-5天的上崗前培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要是黨和國家有關(guān)農(nóng)牧業(yè)發(fā)展、農(nóng)牧區(qū)建設(shè)等方面的方針政策、本地區(qū)基層工作的現(xiàn)狀、擬服務(wù)單位和崗位的基本情況等。
（六）統(tǒng)一派遣。培訓(xùn)工作結(jié)束后，由州、地、市人事部門出具《青海省高校畢業(yè)生“三支一扶”證書》（式樣附后）。“三支一扶”大學(xué)生憑《“三支一扶”證書》在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)到服務(wù)縣（區(qū)）人事部門報(bào)到。縣（區(qū)）人事部門與“三支一扶”大學(xué)生簽訂《青海省高校畢業(yè)生“三支一扶”協(xié)議書》（式樣附后），并將他們送到服務(wù)單位。
二、服務(wù)管理
（一）各州、地、市人事部門將落實(shí)服務(wù)崗位的人員名單及時(shí)報(bào)省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室備案，銜接經(jīng)費(fèi)核撥和管理等工作。
（二）縣（區(qū)）人事部門會(huì)同有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)“三支一扶”大學(xué)生的指導(dǎo)和管理，協(xié)調(diào)服務(wù)單位落實(shí)“三支一扶”大學(xué)生的服務(wù)崗位、住宿以及安全、健康、衛(wèi)生等后勤保障，切實(shí)解決他們的困難。要建立定期聯(lián)系制度，深入了解他們的上崗服務(wù)情況，加強(qiáng)對(duì)其工作表現(xiàn)、服務(wù)業(yè)績(jī)等情況的考核。年度考核存入本人檔案，并上報(bào)州、地、市人事部門備案。
（三）服務(wù)單位為“三支一扶”大學(xué)生安排工作崗位，提供必要的生活條件，承擔(dān)日常管理和服務(wù)工作。
（四）“三支一扶”大學(xué)生要自覺遵守服務(wù)單位的各項(xiàng)規(guī)章制度，充分運(yùn)用掌握的知識(shí)和技能為基層群眾服務(wù)。由于身體狀況等特殊原因不能繼續(xù)服務(wù)的，需本人及時(shí)提出申請(qǐng)，按程序經(jīng)省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室批準(zhǔn)后，方可離開服務(wù)單位。離開服務(wù)單位前，州、地、市人事部門要收回其《“三支一扶”證書》，縣人事部門辦理與其終止服務(wù)協(xié)議的相關(guān)手續(xù)。
（五）“三支一扶”大學(xué)生的服務(wù)期為2年。服務(wù)期滿后自主擇業(yè)。（六）“三支一扶”大學(xué)生服務(wù)期滿后，服務(wù)單位、縣（區(qū)）和州、地、市人事部門分別在《“三支一扶”證書》上簽署考核意見，作為能否享受報(bào)考公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員和研究生相關(guān)優(yōu)惠政策的依據(jù)。
（七）“三支一扶”大學(xué)生服務(wù)期滿考核合格，報(bào)考公務(wù)員或事業(yè)單位工作人員的，憑《“三支一扶”證書》經(jīng)人事部門認(rèn)定后，在其筆試總成績(jī)中加5分。3年內(nèi)報(bào)考省內(nèi)院校碩士研究生的，經(jīng)教育部門認(rèn)定后，在初試總分中加10分。
三、經(jīng)費(fèi)保障
（一）“三支一扶”高校畢業(yè)生服務(wù)期間的有關(guān)費(fèi)用，按照大學(xué)生西部志愿者計(jì)劃地方項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，采取分級(jí)負(fù)擔(dān)的辦法。
（二）“三支一扶”高校畢業(yè)生服務(wù)期間的生活費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為600元/月/人；一次性體檢費(fèi)100元/人。其費(fèi)用由省財(cái)政負(fù)擔(dān)。生活費(fèi)補(bǔ)貼發(fā)放方式由省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室商銀行建立“三支一扶”高校畢業(yè)生生活費(fèi)發(fā)放卡按月劃撥。
關(guān)鍵詞：高校；二級(jí)學(xué)院；黨政辦公室
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-4107（2013）10-0009-02
近年來，我國高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，高校師生數(shù)量大幅增加，辦學(xué)規(guī)模日益壯大，對(duì)我國高校管理工作提出了更高的要求[1]。與此同時(shí)，也促進(jìn)了高校管理體制的不斷改革和發(fā)展。隨著我國高校內(nèi)部管理體制改革的進(jìn)一步深化，我國現(xiàn)在很多高校采取的“二級(jí)管理，以院為主”的管理模式已經(jīng)相對(duì)成熟。二級(jí)學(xué)院在黨務(wù)、教學(xué)、行政、科研等工作中獲得了更大的自，但隨之而來，所承擔(dān)的責(zé)任也越來越重。二級(jí)學(xué)院黨政辦公室是管理的中樞部門，因此，在高校管理中二級(jí)學(xué)院黨政辦公室扮演了非常重要的角色[2]。
一、二級(jí)學(xué)院黨政辦公室的地位及作用
（一）二級(jí)學(xué)院黨政辦公室的地位
高校中二級(jí)學(xué)院黨政辦公室（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)院辦公室”）是一個(gè)承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的重要基層行政單位，是集黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等工作為一體的綜合管理部門，是學(xué)校與學(xué)院、學(xué)院與教師、教師與學(xué)生聯(lián)系的橋梁和紐帶，是學(xué)院的“窗口”。學(xué)院辦公室的工作作風(fēng)、工作效率、工作能力是一個(gè)學(xué)院管理水平的直接體現(xiàn)，因此學(xué)院黨政辦公室在學(xué)院乃至學(xué)校管理中都占有極其重要的地位。
（二）二級(jí)學(xué)院黨政辦公室的作用
1.領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手[3]。目前我國高校中二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)是學(xué)科帶頭人、教學(xué)專家、教師骨干等，平時(shí)教學(xué)科研任務(wù)都比較重，在學(xué)院管理方面很難做到事必躬親。而學(xué)院辦公室工作人員多是專職人員，工作接觸面大、信息來源廣，對(duì)一些情況能較快、較全面了解，可以為領(lǐng)導(dǎo)提供最重要的一手資料和合理化建議，作為領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)的參考，以幫助領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)準(zhǔn)確的決策。領(lǐng)導(dǎo)決策后，學(xué)院辦公室常常是政策的直接執(zhí)行者，對(duì)政策實(shí)施過程中實(shí)施對(duì)象的反映、政策效果有較為直接的了解，所以學(xué)院辦公室應(yīng)及時(shí)收集信息，并形成總結(jié)材料向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，為領(lǐng)導(dǎo)以后的決策打好基礎(chǔ)。在學(xué)院辦公室的眾多作用中，參謀和助手作用應(yīng)該排在首位，它對(duì)學(xué)院發(fā)展起到重要的輔助作用。
2.綜合協(xié)調(diào)各種關(guān)系。高校學(xué)院辦公室工作的另一作用是協(xié)調(diào)各種關(guān)系：協(xié)調(diào)部門與部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)人與人之間的關(guān)系。學(xué)院的很多工作都要通過學(xué)院辦公室來完成，在工作過程中，學(xué)院辦公室要和學(xué)校很多相關(guān)職能部門打交道，協(xié)調(diào)好學(xué)院與學(xué)校相關(guān)職能部門的關(guān)系，對(duì)學(xué)院工作的開展具有重要意義。學(xué)院辦公室另一重要協(xié)調(diào)作用就是協(xié)調(diào)好以下三種人的關(guān)系：領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)與教師的關(guān)系、教師與學(xué)生的關(guān)系。學(xué)院辦公室常常是這三種關(guān)系的劑，當(dāng)某一關(guān)系出現(xiàn)不和諧時(shí)，學(xué)院辦公室人員往往是第一知情人，及時(shí)作出合理的處理，才會(huì)使學(xué)院擁有融洽和諧的氛圍，才能更好地促進(jìn)學(xué)院發(fā)展。
3.完成日常事務(wù)。學(xué)院辦公室的基本工作內(nèi)容之一就是完成學(xué)院管理的日常事務(wù)。學(xué)校的文件、任務(wù)常常直接下達(dá)到學(xué)院辦公室，學(xué)院辦公室要及時(shí)完成上級(jí)主管部門交給的各項(xiàng)任務(wù)并及時(shí)反饋相關(guān)信息。同時(shí)學(xué)院的黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等很多常規(guī)性工作都要通過學(xué)院辦公室完成[4]。工作內(nèi)容瑣碎而繁雜，學(xué)院辦公室的工作效率、工作方法是學(xué)院工作有序開展的有力保障。
4.服務(wù)師生。學(xué)院辦公室承擔(dān)學(xué)院的黨務(wù)、教學(xué)、科研、外事等各項(xiàng)工作，服務(wù)的對(duì)象和范圍十分廣泛。學(xué)院辦公室為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)才可以從瑣碎的事務(wù)中解脫出來，才能有更多的時(shí)間考慮學(xué)院的整體發(fā)展；為廣大教職工做好服務(wù)，教師才能發(fā)揮所長(zhǎng)全心全意地投入到教學(xué)科研工作中；為學(xué)生做好服務(wù)，才能使學(xué)生少走彎路，全面發(fā)展，順利完成學(xué)業(yè)。
二、二級(jí)學(xué)院黨政辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)
高校學(xué)院黨政辦公室在高校管理中所具有的重要地位和作用，決定了其工作人員必須擁有較高的管理能力和水平，所以在高校學(xué)院黨政辦公室工作要具備以下素質(zhì)。
（一）政治素養(yǎng)
高校二級(jí)學(xué)院黨政辦公室的工作具有很強(qiáng)的政策性，工作人員要了解國家、學(xué)校的政策、方針，要有領(lǐng)悟政策、方針、文件的能力，只有這樣才能準(zhǔn)確地把學(xué)校、學(xué)院的相關(guān)政策進(jìn)行領(lǐng)會(huì)與傳達(dá)，才能在工作中做到有法可依、有據(jù)可依[5]。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供建議和意見，更要求辦公室人員具有較高的政治素養(yǎng)，這樣提出的建議和意見才會(huì)符合國家和學(xué)校的發(fā)展規(guī)律，才能更有利于本單位發(fā)展。
（二）服務(wù)意識(shí)
辦公室工作瑣碎繁雜，但都事關(guān)教職員工及學(xué)生的切身利益。工作過程中一個(gè)小小的疏忽都可能對(duì)人產(chǎn)生重大影響。因此辦公室人員要有服務(wù)意識(shí)，做到“想人之所想，急人之所急”，以微笑服務(wù)為宗旨，做到愛崗敬業(yè)，在工作過程中要做到耐心、細(xì)心、熱心，將全心全意為師生員工服務(wù)的思想貫穿于辦公室工作的始終。
（三）公文處理能力
在工作過程中，辦公室要處理上級(jí)下發(fā)的各類文件，并進(jìn)行整理后傳達(dá)給本單位相關(guān)人員；有時(shí)還需要撰寫計(jì)劃、總結(jié)、申請(qǐng)、對(duì)外公函等。文字處理能力的高低是辦公室人員工作水平的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是學(xué)院管理水平的重要體現(xiàn)。
（四）學(xué)習(xí)能力和習(xí)慣
辦公室工作的主要對(duì)象是教師和學(xué)生，隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，工作對(duì)象的特點(diǎn)和思想都在發(fā)生變化。因此辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)黨和國家的方針政策、學(xué)習(xí)先進(jìn)管理知識(shí)、了解時(shí)事熱點(diǎn)，使知識(shí)結(jié)構(gòu)更加合理、業(yè)務(wù)水平不斷提高，做到與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)現(xiàn)代管理的要求，更好地為廣大師生服務(wù)。
（五）計(jì)算機(jī)外語水平
現(xiàn)代化辦公設(shè)施早已進(jìn)入高校，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為必需辦公設(shè)施，擁有較高的計(jì)算機(jī)水平可以大大提高工作效率。另外，隨著高校的發(fā)展，辦學(xué)國際化已成為必然趨勢(shì)，這勢(shì)必要求辦公室人員擁有基本的外語聽說甚至是寫的能力。
三、二級(jí)學(xué)院黨政辦公室工作管理中存在的問題
（一）事務(wù)繁忙，缺少學(xué)習(xí)時(shí)間
學(xué)院辦公室日常工作事務(wù)繁雜，工作量大，黨務(wù)、教學(xué)、科研、發(fā)文、通知、宣傳、接待……一件事接著一件事，這件事沒辦完下一件事已經(jīng)排上日程，千頭萬緒，使辦公室人員不得不把時(shí)間花在完成性事務(wù)上。而學(xué)院辦公室也經(jīng)常會(huì)有教師和學(xué)生來往辦事，環(huán)境相對(duì)嘈雜，總體來講，辦公室人員缺少學(xué)習(xí)的時(shí)間和氛圍。
（二）非科班出身，缺少系統(tǒng)培訓(xùn)
目前高校中學(xué)院辦公室人員一般都是從其他崗位調(diào)任或歸國人員家屬，即使學(xué)歷層次不低，但管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等方面的知識(shí)也相對(duì)匱乏。而在工作中大多數(shù)情況是重使用、輕培養(yǎng)，缺少系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)的機(jī)會(huì)，缺少理論指導(dǎo)。
（三）各方重視不夠
辦公室工作瑣碎而繁雜，很難量化，雖然工作任務(wù)很重，但在干部聘任、職稱評(píng)定、職業(yè)發(fā)展等方面沒有優(yōu)勢(shì)，晉升機(jī)會(huì)少，發(fā)展空間有限，導(dǎo)致辦公室人員缺少前進(jìn)的動(dòng)力，存在“不求有功，但求無過”的消極思想，不能認(rèn)真地對(duì)如何提高工作水平進(jìn)行深入的思考。
四、改進(jìn)二級(jí)學(xué)院黨政辦公室工作的方法與措施
（一）采用以人為本的管理模式
以人為本的管理模式是指從尊重人、信任人、發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性的角度實(shí)施管理。人是關(guān)鍵因素，是活躍因素，充分發(fā)揮人的作用，激發(fā)人的工作熱情，做到人與工作相結(jié)合，無論從管理者還是從被管理者的角度都符合科學(xué)發(fā)展觀的要求。領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室工作，加強(qiáng)辦公室工作管理，提高辦公室人員的地位與待遇，辦公室工作人員感受到領(lǐng)導(dǎo)以人為本的管理理念，必然會(huì)增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，工作積極性和主動(dòng)性會(huì)大大提高；辦公室人員在平時(shí)工作中貫穿以人為本的工作原則，加強(qiáng)與師生聯(lián)系，做到尊重人、理解人、關(guān)心人、幫助人，最大限度地滿足師生的需求，可化解消極對(duì)抗情緒，使廣大師生真心實(shí)意支持辦公室工作，構(gòu)建和諧辦公氛圍。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)
根據(jù)辦公室的工作特點(diǎn)，安排適當(dāng)途徑進(jìn)行思想、業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)可采取講座、座談、參觀、定期發(fā)放學(xué)習(xí)資料、制訂讀書計(jì)劃并撰寫讀書心得等多種方式。通過培訓(xùn)加強(qiáng)辦公室人員的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平，為辦公室的科學(xué)管理提供理論基礎(chǔ)和實(shí)踐機(jī)會(huì)。
（三）建立“美好”辦公理念
首先要儀容美。學(xué)院辦公室每天要接待很多人，教師、學(xué)生、外來人員，辦公室人員干凈、莊重的著裝，微笑熱情的服務(wù)，積極上進(jìn)的心態(tài)，都會(huì)給辦事者以眼前一亮的感覺。其次要環(huán)境美。辦公室人員多、工作雜、事情多、文件多，在工作中要做到責(zé)任到人，定期打掃清理，使辦公室、辦公桌干凈有序，整潔干凈的辦公環(huán)境會(huì)幫助人建立良好工作情緒，有利于工作開展。
（四）加強(qiáng)交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)
現(xiàn)在我國高等學(xué)校教學(xué)、科研相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流日益增多，但辦公室管理人員卻很少有出外學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)，沒有交流就看不到差距，就很難提高管理水平。因此，辦公室人員應(yīng)該積極和兄弟院校交流，深入思考，查找自身差距，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理水平。
二級(jí)學(xué)院黨政辦公室在高校管理過程占有重要地位，提高學(xué)院黨政辦公室管理水平是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)。因此在領(lǐng)導(dǎo)重視、自身努力、方法得當(dāng)?shù)墓餐饔孟拢瑯?gòu)建一個(gè)學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、服務(wù)型的辦公室，以適應(yīng)新時(shí)期高校管理要求，從而更好地為師生員工服務(wù)，進(jìn)而為我國高等教育事業(yè)的穩(wěn)定繁榮發(fā)展作出有力保障。
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摘 要：圖書館辦公室起著承上啟下、溝通調(diào)節(jié)的作用，在管理中起著非常重要的作用。本文通過圖書館辦公室對(duì)圖書館的管理所起到的作用，表述了辦公室的重要性；同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)圖書館服務(wù)方法的變革，如何有利于圖書館的管理服務(wù)進(jìn)行闡述。
中圖分類號(hào)：G250 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2012）03-0092-03
收稿日期：2012-04-09
作者簡(jiǎn)介：相前（1978-），連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館員。1 前言
傳統(tǒng)圖書館的管理模式主要是以書籍的收藏和管理作為重點(diǎn)，相應(yīng)的建筑設(shè)施也是以易收藏、易管理為要求。隨著信息化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷加快，當(dāng)代大學(xué)生對(duì)信息的需求和來源也發(fā)生了很大的變化，館內(nèi)書籍已無法滿足學(xué)生對(duì)信息的需求，因此，高校圖書館必須對(duì)管理模式和服務(wù)方法進(jìn)行變革，擴(kuò)大服務(wù)范圍、及時(shí)更新信息、提高管理和服務(wù)水平，滿足大學(xué)生對(duì)信息和知識(shí)的需求，最大限度地發(fā)揮圖書館對(duì)學(xué)生教育的作用。而在圖書館管理服務(wù)的變革中，圖書館辦公室的作用和服務(wù)方法的變革至關(guān)重要。
2 圖書館辦公室的作用
高校圖書館作為構(gòu)成高校教育系統(tǒng)的組成部分，是由多個(gè)業(yè)務(wù)部門組成的圖書館管理服務(wù)系統(tǒng)，是一個(gè)有機(jī)的整體。而圖書館辦公室則是負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各個(gè)層次、各個(gè)方面工作的辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)圖書館的整體起著綜合管理的作用，主要負(fù)責(zé)圖書館的規(guī)章制度的修訂、進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)館內(nèi)業(yè)務(wù)、接待來訪參觀、人事管理、圖書管理和收藏、設(shè)備管理和大量的行政事務(wù)，并且將認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針政策以及學(xué)校的辦學(xué)任務(wù)，因此，辦公室工作涉及到圖書館的各個(gè)方面，是保證圖書館正常運(yùn)行的不可忽視的重要環(huán)節(jié)。
2.1 圖書館辦公室的綜合管理作用
圖書館辦公室雖具有一定的專業(yè)性,但區(qū)別于其他各業(yè)務(wù)部門,它不直接承擔(dān)業(yè)務(wù)工作,而是協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)處理圖書館的全面工作，它的工作范圍廣泛,起著承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)絡(luò)各方的樞紐作用［1］。因其職能與其他部門不同，涉及的工作不僅包括圖書館的日常業(yè)務(wù)和行政管理，還包括對(duì)館內(nèi)各個(gè)部門的組織協(xié)調(diào)工作，不僅要認(rèn)真執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，還要對(duì)來館的學(xué)生負(fù)責(zé)，其工作具有一定的綜合性。
2.2 圖書館辦公室的服務(wù)作用
圖書館辦公室的工作還具有一定的服務(wù)性，對(duì)內(nèi)辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確的資料，配合領(lǐng)導(dǎo)完成如接待類的工作，為館內(nèi)的工作人員提供后勤保障；對(duì)外辦公室為學(xué)生提供一定的服務(wù)，諸如介紹書籍、辦理借記工作、提供閱讀環(huán)境等，同時(shí)為外來讀者辦證以及處理突發(fā)事件。
2.3 圖書館辦公室的規(guī)范作用
圖書館辦公室的工作之一就是負(fù)責(zé)全館規(guī)章制度的修訂、宣傳、監(jiān)督執(zhí)行。因此，辦公室對(duì)館內(nèi)的工作制度、工作內(nèi)容、工作程序、工作方法以及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)定，使館內(nèi)工作能夠有序的進(jìn)行。
2.4 圖書館辦公室的協(xié)調(diào)作用
圖書館辦公室因其所處的特殊位置，承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)與工作人員、領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生、工作人員與學(xué)生之間的協(xié)調(diào)任務(wù)，在他們之間起到了橋梁和紐帶的作用。
2.5 圖書館辦公室的創(chuàng)新作用
處在新的歷史發(fā)展時(shí)期,高校圖書館改革與發(fā)展的任務(wù)十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡(jiǎn)單化、程序化,陳舊保守的思想,樹立創(chuàng)新才能發(fā)展的觀念,積極探索,改革創(chuàng)新,優(yōu)質(zhì)高效地為圖書館黨政領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持,為各部門工作的協(xié)調(diào)提供保障,為讀者服務(wù)工作的井然有序提供條件［2］。
3 圖書館管理和服務(wù)方法的變革
3.1 傳統(tǒng)的高校圖書館辦公室管理
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，信息的增長(zhǎng)速度不斷加快，信息來源也越來越多，信息的資源開始從紙質(zhì)載體向電子、網(wǎng)絡(luò)載體轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的圖書館管理模式和服務(wù)方式已達(dá)不到大學(xué)生以及其他讀者的需求，為適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，圖書館的管理由館內(nèi)向館外延伸，使得高校辦公室的管理模式、服務(wù)模式和理念都發(fā)生了很大的變化。
要完成這種轉(zhuǎn)變，我們必須認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的特點(diǎn)以及不足，才能從根本上完成這種轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)高校圖書館辦公室具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
3.1.1 服務(wù)的封閉性
高校圖書館，在長(zhǎng)期的發(fā)展中，致使圖書館辦公室形成了為特定的區(qū)域、特定的范圍、特定的人群服務(wù)的模式，加上因人員、服務(wù)的有限，使得不能發(fā)揮更大的作用。
3.1.2 服務(wù)的滯后性
圖書館在發(fā)展過程中，其管理模式以及體制也是隨著圖書館的發(fā)展而逐漸確定的，其館內(nèi)工作人員大多是由上級(jí)安排，在最初的發(fā)展中，起到了很大的作用，但是隨著信息化、科技化的發(fā)展，以及圖書館自身的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室管理服務(wù)模式已不能滿足社會(huì)和學(xué)生對(duì)信息的需求，效率低下，已滯后于圖書館的發(fā)展。
3.1.3 服務(wù)的被動(dòng)性和單一性
傳統(tǒng)的辦公室服務(wù)大多是被動(dòng)的，其服務(wù)多是在得知上級(jí)任務(wù)、部門反映、學(xué)生反映之后才開始的，具有一定的被動(dòng)性，而且圖書館辦公室的服務(wù)對(duì)象相對(duì)固定，與校內(nèi)的其他部門較少來往，獲取信息的渠道以及方式也僅限于辦公室，因此還具有一定的單一性。
因此對(duì)圖書館辦公室進(jìn)行變革，主要從管理模式和服務(wù)方法上進(jìn)行變革，才能使圖書館更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于讀者。
3.2 對(duì)傳統(tǒng)圖書館辦公室管理的變革
3.2.1 改變服務(wù)理念，提供個(gè)性化服務(wù)
高校圖書館作為高校信息資源和知識(shí)的存儲(chǔ)地，不僅要儲(chǔ)存好館內(nèi)的書籍和多媒體資源，要使圖書館的利用率得到提高，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念和方法。辦公室在做好館內(nèi)文獻(xiàn)借閱、咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同專業(yè)的學(xué)生或?qū)W生的興趣愛好，提供不同的信息服務(wù)，并且根據(jù)以下信息需求的特點(diǎn)，提供信息服務(wù)：①隨著科技的發(fā)展，信息的載體逐漸多元化，如書籍、電子、網(wǎng)絡(luò)、聲像光盤等，已形成了多媒介并存、相互補(bǔ)充的信息資源。②隨著信息資源的不斷增多，讀者對(duì)信息的需求范圍隨著時(shí)間、地域的不同，對(duì)信息的需求范圍也在發(fā)生變化。③隨著信息資源的來源不斷增多，信息的內(nèi)容也非常豐富，讀者對(duì)信息的需求不僅需要近期的，而且對(duì)回溯性的信息資源也有很大的需求。
因此，高校圖書館應(yīng)逐漸完善圖書館的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息資源的集約化，根據(jù)圖書館資源的豐富性和讀者需求資源的廣泛性，使圖書館辦公室在管理和服務(wù)上做到有針對(duì)性地開展服務(wù)，為讀者提供更好的信息資源。
3.2.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，提供人性化服務(wù)
傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的服務(wù)主要是等待大學(xué)生進(jìn)館借閱圖書，并且受到人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、體制的限制，使得高校圖書館辦公室的服務(wù)變得被動(dòng)。因此，應(yīng)采用主動(dòng)的服務(wù)方式，為滿足大學(xué)生和社會(huì)讀者的信息需求，提供全面有效的信息服務(wù)，使圖書館的效益最大化，并主動(dòng)與其他服務(wù)機(jī)構(gòu)之間形成信息互補(bǔ)的機(jī)制，互通、共享資源，形成社會(huì)化的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)體系，并發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，通過郵件、傳真等方式，為讀者提供人性化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)。
3.2.3 整合信息資源，提高服務(wù)水平
隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校圖書館面臨著巨大的挑戰(zhàn)，要實(shí)現(xiàn)圖書館的價(jià)值，必須以讀者為中心，從讀者的需求出發(fā)，整合信息資源，提高信息利用率，首先辦公室應(yīng)將圖書館自身所具備的資源，包括書籍資源、電子資源、視聽資源進(jìn)行整合，并將其內(nèi)容進(jìn)行不同層次的劃分，以滿足不同需求的讀者，提高信息資源的有效利用率；其次，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立虛擬圖書館，并按一定的主體，將不同的資源按類進(jìn)行整合，滿足對(duì)不同信息的需求。因此，圖書館應(yīng)在最短的時(shí)間以最高的效率，通過采集、收錄、管理、存儲(chǔ)的方式，將信息資源分層次地進(jìn)行整合，方便讀者對(duì)信息的搜索和需求。
3.3 對(duì)傳統(tǒng)圖書館服務(wù)方法的變革
3.3.1 改善服務(wù)方式，提高服務(wù)效率
高校圖書館在長(zhǎng)期的發(fā)展中，辦公室對(duì)圖書館內(nèi)的書籍文獻(xiàn)主要是通過手工操作，進(jìn)行登記、分類、編目等，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，建立了圖書館網(wǎng)站，進(jìn)行虛擬圖書館操作，在網(wǎng)頁上設(shè)立導(dǎo)航，對(duì)學(xué)科、專業(yè)、主題等進(jìn)行分類，利用網(wǎng)絡(luò)檢索，使讀者能夠更快地找到自己想要的信息，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行共享建設(shè)，通過虛擬圖書館，提高資源的利用率。
3.3.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)
當(dāng)今世界是一個(gè)信息化的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已深入各行各業(yè)，網(wǎng)絡(luò)已是生活中不可或缺的一部分，現(xiàn)代高校圖書館的服務(wù)平臺(tái)，已是集書籍、多媒體、網(wǎng)絡(luò)為一體的綜合性系統(tǒng)，對(duì)于高校圖書館的發(fā)展，必然與網(wǎng)絡(luò)密不可分，因此，圖書館辦公室應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)信息導(dǎo)航與信息內(nèi)容的開發(fā)整理，整合信息化流程，利用網(wǎng)絡(luò)信息的快捷性和方便性提供更好的信息服務(wù)，逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。將圖書館的信息資源進(jìn)行整合，建立一個(gè)共同的服務(wù)平臺(tái)，利用圖書館的先進(jìn)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)數(shù)字化的信息資源，提高信息服務(wù)的效率。
3.3.3 創(chuàng)新管理制度，提高服務(wù)質(zhì)量
傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的主要職責(zé)是對(duì)圖書館內(nèi)的信息資源進(jìn)行管理，并盡可能多的將信息資源提供給學(xué)生或讀者，隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)生或讀者對(duì)信息資源的獲取渠道也越來越多，但是往往找不到自己想要的資源，因此，高校圖書館要為學(xué)生或讀者提供及時(shí)、有效、具有針對(duì)性的信息資源，首先必須要對(duì)圖書館辦公室的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，才能夠解決本領(lǐng)域較為深層次的問題。為了達(dá)到更好的服務(wù)效果和效益，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)工作：首先，要了解大學(xué)生或讀者的需求，辦公室可以組織定期調(diào)查。其次，對(duì)有關(guān)的學(xué)科信息資源進(jìn)行搜集和整理，建立數(shù)據(jù)庫，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供導(dǎo)航，方便讀者搜索和提供更全面的資源；再次，對(duì)于建立起來的信息資源數(shù)據(jù)庫，應(yīng)加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，讓大學(xué)生讀者及相關(guān)的讀者了解信息資源數(shù)據(jù)庫的使用方法，并開設(shè)相應(yīng)的咨詢服務(wù)臺(tái)；最后，加強(qiáng)與學(xué)院的其他院系的合作，并為相關(guān)的院系提供相應(yīng)的學(xué)科資源，提供相應(yīng)的咨詢服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。
3.3.4 加強(qiáng)溝通交流，提高工作效率
高校圖書館的建立，是為了給大學(xué)生或相關(guān)的讀者提供有效的信息服務(wù)，其本質(zhì)就是服務(wù)學(xué)生或讀者，因此，圖書館辦公室應(yīng)將工作的重心放在服務(wù)學(xué)生上，同時(shí)，為了增加學(xué)生或讀者對(duì)圖書館的了解，應(yīng)讓學(xué)生或相關(guān)的讀者參與到圖書館的管理中，因?yàn)樗麄冏盍私庾x者需要什么樣的信息和服務(wù)，因此加強(qiáng)與學(xué)生和相關(guān)讀者的溝通與交流，可以增進(jìn)相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相關(guān)的反饋機(jī)制，搜集讀者的需求和建議，對(duì)圖書館的管理進(jìn)行調(diào)整，提高服務(wù)質(zhì)量，改善服務(wù)內(nèi)容，滿足讀者需求，提高工作效率。
4 結(jié)語
高校圖書館辦公室的工作是圖書館管理中的重要組成部分，做好辦公室工作，對(duì)于提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書館的管理方法也在不斷變化，只有不斷提高圖書館的管理水平和改善服務(wù)方法，才能提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量，并根據(jù)現(xiàn)代圖書館的發(fā)展要求，將高校圖書館建設(shè)成為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的數(shù)字圖書館。
參考文獻(xiàn)：
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為貫徹黨的*精神，落實(shí)總書記“在全社會(huì)形成關(guān)心國防、熱愛國防、建設(shè)國防、保衛(wèi)國防的生動(dòng)局面”的要求，根據(jù)教育部、總參謀部、總政治部有關(guān)文件精神，確定開展*省學(xué)校國防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)。通過國防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，進(jìn)一步推動(dòng)《中華人民共和國國防法》、《中華人民共和國國防教育法》和《全民國防教育大綱》的貫徹實(shí)施，促進(jìn)我省學(xué)校國防教育工作廣泛、深入、持久地開展，激發(fā)學(xué)生的愛國熱情，培養(yǎng)國防意識(shí)，增強(qiáng)國防觀念。
一、參與對(duì)象及形式
大學(xué)1~2年級(jí)以軍訓(xùn)、閱兵式、國防知識(shí)答卷為主；高中1~2年級(jí)以軍訓(xùn)、電視大獎(jiǎng)賽、國防知識(shí)答卷為主；初中1~3年級(jí)以電視大獎(jiǎng)賽和國防知識(shí)答卷為主；小學(xué)1~6年級(jí)以國防知識(shí)答卷為主。
二、競(jìng)賽內(nèi)容
本次國防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)統(tǒng)一以國家國防教育辦公室推薦，教育部國防教育辦公室審定，人民出版社出版的小學(xué)、初中《國防教育》讀本、高中《高級(jí)中學(xué)軍事訓(xùn)練教材》、大學(xué)《大學(xué)生軍事訓(xùn)練教程》為主要內(nèi)容。以上圖書由新華書店統(tǒng)一發(fā)行。
三、活動(dòng)安排
（一）成立*省學(xué)校國防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)組委會(huì)，下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)本次活動(dòng)的組織實(shí)施工作。
（二）各市教育行政部門和各學(xué)校可成立相應(yīng)的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或明確專門的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本市、本校競(jìng)賽活動(dòng)的組織實(shí)施。
（三）競(jìng)賽活動(dòng)分三個(gè)階段進(jìn)行。
第一階段（20*年*—*月）
由各市教育行政部門、各高校組織實(shí)施。
（1）下發(fā)通知，制定方案。做好國防知識(shí)競(jìng)賽的宣傳發(fā)動(dòng)工作，采取講座、演講等多種形式，充分調(diào)動(dòng)廣大學(xué)生參與國防教育的積極性。
（2）組織好本市、本校的“國防知識(shí)大獎(jiǎng)賽”（或其他形式的市級(jí)“國防知識(shí)搶答賽”）。有關(guān)省電視大獎(jiǎng)賽總決賽事項(xiàng)另行通知。
第二階段（20*年*月—*月）
由省學(xué)校國防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)組委會(huì)，各市教育行政部門、各高校負(fù)責(zé)組織實(shí)施。
（1）大學(xué)組織軍訓(xùn)、閱兵式。同時(shí)組織軍事知識(shí)學(xué)習(xí)和國
防知識(shí)答卷工作。
（2）中學(xué)組織軍訓(xùn)、電視大獎(jiǎng)賽和國防知識(shí)答卷工作。（中學(xué)生電視大獎(jiǎng)賽于20*年*月舉行決賽，具體方案另行通知）。
（3）小學(xué)組織軍事知識(shí)學(xué)習(xí)、國防知識(shí)答卷工作。
（4）認(rèn)真做好國防知識(shí)答卷的回收、評(píng)卷工作。
第三階段（20*年*月）
為表彰在這次活動(dòng)中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，設(shè)優(yōu)秀組織獎(jiǎng)、先進(jìn)學(xué)校獎(jiǎng)、優(yōu)秀校長(zhǎng)獎(jiǎng)、先進(jìn)個(gè)人獎(jiǎng)。優(yōu)秀組織獎(jiǎng)標(biāo)準(zhǔn)是：組織領(lǐng)導(dǎo)深入扎實(shí)，參加活動(dòng)的學(xué)校和學(xué)生數(shù)量多、比例大，國防教育知識(shí)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)數(shù)量多、獎(jiǎng)項(xiàng)高的市、縣（市區(qū)）教育行政部門。先進(jìn)學(xué)校獎(jiǎng)標(biāo)準(zhǔn)是：學(xué)校有國防教育領(lǐng)導(dǎo)小組，班組有國防興趣小組，有經(jīng)常性國防教育活動(dòng)，有國防教育知識(shí)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)?wù)摺?yōu)秀校長(zhǎng)獎(jiǎng)、先進(jìn)個(gè)人獎(jiǎng)主要是表彰在活動(dòng)中作出突出貢獻(xiàn)的先進(jìn)個(gè)人。
四、活動(dòng)要求
（一）各市、各高校活動(dòng)的實(shí)施方案，于20*年*月*日前報(bào)*省國防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)組委會(huì)辦公室。
（二）各市、各高校活動(dòng)情況總結(jié)及相關(guān)材料，于20*年*月*日前報(bào)*省國防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)組委會(huì)辦公室。
（三）各級(jí)教育行政部門及學(xué)校要提高對(duì)國防教育的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)；活動(dòng)應(yīng)本著隆重、熱烈、簡(jiǎn)樸、安全的原則，認(rèn)真做好活動(dòng)的宣傳、發(fā)動(dòng)工作，確保本次活動(dòng)順利開展并取得良好效果。
【關(guān)鍵詞】高校二級(jí)學(xué)院；行政辦公室；行政人員
校、院兩級(jí)管理是當(dāng)前我國高等院校的常見管理模式。二級(jí)學(xué)院行政辦公室是高等學(xué)校的基層管理部門和綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)輔助管理和行政服務(wù)等重要職責(zé)，也是鏈接學(xué)校、學(xué)院和學(xué)生的紐帶。在高校教育改革的大背景下，各高等院校的發(fā)展模式由傳統(tǒng)的規(guī)模擴(kuò)張逐漸轉(zhuǎn)向質(zhì)量提升，學(xué)院行政工作面臨新的問題和挑戰(zhàn)，這也就對(duì)行政管理人員提出了更高要求。本文在簡(jiǎn)要概括高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了二級(jí)學(xué)院行政管理工作改革的幾點(diǎn)建議。
1）二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作具有輔
近年來，隨著高校教育與管理體制改革的深入進(jìn)行，越來越多的專家學(xué)者走上了管理崗位，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。這些教授、學(xué)者在任職初期可能會(huì)因?yàn)槿鄙傧鄳?yīng)經(jīng)驗(yàn)在行政管理方面無法做到面面俱到，從而需要學(xué)院辦公室提供必要的輔助服務(wù)。行政人員應(yīng)時(shí)刻把握好學(xué)院各方面工作的動(dòng)態(tài)和進(jìn)展，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)熟悉教學(xué)、學(xué)生管理、科研、人事工作的各項(xiàng)章程、政策和要求，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和處理，對(duì)緊急事項(xiàng)及時(shí)向院系領(lǐng)導(dǎo)層請(qǐng)示報(bào)告。
2）二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作具有繁雜性
辦公室行政人員既需要處理日常的行政事務(wù)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)、溝通和聯(lián)絡(luò)的任務(wù)，又擔(dān)任著院系領(lǐng)導(dǎo)的助手，服務(wù)的對(duì)象面向全院師生，行政事務(wù)非常繁雜。除上述職責(zé)外，辦公室涉及的日常事務(wù)還包括收文發(fā)文，重要文件整理和歸檔，會(huì)務(wù)籌備與接待，人事管理，固定資產(chǎn)登記與管理，會(huì)議紀(jì)要整理及相關(guān)新聞報(bào)道撰寫，院系網(wǎng)站建設(shè)、更新和維護(hù)，辦公設(shè)施的日常維護(hù)，辦公用品采購等。行政辦公室每天都有大量的事務(wù)性工作，常需要做到多任務(wù)處理。
3）二級(jí)學(xué)院行政辦公室承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要職責(zé)
二級(jí)學(xué)院行政人員在傳達(dá)貫徹學(xué)校的工作精神，保障學(xué)院正常工作及聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門以及師生方面起著不可或缺的作用。辦公室需做好學(xué)校重要公文、資料、信息的宣傳報(bào)道工作，擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)，下情上報(bào)的職責(zé)，是聯(lián)系廣大學(xué)生與校院教學(xué)機(jī)構(gòu)，廣大教職員工與學(xué)校管理機(jī)構(gòu)的重要橋梁和紐帶，還需加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，樹立良好的社會(huì)形象。
4）二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作具有可預(yù)見性
高校常規(guī)行政工作具有一定的規(guī)律性和反復(fù)性。例如每年的新生入學(xué)、畢業(yè)生就業(yè)離校等學(xué)生工作，科研項(xiàng)目申報(bào)，職稱評(píng)審，教職工年終考核，人事招聘等事務(wù)都是在特定時(shí)間進(jìn)行。這類工作的政策精神、指導(dǎo)思想往往具有一定的一貫性和持續(xù)性，可按照既定步驟和章程進(jìn)行辦理，因此相應(yīng)的行政工作具有一定的可預(yù)見性。
5）二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作具有突發(fā)性
辦公室工作面向廣大師生及上級(jí)管理部門。因此，日常實(shí)踐中常會(huì)遇到突發(fā)狀況或接到臨時(shí)性緊急任務(wù)，這需要行政人員具有奉獻(xiàn)精神和良好的應(yīng)急反應(yīng)能力。
6）二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作的重要性易被忽略
高校教師根據(jù)職責(zé)不同，一般可分為教學(xué)崗，科研崗，實(shí)驗(yàn)技術(shù)崗，行政管理崗等。行政管理工作也往往容易招致誤解和忽略。辦公室行政人員應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)與廣大師生的溝通與協(xié)作，強(qiáng)化服務(wù)精神，提高工作效率，減少因忽略行政工作重要性而引起的誤解和矛盾。
針對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作上述特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐中的具體情況，提出以下改革建議，以供參考和討論：
1）實(shí)現(xiàn)行政工作現(xiàn)代化管理
“辦公自動(dòng)化”的普及已成為行政工作的常規(guī)模式。如今高校辦公室行政工作所涉及的數(shù)據(jù)量巨大，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)和純?nèi)斯まk公已經(jīng)無法滿足日常工作需求。準(zhǔn)確、高效的行政工作需求要求高校行政人員不斷提高自身對(duì)信息化設(shè)備的掌握水平。計(jì)算機(jī)、手機(jī)、電子郵件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將行政人員從繁雜低級(jí)的文字處理及文件報(bào)送等體力勞動(dòng)中解脫出來，用網(wǎng)絡(luò)傳輸代替了人工傳輸，讓得他們能夠更加集中精力處理手頭亟待解決的工作任務(wù)，極大提高了整個(gè)單位的工作效率。
2）提高信息化安全程度
信息化辦公系統(tǒng)一般都存儲(chǔ)著大量的機(jī)密數(shù)據(jù)和信息，若這些信息通過明文傳送，易被攔截從而引發(fā)安全隱患。提高行政辦公系統(tǒng)的數(shù)字身份認(rèn)證安全性，對(duì)機(jī)密的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行保密處理，對(duì)電腦采取必要保護(hù)措施。
3）不斷提高行政人員的綜合素質(zhì)
行政人員的綜合素質(zhì)既包括政治、文化素質(zhì)，也包括業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。在實(shí)踐中常有一種觀點(diǎn)誤認(rèn)為相較于教學(xué)科研崗而言，高校行政崗工作在技術(shù)層面沒有什么含金量，從事行政工作的人員并不需要專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。然而，行政人員如果不能主動(dòng)學(xué)習(xí)上級(jí)部門下達(dá)的相關(guān)政策和文件，不掌握相關(guān)業(yè)務(wù)技能，就無法為高校教職工提供較好的輔助工作。因此，行政人員在日常工作中需要不斷學(xué)習(xí)和提高自己的業(yè)務(wù)技能。此外，行政人員每天需要面對(duì)的工作非常繁雜，如何做到穩(wěn)中有序，疏而不漏，就需要行政人員具備很強(qiáng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力：需要先對(duì)手頭工作的輕重緩急進(jìn)行區(qū)分，明確規(guī)劃，優(yōu)先處理亟待解決的主要矛盾；同時(shí)還應(yīng)學(xué)習(xí)如何對(duì)不同性質(zhì)的工作任務(wù)進(jìn)行歸納和分類，集中力量解決相同或相似類型的工作。概括而言，辦公室工作雖然繁瑣，但是有章可循，行政人員應(yīng)根據(jù)某一類型工作的特點(diǎn)，建立科學(xué)詳細(xì)的工作制度，從而適應(yīng)辦公室行政管理工作的各項(xiàng)需求。
4）落實(shí)行政人員定期培訓(xùn)
高校行政人員的工作績(jī)效和業(yè)務(wù)水平極大程度關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的利益。學(xué)校所制定的方針政策只有通過行政辦公室才能夠高效地傳達(dá)到各二級(jí)學(xué)院，再傳達(dá)給教職工和學(xué)生；與此同時(shí)，辦公室也需要對(duì)信息進(jìn)行匯總和反饋。因此，行政人員尤其是關(guān)鍵崗位的行政人員需要定期接受相關(guān)培訓(xùn)，包括對(duì)工作人員的專業(yè)知識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平及管理水平進(jìn)行有計(jì)劃的培訓(xùn)；定期組織行政人員分批外出參加學(xué)習(xí)，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)。
5）建立健全行政管理工作績(jī)效評(píng)估體制
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要重視和認(rèn)可二級(jí)學(xué)院行政人員的貢獻(xiàn)，目前，重科研成果、輕行政工作的現(xiàn)象還普遍存在于很多高等院校。由于沒有認(rèn)識(shí)到行政隊(duì)伍對(duì)學(xué)院和學(xué)校建設(shè)的重要性，在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，行政工作被誤解為替代性很強(qiáng)的純事務(wù)性工作，這就造成人員配備上良莠不齊的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如果要提高行政隊(duì)伍的工作水平，就需要一定的激勵(lì)措施，需要對(duì)行政管理工作進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。但由于高校辦公室的行政工作具有復(fù)雜性和不確定性，難以直接進(jìn)行工作成績(jī)的量化評(píng)估，因此，需要將定量指標(biāo)與定性指標(biāo)相結(jié)合進(jìn)行評(píng)估，建立立體的績(jī)效評(píng)估體系，讓更多的相關(guān)人員參與到評(píng)估中來，才會(huì)使評(píng)估結(jié)果更加準(zhǔn)確和客觀。
院系辦公室行政人員的工作繁瑣又平凡，但每一件工作都關(guān)乎院系師生的切身利益，他們的業(yè)績(jī)直接體現(xiàn)在院系的日常工作能夠正常高效進(jìn)行。本文只是對(duì)高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作的特點(diǎn)和改革建議進(jìn)行探討，由于管理人員的諸多素質(zhì)需要與他所服務(wù)的崗位相匹配，根據(jù)各院校不同的發(fā)展情況，行政人員可能還需具備許多特定的素質(zhì)。總之，行政人員需要牢記自己的崗位職責(zé)，全面了解工作特點(diǎn)，不斷提高自身素質(zhì)，為學(xué)院的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
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各盟市招生考試委員會(huì)辦公室：
根據(jù)《教育部關(guān)于做好2016年全國成人高校考試招生工作的通知》（教學(xué)〔2016 〕7號(hào)）有關(guān)要求，我區(qū)2016年成人高校招生統(tǒng)一考試時(shí)間為2016年10月29日—31日，現(xiàn)將各科目考試時(shí)間安排公告如下：
2016年成人高校招生統(tǒng)一考試時(shí)間表
（一）高中起點(diǎn)升本、專科考試時(shí)間表
（二）專升本考試時(shí)間表
請(qǐng)各盟市據(jù)此安排好相關(guān)工作，并及時(shí)向廣大成人高考考生宣傳告知考試時(shí)間安排。
招生考試委員會(huì)辦公室
2016年9月7日
[論文摘要]高校辦公室系統(tǒng)的工作，不僅僅是具體的事務(wù)性、服務(wù)性工作，還廣泛涉及到許多人事關(guān)系、條塊關(guān)系，需要平衡協(xié)調(diào)好許多個(gè)人與集體、局部與整體的復(fù)雜關(guān)系。結(jié)合在高校的院系辦公室工作的經(jīng)歷和實(shí)踐，以提高高校院系行政系統(tǒng)的管理效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量為主，對(duì)實(shí)際工作進(jìn)行了總結(jié)，并對(duì)高校院系的管理進(jìn)行了思考和探索。
高校辦公室系統(tǒng)的工作，不僅僅是具體的事務(wù)性、服務(wù)性工作，還廣泛涉及到許多人事關(guān)系、條塊關(guān)系，需要平衡協(xié)調(diào)好許多個(gè)人與集體、局部與整體的復(fù)雜關(guān)系。因此，高校的辦公室崗位既是責(zé)任重大的崗位，也是鍛煉和提高能力的崗位。如何配合做好院系的各項(xiàng)工作，則是院系辦公室主任的第一任務(wù)。
南京大學(xué)物理系于1920年建系，在我國是建立最早的物理系之一，是一個(gè)人才輩出、具有優(yōu)良傳統(tǒng)的大系。南京大學(xué)物理系的發(fā)展，既受到校外院系的關(guān)注，也關(guān)系到南京大學(xué)相關(guān)學(xué)科的未來。因此，要將南京大學(xué)物理系建成國內(nèi)最強(qiáng)的物理系，需要在教學(xué)、科研等方面做出大量的優(yōu)秀工作，這就需要對(duì)物理系的方方面面進(jìn)行科學(xué)的管理，增強(qiáng)行政執(zhí)行力、為教職工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
辦公、辦事、辦會(huì)，是辦公室的基本任務(wù)。區(qū)分好常規(guī)工作和緊急任務(wù)，分清事情的輕重緩急，做到不誤事則是辦公室工作最基本的職責(zé)。
始終圍繞南京大學(xué)“以學(xué)科建設(shè)為核心，師資隊(duì)伍建設(shè)為龍頭，樹立管理以教學(xué)、科研服務(wù)為目標(biāo)”的指導(dǎo)思想，確立為教職工服務(wù)的意識(shí)，團(tuán)結(jié)和組織好行政人員，做好行政人員的思想工作，提高大家的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)條塊之間的配合協(xié)調(diào)，實(shí)行首問負(fù)責(zé)制，為物理系的教學(xué)、科研做好保障。
一、立足服務(wù)，規(guī)范日常工作
勤儉節(jié)約，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，堅(jiān)持每天在校園網(wǎng)上及時(shí)查閱學(xué)校的最新文件、了解學(xué)校的最新事件，并將相關(guān)信息及時(shí)通知相關(guān)的老師。
為了做好物理系的對(duì)外宣傳工作，在原有基礎(chǔ)上，組織人員做好物理系主頁（/newphy/index.asp）的更新和維護(hù)工作。
從2006年3月28日起，組織編輯了第一期《南京大學(xué)物理系工作簡(jiǎn)報(bào)》，將系內(nèi)的大小事情客觀地向全系，并在系主頁上及時(shí)公布。
為規(guī)范管理，在年底組織行政人員從教學(xué)、科研、管理等方面對(duì)相關(guān)的年度工作進(jìn)行總結(jié)，并將總結(jié)發(fā)到工作簡(jiǎn)報(bào)上。
物理系的重大科研成果等都能在工作簡(jiǎn)報(bào)中及時(shí)予以介紹，相關(guān)稿件還主動(dòng)推薦給南京大學(xué)的《科技信息》。
為了做好《南京大學(xué)物理系工作簡(jiǎn)報(bào)》的持續(xù)編輯工作，在2006年和2007年兩次全系聚會(huì)時(shí)，將全年的工作簡(jiǎn)報(bào)裝訂成冊(cè)發(fā)給教職工，起到了很好的宣傳效果，并得到了大家的認(rèn)可。大家有了需要或交流的信息時(shí)，就直接將稿件送到工作簡(jiǎn)報(bào)中。
在全系教職工的支持和幫助下，到2008年2月底，已經(jīng)堅(jiān)持完成了71期工作簡(jiǎn)報(bào)。現(xiàn)在，《物理系工作簡(jiǎn)報(bào)》已經(jīng)成為物理系的一個(gè)專項(xiàng)工作，也是全系教職工及時(shí)信息、展現(xiàn)各自工作的一個(gè)平臺(tái)。同時(shí)，為各位老師在進(jìn)行各類總結(jié)材料時(shí)提供了積累。
二、完善制度，提高辦公能力
努力做好無紙化辦公。做好每次系行政會(huì)的會(huì)議記錄，并整理出會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。
收集、整理好物理系上報(bào)給各級(jí)部門的文件，以及發(fā)給系內(nèi)教職工的各類文件的電子檔案，使今后的工作能夠有據(jù)可依，同時(shí)也便于大家的監(jiān)督。
積極參與學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的組織。隨著科研工作的不斷發(fā)展，各類國內(nèi)外的交流活動(dòng)也更趨頻繁。辦公室人員不斷加強(qiáng)自身的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)形勢(shì)的需要。在確保教師學(xué)術(shù)交流質(zhì)量的前提下，積極參與相關(guān)活動(dòng)的策劃、組織和總結(jié)，逐步形成具有自己傳統(tǒng)的會(huì)議組織模式，盡量減少教師在會(huì)議組織工作上的負(fù)擔(dān)。
三、配合教學(xué)，豐富學(xué)生活動(dòng)
南京大學(xué)目前的校區(qū)分布在長(zhǎng)江兩岸（江南的鼓樓校區(qū)和江北的浦口校區(qū)）。物理系一、二、三年級(jí)的本科生在蒲口校區(qū)學(xué)習(xí)，四年級(jí)本科生和研究生在鼓樓校區(qū)學(xué)習(xí)。協(xié)調(diào)和安排好學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活一直是學(xué)生工作辦公室的難事，這就需要多動(dòng)腦筋，處理好學(xué)生學(xué)習(xí)和生活中的瑣事，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情。
組織院士、長(zhǎng)江學(xué)者等知名教授到浦口校區(qū)為本科生做報(bào)告，開設(shè)物理學(xué)前沿講座。精心選擇責(zé)任心強(qiáng)的老師擔(dān)任學(xué)生輔導(dǎo)員，充分發(fā)揮學(xué)生會(huì)的作用，經(jīng)常結(jié)合物理教學(xué)、傳統(tǒng)節(jié)日、以及時(shí)事，組織有意義的學(xué)生活動(dòng)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行拓展訓(xùn)練，努力把學(xué)生向積極向上的方向引導(dǎo)。
學(xué)生工作的精彩內(nèi)容及時(shí)在工作簡(jiǎn)報(bào)中，讓學(xué)生感受到系里對(duì)他們的關(guān)心和支持，促進(jìn)學(xué)生工作進(jìn)入良好的自我管理模式中。
四、以人為本，做教職工的知心人
辦公室是全系的后勤保障部門，辦公室的工作定位于服務(wù)。要提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就必須不斷提高自己的工作能力。因此，平時(shí)注意廣交朋友，積累資源和經(jīng)驗(yàn)，配合做好其他各方面的工作，積極營造和諧的工作環(huán)境。在資源有限的情況下，努力做到用真情感動(dòng)教職工、盡可能不讓教職工因瑣事而分散教學(xué)、科研的精力。
做好辦公室工作，不僅要辦好公事，還要在可能的范圍內(nèi)努力為大家辦好私事。利用各種機(jī)會(huì)，加強(qiáng)與教職工的溝通，及時(shí)了解他們的想法和困難，幫助教職工解決一些實(shí)際困難，做教職工的知心人，讓大家為物理系的發(fā)展多講知心話、真心話。
尊重退休教職工，每年安排退休人員來系座談，向他們請(qǐng)教經(jīng)驗(yàn)，盡可能滿足他們的合理要求。
掌握身體狀況不佳的教職工的健康情況，在第一時(shí)間處理好生病教職工的一些事情，及時(shí)匯報(bào)給系領(lǐng)導(dǎo)，并按領(lǐng)導(dǎo)意見安排相關(guān)人員探望病人，讓他們感受到集體的溫暖。
關(guān)鍵詞：獨(dú)立院校 系辦公室建設(shè) 新思路
最近幾年，隨著我國高等教育不斷深化改革，獨(dú)立院校已經(jīng)成為我國高等教育主力軍之一，承擔(dān)著培養(yǎng)高素質(zhì)本科人才的歷史重任。為了更好發(fā)揮獨(dú)立院校系部辦公室在管理、溝通和協(xié)調(diào)方面的職能作用，需要我們切實(shí)做好辦公室建設(shè)工作，不斷創(chuàng)新，切實(shí)提升系部辦公室的工作質(zhì)量和效率。
一、新時(shí)期獨(dú)立院校辦公室建設(shè)面臨的難題分析
（一）辦公室工作人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提升
在很多獨(dú)立院校中，獨(dú)立院校各個(gè)系部辦公室工作人員多數(shù)都是從機(jī)關(guān)干部、輔導(dǎo)員、教師群體中選調(diào)而來的，這些工作人員都屬于半路出家，并沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)教育，業(yè)務(wù)技能不強(qiáng)。有的工作人員是剛從學(xué)校畢業(yè)的學(xué)生，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)和對(duì)高校系部具體管理實(shí)務(wù)的深刻認(rèn)知，解決復(fù)雜問題的能力不足，把握全局的能力較差，這些都不同程度上會(huì)顯著影響到院系辦公室管理工作的質(zhì)量和效率。在進(jìn)行辦公室隊(duì)伍建設(shè)過程中，得不到高校的充分重視，在一些教學(xué)科研主體中認(rèn)為辦公室工作誰都可以做，不需要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化配置。最終導(dǎo)致獨(dú)立院校系部辦公室工作隊(duì)伍凝聚力不足，人才流失嚴(yán)重，對(duì)獨(dú)立院校各個(gè)系部教學(xué)管理工作開展將會(huì)產(chǎn)生巨大不利影響。
（二）思想意識(shí)不夠開闊
在當(dāng)前的獨(dú)立院校系部辦公室系統(tǒng)中還有不少工作人員的思想比較落后，工作思維一致停留在傳統(tǒng)工作領(lǐng)域，沒有及時(shí)做好改變和調(diào)整。辦公室工作隊(duì)伍對(duì)外宣傳主動(dòng)意識(shí)不足，對(duì)外界的了解程度較差，不能緊跟時(shí)展進(jìn)程，及時(shí)做出改變，自我提高意識(shí)較差，系部辦公室工作開展范圍不廣泛。在信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，獨(dú)立院校系辦公室工作人員審視和處理問題的能力不足，很難保證在具體工作中提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。此外，在部分獨(dú)立院校很多系部領(lǐng)導(dǎo)的思想中，“管理干部隊(duì)伍也是一支重要的隊(duì)伍”的理念還未全面得到認(rèn)可，要求系部辦公室工作人員服從并協(xié)調(diào)各方面工作，獨(dú)立院校系部辦公室工作隊(duì)伍一直從屬于高校教學(xué)科研主體之下。
（三）系部辦公室管理制度建設(shè)不完善
由于獨(dú)立院校系部辦公室管理制度建設(shè)不完善，工作人員在工作過程中不主動(dòng)、不積極，面對(duì)工作消極對(duì)待，經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，由于缺少相應(yīng)的考核制度，在制定方面缺少對(duì)辦公室工作人員的約束和限制，對(duì)獨(dú)立院校系部教學(xué)管理工作質(zhì)量提升產(chǎn)生了不小的影響。目前，在很多獨(dú)立院校系部辦公室中在日常辦公、辦事、辦會(huì)等事務(wù)性工作開展過程中存在流程不順暢、隨性強(qiáng)、工作效率低下的現(xiàn)象，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)辦和漏辦現(xiàn)象。還有辦公室出現(xiàn)有些同事忙個(gè)不停，有些同事閑得沒事可做。這些問題是制度建設(shè)方面導(dǎo)致的。
二、獨(dú)立院校辦公室建設(shè)新思路分析
（一）建設(shè)一支高素質(zhì)的獨(dú)立院校辦公室工作隊(duì)伍
獨(dú)立院校各個(gè)系部工作人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響到系部各項(xiàng)工作的高效開展，影響到各個(gè)工作流程的質(zhì)量和工作效率。因此，需要系部辦公室重視專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高整個(gè)隊(duì)伍的整體工作能力，這樣才能切實(shí)保證辦公室工作能夠深入開展，做好辦公室各項(xiàng)工作。獨(dú)立院校系部辦公室在日常辦公過程中常常 面臨很多突發(fā)事件，需要辦公室工作人員及時(shí)反應(yīng)，采取合理措施將其解決，這些突發(fā)事件常常工作時(shí)間緊，任務(wù)重，如果不能及時(shí)作出相應(yīng)的反應(yīng)，及時(shí)解決，會(huì)對(duì)獨(dú)立院校的整個(gè)教育工作的開展產(chǎn)生嚴(yán)重影響，甚至還會(huì)威脅到獨(dú)立院校在社會(huì)大眾心目中的形象和地位。在全新的歷史時(shí)期，還需要系部辦公室工作人員重視學(xué)習(xí)國家教育方針和政策，熟知各種規(guī)章制度，從而更好處理校園的各項(xiàng)事情。學(xué)校要切實(shí)了解系辦公室工作隊(duì)伍現(xiàn)狀，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和文化知識(shí)學(xué)習(xí)，確保獨(dú)立院校更好發(fā)展。
（二）轉(zhuǎn)變理念，創(chuàng)新發(fā)展
一方面在繼續(xù)發(fā)揚(yáng)系部辦公室傳統(tǒng)工作作風(fēng)和優(yōu)良習(xí)慣的基礎(chǔ)上，還要大膽創(chuàng)新，積極進(jìn)取，在日常工作過程重要主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)變化，提高實(shí)踐創(chuàng)新能力，不斷對(duì)工作中的有益經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)和回顧，不斷提高辦公室工作質(zhì)量和效率。高校管理的本質(zhì)是教書育人，創(chuàng)新管理模式才能提高育人質(zhì)量，因此，系部辦公室工作人員在開展日常管理工作過程中，要及時(shí)轉(zhuǎn)變過去傳統(tǒng)的理念，時(shí)刻保持創(chuàng)新意識(shí)，提高整個(gè)工作隊(duì)伍的創(chuàng)新能力。在日常工作中，辦公室隊(duì)伍人員要不斷強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)，拓展自身專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高文化修養(yǎng)和專業(yè)修養(yǎng)能力，強(qiáng)化對(duì)學(xué)生管理、系部管理專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。同時(shí)，重點(diǎn)加強(qiáng)工作隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)、外語基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)教育，實(shí)現(xiàn)系辦公室管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。
（三）強(qiáng)化獨(dú)立院校系辦公室規(guī)章制度建設(shè)
強(qiáng)化獨(dú)立院校系辦公室規(guī)章制度建設(shè)是確保科學(xué)管理的基礎(chǔ)，更是科學(xué)化管理的重要標(biāo)志。只有不斷對(duì)制度進(jìn)行完善，才能進(jìn)一步提升系辦公室管理的質(zhì)量和工作效率。最近幾年，隨著高等教育不斷進(jìn)行改革，獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，這就對(duì)獨(dú)立院校系辦公室工作提出了更高的要求，針對(duì)這種變化就需要我們規(guī)范規(guī)章制度，從而保證系辦公室工作能夠高質(zhì)量完成。要全面建設(shè)年度考核制度和任期考核制度，定期對(duì)獨(dú)立院校辦公室工作人員進(jìn)行能力方面的考核，從而提高辦公室工作質(zhì)量。
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關(guān)鍵詞 延伸服務(wù) 高校圖書館 圖書館服務(wù)
圖書館延伸服務(wù)的概念早已有之。20世紀(jì)60年代，美國學(xué)者Westbrook和Waldaman就將延伸服務(wù)定義為除參考咨詢這一核心業(yè)務(wù)之外的圖書館服務(wù)。1993年，這兩位學(xué)者又將之重新界定為圖書館在館舍之外提供的所有服務(wù)。美國圖書館協(xié)會(huì)（ALA）掃盲和延伸服務(wù)辦公室（OLOS）明確規(guī)定，這一組織的使命是“致力于關(guān)注不能享受常規(guī)服務(wù)的弱勢(shì)群體（包括文盲人士、殘疾人士、偏遠(yuǎn)地區(qū)人群、城市低收入者以及因種族、語言、年齡、性取向等因素受到歧視的人群）。一直以來，我們通常把圖書館延伸服務(wù)局限于公共圖書館為吸引更多的用戶而在原有服務(wù)的基礎(chǔ)上開展的拓展服務(wù)。相對(duì)于公共圖書館來說，高校圖書館延伸服務(wù)的意識(shí)較為滯后。本文嘗試澄清高校圖書館延伸服務(wù)的基本概念，并以案例分析的方式介紹美國高校圖書館開展延伸服務(wù)的主要模式，以供我國高校圖書館借鑒和參考。
1 高校圖書館延伸服務(wù)的概念界定
迄今為止，圖書情報(bào)界尚未對(duì)高校圖書館延伸服務(wù)這一概念達(dá)成共識(shí)。在美國，“大多數(shù)高校圖書館員認(rèn)為，延伸服務(wù)主要是針對(duì)高校圖書館所在的學(xué)校社區(qū)成員（尤其是高校師生）而開展的服務(wù)”。美國研究圖書館協(xié)會(huì)（ARL）則將高校圖書館延伸服務(wù)定義為“圖書館員為高校圖書館社區(qū)之外的用戶（包括附屬和非附屬的遠(yuǎn)程用戶）提供的圖書館服務(wù)，這些服務(wù)活動(dòng)超越了圖書館員的教學(xué)、研究和本職工作任務(wù)范圍”。
筆者認(rèn)為，高校圖書館延伸服務(wù)有廣義和狹義之分。廣義的高校圖書館延伸服務(wù)是高校圖書館在原有服務(wù)的基礎(chǔ)上開展的所有新型服務(wù)的總稱。從服務(wù)內(nèi)容上看，延伸服務(wù)不再局限于圖書館的基礎(chǔ)服務(wù)，而是以用戶為中心，為用戶提供的多種形式的服務(wù)；從服務(wù)對(duì)象來看，延伸服務(wù)惠及校內(nèi)師生、校外用戶以及虛擬用戶；從空間范圍來看，它不再局限于圖書館物理圍墻之內(nèi)，而是館員走出圖書館館舍、主動(dòng)為用戶提供的服務(wù)。狹義的高校圖書館延伸服務(wù)則是指高校圖書館在原有服務(wù)的基礎(chǔ)上，沖出圖書館物理圍墻的束縛，主動(dòng)為本校師生提供的拓展式服務(wù)，其目的是為了使本校師生享受到基礎(chǔ)服務(wù)之外的更多服務(wù)。本文所說的高校圖書館延伸服務(wù)主要是指狹義的高校圖書館延伸服務(wù)。
2 美國高校圖書館延伸服務(wù)的開展情況
2.1 面向新生的延伸服務(wù)
一般來說，美國高校圖書館不僅具有相對(duì)寬敞的建筑空間，而且有較為豐富的館藏資源。Griffin研究發(fā)現(xiàn)，“學(xué)生在初次進(jìn)入大學(xué)圖書館時(shí)，通常會(huì)感到束手無策和害怕。這不僅不利于他們將來的學(xué)習(xí)和研究，而且會(huì)直接影響他們對(duì)高校圖書館的利用”。為了使新生在入學(xué)之初就能夠了解圖書館的資源和服務(wù)、消除他們對(duì)高校圖書館的困惑和畏懼，奧克蘭大學(xué)克萊斯格圖書館針對(duì)新生開展了多項(xiàng)延伸服務(wù)，具體內(nèi)容如下。
2.1.1 高校“迎新”服務(wù)
克萊斯格圖書館主動(dòng)與該校的學(xué)生會(huì)合作，共同開展“迎新”服務(wù)。在“迎新”服務(wù)中，圖書館員會(huì)根據(jù)新生的特點(diǎn)設(shè)計(jì)宣傳手冊(cè)并發(fā)放給新生，宣傳高校圖書館的資源和服務(wù)。手冊(cè)內(nèi)容主要涉及遠(yuǎn)程信息獲取、全文數(shù)據(jù)庫檢索、電子書籍以及電子郵件參考咨詢服務(wù)。此外，由于新生的父母通常會(huì)對(duì)科技信息、圖書館資源和服務(wù)（尤其是在線資源和遠(yuǎn)程服務(wù)）等方面的信息比較感興趣，圖書館員也會(huì)與學(xué)校的信息科技辦公室合作，共同解答新生父母咨詢的問題。
2.1.2 館員與新生交流會(huì)
以往，奧克蘭大學(xué)的新生一般會(huì)在入學(xué)后第二學(xué)期才能接受到較為系統(tǒng)的圖書館用戶教育。現(xiàn)在，為使新生更早熟悉圖書館的運(yùn)作和服務(wù)，消除他們?cè)诶脠D書館過程中產(chǎn)生的困惑，圖書館員會(huì)在新生開學(xué)的第一學(xué)期舉辦交流會(huì)。在交流的過程中，圖書館員只會(huì)對(duì)圖書館的資源和服務(wù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹，以便留出充裕的時(shí)間與新生互動(dòng)，館員也能更好地解答他們有關(guān)圖書館利用的問題。
2.1.3 轉(zhuǎn)校生研習(xí)班
轉(zhuǎn)校生作為美國高校新生中的特殊群體，他們與大一新生最大的區(qū)別在于，在入學(xué)之前，他們通常已經(jīng)在專科院校或者社區(qū)學(xué)院學(xué)習(xí)了兩年時(shí)間。Staines研究發(fā)現(xiàn)，由于大多數(shù)轉(zhuǎn)校生對(duì)之前院校的環(huán)境更加適應(yīng)，因此，他們會(huì)回到之前的院校從事學(xué)術(shù)研究。為消除轉(zhuǎn)校生心理上對(duì)新圖書館的不適感，同時(shí)也考慮到奧克蘭大學(xué)的轉(zhuǎn)校生在其業(yè)余時(shí)間通常會(huì)做兼職或照顧家庭等因素，克萊斯格圖書館的館員會(huì)定期為轉(zhuǎn)校生開設(shè)短期研習(xí)班，介紹圖書館主要信息資源的利用。此外，圖書館還會(huì)舉辦“轉(zhuǎn)校生日”（Transfer Day）活動(dòng)，以“圖書館之旅”、“研討會(huì)”和“免費(fèi)咖啡”等形式，向轉(zhuǎn)校生宣傳圖書館服務(wù)的具體內(nèi)容。
2.2 面向少數(shù)民族學(xué)生的延伸服務(wù)
美國是一個(gè)多民族國家，其民族和文化均呈多樣化的特點(diǎn)。同樣，美國高校的學(xué)生也來自不同的民族。為保證向所有學(xué)生提供高質(zhì)量的資源和服務(wù)，美國高校圖書館會(huì)針對(duì)少數(shù)民族學(xué)生的需求開展相應(yīng)的延伸服務(wù)。Walter研究發(fā)現(xiàn)，美國高校圖書館面向少數(shù)民族學(xué)生開展的延伸服務(wù)中，最受學(xué)生歡迎的延伸服務(wù)主要有兩種類型：一是以密歇根大學(xué)為代表的伙伴式信息咨詢服務(wù)，二是以華盛頓大學(xué)為代表的圖書館與多元文化中心合作開展的服務(wù)。
2.2.1 伙伴式信息咨詢服務(wù)
伙伴式信息咨詢服務(wù)（Peer Information Counseling，PIC）的理念最早由密歇根大學(xué)提出并實(shí)施。1985年，在密歇根大學(xué)教務(wù)處和大學(xué)圖書館的共同支持下，該校的本科生圖書館正式開展伙伴式信息咨詢項(xiàng)目。在這一項(xiàng)目中，圖書館員會(huì)聘請(qǐng)不同種族的學(xué)生承擔(dān)參考咨詢工作，并對(duì)他們進(jìn)行圖書館知識(shí)、計(jì)算機(jī)技能和咨詢技能的培訓(xùn)，以便使他們能協(xié)助圖書館員為與他們具有相同文化背景的其他學(xué)生提供有針對(duì)性的信息服務(wù)。伙伴式信息咨詢項(xiàng)目的主要目標(biāo)是：①改變少數(shù)民族本科生對(duì)圖書館的態(tài)度；②提高少數(shù)民族本科生對(duì)圖書館和計(jì)算機(jī)的利用；③改善少數(shù)民族本科生的信息處理能力和計(jì)算機(jī)技能；④提高所聘學(xué)生的信息處理能力、計(jì)算機(jī)技能和咨詢技能；⑤幫助學(xué)校留住因種族問題、文化背景差異而輟學(xué)的少數(shù)民族本科生。
在伙伴式信息咨詢項(xiàng)目實(shí)施一個(gè)學(xué)期之后，密歇根大學(xué)本科生圖書館對(duì)他們所提供的這項(xiàng)服務(wù)以及學(xué)生的期望進(jìn)行了歸納和評(píng)估。他們指出，伙伴式信息咨詢項(xiàng)目為學(xué)生提供的服務(wù)內(nèi)容主要包括4個(gè)方面：①參考咨詢服務(wù)：伙伴式信息咨詢項(xiàng)目中的參考咨詢?nèi)藛T大部分上班時(shí)間會(huì)在咨詢臺(tái)前為用戶提供參考咨詢服務(wù)。服務(wù)的具體內(nèi)容主要包括實(shí)時(shí)回答用戶咨詢的問題、幫助用戶查找圖書和期刊以及提供期刊索引和書目。②學(xué)期論文支持：在學(xué)生撰寫學(xué)期課程論文的過程中，參考咨詢?nèi)藛T幫助他們制定文獻(xiàn)檢索策略、進(jìn)行文獻(xiàn)檢索，并輔導(dǎo)他們從事具體的研究。③計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)：圖書館下屬的計(jì)算機(jī)中心會(huì)對(duì)參考咨詢?nèi)藛T進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)技能的培訓(xùn)，經(jīng)過培訓(xùn)的參考咨詢?nèi)藛T再將所學(xué)技能傳授給圖書館與之有相同文化背景的用戶。④教學(xué)資料匯編：參考咨詢?nèi)藛T會(huì)以淺顯易懂的形式對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行匯編，為學(xué)生的研究提供相應(yīng)的學(xué)科資源。
2.2.2 與多元文化學(xué)生中心合作開展服務(wù)
華盛頓州立大學(xué)多元文化學(xué)生中心主要由非裔美國學(xué)生中心、亞裔美國學(xué)生和太平洋諸島原著居民學(xué)生中心、奇卡諾拉丁學(xué)生服務(wù)中心和本土美國學(xué)生中心4個(gè)部分組成。2004年，華盛頓州立大學(xué)圖書館針對(duì)這4個(gè)學(xué)生中心的學(xué)生信息需求進(jìn)行了調(diào)查。在此之后，該圖書館決定與多元文化中心進(jìn)行合作，共同開展多元文化學(xué)生指導(dǎo)項(xiàng)目。在這一項(xiàng)目中，館員針對(duì)不同種族學(xué)生的文化背景和特點(diǎn)，為之提供有針對(duì)性的圖書館技能培訓(xùn)。此外，館員會(huì)對(duì)圖書館的資源和所提供的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行匯編，并為少數(shù)民族學(xué)生編制特定的多元文化學(xué)生中心手冊(cè)。每年的秋季學(xué)期，館員將手冊(cè)直接分發(fā)給不同種族的學(xué)生，這不僅有利于幫助少數(shù)民族學(xué)生了解圖書館的資源和服務(wù)，而且對(duì)圖書館起到了積極有效的宣傳作用。
2.3 面向住校生的延伸服務(wù)
Garrett和Zabriskie的研究表明，校園生活不僅有利于學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)，而且有利于其學(xué)術(shù)研究能力的培養(yǎng)。一方面，學(xué)生宿舍的人群較為集中、環(huán)境比較舒適；另一方面，美國的許多高校認(rèn)為，高校宿舍也承擔(dān)著教育使命，它是兼具學(xué)術(shù)研究和住宿生活兩重作用的學(xué)生活動(dòng)場(chǎng)所。Strothmann指出，學(xué)生宿舍是高校圖書館開展延伸服務(wù)的理想之地。越來越多的美國高校圖書館開始意識(shí)到，圖書館在學(xué)生宿舍開展延伸服務(wù)相當(dāng)重要。他們與學(xué)生宿舍管理人員積極合作，為住校學(xué)生提供圖書館延伸服務(wù)。通過分析相關(guān)案例，我們發(fā)現(xiàn)，美國高校圖書館面向住校生開展的延伸服務(wù)主要有兩種類型：一是以俄克拉荷馬大學(xué)圖書館為代表的住宿館員學(xué)生宿舍服務(wù)；二是以伊利諾伊大學(xué)為代表的宿舍圖書館服務(wù)。
2.3.1 俄克拉荷馬大學(xué)圖書館的住宿館員服務(wù)
俄克拉荷馬大學(xué)圖書館的住宿館員服務(wù)最初起源于該校的住宿教員項(xiàng)目（Faculty-in-Residence，F(xiàn)IR）。這一項(xiàng)目由俄克拉荷馬州大學(xué)宿舍生活辦公室發(fā)起，旨在促進(jìn)師生溝通和互動(dòng)，使大學(xué)宿舍成為學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的理想之地。在FIR項(xiàng)目中，該校宿舍生活辦公室在校園的6個(gè)宿舍區(qū)分別設(shè)立了“志愿者教員之家”，參與FIR項(xiàng)目的教員住在學(xué)生宿舍內(nèi)，每名教員的服務(wù)期限為3年。2002年，圖書館員Antell和FIR項(xiàng)目的發(fā)起者Riggs成為FIR項(xiàng)目中的第一批志愿者。Antell對(duì)高校圖書館延伸服務(wù)的開展具有濃厚的興趣。他將圖書館的服務(wù)內(nèi)容融入到FIR項(xiàng)目之中，將高校圖書館的延伸服務(wù)拓展到學(xué)生宿舍。2005年以后，Antell不再在學(xué)生宿舍住宿，但該校圖書館又委派其他館員接替了他的工作，繼續(xù)在學(xué)生宿舍開展延伸服務(wù)。
住宿館員為住校生開展的延伸服務(wù)主要采取3種形式：①研究支持：住宿館員在學(xué)生宿舍大廳里為學(xué)生開展現(xiàn)場(chǎng)參考咨詢服務(wù)，隨時(shí)解答學(xué)生提出的問題。②講座與討論：館員定期在學(xué)生宿舍休息室為學(xué)生舉辦講座和小組討論活動(dòng)。講座及討論主要是圍繞信息素養(yǎng)教育和學(xué)生關(guān)注的熱點(diǎn)問題進(jìn)行。館員意識(shí)到，這些講座和討論不僅對(duì)學(xué)生起到了教育作用，而且為學(xué)生分析和解決問題提供了新的視野。③新生參考咨詢服務(wù)：在新生開學(xué)的第一天，圖書館員在學(xué)生宿舍的大廳里設(shè)置“咨詢臺(tái)”，既可幫助新生看管行李，也解答新生及其父母咨詢的問題。
2.3.2 伊利諾伊大學(xué)的宿舍圖書館服務(wù)
伊利諾伊大學(xué)的宿舍圖書館服務(wù)（ResidenceHall Library System，RHLS）最初是為了支持伊利諾伊州大學(xué)厄巴納-香檳分校的大學(xué)住宿項(xiàng)目，幫助住宿學(xué)生和教職員工而成立的。RHLS主要為學(xué)生提供各種學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和信息資源，以滿足他們對(duì)教育、社會(huì)和文化的需求。目前，伊利諾伊大學(xué)在其校園內(nèi)的宿舍區(qū)建立了7個(gè)宿舍圖書館，其中6個(gè)宿舍圖書館位于厄巴納校區(qū)，1個(gè)宿舍圖書館位于香檳校區(qū)。此外，伊利諾伊大學(xué)還建立了大學(xué)宿舍網(wǎng)站（http：//housing.illinois.edu/），學(xué)生可以通過此網(wǎng)站鏈接訪問網(wǎng)上宿舍圖書館。
伊利諾伊大學(xué)宿舍圖書館項(xiàng)目提供的服務(wù)主要有：①流通服務(wù)：圖書館館藏有小說類和非小說類之分，內(nèi)容涉及傳記、就業(yè)、科幻小說、研究指南和女性研究等多個(gè)主題。學(xué)校的師生和員工可以憑借他們的I-card在館內(nèi)查找、借閱圖書和音像資料。②參考咨詢服務(wù)：學(xué)生可以利用電話、即時(shí)通訊、手機(jī)短信、電子郵件、在線聊天等方式向館員咨詢問題。③網(wǎng)絡(luò)課程下載服務(wù)：圖書館員會(huì)對(duì)校內(nèi)課程資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，形成專門的數(shù)據(jù)庫。學(xué)生可以根據(jù)自己的需要從數(shù)據(jù)庫中下載所需課程資料。④讀者建議服務(wù)：讀者可以對(duì)宿舍圖書館的館藏內(nèi)容和服務(wù)提出自己的建議，圖書館員會(huì)對(duì)這些建議進(jìn)行仔細(xì)處理，以滿足讀者需求。
2.4 面向?qū)ｉT院系師生的延伸服務(wù)
美國高校圖書館在為專門院系師生開展延伸服務(wù)的過程中，它們通常會(huì)與各院系辦公室積極合作，并根據(jù)院系的學(xué)科特點(diǎn)、學(xué)生特點(diǎn)及其信息需求，拓展服務(wù)內(nèi)容。美國高校圖書館會(huì)設(shè)置學(xué)科館員制度，學(xué)科館員作為院系和圖書館之間的聯(lián)絡(luò)員，他們會(huì)積極協(xié)調(diào)圖書館與院系之間的各種活動(dòng)。以下介紹紐約州立大學(xué)布法羅分校圖書館和弗吉尼亞理工大學(xué)圖書館為院系師生提供的服務(wù)。
2.4.1 紐約州立大學(xué)布法羅分校圖書館的現(xiàn)場(chǎng)參考咨詢服務(wù)
布法羅分校是紐約州立大學(xué)人數(shù)最多的一所分校，由南校區(qū)、北校區(qū)以及市內(nèi)校區(qū)3個(gè)校區(qū)組成。目前，布法羅分校圖書館主要是由10個(gè)分館組成，為該校28000多名全日制學(xué)生提供圖書館服務(wù)。截止到2011年，該校圖書館的36名學(xué)科館員不僅為用戶提供圖書館服務(wù)，而且承擔(dān)著與各個(gè)院系進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)的責(zé)任。2009-2011年間，布法羅分校圖書館的5名學(xué)科館員已經(jīng)在該校的人類學(xué)系、古典文學(xué)系、通信工程學(xué)院、物理系等7個(gè)院系開展了現(xiàn)場(chǎng)參考咨詢服務(wù)。學(xué)科館員每周會(huì)在院系教學(xué)樓的走廊大廳、閱覽室、實(shí)驗(yàn)室或者離院系辦公室較近、師生較多出現(xiàn)的地方設(shè)置參考咨詢服務(wù)臺(tái)。他們每周抽出大約1.5-4個(gè)小時(shí)在參考咨詢臺(tái)前為院系師生提供現(xiàn)場(chǎng)參考咨詢服務(wù)，隨時(shí)解答用戶提出的問題。此外，學(xué)科館員也會(huì)針對(duì)院系學(xué)生的學(xué)科特點(diǎn)開設(shè)相應(yīng)的信息檢索課程，培訓(xùn)學(xué)生利用圖書館專業(yè)數(shù)據(jù)庫和相關(guān)網(wǎng)站查找專業(yè)信息資源，并獲取全文信息資源。
2.4.2 弗吉尼亞理工大學(xué)圖書館的院系網(wǎng)站建設(shè)服務(wù)
弗吉尼亞理工大學(xué)圖書館的院系網(wǎng)站建設(shè)服務(wù)由該館的學(xué)院圖書館員項(xiàng)目發(fā)展而來。弗吉尼亞理工大學(xué)圖書館于1994年實(shí)施學(xué)院圖書館員項(xiàng)目，其目的是為全校教職員工提供信息服務(wù)，以滿足不同人群的信息需求。學(xué)院圖書館員所提供的服務(wù)主要包括：為學(xué)院采購各種圖書、期刊、電子出版物、數(shù)據(jù)庫；開展信息技能培訓(xùn)；支持學(xué)術(shù)研究等。在該項(xiàng)目中，圖書館員利用微軟公司以及學(xué)院延伸項(xiàng)目提供的資金，購買教學(xué)軟件，建設(shè)教學(xué)軟件館藏，為學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)提供服務(wù)。目前，該校圖書館的學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)服務(wù)主要是根據(jù)不同學(xué)院的要求和學(xué)科特點(diǎn)，圖書館員為學(xué)院數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站建設(shè)提供軟件。在網(wǎng)站建設(shè)過程中，學(xué)院師生主要負(fù)責(zé)提供創(chuàng)建網(wǎng)站所需要的各種資源，圖書館員則負(fù)責(zé)提供軟件，對(duì)各種資源進(jìn)行組織、整理，以豐富學(xué)院網(wǎng)站的內(nèi)容。
3 美國高校圖書館延伸服務(wù)對(duì)我國的借鑒意義
美國高校圖書館延伸服務(wù)的開展不僅有利于館員與用戶之間的溝通，而且有利于用戶充分利用圖書館資源。總結(jié)美國高校圖書館開展延伸服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，美國高校圖書館延伸服務(wù)對(duì)我國高校圖書館開展延伸服務(wù)的借鑒意義主要體現(xiàn)在4個(gè)方面：
3.1 拓展高校圖書館延伸服務(wù)的內(nèi)容
從美國高校圖書館延伸服務(wù)的開展情況我們可以看出，美國高校圖書館延伸服務(wù)的內(nèi)容并不局限于單一的服務(wù)，而是呈現(xiàn)多樣化的局面。主要服務(wù)內(nèi)容有：①參考咨詢服務(wù)：包括現(xiàn)場(chǎng)參考咨詢服務(wù)和面向?qū)ｉT院系師生的參考咨詢服務(wù)。②學(xué)術(shù)研究服務(wù)：包括學(xué)期論文支持和教學(xué)資料匯編。③技能培訓(xùn)服務(wù)：包括新生培訓(xùn)和信息素養(yǎng)教育。④其他服務(wù)：包括開展各種講座、討論會(huì)，組織圖書館參觀活動(dòng)等。我國高校圖書館可以借鑒美國高校圖書館延伸服務(wù)的內(nèi)容，針對(duì)我國大學(xué)生的特點(diǎn)，開展特色化的服務(wù)。
3.2 合理安排高校圖書館延伸服務(wù)的空間和時(shí)間
從空間安排上看，美國高校圖書館通常會(huì)在教學(xué)區(qū)和生活區(qū)開展延伸服務(wù)。在教學(xué)區(qū)開展延伸服務(wù)時(shí)，圖書館員會(huì)選擇教學(xué)樓的走廊大廳、學(xué)院辦公室以及實(shí)驗(yàn)室、學(xué)生活動(dòng)中心等學(xué)生經(jīng)常出現(xiàn)的空間。在生活區(qū)開展延伸服務(wù)時(shí)，圖書館員除了選擇食堂門口、宿舍樓大廳這些學(xué)生量較大的空間之外，還會(huì)選擇學(xué)生宿舍休息室、學(xué)生宿舍活動(dòng)中心等學(xué)生熟悉的、環(huán)境舒適的空間。此外，從時(shí)間安排上看，圖書館員會(huì)盡量避免在學(xué)生上課時(shí)間以及各種節(jié)假日等時(shí)間內(nèi)開展延伸服務(wù)，同時(shí)協(xié)調(diào)好館員正常上班時(shí)間、延伸服務(wù)時(shí)間及學(xué)生業(yè)余時(shí)間之間的關(guān)系。
3.3 采用靈活多樣的宣傳方式
美國高校圖書館重視對(duì)圖書館延伸服務(wù)的宣傳，他們通常會(huì)采用4種宣傳方式：①舉辦宣傳活動(dòng)：館員會(huì)在教學(xué)樓、宿舍樓等學(xué)生量大的地方開展宣傳活動(dòng)，為學(xué)生發(fā)放圖書館宣傳手冊(cè)；②張貼海報(bào)：館員通常會(huì)在圖書館或校園的公告欄上張貼海報(bào)，向用戶宣傳圖書館延伸服務(wù)的內(nèi)容，吸引用戶的注意力；③網(wǎng)絡(luò)宣傳：館員會(huì)在圖書館網(wǎng)站上設(shè)置延伸服務(wù)專欄，介紹延伸服務(wù)的內(nèi)容以及時(shí)間、地點(diǎn)的安排。④標(biāo)識(shí)宣傳。館員會(huì)在食堂餐桌上貼上印有圖書館標(biāo)識(shí)的標(biāo)簽，或者在計(jì)算機(jī)的鼠標(biāo)墊以及館員的T恤上印制圖書館的標(biāo)識(shí)。我國高校圖書館可以借鑒美國高校圖書館的宣傳方式，采用多種宣傳方式對(duì)我國高校圖書館延伸服務(wù)進(jìn)行宣傳。
3.4 加強(qiáng)同高校其他部門的合作
美國高校圖書館在開展延伸服務(wù)的過程中非常注重與其他部門的合作，他們通常會(huì)與學(xué)生會(huì)或多元文化學(xué)生中心等部門積極合作，共同為學(xué)生開展服務(wù)。鑒于我國高等院校的具體情況，高校圖書館的合作部門可以有各學(xué)院辦公室、學(xué)生會(huì)、學(xué)生社團(tuán)組織以及宿舍管理部門。高校圖書館在與其他部門合作開展延伸服務(wù)的過程中，必須與合作部門確立共同目標(biāo)，并努力實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。此外，高校圖書館有必要與相關(guān)合作部門形成一個(gè)可持續(xù)發(fā)展的合作體系。簡(jiǎn)言之，高校圖書館與其他部門的合作是一種長(zhǎng)期性合作。為此，他們應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，明確合作過程中各方的責(zé)任和義務(wù)。
一、焦作市高校的外事檔案管理工作中存在的問題
焦作市共有三所高等學(xué)府：河南理工大學(xué)、焦作師范高等專科學(xué)校、焦作大學(xué)。在高等教育國際化發(fā)展的大背景下，三所高校積極開展諸如聘請(qǐng)外籍教師、合作辦學(xué)等一系列外事活動(dòng)，過程中產(chǎn)生了大量的文件、圖像、禮物等各種外事檔案。三所高校在保證外事檔案的完整性和真實(shí)性方面不斷努力，但目前三所高校的外事檔案管理還存在以下幾個(gè)方面的問題。
（一）思想上不重視，責(zé)任分工不明確
思想上的重視程度，決定了工作進(jìn)行執(zhí)行力度。在焦作大學(xué)和焦作師范高等專科學(xué)校兩所學(xué)校中，因其外事工作起步晚、對(duì)外合作與交流少，外事活動(dòng)形成的檔案材料少，學(xué)校存在思想上不重視、責(zé)任分工不明確的現(xiàn)象。例如，國家教育部在高校外事工作的基本原則中規(guī)定：外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全、便于開發(fā)利用[1]。雖然焦作師范高等專科學(xué)校也有這樣的規(guī)定，實(shí)際情況卻是綜合科檔案室只是負(fù)責(zé)上級(jí)的文件、批復(fù)、審核等紅頭文件，而對(duì)于學(xué)校與國外學(xué)校間的具體外事活動(dòng)中形成的各種材料卻允許外事辦公室進(jìn)行收集、歸檔和保存等工作;在焦作大學(xué)則是外事辦公室的檔案管理者身兼外事辦公室成員和學(xué)校檔案室管理者兩職，責(zé)任上沒有明確的分工。
（二）缺乏專門的管理人員，專業(yè)技能不高
河南理工大學(xué)、焦作師范高等專科學(xué)校、焦作大學(xué)三所學(xué)校均沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，三所學(xué)校的外事管理工作人員共有9人，其中，河南理工大學(xué)5人――檔案科4人、國際交流處1人;焦作大學(xué)1人，同時(shí)兼外事檔案的所有工作和學(xué)校所有檔案的工作;焦作師范高等專科學(xué)校3人，綜合檔案室1人，外事辦公室2人。在這9人中，只有河南理工大學(xué)的檔案管理者中的1人是自修的檔案管理專業(yè)人才，其他人員則都是醫(yī)學(xué)、生物、英語等非檔案管理專業(yè)的人才。這些工作人員既不熟悉檔案管理的流程、方法等業(yè)務(wù)，也沒有經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能。他們剛上崗時(shí)，管理工作出現(xiàn)諸多問題，例如，如何有效收集、積累材料，采取何種方法歸檔、保存等等，他們需要在工作中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中工作，這就大大降低了工作效率。此外，他們的日常學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域也非檔案學(xué)方面的，平時(shí)的學(xué)習(xí)也只是停留在最基本的層面。因此，這些工作人員既不能被認(rèn)為是精通檔案管理的專業(yè)人才，也不能定義為是專業(yè)的外事管理人才。
（三）管理手段落后，時(shí)效性不高
20世紀(jì)50年代末以來，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和逐步的普及，信息對(duì)于社會(huì)的影響與要求與日俱增，因而實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理是時(shí)展的必然。辦公自動(dòng)化、無紙化等新事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通信線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀的形式存在[2]。然而，因?yàn)樗枷肷蠈?duì)外事檔案的不重視和缺乏專業(yè)的檔案管理人才，目前，焦作市高校對(duì)于外事檔案的管理仍處于傳統(tǒng)手工有紙化記錄、整理、歸檔、保存的階段，并沒有研發(fā)專門的適合本校的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。這就會(huì)產(chǎn)生檔案前與檔案后部分材料在形式上不一致的脫節(jié)現(xiàn)象，難以保證材料的原始性。此外，將電子化的材料再轉(zhuǎn)變?yōu)橛屑埖臋n案的工作要求，首先會(huì)增加管理人員的工作量，不管是在歸檔入柜，還是整理、驗(yàn)收時(shí)，都是一個(gè)需要耗時(shí)費(fèi)神的過程。其次隨著外事檔案的不斷累積，學(xué)校也需要不斷更改檔案管理環(huán)境以及增加人員。
二、影響焦作市高校外事檔案管理工作開展的因素
首先，地理環(huán)境和社會(huì)環(huán)境是影響焦作市高校外事檔案管理現(xiàn)狀的客觀因素。焦作市因地處我國中部地區(qū)，非省會(huì)城市。無論是經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)指數(shù)、交通便利指數(shù)還是對(duì)外開放程度都沒有省會(huì)鄭州市的高，更比不上沿海地區(qū)。這樣的環(huán)境難以吸引國外企業(yè)、高校等來焦作市進(jìn)行合作與交流，不利于學(xué)校開展外事活動(dòng)。因而產(chǎn)生了焦作市各高校外事相對(duì)比較少、層次比較低、管理者不重視的現(xiàn)狀。
其次，學(xué)校自身是影響焦作高校外事檔案管理現(xiàn)狀的主要因素。現(xiàn)將河南理工大學(xué)、焦作大學(xué)、焦作師范高等專科學(xué)校進(jìn)行比較。三所學(xué)校均地處焦作市，但是各學(xué)校的外事檔案管理情況卻是大相徑庭，河南理工大學(xué)采取的歸口管理，學(xué)校檔案科和外事單位有明確的分工;而焦作大學(xué)和焦作師范高等專科則學(xué)校的檔案室與外事辦公室的分工不明確。再將河南大學(xué)、河南理工大學(xué)進(jìn)行比較，河南大學(xué)地處開封市，其地理位置和社會(huì)環(huán)境與河南理工大學(xué)相差不多，但是在檔案管理方面，河南大學(xué)的檔案館，在規(guī)模、人員配備、信息技術(shù)等方面都比河南理工大學(xué)的檔案管理成熟和完善。所以，地理環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的利弊不是絕對(duì)因素，學(xué)校自身的管理才是最重要的因素。
三、優(yōu)化外事檔案管理工作機(jī)制
（一）轉(zhuǎn)變思想，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)
認(rèn)識(shí)論指出，認(rèn)識(shí)影響實(shí)踐，正確的認(rèn)識(shí)、科學(xué)的理論對(duì)實(shí)踐具有巨大的指導(dǎo)作用，錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)、不科學(xué)的理論則會(huì)把實(shí)踐引向歧途[3]。因此，高校要實(shí)現(xiàn)外事檔案的信息化管理模式、構(gòu)建健全的管理制度，必須轉(zhuǎn)變思想。首先，變不重視、忽視的思想為高度重視、密切關(guān)注的思想，明確責(zé)任意識(shí)。檔案管理工作人員必須認(rèn)識(shí)到高校的外事工作是學(xué)校對(duì)外交往的窗口和國際交流的樞紐[4]，而高校的外事檔案管理是保證這一“樞紐”暢通與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)校的外事工作、對(duì)外知名度、科研和教學(xué)發(fā)展以及學(xué)校對(duì)國際高等教育形勢(shì)的把握有著重要的影響。其次，變傳統(tǒng)的外事檔案管理思想為先進(jìn)的電子化或信息化外事檔案管理的思想。當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子辦公技術(shù)日趨成熟，其高效、快捷的特點(diǎn)使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)成為高校開展對(duì)外合作與交流活動(dòng)的主要手段。信息化檔案管理模式會(huì)減少工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，也便于調(diào)檔查看和對(duì)外宣傳。故步自封，只能是被淘汰。因此，高校的外事檔案管理工作人員要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新。
（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確責(zé)任分工
在高校的檔案管理工作中，人是管理的主體，工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能的高低直接決定了檔案管理的成效。我國古代著名的思想家、政治家墨子（公元前468―公元前376）曾說過：“江河之水，非一源之水也;千鎰之裘，非一狐之白也”（《墨子?親士》），強(qiáng)調(diào)人才的重要性。同樣，高校的外事檔案管理也需要眾多的人才，而且是專業(yè)的人才。因此，要提高地方高校的外事檔案管理水平，必須有專業(yè)的外事檔案管理人才做支撐。但對(duì)于學(xué)校而言，招納新一批專業(yè)人才并非是目前的最佳選擇，因?yàn)槿瞬诺恼屑{勢(shì)必要造成人事的變動(dòng)，且需要一段時(shí)間的等待。已上崗的工作人員雖非檔案管理專業(yè)出身，但是由于長(zhǎng)時(shí)間的接觸，對(duì)檔案管理工作已有經(jīng)驗(yàn)。所以，對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能則是最好的解決方法。在人才培訓(xùn)方面，學(xué)校應(yīng)從兩方面著手。一是組織檔案管理人員和外事部門的檔案責(zé)任人定期去省內(nèi)外檔案管理成熟的高校學(xué)習(xí)，或聘請(qǐng)專業(yè)人士來校培訓(xùn)，并要求他們每學(xué)期上交檔案管理方面的工作總結(jié)。二是運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)工作人員在檔案管理方面的學(xué)術(shù)研究，督促他們不斷學(xué)習(xí)檔案管理理論，了解現(xiàn)代化檔案管理的動(dòng)向。學(xué)校在加強(qiáng)人員培訓(xùn)的同時(shí)，要強(qiáng)調(diào)檔案科（室）和外事部門各自的職責(zé)、明確分工，檔案科（室）要做好統(tǒng)籌工作，制定更為詳細(xì)的管理規(guī)范，及時(shí)督促外事部門積極做好收集、積累、歸檔和上交的工作;外事部門按照檔案科（室）的要求，委派至少一名的外事檔案管理人員負(fù)責(zé)日常所有材料的收集，定期（比如一個(gè)月或其他的周期等）整理已有材料，進(jìn)行歸檔，如期上交檔案。若外事部門逾期或是未交規(guī)定的外事檔案，或上交的材料不合規(guī)范的，檔案科有權(quán)督促或責(zé)令返工修改材料的權(quán)利。學(xué)校對(duì)檔案科（室）和外事部門一年進(jìn)行至少四次（每學(xué)期兩次）突擊考核，對(duì)于多次不合格的工作人員進(jìn)行批評(píng)或給予相應(yīng)的懲罰，比如取消其本年度的評(píng)優(yōu)資格等。
（三）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，開發(fā)資源數(shù)據(jù)庫
