時間：2022-08-11 14:36:56
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案管理工作計劃，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
現在，相對于我國高等教育事業的發展速度和水平來說，各高校的檔案管理工作卻缺乏先進性。在檔案管理的工作中，存在著很多的問題和漏洞，由此也大大地減緩了高校管理工作的進行步伐。主要有以下幾方面的問題。
（一）高校管理人員對檔案管理工作認識不足，重視不夠。
在高校檔案管理中，各高校普遍存在著相關管理人員的檔案管理工作認識不正確，管理不到位，甚至疏忽大意，導致丟失檔案的現象時常發生，嚴重影響了檔案管理工作的正確開展。
（二）高校沒有建立長期的檔案管理目標與規劃
現今好多高校在檔案管理方面并未制定科學、高效、可持續的工作計劃。部分管理人員認為，各大高校在安排檔案管理的工作時，只需進行短期的目標制定即可，無需進行長遠的目標計劃，而且檔案的實用性不強，翻閱的幾率較低，因此，封存即可，無需進行歸檔。上述觀點都是因為缺乏檔案管理的高度意識而導致，最終影響了檔案管理工作的正常開展。
二、提高高校檔案管理質量水平
在我國高校檔案管理過程中，統一存在一個問題，就是僅有一些專門的檔案管理人員和管理層才能接觸到，沒有做到檔案開放。所以，檔案管理工作閉塞，需要我們進行以下調整：
（一）實施檔案管理開放，提高管理質量
首先，提高對本學校師生的開放程度。一個學校中，教師和學生作為主體人群，檔案管理質量水平工作應該受師生的監督。通過讓師生了解到檔案管理的相關服務項目、工作程序以及檔案管理的重要性，可以提高其對檔案管理工作的重視，并可以做到對高校檔案管理的保密性意識，推動高校檔案工作的發展。
（二）提高高校檔案管理人員的素養，提升綜合素質
檔案管理工作對于檔案管理人員的能力素養也是有要求的。檔案管理工作是一項業務性較強的工作，尤其隨著現代科技的不斷提高，未來的檔案管理工作必會實現更高層次的現代化水平，這就要求檔案管理人員不僅要有對檔案管理工作的重視，工作規范，服務意識充足，有認真的工作態度，還要加強培訓，使檔案管理人員能夠在工作中利用普及的軟件設備.
三、建設完善的高校檔案管理質量保障體系
現在，我國高校檔案管理工作中尚未有一套完善的檔案管理制度。要想提高檔案管理工作的質量水平，促進我國高校檔案管理的發展進程，就必須建立起一套完善的高校檔案管理工作體系來規范管理工作的行為。
（一）提高檔案管理意識，提升檔案管理質量氛圍
首先，高校檔案管理體系要求學校師生在內的所有人員的共同參與。要形成一種系統的管理，實現各院系領導、管理部門人員以及高校各院系檔案信息管理人員之間的密切配合和相互溝通協作，共同完成一系列檔案管理工作。只有把高校檔案管理工作發展成一項全民工作，才能保證檔案工作的統一性及完整性，提高檔案管理意識，從而保證檔案的高質量。
（二）建立健全的檔案管理制度
在檔案管理工作中，要形成有章可循的高校檔案管理制度：
1、要做好安保工作
這就要做到對校內檔案的高度安全保密，切勿泄露給外來的無關人員。合理地利用資源，規范地進行整理工作，各高校也需要建立檔案收集、歸檔、鑒別，整理、檢查信息資源以及核對等各項制度。為了使這些制度能夠有條不紊地進行，以及盡快有效率地解決工作中出現的問題，可以成立高校檔案管理領導小組，實現“及時發現問題，及時解決問題”的目標。
2、對檔案管理工作人員提出績效機制
完善高校檔案管理部門內部工作人員的職責，使管理人員對其工作有“歸屬感”，始終讓此項工作處在一個重要的地位上。績效評價是對檔案管理人員的工作業績、專業技術、管理能力之間進行評價和考核的機制。實施手段可以是成立評價小組，組員之間對相關方面進行公平公正的評價，并把最終結果進行公示。
3、提倡師生對學校檔案管理工作提出的問題
如上面所提到的，教師和學生作為學校主體對象，他們對于高校檔案管理工作起著重要的推動的作用，能夠促進檔案管理工作的正常運營。因此，可以設立一個意見采納箱，或者建立一個網絡討論群組，可以隨時隨地提出寶貴的意見，并考慮意見或建議的可行性并予以接納采用。
（三）堅持檔案管理體系的長期可行性
檔案是一個人活動的真實記錄者。高校檔案管理要加強自身部門建設，不斷地豐富和優化管理結構，體現主流社會文化，完善規章制度，加大宣傳力度，在社會中提高自己各項管理制度的知名度和認可度，并經常反思和改進，才能做到可持續的發展。
一、高校成人教育教學檔案的內容
高校成人教育教學檔案包含了教務檔案、學籍檔案、考務檔案、教學與科研檔案、教材管理檔案等諸多內容，具體的主要包括以下幾個方面：
1學科與實驗室建設檔案。主要有上級有關學科、專業設置及實驗室建設的文件材料；學科、專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料；重點學科、專業、實驗室建設材料；學科、專業、實驗室建設計劃、簡報、總結材料等。
2學籍檔案。主要包括上級有關招生工作的文件材料；招生計劃、規定、計劃；新生錄取材料及新生名單；招生宣傳、招生工作總結；新生入學登記表、學生學籍卡、學生成績總冊、在校生名冊；學生學籍變更材料(升級、留級、休學、復學、轉學、退學)；學生獎勵材料、學生處分材料；畢業生驗印名冊和發證名冊；本科畢業生申請和授予學士學位的推薦材料和發證名冊。
3課堂教學與教學實踐材料。主要包括各專業教學計劃、教學大綱；課程建設要求及安排、校歷表、課表；各系、科、專業課試題庫；典型、教案、重要備課記錄；社會調查、社會實踐計劃；職教師、干部科研項目申報、成果鑒定；出版學術著作、和獲獎的登記材料；專職教師、干部外出進修、培訓、學術交流登記冊。
4考務檔案。主要包括各門課程期末考試題；考卷的交檔、印制、保管、發放和回收、處理登記冊；各學期考試成績單，考場記錄等。
二、高校成人教育教學檔案管理存在問題
高校成人教育由于學生來源廣、教育形式多樣化，使教學檔案材料出現了復雜、數量大、難管理的狀況。
1對成人教育教學檔案管理意識不強。部分高校對普通全日制教育的學籍檔案管理比較重視，而對于成人教育則多重視教學工作和其它管理工作，對成人教育檔案管理工作的重要性認識不足，在機構和專兼職人員的配置、人員的培訓上，都較少列入議事日程。同時管理人員對學生檔案工作缺乏正確的認識，認為沒有必要認真整理。因此形成了成人教育教學過程中形成的大量有價值的文檔不能及時整理歸檔，導致一些寶貴材料流失，難以發揮成人教育教學檔案應有的作用的局面。
2制度不健全，管理不規范。高校成人教育教學檔案管理是一項專業技術性比較強的工作，目前大部分高校在成人教育教學檔案管理工作方面還沒有形成嚴格的規章制度，致使這一工作存在管理不規范的局面。比如：有些成人教育檔案部門在教學檔案移交時，由于沒有嚴格地核對檔案材料的完整性，以致交接后出現一些缺少的檔案無從查找的現象；有的在教學檔案借閱管理過程中，沒有實行登記制度，造成重要文件時有缺失；有的未能處理好檔案完整齊全與優化的關系，收集工作不到位，以往工作中形成的歸檔文件不齊全，不能完整地反映活動過程的全貌；缺乏檔案管理的獎懲激勵機制，造成獎罰不分明，措施不得力，阻礙了檔案管理工作的正常開展。
3管理人員業務水平較低。由于高校成人教育的人員編制有限，許多高校成人教育檔案管理工作沒有專職人員，大都由兼職人員來承職。這些兼職人員沒有把專職工作與檔案管理工作分開，職責經?；煜?，難以全心投入成人教育檔案管理工作中，并且這些人員沒有經過專業培訓，不懂檔案管理業務和要求，致使文件管理有標準而不執行，嚴重地影響了成人教育檔案管理工作的規范化。
4設施陳舊，管理手段落后。由于對成人教育教學檔案的作用和意義認識不足，大多數高校的成人教育教學檔案都還停留在紙質檔案、檔案柜保存的狀態，并且大部分檔案管理人員知識結構比較單一，對計算機等現代化設備也僅局限于軟件操作和文檔處理，能夠深層次開發檔案管理軟件和進行程序設計的人員很少。現代化條件下，隨著教學檔案利用程度的提高，落后的成人教育教學檔案管理手段面對教學檔案的數量與種類不斷增加，將會顯得更加力不從心，落后的管理手段與信息技術的迅速發展不相適應，增加了教學檔案資源合理配置及充分利用的工作難度。
三、加強高校成人教育教學檔案管理工作的措施
1加大重視力度，強化檔案管理意識。成人教育教學檔案管理工作是高校成人教育重要的基礎性的工作，各高校要積極宣傳、認真學習國家有關檔案的法規，增強檔案意識。首先，各高校相關領導應高度重視成人教育教學檔案的建設，把檔案工作納入成人教育教學工作計劃，加大投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題；其次，主管理成人教育教學檔案管理工作的領指導兼職檔案管理人員，認真做好本部門文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作，并保證案卷質量，同時還要經常檢查成人教育教學檔案管理工作，把教學檔案管理和建設工作落實在平時的教學管理工作之中，以提高成人教育教學檔案管理水平；再次，全關教職員工要積極了解有關教學檔案的各方面知識，加強重視，強化檔案意識，做好成人教育教學檔案的建立和利用，參加到教學檔案質量管理活動中來，為成人教育教學管理服務打下良好的思想意識基礎。
2完善檔案管理有效機制，促進成人教學管理事業的發展。國家檔案局提出的實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”的重大戰略部署，即給成人高等教育教學檔案管理者提供了機遇，也給成人教育工作者帶來了嚴峻的挑戰。因此，在新形勢下，各高校成人教育管理部門應與時俱進，建立健全成人高等教育教學檔案管理有效機制，促進成人教育教學檔案管理工作制度化、規范化發展。首先應配備足夠的檔案管理人員，穩定成人教育教學檔案管理隊伍，改革現有的管理體制，創設良好的工作環境，把他們從繁重的日常事務中解放出來，為兼職檔案管理員提供專業成長的機會，滿足他們自我追求和價值實現的愿望。其次要制定一套成人教育教學檔案管理人員及有關部門的工作職責，做到有章可循，以制度作為保證，嚴把質量關，以確保檔案的真實性。再次要建立合理的獎懲機制，對成人教育教學檔案管理工作進行定期檢查與考核，根據考核結果，對那些工作上認真負責、工作成績突出的檔案人員給予應有的表彰和獎勵，調動他們的工作熱情；對那些在工作中推諉扯皮、工作懶散、無責任心的管理人員應給予相應的處罰，使檔案管理員不斷提高自身素質和管理水平，促進成人教學管理事業的發展。
一、高校圖書館檔案管理的內容
檔案管理是圖書館管理工作的一部分，又是圖書館各項管理工作的組成部分。高校圖書館檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對圖書館檔案實體的管理；二是對圖書館檔案信息的管理。圖書館檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定及存儲等內容。圖書館檔案信息管理是對檔案中包含的各類信息內容進行整理、分析及存貯， 形成可供二次開發和利用的有價值的信息。具體來說，高校圖書館檔案管理工作主要涉及到圖書館檔案的形成、分類、歸檔、保管、開發和利用等。
二、高校圖書館檔案管理的重要性
高校圖書館是高校重要支柱之一，而圖書館檔案是“高校文化之母”、“圖書館歷史文明之母”，是圖書館現代化建設進程中不可或缺的重要組成部分。圖書館檔案見證了圖書館發展變化的歷史， 是圖書館管理的重要依據， 是高校檔案工作的重要組成部分，具有重要的參考及保存價值。圖書館的許多工作的開展也離開檔案管理工作的支持，檔案完整地記錄了圖書館一切工作歷程，做好檔案管理有利于圖書館工作的交流、提升，促進各項服務工作更好地開展。檔案工作為圖書館業務統計分析工作奠定了基礎，為圖書館的各項工作提供重要參依據，為領導工作和決策提供可靠參考。檔案工作是深化圖書館服務工作的有力保證，為圖書館提高管理水平，加強工作效率提供強力保障。
三、高校圖書館檔案工作亟待改善的問題
圖書館檔案是高校圖書館工作的重要組成部分，對圖書館的未來發展能起著重要的作用。圖書館檔案管理的好壞，直接反映了圖書館的管理水平。然而，目前高校圖書館檔案管理工作仍然存在不少問題，主要體現在以下幾個方面。
1、認識上的偏差
相關人員對檔案管理的認識都存在一些誤區，對檔案建設工作的重要性認識不足，認為圖書館的檔案工作無關緊要，不是學校的主要工作，檔案管理是額外負擔，不能給學校創造經濟效益。圖書館檔案管理工作長期處于“說起來重要，做起來次要， 忙起來不要”的狀態。
2、管理制度不健全
健全的制度是檔案管理的保證，然而，大多數高校檔案管理制度建設不夠，有些沒有制度，有些只有部分制度，有些雖然有制度但很多也只是將其他圖書館的檔案制度復制過來，只是為了應付檢查的擺設，根本起不到應有的作用。這樣就造成檔案管理無章可循，檔案管理混亂、隨意性強，收集的資料缺乏連貫性和完整性。
3、檔案結構不太合理
信息技術的發展，給高校檔案管理工作帶來了極大的便利，然而，由于檔案管理人員的素質的不足，以及沒有現代化設施、設備，很多高校圖書館檔案管理仍舊沿用傳統的方式。文書檔案材料較多，紙質檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數量很少，甚至沒有。
4、檔案資料沒有得到充分利用
圖書館是學校的窗口單位，圖書館的工作會產生的大量具有保存價值的檔案資料，是高?？蒲泄ぷ鞯幕A。但是，很多圖書館檔案資料一直躺在圖書館“睡大覺”，成了堆放在圖書館的“廢物”。如何變廢為寶，讓這些檔案的價值得以實現，就顯得尤為重要。
四、改進高校圖書館檔案管理工作的建議
要努力創新檔案管理工作， 要敢于突破那些與當前圖書館工作不相適應的思想觀念和管理方式， 積極主動地研究當前圖書館發展過程中所面臨的新問題、新情況， 用新的理念、新的模式、新的視角、新的手段和技術來解決檔案管理工作中亟待解決的問題，以全面提升高校圖書館檔案管理工作水平，加快高校圖書館建設現代化的步伐。依據多年的工作經驗，作者就高校檔案管理工作提出以下幾點建議，具體如下：
1.增強檔案管理意識
首先相關領導要重視檔案管理工作，這是搞好檔案管理工作的重要前提和關鍵因素。檔案管理人員也要重視檔案管理工作，關注檔案的收集和利用，將檔案工作納入年度工作計劃中，積極爭取領導對檔案工作的支持。只有圖書館相關領導及檔案管理人員明確認識到圖書館檔案對圖書館未來發展的重要性，從思想上予以重視，增強檔案管理意識，圖書館檔案管理工作才會有明顯改變，并步入了良性發展的軌道。
2、完善檔案管理制度
沒有規矩，不成方圓。規章制度是用來規范我們行為的規則、條文，它保證了良好的秩序。完善的圖書館檔案管理制度是檔案工作規范管理的基本要求和重要保證。要依據國家法律法規，結合圖書館的實際，制定出科學合理、簡明實用、具有約束力和嚴肅性的檔案管理制度，使檔案的安全存儲、科學利用得到制度保障，為高效、規范地開展圖書館檔案管理工作奠定了良好的基礎，使檔案管理工作有章可循、按規執行、有條不紊，確保檔案的妥善保管。
3、配備先進的軟硬件設施設備
硬件是提升高校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保證。把檔案設施建設列入高校建設的規劃，配置足夠的檔案庫房或檔案室，購置專用檔案柜及檔案盒，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防火、防蟲、防盜等基本設備；按需配置計算機、掃描儀、打印機、數碼相機、攝像機等辦公設備，以提高工作效率。在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，將相關檔案錄入計算機，建立電子檔案數據庫，提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發和利用檔案信息的能力，促進圖書館檔案管理工作的提高與發展，以實現圖書館檔案管理的現代化。
4、完善檔案管理體系
建立高校圖書館檔案工作管理模式，由于圖書館的規模和作用的逐步體現，業務范圍不斷擴展，迫切需要建立一套完整的檔案管理體系。這是圖書館發展的客觀要求， 也是圖書館現代化建設的體制保障。首先，要實現專職檔案管理人員和兼職檔案管理人員組成的檔案管理團隊。圖書館要安排有責任心、有經驗、有耐心、業務能力強的專職檔案管理人員，并充分發揮其主觀能動性。完善檔案管理的組織管理和運行機制，落實責任人，將檔案管理涉及到的檔案的搜集、整理、匯總、歸類、保管及開發利用等職能落實到每一個人，強化責任意識，并做好獎勵工作。其次，要對高校圖書館檔案進行分類，做到科學分類，實行分級管理。按照檔案管理的要求，根據圖書館實際情況，按部門、內容等形式上的異同，分成黨務工作檔案、工會工作檔案、行政管理檔案、人事檔案、業務工作檔案、財務檔案、設備檔案、綜合檔案等若干類別，對不同的類別，依據其屬性，實行不同級別的管理。由此推動檔案管理工作逐步走向高標準、高質量、高效率，從而促使圖書館檔案管理工作向科學化、規范化、現代化方向發展。
5、強化檔案資源的科學開發和有效利用
圖書館檔案的開發和利用，就是對圖書館檔案信息進行加工、整理并將儲存于檔案中有價值的、適應高校發展需要的各種知識、信息充分挖掘出來，并使之有序化、系統化，最大限度的為廣大師生所用，以提升高校檔案信息利用效能的一種信息整理和傳遞的過程。開發檔案信息資源，是高校檔案工作的根本目的，同時也是衡量高校檔案管理工作的業務水平和工作成效的主要標志。圖書館檔案管理的主要目的是為了科學的開發和有效的利用檔案信息資源，使圖書館檔案發揮其應有的社會效益和經濟效益。檔案信息的開發與利用工作是高校檔案管理工作中最富有活力的環節，做好檔案信息利用工作是帶動整個高校檔案管理工作發展的關鍵步驟，促進檔案工作由被動變主動，做好做活信息服務，充分利用和發揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為高校圖書館的發展和學校科研服務。在開發利用方面，檔案管理人員要重點抓好以下幾個方面的工作。
一是加強高校圖書館檔案的信息化建設，利用現代技術對檔案進行科學管理和深層次的開發。開辟檔案信息網絡，減少檔案管理實際空間利用的矛盾，方便了高校師生，節約了時間成本和精力成本。
一、高校檔案管理文化的功能
（一）高校檔案管理具有文化積淀功能。檔案作為人類文明發展和傳播的重要載體，在人類文化繼承和傳播方面有著重要的意義，所有文化的發展都離不開檔案文化的積淀。高校檔案是高校在發展歷程中形成的重要的產物，它不僅記錄了高校的辦學風格、校訓、教育思想、科研成果、辦學傳統以及精神風貌等，而且還記錄了大量的教學總結、經驗、心得。高校檔案管理文化的積淀功能，對于學校的發展和高校文化的傳承有著至關重要的作用。
（二）高校檔案管理具有文化教育功能。高校檔案是高校優秀文化發展歷程的重要載體，它的本質屬性決定了它具備一定的文化教育功能，利用檔案開展教育工作是高校素質教育工作的重要手段之一，同時也是教師向學生宣傳優秀思想文化的重要參考依據。
（三）存儲保管功能。學校的檔案室應按照相關法規的要求，將收集得來的檔案信息，經過分類、編號、加工做好檢索目錄后，做好檔案保管與存放，保證完整、安全地存儲好學校檔案。
（四）分析評價功能。學校檔案可以用來分析評價教學質量，這已得到教育管理部門和社會的公認，只是對其分析評價結果的重視和利用力度還不夠。另外，為學校今后制訂工作計劃提供有力的參考。
二、高校檔案管理功能的轉變
（一）觀念導向功能的轉變。由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變檔案管理強調以人為本，即包括作為服務客體的用戶與作為服務主體的檔案人。在以往的檔案管理中較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶，以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。在知識經濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供利用檔案，更是檔案信息資源建造者和維護者。
（二）管理征集功能的轉變。高校的檔案管理應根據學校規模和檔案館（室）所藏檔案卷宗的數量設置檔案館（室），負責學校檔案信息資料的收集、立卷工作。通過調查發現，高校檔案館（室）征集管理功能普遍薄弱。有的還停留在各部門、單位交什么就收什么的狀態。據筆者了解有的高校基本建設工程圖紙、一些重大活動的圖片資料都沒有收進檔案館（室），學校需用時還要到上級有關部門借用，甚至另行購買，這給學校在經濟上造成很大的浪費。作為學校的檔案管理機構，就其收集檔案信息這一功能來講，其管理功能應表現在能夠及時、完整、準確地把具有憑證作用和保存價值的檔案資料全部、規范地征集到檔案館（室），這才是完全履行了自己的管理職責。
三、高校檔案文化新功能的構建途徑
（一）提高高校檔案管理人員基本素質。對于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風正派和責任心較強的人員負責，在職期間加強對他們的教育和培養，充分發揮其積極性與主動性。由于高校檔案工作人員素質與高校檔案管理工作有直接關系，因此檔案管理工作人員，應盡快提高自身的專業水平，通過培訓學習，提高檔案管理質量，才能為社會發展和經濟建設提供更多有價值的高校檔案信息資源
（二）改善高校檔案的功能。要做好檔案的管理工作，對檔案的功能必須重新進行定位，對傳統檔案的功能，應當保留的重要部分，需要加強，同時還需要進一步豐富與擴大新時期檔案管理工作的內涵，要積極創造條件改善新時期檔案的功能，不僅要滿足新時期對于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內容，在新時期，為建設小康社會，更好地為社會和廣大企業，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務。
（三）加強高校檔案館基礎業務建設。高校的檔案管理工作對于高校的文化傳承和發展有著重要的作用，應該在檔案形成的整個過程加大管理力度，做好檔案管理的基礎工作，充分地發揮出高校檔案的作用和價值。第一，高校檔案由于涉及面較廣，檔案的種類繁雜，在進行檔案分類的過程中可能會出現分類模糊不清的狀況。檔案管理人員應根據檔案的不同性質形成有效、條理清晰的分類，建立檔案檢索體系。第二，高校應根據自身的特點和辦學宗旨創建具有本校文化特色的檔案館藏室。第三，高校應加強對于檔案知識和重要性的宣傳，鼓勵廣大學子加強檔案的收藏和保護意識，同時應加大檔案捐贈的宣傳，鼓勵師生和廣大市民主動捐獻，完善學校的檔案收集，使檔案發揮出更大的作用。
1.檔案管理人員的淡漠。俗話說：“事不關己，高高掛起?！彪S著近年來研究生招生方式的改革創新，高校保研指數的增加，研究生規模不斷擴大，檔案管理工作任務日趨繁雜，很多檔案管理工作人員總是用以前的工作經驗，側重于管，而疏忽了理。主觀地認為管理好檔案就是做好了本職工作，缺乏足夠的認識和創新，距離時代的要求也越來越遠，導致研究生檔案管理滯后，甚至與時代嚴重脫節。檔案是研究生的一張名片，管理人員就是制作名片的人，不僅需要專門有責任心的人員負責，而且需要利用科學技術進行補強管理。然而許多高校忽視了這一點，此項工作是由教務管理人員或辦公室人員兼職，而且人員極不穩定，專業化不強，就會導致管理人員責任心下降，從而淡漠研究生檔案工作，更談不上創新。2.檔案管理的規范化制度缺失。沒有規矩，不成方圓，檔案管理工作也是如此。《普通高等學校檔案管理辦法》就檔案的利用和開發也作了明確規定，涉及專利或技術保密的檔案不宜開放。若有單位或個人需要查閱時，應持介紹信，經校方批準后，方可查閱。但查閱過程中涉及保密的材料就會出現泄密，在檔案管理工作中是需要更加嚴謹的制度來規范檔案調閱工作的。另外，在研究生就業時，總會出現檔案中缺少資料或所填寫的信息前后矛盾，必要信息丟三落四，字跡潦草難以辨認等情況。等用人單位需要查詢檔案時或辦理其他相關手續時，才發現檔案中出現了上述問題，此時，再去校方查詢檔案去向事宜，補齊所需材料時，就比較麻煩且費時費力。另外，隨著信息技術的發展壯大，研究生檔案網絡管理的興起，沒有一套完整的制度規范為信息技術做保障是不行的。那么就要求我們制定具體的應對改革創新的制度，從根源加強檔案管理的質量，補充和完善《普通高等學校檔案管理辦法》，制定《研究生檔案管理辦法》，來彌補這種缺失。3.檔案管理內容匱乏。各高校對于研究生檔案的管理及歸檔范圍基本相同，其內容包含高校招生錄取材料、入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表、答辯材料、各項培訓等級材料等。以上信息大多為研究生入學前的基本資料，檔案中反映研究生續研階段的細節性信息基本沒有[1]78。與本科生不同，研究生教育更注重對個體的培養，檔案中體現的內容應該是因人而異的，從而體現研究生在校期間每個個體的特點。但檔案中對研究生的評價內容，多為空話、套話，表現為公式化的評語，內容單一，不能全面客觀地反映研究生的綜合素質和能力。另外，一些社團經歷和社會實踐也無法體現出來，就無法體現以人為本的管理理念。以人為本體現了科學發展觀的核心內容，高校是孕育高等人才的搖籃，向社會輸出人才的地方，注重德、智、體得全面發展才是補充檔案管理內容的實質。4.研究生對個人檔案的忽視。研究生在校期間填寫的《培養計劃和學籍表》、《學位論文開題報告》、《研究生畢業登記表》、《答辯會記錄》、《入黨志愿書》等材料是由研究生直接填寫的，并上交所在院系審核，最終由研究生主管部門審核蓋章[2]23。在此過程中，研究生個人缺乏基本檔案知識，出現一些不符合規定的現象，隨意涂改，忘記張貼照片，自取檔案不妥善保管造成丟失，不注意檔案的托管工作造成脫離管理等等現象，最終導致自己檔案不完整，影響個人轉正、提干、待遇。千里之行，始于足下，檔案管理工作也是一樣。研究生個人要高度重視自己檔案的完整性。5.研究生檔案管理現代化程度不足。如今，大多數檔案管理工作還是沿用傳統的管理方法，如手工操作、紙質化管理模式，信息化和電子化發展滯后。即使運用數據，建立檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究生數字檔案信息源，沒能將研究生的日常生活表現、思想道德品質、學術研究成果以及能力開發有機地體現出來，從而無法構建合理高效特色的管理模式。因子的復雜，無法突顯有機的結合，數據統計也極為困難，這些都極大地制了研究生檔案資源開發和利用。
二、研究生檔案管理中存在不足和問題的解決措施
1.增強管理人員的業務素質及能力。組織研究生檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，了解檔案管理學、目錄學、文秘和計算機方面的知識，掌握檔案管理崗位應具備的業務能力。檔案工作應當納入年度工作計劃之中，建立相關的領導責任機制，設置專門的崗位人員，確定崗位職責，制定績效考核辦法和工作監督體系。一方面來強化管理人員的責任意識；另一方面提高管理人員的業務素質能力。借助強有力的考核監督機制，檔案管理人員在進行檔案管理工作時，就會認識到此項工作的重要性，必然會認真審核研究生入學前的材料，材料不完整的應要求學生補齊，并提供相關證明。對于填寫的表格進行認真審核后，發現存在填寫不正確、不規范的地方，要及時督促個人整改，確保檔案的準確性。多方面開展檔案工作人員的業務培訓工作，業務培訓可以邀請具有資深管理經驗的老師授課，也可以聘請相關專家進行專業的業務性指導，還可以組織檔案管理人員到先進單位學習交流，將優秀的管理工作方式和理念引進來，進一步充實完善檔案管理人員的業務能力。2.逐步提高檔案管理的信息化水平。隨著現代化和信息化的不斷深入發展，檔案管理信息化發展也是必要的。隨著各高校不斷擴招，研究生人數急劇增多，檔案種類繁雜，查閱次數加劇，以前陳舊的檔案管理模式已經無法應對，更不能很好地發揮檔案的服務功能。因此，必須進行改革和創新，在紙質檔案的基礎上，完善和加強現代化管理手段，利用大數據網絡，建立一個現代化信息平臺，實現檔案的網絡化管理。應用網絡技術平臺，分配給學生一個自己的賬戶和密碼，學生自己登陸后將完善自己的必要信息，并對德、智、體、思想教育方面進行必填項記錄，就如學生為自己制作一個網絡名片一樣，增加專業方向的研究和論文，增加社會實踐、團體活動的記錄，把學生的個人特長展現在平臺上。應用網絡技術，可以將學生非保密部分的檔案向社會開放，及時、準確地為用人單位提供信息，為研究生就業提前做好準備工作，從而提高檔案資源的利用率。3.健全完善研究生檔案管理的制度化建設。檔案管理的制度化不僅包括對于研究生檔案的收集、查詢、借閱、管理制定相應的工作流程、規章準則，還包括建立檔案管理人員責任追究機制。從檔案的歸檔工作開始，做好檔案的接收、管理、投遞工作，實現檔案管理統一化、標準化。明確歸檔材料內容、歸檔要求，嚴格執行安全保密機制；健全檔案查詢借閱制度[3]17。填寫內容一定要實事求是，不弄虛作假。4.研究生檔案管理的創新。五大發展理念中提到，創新是發展的第一要素。研究生檔案管理的不斷創新也是發展的必然過程，在新時代，研究生檔案作為社會主義文化建設的重要組成部分，必須更好更快地實現質的飛越，改進觀念、機制和管理服務方式，全面提高檔案管理工作的利用率。應當從思想觀念、人才資源、管理方式、軟硬件設施等方面開展創新，充分發揮研究生檔案在教育事業中的作用。
三、研究生檔案管理必要性
對于以上研究生檔案管理工作中存在的問題和不足提出有效的應對措施后，我們不難發現研究生檔案管理工作是非常必要的，它不僅體現著我國高校的管理水平，還對教育事業的發展起指導作用。隨著研究生數量的增多，研究生就業困難也將是個嚴峻的問題，許多研究生不愿意與本科生競爭一些待遇低、工作壓力相對比較大的職位，選擇在高層次領域競聘職位，此刻研究生檔案就起到了很大作用。檔案的完整性，檔案的真實性，檔案的“厚度”和“深度”不夠完善，就可能與自己所適合的工作或單位失之交臂。此刻再不愿去與本科生爭“飯碗”，就會出現教育資源的閑置，甚至嚴重影響研究生的心理健康。綜上所述，研究生檔案管理工作是必要的。它是一張閃亮的名片，是一名學生謀生找工作的敲門磚。怎樣讓這個名片更加閃亮，也是我們檔案管理工作所要思考的問題。研究生檔案管理在當今社會是一個不容小視的問題，它不僅關乎著研究生的就業問題，更關乎著我國高等教育人才資源的利用，彰顯我國教育水平的不斷提升，和研究生隊伍素質、品質培養的不斷提高。另外，在解決就業問題的同時，還將對社會的發展和科技的進步在高層次領域作出一定的貢獻。
四、結論
以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興衰；以人為鏡，可以明得失；以法為鏡，可以斷曲直。在原有研究生檔案管理的基礎上，結合實際工作開拓創新，建立完整的規范化制度是此項工作的必由之路。新時代需要新元素，檔案管理的革新與發展就是其中之一，只有堅持走發展的道路，才會在教育事業中發揮檔案管理的巨大作用，所以研究生檔案管理工作是必要的。另外，在此基礎上，檔案管理工作更加一改先前的弊端，從內到外進行革新，解決內部矛盾時克服外部因素的困擾，推進完善新時代檔案管理工作。服務于學生群體，真正把它的作用發揮出來，解決社會發展中存在的問題。其次，研究生檔案管理工作也彰顯了一個國家教育的發展狀況，研究生在招生時也面向了更多領域，相關部門應當考慮從檔案管理方面為科學技術創新發展提供一個有力平臺。讓單位、企業去發展所需研究生，讓研究生尋找到適合的單位、企業，去研究、創造、發明，為社會發展進步貢獻自己的力量。最后，研究生檔案管理工作還需要每一個管理者和研究生們共同努力維護，在不斷的積累中發現問題，調整和充實完善相關內容的情況下，才能指引此項工作有力前行，未來研究生檔案管理工作必定在研究生乃至教育事業中占有重要地位。
參考文獻
[1]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學學報（社會科學版），2012（12）.
1提高二級教學單位教學檔案管理工作質量的必要性
1.1二級教學單位教學檔案工作要適應高校教學改革
隨著高校教學體制改革的不斷深入，實行校院二級管理使得學校二級管理的職能、內容和權限范圍都發生了很大的變化，因此二級教學單位的教學檔案管理也隨之發生了根本性的變化，如一些教學文件的制定可由各二級教學單位完成。而高校招生的不斷擴大，學校教學體制的重大變化，如實行彈性學制、選課體系等，為二級教學單位的教學檔案管理增加了更豐富更復雜的內容。所以只有科學的進行教學檔案管理才能適應高校教學改革的要求。
1.2二級教學單位教學檔案工作要正確反應教學成績
二級教學單位是高?；鶎拥慕虒W部門，二級教學單位教學檔案室在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，能真實、客觀的反應在教學活動中各個環節的教學管理工作。尤其在對高校辦學條件，教學管理水平，教學質量等方面做出了客觀真實的評價具有重要的作用。所以加強二級教學檔案工作的管理和建設，可以為教學評估提供更規范更系統的信息和數據。
1.3二級教學單位教學檔案工作要適應信息技術的快速發展
紙質性質的檔案管理，手工方式的材料收集、檢索等都已表現出滯后性、低效率性，影響了教學檔案管理的服務質量。隨著信息技術的飛速發展，利用網絡技術、多媒體技術進行科學的教學檔案管理工作，如開展網絡教學質量測評平臺，學生成績網絡管理系統，學生上網選課系統等，能大大提高教學檔案管理工作的效率［2］。
2二級教學單位檔案管理工作中存在的問題
2.1檔案工作意識薄弱
受傳統習慣的影響，二級教學單位的領導和教職工，絕大多數只重視教學活動、科研工作及其他行政工作，往往忽視在此過程中形成的檔案材料的管理工作。在此期間形成的一些如學生成績、課程設置、師資隊伍建設、教學評價等的教學檔案材料也往往由非專業的檔案管理人員兼顧。這些檔案管理人員有的是該行搞檔案管理工作的，有的是其他工作人員兼職的。檔案工作意識薄弱，檔案管理水平普遍低，檔案建立缺乏系統性和完整性，導致了實際管理工作中出現管理檔案難、歸檔難、檔案開發利用難等被動局面。所以在教學檔案管理工作中迫切需要既有檔案專業知識又懂計算機的復合型人才。
2.2教學檔案資料收集不齊全
目前，大多數二級教學單位在整理收集教學管理部門組織教學過程中所形成的文件時，往往只注重紙質文檔的收集，而忽略了電子文檔和影像資料的收集，應當歸檔的珍貴教學實踐和科研材料依然散落在教學單位或個人手中［3］。收集較多的材料是學校制發的各類文件，本院學生的畢業論文，以及教學管理中的一些常規性材料，而忽略了二級教學院人才培養特色，學科專業特色和科學研究優勢。歸檔資料不完整，檔案的內容雷同，利用價值不大，影響了二級教學單位教學檔案工作的開展。
2.3教學檔案的分類缺乏系統性和關聯性
有的學校各職能部門和教學系部檔案材料的收集和整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，只重視紅頭文件的收集和整理，不重視本部門教學管理材料的歸檔。這不僅直接影響檔案的質量，而且也影響其歷史憑證的作用。
2.4檔案管理制度不健全，體制不完善。
在不少二級教學單位檔案管理上還存在一些薄弱環節。如:還沒有制定或形成相應的管理規章制度和實施細則，使檔案管理員職責不明確，工作上有很大的隨意性，再加上沒有配置專門的合理的機構，基本上是誰收集使用材料，誰管理檔案，歸檔范圍和歸檔要求沒有明確規定，造成了檔案管理不規范，出現了集中管理檔案難、歸檔難、檔案開發難等局面。雖然在二級教學單位檔案室使用了計算機網絡技術，但記錄信息過于簡單，多數采取封閉式管理，只對本院師生開放，沒有聯網實現資源共享。管理體制不完善，檔案管理手段落后，這在很大程度上影響了教學檔案管理的效率。
3加強教學檔案建設和管理的建議和措施
3.1增強意識，不斷提高檔案人員知識修養和組織協調能力，同時檔案管理人員還要樹立服務意識
由于在收集、整理各類教學檔案過程中，涉及學校和二級教學單位的眾多部門和個人，不僅要傳達教學院領導、學校教務處的工作安排，而且還要聽取、解決師生反應的問題，最終將教學檔案完整系統的材料歸檔。這就需要管理人員具有較強的組織協調能力，時刻保持清醒的頭腦。教學檔案的最終目的是為教學服務，為廣大師生服務，管理人員要按照教學規律和系教學檔案資源現狀，把教學活動中的各種可利用的檔案資源可能以最優方案組合起來，發揮其最大效用，以達到服務的目的，而服務質量的提高，需要管理人員有良好的職業道德修養、健康的心理素質、嚴謹的工作作風、特別是要有自覺的服務意識。
3.2規范管理，確立教學檔案歸檔范圍。
教學檔案材料要側重于教學實踐和教學管理過程中的原始記錄和基礎材料，所有文件材料都必須歸檔，并保證材料的完整性、準確性和系統性。同時，必須遵循教學文件材料自然形成規律，保持其有機聯系，符合教學管理和教學活動的成套性特點。
3.3建立健全切實可行的檔案管理制度
為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應的規章制度，二級教學單位應把檔案工作列入學校整體規劃和領導議事日程，納入教學、科研工作計劃和規章制度，把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項工作程序，列入有關部門和人員的職責范圍，要求教學任務的布置，教學工作的檢查，優秀教學成果、畢業論文的總結，科研成果和教材的驗收與檔案管理同步進行;優化考核制度，定期進行考核，并將考核結果和個人經濟利益掛鉤，成為有約束力的法規體系，從而保證檔案工作順利開展。為了解決檔案收集難的問題，必須制定行之有效的規章制度，建立和強化立卷歸檔的責任體系［4］。
3.4為了適應新時期檔案管理工作的需要，加強培養教學檔案管理人員的綜合素質
教學檔案的工作質量的好壞，與檔案管理人員有直接的關系。要建設好的高素質的檔案管理隊伍，首先要提高檔案管理人員的政治素質，及職業道德修養、理論修養和紀律修養，提高責任心，使他們牢固樹立教學檔案必須為教學工作服務的思想。其二是領導重視。定期對檔案員開展崗位培訓和繼續教育，使檔案管理者能夠及時學到新知識、掌握新技術，從而提高檔案員的檔案管理水平。其三做好檔案管理員的計算及應用理論和技能的培訓，提高他們的計算機管理應用能力，掌握計算機操作、數據庫的使用技能，具備計算機運用、網絡運用及對聲音、圖像、影像等多媒體資料進行處理的能力，成為具備檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才，只有這樣，才能適合新時期教學檔案管理的要求。
3.5注重教學檔案信息資源的開發和利用
關鍵詞：教學檔案 檔案意識 業務素質
教學檔案是在教學管理和教學實踐活動中直接形成，并按照一定歸檔制度集中保存起來的文字、圖表、照片、錄音、錄像、計算機軟件、光盤等文件材料，具有重要利用價值，是高校檔案的主體、核心和重點，也是衡量學校教學管理水平和教學質量的重要標志之一。
近年來，高校的教學檔案從無到有，從無序化到制度化，不斷完善和豐富，在教學工作中發揮著越來越重要的作用，但相對于完善的校史檔案、教師業務檔案和學生檔案，教學檔案略顯單薄和幼弱，隨著教育部實施高等學校本科教學質量與教學改革工程的啟動，各種教學評估的深入開展，教學檔案管理工作成了學校教學管理的重要任務。
一、高校教學檔案的作用
1.是直接記錄和真實反映教學發展的歷史。
教學檔案真實地記錄了不同時期教學活動的過程和成果，記載了不同時期教學人員的教育思想、教育理念和教學管理經驗，真實地反映學校辦學理念的逐步科學化和先進化、專業設置和專業格局的不斷變化、人才培養模式的不斷改進和教學計劃的不斷完善、教學管理水平不斷提高的過程。
2.是開展教學研究，深化教學改革的依據。
通過對歷年考試試卷的分析，學生成績的分析，課堂教學質量評價分析，畢業論文成績分析，研究教學過程和教學管理中出現的問題，研究教學內容和課程體系，研究教學方法與手段，提出切實可行的研究計劃、改革方案和改革思路，并在教學過程中實踐，提高人才培養的能力和質量。
3.是教學管理和教學活動的信息傳遞。
在教學過程中，從教學督導員、領導干部、院部教學工作評價、課堂教學評價等各類人員和評估中不斷地產生新的教學信息與教學材料，成為貫穿教學全過程的動態的、大數量的、內容豐富的信息寶庫，便于準確掌握教師教學質量、學校的教學管理總體狀況、學生的學習質量等，全方位全過程監控整個教學過程，提高教學質量。
4.是開展各種教學評估的需要。
當前各級教育管理機構對各高校開展教學評估，或是各高校對各教學單位的教學與管理評估，通過辦學指導思想、師資隊伍情況、教學基本文件、試卷、畢業論文（設計）等各類教學檔案進行分析，對各項指標進行定量分析，做出客觀全面的評價，有利于領導者決策教改方向、提高辦學層次，有利于提高辦學質量和社會效益。
二、高校教學檔案管理存在的問題
檔案的價值在于它的有用性，但在實際教學管理工作中，往往只重視教學檔案的整理和建設，忽視了它的使用性，利用性不高，教學檔案質量不高。
1.領導不夠重視，檔案意識薄弱。
很多高校沒有專職的檔案管理人員和固定的教學檔案保管場所，由教學管理部門的相關科室、各教學單位的教學秘書或者資料員等個別人兼職分散管理，再加之教學檔案管理工作常被其它日常教學工作或行政事務所取代，又缺少扎實的相關業務知識，難以全身心投入工作，經常處于無序狀態，缺乏規范性，教學檔案工作得不到重視，進而影響到教學檔案管理水平和效率的提高。
2.教學檔案材料不完整、不規范。
原始資料的采集、收集是搞好教學檔案的最基礎的工作，但由于教學活動的多樣性、分散性、廣泛性、動態性，提高了教學活動原始資料的采收集工作的復雜性和難度。實際上，在整理教學檔案材料過程中，有相當一部分教學檔案材料沒有及時收集整理，丟失現象較嚴重。有的只有結果材料，沒有過程材料；教研與教改材料流失多，學院不重視教學研究與教學改革材料的收集，畢業論文（設計）、試卷、教學研究課題等最基本的教學檔案材料不規范，存在缺少導師評語、學院領導簽字、成績分析和閱卷教師簽名，核分不準等現象。另外沒有規范的借閱條例，轉借后不能及時歸還或丟失，從而導致教學檔案材料不健全，不完整，不規范，影響了教學檔案材料的質量和充分利用。
3.檔案工作一時熱、一時冷。
教學管理部門和教學單位把教學檔案收集和管理工作作為臨時任務，在各種評估檢查活動中你檢查什么我就準備什么，臨時突擊準備材料應付檢查，檢查工作結束，教學檔案管理工作也停止了，檔案工作一時熱、一時冷，對教學檔案的重要性和長期性認識不足，不利于學校教學檔案管理水平的提高和全面發展。
三、提高教學檔案管理水平的對策
1.大力宣傳教學檔案的重要性，強化檔案意識。
通過廣播、校報、網絡、座談會、展覽等各種方法和形式進行多層次、多角度、全方位地宣傳，讓全校師生知道什么是教學檔案，教學檔案與教學管理的關系，認識教學檔案的價值、作用及利用效果，從而喚起人們對檔案的重視，引導廣大師生如何使用教學檔案，用好教學檔案，為強化檔案意識，做好教學檔案的建立和利用，為教學管理服務打下良好的思想意識基礎。
2.建立科學合理的教學檔案管理制度。
隨著高校辦學規模的擴大和發展，教學文件材料急劇增加，對教學檔案管理工作提出了更高的要求。教學管理部門和各教學單位明確分管檔案工作的負責人和兼職檔案員，統一管理本部門、本系統的教學文件材料，有利于緩解檔案室的工作壓力，提高教學檔案的利用率。同時，教學檔案管理工作要做到“三納入”、“四同步”，即納入各級管理人員的崗位責任、納入教學考核、納入管理水平標準考核；做到下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步，檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步，評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步，畢業分配、上級評審材料、教師考核晉升與校檔案室出具證明同步。
3.明確教學檔案的歸檔范圍。
根據《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，教學檔案內容可分為以下幾類：綜合類（上級文件，學校有關教學工作的政策、規劃、工作計劃，研究教學重要問題的材料，教學管理人員培訓，學生運動會等）、學科專業與實驗室建設、師資管理、招生工作、學籍管理、課堂教學與教學實踐、學位材料、畢業生材料、教材，并根據具體內容確定教學檔案的保存期限，使教學檔案材料的收集、整理、歸檔工作做到有的放矢，提高教學檔案材料的質量。
4.建立教學檔案數據庫，實行網絡化管理。
在網絡信息化的工作環境下，教學管理部門和各學院每年都產生大量的電子文檔，教學管理部門應規定電子文檔的管理規范和電子數據格式標準，實現檔案數字化，并積極創造條件，將編制的教學檔案數據輸入計算機數據庫，逐步實現與本校系統的信息庫聯網，實現資源共享，提高教學檔案的利用率。
5.提高教學檔案管理人員的業務素質。
教學檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作質量的好壞。由于教學檔案的特殊性，原始資料來源分散繁多，學科專業性強，形式多樣，所以在收集、分類整理過程中，要篩選和采集對教學工作和教學管理工作有借鑒和激勵作用的材料建檔，做到及時、完整、準確、系統地收集、分類和整理加工，這需要教學檔案管理人員有較強的專業知識和業務素質。另外，隨著高校教學檔案管理工作的信息化、網絡化的逐步實現，也需要教學檔案管理人員具備計算機、網絡基礎知識。因此，學校一方面要采取多種方式多種渠道經常性地培訓教學檔案管理人員，提高管理人員的檔案意識和檔案管理能力；另一方面要引進和培養一批專業人才，提升高校教學檔案管理人員層次和水平，為教學檔案管理提供有效地保障。
參考文獻：
［1］龔位東，郭宏偉.高校檔案管理工作淺論［J］.文教資料，2007，（4）：45-46.
【關鍵詞】高校 檔案管理者 綜合素質
隨著高等教育事業的飛速發展，作為記錄和承載學校歷史沿革的檔案，在學校發展中發揮著越來越重要的作用。教育部關于[普通高等學校檔案管理辦法]中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃。加強對檔案工作的領導和管理?！庇纱丝梢?，檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分。
檔案管理者素質的高低，職業道德的優劣直接影響和制約高校檔案管理的功能。在新的歷史時期，高校檔案管理者急需現代化信息管理技術全面的人才，而要做好高校檔案工作，檔案管理者必須具備一定的理論水平和政治素養，懂得黨和國家關于檔案管理方面的政策；懂得檔案工作基本理論原則和方法；具備較強的工作能力和文字表達能力；熟悉檔案管理內容，進行檔案信息深層次研究和開發。因此提高高校檔案管理者的素質勢在必行。如何才能提高高校檔案管理者的素質呢?試從以下方面闡述：
一、樹立三大意識
1.服務意識。以往，檔案管理具有極強的被動性，將工作定位于保管為主。然而，隨著當前形勢和社會發展的需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展。
2.安全意識。有些檔案涉及到國家安全和社會穩定，有些檔案關系到企業競爭與發展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發生。
3.創新意識。創新是工作持續改進、不斷再上新臺階的動力，新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規的工作做法將不再適應。因此，檔案管理人員必須樹立創新意識，勇于探索、勇于創新，不斷研究共性的、規律性的新問題，提出創新的決策對策和辦法。
二、打造三類能力
1.操作能力。要成為一名合格的檔案管理人員，最基本的是要具備實際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標引、檔案的保護等。
2.管理能力。要成為一名優秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。
3.學習能力。適應新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學習的能力。當前已經進入終身學習的時代，不會學習將會成為新時代的“文盲”。同樣。檔案管理工作內容、技術也在日新月異，不主動學習、不善于學習，將最終會被淘汰。
三、新形勢下檔案管理人員素質提升對策
檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點，提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手。
1.營造良性競爭氛圍。首先，單位要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位；其次，部門內部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍，引導檔案管理人員的思想行為；最后，要制定一系列相關的政策和措施，落實和保障競爭理念的實施。
2.建立完善的激勵體系。理論上，激勵包含正激勵和負激勵兩個方面，即獎勵和懲罰。實踐中，激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質能力的提高。獎勵措施：針對檔案管理工作人員的表現，可以制定一系列的獎勵措施。例如，對做出創新貢獻、業務能力突出等相關人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質和精神相結合的方式，并充分利用提拔晉升、發放獎金、精神鼓勵等具體方法。懲罰措施：建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系，對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪、辭退等處罰措施，切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快牛”的錯誤思想。
3.健全考核評估制度。激勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結果作為依據，這就要求健全考核評估制度。制定考核標準從意識、能力、精神三個方面考慮，評價內容細化為服務態度、服務效率、創新成果、安全保密、業務操作、管理水平、學習成效、工作作風等多個項目，廣泛征求群眾意見，設立相應的評分標準，進行定量和定性評分。
4.加強培訓學習。培訓和學習是提升檔案管理人員素質的直接途徑，在培訓方面：第一，促進培訓的經?；⒅贫然?。實踐中，許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓『，或采取隨機培訓的方式，這實際上不利于檔案管理人員素質的提高?？梢钥紤]將培訓工作納入單位發展規劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓工作，確保實效。第二，培訓方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式，內容枯燥無味，應用性不強。如果能夠結合參觀訪問、實習交流等多種形式，培訓的效果將會更加突出。第三，及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織，輕視效果檢查，這難以調動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓后的考試、考察制度，及時鞏固培訓成果。在學習方面，要積極營造學習氛圍，打造學習型組織。一是要以終身學習為目標，倡導經常學習、時刻學習；二是要全員學習，帶動全員參與，提高整體素質；三是要全過程學習，對檔案管理工作的整個流程進行深入學習改造；四是要團隊學習，促進成員問的互幫互助。此外，單位或部門應該創造一定的學習條件，例如，保證檔案管理人員的學習時間，報銷一定比例的書費等。同時，還要開展一系列的活動，包括知識競賽、技能比賽等，調動檔案管理人員學習的主動性和積極性。檔案工作連續性強，基礎業務和規章制度建設需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗。才能逐漸適應，逐步完善。檔案人員的頻繁調動無疑將影響到高校檔案工作的連續性。因此，抓好高校檔案人員的穩定工作對維護檔案工作的長遠利益有很大的好處。
5.引入競爭機制，實現優勝劣汰
高校檔案部門引入競爭機制有利于造就激勵人們奮發向上的外部環境，要改變“安于現狀、不思進取”的狀況。這就需要制定切實可行的崗位考核標準與措施，把考核與評優、晉級掛鉤。使每個檔案人員所擔負的崗位職責適當高于其能力，因人而異安排一些具有挑戰性的工作。這樣就會讓他們產生緊迫感，并充分調動檔案人員的積極性。
總之，高校檔案人員是高校檔案事業的主體，檔案人員素質的高低，關系到高校檔案部門的職能發揮，全面提高檔案人員的整體素質，是高校檔案工作質量提高的重要保證。
參考文獻：
[1]尹寶君，范宏如何提高高校檔案管理人員的綜合素質[J].科技導報，2011，(21).
關鍵詞：應用型；檔案建設；信息化
中圖分類號：G42文獻標識碼：A 文章編號：1009-0118（2011）-12-0-01
隨著形勢的發展，檔案信息化建設已經成為檔案管理的重要內容，信息化程度的高低也直接決定了檔案管理與利用工作的質量與效率。高校檔案作為檔案工作的重要組成部分，其信息化建設得到了較快的發展，但由于檔案信息化管理制度不健全、檔案人員的思想觀念落后及綜合素質和專業技能不高等自身條件的限制，如何做好高校檔案信息化建設，使其能夠結合高校檔案工作實際，結合實際工作，對這一工作進行了思考。
一、應用型本科院校檔案信息化建設必要性
（一）大量數字化檔案信息形成的需要。傳統型的檔案是建立在手工管理的基礎上，其檔案信息服務也是以手工服務為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這種傳統的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設道路，高校檔案信息化建設已經擺在了十分突出的位置。
（二）實現檔案管理模式優化的需要。隨著數字化校園的建設與實施，檔案信息化建設可以實現網上歸檔，將處理完畢的文件資料上傳到檔案管理網絡中，檔案工作人員在網絡中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統化管理，能夠從文件的產生、運轉、歸檔、利用進行全程控制。
（三）經濟社會科技發展的需要。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”列入其中，高校檔案信息化建設已經擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規章制定等主要材料，現在都是用電子文件的形式進行網上，高校檔案工作只有適應這樣的發展趨勢，才能做到與時俱進、同步發展，才能適應。
二、應用型本科院校檔案信息化建設存在問題
（一）檔案信息化建設中的相關制度與法律不健全。目前，有一些關于電子文件的法律法規，但不是很全面，檔案信息化標準建設也不是很完善。雖然有《計算機病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規，但是，關于電子檔案真實性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導致高校檔案信息化建設漫長而坎坷。
（二）檔案人員的思想觀念落后及綜合素質和專業技能不高。由于高校檔案機構的檔案人員大都為年齡較大、學歷層次較低的人，所以他們的科學文化知識有限，接受新事物的心態相對比較保守。面對信息化趨勢，他們不能很快適應信息化的要求，甚至干脆還用傳統的方法來進行檔案工作。還有一些檔案人員對高校檔案信息化的理解不夠準確，他們認為只要購置和使用了現代化的計算機設備以及其他現代辦公設備，就代表我們已經實現高校檔案信息化了。在這些方面，高校檔案機構的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進和提高。在信息化背景下，對高校檔案管理人員的專業技能的要求比以前更高，綜合素質指標也比以前大有擴充。然而，在目前的環境下，許多高校檔案管理人員缺乏信息網絡技術和計算機技術技能，他們有的甚至不會電腦的基本操作，這必然阻礙高校檔案信息化建設。
三、應用型本科院校檔案信息化建設措施
（一）建立和完善檔案信息化建設的制度。高校領導要提高制度建設對檔案信息化建設工作意義的認識。在增強自身檔案信息化意識的同時，要認識到檔案管理制度是貫徹落實高校檔案信息化建設過程中的各項決策，保證各項工作順利開展、完成各項工作計劃和目標的保障。高校領導要組織相關人員建立一套切實可行、符合本校實際的檔案管理規章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設的各方面都有法可依、有章可循。同時，要加強規章制度的執行力度，確保檔案管理體系的有效運行。
（二）樹立檔案工作者正確意識。高校在培養檔案信息專門人才過程中，必須使檔案工作者改變傳統的思想觀念，使自己能按照檔案工作現代化的要求自覺學習和更新知識，運用現代技術和信息技術于檔案管理工作的實踐，不斷創新檔案管理工作。隨著信息技術、現代科學技術和數字化技術的快速發展，作為高?，F代檔案信息服務主角的檔案工作者，不再是以往單純的檔案管理員。高校廣大的檔案工作者必須具有創新意識和科研能力，積極接受繼續教育及終身教育，努力培養自己具有更深的層次、更高的綜合素質，把自己從一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的“檔案保管者”變為“檔案信息管理者”。
（三）人員素質提高。我們面臨的是科技革命日新月異的時代，隨著檔案信息化建設的發展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領域進展，因此，一方面要引進相關領域人才，一方面要對現有檔案工作者進行針對性的培訓，如加強計算機、信息、網絡和多媒體等知識和技術的培訓。更新其知識結構，提高檔案工作者的專業水平。檔案人員要不斷提高自身素養，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家、高校的機密，適應新形勢，樹立超前的管理意識，發揮其自身的協調能力與各部門建立良好的關系，不斷提高自身綜合素質。
總之,信息時代和高等教育的迅速發展，對高校檔案信息化建設也提出了新要求。高校只有不斷加強檔案信息化建設，才能很好地適應高等教育發展新形勢對檔案工作的新要求，才能更加有效地開發和利用高校檔案功能，從而，為高校加快發展提供基礎性的服務保障。
參考文獻：
【關鍵詞】檔案鑒定銷毀;檔案館;困難問題;對策
高校檔案作為記錄高校管理活動、學生信息資料、科研等重要資料的載體，其工作的科學度和完善度，與高校日常工作的效率及質量密切相關。尤其是在最近幾年，伴隨學校規模擴大、生源的擴招，檔案的銷毀工作量及難度都有所提升。一方面，源源不斷的新檔案占據大量檔案裝具和檔案室場所，并具有極大價值。另一方面，鑒定與銷毀的不及時與缺乏科學性，對檔案管理工作產生了一定滯礙。
一、當前我國高校檔案鑒定銷毀工作現狀
高校檔案的鑒定銷毀工作，即對于相關檔案資料價值進行判斷與甄別。經過科學合理挑選，將具有一定價值的部分加以妥善保存，并將不具有保存意義的部分予以適當處理甚至廢棄。從內容上講，可分為歸檔前、后的鑒定及銷毀。通常，由于高校日常事務繁多，學生數量龐大，科研信息量繁雜，因此相關檔案的鑒定和銷毀工作表現出很多問題。從宏觀上來看（以會計檔案管理為例），學校財務實行統一管理，會計檔案管理任務重、時間緊。一方面，很多檔案僅僅交由檔案館并做了數目清點和核對，而缺乏必要的后續鑒定和銷毀工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而會計檔案的合并工作并沒有跟上步伐。再以科研檔案為例，很多高校建校歷史悠久，現存的科研檔案資料數額龐大，不乏很多有期限保管變成了無期限保管，然而保存空間有限，造成了檔案庫房面積緊張的現狀。
二、我國高校檔案鑒定銷毀工作的若干問題
（一）未對檔案材料進行準確性鑒定。盡管檔案理應作為高校日常工作的詳盡記錄，然而由于檔案資料的形成容易受到客觀條件及主觀意愿的影響，因此在實際運行當中其內容并不一定真實、原始。很多情況下，檔案資料會對于當下情形夸大、縮小及扭曲，且因不同存在時期和工作模塊而情況各異。例如，會計檔案資料中統計數字的虛報、科研工作成績的夸大及學校基建檔案資料與實際不符等。這些主觀錯誤及客觀過失，都會造成檔案材料有失準確性，檔案鑒定工作者有義務和責任降低甚至杜絕此類現象的出現。
（二） 亟待鑒定和銷毀的檔案資料數額龐大。通常，這類問題是由以下兩點引起的：其一，鑒于很多高校檔案室都錯誤地將館藏量作為工作質量的衡量標準之一，因此為了實現一定的規模要求，將一些不具備實際價值的檔案引入檔案室，片面追求檔案數額的升級。其二，很多檔案在入管時缺乏及時地鑒定，導致工作長期累積，負擔日漸增重。在上述情況下，很多檔案室需要完成的鑒定和銷毀工作需要涵蓋如約到期檔案，且還要涵蓋很多被輔以永久保存之名，而實則毫無價值的部分。
（三）未進行完整性鑒定。在如今的高校檔案室工作中能夠發現，很多歸檔資料文件擁有一定的價值，但卻缺乏必要的完整性。一方面，歸檔部門缺乏必要的健全性。學校日常事務繁雜，各個部門擁有的職能各異，所產生的檔案數量、內容不具有一致性，很多僅僅是綜合部門形成一定紅頭文件，而其他部門檔案材料形成較少甚至沒有，從而缺乏成體系的檔案歸整。另一方面，檔案材料門類不全。很多學校除了財務、科研、學生信息等檔案之外，其他方面信息缺失。同時，檔案資料自身不完整。很多檔案資料缺頁、缺補充附件等，甚至很多核心部分漏失。
（四）缺乏鑒定檔案的條理性。很多檔案室管理僅將檔案資料保管期限作為鑒定依據，缺少了一定的鑒定條理性，如忽視了檔案文件本身的價值高低。然而，檔案資料最為關鍵的并非為其館藏是永久性還是暫時性，真正重要的是其在高校發展過程中實際蘊含的價值和作用的發揮。因此，在檔案管理工作中，要分次重地進行檔案保護、搶救，突出關鍵性檔案的地位。
三、如何應對存在于檔案鑒定銷毀工作的相關問題
（一）提升進館檔案的質量，強化檔案價值鑒定。在檔案進館之前，篩選工作就已經屬于檔案鑒定工作的一部分，若能工作到位，將會為后期檔案鑒定和銷毀工作省卻很多麻煩。在篩選和鑒定檔案價值、立卷及確定檔案報關期限的過程中，工作人員需做到詳細縝密，堅持有價值的檔案入館，無實際用處的檔案不盲目接收。相關指導部門工作人員要定期、保質進行案卷質量抽查檢驗，檔案室需要在檢查案卷之后入檔。憑借全面合理的檔案鑒定與銷毀，檔案才可以立卷。在此過程中，相關工作人員要以認真負責的態度，對待每一步檔案管理環節。
（二）提升監督與指導力度，完善檔案鑒定銷毀制度。作為檔案管理工作的指導力量，領導層面要加強對于檔案管理工作的監督，嚴格按照《檔案法》的相關規定安排工作，次重點分明，依法依章辦事，有部署、有安排、有檢查，形成上行下效的完善檔案管理體制。因此，要成立高效負責的領導班子，通過劃定出鑒定委員會、領導小組，分工落實成員責任。同時，要制定周密的工作計劃，按照一定時間、重要性等有序完善鑒定與銷毀工作。對于不存在保存意義的檔案資料，要在建立完善的書面記錄且經上級領導審核后進行銷毀。
（三）加強檔案管理從業人員的整體素質。作為一項對于高校事業發展意義深重的工作，檔案管理從業人員需要具備良好的職業素養和綜合能力。很多高校檔案室的管理人員身兼數職，甚至由其他部門人員監管相關工作，這樣做 有失檔案管理工作的完善性。高校在重視檔案管理工作的同時，要首先重視起從業人員的選拔和任職環節，以必要的標準挑選專業檔案管理人員。在日常工作當中，定期安排相關培訓與講座，為工作人員充電，為其介紹和普及最新、高效的檔案鑒定和銷毀知識。經過專業化培訓，幫助工作人員形成科學的工作流程。
（四）健全檔案鑒定和銷毀體系。完善的檔案鑒定和銷毀體系是保障高校檔案管理高效、高質量完成的前提，很多檔案室工作人員仍舊沿用傳統標準，且忽視了對于電子檔案管理工具的使用。如今，高校的檔案管理工作不應再沿用過去的期限管理模式，應將檔案價值視為首要，例如，一些會計檔案資料，如會議出差發票等，那樣的話不必要進行永久保存，不僅占用庫存，而且缺乏必要的價值。通過綜合權衡各檔案資料價值，形成明確的管理規定。
檔案鑒定銷毀工作質量的高低關系到高校生存及長遠質量，在本文中，筆者針對當前我國高校檔案鑒定銷毀工作現狀、存在的若干問題（未對于檔案材料進行準確性鑒定、亟待鑒定和銷毀的檔案資料數額龐大、未進行完整性鑒定、缺乏鑒定檔案的條理性）及有效的應對措施展開相關探討，提出了提升進館檔案的質量、強化檔案價值鑒定、提升監督指導力度及完善檔案鑒定銷毀制度、加強檔案管理從業人員的整體素質及健全檔案鑒定和銷毀體系等相關策略，以期為行業提供一定借鑒。
【參考文獻】
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一、高?？蒲袡n案管理的主要內容
高校科研檔案是科研活動的原始記錄，也是科研管理中不可或缺的一個重要環節。科研檔案是人們在從事科學研究活動中形成的、并經過一定整理的、具有保存價值的、歸檔保存的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史紀錄?？蒲袡n案工作的主要任務是認真貫徹執行國家和主管部門制定的有關方針、政策、條例、辦法，正確地組織科研材料的歸檔，科學地做好保護與管理工作，充分發揮科研檔案為教學服務，為科研服務的作用。
目前，高校科研檔案建立的主要內容根據它為學校的發展研究和為科研工作者所提供的信息可分為三個方面，即從事科學研究的專家學者的人員信息資料；在各自的學科領域取得的科研成果的信息資料；各級各類有關科研的指令性文件和通知等信息資料。
1.提供科研人員信息資料，主要是歸整學校從事科學研究的專家、學者以及課題研究的整個研究梯隊的組成人員的個人資料，包括從事研究的學科以及在其研究領域取得的重大成果的介紹材料；
2.各類科研成果材料主要包括：一是學校和各級各類科研項目的歸檔，這是科研檔案管理的重中之重，從項目的申請，研究方案的設計論證，立項計劃下達的通知和文件，經費的控制與使用進度，項目最終完成的科研咨詢報告和研究成果，結題報告和專家鑒定意見的原件和復印件，應用類研究還要包括應用技術成果和科技成果的轉化與推廣，存檔材料包括驗收證書，專利證書以及有關檢測證明和鑒定、驗收技術資料原件和復印件一套。二是科研人員和廣大教職工在正式發行的學術期刊發表的在學科領域有建樹、有影響的科研論文，正式出版的專著、編著、譯著、教材、工具書、參考書和作品等以及獲得各級各類獎勵的成果，全部按所在部門登記，按統一要求填寫相關表格并提供原始材料及復印件進行歸檔。三是整理、歸檔上級和學校下達的有關科研方面各類文件以及上報的各級各類科研統計報表，以便查閱上級部門的指示、指令、決定等意見和學校有關科學研究的政策和規定，了解學校發展狀況，把握方向，保證科研工作的順利開展。
二、新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問題
新建本科院校由于師資力量和水平的限制，原有的科研技術薄弱，在組建初期，科研管理工作重點放在對全?？蒲械暮暧^管理和一系列規章制度的建立和完善，但對科研檔案的管理沒有引起足夠重視。大多沒有建立科研檔案的收集、立卷、保管等規章制度，科研檔案的管理幾乎處于空白狀態，即使在做的科研檔案的歸檔、管理工作僅局限于對學?？蒲许椖苛㈨棥@獎科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科學研究整個過程的原始記錄和材料，大多數都是在課題完成和成果獲獎后粗粗收集，便移交到學校綜合檔案館。新建本科院?？蒲袡n案管理主要存在的問題有三個方面：
1.科研檔案缺乏完整性、系統性，普遍存在各種立項資助項目材料較多而教師自發科研項目材料較少的現象，有些立項資助項目檔案材料也殘缺不全。有的科研課題有開題報告，缺論證意見。有的科研課題材料的只有研究總結或成果論文，缺乏科研計劃、設計方案、技術報告、實驗記錄、數據分析、成果鑒定推廣等方面的資料，尤其缺少核心部分技術內容和大量研制階段的材料。
2.科研檔案材料原件少，復印件多。課題在鑒定、報獎時上級部門需要提供原件，而原件的份數有限，所以出現科研人員只向檔案部門移交復印件的現象?？蒲袡n案作為科研活動的真實記錄，它是日后查考、研究和處理各種問題的憑證，如果歸檔文字性材料中復印件增多，必然使文件失去它應有的價值。
3.科研檔案材料分散在各處。由于高校科研人員肩負著教學與科研雙重任務，對高校教師的考核也是多方面的。因此，普遍存在一個科研課題的材料分散于各部門的現象，一部分材料在系里，一部分在業務檔案里，一部分在行政檔案里，一部分在科研檔案材料里。這些情況導致科研檔案材料的零散狀態，不利于科研檔案的綜合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人員對科研檔案工作的重要性認識不足，由于當前許多研究人員沒有認識到科研工作檔案工作的重要性，把自己的研究成果視為個人私有財產，許多珍貴材料不愿意上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面則擔心以后要做進一步的研究時查閱不方便，或者會泄密、失控，這樣很難保證檔案材料的完整性、系統性。即便一定要歸檔，也只會將有關材料的復印件歸檔。（二）科研檔案管理缺乏有效的管理體制，由于新合并組建的院校，科研機構重組，二級院系重新整合，不少科研人員的隸屬關系發生變化，科研檔案管理沒有得到理順，科研檔案的立卷、歸檔、編研、利用和計算機檔案管理系統等方面的業務工作沒有一個統一標準，各二級學院沒有設置檔案室或專職檔案員，管理松散，加上有些學校校區分散，更增加了科研檔案的管理難度。
三、加強新建本科院校科研檔案管理的途徑
1.強化科研人員的檔案意識。通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，提高科研人員檔案法制觀念，認識科研檔案建設工作的重要意義，讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔起積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責，增強科研管理人員自身的檔案意識。
2.建立、健全科研檔案建設與管理制度。按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》的規定，建立符合高校實際的科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，在日常工作中實行“三納入”，即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍。同時做到四同步，即下達科研任務與提出科研文件材料的同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。具體做法是：第一步，要在科研項目下達后，課題負責人主動到檔案室備案，領取“歸檔須知”、“科研記錄本”等；第二步，科研課題完成，或經過鑒定、驗收后課題負責人將科研課題三個階段的材料全部收齊，移交檔案室，才算科研課題結束；第三步，課題結束經費結算時，要有檔案部門歸檔合格簽字或蓋章后，科研管理部門才能同意財務部門結算；第四步，申報各類獎項時，必須由檔案部門驗收，加蓋驗收合格章后，科研管理部門才能辦理申報手續。
3.配備機構和人員，提高科研檔案管理人員的業務素質和水平。在高?？蒲泄芾聿块T設立專門的科研檔案室，配備專職檔案員。校區分散的高校還可建立二級院系科研檔案室，并配備兼職檔案員，二級院系科研檔案室主要是對納入學?？蒲刑幑芾淼目蒲许椖?，負責指導、督促或參與其科研檔案的立卷和歸檔。對非納入科研處管理的科研項目，負責立卷和歸檔的全過程工作。建立本院系的此類檔案，并根據規定提供利用服務；參加學校組織的有關學科科研檔案的編研工作。要加強科研檔案管理人員隊伍建設，通過進修和培訓，不斷提高科研檔案工作人員的業務水平。還要建立獎勵懲罰機制，充分調動科研檔案管理人員的工作積極性，對工作表現突出的人員，除公開表彰獎勵外，在職稱評聘和職務晉升上，予以充分體現，從而激勵并促進檔案管理人員的整體業務水平和業務素質的提高。
4.運用現代化管理手段，管理和利用科研檔案信息資源。高校校園網絡的建設和使用為科研檔案的管理提供了便利條件，近年來新建本科院校的科研檔案數量在不斷增加，原來的手工操作管理已遠遠不能適應當前高校科研發展的要求，因此，把計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備運用到科研檔案的收集、整理工作中，利用網絡傳輸，將有關科研文獻、數據、圖紙等科研檔案信息聯機上網，既便于查閱也便于管理。網絡化的管理提高了科研檔案信息資源的利用率，同時也提高了科研檔案的管理效率。
關鍵詞： 學院檔案； 教學檔案； 檔案管理
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0100-01
一、院系教學檔案管理的重要性
教學活動中產生的材料是評估的重點，這些材料收集是否齊全完整，整理是否科學規范，是學院開展評估工作的重要基礎。學院的教學檔案都是隨著的專業教學活動而形成的，備課、授課、實驗等教學工作中產生的看似零星的材料，它們之間由于產生的時間、范圍、學生對象等特征而形成有機聯系，具有明顯的成套性和系統性。若把這些文件材料有機的聯系起來，就能重現整個教學流程。院校教學規模不斷擴大，學科建設逐漸健全，教學檔案內容更加豐富，材料來源更加廣泛。在內容上，教學檔案是在教學準備、教學實施、教學評估和教學總結中形成的教學文件；在管理上，教學檔案是在上級部門和本校頒發的有關教學管理方面的指示、規定、辦法等教學文件；在對象上，教學檔案是一線教師個人手中的自編教材、講義、教案等，加之學生的優秀論文、畢業設計、實驗報告等。這些教學實踐活動中所形成的教學檔案材料形式多樣本的，有照片、紙張、光盤、手稿、簿冊、磁帶、和圖紙等，其復雜程度還在不斷增加。學院的教學檔案不僅帶動整個高校檔案的建設，推動教學工作建設的進程；而且在教學評估中起到憑證作用。
二、目前學院教學檔案管理存在的問題
（一）學院檔案管理制度不健全
目前由于許多院(系)不重視教學檔案管理這項工作，使得檔案資料收集的內容、整理的范圍、分類的標準、移交手續、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來完成。從而出現資料歸檔不及時，借閱時不登記，需要查閱的資料找不到，借閱的資料也不按時歸還，重要的文檔資料丟失時有發生，致使檔案資料殘缺不全，從一定程度上影響了教學改革及教學評估的質量，同時，嚴重影響了檔案管理的規范性和完整性。以上這些問題的出現，充分說明了健全教學檔案管理制度的重要性。
（二）教學檔案管理水平跟不上教學管理工作的發展
新時期高等教育越來越呈現信息化、網絡化的態勢，許多學院在教育部教學水平評估影響下，開展了諸多的教學管理改革，啟用計算機學籍管理系統，啟用教務網絡辦公系統，教師授課評比網絡等。直接反映了學校教學工作本身的教學檔案管理并沒有與時俱進的變化，僅滿足于傳統檔案的接收，并不正視其管理對象的變化，導致教學檔案管理沒有真正體現教學管理的真實狀況和發展水平。主要表現在各高校檔案信息化還停留在使用計算機檔案管理系統進行案卷級目錄及部分文件級目錄的錄入與檢索，建立全文數據庫尚在規劃中。從目前看，許多院校教學檔案部門缺乏技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，不能完全適應現代化管理技術。
（三）現存紙質檔案資料數字化過程難度大
現存紙質化教學資料要轉換為數字化信息進行歸檔，目前主要存在三個方面的問題：一是由于數字化工作非常繁重，量也非常大，且檔案人員操作電腦的技能不夠嫻熟，主觀認為不如從事紙質立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒；二是院校領導對教學檔案工作不夠重視或因經費問題不愿意增加投入；三是教師、教輔人員對教學資料收集工作處在被動狀態，往往是憑借個人的態度在做，做好做壞一個樣，缺乏激勵機制。
三、優化教學檔案的管理措施，增強學院教學檔案建設的有效性建設
（一）加強教學檔案管理制度的建設
學院的領導應高度重視各部門教學檔案的管理工作，把檔案建設工作列入學院的工作計劃；要劃撥教學檔案管理投入專項經費，為其配備檔案用房、相應設備及檔案管理的專兼職隊伍，并建立有效的激勵機制和監督管理。學院的教學管理部門應根據國家的有關檔案法規和學院的實際情況，建立健全教學檔案管理工作的各項規章制度，如檔案工作規范、檔案實體分類辦法、部門歸檔與立卷制度、電子檔案的歸檔管理辦法等；并在教學檔案管理工作中嚴格執行“三納入”、“四同步”制度，逐漸夯實檔案管理的基礎?！叭{入”即納入教學計劃、規劃，納入教學管理制度，納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。“四同步”教學管理的各環節必須做到下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、上報評審材料、教師晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。總之，教學檔案是教學實踐活動的真實記錄，是進行教學研究必不可少的素材，只有依據可靠的教學檔案作為研究依據，才能對教學的特點進行定量和定性的分析，挖掘科學、有效的教學方法，從而最大限度地提高教學質量。
（二）加強教學檔案管理隊伍建設
教學檔案人員作為檔案工作的主體，對教學檔案事業的持續發展起著決定性作用，教學檔案人員素質的高低直接影響教學檔案信息化的進程。因此，院校要加強教學檔案管理隊伍建設，培養一批有檔案專業知識，有現代化管理技術，有開拓精神的管理人員來從事教學檔案信息的管理和開發工作。檔案管理者要適應現代化社會發展的要求，與時俱進，努力學習計算機知識和電子檔案管理技術，更快地推動教學檔案管理現代化的進程。積極創造條件，鼓勵和支持教學檔案管理人員參加專業培訓、進修、攻讀學位等，以提高業務素質、掌握現代化管理技能、適應社會發展的需要。一方面宣傳國家有關高校檔案工作的法律法規、方針政策，宣傳教學文件材料歸檔的必要性和重要性，使他們深入了解教學檔案工作的重要性和資料歸檔的優越性，認識檔案工作者的崗位價值，從而熱愛檔案工作，增強責任感和事業心，主動鉆研業務，恪盡職守。一方面每年有重點的講授檔案管理知識和本年度歸檔要求，幫助他們掌握檔案管理工作的基本知識和操作技巧，掌握現代化管理技術，掌握教學檔案的內容、特點、運行規律，不斷提高綜合素質，做好教學文件材料的形成、收集、整理和保管利用等工作。
（三）加強數字化基礎設施建設
院校的各級領導干部應轉變觀念，提高對教學檔案數字化建設的認識，增加經費投入，購置數字化建設所需要的硬件和軟件設備，提供必要的數字檔案安全保護設施。切實搞好總體設計，確定信息網絡的基本功能、總體思路、組網模式和發展規劃等，按計劃分步實施，逐步推進檔案信息網絡化建設。其次是搞好檔案館(室)局域網終端建設，組成信息網絡，實現歸檔的便捷化、經?；统B化，夯實教學檔案數字化建設的堅實物質基礎。
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