時間：2022-06-16 13:29:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案資源整合，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
隨著科學技術的迅猛發展，高校的社會環境發生了巨大變化，信息化、網絡化趨勢給檔案管理和檔案信息資源整合利用帶來了新的要求。同時，由于高校內部各業務部門所處工作環境的變化和新技術手段的廣泛應用，促使檔案信息內容也發生了很大發展與變化。另外，元數據理論得到不斷應用，先進的管理方法與管理理念不斷形成并日益成熟，檔案信息處理技術、檔案信息的管理與組織方式等方面也發生了新的變化。檔案工作進入了一個新的發展時期，傳統檔案信息資源整合的工作觀念、意識、技能、方法均有不同程度的滯后。主要表現在：
⒈檔案信息共建共享意識薄弱
在高校整體管理工作中，檔案工作經常被忽視，各部門的檔案共享意識薄弱，不能在各項高校工作中貫穿檔案管理思想，僅僅注重本部門或本系統中的應用。檔案信息的跨部門、跨系統應用形成了阻隔，各自為政，這與檔案工作在高校教學與管理工作中的弱勢地位有關。高校在布置工作時候，主要以教學、科研、招生、學科建設和基本建設為主，往往把檔案工作放在可有可無、無關緊要的次要地位。而且檔案信息在本部門也不受重視，有的兼職檔案員不重視原始檔案資料的收集和整理，造成檔案資料不能及時歸檔，這樣就造成整體檔案信息共建共享的條塊缺失，造成檔案信息的不完整;有的部門檔案管理人員因考評機制不嚴格而責任心較差，推諉、拖拉現象嚴重，對別部門的信息共享有抵觸心理，“多一事不如少一事”。因此，往往導致檔案材料歸檔不齊全，不完整，不及時，部門間檔案信息協作凝滯、割裂，各自為政，檔案信息資源整合工作難度很大。
⒉檔案工作的“信息孤島”現象嚴重
近年來，隨著信息化、網絡化的發展，高校各業務部門建立了自己的信息系統，幾乎有多少個主要職能部門就會有多少個不同的管理信息系統，檔案部門與各業務職能部門之間缺乏良好、順暢的文件流轉通道，各業務系統只能各行其是，各自為政，形成系統之間、部門之間無法相互連接的“信息孤島”，難于實現檔案資源在信息化技術條件下本可以完成的整合與共享。當前高校的檔案管理現狀是信息資源難以達成認同和共享，每個部門使用這些信息時都要不斷向其他一個或者幾個部門索取，且不能隨時更新，檔案信息整合和利用過程凝滯。
⒊檔案信息資源利用效率較低
由于受傳統思想、思維定勢以及現實狀況等因素的制約，高校對待檔案工作“重保管、輕利用”的現象仍然比較普遍。
（1）傳統檔案思維影響檔案信息提供利用。檔案工作在有的高校管理者心目中，仍然是局限于“收完整”、“分好類”、“保管好”，不知道如何對其利用與開發;有的部門和主管甚至不知道檔案部門的辦公場所和工作具體內容，不知道檔案管理有什么資料，可以查到什么資料，更難談得上利用。部分高校也開展了一些檔案資源利用的有效探索，諸如編撰年鑒、布置校史館、展覽館等，但基本上停留在建檔、管檔上，忽視了檔案信息資源的開發利用，導致許多具有很高價值的檔案材料不能發揮應有的作用。
（2）檔案信息資源的加工程度影響檔案信息提供利用。檔案信息資源的加工程度是影響檔案利用的重要因素之一。檔案信息資源加工質量高，分類邏輯清晰，則能更好地適應檔案用戶對檔案信息的需求，檔案信息的利用率和資源共享程度也會更高。
（3）檔案信息資源的來源和利用渠道影響檔案信息的提供利用。目前，高校檔案信息資源的來源和利用渠道較為單一，較多局限于傳統的來源渠道，對于新興的電子檔案收集較少，這就造成了信息檔案的來源尚不夠寬廣;另一方面，檔案信息的利用渠道也較為單一，多數局限于紙質檔案，審批程序繁瑣，過程冗長，嚴重影響了檔案信息的整合和利用。
⒋檔案服務高校發展的意識和手段相對滯后
因未實現檔案信息的互聯互通和網絡化管理，服務發展大局的手段有限，服務過程較為繁瑣，因此，大多數高校檔案工作人員采取了“坐等上門”的服務方式，缺乏主動服務意識，有人查找就定向找一下。同時，服務手段較為單一，只能定向查找，不能觸類旁通找到更多的有價值的檔案信息，從而大大影響了檔案的利用效率。
⒌隊伍素質不高
在檔案信息資源整合工作中，檔案工作者是最具活力、最關鍵的要素之一。檔案工作者能否充分發揮主觀能動作用，不僅取決于檔案工作人員之間的協調，同時還取決于檔案工作隊伍的知識結構和人員素質，包括檔案工作者的學歷層次、專業知識、工作經驗等，同時還包括文化素質、技能素質及職業道德等水平。首先，檔案從業者要有良好的知識素養，要了解高校的教學和管理工作，才能準確鑒定檔案價值。其次，檔案從業者要有熟練的信息處理能力，不僅要適應網絡信息技術操作的要求，還要具備運用數字化、網絡化技術手段進行檔案信息管理等能力。
當前，由于高校對檔案工作重視不夠的原因，在檔案管理人員隊伍的配備上存在著整體水平偏低的現象。同時，網絡化、信息化的發展對檔案管理水平提出了新的更高要求，檔案管理人員缺少知識更新，難以適應新形勢、新技術的工作變化，同時，各業務部門的兼職檔案員對檔案工作的積極性不高，往往應付差事，人員變動快，不能保證檔案工作的穩定性。
二、高校檔案信息資源整合的新策略
當前高校檔案信息資源整合需要對癥下藥。元數據的出現，能夠讓檔案部門克服電子檔案管理過程中的這些困難。元數據通過對電子文件的內容特征、載體的環境特征以及電子檔案形成過程中的環境和背景信息的描述，記錄電子檔案的相關屬性和背景信息。元數據本身是一個系統，它在電子檔案管理中所存儲的信息與電子檔案的信息內容、背景、結構等是一一對應的，是電子檔案的原始狀態的紀錄。研究基于元數據基礎的信息資源整合方案，更新觀念意識，加強部門間協調，持續提高人員培訓和能力，形成與各項業務協同推進、考核激勵機制健全、隊伍能力持續提高、管理手段豐富、技術手段與時俱進的檔案信息管理新局面，應從以下幾項措施入手。
⒈加強對檔案信息資源整合和利用的高度認識，提高檔案工作地位，做好基礎工作
檔案信息資源整合是對現有檔案資源空間布局和組合方式的調整，目的是使檔案資源的布局更合理、結構更優化，更有利于保存、開發、利用，使檔案資源效益的最大化。整合檔案資源是加強資源管理的需要，是提高利用效率的需要，是確保檔案安全的需要，是強化綜合檔案功能、提高綜合檔案地位和職能的需要。因此，高校應充分認識檔案信息資源整合和利用對高校整體發展的支撐作用，將檔案信息工作提高到與其他業務同等重要的地位，加強檔案信息整合的基礎工作，主要應從以下措施入手。
（1）全面核查，去粗存精，提高檔案加工的效度。由于歸檔階段的不規范，或因歷史背景的變化等原因，有些檔案信息資源是重復的或者失去保存價值的，這些信息資源在整合中應該首先剔除，以免在檔案信息資源整合中再次形成浪費。
（2）重新梳理、分類、組卷，提高檔案信息的規范程度。對檔案信息重新梳理，分類邏輯不清晰的要重新分類，案卷組合不規范的、組卷過厚、內容混雜的應進行重新組卷，盡可能將相互存在聯系的文件組合在一起，對無標題或無頁碼的重新加工填寫。這樣不僅可以實現紙質檔案的高質量保存，同時也為下一步檔案信息整合打下良好的基礎，提高整合利用的效率。
（3）加強各部門歸檔質量，從源頭上提高檔案信息資源整合質量。加強對高校各部門兼職檔案管理員的培訓，執行規范統一的收集、整理加工、分類、歸檔標準，使各部門的檔案信息形成統一、標準的接口，增強信息的共建共享利用程度。
⒉建立檔案信息資源整合的協調機制，利用元數據方案解決“信息孤島”問題
（1）破除信息資源整合的壁壘，形成檔案整合聯動機制。加強部門間檔案信息資源整合的協調機制，建立一種聯動機制，改變檔案信息資源整合和利用工作由單一的檔案部門進行的現狀，使檔案部門的管理工作向業務部門延伸，加強對于業務部門開展檔案工作的指導，與業務部門聯合進行檔案信息資源的整合與開發，實現互惠互利和優勢互補。
（2）檔案信息整合工作前移，實現前端控制。檔案工作應有前端控制思維，提前介入，防止出現各類業務系統與檔案系統的割裂，減少檔案信息的壁壘。應對各業務部門的信息工作進行指導、參與、評價與驗收，從信息整合的源頭上把關，形成規范、統一的檔案信息，增強檔案的規范性。
（3）利用檔案數字化信息元數據方案，消除信息孤島的技術壁壘，收集各系統內相關元素。為了打破檔案信息的“孤島”問題，高校研究制定檔案數字化信息元數據方案，利用已的元數據標準制定出高校文件實體、管理信息、流轉信息等元素的元數據方案，作為捕獲檔案數字化信息元數據內容的重要依據。開發檔案數字化信息元數據封裝功能，對收集到的元數據內容進行批量封裝。
（4）利用元數據作為信息檢索媒介，應建立起一定規模的聯機檔案信息檢索系統。元數據由于其對著錄信息的改善使得著錄的信息更加豐富和全面，同時，元數據是在電子檔案的形成、使用等過程中形成的，所以元數據在電子檔案的管理過程中具有動態的功能。元數據可以通過相關元素建立關系，豐富了電子檔案的檢索途徑。檢索功能的增強會給檔案用戶查找和利用電子檔案節約成本，并且提高查準率和查全率，使電子檔案的利用更加優化。以往各個業務系統形成的檔案信息有一個相對獨立的檢索界面，有一組適合系統又簡捷的檢索命令，有一定的檢索入口。通過元數據媒介，可以把高校的各自獨立的業務系統中的檔案信息整合起來，實現利用率最大化的目標。
⒊強化檔案信息資源整合的主動服務意識，讓檔案工作深入一線
為了加強檔案信息資源的整合力度，檔案管理工作部門應切實改變“坐等上門”的意識，強化主動服務觀念。對于業務部門的重要工作和項目，應于啟動之初即開展主動咨詢、指導和督促，加強對各項工作在策劃階段的檔案工作部署，搶先一步，穩占先機，增強檔案工作的主動性;對各業務部門的信息系統建設，應于立項時即介入，確保該系統中檔案信息生成、保存、收集、上交等功能的全面實現，增強信息系統與檔案信息系統的對接，形成業務信息與檔案信息的共建共享;加強對各業務部門原始檔案的收集收繳，定期督促，及時歸檔;加強檔案信息利用的主動服務工作，對重要工作、重要項目要主動向業務部門提出檔案信息查詢和借鑒建議。通過這些措施，讓檔案信息實現共建共享，真正走進一線。
⒋建立和完善檔案信息資源整合的考核考評激勵機制，讓檔案工作由“要我做”變為“我要做”
為了促進檔案信息資源整合，高校應逐步建立和完善檔案信息資源整合的考核考評及激勵機制，增加檔案信息工作人員的動力和成就感。為此，高校應將檔案信息資源整合工作納入到半年、年終績效考核指標中，加強對各部門、檔案管理員的考核力度，并形成退出機制，及時更換不稱職的兼職檔案管理員。同時，要強化激勵措施，以獎為主，提高檔案信息資源整合的積極性與主動性，讓檔案工作由“要我做”變為“我要做”。
⒌加強檔案信息人員培訓，促進檔案信息資源整合技術手段的與時俱進
1.高校合并整合后檔案管理工作所存在的問題
1.1立卷歸檔的問題
各所高校在合并整合之前已進行了歸檔的立卷，而且因為有相應的管理制度或管理人員的保管，基本不會出現太大的問題。而關鍵是在于合并整合期間，涉及到很多部門還沒有立卷歸檔的文件材料，再加上人心的一些變動，部分正常工作無法根據規定進行辦理，這樣就會給檔案資料收集帶來不小的問題。一些具有責任心的工作人員會將未立卷的材料進行收集、整理、安全儲放，但一些不具責任心的工作人員可能就不會對工作進行處理，給檔案的完整性造成影響。導致這些問題出現的原因有：合并整合時期組織在管理上的不足；部分檔案工作人員無責任心；由于合并整合所要涉及事務過多，對檔案工作有所忽略。
1.2檔案集中管理問題
根據相關規定，為了方便各項工作的開展及檔案的積極提供，學校各個部門以及類別的檔案要統一進行集中式管理。這樣就要求合并整合后，高校要將檔案集中管理。但是，實際情況卻是合并高校的組成學校因為在地理位置上的不同，再加其他多種原因，幾乎無法做到統一的集中管理，仍是采用分校區管理的方式。在這樣的情況下，合并整合高校面臨教學硬件配備、學生住宿保障、資金管理等很多問題，所以檔案工作更會被延后。
1.3構建檔案網絡的問題
高校合并整合之后機構會進行重新的調整，人員的劃分也有了變化，原來檔案分管領導以及工作人員可能會隨著合并后出現崗位變動。同時，在合并之前經過努力構建的檔案網絡也變得沒有用處，新檔案網絡構建因并校后分校辦學、管理分散等原因無法一時促成。造成這問題原因在于學校地址的分散再加上檔案工作不受到重視所引起的。
1.4檔案排序及重新整理的問題
合并高校多數是2個或以上規模相近的、類別接近的院校所合并而成。但因為學校間創建時間或從屬關系的不同，每個學校的職能都具不同之處。各個學校之間的檔案類別的設置、編制、排號等也不同，這樣就導致了檔案在排序和重新整理上存在一定的問題。此外，合并整合后，檔案管理也存在著體制不統一和手段多樣性的問題。例如，原各個校區的檔案有的是執行集中式管理，而有的則是分散式管理；有的校區檔案部門已配有管理軟件，而有的還是手工管理等等。這些問題都給合并整合后高校檔案管理工作開展帶來很大的問題。
1.5檔案工作人員素質參差不齊
因為在合并之前，每個學校的情況不一樣，存在著檔案工作人員業務水平、工作能力、思想情況上的區別，這樣會給檔案管理工作帶來一定困難，同時制約并影響了其整合、創新。檔案包括自然、人、社會，包括了過去、現在、將來，所以，檔案管理人員只有檔案專業的知識是遠遠不夠的，同時還要掌握好例如文獻學、歷史學、編研學等學識。整合合并之后的高校非常缺少這類綜合型的檔案人才。
2.高校合并整合后檔案管理工作的三步驟
2.1淺層整合
在高校進行合并早期主要在行政管理部門的指導下實現學校的機構、制度、財務、領導、規劃的統一。此時期的特點在于參加到合并的高校仍是獨立辦學體，在干部職級、從屬關系、人事關系等都保持不變。檔案管理工作的淺層整合指的是參加合并的高校為獨立實體，職能未有變化，所以仍是以自身為單位進行管理。
2.2深入整合
實質性合并階段的特點指的是參加合并的高校其相對的獨立性被瓦解，統一由高校主管部門進行領導，取消原來各個高校的法人地位。合并整合后，新學校對于全校的人財物執行統一管理，校長是學校的唯一法人代表。原各個學校職能從全面管理轉變成單一科研、教學。檔案管理工作的深入整合主要批指的是原合并前的各個高校不具有立卷成檔的條件，由新合并學校取代，同時形成新的檔案全宗。這一時期的改革力度是是非常大的且工作量重，還會影響到全校各部門以及所每一個人，這種變化是內部機構調整及人員方面的變化，學校基本職能未生根本性改變。
2.3核心整合
核心整合主要指的是面對新管理形勢與學習的規模進行檔案管理工作的管理觀念、組織、制度、方式上的創新與調整。針對合并整合高校特點，檔案整合時要注意對實質性合并階段所產生的問題進行處理（包括全宗調整、檢查錯漏、重歸等）。同時，還要注意組織檔案的館藏，以全宗作為基礎單位進行分類、編目、上架。
3.加快并促進合并整合后高校工作的實質性融合對策
3.1明確新檔案管理思想
（1）構建科學檔案管理思想。檔案管理思想是高校管理工作的精神表現，主要體現在檔案活動的工作主體對管理工作規律的掌握，但這并不是完全不變的，是一個時代價值反映，不單起到指導檔案工作，同時也表明了今后檔案工作的發展方向。對合并融合后的高校來說，檔案管理思想所要遵守的以事實說話，以促進發展為原則。在高校檔案管理工作的發展過程當中，要以事實為基礎，吸取合并之前各學校的優點，除去糟粕，重新明確自己管理思想與理念。
（2）以人為本促進管理融合。合并融合后的高校檔案部門需要明確新的管理思想，檔案人員要經過幾個階段的適應。這也是因為人思想的需求多樣及復雜性。如果過于強硬的融合可能會造成工作人員的人心不攏聚。所以檔案部門管理者要構建起以人為本思想，努力創造人與工作的適應性，充分調動員工的積極性，盡可能排除各類因素干擾，提升人員的合作意識。此外，檔案工作人員還需要提升對高校合并認識，自覺接受新管理思想，在相互理解、接受、適應中找到認同感，達到思想和感情上的融合，用主角的態度來處理學校檔案工作，也只有這樣才可讓合并整合后的高校檔案工作更加健康的發展。
3.2加快檔案業務工作融合促進實質性的融合
（1）加快檔案管理方式融合。檔案管理方式融合一般要通過比較分析、交流、重新再造三個階段。比較分析指的是發掘各校檔案管理方式的優勢，通過分析融合可行性；交流融合是采用有效措施分離各校檔案管理方式的不合理部門進行初步的融合；重新再造指的是最困難也是最高階段，指的是不斷進行改革、創新，與時代相適應。所以需要打造出一個不同思維模式、不同需求與工作方式的工作氛圍。通過新管理理念、管理技術，讓各校區檔案管理方式形成統一整體。構建以學校檔案部門為主及各處、系兼職檔案員為輔助管理網絡。規模小的可采用統一管理，規模大的可采用統一與分散管理結合的方式，在院或各系構建起檔案二級機構。
（2）對檔案業務標準進行整合。合并整合后，高校要根據國家檔案的法規、法律以及教育部門所頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》及《高等學校檔案工作規范》來擬定新的方法與分類方案，這也是實現新檔案管理業務標準的一個重要保證。要在充分論證基礎上構建起科學的管理體系。首先需要對館藏和全宗進行實質性的論證和調查，正確明確檔案全宗的劃分，統一各類檔號設置、編研材料的選題和實體排架標準，充分考慮適應檔案現代化管理的發展、要求。這些制度和規范是新高校檔案管理體系科學、有序進行的保障，同時讓新檔案管理體系得到原有的制約與導向。
（3）促進檔案信息資源整合。物力資源整合是一種簡單行為整合，而檔案信息資源整合是非常復雜的行為式整合，是合并高校檔案管理工作實質性整合的關鍵。這要有利于合并高校檔案管理目標以及任務的實現，讓高校檔案信息資源在合并之后達到新的擴張狀態，方便檔案信息資源整合所追求的效能。所以，一定要加快檔案場所的建設，合并整合高校需要根據學校的規模來增加檔案館的用室，讓其可與學校的規模相配合。這是做好檔案信息資源整合的一個物質基礎。同時，高校檔案部門要抓住機會，加強信息資源的開發工作。還要做好合并后高校檔案的編研荼，圍繞學校中心工作，結合教學、科研等工作開發檔案信息資源。
3.3優化檔案人才團隊的建設
不難看出，檔案工作的主體是人，所以人對于檔案工作而言起著決定性的作用。所以，構建起一支忠實事業、業務突出、結構合理的檔案人才隊伍是檔案工作走出困難的重要根本。因為，一定要構建好檔案館的團隊，保證一定數量的專職檔案人員，同時在團隊的年齡結合、專業水平及結合上進行合理、科學配比，充分發揮整體作用。同時，還要加大檔案網絡的構建，充分發揮各部門的實質性作用。
[關鍵詞]地方高校；區域經濟；人才檔案；信息整合
1. 概述
隨著知識經濟時代的到來，高校已經步入社會的中心，成為促進社會發展的源動力。高校通過向社會輸送高層次人才來展示其為地方經濟社會服務的功能，同時地方高校的辦學條件和畢業生就業也嚴重依賴并受制于區域經濟發展水平。通過整合地方高校培養人才檔案信息，可以使高校與地方人才供求形成互惠互利的良性循環，既提高了高校畢業生就業率和就業質量，促進了高校人才培養和教育教學水平的提高，也緩解了地方政府和企事業單位用人難的困境，幫助用人單位節約了背景調查的成本，規避了用人風險。因此，地方高校培養人才檔案信息的整合，對于實現區域經濟的快速、高效、健康發展具有重要的作用。
2. 地方高校人才培養與區域經濟發展
2.1 地方高校培養的人才是區域經濟快速健康發展的重要推助力量
當前，由于各區域經濟體的不平衡發展以及氣候、環境等種種因素，使得許多相對落后的區域難以吸引和留住外來的高等級人才，因此，地方高校培養的人才，成為這些地方區域經濟體獲取人才的主要來源。相對于河北省來說，其發展速度與實力強于一些中西部地區，但其核心競爭力相較于沿海發達區域經濟體還顯得比較弱小。從這個意義上說，其高級人才的獲得途徑仍然以河北省地方高校培養的應用型人才為主流。與此相應，地方高校大多以培養應用型人才為立校之本，大量輸送符合社會需要的應用型人才。相較于發展水平相近的其他地區，由于畢業生聯系就業和用人單位招聘的便利，大學生在學校駐地就業的概率大大高于外地。近年來，駐張家口高校平均每年為社會輸送逾萬名各類學科人才，其中大部分留在了張家口或河北省其他地方，為區域經濟建設注入了大批優質的人才資源。
2.2 辦學及就業壓力迫使高校關注人才供求趨勢
隨著我國高等教育體制改革的不斷深化，高等學校將逐步走向社會，在市場經濟優勝劣汰的競爭機制中，高校面臨著極大的辦學及學生就業壓力。區域經濟的健康、快速發展可以為地方高校的發展提供更多的物質基礎，提出更高的人才要求，從而促進地方高校的結構調整、質量和效益的提高乃至規模的擴大，緩解地方高校的生存壓力。因此，地方高校必須主動參與區域經濟發展，充分了解經濟發展對高等教育人才的需求狀況，密切關注人才供求趨勢，從而及時調整人才培養的目標和方式，形成有效的教育產品供給，實現教育的供求平衡，提高畢業生的就業率和就業質量，為地方經濟發展不斷注入活力。
3. 整合地方高校培養人才檔案信息的必要性
3.1 高校人才信息供給現狀
目前，用人單位獲取高校培養人才信息的主要渠道是查閱畢業生檔案。高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，它作為大學生個人綜合信息的記錄，是各級機關和企事業單位選拔、聘用人才的主要參考和重要依據。
3.1.1 人才信息供給渠道不暢。由于檔案管理機制、網絡技術、檔案信息的私密性等原因，高校學生檔案的利用仍以傳統方式為主，學生檔案信息不流通，無論是學生本人還是用人單位都不可能輕易接觸到，造成查詢困難。
3.1.2 高校學生檔案內容單一。高校學生檔案形成周期較長，變動性很大，加上材料比較分散，很容易造成材料不齊全；高校學生檔案的歸檔內容僅涉及“高校招生錄取材料”、“學籍成績”、“黨團材料”、“獎懲”、“政治表現”等僵化單一的內容，不能完全或如實反映學生的綜合素質和個性特長。
3.2 高校人才信息供給不足導致的問題
3.2.1 高校學生檔案起不到應有的作用，加上現代企業用人觀念的變革，使人、檔分離，造成了檔案管理部門對于學生工作的疏忽和大學生檔案意識的淡薄，不少畢業生主動或被迫成為了“棄檔族”。學校學生管理部門積壓了大量無人領取的畢業生檔案，很多畢業生工作幾年了仍沒有轉走其個人檔案，直到因為出國留學、移民、退休等不得不提供檔案信息的時候，才想到來學校尋找或補全其個人檔案。另一方面，學生檔案造假現象日益嚴重，有的假造成績單，有的假造教育背景。由于沒有可靠的人才信息來源，越來越多的用人單位為了規避用人風險，需要付出高額成本對求職者進行背景調查，浪費了大量人力、物力和財力。要解決這對矛盾，就需要我們對高校培養人才檔案信息進行整合，建立高校培養人才信息查詢平臺，為人才供求雙方提供更周到、細致的服務。
3.2.2 高校人才培養結構與區域經濟發展不協調。一方面，長期的信息不對稱導致高校缺乏對所培養人才的市場調查、行業分析與就業前景預測，在專業設置、課程安排、教材使用、教學實訓等方面與用人單位的要求不一致，人才培養結構與區域經濟發展脫節，對地方經濟的發展起不到有力的支撐作用；另一方面，由于無法對就業形勢與用人單位需求實施持續跟蹤，地方高校的教育成果與與行業、企業結合不緊密，使得行業、企業缺乏參與和支持高等教育的積極性，從而制約了地方高校的生存與發展。為打破這一僵局，就需要我們整合高校培養人才檔案信息，收集齊全、豐富的高層次人才供求信息，加強高校人才培養的針對性和服務社會的能力。
4. 進行高校培養人才檔案信息整合的內容構架
對高校培養人才檔案的信息資源整合，要以現代信息技術和相關法律法規作為依托，聚合高校、地方政府和社會的力量，將分散的大學生實體檔案、電子檔案和離散信息等資源進行融合，多渠道、多層次采集信息，實現高校培養人才檔案信息齊全完整、高效利用和社會共享的目標，從而達成高校、地方與用人單位的“三贏”，有力推動地方經濟社會發展。
4.1 建立地方高校培養人才信息數據庫
4.1.1 創新學生檔案管理機制
（1）抓好高校學生檔案管理和評估。高校要把大學生檔案管理工作當做一項重要任務，制定相關制度，積極主動地收集、歸檔和利用，對學生檔案施行動態管理，定期進行評估；（2）培養學生建立檔案的意識。從新生入學開始，向學生宣傳個人檔案的重要性，對學生進行檔案意識的培養；（3）轉變檔案服務的模式。高校學生檔案不同于其他類型的檔案，有效利用才是高校學生檔案的價值所在。把傳統的信息不流通的檔案服務模式轉變成開放利用、高效能利用的新模式勢在必行。
4.1.2 豐富高校學生檔案內容
用人單位和畢業生不重視學生檔案的原因之一是它能提供的信息過于單一，滿足不了用人單位的需要。因此，必須在現有的基礎上，根據地方經濟發展的需求，多渠道、多層次采集高等教育人才信息，豐富學生檔案的內容，要全面反映學生在校期間的各項表現和個人綜合素質。
（1）增加學生專業學習方面的內容，包括課堂筆記、作業、考試試卷、論文、獲得的獎學金等；（2）增加學生科學研究方面的內容，包括實驗報告、發表的科研論文、獲得的專利及科研成果；（3）增加學生社會實踐方面的內容，包括參加社團、社會服務、實習實踐、組織策劃活動和校內外兼職等情況及評價；（4）增加學生個人能力方面的內容，包括外語水平、計算機水平、勞動能力、文字能力、個人特長、各類證書和表彰獎勵等內容；（5）增加學生身心健康方面的內容，包括健康體檢卡、體育課情況、團隊協作能力、責任意識、敬業精神、心理測試和職業測評結果等；（6）增加學生誠信方面的內容，包括違紀情況、助學貸款償還情況等。
4.1.3 建立畢業生跟蹤反饋檔案信息庫
目前的高效學生檔案只是單純歸檔了大學生在校期間的表現材料，缺乏畢業生走向社會后的跟蹤反饋材料信息。建立畢業生跟蹤反饋檔案信息庫，通過聯合社會力量，建立有效的反饋機制，持續跟蹤畢業生走向社會后的職業發展狀況和社會評價情況，使地方高校了解其所培養人才是否符合社會需要，從而提高培養人才的針對性，改革和完善人才培養模式，輸送更多“適銷對路”的高層次人才。
畢業生跟蹤反饋檔案可以包括如下內容：
（1）就業率。包括一次就業率和年終就業率；（2）就業質量。就業質量是反映學生就業實際情況的重要指標，包括就業環境，就業單位規模、實力，薪資水平，福利待遇，發展前景等；（3）供需比。指社會的需求數與學校提供的專業對口畢業生數的比例，可以反映出社會對學校的認可程度和學校學科專業設置的適用性；（4）就業結構。主要包括重點單位和企業對口就業，自主創業，繼續深造和一般就業及待業情況。（5）社會評價材料。指畢業一年后用人單位反饋的評價信息，包括工作態度、專業知識、動手能力、創新能力和誠信情況等方面的評價。
4.1.4 建立高級人才信息庫。與社會及用人單位合作，每隔3-5年對畢業生職業發展情況進行追蹤調查，選取有代表性和高等級的專業技術人才，建立高級人才信息庫。
4.2 建立地方高校培養人才信息共享平臺
在計算機技術的支持下，借助互聯網絡，整合校內外資源，通過校企合作，建立功能強大的高校培養人才信息網絡管理平臺，實現地方高校培養人才信息數據庫的網絡共享，最大化信息平臺的作用和效率。
4.2.1 完善基礎功能。這一網絡共享平臺應該具有如下基礎功能：（1）有儲存提取和及時更新人才與職業需求信息的功能；（2）后臺可以根據使用者的不同身份設定訪問權限，提供相應的服務。如學生本人可以實名制登陸，查詢個人所有信息；用人單位可以按照學生本人或學校的授權查詢相應信息等。
4.2.2 拓展延伸功能。（1）人才信息專項檢索服務。根據重大項目人才、企業應用人才、基層實用人才等不同需求，開展人才信息專項檢索服務；（2）實現學生檔案的轉移接收功能。可以根據學生本人和用人單位的要求，通過網絡把學生檔案轉移到用人單位或人才市場，方便快捷；（3）數據統計和分析功能。可以根據需要進行數據的綜合統計分析和分類統計分析，為高校和用人單位提供參考。
5. 實現地方高校培養人才檔案信息整合的條件保障
5.1從領導層面（包括地方和高校兩方面）高度重視這項工作，充分認識到這項工作的重要意義，投入相應的人力、財力和物力，加大對人才檔案信息管理的宣傳和保障力度，協調各職能部門，各司其職，齊抓共管。
5.2建立功能強大、便捷、高效的計算機管理平臺是實現地方高校培養人才檔案信息資源整合的硬件基礎。
5.3建立存儲數據量宏大的人才電子檔案信息是實現地方高校培養人才檔案信息資源整合的軟件基礎。
5.4培養高素質的專門檔案管理人才是實現地方高校培養人才檔案信息資源整合的人才基礎。
5.5實現地方高校培養人才檔案信息資源整合需要學生本人和用人單位的積極配合，主動及時提供及更新信息。
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[關鍵詞]信息時代；高校檔案信息化；數字資源建設
信息化時代已經以驚人的速度推動著人們生產、生活和傳播方式的變化，在歷史發展過程中，作為具有承載信息、記錄高校在教育、教學、科研、建設等工作進程的高校檔案也在悄然朝著信息化管理方向發展。
檔案信息資源建設的檔案信息化建設的關鍵，在信息時代下，檔案數據勢必具有新的特點，正是如此，對信息時代下檔案信息資源建設的探討關系著檔案信息化建設事業的前途，意義非凡。
1、檔案信息資源建設的內容及重要性
2002年12月25日，國家檔案局通過的《全國檔案信息化建設實施綱要》中將檔案信息化建設內容概括為6部分，即：檔案信息化基礎設施建設、檔案洗洗資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設和檔案信息化標準規范建設。其中，高校檔案信息資源建設是高校檔案信息化建設的關鍵和核心。
高校檔案信息資源建設主要內容包括：高校館藏檔案的數字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設。
高校檔案信息化建設的主體即為檔案資源，只有將檔案資源準確的、高效的、有機的建設起來，才能高水平的完成檔案信息化建設。高校檔案信息化建設如果沒有豐富的、合理的、有機結合在一起的、優質的數字檔案信息資源，那么，檔案信息化建設就會成為“無本之木、無源之水、無米之炊”，檔案信息化建設的目標和作用就無法實現，失去了檔案信息化建設的意義。因此檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心內容，是檔案信息化建設的“內在貨源”保障，關系到檔案信息化建設的成敗。
2、信息時代檔案數據特點
信息時代的變革減輕了手工勞動，規范了工作流程，其使得多種人工勞動發生了質的變化，同時影響著人們的思維方式。高校中的各業務也在這一時代中發生了翻天覆地的變化，均擁有著各自的業務系統為之服務。作為在高校教學、科研、黨政管理以及其他活動中形成的歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是學校各種業務數據的終點，檔案數據勢必呈現出了新的時代特征。
（一）數據量大，增長迅速
高校檔案記錄著學校在教學、科研等各種活動中直接形成的、清晰的、確定的原始信息。在信息時代下，學校各業務部門的業務系統不斷增多，進而產生大量數據，這些數據、信息有很大一部分屬于歸檔范疇，直接導致檔案數據量增大；同時檔案數據種類也不斷增多，不僅包括傳統的文檔，還包括圖片、視頻、音頻、網頁、日志等。再者，檔案信息化資源建設還包括將館藏檔案進行數字化，這部分也是數量眾多的部分。另外隨著工作的推進，在信息時代下，檔案資源還包括在紙質保管年代，因條件所限未能很好保存的數據信息，例如：瀏覽軌跡、訪問日志、操作日志等。因此，在信息時代下，檔案數據量將會以高速的速度增長。
（二）分布廣泛，多源異構
學校各業務系統業務側重點不同、開發工具不同、開發人員不同、采用數據庫類型不同、上線時間不同，直接導致在此過程中各系統間產生的數據多樣性增加，同時數據不可避免的分布在不同的業務系統、不同的數據庫中。由此可見，在信息時代高速發展的今天，數字資源將廣泛的存在于諸多不同的業務系統當中，作為眾多業務系統數據終點的檔案數據勢必會帶有明顯的異構性，呈現出結構化信息、半結構化信息和非結構化信息融合的態勢，形成分布廣泛的大量異構數據。
（三）真實可靠、準確度高
信息時代，數據來源變得龐雜，對于學校各業務系統產生的過程數據及結果數據，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數據中尋求自己的需求數據。檔案信息資源建設就是一個將眾多龐雜的數據按照一定的規則、格式進行組合，是對原始數據的保存，同時也對原始數據重新整合，當使用者根據外部環境進行數據選擇時，可精確的將所需檔案信息進行鎖定。因此，在信息時代，檔案數據必將得到更大關注，因為它“是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源”。具備真實可靠，準確度高的特性。
3、信息時代下檔案信息資源建設面臨的改變
高校檔案信息資源建設主要包括：高校館藏檔案的數字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設。
（一）高校館藏檔案的數字化：是檔案資源建設的很重要一個基礎部分，主要包括目錄錄入、檔案數字化加工。就高校來說，檔案信息的數字化主要包括：紙質檔案數字化；照片、底片、圖紙等紙質檔案數字化；錄音錄像檔案數字化。
在信息時代下，這些原本的紙質文件本身是由業務系統中的電子文件進行了紙質化處理，因此，一部分數字化工作可以省略，例如：沖印的數碼照片無需進行數字化加工，只需留存電子版即可。
（二）電子文件的采集：是檔案資源建設的主要內容，主要包括將各業務過程中產生的最終的電子文件進行收集整理，電子文件的采集首先要求的是積累那些經過審批的“最終版本”的電子文件。
在信息時代下，無紙化辦公已經成為常態，諸多歸檔的文件本身即是由業務系統生成的報表，在進行收集時需按照固定格式將報表生成電子版并轉化為檔案固定不可修改格式進行保存，同時收集方式可以采用網絡在線接收和介質移交接收。
（三）接收檔案信息資源建設：各種具有檔案性質的行業、專題資源庫。各種具有檔案性質的政府和行業信息及專題資源庫也是檔案館數字資源建設的重要采集內容。
在信息時代下，可通過網絡在線采集網現有的各種信息資源庫，也可以根據使用需求，采購一些全文光盤數據庫補充檔案館數字資源建設的不足。
4、信息時代下檔案信息資源建設的實施策略
信息時代背景下，檔案信息資源建設必須考慮到時代的特征性，充分利用時代特征，以建設精準、豐富、有機的檔案信息資源為目標，進而圓滿完成檔案信息化建設工作。
（一）有序、規范、有機的進行數字化加工
信息時代下對檔案數字資源建設分為“增量檔案電子化，存量檔案數字化”，對存量檔案的數字化加工，首先應該有原則、有順序進行加工，例如根據利用率高低進行數字化，根據檔案保存難以程度進行數字化，根據檔案重要程度進行數字化等等。
信息時代下檔案數字化加工更應該遵守統一的標準。數字化加工是一個技術性、規范性工作，應該嚴格遵守數字化加工的標準規范。目前用于檔案信息資源建設的標準規范由如下有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.2―1999）、《電子文件歸檔及管理規范》（GB/Tl8894―2002）、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31―2005）、《中國檔案機讀目錄格式》（GB/T20163―2006）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47―2009）等。
信息時代下，有機的完成數字化加工工作。數字化加工絕不是簡單的將非電子數據經過計算機、掃描儀等電子設備轉化為非結構化數據進行簡單存儲，更為重要的是要與目錄數據庫的結構化數據相結合，結構化數據與非結構化數據有聯系、有對應、有組合，只有形成一套完整的、系統的結構化與非結構數據的有機整體，才是真正的數字化。
（二）整合資源，統一數據
信息時代背景下，學校各業務部門均有自己的業務系統，產生的業務數據在本系統內有統一性、規范性，不同系統間卻有多樣性。例如學校辦公室OA系統、教務處成績管理系統、科研處科研成果管理系統、財務處財務報表系統等采用的可能是不同的數據庫，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等數據庫，在尚無一個標準的數據接口下，可開發不同的轉入工具使得不同數據庫通過各自轉入工具轉化為統一的數據格式，分別與檔案系統做借口，將各業務系統內需要歸檔字段與檔案系統的字段做統一對應，則可完成數據高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好調研，檔案工作前端化，通過前端控制和全程管理，對其產生、使用、失效等過程進行有效管理，做到工作上主動性和前瞻性。
（三）以目標為導向，理清數據邏輯
檔案的重要目的是利用，構建檔案系統，完成信息化建設的首要思考問題應該是此系統的使用目的。由此根據理清數據間的關系進而去完成系統的設計與構建，“盤活”已有數據，最大限度優化系統。
例如在外語外貿類院校中出國學生比例較大，成績翻譯是檔案利用工作的很重要的一個內容。采用手動錄入、手動翻譯當然可以解決問題，但是增加了勞動，重復建設數據，為此，可直接利用在務處成績管理系統中已有學生的中文成績，但是需與其中文成績庫做英文成績庫對應，理清其中學生學號、課程號、分數、課程的邏輯關系后，就可以很輕松的完成成績英文翻譯工作。
在完成中英文數據庫一一對應之后，一份中文成績單便成功翻譯成了一份英文成績單。
5、今后工作展望
（一）加強信息安全管理
信息時代背景下，數據是重中之重，訪問系統首先要建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護系統，實現統一身份認證、單點登錄和訪問權限控制，達到用戶安全集成管理目標；其次，通過數據加密技術保護檔案數據安全；再次，要建立完善的備份機制，提高系統容災能力；最后要加強安全意識培訓。
（二）加強標準規范建設
信息時代背景下，多樣化業務系統、多樣化數據已經成為常態，要消除信息孤島，實現信息資源共享與整合就要協調各方利益，建立兼顧實用性、穩定性和國際性的檔案數字資源整合的標準體系，完成不同協議、標準、規范的整合。
（三）加強人才隊伍建設
信息時代的快速發展，迫使檔案從業者要加強自身素質建設，在檔案數字資源整合中承擔起專家的角色，成為檔案數字資源的提供者、組織者和領航者。要求檔案從業者不僅具有過硬的檔案專業知識，更要具備信息技術，不斷學習跟隨時代，才能做好檔案資源建設，最終完成好檔案信息化建設。
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電子政務是現代信息技術與政府機構建立信息資源共享的重要平臺，既包括信息化資源、信息網絡、信息化人才，也包括政府信息化建設中的各類法規標準體系等。在今天，信息資源已經成為現代社會發展的重要戰略資源，檔案信息資源尤為關鍵。就當前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務環境下檔案管理綜合運用，主要體現在兩個方面：一是從檔案管理的內涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現社會化趨勢；二是電子政務對檔案管理的綜合運用涉及面更廣、更深。作為現代檔案信息資源開發的有效平臺，電子政務環境是利用網絡技術來整合各個信息孤島，以實現對各個孤立的檔案資源進行跨庫連接、信息共享。對于該平臺的運行及發展，需要從保障信息資源暢通互動中，促進各檔案管理機構間的互補、吸收。同時，借助于檔案信息平臺，利用現代信息技術對檔案信息進行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發及應用上來滿足社會對檔案信息的多種應用。如利用4G網絡技術來完成隨時隨地的接入，實現快速檢索及應用。傳統的紙質檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區域性、部門內的使用，且在互聯互通管理上需要花費更多的時間和物質成本。電子政務環境下突破了時空局限，并從信息資源、技術資源和人力資源的協同開發上提高了檔案信息管理綜合效益。
二、電子政務環境下我國檔案信息綜合運用現狀
檔案信息是人類智慧的結晶，匯聚著認識世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務環境下，我國檔案管理綜合運用工作也取得了一定成就。一是對于數字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網工程”以來，經過多年的發展，對于電子政務環境下的信息資源整合已經初具規模，特別是隨著政府機關職能轉變和深化機構改革中，各級政府在信息化資源綜合運用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當前，98%的政府機關建成了網絡辦公平臺，并在政務內網與外網的協同發展中，最大化地整合了各類業務資源系統。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財、金盾、金審、金農等12個業務系統建立了關聯，以統一化信息平臺規范了我國電子政務各業務系統的有效對接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動基本實現，以檔案管理信息化服務為主體的電子政務環境，將網絡信息、政府信息公開等檔案資源進行了分層開發，特別是對政府網站，從對公眾的開放上，逐步形成了機構政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機會，也從檔案信息服務中加強了政府與公眾間的互動。可見，電子政務環境下檔案信息綜合管理，應該從構建良性的、滿足政府與公眾雙向互動的有效平臺，并借助于現代網絡技術和信息化平臺，最大化地滿足公眾對檔案信息資源的需求。如在個人交稅、護照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。
三、電子政務環境下檔案信息綜合運用中的問題及改進方向
電子政務環境為實現檔案信息數字化資源整合創造了基礎條件，但在檔案信息整合與電子政務信息資源互聯互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內容上來看具有重合性，特別是傳統政府機構在中對各類文件的存儲與記錄，既有法律法規等政策性文件，還有涉及各項具體業務的統計類信息，這些信息在數字化過程中又產生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務信息價值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數字化難題，隨著政府信息化建設及各類檔案館信息化建設的加快，其信息資源都面臨著數字化的共同難題，如數據庫技術、數字化掃描技術、數據壓縮技術，以及紙質文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統化資源在重組及編制上因數據源的差異性，還存在較多的標準化難題；再者，對于政務信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據全宗理論，對于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結合時間、價值、內容等不同標準進行歸類，從而實現信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務環境下數字化檔案信息網絡建設中，由于經費等因素的影響，整個建設進度較為緩慢，對于已經建成的檔案類網站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設規劃缺乏明確性，多數檔案信息網絡采用相關站點的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強。對于檔案信息數字化規范及轉換標準的制定相對混亂，其因素源自社會各檔案信息所有者，未能從建設伊始就加強數據結構的統一化管理，以致于檔案信息結構模式較多，格式不統一，如異構數據庫現象嚴重、對于各檔案信息網絡體系建設缺乏有效的規范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網絡化、開放性互聯環境的形成，對于電子政務環境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網絡環境使得檔案信息收到更多的網絡安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩定的關鍵。從我國檔案信息管理綜合運用實踐來看，需要從三個方面加以應對。一是做好數字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規范等方面進行整合，優化電子政務環境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對于數字化檔案信息特點及作用的明確，從數字化檔案信息管理中構建統一的信息資源交換平臺，切實從分散異構的檔案信息資源庫中進行技術優化，實現有效組合和銜接，增強檔案信息資源的可控性、動態性和可持續性；針對檔案信息資源與社會其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協調各檔案信息管理部門間的融合，利用統一用戶界面及檢索方法，實現各類用戶隨時隨地獲取有效信息，發揮數字檔案信息的服務效益。二是注重對檔案信息部門與圖書、情報信息的融合，對于數字檔案信息資源在統一建設中，不僅要從自身進行整合，還要兼顧電子政務環境下，圖書、情報信息的資源整合，以構建政府行政與檔案信息一站式服務格局。同時，針對信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級檔案管理機構、檔案信息服務機構以及圖書、情報機構間數字化信息的非統一現狀，要強化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協同、統一中，強化信息交換，構建暢通的信息資源共享機制，以便于各類檔案信息數據庫的有效融合與集成。三是要強化對數字檔案網站與政府網站的銜接與整合，隨著各級檔案機構自身網站建設的推廣，在對外進行檔案信息服務的同時，應該多與政府網站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務及網絡辦公方面，要從現階段政府網站與數字檔案網站的有效對接中，提升民眾對檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。
四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運用對策
在進行檔案信息資源開發及綜合運用上，高校憑借其自身信息技術優勢及電子政務信息化發展契機，通過多方調研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現在五個方面。
（一）注重專業隊伍建設，深化校企合作
2008年江蘇鹽城師范學院檔案館通過參觀考察等活動，立足自身檔案信息化管理實際，從構建高效數字化檔案資源建設中，積極組建專業隊伍，并成立了由館長為首的數字檔案管理開發與建設小組。一方面組織人員參加專業培訓，強化對信息化檔案業務知識及技能的學習，提升團隊的業務水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協作，通過技術服務來優化工作重心，促進整個檔案數字化建設工作的有序進行。
（二）積極組建軟硬件平臺，創造檔案信息化管理綜合運用環境
檔案信息資源綜合管理工作離不開先進的軟硬件平臺環境的支撐，在硬件平臺建設上，該院檔案館全面分析當前檔案管理業務需求，配置了2臺HP服務器，1臺Juniper防火墻，3臺Cisco路由器，高性能計算機8臺，多功能一體機3臺，A3、A4掃描儀各2臺，復印機2臺，為全校檔案信息化建設提供了硬件保障。在軟件建設上，結合當前高校檔案管理實際，從軟件的先進性、靈活性、可移植性等方面開發了新系統，使其體系結構更加開放，系統維護更加安全、可靠，特別是在功能模塊設置上，以現代數字化信息管理綜合運用為指導，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結構設計，既兼顧了傳統用戶的使用習慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。
（三）檔案信息數據庫建設與實施
依據全宗管理理念，對于檔案信息資源的數字化建設流程進行全面優化，特別是針對全宗館藏檔案信息進行清理與統計，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對策，結合自身實際來進行靈活運用。如針對歷屆新生錄取名錄進行逐年掃描與統計，對歷屆畢業生的學習成績、登記表進行掃描與統計，對相關文件的索引目錄進行掃描與統計，完成數據的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數據庫技術，可以實現模糊查詢。如輸入學生信息上的某一關鍵詞，將會顯示與之相關的錄取名冊、畢業登記表及成績等信息。對院校相關的各類重要文件、項目文檔等資料進行掃描并統一管理，便于各部門管理人員進行快捷檢索與應用。需要強調的是，在新數據庫建設上，針對舊數據庫中的信息與館藏紙質文件的對照與核實，依據《高等院校檔案實體分類法》要求，分別對相關數據庫資料進行數據遷移和轉換，特別是對于原館藏資料中未錄入的紙質案卷，重新進行整理與核實，以實現館藏信息資源的全面數字化。
（四）實現檔案信息管理應用與學校OA系統的在線對接
檔案管理系統軟件平臺建設，在與院校OA系統的拓展與對接上，更好地實現了檔案信息資源的共享與開發。利用網絡技術來實現與OA接口的開發，并通過構建中間庫來滿足校園內外其他系統對檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術的應用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時庫中進行篩選，直接存儲到檔案管理信息庫中。新軟件系統平臺在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進行了全面整合，突破了傳統采編人員低效、重復的工作強度限制，利用計算機輔助技術可以實現對檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個編研工作節省了時間，降低了勞動量，提升了工作效率。
（五）構筑安全、可靠的網絡數據庫平臺
一、“碎片化”整合現狀
在網絡信息資源整合的過程中，由于大學生思想政治教育網絡信息資源的品種、門類相當廣泛、豐富，這就要求資源整合的過程要分類詳細、體系完善、技術成熟，不能丟三落四、掛一漏萬。目前，許多高校大學生思想政治教育網絡信息資源開發、整合的程度尚淺，沒有認識到各個整合要素之間的內在邏輯聯系，也沒有很好利用整合平臺，資源聚合度不高，呈現“碎片化”狀態。“碎片化”整合現象的表現如下:
1．整合要素不集中，網絡信息資源分散。各高校之間、高校內部獲取大學生思想政治教育信息資源的渠道不暢通，網絡信息資源管理主體較多元化、資源要素不集中，各資源版塊與教師、學生、家長、社會之間缺乏合作，形成網絡信息資源的各自獨立、分散、不鏈接狀態。在市場經濟的指揮棒下，資源早已從“平均分配”走向“按需分配”、“效益分配”。許多高校最新的大學生思想政治教育網絡信息資源主要掌握在專職學生輔導員、班主任、團委、學生干部手中;而教務處、黨校、宣傳部、專任教師等通常掌握的是傳播后的思想政治教育信息的二手資料，不能及時、迅速地把握信息。在這種情況下，資源豐富的部門如果不能與資源匱乏的部門在整合系統中策略一致，協作互補，則直接影響工作效率。例如:在大學生就業市場中，網絡信息資源配置不均，會直接導致大部分學生涌向大城市和熱門行業，造成這個行業和城市的門檻越來越高。而相對冷門的城市、職位無人問津，形成就業市場的“冰火兩重天”現象。因此，大學生思想政治教育網絡信息資源占有與配置的失衡、整合要素的不集中，就會影響教育合力作用的發揮。
2．整合結構不合理，低水平重復建設。有的學校內部大學生思想政治教育網絡信息資源的重復建設率很高，橫向、縱向溝通少，不少網絡信息資源類似、雷同、過時、乏味，缺乏系統性、規范性。高校各部門、各學院、各年級各自為政、各自為網，學校資源大量的低水平重復建設，費時、費力、費錢。而真正有用的網絡信息資源少之又少。大學生思想政治教育網絡信息資源在整合的過程中，不僅要內容豐富、詳實，更要有一定的廣度和深度，獲取有質量、有價值的資源，提升學生的審美鑒別力，拓寬知識面。如果僅僅只是對網絡信息資源在數量上的簡單搜集、羅列、粗加工，整合時沒有進行深度開發、提煉，沒有開拓性、前沿性的資源，那么這些思想政治教育資源將變成無水之魚、無本之本，久而久之，會失去生機和活力。
二、大學生思想政治教育網絡信息資源整合路徑
網絡給大學生思想政治教育工作帶來了一定的“沖擊”和“整合機遇”。互聯網的全球性特征，對大學生的道德觀念、價值觀念產生影響和沖擊。信息的多元化、開放性會讓一些學生迷失在網絡中，受一些錯誤思想的引導。然而，互聯網也帶來了整個高等教育思想、模式和方法的深刻變革，并為現代教育的發展提供歷史機遇。網絡這個具有潛力的兼容性大平臺給大學生思想政治教育信息資源整合帶來了很大機遇，大大拓寬了大學生思想政治教育主體素質的開發途徑，改變公共信息資源占有不均的現狀。由于“沖擊”與“機遇”并存。因此，我們在整合中要充分挖掘與整合全社會資源體系中與大學生思想政治教育有關的各類網絡信息資源，構建一個科學高效的邏輯結構系統，切實增強實效。
(一)“量”的聚集，建立“網絡信息資源庫”要占領大學生思想政治教育的至高地，首先要建立最吸引學生的“大學生思想政治教育網絡信息資源庫”，在“庫”中可建立各大“版塊”。例如:“就業創業”、“心靈雞湯”、“時政熱點”、“國學精粹”、“學術論壇”等。在建立網絡資源庫的過程中，調動教育管理者多主體、匯聚多渠道的主觀能動性，將分散的資源形成各力;以改變網絡信息資源“量”上的良莠不齊和“質”上的聚合度不高。我國自古就有“和則一，一則多力，多力則強，強則勝物”的說法。對大學生思想政治教育網絡信息資源進行系統整合，建設成內容豐富、運轉高效、載體多樣的資源庫，將為學校節約很多成本，節省人力物力。通過各學校的內網平臺，思想政治教育工作者可以及時各類信息、召開各項活動、宣傳各種思想、進行各種引導。學生還可以從資源庫里下載有關思想政治教育的學習資料、專業文獻、PPT、應用文書等等，不僅省時省力，更有助于大學生開闊視野、互通有無。別是每個學術活動、每年的就業季到來時，學生輔導員將各類就業招聘信息每天更新，即時在思想政治教育信息平臺上，會給學生帶來機遇。面對龐大、分散、虛幻的網絡信息資源，在整合的過程中，有必要對各類資源進行系統的、專業的去粗取精、去偽存真。一些有害信息會對大學生的世界觀、人生觀造成不良影響。例如:一些煽動顛覆國家政權、破壞憲法和法律、煽動分裂國家、破壞祖國統一、煽動民族仇恨、宣揚民族歧視、破壞民族團結的網站，甚至，應該迅速清理，予以屏蔽。中國科學院已于2005年開發“互聯網有害系統實時過濾報警系統”，將它運用于大學生思想政治教育的資源整合中，有效避免青年學生接觸到互聯網上的各類不良信息，避免教師和家長對學生上網的擔憂。還可以跟蹤每個用戶的上網記錄，分類郵件，分別查找，提升效率。因此，只有先設計好高效、便捷、安全的思想政治教育的信息資源整合體系，才能獲得最大收益。
(二)“質”的改變，打造科學高效的大學生思想政治教育網絡信息資源運轉體系整合后的大學生思想政治教育網絡信息資源庫的“高質量”體現在運轉速度快、專業性強、知識覆蓋面廣、知識含量高。同時，融知識性、理想性、趣味性、生動性、服務性于一體，呈現出一個穩定協調的大學生思想政治教育網絡信息資源整合數字環境。因此，我們在整合、配置時，要巧妙規劃，合理布局，規避零散;整合時要比較客觀地把握各種思想政治教育信息資源的性質、特點及內在關系，充分考慮到整合的時間、空間、成本、功能、效率等因素，依據“人盡其才、物盡其用”的原則，相互比較，相互鏈接。及時增強網絡信息資源的系統性，改變學校內部各資源體系間各自為政、重復建設的局面，對不同層級、不同區域的大學生思想政治教育網絡信息資源加以整合和配置，達到效益最大化。科學高效的整合體系，會促進整合質理的不斷提升、資源與知識的不斷融合、創新與發展。
(三)技術的提升，將“物聯網”等新科技運用到大學生思想政治教育網絡信息資源整合中物聯網的興起大大推動著人類社會生活方式、學習方式、工作方式的變化。“物聯網”是指物品通過各種信息傳感設備如射頻識別(RFID)、紅外感應器、全球定位系統、激光掃描器等信息傳感設備，按約定的協議，把物品與互聯網連接起來，進行信息交換和通訊，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理的一種網絡［3］。物聯網智能化地將“物”與“網”聯系在一起，便于控制、管理。例如:清華大學、南京郵電大學在國內高校中率先將物聯網技術運用到大學生思想政治教育資源整合的過程中，如學生檔案管理、就業信息、師生網絡交流互動、遠程控制教室、宿舍等等。它將創新網絡大學生思想政治教育的服務功能，促進網絡大學生思想政治教育資源整合和環境建設，并將變革教育模式和學習模式。在物聯網這個龐大的“資源池”(又稱“云”)中，它能夠使各類應用系統根據需要獲取相應信息、存儲空間、計算能力。通過“云計算”，大學生思想政治教育工作者可以整合海量而零碎的國內外大學生思想政治教育網絡信息資源，并進行分類、評判、查找、過濾、排序、建庫……學生則可以根據自己的需求，通過輕松的鼠標點擊，向資源庫申請各項服務。例如:南京大學2013年大學生“挑戰杯”課外創業作品競賽活動，充分發揮信息資源、信息手段的優勢。以往都要將作品印制成冊再提交，聲像作品、“微電影”的成本都較高。因此，校團委特別開辟了一個“挑戰杯”版塊，參賽者將不同類型的作品分類提交、分類展示。在效果上圖像生動、公開透明、方便瀏覽，學生參與的積極性很高。運用信息手段處理比賽結果，科學統計，方便投票，這也是響應建設“節約型社會”的要求，節約活動成本，提升青年大學生的創新精神和實踐能力，是開展大學生思想政治教育工作的創新形式。
(四)拓展資源渠道，合理引導訴求不同的群體有不同的訴求，網絡已成為當代大學生的一種主要訴求渠道和平臺。并且，大學生在網絡上的各種訴求呈多元化發展態勢。要提高網絡信息資源整合效應就必須要拓展大學生群體利益表達和政治參與的渠道。為此，需要我們做到:一是建立大學生思想政治教育網絡信息資源整合的參與機制。將大學生政治參與民主化、制度化、法制化。二是加強大學生基層民主建設，加強老師與家長、老師與學生之間的對話和溝通，切實了解、關心、解決大學生的實際問題。三是對大學生群體在網絡上的公民政治參與合理引導，提高大學生政治參與的理性程度，即引導他們以理性、合法的形式表達利益訴求，并在政策制定上能夠充分考慮到他們的合理要求。綜上所述，整合大學生思想政治教育網絡信息資源任重而道遠。當前，我們要加強大學生思想政治教育網絡信息資源“質”、“量”、技術、平臺的全面提升，努力發掘和整合更為廣泛的大學生思想政治教育網絡信息資源，從中凝練整合出新的特色領域，進一步提升整合水平，為高校全面實現人的自由和全面發展貢獻力量。
作者：錢曉田陳赟暢單位：蘇州大學政治與公共管理學院南京郵電大學社科處
對現代國有企業檔案工作的思考
大數據時代學校檔案管理創新與發展
以合格評估為契機優化高校教學檔案管理
廣東省檔案館館藏香港檔案史料概況
怎樣做好項目竣工文件的歸檔審查
在法治中促規范在創新中促服務
廣東省檔案行政執法檢查情況綜述
學好《意見》抓落實搶抓機遇促發展
統籌兼顧協調推進全市檔案信息化建設
護知識產權檔案提供證明
在全省檔案信息化工作推進會上的講話
潮陽石刻——潮汕文化遺產的瑰寶
國共合作與黃埔軍校的政治教育
省檔案局(館)長莫震到省審計廳調研指導檔案工作
文書檔案歸檔材料短缺問題及其解決措施
建設數字檔案室推進檔案信息資源整合利用
拓展檔案資源不斷推動檔案管理躍上新臺階
基于大數據分析技術的數字化檔案
狠抓檔案開放鑒定確保檔案信息安全
走基層,接地氣,立足檔案工作為群眾服務
為建設廣東檔案強省插上科技的翅膀
對廣東省檔案工作服務經濟社會發展的建議
數字檔案小常識(三)—硬件篇之服務器
省文化廳陳杭副廳長率隊到省檔案局調研
珠海市檔案局長周曉文與網民在線互動交流
廣東省檔案館收集檔案范圍實施細則
發揮企業檔案價值服務企業文化建設
宣貫新細則爭創收集整理工作新業績
對提高檔案編研工作質量和效益之淺見
淺析微博在高校檔案工作中的應用
低碳視角下高校檔案信息化環境設計研究
強化民生檔案建設搭建民生幸福橋梁
創新發展評價機制全面貫徹企業檔案工作規范
紙質檔案數字化前期準備工作的關鍵點
高校科研檔案管理比較研究及導向性思考
辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰
廣東省檔案局召開全省檔案館工作會議
高校檔案管理臺賬的功能模塊設計及其運用
大朗檔案館的展覽兩周迎數千名百方來客
檔案管理系統與OA系統的關聯問題研究
構建幸福學校檔案給力幸福廣東
辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰
試析學校檔案信息資源開發與利用
省領導批示肯定我省檔案教育培訓工作
珠海涉外婚姻檔案進館便民惠民
牢固樹立服務意識落實服務先行戰略
東莞市大朗鎮推動檔案事業實現創新發展
隨著人們對檔案的重視程度不斷提升，檔案信息資源開發利用的形式不斷增多。主要表現在以下幾個方面：
1、進行檔案編研。在檔案管理工作中，檔案人員通過原始檔案信息，從繁雜的信息中進行精心提煉，使其以出版物及內部參考等形式編撰成編研成果，這對于檔案利用者可以有效的節省時間，提高了利用效率，而且也使檔案的利用有效的體現出來，充分的體現了檔案保管工作的重要意義。
2、加強檔案室的服務功能。利用檔案室為使用者提供利用服務，這是檔案管理工作是最為傳統的工作方式，也是檔案部門最為基本的工作之一。
3、利用當前互聯網的便利性，來為使用者提供檔案信息。這是網絡普及以來檔案信息資源開發的新形式，也成為當前檔案服務方式的主要形式。
4、建立現行文件查詢利用中心。這是近幾年檔案部門在檔案開發利用方面的重要舉措，而且也受到社會各界的廣泛好評。
5、利用檔案展覽來加強對檔案的宣傳，以檔案原件或復印件為材料，利用展覽的形式將信息進行傳遞。
二、檔案信息開發利用工作中存在不足之處
1、編研成果存在信息衰減和質量參差不齊現象
由于編研成果自身要小于檔案原件信息，而且編研過程中編制人員的專業水平和素質高低也存在著差異，所以目前編研成果存在著信息的衰減已是特別普遍的問題。
2、檔案室在提供檔案信息的服務上，由于缺乏服務意識，所以在服務方式上存在著不科學的地方，導致服務效率低下，不利于查找及保存，特別是對檔案原件的安全性帶來較大的隱患。
3、網站雖然作為一種新興的檔案服務方式，但其實質是編研成果的另一種利用方式，無論是建立和后期的維護工作都屬于編研工作的利用形式。
4、文件查詢利用中心的時效性較差，因為從收集到利用需要一定的時間，所以對檔案部門現行文件的利用必然存在著滯后性。
三、加強檔案信息資源開發利用的具體建議
1、通過合作來加強檔案資源的開發利用
由于檔案開發人員存在著專業素質不高的問題，所以通過外引內聯來加強檔案的開發利用。同時還要使檔案工作與社會各方面加強聯系和溝通，使其更好的貼近于社會，采取獎勵的方法來調動檔案開發利用優秀的單位和個人開展檔案信息利用的積極性，從而使廣大檔案工作者積極的投身于檔案資源的開發利用工作中。
2、加快檔案數字化建設
檔案數字化建設工作是一項長期的系統性工作，所以為了使其能夠更好的提供網上服務，則需要建立健全數據庫數據質量控制體系，以數字的信息技術為基礎，通過向用戶提供檔案信息、檔案信息加工產品及咨詢等網上服務。同時在當前各類檔案網站廣泛建立的情況下，需要將檔案同站服務有效的開民起來，這將是一種新型的檔案利用方式，具有非常好的發展前景。另外，作為檔案管理部門，還南要充分的利用高校及科研院所的資源，使檔案網站更具廣泛性、交互性，為用戶提供更好的檔案信息服務。
3、結合政務信息公開工作
加大檔案開放力度隨著我國經濟、社會的快速發展.檔案利用的范圍、利用者的成分都呈多元化趨勢。在繼續堅持開展現行文件閱覽中心工作同時，還要加大檔案的開放力度。分期分批向社會開放檔案信息。并同時公布開放檔案的目錄。要嚴格執行《檔案法》，使形成滿三十年的檔案及時向整個社會開放。正確處理檔案開放與保密的工作.制定合理、科學的檔案開放、保密范圍。要正確把握好檔案開放、保密工作.檔案館的工作人員應當著重培養兩種能力，一是科學管理檔案的能力。二是閱讀和解析檔案文本的能力和習慣。我們應吸取國外檔案工作較為成熟的經驗，配備一定數額的高級職員專門負責解讀檔案文獻，為檔案開放工作服好務，把好關。
4、加強資源整合
計算機技術運用于檔案信息資源管理，實現了檔案信息資源數字化，進而實現檔案信息資源的集中化，提高了整個社會對檔案信息資源的利用程度。在進行檔案信息資源數字化轉化的同時，應進行檔案信息資源整合。所謂檔案信息資源整合，就是圍繞特定的主題，對分散形式的檔案進行信息資源集中.以集中反映某一領域或對象的基本情況。檔案信息資源整合包含傳統式和數字式兩方面的整合內容。這種整合可以更加提高開發利用檔案信息資源的水平，并可為將來建立數字化檔案館打好基礎。
5、全面提高檔案人員的綜合素質
檔案員的角色之一就是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當信息中介，擔負組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的自身素質。作為信息時代的檔案工作人員，要使自己成為一名“雜家”。
6、要加大檔案工作的服務創新力度
檔案部門要根據不同時期的工作重點，加強與其他行業的聯系，走出“孤獨”，了解各行各業對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優質服務。
關鍵詞：高校科技檔案 利用 水平
高校科技檔案作為高校科研的重要組成部分，反映了高校的綜合實力，對高校教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。特別是在現代化過程中，隨著我國高等教育改革的日益加深，高校科技檔案管理也發生了巨大的變化。雖然各個高校都逐步規范了科技檔案管理制度，實現了專人管理，但是科技檔案的利用水平仍然不高。究其原因，主要是信息化水平不重制約了科技檔案的利用水平。
一、高校科研檔案利用水平的現狀。
（一）信息資源綜合建設方面。目前，雖然大部分高校檔案館已實現業務網絡化，但許多檔案館沒有把豐富的網絡資源整合于信息系統之中，沒有把網絡信息和檔案館的文獻資源建設結合起來，沒有把網絡信息、資源服務和信息服務結合起來，缺乏對網絡資源的有效篩選與統一整合。
（二）信息技術方面。雖然大部分高校科技檔案已引進了相對先進的信息服務技術，但整個檔案館信息化服務的實現依賴于成熟穩定的技術支撐，而目前大部分檔案館的信息技術工作人員結構不甚穩定，或者信息技術知識更新緩慢，無法適應日新月異的信息技術變化，一定程度上影響了檔案館的信息化服務與整體信息化進程。
（三）服務觀念和管理理念方面。傳統的檔案館工作主要是對文獻信息進行收集、整理、保存、傳播，往往只能為讀者提供同一層面和同一標準化的信息或產品的“粗放型”服務。大部分工作人員的服務觀念和管理理念也僅僅停留于此，沒有對信息時代高校科技檔案館的發展趨勢及發展前景進行系統的分析與探討，這在一定程度上阻礙了高校科技檔案發揮其應有的功能和作用。
二、提高高校科技檔案利用水平，推動檔案工作邁上新臺階。為更加有效的發揮科技檔案的成果性、資料性的作
用，使科研工作少走彎路,產生巨大的經濟效益和社會效益。針對科技檔案領域存在的問題，科技檔案管理工作必須創新理念，在提高高校科技檔案利用水平上面狠下功夫。
（一）樹立科學發展觀，推動高校檔案館信息化建設的全面協調發展。
1、制定科學的信息化建設的目標及發展規劃。信息化建設的重要意義是實現信息資源的共享，要實現高校檔案館信息化的可持續發展，就需要一個統一的規劃。由于在都檔案館信息化建設中涉及各個部門，他們之間計算機水平參差不齊，且現代化的程度千差萬別，從而產生了各部門信息資源如何共享的問題。這就要求制定科學的建設目標和發展規劃，重點推進，分布實施，分工合作，以避兔重復建設、資源浪費現象的出現。
2、因地制宜，發揮自身優勢，加強特色信息化建設。高校科技檔案的信息化建設必須因地制宜，發揮自身優勢，形成自己的特色，有特色才能形成優勢。信息化建設要充分考慮針對性、有效性等因素，在信息資源的采集時要結合讀者的實際需求，充分考慮當前需求與潛在需求，針對用戶群進行有組織、有目的地搜集信息，做到有的放矢，突出特色信息資源的優勢。
（二）與時俱進，推動高校科技檔案的現代化建設進程。信息化時代，信息的更新與變化一日千里，只有樹立與時俱進的現代化理念，及時高效的與先進的信息平臺接軌，加強現代化建設，才能為讀者提供特色先進的信息，發揮科技檔案應有的功能與作用。
1、努力實現高校科技檔案管理自動化。目前，我國檔案館工作人員的計算機管理總體水平還比較低，缺少高水平的技術人才，計算機和網絡中心的整體功能得不到發揮，還有的檔案館仍停留在手工為主的管理階段。因此，要提高高校科技檔案現代化建設水平必須加強基礎硬件設施建設，努力實現科技檔案管理自動化。
2、努力實現高校科技檔案信息網絡化。網絡的發展使檔案館之間、檔案館與其他信息機構間的信息資源共享得以實現。網絡化建設首先需要在服務區域內部實現局域網的共享，讀者可以隨時登陸圖書館的網上主頁、進行圖書信息查詢、資料下載，還可以通過鏈接其他圖書館和一些其他信息資源網站，并且可以自由下載網站中提供的數字圖書資源，這樣既最大限度地發掘了資源的共享，同時又節省了檔案館自身許多不必要的重復建設。同時也是信息交流的平臺，為讀者之間，讀者與作者之間提供了交流和相互學習的場所，更大限度地發揮網絡化的作用。
3、努力實現高校科技檔案信息多媒體化。檔案多媒體化和多元化是信息社會發展的必然趨勢，其特點是存儲量大、傳播速度快、信息表現形式靈活多樣、檢索方便、成本低廉、普及性強等。隨著網絡化進程的加快和電子出版物的迅速發展，高校科技檔案應該逐步建立和完善多種媒體匯集的電子閱覽室，使讀者可以獲取文字、圖像、語音、視頻等多種媒體效果，有效地實現信息服務現代化。
（三）以人為本，打造專業個性的服務團隊。加快高校科技檔案信息化建設，必須努力建設現代化信息平臺，發揮科技檔案的特色優勢，更好地為讀者提供信息服務。信息化的特點是大量使用各種新技術，而這些新技術必須要有專業的人員來操作。因此，館員只有具備了精湛的信息技術，實現了自身的專業現代化，才能有效地開展現代化信息服務。高校檔案館需要加大館員繼續教育和技能培訓的力度，使館員在熟練掌握計算機、網絡技術、外語翻譯等高科技知識的基礎上，進一步了解掌握圖書情報學的專業知識。
最后，高校科技檔案館還應當積極建立館員與讀者之間交流和溝通的橋梁，虛心聽取讀者的意見和建議，并以此作為改進工作的重要依據，不斷改進和完善自己的工作，推動高校的檔案館建設乃至高校的整體發展。
參考文獻：
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[2]李桂霞高校科技檔案的規范化管理[j]哈爾濱學院學報2008年
【關鍵詞】網絡環境；檔案管理；信息資源共享
高職院校是高素質技能型人才的培養搖籃，同時也是我國崗位實踐領域信息的重要來源。高職院校的檔案管理工作作為日常管理工作的一部分支撐著學校教研工作的順利進行，輔助著人事工作的正常開展，對于高職院校信息化發展具有十分重要的意義。尤其是在網絡科技高速發達的現在，高職院校檔案管理工作更應順應形勢作出積極的變革，以更快捷、更優質、更準確的信息服務助力院校發展。
一、網絡環境下的高職院校檔案信息資源共享模式
（一）校內共享模式。校內共享模式要求高職院校檔案部門建立局域網實現檔案信息在線共享與服務網絡化。從建設基礎條件上講，高職院校要協同網絡通信專業人事與檔案管理工作者成立平臺建設隊伍，在充分考慮院校地理布局、樓層結構、組織狀況、檔案信息資源現有狀況、計算機設備使用狀況等諸多因素的情況下開展平臺建設。從實現手段上講，高職院校檔案信息校內共享平臺的開端與基礎應為院校檔案館或檔案辦公室，平臺將以此為信息源借助通信軟件和網絡連接校內其他計算機終端，從而實現校內網絡檔案資源共享與信息快速傳輸。從共享類型上講，校內共享模式是典型的網絡拓撲結構，設計前院校可依據網絡建設費用、系統靈活性要求從星型、環型或是總線型三種拓撲結構中選擇一種，以滿足高職院校的實際需求，通常總線型符合大部分院校檔案局域網情況，應用最為廣泛。
（二）校際共享模式。高職院校檔案信息校際共享模式是借助校外網絡實現不同高職院校之間檔案信息資源共享的一種模式，其依據地緣因素與高職院校類型不同又可具體分為兩種模式：1. 同一區域內高職院校共享。如省級教育部門以及檔案管理部門可以對區域內所轄高職院校檔案進行聯網統籌管理，搭建覆蓋全域的檔案信息資源共享平臺，促使院校間的互助合作。2. 同類高職院校共享。可由省級主管單位嘗試將醫學類、計算機類、機械類、護理類等同一類型高校檔案信息進行整合，方便同類院校間檔案資源共享。無論是上述何種類型的校際共享模式均需依托省級主管機關電子政務平臺作為依托，利用電子政務網為各高職院校提供信息通道和網絡資源，實現檔案網絡信息主干通道功能。
（三）社會共享模式。社會共享模式是指在高職院校檔案部門聯網基礎上，利用云技術等先進理念，以專業檔案網站為節點向用戶提供檔案資源的服務模式。這一模式是檔案信息資源共享模式的最高層級，其能夠突破時空與地域限制向任何擁有權限的用戶提供檔案資源，具有共享主體多、應用范圍廣的優勢，但其也同時具有檔案資源安全風險大、實現方式復雜等劣勢。具體來講，檔案資源的社會共享模式需要以檔案網站為核心站點，所謂檔案網站則是指檔案局、檔案協會、學院內部檔案機構在互聯基礎上建立的公共信息站點，其以主頁的方式提供相關信息和服務，是整個平臺的信息來源。整個模式以檔案網站為核心，將高職院校檔案聯通到一個服務器上，組成檔案集群式網絡系統，從而實現用戶與檔案信息網站之間、檔案部門與其他部門之間的互動與溝通。
二、高職檔案信息資源共享策略研究
（一）構建高職院校檔案信息資源共享的實現機制。網絡環境下高職院校檔案信息資源共享機制，主要是指借助現代化的信息資源和科技手段來避免不利因素，以順利構建起信息資源共享機制，從而實現真正意義上的信息共享。具體而言，高職院校檔案信息資源共享的實現機制主要包括以下兩個方面：其一，運行保障機制。運行保障機制是最基礎的實現機制構成要素，它能夠確保高職院校檔案信息在現代化網絡環境下的持久、有效、健康、有序運行。“標準規范機制”“法律法規機制”以及“利益平衡機制”是運行保障機制的三大核心要素，它們相輔相成、缺一不可。其二，合作與激勵機制。網絡環境下的檔案信息管理工作雖然解放了不少勞動力，但對成員的合作意識要求卻越來越高了。高校檔案信息資源雖具有一定的公共性，但并非可以自由獲取，需要借助一定的規章協議以及合作機制來明確各個成員、組織的權利和義務。同時，還要確定相應的激勵機制，促進成員之間的合作交流、學習，激發成員的積極性，從而為共享機制的形成奠定良好的基礎。
（二）加強高職院校的檔案信息資源建設。網絡環境下高職院校檔案信息資源共享模式十分強調檔案信息資源建設，其主要包括兩方面內容：第一，特色數據庫的建設，即建立起具有學校特色、資源合理配置、利用率較高、使用較為便捷的高職院校檔案信息數據庫，然后將這些數據存儲在信息系統中，并設置不同類別的檢索詞。第二，對特色資源進行整合，即對高職院校的特色數據庫、特色資源進行科學地整理組合，將分散的資源逐步統一到一起，這便于資源的共享和利用。特色資源的整合是一項較為復雜的過程，其包含多個層次的內容，既包括硬件環境整合，也包括軟件環境整合、人力資源整合等方面的內容。
（三）建立檔案信息標準體系。在現代化的網絡環境背景之下，檔案信息標準體系的構建是檔案信息資源共享模式的重要內容之一，其屬于檔案信息化頂層建設，包括檔案信息基礎標準、采集標準、技術標準、管理標準等多種構成形式。在建立檔案信息標準體系的過程中要注意遵循以下幾個原則：首先，要做好信息標準體系的頂層設計，嚴格按照科學的模型進行構建，以確保檔案信息的規范性和科學性。其次，要立足于我國國情，與國際接軌。作為我國教育教學事業的重要組成部分，高職院校在促進我國整體教育水平方面發揮著重要的作用。鑒于此，高職院校檔案信息的標準化體系要充分借鑒國內外相關經驗，取其精華、去其糟粕，這樣才能夠加快高職院校檔案信息資源建設步伐。
（四）加強檔案信息立法工作。我國高職院校檔案信息資源共享建設起步較晚，很多方面尚未成熟，相關的法律法規還不健全，加之網絡這一特殊的環境，亟須我們加快檔案信息立法工作進程。一方面，我們要對現有檔案信息資源的法律、法規、政策等進行清查，廢除不符合當今網絡社會現狀的方針政策，對有關網絡環境下信息資源建設的法律法規進行修改完善。另一方面，根據現代網絡環境，重新制定一些檔案信息資源整合方面的法律法規，重點解決信息壟斷、信息犯罪、信息污染、信息泛濫等方面的問題，推動檔案信息資源建設與現代社會的同步發展進步。
三、結語
在現代網絡環境之下，高職院校檔案信息資源的共享與構建是一項較為繁瑣的工程，其涉及到多方面的問題，不可一蹴而就，需要相關工作人員和學者的共同努力。本文中，筆者在潛心研究前人研究成果以及實踐考察的基礎之上，對高職院校檔案信息資源建設進行了深入的剖析和論述，并提出幾種有效模式與保障策略。鑒于學識有限，研究中可能存有一些不足之處，希望大家能夠及時提出指導意見，以共同促進高職院校檔案信息資源建設。
【參考文獻】
[1]程煥文，潘燕桃.信息資源共享[M].北京：高等教育出版社，2004.
當人們剛剛適應信息時代的工作生活方式時，“大數據”時代已經以其山呼海嘯的速度改變著人們的生產、生活和思維方式。大數據是近年來隨著云計算、物聯網、社交網絡、移動互聯網等技術的發展而產生的新的科技名詞，他已經在商業、學術、科技等領域得到了應用。作為真實記錄學校在教學、科研等活動并且是各業務數據終點的檔案數據，也迎來了檔案大數據時代，檔案管理工作也面臨新的變革。面對大數據的機遇和挑戰，將“大數據”與高校檔案工作有機結合，滿足師生、社會的需求，提升檔案利用價值，是高校檔案管理部門應該面臨的重要任務。
一、大數據與大數據特性
“大數據時代”最早被麥肯錫公司提出的，自2012年開始，“大數據”一詞被越來越多的人提起與應用，人們用它來描述信息爆炸時代的海量數據，近年來已經在商界、科技界廣泛應用。但是理論界尚未對“大數據”形成統一的定義，但是一致認為大數據不是簡單的對數據量大小的描述，而是在數據量巨大，數據種類龐雜的信息中通過數據處理、數據分析來獲取有效信息的一種觀念、技術和方法的統稱。
與“大數據”定義不同，大數據的特征普遍得到業界共識，即大數據一般歸納為4V：數據量巨大（Volume），從TB級躍升到PB級甚至ZB級，而且在不斷增大；處理速度快（Velocity）主要表現在數據流和大數據移動性，此特性要求必須在第一時間處理數據；數據種類繁多（Variety），數據種類不僅包括文檔、圖片等傳統類型，還包括視頻、音頻、網頁、電子郵件等；數據價值高（Value），此特性是大數據運用的真實意義所在，其價值具有稀缺性。
二、大數據時代下高校檔案工作的新特性
大數據時代的來臨，使人們對信息資源的認識更進一步，同時也提出了新的需求，在大數據時代的大環境下，學校各個業務部門均上線各自業務系統，作為這些業務數據的終點數據，檔案數據也有了新的變化，同時對檔案管理工作也有了新的發展特征。
1、檔案數據量巨大
高校檔案記錄著高校在教學、科研等各種活動中直接形成的、清晰的原始信息。在大數據時代背景下，學校各業務系統（例如公文系統、財務系統、學生成績系統）每時每刻都在產生著數據量，這些業務系統產生一切的具有保存價值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數據量將大的驚人。同時，科技的進步直接導致各種數碼設備的普遍使用，形成各部門各種活動的照片視頻等，也構成很大一部分數據量。
另外，檔案數據還包括檔案本身的數字化建設數據，人工方式生成的數據。最普遍的就是將館藏實體檔案通過數字化技術轉化為檔案數據，例如掃描、拍照，近幾年檔案數字化成都不斷增強，此部分檔案數據也在呈幾何級的速度增長。
2、檔案數據多源異構
高校檔案涉及高校內的眾多業務，包括教學、科研、活動等，這些業務部門的不同業務和不同業務系統直接導致產生的檔案數據是各不相同的，形成了檔案數據多源異構的態勢。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結構化數據、半結構化數據、結構化數據共同存在的現象，而這些數據之間也并非毫無關聯，存在一定的內在聯系。
3、利用檔案需求多樣化
大數據時代，高校各業務系統既是檔案數據的產生者也是檔案數據的利用者，在利用檔案數據方面設計教學管理、科研管理、校園文化等各個方面。首先，廣大師生對學校的政策、規定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發展的高校，高校的宣傳活動必不可少，而宣傳活動中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見，大數據時代不同使用者對各種類型檔案的需求產生了多樣化的態勢。
4、高校檔案價值更加高精尖
大數據真正價值在于對海量數據的分析、挖掘，得出真實可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實、最可靠、最權威的的信息。并且在大數據時代背景下，各業務產生的各種中間數據、重點數據均是利用者可利用數據，因此，在對這些數據進行分析、挖掘之后產生的檔案數據變成了高精尖的檔案數據。
三、大數據時代高校檔案面臨的挑戰
大數據時代的到來，使得檔案數據變得數量巨大、多源異構、需求增多、數據高精尖化，給檔案發展帶來了機遇，同時也給檔案工作帶來了新的挑戰。
1、大量數據存儲挑戰
檔案大數據化，使得高校檔案的數據必須具備大容量的存儲。對如此海量的檔案數據首先要將其保存下來，同時考慮到數據多源異構的特性，應該將檔案數據存儲在不同類型的數據中，另外存儲的數據并不是簡單的存放，應該彼此有關聯有機的進行融合，因此不同存儲空間應該有合理“連接器”。
2、檔案服務內容、方式需革新
大數據時代下的檔案利用，走向了結論化、知識化和智能化，應該改變以往簡單查閱、復制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對檔案信息本身的需求，更希望從大量數據中經過挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國留學人員的日益增多，學生有了將中文成績單翻譯成英文成績單的需求，而并不是簡單的對中文成績的復印。
3、檔案信息安全受到威脅
大數據時代背景下，檔案數據的安全受到了很大的威脅。各個業務系統的上線，并未遵循統一標準，但是均需要與檔案系統進行對接；同時，檔案數據價值變得越來越高，越容易受到各種不法分子的共計；另外，在對結構型數據和非結構型數據進行融合時，可能會對傳統檔案信息安全體系帶來較大沖擊。
4、對檔案從業人員提出較高要求
在大數據時代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時代特征，新的檔案管理業務對檔案從業人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業務，更要具備計算機相關知識，并且具備較高的學習能力，才能不斷跟隨時展，做好檔案工作。
四、大數據時代檔案管理工作思路
大數據時代，高校檔案工作要有新的工作思路，充分整合利用檔案資源，以服務為宗旨，不斷改進工作方式，適應時展要求。
1、建立數據規范，整合資源
高校各業務部門間的業務系統可能采用不同的數據庫，而產生不同格式的數據，大量異構數據形成信息孤島，建立標準化、規范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數據時代背景下首要解決的數據問題。
對結構化數據和非結構化數據合理整合，結構化數據和非結構化數據合理整合，努力實現對結構化數據和非結構化數據的合并管理，云計算、大數據技術的運用才能成為可能，分析挖掘海量數據才能成為可能。
2、改善工作模式
大數據時代背景下，各業務系統的建立，各業務數據的歸檔，對傳統的收、管、用，均提出了新的要求。
檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個業務系統的調研，要針對不同數據類別采取不同的處理方法，與檔案系統建立接口；檔案的“管”要做到全技術支持，大數據時代背景下，檔案管理已經不可避免的涵蓋了計算機知識，同時海量的檔案數據處理也需要計算機技術處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統日志管理；檔案的“用”要做到全智能服務，大數據時代，檔案數據不應該是簡單的存放在那里的“死”數據，應該“活”起來，而“活”即是對數據的分析與挖掘，應該具備智能化的服務，真正為檔案利用者服務。
3、增強檔案信息安全管理
大數據時代檔案安全性不言而喻，高校檔案工作需特別強調檔案信息安全。首先要以技術為支撐，加強檔案信息安全全程管理。包括身份認證、單點登錄、密碼技術給數據加密、設置權限、做好備份機制、保留操作日志等。其次，要建立安全規章制度，確保各項工作有章可循。特別要做好檔案開放標準和保密制度，在信息安全的前提下實現數據共享利用。
4、建立高質量的人才隊伍
大數據時代下的檔案工作，已經不是簡單的把檔案收集起來，裝裝訂訂，檔案利用也不在是簡單查閱、復印，檔案從業人員應該以大數據的思維去管理檔案。這就對檔案從業人員提出了更高的要求，要具備專業的檔案知識，還要有數據分析能力、數據建模分析能力和處理數據能力，最重要的是要具備較高的自學能力，緊跟不斷出現的時代要求，才能更好的做好大數據時代下的檔案工作。
參考文獻
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[關鍵詞]專利信息 專利文獻 高校 共享平臺 圖書館
[分類號]G255
1449年，英國亨利六世授予彩色玻璃制造方法發明者以專利，此后經過500多年的發展，專利已成為當今世界技術創新的重要標志之一。專利文獻中包含了大量的技術信息、經濟信息、法律信息，幾乎涉及了人類生產活動的全部技術領域，其量約占世界每年科技出版物的1／4。據世界知識產權組織(WIPO)的研究報告，全世界最新的發明創造信息，90％以上首先通過專利文獻反映出來。專利作為自主技術創新的重要標志，體現了一個國家科技成果的核心和最富經濟價值的部分，是技術創新的重要信息源。
高等學校是我國基礎研究、高新技術研發的主力軍，發揮著知識供給、創新和傳播的核心作用，其整體科研水平高，是專利信息資源的主要使用用戶。由于長期的學術積累和人才儲備，高校知識產權創造能力不斷提升，形成并擁有的自主知識產權總量不斷增加，截至2008年底，我國高校共獲授權專利7萬多件，專利授權量年平均增長率為23.8％，對我國自主創新能力提升作出了重要貢獻。
由于專利自身的特點，從社會需求、課題立項、文獻調研、科技查新、課題跟蹤到申請、轉化實施、歸檔等各個環節，專利需要一系列信息服務。目前，我國高校專利信息服務較單一薄弱，服務部門分散，服務部門之間缺乏必要的溝通協調，跟不上高校日益增長的自主創新對專利信息的需求。本文提出整合高校專利信息的設想，把高校各個部門從事的專利信息服務整合在一個信息平臺上，為用戶提供一站式專利信息服務。
1 高校專利信息服務狀況
1.1 專利信息服務在高校不同部門展開
高校專利信息服務由學校的科研管理部門(以下簡稱科研處)、圖書館、檔案館提供，一般而言，用戶的專利文獻檢索、專利數據庫使用培訓等方面問題由圖書館提供服務，專利申請、轉化等有關問題由科研處提供，科技檔案管理由科研處或檔案部門負責。圖書館開展的業務工作如科技查新、課題咨詢部分涉及專利信息服務，專利使用培訓、專利檢索、專利網站鏈接是完全針對專利信息開展的服務，一般高校圖書館均不同程度地開展以上各項信息服務。科研處承擔對本校師生專利申請及轉化的相關工作，專利檔案有的高校歸科研處管理，有的高校歸檔案部門管理。綜觀我國高校專利信息服務，管理相對松散，部門之間缺乏必要的溝通和銜接，這種狀況不利于專利信息服務工作的有效展開。
1.2 圖書館的專利信息服務沒有得到教師重視
高校圖書館是學校教學科研的文獻保障基地，是學生自學的第二課堂，它負責收集、整理加工和提供文獻信息服務。隨著高校自主創新對專利信息需求的增強，高校圖書館也日益重視專利信息服務，如購買專利數據庫、整合專利網站并提供鏈接、提供專利查新、開展專利數據庫使用培訓等。但一項針對高校教師專利利用情況的調查顯示，表示沒有使用過圖書館專利數據庫的教師占94.5％，認為圖書館沒有必要開設專利數據庫培訓的教師占71％。這表明圖書館還要加強專利信息的宣傳，提高教師對圖書館專利文獻服務重要性的認識。
1.3 專利轉化困難
申請專利不是最終目的，轉化實施才能發揮經濟效益。專利實施困難，不僅不能實現產業化并帶來經濟收益，甚至相當一部分連研發和實施成本也難以收回。對接企業的科研成果轉化步履艱難，有數據表明，我國高校每年取得的科技成果在6 000項至8 000項之間，但真正實現成果轉化與產業化的還不到十分之一，遠低于發達國家60％-70％的轉化水平。
2 高校專利信息整合的必要性
2.1 專利信息資源龐大，需要整合
提供專利信息服務的網站數量眾多、資源龐大，需要鏈接、甄選、數據轉換等一系列整合，才能方便用戶使用。經過整合的專利信息資源，可為用戶節省許多甄選資源、數據轉換的工作，可提供一個標準化的查詢準則，可將不同數據源中彼此聯系的信息整合在一起，從而方便用戶對信息資源的深層次挖掘，促進信息資源共享。
2.2 用戶一站式檢索的需求
目前高校專利信息服務部門分散、資源分散，不便于用戶從企業需求、課題查新、數據庫查詢、申請、實施等方面獲取專利信息。而自主創新活動要求專利信息服務以系統化、數字化的信息資源為基礎，實現分布異構的網絡資源、本地資源同一檢索，用戶希望獲得綜合化、系統化、集成化的知識信息，要求服務者能夠針對他們的需求，量身定做提供全程性、全方位靈活多樣的一攬子信息服務。
2.3 節約科研經費，避免無效勞動
專利文獻技術覆蓋范圍廣泛，幾乎囊括了人類應用技術領域的一切發明，記錄了科學技術從無到有、從低級到高級的發展歷史，清晰直觀地反映出技術發展的動向和趨勢；在科研申報中，人們如果首先從調查專利文獻人手，在前人已有技術基礎上再進行新的創新，可避免重復勞動、提高科研起點、節約科研經費。據世界產權組織研究表明：全世界最新的發明創造信息有90％～95％是通過專利文獻反映出來，在專利研發過程中充分利用專利文獻信息可節約40％的開發時間和60％的研發經費。
2.4 便于用戶了解地方企業需求信息，為專利實施提供便利
專利實施困難其中一個重要原因，是高校科研和地方需求、企業自主創新需求嚴重脫節，高校教師在課題立項時就缺乏了解地方企業需求，因而在課題結題申報專利時，導致專利實施困難。整合高校專利信息資源可以讓高校用戶方便了解地方企業需求，有針對性地開展科研工作，使科研成果直接轉化為生產力，促進地方經濟發展。
3 整合高校專利信息資源的總體思路
目前高校專利信息服務部門分散，導致資源分散，即提供專利信息服務的部門主要有科研處、圖書館、檔案館，它們按職能提供相應的服務，有時會重復服務，更多時候服務不到位，因而需整合才能有效開展服務。整合涉及多個部門的資源和服務，規劃、協調、管理很重要，需要專門機構具體負責，筆者認為這個專門機構有圖書館來擔當較合適：①圖書館本身就是高校文獻信息保障基地，整合資源也是其保障資源工作的一部分；②“用戶第一，服務之上”的理念在圖書館已深入人心，“用戶服務是圖書館發展戰略的核心，是重中之重”，鑒于發展的需要，圖書館對于用戶信息資源需求的關注度、與用戶的交流、反映用戶使用特性等方面都優于其他部門；③圖書館是高校文獻信息管理和服務中心，在長期的實踐中，鍛煉了一批熟悉信息服務、數據庫資源建設和管理的專業人才，能承擔起整合、建設和維護高校專利信息資源的責任。
具體的整合思路為：將圖書館、科研處、檔案館提
供的專利信息服務整合在一個平臺上，實現信息流互通有無，服務分工清楚明了，用戶使用一目了然。圍繞專利數據庫使用、文獻提供等相關問題，圖書館負責專利數據庫鏈接、使用培訓、課題跟蹤查新及參考咨詢等；科研處負責相關政策信息、地方企業需求信息、項目制定、專利申請轉化等服務；檔案館負責專利歸檔和加工宣傳等相關事宜。各部門負責的信息隨時維護，實時更新，在這個平臺上，圖書館工作人員可以方便了解學校科研狀況、科研難題，及時提供文獻保障，用戶可方便了解學校專利信息，獲取專利文獻，得到專利申請、實施幫助及使用指導等信息，如圖1所示：
4 高校專利信息共享平臺整合建設的內容
4.1 圖書館負責專利文獻宣傳、提供、培訓等服務功能建設
圖書館負責的內容建設分兩個層面：①數據資源層，提供與專利相關的信息資源，主要解決專利信息來源和專利信息組織問題，實現專利信息資源導航、專利數據庫檢索、專利說明書提取等服務功能；②知識服務層，滿足用戶個性化需求的信息服務功能，主要解決專利信息的利用問題，為用戶提供數字參考咨詢、在線培訓、個人定制與信息推送、專利分析與跟蹤等服務，如圖2所示：
4.1.1 館藏專利書目數據資源 整合本館的專利相關信息，提供與專利相關的法律、專業方面的圖書、期刊、專利說明書目錄、專利公報、專利數據庫資源目錄，向師生揭示館藏專利資源。
4.1.2 專利數據庫集成檢索系統
?專利數據庫集成檢索系統。專利數據庫一般有兩種類型：一種是各國(地區或組織)政府建立的官方數據庫，如SIPO專利數據庫、USPTO數據庫、EPO數據庫、JPO數據庫、WIPO數據庫等；另一種是商業性的專利數據庫，如Delphion數據庫、Derwent數據庫、IN-PADOC數據庫等。官方數據庫一般是免費提供給用戶使用，而商業性的數據庫都是收費的，其檢索系統較一般的官方數據庫在功能上更強大，其檢索結果也較一般的官方數據庫更準確。高校圖書館要盡量多地收集免費專利數據庫，制作成網頁，提供詳細的簡介、使用說明，同時有條件的適當購買商業性的數據庫，以方便不同層次用戶的需求。圖書館把免費的專利數據庫和購買的收費數據庫整合為一個檢索平臺，以滿足用戶單庫檢索和跨庫檢索的不同需求。
?專利說明書全文獲取系統。專利檢索的結果是要獲取專利說明書全文，這個系統包括免費下載系統、付費下載系統，并鏈接文獻傳遞系統(如國家科技文獻中心、中國科學院國家科學圖書館等)，為讀者提供多途徑的全文獲取方式。
4.1.3 使用培訓 相比其他科技文獻，專利文獻的格式統一而規范，對發明創造的揭示完整而詳盡。但它也存在一些問題，如著錄復雜、符號繁多、文獻重復性大等，從而使得專利文獻檢索成為一項復雜的專業工作。一般用戶對檢索手段不熟悉，會造成通過網絡檢索專利信息的不充分，而圖書館服務人員具有專業的檢索技能，可以幫助用戶提高檢索能力，因而圖書館要經常舉行專利數據庫使用培訓，為廣大師生使用專利數據庫提供便利。根據不同院系需求，圖書館在培訓頁面定期公布舉辦專利數據庫講座培訓通知，內容包括各種數據庫使用、收錄范圍、說明書下載格式等，并把課件制作成在線培訓，供用戶自由下載學習。
4.1.4 參考咨詢服務 專利信息集法律信息、技術信息、經濟信息于一體，對專利信息的咨詢，除了涉及專業知識、檢索技巧外，更多涉及法律、市場等方面知識，對咨詢人員的綜合素質要求較高。圖書館應聯合相關專業的教師進行合作咨詢，或加入到高校虛擬參考咨詢服務網，為用戶進行虛擬培訓和指導，幫助他們掌握查找和利用信息的方法、途徑和技巧。
4.1.5 個人定制、信息推送服務 為用戶提供個性化的服務，用戶可根據研究需要或感興趣的專題定制專利信息。
4.1.6 專利查新 這個頁面設置查新簡介、對象、范圍、步驟等。查新需經授權才具有查新資質，不具查新資格的高校圖書館可聯系有查新資格的圖書館為其查新，為本校師生專利申請、課題立項提供便利。
4.1.7 專利信息統計分析 專利分析是指對有關的專利文獻進行篩選、統計、分析，使之轉化成可利用信息的方法，即對專利說明書、專利公報中大量零碎的專利信息進行分析、加工、組合，并利用統計學方法和技巧，使這些信息轉化為具有總攬全局及預測功能的競爭情報，從而為企業的技術、產品及服務開發中的決策提供參考。本頁面介紹國內外相關專利分析軟件的優缺點，整合一些重要主題的專利分析文檔，將它們集成到平臺中，幫助政府、用戶開展專利情報研究及專利情報分析，實施正確的專利戰略。
4.2 科研處負責相關政策信息、項目制定，搭建專利轉化平臺
科研處是高校科研活動的組織、管理和服務的職能部門，負責有關專利的政策信息、本校科研獎勵方案、專利知識培訓、專利項目申請與管理、推廣轉化等內容建設。
4.2.1 政策信息這個頁面主要國家和本省等有關知識產權、專利方面的法律法規、政策信息等，如科技部、發展改革委、教育部、財政部《2004―2010年國家科技基礎條件平臺建設綱要》，科技部、教育部《關于充分發揮高等學校科技創新作用的若干意見》(國科發政字[2002]202號)，教育部、國家知識產權局《關于進一步加強高等學校知識產權工作的若干意見》(教技[2004]4號)，國務院關于《國家知識產權戰略綱要》(國發[2008]18號)的通知等法律法規及政策信息，以及本省的專利發展情況、戰略布局、本省市關于專利申請的相關扶持政策等，本校的專利管理實施細則、專利基金管理試行細則等。
4.2.2 科研規劃 本校的學科重點建設內容、近期科研任務、中長期科研規劃，本地區工農業特點、特色，存在那些待解決的問題等。
4.2.3 有關專利的基礎知識 主要包括專利的基本概念，申請專利的重要性，專利種類及特性，專利申請的途徑和原則，專利審批程序，專利糾紛、假冒及處理，專利侵權及其法律責任，專利職務發明和非職務發明的區別。
4.2.4 專利知識講座 這個頁面主要講座信息，整理講座課件，以滿足師生的不同需求。科研處應經常邀請一些知識產權方面的專業人士、專利人、專利獎評審專家等，請他們為本校師生舉辦講座，例如關于學校專利侵權案例及其對專利申請的啟示，關于知識產權及其主要內容，知識產權的重要性(和國內外形勢)，知識產權戰略的運用等。如2010年6月，中山大學科學技術處舉辦學術報告會，題為“專利侵權案例及其對專利申請的啟示”，2011年5月又有題為“美國藥物專利的實踐和操作指導”的報告會；2010年6月，廣東石油化工學院舉辦學術講座，主題為“創新――將全世界聯系在一起(知識產權專題講座)”。這些講座增強了學校師生員工的知識產權保護意識，增強了他們的知識產權運用能力，促進了學校自主創新的良好氛圍。
4.2.5 搭建產學研合作平臺 高校具有豐富的人力資源和技術資源，是科技成果的主要發源地，但不是科技成果的吸收者，而企業既是高校科研的投資者，又是科技成果的吸收者。科技處要搭建高校與企業合作平臺，以設立產學研合作辦公室、合作基金、聯合研發機構等多種形式，積極與地方政府及企業緊密合作，收集企業需求信息，組織專家、教授研究企業難題，提出解決方案。同時，及時提供學校和國內外最新科技成果信息，讓企業了解本校的科研情況，加強雙方合作，建立科研院所、高校和企業之間長期穩定的產學研用合作關系，指導高校教師在進行科研時多考慮市場因素，針對企業需要進行技術、產品開發，以科研成果的產業化為目標，在科研項目選題、申報及項目研究過程中密切高校與企業的合作關系，提高科研成果的轉化率。
4.3 檔案館
專利檔案是科技檔案的一部分，而專利檔案管理屬于知識產權戰略中的“科學管理”范疇。要想在競爭中處于有利地位，高校必須發揮自己的科研優勢，合理使用和保護本單位、本行業的尖端技術和科研成果。
4.3.1 及時將專利歸檔 專利一般是科技人員在完成某一科研項目之后，又據此進行更深入的研究，將科技成果再度擴展、修改、完善后而申報專利，這就使得申請專利后形成的這部分文件材料，如果不重視管理，容易游離于已歸檔的科研成果材料之外。檔案管理人員要重視這部分科技檔案的管理，及時歸檔，方便本校師生查詢。
4.3.2 加工專利檔案信息，促進專利轉化 將歸檔后的專利文件加工、宣傳，讓專利技術、專利產品進入市場，使科學技術轉化為生產力，促進高校形成自主知識產權。
5 平臺整合建設中的幾個問題
5.1 平臺的管理中心應設在圖書館
圖書館是高校文獻信息管理和服務中心，又是專利信息資源整合的協調管理機構，平臺的管理中心應設在圖書館，由圖書館統一維護和管理，其他部門按各自的分工與職能，分擔建設、更新和維護工作。
5.2 平臺的整合應遵循統一標準規范，體現先進性和易用性
平臺建設應使用有利于長遠發展的標準規范，盡量采用通過認證的軟件平臺和系統，在數據格式上應以國際和國內標準為依據，遵照數據交換協議和數據加工整理所采用的標準規則。平臺還應嚴格控制數據質量，不同類型和不同層面的應用系統遵循統一標準規范，采用相同的加工規則來建設符合數據質量要求的資源，使其具有兼容和互操作性，用戶界面友好易用，確保讀者能夠準確、完整、迅速地檢索到所需信息資源。
5.3 平臺應提供盡可能多的檢索功能
平臺的一大優點是集成了數量眾多的專利數據庫，因而需要建立一個友好的用戶界面，實現跨庫檢索功能，免除用戶一個一個數據庫檢索的繁瑣。與此同時，平臺也要保留單庫檢索功能，因為跨庫檢索的實現必須以犧牲單個數據庫的某些檢索功能為代價，使得跨庫檢索的結果往往不盡如人意――事實上，僅有部分免費專利數據庫可以實現跨庫檢索。因此，平臺建設應保留單庫檢索功能，為用戶提供盡可能多的檢索便利，同時鏈接文獻傳遞系統，以方便用戶獲取全文。
