時(shí)間：2022-11-19 19:54:11
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
電子文件全文信息的采集
隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，學(xué)校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的電子文件通過(guò)校園網(wǎng)廣為傳遞，電子文件已成為高校新產(chǎn)生文件的主體，也是高校校務(wù)系統(tǒng)的主體。這些新形成的電子文件本身就是數(shù)字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時(shí)采集歸檔，任其“自生自滅”，會(huì)給檔案信息化工作帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。
1.對(duì)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及各學(xué)院、部處中心網(wǎng)頁(yè)上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時(shí)將其打印出來(lái)，完成紙質(zhì)文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認(rèn)可的狀況下，嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實(shí)體與信息的安全。
2.對(duì)高校OA系統(tǒng)上形成流轉(zhuǎn)的大量公務(wù)電子文件以及部處中心、各學(xué)院網(wǎng)頁(yè)上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對(duì)于0A系統(tǒng)編制完備、實(shí)現(xiàn)了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務(wù)器完成電子文件的全文采集。對(duì)于未實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)將OA系統(tǒng)上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤進(jìn)行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息)的完整采集。
3.對(duì)未在校園網(wǎng)上的有保存價(jià)值的公務(wù)電子文件，由公文擬稿單位專門打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋單位公章，連同相應(yīng)的電子版信息拷貝歸檔保存。
對(duì)電子文件全文信息采集的優(yōu)點(diǎn)是；第一，可以直接進(jìn)行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準(zhǔn)率。第二，省時(shí)省力準(zhǔn)確率高，電子文件進(jìn)館后無(wú)須進(jìn)行人工掃描，就可以完整準(zhǔn)確地再現(xiàn)電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務(wù)。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執(zhí)行，為檔案的安全管理提供了保障，同時(shí)電子文件全文信息的采集加快了檔案館數(shù)字化建設(shè)的步伐。
文件級(jí)著錄信息的自動(dòng)采集
目前我國(guó)檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。然而我們不能忽略，數(shù)字化環(huán)境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質(zhì)文件的方式大量產(chǎn)生，這些文件不僅數(shù)量大，而且價(jià)值高，及時(shí)做好這部分文件的歸檔與著錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，是確保一個(gè)全宗單位檔案齊全完整的關(guān)鍵，同時(shí)也是推進(jìn)本單位檔案數(shù)字化進(jìn)程的一項(xiàng)得力措施。
在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的瓶頸，而如何實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)文件著錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，成為推進(jìn)各高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵。針對(duì)傳統(tǒng)檔案著錄過(guò)程中著錄數(shù)據(jù)主要靠人工錄入、出現(xiàn)數(shù)字化進(jìn)展緩慢、數(shù)據(jù)質(zhì)量差等問(wèn)題，筆者以為高?？梢越Y(jié)合目前計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，以及高校各業(yè)務(wù)部門歸檔的習(xí)慣，編制一套文件著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集軟件，有效地解決紙質(zhì)檔案著錄滯后的瓶頸問(wèn)題。
1.參照國(guó)家檔案著錄規(guī)范，對(duì)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外形成的大量教學(xué)、科研、基建、招標(biāo)采購(gòu)管理等方面的純紙質(zhì)文件的歸檔要求，做進(jìn)一步的細(xì)化與規(guī)范統(tǒng)一，使部門的歸檔清單附合檔案部門著錄數(shù)據(jù)采集的要求。
2.針對(duì)目前各文件形成部門通常采用在Word或Excel上登記收發(fā)文件的特點(diǎn)，編制一套將擴(kuò)展名為doc或xls格式的文件轉(zhuǎn)換為txt格式的通用文件著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集軟件，直接將歸檔清單的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入DARMs檔案管理系統(tǒng)。在這個(gè)方面中山大學(xué)檔案館進(jìn)行了有益的嘗試并取得了很好的效果。
紙質(zhì)文件目錄著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集的優(yōu)點(diǎn)是：第一，充分利用業(yè)務(wù)部門預(yù)立卷的成果，通過(guò)采集轉(zhuǎn)換軟件，快速實(shí)現(xiàn)歸檔文件級(jí)目錄的自動(dòng)著錄。第二，省時(shí)高效，檔案部門不用重復(fù)錄入業(yè)務(wù)部門已經(jīng)做好的文件著錄項(xiàng)目，避免了手工錄入不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高等弊端，有效突破了檔案館進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理的瓶頸問(wèn)題。第三，提高了檔案的利用時(shí)效，文件歸檔后在較短的時(shí)間內(nèi)就可以完成文件級(jí)目錄的計(jì)算機(jī)檢索查詢，方便了利用者的查詢與利用。第四，增加了業(yè)務(wù)部門繼續(xù)歸檔的信心與動(dòng)力，因?yàn)榻坏綑n案館后不用擔(dān)心找不出來(lái)或不方便利用，使檔案館收集難的問(wèn)題成為一去不復(fù)返的過(guò)去式。
照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過(guò)各單位負(fù)責(zé)拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)進(jìn)行跟蹤拍攝和宣傳報(bào)導(dǎo)。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，攝影人員應(yīng)從每一項(xiàng)活動(dòng)中的眾多數(shù)碼照片中精選一組有代表意義的照片進(jìn)行歸檔，并對(duì)歸檔照片進(jìn)行文字說(shuō)明，即填寫(xiě)好照片信息(包括題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和拍攝者)。按照檔案館統(tǒng)一規(guī)定的上傳方式、單張數(shù)碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數(shù)碼照片上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中，還要用一次性刻寫(xiě)光盤刻錄兩份送檔案館歸檔保存。
2.多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發(fā)的《歸檔電子文件登記表》發(fā)給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個(gè)領(lǐng)域南京大學(xué)檔案館的做法值得大家借鑒。
高校聲像文件信息采集的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：第一，聲像檔案可以通過(guò)靜止、動(dòng)態(tài)的畫(huà)面和真實(shí)的聲音再現(xiàn)過(guò)去發(fā)生的活動(dòng)，具有強(qiáng)烈的空間感和時(shí)間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結(jié)構(gòu)豐富多樣，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，集圖、文、聲、貌于一體，增強(qiáng)了檔案服務(wù)于民生及休閑服務(wù)的能力。第三，聲像檔案的及時(shí)收集，加快了檔案館數(shù)字化的進(jìn)程，強(qiáng)化了檔案館進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義宣傳教育基地的功能。
數(shù)據(jù)庫(kù)信息的采集
隨著數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，近年來(lái)許多高校已建成并在網(wǎng)上運(yùn)行了業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，例如：本(專)科生教務(wù)系統(tǒng)、圖書(shū)館信息系統(tǒng)、科研管理信息系統(tǒng)、儀器設(shè)備和實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)等。這些管理信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)一般都比較標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，是檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)業(yè)務(wù)檔案信息的理想來(lái)源和數(shù)據(jù)保障。近年來(lái)通過(guò)實(shí)踐，筆者認(rèn)為應(yīng)用批量導(dǎo)人式著錄方法是快捷高效采集此類專門業(yè)務(wù)信息的好方法。
將經(jīng)篩選和處理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入通用的臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，例如：Access或SQL Server或Exce1，通過(guò)臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)將信息導(dǎo)人檔案管理信息系統(tǒng)的目錄模塊中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)信息的自動(dòng)采集，這是現(xiàn)代技術(shù)條件下一種高效的檔案著錄信息采集方式。在這個(gè)方面華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館進(jìn)行了有益的嘗試并取得了較好的結(jié)果。
[關(guān)鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設(shè)
一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和 化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的 檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。
二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)遵循的原則
1.規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過(guò)館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),如:字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2.安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此,我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問(wèn)控制策略(如入網(wǎng)訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制等);信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3.效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大 效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化,可以帶來(lái)巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化,否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化,提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說(shuō),特色就是優(yōu)勢(shì),特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí),要以用戶的需求為導(dǎo)向,做到按“需”數(shù)字化。
檔案信息化建設(shè)需要遵循以下原則。
1.文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中,與辦公自動(dòng)化融為一體,同步進(jìn)行。同時(shí),也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。
2.歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì),在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
三、檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路,是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求
1.前瞻性。檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館,將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過(guò)信息系統(tǒng)加工和 機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開(kāi)發(fā)利用,最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行,是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入,都需要高昂的費(fèi)用。因此,在信息化實(shí)施過(guò)程中,作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財(cái)力前提下,一定要審時(shí)度勢(shì),深入調(diào)查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性,將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求,還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì),盡可能避免資源的浪費(fèi)。
2.協(xié)作性。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來(lái)說(shuō),獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此,只有堅(jiān)持協(xié)作的原則,加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合,主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
關(guān)鍵詞：文件信息；檔案信息；信息轉(zhuǎn)化
中圖分類號(hào)：TP391文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2008）01-0282-01
1 文件信息的有機(jī)結(jié)構(gòu)層次
1.1 物質(zhì)層次
文件信息的物質(zhì)層次在文件信息的有機(jī)結(jié)構(gòu)中處于第一層次，它是文件信息的物質(zhì)外殼，由載體和信息顯現(xiàn)材料組成。載體是指各種載錄信息的物質(zhì)材料。信息顯現(xiàn)材料是指附著在載體之上以顯示信息內(nèi)容的物質(zhì)材料。文件的物質(zhì)層次是文件的基礎(chǔ)構(gòu)成，它是使文件的表現(xiàn)層次和價(jià)值層次得以存在的物質(zhì)前提，但對(duì)文件性質(zhì)以及文件自身的功能不具有決定性影響。
1.2 表現(xiàn)層次
文件信息的表現(xiàn)層次在文件信息的有機(jī)結(jié)構(gòu)中處于第二層次，它是指文件信息內(nèi)容的表現(xiàn)方式。早期，文件信息主要以圖形、文字、符號(hào)為其內(nèi)容的表現(xiàn)形式，隨著歷史的進(jìn)步，表現(xiàn)方式也愈來(lái)愈豐富，出現(xiàn)了聲音、影象等形式。
1.3 價(jià)值層次
文件信息的價(jià)值層次在文件信息的有機(jī)結(jié)構(gòu)中處于第三層次，它是指凝聚在文件上的使文件得以產(chǎn)生獨(dú)特效用的價(jià)值因素。這種價(jià)值因素就是載錄在文件信息載體上的信息內(nèi)容。
2 文件信息向檔案信息轉(zhuǎn)化前后的價(jià)值分析
2.1 文件信息的現(xiàn)行價(jià)值
文件信息是人們?yōu)閰⑴c一定社會(huì)活動(dòng)而制作的信息交流工具。文件信息在社會(huì)活動(dòng)中的運(yùn)動(dòng)程序是：制作者將自己對(duì)某一社會(huì)活動(dòng)的意志借助于一定的工具物化載錄到文件載體上即信息凝結(jié)過(guò)程，文件接受者運(yùn)用文件進(jìn)行某種活動(dòng)即信息運(yùn)用過(guò)程。文件信息在這整個(gè)程序中經(jīng)歷的全部時(shí)空范圍，稱為文件現(xiàn)實(shí)運(yùn)行領(lǐng)域。文件信息在現(xiàn)實(shí)運(yùn)行領(lǐng)域中呈現(xiàn)的價(jià)值形態(tài)，稱為文件信息的現(xiàn)行價(jià)值。文件信息的現(xiàn)行價(jià)值具有二重性，即文件信息對(duì)于制作者來(lái)說(shuō)具有工具功能，對(duì)于受文者來(lái)說(shuō)具有依據(jù)功能。
首先工具功能，工具功能是指文件制作者借以控制人流、物流，達(dá)到參與某項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的目的。制作文件本身不是制作者的最終目的，而是為了達(dá)到最終目的而采取的一種手段，是自身自然表意能力的延長(zhǎng)。因此，文件信息是被制作者當(dāng)作工具來(lái)使用的。制作者希望文件經(jīng)過(guò)傳遞渠道，可以在人的自然表意能力難以達(dá)到的空間和時(shí)間里，明確而又系統(tǒng)地傳遞某一社會(huì)活動(dòng)的意志，從而對(duì)社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生作用。
其次依據(jù)功能，依據(jù)功能指文件是其接受者處理工作活動(dòng)的依據(jù)或參考。由于文件信息體現(xiàn)了制作者的意圖，并表現(xiàn)出制發(fā)者與接受者雙方在活動(dòng)中的相互關(guān)系和地位，因而使文件接受者執(zhí)行管理意志或進(jìn)行活動(dòng)時(shí)，可以反復(fù)研究、對(duì)比、核實(shí)，使動(dòng)作更加精神并消除“口說(shuō)無(wú)憑”之慮，克服由于“事無(wú)憑證”而帶來(lái)的多種障礙。
2.2 文件信息的潛在價(jià)值
首先，文件信息具有社會(huì)性，并且這種社會(huì)性為信息交流的產(chǎn)生提供了基礎(chǔ)。人們利用文件信息參與社會(huì)活動(dòng)，因而文件所載錄的信息不是來(lái)自自然界的各類自然資源，而是來(lái)自社會(huì)領(lǐng)域的智能信息，具有社會(huì)性。同時(shí)，由于每一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)在其進(jìn)行的過(guò)程中必然要同其它社會(huì)活動(dòng)發(fā)生各種關(guān)系，因此，通過(guò)分析凝固在已失去現(xiàn)行效用的文件上的信息，可以了解已結(jié)束的社會(huì)活動(dòng)所涉及的各種社會(huì)關(guān)系，從而更有效地開(kāi)展現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)，以達(dá)到信息交流的目的。
其次，文件信息具有本源性，并且這種本源性使得信息交流在全社會(huì)信息交流中獲得獨(dú)特的地位。文件載錄的信息直接根源于一定的社會(huì)活動(dòng)，它們自然地積淀在文件載體之上，事后未經(jīng)修改加工，具有本源性。也正是借助于文件信息的本源性特點(diǎn)，使得人們可以進(jìn)行廣泛的信息交流，并直觀地了了解已結(jié)束的社會(huì)活動(dòng)的歷史面貌。最后，文件信息具有穩(wěn)定性，并且這種穩(wěn)定性也保證了信息交流的正常進(jìn)行。產(chǎn)生于一定社會(huì)活動(dòng)的智能信息被固定在物質(zhì)載體上，因而它們不是轉(zhuǎn)瞬即逝的信息，而是固態(tài)信息，在一定時(shí)間范圍內(nèi)具有相對(duì)穩(wěn)定性。信息被固著在載體之后，不僅是自己得到了相對(duì)穩(wěn)定，而且使信息交流可以超越時(shí)空限制來(lái)進(jìn)行。
創(chuàng)新理念
福建省公共檔案信息共享平臺(tái)以各級(jí)檔案館館藏檔案信息資源為對(duì)象，以建設(shè)區(qū)域性、分布式、規(guī)范化、超市型檔案信息資源的共享體系為重點(diǎn)，以推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享為目的，充分應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)成果，建立適應(yīng)信息化條件的檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)，為各級(jí)檔案館提供一套實(shí)用性很強(qiáng)的應(yīng)用系統(tǒng)，為檔案信息資源社會(huì)共享體系的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
創(chuàng)新內(nèi)容
福建省公共檔案信息共享平臺(tái)以推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享為目標(biāo)，通過(guò)認(rèn)真分析各級(jí)館藏檔案提供利用服務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，總結(jié)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的基本規(guī)律，結(jié)合社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息共享服務(wù)的需求，提出了“以福建省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目建設(shè)為基礎(chǔ)，以人民群眾的利用需求為導(dǎo)向，依托因特網(wǎng)，構(gòu)建公共檔案信息資源的共享平臺(tái)，大力開(kāi)發(fā)分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中的開(kāi)放檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和專題檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)全省各級(jí)綜合檔案館開(kāi)放檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、公共檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)和愛(ài)國(guó)主義宣傳檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的分散與集中利用，初步建立福建省‘網(wǎng)上公共檔案館’，面向人民大眾提供公共檔案信息服務(wù)”的總體建設(shè)目標(biāo)與要求，實(shí)現(xiàn)了為廣大人民群眾提供省市縣三級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏公共檔案“集中存儲(chǔ)、分布管理”的“一站式”公共檔案資源共享服務(wù)的模式。
福建省公共檔案信息共享平臺(tái)應(yīng)用多層體系架構(gòu)的J2EE技術(shù)、智能搜索技術(shù)、基于TRS搜索引擎技術(shù)基礎(chǔ)的智能全文檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)遷移技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、身份認(rèn)定及數(shù)據(jù)加密技術(shù)、可信web service技術(shù)以及異構(gòu)資源的整合等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了公共檔案信息的管理與查詢。福建省公共檔案信息共享平臺(tái)分為兩個(gè)子平臺(tái)：公共檔案信息資源管理平臺(tái)和公共檔案信息資源查詢平臺(tái)。
公共檔案信息資源管理平臺(tái)主要是為福建省各級(jí)綜合檔案館提供一個(gè)管理與維護(hù)專題數(shù)據(jù)庫(kù)及建國(guó)后檔案基礎(chǔ)庫(kù)、民國(guó)檔案基礎(chǔ)庫(kù)、革命歷史基礎(chǔ)庫(kù)；批量錄入(導(dǎo)入)館藏檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和專題數(shù)據(jù)，提供遠(yuǎn)程檔案錄入方式，方便遠(yuǎn)程小批量錄入的用戶；以及制作和公共檔案專題全文數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全省開(kāi)放檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)與公共檔案專題全文數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一管理、原文批量自動(dòng)掛接、專題制作、信息維護(hù)、排序、檢索、統(tǒng)計(jì)、審核和、各類報(bào)表的制作及打印等功能；支持各類信息的統(tǒng)計(jì)功能，并可對(duì)管理平臺(tái)使用人員的權(quán)限進(jìn)行靈活的定制。公開(kāi)檔案信息資源查詢平臺(tái)主要是為互聯(lián)網(wǎng)用戶提供公共檔案信息服務(wù)以及廣大網(wǎng)友可以上傳有價(jià)值的文檔資料，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞檢索(智能搜索引擎)、分類檢索、組合檢索、跨類檢索及全文調(diào)閱等功能。
由公共檔案信息資源管理平臺(tái)和公共檔案信息資源查詢平臺(tái)共同組成的福建省公共檔案信息共享平臺(tái)，依托因特網(wǎng)構(gòu)建以各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏公共檔案信息資源和公共檔案專題全文數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，以為社會(huì)提供方便、快捷的檔案服務(wù)機(jī)制為目的，圍繞公共檔案信息資源獲取和創(chuàng)建、存儲(chǔ)和管理、查詢和動(dòng)態(tài)等功能需求，提供了一整套先進(jìn)、實(shí)用、高效的計(jì)算機(jī)軟件解決方案，全面解決了公共檔案信息資源的整合、、管理與查詢利用等問(wèn)題。
效果及影響
福建省公共檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目2007年由國(guó)家檔案局立項(xiàng)，2010年12月通過(guò)國(guó)家檔案局組織的科技成果鑒定。該項(xiàng)目以“統(tǒng)一規(guī)劃、服務(wù)大眾、資源共享”為平臺(tái)設(shè)計(jì)建設(shè)原則、以人民群眾利用需求為導(dǎo)向、以公共檔案開(kāi)發(fā)利用為切入點(diǎn)，架構(gòu)起檔案館、檔案工作與社會(huì)之間信息服務(wù)與共享的橋梁，為檔案信息資源社會(huì)共享體系的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。共享平臺(tái)研究解決“分布式管理、集中式利用”的統(tǒng)一平臺(tái)共享利用模式，實(shí)現(xiàn)區(qū)域性、分布式、規(guī)范化、超市型檔案信息資源的共享利用方式，最大限度地滿足人民群眾檔案信息需求。通過(guò)統(tǒng)一的公共檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了全省各級(jí)綜合檔案館開(kāi)放檔案信息資源的分散與集中利用，初步嘗試建立起福建省“網(wǎng)上公共檔案館”，面向人民大眾提供最為廣泛的公共檔案信息服務(wù)這是信息化條件下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的模式創(chuàng)新，是面向社會(huì)推動(dòng)檔案信息資源社會(huì)共享的理念創(chuàng)新，也是充分吸收、消化先進(jìn)信息技術(shù)成果在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用再創(chuàng)新，對(duì)于推動(dòng)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展具有重要的示范和推動(dòng)作用。
醫(yī)院的檔案管理的信息化任務(wù)成為艱巨。因?yàn)橄啾柔t(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化、醫(yī)療設(shè)備和流程的現(xiàn)代化，醫(yī)院的檔案管理信息化底子還很薄，而且沒(méi)有引起充分的重視，而且由于檔案信息化跟不上，由此帶來(lái)的影響是極為深遠(yuǎn)和全方面的，會(huì)阻礙醫(yī)院的改革和進(jìn)步。因此極為必要引入信息化技術(shù)，加快醫(yī)院的檔案管理的信息化進(jìn)程。
完善檔案管理，提高檔案管理的信息化水平，有助于檔案管理工作的質(zhì)量提高，信息全球化時(shí)代，社會(huì)檔案需求的變化，對(duì)包括檔案工作領(lǐng)域方面提出的要求更多，國(guó)家、省、市、縣檔案部門及各行業(yè)檔案部門正在采取多種手段和措施，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。醫(yī)院作為大眾關(guān)注、關(guān)乎民生的重要部門，更應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)給予高度重視。醫(yī)院檔案工作，不僅面對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化、教育等各方面，更要面對(duì)社會(huì)大眾。如今，越來(lái)越多的利用者要求及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式的低效檢索狀況，顯然難以適應(yīng)這種新的變化。
另外一方面，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生改革工作也在如火如荼的進(jìn)行，在改革過(guò)程中需要的信息的支持，而這些基礎(chǔ)的信息都來(lái)自于醫(yī)院的檔案，而且改革本身也應(yīng)當(dāng)被記錄到檔案中去，改革的諸多舉措、以及改革效果的評(píng)價(jià)，也應(yīng)當(dāng)被記錄入檔案，這也將有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生改革過(guò)程中的問(wèn)題，使改革更加科學(xué)、更加合理。醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)部門，其服務(wù)質(zhì)量的好壞關(guān)系到人民的生命安全，醫(yī)院每天服務(wù)成千上萬(wàn)的患者，如果管理過(guò)程不規(guī)范不科學(xué)，那么無(wú)疑將影響醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院檔案管理工作作為重要基礎(chǔ)工作之一，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，它的作用具有不可替代性。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，對(duì)加快現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)具有重要的保障和推進(jìn)作用，不可忽視，不可或缺。
目前的醫(yī)院信息化建設(shè)面臨以下的問(wèn)題：
首先是醫(yī)院的檔案管理基礎(chǔ)比較差。在目前的醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，基本均已經(jīng)引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)，無(wú)論是行政辦公層面，看病服務(wù)方面，醫(yī)療檢查等各個(gè)方面，均已經(jīng)滲透了信息化，醫(yī)院的放射科、實(shí)驗(yàn)室和局域網(wǎng)等尤其顯著。但是檔案管理的信息化卻沒(méi)有跟上。在檔案管理方面的信息技術(shù)參與度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其它的部門和領(lǐng)域。一是表現(xiàn)在醫(yī)院的信息管理軟件沒(méi)有跟上，有的醫(yī)院使用的還是最簡(jiǎn)單的檔案管理方法，用手工的登記和整理，這樣無(wú)疑就影響了醫(yī)院檔案信息的可利用性和可分析性；有的醫(yī)院即使是有管理信息軟件，但是無(wú)法實(shí)現(xiàn)與其它系統(tǒng)的兼容和共享，不能服務(wù)于醫(yī)院其它方面的管理需要，使得醫(yī)院管理缺乏可兼容性和可擴(kuò)張性。很多醫(yī)院的信息化建設(shè)過(guò)程中都存在著類似的問(wèn)題，就是在上信息管理軟件的時(shí)候不聯(lián)動(dòng)，往往是各個(gè)部門獨(dú)立進(jìn)行自己的，沒(méi)有辦法與其它系統(tǒng)兼容和共享信息。
其次是檔案管理信息化的規(guī)范性和制度性不強(qiáng)。導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作無(wú)據(jù)可依，沒(méi)有系統(tǒng)性，完全根據(jù)自己的意愿行事。我國(guó)的醫(yī)院信息化管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方面，還有很多的工作要做。只有做到了規(guī)范化，才能為后期的信息化打好基礎(chǔ)，做好鋪墊。否則檔案管理的信息化起不到提高效率、節(jié)約人力物力的效果。醫(yī)院的檔案是一個(gè)較廣義的概念，在不同的部門科室均有不同類型的檔案，這些檔案多是分部門管理，每個(gè)部門的管理規(guī)范和習(xí)慣都不一樣。有的醫(yī)院即使是有綜合檔案管理部門，但由于對(duì)業(yè)務(wù)不了解，管理人員的專業(yè)知識(shí)不到位，所以綜合檔案管理辦公室的工作人員所做的也只是一些基層的收集和整理的工作，并不能更有效地發(fā)揮檔案的更高信息價(jià)值，而醫(yī)療方面的檔案如病例檔案、各種檢查影像等，則是屬于醫(yī)務(wù)部門管理。由于各管理部門間所采用的工作模式、管理手段的不同，在檔案管理權(quán)責(zé)上也不夠明確，使得檔案工作集中統(tǒng)一管理原則不能很好地實(shí)施，形成多頭管理，各行其道。在醫(yī)院的綜合目標(biāo)管理考核中往往沒(méi)有將檔案工作納入其中，造成了對(duì)各類檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的困難，進(jìn)而影響檔案管理信息化水平的提高。
第三，醫(yī)院的檔案管理人員的知識(shí)水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)的局限，也制約了醫(yī)院檔案管理的信息化水平。很多人關(guān)于醫(yī)院檔案管理的概念還是停留在最傳統(tǒng)的檔案管理上，而沒(méi)有任何關(guān)于信息化和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)方面的考慮。同時(shí)醫(yī)院的人才選擇也多是向?qū)I(yè)的技術(shù)水平方面要求，對(duì)檔案管理投入的人力資源和物力資源不足，
進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理水平不高，缺乏活力。
針對(duì)以上存在的問(wèn)題，從醫(yī)院的信息化角度來(lái)看，領(lǐng)導(dǎo)層面一定要引起充分的重視，在組織領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃安排、人員配備、制度建設(shè)、場(chǎng)地保障、經(jīng)費(fèi)支撐、設(shè)備使用上予以大力支持，切實(shí)保障檔案信息化建設(shè)的工作需求。檔案管理人員要打破傳統(tǒng)的思維定勢(shì)，確立新理念，了解社會(huì)各部門檔案管理新動(dòng)態(tài)，解放思想、努力創(chuàng)新，積極應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變的挑戰(zhàn)。
另外要推進(jìn)電子歸檔。電子文件檔案是檔案信息化管理的重要資源，要按照電子文件歸檔與管理的要求，規(guī)范開(kāi)展各項(xiàng)工作。首先，由各科室檔案管理人員制作整理電子文件后交醫(yī)院檔案室，通過(guò)技術(shù)處理，將已經(jīng)歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識(shí)別和保護(hù)文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。同時(shí)，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件統(tǒng)一進(jìn)行文件格式轉(zhuǎn)化，保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，拷貝至醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中，為在更廣領(lǐng)域提供利用打下基礎(chǔ)。
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關(guān)鍵詞：檔案工作者；信息館信息傳播；信息素養(yǎng)
檔案館是一個(gè)時(shí)期、一個(gè)地域文化的展覽處，也是整個(gè)國(guó)家的社會(huì)記憶保存機(jī)構(gòu)，更是一個(gè)具有權(quán)威性的信息傳播交流中心。從歷史上來(lái)看，由于檔案館曾一度是統(tǒng)治者嚴(yán)格控制的領(lǐng)域，不允許廣泛大眾使用，所以它被蒙上了一層神秘的面紗。信息時(shí)代的到來(lái)使得人們開(kāi)始重新認(rèn)識(shí)檔案館的職能，檔案館僅作為記憶存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的職能已經(jīng)不能再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。信息只有通過(guò)傳播才能得到有效利用，檔案信息也不例外，針對(duì)當(dāng)前的信息需求形勢(shì)，檔案館信息傳播行為應(yīng)運(yùn)而生。
檔案館信息傳播過(guò)程中的五個(gè)基本要素：檔案工作人員、檔案信息、四大媒體以及所有的檔案網(wǎng)站、接受檔案信息的用戶和檔案信息的傳播效果。信息素養(yǎng)主要包括：對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對(duì)待的能力；對(duì)信息的有效檢索、評(píng)價(jià)和使用的能力；獨(dú)立自主學(xué)習(xí)的態(tài)度、方法和批判精神；強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感和參與意識(shí)等。在檔案館信息傳播過(guò)程中，檔案工作者充當(dāng)著傳播者的角色，所以檔案工作者信息素養(yǎng)決定著檔案館信息的傳播效果。
1 現(xiàn)代檔案信息傳播不斷發(fā)生變化對(duì)檔案工作者的信息素養(yǎng)提出新挑戰(zhàn)
1.1 目前檔案工作者的信息素養(yǎng)不適應(yīng)信息技術(shù)的高速發(fā)展
檔案工作者的信息素養(yǎng)是檔案工作者根據(jù)自身和外部信息環(huán)境發(fā)展的要求，自覺(jué)接受教育和培訓(xùn)而形成的一種對(duì)待信息及信息活動(dòng)的修養(yǎng)和能力。目前檔案工作者的信息素養(yǎng)不適應(yīng)信息技術(shù)的高速發(fā)展：一是觀念陳舊，思想不夠開(kāi)放，對(duì)信息的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識(shí)。二是一些單位信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低，檔案人員沒(méi)有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)信息新技術(shù)。三是檔案人員缺乏良好的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)和相應(yīng)的培訓(xùn)，而信息素養(yǎng)是與科學(xué)文化素養(yǎng)緊密相連的，沒(méi)有一定的科技知識(shí)、文化基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)水平，信息素養(yǎng)就難以得到提高。那么檔案工作者在檔案館信息傳播過(guò)程中發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，檔案館信息傳播效果就會(huì)受到影響。
1.2 現(xiàn)代檔案信息傳播不斷發(fā)生變化
信息技術(shù)的發(fā)展使信息傳播方式、傳播效果、受眾選擇等都發(fā)生著改變，而信息傳播者的信息素養(yǎng)更直接地影響著信息傳播的效果。表現(xiàn)在檔案信息傳播方面，檔案工作者的信息素養(yǎng)成為影響檔案信息傳播效果的重要一環(huán)，現(xiàn)代檔案信息傳播不斷發(fā)生變化：
1、 檔案信息開(kāi)放性增強(qiáng)
隨著社會(huì)的發(fā)展，公民的知情權(quán)在很大程度上得到提高。檔案信息的開(kāi)發(fā)更多地關(guān)注現(xiàn)實(shí)和大眾需求，以此來(lái)增強(qiáng)對(duì)利用者的吸引力。在開(kāi)發(fā)和選題的過(guò)程中，檔案工作者要有信息意識(shí)，應(yīng)具備對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對(duì)待的能力。
2、檔案信息傳播形式的改變
現(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應(yīng)高速的信息傳播和應(yīng)用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術(shù)條件下對(duì)信息的有效檢索、評(píng)價(jià)、使用和傳播的能力。
3、檔案信息傳播手段的變化
現(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來(lái)了很大的便利，但網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)、病毒、木馬等安全隱患一直困擾著現(xiàn)代人。檔案工作者必須樹(shù)立信息安全意識(shí)，在傳播過(guò)程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免不經(jīng)意地丟失信息造成信息遺漏。
4、檔案信息傳播客體需求的增加
隨著受眾的檔案意識(shí)和信息意識(shí)的增強(qiáng)，利用檔案信息的用戶不再局限于專業(yè)人員和政務(wù)系統(tǒng)工作人員，因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實(shí)用性。同時(shí)，由于各方面專業(yè)人員對(duì)信息質(zhì)量的要求不斷提高，信息傳播的針對(duì)性要求檔案工作人員提高信息傳播內(nèi)容的專業(yè)性與研究性，滿足用戶需要。
2 檔案工作者應(yīng)提高信息素養(yǎng)
檔案工作者的信息素養(yǎng)，是檔案工作者根據(jù)自身和外部信息環(huán)境發(fā)展的要求，自覺(jué)接受教育和培訓(xùn)而形成的一種對(duì)待信息及信息活動(dòng)的修養(yǎng)和能力。從傳播學(xué)的角度來(lái)講，檔案工作者充當(dāng)傳播者的角色。傳播者的素質(zhì)會(huì)對(duì)其他各方面因素產(chǎn)生巨大影響。為了使檔案館信息取得良好的檔案信息傳播效果，檔案工作人員有必要在檔案信息傳播中提高以下幾方面的信息素養(yǎng)。
2.1 提高文化素養(yǎng)
這里的文化素養(yǎng)，是指文化知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作者不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識(shí)水平，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化與科學(xué)技術(shù)知識(shí)，特別是從事信息開(kāi)發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。
1、在檔案信息傳播前，檔案工作者必須對(duì)將要傳播的信息有充分認(rèn)識(shí)，確保信息傳播符合相關(guān)原則和規(guī)定，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行選擇、處理和加工。檔案?jìng)鞑ト藛T必須具備足夠的專業(yè)知識(shí)和其他文化知識(shí)。
2、科技的發(fā)展決定了網(wǎng)絡(luò)傳播必將成為今后信息傳播的主要途徑，作為傳播者的檔案工作者必須掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。
3、經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展環(huán)境下產(chǎn)生了不同種語(yǔ)種檔案。國(guó)際間交流產(chǎn)生大量的外文檔案，基于識(shí)別利用外文檔案信息和增進(jìn)國(guó)際檔案工作交流來(lái)發(fā)展檔案工作的目的，檔案工作者應(yīng)提高外語(yǔ)水平。
2.2 提高信息技能
信息技能指檔案工作者在從事檔案工作實(shí)踐活動(dòng)中應(yīng)具備的對(duì)信息搜集、理解、分析、處理的能力。這里的信息技能主要指信息處理能力、用戶分析能力和新技術(shù)的應(yīng)用能力。
1、信息處理能力
由于工作內(nèi)容的特殊性，檔案工作者需要對(duì)檔案進(jìn)行一系列處理才能使其形成檔案信息資源，為公眾提供利用。檔案工作者需要具備的信息處理能力主要包括：信息收集、信息選擇、信息加工的能力。應(yīng)杜絕由于檔案信息生產(chǎn)者自身素質(zhì)等條件限制而造成的檔案信息失真，避免造成無(wú)意識(shí)的信息污染現(xiàn)象。
2、用戶分析能力
不同的受眾對(duì)檔案信息有不同的要求，對(duì)不同類型受眾的需求進(jìn)行分析，增強(qiáng)信息傳播的專指度，將有效提高檔案信息的傳播效率。
3、對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力
計(jì)算機(jī)在檔案工作中的普及，要求檔案工作者熟悉運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件；在網(wǎng)絡(luò)傳播必將成為信息傳播的主要途徑的環(huán)境下，掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)是檔案工作者必須具備的能力。
2.3 提高信息意識(shí)
信息意識(shí)就是檔案工作者對(duì)檔案工作信息的敏感程度。
1、保持對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和檔案工作信息的高度關(guān)注
作為信息資源的開(kāi)發(fā)者、公眾獲取信息的重要源頭，檔案工作者必須時(shí)刻關(guān)注外界信息，并與當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際工作相聯(lián)系，提高對(duì)未來(lái)信息的預(yù)測(cè)能力。
2、敏銳地感受社會(huì)信息的變化對(duì)檔案工作的影響
檔案工作者及其服務(wù)對(duì)象都是生活在信息社會(huì)中，面對(duì)海量信息，檔案工作者只有具備強(qiáng)烈的信息意識(shí)，才能積極主動(dòng)地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設(shè)中發(fā)揮最大作用。
3、保持高度的信息安全意識(shí)
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳遞存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，這就要求檔案?jìng)鞑ト藛T需具備一定的網(wǎng)絡(luò)常識(shí)，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。另外，數(shù)字化信息的竊取和篡改不易被識(shí)別，使信息真?zhèn)坞y辨，一旦信息被人拷貝或篡改，就可能造成巨大損失，所以檔案工作者還要注意物理存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全。
2.4 提高信息道德
檔案工作者的信息道德關(guān)系到信息素養(yǎng)發(fā)展的正確方向，高尚的信息道德是保證現(xiàn)代檔案信息行為正確性的保證。當(dāng)前傳播媒體的多樣性使信息傳播過(guò)程中不可避免地帶有一定的主觀偏見(jiàn)，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會(huì)伴生一定的無(wú)政府狀態(tài)，如果沒(méi)有一定的道德約束，就很容易產(chǎn)生一些與先進(jìn)倫理道德相悖的現(xiàn)象。這就對(duì)檔案工作者的文明程度、道德責(zé)任感等提出了更高的要求。
3 結(jié)束語(yǔ)
檔案工作者是檔案館信息傳播的傳播者與實(shí)踐者，提高其信息素養(yǎng)，能使其在檔案館信息傳播中發(fā)揮發(fā)最大效能，使檔案館信息傳播效果達(dá)到最佳。使檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代節(jié)拍，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需求，有效地促進(jìn)檔案工作健康、和諧發(fā)展。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案信息化建設(shè) 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號(hào)】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學(xué)的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎(chǔ)上研究開(kāi)發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導(dǎo)，大容量資料庫(kù)作為支持而建設(shè)的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對(duì)醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細(xì)則進(jìn)行探討如下。
1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性
醫(yī)院具有人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進(jìn)行檔案管理，不僅浪費(fèi)了人力資源，還容易因?yàn)楣ぷ髁看蠖斐扇藶殄e(cuò)誤，利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)檔案管理軟件，對(duì)資源進(jìn)行錄入、儲(chǔ)存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個(gè)流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是跟隨時(shí)代腳步的必要進(jìn)程，是具有時(shí)代特色的一種先進(jìn)管理辦法，其建設(shè)并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性
2.1 適應(yīng)大量檔案信息形成的當(dāng)代醫(yī)院。當(dāng)代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來(lái)源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務(wù)。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來(lái)自上級(jí)傳達(dá)的文件、通知、報(bào)表等。各科室考勤、評(píng)優(yōu)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)，甚至各講座、研究出席情況、會(huì)議文件等都?xì)w屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。每一名患者從入院掛號(hào)開(kāi)始直到病愈出院都會(huì)產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過(guò)計(jì)算機(jī)將每日復(fù)雜繁多的檔案信息進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢(shì)。
2.2 醫(yī)護(hù)人員以及患者對(duì)信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門工作人員也帶來(lái)了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過(guò)程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問(wèn)題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書(shū)面檔案的儲(chǔ)存勢(shì)必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會(huì)缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時(shí)可以調(diào)用，并且檢索過(guò)程簡(jiǎn)單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書(shū)面檔案的時(shí)間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設(shè)勢(shì)在必行。
3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以及檔案管理內(nèi)容
3.1 辦公自動(dòng)化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進(jìn)行自動(dòng)化檔案流轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存、歸檔等操作，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進(jìn)行日常檔案整理維護(hù)，可保證檔案庫(kù)的正常運(yùn)作，雖然每日需要進(jìn)行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時(shí)也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進(jìn)入院內(nèi)就診開(kāi)始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將病人資料送達(dá)院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動(dòng)化歸入檔案庫(kù)，將之儲(chǔ)存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項(xiàng)人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，方便進(jìn)行迅速、準(zhǔn)確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統(tǒng)計(jì)、處理報(bào)表、變更檔案、維護(hù)系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯(cuò)誤的產(chǎn)生。
3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫(kù)以及信息交互平臺(tái)。醫(yī)院特色的資料庫(kù)是指結(jié)合當(dāng)?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲(chǔ)存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進(jìn)行納入，方便地區(qū)工作的開(kāi)展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺(tái)則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當(dāng)代新技術(shù)項(xiàng)目，與多方進(jìn)行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療技術(shù)水準(zhǔn)，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學(xué)習(xí)資料。
3.5 檔案庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化在管理系統(tǒng)中的深入運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡(luò)潛在威脅多種多樣，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施以及資料庫(kù)保全措施勢(shì)在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級(jí)安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程加快，未來(lái)勢(shì)必實(shí)現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護(hù)措施、應(yīng)用安全措施，訪問(wèn)控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。
4 小結(jié)
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理是受大勢(shì)所趨所必須完成的進(jìn)展性任務(wù)，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進(jìn)交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢(shì)，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運(yùn)用時(shí)如不采用先進(jìn)安保措施進(jìn)行輔助，必將導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是必要的，但是在建立、完善、使用過(guò)程中的安全性問(wèn)題需要格外謹(jǐn)慎。
參考文獻(xiàn)
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一、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)含
檔案信息化的內(nèi)容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個(gè)方面:狹義上的信息化，即檔案自身內(nèi)容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。這兩個(gè)方面的目標(biāo)相互聯(lián)系，相互促進(jìn)，因?yàn)?，檔案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會(huì)發(fā)生普遍聯(lián)系，與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。
二、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問(wèn)題。
1.拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，改變過(guò)去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開(kāi)放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開(kāi)檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門。
近些年來(lái)，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過(guò)去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來(lái)。
2.提高檔案信息管理水平
隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
3.加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。
一、縣級(jí)檔案館檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）檔案管理制度不完善。在檔案收集、分類、歸檔、利用等過(guò)程中，相應(yīng)制度不完善，難以確保檔案的完整性和真實(shí)性，加之，工作人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，未能認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，所以要全面實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)還有很大困難。
（二）缺乏信息化建設(shè)的投入力度。要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，就必須要有相應(yīng)的信息化設(shè)備，但購(gòu)買設(shè)備需要一大筆資金，對(duì)于本就資金缺乏的縣級(jí)檔案館而言，顯然就十分困難了，很難一次性將所需設(shè)備配置齊全。此外，對(duì)已有信息化設(shè)備未能做好定期的保養(yǎng)和維修工作，使得設(shè)備在使用過(guò)程中容易出現(xiàn)故障，而且也縮短了設(shè)備的使用壽命。
（三）未能突出重點(diǎn)工作。在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，縣級(jí)檔案館的工作沒(méi)有輕重緩急之分，對(duì)于檔案信息的收集也沒(méi)有明文規(guī)定，導(dǎo)致很多單位提交檔案信息的時(shí)候既有紙質(zhì)檔案又有電子檔案，檔案館收集起來(lái)之后還要對(duì)檔案進(jìn)行全面性的整理，從而耽誤了工作進(jìn)程，影響了工作質(zhì)量。
（四）對(duì)人員管理松懈。縣級(jí)檔案館對(duì)工作人員的管理過(guò)于松懈，使得很多制度和規(guī)定都流于形式，未能全面落實(shí)。一方面，對(duì)各個(gè)崗位工作人員的責(zé)任和權(quán)限沒(méi)有十分明確的界定，在工作中遇到問(wèn)題或困難有互相推諉的現(xiàn)象，工作中的失誤也不能第一時(shí)間追究到相應(yīng)的責(zé)任人，致使職責(zé)不清，工作效率低下；另一方面，缺乏對(duì)工作人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，導(dǎo)致一些工作人員存在懶惰、安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取等消極的思想，或是在工作中還會(huì)出現(xiàn)懶散的行為，有甚者還搞形式主義、個(gè)人主義等，工作能力和綜合素質(zhì)難以得到有效提升。
二、縣級(jí)檔案館檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路
（一）創(chuàng)建科學(xué)、完善的檔案管理制度。在信息化時(shí)代里，制定文件及檔案的管理制度和辦公業(yè)務(wù)的信息化管理兩者之間是緊密相連的，因此要確保檔案信息化建設(shè)的順利、高效、安全、規(guī)范，就必須要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)、完善的檔案信息化管理制度。如《檔案信息化工作操作制度》、《電子檔案管理制度》、《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用章程》等，但在創(chuàng)建制度的時(shí)候必須要確保跟檔案工作的新標(biāo)準(zhǔn)及新要求相吻合。
（二）強(qiáng)化縣級(jí)信息化基礎(chǔ)設(shè)備的創(chuàng)建。電子檔案管理雖然方便、快捷，但必須要依賴于計(jì)算機(jī)，因此，要強(qiáng)化縣級(jí)檔案館檔案的信息化建設(shè)，就必須要強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)備的創(chuàng)建。結(jié)合檔案館的實(shí)際需求，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，采取最科學(xué)、最先進(jìn)的信息化技術(shù)，切忌過(guò)于追求高級(jí)但跟實(shí)際不符的技術(shù)。此外，還要強(qiáng)化縣級(jí)檔案館檔案管理軟件的水準(zhǔn)。管理軟件不僅能有效完成事務(wù)、業(yè)務(wù)的管理以及檔案利用服務(wù)的工作，還能跟資源數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)有效結(jié)合成為有機(jī)整體，構(gòu)成從數(shù)據(jù)錄入———數(shù)據(jù)管理———數(shù)據(jù)處理———數(shù)據(jù)輸出完善的應(yīng)用鏈條。檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，把各種檔案資料和信息經(jīng)過(guò)處理再傳輸，確保檔案信息得到最科學(xué)地配置和最充分地開(kāi)發(fā)與利用，盡可能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。
（三）緊抓重點(diǎn)工作，強(qiáng)化針對(duì)性管理?？h級(jí)檔案館在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)該緊抓重點(diǎn)工作，對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行有針對(duì)性的管理?？h級(jí)檔案館首先要求各個(gè)單位在提交紙質(zhì)檔案的時(shí)候必須提交相應(yīng)的電子文件歸檔，對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件，要落實(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)跟數(shù)字檔案室的有效銜接。檔案部門也要遵循檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，強(qiáng)化對(duì)電子文件的鑒定、歸檔等有關(guān)工作的監(jiān)管和指導(dǎo)，確保電子文件的完整性、真實(shí)性和實(shí)用性。其次，要不斷研究電子檔案接收、保管及利用的新技術(shù)和新方式，創(chuàng)建完善、合理的電子檔案管理方式；強(qiáng)化對(duì)電子檔案的接收工作，從根源上解決各種問(wèn)題，充分發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)，并對(duì)檔案需求者做好服務(wù)工作；要充分借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化儲(chǔ)存，以及信息采集和信息服務(wù)的科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化。
（四）堅(jiān)持“人性化”管理，強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)各種信息化技術(shù)和設(shè)備，但更離不開(kāi)人，因此，縣級(jí)檔案館必須要重視對(duì)檔案管理人員的“人性化”管理，對(duì)檔案管理人員展開(kāi)繼續(xù)教育和培訓(xùn)，讓他們掌握各種先進(jìn)的信息技術(shù)、知識(shí)、管理理念以及各種信息化設(shè)備的操作規(guī)程。首先，要結(jié)合檔案信息化建設(shè)實(shí)際對(duì)已有檔案管理人員進(jìn)行合理分配，并對(duì)他們展開(kāi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，同時(shí)還要不斷引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，打造一支高素質(zhì)、高能力、高效率、創(chuàng)新意識(shí)和能力強(qiáng)的縣級(jí)檔案管理隊(duì)伍。其次，要?jiǎng)?chuàng)造良好的工作環(huán)境和氛圍，給檔案管理人員足夠的實(shí)踐機(jī)會(huì)、良好的展示平臺(tái)以及自我挑戰(zhàn)和突破的機(jī)遇，給予真正愿意工作、有工作能力的人領(lǐng)導(dǎo)崗位，激勵(lì)他們更加努力地搞好檔案信息化建設(shè)。
作者:劉小瑕單位:內(nèi)江市第一人民醫(yī)院
關(guān)鍵詞： 數(shù)字檔案資源；建設(shè)途徑；檔案信息化建設(shè)；管理措施
當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，數(shù)字化與信息化手段日益增多，這也為檔案工作帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。更新原有的管理理念，充分認(rèn)識(shí)和接受數(shù)字檔案資源，學(xué)習(xí)和運(yùn)用高新技術(shù)，做好檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理方法，是檔案管理在信息化時(shí)代迫在眉睫的工作。
數(shù)字檔案資源與加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)有何聯(lián)系？
數(shù)字檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。這部分檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源在本質(zhì)上有許多不同點(diǎn)，但最大的不同就是內(nèi)容數(shù)字化，即這種檔案資源必須用計(jì)算機(jī)二進(jìn)制數(shù)字代碼來(lái)記錄和閱讀。面對(duì)這種全新的檔案資源，檔案部門需要一個(gè)逐漸接納和全新的管理模式進(jìn)行改造，在這個(gè)過(guò)程中需要的第一步就是數(shù)字檔案資源的建設(shè)問(wèn)題。
1如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源建設(shè)
1.1數(shù)字檔案資源建設(shè)的途徑主要有兩種：
1.1.1 辦公自動(dòng)化條件下形成的電子文件直接轉(zhuǎn)化而來(lái)的數(shù)字檔案資源。這部分?jǐn)?shù)字檔案資源又有兩種存在形式：一種形式是辦公自動(dòng)化條件下形成的電子文件轉(zhuǎn)存在一定載體上，以物理形式移交給檔案館；另一種形式是存在于網(wǎng)絡(luò)上的電子文件，通過(guò)邏輯歸檔移交給檔案館。這兩部分是數(shù)字檔案資源最直接的來(lái)源，也是數(shù)字檔案資源的主體和發(fā)展主流。到目前為止，我國(guó)對(duì)數(shù)字檔案資源的積累和收集在規(guī)模和效益上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。當(dāng)務(wù)之急是要做好以下兩方面工作：一是加強(qiáng)對(duì)基層部門有關(guān)數(shù)字檔案形成、保管、收集等方面的工作的規(guī)章制度的規(guī)范和管理工作；二是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行適應(yīng)數(shù)字資源的現(xiàn)代化改造工作。
1.1.2館藏檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字檔案。這部分?jǐn)?shù)字檔案資源是整個(gè)數(shù)字檔案資源的補(bǔ)充和豐富。它主要來(lái)源于對(duì)傳統(tǒng)檔案館中開(kāi)放的且利用效率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，其目的是使深藏在傳統(tǒng)檔案館中的重要檔案信息使之充分地為人們所利用。這也是傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字檔案工作進(jìn)行過(guò)度和銜接的必經(jīng)之路。
1.2數(shù)字檔案資源建設(shè)的技術(shù)環(huán)節(jié)
1.2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)：數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是數(shù)字檔案信息保存和利用的重要技術(shù)。檔案資源是一種數(shù)量巨大、內(nèi)容類別繁多的信息資源，要把這種浩如煙海的信息有序化便于人們利用，必須加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入、保存，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行資源有效組織。
1.2.2 數(shù)字化檔案接收：隨著OA辦公自動(dòng)化的擴(kuò)展與提高，接收本身就已是數(shù)字化產(chǎn)物的電子檔案，必須重點(diǎn)抓好這幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作：密切關(guān)注電子文件的形成和積累，實(shí)行前端控制，研究其運(yùn)作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；制定電子文件歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)的電子文件能按要求及時(shí)歸檔；檔案館接收電子檔案要按統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，并與館藏檔案數(shù)字化工作融為一體。
1.2.3 數(shù)字檔案安全性的保障技術(shù)：
a不同安全級(jí)別檔案的制作和使用：檔案信息的開(kāi)放是有一定限制的。根據(jù)檔案的保密和開(kāi)放范圍，對(duì)數(shù)字檔案資源利用范圍的設(shè)置是非常重要的一項(xiàng)技術(shù)工作。這方面的技術(shù)主要是通過(guò)利用權(quán)限的設(shè)置和傳播環(huán)境的設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)不同密級(jí)的檔案分別采取在線利用和脫機(jī)利用；對(duì)不同的讀者，又可以利用不同的權(quán)限來(lái)控制對(duì)檔案資源的獲取。
b保障數(shù)字檔案信息的原始性技術(shù)：數(shù)字檔案不留痕跡的易改性如不加以控制，將使它的原始記錄難以保障。人們針對(duì)這一缺陷研究出一些改善措施來(lái)最大限度的保證檔案的原始性。這些技術(shù)措施主要有：加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、消息認(rèn)證技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、防火墻技術(shù)、仿寫(xiě)技術(shù)等。這些技術(shù)的使用在數(shù)字檔案設(shè)計(jì)和形成時(shí)就應(yīng)該成為數(shù)字檔案內(nèi)容不可或缺的一部分。
1.3數(shù)字檔案資源管理環(huán)節(jié)
數(shù)字檔案資源建設(shè)要堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，確保電子文件的歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。除此之外，還要提高檔案工作者的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密意識(shí)，同時(shí)積極構(gòu)建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關(guān)聯(lián)行為約束機(jī)制。凡網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保信息不上網(wǎng)。要準(zhǔn)確把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，妥善處理兩種不同功能的檔案，使檔案資源利用取得較好的效益。
2如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)
檔案信息化與數(shù)字化相比，它的概念更為宏觀。檔案信息化有著極其豐富的內(nèi)涵，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，它包含了檔案數(shù)字化、人員、法律、政策和標(biāo)準(zhǔn)等社會(huì)因素?？梢哉f(shuō)，檔案信息化是由檔案信息的數(shù)字化、檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案系統(tǒng)的集成化、檔案人員的知識(shí)化構(gòu)成的有機(jī)體系。有了數(shù)字化的檔案資源，檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)也就有了保障。而處在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。
2.1加強(qiáng)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件有效安全運(yùn)行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連接，加快檔案目錄和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
【關(guān)鍵字】檔案信息化；檔案管理工作創(chuàng)新；文件中心；檔案數(shù)字化
引導(dǎo)語(yǔ)：在檔案信息化過(guò)程中，最具有高瞻遠(yuǎn)矚的眼光的是國(guó)家檔案局與中央檔案館，這兩家最高階層的檔案管理機(jī)構(gòu)早在2000年就已經(jīng)頒發(fā)了加快檔案信息化建設(shè)的通告。但是，不幸的是，13年之后，我國(guó)的許多檔案館仍然沒(méi)有徹底完成檔案的信息化，就更別提檔案管理工作的創(chuàng)新了。應(yīng)該看到檔案的數(shù)字化、電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案的新四化，也是檔案管理工作必須進(jìn)行的創(chuàng)新工作。這些創(chuàng)新不僅可以推動(dòng)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，更可以為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供基本的信息存放、信息查詢等基礎(chǔ)設(shè)施與必要條件。我國(guó)的許多較大的檔案館雖然已經(jīng)在向檔案的四化進(jìn)程中邁進(jìn)，但是一則由于其檔案的數(shù)據(jù)的龐大而無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)快速完成其四化的過(guò)程，二則由于其使用的檔案四化的輔助軟件系統(tǒng)的某些問(wèn)題，使得這個(gè)進(jìn)程無(wú)法實(shí)現(xiàn)突破性的進(jìn)展。檔案的信息化過(guò)程不僅是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，更應(yīng)該是一個(gè)從量變到質(zhì)變的過(guò)程，好的檔案管理軟件的作用應(yīng)該不僅僅是簡(jiǎn)單機(jī)械地錄入現(xiàn)有的檔案，還要在其內(nèi)部將已前錄入過(guò)的所有的檔案之間進(jìn)行有機(jī)地架構(gòu)形成其內(nèi)部的關(guān)聯(lián)，這就使得任何一個(gè)查詢某要檔案的人都可以在查詢完畢該檔案的時(shí)候在計(jì)算機(jī)的屏幕上看到與其相關(guān)的或者可能相關(guān)的類似檔案的名稱，當(dāng)鼠標(biāo)在這些名稱或條目上移動(dòng)時(shí)就可以顯示出這些檔案的摘要與基本信息。這樣的檔案管理軟件才是檔案管理所需要的。
一、充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的緊迫性
1、檔案信息化，可改善檔案管理工作
檔案管理信息化可以使得檔案工作獲得空前的發(fā)展，從紙質(zhì)化到數(shù)字化是一個(gè)巨大的飛躍。這種飛躍帶給檔案管理部門的是從完全的封閉式管理可以走向全面的開(kāi)放式經(jīng)營(yíng)。檔案的信息化不僅僅是把舊有的檔案變成數(shù)字化，而且還可以在互聯(lián)網(wǎng)的依托之下將所有的傳統(tǒng)的檔案管理工作的流程完全拿到網(wǎng)絡(luò)上來(lái)，比如傳統(tǒng)的檔案收集，就完全可以在計(jì)算機(jī)的輔助之下實(shí)現(xiàn)檔案收集的自動(dòng)化。這不僅為檔案館節(jié)省了人力物力而且也極大地提高了檔案管理工作的效率與效益。
2、形勢(shì)發(fā)展的需要
在信息化的時(shí)代，檔案的信息化已經(jīng)被擺在必須改革的突出的位置，在所有的行業(yè)都在實(shí)現(xiàn)電子化、信息化的現(xiàn)實(shí)的推動(dòng)下，檔案管理也必須與其相適應(yīng)。檔案的四化是任何一個(gè)企業(yè)都必段盡快著手完成的一項(xiàng)基本的企業(yè)現(xiàn)代化內(nèi)容，只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理的四化過(guò)程才能使得企業(yè)的決策過(guò)程、執(zhí)行過(guò)程更在有力，才能使得企業(yè)的內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)更加的快捷便利。企業(yè)的最為寶貴的資源其實(shí)對(duì)任何一家企業(yè)而言都在檔案室里，然而悲哀的是，我國(guó)幾乎所有的檔案室在絕大多數(shù)時(shí)間里都是大門緊鎖，既無(wú)人管理更無(wú)人問(wèn)津，檔案室中的數(shù)以萬(wàn)計(jì)的珍貴的資源、寶貴的信息資源就這樣被白白的浪費(fèi)，這既是單位的巨大損失更是單位員工的巨大遺憾。一旦這些信息得以實(shí)現(xiàn)信息化，所有的員工都可以通過(guò)辦公室的計(jì)算機(jī)方便地查詢利用這些資料，那么對(duì)于企業(yè)提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、提高效益而言是意義非凡的。原始的檔案的載體是紙質(zhì)的居多，后來(lái)出現(xiàn)了錄像帶、錄音帶等其他的載體，但是不管是檔案存放在哪一種載體，只要不能形成數(shù)字化、信息化，靜悄悄地放在那里就是無(wú)用的垃圾。我國(guó)絕大多數(shù)檔案館目前仍然處理紙質(zhì)存放、保管檔案的最為原始的檔案管理工作階段。在現(xiàn)代化的信息時(shí)代，新的形勢(shì)已經(jīng)給檔案管理提出了新的需要，那就是必須盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。
3、企業(yè)現(xiàn)代化管理的強(qiáng)烈需求
在這個(gè)信息的時(shí)代，人們不但生活節(jié)奏日益加快，而且工作節(jié)奏也變得越來(lái)越快，這樣的快節(jié)奏就要求企事業(yè)單位內(nèi)部的所有職能部門的節(jié)奏都必須與之協(xié)調(diào)發(fā)展。然而不幸的是，在幾乎所有的單位，檔案管理工作都是一項(xiàng)在嚴(yán)重施后腿的工作。尤其是在單位的領(lǐng)導(dǎo)要做出重大的決策之前，當(dāng)需要某幾年的連續(xù)的或者類似的資料的時(shí)候，這對(duì)于檔案人員無(wú)疑都是極為沉重的負(fù)擔(dān)，因?yàn)榇蠛迫鐭熀５臋n案海洋中尋找某一年的資料就已經(jīng)極為困難，當(dāng)需要在這些檔案堆里找出某幾年的以及與其相關(guān)的資料簡(jiǎn)直就比登天還難。然而類似的需求在我國(guó)的許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者中都較為常見(jiàn)，不僅領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要更快捷、準(zhǔn)確的參考資料，而且各職能部門工作查考也要求快速及時(shí)找到。
二、檔案信息化建設(shè)實(shí)踐內(nèi)容
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。從2001年開(kāi)始，我們把室藏檔案的案卷目錄、文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2009年5月，已輸入文件級(jí)目錄12萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)3千多條，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。
2、建立了檔案室（館）網(wǎng)站。并與市電業(yè)局、兄弟單位局域網(wǎng)實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)部資源共享。在局域網(wǎng)上向廣大電力工作者提供檔案信息查閱，并賦予權(quán)限允許實(shí)現(xiàn)全文下載，逐步實(shí)現(xiàn)信息溝通，營(yíng)造更有利于電力經(jīng)濟(jì)發(fā)展的良好環(huán)境。
3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，移交檔案室的文件只需移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)檔案室文件全部實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件一并移交檔案室。
4、加強(qiáng)電子檔案的整理與保護(hù)。電子檔案整理：目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。文書(shū)電子檔案整理對(duì)內(nèi)部文件以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。
5、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館（室）單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。
三、檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新
1、推進(jìn)檔案信息化，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和各兄弟單位之間的檔案資源不能實(shí)現(xiàn)共享，檔案人員的業(yè)務(wù)水平不一，這些都嚴(yán)重影響了檔案系統(tǒng)整體水平的提高。
2、信息化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目前，國(guó)家電網(wǎng)檔案信息化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡與發(fā)展階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與完善。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。
一、深刻認(rèn)識(shí)民生檔案信息化建設(shè)的意義
民生檔案信息化就是以各館（室）藏民生檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)民生檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使民生檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。民生檔案信息化中的信息不僅限于民生檔案本身的記錄信息，還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。民生檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面，促進(jìn)民生檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面，就是將民生檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不是孤立的，而是相互聯(lián)系、相互促進(jìn)的。因?yàn)?，民生檔案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的民生檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的民生檔案信息化。檔案工作人員只有深刻認(rèn)識(shí)到民生檔案信息化建設(shè)的重要性，才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)認(rèn)真做好民生檔案信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作。
二、創(chuàng)新民生檔案信息化建設(shè)工作的途徑
民生建設(shè)的過(guò)程就是民生檔案的形成過(guò)程，這就決定了民生檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程。從每一項(xiàng)民生工作的初始，直到此項(xiàng)民生工作結(jié)束的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來(lái)實(shí)施的，這就大大增加了民生檔案建立的難度，民生檔案信息化管理就是提高民生檔案管理效率與效益的有效途徑。
1．更新檔案信息觀念。近年來(lái)，一部分民生檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)開(kāi)通了網(wǎng)上查詢等一系列網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化處理平臺(tái)。但是普及面還不夠廣，不能夠達(dá)到群眾的查詢利用需求。民生檔案部門必須敏銳地感受民生檔案信息的變化，積極主動(dòng)地去挖掘、收集、利用有利于檔案工作開(kāi)展的各種信息。必須創(chuàng)新檔案信息觀念，變檔案整理者、保管者為檔案信息開(kāi)發(fā)運(yùn)用者，從而更好地開(kāi)展檔案工作。通過(guò)接收、整理、掃描、錄入等方式方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足普通百姓對(duì)民生檔案信息的需求。
2．整合檔案信息資源。民生檔案信息化建設(shè)的核心是民生檔案信息數(shù)字化。沒(méi)有數(shù)字化的檔案資源庫(kù)就是無(wú)水之源，沒(méi)有檔案資源數(shù)字化，檔案智能化服務(wù)、檔案信息網(wǎng)上傳遞就無(wú)從談起。它是民生檔案信息本身和支持檔案信息運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，必須積極創(chuàng)新，主動(dòng)挖掘、收集各種有價(jià)值的民生檔案信息，敏銳地感受民生檔案信息的變化。在量的積累上要達(dá)到一定高度，經(jīng)過(guò)整合之后才能普遍應(yīng)用于民生檔案資源建設(shè)。民生檔案信息不斷“數(shù)字化”是民生檔案工作追求的價(jià)值目標(biāo)，也是創(chuàng)新的基礎(chǔ)。要充分利用民生檔案管理系統(tǒng)這一平臺(tái)，加大對(duì)民生檔案門類和檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案的全覆蓋。
3．創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。隨著檔案管理系統(tǒng)這一平臺(tái)的完善成熟，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來(lái)越廣，服務(wù)方式也應(yīng)隨著形勢(shì)的變化不斷創(chuàng)新。一是充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開(kāi)展民生電子檔案在線查詢借閱服務(wù)，減少實(shí)體檔案的取放，增加檔案的壽命；二是改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，對(duì)民生檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動(dòng)服務(wù)，以滿足利用者對(duì)民生檔案信息的不同需求；三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件與民生檔案的無(wú)縫對(duì)接，縮短民生檔案形成期限，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地服務(wù)大眾。加快推進(jìn)民生檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
4．拓寬人才培養(yǎng)途徑。要有針對(duì)性地培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又掌握民生檔案分類整理的專門人才，使之能熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)整理、歸檔和查詢各門類民生檔案，用以提高服務(wù)效率和質(zhì)量。檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)信息知識(shí)，提高信息能力，掌握民生檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面的知識(shí)。現(xiàn)代的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創(chuàng)新意識(shí)和科研能力，創(chuàng)造新知識(shí)信息，努力培養(yǎng)自身具有更深層次、更高的綜合素質(zhì)?，F(xiàn)代的檔案人員，應(yīng)由一般的管理者變?yōu)槊裆鷻n案信息專家，從傳統(tǒng)的檔案“保管者”變?yōu)槊裆鷻n案信息資源的“管理者和傳播者”。
作者:高東輝 單位:洮南市社區(qū)服務(wù)管理中心
