時(shí)間：2023-04-14 08:18:41
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的優(yōu)勢(shì)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；檔案室
1電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)分析
電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)是相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問(wèn)題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對(duì)繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢(shì)，具體包括：其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對(duì)較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案?jìng)浞莺?jiǎn)便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢(shì)。
2電子檔案在管理中可能遇到的問(wèn)題
2.1對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒(méi)有完全成熟，加之一些單位對(duì)電子檔案管理的重視程度不足，沒(méi)有對(duì)檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問(wèn)題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來(lái)了很多新問(wèn)題，例如，檔案信息的安全性問(wèn)題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問(wèn)題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問(wèn)題、電子檔案的軟硬件問(wèn)題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問(wèn)題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問(wèn)題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問(wèn)題
新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問(wèn)。一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠，或不具備信息化管理的能力，沒(méi)有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)得不到有效發(fā)揮。
3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度
檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過(guò)加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對(duì)檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施
關(guān)鍵詞：檔案管理 知識(shí)管理 關(guān)系
隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，因此要對(duì)其進(jìn)行變革。而隨著企業(yè)管理體制改革進(jìn)程的不斷加快，檔案管理也發(fā)生了根本性的改變。現(xiàn)行的檔案管理模式主要以知識(shí)管理為基準(zhǔn)，進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，使得該管理模式能夠適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。而知識(shí)管理又是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)健康有序發(fā)展有著重要的作用。下面，我們從知識(shí)管理與檔案管理的異同點(diǎn)入手展開(kāi)分析。
一、知識(shí)管理與檔案管理的相似性
（一）兩者管理的對(duì)象出現(xiàn)重疊
在企業(yè)的檔案管理工作中，其主要的管理對(duì)象是各類檔案、文件，對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，其管理的核心是知識(shí)。一般來(lái)說(shuō)，知識(shí)可以劃分為兩類：顯性知識(shí)、隱性知識(shí)。對(duì)于顯性知識(shí)來(lái)說(shuō)，其一部分來(lái)源于相關(guān)組織或機(jī)構(gòu)在履行自身職能的時(shí)候所形成的文件與檔案，而另一部分則是由相關(guān)的組織對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)、圖書(shū)、報(bào)紙等承載知識(shí)的物品進(jìn)行收集，購(gòu)買以及交換。通過(guò)對(duì)比可已看出，檔案管理與知識(shí)管理都是對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理，其管理對(duì)象出現(xiàn)重疊。
（二）兩者具有相似的管理目的
對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，其主要是通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行管理來(lái)使得人們對(duì)相應(yīng)知識(shí)的獲取能夠更加方便。對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，其終極目的是使得相關(guān)知識(shí)的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。這也就說(shuō)明了，在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間將最恰當(dāng)?shù)闹R(shí)傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜耍蛊渥鞒鲎钫_的決定，從而使得相應(yīng)知識(shí)的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。通過(guò)這一方面可以看出，知識(shí)管理的最終目的也是為人們獲取知識(shí)提供方便。通過(guò)對(duì)知識(shí)管理與檔案管理進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)這兩者管理的目的具有非常高的相似度，但是在兩者服務(wù)的范圍、方式等方面具有一定的不同。
（三）兩者具有相似的管理流程
一直以來(lái)，我國(guó)各企業(yè)、單位對(duì)于檔案的管理基本都采用固定的模式。先是對(duì)檔案進(jìn)行收集，然后是對(duì)其進(jìn)行整理、鑒定以及保管的過(guò)程，之后再利用相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)工具對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，最后對(duì)其進(jìn)行利用與研究，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化的流程。而知識(shí)的管理流程也是采用相似的管理模式：知識(shí)的產(chǎn)生與收集、存儲(chǔ)與加工、整理與評(píng)價(jià)、利用等。
二、知識(shí)管理與檔案管理的差別
（一）兩者具有不同的管理范圍
檔案管理的主要工作是對(duì)檔案實(shí)體以及信息進(jìn)行管理，而知識(shí)管理的主要工作是對(duì)隱性知識(shí)、顯性知識(shí)以及樣品、實(shí)物等進(jìn)行管理。其中顯性知識(shí)是可以通過(guò)語(yǔ)言、文字、符號(hào)等方式直接進(jìn)行表達(dá)的知識(shí)，而隱性知識(shí)則是存在于人們思想中的經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅等方面的知識(shí)。兩相對(duì)比，可以發(fā)現(xiàn)，知識(shí)管理范圍要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于檔案管理范圍。
（二）兩者具有不同的管理機(jī)制
知識(shí)管理的模式不斷隨著社會(huì)的進(jìn)步而更新，這也就使得其管理方式較為先進(jìn)。但是由于其管理的范圍比較大，涉及到相關(guān)組織結(jié)構(gòu)中多個(gè)部門檔案的管理，目前，其還沒(méi)有形成一套完善的管理體系。而檔案管理經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)時(shí)間的不斷完善，相關(guān)組織機(jī)構(gòu)的管理、科研人員都非常認(rèn)可該管理方式，已經(jīng)形成了一套相對(duì)完善的管理體系，這也就使得在對(duì)檔案的收集、利用、保護(hù)方面有著非常大的優(yōu)勢(shì)。
（三）兩者具有不同的管理作用
在企業(yè)中，檔案管理的對(duì)象能夠有效地表現(xiàn)出組織的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，而知識(shí)管理的對(duì)象在組織中只具有潛在的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō)，其要在組織中形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，還需要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的驗(yàn)證，之后對(duì)其進(jìn)行整理，形成檔案形式的知識(shí)。當(dāng)下，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，在對(duì)其實(shí)體管理的開(kāi)發(fā)利用上還存在一定的限制，這對(duì)深入挖掘與開(kāi)發(fā)檔案信息資源造成了很大的制約。
三、知識(shí)管理與檔案管理的相互作用
（一）通過(guò)對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)提升檔案管理的水平
由于知識(shí)管理的范圍廣泛，管理模式新穎，其與檔案管理具有一定的相似性，而現(xiàn)行的檔案管理模式其管理的重點(diǎn)在于對(duì)形成實(shí)體的知識(shí)進(jìn)行管理，其管理形式受到很大的局限性，這也就使得其發(fā)揮作用的空間存在著很大的制約。因此檔案管理通過(guò)吸收知識(shí)管理的先進(jìn)性，能夠有效地拓展檔案管理的范圍。
（二）通過(guò)檔案管理水平的提高來(lái)促進(jìn)知識(shí)管理的發(fā)展
在企業(yè)知識(shí)資源中，隱性知識(shí)占有非常大的比重，具有非常重要的作用。但是，該部分資源一般存在于人們的思想中，這也就使得該資源的管理難度大。而通過(guò)檔案管理水平的提高，對(duì)其管理模式進(jìn)行借鑒，建立一套完善的知識(shí)管理體系，可以有效地將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)體化知識(shí)，將其整理成文件、檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，從而使得人們?cè)诶迷摲N知識(shí)資源時(shí)比較方便，以促進(jìn)知識(shí)管理的發(fā)展。
結(jié)語(yǔ)：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)內(nèi)部檔案管理的重要性也不斷地顯現(xiàn)出來(lái)，這也就使得對(duì)于檔案管理的要求越來(lái)越高，而檔案管理的模式相對(duì)比較落后，不能滿足人們的需求。隨著人們生活水平的提高，對(duì)于知識(shí)的需求也越來(lái)越大，但是知識(shí)管理還沒(méi)有形成一套完善的管理體系，大大的制約了人們對(duì)知識(shí)的開(kāi)發(fā)和利用。通過(guò)對(duì)比分析，知識(shí)管理與檔案管理具有一定的相似性，因此可以通過(guò)將兩者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而形成一套先進(jìn)完善的知識(shí)管理體系，促進(jìn)我國(guó)相關(guān)組織的健康有序發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]張守坤.檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系分析[J]. 黑龍江科技信息，2012（30）
一、新醫(yī)改實(shí)施后醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題
（一）醫(yī)院檔案管理的政策不夠具體完善。大部分醫(yī)院制定的檔案管理相關(guān)政策不夠完善，在整理與檢查中漏洞百出，主要原因在于國(guó)家下發(fā)了通用的檔案管理規(guī)范，但各地醫(yī)院未依據(jù)自身情況完善檔案管理制度，從而欠缺規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，在相關(guān)部門進(jìn)行檢查時(shí)，出現(xiàn)了工作效率差、不能快速找到所需材料、部分資料缺失等問(wèn)題。
（二）醫(yī)學(xué)檔案管理的重要性未引起所有人的重視。在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，大多數(shù)人將目光放在了醫(yī)療技術(shù)的研究上，而對(duì)檔案管理沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，甚至?xí)J(rèn)為檔案的存在對(duì)醫(yī)院的發(fā)展沒(méi)有太大的影響，處于可有可無(wú)的地位，從而降低了對(duì)檔案管理的要求，致使檔案管理不具備完整性和利用性，沒(méi)有真正體現(xiàn)出檔案的實(shí)用價(jià)值，致使檔案內(nèi)容出現(xiàn)缺失。
（三）部分檔案管理人員不具備良好的專業(yè)素質(zhì)。在各個(gè)醫(yī)院的檔案管理人員中，存在著一個(gè)普遍的問(wèn)題，那就是管理人員能力分配不均。從事檔案管理工作的人員，在專業(yè)水平、理論研究、文化程度等方面素質(zhì)區(qū)別較大。檔案管理人員大多數(shù)是因部門需要而調(diào)動(dòng)過(guò)來(lái)進(jìn)行檔案管理的，他們很少有人具備專業(yè)的管理能力，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)欠缺，而且缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無(wú)法在檔案管理方面有所作為，更不可能進(jìn)行高效管理。從而出現(xiàn)檔案管理不及時(shí)、缺乏專業(yè)檔案管理的能力，導(dǎo)致醫(yī)院發(fā)展沒(méi)有可靠的材料依據(jù)等問(wèn)題。
二、改善醫(yī)院檔案管理的措施
為深化醫(yī)療衛(wèi)生改革，不斷增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理水平能力，現(xiàn)根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)以及所出現(xiàn)過(guò)的問(wèn)題，重點(diǎn)將整改措施放在能長(zhǎng)久推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的檔案管理層面。現(xiàn)提出三條對(duì)檔案管理行之有效的解決方法：
（一）擺正態(tài)度，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案的重視。進(jìn)一步改善檔案管理的內(nèi)容，首先要讓檔案管理人員意識(shí)到自己工作的重要性，這要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員重視檔案工作，進(jìn)行定期統(tǒng)一的培訓(xùn)，清楚工作職責(zé)，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理、分類、歸檔等，為方便日后的管理與查找做好鋪墊。還要培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新能力，充分發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，各抒己見(jiàn)，提出高效管理檔案的方法和措施，豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量，做到真正使檔案發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。此外，醫(yī)院要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄鳎粌H要讓檔案管理的人員知道它的必要性，還要讓其他方面的工作人員了解檔案管理的重要性，這樣才能更好地配合檔案管理人員的工作，使檔案管理工作順利進(jìn)行。
（二）完善醫(yī)院檔案管理制度，制定一套創(chuàng)新、高效的管理措施。隨著醫(yī)改工作的不斷發(fā)展，對(duì)檔案的管理要求也更加嚴(yán)格，如何能跟進(jìn)醫(yī)改發(fā)展的步伐，提高醫(yī)院的檔案管理水平，需要相關(guān)管理部門制定出一套創(chuàng)新高效的管理措施。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)專門成立一個(gè)檔案管理小組，并配有專業(yè)的管理人員進(jìn)行大局的管理，指導(dǎo)其他人如何高效地對(duì)檔案進(jìn)行分類、歸整。此外，在檔案具體內(nèi)容、檔案人員分配、檔案管理?h境等方面都要有創(chuàng)新性研究，從而高效提高醫(yī)院檔案管理的能力。
（三）提高對(duì)檔案管理人員的要求。醫(yī)院檔案管理的好壞與管理人員的素質(zhì)高低有著密切的聯(lián)系。只有將檔案管理人員的行為規(guī)范到符合管理工作的要求后，才能使檔案管理的工作順利進(jìn)行。醫(yī)院在選擇管理人員時(shí)，應(yīng)對(duì)其責(zé)任心、對(duì)待工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、思維創(chuàng)新性、管理能力各方面進(jìn)行考核。同時(shí)，要不斷提高他們的文化能力和對(duì)專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，不定時(shí)舉行部門檔案管理水平競(jìng)賽，激發(fā)他們工作積極性，面對(duì)問(wèn)題時(shí)學(xué)會(huì)運(yùn)用所學(xué)知識(shí)進(jìn)行解決。并要求檔案人員定期進(jìn)行工作總結(jié)，多聽(tīng)取他人的經(jīng)驗(yàn)，多看有關(guān)醫(yī)療政策和檔案方面的報(bào)道、論文等，做到與時(shí)俱進(jìn)，能夠通過(guò)創(chuàng)新性思維高效開(kāi)展管理工作。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過(guò)程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念
對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長(zhǎng)期的保存下來(lái)，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問(wèn)題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無(wú)法合理利用檔案資源。
二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）加強(qiáng)電子文件的管理
隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過(guò)電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過(guò)程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問(wèn)題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過(guò)程中需要解決好電子文件的保存問(wèn)題，對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對(duì)檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人員日益增長(zhǎng)的要求，通過(guò)定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問(wèn)題以及提高檔案管理效率的策略，通過(guò)研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。
參考文獻(xiàn)：
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1.1知識(shí)管理的含義
知識(shí)管理是對(duì)基于現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累、整合、評(píng)價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等活動(dòng)的總稱。它是發(fā)揮知識(shí)價(jià)值、提高知識(shí)的有效利用并且最終達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力目標(biāo)的有效途徑和手段。知識(shí)管理多以網(wǎng)絡(luò)化、智能化的運(yùn)作方式，以用戶的實(shí)際需求為核心，提供具有實(shí)用性和專業(yè)性的高效管理服務(wù)。
1.2知識(shí)管理與檔案管理的聯(lián)系
1.2.1管理對(duì)象重疊
檔案管理所針對(duì)的管理對(duì)象是各種文件、檔案等書(shū)面形式或電子形式的材料，知識(shí)管理所針對(duì)的管理對(duì)象則是廣義上的知識(shí)、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識(shí)的范疇當(dāng)中，是知識(shí)的重要組成部分，因此檔案管理和知識(shí)管理在管理對(duì)象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對(duì)象上的重疊致使知識(shí)管理和檔案管理具有相當(dāng)密切的相互聯(lián)系。
1.2.2管理目的相同
檔案管理的最終目的是使所管理的對(duì)象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會(huì)各界所使用，通過(guò)檔案管理的相關(guān)工作和活動(dòng)，為服務(wù)對(duì)象提供便利的檔案查閱和使用服務(wù)。知識(shí)管理的最終目的是讓知識(shí)的價(jià)值得到具體實(shí)現(xiàn)，提高服務(wù)對(duì)象的核心能力，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)和作用。所以，知識(shí)管理和檔案管理的管理目的都是為服務(wù)對(duì)象提供知識(shí)或者檔案方面的服務(wù)，滿足服務(wù)對(duì)象對(duì)知識(shí)和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務(wù)范圍。
1.2.3管理流程相似
當(dāng)今我國(guó)的檔案管理已經(jīng)不再受傳統(tǒng)檔案管理八環(huán)節(jié)的程序限制，還融合了全程監(jiān)理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過(guò)程包括知識(shí)的積累、整合、評(píng)價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等一系列流程活動(dòng)，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現(xiàn)象。都有對(duì)管理對(duì)象進(jìn)行收集、甄別、整理、利用的程序和環(huán)節(jié)。
1.2.4管理手段相近
檔案管理與知識(shí)管理所采取的管理方式和手段也具有相當(dāng)程度的相近性。知識(shí)管理的管理手段多是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)其管理對(duì)象予以智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。而目前我國(guó)的檔案管理也已經(jīng)改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動(dòng)當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助，融合了現(xiàn)代化信息技術(shù)，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與現(xiàn)代信息化技術(shù)的對(duì)接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。
1.3知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的含義
基于知識(shí)管理背景的當(dāng)今企業(yè)檔案管理模式是對(duì)融合知識(shí)管理觀念、方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對(duì)象提供更具實(shí)用性、便利性和效率性的個(gè)性化服務(wù)的新型管理模式的探索。知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對(duì)象，但是其服務(wù)方式卻從被動(dòng)轉(zhuǎn)向?yàn)橹鲃?dòng)，從實(shí)體材料管理轉(zhuǎn)向?yàn)閷?duì)信息加工處理。企業(yè)檔案管理在知識(shí)管理的背景下從某種意義上已經(jīng)轉(zhuǎn)化為以企業(yè)檔案和相關(guān)信息資源為管理對(duì)象的知識(shí)管理模式。
2知識(shí)管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的重要作用
知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式是一種結(jié)合知識(shí)管理與現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)的新型管理模式。是知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的完美結(jié)合，可有效修正傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理理論創(chuàng)新能力不足的弊端，還可以為知識(shí)管理實(shí)踐活動(dòng)提供基礎(chǔ)和途徑。
2.1改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的弊端
我國(guó)當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作過(guò)程存在許多弊端。企業(yè)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運(yùn)維開(kāi)支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時(shí)，信息化進(jìn)程的加速導(dǎo)致大量電子類型文件集中出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法滿足當(dāng)今的管理需求。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)于證明、責(zé)任、信息等方面的要求，合理使用現(xiàn)代化的先進(jìn)管理技術(shù)和管理理念，科學(xué)進(jìn)行資源的開(kāi)發(fā)和利用，為企業(yè)的未來(lái)技術(shù)研發(fā)、增加生產(chǎn)、開(kāi)拓市場(chǎng)、強(qiáng)化管理、擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模等需求和活動(dòng)提供理論支持和檔案服務(wù)。我國(guó)當(dāng)今多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)從手工管理為主時(shí)期，經(jīng)歷計(jì)算機(jī)為輔時(shí)期，到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)智能管理時(shí)期。檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始使用智能化和網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)手段，但是仍然難以應(yīng)對(duì)當(dāng)前大量的電子文檔處理工作，無(wú)力滿足服務(wù)對(duì)象的個(gè)性化管理需求。企業(yè)檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時(shí)調(diào)整工作方式和服務(wù)理念，為企業(yè)檔案管理水平的提高提供相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)。
2.2改善當(dāng)前知識(shí)管理工作當(dāng)中的不足
我國(guó)多數(shù)企業(yè)的知識(shí)管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實(shí)踐較少的現(xiàn)象。另外，某些將知識(shí)管理付諸實(shí)際的企業(yè)也存在執(zhí)行力度不足，貫徹程度不夠的現(xiàn)象，甚至一定范圍內(nèi)出現(xiàn)停滯現(xiàn)象。企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領(lǐng)域存在相似甚至相同的現(xiàn)象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎(chǔ)。檔案管理是一種早已在各企事業(yè)單位普遍存在的工作內(nèi)容和形式，具有一定的認(rèn)可度和使用基礎(chǔ)，是知識(shí)管理的良好引入契機(jī)。知識(shí)管理可以依托檔案管理形式實(shí)現(xiàn)自身理論和實(shí)踐之間的結(jié)合，并以實(shí)踐情況為參考進(jìn)行自身理論的完善和修改。知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式也即將知識(shí)管理理念與檔案管理實(shí)踐進(jìn)行相互融合，并實(shí)現(xiàn)雙方共同進(jìn)步的最終目標(biāo)。
2.3實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理和企業(yè)檔案管理的共同發(fā)展
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理更注重對(duì)于相關(guān)記錄文檔的保存和管理，而輕視了對(duì)于相關(guān)記錄文檔資料的利用。使企業(yè)檔案管理偏離了價(jià)值的創(chuàng)造和開(kāi)發(fā)目標(biāo)，在相當(dāng)范圍內(nèi)局限了自身價(jià)值的體現(xiàn)和發(fā)揮。知識(shí)管理則是將文檔資料等全部形式的知識(shí)進(jìn)行管理和利用，通過(guò)一系列整合處理過(guò)程，建立相對(duì)完整和獨(dú)立的知識(shí)資源框架和系統(tǒng)。結(jié)合知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理具有更為開(kāi)闊的活動(dòng)空間，也對(duì)文檔資料的開(kāi)發(fā)和利用具有更為積極主動(dòng)的推進(jìn)作用。因此，知識(shí)管理可以有效擴(kuò)展企業(yè)檔案管理的工作范圍，提高企業(yè)檔案管理工作的作用和價(jià)值，提高檔案管理部門與工作人員在企業(yè)當(dāng)中的地位和作用。而與此相對(duì)的，檔案管理明確地關(guān)注企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果，有效地進(jìn)行記錄和保存，預(yù)防相關(guān)信息的消失，其對(duì)文檔資料的整理和控制活動(dòng)對(duì)于知識(shí)的積累和整合十分有利，也為知識(shí)管理提供了資源基礎(chǔ)和實(shí)施途徑，其對(duì)文件流通方面的效率優(yōu)勢(shì)也可有效促進(jìn)知識(shí)的傳遞、交流和整理，對(duì)于知識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)也具有很大益處，檔案管理對(duì)于重要文件和材料的原始保管和維護(hù)，在企業(yè)維護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及生產(chǎn)合作權(quán)益等方面具有重要作用。因此，企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，二者相互貫通并相互促進(jìn)，找到雙方的準(zhǔn)確結(jié)合契機(jī)，就可有效發(fā)揮兩者的自身優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮更大的作用，推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。
3知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施
3.1更新現(xiàn)有企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)觀念
知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理的差別在于是否融合了知識(shí)管理理念和方式。因此轉(zhuǎn)變對(duì)于企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的固有認(rèn)知和觀念是建立新型以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的檔案管理模式的前提和關(guān)鍵，需要企業(yè)檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效轉(zhuǎn)化。改變企業(yè)檔案管理工作只重保存輕視利用的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變檔案管理工作關(guān)注點(diǎn)，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式得以實(shí)施。
3.2使用信息化手段完善企業(yè)檔案管理模式
知識(shí)管理是基于現(xiàn)今社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)施途徑主要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科技、現(xiàn)代通訊科技以及網(wǎng)絡(luò)傳播科技等技術(shù)手段。知識(shí)管理主要針對(duì)各類型獨(dú)立的文件或檔案進(jìn)行集中化處理，使之實(shí)現(xiàn)有序化、高效化管理，在其實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的全部過(guò)程當(dāng)中都不能脫離現(xiàn)代化信息技術(shù)或設(shè)備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設(shè)施，來(lái)保證以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施，使之實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對(duì)象提供高效服務(wù)的最終目標(biāo)。
3.3建立以知識(shí)管理為依據(jù)的企業(yè)檔案管理制度體系
以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式是一種對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式的更新和改造，通過(guò)檔案管理的原有結(jié)構(gòu)和工作資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)檔案管理效果的提升，使檔案管理的價(jià)值得以更好地實(shí)現(xiàn)的有效途徑和手段。這種以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式區(qū)別于以往的檔案管理模式，在管理對(duì)象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過(guò)去的實(shí)體文檔保管轉(zhuǎn)化為信息的管理。科學(xué)完善的企業(yè)檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩(wěn)過(guò)度和連接，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的服務(wù)價(jià)值。
4結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);高職院校;檔案管理
0引言
新時(shí)代背景下，由于生源數(shù)量的不斷增加，教師研究成果不斷增多，圖書(shū)館軟硬件設(shè)備不斷更新，檔案資料也逐漸變多，且表現(xiàn)出種類多樣，分散龐雜的特點(diǎn)，這給高職院校的檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。為此，本課題組開(kāi)展了關(guān)于“大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江省高職檔案管理應(yīng)用研究———以黑龍江旅游職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例”的課題研究。本文采用文獻(xiàn)研究法、分析法等多種研究方式，逐步分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江高職檔案管理存在的問(wèn)題，并積極探索了有效的解決對(duì)策，以此為高職院校檔案管理提供一定的理論基礎(chǔ)與實(shí)踐指導(dǎo)。為了全面分析大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江省高職院校檔案管理存在的問(wèn)題與不足，課題組開(kāi)展了全面深入的研究。本課題組立足黑龍江高職院校檔案管理實(shí)際，全面分析了其中存在的問(wèn)題，并積極探索了有效的解決對(duì)策，為高職院校檔案管理提供一定的參考，進(jìn)一步推動(dòng)了黑龍江省高職檔案管理質(zhì)量與效率的全面提升。
1高職院校檔案管理存在的問(wèn)題
1.1高職院校對(duì)檔案管理的重視不足
經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，黑龍江省內(nèi)80%的高職院校對(duì)檔案管理工作的重視程度都明顯不足，部分高職院校對(duì)檔案管理工作的重視嚴(yán)重不足，具體表現(xiàn)在:第一，部分高職院校沒(méi)有安排專門的人員開(kāi)展檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的制度建設(shè)、規(guī)范性建設(shè)與人員安排都存在嚴(yán)重空白，對(duì)檔案管理的價(jià)值與意義也認(rèn)識(shí)不足。第二，部分高職院校對(duì)檔案管理的交接、收取、發(fā)送等環(huán)節(jié)都沒(méi)有具體的步驟與管理程序，對(duì)檔案資料的歸檔、整理、分類工作也開(kāi)展不足，致使檔案資料混亂無(wú)序，缺失嚴(yán)重。第三，部分高職院校對(duì)檔案管理的資金投入不足，沒(méi)有積極引入信息化系統(tǒng)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理的重視程度嚴(yán)重不足，相關(guān)設(shè)備設(shè)施、資金投入相對(duì)較少，難以保障檔案管理的高效開(kāi)展，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的全面提升。
1.2檔案管理的信息化建設(shè)不足
大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的普及，使得高職檔案管理信息化逐漸顯現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢(shì)，檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，可以在分散龐雜的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)中及時(shí)調(diào)出所需的數(shù)據(jù)信息，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式所不具備的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于黑龍江高職院校而言，檔案管理信息化建設(shè)有利于全面提升檔案管理的效率與質(zhì)量，有利于打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作格局。然而，目前黑龍江省高職院校檔案管理中信息化建設(shè)的力度明顯不足，大量的高職院校沒(méi)有開(kāi)展信息化建設(shè)，沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案管理信息化系統(tǒng)，對(duì)于檔案工作的開(kāi)展與實(shí)施沒(méi)有積極配備信息化設(shè)備，促使高職院校檔案管理工作難以有效開(kāi)展，檔案管理效率難以有效提升。
1.3檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)不足
在高職院校檔案管理工作中，人才隊(duì)伍建設(shè)明顯不足，主要表現(xiàn)在:第一，部分高職院校沒(méi)有配備專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，而是由行政管理人員代為管理，致使高職院校檔案管理工作難以有效開(kāi)展，難以落實(shí)到位。第二，部分高職院校的檔案管理人員素質(zhì)不高，大多是臨時(shí)人員，不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，也不會(huì)操作檔案管理信息化系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)高效、高質(zhì)量的檔案管理，難以確保檔案管理工作的全面開(kāi)展與不斷發(fā)展。第三，部分高職院校的檔案管理人員流動(dòng)性很大，促使檔案管理工作銜接不佳，難以有效落實(shí)到位，檔案管理人員的頻繁流動(dòng)，也致使檔案管理工作難以規(guī)范化開(kāi)展，具體的管理措施與管理步驟難以有效落實(shí)，降低了高職院校檔案管理工作的有效性與規(guī)范性。
2高職檔案管理工作的解決對(duì)策
大數(shù)據(jù)時(shí)代，黑龍江高職檔案管理工作的有效開(kāi)展與信息化建設(shè)緊密相關(guān)，如何立足高職院校檔案管理工作實(shí)際，全面保障檔案管理工作的高效化、質(zhì)量化、信息化，是本課題組在課題研究中深入探索的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)探索分析，提出以下幾個(gè)解決對(duì)策，以此逐步推動(dòng)黑龍江高職院校檔案管理工作的穩(wěn)步開(kāi)展:
2.1高職院校要全面提高對(duì)檔案管理的重視程度
大數(shù)據(jù)時(shí)代，想要進(jìn)一步提升高職院校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，首先，高職院校必須全面提高對(duì)檔案管理的重視程度，在思想意識(shí)上提升檔案管理工作的地位與重要性，在人員安排與分工上體現(xiàn)檔案管理工作的重要地位，具體可以從以下幾點(diǎn)加強(qiáng):第一，高職院校要全面提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，設(shè)立專門的檔案管理部門，安排專門、專業(yè)的檔案管理工作人員，建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，在全校氛圍內(nèi)突顯檔案管理工作的重要性與價(jià)值，引導(dǎo)管理人員做好檔案管理工作部署，確保檔案管理工作效率。第二，建設(shè)檔案管理銜接機(jī)制，對(duì)檔案文件的交接、收取、發(fā)送等環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的制度建設(shè)，明確相關(guān)流程，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展，平穩(wěn)運(yùn)行，與此同時(shí)，對(duì)檔案資料的歸檔、整理、分類工作開(kāi)展周密部署，確保檔案管理的高質(zhì)量。第三，加大對(duì)檔案管理的資金投入，配備相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，提高檔案管理的信息化水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。
2.2提高檔案管理的信息化建設(shè)
想要進(jìn)一步提升高職院校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，必須全面提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與全面普及，各行各業(yè)都離不開(kāi)信息化，高職院校的檔案管理工作需要處理大量的文獻(xiàn)資料與數(shù)據(jù)信息，種類龐雜，內(nèi)容多樣，加強(qiáng)信息化建設(shè)有利于高職院校檔案管理的改革與發(fā)展。信息化建設(shè)符合檔案管理的基本要求，有利于檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、便捷化、系統(tǒng)化，確保高職院校其他工作的有效開(kāi)展，有利于更加合理、系統(tǒng)的配置檔案資源，保障高職院校的基礎(chǔ)性工作。與此同時(shí)，采用檔案管理信息化建設(shè)，所有的檔案資源都以網(wǎng)絡(luò)、信息的形式展現(xiàn)出來(lái)，可以進(jìn)一步提升高職院校檔案管理的快速檢索，以便查閱檔案資料，促使檔案管理為其他工作的有效開(kāi)展提供切實(shí)保障。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案管理信息化具有高效率、可共享的優(yōu)勢(shì)，可以更加有效地處理龐雜的檔案資源，從而為高職院校的管理工作更好地服務(wù)。
2.3加強(qiáng)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)
對(duì)于高職院校而言，檔案管理工作的高效開(kāi)展與人才隊(duì)伍建設(shè)緊密相關(guān)，為此，高職院校要積極采取有效的措施，全面提升檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)。第一，高職院校要招聘專門的檔案管理人員，實(shí)行檔案管理的專業(yè)管理與專門管理，促使檔案管理工作獨(dú)立化、質(zhì)量化，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。第二，加大培訓(xùn)力度，積極開(kāi)展檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)，以此提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與管理水平，全面提升檔案管理人員的信息化技術(shù)能力，構(gòu)建以檔案管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，專業(yè)檔案管理信息員為保障的檔案管理工作新格局，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、高效化開(kāi)展。第三，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，降低檔案管理人員的流動(dòng)性，全面構(gòu)建高質(zhì)量、專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，確保檔案管理工作的有效銜接與規(guī)范實(shí)施。
3結(jié)語(yǔ)
對(duì)于黑龍江高職院校而言，檔案管理仍然存在較多問(wèn)題，高職院校對(duì)檔案管理的重視程度不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)不足，檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)不足，這些都在一定程度上制約了檔案管理工作的有效開(kāi)展，降低了檔案管理工作效率。為此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，想要進(jìn)一步提升高職檔案管理工作效率與質(zhì)量，首先，高職院校要全面提高對(duì)檔案管理的重視程度，從而確保高職院校的規(guī)范化建設(shè)。其次，要全面提高檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的效率化發(fā)展，與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理的基礎(chǔ)保障水平。
參考文獻(xiàn)
［1］魯維安．高職院校檔案管理研究［J］．高等教育研究，2016．
［2］孫佳劍．新時(shí)代背景下檔案管理分析［J］．教育研究，2017．
【關(guān)鍵詞】高校檔案管理服務(wù)模式；信息時(shí)代；創(chuàng)新
信息化技術(shù)的發(fā)展影響到了千家萬(wàn)戶，人們對(duì)其帶來(lái)的變革進(jìn)行著不斷的適應(yīng)，同時(shí)也享受著由此帶來(lái)的便利。高校檔案管理服務(wù)工作作為我國(guó)社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分之一，也深受信息化技術(shù)的影響。高校檔案管理工作在教學(xué)中有著重要的作用，是學(xué)校進(jìn)行行政和教學(xué)工作的推進(jìn)劑。
1.高校檔案管理的發(fā)展特點(diǎn)
隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)在當(dāng)今的生活和工作中得到了廣泛的應(yīng)用，人類進(jìn)入了信息化發(fā)展時(shí)代。高校檔案管理工作在這樣的背景下面臨著新的挑戰(zhàn)，一般來(lái)講，高校檔案管理具有如下兩個(gè)特點(diǎn)：一是檔案管理的智能化。受到信息化科技的影響，新的檢索工具不斷被開(kāi)發(fā)和利用，高校檔案管理工作有了很多的便利，比如信息的收集和檢索等更加簡(jiǎn)便，檔案管理越來(lái)越向著智能化的方向發(fā)展。二是檔案管理的信息化。當(dāng)前，高校檔案管理中最顯著的特點(diǎn)就是管理的信息化。網(wǎng)絡(luò)中的一些先進(jìn)技術(shù)比如城市云等都可以運(yùn)用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來(lái)越趨向于無(wú)紙化和集中化。
2.高校檔案管理中存在的一些問(wèn)題
隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作進(jìn)入了發(fā)展的新時(shí)期。在管理的質(zhì)量和水平上有了很大的提高，同時(shí)對(duì)社會(huì)和高校的發(fā)展都發(fā)揮了積極的作用。但是仍然存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在對(duì)于高校檔案管理的發(fā)展起到了嚴(yán)重的阻礙作用，具體如下：
2.1需要進(jìn)一步加強(qiáng)進(jìn)行檔案管理的主動(dòng)服務(wù)能力。
對(duì)于高校來(lái)講，當(dāng)前的檔案管理工作能夠達(dá)到適應(yīng)發(fā)展的需要，但是在服務(wù)上卻還是處于相對(duì)被動(dòng)的局面。這種被動(dòng)與社會(huì)的發(fā)展和高校的發(fā)展需求差距較大，從而將檔案管理工作的效力進(jìn)行了嚴(yán)重的影響。如何將高校檔案管理工作中的被動(dòng)局面徹底打破，是高校當(dāng)前的重要課題，也是其檔案管理服務(wù)工作發(fā)展的趨勢(shì)。
2.2慣性思維仍然存在在檔案管理中。
傳統(tǒng)思維對(duì)高校的檔案管理工作影響深遠(yuǎn)，且長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校檔案管理工作一直受其影響。在這樣的背景下，我國(guó)的高校檔案管理工作發(fā)展較慢，處于小步前進(jìn)的狀態(tài)。所以，當(dāng)前高校檔案管理工作的重點(diǎn)就是要將這種傳統(tǒng)的思維模式進(jìn)行打破。
2.3檔案管理工作無(wú)創(chuàng)新性。
高校檔案管理工作大多無(wú)創(chuàng)新性，這也是高校檔案管理工作中存在的重要問(wèn)題。通過(guò)對(duì)高校檔案管理工作的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，創(chuàng)新力不足是大多數(shù)高校存在的問(wèn)題。造成創(chuàng)新力不足的原因是多方面的，比如現(xiàn)有體制對(duì)其的束縛；高校檔案管理人員缺乏強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)等，這些都造成了高校檔案管理工作缺乏創(chuàng)新。
3.如何創(chuàng)新信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)模式
當(dāng)前，我國(guó)處于社會(huì)發(fā)展的高速時(shí)期，社會(huì)進(jìn)入了發(fā)展的信息化時(shí)代，如何在這種形勢(shì)下將高校檔案管理工作的效用充分發(fā)揮出來(lái)是當(dāng)前各高校的重要難題。
3.1將檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)提升的關(guān)鍵是提高服務(wù)意識(shí)。
對(duì)于高校的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，只有將自身的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行提高，才能更好地做好本職工作。提高檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)，首先要求檔案管理人員能充分認(rèn)識(shí)到在新形勢(shì)下進(jìn)行檔案管理工作服務(wù)的必要性和重要性，只要將其重要性和必要性進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，才能在實(shí)際工作中做到對(duì)工作高度負(fù)責(zé)，并充分重視自己的本職工作。其次，要提高檔案管理人員的工作重視度，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，檔案管理工作與教師和學(xué)生及學(xué)校息息相關(guān)，在信息化時(shí)代，更要加大對(duì)檔案管理工作的重視度，做好自己的本職工作，從而更好地適應(yīng)新形勢(shì)下工作的角色轉(zhuǎn)變。
3.2將檔案管理的效力通過(guò)信息化手段進(jìn)行提升。
在信息化時(shí)代，檔案管理工作比傳統(tǒng)的管理服務(wù)具有科技化、智能化和信息化的優(yōu)勢(shì)。檔案管理人員要將這種優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，將信息化的技術(shù)和手段進(jìn)行靈活掌握。通過(guò)相關(guān)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)本校的檔案管理實(shí)際，靈活應(yīng)用，使得檔案管理工作具有更加的靈活多樣性。同時(shí)還要對(duì)管理過(guò)程中的成本、時(shí)間和效能等進(jìn)行考慮，使得檔案管理工作能切實(shí)發(fā)揮到效力，從而更好地為現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
3.3提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
要想將高校檔案管理的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，首先要做的就是將檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提高。檔案管理人員的素質(zhì)高低對(duì)創(chuàng)新力的提高具有決定性的作用。要想對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提高，首先要讓他們充分樹(shù)立起積極進(jìn)行服務(wù)的理念，做到努力“走出去”，提高自己的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。其次，要加強(qiáng)他們的專業(yè)技能培養(yǎng)，讓相關(guān)的檔案管理人員掌握良好的專業(yè)技能，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和多媒體技術(shù)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，這樣才能在工作中做到得心應(yīng)手，從而塑造出高素質(zhì)的檔案管理人員。
3.4將高校檔案管理服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新。
對(duì)檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新是高校檔案管理服務(wù)模式中的重要環(huán)節(jié)，其作用不容忽視。積極創(chuàng)新傳統(tǒng)的服務(wù)管理手段，使其能適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求。各高校將推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程作為首要任務(wù)，在具體的檔案管理中引進(jìn)一些先進(jìn)的高科技，形成以現(xiàn)代科技管理手段為主、傳統(tǒng)管理手段為輔的格局。隨著檔案主體的增多，還可以建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案館。數(shù)字化檔案館的優(yōu)勢(shì)在于能將海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)保證存儲(chǔ)不受時(shí)間和空間的限制，從而實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用。
小結(jié)
信息化技術(shù)的發(fā)展使人們受益良多，如何在信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)工作的創(chuàng)新性是各高校當(dāng)前面臨的重要課題。只有將檔案管理服務(wù)工作的效力充分發(fā)揮在教學(xué)和教育工作中，才能更好地保證高校的各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。
參考文獻(xiàn)：
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1 信息背景下事業(yè)單位檔案管理優(yōu)勢(shì)
信息時(shí)代的到來(lái)，改變了事業(yè)單位檔案管理模式，尤其是先進(jìn)的管理軟件的應(yīng)用，更加便利了事業(yè)單位檔案管理。信息背景下，事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢(shì)如下：
1.1 有利于檔案資料實(shí)現(xiàn)永久性保存
傳統(tǒng)檔案保存主要是通過(guò)紙質(zhì)方式，非常容易受到自然環(huán)境影響，尤其是濕度與溫度影響。如果濕度與溫度不相適宜，一段時(shí)間之后，紙質(zhì)檔案就會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉的情況，檔案信息也會(huì)受損，很多重要信息因此丟失，無(wú)法查詢。但是通過(guò)信息化手段來(lái)管理檔案，可以將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描或者人工輸入的方式儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，這不僅減少了存儲(chǔ)空間，也不會(huì)受到自然環(huán)境因素的影響，可以最大程度的保證檔案信息完整，不丟失，而且儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，重要的檔案信息還可以備份處理，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的永久性保存。
1.2 減輕了事業(yè)單位檔案管理人員的工作量
事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式，需要對(duì)大量的檔案信息資料進(jìn)行匯總，再分類整理，工作十分繁復(fù)，程序也比較多。雖然管理內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，但是工作量卻非常大。采用信息化手段來(lái)管理事業(yè)單位檔案之后，工作人員利用相關(guān)軟件，能夠?qū)n案信息進(jìn)行快速匯總、分類，檢索時(shí)只要輸入關(guān)鍵詞即可，這樣效率非常高。這樣事業(yè)單位檔案管理人員就可以從瑣碎工作中解脫出來(lái)，從事其他方面的工作。
1.3 優(yōu)化了檔案管理模式，擴(kuò)寬了檔案管理渠道，使得檔案管理職能更加豐富
信息化的檔案管理模式高效、實(shí)用。傳統(tǒng)的檔案管理只能夠人工檢索、人工錄入，而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以快速檢修、電子錄入，檔案管理渠道有效的擴(kuò)寬。另外，傳統(tǒng)的檔案只有保存、運(yùn)用的功能，而信息化的檔案在具有采集、管理、儲(chǔ)存等多方面的職能。
2 信息背景下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理水平已經(jīng)顯著提高，很多事業(yè)單位都投入了大量的資金來(lái)建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)。但是就整體情況來(lái)看，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作并不重視，信息化平臺(tái)應(yīng)用水平比較低，也缺乏高素質(zhì)的檔案信息管理人才。
2.1 信息化平臺(tái)未能進(jìn)行及時(shí)更新
盡管有些事業(yè)單位已經(jīng)初步建設(shè)完成了檔案信息化管理模式，但是卻未能及時(shí)做好更新工作，這就使得很多新職工的檔案信息未能得到有效更新，對(duì)事業(yè)單位的人才選拔非常不利。
2.2 信息化的管理平臺(tái)應(yīng)用程度并不高
雖然目前我國(guó)與很多事業(yè)單位都已經(jīng)構(gòu)建了信息化檔案信息管理模式，但是卻很少應(yīng)用，這使得檔案信息化管理平臺(tái)的價(jià)值大大減弱。檔案管理成本并沒(méi)有因?yàn)樾畔⒒芾砥脚_(tái)的應(yīng)用而降低，管理人員的工作也沒(méi)有因此也減輕。正是因?yàn)槿绱耍芏嗍聵I(yè)單位表面上看，已經(jīng)建設(shè)完成了信息化檔案管理體系，但是實(shí)際上，依然在沿用的是傳統(tǒng)檔案管理模式。
2.3 檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低
在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，許多檔案管理人員的專業(yè)技能并沒(méi)有達(dá)到所需要的標(biāo)準(zhǔn)，其綜合素質(zhì)仍待提高。如許多檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)使得他們的知識(shí)貯備和專業(yè)技能較低，同時(shí)由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務(wù)態(tài)度也有待于進(jìn)一步提高。
3 加強(qiáng)和推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位信息化檔案管理的對(duì)策
從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位建設(shè)信息化的檔案管理是十分有必要的。但是，就我國(guó)目前該領(lǐng)域的信息化水平來(lái)看，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，必須要努力加強(qiáng)和推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的信息化檔案管理。
3.1 加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
人員二者之間的合作與工作協(xié)調(diào)性要保證高效的檔案管理的信息化建設(shè)不僅需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對(duì)檔案信息的錄入與更新，還需要管理人員對(duì)信息平臺(tái)建設(shè)的及時(shí)維護(hù)以及為他人提供優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。因此，在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中要通過(guò)有效互通機(jī)制的建立來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的合作，從而確保檔案信息錄入與更新的及時(shí)性，促進(jìn)信息化管理效率的提升。同時(shí)在日常的管理中，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，讓他們?cè)诠ぷ髦懈幼⒅匦畔⒐芾淼囊?guī)范化，從而為他人提供更好的服務(wù)。
3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式的構(gòu)建
事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)目的在于為廣大的信息需求者提供更優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，因此，在實(shí)際的工作中，事業(yè)單位的相關(guān)管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息建設(shè)平臺(tái)的推廣與宣傳，以提升信息化建設(shè)平臺(tái)的影響力和知名度。同時(shí)還要借鑒一些大型企業(yè)檔案信息管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)信息化建設(shè)平臺(tái)使用效率的提高來(lái)更好地促進(jìn)事業(yè)單位的人才檔案管理信息化建設(shè)。
3.3 加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，促進(jìn)其綜合素質(zhì)的提高
檔案工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，工作人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行職工檔案的信息化管理中要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓他們?cè)谟?jì)算機(jī)和信息平臺(tái)使用技能的不斷提升中促進(jìn)自身綜合素質(zhì)的提高，從而有效地推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。
[關(guān)鍵詞]檔案信息化；檔案工作；影響
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）30-0361-01
信息化對(duì)于我們生活的影響是比較大的，網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物、智能建筑、云儲(chǔ)存等都是其優(yōu)勢(shì)的重要表現(xiàn)形式，這種信息化的推進(jìn)極大的改進(jìn)了人們的生產(chǎn)生活質(zhì)量及工作效率。站在資源節(jié)約的角度而言，這種發(fā)展趨勢(shì)是比較環(huán)保節(jié)能的，檔案的信息化管理可以在極大的程度上滿足人們對(duì)于資源共享及數(shù)據(jù)的篩選等需求，但是在這種信息化的背景下也需要把握好尺寸，適當(dāng)?shù)膽?yīng)用才能確保檔案工作的健康穩(wěn)定的發(fā)展。
一、檔案信息化的優(yōu)勢(shì)
1 檔案儲(chǔ)存形式的多樣性
相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，信息化的檔案管理可以改變單一的紙質(zhì)文字或圖片的方式進(jìn)行儲(chǔ)存于管理，它可以在這種管理方式的基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸和拓展。檔案信息化集電子版的文字圖片、音頻、視頻、刊物等方式于一體，并且可以極大的節(jié)省儲(chǔ)存的空間及對(duì)于打印紙的消耗，這種低成本、低損耗的管理可以極大的節(jié)省檔案管理的開(kāi)支。
2 檔案管理的效率性及有效性
傳統(tǒng)的檔案管理需要面對(duì)的是大量的紙質(zhì)檔案，因而在信息的整理與儲(chǔ)存中需要工作人員按照一定的方式進(jìn)行分類整理，這種工作量是比較大的，并且整理的有效性也是有待商榷的。信息化的檔案管理則可以極大的解決這一問(wèn)題，并且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的使用及時(shí)的幫助人們進(jìn)行相應(yīng)的排序，可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理中的不足與缺失，及時(shí)的進(jìn)行缺失檔案的追加。
3 數(shù)據(jù)共享及使用的便利性
共享是信息化檔案工作的重要優(yōu)勢(shì)之一，可以通過(guò)較為科學(xué)的用戶的注冊(cè)與管理來(lái)實(shí)現(xiàn)允許范圍內(nèi)的資源的共享，這樣即可以實(shí)現(xiàn)檔案工作的有效管理，同時(shí)也可以滿足用戶的需求。它可以通過(guò)關(guān)鍵詞或者是篩選條件的選擇幫助人們實(shí)現(xiàn)檔案的檢索與使用，這也是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)快節(jié)奏發(fā)展的必然要求。
二、檔案信息化對(duì)檔案工作的影響
任何新技術(shù)的使用都會(huì)存在一個(gè)雙面性，檔案信息化也是如此，雖然它展示出了較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，但是也無(wú)法避免會(huì)出現(xiàn)一些影響因素制約了檔案管理工作的進(jìn)行。我們需要對(duì)于這些影響因素進(jìn)行有效的控制，這樣才能更好的發(fā)揮出檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。
1 基礎(chǔ)設(shè)備的更換無(wú)法及時(shí)的實(shí)現(xiàn)
當(dāng)前我國(guó)的檔案管理的工作信息化的程度不高，不僅僅是因?yàn)楦鞯貐^(qū)的財(cái)政收入的影響，同時(shí)也是管理人員自身的專業(yè)技能無(wú)法實(shí)現(xiàn)。檔案信息化的發(fā)展對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)備與管理人員的操作能力的要求是比較高的，因此，這種技術(shù)與設(shè)備的雙重要求都嚴(yán)重的降低了檔案管理工作的效率和使用。
2 對(duì)檔案意識(shí)的影響
檔案管理意識(shí)不強(qiáng)是長(zhǎng)期存在的，人們對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)僅僅停留在文字的整理，并沒(méi)有意識(shí)到這也是地方文化的傳承與發(fā)展規(guī)律研究的重要材料，雖然對(duì)于檔案工作的重視在近年來(lái)有所提高，但是仍然無(wú)法極大的適應(yīng)當(dāng)前的大量的信息需求。檔案管理涉及到的層面是比較多樣化的，并且對(duì)于各項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展也是有較大的影響的，信息化的發(fā)展背景下，人們對(duì)于相應(yīng)知識(shí)的獲取與需求都是比較急切的，在這種快捷、量大的檔案管理的背景下，上階段的檔案意識(shí)較差的弊端逐漸的放大。這也是檔案管理機(jī)制不健全的表現(xiàn)之一，制度的不斷健全和技術(shù)的及時(shí)更新對(duì)于檔案管理工作人員的相應(yīng)要求也是比較大，但是目前的檔案管理人員存在數(shù)量上的不足和技術(shù)上的落后，這些都無(wú)法幫助人們快速的實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，從而影響到了檔案管理的有效性和系統(tǒng)性。我們的政府和相關(guān)部門可以通過(guò)適當(dāng)?shù)男麄鲙椭藗兗訌?qiáng)檔案管理的意識(shí)，可以鼓勵(lì)大家本著真實(shí)的原則來(lái)極力的配合檔案管理信息的搜集與整理，為社會(huì)的進(jìn)步提供有效的支持。
3 對(duì)檔案服務(wù)理念的影響
檔案管理工作的價(jià)值不僅僅體現(xiàn)在信息的記載與傳承，更重要的是通過(guò)對(duì)于這些檔案信息的處理更好的為人們的生產(chǎn)實(shí)踐提供有效的指導(dǎo)與借鑒，這樣才能充分的發(fā)揮出檔案管理的真正價(jià)值。但是傳統(tǒng)的檔案管理僅僅把它當(dāng)做歷史事件來(lái)記載，并未意識(shí)到這種檔案管理對(duì)于社會(huì)各行各業(yè)的服務(wù)價(jià)值。這一點(diǎn)也極大的證明了意識(shí)對(duì)于人們行為活動(dòng)的指導(dǎo)作用，這也需要我們的檔案管理者不斷的加強(qiáng)自身的管理能力，讓我們的基層檔案管理人員意識(shí)到自身工作的有效性可以為社會(huì)的發(fā)展提供有力的推動(dòng)作用，幫助他們端正工作的態(tài)度與檔案管理的意識(shí)，這樣才可能更好的促進(jìn)信息化的發(fā)展進(jìn)程，真正的發(fā)揮出檔案管理的服務(wù)作用。
4 對(duì)檔案工作人員的影響
檔案管理方式的轉(zhuǎn)變勢(shì)必會(huì)影響到工作人員，較高的技術(shù)要求和操作能力都是需要一個(gè)過(guò)程的，但是這對(duì)于工作量較大的工作人員而言也是一種壓力。基層的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了原來(lái)的工作方式，在長(zhǎng)時(shí)間比較安逸的工作環(huán)境下也逐漸的放松了對(duì)自己的要求和學(xué)習(xí)的意識(shí)，因而無(wú)法很快的融入到信息化的檔案管理工作中去。信息化的檔案管理對(duì)于工作人員的要求不僅僅局限在技術(shù)上，同時(shí)對(duì)于工作的態(tài)度與意識(shí)的調(diào)整等方面的要求也是比較高的，需要我們的檔案工作人員不斷的加強(qiáng)自身的綜合素養(yǎng)的提升，這樣才能更好的促進(jìn)我國(guó)各地區(qū)的檔案管理信息化的全面推進(jìn)。可以通過(guò)鼓勵(lì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行自學(xué)或者是單位提供相應(yīng)的培訓(xùn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，這樣可以極大的提高工作人員的競(jìng)爭(zhēng)與學(xué)習(xí)的意識(shí)，或者對(duì)于一些信息化建設(shè)成效較好的單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)都是非常有效的方法。
5 對(duì)檔案管理的影響
檔案管理是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)工作。目前許多地方的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，這種方式已經(jīng)越來(lái)越顯得無(wú)能為力，難以適應(yīng)信息化的要求。我們還發(fā)現(xiàn)有些部門即使配備了現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，由于檔案管理人員沒(méi)有形成現(xiàn)代化的管理理念，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，加之能力水平有限，也無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，使這些現(xiàn)代化的設(shè)施擱置不用，造成極大的資源浪費(fèi)，更談不上為社會(huì)提供快、全、準(zhǔn)、精的信息服務(wù)了。
隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案信息記錄與管理方式也在發(fā)生著改變，這種變化深刻的影響檔案信息管理方式。沒(méi)有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。檔案管理現(xiàn)代化，首先要樹(shù)立先進(jìn)的管理思念，掌握科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。這就要求我們必須根據(jù)人事檔案工作的客觀規(guī)律和特點(diǎn)，從檔案的開(kāi)發(fā)和利用出發(fā)，建立合理的工作程序，制定科學(xué)的管理制度，樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念，從而提高人事檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
總結(jié)：檔案管理信息化對(duì)于檔案管理工作而言是非常有利的，但是也需要我們?cè)谙鄳?yīng)技術(shù)的應(yīng)用中循序漸進(jìn)，這樣才能確保其發(fā)展的穩(wěn)定性。過(guò)于急進(jìn)或緩慢對(duì)于我們的檔案管理工作而言都是不利的，也需要在實(shí)際的管理工作中逐步的進(jìn)行改進(jìn)，并且在這個(gè)過(guò)程中不斷的進(jìn)行問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)與改進(jìn)，這也需要政府的資金與技術(shù)的支持才能得到實(shí)現(xiàn)，我們的工作人員也需要不斷的端正自身的工作態(tài)度，這樣才能在檔案管理信息化的過(guò)程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化；存在的問(wèn)題；對(duì)策
大量的檔案信息在醫(yī)院里每天都要產(chǎn)生，如：處方檔案、影像資料、病歷檔案及管理文件等。當(dāng)前形勢(shì)下，各級(jí)醫(yī)院面臨的新任務(wù)和新課題是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化[1]。醫(yī)院的檔案管理具有豐富的信息資源，內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的發(fā)展需要，其必然趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理具有重要的意義。筆者通過(guò)對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)提出了相依的對(duì)策：
一、醫(yī)院檔案管理信息化存在的問(wèn)題
1、醫(yī)院不夠重視：近年來(lái)，臨床科室、管理部門、醫(yī)技科室的信息化建設(shè)在全國(guó)各大醫(yī)院得到一定的重視，也都付諸執(zhí)行，在實(shí)踐工作中也都得到了充分利用，但是，只有檔案管理工作沒(méi)有引起各大醫(yī)院的足夠的重視。
2、基礎(chǔ)設(shè)施欠缺：檔案管理信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)是完善的設(shè)備，如：計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等電子產(chǎn)品，且均屬于易耗品，這需要醫(yī)院投入大量的資金支持，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，使用期短，定期及不定期的維修、升級(jí)、更換、均需要經(jīng)費(fèi)支持，醫(yī)院投入經(jīng)費(fèi)不足，使檔案管理信息化發(fā)展從根本上被制約了。
3、缺乏專業(yè)人員：檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素質(zhì)參差不齊，有的檔案管理人員僅僅具備醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)，沒(méi)有檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理實(shí)行信息化之后對(duì)工作人員的要求更高，檔案管理人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還要具備計(jì)算機(jī)操作能力，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)施造成嚴(yán)重影響。
4、缺乏管理制度：目前，關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、保障制度、規(guī)范等尚未出臺(tái)，如：檔案的時(shí)效、保密、隱私及電子檔案的法律效力等問(wèn)題[2]。檔案管理的信息安全性沒(méi)有明確的管理性和技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)。由于信息化建設(shè)沒(méi)有確切的標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)也沒(méi)有規(guī)劃性，軟件的實(shí)用性和通用性嚴(yán)重不足，沒(méi)有統(tǒng)一、完善的檔案信息分類編碼，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的發(fā)展。
二、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
1、有利于珍貴檔案的保護(hù)。某些珍貴的檔案原件進(jìn)行信息化處理后，有效避免了在過(guò)多的借閱、翻閱、使用過(guò)程中造成的損壞；重要原始資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)被大大的避免和降低了。在醫(yī)院的發(fā)展及建設(shè)過(guò)程中形成的重要資料被信息化處理后，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行原件的掃描，以電子文件的形式被管理、收藏及使用，是對(duì)原始就檔案的有效保障。
2、顯著改善文件歸檔方式。在醫(yī)院的管理工作中，各類文件都要由檔案部門及時(shí)進(jìn)行登錄，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件登錄方式，屬于手工操作，檔案管理人員需要用大量的時(shí)間和精力登記并整理。但是，檔案被信息化處理之后，檔案管理人員可以擺脫繁瑣的手工勞動(dòng)，登錄及整理工作均可以用計(jì)算機(jī)軟件完成，工作效率被大大的提高。同時(shí)，計(jì)算機(jī)智能檢索方法更加快速、精確、高效、廣泛，對(duì)機(jī)密檔案還可以電子加密，因此，醫(yī)院檔案管理信息化不僅提高了檔案管理人員的工作效率也方便了信息的使用者。
3、改善了檔案管理的模式。檔案歸檔的傳統(tǒng)方式造成了大量的紙質(zhì)檔案資料，日積月累后，檔案資料需要大量的儲(chǔ)存空間，同時(shí)，紙質(zhì)檔案的保存需要根據(jù)季節(jié)的不同進(jìn)行溫度、濕度的調(diào)節(jié)，還要防蟲(chóng)，管理的成本較高，容易損壞原件，使用時(shí)查閱的時(shí)間較長(zhǎng)，弊端較多。檔案進(jìn)行信息化處理后，不但提高了運(yùn)行效率，更加直觀、形象的反應(yīng)檔案，而且為檔案的檢索和使用提供了極大的方便，節(jié)省了儲(chǔ)存空問(wèn)，保障了安全備份。
三、完善檔案管理信息化的相關(guān)對(duì)策
1、 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。雖然醫(yī)療技術(shù)是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)，但是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策起著至關(guān)重要作用的是檔案管理，檔案管理與信息化建設(shè)需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)兩手一起抓。醫(yī)院檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)相結(jié)合，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院信息化管理中發(fā)揮著重要的作用。
2、加大投入，完善設(shè)施。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)是加大檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)設(shè)備的投入。一方面要加大資金的投入，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化所需資金列入醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃及預(yù)算中，多渠道籌措資金，切實(shí)解決檔案管理信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施投入，如：機(jī)器設(shè)備、相關(guān)軟件、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等的投入；另一方面是要配齊實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化所需的軟件和硬件[3]。
3、規(guī)范管理，建立制度。目前檔案管理信息化建設(shè)需要的是健全的電子文件管理制度及管理規(guī)范。醫(yī)院必須按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定出適合本院的電子文件規(guī)章制度，包括：歸檔制度、保管制度、保密制度、鑒定制度、利用制度、銷毀制度等，使醫(yī)院檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循。科學(xué)管理電子文件和電子檔案，保證其真實(shí)、完整、規(guī)范，為防止黑客入侵應(yīng)設(shè)置防火墻，提高檔案的保密性和安全性。
4、培養(yǎng)人才，提高素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理信息化需要多種形式、多樣方法、多條途徑將檔案管理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，對(duì)工作人員的要求較高，醫(yī)院必須定期組織檔案管理人員參加繼續(xù)教育或外出進(jìn)修，不斷提高工作人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)、操作技能和綜合素質(zhì)[4]。也可以引進(jìn)專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作均精通的復(fù)合型檔案管理人才，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化。同時(shí)，各級(jí)檔案管理部門必須人才分布合理，各部門配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才、管理人才、臨床醫(yī)學(xué)人才及中醫(yī)人才等。
綜上所述，醫(yī)院檔案管理信息化需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及全體醫(yī)護(hù)人員的共同努力下完成，依托強(qiáng)大的軟件和硬件設(shè)施、完善的檔案管理機(jī)制、高級(jí)復(fù)合型檔案管理人才，不斷提高檔案的利用效益，為醫(yī)療事業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理 創(chuàng)新 服務(wù)
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）01（b）-0131-02
檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都很重要，所以對(duì)于檔案的管理工作就顯得尤為重要，然而，目前，檔案管理水平還有待提高，檔案管理工作還有很大的發(fā)展空間，然而要想將檔案管理工作做好，就必須對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新管理，創(chuàng)新是推動(dòng)檔案管理事業(yè)前進(jìn)的助力劑，所以要對(duì)其引起足夠的重視，下面該文將對(duì)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述。
1 檔案管理的觀念創(chuàng)新
檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)就是必須轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，要實(shí)現(xiàn)觀念上的創(chuàng)新，以前人們只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行保存就可以了，其實(shí)檔案管理的工作很復(fù)雜，并不單單是保存文檔那么簡(jiǎn)單，所以要想做到檔案管理的創(chuàng)新，就必須先將管理人員的觀念進(jìn)行創(chuàng)新，要讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作高度重視起來(lái)，為檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行鋪路，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新工作，而且檔案管理人員一定要從自身做起，不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)和鉆研，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新思維，并將其運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中去，努力尋求新方法、新技術(shù)來(lái)解決運(yùn)用傳統(tǒng)的方法所不能解決的檔案管理問(wèn)題，使檔案管理工作能做到更好，而且只有檔案管理人員從觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，才能指導(dǎo)創(chuàng)新工作的順利開(kāi)展。
2 檔案管理的制度創(chuàng)新
要做好檔案管理的創(chuàng)新工作，需要對(duì)現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。我們要將檔案管理工作變得更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；要保證檔案管理工作科學(xué)性、有序性和合理性；我們要建立健全檔案管理制度；要做好對(duì)于不同檔案的分類管理工作；要明確各個(gè)人員的工作范圍、工作流程和工作任務(wù)，要規(guī)范管理人員的行為，對(duì)于檔案的借閱、歸還、查看等都應(yīng)該進(jìn)行明確的規(guī)定，我們要建立檔案借閱制度，對(duì)于各類檔案都應(yīng)該標(biāo)識(shí)清晰，借閱和歸還時(shí)要有相關(guān)的記錄。一旦有誰(shuí)要借閱檔案，那么對(duì)于借閱檔案的卷名、類型、借閱的時(shí)間、借閱的用途等都應(yīng)該進(jìn)行準(zhǔn)確登記；而且在歸還檔案時(shí)也一樣要做好相應(yīng)的登記工作；同時(shí)檔案管理人員還要負(fù)責(zé)查看對(duì)照所歸還檔案是否齊全，并做好記錄和檔案的封存工作。要求檔案管理人員要具有良好的職業(yè)道德，一定要做好檔案的保密工作，決不能輕易透露或私自查看別人的檔案，在必要時(shí)還應(yīng)設(shè)立檔案保密制度，并嚴(yán)格按照檔案保密制度進(jìn)行工作，切實(shí)充分做好對(duì)于重要檔案的保密工作，而且檔案管理人員一定要有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和管理經(jīng)驗(yàn)，這樣才能更好地為大家服務(wù)。
對(duì)于檔案的保存工作，要注意檔案存放的有序性，決不允許將檔案進(jìn)行雜亂堆放，而是應(yīng)該調(diào)動(dòng)自己的創(chuàng)新思維，以最方便查找的方式來(lái)進(jìn)行檔案的存放，這樣更有助于后續(xù)工作的開(kāi)展。而且對(duì)于重要的檔案文件，如果條件允許的話，還應(yīng)該做好備份工作，這樣一旦檔案有損壞，還能盡量將其還原，減少無(wú)檔情況的發(fā)生，總之，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，一定要充分保證檔案的安全性。我們要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，完善管理制度，發(fā)揮自己最大的能力來(lái)做好檔案管理工作。可以充分利用計(jì)算機(jī)與傳統(tǒng)的檔案管理方法相結(jié)合，使檔案管理工作做得更好，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)傳統(tǒng)方法的不足，可以在計(jì)算機(jī)上建立檔案庫(kù)，將實(shí)際檔案庫(kù)中的檔案信息全部總結(jié)到網(wǎng)絡(luò)上，這樣就給檔案管理提供了便利條件，更能充分地保證檔案管理的規(guī)范化，為了提高檔案管理人員的工作熱情，還可以適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)制度，對(duì)檔案管理人員實(shí)行考核上崗，只有充分掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)和技巧且具有創(chuàng)新意識(shí)的人員才能進(jìn)行檔案管理的工作，這樣就可以大大調(diào)動(dòng)起工作人員的學(xué)習(xí)熱情，在其進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還可以定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，然后進(jìn)行考核，還要建立一些激勵(lì)制度，對(duì)考核合格的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?lì)，包括獎(jiǎng)金等可以進(jìn)行微調(diào)，進(jìn)而能大大提高工作人員的工作熱情，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作的順利開(kāi)展。
3 檔案管理方式的創(chuàng)新
隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人們的需要，所以要及時(shí)創(chuàng)新檔案管理的方式，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備并學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理的方法與技術(shù)，進(jìn)而更好地做好檔案管理工作。我們要保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性以及及時(shí)性，根據(jù)最新信息做到檔案的更新工作，而且對(duì)于檔案的保管，也要做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步工作，及時(shí)將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行備案，原件一定要保存好，做好檔案的封存工作，除非有特殊情況，否則將不允許對(duì)檔案進(jìn)行拆封處理。
4 檔案管理的服務(wù)手段創(chuàng)新
及時(shí)創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)手段，也是檔案管理創(chuàng)新的需要。首先我們可以建立自己的網(wǎng)頁(yè)，把檔案室的所有檔案檢索都放在網(wǎng)頁(yè)上，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，對(duì)檔案館所有檔案管理人員開(kāi)通權(quán)限，這樣就能促進(jìn)各部門工作的有效銜接，在網(wǎng)上就可以檢索到檔案室所存放檔案的信息，方便后續(xù)工作的開(kāi)展，而且目前科學(xué)技術(shù)在飛快地進(jìn)步，所以各種電子檔案管理系統(tǒng)也不斷地應(yīng)用到實(shí)際工作中，所以要盡快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和信息化管理，這將使檔案管理的效率和準(zhǔn)確性大大提高，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，我們可以充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的搜集、整理和檢索、借閱，這樣也便于對(duì)于檔案的查找與調(diào)出調(diào)入管理，進(jìn)而提高檔案管理人員的工作效率。在檔案管理工作中，我們要努力保證檔案的使用價(jià)值能得到充分的體現(xiàn)，要把最新的科學(xué)技術(shù)和管理手段應(yīng)用進(jìn)來(lái)，首先，對(duì)于個(gè)人或單位存入的各類檔案都要及時(shí)地進(jìn)行準(zhǔn)確登記，包括紙質(zhì)版登記和電子文件的登記，然后對(duì)其進(jìn)行妥善的保存，各類檔案要分類保存，也是要有紙質(zhì)登記表和電子登記表雙份，這樣以后查找起來(lái)也方便，而且對(duì)于檔案信息的調(diào)整，也要保證及時(shí)且準(zhǔn)確，對(duì)于單位進(jìn)行職稱評(píng)定等工作后的人員人事檔案的調(diào)整與變動(dòng)工作，要及時(shí)進(jìn)行更新，一定要確保檔案的最新性及準(zhǔn)確性。檔案管理人員在為大家服務(wù)時(shí)，一定要注意自身素質(zhì)，以和藹的態(tài)度完成自己的本職工作，一定要堅(jiān)持顧客至上的原則進(jìn)行工作，而且要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大檔案輻射層面，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)施。檔案信息數(shù)字化是推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案管理技術(shù)要與社會(huì)先進(jìn)水平同步，我們要切實(shí)進(jìn)行檔案信息的現(xiàn)代化管理，不斷提升檔案管理的服務(wù)能力，充分利用網(wǎng)絡(luò)的可共享資源，供人們?cè)谂c局域網(wǎng)聯(lián)通的算機(jī)檢索查閱，對(duì)一些非保密性的檔案，可以及時(shí)將其錄入到計(jì)算機(jī)中，這樣也方便人們進(jìn)行查找，總之，要充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，這樣就能提高檔案管理人員的服務(wù)水平，更好地推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。
綜上所述，檔案管理工作也是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，要想切實(shí)將其做好，就必須及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，只有勇于創(chuàng)新，才能取得進(jìn)步。該文只是對(duì)檔案管理創(chuàng)新的一些措施進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探討，我們要想真正做好檔案管理的創(chuàng)新工作，還需要在以后的工作中不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷地進(jìn)行探討與總結(jié)，努力提升自己的創(chuàng)新思維，為檔案管理工作出謀劃策。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案
引言
檔案作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，對(duì)于單位未來(lái)的建設(shè)發(fā)展有著不可取代的作用，檔案管理的主要職能就是整理和規(guī)范檔案資料，并且做好這些檔案的管理，為單位制定下一步工作計(jì)劃提供支持和參考。在社會(huì)信息化的背景下，電子檔案也逐漸開(kāi)始普及，在引入電子檔案之后，單位的檔案管理效率得到了明顯提升，并為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定了良好基礎(chǔ)。
一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題
雖然目前大部分的事業(yè)單位都認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化的重要性，也開(kāi)始普及電子檔案，但是由于電子檔案在我國(guó)發(fā)展時(shí)間很短，因此電子檔案管理中依舊存在很多問(wèn)題，下面針對(duì)這寫問(wèn)題進(jìn)行具體分析：
1.電子檔案安全問(wèn)題。
電子檔案主要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集、傳輸以及歸檔，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在信息獲取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，電子檔案卻存在很多隱患，電子檔案在發(fā)送、接收過(guò)程中，很容易遭受到外部因素的影響，一旦病毒入侵，檔案信息就有可能被竊取和篡改，進(jìn)而造成十分嚴(yán)重的損失。
2.檔案管理人員素質(zhì)不高。
電子檔案對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的要求更高，管理人員在具備了良好的專業(yè)素質(zhì)之后，還需要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，能夠自我約束，并且對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作技巧和流程十分熟悉，這樣才能夠充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，從目前事業(yè)單位的檔案管理情況來(lái)看，檔案管理的工作量過(guò)大，內(nèi)容繁雜，檔案管理人員本身素質(zhì)不高，無(wú)法將全部精力都投入到電子檔案工作的研究上，另外，流動(dòng)性是人力資源的顯著特征，由于崗位人員流動(dòng)比較嚴(yán)重，頻繁的更換人手，也在很大程度上影響了電子檔案管理工作的落實(shí)和發(fā)展。
3.電子檔案管理不規(guī)范。
從目前事業(yè)單位的電子檔案管理的情況來(lái)看，電子檔案管理的不規(guī)范性比較普遍。檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案比較重視，并且長(zhǎng)久以來(lái)單位檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)載體，在引入電子檔案之后，很難在短時(shí)間內(nèi)徹底轉(zhuǎn)變工作思路，也沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到U盤以及光盤、移動(dòng)硬盤等電子檔案載體的重要性與使用方法，這些載體與紙質(zhì)載體相比，具有一定的不穩(wěn)定性，但是目前管理人員沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范性的管理，電子檔案?jìng)浞菀矝](méi)有及時(shí)進(jìn)行，電子檔案防范措施有些不規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案管理中存在很多漏洞。
二、事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理
在分析了事業(yè)單位電子檔案管理中存在問(wèn)題之后，單位領(lǐng)導(dǎo)就必須要認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化電子檔案管理力度的重要性，下面針對(duì)電子檔案管理的措施進(jìn)行分析：
1.保證電子檔案在利用中的安全。
事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中，最重要的就是要確保電子檔案的安全性，事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全管理意識(shí)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身存在很多不穩(wěn)定因素和不安全因素，因此必須要全面做好硬件、斷電以及病毒入侵等方面的防御，并且電子檔案管理者要全面掌握這些防范措施，減少這些不安全因素對(duì)電子檔案安全管理的威脅。另外，檔案立卷人員在檔案存檔過(guò)程中，必選秉持安全性原則，檔案管理部門的辦公設(shè)備與軟件要及時(shí)更新、完善、升級(jí)，定期對(duì)電腦硬件進(jìn)行檢測(cè)和維修，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為安全防護(hù)工作，最大限度的提升電子安全管理的安全性。
2.完善相關(guān)法律法規(guī)。
法律法規(guī)的完善與健全是電子檔案管理能夠穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，也是人們行為與思想得以約束的保障。針對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理的情況來(lái)看，健全電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)是非常必要的。只有這樣才能夠加快電子檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化的速度。具體來(lái)說(shuō)，電子檔案管理制度要從文件的制作、審核以及搜集等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，同時(shí)每個(gè)單位根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行完善和補(bǔ)充，最終達(dá)到提升本單位電子檔案質(zhì)量與效率的目的，使電子檔案管理有法可依，有章可循。
3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
在強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的過(guò)程中，必須要強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理理念，要幫助這些工作人員徹底掌握操作的規(guī)范與技巧，首先單位應(yīng)該制定人才培訓(xùn)制度，定期開(kāi)展人才培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)更新財(cái)務(wù)管理者的知識(shí)體系，強(qiáng)化其職業(yè)技能，另外，加大網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的宣傳與普及力度，實(shí)現(xiàn)各種信息數(shù)據(jù)的分類與整合，這樣才能夠充分發(fā)揮出電子信息檔案的優(yōu)勢(shì)，真正提升單位的檔案管理效力。
4.完善電子檔案管理的軟、硬件設(shè)施。
既然是電子檔案，那么必然需要借助各種計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)，在這個(gè)基礎(chǔ)上，單位必須要配置成熟的技術(shù)以及性能穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)，不能使用盜版軟件以及未知軟件，單位要定期對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查毒，定期進(jìn)行防火墻升級(jí)和殺毒軟件升級(jí)。
結(jié)束語(yǔ)
我國(guó)事業(yè)單位在落實(shí)電子檔案管理的過(guò)程中，必須要積極借助先進(jìn)的管理技術(shù)與理念，同時(shí)以國(guó)家整體市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)為背景，確保電子檔案的安全性與完善性，單位應(yīng)該積極培養(yǎng)新型檔案管理人才，建立完善的檔案管理制度與規(guī)則，這樣才能夠更加符合當(dāng)前國(guó)家檔案電子化建設(shè)的要求。
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