時間：2023-04-20 08:34:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇退休人員人事檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】新時期;離退休人員;檔案管理
近年來，隨著國企改革與退休年齡的提前，離退休人員的數量越來越龐大，新時期離退休人員人事檔案管理工作越來越重要。離退休人員檔案管理是企業檔案管理中的一個重要組成部分，本文研究了新時期人事檔案對于離退休人員的重大意義，對于離退休人員檔案的管理和服務不容我們忽視，針對目前我國離退休人員檔案管理問題進行了分析，離退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，在實際的管理工作中存在一些問題，有待于在今后的工作中加以解決。新時期企業體制不斷改進，社會對檔案管理領域要求的不斷提高，因此必須引起我們高度的重視，本文對新時期加強離退休人員人事檔案管理措施進行了具體的研究，更大幅度上提高企業退休人員檔案的管理水平。推進企業離退休人員社會化管理服務工作，有助于完善我國的社會保障制度，減輕企業負擔，促使企業實現健康、長期、穩定的發展。
1新時期離退休人員人事檔案管理的現狀
當前我國離退休人員檔案管理的發展不平衡、沒有建立合理完善的管理制度。在新時期離退休人員檔案管理的重要意義越來越明顯全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是在實際的管理過程中仍然存在一些不足，地區發展不平衡影響了各地管理制度的建立。有些小城鎮沒有建立起相應的檔案管理制度，細節規定不明確，對離退休人員的資料收集不完整。各地檔案管理制度標準不統一，影響了退休人員檔案管理的整體發展，發達地區離退休人員檔案管理狀況明顯優于不發達地區，檔案混亂現象突出。離退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，管理不規范。有一些人事檔案管理負責人員專業水平達不到要求，導致退休人員檔案材料不齊全。合格的人事檔案管理人員除了專業知識外還應該掌握國家的相關法律規定和社會保險內容，但是有一些人員在實際的工作中并沒有掌握相關的內容，忽視離退休人員的檔案管理，甚至將檔案隨意堆放，沒有及時的分類整理。檔案的移交不夠規范，經常出現缺少關鍵材料的問題，影響了離退休人員檔案的利用，甚至因為缺少重要的材料而導致糾紛的情況。除此之外，由于目前離退休人員數量多、檔案利用量大，離退休人員檔案管理工作面臨著非常復雜的情況。企業注重經濟發展與財務管理，管理意識比較淡薄，更重于形式，導致離退休人員的檔案沒有得到有效的保護。企業檔案管理中經常出現資金不足的情況，沒有為離退休人員建立一個專門的檔案庫，沒有把人事檔案同自身利益結合在一起。導致離退休人員的檔案利用率低下，需要時對其查閱比較困難，阻礙了檔案管理工作的正常發展。
2新時期加強離退休人員人事檔案管理的重要意義
新時期加強離退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發展的需要，國家越來越重視離退休人員的檔案管理工作，出臺的多項政策，體現了對于離退休人員社會保障的重視。新時期加強離退休人員人事檔案管理十分有必要。人事檔案是全面反映員工的文件材料，是真實反映退休人員的材料依據，是記錄企業發展狀況的一種憑證。離退休人員人事檔案可以為企業以后的人事資源管理提供依據，有助于維護離退休人員自身的合法權益，為離退休人員的未來提供良好的保障。新時期，我國離退休人員人事檔案的重要性越來越突出，檔案作為退休之后參加社區養老保險的重要憑證，與退休人員享受社會保障有很大的聯系，有效的保障退休人員的合法權益。合理規劃離退休人員退休后的生活。離退休人員檔案包括其個人經歷、工資水平、職業能力、參加社會保險等方面的文件材料組成，加強離退休人員檔案管理工作，明確離退休人員檔案管理的條件、人員職責、崗位設置、檔案材料保管、檔案利用流程，是完善社會保障體系建設的需要。建立社會保險服務對象人事檔案管理服務機構，是實行社會化管理的基礎，建立并完善社會保障體系的重要體現。加強離退休人員檔案管理是經濟社會發展的客觀要求，有利于促進企業輕裝發展。建立公共的社會檔案管理機構，有利于破產企業退休人員的人事檔案管理，有利于建立完善新時期企業制度，實現離退休人員的社會化統籌管理，減少社會和家庭帶來的壓力，保障社會經濟、政治的穩定發展。新時期打破了傳統的人事管理觀念，有效降低企業經營管理成本，促進企業經營發展，保障退休人員的切身利益。
3新時期加強離退休人員人事檔案管理的有效措施
3．1建立科學合理的離退休人員人事檔案管理體系
在新形勢下，加大經費投入，加強退休人員檔案管理科學體系建設，企業設立離退休人員專門的人事檔案管理庫房，配備符合新時期需求的現代設備，將退休人員人事檔案的內容編入計算機。隨著新時期計算機技術飛速發展，離退休人員人事檔案管理的信息化是必然的趨勢。對離退休人員人事檔案采用計算機輔助管理，可以大大的提高工作效率。健全完善的符合新時期發展的離退休人員檔案管理機制，提高檔案的利用效率。
3．2認真負責做好離退休人員檔案移交接收工作
新時期市場競爭越來越激烈，大型企業離退休人員的數量越來越多，離退休人員檔案移交接收非常的頻繁。要重視離休人員檔案移交工作，安排專業的檔案管理人員負責，建立專業的退休人員檔案管理隊伍。為檔案工作人員提供相關的專業培訓工作，進行職業道德教育，熟練掌握相關的法律法規。在檔案移交接受的過程中根據規定將相關的材料補充完整，做好詳細的記錄。
3．3轉變傳統的檔案管理觀念，全面提高離退休人員檔案管理的正確認識，加強企業離退休人員檔案社會化服務
加強相關法律法規的宣傳力度，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關。做到人人學習法律，人人懂法律，充分利用社區資源，開展公益活動。離退休人員的檔案管理與服務是一個整體，建立離退休人員學習檔案管理知識的長效機制，進一步實現更好地服務于廣大離退休人員。
4結語
我國對于人事檔案管理的研究起步較晚，所以，在很多因素的影響下，人事檔案所面臨的主要問題就是很多檔案找不到主人，就是我們稱之為的“棄檔”現象，這種現行嚴重的影響了人事檔案管理的工作，根據不完全的統計，全國有將近65萬的人事檔案至今無人問津，這還不包含遠離家鄉外出打工的學生族。從這些“棄檔”的現象中，我們不難發現我國傳統人事檔案管理所具有的弊端，在傳統人事檔案管理中，檔案是要跟隨人員的調動而轉走的，就是所謂的“人檔不分離”，這種管理模式嚴重的與如今信息化社會相互矛盾，同時，在傳統人事檔案中，提供個人思想教育、家庭背景以及社會關系方面的內容較多，而對于工作的能力、經驗以及特長等方面內容涉及的很少，總的來說，傳統人事檔案管理中，重學歷、資歷，輕能力、業績；重歷史，輕現實；重抽象，輕具體。因此，要想適合我國干部人事制度的改革以及市場經濟的發展，就必須要創新人事檔案管理制度與模式。
二、創新制度人事檔案管理制度應遵循的原則
1.人事檔案在職能上，要以確立服務機制為主要原則，人事檔案的記錄內容要以單位管理為出發點，不僅要具備個人的自然信息，也要具備相關的工作信息，這就要求人事檔案的管理要符合市場流動人才的使用、管理和流動。
2.人事檔案的內容要具備一定的完整性，檔案記錄的內容一定要做到詳實和準確，因此，新型的人事檔案記錄的內容，一定要完整、全面和豐富，能夠真實的反應一個人真實的精神面貌，從而，為社會提供一個準確的檔案存檔。
3.人事檔案管理一定要實現通用的原則，實現通用的人事檔案，首先，就是要確保人事檔案的標準化，這種標準化要根據國家的相關法律法規以及地方人事檔案的編制規則進行。其次，就是要實現人事檔案的規范化，就是要保證檔案的內容要實行統一規范，最后，就是要求人事檔案的制定還要符合網絡化的要求，從而便于人事檔案的流通。
三、變革人事檔案管理的模式
1.美國人事檔案管理的制度與模式。在人事檔案管理模式和制度中，不同的國家，由于人事管理制度的不同，其檔案管理模式也存在著不同，本文以美國人事檔案管理的特色進行分析，以此探究符合我國的管理模式。在美國人事檔案管理系統大體分為兩種，一種是公立系統，一種是私立系統，在公立系統中，人事檔案的管理是由人事部門和檔案管理機構相互配合進行的，這種緊密的聯系，在很大程度上便于人事的調動和流動。在私利系統中，其管理的特點是進行“人檔分離”，這種管理將就職人員與退休離職人員的檔案進行分開管理，就職人員的檔案有就職單位和有關部門進行保管，離職和退休人員的檔案則由另例的其他部門進行統一的管理。此外，在美國檔案管理機構中，還存在著一個較為權威的機構，就是社會保障署所建立的社會保險號和人事檔案記錄表。這些保險號和檔案記錄表成為了美國公民的另一種身份的象征，通過保險號，很容易查看人員是否存在一些違法和違紀的行為，因此，這種檔案形式，成為了很多企業用人審核的標準和依據。
2.建立社會化、開放式的人事檔案管理的新模式。由于我國人事檔案管理方面的不足，本文建議借鑒國外一些先進的檔案管理模式，建立一個社會化、開放式的人事檔案管理新模式。實現我國人事檔案管理的社會化，就是要強化建立具有社會性質的檔案管理機構，從而解決一些人員檔案無法保管的問題，在原來很多企業和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業者和退休人員的檔案無人保管，建立社會檔案管理機構，在很大程度上會解決這種矛盾。同時，實現我國人事檔案管理的開放性，就必須要采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，同時，在保障安全的情況下，實現人事檔案的網絡化共享，積極的促進人事檔案網絡管理的形成，這樣可以從傳統單一的人事檔案管理手段中，解脫出來，實現一個開放式的管理模式。
四、結語
【關鍵詞】人力資源管理 退休 檔案管理體系
一、辦理退休申報過程中出現的現象
（1）檔案模糊致使出生日期難以認定。在山東省相關人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認定，2010年省相關鑒定人員認定該退休職工的退休日期應該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時，該退休人員的退休日期又被認定為2010年的某月，前后認定的出生日期不同，該職工的退休時間也出現了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協調工作不好做。
（2）檔案資料不全工作時間不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料，例如每年辦理退休時都會有一些退休職工的工作時間不好認定，多數發生在赤腳醫生、下鄉知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發生。
從以上兩個案例來看，檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現出它的效果。
二、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。一是由于歷史原因導致的職工的檔案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因為職工工作期間，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調動時極易導致部分檔案材料內容不完整，跟不上個人經歷變化，職工個人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導致了職工的出生日期和工作時間難以斷定或者和職工本人的認定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經過嚴格鑒定，個別職工的檔案有涂改現象，人事檔案中工作經歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。
（2）本質原因。在辦理職工退休中出現的各種現象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環節嚴重不規范所導致的結果。過去將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質和業務水平不高，個人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現象嚴重等原因導致了人事檔案出現各種問題，并且這一現象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。
三、建立人事檔案管理體系
（1）加強檔案管理工作重要性的認識。檔案是職工退休時的基本依據，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認知程度，配備符合規定的軟硬件設施，按照檔案管理相關規定確保人事檔案管理的規范性、提高檔案的質量和檔案信息的安全性。
（2）建立專職檔案管理隊伍。當前油田部分單位檔案管理不規范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環節。材料入檔不及時，借檔、查檔程序不規范的現象時常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。
（3）加大檔案管理的培訓工作。各單位檔案管理隊伍狀況、素質參差不齊，專門學習檔案管理專業的人員不多，因此油田應該適當的組織檔案管理人員進行適時培訓，提高各單位檔案管理人員的基本素質，在油田范圍內建立一支專業的檔案管理隊伍，為高質量的檔案管理提供基本的人力保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制。長期以來，人們認為人事檔案屬于保密內容，除了負責保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個人經歷和德才能績的客觀記錄，應當對職工公開、透明，每個職工也都有權利知曉自己檔案的內容狀況和保管狀況，讓職工及時知道檔案中缺少了那些材料，及時補救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時也提高了檔案管理的質量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關職工知悉人事檔案的機制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質量，避免出現十幾年之后才發現檔案缺失的現象。同時應該重點考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護職工的隱私權，有條件的開放部分相關信息，
（5）建立人事檔案監督檢查機制。人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，必須要有一個多層面、立體化的監測考評制度，檢查機制可以起到督促作用，是高質量人事檔案管理的輔助工具，因此周期或者不定期的對各單位檔案進行檢查、抽查，可以確保人事檔案管理的及時性和規范性，提高職工人事檔案的質量，狠抓落實。
【關鍵詞】人事檔案；信息化管理；創新；策略
高校對人事檔案的信息化管理，是當今時代人事檔案事業發展的必然趨勢，是辦公自動化系統不可缺少的重要環節。隨著計算機、網絡技術的普及，按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，各個高校干部人事檔案管理信息化建設工作都依據各自實際情況，取得了一定的進展，但在實施過程當中還存在著一些問題。
一、高校人事檔案的內涵及特征
（一）人事檔案的概念。人事檔案是機關、單位準確記錄和反映一個人成長歷練、學習、工作經歷的文件材料，是個人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個人提供最有利依據。
（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現實性、流動性、機密性四個特征。
1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個社會人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學歷學籍檔案、專業學習情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務任免決定、評優決定、職稱評聘材料、入團入黨申請書，因此具有全面性特征，它既能如實記錄每個員工的個人信息，又能從側面概括出員工工作經歷及全貌。
2.人事檔案具有現實性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動各部門，在現職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據個人崗位職責的現實分工，真實記錄員工在工作、學習過程中所產生的現實狀況，按檔案管理要求和規范組建個人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評定方面及時提供和反映真實顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現實性特征。
3.人員檔案兼具流動性的特點。人才市場是流動的，人才也是流動的，人事檔案更具有流動性的特點。如今高校人才流動頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應時代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調動到何處，檔案一定要同隨調人員一道，轉入到新的主管接收單位，在職人員到規定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會相應發生變化，因此在保管過程中一定要嚴格按照檔案管理的規范要求進行整理收集。
4.人事檔案管理內容的機密性。人事檔案對于個人和各個單位都十分重要，具有機密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個人和單位的人事檔案的內容，不管在任何場合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴格按制度規定審批和登記程序，對查閱事項辦理登記手續。
二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性
高校人事檔案信息化管理是實現檔案科學化管理人才的重要手段。一個學校的人事工作水平的高低直接關系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對預選人員進行有計劃地篩選、調配、考核、聘任直至對其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設是今后人事檔案工作的重點，信息化建設既能為高校選用人才提供準確的信息依據，又為加強高校的教學與科研工作提供優質服務。
傳統人事檔案主要以手工操作與紙質管理為主，由單位專門人員對所需表格、資料進行手工填報、整理，為今后提供服務利用，隨著現階段檔案信息量的急劇增加，還繼續沿用傳統的方法進行管理不僅勞動強度大，而且效率低，還容易造成差錯率的增加。為適應形勢所需，需要運用現代信息技術方法，創新人事檔案管理工作方法、轉變管理理念，提高人事檔案工作質量和效率，及時將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計算機人事檔案管理系統，并建立相應的個人檔案文件夾、目錄，實行個人人事檔案的網絡化管理，對今后的及時查閱提供便利條件，充分發揮信息化管理的優勢，提高檔案的利用率，更好地促進對高校人事檔案的服務利用。
三、人事檔案管理存在的弊端
高校的人事檔案信息管理工作都會大量運用到計算機，但由于目前所建的人事檔案系統還沒有統一規范的標準，數據庫功能各有不同，很難實現真正意義上的信息資源共享。
（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業的發展對原始的檔案信息采編方法是一個較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應人事檔案事業發展的要求，都需要得到進一步改進。學校領導對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個人業務素質和責任意識都不是很高，因此會造成對檔案信息工作采編整理不規范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應社會對人事檔案的查閱利用。
（二）人事檔案管理領導重視不夠，基礎較為薄弱。大多數單位的人事檔案工作領導都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績，領導對此項工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會極少，基礎設施也得不到有效的改善，會直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發揮。
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【關鍵詞】人事檔案；信息化；問題及對策
人事檔案管理工作的關鍵是建立科學合理健全的人事檔案管理制度，大體可以分為人事材料歸檔制度、查驗核實制度、檔案資料傳遞制度、保密制度和統計制度五部分。這其中的每一個環節都對人事檔案管理工作起著至關重要的作用。其中，最為重要的查驗核實制度不僅僅是指對于人事檔案資料真實性、完整性的核查。人事檔案信息化管理能夠提高管理效率和檔案使用，具有重要的研究意義。
一、現階段人事檔案管理分析
（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高的檔案管理技能，同時對于計算機及網絡技術的要求較高。現實中從事檔案管理的人員多數并不是檔案管理相關主業出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。由此導致在建設信息化的人事檔案過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入。信息化建設過程中的安全風險是難以規避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔的風險。在信息化人事檔案的建設中，一旦發生信息泄露，將造成更為嚴重的后果。現階段對于人事檔案管理中的安全風險認識不足，存在的安全隱患較多。體制機制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，人事檔案管理工作設施環境得不到保障，現代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導致了人事檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發展提供積極動力。在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統信息化建設實施綱要》已經頒布并實施了一段時間，但是落實不足，也沒有相關的檔案管理細則以供參考。因此很多單位內部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，人事檔案信息化建設長期停步不前，多數單位的人事檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐上。
（二）人事檔案信息化管理的優勢。紙質檔案管理是傳統人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經不能滿足新時期發展的需要，紙質檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，人事調整，人員成果不能及時反映到紙質檔案上，導致人事檔案陳舊，信息準確性不高，而且難以對紙質人事檔案進行全面監控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現象難以杜絕。實現人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。傳統紙質檔案查詢、檢索效率低，而且反復查閱還會造成對紙質檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現人事檔案信息化管理，建立相應的人事檔案信息庫及檢索目錄，可以大大提高醫院人事檔案管理工作效率，節省人力、物力。傳統的紙質人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質檔案的作用在人力資源的管理中經常被忽略。但是經過信息化建設的檔案管理能實現快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調整和人力資源配制提供依據。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協調工作可以有效地提高整體工作效率，對于提高資源的整合能力具有突出作用。
二、人事檔案信息化建設措施分析
（一）增強安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權限。其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級。最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯網鏈接，建立物理隔離。具體來看應制定詳細的檔案管理規章制度和懲罰手段，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。
（二）重視系統的定期維護。人事檔案的信息化管理是一個動態的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數據的完整性是后期管理的基礎。其次，培養數據定期更新意識，委派專職人員對數據庫進行信息更新和系統維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統才能保證系統在使用中的可靠性。
（三）重視人事檔案的利用。人事檔案信息化建設主要包括以下幾個部分：人事信息收集和統計、數據日常維護、信息檢索和統計分析。在信息收集和統計過程中應對工作人員按照工作性質進行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據人事部門和組織部門在人員入職、培養和工作中的具體表現建立個人電子檔案，主要包括學歷、社會關系、業務能力和獎懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進行比對、同時在離退休人員辦理手續的過程中也能提供全面詳盡的信息。
三、結語
人事檔案的信息化進程不是一蹴而就的，需要各級單位負責人提高認識，同時在管理的體制機制上進行創新，增強安全性、重視系統維護、充分開發利用等是今后人事檔案信息化建設的重點領域。
【參考文獻】
[1]唐書怡.人事檔案信息化建設探析[J].黑龍江科技信息，2015(22).
一、高校人事檔案的內涵及特征
（一）人事檔案的概念。人事檔案是機關、單位準確記錄和反映一個人成長歷練、學習、工作經歷的文件材料，是個人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個人提供最有利依據。
（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現實性、流動性、機密性四個特征。
1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個社會人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學歷學籍檔案、專業學習情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務任免決定、評優決定、職稱評聘材料、入團入黨申請書，因此具有全面性特征，它既能如實記錄每個員工的個人信息，又能從側面概括出員工工作經歷及全貌。
2.人事檔案具有現實性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動各部門，在現職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據個人崗位職責的現實分工，真實記錄員工在工作、學習過程中所產生的現實狀況，按檔案管理要求和規范組建個人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評定方面及時提供和反映真實顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現實性特征。
3.人員檔案兼具流動性的特點。人才市場是流動的，人才也是流動的，人事檔案更具有流動性的特點。如今高校人才流動頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應時代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調動到何處，檔案一定要同隨調人員一道，轉入到新的主管接收單位，在職人員到規定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會相應發生變化，因此在保管過程中一定要嚴格按照檔案管理的規范要求進行整理收集。
4.人事檔案管理內容的機密性。人事檔案對于個人和各個單位都十分重要，具有機密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個人和單位的人事檔案的內容，不管在任何場合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴格按制度規定審批和登記程序，對查閱事項辦理登記手續。
二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性
高校人事檔案信息化管理是實現檔案科學化管理人才的重要手段。一個學校的人事工作水平的高低直接關系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對預選人員進行有計劃地篩選、調配、考核、聘任直至對其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設是今后人事檔案工作的重點，信息化建設既能為高校選用人才提供準確的信息依據，又為加強高校的教學與科研工作提供優質服務。傳統人事檔案主要以手工操作與紙質管理為主，由單位專門人員對所需表格、資料進行手工填報、整理，為今后提供服務利用，隨著現階段檔案信息量的急劇增加，還繼續沿用傳統的方法進行管理不僅勞動強度大，而且效率低，還容易造成差錯率的增加。為適應形勢所需，需要運用現代信息技術方法，創新人事檔案管理工作方法、轉變管理理念，提高人事檔案工作質量和效率，及時將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計算機人事檔案管理系統，并建立相應的個人檔案文件夾、目錄，實行個人人事檔案的網絡化管理，對今后的及時查閱提供便利條件，充分發揮信息化管理的優勢，提高檔案的利用率，更好地促進對高校人事檔案的服務利用。
三、人事檔案管理存在的弊端
高校的人事檔案信息管理工作都會大量運用到計算機，但由于目前所建的人事檔案系統還沒有統一規范的標準，數據庫功能各有不同，很難實現真正意義上的信息資源共享。
（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業的發展對原始的檔案信息采編方法是一個較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應人事檔案事業發展的要求，都需要得到進一步改進。學校領導對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個人業務素質和責任意識都不是很高，因此會造成對檔案信息工作采編整理不規范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應社會對人事檔案的查閱利用。
（二）人事檔案管理領導重視不夠，基礎較為薄弱。大多數單位的人事檔案工作領導都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績，領導對此項工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會極少，基礎設施也得不到有效的改善，會直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發揮。
（三）人事檔案網絡化管理嚴重滯后。由于檔案管理網絡化建設在大多數單位得不到領導層的重視，加上在基礎設施方面資金投入少，往往會出現對人事檔案管理方面計算機技術的嚴重滯后，檔案系統硬件設施、應用軟件設施都沒有嚴格按照國家檔案管理標準進行添置和操作，設備標準化程度達不到統一標準，今后的檔案網絡化建設發展也有一定的盲目性，會給今后的檔案資源建設帶來工作上的阻礙。
（四）缺乏專業性管理人員。高校的人事檔案業務工作水平提高緩慢，與缺乏高素質、高技術的專業性管理人員有直接的關系。目前，信息化管理程度的極速發展，對這方面的人才需求量也會供不應求，急需要解決的就是培養具有較高素質和專業技術的人才，才能適應當前檔案管理工作的需要。
四、人事檔案信息化管理的創新策略
（一）加強領導意識，確?；A建設的實施。高校領導要加強對此項工作的重視，加大對檔案工作的經費投入，從經費上嚴格保證，對檔案工作基礎設施嚴格按照國家檔案管理標準進行添置和操作，設備標準化程度嚴格按照檔案規范的統一標準予以實施，這樣，基礎設施能夠得到較大的改善，為今后更好地開展檔案管理工作打下了良好基礎。有了好的設備和設施，能夠提高檔案管理的工作效率。
（二）提升制度規范意識，建立健全人事檔案管理規范制度。沒有規矩就不成方圓，一個單位人事檔案工作水平的高低，取決于制度規范程度。強硬的制度才是搞好人事檔案工作的前提條件。要根據高校自身工作實際情況制定出合乎學校發展的人事管理規章制度，確保人事檔案在采編、收集、整理等過程中的全面性和完整性，并對相關材料進行真偽的有效鑒別，保證其檔案資料的真實可靠程度。
（三）加強人事檔案信息化建設，必須注重對檔案管理人員進行專業素質的培養。信息化管理程度的極速發展，對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求。從事人事檔案管理的工作人員必須具備良好的思想素質、熟練的計算機網絡技術、專業的檔案知識、較高的文字采編能力和綜合分析能力。高校領導要把培訓人事檔案管理人員作為常規性的工作任務，制定出相應的培訓人才的計劃，定期對這些檔案管理人員進行專業素質的培養，使他們成為能熟練掌握檔案管理現代化技術、精通檔案業務管理的復合型專業人才，迅速推進高校人事檔案管理信息化建設發展。
（四）建立人事檔案網絡化管理系統，創新人事檔案信息化建設。為了提高對人事檔案的服務利用，更好地提升工作質量和工作效率，建立人事檔案網絡化管理系統，利用網絡平臺系統、為組織、人事部門提供全面、高效、快捷的利用服務，充分發揮人事檔案的應有作用，為推進高校的發展提供優質服務。
作者:史桂湘 單位:益陽廣播電視大學
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[關鍵詞]醫院；人事檔案；計算機
[DOI]1013939/jcnkizgsc201707180
1 引 言
隨著時代的發展進步，現代科學技術事業的迅猛發展，有力推動了我國醫療事業的創新與發展。然而，我國現行的醫院檔案管理機制過于老舊，與現代化機制相悖，在一定程度上阻礙了我國醫療事業的發展，因此對于醫院人事檔案管理的改革刻不容緩。醫院人事檔案管理應摒棄傳統模式，積極應用計算機管理系統，形成一個完善的人事檔案管理系統，這有利于醫院的人事檔案管理系統更為便利地進行高效服務。并使得管理系統儲存的信息內容更為廣泛，利用管理系統查找信息更為迅速，信息保密工作更為嚴謹，以此來推動醫院的人事檔案管理工作的現代化變革。
2 醫院人事檔案管理在我國發展的現有狀況
根據我國現有的醫院人事檔案管理發展狀況可知，我國絕大多數的醫院依舊采用傳統的人事檔案管理機制，計算機網絡下的醫院人事檔案管理系統沒有得到大規模的普及應用。
我國現有的醫院人事檔案工作存在著管理工作人員管理意識不強，準確度不高，工作效率較低及管理人員自身素質有待提高等問題。之所以檔案工作人員對于醫院人事檔案管理工作的管理意識較低，是因為人事檔案管理與醫院的最為關鍵的職能――治病救人有直接的區別，醫院在治病救人時，患者需要給醫院付取一定的金錢費用，然而醫院的人事檔案管理屬于醫院的內部管理機制，不能為醫院帶來顯而易見的經濟效益，有極大一部分管理工作人員對人事檔案管理工作重要性的認識程度較低，嚴重忽視了人事檔案管理工作對提高醫院醫療水平的作用，從而導致醫院檔案管理工作人員對自身工作不重視的觀念；之所以對醫院人事檔案管理工作的記錄內容準確度不高，是因為傳統的醫院檔案管理的程序一般是由工作人員手工錄入相關信息到紙質檔案中，并用檔案袋的形式，按照一定的順序存入或調出檔案室，如此浪費了大量的人力和物力，還有可能發生不必要的工作失誤，釀成大錯，后果不堪設想，并且醫院檔案管理記載的內容主要是醫院工作人員的學歷、職稱和工資，但是隨著醫院工作人員職位的變化，工作的調換，績效考核等有許多信息需要更新換代，這就需要醫院人事檔案管理工作人員再次整理檔案，在這個過程很容易產生數據錯誤，而且還容易丟失或毀壞檔案，從而導致醫院人事檔案管理的準確度不高；另外，醫院人事檔案管理人員的工作效率不高，是因為傳統的醫院人事檔案管理都是人工手寫，錄入相關紙質檔案中，需要工作人員依次填寫，耗時耗力，并且在查找檔案時也會浪費很多時間去搜尋所需的檔案信息，從而導致了醫院人事檔案管理人員的工作效率不高；除此之外，從事醫院人事檔案管理工作的人員自身的綜合素質不高，是因為醫院對于醫院的人事檔案管理重視程度不夠，在人員的配備上沒有專門聘用擁有專業檔案管理能力的人員，并且沒有為工作人員安排在職培訓，為在職人員進行專業知識更新，從而導致醫院的人事檔案管理人員擁有較低的自身綜合素質。
3 計算機管理系統在醫院人事檔案管理中的內容及應用 醫院利用計算機管理系統進行人事檔案管理的主要內容分為三類：第一類是醫院工作人員的基本信息，例如，醫院人員的姓名、性別、出生年月、學歷和現有職稱等信息；第二類是人事檔案的材料目錄，這類內容主要是由文字和表格的形式顯現，主要包括醫院工作人員的個人履歷信息、家庭狀況，例如，有無婚姻、績效考核、政治信息，例如，是否入黨，入黨時間等和先進事跡等材料；第三類是醫院在職人員的工資賬單和退休人員的養老金賬單，并對歷年醫院工作人員的工資進行整理。這三類大內容由工作人員逐一分別建立相應的數據庫并進行統一科學的管理。
計算機系管理系統廣泛應用在醫院人事檔案管理中，便利了人事檔案管理工作人員的工作，主要包括檔案的轉出和轉入的管理、檔案的檢查閱覽管理以及檔案的目錄和其他相關材料的管理、檔案內部信息的統一管理及檔案信息的查詢管理。其中檔案信息的轉出和轉入管理主要是指對于醫院內部工作人員調職信息進行記錄，并進行分類匯總，只要在查詢頁面中輸入某個時間段，就可以看出在這一階段有調職的醫院工作人員，極大地提高了醫院檔案工作人員的工作效率；檔案信息的檢查閱覽管理主要是指醫院在進行日常工作時，會需要某個醫院工作人員的某些檔案信息，因此就需要利用計算機管理系統查閱相關檔案；檔案的目錄和其他相關材料的管理主要是指按照某一條件，例如收到材料的時間、材料的名字等建立目錄表，使檔案管理更加便利，對于其他材料的管理，統一納入到一個目錄中進行管理；檔案內部信息的統一管理主要是指利用計算機管理系統對醫院工作人員的檔案信息、工資信息和職務變動信息等相關信息進行統一整理，使其與現實相一致；檔案信息的查詢管理主要是指對醫院工作人員的信息進行統一的錄入管理，方便以后的查詢匯總工作。
4 計算機管理系統對于醫院人事檔案管理的意義
在我國醫院人事檔案管理中計算機管理系統發揮著重要的作用，有力推動了醫院內部管理機制的創新與發展，在我國醫院的人事檔案管理中大力推行計算機管理系統有以下三點意義：一是提高了醫院檔案管理工作人員處理檔案信息的工作效率，工作人員利用計算機管理系統記錄醫院工作人員的各類檔案信息，摒棄了傳統的手工錄入方式，更便于匯總信息，使以后的信息更新和信息的查詢更加快捷，并且極大減少了檔案管理工作人員的工作量，避免了不必要的勞動力消耗；二是延長了檔案信息的存儲年份，以往傳統的醫院人事檔案管理使用紙張進行錄入，紙張的保存年限有限，超過一定年份極易損壞，并且字跡也會隨著時間的流逝而模糊，然而計算機管理系統則沒用這個缺陷，它可以將數據信息完整準確地保存下來，使醫院工作人員檔案信息可以長久地保存和利用；三是有利于提高醫院工作人員檔案信息的利用率，計算機管理系統使醫院的檔案信息的錄入、查閱、查詢變得簡單，為其他工作提供具有即時性的信息，使相關工作更傾向于先查詢醫院工作人員的相關檔案信息再做處理。
5 結 論
當今世界，任何一個行業每時每刻都在不斷地發展變化，只有順應時代的發展潮流，走在時代的前沿，才有發展的機遇。因此，醫院等醫療領域應順應時代的發展潮流，摒棄傳統的醫院人事管理檔案模式，將醫院的人事管理檔案與計算機管理系統相結合，實現醫院人事檔案管理的現代化進程，促進其發展創新，提高醫院檔案管理工作的工作效率，從而促進醫院整體醫療水平的發展。
參考文獻：
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一、與時俱進，認真學習業務知識
能夠認真學習政治理論。時時處處以黨員的標準嚴格要求自己，在檔案管理繁雜瑣碎的工作中，做到了任勞任怨、埋頭實干，時時處處以工作為重，培養起了良好的職業道德。作為中心的一名工作人員，其工作職責就是為領導決策服務、為基層工作提供服務，服務工作最重要的是服務質糧。為了能給領導決策、為集團、為基層提供高質量的服務，使自己的思想和知識能夠適應新形勢發展的需要，在工作中，我始終堅持政治理論和業務知識的學習，不斷充實自己，積極參加政治理論學習，除此之外，我還結合自己的業務工作，認真學習了《檔案法》及相關規定。閱讀了有關檔案管理方面的書籍，在工作中還堅持向實踐學習，向有經驗的同事學習。在實踐中逐步豐富了自己的業務知識，提高了自身素質，為提高工作質量奠定了良好的基礎。
二、強化職責，做好各類檔案材料歸檔與整理
自2008年走上工作崗位后，就一直從事各類檔案材料的整理管理工作。
（一）文書檔案歸檔管理。2008年進入通道街辦事處負責文書檔案管理工作以來，我們依照《檔案法》和國家檔案局第8號令等法律、法規，不斷強化檔案管理工作，2009年開始，我們加大社區檔案建設工作，推進檔案業務指導和監督力度，開展文書立卷“當年清”工作。制定了《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位職責制》、《檔案管理制度》、《保密制度》，等工作制度，檔案室鑰匙由專人管理，查閱檔案需辦理嚴格手續，做到了嚴格管理，規范使用，保證了檔案管理工作的正常運轉。同時，我們堅持社區檔案工作的監督和指導，與社區主任簽訂檔案工作責任狀，堅持“四個統一”，即明確統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼、統一檔案柜，通過這些手段強化社區檔案工作。截至2014年底，檔案室總面積60平方米，配有檔案柜5套、檔案箱12套。檔案室庫存有文書、科技、實物、人事等4個門類和載體的檔案，其中文書檔案66卷，科技檔案25卷，實物檔案25件，人事檔案32卷。
（二）圖片檔案歸檔管理。為進一步完善對單位檔案資料的管理，2011年開始，對記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片按照《照片檔案管理規范》和要求進行了整理歸檔。建立照片檔案管理的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等照片檔案管理制度，保證照片檔案的妥善保管。建立健全照片檔案管理的制度是規范照片檔案管理的基礎，結合實際，從照片檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用等方面入手，制定一套完整的照片檔案管理的制度。如《照片檔案管理工作人員職責》、《事業單位照片檔案閱利用制度》等，制定照片檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、備份、利用和照片檔案管理的安全措施。使照片檔案管理工作有章可循，促進了單位照片檔案管理工作的規范化。
三、立足服務，突出檔案管理兩項作用
保存檔案的根本目的在于信息的查閱服務和開發利用。2010年開始，我們在注重管好檔案的同時，也注重檔案的利用，作為檔案管理員，我堅持為單位和個人提供查閱條件。僅2013年，借、查閱的檔案19人次，共計利用檔案45件。查閱的主要檔案有：一方面是涉及黨政各項方針，政策性、法規性、指令性的文件以及機構設置、人事任免、表彰先進、會議紀要、工作規劃等方面的內容，為單位各項工作的開展提供了大量、真實、可靠的檔案依據，發揮了檔案的憑證作用；另一方面，在街道工作期間，由于街道的特殊性，涉及“五七”廠檔案查閱量很大，提供了原企業職工正當享受相關權利的依據，也為街道妥善處理遺留問題提供保障，為建設和諧社會作了應有的貢獻。
四、做好人事檔案整理工作
（一）做好檔案核查整改工作。2014年進入回民區人才服務中心工作，主要負責人事檔案管理工作。在干部人事檔案審核整理過程中，本著對組織負責、對個人負責的原則，2018年，對中心管理權限范圍的單位的個人檔案進行核查整改，認真檢查、核對每一本檔案。在“三齡兩歷”認定上突出一個“準”字，對收集上來的歸檔材料都要嚴格審查、核對，經過審查凡有疑點的全部以檔案記錄為依據，根據政策進行審核認定。截至目前，已對22家單位涉及1340本人事檔案進行了復核認定。
（二）做好退休人員檔案審核認定工作。為確保全區機關事業單位養老保險待遇發放工作順利進行，2018年，我們對全區508名2014年10月及以后退休的人員的檔案進行了核查，重點對出生年月、參加工作時間以及工齡進行了重新認定。通過檔案工作，大幅度提高了機關事業單位養老保險參保人員參保信息的準確性。
五、樹立良好形象，提供優質服務
進一步完善了檔案利用工作機制，指定專人做好現行文件接收、整理、保管、提供利用等服務工作。在提供利用服務時，注重樹立良好形象，始終堅持“四好”要求，即文明講好每一句話，熱情接待好每一個人，認真調閱好每一份檔案，準確解答好每一個問題，為利用者排憂解難，盡最大努力滿足利用者的需求。
六、加強檔案管理，保護檔案的安全
（一）進一步加強人事工資管理工作
1．做好工資正常晉級、晉檔的統計上報核算工作。一是認真領會工資晉級、晉檔相關文件政策精神，把好標準關；二是認真統計符合晉級、晉檔條件人員，確保不漏報、錯報；三是積極指導縣（區）地稅局人教部門工資正常晉級、晉檔工作，保證按時、按質完成上報核算工作。
2．抓好退休人員的工資信息管理工作，確保退休人員的工資準確、按時發放。
3．及時辦理申請提前退休、正常退休、晉升職務、新錄用、轉正定級、安置、技術等級晉升等人員的工資核算、上報工作。
4．按時完成人事處安排的各項臨時性工作任務。
（二）進一步做好人事檔案管理工作
1．做好新錄用人員、安置人員的檔案整理、收集裝訂工作。
2．對涉及工資變動、職務變動等人員的表格，及時進行歸檔裝訂。
3．進一步加強對在職干部職工、退休人員等的檔案規范性管理工作，并做好查缺補漏。
（三）進一步加強干部人事管理工作
1．嚴格落實黨組中心組理論學習制度。一是結合年度工作實際、理論學習的相關要求，認真制定好黨組中心組理論學習計劃；二是根據計劃安排，做好相關學習材料、資料的準備工作；三是做好黨組中心組理論學習記錄、統計工作。
2．認真落實干部職工政治理論學習制度。一是制定好干部職工政治理論學習計劃，并依據計劃安排，組織好各項理論學習；二是做好干部職工政治理論學習的痕跡管理工作。
3．組織好年度專題學習教育和“五五”普法教育工作。一是按照年度專題學習教育方案、嚴格落實規定的階段、方法、內容、實踐及步驟，并結合實際，創造性組織開展好專題學習教育活動。二是利用干部職工政治理論學習日，組織好“五五”普法教育工作的落實，并結合實際，組織好“五五”普法教育的專題講座，培訓及考試工作。
4．進一步加強對《中華人民共和國公務員法》、《公務員處分條例》、《領導干部任用工作條例（試行）》等人事管理法規性文件的學習，在吃透精神、把握標準、規范程序上下功夫。
5．認真做好公務員錄用審批、登記；干部安置、工作崗位調整、職務變動、干部任用、人員調動等各項工作。
6．按照省局人事處的安排，及時做好各項人事管理、統計、上報、審批工作。
（四）做好年度人事、工資報表和公務員、機關技術工人的年度考核工作。
1．根據省局的安排，及時組織好年度人事、工資、機構編制報表的統計、匯總、上報工作。
2．根據《公務員年度考核管理辦法（試行）》的規定，按照權限認真抓好在職公務員、機關技術工人的年度考核管理工作。
二、相關要求
關鍵詞：人事檔案信息化；醫院；人力資源信息系統；設計與實踐
進入信息化社會以后，我國某一線城市醫院充分運用了信息化社會帶來的各種契機，在發展醫院人事檔案信息化與數據化的過程中建立了一套完整的人事檔案信息化管理系統，成為了該一線城市醫院進行開發和使用檔案信息系統的前提以及重要工具。隨著當前對人事檔案信息系統開發力度的加大，要求在今后必須要進一步提高人事檔案信息系統的標準性與規范性。本文就是以我國某一線城市醫院的人力資源信息系統建設經驗為基礎，對以人事檔案信息化為基礎的醫院人力資源信息系統設計與實踐展開了分析。
一、醫院人事檔案信息化的實踐過程分析
在開發研制人事檔案信息化的過程中，該醫院所采取的思路包括四個方面，分別如下：
1.分析信息化系統的需求
實行人事檔案信息化的一個重要目的就是為了對檔案進行更加合理地利用。通過檔案信息系統采集到的信息，可以為實際工作需求提供有效的依據，并使社會的相關需求得到滿足。
2.設計人事檔案信息化系統軟件的思路
在設計人事檔案信息化系統的時候，采取的是面對單一技術與對象的思路。在此過程中，要對其進行有效的封裝與保存，確保信息的保密性與隱藏性，從而使其使用效率得到提升。同時還要對軟件的性能以及軟件功能所具有的擴展性加以重視，為軟件的進一步推廣、升級和使用等留下充足的空間。
3.管理人事檔案信息
網絡數據化人事檔案信息化系統的作用并不是單純地為了將其變為數字輸入，而是要選擇輸入系統中的有限信息，采取合理規范的合適對其進行統一輸入，在此基礎上形成一個完整的數據庫，為之后的信息數據管理提供便利。
4.保證檔案錄入信息的準確性以及做好質量控制工作
在人事檔案系統管理中，最基本的一點就是要保證人事檔案信息系統數據庫信息的準確性。人事檔案信息是否在社會中得到了有效合理應用，對工作人的切身利益有著直接影響，也影響到醫院管理決策的準確性與合理性。
二、醫院人力資源信息系統具有的優勢
1.轉變過去的紙質管理方式，在電子管理下更加快捷方便
過去人事檔案都是采用紙質材料制作而成的，雖然可以保存很久的時間，但是查閱起來不方便而且非常容易丟失。在建立了醫院人力資源信息系統之后，可以將過去全部的原始檔案信息納入到數據庫中，不僅提高了人事檔案的利用率，而且使得檔案查閱工作進行起來更加快捷方便，并且還節省了大量的人員與紙張管理費用。
2.使工作效率得到了顯著的提高
在設計應用醫院人力資源信息系統之前，雖然紙質檔案可以進行比較完整的保存，但是由于信息量巨大，要想找到某個檔案需要花費很多的時間與精力，而且還存在著檔案管理缺乏完善性的問題。在應用了醫院人力資源信息系統之后，明顯提高了醫院信息檔案索引效率，起到了事半功倍的效果。
3.為醫院的決策提供了許多幫助
在醫院應用人力資源信息系統之后，首先使得錄入與查找信息的工作更加方面，為醫院財務與人事等部門的工作提供了許多便利。其次，人力資源信息系統還具有非?？斓倪\算速度，運算功能十分強大，可以將信息與數據及時提供給相關部門，為醫院的決策提供了更有效的依據。最后，借助醫院人力資源信息系統，醫院各個部分之間可以充分實現信息資源共享，管理起來更加方便，而且還為醫院的科學研究活動創造了便利的環境。
三、醫院人力資源信息系統的具體結構
該一線城市醫院人力資源信息系統采取的是C/S架構，是一種將新型計算機技術作為基礎而建設的具有眾多模塊的系統，主要包括人事管理模塊、業務晉升管理模塊、薪酬發放管理模塊等。所有在該醫院從事工作的人員，包括離退休人員的全部檔案信息都涵蓋在這個系統之內，這樣一來為醫院其他部門的相關工作提供了很多方便，大大提高了醫院各項工作的效率。在將醫院的職工檔案信息錄入到人力資源信息系統中的時候，由于醫院職工的信息具有很大的不同，包括具體的崗位職務、學習經歷等，這些都是需要納入到人力資源信息系統數據庫中的內容，所以工作非常耗時、復雜。在醫院進行了一段時間的集中收錄之后，大大提高了搜索職工信息的效率，使醫院職工的相關信息能夠更快更方便地被需要者搜索到。
四、醫院人力資源信息系統實踐過程中存在的重難點及解決措施
1.團隊的專業技能與整體素質
要想使一個設計理念得到良好有效的運用，就必須確保人員配備的充足。醫院人力資源信息系統是一個技術含量非常高的工作，沒有專業人才的支持是難以讓其得到具體應用的，因此也就需要有一批具有高素質與高計算機技術專業技能的隊伍來為其奠定人才基礎，只有將具有高素質的專業性人才的作用充分發揮到人力資源信息系統的開發管理過程中，才能夠讓醫院人力資源信息系統的應用達到最優化。因此，針對醫院人力資源信息系統的設計與實踐而言，要選拔具體從事人員的時候要先進行上崗培訓工作，確保其熟練掌握了相關的規章制度與法律法規，特別要保證人員熟練掌握醫院的檔案知識與管理知識。同時，對于從事醫院人力資源信息系統設計與實踐工作的人員來說，其自身也要加強相關方面理論與技能的學習，不斷提高自身的知識儲備量與職業素質，對于新的科學技術加以及時了解與掌握，從而才能夠為醫院的更好發展與建設作出貢獻。
2.醫院人力資源信息系統和數據的維護與更新
計算機信息系統需要進行定期的更新與維護才能夠保證性能的正常運用。在對醫院人力資源信息系統與數據進行維護與更新的過程中，必須格外注意以下幾點：首先，確保所有錄入到系統中的信息都是絕對準確的，避免因為信息錄入錯誤導致系統無法進行正常使用。其次，確保信息錄入的完整性，避免因為一些必要數據的缺少導致后續操作無法得到順利進行。最后還要對數據進行定期更新，在更新的時候要注意錄入信息的正確性，并對信息進行全面檢查，避免發生數據更新錯誤問題。這樣一來，就能夠使數據錄入的完整性與準確性得到全面的保證，提高了醫院人力資源信息系統的正確率與利用率。
3.雙軌制的具體管理
在醫院人力資源信息系統中，雙軌管理是指將紙質檔案與電子檔案有機結合起來使用，從而實現提高信息保存率的目的。但是在實際的人力資源信息系統管理工作中，紙質檔案仍舊還占有重要地位，發揮的作用十分重要，因為電子檔案管理保存的一些信息并不需要常常進行更新，因此也就可以直接采取紙質保存的方式。
4.系統的安全性問題
一般來說，檔案管理都不是公開的，需要在保密狀態進行。因此在設計與實踐醫院人力資源信息系統的過程中，還要做好數據安全管理方面的工作，需要建立一個完善健全的安全體系，確保人力資源信息系統的安全性。同時，還要提高工作人員的保密意識，加強訓練工作人員的保密性，防止因為人為因素引起檔案數據泄露的問題，影響到醫院人力資源信息系統的安全性。綜上所述，隨著社會現代化建設步伐的不斷加快，人力資源信息系統的出現是必然的，也是研制開發系統的最高目標。醫院作為社會的基礎設施，具有為社會公眾提供醫療服務的職責，其人事檔案管理的水平與效率作為影響醫院服務質量的一個重要因素，必須要嚴格保證醫院人事檔案管理工作的質量。這也就要求要進一步完善醫院人力資源信息系統，做好醫院人力資源信息系統錄入數據的工作，加強管理系統錄入人員，不斷提高系統錄入人員的主動意識與服務意識，并借鑒西方發達國家先進醫院人力資源信息系統的相關知識，結合我國醫院的實際情況，對人力資源信息系統加以創新，實現我國醫院整體實力的上升。
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二、實行企事業單位改制后續審計期間經營績效獎懲掛鉤。由原經營管理層受讓國有產權的改制企事業單位，對后續審計期間有盈利的，按凈利潤（剔除財政補貼等特殊項目）的一定比例獎勵給經營者，具體數額由市國資辦提出初步意見報市政府審定。對出現嚴重虧損的企事業單位，要查明原因，凡屬人為責任的，要取消經營者購買資格，并追究有關人員的經濟、法律責任，具體辦法按《關于加強國有企事業單位改制后續審計期間資產監管工作的通知》(資委辦［］33號)執行。
三、明確國有企事業單位歷年工資、福利費結余的處置辦法。改制前國有企事業單位的歷年應付工資、應付福利費結余，不得量化為職工股，視企事業單位凈資產狀況區別處置。凈資產為負數的，結余部分用于沖減凈資產負數。有凈資產的，應付工資結余計入企業凈資產一并處置；應付福利費結余由改制后的企業承繼，專項用于解決企業離退休人員有政策規定但改制時尚未提留的有關費用，具體辦法由企業職代會制定實施。
四、改制企事業單位土地資產處置方式及土地出讓收益的分配。企事業單位改制時，國有劃撥土地應以出讓方式為基本處置形式。企事業單位改制時土地由劃撥轉為出讓的，按出讓總額計繳契稅，在資產中予以剝離。對資不抵債的改制企事業單位，經市改革工作領導小組批準后可用土地出讓金沖減凈負債，沖減后仍有結余的部分上繳政府；對有凈資產的改制企事業單位，按經確認的評估標定地價的60%繳納土地出讓金。
五、改制企事業單位“退二進三”土地收回價格的確定。對按城市規劃可實施“退二進三”的改制企事業單位的土地，以及改制后的企事業單位需“退二進三”的土地，由市國土資源部門在收回土地使用權后掛牌出讓變現。按城市規劃可單獨掛牌出讓的“退二進三”土地，對改制企事業單位按原用途評估并確認后的土地價格進行補償；對改制后已取得出讓土地使用權的企事業單位按改制時土地評估價減去已使用年限的土地價格進行補償。按城市規劃可改變為商住用途但須成片開發不宜單獨掛牌出讓的改制企事業單位的土地，以及企事業單位改制后需“退二進三”的土地，經原用地單位申請，由市土地儲備中心提出方案，經市國土資源局審核報市政府批準后收購儲備。對改制企事業單位可按原用途評估確認后的土地價格的80％補償；對改制后已取得出讓土地使用權的企事業單位可按改制時土地評估價減去已使用年限的土地價格后的80％補償。補償后的余額，待收購儲備的土地變現后，扣除相應成本返還給企業。
六、職工安置費的提取、管理和使用。市直國有企業改制時，解除職工勞動關系的經濟補償金標準按照職工實得基本工資計算。改制后的企業以及其它企業計算經濟補償金的標準，應嚴格按照國家、省有關政策規定執行，即經濟補償金的標準按照解除勞動合同前12個月勞動者的月平均工資計算。
原企業提取的職工安置費，不屬于改制后企業的法人資產，作為專項應付款留在改制后的企業，專門用于支付職工經濟補償金。為確保這部分資金的安全，改制后的企業必須用對應的實物資產（首先是土地資產）作擔保，擔保的資產不得再抵押給其它任何金融機構以及其它部門，并與財政、國資、勞動保障部門簽訂資產保全和資產變現分期解繳協議。財政、國資、勞動保障部門、總工會聯合成立資金監管小組，負責監督管理這部分資金。
改制企業與接收安置的原企業職工解除勞動合同，或勞動合同雖到期但未終止仍繼續履行勞動合同，后又終止勞動關系的，應按職工改制前后合并計算的本企業工作年限和《省勞動合同條例》的相關條款支付經濟補償金。
勞動合同到期按法定程序終止勞動合同的，如果是企業提出不續簽勞動合同、雙方協商一致不續簽勞動合同或因企業違犯勞動合同約定而導致職工提出不續簽勞動合同的，企業應按職工改制前在本企業的工作年限支付經濟補償金。
按照上述規定支付的經濟補償金在改制時提留的職工安置費中列支，其不足部分由改制后企業承擔，在企業成本費用中列支。
七、離崗休養及協保對象的確定。企業整體改為民有民營企業，要求受讓方接受安置原企業所有職工的，對距法定退休年齡不足5年或工齡滿30年的老職工，不得安排下崗和分流，不再辦理離崗休養手續。但對年6月11日前已經下崗、工資打折發放，且符合政辦發［］41號、政辦發［］74號文件規定要求的職工，可按原文件精神執行，辦理離崗休養手續。破產、歇業的企業仍按原文件精神執行。對距法定退休年齡超過5年不足7年，達到退休年齡時，養老保險繳費年限滿15年的，經本人申請企業同意，可在解除勞動關系時，不享受經濟補償金，由企業按離崗休養人員的標準一次性預繳養老、醫療保險費至法定退休年齡，職工到達法定退休年齡時，按有關規定辦理退休手續，享受養老、醫療保險待遇。
事業單位轉企改制，在審批改制方案時，對提前離崗休養要從嚴從緊掌握。各單位可從自身實際出發，經過職工大會或職代會討論通過，采取適當降低生活費標準等若干辦法，控制提前離崗休養人數，以降低改革成本。
八、離崗休養干部生活費及勞動保障費剝離。企業改制時，干部勞動保障費用剝離及生活費的處理，按省、市有關文件規定執行。離崗休養干部與其他離崗休養人員按同一標準測算剝離費用，按企業干部解困政策確定的標準發放。若有差額，其差額部分從當地政府多渠道籌集的解困金中解決。
省、市政府文件規定，困難企業軍隊轉業干部距法定退休年齡不足5年的，經本人申請可以辦理提前退休手續。企業在改制測算剝離費用時，凡軍隊轉業干部本人提出書面申請，要求提前退休的，勞動保障費用按實測算。對未提出申請的干部以及其它企業離崗休養干部均應測算至法定退休年齡。
九、離休干部費用的提取。企事業單位改制時，應按市政府年第114號會議紀要規定計提離休人員有關費用。同時，還應在綜合標的中明確，今后如上述費用調整，調高部分由新企業承擔。已改制沒有凈資產的和已歇業或破產的企業，離休人員有關費用由主管部門統籌調劑。
十、職工檔案管理及退休人員社會化管理問題。改制企業的職工檔案需要由勞動保障部門代為管理的，退休人員、企業內部退休人員、離崗休養人員中經勞動保障部門認定為工傷的人員、協議保險人員、60年代精簡下放享受定補人員、供養直系親屬等人員的勞動人事檔案可委托市社會保險中心管理；其他離崗休養人員以及與企業解除或終止勞動合同的人員，勞動人事檔案可委托市勞動就業中心管理。其中，失業人員的檔案由市勞動就業中心免費代為保管。
改制事業單位人員，按“老人老辦法”的規定，由市人才交流服務中心實行人事，費用按標準計提。
退休人員社會化管理服務費的提取，在市勞動和社會保障局、財政局、物價局《關于核定企業退休人員社會化管理服務經費籌集標準的通知》下發前改制的企業，凡實行成建制、承債式改制的，退休人員社會化管理服務費由新企業負擔，歇業企業的退休人員社會化管理服務費仍由原企業負擔，在歇業清算時列入清算費用。文件下發后改制的企業，無論實行何種形式改制，都必須足額剝離退休人員社會化管理服務費。
十一、退休、離崗休養人員醫療保險費預提。今后，改制的事業單位退休、離崗休養人員按個人實際退休金和生活費為繳費基數預提醫療保險費。凡破產、歇業、改制的企事業單位，在剝離退休、離崗休養人員基本醫療保險費的同時，增加剝離大額醫療互助金（退休人員互助金標準為72元/年·人×10年＝720元/人，離崗休養人員還須加上距法定退休年齡期間的互助金），一次性繳納給醫療保險經辦機構，實行專戶管理，但不納入基金專戶。單位有資產的從資產中剝離，無資產或資產不足的，由主管部門在系統內統籌解決。企事業單位提取了大額醫療互助金后，其超出基本醫療保險最高封頂線的醫療費用和特殊醫療費用，原應由單位負擔的部分改由醫療保險經辦機構支付。
十二、事改企人員養老保險的繳納及關系續接。事業單位轉企改制后，按“老人老辦法”繼續參加機關事業養老保險的，由參保人員、參保單位與市機關事業養老保險中心（以下簡稱社保經辦機構）按有關規定簽訂參保協議，實行協議管理。在養老保險繳費上實行“單基數”。繳費比例按市直機關事業養老保險“雙基數”換算確定。
關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；制度；更新
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
事業單位檔案管理的范疇
（一）行政檔案管理
這一部分檔案中涉及到上級下發的文件，本單位發出的文件，各部門的工作計劃、總結等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業單位行政工作的主要內容。
（二）人事檔案管理
這里面的內容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉調或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經查有不屬實的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當我們說起檔案，一部分人僅認為是個人檔案。
（三）財務檔案管理
事業單位不同于行政單位，所以財務管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財務檔案中包含有日常的財務支出憑證，每一次財務支出的目的、用途、金額等內容都要做好全面的記錄，也要有相關的發票等作為支出用途的依據；還有各種財政收入，每一筆款項從何而來都要做好詳細記錄；對年度預算、預算調整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財務總結預算工作的依據；年度季度的財務分析報告也是財務檔案的重要內容，通過財務分析了解財務使用效率，還有諸如繳納的各種社會費用、收支的立項計劃和執行情況等，總之，單位的一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業單位的財務檔案。
（四）業務檔案
這里主要內容就是業務學習、業務考核、業務會議記錄等內容，像現在每年都會進行的事業單位招考就屬于業務范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業務檔案，還有單位組織進行的業務培訓，因業務需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業務檔案管理的重要內容，這些屬于業務范疇的工作內容，有關資料的記錄就是以后類似工作的一個依據參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內容。
事業單位檔案管理中存在的主要問題
（一）事業單位對檔案管理工作的沒有足夠的重視
雖然先進的檔案管理工作對于事業單位的工作效率和迅速發展有著顯而易見的重大作用。然而檔案管理的工作性質，注定了這不是一個受人關注的工作，他無法直接為事業單位創造明顯的利益。這種忽視是表現為兩個方面的。一方面，是事業單位的領導干部的忽視；另一方面，則表現為事業單位的檔案管理工作人
員對自身這份工作的輕視。
（二）事業單位檔案管理無法及時更新到位
檔案管理的更新，同樣體現在兩個方面。一是離職退休人員的檔案無法及時歸納整理，另外封存；二是新的檔案無法及時更新到檔案庫。在人動的過程中，如果檔案管理的工作無法及時交接妥當，更新到位，就會導致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學，更談不上工作效率。
（三）檔案管理的科學化、信息化程度不高
隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
（四）檔案利用工作水平較低
其作用尚未充分發揮出來。對檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，其目的在于利用。就目前而言，檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使檔案的利用價值低，功能越來越弱化。
三、加強事業單位檔案管理的對策
（一）加強對檔案管理重要性的認識
檔案管理工作并不僅僅是檔案管理人員的工作職責，而應該是單位所有工作人員都要注意和重視的工作內容，尤其是單位領導更應該注意到這一點，加強對
檔案管理人員的配備與管理，建立一定的檔案管理制度體系，實行獎懲制度，以提高檔案管理人員的工作積極性。
（二）加強制度化管理，促進事業單位檔案管理的有序發展
制度是任何單位正常運轉的保障之一，沒有規矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。
首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。
其次，對于一些轉調人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉走檔案的轉接制度，保證檔案在轉接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環節沒有監管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記
錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。
再次，檔案歸還時應該檢查好檔案內容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規范，規范檔案管理行為。
（三）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現代科技接軌
應該注意讓事業單位的檔案管理入網，并且單位之間可以結成全部事業單位的整體檔案網絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調動檔案轉接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。比如，現在很多企業投資讓云技術進入檔案管理領域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進入檔案管理是一個發展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結合才能促進檔案管理的優質發展。
（四）及時更新事業單位的檔案
事業單位，尤其是規模較大的事業單位，人員的變動，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業單位的工作效率。
（五）提高檔案管理人員素質，提高檔案管理質量
管理人員的素質是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。 在招聘的時候，事業單位應該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業化。
另外，單位人員在安排崗位時， 要認識到檔案管理的職位不是隨便一個人就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運行。比如說，檔案一般是紙質的形式存在于檔案館內，我們在進行檔案管理的時候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應該由專業人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質是十分必要的。
（六）合理有效的利用現有的檔案庫
合理有效的利用現有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業單位領導重點關注的原因。只有當科學化的檔案管理能大幅度提高事業單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領導愿意投入更大力度來發展檔案管理的工作，才是一條可持續發展的道路。
結語
綜上，事業單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統的檔案管理模式已經無法滿足事業單位日漸繁復的需求和先進的管理模式。在具體的工作中，不論是從檔案的收集整理或者管理應用中，都必須要本著為單位發展服務的原則進行檔案管理，不斷改革完善檔案管理制度，促使事業單位更好發展。
參考文獻
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