時間：2023-05-04 08:42:25
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇合同管理職責，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
2012年以來，我部門按照**關于合同審查和管理工作的整體要求和工作部署，認真學習、貫徹、執行《**合同管理辦法》、《**合同管理實施細則》，進一步規范和細化合同審查、管理、監督工作，維護了企業的正常經濟秩序和企業利益，促進了企業成本效益年活動的全面、深入開展。
一、今年以來的主要工作
(一)加強學習宣傳，提高合同管理人員的整體素質
為適應合同審查、管理、監督工作的高標準、嚴要求的工作性質，更好地為企業生產經營服務，6月份以來，我公司組織合同管理人員全面、系統地學習了《**合同管理辦法》、《**合同管理實施細則》及相關法律法規，強化合同管理人員職業素質教育和職業道德教育，嚴格規范合同審查工作人員行為，明確合同審查工作程序，依法履行合同審查工作職責，提升了合同管理戰線的整體素質，為維護企業的正常經濟秩序和企業利益奠定了基矗
(二)細化合同管理，保證了成本效益年活動的全面、 深入開展
按照《公司合同管理辦法》、《公司合同管理實施細則》的要求，積極協助合同簽訂單位依法簽訂合同，參加重大合同的起草與簽訂，嚴格審查合同，所有合同條款、簽訂手續和形式均由本部門管理，各類合同簽訂時均經過審查，程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現，依法檢查合同履行情況，協助合同承辦人員處理合同中出現的問題和糾紛，會同合同承辦人員辦理有關合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規規定的合同行為，并依法監督合同承辦人員的工作職責履行情況，依法執行合同審查制度，切實維護了企業的合法權益。
總的來看，今年我公司合同管理工作以依法治企為方針，基本達到了集團公司法律事務處的要求。但客觀地講，也存在一些問題。一是合同管理人員的素質和工作水平相對來說還有待提高。二是組織機構還有待完善。三是合同管理還需進一步細化。這些問題需要在來年的工作中加以解決。
（三）組織起草了多份公司急需的規章制度
我處今年陸續起草了包括：《運輸合同模板》、《鍋爐安裝工程分包管理細則》、《**鍋爐輔機設備、大宗材料采購管理細則》、《鍋爐、部件委托生產管理細則》等多項公司急需的規章制度，發揮了本部門的作用。
二、明年的工作設想
(一)加強學習，全面提高合同管理人員的素質
按照集團公司法律事務處的會議精神和工作部署的要求，進一步加強和改進學習。重點學習“三個代表”重要思想和合同管理辦法、實施細則與相應的法律法規，提高合同管理人員的政治素養和業務素質，強化合同管理人員的職業道德教育和遵紀守法意識，最大限度地保護企業利益不受損失，維護企業改革發展穩定的大局。
(二)完善組織機構，依法履行職責
完善我公司合同管理二級負責制，明確合同審查員和合同承辦人員的工作職責，對其職責范圍內工作定期檢查，發現不符合法律行政法規規定的合同行為，及時制止，并嚴厲追究其承辦人員責任。對造成企業經濟損失的違法合同，實行責任追究制度，對涉案人員移交司法機關進行法律制裁，督促合同管理人員依法履行職責。
第一，石油合同管理系統存在風險。在石油合同管理中存在著一種其他合同管理中罕見的風險――合同管理系統風險，造成這種現象的主要原因在于市場波動、政治因素和市場價格波動等因素都在合同的簽訂過程中起到重要的影響，最終給合同管理系統帶來一定的風險。企業應當注意的是合同管理系統風險并不受企業自身所控制，屬于不可控制風險、不可預測風險范疇，在全面風險管理中也被稱為系統風險。合同管理系統本身存在的漏洞使得石油企業合同簽訂常常處于無序狀態，最終導致了企業合同管理和風險規避的難度都大幅度上升。
第二，石油合同監督方面存在風險。在合同的簽訂之后，一些石油企業不注重合同的跟蹤監督，導致合同的執行和實施得不到有效的跟蹤處理，給石油企業的發展帶來較大的經濟風險和管理風險。部分石油企業的履約意識較差，在合同執行過程中往往還面臨著違約風險。在某些情況下，石油企業因為對自身管理不到位導致合同履行難以取得預期的經濟效益和社會效益，最終影響了自身的可持續發展和穩定發展。
第三，石油合同簽訂和管理過程中存在法律風險。石油企業在簽訂合同或者管理合同時，往往因為條款的合法性和恰當性而給合同帶來一定的問題和風險。由于法律上的風險帶來的經濟利益侵害將會將石油企業帶入到合同糾紛的旋渦，最終可能因為經驗的不足而導致糾紛問題處理的不當，產生經濟利益損失或者名譽損失。
二、規避石油企業合同管理風險策略
（一）完善管理機制，建立清晰的權責關系
首先，要建立合同歸口管理部門。石油企業應該完善管理體制和制度，企業領導應該承擔起建立合同歸口管理部門的職責，積極地進行部門建立和資源分配，對合同檔案保管和中大?濟合同談判制定規范的管理制度，明確合同簽訂專用章，將合同的歸口管理落在實處。
其次，要建立有效的溝通渠道，明確各部門的溝通職責。企業要清晰地劃分財務部門、業務部門和合同歸口管理部門的職責，并在各個部門之間建立起良好的溝通渠道，在合同簽訂的過程中實時溝通、定期了解。
再次，要完善并落實管理制度。在結合現行法律法規的基礎上，石油企業可以針對合同管理各個層面進行職責劃分，確定各部門簽訂經濟合同的范圍和條件，明確合同審批流程和權限，并對經濟活動的關鍵環節設置詳盡的流程以供遵循，在明確要求的基礎上堅實地落實各項制度。
最后，要注重合同檔案管理。檔案管理部門應當定期地進行資料整理和更新，根據合同談判和簽訂的進程來收集、整理和保存檔案資料，各部門還應該在自身職責范圍內建立合同臺賬。
（二）有效地規避合同管理系統風險
石油企業在簽訂合同之前要做好市場調研工作，進行國際形勢變化預測，從市場經濟發展的角度去思考將風險管理和企業管理有效融合的方法和對策。在簽訂合同的過程中，企業應當在考慮市場現實狀況和綜合分析自身實際情況的基礎上考慮簽訂事宜，分析合同簽訂過程中每一個環節可能潛在的風險，及時做出風險評估和預警方案，提升企業應對市場風險的能力和合同管理能力。石油企業應當針對合同管理系統風險形成自己的一套科學化和有笑話的管理方案，讓合同管理能夠有章可循，使得各個合同管理部門能夠明確自身的職責，在無形中加強各部門之間的聯系和合作，合同簽訂的每一個過程都要有明確的記錄和記載。除此之外，石油企業還要加強對合同管理相關人員的培訓，使得管理人員的專業知識能夠在合同管理過程中得到大幅度的提升，以便勝任將來更多的合同管理工作。
（三）進行事前調研、做好源頭管理工作
第一，對采購需求進行審查。在實施采購活動之前，石油企業首先應當對采購需求進行調查，論證采購目標的合理性，如果合同涉及到較高的專業技術和復雜的法律關系，還要組織技術專家、財務人員和法律專家參與到合同的簽訂過程之中來，力求使得采購需求合理合規，避免資源的浪費和重復的購買。對于不同金額和不同重要程度的采購合同，要采取不同級別的立項審批流程。
第二，加強合同訂購的前期審查。石油企業需要在簽訂合同前對對方當事人的資信狀況、履約能力、資質情況、是否具備完全民事行為能力進行詳盡的調查，論證其是否能按時履行合同、合同履行質量高低以及產品質量保證程度，將合同風險降到最低。
（四）注重合同審查，強化監督程序
首先，要注重對合同的審查。合同的簽訂應該嚴格按照程序進行審批，在簽訂合同前對合同文本、合同約定事項進行嚴格地檢查，避免出現漏洞，留下風險隱患。
(一)存在的問題
1、合同立項階段的問題
（1）未與科研項目預算有機結合。部分項目在立項前未審核科研項目的預算，存在超預算或無預算的情況。（2）存在分解采購、規避招標等行為。為加快執行進度，或簡化采購流程，同一個外協項目被拆解成若干金額較小的項目。（3）采購論證調研工作不充分。部分醫院科研外協合同缺少詢價比較過程，同時由于缺少專業人員的監督，采購價格無法控制。
2、合同簽訂階段的問題
(1)合同無專業人員審核，內容不嚴謹?？蒲型鈪f合同無統一模板，多數醫院使用對方公司提供的合同，部分合同漏洞百出，內容不完整。（2）授權審批程序不完善，職責分工不明確。（3)倒簽合同現象普遍存在。在合同簽訂過程中，經常出現先履行合同，在需要付款時才簽訂合同或付款之后補簽合同的情況。（4）合同會簽流程繁瑣，周期過長。（5）合同簽訂范圍不明確，合同用章不規范。
3、合同執行階段的問題
（1）未嚴格按照合同規定付款。部分項目由于臨近結題，課題負責人為避免資金結余，不按實際執行情況申請付款，資金安全存在隱患。（2）成果驗收缺乏有效監控。大多科研外協合同的成果驗收僅由課題負責人把關，醫院科研處無相關專業人員。（3）合同變更和解除程序不規范。（4）未對合同執行進程進行監控和管理。
4、合同評價階段的問題
（1）缺乏對合同管理情況的分析總結。大部分醫院未定期總結經驗，查找合同管理過程中的缺陷和不足。（2）未開展合同管理評價工作。合同簽訂和執行情況等未納入醫院績效考核，不利于合同管理水平的提升。
(二)主要原因
（1）醫院領導對科研合同管理重視程度不夠。目前多數醫院領導更加重視醫療工作，沒有意識到經濟合同管理的重要性。（2）合同管理制度不健全。大部分醫院比較重視合同簽訂和執行環節的制度，而常常忽視對合同變更、解除尤其是對合同監督和控制的相關制度；部分醫院合同管理制度過于籠統，無具體細則，缺乏可操作性。（3）合同管理信息化水平不高。目前大多醫院的合同管理系統比較簡單，合同管理還是采取紙質和人工方式。
二、對醫院科研外協合同管理的建議
(一)制定完善的合同管理制度并嚴格執行
醫院要對現行的合同管理制度進行完善和修訂，合同管理制度要涵蓋合同管理的全過程，包括合同的簽訂、執行、變更、解除和結束，以及糾紛處理等。明確合同簽訂的范圍和審批流程，以及各審核部門的職責權限。同時合同管理制度要盡可能細化，充分征求各相關部門的意見，使之具備可行性和可操作性。在合同管理過程中應嚴格按照制度執行。
(二)完善合同管理組織機構，提高人員素質
合同管理人員的素質直接影響到合同管理的水平，醫院可以吸收既懂科研業務又懂合同管理知識的復合型人才。要完善培訓制度，不定期地組織合同管理人員和相關審批部門參加培訓，包括相關法律法規、專業知識等各方面的講座。同時還可以組織合同管理人員到合同管理水平較高的醫院進行交流學習，取長補短。
(三)加大對合同管理信息系統的投入
建立完善的預算合同管理信息系統，合同信息化管理，實現合同網上審批流程，提高合同會簽效率，實現合同信息共享。此外，合同管理信息系統要與設備處物質系統、財務核算系統、成本核算系統和人事系統等集成起來，建立人、財、物統一的HRP系統。
關鍵詞 合同管理企業
中國加入世貿組織的十年是中國的政治、經濟、文化全面向世界開放的十年。市場經濟的深入發展帶動法制環境同時發生重大而又深刻的變革,同時法制改革又進一步保證了市場經濟的有序持續發展。特別是《物權法》《合同法》的頒布、修訂為自然人,法人之間及其他組織的公平交易提供了合法依據。為此,合同作為各項交易活動開展的事前事中事后契約越發受到各個企業、公司決策層的重視。我將從以下兩個方面淺談一下合同在現代企業中的運用及管理。
一、現代大型企業合同管理過程中存在的突出矛盾
(一)合同簽訂前期必要的簽訂依據與審批方法問題
合同簽訂后容易發生合同主體不當,違反法律法規簽訂無效合同,合同文字不嚴謹等問題,因此,如何建立前期審核程序與審批機制,使各部門在相應的權限及分工下審閱、處理合同也是當前大型企業所面對首要問題。
(二)合同審核簽訂的組織機構與審核效率的矛盾
大型企業部門多、人員多,權限職能體系較為龐雜,為了保證做好合同簽署前資信、權屬、立項依據等問題,必須先確定各個合同審核簽訂的組織機構權限與職能,但因參與人員多,仍存在如何加快合同速度,提高辦事效率的矛盾。
(三)原有OA系統無法滿足現階段的企業發展要求
原有OA系統因權限及流程設置方面功能單一,無法適應合同審批的權限及流程變化的多樣性和復雜性,特別是無法根據合同類型或費用類型將要審批合同送至擁有該權限的工作人員崗位上去,因此,急需重新設立信息系統以管理相關工作人員權限和職能。
(四)合同履約結算階段的控制問題往往不受重視
合同簽訂后的履約工作往往不受重視,這表現為:1.因合同履行外部情況發生變化,應變更合同的沒有及時變更或合同變更后因怕麻煩僅僅達成口頭協議而未及時簽訂書面補充協議;2.合同履行無牽頭部門,導致合同約定的權利義務因各種原因無法及時實現,且未保留相應證據。
二、解決企業合同管理中存在問題的對策
我認為在面對合同管理的問題上需要加強以下幾個方面的控制:
(一)成立合同管理組織機構
各大型企業公司一般以部門為單位負責相應管理實務,當這種機構設置往往會因過于強調本部門利益而弱化部門間的協作關系,從而造成資源浪費和效率低下。必須使每項工作項目化運作,從建立縱向的合同組織結構入手,明確每項工作從立項、招投標、證件審核、合同文本的確立、授權書的下達、合同簽訂、合同履約到最終的合同關閉等環節的崗位人員配備,明確部門權責,有條不紊,實現合同管理流程化:
1.建立主辦部門主辦人負責制
要求主辦部門主辦人對合同項目的前期談判及對合同他方資質、誠信調查的可靠性負責,對及時、完整的將本部門經審批且已簽訂完畢的合同,報備等工作負責,并有義務對合同履行中出現的任何問題上報公司,避免我方違約。
2.合同管理部門的職責
設立專人負責公司的合同管理事務。賦予其職責為:負責審核合同中的法律條款及整個合同內容的合法性合規性;負責審核合同管理制度的制定及機構人員的落實情況;負責監督合同全過程管理的運作情況;負責監督合同簽約人負責制、重大合同履行報告制度的實施情況;負責檢查對方當事人的資信、資質審查情況。凡合同主體不合格,不具備履行能力及信譽較差的,合同內容和條款違反法律法規的,合同管理部門有權予以否決;負責公司的合同管理,包括合同登記履約臺帳管理、審批手續、專用章保管及使用、合同備案以及保密工作等合同管理的基礎工作情況;負責并將日常問題記錄形成檢查表,應用檢查表法考核全公司范圍合同管理工作。
(二)建立合同管理信息系統
通過建立以上主辦部門主辦人與合同管理部門相結合的二級合同辦理監督機制可以實現合同的全過程管理,從而極大的降低合同履行風險,但仍需要建立一套合同管理信息系統來高效實現以上權限及職責。合同管理系統應至少實現以下幾點:
1.界面簡潔,操作方便。由于各級管理人員流動性較大,容易造成今天培訓完畢,明天該工作人員調離原崗位的情況。必須保證合同上報的界面思路清晰,與其他上報單據存在共同性,以盡快讓操作人員上手,不至于耽誤工作。
2.較大的附件上傳空間。合同不僅僅是合同文本的審核,其對方的相關經營證照及履約能力調查是制定合同文本的最佳參考依據,因此需要合同主辦部門上傳對方資信證件原件的掃描件,方可實現合同簽署前期的盡職調查工作。
3.擁有合同管理臺帳查詢功能。合同管理系統必須實現合同管理臺帳的查詢功能,并保證系統臺帳與手工臺帳賬賬相符。
4.零活可編輯的流程制定。由于現階段的合同類型無法實現完全符合標準文本的要求,容易造成事無人管的局面。因此,零活的權限流程設置是保證工作順利進行的前提。但要注意權限調整工作與合同管理工作的操作不應由同一人擔任。
關鍵詞：公路工程；監理工作；合同管理
0引言
隨著經濟社會的迅速發展，我國交通運輸事業上升到了一個新高度。據相關數據顯示，截至2017年年底，我國公路總里程已達到477.35萬km，高速公路里程已超過13萬km，躍居世界首位。公路工程建設耗時長、資金量大、技術性強，進而增加了施工的復雜性。為保證順利施工，在工程建設管理中必須重視施工合同。合同是市場經濟自然人、法人與其他組織之間經濟交往的橋梁，合理管理是實現工程質量、投資及進度的根本保障，不僅能夠實現工程建設投資效益，還有利于保證工程建設市場有序地運行，在監理工作中合同管理越來越受到重視?，F階段我國公路工程監理工作中合同管理水平普遍偏低，且存在諸多問題，為此，監理部門必須依法加強合同管理，健全合同管理體系，提高工程建設管理水平。
1公路工程監理工作中合同管理的特點
公路工程監理為“三控制、二管理、一協調”，合同管理是工程監理的重點，為做好合同管理工作，需要充分了解其特點，具體如下：
1.1合同管理周期長
由于公路工程屬于一個循序漸進的過程，工程建設涉及內容多，施工周期長，合同管理貫穿于整個施工管理過程，進而增加了合同管理的周期。
1.2經濟法律關系多元性
在合同簽訂與實施過程中，監理機構受建設單位委托，對整個過程進行工程監理，工程涉及參建方較多，從而為產生錯綜復雜的關系，而這些關系如何處理，需要以經濟合同為依據。
1.3合同內容繁雜
每個施工階段、每道施工工序涉及的內容較多，因此，在監理工作合同簽訂中，必須對所有因素進行全面考慮，防止產生糾紛。
1.4合同多變性
施工設計變更必然會引發合同變更。特別是大型工程合同，修改項多，可達到上百項，為此，必須嚴格按照變化情況，做好合同調整工作，實現動態化合同管理。
2完善公路工程監理工作中合同管理的建議
合同管理是項目管理的一個新型管理職能，在公路工程項目管理理論研究的基礎上，監理工作愈加重視合同管理相關問題。在公路工程監理工作中，如何做好合同管理極為關鍵，為更好地提升合同管理水平，必須從內、外環境出發，進一步完善公路工程監理工作中的合理管理體系，全面增強公路監理合同管理約束力、完善合同示范文本，根據自身工作情況，合理選擇合同模式，積極構建科學的合同監管體系。同時還有內修自身，建立合同管理組織機構，制定合同管理制度，加強合同的信息化管理，從而全面提升合同管理水平。
2.1從外部環境完善公路工程監理工作中合同管理的建議
2.1.1增強公路監理合同管理的約束力
當前，針對公路工程監理合同管理出臺了一系列法規政策，但這些法規政策太過籠統，并沒有細化，這也是工程建設違法亂紀問題頻發的直接原因。為保證一切施工活動有法可依，需完善我國公路監理行業的法律法規體系，擴寬范圍，符合市場環境變化需求。只有建立一個良好法治環境，才能進一步規范合同管理，才能做到有法可依、執法必嚴，才能保證工程項目按照合同按部就班的開展，這也是增強公路監理合同管理約束力的重要途徑。
2.1.2完善合同示范文本，選擇不同合同模式
合同是工程建設投資控制、質量管理及進度控制的主要依據，在公路監理合同管理中，通過科學、有效的合同管理，監理工程師可保證工程項目投資、質量與進度三大目標的最優實現。為此，必須重視合同示范文本是否完善，必須合理采取合同模式，只有這樣才能合理地控制工程變更，正確處理索賠事宜，有效降低雙方爭議。第一，完善合同示范文本。在國外工程建設中，已實行了較為專業且實施性強的總承包合同文件，如FIDIC頒布的《土木工程施工分包合同條件》等。同時，適用于分包商的合同標準模式，如新加坡的NSC、英國的ICE模式都值得借鑒。合同管理是否有效直接關系到整個公路工程的施工效率與經濟效益。為此，應按照國家頒布的合同示范文本，結合公路特點與行內合同管理經驗，合理選擇適合本工程建設的合同標準文本。第二，選擇不同的合同模式。近年來，公路建設規模不斷擴大，加劇了市場競爭，工程承包方式也發生了極大的改變。目前，最常見的承包方式為EPC模式，即設計—采購—施工，這種模式有利于處理各個參建單位間的復雜關系。或BOT模式，即建設—營運—移交，這種模式有利于拓寬建設資金來源，有利于緩解建設資金緊缺的困局。有時也可選用多種模式結合的方式，更能實現合同管理的效用。公路項目不同，則選擇的合同管理模式也不盡相同，必須根據工程項目實際情況合理地選擇合同模式，如總價合同或單價合同，只有做到靈活應用，隨機應變，才能滿足工程建設需求。
2.1.3完善市場準入制度，構建市場信用體系
公路行業在我國經濟發展中一直占據著重要的地位，做好合同管理，有利于完善公路施工中誠信體系建設，加大行業間的約束力。一直以來，我國都在實行“政府監督、業主稽查、社會監理、企業自查”的質量監督管理體系，監理機構是公路工程質量監督的職責部門，針對其資格需做好審查公眾，對于那些不符合規定的單位嚴禁進入工程建設，同時，要規范招標條件，只有這樣才能解決市場不良競爭現象?！把圆恍耪?，行不果”，誠信為人之本，在行業發展中都應重視誠信。公路工程監理工作是保證工程質量的基礎，如監理工程師弄虛作假，不僅會影響檢測質量，更會埋下質量、安全隱患，甚至造成嚴重的經濟損失。為此，必須在堅持“守法、誠信、公正、科學”的監理準則下，建立公路誠信體系，推進信用信息平臺建設，制定嚴格的信用懲處機制，凈化監理隊伍。
2.1.4積極構建科學的合同監管體系
行政監管是政府部門的工作重點，對于公路監理單位來講，受建設單位委托，依照工程建設監理合同，代表建設單位對施工單位的工程建設進行監控，提供的是一種專業化的服務。在合同簽訂后，需積極配合主管單位做好工程監督管理工作?？茖W、有效的合同監管體系與監理單位密切相關，應明確監理單位的職責，以第三方的身份，更好地實施合同監管，更好地履行合同義務。如遇合同爭議，監理工程師應本著實事求是的原則，在保證施工順利實施的基礎上，公正、合理地做好雙方協商調解工作，不得損害工程質量，偏向任何一方。如需重大合同爭議事項，應通過總監反映給監理單位，通過上級領導進一步做好合同雙方協商工作，便于及時解決爭議。減少對工程進度的影響。定期組織工作匯報，對監理委托合同履行情況進行檢查分析，按照合同、監理大綱、監理規劃等督促每一個監理工程師認真履行職責，保證實現合同目標。
2.2從內部環境中完善公路工程監理工作中合同管理的建議
2.2.1建立合同管理組織機構，制定合同管理制度
為確保在公路工程建設中，實現合同目標，需設立一個合同管理組織機構。按照組織管理理論，明確各部門工作職責，細化合同條款。根據工程項目特征，秉承“分工協作、精干高效”的原則，提高合同管理效率，加快工程建設進度。按照《合同法》及相關法規，制定科學、合理的合同管理制度，本著“平等互利，風險共擔”的原則，明確雙方責、權、利，明確劃分違約責任，最大限度減少或消除不利于實現合同預期目標的因素。公路工程投資大、施工周期長、施工條件復雜，因此在工程建設過程中強化合同措施，協調參建單位關系，約束各方行為，是做好監理工作的根本。為此，必須進一步健全合同咨詢、協商制度，定期做好各個施工階段檢查工作，以達到公路工程建設目標。
2.2.2加強合同的信息化管理
隨著信息時代的到來，計算機網絡技術得以全面普及，將新型項目信息管理理念用于公路工程建設意義重大。加強合同信息化管理，實現信息電子化、數字化處理，可充分提高合同管理效率。當前在無紙化辦公中，常用的工程應用模型為“BIM”，這種建筑信息模型可實現知識信息資料共享，在工程建設全壽命周期內，通過BIM各參建方可及時提取或修改獲取的信息，更好地履行各參建方的職責，確保各方能夠互相協作、友好合作。在合同管理中，同樣需要加大信息化管理力度，提高管理水平，為監理工作的順利開展貢獻一分力量。
（一）合同管理是市場經濟的必要條件
在市場經濟條件下，盡管企業是自主經營的市場主體，但是，合同管理是與企業的活動同步進行的，是企業活動中重要的一部分內容。另一方面，合同是實現市場正常、合理、有序運作的主要手段和措施，沒有合同的約束和規范，市場運作會出現混亂，只有在合同的約束和規范下，企業就會合理經營，市場才會正常運轉。
（二）規范的合同可以樹立企業的良好形象
隨著市場經濟的逐步完善，合同的作用愈來愈凸顯，依法簽約，依法履行是在市場經濟條件下開展的誠信活動的重要內容，它不僅提高企業的經濟效益，也會樹立良好的社會風氣。
（三）認真履行合同可以有效防范經營風險
企業在經營過程中，及時檢查合同的履行情況，這也是合同管理的重要內容。也就是說，企業需要及時跟蹤和監督合同的執行情況，及時解決合同履行過程中遇到的問題，確保企業的經濟利益，避免一些潛在的風險發生。
二、市場經濟背景下合同管理存在的問題
合同是市場正常運行的一個重要依據，但是，在現階段，合同管理還存在諸多問題：
（一）合同管理意識淡薄
合同管理在市場經濟中起到如此重要的作用，但是企業卻往往忽視合同管理，對合同的管理意識比較淡薄，主要表現在：一是缺少合同管理的專門人才，沒有專門負責管理的部門，從而造成合同管理比較混亂。二是負責合同的領導意識淡薄，造成合同執行過程不夠細致。例如，訂立合同中對方資質的審查，合同履行的監督等不到位都會對企業造成巨大的經濟損失。
（二）合同管理制度不完善
合同從簽訂到履行，從履行到監督都需要應對的程序和制度作為保障。但是，在很多企業，合同管理的程序和制度還不健全，在合同管理方面還有一些漏洞，這些漏洞將是企業承擔風險的一個重要因素。合同管理雖然在市場經濟條件下具有如此的重要意義，但是還存在一些問題，這些問題也僅是普遍問題的一部分而已，針對這些問題，關鍵是我們如何解決這些問題。
三、合同管理的措施
（一）建立健全合同管理機構，從形成合同管理體系
合同管理體系的構建是一個系統的工程，主要包括：一是加強合同管理機構建設。誰都可以簽合同，誰都可以管理合同，這種情況不利于合同管理，不利于企業的發展；二是管理人員專業化，專業的管理人員，既要熟悉本企業的專業知識，還要具備一定的法律知識，只有這樣才能確保合同管理的合理；其次建立合同檔案，合同管理除了健全機構，落實專業人才，還要建立合同檔案，讓合同有一個固定的落腳點，這樣管理起來才更有序，通過實踐發現，各企業在這個方面做的還是比較到位的。
（二）完善合同管理的規章制度
完善的合同管理制度是合同管理制度化、規范化、效率化的前提和基礎。合同管理者制度包括合同承辦人制度，審核會簽制度，審查制度，監督和檢查制度等等。通過合同管理制度，目的就是要做到管理層次清楚，程序完備，職責明確，分配合理，合同執行過程都處在控制狀態。
（三）注重合同管理過程
合同管理大致分為合同訂立前的準備、合同訂立中的管理和合同履行中的管理3個階段，這3個階段既相互獨立，又有著各自不同的內容和特點，同時各階段之間又有著密切聯系，它們共同構成了1個完整的管理過程。
1.合同訂立準備階段的管理。
包括了解對方資信，明確締約內容，這是合同管理的基礎階段。首先，要由經過法律培訓、取得授權委托專業人員對外簽訂合同。其次，對合同對方當事人的主體資格、資信情況、履約能力進行全面的真實性審查。
2.合同訂立中的管理。
即確定合同條款，按照規定的程序審核合同，這是合同管理的核心環節。首先，索取保存對方當事人的合法有效的資信材料及身份證明。其次是嚴格按照合同法規定的規范合同文本條款審查、簽訂合同，做到條款完備、權利義務明確。再次，根據法律規定需要履行審批、備案、登記的合同1定要履行其相關的法律手續。在合同正式簽約前，依法對涉及企業的重大經濟合同條款的合法性進行審查把關。
3.合同履行中的管理。
包括己方信守合同，依法履行，并關注對方履約，它是實現合同管理目標的有力保障。將合同規定的義務按照職責劃分并落實，建立嚴格的履行過程中基礎管理工作。根據企業管理制度實施對合同履行中的監督檢查。
四、總結
【關鍵詞】建筑工程項目合同管理體系業務流程
工程合同確定了成本、工期、質量、安全和環境等項目總體目標，規定和明確了當事人各方的權利、義務和責任。建筑工程項目必須實施規范性的合同管理，加強合同管理中的風險管控，才能滿足項目管理的需要，而這些對于企業自身來說必須以良好的合同管理制度體系、業務流程、合同管理機制、簽訂嚴謹的合同條款為基礎。
建筑工程項目合同風險管理應當遵循健全、合理、制衡、獨立的原則，確保風險管理的有效性。健全性是指合同風險管理應當做到事前、事中、事后控制相統一，應覆蓋公司的所有業務部門和人員，要滲透到決策、執行、監督、反饋等各個環節，確保不存在風險管理的空白或漏洞。合理性是指合同風險管理應當符合國家法律法規，與建筑企業自身的經營規模、業務范圍、風險狀況及所處的環境相適應，以合理的成本實現風險管理目標。制衡性是指建筑企業職能部門和崗位的設置應當權責分明，前臺業務運作與后臺管理支持適當分離。獨立性是指承擔合同風險管理監督檢查職能的部門應當獨立于企業其他部門。
合同管理的制度體系建設是建筑工程項目合同風險管控的基礎。結合建筑工程項目合同管理的特點，工程項目的合同管理必須注重專門化、專業化、協調化和信息化。同時建筑工程項目合同風險的管理原則要求建筑企業必須建立健全一套行之有效、嚴格的規章制度和可操作的作業制度。合同管理制度是否健全是合同管理的關鍵所在，但合同管理制度本身須滿足以下條件：
1、合法性：指合同管理制度必須符合國家有關法律法規的規定，建筑企業運行所依賴的管理制度本身存在違法規定勢必會給企業帶來致命的損害。
2、規范性：指合同管理制度必須具有規范合同行為的作用，能夠對合同管理行為進行評價、指導和預測，能夠為對合法行為進行保護獎勵、對違法行為進行預防、警示或制裁提供依據。
3、實用性：指合同管理制度必須能夠適應合同管理的需求，便于運用、操作和實施。
4、系統性：指制定的各類合同管理制度應互相協調、互相制約，能夠形成一個有機的系統，能夠在工程項目合同管理中發揮整體效應。
5、科學性：指制定、實施的合同管理制度應該能夠正確反映合同管理的客觀規律，保證建筑企業能夠利用客觀規律進行有效的合同管理。
具體而言，建筑企業應該建立合同洽談權、審查權、批準權三權相對獨立，相互制約的管理制度，使合同管理工作能夠有據可依，合同管理的基本制度主要有：合同會簽制度、合同審查制度、合同印章管理制度、合同信息管理制度、合同管理目標制度、合同交底制度、進度款審查批準制度、變更、簽證、索賠制度、合同管理質量責任制度、合同統計考核制度、合同檢查和獎勵制度。
建筑工程項目合同管理制度體系建設必須與良好的管理機制建設同步，才能具有強有力的執行力。以建筑施工企業為例，必須有完善的人才培養機制、分工明確的管理機制，輔以合理的業務流程才能更好地實施項目管理，尤其是項目的合同風險管控。
首先，建筑工程項目合同管理制度體系的建設和制度的有效實施都離不開合同管理人員的有效工作，做好合同管理工作，人是關鍵因素。合同管理作為一種復合型和智力型的工作，需要高度專業化及豐富知識和經驗的專門人才。在目前的國內建設領域，專門的工程合同管理和索賠人才還相當缺乏，目前人員狀況遠遠滿足不了需求，因此建筑企業必須以人為本，加大合同管理人才的培養力度，要有良好的合同管理人員培養機制。在工程實踐中，可以從以下四個方面強化合同管理人才培養：一是人力資源管理部門要重視選人。要選擇素質高、能力強、知識面廣、責任心強的人員充實到合同管理隊伍。二是要提供良好的學習機會和學習氛圍，加強理論學習。要鼓勵合同管理人員參加法律和經濟管理方面的考試及相關的執業資格考試，提高理論水平。三是要以機制激勵人。明確合同管理人員的責、權、利，建立和完善崗位競爭機制和獎罰機制。四是要在實踐中培養、鍛煉和造就合同管理人員。把合同管理和項目管理結合起來，把合同管理人員放到工程項目管理一線從事具體的合同管理工作，在實踐中提高運用合同手段解決工程建設實際問題的能力。
其次，要梳理企業中各部門的職責，要分工明確，落實執行。以中型施工企業為例，在現代的企業管理模式和理念中，必須建立合理的合同管理部門，設立明確的部門職責，才能將人員、制度、機制有機結合，將合同的風險管理真正落到實處。就合同管理而言，建筑施工企業應設立總部、分公司、項目部三層或者總部、項目部兩層職責權限管理層級，總部、分公司（如果有的話）分別設立市場經營、財務投資、勞務、物流、風險控制、合同專職管理、檔案管理部門，并且明確如下職責分工：
市場經營管理部門：負責對投標或非招標項目的經營風險評估；對簽約的建設工程施工總承包合同的投標符合性進行審查及投標的授權管理；負責工程類合同的會簽。
財務投資管理部門：參與對投標或非招標項目的經營風險評估；負責工程類合同的會簽、工程款的支付。
勞務管理部門：負責對各類勞務分包合同、專業分包合同、用工協議等合同文件的勞務、專業分包管理條款進行審核把關；負責制定及修訂涉及合同文本中關于勞務管理的有關內容；負責勞務分包、專業分包的招標、定價、資質審查及合同會簽工作。
物流部門：負責對物資采購、機具租賃合同文件的相關管理條款進行審核把關；負責制定及修訂涉及合同文本中關于物資采購、機具租賃管理的有關內容；負責物資采購、機具租賃的招標、定價及合同會簽工作，進行材料、機具成本的控制、核算和分析工作。
風險控制部門：負責處理有關的合同授權管理及對合同風險進行評估等；負責工程類合同的會簽；負責對合同管理實施提供法律支持服務。
合同專職管理部門：負責制定及修訂合同文本；參與對投標或非招標項目的經營風險評估；參與招標文件的評審工作及合同的評審、洽談、簽約工作；負責組織與工程合同有關的簽約、管理工作；負責合同的交底工作；負責合同管理資料建帳、歸檔工作。
檔案管理部門：負責合同的檔案保管；負責合同專用章、項目經理部章的管理工作。
項目部：按照公司相關規定負責項目的合同履行，根據單位授權負責參與組織項目部各類合同如勞務、專業、采購、租賃合同的洽談、評審和簽訂及監督履行等具體事務；負責進行合同履行過程中的風險管控。
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關鍵詞：企業法律顧問 合同管理 預防性合同 救濟性合同
“企業法律顧問”本既可包括身為企業雇員、擔當法律顧問職責的工作人員,又包括依法在律師事務所執業、受托從事企業常年或專項法律顧問工作的社會律師,但進一步考察1997年國家經貿委《企業法律顧問管理辦法》以及國務院國資委近年來的一系列規章,可以發現,“企業法律顧問”似乎專指“企業內部法律顧問”;其次,律師受聘從事企業法律顧問工作,并不對律師的身份有任何影響或產生一種新的律師種類。因此,本文就將所要探討的問題——“企業內部法律顧問的合同管理”徑直表述為“企業法律顧問的合同管理”,應該不會造成管理主體上的誤解。
一、企業合同管理的主要內容與分類
(一)合同管理:一項重要的管理內容與管理方法
和國外相似,我國企業法律顧問同樣具有廣泛的職能,可歸納為:(1)決策參與;(2)合同管理;(3)公司設立和運行中的法律事務管理;(4)企業知識產權保護;(5)訴訟管理,即運用訴訟、仲裁、調解等手段解決已產生的涉及企業利益的爭議,維護企業合法權益;(6)聘請社會律師為企業服務,并代表企業參與工作,行使聯絡、協助以及監督職責。
合同管理無疑是上述工作中的一項重要內容,而此外的(3)至(6)項工作中,起草、審查、管理、監督合同不僅不可避免,而且還是企業重要的管理手段或管理成果。因此,企業法律顧問的合同管理既是企業法律顧問本身的工作職責,還是貫穿于企業管理的每一個環節(生產、銷售、財務、人事、權利救濟等)的管理方法,在企業法律顧問工作中占據著十分重要的地位。
(二)企業合同管理的主要分類及內容
我國合同法學上對合同有各種理論分類,如有名合同與無名合同、要式合同與非要式合同、格式合同與非格式合同、諾成合同與實踐合同等,這些分類在法學研究層面當然各具理論價值,但從企業實務層面來說,主要考慮將合同管理中所涉各種合同進行如下三類劃分:
1.業務合同、勞動合同及其他合同
視企業所在行業或經營范圍的差異,合同涉及本企業商品或服務正常生產與銷售的,則為“業務合同”。
“勞動合同”為本企業作為用人單位與勞動者簽訂的以勞動用工內容為核心的各種合同。
除了上述兩類合同以外,以本企業作為合同當事人的任何合同均可劃入“其他合同”之列。最常見的“其他合同”有銀行借款合同、保險合同、建設工程合同,以及運輸合同、倉儲合同等等,其范圍十分廣泛,難以也不必逐一羅列。
2.涉外合同與非涉外合同
以本企業作為合同當事人的合同中,如果合同含有“涉外因素”,如對方當事人為境外主體、合同客體在境外,或者合同內容與境外有關的,則為“涉外合同”。它們同樣可以納入上述涉外業務合同、涉外勞動合同及其他涉外合同三項分類當中。
與涉外合同相對應,不含涉外因素的合同,無論是業務合同、勞務合同還是其他合同,均為“非涉外合同”。
3.防范性合同與救濟性合同
從訂立合同的根本原因來看,企業的各種合同僅為兩類,一類是為了便于事后有約可循、操作規范、減少或避免爭議、防范合同風險而訂立的,另一類則是爭議已經發生、為解決爭議而達成的各類協議。前者稱之為“防范性(或規范性)合同”,后者則為“救濟性合同”。
二、企業法律顧問在防范性合同管理中的主要工作
(一)完善合同管理制度與制定常用格式合同,發揮制度的作用與“批發性管理”的效率
凡事預則立,不預則廢。合同管理也應重在防范,即企業法律顧問應該擔當防范企業法律風險的“防火員”,而不該只在風險已經產生后充當“滅火員”。不過,企業涉及的合同份數眾多、種類復雜,法律顧問人手有限,往往又難以事事參與、件件過問、款款親為、字字把關。
為了解決這一管理效率上的矛盾,首先必須從完善合同管理制度與制定格式合同開始,為企業建立或完善合同管理規章制度,發揮制度的作用與“批發性管理”的效率。相關管理制度包括:(1)交易對象審查制度。從合同相對主體究竟如何開始,弄清交易相對方的身份、狀況、資信等基本信息,做到不談、不訂連交易對象基本狀況都沒有搞清楚的糊涂合同;(2)高水準格式合同使用制度。對于常用、非重大的書面業務合同,區別其性質與種類,由企業法律顧問會同外聘社會律師制定比較規范的合同格式,供業務、勞資管理等人員在工作中經常使用;(3)合同條款及法律講解、培訓制度。定期為業務、勞資管理人員講解條款、研讀法律,讓他們在提高合同法律及風險意識的同時,能夠真正理解有關條款的具體含義及利害關系,避免不知其所以然的機械套用;(4)合同簽訂前的最終把關制度;(5)已簽合同的企業法律顧問留存備案制度;(6)履行過程中風險出現或極有可能出現時,對企業法律顧問的第一時間報告或通報制度。
(二)對于重大、復雜的業務合同,企業法律顧問必須從各個環節真正參與其中,必要時與單位外聘的常年或專項法律顧問律師協同管理
標的較大、法務復雜、事關企業重大利益的合同,從一開始洽談時就應該有企業法律顧問的全程參與,以便在交易對象、交易標的、結算方式、品質保證、合同擔保、爭議解決方式、訴訟管轄乃至于適用法律、合同文本等方面從嚴把關,在合同簽訂、履行、協商等各個環節,為企業爭取進了能多的合法權益。
考慮到專業知識、執業經驗等方面可能存在的局限,可會同單位外聘的常年或專項法律顧問律師進行合同協同管理,以真正幫助企業避免法律風險,維護企業最大的合法權益。
(三)注意合同簽訂、履行、協商、聯絡等環節證據的留存與收集工作
對于與合同相關的票據、文書、往來業務資料認真收集,妥善保管;對于未能順利履行、可能發生糾紛的合同,相關往來文書必須由企業法律顧問起草與經企業法律顧問修改發出,避免業務人員因不諳法律而可能造成的被動局面;同時,又為其后的救濟性合同管理留下證據、打好基礎。
三、企業法律顧問在救濟性合同管理中的主要工作
本文主要通過合同管理實踐工作，結合廣東、福建地區X銷售企業在2000年至近期的經營管理情況闡述合同管理如何與企業發展相結合，最終達到適應市場變化的目的?？偨Y經驗，提煉成果。有針對性的對廣東、福建地區迅速成長的銷售型企業的合同管理提供參考借鑒。
【關鍵詞】
銷售企業；合同管理；適應市場
廣東、福建等省經濟活躍、經濟形式復雜多變，做為設立在該地區的銷售企業，隨近十幾年來國家經濟發展，快速發展。為適應市場變化，企業需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業廣東區公司在華南地區的分支機構變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業在華南地區跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區公司為主，管理本地區（廣東、福建、海南）業務，人員合并辦公。2010年后華南區公司各項工作重新分立為各省區公司管理。組織機構先后經歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個階段模式。所轄地區也分別經歷了各省獨立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨立―各省獨立。公司內部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經濟環境復雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在華南區管理時期，最早結合總公司制度制定華南區合同管理制度，廣東區合同管理制度是結合本區當前的實際情況，在原華南區制度基礎上修訂制定。并同時制定《合同管理權限及合同審查審批程序》。現行制度建立統一授權、歸口把關、各負其責、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監管等工作。
1.1建立統一管理、各負其責、相對集中的管理體制
改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關、相對集中的方式管理。原來的由各主要業務部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運動員、又做裁判員的模式，變為相對集中統一管理后，成為現在的由公司所屬各地市公司、機關各處室應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監管等工作，形成職責清晰，工作明確、有效監督、規范控制的合同管理體制。
制度明確規定訂立書面合同的標準要求。從基本環節控制風險。
1.2“各負其責”，嚴格“三項審查”制度
按照“事前預防、統一授權、相對集中管理、分專業審查把關、各負其責、全過程監督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業務主管部門分別對合同項目的經濟合理性、可行性、合法性、嚴密性、規范性、立項依據、資金渠道、技術質量要求等方面進行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行統一管理和監督。
公司簽訂合同實行分專業歸口審查、各負其責的管理體制，包括法律審查、專業技術審查、經濟商務審查。對未履行三項審查及審批手續的全同，一律不得簽訂。
1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體
針對銷售公司最基層單位人員工作性質側重具體銷售業務，法律專業人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負擔，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側重點。
1.4加強新業務、高風險項目的法律審查
對于招投標類合同、投資類高風險合同，公司制度明確規定：“立項、選商、談判、會審、簽訂的程序進行?！薄皩贤椖窟M行必要的考察、論證、落實資金渠道、項目計劃等保證合同全面履行的條件?！薄皩贤瑢Ψ疆斒氯说闹黧w資格、資信情況進行審查?！薄斑M行合同談判、組織招標、投標”。
1.5公司合同管理與招投標工作緊密結合
廣東區公司招投標管理制度規定：“招標人應與中標人簽訂書面合同”。
廣東區公司充分發揮合同管理信息系統的優勢，在合同管理信息系統設置伊始，即將所有列入招標類別的合同審查流程設置招投標審核。所有相關合同，必須首先在合同管理信息系統中進行招投標審核，達到招投標標準而未通過招投標審核的合同將被退回，從而避免產生規避招標、虛假招標的情況發生。
2 合同管理信息化推廣
以制度做保障，積極、快速推動合同信息化管理。
把合同管理進行網上審查審批等內容明確寫入現行制度中。三省合并管理時期，合同數量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當時的垂直管理、專業線分工的集中、統一特點，大力推動合同管理全面網絡化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓，強化合同信息系統的終端用戶使用。加強與當時三省各專業線、各區域和各相關處室的溝通協調，各專業線從初期的不適應信息管理方式至形成習慣、到支持認可合同管理信息系統，認識到管理三省各級合同，合同管理信息系統有著無法比擬的時間、空間優勢，即節約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當時最早一批合同全面上線的企業之一，系統使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數量超過550個，合同系統運行合同管理范圍下至零售網點合同上至省級公司投資項目，合同運行數量達30057份。
3 合同管理細致與效率平衡
作為一個大型企業，合同管理的細致性和對控制風險的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業對合同管理審批環節的流程優化常抓不懈。公司的流程優化是從“娃娃”抓起的，基礎好，也更易治理。從合同流程設置伊始，便充分考慮到實際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復的專業技術性審核。公司重視做好平時的預防工作，避免頭痛醫頭，腳痛醫腳，日常治理的效果顯著。
合同管理信息系統初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項重要審查，效率高為特點。公司的現行管理制度同時也明確“歸口審查、各負其責”，在現在行制度的同時，也有明確的《合同審查權限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。
區分不同類別、不同性質、不同情況的合同，本著實際情況，按工作需要進行相應調整。關聯交易合同、有標準文本的合同 、對時限性要求高的合同，符合三項審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業性、技術性重復審查。
使用標準文本、金額較小、對時限性要求高、法律關系簡單的合同，如：公司主要產品銷售、主要產品采購、零售網點銷售、零售網點維修、零售網點房屋租賃等合同，實行一級審查審批，只在二級分公司完成三項審查和審批即可簽訂，通常不同性質的審核節點4個，在承辦人及時督辦的情況下，能夠在短時間內完成所有審查審批環節并簽訂。對于其它法律關系簡單的買賣、租賃、技術服務等合同審查審批合同審核節點總數一般為5個，金額小的4個。只有投資建設類的合同，法律關系復雜、金額大、無固定的標準文本，而實行二級審核，以嚴控各種風險。
日?？刂屏鞒萄娱L，由于部分工作部門的內部工作分工需要，時常有相關部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發生。公司流程變化、調整實行審核制，流程調整由主要負責人審批，方可增加。同時，不定時安排合同審核流程檢查瘦身。達到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。
4 應急合同審核控制
銷售企業面向市場，工作難免需要應對“突發事件”，對時間及價格波動異常敏感的合同也需要應對這類“突發事件”。這客觀上造成了個別合同事前審核不充分，事后補辦。隨著公司規模擴大，各類人員的加入，這類情況也隨之復雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負責人的人事業績指標考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發生幾率。
5 合同管理薄弱環節強化
履行控制，尋找最薄弱環節，明確職責。
合同履行是一個時時變化、需要不斷更新的動態管理。合同的履行環節分散、不易集中；部分履行時間長、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關性和責任感。合同履行歷來是合同管理工作中的重點、難點和風險控制的關鍵點。廣東區現行合同管理制度，結合廣東區工作實際，明確“合同承辦單位全面負責合同履行”。做為銷售企業，合同承辦單位通過是該合同的需求部門，也是該合同的執行部門。直接掌握合同的全部履行過程，做為履行的責任部門，責無旁貸。
從企業作為獨立法人實體的角度看，企業風險主要有自然風險、商業風險和法律風險等。其中前兩種風險分別是以不可抗力和市場因素為特征的，而法律風險是以勢必承擔法律責任為特征的。企業的經營活動是通過一系列的合同體現的，合同既是企業從事經濟活動取得經濟效益的紐帶，同時也是產生糾紛的根源，因而在企業所面臨的各種法律風險中，最主要的是合同風險。
現代的合同管理是包括合同的審批與簽訂、履行，變更、終止、違約處理等全過程的計劃、組織，控制、調節、訴訟和監督檢查等管理活動，合同管理的全過程都存在著法律風險。因此，企業非常有必要建立一套合同管理的法律風險防范機制。
1，建立專門合同管理部門。由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及了大量的法律專業問題。所以，企業應專門成立法律顧問部門，來統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。這是由企業法律顧問職責、任務所決定的?！镀髽I法律顧問管理辦法》規定企業法律事務機構有“管理企業合同，參加重大合同的談判和起草工作”的職責，同時，該辦法也賦予了企業法律顧問管理經濟合同的任務。另外，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產、人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及大量的法律專業問題，所以，由企業法律顧問部門管理合同更為適宜。
2，合同管理模式?，F代企業應采取企業法律顧問部門統一歸口管理和各業務部門、各單位分口管理的模式。法律顧問部門作為企業合同的統一管理部門，對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門和所屬各單位(主要有各個分公司、子公司或駐外機構)作為臺同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。這樣企業和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。
3，要使該統一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全企業內部規章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。
在這個統一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：
其一，對企業公章或合同章的保管。根據我國當前對企業公章和合同章的使用規定，企業的公章和合同章具有法定的法律效力，即企業公章等于企業的簽字。在合同中，就算沒有企業法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業已經認可了該合同的有關條款，該合同對該企業就有了法律的約束力。當然，如果是企業內部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業無須承擔責任。《最高人民法院關于企業職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業是否應承擔擔保責任問題的函》(1992年9月8日法函[1992]113號)對此有規定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業對此負有舉證的義務，這點在實際上是有相當的困難的。
其二，對企業職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業都會存在這個問題，由于市場經濟的各類信息變幻莫測，許多機會瞬間即逝，因此，企業不可能將所有的合同簽訂都集中于企業的某人身上，這就會產生權力授予與權力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業管理機制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見的產生，避免對企業帶來被動的局面。在實際操作過程中，企業往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給予相當數量的蓋有企業公章的空白介紹信或者蓋有企業公章的格式合同，以方便其在適當的時候簽訂合同。這其實就是企業的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業在授權的同時，對其的權力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產生狹義無權或表見行為。
因此，筆者建議，企業應在空白介紹信中明確規定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權或表見行為的發生。在他們的職務停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業公章的格式合同及時上繳，同時務必以最快的速度通知和他有業務往來的關系客戶。
其三，對企業的被解聘主要負責人的防范。如果企業解聘企業的負責人比如說總經理，則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應及時明確告知與企業有主要或者重要經濟往來關系的客戶，以防止表見處分的發生。
總之，合同管理是企業法律事務中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理，現代企業若能構建一個有效的風險防范機制，對合同的簽訂、審核、履行、變更等全過程進行密切的監督和控制，將對企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。
項目管理的過程其實質就是分解和落實承包合同各項管理指標要求。參與項目的全員，就是在全過程實踐承包合同，要有意識地統籌自己從事的工作與項目合同管理工作的要求和進度，并及時采取措施糾偏。
2.建立項目合同管理責任機制確保項目合同責任落實
項目執行單位是項目合同的責任主體，負責對項目合同做出總體安排，并依照立項、選商、申報、簽訂、履行的管理流程具體推動具體合同的辦理流程。突出項目執行單位的合同主體責任，并區分于管理部門和審查部門的職責，有利于真實地反應合同管理的關鍵控制點，確保合同的基礎質量和履行效果。
3.制定項目合同總體規劃指導項目合同管理有序推進
項目合同總體規劃是一個囊括了工程目標任務分解、合同內容、要求、進度及相關配套流程要素及進度要求的綜合性安排。它涵蓋對各類擬外委的工程量、采購量、人員需求量的預估，標包的劃分、選商方式、選商進度、預算金額、合同申報、簽訂等等工作的安排。在項目合同總體規劃下，依照既定的時間節點和規劃方案進行合同項目的動態管理，具體落合同管理要求以及項目目標。項目合同總體規劃在具體實施過程中還應當根據項目實施情況及時地進行系統性的修訂和調整。項目結束時，應當就項目合同管理情況與項目合同總體規劃進行對比分析，對相關經驗值進行修訂；同時，還應結合項目合同總體效益評估，對項目合同總體規劃制定的科學性、合理性等進行評價，以期形成更好的合同管理經驗總結，提升項目合同管理工作。
4.強化對項目合同立項和選商的管控
將合同管理的著力點向前延伸至合同立項報批、選商談判階段，通過強化基礎工作質量來確保合同管理工作質量。首先，對合同項目的可行性、經濟性、必要性進行審查，避免無效或不經濟的投資或者成本、管理費用支出。其次，應當嚴格選商環節各項管理要求的落實，做好資質審核和綜合評價工作，選出質優、價優的服務商、供貨商，并且對雙方權利義務、違約情形及責任等做出充分的談判和記錄；再次，應當加強項目前期對圖紙、現場的審查和踏勘工作。基于建設項目的復雜性及其對地理、氣候等自然因素依賴等特點，項目合同的立項和選商工作都必須建立在對項目現場的充分踏勘和設計的基本認識上。
5.依靠信息管理平成高效的合同審查工作
基于權責利對等和有效管理幅度的原則，合同審查部門是合同審查的責任主體。通過制度明確各個職能部門在合同管理、審查中的職責以及履職時限，便于高效、優質地完成合同的審查工作。
6.加強項目合同的履行監管
1 “全員全過程精細化合同管理”內涵
全員，是指企業及其全體員工參與，強化全員風險防范意識、提高全員合同知識素養、營造全員合同信用文化，將與員工職務行為有關的合同風險預防與控制變成為員工自覺行為。
全過程，是指合同管理是一個系統管理，它既包括合同形式的確定、主體資信審查、合同談判、審核會簽、合同履行、合同變更、立卷歸檔、合同評價等過程，還包含著公司對于各式各樣合同的整體梳理和規范以及不同部門和員工的分工和職責。
精細化，是指在合同管理中建立科學合理的管理流程，力爭在管理的每一個執行細節上都可以做到數據化、精確化，建立標準化的管理模式，并且持續不斷地創新和改進。
2 “全員全過程精細化合同管理”主要做法
（1）通過對合同風險進行識別、分析和監控，全面認識面臨的合同風險。對公司涉及到的各種類型的合同進行梳理，逐項分析各環節可能遭遇的風險，找出潛在的風險因素并進行風險分析，根據不同的風險，采取風險承擔、風險規避、風險轉移、風險控制等不同的風險管理策略，提出風險管理解決方案并持續不斷的監督和改進。
（2）加強對潛在簽約人資格的審查。合同主體問題決定著合同的成立和效力問題，主要看潛在簽約人是否具有主體資格、是否依法成立、有無營業執照、營業執照是否已年檢，合同簽署人的資格是否具備等。特別注意從事建筑活動的建筑施工企業、勘察單位、設計單位和工程監理單位，應當持有依法取得的資質證書，并在資質等級許可的業務范圍內承攬工程，重要工業產品要有生產許可證制度，壓力容器、鍋爐、電梯等特種設備的制造、安裝、改造、維修、使用實行特別許可。
（3）加強潛在簽約人履約能力的調查。主要對財產狀況、生產能力、經營能力等內容進行調查，而且對確需與分公司簽訂合同時，還就分公司的上級公司（能獨立承擔民事責任的履約能力）的情況進行審查，因為在分支機構無力承擔責任的情況下，其上級公司還應承擔補充責任。
（4）建立符合公司特點合同系列范本。合同條款是合同雙方權利義務關系具體體現、合同履行的依據、合同管理的核心。在參考國家示范文本的基礎上制定了合同系列示范文本，做到合同內容明確，條款準確清楚。示范文本涵蓋了目前公司涉及的合同類型，業務部門簽訂合同時，以該示范文本為基礎，依據具體的情況進行調整，大大減少了合同簽定過程中的隨意性，對減少合同糾紛，維護公司合法權益，提高合同審查效率，降低簽約風險起到了重要的作用。
（5）實施合同審核會簽，把風險堵在源頭。將合同的審核會簽作為合同生效的必經程序和主要環節，，從合同初稿的擬定到最終合同的簽訂，形成以合同承辦部門和財務、審計、合同、法律部門以及公司領導三級合同審核會簽網絡。審核會簽人依照各自的職責權限，對合同的可行性、經濟性、技術性、嚴密性等進行把關，凡是對合同條款存在異議的情況都會及時溝通，集中評審，或重新修改，把風險堵在源頭。當各方在合同評審過程中出現不同意見時，公司會召集相關人員對合同條款和業務風險進行梳理分析，掌控風險和收益的平衡，并制定流程控制措施，要求各層面人員在執行過程中落實
（6）實施重要合同交底制度，實現全員參與。對于重要的合同，在合同正式生效后，組織相關部門人員實施合同交底，使合同相關人熟悉合同的全部內容，并對合同條款有一個統一的理解和認識，進一步了解自己權利的界限和義務的范圍、工作的程序和法律后果，擺正自己在合同中的地位，有效防止由于權利義務的界限不清引起的內部職責爭議和外部合同責任爭議的發生，提高合同管理的效率。
（7）加強合同動態監控，掌握合同履行情況。我們在實際管理中，進一步規范存檔合同臺帳，對合同編號、名稱、對方單位名稱、金額、簽訂時間、承辦人和履行情況進行登記。加強合同動態管理，定期或不定期對合同進行清理，要求合同承辦部門要向合同綜合管理部門通報合同履行情況，對合同進行全過程動態監控，掌握履行情況，使得能夠及時發現影響合同履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發生。對于已經履行完畢的合同制作履約報告書歸檔，形成管理閉環。
3 取得的效果
“全員全過程精細化合同管理”在公司的應用，破解了合同管理的難題，不但減少了合同糾紛，降低企業運營和交易成本，實現公司經濟利益的最大化，而且強化全員風險防范意識，營造全員合同信用文化，增強了全員依法維權的意識，提高了公司正確認識、判斷和化解企業經營管理中法律風險能力以及企業應對法律糾紛能力。經過多年的探索和實踐，取得顯著成效。
3.1 構筑起事前預防和事中控制為主、事后補救為輔的合同風險防范體系
對合同管理實現了全過程動態監控，形成了合同綜合管理部門統一歸口管理、承辦部門各負其責、相關職能部門分別把關的閉環管理的體系。
3.2 提高了合同精細化管理水平，有效化解了合同糾紛的發生
在合同管理中建立科學合理的管理流程，在管理的每一個執行細節上都可以做到數據化、精確化，堵塞了管理漏洞，建立標準化的管理模式，并且持續不斷地創新和改進，有效化解了合同糾紛的發生。
3.3 全員合同素養和風險防范的意識逐步提高
全員的合同風險防范意識逐步提高，自覺遵守合同的約束，按照合同要求規范自身的經營管理，依照企業內部制度辦事、誠實守信的契約意識，依合同維護自身權益意識均得到了加強。
