時間：2023-05-16 11:09:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案存檔管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.管理技術落后，不足以管理現存的電子科技檔案。由于目前的企業科技檔案科學化程度較高，種類繁多，導致傳統的管理模式不能夠真正的解決管理任務。管理人員的認知程度低，無法真正做到毫無損壞的保存，造成科技檔案的流失和損壞，甚至由于疏忽會導致科技檔案失真。檔案作為資料具有歷史價值，一旦失真，會造成巨大的損失，嚴重影響企業的發展。
2.檔案管理人員對科技檔案的認知程度低，沒有完全重視科技檔案存在的價值。由于檔案人員的素質水平較低，往往忽視了科技檔案存在的長遠意義，從而對科技檔案的管理馬馬虎虎，時常造成檔案有借無還。檔案記錄著企業發展的歷史和未來，所以管理員不僅是整理檔案，還需要保證檔案的真實性、完整性。
3.檔案管理的難度加大，由于科技檔案的存檔大多數類型是紙張，而且還存在大量錄音、圖片、影像等電子檔案。電子檔案的存檔難度大，保密性強，所以需要有保密措施，嚴格檔案管理的科學性和技術性。一般情況下，電子科技檔案比傳統的紙質檔案更難保存，更難管理，所涉及的每個步驟都有很高的的難度，加大了科技檔案管理的難度。
4.檔案管理的程序單一，只是簡單地講檔案進行分類、歸納、裝訂。所以沒有真正的達到科技檔案的管理價值。科技檔案的使用頻率高，所以會借借出出，如果沒有及時對損壞的部分進行修補，時間長了，會造成檔案部分丟失，記錄不全，損失其科學價值。
二、如何做好科技檔案的管理工作
1.加強科技檔案管理人員的積極性
科技檔案的管理復雜繁瑣，所以需要熱情的投入。枯燥的檔案管理要想培養積極性，必須全身心的投入到工作中。還要加強檔管理人員的檔案管理專業知識，能夠有效的管理檔案的存在價值。建立完整一體的管理系統，嚴格控制借出、歸還的數據，真正做到檔案不損壞，不丟失，不失真。減少胡亂翻閱的可能性，把具有保密性質的檔案進行單獨管理，切實用科學的手段做好保密工作，防止資料泄露，影響到企業的長期發展。
2.建立電子科技檔案獨立管理模式
電子檔案與紙質檔案的管理方法不一樣，所以在管理電子科技檔案時，不能只用傳統管理的方式。電子檔案通常使用電子文本，或光碟形式，以及音頻、視頻的模式呈現。在對電子檔案進行管理的時候，也要整理好檔案的位置，把相同內容的檔案進行規整，建立多個文件夾，方便查找。同時還要注意網絡的穩定性，避免受到病毒、網絡黑客等外界不良因素的破壞，造成資料丟失。
3.轉變科技檔案的存檔模式
由于時代的進步以及科學技術的發展，網絡化、電子信息化技術發達，所以企業的存檔要多采用電子模式。傳統的紙質存檔逐漸退出歷史舞臺，同時電子檔案的存檔方法簡單，并且存檔時間長，存檔效果好，還可以進行多數量備份，加大了安全可靠性。所以，在與時代同步發展的同時，也轉變科技檔案的存檔模式，做到既方便又安全、從根本上解決存檔難的問題。
三、結語
關鍵詞：水利科技；檔案管理；問題；對策
水利科技檔案工作是集中統一管理水利科技檔案，維護水利科技檔案的完整、準確、系統、安全，實現水利科技檔案在水利科技管理工作中的有效利用[1]。不同于一般的檔案資料，水利科技檔案對科研項目的運行有著至關重要的作用[2]。為了更好地管理利用水利科技檔案，本文根據實際調查，分析水利科技檔案管理工作中存在的主要問題，在此基礎上提出加強水利科技檔案管理工作的對策。
一、水利科技檔案管理工作存在的主要問題
由于水利科技檔案數量大、種類多、技術性較強，對檔案管理人員專業知識水平要求較高。就目前水利科技檔案管理來看，檔案管理人員專業技術能力難以達到要求，通常需要科技項目人員負責檔案原始資料的收集、整理工作。而科技項目人員雖然具有很強的專業技能，但是卻缺乏相應的檔案管理工作經驗，所以水利科技檔案管理工作中經常存在因歸檔資料不齊全、檔案資料遺失導致的歸檔率低等問題。對安徽省水利部淮委水利科學研究院科技檔案存檔現狀的調查發現，近十年來科技檔案歸檔率平均為78%，但不同項目歸檔率差異較大，有的業務部門歸檔率能達到100%，有的業務部門歸檔率甚至不足50%。歸檔率低主要是因為水利科技檔案管理工作還存在以下問題。
1.檔案管理工作操作不規范
部分科技人員在歸檔過程中，由于缺乏檔案管理意識，經常出現不按科技檔案管理流程進行操作的現象，這是導致科技報告前期管理與后期存檔銜接不良的主要原因。比如科技報告未領取編號就進行打印，而科技報告與合同也未建立對應關系，致使存檔時對科技項目核對產生困難。調研中發現，近十年內有近四分之一的報告編號是后期補齊的，這對科技檔案管理工作產生了負面影響。
2.檔案資料收集不完整
科技檔案資料是伴隨著項目整個生命周期的。然而在項目開展階段，很多科技人員沒有按照科技檔案歸檔規章制度收集、整理資料，往往是到科研項目即將驗收或者結束需要進行存檔時，才從已有的科研資料中查找、整理所需要的歸檔資料，這時就會發現材料缺失，如合同、評審材料不齊等，無法在規定時間補齊檔案資料，最終導致存檔困難。
3.科技人員檔案意識薄弱
科技人員在水利科技檔案管理工作中占有重要位置，但部分科技人員沒有意識到科技項目存檔對項目實施的重要性，只是單純地認為存檔就是資料文件的存放，尤其是在工作繁忙時，更是忽略存檔。科技人員這種薄弱的存檔意識也是造成科技檔案存檔率低的原因之一。
4.檔案管理人員參與科技檔案過程管理較少
由于檔案管理人員大部分時間忙于檔案的整編和檔案借閱，工作時間精力有限，且科技檔案專業性較強，檔案管理人員科研知識有限，未能充分發揮專業特長，給予科技人員科技檔案整理方面的專業指導。
二、加強水利科技檔案管理工作的對策
1.完善檔案管理機制
一是建立健全檔案管理規章制度，實現檔案管理制度化。制定《科研項目檔案管理規定》《科技檔案存檔流程》等規章制度，規范檔案管理業務流程。水利科研項目周期長、資料多、涉及面廣，結合這一實際，可建立基于項目不同階段的歸檔制度，讓歸檔工作細化到項目周期的每一個過程。從項目申報、立項開始，根據項目實施的不同階段分步驟進行。在項目的每一個周期開始前，檔案管理人員規劃這一階段需要的檔案資料，并注明檔案資料所需格式以及獲取來源；每一周期結束，科技人員提交當期所需檔案，檔案管理人員及時審核資料的完整性。二是建立部門檔案管理考核制度，實現檔案管理責任化。強化科技人員的檔案意識，建立科技人員檔案管理責任制，讓每一份檔案資料都能找到相關負責人員；并且在此基礎上可設定考核標準，科技人員要達到一定的存檔率才算完成檔案管理工作；同時，還應該建立部門檔案工作激勵機制，適當獎勵存檔工作優秀的科技人員，提高其檔案管理熱情。三是建立檔案管理與項目管理有機結合制度，實現管理規范化。科技檔案管理工作是伴隨著項目工程的整個生命周期的。因此要從制度上保證檔案資料的收集整理工作圍繞科研項目的每一個階段，將項目管理與檔案管理有機結合在一起，做到同時規劃、同時實施、同時檢查。
2.提高相關人員專業素養
一是加強對科技檔案管理工作的宣傳。一方面，從檔案價值角度大力宣傳科技檔案管理工作的重要性，讓科技人員能夠充分認識到自己的責任及其在檔案工作中的價值，更好地發揮科技人員在檔案管理工作中的能動性；另一方面，積極宣傳《檔案法》等檔案管理規章制度，讓科技人員充分了解檔案工作中的制度與流程，更好地推進科技檔案歸納、整理工作，確保檔案內容的完整、準確，提高科技檔案的價值，為后續的科學研究與科技服務工作提供更多信息。二是系統培訓科技人員檔案管理專業素養。檔案管理人員要盡可能了解、掌握科技項目相關情況和專業知識，科技人員在檔案管理工作中，也需要提高相應的檔案管理意識，不斷增加檔案管理工作實踐經驗。可定期系統地針對科技人員進行檔案管理知識培訓，減輕其檔案管理工作困難，以便更好地推進科技檔案管理工作。三是檔案管理人員參與科技檔案過程管理。檔案管理人員根據檔案管理的流程與檔案資料收集工作中的要點，編寫檔案收集目錄，在科技項目各周期開始前發送給科技人員，在周期結束前及時提醒科技人員歸檔，并及時對收集的資料進行審核、整理。四是建立幫扶團隊。針對歸檔率過低的部門建立專門的幫扶團隊。抽調檔案管理人員成立專門的幫扶團隊，跟蹤科技項目的整個周期，協同科技人員共同建立科技檔案；同時找到歸檔過程中科技人員的具體困難，提供解決方案，以便科技項目檔案歸檔進展順暢。
3.提升檔案管理技術水平
一是檔案數字化。借助信息化、電子化設備對新檔案進行收錄、整理、存儲，同時對舊檔案也應進行數字化處理，建立健全數字水利科技檔案庫，為檔案的檢索、利用提供便捷條件。二是操作便捷化。利用網絡平臺提供便捷的歸檔服務。一方面，簡化存檔方式。當今時代眾多資料都以數字化形式存在，相較于申請獲得檔案編號再將文件進行打印，在移動數字化存檔進程中，科技人員可以直接將資料提交到相應類目下的檔案中獲得檔案編號，同時進行存檔工作，簡化存檔步驟。另一方面，簡化歸檔方式。從傳統的手寫移交目錄，找相關項目負責人簽字，逐步轉變為網上申請目錄移交工作，相關負責人網絡審核確認，檔案歸檔入電子庫，同時保留紙質資料入檔案室。以便捷的線上操作代替傳統線下確認，省時省力，方便管理。三是提示智能化。在科技人員項目實施過程中，結合小程序等應用，在特定需存檔周期設定提醒，避免科技人員在存檔時漏存資料，為后續的檔案管理工作提供便利。四是宣傳移動化。除了借助傳統的宣傳欄、宣傳冊以及電子顯示屏等形式，還要發揮新媒體優勢，利用微信公眾號、小程序等構建宣傳平臺，讓宣傳不再是“一次性”活動，使科技人員可以在相應的移動平臺快捷地了解科技檔案制度，實現宣傳工作無處不在。
4.充分開發檔案價值
優化檔案資源，將傳統認知中僅用于保存的檔案，通過分類、組織等知識化工作，轉化為服務于水利科學研究的科技檔案知識庫，提高檔案資源的價值，把存檔工作變成服務于科研工作的一部分，提高科技人員的建檔熱情。
甲方：_________
乙方：_________
根據國家有關法律規定，本著雙方互惠互利，共同發展的原則，經甲方、乙方雙方協商，特訂立本合同，以便雙方共同遵守。
一、乙方自愿將檔案、資料寄存在甲方。
二、乙方寄存的檔案、資料所屬年度為_________到_________;檔案數量為_________卷，具體見交接清單。
三、乙方的檔案寄存保管期為_________年，從_________年_________月_________日起至_________年_________月_________日止。
四、乙方按標準向甲方繳付寄存費_________元后，雙方辦理寄存檔案的交接手續。
五、寄存期內乙方因特殊情況須提前退回寄存檔案的，甲方不退還寄存費。
六、寄存期滿乙方如需延長寄存期，應重新簽訂協議。
七、因不可抗力造成寄存檔案受損，甲方不承擔賠償責任。
八、甲方的義務和權利。
1.負責提供寄存檔案存放的場地、技術設備、管理人員。
2.負責寄存檔案的保管、保護，確保檔案安全。
3.負責寄存檔案的管理、統計、查尋、檢索。
4.擁有寄存檔案的管理權，有權查驗利用者的身份證明。
5.對寄存期滿不取走的檔案有權進行處置。
九、乙方權利義務1.寄存檔案應具有保存價值，經過整理，編目，也可委托甲方提供有償整理編目服務。
2.應按收費標準向甲方繳納費用。
3.查閱利用寄存的檔案應出示寄存者有效證明(單位介紹信、身份證、工作證)。寄存者利用其所寄存檔案不再收取檔案利用費。
4.對寄存的檔案擁有所有權。寄存期滿，如不繼續寄存須在期滿后60天內取走所寄存的檔案。
5.享有優先利用權，并可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。
6.對因甲方管理不善造成蟲蛀、霉變、遺失等問題，有權要求賠償。
十、本合同執行過程如有未盡事宜，雙方協商解決。
十一、本合同一式二份;甲、乙雙方各執一份，具有同等法律效力。
甲方(蓋章)：_________乙方(蓋章)：________
法定代表(簽字)：_________法定代表(簽字)：________
_ _________年____月____日_________年____月____日
示例2
合同編號：___________
保管人：______簽訂地點：___________
寄存人：______簽訂時間：____年____月____日
第一條保管物
保管物名稱：____________
性質：________________
數量：________________
價值：________________
第二條保管場所：________________
第三條保管方法：________________
第四條保管物(是/否)有瑕疵。瑕疵是：________________
第五條保管物(是/否)需要采取特殊保管措施。特殊保管措施是：________________________
第六條保管物(是/否)有貨幣、有價證券或者其他貴重物。
第七條保管期限自________年________月________日至________年________月________日止。
關鍵詞：網絡環境；檔案管理；影響
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）11-00-01
傳統的機關檔案管理模式主要以機關檔案室為主，以紙質材料為機關收集、管理檔案，這既不利于檔案的長久保存和查閱，也影響了檔案管理工作的創新和發展，而網絡技術的發展和計算機的普及應用，更是對傳統的機關檔案管理工作帶來了深刻的影響和沖擊。因此，探究網絡環境對機關檔案管理的影響對于促進機關檔案管理工作的發展和革新具有重要的現實意義。
一、網絡環境對機關檔案的形式產生了影響
在當前的網絡環境下，傳統的檔案管理已經無法適應工作的需求，無論是檔案的形成過程還是檔案的載體形式，以及對檔案的記錄形式等都發生了變化。
1.檔案的形成過程發生了變化。傳統機關檔案的形成過程主要是通過人工記錄的方式完成，然后以紙質文件的形式進行歸檔保存。不但形成過程緩慢，需要耗費大量人力物力，而且在出現差錯的時候，也不易及時的發現和改正。在網絡環境中，機關文件的形成過程更為多樣化。（1）可以手工制作機關文件。機關文書可以將文件以手寫的方式記錄下來，然后在計算機上進行輸入存檔和保存，文件的傳遞也通過網絡來完成，也便于機關文員在輸入存檔的時候，對文件中的錯誤部分（如字、詞書寫錯誤，語言不通順流暢等）進行及時的改正，提高文件內容的質量和傳送速度；（2）可以在計算機上直接制作文件。對于機關工作所需要的文件，機關文員可以直接在計算機上進行起草、校正和打印。對于機關工作會議中需要記錄的內容，機關文員也可以利用計算機來完成，可以顯著提高文件生成的速度。同時，計算機可以提供多種形式的文件模板以供選擇，機關文員只需要填入相應的內容即可，使文件既簡潔美觀又內容豐富，還可以滿足機關單位紙質和電子版本雙套保存的需求；（3）可以利用數碼設備生成。隨著數碼影像設備的普及和應用，機關單位的工作會議記錄和重要活動，可以進行可視化的全程記錄。機關文員可以將其制作成視頻文件和音頻文件進行保存，也可以根據視頻和音頻的回放，將會議或者活動內容整理成紙質文字進行存檔和保存。
2.檔案的載體形式也發生了變化。傳統檔案的載體主要為紙質，這既不利于長久保存，也造成了資源的浪費。在網絡環境中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度將逐步取代紙質文件。同時在文件的內容和形式上也更為豐富和生動，例如利用網絡技術，可以在電子文件中穿插電子圖片，使文件內容更為形象直觀，內容更豐富而具有說服力。這對于機關的宣傳工作和圖片處理工作帶來了極大的便利，不僅省時省力，而且保存的時間更長久。同時在文件的傳遞過程中，電子文件也有紙質文件所不具備的優勢。紙質文件的存檔需要人工運送完成，很可能會因為疏忽、遺忘等種種人為因素造成檔案的遺失，從而給檔案的保存工作帶來無法挽回的損失。而電子文件的存檔只需要通過機關內部的局域網傳輸就可以完成，而且電子文件備份過程簡單，幾乎不會出現檔案遺失的情況。此外，不僅大大提高了檔案存檔的時間和文件傳閱的時間，也提高了檔案存檔的安全性。
二、網絡環境促進了機關將檔案管理的創新
網絡環境不僅對機關檔案的形式產生了深遠的影響，而且促進了機關檔案管理工作的創新。
首先，提高機關檔案管理員的創新意識和管理技能。傳統的檔案管理員只負責檔案的歸檔、整理、查閱和保存工作，內容重復單調，管理工作相對簡單容易。在網絡環境中，很多檔案都是以圖形、圖像、視頻和音頻的形式存檔的，檔案管理的具體對象相對于傳統的紙質文件更為多樣化，這對管理員的工作技能提出了更高的要求。例如，機關檔案工作人員需要在專業人員的指導下學會專門的檔案信息接受管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集和管理技術，使機關檔案的保管擺脫卷盒和柜架等裝具的束縛，將經過鑒定歸檔的機關檔案信息將存入“虛擬文件柜”。檔案管理員不僅要掌握和檔案管理相關的網絡技術，還要認清檔案管理的發展趨勢，及時的隨著網絡技術的革新而強化自己的職業技能，使檔案管理趨于網絡化、知識化和社會化，樹立全新的管理理念。
其次，促進機關檔案管理服務創新。網絡環境對檔案管理服務創新主要體現在兩個方面：一方面是服務手段創新。相對與傳統的查閱紙質文件的服務手段，網絡環境下的檔案管理員可以建立檔案館網站，利用網絡開展多樣化服務。如利用單位網站資源制作自己的網頁，建設電子文件全文數據庫，實現網絡電子的統一管理和高效利用，使檔案信息服務網絡化和自動化。另一方面是拓寬了服務領域。傳統的機關檔案服務于機關單位本身，很少對外開放。而社會的發展使檔案服務逐步面向社會，生產建設、管理活動和行政活動等方面已經與信息服務密不可分，人們從對檔案信息的單一需求轉變為對檔案、圖書、文件和情報檢索資料的綜合需求，這使得通過網絡實現檔案資源共享、互通有無成為檔案管理工作的趨勢，從而滿足社會發展和經濟建設的需要。
最后，促進機關檔案管理理念的創新。管理理念是管理意識、管理宗旨和管理思想等觀念性因素的綜合，決定著管理手段和管理模式，并影響者最終的管理效果。網絡環境下，信息技術和網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，嚴重沖擊了傳統檔案管理理念和服務理念，促進檔案管理理念由傳統的“人浮于事”向“人精于事”轉變。網絡環境中的檔案管理理念要堅持“以人為本”的原則，注重利用網絡技術向機關和社會提供周到、便捷和快速的公共服務，才能使檔案管理工作更有生機和活力，發揮檔案管理在機關工作和社會服務建設中的重要作用。
三、結論
總之，網絡環境對機關檔案管理的影響是全方面的，其意義重要而深遠。不僅改變了傳統檔案文件的生成過程、載體形式和存檔保管形式，提高了檔案傳輸的速度、檔案保存的安全性和檔案的利用率，而且改變了檔案管理理念和管理形式，提高了檔案管理員的職業技能和服務水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統化，從而真正體現檔案管理工作的價值，更好地為機關工作和社會發展服務。
參考文獻：
[1]姚美榮.對加強機關檔案規范化管理的幾點思考[J].檔案，2009（01）.
光盤存檔的“瓶頸”
使用光盤存檔目前仍然存在著很多困難。畢竟光盤應用的歷史太短，其理論與實踐研究尚不夠充分，這是影響其應用的桎梏。筆者可以簡要地舉例加以說明：
第一，存檔光盤的種類。國外，有人基于媒體選擇記分卡的研究方法，認為CD－R和DVD－R是適于存檔的光盤類型〔1〕。法國國家標準NFZ42－013將只讀光盤作為存檔載體〔2〕。在我國，有人建議用CD－R存檔〔3〕，但新近頒布的國家行業標準《電子文件歸檔與管理規范》并沒有規定存檔光盤的種類〔4〕。可見，究竟哪種類型的光盤更適于存檔？其格式如何？目前，國內外尚無定論。
第二，光盤的日常管理。同傳統的紙質檔案相比，由于制作材料不同，在環境條件控制、日常保養等方面自然也應有所不同。例如，理論上，環境溫度過高或過低會加速片基的老化，金屬層與空氣接觸會被慢慢氧化。那么，什么樣的溫濕度適于光盤的保管？光盤保管與利用環境的溫濕度是否完全相同？對這些問題的研究并不充分。
第三，光盤數據的長久可讀性。光盤的壽命是有限的，如何保證其載體壽命和信息壽命能夠得到最大程度的延長？再者，光盤數據瀕臨毀壞時，有必要進行數據遷移。遷移過程有許多因素可能造成其數據的丟失，而且遷移頻率越高，數據丟失可能性越大。如何進行這種遷移？遷移到何種媒體？最佳轉換時機如何選擇？這方面的研究非常欠缺。
光盤存檔的風險
和紙張存檔的歷史相比，光盤還只是襁褓中的嬰兒。因此，它一旦成為存檔載體，是否具有和紙張相似的穩定性？保護工作者對此必須深思熟慮。如果說當前人們在使用光盤存檔時的“兩難”處境只是一種表象的話，那么，其實質就在于：因為光盤出現的時間短，許多應用問題尚且來不及研究就蓋棺定論，尤其是用它記錄檔案，這多少冒著一定的風險。作者認為，這種風險意識并非杞人憂天，而是基于理性的思考。
其一，光盤的壽命尚無定論，但有證據表明，它似乎不抵紙張。縱觀存檔載體的發展歷程，盡管其類型以加速度的方式在拓新，但其壽命卻并非與時俱增。相反地，粗略地比較不難發現，其壽命呈現下降的態勢。千年前的手工紙仍然時有所見，即使是現代酸性紙，其壽命也不低于50年。美國國家媒體實驗室等權威機構對MO、CD－ROM、CD－R、CD－RW、CD－WORM進行過研究，其平均壽命依次為30、5－100、50－200、20－100、10－100年。顯然，從存檔的要求出發，以最大平均壽命作為存檔光盤的壽命是牽強的；相反地，從降低風險、增大保險系數的角度考慮，存檔載體應當以其最小平均壽命作為參考。這樣，不論用何種光盤存檔，其“保險”壽命不超過50年。這表明，光盤的壽命不如紙張。
第二，光盤數據非常脆弱。CBL電腦數據修復技術公司曾對造成計算機數據丟失的主要原因作過統計，結果顯示，硬盤或系統故障、人為因素、軟件故障、病毒、自然損毀分別占44％、32％、14％、7％、3％〔5〕。可見，基于計算機技術存儲的數據是非常脆弱的。光盤信息存取技術尤其如此。計算機硬件或系統故障、軟件故障、光盤介質變形、盤片污點甚至微小的劃痕都可能引起解碼時發生錯誤，各種自然的和人為的因素、管理的和技術方面的失當都可能導致光盤數據的損失。這些損失的數據中，有些是可以被恢復的，有些則是永遠無法恢復的。其中，由于光盤存儲介質損壞所帶來的數據丟失常常是無法恢復的，因而這種損失是無法彌補的。
第三，技術的過時與淘汰。光盤數據的存取依賴于計算機，后者處于日新月異的發展之中。摩爾定理告訴我們，計算機電子元器件每十八個月就更新換代一次。技術過時與淘汰是必然的，軟驅即是一例。最早的軟盤為8英寸，后來發展到5．25英寸。現在，除了3．5英寸規格的軟驅外，其他規格的軟驅已經渺無蹤跡。這表明，十年前儲存在大軟驅上的數據，今天的設備已經完全無法讀取了。光盤技術是否會重蹈覆轍，人們目前不得而知。
通過以上分析，我們不難理解為什么目前還沒有一個權威的、準確的數字來描述光盤的壽命。正因為如此，貿然使用光盤存檔冒有一定的風險。試想，一旦光盤信息不能長久保存，人們不得不想方設法地將它遷移其他載體（包括紙張）上。這不僅會造成社會財富的巨大浪費，而且誰能夠保證光盤信息能夠完整無損地準確地遷移呢！
存檔光盤長期可讀的保障機制
光盤存檔畢竟已是大勢所趨，因此，為了保證其信息的長期可讀，需要逐步解決光盤存檔的“瓶頸”問題，降低光盤存檔的風險，建立其長期可讀的保障機制。它涉及到計算機行業、產業部門、科研單位和檔案工作機構等多個領域，并非檔案部門能夠自行解決，有待于相關部門的共同努力和合作。同時，我們發現，從光盤生產廠家到光盤應用機構，從光盤信息存儲、保管到遷移，從自然環境到人為環境，從技術層面到管理層面，無一不影響到光盤的可讀性。因此，建立存檔光盤長期可讀的保障機制是一個非常復雜的問題。依筆者淺見，目前需要抓緊解決的主要方面包括：
（一）確定存檔光盤的類型和格式
由于CD－ROM、CD－R、DVD－ROM、DVD－R記錄的信息不可更改，從這個意義上講，它們均可用作存檔光盤。但這并不意味著其中任何類型都可以用來存檔。例如，即使是CD－R，含酞菁染料的光盤比含花菁染料、含氮染料種類的壽命更加耐久。當然，以上各種光盤壽命的比較尚需進一步研究。在存檔格式方面，目前得到應用的各種格式（．doc，．txt，．pdf，．ppt，．gif ．．．．．．），哪種格式更利于光盤的使用和保存，這也是需要統一的。
（二）把好“入館關”
一旦存檔光盤的類型得到了確認，就需要把握好入館關，讓符合存檔要求的優質光盤進館。這樣，既可以保證光盤信息的可讀性，又可以減輕保護光盤信息長期可讀的負擔。
（三）定期檢測館藏光盤的質量
光盤一旦進館，檔案館需要對它們的質量進行檢測，以便對館藏光盤的質量做到心中有數。不僅要明確光盤質量檢測的指標，而且要確立檢測的時機并使之制度化，為光盤信息的遷移提供決策指導。
（四）加強存檔光盤的數據管理
除了要加強光盤實體的安全外，還要采取各種各樣的措施保證其數據安全。國外不少做法值得我們研究。例如，英國艾塞克斯大學數字檔案館為了防止數據丟失，將每個文件至少制作4個拷貝：main copy、CD－ROM copy、Shadow copy和off－site near copy〔6〕。有的單位實行分層網絡存儲平臺或遠端異地儲存。這對于預防突發自然災害非常有效。
（五）監控存檔光盤的生產
即使采用同樣的材料和工藝流程，不同廠家生產制造的光盤質量并不相同，這是一個不爭的事實。因此，國家有關部門有必要加強對有關光盤生產企業的管理，從原料和生產流程上保障存檔光盤的質量。例如，國家可以從現有的光盤生產企業中挑選一、兩家能夠滿足存檔要求的光盤生產企業，通過加強對這些企業的監督來保證其產品能夠滿足存檔的需求。
（六）推進光盤技術的研究
近兩年來，國家檔案局資助了《影響光盤信息讀取的環境因素研究》、《存檔光盤壽命定量檢測技術研究》等課題，積累了光盤研究的經驗，這是一個良好的開端。當下需要加強研究的有：存檔光盤類型和格式、存檔光盤保存與利用環境、存檔光盤遷移原則和方法等。只有這樣，才能為保障光盤信息的長期可讀奠定理論基礎，提供技術指導和實踐指南。
（七）制定政策法規
目前，與存檔光盤有關的國家標準幾乎是空白。新近出臺的國家行業標準《電子文件歸檔與管理規范》對存檔載體只給出了一個推薦的意見，沒有具體的規定，因而缺乏可操作性。為此，國家有關部門（尤其是國家檔案局）需要加強這一方面的研究，制定有關標準，包括存檔光盤質量和格式標準、存檔光盤制造規范、存檔光盤選擇標準、存檔光盤保管與利用標準、存檔光盤信息遷移標準等。只有這樣，保障存檔光盤的長期可讀才能做到有法可依。
參考文獻：
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2．周耀林．法國檔案文件數字化實踐．北京檔案，2002（4）
3．郭莉珠等．CD－R光盤預期壽命探析．檔案學通訊，2002（4）
4．GB／T18894－2002
關鍵詞：醫院人事管理 人事檔案
隨著社會主義市場經濟的不斷發展，國家醫藥衛生體制改革的不斷深化，注冊醫師多點執業工作的逐步推開，醫務人員的合理流動，特別是高層次專業技術人才流動，更趨寬松自由。事業單位人事制度的崗位聘任制，實現了由身份管理向崗位管理轉變，解決了原來人事管理體制內部缺乏激勵競爭機制的狀況，醫院人事檔案制度是人事管理服務社會化的轉變，是人才流動和新的用人機制的基本保證。
事業單位人員聘用制就是事業單位與受聘人員通過簽訂聘用合同確定聘用關系、明確雙方權利和義務的新型人事管理制度，是國家確定的事業單位基本的用人制度，體現了公平、公開、平等、競爭、擇優的原則，聘用合同的簽訂使雙方關系平等，權利義務平等。
人事檔案是指用人單位將聘用人員的檔案委托政府公共服務機構保管的一種檔案管理方式。
人事檔案是用人單位在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中收集員工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察員工的依據，是國家檔案的組成部分。醫院人事檔案制度對事業單位全員聘用制起到了保駕護航的作用，是對甲乙雙方負責任的體現。醫院人事檔案制度使人事檔案管理更加規范化、專業化、系統化和社會化。改變了人事檔案純屬單位所有的弊端，解決了人事檔案能進不能出的問題。
我院自1999年開始實行人事檔案制度以來，本著以人為本，為職工服務的理念，積極與人事檔案機構協商溝通，較好地解決了一些問題、難點。
一、人事檔案制度對院方和職工本人的有利方面
1.避免檔案移交不及時，出現“棄檔”、“扣檔”現象。人事檔案對人才的流動具有極大的制約作用。如果職工個人想調到更適宜于自己發揮專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，扣住申請調離人員檔案不放，其人事檔案就不能轉走，也就是“扣檔”。如果此人執意離開，那么在新的單位將無法正常晉升、晉級、調資、核算工齡以及辦理人事檔案有關證明，使其在學習、家庭、婚姻、住房等方面都會有麻煩。日常工作中常會遇到職工提出辭職，單位不同意或者與其解除（或終止）聘用合同，職工不辦理離院手續即離開，不轉檔案，導致“棄檔”，給醫院管理遺留后續問題，甚至經濟損失。如果每個人的人事檔案，由政府所屬的人才檔案公共管理服務中心進行集中統一管理，使單位人成為社會人，促進人才合理流動，與戶籍制度、社會保險制度協調運行，以上問題將會迎刃而解。
2.避免個人檔案材料不完整。聘用單位在與受聘人簽訂聘用合同前，要把好受聘人檔案的閱檔、審檔、存檔關。醫院傳統的人事檔案管理中，遇到問題較簡單，現在招聘和引進的各類人才的人事檔案來源廣泛、內容結構復雜，在未來的社會改革變量中，會遇到不可知的各種麻煩，如果等到職工調動、晉升或辦理退休等手續時再去補充缺失的材料，會造成非常棘手的后果或糾紛。而在社會化的人事檔案公共管理服務中心，則有非常專業的管理人員審閱檔案，發現問題及時告知存檔人，并能提供相應的解決方案，督促其迅速完整地補齊檔案材料，杜絕或減輕今后可能出現的問題或損失。
3.確保人事檔案內容材料的真實權威性。人才檔案公共管理服務中心為縣級以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才服務機構。能公正、真實地為存檔人員積累、歸集檔案資料，實行最安全的檔案管理。那些在政治、經濟、業務工作等方面的表現，都是一個人的素質評價和社會信用資訊與政治資本，必須真實地、公正地錄入檔案，并為用人單位提供確鑿的、真實的、公正的個人證明材料。經過幾十年的不斷總結完善，市人才中心已經形成規范、統一的新公共服務管理機構，人事檔案有專業的管理人員審閱、收集、保管、維護，解除了聘用單位和受聘人員的后顧之憂。
4.提高人事工作效率。人事檔案社會化幫助用人單位從具體瑣碎的檔案管理事物中解脫出來，減少人事機構設置和人員開支、節省用于存放人事檔案的空間和降低保管人事檔案的成本，有更多的精力投入醫院的人才培養與引進，各類人員的績效考核管理以及醫院的經營和市場競爭。
二、人事檔案制度對院方和職工本人存在的弊端及應對措施
1.醫院與人事檔案機構職責不清的問題。在簽訂存檔業務時，首先要明確雙方工作職責、范圍。要銜接緊密，嚴格審查接收的檔案。具體操作實施時實現聯動協調機制，即存檔機構與醫院的聯動、存檔機構與存檔人的聯動、醫院與聘用人員的聯動。
2.容易形成“人檔分離”現象的解決辦法。實行人事檔案制度后，往往出現人員與檔案分開的情況，醫院與聘用人員辦理入職手續前，必須要查閱或借閱擬聘人員的人事檔案，對本人遞交的各類證書、履歷等要與檔案內容一一對照，審閱其是否客觀真實，必要時留存好復印件或要求擬聘人員開具權威機構的證明。在醫院每年招收的應屆畢業生中，有的是入黨積極分子或預備黨員，這在檔案中均有記載。院方提前與機構做好溝通，要求及時把這方面的信息提供給醫院，以免影響對入黨積極分子的培養考察和預備黨員預備期的正常轉正。
3.檔案材料不能及時歸檔。建立健全人事檔案信息交換聯系制度，要向聘用人員宣傳人事檔案的意義，將有關人事檔案政策和規章制度讓存檔人員知曉，檔案在傳遞、收集、整理利用的管理原則。在一定范圍內將不屬于保密范疇的檔案內容向存檔人員公開，實現公民知情權，讓當事人對自身的檔案狀況有清晰的了解，認識到檔案是自己的業績、信用等方面的一個體現，逐步改變人們對檔案的神秘感和漠視感，增強檔案價值意識，提高對人事檔案的重視程度，從另一方面對人事檔案的真實性和完整性也起到很好的監督作用。醫院要做好人事檔案材料的收集工作，與檔案機構共同制定操作規程，根據不同時間段，理順和疏通檔案材料的收集渠道，按照規律集中收集整理歸檔材料，嚴格執行登記移交工作。
4.管理人事檔案者服務態度不好。醫院與人事檔案機構都要轉變思路，更新觀念，那種高高在上“你有求于我”的陳腐觀念早已被現代社會新公共服務理論所替代，注重以人為本的服務理念，規范檔案管理操作程序，用精細優化程度來衡量服務質量。實行人事檔案工作必須由院方與人事檔案機構合作才能完成，使醫院的人事檔案目標管理的方向逐步達到法制化、規范化和科學化。
5.現有的檔案機構信息化程度不高。人事檔案信息開發是促進人力資源合理配置的重要手段，人事檔案機構在處理好開發利用和保密的前提下，建立人事檔案管理信息系統和相應的信息連接，實現網絡共聯，憑借網絡優勢，以現代化的網絡化管理模式，實行個人基本信息的聯機網絡檢索和聯網查詢，向醫院人事部門提供人事檔案人員的基本信息。醫院可以借助網絡平臺，不受時間、地域的限制，快捷、方便地查閱本單位所屬人事檔案人員的電子檔案，實現人事檔案信息資源共享，快速、方便查閱人員的社會保險繳納、學歷、職稱、履歷等信息，既減少了檔案人員工作量，還減輕了存檔案人為開具相關證明而往返路途的煩惱。使人事檔案信息資源得到充分利用，為促進人力資源的合理配置提供有效的途徑，為醫院在發展、培養、選拔使用人才上提供堅實可靠的材料。
未來社會將會是更加開放的，知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，人事檔案社會化開放式管理模式將成為一種通用的管理模式。醫院專業技術類人事檔案的內容大多關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時“干部本位”思想正逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是公開招聘，引進人才，競爭上崗、聘用合同、自由擇業，人員可轉崗下崗，醫藥衛生事業單位的專業技術人員、工勤人員、管理人員變動日益頻繁，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。借助人事檔案制度，推動建立醫院人才新型管理模式。
參考文獻
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[關鍵詞]信息化時代；檔案管理；重要性
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-0-01
在信息技術高速發展的現在，企業檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰。傳統檔案管理模式已經完全不能和先進的科學管理方案接軌，不能適應社會發展需求。因此，企業必須積極改正陳舊的管理方式，尋求全新的管理模式，促進企業檔案管理的發展。
1 檔案管理現狀分析
1.1 檔案管理觀念落后
對檔案管理工作不重視是大部分企業普遍存在的問題。主要表現在以下幾方面：第一，大部分企業，缺乏檔案管理的專業部門。第二，管理者對檔案管理工作認識不足。大部分企業管理者錯誤地認為檔案管理工作就是對企業資料的整理，并不能給企業帶來經濟效益，這種想法導致企業不愿意設立專門的檔案管理部門。
1.2 檔案管理信息化水平低
目前，大部分企業檔案管理信息化水平低，主要體現在以下幾個方面：第一，部分企業仍采用傳統檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數字化，導致檔案管理的信息化建設水平較低。
1.3 檔案管理不能為公司服務
傳統檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業服務。好的企業檔案管理能在企業中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業發展的興衰點，找到發展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業發展，為企業服務。
2 信息化時代檔案管理的建議
2.1 科技存檔
當前的檔案管理工作應該向數字化靠攏，從實體檔案管理轉變為對信息資源的科技化管理。科技化管理檔案主要運用現代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關檔案的網頁，建立數字化視頻檔案數據庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關部門網站制作網頁，使檔案管理服務于系統互聯網，并形成科技化的電子檔案數據庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內容的真實性和安全性，且快速實現資源共享。在互聯網上，應實現檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。
2.2 信息化管理
傳統檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術的引進，奠定了檔案管理科技化基礎，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變為計算機存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現代化和科技化。也從另一個角度要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，適應新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準確地為社會創造經濟效益。
2.3 工作重心向信息偏移
在傳統檔案整理實踐中，主要工作是檔案實體數據整理。在實際檔案管理中，檔案實體管理是對檔案的流程化控制。而計算機存檔技術給傳統檔案管理模式帶來巨大挑戰，傳統檔案管理無法應對電子信息時代的數字化處理要求，因此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業的關注焦點從文件實體化向文件形成化發展，使文件整理和保管與科技有機聯系起來。
2.4 培養信息化檔案管理人才
在檔案管理中，應著重引進和培養現代化管理人才，全面提高工作人員素質，積極改善檔案管理設備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養檔案管理的數據庫開發人才，只有優秀的人才儲備，才能更好地服務于檔案管理工作。其次，企業要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設立專門的培訓機構，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，加強工作人員的理論研討和學術交流。最后，要引進了解信息化的技術人才，具有現代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務質量。
3 結 語
隨著信息技術不斷發展，傳統實體式檔案存檔方式已不適用于企業的發展。因此，檔案信息處理自動化和數字化的趨勢勢在必行。檔案工作面臨著從傳統到科技化的重大變革，如何加速檔案管理科技化成為當前研究的重點。企業要尋找傳統檔案管理模式的不足，汲取現代化的檔案管理模式，形成符合企業實際發展的方法，更好地為社會服務。
主要參考文獻
【關鍵詞】城鄉居民；養老保險；檔案管理
一、當前城鄉居民養老保險檔案管理工作中存在的問題
自新農保政策試行以來，我國城鄉各地都把新型農村社會養老保險工作作為當前和今后一個時期重要的民生工程，廣大農民群眾也充分認識到了新農保是政府為民辦實事、好事的一項好政策，城鄉居民養老保險檔案管理工作取得了長足進步，但其中也存在許多不足的地方，主要表現在以下三個方面：
（一）參保人員登記，建立形成的業務檔案資料不齊、不健全。檔案資料不齊一般表現在缺少身份證、戶口冊等證件復印件。不健全則主要體現為：一方面申報單位或個人填報的參保資料不全或未蓋公章；另一方面審核單位在辦理各種參保業務時，建立形成的檔案資料沒有按要求一式幾份填寫留存，并且未填寫辦理、審核時間，無經辦人、負責人或領導的簽字，未加蓋審核章或公章不清晰；或是存檔的參保資料不是審核單位建立形成的原始紙質件，而是留存的業務資料復印件（并且未加蓋鮮章），如今后有爭議事件發生，這類養老保險業務檔案的真實性、有效性就要被大打折扣。
（二）社會養老保險業務存檔資料不規范。表現在書寫不規范，存檔材料不規范，存在業務存檔資料中姓名、身份證號與戶口冊、身份證復印件上的不一致問題，有寫錯、錄入打印錯的，有填寫不完整等；在業務存檔資料中劃減、修改處未加蓋審報單位、審核單位（或經辦人員）的校對章等。這些不規范、不符合要求業務存檔資料不現、不清楚、不確定，今后就難準確利用檔案來核實繳費等情況，就沒有利用價值。
（三）由于社保部門涉及的業務、資金人員較大，特別是縣級社保部門沒有專職的檔案管理人員，導致檔案管理沒有規范化、科學化，難于查找參保人員的個人資料，更不可能談業務信息化建設。
二、加強城鄉居民養老保險檔案管理工作的具體措施
為促進城鄉居保各項工作健康有序發展，充分發揮居保業務檔案的社會價值，為參保人員和社會各界服務，各地區居保中心應把業務檔案規范化管理工作作為基礎工作來抓，結合實際積極探索創新城鄉居保業務檔案管理工作的思路與辦法，逐步實現業務檔案電子化管理，具體措施應主要從以下幾個方面開展：
（一）建立健全檔案管理體制。各城鄉居保中心應認真貫徹落實國家人力資源社會保障部和國家檔案局制定的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》條例中關于城鄉居民養老保險業務檔案管理的有關規定和要求，并結合當地實際訂立相應的檔案管理辦法，加強城鄉中小企業養老保險檔案規范化管理，明確檔案管理崗位職責和責任，對檔案整理和借閱利用進行系統性的管理，維護檔案的真實面貌；統一規范，健全檔案歸檔制度，明確檔案歸檔范圍和要求；加強日常管理，做到隨時歸檔，檔案保管安全有序，人員經費有保障。建立起一套從檔案的收集、整理、管理到利用的科學檔案管理系統，實現養老保險檔案管理的制度化、規范化、標準化管理，有效地保護和利用檔案為參保單位、參保人員和經辦工作服務。
（二）加強檔案基礎設施建設。要強化檔案工作基礎設施建設，把它作為檔案工作的重中之重。應積極爭取資金，加大投入，加強檔案館庫建設，解決好檔案部門硬件設施建設問題，為加快數字檔案館建設步伐奠定物質基礎。
一方面，應注意加強館內的基礎設施建設，具體措施可包括：在檔案庫房安裝氣體滅火消防設施，設施包括氣溶膠滅火裝置、氣體滅火控制系統以及火災報警系統；配備庫房消磁柜、消毒機、除濕機、空氣凈化器、吸塵器等設備；購置高配置電腦、專業掃描儀、復印機、打印機等辦公設備等。
另一方面，要加強縣級綜合檔案館建設工作，對一些工作滯后的縣，要采取檢查、通報、專項督查等方式，切實落實好各項工作，制定好工作目標和工作進度計劃，確保完成“十二五”期間的建設目標任務。
（三）進行電子化操作，建立電子檔案索引。要解決好檔案部門“軟件”建設問題。“軟件”的內涵比較豐富，要加強檔案信息化、現代化、網絡化建設，制定好檔案信息化建設工作的規劃和實施方案，充分利用網絡資源和電子設備，建立起更加科學化的檔案信息數據庫和網絡平臺，通過建立電子檔案索引，實現檔案資料查閱的電子化操作，更有力地推進城鄉居民養老保險檔案管理工作的新發展。（1）強化紙質資料審核，確保電子信息錄入準確。檔案文件從紙質資料轉化為電子資料的過程中，保證其信息的完整性、準確性尤為重要，這是今后工作中通過電子平臺調檔、查閱、獲取準確檔案信息的先決條件和基本保證。（2）紙質檔案歸檔規范化。電子數據庫的建立，方便了查閱檔案、獲取信息的工作需求，但紙質檔案作為檔案信息的原始資料，是核對檔案信息真實性的根本依據，其保存價值遠遠超過了電子文檔，因此紙質檔案的歸檔工作仍不可放松。
（四）加強與鄉鎮的聯系，開展學習培訓。組織各鄉鎮（街道辦事處）分管領導及經辦人員積極開展業務培訓，各鄉鎮負責村（居）協辦員業務培訓并加強指導。做到培訓思路“清”，培訓方式“活”，培訓重點“明”，打造一支政治強、業務精、作風硬、效率高的經辦隊伍。主要從制定配套政策、規范業務流程、嚴格統計報表的質量和時效、內部控制制度建設、強化檔案管理、提高信息化管理水平、優化經辦窗口建設等方面入手，組織業務專題講解、計算機信息系統、POS機實際操作培訓、協辦員業務培訓等，切實加強城鄉居民社會養老保險業務工作人員的專業知識方面和政策水平。
參考文獻
1.1與紙質檔案長期互相并存
紙質檔案具有內容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩定等優點但同時也存在文件形成時間長、整理費時費力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質檔案和電子檔案交織的時期。
1.2電子檔案管理體系尚未健全
目前很多企業無健全的電子檔案管理系統或者正處于電子檔案系統的初步建立階段。缺少電子數據庫及計算機軟件維護的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業的系統學習次缺專業技術能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發揮檔案信息在領導決策和事業發展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業各部門的電子檔案多存于各自的計算機中,形成了企業檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。
2目前企業電子檔案管理中存在的問題
2.1企業電子檔案管理規范缺失
一些企業對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業中的作用致使缺少明確的業務流程和管理規范,電子檔案管理沒有可操作的規范和依據使得大多數企業的電子文件就是簡單的存儲在計算機硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術性沒有充分認識,一旦計算機遭受人為或自然損壞企業將會承受難以挽回的損失。
2.2電子檔案對載體的依賴性較大
傳統的檔案大多依賴于紙、筆作為介質易于保存出現變動的可能性較小。而電子檔案多數依賴于計算機軟件和硬件,一旦出現軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。
2.3企業人員對于檔案數字化管理認識不足
目前在大多企業中著遍采用電腦進行文書寫作或表格制作來代替傳統的手繪。但對已生成的文件往往經過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時得到保存。長此以往企業電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價值。企業工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個正確理性的認知從為將電子文件保存在計算機內就算歸檔甚至還有企業出現保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。
3企業電子檔案管理的有效措施
3.1完善企業電子檔案管理制度
制定和完善電子檔案制度是保證企業電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規范保證檔案管理有章可循。
3.2整合電子檔案與紙質檔案同步管理
電子檔案和紙質檔案各有特點紙質檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業檔案的完整性和利用率應注重整合紙質檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質檔案掃描至計算機或軟件系統備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計算機系統不穩定而產生的風險,同時也彌補了紙質檔案侵蝕、損壞所產生不完整等劣勢肩利于長期保存。
3.3采用先進的電子檔案管理系統
采用電子檔案軟件管理系統是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統使電子檔案管理更加高效和規范勢在必行通過信息化手段實現企業檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。
3.4注重硬件系統的管理和維護
為確保電子檔案的完整和真實性就必須給電子檔案一個健康穩定的硬件和網絡環境。首先保證硬件設備適宜的溫度和濕度升級服務器主機和數據庫采用多種方式載體備份如光盤、移動硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術手段防治病毒入侵,同時采用數據加密、數字水印等技術確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。
3.5注重加強檔案管理人員隊伍建設
疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過程中的歷史面貌,也是國家檔案管理重要財富的一部分,目前由于各級疾控機構對檔案工作的認識不一,管理不科學,存在著以下問題:
(一)檔案管理格局混亂、機構不健全各級防疫機構管理機制不健全,由于檔案特點平時不起眼,有些機構沒有把檔案統一的習慣,各科室對工作中形成的檔案單獨進行管理,由于沒有統一的管理標誰,檔案分散在各科室或者個人手中,各科室根據自已主觀的理解和實踐進行管理。由于檔案的經濟效益往往不能直接在社會上反映出來,使得許多應納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內人動或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴重的信息資源浪費,對今后查看歷史檔案帶來諸多不便。
(二)檔案意識不強、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對歷史防疫經驗的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對整個疾控工作學術科研和涉及到疾控執法標誰都是重要的參考依據。而在當前的疾控工作中,缺乏相關的法律法規和標誰支持,檔案管理人員缺乏專業知識和經驗,大多存在著重經營、輕檔案的意識,也由于這種思想的影響,沒有認識到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對各類檔案分界不清,認為存檔只是例行公事,可有可無,對形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識面窄、知識老化等,尤其是部分領導干部對檔案管理意識不強,導致檔案研究、利用率較低。
(三)檔案管理工作硬件建設不完善根本談不上專業的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對檔案的存檔和保護工作帶來了很大的困難。近年來,科學技術的進步,計算機及網絡技術在各行各業中得到廣泛應用,而運用計算機及網絡技術管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲存信息量小,不利于檔案的利用和開發。
二.信息化環境下的疾控檔案管理工作研究
由于全球信息化高速發展,我們應該清醒地認識到,檔案信息化將成為未來趨勢。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強重視對檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發揮檔案這一重要歷史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對于在信息環境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點意見供其他疾控檔案管理人員參考:
(一)建立健全檔案管理工作網絡機制
疾控站檔案管理,也是一項科學管理,在疾控系統還是新的技術工程,亞需建立和完善管理長效機制。俗話說得好,“沒有規矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設計出檔案管理的規劃,具體制定檔案管理的各項制度,讓疾控檔案管理發生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對業務過程中形成的檔案材料無須進行繁瑣的紙質登記整理,甚至無須進入庫區,可通過網絡可以實時上傳至網絡服務器中。應用各種方法進行科學管理,使檔案管理的各個環節緊密相聯,形成一個系統化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區或國家的檔案信息,打破傳統檔案管理的地域限制,對一些病因的學術研究和突破都有很好的推進作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發展過程及其規律性,批判地繼承前人的研究成果,總結與吸取經驗教訓,繼續新的研究創造所必須參考的寶貴材料。各項疾控檔案利用規章制度的條文即要應非常嚴謹,同時更要便于執行,要不斷在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。
(二)提高檔案標誰化、規范化水平
目前雖然有些機構也試圖通過信息化系統來管理疾控檔案,但由于缺乏統一的檔案管理標誰和規范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統一平臺,甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴重影響檔案保存的質量。要明確獎罰條例,對“失誤”、“失職”責任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對其管理內容進行分類,例如:環境衛生包括公共場所、水、大氣等,免疫規劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設施的缺乏,而是沒有制定統一的檔案保存標誰和規范,因此系統沒有發揮出應有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統一的檔案管理標誰,并真正實施才能達成。搞好疾控檔案的管理對保障疾控工作正常運行,對保障疾控事業持續健康發展極為重要。在建立統一的檔案管理標誰后,可適當組織疾控工作人員進行培訓,加強全員對檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔負著重任,防疫檔案隨時發揮著不可估量的社會效益,逐步使檔案管理走上制度化、規范化、科學化的道路。
(三)有重點地做好數據庫
1、管理人員要保持室內清潔，正確維護好室內的學校檔案，不能因管理、維護不當，造成檔案的損壞或丟失。
2、管理人員要經常檢查檔案室的門窗、電源、櫥架等設施的安全，及早發現隱患，及時向校長、總務處報告情況。若管理人員管理疏漏，人為造成檔案受損、被盜等，要追究管理人員的責任，并承擔相應的經濟賠償。
3、檔案管理員要維持好正常的檔案查閱借用制度，不經學校允許不得私自外借。
4、檔案室管理人員負責學校各種資料的收集、歸類、整理、造冊、存檔等檔案管理工作，做到門開不離人。
5、檔案管理員鑰匙要隨身攜帶，不得借給他人或存放在辦公室抽屜內。
6、檔案的查找、借閱、摘抄需經相關部門領導同意，辦理登記手續，查、抄文件資料，管理人員必須在場，按批準要求給予查、抄、借，查抄人員不得任意翻動與自己查抄無關的資料。
7、管理員要嚴格控制檔案室進出人員，閑人不得入內。
8、管理人員要認真做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防霉工作，經常檢查室內安全情況，發現隱患及時處理或報告相關部門。
9、因管理人員工作失職造成檔案失少，學校將追究檔案室人員的責任。
10、當事故發生時，應及時與學校領導匯報，由必要時啟動應急預案；由于本人管理不當所造成責任事故，按學校責任追究制度進行處理。
網絡信息的快速增長與“易逝性”使各部門對網絡信息保存的需求變得必要和迫切。20世紀90年代中后期以來，國內外開展了一系列網絡信息保存項目。基于此，本文對網絡信息資源存檔（WebArchive）研究現狀進行了總結，希望檔案部門在網絡信息資源長期保存方面取得發展。
［關鍵詞］
網絡；信息資源；存檔
網絡信息以呈現隨機無序、爆炸式的指數增長，具有易逝性，網絡信息資源的大量流逝問題（網絡信息的存在周期為44天）引起了多方問題，如：教學中網址鏈接在使用時過期、網絡虛擬遺產糾紛、游戲系統消失造成玩家經濟和精神上的損失、人類社會的網絡歷史遺產的消失等問題，這些情況逐漸引起了各方關注。圖書部門在對網絡圖書進行管理時，也管理了網絡資源庫中的一次文獻、二次文獻、灰色文獻，通過對這些文獻進行數據庫建設并長期保存，隨后開始進行網絡出版物的保存和數據挖掘。創建信息資源或多種資源數據庫是一種數字資源的檔案化管理。這項工作做的比較好的是圖書管理部門，其還協同法律、經濟以及情報等多個部門參與工作，從而引起了多方對網絡資源的重視。
1網絡信息資源長期保存問題產生的背景
大數據時代，網絡信息資源多格式存在，多渠道、爆炸式產生和增長，這為社會生活多方面提供了信息便利。但網絡資源并不是任意獲取，而是分等級的被人們獲取，比如一次文獻、二次文獻或者灰色文獻，政府網站中的政令信息、個人博客等。通過應用和總結，網絡資源成膨脹式、難收集、難檢索、易逝性呈現并消亡，因此許多有價值的網絡信息資源亟待專人負責收集和保存。網絡資源的特點決定了人們開始重視網絡資源，重視對網絡資源的開發來發揮其應有的作用，從而在大數據環境下為知識管理、信息挖掘提供資源。現在任何人都可以制作信息，個性化和全民性的信息生產多樣化，已經無法控制。
2網絡信息資源長期保存概念的界定
易混淆的概念主要有兩個：一是客體方向，對客體界定的不明確；二是主體行為，即是主攻保存還是主攻利用。在客體方面，主要的表達方式集中在以下幾個關鍵詞上：數字資源、數字遺產、網絡信息資源、網絡資源。
2.1對客體概念辨析
數字資源是文獻信息的表現形式之一，是將計算機技術、多媒體技術和通信技術融合而形成的以數字形式、存取和利用的信息資源總和。簡單理解為基于計算機的信息資源總和。數字遺產是指互聯網上的數字文化遺產，即以互聯網為承載形態的文字作品、資料、圖片和影音形成一種文化傳承的遺產，也就是現在互聯網上的讀書頻道、文化頻道、博客、論壇、BBS以及空間等里面涉及的創作、記錄等內容。數字遺產——互聯網上的文章、資料、圖片和影音的保存，基本上都處于“不穩定”狀態，一旦遭到來自非用戶操作的刪除、更改，甚至商業網站虧損倒閉后，個人空間就會被注銷，內容就會受到不可逆轉的毀滅。網絡信息資源是指通過計算機網絡可以利用的各種信息資源的總和。其具體是指所有以電子數據形式把文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息存儲在光、磁等非紙介質的載體中，并通過網絡通信、計算機或終端等方式再現出來的資源。網絡資源的外延更大一些，它除了信息資源外，還延伸到信息資源的引申資源，涉及關系網絡和社群網絡。而網絡信息資源更偏向情報信息，與通過互聯網獲取的信息資源相比較而言，網絡信息資源內涵于網絡資源，網絡資源是利用計算機系統通過通信設備傳播和網絡軟件管理的信息資源。
2.2對主體行為的理解
網絡信息資源存檔會同網絡信息資源長期保存這個概念相混淆。兩者是相近但不相同的兩個概念，雙方都涉及網絡資源以及網絡資源的長期存取，即有關信息的共享問題。但是網絡信息資源存檔（WA）更注重對網絡信息資源資源的建檔和檔案化管理。網絡資源存檔的內涵：有關主體有選擇性地對具有長遠保存價值的網絡信息進行捕獲、歸檔、存儲等檔案化管理過程，其基本目標是通過網絡信息資源的存檔，更全面、真實的反映和再現社會活動的本來面貌，并滿足相關主體對網絡信息的長遠利用需求。具體有以下四點：一是WA的目的是再現社會活動的本來面貌，實現網絡信息的長期保存和利用。二是WA的行為主體具有多樣性。三是WA行為具有高度選擇性。四是WA的行為程序具有規范性。筆者更傾向將WA定義為一種對網絡信息資源檔案化管理的行為。學界網絡資源存檔的理解還有：認為WA是一種對網頁進行網頁快照的行為。筆者認為網頁快照無法滿足多種格式的要求，目前視頻和視頻直播已成為網絡較火的一種信息資源，這就是網頁快照無法做到的。
3檔案部門應對網絡信息長期保存的措施
3.1從國家戰略層面重視
從國家宏觀戰略方向看，筆者認為國家檔案部門應采用頂層設計，統一領導，分層管理的方式來建設我國的網絡信息資源保存項目。同時，對國外具有保存價值的網絡信息資源有選擇性的進行保存和研究。
3.2在政策上進行探索
當前，檔案信息化建設也將許多檔案信息資源上傳到網絡上，因此，這就更加給網絡信息資源的保存增加了壓力。政策上的保障是其前提，也是指引方向的引路燈。下面提出一些筆者的建議。從內容上，可借鑒我國臺灣地區的WebArchive做法，臺灣網絡典藏項目針對各級政府網站、教育及學術機關網站（研究機構、社會教育機構及大專院校及所屬系所網站）、圖書館網站（各大專院校圖書館、專門圖書館、公共圖書館、圖書咨詢學研究單位及圖書館團體網站）、重大社會議題網站（以政治、經濟、文化等各個領域社會重大議題為向導，收藏與該議題論述相關的網站，如：環境保護、教育改革、媒體改革、金融改革、土地規劃、全民反恐以及公民投票等）構建了一個龐大的、體系化的政府工作網絡，該網絡更便于政府各部門之間的互聯、互通，在提高效率的同時，更好的服務群眾。從格式上，通過對文字格式、視頻、音頻、游戲服務器等的保存，進行項目編目，除采用存儲器陣列等方式，還可以開發新型存儲器等。這些可以學習國外先進科技，也可以參考其他國類似的項目。
3.3在運行中尋求協作
網絡信息資源存檔保存，既需要檔案部門率先引領，同時也需要計算機技術部門的配合，技術難題是攻堅克難的關鍵。不僅如此，法律、標準、政策、企業等都需要協同進來。因為這一項目的成功應用，將會對社會生產和管理、經營帶來不小的變革，因此需要這些部門共同努力。
4網絡信息資源長期保存存在的問題
4.1對WebArchive的重視和認識程度不足
許多游戲網站在運營十多年后，往往面臨關閉服務器的境況。而該服務器的玩家卻還在享受游戲帶來的樂趣，當關閉服務器后，這類資源將面臨永遠消失的狀況，如果WA項目忽視了此類資源，是否是對人類遺產的一大缺失。在21世紀的某些階段，人類行為缺少了合理的解釋，是因為未對當時網絡信息資源的原生資源進行存檔保存。因此，重視和重新認識網絡信息資源，并對其進行檔案化保存是一種對全人類記憶負責的表現，這些只是筆者了解到的某一種情況。對于政府機構、企事業單位來講，都建設有自己的網站，對網站內容會進行及時更新，做好宣傳，同時單位內部的業務也會通過網站進行溝通，這些原生的網絡信息資源若不加以及時保存，待到查考時，將無從下手。
4.2資金投入少
技術和管理的革新，資金投入是硬性指標。只有大量的資金支持，才能在硬件更新上配備最好的設備。對于企業或政府而言，這類投入想要在短期內盈利，怕是很困難的。通常這種投入都伴隨著時間而增長，很少有投資者能夠具有前瞻性的看到長期投入對整體運作的意義，許多投資者和決策者很難做到有前瞻性的去審視對本企業的信息資源進行投入，更難看到這種投入的回報在生產和經營領域的貢獻。
4.3技術含量低
網絡信息資源存檔保存所應用的計算機軟件和開發軟件形成的系統平臺伴隨著IT技術的不斷翻新，需要不斷更新。但是這目前在我國很難做到，因為許多檔案尚屬于國家非盈利部門，屬于經營性企業的檔案和網絡信息資源也很難獲得企業和部門的資金投入，這樣就更難獲得技術投入，許多部門的檢索功能還停留在人工紙質和手動階段。在技術方面我國較國外稍弱一些，但相信在借鑒他國發展歷程并進行我國自主研發后，技術問題將迎刃而解，且指日可待。
4.4歸檔權限模糊
法律責任分配問題探討至今尚無定論，相關人員需進一步同法律部門進行研究討論。
作者：孫輝 單位：遼寧省水利水電勘測設計研究院
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