時間：2023-05-17 17:47:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理主要內容，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案信息化就是應用現代信息技術管理檔案信息，方便管理及檢索利用。它使檔案管理工作真正走向規范化、數字化、網絡化、社會化，從而極大的提高檔案管理水平。
一、檔案信息化建設必須遵循的原則。1.文檔一體化原則：檔案管理與辦公自動化同步發展，融為一體。2.歸檔雙軌制原則：電子文件與紙質文件并存。3.確保網絡安全的原則：遵循保密原則，與互聯網物理隔離。
二、檔案信息化建設的內容與主要任務。1.制度、標準等規范化體系的建立。以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源標準規范、管理制度的制定和推行。檔案標準規范建設主要內容包括管理、業務、技術三個方面。它類似信息高速公路上的“交通規則”。2.軟硬件基礎設施建設。加強檔案信息化的軟硬件基礎設施建設，滿足檔案工作網絡化的需求。具體包括：硬件設施、軟件設施、網絡建設。3.檔案管理應用系統建設。以檔案信息管理系統的推廣應用為基礎，以“數字檔案館”和“電子文件管理系統”為重點，加強檔案管理應用系統的建設。主要內容包括檔案信息的收集、數字化加工、管理、利用、安全等方面。具體包括：數字檔案館應用系統和檔案業務管理系統。4.檔案信息資源建設。以館藏檔案的數字化為基礎，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設。主要內容除了包括館藏檔案的數字化，還有對電子文件的采集、加工、存儲、提供利用服務，以及對行業專題信息采集接收。館藏檔案數字化形成信息資源的具體形式為：檔案目錄信息數據庫、檔案全文數據庫、照片/音像檔案數據庫、縮微膠片數據庫等。5.人才隊伍建設。檔案信息化建設人才是關鍵。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。
三、檔案信息化建設的措施。檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。深圳市水務（集團）有限公司領導一直非常重視檔案工作，早已把檔案信息化建設列入了公司的發展規劃。經過不斷的努力，檔案信息化建設初見成效。我們的做法是：1.制定檔案信息化管理的相關制度，規范檔案管理工作。我們遵照國家相關規定，結合我們的行業特點，制定了《深圳市水務（集團）有限公司檔案管理規定》《集團及下屬單位檔案分類方案》《歸檔范圍及保管期限表》《檔號規則及上架排列方法》《電子文件歸檔與管理規范》《電子檔案管理技術標準》等。制度的完善使我們的各項工作有章可循、循序漸進。2.建設辦公自動化系統與檔案管理系統的接口開發，實現電子文件自動采集元數據、自動歸檔。這樣集團的文件材料可以實現自動流轉，避免了檔案員重復勞動，同時也實現了實時歸檔。3.對集團及下屬單位全部檔案的整理歸檔和條目著錄共十五大類，實行檔案信息統一管理，達到形散而神不散。具體包括：黨群、行政、經營、基建、科研、設備、人事、聲像、會計、審計、物業、榮譽、生產業務、用戶檔案、報刊等。4.升級BS版檔案管理系統，建立全集團統一的檔案管理信息系統，為本部及各二級企業提供統一的檔案管理平臺，實現數據的統一管理、集中存儲、統一利用。該系統以集團檔案信息資源數據庫為基礎，以集團局域網為平臺，建設完成后，通過設置權限可向用戶提供不受時間、地域和數量限制的檔案信息，實現檔案信息資源的海量存儲，快速傳遞和最大共享，同時也能保證檔案信息的安全。5.實現全文上傳、檢索：在庫存檔案數字化加工資源庫的基礎上，正在實施全文錄入、上傳、檢索。通過OCR技術實現針對檔案內容的全文檢索，是檔案信息化建設的深入。6.實現檔案網上借閱利用。我們與深圳市世紀科怡科技發展有限公司共同開發的《深圳市水務集團檔案管理系統》采用BS架構，可以實現全文閱讀。所以通過借閱審批流程，可在網上借閱利用館藏檔案，調閱更加方便、快捷，提高檔案利用的效率。無特殊要求的檔案可實現不再需查閱檔案實體，只通過系統利用計算機進行查詢，便利調閱，提高利用效率。
（作者單位：深圳市水務（集團）有限公司）
檔案無論是對任何一個單位或者是部門來說，其重要性都是非常重要的，尤其是在現如今這個信息時代下，而為了能夠提高高校檔案管理工作質量，本文也對其在管理過程中應注意的問題進行了研究。
現如今屬于一個信息時代，在這種時代下，對于信息的管理是非常重要的一部分，無論是任何一個領域在發展過程中都需要加強對檔案的管理，也正是因為如此，各高校在發展過程中對于檔案管理的重視程度也在不嗵嶸，為了能夠有效地提升高校檔案管理質量，本文主要對信息時代高校檔案管理主要內容進行了分析，同時也對其在管理過程中應該注意的問題進行了具體的分析。
高校檔案管理主要內容
高校檔案管理工作屬于一項較為繁瑣的工作，在實際管理過程中涉及到較多方面和內容，因此，在實際檔案管理過程中，要想真正提升檔案管理的質量，就一定要對檔案管理的內容進行準確的把握。高校在進行檔案管理工作的過程中，其主要的工作內容包括了以下幾點：（1）師資隊伍檔案管理。這一部分檔案管理主要的就是指學校內所有的師資隊伍，具體包括教師隊伍結構、教師專業水平、教師建設規劃以及青年教師培養計劃等方面。（2）學籍檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于學生學籍資料的管理，也屬于較為重要的檔案管理內容，其中就提包含了學校在校生名冊、學生學業成績表、學生學籍變更材料等內容。（3）專業建設檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于專業建設相關資料也會設置成相應的檔案，并且進行管理，管理的對象包括了重點學科、重點專業、新辦專業、教學計劃制定、課程建設相關材料的申報材料和批準的文件材料等內容。（4）教學實踐檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于教學實踐相關資料也會設置成檔案進行管理，管理內容主要包括了專業人才培養計劃、教育實施材料和總結、各種優秀實習計劃、實習調查報告、學生考研等資料。（5）教務管理。高校在進行檔案管理的過程中，對于教務這一方面的資料也需要進行檔案管理，具體包含了學生考試試卷、課程教學制度、危機處理等材料。
信息時代高校擋案管理應注意的問題
更新管理理念，明確分工。高校在檔案管理過程中。要想真正有效地提升這一項工作的水平，首先一定要對自身管理理念進行更新，在這個信息化時代下，檔案管理工作也受到了一定的影響和沖擊，所以，檔案管理工作人員也應該要在實際工作過程中，更新管理理念，真正做到與時俱進，畢竟理念才是檔案管理的基礎和先驅，只有檔案管理工作人員自身理念得到了發展，在實際管理過程中才能有效地提升自己檔案管理的職業素養，最終提高管理工作的質量。針對這一點，在實際管理過程中，檔案管理人員可以在實際管理過程中轉變以往傳統的紙質管理理念，在實際管理過程中制作成電子檔案，并且采用全新的管理方式來對其進行管理，最大程度保障其管理的規范性和有效性，從而才能更好地符合現如今信息時展的需求，切實的提高高校檔案管理效率和質量。此外，高校檔案管理人員在對自身管理理念進行更新之后，還需要對檔案管理工作進行較為明確的分工，對不同檔案進行分類，同時安排不同人員對其進行管理，以此來最大程度提升管理的效率。因此，高校檔案管理過程中。首先需要注意的問題就是要緊跟信息時展需求，更新管理理念以此來促進管理質量提升。
真正實現高校檔案一體化管理。就目前而言，高校檔案在實際管理過程中還存在一定的問題，比如說，管理效率低下、管理不夠全面等，而要想有效地避免這些問題就一定要在實際檔案管理過程中，加快實現高校檔案一體化管理，同時檔案管理人員還需要提高自身管理意識，在管理過程中使用信息時代下所存在的先進技術以及設備來建設處一套全新的檔案管理模式，從而實現提升高校檔案管理質量這一目的。在檔案管理一體化過程中，其主要是以文件運動周期理論來作為其基礎，然后在管理過程中應用信息時代下的產物計算機等技術來作為依托，以此來實現對文件的制作、保存、使用以及永久保存，從而真正實現對檔案的全面化、動態化管理，并且將這些檔案價值有效地利用發揮出來。而為了能夠有效地實現高校檔案管理一體化，首先，需要對檔案進行全面系統化的普查，然后對其進行合理的篩選，將一些作廢的檔案舍棄掉，這樣就能在一定程度上減少不必要的工作量；其次，在檔案管理過程中，還需要對檔案進行重組，以此來促進檔案管理一體化的實現。因此，高校檔案管理過程中，實現高校檔案管理一體化也是其應該要注意的問題之一。
檔案管理還需要滿足多樣化需求。在現如今這個信息時代下，社會以及市場對于人才的需求都是非常急切的，高校本身就是為社會提供人才，而檔案管理其從某些程度來看，屬于對人才的管理。因此，在對檔案進行管理的過程中，檔案管理人員還應該將檔案管理和學生今后發展聯系到一起，為學生今后發展奠定良好的信息基礎。在社會不斷發展過程中，市場對于學生能力需求也在不斷地變化，這個時候高校人事檔案載體、內容，甚至是傳遞方式也應該不斷發展，在管理過程中盡可能滿足多樣化需求，對檔案目錄進行明確。例如，對于人事檔案的管理過程中，可以將其設置為原始記錄、設備檔案、文件檔案等類型，并且再這些檔案類型中還可以對其設立相應的目錄，就像是原始記錄就可以存在各種報表以及檢驗記錄等內容；而設備檔案則可以包含檢定證書、購置資料、使用說明書等資料；文件檔案則可以包含規章制度、上級文件等資料，總之，在實際檔案管理過程中，可以結合學校實際情況來進行管理，盡可能滿足多樣化需求這一特征，這樣才能有效地促進高校檔案管理質量的提升。
綜上所述，高校檔案管理作為一項較為繁瑣，但是又是必不可少的一項基礎『生工作，其在整個學校管理過程中有著較為重要的作用，會直接對學校管理水平造成影響，因此，學校在管理過程中，一定要加強對檔案管理的重視程度，注意本文所提到的幾點問題，以此來最大程度提升高校檔案管理水平，最終促進學校的發展和進步。
關鍵詞：檔案管理升級；鞏固提高；策略
檔案管理升級對于檔案工作的開展發揮著積極的作用，但檔案管理升級的作用與效果能否長久持續，是衡量檔案管理升級成功與否的關鍵，做好檔案管理升級后的鞏固提高工作也成為了檔案管理升級后檔案部門及相關工作人員的重點工作任務之一。
1 高校檔案的主要內容及特點
1、高校檔案的主要內容
高校檔案的內容十分豐富并具有一定的復雜性，單從高校檔案的分類方面就包括十一大類，分別為：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類，當然其中因學校規模與實際條件的差異，部分分類并非所有學校檔案中都具備，本文僅就教學類檔案進行簡單介紹。高校教學檔案主要內容包括：（1）學校教務部門下達的指令性、指導性文件，教育改革，教學計劃，各種教學制度、辦法、規定、條例，教學工作各個環節的各種統計表等。（2）學習管理材料。（3）學生獎懲材料及實習材料。（4）畢業論文材料。（5）歷屆畢業生人數與成績評定等材料。
2、高校檔案的主要特點
單從高校的教學檔案來分析就具有著以下四方面的特點：首先，檔案來源具有分散性的特點，高校教學檔案的來源包括學校教務部門、教師以及學生，由于教師與學生主體的分散性特征，也使得教學檔案也具有著分散性的特點。其次，教學檔案內容具有著豐富性的特征，主要是因為教學檔案涉及了高校教學管理與教學實踐的整個過程中與各項內容，所形成的教學檔案內容也包含著各種各樣的信息，內容極為豐富。再次，教學檔案年度劃分具有著一定的特殊性，這主要是由于我國高校采取的是秋季招生制度，教學檔案不能夠按照一般的公元年度來劃分，須按照實際的學年、學期制進行劃分。最后，檔案形式上具有著復雜化與多樣化的特點，這主要是由現代教育技術與檔案管理技術的發展所致，現代教育技術的發展使得多媒體教學手段在高校教學活動中運用愈加普遍，而在教學管理中計算機技術的應用也不再罕見，所形成的大量多媒體形式的材料，包括圖、文、聲、像各種類型，在格式上也十分豐富，整體表現出復雜多樣的特征，而現代檔案管技術的發展與升級，也給形式復雜多樣的檔案材料的收集與管理提供了可能。
2 高校加強檔案管理升級后的鞏固提高工作的必要性
1、是高校不斷提升教學水平，適應社會需求的必要條件
高校檔案管理升級有利于發揮檔案的積極作用，指導高校有效的提升教學水平，而如果高校檔案管理升級后，未能及時進行鞏固，將會導致檔案管理升級的效用大大縮減，升級后的檔案管理效率提升緩慢，發揮不出其應有的價值。隨著社會的不斷發展，對于高校人才培養也提出了新的要求，現代高校需要不斷提升自身的教學水平才能適應社會對高校教育不斷發展的需求，因此，在高校檔案管理升級完成后，及時的鞏固和提高來保障升級后的效應能夠長期發揮，更好的指導高校教學實踐的完善，提高高校的教學水平具有著很大的必要性。
2、是新時期高校教學改革與發展順利推進的重要保障
隨著我國高等教育的不斷發展，現代高校尤其是職業技術類院校大都面臨著激烈的競爭，高校如何突出自身的優勢與特色，增強高校的知名度與吸引力，已經成為了高校發展的關鍵。積極進行教學改革，構建與新時期相適應的教學模式，創新教學手段，全面加強學生的素質培養，提升學生專業水平與就業能力，是現代高校發展過程中的重要任務，高校加強檔案管理升級后的鞏固提高工作能夠充分發揮檔案資料在高校教學改革中的作用，幫助高?？偨Y以往教學工作中的經驗與不足，并指導高校教學改革的方向與路徑，使教學改革更具針對性與科學性，以此來保障高校教學改革與發展的順利推進。
3、是指導高校教學管理改革，保障教學管理科學性的必然要求
高校教學檔案是在高校的教學實踐中獲得的重要資料，涵蓋了高校教學工作的各項內容，對其進行合理有效的利用能夠幫助高校進一步的優化和完善教學管理制度，進而促進高校教學管理各項工作的順利開展。在高校檔案管理升級后，及時加強鞏固提高工作能夠更好的發揮出檔案管理升級的優勢作用，提高教學檔案的利用效率，更好的指導高校進行教學管理的改革，提高教學管理的水平，也為高校教學工作的良好開展提供保障。
三、做好檔案管理升級后的鞏固提高工作的有效策略
1、認真總結檔案管理升級過程中的經驗，突出升級后的優勢
要做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，首先需要對檔案管理升級過程中的經驗進行充分的總結，充分了解檔案管理升級后與升級前的改變，了解升級后所能到達的水平與效果，把握檔案管理升級后的進步與優勢所在，結合高校檔案工作的實際情況，著重突出檔案管理升級后的優勢，充分發揮出檔案管理升級的作用，并利用檔案管理升級過程中所總結的經驗，針對檔案管理工作中存在的不足制定針對性的解決策略與方案，從而提高高校檔案管理工作的水平。
2、進一步提高對檔案管理工作的重視，強化鞏固提高工作力度
高校檔案管理工作對于高校其他工作具有著重要的指導作用，因此，在高校檔案管理升級的同時，還需要全面提高高校上下所有成員對檔案管理工作的重視，首先是校領導要提高對檔案工作的重視，并給與大力支持，保障高校檔案管理升級工作的順利完成，并著力強化鞏固提高工作的力度，為教職人員做出表率。其次，學校教職人員也要提高對檔案管理工作的重視，配合檔案管理人員完成好各項相關的管理工作，并在檔案的使用時自覺遵守檔案管理的相關規定，規范借閱，按時歸還。以此來全面促進檔案管理升級后的鞏固提高工作的順利開展。
3、扎實做好基礎工作，提高檔案收集整理工作的效率與質量
收集與整理是高校檔案工作的最基礎部分，在檔案管理升級后依然需要扎實做好收集與整理的基礎工作，才能保證其他檔案管理工作的順利開展，并確保檔案價值的有效發揮，因此，要做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，著力做好檔案的收集與整理工作是十分必要的。檔案管理人員應充分利用升級后檔案管理的新技術、新手段所帶來的便利條件，結合各部門的有效配合，提高檔案收集整理工作的效率與質量，確保檔案材料的及時完整歸檔歸類，并做好重要材料的備份工作，為檔案管理工作整體水平的鞏固提高奠定良好的基礎，并充分發揮檔案的利用價值，促進高校的健康發展。
4、加速檔案管理信息化進程，提高工作效率和服務水平
加速高校檔案信息化進程，可以將檔案管理人員從煩瑣的歸檔、裝訂、手工勞動中解脫出來，集中精力做好檔案信息的收集、開發和利用，逐步改善檔案管理模式，變封閉式管理為有選擇的開放式管理，以適應各項改革和社會發展的需要，不斷提高檔案管理工作效率和服務水平，最大限度地提供檔案利用。
5、加強檔案人員繼續教育，強化檔案管理隊伍建設
隨著知識的日新月異，新技術的層出不窮，檔案管理升級后對管理人員提出了更多新的要求。為了適應新的要求，高校檔案工作者應不斷學習新知識、新技術，擴展自己的知識面，要鉆研自己的基礎理論和專業知識，充分利用現代管理信息技術，拓展檔案工作空間，以有效開發和利用檔案信息資源，增強運用現代科學技術進行檔案管理的能力，提高個人素質，以便更好地適應高校檔案管理工作的需要。
3 總結
高校教學檔案來源分散、內容豐富、信息量龐大、形式復雜，管理起來具有一定難度，因此在檔案管理升級后，高校應積極采取有效措施，從經驗總結、提高重視、扎實基礎工作、加速信息化進程、強化管理隊伍建設等多方面著手，做好檔案管理升級后的鞏固提高工作，確保檔案管理的優質高效，進而全面推動高校教學管理與教學實踐水平的提升，為高校的改革與發展提供動力與保障。
參考文獻
關鍵詞：醫院；辦公自動化；檔案管理；完善
前言
作為醫院管理的主要內容，檔案管理內容多涉及醫院醫療技術、科研成果以及相關設施運行等內容，是推動醫療事業水平提高的關鍵。但從現行大多辦公自動化醫院，其在檔案管理工作方面仍表現出一定的滯后性，難與醫院整體信息化建設速度保持同步，無論在檔案管理制度或人員配備等各方面都表現出一定的缺失狀態，無法起到服務于醫院發展的作用。因此，如何做好檔案管理工作成為現行辦公自動化環境下醫院需考慮的重要內容。
一、醫院辦公自動化環境對檔案管理的具體要求
在辦公自動化條件下，其要求醫院在經營管理活動中都應滿足自動化、信息化等特征。其中在檔案管理方面首先需保證其具備較高的工作時效。從醫院檔案的具體分類看，多表現為設施建設、財務、教學以及醫療等所有相關資料內容，通過辦公自動化管理，需在實踐操作中保證管理程序以及檢索功能等得以充分發揮。其次要求管理人員綜合素質較高。由于辦公自動化環境中，所有管理工作都需依托于互聯網、計算機等實現，醫院工作者除掌握基本檔案管理內容外還需對設計算機操作技能等熟練掌握，滿足自動化環境中檔案管理水平得以提高。再次，標準管理體系的構建。自動化的基礎在于標準化體系的構建。辦公自動化檔案管理中需做到明確檔案管理標準，利用統一管理方式推動管理建設。最后，采用多樣式的存儲方式，徹底改變以往完全依托于紙質形式的存儲方式，需利用過多實物載體如影響或電子文本等，既可是檔案管理空間得以提升也可使檔案使用周期得以保障[1]。
二、檔案管理存在的弊端分析
（一）從檔案管理標準角度
辦公自動化是醫院信息化建設的重要環節，其在設備應用方面都較為先進，但卻使檔案存檔產生較為嚴重的問題，如自動化后的存檔資料多以正式文件形式為主，原始底稿丟失或漏存等。同時歸檔中完全將復印件或打印材料作為底稿的情況也較為普遍，充分說明管理中不具備規范化、標準化等特征。事實上，辦公自動化條件下，關于檔案管理更要求體現數字化特征，確保檔案材料收集、處理歸檔以及檢索利用更為便捷，而這些目標的實現都要求做好檔案管理標準的構建。
（二）從人員素質角度
以往以紙質為主的檔案管理過程中，對管理人員不做學歷或知識程度等方面的要求，但在辦公自動化環境下，許多歸檔文件在存儲形式上表現出多樣化特征，要求結合一定的技術與原則對檔案進行管理。而現有管理人員素質很難滿足辦公自動化管理要求，很多檔案管理人員不具備計算機或網絡操作相關知識，而引用專業計算機技術人員卻又無法快速適應檔案管理工作，這種情況下辦公自動化環境中復合型人才的缺失成為主要問題。
（三）從辦公自動化系統角度
盡管醫院建設中逐步引入辦公自動化系統，但受技術水平限制，系統開發質量很難保障，許多開發商為提高系統集成度往往忽視對用戶實際需要的考慮，造成醫院檔案管理中辦公自動化系統的應用常出現問題。以OA管理系統為例，其在設計過程中便容易忽視與檔案管理軟件間的聯系，管理人員無法利用其進行全程管理與監控文件的流程[2]。
三、完善醫院檔案管理的具體策略
（一）檔案管理標準的確定
檔案管理標準確定中，首先需明確醫院檔案管理涉及的主要內容，如收集、整理、檢索等。在此基礎上將歸檔材料做好檢查工作，通過有效的鑒別使檔案信息資源價值得以保證。同時，在檔案管理標準中，還需結合辦公自動化程度，適時做出檔案管理標準的修改與完善，尤其應將相關管理人員的職責進行明確，這樣可使檔案得到規范化管理。
（二）人才培養機制的構建
醫療衛生事業的快速發展是檔案類型出現較多變化且數量持續增多，為檔案工作人員帶來沉重的負擔。醫院應結合辦公自動化系統特征，適時開展檔案管理人才培養工作，保證其基本檔案管理知識夯實的基礎上做好計算機技術能力培養工作，并引入相應的考核機制，有利于促進檔案管理人員素質的整體提高，滿足醫院自動化辦公的基本需求。
（三）管理系統的完善
在管理系統完善過程中，要求根據現有系統平臺進行管理子系統的構建，其目標在于使電子檔案的管理可配合電子公文運轉一同完成。同時在設計過程中要求根據醫院實際業務經營管理特征，確保系統工作平臺設計的基礎上，其他基礎組件包括權限管理以及表單等都可融入其中，確保系統整體適用性得以提高，有利于實現文檔一體化的目標[3]。
結論
檔案管理水平的提高是適應醫院信息化建設的關鍵所在。實際管理中應結合辦公自動化實際特征，立足于現行檔案管理中存在的問題，從人才培養機制構建、管理標準明確以及管理系統完善等各方面使信息化建設水平得以提高，為醫院的持續發展奠定基礎。
參考文獻：
[1]薛理花.基于辦公自動化環境的醫院檔案管理探析[J].商,2015,25:79+36.
[2]萬秀華.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].臨床醫藥文獻電子雜志,2014,03:420+423.
論文關鍵詞：中職學校 教學檔案管理 問題 對策
教學檔案是學校教學活動的真實記錄，它是在學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。
1中職學校教學檔案管理的主要內容及特點
1．1中職學校教學檔案管理的主要內容
學校以教學為中心，教學活動是學校教育工作的主體。中職學校教學檔案歸檔范圍應包括教學管理活動中形成的各種材料，其內容主要有以下幾種類型：
(1)綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃及名種會議記錄等。
(2)規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。
(3)課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。
(4)學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證，評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。
(5)學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。
(6)教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。
(7)招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料；畢業生就業率、就業情況反饋等材料。
1．2中職學校教學檔案管理的特點
(1)來源渠道多、涉及面廣泛。
教學檔案來自教學活動的各個環節和教學活動的全過程，也包括上級各教育主管部門對教學工作、教學改革和人才培養等方面的指令、規定及條例等。教學檔案既涉及到上級有關部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓基地以及教學管理部門和學生工作部門等；人員涉及到各級領導干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學生等。
(2)形式多樣。
由于教學活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能如實反映多樣性教學活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。數學檔案原始資料應包括紙質的、圖片、音像、電子稿、光盤等。
(3)專業性強。
除普發的一般性文件外，教學內容是由名個不同學科、專業組成的。不同學科專業人才的培養采用不同的方案，實施不同的教學計劃，設置不同的課程，安排不同的教學內容，提出不同的培養要求，實現不同的培養目標。各專業的教學工作不同，顯示出不同專業各學科的差異性、系統性和科學性。
2中職學校教學檔案管理中存在的問題
2．1教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識
大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔。造成檔案材料采集困難。
2．2缺乏正規的指導和系統的規劃。沒有系統的管理。導致檔案管理混亂
中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。
3加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策
3．1系統管理，完善檔案管理機制
學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出教學學校日常工作中的地位和作用。及時調整檔案工作的機構設置，實行統一領導、分級管理的原則。設置綜合檔案室，由一名校長負責統一管理全校檔案工作。各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務千事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。
3．2明確責任，強化檔案管理意識
教學檔案的收集整理，不只是少數人的事情，而是全體人員的共同責任。同時建立健全各項規章制度，落實措施。規章制度是檔案管理的重要組成部分，要通過制度建設，強化監督指導和落實，加大管理力度。
3．3組織檢查，增強檔案管理責任
【關鍵詞】患者滿意度；檔案；服務質量
持續質量改進是指在服務質量現有基礎上不斷進行提高及突破，努力將服務質量推向新水平，也是發現問題不斷解決問題，提高整體服務質量的過程，是醫院管理的最終目標及服務質量管理的靈魂。通過對患者滿意度情況進行分析，找出影響患者滿意度的相關問題并制定持續改進措施進行改善，可有效提高患者滿意度及服務質量。本文對我院持續改進服務質量中患者滿意度調查檔案的應用及改進措施進行分析，綜述如下。
一、 患者滿意度調查檔案概述及管理方法
醫院檔案管理內容包括人事檔案、病歷檔案、醫德檔案等，均在醫院日常管理中起重要作用?；颊邼M意度調查也是實施服務質量改進的重點內容，通過對患者滿意度調查檔案進行分析，可對患者滿意需求及不滿意項目進行分析，對服務質量持續改進方向進行明確，對質量改進計劃及實施有效性、可行性進行判定，有利于提高醫院工作人員工作質量及積極性，是服務人員服務考核的重要標準之一。
根據我院服務質量管理要求，以患者滿意度調查檔案管理為主要內容對持續質量改進內容進行規劃，其中患者滿意度調查檔案主要包括質量管理委員會變動文件及主要組成文件、患者滿意度調查檔案管理及相關修訂文件、患者滿意度調查問卷及相關評定標準、批準審核文件、患者滿意度問卷調查結果及相關改進措施文件、改進效果、年度評審文件等。通過對患者滿意度調查檔案進行分析，發現影響服務質量持續改進的主要因素為檔案管理不具規范化，對患者滿意度調查檔案造成影響，不能使其發揮更大作用。因此我院對患者滿意度調查問卷管理進行改進，通過實施分級專項管理，對管理內容及相關措施進行制定?；颊邼M意度調查檔案管理工作人員主要內容包括檔案收集、分類整理、存檔、信息分析以及定期送報等內容，需定期經相關質量管理委員會進行評審，因檔案管理具有較強專業性，因此要求檔案管理人員對檔案及質量管理相關知識進行掌握，避免因操作不當或知識掌握不夠導致檔案收集出現不規范、目錄不清晰等問題，對資料檢索及結果調查造成影響。
因此需針對患者滿意度調查制定管理標準，提高相關工作人員進行檔案管理培訓的力度及強度，對其檔案管理知識及質量管理水平進行提高，根據以往經驗型檔案管理方法中存在的不足進行改進，借助科學化檔案管理模式進行管理，管理過程中可選擇性參考《醫藥衛生檔案管理辦法》《檔案法》等相關法律、法規中對檔案管理的實施標準，確?；颊邼M意度調查檔案可作為持續改進服務質量的工具，發揮其主要作用。
二、持續改進服務質量中患者滿意度調查檔案的應用及改進措施
通過對我院患者滿意度調查檔案進行分析，發現主要影響患者滿意度的項目為：患者病情治療恢復情況、醫護人員工作及時性、護理質量、住院舒適度以及各服務窗口服務態度等，以上方面均會對患者滿意度造成影響。因此在醫院持續質量改進工作中應針對上述各方面進行改善，通過對影響患者滿意度重點環節進行改進，提高患者滿意度，帶動醫院綜合滿意度。對持續改進服務質量中患者滿意度調查檔案的運用分析如下。
患者不滿意項目中顯示門診檢驗結果出示間隔時間較長，需長時間等待等，因此相關科室針對患者檢查時間安排及反饋當時進行調整，包括：患者采血時間安排，各檢查項目報告出示所需時間、反饋方式等，針對以上情況對各項目具體內容進行敘述，向患者進行反饋，可于檢查結果領取前進行通知等，幫助患者減少等待時間。通過對其他各項患者滿意度較低內容進行分析，認為患者不滿意并非直接來源于某一位工作人員，多數與管理制度存在關聯，因此在持續改進服務質量過程中對管理服務制度進行適當調整十分必要，通過對管理中存在的問題進行分析入手，對影響患者滿意度的原因進行分析，制定管理標準，確保工作人員經培訓后上崗，具有較強工作責任心及專業素養，完善檔案管理、存檔標準，定期進行評定及審核，確保檔案管理實施的有效性。可將持續改進服務質量對工作人員的要求進行整理，經醫院質量管理委員會進行評審批準后下發至各個科室，統一進行整改，將既定整改完成時間納入科室管理考核標準，將考核結果納入科室及個人年度評審考核中。通過部門與個人考核的統一，提高部門及個人服務質量改進意識及積極性，有利于激發工作人員的服務熱情及工作信心。
三、結語
患者滿意度調查檔案在持續改進服務質量中應用十分必要，通過規范化檔案信息管理對滿意度調查檔案進行分析應用，提供患者滿意度調查檔案的可運用性，是持續改進服務質量的前提條件，對服務質量持續性改進工作實施起指導性作用。
【參考文獻】
[1]譚天林，劉方，王璦萍等.基于患者滿意度的醫療服務質量持續改進管理[J]. 中國醫院管理，2014（07）：62-64.
[2]夏磊，曾慶，陸洋，等. 實施PDCA持續改進 提高醫院患者滿意度[J]. 中國醫院，2014（11）：51-53.
[3]宋爽，張江林，雷光華，等.第三方滿意度評價在完善醫院服務中的應用――以某三級綜合醫院為例[J].中國衛生政策研究，2015（01）：32-36.
關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；制度；更新
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
事業單位檔案管理的范疇
（一）行政檔案管理
這一部分檔案中涉及到上級下發的文件，本單位發出的文件，各部門的工作計劃、總結等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業單位行政工作的主要內容。
（二）人事檔案管理
這里面的內容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉調或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經查有不屬實的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當我們說起檔案，一部分人僅認為是個人檔案。
（三）財務檔案管理
事業單位不同于行政單位，所以財務管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財務檔案中包含有日常的財務支出憑證，每一次財務支出的目的、用途、金額等內容都要做好全面的記錄，也要有相關的發票等作為支出用途的依據；還有各種財政收入，每一筆款項從何而來都要做好詳細記錄；對年度預算、預算調整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財務總結預算工作的依據；年度季度的財務分析報告也是財務檔案的重要內容，通過財務分析了解財務使用效率，還有諸如繳納的各種社會費用、收支的立項計劃和執行情況等，總之，單位的一切財務支出由財務部門進行的整理分析都是事業單位的財務檔案。
（四）業務檔案
這里主要內容就是業務學習、業務考核、業務會議記錄等內容，像現在每年都會進行的事業單位招考就屬于業務范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業務檔案，還有單位組織進行的業務培訓，因業務需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業務檔案管理的重要內容，這些屬于業務范疇的工作內容，有關資料的記錄就是以后類似工作的一個依據參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內容。
事業單位檔案管理中存在的主要問題
（一）事業單位對檔案管理工作的沒有足夠的重視
雖然先進的檔案管理工作對于事業單位的工作效率和迅速發展有著顯而易見的重大作用。然而檔案管理的工作性質，注定了這不是一個受人關注的工作，他無法直接為事業單位創造明顯的利益。這種忽視是表現為兩個方面的。一方面，是事業單位的領導干部的忽視；另一方面，則表現為事業單位的檔案管理工作人
員對自身這份工作的輕視。
（二）事業單位檔案管理無法及時更新到位
檔案管理的更新，同樣體現在兩個方面。一是離職退休人員的檔案無法及時歸納整理，另外封存；二是新的檔案無法及時更新到檔案庫。在人動的過程中，如果檔案管理的工作無法及時交接妥當，更新到位，就會導致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學，更談不上工作效率。
（三）檔案管理的科學化、信息化程度不高
隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
（四）檔案利用工作水平較低
其作用尚未充分發揮出來。對檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，其目的在于利用。就目前而言，檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使檔案的利用價值低，功能越來越弱化。
三、加強事業單位檔案管理的對策
（一）加強對檔案管理重要性的認識
檔案管理工作并不僅僅是檔案管理人員的工作職責，而應該是單位所有工作人員都要注意和重視的工作內容，尤其是單位領導更應該注意到這一點，加強對
檔案管理人員的配備與管理，建立一定的檔案管理制度體系，實行獎懲制度，以提高檔案管理人員的工作積極性。
（二）加強制度化管理，促進事業單位檔案管理的有序發展
制度是任何單位正常運轉的保障之一，沒有規矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。
首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。
其次，對于一些轉調人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉走檔案的轉接制度，保證檔案在轉接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環節沒有監管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記
錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。
再次，檔案歸還時應該檢查好檔案內容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規范，規范檔案管理行為。
（三）增強檔案管理的科技性，讓檔案管理與現代科技接軌
應該注意讓事業單位的檔案管理入網，并且單位之間可以結成全部事業單位的整體檔案網絡，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調動檔案轉接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設備都可以根據實際應用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學性和嚴謹性。比如，現在很多企業投資讓云技術進入檔案管理領域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進入檔案管理是一個發展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結合才能促進檔案管理的優質發展。
（四）及時更新事業單位的檔案
事業單位，尤其是規模較大的事業單位，人員的變動，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業單位的工作效率。
（五）提高檔案管理人員素質，提高檔案管理質量
管理人員的素質是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。 在招聘的時候，事業單位應該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業化。
另外，單位人員在安排崗位時， 要認識到檔案管理的職位不是隨便一個人就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運行。比如說，檔案一般是紙質的形式存在于檔案館內，我們在進行檔案管理的時候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應該由專業人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質是十分必要的。
（六）合理有效的利用現有的檔案庫
合理有效的利用現有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業單位領導重點關注的原因。只有當科學化的檔案管理能大幅度提高事業單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領導愿意投入更大力度來發展檔案管理的工作，才是一條可持續發展的道路。
結語
綜上，事業單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統的檔案管理模式已經無法滿足事業單位日漸繁復的需求和先進的管理模式。在具體的工作中，不論是從檔案的收集整理或者管理應用中，都必須要本著為單位發展服務的原則進行檔案管理，不斷改革完善檔案管理制度，促使事業單位更好發展。
參考文獻
[1]安曉莉.試論事業單位檔案管理信息化的建設與發展[J].現代商業，2011.18.
[2]楊虹.論事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].科技創新導報，2011.4.
[3]巴云紅.新形勢下事業單位的數字化檔案管理工作[J].科技傳播，2011.18.
【關鍵詞】服務；檔案信息管理；方案
在經濟高速發展的今天，人們逐漸發現了提高企事業單位工作效率的主要內容，并不完全在于主體內容的完善上，還需要考慮到與之相關的各項工作內容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會的長期實踐當中，很多的企事業單位提出了一些科學有效的改進措施，并創設出了一些新穎的管理方案，但是對于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發現，當前的企事業檔案信息管理雖然不遺余力地引進一些現代化的管理方法和設備，但是理論性質的服務理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當前國內企事業單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內容在于他們都沒有形成良好的服務意識和觀念，工作人員都沒有認識到自己工作的重要性，僅僅認為檔案管理是公司的一個必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動下，很多的工作人員開始出現了懈怠的心理，不愿意積極主動地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現階段的檔案管理，不僅對整體的服務效益有著相當大的影響，而且成為了服務鏈中的一項重要內容，能夠為客戶提供最為直接切實的服務。如果在這個時期，持續保持以往的檔案信息管理狀態，將會直接影響到整體的服務質量，對于企事業單位的工作進程將會產生較多的阻礙。為此，我國國內的企事業單位，需要對當前時代下的檔案信息管理內容進行多方面地完善，秉承單位內部的服務理念，采取最為合理的管理方法，進而推動整體服務質量的提升。
一、分層管理法
在現階段的企事業單位中，存在相當多的信息資料需要進行合理地分類和整理，如果本身的檔案數據資料過于冗雜，將不利于服務工作的開展，查閱資料的速度會顯地十分慢，難以滿足人們的實際工作要求。分層管理方案便是應對這種狀況的最好管理方式，它的特點主要凸顯于針對性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎上，對全部的信息資料加以分類，分類的標準一般被定為服務對象，根據不同的服務對象，進行科學的分類。之后再根據不同的類別，提供最為切實的檔案信息服務。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實踐性相當強，實效性也會更高。需要注意的是，在以往的企事業單位工作中，已然有相當一部分的檔案管理人員對各種資料進行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實際效用已然發揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務對象、信息收集目標、信息資料內容，同時，還有必要在檔案信息管理部門下，分設一些下屬部門，由這些部門分別對自己的工作內容進行管理。此外，對于不同部門所提供的服務內容，也需要有一定的區別。分層管理法的科學性，主要體現在服務理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務內容，最主要的原因在于服務對象的不同上，人們在實際的工作中，所需要的檔案信息服務內容是不同的，對它們進行科學有效地區分，能夠使整體的管理流程更加科學有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對管理主體、管理對象、管理內容的細化，而其中的細化管理，不僅是整體工作開展的基礎，而且是優化服務質量的主要方法。現階段的企事業單位工作，十分注重對工作的細化，而且只有對工作進行細化，只能實現精細化的管理，為人們提供更好的服務，因而企事業單位的檔案信息管理，需要實時地應用分層管理法，以提高自身的工作效益。
除了上述的各種優點以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對其進行分類，將會是畫蛇添足的行為，對于整體的服務質量提升，并沒有太大的作用。而且，在應用分層管理方案的時候，需要對服務內容和服務主體進行一定的分類，而相當多的企事業單位沒有明確的分類標準，導致很多檔案信息，在進行查閱的時候，出現較多的阻礙。同時，在檔案信息管理部門下分設相應的分類部門之后，一旦服務內容和責任出現不明確的狀況，將會嚴重影響到檔案信息服務工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對于管理內容的分類，并沒有明確的分類標準和方向，很多的檔案管理人員，習慣于按時間進行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個下屬部門，以促進整體工作效益的提升。但是，在實際的工作中，這些管理人員又發現了一些嚴重的問題，那就是時間的劃分上，不能確定最為合適的時間標準。大多數的企事業單位在運用分層管理法的時候，將時間的標準設置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內容，兩年以內的屬于較為新穎的資料內容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對檔案不斷地進行更新工作，嚴重影響了正常工作地進行。
二、數據庫結合法
信息時代的到來，人們的生活發生了很大的變化，很多傳統的內容得不到人們的認可，而且不再是當前社會的主題。在現階段的企事業單位管理中，存在一種科學有效的管理方法，即數據庫結合法，將現有的管理設備和管理方法，與數據庫完好地結合起來，雙方進行科學地互動合作，進而使得檔案信息管理的工作內容更加完善科學。數據庫結合法的運用基礎，在于對網絡數據庫的完善，在這個過程中，檔案管理人員需要優先利用網絡技術，創設出獨立的數據庫，并將收集整理到的全部內容，實時地輸入其中，以提高整體的服務效率。數據庫結合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時間內，迅速有效地為客戶找尋到相應的檔案信息，并選取針對性的服務內容進行服務。現階段的企事業單位檔案管理，運用最多的方法都是數據庫結合法，將企事業單位的整體檔案管理與服務，完全地與數據庫結合起來，雙方相輔相成。由于互聯網是該項工作開展的基礎，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學。同時，傳統的檔案管理采用的主要的是紙質資料的收集整理，當前的檔案管理在采用全新的數據庫以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實的服務，而且信息資料的收藏空間將會變得相當大，不會像傳統的檔案管理那樣，需要對檔案進行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。
數據庫結合法也有著自己的缺點，它的最大缺點在于網絡的特點，即面向的人群是全體的社會人。因而在運用它進行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現在數據信息的直接侵入上。隨著科學技術的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當多的信息技術和網絡手段，而其中不乏存在一些社會的不良分子，他們對于網絡技術的應用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業單位的數據庫建立相對較為獨立，但是始終建立在互聯網的基礎上，于是長期面臨著外界的各種挑戰和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對檔案管理部門的致命打擊，整個部門會趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業素質，高效地操作電腦，并將數據庫的防護措施進行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。
三、自我檔案管理
在新時期的經濟建設發展過程中，企事業單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當前的社會，企事業單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務理念也應該服務于人。為此，一部分企事業單位對現有的檔案管理工作進行了創新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺，由客戶對自己的信息進行更新、完善以及查閱，后臺的服務依舊是由企事業撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現代化的經濟建設進程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當高的可行性。在實際的檔案管理工作中，一旦客戶產生了檔案信息服務的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯系，然后將自己的實際需求內容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進行相應資料的檢索。這個過程相對較為麻煩，而且很多時候容易出現多種失誤的現象，不利于整體檔案管理質量地提升。而在自我檔案管理當中，客戶可以根據自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進行知識體系內容的攫取。
自我檔案管理也存在一定的不足之處。對于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認知基礎和對先進設備的運用能力，如果客戶不具備這些方面的內容，那么自我檔案管理將不會產生實際的效用。而事實上，現階段的國內人群體系，雖然知識人群占據了很大的比例，但是依然有相當一部分人群，缺乏良好的科技認知和使用能力，因而自我檔案管理對這部分人群是不適用的。為此，企事業單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務理念，根據客戶的不同狀況，制定最為切實的服務內容，以獲得人們的支持，進而產生相當大的服務效益。
結束語
新時代的企事業單位檔案管理，在社會經濟發展的重重挑戰下，必然需要進行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴格的服務理念，切實地為公眾提供服務。
參考文獻：
[1] 張天龍. 干部人事檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 企業改革與管理. 2016（22）
[2] 馬欣. 新時期如何做好人事檔案管理工作[J]. 赤子（上中旬）. 2016（18）
[3] 張巍巍. 人事檔案管理[J]. 中外企業家. 2016（29）
[4] 鄧強，馬玉妍. 做好新時期事業單位人事檔案管理工作探拓――在發揮大數據優勢的背景下[J]. 邊疆經濟與文化. 2016（12）
1 科技檔案管理數據化與自動化改革的必要性分析
1.1 時代潮流發展的最終歸宿
如今已經進入信息化時代，獲得信息的及時性和準確性所呈現出的意義和價值越來越高，因此，科技檔案管理工作也必須將信息的管理推向一個新的高度，不能恪守陳規，一直以傳統的方式和手段進行檔案信息管理。尤其是進入了二十一世紀之后，云計算、物聯網等新名詞的出現以及相關技術的革新，使得傳統管理模式下的檔案管理難點和問題迎刃而解，以數據化、自動化信息管理系統取代傳統純人力信息管理系統已經是大勢所趨。
1.2 事業單位體制變革的重要內容
事業單位為了能夠更好的實現自身的發展也會在原有的模式上針對時代的發展和社會的需求做出相應的能動性變革，而變革的一個重要部分就是包括引入電子數據系統、供應鏈管理系統、事業單位資源管理系統等在內的信息化管理系統。檔案管理工作作為事業單位基層工作重要的一部分，掌管著整個單位的數據和信息資源，自然也需要做出相應的模式改革，以適應單位內部整體變革環境，并以自身的改革來促進整個事業單位變革進程的發展和深化。
1.3 檔案管理工作體系和模式發展變革的需要
在傳統的檔案管理模式中，想要進行相應的信息查詢需要的步驟復雜，時間冗長，大大降低了工作的效率，而這種低下的工作效率已經無法滿足現代社會高節奏的需求，因此檔案管理工作必須進行方便快捷的數據化和自動化改革以適應高速運轉的單位機制。同時這種自動化的檔案信息管理模式也能夠減少很多人力管理模式下的錯誤和紕漏，還可以通過網絡預警機制保證單位信息的安全性，提高事業單位的發展能力。
2 科技檔案管理數據化與自動化改革的主要內容
2.1 科技檔案管理數據化改革的內容
在進行科技檔案管理的數據化工作時，主要需重視現代科技背景支持下的掃描技術、數據庫技術、數據加密技術、身份認證技術、網關認證技術等等對于檔案信息數據化進程的推動作用。信息是一個單位最重要的無形資產，而將信息數據化并更好的管理則有利于這些資產的價值最大化，更好的服務事業單位的基層工作。
2.2 科技檔案管理自動化改革的內容
自動化相對于數據化而言體現著檔案管理模式改革的更高水平。用于實現自動化改革的技術主要有電子標簽、OCR識別、數據自動處理以及數碼掃描識別等等，這些技術可以使信息的存儲和系統化歸集不再需要更多的人力資源介入而自動完成，同時還可以完成人力所難以或者無法實現的大數據處理、批量數據整理等工作，大大節約了人力和財力。
3 科技檔案管理能動性改革實現的措施
3.1 檔案管理系統流程結構重置
“流程結構重置”即在數據化和自動化改革的過程中和改革結束之后對檔案管理工作的各個環節依據具體改革的現狀重新安排，設計適合于改革后檔案管理模式的工作職位和各個職位的具體職能，從而提高人力和技術的契合程度，提高檔案管理工作效率。流程結構重置工作主要包括業務流程優化和業務標準制度化兩個主要模塊，除此之外還要加強檔案管理工作環節對于網絡技術型人才的培養和利用，加強日常工作中對網絡穩定程度和信息安全性的維護。
3.2 深化擴展檔案管理服務功能
檔案管理工作模塊作為事業單位的基礎工作內容，其工作的本質特征在于其服務性，因此提升檔案管理工作的服務能力也是科技檔案管理能動化改革進程中重要的一個環節。檔案管理工作的服務功能不僅要橫向延展，更要縱向深化，滿足信息使用者各方面、各層次的需求。同時還要改變以往的“等需求上門”轉為“送服務上門”，幫助單位信息使用者更便捷的處理相關工作，實現一鍵式檔案服務，為整個事業單位的工作提供基礎信息支持。
3.3 建設信息化檔案平臺資源庫
由于數據化后的檔案信息不再如傳統般存儲在特定的房間內，單位內部的信息使用者都可以依靠網絡技術登陸特定的平臺進行突破時空限制的信息查詢，而為了實現這一點就必須建設安全、科學的檔案資源平臺。首先是相關的硬件設施建設，使系統硬件能夠承載單位內部越來越龐大的信息量并滿足信息處理效率的要求。其次是資源整合技術的要求，由于數據信息資源的龐大，無法通過人力一一整理，這就要求信息資源平臺能夠自動完成大數據的整理和龐大信息庫的系統化整合，為后續工作節約時間，提高工作效率。
[關鍵詞] 信息化； 圖書館； 檔案管理
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0085- 02
圖書館檔案的信息化管理主要指的是在國家檔案行政管理的相關部門的統一組織領導下，在圖書館的檔案管理活動中推廣應用信息化技術，對圖書館各項檔案資料進行管理與提供服務，從而增強檔案管理的現代化水平的工作流程。
作為一種記錄文獻，圖書館所自有的檔案資料是圖書館工作的重要信息，也是圖書館自身的寶貴財產。圖書館檔案資料是對圖書館各項工作的全面記錄，也是對圖書館工作人員進行考核評估的主要參考依據之一。圖書館檔案對于圖書館工作總結、工作計劃的制訂以及管理工作的開展等，都有著非常重要的作用，所以，提升圖書館檔案管理信息化水平具有重要的現實意義。
1 圖書館檔案管理工作的重要性
1.1 歷史價值
檔案資料之所以要長期地進行保存，為后人所利用，這是由于它具有自身特定的作用。對于圖書館來說，建立和完善科學的檔案管理信息化系統，不僅是現代管理對其的要求，同時也是進行科學評價的依據，檔案資料可以準確全面地反映出圖書館的發展歷程。
1.2 科學依據
圖書館檔案資料是其在進行管理和其他活動中可以參考與借鑒的依據，在長期的積累過程中，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，圖書館管理人員可以將它作為第一手參考資料來使用，這有利于提升圖書館管理水平。
1.3 參考依據
拿圖書館的業務檔案來說，每一年的業務檔案都對圖書館內部各個部門工作人員這一年來所進行的各項業務活動進行了詳細的記錄，如業務情況、業務成果、經驗教訓等，這些內容都全面仔細地記載到檔案材料中，能夠為將來圖書館的建設管理提供更多的參考資料。
1.4 更新數據
圖書館的發展歷程屬于推進式的，也是有規律可尋的，圖書館檔案對圖書館過去的歷史記錄能夠在很大程度上幫助后人，例如在編寫圖書館的新簡介時，就可以參考過去圖書館的簡介檔案，再適當地增加一些新的內容，讓新館員能夠較快地了解圖書館，適應新工作，也可以讓圖書館的用戶更方便地了解圖書館，享受圖書館的服務。
2 圖書館檔案管理的主要內容
2.1 政文檔案
政文檔案通常包括了上下級所的黨政文件，圖書館工作會議的記錄材料，圖書館內部研討材料、年度工作總結和工作計劃、圖書館內部的各項規章制度、內查外調的資料和圖書館日常工作日志等內容，由于圖書館內部各個部門之間的發展狀況存在差異，所以政文檔案常常很難收集齊全。
2.2 業務檔案
圖書館的業務檔案主要來自圖書館各個部門，它是各部門在開展日常業務過程中所形成的文件材料。通常包含了工作執行情況的材料、工作匯報材料、工作研究的論文等，各種反映圖書館工作狀況的數據信息如館藏量、圖書館經費等也包含在其中。
2.3 人事檔案
人事檔案一方面包括圖書館內部員工的檔案材料，主要有個人的基本情況、圖書館內部各部門的人員崗位配置情況、人員崗位變動情況、工作人員考評情況等內容；另一方面是圖書館用戶的檔案資料，一般有用戶的基本信息、借閱卡的發放信息等。在信息化時代中，這些資料檔案通常都保存在網絡上，如果不對其進行嚴格的管理，那么很容易導致用戶隱私外泄，造成嚴重的后果。
2.4 設備檔案
圖書館設備檔案一般指的是圖書館中各種設施設備的資料、各種設備在引進、使用、維修等工作中的記錄，特別是實行招標采購的政策之后，對于招標采購的設備要成立單獨的招標設備檔案管理項目。
3 圖書館檔案信息化管理存在的問題
3.1 基礎建設薄弱，信息化建設不足
圖書館檔案管理信息化建設的基礎工作通常來說包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，基礎檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當前圖書館檔案信息化管理系統的建設中，某些圖書館因為沒有建立與本館實際情況相符合的、科學合理的檔案信息化管理制度，導致相關檔案資料的收集、整理等工作無章可循。檔案信息化管理建設過程中基本上都存在著一些問題，主要有檔案資料收集不全面、存檔期限劃定不準確、檔案分類不清楚等，這些問題在很大程度上影響著檔案信息化管理系統的建設。圖書館檔案信息化建設的發展非常緩慢，很多圖書館的檔案資源還是過去那種單一的紙質文獻，在當前這樣一個信息交流廣泛的時代，已經不能滿足用戶以及圖書館自身發展的需求。
3.2 圖書館信息化資源利用率不高
信息化的檔案資源主要有簡潔、方便、高效等優勢，因此其在社會資源中所占的比重日益提升，信息化資源的開發利用率直接關系到圖書館各項工作的正常開展?；诰W絡平臺的圖書館檔案信息化建設和科學地對其進行開發利用是未來圖書館檔案管理工作的一大發展趨勢，如果不將這項工作做好，那么將會在很大程度上降低圖書館各項工作的開展效率，同時也會極大地阻礙圖書館的現代化發展進程。就當前的實際情況而言，很多圖書館的信息化檔案資源并沒有真正地得到開發利用，雖然少數圖書館已經開始建立起了信息化的檔案資源管理機制，但是其管理模式依舊沒有擺脫傳統管理觀念的束縛，信息資源的利用率依舊較低。
3.3 圖書館信息化服務層次較低
當前，圖書館的檔案資源信息化服務依舊還停留在對檔案材料的收集存檔環節上，僅僅為少數用戶提供簡單的咨詢服務和閱覽服務等層次上。隨著社會基礎建設進程加快，各項現代化設備逐漸得到普及和完善，云計算平臺在圖書館檔案管理中的應用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來了更多的發展空間。但是圖書館信息化服務的效果依舊不是很理想，在圖書館檔案信息化管理的過程中，計算機網絡技術的優勢沒有充分地發揮出來，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務，也沒有將用戶網上交流平臺建立起來，信息化服務層次過低，很多例如檔案材料報道、資源共享、專題提供等服務還沒有得到挖掘和開發。
4 圖書館檔案管理工作的創新研究
4.1 加強高校圖書館檔案信息化建設
圖書館檔案信息化建設是當前圖書館檔案管理工作中的核心內容，現代化信息技術在圖書館檔案管理中的應用是實現圖書館現代化管理的重要標志之一。信息化技術在圖書館檔案管理中的運用通常有檔案的檢索、統計、編目以及管理等，同時也可以用于檔案的登記與收集。結合國外圖書館檔案信息化建設的先進經驗，信息化技術在檔案的檢索、登記方面的優勢比較明顯。過去的檔案歸檔流程比較復雜繁瑣，檔案管理人員任務量大，很多時間都花在了檔案整理中，實現檔案收集、登記的信息化之后可以讓該作業流程更加方便快捷。
4.2 保證檔案信息化管理的人員配備
圖書館檔案信息化管理屬于一種人機系統，圖書館的檔案管理工作人員是該系統中的一部分，其作用與地位是非常重要的。信息化管理系統的工作人員主要分為3個部分：① 數據錄入，由于漢字自身的獨特性，數據錄入人員必須經過專門的教育培訓，具有專職水平； ② 信息處理與使用人員，他們是直接和信息化設備結合的人員，其作用最為重要； ③ 各個設備的維護管理人員，主要負責信息化系統中電子設備的維護保養，確保其正常工作。
4.3 提升圖書館檔案信息化服務層次
要有效地解決圖書館檔案信息化管理中的各種問題，就必須要努力提升圖書館檔案信息化服務的層次，讓圖書館檔案管理更加科學化和規范化。過去的圖書館檔案服務通常是通過人工操作來實現的檔案材料查閱，而通過信息化技術可以極大地提升圖書館檔案管理工作的效率，并能規范檔案管理流程，增強圖書館檔案信息化服務的水平，提升服務層次。在圖書館檔案信息化管理中，運用現代信息化技術建立健全面向用戶的檔案服務系統，同時和檔案信息的使用者之間建立起高效的溝通平臺，提供更穩定、更可靠的信息化服務。
5 結 語
總之，目前我國圖書館的檔案管理工作已經開始逐漸朝著信息化、現代化的方向發展，而圖書館檔案管理信息化工作是一個不斷完善的長期性工程，它讓圖書館檔案部門從封閉逐漸走向開放，極大地提升了檔案資料的利用率和價值、降低了圖書館人力物力財力成本。隨著各種現代化信息技術的普及與應用，圖書館檔案信息化管理的普及必將成為未來圖書館檔案管理的一個重要發展趨勢。
主要參考文獻
[1] 沈瑩瑩. 淺議信息化建設在圖書館檔案管理中的必要性[J]. 教育界，2011（5）.
[2] 韓來英. 淺談高校圖書館檔案管理的信息化[J]. 中國成人教育，2011（21）.
［關鍵詞］ 檔案； 管理； 信息化； 制約因素； 解決對策
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 068
［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）10- 0117- 02
檔案作為社會活動的歷史記錄和原生資料，是人類社會的寶貴財富和重要文化遺產。檔案管理工作植根于社會生活，并隨著社會的發展而發展，對社會的生產、生活、思維和決策有著重要作用。信息時代的檔案工作尤其如此，其不可替代的重要作用更加突出。緊跟國民經濟與社會發展信息化步伐，加速實現檔案管理信息化，既是時展對檔案工作的客觀要求，也是社會管理現代化的重要內容，是檔案工作鏈接歷史與未來、發揮更大現實作用、推動社會科學發展的戰略舉措。
1 檔案管理信息化的內容與特點
1．1 檔案管理信息化的主要內容
檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統籌規劃和組織下，依據數字化原理，遵循信息流動規律，全面應用現代信息技術和計算機網絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息資源的社會共享、提高其利用效率和服務水平的過程。
檔案管理信息化的主要內容是：① 檔案信息化基礎設施建設。包括檔案信息化硬件建設和軟件建設兩個方面，這是檔案管理信息化必備的基本條件。② 檔案信息資源建設。檔案信息是國民經濟和社會發展的重要戰略資源，其開發、整理、儲備、管理和利用是檔案信息化的核心任務和目的所在。③ 檔案系統標準化規范建設。標準化規范建設是檔案信息化建設的重要原則和技術基礎，包括檔案信息的標準制定、分類歸檔、系統配置等。④ 檔案信息化應用體系建設。它是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。⑤ 信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發展均有著決定性作用。
1．2 檔案管理信息化的基本特點
檔案管理信息化的過程，就是根據不同專業、不同行業的具體特點，對各種各樣的檔案資料進行信息化加工和數字化改造，使其由零散無序、多質多態的傳統紙質檔案轉化為標準化、規范化、系統化的現代信息檔案，并按照信息化標準和技術對其進行檢索、分類、歸納、匯總、存儲、傳輸、轉化和利用，從而實現檔案管理全面信息化的過程。
檔案管理信息化的基本特點是：① 檔案資料的數字化。這是檔案管理信息化的前提基礎。② 檔案傳輸的網絡化。這是檔案管理信息化的重要標志。③ 檔案管理的一體化。檔案管理信息化就是對檔案信息接收、傳遞、存儲、轉化、管理和使用的一體化。④ 檔案資源的共享化。檔案資料的信息化和傳輸過程的網絡化，使檔案資源的授權共享成為現實。⑤ 檔案服務的社會化。檔案管理信息化打破了檔案資源的時空界限，實現了檔案服務的社會化。
2 檔案管理信息化建設的制約因素
2．1 檔案管理信息化基礎整體薄弱
信息化基礎薄弱是制約檔案管理信息化的首要因素。這包括硬件設施和軟件條件兩個方面。硬件方面的主要表現：① 實施信息化管理的現代化工具缺乏。例如，檔案業務部門和管理單位缺少專用的計算機、打印機、復印機、掃描儀、刻錄機、數碼相機、縮微設備、移動硬盤等，業務部門的工作人員常常兼職檔案管理工作，計算機系統和辦公工具串用混用，沒有職能分化。② 進行信息化管理的網絡基礎薄弱。很多單位沒有建立專門的檔案信息管理局域網絡，缺少大容量、高性能的服務器，沒有災難防護備用設備和檔案備份，不能保證信息系統的持續正常運行和后期維護。由于設備缺乏、裝備不足、網絡不通、配備有限，傳統紙質檔案的數字轉換、加工處理、整理歸檔和系統升級均受影響，直接影響了檔案管理的信息化進程。軟件方面的主要問題：① 檔案管理過程中各個環節的標準規范不統一。突出表現是傳統檔案轉化為信息檔案時沒有統一標準，每個單位的生成格式都不相同，結果既增加了管理技術難度，也增加了管理工作量，導致檔案信息在保管、傳輸、存儲、調閱、使用等方面的極大不便，直接制約著管理信息化的進程和水平。② 檔案信息管理的系統軟件質量不高?，F有管理軟件版本普遍較低，新版軟件由于技術力量不足、經費有限，其供給遠遠跟不上信息化管理的要求。上述兩方面問題的存在，其根本原因是思想認識不到位，經費投入跟不上。
2．2 管理者信息素質技能普遍偏低
檔案管理信息化對主體的要求是，管理人員不僅要具備扎實的檔案專業知識和管理基本技能，而且要掌握信息基礎理論，具備信息技術和技能，能夠熟練運用計算機和信息技術對各種檔案資料進行深度挖掘、精度加工、高度提煉、科學分類、系統整理、遠程傳輸、安全存儲、熟練運用和有效管理。由于傳統用人體制的長期沿襲和人們對檔案工作的普遍忽視，現階段我國檔案管理工作者大多缺乏檔案專業知識和信息知識技能，30歲以下的年輕人很少，40歲以上的人員占絕大多數，真正檔案專業和信息技術專業畢業的人極少，現實工作中既熟悉檔案業務又精通現代信息技術的人員鳳毛麟角。大多數檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的。體制方面的原因導致優秀人才不能及時被吸納進來，認識方面的原因導致在業人員崗位培訓不被重視。因此，檔案管理人員隊伍整體素質偏低，嚴重制約了先進技術和先進管理理念在檔案管理信息化建設中的推廣和應用。
2．3 檔案信息系統安全性能比較差
檔案管理信息化的目的是大幅度提高檔案資源利用率，實現檔案資源共享，更好地為社會服務。然而，檔案資源共享與檔案資源安全保密天生是一對矛盾，資源共享以資源安全為前提。很顯然，如果資源安全得不到保障，例如檔案信息受病毒侵害或被惡意刪除，那么資源共享就是一句空話。更何況，檔案資源共享并不是無條件的，而是有條件的，是授權共享和有償服務。因此，檔案信息系統的安全就成為管理信息化的又一個制約因素。在信息化管理中，由于網絡等技術的應用，使得檔案信息遭攻擊、被泄露的渠道和風險不斷增加，除了常見的網絡病毒、網絡黑客對管理計算機的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復制，而且檔案信息泄露后可借助網絡快速傳播，很難實現泄密后的補救控制。因此，檔案信息的保密安全問題始終是制約管理信息化的深層次問題。
3 加強檔案管理信息化建設的對策
3．1 加大投入，打牢基礎，加速建設檔案管理信息化基礎設施
提高檔案管理信息化水平，必須加大投入，切實加強信息化基礎設施建設。具體地說，① 要加大檔案信息化建設基礎設施投入力度。要將檔案信息化資金列入各級財政預算，采取逐年投入的辦法解決基礎建設和運維經費。要采用自主攻關、合作開發、外包服務等多種形式，創新檔案信息化投入機制，多渠道籌措檔案信息化科研經費。② 要搞好檔案信息化建設必需的軟硬件基礎設施。根據管理信息化的實踐要求和技術標準，按照既滿足工作需要又節約成本的原則，給檔案管理部門配置專門的計算機及輔助設施，如刻錄機、打印機、掃描儀、復印機、服務器、UPS電源、移動硬盤、數碼相機、縮微設備等，建設安全高效的檔案局域網絡，為保證檔案信息化工作順利開展及相關設施設備安全平穩運行提供良好環境。要及時開發和升級檔案信息化管理軟件，使其更加便捷、順暢、高效。
3．2 突出重點，提升素質，超前培養檔案管理信息化人才隊伍
檔案管理人員的主體結構、知識水平、業務能力和政治素質決定著檔案管理信息化的水平。檔案管理信息化建設亟需一大批事業心強、專業基礎扎實、熟練掌握信息科學技術的復合型人才。提高檔案管理人員的主體素質，是搞好檔案管理工作的重中之重。① 要大力引進檔案專業、管理專業的高層次人才，有計劃地將一些原則性強、嚴謹求實、富于奉獻精神的信息技術人員，吸收到檔案管理人才隊伍中來，加速實現現有管理人員的結構調整和技能升級。② 要加強檔案管理人員的業務素質培訓，通過在職學習、脫產培訓和外出進修等多種形式，全面提高在職人員的綜合素質，努力使每一位人員的知識結構及業務能力快速適應檔案管理信息化的實踐要求。③ 要合理配置檔案管理人員。要根據管理實際和工作特點，合理設置檔案管理工作崗位、崗位工作人數和崗位工作人員，通過多種手段和方法，充分調動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。
3．3 注重實效，確保安全，同步打造檔案信息系統安全防火墻
檔案管理信息化的實現離不開信息安全，檔案信息資源的安全性、真實性和系統性是檔案管理的前提和保證。檔案管理在信息化的過程中，必須同時保障自身的安全性、可靠性和純潔性，只有這樣，檔案信息才能不失真、不走樣。為此，檔案管理在其信息化的過程中，必須同時打造信息安全防火墻，除了各省市之間互建異地備份中心以及在本地建設檔案信息安全備份中心外，要及時升級和使用安全認證、病毒防殺、防火墻技術、身份認證技術、網絡監控技術，實行電子簽單制度，建立和健全檔案管理責任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，設定操作權限，及時更改密碼，加強訪問控制，增強技術防范能力，保障檔案信息的數據安全、存儲安全、使用安全、保管安全和管理安全，提高防輻射、防泄露、防病毒、防攻擊能力，確保檔案信息的安全、真實、系統、可用。
【關鍵詞】創新；人事檔案；管理制度
1.引言
隨著市場化經濟改革的不斷深化，各單位為適應新形勢下社會發展的需要，不斷創新管理制度，提高管理效率。人事檔案是記錄和反映職工的學習經歷、思想品德、工作經歷、日常表現等內容的記錄檔案，是各單位日常管理制度的重要組成部分，尤其是在當今社會人才流動頻繁、流動量大的背景下，人事檔案管理制度的科學性和高效性顯得更加重要，探索一條適應社會發展的人事檔案管理制度勢在必行。
2.我國人事檔案管理制度的現狀
人事檔案管理制度在我國的發展建立相對于西方發達國家來說相對滯后，雖然最近幾年國家加大了檔案管理的立法力度，逐漸健全人事檔案管理制度，但由于發展時間較短，還存在一些問題。首先，人事檔案存在的“棄檔”現象嚴重。造成這種現象的主要原因就是人們對個人檔案管理重視程度不足，當個人工作或學習單位發生變化時，并不能及時將檔案隨本人一起轉至新的單位，根據相關部門的統計數據，現在已有70多萬份“棄檔”。其次，人事檔案內容不完善?，F階段我國人事檔案中的內容主要包括學習經歷、日常表現、工作經歷等內容，但是隨著社會的不斷進步，這些內容已經無法真實反映一個人在社會活動中的主要內容，如個人誠信、道德素質、特殊技能等方面。第三，人事檔案管理機構缺少專業化人才。目前我國人事檔案管理機構工作人員的專業化水平較低，很難實現人事檔案的科學化和高效化管理，一直處于一種被動的工作狀態，檔案管理不僅僅是檔案的整理和保管，還要進行規范分類、檔案修復等工作。所以，在當今社會快速發展，人才流動頻繁的新形勢下，加快人事檔案管理制度創新勢在必行。
3.人事檔案管理制度與模式的探索
3.1創新人事檔案管理制度遵循的原則。人事檔案管理制度應該符合現階段人才市場流動性大的特點，能夠對人員流動做出快速的反應，創新人事檔案管理制度需要遵循以下幾方面：3.1.1人事檔案內容要與時俱進，保證完整性。人事檔案記錄的內容必須要準確、詳細、全面，新型人事檔案的內容能夠真實反映一個人在各個階段的生活、工作或學習情況，增加個人道德素質、特殊技能等方面的記錄內容，這樣就能給國家提供一個詳細和準確的檔案信息。3.1.2人事檔案管理標準化。人事檔案要依據國家有關檔案管理規定進行管理，各地方和單位不得隨意違反有關法律法規，保證人事檔案規范統一。3.1.3人事檔案管理要以服務為原則。人事檔案是全面反映一個人的履歷資料，是求職者向用人單位證明自己的重要材料，所以人事檔案的建立和管理要以服務個人為原則，能夠適應市場化需要，對人才的流動管理有很大幫助。3.2創新人事檔案管理的措施。針對目前我國人事檔案管理存在的問題，今后創新人事檔案管理要從以下方面著手。首先，打破現有人事檔案管理統一的現狀?，F在人事檔案都是有各單位或政府人事部門進行統一管理，實踐證明這種管理模式存在種種弊端，效率低、不科學。人事檔案應該是每一個公民都應該具有的，不受職業、身份等因素的限制，而實際社會中只有在正式工作單位工作的人員才有人事檔案，而自由職業者、農民等特殊群體沒有自己的檔案，這對于社會管理來說存在很大的困難。人事檔案管理可以根據不同人群進行分類管理，對于事業單位、企業、學校等類別人員的人事檔案可以轉交給個人所在單位進行管理，組織各單位檔案管理員進行專業培訓，學習先進的人事檔案管理知識。對于像自由職業者、農民等無固定工作單位人員的人事檔案可以轉交給當地所在居委會或村委會，這類人員的人事檔案內容無需像企事業單位人員的檔案內容一樣詳細，只需要體現個人最基本的信息即可，這樣降低基層部門對人事檔案管理的難度。人事檔案分類管理不僅可以提高檔案管理效率，而且對于現在人才流動頻繁造成檔案跟進不及時的問題有很大幫助。其次，人事檔案平等性。人事檔案管理要遵循平等的原則，我國人事管理制度規定政府工作人員、科研機構研究人員、國有企業員工、高學歷人才等特殊人群才能夠建立檔案。一般情況下，不具備人事檔案的人員在享受社會福利、就業、入學等方面會有很大差別。所以，人事檔案制度要消除檔案身份限定，對全社會公民建立人事檔案，由各單位或政府檔案管理部門進行管理。最后，建立電子檔案管理制度。傳統的紙質檔案存在管理和攜帶不方便、容易丟失、不易保存等缺點，而現在隨著互聯網技術的發展，大數據和云存儲技術的不斷完善，建立電子人事檔案是今后人事檔案管理模式的發展方向，電子人事檔案可以進行快速查找、調用，便于集中管理，更加高效便捷。
人事檔案管理制度的創新需要國家制定相應的法律法規，完善我國的人事檔案管理制度，堅持以人為本，秉承服務于民的宗旨，結合我國的國情建立一套符合我國現狀，順應社會發展趨勢的人事管理制度，促進社會穩定發展。
作者:徐鵬 單位:黑龍江省有色金屬地質勘查七O二隊
參考文獻：
[1]朱傳芳.關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江史志,2014,(23).
[2]楊群英.新時代人事檔案管理制度與模式的創新探索[J].勞動保障世界,2015,S1:37.
