時(shí)間：2023-05-30 09:59:01
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理要點(diǎn)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】病理；檔案管理
【中圖分類號(hào)】 R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 文章編號(hào)：1004-7484（2012）-04-0584-01
醫(yī)院病理檔案管理是病理工作的重要組成部分，是體現(xiàn)醫(yī)院管理水平的標(biāo)志。隨著國(guó)家醫(yī)療保險(xiǎn)及大病統(tǒng)籌政策的實(shí)施，病理檔案的利用率逐年上升，因此必須做好病理檔案管理工作。
1.病理檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用。
病理檔案為臨床提供了大量資料，管理工作的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院病理科及各臨床科室的發(fā)展。是醫(yī)院各項(xiàng)工作的橋梁和紐帶，病理檔案資源和其他檔案資源一樣隨時(shí)轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，讓病理檔案發(fā)揮最大限度的價(jià)值，為臨床、患者和社會(huì)服務(wù)。
2.病理檔案管理在病理工作中的要求
2004年出版的《臨床技術(shù)操作規(guī)范》病理學(xué)冊(cè)中明確規(guī)定：各種文字及非文字資料門診患者應(yīng)保存15年，住院患者保存30年。因此病理工作人員必須嚴(yán)格按照《檔案法》和《檔案實(shí)施細(xì)則》認(rèn)真對(duì)待病理檔案，由專人負(fù)責(zé)管理這些病理檔案資料。
3.病理檔案管理要制度化
在檔案管理的各個(gè)步驟各個(gè)環(huán)節(jié)建立科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)章制度。①制定申請(qǐng)單、玻片、蠟塊歸檔、移交接受制度。②制定檔案保管、借閱制度。嚴(yán)格按照檔案管理的要求制定借閱辦法，嚴(yán)格登記借閱時(shí)間，借閱編號(hào)，嚴(yán)禁損壞或丟失。③制定檔案庫(kù)房管理制度，不同資料分別保存，積極采取防火、防盜、防水、防蟲、防霉、防日曬等措施，從根本上確保檔案安全。④制定檔案保密制度。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密法，遵守醫(yī)務(wù)人員行為道德隱私。⑤制定到期檔案銷毀制度。明確銷毀檔案的程序。
4.病理檔案管理規(guī)范化原則
從申請(qǐng)單登記，取材記錄，大體標(biāo)本照相及標(biāo)本制作和保存，申請(qǐng)單裝訂、編號(hào)、玻片、蠟塊裝盒等嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)操作。
5.信息化是病理檔案管理的必由之路
隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理成為必由之路，因其儲(chǔ)存量大、方便、更便于管理、教學(xué)和科研。
6.病理檔案可以作為科研檔案保留
病理檔案具備科研檔案的原始性和可靠性，便于日后查閱，具有一定的科研價(jià)值。
7.病理檔案管理要做到完整保留文字資料、實(shí)物、電子資料，缺一不可
因病理檔案的特殊性，不僅需要完整保存文字資料，還要有玻片、蠟塊等實(shí)物，這就要求病理檔案要做到紙制檔案，實(shí)物和電子檔案并存的發(fā)展方式。
8.病理檔案管理要注意一定的保密性
[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)檔案；創(chuàng)新實(shí)踐
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002
[中圖分類號(hào)]F233；G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）16-000-01
1 會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)
1.1 會(huì)計(jì)檔案收集與整理階段
會(huì)計(jì)檔案收集是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會(huì)計(jì)檔案的收集范圍，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。
1.2 會(huì)計(jì)檔案形成與保管階段
會(huì)計(jì)檔案形成與保管是會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會(huì)計(jì)資料后，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊(cè)。把會(huì)計(jì)檔案放在財(cái)務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊(cè)，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。
1.3 會(huì)計(jì)檔案移交階段
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴(yán)格遵照國(guó)家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會(huì)計(jì)檔案即時(shí)移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時(shí)編制好會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。
1.4 會(huì)計(jì)檔案借閱階段
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管1年。”企業(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財(cái)務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度。
內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會(huì)計(jì)檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，經(jīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。
外部單位借閱、查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無(wú)涂改、損壞情況，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過(guò)程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5 會(huì)計(jì)檔案銷毀階段
會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最后一個(gè)階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對(duì)過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，并銷毀沒(méi)有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見(jiàn)，和財(cái)務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對(duì)檔案逐冊(cè)、逐頁(yè)進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊(cè)一同存入檔案。
2 會(huì)計(jì)檔案的管理策略
第一，結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會(huì)計(jì)管理機(jī)制，以全面規(guī)制會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，從而保證會(huì)計(jì)工作流程的規(guī)范性、有效性。
第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都?xì)w入會(huì)計(jì)監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會(huì)計(jì)檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會(huì)計(jì)檔案歸口，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。
第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會(huì)計(jì)管理工作有效進(jìn)行。
3 會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐
3.1 會(huì)計(jì)檔案電子化、信息化革新
紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會(huì)計(jì)檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會(huì)計(jì)電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的最新要求，2014年，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財(cái)務(wù)管控組，將成立以來(lái)的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會(huì)計(jì)電子檔案異地、防災(zāi)存儲(chǔ)的要求。在地市沒(méi)有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)以前年度會(huì)計(jì)信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。
3.2 優(yōu)化人員配置，確保會(huì)計(jì)檔案專業(yè)專職管理
財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理崗位，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，在保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。注重會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書，大學(xué)專科及以上學(xué)歷，且有5年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會(huì)計(jì)崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會(huì)計(jì)檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財(cái)務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。
3.3 重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理
會(huì)計(jì)檔案管理人員除應(yīng)兼顧財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對(duì)高于其他崗位。定期或不定期地對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。
Abstract: Construction engineering archives are the carrier of the city of human civilization, is a construction project, the whole process of the original record, make key management project archives is person, give full play to the potential, which can better for engineering archives service.
Key words: building engineering; archives; management
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： 文章編號(hào):
一、建筑工程檔案管理的意義
在工程建筑過(guò)程中，有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說(shuō)的隱蔽工程。對(duì)這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測(cè)得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄對(duì)這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià)，工程檔案在此的作用就是無(wú)可替代了。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好。這一個(gè)觀點(diǎn)可以從建筑工程項(xiàng)目參評(píng)“魯班獎(jiǎng)”、“芙蓉獎(jiǎng)”等獎(jiǎng)項(xiàng)活動(dòng)可以看出。凡是有意參評(píng)的項(xiàng)目，建筑、施工各方對(duì)建筑工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實(shí)性、完整性，包括施工現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄像等方面都是非常重視的，對(duì)檔案的收集、編制和整理就更加認(rèn)真細(xì)致、精益求精了。 二、檔案管理的要點(diǎn)分析
1.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。
首先是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)對(duì)檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門指定專門人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。二是要設(shè)計(jì)出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分類排列和編目，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。四是建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2.明確檔案資料管理的范圍和要求
2.1建筑工程檔案資料管理的范圍
建筑工程建筑項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)、決策、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、過(guò)程中驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等工程在建筑過(guò)程中形成，并應(yīng)歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。2.2檔案資料管理的要求 一是工程檔案工作應(yīng)與工程建筑同步管理；二是檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說(shuō)明；三是竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過(guò)程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過(guò)程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說(shuō)明，同時(shí)要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。2、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
從事建筑工程檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與建筑工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。 因此，為達(dá)到建筑工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。講解建筑工程建筑工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案、具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。
“以人為本”，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做好工程檔案的管理工作。一是加強(qiáng)對(duì)工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。信息社會(huì)對(duì)信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報(bào)刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時(shí)將工程檔案的有關(guān)信息傳播出去，特別是建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)——工程檔案專業(yè)網(wǎng)站，明確相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責(zé)，讓大家都來(lái)了解它、關(guān)注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過(guò)人機(jī)互通，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時(shí)溝通信息，完善工程檔案的管理工作。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。現(xiàn)代化的城市建筑離不開(kāi)現(xiàn)代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開(kāi)具有綜合素質(zhì)的管理人員。這就要求對(duì)內(nèi)，工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對(duì)外，定期舉辦工程檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。實(shí)踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時(shí)間短、見(jiàn)效快、針對(duì)性強(qiáng)、覆蓋面廣，能大大提高建筑單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對(duì)工程檔案的管理能力，對(duì)工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。三是深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作。重點(diǎn)工程建筑項(xiàng)目是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到國(guó)計(jì)民生，又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。在主動(dòng)做好對(duì)重點(diǎn)工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，還要對(duì)登記在冊(cè)的重點(diǎn)工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出新路子。四是注重對(duì)工程檔案信息的反饋。城市建筑日新月異，對(duì)工程檔案的管理也必須與城市建筑相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實(shí)際，了解工程狀況，及時(shí)掌握最新動(dòng)態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時(shí)又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時(shí)將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層，并通過(guò)匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對(duì)工程檔案的管理。
4.建立健全施工質(zhì)量管理文件。
項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)之初，項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn)，結(jié)合公司有關(guān)管理制度，選擇和補(bǔ)充各種質(zhì)量管理和辦法，保證公司的質(zhì)量管理體系得到有效貫徹。對(duì)于項(xiàng)目質(zhì)量管理活動(dòng)的施工記錄、檢驗(yàn)、試驗(yàn)等質(zhì)量保證資料實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，并對(duì)所用的涉及人員進(jìn)行交底，確保所有工序能正確記錄，及時(shí)形成資料。質(zhì)理管理部門負(fù)責(zé)有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)之初，質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)有關(guān)質(zhì)量方面的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別和有效性控制，根據(jù)公司工程管理部門提供的現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范一覽表、法律法規(guī)清單、交通部和交通廳文件、公司質(zhì)量管理制度，編制項(xiàng)目部的質(zhì)量管理文件清單，以便指導(dǎo)項(xiàng)目施工。5、做好施工質(zhì)量照片、錄音、錄像（光盤）資料的歸檔工作
工程照片及音、錄像（光盤）資料是工程檔案的重要組織部分，對(duì)工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)將工程全貌及重構(gòu)造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術(shù)檔案資料交檔案部門。檔案部門對(duì)上繳的文件材料要進(jìn)行認(rèn)真的審查、鑒定，歸檔文件材料必須有出處，有形成日期、責(zé)任者、有關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人的簽字，如發(fā)現(xiàn)手續(xù)不全或缺項(xiàng)，要通過(guò)各種途徑找到責(zé)任者及時(shí)補(bǔ)辦或補(bǔ)充，為今后的檔案利用做好準(zhǔn)備工作。
1畜牧獸醫(yī)局的檔案管理要遵循科學(xué)分類的原則
由于畜牧獸醫(yī)局進(jìn)行管理的項(xiàng)目過(guò)多，因此需要保存的檔案種類也比較多。如果畜牧獸醫(yī)局的所有檔案只是進(jìn)行籠統(tǒng)的保存和管理，將會(huì)大大影響畜牧獸醫(yī)局的工作效率。首先，檔案雜亂無(wú)章，當(dāng)涉及到需要調(diào)取檔案的時(shí)候，會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間；其次，畜牧獸醫(yī)局負(fù)責(zé)相關(guān)的技術(shù)研發(fā)工作，研發(fā)工作需要過(guò)去的研究成果或者是各類資料作參考，如果畜牧獸醫(yī)局的檔案過(guò)于雜亂，就不能提供完整有序的科研材料。所以，畜牧獸醫(yī)局檔案管理的第一要素就是將檔案進(jìn)行分類整理，分類程度越詳細(xì)越好，畜牧獸醫(yī)局對(duì)檔案的使用效率會(huì)大大增加。
2畜牧獸醫(yī)局的檔案管理要做到主次分明
畜牧獸醫(yī)局的檔案數(shù)量和種類都很多，包括相關(guān)的法規(guī)文件、科研技術(shù)、歷史資料等等，不可能將跟獸醫(yī)局所有有關(guān)的文件都一一進(jìn)行整理，這樣將會(huì)占用大量的人力、物力。例如對(duì)畜牧獸醫(yī)局今后的發(fā)展和管理有重要影響的文件：動(dòng)物疫情診斷測(cè)報(bào)、動(dòng)物疫病預(yù)防、重大動(dòng)物疫病控制、動(dòng)物保護(hù)監(jiān)督、獸藥質(zhì)量監(jiān)管、種畜禽管理、飼料和飼料添加劑等等應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點(diǎn)保管和整理。因此，在畜牧獸醫(yī)局的檔案管理中，要做到主次分明，對(duì)畜牧獸醫(yī)局有重要作用的檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，對(duì)一些無(wú)關(guān)輕重的檔案就應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)販p少管理精力，才能保證檔案管理有條不紊的進(jìn)行。
3樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)，構(gòu)建檔案服務(wù)體系
畜牧獸醫(yī)檔案最主要的功能就在于有效地利用其信息資源優(yōu)勢(shì)，最大限度地發(fā)揮其畜牧獸醫(yī)檔案的作用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。首先為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，避免工作的盲目性和隨意性；其次為廣大養(yǎng)殖場(chǎng)（戶）服務(wù)，向他們提供各種有價(jià)值的信息，進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)咨詢,幫助他們脫貧致富，增加收入；再次為廣大畜牧獸醫(yī)工作者服務(wù),促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化。充分利用國(guó)內(nèi)外科技成果，提高服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)水平，為畜牧業(yè)的快速、健康、高效發(fā)展保駕護(hù)航。
4總結(jié)
總之，我們?cè)谛竽莲F醫(yī)局檔案管理中，首先重視畜牧獸醫(yī)局檔案的重要性，明確知道畜牧獸醫(yī)局檔案對(duì)畜牧業(yè)、動(dòng)物醫(yī)治、防疫等方面的重要作用，其次，要在思想意識(shí)上樹(shù)立檔案是服務(wù)于畜牧獸醫(yī)行業(yè)發(fā)展的重要資源，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，第三，在實(shí)際的檔案整理和保存過(guò)程中，要進(jìn)行科學(xué)分類的管理，主次分明，提高管理效率。最后，要跟進(jìn)時(shí)代要求，改進(jìn)檔案管理數(shù)字化手段，盡可能的為畜牧獸醫(yī)的發(fā)展提供最方便的服務(wù)。
作者：甘淑娟單位：浙江省常山縣畜牧獸醫(yī)局
【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)下；機(jī)關(guān)檔案；管理工作；要點(diǎn)
機(jī)關(guān)檔案管理工作是機(jī)關(guān)部門處理事務(wù)的基礎(chǔ)，也是機(jī)關(guān)部門日常事務(wù)中的重要組成部分。一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)部門在公務(wù)處理過(guò)程中會(huì)有許多檔案資料，這些資料在日后進(jìn)行事務(wù)處理時(shí)具有很大的借鑒作用，不可遺失。如何推進(jìn)檔案管理工作，完善檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化是當(dāng)前急需解決的社會(huì)課題。
一、新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的阻礙分析
（一）檔案管理理念缺失。現(xiàn)階段，少數(shù)行政部門依舊沿用傳統(tǒng)模式下的檔案管理理念，沒(méi)有從根本上對(duì)檔案管理形成正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)其重視度不夠，導(dǎo)致檔案管理的利用率偏低。不斷發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)及不斷提高的科技水平要求人們必須轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，順應(yīng)時(shí)展潮流，打破傳統(tǒng)模式的桎梏，積極吸收新的管理理念，做到與時(shí)俱進(jìn)。新時(shí)代的發(fā)展給行政部門檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了重重挑戰(zhàn)，若不加以重視，將不利于檔案管理工作的長(zhǎng)期性及有序性，檔案管理工作將處于嚴(yán)重滯后的尷尬局面，進(jìn)而嚴(yán)重制約部門整體功能的充分發(fā)揮。
（二）檔案管理?xiàng)l件不足。檔案資料的大量性要求其必須具備充足的檔案管理空間，因此檔案管理的硬件設(shè)施必須達(dá)標(biāo)。但實(shí)際情況卻是大部分機(jī)關(guān)單位的檔案室體積非常小，用于存放檔案的空間根本不夠，再者，檔案柜樣式雜亂，不具有統(tǒng)一性，對(duì)于某些具有機(jī)密性質(zhì)的文檔，沒(méi)有一個(gè)安全的保存條件，很容易發(fā)生信息泄露。
（三）檔案管理技術(shù)陳舊。當(dāng)前，我國(guó)行政部門檔案管理工作依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，以人力為主，計(jì)算機(jī)為輔。這種模式在很大程度上降低了檔案管理的效率，提高了檔案遺失及受損現(xiàn)象的發(fā)生率，查詢效果極差，使得檔案管理工作滯后，且不符合當(dāng)前時(shí)展潮流，滿足不了時(shí)展所需。
（四）檔案管理人員水平不高。檔案管理人員具備強(qiáng)大的專業(yè)技能是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在。目前大部分檔案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)其重視度嚴(yán)重缺失，不能夠打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，做不到與時(shí)俱進(jìn)，不具備科學(xué)觀念及創(chuàng)新能力。有些檔案管理人員對(duì)和檔案有關(guān)的法律法規(guī)沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)知與了解，對(duì)檔案歸檔管理的范圍以及檔案管理的時(shí)限認(rèn)識(shí)不全，導(dǎo)致其專業(yè)技能水平低下，無(wú)法做好檔案管理工作。
二、新形勢(shì)下解決機(jī)關(guān)檔案管理工作難題的對(duì)策分析
（一）提高檔案管理人員責(zé)任意識(shí)。保證檔案管理各項(xiàng)工作的規(guī)范性是做好檔案收集工作的第一步。機(jī)關(guān)單位要安排各項(xiàng)專業(yè)水平都合格的檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行部門日常工作的記錄，并引導(dǎo)各部門按照統(tǒng)一的檔案管理方案記錄工作，并對(duì)此及時(shí)進(jìn)行檢查和監(jiān)督，保證重要資料的完整性，從而推動(dòng)檔案收集工作的順利進(jìn)行。
（二）完善機(jī)關(guān)檔案管理工作的方法。機(jī)關(guān)部門對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，更加談不上會(huì)注重機(jī)關(guān)檔案管理方法的優(yōu)化。當(dāng)前，大多數(shù)機(jī)關(guān)部門仍舊沿用陳舊的管理模式，大大地影響了機(jī)關(guān)檔案管理工作的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，檔案管理水平大打折扣。作為機(jī)關(guān)檔案管理人員，可以將文檔進(jìn)行多形式的分類，以保證文檔遺失時(shí)有其他形式的資料做備份。培養(yǎng)機(jī)關(guān)檔案管理工作人員養(yǎng)成收集、整理和存檔好習(xí)慣，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的細(xì)致性與規(guī)范性，從而提高檔案管理的工作效率。將計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，通過(guò)建立借閱系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)等完善檔案管理方法，保證機(jī)關(guān)檔案資料管理的完整性，保證檔案資料存檔的長(zhǎng)期性。
（三）建立機(jī)關(guān)檔案管理制度。堅(jiān)持實(shí)事求是的方針，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理工作模式是現(xiàn)階段必須解決的問(wèn)題。因此，機(jī)關(guān)部門應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)展潮流，順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，不斷完善機(jī)關(guān)檔案管理制度，為機(jī)關(guān)檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。制定機(jī)關(guān)檔案管理檢查制度，以保證檔案資料不被泄漏，建立能夠提供科學(xué)的歸檔依據(jù)的歸檔制度，建立能夠清晰地記錄檔案資料的借閱制度。各項(xiàng)制度之間相互融合，共同遵循科學(xué)合理發(fā)展的原則，從而真正保護(hù)好機(jī)關(guān)檔案資料，提高檔案管理水平。
（四）健全C關(guān)檔案管理的交接程序。現(xiàn)階段，我國(guó)機(jī)關(guān)部門的交接程序仍然處于不規(guī)范的尷尬局面。多數(shù)離崗人員在離開(kāi)崗位時(shí)都沒(méi)有按照規(guī)定做好檔案對(duì)接工作，有的甚至沒(méi)有做對(duì)接工作，從而使得機(jī)關(guān)檔案管理工作無(wú)法有序進(jìn)行。因此，要健全機(jī)關(guān)檔案管理工作的交接程序。作為一名機(jī)關(guān)檔案管理人員，在出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)或離職的情況時(shí)，要確保項(xiàng)目資料完成了簽字和上交的程序，對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸還的資料進(jìn)行催還，并進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保交接的管理人員對(duì)檔案資料有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，以便日后利用，保證管理的有序進(jìn)行。機(jī)關(guān)檔案能夠保證機(jī)關(guān)工作的連續(xù)性，具有十分重要的價(jià)值。
三、結(jié)語(yǔ)
做好機(jī)關(guān)檔案管理工作能夠有效提高機(jī)關(guān)部門的工作效率，提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，機(jī)關(guān)部門必須重視機(jī)關(guān)檔案改革，不斷創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理方法，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，不斷完善檔案制度，積極解決檔案中存在的障礙，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的有序性與穩(wěn)定性。
【參考文獻(xiàn)】
【關(guān)鍵詞】檔案管理；技術(shù)創(chuàng)新；檔案；管理；技術(shù)
一、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過(guò)去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。在信息全球化的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是適應(yīng)時(shí)展的必然要求。在面對(duì)這個(gè)開(kāi)放性社會(huì)時(shí)，發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就必須發(fā)展檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進(jìn)各機(jī)構(gòu)做好本職工作。我國(guó)現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因?yàn)殡娮訖n案機(jī)制本身存在一定的問(wèn)題。改革檔案管理技術(shù)，完善電子檔案歸檔、存儲(chǔ)，建立電子檔案管理機(jī)制，使相關(guān)管理人員從事實(shí)上看到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。憑借這些，改變相關(guān)管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對(duì)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。
加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用，離開(kāi)推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開(kāi)拓創(chuàng)新，爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)。
二、我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后
我國(guó)管理工作的基礎(chǔ)條件以及設(shè)施較為落后，阻礙了檔案管理部門的發(fā)展。由于資金的缺乏，我國(guó)的檔案管理部門缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，以至于很多管理工作無(wú)法有效的開(kāi)展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關(guān)操作缺乏規(guī)范性，使檔案管理工作的質(zhì)量無(wú)法得到提高。
（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高
我國(guó)很多檔案管理人員由于本身素質(zhì)不高，而且檔案管理部門也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使得其缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作對(duì)工作人員的素質(zhì)有一定的要求，其在工作的過(guò)程中必須要有認(rèn)真的態(tài)度，而且要有較高的服務(wù)意識(shí)，這樣才能提高檔案管理工作的價(jià)值。但是我國(guó)大部分檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，對(duì)檔案管理的理解存在誤區(qū)，這些都影響了工作的效率與質(zhì)量。
（三）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)指標(biāo)
想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項(xiàng)工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，這也是提高檔案管理人員素質(zhì)與能力的有效手段，而且可以保證這項(xiàng)工作的質(zhì)量。通過(guò)制定檔案管理工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，可以更好的衡量員工的業(yè)績(jī)，衡量的指標(biāo)主要指的是對(duì)于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數(shù)量、開(kāi)發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術(shù)等一些綜合的檔案工作衡量指標(biāo)。
三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的要點(diǎn)
（一）檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新
通過(guò)相關(guān)調(diào)查研究得知我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發(fā)揮出來(lái)，需要改進(jìn)、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及服務(wù)類型上創(chuàng)新等。無(wú)論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創(chuàng)新進(jìn)行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實(shí)行分級(jí)保管，具體做法是將價(jià)值小、保管期限短的檔案放到基層。
（二）管理思路的創(chuàng)新
管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應(yīng)該及時(shí)更新，與時(shí)俱進(jìn)，儲(chǔ)藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴(yán)的方向發(fā)展，做到準(zhǔn)確無(wú)誤；第二樹(shù)立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項(xiàng)不容忽視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)樹(shù)立檔案管理的價(jià)值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時(shí)讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合
我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復(fù)勞動(dòng)在無(wú)形中浪費(fèi)了社會(huì)資源。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)。在此形勢(shì)之下必須正視這一現(xiàn)實(shí)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的融合。
（四）檔案管理技術(shù)創(chuàng)新
1.電子文件歸檔方式方面。利用云計(jì)算服務(wù)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程歸檔。檔案員無(wú)需下載和安裝，只需要在具備WIFI或者移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)連接的環(huán)境下，根據(jù)自己的需要點(diǎn)擊相應(yīng)的應(yīng)用，就可以直接完成遠(yuǎn)程歸檔，從而真正達(dá)到“隨時(shí)隨地準(zhǔn)時(shí)歸檔”。相信在不遠(yuǎn)的將來(lái)，檔案歸檔工作將會(huì)由傳統(tǒng)歸檔方式、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔這三種歸檔方式結(jié)合來(lái)完成。
2.電子檔案存儲(chǔ)模式與共享模式方面。云計(jì)算技術(shù)引入檔案管理，將改變當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)。具有云計(jì)算功能的檔案信息系統(tǒng)將會(huì)具有更強(qiáng)的可更新性、可維護(hù)性，更新穎的服務(wù)功能，更好的技術(shù)支持能力，帶來(lái)電子檔案存儲(chǔ)模式的創(chuàng)新，進(jìn)而改變當(dāng)前電子檔案存儲(chǔ)模式單一、共享不方便、查詢不便利、數(shù)據(jù)不安全等諸多問(wèn)題。通過(guò)云計(jì)算技術(shù)為檔案館實(shí)現(xiàn)了云存儲(chǔ)空間的功能，使電子檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)輕松備份與恢復(fù)功能，海量存儲(chǔ)空間將有效解決檔案館磁盤存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。
3.實(shí)物檔案的存放管理方面。RFID電子標(biāo)簽技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要組成部分，它采用無(wú)線通信識(shí)別技術(shù)，可以對(duì)附著實(shí)體信息進(jìn)行采集、記錄與發(fā)送，具有識(shí)別距離遠(yuǎn)、非接觸性、易于使用、可感知、適合惡劣環(huán)境等特點(diǎn)。利用該項(xiàng)技術(shù)，我們可以對(duì)珍貴的實(shí)物檔案添加RFID標(biāo)簽，記錄該實(shí)物檔案的存放的地點(diǎn)、檔案號(hào)、檔案名稱、歸檔時(shí)間等相關(guān)信息。
關(guān)鍵詞：檔案管理 和諧管理 輸變電工程 模式
中圖分類號(hào)：TM73 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）01（a）-0094-03
隨著天津市特高壓工程及500kV工程趨向于規(guī)模化建設(shè)，建設(shè)體量越來(lái)越大，工程建設(shè)檔案管理要求越來(lái)越嚴(yán)格。然而，當(dāng)前檔案管理理念相對(duì)陳舊、責(zé)任意識(shí)相對(duì)欠缺、標(biāo)準(zhǔn)化制度有待完善、工作便捷性有待提高等問(wèn)題凸顯。因此，為確保檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，保證檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理模式成為必然。
檔案管理一直以來(lái)是各行業(yè)學(xué)者們研究的熱點(diǎn)，加強(qiáng)檔案過(guò)程管理是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。張淑婷[1]對(duì)電力工程檔案質(zhì)量管理控制要點(diǎn)進(jìn)行了探析，構(gòu)建了電力工程檔案質(zhì)量管理體系，對(duì)檔案前期規(guī)范化處理，加強(qiáng)過(guò)程管控，提高檔案管理質(zhì)量。鐘志平[2]對(duì)電力施工企業(yè)工程檔案形成過(guò)程存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了分析，提出檔案形成過(guò)程控制的幾個(gè)主要環(huán)節(jié)。陳鐵山[3]通過(guò)分析電力工程檔案管理中存在的問(wèn)題，分別從隊(duì)伍建設(shè)、制度建立、管理方法等方面提出具體措施。檔案數(shù)字化管理是檔案管理趨勢(shì)，同樣是學(xué)者們研究熱點(diǎn)之一。陶琨[4]對(duì)電力工程檔案管理流程、檔案類別、檔案標(biāo)準(zhǔn)化等方面進(jìn)行了規(guī)范，同時(shí)引入現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)電力工程檔案信息的查詢、統(tǒng)計(jì)。陳煒[5]從國(guó)家電子檔案產(chǎn)業(yè)政策、信息技術(shù)應(yīng)用等角度，探討了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展方向以及檔案信息資源的開(kāi)發(fā)途徑。羅琴[6]，首次將和諧管理理論應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的和諧管理，達(dá)到企業(yè)檔案管理工作健康有序發(fā)展。該管理理論為文章創(chuàng)新檔案管理模式提供了新思路。研究新的檔案管理模式，旨在促進(jìn)檔案形成的同步性、真實(shí)性和完整性；落實(shí)了“全員、全過(guò)程、全方位”的檔案管理理念；提升工程檔案管理工作的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
1 基于和諧管理的檔案管理模式
1.1 實(shí)踐思路
國(guó)網(wǎng)天津市電力公司首次提出，以提升檔案過(guò)程控制為核心，基于和諧管理理論，分別從科學(xué)管理和工作便捷兩個(gè)維度進(jìn)行制度優(yōu)化和工作環(huán)境改善。一是建立“諧則”機(jī)制，即采用科學(xué)的管理辦法使歸檔同步化、責(zé)任明確化、資料標(biāo)準(zhǔn)化；二是建立“和則”機(jī)制，以用戶為根本，研發(fā)檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)和手機(jī)APP等，提高歸檔便捷性和高效性。檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)對(duì)科學(xué)管理辦法進(jìn)行了固化，科學(xué)管理辦法推動(dòng)了系統(tǒng)的準(zhǔn)確、有效運(yùn)行，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理整體和諧。具體實(shí)踐思路如圖1所示。
1.2 體系架構(gòu)
該管理模式以《輸變電工程檔案深度規(guī)范管理指導(dǎo)手冊(cè)》為標(biāo)準(zhǔn)管理依據(jù)，依托檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)落實(shí)執(zhí)行，互聯(lián)手機(jī)APP輔助管理，創(chuàng)新應(yīng)用NFC技術(shù)和OCR技術(shù)，自主研發(fā)新型檔案柜。旨在提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、便捷化水平。其體系架構(gòu)如圖2所示。
1.2.1 編制《輸變電工程檔案深度規(guī)范管理指導(dǎo)手冊(cè)》
通過(guò)對(duì)各設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及建設(shè)管理單位檔案管理專責(zé)、質(zhì)量管理專責(zé)等相關(guān)檔案管理人員的調(diào)研，梳理行業(yè)規(guī)程規(guī)范以及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，完成本手冊(cè)編制。其特點(diǎn)如下。
（1）過(guò)程全覆蓋。覆蓋項(xiàng)目前期、工程前期、工程建設(shè)和總結(jié)評(píng)價(jià)工程全過(guò)程。其中，業(yè)主項(xiàng)目部分冊(cè)，歸檔范圍共計(jì)858項(xiàng)；監(jiān)理項(xiàng)目部分冊(cè)，歸檔范圍共計(jì)218項(xiàng)；施工項(xiàng)目部分冊(cè)，歸檔范圍共計(jì)1289項(xiàng)。
（2）專業(yè)全覆蓋。覆蓋進(jìn)度、安全、質(zhì)量、技術(shù)、造價(jià)全部五大專業(yè)，涉及專業(yè)管理全部環(huán)節(jié)。
（3）崗位全覆蓋。首次將歸檔責(zé)任主體下沉到業(yè)主、監(jiān)理、施工項(xiàng)目部專責(zé)人員。
（4）標(biāo)準(zhǔn)化管理。①歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)統(tǒng)一。歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)與工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)掛鉤，保證與工程建設(shè)同步進(jìn)行。②歸檔模板樣式統(tǒng)一。編制檔案文本標(biāo)準(zhǔn)化模板202份，負(fù)面清單146條。
1.2.2 研發(fā)“工程管家”電網(wǎng)建設(shè)全過(guò)程檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)
以檔案歸檔同步化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、明確化為目標(biāo)的檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，主要包括管理人員實(shí)施監(jiān)督和檢查、各管理專責(zé)檢索、查看和提交，以及管理員信息維護(hù)3個(gè)子平臺(tái)。
（1）管理人員實(shí)施監(jiān)督和檢查子平臺(tái)。通過(guò)選擇工程名稱、工程建設(shè)階段，管理人員隨時(shí)對(duì)各參建單位歸檔現(xiàn)狀檢查，包括：查看當(dāng)前應(yīng)歸文件資料內(nèi)容和應(yīng)歸未歸資料內(nèi)容；對(duì)已歸檔的資料內(nèi)容，可以點(diǎn)擊文件填寫正確性、規(guī)范性等；對(duì)于應(yīng)歸未歸的文件資料，可以點(diǎn)擊提醒相應(yīng)專責(zé)，督促其及時(shí)提交資料。
（2）各管理專責(zé)提交檔案子平臺(tái)。通過(guò)點(diǎn)擊樣例參考，查看系統(tǒng)內(nèi)資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化模板，按要求填寫相應(yīng)檔案，并完成提交。
（3）管理員信息維護(hù)子平臺(tái)。管理員對(duì)不同工程歸檔范圍、資料標(biāo)準(zhǔn)化模板和工程一級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃等信息進(jìn)行更新維護(hù)。
建立手機(jī)APP與檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)互聯(lián)，作為檔案管理輔助手段之一，進(jìn)一步提高了檔案過(guò)程管理的便捷性。
1.2.3 創(chuàng)新應(yīng)用NFC技術(shù)和OCR技術(shù)
通過(guò)NFC技術(shù)使手機(jī)APP與打印機(jī)無(wú)線連接，利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和WIFI傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程自動(dòng)打印，確保檔案資料的安全性和保密性；利用OCR技術(shù)將紙質(zhì)檔案利用掃描儀，通過(guò)關(guān)鍵字識(shí)別，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、智能化上傳至PC端檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，并建立目錄索引。
2 案例分析
該管理模式已應(yīng)用于天津靜海500 kV輸變電工程、南蔡500 kV輸變電工程、蒙西～天津南1 000 kV輸變電工程、錫盟～山東1 000 kV輸電工程檔案過(guò)程管理中，取得經(jīng)濟(jì)效益明顯。
（1）該管理模式明確了資料標(biāo)準(zhǔn)模板，節(jié)約了各專責(zé)檔案填寫時(shí)間，尤其減少了檔案資料重復(fù)填寫次數(shù)。根據(jù)調(diào)查，應(yīng)用該管理模式的4個(gè)工程，節(jié)約495 000元。
（2）OCR技術(shù)的應(yīng)用，使檔案掃描工作由兩人一周掃描4 h，減少到1人2周掃描2 h，此項(xiàng)工作節(jié)約327 600元。
（3）檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)和手機(jī)APP實(shí)現(xiàn)了管理人員隨時(shí)隨地在線檢查檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，應(yīng)用該系統(tǒng)檢查檔案共計(jì)42次，節(jié)約126 000元。
3 結(jié)語(yǔ)
文章對(duì)檔案管理新模式實(shí)踐思路進(jìn)行了介紹，對(duì)其體系架構(gòu)進(jìn)行了系統(tǒng)分析，對(duì)指導(dǎo)手冊(cè)、檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)、手機(jī)APP和新型檔案柜的內(nèi)容、特點(diǎn)和功能進(jìn)行了具體介紹，對(duì)NFC技術(shù)和OCR技術(shù)應(yīng)用原理進(jìn)行了闡述，最后對(duì)模式的應(yīng)用效益進(jìn)行了分析。新的管理模式從科學(xué)檔案管理和工作便捷兩個(gè)維度進(jìn)行了全面優(yōu)化，對(duì)提升檔案規(guī)范化管理具有重要意義。
參考文獻(xiàn)
[1] 張淑婷.電力工程檔案質(zhì)量管理控制要點(diǎn)探析[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2015（13）：189-190.
[2] 鐘志平.電力施工企業(yè)工程檔案形成過(guò)程管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：39-40.
[3] 陳鐵山.淺析電力工程檔案管理建設(shè)[J].中國(guó)電力教育，2010（11）：246-247.
[4] 陶琨.電力工程建設(shè)檔案管理新探[J].中國(guó)電力教育，2013（33）：179-180.
一、信息化技術(shù)的發(fā)展與檔案管理信息化趨勢(shì)
電腦、網(wǎng)絡(luò)與通訊等信息電子技術(shù)的日新月異蓬勃發(fā)展，使得相關(guān)產(chǎn)品成本下降效能提升，再加上友好型的人機(jī)介面設(shè)計(jì)，使得電腦與網(wǎng)絡(luò)日益普及到檔案管理生活當(dāng)中，不僅僅只是工作環(huán)境，甚至休閑育樂(lè)乃至于生活基本需求，都可以發(fā)現(xiàn)與他們相關(guān)的運(yùn)作模式與機(jī)制。從整個(gè)演變趨勢(shì)來(lái)看，全球人類社會(huì)逐步發(fā)展為數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)的高度信息化社會(huì)是必然的趨勢(shì)中，相信不久的將來(lái)電腦與網(wǎng)絡(luò)將有如現(xiàn)在幾乎每個(gè)家庭都有電冰箱、電視機(jī)等家電用品一般，家家有電腦處處均可上網(wǎng)，更有甚者或許會(huì)演變成沒(méi)有他們就有如現(xiàn)在缺水或缺電般的令人非常不自在，乃至于造成部分工作停擺的現(xiàn)象。然而，在此高度信息化的社會(huì)中最根本的元件就是計(jì)算平臺(tái)，它可能是一般的個(gè)人電腦或是個(gè)人數(shù)字助理器、手機(jī)甚至具有計(jì)算和上網(wǎng)功能的家電用品[1]。
在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，檔案管理也進(jìn)行了信息化作業(yè)改革。這是指在國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織與指導(dǎo)之下，將各種較為先進(jìn)的信息化技術(shù)融入各組織的檔案管理工作中，從而將檔案的信息資源進(jìn)行有效的歸置、編排等，從而強(qiáng)化管理工作效度，提升檔案服務(wù)水平。就目前內(nèi)容而言，檔案管理的信息化主要涉及到如下一些方面內(nèi)容，也即檔案管理的信息化資源構(gòu)建、信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定、信息化平臺(tái)搭建等方面。
二、電子文檔為檔本文由收集整理案管理工作帶來(lái)的改變
在電子文檔發(fā)展的浪潮中，為達(dá)到提升效率的目的，檔案管理活動(dòng)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了充分運(yùn)用，并建立起龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)以做為決策和評(píng)估時(shí)的參考依據(jù)。我國(guó)企事業(yè)組織推動(dòng)信息化檔案管理已經(jīng)取得了不少使用經(jīng)驗(yàn)，不少組織都已順利完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用推廣等配合電子文檔使用的計(jì)劃，對(duì)于提升檔案管理效率及質(zhì)量上幫助頗多，也受到了市場(chǎng)、社會(huì)的注意與肯定。
電子文檔的出現(xiàn)促使組織以電腦來(lái)協(xié)助處理檔案管理工作，這最有利的一點(diǎn)就是資料處理上的速度。由于所有資料輸入的格式都已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化，電腦可以在短時(shí)間內(nèi)，處理大量的資料，完成工作。這是人工處理檔案資料所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，也是發(fā)明與利用電腦處理檔案資料的主要目的之一。檔案管理人員唯一要做的事就是將資料正確無(wú)誤的輸入電腦。除此之外，電腦計(jì)算的能力可以在短時(shí)間內(nèi)將資料轉(zhuǎn)化為有用、復(fù)雜的信息。許多數(shù)字化的檔案資料可以通過(guò)統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)公式的運(yùn)算整理，形成有意義的信息。例如，通過(guò)運(yùn)算，管理人員可以了解組織檔案管理狀況，從而找出潛在的風(fēng)險(xiǎn)，以了解整個(gè)檔案管理流程的成本變化的情形。同時(shí)，我們也可以通過(guò)電腦在短時(shí)間內(nèi)所整理出的資料表格，從較為繁雜的檔案資料中找到最有價(jià)值的信息。
由于電子文檔能在短時(shí)間內(nèi)正確無(wú)誤的提供大量的檔案資料，同時(shí)能協(xié)助檔案管理人員有效率的進(jìn)行工作。所以電子檔案可以提升檔案管理作業(yè)的生產(chǎn)力。在講求速度與效率的當(dāng)今社會(huì)，電腦的虛擬優(yōu)勢(shì)是組織強(qiáng)化檔案管理能力的重要條件之一。在外部環(huán)境漸趨“市場(chǎng)導(dǎo)向”的壓力下，勢(shì)必要在檔案管理模式上做若干的轉(zhuǎn)型，否則很難適應(yīng)信息化環(huán)境所提出的要求，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速處理電子文檔。因此，為了應(yīng)對(duì)電子文檔的出現(xiàn)，檔案管理工作除了會(huì)順應(yīng)環(huán)境改變模式之外，還會(huì)盡速融入信息時(shí)代的潮流中，加緊腳步進(jìn)行電腦化的變革，最終保障組織及早進(jìn)入電腦的場(chǎng)域，這對(duì)于組織總體管理工作而言，也具有十分重要的作用。總體而言，若要提升檔案管理的有效性，電子文檔處理勢(shì)必將是一項(xiàng)不可或缺的必要條件，并從如下三個(gè)方面為管理帶來(lái)巨大的促進(jìn)作用：一是節(jié)省資源；二是整合資源；三是暢通管理工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)組織使命。
三、提升電子文檔處理水平的策略
第一，推動(dòng)“檔案信息系統(tǒng)”計(jì)劃。檔案管理部門應(yīng)健全檔案管理信息化作業(yè)，制訂“檔案信息系統(tǒng)”中程計(jì)劃，推動(dòng)檔案管理信息化，使現(xiàn)行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時(shí)開(kāi)放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數(shù)字化及建立虛擬檔案館，運(yùn)用虛擬實(shí)境及信息技術(shù)，真實(shí)呈現(xiàn)實(shí)體建構(gòu)，還原檔案發(fā)生的時(shí)間與場(chǎng)景，建立檔案信息系統(tǒng)，提供線上申請(qǐng)應(yīng)用，結(jié)合e-post及電子付費(fèi)平臺(tái)，建立電子檔案儲(chǔ)存安全防偽認(rèn)證體系，確保信息化作業(yè)安全。
關(guān)鍵詞：橋梁檔案；管理工作
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
Abstract: With the development of transportation, growing around the bridge. With the bridge of archives management work also established and developed, it is an important work of new. Archival management is an important part of the whole work of the traffic and city management of archives, archives must be through the use of Bridge City Comprehensive Archives, to play its economic benefit and social benefit. Bridge file finishing work is to classify all engineering documents material to form a bridge in the construction, composition of storage units and classification and cataloging bridge archives. In the past, because of the bridge construction archives is scattered, does not regulate the situation, especially the grassroots departments of archival material is not complete, finishing is not scientific, writing is not standard, which has a direct impact on the entire bridge the completeness of document materials and bridge file to provide service for the society for. According to the actual and the archives work practice, on how well the bridge records management work, talk about their understanding of.
Keywords: bridge archives; management
一、 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，改進(jìn)橋梁檔案理
橋梁檔案管理是一個(gè)地方城建檔案管理的重要組成部分，它的管理直接目的是達(dá)到橋梁檔案的標(biāo)注化，實(shí)現(xiàn)橋梁管理標(biāo)準(zhǔn)化；最終目的是為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城鄉(xiāng)建設(shè)的日新月異，新增橋梁數(shù)量的不斷增加，隨著城市空間的不斷擴(kuò)大和橋梁建設(shè)步伐的加快，橋梁檔案的社會(huì)作用和地位更加突出，如何迅速的將這些變化了的信息向社會(huì)提供服務(wù)，是橋梁檔案工作的一個(gè)重要課題。改革開(kāi)放后，特別是1995年以來(lái)，隨著建設(shè)資金來(lái)源的多元化及造橋技術(shù)的迅猛發(fā)展，大量的高投入、高技術(shù)、大跨徑的橋梁如雨后春筍一樣紛紛修建起來(lái)。這些橋梁的建設(shè)也隨之產(chǎn)生了大量的橋梁檔案資料，這些橋梁的檔案資料，將會(huì)對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮巨大的作用。為了適應(yīng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，有必要對(duì)現(xiàn)已建成的橋梁檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，發(fā)揮其重要作用。我們首先要做到，加強(qiáng)宣傳，提高做好橋梁檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)；其次是完善機(jī)制，地方綜合檔案管理部門作為一個(gè)地方的檔案主管部門，要加強(qiáng)部門的管理，做好檔案管理的協(xié)調(diào)工作；三是建立管理網(wǎng)絡(luò)，完善管理體制。
二、 提升橋梁檔案自身管理水平
一是要明確加強(qiáng)橋梁檔案的指導(dǎo)思想。隨著我國(guó)橋梁不斷的建設(shè)，橋梁檔案管理的理論不斷豐富和發(fā)展。我們應(yīng)以現(xiàn)有橋梁建設(shè)檔案深入調(diào)研為基礎(chǔ)，找出橋梁檔案的內(nèi)在規(guī)律，有限度地、理性地為今后橋梁建設(shè)檔案資料從開(kāi)始建設(shè)就做出適當(dāng)?shù)闹敢６且盐蘸脵n案管理的工作細(xì)則和要點(diǎn)。橋梁建設(shè)檔案除了要符合城市建設(shè)檔案的基本規(guī)律，同時(shí)應(yīng)具有自身的特點(diǎn)，我們要在保證建設(shè)檔案整理的基礎(chǔ)上，建立適合其特點(diǎn)的橋梁建設(shè)檔案整理的工作要點(diǎn)。三是在加強(qiáng)橋梁檔案整理的同時(shí)，注重橋梁的社會(huì)功用。一個(gè)橋梁的建設(shè)涉及到許多學(xué)科，包括橋梁學(xué)、建筑學(xué)、美學(xué)、地理學(xué)、規(guī)劃學(xué)、地質(zhì)和地震學(xué)、區(qū)域經(jīng)濟(jì)學(xué)等學(xué)科，綜合運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)，確定適應(yīng)一個(gè)城市多樣性和內(nèi)在聯(lián)系的體現(xiàn)城市氣質(zhì)和特點(diǎn)的橋梁名稱。四是建立健全適應(yīng)橋梁自身特點(diǎn)的橋梁檔案工作細(xì)則。為做好橋梁管理工作，除了應(yīng)掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)外，還要建立健全檔案管理的規(guī)章制度，這是橋梁檔案科學(xué)管理的依據(jù)和準(zhǔn)繩。因此，要重視規(guī)章制度的科學(xué)性，這種科學(xué)性也是橋梁檔案管理工作客觀規(guī)律的反映，有了科學(xué)的規(guī)章制度，才能達(dá)到科學(xué)管理檔案的目的和要求。橋梁檔案是一種專業(yè)性檔案，除具有一般檔案的共性外，還有它自己的獨(dú)特個(gè)性。要做好橋梁檔案的管理工作，首先應(yīng)執(zhí)行《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》，建立橋梁建設(shè)檔案工作細(xì)則。目前，有一些單位在整理橋梁檔案時(shí)，不夠認(rèn)真，粗枝大葉，只有一個(gè)框架，不具體，資料也不完整。因此，我們應(yīng)結(jié)合《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》，制定體現(xiàn)適合大橋建設(shè)資料整理的工作細(xì)則，并認(rèn)真落實(shí)，才能把橋梁檔案做好，為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
三、加強(qiáng)橋梁檔案的橫向溝通，形成合力
加強(qiáng)橋梁?jiǎn)挝粰n案的橫向聯(lián)合，形成規(guī)模效應(yīng)，將豐富的檔案信息，以整體優(yōu)勢(shì)向社會(huì)提供服務(wù)，將更加顯示橋梁檔案對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的作用。我國(guó)不同檔案的檔案信息資源的構(gòu)成狀態(tài)，無(wú)論是數(shù)量上，或是質(zhì)量上都存在很大差異，但各自又有各自的特點(diǎn)、各自的優(yōu)勢(shì)，如加強(qiáng)橫向聯(lián)合，發(fā)揮各橋梁檔案的館藏的綜合優(yōu)勢(shì)和互補(bǔ)效應(yīng)，打破區(qū)域界線，從更廣闊的空間加強(qiáng)聯(lián)系，提供綜合服務(wù)，聯(lián)合開(kāi)發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，那么橋梁檔案資料的社會(huì)功能也將得到充分發(fā)揮。我們可以通過(guò)建立橋梁檔案網(wǎng)、橋梁檔案信息平臺(tái)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與協(xié)作，形成合力，為今后加入社會(huì)的信息網(wǎng)絡(luò)打下基礎(chǔ)。
四、將橋梁檔案納入城市綜合檔案館的建設(shè)中
城市綜合檔案館是按行政區(qū)域設(shè)置的收集和永久保管多種門類的檔案和有關(guān)資料，并向社會(huì)提供利用的機(jī)構(gòu)。它更是面向社會(huì)，面向大眾，為本地區(qū)廣大群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。目前，全國(guó)有國(guó)家綜合檔案館近3000個(gè)，其他門類的檔案館有500多個(gè)。這樣一個(gè)龐大規(guī)模的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，就需要我們綜合管理，將部門檔案管理，尤其是橋梁建設(shè)檔案資料的管理納入城市綜合檔案管理中。因檔案館從事著社會(huì)公益性事業(yè)，特別是省市以上的檔案館，無(wú)論是在豐富的館藏、技術(shù)裝備、管理水平，還是在人員素質(zhì)與結(jié)構(gòu)方面都是其他各級(jí)各類檔案館無(wú)法比擬的。我們應(yīng)該充分利用它的綜合優(yōu)勢(shì)，集中力量建設(shè)好城市綜合檔案館，發(fā)揮其綜合館的效應(yīng)，以它們?yōu)辇堫^，推動(dòng)基層橋梁建設(shè)檔案的管理工作。
東莊索橋工程的歸檔資料的現(xiàn)場(chǎng)管理、驗(yàn)收與移交要點(diǎn)如下：（1）工程歸檔資料的管理，實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，具體由工程總承包方相關(guān)管理部門設(shè)計(jì)院工程建設(shè)管理部東莊索橋項(xiàng)目專職檔案管理員（資料員）負(fù)責(zé)資料的管理工作。（2）在東莊索橋工程正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向業(yè)主方廳東莊辦辦理檔案移交，同時(shí)將竣工檔案按有關(guān)要求移交院信息中心檔案室。（3）需歸檔的竣工資料必須經(jīng)過(guò)分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。（4）向業(yè)主方廳東莊辦辦理項(xiàng)目資料移交手續(xù)，需按照業(yè)主方的資料移交規(guī)定或要求進(jìn)行，且必須明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。（5）院信息中心檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目資料的編制和移交進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)向其移交的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行驗(yàn)收、接收和管理。（6）向院信息中心檔案室移交時(shí)，移交人應(yīng)填寫一式兩聯(lián)的《工程竣工資料歸檔移交單》隨同歸檔文件一并交由檔案室驗(yàn)收、歸檔。（7）EPC工程竣工檔案的驗(yàn)收交接程序?yàn)椋撼邪烫峤豢⒐n案，由EPC工程管理單位審核、驗(yàn)收、匯總后提交監(jiān)理審核驗(yàn)收，再由監(jiān)理提交給業(yè)主項(xiàng)目部審核驗(yàn)收，竣工檔案最終交業(yè)主檔案部門審核驗(yàn)收。
2做好水利EPC工程檔案管理工作的體會(huì)
2.1重視EPC工程檔案管理，設(shè)立檔案資料專職管理人員
首先，負(fù)責(zé)EPC工程的管理部門必須重視搞好檔案工作，只有領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)增強(qiáng)了，并且對(duì)檔案工作有一定的了解，才能合理安排其檔案管理工作，使總承包檔案工作有序，正常的開(kāi)展。其次，要設(shè)立有檔案管理工作經(jīng)歷的專職檔案管理人員，參與到工程總承包中去，了解工程項(xiàng)目的總體安排與規(guī)劃，了解工程進(jìn)度，及時(shí)收集資料。掌握批復(fù)文件、總承包合同、分包合同、設(shè)計(jì)報(bào)告及施工圖、會(huì)議紀(jì)要、周報(bào)告、月報(bào)告、工程進(jìn)度表、支付計(jì)劃表等文件是否報(bào)送業(yè)主，或報(bào)送監(jiān)理審核，還是在總承包方收集。檔案管理人員對(duì)工程各種文件進(jìn)行管理時(shí)，要對(duì)檔案資料的整理、保管有清晰的思路，若有文件丟失，應(yīng)該提出的補(bǔ)救措施。
2.2建立健全EPC工程檔案管理制度
工程總承包涉及設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、土建施工、安裝、調(diào)試等多個(gè)分包商，為了確保EPC工程檔案管理工作得以順利開(kāi)展，必須建立健全總承包檔案管理制度，如《工程檔案管理制度》、《分包商資料移交管理辦法》、《工程竣工檔案資料整編規(guī)定》、《工程竣工文件移交的內(nèi)容和要求》等，以實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，避免出現(xiàn)各分包商相互扯皮、各行其是、無(wú)所適從的局面。
2.3共同參與，提高EPC工程檔案管理工作質(zhì)量
在EPC工程建設(shè)中，檔案管理人員應(yīng)參與工程建設(shè)，工程管理人員需參與檔案收集工作。檔案管理人員必須參與設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收，參加相關(guān)工程會(huì)議，并對(duì)工程資料進(jìn)行及時(shí)收集、審核、整理、歸檔，以保證工程項(xiàng)目竣工資料的及時(shí)、有效收集。同時(shí)，工程管理人員應(yīng)參與檔案收集工作，這對(duì)提高檔案的質(zhì)量有很大幫助。
2.4EPC工程檔案管理工作與工程建設(shè)進(jìn)度同步
EPC工程建設(shè)過(guò)程中，需做到檔案管理與工程建設(shè)兩手都要抓，兼顧彼此、同步開(kāi)展。檔案工作隨工程開(kāi)工而啟動(dòng)，工程建設(shè)過(guò)程中，必須收集各類資料，如日志、月報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、工程進(jìn)度報(bào)表等，工程建設(shè)到哪一步，檔案管理就應(yīng)該跟進(jìn)到哪里，以確保竣工資料收集的全面性，完整性。
2.5建立、完善EPC工程竣工檔案管理體系
EPC工程竣工檔案的齊全、完整，關(guān)系到整個(gè)工程能否順利通過(guò)竣工驗(yàn)收，也關(guān)系到工程的安全檢查及今后的運(yùn)行、維護(hù)、改造等。工程總承包方需高度重視EPC工程建設(shè)竣工檔案管理的重要性，把工程建設(shè)竣工檔案管理體系建設(shè)納入到項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)工作中，確保竣工檔案管理工作順利進(jìn)行。（1）制定竣工檔案編制管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)。（2）建立竣工檔案管理工作程序。（3）建立竣工檔案管理人員責(zé)任體系。（4）實(shí)行嚴(yán)格的竣工檔案審核驗(yàn)收程序。
3結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】水利 工程 檔案 管理
中圖分類號(hào)：TV文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
前言
水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用，其質(zhì)量對(duì)工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。
一、水利工程檔案管理的重要性
水利工程在建設(shè)過(guò)程中，會(huì)形成各種各樣的文檔材料，有建設(shè)前期形成的文件材料如工程的可行性研究任務(wù)書、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件及有關(guān)管理性文件包括審查、招投標(biāo)、合同等，有施工過(guò)程中形成的文件材料如施工過(guò)程來(lái)往文件、表格、鑒定書、竣工圖等，有開(kāi)展監(jiān)理形成的材料如監(jiān)理來(lái)往文書、檢驗(yàn)表格、報(bào)告、聲像等，有購(gòu)置工程設(shè)備形成的材料如說(shuō)明書、證書、鑒定書等，有開(kāi)展工程竣工驗(yàn)收形成的文件材料如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)、評(píng)審文件等。這些文檔材料是水利工程各個(gè)建設(shè)階段的全面反映和真實(shí)記錄，不但對(duì)水利工程質(zhì)量的評(píng)定驗(yàn)收、水利工程建設(shè)具體過(guò)程的管理和維護(hù)，具有重要的利用和參考價(jià)值，而且對(duì)日后工程投入使用具有重要的查考、借鑒、指導(dǎo)作用。規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)地做好水利工程檔案管理工作，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整理、歸檔，并實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，可為水利工程的建設(shè)和管理提供真實(shí)豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個(gè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
二、水利程檔案管理存在的問(wèn)題
1、工作人員缺乏驗(yàn)收資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面
水利工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實(shí)性、完整性和原始性這三個(gè)條件。檔案人員對(duì)工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集上來(lái)的資料是否齊全，只是被動(dòng)地從工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員那接收移交過(guò)來(lái)，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒(méi)有把工程項(xiàng)目同工程技術(shù)資料的歸檔有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，直接影響了檔案的齊全完整。
2、檔案管理工作的前期投入和管理不足
檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項(xiàng)目建設(shè)的后期，才開(kāi)始著手進(jìn)行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復(fù)印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。這是因?yàn)椋?/p>
（1）負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及工程管理人員，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位。有的僅在口頭上說(shuō)一下，并不落實(shí)在具體工作中，平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作。
（2）施工單位不注意施工過(guò)程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)產(chǎn)生資料，往往是工程施工快結(jié)束了，才突擊搜集竣工資料。
（3）缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，檔案管理水平普遍較差
工程項(xiàng)目資料管理人員大都是臨時(shí)抽調(diào)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，文化層次低，業(yè)務(wù)能力較差且大多數(shù)身兼數(shù)職，精力有限。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理人員一般是新參加工作的同志多，這些人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問(wèn)題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。
3、檔案管理體制和制度不健全。
（1） 目前，部分重點(diǎn)工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問(wèn)題，沒(méi)有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂有，但也不健全。
（2）檔案行政管理部門忙于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，對(duì)工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對(duì)工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度，對(duì)工程檔案專項(xiàng)執(zhí)法檢查工作也沒(méi)有沒(méi)抓起來(lái)。
（3）檔案資料流向制度不健全，使得]二程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動(dòng)、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒(méi)人管的現(xiàn)象。
4、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究
近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查制度正在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能的轉(zhuǎn)變、行政審批制度的改革，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時(shí)地作出相應(yīng)的調(diào)整與修改，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作還沒(méi)有納入到新的管理機(jī)制中去。如何盡快建立完善工程項(xiàng)目檔案法規(guī)制度，目前還缺乏系統(tǒng)的研究。
三、檔案管理工作質(zhì)量控制要點(diǎn)
1、必須充分認(rèn)識(shí)水利工程檔案的重要性，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的自覺(jué)性
水利工程檔案來(lái)源于水利工程建設(shè)的全過(guò)程，不僅在建設(shè)過(guò)程中如工程建設(shè)來(lái)往聯(lián)系、原材料鑒定、工程質(zhì)量評(píng)定、質(zhì)量問(wèn)題分析、工程糾紛、工程竣工驗(yàn)收等具有重要作用，而且在工程建設(shè)完成后的試運(yùn)行、日常運(yùn)行、管理工作中，也是不可或缺的真實(shí)依據(jù)和基礎(chǔ)條件。安全責(zé)任重于泰山。做好水利工程檔案工作，既是貫徹和落實(shí)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制必然要求，又是維護(hù)工程質(zhì)量與安全的重要措施。借助檔案的原始憑證作用，人們可以查尋、了解、掌握過(guò)去的資料與情況，從而明確責(zé)任歸屬，防止工程質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生。如果忽視水利檔案管理，造成檔案資料的缺失或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案參考利用和原始憑證作用的發(fā)揮。因此，在建設(shè)第一個(gè)水利工程項(xiàng)目時(shí)，不管是建設(shè)單位，還是施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等任何一個(gè)單位，都必須充分認(rèn)識(shí)做好水利工程檔案管理工作的重要性，高度重視工程設(shè)計(jì)、報(bào)批立項(xiàng)、建設(shè)與竣工各個(gè)階段的原始資料的記錄、保存與管理工作，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的自覺(jué)性。正如主席所指出的，“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)”。所以，做好水利工程檔案工作，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，更是一項(xiàng)維護(hù)歷史的神圣使命和責(zé)任。
2、建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一監(jiān)督管理，形成工作合力
強(qiáng)化水利工程文件材料收集與歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，是做好水利工程檔案工作的重要保障。加強(qiáng)組織是做好水利工程檔案的基礎(chǔ)手段，才能實(shí)現(xiàn)水利工程檔案為工程以后的生產(chǎn)運(yùn)行、業(yè)務(wù)管理、技術(shù)升級(jí)、結(jié)構(gòu)改造提供重要的基礎(chǔ)信息保障，實(shí)現(xiàn)整個(gè)水利工程的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。因此，要對(duì)水利工程檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一監(jiān)督與管理，建立工程項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制與相關(guān)或具體責(zé)任人的責(zé)任制，并按照集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一工作制度、分級(jí)分項(xiàng)管理的原則，成立水利工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)、指揮、組織、監(jiān)督檔案管理工作：按照所確定的責(zé)任制度，明確相關(guān)單位或部門負(fù)責(zé)人的檔案工作職責(zé)；建立符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案室，設(shè)立專職檔案員，并明確要求各建設(shè)單位指定一名或數(shù)名專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成水利工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組織網(wǎng)絡(luò)；在建立健全領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)、明確工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，還要對(duì)檔案員的檔案管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)化如各建設(shè)單位負(fù)責(zé)各自的工程材料文件的收集與歸檔工作，檔案室與各建設(shè)單位密切聯(lián)系、互相配合等，共同形成做好水利工程檔案工作的合力，使各水利工程檔案形成的相關(guān)單位納入統(tǒng)一控制范圍，確保檔案工作與工程建設(shè)同步。
3、強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，為做好水利工程檔案管理工作提供保障
水利工程檔案涉及工程建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，包含土建施工、原材料及設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)、監(jiān)理業(yè)務(wù)、水利專業(yè)設(shè)計(jì)及勘驗(yàn)等，客觀上不僅對(duì)檔案工作人員的專業(yè)能力水平提出了更嚴(yán)格的要求，而且對(duì)其綜合能力素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，其專業(yè)理論知識(shí)和技術(shù)技能通常要比一般單位的檔案人員更扎實(shí)、更全面，才能勝任水利工程檔案管理的要求。其不僅要懂文書檔案的基礎(chǔ)知識(shí)，還要懂科技檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要懂與水利工程建設(shè)有關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，并能對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行獨(dú)立分類整理。因此，為全面做好水利工程檔案管理工作，就必須定期或不定期地舉辦針對(duì)水利工程檔案管理從業(yè)人員或其它檔案人員的培訓(xùn)班，對(duì)各專職或兼職檔案管理人員講解水利工程檔案的基本知識(shí)及業(yè)務(wù)技能，提高檔案管理人員的自身專業(yè)能力。
結(jié)論
總之，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中一項(xiàng)邊緣性、基礎(chǔ)性工作，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。檔案工作者都應(yīng)該以高度的敬業(yè)精神，良好的政治素質(zhì)和廣博的學(xué)識(shí)做好自己的本職工作，通過(guò)努力，使檔案工作徹底走出“講起來(lái)重要，做起來(lái)次要，憶起來(lái)不要”的誤區(qū)，讓檔案工作為建筑企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展等各項(xiàng)工作服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：土建工程；資料整理；歸檔；要點(diǎn)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、引言
土建工程竣工資料是土建工程使用、整修與日常維護(hù)的重要指導(dǎo)依據(jù)。詳細(xì)、全面的資料整理有利于土建工程竣工階段的質(zhì)量控制與成本控制。全面詳實(shí)的資料是土建工程質(zhì)量監(jiān)督與成本控制的重要的資料依據(jù)，對(duì)于土建工程的整體質(zhì)量控制管理工作以及成本控制管理工作意義重大。同時(shí)，對(duì)于土建工程的竣工驗(yàn)收工作也很重要，形成體系化的資料整理工作，有利于竣工階段的資料驗(yàn)收順利通過(guò)，竣工階段的資料驗(yàn)收包括工程綜合資料驗(yàn)收、工程技術(shù)資料驗(yàn)收以及工程財(cái)務(wù)資料驗(yàn)收等。只有竣工階段的資料整理工作水平提升才能促進(jìn)工程驗(yàn)收的順利進(jìn)行，使得土建工程投入使用實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
二、土建工程竣工資料整理存在的問(wèn)題
1、相關(guān)資料整理工作的法律法規(guī)不健全
以前國(guó)家也出臺(tái)過(guò)一些土建工程檔案方面的標(biāo)準(zhǔn)，工程部門也制定了一些規(guī)定。但隨著土建行業(yè)的發(fā)展，建設(shè)形勢(shì)的發(fā)展，這些規(guī)定、規(guī)范出現(xiàn)不夠細(xì)化，不夠全面的問(wèn)題。導(dǎo)致土建工程資料整理工作無(wú)據(jù)可依、盲目歸檔的問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)一些檔案資料歸在這一類可以，歸在另一類也可以的狀況，而且制定的分類辦法也不盡合理。而且另一方面土建工程資料檔案管理的責(zé)任劃分得也不明確，有些資料涉及好多單位，這些資料具體由哪個(gè)單位來(lái)制定，由哪個(gè)單位來(lái)管理都沒(méi)有明確的規(guī)定。
2、思想層面上不重視
過(guò)度重視工程建設(shè)而輕視檔案資料的管理、歸檔工作。這是一個(gè)頑疾。在土建工程的建設(shè)過(guò)程中，參加建設(shè)的各方，無(wú)論其關(guān)注點(diǎn)還是主要精力都放在了土建工程的實(shí)體上，重視實(shí)體建設(shè)施工，輕視相關(guān)資料整理。因?yàn)橥两üこ痰膶?shí)體是硬件，看得見(jiàn)、摸得著，實(shí)實(shí)在在能感覺(jué)到，有利于經(jīng)濟(jì)效益和業(yè)績(jī)的實(shí)現(xiàn)。而土建工程資料是軟件，是管理工作，做了之后，短時(shí)間內(nèi)不會(huì)出業(yè)績(jī)。往往到了要驗(yàn)收的時(shí)候，參加建設(shè)的各方才突然發(fā)現(xiàn)，工程資料還是一片空白，于是急忙加工加點(diǎn)，突擊完成。其結(jié)果可想而知。錯(cuò)誤的觀念是問(wèn)題出現(xiàn)的根本原因。
3、檔案資料管理的制度不夠完善
土建工程涉及的專業(yè)比較多，參加建設(shè)的各方也制定了一些資料管理的制度，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。難以保證資料管理工作有效、有序地展開(kāi)，在技術(shù)、文件的通知管理方面制度不完善，資料、技術(shù)亂用編號(hào)，這樣一來(lái)，在最后歸檔時(shí)自然十分困難，甚至難以展開(kāi)。此外，在資料的保存和移交方面也沒(méi)有專門的管理制度與之相對(duì)應(yīng)，尤其在大規(guī)模土建工程建設(shè)時(shí)，具有周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，土建工程的負(fù)責(zé)和直接工作的人員也是經(jīng)常換，在工作人員變動(dòng)時(shí)，資料的移交顯得尤為重要。但是，由于缺乏專門的制度，導(dǎo)致資料移交時(shí)經(jīng)常手續(xù)不全，資料常常遺失，給資料最后歸檔帶來(lái)了很大的損失。
4、專業(yè)管理人員的缺乏
資料的管理和歸檔工作是一門十分難做的工作，因此需要十分專業(yè)的資料管理人員。專業(yè)的土建工程檔案資料管理人員需要既懂得檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，又懂得土建工程方面的專業(yè)知識(shí)，如施工材料、技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析等。目前土建資料管理人員存在的問(wèn)題就是缺乏專業(yè)性綜合性的管理素質(zhì)，造成資料整理相關(guān)的專業(yè)人員十分缺乏，資料整理工作難以做到位。
5、資料整理不規(guī)范
在土建工程建設(shè)過(guò)程中，檔案資料的整理存在不規(guī)范的問(wèn)題。在土建工程建設(shè)過(guò)程中，參加建設(shè)的各方在工程資料的管理上，都投入了一定的人力、物力、財(cái)力、機(jī)械設(shè)備以及施工材料，也做了一些有用的工作。但對(duì)于資料整理工作來(lái)說(shuō)，卻缺乏規(guī)范，例如：體檢工程建設(shè)日常記錄亂填亂寫，文件、圖紙、設(shè)計(jì)方案不用統(tǒng)一的規(guī)格，資料不按類存放等。由于工程建設(shè)過(guò)程資料管理的不規(guī)范，到最后資料進(jìn)行歸檔時(shí)工作繁雜，難以做起，這更是直接導(dǎo)致了土建工程到最后驗(yàn)收難的問(wèn)題。
三、加強(qiáng)竣工斷資料整理的措施
針對(duì)資料管理、歸檔工作出現(xiàn)的相關(guān)資料整理工作的法律法規(guī)不健、全思想層面上不重視、檔案資料管理的制度不夠完善、專業(yè)管理人員的缺乏以及資料整理不規(guī)范的問(wèn)題，提出以下加強(qiáng)措施，以加強(qiáng)資料整理工作水平。
1、轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)檔案管理、歸檔工作要進(jìn)行足夠的重視。參加建設(shè)的各方應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變只重視工程而忽視檔案管理的觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，這是解決問(wèn)題的關(guān)鍵，觀念上的不重視是問(wèn)題產(chǎn)生的根源，除掉根源才能根本解決問(wèn)題，保證檔案資料按時(shí)按質(zhì)按量完成。
2、健全完善組織機(jī)構(gòu)。從工程一開(kāi)工，參加建設(shè)的各方應(yīng)立即建立專門的檔案資料管理部門，不可由其他部門兼任。尤為一提的是建設(shè)部門，在工程開(kāi)始建設(shè)之時(shí)應(yīng)立即成立檔案管理中心室，負(fù)責(zé)整個(gè)工程的檔案管理、歸檔工作。而且檔案管理中心室應(yīng)是一個(gè)獨(dú)立的部門，他的職責(zé)是對(duì)其他單位以及建設(shè)單位內(nèi)部的檔案管理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催促和協(xié)調(diào)。施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等部門也應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)對(duì)本單位的檔案管理、歸檔工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。
3、完善資料管理制度。主要由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。建設(shè)單位應(yīng)參照國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)規(guī)定制定《土建工程竣工資料管理、歸檔辦法》以及相應(yīng)的《實(shí)施細(xì)則》。從檔案資料的形成到日常的管理，再到最后的歸檔，都要有相關(guān)的管理制度與之對(duì)應(yīng)。在實(shí)施過(guò)程中，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行刪減和增加。
4、以建設(shè)單位為主，以其他參加建設(shè)的各方為輔，所有單位共同努力。建設(shè)單位是參加土建工程各單位的龍頭，也是主線，他全面負(fù)責(zé)土建工程的建設(shè)。因此在改進(jìn)檔案管理、歸檔工作時(shí)建設(shè)單位理所當(dāng)然需要發(fā)揮主導(dǎo)作用。監(jiān)理、材料供應(yīng)等各方也應(yīng)各司其職，負(fù)責(zé)自己職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理、歸檔工作。監(jiān)理單位的責(zé)任尤其重大，他不但要負(fù)責(zé)本部門的檔案管理、歸檔工作，還應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)被監(jiān)理各方的檔案資料進(jìn)行審查、簽證的工作，其任務(wù)十分重。
5、加強(qiáng)日常的檔案管理工作
檔案資料是日積月累地積累起來(lái)的，日常的檔案資料管理工作也十分重要。日常的檔案資料能否做好直接關(guān)系著最后檔案資料的歸檔。做好平時(shí)的日常檔案資料管理工作，保證日常檔案資料的完整、系統(tǒng)和規(guī)范，可以減少檔案資料最后歸檔時(shí)的難度。日常的檔案資料工作應(yīng)注意：填寫檔案時(shí)按統(tǒng)一要求，文件的規(guī)格要統(tǒng)一，文件的分類要按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)設(shè)計(jì)變更要做好登記。
6、實(shí)施檔案資料分段整編計(jì)劃。
這個(gè)方法可以減少檔案資料最后歸檔時(shí)的工作量。在土建工程開(kāi)工前，根據(jù)土建工程的施工進(jìn)度和階段制定檔案資料的分段整編計(jì)劃。盡量使檔案資料的收集、移交和整理與土建工程保持同一個(gè)進(jìn)度。土建工程建設(shè)進(jìn)行到了哪一個(gè)階段，檔案資料整理工作也應(yīng)同步推進(jìn)工作進(jìn)度。避免將所有的檔案資料整理工作堆積到最后。土木工程項(xiàng)目每有一個(gè)完成，這個(gè)項(xiàng)目的檔案資料應(yīng)立即同時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收、歸檔。另外還要注意建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段對(duì)檔案管理、歸檔工作進(jìn)行支持。
四、結(jié)語(yǔ)
土建工程竣工資料的整理工作對(duì)于工程的驗(yàn)收意義重大，是推進(jìn)土建工程順利驗(yàn)收投入使用的重要依據(jù)。因此建設(shè)單位要重視竣工階段的資料整理工作，注重在工程前期的設(shè)計(jì)、施工階段的資料及時(shí)整理，以便于竣工階段的資料整理工作水平的提升。
參考文獻(xiàn)：
