時間：2023-05-30 10:07:25
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇訴訟檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
加強訴訟電子檔案管理對于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變、實現(xiàn)陽光司法具有積極意義。目前訴訟電子檔案管理存在檔案人員隊伍建設薄弱、技術應用不夠完善等問題，對此應予高度重視，分析問題原因并尋求解決對策。
關鍵詞：
訴訟電子檔案;訴訟電子檔案管理;問題與對策
加強法院訴訟電子檔案管理，對于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變以及助推陽光司法具有重要意義。筆者以杭州市中級人民法院（以下簡稱杭中院）為例，簡要分析法院訴訟電子檔案管理存在的問題，并提出解決對策。
1問題分析
其一，檔案人員隊伍建設亟待加強。杭中院訴訟電子檔案管理工作量大、工作技術含量高的特點很明顯。工作量大集中體現(xiàn)在檔案人員需面對大量的查檔者，要經(jīng)辦一系列手續(xù)。首先是對內(nèi)提供查詢服務，內(nèi)部工作人員如需查詢訴訟電子檔案，要登錄電子卷宗查詢系統(tǒng)，選中所需條目并提出申請，檔案人員對申請人的相關情況進行審查，并予通過審查的申請人相應的臨時權限，申請人獲得權限后即可查詢檔案。其次是對外提供查詢服務，社會人士事先遞交查檔申請，并附上身份證明、單位證明、查檔事由說明等相關材料，檔案人員對遞交的材料進行審核，通過審核后將所需的訴訟電子檔案發(fā)送到指定計算機供申請人查閱。此外，檔案人員還肩負有對電子檔案相關信息進行統(tǒng)計、指導各業(yè)務部門形成電子文件并及時歸檔以及與省高院和各區(qū)法院檔案人員保持密切業(yè)務聯(lián)系的職責。目前，杭中院只有8名檔案人員，他們面對繁重的檔案工作顯得力不從心，8人中有4人為外聘人員，檔案人員隊伍不夠穩(wěn)定。工作技術含量高主要體現(xiàn)在與省高院、各區(qū)法院通過訴訟電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案遠程調(diào)檔與異地查閱；將電子檔案備份在信息數(shù)據(jù)中心的磁盤陣列上，并定期通過專門網(wǎng)絡遠程備份到杭州市容災中心。目前杭中院檔案人員普遍年紀偏大、缺乏信息技術知識，難以勝任工作。其二，工作中應用的技術不夠完善。就杭州市的情況來看，現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)結構、邏輯設計和物理設計方面不夠完善，在實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、確保數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)完整性方面有待提高，檔案安全防范工作還需加強。此外，現(xiàn)有的檢索條件無法滿足海量檔案的檢索需求，檢索效率低下；市中院與省高院、各區(qū)法院的檔案資源互聯(lián)互通缺乏深度與廣度，工作成效并不理想。
2解決對策
2.1加強檔案人員隊伍建設
首先，增加外聘檔案人員數(shù)量，確保人員隊伍穩(wěn)定。針對人員編制短期內(nèi)難以增加的現(xiàn)狀，應轉(zhuǎn)變理念，積極依靠外聘人員開展工作，及時增加外聘檔案人員數(shù)量。可與相關高校或高職院校建立長期合作關系，吸收信息資源管理專業(yè)或檔案專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生入職，提升檔案人員隊伍整體素質(zhì)；要多措并舉維護隊伍穩(wěn)定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓勵檔案人員安心工作、做出業(yè)績、有“為”有“位”。其次，加強對外聘檔案人員的業(yè)務培訓。對外聘檔案人員的培訓側(cè)重點應是法院業(yè)務工作特別是訴訟工作，以及與工作聯(lián)系密切的信息技術，要在檔案人員上崗前提供崗前培訓、上崗后定期組織業(yè)務培訓，讓檔案人員掌握法院工作和訴訟工作的最新進展，學習最新的信息技術知識；還要組織檔案人員參加省、市檔案部門組織的檔案業(yè)務培訓，或邀請高校信息資源管理專業(yè)的學者舉辦講座，及時更新檔案人員的檔案業(yè)務知識結構、了解檔案學前沿的理論知識，為他們創(chuàng)新工作理念與工作方式提供知識儲備。
2.2完善工作中的技術應用
關鍵詞 檔案 信息化 困境應對
中圖分類號：D926.2；G270.7 文獻標識碼：A
1平陽法院檔案信息化建設現(xiàn)狀及梳理
1.1檔案存儲情況
我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會計憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷，169802冊。從檔案管理系統(tǒng)顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進入系統(tǒng)的共有131194件，比例為已存案件的98.3%，并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。
1.2檔案管理利用現(xiàn)狀
從檔案管理使用方面看，隨著司法公開的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強，社會公眾對涉及自身利益的檔案關注度也越來越高，對訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。數(shù)字檔案系統(tǒng)于2014年11月投入使用以來，我院逐步建立起比較完善的查、借閱網(wǎng)上系統(tǒng)，成功實現(xiàn)法院間遠程調(diào)閱卷，全院干警已實現(xiàn)通過數(shù)字系統(tǒng)查詢檔案。
1.3檔案信息化建設情況
目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例僅16.6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長效機制，現(xiàn)有檔案人員管理結構很難適應未來檔案信息化建設的發(fā)展。
2基層法院檔案信息化建設困境
2.1檔案電子化利用效率不高
當前全省法院訴訟檔案信息化建設步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統(tǒng)，把所有案件從立案到歸檔，均通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行控制管理，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫，使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實際上刑事訴訟檔案中利用率最高的恰恰是偵查卷，刑事檔案查閱在檔案利用中占比達63.26%，如果不進行掃描，顯然影響電子化數(shù)據(jù)運用，進而影響檔案信息化建設進程。
2.2實踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一
省高院要求結案后5日內(nèi)必須歸檔報結，實踐當中能在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔報結存在一定難度。我院則結合現(xiàn)實狀況，因地制宜，創(chuàng)建留庭保管模式。考慮到兩個派出法庭距離院機關比較遠和送達難等客觀因素，允許法庭在1個月內(nèi)必須完成歸檔入庫，以達到省高院要求案件審結后5日內(nèi)裝訂入庫達70%，十個工作日裝訂入庫達90%的工作要求，每統(tǒng)計月因送達等原因需留庭保管的案件嚴格控制在10%以內(nèi)。
2.3對檔案信息化建設認識不足
少數(shù)部門、部分同志對檔案信息化建設的重要性了解不夠，認為這是可有可無的事，即使爭創(chuàng)檔案信息化一級達標，也是辦公室檔案人員的事，與己無關。但檔案管理并不只是檔案管理人員的事，它與電子文件產(chǎn)生形成的全過程都有非常密切的聯(lián)系。因此，要做好檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助，單單靠檔案管理人員，是很難實現(xiàn)檔案信息化。
3基層法院檔案信息化建設對策
3.1加強組織領導，穩(wěn)步布置信息化建設工作
檔案信息化建設工作應堅持以利用為中心，充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用，服務于司法審判工作，服務于社會公眾。我院始終堅持從實際出發(fā)，將檔案信息化建設列為全年重點工作計劃，注重檢查檔案信息化建設工作的進展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實際困難。
3.2加強有序管理，夯實硬件基礎設施
我院以新審判大樓搬遷為契機，依托先進管理技術，實現(xiàn)檔案庫房智能化管理，在檔案庫房配備10區(qū)73列智能密集架、24小時控制的新風空調(diào)、7臺庫內(nèi)自控除濕機，21臺熱氣溶膠自動滅火裝置、庫區(qū)內(nèi)配有自動恒溫電腦數(shù)據(jù)采集、防磁柜5臺。做好紙質(zhì)檔案保管工作，庫存檔案進行經(jīng)常巡查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固。
3.3推廣應用律師服務平臺，探索網(wǎng)上檔案預約查詢
根據(jù)最高院要求，在訴訟服務中心開設律師志愿者服務窗口，由律師或具備專業(yè)知識的志愿者為當事人無償提供訴訟咨詢和幫助，切實方便當事人訴訟。同時，積極與縣司法局、律師協(xié)會建立溝通協(xié)調(diào)機制，確定聯(lián)絡部門和人員，嘗試推廣應用浙江律師服務平臺，進一步提升律師服務當事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預約查詢功能，當事人通過登陸法院門戶網(wǎng)站填寫姓名、聯(lián)系電話、案號、預約時間等基本信息完成檔案查詢預約，實現(xiàn)檔案定點定時查詢。
3.4開展法院間遠程調(diào)閱卷工作，落實便民訴訟
在訴訟服務中心專設電子檔案查詢窗口，當事人或其律師可申請異地檔案查閱，在完成對申請查閱檔案的異地遠程查閱授權后，當事人即可查閱異地法院的授權電子檔案并自行打印。法院間遠程調(diào)閱不僅卷免去當事人遠赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。
4結語
總之，隨著檔案信息化建設的不斷深入推進，檔案管理工作在當前審判活動中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時改進組織架構，實現(xiàn)科學有效的統(tǒng)一領導、分級管理，并抓住“科技強院”的有利契機，真正實現(xiàn)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時代，檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利，還能夠共享全社會的法律資源，從更高層面上推動了審判工作的公平、公正與公開。
參考文獻
一、訴訟檔案的特殊性、價值性及其重要作用
（一）訴訟檔案作為一種專門檔案，其特殊性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.其機密性較一般文書檔案為強。根據(jù)國家檔案局2006年底制定的《文書檔案保管期限表》，文書檔案分為永久和定期兩種，其中定期包括30年和10年兩個級別。而根據(jù)最高人民法院和國家檔案局2014年起實施的《人民法院訴訟檔案管理辦法》，訴訟檔案分為永久、定期兩種，其中定期又分為60年和20年。
2.訴訟檔案與訴訟當事人利益密切相關。
（二）訴訟檔案信息價值重要性也因此凸顯出來，其主要包括：
1.法律證明價值。作為人民法院審理和執(zhí)行案件的載體，訴訟檔案主要為人民法院本身的工作提供服務。無論是對案件涉及的其他問題的調(diào)查，還是通過檔案進行司法統(tǒng)計分析，或者是對案件的審理過程加以研究，進行經(jīng)驗總結，這些都離不開對訴訟檔案的利用。
2.社會證明價值。法院訴訟檔案可以為與法院審判活動無直接關系的一般公眾服務。例如案件當事人和委托人可以到法院查閱總卷，而公安、檢察、紀檢等其他機關單位因工作需要，也經(jīng)常到法院來進行訴訟檔案查閱。可以說，訴訟檔案的社會證明價值極大。
3、文物史料價值。司法活動是對人們的社會活動進行規(guī)范的重要組成部分。因此，對每一個案件的審理和執(zhí)行活動都直接或間接反映了當時的社會政治、經(jīng)濟、文化、道德、民風習俗及人們的思想狀況。而某些年代久遠的訴訟檔案，其本身就是珍貴的文物。
二、訴訟檔案信息開發(fā)利用的特點及存在的問題
（一）隨著普法教育的深入和人民法律意識的加強，對訴訟檔案利用的需求也在逐步增大，以某基層法院為例，平均每周前來該院檔案室借、調(diào)、閱卷，復制法律文書的就有200人次之多。這些利用大致可以分為兩種：
1.由于辦案需要借、調(diào)檔案，查閱卷宗材料，復制法律文書。
2.經(jīng)濟、民事糾紛案件當事人及其人為實現(xiàn)其具體的合法權益或者其他相關事宜，需查閱案卷、復制法律文書或其他材料的。
（二）其存在的問題在于，目前檔案部門的做法，偏重檔案的管理工作，而不是從開發(fā)利用檔案信息的觀念上進行工作。因此，我們應把工作重點從管理上轉(zhuǎn)移到提供利用上來。
三、訴訟檔案信息開發(fā)利用的具體措施
下面將從訴訟檔案、訴訟檔案管理者、訴訟檔案利用者三方面來分別闡述訴訟檔案信息利用開發(fā)的具體措施：
（一）訴訟檔案方面
訴訟檔案是保證檔案工作順利進行的物質(zhì)基礎。傳統(tǒng)的訴訟檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢等。要適應網(wǎng)絡環(huán)境，加快檔案信息化建設，就必須對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行現(xiàn)代化處理，主要包括對原始訴訟檔案進行數(shù)字化、網(wǎng)絡化、標準化及編研。
1.庫藏訴訟檔案的數(shù)字化
庫藏訴訟檔案的數(shù)字化建設，是檔案工作在當代網(wǎng)絡環(huán)境下發(fā)展的必由之路。對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化是指運用現(xiàn)代數(shù)字技術把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入，但是，兩者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于無法精確處理原來的圖像資料，而且工作效率低下；后者的主要弊端在于錄入后校對的工作量巨大。因此，建議在實際操作中對采用價值和利用率較高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化處理。
2.庫藏訴訟檔案的網(wǎng)絡化
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用，其利用行為通常是局限在小范圍內(nèi)，甚至只能單個人利用，從而縮減了檔案的利用率，但如果進入到因特網(wǎng)后，不僅可以有效擴大檔案利用的地域性，還可以使檔案利用者打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案排隊式的利用方式，同時還可以進行網(wǎng)上咨詢等，從而可大大提高檔案利用的效率。在全省、全國甚至國際建立橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系的檢索中心網(wǎng)絡成為一種必然的趨勢，通過橫向、縱向交錯的方式，可以在各級法院之間建立聯(lián)系，從而形成一個龐大的資源系統(tǒng)，實現(xiàn)高效率的共享交流，大大方便了信息使用者，在需要的時候能夠方便快捷地使用其中的任何信息。
3.檔案管理的標準化
目前，人們使用的檔案管理系統(tǒng)多種多樣，這種不統(tǒng)一性給檔案管理工作帶來了很多實際的困難，而且由于軟件的不統(tǒng)一，導致相互之間無法兼容等問題。因此，尋找一種有效的轉(zhuǎn)換方式使解決電子檔案長期存放和有效利用問題的關鍵所在。
4.訴訟檔案信息的編研
如果說對檔案信息建立一個檢索中心是將無數(shù)檔案歸結在一個網(wǎng)絡中心下的話，那么對檔案信息進行深加工的編研工作則是對這些檔案進行有序化和分類化的過程。
（二）檔案管理者方面
電子檔案的信息化、文檔的一體化、電子檔案保存的技術化，導致數(shù)字檔案的管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著截然不同的區(qū)別。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)跟不上時代的要求，改變傳統(tǒng)的管理觀念和提高檔案工作者的素質(zhì)已經(jīng)成為當務之急。
我院在接到政辦發(fā)()號文件通知后，對檔案執(zhí)法工作檢查非常重視，迅速組織相關人員按照通知要求的內(nèi)容，開展檔案執(zhí)法自查工作，現(xiàn)將自查情況匯報如下：
一、自查基本情況匯報
(一)、領導重視，思想統(tǒng)一，任務明確
我院的檔案工作由院長×直接分管，辦公室主任×主管，×到×鄉(xiāng)掛職后，又由院志辦主任×主管，檔案員負責的領導和管理體制。我院一直把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務，大小會議上經(jīng)常講，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。通過這一系列途徑的學習、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在年×月×日經(jīng)考評驗收已達省級標準的基礎上，又有了新的進展。
(二)、增加經(jīng)費投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理
我院于年月就設置了機關綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎上，于××××年又增加了一人。現(xiàn)有的兩人中，其中一人已于××××年參加了云南省檔案人員崗位資格考試，并取得了專業(yè)資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業(yè)人員管理檔案的歷史。我院現(xiàn)有各類庫存檔案近萬卷，每年又新增近千卷。原有的庫房和閱卷室只有平方米，已不能適應年年大量新增檔案的發(fā)展要求。根據(jù)實際情況，××××年我院在經(jīng)費非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經(jīng)費，將新大樓二樓小法庭改擴建為新的檔案室，總面積達平方米，比原來的檔案室擴大了平方米。其中庫房面積平方米，閱卷室平方米;新購置密集架列組，加上原來的列組，現(xiàn)有密集架列組;標準檔案柜組個、滅火器個、電風扇一臺、型電子計算機一臺，改善了依法管理檔案的條件。
經(jīng)過不懈的努力，完成了年至××××年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。××××年至××××年兩年間各檔案借閱卷次，利用檔案卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執(zhí)行、申訴復查工作提供了利用服務。
(三)、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作
為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學化，更好地開展各項審判業(yè)務和審判理論研究。我院制定了《×市人民法院檔案管理辦法》、《×市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《×市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
(四)、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作
做到歸檔時間早知道，每年月底前辦公室就以文件通知的形式下達各庭、室、處、局、隊告知歸檔的時間、順序、要求等，使其做好歸檔的準備工作。截止××××年月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案卷、冊。其中，訴訟檔案卷，冊;行政文書檔案卷;會計檔案卷;司法鑒定檔案卷;資料檔案卷;科技檔案卷;聲像檔案卷;實物檔案件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結構合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎。
二、存在的問題
(一)在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
(二)沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況;有的部門還存在不認真按時按質(zhì)量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。
(三)按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設備沒有更換，該配備安裝的設備一直沒有安裝。如型電子計算機維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態(tài);庫房的溫控設備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時間是處于正常溫度(℃——℃)以上，但有時也超過度以下，不符合檔案管理規(guī)定的要求。
(四)檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛(wèi)人員看不到其外圍，保衛(wèi)視角差，存在著安全隱患。
三、整改措施
(一)院領導要繼續(xù)加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數(shù)，不斷總結經(jīng)驗，解決好存在的問題。
(二)從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理條例》，依法開展檔案管理。
(三)加強全院干警的檔案意識，以及業(yè)務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書記員的業(yè)務學習和培訓，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。
(四)針對自查中存在的問題，不斷完善各種規(guī)章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
摘要：近年來，為提升案件質(zhì)量，法院內(nèi)部開展了一系列案件評查活動。①但實踐中，評查工作容易陷入“評而不糾、錯而不改”的被
>> 人民法院訴訟檔案數(shù)字化管理之我見 人民法院碑 人民法院內(nèi)部審判權運行機制改革研究 人民法院參與社區(qū)矯正研究 人民法院在環(huán)境公益訴訟中的職能創(chuàng)新與地位 基層人民法院刑事訴訟審限制度的改進思考 向人民法院提訟后還能否申請異議登記 基層人民法院開展多元化糾紛解決機制改革探析 基層人民法院第一審民事訴訟程序的現(xiàn)狀分析 人民法院司法公開問題及其破解路徑研究 基層人民法院審判質(zhì)效評估系統(tǒng)研究 人民法院執(zhí)行權規(guī)范化運行模式實證研究 市地志辦與市高級人民法院研究《審判志》工作 最高人民法院司法解釋權限研究 人民法院執(zhí)行權規(guī)范運行模式實證研究 最高人民法院工作報告 人民法院保持先進性芻議 論人民法院對行政立法的審查 省高級人民法院院長簡歷 人民法院參與社區(qū)矯正工作的思考 常見問題解答 當前所在位置：.東城法院召開首次審判管理及三位一體案件評查聯(lián)席會，載http：//jlpt.gy.bj/cac/250056946.htm.延慶法院實行兼職案件評查員制度取得良好效果，載http：//jlpt.gy.bj/cac/260056228.htm。
②案件瑕疵可分為訴訟檔案瑕疵、文書瑕疵、程序瑕疵和實體瑕疵四種。
③參見《人民法院檔案管理辦法》第二條。④李肖慧，周萬毅.芻議法院訴訟檔案管理體系的完善[J].北京檔案，2010（2）：24.
⑤參考《檔案法》第二十四條（三）款、《人民法院訴訟檔案管理辦法》（1984）第十七條.
⑥曾海波.涂改偽造檔案行為的法理分析[J].法制與社會，2009（4）：106.
⑦參見《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》第四章第十六條。
⑧周洪.人民法院訴訟檔案信息化工作的實踐[J].云南檔案，2003（4）：25.
⑨北京市三級法院啟動電子訴訟檔案系統(tǒng)建設工作[J].蘭臺世界，2009（1）：41.
作者單位：北京市延慶縣人民法院
摘要本文從檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化及檔案信息的網(wǎng)絡化總結了在開展檔案信息化建設實踐的基礎上的幾點思考。
關鍵詞檔案信息化 網(wǎng)絡化 服務
一、開展檔案信息化建設的成功經(jīng)驗
（一）把檔案信息化納入院信息化建設的總體目標
《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程。我院信息化建設開創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入院信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業(yè)設備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，并率先在全國檢察機關中開發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在每兩年召開的院信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內(nèi)容，專題回顧，認真展望，使加強檔案信息化建設的認識深入人心。
（二）檔案信息化基礎設施建設初具規(guī)模
近年來，我院在辦公用房緊張的情況下，院里始終高度重視檔案管理工作，專門建設了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設計引入了先進的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調(diào)設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎設施的不斷加強，為我院檔案信息化建設的進一步發(fā)展奠定了堅實的基礎。
（三）檔案管理應用系統(tǒng)建設初呈網(wǎng)絡化
檢察機關的檔案按照國家有關規(guī)定，主要分為七類：訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、榮譽檔案。目前，我院的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構架，實行文書檔案的網(wǎng)絡化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我院自行開發(fā)的檢察業(yè)務辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個軟件今后均可與密集架管理軟件實現(xiàn)無縫連接，并通過應用軟件開啟或關閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進入實戰(zhàn)階段。上述三類檔案的軟件實現(xiàn)，初步構建我院立體化、網(wǎng)絡化的檔案管理應用體系，為深入應用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應用基礎。
（四）檔案信息化配套機制初步完善
1．制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強院檔案信息化工作，先后制訂并實施了我院訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。
2．形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發(fā)和應用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責任更加明確，促使人人參與。
3．形成了與技術部門相互依托的銜接機制。基層院檔案室和技術部門在開展信息化建設的過程中，客觀上存在著技術上、工作上相互依托、優(yōu)勢互補的關系。檔案部門具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術部門開展信息化建設所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托技術部門的信息技術裝備和計算機專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢互補的態(tài)勢是檔案信息化建設成功的要件之一。我院檔案部門和技術部門通過多年合作，基本實現(xiàn)了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經(jīng)驗，為我院檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運行提供了技術保障。
二、當前開展檔案信息化建設的主要不足
（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴重
存在以下現(xiàn)象：一是上級機關開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入，技術上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細明確的規(guī)范化標準和實施細則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發(fā)重復和浪費。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。
（二）部門重視程度存在不平衡
業(yè)務部門對檔案信息化建設的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發(fā)隊伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。
（三）復合型人才不足
目前，既懂技術，又懂業(yè)務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發(fā)需求，與計算機專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實踐經(jīng)驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部。
（四）檔案信息安全保障體系還有待完善
要加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。
三、對今后開展檔案信息化建設的展望
（一）總體規(guī)劃，分步實施
檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網(wǎng)絡建設為基礎、信息法規(guī)、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和院信息化總體目標和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設目標和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現(xiàn)。
（二）突出重點，務求實效
當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。國家檔案局局長毛福民在2000年全國檔案工作會議上指出：“十五期間，檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。市院條線考核、區(qū)檔案局的督導中都體現(xiàn)了這一要求。因此，我們要立足檢察機關的實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統(tǒng)，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對于訴訟檔案的信息化應用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調(diào)研工作，力爭在市院職能部門的指導下，積極探索出基層院業(yè)務檔案信息化的新路。
（三）規(guī)范流程，強化服務
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結合市院檢察實務工作手冊，對現(xiàn)有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內(nèi)檔案管理的先進方法，對照提高，保持浦東院先行先試的活力。同時要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發(fā)揮檔案信息化的效應。
（四）多方籌措，加強保障
1．機制保障。要將檔案信息化作為院信息化領導小組工作會議的常設議題，進行專項研究落實。要把檔案信息化工作的指標要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門業(yè)務建設的重要內(nèi)容，處長負第一責任，各方齊抓共管，共同推進。
2．經(jīng)費保障。要積極爭取新區(qū)財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經(jīng)費。同時，在每年院信息化專項資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。
一、抓好規(guī)范化，夯實基礎
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類檔案規(guī)范化是保證檔案管理質(zhì)量的基礎，是實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應做到把好“三關”。
（一）把好“收集關”，基礎材料規(guī)范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規(guī)及上級的要求，認真細致、按時保質(zhì)地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質(zhì)量。
（二）抓好“整理關”，科學立卷規(guī)范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業(yè)務部門要加強與檔案業(yè)務部門的溝通與交流，齊心協(xié)力抓好檔案基礎建設，制定統(tǒng)一、科學的檔案整理方案，增強訴訟檔案規(guī)范建設的可操作性，提高訴訟檔案建設的整體水平。要把法院系統(tǒng)檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定有機的結合起來，從而真正實現(xiàn)基層法院檔案的規(guī)范化。
（三）強化“考核關”，促進檔案規(guī)范化
針對近年來基層法院書記員新招人員較多，在業(yè)務能力上參差不齊，在檔案管理上時有問題發(fā)生。因此，這就要求基層法院在加強業(yè)務培訓的同時強化考核，使每個相關人員加強工作責任心，深刻認識做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎優(yōu)罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應有地位。
二、落實制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現(xiàn)代管理科學的重要方面，認真落實檔案管理工作的各項制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實上我認為應著重從三個方面：
（一）組織落實
法院的檔案管理是一個科學、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個方面，哪一個環(huán)節(jié)去落實是不夠的，必須從案件受理直至案件審結以及調(diào)檔查閱等多個環(huán)節(jié)，全方位的按照檔案法律和上級的制度去執(zhí)行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個同志，每一個工作環(huán)節(jié)，光靠幾個檔案人員是永遠不夠的，這就需要領導的高度重視，并建立一套組織體系，從各項工作的源頭，從案件的起點就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項工作落實到位，形成一級抓一級，一層抓一層，壓力傳遞，人人負責的良好氛圍和責任意識。
（二）不斷完善
隨著社會發(fā)展，改革創(chuàng)新的不斷深化，面對新的形勢，原有的制度、規(guī)定可能就不能完全適應新的形勢的需要，因此，這要求我們要用創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新的思維去不斷地完善和健全規(guī)章制度，對已有的檔案管理制度，要根據(jù)新近頒發(fā)的檔案法規(guī)和規(guī)定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應法院檔案發(fā)展的需求。
（三）長效管理
牢固樹立長效管理的科學發(fā)展理念，摒棄“為爭創(chuàng)而爭創(chuàng)”和“管理達標萬事大吉”的思想，將檔案管理責任落實到法院業(yè)務管理工作中去，進一步明確各業(yè)務崗位的職責分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規(guī)范化、制度化，使歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發(fā)展。
三、依托信息化，科學發(fā)展
法院檔案信息化建設是拓寬檔案服務利用外延，提高檔案服務效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強信息化基礎設施建設
軟硬件基礎設施建設是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。這就要求基層法院在檔案信息化建設過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設備如計算機、掃描儀、服務器等的同時，亦要積極加大適應基層法院檔案管理實際工作的軟件設備的開發(fā)和利用。
（二）加快檔案信息庫的建設
檔案信息資源共享的前提是各類
信息資源數(shù)據(jù)庫的建設。因此在檔案信息化建設過程中，不光要對室藏檔案數(shù)字化，同時還對新生成的文件進行數(shù)字化。充分利用計算機技術、掃描技術等多種現(xiàn)代化技術，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，建立一個有序結構的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務。
（三）加大檔案人才隊伍的建設
【關鍵詞】信貸檔案；風險防控；管理工作
信貸檔案管理是一項相當基礎的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構就能夠通過信貸檔案中所收集到的關于貸款客戶經(jīng)營情況、盈利能力等的相關資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構及時發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對于金融機構來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關人員認識不夠。一些金融機構的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構對于信貸業(yè)務的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹?shù)幕A上。但是有的金融機構對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發(fā)生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認真或者是缺乏相關經(jīng)驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當發(fā)生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內(nèi)容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調(diào)用這些資料的時候就會發(fā)現(xiàn)因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。
二、加強信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責任，同時還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責任，統(tǒng)一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個相關工作人員的行為，明確責任，統(tǒng)一認識，對所有的信貸員加強組織領導。信貸檔案相關工作領導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強培訓，提高素質(zhì)。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業(yè)務水平，所以金融機構要做好對工作人員的培訓工作，培養(yǎng)出一個高素質(zhì)的信貸檔案隊伍。相關工作人員要認真學習《檔案法》等相關法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規(guī)章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業(yè)務水平，可以對相關工作人員進行日常業(yè)務考核，并設立適當?shù)莫剳痛胧瑢τ谝恍┕ぷ鲬B(tài)度差，業(yè)務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務水平。
（三）嚴格管理，規(guī)范步驟。各金融機構要規(guī)范每一個工作步驟，及時收集和登記相關數(shù)據(jù)，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設置各種權限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結論
加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構來說是十分重要的，相關工作人員應該端正自己的工作態(tài)度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩(wěn)定，促進可持續(xù)的發(fā)展。
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關鍵詞：城管單位；管理現(xiàn)代化；電子化發(fā)展
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
doi：10.19311/ki.16723198.2016.25.035
1城管檔案管理的定義
城管檔案管理是一項圍繞著城市管理活動由單位工作人員通過文字、圖片、數(shù)據(jù)、聲像等形式呈現(xiàn)出來的具有保存價值的文件資料。城市管理關系到城市市容市貌的建設，在城市發(fā)展中起到尤為重要的作用，準備地記錄和輸入城市管理中的相關數(shù)據(jù)、文字、聲像對一座城市的發(fā)展來說具有舉足輕重的意義。城管一線工作人員對城市基層商販、亂擺亂放的狀況最為了解，95%以上的檔案資料都是由一線人員在工作中采集出來的，對具有保存價值的材料實行現(xiàn)代化和電子化管理，對促進今后城市管理水平意義非凡。
2城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性及意義
2.1城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性
首先，在所有領域逐步實現(xiàn)自動化、電子化、現(xiàn)代化管理已是一種時展趨勢。城市管理作為維護和規(guī)范城市發(fā)展的重要部門，實現(xiàn)其檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展是十分有必要的。其次，加強文明城市建設中，城管作為一種非常重要的角色，對道路兩旁的衛(wèi)生、商販及門店門前產(chǎn)品的擺放具有規(guī)范管理和監(jiān)督的職能。城管工作繁雜，信息備注點多，若只是采取紙質(zhì)化管理，其工作效率慢，保存時間不長久，資料備查也不方便，現(xiàn)代化和電子化城管檔案管理更方便快捷。最后，對于大批數(shù)據(jù)的處理與核對，采用電子化管理能夠提升工作效率和質(zhì)量。
2.2城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的意義
2.2.1是機關工作備查依據(jù)
城管單位檔案管理能夠為機關工作提供備查依據(jù)，主要體現(xiàn)在以下兩方面：（1）可查城管工作和歷史情況的記錄。城管檔案記錄了一座城市的發(fā)展與演變，從城管檔案中能查到城市歷史發(fā)展狀況，為國家城市建設的發(fā)展提供資料和數(shù)據(jù)支持。（2）成為訴訟案件的證據(jù)。隨著經(jīng)濟往來更為頻繁，人們的法律意識也逐漸提高，當出現(xiàn)一些相關訴訟案件時間，可從城管檔案中調(diào)取。因此，城管檔案管理并不是城管的次要工作，應當作為機關單位行政工作的一部分來抓，必須要引起領導和全員的重視，統(tǒng)一思想，在人財物方面給予最大的投入，確保城市檔案管理工作科學發(fā)展。
2.2.2為城市發(fā)展指引方向
城管檔案管理作為國家檔案管理的重要組成部分，資料的真實性能夠折射出某一歷史時期該城市向世人呈現(xiàn)出來的物質(zhì)文明程度。從某種意義上來說，城市檔案管理是城市文明的一張底片，它印證了城市的發(fā)展與蛻變，也為城市日后的發(fā)展指引了方向。它要求現(xiàn)代城管人員要從以前的資料中汲取有效的管理經(jīng)驗，并從中找到適合現(xiàn)代化發(fā)展的管理方法，推進文明城市的發(fā)展與時代的進步。與之前城管檔案存在區(qū)別的是現(xiàn)在采用的現(xiàn)代化、電子化、網(wǎng)絡化的管理手段，所有資料可保持性強，數(shù)據(jù)也足夠準確，能夠為城市現(xiàn)代化發(fā)展留下美好的印記。
3我國城管檔案管理建設存在的問題
3.1檔案搜集不完整
檔案的收集與管理是城管工作非常重要的一部分，完整的、全面的、有效的檔案材料能夠反映出城市發(fā)展程度。如今中國處于高速發(fā)展的狀態(tài)，國家對各級政府的辦事效率和執(zhí)行力度提出了更高層次的要求，此時城管檔案資料收集不足與上級要求間存在的矛盾逐漸顯現(xiàn)出來，它影響了城管檔案的利用效果。城管檔案材料收集不足主要表現(xiàn)在兩方面：（1）檔案門類不齊全，以紙質(zhì)檔案為主，圖片、聲像形式的材料過少，無法適應現(xiàn)代化城市管理的需求。（2）執(zhí)法業(yè)務門類不齊全，即許多工作人員對自己的崗位職責和工作范圍不清楚，一些材料在辦事時為及時錄入檔案和更新，導致材料不完整、更新速度慢、可利用性低。
3.2檔案利用不充分
由于城管單位將檔案管理看作次要工作，對檔案管理不重視，導致檔案管理制度不完善。一些應當執(zhí)行和登記的材料未能及時錄入，不少市民對城管工作的認識存在偏差，因此收集到的材料利用率也不高，很少有人定期查閱檔案，了解城市發(fā)展的階段性成果。大多數(shù)檔案材料作為開具證明而查閱，在復議、訴訟程序的案件中很少用到，在涉及城市發(fā)展的文件中也很少提及，使城管檔案材料的收集與錄入失去了其應有的意義。
3.3信息化發(fā)展不平衡
信息化發(fā)展是需要一個長期的過程，將信息化、電子化、網(wǎng)絡化管理滲入到每個部門同樣需要一段時間。隨著大學生下基層的人數(shù)增多，一些小城市的城管單位也配置了計算機，對其工作內(nèi)容和有效材料進行錄入和登記，但材料收集不足、檔案門類不齊全、計算機軟件更新慢等這些因素都限制了我國城管單位的工作力度。實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、電子化的管理模式，是時展的需要，是城市管理工作的需要。
4城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略
4.1健全檔案管理制度
在城管單位檔案管理部門應加大《檔案法》的宣傳力度，建立行之有效的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理部門人員的工作內(nèi)容和作風，加大執(zhí)法力度，按照規(guī)定做事，杜絕任何舞弊行為。除此外，在錄入檔案時避免檔案的隨便變更，應在每天計算機上設置密碼和編號，對其登錄信息由后臺監(jiān)督，允許對材料內(nèi)容采取階段性更新，但盡量不要在原始材料上更改，這樣就失去了檔案管理的目的和真實性。
4.2提高檔案管理水平
提升政府單位的服務意識是近年來上級領導一直在抓的工作重點，要求機關單位不僅要做實事，而且要有工作成果。城管單位檔案管理工作是檢驗一線人員業(yè)務能力的標準之一，同時能夠記錄城市發(fā)展成果，是一件非常有意義的事情。作為檔案管理人員，應在提升服務理念的同時，挖掘和發(fā)揮檔案管理的強大信息功能。除此以外，要求檔案管理工作者要有創(chuàng)新意識，擴展信息渠道，推進政務公開，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，促進城市管理綜合檔案得到有效利用，讓市民了解和認識城管執(zhí)法內(nèi)容，能夠真正的做到公平公正。
4.3完全實現(xiàn)信息化管理
完全實現(xiàn)信息化辦公，需要幾方面的因素：（1）硬件支持，即需要獨立的計算機和互聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與上傳；（2）軟件支持，即需要城管單位內(nèi)部系統(tǒng)的支持，實現(xiàn)文字、圖片、聲像的上傳和保存；（3）優(yōu)秀的檔案管理人才，內(nèi)部培養(yǎng)或從外部招聘該類人才。在城管單位完全實現(xiàn)信息化管理仍需一段時間，但從我國目前經(jīng)濟發(fā)展與政府單位軟硬件的配備來看，完全實現(xiàn)檔案信息化、電子化、數(shù)據(jù)化的管理是勢在必行的。
4.4構建檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)
檔案管理的工作內(nèi)容非常繁雜和瑣碎，若采用紙質(zhì)檔案管理，一是材料查收困難，二是材料保持時間短，三是可損壞性強，但利用現(xiàn)代化科學技術，實現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化管理，不僅能夠節(jié)約工作時間，而且提高了檔案管理人員的工作效率，發(fā)揮了檔案管理的作用。構建城管檔案的網(wǎng)絡系統(tǒng)主要包括兩部分：一是外部系統(tǒng)，即實現(xiàn)網(wǎng)上辦公與信息共享，讓廣大市民了解和熟悉城管崗位職責和內(nèi)容；二是內(nèi)部系統(tǒng)，即支隊機關與直屬大隊能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享和監(jiān)督。
4.5培養(yǎng)檔案管理人才
出色的檔案管理人員一定要能夠靜下心來，具有仔細、認真、堅忍的工作態(tài)度，能夠?qū)D文、聲像、電子資料儲存和備份好，以備不時之需。出色的檔案管理人員可從外部引進，也為現(xiàn)在的大學生提供良好的就業(yè)機會，或從內(nèi)部培養(yǎng)，集中學習相關專業(yè)知識，提供業(yè)務技能，并能夠在實踐中加以應用，達到理論知識和實踐能力的有機結合，為城管單位培養(yǎng)出符合現(xiàn)代化發(fā)展的應用型人才。
參考文獻
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一、健全檔案管理制度
檔案管理工作必須有嚴格的制度做保證，圍繞檔案完整準確、合格、安全、保密和方便利用，制定各項制度，如獻血資料收集、數(shù)據(jù)計算、圖示編繪、實驗記錄、報告編寫制度、崗位責任制，整編質(zhì)量檢查制、技術文件材料歸檔制，檔案資料借閱辦法，檔案庫保管制、安全保密制和統(tǒng)計工作制等，同時按輸血醫(yī)學檔案管理工作程序，對每個環(huán)節(jié)、每道工序都提出具體要求，做到人人有崗位、事事有人管、項項有章程、件件有要求，建立輸血醫(yī)學檔案管理工作的正常秩序，使各個環(huán)節(jié)的工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、做好業(yè)務檔案的信息化管理
充分發(fā)揮業(yè)務檔案在血站管理中的作用，必須借助血站計算機信息化、網(wǎng)絡化管理的優(yōu)勢，血站應從自身的工作實際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭采用電子計算機，形成網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。用計算機儲存整個血站的各種業(yè)務上、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀。這樣既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，并提高了工作效率。同時，利用計算機管理檔案可以減少檔案存放的空間，也增強了信息的嚴密性。
三、規(guī)范程序，統(tǒng)一檔案管理范圍
血站作為采供血專業(yè)機構，其業(yè)務工作的特殊性，決定了血站檔案管理的獨特性。隨著《獻血法》的頒布實施，人們的維權意識增強，在輸血糾紛訴訟中，血站能否完整、準確地舉證采供血材料起著很重要的作用，這就要求我們必須做好血站檔案管理工作。一是要認真貫徹實施《檔案法》和《獻血法》，把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；二是切實加強制度建設，經(jīng)主管領導審批，由采供血專業(yè)機構和檔案管理部門制定一套適合血站特點的業(yè)務檔案管理標準和規(guī)章制度，以規(guī)范血站檔案的歸檔范圍、立卷類目、保管期限和檔案收集、整理、裝訂、歸檔、保管和利用；三是檔案管理人員要增強責任感和緊迫感，按照檔案管理的規(guī)律，針對血站檔案管理工作的實際，開展學術性探討，以不斷總結經(jīng)驗，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的法制化、規(guī)范化、科學化。
四、妥善處置不歸檔文件材料
一是改變以往重視年終整理歸檔而忽視平時材料形成過程的狀況，擴大檔案管理的覆蓋面，加強基礎性工作，將檔案材料形成的各個環(huán)節(jié)納入管理范圍；二是在不影響業(yè)務工作的前提下，盡量縮短各科室從檔案材料形成到移交歸檔的時間，以減少或避免歸檔前因分散保管而造成的毀損、丟失等，保證檔案的完整性；三是加強對不歸檔材料的管理。要責成、監(jiān)督各科室兼職檔案人員嚴格管理、妥善處理和及時銷毀不歸檔材料，避免丟失、泄密。
五、加強檔案管理人員培訓
關鍵詞：信息化；電子檔案；管理創(chuàng)新
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8122（2013）09-0152-02
近年來，世界各國信息化發(fā)展進入了快車道，我國的信息化應用也進入大發(fā)展階段。新技術的應用為社會各行各業(yè)帶來極大的便利，但與此同時產(chǎn)生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應對新的問題與挑戰(zhàn)，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創(chuàng)新檔案管理。
一、電子檔案產(chǎn)生的背景
自從1946年，世界上第一臺計算機誕生以來，信息技術的發(fā)展可謂日新月異。與此同時，電子文件的的飛速發(fā)展與廣泛普及已是大勢所趨。人們普遍認為，紙張的發(fā)明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當下，正在發(fā)生的電子文件代替紙質(zhì)文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質(zhì)就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發(fā)生了變化，但是本質(zhì)卻是同樣的。
那么，就出現(xiàn)了一個問題，這個問題給他的管理者帶來了極大的困擾，即：發(fā)生了載體轉(zhuǎn)變的巨量的電子檔案如何有效管理？
二、電子檔案管理的現(xiàn)狀
（一）電子檔案更難鑒定
國家檔案局在2003年7月28日頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。”那么，問題是，隨著各行各業(yè)信息化技術的應用，例如不同辦公管理軟件的應用，由此產(chǎn)生了不同形式、不同規(guī)格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。
竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質(zhì)上一致的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長期保存價值的非現(xiàn)行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應當是具備了一定的保存價值和利用價值的電子文件，并且被歸檔。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進化為文書檔案不同的是，電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，還應當具備兩個特性：一是必須為真實可靠的反應人們生活工作的原始記錄，同時還要具備內(nèi)容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，電子文件的格式應當局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個需要注意的是，電子檔案必須具有長期可讀性。因為，隨著新技術的革新，或許經(jīng)過一段時期，會發(fā)生因為人們讀取信息設備的改變，而導致今天我們花費了大量人力物力所保存的電子檔案出現(xiàn)無法順利利用的囧態(tài)。“我國90年代舉辦的一次重大的國際體育比賽的電子文件目前已完全無法讀取，20世紀80年代開展的一次重要的全國普查活動的99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失，某市政府大批20世紀80年代生成的電子文件無法讀取[1]。正因為上述原因，電子文件在鑒定為電子檔案的過程中比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更加困難。
（二）電子檔案管理失控
通過了解，現(xiàn)今大部分的檔案館對凡是屬于國家所有的、具有保存價值的實體檔案都進行了歸檔、保存。但對于大量的電子文件產(chǎn)生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒有一個標準、科學的依據(jù)）另外，各個電子檔案產(chǎn)生單位沒有相應的電子檔案管理制度。
正所謂，沒有規(guī)矩，不成方圓。因為沒有相關制度，各單位的電子檔案要么沒人管理，要么處于不科學、無序、混亂的管理狀態(tài)，甚至于因為各種原因，導致大量珍貴的電子檔案損毀、丟失而造成無法彌補的遺憾。可見電子檔案管理已經(jīng)失控。
（三）電子文件法律體系欠缺
在許多國家，電子文件的證據(jù)效力已得到法律認可，而且法律強制政府機構和公司有效管理電子文件，以保留業(yè)務活動證據(jù)。在1998～1999年美國司法部針對微軟公司的訴訟案件中，訴訟雙方向法庭呈送的大約3000份證據(jù)大多數(shù)是電子郵件，美國司法部一位高級官員說，電子郵件正是這次訴訟的一場革命[2]。我國在2004年通過了《中華人民共和國電子簽名法》，確認了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應性。電子文件法律體系亟待進一步完善。
（四）電子檔案歸檔率很低
我國目前電子文件的利用率很低，電子檔案的利用率就更低了，這造成了大量紙張的浪費。據(jù)四川省政府估計，推行無紙化辦公，一年可節(jié)省紙張約630萬張[3]。在國家愛積極倡導綠色環(huán)保的今天，僅從保護環(huán)境，推行綠色辦公的方面講，電子文件代替紙質(zhì)文件都是應當被加快推廣；科學技術是第一生產(chǎn)力，相比電子文件及電子檔案的應用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子檔案在利用方面效率十分低下，改變這一影響工作效率的局面刻不容緩。
（五）檔案人才匱乏
所有的工作都是圍繞人開展的，尤其是具有一定才能的人。目前，在我國電子文件管理沒有相應的職業(yè)，其中大多數(shù)是非計算機專業(yè)的人員兼職收集檔案，即使是專業(yè)的檔案員也很少在具備檔案管理知識的同時具備較好的計算機技術，由此不難看出，在信息化的大背景下，檔案界缺乏一支高素質(zhì)的管理隊伍。電子文件及電子檔案管理人才的匱乏，極大制約著我國電子檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
三、電子檔案管理創(chuàng)新
（一）管理理念創(chuàng)新
面對新生的事物，人們往往會有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現(xiàn)，甚至于趨向替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，這一形勢必將成為歷史的必然。面對這一必然趨勢，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應當改變傳統(tǒng)觀念，正確地認識這一變化，以迎難而上的積極姿態(tài)迎接新生事物挑戰(zhàn)。
（二）領導組織創(chuàng)新
信息化發(fā)展到今天，在電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的過渡期這一關鍵歷史階段，需要充分發(fā)揮領導者的組織創(chuàng)新管理能力，縱觀歷史，優(yōu)秀的人才在歷史的某個階段產(chǎn)生的歷史的推動力往往是難以估量的。這就要求各級檔案領導干部要樂于學習計算機等信息化技術，只有領導干部了解了信息化技術，才能更好的領導檔案隊伍，更好地開展信息化建設，而只有領導干部帶頭組織開展信息化建設工作，才能有更有效地管理信息化工作產(chǎn)生的巨量電子文件，也才能為檔案管理者提供高品質(zhì)的電子檔案材料，為形成高質(zhì)量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎。
（三）管理機制創(chuàng)新
檔案的管理是一項長期性、系統(tǒng)性的工作，電子檔案的管理更是一項需要著眼當前、放眼未來的偉大工作。這項工作的有效開展不僅僅需要今天的領導干部具備開拓創(chuàng)新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項完整的機制來保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領導干部換屆導致工作政策的反復。在國家?guī)ь^起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級各類檔案管理部門也應及時的，結合本行業(yè)、本單位實際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設事業(yè)持續(xù)地保駕護航。
（四）人才管理創(chuàng)新
任何事業(yè)的發(fā)展，都離不開人才的培養(yǎng)，電子文件的有效管理，更是需要一只思想素質(zhì)較高，專業(yè)素養(yǎng)較好的的管理隊伍。目前，因為各種原因，例如：檔案工作者待遇偏低、社會地位不夠高、人們認知度偏低等原因，導致檔案管理部門很難吸引到高學歷、高素質(zhì)的專業(yè)技術人才，現(xiàn)有的檔案管理人員往往是其他部門臨時調(diào)入檔案機構的。因而，應該從國家層面上制定相關鼓勵政策，比如落實對檔案工作者有毒有害物質(zhì)保護的待遇，加大對檔案工作者學習與培訓，尤其是從政策和資金上鼓勵涉及到電子文件及電子檔案信息化技術研究與開發(fā)方面的研究，在各類大專院校開設檔案學專業(yè)的基礎上，進一步設立檔案信息類的公共選修課，培養(yǎng)年輕一代對檔案、電子檔案的認知，從而逐漸提高全社會對檔案工作的了解。
總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態(tài)迎接這場革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。
參考文獻：
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檔案信息管理標準化建設的思考
1 檔案人員在信息化建設前置參與業(yè)務標準制定
檢察機關的檔案工作是一項全員參與的群眾性工作，許多門類檔案的形成要經(jīng)過數(shù)個部門、多人之手。例如，訴訟檔案的形成就要經(jīng)過審查批捕、審查、立卷等幾個環(huán)節(jié)，從材料的來源看，既有公安機關移送的，也有檢察機關在審查過程中形成的，既有向外界調(diào)取的，又有內(nèi)部形成的，呈現(xiàn)材料來源的多樣性和材料收集的廣泛性。所以必須注重抓好每個環(huán)節(jié)材料，才能保證卷宗材料的完整、齊全。
檔案管理制度建設是檔案信息化建設順利開展的保障，近年來，雖檔案工作制定了相對完善的管理制度，但限于信息技術局限檢察業(yè)務的復雜性，現(xiàn)有的一些制度無法完全適應新時期檔案管理的需求，而顯得相對滯后；檔案管理人員往往只能管到部門內(nèi)的檔案內(nèi)勤，而對于檔案重要的生成檢察業(yè)務人員，檔案制度還缺乏有力的管理手段，很多業(yè)務數(shù)據(jù)信息到歸檔環(huán)節(jié)時，數(shù)據(jù)是不符合現(xiàn)代化檔案管理需要的，大量過程元數(shù)據(jù)信息沒有被歸到檔案部門。這就提出需要檔案管理人員參與信息化建設工作中，將檔案規(guī)范管理的業(yè)務要求，在檢察院業(yè)務信息化系統(tǒng)中進行設定和體現(xiàn)，避免不完整或不規(guī)范的歸檔信息的產(chǎn)生，加強檔案部門對于前置業(yè)務環(huán)節(jié)的監(jiān)督機制，對檔案材料形成過程的控制力需要加強。
2 業(yè)務軟件在設計規(guī)劃需考慮檔案業(yè)務各類需求
往往在業(yè)務應用系統(tǒng)中，存在以下現(xiàn)象：一是上級機關開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入，技術上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理歸檔困難重重。
列舉個實際的例子，比如一些業(yè)務系統(tǒng)只考慮了當前年度機構代碼的使用要求，每過一段時間就在原有機構代碼上做調(diào)整和替換，修改替換的內(nèi)容也沒有完全備案留下痕跡，業(yè)務系統(tǒng)只考慮自己系統(tǒng)數(shù)據(jù)不出代碼解釋問題。沒有考慮接收這些數(shù)據(jù)的檔案系統(tǒng)，3到5年以后，如何去解析這些機構代碼的問題。
存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細明確的規(guī)范化標準和實施細則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發(fā)修改較為隨意。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發(fā)軟件，結合檢查檔案業(yè)務特點，業(yè)務系統(tǒng)建設從底層數(shù)據(jù)庫設計、到代碼規(guī)范，都要考慮到檔案的業(yè)務需求，并形成書面的業(yè)務規(guī)范規(guī)則文件。
3 檢察機關檔案數(shù)據(jù)需要制定行業(yè)檔案業(yè)務標準
檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：檢察院機關內(nèi)，計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、兼容性等方面存在嚴重的不足；在檢察機關檔案信息規(guī)范化方面的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；也缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。檔案行政主管部門雖明確了電子文件、電子檔案的定義和歸檔要求，但缺少指導實際操作的實施細則，特殊專業(yè)檔案(如檢察機關檔案)的行業(yè)標準不統(tǒng)一、不完善。這勢必造成各地區(qū)檔案信息化建設各自為政，數(shù)據(jù)標準、格式不統(tǒng)一。
檢察院各種信息管理軟件繁多，各信息軟件之間數(shù)據(jù)接口困難，檔案信息難于共享。以我院訴訟檔案管理軟件為例，目前檔案部門正在使用的軟件有四套：單機版的管理軟件一套、老的辦案系統(tǒng)軟件一套、新的辦案軟件一套、文檔一體化管理系統(tǒng)一套。這些軟件之間沒有數(shù)據(jù)接口，檔案信息無法共享，但各個軟件又獨立完成檔案管理的不同職能，檔案工作人員要重復輸入數(shù)據(jù)才能保證檔案工作的順利開展，只有制定出規(guī)范標準，各軟件按照規(guī)范進行數(shù)據(jù)溝通交換，才能徹底解決這一問題。不僅對于軟件研發(fā)單位來說，避免的多次重復開發(fā)數(shù)據(jù)接口的麻煩，同時也能提高業(yè)務系統(tǒng)建設效率，減少信息化建設人員時間，直接減少預算費用。
雖然現(xiàn)在國家和高檢院還沒有出臺檔案信息化的相關標準和要求，檔案信息化建設不能因此而止步。在檔案信息化建設標準的問題上，需要我們主動配合上級檢察機關開展調(diào)研，發(fā)揮上海的區(qū)位優(yōu)勢，為檢察機關制定檔案信息化標準和要求提供參考意見。
檔案信息存儲數(shù)字化建設的思考
1 檔案數(shù)字化建設．檔案安全性最為重要
檔案室保存的檔案以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案具有唯一性的特點。每一份檔案都是一個孤本，在頻繁調(diào)閱、復制利用的過程中，紙質(zhì)載體受損后會導致檔案信息資源的丟失，無法繼續(xù)利用，造成檔案資源的嚴重損失。尤其是歷史檔案，其原始記錄性、唯一性決定了其具有更高的價值，但由于當時的紙張質(zhì)量、管理水平及保管年限的原因，歷史檔案信息更顯珍貴，因而保護檔案、保護檔案信息資源成為檔案工作人員關心的問題之一。開展檔案信息化建設通過數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案復制為數(shù)字化圖片，通過網(wǎng)絡提供借閱利用，可以有效減少對紙質(zhì)檔案的調(diào)閱，延長紙質(zhì)檔案的保管壽命，而且可以實現(xiàn)檔案信息異地備份，從而實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的保護。在檔案數(shù)字化過程中的數(shù)字化加工現(xiàn)場監(jiān)控管理，也需要通過技術手段進行監(jiān)督和控制，如加裝攝像頭進行錄像監(jiān)控，如不允許將食物和飲水帶人數(shù)字化加工現(xiàn)場等。
2 需要加強檔案數(shù)字化人員的培訓
對于檔案數(shù)字化，大多數(shù)從事多年檔案工作的同志來說，還都是一項新技術工作。保障檔案數(shù)字化的前提是，必須建立一支適應信息化要求檔案管理隊伍，單單靠數(shù)字化外包給專業(yè)公司，不能徹底解決數(shù)字化過程中，體現(xiàn)出檢察機關特色的內(nèi)容來。為適應檔案管理的現(xiàn)代化，必然對檔案管理人員提出新的更高要求，需要通過外出走訪學習和培訓，提高檔案人員對于數(shù)字化管理的認識和業(yè)務能力，鑒于檢察檔案業(yè)務人員手頭案子多、整理案卷工作繁多的情況，應注意引進多方面的專業(yè)人才，充實檔案干部隊伍，重點加強檔案數(shù)字化業(yè)務能力提高，形成能夠駕馭
和控制檔案數(shù)字化業(yè)務工作的骨干，以適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應信息化時代的挑戰(zhàn)。
3 檔案數(shù)字化建設需要有長短期規(guī)劃
制定檔案信息化建設的短期規(guī)劃和長期規(guī)劃。長期來說，需要從數(shù)字化檔案保管的長遠的角度考慮檔案信息化建設的目標；檔案信息化建設的短期規(guī)劃要定位在對軟硬件的改造、對庫存檔案信息化和逐步推進檔案信息化步入正軌這三個方面上來。
合理定位于對每年形成的檔案數(shù)字化的進度和范圍，對于信息化建設中的檔案歸檔接口需要特別重視，年度歸檔文件的電子數(shù)字化程度越高，以后存量檔案需要數(shù)字化加工的內(nèi)容就會越少，避免舊賬未還，新賬又出的情況。
需要整理出利用率較高的檔案范圍，將有限的數(shù)字化預算用在最需要的方面。硬件的改造添置符合檔案信息化要求，超前購買超大的數(shù)據(jù)存儲設備，存儲設備空間閑置是較為浪費資金的行為，因為存儲硬盤的銷售價格每年都在降低，可按照需求分年逐步增加數(shù)據(jù)硬盤。軟件建設方面，盡可能統(tǒng)一協(xié)調(diào)各部門數(shù)據(jù)相關的軟件系統(tǒng)的字段要求，同時在引進或設計檔案管理軟件時，盡可能達到數(shù)據(jù)兼容性好、數(shù)據(jù)接口完備的要求；對庫存檔案信息化加工要加大檔案數(shù)字化掃描、對檔案信息著錄以及對檔案網(wǎng)絡化建設的力度；逐步推進檔案信息化步入正軌，就要將檔案信息化建設作為一項長期的、穩(wěn)定的工作固定下來，作為對檔案部門工作考核的一項重要指標。
4 檢察檔案信息利用網(wǎng)絡化建設思考
