時間：2023-05-31 09:36:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理建議，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設方面，本文從提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障；轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理；優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力；加強檔案網站建設，落實檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確；完善數字檔案館建設共七個方面闡述了筆者的建議。
【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；建議
檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。
一、提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障
各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設，必須領導在思想上要提高檔案信息化建設的重要意義，將檔案信息化建設作為重要的工作任務來抓。為了推進檔案管理信息化建設，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設備、服務器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設所需的硬件條件。
二、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理
傳統的檔案管理，是以紙質材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發展，除了必要的紙質材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業技術性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業人員的學歷的專業性，還要定期的組織從業人員學習檔案信息化管理建設的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設需要從業人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應用能力培訓，努力將檔案工作隊伍培養成會檔案管理、又會計算機的復合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設對人員的需要。
四、加強檔案網站建設，落實檔案信息
公開檔案網站建設是檔案信息化管理建設工作的另一項重要工作內容。通過檔案網站建設，能夠實現遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設了檔案工作網站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網站建設，完善檔案網站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網絡安全的重要性，加強網絡安全技術水平提升，設置防火墻和安全掃描監控系統，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網站用戶，要建立實名制準入驗證，拒絕非法訪問和未授權訪問。要根據用戶進行分類，以授權不同的檔案信息查詢權限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯網隔離儲存。
六、規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確
電子檔案信息在錄入時，容易出現錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內容標準。
七、完善數字化檔案館建設,開拓檔案工作的新局面
數字化檔案館建設，是檔案信息化管理建設的另一項組成部分。數字檔案館是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，其集成的檔案信息數量與內容更加廣泛，更便于檔案信息統計、查詢、保存。數字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協調建設的關系，需要根據實際情況做好信息管理的統籌規劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數據庫質量管理系統完善數字化檔案建設。傳統檔案館必須向數字檔案館轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻：
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[2]劉英萍.淺議檔案工作信息化建設[J].檔案與社會,2005,(12).
【關鍵詞】檔案管理模式；改革；建議
如今，大多數檔案管理機構或部門紛紛遵循統一領導、分級管理的基本原則，通過集中管理模式開展一系列檔案管理工作。盡管該檔案管理模式具備強制性的推動力，可促進檔案管理人員貫徹、執行各項指令，但管理鏈條過長，各個層級之間的溝通不暢，檔案管理面臨的工作思路滯后、制度弱化、忽視信息化建設、人員業務技能水平偏低等問題越來越突出，急需采取行之有效的措施改革檔案管理模式。
一、建立彈性工作思路，提升檔案管理效率
盡管集中式管理模式是檔案管理的主要方式，且該模式能推動檔案管理部門合理安排、部署，但管理交叉、權力過于集中、相互推諉扯皮等現象嚴重阻礙檔案管理效率，這與現行檔案管理模式陳舊、檔案管理不被重視等有莫大的關聯。為此，檔案管理機構及人員應勇于打破固封的管理格局，科學清理各級檔案管理部門之間的權力界限，盡早建立彈性的檔案管理工作思路，并適當下放檔案管理的整理、接轉、保存等權力，從而使檔案管理人員充分發揮職能作用，為改革檔案管理模式、提升檔案管理效率奠定堅實基礎。
二、通過職能強化制度，加快管理體制改革
檔案信息資源的整合與統一集中管理是檔案部門履行職責的基礎所在，所以檔案部門應強化職能，進一步建立健全檔案管理制度，將檔案的收集制度、移交制度、動態管理制度等均納入檔案管理環節，以便將檔案管理的優勢充分發揮出來。當前，檔案管理處于社會轉型與經濟體制轉軌的關鍵時期，以往傳統的職能定位、管理體制以及方式等很難與市場經濟發展需求相適應，這是改革檔案管理模式的障礙。為此，檔案管理體制也需嚴格遵循改革思路，基于遵守國家檔案法律法規的前提自覺、自主地落實檔案管理工作，而不能一味依賴國家行政管理機關的強制治理手段。同時，檔案行政管理機關也需加快改革步伐，主要通過法律手段宏觀監控各級檔案管理行為，并為檔案管理工作的開展提供更多業務指導與標準，推動檔案管理部門改革管理模式，優化檔案管理工作。
三、不斷加強信息建設，建立檔案管理系統
當今社會，信息化是一大趨勢，它使檔案管理模式改革有了新要求，即盡可能通過當代新的科技成果及管理手段實現信息化檔案管理，與此同時，在加強檔案信息化建設的同時應嚴格依據國家的信息化管理標準，按照自身發展特點及實際情況制定內部標準體系，通過專用的網絡向大眾傳播檔案中豐富的信息數字資源。隨著檔案材料越來越多，整理檔案的難度越來越大，有必要建立相應的檔案管理系統，而信息技術的發展也為優化檔案管理方式、改革檔案管理模式提供了強有力的技術支撐。在實踐中，檔案管理人員應充分利用網絡技術、管理系統等軟件采集信息、整合資源，集成檔案管理的流程，通過科學使用信息技術實現網絡管理平臺上檔案征集、整理、歸檔、保存等工作環節的有序集成。應用信息化技術還能永久保存重要的檔案資料，大大延長完好保管檔案的年限?；诰W絡的互聯互通，檔案管理還能打破地域限制，合理共享檔案資料，并依托檔案信息化管理強大的服務平臺，減少檔案人員配備，節約人力成本。但檔案信息化建設尚處于起步階段，重視度不夠、經費不足、人才匱乏等問題接踵而來，需要檔案管理堅持引用信息化技術，不斷完善檔案管理系統，以推進檔案管理模式的深化改革。
四、檔案管理人員注重練就高水平業務技能
經濟與社會的快速發展給檔案管理人員提出了新的、更高的要求，且檔案管理質量的優劣與檔案工作人員素質水平的高低有直接關聯。因此，新時期的檔案管理人員務必要堅持與時俱進，努力解放思想、提高自身素質水平，訓練自身形成良好的職業道德、較強的思想政治素質、強烈的責任感等，以更好地適應檔案事業在新時期的新要求。當然，檔案管理不僅是一項管理服務性工作，還是一項業務性工作，要求檔案人員不僅業務功底要扎實，還需具備較強的服務意識與管理能力。如檔案人員應充分掌握計算機知識，以有效管理和控制檔案信息的數字化、電子化；迅速地、有效地收集信息，并完整保護信息，及時為使用者提供準確的檔案信息，幫助他們用最短的時間找尋自己需要的信息，從而提高檔案信息使用率。因此，新時期的每一名檔案管理人員都應堅持完善服務手段，在學習檔案管理業務知識的同時學習先進的新技術，注重編制檢索工具，完善檔案信息檢索系統，提高檔案的利用率，致力于在業務創新方面取得更大的突破，為深化檔案管理模式改革提供可靠的人才保障。
五、結語
隨著科學技術的快速發展，經濟全球化步伐不斷加快，改革檔案管理模式在成為時代使命的同時也獲得了有利的條件，檔案管理工作者不能因問題或困難就停滯不前，而應在實踐中不斷改革工作思路、創造工作動力、謀求發展空間，為檔案管理模式改革提供強大的支撐與助力，促進檔案事業協調發展。
【參考文獻】
[1]白亞欣.檔案管理模式改革順應時展要求[J].黑龍江史志，2014（09）：127.
[2]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）：74-75.
一、新時期測繪人事檔案管理存在的問題
（一）重視程度不夠。目前，測繪單位普遍存在生產項目工期緊、任務重、人手少等問題，在日常工作中，人事檔案管理經常被忽視，各單位的重視程度不夠，直接導致在需要查找和利用人事檔案資料的時候，出現人事檔案資料查找不及時、更新速度慢等問題。（二）流程缺乏規范性。在當前對人事檔案進行管理，有些單位認識到人事檔案管理的重要性，但是人事檔案的管理人員缺乏對規范性流程的認識，在進行管理的過程中往往隨意性較大[2]。測繪人事檔案存在部分檔案沒有進行分類管理、缺少檔案清單、檔案查閱記錄不完整、歸檔目錄沒有專人管理等問題，使檔案管理流程不夠規范。（三）制度不夠健全。相對于快速發展的測繪地理信息技術來說，測繪人事管理制度是相對滯后的，測繪人事檔案管理制度存在漏洞，制度更新不夠及時，現有的測繪人事檔案管理制度不能滿足新時期測繪人事檔案管理的需求，人事檔案制度的不健全阻礙了測繪事業的發展。（四）測繪人事檔案資料的基礎不完善。近年來，測繪人事檔案資料的基礎工作在逐年完善中，但仍未做到通過調閱檔案各項工作可倒查可追溯，檔案管理工作可無障礙交接，測繪人事檔案資料的基礎仍然處在較低水平，導致人事工作整體管理水平下降，無法更好地為新時期測繪工作的發展提供服務。（五）信息化水平落后。目前，測繪系統尚未建立測繪人事檔案信息數據庫，人事檔案信息補充和更新速度慢，補充和更新工作花費大量的人力物力，費時費力。此外，測繪系統有大量的涉密人員，測繪人事檔案信息保密工作做的不到位，人事檔案管理存在安全隱患。
二、做好測繪人事檔案管理的建議
（一）提高管理人員對測繪人事檔案的認知。加大測繪單位管理層對人事檔案管理的重視程度，組織人事檔案管理人員參加國家、省、市檔案局組織的培訓課程，加大檔案資料管理宣傳力度，提高每一名人事檔案工作人員對干部職工人事檔案管理重要性的認識，保證每個人在工作過程中都“不亂為、不妄為”，全面提高新時期測繪人事檔案管理人員對檔案管理的認識水平。（二）規范測繪人事檔案管理流程。在新時期，要不斷提升測繪人事檔案的精細化、精準化管理水平，規范測繪人事檔案管理流程，為完善測繪人事檔案管理打好堅實的基礎。同時在進行人事檔案資料收集、歸檔、檢索、查閱的過程中也要制定配套制度，全面提高人事檔案管理的科學性，同時要提高安全性，避免人事檔案資料的泄露[3]。（三）完善測繪人事檔案管理制度。在保證檔案原始資料完整的同時，不斷完善干部職工人事檔案信息及管理制度，組織開展必要的測繪人事檔案管理制度及辦法的編制和修訂，通過學習調研、征求意見、組織研討等方式，逐步完善測繪人事檔案管理制度，并且認真按照規定的制度和程序辦事。（四）規范測繪人事檔案管理基礎。夯實測繪檔案管理基礎，打造嚴謹規范的內部測繪檔案管理體系，完整反映工作開展情況及干部職工成長歷程。根據工作內容，分別建立干部任免及批復、干部選拔任用紀實、領導干部個人有關事項報告、黨費收支及公示、組織人事規章制度等6個檔案體系，全面準確反映工作進展情況，如實記錄工作開展過程。做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集以及職稱評定、年終表彰、干部審查、違紀處分等階段性材料收集，在收集材料的同時，注意鑒別人事檔案資料的真偽，確保測繪人事檔案資料的真實性和準確性。（五）提升測繪人事檔案管理信息化水平。對于測繪人事檔案的管理，應該更好地借助新媒體工具，借助掃描儀、信息系統、自動識別系統等工具，將現有的檔案信息數據化。應建立測繪干部職工人事檔案信息化管理制度，有效降低檔案管理過程中的物力成本和人力成本。信息化的同時，做好檔案保密工作，確保干部職工人事檔案管理工作的規范性、嚴肅性及真實性。
三、結束語
目前，測繪事業處于剛剛完成改革發展的新時期，如何做好測繪人事檔案管理顯得尤為重要，測繪工作人員應充分認識到人事檔案管理的重要性，采取更加高效的措施和辦法，完善測繪人事檔案管理，為測繪事業快速發展提供更好的服務。
參考文獻
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4.周珍.新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考[J].中國市場，2016.30
關鍵詞：電子檔案；科研檔案管理；利弊；建議
隨著數字信息時代的飛速發展，電子檔案應勢而生，并逐步在科研檔案管理中發揮重要作用。電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案的出現，給長期以來的重保管、輕利用的傳統科研檔案管理帶來了較大沖擊。如何揚長避短，在科研檔案管理中發揮電子檔案的優勢，首先要對子檔案的利弊有一定認識。
1 科研檔案管理中電子檔案的優勢
科研檔案管理相對文書檔案管理較復雜，一個科研項目或課題歷時短則幾月、多則數年，項目課題中各類材料復雜且珍貴，運用傳統的紙質檔案管理不僅耗時耗力，時間一久更不利于分類歸檔，并且在過程中查找起來也較麻煩，相比傳統紙質檔案，電子文檔的優勢凸顯：
（一）減輕勞動強度
傳統的科研檔案管理通常是在科研項目（課題）完結后，再移交檔案室進行整理歸檔，分類整理、裝訂立卷等全靠人腦、手工，檔案管理員的大量工作時間耗費在枯燥乏味的手工建檔工作中。使用電子檔案，就可以把按“卷”整理歸檔，改為按“件”整理歸檔，換言之任何一件材料都可以在科研項目（課題）未完結時按類別進行歸檔存儲，避免了檔案形成積存，平時就可以隨時整理立卷，節約了應對紙質檔案大量的分類、歸類、裝訂、立卷的時間，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，使其從中解放出來，將寶貴的時間花在更有意義的地方。
（二）提高查閱速度
由于傳統紙質檔案存儲的固定性，查閱往往需要在工作時間內、到固定地點、并由專人找出才能翻閱，不僅浪費時間，更受到地域限制，嚴重的甚至會耽誤科研人員的科研進度。電子文檔的查閱則打破了這種限制，一方面查閱者可以不受地域、時間限制，而是通過網絡信息技術，任何時間、任何地點遠程查閱所需信息；另一方面也解決了一份檔案同時只能一個人查閱的限制，通過電子信息技術，可以多人共享同一份文檔。
（三）利于檔案保護
隨著科研檔案工作不斷完善，科技人員對科研檔案的查閱需求逐漸增加，重復的翻閱查看紙質的文檔，必然會造成原件的受損。同時，查閱檔案通常是整件、整卷提供，科研人員或許只是需要文檔中某一頁的信息，卻能夠看到整件、整卷檔案，不利于檔案管理的保密性。電子檔案不僅解決了紙質文檔易受損的問題，通過檔案管理系統對不同密級的檔案進行權限設置，也達到了檔案管理的保密性。
2 目前電子檔案的一些問題
任何事物都是一把雙刃劍，有優勢必然有劣勢，通過電子檔案的逐步普及使用，也暴露出一些問題。
一是真實性無法保證。紙質檔案具有真實的本質屬性，它們通過紙張、字跡、印章等結合在一起，再進行任何篡改都會留下明顯痕跡，是無法篡改的最原始記錄。而電子檔案的可重寫性就無法避免檔案被篡改，電子檔案可以輕松的被復制、被修改、被刪除，篡改后不會留下痕跡，無法保證檔案的可信度。二是面臨安全隱患。電子檔案依附計算機、網絡等載體而存在，現代社會網絡安全等問題頻發，病毒、木馬、黑客等都讓電子檔案面臨被盜取、篡改的危險，不僅保密性得不到保障，安全也面臨隱患。三是依附性過強。電子檔案的依附性讓承載它的計算機、硬盤等顯得尤為關鍵，高溫、高濕、磁場和電場等都會對電子檔案的載體產生各種影響，他的存在和安全取決于載體的存在和安全。
3 進一步完善科研電子檔案管理的幾點建議
第一，根據電子檔案管理需求，提高檔案管理者綜合素質。不論紙質檔案還是電子檔案，歸根結底是人的工作，檔案管理員不僅要加強檔案管理能力，還要提升專業素養。不僅要熟悉檔案管理知識，更要提升電腦操作、職業道德等專業素養。電子文檔的歸檔、管理等所有流程都離不開檔案管理員，管理員的素質決定了檔案的可靠和質量。因此需要不斷的對其進行業務培訓、思想培訓，認真負責的工作作風和善于鉆研的專業技術，是現代檔案管理員不可缺少的素質。
第二，針對電子檔案暴露的問題，優化管理方式。一是將電子文檔設置為“只讀”狀態，該狀態下可以讀取信息不能更改文檔；二是重要或保密案卷，禁止聯網查詢；三是采用光筆簽署方式，對電子檔案進行標記；四是重視網絡、計算機、軟件自身安全，設置安全保障系統并定期檢測等。
第三，建立完善電子檔案管理查閱制度，規范管理。根據科研人員查閱習慣和單位實際情況，建立一套既能對科研檔案的歸檔制定科學合理標準，又便于實際操作的制度。
第四，取長補短，電子檔案與紙質檔案并存。兩者有互相不能取代的優勢，也有各自無法避免的劣勢。因此，純粹的用電子檔案代替紙質檔案不可取，兩者相輔相成、取長補短，并存或許是未來科研檔案管理的主旋律。
4 結語
電子檔案是時展的必然趨勢，如何順應時展，做好檔案管理工作，這是對檔案管理工作者提出的新要求和挑戰。我們只有在不斷的學習、完善、提高中，不斷摸索、創新，跟上時展步伐，提升檔案管理工作水平和效率。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理；大學生；FoxPro； 檔案工作
高校是培養專業化高級人才的主要機構，是提高學生綜合素質，適應社會各種需要的培養基地。高校學生檔案管理工作是高校基礎工作的重要內容，也是國家人事檔案的組成部分[1-3]。高校學生檔案記錄著大學生在校期間的學習、生活和主要社會實踐等活動，它是學?？疾?、教育和培養人才的數據庫，而且是用人單位選拔、聘用人才的重要依據。在新形勢下， 高校學生檔案工作面臨著許多新情況、新問題，需要建立標準化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加準確、完整地提供高校學生的信息，以便用人單位從大學畢業生檔案中獲得大學生在情商、誠信、創新能力等諸多方面的信息，促進大學生的就業。傳統的檔案管理多由手工進行收集、整理、分類、保存，耗時費力，效率低，而且檔案在調入調出過程中容易丟失，在電子化、信息化快速發展的新形勢下，要求檔案管理做到電子、紙質同步，高校學生檔案的規范化、科學化、信息化管理關系到學生的畢業、就業、出國及再深造等許多方面，實現高校檔案管理的規范化、科學化、信息化已經成為檔案管理人員面臨的重要任務。筆者根據高校學生檔案工作的現狀及存在問題，對高校學生檔案管理工作提出幾點建議，供同行參考。
一、 高校學生檔案管理存在的主要問題
1. 高校學生檔案內容不完整、領導檔案意識淡薄 高校學生檔案包括學生在校期間的各種表現情況
記載，主要包括學習成績方面、政治表現方面、身體健康狀況方面的材料，具體有新生基本情況登記表，入學通知書存根、派遣證存根，軍訓考核表，大學課程成績表，獎學金鑒定材料，學生在校期間的政治思想表現及入團（黨）申請書，黨團組織社會調查證明，學生獎懲材料，畢業生登記表等等。大學生檔案是人才信息的重要組成部分，大學生畢業時檔案的有關內容將成為學生個人的終身檔案。它必須做到相對準確、齊全、完整。能充分記載大學生在校期間的生活經歷、思想品德、政治作風、學習成績等重要信息，能全面反映出大學生在校期間的各方面情況。
目前，我國還沒有專門的檔案管理法規，也沒有統一的高校學生建檔標準及規范，這就使得高校學生檔案管理相對混亂，有的學校把大學生檔案存放在校綜合檔案室進行綜合管理的；有的學校則把大學生檔案存放在各個院系實行分散管理。由于管理不規范，學校相關領導檔案意識淡薄，學生本人對自己的檔案不夠重視，檔案管理人員工作較隨意等原因，常常會出現檔案材料漏、亂、錯、假的情況，如學生檔案材料內容不夠完整，收集不夠準確、及時，漏蓋章或缺成績單等問題，一些能全面反映學生個人的知識結構、創業實踐、參與創業活動的證明等各種材料包括各種英語考試的成績及證書、計算機等級證書、心理測試成績、助學貸款及還貸等誠信材料都沒有歸檔，影響了學生檔案的完整性。
2.檔案管理制度不夠完善
目前,高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數高校尚未制定學生檔案的管理規范及制度、學生檔案管理的工作流程、學生檔案傳遞工作規定、學生檔案室崗位責任制等規章制度。檔案管理較隨意，主要由管理人員的經驗和責任心決定檔案管理水平。
3.檔案管理技術陳舊落后，信息化相對滯后
我國高校檔案建設投入不足，目前還沒有一套統一規范的大學生檔案管理應用軟件，大多數高校學生檔案的管理仍采用傳統的手工操作管理模式，因此，檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等，缺乏采用信息化、網絡化等現代科技手段解決高校學生檔案管理問題的能力。
4.檔案管理人員素質不高
大多數高校的檔案管理人員大都是半路出家，很少機會參加專門的檔案管理、信息技術培訓和在職學習，檔案專業人才缺乏，檔案管理人員的綜合素質亟待提高。
二、做好高校學生檔案管理工作的幾點建議
1.加強檔案管理，建立高校學生檔案管理規章制度
高校檔案管理應以《檔案法》為指導，嚴格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等若干文件精神，結合大學生檔案管理工作的實際情況，通過“法規”來強化領導、學生、檔案管理人員的檔案意識，從學校的實際情況出發，制定相應的檔案管理細則。如學生檔案收集制度、學生檔案保存制度、學生檔案調入調出制度等，以準確、客觀地反映學生的綜合素質與現實表現為指導原則，及時全面地收集各種充分反映學生全貌的材料，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。
2.加強檔案管理重要性宣傳教育,保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔
高校檔案管理部門應采用各種措施,通過各種渠道加強檔案管理重要性宣傳教育,讓學校領導、教師、大學生充分認識到學生檔案是人事檔案的重要組成部分，充分認識到檔案在就業中的重要作用，充分認識到學生檔案是將來政審、入黨、轉正定級、職稱評定、出國、考研等很多方面的重要依據。對檔案涉及到的資料必須做到及時收集和有效整理。建檔工作是從大學生被錄取時就要做好，然后再根據學生的專業，按照國家檔案法規的要求，收集、整理有關的材料，即時存檔。檔案管理工作者還要根據時展的要求，隨時向各相關的職能部門索取、征集。及時收集學生各個階段形成的檔案材料，建立檔案材料收集網絡，將檔案材料收集的責任落實到人。可以以班級為單位設置兼職檔案聯絡員，協助輔導員做好檔案管理工作，以便實現檔案材料及時、安全地傳遞，同時也有助于檔案管理意識的提高。檔案材料要經輔導員驗證簽字后再及時送交檔案室。要加強檔案材料收集的橫向聯系，確保材料收集過程中的保密與安全，保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔。
3. 擴大高校學生檔案歸檔材料的范圍
多渠道及時收集高校學生信息，為學校和用人單位提供全面系統地綜合評價學生的檔案內容，有必要擴大檔案歸檔范圍。原有的歸檔范圍不能反映學生的完整成長過程和素質、能力等方面的全貌，學校管理部門和用人單位對畢業生全面準確的了解比較困難。因此，要擴大高校學生檔案歸檔材料的范圍。 盡可能包含學生在校期間的主要信息。包括大學生的學歷材料、黨團材料、素質培養、實踐技能、身心健康五個方面內容。力爭做到檔案材料真實反映學生的個性化發展特征，更好地服務于學校的教育改革，更有利于學生管理工作和將來的就業。根據當前社會的要求，建議增加下列內容。
（1）學生的誠信記錄。誠實守信是學生最最基本的道德修養。學生信用記錄將做為學生個人職業生涯的信用資本，學生在校期間誠實守信方面材料能準確反映學生的信用行為和品行狀況。培養學生將誠信當成自然的行為，成為自己的內在需要。
（2）創新的潛能。檔案材料不僅要關注學生的學業成績，還要善于發現、記錄與評價學生將來可能的發展潛能，要特別關注大學生科技創新活動及學生的實踐能力和創新能力。
（3）情商記錄。“智商決定是否錄用，情商決定是否升遷”基本成了職業發展的重要信條?，F代社會已經非常注重個人的情商，情商指的是人在情緒、情感、耐受挫折等方面的綜合品質。建立學生的情商記錄檔案，對于準確分析學生的個性特征、促進學生健康成長有重要的現實意義。
4.建立高校檔案管理數字化平臺,實現大學生檔案管理信息化、網絡化
隨著計算機、網絡技術及其應用的不斷發展，使用信息化、網絡化手段解決學生檔案管理的問題已是形勢所需。目前，各高校還沒有統一的大學生檔案管理應用軟件，有的自主開發了自動化檔案管理系統，有的還仍采用傳統的手工操作。如2007年，海南大學應用科技學院采用Microsoft Visual FoxPro編程的管理數據庫自主開發的學生檔案管理系統，實現了學生檔案管理工作的電子化處理。該系統提供的強大的查詢功能和數據分析等功能實現了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優勢，提高了學生檔案信息管理的高效性和準確性。Visual FoxPro是基于局域網環境的中、小型數據庫系統，支持“結構化查詢語言”(SQL)命令和函數[8-9]。具有強大的數據庫管理功能，容易實現高校學生檔案管理中的各項功能，但目前僅能在本校局域環境下使用。建議大學要研制開發適合學校學生教育管理需要的統一的學生檔案管理系統，采用現代技術實現存儲信息與相關學生檔案數據的鏈接處理，方便學生檔案的管理、網上查閱和其它方面的利用，實現畢業生電子檔案的快捷轉接。
5.加強檔案管理人員的繼續教育，提高檔案管理人員的綜合素質 應采取多種形式加強檔案管理人員的在職培訓,在崗繼續教育,積極參加各種全國性的檔案專業會議和各種培訓學習, 加強檔案管理人員的責任感,提高檔案管理人員的專業水平、外語水平、計算機操作能力等，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，使大學生檔案管理高效、規范、有序、準確、完整。
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關鍵詞：人事檔案；管理模式；問題；建議
Abstract: Analysis of collection personnel archive management in the new period of themanagement mode, method, summarizes the characteristics and functions of personnel file management, put forward suggestions on the personnel archives problems.
Keywords: personnel files; management; problems; suggestions
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012） 前言
人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息，組織人事部門可以利用人事檔案在特定的崗位選拔出適合的人才，充分發揮每個人的優勢，調動其工作積極性、主動性和創造性。認識新時期人事檔案管理的特點和作用，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調動各類人員的工作積極性，全面完成各項目標任務，具有一定的積極意義。
1人事檔案的管理模式人事檔案管理主要有內向型封閉式和社會化開放式兩種。 1.1內向型封閉式管理模式
是指人事檔案由單位內部的組織人事部門實行封閉式管理。黨政機關、企事業單位在編人員的人事檔案大多采用這種管理模式，我院的人事檔案采用的就是這種模式。該模式具有以下特點： (1)有利于本單位人事檔案的收集和管理。(2)便于及時利用人事檔案。(3)有利于人事檔案的保密。
1.2社會化開放式管理模式
這種模式與市場經濟的發展和社會信息化進程密切相關。它具有以下特點： (1)人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。其管理對象包括社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。(2)人事檔案的來源與內容具有廣泛性和復雜性。(3)利用者對人事檔案的需求具有多樣性。 (4)人事檔案管理方式和服務方式具有開放性。2人事檔案的收集方法 根據人事檔案形成、補充的特點和來源渠道，主要應當采取以下幾種收集方法： 2.1定向收集
就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關的單位和部門收集。
2.2按時收集
由于人事檔案的形成具有持續性的特點，其收集工作必須堅持經常化。所謂按時收集，包括隨時收集、定期收集和不定期收集三種情況。這三種收集方法相互配合、相互補充，在實際工作中應當靈活掌握，使收集工作能夠持續有效地開展。 2.3追蹤收集
這種方法是根據人事檔案內容的需要，沿著人事檔案在清理、核對中發現的問題和線索進行的收集，它是幫助拾遺補闕的一種重要措施。
在具體工作中也可根據不同情況采取其他一些方法，比如，我院人事檔案管理基礎差、存在問題較多，就需要集中一定的時間，集中人力，突擊進行收集工作。總之，人事檔案收集工作應當立足本單位實際，尊重其形成規律，以收集齊全、完整，能夠適應人事管理工作的需要為原則。
3人事檔案管理中存在的問題 3.1人事檔案利用率下降
人事檔案在平時的日常工作中利用率很低，只有在干部選拔任用、干部考察等少數情況下會查閱人事檔案，通過查閱進一步全面了解被考察對象。其他大部分時間，人事檔案都在收集、補充、整理材料的過程中。
3.2人事檔案材料內容中存在片面、不真實等問題
鑒定考核材料中成績多是贊美之言，缺點也只是希望之詞，較片面，沒有客觀、全面的評價。人事檔案中的出生年月、參加工作時間、入黨時間、文化程度及學歷記載前后不一，不尊重事實。 3.3人事檔案信息開發利用程度低，未發揮應有作用
現單位人事檔案利用工作大多是被動服務，只是等待有關人員來查閱，缺乏主動性，而且利用材料主要是黨團材料、考核材料、落實政策和工資變動方面的。真正用于人才選拔，培養開發等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。
4人事檔案管理的幾點措施 4.1提高檔案管理人員素質
人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案管理人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，在平常的管理中體現它的嚴肅性，堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為單位提供有利的人事資源。 4.2完善人事檔案管理制度
人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了此項工作是一項嚴肅性的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度操作，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《干部檔案材料收集補充制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去偽、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。 4.3采用信息化管理手段
信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用計算機提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，人事檔案的信息化管理已在逐步推廣，許多單位配備了相應的設備，將人事檔案制作成電子文本，使得查詢更便捷，并減少了人事檔案在查詢中的損耗，保證了人事檔案在查詢過程中不被人涂改、抽取，確保了人事檔案的完整真實性。就目前全國的人事檔案發展來看，利用計算機輔助管理人事檔案勢在必行，這也是我院近年來人事檔案工作的新目標新任務。
關鍵詞：信息化 事業單位 檔案管理
事業單位無疑是一個國家和一個政黨的命脈，無論在哪個國家，它都是重要的思想宣傳部門和管理部門，而在事業單位中的檔案管理工作更是重中之重，因為它不僅關系到事業單位內部工作的林林總總，更是包含了全國各個方面工作運行的數據和資料，與全國各行各業的工作內容息息相關，因此，強化事業單位檔案管理信息化工作具有重要的現實意義和時代價值。
一、建立明確管理目標，進行科學的檔案管理規劃
隨著現代化科技手段的不斷更新，管理手段也伴隨著日新月異的科學技術發展在不斷的更新換代，同時電子信息也逐漸被應用到各個領域，并日益成為工作中不可缺少的工具和手段，那么把事業單位當中的檔案管理信息化作為目標就是至關重要的了，信息化的管理方式可以大大減少檔案管理中數據的錯誤和材料的損失率，同時，它也是更加安全和可靠的一種管理手段，但是現如今的事業單位檔案管理工作部門，仍有很多工作人員在使用傳統的管理手段，例如紙質的、人工的計算方法和計算工具，這不僅費時費力，且易出現錯誤，保存起來也不方便，這就需要對檔案管理工作進行調整，尤其是要進行科學的管理規劃，把信息化的工作方法和處理方式應用到實際的工作當中，與時俱進，運用先進的科學手段和科學方法對檔案信息進行錄入和檢索，這樣才能在保證數據和信息的安全性的同時，也使事業單位檔案管理工作變得快捷、豐富和方便。
二、提高事業單位檔案管理工作人員的素質
在很多事業單位中，由于檔案管理工作人員的素質不高，能力偏低，導致了信息化檔案管理工作無法正常實施，所以要想把檔案管理工作的信息化實際應用到事業單位的工作中去就要提高管理工作人員的自身素質和能力，使其不斷學習，不能只滿足于現有的知識水平和理解水平，要不斷學習新的知識，適應時代的發展，緊抓先進科學技術的脈搏，用科學的知識和工作方法武裝自己，并把它應用到檔案管理的實際工作中去，而事業單位要定期對工作人員進行培訓，尤其是對新入職的工作人員，更要把好質量關，凈化員工隊伍，根據工作的需要對工作人員定崗定位，使其在自己的崗位上發揮自己獨特的優勢，為單位貢獻自己的力量，另外，也要對工作人員進行定期的考核，鞏固其知識的理解，增強其對信息化管理工作的能力，并把它實際應用到檔案管理工作中去，只有加強了檔案管理部門中工作人員的自身素質，才能構建一個合理的科學的信息化檔案管理平臺。
三、打造實用性平臺，加強基礎性建設
信息技術無疑是各個領域工作的核心部分，它不僅可提高工作的速度和安全性，更逐漸成為各個行業工作中必不可少的工作手段，行之有效的信息化檔案管理手段可以加強檔案的錄入、檢索、整合和保存等多項工作，同時，也可以使繁瑣的數據和材料傳送工作變得簡約方便，例如在實際工作中，會遇到信息交流不便，消息閉塞等多種情況，那么信息化的管理方式就可以拓展消息渠道，加強各方面工作的協調和溝通工作，合理解決數據交流困難的問題，這樣就節約了人力和時間，使工作步驟變得簡約，在事業單位的檔案管理中，如果出現實際困難，可以利用信息化的平臺，使困難共享，工作人員通過網絡信息這個領域共同解決問題，交換意見，同時可以及時調整、檢閱、查找信息，形成良好的集成接口，使信息管理工作更加系統、科學和規范，由此可見，打造實用型的信息交流平臺可以全面地加強事業單位的檔案管理工作，把信息技術應用到實際的工作當中去。
在事業單位檔案管理信息化建設中，更要注重基礎性建設，因為信息化建設是檔案管理數字化建設的前奏，那么如果想達到數字化的目標，就更要加強信息化建設的基礎性部分，從大局著眼，小處入手，不忽略每個細節，構建完善的信息管理體系和管理制度，把檔案合理歸類，科學分配，明確分清文書型檔案、基礎性建設型檔案、人事部檔案、科技類檔案等，另外，可以利用計算機技術的優勢，把檔案合理地保管，提高管理和保存的安全性，為信息技術在檔案管理工作中的深入利用做準備。
四、結束語
現如今事業單位檔案管理工作中仍存在很多問題，領導者和決策者在對這些問題進行整理和反思的同時，要加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，這樣才能使事業單位內部的檔案管理工作日趨規范和合理，從而建立一個健康的檔案管理體系，最終使事業單位的檔案資源得以最大限度地利用和保護。
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一、農業科研院所檔案管理現狀
我國農業科研院所一般在50年代成立，已擁有60年左右發展歷程，檔案管理涉及范圍廣，包含科研、財務、文書、人事、基建、音像、實物等相關資料，內容繁雜，傳統的檔案管理模式和工具，已經難以滿足科研院所發展需求，無法適應信息化發展環境。目前，農業科研院所的檔案管理仍然存在許多問題。
1.檔案管理仍然采用傳統管理辦法。一些農業科研院所雖然對歷年檔案進行了歸檔整理，編目錄、按部門或事件分類、編頁碼、采用線裝裝訂立卷、入盒，擺放整齊。在機構檔案資料少的情況下，這種傳統歸檔方法對日后工作利用無可置疑。但隨著農業科研事業的日益發展，不斷開拓業務范圍，業務量逐日逐年增長，應歸檔資料也大量增加。如果還是采用傳統歸檔方法，已經不適應科研院所不斷擴大業務發展的利用需求。檔案量大，利用起來不方便，查閱一份文件如大海撈針。
2.各類檔案未統一管理。農業科研院所涉及綜合辦公、人事、財務、科研管理、行政管理、業務一線等部門，涉及檔案類別較多，有文書、人事、會計、基建、影像、實物等檔案。這些類別的檔案在相關部門分散管理，沒有由辦公室統一管理，文件零散，沒有按照檔案管理質量標準歸檔，有些文件到了要用時才發現不知在何處，甚至遺失。這種管理狀況不利于檔案的日常保管和查閱利用。
3.檔案管理庫房設備落后?？蒲性核鶛n案管理部門沒有規劃專門用于存放保管檔案的庫房，即使有也是設備落后，沒有鐵皮柜或密集架，沒有安裝防盜門、防盜窗、窗簾、空調、溫濕度儀等基礎設施設備，達不到防火、防盜、防潮、防光、防蟲等存放檔案最基礎的要求。檔案管理硬件不到位，不符合檔案保管的基礎條件，導致檔案管理實現不了檔案質量控制標準。
4.檔案管理員流動性大。科研院所檔案管理一般掛靠在綜合性辦公室，沒有安排檔案管理人員，一般是由身兼數職的人員兼任檔案員。這類人員由于承擔了其他工作職能，崗位變換與調整的概率很大。對檔案知識剛開始有點熟悉就面臨輪崗，新來的接班人因也是半路出家，無法系統、完整管理檔案?？傊?，檔案管理員的流動性不利于檔案管理工作的穩定性、延續性、科學性與系統性。
5.檔案管理員綜合素質不高?？蒲性核鶛n案管理人員一般是由其他專業技術人員兼任，不是檔案學專業人員，屬半路出家。同時，由于身兼數職，工作繁忙，沒法參加檔案類專業技術培訓，沒法及時更新檔案專業技術知識。由于檔案整理與保管等專業知識的欠缺，導致整理檔案流程不規范、不標準，出現文件資料缺失現象，達不到檔案歸檔質量控制標準。由于整理不規范、不標準，使后期檔案查閱不方便，或者重新整理，出現惡性循環。
二、農業科研院所檔案管理意義
做好文書、會計、科研項目、音像、基建、人事檔案的規范管理，對農業科研院所的內部規范管理起到重要作用，對農業科研院所的長遠發展具要重要意義。
1.有利于科研業務發展。一是有利于促進農業科研項目的研發力度。由于每一項科研項目的立項、可行性報告、項目進度、驗收、鑒定、績效評價等資料得到了完整歸檔，為開發新項目提供了借鑒與參考。二是有利于農業科研院所對科研項目的統計與匯總。三是有利于實驗室建設，促進基礎研發。四是有利于知識產權保護。
2.有利于人力資源管理。由于人事檔案的規范管理，有助于農業科研院所厘清本單位各類人員基本情況，如年齡分布、專業情況特點、專業技術水平，及時摸清飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，清晰了解人員梯度情況。對本單位人員有一定的清晰了解與認識，有幾方面好處：一是有助于職工培訓與職業生涯規劃，利于干部培養與鍛煉；二是有助于合理調整人員崗位，實現人盡其才，使人的潛能發揮到最大化；三是有助于有目的有計劃地培訓高層管理人員；四是還能更好地定位引進人才的需求設置，招聘到更加適用的專業人才；五是有利于干部隊伍建設。
3.有利于內部規范管理。由于各類檔案規范管理，一方面，有助于農業科研院所內部流程的控制管理，及時掌握單位內部規章制度運轉情況，淘汰不適用的，根據最新情況制訂和修訂一批適用性強、可行性高、可操作性強的規章制度，使各項運轉流程更加規范、合理、順暢、高效；另一方面，也有助于滿足單位因面對各項檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀檢的各項審計檢查，本單位及上級主管部門負責人的任中和離任審計，本單位年度財務審計，各類項目審計，其他項目檢查、績效考核檢查，等等。
4.有利于品牌建立與宣傳。第一，由于檔案規范管理，各類資料得到規范管理，檔案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，內外信譽度提高，形成高效而內涵豐富的農業科研機構企業文化。第二，音像檔案的有效、高質量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于農業科研院所的品牌建設，有利于產品宣傳，提升農業科研院所的內外部形象。5.有利于各項業務的順利開展。農業科研院所各部門開展業務的資料及上級和同級部門的來文通過規范整理后，使單位能夠更進一步總結以往年度所開展的各項業務完成情況，找出創新點、亮點以及需要突破的瓶頸項目，列出下一步的主要工作清單，制定未來重點工作任務計劃，從而更加有條不紊地推進各項工作。
三、提升農業科研院所檔案管理水平的建議
針對農業科研院所檔案管理存在的問題，結合農業科研院所的業務職能特點，可從以下幾方面提升農業科研院所的檔案管理工作水平。
1.增強檔案管理意識，重視檔案管理工作。農業科研院所領導層要重視檔案管理工作，安排具體分管領導，對檔案工作統一規劃和部署，把檔案工作與業務工作放到同等位置，列入每年工作重點，年初制定每年檔案工作重點計劃，年終做好每年檔案工作總結。同時努力強化全員檔案管理意識，具體到每個部門、每個崗位、每一位業務經辦人都要樹立檔案整理意識，認識到檔案管理的重要性，每經辦一項業務就完成該項業務資料的整理，按照事項、時間順序整理好，擺放到指定位置，到了指定時間移交檔案管理部門統一歸檔。只有這樣，才能使人人參與到檔案工作中來，提升檔案管理工作的整體水平。
2.完善檔案管理制度。農業科研院所根據國家《檔案法》、檔案管理質量控制標準及相關政策文件精神制定和完善適合本單位職能特點的檔案管理制度，包括庫房管理制度，文書、會計、人事、基建、科研、音像等檔案整理標準或整理工作指引、管理細則。有了制度就有了工作指引，使人人知道檔案管理的步驟與注意事項。農業科研院所各部門不僅是負責檔案工作的綜合辦公室，其他部門，如人事部門、財務管理部門、科研管理部門及業務部門，都要統一意識，遵從本單位檔案管理制度，強化檔案管理的意識和基本知識，讓人人參與到檔案管理工作中，使檔案管理融入每個部門每個人員的日常工作中，降低檔案綜合管理部門開展工作的難度，提高檔案管理水平，如資料收集的完整度、規范性，使單位檔案管理規范、統一、整齊。
3.設立檔案統一管理部門。農業科研院所的業務范圍廣泛，涉及的資料種類繁多，有文書、會計、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部門管理，各部門之間會因業務不交叉或相互間有隔閡而不會資源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使資料零散，長期下來有可能導致資料丟失，不利于檔案利用，辦事效率低下，也不利于檔案的長期管理。農業科研院所要設立職能部門，如綜合辦公室，統一管理文書、會計、人事、基建、科研、音像等所有檔案，統一規劃庫房，統一按規范、標準整理，使檔案整齊劃一。統一管理和利用，包括整理歸檔、維護、查閱、借閱、復印、掃描等，迎接審計和巡視檢查等的查閱，有利于檔案的保護，提高利用率，也有利于檔案匯編，提高使用效率。
4.使用現代檔案管理軟件。農業科研院所要結合數字農業發展形勢，順應現代辦公軟件的使用形勢，結合現代化計算機科技，安裝和使用現代檔案管理軟件，運用現代化管理手段，簡化檔案管理辦法，改善檔案管理條件。使用現代檔案管理軟件有幾方面的優點：一是簡化了檔案管理方法，提高了檔案整理效率；二是方便檔案檢索、查閱，提升檔案利用率；三是在檔案管理系統上直接調取需要的文件掃描件以及相關數據，減少了翻閱紙質檔案的幾率，紙質檔案也因此不易受損，一定程度上保護了紙質檔案的完整性；四是有利于推進檔案管理數字化建設，迎合數字農業的發展需求，助力農業科研事業發展。
5.完善檔案管理設備。農業科研院所要規劃一個統一存放檔案的庫房，按照檔案管理標準安裝防盜門窗、空調，配備除濕器、溫濕度儀、滅火器等，安裝具有防潮、防塵、防火、防蛀的密集架或檔案柜，使檔案存放在安全的環境中，有足夠容量的柜子，滿足檔案長期存放要求。
關鍵詞：學校檔案管理；信息化建設；問題；建議
在學校管理的各項工作中，檔案管理是其中較為重要的一部分。隨著教育改革進程的加快，學校傳統的檔案管理在應用的過程中表現出了種種弊病，這種種弊病的解決在很大程度上依賴于學校檔案管理的信息化建設。但是由于學校檔案管理的信息化建設發展的時間較短，其中存在的弊病較多，因此，探究其信息化建設中的問題，提出相應的改進建議，對實現學校檔案管理信息化建設的科學發展具有重要的意義。
一、學校檔案管理信息化建設的內容
學校檔案管理信息化指的是以發揮檔案的憑證作用為基礎，充分發揮檔案的信息功能，促使檔案內容實現數字化，促使檔案傳遞實現信息化。其中檔案管理信息化的含義有三層：其一，促使檔案內容實現數字化，以便于信息的讀取與存儲；其二，實現檔案信息傳遞、接收、儲存、利用的一體化，提升操作的便利性；第三，實現檔案信息管理的網絡化，增強信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，學校檔案管理的信息化建設內容也包括三個方面：第一，檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設的含義是在掃描技術和數據庫技術的支持下，以安全性、效益性和規范性為原則，將傳統的檔案內容轉化為電子檔案進行保存，從而構成一個有結構、有秩序的檔案信息庫。第二，檔案網站建設。檔案網站建設是檔案管理機構以公共信息服務網站為平臺，以網頁主頁的方式開展檔案宣傳工作、提供相關服務的服務型網站，其功能為交流、服務與宣傳，其構成內容為機構信息、資源信息、工作信息和服用利用信息等。在學校檔案管理信息化建設的過程中，檔案網站建設是重要步驟。第三，數字檔案館建設。數字檔案館是一種遠程獲取檔案信息的方式，其建設的目的在于促使用戶能夠以便利快捷的方式獲取所需信息，其特點為：在功能方面其中心是存儲；在運行方面實現信息存取的網絡化；在存儲方面以無形的信息方法完成。
二、學校檔案管理信息化建設的問題
學校檔案管理信息化建設的時間較短，其中存在的問題較多，具體分析如下：第一，重視程度較低。學校檔案管理工作在學校的各項工作中受到的重視程度本來就比較低，學校相關領導對檔案管理信息化建設的重要性認識不完善，導致在其中投入的精力不足，投入的經費不夠，與信息化建設相配套的基礎設施不健全，最終影響了學校檔案管理信息化建設的實現。第二，人才隊伍不健全。學校檔案管理人員長期使用傳統的檔案管理方法，在檔案管理方面已經形成定性思維，對信息化管理這種新型檔案管理方式的接受程度比較低，接受效率比較低。同時，因為相關的培訓制度不健全，缺乏有效的培訓激勵機制，使得原有的檔案管理人員出現固步自封的現象。再加之，專業的檔案信息化管理人員沒有實現有效的引進，人才隊伍不健全，最終影響了學校檔案管理信息化建設的發展。第三，檔案管理制度不健全。受到檔案管理重視程度不足的影響，學校的檔案管理工作并沒有被納入政府工作體系，所以在學校檔案管理方面也沒有相關的規定，使得學校檔案管理缺乏統一的標準，影響了檔案管理的規范化建設，最終影響了檔案管理工作的信息化建設。
三、學校檔案管理信息化建設的建議
針對上述問題，本文針對學校檔案管理工作的信息化建設提出以下建議：
第一，提升重視程度。首先，教育部門要針對學校檔案管理的信息化建設召集學校領導召開相關會議，促使學校領導充分認識到學校檔案管理信息化建設的重要性，端正學校領導對信息化建設的認識，進而提升全體師生對檔案管理信息化建設的認識，以在學校領導的支持下在檔案管理信息化建設方面投入充足的精力、人力和物力，為檔案管理信息化建設的實現奠定良好的條件。
第二，完善人才隊伍建設。在檔案管理信息化建設的過程中，人才是決定檔案管理信息化建設效果的重中之重。在新形勢下，檔案管理人員不僅要做管理員，更好成為檔案信息的“數據庫”和“百事通”。為了達到這樣的要求，檔案管理員要主動提升自己的專業素養，豐富自己的計算機應用技能和數據庫能力，緊追檔案管理信息化建設的步伐。同時，學校要做好檔案管理人員的培訓工作，定期開展培訓，號召全體檔案管理人員積極參與，并制訂定期考核計劃，對于未能通過考核的檔案管理員對其進行再教育，如再次考核不過關，就予以辭退處理。除此之外，學校檔案管理系統還要積極引進專業的檔案管理信息化建設相關人才，做好信息化檔案系統的設計與維護工作，帶領全體檔案管理人員提升信息化建設素養，以最終建設一支高素養的信息化建設人才隊伍，以進一步推進檔案管理工作的信息化建設步伐。
第三，完善制度建設。在學校檔案管理工作信息化建設的過程中，對其產生阻礙的因素之一就是不規范的制度。建設規范的制度，要處理好標準化制度和規范化制度之間的關系，促使二者相互協調，共同進步。首先，要建設一個具有統一性的網絡目錄標準。因為檔案內容較多，形式多樣，錄入標準和管理標準不統一，導致查閱困難。因此，要完善檔案管理的信息化建設就要統一檔案管理標準，以便提升檔案管理效率和查閱使用效率。其次，要建立一套較為完善的制度，比如建立電子檔案管理制度、重要場所的進出制度、電子檔案系統的安全運行制度等，以實現檔案信息的規范管理。
第四，完善數據庫建設。首先，要搭建一個學校檔案管理信息化建設平臺，以《檔案法》的相關規定為依據，規范檔案管理規章制度，對學校檔案進行分類處理；其次，要實現資源共享。學校檔案管理部門要聯合學校的其他部門制定檔案管理的聯合目錄，并形成完善的網絡系統，以便于實現一體化管理，以便于實現資源共享。第五，完善硬件設備的配置。檔案管理的信息化建設在很大程度上依賴于硬件設備，因此，為了推進學校檔案管理信息化進程的實現，完善硬件設備配置是關鍵。檔案管理部門的相關人員要將所需的硬件設備進行統計，將其上報給學校領導，學校領導要盡快予以審批、撥款，完善硬件設備的配置，以完善檔案管理的信息化建設。
四、結語
隨著教育改革進程的加快，傳統的學校檔案管理模式在工作的過程中表現出了種種缺陷，不利于實現學校檔案的規范化管理，不利于提升檔案的利用水平。因此實現學校檔案管理的信息化建設具有重要意義。學校檔案管理的信息化建設包括三方面的內容，分別是：檔案信息數字化建設、檔案網站建設和數字檔案館建設。目前存在的問題是重視程度較低、人才隊伍不健全、檔案管理制度不規范，針對這樣的問題，本文從提升重視程度、完善人才隊伍建設、規范制度建設、完善硬件配置、完善數據庫建設五個方面對學校檔案管理工作的信息化建設進行了探究，具有一定的價值。
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【關鍵詞】地稅；檔案管理；建議
在地稅的管理中，稅收是一項最重要的工作，但是現階段我國地稅部門的檔案管理工作沒有得到規范化的管理，極大地影響了地稅部門的正常工作。因此想要將地稅管理工作更好的發展和進步，就一定要對地稅的檔案管理工作引起重視，充分提高地稅檔案管理工作的科學化和規范化，不斷完善我國地稅系統的進步和發展。
一、現階段地稅管理工作中存在的問題
（一）檔案管理工作人員認識到工作的重要性
現階段我國的地稅檔案管理工作中，大部分的工作人員思想觀念認識的不夠深刻，沒有意識到地稅工作的重要性，因此導致我國地稅管理工作沒有得到足夠的重視，甚至存在檔案歸檔都會出現問題的現象[1]。由于相關部門和領導干部對于檔案的護士，沒有對工作人員的個人素質和水平進行統一的培訓和指導，因此現階段我國大部分地稅檔案管理工作人員都存在專業性知識薄弱的現象。工作人員在進行檔案的整理時，更是面對著資料和檔案不知從何下手，使得現在我國地稅檔案管理工作存在著很大的問題和漏洞。
（二）檔案管理制度不完善
我國的稅收管理工作始終缺乏更加完善的制度進行指導和規范，這也是我國現階段檔案管理工作出現問題的一個主要的原因。只有更好的將檔案管理規范化、制度化，檔案管理工作才能有效、順利的進行。而現階段我國相關單位和部門沒有建立起完善的管理制度，導致檔案管理工作缺乏統一的管理，資料和檔案的收集和整理都比較困難，給管理工作帶來了一定的難題，影響了檔案管理的正常工作。
有的地區雖然也建立起了完善的檔案管理制度，但是由于工作人員的專業性不夠，同時各方面的配合力度欠缺，因此檔案管理制度就算建立起來，執行時也存在一定的問題，影響了檔案管理工作的正常運轉[2]。
（三）檔案管理條件相對落后
現階段我國大部分帝舜部門的檔案管理方式還停留在文字保存的方式，這種保存方式最大的缺點就是文字隨著時間的流失，字跡會逐漸淡化，同時管理起來也比較困難。而在硬件設施上，也缺乏先進的設備支持，甚至現在很多地區的稅收部門都沒有設立專門的檔案室，而是利用庫房、辦公室等地方直接進行檔案的存放。這種不良的檔案管理方式和條件，很大的影響了日常對檔案的管理，并且由于保護不到位，檔案很容易出現霉變，蟲咬等息情況。
二、檔案管理工作的相關建議
（一）加強對檔案管理工作人員的培訓
想要更加完善我國地稅檔案管理工作首先要從較強對工作人員的培訓做起。地稅部門要定期組織工作人員進行專業的培訓，培訓的內容主要以檔案管理工作為主，提高工作人員的專業度，同時在培訓的過程中，要讓相關的工作人員意識到地稅檔案管理工作的重要性，樹立起更加完善的稅收工作服務意識。
（二）建立健全完善的稅收檔案管理制度
國家和相關部門應該認識到現階段我姑稅收工作的問題所在，建立健全相關的稅收檔案管理制度，保證檔案管理工作的規范化和科學化。同時在日常的管理工作中，國家和相關的部門要發揮起自身的監督作用，及時發現檔案管理工作中出現的一系列問題，并對問題進行相應的指導和幫助。
（三）加強檔案管理的硬件設施
在國家和相關部門的支持下，地稅部門也應該對自身的硬件設施進行完善，在信息化高度發展的今天，將先進的科學技術和設施投入到檔案管理工作的應用中來，完善基礎設施建設，保證檔案管理工作的順利發展。在檔案的管理工作中，利用專業的管理設備和計算機技術，完整的保存每一份資料和檔案，用過專業的技術人員和檔案管理工作人員的密切配合，做好檔案的管理工作[3]。
（四）加強對檔案的開發和利用
檔案的管理不是單純的將資料和檔案進行收集，而是在有用的時候，這些檔案和資料能夠被更好的利用，為稅收部門保存更多重要的材料。因此，地稅檔案的管理是一項十分重要的工作。
結束語
稅收工作是一項關系到百姓根本利益和國家發展的一項重要工作，因此地稅檔案管理工作不容忽視。雖然目前我國的稅收檔案管理工作存在著一定的問題，但是我們只要正視問題的所在，用積極的態度去解決問題，不斷地將我國的地稅檔案管理工作進行完善，建立健全地稅檔案管理制度，將檔案管理工作進行的更加規范、科學，就能更好的推動我國的全面進步和發展。
參考文獻：
[1]楊娟，肖晶，楊婷婷等.對當前地稅檔案管理工作存在問題的幾點意見[J].南方論刊，2009.
關鍵詞：加強 社會保險檔案 建議
鐵路職工社會保險檔案管理工作是推進鐵路社會保險事業發展的一項重要基礎工作，真實地記錄了社會保險經辦機構從事社會保險管理工作的過程，主要包括養老保險檔案、醫療保險檔案、失業保險檔案和工傷保險檔案，它在社會保險各項工作中起著至關重要的作用，是參保職工今后享受社會保險待遇時的有效依據，直接關系到參保職工的切身利益。
一、鐵路職工社會保險檔案管理工作中存在的問題
鐵路職工社會保險檔案管理工作是從2006年開展起來的，起步晚，不規范，管理亂，存在諸多問題：
1、沒有健全明晰的社會保險檔案管理工作機制。鐵路系統職工的社會保險檔案管理工作主要落實在最基層的站段，由于從鐵道部到鐵路局、再到站段沒有一個統一的社會保險檔案管理機制，在不同的鐵路局，一個鐵路局內不同系統，甚至同一系統的不同站段，社會保險管理工作分工五花八門，各不相同，有的站段將社會保險工作中的養老保險、醫療保險、工傷保險、失業保險等分割成幾大塊由不同的人員進行兼管。多個人員不僅要做好本崗位大量工作同時又兼管社會保險中的不同保險，以至于各自為政，保險信息不能共享，資源浪費，工作重復，效率低下，最后是職工社會保險檔案工作這項最繁索、最重要的工作互相推諉、元人管理。有的站段社會保險工作由專門的人員進行管理，這樣雖克服了多頭管理的缺點，但是在具體的工作中管理人員履職不到位，重視不夠，形成目前鐵路社會保險檔案管理流于形式，應付檢查，管理混亂。
2，缺乏適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的專業管理標準和規范。我專職從事社會保險工作。是從廣安工務段和涪陵工務段兩個段合并后開始的，當時我的第一件工作就是全面清理兩個段職工的社會保險檔案，清理中我發現檔案室設備陳舊，防火、防潮、防蛀等達不到標準，職工的社會保險檔案有的集中裝在一起，該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，分類、編目、排列完全沒有科學性，隨意性很大，檔案袋內資料陳舊，久不維護和補充，部份職工的社會保險檔案根本就沒建立。我決心認真清理，規范管理，可是，當我從上級發放的所有社會保險文件中查找檔案管理方面的文件和標準規范時，只搜索到2006年社保處發的一份關于建立職工社會保險檔案的簡短通知，上面只簡單羅列了保險檔案里裝資料的內容，我無法參照標準，只有借鑒職工人事檔案管理的模式和以往工作經驗，想當然地對職工保險檔案進行了簡單的清理、分類和完善，這不僅不科學規范，而且給以后檔案管理帶來很多隱患。鐵路是一個專業性很強的系統。隨著當今社會保險改革的不斷深入，國家、省、市下發了許多文件，但至今鐵路尚無一份完整系統的適合鐵路行業特點的社保檔案管理標準和規范，造成鐵路站段社會保險檔案管理不科學、不規范、亂七八糟，雜亂無序，以至于檔案資料嚴重流失。
3、檔案管理手段完全不適應形勢發展的需要。鐵路大部份站段社會保險檔案管理仍然采用的是手工操作、陳舊式管理，管理人員查找某個參保職工的檔案資料時，常常要翻閱很多檔案袋才能找到，費時費力，檔案里裝入的資料殘缺不全，不能連續動態地反映參保職工的各項保險繳費和參保情況，尤其是缺少調進職工調入時的保險轉入資料。另外管理人員檔案業務知識貧乏，沒進行專門培訓，難以切實履行監督指導和管理職責，他們只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子就行了，在充分利用檔案資源，提高隊伍素質，促進社會保險檔案管理方面下功夫不夠，這種情況下檔案管理質量自然上不去。更重要的是給奮斗在鐵路沿線上偏僻邊遠、交通極不便利的小站上的職工查詢和了解自己社會保險繳費、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部份職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產，完全不適應鐵路社會保險事業日益發展的需要。
4、鐵路職工保險檔案管理沒有發揮應有的作用。鐵路系統對社會保險檔案信息的開發利用及其歷史價值缺乏足夠的認識，檔案管理沒有真正納入領導的議事日程。職工的社保檔案不象人事檔案在職工調進調出，退休時起著很重要的查證作用，有些站段某些職工退休了，該職工的社保檔案還沒建立，這并不影響管理人員的工作業績和待遇，參保職工也沒什么反響。檔案管理知識宣傳不到位，部份職工根本不知道自己還有社保檔案，更不知道還可以利用社保檔案維護自已的利益。經費上不投入，有些單位甚至沒有專門的檔案柜。從上到下都不重視社會保險檔案管理，它的作用不大，可有可無，如果管理人員再身兼數職，工作又多，不斷更換，久而久之，職工社會保險檔案就成了一堆爛攤子無人問津了。
二、加強鐵路職工社會保險檔案管理工作的幾點建議
針對上述情況，應該根據鐵路職工社會保險檔案的特點和鐵路系統社會保險工作的發展，加強監督和指導，不斷改進和完善鐵路社會保險檔案工作。建議采取以下措施：
1、充分重視鐵路職工社會保險檔案管理工作。社會保險檔案是社會保險事業發展過程中積累的文字、圖片、數據等資料的總和，它反映著社會保險事業的發展歷程，是研究社會保險工作的重要工具，管好社會保險檔案是社會保險事業健康、順利發展的必然要求。如果檔案管理不當，勢必給社會保險工作造成影響，并直接損害職工切身利益，給今后工作帶來諸多困難。因此，各級社保部門應本著對職工負責、對企業負責、對社會負責、對歷史和未來負責，把管好用好檔案作為發展社會保險事業，取信于社會及公民的大事來抓。積極爭取各級領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大人、財、物的投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張、保管設備簡陋等實際問題，為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。同時加大宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，宣傳社會保險檔案工作的重要性和相關的檔案法律法規，提高每一位鐵路職工的社會保險檔案意識和檔案法制意識。
2、建立健全管理體制。根據鐵路社會保險工作的特點和管理機制，社會保險檔案工作必須堅持統一領導，分級管理的原則，切實建立起有人管，有人抓的集中統一管理的社會保險檔案工作機制。具體說，一是鐵道部、鐵路局、站段落實組織機構和人員，成立社會保險檔案管理領導小組，督促、檢查、協調解決工作中人、財、物等方面的實際問題；二是建立目標責任制，把社會保險檔案管理納入目標責任，列入本單位工作規劃進行管理和考核，獎懲嚴明。三是把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各部門、相關人員的崗位職責，嚴格檢查和考核。以徹底改變檔案管理上的無序狀態，逐步形成上下管理一致的社會保險檔案管理體系，充分發揮社會保險檔案在構建和諧社會中的作用，
3、制定適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的業務規范和管理辦法。有關部門盡快制定檔案管理準則，針對社會保險檔案
的收集、整理、保管和利用各工作環節制定出操作性強、科學統一的社會保險檔案管理規范。特別是社會保險檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細規定，嚴格統一。由于社會保險檔案的價值特征是以憑證價值，維護個人權益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。參保登記管理方面的材料宜作為永久保管；參保人員信息管理、個人帳戶管理、醫療管理、審核認定及待遇支出管理等方面的材料宜作為長期保管；個人帳戶稽核、清算及相關證明等材料宜作為短期保管。由于社會保險檔案的動態性特征，參保職工的檔案宜以一個人頭為保管單位進行整理。每一個保管單位的檔案按歸檔范圍將材料收集齊全，按材料形成時間的先后順序排列并編號，填寫歸檔文件目錄，然后放在一個袋或夾(盒)內，不用裝訂，開口管理，以便隨時補充新資料，檔號依參保登記號進行排列編目。電子檔案應于每年年底形成本年度參保單位、參保個人、繳費、支付、變更、清算等業務數據文件，刻錄到光盤上，進行歸檔管理。
4，加快鐵路職工社會保險檔案管理信息化、網絡化的建設。隨著網絡技術的發展。建設統一的鐵路社會保險業務檔案信息網絡已經迫在眉睫。利用計算機網絡，社保部門可以實現所有社會保險繳費的網絡征收、保險費用的網絡支付，可以利用社會保險業務檔案信息網了解社保工作狀態。實現無紙化辦公，提高工作效率，用戶可以通過社保檔案信息中心的網站，輸入自己的社會保障號就可以查詢到自己的社保繳費、個人帳戶、待遇享受等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環節；通過網絡，可以和商業銀行的信用檔案系統、公安的戶籍檔案系統等進行信息交互。實現更大范圍的信息資源共享。因此。鐵路社保部門要重視社會保險業務檔案的信息化建設，加大投入力度，努力建設社會保險業務檔案信息網絡。
5、定期開辦檔案管理知識培訓班，努力造就一支業務精湛的鐵路社會保險檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的系統專業培訓，是實現檔案微機化管理一個不容忽視的重要環節，它不僅可以提高檔案的管理層次，更重要的是便于信息開發與利用，有效推動社會保障事業的發展。
參考文獻：
1 人事檔案的重要性
人事檔案在我們的日常生活中起著十分重要的作用，我國人事管理制度表現在它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。準確、齊全、完整的人事檔案能全面反映一個人的經歷、政治面貌、道德品質、業務能力、工作表現、工作業績等信息，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管理好農業科研單位人事檔案對單位人事提拔和變動起著重要作用。農業科研單位的人事管理比一般的人事管理有其特殊的地方，農業科研單位人事管理中，有科技干部的成果獎勵、職稱評定、進修培訓、著作論文等內容，這些內容，能夠展示科技干部的業績和榮譽，有利于開展科技干部的職稱評定和人事提拔工作，也能夠宣傳單位的農業科研成果，更好地實現檔案的服務功能。
2 農業科研單位人事檔案管理存在的問題
2.1 領導對人事檔案管理的重要性認識不夠，基礎設施條件差。長期以來，領導主要重視農業科研工作的成果，對人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管性的工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。根據筆者調查，河南省內絕大多數農業科研單位沒有把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作停留在用時想起，不用時不問，人事檔案的場所、經費、人員等沒有得到很好解決。檔案室建設簡陋，經費投入不足。大部分檔案室建設不標準、不規范。個別單位沒有設立專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。
2.2 人事檔案收集工作力度不夠，管理手段落后。農業科研單位的檔案人員大多兼職，力量薄弱。由于業務水平不高，再加上收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格，檔案收集歸檔工作被動、不及時，收集歸檔的材料不全面，使很多與科技干部有關的信息沒有存檔。管理手段也較陳舊，查找檔案比較繁瑣，檔案袋存放無規律，查找職工資料需要在檔案中一頁一頁地找，這樣反復調用原件，易造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。還有些檔案材料或是紙質很差甚至用圓珠筆寫，字跡模糊；或是書寫頂格、頂邊等填寫格式不規范，不利于檔案的保存和利用。
2.3 人事檔案管理力量薄弱，管理水平不高。隨著人事制度和農業科研體制改革不斷推進，機構調整、人員競聘上崗，人事檔案管理人員的崗位變動頻繁，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，就開始上崗進行檔案管理工作，對檔案的重要性、檔案管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應人事檔案管理。并且，農業科研單位大多數檔案人員身兼數職，工作繁重，投入精力有限，從而忽視了檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。人事檔案管理不規范，不利于檔案的安全管理，易造成檔案的毀壞和丟失。
2.4 科技干部人事檔案管理不到位，缺少專業技術人員科技檔案。農業科研單位的科技干部主要進行農業科學研究，在人事檔案中主要有農業科技成果、著作和論文、新品種選育、專利發明和各種榮譽獎勵，等等。筆者通過對河南省農業科研單位的人事檔案調查，發現大多數農業科研單位在這些方面都由個人保管，沒有存到檔案室進行管理，這樣，科技干部到用時經常會出現找不到證書，甚至會丟失等現象。此外，多數農業科研單位也沒有給科技干部建立專業技術人員科技檔案。因此，應加強這方面的檔案管理。
2.5 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用。計算機信息的水平也在不斷提高，但農業科研單位由于領導不重視，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位還沒有配備計算機、掃描儀等設施，使材料入檔、整理檔案任務繁重，不能科學地利用檔案。
3 搞好人事檔案管理工作的建議
3.1 提高領導對檔案工作的重視，加強基礎條件建設。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。檔案管理人員要經常向領導請示和匯報檔案工作，單位領導應高度重視人事檔案管理工作，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。農業科研單位應建立綜合檔案室，確定專職檔案室管理人員，最好確定1名專職檔案員管理科技干部人事檔案。檔案室應積極采取各種防護措施，防止和消除損毀檔案的各種不利因素，最有效地保護好人事檔案資料。采取各種渠道，籌措資金，建設合格檔案庫房，并購置必需設備，配備先進計算機管理設備，如：計算機、傳真機、打印機、掃描儀等一些硬件設施；更換新式干部檔案卷盒。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房, 配置規范的鐵質檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；落實好國家檔案局提出的“六防”（即：防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）等措施。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
3.2 注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，也是人事檔案工作的重點和難點。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案資料是否完整標志著檔案質量的好壞。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。檔案資料規范填寫，并形成電子檔案，有利于查找檔案資料。
3.3 加大培訓，提高檔案管理者的素質。農業科研單位應加大對人事檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的業務素質。農業科研單位應該根據情況，培養一批具有較高管理水平的檔案管理人員，盡可能對檔案管理人員進行培訓，使之積極參加各種檔案培訓班，來提高自身的素質和能力。檔案管理人員也應加強自身學習，具備一定的理論功底、高度的事業心和責任感，還必須掌握較為扎實的現代科技知識、有嚴謹的管理水平。認真學習干部檔案管理的有關規定，并采取“走出去，請進來”的辦法，使檔案管理人員不斷學習更新業務知識，提高操作能力，保證科技干部檔案管理工作的順利開展。
3.4 建立科技干部科技檔案，完善人事檔案管理。針對農業科研單位的實際情況和科技干部人事檔案的復雜內容，建議建立科技干部科技檔案，將科技干部的農業科技成果、新品種培育、專利發明、著作和論文、職稱晉升、學術帶頭人、專業技術拔尖人才等信息建立一個檔案，在適當的時候，可以有選擇地對外公開，這不僅對科技干部本人是一種宣傳，而且，對科研單位也是一種宣傳。這樣，農業科研人員在需要這部分檔案時，可以保證科技檔案資料的完整性，能夠充分發揮農業科研單位人事檔案的作用。
